Modelo para la aplicación de políticas de TRANSPARENCIA...

Modelo conceptual sobre el ciclo de vida de la

información pública para efectos de su

publicación y difusión voluntaria (Transparencia

Proactiva).

Elaborado por David Fernández Mena

MODELO PARA LA APLICACIÓN DE POLÍTICAS DE TRANSPARENCIA POR DISEÑO

2

La necesidad de un modelo de transparencia por diseño

En la última década el acceso a la información pública ha evolucionado hasta ser

considerado un derecho fundamental por parte los ciudadanos e incluso un derecho

humano, ejercible por cualquiera sin distinción de ciudadanía. 1

La ciudadanía que demandaba acceso a la información en manos del sector público se ve

parcialmente satisfecha mediante la creación de mecanismos de acceso a la información

pública, pudiendo solicitar todos los documentos que está en manos de la administración.

Sin embargo la evolución de las tecnologías de información, el crecimiento de la cantidad

de información generada por las administraciones públicas y el aumento del interés y del

acceso a dicha información2 ha complicado el acceso por la inexistencia de procesos

estandarizados que, de manera integral, contribuyan a facilitar que toda la información

pueda ser hecha pública bajo los principios de legalidad y las prácticas de gestión eficiente.

Adicionalmente, existe una clara tendencia a liberar cantidades cada vez mayores de

información, tanto por parte del sector público como mediante colaboraciones público

privadas mediante políticas de targeted transparency o transparencia focalizada3.

El ideal en el ejercicio público es llegar a la liberación total de toda la información en

manos del sector público o full disclosure.

La transparencia proactiva en cambio, implica la liberación voluntaria de la información

que pueda ser de interés de la ciudadanía y que no esté obligado a hacer pública por el

ordenamiento jurídico4. Según avance el tiempo, una mayor cantidad de información de

diversos orígenes.

1 Comisión Interamericana de Derechos Humanos. (2007). Estudio especial sobre el Derecho de acceso a la

información. Retrieved from

http://www.cidh.oas.org/relatoria/section/Estudio%20Especial%20sobre%20el%20derecho%20de%20Acceso

%20a%20la%20Informacion.pdf 2 Las solicitudes de información se han quintuplicado desde el proceso de creación del IFAI, lo cual denota un

aumento significativo del interés. Ref: http://www.idconline.com.mx/juridico/2013/01/29/peticiones-al-ifai-

se-quintuplicaron-en-10-anos. 3 Fung, A., Graham, M., & Weil, D. (2007). Full Disclosure: The Perils and Promise of Transparency. Full

Disclosure The Perils and Promise of Transparency (p. 300). Cambridge University Press.

doi:10.1017/cbo9780511510533 4 Existe un bello debate entre la doctrina y los practicantes, al respecto del alcance de la expresión “Cualquier

otra información que sea de utilidad o se considere relevante.” del artículo 7 de la LFTAIP y el interés

existente, al ser conceptos jurídicamente indeterminados.


3

Existen multitud de ventajas derivadas de la adopción de una política de transparencia

proactiva. Si bien es un tema que comienza a desarrollarse y sus efectos no han sido

completamente medidos, existen evidencias sobre los efectos positivos que genera:

Generación de actividad económica y empleo: La liberación de una mayor cantidad

de información apoya de manera significativa la generación de una industria basada

en la información, apoyando la generación de una economía del conocimiento5

Mayor facilidad y difusión del acceso a la información por parte de los ciudadanos.

Esto implica una mayor y superior difusión de la información, con las ventajas que

esto implica, tales como un posible ahorro de costos, eficiencia y disponibilidad

constante.6

Cumplimiento asegurado de las obligaciones de transparencia, puesto que al

implementarse una mayor publicación se asegura el cumplimiento de los mínimos.

Mayor confianza en los servidores públicos7 y mayor facilidad para combatir la

corrupción.

Cooperación con la sociedad civil mediante una constante rendición de cuentas.

Sin embargo, es consenso la necesidad de que para facilitar y ampliar la cantidad de

información a ser difundida, esta debe ser elaborada teniendo en mente el proceso por el

cual va a pasar la información, de manera que no se generen voluntaria o

involuntariamente, dificultades para su publicación.

Sin embargo se han detectado multitud de obstáculos, tanto por parte de aquellos que

quieren acceder a la información como por aquellos responsables de que la información sea

accesible, que podemos enunciar de manera general.

5 Existen diversos estudios efectuados en otras latitudes que tratan de medir el valor de la información publica

y el impacto económico que tiene el permitir la reutilización de la información del sector público, como por

ejemplo http://datos.gob.es/datos/?q=taxonomy/term/29 6 Irekia, la iniciativa del Gobierno Vasco en material de Gobierno Abierto y acceso a la información publica

ha puesto a disposición de cualquier interesado su software para facilitar 7 Licht, J. D. F. (2010). Do We Really Want to Know? Transparency and Priority Setting in Public Health

Care. 3rd ECPR Graduate Conference. Dublin. Retrieved from

http://www.ecprnet.eu/databases/conferences/papers/353.pdf


4

Diversidad normativa:

No existe un marco legal o normativo que permita un ejercicio unificado de estos derechos,

tanto por parte de los usuarios, directos o infomediarios, como por parte de los responsables

de la gestión y almacenamiento de la información.

El panorama legislativo en la República Mexicana es complejo debido a su naturaleza

federal así como a la novedad relativa de la materia. Existe una referencia común que es el

Articulo 68 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

9, que establece la

base legal mínima que debe ser cumplida por los distintos poderes (ejecutivos, legislativos

y judiciales) de las diferentes entidades federativas y de la misma federación. Sin embargo,

la creación e implementación de los textos legales que deben desarrollar este artículo se ha

dado de una manera irregular y diferente, generando una diversidad de modelos difícil de

clasificar10

, existiendo leyes que se aplican a los tres poderes11

, leyes que se aplican al

ejecutivo exclusivamente12

y que contienen órganos garantes con mayor o menor

capacidad. De igual manera, los textos legales contienen diferencias significativas el torno a

los conceptos y alcances de la información que no será accesible (llamándose a esta

información sensible, clasificada o reservada). Para completar el panorama, en los estados

cuya ley de acceso a la información no se aplica a los poderes legislativo y judicial, existen

otras normas o acuerdos, en ocasiones de rango inferior al de ley, que regulan el acceso a la

información en manos del sector público.

Sin embargo, la relación de textos normativos con impacto sobre el acceso a la información

pública no termina con las leyes y normas de transparencia y acceso a la información. Hay

dos familias normativas adicionales con especial impacto en la cantidad de información

accesible; las leyes y normas de protección de datos de carácter personal y las leyes (y

normas) reguladoras de archivos.

8 Un análisis sobre el contenido de la misma se puede encontrar en López-Ayllon, S. (2009). El acceso a la

información como un derecho fundamental: La reforma al artículo 6°

de la Constitución mexicana. Cuadernos de Transparencia, IFAI. Retrieved from

http://inicio.ifai.org.mx/Publicaciones/cuadernillo17.pdf 9 Artículo que ha sido recientemente reformado y que implico la reforma y nueva redacción de diversos texto

legales a nivel estatal. 10

Existen muy diversos estudios sobre el tema, siendo el más prestigiado el estudio del CIDE “Métrica de

Transparencia” cuya última versión es de 2010 y se puede encontrar en

http://www.metricadetransparencia.cide.edu/Metrica%202010.pdf aunque hay muchos estudios locales de

igual calidad y mayor cercanía al origen. 11

Estas leyes son las ultimas en generarse o reformarse como la de Baja California 12

Es el caso de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, de 2002 y que actualmente solo se

aplica al ejecutivo federal, aunque existen diversas iniciativas para una ampliación de facultades.


5

La protección de datos de carácter personal es otro derecho de nuevo cuño, manifestación

moderna del Derecho a la privacidad13

, derecho autónomo según unos14

, derivado del

mismo pero cuya implicación más directa consiste en el reconocimiento de la necesidad de

controlar los datos de carácter personal por su verdadero dueño; la persona física que es

identificada por ellos. Debido a esto, todos esos datos son considerados como información

inaccesible al amparo de las leyes de acceso a la información. En México, por razones

históricas y políticas, se ha priorizado la necesidad de desarrollar instrumentos normativos

que desarrollen el acceso a la información pública, mientras que otros países15

priorizaron

las leyes de protección de datos de carácter personal. Esto se observa en el tardío desarrollo

normativo en México de la materia16

y a su breve y poco desarrollado contenido. El

capítulo cuarto de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública (en

adelante LFTAIP) dedicado a la Protección de datos personales contiene solo seis artículos

dedicados a la protección de datos personales en manos del sector público, comparados con

los 69 artículos dedicados a la materia en la Ley Federal de Protección de Datos en

Posesión de los Particulares (de aplicación nacional). Esta insuficiencia regulatoria se ha

tenido que ver solventada mediante un conjunto de reglamentos y normas elaborados por la

autoridad a cargo. La problemática sin embargo, tiene un carácter todavía mayor cuando

observamos los ordenamientos de las diferentes entidades federativas. En la mayor parte de

ellas, no existen leyes específicas de protección de datos de carácter personal17

. Un análisis

somero de las normativas de transparencia a nivel estatal, arroja como resultado la

existencia de escasez regulatoria en la materia de protección de datos personales en manos

del sector público de manera similar a la federal. De igual manera, los poderes judiciales y

legislativos no regulados bajo una ley, regulan de manera muy diferente la cuestión. El

resultado es la existencia de multitud de regulaciones y por tanto, carencia de seguridad

jurídica para los titulares de los citados datos.

Por último, muy recientemente y debido al mandato constitucional del articulo 6 fracción V,

se han empezado a crear normativas que regulan el almacenamiento y conservación de la

información administrativa. A nivel federal, se publicó recientemente la Ley Federal de

13

Davara Rodríguez, M. Á. (2007). Manual de derecho informático. Cizur Menor: Thomson Aranzadi. 14

Conde Ortiz, C. (2005) La protección de datos personales: un derecho autonomo con base e n los conceptos

de intimidad y privacidad. Dykinson, Madrid. 15

Fundamentalmente los países pertenecientes a la actual Unión Europea, que mediante La Directiva

95/46/CE se obligaron a homologar sus regímenes. 16

La primera iniciativa registrada fue en el año 2002. 17

Existen excepciones, de las cuales el caso mas notorio es el del estado de Colima que ya contaba con ley de

protección de datos aprobada en el año 2002


6

Archivos (en adelante LFA) que es de aplicación a la información en manos de los entes

federales. Si bien puede, vía convenio con el Archivo General de la Nación, ser aplicada a

municipios y estados, no es el caso de partida. Máxime, cuando ya existen leyes de archivos

en otras entidades federativas. 18

Sintetizando, existe una gran diversidad de marcos legales y normativos, que implican una

gran dificultad para establecer políticas de difusión de información con carácter general,

fundamentalmente para los sujetos obligados no ubicados en el nivel federal.

Falta de definición de procesos de tratamientos de la información

La carencia de leyes de archivos, multiplicidad de sujetos y escenarios19

implica que no

existe un modelo único para tratar la información, para almacenar los documentos o para

resolver los distintos trámites.

La archivística es una profesión de reciente implantación en México, tanto por la carencia

de leyes antes mencionada, por el escaso número de escuelas de archivistas y por el

desconocimiento de la necesidad de personal preparado para poder gestionar archivos,

siendo considerada labor de personal administrativo no cualificado en muchos lugares.

Falta de incentivos de los actores relevantes:

Las normas de transparencia son vistas por la mayor parte de los funcionarios públicos y

responsables de sistemas de información como una carga administrativa improductiva y

difícil de llevar, y para cuyo cumplimiento no se tienen recursos adicionales. Si bien, casi

todas las normas incluyen sanciones (lo cual puede considerarse un incentivo) no es menos

cierto que el procedimiento para la aplicación de una sanción de responsabilidad personal a

los servidores públicos es harto complejo, por lo que el escarnio público vía resoluciones o

publicaciones por la falta de cumplimiento suele ser más eficiente. De la misma manera, la

incomprensión por políticas de archivo homologadas y la intangibilidad de su resultado

dificultan un cumplimiento cabal de la normativa de transparencia.

18

Tal es el caso, por ejemplo, del Distrito Federal, que cuenta con su propia Ley de Archivos aprobada en

2008. http://www.infodf.org.mx/web/index2.php?option=com_content&do_pdf=1&id=243 19

El número de entidades es difícilmente calculable y requeriría un estudio específico. De acuerdo al INEGI

existen 2,457 municipios, cada cual con organismos que serán sujetos obligados, mas sus equivalentes

estatales, las los demás sujetos obligados.


7

Destinatarios:

Debido a esta gran diversidad, se ha optado por generar un mecanismo de aplicación

general. Un modelo que aspira a poder ser aplicado en cualquier organismo de

naturaleza pública, en incluso privada, sin estar basado en el marco local de una ley

concreta, federal o estatal, sin perjuicio de que apoye a su mejor cumplimiento, y que

a su vez esté basado en las mejores prácticas y normas internacionales.

A su vez, la simplicidad debe de ser un valor importante para un modelo de esta naturaleza,

cuya aspiración es que pueda ser aplicado tanto en organizaciones de gran tamaño como en

pequeños municipios que estén empezando a digitalizar sus procesos de información un

posible mecanismo sencillo y eficiente para que cualquier organización pueda conocer los

mínimos necesarios para poder implementar políticas de Transparencia Proactiva. Para la

aplicación de estas políticas, es necesario incidir en diversos aspectos, tecnológicos,

normativos y de capacidades del personal involucrado a lo largo de todo el ciclo de vida de

la información.

A estos efectos, el modelo estará basado en una serie de principios que nutrirán al modelo.

La creación y adopción del modelo, deberá siempre cumplir con el mayor rigor posible

todos estos principios.


8

El Modelo de “Privacidad por Diseño”

La inspiración en los principios de este modelo, es el enfoque de “Privacidad por diseño”

(PbD por sus siglas en Inglés) generado la doctora Ann Cavoukian, de la Comisión de

Privacidad de Ontario (Canadá),el cual persigue por objeto apoyar a los diseñadores de

sistemas que trabajen con datos de carácter personal a cumplir mejor con su objetivo. La

finalidad de este modelo, consiste primordialmente en incluir (embedding) prácticas de

privacidad a cada fase del diseño de un sistema que vaya a trabajar con datos de carácter

personal de manera proactiva, por defecto, y que alcance a todo el ciclo de vida de la

información así como a todos los elementos que lo conforman.

Fuente: Privacy by Design

El modelo de PbD emplea una serie de principios fundacionales20

que van a ser la base de

su aplicación a cada caso en concreto, y que a continuación reproducimos:

“1. Proactivo, no Reactivo; Preventivo no Correctivo

El enfoque de Privacidad por Diseño está caracterizado por medidas proactivas, en vez de

reactivas.

2. Privacidad como la Configuración Predeterminada

20

http://privacybydesign.ca/about/principles


9

Todos podemos estar seguros de una cosa – ¡Lo predeterminado es lo que manda! La

Privacidad por Diseño busca entregar el máximo grado de privacidad asegurándose de que

los datos personales estén protegidos automáticamente en cualquier sistema.

3. Privacidad Incrustada en el Diseño

La Privacidad por Diseño está incrustada en el diseño y la arquitectura de los sistemas de

Tecnologías de Información y en las prácticas de negocios.

4.Funcionalidad Total –”

Privacidad por Diseño evita la hipocresía de las falsas dualidades, tales como privacidad

versus seguridad, demostrando que sí es posible tener ambas al mismo tiempo.

5. Seguridad Extremo-a-Extremo – Protección de Ciclo de Vida Completo

Habiendo sido incrustada en el sistema antes de que el primer elemento de información

haya sido recolectado, la Privacidad por Diseño se extiende con seguridad a través del ciclo

de vida completo de los datos involucrados.

6. Visibilidad y Transparencia – Mantenerlo Abierto

Privacidad por Diseño busca asegurar a todos los involucrados que cualquiera que sea la

práctica de negocios o tecnología involucrada, está en realidad esté operando de acuerdo a

las promesas y objetivos declarados.

