MODULO DE CAPACITACIÓN (150811)

MDULO DE CAPACITACIN

GESTIN DOCUMENTAL

Gustavo A. Trujillo Monsalve Asesor

Medelln Agosto de 2011

Gustavo A. Trujillo M.


MDULO

GESTIN DOCUMENTAL ARCHIVOS CLINICOS



ASESOR

Doctor GUSTAVO A. TRUJILLO MONSALVE Abogado Tecnlogo en Administracin Documental y Micrografa Tecnolgico de Antioquia Asesor empresarial en Gestin Documental

Expresidente Nacional y de captulo de la Asociacin Colombiana de Archivistas Docente, Universidad de Antioquia, Tecnolgico de Antioquia, SENA, ACAR, Escuela de Investigacin Criminal y Criminalstica de la Fiscala, en el rea de Gestin Documental.

Conferencista: Universidad de Antioquia, Politcnico Jaime Isaza Cadavid, Universidad Cooperativa de Colombia, SENA, Archivo General de la Nacin, Archivo Histrico de Antioquia, Extensin Cultural del Departamento, Universidad Industrial de Santander, Asociacin de Colombiana de Ingenieros Constructores ACIC, Archivo Histrico de Antioquia, Departamento de Antioquia, Politcnico Marco Fidel Suarez, entre otras, en el rea de Gestin Documental y Legislacin Archivstica.

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MDULO DE CAPACITACINTABLA DE CONTENIDOPATRIMONIO CULTURAL..........................................................................................................................................5 EL DOCUMENTO........................................................................................................................................................12 DOCUMENTO DE ARCHIVO....................................................................................................................................16 ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO..........................................................................................17 CARACTERSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.........................................................................18 CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS.................................................................................................................19 CLASES DE DOCUMENTOS.....................................................................................................................................20 VALORES DE LOS DOCUMENTOS.........................................................................................................................21 MARCO TEORICO DE UN CENTRO DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS..........................................23 DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVOS, BIBLIOTECAS, CENTROS DE DOCUMENTACION Y BANCOS DE DATOS..........................................................................................................................................................................24 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS.......................................................................................................................27 PARA LA ADMINISTRACION..............................................................................................................................27 PARA LA INVESTIGACION..................................................................................................................................28 PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO..............................................................................................................28 PARA EL DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL..........................................................................................28 PARA EL DESARROLLO CIENTIFICO Y TECNOLOGICO..............................................................................28 PARA EL FOMENTO DE LA CULTURA Y EL DESARROLLO DE LA IDENTIDAD....................................29 FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS.........................................................................................................................29 CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS.....................................................................................................................30 CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS....................................................................................................................30 SEGN SU ORGANIZACIN................................................................................................................................31 SEGN SU NATURALEZA...................................................................................................................................32 SEGN SU JURISDICCION O ALCANCE............................................................................................................32 SEGN SU CICLO VITAL......................................................................................................................................33 SEGN SU ACCESO...............................................................................................................................................34 SEGN SU USO.......................................................................................................................................................34 PROCESOS ARCHIVSTICOS....................................................................................................................................35 ARCHIVOS CLNICOS................................................................................................................................................38 OBJETIVOS..............................................................................................................................................................39 CARACTERSTICAS DE LOS ARCHIVOS CLNICOS.......................................................................................39 FUNCIONES, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO........................................................................40 DISTRIBUCIN MODULAR DE LOS FORMULARIOS DE LA HISTORIA CLINICA...................................42 TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL............................................................................................................51 MARCO JURDICO..................................................................................................................................................51 PRINCIPIOS BSICOS............................................................................................................................................52 PROCESOS TCNICOS...........................................................................................................................................53 PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIN Y APLICACIN DE LAS TABLS DE RETENCIN DOCUMENTAL................................................................................................................................55 MARCO LEGAL DE UN CENTRO DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS..............................................57 MARCO LEGAL:.....................................................................................................................................................57 NORMAS CONSTITUCIONALES..........................................................................................................................58 EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS..........................................................................................................59 LA APLICACIN DE TECNOLOGAS EN LOS ARCHIVOS.............................................................................60 FALSEDAD DOCUMENTAL.................................................................................................................................61 ACCESO A LA INFORMACIN Y DERECHO DE PETICIN..........................................................................62 LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE. Cdigo de Comercio...................................................................62 NORMATIVIDAD ISO PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD Y REQUERIMIENTOS EN LA DOCUMENTACION....................................................................................................................................................64 ESTRUCTURA DE UN CENTRO DE ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS.................................................66 BIBLIOGRAFIA...........................................................................................................................................................69

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PATRIMONIO CULTURALEn concordancia con la sntesis conceptual de cultura establecida por la UNESCO en la Conferencia Mundial sobre polticas culturales celebrada en Mxico en 1982, queda definido como: "El conjunto de rasgos distintivos, espirituales y materiales, intelectuales y afectivos que caracterizan a una sociedad o a un grupo social. Ella engloba adems de las artes y las letras, los modos de vida, los derechos fundamentales del ser humano, los sistemas de valores, las tradiciones y las creencias.

CLASIFICACION DE LOS BIENES CULTURALES Los bienes del Patrimonio Cultural generalmente se clasifican en dos categoras: 1. BIENES INTANGIBLES Son aquellas manifestaciones artsticas que transmiten valores ideolgicos que no tienen sustentacin material sino que corresponden a las manifestaciones que la tradicin mantiene vivas como algunas dietas alimenticias, el folklore, las costumbres, los rituales, la propiedad intelectual, las danzas, la lengua, los juegos, etc.


MDULO DE CAPACITACIN2. BIENES TANGIBLES Es decir aquellas manifestaciones sustentadas por los elementos materiales que dan testimonio de la vida humana a travs de los siglos, tales como: la arquitectura, la cermica, la orfebrera, un paisaje natural, etc. Los Bienes Tangibles se subdividen en dos grupos: 1. BIENES INMUEBLES Se refiere a aquellos bienes que se encuentran anclados o fijos en tierra, incluye las zonas de reserva natural. 1.1. LA ARQUITECTURA: como conjunto parcial o total y como obra individual. 1.1.1. Arquitectura Civil 1.1.1.1. Institucional (gubernamental y de uso pblico), comprende las edificaciones que tienen que ver con las actividades administrativas del Estado, como son: Palacios Municipales, Gobernaciones, casas de licores y tabacos (estancos). Pertenecen tambin a este grupo: los colegios, hospitales, crceles, museos, casas de la cultura, bibliotecas, teatros, que son de uso pblico. 1.1.1.2. Domstica, tanto la vivienda urbana como rural, o sea, las edificaciones destinadas para la habitacin dentro de los predios urbanos o fuera de ellos. A la vivienda urbana pertenecen las casas de habitacin que estn contenidas en la traza urbana, cualesquiera que sean sus caractersticas, es decir tanto las modestas como las sobresalientes.

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MDULO DE CAPACITACINA la rural pertenecen las haciendas con sus diferentes dependencias (ingenios o fbricas para un determinado uso), por ejemplo, la hacienda del Salitre en Paipa, los ingenios azucareros del Valle del Cauca, etc. La vivienda de nuestros campesinos y la de las distintas agrupaciones indgenas. 1.1.1.3. Obras de ingeniera: puentes, represas, acueductos, muelles, espolones, Tajamares, etc. 1.1.1.4. Elementos de equipamiento urbano: pilas, bustos, estatuas, relojes, cruces, faroles, templetes, etc. 1.1.2. Arquitectura Religiosa: Baslicas, templos, capillas, conventos, centros doctrineros, casas curales, etc. 1.1.3. Arquitectura Funeraria: Cementerios, panteones, mausoleos; corresponden tambin a esta rea los hipgeos y tumbas de las diferentes cultural indgenas. 1.1.4. Arquitectura Militar: Pertenecen a ella las fortificaciones, murallas, castillos, baluartes que sirven de elementos defensivos y estratgicos, un caso especfico y particular sera las fortificaciones de la Baha de Cartagena. 1.2. CIUDADES HISTORICAS: se consideran ciudades histricas a aquellas en donde todo el conjunto urbano mantiene una homogeneidad esttica dentro de la cual prevalece uno de dos perodos unidos entre s, sin contradicciones formales ni de escala. Son ciudades que en un momento determinado perdieron su importancia econmica o poltica y mantuvieron sus dimensiones bsicas hasta nuestros das. 1.2.1. Obras de ingeniera: Puentes del Comn - Cha (Cundinamarca). 1.2.2. Equipamiento urbano: Detalle de la fuente del Parque principal de Salamina (Caldas). 1.3. SECTORES HISTORICOS: se considera centro o sector histrico a aquellas zonas que dentro del desarrollo de las grandes ciudades han permanecido conservando su coherencia arquitectnica en donde an subsiste la escala del peatn, la unidad

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MDULO DE CAPACITACINarquitectnica y dimensional y en donde las grandes vas de trnsito rpido no han penetrado, pero que dentro del crecimiento de la ciudad ha quedado dicho sector rodeado de nuevos asentamientos dentro del tejido urbano. 1.3.1. Conjuntos parciales. 1.3.2. Conjuntos totales 1.4. SITIOS ARQUEOLOGICOS: encierran las reas libres donde se hallan ubicados vestigios de asentamientos urbanos, estatuaria, tumbas, piedras con pictografas y petroglifos, elementos de las manifestaciones religiosas de las culturas aborgenes. Por ejemplo, el Parque arqueolgico de San Agustn, el Tierradentro, la sierra Nevada de Santa Marta, el Parque del Tequendama. 1.5. ZONAS DE RESERVA NATURAL: (Creados e histricos): Son los considerados de valor por su paisaje, fauna, flora, vegetacin que forman un medio ecolgico. Por ejemplo: la Sierra de la Macarena, el Parque Tayrona, la isla de Salamanca. 2. BIENES MUEBLES Son aquellos elementos del Patrimonio Cultural que no se encuentran anclados en tierra y que por lo tanto pueden ser trasladados de un lugar a otro, sin que por ello perciban menoscabo o dao. 2.1 Objetos Arqueolgicos: Comprende todos los objetos no slo de cermica,

orfebrera y textiles, sino tambin materiales lticos, en madera, concha, metal, hueso, cuernos, fsiles y dems manifestaciones materiales de nuestras culturas precolombinas. 2.1.1 Cermica: Se entiende por cermica al conjunto de vasijas y de figuras que fueron manufacturadas con barro o arcilla y luego fueron sometidas a coccin para lograr su dureza adecuada. Todos los grupos prehispnicos desarrollaron esta tcnica como respuesta lgica a la necesidad de almacenar sus bebidas y alimentos.

