MODIFICACIÓN DE ORDENES DE COMPRA : • )c Tienda Virtual idel Estado Colombiano

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Y El 14 de diciembre de 2.020 el proveedor presento solicitud ce Prorroga por termino de 13 dias calendarios de la Orden-de Compra No 56517 teniendo en consideración que el termino de ejeCuciOilaúe le queda a la orden de compra has a su vencimiento resulta insuficiente para dar curhpfimiento a las entregas en los difelenies municipios a nivel nacional' lo' cual causado por el evento de fuerza Mayor por el hecho imprevisible correspondiente al desabastkimiento presentado a nivel. mundial de los componentes de los computadores de escritorio corno efecto de iá pandemia münidial por él c0y1D19 lo cual perlero retrasos en la producción de dichos:, equipos configuránduse ¿si el evento de fuerza mayor ni-entallé cuál - de igual forma se permitió adjuntar como soporte comunicación de CCE en la cual se evidencia que la agencia de contratación cuenta con información referente al desabastecimiento de los equipos y componentes tecnológicos que conforman el catalogo elabórádo Para el acuerdo marco precios

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Artículos editados y/o agregados

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YOLMAN HERNÁN OSORIO Supervisor Orden de Compra No. 56517

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Radicado No: 20204300065263 Fecha: 12/16/2020 07:41:30 AM

MEMORANDO

PARA: JUAN FELIPE ACOSTA PARRA Secretario General

DE: YOLMAN HERNÁN OSORIO Supervisor Orden de Compra No. 56517

PEDRO ARTURO GUERRERO Supervisor Orden de Compra No. 56517

1 ASUNTO: Solicitud de modificación- Prorroga Orden de Compra No. 56517.

Cordial Saludo,

De manera atenta se solicita la modificación contractual de la Orden de Compra No.56517, suscrita con P&P SYSTEMS COLOMBIA S.A.S, cuyo objeto es 'Adquisición y entrega de elementos tecnológicos y periféricos para el cumplimiento de medidas y acciones contenidas en los PIRC y en los Planes de Retornos y Reubicaciones mediante los EEAC", teniendo en cuenta que dicho proveedor, presenta solicitud de prorroga mediante correo de fecha 14 de diciembre de 2020, exponiendo hec,hos constitutivos de fuerza mayor, como lo es el retraso generado por el deSabastecimiento a nivel mundial de componentes de los equipos objeto de la orden de compra en mención, lo que conllevo a su vez a un retraso en la producción de dichos equipos; y por consiguiente su importación .y nacionalización, resultando el termino ejecución restante de la Orden de Compra para su vencimiento, insuficiente para las entregas en sitio en los diferentes municipios a nivel Nacional. De acuerdo a lo anterior y como soporte de los hechos argumentados el proveedor adjunta a la Solicitud de prorroga presentada, comunicación de Colombia Compra Eficiente en la cual se evidencia que la Agencia Nacional de Contratación Pública, cuenta con información referente al desabastecimiento de los equipos y componentes tecnológicos que conforman el catálogo elaborado para el acuerdo marco de precios, comunicación que de igual forma se adjunta al presente memorando, al igual que la solicitud y soportes presentados por el proveedor, los cuales se relacionan en el formato de solicitud de modificación contractual.

Cordialmente,

PEDRO ARTURO GUERRERO MOLANO Supervisor Orden de Compra No. 56517

Elaboró: Karen Feniandez Miranda -SRC Monta Liliana Quintero- SRC

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Linea de atención nacional: 01-8000 91 11 19 - Bogotá: 4261111

Sede administrativa: Carrera 850 No. 46A-65 Complejo Logístico San Cayetano - Bogotá. D.C.

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Cota, Cundinamarca 14 de diciembre de 2020

Señores UNIDAD DE ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS Supervisor OC. 56517 Aten. Sr. Pedro Arturo Guerrero Molano

Supervisor Sr. Yolman Hernan Osorio Solano Supervisor Sr. Juan Felipe Acdsta Parra Ordenador del gasto Sra. Luz Marina Du

I ran Sanchez Comprador

Bogotá.,

REFERENCIA: SOLICITUD PRORROGA ADICIONAL A LA ORDEN DE COMPRA 56517

OBJETO: "Adquisición y entrega de elementos tecnológicos y periféricos para el cumplimiento de medidas y acciones contenidas en los PIRC yen los Planes de Retornos y Reubicaciones mediante los EEAC".

La suscrita ALIZ ADRIANA AFANADOR GUIZA, identificada con C.C. No. 53.050.808 de Bogotá, obrando en calidad de Representante Legal de la firme P&P SYSTEMS COLOMBIA S.A.S, con Nit. 900.604.590-1, Por medio del presente me permito solicitar Formal y comedidamente a la entidad una prórroga adicional de 13 días calendario para la entrega de 831 computadores de escritorio, referentes a la orden de compra 56517, lo anterior debido a los siguientes hechos:

PRIMERO: La UNIDAD DE ATENCIÓN Y REPARACIÓN INTEGRAL A LAS VICTIMAS, a _través del ACUERDO MARCO DE PRECIOS suscrito con COLOMBIA COMPRA EFICIENTE hizo apertuta al proceso número 92762 para la adquisición de 831 computadores de escritorio.

SEGUNDO: la empresa P&P SYSTEMS COLOMBIA SAS. Con Nit 900.604.590-1 como empresa del sector de tecnología y habilitada para este proceso hizo oferta.

TERCERO: previo cumplimiento y evaluación de los requisitos jurídicos, técnicos y financieros P&P SYSTEMS COLOMBIA SAS resulto adjudidatario del proceso de selección.

P&P SYSTEMS COLOMBIA SAS Aut Medellin Km 3.5 Oficina C 72 Terminal Terrestre de CargaTel: 8773518

gerencia@pypsystems.com

Adaptamos, aítecnob

NIT. 900.604.590-1

CUARTO: una vez se surtieron los trámités internos se suscribió la ORDEN DE COMPRA No. 56517 cuya justificación es: "Adquisición y entrega de elementos tecnológicos y periféricos para el cumplimiento de medidas y acciones contenidas en los PIRC y en los Planes de Retornos y Reubicaciones médiante los EEAC".

QUINTO: el valor de la orden de Compra No. 56517 se estableció en la suma de MIL NOVECIENTOS SETENTA Y UN MILLONES SETECIENTOS VEINTICINCO MIL VEINTISIETE PESOS M/CTE ($1.971.725.027) con un plazo de ejecución de hasta el dieciocho (18) de diciembre de 2020.

SEXTO: Una vez tuvimos la orden de corhpra por la entidad, se colocó orden de compra . por medio de uno de nuestros proveedores a nuestro fabricante HP por la totalidad de los equipos objeto del contrato.

SÉPTIMO: El fabricante HP como parte del proceso acepta la orden de compra produciendo órdenes internas de trabajo.

OCTAVO: Que P&P SYSTEMS COLOMBIA SAS realiza un proceso de seguimiento a la orden de compra a HP con el objetivoS de asegurar el cumplimiento de su compromiso contractual asumido.

NOVENO: Con el propósito de asegurar y confirmar el cumplimiento del contrato, P&P SYSTEMS COLOMBIA SAS realizó la 'solicitud al fabricante HP donde nos informaban que los tiempos de fabricación no daban para el cumplimento de la orden.

1 DECIMO: con el propósito de asegurar 91 cumplimento a la orden el día 18 de noviembre se envió correo a los supervisores, reálizando la propuesta del cambio de la referencia ofertada por el HP Aio 200 G4, los cuales se encontraban en tránsito con el cual se hacía mejora Tecnica.

UNDÉCIMO: se recibió el día 20 de, noviembre la respuesta de la entidad donde informaban que se aceptaban este cambio

DUODÉCIMO: Con el propósito de asegurar y confirmar el cuI mplimiento del contrato, P&P SYSTEMS COLOMBIA SAS informo al fabricante HP la aceptación de la entidad al cambio de la maquina e informo que'estas estarían saliendo de nacionalización el día jueves de 10 de diciembre.

P&P SYSTEMS COLOMBIA SAS y HP están trabajando de manera conjunta para garantizar el cumplimiento y la entregaren el menor tiempo posible.

P&P SYSTEMS COLOMBIA SAS Aut Medellin Km 3.5 0fic1na'C72 Terminal Terrestre de CargaTel: 8773518

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PECIAOTEICERO: Que según el manual de Guía para contratar la compra o alquiler de gqiiiPos tecnológico -Y periféricos ETP través del Acuerdo Marco CCE-.925-AMP-201á en je Tienda Virtual del Estado Colombiano, indica que el tiempo de entrega liara estás unidades-es de 50 días calendario para Zona 1.

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La entrega se debe realiierd urente horasttábiles. Las horas hátriles col t e:".ixtrtden at horario máximo de ocho (8) horas diarias, entre lunes y sábado, definido por la Entidad Compradora.

' DECIMOCUARTO : Que la pandemia declara por la Organización Mundial de la Salud (óp4).y estado dé emergencia sanitaria el`cual'fue declara mediante -la resolución '315 del 12 'de Marzo dé 2920 por el nuevo coronavirus COVIQ-19 afectado el proceso de nuestro fabricante HP con 'Problemas en él tiempo de fabricación, lo (pié impacto de , manera directa en los' tiempos de ejecución dé la órden dé compra No. 56517.

Gow,baSe- a jo anterior se puede validar que por hechos .ajenos a :fa voluntad de P&P SYSTEMS,COLOMBIA SAS y debido al inconveniente con los tiempos de fabricación de húéstró" fabricante wp,:nol Podernos entregar los equipos "objeto de la Orden de Compra por hécrioS dé un tercero •

P&P SYSTEMS COLOMBIA SAS • • Aut Medellin Km 3.5 Oficina C 72 Terminal TerMstre de CargaTel: 8773518

gerencia@pypsystems.com

1 r 2.2;-;:t 1:41j

0,0<itPrxt0 ;11Pdet7P. 13togia NIT. 900.604.590-1

Como se puede evidenciar hemos realizado la totalidad de esfílrzos técnicos y logísticos

para cumplir adecuadamente con la oiSeraciOn, pero dependemos de lbs elementos

propios de la operación y manifactura del fabricante HP.

Con base en lo anterior se nos es factible, solicitar una prórroga de la ejecución por los

argumentos expuestos.

FUNDAMENTO JURÍDICO

El hecho de un tercero com.() causal de exoneración consiste en la intervención exclusiva de un agente jurídicamente ajeno al demandado, en la producción de un daño. Para que el hecho de un tercero tenga poder exoneratorio, dicha conducta debe reunir las mismas

características de imprevisibilidad e irréstibilidad que se requiéren para la fuerza mayor ,

y el caso fortuito. Asimismo, la intervencion del tercero debe ser esencial para la producción del perjuicio.

Requisitos y Efectos:

El hecho debe ser causado por un tercero. Es decir, el fenómeno debe ser producido por cualquier persona que carece de reia' ción de dependencia jJrídica con el demahdado y por la cual éste no tiene obligación de responder.

El hecho debe ser irresistible. Es decir, el hecho de un tercero debe poner al

demandado — a pesar de sus mayores esfuerzos — en imposibilidad de evitar el daño.

El hecho debe ser imprevisto. Es 'decir, debe ser un evento de un carácter tan remotamente probable y súbito que ni siquiera una persona diligente hubiera razonablemente tomado medidas para precaverlo.

Dentro de las concausas que puedan concurrir para la producción del perjuicio, la conducta el tercero debe desempeñar un papel exclusivo o esencial.

El hecho de un tercero es una modalidad de causa extraña, el pual rompe el vínculo

de causalidad entre el perjuicio sufrido y la conducta del demandado. Genera, en consecuencia, sentencia desestimatoria de cualquier pretensión de declaratoria de responsabilidad civil, ya sea contractuá, o extracontractual.

Cuando el hecho de un tercero ha prosperado como excepción de fondo y causal de

exoneración de responsabilidad civil, el demandante vencido tiene la posibilidad iniciar un proceso separado en contrá de dicho tercero para solicitar la reparación del perjuicio.

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Adaptamos la tecridiogia,a-sus,needádéll. NIT. 900.604.590-1

7. Cuando el hecho de un tercero no es la causa esencial para la producción del daño, serán solidariamente responsables de tal perjuicio el tercero y el demandado, siguiendo la regla establecida por el artículo 2344 del Código Civil.

Teniendo en cuenta lo anterior que no es nuestra voluntad de incumplir dado que dado los dos aspectos que tanto la norma adjetiva como la jurisprudencia ha señalado para que se constituya HECHO DE UN TERCERO COMO CAUSAL EXIMENTE DE CULPA como es el hecho imprevisible e irresistible, nos vemos evocados a solicitar la prórroga

Adicionalmente teniendo en cuenta el articulo 64 del Codigo Civil donde define "<FUERZA MAYOR O CASO FORTUITO>. Se llama fuerza mayor o caso fortuito el imprevisto o que no es posible resistir, como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los actos de autoridad ejercidos por un funcionario público, etc." La pandemia declarada mundialmente impacto en los procesos de fabricación del fabricante HP para la orden de entrega de estos equipos.

Por lo anterior nos compIrometemos hacer la entrega de los equipos antes del 31 de diciembre, gracias por su comprensión.

Sin más, quedo atenta de usted

iktte 41 /41104,DAQ ALIZ ADRIANA AFANADOR GUIZA CC: 53. 050. 808 de Bta. Representante Legal NIT. 900.604.590-1 Email. licitaciones4pvpsystems.com, óerenciaapvpsvstems.com Tel: 8773518— 3173655237 Dirección: Auto Medellín km 3.5 Terminal Terrestre de Carga Btá oficina C 72

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15/10/2d20 ://colombiacorrpra.coupahost.combrder_headers/print spionRid=56517

Unidad de Atención y Reparación Integral a las Victimas N.Í.T. 900490473 ORDEN DE COMPRA

P&P Systems Colombia S.AS. N.I.T. 900604590 AUT. MEDELLIN KM 3.5 TERMINAL TERRESTRE DE CARGA DE BOGOTA OF

, C72 CotaitCundinamarca Atte: Monica Cubillos licitaciones@pypsystems.com Teléfono: +57 1 8773518

— Enviar a Unidad de Atención y Reparación Integral a las Victimas Carrera 85D No. 46A - 65, Complejo logístico San Cayetano Bogota D.C. BOGOTA DC Atte: Luz Marina Duran Sanchez

Número de Orden 56517 No de Instrumento Instrumento agregación Compra de ETP II Fecha de Emisión 15/10/20 Fecha de Vencimiento 18/12/20 Comprador Luz Marina Duran Sanchez Ordenador del gasto Juan Felipe Acosta Parra SupenÁsor PEDRO ARTURO GUERRERO

MOLANO Teléfono 7965150 Detalle de Entrega Gravámenes adicionales Justificación Adquisición y entrega de

elementos tecnológicos y periféricos para el cumplimiento de medidas y acciones contenidas en los PIRC yen los Planes de Retornos y Reubicaciones mediante los EEAC

Facturar a Unidad de Atención y Reparación Integral a las Victimas Carrera 85D No. 46A - 65, Complejo logístico San Cayetano Bogota D.C., BOGOTA DC Atte: Luz Marina Duran Sanchez

Línea Presupuesto Descripción Cant. Unidad Precio Total 1 CDP 25320 etc02—lote1.1-ETP WIN 10 PRO 64 BITS 41.0 Unidad 1.993.877,00 81.748.957,00

CDP 25220 3600 INTERMEDIA NA HDD 1 TB 7200 RPM 16 GB Zona 1

2 • CDP 25320 etc02—lote1.1-ETP WIN 10 PRO 64 BITS 643.0 Unidad 1.993.877,00 1.282.062.911,00 CDP 25220 3600 INTERMEDIA GESTION -PARA + DE

500 ETP HDD 1 1B 7200 RPM 16 GB Zona 2

3 CDP 25220 etc02—lote1.1-E1P WIN 10 PRO 64 BITS 147.0 Unidad 1.993.877,00 293.099.919,00 3600 INTERMEDIA NA HDD 1 TB 7200 RPM 16 GB Zona 3

4 CDP 25320 etc02—IVA 1.0 Unidad 314.813.240,00 314.813.240,00 CDP 25220

1.971.725.027,00 COP

https://colorribiacompra.coupahost.comlorder_headers)pfint AeW?id=56517 111

INFORME FINANCIERO

tRDEN: DE:ÚOM PRA' NEP 56517 Ilii44., PYP BYSTEMS,,,DOLOIVIBIA SAS

iiIT,900604191: _ OBJETO: Adquisición y . entrega de elementos tecnológicos y periféricos para el cumplimiento de medidas y acciones contenidas en los PIRC y en los Planes de Retornos y .Reubicaciones mediante los EEÁC. SpEádRiaCIONS eglálk NE

VALOR TOTAL CONTRATO

CDP No. 25220/25320 - RP No. 590820/591120 $ 1.971125.027

1 VALOR PAGADO 8 0,00 PORCENTAJE DE EJECUCION FINANCIERA 0%

PEDRO ARTURO GUERRERO MOLANO Supervisor

YOLMAN HERNAN OSORIO SOLANO Supervisor

UnidaÓ ~da 41-04.0 1110:1411 ce A93409.4 Y P2PARAClea coma seleterto annsit.N. A tAiIVIMIIIM

Fecho y 1.0re Mama: 20231001209 0. n1

Reporte Compromiso Presupuestal de Gasto Unica Exidtente: lélnxido HUNA 60911.0 TIMAN.

Comprobante

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FORMATO DE DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN CONTRACTUAL PROCESO: GRUPO DE GESTION CONTRACTAUL PROCEDIMIENTO: PLANEACION CONTRACTUAL Y GESTION CONTRACTUAL Código. 760 103548 1 Versión: 02 Fecha: 23/01/2019 I Página 1 de 6

FORMATO DE DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN CONTRACTUAL

Bogotá D.C., 23 de octubre de 2020.

PARk PEDRO ARTURO GUERRERO MOLANO Profesional Especializado Grado 24 Subdirección de Reparación Colectiva

YOLjAAN HERNAN OSORIO SOLANO Profesional Especializado Grado 24 Copidinador Grupo Retornos y Reubicaciones

DE: JUAN FELIPE ACOSTA PARRA Secrétario General

ASUNTO: Designación de Supervisor(a) de las órdenes de Compra No. 56517

Cordial saludo,

De conformidad! con el formato de idoneidad y competencias para ejercer funciones de supervisión contractual? suscrito por Luz Srina Duran Sánchez, Subdirectora de Reparación Colectiva, de conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011, el manual de contratación y el de supervisión de la Unidad y demás disposiciones que los complementen, modifiquen o adicionen; de manera atenta le(s) informo que ha(n) sido designado(a) (os) supervisor(a) (es) 'del (los) siguiente(s) contrato(s):

,

590820 22-10-20 P&P SYSTEMS COLOMBIA SAS. 56517 l9-10-200 591120 23-10-2020 18-l2-2d20

En consideración a la responsabilidad que genera el ejercicio de la supervisión, de manera general se indican algunos parámetros a tener en cuenta:

t Alcance del actividad de supervisión,

Corresponde a las entidades públicas a través de los supervisores de los contratos o convenios que suscribe, vigila permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado.

El artículo 83 de la Ley 1474 de 20111 dispone que la supervisión contractual consiste en el seguimiento técnico administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato/convenio, es ejercid

' Por la cual se dictan noirnas orientadas a fortqlecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.

O griEn U.CDADPARA Uf V

FORMATO DE DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN CONTRACTUAL PROCESO: GRUPO DE GESTION CONTRACTAUL PROCEDIMIENTO: PLANEACION CONTRACTUAL Y GESTION CONTRACTUAL l Código: 760,10,15-48 1 Versión: 02 1 Foch: 23/012019 1 Páginá 2 de 6

por la misma entidad estatal a través de los supervisores, cuando dicha actividad no requiere de conocimientos bspecializados.

Por su parte, el artículo 84 de la misma normativa, al referirse a las facultades y deberes de los supervisores señala que la supervisión contractual implica el seguimiento a! ejercicio del cumplimiento de las obligaciones a cargo del bontratista.

