Modernización Secretarías de Educación MEN Ministerio de Educación Nacional República de...

Modernización Secretarías de Educación MEN

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia

Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de Colombia

Proyecto de Modernización de Secretarías de Proyecto de Modernización de Secretarías de EducaciónEducación

Implementación de Procesos para la Implementación de Procesos para la Modernización de la Gestión de las Secretarías de Modernización de la Gestión de las Secretarías de Educación Participantes en el Proyecto de Educación Participantes en el Proyecto de Modernización Modernización

Fase III - Grupo 1Fase III - Grupo 1

Secretaría de Educación de BoyacáSecretaría de Educación de BoyacáCONVERSATORIO DE LAS 5 “S” Y

CONTINUIDAD EN LA GESTIÓN

Octubre de 2008Octubre de 2008

CONVERSATORIO DE LAS 5 “S” Y

CONTINUIDAD EN LA GESTIÓN

Octubre de 2008Octubre de 2008


Ministerio de Educación Nacional República de ColombiaORIGEN

• El movimiento de las 5'S es una concepción ligada a la orientación hacia la calidad total que se originó en el Japón bajo la orientación de Edward Deming. (padre de la 3ra Revolución Industrial)

• Creación y mantenimiento de áreas de trabajo más limpias, más organizadas y más seguras.



AMBIENTE DE TRABAJO

• Los individuos conforman los ambientes

• La organización facilita los medios (tangibles e intangibles)

De nada sirve que la organización tenga los medios, las actitudes y los procedimientos para generar ambientes confortables, si la gente no desea llenar esos espacios de cordialidad, respeto y compromiso


Ministerio de Educación Nacional República de ColombiaOBJETIVOS

• Identificar los principios para el buen desempeño de una organización

• Establecer pautas de comportamiento que les permitan mejorar el ambiente de trabajo

• Reflexionar sobre los cambios que hay que hacer al interior de la Secretaría

• Generar compromisos que promuevan la aplicación de las 5 ´s .



• Las 5´s buscan generar un ambiente de trabajo que además de ser congruente con la calidad total, brinda al ser humano la oportunidad de ser más efectivo

Condiciones mentalesCondiciones mentales

TEORÍA DE LAS 5´s



• Los hábitos se conforman con los conocimientos, las habilidades y las actitudes.

• Visión Holística - aspectos para desempeño de excelencia: – El lugar de trabajo y las cosas que lo

conforman– La persona – La empresa

TEORÍA DE LAS 5´s



Relación con las cosas

Relación con usted mismo

Relación con la empresa

TEORÍA DE LAS 5´s


Ministerio de Educación Nacional República de ColombiaMODELO JAPONÉS

SEIRI

整理Clasificación Solo lo necesario

SEITON

整頓Organización Todo en orden

SEISÕ

清掃Limpieza Todo limpio



SEIKETSU

清潔 Estandarizar

Mantener la limpieza de la persona y del ambiente de trabajo

SHITSUKE

躾 Disciplina

Crear hábitos de comportamiento

MODELO JAPONÉS



SeiriOrdenar y clasificarSeiriOrdenar y clasificar

5 ´S

Acciones

Identificar de acuerdo a frecuencia de uso

Separar lo innecesario, excesivo, adicional

Identificar elementos de poca rotación

Diferenciar elementos necesarios de aquellos que no lo son, saber ordenar por clases, tamaños, tipos y categorías

1



SeitonOrganizar SeitonOrganizar

Acciones

Ubicar un lugar para cada cosa

Identificar las diferentes clases de objetos

Designar lugares de almacenaje

• Todos los recursos empleados en el proceso deben encontrarse en el lugar asignado• Reducir búsquedas: Organizar los elementos necesarios de modo que resulten de fácil

uso y acceso

5 ´S

2



SeisõLimpieza o pulcritudSeisõLimpieza o pulcritud

Acciones

Mantener manuales en buen estado

Pintar de colores claros

Mantener limpios y en buen estado los equipos e instalaciones

Planes de recuperación de desechos

• Desarrollar el hábito de observar y estar siempre pensando en el orden y la limpieza en el área de trabajo

• Cuando todo está limpio, todo está ordenado se simplifican los procedimientos

5 ´S

3



SeiketsuLimpieza estandarizada SeiketsuLimpieza estandarizada

Acciones

• Desarrollar estándares y procedimientos en todas las tareas y actividades relacionadas

• Son los trabajadores quienes adelantan programas y diseñan mecanismos que les permitan beneficiarse a sí mismos.

• Es importante que la persona esté en un estado “ordenado” y cuente con mecanismos que lo promuevan

• Mantener orden y limpieza en el ambiente y las personas

5 ´S

4



ShitsukeDisciplinaShitsukeDisciplina

Acciones

Continuidad y seguimiento hasta generar un hábito

Conocimiento que no se aplica no sirve

Disciplina y buenos hábitos de trabajo: Basados en el respeto a las reglas y a las personas (compañeros de trabajo y clientes)

5 ´S

5


Ministerio de Educación Nacional República de ColombiaPARALELO

Falta seguridadFalta higieneDescontentoFatiga, cansancio, pereza.Rechazo inconsciente a inspeccionar lugares suciosAcumulados en lugares inaccesiblesPerdidas importantes de tiempoDificultad para consultar los documentos técnicosEntorno desagradable

Mayor seguridadHigiene correctaAmbiente agradableFacilidad de inspecciónDisminución de riesgo de incendioDisminución de pérdidas de tiempo debidas a falta de organización.Facilidad para consultar los documentos técnicosEntorno agradable

Sin las 5 s Con las 5 s


Ministerio de Educación Nacional República de ColombiaHOY


Ministerio de Educación Nacional República de ColombiaLOGROS

Aumenta la motivación del equipo

Crea impresiones positivas en los usuarios

Aumenta la eficiencia de la organización

Mejora el ambiente de trabajo

Apoya la orientación hacia los procesos

Crea una organización mas productiva


Ministerio de Educación Nacional República de ColombiaIMPLANTACIÓN



• ¿De quién es la responsabilidad del ambiente de trabajo en la Secretaría?

• ¿Qué tan fácil es aplicar la teoría de las 5 s en la Secretaría?

• Acciones inmediatas

PREGUNTAS DE REFLEXIÓN



Sesión de Preguntas

¿¿¿ ???



MUCHAS

GRACIAS

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