7. Respeto por la Privacidad de los Usuarios – Mantener un Enfoque Centrado en el

Usuario

Por encima de todo, la Privacidad por Diseño requiere que los arquitectos y operadores

mantengan en una posición superior los intereses de las personas, ofreciendo medidas tales

como predefinidos de privacidad robustos, notificación apropiada, y facultando opciones

amigables para el usuario.”

Es por esto, que con el enfoque de PbD como inspiración, y buscando la aplicación de su

filosofía e ideas, con el objetivo de favorecer el incremento de la información publicada por

el sector público con el mayor respeto a las demás obligaciones existentes en la regulación,

se generó un modelo de transparencia por diseño, para llevar a la práctica las ideas ya

existentes en la materia y mencionadas en ocasiones por los expertos e integrantes de la

comunidad académica de acceso a la información publica21

. Este modelo se inspira en él

por tener un único objetivo concreto (e incluso lo complementa) que es facilitar la

publicación de información pública de la manera más eficiente posible, lo cual debe

21

Tal y como por ejemplo http://es.scribd.com/doc/120845328/1er-Seminario-de-Transparencia-Proactiva-

IFAI-Memoria


10

efectuarse incidiendo en las distintas etapas del ciclo de vida de la información; desde su

creación hasta su difusión (o destrucción).

El modelo tiene como destinatarios aquellos que estén a cargo de la información pública,

independientemente del tamaño o ubicación de la organización. Los sujetos dentro de las

organizaciones a los que esta naturalmente dirigido son las áreas de planeación

institucional, los departamentos que desarrollen o implementen Tecnologías de

Información, y en general aquellos que puedan implementarlo en equipos multidisciplinares

capaces de influir en las decisiones horizontales en el interior de sus organizaciones. La

implantación y control del mismo debe poder ser efectuada tanto por la propia organización

como por terceros actores.


11

Principios para una transparencia por diseño

Los principios que informan este modelo tienen como origen las buenas prácticas

detectadas en las políticas de transparencia de los países líderes en la materia22

, así como en

las demandas de los expertos y la experiencia. Si bien, existe una cierta inspiración en el

enfoque de PbD, no son una adaptación de los principios del mismo al segmento de

transparencia y acceso a la información, puesto que las metas perseguidas son diferentes,

sin perjuicio de la conexión existente entre ambos.

1. Proactividad por diseño. Toda información generada por el sector público

puede ser publicada de manera proactiva, más allá de las exigencias del marco

legal. Esto implica que el diseño de la arquitectura de los sistemas de

información, humana o tecnológica, debe estar enfocada para la mayor

eficiencia posible en el proceso de publicación proactiva de información desde

la creación de la misma .Es recomendable la existencia de lineamientos

proactivos de publicación de información.

2. Formatos adecuados y accesibles: La información publicada deberá emplear

formatos que permitan y faciliten la difusión de la información con el menor

número de obstáculos posibles, sean económicos, tecnológicos y de

visualización. Deberán existir diferentes opciones de formatos23

para que el

ciudadano pueda elegir la que mejor se adapte a sus necesidades y con el menor

costo para todos los actores.

3. Interoperabilidad: Las administraciones públicas, tanto entre ellas como de

manera interna a cada una, deberán tener un esquema detallado y público sobre

los mecanismos, formatos y protocolos que emplean para transmitir y recibir

información enfocándose en la publicación voluntaria de información.

4. Disociación de la información: En el diseño de cada sistema de información,

deberán establecerse mecanismos que permitan una disociación sencilla y

eficiente de la información no publicable, tal como los datos de carácter

22

Tales como los escandinavos, Estados Unidos de América, y en las prácticas estandarizadas en materia de

archivos. 23

Véase glosario


12

personal para facilitar su publicación. La versión íntegra deberá siempre

conservarse.

5. Sin restricciones por propiedad intelectual: La información generada no

deberá tener restricciones de propiedad intelectual que dificulten su difusión o la

generación de otros productos derivados que empleen esta información.

6. Integridad en todo el ciclo de vida de la información: La información puede

ser publicable en todo el ciclo de vida de la información. Desde cualquier

momento de su generación, custodia y almacenamiento.

7. Sin costo directo para los ciudadanos: La información pública no debe de

tener costos para los ciudadanos. Los soportes de la información no estarán

cubiertos por este principio, pero el ciudadano debe de poder emplear sus

propios soportes para la obtención de la misma sin que se le obligue a adquirir

soporte alguno.

8. Puntos de acceso unificados: Es necesario un punto de acceso público

unificado para favorecer el acceso a la información publicada de forma

proactiva, que catalogue e indexe de manera sencilla y accesible toda

información. Este punto de acceso debe ser el mismo que puedan emplear tanto

ciudadanos como servidores públicos.


13

Metodología y fuentes

El método empleado para la generación de este modelo consiste en un análisis del ciclo de

vida de la información y los documentos basada en normas internacionales, tales como las

del Consejo Internacional de Archivos, ISO y otras buenas prácticas en materia de

administración pública, así como del análisis de los diferentes marcos legales existentes, de

tal manera que pueda encontrarse un conjunto de puntos comunes entre todas que faciliten

la liberación de información. Se evita la referencia directa a marcos legales concretos (más

allá de normas de aplicación general a todos los niveles y poderes) para lograr un modelo

de aplicación lo más generalizada y extensa posible.

En primer lugar, se ha efectuado un análisis profundo de la bibliografía existente,

prosiguiendo un conjunto de entrevistas con diversos expertos y practicantes en las materias

relacionadas, con lo cual se ha obtenido un modelo general.

Los hallazgos encontrados se dividen en etapas, definiéndose un posible alcance,

responsable y ofreciéndose los mecanismos habitualmente implementados, así como

recomendaciones varias.

El ciclo de vida de la información es analizado en todas sus fases, y se detectarán las

buenas prácticas necesarias en base al empleo que la organización deba de hacer en lo

referido a, entre otros, cuatro componentes esenciales:

Arquitectura de Tecnologías de información

Marco normativo

Normativas técnicas y lineamientos internos

Recursos Humanos y capacidades del personal encargado.

El producto final y las prácticas recomendadas implican el cabal cumplimiento de los

principios establecidos permanentemente.


14

Como comprobación final, se ha efectuado entrevistas a responsables de información,

funcionarios y técnicos expertos a efectos de validación del modelo, obteniendo una valiosa

retroalimentación del mismo.


15

Ciclo de vida de la información pública

Ciclo de vida de la información. Fuente: NARA, y elaboración propia.

La interrelación de toda administración con la sociedad genera una ingente cantidad de

información que necesariamente debe ser gestionada y tratada de la manera más eficiente

posible, tanto en lo que respecta a los tiempos de respuesta como a los recursos humanos y

económicos destinados a ello. Es evidente que cuanto mayor es la cobertura de servicios

públicos y el número de ciudadanos que hacen uso de ellos, mayor será el volumen de

información que la administración gestiona y produce, así como la cantidad de recursos que

deberá destinar a ello, o la cantidad de tiempo que invertirá en todos esos procesos si los

recursos siguen siendo los mismos.

Para realizar nuestro análisis partiremos de tres hechos básicos:

1. Las interrelaciones ciudadano-administración, las actuaciones y resoluciones de la

administración, los procesos de control y rendición de cuentas que quedan

plasmados en documentos, los cuales soportan la información o los datos generados.


16

2. Esos documentos son generados en el marco de un procedimiento normado.

3. Los documentos son la prueba de que las actuaciones de la administración se han

ajustado a la normativa y procedimientos vigentes, lo que les confiere su validez, y

son los garantes de los derechos de los ciudadanos y de la propia administración

frente a reclamaciones y auditorías.

Todo marco normativo o técnico que se ha debido ocupar de ello ha incorporado una

definición de documento que, independientemente de su formulación, ofrecen unas

características comunes, como la información expresada en lenguaje formal o natural,

plasmada en cualquier tipo de soporte y que es testimonio o registro de alguna actividad o

interacción humana.

Sin embargo las administraciones públicas, tanto en su devenir diario como en sus

relaciones con los ciudadanos, no actúan a su libre albedrío24

. Por ello sus documentos han

de poseer unas características propias que los definen como documentos de archivo:

1. Características formales que los sitúen en el espacio (administrativo) y en el tiempo.

2. Características y signos de validación establecidos por una normativa.

3. Generados por una dependencia o entidad en el ejercicio de las

funciones/competencias que tiene atribuidas.

4. Son auténticos veraces y únicos.

La teoría del Ciclo de Vida de los Documentos (entendidos como documentos de archivo),

formulada inicialmente por los archiveros del NARA (National Archives & Records

Administration, USA), y hoy plenamente desarrollada e internacionalmente aceptada,

establece dos principios fundamentales.

Por un lado, los documentos poseen unos valores intrínsecos. Pueden ser primarios, los que

responden al fin para el que fueron creados. Esto tiene repercusiones legales al servir de

medio de prueba y garantía de aquello que se refleja en ellos. Al estar regulados por una

24

De acuerdo a la doctrina del Derecho Administrativo, las administraciones publicas pueden tener dos tipos

de potestades; una potestad reglada, que regula su actuar de manera estricta por normas que regulan su

ejercicio, y potestad discrecional, en la cual el margen de aplicación de la potestad es muy superior. En esta

materia, casi siempre nos referiremos a potestades regladas.


17

norma legal, estos valores caducan con el tiempo (bien por la muerte del titular o la

extinción del sujeto jurídico). Es un axioma que las administraciones tienen la obligación

legal de conservar sus documentos mientras subsistan estos valores y, por lo tanto, solo

deben ser eliminados mediante un procedimiento reglado.

Adicionalmente, los valores secundarios son aquellos que devienen cuando, en virtud de la

información que contienen, los documentos se convierten en fuentes de información para

otro objetivo y otro sujeto (individual o colectivo) que los que dieron lugar a su creación. El

valor secundario de un documento será directamente proporcional a la calidad y la

singularidad de la información que contenga. Si bien todos los documentos son susceptibles

de albergar valores secundarios, gran parte de la finalidad de la teoría del Ciclo de Vida es

conservar solo aquellos que posean valores secundarios en grado máximo. Dentro de estos

valores secundarios, su reutilización, su acceso habitual o su carácter básico para generar

otras informaciones, son ejemplos de su utilidad.

Los documentos, como los seres humanos, pasan por diversas fases y, en cada una de ellas

les debe ser aplicado un tratamiento específico con unos objetivos y metodología propios.

Fase Activa de los documentos. Fuente: NARA y Elaboración propia.

Desde esa perspectiva, tenemos en primer lugar una “Fase activa” que dura mientras los

documentos están siendo usados para aquello para lo que fueron creados. En el ámbito

administrativo se asimila con la fase de tramitación de un procedimiento concreto. Los

responsables de su gestión y mantenimiento son las propias dependencias y unidades

administrativas que los crearon.

ContenidoContenido

RESOLUCIÓN

Contenido

CREACIÓN

CAPTURA


18

Fase Semi-Activa de los documentos. Fuente: NARA y Elaboración propia.

Posteriormente existe una “Fase semiactiva” cuando aún no se ha desprendido de sus

valores primarios y, por lo tanto, son susceptibles de activarse de nuevo por razón del

ejercicio de derechos o la asunción de obligaciones. En esta fase el mantenimiento es

responsabilidad de unidades específicas (archivos centrales, intermedios, de concentración,

centros de documentación, etc.) cuya función es la realización de tareas técnicas sobre esa

documentación como paso previo a la siguiente fase.

Estas tareas técnicas, pueden a la vez subdividirse en tres procesos diferenciados:

a. Disposición; el objetivo de este punto es “separar el grano de la paja”,

decidir que documentos han de ser conservados de forma permanente y

cuáles deben ser destruidos. Sus reglas básicas son conservar solo la

información esencial para nuestra organización / institución y no conservar

información duplicada o que pueda ser obtenida de otras fuentes.

b. Expurgo; el proceso mediante el cual son destruidos los documentos que no

son de conservación permanente.25

c. Preservación; es la fase de Archivo Histórico. La documentación que entra

en esta fase es de conservación permanente y, por definición, de acceso

libre. Aunque esto pueda no ser siempre así en virtud de plazos de reserva

25

Si bien este proceso también debe darse en un entorno digital, el descenso del costo de almacenamiento y la

tendencia a analizar toda la información existente –como Big Data u otros enfoques- hace que el expurgo sea

cada vez menos considerado en materia digital, salvo que una norma con valor legal obligue a su eliminación

una vez acabado el periodo legal de almacenamiento, conocido habitualmente como “retención”.

RESOLUCIÓN

ContenidoDisposición

ELIMINACIÓN


19

legal más o menos prolongados, es un principio reconocido que toda

documentación que merece la pena ser conservada de forma indefinida ha de

ser puesta a la libre disposición de toda la sociedad tarde o temprano. La

labor de la unidad encargada de su custodia es asegurar su conservación,

darle un tratamiento técnico lo más exhaustivo posible y propiciar su

máxima difusión.

Todo este desarrollo teórico ha dado lugar a la formulación normativa de diversos procesos

e instrumentos técnicos centrados en la gestión de la documentación pública. Los más

destacados, siguiendo la terminología empleada por la Ley Federal de Archivos26

, son:

o Administración de documentos.

o Baja documental.

o Catálogo de disposición documental.

o Destino final.

o Plazo de conservación.

o Valoración documental.

o Vigencia documental.

A esto hay que sumar las tareas e instrumentos tradicionales propios de la archivística27

,

como disciplina especializada en el tratamiento de la documentación tales como:

o Clasificación archivística.

o Conservación de archivos.

o Cuadro general de clasificación archivística.

o Guía simple de archivo.

o Inventarios documentales.

o Transferencia.

Y, por supuesto, las consideradas labores por antonomasia del archivero.

o Descripción de la documentación.

o Localización y puesta a disposición de la misma.

26

La cual puede consultarse en http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFA.pdf 27

Casas De Barrán, Alicia; Cook, Michael; Millar, Laura; Roper, Michael (2003). Gestión de Documentos del

Sector Público desde una Perspectiva Archivística II – Organización y control de documentos administrativos.

IRTM: Management of Public Sector Records Study Programme (1999). Edición Universidad de la

República, Uruguay. 2003.


20

La información pública

Por encima de las características y cualidades de los propios documentos, se puede definir

una superestructura (de la que son los cimientos indispensables) constituida por la

información que contienen y aportan dichos documentos, sus procesos de gestión y su uso.

Cuando esa información está en posesión de una administración pública o de un sujeto de

interés público28

la consideraremos información publica a efectos de este documento, sin

perjuicio del posible debate de la titularidad. La información pública, es el todo, el insumo

principal y más valioso con el que trabajan las administraciones públicas y un patrimonio

de toda la ciudadanía.

En la actualidad el concepto de acceso a los documentos públicos se ha visto ampliamente

trascendido por el vertiginoso auge de las Tecnologías de Información y Comunicación

(TIC), la expansión de la sociedad digital y la formulación de conceptos tan actuales como

e-government, open-government, open-data, transparencia29

, etc. Conceptos que dibujan

una realidad social en que ya no basta con que las administraciones tramiten sus

procedimientos y puedan expedir el documento pertinente para una finalidad determinada.

La exigencia de acceso y disponibilidad se refiere ya a la totalidad de la Información

almacenada, gestionada y utilizada por el sector público, con las salvedades de la

información reservada/clasificada y la protección de los datos personales que garantizan la

intimidad de las personas.

28

Tal como un sindicato, empresa pública etc. 29

Véase el glosario

INFORMACIÓN PÚBLICA


21

Por lo tanto, y guiándonos por las fases y principios del ciclo de vida de los documentos

referidos anteriormente, expondremos a continuación un esquema análogo referido al ciclo

de vida y fases de tratamiento de la información pública, orientada a las necesidades y

requisitos necesarios para el desarrollo de un modelo de transparencia.

Principios básicos

La información pública es autogenerada. Ya que la finalidad de toda administración es dar

unos servicios a sus administrados, y lo hace en el ejercicio de unas competencias reguladas

por vía legal. Por lo tanto, al menos a nivel conceptual, es posible saber qué tipo de

información van a generar, gestionar y acumular las distintas dependencias y entidades. Y

esto es válido tanto para la información producto de sus interacciones con los ciudadanos

como la de la propia gestión de cada dependencia administrativa o la resultante de las

labores de control, rendición de cuentas y auditoría propias de toda administración pública.

