New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún...

64
New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario para Empleados del Taller Abril 13, 2016

Transcript of New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún...

Page 1: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

New Mexico State University

AiM 8.X

Guía de Usuario para Empleados del Taller

Abril 13, 2016

Page 2: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 2

Información Empresarial Confidencial

Esta documentación es propiedad de la Universidad Estatal de Nuevo México (NMSU) y no debe

ser copiada, reproducida, no debe ser objeto de préstamo o desecharse, no será utilizada para ningún

otro propósito que aquel para el que se contempla específicamente sin el permiso por escrito de NMSU.

Todos los derechos reservados. La posesión, reproducción, distribución, muestra o revelación de

este material o la información contenida en él está prohibida.

El uso de este material es solamente para el apoyo de Universidad Estatal de Nuevo México

(NMSU).

Page 3: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 3

Tabla de Contenidos Introducción ............................................................................................................................................... 4

Reseña (Overview) ................................................................................................................................ 4

AiM Básico ................................................................................................................................................. 5

Terminología ........................................................................................................................................ 5

Iniciando Sesión ................................................................................................................................... 7

Navegando en WorkDesk .................................................................................................................... 8

Barra de Título .............................................................................................................................. 9

Canales ........................................................................................................................................ 10

Trabajando con Módulos (Modules) ................................................................................................ 11

Módulo WorkDesk ..................................................................................................................... 11

Módulo Ventana ......................................................................................................................... 12

Uso de Vistas Estándar ....................................................................................................................... 16

Adjuntar Documentos Relacionados.................................................................................................. 18

Realizar Búsqueda ............................................................................................................................. 26

Ventana de Búsqueda ................................................................................................................. 26

Buscar Resultados ....................................................................................................................... 28

Crear Consultas Personales ................................................................................................................ 29

Usar las Notas del Registro (Notes Logs) ........................................................................................... 34

Tarjetas de Tiempo (Timecards) ............................................................................................................... 37

Entrada Rápida de Tarjeta de Tiempo (Rapid Timecard Entry) ......................................................... 37

Correcciones/Cambios a la Tarjeta de Tiempo (Timecard Adjustment) ............................................ 42

Agregar Descripciones a la Tarjeta de Tiempo................................................................................... 49

Solicitudes de Material ............................................................................................................................ 53

Solicitudes de Equipo ............................................................................................................................... 60

Page 4: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 4

Introducción

Este manual proveerá un resumen de la aplicación AiM, módulos e instrucciones paso a paso para

completar las diversas ventanas dentro de los módulos.

Basado en el rol individual, la preparación y los módulos disponibles determinarán las opciones

disponibles a los usuarios para el uso de esta aplicación.

Reseña (Overview)

En este manual, usted aprenderá cómo:

Identificar la Terminología

Iniciar session en la applicación AiM

Identificar Íconos

Seleccionar un módulo

Trabajar con ventanas

Realizar una consulta de búsqueda

Crear una consulta personal

Usar Notas del Registro (Note Logs)

Crear una tarjeta de tiempo (Timecard) usando Entrada Rápida de Tarjeta de Tiempo (Rapid

Timecard Entry)

Hacer correcciones/cambios a las tarjetas de tiempo (Timecard Adjustment)

Agregar descripciones a las tarjetas de cambio

Completar una solicitud de material o de equipo.

Page 5: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 5

AiM Básico

Esta sección está diseñada para proveer información general necesaria para trabajar con la aplicación

AiM. Incluye la terminología y los pasos para acceder y navegar en el sistema.

Terminología

Esta lista contiene una descripción de los términos a los que se hace referencia en el manual y los

cuales son usados en la aplicación AiM.

Orden de Trabajo

Cerrada (Closed

Work Order)

Una orden de trabajo cerrada indica que todo el trabajo ha sido completado y todos los materiales han sido cargados a la orden de trabajo. Esto no quiere decir que todos los cargos han sido facturados.

Solicitud de Cliente

(Customer

Request)

La solicitud de cliente es una ventana utilizada para entregar solicitudes para trabajo en línea. Ésta define que trabajo será realizado, para quién es el trabajo y dónde se realizará el trabajo. Una solicitud de cliente debe ser aprobada para convertirse en orden de trabajo.

Orden de Trabajo

de Talleres

Múltiples (Multi-

shop work orders)

Estas órdenes de trabajo requieren el involucramiento de diferentes talleres para realizar el trabajo. El primer taller asignado a la orden de trabajo de talleres múltiples, será el responsable de coordinar la finalización del trabajo.

No Reembolsable

(Non-

Reimbursable)

Una orden de trabajo es considerada no reembolsable si el trabajo es mantenimiento de rutina para edificios financiados por I&G.

Orden de Trabajo

Abierta (Open

Work Order)

Una orden de trabajo abierta es una orden de trabajo que está activa en ese momento y es realizada por el taller. Los talleres pueden agregar tiempo y material a una orden de trabajo abierta.

Existencia fuera del

taller (Non-Shop

Stock)

Inventario que se mantiene en el Almacén Principal.

Fase (Phase) La fase es usada para rastrear cada tarea realizada en una orden de trabajo. Ésta define los detalles de la tarea específica, incluyendo: el trabajo realizado, la localización del trabajo, quién realizará el trabajo, los recursos y equipo con el que se trabajará y cuándo se realizará el trabajo.

Propiedad

(Property)

Identifica el edificio y lo representa con un número asignado en el Sistema AiM.

