NO. IDECOAS- FHIS-003-2016 Y
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INSTITUTO DE DESARROLLO COMUNITARIO. AGUA Y SANLAMILN 1 0 ACUERDO NO. IDECOAS- FHIS-003-2016 En la ciudad de Tegucigalpa, Municipio del Distrito Central a 10s trece dias del mes de Septiembre del afio dos mil diecisCis: El Ministro Director del INSTITUTO DE DESARROLLO COMUNITARIO, AGUA Y SANEAMIENTO (IDECOAS) en uso de sus atribuciones que la ley le confiere, emite el siguiente acuerdo de delegation: CONSIDERANDO: Que mediante Decreto Legislativo No. 12-90, de fecha 22 de febrero de 1990, publicado en el Diario Oficial "La Gaceta", el viernes 2 de Marzo de 1990, en la Gaceta No.26,075, se crea la ley del Fondo Hondureiio de Inversi6n Social (FHIS), que entre otras, tiene la competencia de ejecutar prkstamos blandos y ejecutar Programas. CONSIDERANDO: Que mediante 10s Decretos Ejecutivos NGmeros PCM-001-2014 NUMERO PCM-013-2014 el PRESIDENTE DE LA REPUBLICA en Consejo de Ministros, crea el INSTITUTO DE DESARROLLO COMUNITARIO DE AGUA Y SANEAMIENTO, (IDECOAS), ordenando la integraci6n de 10s organismos de PRONADERS, SANAA Y FHIS.- Que s e g h acuerdo No.30-2014, de fecha 31 de enero del aiio 2014, el Presidente Constitutional de la RepGblica, NOMBRO en el cargo de Director del Institute de Desarrollo Comunitario, Agua y Saneamiento (IDECOAS) asi mismo como Director del Programa Nacional Rural y Urbano Sostenible (PRONADERS) y Director Ejecutivo del FOND0 HONDURERO DE INVERSION SOCIAL (FHIS) al ciudadano MARIO RENE PINEDA VALLE. CONSIDERANDO: Que es funci6n del Director Ejecutivo del FHIS, en este caso del Ministro- Director IDECOAS/FHIS dirigir el Funcionamiento de la Instituci6n. CONSIDERANDO: Que mediante el Acuerdo separado al contrato de aporte Financier0 y de Ejecucion del Programa del 25 de Junio de 2009, entre la RepGblica de Honduras (Beneficiario) representada por la Secretaria de Educaci6n y la Secretaria TCcnica de Cooperaci6n (SETCO), El Fondo Hondurefio de Inversi6n Social (FHIS) (Entidad Ejecutora) Y el Banco Alemhn de desarrollo (KFW), se le dio vida al Programa de Mejora de la Estructura Escolar, conocido como ''PROMINE'' en sus fases I ,II, I11 y posteriores. CONSIDERANDO: Que el "programa Modernizaci6n de la Infraestructura Educativa y su Gestidn Local" (PROMINE), tiene como objetivo fortalecer la Rectoria Sectorial en Infraestructura de la Secretaria de Educaci6n y la gesti6n Local participativa asi como mejorar el acceso de 10s alumnos y alumnas de las comunidades pobres a centros Educativos de calidad que operan de manera sostenible. CONSIDERANDO: Que dentro de 10s compromisos contraidos en la Ayuda Memoria de la Misi6n KFW realizada del 20 al 27 de Febrero de 2012, se contempla que el Manual PEC- PROMINE seria presentado a la Fuente de Financiamiento para su No-Objecibn; misma que fue otorgada en fecha 18 de Junio del 2012; y recientemente tambiCn otorga la no objeci6n para el Manual de Proyectos Ejecutados por la Comunidad (PEC) en el Programa de Mejora de la Infraestructura Escolar (PROMINE) versi6n Actualizada. CONSIDERANDO: Que Mediante Resoluci6n DE-FHIS-08-2012, emitida por la Direcci6n Ejecutiva del FHIS, en fecha 05 de Octubre de 2012, se resolvi6 aprobar "el Manual de Proyectos Ejecutados por la Comunidad (PEC-PROMINE), en sus Fases I y II. CONSIDERANDO: Que es responsabilidad del IDECOAS /FHIS la Coordinaci6n y definir 10s aspectos mas importantes para la operaci6n del Programa "PROMINE" en sus fases I, II, I11 y posteriores, como tambiCn la aplicaci6n de las normas sectoriales y el cumplimiento de sus procesos.
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I N S T I T U T O DE DESARROLLO C O M U N I T A R I O . AGUA Y
SANLAMILN 1 0
ACUERDO NO. IDECOAS- FHIS-003-2016
En la ciudad de Tegucigalpa, Municipio del Distrito Central a 10s trece dias del mes de Septiembre del afio dos mil diecisCis:
El Ministro Director del INSTITUTO DE DESARROLLO COMUNITARIO, AGUA Y SANEAMIENTO (IDECOAS) en uso de sus atribuciones que la ley le confiere, emite el siguiente acuerdo de delegation:
CONSIDERANDO: Que mediante Decreto Legislativo No. 12-90, de fecha 22 de febrero de 1990, publicado en el Diario Oficial "La Gaceta", el viernes 2 de Marzo de 1990, en la Gaceta No.26,075, se crea la ley del Fondo Hondureiio de Inversi6n Social (FHIS), que entre otras, tiene la competencia de ejecutar prkstamos blandos y ejecutar Programas.
CONSIDERANDO: Que mediante 10s Decretos Ejecutivos NGmeros PCM-001-2014 NUMERO PCM-013-2014 el PRESIDENTE DE LA REPUBLICA en Consejo de Ministros, crea el INSTITUTO DE DESARROLLO COMUNITARIO DE AGUA Y SANEAMIENTO, (IDECOAS), ordenando la integraci6n de 10s organismos de PRONADERS, SANAA Y FHIS.- Que s e g h acuerdo No.30-2014, de fecha 31 de enero del aiio 2014, el Presidente Constitutional de la RepGblica, NOMBRO en el cargo de Director del Institute de Desarrollo Comunitario, Agua y Saneamiento (IDECOAS) asi mismo como Director del Programa Nacional Rural y Urbano Sostenible (PRONADERS) y Director Ejecutivo del FOND0 HONDURERO DE INVERSION SOCIAL (FHIS) al ciudadano MARIO RENE PINEDA VALLE.
CONSIDERANDO: Que es funci6n del Director Ejecutivo del FHIS, en este caso del Ministro- Director IDECOAS/FHIS dirigir el Funcionamiento de la Instituci6n.
CONSIDERANDO: Que mediante el Acuerdo separado al contrato de aporte Financier0 y de Ejecucion del Programa del 25 de Junio de 2009, entre la RepGblica de Honduras (Beneficiario) representada por la Secretaria de Educaci6n y la Secretaria TCcnica de Cooperaci6n (SETCO), El Fondo Hondurefio de Inversi6n Social (FHIS) (Entidad Ejecutora) Y el Banco Alemhn de desarrollo (KFW), se le dio vida al Programa de Mejora de la Estructura Escolar, conocido como ''PROMINE'' en sus fases I ,II, I11 y posteriores.
CONSIDERANDO: Que el "programa Modernizaci6n de la Infraestructura Educativa y su Gestidn Local" (PROMINE), tiene como objetivo fortalecer la Rectoria Sectorial en Infraestructura de la Secretaria de Educaci6n y la gesti6n Local participativa asi como mejorar el acceso de 10s alumnos y alumnas de las comunidades pobres a centros Educativos de calidad que operan de manera sostenible.
CONSIDERANDO: Que dentro de 10s compromisos contraidos en la Ayuda Memoria de la Misi6n KFW realizada del 20 al 27 de Febrero de 2012, se contempla que el Manual PEC- PROMINE seria presentado a la Fuente de Financiamiento para su No-Objecibn; misma que fue otorgada en fecha 18 de Junio del 2012; y recientemente tambiCn otorga la no objeci6n para el Manual de Proyectos Ejecutados por la Comunidad (PEC) en el Programa de Mejora de la Infraestructura Escolar (PROMINE) versi6n Actualizada.
CONSIDERANDO: Que Mediante Resoluci6n DE-FHIS-08-2012, emitida por la Direcci6n Ejecutiva del FHIS, en fecha 05 de Octubre de 2012, se resolvi6 aprobar "el Manual de Proyectos Ejecutados por la Comunidad (PEC-PROMINE), en sus Fases I y II.
CONSIDERANDO: Que es responsabilidad del IDECOAS /FHIS la Coordinaci6n y definir 10s aspectos mas importantes para la operaci6n del Programa "PROMINE" en sus fases I, II, I11 y posteriores, como tambiCn la aplicaci6n de las normas sectoriales y el cumplimiento de sus procesos.
* * * * * -
I N S T I T U T O DL DIISARROLLO C O M U N I T A R I O . AGIJA Y
L;<>I'II I.\<> I>I I I SAN EAMIf N T O P I I T I I I < \ r ) r I~<W.I>OR\>
CONSIDERANDO: Que es necesario aprobar la actualizaci6n del "Manual de Proyectos Ejecutados por la Comunidad (PEC)" en el Programa de Mejora de la Infraestructura Escolar (PROMINE) en sus fases I, II, III y posteriores versidn actualizada, el cual establece y define las politicas para contratar y ejecutar 10s diferentes procesos de 10s miembros de la Comunidad CEP y el FHIS, a fin de llevar a cab0 la ejecuci6n y finalizaci6n del Proyecto "PROMINE" en sus Fases I, II, I11 y posteriores.
POR TANTO: En el ejercicio de las atribuciones que la ley le confiere y en aplicaci6n de 10s articulos 321,323, de la Constitucidn de la Rephblica; Articulos 19 y 27 de la Ley de procedimientos Administrativos, Articulos 1, 4,14 de la ley del Fondo Hondurefio de Inversi6n Social FHIS, articulos 1, 5, 6, 116,118y 122 de la Ley General de la Administraci6n Publica, del decreto de creaci6n del INSTITUTO DE DESARROLLO COMUNITARIO DE AGUA Y SANEAMENTO.
ACUERDA:
Articulo 1: Aprobar el Manual de Proyectos Ejecutados por la Comunidad (PEC) en el programa de Mejora de la Infiaestructura Escolar (PROMINE) en sus fases I, 11, III y posteriores, en el cual establece y define las politicas para contratar y ejecutar 10s diferentes procesos de 10s miembros de la Comunidad CEP y el FHIS, a fin de llevar a cab0 la ejecuci6n y finalizaci6n en su Fase I, II, 111 y posteriores del Proyecto PROMINE, en el cual se adjunta continuamente:
Manual de Proyectos Ejecutados por la Comunidad (PEC) PROGRAMA MEJORA DE LA INFRAESTRUCTURA ESCOLAR (PROMINE) Version Actualizada
Honduras, C.A., Abril de 201 6
cooperation alemana I<FW
fur Hygiene und Medfzsn mbH
lnstitut fiir berufliche Bildung, ArbeiisrnaM- und Sozialpolitik
* * * * * INSTITUTO DE DESARROLLO
COMUNITARIO. AGUA Y G o n l r K N O I)r IA SANEAMIENTO
RrI'ClRL IC A I > C t IONl>ClM%
Articulo 2: El Presente Acuerdo es de aplicaci6n inmediata.
Manual de Proyectos
Ejecutados por la
Comunidad
(PEC)
PROGRAMA MEJORA
DE LA
INFRAESTRUCTURA
ESCOLAR (PROMINE)
Versión Actualizada
Honduras, C.A., Abril de
2016
2
Contenido
Acrónimos ..........................................................................................................................................5
Principales Definiciones .....................................................................................................................6
1. Introducción ..............................................................................................................................12
1.1. ¿Qué son los Proyectos Ejecutados por las Comunidades (PEC-IDECOAS-FHIS)
PROMINE?.......................................................................................................................................12
1.2. La Ejecución de los Proyectos Ejecutados por la Comunidad en
el contexto de las Redes Educativas ...................................................................................13
2. Lineamientos Generales ...........................................................................................................14
2.1. Objetivo de las Presentes Normas y Procedimientos ........................................................14
2.2. El PROMINE, los PEC-SE, las RE y los PEC-IDECOAS-FHIS .........................................14
2.3. Alcances de las Presentes Normas y Procedimientos. ......................................................15
2.4. Objetivos de los PEC-IDECOAS-FHIS en el marco de PROMINE ....................................16
2.5. Lineamientos Operativos de los PEC-IDECOAS-FHIS ......................................................17
2.6. Promoción de la asociación intercomunitaria .....................................................................19
2.7. Articulación sistemática con los Gobiernos Municipales ....................................................19
2.8. Los Actores en el Ciclo de Proyectos PEC-IDECOAS-FHIS en el marco de PROMINE ...19
2.9. Los PEC-IDECOAS-FHIS Privilegiando al Ser Humano ....................................................22
2.10. El Enfoque Contractual ......................................................................................................23
3. Normas Iniciales .......................................................................................................................24
3.1. Definición de Comunidad ...................................................................................................24
3.4. Ejemplos Indicativos de la infraestructura a ser considerada en
el marco del PROMINE ......................................................................................................26
3.5. De la Inversión en Fortalecimiento Organizativo Comunitario y la Capacitación ...............28
3.6. Los Dos Bloques de la Capacitación dentro del Ciclo PEC-IDECOAS-FHIS .....................30
3.7. Las Asambleas Generales Comunitarias ...........................................................................30
3.8. Las Fases del Ciclo de Proyecto PEC-IDECOAS-FHIS .....................................................35
4. Primera Fase: Selección de la Comunidad del Proyecto y de sus componentes .....................38
4.1. Objetivos de la Fase .........................................................................................................38
4.2. Modalidad de Ingreso.........................................................................................................38
4.3. Procedimientos de Ingreso y Registro ...............................................................................38
4.4. Identificación de componentes a nivel RE .........................................................................38
4.5. Responsables: ...................................................................................................................40
5. Segunda Fase: Visitas de Pre-factibilidad ................................................................................42
5.1. Descripción y Objetivos ......................................................................................................42
5.2. Procedimientos de la Visita de Pre-factibilidad ..................................................................42
5.2.1. Recorrido por las instalaciones del CE .....................................................................43
5.2.2. Ejercicio con alumnos de diferentes grados de CE ..................................................44
5.2.3. Reunión con la comunidad educativa .......................................................................45
5.2.4. El autodiagnóstico ....................................................................................................45
5.2.5. Información sobre los PEC – IDECOAS-FHIS ..........................................................46
3
5.2.6. Conocer los resultados del ejercicio que se ha realizado con alumnos ....................46
5.2.7. La 1era Asamblea Comunitaria ................................................................................46
5.3. Criterios para la Conformación de la Organización Comunitaria responsable
de la ejecución del Proyecto .....................................................................................................47
5.4. La Personalidad Jurídica o Reconocimiento Municipal de la Comunidad .........................48
6. Tercera Fase: La Formulación y la Capacitación a la Comunidad ..........................................52
6.1. Objetivo General ................................................................................................................52
6.2. Productos Específicos de la Formulación Técnica .............................................................52
6.3. Productos de la Capacitación en la etapa de Formulación ................................................53
6.4. El Expediente del Proyecto ................................................................................................55
6.5. La Designación del Formulador y del Capacitador. ...........................................................56
6.6. Normas y Procedimientos ..................................................................................................56
6.7. Responsables ....................................................................................................................57
6.8. Los Aportes Locales...........................................................................................................57
6.8.1. Municipales ...............................................................................................................57
6.8.2. Comunitarios.............................................................................................................58
6.9. Procedimientos ..................................................................................................................59
6.10. Responsables ....................................................................................................................60
7. Cuarta Fase: La Aprobación Institucional .................................................................................67
7.1. Presentación ......................................................................................................................67
7.2. Responsables ....................................................................................................................67
8. Quinta Fase: Arreglos Administrativos .....................................................................................68
8.1. Objetivo ..............................................................................................................................68
8.2. Normas y Procedimientos ..................................................................................................68
8.3. Responsables ....................................................................................................................73
9. Sexta Fase: La Transferencia de Recurosos ...........................................................................74
9.1. Objetivo ..............................................................................................................................74
9.2. Normas Generales .............................................................................................................74
9.3. Procedimiento ....................................................................................................................75
9.4. Garantías ...........................................................................................................................76
9.5. Desembolsos a las Comunidades ......................................................................................77
9.6. Responsables ....................................................................................................................78
10. Séptima Fase : La Ejecución y la Supervisión ..........................................................................79
10.1. Objetivos ............................................................................................................................79
10.2. Definición ...........................................................................................................................79
10.3. Plan de Ejecución de la Obra .............................................................................................79
10.4. Entrega de Sitio .................................................................................................................82
10.5. Apertura de Bitácoras ........................................................................................................82
10.6. Liberación de desembolsos a la Comunidad .....................................................................83
10.7. Actividades de Supervisión y de la Inspectoría ..................................................................84
10.8. Ordenes de Cambio ...........................................................................................................85
4
10.9. La Organización del Trabajo ..............................................................................................86
10.10. De los Ahorros Generados .................................................................................................87
10.11. Responsables ....................................................................................................................92
11. Octava Fase: La Terminación de la Obra y de la Capacitación ............................................ 104
11.1. Objetivo ............................................................................................................................ 104
11.2. Normas y Procedimientos para el Cierre de la Obra y de la Capacitación....................... 104
11.3. La Operación y Mantenimiento-rutinario-Preventivo ........................................................ 106
11.4. Responsables .................................................................................................................. 106
12. Novena Fase: La Operación y el Mantenimiento Preventivo .................................................. 107
12.1. Definición: ........................................................................................................................ 107
12.2. Lineamientos Generales .................................................................................................. 107
13. Décima Fase - El Monitoreo Posterior y Capacitación “C” ..................................................... 109
13.1. Objetivos .......................................................................................................................... 109
Fases, Resultados y Responsables ............................................................................................... 111
5
Acrónimos
ADEL Asociación de Desarrollo Local
APF Asociación de Padres de Familia
CCS Comité de Contraloría Social
CDE Consejo Escolar de Desarrollo
CDE Consejo Escolar de Desarrollo
CE Centro Educativo
CEP Comité Ejecutor del Proyecto
CMT Comisiones Municipal de Transparencia
COMDE Consejo Municipal de Desarrollo
CPTED Prevención del Crimen mediante el Diseño Medioambiental
(Crime Prevention through Environmental Design)
DA Diagnóstico Ambiental
DFMC Dirección de Fortalecimiento Municipal y Comunitario
DIGECEBI Dirección General de Construcciones Escolares y Bienes
EA Evaluación Ambiental
EFA Educación para Todos
IDECOAS – FHIS Instituto de Desarrollo Comunitario, Agua y Saneamiento -
Fondo Hondureño de Inversión Social
KfW Banco Alemán de Desarrollo
MIAMBIENTE Secretaría de Energía, Recursos Naturales, Ambiente y
Minas.
ORMA Organización Responsable del Mantenimiento
PEC Proyecto Ejecutado por la Comunidad
6
PEC-SE Proyecto Educativo de Centro
PEDM Plan Estratégico de Desarrollo Municipal
PISM Plan de Inversión Social Municipal
PM Plan Maestro
RE Redes Educativas
SE Secretaría de Educación
UGA Unidad de Gestión Ambiental del IDECOAS-FHIS
UMA Unidad Municipal de Ambiente
UTC Unidad Técnica de Capacitación del IDECOAS-FHIS
Principales Definiciones
Acreditación de Contratistas Proceso mediante el cual se reconoce la
competencia de profesionales que prestan
servicios técnicos de apoyo, es decir, pre-
factibilidades, factibilidades, supervisiones,
capacitaciones, para desempeñarse en
proyectos PEC.
Acta de Asamblea General Documento donde se registran los acuerdos
tomados en la Asamblea Comunitaria, y para
dejar constancia de lo actuado firman todos los
asistentes.
Acta de Evaluación y Adjudicación Documento en el cual CEP, asesorado por una
UTM/UTI, establece por escrito los resultados,
observaciones y recomendaciones referentes a
la calificación de ofertas realizadas por la
comisión creada para este fin.
Adjudicación Es la decisión que toma el Comité de Ejecución
del IDECOAS-FHIS sobre quien será el ejecutor
de los servicios o contrato.
7
Asamblea General Pleno de todos los miembros de una comunidad
mayores de 16 años. Es la autoridad máxima de
la comunidad.
Asignación de Fondos o Transferencias Procesos que se cumplen por parte del
IDECOAS-FHIS para entregar los recursos
financieros a la Municipalidad/Comunidad, que
son los co-responsables de ejecutar los
proyectos.
Autogestión Capacidad colectiva que tiene un grupo humano
de realizar por sí mismo actividades y de lograr
objetivos concretos.
Auxiliar Contable Persona con formación en contabilidad, por
ejemplo los Perito Mercantil Contador Público,
que recibe la capacitación del Primer y Segundo
Bloque de Capacitación que se dan a nivel local
Bloque de Capacitación Conjunto de módulos educativos que se deben
impartir dentro de una determinada fase del
ciclo de proyecto.
Capacitador-a Persona debidamente certificada, contratada
por la comunidad y su función es trabajar junto
con la comunidad los paquetes y módulos de
capacitación (impartiéndolos).
Capital Social de la Comunidad Conjunto de tradiciones, costumbres e
instituciones que tiene una comunidad y que
sirve para lograr objetivos comunes.
Ciclo de Proyectos Son las diferentes etapas que cumple un
proyecto, donde para avanzar se requiere un
valor agregado que permita el avance del
mismo.
Comunidad Conjunto de familias que habitan un mismo
territorio, unidas por vínculos de vecindad, que
tienen objetivos comunes y un mínimo sentido
de pertenencia y organización.
Contrato Pacto o convenio oral o escrito entre dos o más
partes que implican deberes y obligaciones
8
exigibles ante la justicia.
Evaluación Proceso altamente profesional que realiza el
IDECOAS-FHIS con el fin de determinar la
factibilidad final de un proyecto y de su costo.
Fase de Proyecto Conjunto de etapas del ciclo de proyecto que
generan un valor agregado significativo a un
documento de proyecto o al proyecto mismo.
Formulación Proceso acompañado por la comunidad, dirigido
por un Formulador, que permite conformar el
expediente-carpeta, que determinar los
alcances de su futuro proyecto, establece el
nivel tecnológico a utilizar y estimar un costo.
Formulador/a Profesional Institucional o contratado por el
IDECOAS-FHIS o la municipalidad, para apoyar
a la comunidad a formular su proyecto y por
consiguiente a conformar el expediente del
mismo.
Inspector/a Funcionario/a del IDECOAS-FHIS que hace las
veces de administrador de contratos y de
supervisor de supervisores. Hay inspectores de
obra y de capacitación.
Manual Guía de Operaciones Documento oficial del IDECOAS-FHIS que
establece las normas y procedimientos del ciclo
de proyectos y que sirve de marco y apoyo a
todo manual específico o secundario.
Módulo de Capacitación Conjunto de contenidos temáticos que buscan
en el capacitando la obtención de una habilidad,
una actitud o un conocimiento que lo habiliten a
dominar o modificar una situación de relativa
importancia.
Metas EFA Indicadores de matrícula, cobertura,
deserciones, repeticiones, rendimientos,
escolar.
Normativa de Infraestructura Educativa Documento de la SE donde se establecen las
normas básicas de diseño y constricción de la
9
Infraestructura Educativa.
Personalidad o Personería Jurídica Capacidad de actuar como persona jurídica
otorgada por la Secretaría de Derechos
Humanos, Justicia, Gobernación y
Descentralización, que otorga todas las
prerrogativas de ley.
Plan de Capacitación Documento elaborado por el CEP con el apoyo
del Capacitador que contiene la definición de los
Bloques y Módulos de Capacitación, fechas,
lugares y asistentes.
Plan de Ejecución de Obra Documento elaborado por el CEP con el apoyo
del Supervisor Docente que contiene las
principales actividades que se deben realizar
para ejecutar y terminar una obra a tiempo y
con calidad.
Plan Maestro de Infraestructura Educativa Instrumento que la SE utiliza para realizar
planificaciones encaminadas a desarrollar
propuestas de desarrollo del Sector.
Pre-factibilidad Proceso en el cual se determina en forma
rápida si el perfil de proyecto priorizado y
elaborado cumple con los requisitos de
elegibilidad y viabilidad establecidos por el
IDECOAS-FHIS y las fuentes, para que sean
considerados para su ejecución.
Proyecto Objetivo a ser alcanzado, el cual cuenta con los
recursos humanos, financieros y técnicos para
ser logrado. Para fines del PROMINE, por
proyecto se entiende el conjunto de
intervenciones en un Centro Educativo y su
área aledaña, comprendiendo varios
componentes de infraestructura y siempre el
componente social.
Proyecto Ejecutado por la Comunidad
(PEC)
Es una modalidad de ejecución de proyectos,
donde la comunidad recibe y administra los
recursos financieros y es ella la responsable de
la buena ejecución del mismo.
10
Proyecto Educativo de Centro
(PEC-SE)
Es una herramienta de planificación estratégica
que guía la transformación del centro educativo
para la implementación del Currículo Nacional y
el logro de las metas educativas.
Proyecto de Redes Educativas
(PER)
Es un modelo de gestión institucional,
pedagógico, administrativo y financiero que
conforman un grupo de centros educativos,
geográficamente cercanos.
Reconocimiento Municipal Capacidad parcial de actuar como persona
jurídica otorgada por la municipalidad. Es
otorgada a toda la comunidad y no solamente a
los dirigentes.
Red Educativa Modelo Integral de Centros Educativos; formado
por un centro sede y centros integrados
cooperantes, para asegurar una educación de
calidad.
Rendición de Cuentas Acto comunitario que cumple el CEP
mensualmente, donde en asamblea comunitaria
presenta las cuentas debidamente respaldadas
del proyecto a la comunidad en general para
tener su aceptación plena.
Supervisor/a Docente Profesional contratado cuya función es asegurar
el cumplimiento de los contratos en su parte
administrativa y física.
Transferencia Traspaso gratuito de dinero de un ente
financiero a uno receptor para cumplir objetivos
definidos. Dicho de otra forma, es un valor en
Lempiras que la Municipalidad/Comunidad
recibe en una cuenta de banco ya definida para
tal efecto.
Evaluación Ambiental Definir de acuerdo con el Manual de Evaluación
Ambiental de la UGA del IDECOAS-FHIS,
avalado por la Secretaría MIAMBIENTE.
Diagnóstico Ambiental Definir de acuerdo con el Manual de Evaluación
Ambiental del IDECOAS-FHIS, avalado por la
11
Secretaría MIAMBIENTE.
Validación del Proyecto Actividad que se cumple en una asamblea
comunitaria para que el CEP, apoyado por el
formulador, presente el expediente técnico del
proyecto para que califiquen su idoneidad
viendo que cumpla sus requerimientos.
Vigilante Ambiental Miembro del Comité Ejecutor del Proyecto, cuya
responsabilidad es asegurar que en todo el ciclo
de proyecto se cumplan las normas ambientales
estipuladas en el presente manual.
Visita de Pre-factibilidad Actividad participativa que se cumple en
conjunto las instituciones responsables de
calificar la viabilidad social, técnica, legal,
ambiental, económica financiera y de
vulnerabilidad, previo a continuar con la
formulación o no del proyecto.
12
1. Introducción
El presente Manual Operativo está dirigido a los funcionarios del Instituto de Desarrollo
Comunitario, Agua y Saneamiento, a quien se encuentra actualmente adscrito el Fondo
Hondureño de Inversión Social (IDECOAS-FHIS) y de la Secretaría de Educación (SE),
como un instrumento de referencia para facilitar su labor de gestión y administración en la
Ejecución de los Proyectos Ejecutados por las Comunidades (PEC) en el marco del
Programa Mejora de la Infraestructura Escolar (PROMINE), co-financiado por el Gobierno
de la República Federal de Alemania, a través del Banco Alemán de Desarrollo (KfW).
La implementación del modelo PEC en el marco del PROMINE requiere de la
participación SE, en la normativa, planificación y priorización de los CE que requieren de
una intervención en la infraestructura educativa y su modernización, de los Gobiernos
Locales, en la intermediación, la custodia y buen uso de fondos, de las comunidades
capacitadas para bajo una “gerencia comunitaria” realizar la ejecución eficiente de las
obras y la transparente utilización de los recursos, y del IDECOAS-FHIS como ente
ejecutor responsable de los procesos operativos y técnicos del Programa. A lo anterior se
suma una gestión conjunta entre actores institucionales y locales para que se realice un
adecuado uso y mantenimiento de las instalaciones educativas.
El Manual se enmarca dentro de la política de Descentralización del Estado, promoviendo
una alta participación ciudadana y con participación la SE de forma desconcentrada, del
gobierno municipal, impulsando el cumplimiento de las iniciativas que deben prevalecer
en el diseño, concepción e implementación de los “Principios Orientadores del Desarrollo”,
establecidos en la Ley de Visión de País y Plan de Nación y en el logro de las Metas del
Milenio en Educación en la República de Honduras, y las metas EFA (Educación para
Todos).
Este Manual operativo contiene trece capítulos, los cuales siguen la lógica del Ciclo de
Proyectos que el IDECOAS-FHIS utiliza para la ejecución de sus proyectos bajo la
modalidad tradicional, particularizado para la Modalidad descentralizada PEC. Para su
implementación la SE y el IDECOAS-FHIS deberán unir sinergias para capacitar a las
comunidades organizadas y a sus gobiernos locales en los temas y prácticas que se
detallan en los diferentes capítulos del presente Manual y sus anexos respectivos.
Conviene destacar que el Manual no desarrolla conceptos básicos sino que dirige la
mecánica operativa del Ciclo de Proyectos PEC, a aplicar por las autoridades del
IDECOAS-FHIS, de la SE y por el personal técnico de ambas instituciones y también por
parte de los gobiernos locales y las comunidades participantes en el PROMINE.
1.1. ¿Qué son los Proyectos Ejecutados por las Comunidades
(PEC) PROMINE?