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La elaboracin de las vasijas la lograron modelando directamente la arcilla o mediante rollos que envolvan en espiral para formar la pieza. 2.1.2. Orfebrera: Se entiende por orfebrera el trabajo realizado mediante el empleo del metal denominado oro. Los indgenas obtuvieron el oro de aluvin (ros) y de filn en las minas; son abundantes, principalmente en la Costa Pacfica, la Llanura del Atlntico y las riberas del Magdalena. Como tcnica para su trabajo emplearon la fundicin en crisoles mediante el calor, el martillado en lmina, el sistema de moldes y el alumbrado 2.1.3. Textiles: Para fabricar la indumentaria, el hombre se ha ingeniado la forma de entrelazar las fibras, los espartos vegetales, las cortezas de los rboles, etc., a fin de formar sus tejidos. 2.1.4. Ltica: Se entiende por material ltico todos los objetos, adornos, esculturas, armas, manufacturas con la utilizacin de piedras de varias clases. Las ms comnmente usadas fueron las de origen volcnico, como los basaltos, andesitas, slex, obsidiana y granito, coralinas y cuarzos. La piedra la trabajaron mediante golpes sucesivos al ltico que se quera modificar y con retoques ms suaves para darle un mejor acabado. del oro. 2.1.5. Materiales en Madera, concha, metal, huesos: Esta rama la componen En piedra se elaboraron collares, morteros para moler maz, hachas, flechas, estatuas y mesitas para el trabajo

aquellos objetos realizados en estos materiales, como canoas, remos, pequeas o grandes tallas en madera, ttems, mangos de hachas, collares, incrustaciones en concha, metal o hueso, collares y adornos en hueso. 2.1.6. Fsiles: Estn constituidos por aquellas substancias de origen orgnico ms o menos petrificadas, que por causas naturales se encuentran en las capas

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MDULO DE CAPACITACINterrestres. Tambin se extiende a aquellas impresiones o moldes ptreos que denotan la existencia de organismos que son de la poca geolgica actual 2.2. Artes Plsticas: Comprende la obra humana que expresa mediante diferentes materiales un aspecto de la realidad entendida estticamente. Son parte de ella la pintura de caballete, la pintura mural, la pintura sobre vidrio, dibujo, grabado, fotografa, escultura, talla en madera, piedra y otros tipos de materiales. 2.3. Artesanas: Pertenecen a este grupo aquellas manifestaciones materiales de uso domstico generalmente, que se caracterizan por su elaboracin manual e individual y llevan el reflejo y el sello personal de su hacedor o artesano. distinguir dos grandes grupos, que servan: el del litoral y el del interior. Algunos materiales que serviran de ejemplo, pueden ser: las conchas, huesos, escamas, cocos, fiques, barro, telas de corteza de rboles, algunas piedras, huesos de pescado, cuernos, pieles. 2.4. Mobiliario: Lo componen cada uno de los enseres y elementos que sirven para comodidad y servicio o adorno de una edificacin. Sillas, escaos, cmodas, bales, bancas, reclinatorios, bargueos, alacenas, mesas, escritorios, etc. Complementan este conjunto de Bienes Muebles todos los elementos que integran la obra de carpintera ornamental. Para iglesias, conventos y casas de habitacin como retablos y su imaginera y/u obras pictricas, altares, plpitos, puertas, ventanas, barandales, bastidores y celosas de cuidadosa elaboracin y diseo, enchapados sobre muros y artesonados. Se incluyen en este grupo tambin las pinturas murales y de caballete que se realizaron para un determinado espacio arquitectnico, las cuales son parte integral de l. Se elaboran en diferentes materiales, segn la regin, el hbitat, y se pueden

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MDULO DE CAPACITACINEstos Bienes, por sus caractersticas especiales, deben ser considerados como Bienes Inmuebles y, por lo tanto, su remocin o retiro afecta profundamente la arquitectura que lo contiene. 2.5. Objetos Varios 2.5.1. Armas 2.5.2. Atavos 2.5.3. Elementos arquitectnicos 2.5.4. Elementos litrgicos 2.5.5. Indumentaria civil, militar, religiosa 2.5.6. Numismtica 2.5.7. Recipientes 2.5.8. Instrumentos Musicales 2.5.9. Utiles y herramientas 2.5.10. Documentos 2.5.11. Otros La gran mayora de los Bienes Muebles se encuentran ubicados en las iglesias, conventos, casas curales bajo la regencia de las distintas comunidades religiosas, en museos y colecciones particulares. Esta parte de los bienes se hallan preservados y conservados en mayor medida, debido a que estn protegidos fsicamente de las inclemencias del tiempo, aunque frecuentemente estn atacados por insectos, por humedad y el polvo. Adems, se hallan predispuestos a una desaparicin rpida, debido a su demanda en el comercio ilcito del arte.

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MDULO DE CAPACITACINEL DOCUMENTOEl documento es un medio de comunicacin, por lo tanto, lleva informacin, contenida en datos, el cual es objeto de tratamiento de muchas ciencias. acenta un matiz o una caracterstica de su concepto. Cada una de ellas

La definicin etimolgica nos dice que la palabra documento viene del vocablo latino Documentum, y ste a su vez es derivado del verbo Docere, que quiere decir ensear; el documento ensea, instruye sobre algo, nos da una idea. Antiguamente se defina el documento como Escrito que ilustra acerca de algn hecho, principalmente de los hechos histricos, tambin es todo objeto utilizado por los seres humanos para fijar una informacin y que acta como la memoria de actos, acciones, pensamientos, creaciones e imgenes. cortas, veamos por qu.? La Doctora Vicenta Corts Alonso, nos dice que Documento es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable, esta definicin nos amplia el concepto, pues ya no solo son documentos los grficos, sino tambin los sonoros y los legibles por medios mecnicos. Carnelutti, especialista francs nos define los documentos as: El documento no slo es una cosa, sino una cosa representativa, o sea, capaz de representar un hecho. Hoy, estas definiciones quedan


MDULO DE CAPACITACINKishc, nos dice Documento son todas las cosas donde se expresa, por medio de signos, una manifestacin del pensamiento, siendo indiferente el material sobre el cual los signos estn escritos y tambin la clase de escritura, sea sta letras, nmeros gravados, signos taquigrficos, etc. Romero Soto, Jurista, expresa: No todo escrito tiene carcter de documento. No se consideran documentos sino aquellos jurdicamente relevantes, es decir, los que contienen una declaracin , o una atestacin de verdad, aptos para servir de prueba. Rossollin y Thibaut escriben: Documento es toda base de conocimiento fijado materialmente y susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o prueba; o, en otras palabras, es todo elemento de informacin fijado sobre un soporte material. Documento es un objeto que soporta informacin y sirve para comunicarla, puede ser: un papel, un disco, una fotografa, una piedra, un libro, un artculo de peridico, una pelcula o una carta. Siegel define: El documento es la exteriorizacin del pensamiento, perceptible con la vista.

J. Fin y Louis Hourcade lo definen: Es todo aquello que bajo la forma de relativa permanencia puede servir para suministrar o conservar una informacin. Los mismos autores clasifican los documentos en cinco grupos: 1. Los Documentos Bibliogrficos propiamente dichos: Libros, folletos,

publicaciones peridicas, etc. Impresos o manuscritos. 2. Los Documentos Grficos: Gravados, mapas, msicas y similares.

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MDULO DE CAPACITACIN3. Los documentos que podrn llamarse sustitutos de los anteriores: microfilmes, diapositivas, discos fonogrficos y pelculas cinematogrficas. 4. Los documentos que son el resultado del registro de las actividades diarias, bajo cualquier forma de datos referentes a la administracin pblica o privada, a los negocios, como la correspondencia, las notas, los informes, las cuentas de registros, estados, listas, inventarios, repertorios y los expedientes de toda ndole, en una palabra lo que usualmente llamamos Archivo o Archivala. 5. Por ltimo los objetos naturales como rocas, plantas, animales y los objetos resultado de una actividad humana, como los sellos, las monedas, los utensilios, armas, etc. Pueden ser considerados como documentos cuando se los exige en elementos sensibles, directos de un estudio, o pruebas de una demostracin. Antonia Heredia Herrera1 define: Documento en sentido muy amplio y genrico es todo registro de informacin independiente de su soporte fsico. puede trasmitir el conocimiento humano: Abarca todo lo que libros, revistas, fotografas, filmes,

microfilmes, microfichas, laminas, transparencias, diseos, mapas, informes, normas tcnicas, patentes, cintas gravadas, discos, partituras, fichas perforadas, manuscritos, sellos, medallas, cuadros, modelos, facsmiles y de manera general todo lo que tenga carcter representativo en las tres dimensiones y est sometido a la intervencin de una inteligencia ordenadora. De una manera ms simple, aunque tambin amplia, puede decirse que Documento, es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene informacin. objeto. Es pues, un objeto que conserva la huella de la actividad humana; que sirve para dar noticia de un hecho, quedando esta noticia fijada en el Se presenta por lo tanto como un soporte material (piedra, pergamino, papel, etc.) en el que un medio (escritura, pintura, etc.) fija el contenido, la noticia (informacin). En tendiendo as el documento, una pintura rupestre, una moneda, una lpida funeraria, una crnica, un testamento, un disco, pueden comprenderse en su significado, en cuanto tienen los tres elementos indicados: soporte, medio e informacin.HEREDIA HERRERA, Antonia. Documentos e informacin, p.p.121-122. Archivstica General. prctica. 5. Edicin. Sevilla. Diputacin provincial. 1991. 512p.1

