NODO DE VELEZ, CARARE, OPON INFORME DEFINITIVO DE...

CONTROL FISCAL PREVENTIVO, PROACTIVO Y PARTICIPATIVO

Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia. www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

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SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 41

NODO DE VELEZ, CARARE, OPON

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESEPCIAL No. 0007

ALCALDIA MUNICIPAL DE CHIPATA – SANTANDER

ARGEMIRO ANGULO DIAZ

TIEMPO DE EJECUCION DEL 5 AL 10 DE MARZO DE 2012

VIGENCIA 2010

Bucaramanga, Junio 15 de 2012.




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ARGEMIRO CASTRO ARCINIEGAS

Contralor General de Santander

LUIS CARLOS CHAPARRO GOMEZ Contralor Auxiliar

LEIDY VIVIANA MOJICA PEÑA Sub. Contralora Delegada Para el Control Fiscal

GRUPO AUDITOR

MYRIAN LOPEZ VILLAMIZAR SANDRA JANETH ZARATE AMADO ANGELICA BARROSO SARMIENTO

Bucaramanga, Junio 15 de 2012




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TABLA DE CONTENIDO

Pagina

INTRODUCCION 4

1. ANTECEDENTES 5

2. ALCANCE 5

3 CONTROL PRACTICADO 5

4 RESULTADOS OBTENIDOS 6

4.1 EVALUACION Y ANALISIS PRESUPUESTAL 6

4.2. EVALUACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 19

5. CONTRATACION 27

6. SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO 35

7. CONCEPTO LINEAS AUDITADAS 36

8. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 38

9. RESUMEN DE EHALLAZGOS 40




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INTRODUCCION

La Contraloría General de Santander, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política, procedió a practicar la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral a la Alcaldía Municipal de Chipatá, durante los días 5 al 8 de marzo , a través de la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en los proyectos, actividades y procesos examinados, el examen del Balance General a 31 de diciembre de 2010 del Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron revisados por el auditor de la cuenta. La auditoria incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Es responsabilidad de la Alcaldía Municipal de Chipatá, el contenido de la información suministrada y analizada por este ente de control. La responsabilidad de la Contraloría General de Santander consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, con fundamento en el concepto sobre la gestión adelantada por la administración de la Entidad. La auditoría fue orientada a examinar en el área administrativa, el proceso contable, presupuestal Contratación, el Seguimiento realizado al Plan de Mejoramiento de acuerdo con la programación prevista en el memorando de planeación. El informe de revisión de cuenta de la vigencia 2010 y el memorando de planeación, proporcionaron fundamentos básicos para desarrollar el examen permitiendo consolidar la opinión y conceptos registrados en el presente informe. La evaluación incluyó pruebas selectivas, evidencias y documentos que soportan la gestión de la Entidad, las cifras, el balance y el cumplimiento de disposiciones legales, en el período analizado.




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1. ANTECEDENTES

En la vigencia 2007 se hizo revisión de cuenta al Municipio de Chipatá donde se obtuvo un pronunciamiento de fenecimiento con hallazgos administrativos; en la vigencia 2008 se realizó auditoria con pronunciamiento de no fenecimiento y se realizó un plan de mejoramiento; en la vigencia 2009 se realizó revisión de cuenta con un pronunciamiento de fenecimiento y con un plan de mejoramiento al cual se le realizó el respectivo seguimiento en la vigencia 2011 a través de los informes de avance que presentó, los cuales se verificarán en el trascurso de la presente auditoria, que se realizara al municipio a la vigencia 2010 a partir del 5 de marzo de 2012.

2. ALCANCE

El alcance de La auditoria incluyó evaluación a los avances del Plan de Mejoramiento y la comprobación de las operaciones presupuestales, financieras, de contratación, quejas y denuncias; así mismo se adelantó revisión de la Gestión Fiscal y Administrativa que realizó la Administración Municipal, a fin de verificar su conformidad con las normas y disposiciones que regulan la contabilidad pública y la ejecución presupuestal.

1. La auditoria se practicó realizando un examen integral mediante la aplicación de planes y procedimientos de auditoría, establecidos por la Contraloría General de Santander, para obtener evidencia suficiente y adecuada sobre los documentos y registros que soportan legal, jurídica, técnica y financieramente la Gestión de La Alcaldía de Chipatá, realizada en las vigencia 2010.

2. Las verificaciones se practicaron sobre el procedimiento técnico de la muestra representativa de las operaciones, los procesos y las actividades realizadas por la Alcaldía de Chipatá en el año 2010, para obtener conclusiones sobre el universo de las mismas.

3. La revisión de la cuenta se orientó al análisis y evaluación de la gestión

desarrollada por la entidad, en la administración y manejo de los bienes y recursos, y el cumplimiento de las actividades misionales para la cual fue creada.

3. CONTROL PRACTICADO

Se constató el cumplimiento a lo establecido por la Resolución 294 de Mayo de 2009, en los informes y formatos anexos de la cuenta. y la Resolución 617 de Septiembre de 2010. En el proceso de Auditoria se aplicaron los controles de conformidad con la Ley 42 de 1993 y las políticas, normas y metodologías para la revisión de cuentas de la Contraloría General de Santander, concordantes con normas de auditoria generalmente aceptadas, utilizándose pruebas posteriores y selectivas, de documentos e información que sustentan la gestión de la entidad, con el propósito de verificar el cumplimiento de los principios de eficiencia, economía, eficacia, equidad. Para la evaluación de la información se practicó cruce y conciliación de datos, revisión analítica de documentos, examen de registro y operaciones, cumplimiento de normas vigentes en las diferentes áreas de la administración, identificando los puntos críticos y las fortalezas de la administración en el cumplimiento de su misión constitucional.

Durante el desarrollo de la auditoria se efectúo el Requerimiento No 0010 del 15 de Febrero de 2012, solicitándose a la administración municipal, información




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presupuestal contable y financiera, complementaciones y documentos relacionados con la cuenta analizada.

4. RESULTADOS OBTENIDOS

4.1. EVALUACION Y ANALISIS PRESUPUESTAL Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento en la elaboración, aprobación, ejecución y gestión del presupuesto por parte de la Administración Central del Municipio de Chipatá Santander, se procedió a realizar el análisis teniendo como criterio las normas orgánicas de presupuesto y disposiciones locales del mismo. El presupuesto como requisito primordial para cumplir los fines de la entidad fiscalizada para lograr el bienestar comunitario, la eficiencia y eficacia de la administración en concordancia con los planes y programas establecidos por la leyes 152/96 y 951 de 2005, es el parámetro de orientación para lograr sus objetivos, y compromisos acordados con sus comunidades. Programación y aprobación del presupuesto: El Concejo Municipal mediante Acuerdo 018 de 2009 aprobó Presupuesto de Ingresos y Gastos para sus Entidades Descentralizadas, Concejo y Personería para la vigencia 2010, en $2.835.354.683. El Concejo Municipal le concedió facultades al Señor Alcalde por toda la vigencia fiscal, para realizar las modificaciones al presupuesto según lo establecido en el artículo 8 del presente acuerdo. El Presupuesto General de Rentas y Recursos de Capital para la vigencia 2010 fue: INGRESOS CORRIENTES 2.789.553.390 RECURSOS DE CAPITAL 45.801.293 TOTAL PPTO INICIAL 2.835.354.683 MAS ADICIONES A 31 DIC /2010 2.450.412.710 MENOS REDUCCIONES 168.400.938 PRESUPUESTO DEFINITIVO $5.117.366.455 Ejecución Del Presupuesto De Ingresos: Los ingresos Recaudados por el municipio durante la vigencia 2010 fueron de la siguiente manera: CONCEPTO VALOR PORCENTAJE

Ingresos tributarios 226.986.087 4.00

No Tributarios 821.762.944 16.00

Transferencias SGP 2.986.452.038

58.00

Recursos de Capital 1.164.500.235 22.00

TOTAL 5.109.701.304 100




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Observándose que el rubro mas representativo fue las transferencias por concepto del Sistema General De Participaciones con un 58% del total recaudado, otro rubro significativo fue los recursos de capital con un 22% ; se pudo observar que los ingresos propios del municipio con respecto a los otros ingresos tienen poca representación dentro del presupuesto como se puede observar en el siguiente grafico.

HALLAZGO 1:

Del análisis anterior se observó que al presupuesto de ingresos a 31 de diciembre de 2010 le adicionaron según actos administrativos, $2.450.412.710 y se efectuaron disminuciones por valor de $168.400.938 mediante14 decretos y 2 acuerdos, observándose que las adiciones corresponden a un 47% del total del presupuesto. Igualmente se pudo verificar que todas las adiciones al presupuesto las realizo el señor alcalde amparado en el art. 8 del Acuerdo del Concejo 018 del 2009 mediante el cual autoriza para que realice las modificaciones al presupuesto de ingresos y gastos, función esta que no se puede delegar según lo establecido en la ley 136 de 1993, ya que es una competencia del Concejo Municipal, ejercer dicha función por ser él el encargado de realizar el control político. Por lo anterior esta incurriendo en un hallazgo de tipo administrativo y disciplinario. Tipo de hallazgo: Administrativo - Disciplinario Norma violada: Art. 71 Ley 136 de 1993 y el art. 313 de la CPC y la sentencia

S772 de 1998 Responsable: Emerlindo Duarte Galeano y Reinel Zaraza Galeano

Presidente del Concejo Municipal . CONTRADICCION PRESENTADA ENTE AUDITADO:

El Alcalde hizo las respectivas modificaciones al presupuesto amparado en el artículo 8 del acuerdo del Concejo 018 del 2009. Y además el art. 313 de Constitución Nacional establece como funciones de los concejos, autorizar al Alcalde para celebrar contratos y ejercer pro tempore. Y el articulo 32 ley 136 /94 Numeral 10 los concejos de los municipios facultan al Alcalde para lo concerniente a las normas orgánicas del presupuesto. Y el art 91 de la Ley 136/94 Inciso a

4%

16%

58%

22%

Ingresos Tributarios

No Tributarios

Transferencias SGP

Recursos de Capital




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Numeral 1 y 2 precisa que es facultad del Alcalde presentar al Concejo los proyectos de Acuerdo, y se presentó el proyecto de acuerdo. CONCLUSION POR PARTE DEL LA CONTRALORIA:

En el Acuerdo 018 del 24 de noviembre de 2009 en el artículo 8 faculta al señor alcalde para efectuar adiciones al presupuesto mediante Decreto. Es necesario precisar que en materia presupuestal pueden hacerse por Decreto, emitido por el ejecutivo Municipal: Créditos y contracréditos según el artículo 34 del Decreto 568 de 1996; reducciones y aplazamientos, según los artículos 76 y 77 del Decreto 111 de 1996. También es importante tener en cuenta las modificaciones presupuestales vía Decreto han de afectar al anexo del Decreto de Liquidación del presupuesto más no el Acuerdo aprobado por el concejo Municipal . En cuanto a la facultad de hacer adiciones es exclusiva e indelegable por parte del Concejo Municipal, en tiempos de paz. No obstante lo anterior, el Alcalde Municipal en uso de las facultades conferidas por el Concejo Municipal, expide Actos administrativos realizando adiciones al presupuesto. Estos actos administrativos no son validos, pero la declaratoria de nulidad únicamente puede ser declarada por la jurisdicción contencioso administrativa con fundamento en las claras y expresas causales previstas en el artículo 84 del Código Contencioso Administrativo. Por lo anterior el hallazgo de tipo disciplinario se desvirtúa y se deja en firme el hallazgo Administrativo cuyo responsable es el señor Argemiro Angulo Díaz, para que realice el Plan de Mejoramiento. INGRESOS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES:

Los ingresos definitivos por concepto del Sistema General de Participaciones (Libre destinación Salud, Educación, Agua Potable, Deporte, cultura Libre Inversión y alimentación escolar ) ascendieron a la suma de: $ 2.923.992.730 así:

LIBRE

DESTINACIÓN SALUD EDUCACIÓN

AGUA

POTABLE DEPORTE

CULTURA LIBRE

INVERSIÓN

ALIMENTACI

ON

ESCOLAR

674.499.122 724.812.277 95.301.236 444.244.327 81.113.036 60.834.779 829.173.465

14.014.488

Fuente: Ejecución de Ingresos SIA

De los cuales se recaudo el 99% del total presupuestado o sea $ 2.896.452.038. HALLAZGO 2: Se observa que la Administración Municipal no realiza el PAC; instrumento de gestión que requiere de un ejercicio de planeación en el cual se integran las operaciones de caja, en especial los ingresos y la adquisición de los compromisos. Tal como lo establece el art. 73 del Decreto 111 /96, incurriendo en un presunto hallazgo de tipo disciplinario y administrativo. Tipo de Hallazgo: Administrativo y Disciplinario. Norma violada: Art. 73 decreto 111/93 Responsable: Emerlindo Duarte Galeano




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CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO La administración municipal si cumple con la elaboración del PAC el cual se encuentra en sistema SIA. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Si bien es cierto, en el SIA registran el PAC en este solo establece el Presupuesto Inicial de Gastos y el Presupuesto Definitivo, y el Saldo y no como lo esta enviando en forma física , que el correcto , el cual no lo presentaron al grupo auditor en el trascurso del trabajo de campo, por lo tanto el hallazgo de tipo Disciplinario se Desvirtúa, pero se deja en firme el hallazgo Administrativo cuyo responsable es el señor Argemiro Angulo Díaz, para que realice el Plan de Mejoramiento. HALLAZGO 3 Se observa que los saldos que quedan sin ejecutar en el presupuesto de gastos la administración los considera como Recursos del Balance y los adiciona al presupuesto de la siguiente vigencia y no el saldo real de bancos, por lo tanto se solicitó a la Secretaria de Hacienda que certificara los saldos en bancos a esta fecha y registro $1.564.301.486 y según acto administrativo mediante el cual adiciona los Recursos del Balance, aparecen solamente $545.442.860 presentándose una diferencia de $1.018.858.626 la cual debe entrar a sustentar y soportar , de lo contrario estarían incurriendo en un presunto hallazgo de tipo administrativo. Tipo de Hallazgo: Administrativo Responsable: Emerlindo Duarte Galeano CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: La alcaldía ha adicionado siempre los saldos de presupuesto sin ejecutar como recurso de Balance por la siguiente práctica: Teniendo en cuenta que la principal fuente de recursos es el SGP y una vez cerrada la vigencia cada código presupuestal nos muestra lo presupuestado inicialmente, lo ejecutado y su respectivo saldo. Saldo que es considerado como verídico ya que la última onceava del SGP llega los cinco (5) primeros días del mes de Diciembre y estos recursos ya se encuentran en bancos por lo cual el ejercicio de adición que hace la administración se hace sobre datos reales. Pero por recomendaciones de la Contraloría en la vigencia del 2013 se adicionaran los saldos reales de Bancos teniendo en cuenta que es una mejor práctica. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El grupo auditor, no acepta la respuesta enviada porque como se puede ver sì se presenta diferencia entre los recursos que adiciona de los saldos que quedan en el presupuesto y lo que realmente esta registrado en bancos, por lo tanto el hallazgo Administrativo se deja en firme para que el representante legal señor Argemiro Angulo Díaz realice el respectivo Plan de Mejoramiento al cual se le realizar el respectivo seguimiento.




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Ejecución presupuestal de Gastos: El presupuesto Inicial de Gastos del municipio corresponde a: FUNCIONAMIENTO $ 591.645.417 SERVICIO DE LA DEUDA $ 000 GASTOS DE INVERSIÓN $2.243.709.266 TOTAL PPTO INICIAL 2.835.354.683 MAS ADICIONES a dic.31-2010 $2.450.412.710 MENOS REDUCCIONES 168.400.938 MAS CREDITOS 389.001.941 MENOS CONTRACREDITOS 389.001.941 TOTAL EGRESOS 5.117.366.455

Los Gastos Definitivos de Funcionamiento de la Alcaldía Municipal de Chipatá fueron de $625.246.905 que equivale al 16.05% del total del presupuesto comprometido de gastos; con respecto al año anterior este gasto fue de $544.625.755, observándose que en la vigencia de 2010 este gasto tuvo una variación del 14.8% con respecto del año anterior.

Los Gastos de Inversión ( Compromisos ) con recursos del Sistema General de Participaciones para la vigencia de 2010, fueron de $3.253.682.083 que equivalen al 83.57% del total del Presupuesto Comprometido de Gastos; observándose que con respecto al año anterior ($3.594.209.103.) presentó una variación del -9.47%, con esto se puede concluir que mientras que los Gastos de Funcionamiento sufrieron una variación del 14.8% los Gastos de Inversión tuvieron una variación negativa del -9.47% , debiendo ser al contrario, por lo tanto se puede decir que la Gestión del señor Alcalde no fue la mejor ya que debió haber incrementado más la Inversión con respecto a los Gastos de Funcionamiento.

HALLAZGO 4

Se realizo la confrontación de la información suministrada en forma física durante el proceso auditor y la suministrada a través del SIA y se observó lo siguiente:

EJECUCIÓN GASTOS SEGÚN LA ENTIDAD EJECUCION DE GASTOS SEGÚN REPORTE DEL SIA

DIFERENCIA

Funcionamiento 639.666.905 625.246.905 14.420.000

Inversión 3.253.682.083 3.268.102.083 14.420.000

Fuente ejecución de gastos en forma física y los registros en el sia

Se presenta la misma diferencia tanto en el valor de funcionamiento como en la inversión, debido a que en la ejecución del gasto presentado por la Administración, registra en el rubro de pensionados municipales la suma de $14.420.000 y en la ejecución reportada a través del SIA relaciona el mismo valor rubro de Inversión, SGP. Debe explicar y soportar de lo contrario estaría incurriendo en un hallazgo de tipo Administrativo, ya que se concluye que la información suministrada a través del SIA no es confiable.




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Tipo de Hallazgo: Administrativo Responsable: Emerlindo Duarte Galeano CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: En el SIA se llevó a Inversión por un error en apreciación de concepto ya que tomamos en cuenta que el código antepuesto corresponde a C2 SGP era la fuente por la cual se cancelaba el rubro y no a cual sector correspondía. Teniendo en cuenta lo anterior adjuntamos libro ordenador donde se demuestra el direccionamiento del rubro y que pertenece a un gasto de Funcionamiento cancelado con recursos del ICLD SGP. Anexo: Libro ordenador CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El argumento expuesto por la administración y la revisión del libro ordenador del gasto aludido, conduce a desvirtuar la conducta de tipo administrativa endilgada en el presente hallazgo. Sin embargo, se advierte sobre el deber de manejar adecuadamente la contabilidad de Ingresos y Gastos, en procura de evitar que se incurra en este tipo de inconsistencias con la información presentada a esta Contraloría a través del SIA. HALLAZGO 5 SITUACIÓN PRESUPUESTAL:

CONCEPTO VIGENCIA 2010

1. INGRESOS

1.1 RECAUDOS 5.109.701.304.00

2. GASTOS

2.1 COMPROMISOS 3.893.348.988.00

TOTAL (1-2) 1.216.352.316.00

Fuente :Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos 2010 SIA

La Administración Municipal para la vigencia de 2010 tiene un superávit presupuestal por valor de $1.216.352.316. Equivalente a un 23.8% del total recaudado, observándose que es una cifra significativa ya que la mayoría de estos recursos corresponden al Sistema General de Participaciones, ( Régimen Subsidiado, Educación, Agua potable, Deporte, Cultura y Otros Sectores) ; con esto se puede decir que en la entidad no hay una Planeación adecuada y puede ir en contra de la Administración ya que El Departamento Nacional de Planeación castiga a los municipios que no invierten todos los recursos asignados. Igualmente la Administración debe entrar a verificar si toda la población está cubierta con el régimen subsidiado ya que en este rubro es donde le están quedando más recursos sin ejecutar ($377.861.406) , igual sucede con el sector de agua potable y saneamiento básico ($282.201.617) y otros sectores con




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($395.417.596). Situación, que debe entrar a explicar de lo contrario estaría incurriendo en un presunto hallazgo de tipo administrativo.

Tipo de Hallazgo: Administrativo Responsable: Emerlindo Duarte Galeano

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO:

La administración Municipal enfocada en el cumplimiento del Plan de Desarrollo 2008-2011, para su cumplimiento necesita de cofinanciación en algunos proyectos, se debe dejar sin ejecutar rubros que se involucran en estos proyectos para cuando salga la cofinanciación se tenga disponibilidad de ellos. Evidentemente en la vigencia 2011 salieron los programas de Vivienda y el de Vías.

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA:

Si bien es cierto es valido lo manifestado por la Administración Municipal, también lo es que el Departamento Nacional de Planeación castiga algunas veces estas actuaciones, lo cual iría en detrimento del Municipio, por lo tanto se deja en firme el hallazgo administrativo, para que el representante legal de la entidad señor Argemiro Angulo Díaz realice un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento.

HALLAZGO 6

En cuanto a la ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos presentados por la Administración en el trascurso de la Auditoria se confronto con la registrada a través del SIA y se encontraron las siguientes diferencias según el cuadro anexo,

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESO Y GASTOS SIA

CONCEPTO INGRESOS GASTOS DIFRENCIA INGRESO GASTO DIFERENCIA

SALUD

salud régimen subsidiado 646,583,727.00 1,245,089,595.00 -598,505,868.00 646,583,727.00 1,245,089,595.00 -598,505,868.00

salud publica 21,968,928.00 23,084,658.00 -1,115,730.00 21,968,928.00 23,084,658.00 -1,115,730.00

prestación de servicios sin situación de fondos 56,259,622.00 56,259,622.00 - 56,259,622.00 56,259,622.00 0.00

Fosyga 448,300,521.00 448,300,521.00 448,300,520.60 448,300,520.60

TOTAL SALUD 1,173,112,798.00 1,324,433,875.00 -151,321,077.00 1,173,112,797.60 1,324,433,875.00 -151,321,077.40

-

EDUCACION -

PRESTACION DE SERVICIOS 95,301,236.00 65,965,000.00 29,336,236.00 95,301,236.00 215,272,578.00 -119,971,342.00

CALIDAD 0 149,307,578.00 -149,307,578.00 0 0

TOTAL EDUCACION 95,301,236.00 215,272,578.00 -119,971,342.00 95,301,236.00 215,272,578.00 -119,971,342.00

AGUA POTABLE 444,244,327.00 839,498,283.00 -395,253,956.00 444,244,327.00 839,498,283.00 -395,253,956.00

ACUEDUCTO ASEO ALCANT 62,000,000.00 62,000,000.00 62,000,000.00 62,000,000.00

TOTAL AGUA POTABLE 506,244,327.00 839,498,283.00 -333,253,956.00 506,244,327.00 839,498,283.00 -239,942,684.00




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DEPORTE 81,113,036.00 145,413,836.00 -64,300,800.00 81,113,036.00 110,845,213.00 -29,732,177.00

CULTURA 60,834,779.00 261,412,587.00 -200,577,808.00 60,834,779.00 245,912,587.00 -185,077,808.00

OTROS SECTORES 829,173,465.00 1,489,572,994.00 -660,399,529.00 829,173,465.00 1,489,572,994.00 -660,399,529.00

que las debe explicar y sustentar de lo contrario está Incurriendo en un presunto hallazgo de tipo administrativo y disciplinario. Tipo de hallazgo: Administrativo y Disciplinario Norma violada: Decreto 111/96 Responsable: Emerlindo Duarte Galeano CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: Para explicar estas diferencias entre lo físico y el Sistema SIA nos permitimos aclarar: Se revisó el formato F07-agr del SIA y encontramos:

EDUCACION: Es necesario separar los rubros donde especifica calidad y prestación como muestra el cuadro anexo.

UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS: Se encuentra en el rubro A.22.11.301 USP

DEPORTE: La suma correspondiente a $110.845.213 son los compromisos presupuestales y no el valor definitivo, incluimos dentro del formato anexo columna de Definitivo para la verificación del valor, concluyendo que es el mismo que la ejecución física.

CULTURA: También se verificó y se determinó que es el mismo valor del soporte físico como lo muestra el cuadro anexo.

Las diferencias en el presupuesto de Ingresos y Gastos se explica de la siguiente manera: Según anexo que se adjunta explicamos las diferencias entre ingresos y gastos del presupuesto en cuadro comparativo, resumen de reducciones, resumen de adiciones según actos administrativos.

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Con este cuadro se les quiso hacer ver que si efectivamente los registros que realizan a través del SIA no son iguales a los que manejan en forma física y en el sistema de la Entidad, por lo tanto deben tener más cuidado con la información que están suministrando a la Contraloría, por lo tanto el hallazgo de tipo Disciplinario se desvirtúa, pero se deja en firme el hallazgo de tipo administrativo para que el representante legal de la entidad señor Argemiro Angulo Díaz realice un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. HALLAZGO 7 La Administración Municipal para la vigencia de 2010 dejo unas reservas presupuestales por valor de $412.373.014 contraviniendo lo establecido en la Ley 819 de 2003. Además se pudo establecer que no todas las Reservas constituidas corresponden a contratos de obra, tales como capacitación y acompañamiento técnico apoyo programa redes constructoras de paz, realización de talleres educativos apoyar proyectos productivos, apoyo logístico fortalecimiento de la




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Gestión Administrativa. Por lo anterior está incurriendo en un hallazgo de tipo administrativo y disciplinario.

Tipo de Hallazgo: Administrativo y Disciplinario Norma violada: Ley 819 de 2003 Responsable; Emerlindo Duarte Galeano

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: En el decreto No. 003 de Enero 18 de 2010 por el cual se adiciona al presupuesto de la presente vigencia los recursos de la reserva presupuestal de la vigencia 2009 se expresa: RESERVAS POR CONTRATOS DE OBRA:

3.4 AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO 3.4.2 Servicio de Acueducto……………………………..$127.222.567 3.4.3 Servicio de Alcantarillado…………………………. 3.000.000

3.5 DEPORTE 3.5.1 Construcción de 2 polideportivos……………….. 44.726.743 3.5.4 Adecuación de escenarios deportivos………….. 18.441.875 3.6 CULTURA 3.6.6 Construcción, mantenimiento y adecuación Salones culturales ……………………………… 49.998.097 3.5.7 remodelación y adecuación de 288 ms de la Casa de cultura ………………………………….. 46.204.977 3.7 OTROS SECTORES DE INVERSION 3.7.2 Vivienda ……………………………………….. 13.498.624 3.7.4 Transporte……………………………………… 28.132.389 TOTAL RESERVAS OBRAS………………………. 331.225.272 RESERVAS POR OTROS CONCEPTOS: 3.1 ALIMENTACION ESCOLAR 3.1.1 Suministrar alimentación escolar PAN 23.808.330 Este programa es el de la Gobernación -PAN- no se terminó y pasó para la vigen Cia 2010. 3.6 CULTURA 3.6.4 Realización de 8 actividades de divulga ción y estudio del contenido del libro “LABRANZA DE NUESTRO PADRE” 1.476.143 Quedo en reserva por cuanto esta era Una socialización con los niños de las Escuelas, terminó el periodo académico De los niños y no se alcanzó a terminar Esta actividad. 3.7 OTROS SECTORES DE INVERSION




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3.7.3 Agropecuario……………………………………. 6.839.412 Capacitación y acompañamiento técnico A 400 productores en cultivos tradicionales Y alternativos. Esta partida quedo en reserva Por cuanto era un trabajo con la Cámara de Comercio de Bucaramanga y una Hexágro y No se pudo terminar por diferentes factores 3.7.9 Atención Grupos Vulnerables……………………….. 11.000.000 3.7.11 Desarrollo Comunitario……………………………… 26.523.857 Las partidas anteriores quedaron en reserva Por cuanto son programas de trabajo social Con diferentes grupos poblacionales en los Cuales los proyectos efectuados son Realizados por las comunidades y de ellas Depende el rendimiento y el tiempo y no se Pudo liquidar a dic 31 de 2009 3.7.12 Fortalecimiento institucional ……………………… 11.500.000 Se refiere al Expediente Municipal que no Fue terminado a dic 31 de 2009 TOTAL RESERVAS POR OTROS CONCEPTOS $81.147.742 Total reservas………………………………………$412.373.014 CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Efectivamente, como la administración misma lo trascribe, se dejaron en Reserva Presupuestal actividades que no corresponden a contratos de obra pública , como son fortalecimiento institucional, Desarrollo comunitario, atención a grupos vulnerables ect. , por lo tanto se convalida el hallazgo de tipo Administrativo y Disciplinario. HALLAZGO 8: De acuerdo a la revisión y análisis de las Ejecuciones Presupuestales de Ingresos y Gastos se evidenciaron irregularidades en el manejo de los siguientes rubros presupuestales: Se observo que esta cancelando con los recursos del fondo de seguridad ciudadana los servicios públicos de la policía, incumpliendo lo establecido en la Ley 418/97 y ley 1421 de 2010 por lo tanto esta incurriendo en un presunto hallazgo de tipo administrativo y disciplinario, Tipo de Hallazgo: Administrativo y Disciplinario Norma violada; Ley 418 de 1997 y ley 1421 de 2010 Responsable: Emerlindo Duarte Galeano CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: Desafortunadamente del fondo de Vigilancia los recursos fueron insuficientes y debimos recurrir al fondo de Seguridad Ciudadana para el pago de los servicios públicos ya que era una necesidad sentida cubrir estos servicios por cuanto debemos velar por la seguridad de la estación de policía y de la comunidad.




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Situación ésta que no se volvió a presentar porque se ha vigilado de cerca este rubro. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: De acuerdo a su sustentación se desvirtúa el Hallazgo de tipo Administrativo y disciplinario, ya que el pago corresponde a los Servicios públicos del comando de la Policía del municipio, advirtiéndose a la administración que el incurrir reiteradamente en errores u omisiones o incumplir las acciones orientadas a subsanar las deficiencias señaladas por esta Contraloría son causales para la solicitud de apertura de procesos Administrativos Sancionatorios, independiente mente de la presunta comisión de conducta disciplinaria en violación a la ley 418 de l997 y la ley 1421 de 2010 . HALLAZGO 9: La Ley 715 de 2001 establece que de los recursos que gira por concepto de Propósito General Libre Destinación ( Funcionamiento ) el municipio debe destinar el 20% de esos recursos para inversión y reflejarlos en el presupuesto; en la Alcaldía de Chipatá no están reflejando estos recursos en un capítulo aparte de tal forma que se puedan identificar fácilmente por lo tanto, no se pudo corroborar el cumplimiento de esta norma; por lo anterior esta incurriendo en un hallazgo de tipo administrativo. Tipo de Hallazgo: Administrativo Responsable: Emerlindo Duarte Galeano CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO Según el decreto No. 028 de Diciembre 1 de 2009 por medio del cual se liquida el presupuesto para la vigencia 2010 observamos que el Presupuesto de Ingresos con el código presupuestal 2.6.1 SGP- Libre Destinación tiene un valor de $566.448.784, calculando el 20% es igual a $113.289.756,80. Y en el Presupuesto de Egresos tenemos en gastos de inversión con recursos propios SGP: Código Cuenta Valor 3.1 Alimentación Escolar 10.000.000 3.2 Educación 52.000.000 3.3 Salud 30.000.000 3.7 Otros Sector de Inversión 182.618.696 TOTAL 274.618.696 Valor éste superior al 20% del rubro SGP Libre Destinación. Sin embargo es de anotar que el ente auditor tiene razón por cuanto en la ejecución de gastos del presupuesto estos recursos están sin identificar plenamente con los recursos de Libre Inversión, evento que se corrige en la ejecución del presupuesto del año 2011, donde es claro y separado la ejecución por recurso y por fuente. Anexo: - Decreto No. 28 de diciembre 1 de 2009

- Certificación de Ingresos Corriente de Libre Destinación emanado del

Contralor delegado para la Economía y Finanzas Públicas

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Como se pudo observar en la contradicción presentada por el ente auditado efectivamente aceptan que no están identificando en el presupuesto de gastos los




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recursos que corresponden al 20% de Libre Destinación., por lo tanto el hallazgo de tipo administrativo se convalida para que el Representante Legal señor Argemiro Angulo Díaz realice un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. HALLAZGO 10:

En la ejecución presupuestal de gastos en el rubro de Sentencias y Conciliaciones se cancelo la suma de $14.284.929 por concepto de un bono pensional que debió la Administración Municipal cancelar al ISS a nombre de la señora María Elbail Mateus Galeano, siendo su valor real a cancelar la suma de $8.206.000 que fue el valor que quedo debiendo la Administración a la Señora Maria Elbail Mateus Galeano en el año 2006, cuando se expidió la orden de pago por parte del ISS, suma que se vio incrementada por el tiempo que se demoro la Alcaldía en cancelar este valor al ISS, por lo tanto el excedente cancelado de más constituye un hallazgo de tipo Administrativo y Fiscal por valor de $6.078.929.

