MU Modulo Patrimonio Siga

Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local

Versin del Aplicativo 15.01.00

17 de marzo del 2015

Manual de Usuario

Mdulo de Patrimonio

Sistema Integrado de Gestin Administrativa SIGA

Manual de Usuario - Mdulo de Patrimonio

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INDICE

I. INTRODUCCIN ................................................................................................... 6

II. OBJETIVO ............................................................................................................. 6

III. ACCESO AL SISTEMA ......................................................................................... 7

3.1. Acceso al Sistema .............................................................................................. 7

3.2. Acceso al Mdulo ............................................................................................... 8

IV. DESCRIPCIN DEL MDULO DE PATRIMONIO ................................................ 9

4.1. Barra de Men ..................................................................................................... 9

4.2. Barra de Herramientas .................................................................................... 10

V. FUNCIONALIDAD DEL MDULO ...................................................................... 11

5.1. Tablas ................................................................................................................. 11

5.1.1. Patrimonio .................................................................................................... 11

5.1.1.1. Parmetros Ejecutora ............................................................................ 12

5.1.1.2. Familia segn SBN ................................................................................. 14

5.1.1.3. tems .......................................................................................................... 18

5.1.1.4. Causales de Baja .................................................................................... 24

5.1.1.5. Tipos de Patrimonio............................................................................... 25

5.1.2. Generales...................................................................................................... 27

5.1.2.1. Sedes ......................................................................................................... 27

5.1.2.2. Almacenes ................................................................................................ 29

5.1.2.3. Centro de Costo ...................................................................................... 30

5.1.2.4. Personal .................................................................................................... 31

5.1.3. Personalizacin de Claves del Sistema ............................................... 34

5.1.4. Cambio de Clave de Usuario ................................................................... 35

5.1.5. Salir del Sistema ......................................................................................... 36

5.2. Mantenimiento .................................................................................................. 36

5.2.1. Inventario Inicial ......................................................................................... 36

5.2.1.1. Institucional ............................................................................................. 37

5.2.1.2. No Institucional ....................................................................................... 49

5.2.1.3. Actualizacin ........................................................................................... 58


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5.2.2. Inventario Fsico ......................................................................................... 61

5.2.2.1. Registro ..................................................................................................... 61

5.2.2.2. Sobrantes ................................................................................................. 67

5.2.2.3. Faltantes ................................................................................................... 71

5.2.3. Movimiento ................................................................................................... 75

5.2.3.1. Altas Institucionales .............................................................................. 76

5.2.3.1.1. Ingreso por Compra ............................................................................. 78

5.2.3.1.2. NEA - Ingreso por Produccin .......................................................... 87

5.2.3.1.3. NEA Donacin ..................................................................................... 89

5.2.3.1.4. NEA Transferencia Externa ............................................................. 92

5.2.3.1.5. NEA Devolucin Almacn ............................................................... 96

5.2.3.1.6. NEA - Diferencia de Inventario ......................................................... 98

5.2.3.1.7. NEA Otros .......................................................................................... 105

5.2.3.1.8. Reportes de Altas Institucionales .................................................. 109

5.2.3.2. Altas No Institucionales ...................................................................... 111

5.2.3.2.1. Reportes de Altas No Institucionales ............................................ 116

5.2.3.3. Bajas (Ajuste) ........................................................................................ 119

5.2.3.4. Bienes en Custodia (Ajustes) ............................................................ 128

5.2.3.5. Mejoras (Ajuste) .................................................................................... 131

5.2.3.6. Concesiones (Ajuste) .......................................................................... 137

5.3. Seguimiento y Control .................................................................................. 147

5.3.1. Asignacin (Ajuste) ....................................................................................... 148

5.3.2. Mantenimiento de Activos (Ajuste) ............................................................ 169

5.3.3. Salidas (Ajuste)............................................................................................... 174

5.3.3.1. Salida por Bajas ........................................................................................ 175

5.3.3.2. Salida para Mantenimiento ..................................................................... 180

5.3.3.3. Salida Diversa ........................................................................................... 186

5.3.4. Actos de Administracin (Nuevo) .............................................................. 192

5.3.4.1. Afectacin en Uso (Nuevo) ..................................................................... 193

5.3.4.2. Arrendamiento .......................................................................................... 198


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5.3.4.3. Cesin en Uso (Nuevo)............................................................................ 202

5.3.4.4. Reportes de Actos de Administracin (Nuevo) ................................. 207

5.4. Consultas/Reportes ....................................................................................... 209

5.4.1. rdenes de Compra ....................................................................................... 209

5.4.2. Entradas al Almacn ..................................................................................... 211

5.4.3. Consulta de Bienes Patrimoniales ............................................................. 214

5.4.4. Patrimonio segn Plan Contable (Nuevo) ................................................ 223

5.4.4.1. Reporte de Bienes con Cuentas de Orden ......................................... 227

5.4.4.2. Reporte de Maquinaria y Equipo ........................................................... 227

5.4.4.3. Reporte de Edificios y Estructuras (Nuevo) ....................................... 228

5.4.4.4. Reporte de Activos No Producidos ...................................................... 229

5.4.4.5. Reporte de Inversiones Intangibles ..................................................... 230

5.4.4.6. Reporte Resumen Mensual del Valor Actualizado y Depreciacin231

5.4.4.7. Reporte Resumen del Patrimonio por Cuenta Contable ................. 232

5.4.4.8. Reporte Resumen de Saldos por Cuenta Contable .......................... 234

5.4.4.9. Reporte de Bienes por Cuenta Contable y Porcentaje de Depreciacin .236

5.4.4.10. Reporte de Saldos y Movimientos por Cuenta Contable................. 237

5.4.4.11. Reporte de Cuentas Contables Patrimoniales ................................... 238

5.4.5. Reportes Varios .............................................................................................. 239

5.4.5.1. Listado de Bienes Patrimoniales .......................................................... 249

5.4.5.2. Listado de Bienes Patrimoniales por rea/Ubicacin ..................... 249

5.4.5.3. Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable ................... 250

5.4.5.4. Listado de Bienes Patrimoniales por Almacn .................................. 251

5.4.5.5. Listado de Bienes Patrimoniales Valorizados ................................... 252

5.4.5.6. Listado de Bienes de Patrimoniales Valorizados Slo Bienes considerados por la SBN.............................................................................. 253

5.4.5.7. Listado de Bienes Patrimoniales por Grupo/Clase/Familia Valorizados ..255


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5.4.5.8. Inventario Inicial Valorizado ................................................................... 255

5.4.5.9. Activos sin Cuenta Contable/Fecha de Alta/Fecha Adquisicin/Valor Inicial Contable ............................................................................................... 256

5.4.5.10. Datos del Activo Fijo ................................................................................ 256

5.4.5.11. Kardex de Bienes Patrimoniales ........................................................... 257

5.4.5.12. Activos Sin Ubicacin Fsica ................................................................. 258

5.4.5.13. Listado de Bienes Patrimoniales Dados de Baja .............................. 258

5.4.5.14. Listado de Bienes Patrimoniales Componetizables por Cuenta Contable ........................................................................................................... 259

5.4.6. Patrimonio por Centro de Costo ................................................................. 260

5.4.7. Patrimonio por Empleado ............................................................................ 265

5.4.8. Relacin de Activos Seguimiento ............................................................ 268

5.5. Procesos .......................................................................................................... 271

5.5.1. Proceso de Cierre Contable ......................................................................... 272

5.5.2. Proceso SBN (Ajustes) ................................................................................. 277

5.5.3. Proceso de carga del Inv. Inicial por Ao ................................................. 281

5.6. Utilitario ............................................................................................................ 284

5.6.1. Exportar Informacin .................................................................................... 285

5.6.2. Exportar/Importar Inventario Inicial Institucional ................................... 287

5.6.3. Impresin de Etiquetas ................................................................................. 294

5.6.4. Exportar/Importar Inventario Fsico ........................................................... 298

5.6.5. Auditora de Transacciones del SIGA ....................................................... 302

5.6.6. Auditoria de Transacciones Eliminadas ................................................... 307

5.7. Inmuebles......................................................................................................... 311

5.7.1. Registro de Inmuebles .................................................................................. 311

5.7.2. Importacin de Inmuebles ............................................................................ 338

5.7.3. Inventario Fsico ............................................................................................. 342


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I. INTRODUCCIN

El Registro, Administracin, Control, Cautela y Supervisin de los bienes patrimoniales del

Estado, debe garantizarse con un Sistema que permita realizar el seguimiento de las

operaciones efectuadas por las Unidades Ejecutoras del Sector, con los fondos asignados

en el Presupuesto Anual.

De acuerdo a las necesidades planteadas y con la finalidad de contribuir con la Gestin de

control de los Procesos del Patrimonio, se opt por la creacin de un Sistema Integral

denominado SIGA-Mdulo Patrimonio (SIGA-MP), que permita el Registro y Seguimiento

de los bienes del Estado.

Se estableci que los Bienes Muebles, Inmuebles, Intangibles y otros Activos son parte

importante del Patrimonio de cada Unidad Ejecutora del Estado, que a su vez estn sujetos

a un conjunto de normas, que les permiten, administrarlos de una manera eficiente y

ordenada.