Es una modalidad de ejecución de los proyectos que consideran la infraestructura-
educativa con un enfoque pedagógico moderno, en la cual los fondos son transferidos a
13
las comunidades debidamente organizadas, capacitadas y asesoradas, para que realicen
las actividades requeridas para la realización de su proyecto, asumiendo la
responsabilidad de una ejecución eficiente, y el manejo transparente de los recursos
financieros. Estos procesos son debidamente acompañados por profesionales técnicos y
sociales contratados por las Comunidades, Municipalidades, Mancomunidades o el
IDECOAS-FHIS.
La modalidad PEC en el marco de PROMINE, promueve las “Redes Educativas”. Éstas
representan un modelo de gestión integral conformado por un centro sede y varios
centros integrados que en conjunto funcionan como un solo CE, con el fin de mejorar el
acceso de los alumnos y alumnas de las comunidades pobres a Centros Educativos de
calidad contribuyendo así, al aumento de la eficiencia y de la calidad del sistema
educativo pre-básico y básico.
El ofrecer mejores servicios educativos, requiere de una infraestructura escolar concebida
con un enfoque pedagógico moderno, que involucra condiciones ambientales más
acogedoras, seguras, que contribuyan a elevar, la calidad de la educación en el contexto
de los indicadores de las Metas EFA (Educación para Todos).
1.2. La Ejecución de los Proyectos Ejecutados por la Comunidad en
el contexto de las Redes Educativas
Privilegiando la intervención en las RE, los proyectos que se ejecutan bajo la modalidad
PEC pueden generar importantes oportunidades. Al respecto se debe considerar:
a) Intercambiar experiencias sobre la modalidad de ejecución PEC- entre los diferentes
CE de la red y entre redes educativas.
b) Organizar a los diferentes CEP de la misma RE para que realicen compras en
conjunto, mejorando precios en los mercados y en general actuando bajo el concepto
de economía de escala.
c) Contratar a mejores precios, paquetes de formulación, supervisión, capacitación y
auxiliar contable, siempre sin exceder la carga máxima de proyectos.
d) En lo posible, recibir capacitaciones conjuntas.
e) Permite a las organizaciones comunitarias realizar gestiones conjuntas ante
autoridades, instituciones y proveedores, denotando una mayor fuerza.
f) Asumir una política local de mantenimiento a nivel de la RE (municipio – comunidad –
SE), que conlleve a un mejor y más oportuno cumplimiento.
Nota Importante: Considerando que el dimensionamiento de la infraestructura y
principalmente la del Centro Sede, es en función al número total de alumnos de la Red
Educativa de la mayor jornada, es vital que se garantice el funcionamiento de estas
Redes Educativas, bajo un calendario escolar único donde estén integrados y
participando todos sus CE.
14
2. Lineamientos Generales
2.1. Objetivo de las Presentes Normas y Procedimientos
Establecer la forma cómo será llevada a la práctica y de forma ordenada, por parte del
personal del IDECOAS-FHIS y de la SE los Proyectos Ejecutados por las Comunidades.
2.2. El PROMINE, los PEC-SE, las RE y los proyectos PEC-
IDECOAS-FHIS
El PROMINE, es el Programa de Mejora de la Infraestructura Escolar, enfocado a dotar
de una infraestructura educativa adecuada, que permita una educación en condiciones
pedagógicas modernas, considerando también el uso de los espacios exteriores,
promoviendo una educación por valores. Además, está la incorporación del rol de las
escuelas en la prevención de la violencia y los espacios escolares seguros, con locales
adecuados a las diversas condiciones climáticas y culturales de Honduras.
Los Proyectos Educativos de Centro (PEC–SE), representan una herramienta de
gestión escolar, aplicado al ámbito pedagógico, administrativo y organizativo. Se
enmarcan en los procesos de transformación educativa y en este contexto el mayor reto
es la implementación de los diseños curriculares, para lo cual se requiere un
fortalecimiento institucional aplicado a nivel de CE como último nivel de concreción
curricular. Los PEC_SE, son procesos que parten de la realidad local, orientando el
accionar de cada uno de los actores, hacia la concreción y logro de las metas educativas
locales y nacionales. En congruencia con el PROMINE, la SE enfoca las actuales y
futuras estrategias educativas del país en el marco del Plan EFA (Educación para Todos).
Redes Educativas (RE), tienen prioridad dentro del PROMINE, considerando que
representan un modelo innovador de gestión educativa, empero siempre bajo el contexto
de la descentralización, la democratización, la participación ciudadana, que conlleven
hacia el cumplimiento de retos aplicados como imperativos como el de una educación de
calidad y siempre bajo los principios de equidad. El PROMINE se enmarca a nivel de la
educación Pre-básica y Básica. Las Redes Educativas forman parte de las metas del Plan
EFA y consideran un modelo de gestión integral, formado por un centro sede y varios
centros integrados cooperantes, actuando siempre en conjunto.
Los PEC en el marco de PROMINE, son una modalidad de ejecución de proyectos de
infraestructura educativa se desarrollan en el marco de la descentralización y bajo una
gerencia comunitaria. Para esto, los fondos son transferidos a las municipalidades y de su
parte a las comunidades, las cuales son debidamente organizadas, capacitadas y
asesoradas, para que realicen las actividades administrativas, organizativas logísticas y
técnicas, asumiendo la responsabilidad en la ejecución eficiente y transparente de los
recursos financieros. En general la ejecución PEC genera el empoderamiento y
apropiamiento de los proyectos y los actores comunitarios y municipales (padres-
docentes, autoridades educativas y municipales) son previamente capacitados para
15
cumplir de forma adecuada su gestión. A través de esta modalidad se entrega a la
comunidad el control de la ejecución de los fondos de inversión social que el gobierno de
Honduras les transfiere a través del IDECOAS-FHIS y de las municipalidades.
2.3. Alcances de las Presentes Normas y Procedimientos.
El IDECOAS-FHIS tiene cuatro formas de procesar y ejecutar sus proyectos y que a
continuación se describen:
1. Forma Centralizada: es la manera con la que normalmente ha operado el
FHIS desde su creación en el año 1990 y consiste en la contratación de una
persona natural o jurídica para que se haga cargo de la ejecución de un
proyecto.
2. Forma Descentralizada: el IDECOAS-FHIS transfiere a las Municipalidades/
Mancomunidades, los recursos técnicos y financieros para que éstas procesen
autónomamente el ciclo de sus proyectos.
3. Trabajo en Asociación: modalidad mediante la cual el IDECOAS-FHIS
ejecuta proyectos en asociación con organizaciones de la sociedad civil sin
fines de lucro, siendo condición básica de esta asociación el cofinanciamiento.
Esta modalidad puede ser centralizada o descentralizada.
4. Proyectos Ejecutados por las comunidades (PEC) las comunidades, con
diferentes niveles de participación de sus respectivos gobiernos municipales,
reciben los recursos técnicos y económicos para que ellas mismas ejecuten
sus proyectos. Esta modalidad puede ser centralizada o descentralizada.
Para la Ejecución de los PEC, se considera:
Municipal–PEC: Modalidad descentralizada donde las comunidades reciben los
recursos económicos a través de la Municipalidad, cuando las mismas están
capacitadas, organizadas y asesoradas, aceptando administrar y ejecutar los
proyectos de acuerdo al Manual PEC.
Centralizado-PEC: Utilizada en aquellos casos en que las comunidades reciben
los recursos económicos a través del IDECOAS-FHIS, cuando las mismas están
capacitadas, organizadas y asesoradas, aceptando administrar y ejecutar los
proyectos de acuerdo al Manual PEC. Esta modalidad se utiliza por excepción en
caso de mantener conflictos entre la comunidad y la municipalidad o en caso de
municipalidades que mantengan deudas o pendientes legales con el IDECOAS-
FHIS.
En los proyectos PEC se considera la descentralización del Ciclo de Proyectos IDECOAS-
FHIS en la cual los gobiernos municipales y las comunidades se hacen cargo de la
gestión de sus proyectos en lo que respecta, a su formulación, ejecución y puesta en
operación sostenida de los mismos. Este proceso es debidamente acompañado por el
16
IDECOAS-FHIS y la SE. Considerando que cada proyecto requiere una contraparte
financiera municipal y comunitaria, cada proyecto deberá estar incluido en los Planes
Estratégicos de Desarrollo Municipal, (PEDM). Éste dispondrá de los recursos humanos,
materiales y financieros requeridos para su adecuada ejecución, siendo la comunidad
organizada, compuesta por los padres de familia y apoyado por los docentes quienes lo
ejecutan. Luego son responsables de promover su adecuado uso, asegurando su
periódico mantenimiento.
Bajo esta modalidad, el “contratista” es la comunidad, representada por el Comité Ejecutor
del Proyecto (CEP).Para poder cumplir con sus obligaciones, le es requerido que contrate
a un Supervisor Docente y Maestro de Obra Residente, que trabajarán bajo las órdenes
de la comunidad (CEP). La ejecución de proyectos por la comunidad es una modalidad de
Contratación entre el IDECOAS-FHIS, la Municipalidad y la Comunidad, en la que las tres
partes son iguales y acuerdan a través de convenios y contratos, derechos y obligaciones
a ser respetados con toda eficiencia y exactitud.
Para los asuntos que no están normados en el presente Manual se
aplican las normas, procedimientos, criterios y herramientas establecidos
en el Manual Guía de Operaciones y otros manuales del IDECOAS-FHIS,
además de las resoluciones institucionales emitidas.
2.4. Objetivos de los PEC- en el marco de PROMINE
Dotar de infraestructura-educativa; construcción y readecuación de aulas y otros
edificios bajo criterios estrictamente “pedagógicos” y contribuir así a mejorar el
acceso a una educación pre-básica, básica y media de calidad.
Considerar como parte de la dotación de la infraestructura pedagógica, con igual
relevancia por su gran impacto, la provisión de talleres, laboratorios, canchas y
dentro del contexto de la Seguridad Alimentaria, la infraestructura de apoyo a la
agro-producción, principalmente los huertos pedagógicos y de producción.
Potenciar capacidades en la población beneficiaria que conlleven al auto desarrollo
de las comunidades hondureñas postergadas por la pobreza, a fin de ampliar la
gama de oportunidades de estas poblaciones.
Fortalecer los gobiernos Municipales/Mancomunidades y sus UTM/UTIs con el fin
de que éstos puedan apoyar a las Comunidades a administrar autónomamente el
ciclo de proyectos.
Contribuir al desarrollo de procesos y mecanismos, a través de los cuales las
comunidades debidamente organizadas, adquieren el control sobre asuntos o
temas de intereses que les son propios.
En el marco del impulso a la transparencia, establecer mecanismos de contraloría
social y rendición de cuentas.
17
Asegurar mejores y mayores condiciones de adecuado uso y mantenimiento de las
inversiones en infraestructura educativa que el gobierno de Honduras realiza a
favor de las comunidades, principalmente en el sector periurbano y rural.
2.5. Lineamientos Operativos de los PEC
Simplicidad: Normas y procedimientos simples y sencillos que agilicen los
procesos por parte del IDECOAS-FHIS, la SE, fuentes de financiamiento,
gobiernos locales y de las comunidades.
Efectividad: Logro de objetivos esperados en el tiempo previsto, con la calidad
esperada, al menor costo posible.
Equidad de Género: Impulsar la equidad de género, promoviendo la participación
de mujeres y hombres de manera equitativa, sistemática y concreta, promoviendo
medidas a favor de las mujeres.
Inversión en capacitación y fortalecimiento organizativo: Con el propósito de
fortalecer el recurso humano y aumentar la capacidad de autogestión para que las
comunidades sean gestoras de su propio desarrollo y por ende lograr su
empoderamiento, apropiamiento y un mantenimiento adecuado de los CE.
Focalización en Pobreza: Llegar con este Programa a las comunidades más
pobres y postergadas.
Inversiones Debidamente Sustentadas: Proyectos definidos técnicamente por
parte de la Secretaría de Educación, utilizando el sistema y la información
sustentada por el Plan Maestro de la Infraestructura Educativa. Promoviendo
proyectos que se fundamentan en base a la Normativa de Diseño y Construcción
desarrollada por la SE.
Fortalecimiento de las Redes Educativas: Con el propósito de apoyar a los
Proyectos Educativos de Red, (PER), se intervendrá principalmente en los centros
educativos conformados en Red, que se encuentren operando “en conjunto” bajo
los criterios definidos y aprobados por la SE.
Rendición de Cuentas: Se fomentará en todos los niveles de los proyectos de
forma participativa. Se buscará impulsar la transparencia del accionar de las
dirigencias comunitarias hacia sus comunidades, de las comunidades al gobierno
municipal, del gobierno municipal al IDECOAS-FHIS y la SE y de estos al gobierno
central y hacia la fuente financiera.
Alianzas con la Sociedad Civil, principalmente con sus instancias que participan en
educación: En el marco del PROMINE se buscará impulsar la participación del
mayor número posible de actores, con el fin de aprovechar lo mejor de cada uno
en la tarea de combatir a la pobreza.
18
Fomento al empleo local: Con esta modalidad la comunidad contratará los
servicios que requiera para la ejecución del proyecto, como son Supervisores
Docentes, Maestro de Obra, Capacitador, Auxiliar Contable, mano de obra
calificada y de apoyo, dando preferencia a los recursos humanos existentes en la
comunidad y la zona, siempre y cuando cumpla con el perfil y la experiencia
requerida.
Respeto a la Interculturalidad: Buscar el reconocimiento de las particularidades
de las etnias presentes, a fin de reconocerlas y hacerlas partícipes del proceso
respetando sus características culturales y costumbres.
Protección del ambiente: Lo cual se conseguirá con acciones concretas de
capacitación a las comunidades, especialmente a las comunidades educativas,
creando a su interior el cargo de Vigilante Ambiental, poniendo en práctica criterios
y normas ambientales establecidos en el manual principal del IDECOAS-FHIS. Es
necesario que en todos los proyectos se visualicen los posibles impactos a fin de
poder establecer las medidas de mitigación pertinentes de acuerdo al giro de cada
obra. Aceptado lo anterior, todos los involucrados en el proceso deben saber que
las acciones ambientales se establecen en tres momentos: en la etapa de pre-
factibilidad, en la de construcción y por último en la etapa de operación y uso del
predio educativo.
Aplicación de principios de seguridad industrial: Que aplica durante la
ejecución de los proyectos, considerando la organización de los espacios y de sus
accesos debidamente señalizados a fin de mantener los materiales que generen
riesgos a la integridad personal en espacios adecuados. Luego, este aspecto se
aplica para preservar la integridad de las personas mediante uso de equipo de
protección, como cascos, calzado adecuado y otros que aplican según la
actividad.
Fomento del capital social: Cumpliendo acciones encaminadas a fortalecer las
tradiciones, los valores, las costumbres y sus organizaciones, considerando
aspectos complementarios como la solidaridad, colaboración y una actuación
comunitaria en consenso para lograr objetivos comunes.
Consideraciones bioclimáticas – ambientales y de seguridad: Establecidos en
la Normativa de Diseño y Construcción de la Infraestructura Educativa de la SE,
Se considera en el diseño de los proyectos se integrarán aspectos encaminados a
la prevención de violencia y espacios escolares seguros, aplicados bajo el
concepto CPTED. Adicionalmente, se considerarán de forma diferenciada los
aspectos bioclimáticos de cada zona geográfica, garantizando el confort de los
espacios escolares para la comunidad educativa.
19
2.6. Promoción de la asociación intercomunitaria
El capital social de los pobres no es solamente al interior de una comunidad sino también
a nivel intercomunitario, por ello es muy importante que el IDECOAS-FHIS y la SE
fomenten alianzas intercomunitarias a través de una variedad de instrumentos y
modalidades tales como:
Parte importante del capital social dentro del PROMINE son las asociaciones
(Redes Educativas y mancomunidades de municipios), las cuales serán
consideradas para fortalecer su capacidad de gestión.
Proyectos complementarios que beneficien a más de una comunidad y
municipio a la vez.
Fortalecimiento de Redes Educativas y otras asociaciones intercomunitarias,
con el fin de dar mayor sustentabilidad a los esfuerzos de asociar a sus CE y a las
comunidades que las conforman entre sí.
2.7. Articulación sistemática con los Gobiernos Municipales
Los gobiernos municipales constituyen el enlace democrático entre el gobierno central y la
sociedad civil, fundamentalmente en el ámbito rural, incluso, en muchos casos constituyen
la única presencia del gobierno. El PROMINE, busca impulsar procesos de desarrollo
local y por ende, realizar gestiones en estrecha coordinación con las autoridades
municipales.
Lo anterior se concretiza principalmente mediante la participación de la municipalidad en:
i) La planificación participativa; ii) El reconocimiento de los comités comunitarios; iii) La
colaboración en la supervisión de la ejecución de los proyectos; iv) El apoyo logístico a la
realización de actividades intercomunitaria; v) El cofinanciamiento de los proyectos; vi) La
intermediación de los recursos financieros entre el IDECOAS-FHIS y la comunidad y, vii)
El apoyo a la legalización de los predios educativos y, en casos requeridos, a la
adquisición de predios adicionales para ampliar la infraestructura educativa, viii) El
fomento de mecanismos municipales de naturaleza financiera e institucional que aseguren
el mantenimiento preventivo de los proyectos.
2.8. Los Actores en el Ciclo de Proyectos PEC- en el marco de
PROMINE
a) A nivel institucional, la ejecución del Programa se basa en la cooperación entre la
SE (como ente rector y normativo del sector de educación y responsable por la
planificación de las inversiones así como la definición de normas y estándares) y el
IDECOAS-FHIS (responsable por la ejecución descentralizada de las medidas del
Programa a través de las Municipalidades o Mancomunidades -previo diagnóstico de
capacidad de gestión técnica administrativa y financiera- y las comunidades). Durante
la ejecución del Programa, ambas instituciones trabajarán en estrecha coordinación y
20
definirán, en común acuerdo, los aspectos más importantes para la operación del
Programa. Lo anterior, cumpliendo actividades en equipo con el Consultor, entre otros
para la preparación e implementación del Programa.
Al respecto se conformará una “Comisión” entre la SE, el IDECOAS-FHIS y la
Asistencia Técnica del Programa (El Consultor), quienes y según su competencia
(para los actores) y su pertinencia (para las instituciones), cumplirán entre otros las
siguientes actividades coordinadas que conllevan a operar el Ciclo de Proyectos
Administrativo-Financiero “PEC”. Estas actividades se refieren a: i) Priorización de los
proyectos; ii) Programación de la pre-inversión; iii) Planificación y acompañamiento a
la ejecución de la pre-factibilidad y factibilidad de los proyectos y en este contexto la
definición de los “Alcances de los Proyectos”; iv) Planificación y acompañamiento a la
ejecución física y financiera de los proyectos y en este contexto, el cumplimiento de
los alcances, compromisos municipales y comunitarios; v) De requerirse
modificaciones de alcances, estas deben ser definidas y cumplidas en estrecha
coordinación entre las partes, expresando su conformidad en actas o acuerdos
escritos; vi) La definición de las inversiones del Fondo de Ahorro, a ser propuestas o
acordadas con las comunidades beneficiarias de los proyectos, aspecto que
igualmente debe quedar establecidos en actas o acuerdos escritos, co-firmadas con
los representantes del CEP y de la Municipalidad. vii) Preparación y acompañamiento
a eventos (inauguraciones) interactuando con la respectiva municipalidad y
comunidad; viii) Cumplimiento de gestiones ante otras instituciones directamente
relacionadas con el proyecto como son la SEFIN, la Secretaría MIAMBIENTE y otros.
Los representantes de la Comisión se definirán según los aspectos a tratar,
considerando la gestión y su responsabilidad que cumplen en cada tema, bajo un
contexto gerencial/operativo.
b) La comunidad y sus organismos representativos, son el objeto y sujeto del
proceso de la preparación, análisis, ejecución y puesta en marcha de un proyecto y
sus niveles son tres:
La Comunidad Educativa, conformada por los alumnos y representada por su
gobierno escolar, los maestros y los padres de familia.
La Asamblea General, constituida por todos los hombres y mujeres adultos y
adultas de una comunidad que constituye la autoridad máxima en los PEC.
El Comité Ejecutor del Proyecto (CEP), es la instancia responsable de llevar a la
práctica los acuerdos de la Asamblea General y para el caso de los PEC, deberá
estar integrada principalmente por las asociaciones de padres de familia. Es la
instancia a cargo de administrar el proceso de preparación, ejecución y luego
apoyar el adecuado uso, operación y mantenimiento del CE, para lo cual
paralelamente se creará una ORMA. El nombre de CEP es genérico, pues se
pretende denominar a la instancia “operativa de una comunidad” y considerando
que la mayoría de las Comunidades Educativas tienen sus organizaciones, en el
21
marco del PROMINE (serán respetadas cuando la comunidad así lo considere),
estas serán respetadas, empero sí fortalecidas previamente por el IDECOAS-
FHIS, para que cumplan la gerencia del proyecto. Por ejemplo, estas
organizaciones ya establecidas son: El Consejo Escolar de Desarrollo (CDE),
Asociación de Padres de Familia (APF), Asociación de Desarrollo Local (ADEL),
Asociación de padres de familia AECO; Patronatos, entre las principales.
Cualquiera de ellas podrá ser la instancia seleccionada por la comunidad en
Asamblea General y será la responsable de llevar a la práctica los acuerdos
contraídos para la ejecución del proyecto.
Nota Importante: Los CEP son los garantes del buen uso de los fondos
financieros del proyecto.
El Comité de Contraloría Social (CCS). Su función principal es auditar y
supervisar el buen uso y registró contable de los recursos que transfiere el
IDECOAS-FHIS a su comunidad, o de la municipalidad/Mancomunidad a su
comunidad, y velar por la calidad de la infraestructura y de la capacitación. El
CCS como agrupación local y siempre el marco de impulsar la transparencia,
cumplirá acciones coordinadas con los Consejos Municipales Educativos
(COMDE), siempre en el marco de la transparencia y auditoria social.
Nota Importante: En caso que las organizaciones detecten incongruencias en la
ejecución, estas se canalizarán a través de las instituciones de la SE y del
IDECOAS-FHIS.
El/la Maestro de Obra Residente, es la persona contratada por la comunidad
para que en calidad de contratista trabaje en la ejecución del proyecto, dirija y
capacite la mano de obra comunitaria, con especial énfasis la de la mujer
(aprender haciendo). Además, debe de trabajar en total coordinación con el CEP,
el Supervisor Docente y el Inspector del IDECOAS-FHIS, considerando los planos
y especificaciones técnicas en particular y el expediente del proyecto en general.
El/la Capacitador/a, es el técnico o profesional contratado por la comunidad,
Municipalidad/Mancomunidad, para aplicar los módulos de capacitación
instruyendo al CEP y la Comunidad Educativa en general.
El/la Auxiliar Contable, Persona con formación en contabilidad, por ejemplo los
Perito Mercantil Contador Público, que recibe la capacitación del Primer y
Segundo Bloque de Capacitación que se dan a nivel local. Seleccionado y
contratado por la Comunidad.
El/la Supervisor/a Docente, es el profesional debidamente registrado en el Banco
de Contratistas del IDECOAS-FHIS, contratado por la comunidad,
Municipalidad/Mancomunidad (en caso de ser un aporte municipal), para que se
haga cargo de llevar a cabo las tareas de supervisión, asesoría docente (aprender
haciendo) y acompañamiento a la comunidad durante la ejecución del Proyecto.
22
El/la Formulador/a, es el profesional, debidamente calificado, habilitado y
registrado en el Banco de Contratistas del IDECOAS-FHIS, que es contratado por
la comunidad, Municipalidad/Mancomunidad o el IDECOAS-FHIS para realizar las
actividades de formulación del proyecto y conformar el expediente de proyecto
según los requisitos establecidos por la Dirección de Proyectos del IDECOAS-
FHIS.
Inspector/a (de Infraestructura y Social), es el profesional funcionario del
IDECOAS-FHIS encargado de administrar los convenios y contratos de los
proyectos y verificar el oportuno cumplimiento de las actividades durante su
ejecución, recepción y cierre. Es el responsable de la adecuada ejecución,
administración y de la calidad de los mismos.
Inspector/a (contable), profesional/técnico, con formación en contabilidad, con
experiencia en manejos contables mínima de tres años (en “fiscalía”, auditoría
contable o similar), por ejemplo Perito Mercantil Contador Público, que recibe la
capacitación del Primer y Segundo Bloque de Capacitación que se dan a nivel
local.
2.9. Los PEC Privilegiando al Ser Humano
“El recurso humano es el único capaz de generar riquezas a través de la aplicación de
sus conocimientos, capacidades y su acción sobre los recursos naturales, en un sistema
económico y social apropiado para el ejercicio pleno de la libertad e iniciativas individuales
y colectivas” El Plan de Nación Visión de País.
La participación ciudadana es clave en la promoción del desarrollo y la lucha
contra la pobreza, pues su objetivo es sobre todo generar procesos de
empoderamiento y apropiamiento en los actores locales (las comunidades en
unión con sus autoridades municipales), para lo cual se entrega a la comunidad el
control de la ejecución de los fondos de inversión social IDECOAS-FHIS y se
promueve la autogestión, esto es, la contratación de los servicios que necesiten,
la compra de los materiales y herramientas y el pago de la mano de obra
especializada local entre otros.
Mediante la ejecución comunitaria y la participación solidaria, se contribuye a que
las organizaciones de base, junto con sus gobiernos municipales, sean los
principales actores de su desarrollo y establezcan mejores condiciones para la
sustentabilidad de las inversiones y los servicios.
Es aplicar hasta el nivel más básico de la sociedad el principio de subsidiariedad
el cual indica “que los niveles altos de gobierno no deben tomar las decisiones ni
ejecutar acciones que los niveles básicos de la sociedad pueden ejecutar con al
menos similar calidad”.
23
Potenciar el capital social y humano
En las comunidades existen personas que cuentan con diferentes
conocimientos y /o habilidades, a quienes si se les otorga su legítimo
valor, podrán desarrollar sus capacidades y de esta forma contribuir a su
desarrollo personal y de su comunidad.
Lo anterior, aunado a las costumbres, tradiciones y usos de ayuda mutua
que existen en las comunidades rurales y urbanas marginales, constituye
un capital social y humano de enormes potencialidades.
La filosofía detrás de los Proyectos Ejecutados por sus Comunidades es
precisamente transferir a las comunidades apoyos económicos y técnicos
para hacer que el enorme capital social y humano que existe en éstas y
muchas veces sin ser aprovechados, se pongan a trabajar en beneficio
de ellas mismas.
2.10. El Enfoque Contractual
Desde el punto de vista legal, los PEC, son el resultado de una relación estrictamente
contractual entre las comunidades, el gobierno municipal y el IDECOAS-FHIS. En los
contratos que se firman entre las partes se establecen y acuerdan derechos y
obligaciones, condiciones de cumplimiento, insumos y productos a entregar.
Los PEC son una forma de interacción entre el gobierno central, el gobierno municipal, las
comunidades y sus organizaciones, basada en una relación de mutuo respeto entre
iguales.
Como en todo contrato, hay un documento escrito, con valor legal, con garantías que lo
respaldan y con obligaciones y responsabilidades de todas las partes firmantes.
El enfoque contractual, otorga a la ejecución comunitaria de los proyectos, el mismo rango
que la modalidad de contratación directa, contando con la no-objeción de la fuente de
financiamiento para aplicar el presente “Manual PEC”.
24
3. Normas Iniciales
3.1. Definición de Comunidad
Para efectos del presente documento, y por consiguiente para la aplicación de la
modalidad PEC, se entiende por comunidad al conjunto de familias que habita en un
mismo espacio geográfico, unidos por vínculos de vecindad, que tienen objetivos y
necesidades comunes y poseen un mínimo de organización.
3.2. Criterios de Elegibilidad de una Comunidad para la ejecución de
un PEC en el marco de PROMINE
Todo grupo humano que cumpla con la definición antes descrita es sujeto de ser
calificable para ejecutar por el mismo su proyecto, siempre y cuando cumpla con los
siguientes criterios de elegibilidad:
a) Alto índice de pobreza, es decir que la mayor parte de las familias de la comunidad
no tiene satisfechas sus necesidades básicas de alimentación, salud, educación y
saneamiento básico, condiciones de vivienda y acceso carretero, fuentes de ingreso
permanentes, etc. El principio de selección debe ser trabajar con las más pobres
de cada municipalidad.
b) Que no existan graves y manifiestos conflictos internos, lo cual deberá
constatarse durante la fase de Pre-factibilidad.
c) Que la comunidad manifieste expresamente su disposición a organizarse y
participar en las actividades de capacitación, la cual deberá expresarse y
constatarse durante la fase de Pre-factibilidad (Viabilidad Social).
d) Que exista el deseo de establecer un compromiso formal de aporte comunitario,
que en una primera instancia (durante la fase de Pre-factibilidad) deberá acordarse.
Este compromiso se concretará una vez que el proyecto haya sido
formulado/evaluado, aprobado y entre a su ejecución. Está establecido que la
comunidad aporte el 10% del costo directo del proyecto en materiales locales y/o
trabajo comunitario.
3.3. Criterios Generales de Elegibilidad de los Proyectos (Centros
Educativos)
La selección de los proyectos a ejecutarse bajo la modalidad PEC, es establecida según
los lineamientos y condiciones del PROMINE, por la SE, el IDECOAS-FHIS y la fuente de
financiamiento.
Entre los criterios generales de elegibilidad están:
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Priorizado según el Plan Maestro de Infraestructura Educativa, considerando los CE
más críticos, que serán atendidos en orden de prelación, los que denoten mayor
precariedad y así sucesivamente, además:
Considerar a las Redes Educativas en su conjunto, es decir los CE sede y sus CE
integrados, los cuales deben ser reconocidos de forma oficial por la SE. Si en la
zona de la Red existen Pre básicas, estos serán siempre considerados así no
pertenezcan a las RE.
En Municipios donde no existan Redes Educativas, siempre utilizando el Plan
Maestro, se priorizarán los Centros Básicos.
