MODULO II [Sólo lectura]

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MODULO Ii MODULO Ii FORMALIZACIFORMALIZACIÓÓN Y CONTABILIDAD N Y CONTABILIDAD

DE LA EMPRESADE LA EMPRESA

Es el procedimiento mediante el cual se le dá vida o se registra legalmente una empresa.Para este procedimiento existen dos alternativas las cuales son: Comerciante Social: persona jurídica en la cual dos o más personas

se ponen de acuerdo para obtener beneficios en común. Comerciante Individual: Son aquellas empresas a las cuales se

reconocen a una sola persona como dueño.Nota:Por el tipo de empresario hacia el cual va dirigida la siguiente propuesta, se enfocará al tipo de Comerciante Individual.

1. FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA

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FORMALIZACIÓN DE LA EMPRESA

PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIPROCEDIMIENTO DE INSCRIPCIÓÓNN1. Presentar a la Alcadía del municipio dónde estará el negocio

ubicado: Balance Inicial, Formulario de Declaración que contenga los datos del Balance Inicial. (Ver anexo No. 4 y 5)

2. Presentar al Ministerio de Hacienda: Formulario para obtener el Número de Indentificación Triburaria (NIT), Formulario de Registro Único de Contribuyente, para obtener el número de registro (RUC). (Ver anexo No.6 y 7)

3. Presentar a la Dirección de Estadísticas y Censos (DIGESTYC): Balance Inicial para obtener solvencia.

4. Presentar al Centro Nacional de Registro (CNR): Solicitud de Mátricula de Comerciante por primera vez, Balance Inicial, si activo excede de ¢ 50,000.00. (Ver anexo No. 8)

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OBLIGACIONES (SEGÚN ART. 411 DEL CÓDIGO DE COMERCIO Y LEY

DE PROCEDIMIENTOS MERCANTILES)

1.1. Matricular la empresa mercantil y sus respectivos Matricular la empresa mercantil y sus respectivos establecimientos.establecimientos.

2.2. Llevar la contabilidad y correspondencia en la forma preescrita Llevar la contabilidad y correspondencia en la forma preescrita por el Cpor el Cóódigo de Comercio.digo de Comercio.

3.3. Inscribir anualmente en Centro Nacional de Registro (CNR) el Inscribir anualmente en Centro Nacional de Registro (CNR) el Balance de su empresa, debidamente certificado por un Balance de su empresa, debidamente certificado por un contador pcontador púúblico autorizado en el pablico autorizado en el paíís, ass, asíí como los demcomo los demáás s documentos relativos al giro de documentos relativos al giro de éésta, que esten sujetos a dicha sta, que esten sujetos a dicha formalidad; y cumplir con los demformalidad; y cumplir con los demáás requisitos de publicidad s requisitos de publicidad mercantil que la ley establece.mercantil que la ley establece.

4.4. Realizar su actividad dentro de los lRealizar su actividad dentro de los líímites de la libre mites de la libre competencia establecidos en la ley, los usos mercantiles y las competencia establecidos en la ley, los usos mercantiles y las buenas costumbres, abstenibuenas costumbres, absteniééndose de toda competencia ndose de toda competencia desleal.desleal.

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LIBROS CONTABLES EXIGIDOS POR LA LEY

•• LIBRO DIARIOLIBRO DIARIO•• LIBRO MAYORLIBRO MAYOR•• LIBRO DE ESTADOS FINANCIEROSLIBRO DE ESTADOS FINANCIEROS

AUXILIARES•• LIBRO DE COMPRASLIBRO DE COMPRAS•• LIBRO DE VENTASLIBRO DE VENTAS•• LIBRO DE IVA CRLIBRO DE IVA CRÉÉDITO FISCALDITO FISCAL•• LIBRO DE IVA CONSUMIDOR FINALLIBRO DE IVA CONSUMIDOR FINAL•• LIBRO DE REGISTRO DE INVENTARIOSLIBRO DE REGISTRO DE INVENTARIOS

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DEFINICIDEFINICIÓÓN DE LIBROSN DE LIBROS

Se registran todas las entradas y salidas de mercadería durante el día.

