Modelo de Negocio Validado

Proyecto SIPAGO / Documento del Modelado de Negocios

Universidad de los Andes - DSIA

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVOS (DSIA) MRIDA - VENEZUELA Proyecto:

Desarrollo de un Sistema de Emisin y Control de Pagos

Modelo de Negocio validado

Equipo del Proyecto:

Julio 2007

Coordinadora: Lic. Mara Cecilia Ramrez Lder: Lic. Lena Snchez Bor Especialista de Procesos: Ing. Nancy Bonavino de Garca


Universidad de los Andes - DSIA

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO...................................................................................................... 2 1.- INTRODUCCIN ............................................................................................................... 4

1.1.- JUSTIFICACIN DEL PROYECTO ....................................................................................... 4 1.2.- OBJETIVOS DEL SISTEMA ................................................................................................ 4 1.3.- OBJETIVOS DEL MODELADO DE NEGOCIO ....................................................................... 4

2.- SISTEMA DE NEGOCIO .............................................................................................. 5 2.1.- CONTEXTO DEL SISTEMA DE NEGOCIO............................................................................ 5 2.2.- INTERACCIN CON OTROS SISTEMAS ............................................................................... 6

3.- INVENTARIO DE PROCESOS ....................................................................................... 7 4.- MODELO DE OBJETIVOS .............................................................................................. 7 5.- MODELO DE PROCESOS ............................................................................................ 10

5.1 Cadena de Valor ..................................................................................................... 10 5.2 Proceso Fundamental Control de Recursos Financieros................................. 11

5.2.1 Procesos de Control de Cuentas Bancarias ......................................................... 11 5.2.1.1 Proceso de Registro de Cuentas .................................................................. 12 Actividades del Proceso Registro de Cuentas .......................................................... 13 5.2.1.2 Proceso de Transferencia de Fondos........................................................ 14 Actividades del Proceso Transferencia de fondos.................................................... 15 5.2.1.3 Proceso de Control de Colocaciones........................................................ 16 Actividades del Proceso Control de Colocaciones................................................... 17 5.2.1.5 Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias ......................... 18 Actividades del Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias ............... 19

5.2.2 Proceso Control de Caja...................................................................................... 20 Actividades del Proceso Control de Caja................................................................. 21

5.3 Proceso fundamental Gestin de Pagos ............................................................ 22 5.3.1 Proceso Tramitacin de rdenes de pago ........................................................... 23

5.3.1.1 Proceso Recepcin de rdenes de pago........................................................ 24 5.3.2 Proceso Pago de rdenes Presupuestarias .......................................................... 24

5.3.2.1 Proceso Pago de Personal............................................................................. 25 Actividades del Proceso Pago de Personal............................................................... 26 5.3.2.2 Proceso Pago de Deducciones...................................................................... 27 Actividades del Proceso Pago de Deducciones........................................................ 28 5.3.2.2 Proceso Pago de Otras Obligaciones............................................................ 29 Actividades del Proceso Pago de Otras Obligaciones.............................................. 30

5.3.3 Proceso Control de Pagos.................................................................................... 31 5.3.3.1 Proceso Control de Pagos de Personal ......................................................... 31 5.3.3.2 Proceso Anulacin de rdenes de pago........................................................ 32 Actividades del Proceso Anulacin de rdenes de pago.......................................... 33

5.3.4 Proceso Pago de rdenes Financieras................................................................. 34


3

5.3.4.1 .Pagos Financieros adelantados.................................................................... 34 Actividades del Proceso Pagos Financieros Adelantados ........................................ 35 5.4.3.2 Pago de Cp pendientes ................................................................................. 36 Actividades del Proceso Pago de CP pendientes ..................................................... 37

6.- MODELO DE ACTORES Y ROLES .......................................................................... 37 6.1.- ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIN DE FINANZAS .......................................................... 38 6.2.- DEFINICIN DE ACTORES Y ROLES................................................................................ 39 6.3 MATRIZ ACTORES PROCESOS ....................................................................................... 43

7.- MODELO DE REGLAS .................................................................................................. 44 8.- DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES PROPUESTAS .................................................... 47


4

1.- INTRODUCCIN

El presente documento contiene los productos entregados en Diciembre como parte

del informe de avance del Proyecto SIPAGO, los cuales fueron validados por el Usuario

segn exigencias de la metodologa que se est aplicando en el desarrollo del proyecto y

modificados de acuerdo a las observaciones del caso.

1.1.- Justificacin del Proyecto

Durante la etapa de levantamiento de informacin de los procesos del Departamento

de Tesorera de la Universidad de Los Andes, se pudo constatar que no existe integracin de

los sistemas de informacin que estn en produccin en el nombrado Departamento. Esto,

unido a la gran cantidad de informacin que se origina en las Dependencias de la Universidad

en relacin con el pago tanto del Personal que labora en la Universidad de Los Andes, como

de Proveedores y Organismos gubernamentales, trae como consecuencia que, a medida que

las exigencias aumentan el trabajo manual es cada vez mayor, los mecanismos de control son

ms engorrosos y el suministro de informacin para la toma de decisiones de ndole

administrativo conlleva un esfuerzo an mayor. Por tal motivo, es necesario dotar al

Departamento de Tesorera de un sistema de informacin que permita agilizar y controlar

adecuadamente los procesos inherentes no solo a la gestin de pagos sino tambin todo lo

referente al manejo de las cuentas bancarias que estn bajo la responsabilidad de este

Departamento, bajo la premisa de permitir la captura y generacin de informacin para los

sistemas relacionados en los diferentes proceso.

1.2.- Objetivos del Sistema Sistematizar los procesos de ejecucin y control de pagos, as como tambin el control de las

cuentas bancarias que maneja el Departamento de Tesorera de la Universidad de los Andes y

a travs de las cuales se realizan los pagos.

1.3.- Objetivos del Modelado de Negocio 1.- Documentar los procesos que integran la emisin y control de pagos que ejecuta el

Departamento de Tesorera, a fin de apoyar y facilitar la automatizacin de los procesos que

en la nombrada Dependencia se ejecutan.


5

2.- Realizar una reingeniera de los procesos actuales, a fin de reducir la complejidad de los

mismos.

2.- SISTEMA DE NEGOCIO

El Sistema de Tesorera se encuentra ubicado dentro del sistema financiero de la Universidad

de Los Andes, relacionndose en forma directa con los sistemas de Nmina, Control de

Bienes y Contabilidad. En la Fig. 1 se muestra el Sistema de Tesorera, sus relaciones y

jerarqua de los sistemas.

Sistema Financiero

Sistema de

Tesorera

Sistema de

Contabilidad

Sistema de

Control de Bienes

Suprasistema

Sistema GerencialFinanciero

Sistemas

INTRAINTER

Ambiente Externo

ULA

Sistema de

Nmina

SubSistemaSistema Financiero

Sistema de

Tesorera

Sistema de

Contabilidad

Sistema de

Control de Bienes

Suprasistema

Sistema GerencialFinanciero

Sistemas

INTRAINTER

Ambiente Externo

ULA

Sistema de

Nmina

SubSistema

Fig. 1: Contexto del Sistema de Tesorera

2.1.- Contexto del Sistema de Negocio Se puede decir que el Sistema de Tesorera constituye el sistema de actividades

administrativas que permiten recaudar y distribuir los recursos financieros asignados a los

programas presupuestarios de acuerdo a las normas establecidas para tal fin. Dentro de este

sistema de actividades, las inherentes a la distribucin que se manejan bajo la figura de pagos,

son las que constituyen el contexto donde el Sistema de Emisin y Control de Pagos,

SIPAGO, opera.


6

2.2.- Interaccin con otros sistemas El Sistema de Emisin y Control de Pagos, SIPAGO, interacta con otros sistemas de acuerdo

a la siguiente relacin:

Fig. 2: Interaccin del Sistema de Emisin y Control de pagos con otros sistemas

CP OP de las UAD

CP revisadas y procesadas por Ppto (estadp=EF)

Ingresos

Cuadre de bancosCuadre de nmina

Asientos de ingresos

Asientos de egresos

Archivos DAES

Cuadre de bancos(pago prep. y bec.preg.)

