modulos comerciales

58
Tauro Computación Módulos Comerciales 1 MODULO DE FONDOS Cuentas Este proceso permite el ingreso, eliminación, modificación, consulta y listado de las cuentas que usted desee imputar y analizar desde el módulo de Fondos. Para trabajar en forma integrada con Ventas y Compras / Proveedores, es indispensable que estén definidas por lo menos tres cuentas, por ejemplo, Deudores, Caja y Proveedores para poder realizar las imputaciones contables elementales de un movimiento de fondos. No pueden eliminarse cuentas que estén utilizadas en movimientos. El código de cuenta no es modificable y el tipo de cuenta y sus atributos sólo se pueden modificar si la cuenta no tiene movimientos. Los datos comunes a todas las cuentas son: Código de Cuenta: hasta 11 dígitos numéricos. Este código es determinado por usted y es el que se utiliza para la imputación de las cuentas. No es necesario que sean los mismos códigos utilizados en el sistema contable. Este código determina el ordenamiento de las cuentas en los informes que brinda el sistema. Descripción: nombre de la cuenta. Tipo de Cuenta: las cuentas están clasificadas en cuatro tipos: Banco, Cartera, Tarjeta y Otras. En base a esta clasificación se determina el comportamiento de la cuenta. Por ello, es importante que esta definición sea correcta y previamente analizada. Si la cuenta es de tipo Banco o Tarjeta se piden datos adicionales además de lo generales. Asocia Unidades: active este parámetro si la cuenta es en moneda extranjera. Si la cuenta es en moneda corriente debe dejarlo en blanco. Los cheques emitidos de una cuenta tipo banco serán en la moneda definida para esa cuenta; los cheques de terceros se asumen en la moneda de la cartera a la que ingresan y, los cupones son en la moneda de la cuenta de tipo tarjeta que se imputa al generarlos. Es de Fondos: si la cuenta es de tipo Otras, debe indicar si representa fondos. Active este parámetro si la cuenta representa disponibilidades, por ejemplo, Caja. Para los otros tipos de cuenta este valor es automático. Registra Facturas de Crédito: se solicita para cuentas de tipo Otras de Fondos. Se debe activar únicamente si usted trabaja con esa modalidad y posee los sistemas de Ventas y/o Compras, ya que los procesos de Aceptación y Cancelación de Facturas de Crédito de dichos módulos necesitan de una cuenta especial para el tratamiento de estos documentos. Código de Imputación Contable: ingrese el código de cuenta contable a la que se imputarán los movimientos de la cuenta. Si está habilitada la verificación de las cuentas contables en Parámetros Generales, se controlará que el código ingresado pertenezca al plan de cuentas definido en el sistema contable y que corresponda a una cuenta imputable. De no realizarse esta verificación, es su responsabilidad asignar correctamente este código. Por defecto, el campo toma el valor del código de cuenta ingresado. Se podrá asignar más de una cuenta del módulo de Fondos a la misma cuenta contable. Esto permite tener un análisis detallado en Fondos y un análisis global en Contabilidad.

Transcript of modulos comerciales

Page 1: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

1

MODULO DE FONDOS Cuentas Este proceso permite el ingreso, eliminación, modificación, consulta y listado de las cuentas que usted desee imputar y analizar desde el módulo de Fondos. Para trabajar en forma integrada con Ventas y Compras / Proveedores, es indispensable que estén definidas por lo menos tres cuentas, por ejemplo, Deudores, Caja y Proveedores para poder realizar las imputaciones contables elementales de un movimiento de fondos. No pueden eliminarse cuentas que estén utilizadas en movimientos. El código de cuenta no es modificable y el tipo de cuenta y sus atributos sólo se pueden modificar si la cuenta no tiene movimientos. Los datos comunes a todas las cuentas son: Código de Cuenta: hasta 11 dígitos numéricos. Este código es determinado por usted y es el que se utiliza para la imputación de las cuentas. No es necesario que sean los mismos códigos utilizados en el sistema contable. Este código determina el ordenamiento de las cuentas en los informes que brinda el sistema. Descripción: nombre de la cuenta. Tipo de Cuenta: las cuentas están clasificadas en cuatro tipos: Banco, Cartera, Tarjeta y Otras. En base a esta clasificación se determina el comportamiento de la cuenta. Por ello, es importante que esta definición sea correcta y previamente analizada. Si la cuenta es de tipo Banco o Tarjeta se piden datos adicionales además de lo generales. Asocia Unidades: active este parámetro si la cuenta es en moneda extranjera. Si la cuenta es en moneda corriente debe dejarlo en blanco. Los cheques emitidos de una cuenta tipo banco serán en la moneda definida para esa cuenta; los cheques de terceros se asumen en la moneda de la cartera a la que ingresan y, los cupones son en la moneda de la cuenta de tipo tarjeta que se imputa al generarlos. Es de Fondos: si la cuenta es de tipo Otras, debe indicar si representa fondos. Active este parámetro si la cuenta representa disponibilidades, por ejemplo, Caja. Para los otros tipos de cuenta este valor es automático. Registra Facturas de Crédito: se solicita para cuentas de tipo Otras de Fondos. Se debe activar únicamente si usted trabaja con esa modalidad y posee los sistemas de Ventas y/o Compras, ya que los procesos de Aceptación y Cancelación de Facturas de Crédito de dichos módulos necesitan de una cuenta especial para el tratamiento de estos documentos. Código de Imputación Contable: ingrese el código de cuenta contable a la que se imputarán los movimientos de la cuenta. Si está habilitada la verificación de las cuentas contables en Parámetros Generales, se controlará que el código ingresado pertenezca al plan de cuentas definido en el sistema contable y que corresponda a una cuenta imputable. De no realizarse esta verificación, es su responsabilidad asignar correctamente este código. Por defecto, el campo toma el valor del código de cuenta ingresado. Se podrá asignar más de una cuenta del módulo de Fondos a la misma cuenta contable. Esto permite tener un análisis detallado en Fondos y un análisis global en Contabilidad.

Page 2: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

2

Por ejemplo: Cuenta Descripción Cód imputación

Contable 1 Caja 1 8 2 Caja 2 8 7 Caja 3 8

Si en el sistema contable la cuenta 8 equivale a Caja, las tres cuentas se imputarán sobre ella. Descripción Cuenta Contable: descripción de la cuenta sobre la que se imputan los movimientos. Su ingreso tiene como objetivo incluir esta descripción en el listado de asientos resumen. Asigna Centros de Costo: active este parámetro si los importes de la cuenta se distribuirán en centros de costo. Si una cuenta asigna centros de costo, se podrá ingresar su apropiación habitual (detalle de centros de costo a aplicar y el porcentaje respectivo). La suma de los porcentajes en ningún caso, superará el 100% ni se podrán ingresar porcentajes negativos. Si el parámetro general Verifica la Existencia de las Cuentas Contables está activo, este campo no se edita; por lo tanto, la cuenta de Fondos se comportará de acuerdo a como esté definida la cuenta en Contabilidad, con respecto a la asignación de costos. En cambio, si el parámetro general no está activo, este campo se edita, pero una cuenta sólo podrá dejar de asignar centros de costo si no existen movimientos de apropiaciones asociados. Código de Agrupación: este código permite asignar a cada cuenta un número de agrupación. Las agrupaciones son definidas por usted de acuerdo a su necesidad de análisis sobre las cuentas. Fecha de Saldo Inicial: ingrese este campo solo si desea inicializar la cuenta con un saldo. La inicialización no es obligatoria. Saldo Inicial (Moneda Corriente): se solicita si ingresó una fecha de saldo inicial. Saldo Inicial (Unidades): se solicita su ingreso si se indicó una fecha de saldo inicial. Los saldos iniciales sólo puede ingresarse en el alta de cuentas o modificarse si la cuenta no tiene movimientos o todos ellos han pasado a histórico. El sistema lo actualiza en forma automática cada vez que se realice un pasaje a histórico, para dejar reflejado el arrastre de los movimientos depurados. Tipos de Comprobante Todo movimiento que ingresa al módulo tiene asociado un tipo de comprobante. Este proceso permite actualizar, consultar y listar los tipos de comprobante que se utilizarán. Los datos asociados a un tipo de comprobante son: Tipo de Comprobante: es el código (de hasta tres caracteres) con el que se identifica un comprobante, por ejemplo FAC, REC, etc. Número de Orden: este número permite dar un ordenamiento a los tipos de comprobante para el análisis en algunos informes. Es un campo obligatorio. Para los informes, al requerir rangos de comprobantes, el sistema considera los números

Page 3: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

3

de orden de comprobantes asignados a los tipos de comprobante. Si desea variar el ordenamiento debe modificar este valor. La relación puede ser unívoca, es decir que cada tipo de comprobante puede tener asignado un número de orden, o bien varios comprobantes pueden tener un mismo número de orden asociado. Por ejemplo:

Al solicitar rangos, si se ingresa desde número de orden 2 hasta número de orden 3, sólo se listarán órdenes de pago y vales.

Tipo Comprobante Nro. de ordenREC (Recibos) 1 ING (Otros Ingresos) 1 O/P (Ordenes de Pago) 2 VAL (Vales al personal) 3

Page 4: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

4

Descripción: este campo permite ingresar el nombre completo del comprobante. Clase: es posible definir la clase habitual asociada al tipo de comprobante. La clase aquí definida será la propuesta por defecto al utilizar el tipo de comprobante, pero podrá modificarse durante el ingreso de comprobantes. Modelo de Impresión Habitual: es posible asociar a cada tipo de comprobante un modelo de impresión habitual. Los modelos de impresión se encontrarán previamente definidos. Primer Número Habilitado / Último Número Habilitado: es posible ingresar un rango de números habilitados para cada tipo de comprobante. Esto permite el control en el ingreso de movimientos. Sólo podrán ingresarse comprobantes cuyo número pertenezca al rango habilitado para ese tipo de comprobante. El sistema realiza el control en caso de existir dichos topes. Si no existen, acepta cualquier número de comprobante. El usuario autorizado podrá modificar los topes en cualquier momento, a medida que se realicen habilitaciones de talonarios para los distintos comprobantes utilizados. Puede ser ingresado un solo tope (primero o último), y en este caso la validación se realizará con respecto al valor existente. Cuando el tipo de comprobante se utiliza para movimientos de integración con Ventas o Compras / Proveedores no hay que definir rangos de habilitación, ya que éstos están controlados desde los módulos de origen. Tipo de Numeración: puede optar por Automática o Manual. Si se define como Automática, el sistema propone en cada ingreso de este tipo de comprobante, el próximo número correlativo en base al último que se encuentre registrado para el mismo tipo de comprobante. Si se define como Manual, el número se ingresará directamente. En general, se recomienda este tipo de numeración para aquellos comprobantes que no son internos de la empresa y donde los números no siguen un orden correlativo. Edita Número de Comprobante: si la numeración se define como automática, es posible indicar si el número propuesto por el sistema es modificable. Concepto Habitual del Asiento: este concepto se utiliza en dos momentos:

• Se exhibe por defecto como concepto, al ingresar un comprobante asociado al tipo de comprobante.

• Se toma como concepto del asiento resumen que agrupa los movimientos del tipo de comprobante.

Estructura del comprobante Es necesario que al cargar cada comprobante, usted defina sólo una cuenta deudora o acreedora (es decir, que el asiento posea una sola cuenta debitada y una o varias acreditadas o viceversa). Habrá entonces, sólo una cuenta deudora o acreedora y una o varias contrapartidas de esa cuenta única. Por ello, al definir un comprobante, es posible ingresar la estructura habitual que tendrán los movimientos asociados a ese comprobante. Según sea la clase del comprobante, la cuenta única tiene condiciones; ya que cada clase representa un tipo de transacción y la cuenta debe ser del tipo apropiado.

Page 5: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

5

Cuenta Unica Habitual: ingrese el código de cuenta que habitualmente es única en un movimiento. Debitada / Acreditada: si habitualmente la cuenta única se asocia a un débito, el valor a ingresar será "D", y si se asocia a un crédito será "H". Sólo se puede definir en los casos donde la clase permita indistintamente ambos valores para la cuenta única, de lo contrario este valor es asignado en forma automática. Durante el ingreso de una operación, al referenciar un tipo de comprobante, si estos campos están definidos se exhiben por defecto, pero ambos pueden ser modificados. Afecta Subdiarios / Contabilidad: este parámetro indica si los comprobantes con este tipo serán incluidos en el Pasaje a Contabilidad, Subdiario de Fondos y Listado por Imputación Contable. Chequeras Este proceso permite definir las chequeras utilizadas para cada cuenta corriente bancaria y la numeración de cheques habilitados de cada una de ellas. Usted puede ingresar nuevas chequeras, actualizar numeraciones o eliminar chequeras. Cada cuenta puede tener asociadas varias chequeras. El número de cheque es de 11 dígitos, no obstante, no es obligatorio el ingreso de números completos. Puede utilizar la cantidad de dígitos que considere necesario, tenga en cuenta que un número de cheque de una misma chequera no puede repetirse. El uso de varias chequeras para una cuenta bancaria se justifica cuando usted se maneja físicamente con más de una chequera en forma simultánea; o bien, cuando se corre el riesgo de duplicar números de cheque (la identificación de un cheque se basa en el número de chequera más el número de cheque). En general, puede darse una duplicación por no utilizar números completos, ya que las terminaciones de los números de cheque se repiten con frecuencia. Los campos a ingresar son: Código de Cuenta: se ingresará el código de cuenta correspondiente a la cuenta corriente bancaria o bien a una cuenta de cheques diferidos. Ingresado el código, si ya existen chequeras definidas para la cuenta, se las visualizarán en pantalla; de lo contrario, la pantalla se presenta vacía. Los datos asociados a una chequera son: Número de Chequera: es el número que identifica la chequera. Para una misma cuenta, este número no puede repetirse. Si desea eliminar una chequera, pulse la tecla <F2>. El sistema valida que no esté utilizada por los cheques que se encuentran emitidos, salvo que esos cheques hayan sido pasados a archivo histórico. Números Habilitados: puede definir el primer y/o último número habilitado para una chequera. Si define alguno de estos campos, el sistema validará que al emitir un cheque su número se encuentre habilitado. El control es definido por usted utilizando de estos parámetros. Los números habilitados pueden ser modificados momento por el usuario autorizado. Si en la práctica usted maneja normalmente una chequera, puede mantener sólo una

Page 6: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

6

chequera definida y, cada vez que sea necesario, modificar la numeración para reflejar la nueva numeración. Próximo Número a Utilizar: este número es el que se tomará por defecto, al emitir un cheque. El sistema valida únicamente que si existe un rango de habilitación, el número se encuentre comprendido en él. No obstante, se permite registrar números de cheque sin orden estricto, pero al operar siempre se propone el número siguiente al último utilizado de la chequera. Aclaración sobre cheques comunes y cheques diferidos Los cheques comunes se emiten invocando directamente una cuenta corriente bancaria. Los cheques diferidos, invocando una cuenta bancaria de cheques diferidos. Los cheques emitidos por una cuenta de tipo Cheques Diferidos son valores que se asocian en forma automática a una cuenta corriente bancaria (cuenta asociada). Por ello, es conveniente que las chequeras de una cuenta corriente y las de su cuenta asociada para cheques diferidos no superpongan sus números; ya que el sistema no permitirá generar dos cheques (cualquiera sea su tipo) con igual número de chequera y cheque. Si al emitir un cheque se diera esta situación, el sistema dará aviso de la duplicidad y requerirá el cambio de número. Si por algún motivo los números de cheque de una misma cuenta fueran iguales, recomendamos utilizar distintos números de chequeras para cheques diferidos y cheques comunes. Ingreso de comprobantes según su clase Para cada clase hay características particulares y diferentes validaciones con respecto a los tipos de cuenta a imputar. 1. Cobros 2. Pagos 3. Depósitos 4. Otros Movimientos de Bancos y Carteras 5. Rechazo de Cheques Propios 6. Rechazo de Cheques de Terceros 7. Otros Movimientos 8.Transferencia de cheques diferidos a banco Ingreso Este proceso permite el ingreso de comprobantes. Uno de los datos del ingreso es la Clase de transacción. El sistema tendrá diferente comportamiento dependiendo de la clase asociada. Los datos comunes a todos los comprobantes son: Número Interno de Movimiento: este número es automático y siempre se incrementa en uno con respecto al último número registrado. Se utiliza para el control y búsqueda de operaciones. Fecha de Comprobante: es la fecha contable del comprobante que genera el movimiento. Comprobante: abarca el tipo y número de comprobante.

Page 7: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

7

Tipo de Comprobante: es el tipo de comprobante que genera el movimiento. Número: si en la definición del comprobante existen topes del rango habilitado para ese comprobante, se controla que el número se encuentre habilitado. Además, si definió numeración automática para el tipo de comprobante, el sistema propone el número siguiente al último utilizado, permitiendo su modificación; de lo contrario, el campo se presenta vacío. El sistema valida que la combinación de tipo de comprobante y número no se repita. Puede darse el caso, por ejemplo, que usted ya haya generado un comprobante de tipo FAC con la misma letra, sucursal y número, y que éste se encuentre todavía activo en el sistema. En ese caso en particular, el sistema permitirá ingresar como letra del comprobante una minúscula. Al número de comprobante se le anexa un campo con dos dígitos que, por defecto, tomará el valor cero. Este campo se puede modificar y su aplicación es la siguiente: Si dentro de un comprobante interviene más de una cuenta deudora y más de una acreedora, no se estaría respetando la estructura de "Cuenta Unica y Contrapartidas". En este caso, se puede desglosar el comprobante en dos o más ingresos, cada uno con la estructura mencionada, de manera que la sumatoria de ellos refleje la totalidad del comprobante. Como el sistema no admite números de comprobante repetidos para un mismo tipo de comprobante, se utilizarán los dos dígitos anexados al número original para diferenciar los ingresos, pero conservando el número de comprobante original para cada uno de ellos. El ingreso se realiza como si se tratara de distintos comprobantes. Clase: se indicará la clase de transacción a ingresar. Este campo es modificable y toma por defecto, la clase definida para el tipo de comprobante. Este campo es importante ya que todo el ingreso de datos asociados al comprobante estará condicionado según la clase.

