NODO PROVINCIAL COMUNERA INFORME...

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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORÍA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 145

NODO PROVINCIAL COMUNERA

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000122 29 Julio 2014 )

ALCALDÍA MUNICIPAL DE SUAITA

DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO Alcalde

VIGENCIA 2013




INFORME DEFINITIVO


ARGEMIRO CASTRO GRANADOS

Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PÉREZ GÉLVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCÍA BENITEZ Sub. Contralora Delegada para el Control Fiscal

Equipo Auditor

KELLY PAOLA RESTREPO AMAYA Asesora

Coordinadora de Auditoría

LUZ MIREYA MACHUCA RANGEL Auditor Fiscal

GLADYS SANMIGUEL DULCEY Profesional Especializado

YANNETH JAIMES HERNÁNDEZ Profesional Especializado




INFORME DEFINITIVO


TABLA DE CONTENIDO

Numeral DETALLE PÁG.

1. ANTECEDENTES 5

2. ALCANCE 5

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 5

3.1 CONTROL DE GESTIÓN 5

3.1.1 Gestión Contractual 5

3.1.1.1 Informe Técnico de obras 53

3.1.2 Rendición y Revisión de la Cuenta 66

3.1.3 Gestión Ambiental 67

3.1.4 Plan de Mejoramiento 78

3.1.5 Control Interno 78

3.2 CONTROL DE RESULTADOS 81

3.2.1 Planes, Programas y Proyectos 81

3.3 CONTROL FINANCIERO 83

3.3.1 Estados contables-Evaluación y Análisis Financiero 83

3.3.1.1 Estado de situación fiscal comparativa 2010-2013 83

3.3.1.2 Balance General 84

3.3.1.3 Vigencias Futuras 99

3.3.1.4 Estado de Actividad Financiera, Económica y Social 102

3.3.1.5 Dictamen u Opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros

105

3.3.2 Gestión Presupuestal 109

3.4 CONTROLES DE ADVERTENCIA 126

3.5 QUEJAS Y DENUNCIAS 131

3.6 PUNTO DE CONTROL 133

4. CUADRO DE OBSERVACIONES DETECTADAS 136

5. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES 143

6. PRONUNCIAMIENTO 143




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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander en desarrollo de su función Constitucional y legal y en cumplimiento de su Plan General de Auditorías vigencia 2014 practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, en el marco de los componentes y factores del control de gestión, control de resultados y gestión presupuestal de la Alcaldía Municipal de Suaita por el período fiscal 2013. Es importante resaltar que las observaciones fueron informadas a la administración dentro del desarrollo de la auditoría. Las respuestas dadas por la entidad fueron analizadas, verificadas e incluidas en el informe cuando se consideraron pertinentes. La Contraloría General de Santander, espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la entidad, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la entidad.




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1. ANTECEDENTES Para la revisión de la vigencia fiscal 2012, se practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a Alcaldía Municipal de Suaita, la cual se encuentra en etapa de informe preliminar. 2. ALCANCE El proceso auditor se orientó al análisis y evaluación de acuerdo a lo enmarcado en el numeral 1.3 de la Guía de Auditoría Territorial, tomando como insumo fundamental el informe rendido a la CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, mediante el aplicativo SIA, y la documentación complementaria en medio físico y magnético, suministrada por la Alcaldía Municipal de Suaita, en el transcurso del proceso auditor. Los componentes y factores a desarrollar en esta auditoría, son los siguientes: o Control de Gestión: Gestión Contractual, Rendición y Revisión de la Cuenta,

Plan de Mejoramiento, Gestión Ambiental, Plan de Mejoramiento y Control Fiscal Interno

o Control de Resultados: Planes, programas y proyectos o Control Financiero o Controles de Advertencia o Quejas y denuncias o Puntos de control 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1 CONTROL DE GESTIÓN

Como resultado de la auditoría adelantada, se evaluaron de los siguientes factores:

Factores Evaluados

3.1.1 Gestión Contractual De conformidad con el presupuesto de la entidad para la vigencia 2013, la entidad tiene los siguientes topes de contratación para cada modalidad: Mínima cuantía: de $0 hasta $16´506.000 Selección Abreviada: desde $16´506.001 hasta $165´060.000 Licitación Pública: desde $165´060.001 en adelante La Alcaldía Municipal de Suaita según información reportada al SIA celebró una totalidad de 178 contratos por valor de $3.762´631.551, bajo las siguientes modalidades:




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MODALIDAD DE CONTRATACIÓN

NÚMERO DE CONTRATOS

VALOR

Licitación Pública 3 $1.175.115.660

Selección Abreviada 7 $344.474.723

Mínima Cuantía 53 $687.234.213

Concurso de Méritos 3 $132.068.539

Contratación Directa 112 $1.423´738.416 Total 178 3.762´631.551

El grupo auditor seleccionó una muestra aleatoria de 30 contratos por valor de $1.693´552.735, que corresponden al 16.85% del número total de contratos y al 45.01% del valor total destinado a la contratación. Los contratos seleccionados fueron los siguientes:

Número Del

Contrato

Modalidad De

Selección

Clase De Contrato

Objeto Del Contrato Valor Inicial Del

Contrato Nombre Completo

Del Contratista Fecha De

Suscripción

142 L.P OBRA PÚBLICA Construcción, terminación Acueducto vereda Corbaraque. Municipio de Suaita. Departamento de Santander

426,512,871 BRAYCO SAS /

DORIS AMPARO BRAVO CASTRO 8/23/2013

155 L.P OBRA PÚBLICA

Construcción de huellas vehiculares en la vía San José de Suaita - San Emigdio - El Caucho del Municipio de Suaita. Departamento de Santander

304,933,067 MP INGENIERIA

LTDA / EDER PARADA CARREÑO

9/30/2013

62 M.C PRESTACIÓN DE

SERVICIOS

Mantenimiento correctivo con suministro de repuestos y mano de obra de los vehículos y maquinaria de propiedad del Municipio de Suaita. Departamento de Santander

162,400,000 PEDRO PABLO

CALDERON SANCHEZ

3/15/2013

182 S.A OBRA PÚBLICA Mantenimiento. adecuación y construcción de los hogares agrupados del municipio de Suaita

98,659,867

ANDREA CAROLINA DUEÑAS / UNION

TEMPORAL COMUNEROS 12/27/2013

105 DIRECTA PRESTACIÓN DE

SERVICIOS

Prestación de servicios para la organización y realización encuentros culturales, folclóricos y puesta en escena de las expresiones artísticas de música, danzas, comparsas, carrozas, exposición de pintura y artesanías en el municipio de Suaita

92,200,000 FUNCOLEX /

FABIAN RODRIGO LONGAS MENDEZ

5/8/2013

66 DIRECTA OTROS

Prestar servicio de cooperación para prestar servicios como centro vida que incluyan atención gratuita a 72 ancianos de los sectores de Vado Real, Tolotá, Olival y veredas aledañas del Municipio de Suaita

91,061,305

ASOCIACION CENTRO VIDA DE

SANTANDER/LILIAM PAOLA MORENO

SANCHEZ 3/18/2013

150 C.M INTERVENTORÍA

Interventoría técnica, administrativa, financiera y ambiental al contrato de obra pública que tiene por objeto remodelación y construcción de las instalaciones de la E.S.E. Caicedo y Florez del Municipio de Suaita. Santander

79,953,139

CONSORCIO SALUD SUAITA/ PAULA

MARCELA MORENO MARTINEZ

9/17/2013

78 DIRECTA OTROS

Cooperación para aunar esfuerzos y recurso humanos físicos y financieros para apoyar programas de formación artística y cultural en las expresiones de música (de cuerda, organeta, bandas marciales) y danza en el Municipio de Suaita.

65,000,000

FUNDACION CULTURAL JARDIN DEL SOL / MIGUEL

ARCANGEL GAMBOA ARIZA

4/11/2013

172 S.A ENAJENACIÓN

BIENES

Compraventa de micromedidores, tubería con sus respectivos accesorios y herramientas para la operación, rehabilitación y mantenimiento de las plantas de tratamiento y las redes de acueducto y alcantarillado a cargo de la unidad de servicios públicos del municipio de Suaita Santander

64,820,000

HORACIO BLANCO GOMEZ S.A.S. /

FERNANDO BLANCO GUARIN

11/18/2013




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173 S.A ENAJENACIÓN

BIENES

Compraventa de implementos deportivos para la práctica del deporte de los niños y jóvenes de las instituciones educativas y demás población del municipio de Suaita

31,445,712

DEPORTES VERA LIMA Y COMPAÑÍA

LTDA / EUSEBIO ENRIQUE VERA

LIMA 11/22/2013

171 C.M CONSULTORÍA

Consultoría para el montaje de la estratificación urbana y actualización de la estratificación rural del municipio de Suaita. Santander

30,000,000 JOSE MANUEL DIAZ

CEDIEL 11/15/2013

65 DIRECTA OTROS

(convenio)

Cooperación para la atención integral a los adultos mayores beneficiarios del Centro de Bienestar del Adulto Mayor San Pedro Claver de Suaita en la modalidad institucional

25,817,381

CENTRO DE BIENESTAR DEL

ADULTO MAYOR SAN PEDRO CLAVER

DE SUAITA / RUBIELA SUAREZ

SANCHEZ 3/15/2013

167 S.A PRESTACIÓN DE

SERVICIOS

Organización logística. arbitraje y juzgamiento de los campeonatos deportivos y recreativos a realizarse en el municipio de Suaita

23,820,000 CORPOINSA /

NAZLY ONEIDA AGON PEREZ 11/7/2013

90 M.C OBRA PÚBLICA Mantenimiento y adecuación de la plaza de ferias, eventos y espectáculos de la cabecera del Municipio de Suaita Santander

16,500,000 ARTHUR ANDRES

RUEDA ORDUZ 4/29/2013


SERVICIOS

Prestación de servicios de transporte escolar para los niños y niñas escolares en la ruta Patio Bonito - Alto de la Cruz - Colegio Lucas Caballero - y la ruta Puente Tabla - Colegio Lucas Caballero

16,008,000 HERMES

RODRIGUEZ GUERRERO

3/7/2013


SERVICIOS

Prestación de servicios de sonido, amplificación y apoyo logístico para el fomento y difusión de las actividades artísticas y culturales y puesta en escena de grupos musicales, danzas y comparsas con motivo de la conmemoración de un año más de la independencia de Colombia

15,500,000

FUNDACION CULTURAL JARDIN DEL SOL / MIGUEL

ARCANGEL GAMBOA ARIZA

7/19/2013


SERVICIOS

Prestación de Servicios Profesionales de apoyo a la gestión para la supervisión del aseguramiento del municipio de Suaita

15,400,000 OMAR AUGUSTO ARIZA ALMANZAR

1/2/2013


SERVICIOS

Prestación de servicio de transporte escolar para los niños y niñas escolares en la ruta La Cascada - Colegio Inscomercial de San José y la ruta Vereda Aser - El Ortiz - Colegio Inscomercial

15,312,000 CRISTIAN CAMILO CRUZ CESPEDES

3/7/2013


SERVICIOS

Prestación de servicios de transporte escolar para los niños y niñas escolares en la ruta El Toto - El Ramal - Colegio Inscomercial - y la ruta el Ramal - Colegio Lucas Caballero

15,138,000 ELVER CALDERON

CASTELLANOS

3/7/2013


SERVICIOS

Prestación de Servicios Profesionales de un Abogado para desarrollar actividades de asesoría jurídica y representación judicial en los procesos judiciales que se adelanten en contra del municipio de Suaita. Santander

15,000,000 CESAR OSVALDO BLANCO JIMENEZ

1/11/2013

64 DIRECTA OTROS

Servicios de cooperación para la atención integral a los adultos mayores beneficiarios del Centro de Bienestar del Anciano de San José de Suaita del corregimiento de San José de Suaita

13,208,893

CENTRO DE BIENESTAR DEL

ANCIANO DE SAN JOSE DE SUAITA /

MARIA ISABEL PINZON GIL 3/15/2013

80 DIRECTA PRESTACION DE

SERVICIOS

Prestar sus servicios de asistencia técnica agropecuaria, elaboración de guías de movilización y apoyo a labores propias como profesional al Municipio de Suaita, Santander

11,200,000 LUIS ANTONIO

SARMIENTO ROBLES

4/11/2013

175 M.C ENAJENACIÓN

BIENES

Suministro de la dotación de calzado y vestido de labor para los servidores públicos del Municipio de Suaita. Santander

10,222,500 INCONET LTDA / CARLOS ARTURO

ROBLES DIAZ 12/3/2013




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SERVICIOS

Prestación de servicios profesionales de asesoría y apoyo a la Administración Municipal de Suaita en el desarrollo de los procesos contractuales

10,000,000

MARTHA GRACIELA

SUÁREZ SUÁREZ 1/4/2013

106 M.C ENAJENACIÓN

BIENES

Suministro de raciones de apoyo destinadas a los refuerzos policiales asignados por evento a la Estación de Policía Suaita Comisión Suaita UBIC Barbosa y subestaciones de Policía Vado Real y San José de Suaita en marco de las actividades religiosas, culturales, deportivas, recreativas y folclóricas realizadas en el Municipio de Suaita

10,000,000 NIDIA QUINTERO

TIRADO

5/9/2013


SERVICIOS

Prestación de Servicios Profesionales para el desarrollo del Plan Institucional de capacitación a los funcionarios de la Alcaldía del Municipio de Suaita. Santander

8,000,000 MARIA CRISTINA

BALLESTEROS PRIETO

7/9/2013


SERVICIOS

Prestación de servicios de apoyo a la gestión en las actividades de la unidad de servicios públicos tales como: : lectura de contadores, cortes, suspensiones del servicio, arreglo de tubería, aplicación periódica de químicos para la potabilización del agua en las plantas de tratamiento

6,360,000 LEONEL

FERNANDEZ CAMACHO

5/2/2013


SERVICIOS

Prestación de servicios de apoyo a la gestión en las actividades de la unidad de servicios públicos tales como: lectura de contadores, cortes, suspensiones del servicio, arreglo de tubería, aplicación periódica de químicos para la potabilización del agua en las plantas de tratamiento

6,360,000 GRACIELA FRANCO

DELGADILLO

5/2/2013


SERVICIOS


6,360,000 OMAR SUAREZ

ROJAS

5/2/2013


SERVICIOS


6,360,000 JORGE ALBERTO GONZALEZ VEGA

5/2/2013

Se observó que la contratación rendida en el SIA guarda relación con el número y valor de contratos certificados por la Administración Municipal de Suaita. Así mismo, en la muestra seleccionada por el equipo auditor de la vigencia 2013, no se evidenció que la Alcaldía de Suaita hubiese realizado publicaciones de lujo, como lo señala el artículo 10 de la Ley 1474 de 2011, modificado por el artículo 232 del Decreto 19 de 2012 que advierte “En ningún caso las entidades objeto de

esta reglamentación podrán patrocinar, contratar o realizar directamente publicidad oficial que no esté relacionada con las funciones que legalmente debe cumplir, ni contratar o

patrocinar Ia impresión de ediciones de lujo”. Por otra parte, mediante Decreto 052 del 24 de julio de 2013, la administración municipal, decidió acogerse al periodo de transición concedido en el numeral segundo del art. 162 del decreto 1510 de 2013, para continuar con la aplicación de las disposiciones contenidas en el decreto 734 del 2012 y hasta el 31 de diciembre




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de 2013. Este mencionado acto administrativo fue debidamente publicado en la página del Secop el día 1 de agosto de 2013. OBSERVACIÓN No. 01 FALENCIAS GENERALES CONTRACTUALES DESCRIPCION DE LA OBSERVACIÓN:

1. El Municipio de Suaita no adjunta en los expedientes contractuales, el

correspondiente plan de compras y el Banco de proyectos, para ejercer el control fiscal se requiere, toda vez que son instrumentos de programación y planificación, que se convierten en una herramienta para apoyar el control de gestión para el uso racional y estratégico de los recursos públicos.

2. A los expedientes contractuales no se les adjunta hoja de ruta, instrumento que ayuda a verificar que la documentación esté completa, para ello se debe colocar la fecha y el nombre del responsable que verifico, por lo cual a través del plan de mejoramiento se debe corregir esta falencia.

3. En las minutas contractuales y en los actos administrativos, se estipula la proyección y revisión de los mismos con letras, sin nombres ni firmas, es decir no se señalan los responsables de la elaboración y revisión de los mencionados actos a fin de que sean suscritos por el Alcalde, exponiéndolo a incurrir en el deber de cuidado necesario de sus actuaciones.

4. En los contratos suscritos por el Municipio de Suaita, utilizan en algunos de ellos como termino de plazo del contrato “entre …. y …” ó “hasta el día…” Los plazos de los contratos o convenios deben señalarse en días o meses, con el fin de tener la precisión en la ejecución del contrato.

En este orden de ideas, estaríamos frente a un hallazgo administrativo que con las recomendaciones generales aquí plasmadas, buscarían no solo facilitar el trabajo del ordenador del gasto o de las áreas que participan en el proceso de contratación, sino además, se aspira a evitar prácticas indebidas y se tomen las acciones correctivas pertinentes a través de un plan de mejoramiento. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “El Municipio de Suaita, en cumplimiento a lo preceptuado por la Ley 1474 de 2011 y siguiendo los lineamientos de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- y teniendo que el PAA es una herramienta para: (i) facilitar a las entidades estatales identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y (ii) diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación, elaboró y publicó en su página web el PAA para la vigencia 2013, en el cual se encuentran identificado y justificado el valor de los recursos requeridos para la vigencia por el Municipio para compras y contratación y sirvió de referente inicial en la evaluación de la ejecución del presupuesto y pronosticar la demanda de bienes y servicios de la entidad durante el año referido en el Plan.




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Para su verificación, consultar el siguiente link: http://suaita-santander.gov.co/apc-aa-files/37353030643361643866616237356630/plan_anual_de_contratacion-_compras_2013.pdf Así las cosas, en los estudios se menciona que el proyecto objeto de la contratación se encuentra en el plan de Desarrollo “DESARROLLO CON INNOVACION Y SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL” 2012 – 2015”, y además el mismo se encuentra dentro del plan de adquisiciones de la vigencia. Referente al Banco de Proyectos, es de resaltar que cada uno de los proyectos de inversión que ejecuta el Municipio cuenta con la certificación de inscripción del proyecto en el Banco de Programas y Proyectos, los cuales reposan en los Archivos de la Secretaria de Fomento y Desarrollo Municipal.

1. Respecto a la hoja de ruta de los expedientes contractuales, la entidad ha elaborado hoja de ruta para cada una de las modalidades de selección la cual para la actual vigencia se encuentra en los expedientes contractuales. Sin embargo es de resaltar que esta hoja de ruta se ha venido manejando desde la vigencia anterior pero como un control de la Secretaria de Gobierno, pero se había dejado en el expediente contractual.

(Anexo copias de las diferentes hojas de ruta, en 9 folios).

2. La proyección de los actos que conforman los expedientes contractuales se encuentra a cargo de los funcionarios que conforman el comité asesor en apoyo de la abogada externa que apoya los procesos, luego entonces las iníciales que apareen en cada una de las actuaciones corresponden a los miembros del comité asesor. 3. Los plazos de los contratos en su gran mayoría se han señalado en meses o días, sin embargo en algunos contratos y debido a su naturaleza y ejecución presupuestal pueden terminarse antes del vencimiento del plazo, ver vi gracia, el contrato de suministro de combustible el cual puede terminar antes del plazo fijado en meses o días, dependiendo las situaciones que se presenten y requieran la intervención inmediata del Municipio que podría generar un mayor consumo de combustible, o en el caso de la prestación de servicio de mantenimiento de vehículos y maquinaria el cual puede tener un efecto similar...”

CONCLUSIÓN POR PARTE DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: A través del plan de mejoramiento que la entidad debe presentar a este organismo de control, se realizará el seguimiento y verificación correspondiente de cada uno de estos ítems. Por lo cual el hallazgo se mantiene en su totalidad. OBSERVACIÓN No. 02 MANUAL DE CONTRATACIÓN DESACTUALIZADO DESCRIPCION DE LA OBSERVACIÓN:

Teniendo en cuenta que con la contratación pública se busca el cumplimiento de los fines estatales, es imperioso que las entidades públicas cuenten con instrumentos que les faculten lograr la selección adecuada de los contratistas que les permitirán la consecución de los mismos. De igual manera requiere armonizar

http://suaita-santander.gov.co/apc-aa-files/37353030643361643866616237356630/plan_anual_de_contratacion-_compras_2013.pdf






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las directrices impartidas en materia de gestión contractual con el fin de establecer unas reglas precisas y claras sobre los procedimientos que rigen la celebración de los contratos o convenios y estandarizar las labores que deben adelantar los funcionarios que intervienen en la contratación, logrando que los proponentes, la comunidad en general y los servidores públicos, tengan total claridad sobre las normas que aplican para los procesos de selección. Con la derogatoria del Decreto 734 de 2012 y expedición del Decreto 1510 de 2013 en su artículo 160 señala la creación y reestructuración de los manuales de contratación. La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- en cumplimiento de su objetivo como ente rector del sistema de compras y contratación pública y en atención a lo previsto por el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, señala los Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación, documento disponible en la dirección electrónica: http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales. Colombia Compra Eficiente cumple así con el término de seis (6) meses establecido en el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013. Es así que el manual de contratación del Municipio de Suaita, se debe actualizar teniendo en cuenta las consideraciones enunciadas. En este orden de ideas, nos encontramos frente una observación de tipo administrativo, toda vez que se debe garantizar la transparencia y los demás principios rectores de la contratación pública, así como el cumplimiento de las normas vigentes. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Efectivamente el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, señala “Manual de contratación. Las Entidades Estatales deben contar con un manual de contratación, el cual debe cumplir con los lineamientos que para el efecto señale Colombia Compra Eficiente en el término de seis (6) meses contados a partir de la expedición del presente decreto”. Sin embargo, solo hasta el pasado 26 de diciembre la Agencia Nacional de Contratación pública, presento los lineamientos que deben seguir las entidades públicas para la elaboración de los manuales de contratación, razón por la cual expidió la Circular Externa No. 9 de 17 de enero de 2014 que consagra: “Asunto: Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación. La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- en cumplimiento de subjetivo como ente rector del sistema de compras y contratación pública y en atención a lo previsto por el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, señala los Lineamientos Generales para la Expedición de Manuales de Contratación, documento disponible en la dirección electrónica: http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales. Colombia Compra Eficiente cumple así con el término de seis (6) meses establecido en el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013. Las Entidades Estatales, en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 160 del Decreto 1510 de 2013, deben adoptar un manual de contratación que tenga en cuenta los

http://www.colombiacompra.gov.co/es/manuales




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lineamientos establecidos por Colombia Compra para lo cual tendrán hasta el 31 de julio de 2014.” Así las cosas, y encontrándonos dentro del término establecido para la elaboración de los manuales de contratación, el Municipio se encuentra elaborando el manual de contratación atendiendo a los lineamientos establecidos por Colombia Compra Eficiente en la cartilla, el cual será expedido para la fecha estipulada por la Agencia en la referida circular. Con los anteriores argumentos solicitamos al Grupo Auditor, sea desvirtuada la observación No. 02 del Informe de Auditoría No. 000049 del 15 de Mayo.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: A través del plan de mejoramiento que debe presentar la Entidad, este organismo de control realizará el seguimiento al cumplimiento de la elaboración del manual de contratación. Por lo cual el hallazgo administrativo se mantiene. OBSERVACION No. 03 RIESGO EN LAS FUNCIONES DE SUPERVISIÓN

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN: Teniendo en cuenta que en todo contrato donde se comprometan recursos públicos, estos deben ser objeto de supervisión; siendo la persona “responsable de

verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas del contrato y de las

obligaciones del contratista”; es así que se puede evidenciar que en el Municipio de Suaita ésta función se encuentra recargada especialmente en dos (2) funcionarios con la delegación de estas funciones y responsabilidades en la supervisión de los contratos, como se puede evidenciar en la relación que se describe a continuación:

NÚMERO DE CONTRATOS QUE SUPERVISA

NOMBRE DEL SUPERVISOR CARGO

52 RAMIRO GÓMEZ SECRETARIO DE FOMENTO Y

DESARROLLO

46 REYNALDO HERNANDEZ

CARDENAS JEFE DE UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS

Fuente: Aplicativo SIA- Vigencia 2013

Por la gran cantidad de contratos que supervisa cada uno de estos funcionarios, más la carga laboral de sus respectivas funciones, no se cuenta con el tiempo y la dedicación requerida para ejercer el control y seguimiento permanente de cada contrato, ocasionando un riesgo en el cumplimiento de la función de acompañamiento, vigilancia y control en la ejecución contractual; aspecto que podría incidir en la ocurrencia de daños al patrimonio público, por lo cual se hace necesario que se analice y se reevalúe la asignación de las funciones de supervisión. Es así que se configura una observación administrativa para incluir dentro del plan de mejoramiento que suscriba la Entidad.




INFORME DEFINITIVO


TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “En tratándose de las supervisiones y del cumulo de estas, en dos funcionarios, la entidad estudia la posibilidad de contratar personal de apoyo a las supervisiones de conformidad con lo preceptuado por el artículo 83 de la Ley 1474 de 2011 que consagra “(…)Para la supervisión, la Entidad estatal podrá contratar personal de apoyo, a través de los contratos de prestación de servicios que sean requeridos.”, teniendo en cuenta los limitados recursos presupuestales con que se cuenta, en caso de no ser posible por la limitante presupuestal se realizará una redistribución de supervisión atendiendo a los perfiles del personal vinculado a la Administración Municipal. No obstante lo anterior, es de resaltar que los funcionarios encargados de las supervisiones han establecido procedimientos al interior de las supervisiones que les han permitido cumplir con esta labor. Con los anteriores argumentos solicitamos al Grupo Auditor, sea desvirtuada la observación No. 03 del Informe de Auditoría No. 000049 del 15 de Mayo”.

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: A través del plan de mejoramiento que la entidad debe presentar a este organismo de control, se realizará el seguimiento sobre su cumplimiento de. Por lo cual el hallazgo se mantiene en su totalidad. OBSERVACIÓN No. 04 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

NO. DE

CONTRATO CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR

FUENTE DEL

RECURSO PLAZO ANTICIPO

1 5 DEL 2 DE ENERO DE

2013

OMAR AUGUSTO

ARIZA ALMANZAR

MARTHA CONSUELO

DIAZ GUTIERREZ

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE APOYO A LA GESTIÓN PARA LA SUPERVISIÓN DEL ASEGURAMIENTO DEL MUNICIPIO DE SUAITA

15,400,000

PROPIOS 11 MESES NO

2 6 DEL 4 DE ENERO DE

2013

MARTHA GRACIELA SUÁREZ SUÁREZ

LUZ YANILCE RUEDA,

SECRETARIA DE

GOBIERNO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE ASESORÍA Y APOYO A LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL DE SUAITA EN EL DESARROLLO DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES

10´000.000 PROPIOS

ENTRE EL 5 DE

ENERO AL 30 DE

ABRIL DE 2013

NO

3 27 DEL 11 DE ENERO

DE 2013

CESAR OSVALDO BLANCO JIMENEZ

LUZ YANILCE RUEDA

RODRIGUEZ

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE UN ABOGADO PARA DESARROLLAR ACTIVIDADES DE ASESORÍA JURÍDICA Y REPRESENTACIÓN JUDICIAL EN LOS

15,000,000

PROPIOS 5 MESES NO




INFORME DEFINITIVO


PROCESOS JUDICIALES QUE SE ADELANTEN EN CONTRA DEL MUNICIPIO DE SUAITA. SANTANDER

4 80 DE 11 DE ABRIL DE 2013

LUIS ANTONIO SARMIENTO

ROBLES

RAMIRO GÓMEZ

PRESTAR SUS SERVICIOS DE ASISTENCIA TÉCNICA AGROPECUARIA, ELABORACIÓN DE GUIAS DE MOVILIZACIÓN Y APOYO A LABORES PROPIAS COMO PROFESIOAL AL MUNICIPIO DE SUAITA, SANTANDER

11.200.000 PROPIOS 7 MESES NO

5

101 DEL 2 DE MAYO

DE 2013

LEONEL FERNANDEZ CAMACHO

REYNALDO HERNANDEZ CARDENAS

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN LAS ACTIVIDADES DE LA UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS TALES COMO: LECTURA DE CONTADORES. CORTES. SUSPENSIONES DEL SERVICIO. ARREGLO DE TUBERÍA. APLICACIÓN PERIÓDICA DE QUÍMICOS PARA LA POTABILIZACIÓN DEL AGUA EN LAS PLANTAS DE TRATAMIENTO

6,360,000

PROPIOS 8 MESES NO

6

102 DEL 2 DE MAYO

DE 2013

GRACIELA FRANCO

DELGADILLO



6,360,000

PROPIOS 8 MESES NO

7

103 DEL 2 DE MAYO

DE 2013

OMAR SUAREZ ROJAS


PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTIÓN EN LAS ACTIVIDADES DE LA UNIDAD DE SERVICIOS PÚBLICOS TALES COMO: LECTURA DE CONTADORES. CORTES. SUSPENSIONES DEL SERVICIO. ARREGLO DE TUBERÍA. APLICACIÓN PERIÓDICA DE QUÍMICOS PARA LA POTABILIZACIÓN

6,360,000

PROPIOS 8 MESES NO




INFORME DEFINITIVO


DEL AGUA EN LAS PLANTAS DE TRATAMIENTO

8

104 DEL 2 DE MAYO

DE 2013

JORGE ALBERTO

GONZALEZ VEGA



6,360,000

PROPIOS 8 MESES NO

9 105 DEL 8 DE MAYO DE 2013

FUNDACION COLOMBIANA SEMILLAS AL

EXITO

LINA CABRERA

ORGANIZACIÓN Y REALIZACIÓN DE ENCUENTROS CULTURARES, FOLCLORICOS Y PUESTA EN ESCENA DE LAS EXPRESIONES ARTISTICAS DE SUAITA

89.000.000 PROPIOS

HASTA EL 30 DE

DICIEMBRE DE 2013

NO

10 128 DEL 9 DE SEPT DE 2013

MARIA CRISTINA

BALLESTEROS PRIETO

MILENA VASQUEZ BLANDON

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA EL DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN A LOS FUNCIONARIOS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE SUAITA. SANTANDER

8.000.000 PROPIOS 2 MESES NO

11

129 DEL

19 DE JULIO DE

2013

FUNDACION CULTURAL

JARDIN DEL SOL / MIGUEL

ARCANGEL GAMBOA

ARIZA

LINA CABRERA TORRES

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SONIDO. AMPLIFICACIÓN Y APOYO LOGÍSTICO PARA EL FOMENTO Y DIFUSIÓN DE LAS ACTIVIDADES ARTÍSTICAS Y CULTURALES Y PUESTA EN ESCENA DE GRUPOS MUSICALES. DANZAS Y COMPARSAS CON MOTIVO DELA CONMEMORACIÓN DE UN AÑO MAS DE LA INDEPENDENCIA DE COLOMBIA

15,500,000

PROPIOS 4 MESES NO

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN:

En los estudios previos y de conveniencia de los contratos acá relacionados, en el análisis técnico y presupuestal establecen “se tuvo en cuenta el perfil requerido, nivel

de estudios, experiencia relacionada y obligaciones del contratista, en relación con lo pagado a funcionarios de planta del Municipio de Suaita e impuestos y contribuciones que




INFORME DEFINITIVO


corresponden a la presente contratación y los desplazamientos que deba relacionar el

profesional”, pero no se adjunta ni se relaciona lo correspondiente; lo que para el equipo auditor a través de un plan de mejoramiento se debe corregir. En el tercer contrato (27), se pudo evidenciar en el expediente contractual que los pagos efectuados por el contratista en lo referente a la seguridad social, que el mismo no se canceló por el Ingreso base de cotización correcto, como lo establece el marco jurídico vigente, así: “En el evento en que el ingreso base de

cotización no corresponda con el valor mensualizado del contrato, siempre que estén pactados pagos mensuales, el contratante deberá requerir al contratista para que justifique la diferencia. Si esta diferencia no tiene justificación válida, deberá descontar del pago de un (1) mes, lo que falte para completar el equivalente a la cotización del doce por ciento (12%) sobre el cuarenta por ciento (40%) del valor bruto del contrato, dividido por el tiempo de duración del mismo, en períodos mensuales, para lo cual se entiende que el 60% restante corresponde a los costos imputables al desarrollo de la actividad contratada” (artículo 23 del Decreto 1703 de 2002); “los contratistas de prestación de servicios

cotizarán al sistema general de seguridad social en salud el porcentaje obligatorio sobre una base de cotización máxima del 40% del valor mensualizado del contrato, el porcentaje

restante corresponde a los costos derivados de la actividad contractual” (artículo 18 de la

ley 1122 de 2007) y “Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas”

(negrilla fuera de texto) (artículo 50 de la Ley 789 de 2002). De igual manera en los expedientes contractuales del noveno y onceavo contrato acá relacionados (105 y 129), se evidenció que se adjuntó la seguridad social del representante legal de la fundación y no lo referente a la seguridad social y parafiscales de la entidad con quien se suscribieron los contratos. En los estudios previos y de conveniencia de los contratos 101, 102, 103 y 104 no se establece el número total de contratistas que se requieren para cumplir con el objeto contractual, toda vez que son varios los que realizan las mismas actividades; no obstante se debe dejar claro el número total de contratistas que se requieren para cumplir con esa función misional. Ahora bien, en éstos expedientes contractuales, no se pudo evidenciar la totalidad de informes de las actividades que realizan cada uno, mes a mes. Por lo cual, para el equipo auditor nos encontramos frente a una presunta observación de tipo disciplinaria por faltar a sus deberes como supervisores y observación administrativa para que a través de un plan de mejoramiento se corrijan este tipo de actuares. TIPO DE OBSERVACIÓN: DISCIPLINARIA Y ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde-

Administrativa Luz Yanilce Rueda Rodríguez, Supervisora- Disciplinaria Reynaldo Hernández Cárdenas, Supervisor- Disciplinaria Lina Cabrera, Supervisora- Disciplinaria




INFORME DEFINITIVO


PRESUNTA NORMA VULNERADA: Numeral 31 del art. 48 de la Ley 734 de 2002

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “La entidad, en el estudio que realiza para establecer el presupuesto toma como uno de los referentes la tabla de escalas salarial de los empleados de la Administración Municipal, al igual que los descuentos que genera este tipo de contratación, de acuerdo con el dato suministrado por la Secretaria de Hacienda y las contrataciones anteriores o que se refieran al perfil profesional, técnico o asistencial según corresponda, siendo este el referente junto con la naturaleza del contrato y obligaciones las que permiten determinar el presupuesto para la contratación que se pretende. Cabe anotar que esta información es suministrada tanto por la Secretaria de Hacienda como por la Secretaria de Gobierno.

- 4.1En atención al hallazgo disciplinario imputado a la Doctora LUZ YANILCE RUEDA RODRÍGUEZ, la misma fue notificada el día dos de junio de la presente anualidad; y al respecto indica:

“OBSERVACION No. 4 CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES No. 27 (11 DE ENERO DE 2013) OBJETO: “PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES DE UN ABOGADO PARA DESARROLLAR ACTIVIDADES DE ASESORIA JURÍDICA Y REPRESENTACIÓN JUDICIAL EN LOS PROCESOS JUDICIALES QUE SE ADELANTEN EN CONTRA DEL MUNICIPIO DE SUAITA – SANTANDER”. VALOR: $15.000.000 PLAZO: 5 MESES. El artículo 3º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, define los principios bajo los cuales las autoridades deben interpretar y aplicar las disposiciones que regulan las actuaciones y procedimientos administrativos; entre otros, el Principio de la Buena Fe y el Principio de Moralidad, cuyos conceptos es de consuno traer a colación: “4. En virtud del principio de buena fe, las autoridades y los particulares presumirán el comportamiento leal y fiel de unos y otros en el ejercicio de sus competencias, derechos y deberes”. 5. En virtud del principio de moralidad, todas las personas y los servidores

públicos están obligados a actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas”. (Subrayado fuera de texto).

A su vez, el artículo 6º ibídem preceptúa a tenor literal: “Deberes de las

personas. Correlativamente con los derechos que les asisten, las personas

tienen, en las actuaciones ante las autoridades, los siguientes deberes:

1. Acatar la Constitución y las leyes.

2. Obrar conforme al principio de buena fe, absteniéndose de emplear maniobras dilatorias en las actuaciones, y de efectuar o aportar, a sabiendas, declaraciones o documentos falsos o hacer afirmaciones temerarias, entre otras conductas.

3. Ejercer con responsabilidad sus derechos, y en consecuencia abstenerse de reiterar solicitudes evidentemente improcedentes.




INFORME DEFINITIVO


4. Observar un trato respetuoso con los servidores públicos.

Parágrafo. El incumplimiento de estos deberes no podrá ser invocado por la administración como pretexto para desconocer el derecho reclamado por el particular. Empero podrá dar lugar a las sanciones penales, disciplinarias o de policía que sean del caso según la ley”. (Negrilla y subrayado fuera de texto). El TITULO III (Disposiciones Varias), artículo 23 de la Ley 1150 de 2007 consagra: “DE LOS APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL. El inciso segundo y el parágrafo 1° del artículo 41 de la Ley 80 quedarán así: “Artículo 41. (…) Para la ejecución se requerirá de la aprobación de la garantía y de la existencia de las disponibilidades presupuestales correspondientes, salvo que se trate de la contratación con recursos de vigencias fiscales futuras de conformidad con lo previsto en la ley orgánica del presupuesto. El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda. Parágrafo 1°. El requisito establecido en la parte final del inciso segundo de este artículo, deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal. El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes a que se refiere el presente artículo, incurrirá en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente”.

El artículo 40 de la Ley 797 de 2003, que modificó el artículo 17 de la Ley 100 de 1993, consagra: “Obligatoriedad de las cotizaciones. Durante la vigencia de la relación laboral y del contrato de prestación de servicios, deberán efectuarse cotizaciones obligatorias a los regímenes del sistema general de pensiones por parte de los afiliados, los empleadores y contratistas con base en el salario o ingresos por prestación de servicios que aquellos devenguen”. (Negrilla fuera de texto).

El artículo 18 de la Ley 1122 de 2007 establece: “ASEGURAMIENTO DE LOS INDEPENDIENTES CONTRATISTAS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Los independientes contratistas de prestación de servicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato. El contratista podrá autorizar a la entidad contratante el descuento y pago de la cotización sin que ello genere relación laboral. (…)”

El artículo 50 de la Ley 789 de 2002 consagra: “CONTROL A LA EVASIÓN DE LOS RECURSOS PARAFISCALES. La celebración, renovación o liquidación por parte de un particular, de contratos de cualquier naturaleza con entidades del sector público, requerirá para el efecto, del cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones con el sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar. Las Entidades públicas e el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas. En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al




INFORME DEFINITIVO


sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento. (…)” (Negrilla y subrayado fuera de texto.

El artículo 1º de la Ley 828 de 2003, consagra: “Modifíquese el Parágrafo 2º del artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el cual quedará así:

PARAGRAFO 2. Será obligación de las Entidades estatales incorporar en los contratos que celebren, como obligación contractual, el cumplimiento por parte del contratista de sus obligaciones frente al sistema de seguridad social integral, Parafiscales, Cajas de Compensación Familiar, Sena e ICBF) por lo cual, el incumplimiento de esta obligación será causal para la imposición de multas sucesivas hasta tanto se dé el cumplimiento, previa verificación de la mora mediante liquidación efectuada por la entidad administradora.

Cuando durante la ejecución del contrato o a la fecha de su liquidación se observe la persistencia de este incumplimiento, por cuatro (4) meses la entidad estatal dará aplicación a la cláusula excepcional de caducidad administrativa.” (Subrayado fuera de texto).

