Modernización Secretarías de Educación MEN Ministerio de Educación Nacional República de...

Modernización Secretarías de Educación MEN

Ministerio de Educación Nacional República de Colombia


Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL República de

Colombia

Implementación de los Procesos Implementación de los Procesos Misionales para un grupo de Misionales para un grupo de Secretarías de Educación Secretarías de Educación participantes en el Proyecto de participantes en el Proyecto de ModernizaciónModernización

Noviembre de 2007Noviembre de 2007

CONVERSATORIO DE REUNIONES EFECTIVASCONVERSATORIO DE REUNIONES EFECTIVAS




1PLANEACIONPLANEACION




Planear una Reunión

El objetivo de esta sección es aprender a planear una exitosa reunión interactiva.




Los constructores revisan antes de construir una casa. Un equipo atlético, planea antes de competir para que todo salga bien y logren su meta. Por la misma razón, los líderes y facilitadores necesitan crear un plan para sus reuniones.

Planificación

Resultado

Objetivo de la Reunión

Agenda Detallada

Análisis del ContenidoAnálisis de Implicados

Resultados deseadosTemas

Participantes, Roles /Arreglos del Salón

Decisión / Método

La Importancia de Planear una Reunión




Elementos Clave

Propuesta / Objetivo

¿Por que se celebrará la reunión? (Ej. Dar información, Solucionar problemas, Resolver diferencias)

Contexto ¿Qué está pasando en la Organización que impactará esta reunión?

Análisis de Implicados

¿Quiénes son las personas o grupos de personas que se afectarán con la decisión? ¿Qué podría ganar cada uno?

Resultados esperados ¿Cuales son los resultados o productos de esta reunión?

Tópicos ¿Cuál es la información? ¿Cómo orientar la reunión hacia los resultados esperados?




Elementos Clave

Participantes y Roles¿Quiénes necesitan asistir a la reunión? ¿Cuales rolesson clave para desarrollar la reunión?

Arreglos de Salón¿Cuál es la mejor forma de organizar el salón para quetodos atiendan y participen?

Decisión – Método¿Qué tanta participación se requiere para tomar unadecisión?

Agenda Detallada¿Cuál es el mapa para la reunión que nos permitiráorientarnos a los resultados de la reunión? – incluyendopasos específicos y tiempos –





¿Qué es? Contesta el por qué de la reunión. La gente se reúne para tomar decisiones, informar, planear, reportar y analizar, entre otros.

Algunos orientan la reunión y requieren toma de decisiones (Ej. Agenda) y otros orientan a la persona y suministran información (Ej. Operar fotocopiadora).

¿Por qué es importante? Puede empezar a diseñar el proceso orientado directamente a las necesidades de los participantes y generar motivación, participación y crear la sensación de dirección

Acciones para orientar Información“Agenda” para orientar

“Fotocopias”




OBJETIVOPROPUESTA

DESCRIPCION DEFINICION

AFILIAR Dar a conocer una experiencia concerniente a laorganización o unidad.

ANALIZAR Determinar las causas de una situación o lasrelaciones entre las cosas.

CELEBRAR Reconocer y honrar hechos.

CONCILIAR Brindar a las partes del conflicto una revisión paralegitimar los puntos de opinión de los otros

TOMAR UNADECISIÓN

Buscar una conclusión acerca de que acción tomar

EVALUAR Valorar el éxito relativo de los objetivos planeados.

1. Objetivos Comúnes de una Reunión




INFORMAR Proveer, recibir o clarificar información.

MEDIAR Facilitar la resolución de un conflicto.

PLANEAR Establecer metas y actividades agendadas.

RESOLVER PROBLEMAS

Trabajar en equipo para buscar la solución a un problema o tomar ventaja sobre alguna oportunidad

SOCIALIZAR Crear oportunidad para que la gente se relaje en grupo y comparta sus experiencias para lograr un aprendizaje común.

CONSTRUIR EQUIPO

Crear sentido de pertenencia y establecer normas Comunes para los integrantes

Objetivos Comúnes de una Reunión




2. Análisis del Contexto

• ¿Qué es? Estudio del ambiente para determinar eventos que tienen efecto en la reunión o que se ven afectados por la misma. Incluye presiones externas e internas, grupos políticos, cambios y metas organizacionales.

• ¿Por qué es importante? Ayuda a conocer dónde se puede ajustar una reunión a todo lo que le circunda, a prevenir sorpresas, a tomar decisiones acerca de los roles, los resultados y la agenda.

