Índice Pá · PDF file 2021. 4. 30. · 1. Mantenimiento preventivo a...

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V. Estructura Orgánica 6
VI. Organigrama General 7
Procedimientos
Procedimiento
Objetivo
Alcance
Tiempo de duración de la gestión
Descripción (responsable y actividades)
I. INTRODUCCIÓN
Una de las prioridades del Honorable Ayuntamiento de Huauchinango de Degollado,
Puebla; es lograr la modernización y actualización constante de todas sus áreas, a
través de estructuras y manuales que den como resultado orden y coherencia para
definir el trabajo diario.
En este Manual se señalan las funciones y facultades que le corresponden a cada
unidad administrativa, a fin de sistematizar y coordinar el trabajo al interior de la
Dirección de Tecnología e Informática y así poder fortalecer la coordinación del personal
tanto masculino como femenino que integra este departamento lo cual tiende a facilitar
la identificación de las misiones y además el propósito de servir como instrumento de
inducción y de consulta. Este manual está elaborado con la finalidad de alcanzar una
mayor efectividad en los procesos administrativos implementando nuevas técnicas y
herramientas tecnológicas. Así mismo tener como propósito organizar al personal para
la ejecución de sus labores internas y externas para obtener operatividad y rendimiento
en las actividades desempeñadas en nuestra área. Dicho manual contiene información
de los antecedentes, introducción, base legal, organigrama y descripción de puestos,
así como la función del departamento.
La actualización constante del presente Manual permitirá asegurar el cumplimiento de
la normatividad vigente y el logro de los objetivos institucionales, así como la igualdad
de género en el personal.
Los valores que nos definen son la eficacia, eficiencia, responsabilidad, transparencia,
satisfacción de los usuarios, compromiso, evaluación del desempeño, igualdad y no
discriminación, y participación social, por lo cual generamos procedimientos
encaminados a la satisfacción de los servicios que los ciudadanos requieren y
vigilamos el cumplimiento de las normas por parte de los servidores públicos. Además,
que participamos en la conformación de la ventanilla única, donde podrán tramitar los
ciudadanos todos los servicios que ofrece la administración pública municipal de
Huauchinango, Puebla.
Ley General de Responsabilidades Administrativas.
ESTATAL
Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios del Sector Público Estatal y Municipal.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Puebla.
MUNICIPAL
4
III. DEFINICIONES
Tecnología: es un conjunto de procedimientos y técnicas que permite diseñar y fabricar
herramientas para luego con ellas modificar el entorno en el cual se encuentra el
hombre.
Informática: es una ciencia que estudia el tratamiento automático de la información
utilizando dispositivos y sistemas computacionales. Ya que para alcanzar los objetivos
de desarrollarlos e implementarlos es necesario utilizar la tecnología y sus reglas, podría
decirse que, si bien ambos van de la mano, la informática requiere de la tecnología para
poder desarrollarse.
Manual: un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma
minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una
determinada actividad.
Proceso: es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad.
Procedimiento: “es la gestión de un proceso”.
Manual de procedimientos: El manual de procedimientos es un componente del
sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada,
ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades
e información sobre políticas, funciones sistemáticas y procedimientos de las distintas
operaciones o actividades que se realizan en una organización.
Hardware: Conjunto de elementos físicos o materiales que constituyen una
computadora o un sistema informático.
Software: Conjunto de programas y rutinas que permiten a la computadora realizar determinadas tareas
5
MISIÓN:
Ejecutar, satisfacer y entregar en tiempo, cumpliendo con el servicio, buscando siempre
la mejora continua que permitan hacer más simple, eficiente y transparente las funciones
públicas del H. Ayuntamiento
VISIÓN:
Cumplir con las necesidades de los diversos sectores del Ayuntamiento en sustento de
los servicios informáticos que involucren tecnología ordenando y planificado hasta la
medida de lo posible.
POLÍTICAS DE CALIDAD:
Cumplir la normativa legal vigente aplicable a todas las actividades de la empresa.
Implicar a todo el personal, valor primordial, mediante la formación y motivación continúa
para que hagan suyo este compromiso de calidad, aplicándolo en su trabajo diario y
asegurando así el buen funcionamiento del sistema de calidad.
Proporcionar los recursos necesarios, tanto humanos como materiales, para el óptimo
mantenimiento de maquinaria e instalaciones continuando con la política establecida
de mejoras.
OBJETIVO GENERAL
Incrementar la eficiencia y eficacia de los trámites y servicios que proporciona la Unidad
Administrativa de Tecnología e Informática, mediante la formalización y estandarización
de los métodos y procedimientos actualizados para la administración de los recursos
informáticos de este H. Ayuntamiento.