El concepto de información pública, aunque basado en los documentos que le otorgan su

autenticidad y veracidad, engloba la totalidad de las interacciones que se llevan a cabo con

dicha información. Es más, normalmente no será necesario el acceso o consulta directa de

documentos concretos si se tiene acceso a los registros que permiten identificarlos, saber

cómo se han usado, que tipo de información contienen y cuál va a ser su destino final (y

cuando).

Consecuentemente la gestión documental debe estar incorporada desde el momento de su

creación/captura. La potencialidad del uso de la información pública se halla en su

metodología y herramientas de gestión más que en los datos concretos. La cantidad

absolutamente inabarcable de información que reúnen y gestionan las administraciones

públicas hace imposible su tratamiento con los sistemas tradicionales. Al mismo tiempo las

TICs ofrecen unas posibilidades casi ilimitadas para el manejo de información a gran escala

que nos permiten no solo enfrentarnos con éxito a este inmenso reto si no convertirlo en

una oportunidad de optimización de recursos, mejora de procedimientos y fuente de valor

añadido.

Puede ser accesible en cualquier estado de su ciclo de vida. Si la información está

controlada desde el principio y se cuenta con la metodología y herramientas adecuadas, su

existencia, localización y uso son visibles (y por lo tanto potencialmente accesibles) al


22

mismo tiempo que es creada y utilizada. Ya no es necesario esperar a un tratamiento

posterior que era propio de las fases en que la documentación ya no estaba activa.

La gestión documental es labor y responsabilidad de todos servidores públicos que

manejan, tratan, usan y disponen de dicha información. Por ello, incluso con las

herramientas y en los entornos más básicos de tratamiento de información, si se incorporan

unas pautas mínimas, lo más sencillas y claras posibles, de gestión de la información al

trabajo diario de quienes tramitan los expedientes se obtendrán unos resultados

exponenciales en el tratamiento y disponibilidad posterior de esa información.

Aun cuando los documentos físicos (o lógicos) sean destruidos, mientras se conserven los

registros, bases de datos o repositorios que atestigüen el uso que se les ha dado, podemos

concluir que la información perdura más allá de la vida de sus soportes. Múltiples ejemplos

atestiguan esta realidad30

. Es plausible suponer que información de gran uso o demanda

por parte de la sociedad podría ser siempre recuperable.

30

El intento de borrarlo y de eliminarlo de las redes de comunicación, genera un efecto contrario al resultado

pretendido, generando una difusión mayor. Esto es conocido como el “Efecto Streisand” debido a los intentos

de una famosa cantante por retirar unas imágenes aeres de su casa que circulaban por la red mediante métodos

coercitivos. "What is 'The Streisand Effect'?"

http://blogs.telegraph.co.uk/technology/miloyiannopoulos/8248311/What_is_The_Streisand_Effect/. The

Daily Telegraph (London). 2009-01-31. Retrieved 2010-03-31.


23

Etapas.

El modelo propuesto consta de diversas etapas que van desde la generación de la

información, hasta su posible final, sea por eliminación, por archivo o por pérdida del

control del mismo mediante políticas de difusión. Si bien está basado en las referencias

mencionadas, tales como el Ciclo de Vida de NARA se ha adaptado para que tenga la

mayor validez posible dentro de cualquier organización, independientemente del tamaño o

del marco regulatorio al que esté sometida.

Aun así, se debe mantener una interpretación amplia del mismo, evitando caer en lógicas

estrictamente de trámite, sea tramite de proveedores o tramite de usuarios. La finalidad de

la información generada debe ser siempre que la información sea accedida y el ciclo de

vida simplemente es la herramienta empleada para identificar prácticas que apoyen a

facilitar este acceso.


24

GENERACIÓN / CAPTURA

La etapa de generación o captura de información es la fase en la que se vuelca o se genera

la información sobre un primer soporte documental, sea físico o electrónico, hasta generar

un contenido, sobre el cual se trabajara en las posteriores fases. El origen de la información

puede obtenerse mediante la captura de otra información previamente existente o mediante

la creación y generación de la misma de manera totalmente original, no siendo algo

esencial para la definición de esta etapa. Esta fase concluye con la generación de un primer

contenido o documento, sobre el que se deberá comenzar a aplicar un sistema de

descripción.

Todo documento se puede sintetizar en “Quien – qué - a quien – marco espacio/temporal”.

De esta manera, todo documento, independientemente de su soporte, puede ser definido de

manera única reflejando esa sola información más los datos de tramitación propios de cada

dependencia administrativa.

La existencia de estos datos únicos, es la base de todo estándar de descripción, indización o

indexación 31

y catalogación de un ítem de información. Por lo tanto es fundamental

escoger un estándar cuyos datos obligatorios estén cubiertos por los datos mínimos de alta

de cada documento o registro. Así lo tendremos “descrito” desde el mismo momento en que

es creado/incorporado al sistema.32

Aplicación:

En esta fase, se debe de cumplir con una serie de obligaciones mínimas para poder aplicar

el modelo. De manera general:

31

Proceso de generación de índices para una posterior consulta. Si bien el termino correcto de acuerdo a la

RAE es indización, el auge del termino indexación en entornos tecnológicos hace que pueda ser preferible su

utilización. 32

Como ejemplo de Fecha, hora, autor etc.

Contenido

CREACIÓN

CAPTURA


25

El registro de los documentos, debe incluir un conjunto de datos obligatorios

basados en un estándar33

que permita su tratamiento automatizado34

.

En todo caso, deben existir datos que indiquen al capturista o al creador de la

información.

Los formularios, modelos, plantillas generados por una administración deben ser

conformes al estándar elegido para el registro y captura inicial de la información.

Las herramientas informáticas se diseñarán o configurarán de acuerdo a ese estándar

y serán interoperables dentro del entorno administrativo35

más amplio posible.

33

En este caso particular, debe entenderse eestándar en sentido amplio, pudiendo ser un estándar internacional

o un acuerdo interno para estandarizar procesos. 34

Aunque no se empleen métodos automatizados, el esfuerzo será el mismo y facilitara la migración para

cuando se tome la decisión de implementarlos. 35

Exista o no esquema de interoperabilidad externo, como esquemas de Interoperabilidad a nivel nacional,

estatal o municipal.


26

Fase activa (TRAMITACIÓN):

Durante la fase activa o “tramitación”, el documento obtiene una serie de valores agregados

mediante el procesamiento, revisión u otros. Esta fase concluye con la elaboración

definitiva del documento, llamada “resolución”. La resolución habitualmente implica que el

documento generado es el que tiene valor jurídico pleno, pero esto no es necesario a efectos

de su publicación, ni debería ser un obstáculo para poder acceder al contenido del mismo

desde una política de trasparencia proactiva, que nos debe permitir acceder a la información

completa del proceso. Todo documento está asociado a un trámite, gestión, servicio, etc.

(independientemente de su contenido)36

propio de la dependencia administrativa que lo

gestiona y debe estar claramente señalado. 37

. De igual manera, todo trámite, gestión,

servicio, etc. está basado en un marco normativo (sea con rango de ley o solamente normas

internas), tiene unos pasos establecidos y unos plazos de ejecución, concluyendo de manera

acorde con la normativa

La información administrativa generada en esta fase es una información en sí misma,

volcada en un documento que sirve como vehículo para el acceso a la información

principal, pero que debe ser accesible de la misma manera.

La unidad o dependencia administrativa encargada de cada trámite es la responsable tanto

de la custodia física de los expedientes como de la captura y mantenimiento de los registros

tanto en papel como en la herramienta informática que se utilice.

36

La publicación de análisis, estudios y demás información adicional, queda cubierta mediante la aplicación

de estos procesos también a proveedores, existiendo por lógica administrativa la necesidad de tramitarlos y

procesarlos archivísticamente. 37

Muchas administraciones públicas han generado “Manuales de Tramites” cuya existencia puede ser de

extrema utilidad para la aplicación de este modelo.

Contenido ContenidoContenido

RESOLUCIÓN

Contenido

Contenido

Contenido

TRAMITACIÓN


27

Aplicación:

Las ventajas que se obtendrán de la aplicación del modelo implican realizar la tarea una

sola vez, de manera que el mismo trabajo que necesariamente deben hacer los encargados

de la tramitación de un expediente mientras lo llevan a cabo, sirva como instrumento de

catalogación, descripción y control de esa información para su tratamiento en fases

posteriores.

Así mismo, mantendremos el control de la gestión y uso de la documentación en la fase en

que está más activa y, por lo tanto, más información va a generar y más va a ser objeto de

actualización constante. Saber lo que tenemos, por qué lo tenemos y donde lo tenemos, y

que esa información quede incorporada en el sistema como elemento básico de búsqueda y

recuperación en fases posteriores.

Para la aplicación del modelo en esta fase, se deben establecer medidas tendientes a

garantizar lo siguiente:

La información referida a las fases y resultado de la tramitación ha de quedar

registrada en el sistema o ser susceptible de serlo sin necesidad de acudir

nuevamente a cada expediente o documento individual a recabar esa información.

Todo expediente o conjunto de documentos (electrónico o no) tendrá un índice

(electrónico o no) que recogerá esa información.

Los índices electrónicos se nutrirán de la propia herramienta de gestión que usen las

unidades que tramitan cada expediente o usan una determinada información de

manera acorde con el sistema establecido.

Esta información, y los soportes informáticos en que quede registrada, debe ser

interoperable con los sistemas de la siguiente fase de tratamiento de la información,

o susceptible de procesos automatizados de migración.

Igualmente debe ser susceptible de captura y utilización en entornos abiertos,

debiendo emplearse formatos que no requieran el uso de una herramienta concreta.

Imperativamente debe permitir la disociación de datos personales o reservados del

resto de la información como paso previo a su puesta a disposición del público.


28

FASE SEMI-ACTIVA (CUSTODIA)

La fase de custodia o fase semi-activa, implica que el documento ya tiene un valor

resolutivo, y debe ser accesible al existir una amplia posibilidad de que vuelva a ser

requerido en el corto plazo, por lo cual no puede ser archivado para custodia y

conservación, ni debe pasar por un posible proceso de valoración expurgo o eliminación.

Sin embargo, ya existe una clara posibilidad de que el documento sea demandado y que se

ejercite el acceso sobre el mismo de manera libre. Pasado el plazo establecido por cada

organización, se dará paso a las fases de valoración, archivo o eliminación, según

corresponda.

En esta fase, todo documento, expediente o información de un trámite ya finalizado es la

constancia de que dicho trámite, gestión, etc. se ha realizado en tiempo y forma y su

resultado. Dicha documentación e información son susceptibles de volver a activarse, en

plazos de tiempo estipulados, si es requerido por cualquier interesado.

La información clasificada o reservada es igualmente susceptible de uso, aunque con las

restricciones que marque la legislación, en tanto perduren las razones que motivaron su

clasificación como tal. De la misma manera, la protección de datos sigue plenamente

vigente, en los términos establecidos por la legislación, aunque la documentación ya no se

use, el trámite haya finalizado y la información al respecto esté a disposición del público.38

De acuerdo al fin último de la documentación, la información sobre su gestión y uso y la

demanda sobre la misma, ampliaremos su tratamiento y descripción o se mantendrán solo

los datos necesarios para su localización hasta el vencimiento de los plazos de conservación

establecidos.

38

Existe debate sobre si la duración de la Protección de Datos abarca la vida de la persona o es heredable..

RESOLUCIÓN

Disposición


29

Aplicación:

Para la aplicación del modelo en esta fase se deben de establecer medidas idóneas y

efectivas para el cumplimiento de las siguientes obligaciones:

La información relativa a cada expediente, así como sus registros de gestión y uso

serán incorporados, si no lo están ya de origen, a una herramienta específica de

gestión y control, manual o electrónica.

Se mantendrán las interrelaciones entre la información de localización propia de la

unidad de tramitación que haya generado la información y el repositorio (lógico) al

que es transferida.

Cuando esta fase implique cualquier cambio en la ubicación física de la

documentación, en su responsabilidad de custodia o transferencia de datos entre

dependencias administrativas, tal circunstancia deberá estar regulada por un

procedimiento verificable y de cuyas fases quedará la debida constancia.

Esta transferencia quedará incorporada al sistema de manera que cualquier usuario

externo pueda saber que dependencia administrativa tiene la responsabilidad de

custodia y gestión de una determinada información o, si se dirige a la unidad

tramitadora original, pueda ser remitido a la misma.

Se establecerán metodologías y planes de tratamiento de la información que se sepa

es de conservación permanente, la de mayor demanda y cualquier otra que se estime

conveniente por razones de interés público.

Las pautas, metodología y resultados de este tratamiento documental han de ser

puestos a disposición del público (con las salvedades legales que puedan existir) de

forma inmediata una vez finalizado el mismo.

Con las reservas y plazos legalmente establecidos, toda documentación en esta fase,

así como la información y registros relativos a la misma, deben poder ser puestas a

disposición de cualquier ciudadano que lo solicite así como ser susceptible su

captura y utilización en entornos abiertos.


30

Imperativamente debe permitir la disociación de datos personales o reservados del

resto de la información como paso previo a su puesta a disposición del público.

Se llevarán a cabo procesos de valoración documental y evaluación de la

información de cara a determinar la disposición final de la misma.

Las pautas, metodología, marco normativo y estándares aplicados en dicha

valoración han de ser públicos y homologables de acuerdo estándares técnicos

reconocidos.

Se garantizará la conservación física (y lógica) de los documentos y la información

relacionada durante todo el periodo de vigencia establecido para cada uno de ellos.


31

DISPOSICIÓN (VALORACIÓN Y SELECCIÓN)

La fase de valoración comienza después de concluir la fase semi-activa, e implica efectuar

un análisis sobre la validez de los documentos (y la información que contienen) a efectos de

tomar decisiones sobre su conservación y difusión.

La conservación de toda la documentación e información pública es imposible e inútil39

,

además de ser contraria en muchos casos a una política de transparencia proactiva, al

generar obscuridad por hiperinformación también denominada “infoxicación”40

.

Aun así, se debe garantizar la conservación de la información vital para la subsistencia de la

organización y el cumplimiento de sus funciones. Estos criterios son, probablemente, los

que suelen traer más polémica y las mayores dificultades a las organizaciones de acuerdo a

las entrevistas, por lo que deberán ser elaborados con sumo cuidado y de la manera más

incluyente posible.

Para lograr esto, los procesos y criterios por los que se decide qué información conservar, y

el cuándo y cómo desechar el resto deben ser públicos, reglados, auditables y de público

conocimiento.

Como escenario ideal, cuando una información es generada o capturada en el sistema, ya

debería conocerse cuál va a ser su destino final, las etapas por las que va a pasar, el tiempo

que va a permanecer en cada una de ellas y el tratamiento de que va a ser objeto. Para

lograrlo, el requisito mínimo es contar con, o poner en marcha, un sistema de selección y

valoración de la información.

Hay que tener en cuenta que las administraciones que ejercen idénticas funciones y

competencias producirán una información básicamente análoga en lo que se refiere a sus

valores primarios y secundarios y, en gran medida, a su marco normativo. Por lo tanto los

estudios, metodología técnica y resultados en éste ámbito son en gran medida

homologables, intercambiables y aplicables. Es fundamental fomentar estas sinergias,

formar grupos de trabajo que abarquen el mayor espectro posible y aprovechar todo el

trabajo, la experiencia desarrollados en estos procesos.

39

Pero cada vez mas economico 40

http://carcasren.1blogs.es/wp-content/blogs.dir/26/files/infoxicacion-sobreinformacion-v11-cpi.pdf

Disposición


32

Aplicación:

Es necesario implementar y ejecutar medidas que garanticen el cumplimiento de las

siguientes obligaciones:

Toda decisión de conservar o eliminar una información debe ser el resultado de un

proceso de valoración.

Esta decisión vendrá recogida en un dictamen, con fuerza y valor normativo.

La valoración se hará sobre agrupaciones documentales o conjuntos de información.

El resultado ha de ser aplicable a toda la información, presente y futura.

Los cambios y revisiones en los dictámenes de valoración han de basarse en el

cambio de alguno de los presupuestos en que se basaron.

En el proceso de valoración y elaboración del dictamen ha de contarse con el

concurso de todos los actores involucrados en la gestión y uso de esa información.


33

ELIMINACIÓN

La fase de eliminación es una fase alternativa que viene dada desde que, posteriormente a

un proceso de valoración, se procede a eliminar la información descartada, poniendo fin a

la existencia del documento y de la información que contiene.