El SIGA-MP, es una herramienta para la gestin del Control Patrimonial, la misma que

permite registrar, controlar, revisar y emitir informacin sobre la administracin de los

Bienes de Propiedad Estatal, de acuerdo a las disposiciones y normas emitidas por la

Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN), con la finalidad de lograr una

adecuada y eficiente administracin de la propiedad Estatal.

El SIGA-MP se encuentra integrado al Mdulo Logstica del SIGA, permitiendo que la

informacin se mantenga actualizada, basndose en los registros de entradas y salidas de

Almacn, bajo el concepto de integridad y de no duplicidad de esfuerzos.

II. OBJETIVO

El presente Manual, tiene como objetivo guiar a los usuarios responsables del registro,

administracin, control, cautela y supervisin de los bienes patrimoniales de las Unidades

Ejecutoras, en el uso y operatividad del SIGA - Mdulo Patrimonio (MP), logrando que la

Administracin de los Bienes Patrimoniales sea eficaz, eficiente y transparente, en cada

una de las etapas del proceso.


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III. ACCESO AL SISTEMA

Esta seccin detalla el procedimiento para el acceso al SIGA y al Mdulo de Patrimonio.

3.1. Acceso al Sistema

Para ingresar al Mdulo de Patrimonio, el Usuario deber ubicar en su pantalla el cono

correspondiente al SIGA y dar doble clic sobre l.

El Sistema presentarla ventana de bienvenida al SIGA, en la cualse ingresarel Usuario y

Clave de acceso correspondiente.

Nota:

La clave se diferencia entre maysculas y minsculas. La clave de Acceso al Sistema es de uso personal e intransferible, es

responsabilidad del Usuario, la confidencialidad de la misma.

Seguidamente, dar clic en el icono Conectar .


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En la ventana SIGA Versin, semostrar los iconos de acceso a los Mdulos del SIGA a los

que tenga acceso el Usuario.

3.2. Acceso al Mdulo

Para acceder al Mdulo de Patrimonio, dar doble clic al cono Mdulo Patrimonio .

Al ingresar, se presentar la ventana principal del Mdulo de Patrimonio, con los Sub

Mdulos: Tablas, Mantenimiento, Seguimiento y Control, Consultas/Reportes, Procesos,

Utilitarios, e Inmuebles; de acuerdo a los acceso asignados en el perfil del Usuario en el

Mdulo Administrador, los mismos que se detallan a continuacin


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IV. DESCRIPCIN DEL MDULO DE PATRIMONIO

La presente seccin describe la Barra de Men, Barra de Herramientas y Funcionalidad de

los Sub Mdulos que contiene el Mdulo de Patrimonio.

4.1. Barra de Men

La Barra de Men ubicada en la parte superior de la ventana principal del Mdulo de

Patrimonio incluye un conjunto de Sub Mdulos utilizados para operar el Sistema. Su

descripcin y funcionalidades se detallan a continuacin:

Nombre Descripcin

Tablas Permite realizar la configuracin de Parmetros, registro de las

tablas Ubicacin Fsica, Colores, y la consulta de tablas del

sistema, relacionadas con el mdulo.

Mantenimiento Permite realizar el registro del Inventario Inicial, Inventario

Fsico y los movimientos de los Bienes Patrimoniales

Institucionales y No institucionales (Altas, Bajas, Bienes en

Custodia, Mejoras de Bienes Muebles y Concesiones).

Seguimiento y

Control

Permite realizar el registro de las asignaciones,

Mantenimientos y Salida de los Bienes Muebles.

Consultas y

Reportes

Comprende Reportes varios de consultas de los Bienes

Patrimoniales.

Procesos Permite realizar el Proceso de Cierre Contable Mensual, carga

del Inventario Inicial y la Transmisin de datos al Software

Inventario Mobiliario Institucional - SIMI.

Utilitario Permite realizar la exportacin e importacin de datos del

Mdulo Patrimonio, as como consultar los registros de

auditora de las transacciones realizadas en el Mdulo

Patrimonio.

Inmuebles Permite realizar el registro del Inventario Inicial, Altas, e

Inventario Fsico de los Bienes Inmuebles de la Unidad

Ejecutora; as como realizar la Importacin de la informacin

de los Inmuebles desde el Mdulo de Revaluacin de Edificios

y Terrenos del MEF.


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4.2. Barra de Herramientas

La Barra de Herramientas contiene una serie de iconos que ayudan al Usuario en la

operatividad del Mdulo. La funcionalidad de cada uno de ellos se describe a continuacin:

Guarda los datos ingresados.

Actualiza los datos registrados o modificados en la ventana.

Visualiza en reportes los datos mostrados en la ventana, y permite la

impresin de los mismos.

Salir de la ventana donde se encuentra.

Ampliar/disminuir la escala para visualizar los Reportes.

Exportar el Reporte a otros formatos: Excel, DBF o Texto.

Volver a la primera pgina.

Retroceder una pgina.

Avanzar una pgina.

Avanzar a la ltima pgina.


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V. FUNCIONALIDAD DEL MDULO

En esta seccin, se describe la funcionalidad de cada una de las opciones existentes en

los Sub Mdulos del Mdulo de Patrimonio.

5.1. Tablas

El Sub Mdulo Tablas contiene informacin relacionada a los tems, Ubicaciones Fsicas,

consulta sobre Causales de Baja, Colores, e informacin en modo consulta de las Tablas

de las Sedes, Centros de Costo, Almacenes y Personal con el que cuenta la Unidad

Ejecutora. As mismo, incluye la opcin de Configuracin de Parmetros para la

operatividad de las funciones del Sistema y los procesos que realiza.

Al ingresar a esta opcin, el sistema muestra las opciones siguientes: Patrimonio,

Generales, Personalizacin de Claves del Sistema, Cambio de Clave de Usuario y Salir del

Sistema.

5.1.1. Patrimonio

Esta opcin permite realizar el registro y consulta de las tablas que el Modulo Patrimonio

necesita para operar el Sistema.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Patrimonio. Al ingresar

a esta opcin, el sistema muestra las sub opciones siguientes: Parmetros Ejecutora,

Familia segn SBN, tems, Causales de Baja y Tipos de Patrimonio.


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5.1.1.1. Parmetros Ejecutora

Esta opcin permite realizar la configuracin de los Parmetros del Mdulo Patrimonio,

como el inicio del Periodo Contable y el Periodo del Inventario Inicial.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Patrimonio-Parmetros

Ejecutora, como se muestra a continuacin:

Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Parmetros por Ejecutora.

Conteniendo los siguientes campos:

Ao del Sistema: Indica el Ao Actual de ejecucin del Sistema, registrado en los

Parmetros del Mdulo Logstica.

Control para regularizar las Altas: Permite seleccionar el Tipo de Control para

regularizar las altas en el Mdulo Patrimonio, activando la barra de despliegue .

o Opcin 0 Sin Control en Altas:Al seleccionar esta opcin el Sistema permite

realizar las altas automticas con informacin proveniente del Mdulo Logstica;


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as como tambin permite registrar las altas en forma manual directamente en el

Mdulo de Patrimonio.

o Opcin 1 Con Control en Altas: Al seleccionar esta opcin el Sistema slo

permite realizar las altas automticas provenientes del Mdulo de Logstica.

Responsable del Control Patrimonial: Muestra el cdigo y nombre del Responsable

del rea de Control Patrimonial de la Unidad Ejecutora.

Para seleccionar y/o actualizar el nombre del Responsable, dar clic en el botn ,

abrindose la ventana Bsqueda de Datos, donde el usuario debe buscar y

seleccionar el nombre del Responsable.

Perodo del Mdulo:

o Inventario Inicial de Patrimonio: Se registra el ao del inicio del Inventario

InicialPatrimonial de la Unidad Ejecutora.

o Proceso Contable de Patrimonio: Se registra el ao y mes en que se encuentra

el Periodo Contable. Durante el proceso mensual el Sistema actualiza

automticamente este campo.

Esta opcin cuenta adems con el botn que sirve para

realizar el extorno del proceso contable para el mes indicado en el campo.

Datos SBN:


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o Ruta para almacenar archivos generados: Es la ruta donde se encuentra

ubicada la Base de Datos del SIMI. Es utilizado para poder realizar la migracin

de datos del Mdulo de Patrimonio hacia el SIMI.

o Ejecutora que corresponde a la SBN: Es el cdigo de identificacin que tiene

la Unidad Ejecutora en la SBN, es utilizado para poder realizar la migracin al

SIMI.

Impresin de Etiquetas:

o Tamao de la etiqueta: Es el tamao de la etiqueta que se encuentra pre

definido actualmente en el Sistema y que tiene por tamao 50mm de ancho x

25mm de alto.

5.1.1.2. Familia segn SBN

Esta opcin permite consultar el Catlogo Institucional las Familias de Bienes

patrimoniales.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Patrimonio-Familia

segn SBN, como se muestra a continuacin:

Al ingresar a esta opcin el Sistema presentar la ventana Catlogo de Familias.


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Teniendo en la parte superior de la ventana los siguientes filtros de seleccin: Grupo, Clase,

Estado y el campo Digitar descripcin de la Familia.