Page 8: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

8

Cotización: se ingresará la cotización asociada al comprobante. En base a este dato se obtiene la bimonetarización del sistema. Además, es utilizada para la conversión de las unidades asociadas a las cuentas definidas como "cuentas en unidades o moneda extranjera", ya que en este caso los valores a ingresar son directamente unidades. Concepto: es el concepto general del movimiento. Este campo toma por defecto el concepto definido para el tipo de comprobante, pero es modificable. Cuenta Unica: indique la cuenta única contra la que se ingresarán contrapartidas. Este campo toma por defecto la cuenta habitual definida para el tipo de comprobante, pero es modificable. El tipo de cuenta debe ser compatible con la clase asociada a la transacción. Debe / Haber: el campo se definirá como "D" si la cuenta única está debitada y todas las contracuentas acreditadas, o como "H" si la cuenta única está acreditada y todas las contracuentas debitadas. Por defecto, toma el valor definido para el tipo de comprobante. Sólo las clases 4 y 7 admiten que la cuenta única asuma cualquiera de los dos valores, en las restantes este valor está predefinido. Código de Operación: ingrese un código de operación. Una vez ingresado, el sistema propondrá la leyenda asociada. Su ingreso es opcional. Además de permitir leyendas automáticas, la utilidad de los códigos de operación es la de clasificar cada imputación realizada sobre una cuenta. Reversión Este proceso realiza la anulación de un comprobante mediante un contraasiento en forma automática. Es el único medio que brinda el sistema para revertir un comprobante ya ingresado. Al revertir un comprobante se genera otro con la información correspondiente para retornar los saldos de las cuentas involucradas al estado anterior y, si es necesario, revertir también los estados de cheques, cupones de tarjeta y apropiaciones por centros de costo asociados al comprobante revertido. Tanto el comprobante revertido como el de reversión quedan almacenados como comprobantes ingresados y poseen la información para auditoría. El tipo de comprobante que se genera es 'REV', que es un código reservado para tal fin. El número de este comprobante es automático y es el próximo para ese tipo. De esta manera, pueden identificarse los comprobantes que provocan la reversión de otro comprobante. La clase asociada será la misma del comprobante revertido. Se ingresará el Tipo y Número de comprobante a revertir y además, si se desea obtener un informe con los datos del contraasiento o comprobante de reversión. Se exhibirán por pantalla los datos principales del comprobante ingresado, pidiéndose su confirmación para ejecutar el proceso. Introducción a cheques diferidos El cheque de pago diferido refleja, para quien lo emite, una obligación de pago a futuro. Cuando se extiende un cheque de estas características se lo considerará contablemente un Pasivo, o bien se lo reflejará en una cuenta regularizadora del Activo, hasta tanto esté en condiciones de presentarlo al cobro (fecha del cheque). Actualización de Cuentas Para cada cuenta de tipo Banco (cuenta corriente) que opera con chequeras de pago diferido, se definirá una segunda cuenta de tipo Banco (cheques diferidos).

Page 9: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

9

Cuenta Tipo Asociada a Cuenta

10 Banco XXX Banco / Cta. Cte. 11 Ch. Diferidos Banco Banco / Cheques

Diferid 10

20 Banco ZZZ Banco / Cta. Cte. 21 Ch. Diferidos Banco Z

Banco / Cheques Diferid

20

Estas nuevas cuentas son también de tipo Banco pero clasificadas como Cheques Diferidos y ante esta situación, el sistema requiere que se las asocie obligatoriamente a una cuenta corriente bancaria. Las cuentas definidas como cheques diferidos solo se acreditarán mediante la emisión de cheques, y se debitarán mediante la transferencia de esos cheques a la cuenta corriente bancaria asociada, a medida que los valores sean considerados "al cobro". Para una cuenta corriente habrá solo una cuenta de cheques diferidos. Es importante definir correctamente las imputaciones contables de ambas cuentas. Transferencia de Cheques Diferidos a Banco Las cuentas corrientes bancarias asocian, opcionalmente, una cuenta de tipo cheques diferidos. Si bien para el análisis financiero el sistema considera los valores desde el momento en que son emitidos, contablemente los maneja en otra cuenta. Este proceso realiza la transferencia o regularización de valores, debitando la cuenta emisora de cheques diferidos y acreditando la cuenta corriente bancaria. Para realizar las transferencias el sistema ofrece dos modalidades:

• Trabajar en forma manual

• Utilizar un proceso totalmente automático. A partir de la transferencia, los valores diferidos se consideran contablemente valores al cobro, y son incluidos en la conciliación bancaria. El responsable de la conciliación bancaria y/o contabilización de movimientos realizará este paso con la frecuencia que crea conveniente. Lo correcto es tener transferidos todos los valores involucrados a una fecha, previo a realizar la contabilización y/o conciliación de un período. Puede optar por transferencias diarias, semanales, mensuales, realizarlas varias veces por día, etc. El sistema le brinda para su control, un listado con la información de los cheques diferidos pendientes de transferir El proceso genera un comprobante más en Fondos, identificado con clase 8 (Transferencias). Ante un error, este comprobante puede ser revertido, provocando la anulación de esa operación puntual. Cabe aclarar que, además de ser posible emitir un listado de control en el momento de realizar la transferencia, los comprobantes y los cheques involucrados pueden consultarse emitiendo un listado de seguimiento, o bien por el listador de Cheques Propios (opción

Page 10: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

10

por Comprobante), o imprimiendo el comprobante a través de un modelo definido que contenga las variables de iteración correspondientes a los cheques propios. El comprobante de transferencia es un movimiento más, que se contabilizará teniendo en cuenta las imputaciones contables de las cuentas involucradas.

Page 11: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

11

Módulo de Stock Este módulo fue diseñado para cubrir las necesidades operativas y gerenciales de la gestión de stock. Comprende las parametrizaciones y definiciones referentes al manejo de stock y funciona como módulo centralizador de las operaciones que involucren movimientos de productos e insumos. Este módulo estará presente siempre que se instalen los módulos de Ventas y Compras, o bien uno de ellos. Se integra con las dos gestiones en forma automática, recibiendo las transacciones que involucran movimientos de stock. Además, brinda las funciones necesarias para registrar las novedades de stock que no están relacionadas en forma directa con comprobantes de compra y venta. En resumen, las novedades de stock podrán tener origen en los siguientes módulos: �Módulo de Ventas, que actualizará los movimientos de stock que se producen por comprobantes de la gestión de ventas (remitos y facturas, débitos y créditos que afecten stock). �Módulo de Compras, que actualizará los movimientos de stock que se producen por comprobantes de la gestión de compras (remitos y facturas, débitos y créditos que afecten stock). �Módulo de Stock, que permite generar movimientos de stock en forma independiente a las gestiones de compra y venta. Contempla entradas, salidas, transferencias y ajustes. Concentra las funciones de costos y valorizaciones. Permite la carga y descarga de producto e insumos en base a fórmulas de composición de producto. Por otra parte, permite exportar el archivo maestro de artículos para que éste sea incorporado en forma automática en otro Tango Gestión. De la misma manera, permite crear archivos con comprobantes generados por egresos de stock, para que puedan ser incorporados automáticamente en otro Tango Gestión. Incluye los procesos correspondientes a la integración de las distintas sucursales con el módulo Centralizador. Descripción General A continuación realizamos una breve descripción de los archivos y procesos que componen el módulo. Archivos Incluye la parametrización del módulo y la actualización de los archivos maestros del sistema. Todos estos datos son los que permitirán trabajar con las registraciones y operaciones de los módulos de Ventas, Compras y Stock. Movimientos Abarca la generación de todos los movimientos de stock que no surgen en forma automática de los módulos de Compras y Ventas. Procesos Periódicos Comprende los procesos que corresponden a funciones de cierta periodicidad, como el cálculo del precio promedio ponderado y la depuración de información, entre otros. Introducción Tango Gestión - Stock Informes Concentra una amplia gama de reportes y estadísticas con toda la información sobre saldos y movimientos de stock, valorización, costos de mercadería, armado de producto, etc.

Page 12: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

12

Consideraciones Generales de Implementación Para implementar el sistema es importante la correcta definición de los parámetros generales y archivos maestros. Es conveniente realizar un análisis global de todas las alternativas y adoptar la que sea más favorable para la modalidad de trabajo de su empresa. Un parámetro es un dato que influye en el comportamiento del sistema. Por ejemplo, en la definición de un artículo, el parámetro Lleva Stock Asociado provocará en el sistema un funcionamiento diferente; en cambio, la Descripción de un artículo si bien es un dato importante, no cambia el funcionamiento del sistema cualquiera fuere su valor. Hay parámetros que son de tipo general, es decir únicos para todo el sistema, y otros que son a nivel particular. Por ejemplo, un parámetro general corresponderá si el sistema Maneja Partidas, mientras que un parámetro particular corresponderá si un artículo “X” maneja partidas. Este último parámetro afecta únicamente a ese artículo “X” mientras que el primero habilita el manejo de partidas en general. Si se implementan varios módulos, y por ser Tango un sistema integrado, los parámetros influyen en algunos casos en el resto de los módulos. Al instalar el módulo de Ventas o Compras, el módulo de Stock estará automáticamente presente en la instalación. Por ello, para comenzar a trabajar en Ventas y Compras, la puesta en marcha también involucra la puesta en marcha conjunta del módulo de Stock. Parámetros generales de Stock Los parámetros Lleva Partidas y Lleva Series determinan si todos o algunos artículos se administrarán por partida y si se manejan números y datos especiales por unidad de stock. De manejarse estos conceptos, tanto en Ventas como en Compras, los procesos que involucren artículos (ingresos o egresos, facturación) tendrán activados los comandos referidos a la administración de partidas y/o series. Los impuestos por defecto son una ayuda útil y totalmente opcional, para asignar durante el alta de artículos, las referencias impositivas habituales. Pueden consignarse valores diferentes para las operaciones de Ventas y las de Compras. Artículos Los artículos tienen su definición en este módulo. Tanto Ventas como Compras utilizan esta información para registrar sus transacciones y generar informes. El módulo de Stock se alimenta de transacciones de Ventas y Compras que afectan stock, más todos los movimientos previstos en este módulo (movimientos que no surgen de los otros módulos). El parámetro Lleva Stock Asociado será tenido en cuenta al realizar operaciones con un artículo tanto en Ventas como en Compras y Stock, con el fin de generar el movimiento de stock correspondiente. Los parámetros Lleva Partidas y Lleva Series determinan, tanto en Ventas como en Compras y Stock, la activación de los comandos referidos a la administración de partidas y/o series al utilizar el artículo. El parámetro Perfil para un artículo, indica si un artículo es de venta, compra o compraventa. De acuerdo a este parámetro, se visualizarán en cada módulo sólo los artículos que correspondan al tipo de operación. El parámetro Equivalencia permite indicar la unidad alternativa de compra. Puede utilizar las equivalencias en los comprobantes que actualizan stock en el módulo de Compras. Introducción Tango Gestión - Stock Los campos Cuenta Ventas y Cuenta Compras, podrán ser utilizados optativamente para la contabilización de transacciones de los respectivos módulos. Los porcentajes de Comisión Venta, Bonificación y Utilidad son datos que se utilizan en el módulo de Ventas para el cálculo de comisiones por artículo, bonificación por artículo en las facturas y actualización de listas de precios con margen de utilidad sobre costo, respectivamente. El Porcentaje de Desvío es un dato utilizado en el módulo de Compras

Page 13: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

13

para dar por cumplida la recepción de mercaderías vinculadas a una orden de compra, dentro de un margen establecido por artículo. Depósitos Los depósitos tienen su definición en este módulo. Tanto Ventas como Compras y Stock utilizan esta información para registrar sus transacciones y generar informes por depósito. Puesta en Marcha La implementación sigue un orden de pasos. Hay pasos necesarios y hay pasos optativos (no obligatorios para comenzar a trabajar con las funciones básicas), los que pueden implementarse con posterioridad cuando lo considere oportuno. A continuación, sugerimos el orden correcto de carga: 1. Parámetros Generales. 2. Alícuotas: las alícuotas para el cálculo de impuestos se definen en los módulos de Ventas y Compras. Esta información es necesaria en el momento de definir todos los artículos en el módulo de Stock. 3. Longitud de Agrupaciones. 4. Agrupaciones de Artículos. 5. Escalas. 6. Artículos. 7. Depósitos. 8. Talonarios. 9. Definir el formato de los comprobantes que puede emitir el sistema. Dentro de la definición de un talonario se encuentra la actualización de su modelo de impresión. Se confeccionará el modelo sólo para aquellos comprobantes que se desee imprimir. 10. Tipos de Comprobante: Se refiere exclusivamente a los comprobantes que actualizarán stock desde este módulo. No se relaciona con los comprobantes que afectan stock desde los módulos de Ventas o Compras en forma automática. (pág.35) Puesta en marcha para el proceso de armado (opcional) Una vez definidos los artículos, es posible comenzar la implementación de fórmulas para

el proceso de armado. Esta información no es necesaria para el funcionamiento básico del sistema. Los pasos para utilizar las funciones de armado son:

1. Componentes de Costos: Estas componentes no son obligatorias. 2. Fórmulas. 3. Tipo/s de Comprobante especial para armado: Se definirá un tipo de comprobante especial para registrar los movimientos de stock por armado. Artículos Este proceso permite agregar, consultar, modificar o dar de baja artículos. Se definen los artículos que figuran en el inventario y también aquellos artículos que, si bien no tienen stock asociado, pueden constituir conceptos de facturación. Código de Artículo: los códigos de artículo son definidos por medio de una notación jerárquica, según se describe en los procesos de Longitud de Agrupaciones y Agrupaciones de Artículos de la carga inicial. Los códigos son de 15 caracteres en total, utilizándose tanto números como letras. Pueden estar compuestos por: código de familia, código de grupo y código de individuo. En el caso de utilizar artículos con escalas, éstas también formarán parte del código del artículo (Para más información consultar “Artículos con Escalas” en la página 27). Los nombres de los códigos de familia y los códigos de grupo serán definidos en el proceso de Agrupaciones de Artículos.

Page 14: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

14

Ejemplo: En el proceso de Longitud de Agrupaciones de la carga inicial se define lo siguiente: Longitud de Familia: 2 Longitud de Grupo: 3 12 � Archivos Tango Gestión - Stock Las agrupaciones le permiten generar informes agrupados por familia grupo. Automáticamente, y teniendo en cuenta que se asignan 15 dígitos para integrar un código de artículo, la longitud del individuo será 10, que resulta de: 15-(2+3). En el proceso Agrupaciones de Artículos se define: Código Título 01 ARTICULOS DEL HOGAR 01001 AUDIO Y VIDEO 01002 ELECTRODOMESTICOS Finalmente, en el proceso Artículos, se definirá: Código Descripción 010010000000234 VIDEOGRABADOR 4 CABEZAS 010010000000235 MINICOMPONENTE 010020000000000123 LAVARROPAS TAMBOR HORIZ. 010020000000000125 HELADERA Los artículos entonces quedarán en orden jerárquico, de la siguiente manera: 01 ARTICULOS DEL HOGAR 01001 AUDIO Y VIDEO 010010000000234 VIDEOGRABADOR 4 CABEZAS 010010000000235 MINICOMPONENTE 01002 ELECTRODOMESTICOS 010020000000000123 LAVARROPAS TAMBOR HORIZ. 010020000000000125 HELADERA Tenga en cuenta que no es necesario ocupar todos los caracteres disponibles para el código, pero sí respete las ubicaciones de cada agrupación. Tango Gestión - Stock Archivos Otros campos que identifican al artículo Las escalas son ampliamente utilizadas por empresas de rubro textil para administrar su stock por talle y color de prenda. Lleva Escalas: este parámetro se refiere a la utilización de artículos con escalas. Será visible únicamente si configuró en los Parámetros Generales de Stock que se asocian escalas a los artículos. En el proceso Artículos con Escalas, explicamos en detalle la operatoria correspondiente a las escalas. Este parámetro se editará sólo en el proceso de alta, para el caso en que se desea ingresar un artículo con sus valores de escalas, no generado automáticamente por los procesos correspondientes. Los valores posibles de este parámetro son: “N” Indica que el artículo no lleva escalas. “S” Indica que el artículo lleva escalas incluidas en su código. “B” Indica que el artículo es un código base. Si el artículo es un código base, sólo se podrá visualizar por este proceso. Las altas, bajas o modificaciones se harán desde el proceso de Artículos con Escalas.

