Muestreo y comparativo de actividades terminal lubricantes final
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Correos Recibidos Enviados por el Terminal
Correos
81107
77
21
30
29
0
20
40
60
80
100
120
140
160
09/01/2012 10/01/2012 11/01/2012
Canti
dad
Enviados
Recibidos
Total 102
Total 137
Total 106
Correos Recibidos Enviados por el Terminal
Correos
26
41
20
9
23
18
15
27
4
18
5
16
6
12
6
7
2
13
1
13
45
3
81
1
54
4
78
3
22
2
2
0
20
40
60
80
100
120
140
160
09/01/2012 10/01/2012 11/01/2012
Canti
dad
AACC Clientes Planificación Adm. Comercial Marketing Op. SuministroALSA ALMACEN AUSA GMD otros Sistemas
Total 102
Total 137
Total 106
Duración de llamadas RPM, Nextel y Fijo
Duración de llamadas (Recibidas y realizadas)
37
75
41
4
8
81
7
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
Min
utos
Fijo
Nextel
RPM
Fijo 1 7
Nextel 4 8 8
RPM 37 75 41
09/01/2012 10/01/2012 11/01/2012
Total 42 min25 llamadas
Total 83 min20 llamadas
Total 5630 llamadas
Total 42 Total 83 Total 56
Duración de llamadas (AACC, Clientes, Transportes, Almacén, Otros)
Duración de llamadas según area (Recibidas y realizadas)
6
3228
10
16
8
10
69
9
5
4
7
1
3
3
8
2
2
8
21
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
09/ 01/ 2012 10/ 01/ 2012 11/ 01/ 2012
Dias de muestra
AACC Transportes Adm. Comercial Marketing Op. Suministro AduamericaAlmacen - ALSA otros Planificacion Socorro Sistemas
Total 42
Total 83
Total 56
Distribución de carga de trabajo
No incluye actividades de archivo, cobranzas, visitas al almacén, reportes, apoyo de medición, conciliación de sistemas, verificación de UM.No incluye refrigerio, SSHH
Propuesta
•Asignar al terminal Lubricantes un coordinador de operaciones que realice e integre las funciones de facturación, programación y seguimiento de unidades Flete Repsol, solución de incidencias, validar las labores del almacén en cuanto a calidad de los productos y conciliación de inventarios.
Funciones
•Facturación: 1. Apoyo en la sobrecarga de facturación.
•Transportes: 1. Programación de los pedidos de acuerdo a la facturación diaria.2. Seguimiento de pedidos a nivel nacional.3. Información a los clientes sobre el estado de sus pedidos, recepción, facturación, carga, en ruta y fecha de
llegada al destino.4. Solución de incidencias presentadas en las entregas a los clientes.5. Liquidación de fletes.
•Almacén: 1. Visitas diarias al almacén.2. Verificar aleatoriamente la revisión de cajas.3. Apoyo en las mediciones de almacén.4. Inventarios aleatorios por productos de mayor rotación.5. Conciliación de inventario semanal (sistemas) y físico (trimestral).
Propuesta
Responsable Detalle de actividades (Situacion Actual)Situación Propuesta
Terminal
Recepción de pedidos (Correo, Fax, Teléfono).
Ingreso de pedidos al SAP.
Emisión de documentos (guías y facturas).
Cobranzas al contado
Participar en la medición del almacén los dias 8 y 25 de cada mes.
Visitar el almacén y verificar limpieza, orden, racks y distribucion de lubes.
Conciliación SAP vs ALSA.
Participar en inventarios trimestrales de lubes.
Envío del reporte de facturación para Lima y provincias.
Entregar al transportista los documentos de carga.
Liquidación de fletes en SAP (No liquidación manual tipo Solped)
Indicadores mensuales de almacén y terminal.
Reporte de aditivos, precintos.
Reporte según solicitud de Suministros Lubricantes.
AlmacenVerificar aleatoriamente el proceso de revision de cajas
Verificar las UM solicitadas por Planificación.
Propuesta
Transportes
Ingreso de fletes para nuevas instalaciones.
Coordinación para recojo de productos fuera de horario establecido.
Ingreso de unidades y conductores al SAP
Coordinar recojo a solicitud de los clientes internos de REPSOL.
Coordinar con el almacén solo en caso de incidencias.
Coordinar con ALSA horario de llegada de unidades y seguimiento de carga.
Recibe el reporte de facturación del día enviado por el terminal para Lima y provincias.
Realizar el routing para Lima en conjunto con el transportista.
Seguimiento a los despachos de acuerdo a los tiempos programados de entrega.
Solución de incidencias del área de transportes y canalizar aquellas incidencias que no le son de su competencia.
Coordinar la recepción de productos en nuevos puntos de entrega y/o nuevos clientes.
Dar respuesta a los AACC, Suministros, ALSA /SOCORRO sobre los temas referidos a transportes.
Establecer plazos de devolución de documentos (facturas y guías al terminal y/o Admin. Comercial).
Seguimiento de la devolución según plazos acordados.
Liquidación de fletes (diferenciales) vía Solped.
Informar el estado de los pedidos en transito a requerimiento de AACC y clientes.