Narrativo de Actividades por Responsable con...

Narrativo de Actividades por Responsable con Relaciones

DIRECTOR DE BIBLIOTECA

Proceso: Renovar Suscripciones a BD y Publicaciones Periódicas

1.- Analiza los cambios y las nuevas sugerencias de las BD consultando a los Consultores de las Bibliotecas

para seleccionar que recursos se van a renovar.

2.- Negocia condiciones comerciales y descuentos con cada uno de los proveedores de BD y Publicaciones

Periódicas tomando en cuenta el volumen de compra y acuerdo comerciales por pertenecer asociaciones

educativas.

3.- Autoriza la renovación de las BD y publicaciones periódicas, e informa al Coordinador de Procesos

Técnicos

Proceso: Adquirir Recursos de Información en Ciclo

1.- Autoriza la compra de los recursos de información de acuerdo a sus facultades.

Ademas de actualizar el Formato General de Solicitudes con los siguientes campos:

*) Proveedor 1: Siglas del Proveedor

*) Cotizado: OK

*) Pedido: OK

*) # Pedido: Consecutivo

Relaciones

Información: Formato General Solicitudes

Proceso: Adquirir Recursos en Kiosko del Proveedor

1.- Autoriza la solicitud de Gasto por alquiles de mobiliario

Proceso: Pagar a Proveedores

1.- Revisa que la solicitud de cheque y la factura del proveedor coincidan en monto y datos del proveedor

2.- Autoriza la solicitud de cheque

Proceso: Planear e Identificar necesidades de espacios y equipos

1.- Recibe resultados de Cuestionario a Director de Biblioteca y coordinadores vía correo electrónico

2.- Para cada uno de los elementos evaluados, analiza comportamientos y dispersiones en resultados de

encuesta.

3.- Evalúa cuales son las respuestas más frecuentes a la pregunta abierta de la encuesta.

4.- Identifica comportamientos negativos recurrentes, por más de 6 días consecutivos, e investiga posibles

causas, consultando con el o los coordinadores de las áreas involucradas según el tema.

5.- A partir de los resultados de las encuestas y las respuestas frecuentes a pregunta abierta Identifica

necesidades reales de espacios, recursos y equipos.

6.- En las reuniones semanales con comité técnico de Biblioteca o con los Coordinadores, evalúa y da

prioridad a las propuestas de solución a las necesidades reales de espacios, recursos y equipos.

- Viabilidad técnica: La solución implica implementar o ampliar infraestructura tecnológica.

- Viabilidad operativa: La solución implica nuevas procesos y prácticas

- Viabilidad económica: La solución implica inversión económica

- Beneficios: De qué maneta, la solución propuesta beneficiará a los usuarios

7.- Presenta propuestas de solución para ser autorizadas y solicita liberación de recursos.

8.- Actualiza y da seguimiento a programa de adquisiciones, mejoras y adecuaciones conforme se van



liberando los recursos.

9.- Asigna a Coordinador de Biblioteca que será responsable de implementar solución propuesta.

10.- Da seguimiento a implementación de mejoras en Biblioteca y evalúa su impacto en la percepción de los

usuarios.

Proceso: Realizar Planeación Anual de la Biblioteca

1.- Realiza el diagnóstico de la situación actual de la biblioteca consultando a los Coordinadores de Area y

Usuarios

2.- Define objetivos de la Biblioteca en conjunto con los Coordinadores de Area y tomando en cuenta el

diagnóstico de la situación actual.

3.- Desarrolla las estrategias crecimiento, preservación, equilibro e imagen alineadas a los objetivos.

4.- Aterriza las estrategias en proyectos asignando responsables

5.- Valida que carta comprimiso, cedula del proyecto y Grafica Gantt se apeguen a las estrategias definidas

en el proceso de planeación.

Relaciones

Información: Formato de Carta Compromiso

Información: Cedula de Proyecto

Información: Gráfica de Gantt

6.- Autoriza la carta compromiso, cedula del proyecto y gráfica de gantt

Relaciones




7.- Entrega la carta compromiso, cedula de proyecto y gráfica de gantt al Administrativo de Biblioteca y

Responsable del Proyecto

Relaciones




Proceso: Dar Seguimiento a los Proyectos

1.- Genera acciones que asegura el cumplimiento del proyecto

Proceso: Administrar Desempeño de Personal

1.- Autoriza cada uno de los formatos de Planeación y Evaluación de Desempeño

Relaciones

Información: Formato de Evaluación y Planeación de Desempeño

2.- Al finalizar el semestre se evalua el desempeño del personal de la biblioteca en base al cumplimiento de

los compromisos contraidos en el formato de planeación y evaluación de desempeño en conjunto con

los Coordinadores de Sección de la Biblioteca.

El Coordinador de Sección firma de visto bueno en el formato



Relaciones


3.- Autoriza el formatos de planeación y evaluación de desempeño ya con el resultado de cumplimiento

Relaciones


Proceso: Administrar el Sistema de Calidad

1.- Da seguimiento a implementación de mejoras en Biblioteca y evalúa su impacto en la percepción de los

usuarios.


COORDINADOR DE CIRCULACIÓN DE MATERIALES

Proceso: Revisar, ajustar y cerrar inventario

1.- Informa al Coordinador de Consulta y Préstamo Interbibliotecario la finalización de la segunda revisión

completa de intercalación.

Relaciones

Informa: COORDINADOR DE CIRCULACIÓN DE MATERIALES

Proceso: Proporcionar acceso a espacios

1.- Semanalmente , normalmente los viernes, recibe la notificación de asignación temporal de espacios por

parte del administrador de espacios físicos.

2.- Identifica si el Lobby de Biblioteca ha sido asignado para algún evento.

3.- Verifica que el horario programado de montaje / desmontaje sea fuera del horario de servicio al público

de la Biblioteca. De no ser así se comunica con el Administrador de Espacios Físicos para que se

reprogramen.

4.- Notifica al personal de Préstamo y Reserva para que estén al pendiente de que no se realice el montaje

en horario de servicio.

5.- Notifica a Guardia el horario de Montaje / Desmontaje del evento para que esté al pendiente.

6.- Se asegura que se respeten los espacios asignados a eventos notificando cualquier desviación al

Administrador de Espacios Físicos.

Proceso: Administrar Becarios

1.- Antes de finalizar el semestre, solicita al Departamento de Administración de Talento de Becario (ATB) la

asignación de becarios para cubrir el número de horas de servicio que requiere la Biblioteca para el

siguiente semestre.

2.- Al inicio de cada semestre, recibe listado de becarios asignados por parte del ATB.

3.- Establece la agenda semanal de actividades a realizar por becarios y definir los horarios de servicio a

asignar.

4.- Acuerda con Becario el horario y la frecuencia en que cubrirá sus horas de servicio durante el semestre.

Buscará llenar todos los horarios definidos para cubrir la agenda semanal.

5.- Las primeras sesiones, aproximadamente 6 horas, Capacita al becario proporcionándole materiales de

estudio:

- Recorrido por instalaciones y colecciones

- Servicios de la Biblioteca

- Ejercicios en simulador de Intercalación Shelv-it

- Práctica con libros reales.

6.- Mantiene registro de cada becario:

- Asistencia

- Capacitación

- Tareas realizadas

- Desempeño


1.- Analiza el resultado de la encuesta diaria, particularmente los siguientes aspectos:

4. Cuando tengo el número de clasificación del libro y lo busco, siempre está en su lugar.


COORDINADOR DE CIRCULACIÓN DE MATERIALES

5. Es muy fácil localizar libros y revistas en biblioteca.

6. El nivel de ruido que se aprecia en esta Sala es acorde con el que los letreros indican.

7. Cuando busco lugar para trabajar en equipo lo encuentro siempre en biblioteca.

8. La biblioteca está limpia.

9. El tiempo en fila en el área de préstamos es razonable.

10. El trato de las personas del área de préstamos es bueno

13. El servicio de autocopiado es eficiente.


necesidades de solución inmediata a implementar en el área de Circulación


BIBLIOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (PRÉSTAMO Y RESERVA)

Proceso: Iniciar operación diaria

1.- Lee bitácora de incidentes o fallas que quedaro pendientes del día anterior.

2.- Enciende música ambiental de Biblioteca

3.- Enciende el equipo computacional y se registra en el sistema computacional de Biblioteca.

4.- Cierra proceso de fin de día en sistema computacional.

5.- Genera archivo de avisos - multas, retrasos de material, material apartado - y los envía por correo

electrónico.

6.- Genera archivo para bloqueos

7.- Manualmente captura matrícula por matrícula los bloqueos en Banner indicando como causa "Multa en

Biblioteca"

Proceso: Cerrar opeación diaria

1.- Registra en Excel el conteo de accesos a Biblioteca.

2.- Apaga música ambiental de Biblioteca.

3.- Acomoda y guarda las boletas de préstamo.

4.- Apaga equipo de cómputo e impresora del área de préstamo y reserva.

5.- Saca material correspondiente a Sala General al estante de Material en Tránsito

Proceso: Atender activación de alarmas de pasillo de seguridad

1.- Informa al usuario las causas que provocaron la activación de la alarma:

a) Si el material no fue debidamente prestado, le notifica las consecuencias y, si procede, la aplicación de

una sanción

b) Si el material fue debidamente prestado, pero no desactivado, le ofrece una disculpa por la omisión y lo

desactiva

c) Si es material ajeno a la Biblioteca, verifica la posibilidad de desactivarlo

d) Si la persona es ajena a la UDEM y lleva consigo material activado de la Biblioteca, solicita el apoyo de

la instancia superior de vigilancia para tomar las medidas necesarias.

Proceso: Prestar material bibliográfico

1.- Solicita al Usuario una identificación con fotografía - IFE, Pasaporte, Licencia, Credencial UDEM,

Credencial de residencias -.

2.- Verifica que la foto de la credencial corresponda con el Usuario que la presenta.

3.- Escanea el código de barras de la credencial UDEM o, en caso de no presentarla, solicita al Usuario su

matrícula y la registra en el Sistema Automatizado.

Relaciones

Tecnología de Proceso: Sistema Horizonte

4.- Valida en el Sistema Automatizado que el Usuario no presente algún bloqueo para que se le preste el

material.

En caso que se presente un bloqueo - adeudo / multa por vencimientos, por cuestiones disciplinarias ,

porque no es alumno actual, fin de semestre -, identifica la razón, le notifica al Usuario y le indica lo que

debe hacer para que se le retire el bloqueo.



Relaciones


5.- Verifica que los datos del Sistema Automatizado sean los mismos que los de la credencial. Nombre y

Fotografía.

Relaciones


6.- Escanea el código de barras del material bibliográfico a prestar.

7.- Para cada material, comunica al Usuario el tiempo de préstamo y fecha de vencimiento.

Relaciones

Informa: USUARIO

8.- Imprime dos veces la boleta de préstamo.

Relaciones

Información: Boleta de Préstamo


9.- Obtiene la firma del usuario en la primer boleta de préstamo.

Relaciones


Informa: USUARIO

10.- Desactiva el material bibliográfico pasándolo por el desactivador confirmando que se prende la señal

visual.

11.- Entrega el material bibliográfico al Usuario junto con la segunda impresión de la boleta de préstamo.

Relaciones


12.- Coloca la boleta de préstamo firmada por el Usuario en la charola de boletas de préstamo.

Relaciones


13.- Al finalizar el día, recoge las boletas de la charola de boletas e integra el paquete del día, lo enfajilla, lo

sella con el día y lo guarda en archivero

Relaciones


Proceso: Prestar cubículo

1.- Solicita al Usuario una identificación con fotografía - IFE, Pasaporte, Licencia, Credencial UDEM,

Credencial de residencias -.

2.- Verifica que la foto de la credencial corresponda con el Usuario que la presenta.

3.- Escanea el código de barras de la credencial UDEM o, en caso de no presentarla, solicita al Usuario su

matrícula y la registra en el Sistema Automatizado.

