Identificación de las necesidades de

los Sistemas de Información

• La estructuración de cualquier tipo de sistema basado en computadora debe fundamentarse en la necesidad -ya sea a nivel de procesamiento de transacciones o al nivel más complejo de los sistemas de manejo de información.

• Aún cuando una organización pueda tener la tecnología, equipo y personal para aplicar cierto sistema, no lo debe hacer a menos que realmente lo necesite y que lo vaya a utilizar.Diseñar sistemas únicamente por aplicar la tecnología de las computadoras o el procesamiento de la información a una actividad no es aceptable a menos de que el sistema vaya a mejorar la eficiencia o el rendimiento. Este principio es muy importante con un Sistema de Información debido a los recursos que intervienen.

¿Cómo identificar las necesidades?

Es importante hacer uso del pensamiento crítico y tomar en cuenta que el desarrollo de los sistemas de información debe estar ligado con los objetivos y metas globales de la organización, ya sea que éstas se encuentren postuladas en términos de una maximización de las utilidades, minimización de los costos o de crecimiento.

• Cuando los gerentes, así como el personal de sistemas, están conscientes de las metas y objetivos de la organización, es mucho más probable que estructuren sistemas para que los apoyen. Pero los que intervengan necesitarán también un conjunto de guías que les ayuden a identificar las áreas para el mejoramiento de sistemas. Los siguientes cuatro criterios pueden ayudar en la identificación de las oportunidades de desarrollo:

• Cuando se descubren o detectan situaciones donde las posibilidades de error, particularmente error humano, son altas, el apoyo de los sistemas de información debe ser considerado como un medio para reducirlas y aumentar el control. El error es mucho mas común en situaciones donde un ser humano que ingresa los datos es la fuerza impulsora que se encuentra detrás de la operación de una organización.

a) Error.

b) Alto riesgo• El apoyo de los sistemas de información en

situaciones donde la toma de decisiones es de alto riesgo puede significar simplemente un apoyo de cálculos y cómputo o, también, ayudar al que toma las decisiones al identificar las selecciones o examinar todas las variables importantes. Entre las situaciones de decisión de alto riesgo se incluyen aquellas donde se producen productos que se descomponen fácilmente o según órdenes del cliente, donde el mercadeo es muy competitivo o cuando se ha invertido una gran cantidad de dinero y el resultado es incierto.

c) Marco de tiempo.

• Si una actividad en particular se Si una actividad en particular se prolonga durante un periodo largo de prolonga durante un periodo largo de tiempo, el apoyo de los sistemas de tiempo, el apoyo de los sistemas de información puede ayudar a información puede ayudar a interrelacionar todas las diversas interrelacionar todas las diversas actividades que ocurran durante ese actividades que ocurran durante ese periodoperiodo..

d) Traslape

• Diseñar cuidadosamente las aplicaciones de los sistemas de información puede ayudar con frecuencia a las actividades de control con las cuales se relacionan varios departamentos y funciones. Cuando el proyecto requiere la integración estrecha de varios departamentos, si uno se queda atrás, otros podrían retrasarse también.