Grupo: Permite seleccionar el Grupo a travs de la barra de despliegue .

Al dar clic en el botn , se muestra la ventana Filtro para Bsqueda de Datos,

buscar y seleccionar el grupo correspondiente.

Para seleccionar Todos los Grupos marcar con check, como se muestra en la imagen:

Clase: Permite seleccionar una Clase perteneciente al Grupo seleccionado, a travs

de la barra de despliegue .


buscar y seleccionar la Clase correspondiente.


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Estado: Permite seleccionar la condicin de las familias que se quiere visualizar (Activo,

Inactivo o Todos)

Descripcin de la Familia: Permite al usuario realizar una bsqueda por la descripcin

de la familia, digitando el texto en el campo. Presionar Enter para ejecutar la bsqueda.

En la matriz de la ventana se lista la relacin de las Familias pertenecientes a la clase y

grupo seleccionado en los filtros.

Si se requiere consultar el detalle de la Familia, ingresar a la carpeta amarilla ,

mostrndose la ventana Mantenimiento de Familia que contiene los siguientes campos:

Cdigo: Nmero compuesto por ocho dgitos que corresponde a la Familia del Bien.


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Estado: Muestra la situacin de la Familia en el Catalogo del MEF. Se encuentra

Activo cuando pueda ser utilizado, caso contrario se muestra Inactivo.

Descripcin: Nombre de la Familia del Bien.

Tipo: Para los Bienes Patrimoniales siempre se tiene seleccionada la opcin de

Activo Fijo.

Tipo Activo Fijo: Muestra el Tipo del Activo Fijo: Activo Fijo Depreciable, Activo

Fijo No Depreciable, Bienes Culturales o Inversiones Intangibles (Licencias).

Tipo Patrimonio: Indica el rubro al que corresponde el activo: Bienes Inmuebles,

Bienes Muebles, Intangibles, etc.

Flag. de SBN: Se muestra marcado con check , para indicar que la Familia se

encuentra catalogada por la SBN.

Alcance: Muestra la descripcin de la Familia.

Especificaciones por Tipo de Patrimonio: Muestra las especificaciones del Tipo

de Patrimonio.

Al dar clic en el botn , se muestra la ventana Especificaciones por Tipo de

Patrimonio.


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REPORTE

Para visualizar el reporte de las Familias de Bienes Patrimoniales, dar clic en el botn

Imprimir ubicado en la barra de herramientas, mostrndose la ventana Reporte de

Familias.

Seleccionar el grupo y clase de las familias que se desea visualizar o marcar con check

para seleccionar Todos; seguidamente dar clic en el botn Imprimir . El Sistema

muestra el Reporte Familia de Bienes.

Este reporte muestra la relacin de las familias de los Bienes Patrimoniales del grupo y

clase seleccionado en los filtros, as como el Tipo de la familia e Indicador SBN (Si

corresponde a una familia catalogada por la SBN).

5.1.1.3. tems

Esta opcin permitir consultar la relacin de bienes patrimoniales del Catlogo

Institucional del SIGA.


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El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: TablasPatrimonio - tems,

como se muestra a continuacin:

Al ingresar a esta opcin el Sistema mostrar la ventana Catlogo de tems, previamente

sin datos.

Para visualizar los tems, seleccionar los siguientes filtros de seleccin: Grupo, Clase,

Familia, Estado.

Adicionalmente se podr realizar la bsqueda de tems en el campo Digitar Descripcin de

tem.

Grupo: Seleccionar en la barra de despliegue el Grupo de los tems que se desea

visualizar.

Asimismo, al ingresar al botn , se podr seleccionar el Grupo de tem en la ventana

Filtro para Bsqueda de Datos.


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Clase: Permite seleccionar una Clase perteneciente al Grupo seleccionado, activando

la barra de despliegue .


buscar y seleccionar la Clase.

Familia: Permite seleccionar una Familia perteneciente al Grupo y Clase seleccionado,

activando la barra de despliegue .

Al ingresarla botn , se muestra la ventana Filtro para Bsqueda de Datos, buscar

y seleccionar la Familia.

Digitar Descripcin del tem: Permite al usuario realizar una bsqueda por la

descripcin de tem, digitando el texto en el campo. Presionar Enter para ejecutar la

bsqueda.

Estado: Permite seleccionar la condicin del tem(Activo, Inactivo o Todos)


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Seleccionado los filtros, se mostrar la relacin de los tems pertenecientes al grupo, clase

y familia seleccionados.

Para consultar todos los tems patrimoniales del Catlogo, marcar con un check en el

campo Todo.

Para consultar el detalle del tem, ingresar a la carpeta amarilla del registro del tem,

visualizndose la ventana Mantenimiento Catlogo de tems.

Componetizacin:

La Propiedad, Planta y Equipo PPE son los activos tangibles de propiedad de una

empresa o Entidad, destinada a su uso en la produccin o suministro de bienes y servicios,

para ser arrendados a terceros o para uso administrativo, cuyo tiempo de uso es mayor a

un ejercicio econmico.

De acuerdo a las Normas Internacionales de Contabilidad NIC16, stos pueden estar

compuestos de varias partes con diferentes vidas tiles o patrones de consumo, las

mismas que son reemplazadas individualmente durante la vida til del activo, por lo que

cada parte de un elemento de PPE cuyo costo es significativo en relacin con el costo total

del tem, se deprecia por separado.


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El objetivo de la funcionalidad de Componetizacin de los bienes, es permitir el registro del

valor, vida til y depreciacin de las partes o componentes que conforman una Unidad de

Activo.

Definiciones:

Unidad de Activo: Es el equivalente al tem del Catlogo de bienes y servicios.

Componentes: Son partes representativas del bien mueble que se deprecian de

forma separada por contar con vidas tiles diferentes.

Ejemplo:

Para poder registrar el movimiento y valores contables de estos activos, previamente, se

deber verificar que los componentes se encuentren registrados en el Catlogo de Bienes

y Servicios.

Para registrar el movimiento y valores contables de los bienes muebles que cuentan con

componentes, en la ventana Mantenimiento Catlogo de tems, se ha incorporado el

botn .

Al ingresar a este botn, el Sistema presentar la ventana Detalle de Componentes,

mostrando la descripcin del tem y sus componentes, as como la fecha de registro.


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Nota: La lista de componentes de los bienes muebles es definida por el Ente Rector por lo que no puede ser editada por el Usuario.

REPORTE

Para visualizar el reporte de los tems patrimoniales del Catlogo Institucional, dar clic en

el cono Imprimir ubicado en la barra de herramientas, mostrndose la ventana

Reporte de tems, conteniendo los siguientes filtros y opciones:

Seleccionar el Grupo, Clase y Familia de los Bienes Patrimoniales que desea mostrar o

marcar el check para mostrar todos.

Se tiene dos opciones de reporte: Listado de tems y Listado de Precio de tems.

Listado de tems.-Este reporte Catlogo de Bienes muestra la relacin de los Bienes

Patrimoniales agrupados por Grupo, Clase, Familia.


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Listado de Precio de tems.- Este reporte muestra la relacin de los Bienes

Patrimoniales agrupados por Grupo, Clase, Familia, indicando el precio referencial.

5.1.1.4. Causales de Baja

Esta opcin permite consultar la relacin de Causales de Baja establecidas por la SBN.

El ingreso a la opcin Causales de Baja es siguiendo la siguiente ruta: Tablas

Patrimonio-Causales de Baja, como se muestra a continuacin:

El Sistema presentar la ventana Causales de Baja a modo consulta, con la relacin de

las Causales de Baja establecidas por la Superintendencia Nacional de Bienes

Estatales - SBN.

En esta ventana se actualizarn las Causales de Baja de acuerdo a los cambios e

incorporaciones que determine el Ente Rector.


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REPORTE

Para visualizar el Reporte de las Causales de Baja, presionar el icono Imprimir

ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente informacin:

Cdigo de Tipo, Cdigo de Clase y Descripcin de las Causales de Baja.

5.1.1.5. Tipos de Patrimonio

Esta opcin permite consultar los Tipos de Patrimonio. El ingreso a la opcin es siguiendo

la siguiente ruta: Tablas Patrimonio-Tipos de Patrimonio, como se muestra a

continuacin:


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Al ingresar a esta opcin se presentar la ventana Tipos de Patrimonio, donde se puede

visualizar los Tipos de Patrimonios, tales como: Bienes Inmuebles, Bienes Muebles, Bienes

Intangibles, etc. Adems se muestra la Tasa de Depreciacin, la Cuenta Contable

Depreciacin y su Estado; as como el Sub Tipo de Patrimonio en la seccin Sub Tipo

Patrimonio.

Para visualizar el detalle de las especificaciones tcnicas de cada Sub Tipo de Patrimonio,

ingresar a la carpeta amarilla, mostrndose la ventana Especificaciones por Tipo de

Patrimonio.


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REPORTE

Para visualizar el Reporte Tipo de Patrimonio, el Usuario debe dar clic en el icono

Imprimir ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente

informacin: Cdigo de Tipo, Cdigo de Clase, Descripcin del Tipo de Patrimonio, Tasa

de Depreciacin, Cuenta Contable de Depreciacin y Estado.