REGISTRO DE REGISTRO DE INVENTARIOSINVENTARIOS

Se registran todas las facturas de los clientes que no poseen registro.

IVA CONSUMIDOR FINALIVA CONSUMIDOR FINAL

Se registran todas las facturas emitidas a contribuyentes.IVA CRIVA CRÉÉDITO FISCALDITO FISCAL

Detalle de todas las ventas efectuadas durante el día.VENTASVENTAS

Detalle de todas las compras efectuadas durante el día.COMPRASCOMPRAS

Es donde se registra el Balance General y el Estado de Resultados de un período determinado.ESTADOS FINANCIEROSESTADOS FINANCIEROS

Es el traslado de los saldos de todas operaciones efectuadas en un período determinado, registradas en el libro diario.

MAYORMAYOR

Es donde se registran todos los movimientos efectuados durante el día.

DIARIODIARIO

DESCRIPCIDESCRIPCIÓÓNNLIBROLIBRO

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2.2. CONTABILIDADCONTABILIDAD

Consiste en ordenar, clasificar y registrar las transacciones de una empresa, además permite conocer la situación financiera de ésta para luego tomar desiciones.

2.1 CONCEPTO :2.1 CONCEPTO : 2.2 IMPORTANCIA:2.2 IMPORTANCIA:

Proporcionar información cuántitativa (datos reales) de la entidad económica (empresa), que permita la toma de desiciones principalmente de carácter económico.

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ESTADOS FINANCIEROSESTADOS FINANCIEROSLos Estados Financieros necesarios que debe realizar una empresa son los siguientes:

1. BALANCE GENERAL: Es el que refleja la situación financiera de una empresa a una fecha determinada.Elementos que componen el Balance General:

ACTIVO CIRCULANTEACTIVO FIJOOTROS ACTIVOS

PASIVO CIRCULANTEPASIVO FIJOPASIVO DIFERIDO

ACTIVO PASIVO

CAPITAL

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ECUACIECUACIÓÓN CONTABLEN CONTABLE

ACTIVO ACTIVO ==

PASIVO +PASIVO + CAPITALCAPITAL

Bienes y recursos que tiene la empresa

Obligaciones o deudas que tiene la empresa

Aportes de los dueños de la empresa

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CLASIFICACICLASIFICACIÓÓN DE ACTIVON DE ACTIVOLas cuentas de activos se clasifican de la siguiente forma:

ACTIVO CIRCULANTE : se clasifican todas aquellas cuentas de operaciones en efectivo y/o de fácil realización, y éstas se clasifican en:

ACTIVO CIRCULANTE DISPONIBLE:ACTIVO CIRCULANTE DISPONIBLE: cuentas con operciones de dinero en efectivo.

ACTIVO CIRCULANTE REALIZABLE:ACTIVO CIRCULANTE REALIZABLE: cuentas de operaciones de fácil realización.

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CLASIFICACICLASIFICACIÓÓN DE ACTIVON DE ACTIVO

ACTIVO FIJO : Son las cuentas de bienes de más larga duración de la empresa, que no se tiene la idea de comercializarlos y permanecen en el tiempo para utilizarlos.

OTROS ACTIVOS : Son las cuentas que registran los pagos anticipados de la empresa.

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CLASIFICACICLASIFICACIÓÓN DE PASIVON DE PASIVOPASIVO CIRCULANTE : Deudas y obligaciones cuyo

vencimiento sea en un plazo menor de un año.

PASIVO FIJO : Deudas cuyo vencimiento es mayor a un año , por obligaciones contraídas.

PASIVO DIFERIDO : Son todas aquellas cantidades cobradas por anticipado por las que se tiene la obligación de proporcionar un servicio posterior, que son convertibles en utilidad conforme transcurre el tiempo.

CAPITAL : Son las aportaciones que los dueños han dado cuando se inicia la empresa. Derecho de propiedad que tiene el dueño sobre los activos.

