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MODELO CONCEPTUAL PARA EL MONITOREO Y CONTROL DE PROYECTOS DE INGENIERIA, PROCURA Y CONSTRUCCION (IPC)1

Ing. Rubén Gómez Sánchez S2.

RESUMEN

Los proyectos de ingeniería, procura y construcción; por lo general, son de alta inversión. Por este motivo, es imprescindible desarrollar un modelo conceptual para el control y monitoreo de los proyectos, y con esto mejorar las probabilidades de lograr proyectos exitosos. Existen muchas consecuencias de los resultados no exitosos, uno de los principales, es que incide negativamente en la gobernabilidad, y la perdida de credibilidad en la administración de los fondos de inversión. Un rubro importante de tales proyectos son los de infraestructura, éstos proyectos tienen alto impacto en la competitividad de cada país, también en el nivel de educación, en el grado de atención salud, las facilidades para el comercio, etc. La justificación de la propuesta se sustenta, en que ayudara a mejorar las probabilidades de alcanzar los objetivos de los proyectos, definir las acciones correctivas y preventivas oportunamente, identificar las desviaciones, y poder tomar acciones y definir decisiones oportunas; de esta forma, se alcanzaría el calificativo de proyectos exitosos. El modelo desarrollado se sustenta en la línea base de los cuatro factores de éxito de los proyectos: alcance, tiempo, costo y calidad. Este concepto ha sido tomado de la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, tercera edición (Guía del PMBOK, 2004), tales conceptos han sido enriquecidos mediante el desarrollo de una matriz que toma las particularidades de los proyectos ingeniería, procura y construcción, los requisitos del cliente, y las políticas de las empresas responsables de tales proyectos. Se agradece la oportunidad de aclarar, desarrollar y exponer la propuesta, ya que ha sido el resultado de los estudios de Maestría en Administración de Proyectos, realizada en al Universidad para la Cooperación Internacional de Costa Rica. La maestría acoge el PMBOK como guía del programa de estudios. El presente es generado a partir del tema de la Tesina, en desarrollo, para optar el grado de Maestro en Administración de Proyectos.

1 IPC, proyecto de ingeniería, procura, y construcción. 2 Ing. Rubén Gómez Sánchez S., Director Gerente de la empresa Ingeniería y Servicios Tecnológicos SAC, Profesor Principal de la Universidad Nacional de Ingeniería, Lima-Perú.

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INTRODUCCION

El presente trabajo se hace por una única razón: “Buscar que todos los involucrados con los proyecto de inversión en construcción, sean de la canteras publicas o privadas” pueden comprobar que es necesario la implementación de métodos como el propuesto, y que solo así se podrá realmente mejorar la calidad del gasto. El desarrollo de la propuesta ha sido ejecutada en los siguientes capítulos:

El primer capitulo desarrolla el marco teórico, el cual es una combinación de diversas investigaciones realizadas, y que permiten proponer a los profesionales, directivos, ejecutivos una propuesta metodológica, con una potente capacidad de elementos de gestión que ayudaran a identificar en forma temprana determinados resultados. Los resultados son reflejados a manera de tablero de comando, se recomienda analizar ampliamente la figura 09.

En el segundo capitulo se presenta una aplicación metodológica con resultados simulados para un proyecto de la construcción de un edificio de cinco (05) pisos. Esta aplicación es parcial, pero permite visualizar la potencialidad de los resultados a obtener, y que constituirán una arma de gestión para todas aquellas personas que tienen a su cargo proyectos de inversión, en el Sector Construcción, es también valido aplicar esta metodología a todo tipo de proyectos.

Luego se plantean las conclusiones y recomendaciones resultantes del trabajo, y se detallan ciertas recomendaciones, se espera que la propuesta desarrollada, se tome como un texto inicial de la formación de los nuevos profesionales orientados a la administración de proyectos, en los niveles de pregrado y pos grado.

Finalmente, en el siguiente capitulo se detalla la bibliografía y posteriormente en los anexos se muestran los documentos de la líneas base de los factores de éxito.

OBJETIVO

La presente propuesta tiene por objetivo desarrollar y mostrar un modelo para el monitoreo y control de proyecto IPC, el cual permitirá establecer las pautas especificas para mejorar los resultados de la administración de los proyectos, y con esto mejorar las probabilidad de lograr proyectos exitosos. Esta situación ayudara a que en todo país se aspire a mejorar la calidad del gasto publico, en primer lugar. Esta propuesta también puede ser aplicada en a las inversiones privadas. Una intención adicional es que la propuesta se implemente en la formación de los nuevos profesionales que estarán involucrados con los proyectos de inversión publico y privado.

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MARCO TEORICO

4.1. PARTICULARIDADES DE LOS PROYECTOS IPC Los proyectos IPC tienen las siguientes fases genéricas: estudio de prefactibilidad, estudio de factibilidad, estudio definitivo, procura, construcción, y pruebas de aceptación. Como parte de las modalidades de ejecución de los proyectos IPC, se viene empleando la modalidad fast track, este tipo de ejecución de los proyectos conlleva el desarrollo de las fases genéricas, en forma simultanea, es decir, se ejecutan paralelamente: o Diseño preliminar o Diseño de detalle o Desarrollo del prototipo o Construcción a escala real o Pruebas o Arranque

Los proyectos de construcción tienen una serie de particularidades, las cuales requieren ser analizadas, ya que solo así podrá definirse las características y requisitos aplicables al monitoreo y control de este tipo de proyectos. Los proyectos de construcción son el resultado de los proyectos de inversión; por lo tanto, requieren ser tratados bajo esta naturaleza. a) Proyectos de inversión

Todo proyecto de inversión es sometido a una serie de evaluaciones, en los niveles de prefactibilidad, solo si se cumplen con los criterios de evaluación aplicables, se dará la viabilidad al proyecto. Es evidente que tratándose de proyectos privados, lo fundamental será la rentabilidad, en consecuencia todo proyecto de inversión deberá retribuir la inversión en un periodo definido. Esta condición hace que necesariamente, este tipo de proyecto, necesiten ser exitosos. En el caso de los

Figura 01: Los proyectos de inversión y su relación con el ciclo de vida de los proyectos, según el PMBOK 2000.

