Modulo 3:Instrumentos de Consulta Archivística

Objetivo Particular:

El participante conocerá los instrumentos de consulta archivística y la importancia de suempleo en el proceso de gestión documental.

Los instrumentos de consulta son importantes pues permiten definir con precisión lalocalización, transferencia o baja de la documentación generada en una institución; ejemplosde este tipo de instrumentos son los diversos inventarios documentales (general,transferencia, baja documental).

Este grupo de instrumentos se orientan al desarrollo de las actividades que intervienen en lavaloración y conservación de los documentos de archivo a cargo de los sujetos obligados.

De esta forma, tanto las áreas normativas y operativas que forman parte del SistemaInstitucional de Archivos (SIA), se involucran en los procesos de manejo y gestión de losinstrumentos que se han revisado y de los cuales se han destacado sus características,elementos y metodología de elaboración, con la intención de constituirse en un insumo quepermita fortalecer las competencias de los servidores públicos.

Introducción

Los Inventarios son instrumentos de consulta que describen las series documentales yexpedientes de un archivo y que permiten su localización.

Existen tres tipos de inventarios documentales:

1. Inventario general TRÁMITE (Reporte Trimestral de expedientes activos).

2. Inventario de transferencia PRIMARIA (Reporte anual, solo si lo requiere el área paratransferir expedientes que han cubierto su vigencia documental).

3. Inventario de transferencia SECUNDARIA (Reporte anual, solo si lo requiere el área paratransferir expedientes al Archivo Histórico).

4. Inventario de baja DOCUMENTAL (Se utiliza solo en el trámite de baja de documentos, deacuerdo a las necesidades del área).

Instrumentos de Consulta Archivística

Un elemento de la transparencia a considerar es que:

Además de los instrumentos de control y consulta archivísticos, los sujetos obligados deberáncontar y poner a disposición del público la Guía de archivo documental y el Índice deexpedientes clasificados como reservados a que hace referencia la Ley General deTransparencia y Acceso a la Información Pública y demás disposiciones aplicables en el ámbitofederal y de las entidades federativas (Artículo 14 Ley General de Archivos).

De esta forma, los sujetos obligados deberán poner a disposición del público y manteneractualizada, en los respectivos medios electrónicos, de acuerdo con sus facultades,atribuciones, funciones u objeto social, según corresponda, la información, por lo menos, delos temas, documentos y políticas, entre los que se destaca la Guía de archivodocumental (Artículo 70, Fracción XLV, Ley General de Transparencia y Acceso a la InformaciónPública).

Artículo 13. Ley General de ArchivosDOF 15-06-2018

Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y de consultaarchivísticos conforme a sus atribuciones y funciones, manteniéndolos actualizados ydisponibles; y contarán al menos con los siguientes:

I. Cuadro general de clasificación archivística;

II. Catálogo de disposición documental, y

III. Inventarios documentales.

La estructura del Cuadro General de Clasificación Archivística atenderá los niveles de fondo,sección y serie, sin que esto excluya la posibilidad de que existan niveles intermedios, loscuales, serán identificados mediante una clave alfanumérica.

INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVO DE

TRÁMITE:

Es el instrumento de consulta deinformación activa, que describe demanera exacta y precisa las series oasuntos de un fondo documental.

Pasos para reportar el Inventario General de Archivo de Trámite

• Haber aperturado el expediente de archivo.

• Etiquetarlo (con los elementos mínimos).

• Ordenarlo en la gaveta por asunto utilizando el sistema y el métodoadecuado.

• Relacionarlo en el Formato de Usos Múltiples, en su modalidad deInventario General de Archivo de Trámite.

• Reportarlo al Responsable de Archivo de Trámite de la dependenciaPolitécnica en el trimestre correspondiente.

ACTIVIDAD 1HACIENDO USO DEL LISTADO DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO QUE SERELACIONARON EN EL MÓDULO 1 Y 2, LLENAR EL FORMATO DE USOSMÚLTIPLES CON ESTA INFORMACIÓN EN SU MODALIDAD DE INVENTARIOGENERAL DE ARCHIVO DE TRÁMITE (IGAT).

PRIMER TRIMESTRE Apertura de Expedientes

REPORTE DEL 1er. TRIMESTRE

REPORTE DEL 2do. TRIMESTRE

REPORTE DEL 3er. TRIMESTRE

REPORTE DEL 4to. TRIMESTRE

Segundo Trimestre Tercer Trimestre

IPN/POC000/9C.12/01 2019Invitaciones

EJEMPLO DE UN EXPEDIENTE 2019

Cuarto Trimestre

1. CURP

2. Solicitud de Inscripción

3. Acta de Nacimiento

4. Certificado de Secundaria

5. Certificado de Bachillerato

6. Oficio de Asignación

7. Equivalencia parcial

8. Boleta global

9. Oficio de cambio ( Escuela, Carrera y modalidad)

10. Baja temporal, definitiva

11. Dictamen de comisión de situación escolar

12. Certificado y carta de pasante

13. Copia de examen de Titulación

14. Copia de Titulación

15. Liberación de Servicio Social

El expediente del alumno se integra de los siguientes documentos.