Teora y

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MDULO DE CAPACITACINA partir de este carcter amplio y genrico, podemos ir restringiendo, limitando el concepto de documento. En principio los documentos escritos, audiovisuales o grficos pueden ser fuentes narrativas, productos de la imaginacin y creacin o fuentes documentales, reflejo de las relaciones y actividades de la sociedad y de los hombres. de Archivo. Quedndonos con las ltimas, es decir, las denominadas fuentes documentales que constituyen lo que consideramos documentos de Archivo. Para el Archivero los documentos son testimonio e informacin as pueden ser utilizados como prueba y como fuente de datos. El artculo 251 del Cdigo de Procedimiento Civil nos da la siguiente definicin, de vital importancia para el mbito jurdico en que tienen que hacer su aparicin los documentos Son documentos los escritos, impresos, dibujos, cuadros, fotografas, cintas cinematogrficas, discos, grabaciones magnetofnicas, radiografas, talones, contraseas, cupones, etiquetas, sellos y en general, todo objeto mueble que tenga carcter representativo o declarativo, y las inscripciones en lpidas, monumentos, edificios o similares. De tal manera que una crnica es una fuente narrativa y no un documento

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MDULO DE CAPACITACINDOCUMENTO DE ARCHIVOCindonos a lo que son documentos de Archivo, conviene insistir en su distincin respecto de las otras acepciones documentales genricas, basndola en su origen o gnesis que es la que los va a diferenciar, en cuanto que se estiman como tales los producidos o recibidos por una persona o institucin durante el curso de su gestin o actividad para el cumplimiento de sus fines. que limita el concepto de documento de Archivo. Archivo. Son soportes que contienen la informacin sobre actividades realizadas por la entidad que los produce en cumplimiento de las funciones que le corresponde desempear. Su produccin responde a los objetivos o las finalidades de particulares de la entidad que les da origen. El documento de archivo registra una actividad administrativa, deja testimonio de su realizacin y es memoria de ella: puede ser usado para la planeacin, la asignacin de recursos, la toma de decisiones, el control administrativo y, en general, todo lo que tiene que ver con la agilidad, economa y eficiencia de la gestin administrativa; es adems, garanta de los derechos de los grupos humanos relacionados con la institucin, memoria de esta relacin y de la prctica social que regula. Los documentos son la materia prima de los archivos, dan lugar a la existencia de ellos y exigen el concurso de personal especializado para su manejo. Tres son los objetivos fundamentales de los documentos de Archivo:

No es el medio, pues, el

Un documento escrito, manual o

mecanografiado, un disco o una estampa, dibujo o plano, pueden ser documentos de

Impartir una orden: puede decirse mejor asentar la voluntad de la autoridad con intencin de que sea obedecida. Son los Documentos dispositivos -Leyes, decretos, ordenanzas, sentencias, resoluciones, sentencias, etc.-

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Probar algo: Hay documentos que hacen fe, testimonian. Los diplomatistas los llaman Documentos testimoniales actas, registros del estado civil, escrituras, declaraciones, etc.

Meramente transmitir una informacin:

todo documento es, de alguna

manera, informativo. Por eso se agrega el adverbio meramente. Esta frase se refiere a aquellos Documentos informativos que solamente llevan noticias, sin gozar del atributo de hacer fe, ni de imponer la voluntad de la autoridad: Boletines, panfletos, ofertas, anuncios, etc. ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO DE ARCHIVO

Los documentos en su configuracin estn formados por dos aspectos fundamentales, una parte intangible que le da razn de ser al evidenciar el contenido informtico, denominada elementos formales y otra totalmente material que le da sustento corpreo, es decir, lo hace evidente a los sentidos: ELEMENTOS FORMALES: Constituidos por los alfabetos, signos de puntuacin,

signos de acentuacin, abreviaturas, figuras o trazos de carcter convencional, por medio de los cuales se trasmite la informacin o mensaje.

ELEMENTOS MATERIALES:

Lo conforman en primera instancia las tintas y

colorantes las cuales sirven para hacer visible lo escrito, en segunda instancia pero igualmente importante estn los calamos, estiletes o plumas con las cuales se plasma el contenido informtico y en tercer instancia se encuentran los soportes o lminas sobre las cuales se registra o asienta la informacin objeto del mensaje a transmitir o

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MDULO DE CAPACITACINconservar y que va desde los primeros documentos lapidarios, pasando por el papiro y el pergamino hasta nuestros das con el papel y los nuevos soportes informticos. CARACTERSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Varios elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo: 1. Carcter seriado: Los Documentos son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones especficas. Se producen uno a uno y en un orden natural. 2. Carcter de unicidad: Los documentos de archivo se distinguen tambin porque son nicos, es decir, no se producen en grandes cantidades de un mismo ejemplar, ni para ser publicados. 3. Carcter de objetividad o ingenuidad: Los documentos de archivo no son elaborados para la posteridad. Registran hechos tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crtica subjetivos o valorativos,. Se producen naturalmente como resultado del quehacer cotidiano de las instituciones. 4. Originalidad o autenticidad: es la capacidad que tiene el documento de probar o evidenciar su origen o autor, no implica la veracidad de su contenido (capacidad que tienen los documentos de probar o de negar hechos ciertos o verdaderos). Le permite a ser reconocido, aceptado y avalado por su autor, es ese y no otro. 5. Integridad: El documento debe ser integro, completo en el todo y en sus partes, es decir, en sus caracteres internos y externos.

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MDULO DE CAPACITACINCARACTERES DE LOS DOCUMENTOSEste tpico del estudio de los documentos se refiere a los atributos que adquieren en razn de su materialidad y de su contenido as: CARACTERES INTERNOS: Se refieren al contenido del documento y son: Entidad Productora: El autor del documento. Como ya se sabe, en el caso de documentos producidos por instituciones corresponde a la Entidad, rgano y cargo de la persona que los firma. Origen Funcional: La razn, funcin o actividad, por la cual se produce el documento y el trmite a que esta sometido para entrar en vigencia, es decir para cumplir con el objeto por el cual fue creado. Formulario y clusulas para su elaboracin: datos que deben estar contenidos en l. Data tpica y crnica: Corresponde con el lugar y fecha donde fue producido el documento. Contenido sustantivo: Hace referencia al tema, negocio o asunto de que trata el documento. CARACTERES EXTERNOS: Determinan la materialidad del documento y son: Clase: Es el medio por el cual se trasmite el mensaje: sonoros, visuales, audiovisuales, legibles por mquina. Tipo: Unidad mnima que rene las caractersticas necesarias para ser considerado documento. Es el resultado de la aplicacin de normas y reglas formales de produccin para el registro de una actividad especfica: La de informar: produce informes, crnicas, boletines; La de pedir: solicitudes, peticiones; ordenanzas, etc. Formato: Es la configuracin fsica del documento, depende de la materia soporte, de la manipulacin para crearlo y de la manera en que los documentos se renen al ser producidos, depende de la clase: produce La de mandar u ordenar: produce leyes, decretos, textuales, grficos, Consiste en la disposicin de los

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MDULO DE CAPACITACIN Los textuales: legajos, expedientes, carpetas, folios, etc. Los de imagen: vidrios, microformas, microfilmes, acetatos Los sonoros: Discos, cintas, etc. Los audiovisuales: cintas, pelculas, disquetes, discos, etc. Los legibles por mquina: fichas perforadas, discos, cintas, etc. Forma: Se refiere a si es original, copia, minuta, borrador, etc. Cantidad: documento. define la cantidad de copias que se producen de un mismo

CLASES DE DOCUMENTOSLos documentos pueden ser clasificados de acuerdo con mltiples criterios, tantos cuantos tratadistas se encarguen del tema, unos ms objetivos que otros, esta clasificacin obedece en gran medida a aspectos de la administracin documental o del ciclo vital de los documentos o la actividad o inactividad de los documentos, etc., veamos algunas de ellas: SEGN SU CLASE O FORMA DE PORESENTACION: De acuerdo con este criterio, los documentos se dividen en: textuales, grficos, sonoros, de imagen, audivisuales y legibles por mquina. SEGN SU ENTIDAD PRODUCTORA, CALIDAD DE SUS AUTORES O NATURALEZA: Bajo este criterio, los documentos se dividen en: Pblicos, o sea los producidos por los funcionarios pblicos en ejercicio de sus funciones; Privados: los producidos por particulares o por empresas privadas; Eclesisticos: Los producidos por los grupos religiosos; y los Mixtos: Los producidos por empresas mixtas que prestan servicios pblicos. SEGN SU ESTRUCTURA: Los documentos en este apartado se pueden clasificar en: Simples: cuando el documento esta conformado por una sola tipologa como una ley; y compuestos o complejos: cuando el documento est constituido por varias topologas documentales como es el caso de los expedientes.

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MDULO DE CAPACITACINSEGN SU ALCANCE O JURISDICCIN: Dependiendo de la competencia de su contenido los documentos se dividen en: personales, institucionales, locales, municipales, regionales, departamentales, distritales, nacionales, internacionales. SEGN EL TIPO DE INFORMACIN: Los documentos pueden ser: Intensivos:

cuando tienen mucha informacin sobre pocas cosas como una hoja de vida; las genealogas, etc.; Extensivos: cuando presentan pocos datos sobre muchas cosas como los censos de poblacin; y diversificados: cuando presentan varios datos sobre varias cosas SEGN SU FINALIDAD: Dependiendo del fin por el cual se produce el documento, stos pueden ser: Documentos dispositivos o imperativos, cuya finalidad es mandar u ordenar como una ley o una directiva; Documentos testimoniales o probatorios, cuya importancia radica en la fe o constancia que dan sobre los hechos, acciones o cosas como los diplomas y certificados acadmicos; y los Documentos Informativos o noticiosos como es el caso de los boletines. SEGN SU VIGENCIA O CICLO VITAL: De acuerdo con este criterio, los documentos pueden ser administrativos, cuando se encuentran en cumplimiento de la actividad que les dio origen; de plazo precaucional o intermedios, cuando se encuentran en espera de que las acciones sobre las cuales versa su contenido prescriben o pierden su vigencia; e Histricos aquellos que despus de haber sido evaluados mediante la seleccin documental alcanzan a ser transferidos a los Archivos histricos para servir de fuente de investigacin retrospectiva para la investigacin, la ciencia o la cultura. SEGN SU FRECUENCIA DE USO: Este es un criterio que nunca debe tenerse en cuenta para una clasificacin de los documentos(activos, semiactivos e inactivos), pues los documentos pueden ser poco utilizados pero vigentes y esto puede inducir a hacer procesos de seleccin, expurgo y descarte con base en este criterio.

VALORES DE LOS DOCUMENTOS

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MDULO DE CAPACITACINLos documentos de acuerdo a la trascendencia o capacidad que tienen para la empresa o entidad que los produce pueden ser evaluados desde los siguientes puntos de vista valorativo: 1. VALOR ADMINISTRATIVO: Capacidad que tiene el documento para respaldar la funcin o actividad que lo origin o para aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos o trmites. 2. VALOR LEGAL: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley, capacidad de servir de prueba en un estrado. 3. VALOR FISCAL: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el tesoro o la hacienda pblica, o es la capacidad que tiene de probar la forma o manera legal de cmo se hubieron o adquirieron dineros o de cmo se invirtieron y gastaron los mismos. 4. VALOR CONTABLE: Es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egreso y de los movimientos econmicos de una entidad pblica o privada. 5. VALOR TCNICO: Es la capacidad que tienen los documentos de sustentar las caractersticas o particularidades eminentemente tcnicas( estructurales, de resistencias, porcentajes, etc., con las cuales se desarrollaron procesos de produccin o prestacin de bienes o servios. 6. VALOR HISTORICO: religiosa, etc. Es la capacidad que tienen los documentos de servir de soporte a la investigacin retrospectiva, cientfica, cultural, social, econmica,

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MDULO DE CAPACITACINMARCO TEORICO DE UN CENTRO DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOSSe denomina Centro de Administracin de Documentos a la dependencia que se encarga de acopiar, organizar, describir, conservar y servir un acervo documental. Ahora bien entendemos por Administracin Documental, a la especialidad de la ciencia administrativa que se encarga de aplicar el proceso administrativo (planear, dirigir, organizar, coordinar, ejecutar, evaluar, controlar, aplicar correctivos, ...) a un objeto determinado que en nuestro caso es el documento. Los Centros Documentales pueden ser: Bibliotecas: Generales y especializadas Archivos: Administrativos y Tcnicos Centros de Documentacin: Especializados Bancos de Datos: Especializados



DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVOS, BIBLIOTECAS, CENTROS DE DOCUMENTACION Y BANCOS DE DATOS(UNIDADES DE INFORMACION) BIBLIOTECAS

U DE l*

ARCHIVOS

CENTROS DE DOCUMENTA.Son colecciones especializadas producto de la demanda de informacin para la investigacin y del desarrollo de las funciones, actividades o procesos propios de la organizacin que los crea.

BANCOS DE DATOSEs un conjunto de datos especializados, recolectados con un fin especifico, generalmente estadstico sobre las actividades o procesos propios de la entidad o comunidad que los crea.

ORIGEN O PRODUCCIN

Son conjuntos orgnicos generados por una institucin o una persona en su gestin administrativa o actividad cotidiana

Son colecciones producto de la voluntad de las instituciones, personas u organismos que las crean.

Formados por documentos originales nicos e ingenuos, cuya finalidad primera es dejar registro de una accin administrativa o el cumplimiento de una funcin.

Formados por materiales en forma de revistas, peridicos o cualquier otro soporte similar y por documentos menos formales productos de procesos investigativos: Proyectos, informes, El documento adquiere Cada pieza es una unidad tesis, etc. sentidos como unidad en en s misma. serie. Se renen de manera natural durante el tiempo que dura la gestin de una institucin o persona. Su mayor o menor volumen dependen de la actividad, jurisdiccin o tiempo de vida de la Entidad Productora. Se renen mediante adquisicin: Compra, donacin o canje. Su volumen depende de la capacidad adquisitiva de quienes la administran. Se renen mediante adquisicin y como resultado de los procesos investigativos de la institucin que los establecen. Su volumen depende de la actividad investigativa y de la capacidad adquisitiva.

Formados por publicaciones en forma de libros, que se originan por la voluntad del autor de expresar o trasmitir un pensamiento que se considera cientfico, bello o moral.

MATERIAL

Datos que forman registros que a su vez constituyen bases de datos, con salidas a travs de diferentes medios y requerimientos.

Se obtienen mediante el anlisis descriptivo de las fuentes primarias y secundarias de informacin a travs de encuestas, formularios y tabulaciones.

U DE l*

ACOPIO

ARCHIVOS

BIBLIOTECAS

CENTROS DE DOCUMENTACION.

BANCOS DE DATOS

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MDULO DE CAPACITACINSe hace en grupos jerrquicos, llamados fondos, secciones y series documentales. Sigue el modelo orgnico de la Institucin, ya que el archivo es la imagen de la misma, la estructura orgnica de esa queda cristalizada en dicha clasificacin. Vara segn las estructuras institucionales y la historia de estas. En ella se diferencian los fondos, las secciones y las series documentales. Se hace en grupos o facetas que obedecen a un modelo de clasificacin del conocimiento humanos establecido de antemano. El ms conocido en nuestro medio es el Sistema de Clasificacin de Melvin Dewey, el cual se divide en diez facetas que se subdividen a su interior. Tal clasificacin es comn a todas las bibliotecas que se acojan a l. Las facetas se ordenan segn el cdigo por materia o autor. El grupo documental en la generalidad de los casos se clasifica segn facetas o temticas, aunque en algunos casos se pueden establecer grupos por clases de documentos para facilitar el almacenamiento; impresos, audiovisuales, fotografas, cassettes, colecciones de revistas, afiches, etc. No obedecen a sistemas universales de clasificacin.

CLASIFICACION

Debido a que son registros que se interrelacionan a travs de campos, estos pueden ser clasificados por mltiples aspectos o temticas.

ORDENACIN

De acuerdo con sus caractersticas, en forma Numrica, Cronolgica y Codificada alfabtica

Codificada, Coordinada

De acuerdo con los campos que tengan los registros, la ordenacin puede ser alfabtica, cronolgica o numrica.

Su objetivo es identificar los grupos documentales de un archivo. Partiendo de los grupos mayores que son los fondos y sus secciones, se contina con las series de cada fondo y sus secciones y se termina con los documentos, piezas individuales de las series. El instrumento que describe los fondos y las secciones se llama gua; el de las series inventario y el de los documentos catlogos. Finalmente, se elaboran ndices que son entradas a stos.

Su objetivo es identificar cada una de las piezas que integran la coleccin. Se elaboran tres catlogos: 1. De asientos bibliogrficos para ttulos monogrficos, los cuales tienen tres entradas: Autor, ttulo y materia. 2. De analticas de artculos de publicaciones seriadas. 3. De analticas de artculos de publicaciones peridicas. (diarios, semanarios, etc.)

Su objetivo es identificar cada una de las piezas de la coleccin. El resultado son dos catlogos: 1. El de asientos bibliogrficos, que describe la publicacin, hace su resumen e identifica No tiene las palabras claves. 2. El de descriptores, denominado de indizacin coordinada. Estos descriptores integran un universo vocabular controlado, en el campo de especializacin del centro, llamado Thessauro.

U DE l*

DESCRIPCIN

ARCHIVOS

BIBLIOTECAS

CENTROS DE DOCUMENTACION

BANCOS DE DATOS

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MDULO DE CAPACITACINSe hace de acuerdo con tablas de retencin, establecidas mediante el estudio de la vigencia y el valor administrativo e histrico, para cada serie documental. Aunque se establecen polticas de seleccin, no se puede determinar de antemano cuales ttulos pueden ser eliminados y en que tiempo, porque no es posible saber anticipadamente cuando Jams debe ser eliminada van a perder su valor. totalmente ninguna de las series, pero puede ser En ellas cada pieza es disminuidas pues para nica, pues una edicin no algunas una muestra dar reemplaza a otra, as sea la informacin de la del mismo ttulo. totalidad. Estn hechos de un material que en general, debe renovarse de manera contina, pues su funcin es estar Su trascendencia se actualizado en el campo basa en la de su especializacin. actualidad de los datos, lo que indica Al igual que en las que su seleccin es bibliotecas cuando se permanente y descarta un documento depende de la este desaparece del dinmica acervo, pues cada pieza investigativa. es nica. La dinmica de seleccin y expurgo dependen de la dinmica investigativa en el rea de su especializacin. Los funcionarios de las instituciones que los produce, los ciudadanos y los investigadores. Los lectores Depende de su rea de influencia.

USUARIOS

SELECCIN PARA EL EXPURGO

Los investigadores

* U. DE I.: Unidad de Informacin

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MDULO DE CAPACITACINIMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOSEl Archivo es la suma de varios elementos: Depsitos + Elementos materiales +

Documentos + Personal + Ciencia Archivstica + Servicio. El Archivo es uno o ms conjuntos de documentos, independientemente de su forma, soporte o fecha, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin en el transcurso de su gestin, conservados respetando el orden original, que sirven como testimonio e informacin para quien los produce, para los dems o para servir de fuente de historia. Los Archivos constituyen parte esencial de los recursos de una entidad, por cuanto en la documentacin se evidencia el desarrollo, programas, proyectos, actividades, recursos, productos, bienes y servicios de la empresa. Su importancia se comprende a partir del valor que tiene para la administracin, para la investigacin, para la comunidad, para el desarrollo econmico y social, para el desarrollo cientfico y tecnolgico, para el fomento de la cultura y para el desarrollo de la identidad de quien los produce. PARA LA ADMINISTRACION

Si partimos del supuesto que los archivos son creados orgnicamente por personas e instituciones en el desarrollo de sus actividades, para sus propios fines, hemos de concluir que toda entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar precedentes, verificar decisiones anteriores y pendientes, para llevar a cabo investigaciones, para tomar decisiones, responder a trmites y demandas de orden legal, administrativo, fiscal o tcnico, o para responder a requerimiento de terceros. La funcin de los Archivos como memoria Institucional, cobra mayor importancia a medida que pasa el tiempo.