La eliminación es el destino lógico de toda información cuyos valores primarios han

vencido o desaparecido y cuyos valores secundarios no justifiquen su conservación. Ha de

ajustarse a unos plazos establecidos y a unos protocolos auditables. El propio acto de la

eliminación es un acto administrativo en sí mismo, y como tal debe ser público.

La eliminación supone la destrucción de esa información y de las copias en poder de la

administración con la garantía de no ser susceptible de reconstrucción o recuperación.

Puede ser total o parcial. En el caso de eliminación parcial, el criterio de selección y la

cantidad de información a conservar deben ser parte, y quedar definidos, durante el proceso

de valoración previo a toda eliminación.

Aplicación:

Deben tomarse y ejecutarse medidas que garanticen el cumplimiento de las siguientes

obligaciones:

Debe quedar claramente establecido, a nivel normativo, quien tiene autoridad para

autorizar y refrendar la eliminación de cada dependencia o entidad administrativa.

Debe quedar claramente establecido qué unidad administrativa es la responsable del

proceso de eliminación. Esto no implica que la propia administración deba llevar a

Contenido

Contenido

Disposición

ELIMINACIÓN


34

cabo la destrucción física (o lógica) pero sí que es la garante de que se ha llevado a

cabo según el procedimiento marcado y que se ha hecho bajo su responsabilidad.

Establecer un calendario de eliminaciones de conocimiento público.

Hasta que se lleva a cabo la eliminación física, de la información, la unidad o

dependencia administrativa encargada de su custodia sigue siendo la responsable de

su mantenimiento y conservación.


35

ARCHIVO (HISTÓRICO)

La fase de archivo es una fase alternativa a la de eliminación, que va desde que finaliza el

proceso de valoración y disposición hasta el archivo y conservación definitivos41

El Archivo Histórico debe ser gestionado por la unidad o dependencia encargada de la

conservación y difusión de los documentos e información con valor permanente. Debe ser

el destinatario final de toda la información con valor permanente.

Los plazos y periodicidad de las transferencias de documentos al Archivo Histórico deben

estar claramente estipulados en el marco normativo de la organización, debiendo

garantizarse que el Archivo Histórico sea capaz de acoger toda la información de que es

destinatario.

El colapso del mismo provoca, tarde o temprano, el colapso del sistema.

La finalidad última de toda la información que llega a fase histórica es su TOTAL puesta a

disposición del público. Esto significa, en términos actuales, su accesibilidad a través de

internet y todas las herramientas de intercambio de información, siempre que sea posible.

Contando con medios técnicos e instrumentos legales adecuados, es posible su conversión a

formatos digitales de forma que la información permanezca y sea plena y legalmente válida

aun cuando los soportes originales hayan sido eliminados.

Aplicación:

Deben tomarse y ejecutarse medidas que garanticen el cumplimiento de las siguientes

obligaciones:

Toda dependencia o institución ha de contar con un archivo histórico, encargado de

custodiar, tratar y difundir su información.

Este archivo histórico no tiene porque ser una unidad de la propia dependencia

administrativa. Puede ser una institución (pública) con entidad propia que sea el 41

Sin perjuicio de la existencia de límites temporales a la existencia del citado archivo.

ContenidoDisposición

ARCHIVO


36

receptor final de la información de conservación permanente producida por otros

organismos42

.

La razón de conservar la información histórica no debe ser solo su

“almacenamiento”, o una obligación legal, si no su tratamiento y puesta en valor en

la medida que lo permitan los recursos disponibles.

La información con carácter histórico debe considerarse un activo patrimonial de la

entidad que la ha producido, y como tal susceptible de generar para la misma

retornos en términos de conocimiento, promoción, mejora de procesos, etc.

42

Es el caso del Archivo General de la Nación o de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, que regulan la

cuestión de archivos en sus ámbitos de aplicación.


37

DIFUSIÓN

La difusión comienza en cualquier momento en una organización que establece políticas de

transparencia proactiva o sobre la que exista un mecanismo de acceso a la información. Sin

embargo, podemos hablar de la existencia de una fase de difusión stricto sensu después de

archivada la información, finalizados sus valores primarios de manera inequívoca.

Conforman la difusión todas las actuaciones destinadas a poner a disposición de la sociedad

la información de cada entidad.

Si no existe demanda de la información pública o la misma no es de utilidad para los

ciudadanos y la propia administración, no tiene ningún sentido el tiempo y los recursos

empleados en su tratamiento y custodia.

La existencia de un sistema y unas herramientas de mantenimiento y gestión de la

información es condición necesaria para poder difundir bloques completos de información

lógica y ordenada de manera que sea posible tanto su tratamiento masivo y automatizado

como la localización de ítems individuales.

La difusión ha de respetar siempre, y por lo tanto serán sus límites, los derechos cuya

protección esté reconocida por las leyes vigentes (especialmente los relativos a la

protección de datos).

En todo momento se debe perseguir el conocimiento público de la existencia de una

determinada información, sus datos de identificación y localización, sus plazos de reserva y

disposición y, como último estadio, el acceso a la documentación y datos originales.

Aplicación:

Para la aplicación del modelo en esta fase se deben de establecer medidas idóneas y

efectivas para el cumplimiento de las siguientes obligaciones:

Contenido

ARCHIVO

DIFUSIÓN


38

Se difundirá la información tratada, según los procesos establecidos para cada fase,

de manera que al igual que se controla su ubicación física o lógica se garanticen

tanto el derecho de acceso y transparencia como la protección de otros derechos

reconocidos.

La administración responsable de su custodia es garante de la autenticidad y

veracidad de la información que difunde.

Las reservas y limitaciones de acceso han de referirse únicamente a los datos que la

justifican, cuando sea posible individualizarlos sin que su disociación desbarate

totalmente la estructura de la información. Si es así se difundirán “versiones

públicas” de la información hasta que venzan las causas de reserva.

No se difundirá por mediante redes digitales información o datos en bruto sin tratar

o cuyo contenido desconozcamos.

Las reservas o limitaciones de acceso no implican, en ningún caso, la ocultación de

la información. Aunque la información misma no sea accesible, su existencia,

unidad responsable, plazos de vigencia y reserva y disposición han de ser de

conocimiento público de forma que cualquiera pueda requerir sobre ella.

Toda negativa o limitación de acceso, por parte de la unidad o dependencia de

custodia, ha de ser recurrible.


39

La Gestión de la Información.

En la actualidad se están desarrollando e implantando numerosos sistemas, estándares y

metodologías de gestión de la información. Los denominados Sistemas de Gestión

Documental se encuentran en todo tipo de organizaciones (públicas y privadas) y a todos

los niveles y escalas. Como ya hemos expuesto, la información pública tiene unas

cualidades y un marco normativo más rígido que hacen que, aunque las técnicas,

metodología y estándares empleados para su tratamiento sean los mismos que para

cualquier otra organización, cualquier sistema deba incorporar requisitos adicionales de

control, registro y auditoría.

Por lo tanto, a la hora de implantar un Sistema de Gestión Documental en el sector público,

debemos tener en cuenta que la información pública es un todo que engloba:

a. los propios documentos y datos en sí.

b. la información sobre la captura/alta de dichos datos en el sistema.

c. el registro de toda interacción relacionada con la tramitación y gestión de

esos datos.

d. la resolución de cada trámite o procedimiento.

e. el marco normativo en que se desarrolla cada procedimiento.

f. el uso, mantenimiento y tratamiento que da a esos datos.

g. el marco normativo que regula el uso, mantenimiento y disposición de

dichos datos.

h. los repositorios y bases de datos resultantes de todo lo anterior.

Los requisitos de transparencia, auditoría y rendición de cuentas que establecidos por cada

legislación implican que toda esa información es susceptible de poder o tener que ser puesta

a disposición de quien legítimamente tenga derecho a ello. Para eso debe ser identificada y

controlada desde el momento de su creación/captura y durante todo su ciclo de vida.

La única forma de hacer esto es implicar a los gestores y tramitadores de la información.

Ellos ya tratan, gestionan y hacen uso de la información para la finalidad con la que fue

creada o reunida. Por lo tanto los procesos básicos de captura de la información en el


40

Sistema de Gestión Documental han de incorporarse a sus procedimientos y metodología de

trabajo.

Para ello la herramienta informática de gestión que utilicen debe ser al menos interoperable

con el Sistema de Gestión Documental a implantar. El caso ideal es que se trate de la misma

herramienta. Y el caso contrario extremo, que se use todavía el papel y los procedimientos

se gestionen a mano, el registro e indización de expedientes se harán de manera que reflejen

los datos de captura de la información en el sistema (datos que siempre pueden ser

grabados a posteriori).

La implantación del modelo, como un proceso que afecta a los procedimientos de toda la

organización, se hará desde un momento presente y orientada al futuro. El tratamiento de la

información y documentación generada antes de la implantación del sistema se llevará a

cabo, en función de las prioridades y recursos disponibles, empezando por la más nueva

(potencialmente de mayor uso) y prosiguiendo con la más antigua.

Las bases de datos, los instrumentos de control de la información, los propios repositorios

donde se almacenan los documentos (electrónicos o imágenes digitales), bien en su versión

en bruto bien en “versiones públicas” que protejan o disocien la información no accesible,

han de ser susceptibles de ser atacables por las herramientas de búsqueda de la web. Por lo

tanto el sistema, de gestión debe ser diseñado y configurado para generar las etiquetas

definidas por los estándares utilizados.

Como colofón cualquier sistema de gestión que implantemos debe ser susceptible, en el

presente o en el futuro, de ser certificable de acuerdo a alguna norma de calidad reconocida.


41

Código de Buenas Prácticas para la implementación y certificación de políticas de Transparencia Proactiva

Esta sección del documento establece las prácticas que debe cumplir la organización para

estar preparada para que cualquier información en su poder pueda ser accedida por

cualquier persona que lo solicite. Las prácticas establecidas establecen un cumplimiento

general del ordenamiento jurídico vigente en México, yendo mucho más allá y permitiendo

poner una mayor puesta a disposición del público de información, de una manera eficiente

y eficaz.

Como ventajas adicionales, implica la estructuración de los procesos administrativos,

eliminando múltiples redundancias y alineando los sistemas de la organización para que

estandarice prácticas que ya tiene la obligación de hacer, pero permitiéndole obtener

mayores resultados en términos de información puesta a disposición del público. Cuanta

más información este a disposición del público, menor será el esfuerzo para responder a las

peticiones de acceso a la información.

Las prácticas establecidas en este código pueden ser cabalmente cumplidas de diversas

maneras, no exigiendo en el presente ningún mecanismo concreto de cumplimiento,

permitiendo a la organización que, de acuerdo a sus recursos, creatividad y circunstancias

pueda adaptarse de la manera que mejor convenga. En estos términos, cada obligación

puede ser cumplida mediante el uso de TIC o mediante mecanismos tradicionales,

generalmente en soporte papel. Cuando sea posible, se mencionara el enfoque.

Es muy recomendable el empleo de tecnologías de información.

El mecanismo de cumplimiento con estas obligaciones debe de estar correctamente

documentado y debe ser comprobable por cualquier interesado.


42

A- Generales: Las siguientes obligaciones son de aplicación a todo el ciclo de vida de la

información, como las aplicables al personal interno o externo, a las herramientas

involucradas en todo el proceso así como a terceros involucrados en el procesado de la

información

Debe 1: La Organización debe capacitar al personal involucrado en el modelo,

políticas y normas aplicables a la organización.

Los modelos de gestión actuales son de una complejidad elevada. En las administraciones

públicas, donde adicionalmente existe un conjunto numeroso de normas y políticas internas

que influyen necesariamente sobre el flujo de información, la capacitación continua se

torna imprescindible. La existencia de un alto índice de rotación de personal en algunas

organizaciones públicas, hace que establecer periodicidad a la capacitación sea algo muy

necesario. Que se concreten y puedan predecir las fechas para las capacitaciones es una

buena práctica que apoya a la planeación de la institución en todos los demás procesos de

los que es responsable.

Debe 1: Capacitación continua

Enfoque: Tecnologías de información o tradicional

Mínimo Recomendable

1. Capacitación anual que incluya

formación en Transparencia,

política y normativa internas así

como en las Tecnologías de

información que se están

empleando.

2. Grupos de capacitación reducidos y

a demanda, para capacitar a los

últimos reclutados de la

organización.

3. Oficina de apoyo y consulta para

todas las cuestiones referentes a

Transparencia Proactiva y cuestiones

referentes a la información.


43

Debe 2: El mecanismo de evaluación del personal debe incluir parámetros de

evaluación sobre conocimientos del sistema de gestión de información y sobre la

normativa aplicable.

Un gran número de organizaciones tiene integrados mecanismos de evaluación de su

personal, para evaluar diferentes cuestiones referentes a su desempeño, conocimientos

organizacionales u herramientas de trabajo. La normatividad tanto legal como interna

referida a los sistemas de gestión de información, archivos, protección de datos etc. Debe

de formar parte de los citados mecanismos de evaluación para comprobar el estado de

cumplimiento tanto de la salud de los sistemas de gestión, como del conocimiento y

cumplimiento de las citadas normas.

Debe 2: Evaluación del personal.

Enfoque: Ambos


Se agregarán reactivos, rubros u

otros mecanismos a las

evaluaciones del personal vinculado

con el ciclo de vida de la

información, referentes a la

normatividad y al uso y

posibilidades del sistema de gestión

de la información.

Los mecanismos de evaluación se

aplicarán mediante formatos

electrónicos para favorecer un

análisis rápido y eficiente de los

resultados.

Se efectuarán análisis estadísticos

sobre los resultados de los

mecanismos de evaluación.


44

Debe 3: La Organización debe contar con un sistema de gestión documental unificado

o con una herramienta de gestión documental unificada

Para los efectos de poder implementar una política de transparencia proactiva, debe

trabajarse desde el principio de la generaciòn de la información y los documentos, así como

en todo el ciclo de vida de la misma, hasta su archivo o difusión, con mecanismos de

control y auditoria aplicables a cualquier parte del ciclo.

Para la implementación de dichos controles se deben unificar las herramientas que van a ser

empleadas para el cumplimiento de dichas tareas.

Si bien existen muchas soluciones en el mercado de gestión integral de documentos43

, el

uso de herramientas unificadas simples tradicionales, como expedientes unificados junto a

políticas de archivo integrales puede ser una solución para entidades de menor tamaño. Sin

embargo las posibilidades quedan vastamente reducidas al poder efectuarse un menor

número de tratamientos, así como una mejor clasificación y búsquedas sobre el contenido.

Las posibilidades de escalabilidad de estas herramientas son, a su vez, muy reducidas.

Para poder cumplir con una política de transparencia proactiva, no se necesitan sistemas de

gestión integral, pero es una práctica más que recomendable y económica en un plazo de

tiempo muy corto.


(Mediante Tecnologías de Información) o con una herramienta de gestión documental

unificada

Enfoque: Tecnologías de información


La organización implementara un

sistema de gestión documental que

sea aplicable al ciclo de vida de la

información en manos del sector

El sistema debe tener redundancia

para una mayor seguridad,

protección y funcionamiento

El sistema debe alojarse en

43

Alfresco es un popular sistema documental, bajo licencia GNU ( es decir, Software Libre) y que permite su

implementación en diversos entornos, en diversas arquitecturas de TIC y con distintos alcances.

https://developer.alfresco.com/


45

publico ubicación separada al centro de

labores

Deberá evaluarse el rendimiento y

funcionamiento del sistema de

manera periódica


(Mediante Tecnologías de Información) o con una herramienta de gestión documental

unificada

Enfoque: Tradicional


La organización generará

herramientas tradicionales como

expedientes, carpetas, archivos y

similares que sean de aplicación

para todo el ciclo de vida.


46

Debe 4: Tanto el sistema como la herramienta permitirán la gestión de los derechos de

propiedad intelectual de la información

Los derechos de propiedad intelectual son un tema importante en cualquier sistema de

gestión de la información, independientemente del método aplicado. Por la gestión de los

derechos de propiedad intelectual, nos referimos a las condiciones de uso que va a tener la

información publicada, como la remuneración, la autorización para realizar obras derivadas

de esta información y en qué condiciones se va a dar esta autorización.