El proyecto asegura la aplicación de un enfoque de “infraestructura pedagógica”,
reconociendo las condiciones culturales locales y ecológicos durante el proceso de
diseño de las edificaciones escolares.
La solicitud ha sido priorizada por la Asamblea General de una comunidad y es
parte de un Plan Municipal de Desarrollo (PEDM), debidamente registrado en el
IDECOAS-FHIS.
La naturaleza del proyecto permite que se le incluya un significativo componente
de capacitación y fortalecimiento organizativo comunitario.
La localización del proyecto permite el acceso de la población al servicio esperado.
El proyecto tiene aseguradas las medidas ambientales correctivas o mitigantes
correspondientes, según lo dispuesto por la UGA del IDECOAS-FHIS y por las
herramientas especiales indicadas en este manual.
La comunidad tiene capacidad de constituir una organización (ORMA), a ser
capacitada para la ejecución, la operación y mantenimiento preventivo del CE.
El proyecto satisface los criterios de elegibilidad propios para cada tipo de
proyecto, establecidos en el Manual de Evaluación de Proyectos del IDECOAS-
FHIS. El financiamiento para el proyecto está sujeto a lo dispuesto por las fuentes
de financiamiento y la Ley de contratación del Estado en condición supletoria.
Los recursos serán otorgados a las comunidades en calidad de título gratuito
(contribución) y no requieren de adjudicación alguna que no sea la aprobación del
proyecto (alcances y costo) por parte del Comité de Operaciones del IDECOAS-
FHIS y la respectiva formalización de convenios y contratos respectivos.
La esencia de un PEC en el PROMINE: i) Ser CE priorizados en el Plan
Maestro de la SE; ii) CE con predio legalizado o con mínimo cinco años
de funcionamiento (en zonas de frontera); iii) Ser parte de un PEDM/PIM
debidamente aprobado; iv) Tener dos componentes sustanciales (la obra
física/equipamiento y el fortalecimiento comunitario); v) La comunidad
recibe el dinero, lo administra y el CEP rinde cuente a la comunidad y a la
Municipalidad; y vi) La participación de las respectiva municipalidad es
26
acorde a su nivel de gestión.
3.4. Ejemplos Indicativos de la infraestructura/equipamiento a ser
considerada en el marco del PROMINE
Componentes Descripción
A) Infraestructura Básica
A1.- Aulas, (Construcción, reposición, ampliación y/o reparación)
Módulos sanitarios
Módulos de lavamanos
Cocina Bodega - Comedor
Bibliotecas /mini-bibliotecas
Laboratorios / Talleres
Módulo administrativo
A2.- Exteriores
Canchas deportivas
Juegos Infantiles
Forestación, reforestación
B) Infraestructura Complementaria
B1.- Obras Exteriores
Cercos perimetrales
Gradas de acceso
Muros de contención
Cunetas
Aceras
Obras de protección contra vientos, la erosión
e inundaciones
Otras complementarias para el buen
funcionamiento de los CE
B.2 Obras Hidro-Sanitarios
Tanque de almacenamiento de agua
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Componentes Descripción
Sistemas de abastecimiento de agua
Sistemas alternativos de recolección/
abastecimiento de agua
Sistemas de manejo de aguas residuales
(pozos sépticos, pozo de absorción, zanjas de
infiltración, bio-jardineras, otros)
Resumideros
B.3 Obras para saneamiento (desechos sólidos)
Fosas para depósito de basuras
B.4 Obras de generación de energía eléctrica, para los CE:
Paneles solares
Sistema de generación
Otros según requerimientos
B.5 Obras para Seguridad Alimentaria
Huertos productivos y pedagógicos
Invernaderos
Macro-túneles
Producción animal
C) Equipamiento de Centros Educativos
C. 1 Equipamiento con Criterios Pedagógicos
Mobiliario (por grado escolar)
Mesas de trabajo escolares
Sillas y cátedras administrativas
Mobiliario - equipo para talleres y laboratorios
Mobiliario de uso exterior
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Componentes Descripción
D) Infraestructura exterior al CE que apoya su funcionamiento
D.1 Considera el acceso al CE
Tramo inmediato del camino de acceso
Abastecimiento de agua potable
Abastecimiento de energía eléctrica
Otros, debidamente justificados
3.5. De la Inversión en Fortalecimiento Organizativo Comunitario y
la Capacitación
El objetivo de los PEC no es simplemente brindar a la comunidad educativa una
instalación equipada o un conjunto de insumos para que realicen un proyecto.
Lo que se pretende con los PEC, es principalmente lo siguiente:
Incrementar el acceso de las comunidades a los servicios de educación con
calidad;
Fomentar el autodesarrollo, autogestión y autoestima de los habitantes las
comunidades pobres e igualmente incrementar su capital social;
Elevar el nivel organizativo de las comunidades y la gerencia comunitaria;
Fomentar una cultura de transparencia y rendición de cuentas y,
Propiciar una nueva forma de colaboración entre el gobierno central, el gobierno
local y las comunidades.
Por tal motivo es que el IDECOAS-FHIS le otorga un mayor valor agregado social y
desarrollista a su Ciclo de Proyectos, dando mayor prioridad a la manera de procesar este
ciclo, asegurando una amplia y sistemática participación a las comunidades e invirtiendo
en actividades de fortalecimiento organizativo comunitario y de su capacitación.
En los capítulos que siguen del presente Manual se establecen cuáles son las fases,
módulos de capacitación y requisitos especiales que debe tener el ciclo de proyectos
PEC, para asegurar el involucramiento sistemático de las comunidades y de las
autoridades municipales y sus técnicos, en todo el Ciclo de Proyectos así como las
actividades de capacitación a realizarse.
Las actividades y módulos de capacitación son dictados por un Capacitador. Los módulos
son impartidos antes de la ejecución física de las obras (para preparar a la comunidad a
dirigir la ejecución de su proyecto), durante la misma (para asegurar que el contrato de
29
ejecución y el presente manual se cumpla) y posteriormente una vez que la obra haya
sido inaugurada y puesta en operación (para asegurar un adecuado uso y mantenimiento
del proyecto y además proyectar a la comunidad hacia nuevos objetivos y metas de
autodesarrollo).
Todo módulo de capacitación debe contener debidamente definidos los siguientes
elementos:
1. Grupo objetivo (comunidad completa, un sector especial de la comunidad o el CEP /
CCS).
5. Contenidos temáticos;
6. Duración estimada en sesiones, horas y días;
7. Fase del Ciclo de Proyectos en que debe ser impartido;
8. Ayudas o material de apoyo;
9. Guías temáticas del capacitador; y
10. Mecanismo de verificación de resultados obtenidos.
11. Herramientas de evaluación de aprendizaje.
Para efectos de ejecutar de manera adecuada la capacitación se deben tener presentes
los siguientes principios:
1. La capacitación es una inversión y no un gasto, ya que fomenta el desarrollo de la
autogestión, apropiación y autoestima en las comunidades.
2. Los módulos se deben aplicar en el momento indicado para preparar a una comunidad
a asumir una responsabilidad dentro del Ciclo de Proyectos, garantizando el
cumplimiento adecuado de esa fase del proyecto.
3. La capacitación debe ser esencialmente práctica, con ejemplos e impartida de una
manera participativa (frecuentes preguntas y respuestas) y trabajos en base a
dinámicas y trabajo en grupos.
4. La capacitación debe apoyarse en material didáctico especialmente preparado o
adquirido, teniendo en cuenta que los asistentes a la capacitación son adultos,
campesinos y muchas veces poco habituados a estas actividades.
5. El IDECOAS-FHIS, la Comunidad/Municipalidad/Mancomunidad contratará a terceros
para la ejecución del componente de capacitación, bajo los procedimientos
establecidos en el Manual PEC o de ser el caso en la Ley de Contratación del Estado.
A partir de la visita de Pre-factibilidad, la comunidad debe seleccionar a
su propio Capacitador, que será contratado por el IDECOAS-FHIS,
Comunidad, o la Municipalidad/Mancomunidad, quien cumplirá sus
actividades mientras se formula, evalúa y aprueba el proyecto.
30
3.6. Los Dos Bloques de la Capacitación dentro del Ciclo PEC
La capacitación es un componente importante y debe impartirse de manera
sincronizada con el componente infraestructura. Dado que la capacitación se ha
previsto como un apoyo al desarrollo de la comunidad y sus organizaciones, es
parte vital del proyecto y su costo es parte de rubro de inversión dentro del
PROMINE.
1er. Bloque o Capacitación: Para realizar la Pre-factibilidad, presentar el
contexto de los proyectos PEC, apoyar el nombramiento del CEP, de la
ORMA y prepararles para que participen en la formulación del proyecto y
asuman la administración de la ejecución de los proyectos
Es facilitado por un Capacitador contratado por la comunidad, la Municipalidad, la
Mancomunidad o por el IDECOAS-FHIS, según el caso.
Comprende los siguientes módulos: 1) Organización Comunitaria y el trabajo
conjunto Comunidad/Municipalidad en los PEC; 2) Prevención del delito mediante
el diseño del medio ambiente (CPTED), para lo cual se le entrega las fichas de
diagnóstico CPTED del proyecto al capacitador; 3.) Contexto de la Contraloría
Social en los PEC; 4) Los Arreglos Administrativos Compras y Contrataciones por
parte de las comunidades; 5) Controles y Contabilidad Básica y Rendición de
Cuentas.
2do. Bloque o Capacitación: Impartido durante la ejecución del proyecto,
tiene los módulos de profundización de la Contraloría Social en los PEC;
medio Ambiente, promoción en higiene y salud, el buen uso y
mantenimiento rutinario-preventivo (con la ORMA).
Es facilitado por el Capacitador contratado por la comunidad, municipalidad o
mancomunidad y en casos especiales, donde se requiere reforzamiento, o por
rescisión del contrato del capacitador, esto se asume por la UTC.
Tiene los siguientes módulos: 6) la Contraloría Social en los PEC, 7) La
Comunidad y la Protección de su Ambiente; 8) Saneamiento-Escolar, prevención
en higiene y salud; y 9) Uso y mantenimiento rutinario-preventivo del Centro
Educativo (con la ORMA).
Nota Importante: La corporación municipal asignará un representante para
participar en los bloques de capacitación con el objetivo de tener información
sobre el proyecto, especialmente para poder auditar los aspectos financieros y
aprender de los procesos descentralizados que realiza el IDECOAS-FHIS.
31
3.7. Las Asambleas Generales Comunitarias
Constituyen la columna vertebral de todo el ciclo de proyectos PEC. Es en estas
asambleas es donde la comunidad toma las principales decisiones sobre su proyecto y
por consiguiente sobre su autodesarrollo. Son también una excelente escuela de prácticas
de democracia y negociación. En el presente Manual se establecen cinco Asambleas
Generales Comunitarias, empero no impide a que la comunidad se reúna las veces que
considere necesario. Estas cinco Asambleas son realizadas, en la medida de lo posible,
con la presencia de representantes de la municipalidad, y en general son convocadas
todas las fuerzas vivas. Ver cuadro a continuación:
32
Asamblea Decisiones a tomar
1ra. Asamblea General: Visita
de Pre-factibilidad
1. Confirmar la prioridad del proyecto.
2. Elección o confirmación de un CEP, el CCS
y la ORMA. Juramentación por parte de la
Municipalidad.
3. Aprobar el Plan de Capacitación y
Fortalecimiento comunitario.
4. La Comunidad selecciona al Capacitador
del Primer Bloque, para lo cual el
IDECOAS-FHIS entrega una lista corta de
los capacitadores calificados y certificados
PROMINE, para la zona.
5. La Comunidad selecciona el Auxiliar
Contable, en lo posible que sea de la
comunidad o de la zona.
6. La Comunidad aprueba el compromiso de
cumplir con su aporte comunitario (10% del
costo directo del proyecto) de manera
oportuna. La Corporación Municipal
presenta su compromiso para cumplir con
su contraparte financiera, en caso que sea
en efectivo debe ser entregada el 50%
antes del inicio de la ejecución del proyecto.
7. La asamblea es avalada por la Corporación
Municipal, la cual reitera ante la comunidad
su compromiso financiero y de asistencia
técnica para apoyar el funcionamiento y
mantenimiento del proyecto una vez
concluido.
33
Asamblea Decisiones a tomar
2da. Asamblea General: Al
finalizar la Evaluación y el 1er
Bloque de Capacitación
1. Aprobar los alcances del proyecto.
2. Cuantificar y comprometer contraparte.
3. Asegurar el buen uso y mantenimiento del
proyecto.
4. Aprobar estatuto del Comité Ejecutor del
Proyecto (CEP).
5. Iniciar trámites de reconocimiento
Municipal.
6. Acordar la forma de pago de la mano de
obra comunitaria que no es aporte.
3ra. Asamblea General:
Conocer y aprobar contratos
1. Contratar al Supervisor Docente (en caso
de que no sea contrapartida de la
alcaldía/mancomunidad). Donde existe una
UTI calificada, la comunidad puede
contratarle para apoyar la administración
del contrato de la Supervisión Docente.
Capacitador del primero y segundo Bloque
y al Maestro de Obra Residente.
2. Identificación de las actividades importantes
de la obra
34
Asamblea Decisiones a tomar
4ta. Asamblea General:
Informe de Avance de la Obra
y del uso de los ahorros
1. Presentar en Asamblea General un informe
financiero de avance de la obra.
2. Aprobar el uso que se dará a los ahorros
que se lograsen obtener por la buena
administración de la obra.
3. Ratificación - Actualización de la ORMA.
4. Reconocimiento y juramentación de la
ORMA por parte de la Municipalidad.
5. Aprobación de la Asamblea para que se
inicie el proceso de traslado de fondos del
CEP a la ORMA.
5ta. Asamblea General:
Recepción de la Obra y Plan
de Mantenimiento
1. Aprobación de la Obra.
2. Aprobación del Plan de Mantenimiento.
3. Confirmación de la ORMA como ente
responsable del mantenimiento.
Sugerencias para una buena Asamblea Comunitaria
1. Obtener información sobre el número de habitantes o de
viviendas de la comunidad.
2. Convocar a la comunidad como mínimo con 8 días de
anticipación.
3. Fijar la fecha, hora y lugar de la Asamblea según la
conveniencia de los miembros de la comunidad, y/o de las
organizaciones locales.
4. Verificar si hay quórum (la mitad más uno de los convocados)
de lo contrario es mejor cancelar la Asamblea y acordar una
nueva fecha.
5. Desde el comienzo se debe dar a los ancianos la importancia
que se merecen.
6. Incentivar la participación de las mujeres y de los hombres, y
35
la diversidad de interlocutores.
7. Utilizar un lenguaje sencillo, ejemplos y ayudas audiovisuales.
Hablar en voz alta y calmadamente,
8. La Asamblea debe tomarse el tiempo necesario para analizar
sus decisiones.
12. Al final, recapitular los acuerdos y llenar un acta, solicitando la
firma o la huella digital a todos los participantes mayores de 18
años.
13. Si uno de los puntos de agenda es formar algún comité o
comisión, incentivar el cumplimiento de la equidad de género.
14. Si al menos el 40% de los asistentes no son mujeres el
Capacitador debe abortar la Asamblea.
3.8. Las Fases del Ciclo de Proyecto PEC
Pre- Ciclo: Priorización y selección de
Redes Educativas y Centros educativos:
La SE a través del Plan Maestro
determina el listado de RE y CE a
intervenir y lo entrega al IDECOAS-
FHIS.
Criterios aplicados, RE y CE
priorizados por la SE.
Evaluación de capacidades de
Municipalidades /Mancomunidades
aplicada.
Proyectos priorizados en los PEDM
y nota de compromiso de la
Municipalidad para co-financiar el
proyecto. En caso de Talleres,
compromiso municipal de financiar
su operación, mantenimiento y los
instructores.
Visitas de Pre-factibilidad y dictamen de
viabilidad:
RE y CE visitados, definición de
alcances en la intervención.
Visitas a los CE y trabajo con la
comunidad Educativa
realizadas.
Formulador y Técnico Social
UTC contratados.
1era Asamblea General
realizada.
CEP, ORMA y CCS designados.
Comités nombrados o
confirmados
36
La Aprobación Institucional
Alcances acordados en conjunto
SE e IDECOAS-FHIS.
Expediente aprobado por el Comité
de Operaciones del IDECOAS-
FHIS.
Acta de Comité de Operaciones.
Municipalidad informada.
Comunidad informada.
SE informada.
La Formulación e inicio de la
Capacitación Comunitaria
Expediente formulado por el
evaluador y el técnico social.
Comunidad/Municipalidad han
aprobado los alcances del
proyecto y sus aportes en 2da
Asamblea.
Primer Bloque de Capacitación
iniciado.
Tramite de reconocimiento
Municipal de, ORMA y CCS
iniciado.
Arreglos Administrativos.
Firmado Convenio IDECOAS-
FHIS-municipalidad.
Firmado Contrato
Municipalidad-Comunidad
Reconocimiento Municipal del
CEP obtenido.
Cuentas bancarias de la
Municipalidad y de la
comunidad abiertas.
Primer bloque de capacitación
terminado
Adjudicación y transferencia de
recursos:
Fondos desembolsados.
Libro de contabilidad preparado.
Supervisor seleccionado y
contratado.
37
Terminación de la Obra
Actas de Recepción Provisional
y Definitiva de la Obra.
Plan de Mantenimiento
acordado por la comunidad y
municipalidad.
Proyecto recibido a satisfacción
del IDECOAS-FHIS y la SE.
Segundo bloque de
capacitación terminado.
Ejecución del Proyecto y 2do Bloque
de Capacitación:
Plan de Ejecución del Proyecto
Elaborado y Aprobado.
Proyecto en Ejecución.
Segunda Capacitación en
proceso.
Supervisor Docente y de
capacitación actuando.
Inspectoría IDECOAS-FHIS y
de la SE actuando.
Inicio de la Operación y del
Mantenimiento Rutinario-Preventivo:
Organización Responsable del
Mantenimiento (ORMA).
Plan de Mantenimiento iniciando
su ejecución.
Proyecto finiquitado.
El Monitoreo Posterior a la
ejecución y de requerirse,
reforzamiento a la Capacitación.
Monitoreo ex-post realizado.
Tercer bloque de capacitación
impartido.
38
4. Primera Fase: Pre ciclo – Priorización, selección de Redes y Centros Educativos
4.1. Objetivos de la Fase
1. Aplicar los criterios establecidos por el PROMINE, a ejecutarse bajo la
modalidad PEC.
2. Asegurar el compromiso de las municipalidades para apoyar la ejecución de
los PEC en sus respectivas comunidades.
3. Garantizar que los proyectos PROMINE–KfW apoyen de forma eficaz al
funcionamiento pedagógico de las RE.
4.2. Modalidad de Ingreso
Las solicitudes de proyectos dentro del PROMINE serán consideradas una vez que los
CE sean priorizados dentro del PM por parte de la SE. El IDECOAS-FHIS verifica que sea
parte del PEDM, luego en campo su viabilidad. Si el proyecto califica, le asignan código e
ingresa al Sistema de información IDECOAS-FHIS, codificados de tal forma que generen
una correlación con los CE y las RE a las que pertenecen. En caso de que no formen
parte del PEDM, el IDECOAS-FHIS solicitará su inclusión mediante un acuerdo de la
corporación municipal.
4.3. Procedimientos de Ingreso y Registro
1. La Secretaría de Educación presenta al IDECOAS-FHIS la lista de RE y de los CE,
priorizados que cumplen con los criterios de selección establecidos en los respectivos
convenios y PM.
2. El IDECOAS-FHIS verifica que los proyectos se encuentren en los PEDM.
3. El IDECOAS-FHIS verifica que los proyectos sean elegibles.
4. Con la ficha del proyecto el Director de Proyectos, declara elegible la solicitud y ésta
es ingresada y codificada en el sistema IDECOAS-FHIS.
4.4. Identificación de componentes a nivel Red Educativa
Mediante el Plan Maestro de Infraestructura Educativa (PM), se identificarán los CE y las
RE a intervenir en el marco del PROMINE y una vez priorizados se entregan al IDECOAS-
FHIS, para proceder con la visita de pre-factibilidad (viabilidad técnica, social, legal,
ambiental, económica financiera). Para confirmar el alcance de los proyectos, se
requieren identificar los componentes adicionales de infraestructura que contribuyan al
funcionamiento y al fortalecimiento de las Redes Educativas y que generalmente no se
39
encuentran en el PM (como son talleres, laboratorios, canchas, equipamiento exterior de
las aulas, entre otros).
Con los fondos del Programa PROMINE, por lo regular se financia parte o el total de un
conjunto de infraestructuras para el fortalecimiento de la RE que consiste de un taller
hogar, un taller temático (por ejemplo de metal mecánica, de madera, de electricidad,
otros), laboratorio de cómputo, laboratorio de ciencias naturales, huertos escolares,
canchas y una biblioteca. Mientras el taller de cómputo, el laboratorio de ciencias
naturales y la biblioteca (no cuando hay la modalidad de “ahora los libros están en el
aula”) son infraestructuras estándar, especialmente el taller hogar y el taller temático
dependen de las circunstancias locales.
Para determinar la infraestructura de fortalecimiento de la RE, existen dos maneras:
1. Necesidades de infraestructura de la RE ya han sido determinadas: La propuesta de
infraestructura de la RE se entrega al IDECOAS-FHIS antes de la visita de pre-
factibilidad, para que pueda ser considerada en la misma.
2. La infraestructura de la RE aún no ha sido definida: IDECOAS-FHIS procede a
mejorar los CE de la RE según lo indicado en el Plan Maestro. Paralelamente, se
define la infraestructura de fortalecimiento de la RE, la cual es ejecutada en una
segunda fase.
Por ello, es necesaria una discusión de los alcances de los proyectos de infraestructura a
nivel de la máxima instancia de las RE, que es la Asamblea Representativa. En esta
asamblea se determinarán las especificaciones (tipo y uso) del taller hogar y del taller
temático, según las características socioeconómicas de la zona, así como la ubicación
que debe de tener la infraestructura de la RE a financiarse en el marco del PROMINE. En
esta asamblea deberá participar el o los alcaldes del o de los municipios cuyos centros
educativos participan en la RE.
Esta actividad es realizada por el Director de la RE de la SE, apoyado por el Enlace de
Red. El objetivo de la actividad consiste en obtener un listado de proyectos de la RE
consensuado con la máxima instancia de la RE. Los procedimientos son los siguientes:
1. Tanto el Director de la RE como el profesional del IDECOAS-FHIS deben conocer el
PER y los PEC-SE correspondientes, al menos en el capítulo referente a
infraestructura, previo a la reunión con la Asamblea Representativa de la RE. En la
revisión de los PER y PEC-SE, se cotejan los componentes de infraestructura ahí
plasmados con lo indicado en el PM. Los PER y PEC-SE de las RE y de los CE a
intervenir son proporcionados al IDECOAS-FHIS por la UME de la SE o su respectiva
departamental.
2. El Director de la RE, con el apoyo del Enlace de la Red convoca a la reunión con la
Asamblea Representativa de la RE con una anticipación de al menos una semana.
40
3. A los participantes de la reunión se les informa sobre el PROMINE y el Plan Maestro
de la SE, utilizando, si las circunstancias lo permiten, las presentaciones que se han
elaborado para este fin.
4. El Director de la RE presenta los proyectos del PER y de los PEC-SE. En caso de que
los PER y PEC-SE contengan componentes no contemplados en el PM, éstos deben
ser justificados por su importancia para la RE (plaza, currículo y garantía de
operación). La justificación de los componentes no contemplados en el PM debe
constar en el acta de la reunión.
5. La Asamblea Representativa discute los posibles proyectos de la RE a solicitar al
PROMINE. En esta discusión se deben considerar la relación del taller del hogar y del
taller temático con la situación socioeconómica de la zona, así como sus alcances y
justificar la necesidad de los proyectos. El producto de la Asamblea es un listado de
proyectos de fortalecimiento de la RE que corresponde al menú de proyectos elegibles
en el marco del PROMINE. En base al listado elaborado, se concertó con el
IDECOAS-FHIS una visita de pre-factibilidad específica para los proyectos de
fortalecimiento de la RE. En cualquiera de las dos modalidades para la definición de
proyectos de fortalecimiento de la RE, se requiere de la siguiente documentación para
que puedan ser tomados en cuenta:
a. Acta de asamblea donde consta qué tipo de infraestructura se quiere
solicitar al Programa, incluyendo la descripción de su ubicación.
b. Punto de acta donde la municipalidad se compromete a promover la
certificación de los instructores por el INFOP en caso necesario
(principalmente en pedagogía), aportar recursos para el pago de los
instructores y para la operación y el mantenimiento de los talleres.
c. Certificación de las autoridades de las direcciones departamentales o
distritales de la SE donde se manifiesta el acuerdo con lo expresado en los
dos documentos anteriores.
Nota: A fin de considerar nuevas intervenciones en las municipalidades donde
ya se han realizado proyectos PROMINE, se evaluará el cumplimiento de la
contraparte local y gestión por parte de la Municipalidad respecto al proyecto y
el mantenimiento que tienen los CE ya intervenidos.
4.5. Responsables:
Funcionarios de la Secretaría de Educación
Funcionario de la Dirección de Proyectos y de la UTC del IDECOAS-FHIS
Asistencia Técnica del Programa
Funcionario Municipal
41
Para los asuntos que no están normados en el presente Manual se
aplican las normas, procedimientos, criterios y herramientas establecidos
en el Manual de Operaciones del IDECOAS-FHIS, Manuales
Complementarios o en las Guías respectivas de cada uno de los
Programas Especiales, siempre que no contravengan las establecidas en
el presente Manual.
42
5. Segunda Fase: Visitas de Pre-factibilidad y dictamen de factibilidad
5.1. Descripción y Objetivos
Esta fase del ciclo está conformada por eventos consecutivos, que representan la
continuidad del trabajo anterior a nivel de la RE. El primero es la visita de pre-factibilidad a
cada CE, que incluye el autodiagnóstico comunitario, el segundo es la 1ra. Asamblea
General de la comunidad.
Los objetivos o resultados de esta fase son:
1. El IDECOAS-FHIS ha determinado que la solicitud presentada es viable desde el
punto de vista social, técnico, ambiental, legal, económico, financiero y operativo.
2. La comunidad educativa, en conjunto con los profesionales del IDECOAS-FHIS,
recorren todo el predio educativo, enfatizando los problemas encontrados y de esta
forma se garantiza que la actuación comunitaria y profesional a seguir se sustente en
la realidad del CE.
3. La comunidad ha realizado un autodiagnóstico participativo de su situación y sus
posibilidades, habiendo precisado sus problemas y necesidades, las ha priorizado y
ha acordado la forma de satisfacerlas.
4. Como resultado de lo anterior, la comunidad ha decidido ejecutar su proyecto bajo la
modalidad PEC.
5. La comunidad ha decidido fortalecer su organización, habiendo creado o en su caso
ratificado un Comité Ejecutor del Proyecto y un Comité de Contraloría Social y cuentan
con un reconocimiento Municipal. Estas decisiones se toman en la 1ra. Asamblea
Comunitaria.
6. Se ha establecido un pre compromiso sobre la disposición de aportes comunitarios y
la anuencia para capacitarse.
7. La comunidad cuenta con elementos para establecer un Plan de Desarrollo
Comunitario que le servirá para solventar sus problemas y necesidades.
5.2. Procedimientos de la Visita de Pre-factibilidad
Con una anticipación mínima de una semana, se les convoca a las autoridades
municipales, educativas y comunitarias y a las autoridades municipales se les solicita un
censo poblacional. La realización de la visita de Pre-factibilidad está a cargo de un
profesional de la Dirección de Proyectos y un profesional de la UTC del IDECOAS-FHIS, y
en la medida de lo posible, un representante de la SE. Participa, además, la comunidad
educativa (junta directiva, padres de familia, maestros y un grupo de alumnos de
diferentes grados) y representantes de la RE y de la municipalidad. En caso de que el
43
proyecto prestará servicios a la RE en su conjunto (laboratorio, taller), en el recorrido
deben participar representantes de todos los CE de la RE.
La visita de pre-factibilidad consta de tres momentos:
- Recorrido por las instalaciones del CE, donde los profesionales se hacen
acompañar por la comunidad educativa y un representante municipal, para
obtener la Pre-factibilidad en base a la viabilidad Social/ Técnica/ Ambiental /
Legal y Financiera.
- Un ejercicio con alumnos del CE.
- Reunión con la comunidad educativa (se recomienda realizarla de forma
paralela a la reunión con los alumnos).
A continuación se describen estos tres momentos:
5.2.1. Recorrido por las instalaciones del CE
Antes de iniciar el recorrido los profesionales del IDECOAS-FHIS dan a conocer el
objetivo de la visita. La determinación de la pre-factibilidad es un trabajo de campo donde
los profesionales del IDECOAS-FHIS, acompañado de representantes municipales (y de
sus UTM/UTI), comunitarios y otros actores, constatan lo señalado en el trabajo cumplido
en conjunto con la RE, durante un recorrido por el área de cada CE. Es decir, se obtiene
la información requerida para la calificación de su viabilidad y la requerida para el
desarrollo de los TdR, estudios de pre-inversión y para la evaluación ex-ante del proyecto.
De manera general se busca establecer:
- Alcance de la necesidad y solución (por ejemplo, el proyecto de RE evaluado
en forma integral, la sede y los centros educativos integrados). El número de
beneficiarios directos, número de aulas, áreas recreativas y las requeridas
según los criterios los diseños pedagógicos de la SE.
- Disponibilidad y ubicación del o los predios requeridos, actuales y futuras
ampliaciones, el área disponible del terreno, características ambientales y del
suelo.
- Necesidad y cuantificación de obras complementarias que permitan la
funcionalidad de la infraestructura, incluyendo su accesibilidad y la prevención
del riesgo del deterioro al medio ambiente, en las condiciones específicas del
proyecto.
- Necesidad de equipar las edificaciones, incluyendo las áreas de deporte y
recreación y sistemas de servicios básicos sanitarios.