Reimbursable

(Billable)

Reembolsable

(Facturable)

Una orden de trabajo es considerada reembolsable si el trabajo incluye un mantenimiento no rutinario de edificios financiados por I&G o si no tiene relación con I&G. ejemplos de trabajo reembolsable son: mover mobiliario fuera del campus o instalación de mesas o sillas dentro del campus.

Page 6: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 6

Entrada Rápida de

Tarjeta de Tiempo

(Rapid Timecard

Entry)

La ventana de entrada rápida de tarjeta de tiempo es utilizada para introducir múltiples registros de tarjetas de tiempo en una sola ventana de entrada. Éste será el método para introducir tiempo para todos los empleados, sin excepciones.

Existencia en el taller

(Shop Stock) La mayor parte del inventario del OFS se mantiene en el Almacén, pero algunas

áreas mantienen un pequeño inventario en sus talleres. Este inventario se le conoce

como Shop Stock.

Orden de Trabajo de

Taller Sencilla

(Single Shop Work

Order)

Una orden de trabajo que puede ser completada por un solo taller. La orden de

trabajo de taller sencilla puede convertirse en una orden de trabajo de talleres

múltiple.

Orden de Trabajo

(Work Order)

La orden de trabajo es la ventana principal utilizada para rastrear trabajo en el

Sistema. Ésta define que trabajo será realizado, para quién será realizado el

trabajo, dónde se realizará el trabajo y como se clasificará el trabajo.

Fase Cerrada

(Closed phase)

Una orden de trabajo puede involucrar múltiples talleres (fases). Si una fase de la

orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o

materiales a esa orden de trabajo. Los otros talleres asignados a esa orden de

trabajo podrán agregar tiempo y materiales a la orden de trabajo mientras la fase

permanezca abierta.

Page 7: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 7

Inicio de Sesión

AiM otorga acceso a usuarios autorizados, lo que significa que el sistema verifica su identidad y da

acceso al sistema basado en su seguridad asignada. Para usar AiM como un usuario autorizado, usted

debe ingresar exitosamente comprobando su identidad por medio su nombre de usuario de MyNMSU y

su contraseña.

Se puede acceder a AiM desde cualquier buscador de Internet como Internet Explorer, Firefox,

Chrome o Safari. Escriba http://fms-prod.nmsu.edu/fmax en la barra de direcciones en su buscador y

oprima la tecla “Enter”. La página de inicio de sesión aparecerá.

1. Escriba en el campo “User Name” (Nombre de usuario).

2. Escriba en el campo “Password” (Contraseña).

3. Seleccione el botón “Login” (Iniciar Sesión).

Puede crear un marcador en su buscador para un acceso más rápido al sistema AiM.

1

2

3

Page 8: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 8

Navegar en WorkDesk

Una vez que ha iniciado sesión, WorkDesk se mostrará en su ventana. WorkDesk ofrece una

entrada gráfica a la información importante de negocios. WorkDesk es muy similar a sus versiones

anteriores, pero tiene algunos cambios para trabajar con AiM, buscar información y crear nueva

información.

1. La Barra de título muestra información de cabecera sobre la parte superior de WorkDesk.

2. En la parte izquierda de WorkDesk se encuentra el Menu, la cual contiene los módulos disponibles.

3. Channels (Canales) constituye el conjunto de WorkDesk.

1

2

3

Page 9: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 9

Barra de Título

Para AiM 8.0, la barra de título ha sido rediseñada con nuevos íconos para facilitar el entrenamiento

y la implementación del mismo. El lado izquierdo de la barra de título cambiará según el módulo y/o la

ventana. Generalmente, contiene botones y acciones para ver, agregar, actualizar y borrar registros. El

lado derecho de la barra de título muestra ligas de información y no cambiará durante el uso de la

aplicación.

1. Al seleccionar el ícono AiM siempre se dirigirá a la página WorkDesk principal.

2. El Encabezado (Header) muestra el nombre del módulo en el que se encuentra.

3. Al seleccionar el ícono Add se podrá agregar contenido al WorkDesk en uso.

4. Al seleccionar el ícono Restore se podrá reinicializar el contenido en el WorkDesk en uso.

5. El ícono IQ abre AiM IQ.

6. User ID identifica al usuario que se encuentra en sesión.

7. Al seleccionar About se provee información del vendedor y la versión de la aplicación.

8. Al seleccionar Help se provee acceso a la documentación de ayuda (esta información viene incluida

con la aplicación).

9. Al seleccionar Logout saldrá de la aplicación.

1 2

5

3 4 7

8

9

6

Page 10: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 10

Canales

Los canales son bloques de información y puntos de acceso al WorkDesk principal basados en

consultas definidas por el usuario.

1. El canal Quick Links muestra los accesos directos a las ventanas, reportes y páginas web.

2. El canal Administrator Messages muestra mensajes de comunicación del administrador de la

aplicación hacia los usuarios.

3. El canal Personal Query Counts muestra los recuentos para consultas personales específicas en el

WorkDesk.

4. Dependiendo de su acceso y sus necesidades reportadas, usted tendrá canales adicionales después

del canal Personal Query Count.

5. El canal Quick Search muestra campos que habilita búsquedas rápidas dentro de módulos

específicos directamente desde WorkDesk.

.

1

4

3

2

5

Page 11: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 11

Trabajar con Módulos

Módulos tiene dos menús, la lista principal de ventanas dentro de un módulo dado y el menú de

preparación que tiene ventanas que definen la preparación de los códigos.