Page 15: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

15

Nota: para dar de alta un artículo indicando que lleva escalas, es necesario que se encuentren previamente definidos el código base y los valores de escala a utilizar. El sistema identifica opcionalmente al artículo con un Sinónimo o código alternativo, y con un Código de Barra. En los procesos donde se invocan artículos, se utilizarán indistintamente estos códigos o el código de artículo. El sistema controlará que los códigos de artículo, sinónimo y barra sean distintos y no se repitan en diferentes artículos. Si no desea utilizar el sinónimo y/o el código de barra, déjelos en blanco. A continuación se detallan los atributos de un artículo: Descripción y Descripción adicional: la descripción es la que habitualmente se visualiza; en tanto que la adicional, es un complemento que puede incorporar en los comprobantes y algunos informes. Archivos Tango Gestión - Stock Unidad de medida de Stock: este campo constituye una descripción de la unidad en que se llevan los saldos del artículo. No se realiza conversión alguna en base a este valor. Se puede usar como descriptivo acompañando a las cantidades. Ejemplo: si desea que el saldo de stock esté expresado en función de docenas, puede consignar el valor “Doc” como descripción; y por otro lado al hacer movimientos de stock, las cantidades que se mueven expresarlas siempre en función de esa descripción. Así, si vende media docena indicará 0,5 en el campo cantidad y si vende una docena, la cantidad es 1. Los movimientos que no son de compras suponen que las cantidades son siempre función de esta medida. Unidad de medida de compras: este campo contiene una descripción de la unidad alternativa a usar para las compras del artículo. La “equivalencia” le facilita la carga de datos cuando compra por caja y vende por unidad. Equivalencia: este valor permite el manejo de una presentación alternativa en los comprobantes pertenecientes al módulo de Compras. Indique a cuántas unidades de stock equivale esa presentación. Ejemplo: si el stock es unitario, pero habitualmente el artículo se compra por centena, el valor a consignar es 100. Con este valor, al ingresar un remito de compras utilizando la presentación alternativa, si la cantidad remitida es 1 unidad, el stock se actualizará en 100 unidades. En cada lista de precios por proveedor es posible indicar dos precios, el unitario y el de la presentación de compras. Unidad de medida de ventas: indica la descripción de una unidad alternativa a utilizar en el módulo de Ventas (pedidos, remitos y facturas). Equivalencia: si desea utilizar la unidad alternativa de ventas, indique a cuántas unidades de stock equivale esta presentación; caso contrario, indique 1 como equivalencia. Tango Gestión - Stock Archivos Ejemplo: Suponemos que la empresa compra y lleva su stock en unidades, pero factura determinado artículo por cajas de 12 unidades. Unidad de Stock: C/U Unidad de Ventas: Caja X 12 Equivalencia: 12 Cada vez que se ingrese el artículo a través del módulo de Ventas (pedidos, remitos o facturas), se ingresará como cantidad la cantidad de cajas, y la descarga de stock se realizará multiplicando el valor ingresado por la equivalencia. En el momento de generar el comprobante en Ventas, es posible modificar la unidad de medida, en el caso de generar algún comprobante en unidades de stock.

Page 16: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

16

En los comprobantes e informes de Ventas se utilizarán las dos unidades en forma indistinta. El perfil de un artículo le permite ver sólo los artículos habilitados para cada módulo. Perfil: este campo da la posibilidad de trabajar en los módulos de Ventas o Compras con un subconjunto de artículos habilitados para el módulo. Si un artículo se define con perfil “ventas”, sólo se podrá referenciar desde ese módulo, y estará inactivo en Compras, y viceversa. Por ejemplo, si hay insumos que no se venden, pueden identificarse con perfil de compras, evitando su visualización y utilización en el módulo de Ventas. Para las situaciones donde el artículo se referencia en ambos módulos, consigne “Compra/Venta” y quedará habilitado sin restricciones. Actividad Ingresos Brutos: esta clasificación se ingresará si el perfil del artículo es de venta o compra/venta. Permite diferenciar los artículos para la estadística de Ventas por Provincia - Actividad. El ingreso de este campo no es obligatorio. Lleva Stock Asociado: en este parámetro se indica si el artículo lleva inventario. Un ejemplo de artículo que no lleva stock es un servicio o bien, un artículo fabricado a medida del que no se lleva stock permanente. Archivos Tango Gestión - Stock Es importante la correcta asignación de este parámetro ya que no puede modificarse. Los artículos que no llevan stock no intervendrán en los listados que operen con saldos de stock. Stock Mínimo, Máximo, Punto de Pedido: estos valores se ingresan para los artículos que llevan stock. Se utilizarán en los informes de stock para distintos controles de saldos. % Comisión: se utiliza en el módulo de Ventas para obtener informes de comisión a vendedores por artículo. % Bonificación: este valor será tomado por defecto como bonificación habitual en el módulo de Ventas durante la confección de comprobantes de facturación. % Utilidad: indica el porcentaje de utilidad asociado al artículo. Se lo puede utilizar posteriormente en el proceso de Listas de Precios del módulo de Ventas. Por ejemplo, con el fin de actualizar una lista en función del precio de costo más el porcentaje de utilidad. También se lo utiliza para obtener valorización de saldos y rentabilidad bruta por “valor neto de realización” (precio de venta menos margen de utilidad). El “% desvío” es muy útil cuando compra mercadería a granel por ejemplo harinas, semillas, etc. % Desvío: es un dato utilizado en el módulo de Compras para dar por cumplida la recepción de mercaderías, si la diferencia entre lo pendiente de recibir y lo recibido está dentro de un porcentaje determinado. Con un valor de desvío “0” se indica que no se admite en forma automática una diferencia para dar por cerrada una orden de compra del artículo. En el proceso de Ingreso de Facturas-Remito del módulo de Compras se ejemplifica el uso del desvío. Lleva Partidas: indica si se utilizan partidas para el artículo. Podrá ingresar siempre que el artículo lleve stock asociado y se encuentre activado el parámetro general de Partidas del proceso de Parámetros Generales. En el capítulo de Partidas explicamos en detalle las implicancias de su uso. Lleva Series: indica si se administran números de serie para las unidades de stock del artículo. Sólo se habilita cuando el artículo afecta stock y se encuentra activado el parámetro general de Series del proceso de Parámetros Generales. En el capítulo de Series explicamos en detalle su utilización. Tango Gestión - Stock Archivos Cuenta Compras / Cuenta Ventas: señala la cuenta contable de compras y ventas asociada al artículo, para su imputación automática en los asientos. Si el campo está en

Page 17: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

17

blanco, el asiento tomará la cuenta genérica asignada según la definición del tipo de asiento utilizado. Está relacionado con la definición de tipos de asiento en los módulos de Ventas y Compras. Centro de Costo Compras / Centro de Costo Ventas: se utilizan para indicar a qué centro de costo se aplicarán los importes destinados a la cuenta contable de compras y de ventas. Se pedirá su ingreso sólo si el campo Cuenta no está en blanco. El ingreso del campo Centro de Costo es optativo y pueden presentarse las siguientes situaciones: �Si éste queda en blanco, habiéndose ingresado un código de cuenta contable, los importes destinados a la cuenta quedarán sin asignación de centro de costo. �Si los campos de Cuenta y Centro de Costo quedan en blanco, al realizarse el proceso de Pasaje a Contabilidad, el asiento generado tomará la cuenta genérica asignada según la definición del tipo de asiento utilizado y la distribución en centros de costo definida en el tipo de asiento. La definición de los campos Cuenta y Centro de Costo están relacionadas con la definición de tipos de asiento en los módulos de Ventas y Compras. Códigos de Impuesto: se presenta una ventana para indicar con qué tasas se grava el artículo en el momento de facturarlo (módulo de Ventas) y, las tasas por defecto para proponer valores en las facturas de Compras. Por defecto, estos campos tomarán los valores indicados en Parámetros Generales (Carga Inicial), de manera que sólo se modificarán los casos especiales. Para cada tipo de impuesto existe un rango válido de códigos. En el proceso de Alícuotas de los módulos de Ventas y Compras se definen los códigos posibles para cada tipo de impuesto. Importante: los cálculos impositivos dependen también de otros parámetros definidos a nivel de “cliente o proveedor”. Por ejemplo, en el caso de percepción de Ingresos Brutos también es posible indicar el código de alícuota en el cliente; de esa manera se utilizará ese código para todos los artículos del comprobante, independientemente del valor indicado en esta pantalla (salvo que en el artículo se indique lo contrario). A.F.I.P. – S.I.Ap: seleccione la clasificación habitual del artículo según S.I.Ap. - I.V.A. Dependiendo del perfil del artículo, asigne el código de clasificación para las compras o para las ventas. Aquellos artículos que no tienen asignado un código en particular, son considerados como artículos Sin Clasificar. Depósitos Este proceso permite agregar, consultar, listar, modificar o dar de baja depósitos. El stock se maneja por depósito, por lo tanto, todas las entradas y salidas de stock tendrán un código de depósito asociado. En caso de no manejar depósitos, defina un único depósito general, al que se hará referencia en todos los casos. Los depósitos aquí definidos son los que se podrán utilizar desde los módulos de Ventas, Compras y Stock. Componentes de Costos Mediante este proceso se definen los costos unitarios asociados al proceso de armado, como por ejemplo, mano de obra, costos indirectos, etc. Se ingresará el Código de Costo, su Descripción y la Moneda en la que está expresado (corriente o extranjera).

Page 18: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

18

Fórmulas Las fórmulas le permiten definir la composición de los artículos a armar. Este proceso permite definir la composición de un artículo. Es de utilidad si pone en práctica los procesos e informes correspondientes a armado de productos. Debe ingresar el Código de Artículo a armar, pudiéndose indicar su sinónimo o código de barra. A continuación, debe ingresar la composición del artículo, detallando los insumos que lo integran y su cantidad. Es posible indicar como insumo, un producto semielaborado (artículo compuesto por otros insumos). Finalmente, puede ingresar un detalle de otros costos necesarios para el armado del artículo; por ejemplo mano de obra, gastos indirectos, etc., indicando el costo unitario de cada uno (por ejemplo, el costo de mano de obra por armar una unidad del artículo). Definición de Escalas Si utiliza artículos con escalas, mediante este proceso se puede definir los distintos códigos de escala con todos sus valores posibles. Denominamos escala a un código que identifica una lista de valores que representan especializaciones o variantes de un determinado artículo. Cada artículo puede asociarse a una o dos escalas. Los valores de escala son cada una de las variantes que se presentan en esa lista. Ejemplo Escala: TA Talle Americano Valores: S M XL XXL La longitud de cada valor de escala se ajustará a la definida previamente en el proceso Longitud de Agrupaciones . El ordenamiento de los valores de las escalas es alfanumérico, independientemente de la forma en que se hayan ingresado. Pueden existir varias escalas, para un mismo tipo de valor, a efectos de asignarlas a diferentes artículos. Ejemplo Artículo: 11001 Pantalón de jean Artículo: 12005 Camisa de vestir Se definen las siguientes tablas de colores: C1 Colores pantalones AZUL GRIS NEGRO C2 Colores camisas BLANCO CELESTE ROSA NEGRO En este caso se definieron 2 códigos de escalas distintos para colores, el C1 se utilizará para los pantalones y el C2 para las camisas. Archivos Tango Gestión - Stock Número de Escala: es posible utilizar hasta 2 escalas para un mismo artículo. Para cada código de escala se indicará si corresponde a una escala número “1” o número “2”. Este número indica el orden que ocupará dentro del código completo del artículo.

Page 19: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

19

Siguiendo los ejemplos anteriores, si definimos artículos con talle y color; y el talle es el primer valor a seleccionar, indicaremos ‘1’ en las escalas de talles y ‘2’ en las de colores. La descripción de los valores de escalas se generará como Descripción Adicional cuando se generen las combinaciones de artículos. Es posible definir hasta 100 valores para cada escala. Pulsando la tecla <F2> se eliminará cualquier valor en forma individual. Siempre debe existir al menos un valor definido de escala; si no desea utilizar ningún valor, elimine la escala correspondiente. Si elimina un valor asociado a un artículo ya creado, el artículo seguirá existiendo, pero no se visualizarán los valores en las listas de selección. Comando Eliminar Elimina una escala con todos sus valores asociados, siempre y cuando no esté asignada a un artículo. Cómo generar artículos con escalas Ejecutando el comando Generar, el sistema creará en forma automática artículos con escalas, considerando aquellos valores de la escala seleccionada que no se encuentren creados como artículos. Para los códigos base seleccionados se generarán las combinaciones faltantes de códigos de artículo de los valores de una escala, con el resto de los valores de la otra escala configurada en el artículo (en caso de llevar 2 escalas). Ejemplo Tango Gestión - Stock Archivos � 27 Para la escala de talles se agregan valores nuevos: SMALL LARGE XLARG MEDIU En la escala de colores se encuentran definidos: ROJO AZUL Para el código base CAMISA existente se generan códigos de artículo formando la combinación con la otra escala. CAMISASMALLROJO CAMISASMALLAZUL CAMISALARGEROJO CAMISALARGEAZUL CAMISAXLARGROJO CAMISAXLARGAZUL CAMISAMEDIUROJO CAMISAMEDIUAZUL Si los códigos base corresponden sólo a una escala, se agregarán los valores correspondientes para el artículo con las escalas nuevas. Artículos con Escalas Este proceso permite agregar, consultar, modificar o dar de baja grupos de artículos que corresponden a un mismo código base. Código Base El código base representa la parte del código de artículo que no incluye los valores de las escalas. Por cada código base, podrán existir 1 a n valores de escalas. La longitud del código base se definirá automáticamente como la longitud del código de artículo menos la suma de las escalas. Código Base = 15 - (Escala 1 + Escala 2)

Page 20: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

20

El código base formado, será el código a ingresarse en los distintos procesos de ingreso de renglones de artículos y para el que luego se seleccionarán los valores de escalas deseados. Tenga en cuenta que no es necesario ocupar todos los caracteres disponibles para el código, siendo posible que queden posiciones en blanco. . Longitud de Agrupaciones Este proceso permite definir la cantidad de dígitos para las agrupaciones de los códigos de artículo. Tango Gestión - Stock Archivos Los códigos pueden dividirse en tres partes: familia, grupo e individuo. Mediante este proceso se definirá la longitud dentro del código que será asignada a la familia, al grupo y al individuo. La longitud total es de 15 dígitos. Definiendo la cantidad de dígitos a utilizar para la familia y para el grupo, automáticamente quedará definida la longitud del individuo. Agrupaciones de Artículos Este proceso permite definir un nombre para cada agrupación de los códigos de artículo, es decir para cada familia y grupo. El Código de Agrupación tendrá una longitud igual a la definida en el proceso de Longitud de Agrupaciones. Tipos de Comprobante Este proceso permite definir los tipos de comprobante a utilizar en todos los procesos que generan movimientos desde el módulo de Stock. Todos los movimientos de stock que se registran desde este módulo se asocian a un tipo de comprobante. Si bien todos los movimientos de stock de Tango Gestión afectan este módulo actualizando el stock de la empresa, desde este proceso sólo se definirán los comprobantes que exclusivamente se manejan en el módulo de Stock y no los que se canalizarán desde los circuitos de Ventas y Compras. Por ejemplo, si usted posee el módulo de Ventas, no definirá aquí los remitos a clientes, ya que estos remitos se canalizan por el módulo de Ventas para poder luego facturarlos desde ese módulo. Los datos asociados a cada tipo de comprobante son: Código de Comprobante: es el código con el que se identifica el comprobante en el sistema. Puede ingresar cualquier valor distinto de ‘FAC’, ‘REC’ y ‘O/P,’ que son códigos fijos correspondientes a comprobantes de Ventas y Compras. Para una mayor claridad en los informes, se sugiere no utilizar el código ‘REM’ ya que es el que se genera por los movimientos de stock que surgen de remitos a clientes o de proveedores; ni tampoco los códigos asignados a notas de débito y crédito en los módulos de Ventas y Compras. Descripción: describe el tipo de comprobante a ingresar. El tipo de movimiento determina el uso que se le va a dar al comprobante. Tipo de Movimiento: identifica el tipo de movimiento que genera el comprobante. Este parámetro determina dentro de qué procesos del módulo de Stock se podrá utilizar. Todos los tipos se corresponden con las opciones de menú relacionadas a Movimientos. Los tipos posibles y los procesos donde se usan son: Movimiento Proceso donde se realiza Entrada Ingresos a Stock Salida Egresos de Stock Transferencia Transferencias entre Depósitos Armado Proceso de Armado Ajuste Ajustes de Inventario

Page 21: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

21

Asignación de Partidas Talonario Asociado: el comportamiento de la numeración e impresión dependen del talonario. Varios tipos de comprobante pueden compartir un mismo talonario. (Para más información sobre este tema consultar el proceso “Talonarios” en la página 37), las alternativas que se brindan al respecto y el comportamiento que provoca el talonario durante la carga de comprobantes). Valorizado: se indicará si los movimientos generados con este tipo de comprobante se valorizan. A partir de este dato y dependiendo del tipo de movimiento, se da opción a parametrizar la incidencia del comprobante en los siguientes puntos:

• Actualiza PPP • Actualiza Ultima Compra • Actualiza Reposición • Afecta Costo de Ventas

Talonarios En este proceso se definen los talonarios para administrar los movimientos que se realizan en el módulo de Stock exclusivamente. Son talonarios internos y no guardan relación con los talonarios de los módulos de Ventas o Compras. Todos los comprobantes que ingresan al módulo de Stock tendrán asociado un número de talonario. Los datos asociados a un talonario son: Número de Talonario: es el código con el que se lo identifica en el sistema. Archivos Tango Gestión - Stock Descripción: nombre detallado del talonario. Sucursal Asociada: número de sucursal a la que corresponden los movimientos de stock. Tiene como objetivo relacionar estos movimientos con las sucursales de facturación. No tiene relación con los depósitos. El número de comprobante estará formado por la sucursal más el número de ocho caracteres. Edita Número de Comprobante: es posible indicar si el número propuesto por el sistema puede ser modificado. Si no se modifica, será generado por el sistema en forma automática. Destino de Impresión: el uso de este campo es opcional. Puede seleccionar la impresora por defecto en la que desea imprimir los comprobantes. Si no ingresa ninguna, deberá indicar el destino al emitir el comprobante. Se indicará como Destino un puerto de impresión (LPT1, LPT2, LPT3) o una “ruta” en caso de utilizar impresoras de red. En este último caso es importante que usted ingrese el nombre completo de la ruta correspondiente a la impresora (por ejemplo, \\ServerP\HP). Al momento de emitir el comprobante el sistema valida que exista la impresora indicada. Si existe imprimirá directamente en la impresora correspondiente al talonario. Si la impresora no existe, informará el inconveniente y permitirá seleccionar la impresora a utilizar, sugiriendo la impresora por defecto de Windows. En el caso de utilizar impresoras de red, es muy importante que todos los usuarios utilicen el mismo nombre para identificar a cada impresora por la cual se emitirán comprobantes. Si ingresa un nombre de archivo, en el momento de emitir el comprobante el sistema propone el destino Archivo y como nombre, el indicado en este campo. Cantidad Máxima de Iteraciones: en este campo se ingresa la cantidad máxima de renglones que puede tener un comprobante.