Una buena práctica habitual consiste en que el sistema permita diferentes clasificaciones a

cada documento o colección de datos, siendo referidas a licencias tipo estandarizadas y de

uso habitual, tales como las licencias Creative Commons44

que permiten obras derivadas

con diferentes condiciones de uso, las licencias tipo copyleft que permiten el uso y

modificación bajo la condición de que las obras derivadas no agreguen restricciones , tales

como la licencia GNU45

para programas de cómputo o licencias tipo establecidas por otras

organizaciones públicas. El uso de licencias tipo permite una rápida y eficiente

clasificación y gestión de los derechos de propiedad intelectual, generando seguridad

jurídica en los usuarios y facilitando su difusión y posible reutilización.

Debe 4: Gestión propia de derechos de propiedad intelectual

Enfoque: Ambos


El sistema o herramienta debe

permitir la asignación de

características relacionadas con los

derechos de propiedad intelectual

que vayan a regir cada documento

El sistema permitirá gestionar los

derechos de propiedad intelectual de

cada documento o colección de

datos mediante el uso de licencias

tipos estandarizadas

44

Creative Commons son unas licencias popularizadas por Lawrence Lessig, mediante las cuales se permite

la modificación de los contenidos licenciados, generalmente sin costo, y ayudando a la identificación de las

obligaciones legales en materia de Propiedad Intelectual. http://creativecommons.org/ 45

La Licencia GNU es la licencia de Software Libre más popular hoy en día. Garantiza las cuatro libertades

que pregona el Software libre (modificación, distribución, etc.) y es la cabeza visible de un movimiento que

pregona, con éxito, la necesidad de emplear software que nos permita más libertades que el software

“propietario”.


47

Debe 5: Los contratos con proveedores que trabajen, nutran, gestionen o mantengan

la información de las administraciones deben contar con una cláusula que contenga

las obligaciones contenidas en el modelo, obligando a su cumplimiento.

Las diferentes organizaciones públicas que gestionan información pública habitualmente

contratan los servicios de terceros con diferentes finalidades; proveer contenidos, generar

informes, gestionar los archivos o sistemas e incluso auditar el funcionamiento de los

mismos. Para estos efectos, la ausencia de acuerdos adicionales entre los contratantes puede

suponer un problema adicional para el cumplimiento e implementación de un modelo

integral, puesto que los proveedores no estarían obligados e incluso podrían efectuar tareas

que llevaran potencialmente a destruir la operación del modelo.

Para evitar esto, los contratos deben contener cláusulas que impliquen el conocimiento

íntegro del modelo a aplicar, así como el compromiso de cumplimiento de las obligaciones

que les sean directamente aplicables en el marco de las tareas que les hayan sido

encomendadas.

Una práctica eficiente que se puede emplear consiste en la adición de las citadas cláusulas

en los contratos tipo o formularios que se empleen para la contratación de los diversos

servicios, evitando una práctica casuística que genera ineficiencias en los múltiples

procedimientos de contratación que pueden llegar a existir en una organización.

Debe 5: Proveedores conocen el modelo y se obligan a su cumplimiento

Enfoque: Ambos


Cualquier contrato con proveedores

relacionados directamente o con

incidencia en el ciclo de vida de la

información deberán conocer el

modelo, obligándose a su

cumplimiento

Se modificaran las plantillas,

formularios y contratos tipo para que

contengan cláusulas que obliguen a

los proveedores contratados al

cumplimiento de las obligaciones

derivadas de la adopción del modelo.


48

Debe 6: Los contratos con proveedores que trabajen, nutran, gestionen o mantengan

la información de las administraciones deberán incluir cláusulas de cesiones de

derechos que permita el funcionamiento del modelo

Un tipo de proveedores con los que trabajan las organizaciones públicas pueden clasificarse

como proveedores de contenidos desde la perspectiva de la gestión documental, puesto que

proporcionan información y documentos que van a ser incluidos en el sistema y, por lo

tanto difundidos.

Si bien muchas normas legales ya prevén esta posibilidad y regulan un posible conflicto

entre transparencia y derechos de autor, no es una cuestión que esté plenamente regulada en

todos los órdenes de gobierno o que sea aplicable a todas las organizaciones.

Es por lo tanto necesario que, para que pueda existir una política de transparencia completa,

deban de cederse por vía contractual los derechos de los trabajos que sean ingresados al

sistema de gestión documental para que no existan problemas con su difusión.

Debe 6: Proveedores ceden los derechos de propiedad intelectual permitiendo la difusión.

Enfoque: Ambos


Cualquier contrato con proveedores

relacionados directamente o con

incidencia en el ciclo de vida de la

información debe contener

cláusulas que cedan

incondicionalmente los derechos de

autor de las obras generadas bajo el

objeto de los contratos.

Se modificaran las plantillas,

formularios y contratos tipo para que

contengan cláusulas que obliguen a

los proveedores contratados a la

cesión completa de los derechos de

autor de las obras que generaron

bajo esos contratos.


49

Debe 7: La organización debe contar con un registro de los archivos que contengan

colecciones de datos de carácter personal

Los datos de carácter personal son, de acuerdo a la definición aceptada por los tratados

internacionales y la mayor parte de los textos legales sobre la materia, aquellos que

identifiquen o hagan identificable a la persona de manera sencilla. Sobre estos datos, de los

cuales la persona física es la verdadera, única e integral propietaria, se pueden ejercer los

derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO), los cuales están

reconocidos incluso a nivel constitucional en México.

Sin embargo, en el entorno de una organización pública, el ejercicio real de estos derechos

puede ser complejo debido a la gran cantidad de colecciones de datos que se pueden llegar

a generar en el cumplimiento de las diferentes tareas de una administración pública.

Para cubrir esta necesidad de cumplimiento efectivo de los derechos ARCO por parte de los

ciudadanos, la generación de un registro de colecciones de datos que contengan datos de

carácter personal puede facilitar sobre manera la identificación por parte del ciudadano de

la colección de su interés y ejercer de esta manera sus derechos, de una manera más

eficiente para las partes involucradas.

Una buena práctica detectada consiste en la regulación interna sobre la creación de estas

colecciones de datos, para la creación de las mismas, la destrucción y los fines perseguidos

con la citada colección.

Se debe exentar de registro a aquellas colecciones de datos temporales generadas para el

cumplimiento de alguna tarea y cuyo tiempo de vida vaya a ser efímero.

Debe 7: Registro de los archivos de datos de carácter personal

Enfoque: Ambos


Se generara un registro de

colecciones de datos de carácter

personal en posesión de la

organización

El registro debe estar disponible en

todo momento y puede ser

consultado tanto en los lugares

idóneos de atención ciudadana como


50

Este registro será público. a través de las sedes electrónicas de

la organización

La organización regulara la creación

y registro de colecciones de datos

personales, salvo aquellas que

tengan un carácter efímero.


51

B- Creación de la información:

El siguiente conjunto de obligaciones inciden sobre los procesos de creación de

información de acuerdo al ciclo de vida especificado. Desde su Captura/generación hasta la

resolución. Tiene extrema importancia su cumplimiento, puesto que solo incidiendo de una

manera integral desde el principio de la creación del documento, podremos facilitar la

liberación de información de una manera eficaz y eficiente.

Debe 8: Se debe generar un sistema de identificación y etiquetado de manera univoca

e inequívoca para todo dato de carácter personal existente en un documento, a efectos

de facilitar su identificación dentro del contenido del mismo, facilitando su

tratamiento posterior.

El principal obstáculo existente para las políticas de transparencia es el respeto a la

privacidad así como evitar la publicación de datos de carácter personal, tal y como se

definen en la mayor parte de los acuerdos internacionales y textos legales en la materia. En

el caso de México, el Derecho a la protección de Datos de carácter personal esta incluso

reconocido a nivel constitucional, concretamente en el artículo 16 de la Constitución de los

Estados Unidos Mexicanos.

Los datos personales o datos de carácter personal son todos aquellos que identifiquen

directamente a la persona física o la hagan identificable, de manera indirecta; nombre y

apellidos, números o claves identificadoras tales como el RFC y CURP, licencias, placas de

matrícula de vehículos, imágenes, videos etc. Existe un mayor rigor que debe de

mantenerse en el caso de datos que identifiquen a menores de edad. La divulgación de estos

datos de carácter personal, así como cualquier tratamiento de la información que se pueda

efectuar con ellos está prohibida de manera tajante, salvo que exista consentimiento por

parte de la persona identificada, verdadero dueño y titular de los datos.

La mayor excepción a esta obligación es la existencia de una norma con rango legal que

permita, o incluso obligue, a su publicación, como las normas de publicidad activa u

obligaciones de transparencia existentes en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública.


52

Cualquier información que sea publicada encuentra dificultades referentes a esta materia.

La principal solución, adoptada por muchos textos legales es la generación de versiones

públicas que omitan esta información. Pero en un escenario de publicación proactiva de

información, el número de documentos que han de ser anonimizados puede ser

sustancialmente mayor. La buena práctica consiste en el uso de mecanismos tanto

electrónicos como tradicionales que permitan señalar la existencia de datos de carácter

personal durante la elaboración del documento, marcándolos e identificándolos de manera

inequívoca, de tal manera que se puedan generar estos documentos de una manera eficiente

y con el menor uso posible de recursos. La aplicación de un sistema de marcado de datos

personales durante la creación del documento empleado de manera correcta en un entorno

basado en Tecnologías de Información, trae como consecuencia la generación de versiones

públicas de manera automática.

Debe 8: Etiquetado de datos de carácter personal

Enfoque: Tecnologías de Información o tradicional. Tecnologías de información

altamente recomendado.


Se deberán emplear mecanismos

tradicionales o tecnológicos que

marquen o etiqueten los datos de

carácter personal dentro de

cualquier documento que se genere.

Emplear sistemas de marcas o

etiquetas de metadatos para señalar

los datos de carácter personal, a

efectos de una rápida eliminación

Emplear sistemas que generen

automáticamente versiones públicas

de los documentos mediante la

eliminación de los datos previamente

marcados.


53

Debe 9: Se debe generar un sistema de anonimización de la información que permita

la publicación de la información.

La difusión de las versiones públicas requiere de un esfuerzo elevado para las

organizaciones responsables de proveerlas cuando no se ha generado un sistema para actuar

desde el principio del ciclo de vida de la información. Sin embargo, y de acuerdo a este

modelo (Debe 8) la existencia de un sistema de etiquetado de los datos de carácter personal

facilita la tarea de generar un sistema que automáticamente apoye el borrado de estos y por

lo tanto, su anonimización.

En el enfoque tradicional esto se puede lograr mediante la ofuscación, obstrucción o incluso

borrado de la información ya etiquetada. Sin embargo, el uso de Tecnologías de

Información que automáticamente borren los datos etiquetados antes de su publicación sin

intervención humana es un mecanismo mucho más eficiente en términos de costos y

recursos.

Debe 9: Anonimización de la información

Enfoque: Ambos


Se generara un proceso dedicado a

la eliminación de los datos de

carácter personal previamente

etiquetados previamente a su

publicación.

Mediante tecnologías de

información, se borraran los datos de

carácter personal de manera

automática antes de su publicación.


54

Debe 10: Se generará un mecanismo de identificación de propiedad intelectual del

contenido del documento, si es propia o si la información creada o capturada

pertenece a terceros. En caso de que pertenezca a terceros, se deberá especificar.

La propiedad intelectual es aquella que tienen los autores de una creación intelectual sobre

sus obras, tal y como se reconoce en los tratados y las leyes sobre la materia. Está

considerado un derecho humano por la Declaración Universal de los Derechos Humanos en

su artículo 27.

Existen dos tipos principales de derechos sobre una obra; los llamados derechos morales de

autor, que protegen la relación especial entre el autor y su obra, tales como el derecho a que

sea reconocida su paternidad, el derecho a no divulgarla y el derecho a retirarla. Por otro

lado, existen los derechos patrimoniales, que son los que tiene el autor a obtener beneficios

patrimoniales por la explotación de su obra, tales como el derecho a ser remunerado por

cada copia, los derechos de transmisión etc.

Cuando hablamos de información pública, generalmente ésta es creada por las propias

administraciones públicas, por lo que no suele existir un gran problema a efectos de

propiedad intelectual. Sin embargo en muchas ocasiones, se contrata o directamente se

emplea información de terceras personas que puede estar sujeta a estos derechos

especificados.

La existencia de estos derechos puede generar diversos problemas en caso de que la

información sea publicada sin el permiso de los autores. Debido a esto, es más que

recomendable que se analice y declare la autoría de esta información desde el momento

mismo de su creación.

Las mismas disposiciones deben ser empleadas en el caso de que exista información

protegida mediante derechos de propiedad industrial, tales como marcas, patentes de

invención o secretos industriales, para evitar una publicación indebida.

Debe 10: Identificación de propiedad intelectual del contenido del documento.

Enfoque: Tecnologías de información y tradicional


- Todo documento elaborado con


55

información no generada

directamente por la organización

debe de identificarse de tal manera.

- Todo documento elaborado por

terceros debe marcarse como tal,

sin perjuicio de la obligación de

difusión establecida.


56

Debe 11: Debe asignarse un responsable de cada documento, implementándose una

cadena de custodia sobre la información del mismo, para cada adición que se efectué a

su redacción.

Los documentos que contienen información pasan por diversas manos durante su proceso

de elaboración. Aunque finalmente haya en todo caso un responsable legal, la

responsabilidad no queda definida de una manera concreta en la publicación final del

documento, puesto que no se especifican los diferentes autores.

A efectos de mantener la calidad de la información, así como para generar un mecanismo

de corrección de errores a posteriori, la identificación de cada autor en un momento

determinado de la elaboración de un documento puede ser de mucho valor en ciertos

escenarios, por lo que se considera conveniente. La trazabilidad de un documento es algo

necesario.

El uso de sistemas de autenticación mediante tecnologías de información, que permitan

conocer el momento preciso de acceso al documento y que almacene la versión original y la

versión editada son buenas practicas que permiten rastrear, e incluso recuperar en caso

conveniente, la información incluida así como las diferentes autorías del mismo.

Debe 11: Cadena de custodia

Enfoque: Ambos


Se generará un sistema que

identifique a la persona que obtenga

acceso a un documento, a su

contenido y al contenido entregado

a su devolución.

Emplear sistemas de control de

acceso, autenticación y almacenado

de las diferentes versiones del

documento mediante tecnologías de

información


57

Debe 12: Debe existir una nomenclatura o mecanismo que distinga cada versión que

se efectúe de un documento.

La trazabilidad es una característica que debe de tener cualquier documento a efectos de

identificar a los autores y a sus aportaciones. Tanto la ISO 15489_1 (apdo 7.2.2 y 7.2.4)

como la ISO 15489_2 (sobre todo apdos. 4.2.5 y 4.3.7), como la ISO 30301 (apdo 4.6:

Procesos de gestión documental, epígrafe de Control)46

hablan de garantizar la autenticidad

de los documentos, la trazabilidad, y establecer permisos de acceso y manipulación. Para

estos efectos, es necesario implementar algún tipo de sistema que identifique a las

diferentes versiones que se efectúen de un documento.

El uso de herramientas de control de cambios mediante tecnologías de información, genera

automáticamente números de versión para cada aportación del documento así como

información de los autores como valor adicional, por lo que es considerada una buena

práctica.

Debe 12: Nomenclatura para versiones

Enfoque: Ambos


Generar una nomenclatura sencilla

que identifique las diferentes

versiones incrementales de un

documento.

Emplear herramientas de control de

cambios que generen

automáticamente los números de

versión incremental así como

información de autoría.

46

Se pueden obtener en la página de la Organización Internacional de Estandares.

http://www.iso.org/iso/home.html


58

C- Resolución:

De acuerdo al modelo, la fase de resolución es la que más valor aporta al documento, su

valor primario, puesto que gracias a la resolución cumple con la función encomendada y

prevista. La información contenida en estos documentos tiene un interés elevado a efectos

de su publicación puesto que suele implicar cambios en el estado jurídico de las cosas.

Debe 13: Toda resolución debe ser publicada y accesible, salvo que el marco legal lo

impida.