Cp FinancierasArchivos retenciones

CP pagadas(recibidas notasde dbito)

Archivos Dpto.

Nmina

SistemaSUAS UAD

SAFEPSistemade Nmina

SAR Caja Central

Sistema ULA-Contab

SAR Facultades

SistemaSIPAGO

Sistema deIngresos

Sistema deIngresos

CP OP de las UAD

CP revisadas y procesadas por Ppto (estadp=EF)

Ingresos

Cuadre de bancosCuadre de nmina

Asientos de ingresos

Asientos de egresos

Archivos DAES

Cuadre de bancos(pago prep. y bec.preg.)

Cp FinancierasArchivos retenciones

CP pagadas(recibidas notasde dbito)

Archivos Dpto.

Nmina

SistemaSUAS UAD

SAFEPSistemade Nmina

SAR Caja Central

Sistema ULA-Contab

SAR Facultades

SistemaSIPAGO

Sistema deIngresos

Sistema deIngresos


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3.- INVENTARIO DE PROCESOS

Cancelar nmina de Personal D y ATO 2.2.1.1

ADMINIST RAC ION

DE

RECURSOS

FINANCIEROS

D E

LA

ULA

Control de Recursos Financieros

1

Gestin de Pagos2

Control de Pagos2.3

Custodia de Valores3

Recepcin de Ingresos1.2

Control de cuentas bancarias

1.3

Transferencia de fondos a las Cuentas1.3.2

Tramitacin de rdenes de Pago

2.1

Elaboracin de rdenes de Pago2.1.1

Ingresar rdenes de Pago2.1.2

Control de pagos ejecutados2.3.1

Anular rdenes de Pago2.3.2

Iniciar ejercicio de pago financiero 2.4.1

Distribucin de RecursosFinancieros

1.5

INVENTARIO DE LOS PROCESOS DE TESORERA

Pago de rdenes Financieras

2.4

Control de Movimientos en Cuentas1.3.4

Elaboracin del Plan deEjecucin Financiera

1.1

Control de Colocaciones1.3.3

Pago de rdenes Presupuestarias

2.2

Pago de Personal2.2.1

Pago de Decucciones2.2.2

Pago de Otras Obligaciones2.2.3

Control de Funcionarios1.3.1.4

Cancelar Cuenta bancaria1.3.1.3

Abrir Cuenta bancaria UAA1.3.1.1

Realizar Depsito en Cuenta1.3.2.2

Realizar traslado entre cuentas1.3.2.1

Procesar abono global1.3.3.5

Abrir Instrumento Financiero1.3.3.3

Negociar condiciones1.3.3.2

Procesar abono de Capital e intereses1.3.3.6

Conciliar cuentas de ahorro1.3.4.3

Registrar movimientos de egreso1.3.4.2

Registrar movimientos de ingreso1.3.4.1

Cancelar adelantos de Prestaciones Sociales2.2.3.2

Cancelar Aportes Institucionales2.2.3.3

Cancelar OP por conceptos varios2.2.3.1

Cancelar nmina de Vigilantes Eventuales2.2.1.4

Cancelar nmina de Becarios y Ao Sabtico (en $)2.2.1.2

Cancelar pagos financieros varios2.4.3.3

Cancelar deducciones de LPH2.2.2.2

Cancelar Aportes Personales2.2.2.3

Cancelar rdenes de pago de nmina anuladas2.4.3.2

Cancelar Pensiones y embargos2.2.2.1

Cancelar nmina de Sobrevivientes2.2.1.6

Nancy de Garca y Lena Snchez Bor

Controlar vencimiento del Inst. Financiero1.3.3.4

Cancelar nmina de Becarios y Ao Sabtico (en BS)2.2.1.3

Cancelar nmina de Becarios y Preparadores2.2.1.5

Cancelar Retenciones ISLR2.2.3.4

Cancelar Retenciones IVA2.2.3.5

Pagos financieros adelantados2.4.2

Pago de CP pendientes2.4.3

Procesos y Subprocesos que sern considerados como parte del Dominio de la Aplicacin Sistema de emisin y Control de PagosProcesos y Subprocesos que sern considerados en la segunda etapa para completar el Sistema de TesoreraProcesos y Subprocesos que faltan por clarificar con el usuario

Analizar disponibilidad financiera1.3.3.1

Renovar Instrumento Financiero 1.3.3.7

Control de Caja1.4 Realizar Apertura de Caja

1.4.1

Realizar Reposicin de Caja1.4.2

Realizar Cierre de Caja1.4.3

Cancelar rdenes de pago a Desincorporados 2.4.3.1

Realizar compra de Divisas1.3.2.3

Abrir Cuenta bancaria de Tesorera1.3.1.2

Registro de Cuentas1.3.1

Procesos y Subprocesos que se ejecutan fuera de Tesorera

Conciliar cuentas corrientes1.3.4.4

Autorizar el pago financiero2.4.2.1

Cancelar pagos financieros2.4.2.2

Controlar reemplazo de CP2.4.2.3

Realizar ajustes contables1.3.4.5Elaborar orden de pago

2.1.1.1Autorizar orden de pago

2.1.1.2Enviar orden de pago

2.1.1.3

Fig. 3: rbol de procesos de Tesorera

NOTA: Los procesos que forman parte del dominio de la aplicacin se identificaron con el

color azul.

4.- MODELO DE OBJETIVOS

El modelo de objetivos se dise a partir del anlisis de las funciones actuales del Dpto. de

Tesorera y las secciones adscritas, por cuanto no existe documentacin al respecto. Se

definieron los objetivos generales relacionados con la recaudacin de ingresos, control de


8

disponibilidad financiera y ejecucin de pagos. A partir de los objetivos generales

identificados, se definieron los objetivos especficos.

Fig. 4: Modelo de objetivos

Controlar la ejecucin de pagos, a fin de dar cumplimiento a los compromisos

contrados por la Institucin

Controlar la disponibilidad en las diferentes cuentas bancarias, mediante el registro y

conciliacin de los movimientos realizados en las mismas

Recaudar los ingresos propios, de acuerdo a los programas establecidos

dentro del Presupuesto

MODELO DE OBJETIVOSDirigir controlar y supervisar las actividades

financieras contables que integran el patrimonio de la Universidad de conformidad con las leyes

que regulan la materia, mediante la aplicacin de mecanismos de control y supervisin adecuados

y eficientes

MisinDireccin Finanzas

MisinDpto. Tesorera

Objetivos Generales

Objetivos Especficos

Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Direccin de Finanzas, los

recursos financieros aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo

a las asignaciones de los programas presupuestarios

Mantener un registro actualizado de los ingresos del Ejecutivo, ingresos propios e

ingresos propios sujetos a condiciones especiales

Mantener un registro actualizado de los movimientos de ingreso y egreso que se

realizan en las diferentes cuentas bancarias que maneja la Direccin de Finanzas

Mantener actualizada la informacin de los Funcionarios de la ULA

responsables del manejo de recursos financieros, as como tambin la

referente a la caucin que los ampara

Ejecutar y controlar la movilizacin de fondos a las diferentes cuentas

bancarias, de acuerdo con la normativa establecida para tal fin.

Mantener un registro actualizado de las cuentas bancarias que mantienen

las UAA y la Direccin de Finanzas en las diferentes Instituciones financieras

OE 2.1 OE 2.2 OE 2.3 OE 2.4

OE 2.5

OG 1 OG 2 OG 3Controlar la ejecucin de pagos, a fin de

dar cumplimiento a los compromisos contrados por la Institucin





MODELO DE OBJETIVOSMODELO DE OBJETIVOSDirigir controlar y supervisar las actividades

financieras contables que integran el patrimonio de la Universidad de conformidad con las leyes


y eficientes

Dirigir controlar y supervisar las actividades financieras contables que integran el patrimonio de la Universidad de conformidad con las leyes


y eficientes

MisinDireccin Finanzas

MisinDpto. Tesorera

Objetivos Generales








Mantener un registro actualizado de los ingresos del Ejecutivo, ingresos propios e

ingresos propios sujetos a condiciones especiales

Mantener un registro actualizado de los movimientos de ingreso y egreso que se

realizan en las diferentes cuentas bancarias que maneja la Direccin de Finanzas

Mantener actualizada la informacin de los Funcionarios de la ULA

responsables del manejo de recursos financieros, as como tambin la

referente a la caucin que los ampara

Ejecutar y controlar la movilizacin de fondos a las diferentes cuentas

bancarias, de acuerdo con la normativa establecida para tal fin.

