NODO PROVINCIAL COMUNERO INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-15-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL FISCAL Página 1 de 69

NODO PROVINCIAL COMUNERO

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000137 28 Diciembre 2012 )

E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN

SANTANDER

ROSIBEL SANDOVAL PRADA

GERENTE

VIGENCIA 2011




INFORME DEFINITIVO


ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

LUIS CARLOS CHAPARRO Contralor Auxiliar de Santander

LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA

Sub-Contralora Delegada para el Control Fiscal

EQUIPO AUDITOR

NUBIA ESTHER LEON VILLALBA Contadora Pública

Profesional Especializada Coordinadora Equipo auditor

MYRIAM LOPEZ VILLAMIZAR Economista

Profesional Universitaria

ZAYDA YANETH ZARATE PORRAS Administradora de Empresas

Profesional Especializada

ASTRID SORANGEL PLAZAS OVALLE Abogada

Profesional Especializada




INFORME DEFINITIVO


TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCION 4

1. ANTECEDENTES 5

2. ALCANCE 5

3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 6

3.1 LINEA DE AUDITORIA AREA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

6

3.1.1 EVALUACION Y ANALISIS FINANCIERO 6

3.1.1.1 DICTAMEN U OPINION SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS

19

3.1.2 EVALUACION Y ANALISIS PRESUPUESTAL 20

3.1.2.1 EVALUACION PRESUPUESTAL DE INGRESOS 20

3.1.2.2 EVALUACION PRESUPUESTAL DE EGRESOS 21

3.1.3 EVALUACION LINEA CONTRACTUAL 25

3.1.4 VISITA DE OBRA 36

3.1.5 SEGUIMIENTO A QUEJAS Y DENUNCIAS 57

3.2 EVALUACION A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO

57

3.2.1 SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL MECI 57

3.3 SEGUIMIENTO A PLAN DE MEJORAMIENTO 59

3.4 EVALUACION AL PLAN DE GESTION 62

3.4.1 EVALUACION DEL INFORME DE GESTION DE EMPALME

63

4. PRONUNCIAMIENTO 63

5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

63

6. CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS

68




INFORME DEFINITIVO


INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander, en desarrollo de las facultades otorgadas por los artículos 267 y 272 de la Constitución Nacional y la Ley 42 de 1.993, procedió a realizar AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR a la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GALAN DEL MUNICIPIO DE GALAN, correspondiente a la vigencia fiscal 2011. Revisada la cuenta rendida electrónicamente a través de la página WEB de la Contraloría General de Santander, mediante el programa SIA, y analizados los formatos y anexos remitidos y de acuerdo a la Resolución No. 000617 de septiembre 27 de 2010, se procede a emitir el presente Informe Preliminar. Para estos efectos, la Contraloría General de Santander, evaluó las operaciones contables, presupuestales y de contratación en el cumplimiento de las disposiciones que regulan la Contabilidad Pública y el Estatuto Orgánico de Presupuesto. La revisión se realizó de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas y para el desarrollo de la misma se aplicaron los procedimientos y las técnicas a través de pruebas selectivas, revisión de soportes, confirmación de hechos y verificación de la legalidad de los actos administrativos a través de la página de la Contraloría General de Santander, Programa SIA.




INFORME DEFINITIVO


1. ANTECEDENTES Mediante Resolución Comisoria No. 000494 de Junio 9 de 2011, se ordenó la práctica de Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial a la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GALAN DEL MUNICIPIO DE GALAN, por las vigencias fiscal 2010. Como resultado del proceso auditor, se produjo el Informe Final No. 000043 del 13 de septiembre de 2011, con el pronunciamiento de Fenecimiento No. 000176 de la misma fecha. El Plan de Mejoramiento requerido, se radicó el 7 de octubre de 2011, y se determinó que es conforme a lo requerido por esta Contraloría, como consta en oficio dictamen de conformidad de octubre 21 de 2011. 2. ALCANCE La Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular, se orientó al análisis y evaluación de la gestión desarrollada por la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GALAN DEL MUNICIPIO DE GALAN, en la administración y manejo de los bienes y recursos y el cumplimiento de su actividad misional, conforme a las normas y principios que regulan el ejercicio de la Gestión Fiscal, con los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander, sobre la información enviada a través de Sistema integral de Auditorias –SIA. Es responsabilidad de la Administración del ente hospitalario el contenido de la información suministrada en el desarrollo del proceso auditor. Para el pronunciamiento de la vigencia analizada, se examinaron los siguientes procesos:

o Línea de Contratación: La acción de la Auditoria se encausa a la verificación

de los recursos contratados, el cumplimiento de los mismos y la aplicación de los principios de la Función Administrativa.

o Línea Financiera, que incluye Contabilidad y Presupuesto: Se orienta al

análisis y verificación de la oportunidad y veracidad en el registro de los diferentes hechos económicos de la entidad en las áreas auditadas, así como el cumplimiento de la normatividad aplicable.

o Quejas y Denuncias radicadas en la Oficina de Políticas Institucionales y Control Social de esta Contraloría

o Seguimiento al Plan de Mejoramiento de la vigencia 2010, encausado a

verificar el cumplimiento de las metas y acciones correctivas contenidas en este.




INFORME DEFINITIVO


3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA 3.1 LINEA DE AUDITORIA AREA FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

3.1.1 EVALUACION Y ANALISIS FINANCIERO La evaluación se llevó a cabo sobre una muestra de la información que soporta la gestión del Hospital utilizando las técnicas y normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y acogidas por la Contraloría General de Santander, lo cual proporciona una base razonable para fundamentar y emitir el concepto sobre la viabilidad financiera de la Entidad. Simultáneamente, en el trabajo de campo se utilizó como herramienta, los formatos utilizados de Rendición de Cuenta a través del Sistema Integral de Auditoria SIA para la vigencia 2011 y la documentación aportada por la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de Santander. El compromiso del equipo auditor y en especial de la Contadora Pública integrante del Equipo consiste en emitir una opinión sobre la viabilidad financiera de este sujeto de control. El Balance General de la Entidad a diciembre 31 de 2.011, está conformado de la siguiente manera:

ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN

BALANCE GENERAL

A DICIEMBRE 31 DE 2011

(CIFRAS EN MILES DE PESOS)

ACTIVO VALOR ANALISIS VERTICAL %

CORRIENTE 177,501 25

NO CORRIENTE 536,154 75

TOTAL ACTIVO 713,655 100

PASIVO

CORRIENTE 36,368 5

NO CORRIENTE 3,167 0

TOTAL PASIVO 39,535 5

PATRIMONIO 674,120 95

TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 713,655 100




INFORME DEFINITIVO


CONFORMACION DE ACTIVO

Del Activo Total por valor de $713.665.000 el veinte cinco por ciento (25%) corresponde al Activo Corriente y el setenta y cinco por ciento (75%) al Activo No Corriente. En el Activo Corriente el rubro más significativo corresponde a Deudores por valor de $109.709.000 representado en Servicios de Salud, en lo que respecta al Activo No Corriente la cifra más representativa corresponde a Propiedad Planta y Equipo por valor de $536.155.000 equivalente al cien por ciento (100%) del Activo No Corriente.

CONFORMACION DEL PASIVO Y PATRIMONIO

Es de mencionar que la ESE HOSPISTAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN no cuenta con un endeudamiento significativo pues solo equivale al 5% del Total del Activo, indicando que sus obligaciones no inciden significativamente en la estructura financiera de la entidad.




INFORME DEFINITIVO


En cuanto al Patrimonio este asciende a $674.120.000 equivalente al 95% del Total del Activo, conformado por el Capital, el Superávit por Valorizaciones y los Resultados del Ejercicio Actual y de Años Anteriores. Para emitir una opinión sobre la viabilidad financiera de la ESE HOSPISTAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, se procede a evaluar la información reportada a 31 de diciembre de 2011, en el Balance General, aplicando las siguientes razones financieras. INDICADORES DE LIQUIDEZ

Este indicador mide la capacidad que tiene la entidad para cancelar sus obligaciones de corto plazo y le sirve a la Gerencia para establecer la facilidad o dificultad que presenta para pagar sus Pasivos Corrientes con el producto de convertir a efectivo sus Activos Corrientes.

INDICADORES FINANCIEROS Estos indicadores miden la capacidad que tiene la ESE para cancelar sus obligaciones de corto plazo y le sirve a la Gerencia para establecer la facilidad o dificultad que presenta para pagar sus Pasivos Corrientes con el producto de convertir a efectivo sus Activos Corrientes. RAZONES DE LIQUIDEZ

CAPITAL DE TRABAJO NETO

ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE

$ 177.501.000 - $ 36.368.000 = $ 141.133.000

El Capital de Trabajo de la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, es equivalente a $141.133.000, cifra que demuestra que la institución cuenta con los recursos necesarios para cubrir las obligaciones adquiridas, quedando para inversión o cubrimiento de gastos futuros.

RAZÓN CORRIENTE

Activo Corriente / Pasivo Corriente

$ 177.501.000 / $36.368.000 = 4.9

La razón corriente indica la capacidad que tiene la entidad para cumplir con sus obligaciones financieras, deudas o pasivos a corto plazo. Los resultados mostrados por la razón corriente es aceptable, debido a que el Activo Corriente representa solo el 4.9 del Total Pasivo Corriente en el año 2011, lo que permite afirmar que el riesgo de no pago de las Obligaciones Corrientes es muy bajo, demostrando que el hospital por cada peso que debe en el corto plazo cuenta con $4.9 para respaldar sus obligaciones., es decir que el indicador supera el punto ideal, esto permite afirmar que el riesgo de no pago de las obligaciones corrientes es muy bajo.




