MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

66
MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE TRANSPORTE DE CARGA: ENTREKARGA MARGARITA MARIA BASTILLA VELANDIA LAURA CAROLINA MURILLO MOLINA TRABAJO DE GRADO ASESOR: LUIS ARTURO PINZON Profesor Universidad de los Andes UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACTULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTA 2013

Transcript of MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

Page 1: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE

TRANSPORTE DE CARGA:

ENTREKARGA

MARGARITA MARIA BASTILLA VELANDIA

LAURA CAROLINA MURILLO MOLINA

TRABAJO DE GRADO

ASESOR:

LUIS ARTURO PINZON

Profesor Universidad de los Andes

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES

FACTULTAD DE INGENIERIA

DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INDUSTRIAL

BOGOTA

2013

Page 2: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

TABLA DE CONTENIDO

JUSTIFICACIÓN:  .........................................................................................................  4  

OBJETIVOS:  ................................................................................................................  5  

OBJETIVO GENERAL:  ..............................................................................................................................................  5  OBJETIVOS ESPECÍFICOS:  .................................................................................................................................  5  

MARCO TEÓRICO  ......................................................................................................  6  

METODOLOGÍA VIPLAN  ........................................................................................................................................  6  HERRAMIENTAS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL  ..................................................................  7  MODELO DE SISTEMA VIABLE  ..........................................................................................................................  9  

ANTECEDENTES HISTÓRICOS:  ......................................................................................................................  9  Fundamentación:  .......................................................................................................................................................  10  Implementación:  .........................................................................................................................................................  11  SISTEMA UNO  ...........................................................................................................................................................  16  SISTEMA DOS  ...........................................................................................................................................................  18  SISTEMA TRES:  .......................................................................................................................................................  19  SISTEMA CUATRO  .................................................................................................................................................  20  SISTEMA CINCO  ......................................................................................................................................................  22  

INFORMACIÓN DE LA EMPRESA  ..........................................................................  23  

HISTORIA  ......................................................................................................................................................................  23  MISIÓN  ............................................................................................................................................................................  24  VISIÓN  .............................................................................................................................................................................  24  VALORES  ......................................................................................................................................................................  25  CLIENTES  .....................................................................................................................................................................  25  PROVEEDORES  .......................................................................................................................................................  27  FUNCIONAMIENTO  .................................................................................................................................................  27  SERVICIOS  ...................................................................................................................................................................  29  ENTORNO  .....................................................................................................................................................................  30  

DESARROLLO DEL MODELO  .................................................................................  32  

Page 3: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  2  

DOCE HEURÍSTICAS  .............................................................................................................................................  32  

TASCOI  .......................................................................................................................  41  

Transformación:  ..........................................................................................................................................................  42  Actores:  ...........................................................................................................................................................................  43  Suministradores:  .........................................................................................................................................................  43  Clientes:  ..........................................................................................................................................................................  44  Owners (Dueños):  ......................................................................................................................................................  45  Intervinientes:  ...............................................................................................................................................................  45  

MODELO APLICADO A LA EMPRESA  ..................................................................  47  

INTRODUCCIÓN  .......................................................................................................................................................  47  SISTEMA UNO  ............................................................................................................................................................  49  SISTEMA DOS  ............................................................................................................................................................  51  SISTEMA TRES  .........................................................................................................................................................  53  SISTEMA TRES*  .......................................................................................................................................................  56  SISTEMA CUATRO  ..................................................................................................................................................  56  SISTEMA CINCO  .......................................................................................................................................................  58  

CONCLUSIONES  .......................................................................................................  59  

RECOMENDACIONES PARA INVESTIGACIONES FUTURAS  ............................  61  

Bibliografía  ................................................................................................................  62  

ANEXOS:  ....................................................................................................................  64  Anexo 1: Organigrama  ............................................................................................................................................  64  Anexo 2: Mapa de procesos  ................................................................................................................................  65  

Page 4: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  3  

Page 5: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  4  

JUSTIFICACIÓN:

Buscar la viabilidad de una compañía es un factor de vital importancia para poder

garantizar su éxito como organización. Como en toda empresa, Entrekarga S.A.

cuenta con diferentes problemas tanto operativos como de interacciones entre los

actores que intervienen en las actividades. De esta manera, se buscó analizar la

estructura organizacional de la compañía para poder identificar puntos críticos que

puedan llegar a mejorar los problemas con los que cuenta actualmente.

Para realizar el análisis de la estructura organizacional, se utilizó el pensamiento

sistémico ya que cuenta con herramientas que ayudan a definir la relevancia de la

información a incluir y las diferentes perspectivas a tener en cuenta de los actores

que participan o se relacionan con la organización.

Adicionalmente, para la interpretación y aplicación el Modelo de Sistema Viable

propuesto por Stafford Beer ya que es una metodología completa que permite

estructurar una organización de acuerdo a sus objetivos y relaciones entre actores

relevantes .

Page 6: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  5  

OBJETIVOS:

OBJETIVO GENERAL:

Elaborar un ejercicio de estudio y diagnóstico de una empresa de transporte de

mercancía con el fin de analizarla mediante herramientas de pensamiento

sistémico y el uso de la metodología más adecuada para proponer mejoras en la

estructura organizacional de la misma.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

o Conocer la complejidad de las actividades primarias de la empresa

mediante el desdoblamiento de estas en un modelo de diagnóstico

organizacional.

o Entender la perspectiva de diferentes actores involucrados en las

actividades de la compañía acerca de su funcionamiento y estructura

organizacional mediante el uso del pensamiento sistémico para encaminar

la investigación desde un punto de vista general.

o Conocer actores y actividades de la empresa, sus relaciones y lograr un

entendimiento profundo de la organización que se está estudiando.

o Definir las posibles causas de fallas en la operación de la empresa por

ineficiencias en la estructura organizacional.

o Hacer recomendaciones sobre los puntos críticos a nivel organizacional

encontrados durante la investigación.

Page 7: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  6  

MARCO TEÓRICO

METODOLOGÍA VIPLAN La metodología Viplan es una herramienta de la cibernética organizacional1 que

ofrece una aproximación para resolver de manera efectiva y consistente diferentes

estrategias de estructura organizacional.

Esta herramienta fue desarrollada para poder encaminar a los expertos que

implementaban el modelo de sistema viable de una manera más completa que

permitiera el entendimiento de las actividades presentes en la organización para

una toma de decisiones pertinente en cuanto a el diagnóstico y diseño

organizacional de estas (Espejo R. , 1989).

Este es un método que se enfoca en los encargados de la creación de políticas y

de la administración de la interacción entre los empleados. Ayuda a solucionar y

crear los balances necesarios entre la asignación de tareas y redes de

comunicación interna en la compañía.

Esta metodología cuenta con cinco pasos fundamentales para ser desarrollada en

su totalidad (Espejo et al, 1999):

1. Establecer la declaración de identidad

2. Modelar las actividades estructurales

3. Desdoblamiento de complejidad

4. Distribución de discrecionalidad

5. Modelar la estructura organizacional (MSV)

Durante el desarrollo del trabajo se seguirán los lineamientos del paso uno de esta

metodología para entender de una maneja correcta la organización y del paso                                                                                                                1  Cibernética:  Estudio  del  control  y  la  comunicación  en  los  sistemas  complejos  

Page 8: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  7  

cinco para poder establecer el Modelo y llegar a propuestas y conclusiones en la

organización que se está estudiando.

HERRAMIENTAS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Para poder describir la estructura organizacional de una compañía, se cuenta

principalmente con tres herramientas que se diferencian por su nivel de formalidad

profundización reflejada en cuanto al funcionamiento de la organización.

Organigrama: Esta herramienta se encarga de mostrar la organización jerárquica presente en

una compañía, representa las relaciones de autoridad y responsabilidad de las

diferentes tareas tanto primarias como secundarias (Figura 1). El análisis a partir

de esta herramienta se enfoca en un estudio únicamente de relaciones de mando,

sin profundizar entre la posible existencia de comunicaciones horizontales (no

entre sucesores) ni con actores en el entorno de la compañía (Cuesta Sanabria,

2007).

Figura 1 Estructura de un organigrama

Mapa de relaciones entre empleados:

   

           

   

Page 9: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  8  

Esta segunda herramienta de estructura organizacional tiene un menor nivel de

formalidad que un organigrama, pero responde a una de las desventajas del

anterior que es la relación existente entre actores de la compañía que no son

sucesores entre si.

Este mapa de relaciones permite evidenciar las diferentes conexiones entre los

empleados de una compañía para poder analizar el flujo de información existente

internamente, de esta manera se pueden inferir los flujos de información pero

igualmente cuenta con la desventaja de la discriminación de actores en el entorno

de la organización (Figura 2) (Cuesta Sanabria, 2007).

Figura 2 Estructura de mapa de relaciones entre empleados

Modelo de sistema viable: Esta tercera herramienta además de ser implementada como un modelo de

estructura organizacional también es considerada una herramienta de diagnóstico

y diseño, lo cual refleja su complejidad y funcionalidad frente a las anteriores.

Este modelo centra su atención en las relaciones entre diferentes partes de la

compañía conocidos como sistemas y el flujo de información entre estos, además

de incluir las relaciones entre la compañía y los agentes externos a ella (entorno).

   

       

   

   

Page 10: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  9  

Por lo anterior, es considerado la herramienta más completa y óptima para poder

analizar, diagnosticar y proponer soluciones frente a debilidades estructurales en

las organizaciones (Figura 3) (Cuesta Sanabria, 2007).

Figura 3 Estructura Modelo de Sistema Viable

MODELO DE SISTEMA VIABLE

ANTECEDENTES HISTÓRICOS:

El modelo de sistema viable fue desarrollado por el Profesor Stafford Beer en su

libro “The Brain of the Firm” (1972), en el cual se compara cualquier estructura

organizacional con el cerebro humano. Según el autor, para comprender los

principios de la viabilidad en las organizaciones se debe empezar desde un

sistema viable en el mundo natural. El resultado fue un modelo neuro-cibernético

Page 11: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  10  

que contiene cinco niveles de jerarquía de sistemas que también pueden ser

diferenciados en el cuerpo humano. A raíz de este descubrimiento el mismo autor

publica “The Heart of Enterprise” (1979) en donde demuestra que el ambiente al

interior de una empresa puede ser dividido y comprendido en base a los mismos

sistemas descritos en su anterior libro. Lo anterior lleva a que Standford Beer en

su libro “Diagnosing the System for Organizations” (1985) presente este sistema

como una guía que todos los administradores y líderes de distintas organizaciones

deberían utilizar para implementar el modelo de sistema viable (VSM) en sus

organizaciones.

Fundamentación: El modelo cuenta con tres fundamentos metodológicos para ser aplicado de

manera correcta y así comprender posteriormente las diversas funcionalidades

que tiene su aplicación. Primero, un sistema es viable si es capaz de adaptarse a

distintos cambios en el ambiente, teniendo en cuenta que estos no podían ser

pronosticados al momento de la constitución del mismo (Jackson, 2000). Para

lograr tal grado de respuesta es necesario que una organización pueda

responder a distintos peligros en el ambiente y aprovechar las oportunidades que

se le presenten. Los administradores pueden utilizar distintas herramientas para

reducir la complejidad presente en el ambiente. Algunas de estas herramientas

son: elaborar prioridades, administrar excepciones y delegación masiva.

Adicionalmente para aumentar su capacidad de respuesta los administradores

pueden utilizar mecanismos como: trabajo en equipo, consultar expertos y

administración de sistemas de información. Con respecto a la segunda

característica, es necesario comprender que el VSM es una teoría que engloba

por completo el sistema (Walker, 1998). A diferencia de otros tipos de

metodologías que solo se enfocan en relaciones lineales entre variables o

estados, el VSM también tiene en cuenta la coordinación entre las partes y las

propiedades emergentes que pueden surgir en momentos determinados.

Finalmente, es necesario discutir la idea de recursividad de la cual depende el

Page 12: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  11  

modelo. Esta idea se basa en que la estructura de todo el sistema se replica en

cada una de sus partes. Es decir, cada subsistema del sistema total debe ser en

su misma esencia viable. Por ende, cada parte de una organización también

podría llegar a ser estudiada de acuerdo a los mismos principios de la

organización como tal.

Implementación: Para profundizar en las partes y pasos a seguir para entender en qué consiste el

Sistema Viable se debe primero entender ciertos conceptos que vienen inmersos

en el concepto del modelo como tal. Según Stafford Beer la viabilidad de una

organización consiste en la habilidad de sobrevivir en un ambiente particular

(Beer, 1985); de esta manera, la organización debe ser capaz de mantener una

existencia aislada, es decir, aunque no debe ser independiente de la existencia de

otras organizaciones en su entorno esta debe tener un nivel de autonomía que le

permite ser funcional sin la intervención directa de las demás organizaciones

presentes a su alrededor.

El modelo enfoca su estabilidad en recursos y relaciones necesarias que deben

existir entre las partes en el sistema lo cual garantiza su viabilidad y lo diferencia

de los enfoques tradicionales de estructura organizacional (Espejo et al, 1999).

Para lograr fundamentar la aplicación del modelo existen diferentes conceptos y

principios que están inmersos en la definición de este (Beer, 1985):

o Recursiones del sistema viable: Propiedad del modelo que sustenta que un

sistema viable puede contener otros sistemas viables dentro de él.

o Homeostasis: Estabilidad del ambiente interno de un sistema

independientemente de sus reacciones ante cambios en el ambiente

externo.

Page 13: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  12  

o Variedad: Cuando en el sistema se habla de variedad, se refiere a una

medida de complejidad. Es el número de posibles estados de un sistema.

o Ley de variedad requerida: “Solo variedad puede absorber variedad”. Esto

se refiere a la capacidad de respuesta que puede dar un sistema frente a

los cambios en su entorno. La capacidad de respuesta de un sistema

garantiza su viabilidad.

La variedad requerida puede explicarse mediante el siguiente ejemplo:

“Si un hombre está manejando su carro, su objetivo es que el carro permanezca

en el camino. El camino puede tener curvas a lo cual el hombre que conduce

responde girando el timón, reduciendo la velocidad, subiendo su nivel de atención

y frenando. El hombre tiene la velocidad requerida ya que puede aplicar este tipo

de acciones para poder mantener el carro en el camino lo cual es el estado

determinado por una meta previamente establecida. Si el hombre no puede

responder a los cambios en el camino, debido a que se daña la dirección del carro,

entonces el carro estaría fuera de control y probablemente se estrellaría, lo cual es

un estado no establecido en la meta. En este caso el hombre no tenía la variedad

requerida para la tarea asignada (Espejo R. , 2003)”

La viabilidad de cada uno de los sistemas es la base de modelo de Stafford Beer.

Para garantizar esta viabilidad es importante que se cumplan cuatro principios

organizacionales (Beer, 1985):

Primer principio organizacional: “La variedad operacional, gerencial y de medio ambiente que se encuentra a lo

largo de la organización, tiende a equilibrarse. El sistema debe estar diseñado

Page 14: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  13  

para lograr este equilibrio con el menor impacto a los costos tanto humanos como

económicos”

Este principio se refiere a que los sistemas viables tienden a auto re-organizarse.

Si no es posible, esto indica que la administración del sistema se encuentra

saturada por lo que se denomina un bajo nivel de variedad.

Para ejemplificar este principio, se usa el ejemplo de reuniones administrativas en

las compañías. Aunque la reunión se da por terminada y concluida cuando se

llega a un acuerdo entre las partes, la productividad de esta depende de cómo la

variedad fue absorbida. Por la alta variedad de la situación debe usarse óptimos

atenuadores 2 de complejidad que permitan un resultado productivo como

agendas, reportes, protocolos etc.

Segundo principio organizacional: “Los cuatro canales direccionales que llevan información entre las unidades

gerencial, operacional y el entorno deben tener alta capacidad de transmitir una

gran cantidad de información relevante para la selección de variedad en un tiempo

eficiente”

Este principio se basa en el tiempo de transmisión de la información, donde el

primer principio organizacional no se enfoca. Esto se origina en que la capacidad

de un canal actual depende de la tasa a la que se transmite la información. Busca

que se amplifique o atenúe la variedad de la información que se quiere transmitir y

la capacidad del sistema sea eficiente para lograr un intercambio óptimo de datos

relevantes.

                                                                                                               2  Atenuador  de  complejidad:  Herramienta  que  ayuda  a  reducir  la  complejidad  de  un  sistema  reduciendo  y  sintetizando  la  información  recibida.  

Page 15: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  14  

Para ejemplificar este principio, se usa el cambio en el comportamiento de un

consumidor en el momento de la decisión de compra que tiene una variedad de

dos (comprar o no comprar). Con el uso de una carta estandarizada para los

clientes mostrando las ventajas de adquirir un producto se atenúa esta

complejidad usando un canal de envío que automáticamente enviaría las cartas a

los diferentes clientes. Si se personaliza cada carta, teniendo en cuenta la

experiencia personal de cada uno de los clientes se necesitaría un canal de mayor

capacidad que generaría cada una de estas y aumentaría el tiempo de transmisión

de esta información lo cual no resulta eficiente para su propósito.

Tercer principio organizacional: “Independientemente de donde venga la información llevada por un canal o las

fronteras que este pase, siempre conlleva a la transducción; la variedad del

transductor3 debe ser al menos equivalente a la variedad del canal”

Es importante enmarcar la diferencia entre la capacidad del canal y la capacidad

de transducción, no se refieren a lo mismo. La transducción se refiere a la

capacidad de un sistema para realizar la transmisión de información a través de

las conexiones establecidas para este fin. La información debe ser procesada de

la misma manera en que el sistema lo ha diseñado, su fin no es amplificar ni

atenuar la variedad sino mantenerla y preservarla.

Cuarto principio organizacional: “La operación de los primeros tres principios debe ser cíclica, manteniéndose a

través del tiempo sin interrupciones”

                                                                                                               3  Transductor:  Herramienta  que  permite  la  codificación  de  mensajes  para  garantizar  que  la  información  sea  interpretada  como  se  envía.  

Page 16: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  15  

Para la finalidad de este cuarto principio se debe tener en cuenta tanto el eje

horizontal que refleja la consecución de los procesos como el vertical que refleja la

interacción entre los diferentes sistemas y sus partes que pueden hacer parte de

este ciclo.

El eje vertical no siempre es tenido en cuenta pero resulta de mayor relevancia

cuando el proceso que se está modelando depende de la viabilidad y correcto

desempeño de otro proceso, sin el cual el flujo operativo de rompería. Este

principio y su aplicación toma un papel importante a la hora de modelar el Sistema

Uno que se explica más adelante.

La metodología planteada por Beer consta de cinco elementos denominados

sistemas: Implementación, coordinación, control, desarrollo y política. Estas cinco

partes del modelo se encuentran unidas por un flujo de información constante que

permite su correcta comunicación. Este flujo y comunicación entre los sistemas se

puede contemplar en la Figura 4.

Page 17: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  16  

Figura 4 Sistemas Modelo de Sistema Viable

SISTEMA UNO

El primer sistema en el modelo es conocido como el de Implementación. Este

cuenta con las actividades primarias de la organización. Es el responsable de la

elaboración de los productos o servicios declarados en la identidad de la

compañía. Son el centro de la recursividad del sistema y es reconocido como un

conjunto de sistemas (operativos) contenidos en el sistema en foco (Gil & Espejo,

1997).

Principalmente, es importante estudiar el sistema en foco; para esto, es necesario

tener en cuenta todas las actividades administrativas necesarias para que este

sistema funcione, las operaciones relevantes que producen el sistema y sus

interacciones entre ellos, así como el entorno en el que se encuentran.

Page 18: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  17  

El administrador de este sistema en foco, no es responsable de mantener la

variedad generada por cualquiera de los subsistemas pertenecientes a este

Sistema Uno. Por su lado, el administrador del Sistema Uno está encargado de

conducir las operaciones según programas, planes y acuerdos acordados con el

administrador del sistema en foco. En este canal de comunicación se encuentran

los amplificadores4 de complejidad para manejar la variedad de operaciones

logrando la homeostasis necesaria en este proceso.

Es importante que los canales por los que se transmite la información en todas las

partes en el sistema tengan una variedad mayor o igual a la de la información que

se transmite a través de ellos, de esta manera se evita la generación de errores de

interpretación que puedan afectar el funcionamiento óptimo del sistema.

Dada la relación de múltiples unidades operativas presentes en este sistema, es

relevante la aparición de los tres primeros principios organizacionales

mencionados anteriormente, es importante mostrar de manera explícita los

canales de transmisión de información entre áreas operativas y el entorno, tener

en cuenta el tiempo de transmisión de información, la capacidad de los canales y

la efectividad de los transductores presentes en el sistema.

En este sistema es importante retomar el concepto de homeostasis, pues existen

arquetipos en el momento de modelar y ocurren cuando los subsistemas que

componen el modelo no se están cerrando para poder finalizar adecuadamente los

ciclos de información y poder hacer la retroalimentación pertinente. Para ello se

deben minimizar las oscilaciones en el sistema por medio del Sistema Dos.

                                                                                                               4  Amplificador  de  complejidad:  Herramienta  que  ayuda  a  amplificar  la  capacidad  de  respuesta.  

Page 19: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  18  

SISTEMA DOS

Como segundo sistema se cuenta con la parte de Coordinación de la compañía.

Este se encarga de garantizar la alineación de objetivos de la organización para

generar valor y de las actividades primarias de esta (Gil & Espejo, 1997). Es decir,

se encarga de garantizar la armonía entre las partes del modelo para encaminar la

producción hacia metas previamente establecidas para la creación de valor.