Mantener un registro actualizado de las cuentas bancarias que mantienen

las UAA y la Direccin de Finanzas en las diferentes Instituciones financieras

OE 2.1 OE 2.2 OE 2.3 OE 2.4

OE 2.5

OG 1 OG 2 OG 3


9

Fig. 5: Continuacin del Modelo de objetivos

El siguiente nivel de objetivos est incluido en el Documento de Requisitos.





MODELO DE OBJETIVOS

(continuacin de Objetivos Especficos)....MisinDpto. Tesorera

Objetivos Generales





.

.

.

Controlar la ejecucin de pagos, a fin de dar cumplimiento a los

compromisos contrados por la Institucin

Mantener un registro actualizado de las rdenes y recaudos que se

reciben en la Direccin de Finanzas

Ejecutar los pagos aprobados por las autoridades universitarias, de

acuerdo a los programas presupuestarios.

Ejecutar el pago de las obligaciones contradas por el

Personal de la ULA

Ejecutar los pagos presupuestados y no

cancelados,de acuerdo a la normativa vigente.

Mantener un registro actualizado de los pagos pendientes y ejecutados

.

.

OE 3.1 OE 3.2 OE 3.3 OE 3.4

OE 3.5

OG 1 OG 2 OG 3Controlar la disponibilidad en las diferentes

cuentas bancarias, mediante el registro y conciliacin de los movimientos realizados

en las mismas



MODELO DE OBJETIVOS

(continuacin de Objetivos Especficos)

MODELO DE OBJETIVOS

(continuacin de Objetivos Especficos)....MisinDpto. Tesorera

Objetivos Generales








.

.

.

Controlar la ejecucin de pagos, a fin de dar cumplimiento a los

compromisos contrados por la Institucin





Ejecutar los pagos aprobados por las autoridades universitarias, de

acuerdo a los programas presupuestarios.


Personal de la ULA


Personal de la ULA

Ejecutar los pagos presupuestados y no

cancelados,de acuerdo a la normativa vigente.

Mantener un registro actualizado de los pagos pendientes y ejecutados

.

.

OE 3.1 OE 3.2 OE 3.3 OE 3.4

OE 3.5

OG 1 OG 2 OG 3


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5.- MODELO DE PROCESOS

Para realizar el modelado de procesos de negocio, se tom como punto de partida la

cadena de valor de Michael Porter para los procesos de ms alto nivel, para luego

descomponer cada uno de los procesos fundamentales en subprocesos de ms bajo nivel, los

cuales se representaron mediante Diagramas de Jerarqua de Procesos. Para el siguiente nivel

de descomposicin se utiliz la notacin de Eriksson y Penker para describir el proceso.

Debido a que no exista documentacin de los procesos de Tesorera, tuvo que realizarse el

levantamiento de informacin y documentacin de los procesos actuales mediante diagramas

a nivel de tareas, por lo que no fue posible realizar el diagrama de actividades ms detallados.

5.1 Cadena de Valor

Para efectos del presente estudio, se denomin Administracin de Recursos

Financieros de la Universidad de Los Andes al macro proceso que engloba el conjunto de

procesos referidos a la administracin de los recursos financieros.

Fig. 6 : Cadena de Valor

Los procesos se clasificaron de acuerdo a su objetivo, resultando de ello tres procesos

fundamentales: Control de Recursos Financieros, Gestin de Pagos y Custodia de Valores

PA 1

PA 2

PA 3

PF 1

CONTROL DE RECURSOS

FINANCIEROS

PF

ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA ULA

PF 2

GESTIN DE PAGOS

PF 3

CUSTODIA DE VALORES

Planificacin Institucional

Gestin de Tecnologa de Informacin

Administracin de RRHH

PA 1

PA 2

PA 3

PF 1

CONTROL DE RECURSOS

FINANCIEROS

PF

ADMINISTRACIN DE RECURSOS FINANCIEROS DE LA ULA

PF 2

GESTIN DE PAGOS

PF 3

CUSTODIA DE VALORES

PF 3

CUSTODIA DE VALORES

Planificacin Institucional

Gestin de Tecnologa de Informacin

Administracin de RRHH


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5.2 Proceso Fundamental Control de Recursos Financieros

El proceso Control de Recursos Financieros est conformado por cinco subprocesos, dos de

los cuales: Control de Cuentas bancarias y Control de Caja, forman parte del dominio de la

aplicacin por encontrarse relacionados con la emisin y control de pagos.

A continuacin se muestra el primer nivel de descomposicin del proceso: Control de

Recursos Financieros.

5.2.1 Procesos de Control de Cuentas Bancarias El proceso Control de Cuentas Bancarias abarca el registro y control de la informacin tanto

de las cuentas bancarias que maneja Tesorera como de las operaciones que se realizan sobre

los fondos financieros de las mismas, permitiendo as mantener actualizada la data sobre la

disponibilidad, colocaciones, cuentas activas y cuentas canceladas, esta ltima informacin se

extiende tambin para las cuentas bancarias pertenecientes a las Unidades Administradoras

Desconcentradas y sus respectivos Cuentadantes.

En el segundo nivel de descomposicin se tienen los siguientes subprocesos:

CONTROL DE CUENTAS

BANCARIAS

Registro de Cuentas

1.3.1Control de

Movimientos en Cuentas bancarias

1.3.4Control de

Colocaciones

1.3.3Transferencia de

fondos

1.3.2


12

5.2.1.1 Proceso de Registro de Cuentas

Cubre los requerimientos de informacin de las cuentas bancarias tanto de Tesorera como de

las Unidades Administradoras Desconcentradas al permitir el ingreso, consulta y

modificacin de los datos bsicos tanto de las cuentas bancarias como de los Cuentadantes y

sus plizas de caucin respectivas.

REGISTRO DE CUENTAS

Ministerio de FinanzasVicerrector AdministrativoDirector de Finanzas

Unidades de Apoyo Administrativo Entidad BancariaDireccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera: Seccin de HabilitaduraSeccin de Caja y Valores

Monto y vigencia de las cauciones Informacin de Cuentadantes y firmas mancomunadas asociados a cada cta. bancariaInformacin sobre cuentas por banco

Reporte de plizas de caucinReporte de cuentas activas por bancoReporte de cuentas canceladasReporte de Funcionarios sujetos a caucinReporte de cuentas por Dependencia

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio Control de Cuentas Bancarias

Cambio de CuentadanteApertura de cuentasCancelacin de cuentasSolicitud de Firma mancomunadaCreacin de nueva dependenciaCambio de cuenta Cambio de banco

PF 1.3.1

>

La contenida en:Planilla Registro de funcionarios sujetos a caucinSolicitud de apertura de cuentasSolicitud de cancelacin de cuentasSolicitud de cdigo ONT

>>

>

>

>>

>>

Mantener actualizada la informacin de los Cuentadantes de las Unidades de Apoyo Administrativo, as como tambin de las

cuentas bancarias activas y las cuentas canceladas tanto por lasUAA y como por la Direccin de Finanzas.

>

Monto de la pliza Cdigo de la dependencia

> SIPAGOSUAS de UAASISTEMA DE INGRESOSULA CONTAB

REGISTRO DE CUENTAS

Ministerio de FinanzasVicerrector AdministrativoDirector de Finanzas

Unidades de Apoyo Administrativo Entidad BancariaDireccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera: Seccin de HabilitaduraSeccin de Caja y Valores

Monto y vigencia de las cauciones Informacin de Cuentadantes y firmas mancomunadas asociados a cada cta. bancariaInformacin sobre cuentas por banco

Reporte de plizas de caucinReporte de cuentas activas por bancoReporte de cuentas canceladasReporte de Funcionarios sujetos a caucinReporte de cuentas por Dependencia

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio Control de Cuentas Bancarias

Cambio de CuentadanteApertura de cuentasCancelacin de cuentasSolicitud de Firma mancomunadaCreacin de nueva dependenciaCambio de cuenta Cambio de banco

PF 1.3.1

>

La contenida en:Planilla Registro de funcionarios sujetos a caucinSolicitud de apertura de cuentasSolicitud de cancelacin de cuentasSolicitud de cdigo ONT

>>

>

>

>>

>>

Mantener actualizada la informacin de los Cuentadantes de las Unidades de Apoyo Administrativo, as como tambin de las

cuentas bancarias activas y las cuentas canceladas tanto por lasUAA y como por la Direccin de Finanzas.