Módulo WorkDesk

Cuando se trabaja dentro de un módulo, algunas ventanas

están disponibles para habilitar actividad requerida para ser

realizada, basada en el rol del usuario. Se puede acceder a estas

ventanas desde el lado izquierdo del módulo WorkDesk.

1. El nombre del módulo en uso se muestra en

la barra de título.

2. La lista Menú muestra las ventanas disponibles

dentro del módulo en uso. El contenido varía según la

seguridad.

3. El ícono Search inicia el proceso de encontrar

registros existentes.

4. El ícono New

crea un Nuevo registro.

5. La lista de Setup.

Usted puede personalizar el módulo

WorkDesk seleccionando el ícono Add.

Usted también puede regresar al estado

original del módulo WorkDesk al seleccionar

el ícono Restore.

1

2 3

4

5

Page 12: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 12

Ventanas de Módulos

Después de seleccionar una de las opciones de la lista de menú en el módulo WorkDesk, la ventana

seleccionada se abrirá inicialmente en un estado de consulta. Algunas acciones disponibles están

mostradas como íconos de texto en la barra de título. Dentro del conjunto de las ventanas, la

información es organizada en conjunto, en bloques de datos a elementos asociados en grupo. Si es

aplicable, la ventana también contiene una sección en la parte inferior del conjunto que está reservada

para mostrar información que puede ser asociada con registros guardados en el módulo en uso.

1. El nombre de la forma en uso se muestra en la barra de título.

2. Al seleccionar el ícono con tres líneas se le regresará al WorkDesk para el módulo en uso.

3. Al seleccionar New se creará un Nuevo registro.

4. Al seleccionar Search se iniciará el proceso para encontrar registros existentes.

5. Al seleccionar Browse se mostrarán todos los registros existentes.

6. La sección Display Data indicará que los registros de la ventana en uso pueden depender de la

información de otra pantalla.

Cuando el campo Quick Search está localizado al fono de la

ventana, usted puede utilizarlo para buscar registros sin tener que abrir la ventana

de búsqueda.

2 3

4

5

1

6

Page 13: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 13

Agregar Registros Cuando se agrega un nuevo registro, la ventana de módulo en la cual usted está trabajando se abrirá en

modo de edición, ésta estará lista para ingresar información. Dentro del conjunto de la ventana, los campos

necesarios están bordeados en rojo.

1. Al seleccionar Save se guardarán los nuevos datos introducidos como un nuevo registro.

2. Al seleccionar Cancel se borrarán los nuevos datos introducidos y no se creará un nuevo registro.

3. La lista View muestra las ventanas suplementarias para el nuevo registro.

4. El bloque de Título muestra información identificable para el Nuevo registro.

5. El bloque de Estado muestra la información de estado para el nuevo registro.

6. El bloque de Organización muestra la información sobre el solicitante para el nuevo registro.

7. El Bloque de Propiedad muestra la información sobre la localización para el Nuevo registro.

8. El Bloque de Clasificación muestra el rastreo y la información métrica para el nuevo registro.

9. Al seleccionar Add se guardarán los datos de la ventana en uso y se abrirá una ventana separada

para crear un nuevo registro con datos dependientes que serán asociados con el Nuevo registro,

Dependiendo de la ventana, el botón con texto en el ícono azul de la Ventana de Datos

se leerá como Add o Load, mientras que el texto en el ícono rojo se leerá como

Remove o Delete.

1 2 4

3

5

8

6 7

9

Page 14: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 14

Visita de Registros

Cuando se realice una visita a un registro existente, la ventana de módulo mostrará la información

que se ha introducido previamente.

1. Al seleccionar Edit permite la actualización del registro en uso.

2. Al seleccionar New se crea un nuevo registro.

3. Al seleccionar Search se inicia el proceso para encontrar registros existentes.

4. Al seleccionar Browse se muestran todos los registros existentes.

5. La lista Action muestra las ligas para ejecutar tareas en el registro en uso.

6. La lista View muestra las ventanas suplementarias para el registro en uso.

7. La sección Display Data muestra registros de otra ventana que son dependientes en el registro en

uso.

8. El Pie de Página contiene controles de navegación para la búsqueda desde la cual el registro fue

accedido.

1

2 3 4

5

6

8 7

Page 15: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 15

Editar Registros

Cuando se edita un registro existente, la ventana del módulo se abrirá en el modo de edición, listo

para ingresar información. Dentro del conjunto de la ventana, los campos requeridos estand bordeados

en rojo.

1. Al seleccionar Save se guarda la información para el registro actual.

2. Al seleccionar Cancel se abandona la ventana de edición y se regresa a la vista inicial de la ventana.

3. La lista View muestra las ventanas suplementarias del registro actual.

4. Al seleccionar Add se guardarán los datos de la ventana actual y se abrirá por separado una ventana

para crear un nuevo registro con datos dependientes que serán asociados con el nuevo registro en

uso.

1 2

3

4

Page 16: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 16

Uso de “Standard Views”

Las “Standard Views” son ventanas que pueden ser encontradas en AiM y que proveen la misma

funcionalidad sin importar que módulo se está usando. Las “Standard Views” disponibles varían

dependiendo en el módulo de la ventana que usted está accediendo. Éstas están enlistadas del lado

izquierdo del menú para un acceso fácil.

La tabla siguiente resume las 4 “standard views” más comunes:

Standard View

Descripción

1.

Descripción

Extra (Extra

Description)

La Vista de Descripción Extra provee 4000 caracteres adicionales para describir

el registro primario. Esta información es incluida en la ventana de búsqueda del

registro primario y es ideal cuando la descripción básica de 255 caracteres es

insuficiente.

NOTA: AiM 8.0 permite usar minúsculas en los campos de descripción y en la

Descripción Extra y en Notes Log Views

2. Notes Log (Notas

del Registro)

La Vista de Registro de Notas le permite agregar notas específicas al registro

primario. Además, acomoda 2000 caracteres y los clasifica por un código de tipo

de nota. El registro de notas puede mostrar notas en el WorkDesk y mostrar

opcionalmente una lista de notas filtradas por tipo.

NOTA: AiM 8.0 le permite editar notas existentes (basadas en privilegios).

1

2

3

4

Page 17: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 17

3. Status

History

(Historial de

Estado)

“Status History” provee un registro solo observable de los status durante el tiempo.

El editor y fecha del Status están incluidos como parte de la historia. El “Status

History” provee una excelente manera de medir el cambio del tiempo en el trabajo.

4. Related

Documents

(Documentos

Relacionados)

“Related Documents” le permite adjuntar registros electrónicos (como documentos,

hojas de cálculo o imágenes) del depósito de documentos al registro en el que usted

está trabajando. Cuando se hace esto, le aparecerá una ventana de búsqueda para

recuperar el documento deseado. Usted puede descargar múltiples documentos

simultáneamente desde el depósito de documentos como un solo archivo “.zip”.

Usted puede adjuntar documentos nuevos o accesos directos a direcciones electrónicas

vía Add Related Document wizard. Los pasos siguientes son proveídos: adjuntar

documento, agregar meta data, agregar atributos y administrar permisos.

Además, “Related Documents” ordena los documentos por fecha, enlistando los más

recientes en la parte superior de la lista. Vea la sección “Attaching Related

Documents” debajo para más información.

Page 18: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 18

Adjuntar Documentos Relacionados

Normalmente, se adjuntan documentos relacionados cuando se crea o se edita un registro existente,

como una solicitud de cliente, una orden de trabajo o una fase. Los Documentos Relacionados (Related

Documents) pueden incluir varios tipos de archivos como: documentos de Word, PDFs, hojas de

cálculo, emails, direcciones de páginas web e imágenes. Puesto que éstas pueden ser revisadas por

cualquiera que tenga acceso a AiM, se debe evitar adjuntar documentos con información privada.

En una “Standard View”, usted puede adjuntar documentos desde la ventana Add o Edit del

registro con el que usted está trabajando. El ejemplo muestra como adjuntar un archivo a una solicitud

de cliente.

1. Seleccione Related Documents de la lista “Views”.

2. La ventana Related Documents para el registro en uso se abre.

3. Seleccione Edit para agregar un nuevo archive adjunto o para editar uno existente.

1

3

Page 19: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 19

4. Seleccione Add.

5. La ventana de Nuevo Documento del registro en uso se abre

6. Seleccione el botón Browse.

4

6

5

Page 20: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 20

7. Navegue hasta al archivo deseado.

8. Seleccione el botón Open.

9. El nombre del archivo adjunto se muestra junto al botón Browse.

10. Seleccione el botón Next.

8

10

9

Page 21: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 21

11. En el campo de Title, escriba el nombre del archivo adjunto.

12. En el campo Type seleccione el ícono Zoom .

11

12

Page 22: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 22

13. Se abrirá la ventana Document Type para el archive adjunto en uso.

14. Seleccione el Tipo de Nombre apropiado para el documento.

El atributo de Tipo de Nombre dirigirá cómo será manejado el documento en el

sistema, así que debe asegurarse de seleccionar el tipo de nombre correcto para el

archivo adjunto.

13

14

Page 23: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 23

15. La nueva ventana New Document para el registro en uso se abrirá de nuevo.

16. Seleccione Next.

17. Seleccione Next para pasar a la sección de Atributes.

16

15

17

Page 24: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 24

18. Seleccione Next para pasar a la sección Permissions.

Usted puede seleccionar Load para restringir el acceso del archivo adjunto a roles

específicos de AiM.

19. Repita los pasos 5-19 si necesita adjuntar más archivos al registro.

20. Seleccione Save para completar el proceso para adjuntar un archivo.

18

20

Page 25: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 25

21. La sección Document Listing muestra los archivos adjuntos en el registro en uso.

22. Seleccione Back para regresar al registro en uso.

23. La liga “Related Documents” de la lista View estará subrayada, lo cual indica que el registro

contiene archivos adjuntos.

22

21

23

Page 26: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 26

Realizar Búsquedas

La función de búsqueda es una herramienta muy ponderosa dentro de AiM, pues otorga a los

usuarios la habilidad de realizar varios tipos de búsqueda basada en los criterios introducidos. Cuando

se realiza una búsqueda, hágase la pregunta: ¿Qué información estoy buscando? Esto ayudará a utilizar

los criterios de búsqueda apropiados y a introducir los términos exactos necesarios para recuperar los

registros que usted quiere encontrar.

Ventana de Búsqueda

La ventana de búsqueda en AiM 8.0 fue desarrollada para mejorar el rendimiento sin tener que

cargar detalles avanzados que pueden ser encontrados en la mayoría de las ventanas en AiM. El lado

izquierdo de la ventana muestra menús relacionados con consultas personales para el módulo en uso.

