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Instituto Tecnológico EuroAmericanoMODVS-II Modulo de Contabilidad Financiera Manual del Usuario

MODVS-II – Pág: 1

SISTEMA DE GESTIÓN

MODVS – II

CONTABILIDAD FINANCIERA

Autor: Ing. Antonio Marques Firmino

2005- 2007



MODVS - II

CAPITULO I

Consideraciones Generales

Al igual que todos los módulos del Sistema Modvs , el modulo de Contabilidad

ha sido desarrollado para poder trabajar en diferentes Sistemas operativos como

Windows (Todas sus versiones), Unix o Linux y puede almacenar sus datos en

archivos Visión, Base de Datos Oracle, Sysbase, Sql-Server, Informix, DB2, etc.

Adicionalmente puede integrarse con aplicaciones Windows como Word, Excel,

Access utilizando directamente drivers ODBC.

También puede trabajar en modalidad Cliente – Servidor ( Unix, Windows NT o

Linux),

La Pantalla principal del Sistema es la siguiente:

CAPITULO II

Definiciones del Modulo.

Multiempresas.

Multimonedas .

Códigos de Departamentos, Tipos de Comprobantes, monedas, Centros de Costos, etc definidos por el Usuario.



Plan de Cuentas de Hasta 7 Niveles de Cuentas.

Periodos Contables Definidos por el Usuario (Diario, Semanal, Quincenal, Mensual, etc).

Ingreso de Transacciones en Línea o en batch.

Comprobantes Tipo. (Plantillas de Comprobantes).

Reproceso automático de Transacciones.

Balances y Movimientos a cualquier Fecha.

Estructuras de Balances Definidos por el Usuario.

Cierre Automático Fin de Año (Cuentas de Resultado).

Integración con Otros módulos del Sistema Modvs.



CAPITULO III

Procesos del Modulo.

Ingreso / Mantenimiento Catalogo de Cuentas.-

Código de Cuenta.- Puede ser un valor alfanumérico de hasta 30 dígitos, distribuido de la siguiente manera:

99 Dos dígitos Para el Primer Nivel.99.99 Cuatro dígitos para el Segundo Nivel

99.99.99 Seis dígitos para el Tercer Nivel. 99.99.99.99 Ocho dígitos para el Cuarto Nivel. 99.99.99.99.999 Once dígitos para el Quinto Nivel. 99.99.99.99.999.999999 Diecisiete dígitos pata el Sexto Nivel. Los restantes dígitos hasta completar 30 para el Séptimo Nivel.A partir del Segundo Nivel el código de la cuenta puede ser declarado Cuenta de movimiento.

Clave .- Es un numero consecutivo de hasta 6 dígitos que el sistema otorga cada vez que se crea una cuenta de movimiento. Este número sirve para



identificar la cuenta y puede ser utilizado al momento de ingresar las transacciones, o al momento de consultar un Estado de Cuenta.

Nombre de la Cuenta .- Es la descripción de la cuenta. Es un campo alfanumérico de hasta 60 caracteres. Su ingreso es Obligatorio.

Movimiento .- Es un identificador que permite definir cuentas de Grupo o cuentas de Movimiento. Cuando es < S > indica que la cuenta es de movimiento y cuando esta en < N > indica que la cuenta es de Grupo.

Sinónimo de la Cuenta .- Es un campo alfanumérico de hasta 8 caracteres. Es otra codificación pata identificar la Cuenta. Su ingreso es Opcional.

Moneda .- Es un campo numérico para codificar las diferentes monedas que utiliza el Sistema. Si no se recuerda el código exacto de la moneda se puede presionar la tecla F5 para que el sistema muestre una ventana de ayuda con todos los códigos de monedas definidos y el usuario con la ayuda del mouse puede escoger la que desee.

Estado .- Es campo alfanumérico que permite establecer un código de inactividad de la cuenta. Sus Valores pueden ser < V > Vigente, o < C > Cancelada o Bloqueada para cualquier ingreso de Movimiento.