>

Monto de la pliza Cdigo de la dependencia

> Monto de la pliza Cdigo de la dependencia

> SIPAGOSUAS de UAASISTEMA DE INGRESOSULA CONTAB


13

Actividades del Proceso Registro de Cuentas

.


14

5.2.1.2 Proceso de Transferencia de Fondos Permite el ingreso y la consulta de la informacin referida a los traslados, depsitos y

transferencias a cuentas bancarias de la ULA, as como tambin a cuenta de terceros,

manteniendo la data de disponibilidad actualizada


15

Actividades del Proceso Transferencia de fondos


16

5.2.1.3 Proceso de Control de Colocaciones 5.2.1.4 Permite mantener el control sobre las colocaciones financieras que tiene bajo su

responsabilidad el Dpto. de Tesorera, a travs del ingreso de informacin, consulta y control

de vencimiento de las mismas.

.

CONTROL DE COLOCACIONES

Vicerrector AdministrativoDecanos

Vicerrector AdministrativoDireccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera: Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y ValoresUAA

Rango de tasas ofertadasColocaciones vigentes, vencidas y canceladasMonto de los intereses devengados

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y Otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos Presupuestarios Reglas del Negocio de Control de colocaciones

Disponibilidad financiera en cta. BancariaSolicitud de colocacin PF 1.3.3

>

La contenida en:Disponibilidad por cta. Por Banco Asignaciones recibidas por el Ejecutivo NacionalPagos pendientes Monto que se va a colocarPlazo deseado Tasa de inters ofertada por el BancoIntereses generadosOficio de solicitud de las UAA

>

>

>

>>

>

> >

Controlar la apertura, vencimiento, cancelacin y renovacin de las colocaciones de dinero efectuadas por la Direccin de Finanzas, ascomo mantener el registro actualizado de los ingresos obtenidos por

tal concepto.

>

Tasas de inters vigentesCuentas bancarias de Tesorera por Banco

> SIPAGOSISTEMA DE INGRESOS

Cuadro comparativo de tasasReporte de Participaciones vigentesReporte de vencimiento de ParticipacionesReporte de Participaciones canceladasReporte de dividendos

CONTROL DE COLOCACIONES

Vicerrector AdministrativoDecanos

Vicerrector AdministrativoDireccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera: Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y ValoresUAA

Rango de tasas ofertadasColocaciones vigentes, vencidas y canceladasMonto de los intereses devengados

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y Otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos Presupuestarios Reglas del Negocio de Control de colocaciones

Disponibilidad financiera en cta. BancariaSolicitud de colocacin PF 1.3.3

>

La contenida en:Disponibilidad por cta. Por Banco Asignaciones recibidas por el Ejecutivo NacionalPagos pendientes Monto que se va a colocarPlazo deseado Tasa de inters ofertada por el BancoIntereses generadosOficio de solicitud de las UAA

>

>

>

>>

>

> >


tal concepto.


tal concepto.

>

Tasas de inters vigentesCuentas bancarias de Tesorera por Banco

>Tasas de inters vigentesCuentas bancarias de Tesorera por Banco

> SIPAGOSISTEMA DE INGRESOS

Cuadro comparativo de tasasReporte de Participaciones vigentesReporte de vencimiento de ParticipacionesReporte de Participaciones canceladasReporte de dividendos


17

Actividades del Proceso Control de Colocaciones


18

5.2.1.5 Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias Cubre los requerimientos de manejo e informacin de las diferentes cuentas bancarias que

maneja el Dpto. de Tesorera en las diferentes entidades bancarias, permitiendo obtener

informacin veraz y oportuna de los ingresos, egresos y disponibilidad financiera.

CONTROL DE MOVIMIENTOS EN

CUENTAS BANCARIAS

Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera: Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y Valores

Movimientos conciliadosMontos disponiblesMonto deficitario

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y Otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Control de Movimientos entre cuentas

Solicitud de pagoDepsitosND,N, edos. de cta. PF 1.3.4

>La contenida en:Planillas de DepsitoNotas de Dbito,Notas de Crdito, edos. de cta

>>

>

>>

>

>>

Mantener un registro actualizado de los movimientos de ingreso yegreso que se realizan en las diferentes cuentas bancarias, as como de las conciliaciones y ajustes contables requeridos en las mismas.

>

>Estado de cuenta de bancosCuentas bancarias de Tesorera

SIPAGO

Reporte de Cuentas conciliadasReporte de movimientos por cuenta Reporte de disponibilidad financiera por cuentaReporte de ajustes contables

Dpto. de Tesorera

CONTROL DE MOVIMIENTOS EN

CUENTAS BANCARIAS

Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera: Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y Valores

Movimientos conciliadosMontos disponiblesMonto deficitario

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y Otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Control de Movimientos entre cuentas

Solicitud de pagoDepsitosND,N, edos. de cta. PF 1.3.4

>La contenida en:Planillas de DepsitoNotas de Dbito,Notas de Crdito, edos. de cta

>>

>

>>

>

>>

Mantener un registro actualizado de los movimientos de ingreso yegreso que se realizan en las diferentes cuentas bancarias, as como de las conciliaciones y ajustes contables requeridos en las mismas.

>

>Estado de cuenta de bancosCuentas bancarias de Tesorera

SIPAGO

Reporte de Cuentas conciliadasReporte de movimientos por cuenta Reporte de disponibilidad financiera por cuentaReporte de ajustes contables

Dpto. de Tesorera


19

Actividades del Proceso Control de Movimientos en Cuentas Bancarias


20

5.2.2 Proceso Control de Caja

Otro de los procesos de Control de Recursos Financieros que forma parte del dominio de la

aplicacin es Control de Caja. Permite manejar la informacin de los pagos que se ejecutan en

Caja Chica, as como tambin llevar el control de las reposiciones de Caja, devolucin de

cheques caducos y la apertura y cierre de Caja en los perodos de inicio y finalizacin de

actividades respectivamente. No tiene niveles de descomposicin.

CONTROL DE CAJA

Dpto. de Tesorera

Direccin de FinanzasDpto. de TesoreraSeccin de Caja y Valores

Disponibilidad en efectivoPagos realizados en efectivo

Reporte de pagos cancelados por Caja ChicaCuadre de Caja diarioReporte de cierre de Caja

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del negocio

Inicio de actividades administrativas de la Universidad de Los AndesEntrega de cheques a CajaRequerimiento de efectivo para realizar los pagosCierre de actividades administrativasEntrega de cheques a Caja

PF 1.4

>

La contenida en:Memorando de solicitud de fondos para apertura de Caja ChicaMemorando de solicitud de fondos para reposicin de Caja ChicaPlanilla de depsitoRecibo de ingreso por reintegro de fondosListado de cheques

>>

>

>>

>

>>

Controlar la disponibilidad en Caja Central de los recursos financieros y la oportuna reposicin de efectivo, mediante el registro de los movimientos de egreso.

>

Relacin de pagos en efectivo

> SIPAGOSUASSAR

CONTROL DE CAJA

Dpto. de Tesorera

Direccin de FinanzasDpto. de TesoreraSeccin de Caja y Valores

Disponibilidad en efectivoPagos realizados en efectivo

Reporte de pagos cancelados por Caja ChicaCuadre de Caja diarioReporte de cierre de Caja

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Bancos y otras Instituciones FinancierasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas para la Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del negocio

Inicio de actividades administrativas de la Universidad de Los AndesEntrega de cheques a CajaRequerimiento de efectivo para realizar los pagosCierre de actividades administrativasEntrega de cheques a Caja

PF 1.4

>

La contenida en:Memorando de solicitud de fondos para apertura de Caja ChicaMemorando de solicitud de fondos para reposicin de Caja ChicaPlanilla de depsitoRecibo de ingreso por reintegro de fondosListado de cheques

>>

>

>>

>

>>

Controlar la disponibilidad en Caja Central de los recursos financieros y la oportuna reposicin de efectivo, mediante el registro de los movimientos de egreso.

>

Relacin de pagos en efectivo

> SIPAGOSUASSAR


21

Actividades del Proceso Control de Caja


22

5.3 Proceso fundamental Gestin de Pagos

El proceso Gestin de Pagos provee los mecanismos para recibir, tramitar, ejecutar y

controlar todo lo concerniente al pago de las obligaciones contradas por la Universidad de

Los Andes.

Se relaciona con los subprocesos Control de Cuentas Bancarias y Control de Caja.


23

5.3.1 Proceso Tramitacin de rdenes de pago

Este proceso permite controlar las relaciones de pago que ingresan a Finanzas as como

verificar su documentacin anexa, con lo cual se minimizan las devoluciones tardas por

documentos faltantes.

El proceso Elaboracin de rdenes de pago se realiza en otras Dependencias, razn por la

cual no forma parte del dominio de la aplicacin.

El proceso Recepcin de solicitud de pago permite el registro de las relaciones de pago que

llegan a la Direccin de Finanzas, previa la revisin de la documentacin anexa. No tiene un

tercer nivel de descomposicin.


24

5.3.1.1 Proceso Recepcin de rdenes de pago

5.3.2 Proceso Pago de rdenes Presupuestarias

Permite realizar el proceso de elaboracin de documentos de pago contra una orden de pago

presupuestario (CP-OP) de manera rpida y efectiva, al automatizar de forma total o parcial

las tareas de carga, verificacin de datos y emisin de instrumentos de pago.

RECEPCIN DE RDENES DE PAGO

Dpto. de Tesorera

Recepcin de la Direccin de FinanzasDireccin de PresupuestoDpto. de Nmina

Nro. de Orden de pagoCdigo y nombre de la Dependencia emisoraBeneficiarioMontoFecha de recepcinRecaudos anexosStatus de la orden actualizado

rdenes de pago registradasRecaudos verificadosReporte de rdenes de pago recibidas

Entrega de las relaciones depago y documentacin anexa

PF 2.1.2

>La contenida en :Ordenes de pagoListadosHojas de codificacinSoportes

>>

>

>>

>

>>

Mantener un registro actualizado de las rdenes y recaudos que se reciben en la Direccin de Finanzas

>

Dpto. de NminaDireccin de Presupuesto

> SIPAGO

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor Agregado Ley del trabajo y sus reglamentosNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosCdigo de ComercioReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoResoluciones Decretos.

RECEPCIN DE RDENES DE PAGO

Dpto. de Tesorera

Recepcin de la Direccin de FinanzasDireccin de PresupuestoDpto. de Nmina

Nro. de Orden de pagoCdigo y nombre de la Dependencia emisoraBeneficiarioMontoFecha de recepcinRecaudos anexosStatus de la orden actualizado

rdenes de pago registradasRecaudos verificadosReporte de rdenes de pago recibidas

Entrega de las relaciones depago y documentacin anexa

PF 2.1.2

>La contenida en :Ordenes de pagoListadosHojas de codificacinSoportes

>>

>

>>

>

>>

Mantener un registro actualizado de las rdenes y recaudos que se reciben en la Direccin de Finanzas

>

Dpto. de NminaDireccin de Presupuesto

>Dpto. de NminaDireccin de Presupuesto

> SIPAGO

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor Agregado Ley del trabajo y sus reglamentosNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosCdigo de ComercioReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoResoluciones Decretos.


25

5.3.2.1 Proceso Pago de Personal Cubre los requerimientos de ingreso, consulta y control de los pagos del Personal tanto

Ordinario como Contratado.

PAGO DE PERSONAL

Dpto. de TesoreraDireccin de PersonalDAESOAPDpto. de NminaDpto. de Vigilancia

Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera:Seccin de HabilitaduraSeccin de Caja y ValoresDpto. de NminaDSIA

Monto cancelado por BeneficiarioStatus de la orden actualizado

Movimiento diario para ContabilidadPagos de nmina ejecutados

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey del Trabajo y sus ReglamentosReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Pago de Personal

Cronograma de pago de personal por tipo de pagos

PF 2.2.1

>

Informacin contenida en:Ordenes de Pago OficiosTrasladosHojas de codificacinDiskette

>>

>

>>

>

>>

Ejecutar los pagos del Personal que labora en la Institucin.

>

Cuadre de bancosCP-OP enviadas a FinanzasListados de nminaCuentas de personal ULACuentas de Tesorera dentro y fuera del Pas

> SIPAGOSAFEP

PAGO DE PERSONAL

Dpto. de TesoreraDireccin de PersonalDAESOAPDpto. de NminaDpto. de Vigilancia

Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera:Seccin de HabilitaduraSeccin de Caja y ValoresDpto. de NminaDSIA

Monto cancelado por BeneficiarioStatus de la orden actualizado

Movimiento diario para ContabilidadPagos de nmina ejecutados

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey del Trabajo y sus ReglamentosReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Pago de Personal

Cronograma de pago de personal por tipo de pagos

PF 2.2.1

>

Informacin contenida en:Ordenes de Pago OficiosTrasladosHojas de codificacinDiskette

>>

>

>>

>

>>

Ejecutar los pagos del Personal que labora en la Institucin.

>

Cuadre de bancosCP-OP enviadas a FinanzasListados de nminaCuentas de personal ULACuentas de Tesorera dentro y fuera del Pas

>Cuadre de bancosCP-OP enviadas a FinanzasListados de nminaCuentas de personal ULACuentas de Tesorera dentro y fuera del Pas

> SIPAGOSAFEP


26

Actividades del Proceso Pago de Personal


27

5.3.2.2 Proceso Pago de Deducciones

Este proceso permite el ingreso y la consulta de la informacin referida a los pagos de las

deducciones que por diversos conceptos se le hace al Personal de la Universidad de Los

Andes.

PAGO DE DEDUCCIONES

Dpto. de TesoreraDpto. de Nmina

Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera:Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y ValoresDpto. de NminaInstituciones bancarias

Monto cancelado por BeneficiarioImpuestos enterados

Movimiento diario para Contabilidad Pagos a Proveedores de bienes y de servicios ejecutadosAportes de aportes personalesImpuestos canceladosPagos a beneficiarios de pensin de alimentosPagos a Caja de Ahorro y Fondo de Jubilacin

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor AgregadoLey de Impuesto Sobre la RentaLey del Trabajo y sus ReglamentosReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Pago de Personal

Entrega de las relaciones de pago de Nmina y documentacin anexa

PF 2.2.2

>

Ordenes de Pago OficiosTrasladosListados de NminaHojas de codificacinReportes de Deducciones

>>

>

>>

>

>>

Ejecutar el pago de las obligaciones contraidas por el Personal de la ULA

>

Hojas de codificacinCP-OP enviadas a la Direccin de FinanzasListados de nminaReportes de deducciones

> SIPAGOSAFEP

PAGO DE DEDUCCIONES

Dpto. de TesoreraDpto. de Nmina

Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera:Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y ValoresDpto. de NminaInstituciones bancarias

Monto cancelado por BeneficiarioImpuestos enterados

Movimiento diario para Contabilidad Pagos a Proveedores de bienes y de servicios ejecutadosAportes de aportes personalesImpuestos canceladosPagos a beneficiarios de pensin de alimentosPagos a Caja de Ahorro y Fondo de Jubilacin

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor AgregadoLey de Impuesto Sobre la RentaLey del Trabajo y sus ReglamentosReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Pago de Personal

Entrega de las relaciones de pago de Nmina y documentacin anexa

PF 2.2.2

>

Ordenes de Pago OficiosTrasladosListados de NminaHojas de codificacinReportes de Deducciones

>>

>

>>

>

>>

Ejecutar el pago de las obligaciones contraidas por el Personal de la ULA

>

Hojas de codificacinCP-OP enviadas a la Direccin de FinanzasListados de nminaReportes de deducciones

>Hojas de codificacinCP-OP enviadas a la Direccin de FinanzasListados de nminaReportes de deducciones

> SIPAGOSAFEP


28

Actividades del Proceso Pago de Deducciones


29

5.3.2.2 Proceso Pago de Otras Obligaciones

Por medio de este proceso se realiza la tramitacin y cancelacin del resto de los pagos

presupuestarios. Los mismos se especifican en el tercer nivel de descomposicin.