• Preguntas Clave: ¿Por qué es importante la reunión? ¿Cómo afectará a la organización al departamento o a las metas? ¿Cómo se relaciona con la reunión anterior o la próxima? ¿Qué información o eventos organizacionales podrían afectarla?




• ¿Qué es? Método para identificar y lograr un entendimiento de cada persona o grupo responsables por la decisión final o que se verán afectados con los resultados.

• ¿Por qué es importante? Constituye un claro entendimiento y busca negociar con las inquietudes personales o de grupo.

• ¿Cómo realizarlo? Haga una lista de quienes deben tomar la decisión final

- Haga una lista de los afectados por los resultados

- Haga una lista de los que pueden facilitar o bloquear la decisión

- En cada caso, identifique los éxitos que buscan y lo que para ellos es ganar.

- Seleccione los que irán a la reunión buscando que todos estén representados.

3. Análisis de Implicados




4. Resultados Esperados

• ¿Qué es? Resumen de las expectativas frente a la reunión y sus resultados. Existen dos tipos:

• ¿Cómo se ven? Con resúmenes escritos específicos y mesurados o con escritos desde la perspectiva de los participantes. “Lo que se llevan los participantes”.

Productos: Listas, planes, decisiones, acuerdos

Conocimiento: Conocimiento de… Entendimiento de...




5. Participantes y Roles

• Existen varias funciones y actividades en una reunión que pueden ser efectivas o ineficaces. El líder puede elegir quien desarrollará cada función:

- Participación

- Administración del Proceso

- Manejo de la Información

- Toma de Decisiones• Roles: Quiénes serán responsables por ciertas funciones en la

reunión. Una persona puede elegir más de una función por consenso.

• ¿Por qué son importantes? Ilustran quién toma la responsabilidad con funciones definidas, clarifican las expectativas de cómo puede participar cada persona y aseguran que todas las funciones serán cubiertas.

Depende de la intensidad y complejidad de la reunión




6. La memoria del grupo

¿Qué es? Herramienta para recolectar información visual que permite enfocar al grupo en el trabajo, Legitimiza una reunión, ayuda a recordarla para la memoria del acto. Incluye palabras clave y frases comentadas. Se puede crear en diferentes medios: Papelógrafo, Tablero etc.

¿Por qué es importante?

- Ayuda a enfocarse en la tarea

- Ayuda a aceptar o legitimar opiniones

- Despersonaliza ideas

- Previene repeticiones

- Libera de la toma de notas

- Ayuda a recordar ideas/acuerdos

- Bajo costo, fácil uso y es base para futuras minutas.

MEMORI ADEL

GRUPO

12

3

ACUERDOSAbdgteijg jhjdgkdvjhgfjfjhmjfbfh jfhjjhtjv jhvkjbjjvjhdmmjvjjvbnjnbgffJ djg.

Gdgfjd

hgfDghd

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cc

+




7. Arreglos del Salón

¿Qué es? Incluyen sillas, luz, foco o distribución del equipo. Algunos son:

•Espacio en la pared para carteleras (memoria del grupo)•Mesas y sillas distribuidas para permitir al participante focalizar y ajustarse a la reunión•¿Por qué es importante? Contribuye a una reunión ordenada y focalizada.•Factores a Considerar:

- Participantes cómodos

- Crear espacios para la memoria del grupo

- La meta es el logro de los objetivos y resultados esperados




Arreglos del Salón - Opciones

Ventajas Desventajas

Círculo cerrado orectángulo con mesa

- Facilita contacto visual- Lugar cómodo para tomarnotas y café.

- Distracción: se concentranen los demás.

- No hay foco central paradireccionar solución aproblemas

- Crea barreras deinteracción

Semicírculo con mesas - Facilita focalizarse en lamemoria de grupo, por loque reduce conflictosinterpersonales

- Reduce diferencias deestatus

- Las mesas pueden crearuna barrera para construircredibilidad, flexibilidad ycreatividad.

Semicírculo sin mesas - Reduce diferencias deestatus

- Facilita acomodar grandesgrupos

- Incrementa el foco en lamemoria del grupo

- Incómodo para quien noestá acostumbrado atrabajar sin mesa

- Papeles, café etc. en elpiso.




9. Métodos para tomar Decisiones

• ¿Qué es? Describe quién debe tomar la decisión y cómo otros pueden involucrarse. Hay varios métodos, cada uno con ventajas y desventajas.

• ¿Por qué es importante? Permite a quienes deciden conocer los límites sobre la participación de otros en este proceso.