- La legalidad de la tenencia del predio a favor de la SE, o cumpliendo los
acuerdos con la Fuente Financiera KfW, por ejemplo para el caso de los
predios en zonas de frontera u otros.
44
- Costo aproximado para comparar con la línea de corte (referente a la inversión
por alumno y por metro cuadrado, principalmente).
- Identificación de la vulnerabilidad a fenómenos naturales y de impactos
predecibles al medio ambiente que causará su ejecución y, de requerirse,
incorporar infraestructura ambiental complementaria.
- Para los proyectos que requieran de obras para el acceso al predio,
electrificación, agua y saneamiento, se deben considerar las opciones
tecnológicas y ecológicas más apropiadas.
- Durante el recorrido se pondrá especial énfasis en la recopilación de datos que
permitan analizar los temas de bioclimático, CPTED, distribución de espacios
del predio y de otros aspectos que caractericen a la comunidad en su contexto
socio-cultural.
- Verificar la existencia de otros financiamientos para el proyecto, alguno de sus
componentes o actividades conexas.
- Tanto los técnicos como la comunidad, se asegurarán en esta etapa, que el
proyecto sea construido en un lugar donde no tenga ningún riesgo y que no
dañe el entorno. Los aspectos ambientales y ecológicos de esta etapa están
indicados en la ficha respectiva.
Nota Importante: En caso de talleres temáticos para la RE se requiere el
compromiso por escrito de que la alcaldía asumirá el pago de los instructores, los
gastos de la compra de los insumos requeridos para la instrucción y el
mantenimiento de los equipos e instalaciones. Esta nota debe ser avalada por el
Director Distrital o Departamental de la SE.
Es recomendable documentar lo encontrado con fotografías, que pueden utilizadas para
concientizar a la comunidad educativa sobre la importancia de operar el CE debidamente
y procurar un adecuado mantenimiento. Además, pueden servir para evidenciar el “antes”
y “después” de la intervención del PROMINE.
5.2.2. Ejercicio con alumnos de diferentes grados de CE
El objetivo del ejercicio consiste en realizar un diagnóstico que aprovecha el conocimiento
de la niñez y su sinceridad, para que dibujando presenten la situación del CE desde el
punto de vista de “alumnos” y obtener de esta forma insumos para la formulación del
proyecto. Luego, capitalizar su participación en pro de un adecuado uso y mantenimiento
del predio en su conjunto.
A cada alumno se le proporcionan dos hojas de papel y crayones y se le pide dibujar dos
situaciones: “Lo que no me gusta en mi escuela” y “La escuela que quisiera tener”. Una
vez terminados los dibujos, se colocan en una pared, agrupados según los dos temas y se
pide a algunos niños explicar sus dibujos. Durante la explicación, es importante procurar
45
que el alumno que expone sus dibujos no lo haga al facilitador del ejercicio, sino al grupo
de los niños.
5.2.3. Reunión con la comunidad educativa
La reunión con la comunidad educativa tiene los siguientes propósitos:
Realizar un autodiagnóstico sobre la situación de la comunidad en general,
enfatizando sobre la situación de la educación en la comunidad. En este momento,
se establecen los problemas (sociales) y las necesidades (infraestructura
comunitaria), a ser considerados en el desarrollo futuro de la comunidad.
Dar a conocer los proyectos que, según el listado obtenido en la reunión con la
Asamblea Representativa, se realizarán en la comunidad, así como su
confirmación de parte de la comunidad educativa.
Dar a conocer la modalidad PEC y obtener el consenso de la comunidad educativa
de realizar su proyecto de esta forma.
Conocer los resultados del ejercicio que se ha realizado con alumnos.
5.2.4. El autodiagnóstico
Una vez que la comunidad educativa haya sido informada sobre el PROMINE y el PM, se
procede a realizar el ejercicio del autodiagnóstico, utilizando los formatos establecidos.
El autodiagnóstico es facilitado por uno de los técnicos del IDECOAS-FHIS, apoyado por
algún integrante de la comunidad educativa. Con la finalidad de permitir la libre
participación de hombres y mujeres y obtener puntos de vista que pueden diferir según el
género, es conveniente formar un grupo de mujeres y otro de hombres para la
recopilación de la información y la discusión inicial.
Deben abordarse los siguientes temas:
Mapeo social: Organizaciones con las que cuenta la comunidad.
Problemas que tiene la comunidad en general y luego, el tema de educación en
especial y sus posibles soluciones.
Datos generales del CE: número de alumnos (por sexo), maestros y aulas, grados.
Inventario del CE: ¿Qué tenemos y en qué estado se encuentra? ¿Qué
necesitamos tener?
La información debe de escribirse en papelógrafos que serán colocados en una pared
para su presentación y discusión en la plenaria.
Una vez concluida la discusión, se dan a conocer los proyectos para el CE incluidos en el
listado obtenido en la reunión con la Asamblea Representativa de la RE y se verifica su
congruencia con lo expresado por la comunidad educativa del CE.
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Registro de la información y su futura disponibilidad: Es muy importante que la
información registrada (papelógrafos y dibujos) queden en la comunidad educativa como
testimonio de su proceso organizativo. Los técnicos del IDECOAS-FHIS deben tomar
fotografías digitales de cada dibujo y papelógrafo y conservarlas para ser utilizados en la
formulación del proyecto y de sus componentes sociales y de infraestructura.
5.2.5. Información sobre el Programa, los PEC y la metodología a implementar
Una vez finalizado el autodiagnóstico, los técnicos del IDECOAS-FHIS proceden a
informar a la comunidad educativa sobre los PEC – se plantean sus ventajas, condiciones
de ejecución, de uso y mantenimiento del predio y otros compromisos que se requieren de
parte de la comunidad educativa y que serán acordados y ratificados en la primera
asamblea comunitaria. En este momento, es muy importante dejar material impreso sobre
el PROMINE y los PEC - en la comunidad, para que tenga información objetiva sobre el
tema y puede seguir discutiendo el tema una vez concluida la visita. Los temas tratados
deben constar en un “check list” (paleógrafo) que se queda en la comunidad y el
facilitador lo archiva en forma fotográfica.
5.2.6. Conocer los resultados del ejercicio que se ha realizado con alumnos
Finalizadas las actividades anteriores, los alumnos hacen una exposición de sus dibujos
que representan los mejores mensajes alusivos a la situación actual y futura de su CE, a
los adultos. Es una actividad muy importante para que los maestros, padres de familia y
profesionales conozcan la opinión de los niños y la consideren en la formulación del
proyecto y de sus componentes.
Durante la pre-factibilidad, se notifica a la comunidad qué documentos o información está
pendiente y que sin esa información no se podrá seguir adelante con el proceso de
Formulación.
5.2.7. La 1era Asamblea Comunitaria
La 1era Asamblea Comunitaria se realiza con la participación de la mayoría (al menos el
70%) de los miembros que integran la comunidad y de otros actores que mantienen una
actuación local. En esta asamblea se busca establecer lo siguiente:
Dar a conocer los resultados de la visita técnica inicial.
Entre IDECOAS - FHIS y SE, dar a conocer a la comunidad y otros actores el
posible alcance del proyecto.
Informar sobre los procedimientos de la SE y del IDECOAS-FHIS.
Comprobar la vigencia de la demanda comunitaria del proyecto establecida
durante la pre-factibilidad.
El cumplimiento o no de los requisitos sociales y otros (técnicos, legales,
ambientales, legales), establecidos por el IDECOAS-FHIS para que el proyecto
pueda ser considerado como viable o no. Esto se da básicamente en la capacidad
47
y disposición de la comunidad (y de la municipalidad) de aportar el
cofinanciamiento y hacer compromisos de participación en los diferentes eventos
de capacitación.
Identificar la organización que se hará responsable de la ejecución del proyecto
CEP. Luego se designan los tres contralores sociales y las personas que asistirán
a la capacitación a ser impartida.
Dar a conocer los derechos y obligaciones que tendrán la comunidad respecto al
proyecto. Se establecen los acuerdos de cofinanciamiento y aportes, así como el
cronograma para su cumplimiento, y se delimita la responsabilidad comunitaria y
municipal (incluyendo su cofinanciamiento para el proyecto).
Se firman las actas y pre compromisos comunitarios, municipales e institucionales.
A fin de contar con la aprobación de los compromisos de la totalidad de la
“Comunidad Educativa”, en el caso de los que no asistieron a la asamblea deberán
firmar el acta de compromiso, a fin de que siempre se estipule su apoyo a la
ejecución del proyecto y luego a su operación y mantenimiento, con su mano de
obra u otro tipo de aporte que se haya establecido. Este documento formará parte
del expediente del proyecto. La municipalidad será la responsable de hacer llegar
al IDECOAS – FHIS las actas firmadas previa aprobación del proyecto.
Se firma el documento de “Alcance del Proyecto” por representantes IDECOAS –
FHIS y de SE, el Director o Subdirector del CE, un representante de la alcaldía y
un representante de la comunidad. En caso que la SE no participe en la visita a
campo, los alcances serán definidos en gabinete (SE – IDECOAS-FHIS), previo a
la firma.
Los alcances de los proyectos serán aprobados y ejecutados, con base a la
Normativa vigente.
5.3. Criterios para la Conformación de la Organización Comunitaria
Responsable de la Ejecución del Proyecto
El IDECOAS-FHIS debe respetar y fortalecer los organismos existentes, salvo que la
Asamblea General decida cambiar a los miembros de los organismos existentes o crear
un organismo diferente. En todos los casos el ente encargado de dirigir la ejecución del
proyecto depende orgánicamente de la Asamblea General.
Dado que la ejecución del proyecto PEC-requiere de dos instancias (un Comité Ejecutor
del Proyecto, responsable de la gerencia y administración del proyecto y un Comité de
Contraloría Social, responsable de vigilar el buen uso de los recursos), en Asamblea
General se consultará a la comunidad si existen los entes equivalentes, si desean
modificarlos, confirmarlos o crear nuevos. Esta debe ser una decisión totalmente libre,
informada y democrática de la comunidad.
48
El Comité Ejecutor del Proyecto (CEP) debe estar conformado por al menos cinco
personas:
1. Presidente/a.
2. Secretario/a (debe saber leer y escribir).
3. Tesorero/a debe saber leer, escribir y manejar las cuatro operaciones
aritméticas.
4. Un/a Vigilante Ambiental
5. Un/a Vocal
El Comité de Contraloría Social (CCS) debe estar conformada por al menos tres personas
que no sean miembros del CEP (uno de los tres debe saber leer y escribir):
1. Contralor/a Principal.
2. Contralor/a Asistente/ de Genero (para verificar el cumplimiento de la
participación de al menos un 40% de la mujer en los cargos directivos y de
en la ejecución de obra).
3. Contralor/a Asistente de medio ambiente.
5.4. La Personalidad Jurídica o Reconocimiento Municipal de la
Comunidad
Dar mayor sustentabilidad a la organización comunitaria es vital que cada comunidad en
su conjunto (y no solamente algún grupo o conjunto de personas) obtenga el
reconocimiento legal y/o Municipal que las leyes de la República hondureña contemplan.
En todos los casos la comunidad en su conjunto debe tener un Estatuto que establezca
las normas básicas de naturaleza organizativa y democrática que debe regir a la
comunidad. El estatuto o reglamento de la organización comunitaria debe adecuarse a lo
que la comunidad desea y considere más conveniente para ella, siguiendo los
requerimientos que la legislación al respecto requiere. El formato de Estatuto que se
acompaña es solamente un referencial para que la comunidad haga su propio Estatuto.
PEC-Modelos de Estatutos Comunitarios.
En el Anexo 2 del presente manual se explican los requerimientos que se requieren para
obtener el reconocimiento legal de las siguientes formas de organización:
a. Patronatos
b. Asociación de Desarrollo Educativo Local (ADEL)
c. Asociación de Padres de Familia (APF)
d. Constitución de una organización para ejecutar un proyecto (CEP)
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La comunidad decide en qué tipo de organización va a constituirse y se establece los
documentos necesarios a presentar. Mientras se hacen estos trámites la comunidad
obtiene el reconocimiento Municipal, el cual es gratuito.
Bajo ningún motivo o circunstancia el IDECOAS-FHIS debe impulsar la
creación de organismos paralelos al interior de las comunidades, sino
fortalecer los existentes. En todo caso, es la comunidad, reunida en
asamblea general quien toma la decisión de crear o no un comité
diferente, de confirmar el existente o fortalecerlo.
Es aconsejable que la comunidad solamente requiera del reconocimiento
de la municipalidad, dado que es gratuito y cumple con los requerimientos
de las Fuentes de financiamiento.
Funciones del Comité Ejecutor del Proyecto (CEP)
1. Representar a la comunidad ante el IDECOAS-FHIS, la SE y la Municipalidad, las
otras comunidades y ante otras autoridades de gobierno. Al CEP se le fortalece o
constituye tanto para los proyectos financiados por el IDECOAS-FHIS, como para
otros proyectos y actividades de desarrollo comunitario.
2. Fomentar y facilitar la participación de toda la comunidad en las asambleas,
comisiones, cargos, trabajos y demás actividades, en particular en la de capacitación
y asambleas.
3. Facilitar y apoyar la participación efectiva de la mujer o mujeres que formen parte del
CEP, de las demás comisiones y en todas las actividades del proyecto.
4. Gestionar su reconocimiento ante la Municipalidad.
5. Abrir y mantener una cuenta en un banco de su agrado. Es una cuenta para cada
proyecto que se tenga en ejecución y en mantenimiento.
6. Responder con prontitud a las citaciones que el IDECOAS-FHIS, la SE o la
Municipalidad les hagan para acelerar la ejecución de su proyecto.
7. Cumplir con rapidez y de buena manera los compromisos que adquieran con el
IDECOAS-FHIS, la SE, la Municipalidad y otros entes cooperantes.
8. Administrar con responsabilidad y transparencia los recursos financieros y materiales
que se le otorguen.
9. Cumplir con las cláusulas del contrato firmado.
10. Rendir cuenta a la comunidad en general, a los contralores sociales, al COMDE y a
los entes cooperantes sobre el uso físico y llevar el respectivo registro contable de los
recursos financieros puestos a su disposición.
50
11. Realizar las tareas de adjudicación y contratación de las personas y empresas cuyos
servicios requiera.
12. Supervisar la buena y rápida ejecución de los proyectos, en coordinación con los
contralores sociales y los supervisores profesionales.
13. Organizar la mano de obra voluntaria prometida para la ejecución del proyecto y
asegurar que todas las contrapartes acordadas estén listas oportunamente.
14. Mantener la bitácora de proyecto en un sitio seguro pero a disposición de los
interesados de manera permanente, siempre en el proyecto.
15. Colaborar en la realización de las actividades de mantenimiento del proyecto una vez
terminado y vigilar por su buen uso y operación.
16. Firmar la ficha de control de tiempo de trabajo del Supervisor Docente, Capacitador,
Maestro de Obra y demás personal contratado.
Funciones del Comité de Contraloría Social (CCS)
1. Participar activamente en todas las actividades de compras y adjudicaciones.
2. Colaborar con el CEP en la supervisión del proyecto a partir de la orden de inicio.
3. Solicitar al CEP la documentación existente sobre el proyecto para su revisión.
4. Analizar las facturas y comprobantes de pago y verificar que los gastos sean para el
proyecto.
5. Supervisar la buena tenencia del libro de contabilidad.
6. Firmar la bitácora cuando se requiera y cuando no esté presente algún miembro del
CEP.
7. Asegurar desde su punto de vista la calidad de la obra y que los materiales que se
usen sean de la más alta calidad posible.
8. Transmitir al CEP sugerencias para reducir costos.
9. Colaborar con el CEP en la solución de los problemas que se presenten durante la
ejecución del proyecto.
10. Informar mensualmente a la comunidad, junto con el CEP, sobre la ejecución de su
proyecto y apoyar la rendición de cuentas.
11. Informar oportunamente a la inspectoría del IDECOAS-FHIS y a la municipalidad sobre
cualquier deficiencia encontrada del proyecto (infraestructura, adquisiciones, manejos
contables, calidad de la obra, aportes locales, entre otros).
12. El momento que se identifique, anotar en bitácora social las denuncias sobre
problemas durante la ejecución del proyecto, relacionadas con la obra, la capacitación
51
y el manejo de fondos.
13. Colaborar con el CEP en animar a los comunitarios para que presten la mano de obra
comunitaria a la que se comprometieron.
14. Colaborar con el CEP en animar a los comunitarios para que asistan a las actividades
de capacitación y asambleas comunitarias.
15. Verificar que los salarios pagados sean los negociados y autorizados por el CEP.
16. Servir de testigos en caso de que hubiere investigaciones de la Municipalidad o del
IDECOAS-FHIS por incumplimiento de contratos.
17. Colaborar con el CEP en la programación de las actividades y el plan de
mantenimiento.
18. Asegurar que el componente ambiental sea una tarea activa y permanente durante
todo el proceso de fomento de la autogestión comunitaria.
19. Apoyar a que la capacitación se cumpla según lo contratado.
52
6. Tercera Fase: La Formulación y el Inicio de la Capacitación Comunitaria
6.1. Objetivo General
1. Contar con un expediente técnico, social, legal y ambiental que cuente con la
aprobación de autoridades comunitarias, municipales y educativas para su
posterior no objeción, aprobación institucional y ejecución.
2. Dejando una enseñanza local, especialmente en las UTM y UTI, se procede a
elaborar un documento/expediente de proyecto (técnico, social, legal,
ambiental, financiero), para ser aprobado por la comunidad, la Municipalidad, y
Comité de Operaciones del IDECOAS-FHIS. Según lo requerido, la formulación
de estos proyectos siempre seguirán la normativa establecida por la SE y
podrán requerir de su aprobación.
3. Contar con un Expediente Técnico que además contenga constancias que
certifiquen y garanticen tanto la ejecución del proyecto como la operación entre
otros, de talleres y laboratorios.
4. Capacitar a la comunidad para que adquiera los conocimientos organizativos,
administrativos, operativos y técnicos que le permitan manejar eficientemente y
con transparencia los recursos de su proyecto, bajo el esquema de una
“gerencia comunitaria”.
6.2. Productos Específicos de la Formulación Técnica
1. Disponer de un documento/expediente que, basado en la Normativa de la SE y
del Plan Maestro, cumpla con todos los requisitos sociales, técnicos, legales,
ambientales, administrativos y financieros (viabilidad) de la ejecución del
proyecto, que puedan ser verificados a fin que garantice la transparencia en la
responsabilidad institucional.
2. Verificar el cumplimiento de los criterios de elegibilidad.
3. Incluir tanto en la formulación como en la evaluación ex-ante las acciones
preventivas, mitigantes o positivas de los siguientes aspectos: la seguridad
bajo el concepto CPTED, las condiciones bioclimáticas y socioculturales de la
zona, y aspectos ecológicos y de vulnerabilidad a eventos naturales en base a
la información técnica ambiental obtenida. Incluir en la formulación obras
exteriores al predio que apoyen al acceso al predio de la comunidad educativa,
así como garantizar la disponibilidad de servicios básicos según lo requerido, si
fuera necesario.
4. Incluir en el diseño elementos que faciliten la accesibilidad y el uso de las
instalaciones para personas con capacidades diferentes.
53
5. Determinar, según la complejidad del proyecto, el alcance de la supervisión
requerida, siempre bajo consideración de las características de una
“supervisión docente”.
6. Respecto a las obras complementarias requeridas en el interior del predio
educativo, que apoyan a su adecuado funcionamiento, estás no podrán
exceder de un 30% del valor de la infraestructura. En caso que sobrepasen
dicho porcentaje, el excedente debe ser asumido a nivel local por la
(Municipalidad/Comunidad), lo cual deberá ser expresado por escrito y con
firmas de responsabilidad (más punto de acta de la Corporación Municipal y
Acta de la Asamblea Comunitaria).
7. Aspecto de especial atención, es la inclusión en el Expediente Técnico de los
acuerdos debidamente certificados, que conlleven a una garantía para el
debido funcionamiento de los talleres y laboratorios. En casos de talleres
temáticos (madera, metal mecánica, electricidad entre otros), el certificado
deberá avalar la presencia de instructores debidamente certificados y en caso
de ser un recurso brindado por las municipalidades deberá contar con la co-
firma de la autoridad departamental de la Secretaría de Educación
correspondiente. En el caso de la certificación a ser presentada por las
municipalidades, se anexará el “Punto de Acta” del acuerdo de la corporación
en pleno, al respecto.
8. Aplicación de las Líneas de Corte, definidas de forma específica para el
Programa, serán utilizadas a nivel institucional de parte de la SE, en la
definición de los alcances de los proyectos, por parte del IDECOAS-FHIS para
evaluar los proyectos (por Control de Calidad) y por la Asistencia Técnica
Internacional (El Consultor del Programa), previo a dar su no objeción a la
aprobación del proyecto.
Nota Ambiental Importante en Fase de Pre-inversión: Previo al dictamen de
factibilidad, los Expedientes Técnicos de los Proyectos deben contar con: i) Un
certificado de la UGA (según normativa de MIAMBIENTE), que avala el
cumplimiento de las normas ambientales gubernamentales y ii) Un certificado
ambiental de la Municipalidad otorgado por la UMA, que avala el cumplimiento de
las condiciones ambientales locales.
6.3. Productos de la Capacitación en la Etapa de Formulación
1. Generar una capacidad comunitaria que responda a la gerencia del proyecto
acorde a los alcances del mismo. Para ello inicialmente, se dará a conocer a la
comunidad cómo finalmente quedará su proyecto (alcance del mismo) y los
servicios que prestará. Contando con su aprobación, se establecerá con la
54
comunidad, las responsabilidades que la ejecución, operación y mantenimiento
que el proyecto implica para ella.
2. Acordar con la comunidad el Plan de Actividades de Capacitación que la
Unidad Técnica de Capacitación (UTC) del IDECOAS-FHIS ha diseñado para
fortalecer a las comunidades que ejecutarán un proyecto PEC - IDECOAS-
FHIS.
3. Obtener el reconocimiento municipal del CEP y del CCS y su juramentación.
4. Apoyar a la Comunidad a abrir una cuenta bancaria exclusiva para el proyecto
ya que es un requisito para empezar la ejecución del proyecto.
5. Realizar una 2da. Asamblea General Comunitaria y en una acta, debidamente
firmada por todos los asistentes, hacer constar lo que se acordó, considerando
los siguientes puntos:
La comunidad está satisfecha sobre cómo quedó finalmente diseñado y evaluado
su proyecto.
La comunidad aprobó la cantidad, forma y oportunidad en la que aportará su
contrapartida.
La comunidad aprobó la forma cómo utilizará el rubro “mano de obra comunitaria”
que aparece en el presupuesto del proyecto. Bajo el contexto de equidad de
género, la mujer tendrá una participación activa no menor al 40% en iguales
condiciones remunerativas que los hombres, si no es posible cumplir, esto se
justificará.
La comunidad se comprometió solemnemente a usar bien su proyecto, cuidarlo y
se acordó además, cumplir en conjunto con la municipalidad y la SE con el Plan de
Mantenimiento Preventivo.
La comunidad acordó asistir a las capacitaciones que le fueron propuestas.
La comunidad ha discutido y aprobado su Estatuto de Constitución.
Acordar públicamente con la comunidad sobre la forma cómo se utilizará la partida
del presupuesto del proyecto, definida para el pago de mano de obra que
conforma la “cuadrilla regular de apoyo” que se contrata en la comunidad (no
confundir con el aporte comunitario el cual es una obligación y se contabiliza,
empero no se paga) siendo tres las opciones posibles:
Primera opción: la comunidad aporta voluntariamente la mano de obra de la
“cuadrilla regular de apoyo”, que se requiere dentro de la ejecución del proyecto. El
dinero presupuestado por este concepto pasa a formar el Fondo de Ahorro
Comunitario.
55
Segunda opción: la comunidad determina qué porcentaje de la mano de obra de la
“cuadrilla regular de apoyo” se paga y qué porcentaje es depositado en el Fondo
de Ahorro Comunitario.
Tercera opción: la comunidad paga la totalidad de la mano de obra de la “cuadrilla
regular de apoyo”, según lo establecido en el presupuesto del proyecto.
La comunidad está preparada para realizar la gerencia del proyecto y la contraloría
social, con los conocimientos organizativos, administrativos, operativos y técnicos
que le permitan manejar eficientemente y con transparencia los recursos de su
proyecto.
6.4. El Expediente del Proyecto
Un expediente debidamente conformado deberá contener:
1. Un informe de pre factibilidad y factibilidad, indicando alcances, memoria de
cálculo, condiciones de acceso, tipo de materiales, presupuestos y planos del
proyecto. En calidad de anexos se presentarán los estudios que sustentan su
formulación y factibilidad.
2. Documentación legal, con la solicitud de financiamiento, constancia de
propiedad, pre compromisos, acta de priorización, acta de primera asamblea,
acta de reconocimiento de los CEP y otros.
3. Un dictamen de elegibilidad aprobado por el Director de Proyectos del
IDECOAS-FHIS.
4. Memoria Descriptiva.
5. Un presupuesto donde consta lo siguiente:
Costo total del proyecto por componente (pre-inversión, inversión, supervisión, y
capacitación).
Indicación de cuáles son los aportes del IDECOAS-FHIS, de la comunidad y de la
Municipalidad, siendo el costo total del proyecto la suma de todos los aportes.
Gastos generales, (10% de costo directo de la obra) para la administración que
estará a disposición de la CEP para poder realizar su trabajo, transporte, compra
de equipo de protección personal (seguridad industrial), vigilancia, otros.
Presupuesto por insumo, listado de materiales costo estimado, equipo y
herramientas de trabajo, mano de obra. Además, una programación para cumplir
con la ejecución y adquisiciones de los insumos y requerimientos de la mano de
obra.
Sugerencia de componentes que deberá subcontratar la comunidad (p.ej.: la
carpintería, la fontanería, otros.).
56
Un plan de diseño y sugerencias para futuras obras adicionales y o
complementarias que pueda realizar la comunidad.
Nota: Entre el personal requerido para la construcción se tiene que incluir: i) Al
Maestro de Obra y ii) Un Auxiliar Contable. Su financiamiento está comprendido
dentro de los Gastos Generales (donde están los aspectos administrativos de la
ejecución de la obra). Este personal será preferiblemente de la zona y
seleccionado por el CEP.
6.5. La Designación del Formulador y del Capacitador.
El Capacitador y el Formulador1 que son responsables de realizar los trabajos en la fase
de formulación, deben estar inscritos en el Banco de Contratistas del IDECOAS-FHIS y de
preferencia también en el Banco de Contratistas de la Municipalidad/ Mancomunidad y ser
seleccionados de acuerdo a la Ley de Contratación del Estado, entre un mínimo de tres
consultores.
La lista corta de consultores debe ir acompañada de las respectivas hojas de vida
resumidas para que la Municipalidad/Mancomunidad o el IDECOAS-FHIS puedan
efectuar el dictamen para seleccionar al formulador o capacitador mejor calificados.
Sin embargo, a criterio de la Municipalidad/Mancomunidad o del IDECOAS-FHIS y con el
fin de lograr mayor eficiencia y agilidad en el proceso, se podrá agrupar la formulación de
los proyectos en paquetes.
6.6. Normas y Procedimientos
La Comunidad/Municipalidad/Mancomunidad (en caso de contraparte local) o el
IDECOAS-FHIS, seleccionan al Formulador, al Capacitador y el Auxiliar Contable,
mediante dictamen competitivo de calificación profesional y experiencia. Antes de iniciar el
proceso de selección, es recomendable considerar la conveniencia de contratar al
Formulador y al Capacitador para más de un proyecto, considerando el contexto de la RE.
Se cita a la comunidad con al menos 8 días de anticipación utilizando el formulario anexo
PEC-Modelo de Invitación.
En caso que las formulaciones sean realizadas por parte de las UTI, el IDECOAS-FHIS
reconocerá los valores correspondientes a estos trabajos, apoyando de esta manera a la
sostenibilidad financiera de las UTI de las mancomunidades y será reconocida como
contraparte municipal.
El Formulador realiza la factibilidad del proyecto y llena los formularios correspondientes a
factibilidad.
1 En casos de que sean formuladores externos y capacitadores del primer bloque.
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Durante la presente fase la comunidad y el Capacitador aprueban el plan de capacitación
que debe acompañar y fortalecer todo el proceso. PEC- Modelo de Plan de Capacitación
y Fortalecimiento Comunitario y se inicia con el Primer Bloque.
En las capacitaciones que son contratadas por las Municipalidades/Mancomunidades, el
IDECOAS-FHIS les transferirá los recursos financieros para cumplir con este fin.
La supervisión de la capacitación será realizada por supervisores sociales profesionales
residentes en sus zonas de trabajo y contratados por el IDECOAS-FHIS.
6.7. Responsables
Dirección de Proyectos y Unidad de Capacitación UTC del IDECOAS-FHIS
Coordinación institucional de la SE y del IDECOAS-FHIS
Asistencia Técnica del Programa
UTM/UTI
El Formulador debe evaluar los PEC- de diferente forma, (bajo el contexto
de RE), que lo hace con los proyectos tradicionales que prepara el
IDECOAS-FHIS. Aquí el Formulador debe conversar con la comunidad
educativa, pedirle sugerencias, consultarles, pedirles que lo apoyen.
El término “mano de obra no calificada”, es un término que resiente a las
comunidades. Por lo tanto el aporte en mano de obra debe nombrarse en
el IDECOAS-FHIS con las palabras “mano de obra comunitaria o de
apoyo”.
A fin de apoyar el desarrollo de las capacidades locales, el IDECOAS-
FHIS impulsará que varios de los servicios profesionales que se cumplen
en el Ciclo de Proyectos, se cumplan por parte de las UTM/UTI,
transfiriéndoles los recursos financieros por estos conceptos, apoyando
también a su sostenibilidad financiera.
