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Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306420 Fax (7) 6306416 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-017-00 INFORME DEFINITIVO SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 67 NODO COMUNERO INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR ( No. 000073 12 Mayo 2014 ) ALCALDIA SUAITA RESPONSABLE DIEGO PORRAS REPRESENTANTE LEGAL BUCARAMANGA

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NODO COMUNERO

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000073 12 Mayo 2014 )

ALCALDIA SUAITA

RESPONSABLE

DIEGO PORRAS REPRESENTANTE LEGAL

BUCARAMANGA

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ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub. Contralora Delegada Para el Control fiscal

WALTHER MAYGER DUARTE GOMEZ Auditor Nodo

Integrantes Comisión

JENNY MOSCOSO BRAVO Profesional Especializado Coordinadora Auditoría

SERGIO JIMENEZ LIZCANO Profesional Especializado

ASTRID SORANGEL PLAZAS OVALLE Profesional Especializado

JOSE RAMON MORENO CABALLERO

Profesional Especializado

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION.

4

1. ANTECEDENTES

5

2. ALCANCE

5

3. DICTAMEN DE AUDITORIA

5

3.1 EVALUACION A LA CONTRATACION

5

3.2 RENDICIÓN Y REVISION DE LA CUENTA

32

3.3 SEGUMIENTO QUEJAS Y DENUNCIAS

32

3.4 EVALUACION AMBIENTA

33

3.5 EVALUACION DE LAS TECNOLOGIAS Y LA INFORMACION (TICS) 48

3.6 EVALUACION DE CONTROL INTERNO 49

3.7 PLAN DE MEJORAMIENTO 50

3.8 LINEA FINANCIERA 51

3.8.1 CONTROL INTERNO CONTABLE 51

3.8.2 ESTADOS FINANCIEROS BASICOS 52

3.9 EVALUACION PRESUPUESTAL 62

4 PRONUNCIAMIENTO 64

5 CUADRO DE HALLAZGOS 65

6 CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS 67

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INTRODUCCION.

La Contraloría General de Santander, en desarrollo de las facultades otorgadas por los artículos 267 y 272 de la Constitución Nacional y la Ley 42 de 1.993, procedió a realizar Auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad regular a la ALCALDIA DE SUAITA, sobre la vigencia 2012. El alcance incluyó la comprobación de las operaciones dentro de las líneas DE CONTRATACION, QUEJAS Y DENUNCIAS, SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO, SEGUIMIENTO A LA DEUDA PUBLICA, LINEA AMBIENTAL Y SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO. La auditoría se realizó de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas y para el desarrollo de la misma se aplicaron los procedimientos y las técnicas a través de pruebas selectivas, revisión de soportes, confirmación de hechos y verificación de la legalidad de los actos administrativos expedidos por la administración municipal. La valoración, los estudios y análisis de las áreas evaluadas en la presente auditoría se encuentran debidamente soportados mediante papeles de trabajo los cuales reposan en los archivos del nodo comunero de la Contraloría General de Santander.

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1. ANTECEDENTES La Contraloría General de Santander mediante el informe definitivo de auditoria gubernamental con enfoque integral modalidad regular N° 000097 del 18 de diciembre de 2012 promulga el Fenecimiento 000253 de diciembre 18 de 2012 de la cuenta revisada a la ALCALDIA de SUAITA sobre la vigencia 2011. 2. ALCANCE El proceso Auditor se orientó al análisis y evaluación de la gestión desarrollada por la Entidad en la administración y manejo de los bienes y recursos, el cumplimiento de las actividades misionales, tomando como insumo fundamental el informe rendido a la Contraloría General de Santander mediante el aplicativo SIA y la documentación obtenida en la visita de Auditoria. Para el pronunciamiento de la vigencia analizada, se examinaron los siguientes procesos:

Línea Financiera, que incluye Deuda pública, Plan de desarrollo y Control

interno: Se orienta al análisis y verificación de la oportunidad y veracidad en el registro de los diferentes hechos económicos de la entidad en las áreas auditadas, así como el cumplimiento de la normatividad aplicable.

Línea de Contratación y Ambiental: La acción de la Auditoria se encausa a

la verificación de los recursos contratados, su relación con las necesidades y funciones de la entidad, así como la eficiencia y eficacia de dicho proceso y el cumplimiento de la normatividad aplicable al proceso.

Quejas y Denuncias y Seguimiento al Plan de Mejoramiento: Se realizó verificación de hechos y que han venido siendo objeto del interés ciudadano.

3. DICTAMEN DE AUDITORIA 3.1. EVALUACION A LA CONTRATACIÓN CONTROL DE LA GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión es Favorable como consecuencia de la evaluación de los siguientes Factores. FACTORES EVALUADOS Ejecución Contractual En la ejecución de la presente auditoría y de acuerdo con la información suministrada por la ALCALDIA DE SUAITA, en cumplimiento de lo establecido en la Resolución Interna de rendición de cuentas en línea de la Contraloría Territorial, se determinó que la entidad celebró la siguiente contratación:

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En total celebró 184 contratos por valor de $ 2.027.162.022, distribuidos así:

CLASE DE CONTRATO CANTIDAD VALOR $

Prestación de servicios 120 841.935.933

Consultoría 5 81.690.128

Mantenimiento 3 152.372.000

Obra 9 334.991.260

Compra y suministro 36 523.449.586

Arrendamiento 3 3.756.000

Otros 8 88.967.115

TOTAL 184 $ 2.027.162.022

Para el proceso auditor se seleccionó una muestra de contratos, tomando los contratos más representativos en cuanto a su valor y su aporte a la sociedad de Suaita, determinados por la clase de contrato como lo son: el CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS, CONSULTORIA, OBRAS Y OTRO TIPO DE CONTRATOS, los cuales suman 18 por un valor de $ 942.220.772, que equivalen al 46.47 % aproximado, del valor total de la contratación.

MUESTRA

# OBJETO DEL CONTRATO CONTRATISTA

FECHA SUSCRIPCION MODALIDAD

CLASE DE

CONTRATO VALOR

131

Mantenimiento correctivo con suministro de repuestos y mano de obra de los vehículos y maquinaria de propiedad del municipio de suaita. departamento de Santander

PEDRO PABLO CALDERON SANCHEZ

2012-08-28 S.A

PRESTACION DE SERVICIOS

$ 129,500,000

106

Suministro de combustible acpm - grasas y lubricantes. con destino al cuerpo automotor de propiedad y al servicio del municipio de suaita. Santander

GONZALO PARRA CALVO

2012-06-13 S.A

SUMINISTRO $ 100,000,000

144

Prestación de servicios de atención gratuita a 70 ancianos de los sectores de Vado Real, Tolotá, olival y veredas aledañas del municipio de Suaita que no pernocten en los centros de bienestar del anciano, garantizando el soporte nutricional, actividades educativas, recreativas. culturales y ocupacionales y los demás servicios mínimos establecidos en la normatividad vigente

ASOCIACION CENTRO VIDA DE

SANTANDER/LILIAM PAOLA MORENO

SANCHEZ

2012-09-17 C.D

PRESTACION DE SERVICIOS

$ 83,000,000

182

Ampliación y adecuación del polideportivo de la sede recreacional de la piscina con cancha en grama sintética en el municipio de Suaita. Santander

HUMBERTO JIMENEZ GIL

S.A

OBRA $ 76,471,758

176

Adecuación piscina municipal de Suaita. Santander consistente en la construcción de un muro de contención, canaleta, cerramiento, cambio de pisos. frisos y mantenimiento de motobomba.

JULIO CESAR JIMENEZ GIL

2012-11-21 S.A

OBRA $ 70.000.000

41 Ejecución de las actividades incluidas en el PTS municipal eje problemático de salud pública plan de invenciones

HOSPITAL CAICEDO Y FLOREZ Y/O CLAUDIA PATRICIA JARAMILLO

C.D

INTERADMINISTR

$ 60,157,615

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colectivas vigencia 2012 para los componentes de salud infantil, salud mental, salud sexual y reproductiva. prevención de enfermedades crónica degenerativas, prevención de ETV. TBC y lepra, nutrición salud bucal y vigilancia en salud pública.

QUIROGA

2012-02-01 ATIVO

175

Construcción de huellas vehiculares en la vía SAN JOSÉ DE SUAITA - cueva de humba del municipio de suaita. Santander

JULIO CESAR JIMENEZ GIL

2012-11-19 S.A

OBRA $ 60.000.000

128

Prestación de servicios de apoyo a la gestión como enlace municipal para coordinar. desarrollar y ejecutar todas las actividades que se generen en el cumplimiento del programa familias en acción

ODILIA LOZADA JIMENEZ

2012-08-09 S.A

PRESTACION DE SERVICIOS

$ 53,030,607

194

Compraventa de dotación material didáctico y menaje para los hogares de bienestar familiar y restaurantes escolares del municipio de suaita. Santander

FF SOLUCIONES S.A. / HUGO ALBERTO FORERO VARGAS

2012-12-26 SUBASTA

PRESENCIAL

COMPRAVENTA $ 52,323,870

187

Consultoría para la elaboración de los estudios y diseños del acueducto de la cáchalu para los corregimientos de vado real, Tolota, olival y veredas aledañas del municipio de suaita Santander

CORPOANDINA S.A.S / JOSE JAVIER POLO

DELGADO

2012-12-06 C.M

CONSULTORIA $ 39,984,040

185

Mantenimiento de parques cabecera municipal de suaita, Santander mediante la adecuación de jardines ornamentales.

COINGCO S.A.S. INGENIEROS CIVILES Y

AMBIENTALES / MANUEL SALVADOR

AMAYA PICO

2012-12-04 S.A

OBRA $ 34,076,000

157

Realizar la organización logística. arbitraje y juzgamiento de los campeonatos deportivos y recreativos de futbol. Microfútbol, baloncesto. vóley playa, prueba ciclística. ciclo ruta. en el municipio de suaita Santander

COPORACION INTEGRAL DE SERVICIOS Y ASESORIAS -

CORPOINSA / NAZLY ONEYDA AGON PEREZ

2012-10-11 S.A

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

$ 32,000,000

188

Adecuación unidades sanitarias de los colegios LUCAS CABALLERO y LUIS ALBERTO acuña e instalaciones eléctricas para 5 computadores en la escuela el salitre del municipio de suaita. Santander

RICARDO SARMIENTO WILCHES

2012-12-06 S.A

OBRA PUBLICA $ 30,704,129

156

Compraventa de equipos de cómputo. equipos de oficina y equipos de sistemas para las dependencias del municipio de suaita. Santander

ROCIO DEL PILAR DELGADO MENDOZA

2012-10-04 SUBASTA PRESENCIAL

COMPRAVENTA $ 30,206,520

107

Prestación de servicios para la organización y realización del XVII festival folclórico de San Juan De Tolota. los días 16 y 17 de junio de 2012 y puesta en escena de las expresiones artísticas (danzas y música colombiana) y organización del Ix encuentro cultural y folclórico de san José de suaita del 19 de junio al 2 de julio de 2012

SERVICIOS COMUNITARIOS DE

DESARROLLO INSTITUCIONAL

SERVICODI/ JOSE ANTONIO DIAZ

GARCIA

2012-06-14 S.A

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

$ 28.000.000

190 Adecuación y ampliación planta de compostaje municipio de suaita. Santander

CODENCO/JOSE ANTONIO ALVAREZ

DELGADO

2012-12-11 S.A

OBRA PUBLICA $ 24,666,233

193

Compra de la carrocería. cabina. adecuación. montaje para bus escolar de placa SNH 748 de propiedad del municipio de suaita. Santander

CASA CASE LTDA/JOSE JEREMIAS CHUQUEN

2012-12-26 S.A

COMPRAVENTA $ 37,600,000

179

Prestación de servicios profesionales para la asesoría en el acompañamiento y asistencia a la implementación de la política pública de atención a la población víctima del conflicto armado en todos sus componentes en el municipio de suaita

ANGEL MANUEL CUADROS CALDERON

2012-11-16 C.D

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

$ 7,500,000

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El análisis detallado de la muestra a la contratación y sus resultados, son los siguientes: CONTRATOS N°. 179, 190, 144, 041, 107, 128, 194, 156, 107.

CONTRATO N°. 179. TIPO DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS

CONTRATISTA: ANGEL MANUEL CUADROS CALDERON

VALOR: $ 7.500.000

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ASESORÍA EN EL ACOMPAÑAMIENTO Y ASISTENCIA A LA IMPLEMENTACION DE LA POLÍTICA PÚBLICA DE ATENCIÓN A LA POBLACIÓN VÍCTIMA DEL CONFLICTO ARMADO EN TODOS SUS COMPONENTES EN EL MUNICIPIO DE SUAITA

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 18 D

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/11/26

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/11/26

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2012/12/28

CONTRATO N°. 190. TIPO DE CONTRATO: OBRA

CONTRATISTA: CODENCO

VALOR: $ 24.666.232.

OBJETO: ADECUACIÓN Y AMPLIACIÓN PLANTA DE COMPOSTAJE MUNICIPIO DE SUAITA SANTANDER.

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 14 D.

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/12/11

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/12/24

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2012/12/31

REGISTRO FOTOGRAFICO: PLANTA DE COMPOSTAJE.

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CONTRATO N°. 144. TIPO DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS

CONTRATISTA: ASOCIACIÓN CENTRO VIDA

VALOR: $ 83.000.000=

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ATENCIÓN GRATUITA A 70 ANCIANOS DE LOS SECTORES DE VADO REAL. TOLOTÁ. OLIVAL Y VEREDAS ALEDAÑAS DEL MUNICIPIO DE SUAITA QUE NO PERNOCTEN EN LOS CENTROS DE BIENESTAR DEL ANCIANO. GARANTIZANDO EL SOPORTE NUTRICIONAL. ACTIVIDADES EDUCATIVAS. RECREATIVAS. CULTURALES Y OCUPACIONALES Y LOS DEMÁS SERVICIOS MÍNIMOS ESTABLECIDOS EN LA NORMATIVIDAD VIGENTE

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 3 M

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/09/17

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/09/24

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2012/12/28

CONTRATO N°. 041. TIPO DE CONTRATO: INTERADMINISTRATIVO

CONTRATISTA: E.S.E HOSPITAL CAICEDO Y FLOREZ

VALOR: $ 60.157.615=

OBJETO: EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES INCLUIDAS EN EL PTS MUNICIPAL EJE PROBLEMÁTICO DE SALUD PÚBLICA PLAN DE INTERVENCIONES COLECTIVAS VIGENCIA 2012 PARA LOS COMPONENTES DE SALUD INFANTIL. SALUD MENTAL. SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA. PREVENCIÓN DE ENFERMEDADES CRÓNICA DEGENERATIVAS. PREVENCIÓN DE ETV. TBC Y LEPRA. NUTRICIÓN SALUD BUCAL Y VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA.

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 4 M

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/02/01

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/02/01

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2013/01/04

CONTRATO N°. 107. TIPO DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS

CONTRATISTA: SERVICIOS COMUNITARIOS DE DESARROLLO INSTITUCIONAL SERVICODI/ JOSE ANTONIO DIAZ GARCIA

VALOR: $ 28.000.000

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DEL XVII FESTIVAL FOLCLÓRICO DE SAN JUAN DE TOLOTA. LOS DÍAS 16 Y 17 DE JUNIO DE 2012 Y PUESTA EN ESCENA DE LAS EXPRESIONES ARTÍSTICAS

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(DANZAS Y MÚSICA COLOMBIANA) Y ORGANIZACIÓN DEL IX ENCUENTRO CULTURAL Y FOLCLÓRICO DE SAN JOSÉ DE SUAITA DEL 19 DE JUNIO AL 2 DE JULIO DE 2012

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 17 D

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/06/14

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/06/15

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2013/07/13

CONTRATO N°. 128. TIPO DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS

CONTRATISTA: ODILIA LOZADA JIMENES

VALOR: $ 6.153.333

OBJETO: PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN COMO ENLACE MUNICIPAL PARA COORDINAR, DESARROLLAR Y EJECUTAR TODAS LAS ACTIVIDADES QUE SE GENEREN EN EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA FAMILIAS EN ACCIÓN.

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 4 M

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/08/09

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/08/09

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2013/01/02

CONTRATO N°. 194. TIPO DE CONTRATO: COMPRAVENTA

CONTRATISTA: FF SOLUCIONES S.A

VALOR: $ 52.325.300=

OBJETO: COMPRAVENTA DE DOTACIÓN MATERIAL DIDÁCTICO Y MENAJE PARA LOS HOGARES DE BIENESTAR FAMILIAR Y RESTAURANTES ESCOLARES DEL MUNICIPIO DE SUAITA. SANTANDER

TIEMPO DE EJECUCIÓN: HASTA 31 DE DICIEMBRE DE 2012

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/12/26

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/12/28

CONTRATO N°. 156. TIPO DE CONTRATO: COMPRAVENTA

CONTRATISTA: ROCIO DEL PILAR DELGADO MENDOZA

VALOR: $ 30.206.520=

OBJETO: COMPRAVENTA DE EQUIPOS DE CÓMPUTO. EQUIPOS DE OFICINA Y EQUIPOS DE SISTEMAS PARA LAS DEPENDENCIAS DEL MUNICIPIO DE SUAITA. SANTANDER

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 15 D.

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/08/04

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/1008

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2012/11/15

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REGISTRO FOTOGRAFICO- EQUIPOS DE CÓMPUTO Y DE OFICINA.

ANÁLISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL:

En los expedientes de los contratos N°. 179, 190, 44, 041, 107, 128, 194, 156; se constata que la Administración Municipal veló porque los contratistas cumplieran, entre otros, con los siguientes requisitos pre-contractuales: no estar incluido en el boletín de responsables fiscales de la Contraloría General de la República, no encontrarse inhabilitado para contratar con el Estado, estar afiliado como aportante al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensiones, soportes que acrediten la experiencia y/o formación académica del contratista, certificado de antecedentes de la Procuraduría General de la Nación. Se constata que los contratos fueron debidamente suscritos y firmados por las partes, la designación de los respectivos supervisores, como también la elaboración de los registros presupuestales, actas de iniciación suscritas por los contratistas e interventores, y pólizas de cumplimiento, con los certificados de aprobación de garantía. Finalmente, se constató que los supervisores de cada contrato, certifican el cumplimiento y recibo a satisfacción de los servicios, lo cual se evidencia en los informes de actividades.

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OBSERVACIÓN N°. 1: LIQUIDACIÓN Y PAGO DE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES.

CONTRATO N°. 131. TIPO DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS

CONTRATISTA: PEDRO PABLO CALDERÓN SANCHEZ- CENTRAL DE COMBUSTIBLES

VALOR: $ 129.500.000

OBJETO: MANTENIMIENTO CORRECTIVO CON SUMINISTRO DE REPUESTOS Y MANO DE OBRA DE LOS VEHÍCULOS Y MAQUINARIA DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SUAITA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 4 M

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/08/28

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/09/06

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2013/01/05

SUPERVISIÓN: RAMIRO GOMEZ (Secretario de Fomento y Desarrollo).