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MDULO DE CAPACITACINCon archivos bien organizados las empresas no tienen que partir de cero en sus proyectos, invertir innecesariamente tiempo y recursos elevando costos, produciendo ineficiencia, retrasos y en general mala administracin. PARA LA INVESTIGACION

Los Archivos son fuentes primarias para el mejoramiento de todos los sectores de desarrollo, en tanto contienen informacin producto del registro de actividades naturales. Los Archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones a veces divergentes sobre acontecimientos. Son tiles a investigaciones relativas a la historia, la administracin, la economa, la geografa, los procesos sociales, polticos, la ciencia, la tecnologa y otras disciplinas. PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO

Los Archivos tienen capacidad de evidenciar o fundamentar derechos y deberes. Toda persona o entidad desde que nace, inicia una relacin con la documentacin que acrecienta con el transcurso de su vida, ellos evidencian su existencia, evolucin y desaparicin, sus vnculos con otras entidades y consigo misma. PARA EL DESARROLLO ECONOMICO Y SOCIAL

Los Archivos son la base para llevar a cabo nuevas iniciativas, planes, programas y proyectos; el conocimiento y la comprensin de los antecedentes es fundamental en su formulacin al recurrir a los Archivos, los planificadores tendrn la garanta de tomar y proyectar decisiones con bases slidas, pues estos acopian gran cantidad de informacin sobre: Funcionamiento de los sectores productivos y de servicios, industria, comercio, etc., programas de bienestar, asistencia social, educacin, etc. PARA EL DESARROLLO CIENTIFICO Y TECNOLOGICO

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MDULO DE CAPACITACINLos errores de planeamiento cuestan caro, la investigacin es condicin para el avance cientfico y tecnolgico, sus resultados permiten aplicaciones prcticas y la generacin de nuevos conocimientos. La contribucin de los Archivos al desarrollo cientfico y tecnolgico esta dado por su capacidad de proporcionar informacin sobre insumos y resultados obtenidos durante los procesos. PARA EL FOMENTO DE LA CULTURA Y EL DESARROLLO DE LA IDENTIDAD

Los Archivos documentan desde sus orgenes, la vida de las instituciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones dentro de s y con otras instituciones o personas. FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

Al igual que toda dependencia dentro de una organizacin, los archivos tienen unas funciones que lo hacen necesario, no en vano los archivos son el cerebro de las instituciones. En una entidad que tenga un buen sistema de archivo, las funciones son las siguientes: 1. Acopiar, recoger, recibir, o acumular la documentacin. 2. Clasificar la documentacin de acuerdo con criterios eminentemente tcnicos. 3. Ordenar la documentacin de acuerdo con criterios tcnicos para cada tipologa. 4. Describir la documentacin generando adecuados instrumentos de recuperacin de la informacin. 5. Desarrollar procesos de seleccin, expurgo y descarte documental, de acuerdo con los procedimientos y normas legales. 6. Conservar los documentos en ptimas condiciones fsicas y funcionales. 7. Ser el punto de apoyo para la toma de decisiones, la evaluacin y seguimiento de planes, programas, proyectos y actividades; respaldar la gestin administrativa. 8. Ser la base de la labor investigativa y del conocimiento cientfico.

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MDULO DE CAPACITACIN9. Ser fuente de informacin y servicio. 10. Normalizar los procesos archivsticos.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Los Archivos no deben ser un estorbo para la empresa por ello deben ser: 1. SIMPLE: Los procesos y procedimientos de archivo deben ser comprensibles y fcilmente asimilables para todas las personas que dentro de la empresa tienen que ver con el manejo documental. 2. FUNCIONAL: 3. EXACTO: informacin. 4. ECONOMICO: financieros). 5. TECNICO: El sistema de Archivo debe dejar el menor nmero de casos dudosos a la decisin del encargado del archivo, por lo mismo no debe de depender de la memoria de quien lo administra. 6. ESCALONABLE: El sistema de Archivo debe permitir su crecimiento o Un Archivo con enfoque sistmico, permite optimizar la administracin de los recursos (humanos, fsicos, tcnicos, tecnolgicos y Todo sistema de Archivos debe permitir efectuar lgicamente los (Normalizacin) El sistema debe permitir que los procesos y procesos tcnicos documentales. procedimientos sean exactos con el objeto de evitar traspapelamientos y prdidas de

decrecimiento a futuro.

CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOSDentro de la extensa teora Archivstica encontramos una gran cantidad de clasificaciones de los Archivos, en esta oportunidad enunciaremos las ms usuales:

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MDULO DE CAPACITACINSEGN SU ORGANIZACIN

1.1.

ARCHIVOS CENTRALIZADOS: Cuando existe una sola dependencia destinada

al archivo, que administra toda la documentacin de la empresa. VENTAJAS: 1. Funciona con personal especializado que dedica su tiempo nicamente a las labores de Archivo. 2. Reduce costos de material, equipos, tiempo y espacio al concentrar en un slo sitio toda la documentacin. 3. Mantiene unificados los criterios de administracin documental. 4. Crea una sola responsabilidad sobre el acervo documental y su administracin. DESVENTAJAS 1. Solo es aplicable a empresas pequeas. 2. Siempre existirn archivos satlites como el de personal, el de contabilidad y el tcnico (planos). 1.2. ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS: (Satlite) Es aquel que maneja o administra cada dependencia dentro de la empresa y la responsabilidad recae sobre la persona que lo administra. VENTAJAS 1. En los archivos especializados permite manejar un sistema de acuerdo con las exigencias del acervo documental. 2. ofrece mayor rapidez para la recuperacin de la documentacin por la proximidad de la misma. DESVENTAJAS 1. Fomenta la duplicidad documental. 2. Aumenta los costos debido a que cada dependencia requiere de espacio, equipos, material y personal que se dedique a esta actividad.

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MDULO DE CAPACITACIN1.3. ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS CON CONTROL CENTRAL: Son aquellos archivos que en su primera etapa del ciclo vital del documento se maneja en cada dependencia, pero que estn regulados en su administracin por un archivo centralizado (intermedio). VENTAJAS 1. Existe un criterio nico de administracin de su acervo documental. 2. Permite un acceso rpido y efectivo de la informacin. 3. Permite un proceso sistmico de seleccin, expurgo y descarte documental. 4. Permite un flujo documental homogneo. DESVENTAJAS 1. La renuncia de las dependencias a acatar las disposiciones del Archivo Central. 2. La permanente capacitacin del personal encargado del manejo documental en cada dependencia. SEGN SU NATURALEZA

2.1.

ARCHIVOS PUBLICOS: Son todos aquellos archivos de entidades del Estado y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas, as como los privados, declarados de inters pblico.

2.2. 2.3.

ARCHIVOS PRIVADOS: Son los archivos de las empresas del sector privado. ARCHIVOS PRIVADOS DE INTERES PUBLICO: Son aquellos que por su valor para la historia, la investigacin, la ciencia y la cultura es de inters pblico y es declarado como tal.

SEGN SU JURISDICCION O ALCANCE 3.1. 3.2. ARCHIVOS NACIONALES: Son aquellos en los cuales se conserva

documentacin cuyo mbito de aplicacin es nacional. ARCHIVOS DISTRITALES: Integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden distrital.

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MDULO DE CAPACITACIN3.3. 3.4. 3.5. ARCHIVOS MUNICIPALES: En estos su documentacin tiene alcance slo a nivel Municipal. ARCHIVOS INSTITUCIONALES: La documentacin tiene injerencia slo a nivel de la Empresa o Institucin. ARCHIVOS FAMILIARES O PERSONALES: Formados por la documentacin de una persona o familia. SEGN SU CICLO VITAL 4.1. ARCHIVOS DE GESTION: Aquel en el que se rene la documentacin en

trmite, sometido a continua utilizacin y consulta administrativa por las mismas oficinas y otras que lo soliciten. Son mal denominados tambin como archivos de oficina o administrativos. 4.2. ARCHIVOS CENTRALES O INTERMEDIOS: Unidades administrativas donde se agrupan los documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva, una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta administrativa por las distintas oficinas que los produce y otras que lo solicitan. Son a veces mal llamados Archivos Generales. En un alto porcentaje es el encargado de formular, orientar y controlar la poltica Archivstica a nivel Institucional.

4.3.

ARCHIVOS HISTORICOS O GENERALES: Es aquel al cual se transfiere la documentacin del Archivo Central o del Archivo de Gestin que por decisin del correspondiente comit de Archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.

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MDULO DE CAPACITACINSEGN SU ACCESO 5.1. 5.2. ARCHIVOS PUBLICOS: Son aquellos a los cuales puede acceder cualquier persona. ARCHIVOS DE RESERVA: Son aquellos que de acuerdo con las normas Jurdicas del Derecho no se puede acceder hasta tanto se levante su reserva. SEGN SU USO 6.1. ARCHIVOS ACTIVOS: Son aquellos cuya documentacin an se encuentra en trmite o su informacin es de permanente actualidad. 6.2. ARCHIVOS SEMIACTIVOS: Aquellos archivos que son de poca consulta. 6.3. ARCHIVOS INACTIVOS: que se usa. Son aquellos archivos formados por documentacin

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MDULO DE CAPACITACINPROCESOS ARCHIVSTICOS (Procesos tcnicos Documentales)

Es el conjunto de operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con el manejo de los archivos. Archivo. Estos procesos se plasman fundamentalmente en los manuales de funciones y de procedimientos. Es la aplicacin del proceso administrativo a un objeto determinado: el

1.

La Planeacin: Este proceso se aplica a todas las facetas del archivo, a la produccin, al trmite, a la organizacin (clasificacin y ordenacin), a la descripcin, a la seleccin, al servicio, a la reprografa y a los procesos microgrficos.