6.8. Los Aportes Locales
6.8.1. Municipales
Las corporaciones municipales aportarán según su capacidad definida dentro de la
calificación establecida por la Secretaría de Derechos Humanos, Justicia, Gobernación y
Descentralización:
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Municipios en la Categoría A: 15 % del costo directo del proyecto.
Municipios en la Categoría B: 12 % del costo directo del proyecto.
Municipios en la Categoría C: 10 % del costo directo del proyecto.
Municipios en la Categoría D: 8 % del costo directo del proyecto.
Modalidad de aporte:
Los aportes de las municipalidades pueden ser realizados de cuatro formas o bajo una
combinación de las mismas: i) En efectivo, lo cual debe cubrirse previo al inicio de la
ejecución del proyecto; ii) En insumos, el 50% del aporte se entregará antes del inicio del
proyecto y la diferencia del 50% antes de que se realice la segunda transferencia por
parte de IDEOCAS-FHIS. La Dirección de Proyectos, garantizará que estos aportes no
sean ni sub – ni sobrevalorados y serán establecidos de forma previa en los convenios y
contratos que se suscriban con las municipalidades para tal fin; iii) En efectivo más
insumos, que representa una combinación de los dos anteriores y cumplirán antes del
inicio del proyecto; iv) parte del aporte municipal puede ser la contratación de la
Supervisión Docente por parte de la alcaldía. El Supervisor Docente puede ser un
profesional de la alcaldía, de la UTM/UTI o un profesional independiente, siempre
cumpliendo con los criterios del Banco de Contratistas del IDECOAS-FHIS. Esta
modalidad de aporte debe ser manifestada por escrito por el alcalde durante la pre-
factibilidad y cumplirse en idénticas condiciones que las supervisiones contratados por la
comunidad, respetando los TdR respectivos.
En el caso de Redes Educativas, el aporte municipal será establecido únicamente para el
Centro Sede de la Red, conservando el porcentaje ya definido según categoría municipal
(A=15%; B=12%; C=10% y D=8%). Si las municipalidades aportan solo para el Centro
Sede, se podrá garantizar una intervención que considera obligatoriamente a todos los CE
de las Redes a intervenir.
En caso que los aportes de las municipalidades sean en insumos, previo
a la firma de los contratos y convenios con el IDECOAS-FHIS, se
establecerá en un punto acta que represente un acuerdo formal entre la
municipalidad y la comunidad para establecer su oportuno cumplimiento.
El punto de acta será elevada a aprobación por parte de la corporación
municipal en pleno y será parte del expediente del proyecto.
6.8.2. Comunitarios
Las comunidades deben aportar al menos el 10% del costo directo del proyecto. Este
porcentaje puede ser en materiales o mano de obra. En todos los casos el presupuesto
final del proyecto debe reflejar el costo real del proyecto y no solamente el monto a ser
59
desembolsado por el IDECOAS-FHIS. Para este efecto, la unidad de costos del
IDECOAS-FHIS ha diseñado una columna que consigna el aporte comunitario y otro para
los aportes de la municipalidad. El costo de estos aportes no debe ser mayor a los
establecidos por el IDECOAS-FHIS.
La Unidad de Costos debe también ingresar costos unitarios y rendimientos para calcular,
de la manera más aproximada, las diferentes formas en las cuales se concretiza el aporte
comunitario y municipal.
Nota Importante: En general tanto los aportes municipales como comunitarios forman
parte de un “aporte local”, en este sentido en casos en los que las comunidades no
cumplan con su aporte, este será cubierto por parte de las municipalidades (incluir el
particular en los contratos, indicando que al respecto se debe sustentar mediante un
punto de acta).
6.9. Procedimientos
La formulación es realizada de acuerdo a la Normativa vigente establecida por la
SE.
El Capacitador promueve la 2da Asamblea Comunitaria donde se presenta los
resultados de la formulación. En caso que los alcances de los proyectos no
correspondan a los planteamientos realizados por la comunidad, estos se
presentarán para su aprobación. En este caso, el formulador o el evaluador,
durante la Asamblea asume el rol del asesor para aclarar dudas que puedan surgir
de parte de la comunidad o de la municipalidad. En esta Asamblea, el Director de
la RE expresará su acuerdo con el alcance del proyecto desde la perspectiva de la
RE. En caso de existir observaciones, con el visto bueno de la SE, el formulador
tendrá que asumir las correcciones o aclaraciones, según su pertinencia.
Al final de la sesión se elabora y firma la respectiva acta. PEC-Modelo de Acta de
2da. Asamblea.
Durante la formulación del proyecto, el Capacitador trabajará con la comunidad en
los temas de organización y gerencia comunitaria, contraloría social y compras y
contrataciones. El IDECOAS-FHIS deberá asegurase que la comunidad haya
quedado bien capacitada, para ello la UTC realizará vistas de monitoreo a los
proyectos.
Respecto a la Capacitación, una vez impartido los contenidos, se deberá cumplir
una evaluación (utilizando metodologías participativas y prácticas), que reflejen la
comprensión de los temas presentados.
Nota Importante: Considerando que los alcances del proyecto son definidos por
parte de la SE y asumidos por el IDECOAS-FHIS como uno de los insumos
principales para la formulación, que deben ser respetados, en caso de que estos
varíen, se debe solicitar una aprobación (escrita) de la SE. Lo anterior se tiene que
60
cumplir también si las modificaciones de los alcances se determinan en momentos
de ejecución del proyecto y previo a realizarlos, estos deben contar con la debida
aprobación de la SE. Estos aspectos incluyen también los que se refieren a las
actividades que se realizan con el Fondo de Ahorro.
6.10. Responsables
Coordinación institucional de la SE y del IDECOAS-FHIS
La Dirección de Proyectos y la UTC del IDECOAS-FHIS
La Municipalidad y/ o la Mancomunidad
Asistencia Técnica del Programa
El Formulador y Capacitador contratados por la Municipalidad/Mancomunidad o
por el IDECOAS-FHIS.
La duración del proyecto se calcula basándose en dos consideraciones:
(i) el tiempo previsto para la ejecución de los dos componentes
(infraestructura y capacitación) y (ii) la secuencia de ejecución y
articulación entre los dos componentes.
61
El Formulador
Requisitos mínimos
1. En el caso de Formuladores externos, deben estar registrados y habilitados en
el Banco de Contratistas del IDECOAS-FHIS y de preferencia también en el
Banco de Contratistas de la Municipalidad/ Mancomunidad en calidad de
formulador especialista en infraestructura educativa.
2. Haber recibido la capacitación (certificado) brindado por el IDECOAS-FHIS en
la modalidad PEC-y PROMINE.
3. Experiencia en formulación de proyectos de infraestructura educativa.
4. Referencias de las Direcciones de Proyectos y de Control y Seguimiento, que
avale su desempeño en formulaciones anteriores (en caso que aplique).
5. Preferentemente residente en la zona en donde se ejecutará el proyecto.
6. Habilidad para trabajar en equipo.
7. Mayor de Edad.
8. Cumplir con el perfil profesional exigido por el IDECOAS-FHIS para el caso.
Proceso de Contratación:
El proceso de contratación de los consultores (formulador) será realizado a través de los
procesos de la Ley de Contratación del Estado. Según sea el caso, la Municipalidad/
Mancomunidad/IDECOAS-FHIS nombra la Comisión de Evaluación y realiza el proceso
(concurso privado) con la participación de consultores elegibles en un mínimo de tres y
con las hojas de vida y los requisitos de elegibilidad establecidos.
A criterio de la Municipalidad/Mancomunidad/IDECOAS-FHIS y con el fin de que los
costos sean eficientes y agilizar el proceso, se podrá agrupar la formulación de los
proyectos en paquetes.
Forma de Pago:
El pago es realizado a través de la Municipalidad/Mancomunidad o por el IDECOAS-
FHIS según modalidad de contratación.
Funciones:
Trabajar bajo las órdenes de la UTM/UTI/IDECOAS-FHIS, según los TdR.
Considerar los aspectos y planteamientos de la comunidad educativa en la
formulación del proyecto y en la conformación del expediente, según la Normativa
de la SE y el Manual de Formulación de proyectos del IDECOAS-FHIS.
La conformación del expediente del proyecto, será considerando la normativa de
la SE y la guía que el IDECOAS-FHIS tiene para este tipo de proyectos.
62
Verificar que se enmarque dentro del contexto de la RE.
Estimar los alcances y los costos del proyecto.
Efectuar el dictamen de Factibilidad para cada uno de los proyectos.
El Capacitador
Nota inicial: Los procesos de capacitación están previstos que den inicio a partir de la
calificación de “viable” del proyecto, con el Primer Bloque, el Segundo Bloque se
impartirá a partir de la Fase de Ejecución. Es la razón porque que en este acápite se
describe al Capacitador y no se repite en la Fase de Ejecución.
Requisitos mínimos:
1. En el caso de los Capacitadores, deben estar registrados y habilitados en el
Banco de Contratistas del IDECOAS-FHIS y de preferencia también en el
Banco de Contratistas de la Municipalidad/ Mancomunidad en calidad de
capacitadores en proyectos con metodología PEC.
2. Haber recibido la capacitación (certificado) brindado por el IDECOAS-FHIS en
la modalidad PEC-y PROMINE.
3. Experiencia en capacitación y promoción social en el contexto de ejecución de
proyectos de infraestructura preferentemente educativa o en agua y
saneamiento.
4. Referencias de las Direcciones de Control y Seguimiento y de la UTC, que
avale su desempeño en capacitaciones anteriores (en caso que aplique).
5. Preferentemente residente en la zona en donde se ejecutará el proyecto.
6. Habilidad para trabajar en equipo.
7. Mayor de Edad.
8. Cumplir con el perfil profesional exigido por el IDECOAS-FHIS para el caso.
Proceso de Contratación:
El CEP tendrá la potestad de seleccionar y contratar al Capacitador de entre una lista de
al menos tres candidatos que le proporcionará la Municipalidad/Mancomunidad o el
IDECOAS-FHIS. De estos tres, con base en la hoja de vida, el CEP los entrevista.
Posteriormente selecciona al que mejor le parezca. Este proceso es acompañado y
asesorado por el Supervisor Social.
Forma de Pago:
El valor máximo que podrá ser pagado está determinado en el presupuesto del proyecto.
La forma de pago se hará de acuerdo a lo establecido en los contratos y términos de
referencia.
63
Funciones:
Trabajar bajo las órdenes del CEP, según los TdR.
Impulsar la organización comunitaria y la contraloría social.
Facilitar la realización de las asambleas comunitarias y colaborar activamente
para que éstas cumplan con la agenda para la que fueron convocadas.
Elaborar un diagnóstico comunitario e inventariar el recurso humano existente en
la zona.
Acordar, según conveniencia de los comunitarios el lugar, fecha, hora y duración
de las sesiones de capacitación.
Facilitar las actividades de capacitación y módulos acordados.
Presentar informes técnicos del desarrollo de cada uno de los módulos de
capacitación y el cumplimiento de los productos esperados de cada uno de ellos.
El Inspector Social
Nota: El Inspector Social inicia su actuación desde que se imparte el Primer Bloque de
Capacitación.
Perfil del Inspector Social
1. Ser profesional del Área Social, Trabajador Social, Pedagogo y otros con
trayectoria en el sector de la promoción social.
2. Capacitado y certificado por la Unidad Técnica de Capacitación, en los
contextos de la promoción social PEC/PROMINE.
3. Experiencia comprobada de 5 años (mínimo) en promoción social
principalmente cumplida en la zona urbana marginal y rural, metodologías y
técnicas participativas.
4. Experiencia en haber realizado mínimo cuatro procesos de capacitación en
proyectos PEC-PROMINE. (Primer y/o segundo bloque), teniendo una
calificación igual o mayor al 90 % de desempeño en campo.
5. Tener amplio conocimiento de los procesos de Desarrollo Local.
6. Ser capacitado y “aprobar” un módulo de contabilidad básica a ser impartido
por oficiales contables de Auditoría Interna, considerando los procesos y
aspectos que se deben verificar en los registros de los movimientos contables
dentro de la ejecución de los proyectos, incluyendo el manejo de bodega.
Funciones a Cumplir en Puesto Coordinadas con los Diferentes Actores:
A nivel interinstitucional
Con el IDECOAS-FHIS, administrar el contrato de capacitación, acorde a los
64
manuales, normas y procedimiento de la Institución.
Con las autoridades departamentales y municipales de la Secretaría de
Educación, mantenerles informados acerca del avance de los proyectos y
garantizar su apoyo considerando principalmente los justificativos, su operación,
adecuado uso y mantenimiento.
Con el enlace departamental de RED a fin de concertar el acompañamiento
durante las visitas de seguimiento y garantizar el apoyo en lo concerniente a la
participación de organización de la Red y sus miembros en momentos de
ejecución de los proyectos.
Con el supervisor departamental y los profesionales de Seguridad Alimentaria de
la DIGECEBI-SE a fin de cumplir visitas de seguimiento en conjunto a los
proyectos.
A nivel institucional
Con Inspectoría de Infraestructura del IDECOAS-FHIS, según zona asignada, a
fin de coordinar giras de visita a los proyectos y en conjunto determinar el
cumplimiento de los contratos, con énfasis en la calidad de ejecución, los manejos
contables y reportando y corrigiendo de forma oportuna las inconsistencias en
caso de existir.
Con enlace PROMINE en la Dirección de Control y Seguimiento a fin de informar
periódicamente sobre la situación de los proyectos en lo referente al componente
social de los mismos y su impacto directo en el avance de la ejecución de la obra.
Con enlace PROMINE de la Unidad Técnica de Capacitación (UTC) a fin de
informar quincenalmente sobre resultados de las evaluaciones hechas a los
capacitadores seleccionados por las comunidades para desarrollar primeros y
segundos bloques de capacitación, lo anterior para que se tomen las acciones
correctivas que permitan reforzar las debilidades existentes en lo concerniente a
la parte metodológica.
A nivel local
Con la Municipalidad y el CEP para cumplir de forma adecuada la administración
del contrato del Capacitador del primer y segundo bloque con el propósito de
hacer cumplir los términos contractuales.
Con las autoridades municipales (alcalde o su representante) a fin de garantizar el
respectivo acompañamiento durante visitas de seguimiento a los proyectos y el
apoyo por parte de la municipalidad al tema de transparencia y rendición de
cuentas a las comunidades.
Con los integrantes de los comités (CEP y CCS), con el objetivo de:
- Concertar reuniones para selección de los profesionales responsables de la
supervisión docente y capacitación (primer y segundo bloque).
65
Fortalecer la labor de seguimiento del proyecto junto con la visita in situ.
Convocar a reuniones y/o asambleas extraordinarias para tratar temas referentes
a problemas encontrados en los proyectos, cuando la situación así lo amerite.
Con los capacitadores asignados a su zona a fin de coordinar reuniones
quincenales que le permitan retroalimentarles acerca de los puntos a mejorar en
el desempeño de las capacitaciones así como de los productos esperados de las
mismas.
Aspectos a Impulsar y Verificar en su Cumplimiento
La calidad de la capacitación en cada proyecto, debiendo permanecer por lo
menos una sesión completa durante el desarrollo de las mismas, realizando
visitas periódicas cada quince días y empleando la ficha de evaluación del
capacitador, elaborada para tal fin, la cual se ingresará al Sistema de Informático
de la Institución.
En función de la nota obtenida en cada visita se calculará la evaluación promedio
como final para el proyecto.
Existencia de bitácora social en los proyectos, de lo contrario reportarlo y revisar
el cumplimiento de multas al capacitador, debiendo registrar cada visita con las
observaciones requeridas.
Si la programación de capacitación está socializada y controlada por el CEP y
CCS.
Cumplimiento de funciones del CEP y CCS así como su nivel de
empoderamiento, en caso de encontrar deficiencias en este aspecto.
Toda la documentación contable (Libros, egresos, inventarios, facturas, cheques,
cotizaciones y adjudicaciones en compra) esté debidamente ordenada,
actualizada y principalmente con conciliaciones bancarias acordes a los libros
contables.
Socializar y dar seguimiento a las auditorías que realice la municipalidad al
proyecto.
El aporte municipal y comunitario (Gestiones ante autoridades locales).
La participación no menor del 40% de participación de la mujer en la mano de
obra contratada.
Cumplimiento del mural de transparencia en cada proyecto y la rendición de
cuentas a nivel comunitario.
Evaluar el desempeño del capacitador en base al instrumento de evaluación
existente y registrar el resultado en el banco de contratistas al mismo tiempo
informar a la Unidad Técnica de Capacitación. En función de la nota obtenida en
66
cada visita se calculará la evaluación promedio como final para el proyecto.
Elaboración de informe de visita a cada proyecto conforme a formato establecido,
a fin de conocer los productos de la capacitación.
Elaborar informe estadístico mensual por zona del avance de los proyectos de
capacitación, capacitadores asignados, nota promedio del capacitador de acuerdo
a las visitas realizadas y su presentación a la Unidad de Capacitación.
Rescisión de contratos del Capacitador, ya sea por incumplimiento o por mutuo
acuerdo.
Revisión de los informes y los procesos de capacitación del primer y segundo
bloque presentados por cada capacitador.
Actualizar sistema de Información Gerencial (SIG) del IDECOAS-FHIS incluyendo
fotografías que muestren el estado del proyecto.
Proponer a la Unidad Técnica de Capacitación las estrategias de Intervención
Metodológica que considere pertinentes.
Revisión y firma de documentación de estimaciones para pagos de módulos
ejecutados y trámite de cierre
Mantener informada a la Unidad de Capacitación de los procesos de capacitación
de los proyectos.
Apoyar al CEP en la selección del capacitador para que impartan en la comunidad
los diferentes bloques de capacitación.
Apoyar al CEP en la selección del Supervisor Docente.
Revisar la bitácora y anotar las debidas observaciones (CCS debe anotar en
bitácora, reportar observaciones de avance de obra y capacitaciones, etc…).
Además, dar seguimiento a las anotaciones registradas anteriormente en
bitácora.
Presentar la documentación requerida para realizar el cierre financiero contable
del proyecto.
67
7. Cuarta Fase: La Aprobación Institucional
7.1. Presentación
Partiendo del principio que todos y cada uno de los proyectos cumplen con la normativa
vigente que la SE tiene para proyectos de infraestructura educativa, que ya se han
definido en conjunto (SE y el IDECOAS-FHIS) los alcances, previo a la aprobación por
parte del IDECOAS-FHIS, los expedientes serán presentados a la SE (“in situ”, por
muestra según lo establece el Acuerdo Separado), teniendo un plazo de 5 días calendario
para emitir su aprobación conforme al alcance predefinido. Si dentro de este plazo no
existiera un pronunciamiento oficial de parte de la SE, se considerará que la institución
está de acuerdo con la formulación y el alcance del proyecto. Cuando el IDECOAS-FHIS
aprueba los proyectos, la institución comunica a la Comunidad y Municipalidad que su
proyecto ha sido aprobado, la Municipalidad confirmará en Corporación Municipal su
contraparte financiera en función del compromiso adquirido anteriormente. PEC- Carta de
Notificación a la Comunidad y PEC-Carta de Notificación a la Municipalidad.
7.2. Responsables
Coordinación institucional de la SE y del IDECOAS-FHIS
Comité de Operaciones del IDECOAS-FHIS
La Dirección de Proyectos del IDECOAS-FHIS
Asistencia Técnica del Programa
El Formulador y Capacitador contratados por la Municipalidad o por el IDECOAS-
FHIS.
68
8. Quinta Fase: Arreglos Administrativos
8.1. Objetivo
Las normas y procedimientos que se establecen en este capítulo orientan las gestiones
legales y administrativas requeridas para la adjudicación y la transferencia de los recursos
del proyecto.
Los objetivos de esta fase son lograr los siguientes resultados:
1. La Firma del Convenio-Marco para la ejecución de los proyectos requeridos a nivel
de la Red Educativa (centro educativo sede y los centros educativos integrados),
para la ejecución bajo la modalidad comunitaria; IDECOAS-FHIS-Municipalidad.
2. La Firma de un Contrato proyecto a proyecto entre el IDECOAS-FHIS-
Municipalidad, excepto en caso de la modalidad IDECOAS-FHIS-Comunidad.
3. El Reconocimiento Municipal del CEP.
4. La Firma del Contrato de Ejecución PEC; Comunidad – Municipalidad o
Comunidad-IDECOAS-FHIS (según el caso).
5. Apertura y registro de la cuenta bancaria de la Municipalidad y de la Comunidad,
específicas para manejar los recursos financieros del proyecto.
Una vez obtenidos estos productos o resultados, la Municipalidad y la comunidad está
lista para recibir el primer desembolso e iniciar la ejecución de las obras o actividades.
8.2. Normas y Procedimientos
Para la Firma del Convenio Marco Municipalidad- IDECOAS-FHIS y la apertura de la
Cuenta Bancaria
El IDECOAS-FHIS ha evaluado la capacidad de la Municipalidad/Mancomunidad y
el apoyo que la respectiva Municipalidad/Mancomunidad pueda brindar para la
ejecución del PEC (Formulación, Supervisión y Capacitación), y han acordado su
aporte financiero.
La Municipalidad abrirá una cuenta bancaria a su nombre y entregará al
IDECOAS-FHIS una constancia del banco, donde conste el código y nombre del
proyecto, para uso y manejo exclusivo de los fondos del proyecto.
Para la ejecución de cada proyecto, el IDECOAS-FHIS, firmará un contrato con la
Municipalidad.
Previo a la firma del contrato la Corporación Municipal presentará al IDECOAS-
FHIS una certificación del Punto de Acta, donde se comprometen una vez
concluida la ejecución del proyecto a realizar en conjunto con la ORMA el
69
mantenimiento de cada CE de la Red y su financiamiento estará a su cargo,
indicando el monto que no será menor a un 1% del costo del proyecto.
Para el Reconocimiento Municipal /Legal de la Comunidad y la Apertura de Cuenta
Bancaria
El reconocimiento de la organización se hará a través del ente competente conforme a la
ley y de acuerdo al tipo de organización.
Los requisitos son los siguientes:
Reconocimiento Municipal
Considerando que el proyecto previsto se ejecuta en el marco de la
descentralización del Ciclo de Proyectos, la representación comunitaria debe ser
reconocida a nivel del Gobierno Local y haber decidido, en la 1era Asamblea
General, constituirse según las opciones existentes.
Los directivos hayan sido juramentados por el Alcalde o su representante (2da.
Asamblea General), una vez que hayan sido electos por la Asamblea General
Comunitaria.
Se hayan aprobado el Acta de Constitución y Poderes a los Directivos, para iniciar
sus trámites respectivos ante la Municipalidad o ante la Secretaría de Derechos
Humanos, Justicia, Gobernación y Descentralización.
El CEP se inscribirá en la Municipalidad. Para ello debe llevar el acta de
constitución y las copias de las tarjetas de identidad de los miembros de CEP y del
CCS.
Apertura de cuenta bancaria
La apertura de la cuenta bancaria de la Comunidad (específica para el proyecto),
será realizada por tres personas de la forma siguiente: dos miembros del CEP
(presidente o tesorero), un miembro del CCS y el funcionario que maneja el tema
financiero de la municipalidad “Tesorero”, quienes se presentan al banco de su
preferencia, acompañados del Supervisor y/o Capacitador, deben llevar los
siguientes documentos: Original y copia del reconocimiento de la Municipal y de
las respectivas tarjetas de identidad. O del reconocimiento Jurídico en caso de que
lo tenga.
Deben registrarse las tres firmas y se requieren las firmas de dos para poder retirar
fondos, que corresponde a una firma de parte del CEP/CCS y la segunda la del
Tesorero de la Municipalidad.
Para la 3ra. Asamblea General y finalización del primer bloque de capacitación
El objetivo de la 3ra. Asamblea General consiste en que la comunidad, conozca y
apruebe los contratos entre el CEP y la Municipalidad o el IDECOAS-FHIS y los
70
contratos entre el CEP y el Supervisor docente, el maestro de obra residente y el
Auxiliar Contable.
Es importante que a esta asamblea asistan el Alcalde o su representante y todos
los otros testigos de honor que se considere oportuno invitar.
El acta de esta tercera asamblea es adjuntada al contrato, a manera de garantía,
sin perjuicio del pagaré o letra de cambio que firmarán posteriormente todos los
miembros del CEP en la firma del contrato, o antes se realice la primera
transferencia. PEC- Modelo de Acta de 3ra. Asamblea.
Para la Firma del Contrato Comunidad- Municipalidad/IDECOAS-FHIS
El Capacitador explica de forma resumido el contrato y con detalle las clausulas
referentes a las obligaciones comunitarias.
El contrato se firma en un acto público en la Municipalidad y se invita a las
personas e instituciones que la comunidad considere.
Para la Contratación del Maestro de Obra Residente
La Municipalidad/Mancomunidad/ IDECOAS-FHIS pone a disposición de la
comunidad una lista de al menos tres candidatos certificados, preferentemente
residentes en la zona para cada uno de los dos trabajos. Cada nombre debe ir
acompañado de la respectiva hoja de vida.
Es bien importante que además de leer y estudiar la hoja de vida de cada
candidato, el CEP convoque al menos tres candidatos que le parecieron mejores y
sostenga con ellos una conversación y de esta manera seleccione al técnico que
mejor impresión les dio.
A los candidatos se les pide, conjuntamente con la hoja de vida, una propuesta de su
expectativa económica. La comunidad puede negociar el monto propuesto, el cual no
debe superar los US$ 640.00 mensuales.- El pago al maestro de obra estará sujeto a un
informe del Supervisor Docente (que avala su trabajo) y consensuado con el CEP, según
el avance físico del proyecto.
Nota: Respecto al acompañamiento laboral que el Maestro de Obra realice para la
ejecución del Fondo de Ahorro, en condición de incentivo recibirá un pago adicional del
3% del Fondo Ahorrado, solo en el caso de inversiones en infraestructura.
Para la Contratación del Supervisor Docente
Considerando la descentralización del Ciclo de Proyectos a nivel local, la supervisión
puede tener las siguientes opciones:
1. El tiempo mínimo de asistencia a los proyectos es de cinco días y medio (de
lunes a viernes y el sábado medio día) a la semana.
71
2. A los candidatos se les pide, conjuntamente con la hoja de vida, una propuesta
de su expectativa económica. La comunidad puede negociar el monto
propuesto por el candidato, el cual no debe superar el monto establecido para
la Supervisión Docente por parte del IDECOAS-FHIS, ni ser menor al arancel
profesional más gastos de movilización y equipo menor propio para el
cumplimiento de su gestión. El pago al Supervisor Docente estará sujeto a un
informe de evaluación y aprobación de parte del Inspector del IDECOAS-FHIS,
consensuado con el CEP, según el avance físico del proyecto. Las ofertas por
“servicios profesionales” deberán incluir aspectos como su transporte, estadía
y uso de equipos como computadora y demás instrumentos que ellos requieran
para su adecuado desempeño.
3. Las comunidades solicitarán ofertas técnicas/económicas a los profesionales
(mínimo tres) que están inscritos y habilitados en el Banco de Contratistas del
IDECOAS-FHIS y Certificados PROMINE. Las ofertas serán calificadas por una
comisión de adquisiciones del CEP y de la CCS, con la asistencia técnica del
IDECOAS-FHIS.
4. En caso de que el CEP use el criterio de visitar los proyectos ya realizados por
parte de los candidatos a Supervisores Docentes, previo a su selección,
deberán visitar al menos uno de los proyectos de todos y cada uno de los
candidatos. Para la visita deberá utilizar un formato que acredite la visita y los
aspectos evaluados en la misma, así como los nombres y firmas de las
personas de la comunidad entrevistadas que a nivel local les muestre los
proyectos y les presente la experiencia al respecto. Para apoyar una
calificación imparcial, se utilizará un formato que apoye a definir los aspectos a
calificar y su peso en la calificación.
5. El CEP y el CCS, siempre deberán respetar el proceso de selección del
Supervisor Docente eligiendo al profesional que haya obtenido la nota más
alta, que se registre en el respectivo formato de evaluación.
Los profesionales (ingeniero/arquitecto) presentarán sus ofertas valorando su
remuneración según el arancel del colegio profesional correspondiente. El techo
financiero máximo será el aprobado por IDECOAS-FHIS para la Supervisión
Docente dentro del proyecto. Los montos de los contratos, serán definidos por
precio alzado.
Nota: Respecto al acompañamiento profesional que el Supervisor Docente realice para la
ejecución del Fondo de Ahorro, en condición de incentivo recibirá un pago adicional del
6% del Fondo Ahorrado, en caso de inversiones en infraestructura y del 4% en caso de
inversiones que son distintas a infraestructura.
72
Participación y fortalecimiento de la Municipalidad/Mancomunidad/UTI:
Donde existe una UTI calificada, la comunidad la puede contratar para apoyar la
administración del contrato de la Supervisión Docente, apoyando la inspectoría y el
monitoreo que realizan el IDECOAS-FHIS y la SE respectivamente. En este caso la UTI,
tenga problemas financieros – operativos (debidamente comprobados), recibirá un 0.5%
al 1.5% del valor del proyecto como apoyo para gastos administrativos y su
fortalecimiento, aspecto definido por el IDECOAS-FHIS, dependiendo del alcance del
trabajo a cumplir, según monto del proyecto y la presentación de un plan fortalecimiento
de la UTI, a ser auditado por el IDECOAS-FHIS. Su financiamiento se realizará del fondo
definido para el componente de Supervisión Docente y en caso que no se pueda cubrir de
este rubro, se realizará del componente de “Gastos Generales”. En este sentido las
autoridades municipales a inicio de la factibilidad presentarán mediante nota escrita la
solicitud respectiva para su financiamiento y será un componente que conforme el
Expediente Técnico del Proyecto. También el financiamiento de la Supervisión Docente
puede ser realizado por la Municipalidad y en este caso ser reconocido como Contraparte
Municipal.