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ESTRUCTURA DE CUENTAS ESTRUCTURA DE CUENTAS DE BALANCE GENERALDE BALANCE GENERAL

ACTIVO PASIVOACTIVO CIRCULANTE :• Caja y Bancos• Cuentas por Cobrar• Inventario

ACTIVO FIJO :• Terrenos• Mobiliario y Equipo• Maquinaria• Vehículos• Edificios

OTROS ACTIVOS:• Pagos por Anticipado• Primas de Seguros• Alquileres

PASIVO CIRCULANTE :• Proveedores Nacionales• Proveedores Exterior• Cuentas por pagar

PASIVO FIJO :• Cuentas por pagar a largo plazo• Préstamos hipotecarios

CAPITAL CONTABLE:• Capital Social• Utilidades

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DESCRIPCIÓN CUENTAS DE BALANCE

ACTIVO

Son las operaciones al crédito, una forma de otorgarlo es por medio de la aceptación de una letra de cambio o pagaré a otra persona (el tenedor de la letra o pagaré) una suma específica de dinero en un determinado momento con interés o sin él.

DOC. POR COBRAR

Valor de ventas, lbs. de arroz, maíz no pagadas aún por las personas que fueron vendidas, teniendo la empresa el derecho de cobrarlas.

CLIENTES

Mercadería que se tiene para la venta.INVENTARIOS

Dinero en cuenta de cheque.BANCOS

Efectivo existente en el negocioCAJA

DESCRIPCIDESCRIPCIÓÓNNCUENTACUENTA

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DESCRIPCIDESCRIPCIÓÓN CUENTAS DE N CUENTAS DE BALANCEBALANCE

ACTIVO

AutomóvilesEQ. TRANSP.

Estantes, vitrinas, escritorio, calculadora, básculas, cajas registradoras.MOB. Y EQ.

Valor de la construcción donde se encuentra el negocio; cuando son propios éstas instalaciones.EDIFICIOS


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DESCRIPCIDESCRIPCIÓÓN CUENTAS DE N CUENTAS DE BALANCEBALANCE

PASIVO

Préstamos obtenidos por el negocio a través de instituciones bancarias, financieras. Con obligaciones de pago a menos de un año.

PRESTAMOS A C/P

Valor de las deudas por las compras exclusivamente de mercaderia que se dedica vender al público.PROVEEDORE


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EJEMPLOEJEMPLOA continuación se presentan los datos de la empresa el “Nuevo Triunfo” dedicada a la compra y venta de productos de primera necesidad con la siguiente información:

Caja $1,000.00; Bancos $4,500.00; Clientes $250.00; Inventarios $7,000.00; Edificios $20,000.00; Proveedores $1,500.00; Mob. y Eq. $800.00; Equipo de Transporte $5,000.00; Préstamos a c/p $2,000.00; Capital $35,050.00.

Con los datos arriba detallados se presentará a continuación El Balance General elaborado al 31 de Octubre del 2002.

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EJEMPLOEJEMPLOEl Nuevo TriunfoEl Nuevo Triunfo

Balance General al 31 de Octubre 2002.Balance General al 31 de Octubre 2002.

Caja $ 1,000.00Bancos $ 4,500.00Clientes $ 250.00Inventario $ 7,000.00

Edificio $ 20,000.00Mob. y Eq.$ 800.00Eq. de Transp. $ 5,000.00

------------------$ 38,550.00

ACTIVOProveedores $ 1,500.00Préstamos a c/p $ 2,000.00

Capital $ 35,050.00

------------------$ 38,550.00

PASIVO

CAPITAL

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EJERCICIOEJERCICIOA continuaciA continuacióón se presenta la informacin se presenta la informacióón de la empresa El Nuevo Triunfo.n de la empresa El Nuevo Triunfo.Se pide:Se pide:1.1. ClasificaciClasificacióón de cuenta; colocar a la par de la cuenta:n de cuenta; colocar a la par de la cuenta:

A: si corresponde a cuenta de ActivoA: si corresponde a cuenta de ActivoP: si corresponde a cuenta de PasivoP: si corresponde a cuenta de PasivoC: si corresponde a cuenta de CapitalC: si corresponde a cuenta de Capital

2.2. Preparar el Balance General.Preparar el Balance General.

El Capital de trabajo es: $ 1,500.00

Inventario de mercadería $ 125.00

Mobiliario y Equipo tiene un valor de $ 50.00

Los Clientes deben $ 75.00

Se debe a Proveedores $ 100.00

Vehículo de reparto $ 1,000.00

Remesa al Banco $ 100.00

AEfectivo en caja $ 250.00

Tipo de cuentaTipo de cuentaDESCRIPCIDESCRIPCIÓÓN DE CUENTAN DE CUENTA

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Balance General del EjercicioBalance General del Ejercicio______________________________________________

______________________________________________.______________________________________________.

__________ $__________ $__________ $__________ $

__________ $__________ $

------------------$

ACTIVO__________ $

__________ $

------------------$

PASIVO

CAPITAL

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2. ESTADO DE RESULTADOS: Es un estado financiero básico el cuál, muestra la utilidad o pérdida obtenida en un período determinado.Elementos que lo conforman:

INGRESOS O VENTASINGRESOS O VENTASCOSTOSCOSTOSGASTOSGASTOSGANANCIASGANANCIASPPÉÉRDIDASRDIDASUTILIDAD NETAUTILIDAD NETAPPÉÉRDIDA NETARDIDA NETA

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DESCRIPCIDESCRIPCIÓÓN CUENTAS DE N CUENTAS DE ESTADO DE RESULTADOSESTADO DE RESULTADOS

Son salidas de dinero en que incurre la empresa para poder realizar las actividades.Ejemplo:Se paga la cuenta de recibos por $ 15.00

GASTOS

Es el resultado de comparar los ingresos con los costos y gastos. Si los ingresos son mayores que los costos y gastos existe una ganancia; y si los costos y gatos son mayores que los ingresos, entonces se produce una pérdida.

GANANCIA O PÉRDIDA

Es el valor de adquisición o producción (según se trate de una empresa comercial o industrial), sin incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA).Ejemplo:Se compraron dos quintales de maíz a $ 7.50 c/u.

COSTOS

Son entradas de dinero por ventas o por servicios prestados a los clientes.Ejemplo:Se vendieron dos quintales de maíz a $ 8.25 c/u.

INGRESOS


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EJEMPLO PREJEMPLO PRÁÁCTICO DEL CTICO DEL ESTADO DE RESULTADOSESTADO DE RESULTADOS

Tomaremos un ejemplo concreto de la empresa Tomaremos un ejemplo concreto de la empresa ““El Nuevo TriunfoEl Nuevo Triunfo”” que que tuvo los siguientes movimientos:tuvo los siguientes movimientos:

1.1. Se vendieron 100 quintales de maSe vendieron 100 quintales de maííz a $ 8.25 c/u. Este precio incluye z a $ 8.25 c/u. Este precio incluye IVA.IVA.

2.2. El costo de cada quintal de maEl costo de cada quintal de maííz es de $ 7.50 que incluye IVA.z es de $ 7.50 que incluye IVA.3.3. Se tuvieron gastos de $ 30.00 por pago de telSe tuvieron gastos de $ 30.00 por pago de telééfono, agua y energfono, agua y energíía a

electrica.electrica.

Se pide:Se pide:-- Realizar cRealizar cáálculos para elaborar el Estado de Resultados.lculos para elaborar el Estado de Resultados.-- Elaborar el Estado de Resultados correspondiente.Elaborar el Estado de Resultados correspondiente.

Nota:Nota:Para el cPara el cáálculo del costo del producto, se tiene que eliminar el IVA.lculo del costo del producto, se tiene que eliminar el IVA.

