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DONDE SE HACEN LOS LÍDERES

MOMENTOS DE LA VERDAD

Serie del club exitoso

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LOS LÍDERES

Serie del club exitoso

MOMENTOS DE LA VERDAD

2 LA SERIE EL CLUB EXITOSO • MOMENTOS DE LA VERDAD

LA SERIE EL CLUB EXITOSO

La serie el club exitoso de Toastmasters International es un conjunto de presentaciones que abordan la calidad de las sesiones en los clubes. Los miembros aprenderán las aptitudes y los estándares que deben alcanzar para que su club sea exitoso.

La mayoría de las presentaciones en La serie el club exitoso pueden ser realizadas por cualquier socio del club y llevan entre 10 y 15 minutos.

DIRIGIR EL PROGRAMAEl manual “Momentos de la verdad” aborda los estándares que se necesitan para generar buenas impresiones sobre el servicio del club y proporciona un ejercicio de evaluación del club. El producto comprende cuatro partes:

�Definición y explicación de la presentación

� Lineamientos para su presentación ante el público

� Esquema para el desarrollo del discurso

�CD con una presentación en PowerPoint que se puede proyectar durante el discurso

El manual “Momentos de la verdad” contiene un resumen de muchos temas, así que el tiempo de la presentación es de aproximadamente una hora. La presentación puede dividirse en segmentos para adaptarse a los programas de las sesiones de los clubes.

En tus propias palabras

El esquema no es un guión y no se debería leer palabra por palabra. Por el con-trario, use el documento como una guía para presentar el material con sus propias palabras y estilo narrativo. El esquema es una estructura sobre la cual basarse al construir su presentación. Use los puntos del esquema para desarrollar su discurso, pero sea el autor de su propia alocución.

Estos son algunos consejos sobre cómo usar este esquema para desarrollar y realizar su presentación:

� Estudie detenidamente el esquema que se encuentra en este manual. Familiarícese con la estructura general. La preparación es la clave para una presentación exitosa.

�Use el resumen para construir su propio discurso usando sus propias palabras. Prepare un conjunto de anotaciones que indiquen dónde desea hacer una pausa, un gesto o agregar énfasis oral. Resalte palabras u oraciones clave que lo ayuden a presentar el material de forma más efectiva.

� Sea expresivo al dar su discurso. Use todas las habilidades de presentación que ha aprendido como miembro de Toastmaster, incluida la diversidad vocal y los gestos.

LA SERIE EL CLUB EXITOSO • MOMENTOS DE LA VERDAD 3

USO DE LOS RECURSOS VISUALES DE FORMA EFECTIVALos recursos visuales hacen que cualquier presentación sea más interesante y ayudan a que el público retenga la información. Lo alentamos a que los utilice. Si planea usar las diapositivas de PowerPoint para esta presentación como recurso visual, necesitará un proyector de datos, una computadora portátil, una mesa sobre la cual apoyarlos y una pantalla para mirar. En el esquema hay indicaciones sobre la colocación de las diapositivas de PowerPoint. Cada una está numerada. Por ejemplo, V 1 se refiere a la primera diapositiva que se puede ver.

Tenga en cuenta que la primera diapositiva que muestra PowerPoint es una diapositiva de título y no está incluida en este sistema de numeración.

Si no tiene acceso a un equipo de proyección pero le gustaría usar recursos visuales de todas formas, puede copiar las diapositivas en un rotafolios. Hágalo antes de la presentación. Use un marcador grueso que no transpase el papel, y escriba cada tres o cuatro páginas, de modo que las páginas posteriores no se transluzcan en la página actual. Asimismo, haga letras grandes y bien marcadas, con bastante espacio entre sí.

Siga estos consejos cuando use recursos visuales:

� Instálelos y pruébelos antes de que comience la sesión. Colóquelos de modo tal que puedan ser vistos fácilmente por los oyentes. Coloque su proyector de modo que proyecte una ima-gen grande, alta y sin distorsión sobre la pantalla. Enfoque la imagen.

� Traiga equipo de repuesto, entre ellos un foco para el proyector, un cable de extensión, mar-cadores extra, etc.

� Exhiba las diapositivas solamente cuando sean necesarias. Si está usando un rotafolios, dé vuelta la hoja para que no esté a la vista una vez que haya terminado con ella.

�Recuerde no pararse entre la pantalla o el rotafolios y el público, o les bloqueará la vista.

�Mantenga contacto visual con sus oyentes. No hable mirando hacia la pantalla o el rotafolios. Si debe dar la espalda para señalar algo, haga una pausa mientras señala, y luego prosiga con su discurso una vez que esté mirando al público otra vez.

EVALUACIÓN Y RECONOCIMIENTOS DE AVANZADODado que esta es una presentación guiada, al realizarla, no recibirá créditos por completar un proyecto de discurso con manual, pero podrá recibir créditos para el reconocimiento de Líder avan-zado bronce o Comunicador avanzado plata. Pídale a su vicepresidente de educación que asigne un evaluador para su presentación.

