Nociones de Administracion Inicial

Actividades Auxiliares Administrativas

MÓDULO 6

ELABORACIÓN DE DOCUMENTACIÓN70 Hrs.

Contenido del módulo

1. Nociones de Administración:a) Concepto de Empresab) Introducción a los procesos administrativosc) Diagramas de flujo para identificar y describir procesos

administrativos.d) Concepto de organización pública y privadae) Estructura, funciones y objetivos de una empresa pública y

privada.f) Clasificación de Empresas Privadas:

• Según su tamaño• Según su orientación.

g) Concepto de Cliente y Usuario• Tipos de Clientes y Usuario en empresas privadas y públicas.

Contenido del módulo

2. Elaboración de Documentos:a) Diseño y redacción de documentos:

• Carta; Memorando; Circular; Certificado; Nota.• Currículo Vitae.• Resoluciones; Ordinarios; Informes Técnicos:

Conceptualización, clasificación y elaboración.• Fases para elaborar mensajes.

b) Sintaxis.c) Reglas ortográficas.d) Técnicas de redacción.e) Vocabulario técnico en la documentación.f) Procedimientos básicos para la gestión y archivo de documentación.

Conjunto organizado de elementos humanos, materiales y

monetarios que, orientados a satisfacer las necesidades de la comunidad mediante la elaboración de productos o la prestación de servicios, pretende lograr el bienestar de sus dueños y de quienes laboran en ella.

Unidad económico-social, integrada por elementos humanos, materiales y técnicos, que tiene el objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios. Para esto, hace uso de los factores productivos (trabajo, tierra y capital).

En general, se puede definir como una unidad formada por personas, bienes materiales y financieros, con el objetivo de producir algo o prestar un servicio que cubra una necesidad y, por el que se obtengan beneficios.

LA EMPRESA

¿Cómo surge la administración?

Necesidades Logro de metas individuales Cooperación Esfuerzo grupal Grupos organizados

Introducción a los procesos administrativos

Taller Grupal N° 1

Dos grupos de trabajo, en 3 minutos los

integrantes deben convencer al resto para que lo nombre su representante.

Cada grupo internamente debatirá el nombramiento del representante en 2 minutos.

Los dos representantes se reunirán con el docente para recibir las instrucciones en privado.

Cada grupo dispone de 5 minutos para realizar el cometido indicado por su representante.

Taller Grupal N° 1

Cada representante de grupo entregará el

trabajo realizado por su grupo al docente y nuevamente hará la presentación de lo encomendado pero a toda la clase.

El docente revisará junto con la clase los trabajos y enseñará a todos el objetivo solicitado originalmente a sus representantes.

El docente en conjunto con los estudiantes analizarán y sacaran conclusiones del taller contextualizando la actividad con el proceso de aprendizaje.

Taller Grupal N° 1

El concepto de Administración hace referencia

al funcionamiento, la estructura y el rendimiento de las organizaciones. El término proviene del latín ad-ministrare (“servir”) o ad manus trahere (“manejar” o “gestionar”).

La administración puede ser entendida como la disciplina que se encarga de realizar una gestión de los recursos (ya sean materiales o humanos) en base a criterios científicos y orientada a satisfacer un objetivo concreto.

Concepto de Administración

Arte

Conocimientos prácticos Contexto situacional Feeling personal

Ciencia Conocimiento organizado Método científico Conceptos, teorías e

hipótesis

Administración:

Etapas del proceso

administrativo

PLANIFICAR¿Qué hacer?

ORGANIZAR¿Cómo hacer?

INTEGRAR¿con que y con quien hacer?

DIRIGIRVer que se haga

CONTROLAR¿Se hizo bien?

¿Se puede mejorar?

ETAPA DE PLANIFICACIÓN : Etapa del proceso

destinada a proyectarse en el futuro y detectar posibles problemáticas que deban ser solucionadas en el presente Diagnostico mediante:

Análisis Externo Mercado Competencia Clientes

Análisis interno : Nuestras fuerzas Nuestras debilidades

Etapas del proceso administrativo

Elaboración de planes: Objetivos Metas Estrategias Políticas Reglas Procedimientos Programas Presupuestos

ETAPA DE PLANIFICACIÓN

Modelo de planificación Detección de la oportunidad Establecimiento de objetivos Desarrollo de premisas Determinación de cursos alternativos de acción Evaluación de cursos alternativos de acción Selección de curso de acción Formulación de planes derivados Expresión en presupuesto


ETAPA DE PLANIFICACIÓN

Toma de decisiones : Detección del problema Determinación de los criterios Ponderación de los criterios Identificación de alternativas Análisis de alternativas Selección de una alternativa Implantación de alternativa Evaluación de la efectividad de la decisión


ETAPA DE ORGANIZACIÓN

ORGANIZAR : Generar una estructura intencionada de roles y puestos, para asegurarse del cumplimiento de ciertas actividades, que conduzcan al cumplimiento de objetivos con eficacia y eficiencia. ORGANIZACIONES FORMALES E INFORMALES ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Autoridad : “Poder legítimo” Lineal o jerárquica Funcional Staff o asesoría


EFICACIA :Capacidad para

alcanzar los resultados esperados

EFICIENCIA :Comparación de

los resultados esperados con los

recursos utilizados


ESTRUCTURA : Departamento : “Área, división o sucursal definida

de una organización sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas.

Debe reflejar su ambiente Es dinámica (depende del contexto)



LÓGICA FUNDAMENTAL: 1. Establecer objetivos de la empresa 2. Formular objetivos, políticas y planes 3. Identificar y clasificar actividades para lograrlos 4. Agrupar actividades de acuerdo a los recursos 5. Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad

necesaria. 6. Vincular a los grupos en forma horizontal y

vertical(relaciones de autoridad y flujos de información)



Departamentalización Por tiempo Por funciones Por territorios Por productos Por clientes Matricial Unidades estratégicas de negocios


ETAPA DE INTEGRACIÓN

INTEGRACIÓN : Corresponde a la incorporación e integración del recurso humano a la empresa RECLUTAMIENTO SELECCIÓN CONTRATACIÓN INDUCCIÓN CAPACITACIÓN


ETAPA DE DIRECCIÓN

DIRECCIÓN : Proceso de influir sobre las personas para lograr que contribuyan a las metas institucionales y del grupo. FACTORES HUMANOS :

Visión clásica : Teoría X Teoría Y

Visión Neoclásica : Teoría Z Trabajador Adulto

ADMINISTRADOR LIDERAZGO : Arte o proceso de influir sobre las personas para que se esfuercen

voluntaria y entusiastamente para lograr las metas del grupo. Componentes

Estilos Uso autoridad Toma de decisiones

MOTIVACIÓN Impulsos, deseos, necesidades, anhelos y fuerzas similares que generan acción.

COMUNICACIÓN Transmisión de información de un emisor a un receptor, asegurándose de que

este último la comprenda.


ETAPA DE CONTROL

CONTROL : Función encargada del seguimiento y evaluación del cumplimiento de los objetivos propuestos, con el fin de remediar y corregir las posibles desviaciones, readecuando la planificación. PROCESO BÁSICO

Establecer estándares Medir el desempeño de los estándares Corregir el desempeño de los estándares y los planes

PRINCIPIOS TÉCNICAS

Pert Gráficas Gantt


ETAPA DE CONTROL

TIPOS DE CONTROL Según su finalidad Según su aplicación Según su ámbito

HERRAMIENTAS Estándares Gráficas Manuales Cuantitativas


Organización como sistema

ClientesProveedores

Gobierno

AccionistasDistribuidoresCompetencia

Entradas(Inputs)

Procesamientos

Salidas(outputs)

Materia Prima Dinero y Capital Información Conocimiento Entre otros inputs.

La organización transforma las entradas y añade VALOR a estas.

Productos Terminados Servicios Dividendos Soluciones Entre otros outputs

RETROALIMENTACIÓN

MEDIO AMBIENTE

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