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proyectos públicos se pueden aplicar otros criterios, pero no se dejara de establecerse la necesidad de generar impactos resultantes, los cuales generaran el cambio de la situación sin proyecto; por lo tanto, igualmente es necesario que los proyectos de inversión públicos, también requieren ser exitosos. Todo proyecto IPC es considerado como proyecto de inversión, por lo tanto, todo proyecto IPC requiere ser exitoso.

b) Involucrados con los proyectos de construcción Los involucrados con los proyectos de construcción normalmente son: o El cliente principal, normalmente en el caso del sector publico, es una

entidad publica, pero finalmente el cliente directo es el usuario directo del producto del proyecto.

o La entidad responsable del proyecto, muchas veces no existe un único responsable, en la mayor parte de las veces hay un responsable por fase típica: ingeniería, procura, construcción, y pruebas.

o El ingeniero de proyecto, es el que asume el diseño conceptual, y el estudio definitivo del proyecto de construcción.

o La organización que se hace cargo de la procura para el proyecto. o La organización que se hace cargo de toda la fase de construcción. o Otros involucrados que ingresan al proyecto, bajo alcance predefinidos en

forma especifica. o Profesionales y técnicos que participaran de diversos trabajos durante el

ciclo de vida del proyectos de construcción.

c) Rol de los involucrados con los proyectos de construcción En cada caso se requiere definir la matriz de responsabilidad de cada uno de los involucrados con los proyectos de construcción. Esto es mostrado en el cuadro 01, Matriz de responsabilidades y entregables. d) Fases de los proyectos de construcción Las fases típicas de los proyectos de construcción son: o Management, gerencia o dirección del proyecto o Engineering, ingeniería o Procurement, procura, adquisiciones en el mas amplio significado o Construction, construcción propiamente dicha del proyecto

Cada una de estas fases son ejecutadas muchas veces en forma secuencial y respetando las precedencias, pero en otras se efectúan en forma simultanea (este es el caso de los proyectos fast track).

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Cuadro 01: Matriz de responsabilidades y entregables de cada involucrado

e) Modalidades de ejecución de los proyectos IPC En el Perú se trabajan los proyectos IPC bajo dos modalidades casi definidas, una para sector privado y otra para el sector publico. En el primer caso la mayor parte de las veces se trabaja bajo la modalidad fast track, es decir, las fases de ingeniería, procura y construcción, en forma simultanea. En el sector publico, es donde muchas veces las fases se hacen una después de otra, es decir, en forma secuencial. f) Revisión de la responsabilidades del ejecutante Esta es referida a los roles y alcance que le corresponde a cada uno de los involucrados, según el contrato que se firme. La figura 02 expresa gráficamente cuales son las responsabilidades del ejecutante, en forma resumida se expresa por: o La mas importante, alcanzar el objetivo de calidad del proyecto. o Asegurar que se captaron los requisitos de todos los involucrados con el

proyecto. o Asegurar que se aplicaron las políticas y objetivos del sistema integrado

de gestión vigente.

Involucrado Función principal Alcance de su participación Relación de

entregables

Empresa 1 Realizar el estudio definitivo

A partir del estudio de factibilidad hasta completar los planos de ingeniería, y el expediente técnico

Los establecidos en las normas de proyecto de inversión

Empresa 2 Realizar la ingeniería de campo

A partir de los planos de ingeniería, desarrollara los planos de ingeniería de campo, con los detalles necesarios para la construcción

Los establecidos en los términos de referencia ad-hoc

Empresa 3

Hacer la procura y logística para la entrega de todos los suministros

A partir de la ingeniería del estudio definitivo, se hace cargo de las gestiones de adquisiciones, según normas técnicas aplicables, hasta hacer entrega de lo adquirido en obra

De acuerdo a la estructura de desglose del trabajo resultante del proyecto IPC

Empresa 4 Ejecutar la construcción

A partir de los planos de ingeniería se hace cargo de la fase de construcción, hasta completar el alcance del proyecto y producto

De acuerdo a la estructura de desglose del trabajo resultante del proyecto IPC

Empresa 5

Tiene a su cargo la supervisión integral del proyecto

A partir de los planos y especificaciones técnicas aplicables, se hace cargo de atestiguar todos los controles, análisis, ensayos y pruebas que demuestren el cumplimiento de los requisitos de calidad

De acuerdo a la estructura de desglose del trabajo resultante del proyecto IPC

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4.2. PLANEAMIENTO DE LOS

PROYECTOS IPC

Las inversiones que realizan las organizaciones involucradas con el sector construcción son altas, por este motivo es necesario que la planificación, el monitoreo y el control vayan de la mano. Con un plan bien fundado, un gerente de proyecto puede ejercitar un control apropiado, no tenerlo significaría generar condiciones de trabajo bajo riesgos no controlados. Sin un plan, no hay con qué comparar el progreso y el control del proyecto es imposible.

Muchas organizaciones no tienen planificación formal, ni sistemas de control, en algunos casos se manejan premisas, como las siguientes:

"Tenemos una fecha determinada de la entrega, así es que el proyecto tiene que ser completado para entonces".

"El presupuesto ha sido aprobado, no se gastará más que eso".

"Puesto que el proyecto debe caber dentro de nuestro ambiente actual, estime su tamaño de manera que no sea mayor a lo que podemos manipular".

Todo proyecto requiere una conceptualización para su definición, conceptualización, y planeamiento posterior3. La figura 03 muestra en forma lógica la secuencia de este proceso. En dicha figura se plasma la necesidad del monitoreo y control de los proyectos, la premisa es no desviarse del problema primigenio o la oportunidad que dio origen al proyecto.