5.1.2. Generales

Esta opcin permite consultar las siguientes Tablas procedentes del Mdulo de Logstica:

Sedes, Almacenes, Centros de Costo y Personal.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Generales.

5.1.2.1. Sedes

Esta opcin permite consultar las Sedes de la Unidad Ejecutora registradas en el Mdulo

de Logstica.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Generales-Sedes,

como se muestra en la siguiente ventana.


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El Sistema muestra la ventana Sedes.

REPORTE

Para visualizar el Reporte Sedes, el Usuario dar clic en el icono Imprimir ubicado en

la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente informacin: Cdigo,

Descripcin, Direccin. Telfono, Pas, Departamento, Provincia y Distrito de cada Sede.


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5.1.2.2. Almacenes

Esta opcin permite consultar los distintos Almacenes registrados en el Mdulo de

Logstica.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Generales-Almacenes,


La ventana muestra dos secciones, a la izquierda se muestra el Cdigo, Secuencia y

Descripcin del Almacn y a la derecha se muestra el Tipo, Estado, Almacn Principal,

Descripcin, Sede, Direccin, Referencia, Responsable, Telfono, Departamento, Pas,

Provincia, Distrito y Fecha de Registro.

REPORTE

Para visualizar el reporte Almacenes, el Usuario debe dar clic en el cono Imprimir

ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente informacin:


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Cdigo, Secuencia, Descripcin, Direccin, Sede, Departamento, Provincia, Distrito y

Responsable por Almacn.

5.1.2.3. Centro de Costo

Esta opcin permite consultar los Centros de Costo registrados en el Mdulo de Logstica.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Generales-Centros de

Costo, como se muestra a continuacin:

El Sistema muestra la ventana Centros de Costo.

En la parte Superior se puede filtrar los datos por: Ao, Sede, Estado (Activo, Inactivo) y

por Centro de Costo.


-31-

Para visualizar los datos generales del Centro de Costo, ingresar a la carpeta amarilla

, mostrando la siguiente ventana.

5.1.2.4. Personal

Esta opcin permite consultar los datos del Personal que labora en la Unidad Ejecutora.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Generales-Personal,


Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Lista de Personal, con la siguiente

informacin: Cdigo, Documento de Identidad, Apellido Paterno, Apellido Materno,

Nombres y Estado (Activo, Inactivo).

El Usuario puede visualizar los datos del personal, ingresando a la carpeta amarilla .

El Sistema muestra la siguiente ventana:


-32-

REPORTES

Para visualizar los reportes del personal registrado de la Unidad Ejecutora, dar clic en el

cono Imprimir ubicado en la barra de herramientas, mostrndose la ventana Reportes

por Personal Registrado, conteniendo los siguientes Tipos de Reporte y Filtros de

seleccin:

Ao: Permite seleccionar el ao del cual se desea obtener la informacin.

Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de

despliegue o realizando una bsqueda presionando el botn . Para seleccionar

Todos los Centros de Costos marcar con Todos.

Estado: Permite seleccionar el estado del personal (Activo, Inactivo).Para seleccionar Todos los estados marcar con Todos.


-33-

Tipos de Reporte:

Reporte de ao de asignacin por Centro de Costo.- Esta opcin muestra todo el

personal de la Unidad Ejecutora por Centro de Costo, segn los filtros de seleccin;

para ello dar clic en el cono Imprimir , mostrando en pantalla el Reporte Relacin

del Personal.

Reporte Personas con Datos Observados.- Esta opcin muestra el personal de la

Unidad Ejecutora o Centro de Costo que tienen datos observados, por ejemplo,

aquellos trabajadores que tengan profesin registrada pero no tienen nmero de

colegiatura.

Para visualizar el Reporte se debe dar clic en el cono Imprimir , mostrando en

pantalla el Reporte Relacin del Personal con Datos Observados, el mismo que

contiene la siguiente informacin: Cdigo, Nombre, Fecha de Ingreso, Estado Civil,

Tipo de Empleado, Ubicacin, Grado de Instruccin, Centro de Costo, Sexo y Estado,

y la descripcin de la Observacin que muestran dichos registros.


-34-

5.1.3. Personalizacin de Claves del Sistema

En esta opcin el Usuario puede cambiar las claves que son solicitadas para realizar

algunos procesos que por defecto ya vienen definidas por el Sistema.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas- Personalizacin de

Claves del Sistema, como se muestra a continuacin:

El Sistema muestra la ventana Personalizacin de Claves del Sistema con los siguientes

campos:

Mdulo: Muestra el nombre del Mdulo SIGA en el que nos encontramos.

Proceso SIGA: Permite seleccionar el proceso al cual se le va a cambiar de clave,

para su ejecucin en el Sistema.

Clave Actual: Permite registrar la clave actual del proceso seleccionado.


-35-

Clave Nueva: Permite registrar la nueva clave al proceso seleccionado.

Confirma Nueva Clave: Permite registrar y confirmar la nueva clave del proceso

seleccionado.

Dar clic en el icono Grabar , para guardar los cambios.

5.1.4. Cambio de Clave de Usuario

Mediante esta opcin el Usuario que ingresa al Sistema puede cambiar su clave de acceso

actual.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas- Cambio de Clave de

Usuario, como se muestra a continuacin

El Sistema presenta la ventana Cambio de Clave de Usuario con los siguientes campos:

Cdigo: Muestra el Cdigo del Usuario que accede al Sistema.

Nombre: Muestra el nombre del Usuario que accede al Sistema.

Clave Actual: Permite registrar la clave actual del Usuario que accede al Sistema.

Nueva Clave: Permite registrar la nueva clave de Usuario.

Confirmar Clave: Permite registrar y confirmar la nueva clave de Usuario.


-36-

5.1.5. Salir del Sistema

Esta opcin permite salir del Sistema, regresando al escritorio de Windows.

5.2. Mantenimiento

El Sub Mdulo Mantenimiento est conformado por las opciones que permiten el registro

inicial de los Bienes Muebles por Sede y Centros de Costo, que sern asignados a los

Usuarios de la Unidad Ejecutora para su uso. As mismo, el Registro del Inventario Fsico

y los procedimientos a seguir para el registro y control de los procesos de Altas, Bajas y

Mejoras.

Al ingresar a esta opcin, el Sistema muestra las opciones siguientes: Inventario Inicial,

Inventario Fsico y Movimiento.

5.2.1. Inventario Inicial

Mediante esta opcin la Unidad Ejecutora que recin comienza con el uso del Mdulo

Patrimonio del SIGA, puede registrar por nica vez la operacin de registro del Inventario

Inicial de los Bienes Patrimoniales Institucionales y No Institucionales ingresados, luego si

se producen cambios el Usuario actualiza la informacin.

Nota: Para aquellas Unidades Ejecutoras que ya cuentan con Inventario Inicial en el

Mdulo Patrimonio del SIGA, solamente se procede con la Copia del Inventario para el

ao siguiente.


-37-

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Tablas Inventario Inicial. Al

ingresar a esta opcin, el Sistema muestra las sub opciones siguientes: Institucional, No

Institucional y Actualizacin.

5.2.1.1. Institucional

En esta opcin el Sistema permitir a la Entidad registrar por nica vez todos los Bienes

Patrimoniales adquiridos, ubicados dentro y fuera de la Entidad.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento-Inventario Inicial-

Institucional, como se muestra a continuacin:

Descentralizacin del registro del Inventario Inicial:

De acuerdo al procedimiento de descentralizacin del Mdulo de Patrimonio, los Usuarios

pueden registrar el Inventario Inicial de los Centros de Costo asignados en el Mdulo

Administrador.

Al ingresar a esta opcin el Sistema mostrar la ventana Inventario Inicial de Bienes

Patrimoniales, con las Sedes y Centros de Costos asignados al Usuario.


-38-

Nota: Las Unidades Ejecutoras que cuentan con informacin de Inventario Inicial

anteriores, visualizarn automticamente los Centros de Costo asignados, caso contrario

debern registrarlos manualmente.

En la parte superior de la ventana se tiene las siguientes pestaas: Registro del Inventario

Inicial y Activos.

La pestaa Registro de Inventario Inicial tiene los siguientes filtros: Periodo, Sede,

Centro de Costo, as como el botn

Periodo: Permite filtrar los registros del inventario inicial por ao. Seleccionar el ao

activando la barra de despliegue . Para filtrar por todos los aos marcar con un

check .

Sede: Permite filtrar los registros del inventario inicial por Sede. Seleccionar la

barra de despliegue . Para filtrar por todas las Sedes marcar con un check .

Solo se listarn las Sedes de los Centros de Costo asignados al Usuario en el

Mdulo Administrador.


-39-

Centro de Costo: Permite filtrar los registros del inventario inicial por Centro de

Costo. Seleccionar el Centro de Costo en la barra de despliegue . Para filtrar por

todos los Centros de Costo marcar con un check .

Solo se listarn los Centros de Costo asignados al Usuario en el Mdulo

Administrador.

Botn : Permite realizar el cierre del Inventario Inicial, inhabilitando las

opciones de insercin y eliminacin de activos fijos.