Dentro del conjunto de la ventana, algunos campos estarán disponibles para la introducción de los

criterios de búsqueda, los cuales pueden variar en cada módulo.

1. Seleccionar Execute realiza la búsqueda basada en los términos introducidos. Si no se introducen

términos de búsqueda, se regresarán todos los resultados.

2. Al seleccionar Advanced Search se muestran los criterios adicionales de búsqueda disponibles.

3. Al seleccionar Reset se borran todos los términos de búsqueda introducidos en todos los criterios de

búsqueda.

2 3

6 7 8 9

1

4

5

Page 27: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 27

4. La lista Action muestra opciones para alterar la lista de consultas personales disponibles para

búsqueda.

5. La lista View muestra consultas personales existentes y disponibles para búsqueda.

6. La columna Display Order ordena los resultados de búsqueda en un orden específico por columna.

Si usted llena más de un recuadro (1, 2, etc.), sólo aquellos campos se mostrarán, en el orden que

usted designe.

7. La columna Sort controla si los resultados de búsqueda están ordenados de forma ascendente o

descendente por la columna designada.

8. La columna Operator trata con calificadores de texto que asisten al reducir el alcance de los

criterios de búsqueda utilizados. La tabla siguiente resume cómo encontrar la información exacta

requerida:

Opción Descripción

= Igual

< Menor que

> Mayor que

>= Mayor o igual que

<= Menor o igual que

<> No es igual a

Starts with Inicia con el dato ingresado

Ends with Termina con el dato ingresado

Contains Contiene datos ingresado en alguna parte de campo

Null No debe contener el valor

Not null Debe contener un valor

In La lista de artículos incluye

Not in La lista de artículos omite

Between Solamente fechas

Within Solamente fechas

Older than Seleccione la opción deseada

Newer than Seleccione la opción deseada

9. La columna Search Term (no designada como tal) contiene recuadros para ingresar términos de

búsqueda.

Nota: Si está buscando dentro del campo Description, considere seleccionar “Contains” para el

operador y después ingrese un símbolo comodín, por ejemplo, el signo de porcentaje (%), antes y

después del término de búsqueda. Es recomendable limitar los términos de búsqueda a una o dos

palabras. Por ejemplo, cuando se busca la palabra “Aire”, ingrese el término %Aire% en el campo de

descripción, Si está buscando “Aire Condicionado”, ingrese %Aire% %condicionado%.

.

Al seleccionar íconos contenidos dentro de campos, como Date Picker

o Zoom , se abrirá una nueva ventana que

muestra los valores disponibles. Usted puede seleccionar el valor deseado para

llenar el campo y regresar a la ventana anterior.

Page 28: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 28

Resultados de Búsqueda

Después de ejecutar la búsqueda, los resultados se muestran dentro del conjunto de la ventana. La

primera columna muestra ligas con identificación de cada registro de los resultados, los cuales puede

seleccionar para ver un registro individual. El pie de página contiene varias opciones para revisar

mediante los resultados de búsqueda.

1. Al seleccionar Search regresará a la ventana de búsqueda.

2. Al seleccionar New se crea un nuevo registro.

3. La lista Action muestra ligas para ejecutar tareas sobre los resultados de búsqueda.

4. La lista View muestra consultas personales existentes disponibles para la búsqueda de

resultados.

5. La Columna de Encabezados organiza los resultados de búsqueda por el nombre de campos

que pertenecen a la ventana en uso. Haga clic en un encabezado para ordenar la lista por

columna en orden ascendente o descendente.

6. El campo Page muestra la página de resultados.

7. El Número de Página muestra el número total de páginas de resultados de búsqueda.

8. Al seleccionar Go se muestra la página de resultados que está enlistada en el campo “Page”.

9. Las opciones Display controlan el número máximo de resultados enlistados por página.

10. Los íconos de Navegación de Página controlan la página mostrada en la ventana.

11. Records Found muestra el número total de registros dentro de los resultados de búsqueda.

2

1

3

4

6

7

8

9 10 11

5

Page 29: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 29

Consultas Personales

Las Consultas Personales se refieren a las búsquedas que los usuarios crean para recuperar registros

específicos basados en criterios predefinidos. Pueden ser agregadas a varias ventanas para acceso más

fácil, como las ventanas principales de búsqueda de WorkDesk o de módulos.

Este ejemplo crea una consulta personal para enlistar todas las órdenes de trabajo abiertas en el

campus principal relacionadas con cortes de energía.

1. Seleccione Work Management de la ventana principal WorkDesk.

Page 30: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 30

2. Seleccione el ícono Search que corresponde a la ventana WorkDesk.

2

Page 31: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 31

3. Para el campo Description, en la columna Operator, asegúrese de que “contains” está

seleccionado.

4. Para el campo Description, en la columna Search Term, ingrese el término de búsqueda:

%POWER OUT%.

5. En el campo Status, ingrese el término de búsqueda: “OPEN”.

6. In the Campus field, enter the search term, LAS CRUCES. En el campo Campus, ingrese el

término de búsqueda: LAS CRUCES

7. Una vez que la búsqueda de criterios fue ingresada, seleccione la liga New Query.

En lugar de ingresar texto en un campo, utilice el ícono Zoom

para abrir una nueva ventana que muestra los valores

disponibles para un campo específico. Esto ayuda a evitar términos de búsqueda mal

escritos o inválidos para su consulta personal.