3 Project Management Step by Step, autor Larry Richman, editorial AMACON, American Management Association

Figura 02: Muestra el detalle de los involucrados con los proyecto IPC, la necesidad de que sean exitosos, y la incidencia del sistema integrado de gestión.

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Desarrollo de cada etapa

Definir el problema o la oportunidad. La primera fase de la planificación de los proyectos es definir claramente el problema a ser solucionado por el proyecto o la oportunidad de la cual el proyecto tomará ventaja. Esto incluye entender las razones del negocio para el proyecto y el motivo del cliente en pedirlo. Este paso es importante porque usted lo usará para mantener el proyecto enfocado y le podría ayudar a evitar descuidos y daños que no son obvios para el cliente. Normalmente el gerente de proyecto trata de aclarar la justificación para el proyecto, en consecuencia, puede sacar a luz asuntos que el cliente no pudo ver. Establecer objetivos del proyecto. Una vez que usted claramente ha identificado el problema u oportunidad, el siguiente paso es definir los objetivos básicos del proyecto en términos del alcance, tiempo, costo, y calidad. Estos definen la estrategia (el acercamiento global para el proyecto). Describen lo que el proyecto logrará y asegurará que los requerimientos del cliente sean satisfechos.

Desarrollar el plan. Dentro de la estructura de los objetivos de proyecto, se desarrollan planes detallados, incluyendo las actividades, los horarios, planes de costos, y la identificación de los recursos requeridos para completar el trabajo del proyecto. Éstas son las tácticas (los pasos específicos que usted toma para implementar la estrategia).

Figura 03: Se muestra el modelo de planeamiento de los proyecto de inversión, el cual será analizado en el presente trabajo.

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Iniciar la ejecución del proyecto. Cuando todos los planes están en el lugar, luego de ser aprobados, y han sido comunicados al personal del proyecto, el trabajo del proyecto esta en condiciones de comenzar. Monitorear. A medida que progresa el trabajo del proyecto, el gerente del proyecto recoge información del desempeño y lo compara con el plan aprobado y determina las desviaciones generadas. Estas desviaciones respecto del plan, son analizadas para determinar si se deben tomar acciones correctivas o acciones preventivas. Controlar. Cuando sea necesario, el gerente de proyecto definirá las acciones correctivas y/o preventivas necesarias para recuperar el proyecto. Algunas desviaciones podrían requerir un replanteo de las tácticas para recuperar el planeamiento inicial, la reprogramación, rehacer el presupuesto, o reubicar los recursos. Las desviaciones más grandes pueden necesitar reprogramar la estrategia renegociando los objetivos básicos de proyecto de alcance, tiempo, costo y la calidad. En algunos casos, la situación podría ser lo suficientemente seria que ameritaría reocuparse del problema u oportunidad para determinar si fue identificada correctamente, y si la organización tiene los recursos, la experticia, y el compromiso necesario para manejarlos. Cerrar el proyecto. Esta etapa se da, cuando se han cumplido con las tareas planificadas, y luego de que se comprobó que se haya cumplido con los requisitos establecidos en la línea base, de cada uno de los factores de éxito de los proyectos. La planificación, el monitoreo, y el control no son eventos de un tiempo o de una sola oportunidad, es una actividad permanente, y que corresponde al gerente de proyecto. Continúan a todo lo largo de la vida del proyecto para redefinir y ajustar los resultados, de tal forma que se alcancen los objetivos del proyecto. 4.3. FACTORES DE ÉXITO DE LOS PROYECTO IPC En la figura 04, se muestran los factores de éxito que constituyen la referencia para implementar el modelo de MyC de los proyecto IPC.

Figura 04: Factores de éxito aplicables al modelo de MyC de proyectos IPC.

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Los factores de éxito son: Alcance, Tiempo, Costo, y Calidad. a. Alcance, significa definir lo que es parte del proyecto, y lo que no es parte del

proyecto. Para concretar esta actividades se debe desarrollar el WBS (Work Breakdown Structure), EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), mediante esta herramienta se convierte el alcance del proyecto en una lista de actividades y una lista de entregables; por lo tanto, se hace medible.

b. Tiempo, una vez definido el alcance del proyecto, y habiendo sido validado, se requiere desarrollar el cronograma de actividades del proyecto; es fundamental también identificar los recursos requerido para cada actividad, y según el secuenciamiento definido como parte del facto de éxito: tiempo.

c. Costo, este factor significa el desarrollo del presupuesto bajo el cual se deberá ejecutar el proyecto IPC.

d. Calidad, para fines de este factor de éxito es necesario definir el objetivo de calidad del proyecto, y desarrollar el plan QA/QC (Quality Assurance/Quality Control, aseguramiento y control de calidad).

La secuencia bajo la cual deben implementarse cada uno de los factores de éxito es la mostrada en la figura 05.

Figura 05: Secuencia lógica de la aplicación de los factores de éxito, y su retroalimentación

para la plena compatibilización. 4.4. CONDICIONES PARA EL ÉXITO DE LOS PROYECTOS IPC Para que un proyecto tenga éxito, se requieren las siguientes condiciones:

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o Seleccionar los procesos apropiados dentro de los procesos propuestos por el PMBOK 2004.

o Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto

o Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados

o Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos para producir un producto de la calidad esperada.