• Permite que las personas sepan qué esperar y qué esperan de ellos.

• Ayuda a construir soporte para la decisión final cuando se requiere.

• Construye seguridad, facilita la colaboración y compartir responsabilidades sin perder el control.




Métodos para tomar Decisiones - Niveles de Compromiso

Nivel de participación

Flexibilidad de dirección

Reunir información individual y

decidir

Decidir e informar

Reunir información del grupo y decidir

Consenso

Delegar con límites

- +

+





• Decidir e informar: Líder decide e informa. Se usa cuando hay poco tiempo para tomar la decisión o el grupo puede soportar e implementar la decisión.

• Reunir información individual y decidir: Líder recoge información individual y toma la decisión. Se usa cuando se requieren opiniones expertas o cuando los intereses de los implicados están representados por un grupo.

• Reunir información del grupo y decidir: Líder cita al grupo a reunión, recoge información y decide. Se usa cuando la decisión es importante para muchas personas, la sinergia puede dar buenas opciones o se busca construir entendimiento de una situación y facilita implementar la decisión.





• Consenso: Líder y grupo buscan decisión entendida por todos. Se usa cuando el cambio requiere entendimiento del grupo y la compra o cuando se requiere conocimiento experto de todo el grupo.

• Delegar con límites: Líder confía y da poder de decisión sobre asuntos de relativa importancia, bajo ciertos parámetros y límites.

Se usa cuando el cambio requiere total entendimiento del grupo y el equipo es experto y está lo suficientemente maduro para este tipo de liderazgo.




10. La Agenda

¿Qué es? Mapa con el camino de la reunión (planeación).

• La planeación es el proceso en el que se diseña el camino de los tópicos, pasos del proceso y tiempo necesario para conseguir resultados.

• Ventaja: Permanece escrita --> Camino lógico y secuencial de la reunión.

• ¿Por qué es importante? - Ayuda a prepararse para el éxito

- Ayuda a conocer con anterioridad cómo podemos participar

- TIP: Incluir tan pocos temas como sea posible

- Los participantes tienen 3 clases de necesidades: Resultados, proceso y relaciones

- Hacerla entendible para todos los participantes.




Agenda - Beneficios

Para el líder Para los participantes

Planear laagenda antes dela reuniónayuda a:

- Determinar las necesidadesde la reunión.

- Define los procesos alineadosa los resultados esperados

- Identificar los participantes- Determina la clase de

participación requerida

- Pensar en el éxito(resultados)

- Conocer qué se debeesperar

Durante lareunión, referirsea la agendaayuda a:

- Mantener la reunión en elcamino

- Libera al líder de enfocarsesobre el contenido

- Tener claras lasexpectativas y saber cómoparticipar

- Mantener el camino de lareunión

Revisar laagenda al finalde la reuniónayuda a

- Evaluar el éxito de la reunión- Plantear reuniones

posteriores- Evitar que queden temas sin

tratar

- Evaluar el éxito de lareunión

- Evitar que queden temassin tratar




Planificación de la agenda


LA AGENDA

Análisis del ContenidoAnálisis de Implicados

Resultados deseadosTemas

Participantes, Roles /Arreglos del Salón

Decisión / Método

Qué Cómo Quién Cuando

Logística

Posibles Fallas

Visualizando el Éxito




1. Piense cuales son los elementos clave para reunirse

5. Identifique los pasos del proceso para cada tópico (Ej. Presentaciones, evaluación, revisión etc.)6. Anote quien liderará cada tema y cuánto tiempo tomará7. Logística: Arregle el salón y prepare lo necesario8. Identifique posibles fallas y posibles prevenciones o soluciones a éstas. Revise la agenda y piense en las posibles modificaciones que puede hacer9. Visualice el éxito: Imagine la reunión y el éxito de la misma

PARA REUNIÓN ESPECIAL

2. Verifique si necesitará reuniones adicionales para recopilar objetivos3. Escriba el objetivo y los resultados esperados4. Liste en orden los temas para el logro del objetivo

PARA REUNIÓN ORDINARIA

2. Escriba el objetivo de la reunión3. Liste los temas a tratar en orden lógico4. Escriba los resultados deseados para cada tema

Puntos clave para construir una agenda




2Comportamientos facilitadoresComportamientos facilitadores




Comportamientos FacilitadoresAcciones Preventivas

¿Qué es? Acciones para realizar una reunión orientada a los resultados y que facilita que todos estén en el camino.