Falta las planillas o pago de los meses de Septiembre, Octubre y Noviembre del 2012.

CONTRATO N°. 106. TIPO DE CONTRATO: SUMINISTRO

CONTRATISTA: GONZALO PARRA CALVO

VALOR: $ 100.000.000=

OBJETO: SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE ACPM - GRASAS Y LUBRICANTES. CON DESTINO AL CUERPO AUTOMOTOR DE PROPIEDAD Y AL SERVICIO DEL MUNICIPIO DE SUAITA SANTANDER.

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 6M – 15 D.

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/06/13

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/06/13

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2012/12/31

SUPERVISIÓN: RAMIRO GOMEZ (Secretario de Fomento y Desarrollo).

Falta la correspondiente planilla o pago del mes de Agosto del 2012.

CONTRATO N°. 157. TIPO DE CONTRATO: PRESTACION DE SERVICIOS

CONTRATISTA: CORPOINSA

VALOR: $ 32.000.000=

OBJETO: REALIZAR LA ORGANIZACIÓN LOGÍSTICA, ARBITRAJE Y JUZGAMIENTO DE LOS CAMPEONATOS DEPORTIVOS Y RECREATIVOS DE FUTVOL, MICROFUTBOLL. BALONCESTO BOLEY PLAYA, PRUEBA CICLÍSTICA. CICLO RUTA, EN EL MUNICIPIO DE SUAITA. SANTANDER

TIEMPO DE EJECUCIÓN: HASTA 30 DE DICIEMBRE DE 2012

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/10/11

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/10/12

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2013/01/02

SUPERVISIÓN: LINA CABRERA TORRES (Asesor Desarrollo comunitario).

Faltan las planillas o pago de los meses de Octubre y Noviembre del 2012.

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En los expedientes originales de los contratos N°. 131, 106, 157; revisados no se encuentran soportes o la totalidad de estos que demuestren la exactitud, oportunidad y totalidad de la liquidación y pago de los aportes al sistema de seguridad social, riesgos profesionales, pensiones y Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje.

OBSERVACION ADMINISTRATIVO

PRESUNTO (s) RESPONSABLE (s) DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO Alcalde Municipal.

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Dentro del proceso de indagación y en atención hallazgo, nos permitimos informar que la Administración Municipal para darle cumplimiento a la política de cero papel y no realización de archivos dobles, conserva el certificado de pago de seguridad de los contratistas en atención a la cancelación de la cuentas en la Secretaria de Hacienda. Contratos con observación:

Contrato No. 131: según la verificación y en atención a que la fecha de inicio del objeto contractual fue el seis (6) de Agosto de 2012 y la fecha de recibo el veintiocho (28) de Diciembre de 2012, Se adjuntan certificados de pago de seguridad del señor PEDRO PABLO CALDERON, de los meses Septiembre, Octubre, Noviembre y Diciembre. Se anexan cuatro (4) folios.

Contrato No. 106: según la verificación y en atención a que la fecha de inicio del objeto contractual fue el trece (13) de Junio de 2012 y la fecha de liquidación el treinta y uno (31) de Diciembre de 2012, Se adjuntan certificados de pago de seguridad del señor GONZALO PARRA CALVO, del mes de Agosto. Se anexan un (1) folio.

Contrato No. 157: según la verificación y en atención a que la fecha de inicio del objeto contractual fue el doce (12) de octubre de 2012 y la fecha de liquidación el dos (02) de Enero de 2013, Se adjuntan certificados de pago de seguridad de CORPOINSA, de los meses de Octubre y Noviembre. Se anexa en tres (03) folios.

Por lo anterior expuesto y anexo solicito se excluya esta Hallazgo.”

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR En relación con la observación de tipo ADMINISTRATIVO, se establece que se aceptan los argumentos planteados; pues efectivamente se anexa copia de los soportes de seguridad social faltantes en el expediente. Por lo tanto se DESVIRTUA esta observación.

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OBSERVACIÓN N°. 2: MANEJO DE LOS RECURSOS GIRADOS COMO ANTICIPO EN LOS CONTRATOS N°. 175, 176.

CONTRATO N°. 175. TIPO DE CONTRATO: OBRA

CONTRATISTA: JULIO CESAR JIMENEZ GIL

VALOR: $ 60.000.000=

OBJETO: CONSTRUCCIÓN DE HUELLAS VEHICULARES EN LA VÍA SAN JOSÉ DE SUAITA - CUEVA DE HUMBA DEL MUNICIPIO DE SUAITA SANTANDER

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 2 M

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/11/19

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/11/22

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2012/12/26

SUPERVISOR: RAMIRO GOMEZ (Secretario de fomento y desarrollo)

REGISTRO FOTOGRAFICO: HUELLAS VEHICULARES.

CONTRATO N°. 176. TIPO DE CONTRATO: OBRA

CONTRATISTA: JULIO CESAR JIMENEZ GIL

VALOR: $ 70.000.000=

OBJETO: ADECUACIÓN PISCINA MUNICIPAL DE SUAITA SANTANDER CONSISTENTE EN LA CONSTRUCCIÓN DE UN MURO DE CONTENCIÓN, CANALETA, CERRAMIENTO, CAMBIO DE PISOS, FRISOS Y MANTENIMIENTO DE MOTOBOMBA

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 2 M

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/11/21

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/11/22

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2013/05/31

SUPERVISOR: RAMIRO GOMEZ (Secretario de fomento y desarrollo)

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REGISTRO FOTOGRAFICO: PISCINA MUNICIPAL.

En los contratos de obra pública N°. 175 y 176, objeto de estudio, no se dio aplicación a los controles establecidos en la reglamentación interna vigente, manual de contratación ( Etapa Contractual) y en la misma ley 80/93, 1150/ 07, 1474/11, respeto del manejo de los dineros desembolsados en calidad de anticipo; no obra informe de inversión y buen manejo del anticipo. El anticipo es una financiación al contratista para que inicie la ejecución, que debe ser amortizado conforme se vaya ejecutando. Teniendo en cuenta que el anticipo, no constituye pago, ya que son recursos públicos que tiene como finalidad cubrir los costos iniciales en que debe incurrir el contratista para dar cumplimiento al objeto contractual, se convierte en pago a medida que se va amortizando a través de las actas parciales de entrega y pago. El dinero no es del contratista sino de la entidad contratante, por lo tanto obligatoriamente debe destinarse a lo previsto en un plan de inversión acordado, la Entidad debe realizar seguimiento y control de la inversión de los recursos entregados.

OBSERVACION ADMINISTRATIVO

PRESUNTO (s) RESPONSABLE (s) DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO Alcalde Municipal.

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Dentro del proceso de indagación y en atención hallazgo, nos permitimos informar que la Administración Municipal para darle cumplimiento a la política de cero papel y no realización de archivos dobles, conserva los cronogramas y flujo de inversión del Anticipo otorgado a los contratistas en la Secretaria de Hacienda. Contratos con observación:

Contrato No. 175: según la verificación se adjuntan copia del Cronograma y Flujo de Inversión del Anticipo aportado por el señor JULIO CESAR JIMENEZ GIL. Se anexan un (1) folio

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Contrato No. 176: según la verificación se adjuntan copia del Cronograma y Flujo de Inversión del Anticipo aportado por el señor JULIO CESAR JIMENEZ GIL. Se anexan un (1) folio

Por lo anterior expuesto y anexo solicito se excluya esta Hallazgo.”

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR En relación con la observación de tipo ADMINISTRATIVO, se establece que se aceptan los argumentos planteados; pues efectivamente se anexa copia de los soportes faltantes en el expediente. Por lo tanto se DESVIRTUA esta observación. OBSERVACIÓN N°. 3: FALTA INFORME DE ACTIVIDADES EN LOS CONTRATOS N°. 182, 188.

CONTRATO N°. 182. TIPO DE CONTRATO: OBRA

CONTRATISTA: HUMBERTO JIMENEZ GIL

VALOR: $ 76.471.758=

OBJETO: AMPLIACIÓN Y ADECUACIÓN DEL POLIDEPORTIVO DE LA SEDE RECREACIONAL DE LA PISCINA CON CANCHA EN GRAMA SINTÉTICA EN EL MUNICIPIO DE SUAITA. SANTANDER

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 2 M

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/11/19

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/12/05

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2013/05/30

SUPERVISIÓN: RAMIRO GOMEZ (Secretario de Fomento y Desarrollo).

REGISTRO FOTOGRAFICO: CANCHA EN GRAMA.

CONTRATO N°. 188. TIPO DE CONTRATO: OBRA

CONTRATISTA: RICARDO SARMIENTO WILCHES

VALOR: $ 30. 704.129=

OBJETO: ADECUACIÓN UNIDADES SANITARIAS DE LOS COLEGIOS LUCAS CABALLERO Y LUIS ALBERTO ACUÑA E INSTALACIONES ELÉCTRICAS PARA 5 COMPUTADORES EN LA ESCUELA EL SALITRE DEL MUNICIPIO DE SUAITA. SANTANDER

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 1 M

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SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/12/06

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/12/11

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2013/02/25

SUPERVISIÓN: RAMIRO GOMEZ (Secretario de Fomento y Desarrollo).

Una de las funciones del contratista es certificar el cumplimiento de sus obligaciones en el contrato, que corresponden a actividades de verificación en desarrollo de la ejecución del objeto contractual, constituyéndose como un requisito para el pago de las mensualidades pactadas, pero se evidenció que no se generaron informes de actividades completos, concretos, cronológicos y técnicos, que demuestren la ejecución del objeto contractual y el cumplimiento de las funciones pactadas.

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLE DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO Alcalde Municipal.

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Todos los contratos asignados a la Secretaria de Fomento y Desarrollo para ejecución de Supervisión cuentan con informe de supervisión y de actividades del contratista; además las actas parciales y finales contienen un anexo donde se describen las actividades ejecutadas y el avance del objeto contractual. Por lo anterior expuesto se anexa en atención a los Contratos con Observación:

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Contrato No. 182 Se anexa: INFORME TECNICO DE SUPERVISION, el cual contiene: - Tabla de Contenido - Introducción - Información General del Contrato. - Relación de Actas - Cambios técnicos y/o modificaciones en el proyecto - Actividades Ejecutadas (Preliminares y movimientos de tierra, concretos,

grama sintética, ítems no previstos) - Programación de Obra - Relación de Personal Utilizado - Relación de Equipos - Anexos (Memorias de Cantidades de Obra debidamente detalladas) INFORME DE ACTIVIDADES DEL CONTRATISTA, el cual contiene:

Datos Generales - Localización del Proyecto - Descripción del Proyecto - Contrato de Construcción - Información General del Contrato - Relación de Actas del Contrato - Cambios técnicos y/o modificaciones del contrato o proyecto - Actividades Realizadas - Programación de Obra - Memórias de cantidades de obras ejecutadas Se anexa en veintiséis (26) folios

Contrato No. 188 Se anexa: INFORME DE SUPERVISION FINAL, el cual contiene: - Descripción del Contrato - Objeto - Valor Inicial - Valar adicional - Plazo Inicial - Plazo Adicional - Valor anticipo - Indicación de Contratista - Indicación de Supervisión - Fecha de Iniciación - Fecha de Terminación - Certificación de informe Final - Relación de pagos INFORME DE ACTIVIDADES DEL CONTRATISTA, el cual contiene: - Objeto - Condiciones del Contrato - Datos generales del Contrato - Partes intervinientes - Valor - Duración - Plazo adicional - Desarrollo de Actividades - Avance del proyecto - Estado financiero

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- Estado de cuentas - Observaciones - Conclusiones - Se realizan recomendaciones - Relación de aportes seguridad. Se anexa en cinco (05) folios

Verificada la información documental encontramos los anteriores informes de actividades, elaborados por parte del supervisor y el contratista respectivamente, con el fin de dar cumplimiento a la ejecución del objeto contractual como eje fundamental de los contratos; los mismos se elaboraron en forma Completa, concretos, cronológicos y técnicos. Por consiguiente solicito se excluya este Hallazgo.”

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR En relación con la observación de tipo ADMINISTRATIVO, se establece que se aceptan los argumentos planteados; pues efectivamente se anexa copia de los soportes faltantes en el expediente. Por lo tanto se DESVIRTUA esta observación.

CONTRATO N°. 187.

CLASE DE CONTRATO: CONSULTORÍA ( CONCURSO DE MERITOS)

CONTRATISTA: CORPORACIÓN ANDINA DE INGENIEROS. (R.L JOSE JAVIER POLO DELGADO)

VALOR: $ 39.984.040=

OBJETO: CONSULTORÍA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS Y DISEÑOS DEL ACUEDUCTO DE LA CÁCHALU PARA LOS CORREGIMIENTOS DE VADO REAL, TOLOTA, OLIVAL Y VEREDAS ALEDAÑAS DEL MUNICIPIO DE SUAITA SANTANDER

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 1 M

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/12/06

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/12/13

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2013/02/15

OBSERVACIÓN N°4: AUSENCIA DE INFORMES. Encuentra esta comisión debilidad en los mecanismos de control interno, como la ausencia de informes por parte del contratista y del supervisor, sobre la ejecución del objeto contractual, los cuales son el eje fundamental de un contrato, pues a través de estos se cuantifica y se cualifica las actividades desarrolladas en virtud del objeto contractual; y certificando el cumplimiento de las obligaciones y actividades de revisión en desarrollo de la ejecución del objeto contractual que reflejen el grado de avance, tanto financiero como operativo y la idoneidad de la ejecución y el cumplimiento de las mismas. Además se pudo evidenciar en el expediente la no existencia de acta de liquidación. De conformidad con el artículo 60 ley 80 de 1993, los pliegos de condiciones deben establecer el término para realizar la liquidación del contrato de mutuo acuerdo.

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La Administración actual, debe realizar todas las acciones legales pertinentes y necesarias para liquidar el contrato, ya sea por mutuo acuerdo, bilateralmente o por vía judicial para determinar el daño patrimonial por la no culminación de la labor contratada, siendo igualmente de su resorte la obligación de cuidar y proteger los bienes públicos como propios los cuales son en este momento de su competencia, por ahora se configura un hallazgo administrativo el cual deberá ser incluido en el plan de mejoramiento con metas a corto plazo.

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLE DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO Alcalde Municipal.

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Dentro del proceso de indagación y en atención al hallazgo, nos permitimos informar que dentro del archivo documental existe:

Contrato No. 188: INFORME FINAL DE ESTUDIOS Y DISEÑOS DEL ACUEDUCTO DE LA CACHALU. Este estudio consistía en el análisis mediante el procedimiento de consultoría para la elaboración de los estudios y diseños del Acueducto de la Cachalu para los corregimientos de Vado Real, Olival, Tolota y veredas aledañas del Municipio de Suaita y que como resultado se entrego el proyecto con los diseños al Municipio de Suaita, de lo cual posee información el grupo Auditor pues los mismo tuvieron la oportunidad de verificar el proyecto en mención con sus respectivos soportes. Soportes:

- Diagnostico - Diseño del proyecto en la metodología MGA - Presupuesto y análisis de precios unitarios - Especificaciones técnicas - Diseños - Estudio

Todo lo anterior verificado por la supervisión del Contrato, producto de lo cual se realizo el informe final del contratista y supervisión. Es preciso informar que tan solo opero un acta de pago por consiguiente solo existe un informe de supervisión y contratista. Relación de contenido de los informes: INFORME FINAL CONTRATISTA

- Se realiza un pre-diagnostico de las etapas ejecutadas - Análisis del levantamiento topográfico - Evidencias según visitas realizadas en estudio de campo - Soportes del pagos de seguridad.

Se anexa en catorce folios (14) folios INFORME FINAL SUPERVISIÓN

- Identificación Contractual - Valor inicial - Plazo inicial - Contratista - Supervisión

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- Fecha de iniciación - Fecha de terminación - Certificación de actividades al 100% del objeto - Se identifica como parte de este informe el informe de recibo final y el proyecto

presentado por el contratista con sus respectivos pagos de seguridad social. Se anexa en dos (2) folios Según los informado y aportado se evidencia el cumplimiento por parte del supervisión y contratistas, pues de los informes se puede inferir el grado de avance en la ejecución del proceso contractual, tanto financiero como operativo y que en conclusión reflejan el cumplimiento del objeto contratado. Por consiguiente solicito se excluya este Hallazgo.”

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR En relación con la observación de tipo ADMINISTRATIVO, se establece que se aceptan los argumentos planteados; pues efectivamente se anexa copia de los soportes faltantes en el expediente. Por lo tanto se DESVIRTUA esta observación.

CONTRATO N°. 185. TIPO DE CONTRATO: OBRA

CONTRATISTA: COINGCO S.A.S – MANUEL SALVADOR AMAYA PICO

VALOR: $ 34.076.000=

OBJETO: MANTENIMIENTO DE PARQUES CABECERA MUNICIPAL DE SUAITA SANTANDER MEDIANTE LA ADECUACIÓN DE JARDINES ORNAMENTALES

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 2 M

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/12/04

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/12/04

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2012/12/31

OBSERVACION N°. 5: FALTA INFORME DE SUPERVISIÓN. Se evidencia una debilidad en el proceso de gestión contractual, que hace referencia a las labores de Interventoría y/o supervisión, por cuanto no se observa que haya informe detallado alguno por parte del supervisor y/o interventoría sobre la ejecución del objeto contractual, encontrando debilidad en su función, de informar oportunamente a la administración sobre la correcta ejecución, a través de los correspondientes informes, los cuales deben reflejar el grado de avance, tanto financiero como operativo, y las actividades y/o productos contemplados en los contratos; informes que deberían contener información detallada de los beneficiarios de las obras, con el fin de poder hacer verificación a los mismos. Falta de control por parte de la supervisión que asegure el cumplimiento oportuno y eficaz del objeto contractual y las obligaciones inherentes a él. Riesgo en que se encuentra la entidad por no exigir el cumplimiento de los requisitos requeridos al interventor para la presentación de informes que permitan la toma oportuna de decisiones frente a eventuales incumplimientos contractuales.

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Además, no se dio aplicación a los controles establecidos en la reglamentación interna vigente, manual de contratación (Etapa Contractual) y en la misma ley, respeto del manejo de los dineros desembolsados en calidad de anticipo; no obra informe de inversión y buen manejo del anticipo. El anticipo es una financiación al contratista para que inicie la ejecución, que debe ser amortizado conforme se vaya ejecutando.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO

NORMAS VIOLADAS Art. 53 de la ley 80/1993. Numeral 1 del artículo 34 de la ley 734 de 2002.

PRESUNTO RESPONSABLE ADMINISTRATIVO DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO Alcalde Municipal.