PAGO DE OTRAS OBLIGACIONES

Dpto. de TesoreraSeccin de HabilitaduraSeccin Cajas y Valores

Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera:

Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y ValoresDpto. de NminaInstituciones bancarias

Monto cancelado por elBeneficiario

Movimiento diario para Contabilidad Pagos segn su modalidadAportes Institucionales cancelados

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor AgregadoLey del Trabajo y sus ReglamentosLey del bono alimentario y sus ReglamentosKey de Donaciones y SucesionesReglamento de ComprasReglamento de VentasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Pago de otras obligaciones

Fecha fijada para el pago del ISLR e IVAEntrega de ordenes de pago por conceptos varios

PF 2.2.3

>Ordenes de Pago OficiosInformacin de retencionesHojas de codificacin

>>

>

>>

>

>>

Ejecutar los pagos de las obligaciones adquiridas por la Institucin con Proveedores de Bienes y Servicios y Organismos gubernamentales.

>

Hojas de codificacinOrdenes de pago

> SIPAGOSAFEP

PAGO DE OTRAS OBLIGACIONES


Direccin de Finanzas:Dpto. de Tesorera:

Seccin de HabilitaduraSeccin de Cajas y ValoresDpto. de NminaInstituciones bancarias

Monto cancelado por elBeneficiario

Movimiento diario para Contabilidad Pagos segn su modalidadAportes Institucionales cancelados

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor AgregadoLey del Trabajo y sus ReglamentosLey del bono alimentario y sus ReglamentosKey de Donaciones y SucesionesReglamento de ComprasReglamento de VentasReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglas del Negocio de Pago de otras obligaciones

Fecha fijada para el pago del ISLR e IVAEntrega de ordenes de pago por conceptos varios

PF 2.2.3

>Ordenes de Pago OficiosInformacin de retencionesHojas de codificacin

>>

>

>>

>

>>

Ejecutar los pagos de las obligaciones adquiridas por la Institucin con Proveedores de Bienes y Servicios y Organismos gubernamentales.

>

Hojas de codificacinOrdenes de pago

>Hojas de codificacinOrdenes de pago

> SIPAGOSAFEP


30

Actividades del Proceso Pago de Otras Obligaciones


31

5.3.3 Proceso Control de Pagos

Este Proceso cubre los requerimientos de controles de pagos ejecutados y pagos pendientes,

as como la anulacin de las rdenes de pago.

5.3.3.1 Proceso Control de Pagos de Personal

CONTROL DE PAGOS DE PERSONAL


Direccin de FinanzasDpto. de Tesorera

Pagos realizados

rdenes de pago anuladasCheques anuladosMovimiento diario para Contabilidad

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico

Entrega de ordenes de pago no cobradasEntrega de Notas de Dbito

PF 2.3.1

>Informacin contenida en:rdenes der pago no cobradasNotas de Dbito y/o Notas de Crdito

>>

>

>>

>

>>

Mantener un registro actualizado de los pagos ejecutados, ascomo tambin de los pagos pendientes.

>

Instituciones bancariasCaja CentralDpto. de Contabilidad

> SIPAGOSUASSAFEP

CONTROL DE PAGOS DE PERSONAL



Pagos realizados


Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico

Entrega de ordenes de pago no cobradasEntrega de Notas de Dbito

PF 2.3.1

>Informacin contenida en:rdenes der pago no cobradasNotas de Dbito y/o Notas de Crdito

>>

>

>>

>

>>

Mantener un registro actualizado de los pagos ejecutados, ascomo tambin de los pagos pendientes.

>

Instituciones bancariasCaja CentralDpto. de Contabilidad

>Instituciones bancariasCaja CentralDpto. de Contabilidad

> SIPAGOSUASSAFEP


32

5.3.3.2 Proceso Anulacin de rdenes de pago

ANULACIN DE RDENES DE PAGO


Pagos pendientesCheques anuladosRelacin de cheques anulados


Solicitud de anulacin de rdenes de pagoEntrega de ordenes de pago no cobradasEntrega de Notas de Dbito y/o Notas de CrditoEntrega de cheques caducos

PF 2.3.2

>

Informacin contenida en:Solicitud de anulacin de orden de pago

>>

>

>>

>

>>

Mantener el control sobre las rdenes de pago anuladas, bien sea por no haber sido cobradas por el Beneficiario o por solicitud de

la Unidad Administradora Desconcentrada emisora.

>

Dpto. de TesoreraCaja Central

> SIPAGOSUASSAFEP

Jefe Seccin Emisin y Control de pagos

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey del trabajo y sus reglamentosLey de donaciones y sucesionesNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoReglamento de compras de la ULAReglas del negocioCircular 1528-04

ANULACIN DE RDENES DE PAGO


Pagos pendientesCheques anuladosRelacin de cheques anulados


Solicitud de anulacin de rdenes de pagoEntrega de ordenes de pago no cobradasEntrega de Notas de Dbito y/o Notas de CrditoEntrega de cheques caducos

PF 2.3.2

>

Informacin contenida en:Solicitud de anulacin de orden de pago

>>

>

>>

>

>>





>

Dpto. de TesoreraCaja Central

>Dpto. de TesoreraCaja Central

> SIPAGOSUASSAFEP

Jefe Seccin Emisin y Control de pagos



33

Actividades del Proceso Anulacin de rdenes de pago


34

5.3.4 Proceso Pago de rdenes Financieras

Este proceso permite iniciar el ejercicio del pago financiero as como realizar la cancelacin

de pagos que ya fueron afectados presupuestariamente y los pagos financieros adelantados.

5.3.4.1 .Pagos Financieros adelantados

PAGO FINANCIEROS ADELANTADOS


Monto cancelado por BeneficiarioReemplazo de CP

Pago a la Dependencia

Movimiento diario para Contabilidad

Solicitud de pago de rdenes financierasAutorizacin de pago financieroGeneracin CP presupuestaria

PF 2.4.2

>CP FinancieraOficios de autorizacin

>>

>

>

>

>

>>

Controlar los pagos financieros que puedan ser requeridos antes del inicio de la ejecucin del presupuesto anual

>

Direccin de PresupuestoDpto. de NminaDpto. de ContabilidadInstituciones bancariasCaja Central

> SIPAGOSAFEP

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosCdigo de ComercioLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor AgregadoReglamento de compras de la ULA Decretos.Reglas del negocioCirular 1528-04

Dpto. de TesoreraSeccin de Habilitadura

PAGO FINANCIEROS ADELANTADOS


Monto cancelado por BeneficiarioReemplazo de CP

Pago a la Dependencia

Movimiento diario para Contabilidad

Solicitud de pago de rdenes financierasAutorizacin de pago financieroGeneracin CP presupuestaria

PF 2.4.2

>CP FinancieraOficios de autorizacin

>>

>

>

>

>

>>

Controlar los pagos financieros que puedan ser requeridos antes del inicio de la ejecucin del presupuesto anual

>


>Direccin de PresupuestoDpto. de NminaDpto. de ContabilidadInstituciones bancariasCaja Central

> SIPAGOSAFEP

Constitucin de la Repblica BolivarianaLey de UniversidadesNormas de Administracin de Crditos PresupuestariosCdigo de ComercioLey de Impuesto Sobre la RentaLey Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoReglamento de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector PblicoLey de Impuesto Valor AgregadoReglamento de compras de la ULA Decretos.Reglas del negocioCirular 1528-04



35

Actividades del Proceso Pagos Financieros Adelantados


36

5.4.3.2 Pago de Cp pendientes

PAGO DE CP PENDIENTES


Monto cancelado por BeneficiarioRelacin de montos pagados y pendientes

Pago financieroMovimiento diario para Contabilidad

Entrega de rdenes de pago presupuestarias pendientes de pago al 31/12 del ao inmediato anterior

PF 2.4.3

>Informacin contenida en:Ordenes de Pago presupuestarias y financierasOficios

>>

>

>>

>

>>

Ejecutar y controlar los pagos pendientes al 31/12 del ao inmediato anterior, de acuerdo con la normativa establecida paratal fin.