Relaciones




4.- Valida en el Sistema Automatiado que el Usuario no presente algún bloqueo para que se le preste el

cubúculo.

En caso que se presente un bloqueo - adeudo / multa por vencimientos, por cuestiones disciplinarias ,

porque no es alumno actual, fin de semestre -, identifica la razón, le notifica al Usuario y le indica lo que

debe hacer para que se le retire el bloqueo.

Relaciones


5.- Verifica que los datos del Sistema Automatizado sean los mismos que los de la credencial. Nombre y

Fotografía.

Relaciones


6.- Escanea el código de barras de la llave del cubículo solicitado.

7.- Comunica al Usuario el tiempo de préstamo y la hora en que debe regresar la llave.

Relaciones

Informa: USUARIO

8.- Imprime dos veces la boleta de préstamo.

Relaciones



9.- Obtiene la firma del usuario en la primer boleta de préstamo.

Relaciones


Informa: USUARIO

10.- Desactiva el material bibliográfico pasándolo por el desactivador confirmando que se prende la señal

visual.

11.- Entrega la llave del cubículo al Usuario junto con la segunda impresión de la boleta de préstamo.

12.- Coloca la boleta de préstamo firmada por el Usuario en la charola de boletas de préstamo.

Relaciones


13.- Al finalizar el día, recoge las boletas de la charola de boletas e integra el paquete del día, lo enfajilla, lo

sella con el día y lo guarda en archivero

Relaciones


Proceso: Devolver Material Bibliográfico

1.- Pregunta al Usuario si el Material Bibliográfico está prestado a su nombre, si no lo está lo agrupa por

Usuario para recibirlo por separado.

2.- Escanea el código de barras del Material Bibliográfico.

Relaciones




3.- Identifica en el Sistema Automatizado si el Material Bibliográfio se está devolviendo oportunamente.

Si el usuario presenta bloqueo se le dan las recomendaciones apropiadas. - Únicamente por multa, se le

indica el monto de la multa indicada por el sistema y se le aclara que mientras no pague la multa estará

bloqueado en Banner -.

Relaciones


Tecnología de Información: Sistema Banner

4.- Al escanear su etiqueta automáticamente se imprime una Boleta de Separado de Material que le indica

que éste ha sido apartado por un Usuario - Ver proceso Apartar material Bibliográfico -.

Relaciones

Información: Boleta de Separado


5.- Por cada Usuario distinto, imprime una Boleta de Devolución.

Relaciones

Información: Boleta de Devolución


6.- Entrega la(s) boleta(s) de devolución al Usuario.

Relaciones


Informa: USUARIO

7.- Activa el Material Bibliográfico en el equipo correspondiente (Videos y CDs) y lo pone en un carrito de

transportación a la sala general.

Proceso: Devolver Libros mediante el buzón

1.- Acude al buzón acompañado por un intercalador y un carrito vacío para transportar los libros.

El buzón se revisa en los siguientes horarios

1.- Entre 7:50 y 8:00 hrs.

2.- Entre las 13:00 y 13:30 hrs.

3.- Entre 16:50 y 17:00 hrs

4.- Entre 22:50 y 23:00 hrs

2.- Abre el buzón con su llave, saca los libros y cierra el buzón.

{IM} Debiesen ir siempre dos personas, cada quién con su llave y registrar en bitácora individual el

número de libros recibidos por buzón

{IM} Colocar camara de seguridad para asegurar veracidad del proceso

3.- Ajusta la fecha del sistema para que libros colocador en el buzón durante la noche se reciban con fecha

del día anterior.

Relaciones


4.- Escanea el código de barras del Material Bibliográfico.

Relaciones


5.- Identifica en el Sistema Automatizado si el Material Bibliográfio se está devolviendo oportunamente.



Relaciones


6.- Si el usuario presenta bloqueo - Únicamente por multa - le envía un correo electrónico , señalándo el

monto de la multa indicada por el sistema y se le aclara que mientras no pague la multa estará bloqueado

en Banner.

Relaciones

Tecnología de Proceso: Correo Electrónico

7.- Por cada libro, imprime una Boleta de Devolución y la coloca en la charola de boletas de préstamo.

Relaciones



8.- Al escanear su etiqueta automáticamente se imprime una Boleta de Separado de Material que le indica

que éste ha sido apartado por un Usuario - Ver proceso Apartar material Bibliográfico -.

Relaciones


9.- Activa el libro en el equipo correspondiente y, si no ha sido "apartado" lo pone en un carrito de

transportación a la sala general.

Proceso: Apartar material Bibliográfico

1.- Recibe devolución de Material Bibliográfico, al escanear su etiqueta automáticamente se imprime una

Boleta de Separado de Material que le indica que éste ha sido solicitado por un Usuario.

Relaciones



2.- Pega la Boleta de Separado en el Material Bibliográfico y lo coloca en el estante de materiales separados.

En caso que la Boleta especifique que se entregue en otra biblioteca, se envía a ésta por mensajería

interna.

Relaciones


3.- Envía correo electrónico al Usuario indicando el título del Material Bibliográfico que ya ha sido devuelto y

estará disponible 2 días en el área de separado para recogerse.

Si el Material Bibliográfico no se recoge en el tiempo de separación se pasará al siguiente usuario en lista

de espera o a la Biblioteca / sala que le corresponda.

Relaciones

Informa: USUARIO


4.- Realizar el préstamo del Material Bibliográfico conforme al proceso normal.

5.- Administra el tiempo que el Material Bibliográfico está reservado recorriendolo cada día al siguiente

color en el estante de separación:

1°. Los Materiales en el área verde de separación se recorren al área amarilla

2°. Los Materiales en el área amarilla de separación se recorren al área roja.



6.- Al tercer día, da "Devolución" en el Sistema Automatizado a los Materiales separados que no se

recogieron. Si el Material Bibliográfico ha sido separado por otro usuario se imprimirá automáticamente la

Boleta de Separación, de no ser así, el Material se coloca en el carrito de intercalación para que se

devuelva a la sala que le corresponde.

La "Devolución" sólo se da en la biblioteca a la que pertenezca el MB, si se vence su tiempo de

separación y no se recoge, se envía a la biblioteca de origen para que se de devolución allá.

Relaciones


Proceso: Atender Préstamo Intrabibliotecario

1.- Da salida en el sistema automatizado al Material Bibliográfico como préstamo intrabibliotecario a la

biblioteca destino.

Relaciones


2.- Envía Material Bibliográfico a Biblioteca destino por mensajería Interna indicando el nombre del Usuario

solicitante.

Proceso: Solicitar préstamo de Material Bibliográfico a biblioteca externa

1.- Cuando el usuario acude a recoger el Material Bibliográfico, lee el código de la tarjeta Num de Control.

Relaciones

Información: Tarjeta Número de Control de Préstamo Interbibliotecario


2.- En la pantalla del sistema / Nota de préstamo registra los datos del Material Bibliográfico y cambia la

fecha de devolución con la indicada en la solicitud de PI.

Relaciones

Información: Formato Solicitud de Préstamo Interbibliotecario


3.- Imprime por duplicado boleta de préstamo y obtiene la firma del usuario en una boleta.

Relaciones



4.- Entrega al usuario el Material Bibliográfico junto con la segunda tarjeta Número de Control y

confirmándole la fecha de devolución.

Relaciones


Informa: USUARIO

5.- Entrega la boleta de préstamo y la tarjeta Número de Control a Bibliotecario de Préstamo

Interbibliotecario.

Relaciones



Informa: COORDINADOR DE CONSULTA Y PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO

6.- Recibe el Material y da devolución en el sistema.



Relaciones


7.- Valida que el usuario no haya incurrido en multas por entrega extemporánea.

Relaciones


8.- Entrega material a Coordinador de Préstamo Interbibliotecario.

Relaciones



INTERCALADOR

Proceso: Ejecutar levantamiento de inventario

1.- Recibe indicación de continuar en sección previa o nueva asignación.

2.- Escanea códigos en sección asignada

3.- Entrega lectora a responsable de descarga.


1.- Enciende catálogosy verifica que haya papel y plumas para los alumnos.

2.- Verifica funcionamiento de copiadora, toner y disponibilidad de papel. En caso de falla o faltante, contacta

al proveedor en las áreas de copiado del campus.

3.- Verifica que haya tarjetas de copias en máquina Vending

4.- Verifica que están completas y acomodadas las sillas de los cubículos.

5.- Acomoda periódicos nuevos en la sala de consulta.

6.- Verifica que las persianas estén cerradas.

7.- Revisa el buzón de devolución.


1.- Antes de terminar su turno a las 23:00 hrs, recoge Material Bibliográfico que se encuentre fuera de

estanterías - Área de computadoras, cubículos, mesas, copiadoras, sillones - y lo lleva al estánte de

conteo.

2.- Pasa Material Bibliográfico recogido por la máquina de conteo y lo deja en estante de Material en Tránsito

3.- Recoge Material Bibliográfico de devolución del área de Préstamo y Reserva y lleva el carrito al estante

de Material en Tránsito.

4.- Ordena Material Bibliográfico en estánte de Material en Tránsito.

5.- Deshecha los periódicos del día de la sala de consulta.

6.- Acomoda sillas en mesas y cubículos según layout de acomodo.

7.- Alinea sillones, mesas y mesas de Internet según layout de acomodo.

8.- A las 23:00 hrs, comunica el cierre de Biblioteca a los usuarios que aún se encuentren y verifica la salida

de todos.

Proceso: Buscar material NO localizado

1.- Verifica en el Catálogo al Público que el estatus del Material Bibliográfico sea: "No localizado",

Si aparece como "Ejemplar apartado" ó "Prestado" verifica que sea el mismo usuario que lo reporto y

desecha la FDNL

Antes de realizar las búsquedas subsecuentes:

2da.- A las 24 hrs. de haberse llenado el FDNL

3ra.- A las 48 hrs.

4ta.- A los 7 días

5ta.- A los 31días

2.- Efectúa la siguiente búsqueda del Material Bibliográfico.


INTERCALADOR

3.- En caso de localizar el Material Bibliográfico notifica al Bibliotecario de Servicio al Publico Consultor de

Biblioteca.

Proceso: Asignar trabajo a Becario

1.- Recibe tarjeta de asignación de tarea y designa área de trabajo.

2.- Supervisa cumplimiento de tarea directamente, o valida a través del siguiente becario.


BECARIO

Proceso: Administrar Becarios

1.- Se presenta con el Coordinador de Circulación para acordar el horario y la frecuencia en que cubrirá sus

horas de servicio.

2.- Llena formato definido por ATB con sus datos generales y los horarios acordados , obtiene la firma del

Coordinador de Circulación.

3.- Entrega formato en edificio de Sorteos UDEM. Se queda con una copia.

Proceso: Asignar trabajo a Becario

1.- Se presenta con Coordinador de Circulación al llegar a Biblioteca para cubrir su horario de servicio ,

registrando su hora de entrada.

2.- Recibe / toma una tarjeta de asignación de tarea a realizar, por parte de Coordinador de Circulación.

3.- Se presenta con Intercalador en la sala asignada entregándole su tarjeta.

4.- Ejecuta tarea asignada y reporta observaciones a Intercalador.

5.- Registra su salida de Biblioteca.


COORDINADOR DE CONSULTA Y PRESTAMO INTERBIBLIOTECARIO

Proceso: Recibir Donativos de Recursos de Información

1.- Recibe requerimiento de donativos de recursos de información por parte del Donante

Relaciones

Politica: Política de Aceptación de Donativos de Recursos de Información

2.- Informa procedimiento de donación de recursos de información al Donante

3.- Recibe los donativos de los recursos de información dentro de los horarios establecidos en la política

Relaciones


4.- Revisa cada uno de los recursos de información se apeguen a la política de donativos, rechazo todo los

recursos que no cumplan con dicha política.