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CÁLCULOS PARA ELABORAR EL ESTADO DE RESULTADOS

100 qq x $ 8.25 = $ 825.00 100 qq x $ 8.25 = $ 825.00 Incluye IVAIncluye IVA$ 8.25 / 1.13 = $ 7.30 x 100 qq = $ 730.00$ 8.25 / 1.13 = $ 7.30 x 100 qq = $ 730.00Valor real de venta $ 730.00Valor real de venta $ 730.00Valor de IVA en la venta $ 95.00Valor de IVA en la venta $ 95.00

VENTASVENTAS

COSTOSCOSTOS$ 7.50 / 1.13 = $ 6.64$ 7.50 / 1.13 = $ 6.64$ 6.64 x 100 qq = $ 664.00$ 6.64 x 100 qq = $ 664.00Costo real $ 664.00Costo real $ 664.00

GASTOSGASTOSGasto $ 30.00Gasto $ 30.00

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ESTADO DE RESULTADOSESTADO DE RESULTADOS““El Nuevo TriunfoEl Nuevo Triunfo””

Estado de Resultados al 31 de DiciembreEstado de Resultados al 31 de Diciembre

VENTASVENTAS

((--) GASTOS) GASTOS

((--) COSTOS) COSTOS

$ 730.00$ 730.00

TOTAL GASTO Y TOTAL GASTO Y COSTOCOSTO

$ 664.00$ 664.00

$ 30.00$ 30.00

$ 694.00$ 694.00 $ 694.00$ 694.00

$ 36.00$ 36.00GANANCIAGANANCIA

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EJERCICIO DEL EJERCICIO DEL ESTADO DE RESULTADOSESTADO DE RESULTADOS

Con la informaciCon la informacióón presentada a continuacin presentada a continuacióón de la n de la empresa El Nuevo Triunfo se pide elaborar el Estado de empresa El Nuevo Triunfo se pide elaborar el Estado de Resultados al 31 de Diciembre:Resultados al 31 de Diciembre:

1.1. Se vendieron 200 quintales de arroz a $ 7.5 c/u. Este precio Se vendieron 200 quintales de arroz a $ 7.5 c/u. Este precio incluye IVA.incluye IVA.

2.2. El costo de cada quintal de arroz es de $ 6.75 que incluye El costo de cada quintal de arroz es de $ 6.75 que incluye IVA.IVA.

3.3. Se pagaron gastos de $ 50.00 de telSe pagaron gastos de $ 50.00 de telééfono, agua y energfono, agua y energíía a electrica.electrica.

Se pide:Se pide:-- Realizar cRealizar cáálculos para elaborar el Estado de Resultados.lculos para elaborar el Estado de Resultados.-- Elaborar el Estado de Resultados.Elaborar el Estado de Resultados.

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ESTADO DE RESULTADOSESTADO DE RESULTADOS

(-)

(-)

$

$

$

$ $

$

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PRINCIPALES REGISTROS PRINCIPALES REGISTROS AUXILIARESAUXILIARES

CONCEPTO/ RUBRO EN

ERO

FEBR

ERO

MAR

ZO

ABRI

L

MAY

O

JUNI

O

JULI

O

AGOS

TO

SEPT

IEM

BRE

OCTU

BRE

NOVI

EMBR

E

DICI

EMBR

E

TOTAL

Ventas 45,000 38,000 40,000 39,500 37,600 36,800 38,900 39,000 40,000 38,300 39,250 38,400 470,750

Préstamos 20,000 30,000 50,000

Otros

RESUMEN DE ENTRADAS

Este resumen nos permite controlar los motivos por los cuales se realizan las entradas mensuales de dinero para así poder analizar los movimientos y de esta manera mejorar las ventas.

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CONCEPTO/ RUBROEN

ERO

FEBR

ERO

MAR

ZO

ABRI

L

MAY

O

JUNI

O

JULI

O

AGOS

TO

SEPT

IEM

BRE

OCTU

BRE

NOVI

EMBR

E

DICI

EMBR

E

TOTAL

SUELDOS 1,900 1,900 1,900 1,900 2,100 2,300 2,300 2,300 2,300 2,300 2,300 2,500 26,000

ALQUILERES 2,500 2,500 2,500 2,500 2,500 2,500 15,000 INTERESES 150 150 150 150 150 750

GASTOS ADMON.GASTOS VENTAS

RESUMEN DE SALIDAS

Este resumen de salidas del Libro de Caja nos permite controlar los rubros por los cuales ha salido el dinero durante el mes y comprobar aumentos o disminuciones de ellos.

