MOOC-SolPro-Modulo4

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Técnicas para la mejora de procesos:Técnicas para la mejora de procesos:Seis sombreros para pensar

Juan A. Marin-GarciaJulio J. Garcia-SabaterJulien Maheut

© Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013)

Julien Maheut

Objetivos

• Conocer el principio básico del• Conocer el principio básico del “pensamiento paralelo”

• Enumerar y diferenciar los “seis sombreros”


Pensamiento paralelo

INFORMACION

LO POSITIVO LOGICOCONTROL DEL PROCESO

INTUICION Y SENTIMIENTOLO NEGATIVO LOGICO

ESFUERZO CREATIVO

O la variante PMI: Positivo Mejorable Interesante


Sombrero Blanco

• Datos Hechos Números• Datos, Hechos, Números...– ¿QUE INFORMACION TENEMOS?

INFORMACION

– ¿QUE INFORMACION FALTA?– ¿QUE INFORMACION ME GUSTARIA ¿Q

TENER?• ¿COMO LA OBTENDREMOS?¿COMO LA OBTENDREMOS?

– Necesitamos saber escuchar


Sombrero amarillo

• LO POSITIVO CON BASE LOGICA:POSITIVO

• LO POSITIVO CON BASE LOGICA:– BENEFICIOS o VENTAJAS de cada

l ialternativa• En qué circunstancias funcionaría

– OPTIMISMO• Cómo podríamos hacerlo funcionar

– OPORTUNIDADES


Sombrero negro

• LO NEGATIVO LOGICO• LO NEGATIVO LOGICO– CAUTELA NEGATIVO

– Aspectos negativos de las alternativas• Por qué no es adecuado• Prohibiciones que se oponen a la idea

– EVITAR ERRORESEVITAR ERRORES– Puede ser una forma fácil de parecer inteligente


Sombrero rojo

• SENTIMIENTO• SENTIMIENTO– PASION

SENTIMIENTO

– INTUICIONES, EMOCIONES, PRESENTIMIENTOS

– SE EXPRESAN ABIERTAMENTE• SIN DISCULPARSESIN DISCULPARSE• SIN EXPLICACIONES • SIN JUSTIFICACIONES


SIN JUSTIFICACIONES

Sombrero azul

• CONTROL DEL PROCESO• CONTROL DEL PROCESO– RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES– CONCLUSIONES– EVALUACION DE ALTERNATIVAS– TOMA DE DECISIONES

COORDINACION

VISION PANORAMICA

– COORDINACION


Al final tendremos un programa de actividades (3C 5C)….

Asunto Causa Acción Responsa Fechacorrectiva

pble

VISION PANORAMICA


Sombrero verde

• CREATIVIDAD• CREATIVIDAD– Búsqueda de alternativas

NUEVAS IDEAS

– Nuevas hipótesis o posibilidades– ¿Podríamos hacerlo de forma diferente?¿


Uso de la técnica de 6 sombreros• Muy útil en la dirección de reuniones, aunque también puede usarse como guión para trabajo

individualindividual• Posible secuencia para reunión de 60 minutos (se puede cambiar el orden para ajustarlo a

vuestras necesidades)1. Sombrero azul (3’)2 Sombrero blanco (5’)2. Sombrero blanco (5 )3. Sombrero verde (10’)4. Sombrero azul (10’)5. Sombrero negro (5’)6. Sombrero amarillo (5’)( )7. Sombrero rojo (3’)8. Sombrero blanco (5’)9. Sombrero Azul (10’)

• Ventajas– Se ahorra más de un 40% del tiempo en las reuniones– Equilibra las intervenciones de sombrero negro– Reserva tiempo para la creatividad – Exploración exhaustiva de la situación


Cierre

Ahora debéis ser capaces deAhora debéis ser capaces de – Diferenciar los “seis sombreros” y usarlos de

d t imanera que os ayuden en vuestras reuniones de mejora de procesos

• Para saber más:De Bono Edward (1999) El pensamiento creativo : el poder delDe Bono, Edward (1999). El pensamiento creativo : el poder del

pensamiento lateral para la creación de nuevas ideas. Paidós Ibérica


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Técnicas para la mejora de procesos:Técnicas para la mejora de procesos:Tormenta de ideas



Julien Maheut

Objetivos

• Conocer las características de la Tormenta• Conocer las características de la Tormenta de ideas