3

7

4

5

6

Page 32: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 32

8. Ingrese un nombre para la consulta personal en el campo necesario.

9. Al seleccionar Yes para el campo Query Listing estará disponible la consulta personal para el

WorkDesk.

10. Al seleccionar Yes para el campo Query Count se muestra el número de registros disponible

para la consulta personal a un lado de su nombre en el WorkDesk.

11. Al seleccionar Done se regresará a la ventana de búsqueda previa.

12. El nombre de la consulta personal aparece debajo de la barra de título

13. Al seleccionar Save se guarda la consulta personal.

8

9

10

11

13

12

Page 33: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 33

14. La ventana de búsqueda regresa al estado de consulta, mostrando el nombre de la consulta personal

debajo la lista View en texto negro. La consulta puede ser realizada desde esta lista en la ventana de

búsqueda del WorkDesk

15. Al seleccionar Edit Query se puede actualizar los parámetros de búsqueda de la consulta personal.

16. Al seleccionar Back se regresa a una búsqueda de orden de trabajo en blanco.

16

15

14

Page 34: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 34

Usar Notes Log

Cuando se crea un registro (Tarjeta de tiempo, Solicitud del Cliente, etc.) el campo “Description” es

usualmente utilizado, sin embargo, el número de caracteres (text) que puede ingresarse es limitado, y

las descripciones pueden cambiar o borradas. Después de crear y guardar un registro, “Notes Log”, una

característica valiosa en AiM, es habilitada para el registro. “Notes Log” no está limitado en caracteres

que se pueden ingresar y una vez ingresado, se convierte en un registro permanente.

Las siguientes capturas de pantalla representan un registro que ha sido creado y guardado en AiM.

Para usar “Notes Log”, completa los siguientes pasos. Una solicitud de cliente será usada para este

ejemplo.

1. Haga clic en Notes Log en las vista del menú.

1

}

1

Page 35: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 35

2. Haga clic en Add .

2

Page 36: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 36

3. Haga clic en el ícono Note Type y haga una selección apropiada. Por ejemplo: otorgue

AUTORIZACIÓN para usar un número de índice específico.

4. Escriba la información deseada en el campo Notes. Esto guardará la nota con la solicitud adjunta

del cliente.

5. Haga clic en el ícono Save .

5

3

4

Page 37: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 37

Timecards Rápida de Tarjeta de Tiempo

Las tarjetas de tiempo (Timecards) de los empleados son generadas mediante el proceso de “Rapid

Timecard Entry”. Después de que los empleados completan el proceso de ingresar el tiempo, las “timecards”

estarán disponibles para la revisión y aprobación del supervisor. Los siguientes pasos de la “Rapid Timecard

Entry” deben ser completados cada día en periodo de pago.

Después de iniciar sesión, El WorkDesk de AiM se mostrará.

1. Haga clic en “Time and Attendance”.

1

Page 38: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 38

2. Haga clic en Rapid Timecard Entry y la siguiente ventana (ésta es usada para crear datos por

defecto para líneas de artículos subsecuentes) aparecerá.

3. Seleccione Work Date haga clic en el ícono de calendario.

4. Ingrese el nombre de usuario del empleado en el campo Shop Person y después haga clic en el

ícono Zoom , el cual validará el campo si el nombre de usuario es correcto. También puede hacer

clic en el ícono Zoom y seleccionar el Employee ID (identificación de usuario), o usar la

opción de búsqueda descrita en la sección (Search Query) Consulta Personal.

Nota: Los campos Time Type y Shift se llenarán automáticamente.

5. Haga clic en el ícono Add para cada línea de artículo que será ingresada en la fecha de

trabajo (Work Date) y la siguiente ventana aparecerá. Por ejemplo, si el empleado quiere registrar 4

horas de trabajo en dos Órdenes de Trabajo, haga clic en el ícono Add, dos veces para crear dos

artículos de línea.

Nota: Datos automáticamente seleccionados en los pasos 3 & 4 llenarán automáticamente los

artículos de línea de la tarjeta de tiempo agregada.

2

5

4 3

Page 39: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 39

6. Haga clic en el ícono zoom si los campos Time Type (por ejemplo, tiempo extra, etc) o Shift

(por ejemplo, turno rotativo o nocturno) necesitan cambiar.

Nota: Cualquier trabajo realizado por más de 8 horas para un día (Work Date) será registrado como

tiempo extra.

7. Si se pide licencia, haga clic en el ícono Zoom y seleccione el código apropiado de Leave

Code.

Nota: Los campos Time Type y Shift se despejarán.

8. Ingresa una orden de trabajo y un número de fase en los campos Work Order y Phase, o haga clic

en el ícono zoom para usar la característica “Search” descrita en la section Consulta de Búsqueda

(Search Query).

Nota: Una Orden de trabajo es establecida para registrar tiempo administrativa y tendrá una fase

(Phase) diferente para cada mes del calendario.

9. Ingrese las horas trabajadas, o de licencia para este Work Date. Una fecha de trabajo estándar

(Work Date) consta de 8 horas.

Nota: El tiempo debe ser ingresador en una hora y/o en cuartos de hora. Por ejemplo:

.5=1/2 hora, 1.0=1 hora, 1.25=1 ¼ horas, 1.5=1 ½ horas, and 1.75=1 ¾ horas.

10. Repita los pasos 8-11 para cada artículo en línea. Después de ingresar información, la ventana será

similar a la de abajo.