>


> SIPAGOSAFEP



PAGO DE CP PENDIENTES


Monto cancelado por BeneficiarioRelacin de montos pagados y pendientes

Pago financieroMovimiento diario para Contabilidad

Entrega de rdenes de pago presupuestarias pendientes de pago al 31/12 del ao inmediato anterior

PF 2.4.3

>Informacin contenida en:Ordenes de Pago presupuestarias y financierasOficios

>>

>

>>

>

>>

Ejecutar y controlar los pagos pendientes al 31/12 del ao inmediato anterior, de acuerdo con la normativa establecida paratal fin.

>


>Direccin de PresupuestoDpto. de NminaDpto. de ContabilidadInstituciones bancariasCaja Central

> SIPAGOSAFEP




37

Actividades del Proceso Pago de CP pendientes

6.- MODELO DE ACTORES Y ROLES

Actor son todos aquellos objetos que interactan con un sistema. Pueden ser dispositivos,

personas u otros sistemas (Montilva J. y Besembel I. en Modelado de Sistemas usando

UML, Curso TS-01).

Para el caso que nos ocupa, los actores que ejecutan los procesos del Dpto. de Tesorera e

interactan con el sistema, estn organizados en estructuras de trabajo denominadas

Secciones. A continuacin se muestra la estructura organizativa jerrquica de la Direccin de

Finanzas y dentro de ella la del Dpto. de Tesorera.


38

6.1.- Organigrama de la Direccin de Finanzas

Fig. 7: Organigrama de la Direccin de Finanzas

Misin del Dpto. de Tesorera

Recaudar y distribuir, conjuntamente con la Direccin de Finanzas, los recursos financieros

aprobados por las Autoridades Universitarias, de acuerdo a las asignaciones de los programas

presupuestarios

Divisin interna del Dpto. de Tesorera. Hoy en da este Dpto. est conformado por dos

Secciones:


39

Habilitadura: tiene como objetivo procesar la documentacin que ingresa al Dpto. a fin de

realizar el pago correspondiente.

Caja y Valores: actualmente est fusionado en una nica seccin, la cual tiene como objetivo

la recaudacin de los ingresos y la cancelacin de los pagos, as como tambin mantener el

control sobre los valores del Departamento de Tesorera.

6.2.- Definicin de Actores y Roles

Actor Rol Responsabilidades

Director de Finanzas

Supervisor de Finanzas Consultar y emitir informes estadsticos financieros de la Direccin de Finanzas.

Tesorera Es el actor principal que tiene bajo su responsabilidad la supervisin y el control de los procesos que se ejecutan en el Dpto de Tesorera.

Supervisor de Tesorera

Solicitar aperturas de cuentas que estarn bajo la responsabilidad de la Direccin de Finanzas

Autorizar Colocaciones y transferencias de fondos entre cuentas de la ULA

Consultar disponibilidad financiera de las ctas bancarias controladas por la Direccin de Finanzas.

Rendir informes de la situacin financiera en cuentas bancarias

Administrador Tiene bajo su responsabilidad controlar y ejecutar el pago de adelantos de Prestaciones Sociales

Gestor de pagos de prestaciones

Ejecutar y controlar el pago de adelantos de prestaciones sociales


40


Jefe de Emisin de Pagos Tiene bajo su responsabilidad la supervisin y control de los procesos de pago, la conciliacin de cuentas, pago en divisas y control de la cuenta en divisas.

Controlador Financiero

Consultar disponibilidad para ejecutar pagos

Recibir y distribuir las solicitudes de pago que se reciben en el Dpto.

Ejecutar y controlar el pago del Personal Docente Becario.

Conciliar movimientos de las cuentas de ahorro manejadas por la Direccin de Finanzas

Controlar movimientos, pagos en divisas, compra de divisas y conciliacin de movimientos de la cuentas en divisas de la ULA.

Verificar pagos realizados, anulacin de pagos y reemplazo de CP.

Controlar conciliacin de cuentas y emitir reportes de conciliacin

Coordinador de Caja y Valores Tiene bajo su responsabilidad la supervisin y control de Caja Chica, as como tambin el control de todo lo referente a los Funcionarios, las plizas de caucin y cuentas activas de las UAD.

Gestor de cuentas

Registrar Funcionarios sujetos a caucin de las cuentas que abre la Direccin de Finanzas

Controlar el registro de Funcionarios de las cuentas de las UAD.

Controlar las plizas para los Funcionarios. Controlar las cuentas activas y canceladas

de las UAD. Controlar la apertura, cierre y reposicin de

Caja Chica Controlar la devolucin de cheques

caducos.

Asistente de Tesorera Tiene bajo su responsabilidad la revisin de los documentos de pago y sus soportes

Revisor de documentos Verificar los documentos de pagos vs

soportes Marcar CP devueltas por errores

Tiene bajo su responsabilidad la emisin de documentos de pago

Emisor de pagos Elaborar los documentos de pago


41


Tiene bajo su responsabilidad la tramitacin de los pagos de deducciones

Gestor de Deducciones

Verificar los pagos de deducciones Elaborar relacin de pagos por banco y

forma de pago Elaborar los documentos de pago de

deducciones Tiene bajo su responsabilidad la conciliacin de las cuentas corrientes

Conciliador de movimientos

Conciliar los movimientos de cuentas corriente

Emitir reportes de errores

Contabilista Tiene bajo su responsabilidad la tramitacin de los pagos de Personal Docente y ATO.

Gestor de pagos de Personal

Controlar y ejecutar los pagos de nmina de Personal de la ULA

Controlar los pagos de deducciones

Tiene bajo su responsabilidad el registro y control de los movimientos en cuentas bancarias

Registrador financiero

Registrar los movimientos en cuentas de la ULA

Registrar la apertura y cancelacin de cuentas bancarias manejadas por la Direccin de Finanzas

Reversar movimientos errados Realizar ajustes contables

Secretaria de Tesorera Tiene bajo su responsabilidad

Tramitador de cuentas Tramitar el cdigo ONT Solicitar apertura de una cuenta al Banco

Cajero Pagador Tiene bajo su responsabilidad entregar los pagos por Caja Chica

Cajero Pagador

Registrar la apertura de Caja Solicitar reposicin de fondos para la Caja

Chica Realizar la entrega y registro de los

documentos de pago recibidos y de los pagos en efectivo

Controlar la caducidad y devolucin de ls cheques recibidos

Recepcionista Tiene bajo su responsabilidad verificar las solicitudes de pago, recaudos y soportes que las acompaan y registrar su entrada

Recepcionista Revisar las solicitudes de pago y registrar su entrada


42


Dpto. de Contabilidad Tiene bajo su responsabilidad el control contable de los procesos que se ejecutan en el Dpto. de Tesorera.

Controlador Contable

Asignar el cdigo contable correspondiente a las cuentas que maneja la Direccin de Finanzas.

Controlar contablemente los movimientos financieros registrados por el Dpto. de Tesorera.

Dpto. de Nmina Tiene bajo su responsabilidad la emisin de la informacin requerida para la ejecucin de pagos

Dpto. de Nmina

Suministrar la informacin de pagos para el Personal que labora en la ULA.

Suministrar la informacin de deducciones y retenciones aplicados al Personal de la ULA.

Suministrar la informacin de pagos de ISLR e IVA.

Dpto. de Presupuesto Tiene bajo su responsabilidad emitir las rdenes de pago presupuestarias.

Dpto. de Presupuesto Suministrar la informacin de las rdenes de pago presupuestarias emitidas.

Sistema de emisin y control de pagos

SIPAGO Apoyar la gestin de cuentas bancarias,

control de Caja chica y pagos.

Tabla 1: Definicin de Actores y Roles


43

6.3 Matriz Actores Procesos A continuacin se muestran los procesos en los cuales intervienen los actores arriba descritos. Para el caso del actor Director de Finanzas, no est incluido en la siguiente tabla por cuanto su intervencin ser en el subsistema Apoyo a la Gestin de Recursos Financieros.