Tormenta de ideas• Descripciónp

• Se suprimen las críticas, toda ocurrencia debe manifestarse.. Y debe anotarse

• Cuantas más ideas surjan, más probable llegar a buenos j p gresultados

• Grupos de tamaño variable (adaptar la dinámica para asegurar participación)L ti i t d b bi l t d f ió• Los participantes deben conocer bien el asunto y ser de formación o de edades diferentes

• Variantes– Sesión abierta con un relator– Grupo nominal (brainwriting)

• Presencial


Presencial• Wiki

Ejemplosmage: 'Scrum Hell' http://www.flickr.com/photos/7491463@N08/5171770977F d fli k t

Posibles problemas o ineficiencias en la UPV:Found on flickrcc.net UPV:

– Inundación aparcamiento– Problemas aparcamiento– Horario comida facultades misma hora

ETSII t ti– ETSII apuntarse a practicas– ETSII poliformat vs reprografía– Conexión reprografía con poliformat– Publicar en editoriales cara los

profesoresprofesores– Mal transporte publico par llegar a UPV– Sitio para estudiar en exámenes– Lugar para reunirse en grupos– Utilizar la aulas fuera de horario de– Utilizar la aulas fuera de horario de

clase– Problemas de climatización– Falta de aulas informáticas– Exceso de informáticos


Exceso de informáticos– …

Cierre

Ahora debéis ser capaces deAhora debéis ser capaces de – Participar en una Tormenta de ideas


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Técnicas para la mejora de procesos:Técnicas para la mejora de procesos:Diagrama de afinidad



Julien Maheut

Objetivos

• Conocer las características del diagrama de• Conocer las características del diagrama de afinidad


Diagrama de Afinidad

• Identifica patrones de ideas y las organiza• Identifica patrones de ideas y las organiza en una estructura

• Permite encontrar relaciones entre ideas• Muestra categorías de temas principales• Muestra categorías de temas principales• Ayuda a reflexiona y compartir

interpretaciones: se comprenden mejor las ideas


Cómo se usa• Partiendo de la lista de ideas de una tormenta de ideas

– En formato tarjeta o notas adhesivas• Desplazar la tarjetas

– Superponiendo las ideas que son iguales– Superponiendo las ideas que son iguales– Poniendo cerca las ideas similares

• Se puede hacer en equipoE il i d l t ( d d– En silencio cada persona mueve las notas (y un moderador observa si hay notas que “están jugando al tenis”, para reservarlas para una discusión común o se crea un duplicado y se coloca una copia en cada lugarcopia en cada lugar

– Se lee en voz alta cada nota y se coloca por “asentimiento” o se matiza la interpretación

• Rotular cada categoría de ideas


Rotular cada categoría de ideas

Ejemplos

MUGESP Image: 'Post-it Fun' http://www.flickr.com/photos/15969266@N04/3238168719F d fli k tMUGESP Found on flickrcc.net


Cierre

Ahora debéis ser capaces deAhora debéis ser capaces de – Realizar un Diagrama de afinidad


Matriz morfológica. Una herramienta para generar opciones de manera sistemática

J A M i G iJuan A. Marin-Garcia

© Juan A. Marin-Garcia (2015)

Objetivos

• En este vídeo os voy a :En este vídeo os voy a :– Explicar en qué consiste el método de matriz

morfológica para crear alternativas– Mostrar un ejemplo de aplicación de la matriz


1. Define la tarea/problema con claridad e identifica los parámetros/dimensiones/partes • Ejemplo

• Pasos para usar la Matriz morfológicap p

que vas a usar en la matriz 2. Elige el primer parámetro y ponlo como

encabezado en la primera columna, 3. Genera muchas, variadas e incluso inusuales

alternativas (atributos) para ese parámetro y

j p

( ) p p yponlos en filas diferentes bajo ese encabezado

4. Repite los pasos 2 y 3 para cada parámetro (columna) sin fijarte en las columnas anteriores

5. Elige combinaciones aleatorias de una fila para cada columna, escribe la combinación y pregúntate

1. ¿Es posible esta combinación?2. ¿Qué ocurriría si combináramos estos atributos?3. ¿Qué ventajas o inconvenientes generaría?4. ¿Como aprovechar las ventajas o cómo reducir

los inconvenientes?