Nota Importante: Aspecto de alta relevancia que debe ser de cumplimiento obligatorio
por parte de las Municipalidades, es la calificación de la calidad de la obra y de las
inversiones que el CEP realiza durante la ejecución del proyecto (auditoría periódica). Al
respecto, las Municipalidades pueden apoyarse en los responsables del manejo financiero
municipal o con similar perfil, el de la UTI de la Mancomunidad. Su cumplimiento es
condición previa para que el IDECOAS-FHIS transfiera los recursos y luego, para que se
le considere para nuevos proyectos.
Supervisión Docente como contraparte municipal: A ser realizada por la alcaldía,
mediante personal de la alcaldía, personal de la UTM/UTI o personal externo contratado
por la alcaldía. En todo caso, el Supervisor Docente que participa por esta modalidad en
el proyecto, debe ser calificado y registrado en el Banco de Contratistas del IDECOAS-
FHIS y la Certificación PROMINE. El gasto en el cual incurre la alcaldía mediante la
contratación del Supervisor Docente le será reconocido como parte de la contrapartida
municipal.
Para cumplir con el proceso de calificación y selección, en caso de existir instancias
locales de transparencias, se les invitará a que participen en los procesos de selección de
los candidatos.
El Supervisor Docente y el Maestro de Obra Residente, debe permanecer
en sitio del proyecto de acuerdo a lo estipulado en sus contratos
apoyando y capacitando a la mano de obra comunitaria. También deben
estar presente en las fases críticas del proceso de construcción y de las
compras y cuando el CEP se lo solicite. Por regla general, el Supervisor
Docente debe permanecer a tiempo completo (cinco días y medio a la
semana) en el proyecto y se le asignará un solo proyecto. Cuando se
73
trate de proyectos de Centros Educativos que actúan como Centros Sede
de una Red Educativa y Centros Educativos con un número de aulas (a
reparar o construir) mayor a cinco, los profesionales deberán tener una
evaluación igual o mayor al 90%. Para los proyectos que corresponden a
Centros Integrados, los profesionales deberán tener una evaluación igual
o mayor al 75%. Los porcentajes se refieren inicialmente a los obtenidos
en el proceso de certificación (PROMINE) y luego en el desempeño
profesional en la ejecución de los proyectos que se cumplen en el marco
de la ejecución del Programa. Las evaluaciones serán realizadas por la
inspectoría del IDECOAS-FHIS. De preferencia las comunidades
permitirán la participación de profesionales de la zona o que los
conozcan, empero para su selección siempre se considerarán un mínimo
de tres.
El Capacitador debe asistir a la comunidad según las frecuencias
aprobadas en el Plan de Capacitación y según lo establecido en los
Términos de Referencia.
En la capacitación, se dará especial atención al tema de la mujer que
apoya con mano de obra comunitaria, considerando su entrenamiento en
oficios de la construcción (albañilería).
8.3. Responsables
Unidad Técnica de Capacitación
Dirección de Control y Seguimiento
Dirección de Contrataciones del IDECOAS-FHIS
La Municipalidad/Mancomunidad y sus UTM/UTI
El Supervisor Docente / Maestro de Obra, debidamente certificado e inscrito en el
Banco de Contratistas de la Municipalidad/IDECOAS-FHIS
74
9. Sexta Fase: Adjudicación y Transferencia de Recursos
9.1. Objetivo
Normar las transferencias de fondos a las Municipalidades/Mancomunidades, para que
éstas a su vez transfieran los recursos a las comunidades responsables de ejecutar un
PEC.
En este acápite se definen los diferentes aspectos que forman parte de las regulaciones
que deben ser cumplidas por parte de la Municipalidad/Mancomunidad, la Comunidad y el
IDECOAS-FHIS en el desarrollo de los diferentes proyectos que se aprueben bajo esta
modalidad, para efectos de realizarse las transferencias a favor de las comunidades o
municipalidades y sobre la forma de registrarlas, usarlas y rendir cuenta.
9.2. Normas Generales
Las transferencias del IDECOAS-FHIS a la Municipalidad serán de acuerdo a lo
estipulado en la normativa y los procedimientos internos del IDECOAS-FHIS,
dependiendo de la fuente de Financiamiento, la primera transferencia puede ser del 30%
al 50% del monto total del proyecto. En el caso del fuente KfW, por regla general habrá
dos transferencias del 50% y 50%. En casos especiales, donde el IDECOAS-FHIS
transfiere directamente los recursos a las Comunidades, se realizarán las transferencias
de una forma diferenciada, considerando montos menores, salvaguardando de esta
manera el recurso financiero de eventuales malos manejos.
La Municipalidad abrirá una cuenta de ahorros “especial” y específica para cada proyecto,
exclusivamente para la administración de los recursos transferidos al amparo de los
convenios, IDECOAS-FHIS-Municipalidad, etiquetada (Nombre de la Municipalidad)
Transferencia IDECOAS-FHIS y presentará las evidencias de este trámite al IDECOAS-
FHIS por medio de la Dirección de Contrataciones.
La Comunidad abrirá una cuenta de cheques exclusivamente para la administración de
los recursos transferidos al amparo de los contratos, y presentará las pruebas de este
trámite al IDECOAS-FHIS por medio de la Dirección de Contrataciones. No se podrá
hacer la transferencia hasta que no exista esa cuenta debidamente abierta: nombre del
banco, número de la cuenta, lugar de la agencia, nombre del proyecto y su código y
nombres con número de tarjeta de identidad de los que pueden firmar. PEC-Datos de la
Cuenta Bancaria Abierta.
Los intereses de la cuenta (cuando proceda) se acumularán a los fondos del contrato y no
podrá la Municipalidad/Mancomunidad disponer de los mismos. Estos intereses son de
propiedad de la comunidad, inclusive los que se generaron cuando estaban en la cuenta
municipal. Al cierre del proyecto estos intereses, debidamente contabilizados son
75
transferidos a la comunidad y son parte del acta de cierre financiero de la Dirección de
Control y Seguimiento.
Todas las gestiones y asuntos relacionados con las finanzas y el IDECOAS-FHIS son
tramitadas por la Municipalidad o la Comunidad a través de la Dirección de Control y
Seguimiento.
Los justificativos que avalan las transferencias son preparados y presentados por el CEP
con apoyo de la Supervisión Docente, acompañado de una solicitud de desembolso. Al
respecto la Municipalidad enviará un informe contable de los movimientos financieros
realizados por el CEP y de avance y calidad de la obra ejecutada. Este informe se
adjuntará a la solicitud y deberá contar con el aval del inspector de infraestructura del
proyecto del IDEOCAS-FHIS.
Las Transferencias son autorizadas por la Dirección de Control y Seguimiento, según las
normas y procedimientos establecidos en el presente Manual, el Manual de Control y
Seguimiento y otras disposiciones emitidas por las autoridades competentes del
IDECOAS-FHIS.
Las transferencias a la comunidad se hacen a través de la Municipalidad previa
liquidación contable de la transferencia anterior, y la Municipalidad opera exclusivamente
como intermediario, dado que las órdenes de desembolsos a las comunidades son dadas
por el Supervisor Docente, con el aval del Inspector del IDECOAS-FHIS.
En aquellos casos en los que las comunidades no se pudieran poner de acuerdo con su
respectiva municipalidad y pese a los esfuerzos del IDECOAS-FHIS, el desembolso se
hará directamente a la comunidad. Ésta es una situación no deseada que debe quedar
debidamente documentada.
9.3. Procedimiento
1. La Dirección Legal elabora los formatos de Convenios y Contratos.
2. La Dirección de Contrataciones prepara los Convenios y Contratos de
transferencia para las Municipalidades/Mancomunidades y comunidades; de
acuerdo a la capacidad de gestión/Nivel del Municipio/Mancomunidad. Dentro
de los Contratos se establecerán los costos del proyecto de forma global y se
indicará su costo directo y gastos generales y administrativos.
3. El IDECOAS-FHIS y la Municipalidad firman un Convenio Marco. El IDECOAS-
FHIS y la Municipalidad firman el contrato PEC, uno por proyecto; con
información del monto total, de las transferencias IDECOAS-FHIS y
contrapartes municipal y comunitaria.
4. La Municipalidad y la Comunidad firman el contrato del PEC; con información
sobre la forma de los desembolsos y compromisos de aportes comunitarios y
Municipales.
76
5. La Dirección de Finanzas emite la orden de pago (transferencia) a la cuenta
bancaria, exclusiva para el proyecto IDECOAS-FHIS de la Municipalidad.
6. El Supervisor Docente autoriza los desembolsos de la Municipalidad a la
Comunidad según lo establecido en los contratos y según avance de obra.
9.4. Garantías
Las características especiales de esta modalidad de transferencia de recursos para la
ejecución de proyectos por las comunidades, determinan que las garantías a ser
presentadas al IDECOAS-FHIS o a las municipalidades, según el caso:
Garantías Presentadas por las Municipalidades
A) Previo a la firma del contrato entre el IDECOAS-FHIS y la Municipalidad, la
primera garantía (de apoyo a la operación) por su relevancia es la presentación de la
certificación del Punto de Acta de la Corporación en Pleno a través de la cual se incluye la
asignación presupuestaria para garantizar el Mantenimiento oportuno de la Red Educativa
en conjunto. En este sentido a la finalización de la ejecución del proyecto, una Autoridad
del IDECOAS-FHIS, entregará de forma oficial el Plan de Mantenimiento correspondiente,
para que se dé inicio en su ejecución.
Firmará también: i) Un pagaré de cumplimiento de contrato correspondiente al 15% del
monto total de la inversión (infraestructura, supervisión docente y capacitación), con
vigencia de un año, contabilizada a partir de la firma del contrato; ii) Una “autorización”
para que el IDECOAS-FHIS, pueda solicitar ante la Secretaría de Derechos Humanos,
Justicia, Gobernación y Descentralización y ante la Secretaría de Finanzas la ejecución
del crédito para hacerse pago, mediante retención de las transferencias que forman parte
de su patrimonio derivado por el incumplimiento de las obligaciones contraídas en los
convenios y contratos, en concepto del proyecto, valor a ser indicado según el monto del
convenio o contrato suscrito; iii) Por la infraestructura y supervisión de infraestructura,
firmará un pagaré del 100% por el monto total de la primera transferencia, un pagaré del
100% por el monto total de la segunda transferencia y iv) Por la capacitación, firmará un
pagaré por el 100% del único desembolso.
B) Una vez recibida la obra, la municipalidad presentará una garantía de calidad de la
obra al IDECOAS-FHIS, mediante un pagaré correspondiente al 5% del monto de la
inversión, con vigencia de un año, contabilizada a partir de la recepción definitiva del
proyecto. Además, firmará una “autorización” para que el IDECOAS-FHIS, pueda solicitar
ante la Secretaría de Derechos Humanos, Justicia, Gobernación y Descentralización y
ante la Secretaría de Finanzas la ejecución del crédito para hacerse pago, mediante
retención de las transferencias que forman parte de su patrimonio derivado por el
incumplimiento de las obligaciones contraídas en los convenios y contratos, en concepto
del proyecto, valor a ser indicado según el monto del convenio o contrato suscrito.
Garantías Presentadas por las Comunidades
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C) A la firma del contrato el Comité Ejecutor del Proyecto (CEP) deberá presentar a la
Municipalidad, un pagaré que respalde el cien por ciento 100% del monto total de cada
desembolso (infraestructura, supervisión docente y capacitación), y otro pagaré por un
15% del monto de cada contrato (infraestructura, supervisión docente y capacitación), que
garantice el cumplimiento del mismo, todas las garantías deberán ser firmadas por el
presidente del CEP, con una vigencia de tres meses adicionales al de la finalización del
plazo del contrato de ejecución.
D) Garantía de Honor Comunitario, será extendida por la comunidad reunida
solemnemente en la 3ra. Asamblea General. Con esta garantía la comunidad y su Comité
Ejecutor del Proyecto se comprometen a utilizar de manera honrada, eficiente y
transparente los fondos que le confiará el gobierno de Honduras a través del IDECOAS-
FHIS. A esta asamblea deben ser invitadas las autoridades municipales, autoridades de la
SE, religiosas y demás personas importantes que la comunidad considere y todos éstos
actuarán como testigos de honor. Esta acta contiene un anexo denominado Garantía de
Honor, la cual es parte del acta de la 3ra. Asamblea General Comunitaria.
E) De la última transferencia que la alcaldía haga a la comunidad, se retiene el 1% del
monto de inversión en calidad de capital semilla para el fondo de mantenimiento. El fondo
será entregado a la ORMA en el momento de su juramentación y será depositado en una
cuenta que se abrirá para fines de mantenimiento.
9.5. Desembolsos a las Comunidades
Primer Desembolso: Una vez formalizado los respectivos contratos por parte del
IDECOAS-FHIS/Municipalidad/Mancomunidad/CEP, terminado su primer bloque de
capacitación, seleccionado el supervisor docente y capacitador del segundo bloque en la
3ª asamblea se harán los desembolsos de acuerdo a lo establecido en los contratos, del
25% al 50% del monto del proyecto. Los siguientes desembolsos se harán según avance
de obra, no debiendo ser estos más de cuatro, reservando el porcentaje establecido para
el fondo de mantenimiento (el 1% de la última transferencia).
Nota Importante: En proyectos cuyos montos superen los Euros 300 Mil del costo directo
de la infraestructura, se puede realizar más de cuatro desembolsos, según se justifique
con la respectiva programación de ejecución física y de adquisiciones. Esta excepción
aplica también a proyectos con montos menores, donde la capacidad de ejecución
financiara de la comunidad no está debidamente comprobada.
Estos desembolsos son hechos por la Municipalidad/Mancomunidad a la comunidad o del
IDECOAS-FHIS a la comunidad, según la modalidad PEC que se defina (IDECOAS-
FHIS/Municipalidad o IDECOAS-FHIS/Comunidad).
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Son requisitos para la entrega del primer desembolso a la comunidad:
1. El reconocimiento Municipal.
2. Firma del Contrato entre la Comunidad y la
Municipalidad/Mancomunidad o el IDECOAS-FHIS.
3. La apertura de una cuenta bancaria de la Comunidad.
4. Seleccionado el Supervisor Docente y el Capacitador.
5. Garantía de Honor comunitario y pagaré para garantizar el
100% del primer desembolso y un pagaré del 15% del monto
total del contrato para garantizar el cumplimiento del mismo.
Gastos administrativos y caja chica
El 10% del costo directo del proyecto son los “gastos generales”. Este rubro comprende
gastos de oficina, como papelería muebles sencillos de oficina, equipo de seguridad,
movilidad, hospedaje, alimentación si fuera necesario movilizarse fuera de la comunidad
para cotizaciones y compras u otras actividades necesarias para el proyecto. También se
podrá usar para el pago de persona no contemplado en el presupuesto, como pueden ser
el vigilante o el bodeguero.
La caja chica debe de manejarse según los procedimientos establecidos en el reglamento
correspondiente.
9.6. Responsables
Dirección de Contrataciones
Dirección de Control Y Seguimiento; unidad de Fiscalía
Dirección de Administración y Finanzas
Municipalidad
Miembros del CEP
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10. Séptima Fase : Ejecución del Proyecto y 2do Bloque de Capacitación
10.1. Objetivos
1. La Comunidad cumple con la gerencia del proyecto, para la cual previamente
ha sido preparada y administra, dirige y ejecuta sus proyectos manejando
eficientemente y con transparencia los recursos financieros asignados.
2. La Municipalidad/Mancomunidad y el IDECOAS-FHIS, aplicarán los métodos,
procedimientos y los instrumentos para asesorar, apoyar, supervisar y
monitorear a la comunidad en la ejecución y administración de los PEC-
IDECOAS-FHIS.
10.2. Definición
Comprende todas las acciones para la realización del proyecto por parte de la comunidad
(componente infraestructura, componente equipamiento y componente capacitación) de
acuerdo a los lineamientos establecidas en las etapas anteriores del ciclo. Esto incluye no
solamente lo estipulado en los contratos, sino también todas aquellas circunstancias que,
por diversas razones, no siempre quedan plasmadas en los documentos.
Las fases anteriores tienen finalmente como objetivo preparar la buena
realización de esta fase, por lo que la séptima fase se puede considerar
como la fundamental de todo el ciclo.
10.3. Plan de Ejecución de la Obra y Plan de Adquisiciones
El Plan de Ejecución de la Obra incluye por obligación un Plan de Adquisiciones. Es un
instrumento de organización de las actividades y plazos conducentes a la buena ejecución
del proyecto. Esto implica tener convenientemente organizados los aspectos de compra
de herramientas y materiales, almacenamiento, administración de la mano de obra (la
calificada y la de cuadrillas de trabajo comunitario) y las diferentes etapas constructivas
del proyecto, estas actividades son apoyadas y asistidas por el Supervisor Docente, están
constituidas por los siguientes resultados que son aprobados en la 3ta. Asamblea
General.
Actividades Previas
1. La selección y contratación del Maestro de Obra Residente: esta selección
será acompañada con la asesoría del Supervisor Docente contratado por la
comunidad la alcaldía o el IDECOAS-FHIS.
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2. La confirmación del Capacitador para que imparta el segundo bloque de
capacitación. En caso de los capacitadores que desde el punto de vista de las
comunidades han cumplido un buen trabajo impartiendo el primer bloque de
capacitación y si no existe una descalificación por parte de la Dirección de
Control y Seguimiento del IDECOAS-FHIS, éste podrá ser contratado de forma
directa para que imparta también el segundo bloque.
3. La identificación de todas las actividades importantes del proyecto.
4. La organización de la mano de obra comunitaria.
5. El Plan de Ejecución de la Obra que incluya el de adquisiciones, indicando
tiempos y responsables.
6. Especificaciones de las medidas ambientales y compromisos comunitarios
definidas durante la pre-factibilidad y la evaluación del proyecto.
De esta forma la comunidad, el Comité Ejecutor del Proyecto (CEP) y el Comité de
Contraloría Social (CCS), con la asesoría del Supervisor Docente y del Maestro de Obra
Residente, planifican detalladamente el proceso de ejecución y acuerden la estrategia a
utilizar para la adquisición de insumos, provisión de materiales locales, organización de la
mano de obra comunitaria, almacenamiento y otros, considerando el contexto de la RE.
La preparación de este Plan es la primera tarea del Supervisor Docente en conjunto con
el Maestro de Obra Residente y el CEP y su aprobación es responsabilidad del Inspector
IDECOAS-FHIS.
El plan debe quedar plasmado en un documento. PEC-Modelo de Plan de Ejecución de la
Obra.
Nota importante: Al realizar las adquisiciones de insumos y materiales, los CEP no
podrán entregar dinero a comercios en calidad de anticipo, las compras se realizarán
contra entrega de los materiales, debidamente facturados. Se excluye únicamente las
adquisiciones que deben ser fabricadas (ejemplo: Suministro e instalación de puertas y
ventanas, balcones, estructuras de techos, otros similares), para lo cual el CEP realiza
contratos donde se establecen claramente las formas de pago.
Para la elaboración del Plan de Ejecución se desarrollaran los pasos siguientes:
Revisión de los componentes del Proyecto.
Revisión del listado de materiales y equipos requeridos, apoyándose en el sistema
de costos del IDECOAS-FHIS, mediante un reporte que debe ser parte del
expediente del proyecto, y programación de las adquisiciones, que conformarán el
CCS.
Estudio del presupuesto, costos y componentes.
Revisión de los compromisos municipales y comunitarios y su oportuno
cumplimiento.
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Identificación de actividades a desarrollar y los responsables.
Propuesta de estrategia de trabajo con la participación de responsables, que
puede ser por grupos o cuadrillas de trabajo.
Asignación de tiempos por actividad.
Identificación de los recursos humanos existentes en la comunidad (carpinteros,
armadores de hierro, fontaneros, albañiles, electricistas, contadores, maestros,
otros.)
Identificación de las mujeres que trabajaran en la obra, asegurando se les incluyan
en las cuadrillas de trabajo y que reciban la capacitación para las actividades
asignadas. El pago a las mujeres será igual al asignado para los hombres en las
cuadrillas de trabajo. Al inicio de su participación, cuando todavía no hayan sido
capacitadas en oficios de la construcción, recibirán pago de ayudante de albañil.
Una vez que estén capacitadas y que realicen trabajos más calificados, recibirán
pago de albañil o equivalente, según los trabajos que estén realizando.
Al menos dos mujeres deben estar trabajando en el proyecto durante toda la
ejecución del mismo y adquirir conocimientos básicos en diferentes oficios
relacionados con la construcción (albañilería, fontanería, carpintería, electricidad)
para poder participar activamente en el mantenimiento de los proyectos.
Identificación del equipo de protección personal, para asegurar la integridad física
de las personas de la comunidad que trabajaran en la obra.
Identificación de las actividades de protección al ambiente y ecológicas, incluyendo
zonas de almacenamiento de escombros y materiales que denoten riesgo a la
integridad física de los trabajadores y de los alumnos en caso que se de su
presencia.
El Plan de Ejecución de la obra debe ser revisado y aprobado por el Inspector de
Infraestructura del IDECOAS-FHIS a más tardar a 15 días después de la orden de
inicio.
En la mayoría de los casos de proyectos pequeños, el mayor impacto al
ambiente está en la etapa de construcción, debido a la generación de una
serie de actividades que producen desperdicios, que de no ser dispuestos
y tratados adecuadamente pueden contaminar o causar accidentes. Las
medidas de mitigación en esta etapa deberán de ser indicadas en forma
contractual, a fin de poder exigir el cumplimiento de las mismas.
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En los PEC el ejecutor es la comunidad, por lo que debe asegurarse su
protección física, el Supervisor Docente y el Maestro de Obra residente,
deberán incluir en el Plan de ejecución la compra de equipo de protección
personal, con cargo al rubro de gastos generales (10% de los costos
directos).
Se debe capacitar a la comunidad en el uso correcto del equipo de
protección, motivándoles para que lo utilicen. Esta debe ser una tarea del
capacitador con el acompañamiento del Supervisor-Docente.
10.4. Entrega de Sitio
Es el acto mediante el cual se oficializa el sitio para la ejecución del proyecto, realizando
la entrega a la comunidad. Se deben cumplir con las condiciones siguientes.
La autorización para que se dé la Orden de inicio por parte del Inspector del
IDECOAS-FHIS.
La emisión del acta de entrega de sitio por el Supervisor Docente.
La comunidad ha recibido la orden de liberación bancaria para el 1er. Desembolso.
La comunidad tiene aprobado su Plan de Ejecución de obra.
La comunidad ha contratado al Supervisor Docente y su Maestro de Obra
Residente.
La comunidad tiene programada las cuadrillas de trabajo.
La capacitación del segundo bloque está en proceso
La entrega del sitio es responsabilidad del Supervisor Docente se deberá contar con la
participación del Inspector IDECOAS-FHIS (como conveniente), Maestro de Obra
Residente, del Supervisor de Capacitación y del Capacitador.
Durante la entrega de sitio, se puede hacer una pequeña ceremonia en el
sitio, a manera de la colocación de “la primera piedra”.
10.5. Apertura de Bitácoras
El IDECOAS-FHIS reconocerá de forma legal los libros de bitácora debidamente
autorizados por los Inspectores del IDECOAS-FHIS de infraestructura y de capacitación.
La habilitación de las bitácoras se realizará durante le entrega de sitio a la comunidad,
anotando el plazo, los costos, los aportes comunitarios y municipales así como las
condiciones básicas cumplidas, y el programa de capacitación aprobado.
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En la primera página de la Bitácora de Infraestructura el Inspector IDECOAS-FHIS deja
constancia que el Plan de Ejecución de la Obra fue aprobado tanto por él como por la
comunidad. En la bitácora de capacitación se dejará constancia del Plan de capacitación
acordado y aprobado así como de las personas que la recibirán, PEC- Modelo de Bitácora
de Proyecto de Infraestructura y PEC-Modelo de Bitácora de Proyecto de Capacitación
Las bitácoras deben servir para:
Anotar todos los componentes y sucesos importantes durante la ejecución del
Proyecto los aspectos de infraestructura y de capacitación.
Un instrumento de comunicación y constancia que se lleva con mucho detalle y no
es solo para uso del Supervisor.
Anotarse las visitas de los Inspectores del IDECOAS-FHIS, de la SE, distintas
visitas importantes, miembros de la comunidad (CEP y CCS), miembros de la
alcaldía, misiones y otras.
Anotar observaciones de la Contraloría Social, la SE, el Inspector del IDECOAS-
FHIS, misiones y otras, las que serán consideradas por obligación por el
Supervisor Docente si son pertinentes y siempre aprobadas por el Inspector.
Se deberá promover la presencia del CCS y del CEP en el momento de llenado de
la bitácora, para que aboquen conocimiento y también firmen.
Deben permanecer en el sitio de la obra y en manos de una persona designada por el
CEP conocida por ser responsable, que siempre está presente en la comunidad y su casa
queda próximo al proyecto, la bitácora siempre permanecerá en el proyecto en horas
laborables.
Una bitácora bien llevada es vital para el buen seguimiento del proyecto y
no solamente para la obra de infraestructura. Ésta debe siempre
permanecer en manos del CEP y nunca abandonar la comunidad.
Al terminar de realizar una anotación, no deben permanecer espacios en
blanco en la página utilizada ni en la zona de firma.
Los capacitadores deben instruir a la comunidad sobre su derecho de
hacer anotaciones en la bitácora y sobre cómo hacerlo.
10.6. Liberación de desembolsos a la Comunidad
Los desembolsos a la comunidad se realizaran a través de transferencias bancarias del
IDECOAS-FHIS a la Municipalidad/Mancomunidad y de estas a la comunidad. El primer
desembolso a la comunidad será de acuerdo a lo establecido en los convenios y
contratos, (del 25% al 50% del monto total del proyecto) y se realiza cuando la comunidad
haya terminado su primer bloque de capacitación y realizado su segunda asamblea
general.
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Los siguientes desembolsos se harán según avance de obra, no debiendo ser los
desembolsos más de cuatro.
Estos desembolsos se deben tramitar con anticipación para evitar que la comunidad se
quede sin recursos financieros y ocasione un desfase en la obra. Se deben realizar la
solicitud del desembolso, cuando se haya ejecutado el 70% del desembolso precedente.
Para autorizar los desembolsos a la Municipalidad/Mancomunidad, el IDECOAS-FHIS a
través de la Dirección de Control y Seguimiento solicitará la documentación contractual y
de respaldo financiero y el avance del proyecto; ésta documentación deberá estar definida
y acordada con la fuente de financiamiento y el IDECOAS-FHIS.
Con el fin de facilitar a los usuarios la presentación de sus estimaciones de pago se tiene
a disposición el formulario PEC- Lista de Documentos para solicitud de transferencias y
Autorización de Pago IDECOAS-FHIS-PEC.
10.7. Actividades de Supervisión y de la Inspectoría
El control del avance y la calidad de la obra y de la capacitación deben darse, para
verificar que efectivamente se estén cumpliendo los aspectos técnicos, legales,
financieros, sociales y ambientales previamente estipulados; así como el apoyo en la
toma de decisiones a imprevistos que se den durante la ejecución.
Se reconocen básicamente los siguientes tipos de supervisión y de inspectoría en la
realización de un proyecto:
Supervisión Docente: Es realizada por un profesional contratado por la
comunidad con el apoyo de la Municipalidad/Mancomunidad o por la alcaldía,
quien permanece en el proyecto el tiempo estipulado en su contrato. El Supervisor
Docente, en su condición de profesional del ramo, no solamente supervisa la
ejecución de la obra, sino que también enseña, apoyando a la comunidad a poner
en práctica lo aprendido en las capacitaciones. Es también su función apoyar y
supervisar a las comunidades en el adecuado llevado de la contabilidad, de los
libros y del archivo de la documentación contable.
Inspectoría de Infraestructura: Es realizada por el personal del IDECOAS-FHIS,
que tiene a su cargo velar por el cumplimiento de los contratos de inversión y
supervisión. En este sentido tiene que estar presente en los proyectos mínimo una
vez a los quince días, visitando también a la UTM/UTI para ver temas de la
marcha del proyecto y calificar con oportunidad la condición bajo la cual se vienen
cumpliendo los manejos contables. Es obligación del Inspector de Infraestructura
realizar la calificación de los Supervisores Docentes y Maestro de Obra y registrar
los resultados en el Banco de Contratistas, utilizando para este fin los instrumentos
desarrollados por la Dirección de Control y Seguimiento y Contrataciones del
IDECOAS-FHIS.
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Inspectoría Social: Que es desarrollada por el personal del IDECOAS-FHIS, que
tiene a su cargo de verificar el cumplimiento de los contratos de capacitación y de
la supervisión de la capacitación. En tal virtud, deberá estar en al menos una
jornada completa de cada módulo de capacitación en cada proyecto, también
visitará a la UTM/UTI, para ver temas de la marcha de la capacitación y calificar
con oportunidad la condición bajo la cual se vienen cumpliendo los manejos
contables. Es obligación del Inspector de Capacitación realizar la calificación de
los capacitadores y de los supervisores de la capacitación Y registrar los
resultados en el Banco de Contratistas, utilizando para este fin los instrumentos
desarrollados por la UTC.
Nota Ambiental Importante en Fase de Ejecución: Durante la ejecución del
proyecto se cumplirán por obligación, las recomendaciones para mitigar los
impactos ambientales que se presenten en los respectivos Expedientes Técnicos
de los Proyectos.
10.8. Ordenes de Cambio
Constituyen las modificaciones que fundamentan a los contratos de los proyectos en
ejecución, pueden ser positivas cuando incrementan el monto original del contrato,
negativas cuando disminuyen el monto original del contrato y mixtas cuando hay una
combinación de las anteriores y el monto del contrato se mantiene en su valor original.
Fundamento y Efectos:
Modificación de los contratos. El contratante podrá modificar por razón de interés público,
los contratos celebrados, dentro de los límites y con sujeción a los requisitos y efectos
señalados en y sus normas reglamentarias. Cuando la modificación del contrato implicare
prestaciones adicionales a cargo del Contratista se pagará su valor, considerando los
precios unitarios inicialmente pactados.