Finalmente, en fallo de la Procuraduría General de la Nación, Radicado 097-002418-2008, el Ente de Control determinó: “(…) APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL-Obligación de cancelar en cabeza del contratista/APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL-Obligación de la entidad estatal de verificar que se cancele en contratos de más de 3 meses La obligación del pago de aportes a la Seguridad Social, en los contratos de prestación de servicios, es una obligación que el Legislador quiso trasladar en cabeza de quien fuere el contratista y no de la entidad contratante; así las cosas, seria desacertado pensar que la entidad estatal evada los pagos a dicho sistema, porque aun cuando en el evento de ocurrir dicho infortunio, dicha obligación materialmente no podría estar en cabeza de otra persona más que el contratista, que es a quien la normativa le impuso dicha carga, ahora bien, diferente es el hecho de que la norma haya impuesto a la entidad la obligación de verificar que el contratista cancele dichos pagos, en aquellos contratos de prestación de servicios, superiores a los tres (3) meses, obligación que se encuentra en cabeza de quien debe hacer efectivo el pago en la entidad estatal, para el caso en concreto seria el Tesorero”. (Negrilla y subrayado fuera de texto). Una vez ofrecidas las argumentaciones jurídicas que soportan el hallazgo en fase preliminar por parte del Ente de Control – Contraloría General de Santander, es de consuno efectuar un análisis fáctico del desarrollo respecto de la ejecución del objeto contractual, así como de las obligaciones inherentes al contratista, Doctor César Osvaldo Blanco Jiménez; a fin de entronizar al Ente de Control aludido, en el análisis acucioso de las circunstancias administrativas que confluyeron en la superación del yerro cometido por el contratista en tratándose de la base de cotización aplicable para la liquidación de los aportes al Sistema de Seguridad Social en Salud. Dentro del soporte contractual auditado por la Contraloría General de Santander, se encuentra que si bien es cierto, a la fecha de inicio de la ejecución del objeto contractual, el contratista presentó una planilla integrada de liquidación de aportes en seguridad social correspondiente a un (1) salario mínimo legal mensual vigente, como base de liquidación respecto de la obligación contractual que le asistía de afiliación y




INFORME DEFINITIVO


pago de aportes al Sistema General de Seguridad Social; también los es, que para el periodo de liquidación y aporte por dicho concepto, esto es, 2013-03; y producto de la solicitud verbal efectuada al contratista por parte de la Supervisora de la cabal ejecución del objeto contractual, Doctora Luz Yanilce Rueda Rodríguez, el contratista efectivamente corrigió el yerro y efectuó la respectiva modificación respecto de la base de liquidación correspondiente a dicho aporte, pasando de una liquidación y pago efectivo de aporte por concepto de seguridad social en suma de SETENTA Y TRES MIL SETECIENTOS CINCUENTA PESOS ($73.750.oo) MONEDA LEGAL Y CORRIENTE, a la suma de CIENTO VEINTISIETE MIL SEICIENTOS PESOS ($127.600.oo) MONEDA LEGAL Y CORRIENTE. En ejecución del objeto contractual, la supervisión estuvo en cabeza de dos funcionarias públicas a saber, Luz Yanilce Rueda Rodríguez y Milena Vásquez Blandón, quienes para la vigencia fiscal auditada ocuparon el cargo de Secretaria de Gobierno; primera de ellas, que certificó la ejecución del objeto contractual hasta el periodo comprendido entre el primero (1º) de abril al treinta (30) de abril de 2013; periodo de ejecución contractual para el cual ya se había superado el yerro en cuanto a la base de liquidación del aporte en salud, y por ende, misma que no estaba vinculada a la Administración Central para el momento de liquidación del contrato; esto es, Julio 3 de 2013. Habida cuenta lo anterior, sólo durante los meses de enero y febrero de 2013, y en ejecución del objeto contractual cuyo plazo se extendió hasta el 30 de junio de 2013, el contratista liquidó el aporte correspondiente a seguridad social transgrediendo el tope o base de liquidación establecido legalmente y cuya verificación corresponde al Ente Contratante; aunado a lo anterior, de los cinco (5) meses establecidos por las partes para el cumplimiento del objeto contractual, reitero, sólo en dos pagos se evidenció el yerro, que una vez percatado tanto por la funcionaria pagadora del Municipio de Suaita como por la funcionaria Supervisora, fue subsanado y corregido por parte del contratista. Por ende, frente al Hallazgo No. 4 determinado de manera preliminar en el Informe de Auditoría correspondiente a la vigencia 2013, el Ente Territorial solicita del Ente de Control aceptar como válidas las explicaciones ofrecidas, y que desde el punto de vista legal y fáctico desvirtúan el hallazgo frente al Informe Definitivo de Auditoria; encontrando que las circunstancias administrativas que denotan el posible incumplimiento respecto de la verificación por parte del Municipio en tratándose de la base de liquidación del aporte, debe ser considerado por la Contraloría General de Santander como un HECHO SUPERADO, otorgando con ello, la posibilidad de incluir las acciones correctivas procedentes dentro del Plan de Mejoramiento que presente el Ente Territorial y cuyo aval conceda el Ente de Control”. Cursiva fuera del texto. Se anexa en cinco folios certificaciones de pago por Parte del Contratista y un fólico certificación de pago obligación pendiente por el contratista.

Con la anterior justificación solicitamos al Grupo Auditor, sea desvirtuada la observación disciplinaria imputada a la Dra. LUZ YANILCE RUEDA.

- 4.2. En atención al hallazgo disciplinario imputado a la Doctora LINA CABRERA TORRES, el mismo fue notificado el día veintinueve de mayo de la presente anualidad; y al respecto indica:




INFORME DEFINITIVO


“Se revierte el hallazgo por cuanto la seguridad social del representante legal y la certificación del pago de parafiscales de la persona jurídica se solicitan desde el momento como requisito habilitante para la presentación de la propuesta la cual se encuentra dentro de los contratos de la referencia; las certificaciones de pago del representante legal y de la respectiva persona jurídica fueron anexadas para los respectivos pagos ante la Secretaria de Hacienda”; se anexa lo referido del archivo del proceso contractual y de la Secretaría de Hacienda en ocho folios.

Con la anterior justificación solicitamos al Grupo Auditor, sea desvirtuada la observación disciplinaria imputada a la Dra. LINA CABRERA TORRES.

- 4.3.En atención al hallazgo disciplinario imputado al Doctor REYNALDO HERNÁNDEZ CÁRDENAS, el mismo fue notificado el día veintinueve de mayo de la presente anualidad; y al respecto indica:

“En lo atinente a los contratos de prestación de servicios Nros. 101, 102, 103 y 104, es importante tener en cuenta que en cada uno de los proyectos que se formularon y que sustenta la contratación traen inmersos el recurso humano requerido para su ejecución que se deben vincular para desarrollarlo así:

Ficha EBI: Personal operario de barrido: 10 personas por doce meses.

Personal para tratamiento y potabilización de agua: 10 personas por doce meses. Personal para el alcantarillado: 3 personas por doce meses.

Así las cosas el proyecto general si establece claramente el recurso humano requerido para su ejecución tal y como consta en el documento anexo; el cual cuenta con (18) folios.

De igual forma nos permitimos anexar en dos folios el cuadro de costos. Con respecto a los informes de actividades que realiza cada uno de los contratistas mes a mes y que argumenta el Grupo auditor no se encuentran en los expedientes contractuales, es de precisar que para todo pago es requerido por parte de la Secretaria de Hacienda el correspondiente informe de supervisión, y el supervisor solo certifica si verifica el cumplimiento del objeto contractual a través de la realización de la labor contratada, ningún pago se efectúa sin el cumplimiento de este requisito del cual no solo se ejerce control por parte de la supervisión sino también de la Secretaria de Hacienda. Así las cosas y una vez revisado el archivo de gestión de la oficina de servicios públicos, correspondiente a los contratos 101, 102, 103 y 104, se encontraron los reportes de actividades de los contratistas los cuales reposan en la Oficina de Servicios Públicos así:

a) Contrato 101: Reportes de actividades de los meses de Abril a Octubre de 2013. b) Contrato 102: Reportes de actividades de los meses de Abril a Octubre de 2013. c) Contrato 103: Reportes de actividades de los meses de Abril a Octubre de 2013. d) Contrato 104: Reportes de actividades de los meses de Mayo a Octubre de 2013.

Por lo anterior me permito allegar la documentación referente a las actividades en sesenta y ocho folios”. Con la anterior justificación solicitamos al Grupo Auditor, sea desvirtuada la observación disciplinaria imputada al Dr. REYNALDO HERNÁNDEZ CÁRDENAS…”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER:




INFORME DEFINITIVO


Con las explicaciones dadas y los documentos aportados, el hallazgo con connotación disciplinaria se desvirtúa; no obstante el hallazgo administrativo se mantiene a fin de que este tipo de falencias contractuales se eviten y se corrijan a través del plan de mejoramiento correspondiente. OBSERVACION No. 05 PRESUNTA TRASGRESIÓN AL PRINCIPIO DE PUBLICIDAD

MODALIDAD DE

CONTRATACIÓN

TIPO DE CONTRAT

O

CONTRATISTA

SUPERVISOR

OBJETO VALOR FUENTE

DEL RECURSO

PLAZO ANTICIPO

LICITACIÓN PÚBLICA

DE OBRA PÚBLICA

NO. 142

DEL 23 DE AGOSTO DE 2013

BRAYCO SAS / DORIS

AMPARO BRAVO

CASTRO

RAMIRO GOMEZ

CONSTRUCCIÓN. TERMINACIÓN ACUEDUCTO VEREDA CORBARAQUE. MUNICIPIO DE SUAITA. DEPARTAMENTO DE SANTANDER

426,512,871

PROPIOS 70

DIAS

SI- 40% 170,605,148

DE COOPERAC

IÓN

PRESTACIÓN DE

SERVICIOS

No. 78 DEL 11-04-13

FUNDACION CULTURAL JARDIN DEL

SOL / MIGUEL

ARCANGEL GAMBOA

ARIZA

LINA CABRERA TORRES

COOPERACIÓN PARA AUNAR ESFUERZOS Y RECURSO HUMANOS. FISICOS Y FINANCIEROS PARA APOYAR PROGRAMAS DE FORMACIÓN ARTÍSTICA Y CULTURAL EN LAS EXPRESIONES DE MÚSICA (DE CUERDA. ORGANETAA. BANDAS MARCIALES) Y DANZA EN EL MUNICIPIO DE SUAITA.

65,000,000

PROPIOS 259

DIAS NO

MÍNIMA CUANTÍA

DE OBRA PÚBLICA

No. 90 DEL

29-04-13

ARTHUR ANDRES RUEDA ORDUZ

RAMIRO GOMEZ

MANTENIMIENTO Y ADECUACIÓN DE LA PLAZA DE FEIAS. EVENTOS Y ESPECTÁCULOS DE LA CABECERA DEL MUNICIPIO DE SUAITA. SANTANDER

16,500,000

PROPIOS 10

DIAS NO

MÍNIMA CUANTÍA

DE SUMINISTR

O

No. 106 DEL

09-05-13

NIDIA QUINTERO

TIRADO

LUZ YANILCE RUEDA

RODRIGUEZ

SUMINISTRO DE RACIONES DE APOYO DESTINADAS A LOS REFUERZOS POLICIALES ASIGNADOS POR EVENTO A LA ESTACIÓN DE POLICÍA SUAITA. COMISIÓN SUAITA UBIC BARBOSA Y SUBESTCIONES DE POLICÍA VADO REAL Y SAN JOSÉ DE SUAITA. EN MARCO DE LAS ACTIVIDADES RELIGIOSAS.CULTURALES. DEPORTIVAS. RECREATIVAS Y FOLCLÓRICAS REALIZADAS EN EL MUNICIPIO DE SUAITA

10,000,000

PROPIOS 231

DIAS NO

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN: El primer contrato (142) se realizó en cumplimiento al convenio No. 01330 del 29 de junio de 2011, suscrito con la Gobernación de Santander, el cual se le estipuló un plazo de seis (6) meses; no obstante mediante adición número 01 se




INFORME DEFINITIVO


adicionaron siete (7) meses y en adicional número dos, se adicionaron dos meses más, a hoy el contrato se encuentra suspendido en espera de una nueva adición de recursos por parte de la Gobernación de Santander, con el fin de incrementar el número de beneficiarios de domiciliarias; por lo cual a través del plan de mejoramiento se hará por parte de este organismo de control el seguimiento correspondiente. De conformidad con la siguiente relación, los actos administrativos contractuales, fueron publicados en la página del Secop, de manera posterior a lo señalado en parágrafo segundo del artículo 2.2.5 del decreto 734 de 2012 que estipula “La

publicación electrónica de los actos y documentos a que se refiere el presente artículo deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días

hábiles siguientes”, así:

No. CONTRATO ACTO ADTIVO FECHA PUBLICACIÓN SECOP

142 Contrato Modificatorio del contrato Adición Acta suspensión

23 Agosto /13 17 Octubre / 13 15 Noviembre / 13 8 Diciembre / 13

2 Septiembre / 13 4 septiembre / 13 4 Diciembre / 13

8 Enero / 14

78 Contrato Acta de liquidación

11 Abril / 13 31 Diciembre /13

7 Junio /13 No se ha publicado

90 Acta de liquidación 8 Junio / 13 No se ha publicado

106 Acta de Adición 26 Septiembre / 13 9 Octubre / 13

Es así, que para el equipo auditor nos encontramos frente a una presunta observación de tipo disciplinaria por la presunta trasgresión al principio de publicidad, por lo cual se dará traslado al organismo competentes para que tome las decisiones a que haya lugar y observación administrativa para que a través de un plan de mejoramiento se corrijan este tipo de actuares. TIPO DE OBSERVACIÓN: DISCIPLINARIA Y ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde-

Administrativa y Disciplinaria PRESUNTA NORMA VULNERADA: Parágrafo 2, artículo 2.2.5 del decreto 734

de 2012 RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL:

1) “Incumplimiento al convenio de corbaraque debido a que se encuentra suspendido; En atención a la suspensión del convenio se espera que el ente de control realice la revisión mediante el plan de mejoramiento.

2) Este hallazgo se da en virtud de los frecuentes problemas presentados con la conexión a internet, en la fecha en que fueron suscritos los contratos 142, 78 y 90, por lo tanto no fue posible realizar la publicación en la Página Web del Portal único de Contratación (SECOP), más sin embargo en su momento estos documentos fueron publicados en su cartelera visible de esta Entidad Estatal y por error humano e involuntario no fueron dados a conocer de manera oportuna en el sistema Electrónico de Contratación Pública, así mismo es menester hacer énfasis que esta entidad dio cumplimiento a lo establecido al Decreto 734 de 2012, Derogado por el Art. 163, Decreto Nacional 1510 de 2013, en lo referente al principio de publicidad de los procesos contractuales en el SECOP, hecho que se puede constatar en el cargue que se realizó de manera extemporánea.




INFORME DEFINITIVO


Este error fue generado por la falta de herramientas eficientes, por lo tanto no indica dolo o culpa grave por parte del funcionario, ya que de 179 contratos celebrados en la vigencia del 2013 solo en tres no se publicaron documentos anexos del proceso dentro del término debido a fallas técnicas.

Se anexa un folio emitido por el Web-máster institucional, en la cual manifiesta los inconvenientes presentados en la vigencia 2013 en atención al servicio de internet.

En lo concerniente al contrato 106 de 1013, este contrato tiene fecha de elaboración del 9 de Mayo del año anterior y su publicación en la Página Web del Portal Único de Contratación (SECOP) el día 14 de Mayo de 2013, es decir dentro del término tal como lo establece la ley.

Respecto del proceso Número MSV-13-042, número del contrato 106, contrato celebrado entre la señora NIDIA QUINTERO TIRADO Y EL MUNICIPIO, teniendo como objeto “SUMINISTRO DE RACIONES DE APOYO DESTINADAS A LOS REFUERZOS POLICIALES ASIGNADOS POR EVENTO A LA ESTACIÓN DE POLICÍA SUAITA, COMISIÓN SUAITA UBIC BARBOSA Y SUBESTACIONES DE POLICÍA VADO REAL Y SAN JOSE DE SUAITA, EN MARCO DE LAS ACTIVIDADES RELIGIOSAS, CULTURALES, DEPORTIVAS, RECREATIVAS Y FOLCLÓRICAS REALIZADAS EN EL MUNICIPIO DE SUAITA –SANTANDER, la administración sugiere revisar ésta observación que hace el grupo auditor, debido a que todas las actuaciones fueron publicadas dentro de términos, así mismo es menester hacer énfasis que esta entidad dio cumplimiento a lo establecido al Decreto 734 de 2012, Derogado por el Art. 163, Decreto Nacional 1510 de 2013, en lo referente al principio de publicidad de los procesos contractuales en el SECOP.(Anexo pantallazo del Sistema Electrónico de Contratación Pública y comunicación de aceptación de oferta del contrato No. 106 del 9 de Mayo de 2013).Por lo tanto solicito de manera respetuosa no tener en cuenta esta observación No. 05 del Informe de Auditoría No. 000049 del 15 de Mayo.

Se anexa copia del contrato (aceptación de la oferta No. 106) y pantallazo del proceso en el SECOP.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: La entidad acepta que la publicación de algunos actos administrativos ha sido publicados por fuera de los términos de ley; no obstante será el organismo competente el encargado de realizar las averiguaciones a que haya a lugar y tomar las decisiones correspondientes, por lo cual el hallazgo disciplinario se mantiene y a través de un plan de mejoramiento se corrijan estas actuaciones. OBSERVACION No. 06

TIPO DE CONTRATO

CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR FUENTE

DEL RECURSO

PLAZO ANTICIPO




INFORME DEFINITIVO


DE OBRA PÚBLICA

No. 182 DEL

27-12-13

ANDREA CAROLINA

DUEÑAS / UNION TEMPORAL

COMUNEROS

RAMIRO GOMEZ

MANTENIMIENTO. ADECUACIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE LOS HOGARES AGRUPADOS DEL MUNICIPIO DE SUAITA

98,659,867

PROPIOS 2

MESES

SI- 50% 49,329,933.00

COMPRAVENTA

No. 173 DEL 22-11-13

DEPORTES VERA LIMA Y

COMPAÑÍA LTDA / EUSEBIO

ENRIQUE VERA LIMA

LINA CABRERA

COMPRAVENTA DE IMPLEMENTOS DEPORTIVOS PARA LA PRÁCTICA DEL DEPORTE DE LOS NIÑOS Y JÓVENES DE LAS INSITUCIONES EDUCATIVAS Y DEMÁS POBLACIÓN DEL MUNICIPIO DE SUAITA

31,445,712

PROPIOS 8 DIAS NO

CONSULTORIA

No. 171 DEL 15-11-13

JOSE MANUEL DIAZ CEDIEL

RAMIRO GOMEZ

CONSULTORÍA PARA EL MONTAJE DE LA ESTRATIFICACIÓN URBANA Y ACTUALIZACIÓN DE LA ESTRATIFICACIÓN RURAL DEL MUNICIPIO DE SUAITA. SANTANDER

30,000,000

PROPIOS 40

DIAS NO

DE SUMINISTRO

No. 175 DEL

03-12-13

INCONET LTDA / CARLOS ARTURO

ROBLES DIAZ

LINA CABRERA

SUMINISTRO DE LA DOTACIÓN DE CALZADO Y VESTIDO DE LABOR PARA LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL MUNICIPIO DE SUAITA. SANTANDER

10,222,500

PROPIOS 1 DIA NO

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN: En los pliegos de condiciones definitivos del primer contrato (182), solicitan el amparo de estabilidad de obra y de salarios, con un porcentaje diferente al de los estudios previos, es decir no mantienen las exigencias señaladas en éstos últimos; por lo cual este organismo de control hace énfasis en que los términos y las exigencias señaladas en los estudios previos deben ser exactamente las mismas en la minuta contractual, ya que los estudios es la bitácora del proceso contractual. Actualmente el contrato se encuentra en ejecución. El segundo y cuarto contrato acá relacionados (173 y 175) tienen los correspondientes recibidos, entradas y salidas de almacén, pero no se han realizado las respectivas liquidaciones. Al igual que el segundo contrato (171), que a pesar de tener un informe final del supervisor y del contratista, en el expediente contractual no se evidenció el acta de liquidación. En este orden de ideas, nos encontramos frente a una observación administrativa, para que a través de un plan de mejoramiento se realicen las correcciones pertinentes. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “A propósito de los términos establecidos por las normas que regulan la contratación estatal para la liquidación de los contratos estatales, el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 modificado por el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007 consagra: “DEL PLAZO PARA LA LIQUIDACIÓN DE LOS CONTRATOS. La liquidación de los contratos se hará de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga.




INFORME DEFINITIVO


En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del C. C. A. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del C. C. A. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo, y en este evento la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo.” Así las cosas, y al tenor de lo preceptuado en la precitada norma en concordancia con lo estipulado en la cláusula decima sexta de los contratos 171, 173 y para la fecha en que estuvo el grupo auditor, contaban con el término vigente para su liquidación, toda vez, que el acta de recibo final del contrato 171 se suscribió el 23 de diciembre de 2013, siendo entonces la fecha límite para su liquidación el 22 de junio de 2015, (que corresponde a los treinta (30) meses siguientes) fecha a partir de la cual la entidad perdería competencia para efectuar el trámite de liquidación. Caso similar ocurre con el contrato 173 el cual cuenta con acta de recibo final el 26 de diciembre de 2013, siendo entonces la fecha límite para su liquidación el 25 de junio de 2015. Por su parte, el contrato 175 cuenta con acta de terminación y liquidación de fecha 4 de diciembre de 2013. Se anexan actas de liquidación del contrato 171, 173 y pantallazos del SECOP del proceso contractual 175, en siete folios…”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con la respuesta dada por el sujeto de control, se hará seguimiento por este organismo de control sobre los contratos que aún están pendientes por liquidar, por lo cual el hallazgo se mantiene. OBSERVACIÓN No. 07

NO. CTO CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR PLAZO ANTICIPO

62 DEL 15 DE MARZO DE 2013

PEDRO PABLO CALDERÓN SÁNCHEZ

RAMIRO GÓMEZ, SECRETARIO DE FOMENTO Y DESARROLLO

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO CON SUMINISTRO DE REPUESTOS Y MANO DE OBRA DE LOS VEHÍCULOS Y MAQUINARIA DE PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SUAITA, DEPARTAMENTO DE SANTANDER

$243´600.000 9 MESES SI: 40%




INFORME DEFINITIVO


DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN: Para el contrato de prestación de servicios No. 62, la Alcaldía suscribió inicialmente el contrato por valor de $162´400.000 y como forma de pago estipuló entregar en calidad de anticipo el 40%, correspondiente a $64´960.000. Posterior a esto, suscribió dos adicionales por $23.143.000 y $58´057.000 y la forma de pago sería la misma del contrato inicial, es decir, con anticipos. Para el pago del anticipo de $64´960.000, el contratista aportó el plan de manejo o inversión del anticipo el cual incluye entre la adquisición de bienes: servicio de taller para reconstrucción guías desplazamiento axial de la cuchilla por valor de $12.376.000; reconstrucción general del circulo y quijadas o soportes de la cuchilla por valor de $10.920.000, y, servicio por concepto de despinchada de ruedas por valor de $104.000. Aunado a lo anterior, el plan de manejo del anticipo hace referencia a 25 ítems que no se ejecutaron con el valor girado por concepto de anticipo según se observa en las facturas 1008 a 1010, los cuales ascienden a $12´735.820,24. Se observa que para el pago del anticipo, el contratista presentó facturas No. 1008-1010 para realizar el cobro de éste más lo ejecutado en acta parcial No. 01. Para esto se constituye una observación con alcance administrativo con el fin de que los contratistas a los que se gire el anticipo presenten una única factura por este concepto, independiente de los cobros por avance en la prestación o suministro del servicio.La acción correctiva que tome la administración municipal, deber además estar orientada a la labor que deben adelantar los supervisores respecto del manejo del anticipo. En la etapa precontractual la entidad cumplió con lo requerido por la normatividad para adelantar un proceso mediante la modalidad de selección abreviada de menor cuantía. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde Ramiro Gómez, Supervisor RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “El contratista no presentó ninguna factura para el pago del anticipo en el contrato Nº 062 de 2013. El anticipo se pagó el 22 de marzo de 2013, se suscribió el acta parcial Nº 1 el día 12 de junio al que corresponden las facturas Nº 1008 y 1010 por valor $ 89.232.334.81. En el literal c de la observación 07 el plan de manejo del anticipo hace referencia a 25 ítems que no se ejecutaron con el valor girado por concepto de anticipo según se observa en las facturas Nº 1008 a 1010 los cuales ascienden a $ 12.735.820.24 De acuerdo a lo anterior, en la primera acta parcial el contratista cobro mediante facturas Nº 1008 y 1010 el valor $ 89.232.334.81 del cual amortizo al anticipo 35.729.3330.92 y hubo cuatro actas parciales más en las que el contratista podía amortizar el 100% del




INFORME DEFINITIVO


anticipo, en el acta parcial Nº 2 por valor de $80.826.657.70 el contratista amortizo $23.085.463.08 soportado por las facturas Nº 1017,1018,1019,1020 y en el acta parcial Nº 3 por valor de $13.170.849.17 el contratista amortizo $6.145.203.00 soportado por las facturas Nº 1022 y 1023, el acta de recibo final por valor $60.279.158.32 soportado por las facturas Nº 1026 a la 1037 donde se leda cumplimiento al plan de manejo del anticipo. Para los adicionales el contratista no solicito anticipo situación que beneficia a la entidad teniendo en cuenta que los anticipos son un crédito que se le otorga al contratista y que bien hubiera podido hacer uso de esos recursos si fuere la voluntad del contratista. Se anexan comprobantes de egreso soporte de los pagos en ocho (8) folios Con los anteriores argumentos solicitamos al Grupo Auditor, sea desvirtuada la observación No. 07 del Informe de Auditoría No. 000049 del 15 de Mayo”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con la contradicción y explicación allegada por el sujeto de control, la observación con alcance administrativo se desvirtúa. OBSERVACIÓN No. 08 CONTRATO DE INTERVENTORÍA No. 150 POR CONCURSO DE MÉRITOS ABIERTO CON PROPUESTA TÉCNICA SIMPLIFICADA


150 DEL 17 DE SEPTIEMBRE DE 2013

CONSORCIO SALUD SUAITA/

R.L PAULA MARCELA MORENO

MARTÍNEZ


INTERVENTORÍA TÉCNICA, ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y AMBIENTAL AL CONTRATO DE OBRA PÚBLICA QUE TIENE POR OBJETO REMODELACIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE LAS INSTALACIONES DE LA E.S.E. CAICEDO Y FLOREZ DEL MUNICIPIO DE SUAITA, SANTANDER

$79´953.139,20

DESDE FECHA DE

INICIO HASTA 31 DE DIC DE

2013- ADICIONAL: 2 MESES Y

15 DÍAS

NO


En la etapa precontractual la entidad cumplió con lo requerido por la normatividad para adelantar procesos mediante la modalidad de concurso de méritos. Durante la etapa de ejecución se observa que la administración municipal ha ido cancelando lo correspondiente a actividades ejecutadas por el contratista. A la fecha de trabajo de campo, se suscribió dentro del contrato de interventoría adicional en tiempo por un plazo de 2 meses y 15 días, teniendo como fecha de finalización el 15 de marzo de 2014. Durante el trabajo de campo se pudo conocer que el contratista no ha cumplido con lo correspondiente al equipo de trabajo con compromiso del 100% frente al personal profesional y los gastos indirectos que relacionó en su propuesta.




INFORME DEFINITIVO


Se constituye una observación con alcance administrativo para que por parte de la Alcaldía de Suaita, a través del Secretario de Fomento y Desarrollo se haga un minucioso seguimiento a la interventoría con el fin de verificar la efectiva inversión de los recursos de conformidad con el plan y programa de trabajo de la firma contratista. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde Ramiro Gómez, Supervisor RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “La administración a la fecha no ha cancelado ninguna acta al contrato Nº 150 y la auditoria en el trabajo de campo pudo comprobar que la supervisión está haciendo seguimiento al contrato de la referencia, tal y como consta en el expediente de supervisión en donde se observan requerimientos que se han hecho al contratista para el cabal cumplimiento del objeto contractual, los cuales son atendidos por el contratista Con los anteriores argumentos solicitamos al Grupo Auditor, sea desvirtuada la observación No. 08 del Informe de Auditoría No. 000049 del 15 de Mayo.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con la contradicción presentada, y si bien es cierto el contrato aún se encuentra en ejecución, la observación se mantiene hasta tanto éste no llegue a su finalización. OBSERVACIÓN No. 09


80 DE 11 DE ABRIL DE 2013

LUIS SARMIENTO ROBLES


PRESTAR SUS SERVICIOS DE ASISTENCIA TÉCNICA AGROPECUARIA, ELABORACIÓN DE GUÍAS DE MOVILIZACIÓN Y APOYO A LABORES PROPIAS COMO PROFESIONAL AL MUNICIPIO DE SUAITA, SANTANDER

$ 11.200.000 7 MESES NO

DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN Se observa que los estudios previos proyectados por Ramiro Gómez, Secretario de Fomento y Desarrollo del municipio, señalan: “7. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN: Teniendo en cuenta que el municipio de Suaita, requiere contar con la PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE ASISTENCIA TECNICA AGROPECUARIA, ELABORACION DE GUIAS DE MOVILIZACION, INSCRIPCION DE LAS FUNCAS DEL MUNICIPIO ANTE EL




INFORME DEFINITIVO


INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO”, La selección del contratista se realizará mediante la modalidad de mínima cuantía, definida en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, reglamentada por el Decreto 734 de 2012, como quiera que el presupuesto del Municipio es inferior a los 120.000 salario mínimos legales mensuales y el presupuesto oficial para el presente proceso de selección de mínima cuantía es de ONCE MILLONES DOSCIENTOS MIL PESOS M/CTE($11.200.000.00), cuantía que no supera el 10% de los 280 salarios mínimos legales mensuales que corresponden a la menor cuantía… 11.1.2. CERTIFICADOS DE EXPERIENCIA El proponente deberá acreditar mediante acta de liquidación o certificado de ejecución de mínimo dos contratos ejecutados en los dos últimos años y cuyo objeto haya sido Asistencia técnica agropecuaria por el 200% del presupuesto oficial…”

Al revisar el expediente contractual se observa que el proceso no se realizó a través de la modalidad establecida en los estudios previos, pues según la minuta del contrato suscrita el 11 de abril de 2013 en el considerando 5º se señala: “Que

el Artículo 3.4.2.5.1º del Decreto 734 de 2012 dispone “Contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.”

El grupo auditor configura una observación con alcance administrativo con el fin de que la administración tenga claridad sobre la ejecución de los procesos contractuales a través de la aplicación correcta de las modalidades de contratación estipuladas en la ley. Si bien el contrato se podía celebrar a través de la modalidad de contratación directa en razón al objeto, la entidad no hizo claridad en los estudios previos, pues les dio a éstos el trámite correspondiente a la mínima cuantía, sin que entre la expedición de los estudios previos y la celebración del contrato hubiese mediado acto administrativo de aclaración. Adicionalmente a esto, los estudios previos señalan que el plazo del contrato será de 30 días, y la minuta indica que será de 7 meses. Por lo anteriormente expuesto, se configura una observación con alcance administrativo para que la administración municipal tome las acciones correctivas a que haya lugar a través de plan de mejoramiento. Durante la etapa de ejecución el contrato se desarrolló de conformidad con la minuta, toda vez que el contratista aportó durante éste los informes de actividades junto con los soportes requeridos. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde




INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Con respecto a esta observación, si bien en los fundamentos de la modalidad en los estudios previos erradamente refieren la de mínima cuantía, en el expediente contractual y en el contrato se justifica la modalidad de contratación directa como quiera que se trata de un contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión contemplado en el artículo 3.4.2.5.1° del Decreto 734 de 2012. No obstante lo anterior, la entidad tomará las acciones correctivas a que haya lugar. “

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta que la administración municipal acepta su error, la observación se confirma. OBSERVACIÓN No. 10


128 DEL 9 DE SEPT DE 2013

MARIA CRISTINA BALLESTEROS

PRIETO

MILENA VASQUEZ BLANDON

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA EL DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN A LOS FUNCIONARIOS DE LA ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE SUAITA. SANTANDER

8.000.000 2 MESES NO


Se observa en los documentos que reposan en la etapa precontractual que el Alcalde Municipal, Diego Porras Niño, envió invitación a presentar oferta a la señora Maria Cristina Ballesteros Prieto el día 30 de mayo de 2013, aun cuando a esa fecha no se habían expedido: certificaciones de inexistencia de personal en la planta de la Alcaldía, certificado de disponibilidad presupuestal y estudios previos, pues estos documentos se produjeron entre el 8 y 9 de julio, es decir, 1 mes después del envío de la invitación a la contratista. La Alcaldía debe respetar las etapas de producción de un contrato, sobre todo con el fin de que se garanticen los principios que rigen de la contratación estatal, entre estos el de transparencia y selección objetiva del contratista. En razón a esto se configura una observación con alcance administrativo para que la Administración Municipal, de cumplimiento a los principios que rigen la contratación estatal durante la etapa precontractual. Durante la etapa de ejecución, se observa acta de recibo parcial No. 1 con fecha 9 de julio de 2013 en donde el valor a pagar es de $3.200.000 correspondiente al 40% del valor del contrato, según lo pactado mediante minuta, sin embargo la misma indica que el pago deberá realizarse transcurridos 15 días desde el acta de inicio (9 julio). Al cruzarse esta información con el auxiliar de pagos realizados a la contratista se observa que el pago se efectuó el 1 de agosto, respetando los términos descritos. Sin embargo se conmina a la entidad a verificar la expedición




INFORME DEFINITIVO


de actas de conformidad con los plazos y términos estipulados en la minuta contractual. Por lo anteriormente expuesto, se constituye una observación con alcance administrativo para que la entidad adopte las acciones necesarias tendientes a corregir estas situaciones. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Se acepta la observación y se acoge para el respectivo plan de mejoramiento; resaltando que se genera el hallazgo por un error involuntario al generarse una fecha que no correspondía en el oficio.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Teniendo en cuenta la aceptación de la observación por parte de la entidad, ésta se confirma. OBSERVACIÓN No. 11


054 DEL 7 DE MARZO DE

2013

CRISTIAN CAMILO CRUZ

CÉSPEDES

RAMIRO GÓMEZ

PRESTACIÓN DE SERVICIO DE TRANSPORTE ESCOLAR PARA LOS NIÑOS Y NIÑAS ESCOLARES EN LA RUTA LA CASCADA - COLEGIO INSCOMERCIAL DE SAN JOSÉ Y LA RUTA VEREDA ASER - EL ORTIZ - COLEGIO INSCOMERCIAL

15.312.000 160 DÍAS NO


En la etapa precontractual se encuentran los estudios de oportunidad y conveniencia y la invitación pública en los que se relaciona lo siguiente: ESPECIFICACIONES TECNICAS y/o ESPECIFICACIONES DEL OBJETO CONTRACTUAL: “El servicio de transporte escolar se prestará a 32 niñas y niños, que se encuentran matriculados para cursar el año lectivo 2013, en las rutas la Cascada y vereda ASSER.

INSTITUTO DE ENSEÑANZA MEDIA COMERCIAL “SAN JOSÉ”) CORREGIMIENTO DE SAN JOSÉ DE SUAITA

8 La Cascada-Instituto de enseñanza media comercial “San José” 2 Vehículos 160 20

10 Vereda Aser- Instituto de enseñanza media comercial “San José” 1 Vehículo 160 12




INFORME DEFINITIVO


La prestación del servicio de transporte escolar se realizará durante Ciento Sesenta (160) días calendario escolar del año 2013, que son los días en que van a desarrollar actividades escolares… El permiso para prestar el servicio de transporte escolar se entiende expedido únicamente al propietario del vehículo automotor y para que se éste a la vez el conductor, acreditando esta condición con las licencias de tránsito y de conducción, situación que será válida en la circulación por la autoridad de control de tránsito y transporte…”(negrilla fuera de texto)

Así mismo, indica que el oferente debe cumplir con los requisitos habilitantes en los que se encuentra: “3.1.15 Documentos de los vehículos El proponente deberá diligenciar el formulario de relación de vehículos VER ANEXO, al cual anexara fotocopias:

SOAT

Tarjeta de operación.

Revisión técnico-mecánica

Fotocopia del RUNT”

Durante el trabajo de campo la propuesta presentada por el oferente en la que se encontró que éste aportó la tarjeta de propiedad de los vehículos de placas BBF 365 de propiedad de Cristian Camilo Cruz Céspedes y XXB 370 de propiedad de Luis Herli Céspedes Ayala, indicando que “El vehículo de placas XXB 370 marca

NISSAN realizara dos recorridos pertenecientes a la ruta la Cascada-Instituto de

enseñanza media comercial “San José””. Una vez evaluada la propuesta por el comité de la Alcaldía, se encontró que habilitaron al proponente aun cuando no cumplía con las especificaciones técnicas del contrato, señalando que SI cumplía con los documentos de los vehículos. Toda vez que este fue el único proponente y fue habilitado por el comité evaluador se envió comunicación de aceptación de la oferta No. 054 del 7 de marzo de 2013, por valor de $15´312.000. El comité evaluador incurrió en un incumplimiento funcional respecto de lo señalado en los estudios de conveniencia y en la invitación pública, los cuales establecieron claramente como causales de rechazo de la propuesta los enunciados a continuación: “ Si el proponente no acredita la capacidad jurídica y/o técnica exigida;

…Cuando el proponente no cumple con las exigencias mínimas de la invitación pública”

Como consecuencia de lo anterior, se observa en la etapa de ejecución certificación de fecha 28 de agosto expedida por el Rector (e) y por la Auxiliar Administrativa del Instituto Integrado de Enseñanza Media Comercial “San José”, Elías Jiménez Sarmiento y Graciela Aguilera, en la que se manifiesta:




INFORME DEFINITIVO


“Que el señor CRISTIAN CAMILO CRUZ CESPEDES…prestó el servicio de transporte

escolar en la ruta: Cascada - Inscomercial, con un vehículo desde el 7 de marzo hasta el 28 de agosto del año en curso. En forma satisfactorio: con un segundo vehículo del 24 de mayo al 28 de agosto. Nota: En el tiempo comprendido entre el 20 y el 28 de agosto el transporte escolar con 2

vehículos no se ha prestado normalmente” Todo lo anterior, constituye una observación con alcance disciplinario para Secretario de Fomento y Desarrollo de la Alcaldía de Suaita, toda vez que fue éste quien a través del informe de evaluación de fecha 5 de marzo manifestó que la propuesta cumplía con las especificaciones técnicas, inobservando las reglas que la entidad estableció para adelantar los procesos, adjudicando contratos sin cumplir con los requisitos mínimos exigidos, lo que no permitió garantizar la selección objetiva del contratista y de la misma forma la eficiente prestación del servicio de transporte escolar. TIPO DE OBSERVACIÓN: DISCIPLINARIA-ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Ramiro Gómez, Secretario de Fomento y

Desarrollo - Disciplinaria Diego Fernando Niño, Alcalde - Administrativa

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “De conformidad con los artículos 44, 67 y 365 de nuestra Carta Política, el Derecho a la educación es un derecho fundamental de los niños y un servicio público inherente a la finalidad Social del Estado. El artículo 67 consagra “la educación es un derecho de la persona y un servicio público que tiene una función social; con ella se busca el acceso al conocimiento, a la ciencia, a la técnica, y a los demás bienes y valores de la cultura. La educación formará al colombiano en el respeto a los derechos humanos, a la paz y a la democracia; y en la práctica del trabajo y la recreación, para el mejoramiento cultural, científico, tecnológico y para la protección del ambiente. El Estado, la sociedad y la familia son responsables de la educación, que será obligatoria entre los cinco y los quince años de edad y que comprenderá como mínimo, un año de preescolar y nueve de educación básica. La educación será gratuita en las instituciones del Estado, sin perjuicio del cobro de derechos académicos a quienes puedan sufragarlos. Corresponde al Estado regular y ejercer la suprema inspección y vigilancia de la educación con el fin de velar por su calidad, por el cumplimiento de sus fines y por la mejor formación moral, intelectual y física de los educandos; garantizar el adecuado cubrimiento del servicio y asegurar a los menores las condiciones necesarias para su acceso y permanencia en el sistema educativo. La Nación y las entidades territoriales participarán en la dirección, financiación y administración de los servicios educativos estatales, en los términos que señalen la Constitución y la ley”. (Subrayado fuera del texto). Del anterior artículo podemos evidenciar claramente que la educación tiene una doble connotación. “Como derecho fundamental e inherente al ser humano, se constituye como la garantía que propende por la formación de los individuos en todas sus potencialidades, pues a través de la educación el ser humano puede desarrollar y fortalecer sus habilidades cognitivas, físicas, morales, culturales entre otras. Como servicio público, la educación es inherente a la finalidad social del Estado, y se convierte en una obligación




INFORME DEFINITIVO


de éste, pues él es quien tiene que asegurar su prestación eficiente a todos los habitantes del territorio nacional.” (Sentencia T-779/11- La Sala Séptima de Revisión de tutelas de la Corte Constitucional)

El derecho fundamental a la educación, no es solamente un derecho reconocido por nuestra Carta Política, es un Derecho que tiene un reconocimiento Internacional como se puede desprender en: el Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales (Ley 74 de 1968), el Protocolo adicional de San Salvador (Convención Americana de Derechos Humanos), la Convención sobre los derechos de los niños y niñas suscrita por Colombia en Nueva York el 20 de noviembre de 1989, que en referencia al derecho a la educación de los menores, establece que: “ésta es obligatoria, gratuita y compatible con la dignidad humana, haciendo indispensable la garantía de su acceso como componente esencial de este derecho (Subrayado fuera del texto), y, la Declaración Universal de los Derechos Humanos, que en su artículo 26 manifiesta que: “Toda persona tiene derecho a la educación. Esta debe ser gratuita, al menos en lo concerniente a la instrucción elemental y fundamental. La educación tendrá por objeto el pleno desarrollo de la personalidad humana y el fortalecimiento del respeto a los derechos humanos y a las libertades fundamentales; favorecerá la comprensión, la tolerancia y la amistad entre todas las naciones y todos los grupos étnicos o religiosos, y promoverá el desarrollo de las actividades de las Naciones Unidas para el mantenimiento de la paz”. Es así que el derecho a la educación tal y como lo ha reiterado la Honorable Corte Constitucional, propende por el desarrollo del individuo el cual se constituye en el pilar de la Sociedad y le permite contribuir a su desarrollo. La educación vista como derecho fundamental y como servicio público, ha sido reconocida por la doctrina nacional e internacional como un derecho de contenido prestacional que comprende cuatro dimensiones: “a) disponibilidad del servicio, que consiste en la obligación del Estado de proporcionar el número de instituciones educativas suficientes para todos los que soliciten el servicio; b) la accesibilidad, que consiste en la obligación que tiene que el Estado de garantizar que en condiciones de igualdad, todas las personas puedan acceder al sistema educativo, lo cual está correlacionado con la facilidad, desde el punto de vista económico y geográfico para acceder al servicio, y con la eliminación de toda discriminación al respecto; c) adaptabilidad, que consiste en el hecho de que la educación debe adecuarse a las necesidades de los demandantes del servicio, y, que se garantice la continuidad en su prestación, y, d) aceptabilidad, que hace referencia a la calidad de la educación que debe brindarse”. Es precisamente en la accesibilidad como una de las cuatro dimensiones que comprende el derecho fundamental a la educación, que encontramos el servicios de transporte escolar, del cual deben gozar todos los menores que puedan acceder al sistema educativo, servicio público, cuya finalidad es lograr que los niños y niñas puedan acceder al conocimiento, al respecto la Corte Constitucional ha expresado: “Una de las dimensiones del contenido prestacional del derecho fundamental a la educación es su accesibilidad, que en un país como el nuestro, donde el índice de pobreza es alto y donde existen muchas necesidades insatisfechas, la materialización del derecho al acceso a la educación debe ir de la mano con la realidad presupuestal de los órganos del Estado en cabeza de los cuales radica la obligación de brindar a la comunidad el goce efectivo de este derecho. Sin embargo, “la administración no debe olvidar que entre los fines esenciales del Estado se encuentra el de garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución, y que las autoridades están




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instituidas para asegurar el cumplimiento de los deberes sociales del Estado. La educación genera una contraprestación a cargo del Estado que consiste en asegurar el adecuado cubrimiento del servicio público educativo. Esta prestación debe realizarse de manera permanente (artículo 70 de la Constitución). “En lo que respecta al tema de los desplazamientos desproporcionados a los que son sometidos los estudiantes que no cuentan con el servicio de transporte escolar para poder llegar a sus respectivas escuelas, la Corte ha considerado que esto constituye un obstáculo al acceso y a la permanencia de los alumnos en el sistema educativo. Por tanto, es deber del Estado, como garante por excelencia de los derechos de la comunidad, asegurar la prestación eficiente de los servicios públicos.”