Ejemplo: Desorientación pacientes que acuden a cita de consultas

Nombre que le damos a la máquina

Ubicación de la máquina

Gestión visual en máquina

Gestión visual en mostrador

Información verbal

Kiosko Lugar de paso de pacientes

Nada Nada dada por enfermera dede pacientes,

lejos de personal sanitario

enfermera de citas desde mostrador

Dispensador Con contacto Texto o imagen Texto Desplazar a una visual desde enfermeras de citas

en pantalla enfermera o celador al lado del dispensador

Registro de turno

Poster de gran tamaño al lado de máquina

Un poster con una foto del dispensador y Un plano con ubicación


ubicación

108 combinaciones

Objetivos

• En este vídeo hemos visto:En este vídeo hemos visto:– Como se aplica la matriz morfológica para crear

alternativas• Como ejercicio os planteo que practiquéis con un

caso vuestro donde necesitéis más alternativas de l t éi t tlas que tenéis en este momento.



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Técnicas para la mejora de procesos:Técnicas para la mejora de procesos:Voto múltiple



Julien Maheut

Objetivos

• Conocer las características del voto múltiple• Conocer las características del voto múltiple


Para qué se usa

• Reducir/filtrar el número de ideasReducir/filtrar el número de ideas• Mostrar rápidamente el acuerdo del grupo

(ideas útiles, ideas desechadas) y Reservar el(ideas útiles, ideas desechadas) y Reservar el tiempo de discusión del grupo para las ideas dudosas– No se debería elegir mecánicamente, sino

aprovechar la interacción de grupo para comentar las ideas “en la frontera”las ideas en la frontera

• Muchas veces, al expresar cómo se han interpretado, se llega a acuerdos rápidos o a reformulaciones de las ideas


Variantes• Antes de usar el voto múltiple, combinar o reformular ideas similares• Voto múltiple

– cada participante elige como máximo 1/3 de las alternativas• Votan marcando las ideas, poniendo pegatinas,…

– se agrupan los votos– se eliminan las alternativas que tengan un numero de votos menor que el

(numero de participantes/5)• Votar con puntos• Votar con puntos

– se entregan a los participantes 4,6 u 8 tarjetas numeradas.– Cada participante pone una alternativa en cada tarjeta (las preferidas en

las tarjetas con numero mayor)las tarjetas con numero mayor)– Se recogen los votos– Pareto de Puntos // tarjetas por alternativa


Ejemplos

http://dotmocracy.org/faqhttp://dotmocracy.org/faq


Author: http://benchun.net from San Francisco Source: http://www.flickr.com/photos/benchun/2508411695/ License: htt // ti /li /b /2 0/d d http://dotmocracy.org/faqhttp://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0/deed.en http://dotmocracy.org/faq


Cierre

Ahora debéis ser capaces deAhora debéis ser capaces de – Aplicar el voto múltiple


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Técnicas para la mejora de procesos:Técnicas para la mejora de procesos:Presentación de proyectos de mejora



Julien Maheut

Objetivos

• Particularidades de las presentaciónes en• Particularidades de las presentaciónes en público asociadas a proyectos de mejora– Qué tipo de audiencia– Qué información mostrar– Recomendaciones generales para cualqueir

presentación oralpresentación oral– Ejemplos


¿Qué tipo de presentaciones?


http://emmanuelchenu.blogspot.com.es/2007_09_01_archive.html

Presentación a la dirección• Para la puesta en marcha de las propuestas del equipo se necesita el apoyo

d l di ióde la dirección.– Objetivos:

• Definir claramente el proyecto• Justificar con datos que existe posibilidad de mejora• Demostrar que la solución encontrada es interesante para la empresa

• El documento a presentar debe contener:– Breve historia de las actividades realizadas hasta encontrar la causa principal del

problema utilizamos los resumenes contenidos en las actas– Justificación del problema elegido basado en datos– Exposición y comentario de los datos– Definición clara del problema.– Análisis de las diferentes causas encontradas y su comprobación con datosAnálisis de las diferentes causas encontradas y su comprobación con datos– Propuesta de solución clara, sencilla y concreta– Si se ha pedido informes externos, se adjuntan– Conclusiones sobre la propuesta (incluyendo beneficios esperados)

© Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013) Deusa, 2002, pag 44

Cómo documentar las mejoras

• Debemos ser capaces de responder a loDebemos ser capaces de responder a lo siguiente– Qué problema o proceso vamos a estudiarp p– Qué limitaciones existen (tiempo, dinero, espacio…)

relativas al procesoC ál á l it d d d l j– Cuál será la magnitud esperada de la mejora