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FECHA NOMBRE DEL CLIENTE CANTIDADNo.

COMPROBANTEFECHA DE

VENCIMIENTOFECHA DE

COBRO09-Au g JEHOVANI SORTO 1,000$ 0126 01-Oct

13-Au g CARLOS CRUZ 500$ 0137 02-Oct

17-Au g JUAN JOSE SALES 850$ 0145 01-Oct

21-Au g VICTORIA CASTANEDA 150$ 0311 30-Oct

25-Au g ENOC RAMIREZ 375$ 0501 04-Oct

29-Au g MAYRA MENA 175$ 0403 04-Oct

02-Sep WILLIAM ACOSTA 325$ 0402 06-Oct

06-Sep ESPERANZA ARGUETA 280$ 0405 07-Oct

10-Sep YANETH ALFARO 170$ 0426 08-Oct

13-Au g REINA NUÑEZ 88$ 0432 10-Oct

REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR

Si se vende al crédito se tiene una cuenta por cobrar, es importante tener un control exacto sobre esas cuentas para evitar pérdidas.

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FECHA NOMBRE DEL CLIENTE CANTIDADFECHA DE

VENCIMIENTO01-Oct CASA BAZZINI 114$ 02-Oct

02-Oct UNILEVER 560$ 03-Oct

03-Oct C. IMBERTON 475$ 03-Oct

04-Oct DISNA S.A. 650$ 04-Oct

05-Oct PROCTER & GAMBLE 750$ 05-Oct

05-Oct PRICESMART 140$ 05-Oct

06-Oct DIPROEX 180$ 06-Oct

06-Oct COMERSAL 250$ 06-Oct

07-Oct DEMASAL 260$ 07-Oct

07-Oct PRODUCTOS DIANA 425$ 08-Oct

REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR

Si se compra al crédito se tiene una cuenta por pagar, es importante tener un control exacto sobre esas cuentas para evitar incumplimiento.

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FECHA NOMBRE DEL CLIENTE CANTIDAD No. DE FACTURA

17-Oct CASA BAZZINI 114$ 05405

07-Au g UNILEVER 560$ 07891

01-Ju l C. IMBERTON 475$ 56796

19-Ju l DISNA S.A. 650$ 38917

19-Ju l PROCTER & GAMBLE 750$ 01450

18-Sep PRICESMART 140$ 1357

03-Ju l DIPROEX 180$ 0538

21-Ju l COMERSAL 250$ 0639

21-Ju l DEMASAL 260$ 0731

17-Oct PRODUCTOS DIANA 425$ 0389

REGISTRO DE PAGO DE FACTURAS

Este modelo de documento sirve para llevar un seguimiento y registro de las facturas que durante el mes han podido saldarse o están pendientes de pagos.

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No. FECHA PROVEEDORNo. DE

FACTURA

No. UNIDADES RECIBIDAS

PRECIO UNITARIO

DESCRIPCION DE LA MERCADERIA

MONTO A PAGAR

1 02-Oct UNILEVER 05405 500 26.10$ Fard os d e Margar in a Mir as ol 13,050.00$

2 05-Oct PRICESMART 07891 100 6.51$ Jab ón Xt ra 651.43$

3 07-Oct C. IMBERTON 56796 50 10.51$ Pap el Higién ico DESLSEY

525.71$

4 06-Oct DISNA S.A. 38917 125 10.50$ Fard o p alet a Ven ad it o

1,312.50$

5 09-Oct PRODUCTOS DIANA 0389 75 2.23$ Bols a d e Ch u r r it os

167.14$

REGISTRO DE COMPRAS

Este tipo de documento es de suma importancia para poder tener un control exacto de las compras que mensualmente se realizan.

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