Este sistema se tiene en cuenta como un dispositivo anti oscilatorio del Sistema

Uno, brindándole estabilidad a la organización y busca resolver los conflictos

operacionales existentes en esta.

Un ejemplo claro del Sistema Dos es el horario de clases en un colegio. Con este

ejemplo se pueden evidenciar diferentes aspectos de este sistema para evitar

cometer errores en cualquier aplicación del modelo de sistema viable (Beer, 1985):

o El Sistema Uno de un colegio puede verse en sus clases y departamentos

que las dicta.

o Si cada una de las clases que pertenecen al Sistema Uno determinaran su

propia programación unilateralmente, toda la organización del

funcionamiento de la organización no daría resultado.

o El horario de clases refleja diferentes políticas y decisiones tomadas por los

actores encargados de ellas.

o Este horario representa una autoridad sobre el Sistema Uno, aunque no es

una jerarquía por encima de este, es considerado una herramienta de

servicio seguida por los pertenecientes al Sistema Uno.

Page 20: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  19  

o El horario de clases es considerado un atenuador de variedad conveniente

para la sincronización de las actividades del Sistema Uno.

o Resulta un dispositivo flexible cuando algún elemento del Sistema Uno no

puede cumplir con sus funciones (Un profesor se enferma)

En la definición de este sistema aparece el término del Primer Axioma de

Administración que dice:

“La suma de la variedad horizontal dispuesta por todos los elementos

operacionales es igual a la suma de la variedad vertical dispuesta por lo seis

componentes verticales de la cohesión corporativa”5

Este ejemplo muestra como la función del Sistema Dos logra coordinar y evitar

oscilaciones en el Sistema Uno pero no representa una autoridad ante este.

SISTEMA TRES:

Un sistema viable debe garantizar una correcta comunicación entre sus partes.

Por esto el Sistema Tres conocido como el de Control es definido como el canal

por el cual se genera el flujo de información entre los Sistemas Dos (Coordinación)

y Cuatro (Inteligencia) (Gil & Espejo, 1997). Este sistema es el canal por el cual se

lleva a cabo la conexión entre los resultados de los sistemas operativos y la

creación de acciones que permitan fomentar que estos resultados estén

encaminados hacia la generación de valor para la compañía.

                                                                                                               5  (Beer,  1985)  página  84.  

Page 21: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  20  

Este sistema cuenta con un sistema interno llamado Tres Asterisco (Sistema 3*)

que tiene el objetivo de auditar e investigar en forma similar a los controles en las

compañías acerca del estado de las edificaciones, administración de recursos,

auditorías contables etc.

El Sistema Tres entonces, tiene como tarea observar la interrelación entre el

Sistema Uno y dos desde una posición privilegiada. Es el responsable por las

funciones internas e inmediatas de la empresa, el aquí y ahora y la administración

día a día de estas. Es el encargado de las funciones antioscilatorias el Sistema

Dos y el Sistema Tres junto al Sistema Uno componen la planeación estratégica

de la compañía (Beer, 1985).

El Sistema Tres entonces maneja un flujo de información acerca de la operación

del Sistema Uno que es coordinado por el Sistema Dos. El Sistema Tres de esta

manera es el encargado de tomar información directa sobre el funcionamiento de

la organización y lograr un filtro de esta para pasar a un orden jerárquico más

arriba según la pertinencia de esta información.

SISTEMA CUATRO

La cuarta parte de la metodología es nombrada Inteligencia. A grandes rasgos es

definida como la doble vía de comunicación entre la actividad primaria de la

organización y su entorno.

Este sistema es fundamental para la adaptabilidad de la organización ya que en

primer lugar realiza la retroalimentación continua de las condiciones del mercado

en donde se está desenvolviendo la compañía, nuevos cambios e innovaciones

tecnológicas en sectores relacionados con las actividades y todos los cambios

externos que puedan ser relevantes en un futuro para la empresa. Además,

Page 22: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  21  

proyecta al mercado y a agentes en el ambiente externo toda la información de

productos, servicios, identidad y actividades realizadas por la organización (Gil &

Espejo, 1997).

El Sistema Cuatro se puede definir como el afuera y el después. Departamentos

como investigación y desarrollo, investigación de mercados, planeación

corporativa, y desarrollo tecnológico son claros ejemplos de las tareas que

desempeñan las áreas pertenecientes a este sistema (Beer, 1985).

Cuando se diagrama el Sistema Cuatro y se identifican las relaciones entre las

diferentes áreas de la compañía se puede encontrar cuál es la visión de la

empresa a futuro y cuáles son las áreas que requieren de colaboración para poder

cumplir las metas establecidas.

En este sistema aparece el Segundo Axioma de Administración que dice:

“La variedad dispuesta por el Sistema Tres resultado de la operación del primer

axioma, es igual a la variedad dispuesta por el Sistema Cuatro”6

De esta manera se refleja la estrecha relación entre el Sistema Tres y el Sistema

Cuatro ya que una mala inversión hecha en los planes a futuro de la compañía

(Sistema Cuatro) puede generar un colapso en el aquí y ahora de la organización

(Sistema Tres). Con el Sistema Cinco se presenta una relación de resultados y de

filtración de información por según su relevancia, esta tarea de filtración de

información es similar a la que cumple el Sistema Tres con el Sistema Cuatro.

                                                                                                               6  (Beer,  1985)  página  118.  

Page 23: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  22  

SISTEMA CINCO

La última parte de la implementación del modelo es el sistema de políticas. Esta

parte por definición cuenta con un bajo nivel de variedad en comparación a los

anteriormente definidos ya que cuenta con una selección de información previa

para recibir la correspondiente a sus funciones. Este sistema es el encargado de

definir y aclarar la dirección final, valores y propósitos de toda la unidad

organizacional y de diseñar las condiciones óptimas necesarias para la efectividad

de la compañía como un todo (Gil & Espejo, 1997).

El Sistema Cinco depende en cierta forma de los propósitos que tiene

internamente cada uno de los sistemas predecesores. Actúa como el agente de

decisión frente a todas las actividades, tareas y control de información de mayor

análisis e importancia para las demás áreas de la organización.

En este punto, aparece el Tercer Axioma de Administración que dice:

“La variedad dispuesta por el Sistema Cinco es igual a la variedad residual

generada por la operación del segundo axioma” 7

Lo cual refleja que las decisiones que no pueden ser tomadas por los demás

sistemas representan la relevancia de un jefe en el Sistema Cinco que cumpla el

papel de encaminar estas decisiones con los objetivos de la organización.

                                                                                                               7  (Beer,  1985)  página  130.  

Page 24: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  23  

INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

HISTORIA

Entrega de Carga S.A., Entrekarga S.A., nació hace 22 años como respuesta a las

necesidades de distribución y transporte de los floricultores de la Sabana de

Bogotá. Durante los primeros años prestó este servicio a varias empresas

floricultoras de la región, como operador logístico, transportando las flores de

exportación desde los diferentes cultivos hasta los muelles de embarque del

Aeropuerto Internacional El Dorado.

A partir del año de 1994 y atendiendo a las necesidades de distribución y

transporte de Almacenes Éxito S.A. se vinculó como transportador para hacer la

distribución, transporte y entrega de los diferentes productos desde el Cedí (centro

de distribución) hacia todos los hipermercados del Éxito en la ciudad de Bogotá;

incluyendo los Ley y Pomona.

Con el paso del tiempo, Entrekarga S.A., ha venido consolidándose y por ello en el

año 2001 se constituyó como empresa de servicio público de transporte terrestre

automotor de carga, autorizada por el Ministerio de Transporte, involucrando en

sus procesos nuevas tecnologías e innovaciones buscando estar siempre a la

vanguardia y prestando cada día un mejor servicio a sus clientes.

En los últimos años ha celebrado contratos para la prestación de servicios de

transporte de mercancías y servicios logísticos especializados con empresas

como: Bimbo de Colombia S.A., Alkosto S.A., Colombiana de Comercio S.A.,

Corbeta S.A., Coordinadora S.A. (antes Coordinadora Mercantil S.A.), L.G.

Electronics Colombia Ltda., Alianza TEAM S.A., Panasonic de Colombia S.A.,

Productos Alimenticios Doria S.A., QuadGraphics Colombia, DAMCO S.A.,

Compañía Nacional de Chocolates, Lacteos El Pomar, Contregral.

Page 25: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  24  

Las oficinas principales de EntreKarga S.A. están ubicadas en la ciudad de Funza,

en el Parque Industrial San Carlos, desde donde se desarrollan todas las

actividades relacionadas con la selección, inducción y capacitación de personal.

Desde allí se planean y coordinan todas las actividades operativas que se llevan a

cabo a nivel Nacional, contando con herramientas tecnológicas, comunicación en

seguridad y control de tráfico, programación, manejo y seguimiento de la

operación, estadísticas e indicadores de gestión, y todos los sistemas de control

que sirven de apoyo para prestar un servicio eficiente, ágil y oportuno.

MISIÓN

Con base a la información brindada por el gerente de la empresa, la misión de la

misma consiste en:

“Ser un aliado estratégico y un socio comercial para los generadores de carga,

liderando el proceso de transporte de mercancías. Para ello diseñamos y

aplicamos sistemas modernos, eficaces, seguros y ágiles de transporte,

constituyéndonos en un canal para el manejo de mercancías.

La empresa propenderá por las necesidades del cliente a través de un servicio

personalizado, poniendo a su servicio todo un engranaje logístico, para lograr los

objetivos trazados.

Internamente proporcionaremos estabilidad a nuestros empleados, para lograr el

bienestar de ellos y sus familias, al igual que generar un equilibrio financiero para

garantizar una rentabilidad sostenida.”

VISIÓN

Con base a la información brindada por el gerente de la empresa, la visión de la

misma consiste en:

Page 26: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  25  

Liderar la prestación del servicio de transporte masivo de mercancías, a través del

cumplimiento de las necesidades y expectativas de nuestros clientes, contando

para ello con herramientas de gestión que aseguren las operaciones, el bienestar

de nuestros colaboradores y la inversión por parte de los socios.

VALORES

o Cumplimiento: Damos lo mejor para que el servicio sea acorde con los

requerimientos del cliente y podamos satisfacer sus expectativas.

o Responsabilidad: Respondemos con compromiso, sentido de pertenencia y

lealtad en cada una de las tareas que se nos encarguen y los retos que

se nos presente.

o Honestidad: Actuamos con ética, integridad y constancia para lograr

nuestros objetivos.

o Vocación de Servicio: Servimos con optimismo y orientamos todo nuestro

esfuerzo para asegurar una buena calidad de servicio a nuestros clientes.

o Calidad: Hacemos el trabajo bien hecho, damos lo mejor siendo siempre

parte de la solución a los requerimientos de transporte.

o Trabajo en equipo: Mantenemos buenas relaciones con nuestros

empleados, clientes y autoridades, uniendo talentos, enfocados a lograr la

prestación de un excelente servicio.