INFORME DEFINITIVO


RAZONES DE ENDEUDAMIENTO

RAZÓN DE ENDEUDAMIENTO

Pasivo Total / Activo Total

$ 39.535.000 / $713.655.000 = 0.05%

La Razón de Endeudamiento mide la intensidad de toda la deuda de la Entidad con relación a sus fondos, mide el porcentaje de fondos totales proporcionado por los acreedores. La ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, funciona mayormente con capital propio, lo que muestra un alto grado de independencia financiera con acreedores externos. Sus activos totales han sido financiados externamente en un 50%, lo cual muestra que la entidad cuenta con un nivel de endeudamiento aceptable. SITUACION FINANCIERA


ESTADO DE SITUACION FISCAL

A DICIEMBRE 31 DE 2011

(Cifras en Miles de Pesos)

ACTIVO CORRIENTE PARCIAL TOTALES

EFECTIVO 43,289

INVERSIONES 17,193

DEUDORES 109,709

INVENTARIOS 4,269

OTROS ACTIVOS 3,040

NETO DISPONIBLE 177,500 177,500

PASIVO CORRIENTE

CUENTAS POR PAGAR 7,152

OBLIGACIONES LABORALES 1,042

PASIVOS ESTIMADOS 640

OTROS PASIVOS 27,534

TOTAL EXIGIBLE 36,368 36,368

SUPERAVIT FISCAL A DICIEMBRE 31 DE 2011 141,132

Existe Superávit Financiero de $141.132.000 a diciembre 31 de 2011, para lo cual se concluye que su capital de trabajo es positivo y que posee liquidez para cancelar sus obligaciones en el corto plazo. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL INGRESOS A 31 de diciembre de 2011, el total de Ingresos Operacionales y Otros Ingresos ascendió a $838.090.000, como se detalla en el siguiente cuadro:




INFORME DEFINITIVO



INGRESOS A DICIEMBRE 31 DE 2011

CIFRAS EN MILES DE PESOS

CUENTAS SALDO %

VENTA DE SERVICIOS 479,037 57

TRANSFERENCIAS 245,953 29

OTROS INGRESOS 113,100 13

TOTAL INGRESOS 838,090 100

Cabe resaltar que el Municipio cumple su misión y operatividad básicamente con la venta de servicios de salud, por valor de $479.037.000 que representan el cincuenta y siete por ciento (57%) del total de los Ingresos, sin embargo es de anotar que durante la vigencia el hospital recibió por parte de la Gobernación una transferencia de $245.953.000 para ampliar las instalaciones de la sala de urgencias primera fase, partida que en cierta forma incide sobre las utilidades de la vigencia analizada. GASTOS


GASTOS A DICIEMBRE 31 DE 2011

(CIFRAS EN MILES DE PESOS)

CUENTAS SALDO %

GASTOS DE ADMINISTRACION 207,194 90

PROVISIONES, AGOTAMIENTO 16,575 7

OTROS GASTOS 5,864 3

TOTAL GASTOS 229,633 100




INFORME DEFINITIVO


Los Gastos Operacionales y Otros Gastos reflejaron un valor que asciende a $229.633.000, en donde se observa que durante la vigencia el gasto más representativo fue Gasto de Administración representado específicamente en los sueldos y salarios con una participación del noventa por ciento (90%) del total de los Gastos. COSTO DE VENTAS Los Costos de Ventas por Servicios reflejaron un valor que asciende a $338.596.000, los cuales al ser comparados con la venta de servicios por valor de $479,037.000 representan el setenta y uno por ciento (71%) de esta cuenta.


COSTO DE VENTAS A DICIEMBRE 31 DE 2011

CIFRAS EN MILES DE PESOS

CUENTAS SALDO %

COSTO DE VENTA 338,596 71

EXCEDENTE DEL EJERCICIO

Como producto del comportamiento de los ingresos y gastos de la vigencia, se registra un excedente del ejercicio para el año 2011 de $269.861.000, excedente que corresponde al treinta y dos por ciento (32%) en relación a los Ingresos Totales generados por la Entidad.

Es de anotar que la utilidad reflejada en el Estado de Actividad Financiera para esta vigencia es abstracta, partiendo de que el Hospital recibió una transferencia de $245.953.000 para ampliación de la zona de urgencias, que no constituye una contraprestación de bienes y servicios, generando así un incremento en la utilidad en forma incierta, debido a que para el año 2011 la venta de servicios fue de $479.037.000, en comparación a la vigencia 2010 que fue de $453.201.000 y que solo equivale a un 6% de incremento con respecto a la vigencia anterior.




INFORME DEFINITIVO


RELACIÓN DE HALLAZGOS En el desarrollo de esta auditoría, se evidenció que la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, presenta deficiencias en la situación financiera correspondiente al año 2011 y conforme a lo encontrado en la revisión se relacionan los siguientes hallazgos:

HALLAZGO No. 01 ESTADOS FINANCIEROS INCONSISTENCIA EN LA ESTRUCTURA Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS BASICOS Examinada la presentación de informes contables para determinar el acatamiento a los procedimientos para la estructura y presentación de los Estados Contables básicos se observó que los Estados Financieros presentados por la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, incumplen en algunos ítems que deben tenerse en cuenta en la elaboración de los Estados Financieros, los cuales se relacionan así: Referencias cruzadas: Los Estados Contables básicos no cuentan con referencias que permiten el cruce de cada uno de los conceptos y valores con las Notas a los Estados Contables, mostrando el número de la Nota relacionada; bajo la premisa de que todo estado financiero que se realice debe contener las notas explicativas respectivas de tal forma que se pueda tener la suficiente claridad sobre los mismos. El hospital ESE SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN presenta la información muy generalizada y no la describen detalladamente en su aspecto cualitativo y cuantitativo, lo cual no permite identificar claramente la composición de cada uno de los saldos que componen el Balance y el Estado de Actividad Financiera. Responsables: Analizados los Estados Contables Básicos, se encontró que estos no generan responsabilidad por la contadora a cuyo cargo está la contabilidad, partiendo de la base de que las cifras de los estados financieros no fueron sustentadas por quien supuestamente los elaboró, la contadora GLADYS HERRERA DE PEREZ con TP 59765-T, por que se encontraba en otro país (Venezuela), si no por otra contadora que fue contratada para que atendiera al Equipo Auditor durante el tiempo de la visita. Es de anotar, que en la ESE Hospital San Juan de Dios de Galán, no existe contrato de prestación de servicios con la Contadora GLADYS HERRERA DE PEREZ con TP 59765-T, si no con la Fundación Gestión y Soluciones Profesionales, cuya Representante Legal es OMAIRA HERRERA CALDERON, quien es profesional Economista. Así mismo, es importante indicar que en el desarrollo del proceso auditor, se solicitó en forma física y certificada, el Balance de Prueba de la vigencia 2011, el cual fue certificado por la Dra OMAIRA HERRERA CALDERON, con la firma de GLADYS HERRERA DE PEREZ, Si bien es cierto, el Contrato de Prestación de




INFORME DEFINITIVO


Servicios para la vigencia 2011, está firmado con la Fundación Gestión y Soluciones Profesionales, no queda claro el por qué dentro del contenido del Contrato no se indica que se asigna como responsable de todas las funciones del objeto contractual a GLADYS HERRERA DE PEREZ, quien figura como Contadora Pública del Hospital Certificación: Analizados los Estados Contables Básicos, no se encontró la certificación emitida y firmada por la Contadora Pública y la Representante Legal, tal y como lo establece el Artículo 33 del Decreto 2649 de 1993, que dice: “Son Estados Financieros Certificados aquellos firmados por el Representante Legal, por el Contador Público que los hubiere preparado y por el Revisor Fiscal, si lo hubiere, dando así testimonio de que han sido fielmente tomados de los libros” Firmas de los Estados Contables Básicos: Analizados los Estados Contables Básicos originales, se encontró que solo aparece la firma manual de al Representante Legal, mientras que la firma de la Contadora Pública a cuyo cargo está la contabilidad es un sello facsímil. Conmina esta Contraloría a la administración de la ESE a tomar los correctivos necesarios que aseguren que efectivamente cuentan con un Contador que pueda dar fe pública de la veracidad de los hechos y transacciones económicas reflejados dentro de la entidad.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO

PRESUNTOS RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVO OLGA CALA CALA Gerente.

RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: LA FUNDACION GESTION Y SOLUCIONES PROFESIONALES tiene una planta de personal interdisciplinaria (contadores, Arquitectos, Administradores de Empresas, Auditores Médicos, abogados, Bacteriólogos, especialistas en Control Internos..etc) entre los cuales se encuentra la Dra. MARIA EUGENIA SALAZAR RUEDA. En el caso particular de la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, la Contadora asignada es la Dra. GLADYS HERRERA DE PEREZ con T.P. No. 59765-T y en razón a que en la fecha de la Auditoría no se encontraba en el país y con el ánimo de no entorpecer su meritoria labor, se le solicitó a la Dra MARIA EUGENIA SALAZAR RUEDA con T.P. No. 83124-T, que prestara su el apoyo necesario en la visita, en cumplimiento del objeto del contrato: “OBJETO. EL CONTRATISTA, se compromete a prestar sus servicios para la asistencia, apoyo, preparación, presentación y rendición de informes a la Contaduría General de la Nación, Contraloría General de Santander”…. “y los demás informes informes contables que sean necesarios por el sujeto vigilado”. Como el contrato se realizó con una persona jurídica puede delegar funciones para el cumplimiento del objeto contratado.