Consultar .- Permite al usuario consultar su catalogo de cuentas de una manera mas rápida solicitando únicamente el grupo contable con el cual desea trabajar.

Centro de Gasto .- Es una codificación numérica adicional para definir diferentes centros de Gastos . Su ingreso es opcional. Presionando la tecla < F5 > puede consultar y elegir los diferentes códigos.

Relación Inventario .- Sirve para relacionar la cuenta contable con un determinado código del modulo de Inventario, Su Ingreso es Opcional. Presionando la tecla < F5 > puede consultarse y elegir los diferentes códigos.

Botón Ingresar .-



Sirve para que el sistema grabe los cambios realizados en la pantalla. Si la

cuenta es nueva crea un nuevo registro y si la cuenta ya existía actualiza los

cambios en la cuenta.

Botón Buscar .-

Sirve para poder elegir el grupo contable que se desea consultar .

Botón Imprimir .-

Sirve para imprimir el catalogo de cuentas.

Botón Limpiar .-

Sirve para borrar de la pantalla los datos que se hubieren digitado, no elimina de

la base la información, solo los limpia de la memoria.

Botón Eliminar .-



Sirve para eliminar cuentas, como medida de seguridad el sistema pide

confirmación para eliminar la cuenta, si la respuesta es afirmativa se valida que

la cuenta que se desea eliminar no tenga saldos ni haya tenido movimiento

alguno.

Botón Salir .-

Sirve para salir del programa y volver al menú principal, si al momento de

presionar este botón existían datos en la pantalla, estos se perderán.



Impresión Catalogo de Cuentas.-

Grupo Cuenta.- Sirve para indicar desde que grupo se desea imprimir, el default

de 0 indica que se va a imprimir desde el primer grupo de Cuentas. Los Grupos

generalmente son 1=Activos, 2=Pasivos, 3=Patrimonio, 4 o > Cuentas de

Resultado.

Hasta que Nivel.- Sirve para indicar hasta que nivel de cuentas se desea

imprimir, el default de 0 indica que se va a imprimir todos los niveles de cuentas,

o se puede especificar hasta el numero 7 que corresponde al máximo numero de

niveles que el sistema soporta.

Tipo Imp.- Se lo utiliza para especificar el formato del reporte, las opciones que

permite son 0=Reporte Normal para impresora , 1=Reporte con separador de

campos (Tab), el cual se lo utiliza para subir el reporte a Excel.



Columnas, Lines/Page, Columns/Page.- Son valores numérico que indica la

cantidad de caracteres en forma horizontal y las líneas que se imprimirán en el

reporte. Es un dato informativo porque el sistema ajusta automáticamente el

tamaño de la letra de acuerdo a la impresora que se especifique.

Impresora a Utilizar.- Se utilizar para especificar al sistema a que medio enviar

el reporte, las opciones que soporta son:

Inyección / Láser: Indica que el reporte será enviado a ese tipo de

Impresoras (Por lo general es un tipo de impresión más

Nítida y con mayor rapidez).

Impresora Matricial : Indica que el reporte será enviado a una impresora

Matricial, la cual debe estar conectada directamente

Al computador.

Nombre Definido Usuario: Sirve para guardar el reporte en cualquier unidad

de almacenamiento. El sistema permite especificar el

nombre y la ubicación que se desee dar al reporte.

Revisar por Pantalla: Permite visualizar en pantalla el reporte, se lo utiliza

por lo general para reportes preliminares.



Grabación de Transacciones.-

Fecha Comprobante.- Es la fecha de la transacción, dependiendo del nivel de

seguridad del usuario, este tendrá la opción de grabar transacciones del periodo

corriente, transacciones anteriores o transacciones futuras. Presionando la tecla

F5 el sistema mostrara una ventana de ayuda con información de los

comprobantes ingresados, permitiendo al usuario escoger comprobantes por

departamento, tipo de comprobante y fecha de transacción.