Dirigir dos presentaciones cualesquiera de La serie el club exitoso /o La serie excelencia en liderazgo es un componente de calificación para el reconocimiento de Líder avanzado bronce. Dirigir dos presentaciones cualesquiera de La serie mejor orador /o La serie el club exitoso es un componente de calificación para el reconocimiento de Comunicador avanzado plata. Para obtener más detalles, visite el sitio web de Toastmasters International: www.toastmasters.org/membereducation.


MOMENTOS DE LA VERDADIntroducción del presentador

CONSEJOS PARA EL PRESENTADOR: ESCRIBA SU PRESENTACIÓNTodos los discursos preparados de Toastmasters requieren de una introducción. Para el éxito de su presentación es importante contar con una introducción adecuada de usted y de su dis-curso. Use los siguientes puntos como una guía para escribir su introducción:

� Incluya el propósito de La serie el club exitoso.

� Explique por qué los “Momentos de la verdad” son importantes para un club Toastmasters, y exponga el propósito y uno o más objetivos de su presentación.

� Incorpore algún dato sobre usted mismo.

� LeaWhen You’re the Introducer (artículo 1167E, disponible solo en inglés) para obtener más detalles sobre cómo realizar una introducción adecuada.

� Entregue su introducción terminada a la persona que se encargará de presentarlo.

CONSEJOS PARA EL INTRODUCTOR

��Pregúntele al presentador cualquier duda que quiera aclarar.

�� Ensaye la introducción.


MOMENTOS DE LA VERDADEsquema

INTRODUCCIÓN:Los objetivos más importantes de un club son el servicio a los socios y la satisfacción personal. Para mantener a los socios activos y reclutar nuevos socios, los clubes deben brindar un servicio cortes, atento y calificado a cada socio y a cada invitado.

MOMENTO DE LA VERDADCuando alguien entra en contacto con cualquier aspecto de Toastmasters, la persona se forma una impresión en base a su experiencia en ese momento en particular. Los clubes deben ser conscientes de estos momentos cruciales y decisivos y asegurarse de que cada experiencia con Toastmasters sea positiva.

Hay seis momentos de la verdad fundamentales en los cuales los clubes tienen la oportunidad de crear impresiones positivas. Los seis momentos de la verdad fundamentales de Toastmasters son:

�Primeras impresiones

�Orientación de los socios

�Camaradería, variedad y comunicación

�Planeamiento de programas y organización de sesiones

�Cantidad de socios

�Reconocimiento de logros

Use los siguientes estándares para que cada momento de la verdad ofrezca un servicio de cali-dad en cada punto de contacto.

1. Primeras impresiones

■ Salude a cada invitado en la puerta. Presente los oficiales y socios al invitado.

■ Entregue a cada invitado una etiqueta con su nombre. Pídale al invitado que firme el libro de invitados.

■ Organice una sala de sesiones de aspecto profesional.

■ Asegúrese de que la ubicación de la sesión esté ubicada de manera conveniente y accesible, y que la sala de sesiones esté señalada de forma clara.

■ Aliente a los invitados a participar en la reunión y a realizar comentarios sobre su experien-cia al final.

■ Proponga a los invitados unirse al club el día de su visita.

2. Orientación de los socios

■ Introduzca a los nuevos socios formalmente y bríndeles un broche de socio y manuales.

■ Asigne un mentor para brindar asistencia personalizada.

■ Hable sobre cómo el programa educativo ayuda a desarrollar las habilidades de oratoria y liderazgo.

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■ Realice una encuesta sobre las necesidades de aprendizaje de todos los nuevos socios.

■ Asigne un papel de comunicador al nuevo socio tan pronto como sea posible.

■ Continúe haciendo que los nuevos socios se sientan bienvenidos y aliente su participación en las sesiones.

3. Camaradería, variedad y comunicación

■ Los socios saludan a los invitados y los hacen sentirse bienvenidos.

■ El vicepresidente de educación planifica regularmente programas educativos agradables y dinámicos, con temas interesantes y que dan que pensar.

■ El club disfruta de eventos sociales programados regularmente.

■ Aliente a los socios del club a participar en los eventos del área, distrito o internacionales.

■ Promocione y aliente eventos entre clubes.

■ Emita un boletín del club de forma regular y mantenga un sitio web.

4. Planeamiento de programas y organización de sesiones

■ Publique el programa y el orden del día con anticipación.

■ Asegúrese de que todos los socios conozcan sus responsabilidades en cada sesión y de que estén preparados para cumplir con sus tareas.

■ Todos los proyectos de discurso y liderazgo son proyectos de manual.

■ Comience y finalice las sesiones en horario.

■ Presente Table Topics™ creativos y temas interesantes para las sesiones.

■ Fundamente las evaluaciones positivas y útiles en los objetivos del proyecto y los objetivos de aprendizaje del orador.

