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Perfil de un proyecto de sistemas de informacion

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Sistema de gestin para la administracin de compra, venta e inventario

Sistema de gestin para la administracin de compra, venta e inventario

de la tienda comercial Casa Nintendo

Sistema de gestin para la administracin de compra, venta e inventario

de la tienda comercial Casa Nintendo

1. Introduccin.-

En la actualidad la informacin es uno de los recursos ms importantes para una empresa; es por esto que se ha convertido en una necesidad el requerimiento de un almacenamiento preciso y confiable acerca de las actividades que se realiza diariamente dentro de la misma.

La informacin y la tecnologa se han convertido en valores estratgicos, ya que los sistemas de informacin permiten que la empresa pueda contar con informacin rpida veraz y eficiente. Estos sistemas son solicitados para optimizar el flujo de informacin dentro de la empresa, para maximizar y controlar las fuentes de informacin sobre todo en el tipo de empresas que se dedican a la comercializacin de productos.

En la mayora de las tiendas comerciales se maneja el registro de informacin de forma manual, es decir, se registran las ventas y compras en cuadernos u hojas de Excel, las cuales no son seguras, ni eficaces.

Con el propsito de automatizar la informacin es que nace la iniciativa de desarrollar el sistema de gestin para la administracin de compra, venta e inventario de la tienda comercial Casa Nintendo, facilitando el manejo de la informacin que se pueda generar diariamente.

2. Objetivo.-

2.1. Objetivo General.-

Desarrollar un Sistema de Gestin para la administracin de compra, venta e inventario de la tienda comercial Casa Nintendo.

2.2. Objetivos Especficos.-

Recolectar la informacin necesaria para el desarrollo del sistema mediante entrevistas a los funcionarios del negocio, para as obtener los requerimientos del sistema.

Realizar el anlisis de los requisitos obtenidos utilizando modelos y artefactos.

Utilizar la metodologa del proceso unificado de desarrollo de software (PUDS), utilizando el lenguaje unificado de modelado (UML).

Disear e implementar la Base de Datos en con el sistema gestor de Base de Datos SQL SERVER 2005.

Implementar el sistema de Informacin en base a las especificaciones del diseo utilizando Netbeans 6.0 IDE aplicado a JAVA.

Disear una interfaz amigable entre el usuario y el ordenador.3. Estructura Organizacional

4. Antecedentes

Casa Nintendo comercializa una gran variedad de productos y accesorios de la lnea dedicada al entretenimiento como ser: consolas de video juegos, DVD porttil de las diferentes marcas, mp3 y mp4 de diferente capacidad de almacenamiento desde 2 a 8 gigabytes, y dems accesorios.

Esta tienda comercial inicio sus actividades el ao 2000, como iniciativa de la propietaria Mery Hilary Martnez en el comercial Casco Viejo Local 37, en vista de la creciente demanda en este rubro y con el financiamiento del Banco Mercantil Santa Cruz.

En sus inicios contaba con una limitada variedad de productos, los cuales fueron incrementndose paralelamente a las innovaciones tecnolgicas, extendiendo su stock con accesorios para computadores.

5. Justificacin

La empresa actualmente no cuenta con un sistema de informacin, por lo cual el registro de compras, ventas y proveedores se realiza de forma manual, existiendo perdida de informacin y dificultando as el registro, manejo y control de la misma, en las actividades que se realizan da a da.

Por lo tanto la implementacin del sistema solucionara los problemas que enfrenta la empresa, realizando los registros en forma rpida y sencilla, optimizando as el tiempo de atencin al cliente y control de inventario.

6. Descripcin del Problema

Es de conocimiento general que cualquier empresa de distribucin o que se dedica a la venta de cualquier producto desea tener un control exhaustivo de sus proveedores, de sus clientes, as como de sus compras y ventas por cualquier concepto.

La empresa en estudio realiza un registro manual de sus movimientos, enfrentando los siguientes problemas o dificultades:

Las compras se efectan de distintos proveedores y generalmente el tipo de transaccin es al crdito, necesitando tener un registro de los pagos hechos en cada cuota. El propietario lleva un control de sus deudas a travs de los recibos que el proveedor emite como constancia de haber efectuado un pago; si sucediera la perdida de uno o varios recibos no tendra un control exacto de la cantidad total desembolsada, teniendo as el proveedor la oportunidad o posibilidad de cobrar una cantidad mayor a la original.

Cuando se efecta una venta se emite un recibo y/o factura si el cliente as lo desea, si la venta se realiza sin facturacin se hace un descuento del trece por ciento del valor del producto. Cuando el comprador es un cliente constante, si realiza una compra sin factura se le hace un descuento del diez por ciento del total y si la compra es facturada el descuento es del cinco por ciento.

Las ventas deben ser registradas o anotadas en el cuaderno de control muy independientemente de que se haya emitido un recibo o una factura, existiendo el riesgo de que una de ellas no sea apuntada en dicho cuaderno.

El encargado de ventas percibe o descubre que ya no existe algn producto en almacn solo en el momento en el que es solicitado por un cliente y no as con anticipacin, lo que implica la perdida de ventas y lealtad de cliente en algunos casos. Esto de debe a que la revisin de inventario se realiza cada tres meses teniendo una desinformacin total sobre la cantidad existente de cada producto en almacn, y tampoco se tiene un control de cuales son los productos mas solicitados por los clientes, es decir, que se venden con mayor rapidez; para as comprar una cantidad mayor del producto.

Los productos se encuentran almacenados de acuerdo al tipo y al modelo en las distintas vitrinas de la tienda, as tambin en el almacn. En las vitrinas se puede observar un producto de cada modelo, de los productos de mayor tamao y precio. Los que son pequeos como ser los CDS, audfonos, etctera, se encuentran todos en la vitrina, quedando as solo productos grandes en el almacn.

El control de inventario se realiza cada tres meses, anotando en un cuaderno las cantidades de cada producto, clasificndolos por marca. La cantidad actual sera el resultado de sumar la cantidad de productos que ingreso con la cantidad que hay registrada en el ultimo inventario, y restando con la cantidad de salida productos.

Cuando se quiere realizar una compra, como el vendedor tiene una idea de cules son los productos ms solicitados o demandados por lo clientes, se debe verificar que existan como mximo de 3 a 5 de estos productos para efectuar la compra. Si son productos no muy demandados por los clientes, para que se realice una compra debe existir en inventario 1 unidad del producto.

En el inventario tambin se controla la entrada y salida de productos por las garantas. Las garantas son de dos tipos:

El primero es la garanta de fbrica; en este caso no se modifica el inventario, ya que el producto no es arreglado por la tienda, sino se le indica al cliente que debe llevar su producto a las casas de reparacin que tienen las diferentes marcas como Sony, LG, Philips. Estas marcas dan entre 1 - 2 aos de garanta dependiendo del producto.

El segundo tipo de garanta si afecta el inventario, ya que esta garanta la da Casa Nintendo a los productos que no vienen con garanta de fbrica, esta garanta es de 1 mes, y si el cliente trae el producto por desperfecto entonces se le hace un cambio del producto, y este producto la tienda lo devuelve a su distribuidora para que le realicen la reposicin del mismo, y cuando esto sucede se lo vuelve anotar en el inventario.

Al final del da se realiza un arqueo, el cual es muy trabajoso tomando en cuenta que se requiere bastante tiempo para calcular las ingresos por las ventas, teniendo que comparar los registros del cuaderno con los recibos o facturas. En caso de que las cantidades obtenidas en el clculo, de las anotaciones del cuaderno y de los recibos no coincidan, se lo debe realizar nuevamente para verificar que las cantidades sean iguales.

7. Formulacin del Problema

El problema que se va a solucionar con el sistema es la falta de un registro rpido en las ventas que realiza la tienda diariamente, as como tambin las compras que se hacen, controlando as todo los ingresos y egresos. Tambin la demora de tiempo en la bsqueda de informacin requerida del inventario, para realizar una compra de los productos que se soliciten.

8. Alcance (Requerimientos Funcionales)

El sistema tendr los siguientes mdulos de accesibilidad:

8.1. Compra:

En este modulo se manipular la informacin referente a las compras y a los proveedores. Sus funciones son:

Gestionar a los proveedores.-

Donde se puede registrar: cdigo, nombre de la empresa, direccin, telfono. Modificar la direccin, telfono; Tambin eliminar de forma lgica algn proveedor. Gestionar compras.- Se registran el cdigo del proveedor, el cdigo de la nota de compra, la cantidad de productos adquiridos, el costo del producto, el monto cancelado, el saldo, la fecha de compra.

Registro de cuotas.- se guarda el nmero de cuota, el nmero de cuenta por pagar, el nmero de comprobante, la fecha y el monto cancelado.8.2. Venta:

En este modulo se manipular la informacin referente a las ventas y a los clientes. Sus funciones principales son:

Gestionar ventas.-Almacenamiento de informacin referente a las ventas, como ser: fecha, monto parcial, monto total, productos y cantidad de los mismos. Por cuestin de garanta se debe anotar el nmero de serie respectivo de cada produc