Tipo de Hallazgo : Administrativo y Fiscal Norma violada: Art.6 ley 610 de 2000 Responsable; Argemiro Angulo Díaz Cuantía : $6.078.929 CONTRADICION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: Este valor fue cancelado, teniendo en cuenta que se constituía en una cuenta por pagar desde el año 2003, por lo tanto la administración municipal sustentando que en la medida que se ignorara la obligación el daño fiscal cada vez sería decidió llegar a un acuerdo en el 2010, a través de cual incluso se disminuyeron los intereses. Por lo tanto solicitamos reevaluar el concepto emitido, e la medida que el alcalde actuó de buena fe, con el único propósito de evitar la continuidad en el aumento de la deuda con el pasivo pensional. CONCLUSION P0R PARTE DE LA CONTRALORIA: De acuerdo a la explicación presentada por la administración municipal se convalida el hallazgo de tipo administrativo y fiscal por valor de $6.078.929 valor cancelado de más por concepto de intereses, constituyéndose este valor en detrimento del patrimonio público. HALLAZGO 11: Se solicitó la relación de registros presupuestales en medio magnético a la Administración Municipal, con el fin de verificar que la información suministrada en el anexo 7ª relación de pagos y los registros presupuestales sea igual, pero se encontró que hay una diferencia así:

Registros Presupuestales

Relación de Pagos Diferencia

4.183.666.321 3.952.338.749 231.327.772

Explicar y soportar de lo contrario está incurriendo en un presunto hallazgo de tipo administrativo.




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Tipo de Hallazgo: Administrativo Responsable: Emerlindo Duarte Galeano CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO Revisada la información que se encuentra en el SIA bajando el formato f07a se observa que la suma de todos los pagos si coincide con la presentada en el presupuesto físico la diferencia se debía al valor de los descuentos practicados durante la vigencia por estampillas y retenciones. SE ANEXA LA RELACION DE PAGOS SUBIDA AL SIA FORMATO _F07A_CGS PARA SU RESPECTIVA VERIFICACION CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El argumento expuesto por la administración es valido, por lo cual se desvirtúa la conducta Administrativa indilgada en este hallazgo HALLAZGO 12:

La Administración Municipal no le esta dando cumplimiento a lo establecido en la ley 99/93 articulo 111 donde establece que debe presupuestar el 1% de los ingresos de libre destinación para reforestación y adquisición de cuencas hídricas; en la vigencia de 2010 presupuestó para compra y mantenimiento de terrenos en áreas estratégicas de reserva forestal $16.696.807 pero con recursos de otros sectores y no con ICLD que es como lo establece la norma por lo tanto esta incurriendo en un presunto hallazgo de tipo administrativo.

Tipo de Hallazgo: Administrativo Responsable: Ermelindo Duarte Galeano

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO:

El municipio si cumplió con lo establecido en la mencionada norma, si observamos el decreto 028 de dic 1 de 2009 por el cual se liquida el presupuesto para la vigencia 2010, en el presupuesto de Egresos observamos en el código 3.7.5.1 –Compra y Mantenimiento terrenos en las áreas estratégicas de reserva forestal del Municipio- si se apropio la suma de $16.696.807 pero este valor corresponde a: $10.000.000 de Libre Inversión y $6.696.807 de Libre destinación, valor éste superior al 1% de del recurso de SGP- Libre Destinación ($566.448.784) del presupuesto de Ingresos código 2.6.1. El 1% sería 5.664.487,84 y se apropió $ 6.696.807 Anexo: decreto No. 28 del 1 de Diciembre del 2009. Se anexan 7 folios.

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA:

Por lo anterior se acepta la respuesta y se desvirtúa el hallazgo de tipo Administrativo ya que se pudo corroborar en la respuesta enviada, que si presupuestaron para compra de terrenos y mantenimiento de cuencas hídricas los recursos correspondientes al 1% de los ICLD,




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HALLAZGO 13:

La Administración Municipal no le esta dando cumplimiento a la ley 1259 de 2008 que establece en el art. 8 “que en todos los municipios de Colombia se instaurará el instrumento de comparendo ambiental para lo cual los concejos municipales deberán aprobar su reglamentación a través de un acuerdo municipal. Igualmente en su parágrafo establece: los Concejos Municipales, tendrán un plazo máximo de un año a partir de la vigencia de la presente ley, para aprobar los respectivos acuerdos municipales reglamentarios del presente comparendo ambiental. “Igualmente ya se le había requerido por este motivo y no se ha dado cumplimiento, por lo tanto esta incurriendo en un hallazgo de tipo administrativo y disciplinario.

Tipo de Hallazgo: Administrativo y Disciplinario Norma Violada: Art. 8 Ley 1259 de 2008 Responsable: Emerlindo Duarte Galeano CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: El municipio de Chipatá si ha cumplido con esta ley y mediante Acuerdo No. 17 de Noviembre 30 de 2010 reglamenta la aplicación del comparendo ambiental. Anexo: Acuerdo 17 de Noviembre 30 de 2010. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Se acepta la respuesta enviada , ya que están anexando el acuerdo 017 mediante el cual se reglamento el comparendo –ambiental, por lo tanto el hallazgo de tipo administrativo y disciplinario de desvirtúa. 4.2 EVALUACION CONTABLE:

La evaluación se orientó a verificar que el manejo contable en la Alcaldía de Chipatá estuviera acorde con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación ; se analizaron las políticas establecidas para el registro y revelación de las transacciones económicas, el sistema de causación, el sistema de depreciación y de inclusión de los bienes adquiridos en el sistema contable, la retroalimentación de los saldos de las diferentes dependencias con el área contable, la impresión, conservación y guarda de los Libros Registrados y demás auxiliares, así como la conservación y archivo de los documentos contables y de los títulos valores. Además, la liquidación y pago oportuno de los impuestos, la seguridad social y demás pagos a terceros. Los estados financieros a diciembre de 2010 se encuentran presentados de acuerdo con los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación. Las Notas al Balance General se encuentran bien elaboradas, cumpliendo el Manual de Procesos y Procedimientos de la Contaduría General de la Nación. - La entidad no revela dentro de sus estados financieros, las Cuentas de Orden, los compromisos o contratos que se relacionan con obligaciones futuras y los procesos administrativos que cursan en los diferentes estrados judiciales, incumpliendo lo establecido en el Manual de Procesos y Procedimientos de la Contaduría General de la Nación.




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HALLAZGO 14: La Alcaldía no revela las Cuentas de Orden, en sus Estados Financieros a 31 de diciembre de 2010, de conformidad con las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación en el Manual de procesos y procedimientos Tipo de Hallazgo: Administrativo Presuntos Responsables Argemiro Angulo Díaz

CONCLUSION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO : Efectivamente el Municipio no realizó la contabilización respectiva debido a que el dentro de la información suministrada por el jurídico no existía una cuantía definida para dicho proceso por tanto contabilidad no podía estimarlo. Durante las siguientes vigencias se ha venido planteando la importancia de dicho proceso y se está realizando la cuantificación respectiva para su contabilización apropiada. Esperamos para la vigencia del 2011 poder reflejar estas cuentas de orden

CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA:

La Entidad acepta el hallazgo. Es importante su cuantificación y por ende su contabilización, toda vez que el municipio si tiene demandas y procesos en contra. Por tanto se convalida el hallazgo administrativo para que el representante legal de la entidad señor Argemiro Angulo Díaz realice un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. BALANCE GENERAL

ACTIVO $14.666.715.034 PASIVO $6.593.059.007

PATRIMONIO $8.073.656.027

TOTAL 14.666.715.034 TOTAL $14.666.715.034 Tomado del balance General de la Cuenta Rendida en la vigencia 2.010

Activos -Se revisaron en forma selectiva las conciliaciones bancarias a 2010, constatando que se encuentran debidamente elaboradas hasta el mes de diciembre en el sistema, pero no impresas. Se detectó que se han girado cheques, sin verificar la disponibilidad de recursos, quedando negativo el saldo en libros y por ende en el banco no cancelan los cheques por falta de fondos, aunque no los han devueltos. Se revisaron los ingresos por concepto de impuesto predial, estampillas, Fedegan y porcicultura que son recibidos en la CAJA del municipio, encontrándose que estos dineros no son consignados oportunamente, se acumula el dinero recaudado de 8 a 15 días o más y luego si se consigna. Como ejemplo, el cierre del recaudo del 30 de noviembre de 2010 por valor de $9.899.335 fue consignado en dos ocasiones, una el 22 de diciembre de 2010 por $4.156.000 y el resto consignada el día 20 de Enero de 2011. Dineros que no se consignan oportunamente permitiendo que tengan riesgo en la entidad, toda vez que además de ser el recaudo de varios días, la oficina encargada de esta tarea, no cuenta con ninguna seguridad porque no posee caja fuerte para la debida




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custodia del dinero ni de las chequeras de las diferentes cuentas corrientes y de ahorro que posee el municipio. Se advierte a la administración que es un deber del servidor público, vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados; así como responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización y por tanto podrá ocasionar un hallazgo de tipo disciplinario, según el artículo 34, numeral 21 y 22 de la Ley 734 de 2002. HALLAZGO 15 Los dineros recaudados por concepto de impuesto predial no son consignados oportunamente. El municipio no posee caja fuerte para la debida custodia de los dineros y de las chequeras. Tipo de hallazgo: Administrativo Responsable : Argemiro Angulo Díaz CONTRADICCIÓN PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO El Municipio no contaba con una entidad recaudadora, tenía todas sus cuentas en el Bancolombia sucursal Vélez y era muy difícil trasladar los recursos todos los días. Luego llegó BANCO AGRARIO al Municipio de Chipatá, pero siendo esta una Entidad Bancaria nueva para nosotros el Banco no nos ofrecía las mismas garantías, como exenciones de gastos financieros mientras que se solucionaba se continúo en Bancolombia realizando la apertura de las cuentas en el año 2011. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORÍA : En la respuesta, el ente auditado manifiesta haber iniciado labores bancarias con el Banco Agrario a partir del 2011, para el cual se deberá consignar oportunamente. Con respecto a la custodia de las chequeras y del dinero no allegan respuesta. Es importante tener en cuenta éste aspecto con el fin de evitar robos y pérdida de las mismas. Por lo anterior, se convalida el hallazgo administrativo. para que el representante legal de la entidad señor Argemiro Angulo Díaz realice un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. Rentas por cobrar El activo disminuye en $463.697.699, producto de la considerable disminución de las rentas por cobrar especialmente por concepto de impuesto predial; saldo que presenta variación de $805.017.388 si comparamos esta vigencia con la anterior. Revisada y analizada el Acta de Sostenibilidad contable No 003 de diciembre 31 de 2010, se verificó que el saldo de la cuenta 13100701 y 13050701, Impuesto Predial de vigencias anteriores e Impuesto predial de vigencia actual, respectivamente, no presentaban movimiento débito ni crédito desde la vigencia 2007, por lo tanto mostraban el mismo saldo. Lo anterior, debido a que el recaudo del impuesto predial, fue contabilizado directamente al ingreso de Impuesto Predial, cuenta 410507, es decir no se llevaba a cabo la causación del ingreso.




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Posteriormente se realizó la conciliación entre saldos de Contabilidad y Tesorería y se encontró que el saldo real era soportado por el sistema del predial y la certificación por parte de la Secretaría de Hacienda. (Se adjunta acta No 003); quedando así soportada la variación que presenta la cuenta Rentas por Cobrar para la vigencia 2010. Se detectó que éste saneamiento de Rentas por cobrar-impuesto predial, se debió a que no se había registrado la respectiva causación del impuesto y por tanto se lleva directamente al ingreso.

HALLAZGO 16 Durante la vigencia 2010 no se llevó a cabo la causación de los impuestos. Tipo de hallazgo: Administrativo Responsable : Argemiro Angulo Díaz CONTRADICCIÓN PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: Durante la vigencia 2010 se llevó el recaudo de los impuestos directamente a la cuenta del ingreso. 4, teniendo en cuenta la normas de la contaduría general donde establece la causación para el año 2011 se corrige los errores y se empezó a realizar las causaciones respectivas. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA: La Entidad acepta el hallazgo y manifiesta haber iniciado la causación respectiva a partir de la vigencia 2011. Se convalida el hallazgo administrativo con el fin de corroborar esta mejora. para que el representante legal de la entidad señor Argemiro Angulo Díaz realice un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. El siguiente cuadro muestra las rentas por cobrar:

2005 2006 2007 2008 2009 2010 TOTAL 114.598.265

23.445.556

25.976.373

30.254.676

44.213.040

99.616.586

$338.104.496

De esta gestión, se ha obtenido recaudos de vigencias anteriores, por valor de $51.823.458, para los cuales se solicitaron en forma selectiva algunos recibos de ingreso.

Cuentas por cobrar Mediante Decreto No 026 de noviembre 18 de 2009, se establece el reglamento interno de recaudo de cartera para el municipio de Chipatá; acto que delega la función de cobro en la Secretaría de Hacienda Municipal. Este decreto establece como etapas del cobro, el cobro persuasivo y el cobro coactivo, con sus debidos criterios de clasificación. Propiedad Planta y Equipo: Se verificó la existencia de la relación de propiedad planta y equipo en la administración debidamente valuada, con su respectiva identificación y




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clasificación. -Se observa que no se han llevado a cabo bajas de elementos inservibles desde hace varios años. Se encuentra pendiente la depuración de la cuenta propiedad planta y equipo en el área de muebles y enseres, vehículos y la cuenta del Fonpet. - Se evidenció en el proceso auditor que la entidad no registro en la vigencia de 2010 la depreciación de los activos fijos, por no encontrarse el saldo de Propiedad planta y equipo actualizado, incumpliendo de revelación plena de los hechos económicos que afectan los estados financieros presentados por la entidad a 31 de diciembre de 2010. HALLAZGO 17 La alcaldía no lleva a cabo la depreciación de la Propiedad planta y equipo. Tipo de hallazgo: Administrativo Responsable: Emerlindo Duarte Galeano Se solicitó la relación de maquinaria pesada y vehículos, propiedad del municipio, con sus respectivos seguros, tarjetas de propiedad y pago de impuestos; de los cuales no fue entregado el pago del impuesto, porque no se han cancelado. Se advierte que el pago extemporáneo de los impuestos de los vehículos, pueden originar sanciones o multas e intereses de mora, los cuales ocasionarían un hallazgo de tipo fiscal. CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: Revisada la información se constató que no se contabilizo la depreciación por cuanto no se tenía individualizada la Propiedad Planta y Equipo, teniendo en cuenta que es indispensable para la administración y área financiera dicho proceso se realizó en el año 2011 donde se pudo hacer la respectiva depreciación. ANEXO COMPROBANTE DE REGISTRO EN EL AÑO 2011 Se anexa un folio. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Como respuesta a este hallazgo, allegan una Nota de contabilidad en donde se registra la depreciación por cada rubro de propiedad Planta y Equipo, para la vigencia 2011. Debe darse continuidad a este proceso. Por lo tanto se desvirtúa el hallazgo administrativo. HALLAZGO 18 La alcaldía no ha cancelado los impuestos de los vehículos de su propiedad. Tipo de hallazgo: Administrativo Responsable: Emerlindo Duarte Galeano




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CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: El municipio de Chipatá evidentemente no ha cancelado este impuesto, valores que en el año 2012 procurará cancelar y dejar saneado este impuesto. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA: La entidad acepta no haber cancelado los impuestos de los vehículos de su propiedad y que procurará cancelar en la vigencia 2012. Se le recuerda a la administración, que la cancelación extemporánea estos impuestos, puede ocasionar posibles sanciones e intereses de mora y por tanto un detrimento al patrimonio público. Por lo anterior, se convalida el hallazgo administrativo para que el representante legal de la entidad señor Argemiro Angulo Díaz realice un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. . Otros Activos

Se encuentra registrada la reserva financiera y actuarial, la cual no está actualizada a diciembre de 2010. Se hace la observación, para que anualmente se lleve a cabo la respectiva actualización.

PASIVOS El Pasivo total, está conformado por el Pasivo corriente y no corriente. Se observa disminución en el pasivo, como consecuencia de la cancelación de las cuentas Otros Pasivos, pasando de $147.624.659 a $34.919.007 y que corresponde al saneamiento de una cuenta con la CAS y de estampillas y algunas cifras por reclasificar; dentro del proceso de saneamiento contable. Se evidencia saldos de menor cuantía especialmente en las cuentas por pagar por $16.862.755, correspondientes a la reserva de una cuenta por pagar y la retención en la fuente, la cual fue verificada su cancelación en el mes de Enero de 2011. La administración debe cumplir en forma oportuna la cancelación cuentas por pagar constituidas, con el fin de evitar posteriormente demandas, cobros coactivos, cancelación de intereses moratorios, entre otros, que se podrían configurar como daño fiscal para la entidad. En los Recaudos a favor de terceros, cuyo saldo de $18.056.252, corresponde a estampillas departamentales, lo cual se corroboró su respectivo traslado en el mes de Enero de 2011. Pasivos estimados

El saldo de esta cuenta por valor de $6.558.140.000, corresponde a la reserva actuarial por concepto de pensiones. Se debe dar continuidad a este proceso con el fin de lograr el valor preciso y actualizado por este concepto.




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PATRIMONIO El Patrimonio a diciembre 31 de 2011, registra un saldo de $8.073.656.027, presentando disminución de $350.992.034, ocasionada especialmente por el registro de $894.783.244 de otros gastos, correspondiente a la depuración de las cuentas por cobrar. RAZONES FINANCIERAS: -En cuanto al Endeudamiento de la alcaldía se puede decir que: Endeudamiento = Pasivo Total = 6.593.059.007 = 44.9% Activo total 14.666.715.034 El índice de endeudamiento, corresponde en la vigencia 2010 al 44.9%, presentando incremento del 0.6% con respecto a la vigencia anterior. Indica que el 45% se encuentra financiado por los acreedores y quedaría el 56% para la entidad después de pagar todas las deudas vigentes; situación que no afecta aún el patrimonio de la entidad. -Liquidez = Activo Corriente = 1.943.131.061 = 55.64 Pasivo corriente 34.919.007 La alcaldía cuenta con liquidez, toda vez que posee un Activo corriente de $1.943.131.061 y un pasivo corriente de $34.919.007. Esto significa que la alcaldía cuenta con $55.64 en el activo corriente por cada peso del pasivo corriente, con lo cual se puede inferir que la administración tiene capacidad de pago y que puede cumplir con sus obligaciones a corto plazo. ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONOMICA Y SOCIAL Ingresos A 31 de diciembre, los ingresos por $4.149.710.048, están representados por los Ingresos Fiscales y las Transferencias, con un valor de $468.634.799 y $3.615.633.782, con una participación del 8.9% y 87% respectivamente; correspondiendo éste último a las Transferencias por Sistema General de Participaciones, el mayor ingreso. Los ingresos del municipio presentan incremento con respecto a la vigencia anterior, en $421.769.526, así como las transferencias incrementan en $284.155.322. Se registran Otros ingresos por $56.102.376 inferiores a la vigencia 2009, lo cual registraba $64.979.677 de ingresos extraordinarios. Gastos Están conformados por Gastos Administrativos y Gasto social, con un valor total de $3.662.021.216, para los cuales la mayor participación se encuentra en el Gasto Social por $3.058.278.086 y Gastos de Administración por $603.743.130.




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Este rubro presenta disminución en $152.483.891 con respecto a la vigencia anterior, especialmente en el gasto social. Se observa el registro de Otros gastos por $894.783.863, presentando incremento considerable con respecto a la vigencia anterior, el cual corresponde al ajuste de ejercicios anteriores de las cuentas por cobrar, por valor de $886.787.863. Los ingresos recibidos por el municipio son invertidos especialmente en el gasto social, el cual incluye educación, salud, vivienda, agua potable, recreación y deporte y desarrollo comunitario. Cifras que se pueden analizar y visualizar más exactamente en el análisis presupuestal. Excedente o Déficit del Ejercicio El ejercicio contable arrojó para la vigencia de 2.010, déficit por valor de $350.992.036, a diferencia del año 2009 el cual produjo una utilidad por $13.772.449; ocasionado especialmente por la contabilización de los Otros Gastos, que corresponden a ajustes de vigencias anteriores, por la depuración de las cuentas por cobrar por concepto de impuesto predial.

Sostenibilidad contable Se revisaron las actas del comité de sostenibilidad contable en donde se pudo verificar el adelanto que ha tenido éste proceso. Se verificó un ajuste especialmente en el rubro de Rentas por Cobrar, por concepto de impuesto predial. Se concluye que todavía hace falta este proceso de depuración para las cuentas de Propiedad planta y equipo y para los pasivos estimados, los cuales registran lo correspondiente al cálculo actuarial. HALLAZGO 19 La entidad no ha culminado el proceso de sostenibilidad contable Tipo de hallazgo Administrativo Responsable Emerindo Duarte Galeano CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO El proceso de sostenibilidad contable continúa en nuestra entidad la mayoría de la cifras están depuradas faltando la propiedad planta y equipo que es un trabajo en el que se debe empezar a realizar los avalúos correspondientes para su correcta contabilización. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA: La Entidad sí ha obtenido adelantados en el proceso de sostenibilidad contable. Debe continuar con la realización de los avalúos de los predios de su propiedad, con el fin de actualizar las cifras en los estados contables y por tanto reflejar la realidad financiera de la entidad. Se debe adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados contables, de tal forma que estos cumplan las




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características cualitativas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública. Control Interno Contable.

La Alcaldía de Chipatá para la vigencia 2010 realizó la evaluación al Sistema de Control Interno Contable arrojando una calificación de 4.54 ubicándola en un nivel satisfactorio. No obstante, en la anterior calificación del Sistema de Control Interno Contable se evidencian las irregularidades mencionadas en cada uno de los hallazgos. OPINION A LOS ESTADOS FINANCIEROS La revisión se llevó a cabo mediante la evaluación y el análisis de los documentos allegados por la Entidad, en cumplimiento de la Resolución 00294 de abril 30 de 2.009 de la Contraloría General de Santander, que soportan la gestión de la Entidad, las cifras y presentación de los Estados Financieros Consolidados y el cumplimiento de las disposiciones legales. El Contador Público expresa que los Estados Contables del Municipio de Chipatá, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos mas significativos por el año terminado el 31 de diciembre de 2010, y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las Normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación , con excepción de las cuentas de orden la cuenta de Propiedad Planta y equipo y la cuenta de ingresos de Impuesto Predial. 5. CONTRATACION NATURALEZA JURIDICA DE LA ENTIDAD La Constitución Política en su artículo 311 señala que los Municipios como entidades fundamentales en el desarrollo de los aspectos políticos, administrativos pertenecientes al Estado le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir obras que demanden el progreso legal, ordenar en desarrollo del territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir con las demás metas y funciones que le asigne la Constitución y la ley. REGIMEN DE CONTRATACION APLICABLE El municipio de Chipatá - Santander como entidad de derecho público, del nivel territorial, está sometida en su actividad contractual a las normas contenidas en el Estatuto de Contratación de la Administración Pública integrado por la Ley 80 de 1993 y Ley 1150 de 2007 con sus Decretos reglamentarios y el Manual de Contratación según Decreto 003 de 1 de Febrero de 2009, como garantía de transparencia en el ejercicio de su gestión y selección objetiva del contratista. En consideración a lo anterior, sus procesos contractuales deben ceñirse a los procedimientos establecidos en dichas normas, en cumplimiento de las reglas y principios que rigen los contratos estatales tal como lo establece el artículo 1º de la Ley 80 de 1993.




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GESTION CONTRACTUAL La Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial, a la administración del Municipio de Chipata sobre la línea de contratación se realiza de conformidad con lo ordenado mediante la Resolución 000699 del 19 de agosto de 2011, sobre la muestra de contratos seleccionados se verificó los documentos que soportan las etapas pre contractual, contractual y post contractual, cruzando información aportada por la entidad, con la registrada al Sistema Integral de Auditoría –SIA-, para determinar el cumplimiento de los requisitos y las disposiciones legales, que debe observar cada proceso contractual. Una vez depurada y constatada la información contractual de la vigencia fiscal del año 2010, se verifico en la pagina del SIA, Formato 13 A que esta Alcaldía celebro 155 contratos por el valor de 3.068.747.519, representados de la siguiente manera C1, Prestación de Servicios 43 contratos por el valor de 1.777.296.759, C2 contrato de consultoría 15 por el valor 119.548.340, C3 Contrato de Mantenimiento y/o reparación 4 por el valor de 40.996.045, C5 compra venta y/o suministro 47 por el valor de 379.691.097, C9 Contrato de seguro 1 por el valor de 7.445.101 y C10 otros contratos 29 por el valor de 343.409.441. Se seleccionó una muestra de dieciocho (18) contratos, equivalente al 30% de la contratación que presenta esta Alcaldía, relacionados en el siguiente cuadro, siendo estos los más representativos en cuantías. CONTRATACION AUDITADA Se realizo la revisión de 18 contratos No cto Objeto Contratista Valor Plazo

009 Prestación de servicios profesionales de capacitación, asistencia técnica en temas de la administración pública, asesoría jurídica para el buen desempeño de competencias laborales y para el fortalecimiento institucional y representación judicial del entidades

COOEMPRESAN 23.000.000 11 meses

008 Construcción de obras adicionales para el montaje de planta de tratamiento para aguas residuales del casco urbano del Municipio de Chipata.

SERMUSAN 89.537.722 2 meses

005 Convenio de Asociación para el desarrollo de un programa de interés público denominado pintura y arreglo generales de las trece escuelas rurales del municipio de Chipatá

COINDES 108.493.008 40 días calendario

002 Prestación de servicios de apoyo a la gestión de la Administración Municipal de Chipatá en las diferentes áreas para el cumplimiento de metas del plan de desarrollo

COOEMPRESAN 136.620.000 10 meses

006 Suministro de combustible y lubricantes para la operación de la maquinaria pesada y vehículos de propiedad del Municipio

Segundo Abdel Pardo

20.000.000 10 meses

001 Suministro de combustibles y lubricantes para la operación de

Segundo Abdel Pardo

40.000.000 10 meses




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maquinaria pesada y vehículos

005 Mantenimiento de vías terciarias Municipio de Chipatá

Reinaldo Frederich Mantilla

28.189.756 20 días calendario.

Coordinación y supervisión de programas de familias en acción como enlace municipal de acuerdo con los lineamientos establecidos por acción social y Presidencia de la República.

CODIS 22.000.000 11 meses

013 Compra de polizas para amparar bienes, menejo, y vida de Concejales, Personeros y Alcalde del Municipio de Chipata.

ASEGURADORA SOLIDARIA

7.445.101 20 días calendario

014 Adecuación y mantenimiento de dos pontones ubicados en las veredas de Tubavita y San Miguel

COINDES 13.333.686 30 días calendario

100 Apoyo a la gestión administrativa, en la promoción de deporte competitivo

Wilson Díaz Ariza 1.435.000 Dos días calendario

SA-009

Programa PAN Euclides Rueda Gómez


18 Convenio de transporte escolar José Alduar Ayala Chacón


15 Adecuación y mejoramiento placa huella, vereda Batan

COINDES 14.390.374 30 días Calendario

40 Formulación de estudios para la adecuación del ITA, sede primaria escuela Camacho Gamba

Jimmy Gamboa Gamboa

10.000.000 1 mes

132 Suministro e instalación de repuesto motocicletas de la gestión de la estación de policía de Chipata

Uriel Torres 3.574.000 15 días

548 Elaboración del plan ambiental, conformación y puesta en marcha del CIDEA

FUNDES S.O.S 5.000.000 30 días

912 Suministro e instalación de repuestos para el mantenimiento y arreglo de la Toyota de la estación de Policía

Servi Repuestos Velez

4.750.0000 10 días

Total 626.603.546

Esta entidad está atenta al cumplimiento de la normatividad, están sometidas al estatuto general de contratación y cuentan con un manual de contratación creado el 1 de Febrero de 2009 a través del Decreto No 003, en este señala las informaciones internas en materia contractual, las tareas acometidas por virtud de la delegación o desconcentración de funciones con los fines de la contratación, buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados. Esta entidad busco la manera de servirle a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes regulados en la constitución y la ley 80 de 1993. La contratación estuvo al servicio del interés general, exigiendo al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado, ejerciendo el control y dirección utilizando las medidas necesarias y conducentes a lograr la ejecución del contrato de acuerdo con las exigencias materiales, técnicas y financieras. En el proceso auditor se evidenciaron las siguientes situaciones en la gestión contractual que se constituyen en hallazgos determinados así:




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HALLAZGO 20 En la visita realizada a esta entidad se pudo verificar que los contratos se encuentran archivados en AZ, relacionando varios contratos, todo el procedimiento documental no se encuentra archivado allí, faltando documentos como el proyecto de pliegos de condiciones, informes de interventoría mensual, el procedimiento de la publicación de la oferta por la cual se desea contratar, se evidencio que está desorganizado, no se encuentra cada contrato en sus correspondientes carpeta de cartón, con los ganchos legajador de plástico, foliados y en su orden cronológico, pues es de vital importancia cumplir con este requisito para su uso, tener una mejor organización de la información para que internamente los funcionarios de esta entidad puedan verificar el cumplimiento de todos los requisitos y de igual manera para constatar que todos los procedimientos los realizaron conforme a la norma. Tipo Hallazgo: Administrativo Norma Violada: Ley 594 de 2000 Responsable: Argemiro Angulo Díaz CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO : La información si esta completa en la carpeta de cada una de las dependencias encargadas de la ejecución, supervisión y seguimiento del contrato que le corresponda. Pero aceptando las sugerencias y recomendaciones por la Comisión Auditora, se unificará en una sola carpeta acogiendo la ley de archivos, en la medida de las posibilidades, es de anotar que el municipio está en el proceso de archivo del año 2010 y primer semestre de 2011. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA Una vez estudiada y analizada la información aportada por esta Entidad, el hallazgo Administrativo se deja en firme para que el representante legal de la entidad señor Argemiro Angulo Díaz realice un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. HALLAZGO 21 En el archivo de los contratos faltan documentos como Resolución de apertura del procedimiento de selección señalado en el artículo 30 de la ley 80 de 1993 manifestando que el Jefe o Representante legal ordenara la apertura del proceso de selección a través de un Acto Administrativo motivado, de conformidad con el articulo 25 numeral 12 de la ley 80 de 1993, en el caso concreto este acto administrativo no se encuentra plasmado en el archivo de las carpetas de contratación de igual manera esa resolución de apertura debe de estar procedida de un estudio realizado por la cual la entidad analiza la conveniencia y oportunidad del contrato, su adecuación a los planes de inversión, de adquisición o compras, presupuesto y ley de apropiaciones, en este artículo señala la publicación de tres avisos con intervalos de 2 a 5 días calendario, según lo exija la naturaleza, cuantía, objeto del contrato, en un diario de amplia circulación en el territorio de jurisdicción de la entidad y en su defecto se leerán por bandos y se fijaran avisos en los principales lugares públicos por el termino de 7 días calendarios, lo cuales deberá incluir uno de los días de mercado, en esta Alcaldía se pudo evidenciar




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este procedimiento que también se encuentra amparado por el artículo 2 de la ley 1150 de 2007 en su parágrafo 2 numeral 1, manifiesta la publicidad a todos los procedimientos y actos. No se encontró la publicación del proyecto de pliegos de condiciones en la mayoría de contratos celebrados en esta Alcaldía amparado en el artículo 8 de la Ley 1150 de 2007, la finalidad de los proyectos de pliegos de condiciones es suministrarle a los oferentes información que le permitan formular observaciones, cuya información debe de ser veraz, responsable, ecuánime, suficiente y oportuna, no se presentan las correspondientes resoluciones de adjudicación de los contratos; en la contratación directa no se encontró acto administrativo de la justificación directa contemplado en el artículo 76 del Decreto 006 de 2008 donde ese acto administrativo debe contener

1. El señalamiento de la causal que lo invoca 2. La determinación del objeto a contratar. 3. El presupuesto para la contratación y las condiciones que se exigirán al

proponente si las hay o al contratista. 4. Las indicaciones del lugar donde se podrá consultar los estudios y

documentos previos. Faltando a los principios de transparencia, economía y responsabilidad Tipo de Hallazgo: Administrativo, Disciplinario Norma Violada: Art 24,25, 26, 56, Art 30 Numerales 1, 3, de la ley 80 de 1993, Art 8 ley 1150 de 2007. Responsable: Argemiro Angulo Díaz CONTRADICION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: En referencia a la contratación del año 2010, el Municipio de Chipatá tanto los procesos de selección abreviada, licitación pública, se publicaron los respectivos estudios de conveniencia y pliegos en el Secop. Por otra parte para los contratos del 10% de la menor cuantía para esa vigencia la ley autoriza hacer dicha publicación de pliegos en la página web de la entidad Territorial. Anexo: Impresión Página del Municipio Impresión Secop Se anexan 7 folios CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA Es de importancia resaltar que todo el procedimiento precontractual, contractual y post contractual debe de estar archivado y al día con toda la documentación porque ese es el soporte de la validación. Una vez verificada la documentación aportada por la administración, el hallazgo Administrativo y Disciplinario se desvirtúa.