Forma de la modificación. Las modificaciones introducidas por el contratante que importen
aumento o disminución en la cuantía de las prestaciones previstas originalmente en el
contrato, siempre que no excedan del diez por ciento (10%) de su valor, se harán
mediante órdenes de cambio emitidas por la autoridad responsable de la ejecución del
contrato, previa la reserva presupuestaria correspondiente en el caso de incremento del
monto original. Si la modificación excediere el porcentaje indicado hasta el 25%, se
suscribirá una ampliación del contrato.
Toda modificación deberá ser debidamente fundamentada y procederá cuando concurran
circunstancias imprevistas al momento de la contratación o necesidades nuevas, de
manera que esa sea la única forma de satisfacer el interés público perseguido; el valor de
las modificaciones acumuladas no podrán exceder del veinticinco por ciento (25%) del
monto inicial del contrato o referirse a objeto o materia diferente al originalmente previsto,
si excediese del veinticinco por ciento (25%) requerirán aprobación de la fuente de
financiamiento.
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Principalmente, la necesidad de órdenes de cambio se puede presentar por dos razones:
i.) por la dificultad en la evaluación del proyecto, que no permite prever con detalle
afecciones a la infraestructura y ii.) Por la identificación de infraestructura y equipamiento
adicional necesaria para la funcionalidad del proyecto en sí o del funcionamiento de la RE.
La autorización y aprobación será de acuerdo a las normas establecidas en el manual de
Control y Seguimiento del IDECOAS-FHIS, convenios suscritos IDECOAS-FHIS-
Municipalidad/Mancomunidad y la fuente de financiamiento. Las órdenes de cambio
deben ser respaldadas con anotaciones en la bitácora del proyecto.
Toda modificación a la ejecución del proyecto es realizada por el Supervisor Docente,
revisada por el Inspector y aprobada por Comité de Operaciones del IDECOAS-FHIS.
Todo cambio o modificación al proyecto por fallas de diseño/ evaluación deberá ser
aprobada por la Dirección de Proyectos del IDECOAS-FHIS y la Secretaria de Educación.
10.9. La Organización del Trabajo
Las actividades para la ejecución del proyecto deberán realizarse de la forma
siguiente:
El CEP, el Supervisor Docente y el Maestro de Obra Residente deben programar
semanalmente los trabajos, en particular la organización de las cuadrillas y las
compras a realizar.
El CEP puede organizar comisiones especializadas para la realización de tareas
específicas (manejo y control de materiales en bodega, etc.).
Un representante del CEP y uno del CCS deben visitar la obra al menos dos veces
al día, observando que las actividades se ejecuten conforme a las normas
técnicas, comparando el avance real con el programado y verificando si el avance
se encuentra dentro del plazo convenido para cumplir en tiempo y forma, utilizando
para tal fin la bitácora. Las órdenes verbales deben ser impartidas por el
Supervisor Docente con pleno conocimiento del CEP, CCS y del Maestro de Obra
Residente.
El presidente del CEP es el responsable de coordinar las actividades del proyecto.
El Maestro Obra Residente y el capacitador deben seguir las instrucciones escritas
en las bitácoras por el Supervisor Docente/Capacitador (según el caso) y los
Inspectores del IDECOAS-FHIS referente al proceso de ejecución de la obra y de
la capacitación.
Si existen atrasos en la ejecución el Presidente del CEP, el Supervisor Docente, el
Maestro de Obra Residente y el capacitador tomarán las medidas correctivas,
siempre con conocimiento del Inspector del IDECOAS-FHIS.
El Supervisor Docente debe visitar el proyecto de acuerdo a lo establecido en su
contrato (tiempo completo o medio tiempo, según el monto del proyecto),
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adicionalmente lo debe visitar en las fases críticas constructivas, en la entrega del
equipamiento, otras.
Diariamente el CEP debe llenar la planilla de asistencias del personal contratado
por jornada diaria de trabajó, incluyendo los técnicos y profesionales, para efectos
de reconocimiento y pagos si hubiese lugar. Semanalmente deberá cuantificar la
obra ejecutada, para efecto de reconocimientos y pagos si hubiera lugar. Dichos
controles serán revisados semanalmente por el Supervisor Docente y avalado por
el Inspector IDECOAS-FHIS en su visita mínima quincenal.
Nota: En el caso del Auxiliar Contable, el CEP debe acordar la frecuencia con la
que se requiere su presencia que no será menor a dos días a la semana. Si el
Auxiliar Contable adicionalmente realiza funciones de “bodeguero”, su presencia
será todos los días de la semana.
10.10. De los Ahorros Generados
Dado que la comunidad es la administradora de los recursos financieros para la ejecución
de su proyecto, la buena administración de los recursos por parte de la comunidad puede
generar ahorros, siempre y cuando se respeten los alcances y calidades acordadas en el
contrato y en la carpeta de proyecto. Lo anterior previo informe positivo del Supervisor
Docente y del Inspector del IDECOAS-FHIS.
El monto ahorrado o su uso en obras complementarias al proyecto deben quedar
claramente establecido en el acta de recepción de la obra y de la Capacitación.
Estos ahorros son patrimonio de la comunidad y solamente puede disponer sobre su uso
la Asamblea General.
Los destinos de estos ahorros pueden ser cualquiera de los siguientes:
Conformar un fondo de mantenimiento del proyecto (capital semilla), concertado
con el Supervisor Docente.
Ejecutar alguna obra o actividad complementaria del proyecto con el visto bueno
del Supervisor Docente y establecida en el plan de mantenimiento y/o definidas
como obras adicionales y complementarias en la formulación del proyecto. Debe
ser aprobado en la 4ta. Asamblea General de la Comunidad.
Ejecución de algún micro proyecto que beneficie al centro educativo que esté
establecido en su PEC-SE o PER.
Los ahorros realizados a lo largo del proyecto deben documentarse contablemente y
establecerse en un informe. El informe de fondo de ahorro debe presentarse
conjuntamente con la solicitud del segundo desembolso. Los fondos de ahorro pueden
iniciarse a ejecutar con un nivel de ejecución del proyecto del 75% contractual en
adelante. Los temas a atenderse con el fondo de ahorro deben ser acordados previo a su
ejecución, con la SE, el IDECOAS-FHIS y contar con el visto bueno del Consultor del
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Programa. Se considerarán de forma prioritaria las actividades que apoyan al
cumplimiento del proyecto original y luego otras complementarias que apoyen a la
adecuada operación del CE y de la RE.
Con el fin de evitar un rápido deterioro del poder adquisitivo de los ahorros comunitarios,
estos deberán depositarse en alguna organización financiera que sería libremente elegida
por la comunidad.
¿Qué Alimenta el Fondo de Ahorro en los PEC?
1. Rebajas Negociadas con Proveedores: Considerando que los costeos que el
IDECOAS-FHIS realiza, se cumplen utilizando valores oficiales y precios de
lista (ejemplo: la mano de obra y los materiales como tuberías y accesorios y
otros), los contratistas en general y en los casos PEC, los CEP, cumplen
negociaciones que conllevan rebajas importantes, incluso mayores al 20% de
los precios originalmente establecidos por el IDECOAS-FHIS (según capacidad
de gestión y apoyo de la asistencia técnica y social).
2. Contratación de servicios profesionales a un costo menor que el
referencial/aportes de mano de obra voluntaria: La comunidad contrata
servicios de fontaneros, soldadores y como se indica en el inciso anterior, la
mano de obra calificada y comunitaria. En caso de profesionales, en el caso de
la residencia, la oferta ganadora puede estar por debajo del valor asignado por
el IDECOAS-FHIS y esto también genera un diferencial que suma a este
Fondo.
3. Servicios efectuados sin costo: Son los que la comunidad siempre los
cumple, empero logrados sin costo por su gestión. Estos son transporte de
materiales, desalojos, otros, que pueden ser facilitados por la alcaldía, algún
empresario o algún miembro de la comunidad.
4. Intereses acumulados en la cuenta bancaria: Si existieran intereses
acumulados en la cuenta bancaria de ahorros del municipio.
Qué no es Fondo de Ahorro y Siempre hay que Evitar:
1. Incumplir Especificaciones Técnicas: Que se den cambios en las
especificaciones técnicas considerando que materiales de menor
especificación cuestan menos y esto en ningún caso es ahorro, por lo contrario
ponen en condiciones precarias al proyecto. Aquí se incluye cuando se ponen
menos cantidad de material de lo previsto, ejemplo el cemento.
2. Menor Alcance del Proyecto: Que disminuya el alcance del proyecto, dejando
de realizar ciertas obras o componentes para bajar costos, lo cual
generalmente limita la calidad de funcionamiento de los proyectos una vez
concluidos y tampoco es aceptable y tampoco puede ser calificado como
ahorro.
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3. Valores Adicionales Pagados por Mano de Obra por Encima de lo
Previsto en el Presupuesto del Proyecto: Considerando que cada rubro o
actividad que el IDECOAS-FHIS utiliza dentro del costeo de un proyecto, tiene
entre otros un análisis de la Mano de Obra requerida, en este sentido no se
puede pagar más de lo ahí previsto, indistinto a que sea Mano de Obra
Especializada o Comunitaria. Para evitar posibles excesos al respecto, se debe
considerar: i) Rendimientos de Mano de Obra Comunitaria: En lo posible
que se asignen tareas (distribuidas según lo previsto a ser pagado dentro del
proyecto), más cuando son excavaciones o rellenos de zanjas. En casos donde
se considera los acarreos, se pueden autorizar cambios para que estas se
cumplan con apoyo de acémilas y no con mano de obra comunitaria, siempre y
cuando los cambios no superen un 5% y este incremento no implique una
reasignación al proyecto. El trabajo pueda ser cumplido de forma familiar y sin
un horario rígido, se deja claro que esto no se puede utilizar en todos los
rubros y componentes de los proyectos, por lo que se tiene que aplicar de
forma diferenciada; ii) Costos Mayores de Mano de Obra a los
Originalmente Presupuestados: Cuando hay costos mayores de mano de
obra a los originalmente presupuestados, estos podrán ser financiados,
siempre y cuando corresponda a obras adicionales a las originalmente
propuestas, para lo cual se debe contar con los justificativos que los avalen.
Nota: aquí no se considera la Mano de Obra que es utilizada en la
construcción de la obra adicional, los cual debe ser aclarando y debidamente
documentando en bitácora y actas de asambleas comunitarias y con la
aprobación del Supervisor Docente y del Inspector IDECOAS-FHIS.
4. Insumos y Materiales que se Gastan en Exceso (fuga de materiales): Al
igual que la mano de obra, las cuantías de los materiales se determinan según
la actividad y su especificación técnica, como ejemplo están los morteros y
hormigones que según su resistencia esperada se establece la cantidad de
cemento, áridos y agua a utilizar (a más de su calidad). El que se coloque
menos cantidad de material no es ahorro y debe ser debidamente sancionado.
El que se utilice más cantidad de material, se puede considerar una falencia en
el control profesional del residente o supervisor y otros casos como fuga de
materiales, lo cual es crítico considerando además que siempre se busca
impulsar el tema de Transparencia, Rendición de Cuentas y la Contraloría
Social.
Nota: Aquí no se considera los materiales utilizados en la construcción de la
obra adicional, lo cual siempre debe ser considerada, empero como tal.
¿En Qué se Puede Invertir los Fondos de Ahorros?
1. Mejorar y Ampliar su Proyecto Original: Siempre se requiere impulsar a que
parte de la gestión del CEP y de la comunidad en General se dé, cumpliendo
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iniciativas que conlleven a tener su proyecto con mejor calidad y de mayor
alcance del originalmente previsto para el proyecto. Para ilustrar lo indicado,
que mejoren la calidad de las ventanas, pisos, en los locales escolares, que
mejoren las instalaciones del saneamiento de las viviendas con mejores
sanitarios o revestimientos en las unidades sanitarias, construcción de pilas
donde no esté previsto, entre otros. Aquí se incluyen los proyectos de PEC-SE
y de RE que no necesariamente se refieren a infraestructura.
2. Ejecución de Obras Adicionales en Educación y Salud: Siempre se tiene
que cuidar que las obras adicionales a cumplir estén en el marco de lo
aprobado por el responsable sectorial, la SE. Cuando se salga del alcance
específico del proyecto original, las obras adicionales programadas, deberán
contar con su aval, para lo cual debe existir la respectiva formulación, en lo
posible apoyados por los profesionales que laboran en los PEC.
Nota: Para permitir este apoyo profesional, se requiere incluir estos temas en
los TdR del Supervisor Docente, de tal forma que sea parte de lo que se
establecen en sus respectivos contratos. En el caso de que formule y supervise
el proyecto a ejecutarse con fondos de ahorro, se le remunera con el 6 al 4%
(ver detalle el numeral No. 5) del valor del fondo invertido.
3. Capital Semilla para el Fondo Comunitarios de Mantenimiento: Para crear
un capital semilla que apoye al fondo de mantenimiento, la municipalidad
entrega a la ORMA el valor que corresponde al 1% que se retiene en la última
transferencia Municipalidad/CEP, que corresponde al monto de inversión. Una
vez concluido el proyecto, este monto pasa a la cuenta de la ORMA. Luego,
siendo el mantenimiento un aspecto clave dentro de la sostenibilidad de las
inversiones y considerando los fondos ahorrados, al menos un monto
equivalente a US$ 1,000.00 de estos fondos, pasará el CEP a la cuenta de la
ORMA. En caso de que el CE cuente con talleres y laboratorios, este monto
equivalente se incrementará a por lo menos US$ 1,500.00.
4. Medios de Transporte para los alumnos de la Red Educativa:
Considerando que los talleres y laboratorios de una RE, por lo general están en
los Centros Sede (principalmente en los Centros Básicos), los niños de los
Centros Integrados requieren llegar a recibir sus respectivas clases. Al
respecto, como parte del Programa y con Fondos de Ahorro, se pueden
financiar medios de transporte (vehículos y/o bicicletas). En caso que los
vehículos no sean nuevos (de agencia), previo a que se autorice su adquisición
se deberá presentar la calificación o avalúo comercial y previo a su aprobación
(nuevos o usados) se deberá establecer los mecanismos que conlleven a su
“Sostenibilidad”. En el caso de vehículos, considerando: i) Uso exclusivo para
transporte de los alumnos hacia y desde el CE; ii) Los vehículos deben estar a
nombre de la SE; iii) Seguro contra accidentes y daños a terceros; iv)
Certificado de operación del transporte de estudiantes; v) Financiamiento de su
91
operación y mantenimiento y vi) Otros como tipo de placa. En caso de las
bicicletas, según lo que aplique, se requiere los mecanismos de asignación,
uso, principalmente. Al respecto la compra y la administración del vehículo será
de responsabilidad conjunta de la Municipalidad (quien presentará un “Punto
de Acta” al respecto) y la Comunidad.
Requerimiento para Legalizar las Inversiones:
Previo a la legalización de los aspectos que se van a considerar con el
Fondo de Ahorro, el CEP presentará una propuesta avalada por el
Supervisor Docente, al Inspector de Infraestructura, la cual será
analizada, modificada o aprobada por parte de la Comisión (SE-
IDECOAS-FHIS y la Asistencia Técnica del Programa).
Contar con la debida aprobación en Asamblea Comunitaria.
6. Pertinencia de un Apoyo Profesional para Invertir los Fondos de Ahorro:
Considerando que durante la ejecución de los proyectos PEC- las
comunidades son capacitadas entre otros en temas de: i) Gestión y
administración de proyectos (Gerencia Comunitaria); ii) Metodología para
negociar y realizar adquisiciones; iii) Manejos contables, rendición de cuentas y
en general transparencia; iv) Construcción, con los temas de albañilería,
fontanería, carpintería, otros. En general esa capacitación impartida durante los
proyectos les habilita para poder cumplir de forma directa y por cuenta propia
la construcción de infraestructura similar o no compleja dentro de su
comunidad. En caso que la comunidad requiera cumplir la construcción de
infraestructura con alto grado de complejidad, la asistencia técnica que les
brinda el IDECOAS-FHIS, a través del Inspector, deberá guiar para que se dé
siempre bajo las normas previstas para cada caso, cumpliendo también lo
acordado con fuente financiera. Además, la comunidad tiene que acordar con
el Supervisor Docente la ampliación de sus servicios.
En casos donde la obra a realizarse con el Fondo de Ahorro, no se puede
cumplir a corto plazo y el IDECOAS-FHIS no puede brindar la asistencia
técnica, la Corporación Municipal entregará un punto de acta donde se
comprometen a cumplir con la asistencia requerida, empero siempre el
proyecto debe quedar debidamente identificado y justificado por parte de la
Comunidad.
10.11. El 2do Bloque de Capacitación
El segundo bloque de capacitación se inicia a impartir a comienzos de la
ejecución de la obra. Los diferentes módulos de la capacitación deben ser
impartidos de forma oportuna, de tal forma que el capacitador acompañe a la
comunidad durante toda la ejecución del proyecto.
92
Los momentos de impartición de los módulos son: Reforzamiento 1er bloque, al
inicio de la ejecución; La comunidad y su medio ambiente y prevención de
violencia en centros educativos (CPTED) al 40% de ejecución de la obra;
promoción de higiene y salud, al 60%; mantenimiento de CE, al 90% de la
ejecución de la obra.
Nota: El tiempo mínimo estimado es de 18 días, con 8 horas diarias de trabajo (4
de capacitación y 4 de asesoría), distribuidos en los meses de ejecución, en
concordancia con los TdR realizados por la UTC, para cada tema.
10.12. Responsables
Comité Ejecutor del Proyecto CEP
Comité de Contraloría Social CCS
Supervisores-Residente
Capacitador
Inspector de obra/social del IDECOAS-FHIS
93
El Supervisor Docente de Infraestructura
Requisitos mínimos:
1. Ser Profesional de la Ingeniería Civil o Arquitectura debidamente colegiado.
2. Estar registrado en el Banco de Contratista del IDECOAS-FHIS en calidad de
supervisor/a especialista en uno o varias clases de proyectos.
3. Experiencia en construcción de obras de ingeniería/arquitectura, mínimo 5
años en obras similares.
4. Habilidad para trabajar en equipo.
5. Conocimiento y manejo de costos globales para los que se requieren sus
servicios y asistir a la comunidad en el establecimiento de los alcances
posibles del proyecto.
6. Tener un amplio conocimiento de los procesos de desarrollo rural.
7. Estar capacitado y certificado en procesos de supervisión a ser cumplidos en
el marco del PROMINE.
8. Referencias de las Dirección de Control y Seguimiento, que avale su
desempeño en los proyectos ejecutados anteriormente con el PROMINE (en
caso que aplique).
Procesos de contratación:
La Comunidad, con apoyo de la Dirección de Control y Seguimiento del IDECOAS-FHIS,
tendrá la potestad de seleccionar el supervisor/a residente del banco de supervisores del
IDECOAS-FHIS. Es pertinente también que las UTM/UTI, asuman esta actividad según lo
establece el presente Manual, en calidad de aporte municipal.
Forma de pago:
El pago es realizado por el IDECOAS-FHIS al Supervisor-Residente (Municipalidad/
Mancomunidad o Contratado por el IDECOAS-FHIS), contra avances de la ejecución
física del proyecto.
Funciones:
Revisar el expediente técnico del proyecto realizando una visita preliminar al sitio
para verificar si las condiciones existentes previas a la ejecución de la obra son
ideales (Confirmar los levantamientos y demás trabajos topográficos relativos a la
obra), presentando al CEP y al Inspector de Infraestructura del IDECOAS-FHIS
un primer informe antes de la orden de inicio del proyecto.
En coordinación con el Inspector de Infraestructura del IDECOAS-FHIS, autorizar
o desautorizar la orden de inicio del proyecto, mediante una visita previa al sitio
del proyecto para verificar si las condiciones para la correcta ejecución de la obra
94
son ideales y coordinar el inicio del proyecto con la participación del CEP y
orientarlo sobre sus obligaciones contractuales.
Asesorar al CEP en la contratación del Maestro de Obra Residente.
Permanecer en el proyecto cumpliendo con sus funciones, cinco días y medio (5.5
que van de lunes a viernes días completos y el sábado medio día) y en cada día
al menos ocho (8) horas, excepto el sábado que es de cuatro (4) horas.
Velar por la oportuna y correcta elaboración, adecuada ubicación del rótulo del
proyecto respetando formatos (Textos y logos) de las instituciones (IDECOAS-
FHIS, SE, Cooperación del Gobierno Alemán a través del KfW, al igual que la
Municipalidad y la Comunidad).
Elaborar en coordinación con el Maestro de Obra Residente y el CEP un
cronograma de ejecución de obra, velando por su oportuno cumplimiento y
manteniéndolo a la disposición de la comunidad, CEP, CCS, representantes de la
Municipalidad, IDECOAS-FHIS, SE, Cooperantes, la fuente financiera y Consultor
del Programa. Elaborar el cronograma de entrega de materiales a ser aportados
por la comunidad, cronograma de disponibilidad de mano de obra en el proyecto
en calidad de aporte comunitario y de igual forma para el aporte municipal.
Asesorar al CEP en la dirección técnica y administrativa de la obra, entre lo que
se incluye: elaboración de solicitudes de desembolso o estimaciones, ordenes de
cambio, ampliaciones de plazo, suspensiones, registro y control del libro de
ingresos y egresos, caja chica, cuenta de cheques, libro de movimientos en
bodega, control de inventarios, respaldos (órdenes de compra, facturas, recibos,
cheques, entre otros). Además, con los reportes de avance físico – financiero del
proyecto y el correspondiente al Fondo de Ahorro.
Asesorar al CEP en la inclusión de la planilla de mano obra comunitaria un
mínimo del 40% de mujeres para que laboren en el proyecto, para lo cual deben
ser capacitadas en los procesos constructivos a través de la metodología
aprender haciendo. Para apoyar su cumplimiento el CEP nombrará una
responsable de género, la cual también velará por el buen trato igualitario
(especialmente participación y remuneración) y respetuoso a la mujer.
Asesorar al CEP en el pago de planillas de la mano de obra calificada y
comunitaria, que debe contener un detalle, diario, semanal y mensual, según el
caso (que debe estar a la orden de las instituciones y entes contralores).
Asesorar al CEP y al CCS, par que velen por la buena calidad de la obra.
Asesorar al CEP en la interpretación de planos y especificaciones técnicas.
Asesorar, aprobar y revisar materiales, métodos constructivos, medidas de
seguridad, equipos permisibles.
Velar que durante la ejecución del proyecto no sean dañadas las instalaciones
95
existentes, tales como sistemas de telefonía, agua potable, aguas negras, aguas
lluvias, entre otros.
Evitar en lo posible, la destrucción de árboles cuya existencia no afecte el
desarrollo de las obras.
Velar por el cumplimiento de los compromisos de los aportes Comunitario y
Municipal, motivando al CEP y apoyándolo en hacer ver a la comunidad la
importancia del cumplimiento de los mismos, dando a conocer el impacto en el
proyecto si los aportes no se cumplen a tiempo.
Verificar en los proyectos toda la documentación contable (Libros, egresos,
inventarios, facturas, cheques, cotizaciones y adjudicaciones en compra) esté
debidamente ordenada, actualizada y principalmente con conciliaciones bancarias
acordes a los libros contables.
Es de su responsabilidad mantener actualizada la bitácora desde su apertura
hasta su respectivo cierre (Acorde al período que comprende desde la Orden de
Inicio hasta el cierre del proyecto), registrando todos aquellos eventos y
decisiones considerados de importancia relacionados con la ejecución del
proyecto, especialmente aquellos que puedan tener repercusiones técnicas y
legales relacionadas con la obra para la correcta ejecución de las actividades del
CEP.
Apoyar al CEP y la municipalidad en las solicitudes y seguimiento de
desembolsos tanto IDECOAS-FHIS-Municipalidad y Municipalidad-CEP, a fin de
garantizar la ejecución normal del proyecto.
Actualizar pagarés del CEP y Municipalidad- IDECOAS-FHIS cuando se requiera.
Supervisar el trabajo del personal contratado, maestro de obra, mano de obra
calificada y comunitaria.
Colaborar con la comunidad en la adquisición de materiales que se requieran para
la ejecución de la obra en coordinación con el Maestro de Obra Residente,
asegurando que los materiales sean de igual o mejor calidad a los considerados
en las especificaciones técnicas.
En los trabajos realizados por subcontratos, supervisar su oportuna ejecución,
aceptar o rechazar dichos trabajos y en este caso si fuese necesario ordenar la
suspensión de la obra para asegurar el cumplimiento de los documentos
contractuales. (Principalmente calidad y especificación técnica, además de plazo
de ejecución). Estos criterios se aplican también en adquisiciones de insumos y
equipamientos.
Elaborar las órdenes de cambio relacionando siempre las actividades que se
cumplen con el Fondo de Ahorro, y hacer la formal solicitud de aprobación
presentándola a la Dirección de Control y Seguimiento del IDECOAS-FHIS para
96
su aprobación en un plazo no mayor a 15 días calendario a partir de la fecha de
su definición.
Enviar copia al IDECOAS-FHIS y a la Municipalidad de toda correspondencia
entregada al CEP, de preferencia en digital. No utilizar sin previo consentimiento
la documentación del proyecto para una finalidad distinta al cumplimiento del
contrato.
Mantener coordinación permanente con el Inspector del IDECOAS-FHIS, SE, y
con la Municipalidad ò UTI/Mancomunidad. en actividades de alcances (En caso
de requerirse modificaciones), inauguraciones, visitas de misiones, uso de Fondo
de Ahorro, programaciones, entre otros.
Administrar la ejecución del proyecto utilizando las normas, procedimientos y
herramientas establecidas en el presente manual, en los casos donde no hayan
existido dichas herramientas, podrá utilizar otros instrumentos que garanticen la
buena administración del proyecto.
Presentar en físico y/ò en digital los informes semanales al IDECOAS-
FHIS/Municipalidad/Mancomunidad y el informe cierre de cada proyecto asignado
de acuerdo a los formatos del IDECOAS-FHIS.
En caso de que la página web del IDECOAS-FHIS se encuentre habilitada, llenar
reportes electrónicos en la misma.
Entregar un expediente completo del proyecto al finalizar la obra tanto en el
IDECOAS-FHIS como en la Municipalidad. Lo anterior es requisito para que se
realice su último pago.
Entregar el proyecto en forma provisional, en forma definitiva, y entregarlo con el
inspector al beneficiario institucional que es la SE.
Efectuar el cierre de actividades y presentar de forma oportuna la documentación
que se requiere para el cierre físico y administrativo – financiero del proyecto a su
cargo. Como plazo máximo se establece quince (15) días calendario, después de
emitida el Acta de Recepción Definitiva. Esto es un requisito previo para el pago
de la estimación final del proyecto y también avala su pago (como Supervisor
Docente) y esto no considera las condiciones negociadas para su prestación de
servicios profesionales en la ejecución del Fondo de Ahorro.
97
El Maestro de Obra Residente
Requisitos mínimos:
1. Experiencia en construcción de obras de construcción civil, mínimo 3 obras
similares.
2. Preferentemente residente en la zona en donde se ejecutará el proyecto.
3. Habilidad para trabajar en equipo.
4. Mayor de Edad.
5. Conocimiento y manejo de costos globales para los que se requieren sus
servicios y asistir a la comunidad en el establecimiento de los alcances
posibles del proyecto.
Proceso de Contratación:
El CEP tendrá la potestad de seleccionar a su Maestro de Obra Residente (MdO) y lo
seleccionara entre una lista de al menos cinco candidatos que le proporcionará la
Municipalidad/Mancomunidad o el IDECOAS-FHIS. De estos cinco, con base en la hoja
de vida el CEP selecciona tres y los entrevista. Posteriormente selecciona al que mejor
oferta técnica y financiera presente. Este proceso es acompañado y asesorado por el
Supervisor Docente.
Forma de Pago:
El pago es realizado por el CEP según un monto mensual y contra avances de la
ejecución física del proyecto.
Funciones:
Trabajar bajo las órdenes del CEP y directamente en la ejecución del proyecto.
Capacitar y motivar a los beneficiarios para que cumplan sus aportes comunitarios
acordados (aprender haciendo).
Colaborar con la comunidad asesorando al CEP en la adquisición de materiales
que se requieran para la ejecución de la obra.
Colaborar en el llenado de bitácora, de acuerdo al avance de obra.
Apoyar al CEP en el pago de planillas del personal contratado.
Supervisar el trabajo del personal contratado.
Asegurar que los materiales a ser comprados sean conforme a las
especificaciones técnicas y la calidad establecidos en la formulación del proyecto.
Organizar y participar el cumplimiento de todas las actividades en el sitio de la
obra.
Mantener una coordinación de acciones con el Supervisor Docente, el Supervisor
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Social y el Inspector del IDECOAS-FHIS, trabajar con la comunidad en la
ejecución del proyecto.
Y otras de acuerdo a la naturaleza de su cargo, asignado por el Supervisor
Docente y el CEP.
Auxiliar Contable
Requisitos mínimos:
1. Conocimiento en registros contables básicos, revisión de caja – banco,
registros de adquisición de materiales e insumos, sub-contratos, elaboración y
pagos de planillas de personal (según asistencia).
2. En caso de manejo de bodega, control de “cardex”.
3. Asistir a la capacitación que se imparte en el Primer Bloque de Capacitación
(a todo el módulo).
4. Preferentemente residente en la zona en donde se ejecutará el proyecto.
5. Mayor de Edad.
6. Capacidad de elaborar informes sobre los movimientos contables y establecer
novedades con oportunidad en caso que existan.
Proceso de Contratación:
El CEP tendrá la potestad de seleccionar a su Auxiliar Contable (AC) considerando al
menos tres candidatos. De estos tres, con base en la hoja de vida el CEP los entrevista.
Posteriormente selecciona al que mejor formación y experiencia, luego negocian su pago
considerando los días a laborar al mes y si cumplirá o no labores en la bodega. Este
proceso es acompañado y asesorado por un oficial contable de la municipalidad.
Forma de Pago:
El pago es realizado por el CEP según un monto mensual y contra avances de la
ejecución física del proyecto.