La pestaa Activos se tiene el filtro de Bsqueda, el campo de seleccin de los activos

tipo ESNI y el listado de Bienes Patrimoniales registrados en el inventario del Centro de

Costo seleccionado en la pestaa Registro del Inventario Inicial.

Bsqueda: Permite realizar la bsqueda de Bienes Patrimoniales por Marges,

Descripcin, Sede, Centro de Costo, Usuario, Contratista, Valor Compra, Valor

Inicial del Ejercicio y Ubicacin Fsica.

Seleccionado el tipo de bsqueda, ingresar el dato en el campo de bsqueda.

Presionar la tecla Enter para ejecutar la bsqueda.


-40-

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL INVENTARIO INICIAL

Primero se deber ingresar el Centro de Costo sobre el cual se va a registrar el inventario

inicial, para ello activar el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y

seleccionar la opcin INSERTAR INVENTARIO INICIAL.

Seguidamente, en la parte derecha de la ventana se mostrarn los siguientes campos para

su registro:

Nro. Movimiento: Es el nmero correlativo del registro del Inventario Inicial.

Autogenerado por el Sistema. Se mostrar cuando se grabe los datos del registro

del inventario inicial.

Fecha de Movimiento: Ingresar la fecha del registro del inventario inicial.

Sede: Se mostrar la Sede al seleccionar el Centro de Costo.

Solo se listarn las Sedes de los Centros de Costo asignados al Usuario en el Mdulo

Administrador.

Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo en la ventana Bsqueda de

Datos que se mostrar al ingresar al botn .Se podr realizar la bsqueda por

Cdigo, Descripcin, Estado y Sede del Centro de Costo.

En la ventana Bsqueda de Datos solo se listarn los Centros de Costo asignados

al Usuario en el Mdulo Administrador. Asimismo, se ha incorporado la columna

Sede.


-41-

Empleado Responsable: Seleccionar la persona responsable de la administracin

de los Bienes Patrimoniales del Centro de Costo seleccionado, en la ventana

Bsqueda de Datos que se mostrar al ingresar al botn , se podr realizar la

bsqueda por cdigo o nombre del empleado.

Tipo de Institucin: Por defecto se mostrar el tipo de institucin Institucional.

Entidad: Muestra el nombre de la Entidad. Puede ser modificado por el Usuario.

N de Resolucin: Ingresar el nmero de resolucin que autoriza el Inventario

Inicial.

Fecha de la Resolucin: Ingresar la fecha de la resolucin que autoriza el

Inventario Inicial.

Observaciones: Ingresar algn comentario u observacin adicional.

Registrado los datos generales del Inventario Inicial para el Centro de Costo, dar clic en

el icono Grabar , para guadar los datos registrados.

Seguidamente, proceder a registrar los bienes patrimoniales del Inventario Inicial para el

Centro de Costo.

En la pestaa Registro del Inventario Inicial seleccionar el Centro de Costo, y en la

pestaa Activos activar el men contextual y dar clic con el botn derecho del mouse y

seleccionar la opcin INSERTAR INVENTARIO INICIAL.

Se mostrar la ventana Datos del Activo Fijo, donde se deber registrar los siguientes

campos obligatorios: tem, Marges, Ubicacin Fsica, Empleado Responsable de

administrar el bien, Usuario final que usa el bien, Nmero y Fecha de la OC/NEA; Tipo,

Nmero y Fecha del documento de Alta; Almacn, Cuenta Contable; asimismo

opcionalmente se pueden registrar los siguientes campos: Pas, Nro. de serie, Marca,


-42-

Estado de Conservacin, Estado Uso, Modelo, Medidas, Caractersticas, Observaciones,

Flag si es un activo depreciable, Flag si cuenta con verificacin fsica, Flag si est

etiquetado, Proveedor, Valor Compra, Flag si cuenta con garanta, Fecha de la garanta y

Nmero del Contrato.

Luego de registrar los datos, dar clic en el cono Grabar . El Sistema mostrar un

mensaje de confirmacin de los datos grabados correctamente:

Al grabar los datos, simultneamente se activarn los botones y

.

Ingresando al botn , se mostrar la ventana del mismo nombre,

donde el Usuario podr registrar otras especificaciones tcnicas del activo, ingresando

al botn ubicado a la derecha, el cual despliega la relacin de colores registradas

en las Tablas de Patrimonio.


-43-

As mismo, esta ventana cuenta con los botones y que

permite adjuntar archivos (texto y fotografas) del Bien Patrimonial registrado.

Ingresando al botn , se muestra la ventana del mismo nombre, donde

el Usuario debe registrar en el campo el Valor y la Depreciacin

Acumulada del activo, de acuerdo con los montos reflejados en los Estados

Financieros del Cierre del Ejercicio Anterior. El Sistema muestra automticamente el

dato del campo Valor Neto.

PROCEDIMIENTO PARA ADJUNTAR ARCHIVOS

Para poder adjuntar archivos, se debertenerconfigurado en elconex_siga.inila ruta donde

se va a guardar los archivos de Patrimonio; de no exisitir proceder a registrarla en la

siguiente seccin:


-44-

Ingresar al botn , dar clic con el botn derecho del mouse y seleccionar

, se muestran los archivos (con extensin DOC, XLS, PDF y/o JPG) de todas

las unidades existentes (como la unidad del disco duro C:\ y/o las unidades conectadas a

red). Seleccionar el archivo y Aceptar.

Automticamente el Sistema crear en ruta especificada en el archivo conex_siga.ini, la

carpeta Docpat, guardando el archivo adjunto en la ltima carpeta.

Si se han adjuntado imgenes, al dar clic en el botn , se mostrar por defecto, la

primera fotografa adjunta.

Para visualizar el detalle del activo, ingresar a la carpeta amarilla .


-45-

Para Eliminar un bien patrimonial del registro del inventario, dar clic con el botn derecho

del mouse sobre el registro del bien patrimonial y seleccionar la opcin ELIMINAR

INVENTARIO INICIAL.

El Sistema mostrar el siguiente mensaje al Usuario, al cual dar clic en S, para efectuar

la eliminacin:

PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIN DE UN REGISTRO DE INVENTARIO

INICIAL

Para eliminar un registro del Inventario Inicial, seleccionar el registro, activar el men

contextual dando clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin ELIMINAR

INVENTARIO INICIAL.


-46-


la eliminacin:

CIERRE DE INVENTARIO INICIAL

Terminado de registrar el Inventario Inicial Institucional para todos los Centros de Costo,

se deber proceder a Cerrar el Inventario Inicial, para ello dar clic en el botn .


-47-

El Sistema solicitar se ingrese la clave de acceso para proceder con el Cierre del

Inventario Inicial. Ingresada la clave, dar clic en el icono para proceder con el Cierre.


el cierre del Inventario Inicial:

El Usuario asignado a todos los Centros de Costo y con rol de Aprobacin del Inventario

Inicial Institucional en el Mdulo Administrador, ser el nico autorizado a efectuar el cierre

del Inventario Inicial Institucional, as como a su habilitacin.

REPORTE

Para visualizar e imprimir el Inventario Inicial por Centro de Costo, se debe seleccionar la

pestaa Registro del Inventario Inicial para activar el icono Imprimir de la barra de

herramientas.

Se muestra la ventana Reportes, con dos opciones de Tipo de Reporte: Inventario Inicial

General por Centro de Costo e Inventario Inicial por Centro de Costo pendientes de valores

contables.


-48-

Inventario Inicial General por Centro de Costo.- Muestra la relacin de los Bienes

patrimoniales registrados en el Inventario Inicial del Centro de Costo seleccionado.

Para exportar el reporte a Excel, dar clic en el icono Exportar , ubicado en la barra de

herramientas del reporte.

Luego de grabar el archivo exportado, el Usuario podr visualizar al final del mismo, las

columnas Caractersticas y Observaciones.

Inventario Inicial por Centro de Costo pendientes de Valores Contables.- Muestra la

relacin de los Bienes Patrimoniales pendientes de valores contables (Valor Inicial o Valor

Depreciacin o Ambos Valores; de acuerdo a lo seleccionado por el Usuario en la barra de

despliegue), en el Inventario Inicial del Centro de Costo seleccionado.


-49-

Seleccionado el Tipo de Valor, el Sistema mostrar el siguiente reporte:





5.2.1.2. No Institucional

En esta opcin el Usuario podr realizar el registro de los Bienes Patrimoniales que no son

propiedad de la Unidad Ejecutora, sino que fueron cedidos en uso o prestados por otra

Entidad o Institucin particular.


No Institucional, como se muestra a continuacin:


-50-

Al ingresar a esta opcin el Sistema mostrar la ventana Inventario Inicial de Bienes No

Institucionales.

REGISTRO DEL INVENTARIO INICIAL NO INSTITUCIONAL

Para realizar el registro de los Bienes no Institucionales, activando el men contextual

dando clic con el botn derecho del mouse en el campo Lista de Ingresos y seleccionar

la opcin INSERTAR BIENES NO INSTITUCIONALES.