*Circular 13 Artículo 39 fracción VII del Reglamento Orgánico del Instituto.

Ejemplo de un expediente de alumno.

Se crea una carpeta con el nombre de la Unidad Politécnica.

CEPROBI

DIRECCIÓN

DEPTO SERVICIOS

CAPITAL HUMANO

En esta carpeta, se crean subcarpetascon el código de la serie, el númeroconsecutivo y el nombre delexpediente.

CAPITAL HUMANO

4C.3_302 ALCANTARA SANCHEZ HUGO

4C.3_343 CARRILLO PUERTO GRECIA

4C.22_1 CURSOS PAEE

RECORDEMOS QUE LOS EXPEDIENTES DIGITALES SE INTEGRAN DE LA SIGUIENTE MANERA.

CURP

4C.3_343 CARILLO PUERTO GRECIA

Dentro de la carpeta se ingresanlos documentos electrónicos quecorrespondan.

Acta de Nacimiento

Comprobante de Domicilio

Nota:Solamente se reportarán los Expedientes digitales/electrónicos que no cuenten con soporte de papel.

Esquema general de descripción de las seriesdocumentales de los archivos de un sujetoobligado, que indica sus característicasfundamentales conforme al Cuadro Generalde Clasificación Archivística.

Este registro es principalmente una guía deubicación física, del tipo de información quegenera un área; se apoya del InventarioGeneral de Archivo de Trámite para sullenado, y se reporta de manera agrupada porserie documental; es decir concentrando porvolumen los asuntos que mantienen unamisma serie y que son generados en el área.

GUÍA DE ARCHIVO DOCUMENTAL(GAD)

Art. 14 LGA

FCA-11 GUÍA DE ARCHIVO DOCUMENTAL (GAD)

Este formato esta dividido en dos Áreas:

Área de Identificación:Datos que permite conocer al área específica que reporta ycontrola el archivo.

Área de Contexto:Es el nombre de la serie documental, volumen de la serie,ubicación física.

LLENADO DE LA GUÍA DE ARCHIVO DOCUMENTAL

Se deberá seleccionar en el combo el código de archivo de la Sección correspondiente.

Se deberá seleccionar el código de la Serie documental. Anotar ladescripcióngeneral de losexpedientes queintegran la serie.

Zona de Archivo, Archivero y Gaveta, para la Ubicación en la Guía de Archivo Documental

Zona de Archivo

Áreas

ADIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS

ENCARGADO DE ACUERDOS

BDEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

CDIVISIÓN DE ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS

D DEPARTAMENTO DE COMPRAS

F DEPARTAMENTO DE CONTROL NORMATIVO

G DEPARTAMENTO DE BIENES EN CUSTODIA

H DIVISIÓN DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA

I DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES

J DEPARTAMENTO DE BIENES INMUEBLES

K DIVISIÓN DE SERVICIOS GENERALES

L DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

M DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

NDEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

Las zonas de archivo se asignan con letras MAYÚSCULAS a las áreas de la dependencia.

El mobiliario para archivo se asigna con Número arábigo de

izquierda a derecha

Las gavetas con letra minúscula, de arriba a

abajo

Los expedientes se acomodan del frente hacia

atrás

C O N T R O L D E E N T R E G A D E I N V E N T A R I O G E N E R A L Y G U Í A D E A R C H I V O D O C U M E N T A L P O R D E P E N D E N C I A P O L I T É C N I C A

Los formatos vigentes son:

• FCA-23/00 Formato de Usos Múltiples (En su modalidad de Inventario de Archivo de Trámite).

• FCA-11/04 Guía de Archivo Documental.

Descárgalos en: www. drmys.ipn.mx, Menú Servicios Institucionales, opción Departamento de Documentación y Archivo.

Fechas de entrega Trimestral 2019 de los instrumentos de consulta Inventario General de Archivo de Trámite (IGAT) y

Guía de Archivo Documental (GAD)

2do. Trimestre

1er. Trimestre

4to. Trimestre

3er. Trimestre

14 de Junio

15 de Marzo

06 de Diciembre

20 de Septiembre

Fechas Nota:

Esta información NO

se imprime.

Los formatos

electrónicos se

entregan al Asesor de

la dependencia

Politécnica por medio

del Responsable de

Archivo de Trámite.

ACTIVIDAD 2HACIENDO USO DEL INVENTARIO DE LA ACTIVIDAD 1 DE ESTE MODULO,LLENAR EL FORMATO DE GUÍA DE ARCHIVO DOCUMENTAL (GAD).

PRACTICA 3MODULO 3

1. ¿Cómo se llama el formato donde se reporta el Inventario General de Archivo de Trámite?

2. ¿Qué es un instrumento de consulta Archivística?

3. Subraya la respuesta correcta: Explica que expedientes son los que se reportan en los instrumentos de consulta archivística.

a) Los que contienen b) Los que contienen c) Los que contienen documentos CAI documentos de Archivo documentos de Apoyo

Informativo

4. ¿Qué diferencias existen entre los instrumentos Inventario General de Archivo de Trámite y Guía de Archivo Documental?

5. Explica ¿Como se define a la zona de archivo, archivero y gaveta?

¡Muchas gracias por su atención!

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