“(…) todo derecho fundamental presenta dos dimensiones: una negativa o de abstención que impide a otros actuaciones que vulneren el contenido del derecho; y una positiva o de acción que exige de otros actuaciones necesarias para el goce efectivo del contenido del derecho. Lo anterior no sólo vale para los derechos sociales —por lo general presentados impropiamente como los únicos derechos prestacionales—, sino para todos los derechos, sean ellos civiles, políticos, económicos o culturales. Ello porque todos los derechos tienen —si han de ser realmente efectivos— una dimensión prestacional, puesto que ellos no consisten en el mero título, sino en su goce efectivo (artículo 2 C.P.), el cual supone actuaciones normativas y fácticas de la sociedad y del estado para garantizar los derechos, lo cual tiene siempre un costo”. De lo anterior se concluye sin lugar a dudas que cuando la Constitución reconoce y protege el derecho a la educación, y en particular el derecho de los niños a la educación, al igual que lo hace Ley 115 de 1994, Ley General de Educación, cuando consagra en su artículo 4° “corresponde al Estado, a la sociedad y a la familia velar por la calidad de la educación y promover el acceso al servicio público educativo, y es responsabilidad de la Nación y de las entidades territoriales, garantizar su cubrimiento”, se refiere precisamente a la obligación del Estado de asegurar los medios necesarios para permitir el acceso de los menores a este servicio, toda vez que el acceso es una condición indispensable para la efectividad del derecho. Es así como el servicio de transporte escolar se constituye en unos de los elementos primordiales para garantizar el derecho fundamental a la educación, empero no es un servicio que se puede prestar en igualdad de condiciones en el país, precisamente debida a que este servicio en las capitales de departamento y en los grandes centros poblados es de mayor oferta en tanto que en los pequeños centros poblados y en las zonas rurales es un servicio de poca oferta debido precisamente a las condiciones demográficas, geográficas y económicas de algunos Municipios del país tal y como lo concluyó un estudio contratado por el Ministerio de Transporte, en el cual se concluyó además que el gran problema de deserción escolar se presenta precisamente por la falta un servicio de transporte que les permita a los estudiantes de bajos recursos llegar a los establecimientos educativos. Es por lo anterior, y en aras de brindar herramientas que permitan a los municipios con menos de 30.000 habitantes donde no existe oferta del servicio de transporte escolar, ni empresas de servicio público de transporte Terrestre Automotor Mixto o Colectivo Municipal legalmente constituidas y habilitadas que brinden este servicio a la comunidad educativa, que permitan además garantizar el derecho fundamental a la educación, creando las condiciones básicas que hagan posible el acceso al sistema educativo, que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 805 de 2008, modificado por el artículo 1 del




INFORME DEFINITIVO


Decreto 4817 de 2010 y el Decreto 0048 del 17 de enero de 2013, a través de los cuales se adoptan medidas especiales para la prestación del servicio de Transporte Escolar en estos municipios que por sus condiciones no se constituyen en un atractivo para los transportadores de servicios especiales. En cumplimiento a lo preceptuado en las anteriores normas y dando cumplimiento al mandato constitucional, la Administración Municipal de Suaita Santander procedió a realizar la convocatoria pública mediante la modalidad de mínima cuantía para escoger el contratista que prestará el servicio de transporte escolar entre otras en las rutas: INSTITUTO DE ENSEÑANZA MEDIA COMERCIAL “SAN JOSE DE SUAITA” CORREGIMIENTO SAN JOSE DE SUAITA

8 La Cascada- Instituto de Enseñanza Media Comercial “San José de Suaita”

2 vehículos 160 20

10 Vereda- Instituto de Enseñanza Media Comercial “San José de Suaita”

1 vehículo 160 12

Dentro del procedimiento señalado para la modalidad de selección, se elaboraron los estudios previos, en los cuales se tuvo como principal fundamento el Decreto 805 de 2008, modificado por el artículo 1 del Decreto 4817 de 2010 y el Decreto 0048 del 17 de enero de 2013. Y son precisamente estas normas las que nos dan el soporte técnico y permiten establecer unas condiciones mínimas para la prestación del servicio de transporte escolar. Así las cosas, el contrato de prestación de servicios 054 del 7 de marzo de 2013, es el resultado del proceso de selección de mínima cuantía No. MSV-13-024 cuyo objeto es: “PRESTACION DE SERVICIOS DE TRANSPORTE ESCOLAR PARA LOS NIÑOS Y NIÑAS ESCOLARES QUE SE ENCUENTRAN MATRICULADOS EN LAS INSTITUCIONES OFICIALES DEL MUNICIPIO DE SUAITA DEPARTAMENTO DE SANTANDER EN LA RUTA LA CASCADA-COLEGIO INSCOMERCIAL DE SAN JOSE Y LA RUTA VEREDA ASER – EL ORTIZ COLEGIO INSCOMERCIAL”, el cual cumplió con las exigencias del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto Reglamentario 734 de 2012 en sus artículos 3.5.1. y s.s. Ahora bien, en la invitación pública se estableció en el numeral 1.6. ESPECIFICACIONES DEL OBJETO CONTRACTUAL, y es aquí donde se estipulan las condiciones en que el servicio se debe prestar y en donde se consigna además en el numeral “1.6.4 “Otros requerimientos. De conformidad con lo preceptuado por el decreto 805 de 2008 el futuro contratista deberá aportar póliza de responsabilidad civil contractual y extracontractual así: “Artículo 6°. Pólizas de seguro. Las condiciones de las pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual exigidas en los numerales 7 del artículo 1° y 6 del artículo 3° del presente decreto, serán las siguientes: 1. Póliza de responsabilidad civil contractual: Deberá cubrir al menos, los siguientes riesgos: a) Muerte; b) Incapacidad permanente; c) Incapacidad temporal; d) Gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios. El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60 S.M.M.L.V. por persona. 2. Póliza de responsabilidad civil extracontractual: Deberá cubrir al menos, los siguientes riesgos: a) Muerte o lesiones a una o más personas;




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b) Daños a bienes de terceros. El monto asegurable por cada riesgo de seguro no podrá ser inferior a 60 S.M.M.L.V. por persona. Nota: Estas pólizas serán aportadas por el futuro contratista, por cuanto las mismas se expiden una vez se suscriba el contrato de prestación de servicios de transporte escolar.” (El subrayado y negrilla fuera del texto.) De lo cual se colige que a quien le corresponde aportar las pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual, es al contratista para la operación de los vehículos y no al proponente como requisito habilitante, que insistimos no fue contemplado en los pliegos de condiciones como tal. Luego entonces, el evaluador habilito al proponente por cuanto este cumplió con las exigencias del proceso las cuales están contempladas en el numeral 3 de la Invitación pública en el cual en los numerales 3.1.14 Licencia de conducción, 3.1.15. Documentos del Vehículos y 3.1.16 Sistema de comunicación bidireccional, que se refieren a las condiciones técnicas, mientras que las señaladas en numeral 1.6 Especificaciones del objeto contractual, se refieren a las que debe cumplir el contratista en la ejecución contractual. Referente al cumplimiento de los requisitos que habilitan al proponente, es de señalar que a folio 49 del expediente contractual, en la manifestación novena el proponente declara “Que conozco, acepto y cumpliré todas las especificaciones exigidas para la prestación del servicio requerido” y adicionalmente a aporta los documentos que acreditan el cumplimiento de requisitos habilitantes de carácter técnico relacionados a folios 53 al 58 del expediente contractual donde aparecen los documentos correspondientes a las licencias de conducción, tarjetas de propiedad de los vehículos, revisión técnico mecánica y se consultó el RUNT de los conductores. Por otra parte, la entidad no podrá rechazar una propuesta por requisitos que no se encuentran establecidos en la invitación pública, ni tampoco por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la entidad en el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 5° de la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto 734 de 2012.

Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, sin que tal previsión haga nugatorio el principio contemplado en el inciso anterior. (Normas que aplicaban para el momento del proceso de selección que nos ocupa).

Respecto a la ejecución, la misma se prestó a satisfacción tal y como lo certifica el Rector (E) del Instituto Integrado de Enseñanza Media Comercial “SAN JOSE DE SUAITA” de fecha 26 de noviembre de 2013. Ahora bien, el Grupo Auditor refiere una certificación que aparece en el expediente contractual, suscrita por el Rector E) del Instituto Integrado de Enseñanza Media Comercial “SAN JOSE DE SUAITA” de fecha 28 de Agosto de 2013, sin embargo el Supervisor certifica el cumplimiento de la ejecución, toda vez que solicita de los mismos padres de familia de los beneficiarios del transporte la certificación del servicio. Y es así como mediante documento suscrito por los padres de Familia certifican: “Los abajo firmantes como padres de familia certificamos que el servicio de transporte escolar en la




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Ruta La Cascada – Colegio Integral del Corregimiento de San José de Suaita, municipio de Suaita, se prestó en forma satisfactoria con un vehículo realizando 2 recorridos del 7 de Marzo al 28 de Agosto de 2013. Así las cosas, la invitación pública estableció que el servicio para la ruta:La Cascada- Instituto de Enseñanza Media Comercial “San José de Suaita”, se debe prestar en dos vehículos, pero refiriendo a que en un solo vehículo no se podían transportar la totalidad de estudiantes que se obliga a transportar, sin embargo, no se prohíbe que este recorrido se realice con un vehículo realizando dos recorridos, siempre y cuando cumpla con la prestación del servicio, es decir, se transporte los 20 estudiante dentro del marco de los requisitos establecidos en las normas que regulan el transporte escolar en los municipios de menos de 30.000 habitantes, y que para el efecto se cumplió de conformidad con las certificaciones aportadas tanto por los padres de familia como por el Rector de la Institución educativa y que se relacionaron anteriormente. Aunado a lo anterior, es de resaltar que históricamente las rutas a que se hace referencia se han realizado con un vehículo que hace varios recorridos, situación por demás que no fue prohibida en la invitación pública, y que de hecho no constituye, reiteramos, un impedimento para que el proponente acredite que prestará el servicio de transporte escolar con un vehículo que realice varios recorridos. Por último, de conformidad con los principios que rigen las actuaciones administrativas, aplicables a la contratación pública, resulta pertinente dar aplicación al principio indubio pro administrado e indubio pro libértate, principios según los cuales cuando existen dos o más interpretaciones en torno a la aplicación a una misma norma deberá preferirse aquella que menos limite la libertad de las personas o entratandose de procesos de selección deberá preferirse aquella que aproxime a la habilitación de la propuesta. a. PRINCIPIO PRO LIBERTATE: En relación con la forma de interpretar las normas que versan sobre inhabilidades, el Consejo de Estado En sentencia de fecha diez (10) de febrero de dos mil once (2011), Consejero ponente: HERNAN ANDRADE RINCON, abordó el tema de la siguiente manera: “El tema se ha referido la Corporación en diversas ocasiones; en efecto, lo hizo en providencia expedida en el año 2001, en la cual precisó el alcance de las inhabilidades y las incompatibilidades (…) La jurisprudencia ha sostenido que la aplicación de estos preceptos exige una interpretación restrictiva, dado que según el principio hermenéutico pro libertate, entre varias interpretaciones posibles de una norma que regula una inhabilidad, debe preferirse aquella que menos limita el derecho de las personas; en otros términos, se encuentra prohibida constitucionalmente la interpretación extensiva de las causales de inhabilidad, toda vez que las palabras de la ley son la frontera que no se puede traspasar en el ejercicio hermenéutico de las mismas, pues de hacerlo se vulnerarían los derechos fundamentales al debido proceso (art. 29 CN) y a la igualdad (art. 13 Ibid.); así lo ha señalado la Corte Constitucional en sede de tutela al indicar que: “el intérprete de las disposiciones legislativas en la materia ha de ceñirse en la mayor medida posible al tenor literal y gramatical de los enunciados normativos, sin que pueda acudir prima facie a criterios interpretativos tales como la analogía, la interpretación extensiva para ampliar el alcance de las causales legalmente fijadas.” b. PRINCIPIO IN DUBIO PRO ADMINISTRADO: La doctrina adoptada por el Consejo de Estado acoge el “principio de admisibilidad” consistente en que frente a las dudas debe




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preferirse la opción que favorezca la admisibilidad de las propuestas en vez de preferir la que conlleve la eliminación de las mismas. Este principio es un desarrollo de aquel según el cual las dudas se resuelven a favor de la parte débil de la relación, que en derecho administrativo se concreta en el principio del in dubio pro administrado. Se anexa, del folio No. 28 de la invitación publica de mínima cuantía donde se establece mediante una nota que las pólizas contractual y extra contractual serán aportadas por el futuro contratista; el folio dos de la propuesta del contratista Cristian Camilo Cruz, donde se manifiesta que conoce y acepta las especificación exigidas para la prestación del servicio; en 16 folios siguientes los papeles de los vehículos don se evidencia que cumplen con los requisitos de la invitación; en dos folios certificación de fecha 26 de noviembre de 2013, suscrita por el Recto Elias Jimenez y certificación de los padres de familia donde se evidencia que el servicio se presta a satisfacción; en dieciséis folios siguientes certificación de la instituciones educativas en los que se evidencia que con un vehículo se prestan hasta dos y tres rutas Con los anteriores argumentos desvirtuamos la observación No. 11 del Informe Preliminar de Auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad regular No. 000049 del 15 de Mayo de 2014.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con la contradicción allegada por el sujeto de control, la observación con alcance disciplinario se desvirtúa y se mantiene la observación administrativa para que la entidad acoja las siguientes consideraciones: 1. La entidad deberá establecer en sus estudios previos la necesidad real en

número de vehículos para las rutas que se pretendan cubrir, y si por parte de la Alcaldía Municipal autorizan la prestación del servicio en más de una ruta con el mismo vehículo.

2. Dentro de cada uno de los contratos debe obrar todos y cada uno de los documentos que permitan la verificación del cumplimiento del objeto contractual, tales como los allegados por parte de la Alcaldía para desvirtuar la observación.

OBSERVACIÓN No. 12



2013

ELVER CALDERON

CASTELLANOS

RAMIRO GÓMEZ

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE ESCOLAR PARA LOS NIÑOS Y NIÑAS ESCOLARES EN LA RUTA EL TOTO - EL RAMAL - COLEGIO INSCOMERCIAL - Y LA RUTA EL RAMAL - COLEGIO LUCAS CABALLERO

15.138.000 160 DÍAS NO





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En la etapa precontractual se encuentran los estudios de oportunidad y conveniencia y la invitación pública en los que se relaciona lo siguiente: ESPECIFICACIONES TECNICAS y/o ESPECIFICACIONES DEL OBJETO CONTRACTUAL: “El servicio de transporte escolar se prestará 29 niñas y niños, que se encuentran matriculados para cursar el año lectivo 2013 , en las rutas EL TOTO – EL RAMAL –COLEGIO INSCOMERCIAL DE SAN JOSÉ Y LA RUTA EL RAMAL – COLEGIO LUCAS CABALLERO.

INSTITUTO DE ENSEÑANZA MEDIA COMERCIAL “SAN JOSÉ”) CORREGIMIENTO DE SAN JOSÉ DE SUAITA

1 E toto – El ramal - colegio Inscomercial “San José” 2 Vehículo 160 25

2 El ramal – Colegio Lucas Caballero 1 Vehículos 160 14

La prestación del servicio de transporte escolar se realizará durante Ciento Sesenta (160) días calendario escolar del año 2013, que son los días en que van a desarrollar actividades escolares… El permiso para prestar el servicio de transporte escolar se entiende expedido únicamente al propietario del vehículo automotor y para que se éste a la vez el conductor, acreditando esta condición con las licencias de tránsito y de conducción, situación que será válida en la circulación por la autoridad de control de tránsito y transporte…” (negrilla fuera de texto)

Teniendo en cuenta lo anterior, se observa dentro de los documentos aportados por el contratista, que el vehículo de placas BJH 348 (tipo camioneta color blanco modelo 1997 marca Chevrolet) es de propiedad de la señora Adriana Marcela Totena Betancourt, identificada con cédula de ciudadanía No. 52´205.692, luego debió ser ésta quien debió aportar la licencia de conducción y demás documentos requeridos en el estudio de conveniencia y en la invitación pública, en razón a que era la única habilitada para prestar el servicio de transporte, sin embargo, en últimas quien condujo fue el señor Franklyn Roberto Gómez Rodríguez. Una vez realizada la evaluación por parte del Secretario de Fomento y Desarrollo del municipio de Suaita, Ramiro Gómez, se llegó a la conclusión de que el proponente, ELVER CALDERON CASTELLANOS, cumplía con los requerimientos y documentos establecidos en la etapa precontractual y que por tanto se encontraba habilitado para ejecutar el objeto. Todo esto, constituye una observación con alcance disciplinario para el evaluador de la propuesta, Ramiro Gómez, toda vez que habilitó a quien no cumplía con las especificaciones técnicas establecidas por la misma Administración, vulnerando el principio de transparencia y selección objetiva del contratista. Además, se establece una observación con alcance administrativo con el fin de que la Alcaldía de Suaita, cumpla y respete las reglas establecidas por ellos en los documentos precontractuales. TIPO DE OBSERVACIÓN: DISCIPLINARIA-ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Ramiro Gómez, Secretario de Fomento y

Desarrollo - Disciplinaria




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Diego Fernando Niño, Alcalde - Administrativa

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Tal y como se ha argumentado a lo largo de este documento, las condiciones en materia de transporte son heterogéneas en los entes territoriales pero la normatividad si es la misma para el país y además el transporte escolar está considerado como un Derecho fundamental y como un servicio público, siendo la función principal de los municipios garantizar la prestación de los servicios públicos. Los artículos 44, 67 Y 365 de la Constitución Política de Colombia, consagran la educación como un derecho fundamental de los niños y un servicio público. Inherente a la finalidad social del Estado. Siendo el deber de éste asegurar su prestación eficiente a los habitantes del territorio nacional. Es así que el Ministerio de Transporte suscribió el contrato No 179 – 11, con el objeto de realizar el análisis, evaluación y diagnóstico integral de la prestación del servicio público de transporte especial y como resultado del mismo se evidenció que uno de los factores determinantes de la deserción escolar es la falta de un servicio de transporte para los estudiantes. Así mismo el estudio concluyo que por las condiciones demográficas, Geográficas y económicas de algunos municipios del país, no se ha logrado la cobertura necesaria para garantizar el acceso a los servicios especiales de transporte, como el de estudiantes. Es así como el servicio de transporte escolar se constituye en unos de los elementos primordiales para garantizar el derecho fundamental a la educación, empero no es un servicio que se puede prestar en igualdad de condiciones en el país, precisamente debida a que este servicio en las capitales de departamento y en los grandes centros poblados es de mayor oferta en tanto que en los pequeños centros poblados y en las zonas rurales es un servicio de poca oferta debido precisamente a las condiciones demográficas, geográficas y económicas de algunos municipios del país tal y como lo concluyó un estudio contratado por el Ministerio de Transporte, en el cual se concluyó además que el gran problema de deserción escolar se presenta precisamente por la falta un servicio de transporte que les permita a los estudiantes de bajos recursos llegar a los establecimientos educativos. Es por lo anterior, y en aras de brindar herramientas que permitan a los municipios con menos de 30.000 habitantes donde no existe oferta del servicio de transporte escolar, ni empresas de servicio público de transporte Terrestre Automotor Mixto o Colectivo Municipal legalmente constituidas y habilitadas que brinden este servicio a la comunidad educativa, que permitan además garantizar el derecho fundamental a la educación, creando las condiciones básicas que hagan posible el acceso al sistema educativo, que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 805 de 2008, modificado por el artículo 1 del Decreto 4817 de 2010 y el Decreto 0048 del 17 de enero de 2013, a través de los cuales se adoptan medidas especiales para la prestación del servicio de Transporte Escolar en estos municipios que por sus condiciones no se constituyen en un atractivo para los transportadores de servicios especiales. En cumplimiento a lo preceptuado en las anteriores normas y dando cumplimiento al mandato constitucional, la Administración municipal de Suita Santander procedió a




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realizar la convocatoria pública mediante la modalidad de mínima cuantía para escoger el contratista que prestará el servicio de transporte escolar entre otras en las rutas: INSTITUTO DE ENSEÑANZA MEDIA COMERCIAL “SAN JOSE DE SUAITA” CORREGIMIENTO SAN JOSE DE SUAITA

El Toto – El Ramal – Inscomercial San José 2 vehículos 160 25

El Ramal – Colegio Lucas Caballero 1 vehículo 160 14

Dentro del procedimiento señalado para la modalidad de selección, se elaboraron los estudios previos, en los cuales se tuvo como principal fundamento el Decreto 805 de 2008, modificado por el artículo 1 del Decreto 4817 de 2010 y el Decreto 0048 del 17 de enero de 2013. Y son precisamente estas normas las que nos dan el soporte técnico y permiten establecer unas condiciones mínimas para la prestación del servicio de transporte escolar. Así las cosas, el contrato de prestación de servicios 055 del 7 de marzo de 2013, es el resultado del proceso de selección de mínima cuantía No. MSV-13-025 cuyo objeto es: “PRESTACION DE SERVICIOS DE TRANSPORTE ESCOLAR PARA LOS NIÑOS Y NIÑAS ESCOLARES QUE SE ENCUENTRAN MATRICULADOS EN LAS INSTITUCIONES OFICIALES DEL MUNICIPIO DE SUAITA DEPARTAMENTO DE SANTANDER EN LA RUTA El TOTO – EL RAMAL – INSCOMERCIAL SAN JOSÉ Y LA RUTA EL RAMAL – COLEGIO LUCAS CABALLERO”, el cual cumplió con las exigencias del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto Reglamentario 734 de 2012 en sus artículos 3.5.1. y s.s. Para el caso del Municipio de Suaita no se está haciendo ningún tipo de favorecimiento al contratista cuando se acepta que el vehículo de placa BJH 348 tipo camioneta color banco, de propiedad del señor FRANKLIN ROBERTO GOMEZ R, de conformidad con el contrato de compraventa suscrito el 29 días de enero del año 2013, con traspaso, el cual acredita que el vehículo fue adquirido por el señor GOMEZ a la señora ADRIANA MARCELA TOTENA BETANCURT que reside en la ciudad de Yopal. Así las cosas, y como quiera que el señor GOMEZ R. acredita la propiedad del vehículo de placas BJH 348, le fue otorgado el permiso de ruta al señor Franklin, con el propósito de garantizar el servicio público y derecho fundamental de a la educación en el municipio de Suaita y en especial a los niños y niñas de escasos recursos que deben emprender largas caminatas debido a las largas distancias que deben cubrir para llegar a su institución educativa donde harán uso de su derecho fundamental a la educación. A la fecha la administración solicito al señor Franklin la legalización de los papeles del Vehículo antes mencionado para soportar lo anterior-mente argumentado y presento, Poder autenticado otorgado por la señora Adriana Marcela y traspaso de los cuales se adjunta copia Por último, de conformidad con los principios que rigen las actuaciones administrativas, aplicables a la contratación pública, resulta pertinente dar aplicación al principio indubio pro administrado e indubio pro libértate, principios según los cuales cuando existen dos o más interpretaciones en torno a la aplicación a una misma norma deberá preferirse aquella que menos limite la libertad de las personas o entratandose de procesos de selección deberá preferirse aquella que aproxime a la habilitación de la propuesta.




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a. PRINCIPIO PRO LIBERTATE: En relación con la forma de interpretar las normas que versan sobre inhabilidades, el Consejo de Estado En sentencia de fecha diez (10) de febrero de dos mil once (2011), Consejero ponente: HERNAN ANDRADE RINCON, abordó el tema de la siguiente manera: “El tema se ha referido la Corporación en diversas ocasiones; en efecto, lo hizo en providencia expedida en el año 2001, en la cual precisó el alcance de las inhabilidades y las incompatibilidades (…) La jurisprudencia ha sostenido que la aplicación de estos preceptos exige una interpretación restrictiva, dado que según el principio hermenéutico pro libertate, entre varias interpretaciones posibles de una norma que regula una inhabilidad, debe preferirse aquella que menos limita el derecho de las personas; en otros términos, se encuentra prohibida constitucionalmente la interpretación extensiva de las causales de inhabilidad, toda vez que las palabras de la ley son la frontera que no se puede traspasar en el ejercicio hermenéutico de las mismas, pues de hacerlo se vulnerarían los derechos fundamentales al debido proceso (art. 29 CN) y a la igualdad (art. 13 Ibid.); así lo ha señalado la Corte Constitucional en sede de tutela al indicar que: “el intérprete de las disposiciones legislativas en la materia ha de ceñirse en la mayor medida posible al tenor literal y gramatical de los enunciados normativos, sin que pueda acudir prima facie a criterios interpretativos tales como la analogía, la interpretación extensiva para ampliar el alcance de las causales legalmente fijadas.” b. PRINCIPIO IN DUBIO PRO ADMINISTRADO: La doctrina adoptada por el Consejo de Estado acoge el “principio de admisibilidad” consistente en que frente a las dudas debe preferirse la opción que favorezca la admisibilidad de las propuestas en vez de preferir la que conlleve la eliminación de las mismas. Este principio es un desarrollo de aquel según el cual las dudas se resuelven a favor de la parte débil de la relación, que en derecho administrativo se concreta en el principio del in dubio pro administrado. Se anexa, el contrato de compraventa, poder autenticado y el traspaso, en cuatro folios donde se evidencia que el propietario del vehículo es el señor Franklin Roberto Gomez Rodriguez Con los anteriores argumentos desvirtuamos la observación No. 11 del Informe Preliminar de Auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad regular No. 000049 del 15 de Mayo de 2014.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con los documentos aportados y la explicación allegada en la contradicción, la observación se desvirtúa en todos sus alcances. OBSERVACIÓN No. 13



2013

CRISTIAN CAMILO CRUZ

CÉSPEDES

RAMIRO GÓMEZ

PRESTACIÓN DE SERVICIO DE TRANSPORTE ESCOLAR

15.312.000 160 DÍAS NO




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PARA LOS NIÑOS Y NIÑAS ESCOLARES EN LA RUTA LA CASCADA - COLEGIO INSCOMERCIAL DE SAN JOSÉ Y LA RUTA VEREDA ASER - EL ORTIZ - COLEGIO INSCOMERCIAL


2013

ELVER CALDERON

CASTELLANOS

RAMIRO GÓMEZ

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE ESCOLAR PARA LOS NIÑOS Y NIÑAS ESCOLARES EN LA RUTA EL TOTO - EL RAMAL - COLEGIO INSCOMERCIAL - Y LA RUTA EL RAMAL - COLEGIO LUCAS CABALLERO

15.138.000 160 DÍAS NO


2013

HERMES RODRIGUEZ GUERRERO

RAMIRO GÓMEZ

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE TRANSPORTE ESCOLAR PARA LOS NIÑOS Y NIÑAS ESCOLARES EN LA RUTA PATIO BONITO - ALTO DE LA CRUZ - COLEGIO LUCAS CABALLERO - Y LA RUTA PUENTE TABLA - COLEGIO LUCAS CABALLERO

16.008.000

160 DÍAS NO


En los contratos de prestación de servicios No. 54, 55 y 56 de 2013 adelantados bajo la modalidad de mínima cuantía se estableció lo siguiente en los documentos producidos en la etapa precontractual (estudios de conveniencia e invitaciones públicas): “11. GARANTÍAS. De conformidad con lo preceptuado por el artículo 7 de la ley 1150 de 2007 las garantías no serán obligatorias en los contratos de mínima cuantía, en concordancia con lo establecido en el artículo 3.5.6 del decreto 734 de 2012, sin embargo en atención a la forma de pago se exigirán la constitución de las garantías que amparen los riesgos. a) Cumplimiento, la cual se constituye por el diez por ciento (10%) del valor total del contrato cuya vigencia será igual a la de la duración del contrato y el plazo de liquidación; De igual forma, de acuerdo al contrato que se pretende celebrar y dando cumplimiento al decreto 805 de 2008, el proponente deberá allegar con su propuesta las pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual Teniendo en cuenta el servicio a prestar, el contratista de igual forma deberá aportar la póliza de responsabilidad civil contractual y extracontractual establecidas en el decreto 805 de 2008 como requisito para la ejecución del contrato, así: “1. Póliza de responsabilidad civil contractual: Deberá cubrir al menos, los siguientes riesgos: a) Muerte; b) Incapacidad permanente; c) Incapacidad temporal; d) Gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios. El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60 s.m.m.l.v. por persona. 2. Póliza de responsabilidad civil extracontractual: Deberá cubrir al menos, los siguientes riesgos:




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a) Muerte o lesiones a una o más personas; b) Daños a bienes de terceros. El monto asegurable por cada riesgo de seguro no podrá ser inferior a 60 s.m.m.l.v. por persona...” (negrillas fuera de texto)

Una vez realizada la revisión a los contratos, se observó que las pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual no fueron aportadas junto con la propuesta, por lo tanto ésta debió ser rechazada en virtud de lo señalado en el mismo documento (invitación pública) el cual señaló: “7. CAUSALES DE RECHAZO La oferta será objeto de rechazo por cualquiera de las causales señaladas a lo largo de la presente o por las que se relacionan a continuación:

...Cuando el proponente no cumple con las exigencias mínimas de la invitación pública.”

Aunado a lo anterior, estas pólizas fueron allegadas por los contratistas así:

No. Cto Placa

Vehículo Fecha de

suscripción Fecha de expedición y cobertura de la póliza

54 BFP365 07-03-13 11 de abril de 2013 con cobertura desde el 8 de

abril de 2013 hasta 8 de abril de 2014

55 BTR687 07-03-13 12 de abril de 2013 con cobertura desde el 10

de abril de 2013 hasta 10 de abril de 2014

56 OAB255 07-03-13 11 de abril de 2013 con cobertura desde el 8 de

abril de 2013 hasta 8 de abril de 2014

Como se observa, las propuestas al momento de su presentación no contaban con la expedición de las pólizas requeridas, ni tampoco fueron allegadas para llevar a cabo la ejecución del contrato, vulnerando lo descrito en los artículos 3º y 6º del decreto 805 de 2008 los cuales exigían éstas para la prestación del servicio de transporte escolar. Por lo anteriormente expuesto, se configura una presunta observación con alcance disciplinario la cual deberá ser investigada y adelantada por el órgano competente. Además de esto, una presunta conducta penal, de conformidad con el artículo 410 del código penal que reza: “Artículo 410. Contrato sin cumplimiento de requisitos legales. Modificado por el art. 33, Ley 1474 de 2011. El servidor público que por razón del ejercicio de sus funciones tramite contrato sin observancia de los requisitos legales esenciales o lo celebre o liquide sin verificar el cumplimiento de los mismos, incurrirá en prisión de cuatro (4) a doce (12) años, multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes, e inhabilitación para el ejercicio de derechos y funciones públicas de cinco (5) a doce (12) años.”

Las presuntas conductas se constituyen en contra de Ramiro Gómez, Secretario de Fomento y Desarrollo, quien fue el responsable de realizar los documentos de la etapa precontractual y quien además evaluó los soportes aportados por los proponentes, logrando que los contratos fueran celebrados sin que cumplieran con

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=43292#33





INFORME DEFINITIVO


los requisitos mínimos (pólizas de rc y cantidad de vehículos para cubrir las rutas), presuntamente logrando favorecer a unos proponentes, inobservando las reglas definidas en los documentos y estudios previos. TIPO DE OBSERVACIÓN: DISCIPLINARIA-PENAL-

ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Ramiro Gómez, Secretario de Fomento y

Desarrollo - Disciplinaria-Penal Diego Fernando Niño, Alcalde - Administrativa

NORMA VULNERADA: Artículo 410 Código Penal Numeral 31 artículo 48 Ley 734 de 2002 RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Tal y como se ha argumentado en las respuestas anteriores el Derecho fundamental a la Educación es un derecho que goza no solo de protección Constitucional sino también lo protegen las normas Internacionales. En el marco normativo también encontramos la Ley 115 de 1994, Ley General de Educación, que consagra en su artículo 4° “corresponde al Estado, a la sociedad y a la familia velar por la calidad de la educación y promover el acceso al servicio público educativo, y es responsabilidad de la Nación y de las entidades territoriales, garantizar su cubrimiento”. Así las cosas, corresponde al Estado asegurar los medios necesarios para permitir el acceso de los menores a este servicio, toda vez, que el acceso es una condición indispensable para la efectividad del derecho, acceso que se consolida con la prestación del servicio de transporte escolar, el cual se constituye en unos de los elementos primordiales para garantizar el derecho fundamental a la educación, empero no es un servicio que se puede prestar en igualdad de condiciones en el país, precisamente debida a que este servicio en las capitales de departamento y en los grandes centros poblados es de mayor oferta en tanto que en los pequeños centros poblados y en las zonas rurales es un servicio de poca oferta debido precisamente a las condiciones demográficas, geográficas y económicas de algunos municipios del país tal y como lo concluyó un estudio contratado por el Ministerio de Transporte, en el cual se concluyó además que el gran problema de deserción escolar se presenta precisamente por la falta un servicio de transporte que les permita a los estudiantes de bajos recursos llegar a los establecimientos educativos. Es por lo anterior, y en aras de brindar herramientas que permitan a los municipios con menos de 30.000 habitantes donde no existe oferta del servicio de transporte escolar, ni empresas de servicio público de transporte Terrestre Automotor Mixto o Colectivo Municipal legalmente constituidas y habilitadas que brinden este servicio a la comunidad educativa, que permitan además garantizar el derecho fundamental a la educación, creando las condiciones básicas que hagan posible el acceso al sistema educativo, que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 805 de 2008, modificado por el artículo 1 del Decreto 4817 de 2010 y el Decreto 0048 del 17 de enero de 2013, a través de los cuales se adoptan medidas especiales para la prestación del servicio de Transporte Escolar en estos municipios que por sus condiciones no se constituyen en un atractivo para los transportadores de servicios especiales.




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En cumplimiento a lo preceptuado en las anteriores normas y dando cumplimiento al mandato constitucional, la Administración municipal de SuaitaSantander procedió a realizar la convocatoria pública mediante la modalidad de mínima cuantía para escoger el contratista que prestará el servicio de transporte escolar entre otras en las rutas: INSTITUTO DE ENSEÑANZA MEDIA COMERCIAL “SAN JOSE DE SUAITA” CORREGIMIENTO SAN JOSE DE SUAITA

La Cascada- Instituto de Enseñanza Media Comercial “San José de Suaita”

2 vehículos 160 20

Vereda- Instituto de Enseñanza Media Comercial “San José de Suaita”

1 vehículo 160 12

El Toto – El Ramal – Inscomercial San José 2 vehículos 160 25

El Ramal – Colegio Lucas Caballero 1 vehículo 160 14

Patio Bonito – Alto de la Cruz- Colegio Lucas Caballero 2 vehículos 160 18

Puente Tabla Colegio Lucas Caballero 2 vehículos 160 20

Dentro del procedimiento señalado para la modalidad de selección, se elaboraron los estudios previos, en los cuales se tuvo como principal fundamento el Decreto 805 de 2008, modificado por el artículo 1 del Decreto 4817 de 2010 y el Decreto 0048 del 17 de enero de 2013. Y son precisamente estas normas las que nos dan el soporte técnico y permiten establecer unas condiciones mínimas para la prestación del servicio de transporte escolar. Así las cosas, los contratos de prestación de servicios Nos. 054 del 7 de marzo de 2013, 55 del 7 de marzo de 2013y 56 del 7 de marzo de 2013, son el resultado de los procesos de selección de mínima cuantía No. MSV-13-024, No. MSV-13-025 y No. MSV-13-026 cuyo objeto es: “PRESTACION DE SERVICIOS DE TRANSPORTE ESCOLAR PARA LOS NIÑOS Y NIÑAS ESCOLARES QUE SE ENCUENTRAN MATRICULADOS EN LAS INSTITUCIONES OFICIALES DEL MUNICIPIO DE SUAITA DEPARTAMENTO DE SANTANDER EN LA RUTA LA CASCADA-COLEGIO INSCOMERCIAL DE SAN JOSE Y LA RUTA VEREDA ASER – EL ORTIZ COLEGIO INSCOMERCIAL”, EL TOTO – EL RAMAL – INSCOMERCIAL SAN JOSÉ,EL RAMAL – COLEGIO LUCAS CABALLERO Y PATIO BONITO – ALTO DE LA CRUZ- COLEGIO LUCAS CABALLERO, PUENTE TABLA COLEGIO LUCAS CABALLERO , los cuales cumplieron con las exigencias del artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto Reglamentario 734 de 2012 en sus artículos 3.5.1. y s.s. En las Invitaciones públicas de los procesos relacionados anteriormente, se estableció en el numeral 1.6. ESPECIFICACIONES DEL OBJETO CONTRACTUAL, y es aquí donde se estipulan las condiciones en que el servicio se debe prestar y en donde se consigna además en el numeral “1.6.4 “Otros requerimientos. De conformidad con lo preceptuado por el decreto 805 de 2008 el futuro contratista deberá aportar póliza de responsabilidad civil contractual y extracontractual así: “Artículo 6°. Pólizas de seguro. Las condiciones de las pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual exigidas en los numerales 7 del artículo 1° y 6 del artículo 3° del presente decreto, serán las siguientes: 1. Póliza de responsabilidad civil contractual: Deberá cubrir al menos, los siguientes riesgos: a) Muerte; b) Incapacidad permanente; c) Incapacidad temporal; d) Gastos médicos, quirúrgicos, farmacéuticos y hospitalarios. El monto asegurable por cada riesgo no podrá ser inferior a 60 S.M.M.L.V. por persona.




INFORME DEFINITIVO


2. Póliza de responsabilidad civil extracontractual: Deberá cubrir al menos, los siguientes riesgos: a) Muerte o lesiones a una o más personas; b) Daños a bienes de terceros. El monto asegurable por cada riesgo de seguro no podrá ser inferior a 60 S.M.M.L.V. por persona. Nota: Estas pólizas serán aportadas por el futuro contratista, por cuanto las mismas se expiden una vez se suscriba el contrato de prestación de servicios de transporte escolar.” (El subrayado y negrilla fuera del texto.) De lo cual se colige que a quien le corresponde aportar las garantías de responsabilidad civil contractual extracontractual es al contratista, para el cumplimiento de las especificaciones del objeto a contratar y no al proponente, máxime si se tiene en cuenta que dichas pólizas no fueron establecidas como un requisito habilitante en el proceso de selección, sino reiteramos, son una de las especificaciones contractuales a cumplir en la ejecución del contrato, es decir, se constituyen en un requisito que debe cumplir en vehículo con el cual se presta el servicio, un requisito de operación. Por otra parte, como un requisito de ejecución se establece la garantía de cumplimiento de la que trata el artículo 5.1.4. Del Decreto 734 de 2012. Riesgos a amparar derivados del incumplimiento de obligaciones. La garantía deberá amparar los perjuicios o sanciones que se deriven del incumplimiento del ofrecimiento o del incumplimiento del contrato, según sea el caso, y que, de manera enunciativa se señalan en el presente artículo: (…) 5.1.4.2.3 Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato. El amparo de cumplimiento del contrato cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado.” Este requisito fue cumplido cuando el contratista constituyó la garantía única de cumplimiento No. 600-47-994000029727 expedida por la Compañía de Seguros Aseguradora Solidaria de Colombia, aprobada el 7 de marzo de 2013, por acto administrativo expedido por el Alcalde Municipal, el cual junto con el registro presupuestal, se constituyen en los requisitos de ejecución, los cuales fueron cumplidos el 7 de marzo de 2013, es decir, que a partir de esta fecha el contrato puede iniciar su ejecución. Así las cosas, el evaluador habilita a los proponentes por cuanto en cada uno de los procesos, éstos cumplieron con las exigencias de la invitación pública, las cuales están contempladas en el numeral 3 de éstas, que se refieren a las condiciones técnicas, mientras que las señaladas en numeral 1.6 Especificaciones del objeto contractual, se refieren a las que debe cumplir el contratista en la ejecución contractual. Por otra parte, la entidad no podrá rechazar una propuesta por requisitos que no se encuentran establecidos en la invitación pública, ni tampoco por la ausencia de requisitos o la falta de documentos que verifiquen las condiciones del proponente o soporten el contenido de la oferta, y que no constituyan los factores de escogencia establecidos por la




INFORME DEFINITIVO


entidad en el pliego de condiciones, de conformidad con lo previsto en los numerales 2, 3 y 4 del artículo 5° de la Ley 1150 de 2007 y en el Decreto 734 de 2012.

Tales requisitos o documentos podrán ser requeridos por la entidad en condiciones de igualdad para todos los proponentes hasta la adjudicación, sin que tal previsión haga nugatorio el principio contemplado en el inciso anterior. (Normas que aplicaban para el momento del proceso de selección que nos ocupa).