'Jon el fin de adelantar un adecuado seguimiento a la ejecución contractual, ea su obligación realizar un estudio completo y detallado del contrato o convenio y de los documentos que soportan la contratación, además' de adelantar entre otras, las siguientes actividades:

Los supervisores deben verificar el cumplimiento del objeto contractual y de las obligaciones contraídas por las partes, bstán facultados para solicitar a los contratistas informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o Circunstancias que puedan afectar la ejecución del contrato o convenio, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato o convenio, o cuando tal Incumplimiento se presente elaborando el informe respectivo

Adicional a lo anterior, el parágrafo primero del artículo 84 de la Ley 1474 de 2011, modificó el numeral 34 del artículo , 8 de la Ley 734 de 20022 el cual consagra las faltas gravísimas en el Código Disciplinario Único, indicando que Constituye falta de tal naturaleza:

'No exigir, el supervisor o el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibida a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad. También será falta gravísima omitir el deber de informar a a entidad contratante los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente el incumplimiento':

Por lo tanto, corresponde al supervisor llevar a cabo la vigilancia de la ejecucion del contrato o ponvenio, en los términos previstos en el mismo y, en caso de registrarse el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista o a mora en su ejecución, informar oportunamente al Grupo de Gestión Contractual con copia a la Secretaria General, con el propósito de obtener la asesoría legal necesaria y adoptar de manera conjunta, las acciones que correspondan, de acuerdo con lo establecido en el artículo 173 de la Ley 1150 de 20074 y articulo 555 de la Ley 1474 de 2011.

,Por otra parte, en ejercicio de la actividad de supervisión, deberán autorizarse los pagos respectivos plIvia verificación de su procedencia, para lo cual el contratista deberá presentar los informes de ej alción en los cu les se describa detalladamente cada una de las actividades realizadas durante el periodo, en el for»ato diseñado para el efecto por parte de la entidad, teniendo en cuenta las particularidades de cada contrato o convenio, así copo verificar el cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con el Sistema de Seduridad Social Integral y pago de aportes parafiscales cuando haya lugar a ello.

Aunado a lo anterior el supervisor deberá revisar y analizar los informes antes de certificar el cumplimiento y avalar el pago, los cuales deben reflejar la certeza de las condiciones de ejecución del contrato o convenio, anexando los productos o documentos que soporten la actividad y sean pertinentes para el efecto.

'Por la cual se expide el Código Disciplinario único. . 'El debido proceso será un principio rector en materia sanclonatoria de las actuaciones contractuales. 4 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales . sobre la contratación con Recursos Públicos.

l 5 Impofilción de multas, sanciones y declaratorias de incumplimiento.

FORMATO DE DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN CONTRACTUAL

PROCESO: GRUPO DE GESTION CONTRACTAUL PROCEDIMIENTO: PLANEACION CONTRACTUAL Y GESTIÓN CONTRACTUAL Código: 714,10.1548 Versión: 02 I Fecha: 23/01/2019 1 Página 3 de 6

DAD PAFFA LIS VICTAS

En lo relacionado con la conformación del expediente contractual en la etapa de ejecución, los supervisores deben remitir mensualn)ente al Grupo de Gestión Administrativa y Documental, todos los soportes de ejecución, informes dé actividades, copia del recibo a satisfacción, productos si hay lugar a ello y demás documentos que soporten la ejecución del contrato o convenio.

. 1 En los casos de' contratos de prestación de servicios y de apoyo a la gestión que contemplen y generen gastos dé desplazamiento Por comisiones, el supervisor del contrato deberá verificar el cumplimiento del objeto de la comisión de la entrega del infamia con los respectivos soportes teniendo en cuenta lo establecido en el procedimiento dé legalización de viáticos y la normatividad aplicable.

Así mismo, y entre otras obligaliones el Supervisor (a) designado (a) deberá, exigir, al contratista mantener las garantías naqueridas vigentes, por el término de ejecución del contrato, hasta su liquidación o por el término qué 1 determine la ley según los amparos solicitados.

2. Plazo de elecución del contrato o convenio.

El plazo de ejecáción de los contratos estatales inicia a partir del cumplimiento de los requisitos de ejecución. En este orden de ideas, luna vez se expida al registro presupuestal y, sí se pactó en el contrato o convenio, cuando ademát quede aprobadalla garantía por la Secretaria General; empieza a contarse el plazo referido. Por lo anterior, NO podrá existir acta de inicio (cuando apliqUe) o no se podrá dar inicio a la ejecución del contrato o convenio, sin que se cumplan los requisitos de ejecución señalados anteriormente.