Cuando hablamos de transparencia, en el concepto tradicional, se entiende que ésta es

ejercida mediante el acceso a la información pública mediante los mecanismos reactivos,

esto es, la información se solicita al sujeto obligado (la administración) y esta responde,

después de un análisis sobre su legalidad, con un documento que incluya la información

solicitada. En un modelo de transparencia proactiva por diseño, la información debe ser

hecha pública por defecto, sin necesidad de solicitudes. El mayor impacto de la

transparencia resultante, así como los ahorros en costos de administración a largo plazo

hacen recomendable que el máximo de información y particularmente todas las

resoluciones sean publicadas. En algunas circunstancias, esto requeriría que se efectúe un

tratamiento para anonimizar el documento y generar la versión pública que pueda

difundirse, lo cual requiere procesos previos para que esto sea efectuado con el menor

esfuerzo posible. Pero por otro lado, todas las leyes aplicables al acceso a la información

contienen categorías que no deben publicarse.

Una política de transparencia proactiva debe intentar publicar todo aquello que sea posible,

siendo las resoluciones una buena aproximación para acercar la información pública al

público. La recopilación de resoluciones en índices o tomos para su fácil manejo facilita

esta labor. Sin embargo, la publicación en sede electrónica o portal permite mantener

seguimientos o poder efectuar análisis por parte de los ciudadanos, por lo que es

considerable una buena práctica.

Debe 13: Resoluciones públicas y accesibles

Enfoque: Ambos


59


Publicación de todas las

resoluciones que den final a un

procedimiento salvo aquellas no

permitidas.

Publicación en sede electrónica o

portal.


60

Debe 14: En caso de imposibilidad de publicación por limitaciones en privacidad o

protección de datos se realizará de manera anonimizada.

Es común la existencia de documentos que contengan obstáculos para su publicación

directa, tales como información que afecte a la privacidad de los menores, las víctimas de

ciertos delitos, secretos industriales o datos de carácter personal. Esto no debe de ser

obstáculo para la publicación del máximo de información posible y que el resto de la

contenida en el documento sea pública de acuerdo a una política de transparencia proactiva.

La mayor parte de los textos legales, obligan a esto y la versión anonimizada o sin

restricciones suele denominarse “versión pública”.

Si bien esto suele ser considerado una obligación y no parte de una política de transparencia

proactiva, existen textos legales o lineamientos que no aclaran la cuestión, por lo que su

inclusión en el modelo obedece a razones de consistencia y finalidad.

Debe 14: Versiones públicas anonimizadas.

Enfoque: Ambos


Se publicarán todas las versiones

públicas de las resoluciones de

manera proactiva.


61

Debe 15: Debe existir un índice de resoluciones, que contenga la información necesaria

para la identificación del documento. Debe clasificarse todo documento mediante

clasificaciones archivísticas de acuerdo a normas internacionales, mediante tesauros,

ontologías o metadatos de acuerdo a una política de clasificación homologada y

adecuada para cada proceso.

La descripción archivística, y por consiguiente la de toda información, es el proceso por el

que al registro de cada ítem que exista en el sistema se le asignan unos valores (tipificados)

que permiten su identificación y localización de manera individualizada.

Por supuesto, esto requiere el establecimiento de unos parámetros normalizados que

aseguren que un determinado tipo o nivel de información es descrito siempre de la misma

manera y siguiendo la misma metodología.

El desarrollo vertiginoso de las TIC ha hecho posible un nivel nunca antes alcanzado de

posibilidades de difusión y accesibilidad de la información pero igualmente, al hacer

necesario el tratamiento masivo de información en sistemas automatizados, obligó al

desarrollo de estándares a un nivel internacional. Salvando las todavía considerables

distancias, se trata de emular en la medida de lo posible lo logrado por la catalogación

bibliotecaria donde cada publicación se clasifica y referencia “de la misma forma” en

cualquier parte del mundo.

Por otro lado, los sistemas de tratamiento automatizado de datos han dado una inmensa

importancia a los procesos de indización y el desarrollo de Tesauros y herramientas

equivalentes. Por último la difusión vía web ha hecho igualmente necesaria la inclusión de

repertorios de metadatos como parte imprescindible de toda descripción.

Por lo tanto será imprescindible al planificar y establecer la metodología de descripción e

indización que incluiremos en nuestro sistema de gestión documental (SGD), establecer:

1- Los niveles de descripción, desde los mínimos para “inventariar” la información

a los máximos para la documentación más sensible, significativa, solicitada, etc.

2- La elección de un estándar de descripción (ISAD(G) es el más generalizado) en

el que basaremos nuestras plantillas y formularios.

3- Los tratamientos descriptivos a aplicar en cada fase del ciclo de vida de la

información.


62

4- Elección de una DTD y un repertorio de etiquetas para la inclusión de

metadatos. Ésta debe ser plenamente interoperable con el estándar de

descripción elegido (el ejemplo clásico es la correlación ISAD(G)-EAD e

ISAAR(CPF)-EAC).

Relacionamos a continuación algunos de los más conocidos y utilizados a nivel mundial.

AGLS (National Archives of Australia): http://www.agls.gov.au/

DACS (Society of American Archivists): http://www2.archivists.org/standards/describing-archives-a-

content-standard-dacs

Dublin Core: http://www.dublincore.org/documents/dces/

EAD (Society of American Archivists): http://www2.archivists.org/groups/technical-subcommittee-

on-encoded-archival-description-ead/encoded-archival-description-ead

EAC (Society of American Archivists): http://www2.archivists.org/standards/encoded-archival-

context-corporate-bodies-persons-and-families-eac-cpf

ISAD(G) (International Council on Archives): http://www.ica.org/10207/standards/isadg-general-

international-standard-archival-description-second-edition.html

ISAAR(CPF) (International Council on Archives): http://www.ica.org/10203/standards/isaar-cpf-

international-standard-archival-authority-record-for-corporate-bodies-persons-and-families-2nd-

edition.html

MOREQ2 (DLM-Forum): http://www.moreq2.eu/moreq2 y

http://dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=17&Itemid=22&lang=en

NEDA (Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística):

http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20120618.pdf

RAD (Canadian Council of Archives): http://www.cdncouncilarchives.ca/archdesrules.html

La selección de un repertorio y pautas de elaboración de puntos de acceso e indización será

otro de los puntos fundamentales para la posterior recuperación y categorización de la

información. En este aspecto hay dos premisas que consideramos fundamentales:

1- Aprovechar los amplísimos recursos existentes. No es necesario “volver a

inventar la rueda” para elaborar índices cuando se pueden aprovechar la

multitud de tesauros, nomenclátores y demás repertorios existentes. Muchos de

los cuales han sido elaborados, además, por las propias organizaciones

profesionales de cada campo.

http://www.agls.gov.au/

http://www2.archivists.org/standards/describing-archives-a-content-standard-dacs

http://www2.archivists.org/standards/describing-archives-a-content-standard-dacs

http://www.dublincore.org/documents/dces/

http://www2.archivists.org/groups/technical-subcommittee-on-encoded-archival-description-ead/encoded-archival-description-ead

http://www2.archivists.org/groups/technical-subcommittee-on-encoded-archival-description-ead/encoded-archival-description-ead

http://www2.archivists.org/standards/encoded-archival-context-corporate-bodies-persons-and-families-eac-cpf

http://www2.archivists.org/standards/encoded-archival-context-corporate-bodies-persons-and-families-eac-cpf

http://www.ica.org/10207/standards/isadg-general-international-standard-archival-description-second-edition.html

http://www.ica.org/10207/standards/isadg-general-international-standard-archival-description-second-edition.html

http://www.ica.org/10203/standards/isaar-cpf-international-standard-archival-authority-record-for-corporate-bodies-persons-and-



http://www.moreq2.eu/moreq2

http://dlmforum.eu/index.php?option=com_content&view=article&id=17&Itemid=22&lang=en

http://www.mcu.es/archivos/docs/NEDA_MCDA_P1_P2_20120618.pdf

http://www.cdncouncilarchives.ca/archdesrules.html


63

2- Cooperación con entidades o instituciones que generen, gestionen o custodien el

mismo tipo de información. Esto redundará en un ahorro de esfuerzos,

optimización de recursos y un producto final mejor. Uno de los mejores

ejemplos de esto son los grupos de trabajo en el ámbito de municipal o

universitario que han dado lugar a múltiples instrumentos de descripción y

control de uso transversal.

Debe 15.1: La referencia para cada ítem de información incluido en el sistema:

Se describirá de acuerdo a normas archivísticas de validez internacional.

Enfoque: Ambas


Cada ítem de información será

descrito al menos con los 6 campos

obligatorios establecidos por la

norma ISAD(G).

Existencia de una descripción

multinivel adecuada y suficiente a la

relevancia de cada nivel de

información.

Incorporación de metadatos y

repertorios de etiquetas a los

parámetros descriptivos.


Indización mediante Tesauros, Ontologías y Metadatos.

Enfoque: Ambas


Se establecerán unos criterios de

indización básicos para la

información incluida en el sistema.

Selección de repertorios de

indización pertinentes y de uso lo

más generalizado posible en el

campo de actuación de cada

organización.

Implementación de una normativa de


64

indización única para toda la

organización, y a ser posible

transversal con la de organizaciones

análogas.


65

D- Archivo:

De la fase de archivo depende no solo la conservación de la información a efectos de su

posterior publicación y difusión, sino el cumplimiento de otras obligaciones legales como

la destrucción o expurgo que pueden ser de suma importancia.

Debe 16: Debe existir una política u normativa interna de archivo que mínimamente

especifique la información a archivar y el fundamento de su interés, el plazo de

archivo y retención de la información, la información que debe ser eliminada, y el

fundamento de su eliminación, así como la exigencia de un responsable de su

eliminación, la norma técnica empleada para su eliminación, lógica o física, el

programa de mantenimiento del archivo, el programa de seguridad del archivo y el

plazo de auditoría integral de mantenimiento del archivo.

La gestión (tratamiento, acceso, custodia, disposición) de la información dentro de cada

organización debe adquirir categoría de procedimiento de trabajo transversal que implique

a todos los niveles de la misma.

Estos procedimientos deben recogerse en documentos con categoría, al menos, de norma

técnica que han de ser conocidos y aplicados por todos los empleados en razón de su

responsabilidad en los procesos de gestión documental.

Este Manual de Gestión Documental definirá los procesos de tratamiento de la

información, sus responsables y las tareas específicas a desarrollar por cada unidad.

El manual indicará igualmente en qué estándares y normas técnicas (de descripción, de

indización, criterios de clasificación, etc.) se fundamentan la metodología y tareas de

tratamiento de la información que se implementen dentro de la organización.

La norma debe establecer la creación y mantenimiento de instrumentos de descripción y

control cuya finalidad es tener siempre localizada la información tanto desde el punto de


66

vista intelectual como físico. Aplicando la teoría archivística47

clásica los imprescindibles

en un sistema desarrollado serían:

Cuadro de clasificación.

Cuadro de valoración y selección, incluyendo un calendario de conservación.

Fichas, informes, relaciones de valoración.

Registro de altas y bajas (adquisiciones, préstamos/cesiones, transferencias,

expurgos).

Una labor fundamental para una adecuada disposición de la información es implantar como

parte del sistema los procesos de valoración y selección de la información. Los

procedimientos, metodología, periodicidad, responsabilidad y control sobre estos procesos

serán igualmente recogidos en la normativa interna de gestión de la información. Las

resoluciones de dicho proceso han de quedar siempre reflejadas en documentos auditables

que definan y expliquen plenamente los criterios en que se han basado. La aplicación de

estas resoluciones debe recogerse igualmente en la norma ya sea en forma de calendarios de

transferencia, o de procedimientos de eliminación.

Otro aspecto fundamental es el de las reservas de acceso de la información. Si bien es cierto

que éstas nos vienen marcadas por las disposiciones legales de aplicación según el tipo de

información, la norma debe definir unos procedimientos de solicitud de acceso a este tipo

de información y establecer la obligación de publicar tanto relaciones de los mismos como

sus plazos de desclasificación.

Todo ello sin olvidar el tratamiento archivístico de la información. Como hemos señalado,

la base de todo ello han de ser los propios datos de captura en el sistema y los registros de

sus interacciones. Sin embargo, una vez que se encuentre en fase semi-activa, deben estar

previstas las tareas a desarrollar a fin de enriquecerla de cara a su difusión presente o

futura.

Las premisas para ello serían las siguientes:

1. Partimos de la base de información individualizada y localizada dentro del sistema.

47

Cita de archivistica


67

2. Mediante el proceso de valoración y selección sabemos cual va a ser eliminada,

total o parcialmente, y cual es de conservación permanente.

3. Tendremos unos plazos de vigencia, custodia y transferencia entre las distintas fases

de archivo, previas a su disposición final.

4. Por lo tanto el objetivo ha de ser aplicar una intensidad en la descripción y

tratamiento documental acordes al destino final de la información, el tiempo que va

a permanecer dentro del sistema, el tiempo que va a ser accesible y la naturaleza de

las reservas de acceso (si anulan el conjunto de la información o si aún disociada es

posible tratarla como un conjunto ordenado y estructurado de datos).

Este tratamiento archivístico debe concretarse en un plan descriptivo, un plan de

digitalización (como herramienta de preservación y difusión) y sistemas y procedimientos

que garanticen la conservación de la información (física y lógica) durante todo el tiempo

que deba serlo.

Todos estos documentos, reglamentos, normas internas, planes, etc. no deben contemplarse

como estructuras fijas y definitivas. Todos ellos deben tener unos procedimientos de

mantenimiento, revisión y actualización en consonancia con las necesidades de la

organización y la demanda y uso de su información. Y esos procedimientos así como ellos

mismos deben ser auditables por evaluadores independientes. Además, si bien no es un

objetivo inmediato ni realista durante la implantación y desarrollo de un SGD, es

conveniente al diseñar su estructura contemplar a medio plazo la posibilidad de optar a una

certificación (ISO 15489 es quizás el estándar de gestión documental más conocido) del

mismo.

Por último, es evidente que cuanto más “enriquecida” esté nuestra información y más

medios de acceso y consulta pongamos a disposición de la sociedad, mayor demanda

potencial de la misma crearemos. Y los resultados de esta demanda (acceso, uso,

reproducción, etc.) han de ser incorporados a los procesos del sistema tanto para la

elaboración de los planes de tratamiento archivístico como para los criterios de valoración,

conservación y reservas de acceso. En resumen, que la propia demanda (administrativa,

social, económica) de uso de información de cualquier organización es el mejor

indicador de sus valores y potencialidades como activo de la misma.


68

Debe 16.1: Los procesos básicos destinados a la gestión de la información serán

incorporados a las rutinas y metodologías de trabajo del personal.

Enfoque: Ambos


La captura de la información en el

SGD se llevará a cabo con los datos

de alta de cada documento,

procedimiento o fase de tramitación

que realice la unidad administrativa.

Los datos con que se registre cada

documento abarcarán al menos los

campos mínimos obligatorios

establecidos por la norma de

descripción archivística utilizada

por el SGD.

La herramienta de gestión estará

incluida en, o será interoperable con

el SGD.

Los formularios de registro de

información en el sistema

incorporarán la categorización y

clasificación de la misma que

establezca el SGD.

Debe 16.2: Debe existir una herramienta o sistema que registre los procesos de gestión de

la información y los incorpore a la información susceptible de ser difundida.

Enfoque: TI


Los datos en bruto sobre la

tramitación y resolución de los

asuntos públicos serán registrados

en formatos abiertos, o ser

susceptibles de migrarse a ellos de

forma automatizada.

El sistema debe incorporar los

filtros necesarios para disociar los


69

campos categorizados como datos

personales o información con

cualquier tipo de reserva.


Se hará de acuerdo a una clasificación que refleje, al menos, las funciones de la

organización.



La categorización de la información

generada por la organización

responderá a las funciones y

competencias que tenga asignadas.

Existencia y mantenimiento de un

cuadro de clasificación de series

documentales que defina la

estructura y relaciones de la

información generada y reunida por

la organización.


Datos mínimos de localización.

Enfoque: Ambas


Existencia de un registro que

permita saber qué información ha

entrado y salido en el sistema y los

datos necesarios para localizar

ítems individuales.

Existencia de instrumentos de

descripción al nivel de serie

documental.

Existencia de instrumentos de

control de todas las interacciones y

etapas por que haya pasado cada

ítem de información.