Por lo anterior, las propuestas no fueron rechazadas, toda vez, que las mismas cumplieron con las exigencias habilitantes establecidas en las invitaciones públicas No. MSV-13-024, No. MSV-13-025 y No. MSV-13-026, y por ende no se configuró la causal referida en el informe de la Auditoria y que reza: “…cuando el proponente no cumple con las exigencias mínimas de la Invitación Pública”, y mucho menos se incurrió en la comisión del delito consagrado en el artículo 410 del C.P., porque en ningún momento se han tramitado contratos sin observancia de los requisitos legales esenciales o se ha celebrado o liquidado sin verificar el cumplimiento de estos. Por último, es de precisar que en la ejecución contractual, la supervisión ha cumplido con su función de vigilancia de la ejecución contractual y así como en cumplimiento a esta función ha efectuado los requerimientos necesarios a los contratistas para conminarlos al cumplimiento de las obligaciones derivadas de la celebración de los contratos Nros. 054, 055 y 056 y es por ello, que se suscribieron las acta de compromiso con los contratistas de fechas siete de marzo de 2013 en la que el contratista se obligaba a prestar el servicio de transporte escolar con el vehículo de servicio público, en tanto de constituían las pólizas de responsabilidad civil contractual y extracontractual de que trata el Decreto 805 de 2008, para los vehículos de servicio particular, lo cual les permitiría su operación. Es por esto que los contratistas incrementaron los recorridos con el vehículo de servicio público, en tanto se cumplía con la obligación contractual relacionada con las pólizas antes referidas, sin interrumpir la ejecución contractual, es decir, el servicio de transporte escolar no sufrió ningún tipo de interrupción y de esta manera no sólo se garantizó la ejecución contractual, sino la prestación del servicio que se constituye en una dimensión del derecho fundamental a la Educación. Se anexa, correo emitido por la asesora de Aseguradora Solidaria en la que indica los requisitos para expedir póliza contractual y extracontractual para la prestación de servicios de trasporte escolar en vehículos particulares; se anexa acta de compromiso con los contratistas de trasporte escolar de los contratos 054, 055 y 056 de 2013, y oficio en el cual se les solicita la respectiva póliza a los titulares contratistas de los procesos mencionados; oficios de respuesta de los contratistas y constancias de la asegurado donde indica que las pólizas se encuentran en trámite; anexo certificaciones más las que se encuentran en el hallazgo No 11, donde se evidencia que el mismo vehículo realizo más de una ruta. Lo anterior en dieciséis folios. Con los anteriores argumentos solicitamos al Grupo Auditor, sea desvirtuada la observación No. 13 del Informe de Auditoría No. 000049 del 15 de Mayo.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con la contradicción allegada, este ente de control considera que la observación con alcance penal por la presunta conducta ilícita de “celebración de contratos sin el cumplimiento de requisitos legales” se desvirtúa en razón a que




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como lo indica la entidad y como se logró verificar en las invitaciones públicas, las pólizas de rc y rce no eran requisito habilitante en la etapa precontractual. Ahora, la observación con alcance disciplinario se mantiene con el fin de que la autoridad competente adelante la investigación que considere pertinente, pues las pólizas a que se hizo referencia en el texto del informe preliminar, si bien no eran un requisito habilitante, si eran un requisito para la ejecución del contrato, es decir un requisito de operación, como lo indican los estudios de conveniencia y oportunidad y las invitaciones públicas, con lo cual la entidad cumplió pero habiendo transcurrido alrededor de un mes después de la suscripción del contrato, por lo que durante un mes esta prestación del servicio no se vio cubierta generando un riesgo para la población que se iba a ver beneficiada. De la misma forma, se mantiene la observación con alcance administrativo, con el fin de que la entidad cumpla con todos y cada uno de los requisitos que se solicitan desde la expedición de los documentos en la etapa precontractual. OBSERVACIÓN No. 14 CONVENIOS DE COOPERACIÓN CON CENTROS DE BIENESTAR DEL ADULTO MAYO Y CENTROS VIDA Durante la vigencia 2013, la Alcaldía de Suaita celebró 7 convenios de cooperación para ejecutar recursos municipales y departamentales provenientes de la estampilla pro-anciano, así:

No. Convenio

Realizado Con Modalidad Número de

adultos atendidos

Valor girado

64 Centro Bienestar del Anciano San José de Suaita

Institucionalizado (C.B.A)

22 $19´813.339,82

65

Centro de Bienestar del Adulto Mayor San Pedro Claver


40 $38´726.071,50

66 Centro Vida Santander

Centro vida 148 $117´078.821

135 Centro Vida Santander

Centro vida 148 $79´918.164,80

136 Centro de Bienestar del Adulto Mayor San Pedro Claver

Centro vida 86 $89´302.133,8

168 Centro de Bienestar del Adulto Mayor San Pedro Claver


40 28´931.000

169 Centro Bienestar del Anciano San José de Suaita


22 $9´123.500

El grupo auditor al revisar los recursos girados, teniendo en cuenta el servicio prestado y el número de adultos, se encontró lo siguiente:




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Por cada adulto mayor la Alcaldía de Suaita giró al Centro de Bienestar del Adulto Mayor San Pedro Claver en la modalidad de centro vida la suma de $1´038.396,9 y al Centro Vida Santander por cada adulto mayor giró $1´331.060,71, encontrando una diferencia de $292.663,81.

Por cada adulto mayor la Alcaldía de Suaita giró al Centro de Bienestar del Adulto Mayor San Pedro Claver en la modalidad institucionalizada la suma de $1´691.426,78; y por cada adulto mayor al Centro de Bienestar del Anciano San José de Suaita en la misma modalidad la suma de $1´315.310,90, encontrando una diferencia de $376.115,88.

De conformidad con lo anterior se constituye una observación con alcance administrativo en razón a que la distribución de los recursos no se está haciendo de forma igualitaria para cada uno de los CBA y CV. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Teniendo en cuenta que la observación Nº 14 CONVENIOS DE COOPERACION CON CENTROS DE BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR Y CENTROS VIDA del informe preliminar realizado por la contraloría general de Santander de la vigencia 2013 está relacionado con la ejecución de la estampilla pro-adulto mayor me permito manifestar las siguientes consideraciones: El cálculo realizado para la atención integral de los adultos mayores beneficiados se realizo de manera equitativa en los convenios que daban cuenta de una atención personalizada e integral , la diferencia reportada en el informe preliminar obedece a que los cálculos se realizaron teniendo en cuenta el valor de los Convenios Nº 168 y 169 que correspondieron a dotación de CBA en modalidad institucionalizada cuyos valores fueron asignados por la administración municipal acorde a las necesidades presentadas por cada una de estas instituciones y no por numero de adultos mayores , en este sentido se considera que igualmente se realizo una distribución equitativa ya que se les transfirió los valores para dotación que presentaron como necesidad para su buen funcionamiento . En virtud de las consideraciones anteriores me permito solicitar se desvirtúe el contenido de la Observación Nº 14 que configuro un hallazgo administrativo. Adjunto copia de las solicitudes de dotación realizadas por los CBA en cinco folios. Con los anteriores argumentos solicitamos al Grupo Auditor, sea desvirtuada la observación No. 14 del Informe de Auditoría No. 000049 del 15 de Mayo.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con la contradicción presentada por la entidad, la observación con alcance administrativo se mantiene con el fin de que el sujeto de control, equitativamente, adelante el giro de los recursos provenientes de la estampilla pro-adulto mayor.




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3.1.1.1 INFORME TÉCNICO DE OBRAS CONTRATO CIVIL DE OBRA N ° 155-2013

OBJETO: “Construcción de huellas vehiculares en la vía San Jose de Suaita – San Emigdio – El Caucho del Municipio de Suaita”. VALOR TOTAL: $304.993.067 FECHA: Septiembre 30 de 2013 CONTRATANTE: Diego Fernando Porras Niño – Alcalde Municipal

de Suaita CONTRATISTA: Eder Parada Carreño – RL MP Ingeniería Ltda. PLAZO: Hasta el 31 de diciembre de 2013 ACTA DE INICIO: Octubre 16 de 2013 ESTADO ACTUAL: En ejecución Se realizó visita ocular a la ejecución de las huellas, con el fin de verificar su estado y su porcentaje de ejecución La ejecución del contrato cuenta con las siguientes actividades:

1. Preliminares 2. Estructura huella L= 495ml 3. Obras varias

En el sitio de la obra, se procede a evaluar las actividades ejecutadas en el desarrollo del contrato, donde se pudo observar lo siguiente:

TRAMO 1: Construcción de placa huella con un total de 58,51 ml, consistente en la construcción de dos huellas en concreto reforzado de 0.90m de ancho y un espesor de 0.18 m con un relleno intermedio en concreto con piedra asentada de 0.90 m. Cuenta con veintidós (22) riostras cada 2.50 m.




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Vista General Tramo I

TRAMO 2: Construcción de placa huella con un total de 50,44 ml, consistente en la construcción de dos huellas en concreto reforzado de 0.90m de ancho y un espesor de 0.18 m con un relleno intermedio en concreto con piedra asentada de 0.90 m. Cuenta con diecinueve (19) riostras cada 2.50 m.

Vista General Tramo II

Espesor de huella 0,18 m Espesor de viga 0,20 m

TRAMO 3: Construcción de placa huella con un total de 188,37 ml, consistente en la construcción de dos huellas en concreto reforzado de 0.90m de ancho y un espesor de 0.18 m con un relleno intermedio en concreto con piedra asentada de 0.90 m. Cuenta con sesenta y ocho (68) riostras cada 2.50 m




INFORME DEFINITIVO


aproximadamente. En algunos sectores se observa un ancho de viga de 0,30 m y un ancho de huella de 2,81 m.

Vista General Tramo III

Espesor de huella 0,18 m Ancho de viga 0,20 m

TRAMO 4: Construcción de placa huella con un total de 28,64 ml, consistente en la construcción de dos huellas en concreto reforzado de 0.90m de ancho y un espesor de 0.18 m con un relleno intermedio en concreto con piedra asentada de 0.90 m. Cuenta con doce (12) riostras cada 2.50 m.

Vista General Tramo IV

TRAMO 5: Construcción de placa huella con un total de 59,75 ml, consistente en la construcción de dos huellas en concreto reforzado de 0.90m de ancho y un espesor de 0.18 m con un relleno intermedio en concreto con piedra asentada de 0.90 m. Cuenta con veintidós (22) riostras cada 2.50 m.




INFORME DEFINITIVO


Vista general Tramo V

Ancho total 2,7 m Espesor de huella 0,18 m

TRAMO 6: Construcción de placa huella con un total de 145,3 ml, consistente en la construcción de dos huellas en concreto reforzado de 0.90m de ancho y un espesor de 0.18 m con un relleno intermedio en concreto con piedra asentada de 0.90 m. Cuenta con cincuenta (50) riostras cada 2.50 m. En este tramo iniciaron los trabajos de construcción de cuneta.

Vista General tramo VI




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Construcción de cunetas

En total se construyeron 531,01 ml de huellas dobles en concreto reforzado, de 0,9 m de ancho y espesor de 0,18 m y la construcción de 193 vigas de ancho 0,20m, largo 2,7 m y espesor de 0,18 m; al descontarse las vigas da un total de huellas de 492,41 ml, que fueron las contratadas inicialmente, lo que daría un volumen de concreto de 159,54 m3, y a la fecha se han pagado 155,48 m3. Hay un tramo de longitud de rampa en concreto 4,89 ml, los cuales no han sido tenidos en cuenta dentro de las cantidades pagadas. La obra se encuentra en ejecución con un porcentaje de avance de 80%, quedando pendiente por terminar de ejecutar la actividad de cuneta en concreto de 2500 psi tipo V H=0,21m, se observa en general buena calidad en la obra. CONTRATO CIVIL DE OBRA N ° 090-2013

OBJETO: “Mantenimiento y adecuación de la plaza de ferias, eventos y espectáculos de la cabecera del Municipio de Suaita”. VALOR TOTAL: $19.297.675 FECHA: Diciembre 27 de 2013 CONTRATANTE: Diego Fernando Porras Niño – Alcalde Municipal

de Suaita CONTRATISTA: Arthur Andrés Rueda Ordúz PLAZO: Diez (10) días ACTA DE INICIO: Abril 29 de 2013 ACTA FINAL: Mayo 09 de 2013 ESTADO ACTUAL: Liquidado Se realizó visita ocular a la plaza de ferias del Municipio de Suaita, donde se pudo verificar el cumplimiento del objeto del contrato en las actividades de cerramiento y pintura.

Pintura muros de cerramiento




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Pintura cerramiento en madera

Pintura pasamanos metálico y carpintería metálica

El contrato a la fecha se encuentra liquidado, se procedió a verificar su ejecución, se encontraba ejecutado en su totalidad. CONTRATO CIVIL DE OBRA N ° 182-2013

OBJETO: “Mantenimiento, adecuación y construcción de los Hogares agrupados del Municipio de Suaita”. VALOR TOTAL: $98.659.867 FECHA: Diciembre 27 de 2013 CONTRATANTE: Diego Fernando Porras Niño – Alcalde Municipal

de Suaita CONTRATISTA: Andrea Carolina Dueñas – RL Unión Temporal

Comuneros PLAZO: Tres (3) meses ACTA DE INICIO: Diciembre 31 de 2013 ACTA FINAL: Marzo 30 de 2014 ESTADO ACTUAL: En ejecución El contrato se desarrolla en el corregimiento el Olival, San Jose de Suaita y en el Hogar Kennedy en la cabecera municipal. A la fecha no se han realizado actas parciales de pago, ya que el contrato se encuentra en ejecución.




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Se realizó inspección ocular al corregimiento el Olival del Municipio de Suaita, donde se pudo verificar la ejecución del contrato; el contrato se encuentra ejecutado en un 50% aproximadamente. En el Olival se está construyendo el salón de audiovisuales y el comedor, los cuales cuentan con un área de 41 m2 y 23 m2 respectivamente; se pudo observar la construcción de mampostería, vigas de 20x30, columnas de 30x30, columnetas de 20x13; está pendiente la construcción en el salón de audiovisuales de cubierta termoacústica a dos aguas y en el comedor de cubierta termoacústica a un agua, al igual que el cerramiento en malla y mampostería, pisos y enchapes, carpintería metálica, estuco y pintura, red eléctrica y aseo general.

Vista General de la Obra

Mampostería, vigas y columnas salón de audiovisuales

Mampostería, vigas y columnas comedor

En el corregimiento de San José de Suaita se realizará la instalación de cerámica ya que la comunidad pone los materiales.




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En el Hogar Kennedy de la cabecera municipal de Suaita se ejecutará la instalación de punto de gas, que se hará a través de la empresa Proviservicios. Al momento de la visita se encontraba personal trabajando y se pudo observar buena calidad de la obra. CONTRATO CIVIL DE OBRA N ° 183-2013

OBJETO: “Construcción mantenimiento y adecuación de los escenarios deportivos del Municipio de Suaita”. VALOR TOTAL: $63.176.066 FECHA: Diciembre 27 de 2013 CONTRATANTE: Diego Fernando Porras Niño – Alcalde Municipal

de Suaita CONTRATISTA: Arthur Andrés Rueda Ordúz – RL Unión

Temporal Coliseos Suaita 2013 PLAZO: Tres (3) meses ACTA DE INICIO: Enero 13 de 2014 ACTA FINAL: Marzo 30 de 2014 ESTADO ACTUAL: En ejecución En el desarrollo del contrato se contempla el mantenimiento y adecuación de tres escenarios deportivos:

Coliseo Cubierto San José de Suaita: La ejecución del contrato consistía en realizar las actividades de mantenimiento de porterías, líneas demarcación cancha múltiple, tablero de baloncesto reglamentario 1,2x1,8m en acrílico (incluye transporte, instalación aro, malla y desmonte del tablero existente), pintura de canchas, acometida general en Cu 3#6 AWG THHN concéntrico, suministro e instalación de lámpara industrial Inducon Metal – Halide 400 W en estructura incluido bombillo, cableado para la instalación de tomacorriente doble 110 normal. Existe acta de recibo parcial N° 1 de fecha 06 de febrero de 2014, donde se realiza el pago de 15 ml de acometida general en Cu 3#6 AWG THHN concéntrico, suministro e instalación de 8 lámparas industrial Inducon Metal – Halide 400 W en estructura incluido bombillo, y 25 ml de cableado para la instalación de tomacorriente doble 110 normal. En la inspección ocular se observó la instalación y funcionamiento de 8 lámparas industrial Inducon Metal – Halide 400 W en estructura incluido bombillo, e instalación de acometida general y cableado tomacorriente, como se puede observar en el registro fotográfico:




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Suministro e instalación de lámparas

Instalación de acometida general y cableado

Mantenimiento coliseo cubierto Suaita: La ejecución del contrato consistía en realizar las actividades de resanes generales, mortero impermeabilizado para mirador, pintura en esmalte para puertas metálicas, mantenimiento de porterías, líneas demarcación de cancha múltiple, suministro e instalación de malla plástica para cerramiento, mampostería en ladrillo h-10, puertas metálicas en lámina cal 20, pintura para canchas, mantenimiento viga canal existente, mantenimiento de kit para luminaria de metal-hallde de 400w existente, aseo y limpieza general. Existe acta de recibo parcial N° 1 de fecha 06 de febrero de 2014, donde se realiza el pago de mantenimiento de 10 kit para luminaria de metal-hallde de 400w existente. En la inspección ocular se observó la instalación y funcionamiento de 12 luminarias, se encontraban instalando la malla plástica para el cerramiento y se habían ejecutado 13,29 m2 de mortero, como se puede observar en el registro fotográfico:

Vista General Coliseo




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Suministro e instalación de malla plástica

Mortero de nivelación

Mantenimiento de luminaria

Construcción gradería en mampostería a la vista cancha sintética: La ejecución del contrato consistía en realizar las actividades de replanteo y localización, excavación manual en material común, concreto ciclópeo – 60% concreto de 3000 psi 0,30x0,4, viga de amarre en concreto para cimentación de 3000 psi 0,25x0,25, placa maciza en concreto reforzado de 3000 para gradería e=8cm a=50cm, acero de refuerzo fy 60000, relleno en material común, mampostería en ladrillo a la vista tipo hollman e=25 cm. Existe acta de recibo parcial N° 1 de fecha 06 de febrero de 2014, donde se no se ha realizado pago para este escenario deportivo.




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En la inspección ocular se observó la ejecución de excavación, cimentación en concreto ciclópeo y vigas en concreto, como se puede observar en el registro fotográfico:

Excavación y cimentación

CONTRATO CIVIL DE OBRA N ° 142-2013

OBJETO: “Construcción, terminación acueducto vereda Corbaraque, Municipio de Suaita”. VALOR TOTAL: $426.512.871,22 FECHA: Agosto 23 de 2013 CONTRATANTE: Diego Fernando Porras Niño – Alcalde Municipal

de Suaita CONTRATISTA: Doris Amparo Bravo Castro – RL Brayco SAS PLAZO: Setenta (70) días PLAZO ADICIONAL: Treinta (30) días ACTA DE INICIO: Septiembre 11 de 2013 ESTADO ACTUAL: Suspendido El contrato consistía en la construcción de tanque de almacenamiento de capacidad de 28 m3, instalación de la red de distribución, caseta de cloración y red de distribución para 102 beneficiarios, sin embargo 29 usuarios quedan sin el suministro de agua por razones como que ya tenían el servicio de agua, o que en el predio no se encontraba construcción sino un lote, o que el usuario del listado no existía. Se realizó la inspección a las siguientes viviendas para corroborar que cuentan con el servicio de agua:




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Timoleón Gil

Fabio Vera




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Escuela Hoya Honda

Luis Salamanca




INFORME DEFINITIVO


Gabriel Gil

Los usuarios manifestaron que no tuvieron que disponer de mano de obra ni dinero para la instalación de las domiciliarias ni para la ejecución del contrato.

Construcción tanque de almacenamiento

Teniendo en cuenta las viviendas visitadas, se pudo verificar la prestación del servicio y la construcción del tanque de almacenamiento donde se observa buena calidad en la ejecución de la obra. 3.1.2 RENDICIÓN Y REVISIÓN DE LA CUENTA La información rendida por la Alcaldía de Suaita, a través del Sistema Aplicativo- SIA para la vigencia 2013, la cual fue tenida en cuenta como material de insumo




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para seleccionar la muestra de contratación (F-20 1A) cumplió con las expectativas de confiabilidad y veracidad. 3.1.3 Gestión Ambiental La Auditoría ambiental se realizó de acuerdo a las normas y principios que regulan el ejercicio de la vigilancia fiscal, igualmente a los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander a fin de verificar la información suministrada por la administración municipal de Suaita Criterios de Auditoría Constitución Nacional: Artículos 267 y 272 Legislación y regulación ambiental aplicables a los Municipios: Recurso Hídrico

Artículo 111 de la Ley 99 de 1993 “Adquisición de áreas de interés para acueductos municipales”, modificada por el artículo 106 de la Ley 1151 de 2007.

Decreto 1900 de 2006.

Decreto 1594 de 1984 Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico

Ley 142 de 1994

Decreto 1575 de Mayo 9 de 2007

Resolución 1096 de 2000 o RAS 2000

Resolución 2115 de Junio 22 de 2007 Planta de Tratamiento de Agua Residual PTAR

Resolución 1433 de 2004.

Resolución 1096 de 2000 Planes de Saneamiento y Manejo de Vertimientos PSMV

Decreto1594 de 1984 – Permiso de Vertimientos

Decreto 3100 de 2003

Resolución 1433 de 2004 Plan de Gestión Integral de Residuos Sólidos

Ley 142 de 1994





INFORME DEFINITIVO


Decreto 838 de 2005

Resolución 1045 de 2003

Resolución 1390 de 2005

Plantas de Beneficio animal



Decretos 1500 de 2007

Decreto 2965 de Agosto 28 de 2008

Antecedentes

El Municipio de Suaita se encuentra sesgada en su parte central, por la troncal que une los Departamentos de Boyacá y Santander, en su vinculación de la capital del Departamento con la capital del País sobre la cual se ubican 3 de sus cuatro Corregimientos: Vado Real, Tolotá y Olival.

De igual manera en el corregimiento de Vado Real se cruzan los circuitos turísticos de Boyacá - recorridos ecológicos Paipa y el circuito de aventura de San Gil y Socorro, quedando localizado en una zona de tráfico turístico con tráfico semipesado, ideal para la proyección turística del Municipio e intercambio y comercialización de la producción.

En el contexto Departamental, el Municipio está ubicado en el sur este del Departamento, límite del Departamento de Santander con Boyacá, sobre la Hoya del Río Suárez, con potencialidades para la comercialización de productos derivados de la caña panelera en el entorno regional, Departamental, nacional y de exportación hacia Venezuela, así mismo convergen los circuitos turísticos de los dos Departamentos con proyección en el turismo de aventura, ecoturismo y turismo folklórico. Esta ubicación es una gran oportunidad para el Municipio, ya que la Hoya del Río Suárez ha sido priorizada por el Gobierno Nacional.

Alcance

El proceso auditor de revisión de la información ambiental se orientó al análisis y la evaluación de la gestión desarrollada por la administración en la protección y conservación de los recursos naturales y el medio ambiente e integran los Sectores: Medio ambiente y Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico, a fin de verificar si los recursos asignados fueron utilizados de manera eficiente y eficaz; tomando como insumo fundamental la información rendida a través del aplicativo SIA y análisis a la información y documentación revisada en trabajo de campo y tuvo el siguiente alcance:

Gestión ambiental: aplicación de controles en la preservación del medio ambiente y cumplimiento ambiental de la ley 99 de 1993 en su artículo 111 modificado por el artículo 106 de la ley 1151 de 2007. Fuentes Hídricas - Recursos hídricos (1%).




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Mantenimiento y reforestación para la protección del recurso hídrico.

Gestión del sector de agua potable y saneamiento básico: recurso Hídrico (Decreto 1594 de 1984). Servicio de Acueducto: planta de tratamiento de agua potable.

Planta de Tratamiento de aguas residuales – alcantarillado, vertimientos, plan de saneamiento y manejo de vertimientos PSMV.

Funcionamiento de la planta de beneficio animal

Manejo y disposición final de residuos sólidos PGIRS - planta de residuos sólidos

Evaluación a la gestión presupuestal ambiental.

Se revisaron los siguientes Formatos Anexos Ambientales, de acuerdo con la información requerida en la Resolución No 294 de Abril 30 de 2009, en el aplicativo SIA

Formulario Anexo F 16.1 Informe de Gestión Ambiental.

Anexo F 16.2 cumplimiento de artículo 111 de la ley 99 de 1993

Anexo F 16.5. acciones desarrolladas por el municipio en torno a la gestión de residuos sólidos (derivado de la ley 142 de 1994 y el decreto 1713 de 2002).

Anexo F 16.6. acciones desarrolladas por el municipio en torno a la gestión de vertimientos (Decreto 3100 de 2003 y modificatorios).

Anexo F 16.7. acciones desarrolladas por el municipio en torno a la gestión de plantas de beneficio animal.

Anexo F 16.9 proyectos de inversión destinados a la protección sectores medio ambiente, agua potable y saneamiento básico fuente de financiación: recursos propios

Resultados de revisión gestión ambiental

Evaluación sectores medio ambiente, agua potable y saneamiento básico. Los Municipios y entidades que manejan recursos para el medio ambiente deben realizar proyectos que contribuyan en la preservación del medio ambiente y coadyuven en la definición y ejecución de acciones encaminadas a proteger y recuperar los ecosistemas estratégicos del Departamento, igualmente deben establecer el servicio público y saneamiento básico; para el suministro de agua potable en la cobertura y calidad requerida. Sector Medio Ambiente El municipio de Suaita no ha creado ni implementado una oficina que se encargue de los asuntos ambientales y gestione los recursos necesarios para obtener un resultado más eficaz en la protección y /o conservación de los recursos naturales y el medio ambiente del municipio, está función la cumple el secretario de Fomento y Desarrollo Municipal, en la auditoría de las vigencias 2011 y 2012 se observó la misma debilidad, la cual se elevó a observación con incidencia administrativa y disciplinaria.




INFORME DEFINITIVO


Planta de residuos sólidos (Disposición Final de Basuras) Existe planta de residuos sólidos orgánicos (planta de compostaje) y la disposición final de residuos sólidos de inertes se hace en el relleno sanitario de Acuasan, Vereda el Cucharo, finca la vega del Municipio de San Gil. Gestión presupuestal ambiental: Ingresos para inversión ambiental - vigencias 2012 - 2013

CODIGO CONCEPTO DE INGRESOS RECAUDO 2012 RECAUDO 2013

PRESUPUESTAL 1. SERVICIOS (PUBLICOS PRESTADOS POR EL MUNICIPIO) $ 185.672.165 $208.109.955

TI.A.2.4.1 . ACUEDUCTO $ 72.782.576 $102.774.879

TI.A.2.4.2 . ALCANTARILLADO $ 22.355.747 $25.236.956

TI.A.2.4.3 . ASEO Y BARRIDO DE CALLES $ 58.691.383 $64.747.748

TI.A.2.4.6 . MATADERO $ 20.075.708 $2.547.529

TI.A.2.4.4 . PLAZA DE MERCADO $ 11.766.751 $12.802.843

2. SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES $ 460.229.909

TOTAL INGRESOS SGP

PARTICPACION DE PROPOSITO GENERAL

T.A.2.6.2.1.1.5 . AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO. $ 460.229.909 $467.617.113

3, TRANSFERENCIAS Y REGALIAS.

. TRANSFERENCIAS DEL SECTOR ELECTRICO (T.S.E.) $0 $0

. EXISTENCIAS Y DEBIDO COBRAR T.S.E. $0 $0

. REGALIAS PETROLIFERAS $0 $0

. EXISTENCIAS Y DEBIDO COBRAR REGALIAS PETROLIFERAS $0 $0

. REGALIAS PRODUCCION DE ORO $0 $0

. EXISTENCIAS PRODUCCION DE ORO $0 $0

. OTRAS REGALIAS ( CARBON, CALIZAS, OTROS MINERALES) $0 $0

4. OTROS RECURSOS PARA MEDIO AMBIENTE

. CONVENIOS CON CORPORACIONES $0 $0

. APORTES DE ENTIDADES $0 $0

. EMPRESTITOS $0 $0

. OTROS RECURSO cuales ( ) $0 $0

5. PORCENTAJE AMBIENTAL DEL IMPUESTO PREDIAL. $ 88.021.904 $113.779.754

. PORCENTAJE AMBIENTAL. 1,5 X 1000 de avaluo catastral

1,5 X 1000 de avaluo catastral

. SOBRETASA AMBIENTAL $ 88.021.904 $113.779.754

6. FONDO DE PROTECCION AMBIENTAL $ 16.543.381 $144.003.350

. .1% RECURSOS PROPIOS (ART.111 LEY 99/93) $ 16.543.381 $144.003.350

Fuente: Alcaldía Municipal de Suaita- Cifras en pesos




INFORME DEFINITIVO


Según la información de presupuesto reportado en el SIA, el presupuesto recaudado en la alcaldía de Suaita para la vigencia 2013 fue de $12.228.007.077, del cual hace parte para el sector ambiental (formato F 16), se recaudó por concepto de servicios (recursos propios) $208.109.955, sistema general de participación $467.617.113, porcentaje ambiental del impuesto predial (sobretasa ambiental) $113.779.754 y fondo de protección ambiental (recursos propios ART.111 LEY 99/93) $144.003.350 para un total de $933.510.172, siendo un 24% superior que el presupuesto recaudado en la vigencia anterior. Ejecución de proyectos sector medio ambiente y sector agua potable y saneamiento básico En el siguiente cuadro, se muestra la información completa y detallada de los proyectos y/o recursos asignados y ejecutados por la Administración Municipal en la vigencia 2012 y 2013 para los Sectores de Medio Ambiente y Sector de Agua Potable y Saneamiento Básico:

SECTOR PROGRAMA PROYECTO

APROPIACION DEFINITIVA

TOTAL EJECUTADO

% DE EJECUCIO

N

FUENTE DE FINANCIACIÓN

2012 2013 SGP RP R. BLCE OTRO

SECTOR MEDIO AMBIENTE

. FLORA $9.389.260 $0 $9.389.260 100 X

. FAUNA $9.329.200 $0 $9.329.200 100 X

. SUELOS 9.329.200 $0 $9.329.200 100 X

. REFORESTACIONES $ 12.000.000 $ 12.000.000 100 X

. COMPRA DE PREDIOS $159.087.120 $15.083.770 $900.000 100 x x x X

CDT

. MANTENIMIENTOS $14.998.500 $ 14.998.500 x x

TOTAL

SECTOR AGUA POTABLE Y SANEAMINETO BASICO $1.491.630.679 $ 749.230.849 $688.512.099

. ACUEDUCTO $661.465.610 $ 359.877.213 $600.227.875

x x x Dpto

. PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE - PTAP $80.934.220 $80.934.220 x

TOTAL

. ALCANTARILLADO $ 309.168.979 $ 248.245.162 $42.360.768

x x x

Regalías, cofinanciación, aportes nacional

es.

. PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES PTARS

TOTAL

. MANEJO, TRATAMIENTO Y DISPOSICION FINAL DE RESIDUOS SOLIDOS. $ 253.350.052 $ 141.108.475 $111.649.171

x x

TOTAL

PLANTA DE SACRIFICIO DE GANADO $0 $0 $0 0

TOTAL

TOTAL INVERSION AMBIENTAL

TOTAL AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO

OTRAS INVERSIONES:




INFORME DEFINITIVO


.PREVENCION Y ATENCION DE DESASTRES $20.050.000 $ 4.550.000 $9.299.100

x X

. BOMBEROS VOLUNTARIOS $54.355.051 $ 3.000.000 $0

x

. EDUCACION AMBIENTAL $0 $0 $0 0 x


Contratos de mantenimiento y construcción de acueducto urbano y rural En la vigencia 2012, se culminó la construcción del acueducto La Aguadita, en la Vereda Gad, del Municipio de Suaita, Santander, mediante contrato de obra 181 de 2011. En la vigencia 2012, se realizó contrato cuyo objeto es: Suministro de materiales de construcción de accesorios de ferretería para realizar actividades de rehabilitación y mantenimiento en sistemas de acueducto y alcantarillado del Municipio de Suaita. Se suscribió el contrato de obra número 142 de 2013 por valor de $426.512.871, cuyo objeto es construcción segunda etapa del Acueducto Corbaraque Municipio de Suaita, Departamento de Santander, el cual se encuentra en ejecutado en un 90% a la fecha de la auditoría. Plantas de tratamiento que maneja el municipio El Municipio maneja tres plantas de tratamiento de agua potable, una convencional en la cabecera Municipal y dos compactas ubicadas en los Corregimientos de San José de Suaita y Vado Real. Contratos de reforestación vigencia 2012 y 2013. Por gestión con la CAS y los Colegios Integrado Lucas Caballero y Luis Carlos Galán Sarmiento, se está ejecutando una reforestación de 2.000 árboles. Planta de beneficio animal En el Municipio No existe. Fue cerrada temporalmente por el INVIMA, según acta de fecha 02 de febrero de 2013. Unidad de servicios públicos El Municipio de Suaita cuenta con una unidad de servicios públicos, que presta los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo, la cual recibió en la vigencia 2013 por concepto de subsidios un valor total de $49.224.196 y recaudó ingresos por valor de $142.830.480, para un ingreso total de $192.054.676, presta el servicio a 1.422 usuarios en los sectores: cabecera municipal de Suaita, Vado Real, San José de Suaita, Olival y Tolotá, refleja 299 deudores morosos, que adeudan a noviembre 30 de 2013 un valor de $33.925.297, se verificó que la unidad realiza las pruebas de laboratorio al agua todos los meses, mostrando nivel de riesgo bajo, medio y óptimo para el consumo humano, pero en 9 tomas efectuadas registro un nivel de riesgo alto, por lo cual se recomienda a la entidad




INFORME DEFINITIVO


establecer mecanismos que le permitan que los niveles del agua estén dentro de los límites normales para el consumo humano, por la anterior situación la unidad de servicios públicos se encuentra en un “acuerdo de mejoramiento” suscrito con la Superintendencia de Servicios Públicos, según acta de nivelación de los acuerdos de mejoramiento ID 1555 de fecha noviembre de 2013, en razón de evidenciar un porcentaje de cumplimiento insatisfactorio, pero la tendencia de estas medidas es continuar con acciones de mejora del sector agua potable y saneamiento básico, buscando celeridad y eficacia a través de esta herramienta.

Fuente: Registro fotográfico tomada por el grupo auditor en el Acueducto de la Cabecera Municipal de Suaita

Mediante Auto SGA No. 0759 de 19 de octubre de 2012, se ordenó cancelar a la CAS $2.154.537 por concepto de seguimiento ambiental al programa de ahorro y uso eficiente del Agua. En el término establecido el Alcalde presentó recurso de reposición, mediante la Resolución 0254 del 6 de septiembre de 2013, se resolvió el recurso y entre sus articulados rechazó el recurso presentado por el Alcalde Municipal, por esta sanción en la auditoría de la vigencia 2012 se configuró una observación administrativa con posible incidencia fiscal. Además según resolución DGL No. 304 de abril 11 de 2013 se le impuso una multa por valor de $1.768.500, por violación a la normatividad ambiental, por incumplimiento de los compromisos adquiridos en el Esquema de ordenamiento territorial en cuanto las inversiones y acciones durante la vigencia del EOT para mejorar las condiciones ambientales de su jurisdicción, la cual se encuentra en recurso de reposición. OBSERVACION No. 15 ACTUACIONES ANTE LA CAS Según oficio de fecha 21 de Enero de 2014, radicado 72, la CAS, le informó al municipio que existe un proceso ejecutivo por jurisdicción coactiva en el radicado 112/13 y con fundamento en la providencia No. 747 de septiembre 5 de 2008 confirmada con la No. 0319 de febrero 17 de 2012 mediante la cual se sancionó a este ente territorial con multa de $4.615.000, que ésta pendiente de ser cancelada, por la administración municipal.




INFORME DEFINITIVO


Por la observación realizada en el párrafo anterior se tipifica una observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde

Ramiro Gómez, Secretario de Fomento y Desarrollo

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “En atención a la observación es preciso informar a este ente de control que la Administración Municipal de Suaita, ya cancelo la obligación consignada en la providencia 747 del 5 de septiembre de 2008 emitida por la Corporación Autónoma de Santander; se anexa soportes del pago realizado. Se anexa, en ocho folios comprobante del pago efectuado. Con los anteriores argumentos solicitamos al Grupo Auditor, sea desvirtuada la observación No. 15 del Informe de Auditoría No. 000049 del 15 de Mayo.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Al analizar la respuesta recibida de la Alcaldía municipal de Suaita y los documentos soportes allegados en donde se certifica que ya se canceló la sanción impuesta por la CAS y se anexa el comprobante de egreso No.14-00382 de fecha 11 de abril de 2014; la orden de pago No. OP 14-00357 de fecha 11 de abril de 2014 y la consignación realizada, por valor de $ 7.536.537 correspondiente a capital e intereses, por lo cual se CONVALIDA ESTE HALLAZGO COMO ADMINISTRATIVO Y FISCAL POR VALOR DE $7.536.537 para los siguientes responsables: Jorge Elí Serrano Hernández (Alcalde 2001-2003), Rigoberto Rodríguez Almeida (Alcalde 2008-2011) y Diego Fernando Porras Niño (Alcalde 2004-2007, 2012-2014) teniendo en cuenta que la Resolución de Sanción se expidió por la CAS desde el año 2003 y sólo hasta el 2014 se canceló generando así intereses, lo que vulnera lo descrito en el artículo 6º de la Ley 610 de 2000. OBSERVACION No. 16 CALIDAD DEL AGUA En las pruebas de laboratorio que debe realizar todos los meses la unidad de servicios públicos ha mostrado nivel de riesgo bajo, medio y óptimo para el consumo humano, pero en 9 tomas realizadas en los meses de mayo, julio, septiembre y noviembre en el punto 3 polideportivo-fuente vado real, punto 2 ancianato-San José de Suaita, punto 1 salida PTAP San José de Suaita, punto 1 Cabecera Suaita, punto 1 vado real, punto 4 San José de Suaita, punto 4 vado real, registró un nivel de riesgo alto, por lo cual se recomienda a la entidad establecer mecanismos que le permitan que los niveles del agua estén dentro de




INFORME DEFINITIVO


los límites normales para el consumo humano, por la anterior situación la unidad de servicios públicos se encuentra en un “acuerdo de mejoramiento” suscrito con la Superintendencia de Servicios Públicos, según acta de nivelación de los acuerdos de mejoramiento ID 1555 de fecha noviembre de 2013, en razón de evidenciar un porcentaje de cumplimiento insatisfactorio. Por la observación realizada en el párrafo anterior se tipifica una observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde


RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Se acepta la observación y se dispone para el respectivo plan de mejoramiento; cabe señal que la Oficina de Servicios Públicos, se encuentra adelantando ya un acuerdo de mejoramiento con la Superintendencia de Servicios Públicos. En todo caso el agua tratada para la cabecera Municipal siempre el resultado de los análisis físicos químicos es que es acta para el consumo humano; por consiguiente se dispondrá mayor atención a las plantas de tratamiento de Vado Real y San José de Suaita.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: En la respuesta recibida la Alcaldía Municipal de Suaita acepta esta observación por lo cual se CONVALIDAD COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO, para incluir en el plan de mejoramiento que debe presentar la entidad. SECTOR DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO Recursos Hídricos Reforestaciones: Acciones desarrolladas por la Administración Municipal en el programa de Manejo Integral del Recurso Hídrico: recuperación, conservación, protección y manejo de las zonas productoras de agua y abastecedoras de acueductos urbanos y rurales, de las vigencias 2011, 2012, y 2013:

NOMBRE DE LA FUENTE QUE ABASTECE LOS ACUEDUCTOS

ACUEDUCTO QUE ABASTECE

CAUDAL LITROS/SEG EN LOS ULTIMOS TRES AÑOS

PROYECTOS REALIZADOS PARA LA PROTECCION DE LAS FUENTES HIDRICAS

URBANO

NOMBRE 2011 2012 2013

OTOVAL PTAP CABECERA 6 6 6

SAN JORGE PTAP CABECERA 7 7 7




INFORME DEFINITIVO


RIO HUERTAS PTAP VADO REAL 3,5 3,5 3,5

Q. LA LAJA PTAP S. JOSE DE SUAITA 3 3 3

RURAL


Respecto de la adquisición y mantenimiento de las áreas de importancia estratégica para la conservación de recursos hídricos que surten de agua el acueducto Municipal (artículo 99, Ley 99 de 1993; artículo 106, Ley 1151 de 2007; artículo 210, Ley 1450 de 2011), se observó que la Alcaldía Municipal de Suaita, no ha adquirido ningún predio para este fin, como se observa en el cuadro siguiente:

AÑO

FECHA DE COMPRA

ÁREA HAS

INVERSIÓN

2012

2013

TOTAL Fuente: Alcaldía Municipal de Suaita- Cifras en pesos

Para la vigencia 2013, se realizó el avalúo del predio ubicado en la vereda Neftalí, abastecedor del acueducto El Ortíz y el Acueducto de la Vereda Gad y Aser. El predio no se adquirió por cuanto la restricción de la Ley de garantías.

OBSERVACION No. 17 ADQUISICION Y MANTENIMIENTO DE LAS AREAS DE IMPORTANCIA ESTRATÉGICA PARA LA CONSERVACION DEL RECURSO HIDRICO.

Según el plan de desarrollo del Municipio de Suaita “Desarrollo con innovación y sostenibilidad ambiental 2012-2015” en su línea estratégica ambiental 3.4.1. contempló la compra de dos (2) terrenos para protección de los nacimientos que abastecen los acueductos del municipio, por lo cual se hace la observación con incidencia administrativa en cuanto no ha cumplido con esta meta del plan de desarrollo, pero a la administración municipal le quedan dos años para cumplir con esta meta y obligación del artículo 99, Ley 99 de 1993; artículo 106, Ley 1151 de 2007; artículo 210, Ley 1450 de 2011 TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde


RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “La administración solicito inspección ocular al predio denominado Marbella Nº 9 por parte de la CAS para verificar que el predio anterior mente mencionado sea apto para la adquisición como terreno ubicado en la parte alta de las micro cuencas que abastecen acueductos verdéales y municipales, conforme al procedimiento establecido en el Decreto 953 de 2012.