Funciones:
Trabajar bajo las órdenes del CEP (con independencia) y directamente en la
ejecución del proyecto.
Actuar en calidad de empleado del CEP, empero con “independencia”.
Colaborar con la comunidad asesorando al CEP en los soportes y organización de
la documentación que respalda las adquisiciones de materiales, insumos, pagos
de personal, sub-contratos y otros que se requieran para la ejecución de la obra.
Apoyar al CEP en el pago de planillas del personal contratado.
Mantener una coordinación de acciones con el Supervisor Docente, Capacitador,
99
el Inspector Social y el Inspector de Infraestructura del IDECOAS-FHIS y en sus
visitas presentarles los libros contables, las cuentas bancarias y demás
documentación que avala las adquisiciones y pagos realizados.
Entregar la documentación y sus informes al oficial contable de la municipalidad,
para que califiquen y avalen los movimientos realizados por el CEP.
Entregar la documentación y sus informes en caso de las auditorías que se
realicen en el marco de la ejecución del proyecto.
El Capacitador
Nota: Los procesos de capacitación están previstos que den inicio a partir de la
calificación de “viable” del proyecto, con el Primer Bloque, el Segundo Bloque se
impartirá a partir de la Fase de Ejecución. Es la razón porque que en este acápite,
no se describe al Capacitador, que ya fue descrito en la Fase de Ejecución.
El Inspector de Infraestructura
Perfil del Inspector de Infraestructura
Profesional: Ingeniero/Arquitecto titulado y solvente.
Experiencia profesional:
De 2 a 5 años en supervisión de proyectos de infraestructura.
Conocimiento de la Normativa de la Secretaria de Educación y Diseños
bioclimáticos de Infraestructura Escolar.
Manejo de herramientas como sistemas de costos, AutoCAD etc.
Manejo de grupos humanos, especialmente con las organizaciones locales
participantes en el proyecto como ser CEP, Patronatos, y otras de relevancia
dentro de la comunidad.
Equipo, Recursos Informáticos, Mobiliario y Gastos de Movilización.
Funciones Inspectoría Infraestructura
Coordinar con las autoridades locales como alcaldes, representantes de la SE y
de las comunidades respectivas las visitas a campo, así como con el equipo
técnico de la DIGECEBI.
Revisión de expediente técnico al inicio de cada proyecto.
Apoyo al CEP en selección de supervisor docente y apoyo en selección de
capacitador.
Revisión del informe preliminar e informes técnicos presentados por el Supervisor
Docente del proyecto.
Apoyo en orden de inicio.
100
Revisar y avalar la programación de actividades respecto a la ejecución
(cotizaciones, compras, etc.)
Verificar que existan medidas de seguridad para trabajadores y visitantes.
Evaluación de supervisores docentes según desempeño en campo.
Revisión de infraestructura de acuerdo a planos.
Revisión, análisis y aprobación de modificaciones de planos en campo.
Verificar el cronograma de ejecución (Impreso o a mano pero visible en campo).
Revisión de bitácora y anotación de observaciones (Detalle de avance, aportes,
calidad de materiales y de la obra, problemas encontrados y toma de decisiones)
Reportar si la bitácora no está en campo, revisar cumplimento de multas.
Verificar que la obra se esté ejecutando en base a lo contratado (especificaciones,
planos y calidad).
Revisión procesos (Cotizaciones, compras, tiempo de depósito de transferencias
de fondos y contraparte municipal).
Revisión de avance físico financiero de acuerdo a plazo de ejecución.
Trámite y gestión oportuna de las trasferencias de inversión y supervisión durante
todo el ciclo que compete a la Dirección de Control y Seguimiento.
Seguimiento de segundo desembolso desde la recepción de la documentación
hasta que se deposite a la cuenta del CEP.
Revisión y aprobación del reporte de uso fondos de ahorro del proyecto.
Verificar el cumplimiento de contratos del supervisor docente (Tiempo en obra,
apoyo al CEP y CCS, etc.)
Apoyo en documentación y seguimiento de órdenes de cambio en proyectos
considerando también el fondo de ahorro (Lo que no se hace no se paga)
Cierre físico
Cierre financiero contable
Elaboración y presentación de informes por gira, donde deberá detallar las
actividades realizadas, toma de decisiones y resultados obtenidos, así como
también el avance de los proyectos (físico y financiero) y la calidad de obra.
Retroalimentación fotográfica del proyecto al sistema IDECOAS-FHIS.
Funciones comunes a cumplir en campo Inspectores Sociales y de Infraestructura
Verificar CV de profesionales que se llevarán a selección ( Calificación e
inscripción en IDECOAS-FHIS)
Informar sobre problemas de acceso en los proyectos
101
Atención y solución de conflictos que se presenten
Un solo mensaje en campo respecto al PROMINE
Verificar existencia de contratos en campo (Capacitador de primer bloque,
Supervisor docente, maestro de obra y capacitador de segundo bloque)
Socializar los alcances de los proyectos
Informar a la municipalidad sobre desembolsos
Comunicación constante con el supervisor docente, miembros del CEP y CCS y
con el alcalde comunicación oportuna
Verificación de uso de equipo de seguridad en obra
Priorizar proyectos con problemas (Anotar en bitácora, documentar, reportar por
escrito a autoridades, toma de decisiones y su socialización)
Cumplir con los tiempo y número de visitas al mes
Monitoreo de transferencias
Cierre financiero contable (Apoyar a la comunidad en campo Aprender- Haciendo)
Entrega del proyecto terminado a la SE, comunidad y alcaldía.
Con especial énfasis, calificar con oportunidad la condición bajo la cual se vienen
cumpliendo los manejos contables.
El Inspector Contable
Perfil del Inspector Contable
Ser profesional/técnico del Área Financiera Contable, con trayectoria y
experiencia en auditorías financieras – contables (“fiscalía”).
7. Ser capacitado y certificado por la Unidad Técnica de Capacitación de
IDECOAS-FHIS, en los contextos de la promoción social PEC/PROMINE.
8. Ser capacitado y “aprobar” un módulo de contabilidad básica a ser impartido
por oficiales contables de Auditoría Interna, considerando los procesos y
aspectos que se deben verificar en los registros de los movimientos contables
dentro de la ejecución de los proyectos, incluyendo el manejo de bodega.
9. Experiencia comprobada de 3 años (mínimo) en manejos contables o de
fiscalía.
Funciones a Cumplir en Puesto Coordinadas con los Diferentes Actores:
A nivel institucional
En general con el IDECOAS-FHIS, calificar los manejos contables que se realizan
en los proyectos PROMINE, al igual que el manejo de las bodegas.
102
Con Inspectoría de Infraestructura y Social del IDECOAS-FHIS, según zona
asignada, a fin de coordinar giras de visita a los proyectos y en conjunto
determinar el cumplimiento de los manejos contables y de las bodegas,
reportando y corrigiendo de forma oportuna las inconsistencias en caso de existir.
Con enlace PROMINE en la Dirección de Control y Seguimiento a fin de informar
periódicamente sobre la situación de los proyectos en lo referente al manejo
contable y de las bodegas.
Con el Inspector Social y el enlace PROMINE de la Unidad Técnica de
Capacitación (UTC) a fin de informar sobre resultados de las evaluaciones hechas
en los proyectos respecto a los resultados de las capacitaciones y de los
acompañamientos que cumplen los capacitadores, considerando los primeros y
segundos bloques, en lo que a manejos contables y de bodega se refiere.
A nivel local (Municipalidad y Comunidad)
Con la Municipalidad y el CEP para calificar los manejos contables y de bodega
que realiza el CEP y que es avalado por el Oficial Contable de las
Municipalidades.
Con las autoridades municipales (alcalde o su representante) a fin de informar el
resultado de su trabajo de verificación y en caso de encontrar novedades,
indicarlas cuales son y qué acciones se requieren cumplir para su oportuna
corrección.
Con los integrantes de los comités (CEP, Auxiliar Contable y CCS), con el objetivo
de realizar un trabajo en conjunto que conlleve a verificar el trabajo que se viene
realizando en el manejo contable y de bodega. En caso de encontrar
desviaciones realizará directamente un reforzamiento a los actores comunitarios y
bajo una metodología aprender haciendo, dejará al día los libros y sus respaldos.
En caso de encontrar desviaciones (aspectos que afectan a la transparencia,
reportará de inmediato a las autoridades del IDECOAS-FHIS, de la Municipalidad
y de la Asistencia Técnica Internacional (Consultor del Programa).
Convocar a reuniones y/o asambleas extraordinarias para tratar temas referentes
a problemas encontrados en los proyectos, cuando la situación así lo amerite.
En caso de encontrar problemas, con los capacitadores asignados a su zona a fin
de retroalimentarles acerca de los puntos que tienen observaciones y así mejorar
su desempeño en las capacitaciones así como de los productos esperados de las
mismas.
Aspectos a Impulsar y Verificar en su Cumplimiento
La calidad de toda la documentación contable (Libros, egresos, inventarios,
facturas, cheques, cotizaciones y adjudicaciones en compra) esté debidamente
ordenada, actualizada y principalmente con conciliaciones bancarias acordes a
103
los libros contables.
Respecto al manejo de las bodegas, el control del “kardex”, estableciendo su
grado de actualización (a tiempo real), la documentación que respalda ingresos,
egresos y saldos.
Reforzar el cumplimiento de funciones del CEP y CCS así como su nivel de
empoderamiento, en caso de encontrar deficiencias en este aspecto.
Socializar y dar seguimiento a las auditorías que realice el IDECOAS-FHIS y la
municipalidad al proyecto.
Proponer a la Unidad Técnica de Capacitación las estrategias de Intervención
Metodológica que considere pertinentes.
Revisar la bitácora y anotar las debidas observaciones (CCS debe anotar en
bitácora, reportar observaciones sobre los manejos contables y la bodega.
Además, dar seguimiento a las anotaciones registradas anteriormente en bitácora
sobre los temas contables y de manejo de bodega.
Apoyar los procesos de rendición de cuentas que debe cumplir la comunidad
respecto a sus informes de transparencia.
Apoyar la presentación de la documentación requerida para realizar el cierre
financiero contable del proyecto.
104
11. Octava Fase: La Terminación de la Obra
11.1. Objetivo
La Comunidad a través del CEP y CCS, en Asamblea General, ha presentado el informe
administrativo sobre el uso de los fondos asignados y realizado las actividades para el
cierre de la obra ante la SE, el IDECOAS-FHIS y la municipalidad.
Esta fase tiene tres propósitos claramente definidos:
1. La culminación del proceso del segundo bloque de capacitación.
2. La realización de la quinta asamblea para la aprobación del plan de
mantenimiento, lo cual implica lo siguiente: (i) Presentación del proyecto
concluido a la ORMA (comité, comisión, asociación); (ii) reiterar el compromiso
para cumplir el Mantenimiento; y (iii) aprobar el Primer Plan de Mantenimiento
(a tres años). En esta Asamblea se recibe la obra, por parte de la Secretaria de
Educación, es decir, la Asamblea marca el inicio del funcionamiento del
proyecto y de su buen uso y mantenimiento. En esta Asamblea la
Municipalidad reitera su compromiso para apoyar financieramente el
mantenimiento del CE, a ser cumplido en conjunto con la ORMA.
3. El cierre o liquidación del proyecto, una vez que la obra ha sido terminada
según lo especificado el contrato, actividad que se cumple en acuerdo con las
UTM/UTI, baja la normativa del IDECOAS-FHIS.
4. Inicio del Mantenimiento: Previo a la recepción provisional del proyecto, la
ORMA debe estar ratificada, contar con una cuenta bancaria propia para este
concepto y los fondos para financiar el mantenimiento, transferidos a la misma
por parte del CEP, previo a la conclusión de su gestión.
Se trata de fomentar que la comunidad se aproveche de lo aprendido
para proyectarse hacia el futuro y a la vez que trate de asociarse con
otras comunidades y compartir sus experiencias.
Se trata también que en adelante las instalaciones del CE sean utilizadas
y mantenidas adecuadamente, bajo la responsabilidad conjunta de la
Municipalidad y la Comunidad.
11.2. Normas y Procedimientos para el Cierre de la Obra y de la
Capacitación
El expediente original completo (infraestructura y capacitación) queda bajo custodia del
ente contratante (Municipalidad/Mancomunidad); y una copia bajo custodia del IDECOAS-
FHIS.
105
Los productos que se deben generar para el cierre de la obra y de la capacitación
son:
1. Las Actas de recepción provisional y definitivas de obra y de capacitación,
firmada por la Comunidad como ente Ejecutor (el presidente o un miembro
directivo de CEP), el Alcalde Municipal, el Director del Centro Educativo/RE, el
Supervisor Docente y el Inspector IDECOAS-FHIS. Una vez emitida el Acta de
Recepción Provisional y en caso de que existan aspectos a corregir, las
subsanaciones se deberán cumplir en un plazo máximo de 30 días calendario,
donde se presentará el Acta de Recepción Definitiva.
En caso del Acta de Recepción Definitiva del proyecto,
PEC- Modelo de Acta de quinta Asamblea General
PEC-Modelo de acta de recepción provisional de obra
PEC- Modelo de acta de recepción provisional de capacitación
2. El informe financiero final de la comunidad ha sido elaborado por el CEP y el
CCS y dado a conocer, bajo el contexto de transparencia, en Asamblea
General Comunitaria, definiendo claramente el monto ahorrado y el uso dado a
los fondos en obras complementarias al proyecto.
3. Constancias de los saldos en efectivo y/o en cuenta bancaria, materiales.
herramientas y/o equipo que quedan en la comunidad para uso de las
actividades de mantenimiento rutinario-preventivo.
4. Informe final de cierre de la obra por parte del Supervisor Docente y de
Capacitación
PEC-Modelo de acta de recepción definitiva de obra
PEC- Modelo de acta de recepción definitiva de capacitación
5. Constancia de la Municipalidad y de la SE que acredite su responsabilidad en
la operación y mantenimiento del centro educativo.
Nota: La visita de Cierre Provisional del proyecto, deberá ser realizada de forma conjunta
por el Inspector del IDECOAS-FHIS y el representante de la SE. Una vez levantada el
Acta de Cierre Definitivo, se dispone de un plazo máximo de quince (15) días calendario
para presentar la documentación para el Cierre Definitivo del proyecto. Esta es una
actividad que tiene que ser cumplida por el Supervisor Docente. La visita de Cierre
Definitivo también deberá ser realizada de forma conjunta por el Inspector del IDECOAS-
FHIS y el representante de la SE, quien además realizará la Recepción Institucional del
Proyecto. En caso de que el representante de la SE no pueda participar, en la recepción
conjunta, esta se cumplirá en un plazo no mayor a quince días calendario. Por su parte la
SE, según su normativa institucional, cumplirá con los directores de los CE, una Acta de
Entrega de Bienes.
106
11.3. La Operación y Mantenimiento-rutinario-Preventivo
Terminada la obra, esta empieza a dar la utilidad para la cual fue construida, empieza a
ser usada por la población beneficiada, esto trae consigo el desgaste y deterioro normal
de todo inmueble, el lograr que la vida útil de obra se conserve en buen estado dependerá
del uso y mantenimiento que se brinde a la obra.
Nota Importante: Una vez que los proyectos entran a la etapa Físicamente Terminados
(con Acta de Entrega-Recepción Definitiva, suscritos por los representantes del
IDECOAS-FHIS y la SE), la Comunidad Educativa debe iniciar el uso de las instalaciones.
Se deja claro que los proyectos no requieren ser inaugurados para recién ahí proceder a
la utilización de las instalaciones.
Adicionalmente en el sitio se genera mayor presión sobre el ambiente al empezarse a
producir y concentrarse desperdicios sólidos y líquidos que de no operarse
adecuadamente el riesgo de contaminación es fuerte.
Para evitar lo anterior la SE/IDECOAS-FHIS a través de la UTC proveerá a los comités de
mantenimiento manuales de operación y mantenimiento que les proporcionaran
información para realizar las acciones encaminadas a asegurar la operación,
mantenimiento rutinario y preventivo de la obra y que evite el deterioro del ambiente.
Si el proyecto así lo requiere, la formulación del proyecto debe incorporar en el costo del
proyecto un juego de herramientas básicas para el mantenimiento.
11.4. Responsables
Comité Ejecutor del Proyecto CEP
Comité de Contraloría Social CCS
Supervisores residente y de Capacitación.
Capacitador
La Municipalidad
La Dirección de Control y Seguimiento IDECOAS-FHIS
La Secretaría de Educación
107
12. Novena Fase: Inicio de la Operación y del Mantenimiento Rutinario - Preventivo
12.1. Definición:
Son todas aquellas actividades cuyo objetivo es prolongar de forma eficiente y sostenible,
la vida útil de las instalaciones de los Centros Educativos y sus equipos didácticos.
Son un conjunto de gestiones, técnicas y trabajos que permiten lograr se garantice el
funcionamiento con normalidad de las instalaciones de los Centros Educativos, previendo
las averías o fallos y llevar a cabo las reparaciones o remplazos de accesorios,
oportunamente.
12.2. Lineamientos Generales
Para desarrollar un Plan de Operación y Mantenimiento con la finalidad de lograr el
funcionamiento sostenible de la infraestructura en los Centros Educativos y por
consiguiente de las Redes Educativas que operan a nivel nacional, es requisito establecer
la coordinación de un trabajo en equipo, co-responsables de las actividades de
mantenimiento, docente-directores de centros, comunidad-padres de familia, el gobierno
estudiantil, la municipalidad y la SE.
Una vez finalizada la obra, entra en operación y es utilizada por la población estudiantil,
aquí comienzan las actividades diarias a fin de lograr la sostenibilidad de la
infraestructura, es requisito realizar los siguientes compromisos:
De la Secretaria de Educación:
1. Compromiso formal donde la comunidad de docentes donde se comprometen
a realizar un adecuado uso y mantener las instalaciones y el equipamiento del
CE intervenido en muy buenas condiciones. Esta actividad será apoyada por
las Autoridades Nacionales, Departamentales y Distritales de la SE. Este
compromiso también debe ser asumido por el Gobierno Escolar en
representación de todos los educandos.
2. Establecer un compromiso de apoyo comunitario que genere actividades
organizativas de participación local padre-docente-alumno, para promover el
mantenimiento periódico y rutinario de la infraestructura educativa.
3. Fomentar la organización de Comités u Organizaciones comunitarias,
apoyándoles para la aplicación de los Planes de Mantenimiento que el
IDECOAS-FHIS deja al final de las capacitaciones a la comunidad.
108
De la Municipalidad:
1. Compromiso formal de establecer un fondo municipal de mantenimiento,
derivado de los fondos de transferencia del gobierno central.
2. La Municipalidades deberán incorporar en las partidas presupuestarias anuales
y como parte del PIM/POA (plan de inversión municipal y plan operativo anual),
recursos financieros para la sostenibilidad de los centros educativos.
3. La Municipalidad deberá brindar apoyo en materiales, equipo, mano de obra
calificada y otros insumos para la buena operación de los centros educativos.
De la Comunidad Educativa:
1. Establecer un compromiso formal comunitario - estudiantil para el
mantenimiento-rutinario y preventivo. Este compromiso se establece al
momento de realizar la pre-factibilidad de cada proyecto en el IDECOAS-FHIS.
Es prioritario desde esta fase inicial, que se definan las condiciones de uso
adecuado, mantenimiento preventivo y sostenibilidad.
2. Fomentar que del fondo de ahorro que se genera en cada proyecto PEC- por la
buena administración de los fondos de ejecución por la comunidad, sin
descuidar la calidad de la obra y que son utilizados para ejecutar obras
complementarias o adicionales, hacer mejoras al mismo proyecto, o invertirlo
en otro proyecto en beneficio de la comunidad y ahí buscar que quede el
capital semilla para crear el Fondo de Mantenimiento Preventivo.
109
13. Décima Fase - El Monitoreo Posterior y Capacitación “C”
13.1. Objetivos
Esta décima fase, forma parte de la fase final del Ciclo de Proyectos y debe ser llevada a
la práctica como parte de un proceso institucionalizado, pues se trata de visitar todos los
proyectos después de al menos seis meses de haber entrado en operación. La actividad
se cumple en conjunto con los representantes comunitarios, para ver la calidad de la
infraestructura construida con el proyecto, el adecuado funcionamiento del CE, la gestión
de la comunidad educativa y la municipalidad respecto al mantenimiento.
El Monitoreo Ex-post en el IDECOAS-FHIS, El monitoreo ex-post da seguimiento a los
proyectos físicamente terminados vigilando y promoviendo que estos proyectos alcancen
sus objetivos y el impacto deseado. Considera los aspectos de calidad mínima y
funcionalidad de la infraestructura creada y la operación y mantenimiento de los CE, así
como los resultados de la capacitación con énfasis en el mantenimiento preventivo. Se
cumple además, para contribuir a un proceso de mejoramiento de calidad continuo, y la
retroalimentación a los actores involucrados en todo el ciclo de proyecto. Para facilitar
decisiones sobre medidas de corrección al encontrar deficiencias que ponen en peligro los
resultados deseados, utiliza indicadores que ya han sido aceptados en la propuesta para
la evaluación ex-post de los proyectos dentro del PROMINE.
Como consideración especial está, el que ahora los Fondos de Inversión Social no miden
solamente su eficiencia en términos de obras terminadas y montos desembolsados
(productos). Ahora, miden también los resultados de su trabajo y, en la medida de lo
posible, también el impacto de sus actividades y productos, en las condiciones de vida de
los pobres, en el combate a la pobreza y en el funcionamiento de los servicios que se
buscan más allá de la ejecución de sus proyectos.
El Monitoreo Ex-post, es también la ocasión para reforzar la capacitación, donde se ha
previsto cumplir con el “Tercer bloque de capacitación”, el cual tiene como objetivos (i)
Evaluar, junto con la comunidad, todo el proceso realizado, en lo que se refiere a la
infraestructura como en la capacitación; (ii) Acordar cómo llevarán a la práctica los otros
proyectos que identificaron en su plan de desarrollo comunitario; y (iii) Verificar in situ el
estado de situación del mecanismo diseñado para asegurar el mantenimiento preventivo.
En esta fase también se facilitan los módulos (7) El Futuro de la Comunidad, (8) El Uso y
el Mantenimiento Preventivo (segunda parte) y el módulo (9) sobre la Comunidad y la
Protección de su ambiente.
Herramientas:
PEC-59: Orden de Inicio del Tercer Bloque de Capacitación
PEC-60: Modelo de Informe del 3er. Bloque de Capacitación
110
PEC-61: Información Ambiental Durante la Operación y Mantenimiento.
PEC-62: Modelo de Acta de Recepción Definitiva de la Capacitación
PEC-63: Evaluación de Rendimiento del Capacitador
RESUMEN DE LAS FASES DEL CICLO DE PROYECTOS: A continuación se presenta
un cuadro que resumen las actividades que se cumplen en el Ciclo de Proyectos y la
responsabilidad de cada actor:
111
Fases, Resultados y Responsables
Fase/Resultados SE/IDECOAS-
FHIS
Municipalidad Comunidad Contratados
1. Selección del
Proyecto, Red
Educativa
Criterios aplicados, por la SE.
Ingreso de solicitud al IDECOAS-FHIS.
Evaluación de capacidades municipales/ Mancomunidades aplicadas.
-Secretaria de
Educación,
-Dirección de
Proyectos
Alcalde o su
representante
Toda en su
conjunto
.
2. Pre-factibilidad.
Dictamen de viabilidad del IDECOAS-FHIS.
Solicitud confirmada por la comunidad.
Comités CEP y CCS confirmados o nombrados.
Plan de capacitación aprobado.
Estatutos aprobados.
1ra. Asamblea
General
Dirección de
Proyectos
IDECOAS-FHIS
Unidad Técnica
de Capacitación
del IDECOAS-
FHIS
Secretaría de
Educación
Alcalde o su
representante
Toda en su
conjunto
Comité
Ejecutor del
Proyecto (CEP)
Comité de
Contraloría
Social (CCS)
Organización
Responsable
del
Mantenimiento
(ORMA)
Consejo
Municipal de
Desarrollo
(COMDE)
Formulador y
Capacitador,
registrado y
certificado en
PEC-
3. La Formulación/ la
Evaluación y la
capacitación
Comunitaria.
Expediente formulado
La comunidad aprobó los
Dirección de
Proyectos
IDECOAS-FHIS.
Unidad Técnica
de Capacitación
del IDECOAS-
Alcalde o su
representante
Toda en su
conjunto
Comité
Ejecutor del
Proyecto (CEP)
Comité de
Formulador y
Capacitador,
registrado y
certificado
PEC en
112
Fases, Resultados y Responsables
Fase/Resultados SE/IDECOAS-
FHIS
Municipalidad Comunidad Contratados
alcances y presupuesto de su proyecto.
La comunidad aprobó sus aportes
La comunidad ha tramitado su reconocimiento Municipal.
Primer bloque de capacitación avanzado
2ra. Asamblea
General
FHIS
Secretaría de
Educación
Contraloría
Social (CCS)
Consejo
Municipal de
Desarrollo
(COMDE)
4. La Aprobación.
Comunidad y Municipalidad aprobó el proyecto en Asamblea.
SE avala el proyecto.
Acuerdo de Comité de Operaciones IDECOAS-FHIS.
Municipalidad y Comunidad informada.
Comité de
Operaciones
Sr. Ministros
IDECOAS-FHIS y
SE.
Director/a Legal
Sr. Alcalde o su
representante.
En Asamblea Capacitador.
5. Arreglos
Administrativos:
Reconocimiento Municipal obtenido.
Firmado convenio IDECOAS-FHIS-Municipalidad
Contrato firmado Municipal-Comunidad.
Capacitador, Auxiliar Contable y Maestro de Obra
Director/a de
Contrataciones
IDECOAS-FHIS
Sr. Ministro o
delegado del
IDECOAS-FHIS.
Sr. Alcalde Comité
Ejecutor del
Proyecto (CEP)
Capacitador.
Supervisor
Docente.
Maestro de
Obra
Residente.
Auxiliar
contable.
113
Fases, Resultados y Responsables
Fase/Resultados SE/IDECOAS-
FHIS
Municipalidad Comunidad Contratados
seleccionados.
Cuanta bancaria abierta.
Primer bloque de
capacitación
terminado.
6. Transferencia
Realizada:
Libro de contabilidad preparado.
Supervisor Docente y de Capacitador contratados.
Cuentas bancarias abiertas.
Inspector
IDECOAS-FHIS
Sr Alcalde
Tesorería
municipal
CEP y CCS
Consejo
Municipal de
Desarrollo,
COMDE
Capacitador.
Supervisor
Docente.
Maestro de
Obra
Residente.
7. Plan de Ejecución:
Identificación de actividades importantes.
Organización de la mano de obra.
Plan de Ejecución aprobado.
Segundo bloque
de capacitación
iniciado.
3ta. Asamblea
Dirección de
Control y
Seguimiento
IDECOAS-FHIS.
Unidad Técnica
de Capacitación
del IDECOAS-
FHIS.
Instancia técnica
municipal/interm
unicipal
(UTM/UTI),
cuando actúan
en calidad de
aporte local.
Toda en su
conjunto
Comité
Ejecutor del
Proyecto (CEP)
Comité de
Contraloría
Social (CCS)
Capacitador de
la Comunidad
Asesor
Técnico
Residente
Supervisor
Externo
8. Ejecución del
Proyecto:
Obra física en Ejecución.
CEP y CCS trabajando
Supervisión Docente y Capacitador, Auxiliar Contable, Maestro de Obra laborando.
Dirección de
Control y
Seguimiento.
Inspector/a y
Supervisor/a
Supervisor/a
Social
Secretaría de
Instancia técnica
municipal
(UTM/UTI)
cuando actúan
en calidad de
aporte local.
Comité
Ejecutor del
Proyecto (CEP)
Comité de
Contraloría
Social (CCS)
Consejo
Municipal de
Desarrollo
Capacitador de
la Comunidad
Maestro de
Obra
Supervisor
Residente y de
capacitación
114
Fases, Resultados y Responsables
Fase/Resultados SE/IDECOAS-
FHIS
Municipalidad Comunidad Contratados
4ta. Asamblea Educación (COMDE)
9. Terminación de la
Obra:
Obra física terminada.
Supervisión en acción.
SE recibe la obra.
Segundo bloque
de capacitación
terminado.
Dirección de
Control y
Seguimiento.
Inspector/a y
Supervisor/a
Unidad Técnica
de Capacitación
del IDECOAS-
FHIS.
Supervisor
Residente/a y
Social
Instancia técnica
municipal
(UTM/UTI)
cuando actúan
en calidad de
aporte local.
Comité
Ejecutor del
Proyecto (CEP)
Comité de
Contraloría
Social (CCS)
Organización
Responsable
del
Mantenimiento
(ORMA)
Consejo
Municipal de
Desarrollo
(COMDE)
Capacitador de
la Comunidad
Maestro de
Obra
Supervisor
Residente y
supervisor de
capacitación.
115
Fases, Resultados y Responsables
Fase/Resultados SE/IDECOAS-
FHIS
Municipalidad Comunidad Contratados
10. Inicio de la
Operación y
Mantenimiento y
Monitoreo Ex-post:
Comité electo y funcionando.
Plan de Mantenimiento Aprobado por la SE.
Proyecto finiquitado.
Recepción de la obra.
Seguimiento de uno a dos años después del cierre del proyecto, para validar las medidas establecidas que conlleven a su adecuado uso y mantenimiento.
Reforzamiento a la ORMA
5ta. Asamblea
Tercer bloque de
capacitación
impartido.
Dirección de
Control y
Seguimiento.
Unidad Técnica
de Capacitación
del IDECOAS-
FHIS.
Instancia técnica
municipal
(UTM/UTI)
cuando actúan
en calidad de
aporte local.
Organización
Responsable
del
Mantenimiento
(ORMA)
Comité
Ejecutor del
Proyecto (CEP)
Comité de
Contraloría
Social (CCS)
Consejo
Municipal de
Desarrollo
(COMDE)