6
III Director(a) de Tecnología e Informática 1
IV Auxiliar 1
*Niveles del Cargo: I. Representantes de elección popular (Presidente, Síndico, Regidores). II. Servidores públicos elegidos por el Ayuntamiento en sesión de Cabildo (Secretario General, Tesorero, Contralor, Comisario, Organismos Descentralizados). III. Servidores públicos de confianza (Los que no tengan nombramiento de base). IV. Servidores públicos de base.
7
4. Instalación y Control de licencias de software.
5. Acceso a servicios de internet.
6. Asesoría para la Adquisición de bienes y servicios informáticos.
7. Acceso a servicios Informáticos (Red, Impresoras y Sistemas de Información).
8. Asistencia Técnica.
10. Realización y Entrega de Reportes.
9
1.- PROCEDIMIENTO DE: Mantenimiento preventivo a Equipos de Cómputo.
Objetivo: Realizar el mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo para conservar su buen estado de funcionamiento y evitar demoras o interrupciones en la gestión por fallas de los equipos.
Alcance: A todos los Servidores Públicos de las unidades administrativas que conforman el H. Ayuntamiento de Huachinango de Degollado, Puebla; que tenga asignado un bien informático. Se excluye del mantenimiento preventivo a todos los equipos que no cuenten con número de serie de control patrimonial.
Fundamento legal: Ley Orgánica Municipal. Plan Municipal de Desarrollo 2018-2021.
Requisitos: Llenar formato de Solicitud de Servicio
Costo del trámite o servicio Gratuito
Tiempo de duración 1 día
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1
Realizar la identificación de las necesidades del mantenimiento preventivo.
2 Evaluar y decidir si se hará con recursos internos o contratación de servicios.
3
Si el mantenimiento es externo elaborar las especificaciones del servicio a requerir. Si el mantenimiento es interno elaborar plan de trabajo.
4 Unidad de Compras y
Adquisiciones. Enviar requisición y contratar a la empresa que suministrara el servicio
5
Unidad de Tecnología e Informática
Monitorear el mantenimiento contratado y verificar que el proveedor proporcione mantenimiento preventivo bajo las condiciones contratadas a cada uno de los bienes informáticos; caso contrario elaborar registro de mantenimiento a dicho equipo.
6 Elaborar informe sobre resultados del servicio y entrega
Fin del procedimiento
10
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE: Mantenimiento preventivo a Equipos de Cómputo.
Unidad Administrativa: Tecnología e Informática
Área Responsable: Tecnología e Informática
Unidad de Tecnología e Informática Unidad de Compras y
Adquisiciones
INICIO
¿Contratar
servicio?
No
¿Mantenimiento
externo?
No
1
2
Si
Si
4
3
5
6
FIN
11
FECHA: / /
NOMBRE:
2.- PROCEDIMIENTO DE: Mantenimiento correctivo a Equipos de Cómputo.
Objetivo: Asegurar que los bienes informáticos operen de manera óptima, en el apoyo de
actividades administrativas, mediante la rehabilitación en el menor tiempo posible de los bienes en mal estado.
Alcance: A todos los Servidores Públicos de las unidades administrativas que conforman el H. Ayuntamiento de Huachinango de Degollado, Puebla; que tenga asignado un bien informático. Se excluye del mantenimiento correctivo a todos los equipos que no cuenten con número de serie de control patrimonial.
Fundamento legal: Ley Orgánica Municipal. Plan Municipal de Desarrollo 2018-2021.
Requisitos: Llenar formato de Solicitud de Servicio
Costo del trámite o servicio
Gratuito
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1
Usuario o Solicitante Reportar falla del equipo a la Unidad de Tecnología e Informática.
2 Recepcionista de requerimientos
3
e Informática
Visitar el unidad de trabajo, ( si esta fuera de la sede, tramitar el transporte )
Proceder a realizar diagnostico preliminar del equipo, si no requiere repuesto reparar y sigue el paso 5. Si la reparación del equipo necesita repuestos, presentar requisición.
4 Unidad de Compras y
Adquisiciones Solicitar la compra de repuestos.
5 Usuario o Solicitante Firmar la hoja de servicio recibido.
6 Unidad de Tecnología
e Informática Realizar informe mensual de las reparaciones atendidas y pendientes.
Fin del procedimiento
13
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE: Mantenimiento correctivo a Equipos de Cómputo
Unidad Administrativa: Tecnología e Informática Área Responsable: Tecnología e Informática
Solicitante Recepcionista de requerimientos
INICIO
3
¿Necesita
Repuesto?
No
6
FIN
Si
1
2
4
5
14
FECHA: / /
NOMBRE:
Objetivo: Facilitar el funcionamiento y conectividad de los equipos informáticos necesaria
de las unidades de trabajo para el buen desempeño del personal y mantener el control de dichos recursos.
Alcance:
A todos los Servidores Públicos de las unidades administrativas que conforman el H.