6 7 8 9

Page 40: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 40

11. Revise toda la información de entrada para precisión y haga clic en Save . La

siguiente ventana se mostrará y la tarjeta de tiempo estará disponible para aprobación del

supervisor.

Nota: Si un empleado no ha sido asignado a una Fase de Orden de Trabajo (Work Order Phase),

cuando la Entrada Rápida de T. de T. (Rapid Timecard Entry) es guardada en el paso 11, una

ventana se mostrará con la siguiente leyenda: Shop person not assigned to the phase. Do you want

to continue?”. Haga clic en Yes .

12. Haga clic en el número de la Tarjeta de Tiempo y la siguiente ventana de T. de T. se mostrará.

11

12

Page 41: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 41

13. Haga clic en Print para imprimir la Tarjeta de Tiempo y entréguela al supervisor.

Dependiendo del trabajo realizado en un día particular, más de una Timecard

Line Item podrá ser requerida.

13

Page 42: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 42

Correcciones/Cambios a una Tarjeta de Tiempo (Timecard)

Se pueden hacer cambios a una tarjeta de tiempo siempre y cuando no haya sido aprobada por el

supervisor, después de lo cual, el supervisor debe solicitar un ajuste en la tarjeta de cambio por medio

de Recursos Humanos de FS (Facilities & Services). Si una tarjeta de tiempo es rechazada por el

supervisor, los empleados tendrán una liga para una Consulta Personal (Personal Query) en el

WorkDesk de AiM para alertarlos del Rechazo de la Tarjeta de Tiempo. Artículos en línea que entran

originalmente mediante la Entrada Rápida de Tiempo pueden ser borrados de la Tarjeta de Tiempo y

nuevos artículos pueden ser agregados.

Para hacer cambios en la Tarjeta de Tiempo, los siguientes pasos deben ser completados.

1. Vaya al módulo Time and Attendance.

2. Haga clic en Timecard y la siguiente ventana aparecerá.

3. Para localizar la tarjeta de tiempo (Timecard) que necesita ser cambiada, haga clic en el ícono

Search y la siguiente ventana aparecerá. (También puede usar la Search como fue

descrito en la sección de Consulta Personal).

9

3

Page 43: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 43

4. Haga clic en el ícono Execute Search y la siguiente ventana aparecerá.

5. Seleccione el número de transacción (Transaction #) asociado con la persona del taller (Shop

Person) y la fecha del trabajo (Work Date) que necesita ser cambiado y la siguiente ventana

aparecerá.

4

5

Page 44: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 44

6. Haga clic en el ícono Edit.

6

Page 45: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 45

7. Para borrar un artículo en línea (Line Item), haga clic en el cuadro que se encuentra a la izquierda

del número de línea.

8. Haga clic en el ícono Delete Timecard Item y la siguiente ventana aparecerá.

9. Haga clic en Yes para borrar el artículo en línea o No, si el artículo en línea ha sido seleccionado

por error. Repita los pasos 7-9 si necesita borrar más artículos de línea (Time Item).

7

8

9

Page 46: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 46

10. Para agregar artículos en línea, haga clic en el ícono Add y la siguiente ventana

aparecerá. Si no necesita agregar más artículo en línea, vaya al paso 19.

10

Page 47: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 47

11. Introduzca una Descripción. (Opcional)

12. Introduzca una orden de trabajo y número de fase en los campos Work Order y Fase, o haga clic

en el ícono Zoom para usar la opción Búsqueda (Search) descrita en la sección de Consulta de

Búsqueda.

13. Haga clic en el ícono Zoom si los campos Tipo de Tiempo (Time Type, por ejemplo: tiempo

extra) y Turno (Shift, por ejemplo: rotativo o de nocturno) necesitan ser cambiados.

14. Si ausencia (leave) fue seleccionada, haga clic en el ícono zoom y seleccione Leave Code.

15. Introduzca las horas trabajadas, o ausencia, para esta fecha de trabajo.

16. Haga clic en el ícono Done

17. Repita los pasos 10-16 si necesita agregar artículos en línea (Line Items).

18. Después de hacer clic en el ícono Done , la siguiente ventana aparecerá.

16

11

13 15

12 14

Page 48: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 48

19. Haga clic en el ícono Save .

20. Haga clic en Print para imprimir la tarjeta de tiempo corregida y entréguela al supervisor.

19

20

Page 49: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 49

Agregar Descripciones a las Tarjetas de Tiempo

Cuando se introduce tiempo mediante una Entrada de Tarjeta de Tiempo Rápida, no se puede

proveer las descripciones para los artículos en línea introducidos. Sin embargo, las descripciones

pueden ser agregadas yendo a la tarjeta de tiempo del empleado y completando los siguientes pasos.

1. Seleccione una tarjeta de tiempo y la siguiente ventana aparecerá.

2. Haga clic en el ícono Edit .

2

Page 50: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 50

3. Haga clic en el número de artículo en línea (Line) que necesita descripción.

3

Page 51: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 51

4. Escriba una descripción en el campo Description.

5. Haga clic en el ícono Done y la siguiente ventana aparecerá. Repita los pasos 3-5 cuando

sean necesarios.

5

4

Page 52: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 52

6. Haga clic en el ícono Save .

7. Haga clic en el Print para imprimir la tarjeta de tiempo.

6

7

Page 53: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 53

Solicitud de Material.