DISCIPLINARIO - COINGCO S.A.S (Contratista) R.L Manuel Salvador Amaya Pico - Ramiro Gómez. (Secretario de Fomento y desarrollo). Supervisor

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL REPLICA ADMINISTRACION ACTUAL: “Se verificó el archivo documental del Contrato de Obra No. 185 de 2012, en el cual se reposa lo siguiente:

Dentro del Contrato existe el informe del supervisor el cual se encuentra foliado, sellado y contiene: - Introducción, en la cual se describe la necesidad del objeto Contractual de la

mano con la satisfacción de la comunidad Suaitana. - La identificación clara de las Actividades Realizadas en la Ejecución del Objeto

Contractual - Condiciones del Contrato - Datos generales del Contrato - Desarrollo de las Actividades, avance del proyecto indicando la normal

ejecución del proyecto contratado en lo concerniente con las cantidades de obras contratadas

- Mediante cuadro diagnostico se relaciona cantidades y su ejecución porcentual, encontrando una calificación de 100% en cada una de las actividades preestablecidas de ejecución.

Se anexa en cuatro (4) folios

Informe final del contrato por parte del contratista, el cual contiene: - Identificación del Objeto - Condiciones del Contrato, el cual incluye los datos generales del contrato - Desarrollo de las Actividades - Avance del proyecto, indicando el cumplimiento las cantidades de obra

contratada - Se relaciona el porcentaje de cumplimento de las actividades contratadas

mediante un cuadro diagnostico; encontrando que las mismas se ejecutaron en un 100%.

- Estado Financiero y estado de Cuenta, se realiza un análisis de las actividades económicas ejecutadas en el contrato.

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- Observaciones y Conclusiones, indicando la satisfacción en la ejecución de las actividades contratadas; es notable el cambio paisajístico de los parque, se motivo el entorno agradable a propios y turistas, se incentivo la paz social mediante la tranquilidad inspiradora de estos lugares de recreación.

- Se realizan las recomendaciones necesarias para su mantenimiento. - Se anexa un registro fotográfico en el cual se puede determinar un paso a

paso en la ejecución de la obra.

Se anexa en veintinueve (29) folios Se informa que el contrato solo tuvo el desembolso del anticipo y el acta de recibo final, en la cual se compensa o amortiza el anticipo girado. Dentro del proceso de indagación y en atención hallazgo, nos permitimos informar que la Administración Municipal para darle cumplimiento a la política de cero papel y no realización de archivos dobles, conserva los cronogramas y flujo de inversión del Anticipo otorgado a los contratistas en la Secretaria de Hacienda; por consiguiente me permito anexar el mismo para el presente proceso contractual en un (1) folio. La información de los beneficiarios está dentro del proyecto pero para el caso sería toda la comunidad del Municipio de Suaita, puesto que el objeto fue mantenimiento de parques de la cabecera Municipal de Suaita mediante la conformación de jardines ornamentales y pintura con el cual se beneficia directamente la población residente e indirectamente los visitantes. Según lo expuesto podemos inferir que si se presento una correcta actividad de supervisión por el funcionario designado, ya que este en su informe final detalla la ejecución de las actividades por parte del contratista en un 100%, dándole seguridad a la Administración central y satisfacción a la comunidad Suaitana. Es factible verificar con la comunidad del Municipio de Suaita la ejecución y el buen estado de la misma. Analizando las fotos aportadas se percibe un paso a paso en la ejecución de obra y el cambio es de un 100% en la armonía paisajística. La supervisión certifica el 100% de cumplimiento por parte del contratista, reflejando la ejecución del objeto contractual, con lo cual ofrece seguridad al nivel central. No se evidencia imposición de multas ni la reclamación a la aseguradora, es decir existió el riesgo, se adquirieron elementos (pólizas) para mitigarlos y efectivamente no existió materialización Por lo anterior expuesto solicito se excluya este hallazgo. En atención al presunto Hallazgo de tipo Disciplinario, se informó al presunto responsable Manuel Salvador Amaya Pico Representante legal COINGCO S.A.S, para que adelante su defensa técnica, en atención al informe preliminar de Auditoria. Se anexa en dos folios.”

REPLICA PRESENTADA POR MANUEL SALVADOR AMAYA PICO, en su calidad de Representante Legal de COINGCO S.A.S: “Respetuosamente pongo de presente al equipo auditor que las falencias de los funcionarios de los entes territoriales no puede ser atribuida a los contratista que de buena fe, ejecutamos los contratos bajo las condiciones técnicas, financieras y jurídicas señaladas en los pliegos de condiciones. Con extrañeza veo como se me vincula disciplinariamente, por la ausencia de requisitos y documentos propios del ente auditado, tales como informes de supervisión, informes de avance, etc; cuando mi responsabilidad se limita al correcto desarrollo y ejecución del

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contrato celebrado, situación que a todas luces es verificable no solo con el soporte fotográfico e informes presentados por la empresa que represento sino también por la misma comunidad que fue la que finalmente disfruto de dicha obra. Ahora bien, el municipio designo un supervisor, quien fue el que verifico los avances de obra y dio recibo final de la obra, tal y como se demuestra en el acta de liquidación que anexo para todos los efectos legales al presente escrito. Vale agregar, que durante la ejecución del mismo no tuve nunca requerimientos de tipo verbal ni por escrito, ni imposición de multas por presunto incumplimiento para que se cuestione a la empresa Coingco s.a.s, como presunto responsable disciplinario.

Frente a la falta de informe de supervisión, me permito manifestar que si existió dicho informe, desconozco las razones de por qué no fue puesto en conocimiento del grupo auditor, tal vez, por errores de archivo o porque lo usual es que se anexen junto con las respectivas actas de pago que se allegan a la tesorería municipal….. La entidad a la cual represento COINGCO S.A.S, suministro como requisito para el giro del anticipo al municipio de Suaita, El Plan de Manejo e Inversión del anticipo, en el cual se informa que la inversión del mismo se realizara en elemento e insumos básicos, costos de personal para los ítems de obra que representaban el mayor porcentaje del valor del contrato y el certificado del banco Davivienda en el cual se determina el numero de la cuenta para realizar el giro del Anticipo, requisitos sin los cuales el municipio no procedería a realizar el respectivo pago. Considero que durante la revisión a la carpeta contentiva del proceso contractual no se allegaron dichos soportes, pero los mismos debieron reposar en la tesorería junto con los egresos y soportes de pago, pues dentro del archivo de la empresa se dejo copia de tales documentos que se aportan a la presente contradicción para todos los efectos legales…..”

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR Del estudio efectuado a los descargos emitidos, una vez analizados los documentos, los soportes adjuntados y valorados los argumentos; se acepta la respuesta enviada y se DESVIRTÚA la observación DISCIPLINARIA y ADMINISTRATIVA.

CONTRATO N°. 193. CLASE DE CONTRATO: COMPRAVENTA

CONTRATISTA: CASA CASE LTDA - JOSE JEREMIAS CHUGUEN G.

VALOR: $ 37.600.000=

OBJETO: COMPRA DE LA CARROCERÍA, CABINA, ADECUACIÓN, MONTAJE PARA BUS ESCOLAR DE PLACA SNH 748 DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SUAITA, SANTANDER.

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 8 D

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2012/12/26

ACTA DE INICIACIÓN: 2012/12/28

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2013/03/16

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REGISTRO FOTOGRAFICO: CARROCERIA BUS ESCOLAR.

OBSERVACIÓN N°. 6 INCONSISTENCIA ENTRE LOS DOCUMENTOS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS, QUE SOPORTAN LAS DIFERENTES ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL. Se evidenciaron inconsistencias entre los diferentes documentos que conforman el expediente de contratación. Inconsistencias como en los Estudios previos establece un plazo de ocho (8) días calendario, al igual que en el pliego de condiciones define un plazo de ocho (8) días calendario; en la minuta la cual nos habla de un plazo de (2) dos meses; el 27 de diciembre del 2012, se firma modificatorio estipulando un plazo de 53 días, y posteriormente en el acta de inicio del 28 de diciembre del 2012, se habla nuevamente de los 2 meses de plazo del contrato.

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO.

PRESUNTO RESPONSABLE DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO Alcalde Municipal.

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Se acepta el hallazgo y se compromete la institución a superarlo mediante Plan de Mejoramiento.”

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR

Se CONVALIDA la observación ADMINISTRATIVA a fin de que esta situación no ocurra en un futuro al interior de esta entidad y por tal razón se incluya este punto en el correspondiente Plan de Mejoramiento.

OBSERVACIÓN N°. 7:

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No existe en los contratos tomados como muestra constancia de comunicación y/o notificación del interventor y/o supervisor designado de forma legal. Se procurara por el medio más expedito informar al supervisor o interventor de su designación.

OBSERVACIÓN ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLE DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO Alcalde Municipal.

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Se procedió a realizar el análisis de la documentación que reposa en los archivos documentales y el resultado es el siguiente:

- Se describe el resultado del análisis según la muestra de Contratos.

CONTRATO No. 041 de 2012. Modalidad: CONTRATO INTERADMINISTRATIVO ESTADO ACTUAL: Con liquidación En la minuta del presente contrato interadministrativo en la clausula quinta define que la supervisión del mismo seria realizada por la Secretaria de Salud Municipal, así mismo mediante oficio de fecha primero de febrero de 2012, el señor Alcalde Municipal comunica la delegación para ejercer la supervisión el cual reposa en la carpeta original del contrato en el folio 174. Se anexa un (1) folio.

CONTRATO No. 107 de 2012. Modalidad: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS ESTADO ACTUAL: Con liquidación El señor Alcalde Municipal comunica la delegación para ejercer la supervisión el cual reposa en la carpeta original del contrato en el folio 260. Se anexa un (1) folio.

CONTRATO No. 128 de 2012.

Modalidad: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO ESTADO ACTUAL: Con liquidación El señor Alcalde Municipal comunica la delegación para ejercer la supervisión el cual reposa en la carpeta original del contrato en el folio 34 y 35. Se anexan dos (2) folios.

CONTRATO No. 144 de 2012. Modalidad: CONTRATO INTERADMINISTRATIVO ESTADO ACTUAL: Con liquidación En la minuta del presente contrato interadministrativo en la clausula novena define que la supervisión del mismo seria realizada por la Secretaria de Salud Municipal, así mismo mediante oficio de fecha diecisiete de septiembre de 2012, el señor Alcalde Municipal comunica la delegación para ejercer la supervisión el cual reposa en la carpeta original del contrato en el folio 153.

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Se anexa un (1) folio.

CONTRATO No. 156 de 2012. Modalidad: CONTRATO DE COMPRAVENTA. ESTADO ACTUAL: Con liquidación Visible a folio (538), se verificó la existencia del documento mediante el cual se designa la supervisión del Contrato en mención; en esta designación de supervisión el número del contrato es diferente al del proceso es decir mediante error involuntario se realizó con el número 154, siendo el correcto 156; pero es necesario hacer énfasis en que la designación cuenta con la información correspondiente a este proceso (objeto, valor inicial, valor total, el plazo de ejecución, contratista y supervisor). Anexo, copia del folio 538 designación de supervisión.

CONTRATO No. 157 de 2012. Modalidad: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS ESTADO ACTUAL: Con liquidación El señor Alcalde Municipal comunica la delegación para ejercer la supervisión el cual reposa en la carpeta original del contrato en el folio 423. Se anexa un (1) folio.

Verificados los Contrato 131, 106, 182, 175, 176, 185, 187, 179 188, 190, 193 y 194; efectivamente se puede constatar que no se efectuó en debida forma la designación de supervisión. Se establece para plan de mejoramiento.”

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR

Del estudio efectuado a los descargos emitidos por la entidad, una vez analizados los documentos, los soportes adjuntados y valorados los argumentos se

CONVALIDA la observación a fin de poder hacerle seguimiento y se incluya este punto en el correspondiente plan de mejoramiento de la entidad.

OBSERVACIÓN N°. 8: FALTA DE PUBLICACIÓN EN EL SECOP. Los contratos que se describen a continuación, no fueron reportados en el Portal Único de Contratación.

#

OBJETO DEL CONTRATO CONTRATISTA

144

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ATENCIÓN GRATUITA A 70 ANCIANOS DE LOS SECTORE DE VADO REAL. TOLOTÁ. OLIVAL Y VEREDAS ALEDAÑAS DEL MUNICIPIO DE SUAITA QUE NO PERNOCTEN EN LOS CENTROS DE BIENESTAR DEL ANCIANO. GARANTIZANDO EL SOPORTE NUTRICIONAL. ACTIVIDADES EDUCATIVAS. RECREATIVAS. CULTURALES Y OCUPACIONALES Y LOS DEMÁS SERVICIOS MÍNIMOS ESTABLECIDOS EN LA NORMATIVIDAD VIGENTE

83,000,000

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128

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN COMO ENLACE MUNICIPAL PARA COORDINAR. DESARROLLAR Y EJECUTAR TODAS LAS ACTIVIDADES QUE SE GENEREN EN EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA FAMILIAS EN ACCIÓN

$ 6.153.333

De conformidad con la ley de contratación estatal todos los contratos tienen que estar inscritos en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública SECOP.

Las debilidades registradas en materia de publicación, evidencian incumplimiento en el decreto 734 de 2012.

OBVSERVACIÓN ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO

PRESUNTO (S) RESPONSABLE (S) - DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO Alcalde Municipal. - YANETH MENDOZA. Auxiliar Administrativa.

PRESUNTAS NORMAS VIOLADAS Dcto 734 de 2012

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “CONTRATOS QUE NO FUERON REPORTADOS AL PORTAL UNICO DE CONTRATACIÓN (SECOP). Debido a los frecuentes problemas presentados con la conexión a internet, en la fecha en que fueron suscritos los contratos 144 y 128, no fue posible efectuar la publicación en la página Web del Portal Único de Contratación (SECOP), no obstante en su momento fueron publicados en cartelera visible de esta Entidad y por error humano e involuntario no fueron dados a conocer de manera oportuna en el Sistema Electrónico de Contratación Pública, cabe resaltar que esta entidad dio cumplimiento en forma general al Decreto 734 de 2012, Derogado por el art. 163, Decreto Nacional 1510 de 2013, en cuanto al principio de publicidad de los procesos contractuales en el SECOP, hecho que puede ser corroborado verificando la presencia de la contratación en dicha página, prueba de ello es el cargue que se realizó aunque en forma extemporánea. El error generado por la falta de herramientas eficientes, no indica dolo o culpa grave por parte del funcionario, ya que de 185 contratos celebrados en la vigencia 2012, dos (2) fueron omitidos por falta sin intención e involuntaria. Por lo anterior, solicito al Organismo de Control, que retire del informe final este hallazgo de tipo disciplinario imputado al funcionario y se determine en todas sus partes como hallazgo administrativo, el cual será subsanado mediante la implementación del plan de mejoramiento, no obstante, depender de herramientas tecnológicas que no son de su pleno dominio o responsabilidad. Se anexa en un (1) folio certificación emitida por el Web-máster institucional, en la cual manifiesta los inconvenientes presentados en la vigencia 2012 en atención al servicio de internet.”

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR Analizada con detenimiento la respuesta dada, se debe establecer que se aceptan los argumentos planteados de conformidad con los documentos anexados; donde se puede establecer que: “Los inconvenientes presentados en la vigencia 2012, en

atención al servicio de internet; no obstante en su momento fueron publicados en cartelera visible de esta Entidad y por error humano e involuntario no fueron dados a conocer de manera oportuna en el Sistema Electrónico de Contratación Pública, cabe resaltar que esta entidad dio cumplimiento en forma general al Decreto 734 de 2012, Derogado por el art. 163, Decreto Nacional 1510 de 2013, en cuanto al principio de

publicidad de los procesos contractuales en el SECOP” por lo tanto de DESVIRTUA la observación DISCIPLINARIA.

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Pero se debe establecer que se acepta el compromiso del ente sujeto de control, por lo tanto se CONVALIDA la observación ADMINISTRATIVA a fin de que esta situación no ocurra en un futuro al interior de esta entidad y por tal razón se incluya este punto en el correspondiente Plan de Mejoramiento. OBSERVACIÓN N°. 9: AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS QUE OBRAN EN EL EXPEDIENTE DEL CONTRATO. Los expedientes contienen documentos y actos administrativos, sin firmas de los servidores públicos competentes, lo cual le resta autenticidad a las decisiones y actuaciones en ellos consignadas. Los documentos producidos por la administración cuentan con una presunción de autenticidad y legalidad, lo cual implica su diligenciamiento integro y sin duda alguna, es parte integral de los documentos públicos la firma de quien o quienes participaron en su elaboración, pues de otra manera pierde su característica de autenticidad, máxime tratándose de documentos que hacen parte de procesos contractuales. La omisión referida en el presente hallazgo, contraviene las siguientes normas: Artículo 32 de la ley 80 de 1993 que prevé como parte del contrato todos los actos jurídicos en él contenidos; Artículo 25 Decreto número 679 de 1994 que establece como formalidad plena de los documentos requeridos por ley 80 de 1993 la firma de los mismos. EVIDENCIA: Contrato de Consultoría N°. 187:

- Original Acta de reinicio del 29 de enero del 2013, sin firma de supervisión. - Original acta de liquidación del contrato del 15 de febrero del 2013, sin firma

del contratista. Contrato de Obra N°. 188:

- Original del acta de recibo final, sin firma del supervisor. Contrato de Obra N°. 190:

- Póliza de garantía de seriedad de la propuesta, del 3 de Diciembre del 2012, sin firma del tomador.

- Póliza de cumplimiento y de responsabilidad civil extracontractual del 24 de diciembre del 2012, sin firma del tomador.

OBSERVACION ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLE DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO Alcalde Municipal.

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Se admite este hallazgo y se dispondrá subsanarlo mediante Plan de Mejoramiento.”

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR

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Se CONVALIDA la observación ADMINISTRATIVA a fin de que esta situación no ocurra en un futuro al interior de esta entidad y por tal razón se incluya este punto en el correspondiente Plan de Mejoramiento. OBSERVACIÓN N°. 10: DESACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN. Después de realizar un estudio minucioso de la contratación, se constata que en la Entidad auditada existe un manual de contratación que esta desactualizado, siendo necesario y fundamental en el campo de la contratación, ya que este integra elementos como la caracterización, el procedimiento y la documentación, soporte que permita ajustar el proceso contractual bajo el marco normativo legal vigente. Un manual de contratación actualizado es de vital importancia para mejorar los niveles de eficiencia y efectividad de los servicios prestados por las entidades del Estado, como quiera que el éxito del proceso contractual se logra con el cumplimiento de cada uno de los pasos y etapas consagrados en las normas, y con la coordinación entre las diferentes dependencias o instancias que participan en el mismo. Por lo anterior, la entidad debe presentar un plan de mejoramiento para subsanar la situación.

OBSERVACION ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLE DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO Alcalde Municipal.

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Efectivamente luego de realizada la verificación por funcionarios de la Administración, se constato la desactualización del Manual de Contratación; por consiguiente se admite el hallazgo y se dispondrá su actualización en el tiempo aprobado mediante Plan de Mejoramiento.”

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR La entidad auditada acepta la observación ADMINISTRATIVA, por lo tanto el grupo auditor acepta la respuesta enviada CONVALIDANDO la observación a fin

de poder hacerle seguimiento y se incluya este punto en el correspondiente plan de mejoramiento. URGENCIA MANIFIESTA- Para la vigencia 2012 no se decretó Urgencia Manifiesta. OPINIÓN A LA CONTRATACIÓN

Al revisar los anteriores contratos, se verificó que cumplieran con lo establecido por ley, teniendo en cuenta cada característica contractual de los mismos, y se pudo establecer lo siguiente:

En términos generales revisada la documentación relacionada con los procesos contractuales, estos se ajustan a los requerimientos en materia del ejercicio legal

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de la contratación pública y al cumplimiento de los principios de eficacia, eficiencia y equidad, con algunas salvedades plasmadas dentro este informe.

ASPECTOS POSITIVOS -Elección correcta de las modalidades y procedimientos de selección del contratista. -Cumplimiento de los principios fundamentales de la contratación cuales son la transparencia, la economía y la responsabilidad. -Ejecución correcta de los objetos contractuales de acuerdo a lo contenido en la minuta de los contratos. ASPECTOS NEGATIVOS: - Tener desactualizado el manual de contratación. -No se realiza la verificación del cumplimiento de las obligaciones del contratista en relación con el pago de los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello hay lugar; y realiza el pago del valor del contrato sin verificar el cumplimiento de estas obligaciones a cargo del contratista. - No existe constancia de comunicación y/o notificación del interventor y/o supervisor designado de forma legal en la minuta del correspondiente contrato. -Falta informes de actividades y de supervisión.

Prestación

ServiciosQ

Contratos

SuministrosQ

Contratos

Consultoría y

Otros

QContratos

Obra PúblicaQ

Cumplimiento de las especificaciones técnicas 100 1 100 1 0 0 0 0 100.00 0.50 50.0

Cumplimiento deducciones de ley  0 0 0 0 0 0 0 0 0.00 0.05 0.0

Cumplimiento del objeto contractual 100 1 100 1 0 0 0 0 100.00 0.20 20.0

Labores de Interventoría y seguimiento 100 1 100 1 0 0 0 0 100.00 0.20 20.0

Liquidación de los contratos 100 1 100 1 0 0 0 0 100.00 0.05 5.0

1.00 95.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

GESTIÓN CONTRACTUAL

PonderaciónPuntaje

Atribuido

CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES

CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL

VIGENCIA

Calificación

Eficiente

TABLA 1-1

ENTIDAD AUDITADA

VARIABLES A EVALUAR Promedio

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3.2 RENDICION Y REVISION DE LA CUENTA

La evaluación al cumplimiento en la rendición y revisión de la cuenta arroja una calificación de 96%, lo que denota eficiencia en la oportunidad, suficiencia y calidad al presentar la cuenta anual a través del aplicativo SIA. 3.3 SEGUIMIENTO QUEJAS Y DENUNCIAS Con base en oficio emitido por la Oficina de Políticas Institucionales y Control Social, se hace seguimiento a las quejas activas en contra del Municipio de Suaita, con corte a octubre de 2013, así:

RAD- REMISIÓN DENUNCIA N°. DPD - 13-0008.

HECHO DENUNCIADO: Presuntas irregularidades cometidas en algunos contratos, relacionados con el manejo de la retroexcavadora y una motoniveladora de propiedad del Municipio de Suaita S

DENUNCIANTE: MARIA BERTHA ARCINIEGAS PORRAS / Veedor (Denuncia allegada a la Contraloría General de Santander)

En la Oficina de Políticas Institucionales y Control Social se radicó la denuncia referenciada. El equipo Auditor observó que los hechos sujetos de la denuncia fueron investigados por la Procuraduría General de la Nación; de conformidad con el oficio No. 2597 del 3 de Julio del 2013, proveniente de la Procuraduría Provincial de Vélez Santander, manifiesta que mediante Auto del 26 de Junio del 2013, se dispuso el ARCHIVO DEFINITO, del expediente REF- IUC-D-2013-606-580391, adelantado en contra del señor DIEGO FERNANDO PORRAS, RAMIRO GOMEZ Y REINALDO SUAREZ, por presuntas irregularidades, por que se encontraban operando la retroexcavadora y una motoniveladora de propiedad del Municipio de Suaita S, para la ex planeación de un terreno privado de propiedad del señor ORLANDO MARTINEZ, tío del concejal JOSE BAYARDO MARTINEZ, realizado en el sector Pamplonilla. Informe que se tendrán en cuenta dentro del análisis de la denuncia.

A continuación se relacionan los contratos objeto de la denuncia:

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Oportunidad en la rendición de la cuenta 0.10 9.9

Suficiencia (diligenciamiento total de formatos y

anexos)0.30 30.0

Calidad (veracidad) 0.60 56.1

1.00 96.0

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

Calificación

Eficiente

SUB TOTAL CUMPLIMIENTO EN RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA

100.0

TABLA 1-2

98.7

93.5

Calificación Parcial

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OBJETO DEL CONTRATO CONTRATISTA

131

MANTENIMIENTO CORRECTIVO CON SUMINISTRO DE REPUESTOS Y MANO DE OBRA DE LOS VEHÍCULOS Y MAQUINARIA DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SUAITA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

PEDRO PABLO CALDERON SANCHEZ

185

MANTENIMIENTO DE PARQUES CABECERA MUNICIPAL DE SUAITA SANTANDER MEDIANTE LA ADECUACIÓN DE JARDINES ORNAMENTALES

COINGCO S.A.S.

190

ADECUACIÓN Y AMPLIACIÓN PLANTA DE COMPOSTAJE MUNICIPIO DE SUAITA SANTANDER.

CODENCO

179

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ASESORÍA EN EL ACOMPAÑAMIENTO Y ASISTENCIA A LA IMPLEMENTACION DE LA POLÍTICA PÚBLICA DE ATENCIÓN A LA POBLACIÓN VÍCTIMA DEL CONFLICTO ARMADO EN TODOS SUS COMPONENTES EN EL MUNICIPIO DE SUAITA

ANGEL MANUEL CUADROS CALDERON

Es importante destacar que los contratos en cuestión se incluyeron en la muestra a la contratación tomada en desarrollo del proceso auditor, por tanto se hace referencia con más detalle en el aparte correspondiente al Área de Contratación. No obstante, conviene precisar acá que la revisión y análisis de estos procesos contractuales, permite inferir observaciones con alcance administrativo para inclusión en Plan de Mejoramiento.

3.4 EVALUACION AMBIENTAL Gestión Presupuestal Ambiental Según la información reportada en SIA Formato F. 16.8, el presupuesto general de la alcaldía de Suaita para la vigencia 2012 fue de $11.160.821.775, del cual hace parte para el sector ambiental, por recursos propios $185.672.165, sistema general de participación $460.229.909, porcentaje ambiental del impuesto predial (sobretasa ambiental) $88.021.904 y fondo de protección ambiental (recursos propios ART.111 LEY 99/93) $16.543.381 para un total de $750.467.359. Ejecutado del sector ambiental, desglosado por programas:

CODIGO CONCEPTO DE INGRESOS RECAUDO 2011 RECAUDO 2012

PRESUPUESTAL 1. SERVICIOS (PUBLICOS PRESTADOS POR EL MUNICIPIO) $ 245.728.118 $ 185.672.165

TI.A.2.4.1 . ACUEDUCTO $ 119.618.385 $ 72.782.576

TI.A.2.4.2 . ALCANTARILLADO $ 30.784.442 $ 22.355.747

TI.A.2.4.3 . ASEO Y BARRIDO DE CALLES $ 67.788.807 $ 58.691.383

TI.A.2.4.6 . MATADERO $ 14.881.770 $ 20.075.708

TI.A.2.4.4 . PLAZA DE MERCADO $ 12.654.714 $ 11.766.751

2. SISTEMA GENERAL DE $ 434.866.178 $ 460.229.909

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PARTICIPACIONES

T.A.2.6.2.1.1.5 . AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO. $ 434.866.178 $ 460.229.909

3. PORCENTAJE AMBIENTAL DEL IMPUESTO PREDIAL. $ 81.911.174 $ 88.021.904

. PORTCENTAJE AMBIENTAL. 1,5 X 1000 de avaluó catastral

1,5 X 1000 de avaluó catastral

. SOBRETASA AMBIENTAL $ 81.911.174 $ 88.021.904

4. FONDO DE PROTECCION AMBIENTAL $ 15.083.770 $ 16.543.381

. .1% RECURSOS PROPIOS (ART.111 LEY 99/93) $ 15.083.770 $ 16.543.381

TOTALES $762.505.471 $750.467.359

El cuadro anterior ilustra la gestión de la ejecución presupuestal para vigencia 2012, la misma información detalla que: los proyectos y/o recursos asignados y ejecutados por la Administración Municipal de Suaita en la vigencia 2012, el que mayor peso presupuestal fue Sistema general de Participación con $460.229.909 61.3%, seguido de los Servicios Públicos Prestados por el municipio con $185.672.165 24.7%, el porcentaje ambiental del Impuesto Predial participo con $88.021.904 11.7% mientras que para el Fondo de Protección Ambiental se ejecuto presupuestalmente $16.543.381 con 2.2% de la participación. Al comparar la gestión Presupuestal Ambiental de la vigencia 2011 con la 2012, se observa: que la vigencia 2012 decreció el recaudo en $12.038.112, siendo que los Servicios Públicos Prestados por el Municipio en el 2012 fue el de menor recaudo, en el 2011 el municipio recaudo por este concepto $245.728.118, mientras que en el 2012 solo se recaudo $185.672.165, con un menor recaudo de $60.055.953.

Inversión Ambiental: De la información recopilada por el equipo auditor de la bases de datos de Secretaria de planeación de administración municipal de Suataita (ejecución presupuestal en Planes, programas y proyectos ambientales), la gestión en la ejecución presupuestal ambiental en la vigencia auditada, estuvo enfocada en la reforestación y protección de los recursos hídricos. Durante las vigencias 2011 y 2012, se realizó la construcción del alcantarillado del corregimiento de Vado Real por un valor de $1.700.000.000, el alcantarillado del corregimiento de San José de Suaita por un valor de $1.400.000.000, el acueducto de la vereda la Aguadita por valor de $1.700.000.000 y el acueducto del almanaque por valor de $160.000.000.

Siendo entonces que la gestión en la Inversión Ambiental de la administración municipal para las vigencias 2011 y 2012 en la ejecución de proyectos en Medio Ambiente y sector Agua Potable estuvo representado tal como lo reporta el siguiente cuadro: Cuadro de información de los proyectos ejecutados sectores de medio ambiente y sector de agua potable y saneamiento vigencias 2011 y 2012:

SECTOR /PROGRAMA

APROPIACION DEFINITIVA

TOTAL EJECUTADO

% DE EJECUCION

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/PROYECTO 2011-2012 2011 2012

SECTOR MEDIO AMBIENTE

. FLORA $ 5.000.000 0 $ 0 0

REFORESTACIONES $ 24.000.000 $ 12.000.000 $ 12.000.000 100

. COMPRA DE PREDIOS $ 31.627.151 $16.543.381 $15.083.770. 0

. MANTENIMIENTOS $ 33.400.000 $ 13.180.000 $ 14.998.500 100

SECTOR AGUA POTABLE Y SANEAMINETO BASICO $ 3.902.942.719 $ 3.006.828.763 $ 749.230.849 96.2

. Acueducto $ 1.265.374.821 $ 839.632.961 $ 359.877.213 95

. Planta de Tratamiento de Agua Potable – PTAP $ 1.265.374.821 $ 839.632.961 $ 359.877.213 94.7

. Alcantarillado $ 2.402.686.757 $ 2.079.479.429 $ 248.245.162 97

. Planta de Tratamiento de Aguas Residuales PTARS $ 2.402.686.757 $ 2.079.479.429 $ 248.245.162 96.8

. Manejo, Tratamiento y Disposición Final de Residuos Solidos $ 234.881.141 $ 87.716.374 $ 141.108.475 97

Planta de Sacrificio de Ganado 11.00 0.000 $11.000.000 $ 0 0

. Prevención y Atención de Destres $ 20.500.000 $ 6.900.000 $ 4.550.000 56

.Bomberos Voluntarios $ 34.429.599 $ 17.000.000 $ 3.000.000 58

. Educación Ambiental $ 4.000.000 $ 0 $ 0 0

TOTALES $11.637.903.766 $8.997.531.298 $1.796.254.361 92.7%

Como se aprecia en el cuadro anterior, en los dos vigencias auditadas se ejecutaron en proyectos ambientales un total de $11.637.903.766 con un porcentaje de ejecución de 92.7%, de los cuales en la vigencia 2011 se ejecutaron $8.997.531.298 que corresponde al 77.3% del total presupuestado y para la vigencia 2012 se ejecutaron $1.796.254.361 que corresponde al 22.7% de lo presupuestado en las dos vigencias. Observando en este análisis que en la vigencia dos mil doce (2012) decayó ostensiblemente la ejecución de los proyectos ambientales en un 51% en relación al 2011, esta disminución obedece a que en la ejecución de proyectos en el Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico en la vigencia 2011 se ejecuto la suma de $ 3.006.828.763, mientras que en el 2012 solo ejecutaron $ 749.230.849 De igual forma se observa en el cuadro de inversión ambiental que del total presupuestado en los dos vigencias $11.637.903.766, se dejo de ejecutar $58.086.762 correspondiente a el 0.46%, existiendo una constante en las dos vigencia que no se invirtieron los recursos en los programas de: Flora $5.000.000, Compra de Predios $31.627.151, Planta de Sacrificio de Ganado11.000.000 (2011) y Educación Ambiental $4.000.000; siendo así que en programas ambiental en la vigencia 2011 se dejaron de invertir $34.543.381 mientras que en la vigencia 2012 se dejo de invertir $23.543.381 para un total no invertido en las dos vigencias auditadas de $58.086.762.

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Recursos Hídricos-Reforestación OBSERVACIÓN N° 11 Observación Administrativa con posible Incidencia Disciplinaria. Descripción de la Observación: La administración municipal de Suaíta durante la vigencia 2012, no contó con la Política Ambiental definida y a su vez no se encontraba adoptada mediante acto administrativo, y por ende su verificación de implementación no pudo ser evaluada conforme a las gestiones adelantadas por la entidad en pro del medio ambiente. Junto a lo anterior, en el transcurso del trabajo de campo auditor se observó que la entidad auditada no cuenta con funcionario encargado de coordine la gestión ambiental del municipio. En la implementación de los programas ambientales para la vigencia auditada se observan deficiencias Administrativas con una posible incidencia disciplinaria en: Aunque se pudo establecer que la administración municipal presentó y radicó proyecto en el Ministerio de Vivienda, Medio Ambiente y Desarrollo Territorial, con fecha 20 de Noviembre de 2012, por valor de ($2.681.775.669.30), para la construcción de siete (7) PTARS en la Cabecera Municipal y los corregimientos de Vado Real y San José de Suaíta. Así mismo se ha radicado en Ministerio de Vivienda, Medio Ambiente y Desarrollo Territorial el proyecto para la construcción de alcantarillado y PTAR, en los corregimientos de Olival yTolota, por valor de $4.150.000.000. Al momento del trabajo de campo de esta auditoria la administración municipal de Suaita tiene deficiencias en la optimización de los sistemas de recolección, transporte y tratamiento de las aguas residuales; pues en cada uno de sus cinco centros poblados esta vertiendo sus aguas servidas sin ningún tratamiento directamente a las corrientes hídricas.

Igualmente en la información recopilada en la auditoria se observa que la administración municipal ha recaudado para la adquisición y mantenimiento de las áreas de importancia estratégica y la conservación de recursos hídricos que surten de agua el acueducto municipal (Art. 111 de Ley 99/93) des el 2008 hasta el 2012 $68.904.847

Respecto de la adquisición y mantenimiento de las áreas de importancia estratégica para la conservación de recursos hídricos que surten de agua el acueducto municipal; de acuerdo a los ingresos corrientes del municipio se ha recaudado e invertido des el 2008 hasta 2012 los siguientes recursos:

Cuadro de, recaudos e Inversión Articulo 111 Ley 99 de 1993 (2008-2012)

VIGENCIAS INGRESOS RECAUDO INVERSION

2008 $1.077.700.000 $10.777.000 0

2009 $1.243.900.000 $12.439.000 0

2010 $1.406.169.600 $14.061.696 0

2011 $1.508.377.000 $15.083.770 0

2012 $1.654.338.100 $16.543.381 0

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TOTALES $6.890.484.700 $68.904.847 0 Conforme a los datos del cuadro anterior se observa que los recaudos históricos des el 2008 hasta 2012 para la adquisición y mantenimiento de las áreas de importancia estratégica para la conservación de recursos hídricos que surten de agua el acueducto municipal son de $68.904.847, recursos de los cuales no se han adquirieron una sola hectárea de terreno con destino al mantenimiento de las áreas de importancia estratégica por parte de la administración municipal tal como lo ordena el (art. 111, ley 99 de 1993; art. 106, ley 1151 de 2007, art. 210, ley 450 de 2011). Ahora bien, según constata en el anexo auxiliar de presupuesto de ingreso y gasto, las acciones desarrolladas por la Administración Municipal de Suaita durante la vigencia 2012 dispuso de $16.543.381 más $1.654.338 por ingresos corrientes del municipio, para los programa de Manejo Integral de recurso Hídrico: recuperación, conservación, protección y manejo de las zonas productoras de agua y abastecedoras de acueductos urbanos y rurales. De los cuales invirtieron en la contratación de los servicios de un guardabosque por valor de $12.000.000, encargado de la vigilancia constante a las fuentes hídricas que abastecen los acueductos de la cabecera municipal y los corregimientos, así como las demás fuentes que abastecen los acueductos veredales.

Equivalentemente al análisis histórico del recaudo e inversión en reforestación y compra de predios para conservación y protección de fuentes hídricas, desde el 2008 hasta el 2011, se recaudaron $52.361.466 sin que se realizara inversión en compra de ningún predio para la conservación de recursos hídricos que surten de agua los acueductos del municipio.

Criterio:

El marco constitucional y legal colombiano, entrega instrumentos normativos y administrativos para que las autoridades Municipales ejercen la gestión ambiental en cada uno de los entes territoriales, (Constitución Política Nacional (CPN), Ley 99 de 1993, Código de los Recursos Naturales, Ley 388 de 1997 de Desarrollo Territorial)

En este sentido, la Constitución Política establece:

1. "Colombia es un Estado social de derecho, organizado en forma de República unitaria, descentralizado, con autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista" (Artículo 1).