INFORME DEFINITIVO


Luego de obtener concepto favorable y atendiendo a los preceptos legales que regulan la contratación pública en materia de adquisición de inmuebles, adelanto trámite contractual para la celebración del contrato cuyo objeto fue la realización del levantamiento topográfico y avalúo del predio denominado Marbella Nº 9 identificado con cedula catastral 000100070110000 y matrícula 321-33595el área es de 256.000 m2 por valor $179.200.000. Una vez cumplido con el primero de los requisitos, cual es la realización del levantamiento topográfico, se verificó la existencia de los recursos en el presupuesto de rentas y gastos de la vigencia 2014, que respaldan la adquisición del inmueble para continuar con el trámite correspondiente. El Municipio igualmente presento proyecto de acuerdo ante el Honorable Concejo Municipal, a través del cual la Corporación autoriza al Alcalde Municipal para la adquisición del inmueble, tal y como lo consagra el Régimen Municipal en concordancia con las normas que regulan la contratación pública. Una vez cumplidos los trámites anteriores la Administración Municipal de Suaita y una vez terminadas las restricciones de la contratación directa, dadas en la Ley de garantías debido a los comicios presidenciales celebrará la contratación para la adquisición del predio referido anteriormente. Se anexa concepto técnico de la “CAS”, donde certifican que el lote es acto para la adquisición como terrenos ubicados en la parte alta de las micro cuencas que abastecen acueductos veredales y municipales, conforme al procedimiento establecido en el decreto 953 de 2012; acuerdo Municipal donde se faculta al señor Alcalde para la adquisición del lote y pantallazo del SECOP donde se evidencia el proceso para el avaluó y levantamiento topográfico del lote, lo anterior en once folios. Con los anteriores argumentos solicitamos al Grupo Auditor, sea desvirtuada la observación No. 17 del Informe de Auditoría No. 000049 del 15 de Mayo.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Analizada la respuesta recibida y los documentos soportes allegados se concluye que la Alcaldía Municipal de Suaita, está en el proceso de la adquisición de los terrenos para protección de los nacimientos que abastecen los acueductos del municipio, pero como este proceso no ha terminado se CONVALIDA esta observación como HALLAZGO ADMINISTRATIVO para incluir en el plan de mejoramiento con el fin de verificar en futuras revisiones su total cumplimiento. Planta de Tratamiento de Aguas Residuales PTAR – Alcantarillado – Vertimientos El Municipio de Suaita, presentó y radicó proyecto en el Ministerio de Vivienda, Medio Ambiente y Desarrollo Territorial, con fecha 20 de Noviembre de 2012, por valor de ($2.681.775.669.30), para la construcción de siete (7) PTARS en la cabecera municipal y los corregimientos de Vado Real y San José de Suaita, se verificó el radicado de esta comunicación ante el Ministerio.




INFORME DEFINITIVO


Así mismo se radicó en Ministerio de Vivienda, Medio Ambiente y Desarrollo Territorial el proyecto para la construcción de alcantarillado y PTAR, en los corregimientos de Olival y Tolotá, por valor de $4.150´000.000. En la vigencia 2013, se ejecutó el proyecto para la recuperación de las quebradas Machivita y Ricaute. Durante las vigencias 2011 y 2012, se realizó la construcción del alcantarilladlo del corregimiento de Vado Real por un valor de $1.700.000.000, el alcantarillado del corregimiento de San José de Suaita por un valor de $1.400.000.000 y el 50% de la red de la cabecera municipal por valor de $2.000.000.000. Planta de Residuos Sólidos – Rellenos Sanitarios - Plan de Gestión Integral de Residuos – PGIRS El Municipio de Suaita a través de la Unidad de Servicios Públicos, presta el servicio de acueducto, alcantarillado y aseo. El servicio de aseo se presta en la cabecera Municipal y los corregimientos de Vado Real, San José de Suaita, Olival y Tolotá. De acuerdo a lo establecido en el PGIRS, realiza barrido y limpieza de calles y escenarios públicos con frecuencia diaria y la recolección se hace en tres recorridos semanales en volquetas del Municipio así: Lunes: Recolección de residuos sólidos orgánicos. Miércoles: Recolección de reciclaje Viernes: Recolección de residuos sólidos inertes. Los residuos sólidos orgánicos, son llevados a la planta de compostaje con que cuenta el Municipio y en promedio se disponen 25 toneladas/mes. Los residuos reciclables se depositan en una bodega administrada por una cooperativa de recicladores conformada por madres cabeza de familia. Los residuos sólidos inertes se depositan en relleno sanitario el Cucharo de propiedad de ACUASAN E.I.C.E. en el Municipio de San Gil – Santander. Disponiendo en promedio treinta (30) toneladas mes. 3.1.1.4 PLAN DE MEJORAMIENTO En la vigencia fiscal 2013, se practicó Auditoría Gubernamental con enfoque integral modalidad regular a la Alcaldía Municipal vigencia fiscal 2012, no obstante a la fecha, no se ha suscrito Plan de Mejoramiento en razón a que el proceso auditor se encuentra en fase de informe preliminar; por lo tanto de derivarse un plan de mejoramiento, el mismos será objeto de seguimiento en próxima auditoría. 3.1.1.5 CONTROL FISCAL INTERNO De acuerdo a la evaluación de la efectividad del Sistema de Control Interno de la Alcaldía de Suaita, se observan los siguientes aspectos relevantes:




INFORME DEFINITIVO


Mediante Resolución No. 227 de noviembre 20 de 2008, la alcaldía municipal adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI:1000:2005; de acuerdo a la evaluación realizada por el Departamento de la Función Pública en la vigencia 2013 presenta un indicador de madurez del MECI Avanzado con calificación del 93,45; no obstante en la evaluación realizada por este ente de control se observa que existen debilidades en los componentes Administración del Riesgo; Actividades de control; Autoevaluación, Planes de Mejoramiento individual; en virtud de ello se debe fortalecer las acciones de control interno en cumplimiento de la misión institucional.

Para la vigencia fiscal 2013, se programó y ejecutó auditorías internas a las diferentes dependencias de la entidad, sobre las cuales emitió observaciones y recomendaciones; no obstante, el Jefe de la Oficina de Control Interno, certifica que no se suscribieron planes de mejoramiento individuales tendientes a mejorar el desempeño de cada área, es decir no se aplican políticas para prevenir riesgos.

Si bien la entidad ha diseñado y documentado los procesos y procedimiento, debe actualizar los mismos de acuerdo a las disposiciones vigentes y diseñar controles que aseguren su eficiencia y eficacia; así como formular y evaluar indicadores para medir la efectividad de los mismos y retroalimentar los resultados con los responsables a fin de que se dé cumplimiento a lo planeado.

La administración elaboro el mapa de riesgos por procesos, sin embargo el mismo no es evaluado y actualizado de manera periódica, de manera que se prevengan y detecten riesgos que incidan en el buen funcionamiento de la entidad municipal. En la vigencia objeto de estudio se detectaron los siguientes riesgos los cuales deben ser contralados y mitigados en el corto plazo:

Área Financiera y Presupuestal

- Los comprobantes contables no tienen la firma del funcionario que lo elabora,

revisa y autoriza, situación que dificulta la identificación del funcionario a quien se le deba atribuir la responsabilidad en el caso de que se presenten irregularidades en el proceso; en tal sentido, es claro que no hay control sobre el cumplimiento de los deberes funcionales.

- La información financiera y presupuestal generada presenta inconsistencia que pueden afectar la calidad, confiabilidad, comprensibilidad y verificabilidad de la misma.

Área Contractual - No hay cumplimiento cabal a la ley de archivo, por las siguientes razones: En

los expedientes contractuales no se adjuntan instrumentos de programación y planificación, como lo son plan de compras y el Banco de proyectos, herramientas para apoyar el control de gestión para el uso racional y estratégico de los recursos públicos; no se adjunta hoja de ruta, instrumento que ayuda a verificar que la documentación esté completa;

- En las minutas contractuales y en los actos administrativos no se señalan de forma clara los responsables de la elaboración y revisión de los mencionados actos, a fin de que sean suscritos por el Alcalde, exponiéndolo a incurrir en el deber de cuidado necesario en sus actuaciones.




INFORME DEFINITIVO


- En los contratos suscritos por el Municipio de Suaita, no se define con precisión los plazos de ejecución de los objetos, siendo este un aspecto esencial que debe estar plenamente definido por seguridad jurídica.

Plan de Desarrollo

- La entidad debe implementar mecanismos que garanticen el cumplimiento de las metas que a la fecha no presentan avance.

Línea Ambiental

- La entidad no ha dado cumplimiento cabal a las disposiciones legales,

especialmente a las relacionadas con la Adquisición y mantenimiento de las áreas de importancia estratégica para la conservación del recurso hídrico, situación que debe ser subsanada en el corto plazo a fin de evitar la configuración de responsabilidades que afecten la gestión.

OBSERVACION No. 18 El Sistema de control Interno presenta deficiencias relacionadas con la ausencia de controles efectivos, que pueden conllevar a que la operatividad de los proceso no se de en términos de eficacia, eficiencia y economía y a que se afecte el cumplimiento de los objetivos institucionales; en consecuencia se configura una observación administrativa a fin de que se formulen y ejecuten acciones correctivas y preventivas por parte de los responsables de cada proceso y cuyos resultados e impacto deben ser evaluados por el responsable de la oficina de control interno. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “En atención al Decreto 943 de Mayo 21 de 2014, la Administración Municipal Actualizará el Modelo Estándar de Control Interno -MECI-, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un sistema de Control Interno en la entidad, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 5O de la ley 87 de 1993. Por lo anterior expuesto solicito sea desvirtuado este hallazgo administrativo, ya que no se justifica actualizar mediante plan de mejoramiento, los controles y políticas de seguimiento del -MECI- actual, pues el mismo se encuentra desactualizado.

De igual forma se recuerda al grupo auditor que de conformidad con el parágrafo del Artículo 12 de la Ley 87 de 1993, los Jefes de Control Interno, en ningún caso podrán participar en los procedimientos administrativos de la entidad a través de autorizaciones y refrendaciones; por consiguiente si se presentaron errores administrativos en el Área Financiera, presupuestal, contractual, ambiental y del plan de desarrollo, dichos planes de mejoramiento son del resorte del funcionario de cada una de esas áreas.”





INFORME DEFINITIVO


En relación a los argumentos expuestos relacionados con el parágrafo del Artículo 12 de la Ley 87 de 1993, es de resaltar que el equipo auditor no contraría tal disposición a través de las observaciones realizadas, ya que no se está erogando responsabilidad al Jefe de Control interno distinta al ejercicio de control previo que debe ejercer con el fin de minimizar las ocurrencia de deficiencias y a la evaluación de los resultados e impacto de las acciones de mejora implementadas por el responsable de cada área a través de los planes de mejoramiento individual. De otra parte, si bien la entidad manifiesta se actualizará del Modelo Estándar de Control Interno en aras de fortalecer el sistema de control interno, es deber del ente de control hacer seguimiento y control a la efectividad de las acciones de mejora adoptadas por el sujeto de control, en tal sentido se convalida la observación la cual tendrá alcance de hallazgo Administrativo. 3.2 CONTROL DE RESULTADOS

3.2.1 PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS EVALUACIÓN DEL PLAN DE DESARROLLO El Plan de Desarrollo 2012 - 2015 “DESARROLLO CON INNOVACION Y SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL” fue adoptado por el Alcalde mediante Decreto 037 de junio 12 2012, ya que el concejo municipal votó negativamente el proyecto de acuerdo mediante el cual se aprobaba el Plan de Desarrollo 2012-2015; está integrado por Ejes Temáticos y Líneas Estratégicas así: Eje Hacia Un Municipio Moderno (4 líneas); Eje Mejor Equipamiento Comunitario (7 Líneas); Eje Mejores condiciones de Vida (3 líneas) y Municipio Competitivo (6 líneas). Las líneas estratégicas con mayor ponderación son: Líneas Estratégica Sector Salud y Sector Mejoramiento de la Infraestructura Municipal con el 15%, y Línea Mejores Vías para Movilidad y Progreso con el 14%.

El Eje Temático No.1, contiene 8 programas y 45 metas de las cuales 7 no presentaron ejecución, 2 ejecución inferior a lo programado, 4 superior a lo programado y 32 con ejecución de acuerdo a lo programado; el Eje No.2, está

LINEAS ESTRATEGICAS

Mejores Vias Para la Movilidad y

el Progreso (14%).

TIC´S Desarrollo a la

Información. (2%)

Fortalecimiento Institucional.

(2%)

Seguridad y Convivencia. (2%)

EJE HACIA UN MUNICIPIO

MODERNO

EJE MEJOR EQUIPAMIENTO

COMUNITARIO

EJE MEJORES CONDICIONES

DE VIDA

EJE MUNICIPIO

COMPETITIVO

LINEAS ESTRATEGICAS

Sector Mejoramiento

Infraestructura Municipal. (15%)

Sector Servicios Públicos

diferentes a AAA. (1%)

Sector Vivienda. (3%)

Sector Deportes y Recreación.

(3%)

Sector Cultura. (4%)

Sector Atención a Grupos

Vulnerables. (7%)

Sector Desarrollo Comunitario.

(3%)

LINEAS ESTRATEGICAS

Sector Educación. (7%)

Sector Salud. (15%)

Sector Agua Potable y

Saneamiento Básico. (7%)

LINEAS ESTRATEGICAS

Sector Ambiental. (2%)

Prevención y Atención de

Desastres. (4%)

Desarrollo Económico y

Productivo.

Sector Agropecuario. (3%)

Sector Promoción de Desarrollo.

(3%)

Sector Turismo (3%).

PLAN DE DESARROLLO 2012-2015 “DESARROLLO CON

INNOVACION Y SOSTINIBILIDAD AMBIENTAL”




INFORME DEFINITIVO


compuesto por 11 programas y 52 metas, de las cuales 4 no se ejecutaron, 13 presentan ejecución inferior a lo programado, 7 ejecución superior a lo programado y 28 metas con ejecución de acuerdo a lo programado; el Eje Temático No.3, por 11 programas y 78 metas las cuales presentan la siguiente ejecución: 29 no fueron ejecutadas, 36 presentan una ejecución por debajo de lo programado, 8 presentan ejecución superior a lo programado y 32 se ejecutaron de conformidad a lo programado y finalmente el Eje Temático No. 4 está compuesto por 9 programas y 43 metas, cuya ejecución se dio así: 10 metas no se ejecutaron, 29 metas se ejecutaron por debajo de lo planeado, 2 metas superaron lo planeado y 32 metas se ejecutaron de acuerdo a lo planeado. OBSERVACION No. 19 De acuerdo al seguimiento realizado, se evidencia que la Alcaldía de Suaita presenta en la vigencia 2013 un desempeño medio en el cumplimiento de las metas proyectas en el Plan de Desarrollo 2012-2015 “Desarrollo con Innovación y Sostenibilidad Ambiental”, por lo cual debe orientar sus esfuerzos en la ejecución total de las metas bajo los principios de eficiencia y eficacia administrativa con el fin de mejorar el desarrollo de la región y satisfacer las necesidades básicas de la población Suaitana; en consecuencia se configura una observación administrativa para que en el corto plazo se implementen las acciones correctivas a que haya lugar para optimizar los resultados del Indicador de Desempeño Municipal de la vigencia 2012, en el cual el municipio se ubica en la posición No 18. TIPO DE OBSERVACIÓN : ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “En el indicador de desempeño para la vigencia 2011 el Municipio de Suaita se ubicó en el puesto 66, en la vigencia 2012 en el puesto 18 y para el año 2013 la ejecución acumulada supera el 50% como consta en el soporte que se envía al DNP y adjunto como Soporte a este informe; por consiguiente se evidencia que el Municipio de Suaita se encuentra en una evolución administrativa de tipo positivo. Se anexan once folios donde se evidencia la ejecución de las vigencias 2012 y 2013; y el acumulado donde se demuestra que la ejecución del Plan de Desarrollo supero el 50%, en su ejecución en las dos vigencias, que se evidencias metas en cero, se deben tener en cuenta que las mismas están programadas para 2014 y 2015...”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Si bien la entidad ha venido mejorado el desempeño en los últimos períodos, debe en ese esfuerzo continuo trabajar en las metas que muestran avance de ejecución bajo a fin de lograr el cumplimiento total de las metas propuestas en el cuatrienio y por ende resultados satisfactorios que redunden en el bienestar integral de la población Suaitana. En consecuencia, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgo administrativo, con el fin de continuar con la medición y




INFORME DEFINITIVO


control del nivel de cumplimiento de las metas que presentan bajo o medio avance. 3.3 CONTROL FINANCIERO El alcance de la auditoría financiera se realizó de acuerdo a los siguientes parámetros:

Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas en Colombia.

Ley 42 de 1993 (enero 26) sobre la organización del sistema de control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen.

Resolución 356 de 05 de septiembre de 2007, “Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública”, emitida por la Contaduría General de la Nación.

Resolución 357 del 23 de julio de 2008 “Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”, emitida por la Contaduría General de la Nación

Resolución 00042 del 26 de enero 2010, “Por medio de la cual se adopta el procedimiento para Dictaminar Estados Financieros de los Entes auditados por la Contraloría General de Santander”, emitida por la Contraloría General de Santander.

Resolución 000617 del 27 de septiembre de 2010 “Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos para las Auditorías, Visitas Especiales, Revisión de cuentas y Quejas en la Contraloría General de Santander”, emitida por la Contraloría General de Santander.

3.3.1 Estados Contables – Evaluación y Análisis Financiero 3.3.1.1 Estado de Situación Fiscal Comparativa 2.010 - 2013 Se ha examinado la evolución de las cuentas del activo corriente y el pasivo corriente de la Alcaldía Municipal de Suaita, durante el periodo 2010-2013, según la información suministrada en el Sistema Integrado de Auditorías SIA. La Administración Municipal es responsable de las cifras contenidas en los Estados Financieros allegados, incluyendo las notas a los mismos. Basados en el análisis de las cifras contenidas en los Estados Financieros del Municipio a diciembre 31 de 2013, se observa que el activo corriente se incrementó un 181.96% en relación con la vigencia anterior, en razón de la reclasificación de los otros activos por concepto de la reserva financiera actuarial, recursos Fonpet Ministerio de Hacienda por valor de $6.581.568.000, que estaban considerados como activos no corrientes en la vigencia 2012, siendo ésta la clasificación correcta al ser activos de baja rotación dentro de los fondos con que cuenta la Administración Municipal. Su valor ascendió a $12.657.599.000. La relación activo corriente menos pasivo corriente registra una evolución negativa en las vigencias 2010, y 2012, siendo positivo su valor en las vigencias 2011 y 2013, debido a que el activo corriente fue superior al pasivo corriente,




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logrando un superávit fiscal por un valor que asciende a $22.601.548.000 a diciembre 31 de 2013, aunque este valor no es real debido a la reclasificación de otros activos-reserva financiera actuarial, como se observa en la tabla y gráfica que se presentan a continuación:

Fuente: Secretaria de Hacienda Municipio de Suaita


3.3.1.2 BALANCE GENERAL El Balance General a 31 de Diciembre de 2013, presentado por la Administración en la rendición de cuenta, no se encuentra debidamente clasificado y presentado de acuerdo con los parámetros establecidos por la Contaduría General de la Nación, donde la estructura de los activos deben conservar el orden de liquidez y solvencia, y los pasivos su grado de exigibilidad de acuerdo con el Plan General de Contabilidad, Normas Técnicas relativas a los estados, informes y reportes contables – Estados Contables Básicos - Balance General que dice : “Para efectos de su elaboración, los activos y pasivos se clasifican en corriente y no corriente” y “Los Estados Contables Básicos deben presentarse en forma comparativa con los del período contable inmediatamente anterior”, debido a la reclasificación de la reserva financiera actuarial como un activo corriente, siendo un activo no corriente afectando los índices financieros de la entidad, por lo cual no se realiza el análisis financiero de sus cifras, hasta que la Alcaldía clarifique las dudas que persisten y que afectan la razonabilidad de los estados contables. OBSERVACION No. 20 RECLASIFICACION OTROS ACTIVOS

2010 2011 2012 2013

ACTIVO CORRIENTE 3,582,308,000 4,813,069,000 4,489,088,000 12,657,599,000

PASIVO CORRIENTE 4,133,481,000 3,966,239,000 6,370,272,000 9,943,949,000 -

SUPERAVIT O DEFICIT

FISCAL 551,173,000 - 846,830,000 1,881,184,000 - 22,601,548,000

2010 2011 2012 2013

Superavit o Deficit Fiscal -551.173.000 846.830.000 -1.881.184.000 22.601.548.000

-5.000.000.000

-

5.000.000.000

10.000.000.000

15.000.000.000

20.000.000.000

25.000.000.000

Cif

ras

en

pe

sos

Superavit o Deficit Fiscal Alcaldia Municipal de Suaita




INFORME DEFINITIVO


A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita no presenta los Estados Financieros debidamente clasificados, según la liquidez y solvencia de los activos de la entidad, al reclasificar los otros activos-reserva financiera actuarial como un activo corriente, siendo en realidad un activo no corriente. Por la observación realizada en el párrafo anterior se tipifica una observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde

Ana María Céspedes Zárate, Secretaria de Hacienda.

Guillermo Sanmiguel Acevedo, Contador RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “La Entidad acepta la observación realizada por la Contraloría General de Santander, motivo por el cual se presentara un plan de mejoramiento en respuesta al informe final de auditoría, que muestre la reclasificación del saldo final corriente y no corriente, de acuerdo al saldo final de la cuenta otros activos reserva financiera actuarial.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: La Alcaldía Municipal de Suaita acepta esta observación, en razón a que los Estados Financieros no están debidamente clasificados, por lo cual se CONVALIDA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO para incluir en el plan de mejoramiento que debe presentar la entidad. Descripción y Análisis de los Estados Financieros Con base en los Estados Financieros de la vigencia 2.013 firmados por el Alcalde Municipal, la Secretaria de Hacienda y el Contador y reportados en el aplicativo SIA, correspondiente a la rendición de cuenta de la vigencia 2013 y de acuerdo a información obtenida en trabajo de campo, se presenta la siguiente información financiera, comparativa con las vigencias 2010, 2011 y 2012, pero no se realiza ningún análisis por las inconsistencias reflejadas, que se detallan en el presente informe, así:

CUENTAS 2010 2011 2012 2013

ACTIVOS 29,414,601,000 32,852,157,000 33,718,813,000 35,839,047,000

PASIVOS 6,602,862,000 7,489,931,000 9,164,289,000 8,438,258,000

PATRIMONIO 22,811,739,000 25,362,226,000 24,554,524,000 27,400,789,000

Fuente: SIA Contraloría General de Santander-Secretaria de Hacienda de Suaita-Cifras en pesos




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Fuente: SIA Contraloría General de Santander-Secretaria de Hacienda de Suaita ACTIVOS La Alcaldía Municipal de Suaita, presenta un activo total valorado en $35.839.047.000 a Diciembre 31 de 2.013, conformado por activo corriente que presenta un valor de $12.657.599.000 y Activo no corriente por valor de $23.181.448.000, cifras que se muestran a continuación comparándolas con las vigencias 2010, 2011, 2012 y 2013.

Fuente: SIA Contraloría General de Santander- Secretaría de Hacienda de Suaita

0

5.000.000.000

10.000.000.000

15.000.000.000

20.000.000.000

25.000.000.000

30.000.000.000

35.000.000.000

40.000.000.000

2010 2011 2012 2013

ACTIVOS 29.414.601.000 32.852.157.000 33.718.813.000 35.839.047.000

PASIVOS 6.602.862.000 7.489.931.000 9.164.289.000 8.438.258.000

PATRIMONIO 22.811.739.000 25.362.226.000 24.554.524.000 27.400.789.000

CIF

RA

S EN

PES

OS

ACTIVOS, PASIVOS Y PATRIMONIO ALCALDIA MUNICIPAL SUAITA 2010-2011-2012-2013

ACTIVO CORRIENTE 3,582,308,000 4,813,069,000 4,489,088,000 12,657,599,000

Efectivo 2,704,025,000 2,095,616,000 1,974,983,000 2,862,498,000

Inversiones 268,539,000 55,768,000 109,910,000 55,769,000

Rentas por cobrar 152,583,000 711,327,000 673,187,000 1,032,461,000

Deudores 457,161,000 1,950,358,000 1,731,008,000 1,882,688,000

Otros activos 0 0 0 6,824,183,000

ACTIVO NO

CORRIENTE 25,832,293,000 28,039,088,000 29,229,725,000 23,181,448,000

Inversiones 12,200,000 12,200,000 12,200,000 12,200,000

Propiedad, planta y

equipo 10,542,384,000 12,067,173,000 11,422,426,000 11,855,340,000

Bienes de Beneficio y

uso publico e histórico y

cultural 11,819,759,000 12,011,348,000 11,217,759,000 11,217,759,000

Otros activos 3,457,950,000 3,948,367,000 6,577,340,000 96,149,000

TOTAL ACTIVOS 29,414,601,000 32,852,157,000 33,718,813,000 35,839,047,000

PASIVO CORRIENTE 4,133,481,000 3,966,239,000 6,370,272,000 - 9,943,949,000

Operaciones de crédito

público- Deuda Püblica 2,524,655,000 2,726,717,000 0 0

Obligaciones financieras 120,000,000 0 0 0

Cuentas por pagar 934,426,000 749,670,000 2,226,879,000 1,730,260,000

Obligaciones laborales y

de seguridad social 228,817,000 272,540,000 340,786,000 340,609,000

Pasivos estimados 0 15,655,000 3,797,847,000 - 12,014,818,000

Otros pasivos 325,583,000 201,657,000 4,760,000 0

PASIVO NO

CORRIENTE 2,469,381,000 3,523,692,000 2,794,017,000 18,382,207,000

Operaciones de crédito

público- Deuda Püblica 0 0 2,551,729,000 2,376,438,000

Pasivos estimados 2,469,381,000 3,523,692,000 - 15,993,216,000

Otros pasivos 242,288,000 12,553,000

TOTAL PASIVOS 6,602,862,000 7,489,931,000 9,164,289,000 8,438,258,000

PATRIMONIO 22,811,739,000 25,362,226,000 24,554,524,000 27,400,789,000

Hacienda publica 22,811,739,000 25,362,226,000 24,554,524,000 27,400,789,000

TOTAL PASIVO Y

PATRIMONIO 29,414,601,000 32,852,157,000 33,718,813,000 35,839,047,000

CUENTA 2010 2011 2012 2013




INFORME DEFINITIVO


PASIVOS

Los pasivos de una entidad se clasifican en aquellos pasivos a largo plazo y los pasivos a corto plazo, esto es aquellas deudas que son exigibles en un corto plazo, que son los que se conocen como pasivos corrientes.

Para que la entidad pueda hacer una correcta administración de sus pasivos, es preciso que los clasifique adecuadamente, en especial aquellos a corto plazo, para que pueda programar su pago y así no entrar en una eventual mora que le pueda cerrar las puertas a futuras financiaciones.

El pasivo total de la Alcaldía Municipal de Suaita en la vigencia 2.013 fue de $8.438.258.000, presentando una disminución del 8%, en relación a la vigencia 2012, como consecuencia de la disminución de las cuentas por pagar. PATRIMONIO El patrimonio de la Alcaldía Municipal de Suaita a diciembre 31 de 2013 reporta un valor de $27.400.789.000, el cual fue 12% superior en relación a la vigencia anterior y representa el 76% del total pasivo más patrimonio. OBSERVACION No. 21 EFECTIVO-CAJA: A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en el Balance de comprobación un valor NEGATIVO en la cuenta de caja por $246.165.522,46, cifra que afecta la razonabilidad de los Estados Financieros, que la Entidad debe soportar y justificar con los documentos respectivos, Por la observación realizada en el párrafo anterior se tipifica una observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde


Guillermo Sanmiguel Acevedo, Contador RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Efectivamente esta partida de saldo contrario de la cuenta caja general, obedece a unos errores de contabilización en esta cuenta, correspondiente a años anteriores, que deben ser depurados mediante la realización de un proceso de sostenibilidad contable, que ajuste esta partida a la realidad económica, financiera y social del Ente, toda vez, que en la Entidad no se maneja flujo de efectivo que mueva esta cuenta. Todos los ingresos son




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llevados directamente a la cuenta contable de la entidad financiera involucrada en la operación financiera.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: En su respuesta la entidad acepta que la cuenta de Caja presenta un saldo negativo, el cual obedece a unos errores en la contabilización, el cual deben investigar y depurar, por lo cual se CONVALIDA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO para incluir en el plan de mejoramiento que debe presentar la Alcaldía. OBSERVACION No. 22 EFECTIVO DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS- BANCOS A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en el Balance de comprobación en la cuenta 1110 Depósitos en Instituciones Financieras un valor de $3.108.662.707,24, valor que no es confiable al presentar en diez (10) cuentas bancarias que se relacionan en al cuadro siguiente, saldos negativos, por valor de $914.123.201,58, que representan el 29% del total de la cuenta; además al revisar las conciliaciones bancarias se observa que en las cuentas con códigos 1110060102, 11100501096, 1110060101, 1110060201, 1110060205, 1110060211, 11100502001, 11100501100, 11100501093 1110501053, 1110501047, 11100501035, 1110501031, 11100501026, 1110501003, 1110501006, 11100501015, refleja diferencias por encontrar, valores por encontrar, valores pendientes de conciliar, que afecta la razonabilidad de los Estados Financieros, inconsistencias que la administración municipal debe explicar y soportar con los documentos pertinentes. Por la observación realizada en el párrafo anterior se tipifica una observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías.

Fuente: Secretaria de Hacienda Alcaldía Municipal de Suaita

CODIGO CUENTASALDO SEGÚN BALANCE DE

COMPROBACION

111005010003Banco Davivienda cuenta 0489-6999-9209 Remodelacion hospital

Caice (347,456,434.67)

11100501006Banco Davivienda cuenta 0489-6999-8573 Descuentos Colombia

Humanitaria(861,322.01)

11100501007Banco Davivienda cuenta 0489-6999-9951 Fondo de solidaridad y

Redi (6,457,293.00)

11100501031Banco Davivienda cuenta 0489-6999-8623 Constr. Cerramiento

colegio L (342,990.35)

11100501043 Banco Davivienda cuenta 090-00809-5 Acueducto y Alcantarillado (31,648,960.87)

11100501053Banco Davivienda cuenta 0489-6999-8615 Reparacion puente

vehicular (289,794,873.68)

11100501080Banco Davivienda cuenta 090-01029-9- 28% Sistema General de

Participaciones (29,487,897.85)

11100501096Banco Davivienda cuenta 090-01233-7 Convenio 015 de 2009

cultura (6,865,123.77)

1110501100Banco Davivienda cuenta 0489-6999-8573 Descuentos Colombia

Humanitaria (28,959,307.92)

1110502001 Banco Agrario cuenta 3-6044-000111-1 Seguridad social (172,248,997.46)

TOTAL (914,123,201.58)

ALCALDIA MUNICIPAL DE SUAITA

BANCOS CUENTAS CON SALDOS NEGATIVOS

A DICIEMBRE 31 DE 2013

(Cifras en pesos)




INFORME DEFINITIVO


TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde


Guillermo Sanmiguel Acevedo, Contador RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “La observación realizada por la Contraloría General de Santander, es de total recibo por parte de la Administración Municipal, y esta obedece a errores en la contabilización realizada en algunas operaciones, que conllevaron a estos saldos negativos en los Estados Financieros. Las cuentas bancarias, como es obvio no se encuentran con saldos negativos. En respuesta a este hallazgo, la Entidad iniciara un proceso de sostenibilidad contable, que ajuste las partidas del Balance a la realidad económica, financiera y social del Ente.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: En su respuesta la entidad acepta que la cuenta Efectivo-Depósitos en instituciones financieras- Bancos presenta saldos negativos en algunas cuentas, por lo cual manifiesta que realizará un proceso de investigación y depuración, por lo cual se CONVALIDA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO para incluir en el plan de mejoramiento que debe presentar la Alcaldía. OBSERVACION No. 23 INVERSIONES

A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en el Balance de comprobación un valor $67.969.154,84 en la cuenta 12 Inversiones, correspondiente: a) Derechos en fondos de valores y fiducias ($55.769.094,84); b) acciones en la Electrificadora de Santander ($12.200.060) y en la cuenta 1999 valorizaciones- Acciones ESSA ($96.148.672,86), cifras que la Alcaldía debe conciliar con los certificados que emite cada entidad al finalizar cada vigencia, en razón a que en la verificación física de los documentos se encontró que la Alcaldía poseía el certificado que expidió la Electrificadora de Santander, dando un valor patrimonial a octubre 31 de 2013, y para los recursos que posee en la fiducia no se expidió el certificado respectivo de saldo al 31 de diciembre de 2013, por lo cual es importante que la administración municipal efectúe la conciliación de saldos de todos los títulos valores que poseen al finalizar cada anualidad. Por la observación realizada en el párrafo anterior se tipifica una observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA




INFORME DEFINITIVO


PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde


Guillermo Sanmiguel Acevedo, Contador

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Acierta el Organismo de Control al elevar esta observación, toda vez efectivamente los valores contabilizados no se encuentran actualizados y deben ser ajustados a la realidad económica, financiera y social, mediante el desarrollo de un proceso de sostenibilidad contable que logre este objetivo.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: En su respuesta la entidad acepta esta observación al manifestar que esta cuenta no está actualizada, por lo cual se CONVALIDA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO para incluir en el plan de mejoramiento que debe presentar la Alcaldía. OBSERVACION No. 24 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en el Balance de comprobación un valor $11.855.340.123,77 en la cuenta 16 Propiedad, planta y equipo, los cuales se deben individualizar, con el objeto de controlar cada bien adquirido, además su depreciación también se debe individualizar. En la inspección física que se efectúo al equipo de transporte se observó que se encuentran unos bienes inservibles o no utilizables por la Entidad, como son las dos (2) motocicletas que se registran en las siguientes fotografías, del cual es propietario el Municipio, por lo cual, previo análisis y presentación de los estudios de justificación y soportes correspondientes, dentro de los cuales se podrán contemplar factores como: resultado de la evaluación costo/beneficio, valor de mantenimiento, concepto y funcionalidad entre otros, el Municipio podrá, retirarlas definitivamente del inventario y del patrimonio de la entidad, mediante los procesos legalmente establecidos para ello. Además porque es deber de las entidades que conforman la administración pública, asumir la responsabilidad en el manejo de sus bienes, así como diseñar, adoptar, interpretar y aplicar las medidas y mecanismos que permitan el control, racionalización, buen uso y destinación de los mismos.




INFORME DEFINITIVO


Fuente: Alcaldía Municipal de Suaita- Motocicletas inservibles



Guillermo Sanmiguel Acevedo, Contador RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “La Administración Municipal debe dar inicio al proceso de sostenibilidad contable que permita detallar en el software del modulo de propiedad, planta y equipo de la Entidad, los bienes que la componen y así mismo su depreciación. Así mismo, se procederá a la depuración física de esta contabilización, mediante la baja de aquellos bienes que no le sean de utilidad, tal como lo expone la Contraloría General de Santander, en cuanto a las motocicletas. En el mes de Agosto de 2014 el Alcalde Municipal de Suaita presentará un Proyecto de Acuerdo ante el Concejo Municipal para que sea autorizado con el fin de rematar y/o chatarrizar la maquinaria, vehículos o partes inservibles que se encuentran en estado de obsolescencia, los cuales son propiedad del Municipio de Suaita Santander; producto de ésta venta se consignarán al Fondo Rotatorio de Obras Públicas del Municipio de Suaita. *- La Secretaría de Hacienda establecerá medidas por medio del Software Contable, en la Cuenta 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO con el fin de establecer INDIVIDUALIZACIÒN de cada bien adquirido, además la depreciación de la misma. El Plan de Mejoramiento se hará en un término de seis (6) meses”





INFORME DEFINITIVO


En su respuesta la entidad acepta esta observación y manifiesta que dentro de los próximos seis (6) meses y mediante el proceso de sostenibilidad contable ajustará esta cuenta, por lo cual se CONVALIDA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO para incluir en el plan de mejoramiento que debe presentar la Alcaldía. OBSERVACION No. 25 CONTABILIZACION DE CONVENIOS La Alcaldía Municipal de Suaita no está aplicando el principio de causación para la contabilización de todos los convenios, en razón a que el convenio suscrito con FINAGRO en la vigencia 2013, por valor $142.296.000 no se registró en la contabilidad, porque de este convenio no se ejecutó nada en esta vigencia, además la entidad debe controlar más eficientemente cada convenio suscrito, sus ingresos y cuentas por cobrar de cada uno, debido a que del convenio 1779 suscrito en el 2012 por transporte, no se ha recibido un saldo por valor de $46.000.000 y este valor no aparece en el Balance de comprobación como un recurso por cobrar. Por la observación realizada en el párrafo anterior se tipifica una observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde Ana María Céspedes Zárate, Secretaria

de Hacienda. Guillermo Sanmiguel Acevedo, Contador RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Se tomara atenta nota de esta observación para proceder a su desarrollo en cumplimiento del marco conceptual y las normas de contabilidad generalmente aceptadas, para que los estados financieros de la Entidad, reflejen fielmente la realidad económica, financiera y social.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: En su respuesta la entidad acepta esta observación, por lo cual se CONVALIDA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO para incluir en el plan de mejoramiento que debe presentar la Alcaldía. OBSERVACION No. 26 RENDIMIENTOS FINANCIEROS REGALÍAS




INFORME DEFINITIVO


La Alcaldía Municipal de Suaita debe registrar los rendimientos financieros recibidos por los recursos de regalías en un solo código contable, en razón a que en la vigencia 2013 se contabilizaron en los códigos 4805220108 por valor de $5.934.521,50 y en el 4805350101 un valor de $924.727,68, dificultando su control y supervisión, por lo cual es importante que se controlen eficientemente todas sus operaciones. Por la observación realizada en el párrafo anterior se tipifica una observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde


Guillermo Sanmiguel Acevedo-Contador RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “A partir del mes de mayo de 2013, estos rendimientos financieros se contabilizan como un recaudo a favor de terceros, toda vez que deben ser devueltos al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Es decir, no pueden afectar las cuentas de ingreso de la Entidad, por cuanto distorsionan la información contable. Por lo anterior, muy respetuosamente solicito se retire este hallazgo del informe definitivo, toda vez que no puede ser susceptible de mejoramiento, ya que la acción ya está tomada, y es totalmente diferente a la que se estaba aplicando.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: El grupo auditor al analizar la respuesta recibida considera que efectivamente en la vigencia 2013 se contabilizaron equivocadamente estas operaciones y con el fin de que está situación no se vuelva a repetir en razón a que los municipios seguirán recibiendo recursos por este concepto, se hace necesario mantener esta observación y CONVALIDA ESTE HALLAZGO COMO ADMINISTRATIVO para incluir en el plan de mejoramiento, que debe presentar la Alcaldía y la Contraloría General de Santander hará seguimiento en futuras revisiones. OBSERVACION No. 27 DEPURACION DE CUENTAS A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita debe efectuar un proceso de revisión de los saldos de las cuentas que reflejan sus estados financieros, en razón a que se verificó que existen varias cuentas que no muestran la realidad de sus operaciones como Rentas por cobrar-alumbrado público con código 1305450102, por valor de $9.778.209, Avances y anticipos entregados código 1420 por valor de $1.667.631.185.




INFORME DEFINITIVO




Guillermo Sanmiguel Acevedo, Contador RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “La Entidad acepta la observación planteada por el Organismo de Control, toda vez que como se ha sido reiterativo en esta contradicción de hallazgos, se debe iniciar y dar continuidad a un proceso de sostenibilidad contable, como mecanismo de mejoramiento continuo de las cifras contenidas en los Estados Financieros, que permitan reflejar la realidad económica, financiera y social del Ente.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: En su respuesta la entidad acepta esta observación, por lo cual se CONVALIDA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO para incluir en el plan de mejoramiento que debe presentar la Alcaldía. OBSERVACION No. 28 PASIVOS ESTIMADOS A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita presenta en el Balance General Clasificado en Pasivo corriente – Pasivos estimados un valor con naturaleza contraria de $12.014.818.000 y en el pasivo no corriente un valor de $15.993.216.000, al realizar la suma de estos valores nos refleja un saldo de $3.978.398.000, con lo cual se están afectando los índices financieros de la entidad en la vigencia, al reportar movimientos y no saldos de las cuentas. Por la observación realizada en el párrafo anterior se tipifica una observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde Ana María Céspedes Zárate, Secretaria

de Hacienda. Guillermo Sanmiguel Acevedo, Contador RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL:




INFORME DEFINITIVO


“Con relación a esta presentación corriente y no corriente del modelo CGN2005.001, fundamento para la elaboración de los Estados Financieros de la Entidad, se elevara la consulta para su clasificación a partir de la próxima rendición de información a la Contaduría General de la Nación, por lo que será subsanada de manera inmediata, motivo por el cual, solicito sea retirado este hallazgo del informe definitivo ya que la acción de mejoramiento ya está en marcha. “


El grupo auditor al analizar la respuesta recibida considera que la presentación de los Estados Financieros se debe realizar de acuerdo a los lineamientos establecidos por el Régimen de Contabilidad Pública y de acuerdo a las normas contables establecidas en Colombia, atendiendo el grado de solvencia de las cuentas, siempre presentando el saldo real de cada una al terminar cada vigencia fiscal, por lo cual se CONVALIDA ESTE HALLAZGO COMO ADMINISTRATIVO para incluir en el plan de mejoramiento que debe presentar la Alcaldía.

OBSERVACION No. 29 CONTROL INTERNO CONTABLE Es importante que se definan y establezcan puntos de control dentro de la Alcaldía Municipal de Suaita, con el fin de garantizar que la información financiera tenga las características de confiabilidad, comprensibilidad y verificabilidad establecidas por las normas contables públicas, además es necesario que todos los registros contables y presupuestales sean revisados y supervisados, por los responsables, debido a que se observó que los comprobantes no aparecen firmados por quien los elaboro, los reviso, los autorizó y los supervisó. Por la observación realizada en el párrafo anterior se tipifica una observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde


Guillermo Sanmiguel Acevedo, Contador RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Se acoge la observación y será objeto de un proceso de socialización y re inducción con los responsables de su mejoramiento, con el fin de que se sigan los procedimientos de control interno, que conlleve a subsanar la deficiencia planteada por el Organismo de Control. Se propondrá la acción de mejoramiento en desarrollo del informe final de auditoría.”





INFORME DEFINITIVO


En su respuesta la entidad acepta esta observación y manifiesta que mediante un proceso de socialización y re inducción se empezaran a aplicar los procedimientos de control interno para que los registros contables y presupuestales sean revisados y supervisados, por los responsables, por lo cual se CONVALIDA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO para incluir en el plan de mejoramiento que debe presentar la Alcaldía. DEUDA PÚBLICA El Municipio de Suaita tiene un saldo de deuda pública, por valor de $2.376.441.130, según Balance detallado y registrado en el código contable 2208 a diciembre 31 de 2013, en tres créditos autorizados en el Ministerio de Hacienda- Dirección general de crédito público, así:

a) Crédito No. 611514490 en Davivienda, por un monto inicial de $350.000.000, a 60 meses, con fecha de firma del contrato del 24 de noviembre de 2010, garantía: recursos provenientes del recaudo SGP libre inversión y libre asignación, destino: saneamiento básico construcción o suministro de unidades sanitarias niveles 1 y 2 en el sisben ($100 millones), para construcción de vivienda saludable de los niveles 1 y 2 del sisben ($200 millones) y adquirir martillo para la retroexcavadora del Municipio ($50 Millones), el saldo a diciembre 31 de 2013 es de $155.786.417,12, valor diferente al certificado.

b) Crédito No.611513712 en Davivienda, por un monto inicial de $720.000.000

a siete años, con fecha de firma del contrato del 5 de septiembre de 2008, garantía: pignoración recursos provenientes del SGP, propósito general-otros sectores de inversión e impuesto de sobretasa a la gasolina, destino: mejoramiento de la malla vial, adquisición de una volqueta y adquisición de una retroexcavadora, el saldo a diciembre 31 de 2013 es de $175.671.535.62, valor diferente al certificado.

c) Crédito No. 614500492 en Allianza Fiduciaria por un monto inicial de 2.044.983.178, con un plazo de diecinueve (19) años, con fecha de firma del contrato de empréstito del 18 de junio de 2009, garantía: el 60% de los recursos recibidos por SGP-ASB, destino: plan maestro de alcantarillado de la cabecera municipal, modalidad de pago: anual con 5 años de gracia a capital, en la vigencia 2013 se canceló por concepto de intereses un valor de $280.570.056

OBSERVACION No. 30 DEUDA PÚBLICA Al verificar el estado de la deuda pública en el Municipio de Suaita a diciembre 31 de 2013, se encontraron las siguientes inconsistencias y debilidades:

a) El saldo del crédito público que posee el Municipio de Suaita, a diciembre 31 de 2013, esta subestimado al presentar diferencias entre el valor




INFORME DEFINITIVO


reflejado en el Balance de comprobación y el valor certificado por la entidad bancaria y la secretaria de hacienda, en $15.852.826; cifra que se detalla en el cuadro que se presenta a continuación.

b) La Alcaldía no está efectuando los abonos oportunamente, lo cual genera intereses de mora y en la vigencia 2013 se canceló por intereses de mora un valor de $86.557, en los meses de Enero y Febrero. El grupo auditor consideró no tipificar un hallazgo fiscal por este valor en razón de su menor cuantía.

c) La Alcaldía Municipal no identifica claramente cada crédito en sus estados financieros, al no incluir el número del crédito, además los comprobantes de egreso no registran claramente en su detalle cual es el crédito que está abonando y no se establece cuál es el monto de intereses de mora que se está cancelando.

d) Es necesario que la Administración municipal controle eficientemente los registros, clasificación, identificación y presentación de estas obligaciones en los estados financieros, con el fin de reflejar la realidad financiera de entidad.

Fuente: Secretaria de Hacienda Alcaldía de Suaita

Por las observaciones realizadas en los párrafos anteriores se tipifica una observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde

Ana María Céspedes Zarate, Secretaria de Hacienda. Guillermo Sanmiguel Acevedo, Contador

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Para dar trámite a esta observación realizada por la Contraloría General de Santander, se procederá a detallar los créditos dentro de las obligaciones financieras de los Estados Financieros, así como a ajustar los saldos de los mismos, con el fin de que sean coincidentes con los documentos soportes de la Entidad Financiera. Así mismo, se implementara una fecha fija de pago, para evitar la cancelación de intereses sobre los

DETALLE

SALDO SEGÚN

BALANCE DE

COMPROBACION

SALDO SEGÚN

CERTIFICACION

SECRETARIA DE

HACIENDA-BANCO

DIFERENCIA

SEGÚN

AUDITORIA

INTERES DE

MORA

CANCELADO

OBSERVACIONES

Credito Banco Davivienda

(maquinaria $720.000.000)175,671,536 197,497,249 21,825,713 - 86,557

Interes de mora cancelados en la cuota de

febrero/13 por $5.718,61 y en la cuota de

enero/13 por $80.837,96 por cancelar en

fecha diferente del vencimiento, que es el 7

de cada mes, según comprobante de egreso.

Credito Banco Davivienda

(Vivienda- $350.000.000)155,786,417 149,813,530 5,972,887

Credito No. 614500492

Allianza Fiduciaria2,044,983,178 2,044,983,178 -

TOTALES 2,376,441,131 2,392,293,957 15,852,826 - 86,557 -


DEUDA PUBLICA


(Cifras en pesos)




INFORME DEFINITIVO


saldos no cancelados oportunamente. Estas acciones serán propuestas en el plan de mejoramiento que se presente para tal efecto.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: En su respuesta la entidad acepta esta observación y manifiesta que procederá a detallar los créditos dentro de las obligaciones financieras de los Estados Financieros, así como a ajustar los saldos de los mismos, con el fin de que sean coincidentes con los documentos soportes de la Entidad Financiera. Así mismo, se implementara una fecha fija de pago, para evitar la cancelación de intereses sobre los saldos no cancelados oportunamente, por lo cual se CONVALIDA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO para incluir en el plan de mejoramiento que debe presentar la Alcaldía. FONPET Y PASIVOS PENSIONALES Según certificación expedida por la Secretaria de Hacienda, Ana María Céspedes Zárate, se certificó: “… el Municipio de Suaita ha venido cumpliendo año a año con la información para cálculo actuarial del pasivo pensional de que trata la ley 549 de 1999, siendo manejado correctamente, el software PASIVOCOL y remitiendo en la periodicidad establecida por el Ministerio de Hacienda los diferentes reportes…PENSIONADOS : Se cancelaron oportunamente las mesadas pensionales presupuestándose cada año el valor de la nómina anual de pensionados. BONOS PENSIONALES: Hasta la fecha no ha sido requerida la entidad para el reconocimiento y pago de obligaciones por este concepto. CUOTAS PARTES PENSIONALES: En la medida en que han sido cobradas se han reconocido las obligaciones previa revisión de las mismas”. Los saldos en los Estados financieros a diciembre 31 de 2013 son los siguientes: En la cuenta 1901 Reserva Financiera Actuarial-Recursos Fonpet Ministerio de Hacienda, un valor debito de $6.581.568.000, en la cuenta 2720 Provisión para pensiones un valor crédito de $3.743.006.698, en la cuenta 2721 Provisión para bonos pensionales un saldo crédito de $219.741.024, saldos verificados en los Estados Financieros, pero existe una diferencia por valor de $758.992.904,09 con el valor reportado por el Ministerio de Hacienda en la página como recursos Fonpet, , que reporta un valor $7.340.560.904,09 cifra que representa un cubrimiento del 83,65%, del total de la Reserva, por lo cual la Alcaldía debe conciliar y ajustar sus saldos al finalizar cada vigencia fiscal. OBSERVACION No. 31 RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL - RECURSOS FONPET A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en la cuenta 1901 Reserva Financiera Actuarial-Recursos Fonpet Ministerio de Hacienda, un valor debito de $6.581.568.000, pero existe una diferencia por valor de $758.992.904,09 con el valor reportado por el Ministerio de Hacienda como recursos Fonpet, que reporta un valor $7.340.560.904,09, por lo cual la Alcaldía debe conciliar y ajustar sus saldos al finalizar cada vigencia fiscal.




INFORME DEFINITIVO


Por las observaciones realizadas en los párrafos anteriores se tipifica una observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde

Ana María Céspedes Zarate, Secretaria de Hacienda.

Guillermo Sanmiguel Acevedo- Contador RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “De manera inmediata de procederá a la contabilización de los valores que se registran en la pagina del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, con el fin de que esta cuenta refleje el valor de los recursos que la Entidad posee en el Fondo de Pensiones de Entidades Territoriales FONPET. Por lo anterior solicito que se retire este hallazgo del informe definitivo toda vez que ha sido subsanada.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: En su respuesta la entidad acepta esta observación y manifiesta que procederá a ajustar el saldo con el fin de que refleje el valor realmente reportado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, Recursos Fonpet, por lo cual se CONVALIDA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO para incluir en el plan de mejoramiento que debe presentar la Alcaldía. ALUMBRADO PÚBLICO La Secretaria de Gobierno certificó que en la vigencia 2013 el Municipio de Suaita por el rubro de alumbrado público sólo se firmó un contrato con el número 91 cuyo objeto era el mantenimiento y reparación de alumbrado público del Municipio de Suaita-Santander por un valor de $16.500.000, siendo el contratista ALEXIS CUEVAS MARTINEZ, con una duración de un mes, que inició el 30 de abril de 2013 hasta el 30 de mayo del mismo año. PATRIMONIO CULTURAL Según acuerdo No. 019 del 28 de agosto de 2013, el Concejo Municipal declaró la casa de la cultura Luis Alberto Acuña del Municipio de Suaita como bien de interés cultural, al constituirse en un testimonio para la reconstrucción de la historia, así como para el conocimiento artístico, asociados a los procesos culturales reconocidos a nivel nacional e internacional. Tiene un valor estético al reconocerse atributos de calidad artística que reflejan las ideas creativas y técnicas plasmadas por el Maestro Acuña.




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En la vigencia 2013 no se destinaron recursos para la casa de la cultura Luis Alberto Acuña. 3.3.1.3 VIGENCIAS FUTURAS Según verificación de las cifras contenidas en el Balance de prueba a diciembre 31 de 2013, la Alcaldía Municipal de Suaita no refleja saldo en la cuenta 142404 Encargo fiduciario-fiducia en administración. Según acuerdo 000030 de fecha diciembre 6 de 2012, se autorizaron vigencias futuras ordinarias, con el fin de continuar con la ejecución de obras de infraestructura y mantenimiento de la malla vial durante el periodo presupuestal 2013, las cuales se atenderán con el presupuesto de la vigencia grabada, previo concepto favorable del Confis Territorial, por valor total de $1.873.029.784,35, y vigencias futuras extraordinarias por valor de $2.044.984.000, para los proyectos que se relacionan en el siguiente cuadro:

Fuente: Secretaria de Hacienda Alcaldía de Suaita- Cifras en pesos

Existe diferencia en las vigencias futuras ordinarias que se constituyeron según acuerdo No. 30 ($1.873.029.784) y el valor reflejado en el formato f11a ($1.175.961.251) que se envió al SIA por valor de $697.068.532, que la administración municipal debe justificar y soportar con los documentos respectivos. OBSERVACION No. 32 DIFERENCIA EN VIGENCIAS FUTURAS

Año

Autorización

Vigencia

Futura (Vf)

Año Inicial

Vf

Año Final

Vf

Fecha

Autorización Vf

Nivel

Gobierno

Que Ejecuta

Vf

No

Ordenanza O

Acuerdo Vf Tipo Vf

Tipo Gasto

Vf Denominacion Rubro Presupuestal

Monto Apropiado

En La Vigencia

Monto Total

Autorizado Vf

2012 2013 2013 12/07/2012 MUNICIPAL 30 ORDINARIA INVERSION

Reparación puente vehicular sobre via

Tolotá 373,771,180


Construcción unidades sanitarias

Colegios Luis Albeto Acuña e Integrado

Lucas Caballero 30,704,780 30,704,780


Construcción placa huella via San Jose de

Suaita-Cueva de Humba 60,000,000 60,000,000


Construcción y Adecuación Piscina

Municipal 70,000,000 70,000,000


Construcción y adecuación cancha

sintética 76,537,824 76,537,824


Construcción placa huella y alcantarillas

via Candelaria-Tres esquinas-Tolotá 446,000,000 446,000,000


Construcción placa huella San Jose-San

Emigdio-El caucho 321,000,000 321,000,000


Construcción placa huella la piedra-san

roque-esperanza 321,000,000 321,000,000


Cambio de carrocería bus escolar placas

SNH-748 37,600,000 37,600,000


Actualizacion electrificación rural y

montaje de estratificacion urbana 30,000,000 30,000,000

2012 2013 2013 12/06/2012 MUNICIPAL 30 ORDINARIA INVERSION Elaboración plan de desarrollo turistico 12,900,000 12,900,000


Consultoria elaboracion estudios y

diseños para contruc.acueducto la

Cachalu 40,000,000 40,000,000


Aunar esfuerzos, en lo referente al

subsidio para transporte escolar rural 41,516,000 41,516,000

2012 2013 2013 12/06/2012 MUNICIPAL 30 ORDINARIA INVERSION Elaboración plan de desarrollo local 12,000,000 12,000,000

1,499,258,604 1,873,029,784

2009 2009 2028 06/07/2009 MUNICIPAL 20 EXCEPCIONAL INVERSION

INVERSION EN CONSTRUCCION PLAN

MAESTRO DE ALCANTARILLADO CABECERA

MUNICIPAL 2,044,984,000 2,044,984,000

3,544,242,604 3,918,013,784

TOTAL ACUERDO No.000030 VIGENCIAS FUTURAS ORDINARIAS

TOTAL VIGENCIAS FUTURAS ORDINARIAS Y EXCEPCIONALES




INFORME DEFINITIVO


A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja una diferencia en las vigencias futuras ordinarias que se constituyeron según acuerdo No. 30 ($1.873.029.784) y el valor reflejado en el formato f11a ($1.175.961.251) que se envió al SIA por valor de $697.068.532, que la administración municipal debe justificar y soportar con los documentos respectivos. Por la observación realizada en el párrafo anterior se tipifica una observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde

Ana María Céspedes Zarate, Secretaria de Hacienda.

Guillermo Sanmiguel Acevedo, Contador RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Como lo manifiesta la Contraloría General de Santander las vigencias futuras para la vigencia fiscal de 2013, se encuentran soportadas en el listado que se plasma en el Acuerdo Municipal No. 030 de Diciembre 6 de 2012, algunos de los cuales cuentan con solo registro disponibilidad presupuestal, significando esto que su proceso de contratación estaba en curso o por iniciar; mientras que otros se respalda con registro presupuestal, lo que indica que el contrato se encontraba suscrito y en ejecución, eso por una parte. De otra parte, el Proyecto de Acuerdo se presento en noviembre y se aprobó en el mes siguiente, no obstante, se continuaron con los pagos de las obras o servicios ejecutados durante su trámite en el Concejo y el mes de diciembre, motivo por el cual los valores constituidos difieren de los aprobados. Adicionalmente algunos de los autorizados no fueron contratados en la vigencia que finalizaba. Por lo anterior, este hallazgo no está sujeto a mejoramiento, toda vez que se actuó en su constitución final con los documentos soporte que permiten establecer cuales pasaron en ejecución para el año 2013. Igual cuidado y soportabilidad tienen los que se ejecutan en la vigencia en curso. Así las cosas, solicito al Organismo de Control, retirar del informe final de auditoría, este hallazgo por no tener acción de mejoramiento posible en el futuro inmediato.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: Analizada la respuesta recibida se concluye que la diferencia obedece a las explicaciones dadas y soportadas por la Entidad, por lo cual se DESVIRTUA esta observación. OBSERVACION No. 33 CANCELACION DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES La Alcaldía Municipal de Suaita no está elaborando y cancelando oportunamente las planillas de aportes a la seguridad social y parafiscales, en razón a que en los




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meses de enero, junio, septiembre, noviembre y diciembre pago intereses de mora por valor $129.700, valores que se detallan en el cuadro que se presenta a continuación. El grupo auditor no tipifica una observación con incidencia fiscal, debido a que se considera el valor cancelado como un menor valor, pero si se tipifica una observación administrativa por la presentación extemporánea de estos documentos. Por la observación realizada en el párrafo anterior se tipifica una observación con incidencia administrativa, para que mediante plan de mejoramiento se tracen metas para su cumplimiento inmediato y de igual manera la Contraloría Departamental de Santander, verifique su cumplimiento en próximas auditorías. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde Ana María Céspedes Zarate, Secretaria de

Hacienda. Guillermo Sanmiguel Acevedo, Contador RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Se toma nota de la observación planteada por el Organismo de Control y se han dado las instrucciones necesarias para que esta situación no se vuelva a repetir. Se planteara la acción de mejoramiento en desarrollo del informe final de auditoría.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: En su respuesta la entidad acepta esta observación y manifiesta que se han dado las instrucciones necesarias para que esta situación no se vuelva a repetir, por lo cual se CONVALIDA COMO HALLAZGO ADMINISTRATIVO para incluir en el plan de mejoramiento que debe presentar la Alcaldía.

Fuente: Secretaria de Hacienda Alcaldía de Suaita-

3.3.1.4 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL En el cuadro que se presenta a continuación se observa el comportamiento que han tenido las diferentes cuentas de ingresos, costos y gastos de la Alcaldía Municipal de Suaita, en las vigencias 2010, 2011, 2012 y 2013.

MESFECHA

VENCIMIENTO

FECHA DE

PAGO

DIAS DE

MORAVALOR MORA

ENERO 15-02-2013 20-02-2013 5 47,200.00

JUNIO 16-07-2013 17-07-2013 1 10,400.00

SEPTIEMBRE 16-09-2013 18-09-2013 2 21,200.00

NOVIEMBRE 16-12-2013 17-12-2013 1 10,500.00

DICIEMBRE 17-01-2014 21-01-2014 4 40,400.00

TOTAL 129,700.00


PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL


(Cifras en pesos)




INFORME DEFINITIVO


Fuente: Secretaria de Hacienda Municipal de Suaita

INGRESOS A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita, registró Ingresos totales por valor de $12.245.395.000, distribuidos un 74% por concepto de Transferencias, siendo éste ingreso la principal fuente de recursos que posee la administración municipal, dentro de las cuales se encuentran las regalías que representan un 6%, un 15% por ingresos fiscales (tributarios y no tributarios), un 2% por concepto de venta de servicios (acueducto, aseo, alcantarillado y otros servicios) y un 9% por concepto de otros ingresos. Los ingresos de la Alcaldía Municipal de Suaita por concepto de Transferencias fueron de $9.055.863.000, distribuidos en: Transferencias del SGP, que representa el 26%, por valor de $3.126.388.000; Transferencias por el sistema general de seguridad social en salud, participa con un 33%, por valor de $4.062.552.000, por Transferencias del sistema general de regalías, registra un 6%, por valor de $761.801.000 y por concepto de Otras transferencias reportó un 9% por valor de $1.105.122.000 del total de ingresos de la Alcaldía.

- 2.000.000.000 4.000.000.000 6.000.000.000 8.000.000.000

10.000.000.000 12.000.000.000 14.000.000.000

2010 2011 2012 2013

INGRESOS 7.539.982.000 10.486.284.000 9.842.575.000 12.245.395.000

GASTOS Y COSTOS 6.654.583.000 7.449.833.000 9.167.745.000 9.399.135.000

EXCEDENTE O DEFICIT DEL EJERCICIO

798.898.000 3.036.451.000 674.830.000 2.846.260.000

CIF

RA

S EN

PES

OS

INGRESOS, GASTOS Y COSTOS, EXCEDENTE O DEFICIT DEL EJERCICIO ALCALDIA MUNICIPAL SUAITA 2010 A 2013




INFORME DEFINITIVO


Fuente: Secretaria de Hacienda Municipal de Suaita-Cifras en pesos

Fuente: Secretaria de Hacienda Municipal de Suaita

GASTOS Y COSTOS

INGRESOS 7,539,982,000 10,486,284,000 9,842,575,000 12,245,395,000

INGRESOS FISCALES 2,065,337,000 2,042,329,000 902,581,000 1,844,982,000

Tributarios 1,208,758,000 1,254,885,000 392,460,000 1,265,261,000

No Tributarios 856,579,000 787,444,000 510,121,000 794,435,000

Devoluciones y descuentos 0 0 (214,714,000)

VENTA DE SERVICIOS 103,412,000 224,089,000 173,904,000 192,759,000

Acueducto 52,200,000 110,638,000 72,783,000 102,775,000

Aseo 25,713,000 67,787,000 58,693,000 64,748,000

Alcantarillado 11,554,000 30,784,000 22,353,000 25,236,000

Otros servicios 13,945,000 14,880,000 20,075,000

TRANSFERENCIAS 5,092,939,000 8,079,957,000 6,323,640,000 9,055,863,000

Sistema General de participaciones 2,449,828,000 2,799,034,000 3,033,240,000 3,126,388,000

Sistema General de Seguridad social

en Salud 1,366,254,000 1,359,673,000 1,432,839,000 4,062,552,000

Otras transferencias 1,276,857,000 3,921,250,000 1,808,561,000 1,105,122,000

REGALIAS 0 0 49,000,000 761,801,000

SISTEMA GENERAL DE REGALIAS 0 0 49,000,000 761,801,000

OPERACIONALES

INSTERINSTITUCIONALES 86,501,000 0 0 0

GASTOS Y COSTOS TOTALES 6,654,583,000 7,449,833,000 9,167,745,000 9,399,135,000

GASTOS OPERACIONALES DE

FUNCIONAMIENTO 6,139,190,000 6,476,047,000 8,593,205,000 8,950,655,000

Gastos de administración 1,229,091,000 1,887,221,000 1,430,673,000 1,288,236,000

Gasto Público Social o Gastos de

Inversión 4,888,061,000 4,527,051,000 7,128,854,000 7,662,419,000

Gastos de Operación 12,633,000 35,697,000 33,678,000

Transferencias 9,405,000 0 0 0

Provisiones, agotamiento,

amortizaciones 0 26,078,000 0 0

COSTO DE VENTAS DE SERVICIOS 149,151,000 130,962,000 145,459,000 135,066,000

EXCEDENTE OPERACIONAL 973,347,000 3,739,366,000 (1,338,539,000) 2,007,883,000

OTROS INGRESOS 191,793,000 139,909,000 2,442,450,000 1,151,791,000

OTROS GASTOS 366,242,000 842,824,000 429,081,000 313,414,000

EXCEDENTE O DEFICIT DEL

EJERCICIO 798,898,000 3,036,451,000 674,830,000 2,846,260,000

2010CUENTAS 2011 2012 2013

- 10.000.000.000

2010

2011

2012

2013

INGRESOS FISCALES 2.065.3 2.042.3 902.581 1.844.9

TRANSFERENCIAS 5.092.9 8.079.9 6.323.6 9.055.8

OPERACIONES INTERINSTITUCIONA

LES 86.501. - - -

OTROS INGRESOS 191.793 139.909 2.442.4 1.151.7

CIF

RA

S EN

PES

OS

INGRESOS ALCALDIA MUNICIPAL SUAITA 2010-2011-2012-2013




INFORME DEFINITIVO


La Alcaldía Municipal de Suaita refleja gastos y costos totales por valor de $9.399.135.000, a diciembre 31 de 2013, distribuidos un 95% en gastos de operacionales - funcionamiento (gastos de administración, gasto público social, gastos de operación, transferencias y provisiones, agotamiento, amortizaciones); un 3% en otros gastos y un 1 % en costo de venta de servicios. Dentro de los costos y gastos de la Alcaldía Municipal de Suaita, se destinó para gasto público social un porcentaje mayor al representar el 82% por valor de $7.662.419.000, distribuido un 55% para salud, un 14% para subsidios asignados, un 11% para agua potable y saneamiento básico, un 7% para educación, un 6% para desarrollo comunitario, un 3% para cultura, un 2% para vivienda, un 2% para recreación y deporte y un 0,41% para medio ambiente, como se observa en la gráfica que se presenta a continuación:

Fuente: Secretaría de Hacienda Municipal de Suaita

En el cuadro siguiente se presenta la evolución que ha tenido la destinación de recursos en gasto público social durante las vigencias 2010, 2011, 2012 y 2013, en los cuales se observa que para salud se destina el mayor porcentaje, seguido de desarrollo comunitario, agua potable y saneamiento básico, pero en la vigencia 2013 se destinó en segundo lugar más recursos a subsidios asignados, así:

7%

55%

11%

2% 2% 3% 6% 0,41%

14%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Distribución Gasto Público Social Alcaldia Municipal de Suaita Vigencia 2013




INFORME DEFINITIVO


Fuente: SIA Contraloría General de Santander Alcaldía Municipal de Suaita - Cifras en pesos

En la siguiente gráfica observamos, el comportamiento que ha tenido el Resultado del Ejercicio durante las vigencias analizadas, al compararlos observamos que sus ingresos siempre han sido superiores a los costos y gastos, reflejando excedentes del ejercicio. A diciembre 31 de 2013, el excedente del ejercicio alcanzado fue de $2.846.260.000, producto del incremento de los ingresos en un 24% y el incremento de los costos y gastos en una menor proporción al llegar a un 3%, así:

Fuente: SIA Contraloría General de Santander Alcaldía Municipal de Suaita - Cifras en pesos

3.3.1.5 DICTAMÉN U OPINIÓN SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS La Contraloría General de Santander, con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 267- 272 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 42 de 1993 la Resolución Interna 294 de 2009, y el Plan General de Auditorías practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular a la ALCALDÍA MUNICIPAL DE SUAITA para la vigencia 2013, a través del examen del Balance General al 31 de Diciembre de 2013 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año terminado en esa fecha. La información verificada corresponde a la Alcaldía Municipal de Suaita. Dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron preparados bajo la responsabilidad de la administración y reflejan su gestión.

Educacion 135,442,000 144,583,000 520,168,000 522,057,000

Salud 2,167,603,000 2,459,339,000 3,789,787,000 4,198,581,000

Agua potable y saneamiento

basico 173,373,000 306,577,000 731,929,000 815,514,000

Vivienda 5,243,000 205,789,000 70,000,000 145,253,000

Recreacion y Deporte 88,369,000 75,079,000 125,540,000 187,781,000

Cultura 181,108,000 260,608,000 145,050,000 244,356,000

Desarrollo Comunitario 1,558,866,000 763,152,000 1,666,260,000 433,439,000

Medio Ambiente 6,600,000 18,300,000 26,999,000 31,758,000

Subsidios Asignados 571,457,000 293,624,000 53,121,000 1,083,680,000

TOTAL INVERSION GASTO

PUBLICO SOCIAL 4,888,061,000 4,527,051,000 7,128,854,000 7,662,419,000

GASTO PUBLICO SOCIAL 2010 2011 2012 2013

2010 2011 2012 2013

INGRESOS 7,539,982,000 10,486,284,000 9,842,575,000 12,245,395,000

GASTOS Y COSTOS 6,654,583,000 7,449,833,000 9,167,745,000 9,399,135,000

EXCEDENTE O DEFICIT

DEL EJERCICIO 798,898,000 3,036,451,000 674,830,000 2,846,260,000




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Basado en lo anterior, la Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la Razonabilidad de dichos Estados, la información para dar cumplimiento a este dictamen se obtiene de los documentos soportes que fueron entregados por la administración de la Entidad, en el desarrollo del trabajo de campo de la ejecución de la auditoría, dando cumplimiento a los procedimientos de revisión aprobados por esta entidad, que incluyen la aplicación de las normas de auditorías aplicables al sector público en Colombia; se certifica que los Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2013, según concepto rendido, expresa: Opinión con salvedades: Excepto las SALVEDADES expresadas por el Contador Público en la certificación, los Estados Contables de LA ALCALDIA MUNICIPAL DE SUAITA, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por el año terminado a 31 de Diciembre de 2013, y los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las Normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. En el trabajo de auditoría se presentaron algunas limitaciones que afectaron el alcance de nuestra auditoría, tales como: demora e inconsistencia en la entrega de alguna de la información suministrada, interpretación y comprensión adecuada, el tiempo de ejecución de auditoría no fue suficiente para el análisis y verificación de la información suministrada. SALVEDADES: Limitación en cuanto a que la revisión de los estados financieros de la Alcaldía Municipal de Suaita, a diciembre 31 de 2013, se realizó sobre una muestra representativa de sus operaciones y presentan incertidumbre en algunas cuentas que afectan la razonabilidad de los estados contables, producto de las subestimaciones y sobreestimaciones de algunas partidas contables, cumpliendo parcialmente con los principio de identificación, clasificación, registro y ajuste y revelación, reflejado en las siguientes cuentas: RECLASIFICACION OTROS ACTIVOS: A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita no presenta los Estados Financieros debidamente clasificados, según la liquidez y solvencia de los activos de la entidad, al reclasificar los otros activos-reserva financiera actuarial como un activo corriente, siendo en realidad un activo no corriente.

EFECTIVO-CAJA: A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en el Balance de comprobación un valor NEGATIVO en la cuenta de caja por $246.165.522,46, cifra que afecta la razonabilidad de los Estados Financieros EFECTIVO DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS- BANCOS: A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en el Balance de comprobación en la cuenta 1110 Depósitos en Instituciones Financieras un valor de $3.108.662.707,24, valor que no es confiable al presentar en diez (10) cuentas bancarias que se relacionan en al cuadro que se presenta en el texto del informe,




INFORME DEFINITIVO


saldos negativos, por valor de $914.123.201,58, que representan el 29% del total de la cuenta; además al revisar las conciliaciones bancarias se observa que en las cuentas con códigos 1110060102, 11100501096, 1110060101, 1110060201, 1110060205, 1110060211, 11100502001, 11100501100, 11100501093 1110501053, 1110501047, 11100501035, 1110501031, 11100501026, 1110501003, 1110501006, 11100501015, refleja diferencias por encontrar, valores por encontrar, valores pendientes de conciliar, que afecta la razonabilidad de los Estados Financieros. INVERSIONES: A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en el Balance de comprobación un valor $67.969.154,84 en la cuenta 12 Inversiones, correspondiente: a) Derechos en fondos de valores y fiducias ($55.769.094,84); b) acciones en la Electrificadora de Santander ($12.200.060) y en la cuenta 1999 valorizaciones- Acciones ESSA ($96.148.672,86), cifras que la Alcaldía debe conciliar con los certificados que emite cada entidad al finalizar cada vigencia, en razón a que en la verificación física de los documentos se encontró que la Alcaldía poseía el certificado que expidió la Electrificadora de Santander, dando un valor patrimonial a octubre 31 de 2013, y para los recursos que posee en la fiducia no se expidió el certificado respectivo de saldo al 31 de diciembre de 2013, por lo cual es importante que la administración municipal efectúe la conciliación de saldos de todos los títulos valores que poseen al finalizar cada anualidad. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en el Balance de comprobación un valor $11.855.340.123,77 en la cuenta 16 Propiedad, planta y equipo, los cuales se deben individualizar, con el objeto de controlar cada bien adquirido, además su depreciación también se debe individualizar. En la inspección física que se efectúo al equipo de transporte se observó que se encuentran unos bienes inservibles o no utilizables por la Entidad, como son las dos (2) motocicletas, del cual es propietario el Municipio, por lo cual, previo análisis y presentación de los estudios de justificación y soportes correspondientes, es necesario estudiar la posibilidad de darlos de baja. CONTABILIZACION DE CONVENIOS: La Alcaldía Municipal de Suaita no está aplicando el principio de causación para la contabilización de todos los convenios, en razón a que el convenio suscrito con Finagro en la vigencia 2013, por valor $142.296.000 no se registró en la contabilidad, porque de este convenio no se ejecutó nada en esta vigencia, además la entidad debe controlar más eficientemente cada convenio suscrito, sus ingresos y cuentas por cobrar de cada uno, debido a que del convenio 1779 suscrito en el 2012 por transporte, no se ha recibido un saldo por valor de $46.000.000 y este valor no aparece en el Balance de comprobación como un recurso por cobrar. RENDIMIENTOS FINANCIEROS REGALIAS: La Alcaldía Municipal de Suaita debe registrar los rendimientos financieros recibidos por los recursos de regalías en un solo código contable, en razón a que




INFORME DEFINITIVO


en la vigencia 2013 se contabilizaron en los códigos 4805220108 por valor de $5.934.521,50 y en el 4805350101 un valor de $924.727,68, dificultando su control y supervisión, por lo cual es importante que se controlen eficientemente todas sus operaciones. DEPURACION DE CUENTAS: A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita debe efectuar un proceso de revisión de los saldos de las cuentas que reflejan sus estados financieros, en razón a que se verificó que existen varias cuentas que no muestran la realidad de sus operaciones como Rentas por cobrar-alumbrado público con código 1305450102, por valor de $9.778.209, Avances y anticipos entregados código 1420 por valor de $1.667.631.185. PASIVOS ESTIMADOS: A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita presenta en el Balance General Clasificado en Pasivo corriente – Pasivos estimados un valor con naturaleza contraria de $12.014.818.000 y en el pasivo no corriente un valor de $15.993.216.000, al realizar la suma de estos valores nos refleja un saldo de $3.978.398.000, con lo cual se están afectando los índices financieros de la entidad en la vigencia, al reportar movimientos y no saldos de las cuentas. CONTROL INTERNO CONTABLE: Es importante que se definan y establezcan puntos de control dentro de la Alcaldía Municipal de Suaita, con el fin de garantizar que la información financiera tenga las características de confiabilidad, comprensibilidad y verificabilidad establecidas por las normas contables públicas, además es necesario que todos los registros contables y presupuestales sean revisados y supervisados, por los responsables, debido a que se observó que los comprobantes no aparecen firmados por quien los elaboró, revisó, autorizó y supervisó. DEUDA PÚBLICA: Al verificar el estado de la deuda pública en el Municipio de Suaita a diciembre 31 de 2013, se encontraron las siguientes inconsistencias y debilidades en su saldo que la Administración debe depurar y ajustar. RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL - RECURSOS FONPET : A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en la cuenta 1901 Reserva Financiera Actuarial-Recursos Fonpet Ministerio de Hacienda, un valor debito de $6.581.568.000, pero existe una diferencia por valor de $758.992.904,09 con el valor reportado por el Ministerio de Hacienda como recursos Fonpet, que reporta un valor $7.340.560.904,09. CANCELACION DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES: La Alcaldía Municipal de Suaita no está elaborando y cancelando oportunamente las planillas de aportes a la seguridad social y parafiscales. 3.3.2 GESTIÓN PRESUPUESTAL




INFORME DEFINITIVO


Mediante Acuerdo 014 de mayo 31 de 2008, se adoptó el Estatuto orgánico de Prepuesto del Municipio de Suaita. Aprobación del Presupuesto Para la vigencia fiscal 2013, el Concejo Municipal mediante Acuerdo No. 023 de noviembre 29 de 2012, fijó el presupuesto general de Rentas y Gastos de la Alcaldía Municipal de Suaita en la suma de $7.703.053.173. El mismo fue liquidado por el Alcalde Municipal mediante Decreto No. 081 de diciembre 18 de 2012 en igual valor. El presupuesto aprobado se discrimina así:

Modificaciones al Presupuesto

El presupuesto aprobado fue objeto de modificaciones en el ingreso y gasto, movimientos que implicaron un incremento en $5.140.583.949, equivalente a un 66.7%, para un presupuesto definitivo de $12.843.637.122. Este nivel de modificaciones, coloca en evidencia las deficiencias en la planeación contractual y en la ejecución del presupuesto, del total de ajustes el 63.32% corresponde a la

CONCEPTO VALOR

INGRESOS CORRIENTES 7,695,720,544

TRIBUTARIOS 1,309,582,000

NO TRIBUTARIOS 6,386,138,544

RECURSOS DE CAPITAL 7,332,629

TOTAL 7,703,053,173

CONCEPTO VALOR

FUNCIONAMIENTO 1,335,495,082

SERVICIO A LA DEUDA 571,214,916

INVERSION 5,796,343,175

TOTAL 7,703,053,173

Fuente: Acuerdo 000023 de noviembre de 2012

PRESUPUESTO DE RENTAS 2013

PRESUPUESTO DE GASTOS 2013

CONCEPTO ADICION REDUCCION TRASLADO CONTRACREDITO

INGRESOS CORRIENTES 1,351,034,222 69,950,658 - -

TRIBUTARIOS - - - -

NO TRIBUTARIOS 1,351,034,222 69,950,658 - -

RECURSOS DE CAPITAL 3,859,500,385 -

TOTAL 5,210,534,607 69,950,658 - -

CONCEPTO VALOR

FUNCIONAMIENTO - - 133,940,062 133,940,062

SERVICIO A LA DEUDA - 11,022,348 9,000,000 40,500,000

INVERSION 5,210,534,607 58,928,310 852,456,688 820,956,688

TOTAL 5,210,534,607 69,950,658 995,396,750 995,396,750

Fuente: Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos vigencia 2013 suministrada por la Alcaldía Municipal

PRESUPUESTO DE INGRESOS 2013

PRESUPUESTO DE GASTOS 2013




INFORME DEFINITIVO


incorporación de recursos y convenios no ejecutados en su totalidad en la vigencia en que fueron programados (2012 y anteriores). OBSERVACION No. 34 Se evidencia un alto volumen de modificaciones en el presupuesto que genera desgaste administrativo, debido a que no se está garantizando la eficiente ejecución de los recursos y que existen deficiencias en la planeación y ejecución de los procesos contractuales adelantados, en virtud de lo cual se deriva una observación administrativa, con el objeto de que la entidad revise y ajuste sus procedimientos. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Acogemos la observación realizada por la Contraloría General de Santander, y se tomaran los correctivos de planeación presupuestal en concordancia con el plan de desarrollo para que las partidas que se presupuesten sean las necesarias para cumplir las metas planteadas y las necesidades de inversión social, sin que se requiera su modificación. Se detallara una acción de mejoramiento para evitar las modificaciones presupuestales de manera significativa.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con los argumentos expuestos por la entidad, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgos, en tal sentido, se hará seguimiento a la efectividad de las acciones de mejoramiento implementadas por la administración. Las adiciones más representativas en el ingreso corresponden a las efectuadas a los recursos de capital las cuales equivalen a 74.07% debido al nivel bajo de ejecución de recursos de la vigencia anterior; seguido de los ingresos no tributarios con 25.93%. En el gasto las modificaciones más representativas se dan en inversión, seguido de funcionamiento y servicio a la deuda. Las modificaciones a través de adiciones están soportadas en los siguientes actos administrativos:




INFORME DEFINITIVO


Las reducciones en el ingreso y en el gasto se efectuaron mediante Decreto 028 de 2013 en la suma de $69.950.658, y corresponde a ajustes según Conpes Social 158 de 2012 y 160 de 2013 (sectores APSB, Promoción del Desarrollo, Protección Integral primera infancia, Deporte y Recreación, Cultura, Servicios Públicos-Gas combustible y vivienda). Las modificaciones vía traslados ascienden a $995.396.750. Los movimientos en funcionamiento, servicio a la deuda e inversión, se soportan en los siguientes actos administrativos:

ACTO ADTVO CONCEPTO VALOR

Decreto 01 Adición Recursos de Balance 1,175,961,251

Decreto 02Adición Recursos Resolución 000211 de la Secretaria de Desarrollo

del Departamento 10,000,000

Decreto 04

Adición recursos convenio Interadministrativo No.

00001850/12.Secretaria de Educación Dptal. 41,526,000

Decreto 010

Adición recursos convenio Interadministrativo No. 2043/12. INVIAS y

Acuerdo 02/12 OCAD 767,144,436

Decreto 014

Adición Recursos Resolución 0016836 Dotación y Funcionamiento del

CBA y 0016835 Centro Vida.Gobernación de Santander 30,087,580

Decreto 016Adición de recursos para Financiación de contratos Régimen

Subsidiado 268,159,642

Decreto 025

Adición Recursos Resolución 06985/13 de la Secretaria de Desarrollo

del Departamento 25,000,000

Decreto 038

Adición de recursos cesión convenio interadministrativo No.

01330/11, construcción Acueducto Vereda Corbaraque 448,628,354

Decreto 039 Adición recursos Ley 1289 de 2009 6,633,530

Decreto 040

Adición de recursos provenientes de Estampilla para Bienestar del

Anciano, (Resolución 11458 de junio 18 de 2013, Gobernación de

Santander). 190,311,521

Decreto 047

Adición de recursos resolución 0639 de marzo/13 DNP, para

fortalecimiento de las Secretarías Técnicas del OCAD. 67,201,000

Decreto 052Adición Recursos contrato Adicional No. 01 en valor al convenio 1939

de 2010 80,000,000

Decreto 060Adición recursos Resolución 1790 de junio/13 DNP, para Monitoreo

SGR. 24,500,000

Decreto 065 Adición recursos convenio 2274 de 2013 Suscrito con INVIAS 360,000,000

Decreto 066

Adición recursos convenio 00004472 de 2013 Suscrito con Secretaria

de Educación Dptal 96,861,600

Decreto 068Adición recursos acuerdo de financiamiento Número IAT 051-2013

suscrito con Finagro 142,296,000

Decreto 070Adición recursos convenio 5114/13 suscrito con Secretaria de

Agricultura Dptal 17,787,000

Acuerdo 00003

Adición recursos Contratos del Régimen Subsidiado de conformidad

con M.P.S. 762,482,551

Acuerdo 00006 Adición recursos Conpes 158/12 y 160 de 2013 8,954,857

Acuerdo 00008

Adición de recursos no ejecutados de las vigencias 2000 a 2007.

Sector Salud SGP 101,525,698

Acuerdo 00009

Adición de recursos del Recaudo del porcentaje que le corresponde

al municipio por expedición de guias sanitariasde movilización ICA. 832,300

Acuerdo 000012 Adición de recursos Conpes 162 de 2013. Educación 307,310,072

Acuerdo 000015 Adición de recursos no ejecutados al cierre de la vigencia 2012 543,110,356

Acuerdo 000025 Adición de recursos no ejecutados Conpes 152/12. primera Infancia. 14,878,887

Acuerdo 000026

Adición de recursos del Recaudo del porcentaje que le corresponde

al municipio por expedición de guias sanitariasde movilización ICA. 3,294,800

Acuerdo 000028

Adición recursos vigencias anteriores Ley 99 modificada por el Art

106 de la ley 1151/2012 75,705,847

Acuerdo 000030

Adición recursos por cancelación de CDT Constituído con IDESAN.