Todos los materiales (partes) usadas para completar una orden de trabajo deben de registrarse por

medio de Solicitudes de Materiales (Material Requests). Los materiales son obtenidos ya sea por el

almacén principal de FS o por el almacén del taller.

Nota: Cuando se procese una Solicitud de Material el número de parte o el nombre de la parte serán

requeridos. Considere realizar una búsqueda antes de crear una Solicitud de Material. Esto puede

completarse al ir al Módulo de Inventario (Inventory Module) y haciendo clic en el ícono Search junto

al Perfil de Inventario de Parte (Inventory Part Profile). Con la ventana de búsqueda mostrada, haga clic

en el ícono zoom en la Clase (Class), seleccione la Clase deseada y ejecute la búsqueda. Esto acelerará el

proceso.

Debe completar los siguientes pasos una solicitud de materiales.

Después de iniciar sesión, el WorkDesk de AiM aparecerá.

1. Haga clic en Work Management.

1

Page 54: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 54

2. Haga clic en Material Request.

3. Haga clic en el ícono New

2

3

Page 55: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 55

Los campos en rojo son requeridos y deben ser completados.

4. Escriba una descripción de los materiales solicitados y el propósito/razón para la solicitud en el

campo Description.

5. Introduzca una orden de trabajo y una fase en los campos Work Order y Phase o haga clic en el

ícono Zoom para usar la opción Búsqueda (Search) descrita en la sección de Consulta de

Búsqueda (Search Query).

Nota: Los recuadros de los campos ubicación (Location) se llenarán automáticamente después de

seleccionar una Orden de Trabajo (Work Order).

6. Introduzca el nombre de usuario del empleado en el campo Requested By, después haga clic en el

ícono Zoom , el cual se llenará los campos Requested By y Deliver To si el nombre de usuario

es correcto. O haga clic en el ícono zoom y seleccione la persona del taller (Shop Person) que

solicita el material.

7.

Haga clic en el ícono del calendario para seleccionar la fecha necesaria Date Needed.

8.

El campo Status debe aparecer por default como Entered. Si no, haga clic en el ícono zoom en

la columna Status.

9. Haga clic en el ícono Add Line Item.

4

5 6

7

8

9

Page 56: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 56

10. Haga clic en el botón Add Stock Part by Warehouse.

Nota: ¡Nunca seleccione el botón Add NonStock Part!

11. Click on the Next icon. Haga clic en el ícono Next.

12. Haga clic en el ícono Zoom del campo Warehouse y seleccione el almacén (warehouse)

apropiado.

13. Para localizar la parte (o material) que está siendo ordenada, haga clic en el ícono zoom y realice

una búsqueda como fue descrita en la sección de Consulta de Búsqueda (Search Query). Después de

seleccionar la parte (Part), la siguiente ventana aparecerá.

Nota: Los campos Description y Commodity se llenarán cuando se seleccione la parte.

11

12

12

13

Page 57: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 57

14. Introduzca la cantidad (Quantity) de la parte (o material) que ha sido solicitado.

15. Haga clic en el ícono Done y la siguiente ventana aparecerá.

15

14

Page 58: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 58

16. Material adicional puede ser solicitado al hacer clic en el ícono Add una vez para cada

parte que haya sido solicitada y repitiendo los pasos 11-15.

17. Haga clic en el ícono Save y la solicitud será enviada para la aprobación del supervisor.

17

16

Page 59: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 59

18. Haga clic en Print para imprimir una copia de la solicitud de material.

18

Page 60: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 60

Solicitudes de Equipo

Las Solicitudes de Equipos son iniciadas en la misma manera que las Solicitudes de Material al

completar los siguientes pasos lo cual inicia después de Agregar un Artículo para una Solicitud de

Material.

1. Abrir una Solicitud de Material Haga clicl en Edit Haga clic en Add .

2. Haga clic en el botón Add Equipment Rental.

3. Haga clic en el ícono Next .

4. Escriba una descripción del equipo solicitado y el propósito/razón para la solicitud en el campo

Description.

5. Haga clic en el ícono zoom del campo Equipment Group y la siguiente ventana aparecerá.

4

5

3

2

Page 61: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 61

6. Haga clic en ícono Execute Search.

7. Seleccione el artículo Equipment Group apropiado.

6

7

Page 62: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 62

8. Haga clic en los íconos de calendario y reloj para seleccionar una Fecha para

Recoger, un Hora para Recoger, una Fecha de Regreso y fecha Hora de Regreso. (Pick-Up

Date, Pick-Up Time; Return Date, and Return Time).

9. Introduzca la Cantidad (Quantity) que han sido solicitadas.

10. Haga clic en el ícono zoom del campo Rate Type y haga la selección apropiada.

11. En el campo Status debe estar por default Open. Si no, haga clic en la flecha y seleccione Open.

12. Haga clic en el ícono Done.

9

8

}

8

1 0

10

11

12

Page 63: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 63

13. Haga clic en el ícono Save .

13

Page 64: New Mexico State University AiM 8.X Guía de Usuario … · orden de trabajo es cerrada por algún taller, ese taller no podrá agregar tiempo o materiales a esa orden de trabajo.

NMSU Senior VP for Administration and Finance AiM 8.x Upgrade

R:\Projects\FS\AiM Upgrade\8.0\User Guides\Complete and approved\AiM 8.X Shop Employees User Guide.docx 64

14. Haga clic en Print para imprimir una copia de la Solicitud de Equipo.

14