70

Debe 16.5: Deben establecerse procesos, acordes con los plazos y obligaciones legales

establecidos, destinados a valorar la información y dictaminar su archivo o su

eliminación.



Implantación de un procedimiento

de valoración de la información.

Adopción de una política de

eliminación de información.

Debe 16.6: Estos procesos deben establecer plazos, más allá de los estrictamente legales

de vigencia plena de la información, para su retención y archivo.



Elaboración de un calendario de

conservación y acceso.

Elaboración de un catálogo con las

reservas de acceso y su

vencimiento.

Debe 16.7: Deben reflejar los fundamentos tanto para la eliminación como para el archivo

de cualquier clase de información.



Elaboración de informes de Integración en comisiones o grupos


71

valoración para cada categoría de

información generada por la

organización.

de trabajo transversales entre

instituciones análogas.

Adopción o adaptación de los

trabajos ya existentes.

Debe 16.8: La eliminación, lógica o física, debe realizarse de acuerdo a una norma

técnica, debe tener un responsable y ser auditable.

Enfoque: Ambos


Establecimiento de un

procedimiento de eliminación de la

información.

Establecimiento de unos requisitos

de eliminación de la información,

en función de su sensibilidad.

Determinar quién es el responsable

último de autorizar la eliminación.

Nombrar un responsable del

proceso específico de eliminación.

Certificación independiente de los

procesos de eliminación de

información.

Debe 16.9: Programa de mantenimiento del archivo

Enfoque: Ambos


Medidas de conservación

preventiva.

Elaboración de copias de seguridad

Programa de restauración y

recuperación de la información.

Localización de fuentes de


72

de toda la información en formato

digital.

información relacionada.

Debe 16.10: Programa de seguridad del archivo

Enfoque: Ambos


Establecer perfiles de usuario con

diferentes categorías de acceso.

Custodia de la información original,

o en bruto, en repositorios de acceso

restringido.

Elementos de prevención tanto

contra riesgos físicos (sistemas anti-

incendios, etc.) como lógicos

(antivirus, cortafuegos, etc.).

Elaboración de copias o versiones de

consulta de toda la información.

Incorporación al SDG de todos los

registros de acceso a la información,

y a su espacio físico de custodia, por

parte del personal y usuarios del

archivo.

Debe 16.11: Los procedimientos de acceso, uso y reproducción de cualquier tipo de

información

Enfoque: Ambos


Registro de consultas, incluyendo

acceso vía web.

Registro de copias solicitadas,

descargadas y entregadas.

Normativa, procedimientos y

formularios vía web.

Historial público con las estadísticas

de acceso y reproducción de la

información.

Historial público referenciando el

uso como fuente primaria de la

información de la organización


73

E- Difusión de la información:

La difusión de la información pública forma parte del alma de las políticas de

transparencia. La posibilidad de que el ciudadano pueda conocer la información que pueda

serle de utilidad e interés es el fin último que se persigue. A fin de implementar una política

de Transparencia Proactiva, hay dos herramientas consideradas basicas, la difusión pura

(directa) y la difusión con propósito de reutilización de la información (mediante

intermediarios o infomediarios).

E. 1. Reutilización de la información

La reutilización de la información implica darle vida nueva a la información, para que sea

empleada tanto por usuarios como por infomediarios que identifiquen una forma de agregar

valor a la misma, apoyando su difusión, al funcionar como intermediarios entre las

entidades públicas y el público usuario.

Debe 17: Cada organización debe tener un portal único de transparencia y

reutilización de la información. Este Debe puede cumplirse mediante la publicación

voluntaria de la información en un portal ´de otra administración pública que

unifique las publicaciones de diversas organizaciones.

Una problemática actual referida a la información y reutilización de la información en

manos del sector público es la dificultad para encontrar la información necesaria. Esto es

debido a un cúmulo de factores importantes, que nacen todos de la existencia de grandes

cantidades de información y solicitudes que han desbordado las capacidades de indexación

y gestión con las que fueron diseñados los primeros sistemas, así como a una gran

dispersión debido a la gran cantidad de organizaciones y entes que publican información,

cada uno en, como poco, un portal diferente. Esta cantidad de información no va hacer sino

crecer en los próximos tiempos de manera significativa, según se detecta claramente la

tendencia por parte de las administraciones de adoptar políticas de información más

abiertas y por el desarrollo del enfoque de gobierno abierto. Las necesidades particulares de

los infomediarios para emplear esta información de una manera eficiente que no implique

grandes inversiones de tiempo y recursos, hacen que para facilitar una política integral de

transparencia proactiva que apoye a la difusión de la información, deba unificarse de la


74

mayor manera posible el número de sedes electrónicas donde se publique la información y

las colecciones de datos destinadas a la reutilización.

Existen diversas alternativas tecnológicas, incluso gratuitas, que permiten la generación

rápida de portales en esta materia. CKAN48

es un software de código abierto que ha sido la

base de muchos portales de administraciones públicas nacionales de países de gran tamaño,

como por ejemplo Reino Unido. Sin embargo, la gran cantidad de entidades hace que sea

mejor práctica el agrupar a las diferentes entidades públicas por jurisdicción y generar un

único portal, o que la información para reutilizar fuera publicada en un portal de mayor

escala, estatal o incluso nacional.

Debe 17: Portal único de transparencia y reutilización de la información.

Enfoque: Tecnologías de Información.


Debe existir un único portal o sede

electrónica donde la administración

pública concentre todas las

colecciones de datos o

informaciones cuyo destino sea la

reutilización,

Generar los acuerdos necesarios para

crear un portal entre distintas

entidades, por jurisdicción o incluso

a nivel nacional.

48

CKAN esta en un proceso de cambio constante, por lo que es conveniente revisar periódicamente

http://ckan.org/


75

Debe 18: El portal deberá contar con un sistema de búsqueda, catalogación e

indexación fácil y accesible a fin de que los usuarios puedan buscar los datos e

información de forma fácil, intuitiva y sencilla.

Según va ampliándose la cantidad de información publicada mediante los mecanismos de

transparencia, tanto reactivos como proactivos, la dificultad que tiene el usuario o el

infomediario para encontrar aquella que necesita, se dificulta de una manera elevada.

Con la ampliación de las políticas de transparencia proactiva, que implican la publicación

voluntaria de mayores cantidades de información, acercándose incluso a la liberación total

o full disclosure, este problema puede adoptar problemas enormes.

Existen muchas posibilidades para acometer la creación de un sistema de búsqueda. La

correcta catalogación de los documentos (incluyendo las colecciones de datos) facilita de

gran manera su indexación por diversos sistemas. Los buscadores deben permitir efectuar

solicitudes por los diversos campos del documento o incluso por el texto íntegro del

documento, obteniendo un resultado por orden de relevancia.

Debe 18: Sistema de búsqueda, catalogación e indexación fácil



Debe existir un sistema de

búsqueda de documentos o

colecciones de datos que cumpla

con criterios de usabilidad y la

mayor sencillez.

El mecanismo de búsqueda debe ser

propio del portal, no externo, y

debe ser accesible desde cualquier

lugar del portal o sede electrónica.

Emplear sistemas de búsqueda

basados en semántica que emplee los

datos de clasificación de los

documentos.


76

Debe 19: Debe utilizarse un sistema que permita la interoperabilidad tanto de los

datos como de las informaciones entre las diferentes administraciones.

La interoperabilidad y el intercambio de datos e información entre administraciones es una

característica necesaria para una correcta funcionalidad en la administración pública;

elimina procesos redundantes, eleva la productividad y facilita la generación de nuevas

herramientas basadas en información. De igual manera, la adopción de esquemas de

interoperabilidad facilita el acceso por parte de los usuarios e infomediarios y la

reutilización de la información.

Si bien actualmente no existe un único esquema de interoperabilidad entre las

administraciones con contenido suficiente para ser aplicado49

, existen iniciativas en otros

ámbitos que pueden ser de aplicación, tales como esquemas de terceros países o iniciativas

en operación en algunos estados de la República Mexicana.

Debe 19: Esquema de Interoperabilidad



Se adoptaran e implementaran los

esquemas de interoperabilidad que

sean aplicables

49

Existe el esquema Nacional de Interoperabilidad y Datos Abiertos, pero no ha sido desarrollado

reglamentariamente.


77

Debe 20: Debe publicarse información mediante una política de datos abiertos que

cumpla con formatos reutilizables, licencia o términos de uso que permita el reúso de

la información y determinación de la fuente de la información.

La política de datos abiertos es un mecanismo destinado a favorecer la reutilización de la

información que tiene como destino tanto a usuarios de la información que quieran

emplearla de la manera más desagregada posible para poder elaborar sus propios análisis o

tratamientos, como a los infomediarios que estén interesados en generar productos de valor

agregado, integrando estos datos en sus propias soluciones tecnológicas.

Sin embargo una política de Datos Abiertos no consiste exclusivamente en la publicación

de los datos de la manera más desagregada posible, sino que adicionalmente tiene que

cumplir con ciertas condiciones en materia de propiedad intelectual.

En primer lugar, para favorecer el uso y la reutilización, los datos tienen que ser publicados

bajo una licencia de uso que permita la modificación y generación de otros productos

basados en ella. Esta característica es esencial para lograr una efectiva integración en otros

productos o para elaborar diferentes análisis que, en caso de una licencia cerrada y

restrictiva, no podrían efectuarse.

Adicionalmente, deben utilizarse formatos reutilizables o machine readable. Este tipo de

formatos implica la posibilidad de poder efectuar un tratamiento de la información

directamente con la información proporcionada. Es decir, que no requiera procesos

adicionales como por ejemplo, volver a capturarlos. Los diferentes formatos de imagen

(.jpg, .tiff), por ejemplo, son formatos no reutilizables, puesto que para poder trabajar con

los datos contenidos en la imagen, el analista tendría que volver a capturar todos los datos

de nuevo con la ineficiencia que ello supone.

Por último, las colecciones de datos publicadas deben hacer siempre referencia a la fuente

de la cual se han obtenido para lograr una mayor garantía y confiabilidad de los mismos.

Debe 20.1: Datos abiertos y reutilización




78

Cada conjunto de datos tiene que

tener una licencia clara de uso

publicada en el portal que permita

el uso y la modificación de los

datos

Emplear licencias tipo que permitan

la reutilización y el fácil

reconocimiento de las condiciones

de uso

Debe 20.2: Datos abiertos en formatos reutilizables



Deben emplearse formatos que sean

legibles directamente mediante

tecnologías de información, sin

necesidad de tratamientos

adicionales

Los archivos de imágenes o de

intercambio portátil (PDF) no son

considerados formatos reutilizables

Emplear formatos abiertos que no

requieran el uso de una herramienta

específica y que no sean formatos

propietarios que tengan restricciones

a su uso

Debe 20.3: Debe publicarse información mediante una política de Datos Abiertos que

especifique la o las fuentes empleadas en la elaboración del conjunto de datos



La fuente de la cual se ha obtenido

la información de ser explicitada al

interior de la colección de datos


79

Debe 21: Debe existir un mecanismo de retroalimentación y solicitudes de la oferta de

información pública existente, que incluya a los posibles colectivos que reutilicen la

información así como el calendario de consultas periódicas.

Una de las cuestiones más complejas a las que se enfrenta cualquier organización que desea

liberar información para su reutilización, es la elección referente a cuál es la información

que va a ser liberada. Si bien deben existir técnicas de análisis sobre la demanda de

información para tomar decisiones de una manera informada y basadas en métodos

científicos, ello no obsta para que no se deba consultar de manera directa tanto a los

usuarios de esta información como a los infomediarios de la misma.

Existen diversas maneras para obtener esta retroalimentación. Una primera aproximación

consiste en efectuar estudios de opinión, sondeos o entrevistas con los interesados para

obtener el insumo necesario para publicar la información demandada de una manera

directa. La generación de espacios públicos y abiertos con esta temática, donde se

congreguen usuarios e infomediarios, tanto para obtener una evaluación como para posibles

demandas sobre informaciones y colecciones de datos para ser liberadas son prácticas

recomendadas.

Existen diversos casos de éxito50

y cada día es una práctica más habitual, por lo que es

conveniente analizar habitualmente las practicas que puedan hacer otros actores.

Debe 21: Mecanismo de retroalimentación y solicitudes de oferta

Enfoque: Ambos


Se efectuaran estudios

cualitativos para obtener la

opinión de los usuarios e

infomediarios sobre la

información publicada de

Se generará un grupo de trabajo

con reuniones periódicas para

obtener la retroalimentación

sobre las políticas de

transparencia, así como para

50

UK Cabinet, Irekia, el Sistema de Transportes de Nueva York, USA. Cada vez existen mas ejemplos que

poder analizar, por lo que estimamos poco conveniente poner un único caso.


80

manera proactiva.

Se efectuaran consultas a los

usuarios e infomediarios sobre

las información y colecciones

de datos que se demanda que

sean publicadas de manera

proactiva

recibir las demandas de

publicación proactiva por parte

de los usuarios e infomediarios.


81

Debe 22: Debe existir un repositorio de solicitudes realizadas que entreguen

colecciones de datos, adicional a los de solicitudes de información.

Uno de los principales avances de las normas de transparencia en las últimas décadas ha

consistido en, para lograr una mayor eficiencia, considerar como públicas las solicitudes de

información ya efectuadas, de manera que se puedan consultar directamente sin necesidad

de emplear el procedimiento de acceso a la información nuevamente.

La existencia de portales que faciliten información ya publicada para los usuarios es sin

duda, uno de los grandes avances en transparencia desde una perspectiva de eficiencia, al

evitar la solicitud de información previamente solicitada.

A efectos de potenciar una política de datos abiertos, un repositorio adicional que indicara

la existencia de colecciones de datos abiertos facilitaría esta tarea de una gran manera.

No debe ser necesario generar un portal adicional, en caso de que ya existiera un repositorio

de solicitudes. La clasificación de todas las solicitudes respondidas con este tipo de

colecciones haría sencillo el filtrado y discriminación de entre todas.

Debe 22: Repositorio de datos



Implementar un portal donde se

publiquen todas las solicitudes de

información pública, así como las

respuestas

Generar un repositorio con las

colecciones de datos ya entregadas

por la vía del acceso a la

información

Generar una categoría y clasificar

todas las solicitudes que hayan

entregado colecciones de datos, para

su fácil localización en el portal.


82

Debe 23: Deben existir mecanismos, personal y medios destinados al análisis de la

información que pueda ser de interés, análisis estadísticos de las solicitudes de

información, análisis de la información relevante para los temas tratados en los

medios y análisis de la información relevantes para los temas tratados en las redes

sociales u otros medios digitales (foros, bitácoras etc.)

Una política de transparencia proactiva requiere la publicación voluntaria de información

que pueda ser considerada relevante o de interés. Tomar la decisión de cuál es esa

información no es una tarea sencilla y requiere de un trabajo de análisis especializado para

poder atender las demandas potenciales, aunque no haya habido una solicitud formal.

Para hacer esto, una primera aproximación pueden ser los análisis estadísticos sobre las

solicitudes o sobre las búsquedas de información efectuadas en los repositorios. Esa rica

información nos permite obtener información precisa sobre cuál es la información que se

está demandando.

Una segunda aproximación, mas cualitativa o estimativa implica el análisis de los medios

de comunicación masivos, donde se pueden detectar las inquietudes sociales o los temas

que pueden ser relevantes y que podrían ir acompañados de la liberación de información

pública que facilitara o respondiera a los temas tratados.

Por último, el gran potencial de las redes sociales se ha manifestado en los últimos años

como el canal favorito de comunicación de ciertos sectores sociales. El análisis de

tendencias en estas redes se puede efectuar de una manera automatizada y precisa lo cual

nos puede ayudar a detectar la necesidad de información relevante adecuada para publicarla

proactivamente.

Debe 23.1: Mecanismos de análisis

Enfoque: Ambos


Responsable de análisis de medios

y redes que localice potenciales

demandas de información publica

Equipo de análisis que trabaje en

conjunto con áreas de comunicación

social


83

Análisis estadístico semestral sobre

las solicitudes y búsquedas de

información con el objetivo de

publicar las informaciones más

solicitadas o que mayor interés

despiertan.

Estudios cuantitativos que analicen

la existencia de correlaciones entre

las diferentes solicitudes y demandas

de información.