4.5. DESARROLLO DE LAS LINEAS BASE DE LOS FACTORES DE ÉXITO Debe entenderse por línea base (Baseline), la referencia actual, pero también puede orientarse al patrón de comparación. Generalmente, se utiliza con un modificador (por ej., costes de referencia, referencia del cronograma, referencia para la medición del rendimiento, referencia técnica). a. Alcance, la línea base es una salida del proceso Crear el EDT, esta constituido

por el enunciado del alcance del proyecto detallado y aprobado; así como, su EDT y diccionario de la EDT.

b. Tiempo, La línea base del Tiempo es una salida del proceso Desarrollo del cronograma. La línea base del cronograma es una versión determinada del cronograma del proyecto desarrollada a partir del análisis de la red del cronograma del modelo de cronograma.

c. Costo, La línea base del Costo es una salida del proceso Preparación del presupuesto de costo. La línea base de costo es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del coste en el proyecto.

d. Calidad, La línea base de la Calidad es una salida del proceso Planificación de la calidad. La línea base de calidad registra los objetivos de calidad del proyecto, como tema adicional se considera el plan QA/QC, plan de aseguramiento y control de calidad. La línea base de calidad es la base para medir e informar el rendimiento de calidad como parte de la línea base para la medición del rendimiento.

Cuadro 02: Métricas para el monitoreo y control Área de Conocimiento Definición de las métricas (Control)

ALCANCE El monitoreo del proyecto debe considerar como tema central, el control de las variaciones en el alcance, los cambios en el EDT, y en el diccionario de la EDT.

TIEMPO

El monitoreo deberá considerar el control de las variaciones de la duración de las actividades, y el uso de recursos, en comparación de las estimaciones aprobadas iniciales para el proyecto. Es necesario el control vía curvas “S”.

COSTO El monitoreo deberá contemplar el control de los costos, para poder compararlos con el aprobado, al momento de autorizar el proyecto. Este control igualmente debe ser realizado vía las curvas “S”.

CALIDAD El monitoreo deberá controlar como es que se vienen alcanzando los objetivos aprobados, al momento de autorizar el proyecto.

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4.6. CONCEPTUALIZACION DEL MODELO MyC DE LOS PROYECTOS IPC El modelo de monitoreo y control de proyectos IPC requiere ser conceptualizado, motivo por el cual a continuación se explica cada una de las fases que conforman su diseño conceptual. En la figura 03, se muestra la Conceptualización del modelo de MyC de proyectos IPC, y en la figura 06 se detalla el EDT que muestra el alcance de sus actividades y entregables correspondientes. A continuación se explica brevemente en que consiste cada una de las fases y secuencias:

Figura 06: Modelo de Conceptualización del MyC de proyectos IPC.

Organizar equipo de MyC de proyectos IPC, significa el diseño, conformación e integración de las personas que conformaran el equipo que se hará cargo del proceso, el desempeño requerirá de hojas con funciones definidas, y una mejora de competencias permanente.

Confirmación de necesidad o carencia, el modelo requiere revisar, validar la carencia o problema, los datos históricos y estadísticas sobre el problema. Es esta la base para la correcta caracterización del problema o carencia, este evento es importante debido a que esta fase permitirá tener seguridad sobre la consistencia de la validez de la idea del proyecto.

Validación de la idea de proyecto, significa revisar las opciones e informaciones históricas sobre las alternativas analizadas, y sobre las cuales finalmente se decidió por el proyecto, que será motivo de monitoreo y control.

Consolidar bases del proyecto, esta fase significa establecer las bases sobre las cuales se desarrollara el proceso, es decir, esta representado por las línea base desarrolladas para cada uno de los factores de éxito.

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Diseñar los procesos de seguimiento a la ejecución del proyecto, se requerirá el desarrollo de procedimientos documentados para los siguientes procesos:

o Administración de proyectos o Implementación de las líneas base o Gestión de cambios o Aplicación del QA/QC o Aplicación del valor ganado o Acciones correctivas y preventivas o Lineamientos generales para el MyC PC o Informes de rendimiento o Tratamiento de no conformidades o Lecciones aprendidas o Historial de proyectos

Construir sistema de procesamiento de información, esta representado por

la parte blanda del modelo, significa preparar los software aplicativos (de ser necesarios), las hojas electrónicas y otras ayudas para poder procesar la información, y disponer de reportes, datos e información consistentes y con la rapidez que permita su análisis y toma de decisión. Entre los elementos requeridos se tienen:

o Control de cambios, y el manejo de sus impactos o Procesamiento de datos para el valor ganado o Manejo de resultados de las pruebas, controles, análisis, para las diversas

actividades de los EDTs aprobados o Procesar los datos de los informes de rendimiento o Procesar la información sobre los tareos de recursos empleados en la

ejecución del proyecto, y todos los paquetes de trabajo o Seguimiento general del proyecto, y la emisión de los reportes de estatus

Diseñar métodos de levantamiento de información de campo, esta referido a

los métodos y sistemas necesarios para levantar la información de campo, sobre los rendimientos reales, y sus posteriores comparaciones con las consideraciones del planeamiento. Dentro de esto se incluye la necesidad de disponer de la información sobre los costos reales resultantes de la ejecución del proyecto IPC.

Diseñar metodologías de las reuniones de proyecto, este es un tema importante, ya que toda reunión sobre revisión del proyecto, requiere ser muy expeditiva y estar referida a los temas centrales, es decir, evaluar la calidad del planeamiento, resultados de la performance actual, la capacidad de respuesta real de los involucrados y responsables de los paquetes de trabajo, etc. Estas reuniones se harán bajo esquemas de agenda especifica y tendrán por objetivo revisar los resultados alcanzados y su comparación contra lo ofrecido por cada responsable. Se revisaran dos tipos de cronogramas, el general y el de tres semanas.

Diseñar procesos de toma de decisiones resultantes del modelo, según el estatus verificado en las reuniones del proyecto se deberán establecer una

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prioridad en la toma de decisiones orientadas a recuperar los avances planeados, en el caso de comprobarse retrasos, pero lo mas importante será el análisis de las causas raíz, de cada desviación. El responsable del proyecto deberá plantear las acciones correctivas (debe medirse el impacto, e indicar quien debe asumir las consecuencias), las acciones preventivas (deberá indicarse los responsables, y los resultados esperados), su orientación, los responsables, etc.