Fondo gastos de Inversión. 52,786,762

ADICIONES PRESUPUESTALES EN EL INGRESO Y GASTO




INFORME DEFINITIVO


EJECUCION PRESUPUESTO INGRESOS

El municipio presenta un presupuesto definitivo de $12.843.637.122 (excluidos los recursos de Regalías los cuales se manejan de manera independiente). Los recursos recaudados al cierre de la vigencia fiscal 2013 corresponden a $12.228.007.077 (incluidos los recursos de balance de 2012 y recursos de convenios en ejecución-vigencia 2012); en términos porcentuales representa el 95.2% de lo programado, comportamiento importante para el cumplimiento de las

ACTO ADTVO CONCEPTO VALOR

Decreto 06 Traslado de Gastos de Funcionamiento y sector Inversión 124,400,000

Decreto 011 Traslado Gastos de Inversión 10,000,000

Decreto 013

Traslado de Servicios Públicos AAA Gastos de

Funcionamiento y Sector Inversión 147,263,662



Decreto 031 Traslado de Gastos de Inversión 7,000,000


Decreto 048 Traslado gastos de funcionamiento y Gastos de Inversión 36,711,057

Decreto 054 Traslado gastos de funcionamiento y Gastos de Inversión

Oficina Servicios Públicos50,295,776

Decreto 058

Traslado gastos de funcionamiento (servicios públicos) y

Gastos de Inversión 12,866,132

Decreto 059 Traslado gastos de funcionamiento y Gastos de Inversión 208,351,311

Decreto 061 Traslado gastos de funcionamiento Servicios A.A.A 2,690,000

Decreto 064 Traslado gastos de funcionamiento Servicios A.A.A 10,838,971

Decreto 067 Traslado Servicio a la Deuda 9,000,000

Decreto 069 Traslado gastos de Funcionamiento y Gastos de Inversión 47,398,103

Dectreo 072 Traslado gastos de Funcionamiento y Gastos de Inversión 63,575,880



Acuerdo 000015

Traslado de Servicio a la Deuda SGP APSB a Inversión

APSB. 31,500,000

Resolución 025 Traslado de Gastos de Funcionamiento 93,838

Resolución 029 Traslado de Gastos de Funcionamiento 1,040,000





TRASLADOS PRESUPUESTALES EN EL INGRESO Y GASTO

DEFINITIVO RECAUDO DEFINITIVO RECAUDO DEFINITIVO RECAUDO DEFINITIVO RECAUDO

INGRESOS CORRIENTES 8,976,804,108 9,168,829,906 7,431,159,102 7,491,481,159 6,013,509,663 6,188,172,795 7,059,247,481 6,917,496,623

TRIBUTARIOS 1,309,582,000 1,395,161,433 997,415,000 1,048,030,014 1,266,506,809 1,397,783,382 1,990,722,787 1,931,049,985

NO TRIBUTARIOS 7,667,222,108 7,773,668,473 6,433,744,102 6,443,451,145 4,747,002,854 4,790,389,413 5,068,524,694 4,986,446,638

RECURSOS DE CAPITAL 3,866,833,015 3,059,177,171 3,359,918,238 3,090,951,658 7,817,008,430 4,909,987,998 5,526,675,231 4,101,791,439

COFINANCIACION 1,872,776,634 1,032,927,462 644,916,000 395,021,417 4,262,212,558 2,096,328,097 1,994,516,751 576,416,294

RECURSOS DEL BALANCE 1,994,056,381 1,994,056,381 2,681,716,473 2,675,671,746 3,173,528,124 2,430,094,492 3,382,890,732 3,382,890,732

VENTA DE ACTIVOS - - 1,050,000 - 1,000,000 - 1,000,000 -

RECURSOS DEL CREDITO - - - - 350,000,000 350,000,000 120,000,000 120,000,000

RENDIMIENTO POR OPERACIONES

FINANCIERAS - 32,193,328 32,235,765 11,522,011 30,267,748 33,565,409 28,267,748 22,484,413

REINTEGROS - - - 8,736,484 - - - -

TOTAL 12,843,637,123 12,228,007,077 10,791,077,340 10,582,432,817 13,830,518,093 11,098,160,793 12,585,922,712 11,019,288,062

PPTO DE REGALIAS 412,445,436 412,445,436 369,744,436 49,000,000 - - - -

TOTAL INGRESOS + REGALIAS 13,256,082,559 12,640,452,513 11,160,821,776 10,631,432,817 13,830,518,093 11,098,160,793 12,585,922,712 11,019,288,062

Fuente: Ejecución presupuestal de Ingresos vigencias 2010-2013 suministradas por la Administración municipal

2013 2012 2011 2010DESCRIPCION

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS





INFORME DEFINITIVO


metas propuestas en el plan de desarrollo; sin embargo, frente a la vigencia anterior se presenta una leve disminución del 2.85%, debido principalmente a que no se hizo efectivo el giro de los recursos provenientes del Acuerdo de financiamiento IAT 051-2013 suscrito con Finagro; recursos departamentales según ley 1289/2009-deporte y recursos correspondientes al Adicional No. 1 Convenio 1389 de 2010 Interventoría Hospital. Ingresos Tributarios

El municipio de Suaita, por pago de tributos recaudó en la vigencia 2013 la suma de $1.395.161.433 equivalentes al 106.5% del presupuesto definitivo, resultado que mediante el cual se observa que si bien existe una cultura favorable al pago de impuestos, no se está reconociendo ni ajustando el valor total correspondiente a cartera de vigencias anteriores de predial, Industria y Comercio, y avisos y tableros, toda vez que estos recaudos están por encima de lo programado inicialmente. Respecto del total de ingresos de la alcaldía, estos impuestos tienen una representatividad del 11.4 %. En relación a las vigencias anteriores, no hubo variación significativa en la tendencia de recaudo frente al definitivo, lo que significa que se mantienen las políticas fiscales para garantizar la inversión social.

2013 2012 2011 2010

1,395,161,433

1,048,030,014

1,397,783,382

1,931,049,985

COMPORTAMIENTO DE INGRESOS TRIBUTARIOS 2013-2010

40.08%

5.14%

11.82%

24.94%

8.63% 6.60%2.79%

Imp

ues

to P

red

ial

Un

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,…

EJECUCION INGRESOS TRIBUTARIOS2013




INFORME DEFINITIVO


Los principales renglones rentísticos son: impuesto Predial Unificado, Estampillas, Sobretasa a la Gasolina e Impuesto sobre el Alumbrado Público. Ingresos No Tributarios

Por este concepto de ingresos, en la vigencia 2013, se obtuvo un recaudo superior en 1.38 % al proyectado definitivo. Su participación frente al total de ingresos es del 63.57%; donde las transferencias aportan el 59.43%, lo que quiere decir que los programas, planes y proyectos son financiados en su gran parte con recursos nacionales y departamentales. Respecto a la vigencia anterior fue superior en 1.23% en relación al definitivo, en razón a la aplicación de multas por pagos extemporáneos y aumento en transferencias de la nación, especialmente para Educación.

2013 2012 2011 2010

7,773,668,473

6,443,451,145

4,790,389,413 4,986,446,638

COMPORTAMIENTO INGRESOS NO TRIBUTARIOS 2013-2010

EJECUCION DE INGRESOS NO TRIBUTARIOS 2013

TRANSFERENCIAS

$7.267.966.497

(93.49%)

MULTAS Y SANCIONES

$213.198.395

($2.74%)

VENTA DE BIENES Y SERVICIOS

$208.109.955

(2.68%)TASAS Y DERECHOS

$59.665.589

(0.77%)

RENTAS PORCENTUALES

$24.728.037

(0.32%)




INFORME DEFINITIVO


De acuerdo a la ejecución de estos recursos, el rubro más representativo es Transferencia y Aportes el cual representa el 93.49% del total de ingresos no tributarios, que equivale a $7.267.966.497 discriminados así: Transferencias para funcionamiento $913.517.184, equivalente al 12,57 del total y cuya ejecución se dio en el 95.1% y Transferencias para inversión $6.354.449.313, equivalente a 87.43%, con una ejecución del 99.7%. Le siguen en representatividad las multas y sanciones con el 2.74 y venta de bines y servicios con el 2.68%, entre otros.

Las transferencias para Inversión se discriminan así: Sistema General de Participaciones $3.770.384.664, equivalente al 59.33%, donde se destacan los sectores Salud, Propósito General-Forzosa Inversión, Educación y Agua Potable y saneamiento Básico, entre otros. Fondo de Solidaridad y Garantía FOSYGA $2.563.884.640, equivalente a 40.35% y transferencias de ETESA $20.180.010, equivalente al 0.32%. En relación con las vigencias anteriores, se observa una tendencia creciente de estos recursos, comportamiento que incide positivamente en la satisfacción de las necesidades de la población Suaitana. Recursos de Capital

2013 20122011 2010

6,354,449,313

5,111,314,354

3,682,897,139

3,972,589,621

1 2 3 4

COMPORTAMIENTO TRANSFERENCIAS INVERSION

2013 2012 2011 2010

3,059,177,171 3,090,951,658

4,909,987,998

4,101,791,439

COMPORTAMIENTO DE RECURSOS DE CAPITAL2013-2010




INFORME DEFINITIVO


Los recursos de capital ascienden a $3.059.177.171, que representa el 79.11% del presupuesto definitivo y el 25.02 % del recaudo total; Aun cuando en esta vigencia aumentaron los recursos de cofinanciación y rendimientos financieros, se presenta decrecimiento respecto a la vigencia 2012, debido a la reducción de los recursos del balance.

Del total recaudado por concepto de recursos de capital, el 65% corresponde a Recursos de Balance; el 34% corresponde a Cofinanciación y el 1% a rendimientos por operaciones financieras.

DEFICIENCIAS EN LA EJECUCION DE LOS INGRESOS.

EJECUCION RECURSOS DE CAPITAL 2013

RECURSOS DE CAPITAL

$3.059.177.171

RECURSOS DEL BALANCE $1.994.056.381

(65%)

RENDIMIENTOS

$32.193.328

(1%)

COFINANCIACION

$1.032.927.462

(34%)

DescripciónRECAUDO

PRESUPUESTO RECAUDO CUENTA 4 OBSERVACION

TRIBUTARIOS 1,395,161,433.09

Estampilla Pro Dotacion y Funcionamiento de Centros de Bienestar del Anciano 174,263,868.00 174,256,818.00 Diferencia sin conciliar de $7.050

NO TRIBUTARIOS 7,773,668,472.68

TASAS Y DERECHOS 59,665,589.00 9,696,500.00 Diferencia sin conciliar.

Intereses Moratorios Predial 211,665,228.00 213,836,436.00 Diferencia sin conciliar

SANCIONES TRIBUTARIAS 1,523,167.00 1,543,167.00 Diferencia sin conciliar

VENTA DE BIENES Y SERVICIOS

Deguello Ganado Mayor (en los terminos que lo defina la ordenanza) 2,859,075.00 8,606,700.00

Diferencia de $5.747.625 pendiente por incorporar

en presupuesto

TRANSFERENCIAS PARA INVERSION 6,354,449,312.68

S.G.P. EDUCACION 472,701,487.00 422,329,460.00

S.G.P. Educacion - Recursos de Calidad 287,186,487.00 236,814,460.00

Diferencia de $50.372.027, por registro erróneo,

corresponde a dividendos de la electrificadora y

tres esquinas

S.G.P. SALUD - REGIMEN SUBSIDIADO 1,437,004,656.59 1,436,453,684.00

Diferencia de $550.972 por registro erróneo,

corresponde a rendimientos de SGP Régimen

Subsidiado

COFINANCIACION NACIONAL NIVEL CENTRAL

Convenio Interadministrativo No 1779 de 2012 - Transporte - INVIAS 400,000,000.00 446,400,000.00

Diferencia por registro erróneo. Se registró en

educación

RECURSOS DE CAPITAL

RENDIMIENTOS POR OPERACIONES FINANCIERAS

Provenientes de Otros Recursos con Destinacion Especif ica Diferentes al SGP 11,246,881.22 11,351,308.00

Diferencia de $104.426 pendiente por incorporar

en el presupuesto

Fuente: Ejecución presupuestal de ingresos vigencia 2013 y auxiliar cuenta 4.

CONCILIACION INGRESOS VIGENCIA 2013




INFORME DEFINITIVO


OBSERVACION No. 35 De la confrontación de ingresos presupuestales con el Auxiliar de la cuenta 4, se detectaron deficiencias en la incorporación y distribución de los recursos percibidos, lo que coloca en evidencia la ausencia de procesos conciliatorios entre el área de presupuesto y tesorería, por lo cual se hace necesario que de manera inmediata se realicen los ajustes pertinentes, teniendo en cuenta los riesgos que representa este manejo de que se sobrestime el recaudo en algunos casos, en otros casos que se incurra en una destinación oficial diferente. De otra parte, para efectuar compromisos con cargo a estos recursos los mismos se deben incorporar al presupuesto. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “La observación descrita por el grupo auditor refleja las inconsistencias que se presentaron al cierre de operaciones de la vigencia fiscal, no obstante se corrigieron la de educación y la del convenio 1779, para ajustarlas a su realidad presupuestal y financiera. Se ha tomado nota para mejorar en este tópico, para no incurrir de manera reiterada en esta falencia. Se presentara la acción de mejoramiento en desarrollo del informe final de

auditoría.” CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con los argumentos expuestos por la entidad, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgos, en tal sentido, se hará seguimiento a la efectividad de las acciones de mejoramiento implementadas por la administración a fin de evitar la recurrencia de esta deficiencia. EJECUCION PRESUPUESTO GASTO

A diciembre 31 de 2013 el municipio presenta una ejecución de $11.010.959.087, que equivale al 85.73% frente a lo programado, de los cuales el 9.32%

DEFINITIVO EJECUTADO PAGOS DEFINITIVO EJECUTADO DEFINITIVO EJECUTADO DEFINITIVO EJECUTADO

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 1,123,313,902 1,026,199,037 1,025,318,145 1,299,871,715 1,128,980,619 1,189,345,530.00 1,169,879,738.00 1,094,802,407.00 1,081,726,069.00

SERVICIO A LA DEUDA 528,692,568 488,181,141 488,181,141 525,831,293 522,175,951 239,872,000 231,144,047 107,653,164 107,653,164

INVERSION 10,979,449,472 9,318,044,993 7,883,343,649 8,810,353,965 7,491,789,620 12,201,280,196 11,253,141,504 11,190,488,192 8,432,645,614

UNIDAD DE SERVICIOS PUBLICOS

ACUEDUCTO,ALCANTARILLADO,

ASEO 212,181,180 178,533,916 178,461,715 204,020,367 173,433,927 200,020,366 185,963,394 196,935,243 186,901,186

TOTAL 12,843,637,122 11,010,959,087 9,575,304,650 10,840,077,340 9,316,380,117 13,830,518,092 12,840,128,683 12,589,879,006 9,808,926,033

PPTO DE REGALIAS 412,445,436 359,244,412 122,593,496 320,744,436 - - - - -

TOTAL GASTOS + REGALIAS 13,256,082,558 11,370,203,499 9,697,898,146 11,160,821,776 9,316,380,117 13,830,518,092 12,840,128,683 12,589,879,006 9,808,926,033

Fuente: Ejecución presupuestal de Gastos vigencias 2010-2013 suministradas por la Administración municipal

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS


DESCRIPCION2013 2012 2011 2010




INFORME DEFINITIVO


corresponde a gastos de funcionamiento; el 4.43% a servicio a la Deuda; el 84.63% a gastos de Inversión y el 1.62% a Unidad de servicios Públicos (AAA). Comparado el nivel de ejecución con la vigencia 2012, no hubo variación respecto del definitivo, aun cuando el presupuesto es superior en la vigencia 2013 en un 18%, que equivale a $2.003.559.782. La ejecución de gastos involucra el 90% de los recaudos, resultado que es favorable; sin embargo, se debe logar mayor eficiencia y eficacia en el gasto social, ya que aún existen necesidades insatisfechas en el municipio. En el año 2013, se realizaron giros por valor de $9.575.304.650 que equivalen al 86.96% del total ejecutado, quedando un saldo pendiente por cancelar de $1.435.654.437, que corresponde a bienes o servicios que no se han recibido al cierre de la vigencia o que se han recibido y no se ha cancelado al contratista. Gastos de Funcionamiento

Los gastos de funcionamiento presentan una apropiación definitiva de $1.123.313.902, un ejecutado de $1.026.199.037, equivalente al 91.35% de lo proyectado y pagos por $1.025.318.145, que corresponden al 99.91% de lo comprometido. Comparado con la vigencia 2012, estos gastos disminuyeron especialmente por austeridad en el gasto en compra de materiales y suministros y servicios públicos en el Concejo Municipal y Alcaldía. Los gastos de funcionamiento más representativos son los de la Alcaldía que representa el 82.37% del total de éstos, seguidos de los gastos del Concejo Municipal que equivalen al 9.77 % y Personería al 7.86%. Alcaldía Municipal La Alcaldía municipal ejecutó gastos de funcionamiento por $845.278.726, que comparado con la vigencia anterior, presentan una disminución de $102.781.582. Del total ejecutado el 70.28% corresponde a gastos de personal; el 22.41% corresponde a gastos generales y el 7.31% corresponde a transferencias.

EJECUCION GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

2013 2012 2011 2010

CONCEJO $100.267.536

PERSONERIA $80.652.775

ALCALDIA $845.278.726

CONCEJO $104.103.458


ALCALDIA $945.443.783

CONCEJO $102.964.598


ALCALDIA $987.710.589

CONCEJO $97.200.758


ALCALDIA $907.711.030




INFORME DEFINITIVO


De acuerdo a certificación emitida por la Secretaría de Hacienda Municipal la entidad territorial dio cumplimiento a las disposiciones establecidas en la Ley 617 de 2000 al representar el 48.06% de los ICLD; cifra que será objeto de verificación una vez el Contralor delegado Para Economía y Finanzas Públicas de la CGR, emita la certificación sobre el cumplimiento de límite de los gastos de funcionamiento del m municipio. Concejo Municipal Esta corporación presentó un presupuesto definitivo de $125.764.330, una ejecución y pagos de $100.267.536, equivalente al 79.73% de la apropiación definitiva; se destacan por su representatividad los gastos de personal. Frente a las vigencias anteriores presenta una tendencia decreciente. De acuerdo a certificación emitida por la Administración municipal el concejo dio cumplimiento a la ley 617 de 2000; resultado que se verificará una vez la CGR emita la respectiva certificación. El Concejo Municipal de Suaita tiene la siguiente estructura para el cumplimiento de sus funciones: Plenaria: Integrada por once (11) Concejales que representa la máxima

autoridad de la Corporación. Administrativos: ( 1) Secretario General En la vigencia fiscal 2013, la Corporación Administrativa en cumplimiento a las funciones consagradas constitucionalmente y a los objetivos definidos en las líneas estratégicas de Proyección Comunitaria, Fortalecimiento Institucional y Agenda Institucional adelantó las siguientes actividades:

Sesiones Ordinarias y Extraordinarias: En la vigencia 2013, se realizaron 70 sesiones ordinarias y 5 extraordinarias; en el transcurso de estas sesiones se presentaron 44 proyectos (33 a iniciativa de la Alcaldía y 1 a iniciativa del Concejo), de los cuales aproabron 36 proyectos.

Realizó control político a las siguientes dependencias y entidades: Hospital Caicedo y Flórez, Oficina Control Interno, Comisaría de Familia, Inspección de Policía, Secretarias de Despacho (Gobierno, Salud, Hacienda-Tesorería y Fomento); Unidad de Servicios Públicos y Centros Vida.

Invitó a la ciudadanía y Juntas de acción Comunal a participar en las sesiones del concejo; visitó los Colegios del municipio; estableció dos encuentros con las veedurías; tramitó quejas, reclamos y sugerencias.

Personería Municipal En la vigencia 2013, la estructura administrativa de la personería municipal se conformó por dos (2) funcionarios: Personero Municipal y Secretaria.




INFORME DEFINITIVO


El ente de Ministerio público presentó un presupuesto definitivo de $80.405.200, de los cuales ejecutó $80.652.775 y pagó $80.570.963. Comparado con la vigencia anterior presenta un leve crecimiento; sin embargo, registra una ejecución inferior al limite establecido por la ley 617/2000, de acuerdo a certificación emitida por la Secretaría de Hacienda Municipal. Servicio a la Deuda

El rubro de servicio a la deuda presenta a diciembre 31 de 2013, un valor ejecutado y pagado de $488.181.141, que corresponde al 92.34% del presupuesto apropiado. Del total ejecutado $280.570.056 corresponde a pago de intereses por crédito Interno; $77.743.953 a amortización e intereses de la deuda del sector Vivienda y $129.867.132 a amortización e intereses de la deuda del Sector Transporte. Gastos de Inversión

La inversión pública con corte a diciembre 31 de 2013, asciende a $9.318.044.993; por este tipo de gasto se presentan pagos equivalentes a $9.318.044.993, que corresponden al 84.60% de los compromisos adquiridos en la vigencia. Comparado con el 2012, los gastos de inversión presentan un crecimiento de $1.826.255.373, dado que en la vigencia 2013, ya se ha superado

DEFINITIVO EJECUTADO

SERVICIO A LA DEUDA

PAGOS

2013

•$488.181.141

2012

•$522.175.951

2011

•$231.144.046

2011

•$107.653.164

2013•$528.692.568

2012•$525.831.293

2011•$239.872.000

2011

•$107.653.164

2013

•$488.181.141

2012

•$505.157.448

2011

•$228.857.089

2011

•$93.524.831

COMPORTAMIENTO INVERSION PUBLICA

2013-2010

2013

DEFINITIVO:$11.508.142.040

EJECUTADO:

$9.806.226.134

PAGOS :

$ 8.371.524.790

2012

•DEFINITIVO:$9.131.098.401

•EJECUTADO: $7.491.789.620

•PAGOS : $5.511.436.544

2011

•DEFINITIVO: $12.201.280.196

•EJECUTADO: $11.253.141.504

•PAGOS : $8.548.366.127

2010

DEFINITIVO: $11.190.488.192

EJECUTADO: $8.432.645.614

PAGOS : $7.849.867.749




INFORME DEFINITIVO


la etapa de aprobación del plan de desarrollo y el mismo se ejecutó de manera normal. Este aumento se presenta por la asignación de mayores recursos para los sectores de Educación,Salud,Vivienda, Atención a Grupos Vulnerables y Servicios Públicos diferentes a acueducto, alcatarillado y aseo.

La mayor dinámica de estos recursos se presenta en la ejecución de programas y proyectos del sector Salud, seguido de los sectores: Transporte, Agua Potable y Saneamiento Básico, Educación y Atención a Grupos Vulnerables; entre otros.

Sector Salud El sector salud demanda la mayor participación de la inversión social, de una apropiación definitiva de $5.453.020.555, se adquirieron compromisos por $5.283.578.754 equivalentes al 96.79%, de los cuales se pagó el 86.77% es decir $4.585.007.099. Frente a la vigencia anterior, se presenta un incremento. Del total de recursos ejecutado por este sector, $4.075.720.466 corresponden a Régimen dubsidiado; $102.372.571 a Salud Pública y $1.105.485.756 a Otros gastos en salud-inversiones directas en la red pública. Régimen Subsidiado

SALUD 5,283,578,754

TRANSPORTE 920,900,578

A.P.S.B 843,104,038

EDUCACION 579,406,399

ATENCION A GRUPOS VULNERABLES 541,199,426

CULTURA 262,100,000

DEPORTE Y RECREACION 252,671,315

SERVICIOS PUBLICOS DIFERENTES A A.A.A 156,662,000

VIVIENDA 145,252,800

JUSTICIA 107,793,248

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL 61,912,000

EQUIPAMIENTO 44,897,675

AGROPECUARIO 40,200,000

PROMOCION DEL DESARROLLO 40,000,000

AMBIENTAL 29,067,660

PREVENCION Y ATENCION DE DESASTRES 9,299,100

EDU

CAC

ION

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A.P

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JUST

ICIA

INVERSION 2013

SGP

ESFUERZO PROPIO

MUNICIPIO

COFINANCIACION

DEPARTAMENTO FOSYGA

4,159,243,066.19 1,436,553,683.00 66,307,491.00 6,611,671.10 2,649,770,221.09

ENERO 354,487,398.00 124,598,699.00 0.00 0.00 229,888,699.00 8207

FEBRERO 342,799,470.00 0.00 6,029,752.04 599,262.96 336,170,455.00 7719

MARZO 349,862,305.00 238,537,270.00 6,029,582.79 599,432.21 104,696,020.00 7904

ABRIL 324,905,709.00 119,268,635.00 6,032,404.00 596,611.00 199,008,059.00 7764

MAYO 341,974,051.00 119,268,635.00 6,029,583.70 599,432.30 216,076,400.00 7927

JUNIO 337,533,179.00 119,268,635.00 6,029,582.79 599,432.21 211,635,529.00 7696

JULIO 348,081,075.00 119,268,635.00 6,029,582.79 599,432.21 222,183,425.00 7810

AGOSTO 363,395,613.70 119,268,635.00 6,029,751.53 599,263.17 237,497,964.00 8155

SEPTIEMBRE 342,377,915.81 119,268,635.00 6,029,644.48 599,370.33 216,480,266.00 7521

OCTUBRE 296,429,592.00 119,268,635.00 4,733,422.00 599,432.00 171,828,103.00 8204

NOVIEMBRE 327,051,821.00 119,268,635.00 4,797,124.00 486,815.00 202,499,247.00 7826

DICIEMBRE 326,406,579.00 119,268,634.00 4,700,755.11 497,737.89 201,939,452.00 7020

PAGADO AL DICIEMBRE DE 2013 4,055,304,708.51 1,436,553,683.00 62,471,185.23 6,376,221.28 2,549,903,619.00

Fuente: Información suministrada por la Alcaldía.

NUMERO DE

AFILIADOS

PAGADOS

TOTAL VALOR APROPIADO SEGÚN MATRIZ

DEL MINISTERIO 2013

FUENTE DEL RECURSOS

RECURSOS DEL SECTOR SALUD- REGIMEN SUBSIDIADO




INFORME DEFINITIVO


El régimen subsidiado se financia con recursos de esfuerzo propio, del SGP y del Fosyga. Para atender la población pobre y vulnerable del municipio se pagó $4.055.304.709, según información suministrada por la Secretaria de Salud Municipal. Salud Pública La administración municipal, el 1 de febrero de 2013 suscribió el contrato interadministrativo No. 46 con la ESE HOSPITAL CAICEDO Y FLOREZ, para la ejecución de acciones del Plan de Intervenciones colectivas, por valor de $73.526.150 + adición de $36.763.075, para un total de $110.289.225; no obstante se evidencia que el valor real ejecutado y cancelado a diciembre 31 de 2013 asciende a $102.372.531 y corresponde a las siguientes actividades desarrolladas:.

El contrato se liquidó por mutuo acuerdo el 31 de diciembre de 2013, quedando las partes a paz y salvo por todo concepto. Los valores no ejecutados se liberaron y serán adicionados en la vigencia fiscal 2014. EJECUCION DE RECURSOS DE REGALIAS

El municipio de Suaita fue beneficiario de regalías indirectas, y Sistema General de Regalías, las cuales presentan un presupuesto definitivo de $412.445.436 y un recaudo de $419.304.685, superior a lo proyectado por los rendimientos

COMPONENTEVALOR CERTIFICADO Y

PAGADO A DICIEMBRE 31 DE

2013

SALUD INFANTIL 48,673,076

SALUD MENTAL 4,550,000

SALUD SEXUAL Y REPRODUCTIVA 22,500,000

PREVENCION DE ENFERMEDADES CRONICAS DEGENERATIVAS 17,875,000

PREVENCION DE ETV 3,000,000

PREVENCION DE TBC 1,092,917

PREVENCION DE LEPRA 125,000

NUTRICION 2,556,538

SALUD ORAL 2,000,000

VIGILANCIA EN SALUD PUBLICA ACTIVIDADES SIN COSTO

TOTAL 102,372,531

RECURSOS DEL SECTOR SALUD- SALUD PUBLICA

Fuente: información suministrada por la Alcaldía.

DESCRIPCION

DEFINITIVO

INGRESOS Y

GASTOS

RECAUDO EJECUCION PAGOS

REGALIAS INDIRECTAS 320,744,436 320,744,436 320,744,436 83,843,496

Construcción Placa Huella 320,744,436 320,744,436 320,744,436 83,843,496

SISTEMA GENERAL DE REGALIAS 91,701,000 98,560,249 38,500,000 35,750,000

TOTAL 412,445,436 419,304,685 359,244,436 119,593,496

Fuente: Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos suministrada por la Alcaldía.Vigencia 2013.

EJECUCION RECURSOS DE REGALIAS 2013




INFORME DEFINITIVO


financieros percibidos y no programados. En la vigencia 2013, se ejecutó $359.244.436 que representa el 85.68% del total recaudado y se pagó $119.593.496. Los proyectos viabilizados y ejecutados con recursos del Sistema General de Regalías son:

PROGRAMA ANUAL DE CAJA OBSERVACION No. 36 La alcaldía municipal mediante Resolución No. 004 de enero 2 de 2013 establece el PAC de la vigencia 2013; sin embargo, el mismo no es llevado en debida forma ya que no se hace una proyección realista del monto máximo mensual de dineros disponibles, ni del monto máximo mensual de pagos con el fin de dar cumplimiento a los compromisos y por ende lograr más eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos; además, con el buen uso de esta herramienta importante se elimina el riesgo de generar déficit. Por lo anterior se deriva una observación administrativa, con el objeto de que la entidad revise y ajuste sus procedimientos. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “Aun cuando no se presenta déficit presupuestal en ninguno de los sectores de inversión o funcionamiento de la Entidad, de acuerdo a su destinación, acogemos el hallazgo plasmado por la Contraloría General de Santander, y a partir de la fecha se realizara la actualización y seguimiento al Plan Anual de Caja, con el fin de que los recursos recibidos

PROYECTO VALOR

Consultoría para la formulación y elaboración de diseños para siete plantas

de tratamiento de agua residual PTAR de los corregimientos de Vado Real,

San José de Suaita y Cabecera Municipal

15,811,345

Construcción de huellas vehiculares en la vía San José de Suaita-San

Emigdio-El Caucho del Municipio de Suaita, Departamento de Santander. 304,933,067

Prestación de servicios profesionales para el fortalecimiento profesional,

técnico y administrativo de la Secretaria de Fomento y Desarrollo del

municipio

16,500,000

prestación de servicios profesionales para la asesoría en la elaboración del

proyecto viviendas nuevas rurales en el municipio de Suaita, cofinanciado

con las regalías directas del municipio de Suaita y por el Ministerio de

Agricultura a través del Banco Agrario Colombiano

16,500,000

Contrato de prestación de servicios profesionales de evaluación y

seguimiento del SGR en su componente financiero y presupuestal, para su

correcto control y reporte a todos los órganos de control.

5,500,000

TOTAL 359,244,412 Fuente: Informe suministrado por la Alcaldía.

EJECUCION DE RECURSOS DE REGALIAS 2013




INFORME DEFINITIVO


apalanquen de manera sectorial los recursos gastados o invertidos. El plan de mejoramiento que se presente reflejara las acciones que se tomen para tal efecto.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De conformidad con los argumentos expuestos por la entidad, se confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgos, en tal sentido, se hará seguimiento a la correcta aplicación del PAC como instrumento de ejecución presupuestal. EJECUCION DE COMPROMISOS Y OBLIGACIONES CON CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2012 EN LA VIGENCIA 2013. OBSERVACION No. 37 De acuerdo al cierre presupuestal de la vigencia fiscal 2012, quedó compromisos y obligaciones por valor de $1.997.278.239; no obstante en la vigencia se hizo el reconocimiento de éstos en la suma de $1.912.261.589, discriminados así: cuentas por pagar $736.300.339 y Vigencias futuras $1.175.961.250; frente a lo cual la entidad manifiesta que las diferencias son atribuibles a fallas del sistema de información y que fue una de las razones para cambiar de sistema; no obstante se evidencia que esta situación es recurrente ya que con el cierre de la vigencia fiscal 2013, se presentan nuevamente diferencias ya que según ejecución presupuestal quedaron compromisos y obligaciones para ser ejecutados en la vigencia 2014 por valor de $1.435.654.437 y una vez confrontada la información, se evidencia que en la vigencia 2014, se reconoció cuentas por pagar por valor de $266.053.303 y Mediante Decreto 001 de 2014, se establecen recursos comprometidos y en ejecución de la vigencia 2013 (vigencias futuras) por valor de $1.706.518.041, para un total de $1.972.571.344, valor que difiere en $536.916.907 del resultado del ejercicio de la vigencia. Frente a lo anterior es claro que la entidad está omitiendo el deber de efectuar un seguimiento efectivo y permanente a la ejecución de ingresos y gastos, para establecer correctivos en tiempo real y evitar este tipo de situaciones que genera incertidumbre frente a la calidad y confiabilidad de la información y a la operatividad del software; por lo señalado se configura una observación administrativa, a fin de que la administración revise y ajuste sus procedimientos de manera inmediata y emita información confiable, útil y precisa que permitan la realización de los respectivos análisis y facilite la toma de decisiones. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde De otra parte, la entidad debe revisar en que eventos es procedente la aplicación de las figuras de vigencias futuras, y reservas presupuestales a fin de dar cumplimiento a las disposiciones legales que rigen en la materia. RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL:




INFORME DEFINITIVO


“Para dar trámite a esta observación se la trasladaremos a los administradores del sistema presupuestal y contable GD que opera en la Entidad, toda vez que este debe ser confiable y veraz, para que le entregue a la Entidad la información que refleje los saldos de las operaciones presupuestales y contables soportables en cualquier momento del tiempo y por sobre todo al cierre del periodo. Estas acciones serán propuestas en el plan de mejoramiento que se presente para tal efecto.”

CONCLUSIÓN DEL GRUPO AUDITOR DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER: De acuerdo a los argumentos expuestos por la entidad, el ente de control confirma la observación la cual tendrá connotación de hallazgos, en tal sentido, la administración deberá implementar acciones de mejora efectivas que garanticen la calidad y confiabilidad de la información, las cuales serán objeto de seguimiento y control por parte de este ente de control. CUENTAS POR PAGAR

Mediante Resolución No. 004 de enero 2 de 2013 se reconocieron obligaciones con corte a diciembre 31 de 2012, por valor de $736.300.339, discriminadas así:$177.060 correspondientes a cuentas por pagar de funcionamiento y $736.123.279 a Inversión. Producto del seguimiento realizado a la ejecución de cuentas por pagar en la vigencia 2013, se observa que el total de las obligaciones reconocidas con corte a diciembre 31 de 2012, se canceló, dando cumplimiento a las disposiciones legales. EJECUCION DE COMPROMISOS CON CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2012. (VIGENCIAS FUTURAS)

EJECUCION CUENTAS POR PAGAR CON CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2012

FUNCIONAMIENTO $177.060 INVERSION

$736.123.279

SALUD $1.454.546

APSB$550.383.115.12

SALUD

CULTURA $20.000.000

TRANSPORTE $144.377.118

JUSTICIA Y SEGURIDAD $17.408.500

TRASNFERENCIAS CORRIENTES

$177.060




INFORME DEFINITIVO


Mediante Decreto No. 001 de enero 2 de 2013, la entidad adicionó al presupuesto compromisos en ejecución de la vigencia 2012 (Acuerdo 030/2012), correspondiente a proyectos de los sectores educación, salud, agua potable y saneamiento básico y Deporte y Recreación por valor de $1.175.961.251. Del total de recursos adicionados, se adquirieron compromisos por el 100% de éstos y se efectuaron pagos por $557.342.735 equivalentes al 47.39% del total ejecutado. El saldo pendiente por cancelar corresponde al rubro Otros Gastos en Salud, Inversión directa en la Red Pública-Infraestructura. SITUACION PRESUPUESTAL

El municipio de Suaita presenta un superávit presupuestal de $1.217.047.990 al cierre del ejercicio presupuestal de 2013, el cual se dio como resultado de un menor gasto, por lo cual se debe procurar más eficiencia y eficacia en la ejecución de recursos a fin de no limitar el cumplimiento de metas y fines esenciales del estado. 3.4 FUNCIONES DE ADVERTENCIAS a) CONTROL DE ADVERTENCIA No. 004 DE 2013. Incentivar, tener activos los planes de contingencia y planes de emergencia con el fin de prevenir y atender los desastres naturales provocados por la ola invernal como deslizamientos, inundaciones, entre otros e igualmente prevenir y controlar los incendios forestales. Referente a este control de advertencia la Alcaldía Municipal de Suaita certificó que no se decretó en la vigencia 2013 urgencia manifiesta, debido a la no ocurrencia de desastres naturales, pero dentro de la Institución si se tienen conformados los comités, con el fin de dar cumplimiento a los planes de contingencia y emergencia. b) CONTROL DE ADVERTENCIA No. 007 DE 2013. Giro de recursos por

concepto de estampilla de adulto mayor.

DESCRIPCION

DEFINITIVO

INGRESOS Y

GASTOS

RECAUDO COMPROMETIDO PAGOS

RECURSOS EN EJECUCION. VIGENCIA 2012 1,175,961,251 1,175,961,251 1,175,961,251 557,342,735

Fuente: Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos vigencia 2013

EJECUCION COMPROMISOS CON CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2012

INGRESOS RECAUDADOS DURANTE LA VIGENCIA 12,228,007,077

COMPROMISOS DE LA VIGENCIA 11,010,959,087

RESULTADO PRESUPUESTAL (SUPERAVIT) 1,217,047,990

Fuente: Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos vigencia 2013.

SITUACION PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2013




INFORME DEFINITIVO


RESULTADO

De acuerdo al seguimiento practicado, se evidencia que en la vigencia fiscal 2013, el municipio presenta un recaudo de $485.119.234 es decir el 103,02% de lo programado, de los cuales comprometió $381.893.031 que corresponde al 78.72%, quedando sin afectación al cierre de la vigencia fiscal $103.226.203 discriminados por fuente de financiación así: Pro dotación y funcionamiento de Centros de Bienestar del anciano $74.263.868; Estampilla de Bienestar del anciano-Centros de Bienestar $1.825.456 y $27.136.880, Estampilla Pro Dotación y Centro de Bienestar del anciano, los cuales serán adicionados al presupuesto de la vigencia 2014. Del total comprometido se pagó la suma de $364.144.523, es decir el 95.34%, el valor restante, que corresponde a los convenios 135 y 136 se cancelan, en razón a que éstos fueron adicionados en tiempo.

De acuerdo a la ejecución de recursos se evidencia que la administración municipal ha distribuido los recursos en los Centros Vida y Centros de Bienestar

DESCRIPCION DEFINITIVO

INGRESOS Y

GASTOS

RECAUDO COMPROMISOS PAGOS

ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR 470,855,367 485,119,234 381,893,031 364,144,523

Fuente: Ejecución presupuestal de Ingresos y Gastos vigencia 2013.

EJECUCION DE RECURSOS DE ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR VIGENCIA 2013

FUENTE

ENTIDAD CON LA

SUSCRIBE EL

CONVENIO VALOR INICIAL ADICIONAL

VALOR TOTAL DEL

CONVENIO MODALIDAD DE SERVICIO

CANTIDAD DE

ADULTOS MAYORES

ATENDIDOS 2013 VALOR PAGADO

FECHA ACTA

LIQUIDACION

COFINANCIACION

ESTAMPILLA

DEPARTAMENTAL

VIGENCIA 2013

CBA SAN JOSE DE

SUAITA 13,208,893.21 6,604,446.61 19,813,339.82 INSTITUCIONALIZADA

22

2014-01-04

CBA SAN JOSE DE

SUAITA 9,123,500.00 0.00 9,123,500.00 INSTITUCIONALIZADA22

2013-12-16

28,936,839.82 22 28,936,839.82

COFINANCIACION

ESTAMPILLA

DEPARTAMENTAL

VIGENCIA 2013

CBA SAN PEDRO

CLAVER DE SUAITA 25,817,831.00 12,908,690.50 38,726,521.50 INSTITUCIONALIZADA

40

2013-12-31

CBA SAN PEDRO

CLAVER DE SUAITA 19,802,227.35 0.00 CENTRO VIDA86

2014-02-05

69,499,906.45

CBA SAN PEDRO

CLAVER DE SUAITA 1.00 0.00 INSTITUCIONALIZADA40

28,930,999.00

156,959,655.30 126 147,102,516.00 2013-12-16

RECURSOS DEL

BALANCE

ESTAMPILLA

MUNICIPAL

VIGENCIA 2012

ASOCIACION

CENTRO VIDA DE

SANTANDER 60,973,725.79 26,017,516.00 117,078,821.00 CENTRO VIDA

72

2014-02-18

30,087,579.21

ASOCIACION

CENTRO VIDA DE

SANTANDER 17,499,642.90 0.00 CENTRO VIDA

76

2014-02-11

61,418,521.90

195,996,985.80 148 188,105,167.00

Fuente: Información sumin istrada por la Alcaldía Municipal vigencia 2013.

EJECUCION DE RECURSOS DE ESTAMPILLA PRO ADULTO MAYOR POR ENTIDAD

TOTAL ASOCIACION CENTRO VIDA DE SANTANDER

CONVENIO Nº 135. ADICIONAL EN TIEMPO HASTA 5 DE ENERO DE 2014

CONVENIO Nº 065

CONVENIO Nº 066

188,105,167.00

CONVENIO Nº 168 DOTACION

28,931,000.00

TOTAL CBA SAN PEDRO CLAVER DE SUAITA

78,918,164.80

CONVENIO Nº 169 DOTACION

TOTAL CBA SAN JOSE DE SUAITA

CONVENIO Nº 136 . ADICIONAL EN TIEMPO HASTA EL 11 DE ENERO DE 2014

89,302,133.80

147,102,516.00

28,936,839.82

CONVENIO Nº 064




INFORME DEFINITIVO


del anciano de conformidad con las disposiciones legales; no obstante debe centrar sus esfuerzos en el logro de una mayor cobertura de la población de la Tercera edad, ya que en la vigencia tan sólo se beneficiaron 296 adultos mayores; así mismo debe procurar mayor eficiencia y eficacia en la ejecución de los recursos.

c) CONTROL DE ADVERTENCIA No. 015 DE 2013. Sobre aseguramiento y

legalización de bienes. En la Alcaldía Municipal de Suaita se tomaron las siguientes pólizas, con el fin de cumplir con el control de advertencia y salvaguardar los bienes del Municipio, advirtiendo que es importante estar pendiente de los vencimientos, para renovarlas oportunamente, así:


La Secretaria de hacienda certificó: “En cuanto a la titulación de tierras que se

encuentran a nombre de la virgen, y de las cuales el Municipio es poseedor se han adelantado los procesos administrativos, en virtud de lo establecido en la Ley Tocaima y complementarias. Se debe adelantar el proceso de sostenibilidad contable con el fin de determinar si todos se encuentran contabilizados y registrados a nombre de la Entidad Territorial.”

d) CONTROL DE ADVERTENCIA No. 020 DE 2013. Verificación

nombramiento del Jefe de la Oficina Asesora Control Interno. La Ley 1474 de 2011 "por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública", mediante el artículo 8º modificó el artículo 11 de la Ley 87 de 1993,… * En las entidades de la rama ejecutiva del

ITEM

FECHA DE

EXPEDICIÒN VIGENCIA ASEGURADORA POLIZA Nro.