2. Un fin esencial del Estado es "facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la nación…" (Artículo 2).

3. "Es deber del Estado proteger la diversidad e integridad del ambiente, conservar las áreas de especial importancia ecológica y fomentar la educación para el logro de estos fines" (Artículo 79).

4. "El Estado planificará el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales, para garantizar su desarrollo sostenible, su conservación, restauración o sustitución" (Artículo 79).

5. "Además deberá prevenir y controlar los factores de deterioro ambiental, imponer las sanciones legales y exigir la reparación de los daños causados" (Artículo 80).

6. “Corresponde a los Concejos…dictar las normas necesarias para el control, la preservación y defensa del patrimonio ecológico y cultural del municipio" (Artículo 313).

7. Al municipio, como entidad fundamental de la división política administrativa del Estado, le corresponde: "Promover la participación comunitaria" (Artículo 311); "Asegurar la participación de la ciudadanía en el manejo de los asuntos públicos

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de carácter local" (Artículo 318); y "hacer efectiva la participación ciudadana en la discusión de los planes de desarrollo" (Artículo 342).

Y, en relación con las tareas de los municipios en materia de gestión ambiental, la Ley 99 define en su artículo 65 las siguientes funciones:

Promover y ejecutar programas y políticas nacionales, regionales y sectoriales en relación con el medio ambiente y los recursos naturales renovables; Elaborar los planes, programas y proyectos ambientales municipales articulados a los planes, programas y proyectos regionales departamentales y nacionales. Dictar con sujeción a las disposiciones legales reglamentarias superiores, las normas necesarias para el control, la preservación y la defensa del patrimonio ecológico del municipio.

Adoptar los planes, programas proyectos de desarrollo ambiental y de los recursos naturales renovables, que hayan sido discutidos y aprobados a nivel regional, conforme a las normas de planificación ambiental de que trata la presente Ley.

Participar en la elaboración de planes, programas y proyectos de desarrollo ambiental y de los recursos naturales renovables a nivel departamental.

Colaborar con las Corporaciones Autónomas Regionales en la elaboración de los planes regionales y en la ejecución de programas, proyectos y tareas necesarias para la conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables.

Ejercer, a través del alcalde como primera autoridad de policía con el apoyo de la Policía Nacional y en coordinación con las demás entidades del Sistema Nacional Ambiental -SINA-, con sujeción a la distribución legal de competencias, funciones de control y vigilancia del medio ambiente y los recursos naturales renovables, con el fin de velar por el cumplimiento de los deberes del Estado y de los particulares en materia ambiental y de proteger el derecho constitucional a un ambiente sano.

Coordinar y dirigir, con la asesoría de las Corporaciones Autónomas Regionales, las actividades permanentes de control y vigilancia ambientales que se realicen en el territorio del municipio o distrito con el apoyo de la fuerza pública, en relación con la movilización, procesamiento, uso, aprovechamiento y comercialización de los recursos naturales no renovables o con actividades contaminantes y degradantes de las aguas, el aire o el suelo.

Dictar, dentro de los límites establecidos por la ley, los reglamentos y las disposiciones superiores, las normas de ordenamiento territorial del municipio y las regulaciones sobre uso del suelo.

Ejecutar obras o proyectos de descontaminación de corrientes o depósitos de aguas afectados por vertimientos del municipio, así como programas de disposición, eliminación y reciclaje de residuos líquidos y sólidos y de control a las emisiones contaminantes del aire.

Promover, coofinanciar o ejecutar; en coordinación con los entes directores y organismos ejecutores del Sistema Nacional de Adecuación de Tierras y con las Corporaciones Autónomas.

Luego la misma Ley 99 define en su Artículo 111:

“Adquisición de Áreas de Interés para Acueductos Municipales. Modificado por el art. 106, Ley 1151 de 2007, Modificado por el art. 210, Ley 1450 de 2011.Reglamentado por el Decreto Nacional 953 de 2013, Declárense de interés público las áreas de importancia estratégica para la conservación de recursos hídricos que surten de agua los acueductos municipales y distritales.

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Los departamentos y municipios dedicarán durante quince años un porcentaje no inferior al 1% de sus ingresos, de tal forma que antes de concluido tal período, haya adquirido dichas zonas.

La administración de estas zonas corresponderá al respectivo distrito o municipio en forma conjunta con la respectiva Corporación Autónoma Regional y con la opcional participación de la sociedad civil”.

Condición: En la gestión ambiental: cumplimiento de planes y programas ambientales, realizado por administración municipal de Suaita Santander en la vigencia 2012, se observa deficiencias administrativas, que exponen a la población que habita en los cinco centros poblados del municipio y so que viven en las riveras de los afluentes de los fuentes hídricas contaminadas: enfermedades por contaminación ambiental, contaminación de las fuentes hídricas y desprotección de los recursos naturales con las consecuencias en el deterioró de la salud humana.

De igual forma en la documentación de este informe se observa, una deficiencia administrativa con una posible incidencia Disciplinaria, por la falta gestión en la inversión de los recursos $52.361.466 recaudados desde las vigencias 2008 hasta 2011 para la conservación y mantenimiento de los recursos hídricos ordenados por la Constitución y la Ley; pues esta falta de inversión expone a las generaciones actuales y a las venideras a un inminente agotamiento de agua potable para el consumo, ya que los las fuentes hídricas junto a sus caudales de agua se están disminuyendo considerablemente con todas las demás consecuencias que ellas generan.

Causa:

La deficiencia observada se produjo por las siguientes causas: Las acciones desarrolladas por la Administración Municipal para la recuperación de corrientes hídricas receptoras de los vertimientos de aguas residuales y las obras ejecutadas en la construcción y optimización de los sistemas de recolección, transporte y tratamiento de las aguas residuales en el municipio de Suaita,(Planta de Tratamiento de Agua Residuales PTAR), están solo en proyectos presentados ante el Ministerio de Vivienda, Medio Ambiente y Desarrollo Territorial. El Alcantarillado de los cinco centros poblados en dos son vetustos y con materiales no adecuados, en los otros tres los alcantarillados están funcionando pero los cinco están vertiendo las aguas residuales directamente en los cuerpo de aguas; de los cuales son receptoras directas las siguientes fuentes: en la Cabecera Municipal las quebrada Machivita y la quebrada Ricaurte, en el corregimiento de San José de Suaita la quebrada tres esquinas y el chorro y en el corregimiento de Vado real el rio Huertas y rio lenguaruco.

Efecto:

Disminución y contaminación de los caudales y fuentes hídricas que dispone el municipio para el consumo humano, la producción de alimentos.

Agotamiento de los recursos naturales no renovables y el patrimonio ecológico del municipio.

Alta disposición a las enfermedades por contaminación ambiental a que están expuestos sus habitantes y vecinos.

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Comunicación de la Observación:

Teniendo en cuenta la afectación a la prestación del servicio de acueducto alcantarillado y agua potable y por las demoras atribuibles al cumplimiento de las funciones y obligaciones de: protección y conservación del medio ambiente, con las demás consecuencias que ellas generan a los servidores públicos referidos; se pone en conocimiento de la administración municipal de Suata, esta observación de auditoría para que, dentro de los 10 días siguientes al recibo de la presente se presenten las explicaciones que estime pertinentes.

Presuntos Responsables: Observación administrativa DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO (Alcalde

Municipal) Observación Disciplinaria RIGOBERTO RODRIGUEZ ALMEIDA (Ex Alcalde) REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “En atención al Hallazgo de tipo Administrativo, la Administración Municipal mediante la ejecución del Plan de Mejoramiento, implementará la Política Ambiental cumpliendo con los procedimientos legales; se designará un funcionario encargado de coordinar la gestión ambiental del Municipio; se superaran las deficiencias administrativas en atención a la implementación de programas ambientales. En atención al presunto Hallazgo de tipo Disciplinario, se informó al presunto responsable Ing. RIGOBERTO RODRIGUEZ ALMEYDA Ex Alcalde Municipal, para que adelante su defensa técnica, en atención al informe preliminar de Auditoria”.

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR La entidad auditada acepta la observación ADMINISTRATIVA, por lo tanto el grupo auditor acepta la respuesta enviada CONVALIDANDO la observación a fin

de poder hacerle seguimiento y se incluya este punto en el correspondiente plan de mejoramiento. En cuanto al HALLAZGO DISCIPLINARIO como se aprecia en la respuesta del señor alcalde Diego Fernando Porras y en atención al cumplimiento del informe preliminar, fue traslado al presunto responsable Ing. RIGOBERTO RODRIGUEZ ALMEYDA Ex Alcalde Municipal, quien no ejerció el derecho a la contradicción en los plazos previstos en el ordenamiento jurídico colombiano; por lo tanto el Hallazgo DISCIPLINARIO se convalida. Uso Racional del Agua En cumplimiento a lo establecido por el artículo 12 de la ley 373 de junio 06 de 1997, la administración municipal de Suaita desarrollado campañas educativas y de concientización a los usuarios del servicio de acueducto y estudiantes del Colegio Integrado Lucas Caballero, sobre la importancia del ahorro y uso eficiente del agua. Así como información en la factura de cobro del servicio a los usuarios, sobre la forma para detectar fugas en la vivienda y evitar la pérdida, recomendaciones a los usuarios al momento de hacer entrega de la factura de cobro. En el próximo

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mes se implementará el nuevo modelo de factura de cobro con recomendaciones específicas sobre el ahorro y uso eficiente del agua. Legalización de los Programas del Uso Racional del Agua. Mediante la resolución No. 00001106 de fecha 23 de octubre de 2009, de la Corporación Autónoma Regional CAS, fue aprobado la implantación del programa uso racional del agua AYUEDA, y por intermedio de la Resolución No. 379 de Noviembre 30 de 2009 en el Municipio de Suaita, se adoptó e implementó el programa de ahorro y uso eficiente del agua. En cumplimiento del Parágrafo del artículo 12 de la ley 373 de junio 6 de 1997. Implementación de Programa Uso Racional del Agua, para evitar pérdidas en el sistema de distribución, en el trabajo de campo se observó: El municipio de Suaita cuenta con tres plantas de tratamiento de agua potable y se han instalado dos (2) macromedidores, uno en LA PTAP de la cabecera municipal y uno en el corregimiento de Vado Real. Con fecha 17 de octubre de 2013, el municipio hizo convocatoria para compra de tubería y accesorios para mantenimiento de las plantas de tratamiento y también la compra de (2) macromedidores, para instalar a la entrada de la PTAP y así poder controlar el caudal tanto en entrada como en salida de la PTAP. El Municipio de Suaita en sus tres plantas de tratamiento de agua potable de: Cabecera municipal (Planta convencional), Corregimiento San José de Suaita (Planta compacta) y Corregimiento de Vado Real (Planta compacta) desarrolla programas para lograr minimizar el riesgo de fugas de agua. En mismo sentido la administración municipal hace recomendaciones a través de la factura de cobro del servicio, así como por medio del operario que hace entrega de la misma a los usuarios. Así mismo con fecha 17 de octubre de 2013, el municipio hizo la convocatoria 13-075, por un valor de $79.415.966.oo, para compra de tubería y accesorios para mantenimiento de las plantas de tratamiento y redes de acueducto y alcantarillado y también la compra de (2) macromedidores para instalar a la entrada de la PTAP y así poder controlar el caudal tanto en entrada como en salida de la PTAP. A través de la Secretaría de Fomento y Desarrollo, cuando se otorga una licencia de construcción se exige al usuario la instalación de equipos ahorradores de agua. Planta de Tratamientode Agua Residuales PTAR: Las acciones desarrolladas por la Administración Municipal para la recuperación de corrientes hídricas receptoras de los vertimientos de aguas residuales y las obras ejecutadas en la construcción y optimización de los sistemas de recolección, transporte y tratamiento de las aguas residuales en el municipio de Suaita, en la vigencia auditada fueron: Presentó y radicó proyecto en el Ministerio de Vivienda, Medio Ambiente y Desarrollo Territorial, con fecha 20 de Noviembre de 2012, por valor de $2.681.775.669.30, para la construcción de siete (7) PTARS en la Cabecera Municipal y los corregimientos de Vado Real y San José de Suaita.

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Así mismo se ha radicado en Ministerio de Vivienda, Medio Ambiente y Desarrollo Territorial el proyecto para la construcción de alcantarillado y PTAR, en los corregimientos de Olival y Tolota, por valor de $4.150.000.000. Alcantarillado y Vertimientos: Durante las vigencias 2011 y 2012, se realizó la construcción del alcantarilladlo del corregimiento de Vado Real por un valor de $1.700.000.000, el alcantarillado del corregimiento de San José de Suaita por un valor de $1.400.000.000 y el 50% de la red de la cabecera municipal. En el trabajo de campo el equipo auditor observó que en la jurisdicción del municipio existen cuatro centros poblados con habitantes aproximados cada uno: Tolotà con 124, Olival 830, Vado Real 989, San José de Suaita 586 y la cabecera municipal 1950, de los anteriores tienen alcantarillado San Josè, Vado Real y Suaita; Olival y Tolota están en proceso de construcción. Ninguno de los anteriores centros poblados incluyendo la cabecera municipal tiene Planta de Tratamiento de Aguas residuales PTAR, vertiendo directamente las aguas residuales en los siguientes cuerpos de aguas: Las fuentes receptoras en la Cabecera Municipal son la quebrada Machivita y la quebrada Ricaurte, en el corregimiento de San José de Suaita la quebrada tres esquinas y el chorro y en el corregimiento de Vado Real el Rio Huertas y Rio Lenguaruco. Vertimiento de aguas negras de la Cabecera de Suaita en las quebradas Machivita y Ricaurte:

c Vertimiento de aguas negrasde a los Rios Huertas y Lenguarucodel Centro Poblado de Vado Real:

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Vertimiento de aguas negras en las quebradas tres esquinas y el chorro de Centro Poblado de San José de Suaita:

Sobre la contaminación ambiental observa en los anteriores registros fotográficos, la administración Municipal de Suaita adelanta las acciones de limpieza algunas fuentes receptoras; realizado jornadas de limpieza a las quebradas Machivita y Ricaurte, fuentes receptoras de la cabecera municipal y a las quebradas el Chorro y tres esquinas fuentes receptoras del corregimiento de San José de Suaita.

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Planta de Residuos Solidos – Rellenos Sanitario– Planta de Gestión Integral de Residuos Solidos PGIRS El municipio de Suaita a través de la Unidad de Servicios Públicos, presta el servicio de acueducto, alcantarillado y aseo. El servicio de aseo se presta en la cabecera municipal y los corregimientos de Vado Real, San José de Suaita, Olival y Tolota. De acuerdo a lo establecido en el PGIRS, realiza barrido y limpieza de calles y escenarios públicos con frecuencia diaria y la recolección se hace en tres recorridos semanales en volquetas del municipio así: Lunes: Recolección de residuos sólidos orgánicos. Miércoles: Recolección de reciclaje Viernes: Recolección de residuos sólidos inertes. Los residuos sólidos orgánicos, son llevados a la planta de compostaje con que cuenta el municipio y en promedio se disponen 25 toneladas/mes. Los residuos reciclables se depositan en una bodega administrada por una cooperativa de recicladores conformada por madres cabeza de familia. Los residuos sólidos inertes se depositan en relleno sanitario el Cucharo de propiedad de ACUASAN E.I.C.E. en el Municipio de San Gil – Santander. Disponiendo en promedio treinta (30) toneladas mes. Programa de gestión integral de residuos sólidos PGIRS: Programa PGIRS realizado en el año 2005 y aprobado por la Corporación Autónoma Regional de Santander. CAS, mediante Resolución No.00000322 de fecha 27 de Abril de 2005 y adopción mediante Resolución 029 de fecha febrero 05 de 2009. Resolución No. 00000993 de fecha 13 de 2010, donde se declara cumplidos los programas de educación sensibilización a la comunidad, separación recolección y transporte de residuos sólidos, barrido y limpieza aprovechamiento, disposición final de residuos especiales , de asistencia al sector rural , del Municipio de Suaita, establecidos dentro del PGIRS. Actualmente se está realizando la respectiva actualización requerida por la autoridad ambiental año 2013. Planta de Sacrificio de Ganado: La planta de sacrificio no está en funcionamiento, debido al cierre por parte del INVIMA, según acta de fecha 02 de febrero de 2013. Acciones Judiciales: OBSERVACIÓN N° 12 Observación ADMINISTRATIVA con posible Incidencia FISCAL Descripción de la Observación: En el trabajo de campo de esta auditoria se observo que la autoridad ambiental CAS mediante Resolución DGL No. 0993 de septiembre 13 de 2010, en su Artículo Segundo. Requiera al Municipio de Suaita para que en el término de 15 días ponga en funcionamiento la planta de tratamiento de residuos sólidos la cual se encuentra ubicada en el predio la Granja de propiedad del Colegio Lucas Caballero.

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En el artículo cuarto de esta misma resolución se advierte que el incumplimiento de la anterior obligación lo hará acreedor a las sanciones señaladas en el artículo 40 de la ley 1333 de junio 21 de 2009, que entre otras establece, multas diarias hasta por cinco mil (5.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Mediante Auto SGA No. 0759 - 12 de octubre 19 de 2012 la CAS requirió al municipio de Suaita el pago de la multa de $2.154.537 por el servicio de seguimiento ambiental al programa de Ahorro y Uso eficiente del agua AYUEDA. Mediante la resolución No. 0254-13 del 06 de Septiembre de 2013, la Corporación Autónoma Regional de Santander CAS resuelve el recurso de reposición rechazándolo. El anterior hecho relacionado con la afectación producida a los Recursos Naturales y el Medio Ambiente, también afecta los recursos presupuestales del municipio de Suaita en la suma de $2.154.537, afectación que genera una deficiencia Administrativa con incidencia de una posible hallazgo Fiscal. Criterio:

El marco constitucional y legal Colombiano, entrega instrumentos normativos y administrativos para que las autoridades Municipales ejercer la gestión ambiental en cada uno de los Entes territoriales, (Constitución Política Nacional (CPN), Ley 99 de 1993, Código de los Recursos Naturales, Ley 388 de 1997 de Desarrollo Territorial)

En este sentido, la Constitución política establece:

1. "Colombia es un Estado social de derecho, organizado en forma de República unitaria, descentralizado, con autonomía de sus entidades territoriales, democrática, participativa y pluralista" (Artículo 1).

2. Un fin esencial del Estado es "facilitar la participación de todos en las decisiones que los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la nación…" (Artículo 2).

3. "Es deber del Estado proteger la diversidad e integridad del ambiente, conservar las áreas de especial importancia ecológica y fomentar la educación para el logro de estos fines" (Artículo 79).

4. "El Estado planificará el manejo y aprovechamiento de los recursos naturales, para garantizar su desarrollo sostenible, su conservación, restauración o sustitución" (Artículo 79).

5. "Además deberá prevenir y controlar los factores de deterioro ambiental, imponer las sanciones legales y exigir la reparación de los daños causados" (Artículo 80).