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HALLAZGO 22 En el contrato 005 de 2010, objeto mantenimiento de vías terciarias del municipio de Chipata, contratista Reinaldo Frederich Mantilla, valor $28.200.000, el contrato No 008 de 2010, objeto Construcción de obras adicionales para el montaje de planta de tratamiento para aguas residuales del casco urbano, contratista SERMUSAN, valor $89.537.722, Contrato No 009 de 2010, objeto Servicios profesionales de capacitación, asistencia técnica en temas de administración pública, asesoría jurídica para el buen desempeño de competencias laborales para el fortalecimiento institucional y representación judicial de entidades, contratista COOEMPRESAN, valor $23.000.000, no presentan informes de supervisión mensuales de las actividades realizadas por parte del contratista, verificando el cumplimiento de sus labores, Los contratistas presentan informes en word de las actividades asignadas a su cargo, sin constancias de lo que depuraron, describen las actividades que realizaron correspondientes a su cargo. Tipo de Hallazgo: Administrativo, Disciplinario Norma Violada. Articulo 51, 53 ley 80 de 1993 Responsable : Argemiro Angulo Díaz. CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: Después de verificar los archivos, encontramos que los informes reposaban en la oficina de planeación, por lo tanto se anexan informes de supervisión de las actividades realizadas por el contratista, verificando el cumplimiento de sus labores. Se anexan 23 folios. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA Es muy claro resaltar que el artículo 83 ley 1474 de 2011 expresa que la supervisión tiene el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual. Las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado, esta supervisión consiste en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto contratado, en su artículo 84 Facultades y deberes de los supervisores y los interventores, implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista. Los interventores y supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual y serán responsables por mantener informada a la entidad contratante de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas punibles o que puedan poner o ponga en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Es conveniente de que todo este procedimiento sea aplicado, verificado mensualmente y que los informes de supervisión como claramente lo dice la Ley Anticorrupción donde manifiesta que los supervisores deben validar el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico de la contratación. Una vez analizada la información y la documentación aportada por la Administración. Este ente de control Desvirtúa el hallazgo Disciplinario y deja en firme el hallazgo Administrativo para que el representante legal de la entidad señor Argemiro




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Angulo Díaz realice un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. HALLAZGO 23 En el contrato No 009 de 2010, Objeto Servicios profesionales de capacitación, asistencia técnica en temas de administración pública, asesoría jurídica para el buen desempeño de competencias laborales para el fortalecimiento institucional y representación judicial de entidades, contratista COOEMPRESAN, valor $23.000.000, presenta informe deficiente de las obligaciones asignadas en la clausula segunda del contrato celebrado, no anexa los informes de las demandas que presenta el Municipio, el estado en que se encuentra, de igual no hay informes de supervisión donde manifieste si cumplió con el ítems referente a La revisión de todos los procesos que adelanta la entidad para el desarrollo de la contratación estatal, sí brindo la asesoría jurídica que necesito el equipo de trabajo de la entidad, sí, proyecto y o reviso todos los actos administrativos que debió expedir el Alcalde y el Secretario del despacho, las capacitaciones en las áreas de derecho requeridas para la entidad para el fortalecimiento de los procedimientos internos y actualización de las normas legales, si represento judicialmente al Municipio ante jueces administrativos, tribunales, procuradores, delegados en asuntos administrativos, en fin, no hay certificados que demuestren su ejecución y de igual manera en el punto 11 expresa que realizara una visita mensual con duración de tres días y visitas reglamentarias con duración mínima de dos días cuando sea requerida en el mes. Tipo de Hallazgo: Administrativo, Disciplinario Norma Violada Art 5 numeral 2, 26, 52 ley 80 de 1993 Responsable Argemiro Angulo Díaz. CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: Después de verificar la información que reposa en los archivos de la administración, encontramos que el informe final de ejecución del contrato si reposa en la administración, el cual se adjunta, así como el informe de supervisión. Los demás soportes relacionados con el seguimiento a los procesos y la asistencia judicial se soportan en cada uno de los procesos y asistencias específicas, así como en el consolidado de procesos judiciales reportado a través del informe SIA. Se adjunta el informe de actividades desarrolladas por el contratista, así como el de supervisión al contrato. Se anexan 74 folios. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: La contraloría General de Santander realizo la verificación de los soportes documentales aportados por esta administración y se evidencio que en este contrato el contratista cumplió con todas las obligaciones emanadas en las clausulas, pero realmente no se pudo evidenciar si todo este reporte de informes es mensual o están usando otro tipo de sistema, de igual forma aportaron un informe de supervisión; se le recomienda que los informes de supervisión sean




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mensuales donde verifiquen el cumplimiento mes a mes de todas las actividades que debe desarrollar el contratista. El hallazgo disciplinario se Desvirtua y se deja en firme el hallazgo administrativo para que el representante legal de la entidad señor Argemiro Angulo Díaz realice un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. HALLAZGO 24 En el contrato No 001 de 2010, contratista Segundo Abdel Pardo, objeto suministro de combustibles y lubricantes para la operación de la maquinaria pesada y vehículos de propiedad del municipio de Chipata, valor $40.000.000, suscribiéndose el 1 de Marzo de 2010, el 5 de Agosto de 2010 vuelve a celebrarse el mismo contrato pero por el valor de 20.000.000, en el informe de verificación y evaluación de propuesta de cumplimiento, no se encuentra firmado por la Asesora Jurídica Ruth Bibiana Manrique Anaya de igual manera en ninguno de los contratos existen varias cotizaciones o que se hayan presentado varios oferentes a presentar propuesta, no hay documentos que lo certifiquen, ni tampoco consultas en el SICE y precios en el mercado. En el primer contrato se realiza una adición sin justificación se limitan a expresar lo siguiente: “ que el Municipio de Chipata suscribió Contrato No SA 001 DE 2010 para suministro de combustible para la operación de funcionamiento de la maquinaria pesada y vehículos del municipio, valor adicional de 20.000.000”, encontrando fallas con los principios porque no se está realizando el procedimiento de selección objetiva del contratista, faltando igualmente al principio de publicidad donde se exige a las autoridades dar a conocer sus actuaciones o publicaciones que ordene la ley con el fin que se presenten varios oferentes, garantizando la transparencia del proceso de selección, el conocimiento de la información requerida permitirá a los interesados presentar propuestas que corresponden a la necesidad de la entidad contratantes y que tengan posibilidades para ser tenidos en cuenta en la selección, de igual manera están incumpliendo con el principio de planeación ya que antes de la convocatoria a proponer en su etapa preliminar resulta indispensable la elaboración previa de estudios y análisis suficientemente serios y completos antes de iniciar un procedimiento de selección encaminados a determinar, la verdadera necesidad de celebrar el contrato, las opciones o modalidades o tipo contractual que se escoja, las calidades, especificaciones, cantidades, plazos, valores, costos, precios del mercado reales, debe de obedecer a un estudio previo producto de la planeación que garantiza la legalidad de la contratación. Tipo de Hallazgo: Administrativo, Disciplinario Norma Violada: Art 24, 25, 23,29 y 30 ley 80 de 1993, ART 209 CNN, ley 598 de 200 y decreto 3152 de 2003 Responsable: Argemiro Angulo Díaz. CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: Se anexan los reportes impresos del SECOP donde se cerciora la publicidad de los procesos de contratación, tanto de los cuarenta millones ($40.000.000) como el de veinte millones ($20.000.000); Sin embargo es mi obligación informar que a pesar de haber realizado las respectivas notificaciones a los responsables directos de la acción para la vigencia auditada, no fue posible encontrar respuestas más concretas al hallazgo, por lo tanto agradecemos si es posible se nos conceda la posibilidad de ampliar esta respuesta en el transcurso de la semana, pues los




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servidores públicos que laboraban es dicha administración sólo hasta el día de hoy se reportaron y aún no han hecho llegar las respectivas explicaciones. SE anexan 4 folios. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Este ente de control verifico que efectivamente este contrato se subi a la plataforma del Secop, de igual manera se Desvirtua el hallazgo disciplinario y se deja en firme el hallazgo Administrativo para que el representante legal de la entidad señor Argemiro Angulo Díaz realice un Plan de Mejoramiento, al cual se le hará el respectivo seguimiento. HALLAZGO 25 En el Contrato de Prestación de servicios No 002 de 2010, Objeto prestación de servicios de apoyo a la gestión administrativa para el cumplimiento del plan de desarrollo 2008 - 2011 del Municipio de Chipata, por el valor de $136.620.000 en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No 10-00030 firmado el día 1 de Febrero de 2010 y el Registro Presupuestal No 10-00030 de 1 de Marzo de 2010 no se encuentran firmados por la secretaría de Hacienda. Tipo de Hallazgo: Administrativo, Responsable Argemiro Angulo Díaz.