– Calendario aproximado de inicio y fin de puesta en marchamarcha

– De qué o quién depende la puesta en marcha de las ideas


Recomendaciones para la presentación oral• Controlar los nervios• Analizar la audiencia• Tener claro el objetivo• Encontrar intereses comunes• Encontrar intereses comunes• Definir puntos esenciales (5-6) que la audiencia debe conocer• Desarrollar los puntos principales centrándonos en el objetivo• Definir la introducción y el resumen final • Contacto visual con al audiencia• Planificar las ayudas visuales• Planificar las ayudas visuales• Preparara las notas de la reunión si es necesario

© Marin-Garcia, J.A. Et.al. (2013) Deusa, 2002, pag 44Smith, T. C. (1991). Cómo hacer presentaciones con éxito. Madrid: Pirámide.McMillan S (2000) Cómo actuar mejor al comunicarse con los demás Valencia:

http://chapters.sme.org/085/meeting_notes/autoliv-module-facility-tou.html


Storyboard


Otro ejemplo


Plantilla para storyboard en una página

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Título d

1 Equ

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4 Cau

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6 M

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7 M

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Ejemplo- Sugerencia Buenas Ideas• Título: Reducir el tiempo que se tarda en encontrar ideas p q

presentadas anteriormente al programa buenas ideas• Objetivo:

– Conseguir una lista completa de las ideas relacionadas con lo queConseguir una lista completa de las ideas relacionadas con lo que se busca (y ninguna no buscada)

– Que la lista se pueda construir en menos de 5 minutos • Actualmente:Actualmente:

– Se accede desde Propuestas presentadas dentro del marco http://www.upv.es/entidades/AI/menu_484896c.html

• Sólo hay tres criterios de filtrado (año, convocatoria y premio)Sólo hay tres criterios de filtrado (año, convocatoria y premio)• El listado sale en páginas con 10 resultados por página • Estas páginas son “embebidas” en el marco

http://www.upv.es/entidades/AI/menu_484896c.html (no se puede usar la herramienta de búsqueda de exto del navegador)


herramienta de búsqueda de exto del navegador)

Toma de datos• Objetivo: obtener una lista de los títulos todas las sugerencias presentadas relacionadas

con “tutoría”• Contexto de la búsqueda (“trucos” que aceleran el proceso):

– Accediendo a las búsquedas fuera del marco embebido• http://www upv es/pls/oalu/EST BIdeas ListaBIdeas?p estilo=2005&p idioma=chttp://www.upv.es/pls/oalu/EST_BIdeas.ListaBIdeas?p_estilo 2005&p_idioma c

– Uso la función “buscar” de Firefox para localizar rápidamente el texto deseado en una pantalla.– Cuando se encuentra una idea de las buscadas, se copia y se pega en un documento de texto

• Grabación del proceso en vídeo (se adjunta)• Resultados:

– 4 minutos para recorrer una convocatoria completa de un año…• 1 minutos para recorrer cada 50 registros filtrados (en páginas de 10)• Mas 1 minuto para hacer las selecciones que permiten filtrar todos los premios de un mismo año y p q p p y

convocatoria – Tiempo estimado para recorrer los 7 años y las 3 convocatorias por año (suponiendo 150 ideas

presentadas a la convocatoria del año)

• 84 minutos


• 84 minutos

Descripción del proceso de buscar Buenas Ideas


Diagrama de Causa-Efecto del proceso


Propuestas de solución de fácil implantación (i)

• Todas estas ideas se pueden implantar con el sistema actual, solo requieren unos bi í i d l á t d l á icambios mínimos de los parámetros de la página.

– Al pinchar el enlace Propuestas presentadas se abre una NUEVA ventana para salir del marco embebido:

• http://www.upv.es/pls/oalu/EST_BIdeas.ListaBIdeas?p_estilo=2005&p_idioma=c– Presentar las salidas en pantallas de 50 o 100 registros (o dar la opción de elegir– Presentar las salidas en pantallas de 50 o 100 registros (o dar la opción de elegir

cuántos registros visualizar por página)– En la pantalla donde se eligen los criterios para filtrar, presentar una tabla con la

cantidad de ideas de cada categoría... Así se evita tener que buscar combinaciones que no tienen ningún registro.