84

E.2.Difusión de la información propia:

La difusión de la información que efectúan las administraciones por sus propios medios es

una de las tareas más habituales de las mismas. Sin embargo en el ámbito de la

transparencia proactiva, estas se deben acompañar de acciones adicionales para que pueda

considerarse la existencia de una transparencia integral.

Debe 24: Deben difundirse los datos con los que se sustente cualquier campaña

institucional, informe de gobierno o similar.

Una política de transparencia integral debe de sostener cierto grado de publicación de

información de manera proactiva, incluyendo la publicación del mayor número de

colecciones de datos posibles. El estudio comparado de iniciativas en la materia demuestra

que se logra cierto éxito mediante la creación de reglas que fuercen a la publicación de los

datos que sustenten o en los que se basen las decisiones gubernamentales, lo cual genera

como efecto paralelo una mayor aceptación de algunas políticas. 51

Las entidades públicas generan un número de campañas institucionales elevado, sea para

defender ciertos logros, para la rendición de cuentas o para informar o incluso educar a la

población sobre cuestiones de salud u otras de gran importancia. Estas campañas consumen

un costo importante de los presupuestos de la organización y muchos de sus recursos y

tiempo.

Para obtener una mejor rendición de cuentas así como para impulsar una política de

transparencia proactiva, cada campaña institucional debe de acompañarse de la publicación

de los datos sobre los que se sustenta, tales como los datos que soporten los logros

presentados en los informes de gobierno, el número y lugar de los accidentes

automovilísticos en las campañas de seguridad vial, etc.

Debe 24: Publicación de datos que sustenten campañas.


51

Licht, J. D. F. (2010). Do We Really Want to Know? Transparency and Priority Setting in Public Health

Care. 3rd ECPR Graduate Conference. Dublin. Retrieved from

http://www.ecprnet.eu/databases/conferences/papers/353.pdf


85


Cada campaña institucional

aprobada por la autoridad

competente y que emplee recursos

públicos, deberá acompañarse de la

publicación de los datos que

sustenten sus afirmaciones en el

portal correspondiente.


86

Debe 25: Deben generarse herramientas de visualización de datos que ayuden a la

rápida comprensión de los más demandados por parte de los ciudadanos.

Los datos publicados como un ejercicio de transparencia son una de las herramientas que

más expectativas han generado en los últimos tiempos. Sin embargo, las grandes

colecciones de datos pueden tener un tamaño significativamente grande, dificultando su

análisis tanto para experto como para no expertos. En muchos casos, esto dificultara la

rendición de cuentas por la existencia de hiperinformación, por lo cual la ciudadanía no

obtendrás los resultados deseados ni se generará una opinión informada.

Para estos efectos, se ha detectado como una buena práctica la generación de herramientas

de visualización de estos datos que, sin perjuicio de la publicación de los mismos, permiten

análisis visuales más sencillos de comprender.

Debido al costo de desarrollo que implican, estas aplicaciones deben visualizar los datos

que habitualmente sean más demandados, como información de gastos, trámites, etc.

Se pueden generar economías de escala en el desarrollo de estas herramientas

desarrollándolas en conjunto con organizaciones que tengan un perfil similar, tales como

ayuntamientos, estados u otras organizaciones.

Debe 25: Herramientas de visualización de datos



Se generarán aplicaciones de

visualización de datos que permitan

la comprensión de los mismos por

parte de ciudadanos que no sean

expertos en la materia

Generar alianzas y consorcios para

el desarrollo de estas aplicaciones

Emplear herramientas de

visualización ya desarrolladas bajo

licencias de software libre.


87

Glosario

Aplicación (Herramienta) de Gestión Documental (ISO 30300): Sistema de información

(aplicación informática) que captura, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo

largo del tiempo.

Clasificación (ISO 30300): Identificación y estructuración sistemática de las actividades de

las organizaciones o de los documentos generados por estas en categorías, de acuerdo con

convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente estructurados y

representados en un sistema de clasificación.

Cuadro de Valoración y selección (Glosario de terminología archivística, ICA):

Documento (técnico) que describe los documentos producidos por una agencia,

organización o unidad administrativa (dependencias y entidades), estableciendo un

calendario de conservación y disponiendo su eliminación (o transferencia).

Dato: Una representación de hechos, conceptos o instrucciones de un modo formalizado, y

adecuado para comunicación, interpretación o procesamiento por medios automáticos o

humanos.

Datos de carácter personal: Cualquier información concerniente a personas físicas

identificadas o identificables.

Datos Abiertos: Véase Open Data.

Descripción (Glosario de terminología archivística, ICA): (1) El proceso por el que se

captura, analiza, organiza y registra información que sirva para identificar, gestionar,

localizar y conocer Fondos y repositorios documentales, así como el contexto y sistemas

documentales que los han producido. (2) Los productos del proceso definido anteriormente.

Disposición (ISO 30300): Serie de procesos asociados con las decisiones de transferencia,

destrucción o conservación de documentos, que se documentan en los calendarios de

conservación u otros instrumentos.

Documento = Ítem documental (ISO 30300): Información u objeto registrado que puede

ser tratado como una unidad.


88

Documentos (ISO 30300): Información creada, recibida y conservada como evidencia y

activo por una organización o individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de

sus obligaciones legales.

Estándar abierto: Aquél que reúne las siguientes condiciones:

a) Que sea público y su utilización sea disponible de manera gratuita o a un coste

que no suponga una dificultad de acceso,

b) Que su uso y aplicación no esté condicionado al pago de un derecho de propiedad

intelectual o industrial.

Expurgo/Eliminación (Glosario de terminología archivística, ICA): La actuación

dispuesta respecto a documentos prescritos de acuerdo a la valoración de los mismos y una

vez expirados sus plazos de retención de acuerdo a una disposición legal, normativa o

procedimiento administrativo. Puede suponer su transferencia a un Archivo o su

destrucción.

Formato: Forma concreta de guardar la información. Puede referirse a formato electrónico

(tales como .pdf, .xls, .doc etc.) o formato físico.

Interoperabilidad: Capacidad de los sistemas de información, y por ende de los

procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio

de información entre ellos.

Metadato: Dato que define y describe otros datos.

OpenData: (Datos abiertos en su definición en castellano) Filosofía y práctica que persigue

que determinados datos estén disponibles sin ningún tipo de restricción o excepción que no

permita su reutilización

Preservación (Glosario de terminología archivística, ICA): La totalidad de procesos y

operaciones implicadas en la estabilización y protección de los documentos contra

cualquier daño o deterioro así como en el tratamiento de documentos deteriorados. Incluye

también la migración de la información a otros soportes.

Procedimiento administrativo: Proceso formal regulado jurídicamente para la toma de

decisiones por parte de las administraciones públicas para garantizar la legalidad, eficacia,


89

eficiencia, calidad, derechos e intereses presentes, que termina con una resolución en la que

se recoge un acto administrativo; este proceso formal jurídicamente regulado se

implementa en la práctica mediante un proceso operativo que coincide en mayor o menor

medida con el formal.

Procedimiento de disociación: todo tratamiento de datos personales de modo que la

información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable

Protección de Datos de Carácter Personal: Principio de que los sistemas de tratamiento

de datos están al servicio del hombre y que deben respetar las libertades y derechos

fundamentales de las personas físicas, en particular la intimidad, y contribuir al progreso

económico y social, al desarrollo de los intercambios y al bienestar de los individuos.

Registro = Captura (ISO 30300): Acto por el que se adjudica a un documento un

identificador único en el momento de su entrada al sistema.

Repositorio electrónico: Archivo centralizado donde se almacenan y administran datos y

documentos electrónicos, y sus metadatos.

Reutilización de la información del sector público: Uso por parte de personas físicas o

jurídicas, de información generada o custodiada por organismos del sector público, con

fines comerciales o no.

Soporte: Cuerpo físico que almacena datos o información, tales como papel, discos

magnéticos, ópticos o electrónicos, memoria de estado sólido, etc.

Sistema de Gestión (ISO 30300): Conjunto de elementos interrelacionados o que

interactúan en una organización con el fin de establecer políticas y objetivos, y los procesos

para alcanzarlos.

Sistema de Gestión Documental, SGD(ISO 30300): Sistema de gestión para dirigir y

controlar una organización en lo relativo a sus documentos.

Tratamiento de datos personales: operaciones y procedimientos técnicos de carácter

automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración,

modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de

comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias


90

Transferencia (Glosario de terminología archivística, ICA): El acto por el que cambia la

(responsabilidad de) custodia física (o lógica) de los documentos, con o sin cambio en su

titularidad.

Valoración (Glosario de terminología archivística, ICA): Función básica de la gestión

documental por la que se determinan el valor y la disposición de los documentos en base a

su uso administrativo, legal y económico; su valor informativo, su clasificación y estado y

sus relaciones con otros documentos.


91

Bibliografía Esencial:

LEGISLACIÓN

- Estados Unidos Mexicanos. Reglamento de la Ley Federal de Protección de Datos Persona-

les en posesión de los Particulares, de 19 de diciembre de 2011.

- Estados Unidos Mexicanos. Ley Federal de Archivos, de 8 de diciembre de 2011.

- Estados Unidos Mexicanos. Acuerdo por el que se emiten las Disposiciones Generales para

la Transparencia y los Archivos de la Administración Pública Federal y el Manual Adminis-

trativo de aplicación general en materia de Transparencia y Archivos, de 7 de julio de 2010

- Estados Unidos Mexicanos. Ley Federal de Protección de Datos Personales en posesión de

los Particulares, de 27 de abril de 2010.

- Estados Unidos Mexicanos. Instituto Federal de Acceso a la Información Pública. Linea-

mientos de Protección de Datos Personales, de 27 de julio de 2005.

- Estados Unidos Mexicanos. Lineamientos Generales para la organización y conservación de

los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, de 27 de

enero de 2004.

- Estados Unidos Mexicanos. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la

Información Pública Gubernamental, de 10 de junio de 2003.

- Estados Unidos Mexicanos. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Gubernamental, de 30 de abril de 2002.

NORMAS Y ESTÁNDARES

- Consejo Internacional de Archivos (ICA). Principios de Acceso a los Archivos. 2012. - ISAD (G): Norma Internacional de Descripción Archivística (General), 2ª edición. Consejo

Internacional de Archivos. 2000. - ISO 15489-1:2001. Información y Documentación / Gestión de Documentos. Parte 1 - Ge-

neralidades. - ISO 15489-2:2001. Información y Documentación / Gestión de Documentos. Parte 2 - Di-

rectrices. - ISO 30300:2011. Información y Documentación / Sistemas de Gestión para los documen-

tos. Fundamentos y vocabulario. - ISO 30301:2011. Información y Documentación / Sistemas de Gestión para los documen-

tos. Requisitos. - Modelo de Gestión documental del Gobierno Vasco. Dirección de Innovación Administra-

ción Electrónica. Departamento de Justicia y Administración Pública, 2010.

Esquema del Ciclo de Vida de la Información Pública basado en el esquema del Ciclo de vida de los

Documentos del Gobierno de Australia del Sur.

http://www.decd.sa.gov.au/rmp/pages/cg0000941/lifecycle/?reFlag=1

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92

MANUALES Y ARTÍCULOS SOBRE GESTION DOCUMENTAL

- ALONSO MARTÍNEZ, José Alberto; LLOVERAS I MORENO, María Rosa. Sistemas de gestión para los documentos (ISO 30300): una aproximación estratégica a la mejora del control de los documentos. Calidad (enero-marzo2012), pp. 58-62.

- BUSTELO RUESTA, Carlota. Serie ISO 30300: Sistema de gestión para los documentos. Aso-ciación Española de Documentación e Información (SEDIC): Documentos de trabajo, 2. Oc-tubre 2011.

- CASAS DE BARRÁN, Alicia; COOK, Michael; MILLAR, Laura; ROPER, Michael. Gestión de Do-cumentos del Sector Público desde una Perspectiva Archivística I. IRTM: Management of Public Sector Records Study Programme (1999). Edición Universidad de la República, Uru-guay. 2003.

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- ELLIS, Judith; BUSTELO RUESTA, Carlota. Management systems for records: ISO 30300 for good corporate governance. ISO Focus+, vol. 3, n. 1, p. 36-38. Enero 2012.

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94

Sobre los autores

David Fernández Mena es actualmente el Coordinador General para la American Bar

Association Rule of Law Initiative, desde donde coordina proyectos para la reforma de la

educación jurídica y el ejercicio profesional en México. Anteriormente ejerció como

Director del Departamento de Ciencias Jurídicas de la Universidad Iberoamericana

(Tijuana) donde residió los últimos diez años. Estudio Derecho en la Universidad

Complutense de Madrid, España y un Master en Informática y Derecho por la misma

universidad. Adicionalmente estudió un Master Oficial en Software Libre en la UOC de

Barcelona, España. Es candidato a doctor por el Instituto Interdisciplinario de Internet, IN3

de la misma universidad, donde investiga los impactos de las políticas de transparencia.

Es abogado colegiado en el ICAM de Madrid y consultor para diversos organismos

gubernamentales en materia de protección de datos, transparencia y reutilización de la

Información del sector público, así como litigante en arbitraje internacional,

fundamentalmente en el área de propiedad intelectual. Es miembro del proyecto LAPSI, del

Consejo Europeo, sobre reutilización de la información en manos del sector público. Tiene

formación complementaria en justicia alternativa, particularmente en mediación, obtenida

fundamentalmente en el sur de California, donde la ejerce esporádicamente.

Su área de investigación y publicación es la interacción entre tecnologías de información y

el Derecho, especialmente sobre transparencia y privacidad, así la aplicación de los

mecanismos alternativos a la realidad de Internet (ODR) y a los cambios en el sistema de

justicia penal.

Agustín Sánchez Marchán es técnico de archivos de la Administración General del Estado

(España) y actualmente ocupa el puesto de Jefe de Sección de Referencias en el Archivo

General e Histórico de Defensa (Ministerio de Defensa. España). Anteriormente ocupó el

puesto de Técnico de Archivos, adscrito al departamento de Conservación, en la Sección

Nobleza del Archivo Histórico Nacional. Previamente a su ingreso en la administración

trabajó en varios proyectos de tratamiento archivístico adscritos a la gestión documental de

los fondos de la Comunidad de Madrid.

Profesionalmente ha sido responsable de la coordinación y supervisión técnica de proyectos

de digitalización destinados a la preservación y difusión de documentos con valor histórico.


95

Actualmente, además de su responsabilidad en los servicios de atención al público del

archivo, se encarga de las valoraciones de acceso y la protección de los datos personales de

la documentación abierta a la consulta pública.

Su formación profesional se ha orientado, entre otros aspectos, hacia los requisitos de la

digitalización certificada, valoración documental, gestión de documentos electrónicos y

herramientas para la implementación de la administración electrónica.

Es licenciado en Historia y posee un Master en Archivística en la Universidad Carlos III de

Madrid

Jorge Campanillas Ciaurriz es abogado – fundador del despacho de abogados

“Iurismatica Abogados, S.L.P”, y CEO de la empresa “Domain Protect, S.A.”, asimismo

es socio fundador de Derecho en Red, asociación para la divulgación del derecho de las

nuevas tecnologías y vicepresidente cuarto de “ENATIC – Asociación de Expertos

Nacionales de la Abogacía TIC“. Estudio Derecho en la Universidad del País Vasco y un

Master en Informática y Derecho por la Universidad Complutense en Madrid. En la

actualidad, doctorando por la Universidad de Valencia.

En su labor profesional ha desarrollado diferentes tareas de asesoramiento a entidades

gubernamentales españolas como la diputación de Gipuzkoa, o el Gobierno de la

Comunidad Autónoma del País Vasco en materia de la reutilización de la información del

sector público, o transparencia, habiendo trabajado en proyectos punteros como Irekia u

OpenData Euskadi (referente a nivel europeo en materia de OpenData). Es miembro del

proyecto LAPSI, del Consejo Europeo, sobre reutilización de la información en manos del

sector público

http://derechoenred.com/

http://www.iurismatica.com/jorge-campanillas-ciaurriz/Asociación%20de%20Expertos%20Nacionales%20de%20la%20Abogacía%20TIC

http://www.iurismatica.com/jorge-campanillas-ciaurriz/Asociación%20de%20Expertos%20Nacionales%20de%20la%20Abogacía%20TIC

Modelo para la aplicación de políticas de TRANSPARENCIA...

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