5. Cantidad de socios

■ Mantenga un mínimo de 20 socios o más.

■ Esfuércese por retener a los socios.

■ Promocione activamente su club en la comunidad o dentro de la organización que lo patrocina.

■ Planifique continuamente sesiones del club interesantes y variadas.

■ Reconozca a los Toastmasters que patrocinan a nuevos socios.

■ Participe regularmente en los programas de reclutamiento.

6. Reconocimiento de logros

■ Envíe las solicitudes de premios a la Sede internacional o solicite los premios en línea inme-diatamente cuando los socios hayan completado los requisitos educativos.

■ Mantenga y publique los historiales de progreso de los socios en cada sesión.

■ Reconozca formalmente los logros de los miembros.

■ Reconozca a los líderes del club, del distrito e internacionales.

■ Publique los logros de los socios y del club.

■ Use el Programa de club distinguido para la planificación y el reconocimiento.

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Evaluación de los momentos de la verdad

¿ Su club cumple con los estándares?

Presentador:

Con el manual que le fue suministrado, trabaje con el club para realizar una auto evaluación en base a los seis estándares de cada momento de la verdad.

1. Divida al público en seis grupos iguales.

2. Asigne un momento de la verdad a cada grupo. Si hay menos de 20 personas en el público, puede que tenga menos de seis grupos y quizás sea necesario asignar más de un momento de la verdad a cada grupo.

3. Distribuya un manual para cada grupo.

4. Entregue a cada grupo la siguiente tarea y dé entre 5y 10 minutos para que debatan en gru-pos; avise cuando quede un minuto.

■ Determine cuántos de los seis estándares logra el club.

■ Debata sobre cómo maneja el club cada uno de los estándares de calidad que le corre-sponde al momento de la verdad asignado. ¿Cómo puede mejorar?

5. En el gráfico de los Momentos de la verdad, registre el número de estándares logrados. Use un rotafolios para registrar las recomendaciones. Proporcione las siguientes afirmaciones guía para ayudar a iniciar los debates grupales si es necesario:

■ Primeras impresiones: Debatan sobre lo que los invitados experimentan y observan por primera vez cuando visitan un club y si estas impresiones los alientan o no a volver.

■ Orientación de los nuevos socios: Consideren en qué grado el club familiariza a los nuevos socios con el sistema de educación y reconocimiento de Toastmasters, la responsabilidad de éstos respecto del club y la responsabilidad del club respecto del socio.

■ Camaradería y variedad: Verifiquen si el club ofrece un ambiente cálido, amigable y soli-dario que estimule el aprendizaje placentero.

■ Planeamiento de programas y organización de sesiones Juzguen si las sesiones del club están o no cuidadosamente planificadas, si cuentan con oradores bien preparados y evalu-aciones útiles.

■ Cantidad de socios: Debatan si el número de socios del club es suficiente para brindar liderazgo y, además, para completar las tareas de las sesiones y el comité. Asegúrense de evaluar las prácticas de reclutamiento y retención del club.

■ Reconocimiento: Evalúen la actuación del club respecto al seguimiento del progreso edu-cativo de cada miembro, el envío inmediato de las solicitudes completadas y el constante reconocimiento de los logros.


6. Pídale a cada grupo que elija un vocero para escribir las ideas del grupo y comunicarlas a todo el público. Los informes deben incluir:

■ ¿Cuál de los seis estándares logra actualmente el club?

■ ¿Qué recomendaciones tiene el grupo para realizar mejoras o cambios?

CONCLUSIÓNDirija una evaluación de los “Momentos de la verdad” al menos una vez al año para asegurarse de que el club está aprovechando todas las oportunidades de dar una buena impresión cuando un individuo entra en contacto con cualquier aspecto de Toastmasters. Recuerde la antigua máxima: no hay una segunda oportunidad para causar una primera impresión.

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Guía de evaluación

Nombre del evaluador ____________________________________________________________

Título de la presentación ________________________________ Fecha _____________________

� ¿Cuán efectiva fue la introducción del orador para ayudar al público a comprender el propósito de La serie el club exitoso y la presentación en sí misma?

� ¿El presentador estaba correctamente preparado? ¿Qué tanto se apoyó en sus notas el presentador?

� ¿Cómo usó el orador la diversidad vocal para realzar esta presentación?

� ¿Qué otras técnicas usó el orador para personalizar e incrementar la presentación? ¿Fueron efectivas? ¿De qué manera?

� ¿El orador exhibió los recursos visuales de forma fluida y en los momentos correctos? ¿Cómo podría mejorar el orador?

� ¿Qué aspecto del estilo de presentación del orador le pareció extraordinario? ¿Por qué?

� ¿El presentador presentó el material de forma clara y simple para que los miembros del público pudieran usar fácilmente la información para mejorar sus propias habilidades?

� ¿Qué podría haber cambiado el orador para que la presentación fuera más efectiva?

� ¿Qué le gustó de esta presentación?


Notas

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