Al lado derecho de la ventana se mostrarn los siguientes campos:

Nro. Movimiento: Es el nmero correlativo del registro del Inventario Inicial No

Institucional autogenerado por el Sistema. Se mostrar cuando se grabe los datos

del registro del inventario inicial.

Fecha Movimiento: Ingresar la fecha del registro del Inventario No Institucional; por

defecto mostrar la fecha actual.

Fecha Recepcin del Activo: Ingresar la fecha de recepcin del activo.

Tipo de Registro: Seleccionar en la barra de despliegue el tipo de registro de los

bienes patrimoniales (Si los bienes fueron cedidos en Uso son bienes cedidos en

comodato).

: Marcar con check si el bien patrimonial proviene de una Entidad

Pblica.


-51-

Entidad: En este campo se presentan dos casos:

Caso 1: Marcar con un check en el campo si la Entidad a la que

pertenece el bien patrimonial es Pblica.

Se deber ingresar botn del campo Entidad, para seleccionar en la ventana

Bsqueda de Datos la Entidad Pblica a la cual pertenece el bien.

Caso 2: Si el bien patrimonial pertenece a una Entidad No Publica, el campo

no deber tener marcado el check. Se deber registrar el nombre de

la Entidad Pblica en el campo Entidad.

V.B.: Permite pasar al estado Pendiente o Aprobado el registro del Inventario Inicial

No Institucional.

Nro. Resolucin: Ingresar el nmero de la resolucin de aprobacin del Inventario

No Institucional.

Fecha: Ingresar la fecha de la resolucin de aprobacin del Inventario No

Institucional.

Nro. Acta: Ingresar el nmero del acta de aprobacin del Inventario No Institucional.

Fecha: Ingresar la fecha del acta de aprobacin del Inventario No Institucional.

Glosa: Ingresar algn comentario u observacin respecto al Inventario No

Institucional.


-52-

Sede: Seleccionar la Sede sobre la cual se va a registrar el Inventario No

Institucional, activando la barra de despliegue .

Solo se listarn las Sedes de aquellos Centros de Costo asignados al Usuario en el


Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo sobre el cual se va a registrar el

Inventario No Institucional en la ventana Bsqueda de Datos que se mostrar al

ingresar al botn . Se listarn los Centros de Costos en funcin a la Sede

selecciona. Se podr realizar la bsqueda por cdigo, descipcin, estado y sede del

Centro de Costo.

Solo se listarn los Centros de Costo asignados al Usuario en el Mdulo

Administrador.

Responsable: Seleccionar el responsable del Alta No Institucional en la ventana

Bsqueda de Datos que se mostrar al ingresar al botn . Se podr realizar la

bsqueda por cdigo o nonbre de empleado.

Terminado de registrar los datos generales del registro del Inventario no Institucional, se

deber guardar los datos dando clic en el cono Grabar ubicado en la barra de

herramientas.

Seguidamente, se deber realizar el registro de los bienes patrimoniales dando clic con el

botn derecho del mouse en el campo Detalle de Activos y seleccionando la opcin

INSERTAR DETALLE DE ACTIVOS.


-53-

El Sistema mostrar la ventana Datos del Activo Fijo, donde el Usuario deber ingresar

los siguientes datos del bien patrimonial:

tem (): Seleccionar el bien patrimonial ingresando al botn .

Cdigo de Barras (*): Ingresar el cdigo de barras del bien patrimonial. Por ser bienes

que no pertenecen a la Entidad no cuentan con cdigo Marges, por lo que se deber

registrar su cdigo de barras.

Descripcin (*): Se mostrar automticamente la descripcin del bien patrimonial

seleccionado en el campo tem, segn catalogo SIGA.

Sede (*): Se mostrar automticamente la Sede registrada en los datos generales del

registro del Inventario.

Centro de Costo (*): Se mostrar automticamente el Centro de Costo registrado en

los datos generales del registro del Inventario.

Ubicacin Fsica (*): Seleccionar la Ubicacin Fsica donde se encuentra asignado el

bien patrimonial ingresando al botn .

Responsable (*): Se mostrar automticamente el responsable del Centro de Costo.

Puede ser modificado por el Usuario ingresando al botn .

Usuario Final (*): Ingresar el Usuario final que tiene asignado el bien patrimonial,

ingresando al botn .

Valor del Bien: Ingresar el valor del bien patrimonial.

Dato obligatorio


-54-

Nro. Serie: Ingresar el nmero de serie del bien patrimonial.

Estado Conservacin: Seleccionar el estado de conservacin en que se encuentra

el bien patrimonial.

Marca (*): Seleccionar la marca del bien patrimonial ingresando al botn .

Modelo: Ingresar el modelo del bien patrimonial.

Medidas: Ingresar las medidas del bien patrimonial.

Caractersticas: Ingresar las caractersticas del bien patrimonial.

Observaciones: Ingresar alguna observacin respecto al bien patrimonial.

Ingresado los datos del bien patrimonial, dar clic en el cono Grabar de la ventana.

Al grabar los datos del bien patrimonial, se activar el botn , para el

registro de las especificaciones tcnicas del bien patrimonial.

Al ingresar al botn se podr adjuntar archivos o imgenes referentes

al bien patrimonial para su mejor identificacin:


-55-

Los bienes patrimoniales registrados se listarn en el campo Detalle de Activos. Para

visualizar el detalle de un bien patrimonial, se deber ingresar a la carpeta amarilla .

Para eliminar un bien patrimonial registrado en el Inventario No Institucional, se deber dar

clic derecho sobre el registro del bien y seleccionar la opcin ELIMINAR DETALLE DE

ACTIVOS.


-56-


la eliminacin:

Para finalizar el registro del Inventario, activar la barra de despliegue del filtro VB y

seleccionar la opcin Aprobado, luego dar clic en el icono Grabar de la barra de

herramientas.

PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIN DE BIENES NO INSTITUCIONALES

Para eliminar un registro del Inventario No Institucional, activar el men contextual dando

clic con el botn derecho del mouse sobre el registro del Alta y seleccionar la opcin

ELIMINAR BIENES NO INSTITUCIONALES.


la eliminacin del registro y su detalle asociado:


-57-

Nota: No se podr eliminar un registro cuando ste se encuentre en estado Aprobado.

REPORTE

Este Reporte muestra la relacin de los Bienes Patrimoniales No Institucionales registrados

en el Inventario Inicial No Institucional.

Para visualizar el Reporte, seleccionar el Inventario en la seccin Lista de Movimiento

ubicado al lado izquierdo de la ventana y presionar el icono Imprimir de la barra de

herramientas.

El Sistema muestra la siguiente informacin de cada Bien Patrimonial: Cdigo de Barras,

Descripcin, Marca, Modelo, Nro. Serie, Entidad que cedi el bien, Nro. Resolucin, Centro

de Costo donde se encuentra el Bien, Ubicacin Fsica del Bien y el usuario Responsable

del Bien.






-58-

5.2.1.3. Actualizacin

Esta opcin permitir al Usuario realizar las actualizaciones de los bienes patrimoniales

que fueron registrados en el Inventario Inicial Institucional y No Institucional.


Actualizacin, como se muestra a continuacin:

Al ingresar a esta opcin se muestra la ventana Actualizacin del Inventario Inicial, con

los registros de los bienes patrimoniales registrados en el inventario.

Solo se mostrarn los registros del Inventario Inicial de los Centros de Costo asignados al

Usuario en el Mdulo Administrador.

En la parte superior de la ventana se tienen los siguientes filtros de seleccin: Ao, Tipo

Registro, Familia y el campo de Bsqueda.


-59-

Ao: Permite filtrar los bienes patrimoniales por ao. Por defecto muestra el ao del

Sistema, para seleccionar otro ao activar la barra de despliegue .

Tipo de Registro: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de Registro

(Institucional, No Institucional Bienes cedidos en Uso, No Institucional Bienes en

Comodato). Seleccionar el tipo de registro en la barra de despliegue . Por defecto

se tiene seleccionado el Tipo de Registro Institucional.

Familia: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Familia. Seleccionar la familia en

la ventana Filtro para Bsqueda de Datos que se mostrar al ingresar al botn

. Para filtrar los bienes patrimoniales por todas las familias marcar con un check .

Bsqueda: Permite realizar la bsqueda de bienes patrimoniales por Marges,

Cdigo de Barras, Descripcin, Sede, Centro de Costo, Responsable, Valor

Compra, Valor Inicial del Ejercicio, Ubicacin Fsica, Modelo, Nmero de Orden,

Marca y Serie.

Seleccionado el tipo de bsqueda, ingresar el dato en el campo de bsqueda.

Presionar la tecla Enter para ejecutar la bsqueda.

Activos ESNI: Al marcar con un check , se filtrarn aquellos bienes

patrimoniales correspondientes a la cadena de fro de la Estrategia Sanitaria Nacional

de Inmunizaciones ESNI.


-60-

PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIN DEL INVENTARIO INICIAL

Para realizar la actualizacin del Inventario Inicial Institucional y No institucional, seguir el

siguiente procedimiento:

1. Seleccionarle Tipo de Registro.

2. Seleccionar la Familia o marcar check para seleccionar Todas las Familias.

3. Seleccionado los Filtros, el Sistema muestra la relacin de los Bienes Patrimoniales

en la matriz de la ventana.