ACTOR ROL P 1.3.1 P 1.3.2 P 1.3.3 P 1.3.4 P 1.4 P 2.1.1 P 2.1.2 P 2.2.1 P 2.2.2 P 2.2.3 P 2.3 P 2.4Tesorera Supervisor de Tesorera X X X X X X X X XSecretaria Tesorera Tramitador transferencias X X X X XAdministradora XJefe Emisin de pagos Controlador Financiero X X X X X X X XCoordinador Caja y Valores X X X X X X X XAsistente de Caja y Valores XAsistente Tesorera 1 Revisor de Documentos X X X X X X XAsistente Tesorera 2 Emisor documentos de pago X X X X XAsistente Tesorera 3 Gestor de deducciones XAsistente Tesorera 4 Conciliador de movimientos XContabilista 1 Gestor pagos de personal X X X X XContabilista 2 Registrador financiero X X X X X X X XCajero Pagador Cajero pagador X X X X XCajero Recaudador XRecepcionista Recepcionista X X XUnidades Administradoras DesconcentradasUAD X X X X XDireccin de Presupuesto X X X X XDepartamento de Nmina X X X X XDepartamento de Contabilidad Controlador Contable X X X X X X XSistema de Emisin y control de pagos SIPAGO X X X X X X X X X X X X

Tabla 2 : Matriz Actores vs Procesos

NOTA: a fin de facilitar la tarea de diagramar las tareas actuales de cada actor, aquellos que tenan la misma denominacin de cargo se diferenciaron aplicando la numeracin que se ve en la tabla 2. Por razones de tiempo se dejaron los actores con la misma descripcin que tenan en los primeros diagramas para los propuestos y en la tabla de descripcin se colocaron en el mismo orden como estn numerados.


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7.- MODELO DE REGLAS Proceso Tipo de

Regla Identificador Nombre Descripcin

1.3.2 Transferen- cia de Fondos

Definicin RN-17 Traslado _ entre_ cuentas

Es un movimiento bancario que consiste en trasladar dinero dentro del mismo banco y entre cuentas de la ULA, a fin de habilitar un pago.

1.3.3 Control de Colocaciones

Frmula RN-18 Disponibilidad _ neta_ ppto_caja

La disponibilidad neta por banco viene dada por la sumatoria de la disponibilidad de cada cuenta de ese banco menos las deducciones, menos todos los pagos pendientes.

Definicin RN-19 Disponibilidad_ provisional

La disponibilidad es provisional si se solicita an cuando no se ha realizado el cierre diario de operaciones.

Frmula RN-20 Montos _ estimados_ ppto_caja

Si no existe la cifra global de nminas o deducciones canceladas, el usuario debe estimarla. Para el caso de pago de deudas como homologacin, aguinaldos y bono vacacional, no se realiza estimacin por cuanto no se cancelan hasta que no llegue el dinero.

Si se quiere estimar el monto de una nmina o pago de deduccin, se debe contar con la base para la estimacin; sta se deriva del ltimo mes, siempre y cuando no se engloben otros pagos dentro de la misma nmina; en caso contrario, el sistema mostrar la serie de los ltimos 3 meses para que el usuario estime la cifra.

Definicin RN-21 Participacin_ autorizacin

Una participacin puede ser autorizada por la Tesorera con el aval del Vicerrector Administrativo, o puede ser autorizada por una Facultad o Ncleo. En el caso de estos ltimos, no pueden abrir la participacin directamente, sino autorizar a Tesorera para que abra y controle las participaciones de su dinero. La autorizacin la hace el decano y/o el administrador, mediante un oficio.

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Proceso Tipo de


1.3.3 Control de Colocaciones

Restriccin RN-22 Participacin _ estado

Una participacin se apertura, se renueva o se cancela. Se puede renovar n veces, pero se apertura o cancela una sola vez.

Definicin RN-23 Ppto_caja_ consolidado

El ppto de caja consolidado se obtiene a partir del ppto de caja, extrayendo los totales por cada tipo de concepto: disponibilidad, pagos pendientes, desglosados en: nminas, deducciones, aportes y otros conceptos pendientes por pagar

Frmula RN-24 Deducciones_ pendientes _ pago_ ppto_ caja

Para el Presupuesto de caja el monto que se coloca en la seccin para deducciones pendientes de pago, provienen de la relacin del total de las deducciones pendientes por mes, para cada nmina pendiente.

Definicin RN-25 Pasivos Pagos retenidos en Tesorera: pensiones alimenticias de poco monto que se pagan por Caja Chica y no son cobradas; embargos en los cuales el Tribunal no enva decisin de quien debe cobrarlos o embargos preventivos; prestaciones que no fueron cobradas; pagos a colegios que no se presentan a cobrar.

Definicin RN-26 Colocaciones _ otras_ dependencias

Las Facultades pueden pedir a Tesorera colocar su dinero. Para ello, envan el dinero a Finanzas como un reintegro o devolucin. Esto incluye dinero que llega del Banco Central, y la facultad lo ingresa como ingreso propio. Para pedirlo, deben hacer una CP Presupuestaria de manera que el dinero ingrese a su cuenta presupuestariamente (bajo el proceso de Conceptos varios) , una vez que baja la CP, Tesorera procesa el pago.

1.3.4 Control de movimientos en Cuentas

Definicin RN-27 Movilizacin_cuentas

Todas las cuentas de tesorera y de las UAA debern tener al menos un movimiento en un perodo de 3 meses, de lo contrario, corre el riesgo de ser retirado el dinero por la ONT

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Proceso Tipo de


1.3.4 Control de movimientos en Cuentas

Definicin RN-28 Movimientos_cuentas_bancarias

Todos los movimientos dentro de las cuentas de Tesorera se clasifican en mov. de ingreso y de egreso; para los primeros, se incluyen notas de crdito y depsitos; para los segundos, notas de dbito y retiros

Requerimiento RN-29 Comparacin_ conciliacin_ automtica

Cada banco tiene una codificacin de siglas, la cual debe usarse para comparar los estados de cuenta que sean bajados por internet y guardados en formato .txt o .xls.

Restriccin RN-30 Cuenta _ finanzas_ bloqueada

Una cuenta de la Direccin de Finanzas se puede bloquear circunstancialmente para emitir pagos pendientes de aos anteriores y para garantizar que no se sobregire por cargo de pagos del ao en curso. Al emitirse todos los pagos pendientes, la cuenta se desbloquear.

Definicin RN-31 Registro_mov_ ingreso

Los registros de movimientos de ingreso incluyen tanto las notas de crdito como los depsitos e intereses generados en las cuentas y por concepto de colocaciones.

Restriccin RN-32 Situacin_cuenta_ dlares

Se pueden hacer pagos a proveedores fuera de Venezuela utilizando los dlares remanentes en la cuenta en dlares, siempre y cuando la dependencia solicitante entregue los dlares a Tesorera o su equivalente en bolvares.

Definicin RN-33 Tipos_traslado

Los traslados pueden ser de tres tipos: Traslados Tipo 1: para procesar pagos de Deducciones, Nmina PDI y ATO, Becas y Preparadores y Vigilantes eventuales. Traslados Tipo2: para procesar pagos de PDI becarios en el pas y en el exterior. Traslados Tipo 3: son traslados internos y para cualquier otro caso.

Definicin RN-34 Ajustes _ contables

Los ajustes contables pueden ser movimientos de ingreso o egreso que permiten cuadrar las cuentas de la Direccin de Finanzas vs bancos.

Versin 1.0 Fecha: 15 / 3 / 2007 Autores Lena Snchez Bor - Nancy B. de Garca Fuentes Departamento de Tesorera NOTA: Las reglas del negocio aqu descritas fueron completadas a medida que se avanz en el proceso de validacin. Por razones de tiempo, no fue posible continuar con la codificacin de las reglas, por tal motivo el listado completo fue incluido por la Lic. Lena Snchez B. en el Documento de diseo.


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8.- DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES PROPUESTAS

Los diagramas de actividades de los procesos detallados en este documento se desarrollaron a nivel de tareas, involucrando al Sistema de Emisin y Control de Pagos (SIPAGO). Estos diagramas de entregan en archivo digitalizado.

Modelo de Negocio Validado

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