Esta pantalla de consulta nos muestra como primera columna el estatus de la

transacción, el cual si es < A > indica que el comprobante ya esta mayorizado y

que solo podemos verlo o imprimirlo, mas no hacer ningún cambio. Luego nos

muestra el Departamento, tipo Comprobante, Numero de Comprobante, fecha de

la transacción y el concepto. Para escoger un comprobante solo basta dar

Dbl.Click sobre la línea sombreada.

Comprobante Tipo.- Es una matriz predefinida de un comprobante, el cual se

lo utiliza para ingresar comprobantes repetitivos en el tiempo, Presionando la

tecla F5 obtenemos una venta de ayuda con los comprobantes tipo ingresados.



Depto.- Se lo utiliza para una mejor clasificación de los comprobantes, el

usuario puede codificar este campo de acuerdo a sus necesidades de

organización, presionando la tecla F5 obtendrá una ventana de ayuda con los

diferentes tipos de Departamentos Ingresados en el Sistema. Dependiendo del

nivel de seguridad del usuario, este podrá elegir cualquier departamento

ingresado o solo el o los códigos que el administrador le otorgue al usuario.

Tipo Comprobante.- Es una clasificación adicional de los comprobantes, el

usuario puede codificar este campo de acuerdo a sus necesidades de

organización, presionando la tecla F5 obtendrá una ventana de ayuda con los

diferentes tipos de Comprobantes Ingresados en el Sistema.

Numero.- Es un código numérico con el cual identificamos el comprobante,

puede ser de hasta 8 dígitos, si presionamos la tecla tab cuando el campo esta

en 0 el sistema asignara automáticamente un numero consecutivo. El

Administrador del sistema tiene la facultad de modificar este numero

consecutivo. Si el numero ingresado corresponde a un comprobante que ya

exista, el sistema pondrá en pantalla los registros que este comprobante

contenga y si no esta mayorizado, dacha la opción de ingresar mas registros al

comprobante o modificar los registros ya existentes. Si el comprobante ya ha

sido mayorizado, solo dará la opción de verlo en la pantalla o de imprimirlo.

Concepto General.- Es la descripción del comprobante. Es un campo

alfanumérico de hasta 200 caracteres. Este campo es de carácter obligatorio y

como default se repetirá en el concepto individual de cada registros del

comprobante. El usuario podrá elegir si mantiene esta repetición o si modifica el

concepto individual de cada registro del comprobante.



Cuenta , Clave, Abrev.- Es el código de la cuenta contable, el sistema permite

grabar transacciones con cualquiera de las opciones que el plan de cuentas

tiene para identificar la cuenta contable. Presionando la tecla F5 se mostrara una

ventana de consulta del plan de Cuentas.

Esta pantalla permite buscar alfabéticamente las cuentas contables, basta con

especificar una palabra que este contenida en el nombre de la cuenta Contable.

Si se desea buscar en forma alfabética por nombre de cuenta podemos buscar

por el código de la cuenta, para lo cual podemos especificar los primeros

números del código contable, y el sistema nos mostrara las cuentas de ahí en

adelante

Tipo de Operación.- Es un código numérico de solo 2 alternativas, 1 Indica que

la transacción es un debito y 2 que es un crédito.

MN.- Es el valor de la transacción, es un campo numérico con máximo 2

decimales, es un campo obligatorio.

Centro Gasto.- Es un campo numérico codificado por el usuario para poder

distinguir o clasificar las transacciones contable de acuerdo a un criterio adicional

a la cuenta contable. En otras palabras es una forma de agrupar transacciones

contables. Presionando la tecla F5 podemos consultar los diferentes centros de

Gasto ingresados. Si no se desea utilizar, se puede especificar el valor de 0.



Concepto .- Es la descripción de la transacción, es un campo alfanumérico de

hasta 300 caracteres y puede ser igual o no al concepto general del

comprobante.