Ayuntamiento de Huachinango de Degollado, Puebla.
Fundamento legal:
Requisitos: Llenar formato de Solicitud de Servicio
Costo del trámite o servicio Gratuito
Tiempo de duración Mismo día de la solicitud
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1
3
e Informática
Conectar equipo, si hay un punto de red disponible, si no instalar el punto de red en la unidad de trabajo.
Realizar configuración de conectividad en el equipo.
4 Usuario o Solicitante Firmar hoja de servicio recibido a satisfacción.
5 Unidad de Tecnología e Informática
Actualizar control de equipos informáticos.
Fin del procedimiento
16
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE: Instalación y Control de Equipos Informáticos.
Unidad Administrativa: Tecnología e Informática Área Responsable: Tecnología e Informática
Usuario
INICIO
1
4
2
3
5
FIN
17
FECHA: / /
NOMBRE:
4.- PROCEDIMIENTO DE: Instalación y control de licencias de software.
Objetivo: Suministrar las herramientas informáticas para el buen desempeño del usuario y
controlar la legalidad de la instalación.
Alcance:
A todos los Servidores Públicos de las unidades administrativas que conforman el H.
Ayuntamiento de Huachinango de Degollado, Puebla.
Fundamento legal: Ley Orgánica Municipal. Plan Municipal de Desarrollo 2018-2021.
Requisitos: Llenar formato de Solicitud de Servicio
Costo del trámite o servicio Gratuito
Tiempo de duración
Mismo día de la solicitud si se cuenta con el software solicitado.
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1
2 Recepcionista de requerimientos
3
Verificar disponibilidad de licencias del software solicitado.
Analizar requerimientos y consulta control de licencias.
Elaborar informe si no hay disponibilidad de licencias y notificar al usuario; caso contrario asignar licencia, y actualizar.
4
Recibir credenciales para instalar hardware, software con sus licencias solicitadas, si la computadora del usuario tiene capacidad para que la ejecución del software se realice, si no comunicar al usuario la razón por la que no instalara la aplicación.
Fin del procedimiento
19
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE: Instalación y control de licencias de software
Unidad Administrativa: Tecnología e Informática Área Responsable: Tecnología e Informática
Usuario Recepcionista de requerimientos
INICIO
1
NOMBRE:
Objetivo:
Facilitar el acceso a la navegación y la comunicación a través de la red de internet
para lograr un mejor desarrollo de productividad.
Alcance:
A todos los Servidores Públicos de las unidades administrativas que conforman el
H. Ayuntamiento de Huachinango de Degollado, Puebla.
Fundamento legal: Ley Orgánica Municipal. Plan Municipal de Desarrollo 2018-2021.
Requisitos:
Tiempo de duración
1
Director Solicitante
Identificar la necesidad de acceso a internet entre el personal a su cargo y elaborar la respectiva justificación.
Enviar nota de solicitud de servicio y justificación dirigido a jefe de informática.
2 Recepcionista de requerimientos
3 Unidad de Tecnología
e Informática Autorizar solicitud, y proporcionar acceso al IP del equipo asignado al usuario.
Fin del procedimiento
22
Acceso a servicios de internet.
Unidad Administrativa: Tecnología e Informática Área Responsable: Tecnología e Informática
Usuario Recepcionista de requerimientos
INICIO
1
2
3
FIN
23
FECHA: / /
NOMBRE:
24
6.- PROCEDIMIENTO DE: Asesoría para la adquisición de bienes y servicios
informáticos.
Objetivo: Orientar sistemáticamente a usuarios en la toma de decisión en la compra de
bienes y servicios informáticos, para optimizar la productividad de las inversiones.
Alcance:
A todos los Servidores Públicos de las unidades administrativas que conforman el H.
Ayuntamiento de Huachinango de Degollado, Puebla.
Fundamento legal: Ley Orgánica Municipal. Plan Municipal de Desarrollo 2018-2021.
Requisitos: Realizar oficio. Requisición de Única
Costo del trámite o servicio
Gratuito
Tiempo de duración
Si el bien se encuentra disponible el mismo día, si no lo que la dirección de compras y adquisiciones tarde en suministrar el bien.
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1
2
Analizar solicitud
Investigar la utilidad o funcionamiento del bien o servicio solicitado y verificar los estándares técnicos.
Validar o ajustar solución de las recomendaciones y remitir a director solicitante.
3 Director Solicitante Revisar informe de recomendaciones e iniciar proceso de compra de conformidad a las recomendaciones.
Fin del procedimiento
Unidad Administrativa: Tecnología e Informática Área Responsable: Tecnología e Informática
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE: Asesoría para la adquisición de bienes y servicios informáticos.
