MODULO 5

MAPA  CONCEPTUAL  

Facilitar el aprendizaje de los líderes de los equipos para

planear y conducir sesiones de retroalimentación para el

desarrollo de las competencias y productividad

Orientaciones para la preparación y conducción

Evaluación de las sesiones - reuniones y retroalimentación

a los líderes

Sesiones de retroalimentación

Reuniones breves de

productividad

Proceso continuo

de aprendizaje

3. Propuestas de Mejora Micro capacitación

Objetivos Organizacionales

1. Medición Objetivos

4. Aplicación 2. Retroalimentación: reflexión

¡Lo  que  no  se  mide  no  se  puede  mejorar!   ¡Medición  que  no  se  reflexiona  no  conduce  a  mejoras!  

Proceso virtuoso

Insumos

Reflexión

Propuestas de mejora

Objetivo

Impacto en la

productividad

Calendario

Enfocar el equipo al logro de objetivos mediante la reflexión, un diálogo de saberes, la formulación e implementación de propuestas de mejora

Sesiones retroalimentación

•  Motivación •  Compromiso personal y

de equipo •  Dedicación/esfuerzo

para obtener resultados •  Sentimiento de

pertenencia al equipo •  Reconocimiento

individual y de equipo  

•  Conduce a identificar las “causas raíces” de los problemas y/u oportunidades de mejora.

•  El seguimiento sobre las acciones de mejora anteriores que están en proceso de puesta en práctica y la evaluación del impacto de las mismas a través de las mediciones de efectividad.

La acción reflexiva sobre los resultados de

la medición y de las cápsulas de formación

•  Asignación de los responsables para su realización y fechas de conclusión.

•  Incluye compromisos concretos sobre los puntos de mejora en la efectividad a presentar en la siguiente sesión de retroalimentación.    

La identificación y selección de

propuestas de mejora

SESIÓN DE RETROALIMENTACIÓN

Proceso  de  Retroalimentación  SIMAPRO  

Mediciones Efectividad

Proceso Principal

(2)

Portafolio Evidencias

(4)

Incentivos (5)

(3)

Sub-Procesos (1)

Reflexión Propuestas de Mejora

Aplicación Logro Objetivos

Preparación sesión

Facilitación sesión

Cápsula Capacitación

Reflexión Causa Raíz Propuestas Responsables

y fechas Prioridades

Preparación de una sesión de retroalimentación

Análisis de prioridades

Elaboración de una cápsula de

capacitación

Mediciones de efectividad

Bitácora diaria

Observaciones precisas del

período

INSUMOS

Contenidos para la reflexión en la

sesión de retroalimentación

Sobre EL SEGUIMIENTO

•  Verificación del avance de la aplicación de las propuestas de mejora  

•  Validación del impacto en los indicadores  

•  Credibilidad al sistema. •  Visibilidad de los resultados •  Los integrantes del equipo

se convierten en auditores de la aplicación de las propuestas.

Sobre LAS MEDICIONES

•  Resultados de las mediciones de efectividad en el período de análisis  

•  Puntos prioritarios identificados

•  Formular y realizar propuestas correctivas ante una situación o tendencia a la baja, de uno o varios indicadores que se están midiendo.

•  Mantener uniforme en el equipo los criterios bajo los cuales se trabaja, en particular cuando se suceden cambios.

Sobre la CÁPSULA DE CAPACITACIÓN

•  Propósito: homologar los criterios de operación y actuación en el área y la organización en su conjunto  

•  No se limita a �“informar�” en qué consiste el procedimiento o la norma de operación, sino aborda el �“porqué�” del criterio.  

•  Se puede apoyar en un modelo de competencias que articula y orienta el aprendizaje en una dirección coherente y consistente con la estrategia de la organización

TRES TIPOS DE REFLEXIÓN EN SESIONES DE RETROALIMENTACIÓN

Agenda de la sesión de retroalimentación

Bienvenida / Saludos

Revisión de avances y análisis de puntos críticos

Cápsula de capacitación y reflexión. Tema ....

Acuerdos/propuestas de mejora

Evaluar la sesión

2  min  

25  min  

25  min  

5  min  

Fecha: Hora: de..... a .........

3  min  

Agenda de la sesión de retroalimentación

Nos encontraremos el 25 septiembre

Juntos trabajaremos de las 14,30 a las 15.30

Nos proponemos: Revisar las mediciones ¿Cómo nos fue en la semana? Y reflexionar sobre los puntos críticos.