Los botones al final de la pantalla de Grabación de Transacciones son iguales a

lo botones anteriormente descritos , excepto 2 botones adicionales, los cuales

son:

Botón Actualizar (Izquierda de la Pantalla).-

Permite Actualizar el Comprobante que tiene en ese momento en la pantalla, el

botón solo se activa cuando la sumatoria de debitos y créditos es igual.

Botón Actualizar (Centro de la Pantalla) .-

Permite Actualizar los comprobantes ingresados en el sistema, únicamente

actualiza los comprobantes del periodo contable definido como periodo corriente,

y solo los comprobantes que estén cuadrados.



Impresión de Transacciones.-

Desde Que Fecha .- El sistema permite que el usuario decida la fecha desde la

cual de desean imprimir las transacciones ingresadas,

Hasta Que Fecha .- El sistema permite que el usuario decida la fecha hasta la

cual de desean imprimir las transacciones ingresadas,

Cod. Departamento .- El usuario puede imprimir las transacciones de todos lo

departamentos o decidir de algún departamento en particular. Presionando la

tecla F5 obtendrá una ventana de ayuda con los código de los departamentos

codificados. Si desea imprimir todos los departamentos debe digitar el código 0.

Tipo Comprobante .- El usuario puede imprimir las transacciones de todos lo

Tipos de Comprobante o decidir de algún Tipo de Comprobante en particular.



Presionando la tecla F5 obtendrá una ventana de ayuda con los códigos de los

tipos de comprobantes codificados. Si desea imprimir todos los tipos de

comprobantes debe digitar el valor 0.

Desde Comprobante .- Es el código numérico con el cual identificamos el

comprobante, si se especifica el 0 imprimirá desde el primer comprobante

ingresado siempre y cuando cumplan con los diferentes filtros anteriores.

Hasta Comprobante .- Es el código numérico con el cual identificamos el

comprobante, si se especifica el 0 imprimirá hasta el ultimo comprobante

ingresado siempre y cuando cumplan con los diferentes filtros anteriores.

Los opciones siguientes son las mismas de las de todos los programas de

impresión, las cuales fueron descritas en el párrafo de Impresión Catalogo de

Cuentas.



Impresión de Comprobantes.-

Esta pantalla es similar a la de Impresión de Transacciones, inclusive tiene los

mismos campos y botones, la diferencia radica en el formato de la impresión, la

opción de impresión de transacciones imprime transacciones de los

comprobantes en forma corrida y en cambio esta opción imprime comprobante

por comprobante con totales de debitos y créditos y firmas de responsabilidad de

Elaborado, Revisado y Autorizado.



Ingreso / Mantenimiento Transacciones Tipo.-

Comprobante tipo es una matriz predefinida de un comprobante, es de gran

utilidad cuando tenemos comprobantes que son repetitivos en el tiempo, tiene

campos y botones similares a la opción de Grabación de Transacciones. La

diferencia radica en que esta opción no tiene los botones de Actualizar, y

además que tiene un campo adicional de Porcentaje en donde podemos

especificar porcentualmente el valor de la transacción. Tiene las mismas formas

de clasificación de los comprobantes contable como son Código Departamento,

tipo de Comprobante y Número de Comprobante Tipo.



Ingreso / Mantenimiento Formato Reportes.-

Esta opción permite definir diferentes formatos de balances, los cuales pueden

ser codificados por el usuario. (hasta 9999 formatos diferentes) Se basa en una

estructura de hasta 4 niveles de cuentas con lo cual podemos ordenar nuestro

nuevo balance. Parecido al Plan de Cuentas tenemos cuentas de grupo y de

movimiento, en las cuentas de movimiento debemos especificar la relación

contable con el plan de Cuentas, pudiendo ser estas de grupo o movimiento. De

esta relación el sistema extraerá los saldos. El usuario será el responsable de

clasificar cuales serán las cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio y Resultado.



Impresión Balance de Comprobación.-

Al momento es escoger cualquier opción de impresión de balances aparecerá la

siguiente ventana, la cual contendrá registros con las fechas de los periodos

contables que se hayan establecido en el sistema. Esto nos permite poder

consultar o imprimir un balance a cualquier fecha de las definidas.