6. “Corresponde a los Concejos…dictar las normas necesarias para el control, la preservación y defensa del patrimonio ecológico y cultural del municipio" (Artículo 313).

7. Al municipio, como entidad fundamental de la división política administrativa del Estado, le corresponde: "Promover la participación comunitaria" (Artículo 311); "Asegurar la participación de la ciudadanía en el manejo de los asuntos públicos de carácter local" (Artículo 318); y "hacer efectiva la participación ciudadana en la discusión de los planes de desarrollo" (Artículo 342).

Y, en relación con las tareas de los municipios en materia de gestión ambiental, la Ley 99 define en su artículo 65 las siguientes funciones:

Promover y ejecutar programas y políticas nacionales, regionales y sectoriales en relación con el medio ambiente y los recursos naturales renovables; Elaborar los planes, programas y proyectos ambientales municipales articulados a los planes, programas y proyectos regionales departamentales y nacionales.

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Dictar con sujeción a las disposiciones legales reglamentarias superiores, las normas necesarias para el control, la preservación y la defensa del patrimonio ecológico del municipio.

Adoptar los planes, programas proyectos de desarrollo ambiental y de los recursos naturales renovables, que hayan sido discutidos y aprobados a nivel regional, conforme a las normas de planificación ambiental de que trata la presente Ley.

Participar en la elaboración de planes, programas y proyectos de desarrollo ambiental y de los recursos naturales renovables a nivel departamental.

Colaborar con las Corporaciones Autónomas Regionales en la elaboración de los planes regionales y en la ejecución de programas, proyectos y tareas necesarias para la conservación del medio ambiente y los recursos naturales renovables.

Ejercer, a través del alcalde como primera autoridad de policía con el apoyo de la Policía Nacional y en coordinación con las demás entidades del Sistema Nacional Ambiental -SINA-, con sujeción a la distribución legal de competencias, funciones de control y vigilancia del medio ambiente y los recursos naturales renovables, con el fin de velar por el cumplimiento de los deberes del Estado y de los particulares en materia ambiental y de proteger el derecho constitucional a un ambiente sano.

Coordinar y dirigir, con la asesoría de las Corporaciones Autónomas Regionales, las actividades permanentes de control y vigilancia ambientales que se realicen en el territorio del municipio o distrito con el apoyo de la fuerza pública, en relación con la movilización, procesamiento, uso, aprovechamiento y comercialización de los recursos naturales no renovables o con actividades contaminantes y degradantes de las aguas, el aire o el suelo.

Dictar, dentro de los límites establecidos por la ley, los reglamentos y las disposiciones superiores, las normas de ordenamiento territorial del municipio y las regulaciones sobre uso del suelo.

Ejecutar obras o proyectos de descontaminación de corrientes o depósitos de aguas afectados por vertimientos del municipio, así como programas de disposición, eliminación y reciclaje de residuos líquidos y sólidos y de control a las emisiones contaminantes del aire.

Promover, coofinanciar o ejecutar; en coordinación con los entes directores y organismos ejecutores del Sistema Nacional de Adecuación de Tierras y con las Corporaciones Autónomas.

Condición: En la Gestión Ambiental de la vigencia 2012 la administración municipal de Suaita Santander en Cumplimiento de Planes y Programas Ambientales e Inversión Ambiental la fue ineficiente, y por causa de esta deficiencia la población que habita en los cinco centros poblados están expuestos a enfermedades por contaminación ambiental, los recursos naturales y fuentes hídricas están desprotegidas y en la mayoría de ellas contaminadas con las consecuencias que ellas generan.

Causa:

Las deficiencias observadas se produjeron por las siguientes causas:

En 2009 la Corporación Autónoma Regional de Santander CAS, mediante resolución 01106 aprobó el programa Uso Eficiente del Agua AYUEDA.

En el 2010 la misma autoridad ambiental mediante Resolución DGL No. 0993 de septiembre 13 de 2010, requiera al Municipio de Suaita para que ponga en

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funcionamiento la Planta de Tratamiento de Residuos Solidos y advierte de las sanciones de ley por el incumplimiento de este requerimiento.

El 3 de febrero de 2012 mediante resolución 0252, se requiere al municipio de Suaita, para que realice la implementación de los programas y/o proyectos que el citado no ha dado cumplimiento.

El 30 de abril de 2012, el alcalde Diego Fernando Porras Niño presenta recurso de reposición contra la Resolución 0252.

El 19 octubre de 2012 mediante Auto SGA No. 0759 – 12, la CAS requirió al municipio de Suaita el pago de la multa de $2.154.537. Mediante la resolución No. 0254-13 del 06 de Septiembre de 2013, la Corporación Autónoma Regional de Santander CAS resuelve el recurso de reposición rechazándolo.

Efecto:

Posible detrimento patrimonial al municipio de Suaita, por efectos del pago de la multa.

Disminución de los recursos para atender los programas ambientales del municipio.

Comunicación de la Observación:

Teniendo en cuenta la afectación a la prestación del servicio de acueducto alcantarillado y agua potable y por las demoras atribuibles al cumplimiento de las funciones y obligaciones de: protección y conservación del medio ambiente, con las demás consecuencias que ellas generan a los servidores públicos referidos; se pone en conocimiento de la administración municipal de Suata, esta observación de auditoría para que, dentro de los 10 días siguientes al recibo de la presente se presenten las explicaciones que estime pertinentes.

Observación: ADMINISTRATIVA Presunto Responsable: DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO (Alcalde Municipal) Observación: FISCAL

Presunto Responsable: RIGOBERTO RODRIGUEZ ALMEIDA (Ex Alcalde

Posible Daño Fiscal $2.154.537.

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “En atención al Hallazgo de tipo Administrativo, la Administración Municipal, se compromete a dar cumplimiento a los planes, programas ambientales y a realizar la inversión que requieran los mismo; se dispondrá para Plan de Mejoramiento. En atención al presunto Hallazgo de tipo Fiscal, se informó al presunto responsable Ing. RIGOBERTO RODRIGUEZ ALMEYDA Ex Alcalde Municipal, para que adelante su defensa técnica, en atención al informe preliminar de Auditoria”.

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR

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La entidad auditada acepta la observación ADMINISTRATIVA, por lo tanto el grupo auditor acepta la respuesta enviada CONVALIDANDO la observación a fin

de poder hacerle seguimiento y se incluya este punto en el correspondiente plan de mejoramiento. En cuanto al HALLAZGO FISCAL como se aprecia en la respuesta del señor alcalde Diego Fernando Porras y en atención al cumplimiento del informe preliminar, fue traslado al presunto responsable Ing. RIGOBERTO RODRIGUEZ ALMEYDA Ex Alcalde Municipal, quien no ejerció el derecho a la contradicción en los plazos previstos en el ordenamiento jurídico colombiano; por lo tanto el Hallazgo FISCAL se convalida

Resultado de Evaluación de Gestión Ambiental:

Junto a lo anterior, se consignan los resultados de aplicar la matriz GAT en la tabla 1.4-A Gestión Ambiental, Cumplimiento de Planes y Programas Ambientales con una calificación de 42/60% e inversión Ambiental con puntuación de 27/40%, que conlleva a que se emita una opinión en la gestión ambiental vigencia 2011 y 2012 de la administración de Suaita Santander con Deficiencias.

TABLA 1-4

GESTIÓN AMBIENTAL

VARIABLES A EVALUAR

Calificación Parcial Ponderación Puntaje

Atribuido

Cumplimiento de planes, programas y proyectos ambientales.

70.0 0.60 42.0

Inversión Ambiental

68.8 0.40 27.5

CUMPLIMIENTO GESTIÓN AMBIENTAL 1.00 69.5

Calificación

Con deficiencias

Eficiente 2

Con deficiencias

1

Ineficiente 0

3.5 EVALUACION DE LAS TECNOLOGIAS Y LA INFORMACION (TICS) Para evaluar las Tecnologías de Comunicaciones e Información TICS de la Administración municipal de Suaita, se tuvo en cuenta la encuesta que trae la Guía de Auditoría Territorial GAT adoptada por la Contraloría General de Santander mediante resolución No. 00463 de mayo 28 y aplicado en el Plan General de Auditoría PGAT 2013. En cumplimiento de la Resolución de Comisión No. 000855 de 24 octubre 2013 y de conformidad con el Memorando de Asignación y Planeación de la Contraloría General de Santander; para realizar el trabajo de campo de la Auditoría Regular, con la participación de los responsables de las TICS en la Administración Municipal, el funcionario de la Contraloría General de Santander en desarrollo del trabajo de campo el día 7 de noviembre de 2013, da inició a la aplicación de la encuesta, quedando consignados en cada uno de los cuadros de la matriz de la

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GAT, se pudo obtener que los factores evaluados que se relacionan a continuación dan como resultado una calificación, así:

Integridad de la Información: 97.7 Disponibilidad de la Información: 97.6 Efectividad de la Información: 97.5 Eficiencia de la Información: 92.8 Seguridad y Confidencialidad de la Información: 96.5. Estabilidad y Confiabilidad de la Información: 97.6 Estructura y Organización área de sistemas 97.4

3.6 EVALUACION DEL CONTROL INTERNO

De conformidad con el Artículo 9 de la ley 42 de 1993 y Artículo 8 del decreto 2145 de 1999, la Contraloría General de Santander, efectuó el análisis a la calidad, eficiencia, el nivel de confianza y el cumplimiento de sus objetivos, que le otorgado por las Leyes 87 de 1993 y la Ley 1474 de 2011 al sistema de control Interno de la Administración Municipal de Suaita vigencia 2012.

Asimismo, en la evaluación al Sistema de Control Fiscal Interno de la Administración Municipal de Suaita, incluyó la aplicación de la encuesta de Control Fiscal Interno (CFI) de la Matriz de Gestión Fiscal (MGF) de la Guía de Auditoría Territorial GAT. En el trabajo de campo el equipo auditor con la participación del Asesor de la Oficina de control Interno de la Alcaldía Holman Humberto Díaz Gill, en presencia de cada uno de los responsables de los procesos de Administración Municipal, el día 5 de noviembre de 2013 da inició a la evaluación de los factores incluidos en la Guía de Auditoría Territorial GAT:

Gestión Contractual.

Gestión Financiera y Presupuestal.

Publicidad y Propaganda.

Bienes e Inmuebles

Puntaje

Atribuido

96.7

96.7

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

VARIABLES A EVALUAR

Cumplimiento aspectos sistemas de información

CUMPLIMIENTO TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

Calificación

Eficiente

TABLA 1-5

TECNOLOGÍAS DE LA COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

VARIABLES A EVALUAR PonderaciónPuntaje

Atribuido

Evaluación de controles (Primera Calificación

del CFI)0.30 27.6

Efectividad de los controles (Segunda

Calificación del CFI)0.70 64.8

1.00 92.5

Eficiente 2

Con deficiencias 1

Ineficiente 0

CONTROL FISCAL INTERNO

92.6

Calificación Parcial

92.1

TOTAL

Calificación

Eficiente

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Vehículos.

Inventario físico. Nomina.

Procesos Judiciales.

Sistema de Información.

Y Gestión Ambiental.

De los cuales, la Oficina Asesora de Control Interno de Suaita, obtuvo los siguientes resultados:

Evaluación de Controles Aplica en un 92.1%. Y en la Evaluación de Controles de Seguridad, la calificación fue Efectiva en 91.8%.

3.7 PLAN DE MEJORAMIENTO La evaluación y seguimiento de las acciones de mejora propuestas por la administración de Suaita a los 11 hallazgos administrativos resultantes de la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular No. 000097 del 18 de diciembre de 2012, practicado a la Alcaldía de Suaita Santander, vigencia 2011, el ente auditado presento el 29 de mayo de 2013 el respectivo plan de mejoramiento, el cual fue aprobado por esta contraloría el 22 de mayo del 2013. En el trabajo de campo de esta auditoria se realizó el control y seguimiento al cumplimiento de las metas y acciones dentro de las fechas definidas de cada una de las 11 observaciones administrativas del plan de mejoramiento. Para este efecto se aplicó la matriz de la guía territorial GAT, tabla 1- 6 “Plan de Mejoramiento”, la cual evaluó las siguientes variables: Cumplimiento del Plan de Mejoramiento, calificación parcial 95.5, con una ponderación 0.20 el puntaje atribuido a esta variable fue de 19.1. Efectividad de las Acciones, calificación parcial 90.9, con una ponderación 0.80 el puntaje atribuido a esta variable fue de 72.7. En consecuencia al resultado definitivo del cumplimiento del Plan de Mejoramiento expresado en la tabla 1-6 de la GAT, sobre el cumplimiento de fechas y la efectividad de las acciones de mejora establecidos en el Plan de Mejoramiento 2013 vigencia 2011 de la Alcaldía de Suata, es de 91.8% de cumplimiento.

3.8 LINEA FINANCIERA

PonderaciónPuntaje

Atribuido

0.20 19.1

0.80 72.7

1.00 91.8

Cumple 2

Cumple Parcialmente 1

No Cumple 0

Efectividad de las acciones

Calificación Parcial

PLAN DE MEJORAMIENTO

CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

TABLA 1- 6

Cumplimiento del Plan de Mejoramiento

VARIABLES A EVALUAR

95.5

90.9

Calificación

Cumple

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3.8.1 CONTROL INTERNO CONTABLE INCUMPLIMIENTO CONTROL INTERNO CONTABLE

OBSERVACION N°. 13 ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: DIEGO PORRA NIÑO

Alcalde

En la rendición de cuenta de la vigencia fiscal 2012, la entidad no allegó el informe de labores de control interno contable, limitando el análisis y verificación del registro, causación, clasificación, presentación y cumplimiento a las disposiciones legales vigentes en materia contable. Dentro del trabajo de campo se evaluó el control interno a través de cuestionario el cual arrojo el siguiente resultado: La Entidad no tiene definidos los manuales de procesos y procedimientos para el área contable y financiera. No cuenta con manuales de sistemas y procedimientos contables. No se encuentran registradas todas las propiedades planta y equipo. No se realizan inventarios físicos de elementos de consumo y devolutivos y se concilian con la contabilidad. Para los bienes de beneficio y uso público no se tienen títulos de propiedad ni se encuentran debidamente registrados con su respectivo avalúo técnico. Para los recursos naturales y ambientales no se cuenta con los documentos donde se estimen, cuantifiquen o clasifiquen, y se realicen inventarios físicos de estos recursos.

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Acogemos las observaciones planteadas por el Organismo de Control, en el sentido de que no contamos con manuales de procesos y procedimientos del área financiera y contable, hecho que será mejorado mediante la adopción de los mismos. También los es que el Balance General, no refleja fielmente la realidad económica, financiera y social del Ente, motivo por el cual, en la vigencia actual se iniciara un proceso de sostenibilidad contable, que mejore sustancialmente la razonabilidad de las cifras de los Estados Financieros. En cuanto a la cartera de predial, se realiza el cobro persuasivo y coactivo para algunos casos en los que procede, se realizo la aplicación de la condición especial de pago decretada por el Gobierno Nacional, que mejoro sustancialmente el recaudo del impuesto. En la presente vigencia se continuara con el procedimiento de cobro de los impuestos a cargo de la Entidad. Por lo expuesto, en el plan de mejoramiento que se proponga en desarrollo del informe definitivo, se plantearan las acciones para conjurar las observaciones planteadas por la Contraloría General de Santander.” COCLUSION GRUPO AUDITOR

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Evaluada la respuesta por el grupo auditor se concluye, que la entidad debe adelantar las acciones correctivas a la observación en un plan de mejoramiento, la entidad acoge la observación por lo tanto se CONFIRMA el hallazgo ADMINISTRATIVO

3.8.2 ESTADOS FINANCIEROS BASICOS

Con base en la información contable de la vigencia 2.012, el análisis financiero de la Alcaldía Municipal de Suaita, desde la perspectiva de los indicadores de la situación fiscal, se observa que sus activos disminuyen en diferente proporción que los pasivos. Se refleja iliquidez ya que los activos corrientes no tienen capacidad de hacer frente a sus obligaciones a corto plazo. El presente análisis incluye un análisis de la información contable de la vigencia 2012 y se hace un comparativo con la vigencia 2.011. BALANCE GENERAL

La ecuación patrimonial de la entidad según lo observado en el balance general a Diciembre 31 de 2011.

A diciembre 31 de 2012, el Activo presenta un incremento del 2%, el Pasivo un incremento del 18% y el patrimonio muestra un decrecimiento del 3 %, reflejando un incremento en las obligaciones por cuentas por pagar y sus pasivos estimados.

ACTIVO 33,718,813

PASIVO 9,164,289

PATRIMONIO 24,554,524

TOTAL 33,718,813 33,718,813

FUENTE: Balance General Certificado a diciembre 31 de 2012

ECUACION PATRIMONIAL

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Disminución de sus Activos, en especial en la cuenta de Rentas por Cobrar por la irrigación del impuesto predial, la cual está pendiente por cobrar de las vigencias anteriores y actual; la cuenta Deudores por los recursos de las transferencias del Sistema General de Participaciones que quedaron de la ultima doceava. Aumento de sus Pasivos, reflejado especialmente en los rubros Cuentas por pagar por concepto de adquisición de bienes y servicios, y por Recaudo a favor de terceros y la reclasificación del cálculo actuarial. Disminución del Patrimonio, el Capital Fiscal presenta baja como consecuencia del resultado del ejercicio. RENTAS POR COBRAR

Representa el valor de los derechos a favor de la entidad, por concepto de ingresos tributarios, directos e indirectos, determinado en las disposiciones legales, por la potestad que tiene el Estado de establecer gravámenes. Impuesto Predial Unificado

El recaudo durante la vigencia 2012 del impuesto predial fue de $266.133.565 de la vigencia actual, representando el 16% del recaudo y la suma de $98.363.893 que corresponde a obligaciones de vigencias anteriores, lo que representa 69%, igualmente por recaudo de intereses de este impuesto $59.625.052, por lo cual la entidad debe realizar los esfuerzos para crear mecanismo que permitan generar políticas de recaudo y recuperación de la cartera por concepto de estos impuesto predial e industria y comercio.