FIN
26
AUTORIZO:
FOLIO:
FECHA:
SOLICITANTE
OBSERVACION
7.- PROCEDIMIENTO DE: Acceso a servicios informáticos (red, impresoras y
sistemas de información).
Objetivo: Facilitar al personal el acceso a los servicios informáticos, para el buen
desempeño de sus respectivos puestos, utilizando tecnología y los recursos de comunicación disponibles.
Alcance:
A todos los Servidores Públicos de las unidades administrativas que conforman el H. Ayuntamiento de Huachinango de Degollado, Puebla.
Fundamento legal: Ley Orgánica Municipal. Plan Municipal de Desarrollo 2018-2021.
Requisitos:
Tiempo de duración
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1 Director Solicitante Solicitar acceso, instalación o cambio de clave para acceder al servicio informático para el personal a su cargo.
2 Recepcionista de requerimientos
Proporcionar acceso o servicio de acuerdo a la solicitud.
Fin del procedimiento
28
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE: Acceso a servicios informáticos ( red, impresoras y sistemas de información).
Unidad Administrativa: Tecnología e Informática Área Responsable: Tecnología e Informática
Director Solicitante Recepcionista de requerimientos
Unidad de Tecnología e Informática
INICIO
1
2
3
FIN
29
FECHA: / /
NOMBRE:
Objetivo:
Brindar asistencia técnica a los usuarios para continuidad en la labor asignada.
Alcance:
A todos los Servidores Públicos de las unidades administrativas que conforman el H. Ayuntamiento de Huachinango de Degollado, Puebla.
Fundamento legal: Ley Orgánica Municipal. Plan Municipal de Desarrollo 2018-2021.
Requisitos:
Costo del trámite o servicio
Gratuito
1 Usuario o Solicitante Solicitar el servicio de asistencia técnica.
2 Recepcionista de requerimientos
Verificar falla o comportamiento anormal del equipo.
Revisar hardware, software y configuración del equipo.
Realizar corrección si la falla es del software; si es de hardware realizar el reporte y seguir el procedimiento 2 de mantenimiento correctivo.
Realizar pruebas de funcionamiento del equipo.
Elaborar hoja de servicio, actualizar y cerrar el registro del requerimiento con la descripción del servicio brindado.
4 Usuario o Solicitante Firmar hoja de recepción del servicio a satisfacción.
Fin del procedimiento
Unidad Administrativa: Tecnología e Informática Área Responsable: Tecnología e Informática
Usuario Recepcionista de requerimientos
INICIO
1
4
FIN
2
3
32
FECHA: / /
NOMBRE:
Objetivo:
Facilitar la comunicación interna y externa efectiva de las oficinas, a través de la
instalación y configuración de teléfono fijo.
Alcance:
A todos los Servidores Públicos de las unidades administrativas que conforman el H. Ayuntamiento de Huachinango de Degollado, Puebla.
Fundamento legal: Ley Orgánica Municipal. Plan Municipal de Desarrollo 2018-2021.
Requisitos: Llenar formato de Solicitud de Servicio
Costo del trámite o servicio
Gratuito
PASO RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
1 Usuario o Solicitante Solicitar línea telefónica a la unidad de Tecnología e Informática.
2
Unidad de Tecnología e Informática
Verificar la disponibilidad de línea, teléfonos y licencia de software en caso de ser IP, en planta telefónica y la existencia de aparatos telefónicos.
3
Asignar línea telefónica al solicitante y actualizar control, si existe una línea telefónica disponible.
Conectar aparato telefónico en unidad de trabajo si existe disponibilidad y notifica al área, en caso contrario informar para realizar el proceso de compra.
Asignar licencia al solicitante si existe disponibilidad, si no informar para el proceso de compra.
Notificar al solicitante el resultado del servicio.
Fin del procedimiento
34
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE: Instalación y Configuración de línea Telefónica.
Unidad Administrativa: Tecnología e Informática Área Responsable: Tecnología e Informática
Director Solicitante Unidad de Tecnología e Informática
INICIO
1
2
3
FIN
35
FECHA: / /
NOMBRE:
Objetivo: Facilitar a la unidad administrativa solicitante el reporte requerido con el formato
específico.
Alcance:
Fundamento legal: Ley Orgánica Municipal. Plan Municipal de Desarrollo 2018-2021.
Requisitos: Llenar formato de Solicitud de Servicio
Costo del trámite o servicio Gratuito
Tiempo de duración
1 Unidad Administrativa Solicitante
Solicitar el reporte necesario.
2 Recepcionista de requerimientos
Fin del procedimiento
37
DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE: Realización y Entrega de reportes.
Unidad Administrativa: Tecnología e Informática Área Responsable: Tecnología e Informática
Unidad Administrativa Solicitante
Recepcionista de requerimientos
INICIO
1
2
3
FIN
38
NOMBRE: