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UNIVERSIDAD DE CHILE

FACULTAD DE CIENCIAS QUÍMICAS Y FARMACÉUTICAS Dirección Económica y Administrativa

Director: Jaime Parada M. Autor: John Rebolledo V.

Agosto 2010

FACULTAD DE

CIENCIAS

QUÍMICAS Y

FARMACÉUTICAS

DIRECCIÓN ECONÓMICA Y ADMINISTRATIVA

INFORME DE PROCEDIMIENTOS



1

1. Introducción

El presente documento tiene como objetivo presentar el Informe de Procedimientos

versión 1.0 para la Dirección Económica y Administrativa de la Facultad de Ciencias Químicas y

Farmacéuticas de la Universidad de Chile, todo este trabajo se enmarca en el Proyecto

denominado “Elaboración de Manuales de Procedimientos para la Facultad de Ciencias

Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile ” elaborado por el Administrador Público

de la misma casa de estudio John Rebolledo Verdejo con fecha de entrega en el mes de agosto

del 2010.

El objetivo general del proyecto consiste en levantar y describir los principales

procedimientos de las Unidades o Departamentos de la Facultad. Para lo cual se han utilizado

diferentes herramientas para la recopilación de información necesaria para el levantamiento de

los procedimientos tales como: entrevistas personales, reuniones con los Jefes de cada Unidad

y Departamentos, recopilación de documentos e informes anteriores relacionados con el tema.

Cabe señalar que en esta primera etapa solo se recopiló la información real de cada

Unidad y en ningún caso se llevó a cabo un rediseño de actividades, por lo cual la información

recopilada en el presente manual corresponde a la información entregada por cada Jefatura y

funcionarios de las Unidades.

John Rebolledo Verdejo

Administrador Público Licenciado en Ciencias Políticas y Gubernamentales

Universidad de Chile



2

2. Capítulo 1: Manuales de Procedimientos: Una herramienta para la gestión administrativa

La creación de Manuales de procedimientos dentro de la unidad nace debido la

necesidad de cumplir con las sugerencias establecidas por la Contraloría General de la

República de que cada unidad administrativa cuente con este tipo de documentos tanto para el

control interno como externo de las actividades que se efectúan.

El objetivo principal de un Manual de Procedimiento es poder sistematizar las principales

actividades que se realizan en la unidad administrativa, en este caso la Dirección Económica y

Administrativa de la Facultad. No sólo se deben tener en cuenta la realización de este tipo de

documentos como un mecanismo de control, también se debe tener en cuenta como una

herramienta útil para la gestión administrativa debido a los múltiples beneficios que trae consigo

este tipo de documentos.

Dentro de las ventajas que permite poseer un Manual de Procedimiento de la Dirección

Económica y Administrativa de la Facultad se encuentran:

• Permite conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

• Auxilian en la inducción del puesto y en el adiestramiento y capacitación del personal.

• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

• Interviene en la consulta de todo el personal.

• Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

• Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración

arbitraria.

• Determina en forma más sencilla las responsabilidades administrativas y funcionales.



3

3. Capítulo 2: Antecedentes de la Institución

3.1 Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas

La Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas fue creada en 1945, sobre la base

de la escuela de Química y Farmacia que inició la enseñanza de la Farmacia en 1833 en el

Instituto Nacional y que en 1842 se instaló junto con la Universidad de Chile.

Actualmente, la Facultad ofrece a sus estudiantes la posibilidad de cursar cuatro

carreras universitarias: Química y Farmacia, Bioquímica, Química e Ingeniería en Alimentos. El

factor común que distingue a todos sus egresados es la sólida formación en química y su

conexión directa al correspondiente campo de los medicamentos, alimentos, bioquímica o

industria química.

3.2 Misión

La misión de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de

Chile es la generación, cultivo, integración y transmisión de la enseñanza de la química por sí

misma y en estrecha vinculación con las Ciencias Farmacéuticas, la Bioquímica y las Ciencias

Alimentarias. Fundamentalmente educar profesionales idóneos con una sólida formación

científica, ética, y con capacidad de gestión en las áreas de las Ciencias Farmacéuticas,

Bioquímicas, Químicas y de los Alimentos.

Esta misión se materializa al proporcionar al país profesionales altamente calificados e

involucrados directamente con el área de salud (Química y Farmacia y Bioquímica) y con el

desarrollo industrial y tecnológico químico (Química e Ingeniería en Alimentos).

La formación recibida en la Facultad los habilita para ejercer su profesión en el ámbito

laboral contribuyendo al desarrollo y progreso del país. Estos profesionales además tienen la

preparación necesaria para incorporarse a actividades de perfeccionamiento continuo y a

programas de especialización y/o postgrado.



4

La Facultad ejerce esta misión con excelencia, sentido de compromiso, de modo

reflexivo y crítico a través de sus funciones fundamentales de docencia, investigación y

extensión.

Esta misión se logra a través del trabajo de sus académicos en la docencia de pregrado,

postítulo y postgrado, la investigación básica y aplicada en las áreas que cultiva la Facultad, la

extensión y la permanente preocupación por los problemas de interés de la comunidad

nacional.

3.3 Visión

Que la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la Universidad de Chile sea

un Centro Universitario de excelencia, cuyo quehacer académico la convierta en un centro de

referencia por su formación docente de pre y postgrado.

Constituirse y mantenerse como líder en Investigación, creando conocimiento que

sustente su actividad docente; líder en innovación, creando conocimiento atingente a la realidad

y necesidades de nuestro país, contribuyendo así a su desarrollo.



5

3.4 Organigrama de la Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas de la

Universidad de Chile:



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3.5 Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)

El Área de Dirección de la DIRECAD cumple con la función de ejecutar las labores

directivas decisionales superiores de la Unidad, siendo la cabeza visible de la organización ante

todos los niveles y actuando como Staff de apoyo del señor Decano de la Facultad.

Esta Área se encuentra a cargo del Director de Administración y Finanzas (Sr. Jaime

Parada Manríquez) el cual depende jerárquicamente del Decano de la Facultad.

En la actualidad el Área de Dirección se encuentra físicamente en la Dirección de

Administración y Finanzas, ubicada en Av. Vicuña Mackenna Nº79, Segundo Piso. En esta

unidad organizacional se pueden detectar las siguientes subdivisiones en base a las cargas de

trabajo.

• Dirección.

• Secretaría de Dirección.

• Estafeta de Dirección.

• Auxiliar de Dirección



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3.6 Organigrama Dirección Económica y Administrativa (DIRECAD)



8

4.5 Personal

A la fecha la Unidad de Gestión cuenta con 3 personas a cargo de las labores de la

unidad estas son:

Nombre Cargo

Jaime Parada Director de Administración y Finanzas

Erika Ahumada Secretaria de Dirección

Patricio Manríquez Estafeta



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4.5 Funciones del Director Económico y Administrativo

El Director Económico y Administrativo de la Facultad posee unas series de funciones

las cuales se pueden apreciar en los flujos de los distintos procedimientos de los Manuales de

la Dirección (Manual de Procedimiento Unidad de Gestión, Manual de Procedimiento Unidad de

Personal, Manual de Procedimiento Unidad de Contabilidad) a continuación se presentaran en

resumen las principales actividades de la Dirección:

Nº Funciones Tipo de Función

1 Control presupuestario Control

2 Control de saldos bancos Control

3 Verificación de ingresos centrales Control

4 Control de los ingresos propios Control

5 Autorización de gastos Autorización

6 Autorizaciones de compras Autorización

7 Aprobación de montos honorarios académicos y no

académicos

Autorización

8 Revisión contable y financiera de la Facultad Control

9 Emisión de informes de ingresos y gastos Generación de Informes

10 Comité paritario y directivo Directiva

11 Informes al Consejo de Facultad Generación de Informes

12 Control administrativo y financiero (en base de flujos de

ingreso)

Control



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Nº Funciones Tipo de Función

13 Generar políticas de gastos e ingresos Directiva

14 General la políticas de gastos para los proyectos Directiva

15 Autorizaciones de gastos de proyectos Autorización

16 Generación de negocio de ingresos propios para la facultad Directiva

17 Control de convenios y acuerdos Control

16 Autorización de cargas familiares y permiso con y sin goce

de sueldo

Autorización

19 Generación de los presupuestos anuales Generación de Informes

20 Control presupuestario de departamento y centros Control

21 Cobranza de documentos Directiva



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5. Capítulo 5: Explicación formato Procedimientos Dirección Económica y

Administrativa

A continuación se describirá los principales procedimientos de la Dirección Económica y

Administrativa, antes se describirá cómo se debe leer y comprender los procedimientos en el

formulario levantamiento de procedimientos y su respectivo flujograma. Su comprensión

adecuada permitirá tener una visión real de una actividad y además permitirá realizar mejoras o

cambios en el futuro.

5.1 Formulario levantamiento de Procedimientos

Todos los procedimientos descritos en este Manual están acompañados de una ficha

denominada “Formulario de Procedimiento”, esta ficha ofrece un esquema para inventariar

secuencialmente cada procedimiento de acuerdo a su evolución particular, a continuación se

detallará en que cosiste cada casilla de este formulario:

Nombre del procedimiento Código: Folio único para cada procedimiento

Identificación del procedimiento Fecha: Identificación temporal en que se levantó el procedimiento

1.Descripción Definición del procedimiento.

2.Objetivo Describir como el procedimiento ayuda a conseguir los objetivos institucionales.

3.Alcance Área en donde transcurre el procedimiento.

4.Periodicidad Lapso temporal que trascurre el procedimiento.

5.Marco Legal Leyes, reglamentos u otros que reglamentan el procedimiento.



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5.2 Formulario Declaración de Procedimientos

A continuación de la ficha levantamiento de procedimientos de encuentra adjunta el Formulario

Declaración de Procedimientos, su objetivo es entregar paso por paso las actividades que

comprenden la realización de un procedimiento identificado, a continuación se detallará en que

cosiste cada casilla de este formulario:

6.1 Responsable Nº 6.2 Actividad 6.3 Observaciones 6.4 Documentos

Ej.: Unidad solicitante

1 Ej.: Envía carta o solicitud de compra

Ej.: Siempre y cuando la Unidad Demandante lo solicite

Ej.: -solicitud de compra

1. Responsable (cargo): Identificación del cargo o Unidad responsable de la actividad.

2. Nº: Número de identificación de las actividades, sirve para ir señalando el orden de

inicio y termino de las operaciones realizadas en dicho procedimiento.

3. Actividad: En esta casilla se señala cuáles son las acciones realizadas en función al

procedimiento identificado.

4. Observaciones: Son datos adicionales a la acción realizada en la actividad y que

entregan información que ayuda a comprender de mejor manera el procedimiento.

5. Documentos: Documentación asociada a la actividad o procedimiento.

1 2 3 4 5



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5.3 Flujograma de Procedimientos

Posteriormente a los dos anteriores formularios, cada procedimiento posee un

“Flujograma del procedimiento”, este se encuentra en formato “vertical”, lo que quiere decir que

el procedimiento se lee de arriba hacia abajo, en la parte superior se encuentran señalados los

unidades o cargos responsables de las operaciones (1), cabe destacar que si una operación se

encuentra en el “medio” de dos cargos o unidades es debido a que los dos participan en dicha

operación. En la parte superior se encuentra el nombre del procedimiento (2) en la derecha se

encuentra el código de identificación (3). Al interior del esquema se encuentran símbolos, estos

poseen distintos significados que están expuestos más adelante en la sección Simbología

Flujogramas (4). Los símbolos del Flujo se encuentran unidos con flechas, estas poseen

distintas direcciones y simbolizan como las actividades se van desarrollando y hacia qué otra

operación o Unidad debe seguir el procedimiento (5).

1

2 3

4

5



14

5.4 Simbología Flujogramas

Símbolo Nombre Significado

Operación

Un procedimiento lleva consigo el desarrollo de una operación, una operación se realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo.

Lo que determina que una actividad sea un procedimiento es la entrada (Input) y la posterior salida de lo que ingreso y que obtuvo cambios debido a una operación específica (output).

Ej.: Entrada de una “solicitud” (Input) y la salida de un “permiso” (output).

Sub-Operación

Es una operación que por sus características y desarrollo se debe realizar una observación especial, debido a que se encuentra fuera del área de estudio.

Ej.: En este manual, la existencia de operaciones de otras unidades como Secretaría Municipal o la Dirección de Control, que poseen procedimientos propios.

Decisión

Representa la toma de decisión en el procedimiento. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función de la respuesta real.

Ej.: Puede ser la aprobación o no de una operación.

Documento

Simboliza el documento resultante de la operación respectiva. Significa que en un determinado procedimiento la aparición de un documento es el resultado o entrada de un proceso posterior.

Inicio/Termino

Simboliza que el procedimiento comienza o termina.

Documento Múltiple

Simboliza que más de un documento el que interviene en el procedimiento, el cual esta detallado en el formulario “Declaración de Procedimientos”.



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Símbolo Nombre Significado

Datos Externos

Simboliza que en la actividad se ingresan datos a un sistema externo a la Unidad o Departamento.

Ej.: Subir información al sistema AUGE de la Universidad.

Subir información al sistema Portal Mercado Público.

Firma o VºBº

Si un documento en parte derecha aparece este símbolo en el flujograma, significa que dicho documento o actividad fue firmado o dado el visto bueno por la autoridad o responsable a cargo de la actividad

Control de Legalidad

Control de Legalidad

Es la acción de controlar de legalidad un documento para poder darle atribución legal a un procedimiento.

Ej.: Los controles de legalidad que realiza la Contraloría Interna Universitaria a las resoluciones que emiten las Unidades o Departamentos de la Facultad.

Página de Referencia

Simboliza que el procedimiento debe continuar en otro lugar específico del Flujograma o página, por lo general va a acompañado de un número al interior que simboliza que se debe continuar leyendo en la otra Referencia con el mismo número.

Base de Datos

Simboliza que la actividad consiste en realizar un respaldo o archivo de los datos del flujo.

EJ.: Archivo de documentos o respaldo electrónico.



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6. Capítulo 6: Procedimientos Dirección Económica y Administrativa

Nombre del procedimiento Código: UD0001 Ingreso y Despacho de documentos Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Consiste en recibir, acusar recibo, revisar, registrar, ordenar y organizar toda la documentación que llega a la Dirección de Administración y Finanzas. Además se debe despachar toda la correspondencia elaborada por la Dirección de Administración y Finanzas, para Unidades y Organizaciones Externas de ésta.

2.Objetivo

Las anteriores acciones se ejecutan con el objetivo de tener una correcta información de la documentación que llega a la Dirección de Administración y Finanzas y la posterior función de distribución de la correspondencia por las Áreas que componen la Unidad.

3.Alcance

3.1. El procedimiento se aplica a la Dirección Económica y Administrativa.

3.2. El presente procedimiento hace referencia a los requerimientos de la cláusula 7.5 (Procesos de Realización del Servicio) de la Norma ISO 9001:2008.

4.Periodicidad Durante todo el año.

5.Marco Legal Manual Operativo Departamento de Inspección y Auditoria Contraloría Universitaria

Reglamento General de Facultades Decreto Universitario Nº906 de 27 de enero de 2009

6. DECLARACIÓN DEL PROCEDIMIENTO


Secretaria de la Dirección

1 Recibe documentos de Olivos y Vicuña Mackenna 20 u terceros.

-boletas

-facturas

-correspondencia

-documentos

Elaboró

JOHN J. REBOLLEDO VERDEJO

Administrador Público

Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0

Fecha de Actualización

Ver. 1.0



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2 Ingreso de documentación a Excel

boletas

-facturas

-correspondencia

-documentos


3 Registra en cuaderno para despacho interno

- cuaderno


4 Despacha documentación

-boletas

-facturas

-correspondencia

-documentos

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



18

7. DIAGRAMA DE FLUJO

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



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Nombre del procedimiento Código: UD0002 Certificado de donaciones Fecha: 06/06/2010

1.Descripción La donación es el acta mediante el cual una persona transfiere a otra, gratuitamente, una parte o la totalidad de sus bienes presentes. Es unas transferencias de bienes de un individuo a otro sin remuneración alguna.

2.Objetivo Recepcionar las donaciones entregadas por terceros a la Facultad y entregar sus respectivos certificados.

3.Alcance








Empresa o persona donante

1 Realiza donación a la Facultad.

cheque

-carta donación


2 Recibe documentos que adjunta el cheque de donación.

-cheque

-carta donación


3 Ingresa documentación a Excel

-cheque

-carta donación


4 Envía cheque a oficina de Presupuesto, para su depósito y preparación del comprobante de recibo interno.

- cheque

- comprobante de recibo interno

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



20



5 Recibe el comprobante de recibo interno, para adjuntarlo en carta dirigida a la empresa correspondiente.

- comprobante de recibo interno

-carta


6 Confección del certificado de donación foliado con los datos del comprobante de recibo interno.

- certificado de donación

-comprobante de recibo interno


7 Elabora el anexo de donación y carta a gerente de la empresa.

-carta


8 Elaboración de oficio a Ministerio de Educación, con distribución a Vicerrectoría de Economía y Administración y Decanato.

-oficio


9 Se entrega copia de documentación a Jefe de Contabilidad.

-cheque

-carta donación


10 Recepción de resolución exenta tramitada del Ministerio de educación

-resolución exenta


11 Despacho por cuaderno, fotocopia de resolución exenta tramitada a empresa donante.

-resolución exenta

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



21


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



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Nombre del procedimiento Código: UD0003 Distribución overhead Proyecto FONDECYT Fecha: 06/06/2010

1.Descripción

Los overhead son los Gastos de Operación asociados a los Proyectos Fondecyt. El Fondo Nacional de Desarrollo Científico y Tecnológico, FONDECYT, fue creado en 1981, inaugurando la modalidad de fondos concursales introducida por el Estado Chileno como criterio para la asignación de recursos en las áreas de Educación Superior y Desarrollo Científico y Tecnológico.

2.Objetivo Realizar la distribución de los overhead asociados a las diferentes cuentas de Proyectos de la Facultad

3.Alcance









1 Recepciona el DEAC (O), con el cheque proyecto FONDECYT que emite la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional.

-DEAC

-cheque

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



23



2 Envía documentación a Jefe Unidad de Contabilidad.

-DEAC

-cheque

Jefe Unidad de Contabilidad

3 Realiza cálculo de overhead.

DEAC

-cheque


4 En base al resumen del overhead, se prosigue con la elaboración de la carta dirigida al interesado.

-carta


5 Despacha Carta por cuaderno a Directores e Investigadores.

-carta


6 Envía la distribución del overhead a Jefe de Unidad de Contabilidad y Encargado de Presupuesto, para su incorporación a la cuentas overhead de proyectos al presupuesto del Departamento y la Facultad.

- distribución del overhead

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



24


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



25

Nombre del procedimiento Código: UD0004 Distribución de resoluciones Fecha: 06/06/2010

1.Descripción Es la expresión legal de las decisiones que se llevan a cabo en la actividad administrativa y son aceptadas por la autoridad.

2.Objetivo Recepcionar las resoluciones tramitadas en la Dirección y entregar números de resolución a la Unidad de Gestión.

3.Alcance








Unidad de Gestión 1 Solicita entrega de número de resolución.

-resolución


2 Entrega número de resolución y envía información por correo electrónico a Secretaria Unidad de Gestión con copia a Jefe Unidad de Gestión y analista de gestión.

-correo electrónico

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



26



3 Da número de resolución a Jefe Unidad de contabilidad, ordena documentos y despacha por cuaderno a Contraloría Interna.

-resolución


4 Recepciona resoluciones tramitadas.

-resolución


5 Saca fotocopia de las resoluciones y las entrega a jefe Unidad de contabilidad.

-copia resolución


6 Despacha resoluciones a Decanato y respectivos Directores de departamentos.

-resolución

Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0



27


Elaboró



Fecha de Emisión

06.06.10

Ver. 1.0


Ver. 1.0

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