ACTIVO 2011 2012 PASIVO 2011 2012

CORRIENTE 4,813,069 4,489,088 CORRIENTE 3,966,239 6,370,272

Efectivo 2,095,616 1,974,983 Financiera -

Inversiones 55,768 109,910 Operaciones de Credito publico 2,726,717

Rentas por Cobrar 711,327 673,187 Obligaciones financieras -

Deudores 1,950,358 1,731,008 Cuenta por pagar 749,670 2,226,879

Inventarios - - Obligaciones laborales 272,540 340,786

Otros Activos - - Otros bonos y titulos emitidos - -

Pasivos estimados 15,655 3,797,847

Otros pasivos 201,657 4,760

NO CORRIENTE 28,037,088 29,229,545

Inversiones 12,200 12,200 NO CORRIENTE 3,523,692 2,794,017

Deudores - - Operaciones de credito - 2,551,729

Propiedad planta y equipo 12,067,173 11,422,246 Obligaciones financieras -

Bienes de Beneficio y uso publico 12,011,348 11,217,759 Cuentas por pagar -

Recursos naturales y del ambiente - - Pasivos estimados 3,523,692

Otros activos 3,946,367 6,577,340 Otros Pasivos 242,288

PATRIMONIO

TOTAL ACTIVO 32,850,157 33,718,633 Hacienda publica 25,362,226 24,554,524

Patrimonio institucional - -

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 32,852,157 33,718,813

Fuente: Balance General Comparativo- a diciembre 2012

BALANCE GENERAL COMPARATIVO- A DICIEMBRE 31 DE 2011-2012

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GESTIÓN RECAUDO DE IMPUESTO PREDIAL

Se observa que al Municipio le adeudan por este impuesto (tomado como base el Balance de General) la suma de $1.006.984.710, lo que evidencia falta de políticas en el cobro por parte de la dependencia encargada en gestionar la recuperación de cartera, no dándole aplicabilidad a la Ley 1066 de 2006, o en su defecto adelantar las acciones administrativas necesarias para evitar la caducidad y prescripción de las obligaciones tributarias generadas en el cobro de este impuesto. Además, la información contable que se revele debe estar acorde con las disposiciones de la Resolución 357 de 2008. Por lo anterior, es indispensable adelantar los correctivos del caso a fin de tornar más eficaz la gestión de la administración en este aspecto. OBSERVACION N°.14 ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: DIEGO PORRAS NIÑO

Alcalde

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL No allegar respuesta a la parte pertinente de este hallazgo.

Nombre de la Cuenta Saldo Anterior Débitos Nuevo Saldo

RENTAS POR COBRAR 1,422,754,845 874,090,196 1,346,372,548

VIGENCIA ACTUAL 457,808,521 617,139,670 339,387,838

Impuesto Predial Unificado Vig Actual 228,748,718 207,078,766 169,693,919

Impuesto Predial Unificado Vig Actual 228,748,718 207,078,766 169,693,919

Industria Y Comercio Vig.actual 155,543 51,049,173 -

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO 155,543 51,049,173 -

Impuesto De Espectaculos Publicos - 50,000 -

Impuesto De Delineacion Urbana. Estudios Y Aprobacion De Planos- 3,521,781 -

IMPUESTO DE AVISOS. TABLEROS Y VALLAS - 4,312,000 -

Avisos. Tableros Y Vallas Vig. Actual - 4,312,000 -

Impuesto A Deg•ello De Ganado Menor - 1,433,012 -

Sobretasa A La Gasolina - 87,255,000 -

VIGENCIAS ANTERIORES 964,946,324 256,950,526 1,006,984,710

IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO 479,552,935 126,879,955 503,492,355

Predial Unificado Vig. Anterior 479,552,935 126,879,955 503,492,355

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO 2,920,227 1,595,308 -

Industria Y Comercio Vig. Anterior 2,920,227 1,595,308 -

Fuente: Balance de comprobacion a diceimbre 31 de 2012

Nombre Rubro Presupuestal Presupuesto Inicial (D) Recaudos (D) Presupuesto Definitivo

Impuesto Predial Unificado Vigencia Actual 315,000,000 266,133,565 315,000,000

Impuesto Predial Unificado Vigencia Anteriores 130,200,000 98,363,893 130,200,000

Predial 36,750,000 59,625,052 36,750,000

TOTAL 481,950,000 424,122,510 481,950,000

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CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR

Se CONFIRMA el hallazgo ADMINISTRATIVO, se le invita a la entidad para que adelante los correctivos del caso a fin de tornar más eficaz la gestión de la administración en el Cobro de la cartera de los impuestos municipales. INVENTARIOS DESACTUALIZADOS La entidad no tiene un inventario actualizado, valorizado y registrado en su contabilidad donde se encuentren todas las propiedades planta y equipo, lo que denota que esta cuenta se encuentra subestimada. De acuerdo con la inspección física realizada a la propiedad planta y equipo y tomando de manera aleatoria bienes contabilizados así: equipos de comunicación y computo, muebles y enseres y equipos de oficina; se evidencia que el tercero responsable de la custodia de estos elementos no está actualizado, ni existe control de existencias a su cargo, situación que conlleva a riesgos inminentes de sustracción, deterioro, pérdida o hurto. Por lo anterior, se hace necesario que la alta dirección y control interno creen mecanismos para el control y registró real de los bienes propiedad de la entidad, de manera tal que se dé cumplimiento a las directrices emanadas por la Contaduría General de la República. Resolución 0357 de 2008. OBSERVACION N°. 15 ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: DIEGO PORRAS NIÑO

Alcalde

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Se realizaran las actuaciones administrativas necesarias para que los inventarios de la Entidad, de conformidad con lo establecido por la Contaduría General de la Nación se reflejen en los Estados Financieros de la Entidad, con el fin de que estos acojan la verdad de los bienes del Municipio de Suaita. En cuanto a los bienes de menor cuantía que son objeto de gasto, pero que prestan un servicio administrativo a la Entidad, se mejorara su custodia y control de manera idónea. Los alcances de estas propuestas, serán detalladas en el plan de mejoramiento que se proponga para tal efecto.” CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR Evaluada la respuesta por el grupo auditor se concluye, que la entidad debe adelantar las acciones correctivas a la observación en un plan de mejoramiento, la entidad acoge la observación por lo tanto se CONFIRMA el hallazgo ADMINISTRATIVO PASIVOS: Corresponden a las obligaciones ciertas o estimadas del Municipio Suaita, derivados de hechos pasados, de las cuales se prevé que representaran para la entidad un flujo de salida de recursos que incorporan un potencial de servicios o beneficios económicos, en desarrollo de sus funciones.

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El pasivo corriente representa el 69.50% del total pasivo y está conformado por las siguientes cuentas: cuentas por pagar y obligaciones laborales y de seguridad social integral, el pasivo no corriente representa el 47.03% del pasivo, donde se destacan las operaciones de crédito público con un 80.78% y otros pasivos con un 19.2% PATRIMONIO Comprende el valor de los recursos representados en bienes y derechos, deducidas las obligaciones, para cumplir con sus funciones. El patrimonio del Municipio de Suaita a diciembre 31 de 2012, disminuyo en un 2% con respecto del año anterior al pasar de $25.362.226 en el año 2011 a $24.554.524 en el año 2012. FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA

Durante la vigencia 2012 el municipio recaudó por concepto de Fondo de Seguridad Ciudadana la suma $93.691.657, en aplicación de la Ley 1106 de 2006, estos recursos deben ser invertidos en mejorar las condiciones de vigilancia que le brinde seguridad tanto a los suaiteños como a los turistas, de los cuales se comprometió la suma de $49.423.030 equivalente al 52%, lo cual deja entrever falta de diligencia por parte de la administración y el comité de seguridad del Municipio para la aplicación de estos recursos.

Observación Con el fin de verificar si la administración municipal, realizó el descuento del 5% correspondiente al Fondo de Seguridad Ciudadana, la comisión auditora tomó una muestra selectiva de los comprobantes de egreso de contratos de obra pública ejecutados, encontrando que en los contratos la contribución se descontó del valor pagado según artículo 6 ley 1106 de 2006.

2011 2012

CORRIENTE 3.966.239 6.370.272

NO CORRIENTE 3.523.692 2.794.017

PASIVO

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Se realizaron los siguientes pagos con los recursos del Fondo de seguridad ciudadana los cuales se ajustan al plan de convivencia ciudadana del Municipio y la norma los cuales se destinaron para suministro de gasolina, compra de armaduras antimotines, suministro de raciones cuando se tiene que reforzar la seguridad en la cabecera municipal y compra de doce cómodas para la estación de San José de Suaita.

ESTAMPILLA ADULTO MAYOR

Durante la vigencia 2012 en el Municipio de Suaita los recursos recaudados por concepto de la Estampilla Pro Anciano, se destinaron a dar apoyo al funcionamiento de los centros de bienestar del anciano y centros vida, comprometen, sumas que fueron invertidas en programas culturales de recreación de los Centros Vida y Centros de Bienestar del Anciano conforme lo indica la Ley 1276 de 2009. Lo anterior, teniendo en cuenta que por este concepto ingresaron durante el 2012 la suma de $132.784.266, los cuales se comprometieron en su totalidad en programas de mejoramiento de la calidad de vida de estas personas y llevando el aseguramiento del servicio en las veredas de este municipio de manera gratuita.

Nombre Rubro Presupuestal RecaudosPresupuesto

Definitivo

Contribucion Sobre Contratos De Obras Publicas 93,691,657 42,000,000

Fuente : Presupuesto de Ingresos a Diciembre 31 de 2012 segunn SIA

RUBRO Presupuesto

Definitivo

Compromisos

Registro

Presupuestal

Obligaciones Pagos

Fondo Territorial De Seguridad (ley 1106 De 2006)91,316,895 49,423,030 39,902,550 39,902,550

Fuente : Presupuesto de gastos a Diciembre 31 de 2012 segunn SIA

CONTRATISTA OBJETOCLASE DE

CONTRATOVALOR

GONZALO PARRA CALVO Y/O

ESTACION DE COMBUSTIBLE Y

LUBRICANTES EL ROCIO - OLIVAL

Suministro de combustible (gasolina y ACPM) para los vehiculos y

motocicletas de la policía nacional acantonada en los corregimientos

de San Jose de Suaita vado real cabecera municipal CTI y SIJIN con

asentamiento en el municipio de Suaita

SUMINISTROS 13,257,250

TRINIDAD SANABRIA SILVA

Suministro de raciones (Desayuno, almuerzo y comida) para el

personal de la fuerza publica (policía y sijin) que refuerza la seguridad

en la cabecera municipal dentro del proyecto de aplicación de planes

preventivos, disuasivos y de control para el mantenimiento de la

convivencia y seguridad ciudadana de nuestra población suaitana.

SUMINISTROS 3,420,000

JAIRO FLOREZ PATIÑO

Compraventa de doce (12) cómodas para la Estación de Policía de San

José de Suaita, en desarrollo de las actividades contempladas y

autorizadas dentro del comité territorial de orden público del

municipio de Suaita, Santander

COMPRAVENTA 9,204,000

TRINIDAD SANABRIA SILVA

Suministro de 667 raciones destinadas a los refuerzos policiales

asignados por evento a la estación de policía Suaita y subestaciones de

policía de Vado Real y San José de Suaita, en desarrollo de los gastos

aprobados por el comité territorial de orden público del municipio de

Suaita - Santander y con recursos del fondo territorial de seguridad y

convivencia ciudadana - FONSET

SUMINISTRO 4,133,000

CARLOS ARTURO ROBLES DIAZ

Prestación de servicios para la organización y realización de la

celebración del aniversario No. 121 de la policía nacional de Colombia,

en el municipio de Suaita, Santander y en cumplimiento de las

decisiones adoptadas a través del comité territorial del orden público

PRESTACION DE

SERVICIOS 3,663,280

IMDICOL LTDA/ CARLOS FIDEL

FAJARDO CASTILLO

Compraventa de cinco armaduras antimotines color verde para la

protección de las unidades policiales adscritas a la Estación de Policía

Suaita y subestaciones de policía Vado Real y San José de Suaita del

municipio de Suaita, Santander

COMPRAVENTA 17,408,500

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CULTURA

La evaluación de la Contraloría General de Santander sobre esta línea específica está encaminada a ejercer la vigilancia sobre el cumplimiento real de los fines estatales en cuanto al fortalecimiento y difusión de los valores culturales como medio de alcanzar un compromiso de identidad de los ciudadanos tanto en lo nacional como en lo local. Durante la vigencia 2012 en el Municipio de Suaita, los recursos recaudados por concepto de Cultura fueron $113.549.004, de los cuales $65.899.935 corresponden a la Estampilla Pro Cultura, y $47.649.069 recursos de SGP cultura, donde los recursos fueron invertidos para el apoyo y difusión de eventos y expresiones artísticas culturales, pago de instructores para las Bandas musicales del municipio y

divulgación de los costumbrismos y el apego a las raíces culturales de esta región.

Nombre Rubro Presupuestal Fuente Del Recurso Recaudos Presupuesto Definitivo

Pro Dotacion Y Funcionamiento De Centros Bienestar Del Anciano RECURSOS PROPIOS 116,361 -

Pro Dotacion Y Funcionamiento De Centros Bienestar Del Anciano ESTAMPILLAS 132,667,905 84,000,000

TOTAL 132,784,266 84,000,000

Fuente: Fuente SIA - Formato 06

ASOCIACION CENTRO VIDA DE

SANTANDER/LILIAM PAOLA

MORENO SANCHEZ

Prestación de servicios de atención gratuita a 70 ancianos de los sectore de Vado

Real, Tolotá, Olival y veredas aledañas del municipio de Suaita que no pernocten

en los centros de bienestar del anciano, garantizando el soporte nutricional,

actividades educativas, recreativas, culturales y ocupacionales y los demás

servicios mínimos establecidos en la normatividad vigente

PRESTACION

DE SERVICIOS 83,000,000

CENTRO DE BIENESTAR DEL

ANCIANO SAN JOSE DE SUAITA

Mejoramiento de la canasta mínima de servicios que incluya atención integral a los

adultos mayores beneficiarios del Centro de Bienestar del Anciano de San José de

Suaita del corregimiento de San José de Suaita

CONVENIO DE

COOPERACION 29,226,097

CENTRO DE BIENESTAR DEL

ADULTO MAYOR SAN PEDRO

CLAVER / RUBIELA SUAREZ

SANCHEZ

Cooperación para el mejoramiento de la canasta mínima de servicios que incluya

atención integral a los adultos mayores beneficiarios del centro de bienestar del

anciano San Pedro Claver del municipio de Suaita

CONVENIO DE

COOPERACION 36,876,097

RUBRO RECAUDOPRESUPUESTO

DEFINITIVO

CULTURA 47,649,069 49,949,891

PRO CULTURA 69,424,829 42,000,000

TOTAL 117,073,898 91,949,891

Fuente:Presupuesto de ingresos a Diciembre 31 de 2012 según SIA

DETALLE COMPTROMISOS OBLIGACIONES PAGOS

Pago De Instructores Contratados Para Las Bandas Musicales 4,500,000 4,500,000 4,500,000

Pago De Instructores Y Bibliotecologos Contratados Para La Ejecucion De

Programas Y Proyectos Artisticos Y Culturales 8,000,000 8,000,000 8,000,000

Proteccion Integral A La Adolescencia Y Juventud 1,800,000 1,800,000 1,800,000

Fomento. Apoyo Y Difusion De Eventos Y Expresiones Artisticas Y Culturales 27,270,865 27,270,865 27,270,865

Fomento. Apoyo Y Difusion De Eventos Y Expresiones Artisticas Y Culturales 94,279,135 74,279,135 74,279,135

TOTAL 135,850,000 115,850,000 115,850,000

Fuente : Presupuesto de Gastos a Diciembre 31 de 2012 segunn SIA

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Se hace énfasis es en el hecho de que la Administración, no cumplió durante la vigencia 2012 con lo estipulado en la Ley 666 de 2001, articulo 2 Numeral 4 en el sentido de destinar el 10% del Producido de la Estampilla Pro cultura al pago de la seguridad social de los gestores culturales. Por lo tanto, es necesario requerir a la administración para que se tomen los correctivos del caso en aras de dar

aplicación a toda la normatividad relacionada con el sector cultura. Por lo anterior se configura un hallazgo de tipo administrativo. OBSERVACION N° 16 ADMINISTRATIVO Presunto Responsable: DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO

Alcalde

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Como se detalla del análisis presupuestal de la vigencia 2012, efectivamente no se presupuesto lo relacionado con los recursos para el pago de la seguridad social de los gestores culturales, hecho que se encuentra subsanado en el presupuesto de la vigencia fiscal de 2013 y 2014. No obstante, como de la vigencia 2012, quedaron recursos no ejecutados, se procederá a su incorporación en la vigencia actual para el respaldo de esta obligación legal de vigencia anterior. Se plasmara esta acción en el plan de mejoramiento que se presente al informe final de la auditoría realizada.” CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR Se CONFIRMA el hallazgo ADMINISTRATIVO, para que administración tome los correctivos del caso en aras de dar aplicación a toda la normatividad relacionada con el sector cultura COLOMBIA HUMANITARIA Durante la vigencia 2011, el Municipio de Suaíta, recibió recursos por parte de la Nación en particular del programa de Colombia Humanitaria por valor de $879.482.511, con estos recursos subscribió los siguientes contratos:

CONTRATO OBJETO VALOR CONTRATISTA ESTADO

198-2011

Recuperación de la vía terciaria suaita-la cucuteña, la florida-pozo negro- san isidro, del municipio de suaita Departamento de Santander

236,398,791

BRAYCO S.A.S

Terminado al 100% y liquidado el 24 de febrero de 2012

199-2011

Recuperación de la vía terciaria alto de la cruz- san juaquin de la vereda Dan del municipio de suaita Departamento de Santander.

234,777,296

MP INGENIERIA LTDA

Terminado al 100% y liquidado el 27de febrero de 2012

200-2011

Rehabilitación del puente colgante, el madroño ubicado en la vía central sitio: el meson tres esquinas, sobre el rio tolota del municipio de suaita del Departamento de Santander.

210,602,600

RICARDO SARMIENTO WILCHES

Terminado al 100% y liquidado el 13 de mayo de 2012

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202-2011

Rehabilitación del puente colgante, techado de 20 mts de luz ubicado en la vereda el poleo, cerca a la escuela poleo del municipio de suaita del Departamento de Santander.

155,519,390

CONSORCIO SUAITA

Terminado al 100% y liquidado el 21 de JULIO de 2012

203-2011

Rehabilitación del puente vehicular el pencil sobre el rio yepo ubicado en la vereda vueltas del corregimiento de tolota del municipio de suaita del Departamento de Santander mediante la construcción de cuatro aletas de 5 mts cada una y dos muros en gavión de 5mts cada uno y aletas

78,675,740

CONSORCIO SUAITA

Terminado al 100% y liquidado el 21 de febrero de 2012

204-2011

Interventoría técnica y administrativa y financiera a cinco contratos de obra pública para la rehabilitación de la red vial del Municipio de Suaita Santander.