C rso Con ocatoria No premiadas Apro ecab B enas E celentesCurso Convocatoria No premiadas Aprovecab Buenas Excelentes2007-08 oct-dic 1 0 0 02007-08 ene-mar 73 1 0 02007-08 abril-jul 94 5 0 02006-07 oct-dic 147 0 0 02006-07 ene-mar 115 0 0 02006-07 abril-jul 73 0 0 0

– Permitir que se seleccionen varias opciones de un mismo criterio de búsqueda.• Por ejemplo los años 2006, 2007 y 2008

2006 07 abril jul 73 0 0 0... ... ... ... .. ..... ... ... ... ... ...

total ??? 68 1 0


o eje p o os a os 006, 00 y 008– Retirar la restricción de “Límite máximo de Buenas Ideas superado. Introduzca un

criterio de selección más concreto”

Resultados esperados (i)

• Sólo con los cambios anteriores es previsibleSólo con los cambios anteriores es previsible que la búsqueda se reduzca desde los 84 minutos actuales a menos de 30 minutos– Ahorramos 21 minutos de las selecciones que

permiten filtrar todos los premios de un mismo año y convocatoriay convocatoria

– Ahorramos más de 30 minutos por no tener que pasar los registros de 10 en 1 y poder buscar Todas p g y plas ocurrencias de un texto con la herramienta de Buscar de firefox (o del navegador que se use)El tiempo necesario se ha reducido un 65%


– El tiempo necesario se ha reducido un 65%

Propuestas de fácil implantación (ii)

• Estas propuestas requieren unos mínimosEstas propuestas requieren unos mínimos cambios en el código de consulta a la base de datos actual o el código de la página web– Utilizar más criterios de filtro

• Palabras del títuloA llid d t• Apellido de autor

• Tipo de autor (PAS, PDI, Alumno)• Centro o adscripción del autorp

– Presentar los títulos con una casilla de verificación para seleccionar los que interesan (y poder descargar luego la lista de casillas marcadas)


descargar luego la lista de casillas marcadas)

Resultados esperados (ii)• Con estos nuevos cambios es

i ibl l bú d dprevisible que la búsqueda se reduzca de los 30 minutos anteriores a menos de 5 minutos Minutos

– Los registros seleccionados son muchos menos

– No es necesario tener que copiar y pegar 30405060708090

Minutos

No es necesario tener que copiar y pegar los registros que interesan individualmente pues se presentan en una única lista de casillas seleccionadas.

0102030

Actual soluciones1

soluciones1+2

una única lista de casillas seleccionadas.– El tiempo necesario se ha reducido un

94% respecto a la situación inicial


Propuestas de solución que requieren ciertos cambios en el sistema de gestión de las buenas ideas

• Estas propuestas requieren de ciertos cambios en la estructura de la B d D t d d l l t lBase de Datos donde se almacenan las propuestas y en el procedimiento para subir las ideas.– Las propuestas son subidas por el propio autor a una plataforma web como

usuario registrado• Se introducen “metadatos”: palabras clave, resumen de la propuesta...• Opcionalmente se puede introducir la propuesta en campos de texto y/o se permite

anexar documentos (PDf, Word....)– Si se mete en el campo de texto luego puede buscarse en ellos

La página de búsqueda presenta un listado de palabras clave con número– La página de búsqueda presenta un listado de palabras clave con número de ideas entre paréntesis

– Se pueden introducir nuevos campos de búsquedas• Presentadas por el usuario como autor• Palabras clave• Palabras clave• Palabras del resumen o contenidos de la propuesta.

– Se pueden guardar los resultados de búsquedas previas• Parecido a como funcionan los buscadores de artículos científicos


Resultados esperados (iii)

• Con estos nuevos cambios se reduciría aúnCon estos nuevos cambios se reduciría aún más el tiempo de búsqueda pues la lista de ideas sería mucho más concreta.

• Pero, sobre todo, estos cambios ayudarían a la gestión y procesado de las Buenas Ideas y d í l t id d d j l i tdarían la oportunidad de mejora el sistema dando feedback a los usuarios sobre los resultados de la evaluación y otras muchasresultados de la evaluación y otras muchas posibilidades que esperamos tratar en una propuesta posterior.


p p p

Cierre

Ahora debéis ser capaces deAhora debéis ser capaces de – Elaborar una presentación que resuma vuestro

t d jproyecto de mejora– Crear un guión gráfico


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