Relaciones


5.- Elabora la carta de agradecimiento de donativos con los datos del Donante además de especificar los

recursos donados

Relaciones

Información: Carta de Agradecimiento de donativos

6.- Envía la carta de agradecimiento de la donación de Recursos de Información al Donante

Relaciones

Información: Carta de Agradecimiento de donativos

7.- Clasifica cada recurso de información por Comité Biblos

8.- Informa los recursos de información donados a cada uno de los Responsables de Atención de Comité

Proceso: Preparar realización de inventario

1.- 2 meses antes del inventario, obtiene las dimensiones del catálogo: . # de libros

. # de publicaciones periódicas

. # de videos

. etc.

2.- Estima el tiempo necesario para realizar levantamiento a partir del número de equipos digitales

disponibles.

3.- A partir de los recursos disponibles para el inventario, cotiza el servicio con los proveedores, previamente

validados con el área de Compras indicando el Volumen del catálogo y el tiempo en que se debe realizar.

4.- Selecciona proveedor y negocia número de recursos, tiempo y costo.

5.- Elabora requerimiento al área de Compras para contratación de proveedor y forma de pago.

6.- Identifica el # de recursos a involucrar por el proveedor

7.- Elabora plan maestro de inventario:

. Asignación de personal por secciones de la colección

. Secuencia de levantamiento, orden de apertura y cierre de secciones

. Programación de fechas y metas de levantamiento por equipo

. Fechas de cierre y de reporte final

. Manuejo de contingencias - Ausentismo, fallas de equipo, reprogramación, eventualidades, etc. -



. Manuejo de contingencias - Ausentismo, fallas de equipo, reprogramación, eventualidades, etc. -

8.- Dos meses antes del inventario, verifica el funcionamiento de lectores digitales:

. Capacidad (# de items)

. Tiempo de bateria

. Configuración

. Funcionamiento de módulo de descarga de inventario del sistema

9.- Identifica necesidades de equipo lector y de Computo, dependiendo del personal que se vaya a

involucrar, de ser necesario solicita:

. Al área de Compras la adquisición de equipo adicional

. Al área Sistemas, el prestamo y la configuración de Computadoras personales

10.- Capacita al personal - interno y externo - en la mecánica de lectura de código y secuencia; así como en la

descarga, borrado de memoria y recarga de batería del equipo lector.


1.- Valida levantamiento en sección completa y cierra en el sistema la sección de la colección.

2.- Actualiza la actividad y fecha de realización en plan maestro.

3.- Notifica a Consultor responsable de descarga que puede abrir la siguiente sección o la finalización de la

actividad de acuerdo a plan maestro.

4.- Monitorea avance en cumplimiento de plan maestro

Proceso: Revisar, ajustar y cerrar inventario

1.- Una vez terminada la ejecución del levantamiento, genera en sistema un reporte con las excepciones

detectadas.

2.- Atiende cambios en sistema:

. Estatus de libro extraviado

- Entra al módulo de Devolución

- Da entrada al material para cambiar su estatus a disponible

. Reetiquetar

- Verificar codigo en el sistema y corregirlo, ó

- Generar nuevo código de barras y pegarlo

. Item mal intercalado

- Revisar clasificación y regenerar etiqueta de clasificación

- Entra al módulo de Catalogación

- Selecciona excepción a corregir

- Entra al módulo de devolución

- Lee código de material -> Cambia estatus a disponible

- Entrega material para intercalación

3.- Entra al módulo de catalogación y corrige

4.- Al cumplirse la segunda revisión completa, consulta en el sistema los materiales con estatus "Perdido

Inventario" y genera listado.

5.- Identifica los materiales que pueden ser repuestos en base a los siguientes criterios:

- Solicitado por Comité Biblos

- Número de copias existentes

- Disponibilidad en el mercado

Relaciones

Consulta: PRESIDENTE DE COMITE BIBLOS

Consulta: COORDINADOR DE PROCESOS TECNICOS



6.- Elabora reporte final de inventario:

. # de items iniciales del inventario

. # de items inventariados

. # de desviaciones detectadas y corregidas

. Reporte de actividades realizadas

7.- Presenta reporte final de inventario a Director de Biblioteca.

Proceso: Prestar Material Bibliográfico a biblioteca externa

1.- Recibe solicitud, vía correo electrónico, postal, personal o telefónicamente para realizar préstamo a otra

biblioteca.

Relaciones



2.- Valida que solicitud la realice bibliotecario autorizado o con dirección de correo registrada de una

biblioteca con convenio.

3.- Verifica que el Material Bibliográfico esté disponible para préstamo.

Relaciones


Tecnología de Información: Catálogo de Material Bibliográfico

4.- Notifica por correo electrónico al solicitante las condiciones en las que se puede realizar el préstamo:

- Forma de envío

- Costo de envío (si hubiera)

- Tiempo máximo que se puede prestar

Relaciones


5.- Confirma por escrito con el solicitante, la aceptación de las condiciones de préstamo

6.- Lleva el material Bibliográfico al área de Préstamo y Reserva y genera su salida a nombre de la Biblioteca

con convenio solicitante.

Relaciones

Autoriza: BIBLIOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (PRÉSTAMO Y RESERVA)

7.- Coordina la forma de entrega del Material Bibliográfico a solicitante:

a) Si se va a recoger en biblioteca => Deja Material en Reserva

b) Si se va a enviar por mensajería interna => Empaca Material y lo deposita en charola de salida de

mensajería con las indicaciones de entrega.

c) Si se va a enviar por mensajería externa => Llena ficha de mensajería externa, empaca el Material y lo

deposita en charola de salida de mensajería.

8.- Da seguimiento a la devolución del Material Bibliográfico por parte del solictante.

En caso que el material no se reciba en la fecha comprometida, envía correo electrónico a solicitante

para informarle del retraso

Relaciones



9.- Cuando se recibe de vuelta el Material Bibliográfico lo lleva al área de Préstamo y Reserva para que se

registre su devolución en el sistema.



Relaciones

Informa: BIBLIOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (PRÉSTAMO Y RESERVA)


1.- Accesa a las diferentes listas de solicitudes de préstamo interbibliotecario (Survey Monkey {recibir MB},

OCLC ILL, Docline (On line)) o recibe solicitud vía correo electrónico.

Relaciones



2.- Imprime la solicitud de Préstamo Interbibliotecario y verifica los datos de la solicitud. Si falta información

se comunica con el usuario.

Relaciones


3.- Se asegura que el Material Biblioráfico que requiere el usuario no se tenga disponible en Biblioteca

UDEM. De ser así se lo indica al usuario.

Relaciones

Consulta: USUARIO


4.- Verifica la existencia del material en la Biblioteca externa mediante OCLC o su catálogo electrónico.

Relaciones


5.- Establece contacto con Biblioteca externa para verificar la disponibilidad del material para préstamo ,

negociar la cantidad de días, la cantidad de unidades, la forma de envío / devolución y los costos.

6.- Informa al usuario la factibilidad o no del préstamo, si el préstamo es posible, pero implica un costo para

el usuario, lo consulta con él.

Relaciones

Informa: USUARIO

7.- Complemtenta la información en la solicitud de Préstamo Interbibliotecario, indicando la biblioteca de

origen, las condiciones del préstamo y la fecha de devolución (2 días hábiles antes del vencimiento).

Relaciones


8.- Confirma con la biblioteca externa la solicitud y las condiciones del préstamo.

9.- En caso que la biblioteca externa sea local, llena y entrega en correspondencia interna una forma de

mensajería para que recojan el material en la Biblioteca citada.

10.- Durante los siguientes días da seguimiento a la recepción del Material Bibliográfico confirmando la fecha

de salida de la biblioteca externa, hasta su recepción.

11.- Una vez que llega el material, llena un comprobante de Préstamo Interbibliotecario que indica la fecha

para devolverlo.

Relaciones

Información: Comprobante de Préstamo Interbibliotecario



12.- Coloca una tarjeta de Número de Control de Préstamo Intrabibliotecario en el Material y anexa el par de la

tarjeta con la solicitud de Préstamo InterBibliotecario.

Relaciones



13.- Entrega Material , tarjetas de Préstamo Interbibliotecario y solicitud de PI en el área de Préstamo y

Reserva.

Relaciones




14.- Informa al usuario solicitante, mediante correo electrónico la llegada del Material Bibliográfico y este se

encuentra en reserva.

Relaciones

Informa: USUARIO


15.- Llena y entrega en correspondencia interna una forma de mensajería para la devolución del material a

Biblioteca externa.

16.- Sella solicitud de Préstamo Interbibliotecario como devuelto

Relaciones


17.- Da seguimiento a la recepción del Material en Biblioteca Origen.

18.- Envía, por correo electrónico, una encuesta al usuario para evaluar su satisfacción con el servicio.

Proceso: Realizar cobranza por envío / devolución de material por préstamo interbibliotec

1.- Estima costo de mensajería - ida y vuelta- según el peso del Material Bibliotecario.

2.- Indica costo de mensajería a usuario.

Los cargos por este concepto a las áreas académicas y administrativas serán por cuenta de su

presupuesto, si se acepta se notifica a Mensajería que el envío se cargue al presupuesto del área

usuaria.

Relaciones

Informa: USUARIO

3.- Da instrucciones a mensajería para la recolección / envío de Material Bibliográfico, indicándol la cantidad

pagada por el usuario.

Proceso: Descartar Materiales Bibliográfico de Consulta con la intervención de los Comite

1.- Genera la estadística de uso durante los últimos 2 años del Material Bibliográfico de consulta asignado a

Comités Biblos.

Relaciones

Informa: RESPONSABLE DE ATENCION AL COMITE

2.- Dispone de la mejor manera de los Materiales descartados, actuando suegún lo descrito en Política de

aceptación y tratamiento de donativos "Carta de Donantes Potenciales"



a). Reunir entre 500 y 1000 documentos e invitar a Bibliotecas de la localidad a revisarlos para que

seleccionen y lleven los de su interés.

b). Los materiales que no interesaron a las bibliotecas, se exhiben y se obsequian a los usuarios.

c). El material que no interese a los usuarios se envía a reciclaje.

Relaciones

Politica: Política de aceptación y tratamiento de Donativos

Proceso: Tramitar Derechos de Autor

1.- Proporciona a coordinador de publicaciones ISBN para imprenta.

2.- Mientras se está imprimiendo la obra, Tramita el Registro de la Obra:

. Llena solicitud de registro de obra del INDAUTOR (_____)

. Paga derechos con recursos de Biblioteca

. Envía solicitud y forma F5 de SHCP por paquetería especial

3.- Mientras se está imprimiendo la obra y se tramita el Registro de Obra, tramita la Comprobación de Uso

de ISBN:

. Llena formato de INDAUTOR especificando las obras registradas con los últimos ISBNs

. Avisa a INDAUTOR los números ISBNs no utilizados / cancelados

4.- En todo caso - tanto para el Registro de Obra, como la comprobación de uso de ISBN - Recibe

respuesta formal por parte de INDAUTOR favorable o desfavorable.

5.- Una vez recibida la respuesta favorable por parte del INDAUTOR, envía físicamente los libros a

__________

Proceso: Registrar a la UDEM como editor de Revista

1.- Tramita título específico de la revista:

. Título

. Tipografía

. Estilo

2.- Al año siguiente, refrenda registro de Título.

3.- En el transcurso del año, tramita # de ISSN enviando un número de la revista con el # ISSN impreso.

Proceso: Dar taller de DHI

1.- Recibe de la Dirección de Recursos Humanos una solicitud de programa de cursos a ofrecer por parte de

la Biblioteca a personal académico y administrativo de la UDEM a través del CID.

2.- Define tipos de talleres a ofrecer por parte de la Biblioteca y las fechas propuestas:

. Básicos

- Uso de Catálogo de Biblioteca

. Específicos

- Uso de Biblioteca Digital

- Uso de Recursos del INEGI

3.- Unos días antes del curso, envía correo electrónico al personal Académico y Administrativo que se

inscribió para reforzar la invitación.


