Módulo_17

Instituto Profesional de ChileComunicación y Liderazgo

MÓDULO DE APRENDIZAJE Nº 17 .-

Documentos formales.-

Integrando los elementos anteriormente estudiados, a continuación revisaremos los

principales documentos utilizados en la vida laboral. La mayoría de ellos son de

modalidad lógica.

Memorándum

Documento que se usa para asuntos administrativos o técnicos, sea para ordenar,

instruir o informar. Es una comunicación de carácter breve, menos formal que una carta,

que se emite de funcionario a funcionario o de puesto a puesto. Su estructura está

normalizada en el caso de la empresa pública. En la empresa privada, en cambio, se rige

por la costumbre o norma de la empresa. Sea cual sea la disposición de los elementos,

siempre contempla los siguientes aspectos:

a) Membrete.

b) Palabra MEMORÁNDUM y número si corresponde.

c) Lugar y fecha de emisión.

d) DE; nombre y/o cargo del remitente.

e) A : nombre y/o cargo del receptor.

f) REF. o MAT. : síntesis del contenido, siempre en tercera persona gramatical.

g) Vocativo: opcional.

h) Texto.

i) Frase de despedida (no olvidar la coma)

j) Pie de firma.

k) Iniciales de responsabilidad


Circular:

Documento utilizado para impartir instrucciones, comunicar normas o

informaciones a todo o gran parte del personal. Si es de carácter interno suele utilizar el

formato memorándum, reemplazando este nombre por la palabra Circular. Si su

objetivo implica comunicar al exterior de la empresa, utiliza el formato carta,

desplazando la dirección interior al margen inferior, como en el caso de las cartas

publicitarias, cambios de domicilio, ofertas, avisos, etc. Su estructura es:

a) Membrete

b) Palabra CIRCULAR y número de orden si corresponde.

c) Lugar y fecha de emisión.

Editorial "ESTRELLA"

MEMORÁNDUM N°001/

Santiago, agosto 7 de 2000

A : Jefe administrativo.DE : Encargado de sueldos.REF. : Solicita nómina

Con el fin de actualizar información y agilizar elaboración de

planillas, solicito a Ud. que en el transcurso de la tarde, me haga

llegar una nómina del personal, indicando AFP e Isapre.

Atentamente,

Diego Sonfuente Lisboa.DSL/


d) Datos de destinación y referencia: A: D E: REF.:

e) Texto: Fundamentación, Orden, información o instrucción, sugerencia o

recomendación.

f) Frase de saludo.

g) Pie de firma.

h) Iniciales de responsabilidad.

i) Inclusos, si corresponde.

EJEMPLO: ACME CHILEDepto. Personal,

CIRCULAR

Santiago, agosto 9 de 2000

A : Todos los funcionarios.DE : Departamento de Personal.REF. : Cambio horario colación.

_______________________________________________________________

Debido a la aglomeración de personal que se produce en el casino a la hora de

colación, por existir un único turno, esta Jefatura ha determinado la realizaci6n

de dos turnos. En consecuencia, a partir del 12 próximo, los operarlos harán

uso del primer turno (12:30 - 13:30 has.) y la planta administrativa del segundo

(1320 - 14:30 has.) Es imprescindible que todos respeten el nuevo horario.

Atentamente,

Luis Francisco Arcos.

LFA/


Citación Es una comunicación mediante la que una empresa, representada por su gerencia o

directiva, convoca a reunión a un grupo de personas, con la finalidad de entregarle

información o toma recuerdos acerca de asuntos que interesen a los citados. Este

documento puede presentarse en el formato ad-hoc que se utiliza en el próximo ejemplo,

o bien formatearse como memorándum, reemplazando el nombre del documento. Su

estructura es:

a) Membrete

b) Palabra CITACIÓN.

c) Clase de reunión: ordinaria, extraordinaria o especial.

d) Personas citadas.

e) Fecha, lugar y hora.

f) Tipo de citación: 1' y única o 1' y 2' citación.

g) Tabla.

h) Lugar y fecha de emisión.

i) Nombre y cargo de quien cita a reunión.

Para consultarGarcía Castillo, Nemesio (1975) Curso de redacción comercial, Santiago:

Cooperativa de Cultura.