Levantamiento de las lecciones aprendidas e historial del proyecto, la base de conocimiento de la organización a cargo de la administración de los proyectos requiere ser actualizada permanentemente. Dicho de otro modo, cada proyecto debe ser aprovechado para nutrir la base de conocimiento de la organización y los miembros del equipo del proyecto. Las lecciones aprendidas rescatan los eventos positivos que permitieron alcanzar resultados exitoso, y con mayor razón aquellos eventos negativos que generaron impactos dolorosos en los resultados del proyecto. El historial de los proyectos debe rescatar todos aquellos eventos que fueron registrados como origen de las desviaciones de las líneas base aprobadas del proyecto, y que provocaron actualizaciones a las mismas.

Organizar cierre del proyecto, esta orientada a la verificación del cumplimiento y termino de todas las actividades y entregables de los EDTs aprobados para el proyecto integral y cada uno de los paquetes de trabajo que confirman el proyecto. Requiere revisar el estatus de los resultados de todas las pruebas de control de calidad a los entregables terminados, y el producto del proyecto, finalmente debe contemplar el logro del objetivo de calidad del proyecto, para esto se debe aplicar los índices de gestión diseñados al inicio del proyecto. El evento final será comprobar el dossier de calidad del proyecto.

4.7. REGLAS BASICAS PARA EL MyC DE LOS PROYECTOS IPC El Modelo de MyC de los proyectos IPC requiere de la aplicación de determinadas reglas básicas, las cuales son:

Alcance, hacer un control detallado y exhaustivo de los cambios en el alcance de proyecto, para lo cual se requiere incorporar un procedimiento de control de cambios.

Tiempo, mediante la técnica del valor ganado, se hará el control del cumplimiento de la curva “S”, de encontrarse desviaciones en la ejecución de las actividades, en cuanto a tiempo, entonces se requerirá hacer los correctivos, de ser posible, en caso contrario se deberán medir los impactos de los cambios o desviaciones registradas, oportunamente.

Costo, mediante la técnica del valor ganado, se hará el control del cumplimiento de la curva “S”, de encontrarse desviaciones, en la ejecución de las actividades, en cuanto al costo aprobado, entonces se requerirá hacer los correctivos, de ser posible, en caso contrario se deberán medir los impactos de los cambios o desviaciones registradas, oportunamente.

Calidad, se requiere verificar la performance del proyecto, evaluar su avance hacia alcanzar el objetivo de calidad aprobado, y evaluar los resultados de la aplicación del plan QA/QC al proyecto.

En la figura 07 se representa como funcionan las reglas explicadas para el monitoreo y control de los proyectos IPC.

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Figura 07: Organización de las reglas y su aplicación al monitoreo y control de proyectos IPC, y orientación hacia el logro del objetivo.

4.8. RESULTADOS PREVISTOS Los resultados previstos de la aplicación metodológica del modelo de MyC de los proyectos IPC, se resumen en:

Disponer de la información técnica y de gestión, para una correcta y oportuna toma de decisiones para mitigar las desviaciones registradas en cuanto a la línea de base de cualquiera de las líneas base de los factores de éxito.

Lograr registros de los cambios que se haya efectuado en cualquiera de los factores de éxito, además del análisis correspondiente de los impactos u efectos en los resultados de los proyectos.

Disponer de la información resultante de la aplicación de la técnica del valor ganado, mediante lo cual se lograr disponer de elementos de sustento para la toma de decisiones en la administración de los proyectos IPC.

Mantener un control eficaz y eficiente de lo detectado en cualquiera de los factores de éxito.

Estar actualizado de los reportes de campo, mediante lo cual se podrá hacer las comparaciones entre lo planeado y lo realmente alcanzado.

Mantener un control de los resultados de la aplicación de plan de aseguramiento y control de calidad al periodo total del proyecto IPC.

Estar plenamente informado sobre el cumplimiento de las actividades y desarrollo de entregables para comprobar que se logro el alcance del proyecto, y el alcance del producto del proyecto.

Hacer el cierre del proyecto, en las mejores condiciones de cumplimiento, además de haber comprobado el termino de las actividades planeadas, como parte del proyecto.

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APLICACIÓN METODOLOGICA DEL MODELO

5.1. PRESENTACION DEL PROYECTO Con el fin de poder desarrollar una aplicación metodológica, se ha planteara un caso de proyecto, se trata de la construcción de un edificio de cinco pisos. A continuación se muestran las vistas de dicho proyecto y las características del edificio.

Edificio multifamiliar de cinco (05) pisos, contará con un área techada de 1,169.40 m2 , sus principales características son:

• Cimientos y sobrecimientos de concreto ciclópeo. • Estructuras de concreto armado

en zapatas, columnas y vigas. • Muros de ladrillo cerámico de 18

huecos, tarrajeados y pintados con pintura al látex.

• Techos de concreto armado aligerado. Cielo raso de cemento.

• Piso de parquet quinilla y cerámica vidriada.

• Puertas de madera. Ventanas con cristal gris.

• Reposteros de madera altos y bajos.

• Escaleras del Edificio de concreto armado, revestida con filetes de madera y cerámica vidriada.

• Instalaciones de agua, desagüe, y eléctricas, empotradas. • Teléfonos e Intercomunicadores ( 02 salidas por departamento) • Zócalos y contra zócalo de mayólica nacional Celima decorada vidriada de

primera. • Aparatos sanitarios de loza vitrificada tipo Top-Piece de color en baños

principales y Sifón Jet en baño de servicio. • Cisterna, tanque elevado de agua y sistema eléctrico de bombeo del edificio. • Sistema contra incendio. • Rejas metálicas levadizas en estacionamiento de control remoto.

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• Veredas nuevas en exteriores. • Sombrío de gras en áreas verdes.