CLIENTES

Debido a que EntreKarga presta un servicio intangible, el proceso de búsqueda de

Page 27: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  26  

clientes se vuelve más complicado. Los clientes que se busca tener son

particulares y que tengan operaciones específicas, es decir, continuas en el

tiempo y lo más lineales posibles. Se le hace un estudio a fondo a cada uno para

ver qué cantidad de equipos ( cabezote y remolque) se necesitan para llevar a

cabo dicha operación, y se investiga el tipo de aportes particulares que le pueden

ofrecer. De esta manera intentan crear una fidelización del cliente, yendo mas allá

de las expectativas normales. Una vez la etapa de investigación finaliza, le

proponen hacer su operación a un valor determinado y preferiblemente a un

tiempo limitado. Esto con el objetivo de que las inversiones a hacer sean

garantizadas con la mayor fidelidad posible. Sin embargo, bajo contrato es muy

difícil garantizar la estadía de un cliente. Es por esto que el cumplimiento y servicio

son su primera prioridad.

Lo primero es mostrar solidez, respaldo y capacidad con el portafolio de clientes

que tienen y su flota instalada. Debido a que en Colombia hay alrededor de 1500

empresas del transporte, lo que determina el trabajo con un cliente es el valor

agregado que se les pueda ofrecer. La idea no es ser simplemente un proveedor

más de las empresas sino ir más allá, convirtiéndose en sus aliados estratégicos y

buscando la mayor lealtad posible.

Otro factor a estudiar es el riesgo de la mercancía a transportar y su seguridad,

pues si el costo de ésta es muy alto y el precio al que se transporta no lo es tanto,

no vale la pena comprometerse con ese trabajo. Para esto se tienen en cuenta las

pólizas de seguro y se sabe qué tan rentable podría llegar a ser o que tantas

pérdidas podría arrojar.

Constantemente Entrekarga busca más clientes, pues uno de sus objetivos es

abarcar cada día más mercado. Sin embargo, una negociación con un cliente

puede durar hasta un año.

Page 28: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  27  

PROVEEDORES

Cuando nace la necesidad de algún requerimiento de un producto o servicio, el

procedimiento a seguir por EntreKarga es primero cotizar como mínimo en tres

lugares diferentes que no pertenezcan al SIPLAFT, lo cual es el sistema integral

de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, pues cualquier

alianza con empresas pertenecientes a este grupo les puede traer graves

consecuencias. Lo más importante es hacer un estudio de seguridad de los

posibles proveedores para evitar problemas de hacer negocios con alguien que

tenga antecedentes, pues el transporte ahora es un sector vigilado. Es por esto

que se revisa en procuraduría y fiscalía los antecedentes de dichas empresas.

Otros factores importantes a la hora de tomar una decisión acerca de un

proveedor es el respaldo y la confiabilidad con el que este cuenta, pues ya que es

una empresa de transporte se busca la compra de volúmenes significativos. Luego

se necesita a alguien que despache la cantidad necesaria y por ende sea un

proveedor serio. Para darse una idea de que tanto respaldo se tiene hacen un

estudio previo de las finanzas básicas de la empresa. Sin embargo, algunas

presentan sus balances y estados financieros como símbolo de transparencia y

viabilidad.

EntreKarga tiene un área llamada compras, dedicada al estudio de los

proveedores y del mercado con el fin de tomar decisiones que aporten a la

rentabilidad de la empresa. El precio es un factor determinante que tiene gran

peso en la decisión a tomar. Sin embargo, buscan en mayor medida el respaldo y

la confianza.

FUNCIONAMIENTO

Con cada cliente cada vez que se cierra el negocio, se fija una tabla de fletes

Page 29: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  28  

donde se encuentra el valor fijado con el que se trabajará de ahí en adelante, la

única razón por la que podría cambiar este valor es si un desastre natural o una

situación anormal no permiten el uso de las rutas pre-establecidas. Una vez se

tiene claro ese aspecto, viene el proceso de requisición que es realizado por

operaciones, es en esta etapa donde el cliente presenta la mercancía a ser

transportada y las fechas establecidas a las que se debe transportar. Cada cliente

funciona diferente. Hay algunos que brindan sus requerimientos con un mes de

anticipación y hay otros que lo hacen dos horas antes. Por esto operaciones debe

estar disponible 24 horas al día para los clientes. Una vez el cliente presenta estos

requerimientos, operaciones es el encargado de asignar un vehículo determinado

para la ruta a realizar canalizando el recurso disponible, esto depende de si

mantenimiento autoriza el uso de este.

Los vehículos se distribuyen de manera que se cumpla a todos los clientes y el

negocio sea rentable, además se trata de cumplir a los clientes en el orden en el

que sus requerimientos van llegando. Una vez se asigna el vehículo, el proceso

avanza al área de tráfico o seguridad. Es allí donde se le hace todo el seguimiento

de la ruta al vehículo, en algunos casos y dependiendo de la póliza de la

mercancía esta va acompañada por escoltas. Sin embargo, es un costo asumido

por EntreKarga más no por el cliente. Generalmente una mercancía escoltada es

porque supera un valor de 600 millones de pesos o es considerada de alta

peligrosidad.

El seguimiento termina cuando se cumple la requisición del cliente, es decir,

cuando el vehículo esta vacío, ya se ha entregado la mercancía y el cliente ha

firmado los documentos de que todo está en correcto estado. A este proceso se le

denomina el cumplido en la empresa: documentación firmada y sellada.

Posteriormente viene el proceso de facturación, la cual comúnmente es a 30 días.

Sin embargo, cada cliente es diverso debido a sus requerimientos específicos.

Operaciones es el encargado de enviar la información necesaria a facturación.

Page 30: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  29  

Una vez facturado viene la etapa de cobro o recaudo, donde hay unas personas

encargadas de asegurarse que el proceso fue cancelado por el cliente.

Durante el proceso del transporte en si, cada conductor tiene asignado un vehículo

fijo, con el fin de que cada uno responda por el que maneja. Es por esto que a la

hora de tomar la decisión de asignación, el factor humano es de gran incidencia,

pues tratan de que las personas no permanezcan largos periodos de tiempo

ausentes de sus casas.

SERVICIOS

Retiro de contenedores en puerto, vaciado de mercancías en las bodegas,

almacenamiento, control de inventarios y despacho de mercancías. Prestan el

servicio de transporte con la modalidad de flotas dedicadas y adaptadas a las

necesidades específicas de sus clientes así:

o Recolección y entrega de mercancías en cupos completos carga suelta o

contenedores, un solo destino (masivos), desde la ciudad de Bogotá hacia

ciudades capitales y los diferentes puertos.

o Recolección y entrega de mercancías en cupos completos y semi-masivos

de carga suelta o contenedores, un solo destino (masivos) desde los

puertos de Buenaventura, Cartagena, Santa Marta y Barranquilla, con

destinos Bogotá, Cali. Medellín y otros.

o Distribución y entrega de mercancías en cupos completos, desde un punto

o centro de distribución, hacia diferentes destinos, dentro de la ciudad de

Bogotá y sus zonas metropolitanas (urbanos).

o Monitoreo y seguimiento permanente de despachos en todas sus etapas

desde su sitio de origen hasta destino final, utilizando herramientas y

Page 31: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  30  

plataformas logísticas e informáticas adaptables a cualquier tipo de

operación.

o Plataforma de GPS propia para el seguimiento satelital de todos los

vehículos, monitoreado y controlado por medio del departamento de

seguridad, con el fin de brindar acompañamiento permanente a cualquier

despacho, e informes sobre el movimiento de carga en tiempo real.

o Red de puestos de control a largo y ancho del territorio nacional

administrados por la Organización El Transporte, lo cual garantiza un

control y seguimiento total a toda la carga movilizada.

Para prestar el servicio a los clientes, cuentan con una flota propia de vehículos de

modelos recientes.

ENTORNO

EntreKarga se encuentra afectada principalmente por la gran competencia que

existe actualmente en este sector de trabajo. La competencia en este momento se

está dando a nivel de fletes a raíz de la coyuntura que se está presentando en el

país, donde hay una sobreoferta vehicular. El precio de los fletes ha venido

descendiendo desde marzo del 2012 de forma significativa, esto significa que su

valor económico ha descendido en un 20 y 30% aproximadamente. Luego la

competencia es aún mayor cuando en el mercado Colombiano hay presentes

1500 empresas que prestan servicios similares.

Las empresas que tienen flota propia van a donde los clientes y ofrecen el mismo

servicio a un menor precio, llegando incluso a ofrecer fletes por debajo del precio

del costo. Adicionalmente hay un aspecto importante y es el lavado de activos,

Page 32: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  31  

debido a que hay empresas y personas que compran vehículos fraudulentamente

y no les importa trabajar por fletes por debajo de los costos de operación.

Page 33: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  32  

DESARROLLO DEL MODELO

DOCE HEURÍSTICAS Introducción:

Para determinar las necesidades específicas de la empresa y entender el

funcionamiento más a fondo de esta, es necesario realizar el procedimiento de las

doce heurísticas críticas de Ulrich, pues además de cubrir aspectos fundamentales

de una compañía, se analizan estos desde diferentes puntos de vista, ayudando a

entender de manera más profunda y desde diferentes perspectivas el

funcionamiento de esta. Por esta razón las preguntas se realizaron como Ulrich lo

aconseja, con el “es” y el “sería”, pues además de que en algunos casos se llegan

a encontrar diferentes respuestas. Este procedimiento consiste en 12 preguntas a

realizar a diferentes personas que pertenecen a la empresa con el fin de encontrar

falencias dentro de la misma, la existencia de barreras pendientes que no se estén

teniendo en cuenta y que se deberían incluir, y también las diferentes

percepciones que pueden ayudar a comprender la compañía de diferente forma

(Ulrich, 1983).

G: Punto de vista del gerente.

DA: Punto de vista de la directora administrativa.

C: Punto de vista de un conductor.

Sources of motivation:

1. “Who is (ought to be) the client or beneficiary? That is, whose interests are

(should be) served?” (Ulrich, 1983)

Page 34: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  33  

G: Los beneficiaros y cuyos intereses son satisfechos por EntreKarga, son los

socios de la empresa, los empleados que trabajan en ella, los clientes y los

proveedores de la misma. Adicional a estas personas se encuentra el estado,

pues debido a la cantidad de impuestos que debe pagar una empresa como

EntreKarga este se ve altamente beneficiado. El gerente considera que de todos

los beneficiados actualmente, todos deberían seguirse viendo de igual manera

beneficiados en un futuro excepto el estado, pues la cantidad de impuestos que

este exige es muy alta, y se podrían beneficiar significativamente incluso si

reducen la tasa de impuestos.