Para poder planear la gestin documental a travs del ciclo vital de los documentos, es necesario conocer los fines y objetivos de la empresa, su estructura orgnica y las funciones y actividades que desarrolla para cumplir sus objetivos y metas propuestas.

2.

La Normalizacin: Consiste en someter una actividad especfica a una norma, modelo, tipo, patrn o criterio determinado. Este proceso tcnico debe ser aplicado a todas y cada una de las facetas o procesos archivsticos.

3.

La Produccin: Consiste en la generacin y elaboracin de los documentos. Este proceso debe estar basado en la normalizacin o normatividad interna o externa.

Como ejemplo tenemos las normas tcnicas del ICONTEC as: NTC 3393 La Carta Comercial, NTC 3234 Las Circulares, NTC 3397 Los Memorandos, NTC 3394 Las Actas Administrativas, NTC 3588 Los Informes Administrativos, NTC 3369 Los Sobres Comerciales, NTC 3580 La Hoja de Transmisin por Telefax, NTC3235 El Mensaje Gustavo A. Trujillo M.

MDULO DE CAPACITACINTelegrfico, NTC 4176 Los Certificados y Las Constancias, NTC 4228 La Hoja de Vida, NTC 1777 Los Principios Generales de Representacin de Dibujos Tcnicos, etc.

4.

El Trmite: Todo documentos cuyas entidad y dependencia productora sea nuestra empresa, debe tener un trmite normalizado desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su control, consulta, conservacin y utilizacin. El Trmite se compone de las siguientes actividades: La Produccin o el Recibo La clasificacin La radicacin y el registro La distribucin El seguimiento El Prearchivo

5.

La Clasificacin: Es la labor intelectual y fsica que consiste en separar la documentacin de acuerdo con unos criterios predeterminados, sta puede ser: Clasificacin de Fondos Clasificacin de Secciones y Subsecciones Clasificacin de Series y Subseries La ordenacin: Es la labor fsica y mecnica que consiste en agrupar o unir la documentacin de acuerdo con unos criterios predeterminados. puede ser: Ordenacin Cronolgica Ordenacin Alfabtica Ordenacin numrica La ordenacin

6.

7.

La Seleccin: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentacin, durante de su ciclo vital, bien sea para su eliminacin, su conservacin temporal o su conservacin definitiva.

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MDULO DE CAPACITACINPara hacer el proceso de seleccin, es necesario conocer el ciclo vital de cada documento (produccin, trmite, conservacin) y sus valores, por medio del estudio de tipos documentales. Con el resultado del estudio se elaboran las Tablas de Retencin Documental(TRD) y finalmente se ejecuta el proceso de expurgo y descarte documental o transferencia.

8.ser:

La Descripcin: Es el proceso mediante el cual se generan los Instrumentos de recuperacin de la informacin y la documentacin. Estos Instrumentos pueden A nivel de Fondos y Secciones la Gua, a nivel de Series y Subseries el

Inventario, a nivel de los documentos y sus temticas (asuntos) los catlogos y a nivel del contenido de los documentos traducido en datos los Indices.

9.

La Conservacin: Consiste en mantener el acervo documental en condiciones de almacenamiento idneas para su estabilidad fsica y funcional, para ello es necesario conocer los elementos constitutivos del soporte documental y de la forma y tcnica de fijacin de la informacin al soporte, de las condiciones ambientales de almacenamiento, de sus agentes de degradacin (fsicos, qumicos, biolgicos y catastrficos o accidentales) y sus procesos de preservacin, conservacin y restauracin.

10.

El Servicio: Es la razn fundamental del proceso archivstico, para un buen

servicio, es necesario conocer al usuario, establecer los medios de prestacin del servicio, conocer y hacer una buena difusin del contenido del acervo documental y de sus posibilidades de acceso, elaborar y desarrollar un buen programa de capacitacin.

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MDULO DE CAPACITACINARCHIVOS CLNICOS

Es un centro de informacin especializado donde se almacenan, administran y se sirven las Historias Clnicas, en forma ordenada, garantizando la accesibilidad a su informacin. De acuerdo con la Resolucin 1995 de 8 de julio de 1999, todas las empresas o instituciones prestadoras de los servicios de salud, deben tener un archivo nico de Historias Clnicas, en las etapas de Archivo de Gestin, Central e Histrico, el cual ser organizado y prestar los servicios pertinentes guardando los principios generales establecidos en el Acuerdo 07 de 1994 o Reglamento General de Archivos, expedido por Archivo General de la Nacin. Los Archivos Clnicos son de Reserva, es decir, solo esta autorizada su consulta y acceso a: 1. 2. 3. 4. El Usuario El Equipo de Salud Las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos en la Ley Las dems personas determinadas en la Ley

Los Archivos de Historias Clnicas deben conservarse en condiciones locativas, procedimentales, medioambientales y materiales, propias para tal fin, de acuerdo con los parmetros establecidos en la normatividad emanada del Archivo General de la Nacin


MDULO DE CAPACITACINOBJETIVOS Mantener debidamente archivadas las historias clnicas de los pacientes que hayan recibido atencin en la unidad de salud, suministrndolas de manera oportuna para su seguimiento de manera oportuna para su seguimiento y evaluacin; adems, servir como centro de consulta para el desarrollo de estudios e investigaciones. CARACTERSTICAS DE LOS ARCHIVOS CLNICOS

Los Archivos Clnicos deben velar por las siguientes caractersticas de la Historia Clnica, como ncleo del Archivo.1.

Integridad: La Historia Clnica de un usuario debe reunir la informacin de los aspectos cientficos, tcnicos y administrativos relativos a la atencin en salud en las fases de fomento, promocin de la salud, prevencin especfica, diagnostico, tratamiento y rehabilitacin de la enfermedad, abordndolo como un todo en sus aspectos biolgico, psicolgico y social, e interrelacionado con sus dimensiones personal, familiar y comunitaria.

2.

Secuencialidad: Los registros de la Prestacin de los servicios en salud deben consignarse en la secuencia cronolgica en que ocurri la atencin. Desde el punto de vista Archivstico la Historia Clnica es un expediente que de manera cronolgica debe acumular documentos relativos a la prestacin de servicios de salud brindados al usuario.

3.

Racionalidad Cientfica: Consiste en la aplicacin de los criterios cientficos en el diligenciamiento y registro de las acciones en salud brindadas a un usuario de modo que evidencie en forma lgica, clara y completa, el procedimiento que se realiz en la investigacin de las condiciones de salud del paciente, diagnstico y plan de manejo.

4.

Disponibilidad: Es la posibilidad de utilizar la Historia Clnica en el momento en que se necesita, con las limitaciones que impone la Ley. Oportunidad: Es el diligenciamiento de los registros de atencin de la

5.

Historia Clnica, simultanea o inmediatamente despus de que ocurre la prestacin del servicio.

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FUNCIONES, NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ARCHIVO

FUNCION

Numerar las historias clnicas y controlar su asignacinNORMAS Y PROCEDIMIENTOS Es responsabilidad del Archivo de Historias Clnicas, la preparacin y numeracin de los formularios necesarios para la apertura de stas. Se debe utilizar el Sistema nico para la numeracin de las Historias Clnicas, basado en el nmero de la Cdula. Todos los folios que componen la Historia Clnica deben numerarse en forma consecutiva por tipos de registro, por el responsable de la misma. FUNCION

Suministrar y mantener el control de las Historias Clnicas40 Gustavo A. Trujillo M.

MDULO DE CAPACITACINNORMAS Y PROCEDIMIENTOS El Archivo debe desarrollar mecanismos, que permitan el suministro oportuno de Historias Clnicas para la atencin de pacientes, investigacin, docencia y otros usos de la informacin. Las historias Clnicas slo deben ser retiradas de su lugar en el Archivo y distribuidas por las personas a quien se le haya asignado esta funcin. Toda solicitud de Historias Clnicas debe realizarse por escrito, utilizando un registro de control de recibo y entrega. El Archivo debe permanecer con llave, cuando no este atendido por el personal autorizado. Las Historias Clnicas de pacientes de consulta externa se retiraran de su lugar en el Archivo, el da anterior a la consulta, mediante solicitud escrita. Las Historias Clnicas de pacientes egresados de hospitalizacin, deben remitirse inmediatamente al Archivo, una vez egresa el paciente de la Institucin. Las Historias Clnicas que llegan al Archivo, se archivarn el mismo da, excepto las Historias incompletas. Cuando una Historia sale del Archivo se debe colocar en su lugar la Tarjeta Afuera, anotando fecha, destino de la historia, tipo de consulta, foliatura, responsable y fecha de la devolucin. Al finalizar el horario de atencin en consulta ambulatoria, verificar la devolucin de la Historias Clnicas prestadas y el Archivo de las nuevas, este control puede hacerse a travs de los listados de citas para consulta, sealando con una equis (X), las historias devueltas. Llevar un registro de las Historias Clnicas no devueltas para hacer las respectivas notas de reclamo e informes al Comit. FUNCION

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MDULO DE CAPACITACIN Ordenar los formularios de la Historia ClnicaNORMAS Y PROCEDIMIENTOS Esta funcin tiene como finalidad la organizacin de los formularios que conforman la Historia Clnica, de acuerdo con el manual del Subsistema de Informacin de Salud y la Normatividad vigente, lo cual facilita el control y la consulta de la misma. DISTRIBUCIN MODULAR DE LOS FORMULARIOS DE LA HISTORIA CLINICA

Mdulo 1.SIS- 400 SIS-402 SIS-409

Atencin Infantil y PreescolarIdentificacin y resumen de atenciones Atencin Infantil y Preescolar Evolucin

Mdulo 2.SIS- 400 SIS-403 SIS-404 SIS-405 SIS-409 -

Atencin MaternaIdentificacin y resumen de atenciones Atencin Prenatal Atencin del Parto y Post-parto inmediato (Si el parto es Institucional) Atencin del puerperio en consulta externa Evolucin ndice de Riesgo Materno Fetal Resultado Final Madre-Recin Nacido

Mdulo 3.SIS-400 SIS-406 SIS-409 -

Atencin de Planificacin FamiliarIdentificacin y resumen de atenciones Atencin de Planificacin Familiar Evolucin ndice de Riesgo Reproductivo

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MDULO DE CAPACITACINMdulo 4.SIS-400 SIS-407A SIS-407B SIS-409

Atencin OdontolgicaIdentificacin y resumen de atenciones Atencin Odontolgica Programada Atencin Odontolgica De Urgencias. Evolucin

Mdulo 5.SIS-400 SIS-401 SIS-408 SIS-409

Morbilidad GeneralIdentificacin y resumen de atenciones Atencin de Urgencias Atencin General Evolucin

NOTA: A los mdulos antes anotados se les agregar cuando sea necesario lossiguientes formularios a saber: 1. SIS-410 Exmenes auxiliares de diagnstico. 2. SIS-410A Hematologa SIS-410B Pruebas Serolgicas SIS-410C Qumica Sangunea SIS-410D Bacteriologa - Micologa SIS-410E Orina SIS-410F Coprolgico SIS-410G Citologa SIS-410H Otros SIS-410I Radiologa

SIS-413 Formularios de Epicrisis SIS-414 Ordenes Mdicas SIS-415 Tratamientos SIS-416 Signos Vitales SIS-417 Balance de Lquidos SIS-418 Informe Quirrgicos 43 Gustavo A. Trujillo M.