Page 22: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

22

Tango Gestión - Stock Archivos En el caso que el comprobante se imprima en un solo formulario, esta cantidad será igual a la cantidad de iteraciones definidas en el archivo con extensión “.TYP” correspondiente. Si la cantidad es mayor a la definida en el archivo “.TYP”, el sistema realizará transporte en forma automática, utilizando más de una hoja para el mismo comprobante. En todos los casos, esta cantidad será menor o igual a 100. Rango de Números Habilitados: estos campos indican el primer y último número habilitado de cada talonario. Se los utiliza para controlar, desde los procesos de emisión de comprobantes, su correcta numeración. Próximo Número a Emitir: indica el próximo número de comprobante a emitir por el sistema al utilizar el talonario. Si el próximo número existe, el sistema buscará el primer número libre para el tipo de comprobante a emitir. Modelo de Impresión: indica el nombre del archivo “.TYP” que se utilizará como modelo para impresión del comprobante. Si este campo se deja en blanco, el comprobante no se imprime. Una vez creado un modelo, éste puede ser usado por varios talonarios o bien cada talonario puede tener uno diferente.

Page 23: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

23

Movimientos Ingresos de Stock Este proceso registra las entradas de stock a los diferentes depósitos. Si no utiliza el módulo de Compras, todas las entradas de stock se efectuarán desde este proceso. Se registra cualquier ingreso que no esté relacionado con comprobantes de los módulos de Compras y Ventas, ya que éstos tienen su ingreso en los respectivos módulos con el fin de cerrar el circuito con los comprobantes de facturación y pedidos u órdenes de compra. Por ejemplo, un remito de proveedor se ingresará desde Compras para establecer la relación con la factura u orden de compra. La pantalla se encuentra dividida en dos regiones: encabezado y renglones del comprobante. Egresos de Stock Este proceso registra las salidas de stock de los diferentes depósitos. Si no utiliza el módulo de Ventas, todas las salidas de stock se ingresarán desde este proceso. Se registra cualquier egreso que no esté relacionado con comprobantes de los módulos de Compras y Ventas, ya que éstos tienen su ingreso en los respectivos módulos con el fin de cerrar el circuito con los comprobantes de facturación y pedidos u órdenes de compra. Por ejemplo, un remito a un cliente se ingresará desde Ventas para establecer la relación con la factura o el pedido. La pantalla se encuentra dividida en dos regiones: encabezado y renglones del comprobante. Transferencias entre Depósitos Este proceso registra las transferencias de artículos de un depósito a otro. Se actualizarán las existencias de cada artículo en el depósito origen y en el depósito destino, como consecuencia del movimiento entre depósitos. Se generarán dos movimientos por cada renglón del comprobante; uno para el depósito origen (salida) y otro para el depósito destino (entrada). En ningún caso estos movimientos son valorizados. Proceso de Armado Mediante este proceso es posible armar los artículos que tengan una composición definida en el proceso de Fórmulas. Se indicará el Tipo y Número de Comprobante de armado. Bajo este comprobante se generará un movimiento de entrada (el artículo a armar) y varios movimientos de salida (los insumos utilizados). El Tipo de Comprobante habrá sido definido previamente en el proceso de Tipos de Comprobante y corresponderá a un Tipo de Movimiento = ‘A’ (armado). Número de Comprobante: el sistema propone por defecto, el próximo número a emitir correspondiente al talonario asociado al tipo de comprobante. Se lo podrá editar de acuerdo a cómo esté parametrizado dicho talonario. Si el próximo número existe, el sistema buscará el siguiente válido para el mismo tipo de comprobante. Depósito de Origen: es el depósito desde el que se toman los insumos necesarios para el armado. En este proceso, el sistema solicitará su confirmación en el caso que el stock de algún insumo sea inferior a la cantidad necesaria para armar la cantidad solicitada de artículos. Para verificar si existen insumos suficientes para armar la cantidad solicitada en el depósito de origen puede utilizar el proceso de Control de Insumos. Depósito Destino: es aquel en el que se almacenará el artículo armado.

Page 24: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

24

Valorizar Salidas por: se refiere al precio de costo a considerar para cada uno de los insumos a utilizar. Se utilizará este valor para calcular el costo de armado y valorizar el movimiento de salida. Los valores posibles son

• Precio de Ultima Compra • Precio de Reposición • Precio Promedio Ponderado • Sin Valorizar

En el caso de seleccionar Precio Promedio Ponderado tomará el PPP del último período cerrado. Arma: indica el método a utilizar para el proceso de armado. A continuación, se detallan las distintas opciones con ejemplos en los que se emplea el lavarropas definido en la explicación del proceso de Fórmulas. Con Explosión La opción “Con Explosión” utiliza solamente insumos para el armado de productos. Considerando la fórmula de un artículo como un árbol jerárquico, se descargarán de stock los insumos correspondientes al último nivel de cada rama del árbol. Dicho de otra forma, con este método se arman todos los insumos que posean fórmulas. Ejemplo: Si se arma el lavarropas con explosión, la estructura de lavarropas, la sección motor de lavarropas, el tambor de lavarropas y el tablero de control serán también armados; y por lo tanto, no se generan movimientos de stock para esos insumos intermedios. Sin Explosión La opción “Sin Explosión” utiliza insumos y artículos semielaborados para el armado de productos. Considerando la fórmula de un artículo como un árbol jerárquico, se descargarán del stock los insumos correspondientes al primer nivel de cada rama del árbol. Dicho de otra forma, con este método se descargan de stock todos los insumos detallados en la fórmula del artículo a armar, independientemente de que éstos posean a su vez fórmula asociada. Por lo tanto, ningún insumo es armado. Ejemplo Si se arma el lavarropas sin explosión, la estructura de lavarropas, la sección motor de lavarropas, el tambor de lavarropas y el tablero de control son tomados de stock y por lo tanto, se generan movimientos de stock para esos insumos. Todos los insumos necesarios para armar la estructura del lavarropas, la sección motor de lavarropas, etc. no generan movimientos de stock. Detallado Este método es una opción intermedia a las anteriores. Es usted quien decide qué artículo intermedio se armará. La opción “Detallado” le permite controlar paso a paso el proceso de armado. Si opta por este método, se desplegará una pantalla con los artículos que pueden ser armados y se dará opción a armar o tomar de stock cada uno de ellos. Por cada componente que se decida armar se desplegará luego una ventana, en la que se mostrará en su parte superior, qué artículo se está armando y como se compone. De esta manera se trabajará con cada nivel de cada rama de la fórmula de armado.

Page 25: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

25

Anulación de Movimientos de Stock Este proceso permite anular un comprobante que haya sido registrado desde el módulo de Stock. De esta manera, se actualizan los saldos de los artículos referidos en el movimiento y el número del comprobante queda registrado en el sistema como “comprobante anulado”. Cabe aclarar que un número de comprobante anulado no puede volver a utilizarse. Con respecto a los artículos definidos para llevar partidas: Se actualizan los saldos de las partidas involucradas en el movimiento, y se eliminan los movimientos de estas partidas con referencia al movimiento de stock eliminado. Con respecto a los artículos que llevan series: �Si el movimiento a anular es una entrada y las series se encuentran aún como “activos”, entonces todos los números de serie ingresados mediante este movimiento serán también eliminados, por lo que ya no estarán “activos”. �Si el movimiento a anular es una salida, entonces todos los números de serie referenciados en este movimiento pasarán a quedar activos. �Para ambos casos, los movimientos de series relacionados al comprobante serán eliminados. Movimientos Tango Gestión - Stock Para anular un comprobante se ingresará el Tipo de Comprobante y el Número. El sistema exhibe en pantalla la fecha de emisión y las observaciones, pidiendo su confirmación. Cabe aclarar que por este proceso sólo se podrán anular movimientos generados en el módulo de Stock. Restricciones para eliminar movimientos de stock Si el módulo de Stock está parametrizado para llevar Precio Promedio Ponderado, y el comprobante afecta PPP, éste no podrá estar incluido en un cierre de PPP. Es decir, la fecha del comprobante debe ser posterior a la fecha del último cierre de PPP. Alternativa: anular hasta dicho cierre de PPP de manera tal que el comprobante no quede dentro del cierre. En este caso, tenga en cuenta que se modificará el cálculo de PPP del periodo. �Si alguno de los artículos del comprobante a anular estaba parametrizado, en el momento en que se generó dicho comprobante, para No llevar partidas y con posterioridad el artículo se comenzó a llevar por partidas, este comprobante no podrá ser eliminado automáticamente mediante este proceso, visualizándose el mensaje “Se modificó el parámetro de partidas”. Alternativa: realizar manualmente un nuevo movimiento que contrarreste el efecto del que se desea anular. Listado de Comprobantes Anulados Este proceso emite un listado de control que informa los números de comprobante registrados como anulados a través del proceso de Anulación de Movimientos de Stock, en un rango de fechas determinado. Este informe incluye únicamente comprobantes originados en el módulo de Stock. Tango Gestión - Stock Movimientos � 65 Consulta de Comprobantes de Stock Este proceso permite consultar comprobantes que hayan sido generados desde el módulo de Stock. Con <F7> se consultan las partidas y la cantidad involucrada con referencia a renglones del comprobante, correspondientes a artículos que llevan partidas. Con <F8> se consultan los números de serie registrados, con referencia a renglones del comprobante correspondientes a artículos que llevan series.

Page 26: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

26

Los comprobantes tienen un Tipo de Comprobante Interno asignado automáticamente por el proceso que los generó. Para facilitar las búsquedas de comprobantes por las diferentes claves, detallamos a continuación los códigos de comprobante interno correspondientes a cada proceso: VE Vale de entrada VS Vale de salida AJ Ajuste de stock AR Armado de stock TI Transferencias entre depósitos Exportación de Egresos de Stock Agilice el ingreso de mercaderías en su sucursal. A través de este proceso, es posible generar archivos con comprobantes originados por egresos de stock, para que puedan ser incorporados en forma automática como ingresos de stock en otro Tango Gestión. Para realizar la exportación se solicitará el ingreso de los siguientes datos: Tipo de Comprobante: estará definido previamente a través del proceso de Tipos de Comprobante, con un Tipo de Movimiento = ‘S’ (salida de stock). Movimientos Tango Gestión - Stock Rango de Números de Comprobante: los números indicados corresponderán a movimientos de stock previamente ingresados. Destino: es el dispositivo en el que se transferirán los comprobantes exportados. Junto con la información de cada comprobante se enviarán también los movimientos de series y partidas correspondientes. Se generará un registro de auditoría que se exportará con los comprobantes procesados. Finalizada la exportación se exhibirá el total de comprobantes procesados. Módulo de Ventas El objetivo de este módulo es el de cubrir todas las necesidades correspondientes a la Gestión de Ventas. Contempla las funciones referentes a pedidos de clientes, facturación y cuentas corrientes deudoras. Se conecta e integra en forma automática con los siguientes módulos:

Módulo de Stock, que centraliza toda la información referente a productos.

Módulo de Fondos, que centraliza toda la información referente a valores.

Módulo de Contabilidad, que recibe la información contable por las ventas efectuadas. Módulo de Compras, que le brinda información para la confección de listas de precios de ventas. Módulo de Cash Flow, que recibe la información financiera por las ventas efectuadas. Tango 2000 - Ventas Introducción

Descripción General

A continuación realizamos una breve descripción de los archivos y procesos que componen el módulo. Archivos Incluye la parametrización del módulo y la actualización de los archivos maestros del sistema. Todos estos datos son los que permitirán trabajar con las registraciones y operaciones de la gestión de ventas.

Page 27: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

27

Pedidos Abarca la generación y seguimiento de pedidos, para aquellas empresas que trabajan con esta modalidad. Facturación Generación de los comprobantes de ventas: facturas, notas de crédito, notas de débito y remitos a clientes. CuentasCorrientes Incluye las funciones referentes a cobranzas y seguimiento de las cuentas deudoras. También permite registrar cualquier actualización o novedad sobre comprobantes de facturación ya generados. Procesos Periódicos Procesos que corresponden a funciones de cierta periodicidad, como las generaciones contables, depuración de información e integración con el módulo Centralizador. Informes Concentra una amplia gama de reportes y estadísticas con toda la información de ventas y cuentas corrientes, además de informes y soportes legales. Consideraciones Generales de Implementación Para implementar el sistema es importante la correcta definición de los parámetros generales y archivos maestros. Es conveniente realizar un análisis global de todas las alternativas y adoptar la que sea más favorable para la modalidad de trabajo de su empresa.

Un parámetro es un dato que influye en el comportamiento del sistema. Por ejemplo, en el ingreso de los datos de un cliente, el parámetro Cláusula Moneda Extranjera provocará en el sistema un funcionamiento diferente; en cambio, la Dirección del cliente, si bien es un dato importante no cambia el funcionamiento del sistema cualquiera sea su valor.

Hay parámetros que son de tipo general, es decir únicos para todo el sistema, y otros que son a nivel particular. Por ejemplo, un parámetro general indica si el sistema Descarga Stock al Facturar, mientras que un parámetro particular indica si una condición de venta es de contado o de cuenta corriente. Este último parámetro afecta únicamente la facturación con esa condición de venta, mientras que el primero genera un comportamiento distinto en la facturación.

Si se implementan varios módulos, y por ser Tango un sistema integrado, los parámetros influyen en algunos casos en el resto de los módulos.

Al instalar el módulo de Ventas, el módulo de Stock estará automáticamente presente en la instalación. Por ello, para comenzar a trabajar en Ventas, la puesta en marcha también involucra la puesta en marcha conjunta del módulo de Stock.

Puesta en Marcha Para implementar el módulo es importante la correcta definición de los parámetros generales y archivos maestros. Es conveniente realizar un análisis global de todas las alternativas y adoptar la que sea más favorable para la modalidad de trabajo de su empresa. Si se implementan varios módulos y, por ser Tango un sistema integrado, los parámetros influyen en algunos casos en el resto de los módulos.

Page 28: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

28

Al instalar el módulo de Ventas, el módulo de Stock estará automáticamente presente en la instalación. Por ello, para comenzar a trabajar en Ventas, su puesta en marcha involucra la puesta en marcha conjunta del módulo de Stock.

La implementación sigue un orden de pasos. Hay pasos necesarios y otros optativos (no obligatorios para comenzar a trabajar con las funciones básicas). Los optativos pueden implementarse con posterioridad, cuando se considere oportuno. A continuación, detallamos el orden sugerido para la implementación de Ventas. Para comenzar a trabajar con el sistema, se efectuará también la puesta en marcha del módulo de Stock, que comprende toda la definición referente a parámetros de stock, artículos y depósitos. 1. Parámetros Generales. 2. Alícuotas. 3. Tipos de Asiento. 4. Talonarios. 5. Tipos de Comprobante. 6. Longitud de Agrupaciones. 7. Agrupaciones de Clientes. 8. Provincias. 9. Zonas. 10. Vendedores. 11. Transportes. 12. Definición de Listas de Precios de Venta. ) 13. Condiciones de Venta. 14. Clientes. 15. Perfiles de Facturación. Cómo veremos más adelante, el usode perfiles de facturación

es opcional; por lo tanto pueden ingresarse después de comenzar a utilizar el sistema. 16. Actividades para Ingresos Brutos. No es obligatoria la definición de códigos de

actividad. 17. Actualización de Precios. Para la actualización de precios de venta, defina

previamente los artículos en el módulo de Stock. 18. Definir el formato de los comprobantes a emitir. Esta definición se realiza a través de las opciones de Talonarios y Formularios.

19. Composición Inicial de Saldos. No es obligatorio. Permite inicializar los saldos de cuenta corriente resultantes de operaciones anteriores a la utilización del sistema.

Aclaraciones de integración con otros módulos Para comenzar a trabajar con comprobantes (pedidos y facturación) realice la puesta en marcha del módulo de Stock.

Para trabajar en forma integrada con el módulo de Fondos (cobranzas y facturas contado), realice la puesta en marcha correspondiente. Esta definición será necesaria para emitir facturas contado o ingresar recibos de cobranza.

Menu Archivos Clientes Este proceso permite agregar nuevos clientes, consultar y modificar datos de clientes ya existentes o bien dar de baja clientes que no posean saldo en cuenta corriente. Mediante esta opción no es posible modificar saldos de clientes, ya que éstos son actualizados automáticamente a través de procesos específicos. Para dar de alta

Page 29: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

29

clientes, es necesario haber dado de alta previamente zonas, provincias y condiciones de venta.

Datos asociados al cliente Código de Cliente: permite identificar en forma unívoca al cliente a ingresar. Estos códigos pueden agruparse, como se describe en el proceso de Longitud de Agrupaciones dependiente del menú de Carga Inicial.

Está compuesto por: código de familia, código de grupo y código de individuo.

Los nombres de los códigos de familia y los códigos de grupo se definen en el proceso de Agrupaciones de Clientes.