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORÍA: Si bien es cierto, el contrato se realizó con una persona jurídica, la idoneidad, veracidad, confiabilidad y razonabilidad de los Estados Financieros debería ser certificada directamente por la Fundación Gestión y Soluciones Profesionales, con el Contador que representará a la fundación para cumplir esta función, ya que en el contrato no aparece por ninguna parte que la contadora asignadara para atender la ESE seria la Dra. Gladys Herrera de Perez, por lo que es procedente CONFIRMAR EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO, para que se incluya en el Plan de Mejoramiento, con la finalidad de que la ESE análice y mire lo más conveniente si continuar el contrato con una persona jurídica o por el contrario contratar directamente con un Contador el que será el responsable directo para emitir la razonabilidad y confiabilidad de los Estados Financieros y que pueda dedicar a la ESE, la disponibilidad de tiempo necesario para cualquier eventualidad que en algún momento se requiera.

HALLAZGO No. 02 CAJA CONTABILIZACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS EN EL MOMENTO EN QUE SUCEDEN. Revisado el auxiliar de caja de enero a diciembres de 2011, se verificó que el registro de las operaciones económicas no se realiza en el momento en que suceden, en el desarrollo del proceso auditor se observo que los recaudos se contabilizan en fechas diferentes a la ocurrencia del suceso, tal y como se refleja en el siguiente cuadro:

ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GALAN

SEGUIMIENTO AL EFECTIVO

CONCEPTO

F. RECAUDO

FECHA CONTABILIZACION

VALOR

CONSIGNACION 1/18/2011 1/24/2011 29,800

CONSIGNACION 1/19/2011 1/24/2011 72,100

CONSIGNACION 1/20/2011 1/24/2011 42,900

INGRESOS 1/4/2011 1/31/2011 47,400

INGRESOS 1/3/2011 1/31/2011 21,800

CONSIGNACION 1/23/2011 1/31/2011 51,800

CONSIGNACION 1/24/2011 1/31/2011 15,700

CONSIGNACION 1/27/2011 1/31/2011 43,100

INGRESOS 3/22/2011 3/31/2011 85,100

CONSIGNACION 6/15/2011 6/30/2011 54,000

CONSIGNACION 6/16/2011 6/30/2011 19,400

CONSIGNACION 6/19/2011 6/30/2011 51,600

CONSIGNACION 6/20/2011 6/30/2011 57,400

CONSIGNACION 6/21/2011 6/30/2011 35,300

CONSIGNACION 6/22/2011 6/30/2011 35,400




INFORME DEFINITIVO


CONSIGNACION 6/23/2011 6/30/2011 31,000

CONSIGNACION 8/31/2011 9/6/2011 25,900

CONSIGNACION 12/1/2011 12/22/2011 14,800

CONSIGNACION 12/4/2011 12/22/2011 13,800

CONSIGNACION 12/5/2011 12/22/2011 27,500


PRESUNTOS RESPONSABLE(S) OLGA CALA CALA Gerente. GLADYS HERRERA DE PEREZ Contadora

RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Si bien es cierto que los hechos económicos no se contabilizan en el momento en que suceden, para lo cual se tomarán los correctivos del caso; los mismos se registraron y no varian el resultado final de las operaciones realizadas en la vigencia. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORÍA: Teniendo en cuenta la réplica presentada, es procedente CONFIRMAR EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO, para que se incluya en el Plan de Mejoramiento, al cual se le realizará el respectivo seguimiento. HALLAZGO No. 03 DEUDORES RECUPERACION DE CARTERA No se evidenció una política clara que permita analizar la gestión adelantada para la recuperación de cartera de la Cuenta Deudores Atención Vinculados por valor de $16.275.788.46 que viene desde la vigencia 2006 a 2010. El hallazgo se fundamenta al verificar que mediante Acta No. 001 del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, se autorizó al Departamento Contable para ajustar la cuenta Deudores Atención Vinculados por la suma de $16.275.788.46 por que según la Secretaria de Salud de Santander no figura saldo a favor de la entidad por esta cuantía que pueda ser objeto de cobro por que no existen los soportes para realizar el recaudo. Es de anotar que al revisar el Acta de Sostenibilidad contable ésta no se encuentra firmada por el total de integrantes del Comite de Sostenibilidad Contable, que en su orden son: Gerente, Técnico Administrativo y Asesora Contable, se aclara que la Asesora Contable que firma el Acta no tiene la calidad de Contadora, (es Economista), ya que no es la misma persona que tiene a cargo la contabilidad de la ESE y que certifica los Estados Financieros. Según el acta se observó que a esta reunión no fue invitada la Contadora que tiene a cargo la contabilidad de la ESE si no la Representante Legal de la Fundación Gestión y




INFORME DEFINITIVO


Soluciones Profesionales, con la cual la ESE tiene suscrito el Contrato de Prestación de Servicios. Por lo anterior se concluye que si el Acta del Comité de Sostenibilidad Contable, no cuenta con la firma de todos los miembros del comité, ésta carece de validez. Así mismo, se aclara que se desconoce el acto de constitución del Comité de Sostenibilidad Contable de la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, razón por la cual se solicita allegar acto administrativo de creación del comité. Por lo anterior, por tratarse de aspectos que refleja el manejo de los recursos en desarrollo de su actividad financiera hay que hacerles el respectivo seguimiento y control, Por lo tanto el hecho mencionado el manejo de recursos, se constituye en una conducta que se configura en un hallazgo de tipo administrativo y Fiscal en cuantía de $16.275.788.46, por no demostrarse la gestión de cobro, incurriendo en un detrimento al Patrimonio de la ESE, de acuerdo a lo señalado en el artículo 6 de la ley 610 de 2000. De otra parte se configura un presunto hallazgo de tipo disciplinario, ya que vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados, es una conducta que se encuentra tipificada en la Ley 734 de 2002, artículo Artículo 34 numeral 21 que dice: “Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debidamente y racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados:”

HALLAZGO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO Y FISCAL

NORMA VIOLADA Ley 734 de 2002 Articulo 34 Numeral 21 Ley 610 de 2000 Articulo 6

PRESUNTOS RESPONSABLE(S) ADMINISTRATIVO OLGA CALA CALA Gerente. GLADYS HERRERA DE PEREZ Contadora DISCIPLINARIO ROSIBEL PRADA SANDOVAL GLADYS HERRERA DE PEREZ Contadora FISCAL ROSIBEL PRADA SANDOVAL

CUANTIA $16.275.788.46

RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL (GERENTE VIGENCIA 2011): En relación con el saldo de Deudores por la Atención a Vinculados SGP sin situación de Fondos por valor de $16.275.788.46, corresponden a saldos de Contratos Interaministrativos en mediante los cuales se legalizaban los aportes patronales de los cuales ministerio ubica en cada Fondo de Pensiones, EPS y ARP los valores pertinentes de acuerdo con la proyección presentada por la Entidad, de tal manera que la Secretaría Departamental de Salud no le adeuda




INFORME DEFINITIVO


ningun valor a la Entidad, se anexan los movimientos de los aportes desde la vigencia 2005 a la fecha donde pueden verificar lo antes mencionado. RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL (GERENTE ACTUAL): Manifiesta que contará con el profesional necesario para llevar a cabo la recuperación de cartera a favor de la ESE, igualmente adelantaran las gestiones tendientes para que la Secretaría de Salud de Santander reconozca el valor de $16.275.788,46., así mismo se corregirá el Acta de Sostenibilidad Contable que cumpla con los requisitos de Ley. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORÍA: Atendiendo las 2 réplicas presentadas, es procedente DESVIRTUAR EL HALLAZGO DISCIPLINARIO Y FISCAL endilgado y CONFIRMAR EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO, para que se incluya en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizará seguimiento, verificando las acciones adelantadas en cuanto al cobro ante la Secretaría de Salud de Santander. HALLAZGO No. 04 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO La ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, no cuenta con un inventario actualizado y detallado de la propiedad, planta y equipo. La cuenta de Propiedad Planta y Equipo no representa la realidad de los bienes muebles e inmuebles de la entidad, ya que no se han realizado los avalúos técnicos pertinentes para su correcto registro. El hallazgo se fundamenta al verificar que en el Balance de Comprobación de la vigencia 2011, no se encuentran detallados ni actualizados los valores que conforman la cuenta Propiedad Planta y Equipo, de igual forma no se logró evidenciar la Depreciación Acumulada en forma detallada, lo que demuestra que se realizó en forma global e inadecuada, conllevando a que se afecte la razonabilidad de los Estados Financieros con corte a esta fecha en una cuantía incierta en la cuenta Propiedad Planta y Equipo. HALLAZGO ADMINISTRATIVO


RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Realmente la ESE no ha realizado los Avalúos Técnicos los cuales de acuerdo con la normatividad vigente deben realizarse cada tres años, sin embargo la falta de disponibilidad en Tesoreria no ha permitido su realización. En el momento de la visita y porque la nueva administración no tiene el conocimiento exacto de donde reposa la información de la ESE, no fue posible presentar en su debido momento el inventario de la Propiedad Planta y Equipo el cual adjuntamos para su