1.- Analiza el resultado de la encuesta diaria, particularmente los siguientes aspectos:

1. La biblioteca tiene los libros de texto que me piden.

2. La biblioteca tiene suficientes libros de apoyo para cuando busco temas.



3. Otros libros, videos, etc. mencionados en clase por el profesor están en biblioteca.

11. Cuando necesito preguntar algo en el área de Consulta, encuentro siempre quien me atienda.

12. El tiempo de atención y trato de las personas de consulta es bueno.


necesidades de solución inmediata a implementar en el área de Consulta


BIBLOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (CONSULTOR DE BIBLIOTECA)

Proceso: Adquirir Recursos de Información en Ferias

1.- Selecciona temas de acuerdo a las necesidades que tienen sus usuarios

2.- Notifica al Coordinador de Procesos Técnicos de los requerimientos de temas.


1.- Abre en sistema sección de la colección a inventariar

2.- Recibe y verifica funcionamiento de equipo lector.

3.- Asigna equipo y define sección a continuar.

4.- . Entra al módulo de descarga en el sistema

. Identifica sección encargada

. Descarga equipo lector

. Verifica # de items descargados correctamente vs. los indicados por lector

. Borra memoria de equipo lector

. Regresa equipo lector a Intercalador

. Define a Intercalador la sección donde debe continuar

5.- Notifica a Coordinador de Consulta y Préstamo Interbibliotecario el levantamiento de una sección

completa.

6.- Al final del día, conecta lectoras para recargarlas


1.- Recibe vía correo electrónico - portal, una solicitud de préstamo Intrabibliotecario.

Relaciones


2.- Identifica si va a recibir Material Bibliografico para reservarlo o debe enviar Material a otra unidad.

3.- Valida en el sistema automatizado que el Material Bibliográfico que se solicita tenga estatus de

Disponible.

Relaciones


4.- Localiza fisicamente el Material Biblioráfico en biblioteca.

5.- Entrega el Material Bibliográfico en el área de Préstamo y Reserva indicando que se enviará por

prestamo intrabibliotecario a Usuario solicitante en otra unidad.

Relaciones


Proceso: Atender Consulta / Referencia / Question Point

1.- Personalmente, a través del chat o por Formulario, recibe pregunta abierta del Usuario sobre algún tema

de consulta.

Relaciones

Información: Formulario "Pregunte a un Bibliotecario"

Tecnología de Información: Campus Pipeline

Tecnología de Información: Sistema Question Point


BIBLOTECARIO DE SERVICIO AL PÚBLICO (CONSULTOR DE BIBLIOTECA)

2.- Registra pregunta del Usuario en Bitácora de Consulta clasificandola por tema.

3.- Refiere al Usuario al Material Bibliotecario existente en Biblioteca o a una página en Internet para

consultar sobre el tema.

4.- Se asegura que la respuesta satisface la necesidad del Usuario.

5.- Si no se conoce la respuesta o el Usuario requiere más información le indica que se consultará en otras

bibliotecas mediante Question Point y que espera tener respuesta en 36 horas.

6.- Solicita al Usuario su dirección de correo electrónico para direccionarle la respuesta y lo registra en la

Bitácora de Consultas

7.- Consulta el tema de la pregunta en Question Point para identificar si ya se ha contestado anteriormente.

8.- Registra pregunta del usuario en Question Point.

9.- Los siguientes días, monitorea en Question Point la respuesta a pregunta del Usuario, verificando que

sea válida.

10.- Refiere respuesta de Question Point al usuario mediante correo electrónico y le indica que esperará 2

días su confirmación para cerrar la pregunta en Question Point o para mantenerla abierta.

11.- Espera hasta 2 días hábiles la confirmación por parte del Usuario para validar si la respuesta satisface su

requerimiento, entre tanto mantiene la pregunta abierta en Question Point.

12.- Al recibir confirmación del Usuario o pasados 2 días hábiles. Cierra pregunta en Question Point.


1.- Verifica en el "CP" que el estatus del material se encuentre "Disponible".

2.- Acompaña al Usuario a buscar el material en la ubicación que le corresponde.

3.- En caso de no encontrar el material, establece que el material efectivamente no se localiza llenado el

FDNL.

4.- Cambia el estatus del Material Bibliográfico a "No localizado" en el Catálogo al Público.

5.- Realiza el apartado del Material Bibliográfico en el Sistema Automatizado.

6.- Comunica al Usuario que se realizará una nueva búsqueda en 24 hrs.

7.- Asigna búsqueda a Auxiliar de Biblioteca, - Becario o Intercalador -.

¿ DONDE SE GUARDAN LOS FDNL PENDIENTES ?

8.- En caso que se localize Material Bibliográfico, cambia su estatus en el Sistema Automatizado a "Ejemplar

apartado" y notifica por correo electrónico al Usuario.


1.- De Lunes a Viernes, en diferentes momentos y salas, aplica cuestionario de Biblioteca UDEM a 20

usuarios de Biblioteca

Relaciones

Información: Cuestionario de Biblioteca UDEM

2.- Captura resultados y comentarios de Cuestionario de Biblioteca UDEM en modelo calificación

3.- Envía resultados de Cuestionario a Director de Biblioteca y coordinadores vía correo electrónico


COORDINADOR DE BIBLIOTECA DE BACHILLERATO


1.- Recibe Material Bibliográfico de préstamo intrabibliotecario

2.- Da entrada al Material Bibliográfico leyendo Código de Barras y activándolo.

El sistema imprime automáticamente una boleta de material separado.

Relaciones



3.- Pega la Boleta de Separado impresa por el sistema en el Material Bibliográfico y lo coloca en el estante

de materiales separados.

Relaciones


4.- Comunica vía correo electrónico al Usuario solicitante que material ya está disponible

Relaciones

Informa: USUARIO


5.- Realizar el préstamo del Material Bibliográfico conforme al proceso normal.

6.- Administra el tiempo que el Material Bibliográfico está reservado recorriendolo cada día al siguiente

color en el estante de separación:

1°. Los Materiales en el área verde de separación se recorren al área amarilla

2°. Los Materiales en el área amarilla de separación se recorren al área roja.

7.- Al tercer día, si se vence el tiempo de separación del Material Bibliográfico y este no se recoge, se envía

de regreso por mensajería interna a la biblioteca de origen.


COORDINADOR DE PROCESOS TECNICOS

Proceso: Seleccionar Recursos de Información por Comité Biblos

1.- Define la cantidad de libros a comprar en base al presupuesto autorizado y el precio promedio de

adquisición de Recursos de Información del año anterior más el incremento dado en el presupuesto.

2.- Define la cantidad de libros por Comité en base al % de distribución de recursos autorizado por la

Universidad por dicho Comité multiplicado por el monto total de libros a comprar en el Ciclo

3.- Recibe catálogos de recursos de información de proveedores y casas editoriales

4.- Busca catálogos de recursos de información en base a los requerimientos del área académica

5.- Distribuye los catálogos de los recursos de información a los Presidentes de los Comités

6.- Envía e mail los Responsables de Atención al Comité apegándose a las fechas correspondientes dentro

de los ciclos de compra con siguiente información:

*) Cantidad de libros que puede comprar

*) Formato de solicitud de recursos de Información

*) Fecha cierre de acuerdo al Ciclo

Relaciones

Información: Formato de Solicitud de Recursos de Información

Politica: Política de Compra de Recursos de Información

7.- Verifica que la información dentro de la solicitud de recursos de información se encuentre completa y que

la cantidad de recursos de información sean los autorizados para el Comité

Relaciones


8.- Entrega la solicitud de recursos de información al Bibliotecario de Procesos Técnicos-Adquisiciones

Relaciones


Proceso: Renovar Suscripciones a BD y Publicaciones Periódicas

1.- Solicita vía email las cotización de las renovación de las BD y Publicaciones Periódicas vigentes con los

proveedores correspondientes.

2.- Recibe las cotizaciones de las renovaciones de las Publicaciones Periódicas y BD.

En las BD los proveedores hacen recomendaciones de nuevas BD más integrales además de informar

de los movimientos de altas y baja que tienen dichas BD en la renovación.

3.- Entrega las cotizaciones y características de las BD al Director de Biblioteca

4.- Confirma con los proveedores la suscripción de las publicaciones periódicas y BD bajo las condiciones

comerciales negociadas.

En el caso de nuevas BD informa en rango de IP de la UDEM al proveedor

5.- Recibe la factura de la renovación de las suscripción de las BD y Publicaciones Periódicas

Relaciones


6.- Paga las facturas de las suscripciones en base al proceso de Pagar a Proveedores



7.- Informa a los Consultores de las Bibliotecas y Bibliotecario de Procesos Técnicos -Publicaciones

Periódicas de las BD y publicaciones periódicas renovada.

En dicho comunicado se específica los recursos nuevos y no renovados.

8.- Actualiza los costos de las BD y publicaciones periódicas en el archivo de excel donde se tiene la lista de

los mismos.

9.- Notifica las altas y bajas de BD al Analista de Sistemas asignado a la biblioteca


1.- Invita a concursar a Proveedores de Bibliotecas vía email con los siguientes datos:

*) Cantidad de libros a solicitar

*) Tiempos de Entrega

*) Servicios adicionales

**) Cintillas de seguridad

**) Catalogación

**) Procesos físicos

*) Condiciones comerciales

*) Condiciones de cotización

**) Envío

**) Gastos de importación

2.- Recibe confirmación de proveedores de bibliotecas que aceptan la invitación y condiciones del concurso

dentro de los tiempos marcados en el Ciclo de compra

3.- Envía la solicitud de recursos de información a los proveedores de bibliotecas

4.- Recibe las cotizaciones por proveedor dentro de los plazos que marca el ciclo de compra

5.- Arma tabla comparativa de las cotizaciones especificando el número de libros y el costo promedio que

cada proveedor puede conseguir

6.- Selecciona el mejor proveedor tomando como base los siguientes criterios:

**) Costo promedio por libro

**) Número de libros cotizados

**) Servicios adicionales


1.- Define los maestros a invitar a las ferias del Libro consultando al Director de Biblioteca

2.- Notifica a los Maestro vía email que fuero seleccionados para apoyar el proceso de Adquisición de

Recursos de Información en la feria del Libro dando a conocer el lugar de la feria y los días para conocer

la disponibilidad de tiempo de los mismos. En dicha comunicado solicita confirmación al evento antes de

la fecha tope.

3.- Recibe las confirmación de asistencia de los maestros para la feria del Libro

4.- Informa a los maestros del procedimiento de selección, Formato para selección en feria y fecha tope

Relaciones

Información: Formato para Selección en Feria

5.- Elabora la solicitud de cheque como anticipo para la compra de recursos de información y gastos de viaje

cuando sea necesario al área de contraloría del gasto

6.- Solicita vía email a los consultores de las bibliotecas temas que se requieran dentro de sus bibliotecas



7.- Verifica que los recursos de información solicitados no existan en el acervo de la biblioteca consultando el

sistema Horizonte modulo de consultas.

Rechazando aquellas recursos que ya existan en el acervo

8.- Recorre la Feria del Libro para adquirir los recursos de información seleccionados por los Maestros

invitados apegandose a la política de compra de recursos de información.

En esta actividad dado el reducido tiempo que se cuenta se apoya con los Bibliotecarios de Procesos

Técnicos-Adquisiciones.

Relaciones


9.- Recorre la Feria del Libro adquiriendo los recursos de información en base a los temas solicitados por

los Consultores de las bibliotecas apegandose a la política de compra de recursos de información.

Esta actividad se apoya con el Bibliotecario de Procesos Técnicos-Adquisiciones

Relaciones


10.- Arman los paquetes con los recursos de Información adquiridos en la Feria de Libro

11.- Envían los paquetes a la dirección de la UDEM con atención a Biblioteca

12.- Informa a los Maestros que recursos de información se compraron ademas de agradecerles el apoyo

dado para la selección de recursos de información

13.- Comprueba los gastos realizados por la adquisición de recursos de información con el Area de

Controloría del Gasto

Proceso: Adquirir Recursos de Información por Maestros

1.- Revisa que exista disponibilidad de recursos para la compra de dichos materiales.