Abordar el tema: Implicaciones de nuestro trabajo en el medioambiente y reflexionar sobre el mismo.

Hacer acuerdos sobre las propuestas de mejora y responsables de implementarlas.

Opinar sobre ¿Qué anduvo bien? ¿Qué sugerimos para mejorar la sesión de retraolaimentación?

Su preparación ü Definir objetivos que se propone alcanzar

en función de las prioridades ü Identificar puntos críticos a ser tratados ü Precisar cómo se desarrollará la sesión,

que técnicas aplicará y cómo se evaluará ü Definir el tema de la cápsula de

capacitación ü Reunir los materiales y recursos a utilizar

Su preparación logística ü Coordinar con la empresa ü Definir lugar adecuado de reunión (ambiente

y disposición de mesas y sillas) ü Poner en marcha el plan de comunicación

(recordatorio con lugar, día y horario de reunión) ü Asegurar la provisión de un servicio de

café ü Reproducir materiales; contar con lista de

participantes

Su facilitación ü Poner en práctica el plan ü Coordinar la sesión, asegurando la

interacción, la participación, la reflexión en torno a los puntos críticos y el tema de la cápsula de capacitación

ü Controlar el tiempo previsto para cada actividad.

ü Evaluar la sesión

Su forma de actuar ü Generar un clima de confianza, mostrar

respeto, cordialidad y entusiasmo ü Integrar la experiencia y conocimientos de

los colobarodores ü  Demostrar una actitud abierta a la crítica, ü Promover la equidad en la participación,

un diálogo de saberes con el grupo, escuchar activamente

ü Apoyar a las personas a identificar desafíos (motivar), aplicar flexibilidad

Causas raíz de problemas y

oportunidades  

Identificación de propuestas

de mejora  

Asignación responsables y

fechas de realización  

Reflexión sobre

seguimiento

Reflexión sobre

Mediciones

Reflexión sobre

Cápsula

Mediciones de efectividad y

seguimiento a compromisos

Temas prioritarios

seleccionados

Instrumento Cápsula de capacitación

Propuestas de mejoras

ordenadas, asignadas y programadas

Validación de la aplicación de

mejoras

Homologación Criterios de operación

Conducción/facilitación de las sesiones de retroalimentación

•  ¿Hay una lectura completa de las mediciones?

•  ¿Se identifican los problemas en la implementación de propuestas?

Insumos

•  ¿Refleja los aspectos críticos?

•  ¿Preve la reflexión? •  ¿El tema de la cápsula

homologa criterios?

Plan •  ¿Se da un clima de

confianza y respeto mutuo?

•  ¿Genera el aprendizaje en el equipo?

•  ¿Establece acuerdos?

Facilitación

CORRESPONDENCIA

Las conductas empáticas, amables y tolerantes de un líder, que anima y brinda la oportunidad a todos, estimula la discusión, que confía en sus colaboradores, se involucra en el logro de objetivos acordados, fomenta la toma de decisiones y la distr ibución de responsabilidades de manera compartida, estimula la cohesión del grupo y la alineación de los objetivos.

Incentivarán el desempeño y generará un clima de confianza en el que los integrantes del grupo tenderán a responder de manera colaborativa y propositiva, con responsabilidades compartidas e individuales, estableciendo un diálogo abierto de saberes y con disposición a asumir con compormiso las propuestas de mejora.  

Competencias  conductuales  del  líder  

Reconocer    

•  ¿Qué se acordó? • ¿Qué se logró? •  ¿Cuáles fueron los factores de éxito? ¿Qué obstáculos que se encontraron? •  ¿ Qué cosas se hicieron bien? • ¿Quiénes participaron en ello? •  ¿ Qué se podía haber mejorado? • ¿Cómo podía haberse hecho? •  ¿Dónde se podía haber hecho un cambio? • ¿Qué debemos incorporar para

obtener mejores resultados?

Informar    

•  Los cuidados especiales que hay que tener si hay nuevas actividades en la empresa.

•  Lo nuevo, las mejoras necesarias para las actividades. •  La meta del día que se obtiene del propio equipo de trabajo y es coordinada

por el Líder SIMAPRO

Recordar    

•  Los acuerdos de la mini reunión. •  La importancia de la seguridad del trabajador y de su regreso seguro a casa. •  El valor de la participación de cada persona y del equipo en su conjunto. •  La importancia del trabajador para la empresa y para el Líder SIMAPRO