AFP UNIÓN

CITACIÓN

Se cita a todos los Agentes de Ventas a una reunión especial, para el miércoles 14 de este mes, a las 14:00 horas en primera y única citación, a realizarse en la sola de capacitación, Providencia 871, 8` piso.

TABLA:- Charla Ley 3.500.

Francisco O'Ryan G. GERENTE GENERAL

SANTIAGO, agosto 13 de 2000


Notas verbales.-

Los contactos entre las empresas son fundamentales, como también lo es saber

relacionarse formalmente con otras personas. Esta es la función de las notas verbales,

comunicaciones breves que tienen por objeto expresar saludos, invitaciones,

agradecimientos, pésames, excusas, etc., en general, asuntos de carácter social.

Siempre deben redactarse en tercera persona gramatical, en dos párrafos y en tarjetas

ad-hoc (formato español o americano). Su estructura es:

a) Nombre completo en mayúsculas, cargo y firma del emisor.

b) Saludo de cortesía.

c) Nombre y/o cargo del receptor.

d) Objetivo de la nota.

e) Reiteración de los apellidos,

f) Lugar y f echa de emisión.

*, Opcionalmente, en el caso de invitaciones, se escribe, S.C.A (Sírvase comunicar

asistencia), o R. S. V, P. (Respetuosamente sírvase visar presencia)

EJEMPLO: CLAUDIO IGNACIO FERNÁNDEZ ESPINOSA, Jefe de Personal, XIFER,

saluda cordialmente al señor Luis A. Blanco Sáez y le hace llegar sus más

sinceros sentimientos de dolor, ante la lamentable pérdida de su señor Padre.

Fernández Espinosa, hace extensivas sus condolencias a toda la familia y confía

en que pronto recuperen la tranquilidad y alegría, hoy ausentes.

SANTIAGO, agosto 17 de 2000


Solicitud. Es una comunicación de uso frecuente en las empresas y oficinas. Se utiliza para

gestionar un beneficio de carácter. personal, como pedir traslados, postular a empleos,

solicitar permisos, reclamar cobros indebidos, congelar estudios, solicitar oportunidades

de gracia, etc.

Su estructura difiere de otras comunicaciones, por cuanto no emplea vocativo,

desplaza la dirección interior al margen inferior izquierdo, utiliza la'. tercera persona

gramatical y es sumamente formal y protocolar. Actualmente, la mayoría de las

empresas, utiliza impresos en los que sólo hay que completar datos. Sin embargo, no

cabe duda de que para lograr un objetivo se necesita redactar en forma convincente.

a) Referencia b) Lugar y fecha de emisiónc) Texto

'Nombre e identificación completa del peticionario (título, cargo, grado,

nacionalidad, estado civil, cédula. de identidad, domiciliado en

calle,número,comuna, al señor nombre y/o cargo del receptor, respetuosamente

expone, expresa, señala, indica, etc.

Considerandos o exponendos: Secuencia de pequeños párrafos encabezados por

la expresión "Queque exponen de manera ordenada (desde el punto de vista

secuencial o cronológico) los fundamentos, razones o causas que nos lleven a

pedir algo, pero sin pedirlo. Cada considerando se termina con punto y coma,'

excepto al final.

Petición o solicitación consecuencial: Se inicia la línea con expresiones en

mayúsculas como: POR CONSIGUIENTE, EN CONSECUENCIA, POR

TANTO, EN ATENCIÓN A LO EXPUESTO, SOBRE LA BASE DE ESTOS

ANTECEDENTES, etc. En la línea siguiente, el nombre del peticionario, viene

en solicitar a usted tenga a bien (autorizar, otorgar, conceder, proceder, etc.) y

recién enunciar la petición.

d) Despedida: En lugar de las despedidas tradicionales se utiliza alguna de las

siguientes expresiones, dependiendo del objetivo:

ES GRACIA, si lo solicitado es un favor.


ES LEY, si lo solicitado está manifestado como tal.

ES JUSTICIA, si exigimos algún derecho.

e) Firma del peticionario.f) Dirección interior

Carta conductora.