5.2. LINEAS BASE APLICABLES Las líneas base aplicables están referidas a los cuatro factores de éxito; por lo tanto, se tienen: a. Alcance, según el cuadro 02, la línea base correspondiente al alcance esta

conformada por:

o Declaración de alcance, ver anexo 8.1 o EDT, este es mostrado en el anexo 8.2 o Diccionario del EDT, la muestra parcial es mostrado en el anexo 8.3

b. Tiempo, según el cuadro 02, la línea base del tiempo es el cronograma del

proyecto. El cronograma del proyecto es detallado, ver anexo 8.4 c. Costo, según el cuadro 02, la línea base del costo es el presupuesto del

proyecto. El presupuestos del proyecto es detallado, ver anexo 8.5 d. Calidad, según el cuadro 02, la línea base de la calidad es el objetivo de calidad

del proyecto, ver anexo 8.6 5.3. DESARROLLO DE LA EJECUCION DEL PROYECTO Con la finalidad de generar la aplicación metodológica de la propuesta, se hará las simulaciones del desarrollo de la construcción. Se harán las simulaciones del estatus de la ejecución del proyecto para dos cortes, el primero a los 30 días de transcurridos el inicio de la obra, y el segundo a los 60 días calendarios.

Figura 07: Variables que intervienen en la técnica del valor ganado.

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CURVA S DEL PROYECTO

0.00

30,401.93

64,095.95

109,299.20

151,157.05

184,346.20

198,965.80

0

50,000

100,000

150,000

200,000

250,000

0 DIAS 30 DIAS 60 DIAS 90 DIAS 120 DIAS 150 DIAS 180 DIAS

BCWS (mensual) BCWP (mensual) ACWP (mensual) BCWS (acumulado) BCWP (acumulado) ACWP (acumulado)

En la figura 08 se muestra la figura la curva “S” del caso proyecto.

Figura 08: Curva “S” del proyecto de la construcción del edificio de 5 pisos. De acuerdo a la propuesta del modelo para el control del tiempo y costo se aplicara la curva “S”, por este motivo en la figura 06 se muestra la curva “S” del proyecto.

o Corte a los 30 días, según el informe de rendimiento se tiene los siguientes datos:

N PARAMETRO/DATO Leyenda Valor 01 Avance planeado del mes 1 ($US) BCWS 30,401.93 02 Avance real del mes 1 ($ US) BCWP 30,401.93 03 Costo actual del mes 1 ($US) ACWP 30,401.93

o Corte a los 60 días, según el informe de rendimiento se tiene los siguientes

datos: N PARAMETRO/DATO Leyenda Valor 01 Avance planeado del mes 1 ($US) BCWS 30,401.93 02 Avance planeado del mes 2 ($US) BCWS 31,723.57 03 Avance planeado acumulado al mes 2 ($US) BCWS 64,095.95 04 Avance real del mes 1 ($ US) BCWP 30,401.93 05 Avance real del mes 2($ US) BCWP 28,351.34 06 Avance real acumulado al mes 2 ($ US) BCWP 58,753.27 07 Costo actual del mes 1 ($US) ACWP 30,401.93 08 Costo actual del mes 2 ($US) ACWP 37,324.67 09 Costo actual acumulado al mes 2 ($US) ACWP 67,726.60

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CURVA S DEL PROYECTO

0.00

30,401.93

64,095.95

109,299.20

151,157.05

184,346.20

198,965.80

0

50,000

100,000

150,000

200,000

250,000

0 DIAS 30 DIAS 60 DIAS 90 DIAS 120 DIAS 150 DIAS 180 DIAS

BCWS (mensual) BCWP (mensual) ACWP (mensual) BCWS (acumulado) BCWP (acumulado) ACWP (acumulado)

5.4. ANALISIS DE RESULTADOS La curva “S” que muestra los resultados de los cortes de los meses 1 y 2, se observa en la figura 09.

Figura 09: Desempeño de la obra, mostrado en la curva “S” con los datos reales. Los análisis de los resultados son los siguientes:

Al final del primer mes, se tiene:

PARAMETRO EN ANALISIS RESULTADOS VARIACION DE COSTO -

% VARIACION DE COSTO - VARIACION DE TIEMPO (0.00)

% VARIACION DE TIEMPO (0.00) SPI 1.00 CPI 1.00

Al final del segundo mes, se tiene:

PARAMETRO EN ANALISIS RESULTADOS VARIACION DE COSTO (8,973.33)

% VARIACION DE COSTO (15.27) VARIACION DE TIEMPO (5,342.68)

% VARIACION DE TIEMPO (8.34) SPI 0.84 CPI 0.76

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Obsérvese al final del primer mes todo se desarrollo según lo planeado, esta es una situación excelente. Pero en cambio al final del segundo mes, la performance del proyecto cambio radicalmente, las consecuencias son las siguientes:

Al final del primer la empresa ha mostrado un desempeño según lo planeado. Al final del segundo mes, se iniciaron los problemas, los cuales se

caracterizan por: o Ha incurrido en un costo real que supera al costo presupuestado, esta

perdida asciende al monto de $US 8,973.33. o La empresa muestra un retraso en la ejecución de los trabajos, lo cual

equivale en monto a $US 5,342.68 de trabajo no ejecutados, respecto del trabajo planeado. Este monto equivale a un 8.34%.

o El índice de desempeño de costo es de 0.76, menor a 1, situación indeseable, lo cual se interpreta de la siguiente forma, el costo real de lo ejecutado al final del segundo mes es superior al costo presupuestado. Indica que el proyecto ingreso a problemas de costo.

o El índice de desempeño de tiempo es de 0.84, menor a 1, situación indeseable, lo cual se interpreta de la siguiente forma, el trabajo realmente ejecutado es menor al trabajo programado en el periodo en análisis. Indica que el proyecto ingreso a problemas de tiempo.

o La situación es critica, ya que según los datos, el resumen seria el siguiente: Se han ejecutado un metrado total menor al programado, y el costo de los realmente ejecutado, incluso es mayor al programado.

o Finalmente en el grafico 09 se muestran los resultados de los índices de desempeño de costos y de tiempo. Al final del primer mes la situación fue buena, se cumplió con lo planeado, pero al final del segundo mes el proyecto entro en problemas de costos y de tiempo.

o En conclusión, el jefe del proyecto deberá hacer un análisis exhaustivo para poder hacer un plan de recuperación consistente y poder bajar las desviaciones para no tener problemas al final del proyecto.