En caso de no existir disponibilidad de recursos le informa al Maestro que no procede por falta de

recursos presupuestales

2.- Autoriza al Maestro para la compra de recursos de información, además de enviarle la política de compra

de recursos de información donde se especifica lo siguiente:

*) Monto máximo de recursos

*) Medios de pago

*) Datos de Facturación

Relaciones


3.- Verifica que la factura este apegada a los establecido en la política de compra de recursos de

información. Además de verificar que los recursos de información especificados en la factura coincidan

con los recibidos.

Relaciones


4.- Entrega los recursos de información junto con la factura al Bibliotecario de Procesos Técnicos -

Adquisiciones para que inicie el proceso de Recibir Recursos de Información y generar el reembolso al

Maestro



Proceso: Adquirir Recursos de Información Fast Track

1.- Recibe la solicitud de recursos de información vía email

2.- Revisa que exista presupuesto disponible para la compra del recurso de información

3.- Envía la solicitud de recursos de información al Responsable de Atención al Comité


1.- Analiza la factibilidad de realizar eventos de kiosko en base a los recursos presupuestales a demas de

definir el tema y los proveedores a invitar consultando al Director de Biblioteca y Coordinador de

Consulta y Prestamos Interbibliotecarios

2.- Definie la fecha del Evento de acuerdo con la política de compra de recursos de información

Relaciones


3.- Solicita al Departamento de Espacios fisicos la autorización para utilizar el lugar donde se llevará a cabo

la exhibición que de preferencia sea en el lobby de la biblioteca

4.- Invita a los proveedores seleccionados con un mínimo de dos meses de anticipación para que se puedan

preparar con los materiales adecuados

5.- Elabora la solicitud de alquiles de mobiliario, sillas y manteles en el sistema banner

6.- Entrega el número de solicitud de alquiles de banner al Departamento de Eventos

7.- Solicita al Comité interno de página web de la biblioteca que se incluya ahí el calendario de fechas y

editoriales que estarán presentes en cada kiosko para que se encuentre la información disponible durante

el semestre de Otoñi

8.- Invita por medio de correo electrónico a todo los profesores el viernes anterior al evento, asi como todos

los día durante el evento

9.- Generán volantes con la siguiente información:

*) Dias de la exhibición

*) Horario

*) Editoriales o Proveedores presentes

*) Areas de conocimiento que se manejan

10.- Entrega los volantes a los maestros una semana previa antes del evento y durante la vigencia del evento

Proceso: Recibir Recursos de Información

1.- Informa al Presidente del Comité de los recursos de información que ya llegaron al departamento de

adquisiciones y que están en la etapa de catalogación.

Proceso: Dar de Alta BD al Portal de Biblioteca

1.- Informa al Analista de Sistemas asignados a la biblioteca las altas, bajas o cambios de BD.

En el caso de altas de BD proporciona la siguiente información:

*) Tema

*) Datos del proveedor

*) Obra de consulta

*) URL




1.- Revisa que la solicitud de cheque y la factura del proveedor coincidan en monto y datos del proveedor

2.- Da visto bueno a la solicitud de cheque


1.- Envía a Coordinador de Consulta y préstamo Interbibliotecario la relación de los Materiales Bibliográficos

de consulta que se tienen en la Biblioteca para cada Comité Biblos.

Relaciones


Informa: RESPONSABLE DE ATENCION AL COMITE

2.- Da instrucciones en su área para proceder al registro de baja de los Materiales a descartar en el

inventario de la Biblioteca.


BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-CATALOGACION

Proceso: Catalogar Recursos de Información

1.- Toma el recurso de información del estante de transito

2.- Valida que el recurso de información no exista dentro del catálogo de la biblioteca consultando el Sistema

Horizonte módulo de catalogación

En caso de que exista el registro asigna al Recurso de Información a dicho registro capturando la copia

en la pantalla de Item

3.- Consulta en el catálogo de OCLC si existe el registro bibliográfico del recurso de información.

En caso de que el registro no se encuentra en OCLC se utilizan otros catálogos de otras bibliotecas

como:

*) ITESM

*) Biblioteca del Congresos

*) Colegio de México

Y si el registro bibliográfico no existiese en ninguna de dichas referencias se tendrá que crear la

catalogación y clasificación original en base al método Dewey para después darlo de alta en la BD OCLC

4.- Selecciona el registro bibliográfico en el catalogo de la OCLC creando un archivo local para guardar los

registros bibliográficos recuperados

5.- Verifica que integridad de la información del registro bibliográfico este complete en base al recurso de

información revisando los siguientes datos:

*) Titulo y Subtitulo

*) Autor

*) ISBN

*) Pie de imprenta

*) Edición

*) Paginación

*) Materias: traducidas al español

*) Clasificación

6.- Crea la clasificación DEWEY del recurso de información en base a los esquemas de clasificación y el

registro bibliográfico de la OCLC

Actualiza la clasificación DEWY en el registro de la OCLC.

7.- Exporta el registro catalogación del recurso de información en formato MARC

8.- Carga el registro de catalogación del recurso de información en el Sistema Horizonte

9.- Valida que las etiquetas del registro de catalogación coincidan con el recurso de información dentro del

Sistema Horizonte modulo de catalogación.

Elimina del registro las etiquetas que no se requieren del registro de catalogación, además de agregar

nuevas etiquetas con información relevante que permita poder contar con un mejor registro bibliográfico.

10.- Asigna la ITEM del recurso de información al registro de catalogación en el Sistema Horizonte módulo de

catalogación

11.- Actualiza la información del ITEM del recurso de información dentro del Sistema Horizonte módulo

catalogación los siguientes campos:

*) Ubicación del Material: Biblioteca

*) Colección:

*) Relación de Copia: Número de copia / volúmenes



*) Precio: Registrado con lápiz en la portada

*) Nota: Comité

*) Nota de devolución: Código de Barras únicamente para CD y DVD

12.- Genera la etiqueta de clasificación del recurso de información en sistema Horizonte módulo de

catalogación

13.- Coloca la etiqueta de clasificación de acuerdo a la política de procesos técnicos en el recurso de

información

Relaciones

Politica: Política de Procesos Fisicos

14.- Coloca los recursos de información en el estante de material clasificado

15.- Los días viernes separa los recursos de información ya clasificador por biblioteca y clasificación

16.- Genera un reporte de entrega de recursos por biblioteca especificando en número de recursos de

información a entregar por área de clasificación

Relaciones

Información: Reporte de Entrega

Información: Formato de Catalogación

17.- Entrega los recursos de información al área de circulación de las bibliotecas

Relaciones


Proceso: Catalogar Publicaciones Periódicas Titulos Nuevos

1.- Toma el fasciculo del estante de transito

2.- Valida que el fasciculo no exista dentro del catálogo de la biblioteca consultando el Sistema Horizonte

modulo de catalogación

En caso de que exista el registro termina dicho proceso y pasa al Proceso de Recibir Publicaciones

Periódicas

3.- Consulta en el catálogo de OCLC si existe el registro bibliográfico del recurso de información.

En caso de que el registro no se encuentra en OCLC se utilizan otros catálogos de otras bibliotecas

como:

*) ITESM

*) Biblioteca del Congresos

*) Colegio de México

Y si el registro bibliográfico no existiese en ninguna de dichas referencias se tendra que crear la

catalogación y clasificación original en base al método Dewey para después darlo de alta en la BD OCLC

4.- Selecciona el registro bibliográfico en el catálogo de la OCLC creando un archivo local para guardar los

registros bibliográficos recuperados

5.- Verifica que integridad de la información del registro bibliográfico este complete en base al recurso de

información revisando los siguientes datos:


*) ISSN

*) Pie de Imprente

*) Materia en español

*) Clasificación : Inicial del titulo



*) Clasificación : Inicial del titulo

6.- Exporta el registro catalogación del recurso de información en formato MARC

7.- Carga el registro de catalogación del recurso de información en el Sistema Horizonte

8.- Valida que las etiquetas del registro de catalogación coincidan con el recurso de información dentro del

Sistema Horizonte modulo de catalogación.

Además de agregar las siguientes etiquetas:

*) 050: Clasificación LC

*) 500: Suscripción / Donativo / Nota General

9.- Notifica al Bibliotecario de Procesos Técnicos-Publicaciones Periódicas que ya se catálogo el titulo

Nuevo de la Publicación Periódica para que proceda a realiza la predicción.

Proceso: Dar Mantenimiento de Autoridades en BD Catalogación

1.- Semanalmente elabora el reporte de nuevas autoridades ( Autor, materia y serie) dadas de alta en el

catálogo del sistema horizonte

2.- Verifica por tipo de autoridad que no exista en el catálogo de horizonte revisando 20 registros hacia arriba

y 20 registros hacia abajo.

3.- En caso de que el registro de autoridad exista dentro del catálogo de horizonte fusiona el registro para

eliminar la duplicidad de autoridad consultando los criterios de OCLC, Listado de encabezamiento de

materia y Diccionario de Autores

4.- Elimina el reporte de nuevas autoridades al finalizar dentro del sistema horizonte modulo de

catalogración.

5.- Recibe email con notificaciones de errores en registros bibliográficos por parte de los Usuarios y

Consultores de la Buiblioteca.

Tipicamente los errores que se envían son:

*) Ortógraficos

*) Duplicidad de Registro

*) Clasificación

6.- En caso de proceder Actualiza el registro bibliográfico en el Sistema Horizonte modulo de clasificación

tomando como base el esquema de clasificación Dewey y Diccionario ortográfico

7.- Informa al Usuario vía email de la actualización del registro bibliográfico

8.- Genera un reporte mensual de mantenimiento a BD especificando:

*) Autoridades fusionadas

*) Correcciones por errores ortográficos

*) Correcciones por errores de Clasificación

*) Envío de autoridades

Relaciones

Información: Formato de Catalogación


BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-PUBLICACIONES PERIODICAS

Proceso: Recibir Suscripciones Periódicas

1.- Recibe paquetes de publicaciones periódicas vía mensajería interna de la UDEM

2.- Verifica que el paquete corresponda a la Biblioteca. En caso de que no sea así lo entrega al área de

mensajería.

3.- Abre cada uno de los paquetes revisando las condiciones físicas de las publicaciones periódicas.

En caso de que las publicaciones periódicas este rotas, mojadas, dañadas y con faltantes de hojas son

separadas para regresarse al proveedor

Relaciones


4.- Da entrada al fascículo en el sistema Horizonte modulo Publicaciones Periódicas validando que el

volumen y número del mismo coincidan con la publicación física.

5.- Coloca las marcas de propiedad, código de barras y seguridad a la publicación periódica de acuerdo a las

política de Procesos Físicos

Relaciones


6.- Subraya la inicial del titulo con plumón marcador el cual se encuentra en la portada del fascículo de la

publicación periódica

Relaciones


7.- Registra en la portada del fascículo en la parte superior derecha la clave de la biblioteca a que va dirigida

dicho fasciculo

Relaciones


8.- Separa los fascículos por biblioteca

9.- Elabora el reporte de entrega de publicaciones periódicas por biblioteca especificando el número de

fascículos recibidos por localidad

Relaciones


10.- Los días viernes entrega los fascículos de las publicaciones periódicas al área de préstamo y reserva de

la biblioteca Central

11.- Arma paquetes para las bibliotecas que se encuentran fuera del campus integrando a dicho paquetes los

fascículos y el reporte de entrega

Relaciones


12.- Entrega los paquetes al área de mensajería para que se encarguen de distribuirlo.

Relaciones


13.- Semanalmente envía el reporte de entrega por biblioteca al Bibliotecario de Procesos Técnicos


BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-PUBLICACIONES PERIODICAS

Catalogación.