DA: Los beneficiaros desde este punto de vista son los socios, las personas que

laboran en la empresa y los clientes, pues desde un principio se quiere crear

empresa y todo lo que este concepto implica, es decir satisfacer las necesidades

de todos lo que pertenecen a esta. Se busca dar un beneficio económico a todos

los que están aportando un dinero a la compañía y brindar bienestar y

oportunidades a los colaboradores. De esta manera los clientes se beneficiarán

por el servicio que se les presta. En este caso los beneficiarios son los que

deberían ser.

C: Los beneficiarios son todos, es decir, los dueños, los empleados y los clientes,

pues cada uno obtiene lo que viene a buscar en la empresa. En este caso los

beneficiarios son los mismos que deberían ser.

2. “What is (ought to be) the purpose? That is, what are (shold be) the

consequences?” (Ulrich, 1983)

G: El propósito de la empresa es beneficiar a los socios, empleados, clientes y

proveedores, principalmente crear una utilidad positiva y creciente todos los

meses, es decir, hacer de la empresa un negocio rentable. En este caso el

propósito de la empresa es lo que debería ser, un negocio.

Page 35: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  34  

DA: Ser el aliado estratégico en la distribución y parte logística de mercancías

para los clientes, además de crear valor para la compañía. Esto implica prestar un

excelente servicio de transporte con procesos sistematizados y organizados.

Desde este punto de vista el propósito debe mantenerse igual durante el tiempo.

Sin embargo, es necesario realizar sus tareas aún con mayor tecnología para así

a su vez tener el mayor control posible sobre estas.

C: El propósito de la empresa es crecer, tener una visión clara y mirar hacia

adelante el futuro. En cuanto a lo que debería ser el propósito de la empresa se

encuentra de acuerdo con la forma en que funciona actualmente. Sin embargo,

agregaría una motivación a los empleados por medio de incentivos para trabajar.

3. “What is (ought to be) the measure of improvement or measure of success?

That is, how can (should) we determine that the consequences, taken together,

constitute an improvement?” (Ulrich, 1983)

G: Para medir el éxito que ha tenido la empresa, esta cuenta con un área llamada

área contable, la cual por medio de herramientas financieras analiza las ventas y

gastos de la empresa, con el fin de llevar un control de estos y determinar la

utilidad mensualmente, con la esperanza de que esta sea positiva todos los

meses. La empresa lleva este control como debería ser, básicamente teniendo un

control de ingresos contra egresos.

DA: La empresa cuenta con programas que permiten tener trazabilidad de toda la

operación. Adicionalmente internamente hay programas para el control del gasto y

de la información, poco a poco se ha ido sistematizando todo. El área contable

lleva el control de la utilidad que arroja la empresa mensualmente. Sin embargo,

es importante tener en cuenta la gran coyuntura que se presenta en el sector de

transporte en Colombia, la cual es el nivel de vehículos en el sector nacional, pues

Page 36: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  35  

hay mucha oferta de estos, ocasionando que mientras los gastos aumentan cada

vez más, las ventas se reducen.

C: Desde lo que puede observar, el hecho de que la empresa adquiera cada vez

mayor cantidad de vehículos y que históricamente haya crecido significativamente,

quiere decir que el éxito de la empresa ha ido aumentando.

Sources of power:

4. “Who is (ought to be) the decision-maker? That is, who is (should be) in a

position to change the measure of improvement?” (Ulrich, 1983)

G: En la empresa cada área tiene un jefe, los cuales tienen la potestad de tomar

determinado tipo de decisiones correspondiente a su área. Sin embargo, a nivel

más general, hay un gerente encargado de tomar la mayoría de las decisiones en

donde se involucra hasta cierta cantidad de dinero, y para las decisiones de mayor

magnitud existe la junta de socios, la cual se reúne mensualmente con el gerente

para llevar un control sobre EntreKarga.

DA: Hay una junta directiva la cual cuenta con un presidente, además de la

presencia de un gerente en la empresa. Sin embargo, depende siempre del tipo de

decisión que toca tomar, pues para algunas es suficiente con que el jefe de cada

área las tome, las de mayor magnitud pasan a ser tomadas por el gerente, y ya las

que involucran una suma alta de dinero y gran importancia son tomadas por la

junta directiva. Esta es la forma en que funciona y en que debe funcionar la toma

de decisiones en Entrekarga específicamente, pues se debe respetar esa

jerarquía.

C: Los encargados de tomar las decisiones son los pertenecientes a la junta

directiva de la empresa, el gerente de la misma y los directores de cada área. Sin

Page 37: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  36  

embargo, considera que hay gente que no se tiene en cuenta a la hora de tomar

decisiones y que es de vital importancia en el funcionamiento de la empresa; por

ejemplo, un representante de los conductores que pudiera expresar su opinión y

punto de vista frente a las directivas.

5. “What resources and other conditions of success are (ought to be) controlled by

the decision-maker? That is, what conditions of success can (should) those

involved control?” (Ulrich, 1983)

G: Las personas que toman las decisiones son los que controlan la compra de

vehículos, el inicio de trabajo con nuevos clientes, si vale la pena para la empresa

trabajar para ellos o no, las metas de cumplimiento y las metas de crecimiento.

De esta manera obtienen una perspectiva de que tan bien le esta yendo a la

empresa en el día a día.

DA: El gerente de la empresa trabaja en la empresa, él es el encargado de la parte

comercial de esta, es decir de hablar con los clientes y hacer los negocios

posibles. El presidente de EntreKarga debería estar mas involucrado con el día a

día de la empresa, pues él gana un sueldo mensualmente pero su trabajo no es

muy significativo, solo toma decisiones en algunas ocasiones.

C: Los que toman las decisiones son los que día a día están intentando darle un

mejor manejo a la empresa, luego el trabajo de ellos es tratar de mantener ese

poder y que todo marche correctamente, así ejercen control sobre toda la

empresa.

6. “What conditions of success are (ought to be) part of the decisión environment?

That is, what conditions can (should) the decision-maker not control (e.g. from the

viewpoint of those not involved)?” (Ulrich, 1983)

Page 38: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  37  

G: Las decisiones que la junta directiva o el gerente pueden no controlar son las

referentes a lo netamente operativo, es decir, qué ruta va a realizar determinado

conductor para cada cliente, el vehículo que realizará el procedimiento o el horario

en el que será llevado a cabo. Tampoco puede no tener control en lo referente al

talento humano, como por ejemplo cuándo se contrata a un conductor.

DA: Las personas encargadas de tomar las decisiones pueden no tener control

sobre la competencia que vive día tras día la empresa, o el exceso de vehículos

en el mercado. Tampoco pueden tener un control sobre el precio al que se va a

cobrar un flete, debido a que este es determinado por la oferta y la demanda

C: No hay nada que las personas que toman las decisiones no puedan controlar,

pues todo lo tienen minuciosamente planeado y pensado. El control que se ejerce

sobre todas las partes es muy exacto y es precisamente así como debe funcionar.

Sources of knowledge:

7. “Who is (ought to be) considered a professional or further expert? That is, who is

(should be) involved as competent provider of experience and expertise?” (Ulrich,

1983)

G: El gerente es considerado como un profesional y experto, ya que este es el

encargado de tomar numerosas decisiones acerca de lo que es más conveniente

para la empresa, y también de aconsejar a la junta de cómo proceder en ciertos

casos.

DA: Las personas que están trabajando con la empresa desde que nació son

consideradas como expertas en la empresa, pues son las que más la conocen en

cuanto a su manera de trabajo y objetivos. Sin embargo, se contratan

constantemente asesorías externas con el fin de estar actualizados continuamente

Page 39: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  38  

acerca del modo de operación del transporte y de todo lo relacionado con

EntreKarga.

C: Todas las personas aportan su conocimiento y se consideran como las más

adecuadas para desempeñar su cargo. Sin embargo, considera que sería útil

contar con el conocimiento de un ingeniero experto en transporte que conoció en

la empresa en donde trabajaba anteriormente. Su cargo específico es ingeniero

interventor, luego es un experto en el área de transporte y mantenimiento de

maquinaria y vehículos.

8. “What kind expertise is (ought to be) consulted? That is, what counts (should

count) as relevant knowledge?” (Ulrich, 1983)

G: Dependiendo del cargo de cada persona es necesario tener un perfil específico.

Lo ideal que busca la empresa, en el caso de los conductores, es que sean como

mínimo bachilleres. Sin embargo, esto se ha complicado cada vez más, pues en

busca de este cargo la mayoría de las veces vienen personas que no cumplen ni

siquiera con este nivel de conocimiento.

DA: Para cada área de la empresa se cuenta con un asesor, en el caso de

contabilidad se cuenta con un asesor financiero y en el caso de recursos humanos

hay asesores laborales. Adicionalmente se busca tener un equipo de trabajo con

el mayor nivel académico posible y se realizan capacitaciones constantemente

para todo el personal en general.

C: Dependiendo de cada cargo es necesario contar con diferentes niveles de

conocimiento, pues cada cargo es diferente de los demás.

9. “What or who is (ought to be) assumed to be the guarantor of success? That is,

where do (should) those involved seek some guarantee that improvement will be

Page 40: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  39  

achieved – for example, consensus among experts, the involvement of

stakeholders, the experience and intuition of those involved, political support?”

(Ulrich, 1983)

G: El gerente con el soporte de cada persona al frente de las áreas respetivas son

los encargados de garantizar el éxito de EntreKarga, realizando un buen trabajo

en equipo donde haya una buena comunicación para lograr las metas propuestas.

DA: Para lograr las metas propuestas y garantizar el éxito, hay personas en cada

área que controlan determinados aspectos y en ciertos casos es necesario que

tengan el apoyo del gerente. Es importante aclarar que no hay una persona que lo

pueda controlar todo para buscar el éxito absoluto.

C: Para garantizar el éxito de la empresa es responsabilidad de todos los

empleados actuar correctamente, pues el que todo funcione correctamente

depende de el trabajo conjunto que desarrollan todas las partes.

Sources of legitimation

10. “Who is (ought to be) witness to the interests of those affected but not

involved? That is, who is (should be) treated as a legitimate stakeholder, and who

argues (should argue) the case of those stakeholders who cannot speak for

themselves, including future generations and non-human nature?” (Ulrich, 1983)

G: La junta directiva se encarga de hablar por los intereses de todos los socios,

esta es su razón de ser. Buscan tomar decisiones que no solo en el presente sino

también en el futuro les traerán utilidades positivas por medio de un excelente

manejo de la empresa y de las decisiones tomadas previamente.

DA: Los encargados de tomar decisiones y cuidar los intereses de las

Page 41: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  40  

generaciones futuras, son las personas pertenecientes a la junta directiva. Ellos

aportan un capital luego son los encargados de decidir y de velar por el bienestar

de su inversión.

C: Los encargados de cuidar los intereses de las generaciones futuras son los

dueños, es decir, la junta directiva.