INFORME DEFINITIVO


conocimiento y demás fines; relación con la Depreciación se realiza de acuerdo con lo plasmado en las Notas Especificas de los Estados Financieros. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORÍA: Analizada la respuesta es procedente CONFIRMAR EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO, para que se incluya en el Plan de Mejoramiento, al cual se le realizara el respectivo seguimiento. HALLAZGO No. 05 AREA DE FACTURACION Y GLOSAS El Hospital no tiene establecido un manual de procedimientos para el proceso de glosas que facilite el control y seguimiento de las mismas, que permita identificar, verificar los diferentes motivos y causas de las glosas. El hallazgo, se fundamenta al verificar la información de glosas reportada en el Sistema Integral de Auditoria SIA, en el cual se evidencia un solo registro generando incertidumbre que durante la vigencia no se hayan presentado facturas con valores glosados, teniendo en cuenta que las glosas son objeciones a las cuentas de cobro presentadas por las Instituciones prestadoras de servicios de salud- IPS, originada en las inconsistencias detectadas en la revisión de las facturas y sus respectivos soportes, las cuales pueden determinarse al interior de la misma institución o por las entidades con las cuales se hayan celebrado contratos de prestación de servicio tales como: Empresas promotoras de salud - EPS, Administradoras del régimen subsidiado – ARS, Compañías de seguros, Direcciones seccionales de salud y otras IPS. HALLAZGO ADMINISTRATIVO


RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL (GERENTE VIGENCIA 2011): Se adjunta el procedimiento administrativo y contable del manejo de las glosas, asi mismo debidamente diligenciado el Formato 201112 F17A5 CGS, Facturación y Glosas donde se puede evidenciar el comportamiento de la facturación durante la vigencia del 2011. RÉPLICA PRESENTADA POR LA EL SUJETO DE CONTROL (GERENTE VIGENCIA ACTUAL): Manifiesta que se propone a adelantar las gestiones pertinentes y conducentes con el objeto de implementar el Manual de Procedimientos para el Proceso de Glosas de la ESE. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORÍA: De acuerdo a las 2 réplicas presentadas se deduce que el procedimiento administrativo y contable del manejo de las Glosas, no había sido implementado




INFORME DEFINITIVO


ya que en el desarrollo del proceso auditor no fue suministrado, para lo cual es procedente CONFIRMAR EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO, para su inclusión en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizará seguimiento. 3.1.1.1 DICTAMEN U OPINION SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LOS ESTADOS FINANCIEROS La Contraloría General de Santander, con fundamento en las atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por los artículos 267 y 272 de la Constitución Política de Colombia y la Ley 42 de 1993, la Resolución Interna 000617 de 2010, y el Plan General de Auditorias practicó Auditoría Regular a la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, a la vigencia 2011, a través del examen del Balance General, El Estado de Actividad Financiera, Económica, Social con corte a diciembre 31 de 2011. La información verificada corresponde a la suministrada por la entidad en medio físico, magnético y la información rendida al SIA. Dichos estados contables fueron examinados y comparados con Libros Auxiliares y balance de comprobación, los cuales se prepararon bajo la responsabilidad de la administración, reflejando su gestión. Basado en lo anterior, la Contraloría General de Santander, debe emitir una opinión sobre la Razonabilidad de dichos Estados, la información para dar cumplimiento a este dictamen se obtiene de los documentos soportes que fueron entregados por la Administración de la ESE en el desarrollo del trabajo de campo en la ejecución de la auditoría, acatando los procedimientos de revisión aprobados por esta entidad, que incluyen la aplicación de las normas de Auditorias Aplicables al sector publico en Colombia. Se certifica que los Estados Financieros a 31 de Diciembre de 2011, según concepto rendido por la Contadora Pública NUBIA ESTHER LEON VILLALBA, con Tarjeta Profesional No. 50083-T, expresa: OPINIÓN CON SALVEDADES Excepto las SALVEDADES expresadas por la Contadora Pública en la certificación, los Estados Contables de la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, presentan razonablemente la situación financiera, en sus aspectos más significativos por la vigencia 2011, y los resultados del ejercicio económico realizado en dichas anualidades, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. En el trabajo de auditoría se presentó limitación en cuanto a que los Estados Financieros a diciembre 31 de 2011, presentaron incertidumbre en algunas cuentas afectando su razonabilidad en algunas partidas contables, lo que conlleva a expresar una opinión con las siguientes salvedades SALVEDADES

Inconsistencia en la estructura y presentación de los estados financieros básicos

No se contabilizan los hechos económicos en el momento en que suceden.

No se evidenció una política clara que permita analizar la gestión

adelantada para la recuperación de cartera de la Cuenta Deudores




INFORME DEFINITIVO


Atención Vinculados por valor de $16.275.788.46 que viene desde la vigencia 2006 a 2010 y que afecta las cifras relacionadas en el balance general.

Inconsistencia en los registros detallados de los Activos Fijos y Depreciaciones en el Balance de Comprobación y Auxiliares de la ESE.

Atendiendo lo expresado en los párrafos precedentes, Los Estados Financieros de la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, con corte a 31 de diciembre de 2011, presentan razonablemente con SALVEDADES, la situación financiera en sus aspectos más significativos, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. 3.1. 2 EVALUACION Y ANALISIS PRESUPUESTAL Mediante Acuerdo 002 del 19 de enero de 2011 se aprueba la Resolución número 049 del 5 de noviembre de 2010 mediante la cual se fija el presupuesto de Ingresos y Gastos para la ESE Hospital San Juan de Dios de Galán en la suma de $478.312.769. 3.1.2.1 EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Se realizó la revisión a las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos a 31 de diciembre del año 2011. El presupuesto de ingresos fue aforado en la suma de $1,205,797,235 recaudando la suma de $507,084,044.00. Por su parte presupuesto de gastos para el año 2011, fue de $687.540.507 y ejecutó $559,617,175. Lo anterior significa que la ESE en el año 2011, dejó de recaudar la suma de $698.713.190.9, correspondiente a ingresos y ejecutó gastos por la suma de $559.617.175 La anterior información fue tomada de la que presentó la administración en forma física al grupo auditor, y corroborada con la presentada a través del SIA. Composición de los ingresos del Hospital San Juan de Dios Los Ingresos más representativos del Hospital San Juan de Dios para la vigencia 2011 son:

Vigencia 2011

Concepto valor

No Tributarios Transferencias 491.920.109

Departamento 491,905,109

Intereses 15.000

Recursos de capital 24.262.539

Recuperación de cartera 24,262,539 Venta de servicios de salud 600,796,405 Contributivo 34,663,000

Subsidiado 371.393.000

Otros ingresos 194.740.405

Disponibilidad Inicial 88.818.182

TOTAL 1.205.797.235




INFORME DEFINITIVO


Los ingresos más representativos del Hospital San Juan de Dios de Galán están compuestos por, las ventas de servicios de salud por valor de $600.796.405 que equivale al 49.82%, las transferencias departamentales que equivalen a un 40.79% del total del presupuesto, la Disponibilidad Inicial de $88.818.181 equivalente a 7.36% y los Recursos de Capital por valor de $24.262.539 que equivale al 2% del total de presupuesto de ingresos. HALLAZGO No. 06: Se observa que la administración de la ESE Hospital San Juan de Dios de Galán recaudó recursos por valor de $507,084,044 equivalente al 42% del total presupuestado, observándose que adicionaron recursos por concepto de transferencias del departamento por valor de $491.905.109 y en la ejecución presupuestal de ingresos no registró el recaudo realizado del 50%, incurriendo en un presunto hallazgo de tipo administrativo HALLAZGO ADMINISTRATIVO

PRESUNTOS RESPONSABLE(S) OLGA CALA CALA Gerente.

RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Por error involuntario la entidad no registró presupuestalmente el giro del 50% de los recursos correspondientes a la remodelación del Servicio de Urgencias de la E.S.E.HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, la alta dirección tomará los correctivos para que estos impases no se vuelvan a presentar. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El grupo auditor verifico la respuesta enviada donde la entidad acepta que efectivamente no registro presupuestalmente el giro del 50% de los recursos correspondientes a la remodelación del servicio de urgencias, por lo tanto EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO SE CONVALIDA para que sea incluido en un plan de mejoramiento al cual se le realizara el respectivo seguimiento. 3.1.2.2 EVALUACION PRESUPUESTAL DE EGRESOS En cuanto al presupuesto de gastos en la vigencia de 2011 se observó que presentan un presupuesto inicial de $478,312,769 y adiciones por valor de $ 209,227,738, Créditos y contra créditos por valor de $67,143,507 para un presupuesto definitivo de $687,540,507; ejecutó recursos por valor de $559,617,175 equivalentes a 81.39 %, del total del presupuesto; y quedaron cuentas por pagar por valor de $4.558.646. El rubro más representativo fueron los gastos de personal con $637.607.108 equivalente al 92.73% del total del presupuesto de Gastos. HALLAZGO No. 07: Se verificó la Ejecución Presupuestal de Ingresos y Gastos y se observó que en el ingreso está adicionando $727.484.465 y en el gasto adiciona $209.227.738 presentándose una diferencia de $518.256.727. Observándose la falta de planificación en la elaboración y ejecución del presupuesto que existe en la




INFORME DEFINITIVO


entidad, por lo tanto está presentando un desequilibrio presupuestal incurriendo en un presunto hallazgo de tipo administrativo. HALLAZGO ADMINISTRATIVO


RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Al realizar la verificación en la pagina del SIA específicamente en los FORMATOS 201112_F06_AGR-EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS, 201112_F7_AGR- EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS A DICIEMBRE 31 DE 2011 y el FORMATO _201112_F11 de cuentas por pagar de VIGENCIAS ANTERIORES los cuales se ajuntan, tenemos:

DETALLE ADICION TOTALES

EJECUCIÒN DE INGRESOS 727.484.476 727.484.476

EJECUCION DE GASTOS

TOTAL ADICIONES GASTOS DE FUNCIONAMIENTO CODIGO 03

209.227.738

TOTAL ADICIÓN GASTOS DE INVERSIÓN CÓDIGO 05

491.905.109

CUENTAS POR PAGAR VIGENCIA ANTERIOR

26.351.629 727.484.476

En relación con las Cuentas por Pagar de Vigencias Anteriores estas se mencionan en la ADICIÓN DE SALDOS 2011 efectuada en la Resolución Nº 003 del 3 de Enero de 2011, la cual en el CONSIDERANDO “ d) que la E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Galán - Santander a 31 de diciembre de 2010 tiene compromisos por pagar por la suma de VEINTISEIS MILLONES TRESCIENTOS CINCUENTA Y UN MIL SEICIENTOS DIECINUEVE PESOS M/CTE. ($26.351.619.00)”. De acuerdo con lo anterior no hay desequilibrio presupuestal. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El grupo auditor verificó la respuesta enviada por la ESE Hospital donde manifiesta que En relación con las Cuentas por Pagar de Vigencias Anteriores estas se mencionan en la ADICIÓN DE SALDOS 2011 efectuada en la Resolución Nº 003 del 3 de Enero de 2011, la cual en el CONSIDERANDO “ d) que la E.S.E. Hospital San Juan de Dios de Galán - Santander a 31 de diciembre de 2010 tiene compromisos por pagar por la suma de VEINTISEIS MILLONES TRESCIENTOS CINCUENTA Y UN MIL SEICIENTOS DIECINUEVE PESOS M/CTE. ($26.351.619.00)”. , por lo tanto se acepta la respuesta enviada y se DESVIRTÚA EL HALLAZGO DE TIPO ADMINISTRATIVO. HALLAZGO No. 08 Se observó que los actos administrativos mediante los cuales se realizan las modificaciones al presupuesto no tienen el soporte del Certificado de Disponibilidad Presupuestal tal como lo estable el Art. 25 Decreto 115 de 96 “Las




INFORME DEFINITIVO


adiciones, traslados o reducciones requerirán del Certificado de Disponibilidad que garantice la existencia de los recursos, expedido por el Jefe de presupuesto o quien haga sus veces, observándose que está incurriendo en un presunto hallazgo de tipo administrativo. HALLAZGO ADMINISTRATIVO


RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Las adiciones se realizan cuando se tienen los recursos en Bancos y en el caso de los recursos para la remodelación del Servicio de Urgencias con el Convenio Interadministrativo suscrito con la Secretaría de Salud Departamental, se tendrá en cuenta lo establecido en el artículo 25 del Decreto 115 de 1996 en cuanto a la generación del Certificado de Disponibilidad presupuestal CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El grupo auditor verificó la respuesta enviada por la ESE Hospital donde efectivamente aceptan que no están expidiendo el certificado de disponibilidad presupuestal cuando realizan las adiciones ya que manifiestan “que tendrán en cuenta lo establecido en el Decreto 115 de 1996 en cuanto a la generación del Certificado de Disponibilidad Presupuestal” por lo anterior EL HALLAZGO DE TIPO ADMINISTRATIVO SE CONVALIDA para que sea incluido en un plan de mejoramiento al cual se le realizará el respectivo seguimiento. SITUACION PRESUPUESTAL: HALLAZGO No. 09 Analizada la Ejecución Presupuestal, tanto de ingresos como de gastos nos lleva a la existencia de un desequilibrio en su Situación Presupuestal, originado en un déficit presupuestal por valor de $-52.533.131 en la vigencia 2011 , reflejando una deficiencia en la Planificación y Gestión financiera evidenciándose en la realización de compromisos presupuestales, sin el respaldo del recaudo efectivo de su fuente de financiación, incurriendo en un hallazgo de tipo administrativo. HALLAZGO ADMINISTRATIVO


RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: DETALLE VR. RECAUDADO VR.

COMPROMETIDO DIFERENCIA

EJECUCIÓN DE INGRESOS

Disponibilidad Inicial 88.818.192

Ingresos Venta de Servicios 453.457.861

Otros Ingresos 53.888.817

Cuentas por cobrar 8.598.915

EJECUCIÓN DE GASTOS

Gastos de Personal 422.545.172

Gastos Generales 89.056.569

Transferencias 3.452.590

Gastos de Operación Cial 44.589.844




INFORME DEFINITIVO


Cuentas por Pagar 26.351.616

TOTAL 604.760.785 585.995.794 18.764.991

De acuerdo al análisis anterior tenemos que no existe desequilibrio presupuestal al contrario existe superávit de $18.764.991. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Se verifico la respuesta enviada por el ente auditado, pero no se acepta la respuesta enviada, ya que efectivamente en la ejecución presupuestal de ingresos registrada en el SIA el recaudo es por valor de $507.084.044 Y en la ejecución del Gasto el compromiso es por valor de 559.617.175 por lo tanto el déficit es de 52.533.131, por lo tanto no se acepta la respuesta enviada y SE DEJA EL FIRME EL HALLAZGO DE TIPO ADMINISTRATIVO, para que sea incluido en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizará el respectivo seguimiento. HALLAZGO No. 10 Se realizó la verificación de los actos administrativos mediante los cuales se realizaron las modificaciones al presupuesto y se pudo observar que: en la Resolución 003 del 3 de enero de 2011 se realiza una adición por: Caja y Bancos 88.818.181.90 Cuentas por cobrar 24.262.539.00 Total 113.080.720.00 cuentas por pagar - 26.351.619.00 TOTAL 86.729.101.00 Siendo este $86.729.101 el valor a adicionar y no $113.080.720, observándose que se están adicionando recursos en exceso del saldo disponible, lo que puede estar llevando a la administración a incurrir en un déficit como efectivamente está ocurriendo, por lo anterior se deja como un hallazgo de tipo administrativo para tener en cuenta cuando realiza la incorporación de los saldos al presupuesto tanto de ingresos como de gastos.



RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: Se realizó la adición de caja y bancos, así como también las cuentas por cobrar de acuerdo con la Resolución 003 del 3 de Enero de 2011 la cual se anexa. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El grupo auditor verificó la respuesta enviada por la ESE Hospital donde manifiesta que “realizó la adición de caja y bancos, así como también las cuentas por cobrar de acuerdo con la Resolución 003 del 3 de Enero de 2011 la cual se anexa.” Y efectivamente se observa que el valor a adicionar es la suma de $86.729.201 y no el valor que establece en el artículo primero de la resolución 003 ($113.080.720.90), por lo tanto se les recomienda tener más cuidado cuando elaboren este tipo de actos administrativos para que no se presenten estas




INFORME DEFINITIVO


irregularidades, por lo anterior no se acepta la respuesta enviada y SE CONVALIDA EL HALLAZGO DE TIPO ADMINISTRATIVO, para que sea incluido en el Plan de Mejoramiento al cual se le realizará el respectivo seguimiento. HALLAZGO No. 11 Según la ejecución presupuestal de ingresos, la administración registra una adición por de $24.262.539 por concepto de recuperación de cartera de vigencias anteriores y, no registró ningún valor recaudado, pero contablemente si está registrando que hubo recuperación de cartera por valor de $9.000.000, observándose que no está integrado el programa de contabilidad con presupuesto, además esto está influyendo en que se presente un desequilibrio presupuestal, ya que se están dejando de registrar valores que se recaudaron, por lo anterior está incurriendo en un presunto hallazgo de tipo administrativo. HALLAZGO ADMINISTRATIVO


RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: La recuperación de cartera de Vigencias Anteriores ascendió a la suma de $8.598.915, por falta de parametrización del Software este no traslada los movimientos contables a la ejecución presupuestal de ingresos la alta gerencia ya está llevando a cabo la parte pertinente para que no sucedan más estos eventos. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORÍA: Como se pudo observar en la respuesta enviada por la administración de la E.S.E efectivamente aceptan que “por falta de parametrización del Software este no traslada los movimientos contables a la ejecución presupuestal de ingresos…” por lo anterior EL HALLAZGO DE TIPO ADMINISTRATIVO DE CONVALIDA, para que sea incluido en un Plan de Mejoramiento al cual se le realizará el respectivo seguimiento. 3.1.3 EVALUACION LINEA CONTRACTUAL CONTRATACION ADMINISTRATIVA E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GALAN.

El proceso de Auditoría gubernamental con enfoque integral, se practicó a la gestión contractual de la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GALAN, mediante evaluación con criterio integral, sobre los contratos suscritos, ejecutados y liquidados por esta Entidad, correspondiente a la vigencia 2011, verificando el cumplimiento de las cláusulas pactadas, las disposiciones legales, pagos, el control oportuno y si los sujetos contractuales aseguraron los propósitos que dieron origen a la contratación. Es importante antes de entrar a pormenorizar cada observación realizada en la línea de contratación de la E.S.E, hacer referencia al régimen de contratación aplicable para estas entidades así: En materia contractual las E.S.E. se regirán por el derecho privado, pero podrán discrecionalmente utilizar las cláusulas exorbitantes previstas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.