En caso de tern)inación anticipada por mutuo acuerdo, la finalización del contrato o convenio será la fecha que las partes convengan.

Es importante anotar que el ejercicio de la función de supervisión termina una vez vence el plazo de ejecución d contrato o convénio en caso de no ser procedente la liquidación del mismo por mandato legal, o con su liquidación cuando sea procedente. Sin embargo, es posible que la función se extienda más allá de estos términos, como es el caso de la verificaci, ón de la calidad de los bienes y servicios adquiridos y la eventual exigibilidad de garantías d calidad, entre otros.

Modificaciodes, prórrogas. cesiones v adiciones contractuales.

Cuando se reqUiera modificar, prorrogar, ceder, adicionar o terminar anticipadamente un contrato o convenio, supervisor deberá presentar una solicitud por escrito al ordenador del gasto, por lo menos con cinco (5) días hábiles d anterioridad a la lecha prevista para que se legalice la actuación contractual respectiva; la cual deberá diligenciarse e el formato correspondiente.

Para adelantar las modificaciones contractuales, deben tenerse en cuenta las siguientes restricciones:

- No podrá modificarse el objeto cidntractual. - Las adicionad no podrán superarle' 50% del valor total del contrato expresado en SMMLV. - Las prorrogad no podrán superaral 50% del plazo inicialmente establecido. - Las .adicione l deberán contar [eón disponibilidad presupuestal previa y deben estar incluidas en el Plan Anual d

Adquisicioned (PM) de la correspondiente vigencia, publicado en el SECOP II. - Implicarán, tratándose de modificaciones en tiempo o en valor, la modificación de la 'garantía única del contrato

ajustándola á las nuevas condiciones contractuales.

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FORMATO DE DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN CONTRACTUAL PROCESO GRUPO DE GES110N CONTRACTAUL PROCEDIMIENTO: PLANEACION CONTRACTUAL Y GESTION CONTReCTUAL1 Código: 760.10.15-48 I Versión: 02 I Fecha: 23/01/2019 1 PágIda 4 de 6

- En caso de cesión, el cesionario deberá cumplir con las mismas condiciones de formación y expáriencia definidas '! en el contrato que se pretende ceder. En este evento el supervisor del contrato deberá solici,2 r la cesión del

contrato anexando la comunicación en que el contratista manifieste las razones por las cuales no puede seguir ejecutando el contrato, así corno el balance financiero, cuyo formato se encuentra en la página web de la Unidad y la documentación soporte del cesionario, con el fin de verificar el cumplimiento del perfil. Para efectos de terminación anticipada, deberá aportarse la carta del contratista y la solicitud del supervisor Indicando el balance financiero y la fecha de terminación del contrato, efectuando la radicación de la solicitud en el Grupo de Gestión Contractual por lo menos con cinco (5) días hábiles de anterioridad a la fecha prevista para la terminación

4. Liquidación,

Ls importante resaltar que de acuerdo con lo señalado en el articulo 217 del Decreto Ley No. 019 de 2012, los contratos de prestación de servicios profesionales y da apoyo a la gestión no serán 'objeto de liquidación.

ora bien, de conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 11 de la Ley 1150 2007, odos los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieren, serán objeto de liquidación.

1 llor lo anterior una vez termine la ejecución del contrato o convenio, el supeMsor debe solicitar la liquidación aportando toda la documentación soporte del seguimiento a la ejecución del contratolo convenio.

1. Consideraciones Generales Finales

nhabilldades: Si al momento de efectuarse la presente notificación evidencia que se encuentra Incurso en alguna de as causales de inhabilidades, incompatibilidades o conflicto de interés estipulado en la ley, deberá manifestarlo de nmediato y por escrito al ordenador del gasto.

Responsabilidad: Los supervisores responderán civil, fiscal, penal y discipfinariamente, tanto por el idcumplimiento de as obligaciones derivadas de la supervisión, como por los hechos u omisiones que les sean imputables y causen daño o perjuicio a la entidad, derivados de la celebración y ejecución de los contratos o convenios respecto de los cuales se ejerza supervisión.