Preventivos: Comportamientos o acciones que facilitan antes y durante la reunión que el grupo no se desvíe de lo planeado.

Intervención: Comportamientos o acciones durante la reunión que ayudan a que el grupo vuelva al camino de la reunión.

ACCIONES PREVENTIVAS

• Al comienzo: Acordar Resultados esperados, Agenda, Roles, Toma de decisiones, Reglas de juego

• Durante: - Sugerir cómo pueden proceder y llegar a acuerdos- Hacer preguntas abiertas para aumentar la participación- Solicitar juicios a quienes se los reservan




1. Boomerang: Devolver una pregunta hecha por un participante a él o al grupo

2. Devolverse al tema: Estar seguro que todos están hablando de lo mismo

3. Preguntar/Decir: Decir lo que pasa, lo que no funciona y dejar que hablen

4. Reforzar acuerdos y reglas: Recordarlos cuando discuten o se salen del foco

Esto permite

- Escuchar lo que el grupo dice

- Que el grupo tome responsabilidad por su comportamiento

- Acercarse al éxito en los resultados de la reunión

5. Aceptar, legitimizar, estar de acuerdo o diferir: Para salir adelante en una dificultad con la gente o situación. El grupo elige si el tema es apropiado o si se deja a futuro

6. Usar el lenguaje del cuerpo: Reforzar sus palabras con lenguaje corporal apropiado y congruente con el lenguaje verbal

7. Usar humor: Las bromas y chistes pueden aliviar la tensión, pero no deben ser a expensas de otro ni estar fuera de contexto

Comportamientos Facilitadores Acciones de Intervención




Intervención

RECOMENDACIONES

- Comience con intervenciones muy sutiles y amables- Si el comportamiento continúa, escale gradualmente la intervención- Permita a los participantes de alejarse elegantemente de situaciones difíciles

Intervenciones de bajo nivel

Contacto visual

Párese

Camine hasta la mitad del camino

Intervenciones de alto nivel

Camine hacia ellos, contacto visual

Pregunte: ¿Qué piensa usted?

Hable directamente

Retroalimente en el break

Retroalimente a todo el grupo




3Seguimiento al ÉxitoSeguimiento al Éxito




Seguimiento al Éxito

El objetivo de esta sección es aprender cómo completar la reunión de manera que incremente el éxito y la implementación

del objetivo




¿Qué es? Proceso para concluir la reunión de forma que el aprendizaje se relacione con las actividades que acontecieron, implementar las acciones tomadas y facilitar que las enseñanzas se apliquen en futuras reuniones

Resumen de la actividadRevisar lo que pasó en la reunión (Ej. Acuerdos,

aprendizajes etc.)

Planear acciones

Minutas de la reunión

Revisión de la reunión

Reconocimiento

Establecer los pasos a seguir

Producir una “memoria escrita” de los acuerdos, ítems de acciones etc.

Escuchar a los participantes lo que funcionó, lo que no funcionó y las mejoras a futuro

Agradecer por la participación y contribución en la reunión

Seguimiento al Éxito




Minutas de la Reunión

• Revisar cada página, chequear títulos, asegurarse que el escrito sea legible y las oraciones tengan sentido.• Retire la “memoria del grupo” de las paredes. Ponga las páginas en orden y numérelas.• Escriba nombre de los participantes y fecha de la reunión. Delegue un responsable para la minuta.• La minuta con los principales puntos tratados se puede archivar para consulta de todo el equipo.




4RecomendacionesRecomendaciones




Reglas de juego

• SILENCIAR CELULARES

• Respetemos las ideas de los demás.

• Participemos activamente.

• Escuchémonos.

• Mantengamos actitud de conciliación.

• Rompamos esquemas.

• Visualicemos la organización como si fuéramos el cliente,

¿Qué esperaríamos recibir?.

• Tomemos decisiones que beneficien a la Secretaría.




Ayudas para Conducir Reuniones

Escuche antes de hablarDe soporte, no sermonesConfronte, no peleeLidere, no le de gusto a todosCree un ambiente libre de amenazasConfíe en el grupoNo actúe siempre como expertoPermita silenciosNo adoctrineFomente la reflexiónProfundice en las discusiones




Sugerencias para el Desarrollo de Reuniones Efectivas

Suministrar información con tiempo

Definir claramente el objetivo

Establecer los temas a tratar

Programar reuniones cortas

Conformar grupos pequeños

Tomar decisiones y distribuir responsabilidades




Sesión de Preguntas

¿¿¿ ???




Finalización

¡¡¡ Gracias !!!

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