INFORME DEFINITIVO


Si bien es cierto, la contratación se regirá por el derecho privado, por disposición legal, la facultad discrecional de pactar las cláusulas exorbitantes, dota a los administradores de las Empresas Sociales del Estado, de herramientas especiales para garantizar determinados fines, obviamente dentro de la órbita del interés general que mueve a la administración al contratar. En este orden de ideas, el sustraerse del régimen común de la contratación, le permita a las Empresas Sociales del Estado, un manejo adecuado de las circunstancias en que se desenvuelve la ejecución de los contratos. De conformidad con la jurisprudencia 1263 emitida por el Consejo de Estado del abril 6 de 2000, el hecho de que no les sea aplicable la Ley 80/93, en materia de actuaciones y formalidades propias de las selección de contratistas, no implica que sus representantes o quienes tengan las funciones de adelantar los procedimientos de contratación, puedan abstenerse de realizar los estudios y evaluaciones necesarios y de tomar todas las medidas indispensables para asegurar los intereses del Estado. Por la connotación de tener naturaleza pública, en la cual está asociado el interés general, máxime cuando de por medio está la prestación directa de los servicios públicos de salud por la Nación y las entidades territoriales, el régimen de contratación de derecho privado no restringe el alcance del principio de prevalencia del interés general, como tampoco del principio de responsabilidad por omisión o extralimitación en el ejercicio de funciones por parte de los agentes de la administración contratante. Las Empresas Sociales del Estado deberán ajustar su actividad contractual a los principios rectores de la función pública, y así mismo se les aplica la responsabilidad objetiva según las previsiones del artículo 90 de la Constitución Política, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 80 de 1993. La E.S.E Hospital San Juan de Dios de Galán, en la rendición de la Cuenta SIA, Formato 13ª, correspondiente a la vigencia 2011, registró 71 contratos, por un valor total de Doscientos setenta y ocho millones ochocientos cincuenta y dos mil trescientos setenta y cuatro pesos mcte ($ 278.852.374); sin embargo, en desarrollo de la presente auditoría se logró establecer que la contratación real de la E.S.E, para la vigencia 2011 está representada en 21 contratos que tienen un valor de Doscientos setenta y ocho millones ochocientos cincuenta y dos mil trescientos setenta y cuatro pesos mcte ($ 278.852.374), con base en lo anterior se tomo la muestra del 30% solicitando poner a disposición de la auditoría (10) contratos con cada uno de los soportes de la etapa Pre- Contractual, Contractual y Pos-contractual, por valor de ($ 650.604.732). Dentro de la muestra seleccionada y estudiada se revisaron contratos de suministro, de obra, de prestación de servicios, y concesión los cuales se realizaron bajo la modalidad de Contratación Directa. El Hospital San Juan de Dios de Galán – Santander, tiene un Manual de Contratación implementado el 31 de Mayo del 2011, el cual debe aplicarse a todos los contratos celebrados por la entidad a partir de la fecha indicada, que es cuando legalmente fue aprobado; por tal razón, los contratos celebrados durante la vigencia 2011, que fueron revisados durante el desarrollo de la presente auditoría, serán evaluados bajo los parámetros del (Manual de Contratación), ya




INFORME DEFINITIVO


que las normas rigen a partir de su promulgación hacia el futuro y los contratos auditados se suscribieron en el 2011. La revisión a la contratación se realizó de acuerdo a las normas y principios que regulan el ejercicio del control fiscal en la respectiva vigencia, aplicando los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander, sobre los documentos e información suministrada por la entidad, en sus instalaciones; Las evidencias consignadas en el informe están respaldadas por los papeles de trabajo y documentos anexos. Los contratos a los que se les realizó estudio y análisis en desarrollo de la presente auditoría son los que a continuación se relacionan.

MUESTRA:

Modalidad De Selección

Objeto Del Contrato Contratista Valor Contrato

C.D C1

PROCESOS ASISTENCIALES

CONTABLES AUDITORIA

FUNGESTION

$ 21.600.000.

C.D C1

ASESORIA JURIDICA INTERNA Y EXTERNA

NIDIA YANETH MORENO

GUEVARA

$ 14.000.000.

C.D C1

PROCESOS ASISTENCIALES

FUNGESTION

$ 47.247.228.

C.D C4

MANTENIMIENTO RED DE FRIO JUAN CARLOS NIÑO

CAMARGO

$ 1.200.000.

C.D C1

DISEÑO ARQUITECTÓNICO ESTRUCTURAL HIDRÁULICO

SANITARIO Y ELÉCTRICO PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS

FASE I

FUNDACION POR EL

FUTURO $ 8.000.000.

C.D. C6

SUMINISTRO MEDICAMENTOS

COHOSAN

$ 40.412.654.

C.D C1

PROCESOS ASISTENCIALES FUNGESTION $ 10.239.741.

C.D C1

ELABORACIÓN, SUSTENTACIÓN Y

VIABILIZACION DEL PROYECTO DENOMINADO CONSTRUCCIÓN

DE LA E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS FASE I (CONSTRUCCIÓN DE

URGENCIAS DEL MUNICIPIO DE GALÁN S).

CARLOS ALBERTO MONTERROSA

VILLADIEGO $ 8.000.000.

C.D C1

ESTUDIO DE SUELOS, LEVANTAMIENTO; ESTADO ACTUAL ARQUITECTÓNICO,

ANTEPROYECTO CONSTRUCCIÓN HOSPITAL

SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALÁN S.

FUNDACION POR EL

FUTURO $ 8.000.000.

L.P.

CONSTRUCCIÓN DE LA E.S.E HOSPITAL GALÁN FASE I

(URGENCIAS) MUNICIPIO DE GALÁN S.

CONSORCIO GALAN 2012. $ 491.905.109.




INFORME DEFINITIVO


RELACION DE CONTRATOS 1. CONTRATO:

CONTRATISTA: FUNDACION POR EL FUTURO

VALOR: $ 8.000.000=

OBJETO: “PRESTAR LOS SERVICIOS DE ESTUDIO

DE SUELOS, LEVANTAMIENTO; ESTADO

ACTUAL ARQUITECTONICO, ANTEPROYECTO

CONSTRUCCION HOSPITAL SAN JUAN DE

DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN S”

TIEMPO DE EJECUCION: 1 DÍA.

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 12 DE MAYO DE 2011

ACTA DE INICIACION: 13 DE MAYO DE 2011

ACTA DE LIQUIDACION: 19 DE MAYO DE 2011

2. CONTRATO:

CONTRATISTA: FUNDACION POR EL FUTURO

VALOR: $ 8.000.000=

OBJETO: “PRESTAR LOS SERVICIOS DE DISEÑO

ARQUITECTONICO ESTRUCTURAL

HIDRAULICO SANITARIO Y ELECTRICO

PARA LA CONSTRUCCION DE LA E.S.E

HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS FASE I

(CONSTRUCCIÓN DE URGENCIAS DEL

MUNICIPIO

DE GALÁN SANTANDER).


SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 16 DE MAYO DE 2011

ACTA DE INICIACION: 17 DE MAYO DE 2011.

ACTA DE LIQUIDACION: 19 DE MAYO DE 2011

3. CONTRATO:

CONTRATISTA: CARLOS ALBERTO MONTERROSA V.

VALOR: $ 8.000.000=

OBJETO: “ELABORACION, SUSTENTACION Y

VIABILIZACION DEL PROYECTO

DENOMINADO CONSTRUCCION DE LA

E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS

FASE I (CONSTRUCCION DE

URGENCIAS DEL MUNICIPIO DE GALAN S.”


SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 3 DE JUNIO DE 2011

ACTA DE INICIACION: 3 DE JUNIO DE 2011.

ACTA DE LIQUIDACION: 7 DE JUNIO DE 2011

ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL:




INFORME DEFINITIVO


En los Contratos relacionados, se observa que el Gerente de la E.S.E, en la etapa previa al contrato identifica la necesidad a satisfacer, la naturaleza del contrato y por tal razón, adelanta la selección del contratista atendiendo el procedimiento de Contratación Directa, mínima cuantía. HALLAZGO No. 12: Cuando los contratos se suscriben por la modalidad de contratación directa, con el fin de burlar el proceso de Licitación, es decir, buscando que ninguno de los contratos resultantes de dividir un mismo objeto contractual supere el monto de la cuantía requerida para la licitación, se están desconociendo los principios que inspiran la contratación pública. Al respecto, el fraccionamiento de los contratos, no está prohibida expresamente en la Ley 80 de 1993, la jurisprudencia y la doctrina han sido claras en que la prohibición está implícita si tenemos en cuenta los aspectos esenciales de los principios y reglas que informan el estatuto contractual. En efecto, se ha considerado que “Si bien dicha figura no aparece dentro del estatuto actual en los mismos términos de los estatutos anteriores, ello obedece a la estructura misma de la ley 80, puesto que se pretendió terminar con la exagerada reglamentación y rigorismo y en cambio se determinaron pautas, reglas y principios, de los que se infiere la prohibición del fraccionamiento, y que se traduce en distintas disposiciones como la regla contenida en el numeral 8º del artículo 24, según la cual las autoridades no actuarán con desviación o abuso del poder y ejercerán sus competencias exclusivamente para los fines previstos en la ley, y al propio tiempo les prohíbe eludir los procedimientos de selección objetiva y los demás requisitos previstos en dicho estatuto”. (…) Esta Corporación en sentencia del 3 de octubre de 2000, expresó que los principios de la contratación estatal se violan cuando “se celebran directamente varios contratos, cada uno de menor cuantía y todos con el mismo objeto, si sumadas sus cuantías resulta ser que se contrató un objeto único, por cuantía superior, que por lo mismo debió ser materia de licitación o concurso. Y eso es fraccionar lo que, en realidad, constituye un solo contrato, y eludir el cumplimiento de la ley (…) Pero, ¿cuándo se trata de un mismo objeto? (…) La ley no lo dice, pero un objeto es el mismo cuando es naturalmente uno. Dicho en otros términos, se fracciona un contrato cuando se quebranta y se divide la unidad natural de su objeto”. Por desconocer los principios que inspiran la actuación contractual,..(…) De conformidad con el Art. 4 del Manual de Contratación. Se considera que existió una actitud deliberada por parte de la E.S.E, por cuanto teniendo la necesidad de contratar una sola Prestación de Servicios cuya cuantía imponía la obligación de adelantar un proceso de Convocatoria Pública, de conformidad con el Manual de Contratación, hábilmente fraccionó el contrato de manera tal que ninguna de sus partes superara dicha cuantía. Pues como podemos evidenciar, los tres contratos tienen la misma finalidad, la construcción de la Sala de Urgencias del Hospital San Juan de Dios de Galán. La elaboración de los estudios y diseños permiten establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental. Se observa en los Estudios de Conveniencia y Oportunidad de los tres contratos relacionados, que estos se ejecutaron con una incorrecta planeación, toda vez que registran como tiempo de elaboración de un (1) día; no concibiendo este equipo auditor, que la precisión y seriedad para la elaboración de unos estudios de suelos, pueda llevarse a cabo en un periodo tan corto. En los contratos relacionados se encontraron las siguientes imprecisiones:




INFORME DEFINITIVO


Contrato No. 1- En los Estudios de Oportunidad y Conveniencia, la fecha de elaboración es tres (3) de Junio del 2011, siendo posterior a la suscripción de la minuta.

Contrato No. 3- Los Estudios de Oportunidad y conveniencia, no están firmados, por lo que no se les puede otorgar validez a un documento en el cual no se observa la firma, no pudiéndose corroborar su autenticidad y la calidad en que la autoridad firmante del documento ha actuado.

En las actas de Inicio, final y de liquidación de los contratos relacionados encontramos incoherencias en las fechas de suscripción que aparecen en el encabezados, no concuerdan con las de la parte final donde se deja constancia de la fecha de su elaboración y son totalmente diferentes, lo cual genera duda e incertidumbre y evidencia descuido en el manejo de la información.

HALLAZGO ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO

NORMAS VIOLADAS Art. 4 Manual de Contratación.

PRESUNTO RESPONSABLE ROSIBEL SANDOVAL PRADA Ex Gerente. OLGA CALA CALA. Gerente

RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL:

I. RÉPLICA PRESENTADA POR ROSIBEL SANDOVAL PRADA – EX

GERENTE E.S.E. Por la naturaleza del objeto a contratar en la ESE y su necesidad, y el valor probable estimado del contrato, que estaría dentro del rango del 10% de la menor cuantía, no es indispensable adelantar, licitación o concurso público, la celebración de contrato directo, y el cumplimiento de los requisitos precontractuales del caso, no obstante que las normas aplicables que rigen la contratación para la ESES son las del derecho privado, conforme se prevé. Es de anotar que las exigencias innecesarias son contrarias a la Constitución, y para el caso así lo son por que las ESES Hospitalarias, se rigen por el derecho privado, es así, que para todos los efectos legales, lo dispuesto por el consejo de Estado sala de Consulta del Servicio Civil, dado por el consejero Ponente Dr. FLAVIO AUGUSTO RODRIGUEZ ARCE, de fecha 06 de abril de 2000, actor Ministerio de Salud, Tema: Empresas Sociales del Estado, en donde el régimen jurídico a que están sometidas en materia contractual, se destaca lo dispuesto en el artículo 195 de la ley 100 de 1993: así: “2. En materia contractual se regirán por el derecho privado, pero podrá discrecionalmente utilizar las clausulas exorbitantes previstas en el estatuto general de contratación de la administración pública.” Teniendo en cuenta que el estatuto general de contratación de la administración pública, ley 80 de 1993, se publico el 28 de octubre del mismo año en el Diario Oficial No. 41.094, no era posible que previera dentro de las entidades estatales sujetas a su reglamentación a las empresas sociales del estado, creadas por la ley 100. Sin embargo y a pesar de no existir duda acerca de su naturaleza pública, ellas no están sujetas en el cumplimiento del objeto a tal estatuto, pues el numeral




INFORME DEFINITIVO


6° del artículo 195 de la ley 100, publicada el 23 de diciembre de 1993 – Diario Oficial No. 41.148, únicamente remitió al mismo para efectos de la aplicación discrecional de las clausulas exorbitantes. De acuerdo a lo anterior, el ente de control que adelantó la auditoria, no puede exigir presupuestos que la norma no ordena, pues de hacerlo entraría en una órbita que generaría un acto arbitrario. La administración, para satisfacer las necesidades de cubrimiento de los bienes muebles e inmuebles de la E.S.E Hospital San Juan de Dios de Galán, adelanto el correspondiente proceso de contratación Directa, tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la entidad, por consiguiente se baso en el Manual de Contratación de la E.S.E. Dentro de la información proferida en el HALLAZGO No. 12, se establece el fraccionamiento de contrato, cuando esto no ocurrió, debido a que los estudios de suelos son prioridad y documento esencial dentro del proceso de consecución de recursos, parámetros estos enmarcados dentro de los requisitos ESENCIALES en la oficina de planeación Departamental (Banco de Proyectos) para otorgar o expedir el SSEPI.

Los recursos fueron prometidos desde el mes de enero de 2011, fecha en la cual se consiguió la persona encargada de realizar tal estudio, de igual se estableció un equipo de profesionales quienes realizaron el levantamiento de la ESE, como se encontraba actualmente, para realizar el ante proyecto y empezar la etapa de diseño.

No obstante se realizaron los diferentes estudios estableciendo un monto de pago, que no se efectuó hasta el mes de mayo debido a los problemas económicos que aquejan a las entidades prestadoras de salud, no por esto quiere decir que el contrato tenga un termino de ejecución de 1 día si no que es el tiempo necesario para tramitar el pago de unos estudios realizados desde el mes de febrero y que según fecha de ingreso del proyecto a Planeación departamental (mayo) se requería el soporte físico de los estudios para acceder a los recursos que nuestra ESE tanto necesita.

Es importante establecer que la normativa vigente en cuanto a contratación requiere que las entidades públicas y más aun los Hospitales no deben tener ningún problema de suelos, o de instalarse en zonas de alto riesgo, SE DEBE de manera prioritaria establecer el tipo y la capacidad portante del suelo para acceder a recursos públicos de cualquier índole.

Como se establece en el punto anterior es necesario establecer un anteproyecto arquitectónico ya las entidades de salud son vigiladas y controladas por normas emanadas por la ORGANIZACIÓN PANAMERICANA DE SALUD, MINISTERIO DE PROTECCION SOCIAL, (en ese entonces) y la secretaria de salud Departamental pues estas normas establecen.

a. AREAS DE CIRCULACION PÚBLICAS E INTRAHOSPITALARIAS. b. CRUCE DE AMBIENTES PROTEGIDOS POR ASEPCIA (BAJA, MEDIA,

ALTA). c. SERVICIOS A PRESTAR SEGÚN EL NIVEL DE COMPLEJIDAD

AUTORIZADO. d. DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL MEDICO Y ASISTENCIAL.




INFORME DEFINITIVO


(Debido a los bajos ingresos se requiere que el médico y las enfermeras estén paradójicamente en dos lugares a la vez) entonces se le acerca los servicios donde deben estar o les quede más cerca por movilidad.

e. MANEJO DE PUDOR Y PRIVACIDAD (establece el movimiento de pacientes por áreas privadas y no públicas cuando ingresa a cualquier servicio que presta el hospital.)

Una vez este proyecto es aprobado en el caso de nuestra ESE por la Secretaria de Salud se procede a completar con los diseños restantes como son (Hidráulicos, sanitarios, eléctricos, estructurales etc.) en caso que el anteproyecto arquitectónico no sea aprobado no se tiene por qué incurrir en el gasto de hacerle más diseños que el arquitectónico, pues cualquier diseño que se le haga a la propuesta arquitectónica se pierde y su pago también. Dentro del proceso del contrato 3 se establece la presentación y SUTENTACION del proyecto, que en términos coloquiales establece el seguimiento y explicaciones del caso, a los diferentes diseños y que cumple de manera OBLIGATORIA las normas HOSPITALARIAS vigentes. Como pueden verificar los diferentes procesos se llevaron de forma ordenada y lo que se tuvo en cuanta fue evitar que la ESE incurriera en gastos innecesarios, pues si el anteproyecto o propuesta arquitectónica no pasaba los filtros de revisión la ESE no pagaría ni los estudios de suelos ni los levantamientos realizados. Es así que cuando se estableció que existía viabilidad técnica, económica, social e institucional se procedió a pagarles a los profesionales y empresas que prestaron el servicio y consiguieron la viabilidad respectiva. Porque sería extralimitarme en mis facultades determinando, estableciendo o trasladando a los contratistas la responsabilidad que los estudios de suelos sirvan o no, o que los diseños la responsabilidad que los estudios de suelos sirvan o no, o que los diseños arquitectónicos no se ajusten a las normas por la topografía del lote, o peor aun que el proyecto no pasara por que no es viable demolerlo todas las áreas para permitir que se desarrollaran las áreas de urgencias.