Ejemplo: en el proceso de Longitud de Agrupaciones se define lo siguiente:

Longitud de Familia: 1 Longitud de Grupo: 1 Archivos Tango 2000 - Ventas Las agrupaciones le permiten generar informes agrupados por familia/grupo. Automáticamente, y teniendo en cuenta que se asignan 6 dígitos para el código de cliente, la longitud del individuo será 4, que resulta de:

6 - (1+1).

En el proceso Agrupaciones de Clientes se define:

Código Título 1 Casas de Artículos del hogar 11 Mayoristas 12 Minoristas Finalmente, en el proceso de Clientes, ingresamos:

Código Razón Social 110025 Distribuidora Mayorista Roca 110026 El mundo de las heladeras 120049 Guillermo Rodríguez 120050 Ricardo Vásquez Los clientes, entonces, quedan ordenados en orden jerárquico de la siguiente manera:

1 Casas de Artículos del hogar 11 Mayoristas 110025 Distribuidora Mayorista Roca 110026 El mundo de las heladeras 12 Minoristas 120049 Guillermo Rodríguez 120050 Ricardo Vázquez El campo Código de Cliente puede contener tanto números como letras o cualquier otro caracter. En el ejemplo, se utilizan números para clarificar el concepto de agrupación.

Tenga en cuenta que no es necesario ocupar todos los caracteres disponibles para el “código”, pero sí debe respetar las ubicaciones de cada agrupación.

Tango 2000 - Ventas Archivos Correo electrónico: ingrese la dirección de correo electrónico del cliente. Permitirá generar E-mails a través de Outlook en forma automática para el envío del resumen de cuenta. Los Códigos de Zona y Provincia son obligatorios.

Page 30: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

30

Los Códigos de Vendedor y Transporte no son obligatorios. Si habitualmente corresponden a un código específico, es conveniente ingresarlos para que sean sugeridos por el sistema durante el ingreso de comprobantes.

Exporta Facturas: en el caso de exportar comprobantes para cuenta corriente a otro sistema, a través del módulo Centralizador, se podrá indicar para cada cliente si exporta los comprobantes. Este parámetro es muy útil cuando algunos clientes realizan los pagos en la casa central y otros en la sucursal.

Grupo empresario: indique el grupo empresario al que pertenece el cliente. Puede administrar la cuenta corriente de todo el grupo empresario o la de cada cliente en forma individual.

Fecha de Inhabilitación: esta fecha sirve como referencia del día de la inhabilitación del cliente.

El tratamiento en el sistema de los clientes inhabilitados dependerá de lo configurado en el proceso Parámetros Generales para el ítem Clientes Inhabilitados. Si la fecha está en blanco significa que el cliente está habilitado. Condición de Venta: este campo es obligatorio. Ingrese el código de condición de venta habitual asociado al cliente. Este código será sugerido posteriormente en el ingreso de comprobantes y podrá ser modificado.

Cupo de Crédito: este campo permite indicar un importe de crédito en cuenta corriente para el cliente. El sistema controla los importes en los procesos de ingreso de comprobantes, emitiendo un mensaje en caso que exceda el crédito disponible o bien, no permitiendo el ingreso según la parametrización de los perfiles (Ver proceso de Perfiles de Facturación).

Archivos Tango 2000 - Ventas % Bonificación: si habitualmente corresponde un porcentaje de bonificación, es conveniente ingresarlo para que sea sugerido por el sistema durante el ingreso de comprobantes.

Lista Habitual: permite ingresar opcionalmente la lista de precios habitual asociada al cliente, que será sugerida en los procesos de facturación y pedidos.

CUIT o Identificación: sugerimos ingresar correctamente los valores correspondientes a estos campos, ya que son utilizados en aquellos procesos que generan información en archivos para otros sistemas (IVA Ventas, SICORE, etc.).

El sistema realiza la verificación automática del número de CUIT. IVA: este campo está actualmente en desuso. Puede utilizarse para ingresar cualquier dato adicional y podrá ser impreso en los comprobantes de facturación mediante una variable.

Luego de ingresar todos los datos del cliente, pulse <F10> y accederá a una ventana para ingresar la información correspondiente al cálculo de impuestos.

Características de Facturación Las características de facturación indican qué impuestos deben calcularse cuando se le

emite un comprobante de facturación al cliente, y la forma de exponerlos. Esta información se combina con las tasas de impuestos definidas para los artículos que se incluyen en el

comprobante.

Page 31: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

31

El campo Liquida IVA indica si se calculará o no el IVA en los comprobantes, y está asociado a la categoría de IVA del cliente. Los valores posibles son:

S cliente con categoría Responsable Inscripto, Responsable No Inscripto o Consumidor Final.

I cliente IVA No Responsable. E cliente IVA Exento. M cliente Responsable Monotributo. C cliente con condición de Sujeto No Categorizado. N el cliente no paga IVA ya que es exento en sus compras. De todos los valores comentados, “N” (Exento en las compras) es el único que no realiza el cálculo de IVA en los comprobantes de facturación.

Si el cliente liquida IVA (valor “S”), indique si se discrimina el importe de IVA en los comprobantes, y si además corresponde liquidar sobretasas (percepciones) o subtasas de IVA.

Condiciones de Venta Este proceso le permite agregar nuevas condiciones de venta, consultar, listar y modificar condiciones de venta existentes o bien darlas de baja.

Ingrese las condiciones de venta habituales de su empresa. La definición de una condición de venta incluye el desglose de los porcentajes del monto que serán abonados a una determinada cantidad de días a partir de la fecha de la factura. Para cada desglose es posible establecer un porcentaje de interés por la financiación.

Genera Factura de Crédito: activando este parámetro, en el momento de realizar una factura en cuenta corriente, podrá documentarse la venta mediante facturas de crédito. Esta condición de venta no podrá ser contado (100% en 1 cuota a 0 días).

Puede definir distintas formas de cálculo de interés y la cantidad de cuotas es ilimitada.

Para cada porcentaje del monto es posible definir:

Cantidad de Cuotas: cantidad de vencimientos en los que se dividirá el importe resultante.

A Vencer en: días para el vencimiento de la primer cuota.

Fecha de Vencimiento: si se dejó en blanco el campo A Vencer en, se podrá ingresar una fecha fija de vencimiento. Si se indicaron varias cuotas, esta fecha corresponderá a la primera.

Cantidad de Días / Meses entre Cuotas: días o meses de diferencia entre cuotas a partir de la primera. Se ingresa si la cantidad de cuotas es mayor a 1.

La diferencia entre seleccionar días o meses se basa en la forma de cálculo de los distintos vencimientos.

Ejemplo: Fecha primer vencimiento: 01/07/1998

Seleccionando 30 días como diferencia entre cuotas, el próximo vencimiento calculado será el 31/07/1998.

Seleccionando 1 mes, el vencimiento será el 01/08/1998.

Porcentaje de Interés: porcentaje a aplicar al monto correspondiente.

Cálculo: forma de cálculo de los intereses. Los valores posibles son:

Page 32: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

32

D: Directo En este caso se aplicará el interés correspondiente al importe total y luego, se lo prorrateará en la cantidad de cuotas indicada.

Utilice una condición de “contado” para ventas en mostrador. Definición de Listas de Precios Este proceso le permite definir las distintas listas de precios de venta a utilizar. Para cada una de las listas se indicará su nombre, si es en moneda corriente o extranjera, si incluye impuestos, la cantidad de decimales y si siempre se encuentra habilitada.

Si define que una lista de precios incluye IVA y/o Impuestos Internos, cuando facture con esta lista, el sistema desglosará en forma automática los impuestos correspondientes. Cabe aclarar que si utiliza una lista de precios con impuestos incluidos para facturar a un cliente Responsable Inscripto, el sistema expondrá en la factura los impuestos discriminados. Cantidad de Decimales: permite definir la precisión del precio unitario en cada lista de precios. Es independiente de la cantidad de decimales definida para los importes del módulo de Ventas. Es útil cuando se trabaja con precios unitarios con mucha precisión, pero se desea que los importes totales de los comprobantes tengan menor cantidad de decimales.

Los decimales a utilizar para precios de Compras y Stock, se aplican también para todas las valorizaciones y rankings que manejan precios de venta. Por este motivo, para no perder precisión en los cálculos, recomendamos fijar los precios de Compras y Stock con la máxima cantidad de decimales definida en las listas de precios de venta.

Habilitada Siempre: permite determinar si la lista será utilizada por cualquier usuario en los procesos de facturación y pedidos, o se restringe su uso según el perfil del usuario (ver proceso de Perfiles de Facturación).

Comando Eliminar

Permite dar de baja una lista de precios en forma completa. Antes de proceder a la eliminación, el sistema controla que no existan pedidos que hagan referencia a la lista, en cuyo caso no permite su eliminación.

Actualización de Precios Individual Para cargar por primera vez los precios de un artículo, es necesario haber dado de alta previamente alguna lista de precios a través del proceso de Definición de Listas de Precios.

La actualización individual actualiza los precios de cada artículo por separado en cada una de las listas definidas.

Comando Agregar

Este comando se utiliza cuando el artículo aún no tiene precios cargados en el sistema o bien, para dar de alta artículos nuevos mediante este proceso.

Desde este proceso, se podrán crear nuevos artículos siempre que se encuentre activado en el proceso de Parámetros Generales del módulo de Stock, el parámetro correspondiente.

Page 33: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

33

<F6> - Agrega Artículo Pulsando <F6> desde el campo Código, usted puede agregar un nuevo artículo en los archivos. Se abrirá una pantalla igual a la del proceso de Artículos del módulo de Stock, para ingresar todos los datos correspondientes.

Una vez finalizada la carga, pulse <F10> para confirmar el alta del artículo. Luego, se procederá con la actualización de precios.

Una vez seleccionado el artículo, se ingresarán los precios para las distintas listas definidas.

Comando Modificar

Este comando permite actualizar precios de un artículo que ya tiene precios de venta cargados en el sistema.

En primer lugar, seleccione el artículo mediante el comando Buscar y luego, proceda a la modificación.

Se exhibirán las listas de precios definidas para las que hay precios cargados, habilitando la modificación del Precio Unitario de cada lista, teniendo en cuenta la cantidad de decimales.

Actualización de Precios Global La actualización global permite actualizar una lista de precios para un rango de artículos o bien toda una lista completa.

Puede utilizar una lista existente como “base” para actualizar otra lista definida, la que estará formada con los valores que componen la “lista base” pero modificados de acuerdo a un porcentaje o un coeficiente. También, es posible actualizar una lista existente variando sus valores por medio de un porcentaje o coeficiente general, que se aplicará sobre el precio actual de la lista.

La actualización de precios global puede realizarse por Artículo o por Proveedor si se encuentra instalado el módulo de Proveedores o Compras.

La actualización por Proveedor permite modificar los precios de un rango de artículos provistos por un proveedor en particular (utiliza la relación Proveedor - Artículo para la selección de artículos a actualizar). Además, si posee el módulo de Compras, se habilita la opción de tomar como base de cálculo una lista de precios de compra del proveedor para generar los precios de ventas en base a los de compra.

La actualización por Artículo trabajará directamente sobre el rango de artículos seleccionado en pantalla.

Para el cálculo de precios el sistema se basa en los siguientes datos:

Base de Cálculo: permite indicar los precios que se considerarán como base para el cálculo de la actualización. Las opciones son:

Lista de Precios de Venta (módulo de VENTAS) Lista de Precios de Compra (módulo de COMPRAS) Precio de Reposición (módulo de STOCK) Precio Ultima Compra (módulo de STOCK) Costo Standard (módulo de STOCK) La opción de “Lista de Precios de Compra” sólo se habilita si se encuentra instalado el módulo de Compras y además, se seleccionó la actualización por Proveedor.

Page 34: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

34

Lista Base: se refiere a la lista desde la que se toman los precios para calcular los nuevos precios. Este campo se habilita si seleccionó como criterio de base de cálculo “Lista de Precios de Venta” o “Lista de Precios de Compra”. Los demás criterios tienen un único valor posible. Lista a Actualizar: seleccione la lista de precios de venta que desea actualizar.

Si utiliza como Lista Base la misma que se indica en Lista a Actualizar, se estarán modificando los precios de la lista seleccionada. Si, por el contrario, la Lista Base es distinta a la Lista a Actualizar; se estarán creando o actualizando los precios de la Lista a Actualizar a partir de los precios de la Lista Base. Si la Lista a Actualizar existe y algunos de los artículos no se encuentran en la Lista Base, éstos conservarán los precios anteriores.

Criterios para la actualización de precios. La actualización puede realizarse aplicando un Porcentaje al precio de la lista base; multiplicando el precio por un Coeficiente, o bien aplicando el Margen de Utilidad definido para cada artículo.

Seleccionando Margen de Utilidad, se aplicará al precio base el porcentaje de utilidad asociado a cada uno de los artículos. Carga Inicial Este submódulo permite inicializar el sistema, cargando una serie de parámetros fijos que serán utilizados en todos los procesos y que definen las características particulares de operación de su empresa.

Es importante que ingrese correctamente estos parámetros, ya que en algunos casos no le será posible su posterior modificación.

Independientemente de lo expuesto, sí podrá agregar nuevos códigos en el futuro sin ningún tipo de inconvenientes (tipos de comprobante, tipos de asientos, etc.).

Longitud de Agrupaciones Este proceso permite definir las agrupaciones de los códigos de clientes.

Los códigos de clientes pueden ser divididos en tres agrupaciones:

familia, grupo e individuo.

Es posible definir la longitud, dentro del código, que será asignada a la familia, al grupo y al individuo. En el caso de clientes es de 6 dígitos. De esta manera, definiendo la cantidad de dígitos a utilizar para la familia y para el grupo, automáticamente quedará definida la longitud del individuo.

Agrupaciones de Clientes Este proceso permite definir un nombre para cada agrupación de los códigos de cliente, es decir, para cada familia y grupo.

Cabe aclarar que la longitud del Código de Agrupación será igual a la definida en el proceso de Longitud de Agrupaciones.

Page 35: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

35

Tipos de Comprobante Este proceso se utiliza para definir los tipos de notas de crédito y notas de débito que se deseen registrar en el sistema, siendo posible asignarles distintos comportamientos.

En el sistema se encuentra ya creado el comprobante ‘FAC’ como débito. Este tipo de comprobante no puede ser modificado ya que es utilizado para las facturas, y generado automáticamente por los procesos de Facturación.

Los distintos parámetros a indicar para cada comprobante son:

Tipo de Comprobante: ingrese “C” o “D”, para créditos o débitos respectivamente.

Registra únicamente Importes de IVA: si activa este parámetro, el comprobante registrará sólo importes de IVA. Se utiliza para crear comprobantes de diferencia de IVA o retenciones.

Registra Diferencias de Cambio: activando este parámetro, el comprobante sólo afectará la cuenta corriente en moneda corriente (cotización igual a 0).

Tipo de Asiento Asociado: opcionalmente, puede indicar en este campo, el tipo de asiento asociado al comprobante. Este será sugerido en el momento de la emisión del comprobante y puede ser modificado.

Para más información sobre tipos de asiento consultar “Tipos de Asiento” en la página 45. Interviene en Informes de Totales de Ventas y Rankings: indique si los comprobantes ingresados con este código intervendrán en los diferentes informes de Ventas.

Interviene en IVA Ventas: para el caso de comprobantes internos, puede optar por excluirlos del Subdiario de IVA Ventas. Estos comprobantes tampoco se informarán en la generación del archivo para DGI-CITI.

Afecta Stock: indica si el comprobante afecta los saldos de stock. Este parámetro le permite crear comprobantes de débito o crédito por diferencia de precio, que afectarán el total de ventas pero no las unidades en stock.

No se activará el parámetro en el caso de comprobantes de diferencia de cambio, ajustes de cuenta corriente, etc.

Este parámetro no se podrá modificar una vez que se hayan generado débitos o créditos que utilicen el tipo de comprobante.

Comisión por Vendedor: indique si el tipo de comprobante formará parte de la base de cálculo para comisiones.

Talonarios Este proceso permite definir los distintos talonarios a utilizar en aquellas opciones en las que se emiten comprobantes. La asignación de talonarios facilita el control de la impresión y la numeración de los comprobantes. Los números de comprobante tienen una longitud de trece caracteres. Los trece caracteres se distribuyen de la siguiente manera: el primer caracter es el tipo de formulario (A, B ,C, E, T o X), los cuatro siguientes indican la sucursal y los ocho restantes, el número de comprobante en sí. Todos los procesos de emisión de comprobantes solicitarán el ingreso de un número de talonario. En base a ese talonario, el sistema obtiene el próximo número de comprobante a utilizar.

Para cada talonario se asocian los siguientes datos:

Page 36: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

36

Número de Talonario: número que identifica al talonario.

Descripción: es un campo opcional. Puede utilizarlo para describir el talonario definido, o bien, para almacenar alguna leyenda a imprimir en los comprobantes que se emitan con ese talonario.

Asociado a Controlador Fiscal: este campo se habilita sólo para versiones del sistema que utilicen Controladores Fiscales.

Tipo Asociado: corresponde a la letra del comprobante, puede ser A, B, C, E, T, X, U, V, W, Y, Z o un blanco.

Sucursal Asociada: número de sucursal. Si el tipo de edición definido corresponde a la legislación argentina, el sistema completará el número ingresado con ceros a la izquierda.

El sistema permite habilitar distintos talonarios por cada sucursal o puesto de facturación, para que cada uno lleve su numeración independiente.

Comprobante: este campo sirve para indicar qué tipos de comprobantes pueden utilizar este talonario. Los valores posibles son:

Tipo Comprobante Descripción FAC Facturas CRE Cualquier tipo de nota de crédito definida DEB Cualquier tipo de nota de débito definida “ “ (Tres blancos o espacios) para formularios multipropósito REC Recibo de cobranza DEV Devolución de remitos REM Remitos de stock Cabe aclarar que un talonario definido como multipropósito podrá ser utilizado sólo para facturas, notas de crédito y notas de débito. Los remitos y los recibos llevan una numeración independiente.