11. “What secures (ought to secure) the emancipation of those affected from the

premises and promises of those involved? That is, where does (should) legitimacy

lie?” (Ulrich, 1983)

G y DA: En Colombia las entidades encargadas de dejar que EntreKarga sea una

empresa legalmente constituida con derecho a funcionar en el territorio nacional

son: el ministerio de transporte, la superintendencia de puertos y transporte, la

DIAN, y la cámara de comercio.

C: Para los empleados la legitimidad se encuentra protegida por medio del

gobierno y la protección al trabajador.

12. “What worldview is (ought to be) determining? That is, what different visions of

‘improvement’ are (should be) considered, and how are they (should they be)

reconciled?” (Ulrich, 1983)

G: A la hora de tomar una decisión o de mirar diferentes posibilidades se tienen en

cuenta los puntos de vista de los encargados de cada área y del gerente, pues son

ellos los que conocen a profundidad como funciona la empresa y las necesidades

que esta tiene para poder mejorar. Todos los martes en la mañana se reúnen los

jefes de área con el gerente para discutir el desempeño de la semana

inmediatamente anterior y tomar decisiones inmediatas si es necesario.

Page 42: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  41  

DA: En EntreKarga comúnmente se habla acerca del mejoramiento continuo, es

decir de buscar una mejor forma de hacer los diferentes procesos en las diferentes

áreas con el fin de obtener cada vez mejores resultados. Últimamente se han

venido implementando diversas estrategias que suplen las necesidades que

surgen en el día a día de funcionamiento en la empresa.

C: Específicamente no puede decir qué medidas usan para determinar el

mejoramiento de la empresa, pero como debería funcionar es observando qué tan

bien se encuentran los empleados dentro de esta, a parte de la utilidad; esta es la

otra medida más significativa.

TASCOI

Para poder implementar el Modelo de Sistema Viable en una compañía es de gran

utilidad usar la herramienta TASCOI de la empresa que se está evaluando. El

TASCOI ayuda a identificar y definir las actividades primarias de la organización y

los actores involucrados en la transformación. De esta manera, al identificarlos se

pueden establecer y entender relaciones existentes entre estos para poder

estudiar la organización como un sistema basado en estas interacciones entre

actores, actividades y recursos a lo largo de la cadena de valor y así poder tener

una visión completa que permita observar y evaluar las necesidades de

mejoramiento en el sistema.

Esta herramienta cuenta con la definición de seis partes relevantes para la

identificación de actores y actividades: Transformación, Actores, Suministradores,

Clientes, “Owners” (Dueños), Intervinientes.

Page 43: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  42  

1. Transformación: Define las actividades que generan los ingresos para la

organización, los procesos que realiza la empresa para ser sostenible y

generar valor a su consumidor.

2. Actores: Son las personas pertenecientes a la compañía que se encargan

de realizar la transformación de la empresa, son quienes tienen

participación directa con los procesos productivos o de prestación de

servicios.

3. Suministradores: Empresas o personas encargadas de proveer a la

compañía los insumos necesarios para cumplir con su transformación.

4. Clientes: Son las personas u otras empresas que reciben la propuesta de

valor entregada por EntreKarga. Quienes se benefician de los servicios

prestados a cambio de una recompensa económica.

5. Owners (Dueños): Personas u otras compañías que tienen los poderes

decisivos sobre la organización, son la mayor autoridad de la compañía y

toman las decisiones acerca del futuro y las metas de la misma.

6. Intervinientes: Formado por dos clasificaciones. Por un lado están los

intervinientes reguladores quienes son agentes externos que controlan las

actividades realizadas por la organización, tienen poder de control sobre

estas. La competencia, son aquellos agentes externos que realizan la

misma transformación o similar a la que realiza la compañía, comparten el

mismo mercado y compiten por los segmentos de clientes.

Transformación:

La empresa Entrekarga S.A. ofrece el transporte de mercancía de grandes

volúmenes de los diferentes clientes con los que tienen contratos establecidos

previamente antes de prestar este servicio. El transporte que realiza la compañía

cubre actividades como importaciones, exportaciones, transporte desde puertos

marítimos hasta las instalaciones de los clientes y viceversa. Adicionalmente,

cuentan con un equipo de seguridad que se encarga de garantizar que la

Page 44: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  43  

mercancía que se está transportando llegue en el estado y en el tiempo óptimo

según los requerimientos de quien los contrata8.

Actores:

Las áreas de la empresa encargadas de hacer el proceso de transformación de

Entrekarga son:

o Conductores: Personas encargadas de manejas las flotas de vehículos en

que se realiza el transporte de mercancía.

o Área operativa: Se encarga de la asignación de conductores, rutas,

vehículos y recursos necesarios según las solicitudes de los clientes.

o Área de seguridad: Buscan que se garantice la entrega segura de la

mercancía que se transporta, realizan acompañamiento de los vehículos y

vigilancia pertinente de las locaciones de la empresa.

o Mantenimiento: Realiza las revisiones pertinentes y mantenimiento

necesario tanto a la flota de vehículos como a las locaciones de la empresa.

Suministradores:

Como proveedores principales de los insumos necesarios para prestar los

servicios, EntreKarga cuenta con las siguientes compañías:

o Vehículos: Navitrans (Representante de International) y Kenworth de la

Montaña.

o Remolques: Inca Fruehauf, Randon de Brasil, Conalcar de Colombia.

o Combustible: Exón mobil de Colombia, Distracom.

o Aceites: SHEII

                                                                                                               8  Los  procesos  específicos  y  portafolio  de  productos  de  la  compañía  se  encuentran  en  la  sección  INFORMACIÓN  DE  LA  EMPRESA  

Page 45: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  44  

o Llantas: La Rueda (Representantes de Michelin) y Dural (Representantes

de Bridgestone)

o Reencauche: Dural.

o GPS: Navisaf

o Cartones y cajas: Corrugados Santa Fe.

Clientes:

Entre los principales clientes de la empresa, se encuentran las siguientes

compañías:

o Alkosto S.A.

o Bimbo de Colombia S.A.

o Coordinadora Mercantil S.A.

o L.G. Electronics.

o Panasonic de Colombia.

o Productos Alimenticios DORIA S.A.

o Damco Colombia LTDA.

o QuadGraphics Colombia S.A.

o Alianza TEAM S.A.

o Productos Lácteos El Pomar S.A.

o Compañía Nacional de Chocolates S.A.

o Contegral S.A.

o Access Logistic Supply S.A.S.

o Camco S.A.S.

El perfil de sus clientes corresponde a empresas bien posicionadas en el mercado,

de tamaños considerables que ameritan contratos de altos valores y gran flujo de

mercancía y de altos volúmenes.

Page 46: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  45  

Owners (Dueños):

Los dueños de la organización son aquellos pertenecientes a la junta directiva de

esta, esta junta directiva esta conformada por siete integrantes entre los que están

tanto accionistas como profesionales en el sector de transporte con inversiones o

dueños de otras compañías dedicadas a la misma actividad económica.

Esta junta se encarga de tomar las decisiones de mayor relevancia para la

empresa, acciones pertinentes para encaminar las actividades hacia el

cumplimiento de ciertas metas, decisiones que implican altas inversiones de

capital y decisiones acerca del futuro de la compañía.

Intervinientes:

En cuanto a intervinientes de la compañía se tienen dos partes, tanto la

competencia como agentes reguladores.

Como agentes reguladores principales en el país se encuentran cuatro, dos

correspondientes específicamente al sector de transporte que son el Ministerio de

Transporte y la Superintendencia de Transporte; y otras dos correspondiente a la

regulación de cualquier actividad comercial que son la DIAN y la Cámara de

Comercio.

o Ministerio de transporte: Su objetivo primordial es la formulación y adopción

de las políticas, planes, programas, proyectos y regulación económica en

materia de transporte, tránsito e infraestructura de los modos de transporte

carretero, marítimo, fluvial, férreo y aéreo y la regulación técnica en materia

de transporte y tránsito de los modos carretero, marítimo, fluvial y férreo9.

                                                                                                               9  https://www.mintransporte.gov.co/publicaciones.php?id=33  

Page 47: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  46  

o Superintendencia de Transporte: La Superintendencia de Puertos y

Transporte vigila, inspecciona y controla la prestación del servicio público

de transporte marítimo, fluvial, terrestre, férreo y aéreo en el país, en cuanto

a lo que calidad de infraestructura y prestación del servicio se refiere.

Cuenta con dos actividades principales, un proceso misional objetivo que

busca el cumplimiento de las normas relativas a la debida prestación del

servicio público de transporte en cualquiera de sus modalidades y a la

calidad y cumplimiento en infraestructura y servicio de las concesiones,

garantiza que se preste un servicio de transporte con altos estándares de

calidad, seguridad y oportunidad. Su segunda actividad es un proceso

misional subjetivo que se encarga de verificar la formación, existencia,

organización y administración de las empresas que prestan el servicio de

publico de transporte en cualquiera de sus modalidades. Garantiza que las

empresas cuenten con un respaldo legal, financiero, técnico, logístico y

profesional necesario10.

o DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales): Tiene como objetivo

garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del

orden público económico nacional, mediante la administración y control al

debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias,

los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de

suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional y la

facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de

equidad, transparencia y legalidad11.

                                                                                                               10http://www.supertransporte.gov.co/super/index.php?option=com_content&view=article&id=4&Itemid=28&lang=en  11  http://www.dian.gov.co/DIAN/12SobreD.nsf/pages/Laentidad?OpenDocument  

Page 48: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  47  

o Cámara de Comercio: Tiene como fin defender y estimular los intereses

generales del empresariado en Colombia, y llevar los registros mercantil, de

las entidades sin ánimo del lucro y el registro único de proponentes

delegados legalmente, sin que formen parte integrante de la administración

pública ni al régimen legal aplicable a las entidades que forman parte de la

misma12.

En cuanto a la competencia directa de EntreKarga, en su mismo nicho de mercado

se encuentran compañías como:

o Tractocarga.

o Transportes Rotterdam.

Además de las anteriores, otras empresas de transporte de mercancía presentes

en el sector son:

o Icoltrans

o Invocar

o Transportes Avance

o Colombiana de Distribución

MODELO APLICADO A LA EMPRESA

INTRODUCCIÓN

Observando cómo funciona la empresa actualmente y teniendo en cuenta los

modelos de cibernética organizacional y la necesidad de una empresa de ser

viable en el tiempo, se decide implementar el modelo del sistema viable en                                                                                                                12  http://www.confecamaras.org.co/index.php/representacion-­‐de-­‐la-­‐red/introduccion-­‐a-­‐camaras-­‐de-­‐comercio  

Page 49: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  48  

EntreKarga. Para esto se presentaran propuestas que de ser aplicadas mejorarían

los canales de comunicación dentro de la empresa, y algunas debilidades que se

observan en el método de operación del día a día de la misma.

El modelo del sistema viable se representa de la siguiente forma:

Figura 5 Modelo de Sistema Viable

La elipse hace referencia a las operaciones relevantes que se llevan a cabo dentro

de la empresa que producen las ganancias, las que son en si la operación de la

misma, representando el sistema viable en foco. Es por esto que dentro de esta

figura se encuentra el sistema uno.