Cumple un propósito introductorio, prepara la atención del destinatario. Se adjunta el

Currículum Vitae, documento de disposición estandarizada que contiene los

SANTIAGO, agosto 27 de 2000Ref. : Solicita permiso con goce de sueldo

Señor:Juan GarridoGerente GeneralEmpresas PfizerPRESENTE

Estimado señor Garrido:

María Inés Aliaga Figueroa, Secretaria Departamento Personal, C. de Identidad 10.257.231-3, domiciliada en Los Pajaritos 321, Santiago, al señor Jefe de Personal, respetuosamente expone:

Que, labora en esta empresa desde hace tres años a la fecha, no habiendo hecho uso, durante este tiempo, de permisos ni licencias;

Que, debe viajar al sur con el objeto de autorizar por escrito y en forma personal, la intervención quirúrgica, de un familiar, por ser su pariente vivo más directo;

Que, evidentemente este viaje no estaba considerado en su presupuesto y con toda seguridad deberá incurrir en gastos adicionales.

EN ATENCIÓN A LO EXPUESTO,

María Inés Aliaga, viene en solicitar a usted, tenga a bien conceder un permiso con goce de sueldo, por tres días, a partir del 29 del presente.

ES GRACIA

María Inés Aliaga FigueroaSecretaria

Departamento de Personal


antecedentes del postulante. Se envía por razones de cortesía y su objetivo principal es

el de obtener una entrevista personal, que haga posible demostrar los antecedentes y

méritos expuestos por el o la solicitante.

a) Lugar y fecha de emisión.

b) Referencia.

c) Dirección interior.

d) Vocativo.

e) Texto Indica medio a través del que se toma conocimiento de la vacante. Ofrece

servicios y argumento, idoneidad e interés por el trabajo. Señala que adjunta

currículum vitae, fotocopias de certificados y solicita entrevista. Opcionalmente,

puede indicar pretensiones de renta.

f) Frase de saludo.

g) Nombre y firma de la persona solicitante.

Santiago, agosto 19 de 2000Ref.: Solicita vacante.

Señor Jefe de Recursos Humanos ACMEPRESENTE.

Estimado señor:

A través de un aviso aparecido en el periódico "El Mercurio", del 5 del presente, me enteré de que necesitan contratar los servicios de un Analista de Sistemas y un Administrador.

El gran interés que siento por esta área, me ha llevado a realizar diversos cursos de perfeccionamiento, con el propósito de mantener actualizados mis conocimientos y complementar mi formación profesional.

Adjunto Currículum Vitae, fotocopias de Certificados y espero poder ratificar toda esta información en la entrevista personal, que solicito a Ud. a través de esta carta.

Saluda atentamente a Ud.,JULIA. LISBOA MADRID


Currículum Vitae.

Este documento tiene como finalidad la presentación organizada de los

datos de un postulante. Su estructura en la actualidad difiere dependiendo del tipo de

trabajo al cual se desea enviar éste. Considerando lo anterior, presentamos el

formato más utilizado:

CURRÍCULUM VITAE

I. ANTECEDENTES PERSONALES

NOMBRE : Completo en mayúsculas

DOMICILIO : Nombre calle, número, Comuna, fono.

Cédula de identidad : xxxxxxx-x

NACIONALIDAD : Chilena (siempre femenino)

ESTADO CIVIL : En Chile, sólo tres (casado, soltero o

viudo) .

FECHA DE NACIMIENTO : Mes escrito y en minúscula

(por ejemplo, 25 de junio de 1972)

SITUACIÓN MILITAR : Sólo si corresponde

FONO : xxxxxxxx

E-MAIL : [email protected]

II. ANTECEDENTES ACADÉMICOS

Desde hasta : Enseñanza Básica

Desde hasta : Enseñanza Media

ESTUDIOS SUPERIORES

Desde hasta : Nombre, Carrera, Facultad, Universidad y/o Instituto,

Sede.

mailto:[email protected]


OTROS ESTUDIOS (Cursos de capacitación o perfeccionamiento)

Desde hasta : Nombre, curso, lugar

III. TÍTULOS OBTENIDOS

Fecha de obtención : Nombre título, nombre entidad otorgante

IV. EXPERIENCIA LABORAL

Desde - hasta : Cargo, departamento o sección, Lugar.

V. REFERENCIAS PERSONALES (También pueden ser laborales)

Nombre, cargo, domicilio y fono laboral. (A lo menos 3)

FIRMA

NOMBRE Y APELLIDOS

Para consultar:

García Castillo, Nemesio (1975) Curso de redacción comercial, Santiago: Cooperativa

de Cultura.

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