Los talonarios de remito se utilizan para emitir facturas y remitos en forma independiente, o cuando se generan remitos a clientes por el proceso de Emisión de Remitos.

Los talonarios asociados a un controlador fiscal, tienen como único tipo de comprobante el correspondiente a facturas (FAC).

Destino de Impresión: para los talonarios asociados a un controlador fiscal, el ingreso del destino de impresión es obligatorio, siendo los valores posibles COM1, COM2, COM3 o COM4.

Si el talonario no está asociado a un controlador fiscal el uso de este campo es optativo.

Puede indicar la impresora por defecto en la que desea imprimir los comprobantes. Si no ingresa ninguna, deberá indicar el destino al emitir el comprobante.

Se indicará como Destino un puerto de impresión (LPT1, LPT2, LPT3) o una “ruta” en caso de utilizar impresoras de red. En este último caso es importante que usted ingrese el nombre completo de la ruta correspondiente a la impresora (por ejemplo, \\ServerP\HP).

Al momento de emitir el comprobante el sistema valida que exista la impresora indicada. Si existe imprimirá directamente en la impresora correspondiente al talonario. Si la impresora no existe, informará el inconveniente y permitirá seleccionar la impresora a utilizar, sugiriendo la impresora por defecto de Windows.

Page 37: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

37

Cantidad Máxima de Iteraciones: indique la cantidad máxima de renglones que puede tener un comprobante. Es de utilidad para definir la cantidad máxima de artículos que puede contener una factura por su tamaño y diseño.

Si el comprobante se imprime en un solo formulario, esta cantidad será igual a la cantidad de iteraciones definidas en el archivo con extensión .TYP correspondiente.

Si la cantidad máxima de iteraciones es mayor a la definida en el archivo .TYP, el sistema realizará el transporte en forma automática, utilizando más de una hoja para el mismo comprobante.

En todos los casos, la cantidad ingresada en este campo será menor o igual a 100.

Fecha de Vencimiento: a partir de la RG 100/98 los talonarios para los tipos de comprobantes FAC, CRE y DEB y de tipo asociado A, B y E tienen una fecha de vencimiento. El sistema validará que no se generen comprobantes con fecha posterior a la del vencimiento del talonario.

Código de Autorización de Impresión (CAI): Este código será suministrado por la AFIP en el momento en el que se solicita la impresión de los formularios.

Tipos de Asiento Este proceso permite definir los modelos de tipos de asiento que generará el sistema en el proceso de Pasaje a Contabilidad. El tipo de asiento es requerido en todos los procesos que emiten comprobantes de facturación (facturas, notas de débito y notas de crédito).

Definir un tipo de asiento significa describir el formato de un asiento, indicando las cuentas contables afectadas y el modo en que se las imputa. Además, para cada cuenta contable pueden definirse sus apropiaciones por centros de costo.

Cada tipo de asiento tendrá un Código de identificación y un Concepto, que se utilizará como concepto del asiento en el Pasaje a Contabilidad.

A continuación explicamos el ingreso de las líneas del asiento:

Puede asociar cuentas contables de ventas, en forma general o por artículo. Código de Cuenta: código de cuenta contable asociado al renglón. Este campo puede dejarse en blanco cuando el renglón representa los subtotales que se desea imputar a las cuentas contables por artículo. Debe / Haber: ingresada la cuenta, posicione el cursor en la columna “Debe” o “Haber”, según la forma en que esa cuenta afecta el asiento. En este campo podrá seleccionar un “valor” desde una lista de valores posibles.

En esta lista, se exhiben los códigos para totales de los comprobantes y todos los códigos de alícuotas definidos en el proceso de Alícuotas. Este “valor”, que será variable de acuerdo al comprobante, asocia la cuenta con el importe correspondiente. Los valores posibles que se pueden seleccionar en este campo son los siguientes:

Valor Contenido TO Total del Comprobante SB Subtotal Gravado EX Subtotal Exento BO Importe de Bonificación FL Importe de Flete

Page 38: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

38

IN Intereses AC Subtotal Gravado o Exento por artículo 1 a 10 Importes de IVA por alícuota 11 a 20 Sobretasas / Subtasas de IVA 21 a 39 Impuestos Internos 40 Impuesto Interno por Importe Fijo 41 a 50 Sobretasas / Subtasas de Impuestos Internos 51 a 60 Percepción de Ingresos Brutos 90 Retención de IVA adicional a RNI 91 IVA Liberado El valor “AC” se ingresa únicamente cuando se dejó en blanco el campo Código de Cuenta, ya que indica que el código de cuenta contable asociado es el que se indique como Cuenta Ventas en el artículo. La definición de un tipo de asiento puede ser modificada, en cuyo caso afectará a los comprobantes que tengan el tipo asignado al realizar pasajes a contabilidad con posterioridad al cambio.

Parámetros Generales Mediante este proceso se define una serie de parámetros y valores iniciales que permiten adaptar el comportamiento del sistema a las necesidades de cada empresa en particular.

Descarga Stock al Facturar: este parámetro se utiliza en los procesos de Facturación (al mostrador y de pedidos) y se refiere al comportamiento de las facturas con respecto a la descarga de stock. Su aplicación depende de las siguientes situaciones en los procesos que generan facturas:

En el proceso de Facturación de Pedidos, la descarga depende directamente de este parámetro.

Si el parámetro está activo, se provocará la descarga de stock junto con la factura de cada pedido.Las cantidades facturadas y descargadas serán las que indique el campo Cantidad a Facturar del pedido (cantidad activada). Si el parámetro no está activo, no se provocará la descarga de stock junto con la factura, y solamente se facturarán las cantidades activadas a facturar. En el proceso de Facturación al Mostrador, la descarga no depende directamente de este parámetro, sino que depende del uso de perfiles. Esto abarca tanto a las facturas confeccionadas directamente o a las facturas al mostrador con referencia a un pedido (que no es lo mismo que facturar pedidos por el proceso automático para tal fin).

Las facturas que descargan stock realizan la actualización correspondiente del stock. Por el contrario, si una factura no descarga stock, la actualización se realizará a través de la emisión de un remito.

Defina el tipo de control de stock deseado para facturación. Permite Descargar Stock Negativo: el sistema realiza el control del saldo de stock en los distintos procesos que generan egresos, emitiendo los mensajes de confirmación correspondiente.

Si no se activa este parámetro, se bloqueará en forma automática la descarga de unidades si no existe el saldo de stock necesario.

Valores por defecto para el cálculo de Impuestos Los valores ingresados en esta pantalla serán sugeridos en el alta de clientes, siendo posible su modificación.

Page 39: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

39

Recomendamos ingresar los valores más habituales, es decir, aquellos que más se repetirán en los clientes.

Indique para cada uno de los impuestos, si se calcularán y si se discriminarán en los comprobantes. En la explicación del proceso de Clientes, detallamos el uso de estos campos.

Cabe recordar que el cálculo de impuestos en los comprobantes surgirá siempre de la combinación de las alícuotas ingresadas en los artículos con los parámetros del cliente.

Pedidos Ingreso de Pedidos Por medio de este proceso se ingresan los pedidos efectuados por los clientes, que quedarán registrados como “pendientes” hasta el momento en que sean facturados y entregados en su totalidad.

El ingreso de pedidos implica, además, comprometer el stock involucrado. De esta manera, se controlará el stock con respecto a las cantidades totales menos lo comprometido (más el pendiente de recepción, si se encuentra implementado el módulo de Compras). El stock comprometido se actualizará según el valor del parámetro Compromete Stock en Pedidos del proceso de Perfiles de Facturación. Si opta por no activar este parámetro, se generarán pedidos sin comprometer stock. De este modo, el ingreso de pedidos se utilizará para comprobantes correspondientes a Presupuestos.

Los pedidos registrados podrán ser facturados “en lote” a través del proceso de Facturación de Pedidos o bien, “uno por uno” a través del proceso de Facturación en Mostrador.

Comando Ingresar

Este comando permite ingresar un nuevo pedido de un cliente.

Pedido Número: el ingreso de este campo depende del parámetro correspondiente del proceso de Parámetros Generales.

Si no se utiliza la numeración automática, se ingresará el número de pedido. Se validará que este número no exista en el sistema.

Talonario: indica el código de talonario con el que se imprimirán las facturas asociadas al pedido. Ingrese un código asociado a facturas.

Siguiendo con el caso anterior, si se utiliza el proceso de Facturación de Pedidos en lugar de Facturación Mostrador, se facturará el pedido en su totalidad; generándose tantas facturas como sea necesario para completarlo.

Código de Cliente: ingrese el cliente para el que se toma el pedido. Si es necesario, pulse <F6> para definir un nuevo cliente (si está activado el parámetro correspondiente en el proceso de Parámetros Generales).

Indicando ‘000000’ en el código de cliente, el pedido corresponderá a un cliente ocasional, desplegándose una ventana para ingresar todos sus datos.

Los campos % de Bonificación, Condición de Venta, Código deVendedor y Código de Transporte se tomarán por defecto de los valores asociados al cliente, pero pueden modificarse.

Código de Depósito: indica el depósito en el que se generará el stock comprometido y la posterior descarga de las unidades.

Page 40: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

40

Lista de Precios: corresponde a la lista seleccionada para sugerir los precios de los artículos.

Es posible ingresar pedidos en base a cualquier lista de precios (moneda corriente o moneda extranjera), ya que en el momento de facturarlos, el sistema solicitará la cotización correspondiente y la moneda de la factura.

Fecha de Entrega: corresponde a la fecha prevista de entrega del pedido. Este campo no es obligatorio, pero es de utilidad para el cálculo del Stock Proyectado.

Número de Remito: este campo no es editable desde este proceso. Se asignará en forma automática, como referencia, el último remito que se generó con referencia al pedido.

Ingreso de Renglones Código de Artículo: es posible referenciar artículos por su Código, Sinónimo o Código de Barras. Pulsando <Enter> o un código erróneo, se visualizará una lista de los artículos para seleccionar el deseado.

Los artículos que se utilizan en los pedidos deber estar definidos con un perfil de Venta o Compra -Venta.

<F6> - Alta de Artículos Si activó el parámetro correspondiente en el proceso de Parámetros Generales del módulo de Stock, pulsando <F6> desde el campo Código podrá agregar un nuevo artículo.

Se abrirá una pantalla igual a la del proceso de Artículos del módulo de Stock; para ingresar todos los datos correspondientes. Una vez finalizada la carga, pulse <F10> para confirmar el alta del artículo.

Activación de Pedidos Este proceso es utilizado para activar la cantidad de artículos a facturar y a descargar en un pedido. Permite indicar, qué cantidad de artículos de un pedido ya ingresado se desea facturar y/o remitir al cliente.

El uso de este proceso es opcional. Si por la modalidad de trabajo de su empresa, usted factura y remite siempre las cantidades pedidas controlando si hay stock suficiente, no es necesario utilizar el proceso de activación, ya que la cantidad a descargar y a facturar se actualizaron al momento de ingresar el pedido.

Anulación de Pedidos A través de este proceso es posible eliminar pedidos en el estado en que se encuentren (todo pendiente o con comprobantes aplicados).

Facturación Introducción A través de esta opción de menú es posible ingresar a todos los procesos que emiten comprobantes de facturación y remitos.

Hay dos tipos de facturación: en Mostrador y de Pedidos.

El proceso de Facturación en Mostrador permite emitir facturas a clientes ingresando los datos correspondientes a la factura. La factura puede ser confeccionada con referencia a

Page 41: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

41

un comprobante previamente ingresado (pedido o remito). Usted trabajará con la factura en pantalla ingresando todos los datos.

El proceso de Facturación de Pedidos se utiliza para facturar, en forma automática, un rango de pedidos existentes en el sistema. En este caso, las facturas se confeccionarán con los datos existentes en el pedido, sin su intervención.

Ambos procesos pueden ser utilizados indistintamente; es decir, puede facturar en algunas ocasiones desde Facturación en mostrador y en otras, efectuar la facturación de un rango de pedidos.

Facturación en Mostrador Comando Facturar

A través de este comando se emiten facturas a clientes existentes, en cuyo caso se registrará el movimiento correspondiente; o bien a clientes que no figuran en la cuenta corriente, como ocurre por ejemplo, en los casos de ventas al contado a clientes no habituales.

Para ingresar facturas de clientes ocasionales, ingrese ‘000000’ en el campo Código de Cliente. En este caso, se visualizará una ventana para cargar los datos necesarios del cliente. Estos datos saldrán impresos en la factura y en el Subdiario de IVA ventas.

Comprobante de Referencia: Si Ud. posee la versión del sistema sin controlador fiscal, puede indicar un Tipo y Número de Comprobante de referencia cuando se confecciona la factura en base a otro comprobante previamente ingresado.

Los valores posibles para el tipo de comprobante de referencia, varían de acuerdo al valor del parámetro Descarga Stock al Facturar.

Si el parámetro está activado sólo se podrá facturar con referencia a un pedido, indicando ‘PED’ en el tipo de comprobante de referencia y el número de pedido correspondiente.

Al ingresar el número de pedido de referencia, se exhiben en pantalla las líneas asociadas. Las cantidades podrán disminuirse o podrán eliminarse líneas completas. Cabe aclarar que las líneas exhibidas en pantalla son las activadas en el pedido, es decir las cantidades a facturar y no las cantidades pedidas.

Si el parámetro de descarga de stock no está activado, puede ingresar un pedido como referencia (igual que en el caso anterior) o un remito, indicando como tipo de comprobante ‘REM’.

Estos remitos corresponden a los comprobantes generados con anterioridad mediante el proceso de Emisión de Remitos y que aún están total o parcialmente pendientes de facturar.

Facturación al Contado Si se factura a un cliente ocasional (código “000000” ) o a un cliente existente con condición de venta definida con el total (100%) del monto a cero días, el sistema asume que se está realizando una venta al contado. Las facturas contado generan en forma automática el ingreso de valores en el módulo de Fondos. Las facturas al contado no figuran en la cuenta corriente del cliente y no pueden ser referenciadas por otro comprobante, dado que en el momento de ser emitidas se cancelan en forma automática.

Page 42: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

42

Emisión de Notas de Crédito Este proceso permite emitir notas de crédito tanto a clientes con cuenta corriente como a clientes ocasionales.

Los distintos tipos de notas de crédito son definidos mediante el proceso de Tipos de Comprobante. En dicho proceso se indica en qué estadísticas de ventas interviene cada tipo de comprobante, si afecta al stock, si registra una diferencia de cambio, si registra importes de IVA o interviene en el IVA ventas.

Cuentas Corrientes Ingreso de Cobranzas Este proceso emite y registra recibos, imputados o a cuenta, actualizando la cuenta corriente del cliente y el estado de cada comprobante afectado. Asimismo, en el caso de ventas con facturas de crédito, registra la aceptación de las facturas de crédito por parte del cliente, emitiendo el recibo correspondiente.

Cada ingreso de cobranza genera automáticamente los movimientos correspondientes en el módulo de Fondos.

Para registrar una cobranza se ingresarán, en primer término, los datos generales y la imputación (facturas) del recibo. Antes de pasar a la imputación, indique si el recibo se confecciona en moneda corriente o extranjera.

Puede imputar comprobantes de otros clientes cuando el cliente del recibo pertenece a un grupo empresario.

Si se encuentra instalado el módulo de Fondos y la cobranza se realiza en dos monedas, confeccione dos recibos por separado, uno en cada moneda.

Imputación Comprende el ingreso de los comprobantes afectados. Estos comprobantes pueden ser: facturas, notas de débito o notas de crédito (que se encuentren sin imputar). En el caso de facturas, se ingresará en forma adicional la fecha de vencimiento a cancelar. Para todos los casos se indicará el número de comprobante y el importe a cobrar o a acreditar (créditos).

Los valores posibles para el Tipo de Comprobante son “FAC” para facturas o cualquiera de los definidos en el proceso de Tipos de Comprobante (créditos y débitos).

Al ingresar el tipo de comprobante y pulsar <Enter> en el número de comprobante, se abre una ventana con los comprobantes del tipo seleccionado correspondientes al cliente. En el caso de facturas, al pulsar <Enter> en la fecha de vencimiento, se presenta una ventana con la fecha de vencimiento, el importe y el estado de cada vencimiento.

Aclaraciones sobre notas de débito y crédito Si se imputa un grupo de comprobantes en el recibo, las notas de crédito o débito que se encuentren debajo de una factura serán asociadas automáticamente a la factura. Por ello, el orden de los renglones es de importancia si se imputan varios comprobantes. Siempre ingrese primero la factura y a continuación, los créditos y débitos que se le quieran asociar, y así sucesivamente. De todas maneras, las imputaciones generadas pueden consultarse y modificarse mediante el proceso de Imputación de Comprobantes.

Tenga en cuenta que no puede imputar notas de débito o crédito de un cliente a facturas de otro cliente.

Page 43: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

43

Si bien es posible incluir en un recibo únicamente notas de débito y/o crédito, el sistema no genera la imputación en forma automática quedando bajo su responsabilidad la imputación de estos comprobantes mediante el proceso de Imputación de comprobantes.

Movimiento de Fondos Luego de confirmar los datos de la primer pantalla, se visualizará la pantalla de movimientos del módulo de Fondos para registrar un “Ingreso de Comprobante” de clase 1 (cobros). Las especificaciones de este ingreso se encuentran detalladas en el manual del módulo de Fondos.

Consulta de Cuentas Corrientes - Actual Este proceso permite consultar saldos, resumen de cuentas y composición de saldos en moneda corriente o extranjera; tanto para la cuenta corriente como para la cuenta de documentos.