MDULO DE CAPACITACINSIS-419 Informe de Anestesia SIS-420 Informe de Anatoma Patolgica. 3. SIS-412A Remisin de Pacientes: Solicitud SIS-412B Remisin de Pacientes: Respuesta SIS-430 Autorizaciones FUNCION SIS-430A Autorizaciones para Intervencin Quirrgica Pacientes Sala General SIS-430B Autorizaciones para Intervencin Quirrgica Pacientes Pensionados o Particulares. SIS-430C Autorizaciones para Esterilizacin Pacientes Sala General. SIS-430D Autorizaciones para Esterilizacin Pacientes Pensionados o Particulares. SIS-430E Autorizacin para Autopsia SIS-430F Declaracin de Retiro Voluntario

Anexar

a

la

Historia

Clnica

los

Informes

de

Apoyo

Diagnstico, Tratamientos y Otros.NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Todo documento suelto que llegue al Archivo, debe incorporarse a la Historia Clnica el mismo da y analizar por qu lleg suelto.

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MDULO DE CAPACITACIN Si la Historia Clnica no se encuentra en el Archivo, el informe, diagnstico, etc., debe anexarse a la Tarjeta Afuera, para asegurar que dicho documento se incorpore a la Historia cuando sta llegue al Archivo. FUNCION

Traslado de las Historias Clnicas al Archivo Inactivo, de acuerdo con la Reglamentacin Vigente.NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Todas las Historias Clnicas de Pacientes Fallecidos, pasaran al Archivo Inactivo cinco (5) aos despus de su ltima consulta o al momento del conocimiento del deceso del Paciente. Las Historias Clnicas de pacientes que pasados cinco (5) aos no han hecho consulta en la Institucin, pasarn al Archivo Inactivo, pero debern reactivarse si el paciente regresa a la Institucin. El procedimiento de Organizacin de las Historias Clnicas Inactivas en el Archivo correspondiente ser el mismo del Archivo Activo. FUNCION

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Organizar (Clasificar y Ordenar) las Historias Clnicas de acuerdo con los principios y normas archivsticas.NORMAS Y PROCEDIMIENTOS En todas las Entidades e Instituciones prestadoras de los servicios de salud, el Archivo Clnico debe ser centralizado, esto quiere decir que en un mismo lugar se deben guardar todas las Historias Clnicas de los pacientes atendidos en hospitalizacin, servicios ambulatorios, programas y servicios de apoyo diagnstico, etc. Basados en el nmero de la Identificacin de la Historia Clnica (Nmero de Cdula del Paciente), la organizacin fsica puede hacerse: 1. Por le mtodo de Archivo Convencional: Que consiste en Archivar las

Historias Clnicas correlativamente por nmeros consecutivos ascendentes (el nmero se lee de izquierda a derecha) Ejm.: 1004 1003 1002 1001

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MDULO DE CAPACITACIN2. Por el Mtodo de Dgito Terminal: El cual puede ser simple o compuesto, en este sistema los nmeros se leen de derecha a izquierda y se divide en grupos as: Mtodo de Digito Terminal Simple: Se archivan las Historias Clnicas en cada una de las 100 secciones, segn el orden de los primeros tres dgitos izquierdos del nmero de la Historia y se hace en forma consecutiva. Estos primeros tres dgitos se denominan: nmero final o ascendente, cada una de las cien secciones se fracciona a su vez en diez divisiones (0-9), en el siguiente ejemplo vemos las divisiones 6, 7 y 8. 198 15 197 15 196 15 Nmero Primario Nmero Final o ascendente Cmo se Archivan las Historias?: 1. Se observa el nmero primario

que identifica la seccin de Archivo (Seccin 15), una vez localizada la seccin, la Historia se debe archivar segn el orden consecutivo del nmero final o ascendente, as: 197 15 Las Historias corresponden a la Seccin 15 Dentro de la Seccin 15 la historia se debe archivar despus de la 196-15 y antes de la 198-15. Mtodo de Digito Terminal Compuesto: consecutivo del nmero final ascendente. Cada una de las cien (100) secciones se fracciona a su vez en cien (100) divisiones (00-99), miremos un ejemplo en las secciones de la divisin 15. Por este mtodo las Historias

Clnicas se archivan en cada una de las 100 secciones, segn el orden

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MDULO DE CAPACITACINSecciones de la Divisin 15 00-15, 01-15, 02-15, .....99-15. 12 00 15. 11 00 15. 10 00 15. Nmero Primario Nmero Secundario Nmero Final o Ascendente Cmo se Archivan las Historias?: Con el nmero primario se identifica la seccin a la cual pertenece la historia (Seccin 15), una vez localizada la seccin, se observa el nmero secundario que indica la divisin en la que fue archivada , luego, el nmero final le indica el orden consecutivo y el lugar que debe ocupar dicha Historia.

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MDULO DE CAPACITACIN11 00 15. Historia correspondiente a la seccin 15. Ubicada en la Divisin 00 de la seccin 15. Esta Historia se archivar despus de la 10-00-15 y antes de la 12-00-15. NOTA: Existen otros mtodos de organizacin de Historias Clnicas como el de cdigos de colores.

FUNCION

Evaluacin

tcnica

de

Historias

Clnicas

(Anlisis

de

Seleccin de Historias).NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Para poder ejecutar el proceso de la Seleccin documental, es necesario previamente haber elaborado, presentado y aprobado las Tablas de Retencin Documental de Historias Clnicas de la respectiva entidad o institucin prestadora del servicio de salud. La Historia Clnica debe conservarse por un perodo mnimo de veinte (20) aos contados a partir de la fecha de la ltima atencin. Y de acuerdo con el ciclo vital del expediente as: 1. 2. Mnimo 5 aos en el Archivo de Gestin del prestador de los servicios de Salud. Mnimo 15 aos en el Archivo Central del prestador de los servicios de Salud.

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MDULO DE CAPACITACIN Una vez transcurrido el trmino de conservacin, la historia clnica podr destruirse. FUNCION

Conformar y dirigir el Comit de Historias Clnicas .NORMAS Y PROCEDIMIENTOS Toda Institucin prestadora del servicio de salud crear por Resolucin el Comit de Historias Clnicas, con el fin velar por el cumplimiento de las normas establecidas prale correcto diligenciamiento y adecuado manejo de la historia Clnica. El Comit de Historias Clnicas tendr las siguientes funciones: 1. 2. Promover en la Institucin la adopcin de las normas nacionales sobre la Historia Clnica y velar porque estas se cumplan. Elaborar, sugerir y vigilar el cumplimiento del manual de normas y procedimientos de los registros clnicos del prestador, incluida la Historia Clnica. 3. Elevar a la Direccin y al Comit Tcnico-Cientfico, recomendaciones sobre los formatos de los registros especficos y anexos que debe contener la Historia Clnica, as como los mecanismos para mejorar los registros en ella consignados. 4. Vigilar que se provean los recursos necesarios para la Administracin y funcionamiento del Archivo de Historias Clnicas.

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TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTALLas Tablas de Retencin Documental (TRD) son un listado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos por una entidad en cumplimiento de sus funciones) a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase del Archivo. La administracin se beneficia con la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental (TDR) ya que estas: Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases del Archivo. Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental Controlan el trmite documental Facilitan el manejo de la informacin Permiten proporcionar un servicio eficiente y eficaz Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ellas estipulado Permiten el manejo integral de los documentos Facilitan la organizacin de los documentos a travs del concepto de Archivo Total Identifican y reflejan las funciones de las entidades productoras

MARCO JURDICO

Nuestra legislacin se ha ocupado en mltiples oportunidades de la conservacin y salvaguarda del Patrimonio Cultural Documental de la Nacin, del Derecho a la Intimidad, el Derecho de Peticin, el Derecho a la Informacin y el libre acceso a los documentos pblicos, entre otros, teniendo como pilar fundamental la Constitucin Colombiana.