4. Ingresar a la carpeta amarilla del Bien Patrimonial que se quiere modificar,

mostrndose la ventana Datos del Activo Fijo

En la ventana Datos del Activo Fijo, se puede actualizar los siguientes campos:

Marges, N Serie, Estado de Conservacin, Estado de Uso, Modelo, Medidas,

Caractersticas, Observaciones, Pas de procedencia, Etiquetado, N O/C NEA, Fecha


-61-

O/C NEA, Proveedor, Valor de Compra, Garanta / Fecha, N de Contrato Alta Tipo

/ N /Fecha documento.

Nota:

- Si los datos Garanta, Fecha y Contrato provienen del Mdulo de Logstica no pueden

ser modificados en la actualizacin.

- Para realizar estas actualizaciones, el Inventario Inicial debe estar Abierto.

5. Una vez realizada las modificaciones, dar clic en el cono Grabar . El Sistema

muestra el siguiente mensaje:

5.2.2. Inventario Fsico

Mediante esta opcin el Usuario puede registrar el resultado de la toma de inventario fsico

de los Bienes Muebles Institucionales y No Institucionales a una fecha determinada, as

como los Bienes Muebles sobrantes y faltantes provenientes de este Inventario.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento Inventario

Fsico. Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra las sub opciones siguientes:

Registro, Sobrantes y Faltantes.

5.2.2.1. Registro

En esta opcin el Usuario puede realizar el registro de la verificacin fsica de los Bienes

Muebles de la Unidad Ejecutora.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento- Inventario

Fsico-Registro, como se muestra a continuacin:


-62-

Ingresando a esta opcin el Sistema presentar la ventana Listado del Inventario Fsico,

indicando el Ao del Sistema y el Tipo de Registro: Institucional.

En la parte superior de la ventana se tienen los siguientes filtros de seleccin:

Ao: Permite seleccionar el ao activando la barra de despliegue , por defecto

muestra el ao del Sistema.

Nro. Inventario: Permite seleccionar el Inventario Fsico a consultar o actualizar.

Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro, activando la barra de

despliegue , por defecto muestra el Tipo de Registro Institucional.

Fecha: Muestra la fecha del Inventario seleccionado.


-63-

Activos ESNI: Al marcar la opcin Activos ESNI con check , en la matriz

de la ventana se filtran aquellos tems correspondientes a la cadena de frio de la

Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones ESNI, estos tems son reconocidos

automticamente por el Sistema.

Bsqueda: Permite realizar una bsqueda de tems segn el Tipo de Bsqueda

seleccionado en la barra de despliegue y el texto ingresado en el campo, como el

ejemplo de la siguiente imagen. Para ejecutar la bsqueda se debe dar clic en el botn

Aceptar o presionar la tecla Enter.

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL INVENTARIO FSICO

1. Seleccionar el Tipo de Registro (Institucional, No Institucional Bienes cedidos en Uso,

No Institucional Bienes en Comodato).

2. Ingresar al botn .

3. Se muestra la ventana Registro del Inventario Fsico, conteniendo la relacin total

de bienes muebles registrados en el Sistema por el Tipo de Registro seleccionado.

4. En la columna Verific Fsicamarcar con check todos los activos que se han

verificado fsicamente.


-64-

5. Al finalizar de marcar todos los activos verificados fsicamente, dar clic en el cono

Grabar .

6. El Sistema muestra el siguiente mensaje:

7. Dar clic en el botn SI, se muestra la ventana Genera Inventario Fsico para registrar

los datos del Inventario; Fecha: muestra la fecha del da en que se realiza el registro,

la cual puede editarse. En el campo Nombre se debe registrar la denominacin del

Inventario.

Si el Usuario desea continuar registrando tems en este Inventario, ingresar

nuevamente al botn en la ventana Registro del Inventario Fsico

y marcar check los activos que desee agregar. Al grabar el Sistema muestra el

siguiente mensaje:

Para visualizar los datos del Activo Fijo ingresar a la carpeta amarilla .


-65-

Al ingresar a la carpeta amarilla, se muestra la ventana Datos del Activo Fijo, con los

datos del activo fijo seleccionado, permitiendo actualizar algunos de sus datos, tales

como: Cdigo de barras, Estado de verificacin fsica, Estado de etiquetado, Nro. De

serie, Estado de conservacin, Marca, Estado Uso, Modelo, Medidas, Caractersticas,

Observaciones as mismo se pueden registrar las especificaciones tcnicas y adjuntar

archivos.

PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIN DEL INVENTARIO FSICO

1. Para eliminar un Inventario Fsico seleccionar el Inventario a eliminar e ingresar a la

ventana Registro del Inventario Fsico, dar clic en el botn .

El Sistema muestra la ventana Registro del Inventario Fsico.


-66-

2. Seleccionar el inventario a eliminar, activando la barra de despliegue del filtro Nro.

Inventario .

3. Pulsar la funcin F5 del teclado, el Sistema muestra el siguiente mensaje:

4. Dar clic en el botn Si, el Sistema muestra el siguiente mensaje.

REPORTE

Este reporte muestra la relacin de Bienes Muebles registrados en el Inventario Fsico.

Para visualizar e imprimir el reporte Inventario Fsico de Activos Fijos, dar clic en el cono

Imprimir de la barra de herramientas, mostrndose la siguiente ventana:


-67-

Seleccionar el Nro. De Inventario y los filtros de seleccin: Ao, Nro. Inventario, Marges,

Sede, Centros de Costo, Responsable, Usuario; o visualizar Todos marcando los checos

.; dar clic en el icono Imprimir ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.

Este Reporte contiene la siguiente informacin: Marges, Cdigo de Barra, Descripcin,

Marca, Modelo, N Serie, Centro de Costo, Responsable, Usuario Final, Ubicacin Fsica,

Fecha de O/C o NEA y Estado de Conservacin.

5.2.2.2. Sobrantes

Los activos fijos sobrantes son aquellos bienes omitidos o no incluidos en el Registro

Patrimonial ni en el Registro Contable de la Unidad Ejecutora, los mismos que se

determinan como resultado de la verificacin fsica.


Fsico-Sobrantes, como se muestra a continuacin:


-68-

Al ingresar a esta opcin el Sistema muestra la ventana Regularizaciones de Bienes

Sobrantes.

En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de seleccin:



Nro. Inventario: Permite seleccionar el Inventario Fsico al que pertenecen los bienes

sobrantes.

Tipo de Registro: Muestra el Tipo de Registro del Inventario seleccionado.


Bsqueda: Permite realizar una bsqueda de activos fijos segn el Tipo de Bsqueda





-69-

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SOBRANTES

1. El Usuario debe dar clic con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin

INSERTAR DETALLE DE ACTIVOS.

2. El Sistema muestra la ventana Datos del Activo Fijo, debiendo registrar los datos

correspondientes.

3. Registrado los datos dar clic en el cono Grabar , mostrndose los Bienes

Sobrantes registrados en la ventana Regularizaciones de Bienes Sobrantes.


-70-

Se puede consultar o modificar los datos de un activo fijo, ingresando a la carpeta

amarilla .

REPORTE

Este reporte muestra la relacin de los activos fijos Sobrantes de la Unidad Ejecutora, para

su evaluacin por parte de la Comisin de Inventarios y posterior Informe al Comit de

Altas y Bajas de la Unidad Ejecutora, para su correspondiente emisin de la Resolucin

que permita incorporarlos al Inventario Patrimonial y a los Estados Financieros de la

Entidad.

Para mostrar el reporte, dar clic en el cono Imprimir de la barra de herramientas,

mostrndose la ventana Reporte, conteniendo los siguientes filtros y opciones:

En el filtro, seleccionar el Ao y el Inventario y si se desea obtener un reporte ms

especfico se puede seleccionar el Bien, Cdigo de barras, Sede, Centro de Costo,

Responsable, Usuario o caso contrario marcar el check para visualizar todos.

Se debe seleccionar el Tipo de reporte:

Reporte Sobrante de Inventario.- Esta opcin muestra la relacin de todos los Bienes

sobrantes registrados; contiene la siguiente informacin: Cdigo de Barra,

Descripcin, Marca, Modelo, Nmero de Serie, Centro de Costo, Ubicacin, Empleado

Responsable, Usuario Final y Estado de Conservacin.


-71-

Reporte de Bienes Sobrantes por Usuario Final.- Esta opcin muestra la relacin

de los Bienes sobrantes por Usuario Final, contiene la siguiente informacin: Cdigo

de Barra, Descripcin, Fecha de Asignacin, Marca, Modelo, Nmero de Serie y

Medidas.

Seleccionado los Filtros, dar clic en el botn Imprimir , ubicado en la parte inferior

derecha de la ventana Reportes.

5.2.2.3. Faltantes

Esta opcin permite llevar el control de los activos fijos que no fueron ubicados fsicamente

en el inventario fsico.


Fsico-Faltantes, como se muestra a continuacin:


-72-

Al ingresar a la opcin se presentar la ventana Regularizaciones de Bienes Faltantes:

En la parte superior de la ventana se muestran los siguientes filtros de seleccin:



Nro. Inventario: Permite seleccionar el Inventario Fsico a consultar o registrar los

Bienes faltantes.


Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro que se desea actualizar

activando la barra de despliegue , por defecto muestra el Tipo de Registro

Institucional.

Bsqueda: Permite realizar una bsqueda de tems segn el Tipo de Bsqueda



-73-



Activos ESNI: Al marcar la opcin Activos ESNI con check , en la matriz

de la ventana se filtran aquellos tems correspondientes a la cadena de frio de la

Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones ESNI, estos tems son reconocidos

automticamente por el Sistema

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE FALTANTES

1. Seleccionar los filtros de Seleccin, el Sistema muestra la relacin de activos faltantes.

2. En la columna Ubicado, por defecto todos los tems estn pre marcados con check

, Desmarcar aquellos activos que NO fueron ubicados.

Tambin se puede consultar o modificar los datos de un tem, ingresando a la carpeta

amarilla del tem.

3. Terminado el registro de los bienes faltantes, dar clic en el cono Grabar , el Sistema

muestra la siguiente ventana de confirmacin:


-74-

4. Dar clic en el botn SI, estos activos se actualizan simultneamente en las ventanas

Listado del Inventario Fsico y Registro del Inventario Fsico de la opcin

Inventario Fsico/Registro.

REPORTE

Este reporte muestra la relacin de Todos los Bienes Muebles faltantes, para ello dar clic

en el cono Imprimir de la barra de herramientas.

El sistema mostrar la ventana Reporte.

Seleccionar el Inventario Fsico, el Tipo de Registro y los filtros que considere necesarios

y presionar el icono Imprimir

El Reporte muestra el listado de los Bienes Muebles faltantes con su cdigo Marges,

Cdigo de Barra, Descripcin, Marca, Modelo, Nmero de Serie, Centro de Costo que tena

a cargo el bien patrimonial , la Ubicacin Fsica donde se encontraba, el empleado

Responsable, el Usuario final, Estado de Conservacin del Bien y el indicador de Ubicado.


-75-

5.2.3. Movimiento

En este Sub Mdulo, el Usuario puede Registrar las Altas y Bajas de Bienes Institucionales

y No Institucionales, Bienes en Custodia y Mejoras de los Bienes.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento-Movimiento,


Al ingresar a la opcin de Movimiento, se tienen las siguientes Sub opciones:


-76-

5.2.3.1. Altas Institucionales

En esta opcin permite registrar las Altas de los bienes patrimoniales, para su incorporacin

fsica y contable al Patrimonio de la Unidad Ejecutora.

El ingreso a esta opcin es siguiendo la siguiente ruta: Mantenimiento-Movimiento-

Altas Institucionales, como se muestra a continuacin:

Existen dos maneras de registrar las Altas Institucionales:

Alta Manual

Alta Automtica

ALTA MANUAL

Para realizar manualmente el registro de las Altas, previamente en la opcin Parmetros

Ejecutora, se deber tener configurado en el campo Control para regularizar Altas la

opcin 0 Sin Control de Altas.


-77-

En la parte superior de la ventana Registro de Altas Institucionales, se mostrar los filtros

de seleccin: Ao, Mes y Tipo Movimiento.

El Usuario solo visualizar la informacin de los Centros de Costo que tiene asignados en

s perfil del Usuario en el Mdulo Administrador.

Filtros:

Ao: Permite seleccionar el ao del Alta activando la barra de despliegue . Por

defecto muestra el ao del Sistema.

Mes: Permite seleccionar el mes del Alta activando la barra de despliegue . Para

seleccionar todos los meses marcar con un check .

Tipo de Movimiento: Permite seleccionar el Tipo de Movimiento, activando la barra de

despliegue .Para seleccionar todos marcar con un check al lado derecho del

campo.

Los Tipos de Movimiento son los siguientes: Ingreso por Compra, NEA- Ingreso

Produccin, NEA Donacin, NEA Transferencia Externa, NEA- Devolucin Almacn,

NEA- Diferencia de Inventario, NEA- Otros.


-78-

5.2.3.1.1. Ingreso por Compra

Para realizar una Alta por Ingreso por Compra, el Usuario deber realizar el siguiente

procedimiento:

1. En el campo Tipo Movimiento, seleccionar la opcin Ingreso por Compra, activando

la barra de despliegue

2. Seguidamente, en la seccin Lista de Ingresos, activar el men contextual dando clic

con el botn derecho del mouse y seleccionar la opcin

3. Al lado derecho de la ventana se activarn los siguientes campos:

Nro. Movimiento: El Sistema autogenerar el nmero de Movimiento

despus de grabar los datos.

Fecha Movimiento: Ingresar la fecha del registro del Alta. Por defecto se

mostrar la fecha actual, pudiendo ser editada por el Usuario.

V.B.: Permite poner el registro del Alta en estado Aprobado o Pendiente.

Causal de Alta: Activar la barra de despliegue y seleccionar la causal Alta

correspondiente, activando la barra de despliegue.

Los causales de Alta son los siguientes: Reposicin, Reproduccin y Otra

Causal.


-79-

Tipo Doc.: Se mostrar automticamente el tipo de documento en funcin al

tipo de movimiento seleccionado.

Nro. Orden: Ingresar el nmero de la Orden de Compra.

Observaciones: Ingresar alguna observacin respecto al Alta. Este dato es

opcional.

4. Luego, dar clic en el cono Grabar de la barra de herramientas.

5. En la seccin Detalle de Activos, se proceder a registrar los bienes que se darn de

Alta, activando el men contextual dando clic con el botn derecho del mouse y

seleccionando la opcin .

6. El Sistema presentar la ventana Datos del Activo Fijo, en la cual se registrar los

siguientes datos:


-80-

tem (): Seleccionar el bien patrimonial ingresando al botn .

Marges (*): Al seleccionar el tem, el Sistema autogenerar los 8 primeros

dgitos del mismo, para que el Usuario complete el cdigo Marges, dejar en

blanco para que el Sistema lo autogenere al grabar el registro, tomando como

referencia el ltimo correlativo marges del tipo del bien patrimonial.

Cdigo de Barras: Ingresar el cdigo de barras del bien patrimonial.

Descripcin (*): Se mostrar automticamente la descripcin del bien

patrimonial seleccionado en el campo tem, segn catalogo SIGA.

Sede (*): Seleccionar la Sede activando la barra de despliegue . Solo se

listarn las Sedes de los Centros de Costo asignados al Usuario en el Mdulo

Administrador.

Centro de Costo (*): Ingresar al icono para seleccionar el Centro de Costo.

En la ventana Bsqueda de Datos. Se visualizar los Centros de Costo de la

Sede seleccionada y los que estn asignados en el perfil del Usuario en el


Dato obligatorio


-81-

Ubicacin Fsica (*): Seleccionar la Ubicacin Fsica donde se encuentra

asignado el bien patrimonial ingresando al botn .

Responsable (*): Se mostrar automticamente el responsable del Centro de

Costo. Puede ser modificado por el Usuario ingresando al botn .

Usuario Final (*): Ingresar el Usuario final que tiene asignado el bien patrimonial,

ingresando al botn .

Nro. Serie: Ingresar el nmero de serie del bien patrimonial.

Estado Conservacin: Seleccionar el estado de conservacin en que se

encuentra el bien patrimonial.

Marca (*): Seleccionar la marca del bien patrimonial ingresando al botn .

Estado Uso: Seleccionar en la barra de despliegue la opcin SI, si el bien

patrimonial est en uso, o seleccionar la opcin NO, si el bien patrimonial no se

encuentra en uso.

Modelo: Ingresar el modelo del bien patrimonial.

Medidas: Ingresar las medidas del bien patrimonial.

Caractersticas: Ingresar las caractersticas del bien patrimonial.

Observaciones: Ingresar alguna observacin respecto al bien patrimonial.

Pas de Procedencia: Por defecto se muestra seleccionado Per, para

seleccionar otro pas, activar la barra de despliegue .


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SBN: Se mostrar marcado con un check si el bien patrimonial est

catalogado por la SBN.

Activo Depreciable: Se mostrar marcado con un check si el bien patrimonial

es un activo depreciable.

Salida: Se mostrar marcado con un check si el bien patrimonial ha salido de

la Entidad.

Etiquetado: Marcar con un check si el bien patrimonial se encuentra

etiquetado.

Ingreso del Bien:

Si el bien patrimonial fue ingresado por Orden de Compra, ingresar los siguientes

datos:

o O/C: Ingresar el nmero de la Orden de Compra.

o Fecha: Ingresar la fecha de la Orden de Compra.

o Proveedor: Seleccionar el proveedor ingresando al botn .

o Valor Compra: Ingresar el valor del bien patrimonial en la orden de compra.

o Garanta: Marcar con un check si el bien patrimonial cuenta con garanta.

o Fecha: Ingresar la fecha de la garanta.

o N Contrato: Ingresar el nmero de contrato

Alta: Ingresar los datos del documento que gener el Alta del bien:

o Tipo Doc. : Seleccionar en la barra de despliegue el tipo de documento

por el que se le dio de Alta al bien. Por defecto se tiene seleccionado el tipo

de documento PECOSA.

o

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