La situación del proyecto podría complicarse de presentarse cambios, los

cuales incrementarían las situaciones problemas, ya que entre las causas que generan los resultados negativos al final del segundo mes, podría catalogarse las siguientes:

o Una falta de planeamiento y Programación de los trabajos. o Falta de asignación de recursos humanos, con las competencias

requeridas. o Una falta de asignación de materiales y equipos, según los

requerimiento del histograma de asignación de recursos. o Falta de control de los rendimientos, ya que se tienen menores

metrádos, y a costos reales mayores a lo planeado. o Una falsa idea de ahorro al no controlar los rendimientos y tareas

diarios. La figura 10 muestra en forma contundente como el proyecto ingreso a la zona de problemas de costo y tiempo al final del segundo mes.

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PROBLEMAS DE PLAZOS Y COSTOS

GRAFICO DE CPI y SPI

1.00 , 1.00

0.84 , 0.76

-

0.50

1.00

1.50

2.00

- 0.50 1.00 1.50 2.00

CPI

SPI

PROBLEMAS DE COSTOS

SITUACION FAVORABLE EN

PLAZOS Y COSTOS

PROBLEMAS DE PLAZOS

PROBLEMAS DE PLAZOS Y COSTOS

Figura 10: Muestra gráficamente mediante los índices de desempeño en costo y tiempo, como al final del mes 2, la situación del proyecto entro en problemas.

CONCLUSIONES

6.1. El presente trabajo representa una primera propuesta de Conceptualización del

modelo para el monitoreo y control de los proyectos IPC. El desarrollo del presente trabajo requiere de su amplia discusión, análisis critico, pero lo mas importante será su implementación en el manejo de los proyecto de inversión publica. Los ciudadanos del Perú; así como, de cualquier otro país, tienen el derecho que sus representantes elegidos hagan un manejo de las inversiones con eficacia y eficiencia. No es posible que al final de la ejecución de los proyectos, los plazos y costos finales no respeten los acuerdos iniciales, y lo que es peor, es que algunos proyectos no logren cumplir con el objetivo de calidad del proyecto.

6.2. La implementación de esta propuesta debe ser llevada adelante por las universidades, centros de formación relacionada con los proyectos de inversión públicos y privados. Los colegios profesionales, como el Colegio de Arquitectos del Perú y el Colegio de Ingenieros del Perú, deberían asumir el liderazgo, ya que los miembros de dichas ordenes tienen a su cargo; por lo tanto, deberían ser los primeros interesados en lograr proyectos exitosos.

6.3. Este trabajo, como se dijo en el resumen es el resultado de la Tesina: “Modelo Conceptual de Monitoreo y Control de Proyectos de Construcción”, el autor esta en total disposición de preparar el tema completo en un libro, de esta forma se podría hacer una amplia difusión de esta metodología que generara en forma inmediata una mejor calidad en el gasto publico y privado, debido a que lograran mejores resultados en los proyectos de inversión.

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BIBLIOGRAFIA

7.1. Project Management Step by Step, autor Larry Richman, editorial AMACON, American Management Association.

7.2. PMBOK 2004, Guía metodológica de dirección de Proyectos. 7.3. Norma ISO 9001:2000 7.4. Proyecto de Tesina: Modelo conceptual para el Monitoreo y control de

Proyectos de construcción, autor Ing. Rubén Gómez Sánchez S. 7.5. Artículos técnicos escritos por el mismo autor del presente trabajo.

ANEXOS

8.1. Enunciado del alcance del proyecto caso 8.2. EDT proyecto caso 8.3. Diccionario muestra EDT proyecto caso 8.4. Cronograma del proyecto caso 8.5. Presupuesto proyecto caso 8.6. Objetivo de calidad del proyecto caso

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ENUNCIADO DEL ALCANCE DEL PROYECTO 1. Proyecto

Construcción de un edificio multifamiliar de 05 pisos de categoría “A,” ubicado en la calle Las Begonias Nº 344, Urb. Santa Edelmira del Distrito de Víctor Larco, Provincia de Trujillo, Departamento de La Libertad. El área del terreno es de 300.00 m2 y se tiene proyectado construir 09 departamentos, 10 estacionamientos y 07 depósitos.

2. Fecha 21 de febrero del 2007

3. Planteo del problema (necesidad, oportunidad) y justificación del proyecto En el país existe un déficit importante de viviendas; por lo que, este tipo de proyectos cuentas con una viabilidad clara, y enorme posibilidad de colocación entre las familias del Sector A, el cual tiene mayor capacidad económica. La edificación se iniciara bajo el empleo de los recursos propios de la constructora y el saldo será con financiamiento bancario, a través de un crédito hipotecario. Los recursos propios llegan al 50% del presupuesto del proyecto.

4. Objetivos del proyecto General Ofrecer nueve (09) departamentos con diez estacionamientos y siete depósitos a familias de la ciudad de Trujillo. El área techada será de 1,169.40 m2 distribuidos en un edificio de 05 pisos. Específicos

Disponer nuevo (09) departamentos de 129 m2 aproximadamente. Ofrecer departamento con acabados de primera.

5. Producto principal del proyecto

Edificio multifamiliar de nueve (09) departamentos, con un área aproximada de 129 m2 cada uno.

6. Entregables del proyecto

Edificio multifamiliar de nueve (09) departamentos, con un área aproximada de 129 m2 cada uno.

Documentación de la construcción del edificio multifamiliar, tales documentos serán los principales que soporten los trabajos de construcción realizados.