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MDULO DE CAPACITACINArtculo 8 de la Constitucin: Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nacin. Artculo 15 de la Constitucin: respetar. ... La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Slo pueden ser interceptadas ... Artculo 20 de la Constitucin: veraz e imparcial ... Artculo 23 de la Constitucin: Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin ... Artculo 72 de la Constitucin: Artculo 74 de la Constitucin: El Patrimonio Cultural de la Nacin est bajo la Todas las personas tienen derecho a acceder a los proteccin del Estado. El patrimonio ... documentos pblicos salvo los casos que establezca la Ley. El secreto profesional es inviolable Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones. Decreto 1382 de 1995. Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la Transferencia de la documentacin histrica de los Archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 09 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin. Por el cual se reglamenta la presentacin de las Tablas de Retencin Documental Al Archivo General de la Nacin, ordenadas por el Decreto 1382. Ley 190 de 1995. Estatuto Anticorrupcin. Artculos 27 y 79. Ley 200 de 1995. Cdigo Disciplinario nico. Artculos 40 y 41, de los deberes y prohibiciones de los servidores pblicos respectivamente. PRINCIPIOS BSICOS Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y de difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y de recibir informacin Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre y el Estado debe respetarlos y hacerlos

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MDULO DE CAPACITACINLa elaboracin de las Tablas de Retencin Documental debe basarse en la estructura orgnico-funcional de la Entidad Productora y apoyarse en el inventario de los archivos de oficina, con el fin de identificar las series documentales cualquiera sea el soporte de la informacin. Los perodos de retencin y las modalidades de seleccin de la documentacin los fija la Tabla de Retencin. stos sern establecidos por Ley o Reglamento o propuestos por los gestores de la documentacin ante las instancias correspondientes. En todo caso el tiempo de retencin previsto para los documentos de Archivo de oficina y de Archivo Central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez aprobadas las Tablas de retencin por el comit de Archivos de cada entidad y por la Junta Directiva del Archivo General de la Nacin, cuando fuere el caso, debern difundirse en todas las dependencias de la Institucin, con una gua explicativa a fin de facilitar su comprensin y actualizacin. PROCESOS TCNICOS

El desarrollo de los principios bsicos a nivel operativo se inicia con los procesos tcnicos que constituyen herramientas de primera mano en la gestin documental: Identificacin, Valoracin, Seleccin y Eliminacin. Los dos primeros preceden a la Elaboracin de las Tablas de Retencin y los dos ltimos son su resultado. Identificacin: Permite reconocer la procedencia , caracterizar y describir la

documentacin motivo de anlisis. La identificacin de las secciones y series dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgnico-funcional de la entidad productora. Valoracin: El objetivo de la valoracin es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios (administrativo, legal, fiscal, 53 Gustavo A. Trujillo M.

MDULO DE CAPACITACINcontable, tcnico) y secundarios (histrico, cientfico y cultural), y su permanencia en cada una de las fases de Archivo. Seleccin: Es el proceso mediante el cual se determina el destino final de la

documentacin bien sea para su eliminacin o su conservacin total o parcial. Es un proceso que debe institucionalizarse y por ende, es necesario establecer pautas generales con el fin de que sean observadas y aplicadas en todo el mbito administrativo. Si bien es cierto que no hay una norma general de Seleccin se pueden sealar algunos elementos indispensables para abordar este proceso: La seleccin puede aplicarse a documentacin no vigente La seleccin debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series La seleccin se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservacin total Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a travs de la modalidad de muestreo Los procesos de identificacin, valoracin y seleccin documental permiten establecer qu documentos deben ser eliminados. Eliminacin: y la tecnologa. Ninguna serie documental debe ser destruida sin estar previamente registrada en la Tabla de Retencin Documental. En las eliminaciones primarias el responsable de la oficina productora informar por conducto del Jefe de Archivo central al Comit de Archivos de la Entidad para efectuar Es la destruccin de los documentos que han perdido sus valores

primarios y que no tienen valor secundario o que carecen de relevancia para la ciencia

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MDULO DE CAPACITACINlas eliminaciones proyectadas. a cabo. relacin. PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIN Y APLICACIN DE LAS TABLS DE RETENCIN DOCUMENTAL Las eliminaciones secundarias sern responsabilidad del Jefe de Archivo Central quien deber solicitar autorizacin al Comit para llevarlas En todos los casos deber levantarse un acta acompaada de su respectiva

En la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental se cumplen cuatro etapas: Primera Etapa: 1. Investigacin preliminar sobre la Entidad productora y sus

fuentes documentales. Compilacin de la Informacin Institucional 2. Disposiciones legales Estructura Interna de la Entidad Organigramas Reglamentaciones Identificacin y definicin de unidades documentales Establecimiento de flujos documentales en cada oficina Valoracin primaria de la documentacin

Entrevista con los Productores de los documentos a nivel Institucional

Segunda Etapa: Anlisis e interpretacin de la informacin recolectada. 1. 2. 3. Conformacin de las series con sus respectivos tipos documentales Valoracin y seleccin documental Elaboracin de priopuesta de tabla de Retencin Documental Elaboracin y presentacin de las Tablas de Retencin

Tercera Etapa: Documental.

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MDULO DE CAPACITACINLas Tablas de Retencin Documental deben presentarse acompaadas de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso de elaboracin y aseguren su comprensin y aplicacin 1. 2. Presentacin y aprobacin por parte del Comit de Archivo de la Entidad de la propuesta de Tabla de Retencin. Evaluadas las Tablas de Retencin Documental por el Comit de archivo de la Entidad, deben ser remitidas, cuando fuere el caso al nivel correspondiente del Sistema Nacional de Archivos para su estudio, evaluacin y aprobacin. Si el organismo correspondiente le hace observaciones la Entidad deber atenderlas y enviarlas nuevamente para su aprobacin. Cuarta Etapa: Aplicacin. Una vez elaboradas, evaluadas y aprobadas las Tablas de Retencin Documental debe hacerse su difusin indicando: 1. 2. 3. La fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento Instructivos para la aplicacin de las Tablas Normas para que los Archivos de Gestin se organicen en concordancia con las Tablas de Retencin documental de cada oficina

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MDULO DE CAPACITACINMARCO LEGAL DE UN CENTRO DE ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

MARCO LEGAL:

Entendemos por marco legal de los archivos en Colombia, al conjunto de normas jurdicas dentro del cual deben actuar los archivos en sus diferentes procesos. Es fundamental entender que el ente rector de las polticas, planes y proyectos archivsticos en Colombia tanto para el sector pblico como para el privado, es el Archivo General de la Nacin; pero es necesario entender tambin que existe una estructura jerrquica de produccin de las normas positivas del derecho, que se inicia con el Congreso, constituido por el Senado y la Cmara de Representantes y va descendiendo pasando por las Asambleas departamentales hasta llegar a los Consejos Municipales, que son los rganos del Gobierno encargados de la Produccin de Normas. Es necesario tambin entender que existen unos principios de aplicabilidad de las normas positivas, regulado a travs del Cdigo Civil y de las Leyes 57 y 153 de 1887, estos principios establecen: La costumbre en ningn caso prima sobre las normas positivas. La costumbre a falta de la ley constituye derecho. Cuando haya incompatibilidad entre una disposicin Constitucional y una Legal, Si en los Cdigos algunas disposiciones son incompatibles entre s, se seguir el La disposicin relativa a un asunto especial prefiere a la que tenga Cuando las disposiciones tengan una misma especialidad o generalidad, y

se preferir la Constitucional. siguiente procedimiento: carcter general. se hallen en un mismo Cdigo, preferir la disposicin consignada en el articulo posterior y si estuvieren en diversos Cdigos, preferirn por razn de stos, en el orden siguiente: Gustavo A. Trujillo M.

MDULO DE CAPACITACIN Cdigo Civil, Cdigo de Comercio, Cdigo Penal, Cdigo Judicial (Cdigo de Procedimiento Civil), Cdigo Administrativo, Cdigo Fiscal, Cdigo de Elecciones, Cdigo Militar, Cdigo de Polica, Cdigo de fomento, Cdigo de Minas (Cdigo Nacional de Recursos Renovables y de Proteccin al Medio Ambiente), Cdigo de Beneficencia, Cdigo de Instruccin Pblica. La ley posterior prevalece sobre la anterior.

En este orden de ideas, cabe ahora sealar las temticas sobre las cuales nuestros legisladores se han ocupado en materia de archivos: NORMAS CONSTITUCIONALES

En nuestra constitucin actual, los Constituyentes incluyeron por primera vez un gran nmero de artculos que tienen que ver con los archivos desde diferentes puntos de vista: Art. 8. Es obligacin del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nacin. Art. 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades pblicas y privadas. .... La correspondencia y dems formas de comunicacin privada son inviolables. Solo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial en los casos y con las formalidades que establezca la Ley. Art. 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y de difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y de recibir informacin veraz e imparcial, y la de ....

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MDULO DE CAPACITACINArt. 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de inters general o particular y a obtener pronta resolucin..... Art. 73. Estado.... ...la ley establecer los mecanismos para adquirirlos cuando este se encuentre en manos de particulares Art. 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos pblicos salvo los que establezca la ley.... EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS El Patrimonio Cultural de la Nacin estar bajo la proteccin del

En primera Instancia encontramos la Ley 80 de 1989, por medio de la cual se crea el Archivo General de la Nacin y se dictan otras disposiciones. Por medio de esta ley se implementa para Colombia el Sistema Nacional de Archivos como un programa de carcter especial para las instituciones publicas y privadas, segn el articulo 3. de dicha Ley. Posteriormente viene el Decreto Nacional 1777 de 1990, por medio del se aprueba el acuerdo 001 de 1990 del Archivo General de la Nacin, sobre los Estatutos del Archivo General de la Nacin, el cual se reglamenta en su capitulo IV, el Sistema Nacional de Archivos. En 1994, se dicta el Acuerdo 07, conocido como REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS, el cual es una herramienta indispensable en todo archivo, pues en el se plantean los siguientes tpicos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Gestin de documentos Estructura de fondos documentales Entrada y salida de documentos en los archivos Descripcin de documentos Acceso a los documentos de los archivos Reprografa de los documentos 59 Gustavo A. Trujillo M.

MDULO DE CAPACITACIN7. 8. Conservacin de documentos Glosario de trminos archivsticos de gran utilidad.

En el ao de 1995, se dicta el Decreto Nacional 1382, sobre transferencias documentales y Tablas de Retencin Documental, el cual es a su vez reglamentado por el Acuerdo 09 de 1995, emanado del AGN. En el ao 2000 se expide la ley 594 o Ley General de Archivos, es expedida mediante la cual se regulan diversos aspectos tales como: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. El Objeto y mbito de aplicacin de la Ley El Sistema Nacional de Archivos La Categoriza

MODULO DE CAPACITACIÓN (150811)

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