CONTRADICCION PRESENTADA POR EL ENTE AUDITADO: Se Anexa certificados de disponibilidad presupuestal N. 10-00030 y registro presupuestal N. 10-00030, debidamente firmados por la secretaria de hacienda. Se anexan 4 folios. CONCLUCION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Con los documentos aportados a este ente de control se pudo verificar que los documentos se encuentran firmados, por consiguientes este hallazgo administrativo se Desvirtúa. 6. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO Como resultado de la revisión de la cuenta de la vigencia 2009 se concertó un plan de mejoramiento que en el proceso auditor se verificó su cumplimiento así: a) La administración esta cancelando servicios públicos mantenimiento y

reparación de vehículos con recursos del fondo de seguridad ciudadana. En cuanto a este punto la administración no lo esta cumpliendo a cabalidad ya que se observa que nuevamente esta cancelando los servicios públicos con estos recursos.

b) El municipio no tiene póliza de amparo de bienes. Revisados los documentos se encontró que el municipio adquirió la póliza de amparo de bienes para la vigencia 2010, en la Aseguradora Solidaria a partir del 18 de agosto de 2010, dando cumplimiento al plan de mejoramiento.

c) El municipio no tiene un lugar apropiado para el archivo. Revisado el archivo de la Alcaldía de Chipatá, se verificó que efectivamente adecuó un lugar para el archivo, a pesar que es muy pequeño. Se observó que ya se




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logró el archivo desde vigencia 1999 hasta la vigencia 2009, quedando pendiente 2010 y 2011, dando cumplimiento a la Ley 594 de 2000.

Se puede concluir que la administración municipal de chipatà no cumplió con el 100% el plan de mejoramiento que se le había dejado en la vigencia del 2009 ya que se observa que sigue pagando los servicios públicos con los recursos del fondo de seguridad ciudadana y no ha establecido en el municipio el comparendo ambiental tal como lo establece la ley 1259 de 2008. 7. CONCEPTO DE LAS LINEAS AUDITADAS Como resultado de la auditoría adelantada a la ALCALDIA DE CHIPATA se conceptúa que la gestión en las áreas y actividades auditadas, no cumplen totalmente con la normatividad evaluada como consecuencia de los siguientes hechos. RENDICION DE CUENTA SIA La entidad rindió y validó todos los formatos establecidos por la Resolución 294/2009 y contenidos en el aplicativo SIA, pero se observó que la información suministrada en los formatos de ejecución presupuestal de ingresos y gastos presenta unas diferencias con la registrada en el anexo 6y7 del SIA, en el anexo F7 Ejecución presupuestal de Gastos en la columna compromisos y obligaciones está registrando el mismo valor, en el formato F13 Nueva contratación con inconsistencias presenta diferencias con respecto a la presentada por la entidad, observándose que la información registrada en el SIA no es del todo confiable. PRESUPUESTO: El concejo Municipal mediante acuerdo 018 de 2009 aprobó Presupuesto de ingresos y gastos para sus entidades descentralizadas, concejo y personería para la vigencia de 2010, en $2.835.354.683. El presupuesto inicial de ingresos del municipio de Chipata es de $2.835.354.683 registra adiciones por valor de $2.450.412.710 y reducciones por valor de $168.400.938. Para un total de $5.117366.455., donde el rubro más representativo es el Sistema General de Participaciones con $2.923.992.730 equivalente al 57.13% Recursos de capital $ 1.178.384.235 que equivale a 23.02%, del total del presupuesto, observándose que recaudo recursos por valor de $5.109.701.304 equivalente al 99.85% del total del presupuesto y comprometió recursos por valor de $ 3.893.348.988. Quedando por ejecutar $1.216.352.316. La gestión presupuestal de la administración municipal de Chipata presenta deficiencias que se evidencian en:

1. El saldo que le queda sin ejecutar en la ejecución presupuestal de gastos lo están adicionando como recursos de Balance.

1. No están registrando en la ejecución del presupuesto de gastos en forma separada el 20% de libre Destinación que son para Inversión.

2. No esta ejecutando el total de los recursos girados por el Departamento Nacional de Planeación.

3. No refleja dentro del presupuesto de ingresos los recaudos que realiza por concepto de impuesto predial de vigencias anteriores.

4. Para la vigencia de 2010 registra un superávit presupuestal por valor de $1.216.352.316 situación esta que le puede acarrear una sanción al




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municipio por no ejecutar todos los recursos girados por concepto del SGP.

5. No le esta dando aplicación al art. 73 del decreto 111 de 1996 en cuanto a que no realiza el Plan Anual mensualizado de Caja.

6. Se presentan muchas diferencias en cuanto a la información suministrada en la ejecución de ingresos y gastos y la reportada a través del SIA, situación esta que nos lleva a la conclusión de que la información suministrada a través de este sistema no es confiable.

CONTABILIDAD

1. No se ha dado el total cumplimiento al proceso de sostenibilidad contable, a pesar que la norma lo exige.

2. Las demandas y litigios a favor y en contra del municipio no se encuentran cuantificados y por ende no son reflejados en las Cuentas de Orden del Balance General.

3. Los dineros que recauda el municipio no son consignados oportunamente, permitiendo que tengan riesgo en la entidad, toda vez que no cuenta con ninguna seguridad porque no posee caja fuerte para la debida custodia del dinero ni de las chequeras.

4. Se refleja la gestión de cobro del impuesto predial y llevan a cabo las diferentes instancias de cobro, impidiendo así la prescripción.

5. Se encuentra actualizado lo correspondiente al cálculo actuarial. 6. La administración posee actualizada la póliza de amparo de bienes.

CONTRATACION En la Alcaldía de Chipatá cumplieron la mayoría de contratos con el régimen contractual con los requisitos de capacidad, consentimiento, objeto licito y causa licita contemplados en el artículo 1502 del CC, buscaron la manera de impulsar programas y actividades de interés públicos, haciéndolos constar por escrito y sometiéndolos a requisitos y formalidades exigidas por la ley con el fin de buscar la escogencia objetiva, teniendo en cuenta el principio de legalidad, responsabilidad. En su archivo presenta desorganización, faltan documentos importantes que acrediten el debido cumplimiento de la norma. PRONUNCIAMIENTO: Por lo anterior y en concordancia con la Resolución No. 000042 de enero 28 de 2010 de la Contraloría General de Santander, NO SE FENECE la cuenta rendida por la ALCALDIA MUNICIPAL DE LA CHIPATA a diciembre 31 de 2010, por los hallazgos Administrativos, Disciplinarios y Fiscales que se establecieron en la Auditoria realizada.

8. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS




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HALLAZGOS PRESUPUESTALES

#

TIPO DE

HALLAZGO DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA PAG.

A D P F S

1 x

se realizaron adiciones según actos administrativos por valor de $2.450.412.710 y disminuciones por valor de $168.400.938 mediante 14 decretos y 2 acuerdos, observándose que las adiciones corresponden a un 47% del total del presupuesto. Igualmente se pudo verificar que todas las adiciones al presupuesto las realizo el señor alcalde amparado en el art. 8 del acuerdo del concejo 018 del 2009 donde lo autoriza para que realice las modificaciones al presupuesto de ingresos y gastos función esta que no se puede delegar según lo establecido en la ley 136 de 1994,


7

2 x

Se observa que la administración no realiza el PAC que es un instrumento de gestión que requiere de un ejercicio de planeación en el cual se integran las operaciones de caja en especial los ingresos y los y la adquisición de los compromisos.


8

3 x

Se observa que la administración municipal de Chipatá las adiciones realizadas de vigencias anteriores hacen referencia es al saldo que queda a 31 de diciembre de 2009 en el presupuesto de Gastos y no el saldo real de bancos.


9

4 DESVIRTUADO 10

5 x

La administración municipal para la vigencia de 2010 tiene un superávit presupuestal por valor de $1.216.352.316. Equivalente a un 23.8% del total recaudado, observándose que es una cifra significativa ya que mayoría de estos recursos corresponden al sistema general de participaciones, ( régimen subsidiado, Educación, Agua potable, Deporte, cultura y otros sectores) ; con esto se puede decir que en la entidad no hay una planeación adecuada y puede ir en contra de la administración.

11

6 x

En cuanto a la ejecución presupuestal de ingresos y gastos presentados por la administración en el trascurso de la auditoria se confronto con la registrada a través del Sia y se encontraron las siguientes diferencias que debe entrar a sustentar .


12

7 x x

La administración municipal para la vigencia de 2010 dejo una reservas presupuestales por valor de $412.373.014 contraviniendo lo establecido en la ley 819 de 2003.

ARGEMIRO ANGULO DIAZ , EMERLINDO DUARTE GALEANO

13

8 DESVIRTUADO 15

9 x

La ley 715 de 2001 establece que de los recursos que gira por concepto de Propósito General Libre Destinación ( Funcionamiento ) el municipio debe invertir el 20% de esos recursos en inversión y lo debe reflejar en el presupuesto; en la alcaldía de Chipata no están reflejando estos recursos en un capítulo aparte


16

10 x x

En la ejecución presupuestal de gastos en el rubro de sentencias y conciliaciones se cancelo la suma de $14.284.929 por concepto de un bono pensional que debió la administración municipal cancelar al ISS a nombre de la señora Maria Elbail Mateus Galeano siendo su valor real a cancelar la suma de $8.206.000


6.078.929 17

11 DESVIRTUADO 17

12 ,DESVIRTUADO 18




INFORME PRELIMINAR


13

DESVIRTUADO

19

CONTABLES

#

TIPO DE

HALLAZGO DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA PAG.

A D P F S

14

x -La entidad no revela dentro de sus estados financieros, las Cuentas de Orden.


20

15 x

Los dineros recaudados por concepto de impuesto predial no son consignados oportunamente. El municipio no posee caja fuerte para la debida custodia de los dineros y de las chequeras.


21

16 x

Durante la vigencia 2010 no se llevó a cabo la causación de los impuestos.

ARGEMIRO ANGULO DIAZ 22

17

Hallazgo desvirtuado. ARGEMIRO ANGULO DIAZ 23

18 x

La alcaldía no ha cancelado los impuestos de los vehículos de su propiedad.


19 x

La entidad no ha culminado el proceso de sostenibilidad contable


CONTRATACION

#

TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA PAGINA DEL

INFORME A D P F S

20 x

Desorganización en el archivo de la contratación


21 x

Documentación contractual Incompleta ARGEMITRO ANGULO DIAZ 30

22 x

Varios contratos no presentan informes de supervisión


23 x

Falta de soportes documentales en las actividades asignadas al jurídico y desarrollo del objeto por el cual se contrato


24 x

No se observar el cumplimento de los principios de publicidad para presentar ofertar, planeación en la ejecución de contrato presentan adiciones sin justificación


25 DESVIRTUADO 35

D= HALLAZGO DISCIPLINARIO S= HALLAZGO SANCIONATORIO F= HALLAZGO FISCAL P= PENAL

9. RESUMEN CUADRO DE HALLAZGOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD

VALOR

ADMINISTRATIVOS 18

DISCIPLINARIOS 1

FISCAL 1 6.078.929

PENAL 0

SANCIONATORIO 0




INFORME PRELIMINAR


Continuación Informe Definitivo de Auditoria de Chipatá vigencia 2010.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) SANDRA JANTH ZARATE AMADO ANGELICA BARROSO SARMIENTO Profesional Universitaria Profesional Universitaria (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MYRIAN LOPEZ VILLAMIZAR LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA Coordinadora Auditoria Sub Contralora Delegada Proceso Control Fiscal




INFORME PRELIMINAR


NODO DE VELEZ, CARARE, OPON INFORME DEFINITIVO DE...

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