Relaciones

Información: Reporte Mensual de Procesos

Información: Reporte Mensual de Material Procesado

Información: Reporte Mensual de Procesos

Información: Reporte Mensual de Material Procesado

Proceso: Catalogar Publicaciones Periódicas Titulos Nuevos

1.- Identifica el registro de catalogación de la publicación periódica dentro del sistema horizonte modulo de

consulta

2.- Saca una copia del registro de catalogación de la publicación periódica

3.- Edita el campo de predicción de la copia del registro de catalogación de la publicación periódica en el

sistema horizonte modulo predicciones actualizando los siguientes campos:

*) Periodicidad: Semanal, quincenal, mensual, bimestral, tetramestral, semestral y anual

*) Volumen

*) Número de Fasciculos

*) Tiempo de reclamación: base a la política

*) Fecha de espera: 1er día del mes

*) Fecha última: último día del mes

*) Fecha expectativa: acuerdo a la política

*) Activa el campo de reclamación

Si llega a tener alguna duda con los campos de volúmenes y fascículos consulta al editor de la revista

Proceso: Reclamar suscripciones de Publicaciones Periódicas

1.- Al final del mes accesa el sistema Horizonte móidulo de reclamaciones para identificar las publicaciones

periódicas faltantes por proveedor en el mes.

Relaciones


2.- Exporta el archivo del mes de publicaciones periódicas faltantes de recepción a Excel generando el

Reporte de Reclamaciones de Fasciculos Faltante

Relaciones

Información: Reporte de Reclamaciones de Fasciculos Faltante

3.- Notifica los faltantes de los fascículos de publicaciones periódicas al proveedores vía email

4.- Recibe respuesta del proveedor junto con las causas del retraso y tiempo estimado de llegada

5.- Actualiza el estatus de publicaciones periódicas faltantes con los datos dados por el proveedor en el

Reporte de Reclamaciones de Fasciculos Faltantes

Relaciones


6.- Asegura con el proveedor la recepción de los fascículos faltantes

7.- Informa mensualmente el reporte de publicaciones periódicas faltantes al Coordinador de Procesos

Técnicos

Relaciones



BIBLIOTECARIO DE PROCESOS TECNICOS-ADQUISICIONES


1.- Integra toda las solicitudes de recursos de información en el formato General de Solicitudes, cuidando no

perder los que corresponden a cada Comité.

Actualiza el campo de Solicitado e Idioma: Español, Ingles y Otros dentro del Formato General de

Solicitudes

Relaciones



2.- Verifica en una muestra del 10 % de los recurso de información solicitados no existan dentro del acervo

de la biblioteca consultando el catálogo dentro del Sistema Horizonte

En caso de que el Recurso de Información exista cancela la compra e informa al Comité de que dicho

recurso ya existe. Actualiza el campo Adquirido Anterirmente dentro del Formato General de Solicitudes

Relaciones


3.- Formatea el formato General de Solicitudes en base a la reglas de precatalogación

*) Eliminar el artículo de inicio del titulo del libro

*) Separar el titulo del subtitulo con :

*) Indizar el nombre del autor por Apellidos y Nombres

Relaciones


4.- Revisa que no existan recursos de información duplicados entre Comités para la misma Biblioteca. En

caso de encontrar duplicados solo se solicita un recurso de Información.

5.- Captura la solicitud de compra por cada recurso de información en el Sistema Horizonte modulo de

adquisiciones:

*) Autor

*) Titulo

*) ISBN

*) Categoría: Comité / Periodo

*) Nota de Solicitud: CB FACT

*) Nota de Selección: Nombre del Solicitante

*) Cantidad de Libros: 1

*) Ubicación

**) Biblioteca Central: BC

**) San Pedro: SP

**) Valle Alto: UVA

**) Tecnológico: BT

**) Fundadores:

**) Muguerza: HCM

**) Conchita: CMC

*) Presupuesto: Clave del presupuesto

*) Colección: General

*) Tipo de recurso:

**) Libro

**) CD

**) DVD

**) Video




1.- Informa vía email al Proveedor seleccionado que su cotización fue aceptada además de especificarle las

condiciones de entrega y facturación apegandose a las fechas establecidas para cada ciclo de compra

Relaciones


2.- Identifica que recursos de información no fueron cotizados

3.- Tres semanas después de aceptada la cotización se recibe del Proveedor la confirmación de los recursos

de información que va a poder entregar en el tiempo pactado.

En dicho comunicado el proveedor le notifica los libros agotados, fuera de impresión y no publicados con

dicha información se actualiza el campo Fuera de Impresión y No Publicados dentro del Formato General

de Solicitudes

Relaciones



4.- Elabora una solicitud de recursos de información donde se integran los recursos de información

*) No disponibles con los proveedores: Actualizando el campo Proveedor 2 con las siglas del

proveedor en Formato General de Solicitudes

*) No cotizados por los proveedores: Actualiza el campo Proveedor 1 con las siglas del proveedor en

el Formato General de Solicitudes

Relaciones


5.- Coloca la orden de compra con los Proveedores Especializados en recursos de información de difícil

localización

6.- Actualiza el Formato General de Solicitudes los recursos de información no localizados por el proveedor

en dicho campo y cuando se cancela la compra por corte de presupuesto se marca dicho campo

Relaciones



1.- Libera la compra del recurso de información en el sistema del proveedor

Relaciones


2.- Informa al Usuario que ya se colocó la orden de compra del recurso de información solicitada.


1.- Revisa que los recursos de información seleccionados por los maestros no se encuentren en el catálogo

de biblioteca

2.- Informa al Proveedor los titilos que serán adquiridos por la Biblioteca para que le hagan entrega de los

mismos y procedan a realizar el Recepción y catalogación

Proceso: Recibir Recursos de Información

1.- Recibe las cajas con recursos de Información por parte del proveedor

2.- Verifica que la caja con recursos de Información se encuentre la factura



3.- Verifica los siguientes puntos de la factura

*) Nombre de la Universidad

*) Dirección

*) Fecha valida

*) RFC de la Universidad

*) Cedula impresa del proveedor

*) Validez de la factura

*) Cálculo de la factura

*) Verifica los descuentos, gastos de envío y cualquier otro gasto por servicios

*) Los recursos de información que se describen en la misma existan físicamente dentro de la caja

Relaciones


4.- Verifica que los recursos de información recibidos estén dentro de los solicitados consultando el listado

de recursos de información. Además de marca en dicha solicitud que ya se recibieron.

Actualiza el campo de Recibido y Fecha dentro del Formato General de Solicitud .

En caso de que algún de los recursos de información no correspondan a los solicitados se los rechaza y

se devuelven al proveedor.

Relaciones


5.- Asegura las condiciones físicas de los recursos de información se encuentren en perfecto estado además

de los siguientes puntos dependiendo del recurso que se trate:

Libro: Revisa que toda las hojas estén debidamente cortadas, de lo contrario se hacen los cortes

necesarios para que el material pueda ser utilizado. En caso de encontrar hojas en blanco o el libro en

mal estado se procederá a la devolución del material

Libro con ilustraciones y/o hojas sueltas: Revisa que no se tengan hojas sueltas, o que sus ilustraciones

estén despegadas. De no ser así, se procederá a la devolución del material

CD, DVD y Videos: Verifica que los materiales deben estar en un formato que sea compatible con los

equipos que se tienen en la biblioteca y que las imágenes o archivos se vean con calidad. De no ser así

se procede a la devolución del material.

Relaciones


6.- Actualiza en el Formato General de Solicitud el precio unitario de cada uno de los recursos recibido.

Relaciones


7.- Registra Clave con lápiz en la parte superior izquierda pegada al lomo en la portada . La clave se arma

de la siguiente forma:

*)Tipo de Adquisición:

**) C: Compra

**) D: Donativo

*) Clave del Comité

*) Precio: Precio Neto por dos



8.- Verifica dentro del Sistema Horizonte modulo de consulta que no exista un registro del recurso de

Información.

En caso de que si existe borra la solicitud compra del libro y genera una nueva solicitud de compra

utilizando el registro que existe dentro del catáogo.

Actualiza el campo de Adquirido anteriormente en el Formato General de Solicitud

Relaciones


9.- Elabora una orden de compra por proveedor en el sistema horizonte modulo de adquisiciones

*) Nombre del proveedor

*) Número consecutivo: Orden de compra

*) Ubicación de material : según códigos

*) Evento de gasto: Recibir / Aprobar

*) Colección: según códigos

*) Tipo de item: según códigos

10.- Revisa que los datos del Recursos de Información que se especificó en la solicitud de compra coincidan

con los datos reales del libro consultando el sistema Horizonte módulo de adquisiciones. En caso de que

existieren desviaciones realiza las correcciones dentro de la solicitud de compra.

11.- Coloca el código de barras en el recurso de información de acuerdo a la política de procesos físicos

Relaciones


12.- Da de alta en la solicitud de compras en el sistema horizonte modulo de adquisiciones los siguientes

datos:

*) Código de Barras

*) Número de Factura

*) Precio Unitario

13.- Liga la solicitudes de compra a la orden de compra por proveedor en el sistema Horizonte modulo de

Adquisiciones ademas de capturar los siguientes datos:

*) Nota: Clave del Comité y Nombre del Solicitante

*) ITEM: Recurso de Información

*) Usuario: Nombre del solicitante por apellido

14.- Aprueba la solicitud de compra en el Sistema Horizonte modulo de Adquisiciones

15.- Carga el registro al cátalogo de la Biblioteca dentro del sistema Horizonte

16.- Todo los días antes de las 5:00 Pm prepara el carrito con 40 Recursos de información para que los

Consultores en el turno de Noche apoyen en las labores de procesos fisicos de Sellado y Etiquetas de

Seguridad

17.- Coloca las marcas de propiedad y seguridad a los recursos de información de acuerdo a la política de

proceso físicos. En las de mucha carga de trabajo esta labor se apoya en el Consultor de Bibliotecas en

el Turno de la Noche

Relaciones


18.- Coloca el recurso de información en el estante de transito

19.- De acuerdo al Ciclo de compra en la semana marcada con cierre de ciclo se le informa a los Proveedores

que todo los recursos de información que se reciban después de esta fecha serán cancelados y



devueltos.

Relaciones


Proceso: Realizar Devoluciones de Recursos de Información

1.- Separa recursos de información dañados en un estante de devolución de acuerdo a las políticas de

adquisiciones.

2.- Actualiza el estatus del recurso de información en el listado general con el estatus de dañado.

Relaciones


3.- Informa al proveedor vía e-mail los recursos de información que no corresponden a las políticas de

recepción de recursos de información, con la siguiente información :

Datos del libro (ISBN, Título, Autor, Editorial)

Motivo de devolución.

Número de factura.

Se hace la observación al proveedor que la devolución física del material se hará al final del ciclo de

recepción.

4.- Nueva Actividad

5.- Al final del ciclo de recepción, prepara paquetes con los recursos de información.

6.- Elabora formato de envío para mensajería interna.

7.- Entrega paquetes a mensajería interna.

8.- Informa al proveedor que se le está enviando el material, además de solicitar las notas de crédito

correspondientes de acuerdo a las políticas fiscales.

9.- Asegura que se reciba las notas de crédito, dándole seguimiento con el proveedor cada 15 días.