El Balance de Comprobación, al igual que todos los otros balances tiene

diferentes filtros para imprimir los saldos de las cuentas Contables. El usuario

puede imprimir todos los grupos de Cuentas o un rango definido, así mismo

puede imprimir todos los niveles de cuentas o hasta un nivel determinado.

Además tiene la opción de imprimir en formato normal o con separadores de

campo para poder migrar el reporte a Excel. (Cuando el Campo Tipo Imp= 1)

Las demás opciones y botones son igual al de todos los programas de

impresión, donde se puede escoger la impresora, orientación del papel, etc.



Impresión Balance de Saldos.-

El Balance de Saldos, al igual que todos los otros balances tiene diferentes filtros

para imprimir los saldos de las cuentas Contables. El usuario puede imprimir

todos los grupos de Cuentas o un rango definido, así mismo puede imprimir

todos los niveles de cuentas o hasta un nivel determinado. Además tiene la

opción de imprimir en formato normal o con separadores de campo para poder

migrar el reporte a Excel. (Cuando el Campo Tipo Imp= 1)





Impresión Balance General.-

El Balance General, al igual que todos los otros balances tiene diferentes filtros

para imprimir los saldos de las cuentas Contables. El usuario puede imprimir

todos los grupos de Cuentas o un rango definido, así mismo puede imprimir

todos los niveles de cuentas o hasta un nivel determinado. Además tiene la

opción de imprimir en formato normal o con separadores de campo para poder

migrar el reporte a Excel. (Cuando el Campo Tipo Imp= 1)





Impresión Balance de Resultados.-

El Balance de Resultados, al igual que todos los otros balances tiene diferentes

filtros para imprimir los saldos de las cuentas Contables. El usuario puede

imprimir todos los grupos de Cuentas o un rango definido, así mismo puede

imprimir todos los niveles de cuentas o hasta un nivel determinado. Además

tiene la opción de imprimir en formato normal o con separadores de campo para

poder migrar el reporte a Excel. (Cuando el Campo Tipo Imp= 1)





Impresión Estado de Cuenta.-

Esta opción imprime todos los movimientos de las cuentas contables en un

determinado periodo digitado por el usuario. Se necesita especificar de que

cuenta de desea imprimir los movimientos. Solo se pueden definir cuentas de

movimiento.





Impresión Mayor General.-

Esta opción imprime todos los movimientos de las cuentas contables en un

determinado periodo digitado por el usuario. Se necesita especificar desde que

cuenta hasta que cuenta se desea imprimir los movimientos. Solo se pueden

definir cuentas de movimiento.



El formato de impresión es igual a la impresión del Estado de Cuenta.



Impresión Balances Formato Usuario.-

Esta opción permite imprimir los diferentes formatos de balances que el usuario

haya definido, si presionamos F5 en el Campo Código Reporte nos mostrara

una ventana de ayuda con los códigos de los reportes que el usuario haya

creado.





Modificación Periodos Contables.-

Esta opción permite establecer el periodo contable corriente, dicho periodo

puede ser diario, semanal, quincenal, mensual, etc, de acuerdo a la necesidad

de la empresa. Al momento de confirmarse el periodo digitado el sistema

automáticamente pasa los saldos del periodo anterior al nuevo periodo. Los

valores del nuevo periodo nunca podrán ser iguales o menor a los valores del

Periodo Anterior. Una vez ingresado el nuevo periodo los usuarios no podrán

ingresar transacciones del periodo anterior, a menos que su nivel de seguridad

así se los permita.



Modificación Secuencia Diarios.-

Esta opción permite cambiar el número consecutivo que el sistema tiene para

identificar los comprobantes. Se debe tener mucho cuidado con esta opción

porque si especifica como nuevo numero un valor que ya exista la grabación de

transacciones contables se vera afectada. Por lo general es una opción para el

administrador del Sistema.

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