1 30/12/2013 31/12/2013 HASTA 01/07/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 410-40-994000001889

2 VOLQUETA CHEVROLET KODIAK PLACA XVK-326 30/12/2013 31/12/2013 HASTA 22/12/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 410-40-994000001890

3 VOLQUETA CHEVROLET FTR PLACA OSA-822 30/12/2013 31/12/2013 HASTA 01/07/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 410-40-994000001887

4 VOLQUETA CHEVROLET KODIK PLACA OSA-841 30/12/2013 31/12/2013 HASTA 01/07/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 410-40-994000001888

5 CAMIONETA MITSUBISHI L200 PLACA OSA-835 30/12/2013 31/12/2013 HASTA 31/12/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 410-40-994000001886

POLIZAS DE MANEJO:

6

DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO - ALCALDE

MUNICIPAL 08/03/2013 31/12/2013 HASTA 26/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 840-64-994000000207

7

ANA MARIA CÈSPEDES ZÀRATE - SECRETARIA DE

HACIENDA 08/03/2013 31/12/2013 HASTA 26/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 840-64-994000000251

POLIZAS DE VIDA GRUPO:

8

DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO - ALCALDE

MUNICIPAL 15/02/2013 14/02/2013 HASTA 14/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 840-15-994000000175

9 REINALDO ARIOLFO SUÀREZ CORTES 15/02/2013 14/02/2013 HASTA 14/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 994000000175

10 JOSE MAURICIO SÀNCHEZ ACUÑA 15/02/2013 14/02/2013 HASTA 14/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 994000000175

11 ALEXANDER PUERTO MARTÌNEZ 15/02/2013 14/02/2013 HASTA 14/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 994000000175

12 JOSE BAYARDO MARTINEZ GALVIS 15/02/2013 14/02/2013 HASTA 14/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 994000000175

13 AURORA AYALA FRANCO 15/02/2013 14/02/2013 HASTA 14/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 994000000175

14 CAROLINA ANDRADE PORRAS 15/02/2013 14/02/2013 HASTA 14/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 994000000175

15 HUGO HUMBERTO ARGUELLO PORRAS 15/02/2013 14/02/2013 HASTA 14/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 994000000175

16 MANUEL MAURICIO OVALLE ZULETA 15/02/2013 14/02/2013 HASTA 14/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 994000000175

17 HENRY QUIROGA GIL 15/02/2013 14/02/2013 HASTA 14/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 994000000175

18 JORGE ALONSO CÈSPEDES AYALA 15/02/2013 14/02/2013 HASTA 14/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 994000000175

19 FABIO TAVERA RODRIGUEZ 15/02/2013 14/02/2013 HASTA 14/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 994000000175

20 EDUVINO PORRAS DÌAZ 15/02/2013 14/02/2013 HASTA 14/02/2014 ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA 994000000175

POLIZAS MULTIRIESGO:

BUS ESCOLAR PLACA SNH-748





INFORME DEFINITIVO


orden territorial, la designación se hará por la máxima autoridad administrativa de la respectiva entidad territorial.

* La naturaleza del cargo es de libre nombramiento y remoción y por un periodo fijo de 4 años, y la designación se realizará en la mitad del respectivo periodo de alcalde o gobernador. No obstante, dispuso el parágrafo transitorio del artículo 9º de la cita Ley que "Para ajustar el periodo de que trata el presente artículo1, los responsables del Control Interno que estuvieren ocupando el cargo al 31 de diciembre del 2011, permanecerán en el mismo hasta que el Gobernador o Alcalde haga la designación del nuevo funcionario, conforme a la fecha prevista en el presente artículo2" (enero 1 de 2014).

Parágrafo 1º. Para desempeñar el cargo de asesor, coordinador o de auditor interno se deberá acreditar formación profesional y experiencia mínima de tres (3) años en asuntos del control interno.

Igualmente, dispone el citado artículo que el Auditor Interno contará con el personal multidisciplinario que le asigne el jefe del organismo o entidad. Y como función señala el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, modificado por el artículo 231 del Decreto Ley 19 de 2012 que sin perjuicio de las demás obligaciones legales, deberá reportar a los organismos de control los posibles actos de corrupción e irregularidad que haya encontrado en ejercicios de sus funciones.

RESULTADO

Mediante Acuerdo 000022 de noviembre 18 de 2013, el Concejo Municipal autorizó al Alcalde municipal para actualizar y modificar el manual específico de funciones y competencias laborales respecto del cargo de Jefe de la Oficina de Control Interno, en su estructura y sus diferentes componentes.

Mediante Resolución No. 365 de diciembre 24 de 2013, el Alcalde municipal en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, hace el nombramiento del Jefe de la Oficina de Control Interno, Código 006; Grado 2; Nivel Directivo; quien ocupará el cargo a partir del 1 de enero de 2014. En el acto administrativo se señala que el funcionario designado cumple con los requisitos establecidos por la Ley 1474 de 2011 (Profesional en Derecho, especialista en Derecho Administrativo, con tres años de experiencia en asuntos de control Interno). Mediante Acta de Posesión No. 005 de diciembre 31 de 2013, el alcalde municipal da posesión del cargo al funcionario designado.

De conformidad con el seguimiento realizado por este ente de control se concluye que la administración municipal en sus actuaciones dio cumplimiento a la ley 1474 de 2011 y al Control de Advertencia emitido por la Contraloría.

e) CONTROL DE ADVERTENCIA No. 044 DE 2013. Construcción y Remodelación E.S.E de Suaita.





INFORME DEFINITIVO


La Alcaldía Municipal de Suaita con el fin de dar cumplimiento a lo advertido por la Contraloría General de Santander, adelantó concurso de méritos abierto con propuesta técnica simplificada con el fin de ejecutar el objeto: “INTERVENTORÍA

TÉCNICA, ADMINISTRATIVA, FINANCIERA Y AMBIENTAL AL CONTRATO DE OBRA PÚBLICA QUE TIENE POR OBJETO REMODELACIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE LAS INSTALACIONES DE LA E.S.E. CAICEDO Y FLOREZ DEL MUNICIPIO DE SUAITA,

SANTANDER” por valor de $79´953.139,20. En razón a esto, se celebró el Contrato de Interventoría No. 150 del 17 de septiembre de 2013. Durante el trabajo de campo se observó que la obra se encuentra en ejecución, por lo cual se adicionó 2 meses y 15 días. El día 13 de marzo de 2014, se suscribió acta de suspensión en el que se tuvo en cuenta el siguiente considerando:

OBSERVACIÓN No. 38 De conformidad con lo anterior, la Administración Municipal en conjunto con la Gobernación de Santander deberán realizar todos los trámites que sean necesarios para dar terminación a la obra y así cumplir con lo advertido en el control de advertencia No. 44. TIPO DE OBSERVACIÓN: ADMINISTRATIVA PRESUNTO RESPONSABLE: Diego Fernando Porras Niño, Alcalde

RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL: “La Administración Municipal le ha dado cumplimiento al control de advertencia 044 de 2013 como le fue soportado al grupo auditor en el trabajo de campo y continuara aunando esfuerzos con la Gobernación de Santander para la culminación de tan importante obra Con los anteriores argumentos solicitamos al Grupo Auditor, sea desvirtuada la observación No. 38 del Informe de Auditoría No. 000049 del 15 de Mayo.”





INFORME DEFINITIVO


Si bien la Administración Municipal está adelantando las acciones pertinentes, la observación se mantiene hasta tanto la obra no se entregue a satisfacción de la E.S.E y la comunidad del municipio de Suaita.

3.5 QUEJAS Y DENUNCIAS Se observaron las siguientes quejas y denuncias:

Queja de fecha 15 de enero de 2014 - Radicado Contraloría 0527 Quejosa: Maria Bertha Ruiz Martínez Frente a los hechos puestos en conocimiento por parte de la quejosa la

Contraloría General de Santander, señala lo siguiente:

1. Los funcionarios del ente de control que realizaron auditoría a las vigencias 2012 y 2013, seleccionaron dentro de su muestra contratos celebrados con el señor Pedro Pablo Calderón, los cuales tenían como objeto el mantenimiento preventivo y correctivo de la maquinaria de propiedad del municipio, dentro de los cuales se pudo observar que los repuestos son adquiridos directamente con GECOLSA como se puede verificar en las facturas de compra. Estos no presentan sobrecosto.

2. Frente al hecho: “licitación por más de $17.000.000 millones para el arreglo de una volqueta…solicito llamen al Señor Gonzalo Monroy creo que tiene un taller que en año atrás había arreglado la maquinaria y funcionaba, el a presentado cotizaciones pero como el no se presta para enredos ni da porcentajes pues por eso no se a tenido en cuenta…” el grupo auditor de la Contraloría General de Santander se permite informarle a la quejosa, que por parte la Alcaldía Municipal de Suaita, en razón a su naturaleza debe someter sus procesos contractuales a ciertos procedimientos, entre los cuales está el de mínima cuantía de conformidad con el valor relacionado, el cual debe, entre otras cosas, ser publicado la página www.contratos.gov.co, donde todos los interesados pueden consultar los documentos expedidos en la etapa precontractual con el fin de presentar propuesta. Una vez los proponentes se presenten la entidad escogerá la oferta que presente una relación costo-beneficio. Durante el trabajo de auditoría a la vigencia 2013, se observó que la entidad publicó sus procesos en la página permitiendo la posibilidad de presentar ofertas a quienes interesara.

Por lo anteriormente expuesto, se dará archivo a la queja.

Queja de fecha 19 de diciembre de 2013 - Radicado Contraloría 0553 Quejosa: Olga Arciniegas Porras-Veedora municipal El grupo auditor tuvo en cuenta en la muestra seleccionada en el área de gestión contractual los convenios de cooperación No. 64, 65 y 66, dentro de los cuales se

http://www.contratos.gov.co/




INFORME DEFINITIVO


observó que la entidad ejecutó los recursos de conformidad con los lineamientos definidos en la normatividad vigente. Según respuesta a requerimiento No. 07, la Alcaldía Municipal de Suaita allega las siguientes cifras, respecto de la cobertura de los centros vida y los centros de bienestar del adulto mayor, durante las vigencias 2011, 2012 y 2013:

INSTITUCIÓN 2011 2012 2013

CBA San Pedro Claver Modalidad Institucionalizada

41 43 40

CBA San Pedro Claver modalidad Centro Vida

43 48 86

CBA San José de Suaita modalidad institucionalizada

26 22 22

ASOCIACION CENTRO VIDA DE SANTANDER modalidad Centro Vida

0 72 148

Como se observa en el cuadro, vigencia a vigencia la Alcaldía ha alcanzado mayor cobertura de la población del adulto mayor, presentando mayores beneficios a la comunidad a la cual va dirigida el giro de los recursos. De conformidad con lo anterior, se dará archivo a la queja.

Queja de fecha 19 de diciembre de 2013 - Radicado Contraloría 0531 Quejosa: Olga Arciniegas Porras-Veedora municipal Esta queja fue tenida en cuenta en la auditoría regular a la vigencia 2012.

Queja de fecha 19 de diciembre de 2013 - Radicado Contraloría 0529 Quejosa: Olga Arciniegas Porras Esta queja fue tenida en cuenta en la auditoría regular a la vigencia 2012.

Queja de fecha 19 de diciembre de 2013 - Radicado Contraloría 0530 Quejosa: Olga Arciniegas Porras-Veedora municipal Esta queja fue tenida en cuenta en la auditoría regular a la vigencia 2012.

Queja de fecha 15 de enero de 2014 - Radicado Contraloría 0528 de 30 de enero/14

Quejosa: Maria Bertha Ruiz Martínez




INFORME DEFINITIVO


Se observa que lo señalado por la quejosa no resulta cierto, toda vez que según está registrado en el Secop, se inició proceso de mínima cuantía MS-MIC-011-2014, el cual contó con los documentos necesarios para esta modalidad. De esta manera, se observa que no se constituyeron hechos cumplidos por parte de la Alcaldía Municipal de Suaita, pues el objeto “PRESTACION DE SERVICIO DE

TRANSPORTE DE AGUA A GRANEL PARA LAS PLANTAS DE TRATAMIENTO, ACUEDUCTOS VEREDALES E INSTITUCIONES PUBLICAS UBICADAS EN

JURISDICCION DEL MUNICIPIO DE SUAITA, DEPARTAMENTO DE SANTANDER” se realizó a través de la modalidad adecuada de conformidad con el presupuesto de la entidad para la vigencia 2014. Con el fin de verificar la inversión de los recursos, la administración municipal solicitó 3 cotizaciones las cuales arrojaron un valor promedio para tener como soporte económico del contrato. Durante la etapa precontractual, la Alcaldía de Suaita actuó de conformidad con lo descrito en los artículos 3.5.1 y siguientes del Decreto 734 de 2012, pues durante los términos establecidos en la norma, el proceso estuvo abierto al público para su conocimiento y posible presentación de ofertas. Como se observa en el acta de cierre de fecha 14 de febrero de 2014 (publicada en secop el día 17-02-14), el único proponente que se presentó fue Pedro Pablo Calderón con una propuesta de $17´000.000, por lo tanto se realizó la comunicación de aceptación de la oferta el día 18 de febrero de 2014. De conformidad con lo anteriormente señalado, y en razón a que la Administración Municipal de Suaita cumplió con la normatividad legal para ejecutar el objeto antes mencionado, se dará archivo a la presente queja. 3.6 PUNTO DE CONTROL: COLEGIO INTEGRADO LUCAS CABALLERO

SUAITA SANTANDER El Colegio Integrado Lucas Caballero “COLUCAS” ubicado en el Municipio de Suaita, Santander, fue creado mediante ordenanza 017 de 1958, durante muchos años funcionó con una sola modalidad académica. En 1989, mediante ordenanza No. 017 y considerando que el Municipio y su zona de influencia depende económicamente de las actividades agropecuarias, especialmente en los cultivos de caña de azúcar, café, la industria panelera y el fomento ganadero; que un alto porcentaje de los egresados son jóvenes de extracción campesina; se crea la modalidad agropecuaria, con el fin que los graduados conozcan las técnicas más actualizadas para aumentar la producción agropecuaria, hecho que mejoraría las condiciones socio-económicas de la familia. El colegio inicia labores con el nombre de Colegio Universitario de varones, en el año 1951. En el año 1958 bajo la dirección de otro fundador, el profesor Gustavo




INFORME DEFINITIVO


González Plata, el colegio pasó a ser oficial y toma el nombre de LUCAS CABALLERO.

Fuente: Colegio Integrado Lucas Caballero

A diciembre 31 de 2013, en el colegio se matricularon 737 alumnos, un 12% en preescolar, un 78% en básica y un 10% en media, de los cuales sólo un 2% han desertado en la educación básica, y un 1% de deserción corresponde a educación media. El 33% del total de alumnos matriculados tienen alimentación escolar y el 51% de alumnos matriculados tienen transporte escolar, como se observa en la tabla que se presenta en el párrafo anterior. BALANCE GENERAL

A diciembre 31 de 2013 el Balance General del Colegio Integrado Lucas Caballero, presenta unos activos totales por valor de $228.935.540, representados en efectivo y propiedad planta y equipo, los pasivos totales suman $10.271.713 y el patrimonio tiene un valor de $218.663.827.


CONCEPTO VALOR %

Planta aprobada por Mineducación 51

Planta actual 48

Alumnos matriculados en preescolar 85 12%

Alumnos matriculados en básica 578 78%

Alumnos matriculados media 74 10%

Total Alumnos matriculados 737

Alumnos Desertados preescolar 0

Alumnos Desertados básica 13 2%

Alumnos Desertados media 1 1%

No. De alumnos con alimentacion escolar 245 33%

Valor transporte escolar 8,288,000.00

No. Alumnos con transporte escolar 377 51%

Desempeño de pruebas Icfes Superior

COLEGIO INTEGRADO LUCAS CABALLERO

ESTADISTICAS


ACTIVOS

Efectivo 24,538,945

Propiedad planta y equipo 204,396,595

TOTAL ACTIVOS 228,935,540

PASIVOS Y PATRIMONIO

Cuentas por pagar 1,209,140

Otros pasivos 9,062,573

TOTAL PASIVOS 10,271,713

PATRIMONIO

Hacienda pública 218,663,827

TOTAL PATRIMONIO 218,663,827

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 228,935,540


BALANCE GENERAL


(Cifras en pesos)




INFORME DEFINITIVO


ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL

El estado de actividad financiera económica y social del Colegio Integrado Lucas Caballero, presenta Ingresos totales por valor de $80.619.268, reflejados en Transferencias del Sistema General de participaciones, que representan el 82% y un 18% de ingresos por concepto de venta de servicios educativos, así:


EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS El Colegio Integrado Lucas Caballero, recaudo en la vigencia 2013 un valor de $92.714.527, por concepto de Venta de servicios educativos un 15%, por Transferencias del Sistema General de Participaciones un 72% y el 13% restante por concepto de recursos del balance, como se muestra en el siguiente cuadro:


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS En la ejecución presupuestal de gastos el Colegio Integrado Lucas Caballero, comprometió un valor total de $78.447.296, por concepto de adquisición de materiales y suministros un 40%, por concepto de mantenimientos un 29%, por sostenimiento de semovientes un 6% y un 6% por compra de equipos, entre los

INGRESOS

Venta de servicios educativos 14,251,268

Transferencias del Sistema General de

Participaciones 66,368,000

TOTAL INGRESOS 80,619,268

GASTOS y COSTOS OPERACIONALES

Gastos de Administracion 61,813,270

Impuestos y multas 22,354

Otros gastos financieros 1,090,631

Costo de servivios educativos 10,974,400

TOTAL GASTOS Y COSTOS 73,900,655

RESULTADO DEL EJERCICIO 6,718,613


ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA ECONOMICA Y SOCIAL


(Cifras en pesos)

APROPIACION

INICIAL ADICIONES REDUCCIONES

APROPIACION

DEFINITIVA RECAUDOS

INGRESOS 74,190,000 21,307,827 - 95,497,827 92,714,527

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 74,190,000 21,307,827 - 95,497,827 92,714,527

Venta de Servicios Educativos 13,190,000 3,844,568 17,034,568 14,251,268

TRANSFERENCIAS Y APORTES APROBADOS 61,000,000 5,368,000 66,368,000 66,368,000

SGP Educación 61,000,000 5,368,000 66,368,000 66,368,000

RECURSOS DE CAPITAL 12,095,259 12,095,259 12,095,259

Recursos del Balance - 12,095,259 12,095,259 12,095,259


EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS


(Cifras en pesos)




INFORME DEFINITIVO


porcentajes más representativos, como se muestra en la tabla que se presenta a continuación:


4. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES

#

TIPO OBS.

SINOPSIS PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA PAGINA

Ad

min

istr

ati

vo

Dis

cip

lin

ari

o

Pen

al

Fis

cal

San

cio

nato

rio

1 X

Falencias generales contractuales Diego Fernando Porras Niño- ALCALDE- ADMINISTRATIVO

9

2 X

Manual de contratación desactualizado Diego Fernando Porras Niño- ALCALDE- ADMINISTRATIVO

10

3 X

Recarga en las funciones de supervisión ocasionando riesgo para la entidad

Diego Fernando Porras Niño- ALCALDE- ADMINISTRATIVO

12

4 X

Presunto incumplimiento en las funciones de supervisor relacionados con la seguridad social integral

Diego Fernando Porras Niño- ALCALDE- ADMINISTRATIVO

13

5 X X

Presunto incumplimiento en el principio de planeación

DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO.

Alcalde- ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO

22

6 X Falta de actas de liquidación contractual DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO-Alcalde

25

7 DESVIRTUADO 26

8 X

Observación con alcance administrativo dentro del contrato No. 150 para que por parte de la Alcaldía de Suaita, a través del Secretario de Fomento y Desarrollo se haga un minucioso seguimiento a la interventoría con el fin de verificar la efectiva inversión de los recursos de conformidad con el plan y programa de trabajo de la firma contratista.

DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO-Alcalde- ADMINISTRATIVO

28

GASTOS

APROPIACION

INICIAL ADICIONES REDUCCIONES CREDITOS CONTRACREDITOS

APROPIACION

DEFINITIVA COMPROMISOS

GASTOS 74,190,000 21,307,827 - 17,200,000 17,200,000 95,497,827 78,447,295

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 74,190,000 21,307,827 - 17,200,000 17,200,000 95,497,827 78,447,295

Compra de equipos 6,000,000 1,200,000 4,800,000 4,546,640

Materiales y suministros 35,216,000 14,012,568 1,500,000 14,000,000 36,728,568 31,015,953

Mantenimiento 11,000,000 4,595,259 8,500,000 24,095,259 22,608,449

Comunicaciones y transporte 700,000 - 700,000 100,000

Impresos y publicaciones 7,000,000 - 1,000,000 8,000,000 6,875,150

Servicios publicos 2,600,000 - 2,600,000 1,558,318

Seguros 3,800,000 500,000 1,000,000 5,300,000 2,083,300

Compra de semovientes - - 1,000,000 1,000,000 -

Sostenimiento de semovientes 1,374,000 2,000,000 2,000,000 5,374,000 4,666,500

Capacitación, bienestar social.Actividades 3,000,000 - 2,000,000 1,000,000 880,000

Gastos Financieros - 200,000 1,200,000 1,400,000 1,112,985

Otros gastos por adquisición de servicios 3,500,000 - 1,000,000 4,500,000 3,000,000


(Cifras en pesos)


EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS




INFORME DEFINITIVO


9 X

El grupo auditor configura una observación con alcance administrativo con el fin de que la administración tenga claridad sobre la ejecución de los procesos contractuales a través de la aplicación correcta de las modalidades de contratación estipuladas en la ley.

DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO-Alcalde- ADMINISTRATIVO

29

10 X

Se observa en los documentos que reposan en la etapa precontractual que el Alcalde Municipal, Diego Porras Niño, envió invitación a presentar oferta a la señora Maria Cristina Ballesteros Prieto el día 30 de mayo de 2013, aun cuando a esa fecha no se habían expedido: certificaciones de inexistencia de personal en la planta de la Alcaldía, certificado de disponibilidad presupuestal y estudios previos, pues estos documentos se produjeron entre el 8 y 9 de julio, es decir, 1 mes después del envío de la invitación a la contratista. La Alcaldía debe respetar las etapas de producción de un contrato, sobre todo con el fin de que se garanticen los principios que rigen de la contratación estatal, entre estos el de transparencia y selección objetiva del contratista. En razón a esto se configura una observación con alcance administrativo para que la Administración Municipal, de cumplimiento a los principios que rigen la contratación estatal durante la etapa precontractual.

DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO-Alcalde -ADMINISTRATIVO

31

11 X

Presuntas irregularidades dentro del contrato 054 DEL 7 DE MARZO DE 2013 DESVIRTUADA OBSERVACIÓN DISCIPLINARIA

Diego Fernando Porras Niño- Alcalde-ADMINISTRATIVA

32

12 DESVIRTUADO 40

13 X X

Presuntas irregularidades dentro de los contrato de prestación de servicios No. 54, 55 y 56 de 2013, por evaluarlos y adjudicarlos sin el cumplimiento de requisitos legales DESVIRTUADA OBSERVACIÓN PENAL

Ramiro Gómez- Secretario de Fomento y Desarrollo-DISCIPLINARIA Diego Fernando Porras Niño- Alcalde-ADMINISTRATIVA

45

14 X

Se deja una observación administrativa frente a la destinación de los recursos provenientes de la estampilla pro adulto mayor para los Centros Vida y los Centros de Bienestar del Anciano, para que la Administración realice una distribución equitativa de estos.

Diego Fernando Porras Niño- Alcalde-ADMINISTRATIVA

51

15 X

X

ACTUACIONES ANTE LA CAS

Según oficio de fecha 21 de Enero de 2014, radicado 72, la CAS, le informa al municipio que existe un proceso ejecutivo por jurisdicción coactiva en el radicado 112/13 y con fundamento en la providencia No. 747 de septiembre 5 de 2008 confirmada con la No. 0319 de febrero 17 de 2012 mediante la cual se sanciona a este ente territorial con multa de $4.615.000, que ésta pendiente de ser cancelada, por la administración municipal. SE INCLUYE HALLAZGO FISCAL TODA VEZ QUE LA SANCIÓN FUE CANCELADA POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL EN EL AÑO 2014

Ramiro Gómez- Secretario de Fomento y Desarrollo-ADTIVO Jorge Elí Serrano Hernández-Alcalde 2001-2003-Fiscal Rigoberto Rodríguez Almeida-Alcalde 2008-2011-FIscal Diego Fernando Porras Niño- Alcalde 2004-2007/2012-2014-Fiscal y Administrativa

$7´536.537 73

16 X

CALIDAD DEL AGUA En las pruebas de laboratorio que debe realizar todos los meses la unidad de servicios públicos ha mostrado nivel de riesgo bajo, medio y óptimo para el consumo humano, pero en 9 tomas realizadas en los meses de mayo, julio, septiembre y noviembre en el punto 3 polideportivo-fuente vado real, punto 2

Ramiro Gómez- Secretario de Fomento y Desarrollo Diego Fernando Porras Niño- Alcalde 74




INFORME DEFINITIVO


ancianato-San José de Suaita, punto 1 salida PTAP San José de Suaita, punto 1 Cabecera Suaita, punto 1 vado real, punto 4 San José de Suaita, punto 4 vado real, registro un nivel de riesgo alto, por lo cual se recomienda a la entidad establecer mecanismos que le permitan que los niveles del agua estén dentro de los límites normales para el consumo humano, por la anterior situación la unidad de servicios públicos se encuentra en un “acuerdo de mejoramiento” suscrito con la Superintendencia de servicios públicos, según acta de nivelación de los acuerdos de mejoramiento ID 1555 de fecha noviembre de 2013, en razón de evidenciar un porcentaje de cumplimiento insatisfactorio.

17 X

ADQUISICION Y MANTENIMIENTO DE LAS AREAS DE IMPORTANCIA ESTRATÉGICA PARA LA CONSERVACION DEL RECURSO HIDRICO. Según el plan de desarrollo del Municipio de Suaita “Desarrollo con innovación y sostenibilidad ambiental 2012-2015” en su línea estratégica ambiental 3.4.1. contempla la compra de dos (2) terrenos para protección de los nacimientos que abastecen los acueductos del municipio, por lo cual se hace la observación con incidencia administrativa en cuanto no ha cumplido con esta meta del plan de desarrollo, pero a la administración municipal le quedan dos años para cumplir con esta meta y obligación del artículo 99, Ley 99 de 1993; artículo 106, Ley 1151 de 2007; artículo 210, Ley 1450 de 2011

Ramiro Gómez- Secretario de Fomento y Desarrollo Diego Fernando Porras Niño- Alcalde

76

18 X

EVALUACION A CONTROL INTERNO: El Sistema de control Interno presenta deficiencias relacionadas con la ausencia de controles efectivos, que pueden conllevar a que la operatividad de los proceso no se de en términos de eficacia, eficiencia y economía y a que se afecte el cumplimiento de los objetivos institucionales; en consecuencia se configura una observación administrativa a fin de que se formulen y ejecuten acciones correctivas y preventivas por parte de los responsables de cada proceso y cuyos resultados e impacto deben ser evaluados por el responsable de la oficina de control interno.

DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO-Alcalde

80

19 X

SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO. De acuerdo al seguimiento realizado, se evidencia que la Alcaldía de Suaita presenta en la vigencia 2013 un desempeño medio en el cumplimiento de las metas proyectas en el Plan de Desarrollo 2012-2015 “Desarrollo con Innovación y Sostenibilidad Ambiental”, por lo cual debe orientar sus esfuerzos en la ejecución total de las metas bajo los principios de eficiencia y eficacia administrativa con el fin de mejorar el desarrollo de la región y satisfacer las necesidades básicas de la población Suaitana; en consecuencia se configura una observación administrativa para que en el corto plazo se implementen las acciones correctivas a que haya lugar para optimizar los resultados del Indicador de Desempeño Municipal de la vigencia 2012, en el cual el municipio se ubica en la posición No 18.


82




INFORME DEFINITIVO


20 X

RECLASIFICACION OTROS ACTIVOS: A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita no presenta los Estados Financieros debidamente clasificados, según la liquidez y solvencia de los activos de la entidad, al reclasificar los otros activos-reserva financiera actuarial como un activo corriente, siendo en realidad un activo no corriente.

Ana Maria Céspedes Zárate- Secretaria de Hacienda. Guillermo Sanmiguel Acevedo- Contador Diego Fernando Porras Niño- Alcalde

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21 X

EFECTIVO-CAJA: A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en el Balance de comprobación un valor NEGATIVO en la cuenta de caja por $246.165.522,46, cifra que afecta la razonabilidad de los Estados Financieros, que la Entidad debe soportar y justificar con los documentos respectivos,


87

22 X

EFECTIVO DEPOSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS- BANCOS: A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en el Balance de comprobación en la cuenta 1110 Depósitos en Instituciones Financieras un valor de $3.108.662.707,24, valor que no es confiable al presentar en diez (10) cuentas bancarias que se relacionan en al cuadro que se presenta en el texto del informe, saldos negativos, por valor de $914.123.201,58, que representan el 29% del total de la cuenta; además al revisar las conciliaciones bancarias se observa que en las cuentas con códigos 1110060102, 11100501096, 1110060101, 1110060201, 1110060205, 1110060211, 11100502001, 11100501100, 11100501093 1110501053, 1110501047, 11100501035, 1110501031, 11100501026, 1110501003, 1110501006, 11100501015, refleja diferencias por encontrar, valores por encontrar, valores pendientes de conciliar, que afecta la razonabilidad de los Estados Financieros, inconsistencias que la administración municipal debe explicar y soportar con los documentos pertinentes.


88

23 X

INVERSIONES:

A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en el Balance de comprobación un valor $67.969.154,84 en la cuenta 12 Inversiones, correspondiente: a) Derechos en fondos de valores y fiducias ($55.769.094,84); b) acciones en la Electrificadora de Santander ($12.200.060) y en la cuenta 1999 valorizaciones- Acciones ESSA ($96.148.672,86), cifras que la Alcaldía debe conciliar con los certificados que emite cada entidad al finalizar cada vigencia, en razón a que en la verificación física de los documentos se encontró que la Alcaldía poseía el certificado que expidió la Electrificadora de Santander, dando un valor patrimonial a octubre 31 de 2013, y para los recursos que posee en la fiducia no se expidió el certificado respectivo de saldo al 31 de diciembre de 2013, por lo cual es importante que la administración municipal efectúe la conciliación de saldos de todos los títulos valores que poseen al finalizar cada anualidad.


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24 X

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO: A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en el Balance de comprobación un valor $11.855.340.123,77 en la cuenta 16 Propiedad, planta y equipo, los cuales se deben individualizar, con el objeto de controlar cada bien adquirido, además su


90




INFORME DEFINITIVO


depreciación también se debe individualizar. En la inspección física que se efectúo al equipo de transporte se observó que se encuentran unos bienes inservibles o no utilizables por la Entidad, como son las dos (2) motocicletas que se registran en las fotografías que se muestran en el informe, del cual es propietario el Municipio, por lo cual, previo análisis y presentación de los estudios de justificación y soportes correspondientes.

25 X

CONTABILIZACION DE CONVENIOS La Alcaldía Municipal de Suaita no está aplicando el principio de causación para la contabilización de todos los convenios, en razón a que el convenio suscrito con Finagro en la vigencia 2013, por valor $142.296.000 no se registró en la contabilidad, porque de este convenio no se ejecutó nada en esta vigencia, además la entidad debe controlar más eficientemente cada convenio suscrito, sus ingresos y cuentas por cobrar de cada uno, debido a que del convenio 1779 suscrito en el 2012 por transporte, no se ha recibido un saldo por valor de $46.000.000 y este valor no aparece en el Balance de comprobación como un recurso por cobrar.


91

26 X

RENDIMIENTOS FINANCIEROS REGALIAS La Alcaldía Municipal de Suaita debe registrar los rendimientos financieros recibidos por los recursos de regalías en un solo código contable, en razón a que en la vigencia 2013 se contabilizaron en los códigos 4805220108 por valor de $5.934.521,50 y en el 4805350101 un valor de $924.727,68, dificultando su control y supervisión, por lo cual es importante que se controlen eficientemente todas sus operaciones.


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27 X

DEPURACION DE CUENTAS A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita debe efectuar un proceso de revisión de los saldos de las cuentas que reflejan sus estados financieros, en razón a que se verificó que existen varias cuentas que no muestran la realidad de sus operaciones como Rentas por cobrar-alumbrado público con código 1305450102, por valor de $9.778.209, Avances y anticipos entregados código 1420 por valor de $1.667.631.185.


93

28 X

PASIVOS ESTIMADOS A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita presenta en el Balance General Clasificado en Pasivo corriente – Pasivos estimados un valor con naturaleza contraria de $12.014.818.000 y en el pasivo no corriente un valor de $15.993.216.000, al realizar la suma de estos valores nos refleja un saldo de $3.978.398.000, con lo cual se están afectando los índices financieros de la entidad en la vigencia, al reportar movimientos y no saldos de las cuentas.


94

29 X

CONTROL INTERNO CONTABLE.

Es importante que se definan y establezcan puntos de control dentro de la Alcaldía Municipal de Suaita, con el fin de garantizar que la información financiera tenga las características de confiabilidad, comprensibilidad y verificabilidad establecidas por las normas contables públicas, además es necesario que todos los registros contables y presupuestales sean revisados y supervisados, por los responsables, debido a que se observó que los comprobantes no aparecen


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INFORME DEFINITIVO


firmados por quien los elaboro, los reviso, los autorizó y los supervisó.

30 X

DEUDA PÚBLICA: Al verificar el estado de la deuda pública en el Municipio de Suaita a diciembre 31 de 2013, se encontraron las siguientes inconsistencias y debilidades: a) El saldo del crédito público que

posee el Municipio de Suaita, a diciembre 31 de 2013, esta subestimado al presentar diferencias entre el valor reflejado en el Balance de comprobación y el valor certificado por la entidad bancaria y la secretaria de hacienda, en $15.852.826; cifra que se detalla en el cuadro que se presenta en el texto del informe.

b) La Alcaldía no está efectuando los abonos oportunamente, lo cual genera intereses de mora y en la vigencia 2013 se canceló por intereses de mora un valor de $86.557, en los meses de Enero y Febrero. El grupo auditor considero no tipificar un hallazgo fiscal por este valor en razón de su menor cuantía.

c) La Alcaldía Municipal no identifica claramente cada crédito en sus estados financieros, al no incluir el número del crédito, además los comprobantes de egreso no registran claramente en su detalle cual es el crédito que está abonando y no se establece cuál es el monto de intereses de mora que se está cancelando.

d) Es necesario que la Administración municipal controle eficientemente los registros, clasificación, identificación y presentación de estas obligaciones en los estados financieros, con el fin de reflejar la realidad financiera de entidad.


96

31 X

RESERVA FINANCIERA ACTUARIAL - RECURSOS FONPET : A diciembre 31 de 2013 la Alcaldía Municipal de Suaita refleja en la cuenta 1901 Reserva Financiera Actuarial-Recursos Fonpet Ministerio de Hacienda, un valor debito de $6.581.568.000, pero existe una diferencia por valor de $758.992.904,09 con el valor reportado por el Ministerio de Hacienda como recursos Fonpet, que reporta un valor $7.340.560.904,09, por lo cual la Alcaldía debe conciliar y ajustar sus saldos al finalizar cada vigencia fiscal.


98

32 DESVIRTUADO 100

33 X

CANCELACION DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES: La Alcaldía Municipal de Suaita no está elaborando y cancelando oportunamente las planillas de aportes a la seguridad social y parafiscales, en razón a que en los meses de enero, junio, septiembre, noviembre y diciembre pago intereses de mora por valor $129.700, valores que se detallan en el cuadro que se presenta en el texto del informe. El grupo auditor no tipifica una observación con incidencia fiscal, debido a que se considera el valor cancelado como un menor valor, pero si se tipifica una observación administrativa por la presentación extemporánea de estos documentos.


101




INFORME DEFINITIVO


34 X

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES: Se evidencia un alto volumen de modificaciones en el presupuesto que genera desgaste administrativo, debido a que no se está garantizando la eficiente ejecución de los recursos y que existen deficiencias en la planeación y ejecución de los procesos contractuales adelantados, en virtud de lo cual se deriva una observación administrativa, con el objeto de que la entidad revise y ajuste sus procedimientos.


110

35 X

DEFICIENCIAS EN LA EJECUCION DE INGRESO: De la confrontación de

ingresos presupuestales con el Auxiliar de la cuenta 4, se detectaron deficiencias en la incorporación y distribución de los recursos percibidos, lo que coloca en evidencia la ausencia de procesos conciliatorios entre el área de presupuesto y tesorería, por lo cual se hace necesario que de manera inmediata se realicen los ajustes pertinentes, teniendo en cuenta los riesgos que representa este manejo de que se sobrestime el recaudo en algunos casos, en otros casos que se incurra en una destinación oficial diferente. De otra parte, para efectuar compromisos con cargo a estos recursos los mismos se deben incorporar al presupuesto.


117

36 X

PLAN ANUAL DE CAJA. La alcaldía municipal mediante Resolución No. 004 de enero 2 de 2013 establece el PAC de la vigencia 2013; sin embargo, el mismo no es llevado en debida forma ya que no se hace una proyección realista del monto máximo mensual de dineros disponibles, ni del monto máximo mensual de pagos con el fin de dar cumplimiento a los compromisos y por ende lograr más eficiencia y efectividad en la ejecución de los recursos; además, con el buen uso de esta herramienta importante se elimina el riesgo de generar déficit. Por lo anterior se deriva una observación administrativa, con el objeto de que la entidad revise y ajuste sus procedimientos.


123

37 X

EJECUCION DE COMPROMISOS Y OBLIGACIONES CON CORTE A DICIEMBRE 31 DE 2012 EN LA VIGENCIA 2013. De acuerdo al cierre presupuestal de la vigencia fiscal 2012, quedó compromisos y obligaciones por valor de $1.997.278.239; no obstante en la vigencia se hizo el reconocimiento de éstos en la suma de $1.912.261.589, discriminados así: cuentas por pagar $736.300.339 y Vigencias futuras $1.175.961.250; frente a lo cual la entidad manifiesta que las diferencias son atribuibles a fallas del sistema de información y que fue una de las razones para cambiar de sistema; no obstante se evidencia que esta situación es recurrente ya que con el cierre de la vigencia fiscal 2013, se presentan nuevamente diferencias ya que según ejecución presupuestal quedaron compromisos y obligaciones para ser ejecutados en la vigencia 2014 por valor de $1.435.654.437 y una vez confrontada la información, se evidencia que en la vigencia 2014, se reconoció cuentas por pagar por valor de $266.053.303 y Mediante Decreto 001 de 2014, se establecen recursos comprometidos y en ejecución de la vigencia 2013 (vigencias futuras) por valor de $1.706.518.041,


124




INFORME DEFINITIVO


para un total de $1.972.571.344, valor que difiere en $536.916.907 del resultado del ejercicio de la vigencia. Frente a lo anterior es claro que la entidad está omitiendo el deber de efectuar un seguimiento efectivo y permanente a la ejecución de ingresos y gastos, para establecer correctivos en tiempo real y evitar este tipo de situaciones que genera incertidumbre frente a la calidad y confiabilidad de la información y a la operatividad del software; por lo señalado se configura una observación administrativa, a fin de que la administración revise y ajuste sus procedimientos de manera inmediata y emita información confiable, útil y precisa que permitan la realización de los respectivos análisis y facilite la toma de decisiones.

38 X La Administración Municipal de Suaita debe dar cumplimiento al Control de Advertencia No. 44 de 2013


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5. CUADRO DE OBSERVACIONES DETECTADAS Y COMUNICADAS

TIPO DE OBSERVACIÓN CANTIDAD VALOR (en pesos)

1. ADMINISTRATIVOS 35

2. DISCIPLINARIOS 2

3. SANCIONATORIO -

4. PENALES -

5. FISCALES 1 $7´536.537

TOTALES (1, 2, 3, 4 Y 5) 38 $7´536.537

6. PRONUNCIAMIENTO

Por lo anterior, se emite concepto favorable sobre la aplicación de los Principios del Control Fiscal y de la Función Administrativa, y por lo tanto, SE FENECE la cuenta correspondiente al PERÍODO FISCAL 2013 de la ALCALDÍA MUNICIPAL DE SUAITA, cuyo responsable del manejo y representación legal para el período auditado es DIEGO FERNANDO PORRAS NIÑO, en calidad de Alcalde.

POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER, (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) KELLY PAOLA RESTREPO AMAYA GLADYS SANMIGUEL DULCEY Asesora Profesional Especializada Coordinadora de Auditoría




INFORME DEFINITIVO


CONTINUACIÓN INFORME DEFINITIVO AUDITORÍA REGULAR A LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE SUAITA VIGENCIA 2013

(ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO)

LUZ MIREYA MACHUCA RANGEL YANNETH JAIMES HERNÁNDEZ Auditor Fiscal Profesional Especializada

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCÍA BENITEZ Subcontralora Delegada para el Control Fiscal

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