El supervisor deberá responder por el control y vigilancia del contrato o convenio hdsta su liquidación. gualmente, será tesponsable de suministrar oportunamente la información que se le solicite.

kdjunto a esta comunicación se remitió mediante correo electrónico el clausulado de condiciones contractuales; los documentos y estudios previos se encuentran pubficados en el contrato electrónico de la plataforma del SECOP II, donde podrá efectuar su consulta.

.-on el recibo del presente memorando se entiende notificado de la presente designacI ión.

La Secretaria General y el Grupo de Gestión Contractual, estarán atentos a resolver las inquietudes que se presenten durante el ejercicio de la actividad de supervisión.

Es importante resaltar que para el ejercicio de sus funciones como supervisor, se deberá tener en cuehta el Manual de contratación, el Manual de Supervisión, así como las circulares No. 002 de 2014 y 00026 de 2018, 1)ublicadas en la bágina web de La Unidad, www.unidadvictimas.govzo.

FORMATO DE DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN CONTRACTUAL PROCESO' " GRUPO DE GESTION CONTRACTAUL PROCEDIMIENTO: PLAIgEAC ION CONTRACTUAL Y GESTION CONTRACTUAL rAdieo: 760,10.15-48 Versión: 02 1 Fecha: 23/01/2019 1 Página 5 de 6

Gi) 11,15119 0 UNIDAD PÁM Las

Neta 1: El sup+isor deberá informar al contratista la fecha de inicio de ejecución del contrato.

Nota 2: El supeIrvisor deberá solicitar la liberación del saldo de los recursos no ejecutados dentro del primer pago,

cuando a ello htibiere lugar, con 6,c4ión de la prorrata establecida (SI es el caso). Esta solicitud deberá ser presentada ante el Grupo de Gestión Financiera y Contable dentro del mes siguiente a la realización del primer pago. Lo anterior, con el fin de garantizar la adecuada gestión de los recursos durante la presente vigencia.

Nota 3: Para efectos de contabilizar los días de servicio efectivamente prestados, el supervisor deberá tener en cuenta la fecha de inicie del contrato, la cual corresponde a la de la expedición del Registro Presupuestal ylo de aprobacióh de la garantía cuando esta haya sido solicitada.

Nota 4: Adicionalmente, se debe tener en cuenta que si por cualquier causa, no se designa el supervisor en la forme prevista por.la Entidad, se entenderá que la supervisión será ejercida por el jefe del área solicitante de la contratación Y quien firmó los documentos previos. Lo anterior, aplica también para aquellos eventos en que no se efectúe cambio dé supervisor en arisencias temporales del funck)nario designado inicialmente.

Nota 5: En el evento de retirarse del cargo en virtud del cual se efectúa la designación de supervisión, deberá entregar al jefe inmediato un informe detallado y actualizado del seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que haya efectuado sobre el cumplimiento del objeto del contrato, aportando los soportes correspondiente& Igualmente, deberá efectuar el empalme correspondiente con el funcionario que en su reemplazo asuma la supenrisióh del contrato o ccinvenio, so pena de Incurrir en posibles sanciones disciplinarias.

Cordialmente,

JUAN FELIPE ACOSTA PARRA Secretario Geneal

Adjunto escaneado: Copla del clausukado de las órdenes de compra refeddas

Elaboró: Richard Sánchez Velero-Abogado Grupo de Gestión Contractual. Revisó: Dina Luz Soto pedidas -Coord ra Grtipo de Cestón Contractual ( E Revisó: Abogado (a) Secretaria Gen

Is5b

de esta comunicación y copla del Registro Presupuestal.

PAPA

•

'c

FORMATO DE DESIGNACIÓN DE SUPERVISIÓN CONTRACTUAL PROCESO: GRUPO DE GES11- ON CONTRACTAUL

•

6 de 6

PROCEDIMIENTO: PLANEACION CONTRACTUAL Y GESTION CONTRACTUAL] Código: 760,10,1548 1 Versión: 02 7 1 Fecha: 23/01/2019 %gine

ANEXO 1: CONTROL DE CAMBIOS

'Vprgión : Fecha del cambio Descripcion de la modificación

1 23/10/2018 iCre' ación de docum—énto ,

2 23/01/2018 •

l iSe dio mayor precisión y alcance a la versión anterior