El cuadrado hace referencia a las actividades gerenciales que son necesarias

dentro de la empresa para que todo funcione correctamente. Dentro de este se

encuentran los sistemas 2, 3, 4 y 5, los cuales son los encargados de hacer

Page 50: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  49  

posible y asegurarse que toda la operación se esté realizando eficientemente.

Estos administran y controlan la operación, buscando mantener siempre orden y

unión en la empresa.

La figura ameboidal hace referencia al entorno tanto de la elipse como del

cuadrado, es decir, es todo lo que rodea y afecta de alguna forma a alguno de los

sistemas de EntreKarga.

Todas las figuras se encuentran conectadas por medio de flechas, estas

representan la interacción entre el sistema uno y los demás sistemas, y también

entre el entorno y todos los sistemas. Son los canales de comunicación necesarios

para que las funciones se lleven a cabo eficientemente.

SISTEMA UNO

En el caso de EntreKarga se tienen actualmente tres áreas de la compañía que

pertenecen a este sistema:

o Operaciones: Son los encargados directos de atender las necesidades de

los clientes mediante la asignación de rutas, vehículos y conductores.

Cuando llegan las solicitudes de los clientes al área, esta verifica la

disponibilidad de los recursos necesarios para llevar a cabo el trabajo y

confirma como se va a llevar a cabo el proceso.

o Seguridad: En esta área se llevan a cabo básicamente dos funciones,

vigilar que durante el trayecto de determinado vehículo todo se desarrolle

correctamente y ser un soporte para todas las áreas brindándoles

tranquilidad en sus funciones.

Page 51: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  50  

o Mantenimiento: Son los encargados de decidir si un vehículo puede realizar

el transporte de la mercancía o no, pues tienen que asegurarse de que este

se encuentre en perfectas condiciones y de que la carga no se verá

afectada en ningún momento del camino. Adicional al estado de los

vehículos, también se encarga del aspecto locativo de la compañía.

Estas tres áreas son las encargadas de realizar las funciones que generan la

rentabilidad de la compañía. Sin ellas el negocio no podría llevarse a cabo, es

decir la operación en si.

Aunque el funcionamiento de estos tres departamentos no representa problemas

relevantes para los tomadores de decisiones en la compañía, en este sistema se

encuentran actores importantes para la operación que son los conductores. Este

grupo de empleados no es reconocido en la organización como un área operativa

sino que se identifican más como un recurso que utilizan para el movimiento de los

vehículos y cumplen únicamente unas funciones determinadas. Esto se ve

reflejado en la falta de sentido de pertenencia por la empresa que se notó de parte

de ellos a la hora de realizar las preguntas de Ulrich para definir juicios de frontera

en la situación que se analiza.

Los conductores resultan ser actores importantes ya que son quienes

principalmente realizan la operación; ellos son los encargados directamente de

que la mercancía sea entregada en el lugar, hora y estado adecuado. Si ellos no

estuvieran presentes la operación no sería posible y el negocio no podría

realizarse. De esta manera, en ellos recae toda la responsabilidad y el éxito con el

que esta se efectúe.

Si son tenidos en cuenta como un área adicional, ellos podrían empezar a sentir

que sus funciones son relevantes para la operación y se pueden alinear sus

objetivos con los de la empresa logrando un mejor desempeño de las actividades

Page 52: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  51  

primarias de EntreKarga.

SISTEMA DOS

El sistema dos en EntreKarga se encuentra en general funcionando

correctamente. Para definir acciones de mejora la empresa implementó el

procedimiento de acciones correctivas y preventivas, en donde se define la

metodología para realizar análisis y cierre de las posibles no conformidades

detectadas en el sistema de seguridad. Actualmente se tienen los siguientes

departamentos que colaboran con la anti oscilatoriedad del negocio:

o Talento humano: Es el área encargada de la selección del personal y el

mantenimiento de la misma dentro de la empresa, pues ahí es donde se

llevan a cabo procedimientos como la seguridad social de los empleados y

la administración de la nómina que se realiza quincenalmente.

o Contabilidad: Esta área es el soporte legal y de auditoría de EntreKarga,

garantiza que los bienes y capitales de la compañía se manejen de forma

adecuada en los demás departamentos.

o Facturación: Esta área es la encargada de generar las facturas con las que

se les cobrará a los clientes una vez el servicio del transporte ha sido

efectuado.

o Compras: Esta área se encarga de realizar todas las adquisición de

suministros necesarios para todas las funciones de le empresa. Por su

actividad, debe tener un control sobre el presupuesto que tiene

distribuyéndolo adecuadamente de acuerdo a las diferentes necesidades

que vayan surgiendo.

Page 53: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  52  

La compañía para fortalecer y realizar el mantenimiento y cumplimiento de los

requisitos, creó un comité de seguridad, que se reúnen cada mes donde se

estudia el avance y cumplimiento de lo propuesto y el desarrollo de las tareas

asignadas, ejercidas y pendientes.

La compañía además creó el cargo de Observador de Ruta con el objetivo de

mantener y fortalecer la seguridad en la ciudad y carretera, adicionalmente se

encuentra en el proceso de implementación de una nueva plataforma de Destino

Seguro y control de tráfico.

Adicional a estas áreas se propone la implementación de algunas prácticas y

políticas anti oscilatorias dentro de la empresa:

o Realización de encuestas a los empleados: Durante el estudio de la

empresa se observó que la opinión de algunos empleados no es tenida en

cuenta a la hora de tomar decisiones. La junta directiva toma decisiones

dejando de lado aspectos que tal vez desconozcan y para lo cual el aporte

de algunos empleados podría ayudarles. Es por esto que se propone

realizar encuestas frecuentemente con el fin de saber la opinión de todos,

además al hacer encuestas anónimas se pueden obtener mejores

resultados, pues las personas no se sentirán cohibidas de responder de

acuerdo a sus experiencias personales dentro de la empresa.

o Reuniones semanales: Actualmente los directores de cada área se reúnen

semanalmente para discutir los procesos que se han llevado a cabo durante

la semana inmediatamente anterior. Sin embargo, como se mencionó en el

sistema uno, es necesaria la creación de una nueva área a la cual

pertenezcan los conductores, luego en las reuniones semanales se contaría

con la presencia de un representante de estos, pues la idea es involucrarlos

más y crear en ellos un sentido de pertenencia dentro de la empresa,

además de tener en cuenta su opinión y sugerencias en el funcionamiento

Page 54: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  53  

del día a día de EntreKarga y su aporte acerca de temas que solo ellos

viven dentro de su desempeño en el trabajo pero de los que las demás

áreas no tienen conocimiento.

o Capacitaciones a conductores: Durante las preguntas realizadas a las

personas se observó una gran diferencia entre las respuestas del gerente,

el director administrativo y el conductor, pues en especial las respuestas del

conductor se diferencian de las demás enormemente. Los conductores al

ingresar a la empresa tienen capacitaciones en cuanto a las labores que

van a desempeñar. Sin embargo, no tienen claro para quién trabajan ni

cómo funciona la compañía a parte del trabajo que ellos realizan. Al

capacitarlos en este aspecto se esperaría que los conductores presenten

mayor compromiso con EntreKarga y se identifiquen a sí mismos dentro del

servicio prestado por la empresa, de esta manera se sentirían parte de ella

y harían su trabajo con una mejor actitud en el día a día.

SISTEMA TRES

Debido a que este sistema es el encargado de controlar las funciones que se

realizan en el Sistema Uno y en el Sistema Dos y de que esta comunicación entre

los dos se esté dando de manera eficiente, actualmente la empresa cuenta con

directores de cada área que entre ellos se comunican en caso de que exista algún

inconveniente o en caso de necesitar el apoyo de un área diferente. Sin embargo,

debido a que cada uno es el representante del área, se encuentran sesgados por

lo que es mejor para cada una de ellas y toman decisiones en base a esto, aunque

todos buscan el bien común de la compañía les interesa sacar adelante a su

equipo de trabajo, pero en algunos casos como desconocen el trabajo de las

demás áreas no toman las decisiones adecuadas y se pueden llegar a cometer

errores que afecten el desempeño del trabajo. Es por esto que esta función la

Page 55: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  54  

desempaña el gerente, es el encargado de controlar esta situación de manera

eficiente, pues si cada uno lo ve desde su punto de vista se da paso a que se

creen situaciones en que no se llega a un acuerdo o se toman un tiempo

prolongado para hacerlo, en el cual se pueden realizar otras funciones de manera

en el que el trabajo sea óptimo. Esta persona se encarga de la operación interna e

inmediata y obtiene los resultados por medio de los siguientes indicadores:

o Total de viajes realizados anualmente: Por medio de este indicador se

observa el crecimiento de la empresa anualmente, pues entre más viajes

realizados quiere decir que hay mayor satisfacción por parte de los clientes

y se están solicitando los servicios de EntreKarga cada vez más.

o Promedio de viajes por vehículo mensualmente: Por medio de este

indicador se puede observar la comunicación entre el sistema 1 y 2. La idea

de la empresa es que los conductores sean tratados de la misma manera y

tengan las mismas oportunidades dentro de la compañía, es por esto que

este indicador trata de ser constante para todos los vehículos en los

diferentes meses del año, de esta forma los conductores estarán teniendo

el mismo trato y las mismas ganancias, pues como ya se ha mencionado,

cada conductor es responsable de un mismo vehículo durante su presencia

en la empresa.

o Total de toneladas transportadas: Es importante tener en cuenta este

indicador ya que a mayor cantidad de toneladas se indica que el negocio

esta en crecimiento continuo, luego mayores ganancias y oportunidades

para los trabajadores se presentan dentro de la empresa.

o Indicador de Facturación: Este indicador hace referencia a la cantidad de

dinero que se facturó mensualmente dentro de la empresa, de esta forma

se observa el crecimiento que se está teniendo y la eficiencia en la que se

Page 56: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  55  

está llevando a cabo el trabajo.

o Viajes realizados por terceros: Este indicador hacer referencia a la cantidad

de viajes que realizo la empresa mensualmente pero haciendo uso de

vehículos no propios, es decir tuvieron que recurrir a terceros para

transportar la mercancía de determinado cliente. Es un indicador que de ir

aumentando es negativo para EntreKarga, pues al hacer uso de terceros

los costos de la operación aumentan, luego las ganancias disminuyen.

o Cantidad de viajes realizados desde los diferentes puertos: Mide la cantidad

de viajes mensuales que se realizaron desde Buenaventura , Cartagena,

Santa Marta o Barranquilla hacia los diferentes destinos dentro del país, de

esta manera se pueden hacer una idea de los lugares donde más

movimiento de carga es requerido y pueden evitar el uso de flota de

terceros.