1.- Elabora solicitud de cheques con tres tantos con máquina de escribir con la siguiente información:

*) Centro de Costos

*) Fecha

*) Forma de Pago: Transferencia / Cheque

*) Cantidad: Moneda

*) Nombre del Proveedor

*) Razón del tramite

2.- Busca firmas de autorización de la solicitud de cheque al Director de la Biblioteca y Coordinador de

Procesos Técnicos

3.- Saca una copia de la factura del proveedor

4.- Entrega la factura y solicitud de cheque al área de controlaría

5.- Recibe copia de la solicitud de cheque con el sello de recibido del área de controloría

6.- Archiva la copia de la factura y solicitud de cheques el fólder de pagos a proveedores

7.- Recoge los cheques firmando de recibido la póliza de cheques o la copia de la transferencia de acuerdo a

los niveles de servicio

8.- Saca copia fotostática del cheque



9.- Notifica a los proveedores locales que puede pasar a recoger el cheque al área de procesos técnicos de

la biblioteca

10.- En caso de transferencias notifica al proveedor que ya se le realizo la transferencia electrónica para que

la verifique

11.- Elabora el formato de envío de cheques para proveedores foráneos

12.- Para proveedores foráneos envía el cheque junto con el formato de envío de cheque por mensajería

13.- Entrega cheque a proveedor local, firmando este de recibido en el formato de envío de cheque

14.- Archiva la copia del cheque, transferencia y formato de entrega de cheque en el expediente de pago de

proveedores

Proceso: Evaluar Proveedores

1.- Obtiene la estadística del tiempo de entrega por cada proveedor, para evaluar material bibliográfico

recibido y tiempo de entrega.

2.- Realiza comparación del precio promedio del proveedor vs precio promedio general del año anterior que

se tiene registrado en el reporte del Coordinador de Adquisiciones, para evaluar precios.

3.- Evalúa la cantidad de material recibido por proveedor en base al reporte general de pedido a proveedor ,

el porcentaje de material bibliográfico recibido por cada uno de éstos

4.- Evalúa el número y % de devoluciones por proveedor en base al archivo general de pedido a proveedores

.

5.- Verifica si se recibió retroalimentación por parte de los proveedores en relación al estatus actual en que

se encuentra del material bibliográfico, para evaluar en un escala de mínima a alta esta acción por parte

de los proveedores.

6.- Verifica si se recibió notificación del recibo de pedido vía correo electrónico por parte de los proveedores ,

para evaluar en un escala de sin respuesta a rápida de esta acción por parte de éstos mismos

7.- Revisa las facturas para asegurar que los datos estén correctos y que la información esté legible.

8.- Identificar la dificultad que podrían tener los proveedores para conseguir el material que se les ha

solicitado, para evaluar esta acción en una escala de mínima a alta.

9.- Identificar la ubicación de los proveedores a los que se les solicita el material, ya que esto influye en sus

tiempos de entrega para evaluar esta acción por ciudad y/o país.

10.- Identificar la posibilidad de que un proveedor maneje cualquier tipo de material, considerando los

siguientes indicadores:

*) Sólo en un idioma y/o sólo un área

*) Un área, cualquier idioma

*) Un idioma, cualquier área

*) Cualquier área, cualquier idioma

11.- Vaciar la información en la tabla de puntuación.

12.- Asignar la puntuación para cada criterio anterior, basándose en el documento del Sistema de Evaluación

de Proveedores.

13.- Informa la evaluación de los proveedores al Coordinador de Procesos Técnicos y Director de Biblioteca


ADMINISTRATIVO DE BIBLIOTECA


1.- Archiva la carta compromiso, cedula de proyecto y gráfica de gantt en la carpeta de proyectos

Relaciones





1.- Realiza cita de seguimiento de proyecto con el Responsable del Proyecto

2.- Evalua el avance del proyecto en conjunto con el Responsable del Proyecto en base a evidencia de

entregables. El resultado de la evaluación del proyecto de registra en el Formato de Entrevista

Relaciones

Información: Formato de Entrevista

3.- En caso de que no tenga un avance satisfactorio de acuerdo el plan elabora junto con el Responsable

del Proyecto el formato de 3 Generaciones los siguientes puntos:

* Actividades planeadas en el mes para lograr el objetivo

* Puntos problematicos por lo que no se alcanzo la meta

* Propuesta para resolver los puntos problematicos

Relaciones

Información: Formato de 3 Generaciones

4.- Actualiza el avance en la gráfica de Gantt del proyecto

Relaciones


5.- Archiva la gráfica de gantt,formato de entrevista y en caso de que aplique el formato de 3 generaciones

en la carpeta de los proyectos

Relaciones




Proceso: Administrar Desempeño de Personal

1.- Elabora el diagnóstico del personal de la biblioteca en 4 aspectos:

1) Prefesional vs perfil vs plan maestro

2) Social

3) Proyectos

4) Otros

Relaciones

Información: Diagnóstico de Personal

2.- En base al diagnóstico del personal identifica las áreas de oportunidad por colaborador del equipo de

biblioteca

Relaciones



ADMINISTRATIVO DE BIBLIOTECA

3.- Elabora el formato de planeación y evaluación de desempeño del colaborador eb base a las áreas de

oportunidad detectadas, ademas de agregarle los proyectos asignados dentro de la planeación

estrátegica en conjunto con el Coordinador de las Areas de Biblioteca.

El Coordinador Sección firma de visto bueno cada uno de los Formatos

Relaciones



4.- Saca una copia de los formatos de planeación y evaluación de desempeño

5.- Entrega el formato de planeación y evaluación de desempeño a Recursos Humanos

Relaciones


6.- Archiva formato de planeación y evaluación de desempeño en la carpeta

Relaciones


7.- Saca una copia de los formatos de planeación y evaluación de desempeño

8.- Entrega el formato de planeación y evaluación de desempeño a Recursos Humanos

Relaciones


9.- Archiva formato de planeación y evaluación de desempeño en la carpeta

Relaciones



RESPONSABLE DE ATENCION AL COMITE BIBLOS


1.- Envía a los Presidentes de los Comités Biblos la relación de los Materiales Bibliográficos de consulta que

tienen asignados así como su estadística de uso tanto en sala como a domicilio.

Relaciones

Informa: PRESIDENTE DE COMITE BIBLOS

2.- Solicita a los Presidentes de Comités Biblos manifiesten su interés en comprometerse a trabajar en un

proceso de descarte de los Materiales Bibliográficos que apoyan a sus Comités.

Solamente a los Comités Biblos que manifiesten este interés se les atenderá para proceder a descartar

sus materiales de consulta, programando en forma escalonada a cada Comité

En caso que un Comité no responda, se asume por parte de la Biblioteca que la decisión de descarte

queda a su consideración

Relaciones


3.- Establece un calendario de actividades, así como el compromiso de trabajar en conjunto para llevar a

buen término el descarte.

Relaciones


4.- Coordina, en conjunto con el Presidente cada Comité Biblos la ejecución de actividades de descarte

mediante listados.

a) Determinar los materiales de consulta que se quedan en la colección

b) Determinar los materiales de consulta que se descartan de la colección

c) Identificar los materiales de consulta que se tiene en duda mantener o no en la colección

Relaciones


5.- Apoyado en los listados anteriores, ratifica, en conjunto con el Presidente y los miembros de cada Comité

Biblos, la selección de Materiales Bibliográficos de consulta a conservar o descartar de la colección

mediante la inspección física de los mismos.

Relaciones

Autoriza: PRESIDENTE DE COMITE BIBLOS

6.- Apoya al Comité Biblos a elaborar la relación de Material Bibliográfico de consulta a descartar (en base a

los requerimientos expresados para este fin por el Área de Catalogación y Clasificación de la Biblioteca).

7.- Pone a consideración de los Presidentes de otros Comités Biblos la relación de materiales de descarte

pudiesen ser de su interés.

8.- Una vez finalizado el proceso de descarte de Material Bibliográfico de consulta con algún Comité Biblos ,

envia un reporte de la actividad al Director de Departamento Académico relacionado.


ANALISTA DE SISTEMAS ASIGNADO A BIBLIOTECA

Proceso: Dar de Alta BD al Portal de Biblioteca

1.- Confirma con el proveedor si el acceso URL proporcionado es valido para acceso vía IP y URL

2.- Genera un ambiente de cambio de la pagina de las BD utilizando la herramienta LeechFTP

3.- Actualiza o elimina el acceso de la BD en la página en el tema correspondiente dentro del ambiente de

cambio mediante la herramienta dreamwever

4.- Actualiza el ambiente de cambio de la página que administra las BD utilizando la herramienta Leech FTP

5.- Verifica el acceso a la BD utilizando la red UDEM y conexión remota

6.- Informa a los Consultores de Biblioteca y Coordinador de Procesos Técnicos que las BD ya se

encuentrán habilitadas

7.- Generá estadística semanal y mensual por BD

8.- Distribuye las estadísticas de uso de BD a los consultores de las bibliotecas, Director de Biblioteca y

Coordinador de Procesos Técnicos


USUARIO


1.- Accesa la página WEB de la Biblioteca en la opción de " Sugiere un Libro para Compra "

2.- Captura los siguientes datos para solicitar los recursos de información que requiere, además los datos

del usuario

*) Autor

*) Título

*) ISBN ./ ISSN

*) Editorial

*) Año / Lugar de publicación

*) Edición

*) Proveedor

*) Formato

*) Ubicación

*) Esta en la bibliografía del programa de un curso

*) Materia que cubre

*) Solicitado por

*) Matricula

*) Carrera

*) Teléfono

*) E-mail

*) Fecha

*) Comentarios

Proceso: Prestar material bibliográfico

1.- Solicita el préstamo de material bibliográfico en el Área de Circulación y Reserva a Bibliotecario de

Servicio al Público (PyR).

Proceso: Prestar cubículo

1.- Solicita el préstamo de un cubículo en el Área de Circulación y Reserva a Bibliotecario de Servicio al

Público (PyR).

Proceso: Devolver Material Bibliográfico

1.- Presenta Material Bibliográfico para devolución en el área de Circulación y Reserva.

Proceso: Devolver Libros mediante el buzón

1.- Uno por uno deposita cada libro en el buzón de devoluciones de Biblioteca.

Proceso: Apartar material Bibliográfico

1.- Localiza en el catálogo al público el Material Bibliográfico de su interés identificando si éste se encuentra

con estatus "Prestado".

Relaciones


2.- Solicita la separación del Material Bibliográfico a través del mismo catálogo confirmado, de ser necesario ,

su # de usuario y su contraseña.

Relaciones


3.- Acude al área de Préstamo y Reserva por el MB solicitado.


USUARIO


1.- Solicita a través del Catálogo un Material Bibliográfico disponible en una Biblioteca fuera de su unidad.

El sistema enviará correo electrónico, tanto a la biblioteca donde se tiene el material como a la que lo va

a recibir.

Relaciones



2.- Acude al área de Préstamo y Reserva por el Material Bibliotacario solicitado.


1.- Busca Material Bibliográfico en catálogo UDEM pero no lo localiza.

Relaciones


2.- Localiza Material Bibliográfico en biblioteca externa

accesando a la página web de Biblioteca y en el menú "Convenios", al seleccionarla aparecerá todo lo

relacionado con el servicio de Préstamo Interbibliotecario, las ligas electrónicas dan acceso a las

diferentes Bibliotecas con las que se tiene Convenio

También puede solicitar la ayuda de un Bibliotecario de Servicio al público para localizar un material.

Relaciones


3.- Al localizar el material, llena la forma anexa en la página Web con los datos de la obra y lugar donde se

localiza y se envía por ese medio.

4.- Devuelve Material en el área de Préstamo y Reserva.

Proceso: Realizar cobranza por envío / devolución de material por préstamo interbibliotec

1.- Paga costo de mensajería en caja del CIAA.

2.- Presenta recibo de pago de mensajería en Biblioteca

Proceso: Atender Consulta / Referencia / Question Point

1.- Realiza pregunta abierta a Consultor de Biblioteca sobre algun tema que desea consultar. Puede ser

personal o virtualmente a través del Pipeline mediante chat o Formulario.

Relaciones

Información: Formulario "Pregunte a un Bibliotecario"

Tecnología de Información: Campus Pipeline

Tecnología de Información: Sistema Question Point


1.- Reporta al BSPC que no localiza algún material en el lugar que le corresponde.


1.- El maestro o empleado administrativo que le interese algúno de los cursos del CID se inscribe con su

clave en BANNER


PRESIDENTE DE COMITE BIBLOS


1.- Selecciona los libros adquirir dentro del ciclo de compra tomando como base los requerimientos de los

maestros y usuarios, además de consultar los catálogos de recursos de información.