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OBRA : EDIFICIO DE DPTOS (multifamiliar 05 pisos)PROPIETARIO : CONSTRUCTORA E INMOBILIARIA LIDER SAC.UBICACIÓN : LAS BEGONIAS Nº 320- 334 URB. SANTA EDELMIRA FECHA:26/01/07MONTO DE LA OBRA : $ 198,965.80TIEMPO DE EJECUCION: 180 DIAS CALENDARIOS

1º MES 2º MES 3º MES 4º MES 5º MES 6º MES30 DIAS 60 DIAS 90 DIAS 120 DIAS 150 DIAS 180 DIAS

1.00 TRABAJOS PRELIMINARES 99.50 99.50

2.00 MOVIMIENTO DE TIERRAS 1,730.60 1,730.60

3.00 OBRAS DE CONCRETO SIMPLE 331.40 331.40

4.00 OBRAS DE CONCRETO ARMADO 4,503.50 3,836.03 3,810.20 3,044.27 15,194.00

5.00 MUROS Y TABIQUES DE ALBAÑILERÍA 1,926.97 2,747.39 737.74 488.90 5,901.00

6.00 REVOQUES ENLUCIDOS Y MOLDURAS 3,989.99 3,789.83 3,789.83 1,892.76 13,462.40

7.00 PISOS Y PAVIMENTOS 249.19 795.36 1,137.98 1,044.55 538.82 3,765.90

8.00 REVESTIMIENTOS DE ESCALERAS 645.20 645.20

9.00 ZÓCALOS, CONTRA ZÓCALOS Y ENCHAPES 1,266.43 1,063.14 1,191.42 3,521.00

10.00 CARPINTERÍA DE MADERA 2,274.05 574.31 613.64 3,462.00

11.00 VIDRIOS, CRISTALES Y SIMILARES 1,175.65 1,172.55 2,348.20

12.00 CERRAJERÍA 600.11 543.29 1,143.40

13.00 PINTURA 1,216.71 1,437.58 658.11 3,312.40

14.00 APARATOS Y ACCESORIOS SANITARIOS 1,120.08 837.18 467.73 2,425.00

15.00 INSTALACIONES SANITARIAS 150.02 381.46 111.32 375.06 450.06 497.48 1,965.40

16.00 INSTALACIONES ELÉCTRICAS 150.05 487.68 281.35 360.92 395.17 194.83 1,870.00

17.00 OTRAS OBRAS 443.19 598.67 419.13 1,461.00

9,141.23 11,442.54 13,066.28 13,614.39 10,882.00 4,491.95 62,638.40

9,141.23 20,583.78 33,650.05 47,264.45 58,146.45 62,638.40

CONSTRUCTORA E INMOBILIARIA LIDER S.A.C.Mz “D” lote 25 – Urb.mochica.Telfax 044-286595 Cel. 044-9370259

ACUMULADO TOTAL $

CRONOGRAMA VALORIZADO DE MANO DE OBRA

TOTAL $PARTIDAS DESCRIPCION

ACUMULADO PARCIAL $

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OBRA : EDIFICIO MULTIFAMILIAR DE 09 DEPARTAMENTOS, 10 ESTACIONAMIENTOSCLIENTE : CONSTRUCTORA E INMOBILIARIA LIDER SAC.UBICACIÓN : LAS BEGONIAS Nº 320- 334 Fecha 26/01/2007ÁREA CONSTR. : 1198,21 M2

DEPARTAMENTO : LA LIBERTAD PROVINCIA : TRUJILLO DISTRITO : VÍCTOR LARCOÍtem Descripción Unidad Metrado Precio Parcial Subtotal Total

1.00.00 TRABAJOS PRELIMINARES 778.842.00.00 MOVIMIENTO DE TIERRAS 6,614.073.00.00 OBRAS DE CONCRETO SIMPLE 5,388.604.00.00 OBRAS DE CONCRETO ARMADO 195,057.455.00.00 MUROS Y TABIQUES DE ALBAÑILERÍA 71,136.006.00.00 REVOQUES ENLUCIDOS Y MOLDURAS 64,763.887.00.00 PISOS Y PAVIMENTOS 53,761.038.00.00 REVESTIMIENTOS DE ESCALERAS 4,811.609.00.00 ZÓCALOS, CONTRA ZÓCALOS Y ENCHAPES 33,956.6910.00.00 CARPINTERÍA DE MADERA 67,014.5011.00.00 VIDRIOS, CRISTALES Y SIMILARES 23,092.7812.00.00 CERRAJERÍA 13,556.4913.00.00 PINTURA 23,565.7014.00.00 APARATOS Y ACCESORIOS SANITARIOS 32,201.6515.00.00 INSTALACIONES SANITARIAS 23,302.4616.00.00 INSTALACIONES ELÉCTRICAS 22,166.4417.00.00 OTRAS OBRAS 19,398.29

COSTO DIRECTO 660,566.46EQUIVALENTE EN DÓLARES 198,965.80

PRESUPUESTO DE OBRA

Mz “D” lote 25 – Urb.mochica.Telfax 044-286595 Cel. 044-9370259

CONSTRUCTORA E INMOBILIARIA LIDER S.A.C.

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OBJETIVO DE CALIDAD DEL PROYECTO

El proyecto al termino ofrecerá nuevo (09) departamentos de 129 m2, con todos los servicios adecuados para propietarios del Sector “A” . Los acabados serán de primera, y brindara confort a las familias, cada uno de los departamentos dispondrá de un estacionamiento, de considerarlo necesario el propietario. El edificio multifamiliar brindara seguridad a las familias, ya que se ha previsto que solo ingresaran las personas, previa identificación por intercomunicador. La construcción al ser realizada bajo el cumplimiento de las normas, códigos, y reglamentos, asegura la durabilidad prevista según el reglamento aprobado. Al termino de la obra se ha previsto la entrega de un libro de cada departamento, estos documentos demuestran el cumplimiento de las pruebas de calidad previstas.