Otros indicadores que valdría la pena tener en cuenta son:

o Cantidad de conductores que fueron despedidos o renunciaron a la empresa: Al tener este indicador mensualmente, se puede observar que

tan a gusto están tanto los conductores con la empresa como la empresa

con los conductores. Pues es necesario que a través del tiempo vaya

disminuyendo con el fin de reflejar estabilidad en cuanto a su personal y

creando un mayor compromiso dentro de la empresa al sentirse cada más

parte de la misma. Actualmente no se tiene en cuenta este indicador, pero

la rotación de conductores es bastante alta.

o Cantidad de viajes que no fueron realizados con éxito: Es de vital

importancia poder medir el porcentaje de error en la operación, lo cual no

se tiene en cuenta en los indicadores ya establecidos por la compañía. Esto

Page 57: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  56  

permite que se identifique las causas de las fallas en la operación para

poder aplicar correctivos que permitan el éxito de esta.

SISTEMA TRES*

Este es el encargado de auditar que todo esté marchando correctamente y

legalmente dentro de la empresa, también de la interacción entre el Sistema Uno y

Dos. Para realizar esta función no se cuenta con una persona en específico dentro

de EntreKarga, pues es una función que en parte se le ha delegado al gerente

pero que necesita ser profundizada aún más.

Se propone la presencia de una persona nueva que esté en la capacidad de

realizar las funciones dispuestas por el Sistema 3*, pues debido a la gran carga

sobre el gerente se corre el riesgo de que esta función no se esté realizando

correctamente y puedan ocurrir eventos no favorables dentro de la compañía.

Es por esto que la nueva persona con la que se contaría sería la encargada de

auditar que todo esté marchando bien entre las diferentes áreas y que estén

realizando su trabajo correctamente bajo los marcos legales dispuestos en

Colombia. Es necesario que este nuevo empleado cuente con conocimiento

acerca de lo que se realiza en las áreas de la empresa que pertenecen al Sistema

Uno y al Sistema Dos, pues su inmersión en el día a día del trabajo de diferentes

empleados es lo que más aportará a su conocimiento y experticia en los diferentes

cargos, teniendo la oportunidad de esta manera de desarrollar su trabajo de mejor

manera.

SISTEMA CUATRO

Debido a que el sistema cuatro corresponde a la planeación del trabajo y la forma

Page 58: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  57  

en que este se realiza en un futuro, en EntreKarga hay una persona encargada de

llevar esta función a cabo y es el gerente.

El gerente es el encargado de proponer y evaluar posibles proyectos a realizar con

diversos clientes, además de proyectar qué recursos se van a utilizar en un futuro

y si la empresa cuenta con lo necesario para hacerlos efectivos o no. En cuanto a

este sistema no se presentan problemas en la empresa, pues el gerente es el

puente o canal de comunicación entre la empresa y su mundo exterior. Además de

encargarse de conseguir más clientes y realizar la parte comercial, está al tanto de

la situación del sector, de las tenencias en el mercado, de las leyes de transporte

que surgen, como por ejemplo si va a haber restricción de tracto camiones

algunos días y a las horas determinadas en que esto sucederá. Todos esos

hechos anteriores interfieren con llevar a cabo la operación y es necesario tenerlos

en cuenta cuando se va a planificar un plan futuro o se va a cerrar un negocio con

un cliente o proveedor.

Además de planear, este sistema tiene la facultad de tomar algunas decisiones y

de ser un filtro para la información que va a llegar a la junta directiva. Cuando no

se encuentra involucrado mucho dinero y no es una decisión que afecte a la

empresa en gran magnitud, el gerente puede tomar una decisión en ese aspecto.

Es importante aclarar que para que el gerente sepa lo que le conviene a la

empresa en un futuro, es necesario la existencia de la comunicación entre él y las

demás áreas de la compañía. Por esto, se recomienda seguir haciendo las

reuniones semanales donde se conoce la retroalimentación de cada área y el

reporte correspondiente que realiza cada una. Sin embargo, como se ha

mencionado anteriormente, es necesario tener un representante de cada área

dentro de estas reuniones, pues solo así se conocerán los problemas a fondo, las

necesidades que podrían llegar a surgir en cada una de estas y los resultados que

ha arrojado el negocio.

Page 59: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  58  

El plan futuro de la empresa que se está haciendo efectivo actualmente viene

activo desde el año 2011 y se planea que este efectuándose hasta el 2015.

EntreKarga se encuentra en proceso de expansión mediante la apertura de

nuevos mercados, para esto posee la experiencia, infraestructura y equipo

humano que se requiera, con el fin de consolidarse como empresa de apoyo

logístico en la cadena de abastecimiento. Para lo anterior cuenta con el respaldo

suficiente para poder prestar el servicio que se ofrece a nuevos clientes.

SISTEMA CINCO

Este sistema se encuentra en la empresa representado por una junta directiva,

donde se encuentran algunos accionistas de EntreKarga. Aquí se toman las

decisiones más importantes acerca de la empresa con la mayor transparencia,

honestidad y responsabilidad. Esta junta se reúne actualmente cada mes en la

ciudad de Medellín con el gerente para hacer un seguimiento del funcionamiento

actual, observar la evolución de algunos indicadores fundamentales en el

desempeño del trabajo y analizar el sector y su posible comportamiento con el fin

de tomar decisiones que guiarán el rumbo de la empresa en un futuro.

Aquí se cuenta con un presidente de la junta que viene siendo la máxima

autoridad dentro de la compañía. Es el encargado de monitorear que la

comunicación y las funciones se estén llevando a cabo correctamente entre el

Sistema Tres y el Sistema Cuatro.

Page 60: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  59  

CONCLUSIONES

o Según el estudio hecho previamente donde se analiza la empresa por

medio del Sistema Viable, se puede concluir que esta no es del todo viable

actualmente, para serlo se necesitan hacer algunas implementaciones que

mejorarían su operación y la viabilidad de la compañía en general.

o Los conductores se sienten como recursos mas no como personas que

hacen parte de la empresa. Por eso la inclusión de capacitaciones y de los

mismos dentro de las reuniones o la realizan de encuestas donde su

opinión cuente, mejoraría la manera en que estos desempeñan su trabajo,

generaría un sentido de pertenencia y disminuirá el indicador de cantidad

de conductores que fueron despedidos o renunciaron a la empresa.

o Es necesario la inclusión de una persona nueva que desempeñe las

funciones del sistemas 3*, pues el gerente tiene una sobrecarga de tareas

que no permiten que las funciones de este sistema en específico se

desempeñen correctamente.

o La opinión de algunos empleados, específicamente las de los conductores

no es tenida en cuenta. Esto puede afectar la planeación futura de la

empresa y la toma de decisiones que tome la junta directiva con respecto a

la misma, pues esta opinión aumentaría la variedad del proceso y

enriquecería la información con la que se realizan determinadas funciones.

o Aparte de la autonomía que presenta cada área, todos deben presentar un

conocimiento mínimo acerca de las demás. De esta manera el trabajo se

realizará con un conocimiento más general y con conciencia acerca de los

efectos que este tendrá dentro de toda la compañía.

Page 61: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  60  

o La perspectiva de ver a los conductores como un recurso de más, no

permite que estos se incorporen completamente dentro de la compañía y

realicen sus funciones efectivamente.

o La junta directiva debe conocer más del día a día de la empresa. Debido a

que allí se toman las decisiones más importantes es necesario que se

hagan correctamente; luego una ampliación de su conocimiento sería

recomendable.

o La empresa se encuentra en constante crecimiento pero puede encontrarse

estancada por delegar tantas funciones a una misma persona. Es necesario

que exista variedad y cierta autonomía en las áreas, pues cada director al

conocer a profundidad el funcionamiento de su área puede estar en la

capacidad de tomar algunas decisiones de las que el gerente no tiene

mucho conocimiento.

o El área de talento humano se encarga de contratar y pagar a los

empleados. Sin embargo, es importante que se motive a los mismos de

pertenecer a EntreKarga y se les realice capacitaciones continuas a todos

los miembros de la empresa.

Page 62: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  61  

RECOMENDACIONES PARA INVESTIGACIONES FUTURAS

o Profundizar en hacer a las personas pertenecientes a la compañía otras

preguntas a parte de las propuestas por Ulrich, de esta forma se puede

tener una visión mas especifica de su percepción de la compañía y no tanto

de las fronteras de la misma.

o Revisar un análisis en cuanto a la relación costo beneficio de implementar

las sugerencias hechas en cada sistema en la búsqueda de la viabilidad de

la empresa.

o Verificar el funcionamiento del sistema 4 mediante la comparación de los

planes a futuro propuestos años atrás y los resultados de lo que vive la

empresa en la actualidad.

o Estudiar la opción de implementar el pluralismo fuerte (Midgley, 1997) en la

metodología de volver viable la empresa.

o Apoyarse en un estudio del sector del transporte con el fin de entender mas

a profundidad el funcionamiento del mismo.

o Comparar la empresa y su estructura organizacional con otras del sector,

para así poder aprender políticas y otras actividades que podrían ser

aplicadas en la compañía

o Tener en cuenta manuales de actividades hechas anteriormente para

evaluar el éxito de esta planeación e identificar factores de éxito que

puedan mejorarse o implementarse.

Page 63: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  62  

Bibliografía

o Walker, J. (1998). The Viable System Model a guide for co-peratives and

federations.

o Ulrich, W. (1983). Critical Heuristics of Social Planning: A New Approach to

Practical Philosophy. Berne: Haupt.

o Espejo et al. (1999). En R. Espejo, D. Bowling, & P. Hoverstadt, The viable

system model and the Viplan software (Vol. 28). MCB University.

o Cuesta Sanabria, C. M. (2007). Diseño organizacional de una empresa

coordinadora para la administración de edificios comerciales en Bogotá.

Caso Esteve & Gomez S.A. Tesis de grado, Universidad de los Andes,

Ingeniería Industrial, Bogotá.

o Jackson, M. (2000). Systems approaches to management. New York: Kluer

Academic.

o Beer, S. (1985). Diagnosing the system for organisations. Chichester: John

Wiley & Sons.

o Espejo, R. (2003). The Viable System Model: A briefing about

Organizational Structure . Syncho Limited.

o Espejo, R. (1989). P.M Manufacturers: The VSM as a Diagnostic Tool. En

R. Espejo, & R. Hardern, The VSM: Interpretations and Applications of

Beer's Viable System Model. Chichester: John Wiley.

Page 64: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  63  

o Gil, A., & Espejo, R. (1997). The viable system model as a framework for

understanding organizations.

o Midgley, G. (1997). Mixing Methods: Developing Systemic Intervention. En

J. Mingers, & A. Gill, Multimethodology: the theory and practice of

combining management science methodologies (págs. 258-275). England:

John Wiley & Sons Ltd.

Page 65: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  64  

ANEXOS:

Anexo 1: Organigrama

Page 66: MODELO DE SISTEMA VIABLE APLICADO A UNA EMPRESA DE ...

  65  

Anexo 2: Mapa de procesos