Una vez seleccionado el cliente, se presentará la pantalla de saldos. Para los clientes definidos con cláusula moneda extranjera, se visualiza en todo momento su saldo en esa moneda. En cambio, para aquellos clientes que se encuentren definidos con cláusula moneda corriente, no se visualizará su saldo en moneda extranjera hasta tanto usted indique si desea expresar los comprobantes con su cotización de origen o bien con una cotización ingresada.

Anulación de comprobantes ya generados A través de esta opción podrá anular una operación previamente realizada. Si usted tiene en su poder todas las copias del comprobante, legalmente puede proceder a su anulación conservando la documentación.

También puede optar, en lugar de anular el comprobante, por emitir un comprobante opuesto. Por ejemplo, para anular una factura en cuenta corriente puede emitirse una nota de crédito con las mismas características de la factura. La anulación de una factura contado o de un recibo de cobranza implica además la actualización automática del módulo de Fondos, a través de la generación del comprobante de reversión en dicho módulo.

Para anular un comprobante se ingresan el Tipo de Comprobante y el Número de Comprobante. El sistema exhibe en pantalla el Cliente, la Fecha de Emisión y el Importe Total; en ese momento usted podrá confirmar o cancelar el proceso de anulación.

La anulación de comprobantes posee ciertas restricciones que deben ser consideradas:

�Cuando se anula una factura previamente emitida que surge de un pedido, no se reconstruye el pedido (pendientes de facturar).

�El comprobante no puede estar imputado en cuenta corriente a una factura, y si es una factura, no puede tener imputaciones.

Alternativa: elimine las imputaciones del comprobante a través del proceso de Imputación de Comprobantes.

Anulación de numeración Esta opción permite anular un número de comprobante que aún no se encuentra registrado en el sistema.

Es de utilidad cuando se produce un daño físico en el formulario preimpreso o fallas en la impresión del comprobante.

Page 44: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

44

Mediante este proceso es posible registrar como anulado el número de comprobante inutilizado, manteniendo de ese modo la correlatividad numérica.

Se incluirán en el listado las facturas de crédito que cumplan las condiciones de los parámetros indicados anteriormente (moneda, tipo, criterios de selección y estado).

Page 45: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

45

Módulo de Compras Fue diseñado para cubrir las necesidades operativas y gerenciales de la Gestión de Compras. Contempla todas las funciones referentes a órdenes de compra, recepción de comprobantes de proveedores y cuentas corrientes acreedoras.

Se conecta e integra en forma automática con los siguientes módulos:

• Módulo de Stock, que centraliza toda la información referente a productos.

• Módulo de Fondos, que centraliza toda la información referente a valores.

• Módulo de Contabilidad, que recibe la información contable por las compras efectuadas.

Descripción General A continuación realizamos una breve descripción de los archivos y procesos que componen el módulo. Archivos Incluye la parametrización del módulo y la actualización de los archivos maestros del sistema. Todos estos datos son los que permitirán trabajar con las registraciones y operaciones de la gestión de compras.

Ordenes de Compra Abarca la generación y seguimiento de órdenes de compra, para aquellas empresas que trabajan con esta modalidad.

Comprobantes Abarca la registración de los comprobantes de compras: facturas, notas de crédito, notas de débito y remitos de proveedores.

Cuentas Corrientes Abarca las funciones referentes a pagos y seguimiento de las cuentas acreedoras. Así como también, cualquier actualización o novedad sobre comprobantes ya registrados.

Procesos Periódicos Abarca procesos que corresponden a funciones de cierta periodicidad, como las generaciones contables y la depuración de información.

Informes Concentra una amplia gama de reportes y estadísticas con toda la información de compras y cuentas corrientes, además de informes legales.

Análisis Multidimensional Abarca la generación de información en formato multidimensional y la integración automática con tablas dinámicas de Microsoft Excel.

Por ser Tango un sistema integrado, si se implementan varios módulos, los parámetros influyen en algunos casos en el resto de los módulos. Al instalar el módulo de Compras, el módulo de Stock estará automáticamente presente en la instalación. Por ello, para comenzar a trabajar en Compras, la puesta en marcha también involucra la puesta en marcha conjunta del módulo de Stock.

Page 46: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

46

La puesta en marcha debe seguir un orden de pasos. Hay pasos necesarios y hay pasos optativos (no obligatorios para comenzar a trabajar con las funciones básicas), los que pueden implementarse con posterioridad, cuando se considere oportuno.

A continuación se detalla el orden correcto para realizar la implementación de Compras. Para comenzar a trabajar con el sistema se debe realizar también la implementación del módulo de Stock, que comprende toda la definición referente a artículos.

1. Parámetros Generales 2. Alícuotas. 3. Parámetros de Retenciones. Este paso es de aplicación si la empresa practica retenciones. 4. Códigos de Retención de Ganancias, IVA e Ingresos Brutos. Este paso es de aplicación si la empresa practica retenciones. 5. Tipos de Asiento. 6. Talonarios. 7. Tipos de Comprobante 8. Longitud de Agrupaciones. 9. Agrupaciones de Proveedores. 10. Provincias. 11. Proveedores 12. Compradores. Sólo es necesario si se utilizan órdenes de compra.

13. Sectores. No es obligatorio el uso de sectores.

14. Conceptos de Compra. No es obligatorio. 15. Condiciones de Compra. Defina por lo menos una condición. Los vencimientos calculados pueden modificarse en cada comprobante. 16. Definición de Listas de Precios. No es obligatorio trabajar con listas definidas. Se pueden actualizar con posterioridad.

17. Actualización de Precios. Es un paso optativo. Los precios se pueden actualizar en otro momento. Para cargar precios ya deben existir artículos definidos en el módulo de Stock.

20. Composición inicial de Saldos. No es obligatorio. Permite inicializar los saldos de cuenta corriente resultantes de operaciones anteriores a la utilización del sistema.

Aclaraciones de integración con otros módulos Para comenzar a trabajar con comprobantes de compras que involucran artículos, realice la puesta en marcha del módulo de Stock. Para trabajar en forma integrada con el módulo de Fondos (pagos y comprobantes contado), realice la puesta en marcha correspondiente.

Conceptos de Compra Defina como “Conceptos” a los ítems de compras que no pertenecen al stock. Los conceptos de compra permiten definir ítems que no se relacionan con artículos de stock, con el fin de obtener estadísticas independientes y no tener la necesidad de definir como artículo todo aquello que puede ser producto de una compra.

Este proceso permite definir códigos de conceptos de compra que se podrán utilizar posteriormente en el ingreso de Facturas, Créditos y Débitos de Conceptos.

Page 47: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

47

Cabe recordar que dentro de los artículos también es posible ingresar códigos que no llevan stock asociado. Sin embargo, el uso de los conceptos permite definir ítems totalmente independientes. Como ejemplos de conceptos se pueden definir:

Librería Publicidad Honorarios Impuestos varios Cuenta Compras: número de cuenta contable asociado al concepto. Si no se ingresa la cuenta, tomará la que corresponda al subtotal gravado o no gravado del tipo de asiento. .

Si se encuentra instalado el módulo de Contabilidad, y se activó el parámetro correspondiente en el proceso de Parámetros Generales, el sistema validará que el código ingresado exista y corresponda a una cuenta imputable.

Clasificación Habitual para S.I.Ap.: seleccione la clasificación habitual según S.I.Ap. aplicar al concepto de compra definido. Aquellos conceptos a los que no se les haya asignado un código de clasificación particular, serán considerados como conceptos de compra Sin Clasificar. Características de Facturación Indica los valores para el cálculo automático de impuestos en el ingreso de comprobantes. El cálculo de impuestos depende de la combinación de los datos ingresados en esta pantalla y los correspondientes al proveedor. IVA: es el código de alícuota correspondiente a la tasa de IVA general para el concepto. El ingreso de este campo es obligatorio, si no se calculan impuestos para algunos conceptos, se deberá definir una alícuota de IVA con porcentaje igual a cero. IVA Sobre/Subtasa: es el código de alícuota correspondiente a sobretasas o percepciones de IVA. El ingreso de este campo no es obligatorio.

IVA por RNI: si usted es Responsable No Inscripto y paga la alícuota adicional correspondiente ante compras de ese concepto, deberá ingresar el código de alícuota correspondiente a RNI.

Condiciones de Compra Este proceso permite agregar nuevas condiciones de compra, consultar, listar y modificar condiciones existentes o bien darlas de baja. Las condiciones de compra facilitarán el cálculo automático de los vencimientos en el ingreso de comprobantes.

Ingrese las condiciones de compra habituales de su empresa. La definición de una condición de compra incluye el desglose de los porcentajes del monto que deberán ser abonados a una determinada cantidad de días, a partir de la fecha de la factura.

Definición de Listas de Precios Este proceso permite definir las distintas listas de precios de proveedores a utilizar. La posibilidad de ingresar varias listas permite, por ejemplo, ingresar distintas listas de precios para un mismo proveedor o agrupar las listas de precios de proveedores por la condición de compra o financiación.

Para cada una de las listas a definir se indicará la Moneda en la que está expresada.

Page 48: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

48

Actualización de Precios Individual Esta opción permite modificar en forma individual una lista de precios de un proveedor. También, brinda la posibilidad de actualizar en forma automática el precio de reposición de los artículos, a partir de los precios de un proveedor.

Seleccionando un Proveedor y un Código de Lista de Precios, se desplegarán todos los artículos existentes en la relación proveedor artículo. Los precios estarán expresados en la moneda indicada en la lista e incluirán impuestos según lo indicado en los parámetros correspondientes del proveedor.

Ingresa por Código Base: si se utilizan artículos con escalas y se activa este parámetro, se exhibirán sólo los artículos definidos como base.

De esta manera, puede actualizar el precio en forma global a todos los artículos con escalas, siempre que posean el mismo precio unitario. Caso contrario, lo debe actualizar en forma individual.

Junto a esos códigos bases se desplegarán también aquellos que no lleven escalas, en caso de existir las dos clases de artículos. Precio Unidad de Compras: si el artículo tiene una presentación de compras distinta a la de stock (equivalencia distinta de “1”), se podrá ingresar también el precio por unidad de compras. Los artículos en los que no se indique precio (precio igual a cero) no se grabarán en la lista.

Cómo agregar artículos a la lista Pulsando <F6> puede agregar un artículo a la lista de precios, generándose en forma automática la relación con el proveedor. En el caso de llevar artículos con escalas y de haber activado el ingreso de los precios por código base, al pulsar esta tecla se darán de alta en la relación con el proveedor, todos los artículos con escalas que pertenezcan al código base seleccionado.

Si ingresa por primera vez con un proveedor que no tiene ningún artículo creado en la relación, se visualizará un mensaje que solicita su confirmación.

Tipos de Comprobante Este proceso permite definir los tipos de notas de crédito y notas de débito que se deseen registrar en el sistema, siendo posible asignarles distintos comportamientos.

En el sistema se encuentra ya creado el comprobante “FAC” como débito. Este no puede ser modificado, ya que es el que se utiliza para las facturas y es generado en forma automática por los procesos de Ingreso de Facturas. Los distintos parámetros que se pueden indicar para cada comprobante son:

Registra Diferencias de Cambio: en este caso el comprobante sólo afecta la cuenta corriente en moneda corriente (cotización igual a 0). Los comprobantes de diferencia de cambio sólo pueden ingresarse a través de comprobantes de conceptos.

Registra únicamente importes de IVA: si se activa este parámetro

el comprobante registrará sólo importes de IVA. Sirve para crear comprobantes de diferencia de IVA o retenciones. Este tipo de comprobante sólo puede ingresarse a través de comprobantes de conceptos y, opcionalmente, puede ser emitido en forma impresa. Esta posibilidad de imprimir comprobantes de IVA era de utilidad en versiones anteriores de Tango Compras para registrar retenciones de IVA. La versión actual incluye el cálculo automático de las retenciones en el momento del pago, por lo que no se utilizarán

Page 49: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

49

comprobantes de nota de crédito para registrar las retenciones, salvo que se trate de algún tipo de retención especial no contemplado.

Interviene en IVA Compras: para el caso de comprobantes internos, se puede indicar que no se incluyan en el subdiario de IVA Compras. Estos comprobantes tampoco se informarán en la generación del archivo para DGI CITI.

Tipo de Asiento Asociado: opcionalmente, se puede indicar en este campo el tipo de asiento asociado al comprobante, el que podrá ser modificado en el momento de ingresarlo.

Desactive este parámetro para generar diferencias de precios. Afecta Stock: indica si el comprobante afecta el saldo de stock. Este parámetro permite crear comprobantes de débito o crédito por diferencia de precio, que afectarán el costo pero no las unidades en stock.

Actualiza Precio Promedio Ponderado: si el comprobante afecta a stock, por defecto actualiza el Precio Promedio Ponderado. Este dato es parametrizable. Por ejemplo, para una nota de débito por diferencia de precio, se indicará que no afecta stock pero que sí incide en el cálculo de PPP.

Afecta Rankings en Valores: indica si los comprobantes ingresados con este código intervendrán, por sus importes, en los rankings de compras.

Afecta Rankings en Cantidades: ídem anterior pero para los rankings en cantidades.

Talonarios Este proceso permite definir los distintos talonarios a utilizar en aquellas opciones en las que se emiten comprobantes. La asignación de talonarios facilita el control de la impresión y la numeración de los comprobantes.

Los comprobantes que utilizan talonarios para su emisión son:

• Ordenes de Compra. • Recepción (Informe de recepción en el ingreso de remitos) • Devoluciones

Tipos de Asiento Este proceso permite definir los modelos de tipos de asiento que generará el sistema en el Pasaje a Contabilidad. El tipo de asiento es requerido en todos aquellos procesos cuyos comprobantes generan asientos contables. El proceso de armado de asientos es igual que en el módulo de ventas Según se haya indicado en el parámetro Modifica Imputaciones Contables en el Ingreso de Comprobantes del proceso de Parámetros Generales, el asiento automático que se define en este proceso podrá ser modificado en el ingreso de comprobantes de proveedores. Definir un tipo de asiento significa describir el formato de un asiento, indicando las cuentas contables afectadas y el modo en que se las debe imputar. Además, para cada cuenta contable pueden definirse sus apropiaciones por centros de costo.

Page 50: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

50

Los “Valores” posibles para asociar a las cuentas contables son:

Valor Contenido TO Total del Comprobante SB Subtotal Gravado EX Subtotal Exento BO Importe de Bonificación FL Importe de Flete IN Intereses AN Anticipos AC Subtotal Gravado o Exento por artículo o concepto 1 a 20 Importes de IVA por alícuota 40 a 99 Otros Impuestos El valor “AC” se puede ingresar únicamente cuando se dejó en blanco el campo Código de Cuenta, ya que indica que el código de cuenta contable asociado es el que se fije como Cuenta Compras en el artículo o concepto.

Menú Ordenes de Compra Generación de Ordenes de Compra Este proceso permite confeccionar una orden compra. Usted define si el circuito involucra el paso de autorización. Dependiendo de cómo se haya configurado el módulo a través del proceso de Parámetros Generales, la orden de compra será emitida o deberá ser autorizada previamente mediante el proceso Autorización de Ordenes de Compra.

Menú Comprobantes Facturas Existen tres procesos para el ingreso de facturas de proveedores, el uso de cada uno de ellos dependerá de las características del comprobante a ingresar. Los procesos de ingreso de facturas son: Factura-remito (con movimiento de stock) Factura (sin movimiento de stock) Factura de Conceptos Aclaraciones generales de cada opción Factura- remito Si la factura actualiza el saldo de stock, debe ingresarla mediante el proceso de Factura-remito. En este proceso, además de registrar la transacción en cuenta corriente se genera un movimiento de entrada de stock. Es importante aclarar que la actualización del saldo de stock se refiere al comprobante en general, independientemente de que un artículo lleve stock asociado.

Si desea ingresar una factura de artículos definidos para no llevar stock asociado, pero el comprobante no tiene ninguna relación con remitos, se ingresará a través del proceso de Factura-remito.

Factura Si la factura a ingresar no mueve stock porque se imputa a remitos previamente ingresados, o aún no se recibió la mercadería (pendiente de recepción), debe ingresarla por el proceso de Facturas. Este proceso no genera movimiento de stock.

Siempre podrán ingresarse por este proceso facturas con referencia a remitos, pero una factura pendiente de recepción podrá ingresarse o no según el valor del parámetro correspondiente del proceso de Parámetros Generales.

Page 51: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

51

Factura de Conceptos Si la factura no está relacionada con artículos sino que corresponde a conceptos de compras, debe ingresarla por el proceso de Facturas de Conceptos.

Ingreso de Factura - remito A través de este proceso se ingresarán facturas que actualizan stock. El ingreso de la factura permite la actualización de la cuenta corriente del proveedor, el saldo de stock y la registración de la transacción realizada tanto en Compras como en Stock. Datos del Encabezamiento Código de Proveedor: en este campo se indicará el código correspondiente al proveedor.

Pulsando <Enter> o ingresando un código inválido, se visualizará una ventana con todos los proveedores existentes.

Tipo de Asiento: Fecha de Emisión: debe indicar la fecha de emisión real de la factura. Esta fecha se utilizará para calcular los vencimientos para la cuenta corriente, la impresión en el IVA compras y la generación del archivo DGI - CITI.

Fecha Contable: o fecha de registración indica la fecha de ingreso del comprobante al sistema. Se utilizará para determinar la inclusión del comprobante en el subdiario de IVA compras y el asiento contable. Además, en el ingreso de comprobantes que afectan stock, ésta será la fecha con la que se registrará el

Condición de Compra: el sistema sugerirá la condición habitual asociada al proveedor.

Lista de Precios: si se utilizan listas de precios de proveedores, puede ingresar un código de lista.