49,570,319

Universidad de Cundinamarca

Terminado al 100% y liquidado el 28 de julio de 20152

TOTAL

965,544,136

Fuente: Secretaria de fomento y Desarrollo SUAITA

Los contratos se encuentran debidamente terminados y liquidados realizaron los respectivos descuentos de ley a través de la Fiducia. VIGENCIAS FUTURAS La única vigencia futura que la administración tiene actualmente es el Convenio de Cooperación y apoyo financiero con el Departamento de Santander para la vinculación del Municipio al Plan Departamental de Agua y Saneamiento N°. 0001750 de 2010, por valor de $2.044.983.178. SEGUIMIENTO A LA DEUDA PÚBLICA

El Municipio de Suaíta, cuenta con los siguientes créditos discriminados así: Entidad financiera: Banco Davivienda S.A. Valor: SETECIENTOS VIENTE MILLONES DE PESOS

($720.000.000) Plazo: SIETE AÑOS Interés de Plazo: DTF + 4 T.A. (A partir del mes de Julio de 2013 la tasa

es de DTF + 2.7T.A.) Garantía: Pignoración en la fuente de los recursos provenientes

del SGP – Propósito General – Otros Sectores de Inversión e Impuesto de Sobretasa a la Gasolina.

Destino: Mejoramiento de la Malla vial, Adquisición de una volqueta y adquisición de una retroexcavadora.

El valor cancelado en la vigencia 2012 fue de CIENTO ONCE MILLONES CUATROCIENTOS NOVENTA MIL SESENTA Y SIETE PESOS

CUENTA SALDO ANTERIOR DEBITO CREDITO SALDO

OPERACIONES DE CREDITO PUBLICO Y FINANCIAMIENTO CON BANCA CENTRAL 5,453,427,330 812,347,944 462,383,510 5,103,462,896

Credito Maquinaria Bancafe 398,066,398 326,853,322 215,363,276 286,576,352

Credito Plan Maestro Acueducto Y Alcantarillado Cabecera Municipal 2,044,983,178 - - 2,044,983,178

Credito Para Mejoramiento De Vivienda (davivienda 60 Meses) 283,664,090 79,320,650 15,828,479 220,171,918

PRESTAMOS BANCA COMERCIAL 2,726,713,665 406,173,972 231,191,755 2,551,731,448

Fuente: Balance de comprobacion

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($111.490.067.oo) de capital y de intereses CINCUENTA Y CUATRO MILLONES CINCUENTA MIL PESOS ($54.050.000.oo). DICTAMEN A LOS ESTADOS FINANCIEROS Examinados los Estados Financieros de la Alcaldía de Suaíta para la vigencia 2012, y los estados de Actividad Financiera Económica y Social que le son relativos por los años que terminaron en esas fechas de acuerdo a las verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor llevado a cabo para la presente vigencia aplicando el marco conceptual de la contabilidad Pública. Nuestra responsabilidad, consiste en expresar una opinión sobre los mismos con base en la auditoría realizada. La revisión se llevó a cabo de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas, las cuales requieren que la auditoria sea planeada y realizada de tal manera que permita obtener una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores importantes, y de que están preparados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión al Balance General, con corte al 31 de diciembre del 2012, de la Alcaldía de Suaita los cuales, según los documentos y anexos presentados en la rendición de cuenta, además de las constataciones y verificaciones efectuadas dentro del proceso auditor llevado a cabo sobre la vigencia 2012, generan el siguiente pronunciamiento del Contador Público de la entidad SERGIO JIMENEZ LIZCANO, portador de la tarjeta profesional número 132827 – T . OPINION CON SALVEDADES En mi Opinión, atendiendo lo expresado en los párrafos anteriores, los Estados Financieros de la Alcaldía del Municipio de Suaíta, presentan razonablemente, la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012, y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación, salvo por las siguientes salvedades. SALVEDADES EFECTUADAS A LA OPINION SOBRE ESTADOS FINANCIEROS 1. Limitación en la revisión y verificación de las transacciones y operaciones financieras que dieron origen a los resultados de los Estados Contables con el fin de obtener evidencia comprobatoria, debido a la toma de una muestra representativa y no sobre todo el universo. 2. Limitación en cuanto a la no existencia del control interno contable dentro de la entidad y por la carencia de un Sistema contable que le permita generar información totalmente confiable. 3. No se ha realizado una depuración contable total, con el fin que la entidad pueda presentar unos estados financieros acordes con la situación del Municipio. 4. La entidad no tiene un inventario actualizado, valorizado y registrado en su contabilidad donde se encuentren todas las propiedades planta y equipo, lo que denota que se encuentra esta cuenta subestimada.

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5. La Entidad no tiene definidos los manuales de procesos y procedimientos para el área contable y financiera. 6. No cuenta con manuales de sistemas y procedimientos contables. 7. No se encuentran registradas todas las propiedades planta y equipo. 8. No se realizan inventarios físicos de elementos de consumo y devolutivos y se concilian con la contabilidad. 9. Para los bienes de beneficio y uso público no se tienen títulos de propiedad ni se encuentran debidamente registrados con su respectivo avalúo técnico. 10. Para los recursos naturales y ambientales no se cuenta con los documentos donde se estimen, cuantifiquen o clasifiquen, y se realicen inventarios físicos de estos recursos. 3.9 EVALUACION PRESUPUESTAL EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

La Alcaldía Municipal de Suaita estableció el Presupuesto General de Rentas y Gastos para la vigencia fiscal 2012, mediante el acuerdo No. 022 del 29 de noviembre de 2011, en la suma de $6.030.712.442, el cual fue adicionado en la suma de $5.130.109.333, para un presupuesto definitivo de $11.160.821.775

La ejecución presupuestal de ingresos fue del 95%, donde el recaudo fue de $10.631.432 (miles). La Administración Municipal presupuestó $11.160.821 (miles) de gastos en el 2012, de los cuales comprometió $9.369.641 (miles), quedando sin comprometer $1.791.180 (miles), lo que representa una ejecución presupuestal de gastos del 84%. Los recursos que no se comprometieron en el 2012, corresponden principalmente a gastos de inversión en los sectores de: Infraestructura con el 7.7%, Educación con el 5% y Saneamiento Básico con el 2,3%, lo cual redunda en la eficiencia de la gestión.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS

Según la Ejecución Presupuestal de Ingresos, se recaudaron $10.631.432 (miles), de los cuales los Ingresos Tributarios ascienden a $1.048.140 (miles), donde se destacan los que corresponden a impuestos directos, impuesto predial unificado $364.497.458,estampilla pro anciano $132.784.266, estampilla pro cultura

VIGENCIA 2009 2010 2011 2012

Presupuesto Definitivo 10.480.851.112.04 12.585.922.711.79 13.830.518.092.05 11.160.821.775.81

Presupuesto Recaudado 10.199.301.572.58 11.019.288.062.82 11.098.160.792.85 10.631.432.817.25

Presupuesto por Recaudar 281.549.539.48 1.566.634.649.17 2.732.357.299.20 529,388,959

Presupuesto Comprometido 9.188.701.169.47 9.837.210.583.41 12.998.022.733.80 9,369,641,478

Pagos 6.582.617.268 9.194.600.569.68 10.125.566.575.22 7,319,101,878

Saldo por Pagar 2.566.121.667.62 614.325.462.73 2.714.562.107.62 1,997,278,240

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$65.908.436, impuesto de industria y comercio $56.058.250, avisos y tableros $4.590.000, sobretasa al combustible $122.350.000 dentro de los Ingresos Corrientes No Tributarios se destacan las transferencias SGP por la cual se recaudaron $5.459.744.259; los ingresos de capital presentaron $356.738.833(miles) de recaudo.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS Mediante el acuerdo No. 022 del 29 de noviembre de 2011, se aprobó el presupuesto de gastos en la suma de $6.030.712.442, el cual fue adicionado en la suma de $5.130.109.333, para un presupuesto definitivo de $11.160.821.775 En cuanto a la ejecución presupuestal de gastos se observa que la entidad territorial comprometió el 84% por valor $9.369.641.478, del presupuesto definitivo asignado para la vigencia, y pagó el 78% por valor de $7.319.101.878, quedando obligaciones de $1.997.278.240. Los gastos de la entidad están conformados por los gastos de funcionamiento, e inversión. En gastos de funcionamiento ejecutó el 85% por valor de $945.443.782 correspondiente al 14.68% del total del gasto, de este ítem se ejecutó por gastos de personal el 76% por valor de $718.762.075, correspondiente al 10.88% del total del gasto, siendo este el más representativo en los gastos de funcionamiento. ESTADO DE SITUACIÓN PRESUPUESTAL 2012

NOMBRE DEL RUBRO 2009 2010 2011 2012

IMPUESTOS INIRECTOS  466.411.873,8  1.606.730.237,16  1.000.310.911,59  627.584.295,96

Avisos y Tableros  2.877.000  2.716.000 4.089.000  4.590.000 

Publicidad Exterior Visual  0  0  0  0

Impuesto de Delineación  6.987.388  7.254.875 6.310.545   5.475.230

Espectáculos Públicos  0  0  0  0

Espectáculos Públicos Municipal  0  0  65.000  0

Sobretasa Bomberil  11.309.549 14.893.681   16.579.594  18.255.457

Estampilla Pro - Anciano  49.451.717  242.277.156  251.007.491.19  132.784.266.04

Estampilla Pro - Cultura  38.161.217  113.262.172  147.544.519.59  65.908.436

Alumbrado Público  98.592.803  86.501.081  100.495.418  118.931.665

Contrib.Contratos de Obras Pública 82.121.266.80  126.961.364  183.626.354.22  93.691.656.92

Otros Ingresos Tributarios  60447671  109.509.370.16  129.584.432.59  65.437.595

Sobretasa al Combustible  113.560.000  898.738.000  149.117.000  122.350.000

Circulación y Transito  0  0  0  0

Publicaciones  2.903.262  4.616.538  11.891.557  159.990

Juego de Loterías  0  0  0  0

De vehículos Automotores  0  0  0  0

IMPUESTOS DIRECTOS  286.168.975  328.936.285  409.364.027 420.555.708 

Predial Unificado  244.867.475  315.155.656  340.394.297  364.497.458

Sobretasa Ambiental  0  0  0  0

Industria y Comercio  41.301.500  13.780.629  68.969.730  56.058.250

F uente: P resupuesto de ingreso s según SIA

CONCEPTO PRESUPUESTO DEFINITIVO PRESUPUESTO EJECUTADO EJECUCION SALDO POR EJECUTAR

INGRESOS RECAUDADOS 11,160,821,775 10,631,423,817 95% 529,397,958

GASTOS COMPROMETIDOS 11,160,821,775 9,369,641,478 83% 1,791,180,297

SUPERAVIT PRESUPUESTAL 1,261,782,339

Fuente: Presupuesto de ingresos y gastos según Secretaria de Hacienda de SUAITA

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El presupuesto de ingresos y gastos presenta a diciembre 31 de 2012, un superávit presupuestal de $1.261.782 (miles), generado por la mala gestión administrativa al no comprometer la totalidad de sus recursos, incumpliendo el cometido estatal de llevar en beneficio de la comunidad obras y desarrollo al Municipio. Dictamen del presupuesto La alcaldía de Suaíta financia su presupuesto a través de los Ingresos Corrientes Tributarios y no tributarios, los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones, y venta de servicios públicos domiciliarios, establece que los resultados obtenidos en la evaluación de esta presenta una deficiente planeación y manejo del presupuesto de ingresos y gastos con base en los principios enunciados en el Decreto 111 de 1996. 4. PRONUNCIAMIENTO AREA FINANCIERA OPINION CON SALVEDADES En mi Opinión, atendiendo lo expresado en los párrafos anteriores, los Estados Financieros de la Alcaldía del Municipio de Suaíta, presentan razonablemente, la situación financiera en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de diciembre de 2012, y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación, salvo por las siguientes salvedades. SALVEDADES EFECTUADAS A LA OPINION SOBRE ESTADOS FINANCIEROS Limitación en la revisión y verificación de las transacciones y operaciones financieras que dieron origen a los resultados de los Estados Contables con el fin de obtener evidencia comprobatoria, debido a la toma de una muestra representativa y no sobre todo el universo, Limitación en cuanto a la no existencia del Control Interno Contable dentro de la entidad y por la Carencia de un Sistema contable que le permita generar información totalmente confiable, No se ha realizado una depuración contable total, con el fin que la entidad pueda presentar unos estados financieros acordes con la situación del Municipio, la entidad no tiene un inventario actualizado, valorizado y registrado en su contabilidad donde se encuentren todas las propiedades planta y equipo, lo que denota que se encuentra esta cuenta subestimada, la Entidad no tiene definidos los manuales de procesos y procedimientos para el área contable y financiera, no cuenta con manuales de sistemas y procedimientos contables, no se encuentran registradas todas las propiedades planta y equipo, no se realizan inventarios físicos de elementos de consumo y devolutivos y se concilian con la contabilidad, para los bienes de beneficio y uso público no se tienen títulos de propiedad ni se encuentran debidamente registrados con su respectivo avalúo técnico, para los recursos naturales y ambientales no se cuenta con los documentos donde se estimen, cuantifiquen o clasifiquen, y se realicen inventarios físicos de estos recursos.

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AREA PRESUPUESTAL Al verificar la línea presupuestal, se observó que presentó gestión deficiente por parte de la administración, al presentar un superávit presupuestal para la vigencia 2012 en $ 1.261.782.339, al observar que no se están ejecutando en su totalidad los recursos, lo que incide en el cumplimiento de manera eficiente del Plan de Desarrollo de la Alcaldía Municipal. OPINIÓN A LA CONTRATACIÓN En términos generales revisada la documentación relacionada con los procesos contractuales, estos se ajustan a los requerimientos en materia del ejercicio legal de la contratación pública y al cumplimiento de los principios de eficacia, eficiencia y equidad, con algunas salvedades plasmadas dentro este informe. ASPECTOS POSITIVOS -Elección correcta de las modalidades y procedimientos de selección del contratista. -Cumplimiento de los principios fundamentales de la contratación cuales son la transparencia, la economía y la responsabilidad. -Ejecución correcta de los objetos contractuales de acuerdo a lo contenido en la minuta de los contratos. ASPECTOS NEGATIVOS: - Tener desactualizado el manual de contratación. - No existe constancia de comunicación y/o notificación del interventor y/o supervisor designado de forma legal en la minuta del correspondiente contrato. 5. CUADRO DE HALLAZGOS

# A D P F S DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO PRESUNTO RESPONSABLE CUANTÍA PÁGINA

1

DESVIRTUADO

12

2

DESVIRTUADO

14

3

DESVIRTUADO

16

4

DESVIRTUADO

19

5

DESVIRTUADO

21

6 X

Se evidencio inconsistencias entre los diferentes documentos que conforman el expediente de contratación: estudios previos, proyecto de pliegos, pliegos definitivos, minutas, entre otros.

Inconsistencias como en los Estudios previos establece un plazo de ocho (8) días calendario, al igual que en el pliego de condiciones define un plazo de ocho (8) días calendario; en la minuta la cual nos habla de un plazo de (2) dos meses; el

DIEGO FERNANDO PORRAS Alcalde Municipal.

25

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27 de diciembre del 2012, se firma modificatorio estipulando un plazo de 53 días, y posteriormente en el acta de inicio del 28 de diciembre del 2012, se habla nuevamente de los 2 meses de plazo del contrato.

7 X

No existe en los contratos tomados como muestra constancia de comunicación y/o notificación del interventor y/o supervisor designado de forma legal en la minuta de los correspondientes contratos. Se procurara por el medio más expedito informar al supervisor o interventor de su designación.

DIEGO FERNANDO PORRAS Alcalde Municipal.

25

8 X

Los contratos N°. 144, 128, no fueron reportados en el Sistema Único de Contratación. Las debilidades registradas en materia de publicación, evidencian incumplimiento en el decreto 734 de 2012.

DIEGO FERNANDO PORRAS Alcalde Municipal.

YANETH MENDOZA. Auxiliar Administrativa

27

9 X

Los contratos que se describen continuación, no fueron reportados en el Sistema Único de Contratación.

DIEGO FERNANDO PORRAS

Alcalde Municipal.

29

10 X

Después de realizar un estudio minucioso de la contratación, se constata que en la Entidad auditada existe un manual de contratación que esta desactualizado, siendo necesario y fundamental en el campo de la contratación, ya que este integra elementos como la caracterización, el procedimiento y la documentación, soporte que permita ajustar el proceso contractual bajo el marco normativo legal vigente.

DIEGO FERNANDO PORRAS Alcalde Municipal.

30

11 X X

No contó con la Política Ambiental definida y a su vez no se encontraba adoptada mediante acto administrativo, y por ende su verificación de implementación no pudo ser evaluada conforme a las gestiones adelantadas por la entidad en pro del medio ambiente.

ADMINISTRATIVO

DIEGO FERNANDO PORRAS Alcalde Municipal. DISCIPLINARIO

RIGOBERTO RODRIGUEZ ALMEYDA (ex- alcalde)

36

12 X

X

Mediante la resolución No. 0254-13 del 06 de Septiembre de 2013, la Corporación Autónoma Regional de Santander CAS resuelve el recurso de reposición rechazándolo. El anterior hecho relacionado con la afectación producida a los Recursos Naturales y el Medio Ambiente, también afecta los recursos presupuestales del municipio de Suaita en la suma de $2.154.537

ADMINISTRATIVO DIEGO FERNANDO PORRAS

Alcalde Municipal FISCAL

RIGOBERTO RODRIGUEZ ALMEYDA (ex – alcalde)

$2.154.537 44

13 X

La entidad no allegó el Informe de Labores de Control Interno contable, limitando el análisis y verificación del registro, causación, clasificación, presentación y cumplimiento a las disposiciones legales vigentes en materia contable.

DIEGO FERNANDO PORRAS

Alcalde Municipal.

51

14 X

Gestión de recaudo deficiente del impuesto predial

DIEGO FERNANDO PORRAS

Alcalde Municipal.

54

15 X

La entidad no tiene un inventario actualizado, valorizado y registrado en su contabilidad donde se encuentren todas las propiedades planta y equipo, lo que denota que esta cuenta se encuentra subestimada.

DIEGO FERNANDO PORRAS Alcalde Municipal.

55

16 X

la Administración, no cumplió durante la vigencia 2012 con lo estipulado en la Ley 666 de 2001, articulo 2 Numeral 4 en el sentido de destinar el 10% del Producido de la Estampilla Pro cultura al pago de la seguridad social de los gestores culturales

DIEGO FERNANDO PORRAS Alcalde Municipal.

59

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6. CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS

TIPO DE OBSERVACION CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 11

DISCIPLINARIOS 1

FISCAL 1 $2.154.537

PENAL 0

SANCIONATORIO 0

TOTAL 13 A= Hallazgo Administrativo P= Hallazgo Penal D= Hallazgo Disciplinario S= Hallazgo Sancionatorio F= Hallazgo Fiscal

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) JENNY MOSCOSO BRAVO SERGIO JIMENEZ LIZCANO Coordinador Auditoria Profesional Especializado (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

JOSE RAMON MORENO C. ASTRID SOLANGEL PLAZAS OVALLE Profesional Especializado Profesional Especializado

(ORIGINAL FIRMADO) WALTER MAYGER DUARTE G. Auditor Nodo Comunero

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada para el Control Fiscal