Es importante que no se seleccionen más del 115 % de la cantidad autorizada de libros máximos por

comité.

2.- Elabora la solicitud de recursos de información registrando cada uno de los libros que se solicitan con los

siguientes datos:

*) ISBN

*) Autor

*) Casa Editorial

*) Titulo y subtitulo

*) Clave de la material a que apoya el recurso de información

*) Nombre del solicitante

*) Marcar los libros de Texto

Relaciones


3.- Entrega la solicitud de recursos de información dentro de los tiempos establecidos en el ciclo de compra

al Responsable Atención al Comité

Relaciones




1.- Verifica que los materiales a comprar se encuentren vinculados

2.- Autoriza la compra de los materiales contestando el mail que esta de acuerdo


1.- Autoriza la integración de los recursos de información al catálogo de la Biblioteca


1.- Autoriza la compra del recurso de información dentro de los tiempos establecidos.

En caso de que el Presidente no autorice la compra en dichos tiempos el Responsable de Atención a

Comité consultara al Coordinador de Consulta y Prestamos Interbibliotecarios para validar si el

requerimiento es valido.

Relaciones



MAESTRO


1.- Visita la feria del libro para seleccionar Recursos de Información que se encuentren vinculados con las

materias que ellos imparten

2.- Elabora el formato para selección en feria con los siguientes datos:


*) Autor

*) Editor

*) ISBN

*) Número de estante dentro de la feria que permita su ubicación posterior

*) Pasillo

Relaciones


3.- Entrega los formato para selección en feria al Coordinador de Procesos Técnicos antes de la fecha tope

Relaciones



1.- Elabora solicitud de compra para recursos información que se expondrán en eventos, congresos,

seminarios, talleres, etc.

2.- Envía la solicitud de compra para recursos información al Presidente del Comité Biblos correspondiente

para que autorice la compra de dichos materiales

Relaciones


3.- Envía la solicitud de compra de recursos previamente autorizada por el Presidente del Comité vía email

al Coordinador de Procesos Técnicos, tomando en cuenta los tiempos establecidos en la política de

compra de recursos de información

Relaciones


4.- Adquiere el recurso de información apegandose a lo establecido en la política de recursos de información

Relaciones


5.- Entrega los recursos de información junto con la factura al Coordinador de Procesos Técnicos


1.- Durante el evento los maestros seleccionan los recursos de información

2.- Elaboran el formato de seleccón registrando la siguiente información:

*) Titulo

*) Autor

*) COmité



RESPONSABLE DE PROYECTO

Proceso: DESARROLLAR HABILIDADES INFORMATIVAS

1.- Desarrolla programas de Desarrollo de Habilidades de Información

2.- Promociona los programas de DHI mediante los siguientes medios: Brochures, Posters, Invitación a

maestros y portal de Biblioteca.

3.- Imparte taller de DHI a usuarios de Biblioteca.

4.- Certifica a usuarios a partir del cumplimiento de requisitos de normatividad.


1.- Elabora la cedula del proyecto, carta compromiso y la grafica de Gant

Relaciones




2.- Entrega la carta compromiso, cedula proyecto y gráfica de gantt al Director de Biblioteca

Relaciones





1.- Firma de conformidad el avance mostrado en la gráfica de gantt, formato de entrevista y en caso de que

aplique el formato de 3 generaciones

Relaciones




2.- Bimestralmente presenta el resultado de los proyectos al Director de Biblioteca y Director de Servicios

Educativos e informatica


CID


1.- Mensualmente publica cursos que va a ofrecer, entre ellos los que imparte la Biblioteca


COMITÉ TÉCNICO DE BIBLIOTECA

Proceso: Preparar realización de inventario

1.- Aprueba proyecto, fecha y presupuesto para levantamiento de inventario anual de biblioteca.

2.- Confirma con los coordinadores de cada área de biblioteca, cuántas personas y quiénes estarán

disponibles para participar en el inventario.


COORDINADOR DE PUBLICACIONES

Proceso: Tramitar Derechos de Autor

1.- Negocia la publicación de un libro con casa editora, siempre y cuando sea una obra desarrollada por un

Maestro, dentro de la UDEM o por encargo

2.- Solicita el registro de derechos de autor a Coordinador de Consulta y Préstamo Interbibliotecario. Si es un

libro solicita ISBN.

3.- Manda imprimir la edición de libro con el ISBN.


VIGILANTE


1.- Recoge periódicos en caseta de vigilancia para llevarlos al área de consulta.

2.- Llega a la Biblioteca a las 7:00 hrs de lunes a viernes y a las 8:00 hrs del sábado y enciende la

iluminación y verifica que el aire acondicionado esté encendido.

3.- Lee la bitácora del día anterior si hubo alguna novedad que requiera seguimiento.

4.- Realiza rondín por todas las áreas de Biblioteca para identificar desperfectos, goteras, puertas abiertas,

etc. registrando cualquier situación en la bitácora.

5.- Abre la puerta del sótano, la chapa que utiliza llave.

6.- Prueba funcionamiento de equipo de seguridad de la entrada, pasa dos veces por cada pasillo con un

libro.

7.- Registra en bitácola la llegada de los empleados de Biblioteca y de personal de intendencia.

8.- Abre al público el acceso a Biblioteca de acuerdo al horario de servicio establecido.


1.- 15 minutos antes de la hora de cierre de la Biblioteca, realiza recorrido por la biblioteca, comunica

anticipadamente la hora de cierre.

2.- Realiza recorrido final por todas las áreas de la Biblioteca verificando que ya salió el todo el personal.

3.- Apaga ilumninación.

4.- Verifica apagado de aire acondicionado.

5.- Cierra puerta de sótano con llave manual.

6.- Registra cierre de Biblioteca en bitácora con sus observaciones.

7.- Cierra acceso principal de Biblioteca.

Proceso: Atender activación de alarmas de pasillo de seguridad

1.- Cuando se active la alarma al pasar un usuario por el pasillo de seguridad, lo retiene y le solicita revisar

sus pertenencias.

2.- Solicita al usuario que saque sus pertenencias para revisarlas, no debe volver a pasar al usuario o sus

pertenencias por el pasillo de seguridad para evitar la activación de la alarma.

3.- Identifica al usuario - Nombre, matrícula, carrera - solicitando su credencial de la UDEM y registrándolo

en su bitácora.

a) En caso que el usuario no porte su credencial, solicita al usuario que lo acompañe al área de Préstamo

y Reserva para confirmar los datos.

b) Si el usuario se niega a identificarse o no permite la revisión de sus pertenencias, solicita el apoyo del

personal de Biblioteca

4.- Identifica el Material Bibliográfico que causó la activación de la alarma:

a) Si es material Bibliográfico de la UDEM, verifica que el material haya sido debidamente prestado (con

la boleta de préstamo) o bien, no fue debidamente desactivado

b) Si es material ajeno a la UDEM verifica con el personal de Préstamo y Reserva la posibilidad de

desactivarlo

5.- Registra en Bitácora la causa de la activación y si procedió alguna acción:

1. Materiales prestados, pero mal desactivados


VIGILANTE

2. Intento de sustracción de materiales mutilados

3. Intento de sustracción de Libros, Revistas u otros

4. Alarma suena en falso por video de otro lugar

5. Alarma suena en falso por materiales de preparatorias

6. Alarma suena por objeto propiedad del usuario - bolsa - mochila, etc. - trae cintilla extraña

7. Alarma sonó en falso (sin ninguna razón)

8. Alarma suena por materiales en reserva

9. Materiales que sonaron al entrar, pero no son de nuestra propiedad

10. Materiales que NO sonaron al salir, pero cuando regresó el usuario la alarma sonó

11. Alarma suena mientras el vigilante está ocupado en otra actividad o lejos del pasillo de seguridad

12. Otras causas. Especifique:


RESPONSABLE DE ATENCION AL COMITE


1.- Informa al Presidente del Comité de la cantidad de libros autorizados a comprar, la fecha tope , además

de proporcionarle los catálogos y el formato de solicitud de recursos de información

Relaciones



2.- Valida que la información dentro de la solicitud de recursos de información sea suficiente para realizar la

compra

*) ISBN sea correcto


*) Editorial

*) Autor

*) Clave de la materia


En caso de que alguno de los datos no sea correcto realiza la corrección dentro del formato de solicitud

de recursos de información. Cuando falte un dato o sea incorrecto que no permita poder identificar el

libro o que no se tenga la material a que apoya y el nombre del solicitante se le solicitará al Presidente del

Comité para que apoye en completar dicha información.

Relaciones


3.- Verifica que no exista el recurso de información dentro del acervo de la biblioteca consultando el catalogo

dentro del Sistema Horizonte

En caso de que el libro exista cancela la compra e informa al Comité de que dicho libro ya existe.

4.- Asegura que el número de libros que se solicitaron no sobrepase a los autorizados por Comité

5.- Entrega la solicitud de recursos de información al Coordinador de Procesos Técnicos dentro de los plazos

establecidos en el ciclo de compra

Relaciones




1.- Elabora el listado de los recursos de información donados con los datos de los recursos de información

en base al formato de Listado de Donativos para evaluar por Comité

Relaciones

Información: Listado de Donativos para Evaluar por el Comité

2.- Verifica cada uno de los recursos de información no existan en el acervo de la biblioteca consultando el

sistema Horizonte modulo consulta.

Tolo los recursos que ya estén disponibles en la biblioteca los separa marcando como duplicados en el

formato de solicitud de recursos de información.

Relaciones


3.- Revisa la vinculación académica de cada uno de los recursos de información donados consultando al



Presidente del Comité y los maestros.

4.- Registra los recursos de información autorizados y rechazados en el formato de solicitud de recursos

marcando en el mismo la palabra aceptado o rechazado según sea el caso usando el formato de Listado

de Donativos para evaluar por Comité

Relaciones


5.- Complementa los datos de los recursos de información autorizados en la solicitud de recursos de

información :

*) ISBN

*) Autor

*) Casa Editorial


*) Clave de la material a que apoya el recurso de información

*) Nombre del solicitante: Donativo

Relaciones


6.- Entrega los recursos de información y el formato de solicitud de recursos de información al Bibliotecario

de Procesos Técnicos-Adquisiciones

Relaciones



1.- Verifica que el recurso de información no exista en el catálogo de la Biblioteca.

En caso de que exista el recurso de información le informa al usuario que dicho recurso existe y cancela

la solicitud.

2.- Verifica la solicitud de recurso de información con el presidente del Comité Biblos para ver si es factible la

compra en base a que él recurso se encuentre vinculado a una materia.

En caso de que sea autorizado el recurso y no exista presupuesto disponible, dicho recurso será

considerado en la compra del siguiente ciclo.

3.- Busca el recurso de información en las páginas web de los proveedores autorizados

4.- Selecciona el recurso de información en la base de datos del proveedor especificando:

*) Custome code

*) Cuantity

*) Fund: Clave del Presupuesto

*) Location: ADQ

*) Departamento: Comité

Relaciones


5.- Informa al Bibliotecario de Procesos Técnicos-Adquisiciones que ya se busco y selecciono el recurso de

información para que él liberé el requerimiento

6.- En el caso de que el recurso de información no se encuentre dentro de las bases de datos de los

proveedores se elabora la solicitud de compra y se le solicita al Bibliotecario de Procesos

Tecnicos-Adquisiciones que coloque la orden con los proveedores especializados en libros de difícil



localización


1.- Identifica los Materiales Bibliográficos de consulta asignados a los Comité Biblos que atiende que tienen

el menor uso durante los últimos 2 años.


COMITÉ INTERNO DE DESCARTE


1.- Evalúa si los Materiales Bibliográficos de consulta a descartar pudiesen ser de utilidad a otro comité.

2.- Entrega al Coordinador de Procesos Técnicos la relación definitiva de Material Bibliográfico de Consulta a

descartar.

Relaciones

Informa: COORDINADOR DE PROCESOS TECNICOS

Narrativo de Actividades por Responsable con...

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