Imputación de Ordenes de Compra

Si se utilizan órdenes de compra, se desplegará una ventana en la que es posible seleccionar las órdenes de compra a las que hace referencia la factura. Una factura puede hacer referencia a una o varias órdenes de compra.

Facturas sin órdenes de compra

Si no se indicaron órdenes de compra, se ingresarán todos los datos de los renglones de la factura sin ninguna imputación.

Ingreso de Renglones

Código de Artículo: código de identificación correspondiente al artículo, es posible hacer referencia al artículo por su código, sinónimo o código de barras.

Pulsando <Enter> o ingresando un código erróneo, será posible visualizar una lista de los artículos y seleccionar el deseado. Los artículos que se utilizan en los comprobantes de proveedores estarán definidos con un perfil de compra o compra-venta.

Totales del Comprobante

El sistema calculará importes por defecto para los campos Subtotal Gravado y Subtotal No Gravado, en función de las características de facturación del proveedor y los artículos (si liquidan IVA y las tasas correspondientes).

Estos importes pueden ser modificados en caso de existir diferencias de redondeo con el comprobante del proveedor.

Page 52: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

52

El importe de Bonificación tendrá también un valor sugerido, si se indicó un porcentaje de bonificación del proveedor en el encabezamiento de la pantalla anterior.

Es importante destacar en este punto que esta bonificación es considerada de carácter financiero por el sistema, es decir que no formará parte del precio de los artículos para el cálculo de costos. Para que las bonificaciones generen una efectiva reducción del precio de costo, se ingresarán por renglón en los comprobantes.

A continuación, se podrán ingresar los importes correspondientes a Flete e Intereses, que sumarán al total del comprobante.

El campo Anticipo permite ingresar un importe que será descontado del total del comprobante. Se lo utilizará cuando los anticipos fueron facturados con anterioridad y vienen descontados en la factura. Los campos Neto Gravado y Neto No Gravado se calcularán como resultado de los importes anteriores. Estos valores pueden ser modificados siempre que no afecte el control de importes que realiza el sistema. El control a realizar es el siguiente:

Subtotal Gravado + Subtotal No Gravado - Bonificación + Flete + Intereses - Anticipo = Neto Gravado + Neto No Gravado Importes de IVA El sistema calculará en forma automática las alícuotas de IVA asociadas a los artículos, considerando la bonificación y el IVA del flete y los intereses. Si se modificaron estos importes o existen diferencias de redondeo, se podrán modificar en forma manual los importes de IVA.

Otros Impuestos Es posible ingresar otros impuestos asociados al comprobante, los que habrán sido definidos previamente en el proceso de Alícuotas. En este caso, el impuesto interno de los artículos también es calculado y sugerido en forma automática.

Vencimientos para facturas Si la condición de compra corresponde a cuenta corriente, se editarán las distintas fechas de vencimiento, las que se calculan en base a la fecha de emisión y la condición establecida. Estos vencimientos pueden ser modificados, siempre que su suma coincida con el total del comprobante.

Movimiento de Fondos por Facturas contado Si la condición de compra de la factura es contado (100% a 0 días), o corresponde a un proveedor ocasional (código “000000”) ; el sistema asume que se está realizando una compra al contado. Las facturas contado generan en forma automática el egreso de valores en el módulo de Fondos. Las facturas al contado no figuran en la cuenta corriente del proveedor y no pueden ser referenciadas por otro comprobante, dado que en el momento de ser ingresadas se cancelan en forma automática. En este caso, una vez finalizado el ingreso de datos, aparecerá una pantalla de ingreso del movimiento de fondos que resulta del pago de la factura contado.

Ingreso de Notas de Crédito Este proceso permite ingresar las notas de crédito recibidas de los proveedores, con la finalidad de actualizar la cuenta corriente del proveedor y registrar la transacción realizada.

Page 53: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

53

Los distintos tipos de notas de crédito son definidos en el proceso de Tipos de Comprobante, dónde se indican las características del comprobante.

Hay dos opciones para notas de crédito:

De Artículos De Conceptos de Compra. Una nota de crédito de artículos podrá afectar el stock. Si afecta stock (por ejemplo una devolución) generará el egreso de unidades correspondiente.

Ingreso de Notas de Débito Este proceso permite ingresar las notas de débito recibidas de los proveedores, con la finalidad de actualizar la cuenta corriente del proveedor y registrar la transacción realizada.

Los distintos tipos de notas de débito son definidos en mediante el proceso de Tipos de Comprobante.

Hay dos opciones para notas de débito:

De Artículos De Conceptos de Compra Una nota de débito de artículos podrá afectar el stock. Si afecta stock (por ejemplo una devolución) generará el egreso de unidades correspondiente.

Menú Cuentas Corrientes Ingreso de Pagos Este proceso permite emitir y registrar pagos, imputados o a cuenta, actualizando la cuenta corriente del proveedor y el estado de cada comprobante afectado. También permite calcular y efectuar las retenciones correspondientes. Para operaciones con facturas de crédito, permite registrar la aceptación de las facturas de crédito recibidas del proveedor, emitiendo el comprobante de aceptación correspondiente.

Cada ingreso de pagos genera automáticamente los movimientos correspondientes en el módulo de Fondos.

Imputación

La primera pantalla corresponde al ingreso de la imputación de la orden de pago.

Debe ingresar los comprobantes afectados. Estos comprobantes pueden ser: facturas, notas de débito o notas de crédito. En el caso de que el comprobante sea una factura, se ingresará en forma adicional la fecha de vencimiento que será cancelada. Para todos los casos, se ingresará el número de comprobante y el importe a pagar o a acreditar. Los valores posibles para el Tipo de Comprobante son “FAC” para facturas o cualquiera de los definidos en el proceso de Tipos de Comprobante.

Al ingresar el tipo de comprobante y pulsar <Enter> en el número de comprobante, se abre una ventana con los comprobantes del tipo seleccionado correspondientes al proveedor. En el caso de ser factura, al pulsar <Enter> en la fecha de vencimiento, se presenta una ventana con la fecha de vencimiento y el importe. Si bien el ingreso de imputaciones en la orden de pago no es obligatorio, ya que ellas se pueden realizar luego desde imputación de comprobantes, se recomienda hacerlo a no ser que sea un pago a cuenta.

Page 54: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

54

Una vez ingresados los comprobantes, o bien, para dejar vacía la imputación, pulse <F10> para continuar con la confección del comprobante.

Pago a Cuenta: en este campo ingrese el importe a pagar si no se indican imputaciones, o se desea realizar un pago a cuenta al proveedor sin imputarlo a ningún comprobante.

El total de la orden de pago estará formado por la suma de los comprobantes imputados más el importe

Confirmando los importes de la orden de pago se accederá a la pantalla de Fondos para ingresar los movimientos correspondientes.

Movimiento de Fondos En este momento, el sistema activa directamente el módulo de Fondos para registrar un “Ingreso de Comprobantes” de clase 2 (Pagos).

El sistema controlará que el total imputado en Fondos coincida con el total de la orden de pago.

Si usted no posee el módulo de Fondos, no tendrá acceso a esta pantalla. Finalmente, pulsando la tecla <F10> aparecerá una pantalla de ingreso de documentos. En el caso de haber incluido documentos dentro de las formas de pago, este ingreso permite detallar los documentos emitidos y sus fechas de vencimiento, con la finalidad de mantener un seguimiento de ellos. Indique para cada uno, el código de cuenta de Fondos asociada.

Los documentos se ingresarán en la moneda en que se emita la orden de pago. El sistema los registrará en su moneda de origen y actualizará el saldo correspondiente. En el proceso de Consulta de Cuentas Corrientes se aclaran estos conceptos.

Cabe aclarar que la tecla <F10> confirma el ingreso de datos. Por lo tanto, en este caso, la confirmación de la orden de pago se producirá al pulsar esa tecla en la última porción de la pantalla.

Imputación de Comprobantes Esta opción permite realizar las imputaciones de todos aquellos comprobantes que no se encuentren aplicados, como así también consultar las imputaciones realizadas.

La pantalla se encuentra dividida en dos porciones: Composición y Comprobantes a cuenta. La porción izquierda (Composición) contiene el detalle de cada factura con sus vencimientos, más los comprobantes que ya la han afectado; y la derecha (Comprobantes a cuenta) contiene los comprobantes que no se encuentran imputados. Al seleccionar un proveedor, se presentarán en pantalla la composición de facturas y los comprobantes a cuenta correspondientes a ese proveedor.

La tecla <F3> permite posicionarse en la porción derecha de la pantalla para seleccionar, de a uno por vez, el comprobante a imputar. La selección se realiza mediante las teclas de dirección.

Pulsando <Enter> se retorna a la porción izquierda de la pantalla. Nuevamente, mediante las teclas de dirección, se selecciona la posición en la que se desea colocar el comprobante a cuenta.

Pulsando <Enter> se recalcula automáticamente el saldo de la factura imputada y se posiciona el cursor en el campo Importe del comprobante trasladado. El importe puede

Page 55: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

55

ser reemplazado por otro menor, en el caso que desee aplicar sólo una parte del comprobante a esa factura. En este caso, el saldo del comprobante retornará automáticamente a la porción derecha de la pantalla para poder ser aplicado a otra factura. La tecla <F2> revierte un comprobante ya imputado a la porción de Comprobantes a cuenta, recalculando el saldo de la factura afectada. Cuando el saldo de una factura es cero, el estado de la factura pasa a ser Cancelado. Si desea mantener esa factura en los archivos actuales, es decir, que no pase a archivo histórico en caso de procesarse el Pasaje a Histórico; el sistema permite posicionarse en el campo Estado, mediante las teclas de dirección y pulsando <Enter>, variar su condición. En este caso, en la cuenta corriente, el estado de la factura será No Cancelado.

Si accedió a la opción con el comando Ingresar se podrán grabar las modificaciones que se realicen pulsando <F10>. Accediendo a través del comando Consultar las modificaciones no serán consideradas por el sistema.

Si una factura tiene varios vencimientos, realice las imputaciones a cada uno de ellos, de lo contrario no serán consistentes los estados de cada vencimiento en el Informe de Deudas Vencidas y a Vencer. Este proceso se maneja con los comprobantes en moneda corriente, por lo que, para proveedores cuya cláusula estipula moneda extranjera y de haber existido variación en las cotizaciones de los comprobantes, deberán registrarse los comprobantes por diferencia de cambio e imputarlos para cancelar definitivamente las facturas.

Baja de Comprobantes Este proceso permite eliminar facturas, notas de crédito y débito de proveedores que hayan sido mal ingresadas, para ingresarlas nuevamente en forma correcta.

Si el comprobante corresponde a una factura de contado, y se utiliza el módulo de Fondos, se realizará en forma automática la reversión del pago en ese módulo.

El sistema realiza controles para permitir la baja de un comprobante. A continuación se detalla cada uno de los controles y las posibles alternativas para poder realizar la eliminación de un comprobante. � La fecha de emisión del comprobante no puede ser anterior a la fecha de cierre - definida para las fechas de emisión.

Alternativa: modifique la fecha de cierre mediante el proceso de Parámetros Generales.

La fecha contable del comprobante no puede ser anterior a la fecha de cierre - definida para las fechas contables.

Alternativa: modifique la fecha de cierre mediante el proceso de Parámetros Generales. El comprobante no puede tener imputaciones asociadas y a su vez, no puede estar imputado a otro comprobante.

Alternativa: desimputar los comprobantes mediante el proceso de Imputación de Comprobantes.

El comprobante no puede estar contabilizado. Alternativa: modificar este estado mediante el proceso de Modificación de Comprobantes, controlando que se vuelva a generar el Pasaje a Contabilidad.

La fecha de emisión debe ser posterior a la fecha del último cierre de cuentas corrientes realizado. Alternativa: mediante el proceso de Recomposición de Saldos, es posible correr hacia atrás la fecha del último cierre realizado.

Si se utiliza el cálculo de Precio Promedio Ponderado y el comprobante afecta PPP, la fecha contable o de registración debe ser mayor a la del último cierre de PPP procesado.

Page 56: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

56

Alternativa: anular el cierre de PPP y volver a generarlo luego de la baja. Considere que en este caso se modificará el PPP calculado.

Anulación de Ordenes de Pago La anulación de una orden de pago implica la actualización correspondiente de la cuenta del proveedor; y la actualización automática del módulo de Fondos a través de la generación del comprobante de reversión en dicho sistema.

Para anular una orden de pago se ingresará el Código de Proveedor y el Número de Orden de Pago. El sistema exhibe en pantalla la fecha de emisión y el importe total, pidiendo su confirmación.

El sistema controlará que la orden de pago a anular no se encuentre imputada a ninguna factura, caso contrario no permitirá su anulación. Para anular una orden de pago en esas condiciones, desimpute el comprobante desde el proceso de Imputación de Comprobantes. La fecha de emisión del comprobante debe ser posterior a la fecha de cierre para órdenes de pago. De no cumplirse esta condición, modifique la fecha de cierre correspondiente mediante el proceso de Parámetros Generales.

Además, para poder anular el comprobante, la fecha de la orden de pago debe ser posterior a la fecha del último cierre de cuentas corrientes realizado.

En el caso de anular una orden de pago de aceptación de facturas de crédito, las facturas involucradas quedarán con estado Recibidas.

Menú Procesos Periódicos Pasaje a Contabilidad Este proceso permite generar asientos automáticos que surgen de la facturación de proveedores (facturas, notas de crédito y notas de débito). Las imputaciones contables y el código de tipo de asiento a considerar son los que se encuentran asociados en cada comprobante en particular. Esta información se visualiza o modifica desde los procesos de Consulta y Modificación de Comprobantes respectivamente. La registración del asiento se realiza a través del módulo de Contabilidad. Los asientos generados a través de este proceso quedarán registrados en un almacenamiento común al módulo de Contabilidad y al módulo de Compras, pero no se registran automáticamente en los archivos contables. Su incorporación al sistema contable se lleva a cabo en el proceso de Transporte de Otros Módulos del módulo de Contabilidad.

Para realizar un pasaje indique los siguientes datos:

Tipo de Agrupación: es posible generar asientos automáticos según cuatro criterios posibles:

�Agrupación por Tipo de Asiento: seleccionando este criterio, se generará un solo asiento que agrupará a aquellos comprobantes que tengan en común un mismo tipo de asiento, tomando los comprobantes que se encuentren dentro de todos los rangos definidos anteriormente.

�Agrupación por Fecha: seleccionando este criterio, se generarán por cada fecha, tantos asientos como tipos de asientos se encuentren registrados, tomando los comprobantes que se encuentren dentro de todos los rangos definidos anteriormente.

�Agrupación por Comprobante: seleccionando este criterio, se generará un asiento por cada comprobante, tomando los comprobantes que se encuentren dentro de todos los

Page 57: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

57

rangos definidos anteriormente. En este caso, cada asiento será generado en la moneda de origen del comprobante. Esta opción es la que genera el máximo nivel de detalle posible para Contabilidad.

Resumen General: este criterio generará un único asiento que incluye a todos los comprobantes que se encuentren dentro del periodo y rangos seleccionados. En este caso, se podrá modificar el concepto del asiento.

En los tipos de agrupación donde un asiento puede estar conformado por más de un comprobante, no se agrupan comprobantes con distinta cotización asociada. Además, si dentro de un grupo, todos los comprobantes fueron registrados en la misma moneda, el asiento será generado en dicha moneda; de lo contrario, será generado en moneda corriente. Los comprobantes que se incluyan en los asientos, actualizan su estado, pasando a ser Contabilizado.

Menú Informes Existen distintos grupos de informes en el módulo, entre los mas destacados se encuentran Facturación Estos procesos permiten obtener informes generados por la registración de comprobantes de facturación (facturas, créditos y débitos) recibidos de los proveedores.

Asimismo, incluye los informes contables y aquellos correspondientes a remitos.

Subdiario de IVA Compras Este proceso permite emitir el Subdiario de IVA Compras y generar el archivo IVACPR.DAT, con los datos necesarios para cumplir con la presentación del soporte magnético conforme a lo dispuesto por la resolución 3419 de DGI y sus modificatorias. Comando Listar Permite emitir el Subdiario de IVA Compras para un rango de fechas, cubriendo los requerimientos legales vigentes.

Se puede imprimir este listado por partes, es decir imprimir únicamente los encabezamientos para enviar a rubricar, o imprimir sólo el cuerpo del listado para sobreimprimir lo que se envió a rubricar, o bien imprimir el listado completo.

Dentro de los datos del encabezamiento se encuentran la razón social, el domicilio y la actividad de la empresa. Estos datos son almacenados, y pueden ser confirmados o modificados cada vez que se emita este informe.

Ingrese desde qué Número de Hoja desea numerar la impresión. El título del informe es definible. Se listarán todos aquellos comprobantes cuya Fecha Contable pertenezca al rango de fechas seleccionado, indicando en el listado la Fecha de Emisión de los comprobantes. Lista Retenciones: si activa este parámetro, el listado contendrá un detalle de las retenciones de IVA efectuadas.

El sistema permite imprimir en forma opcional el número de Ingresos Brutos del proveedor para cada comprobante. Esta opción se aplica a aquellas jurisdicciones en las que dicha información es obligatoria.

Page 58: modulos comerciales

Tauro Computación Módulos Comerciales

58

Informes de Cuentas Corrientes Este grupo de informes permiten realizar distintos tipos de análisis de la cuenta corriente de los proveedores, deudas, documentos y facturas de crédito.

• Resumen de Cuentas

• Composición de Saldos

• Comprobantes Pendientes de Imputación • Deudas Vencidas y a Vencer

• Saldos de Cuenta Corriente

• Ordenes de Pago Generadas Este proceso permite listar las órdenes de pago generadas. Indique un rango de proveedores y fechas, y el criterio de ordenamiento, que puede ser por número de orden de pago o por fecha.