II. RÉPLICA PRESENTADA POR OLGA CALA CALA – GERENTE E.S.E. La actual Gerencia de la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN SANTANDER, realiza los correctivos necesarios para que la contratación se realice conforme al numeral 6 del artículo 195 de la ley 100 de 1993 y normas vigentes desarrollando las etapas pre-contractual, contractual y post-contractual, sin perjuicio de la observancia a los principios de la contratación pública. En cumplimiento de lo anterior, el presente informe preliminar de Auditoria Gubernamental se le notifico a la exgerente Dra. ROSIBEL SAN DOVAL PRADA con el objeto de que presente sus contradicciones y expliquen las anomalías detectadas por el grupo auditor de la contraloría las razones por las cuales y según lo considera la Contraloría, fracciono los contratos suscritos con: 1. FUNDACCION PARA EL FUTURO, VALOR: $ 8.000.000; OBJETO: “PRESTAR LOS SERVICIOS DE ESTUDIOS DE SUELOS, LEVANTAMIENTO, ESTADO ACTUAL ARQUITECTONICO, ANTEPROYECTO CONSTRUCCION FUNDACION PARA EL FUTURO, VALOR: $ 8.000.000, OBJETO: “ PRESTAR LOS




INFORME DEFINITIVO


SERVICIOS DE DISEÑO ARQUITECTONICO ESTRUCTURAL HIDRAULICO SANITARIO ELECTRICO PARA LA CONSTRUCCION DE LA E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS FASE 1 (Construcción de urgencias del municipio de Galán Santander)”. 3. CARLOS ALBERTO MONTERROSA V. VALOR: $8.000.000, OBJETO: “ELABORACION, SUSTENTACION Y VIABILIZACION DEL PROYECTO DENOMICADO CONSTRUCCION DE LA E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS FASE 1 CONSTRUCCION DE URGENCIAS DEL MUNICIPIO DE GALAN S.” porque razón los ECO tienen fechas diferentes a la suscripción de la minuta y otros no están firmados y de las incoherencias presentadas. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA:

Del estudio efectuado a los descargos emitidos por la entidad, una vez analizados y valorado los argumentos, ya que manifiesta “La administración, para satisfacer las necesidades de cubrimiento de los bienes muebles e inmuebles de la E.S.E Hospital San Juan de Dios de Galán, adelanto el correspondiente proceso de contratación Directa, tendiente a cumplir con los propósitos establecidos para la buena marcha y efectivo cumplimiento de los cometidos de la entidad, por consiguiente se baso en el Manual de Contratación de la E.S.E. Además, como pueden verificar los diferentes procesos se llevaron de forma ordenada y lo que se tuvo en cuanta fue evitar que la ESE incurriera en gastos innecesarios, pues si el anteproyecto o propuesta arquitectónica no pasaba los filtros de revisión la E.S.E no pagaría ni los estudios de suelos ni los levantamientos realizados. Entre otros.”

el equipo auditor acepta la respuesta dada por el ente Auditado, por consiguiente, SE DESVIRTÚA EL PRESUNTO HALLAZGO establecido inicialmente. 4. CONTRATO:

CONTRATISTA: CONSORCIO GALAN.

VALOR: $ 491.905.109=

OBJETO: CONSTRUCCION DE LA E.S.E HOSPITAL

GALAN, FASE I (URGENCIAS).

TIEMPO DE EJECUCION: 120 DIAS.

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 25 NOVIEMBRE DEL 2011.

INTERVENTOR: CONSTRUCTORA DANGO LTDA.

ACTA DE INICIACION: 10 DE ENERO DEL 2012.

ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL: La Gobernación de Santander, a través de la Secretaría de Salud Departamental suscribió el convenio interadministrativo No. 1092 del 2011, con la E.S.E Hospital San Juan de Dios del Municipio de Galán, el cual es ejecutado a través del Contrato de Obra Pública No LP – 001, suscrito el 25 de Noviembre del 2011, por valor de $491.905.109= con el CONSORCIO GALAN, conformado por (CIVIN INGENIEROS LTDA con 48,00%, CONGETER LTDA con 4,00% Y JUAN PABLO IBAÑEZ SAENZ con 48,00%) para la “Construcción de la E.S.E Hospital Galán Fase I (Urgencias) del Municipio de Galán S,” el cual debía ser ejecutado en el término de 120 días calendario. Se observan en el expediente las siguientes actuaciones:




INFORME DEFINITIVO


Se suscribió acta de iniciación el 10 de Enero del 2012, donde se estipula un anticipo por la suma de $ 245.952.554,5, sin la firma del supervisor de la obra y con errores en la fecha de terminación.

Se encuentra en el expediente una consignación realizada por la E.S.E HOSPITAL GALAN, por la suma de $ 245.012.972,50, el 9 de diciembre del 2011, EN BANCOLOMBIA, a nombre del CONSORCIO GALAN, y copia del cheque No. 0001204 del 9 de diciembre del 2012, a favor del mismo CONSORCIO GALAN.

El 18 de Enero del 2012, se suscribió acta de suspensión de la obra, por encontrarse falencias en los planos, y porque la temporada invernal imposibilitaba la ejecución de la obra.

Se suscribió acta de Reinicio el 20 de Marzo del 2012.

Aparece en el expediente las actas de Comités de Obra del No. 001 del 28 de febrero y la No. 002 del 03 de Mayo del 2012, en las cuales se deja constancias, de las condiciones de la obra, las modificaciones en las alturas de las columnas, los cambios que se deben hacer en los diseños estructurales, el diseño arquitectónico no son los adecuados para la obra, ordenándose la modificación de los planos de la obra a ejecutar. En cuanto al presupuesto no es el suficiente para el cumplimiento de la totalidad del proyecto inicial.

Nuevamente la administración en Comités de Obra No. 004 del 25 de Julio, No. 005 del 9 de Agosto y No. 006 del 24 de Agosto del 2012, concluyen que continúe la suspensión de la obra por cuanto al revisar nuevamente los planos los cuales se habían corregido, presentan los mismas falencias iniciales, además no aparece el C.D.P y R.P en la carpeta del expediente y sin ellos no es posible la realización de la obra.

HALLAZGO No. 13: En esta contratación se evidencia una ineficiente planeación ya que transcurridos más de 10 meses de la suscripción del contrato y del giro del anticipo de los recursos, no se han adelantado de manera eficiente las obras ni se han cumplido con las obligaciones inicialmente establecidas en Cabeza del contratista. La obra quedó con las columnas iniciales, a las cuales debe modificárseles la altura y no se ha realizado ninguna actividad tendiente a continuar con la ejecución del contrato. Atendiendo la importancia que le otorga la Ley a esta Etapa de Planeación, podemos señalar que las omisiones o fallas que se presenten durante la misma, se reflejarán directamente en el desarrollo del proceso de selección o durante la ejecución del Contrato, identificándose con ello, consecuencias como la declaratoria de desierta del Proceso de Selección o la Declaratoria de Nulidad Absoluta del Contrato; podría incluso verse la entidad en la necesidad de replantear algunos aspectos del Contrato relacionado con el bien o servicio contratado o la necesidad de realizar obras o servicios no previstos en el Contrato, con las consecuentes adiciones en obras, bienes o servicios o, podría además llevar a la entidad al quebrantamiento de la Ecuación Financiera del Contrato.




INFORME DEFINITIVO


Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, la entidad contratante deberá contar con los estudios y diseños que permitan determinar la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental, puesto que los errores y desaciertos que se observan en la ejecución de la obra obedecen a deficiencias y fallas en los estudios y diseños. Lo anteriormente expuesto, responde a una evidente falta de planeación, por parte de la Administración Departamental y de la E.S.E Hospital San Juan de Dios, violándose todos los principios de la contratación estatal, toda vez que responden a circunstancias previsibles dentro de una adecuada planeación previa, que garantice el cumplimiento del objeto del Convenio pactado. En cuanto a los dineros del anticipo se pudo determinar que, de conformidad con el Contrato de Obra 001 del 25 de Noviembre del 2011, se estipuló que una vez estuviese perfeccionado el Contrato y cumplidos los requisitos de ejecución del mismo, se pagaría el Valor correspondiente al Anticipo equivalente al 50% del valor de la obra; evidenciándose en el expediente el cheque No. 0001204 Girado por la E.S.E, Hospital San Juan de Dios de Galán, a favor del Consorcio Galán, con fecha 2011-12-01, dineros que están en manos del contratista y a la fecha se desconoce si permanecen en las cuentas donde fueron consignados o si por el contrario fueron retirados por el contratista, olvidando que la finalidad del anticipo es que ese valor se destine al desarrollo de la obra, a razón que en el expediente no se evidencia el plan de inversión del Anticipo, como lo exige la Clausula Tercera, literal (a) del contrato de Interventoría No. 1606/11. Al tenor del artículo 83 de la ley 1474 de 2011, con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. Se evidencia una debilidad en el proceso de gestión contractual, que hace referencia a las labores de Interventoría y/o supervisión, designada por la entidad para efectos de verificar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el contratista con la suscripción del contrato No. 1606 del 5 de Septiembre del 2011. En el Contrato de Obra hay ausencia total de informe del interventor, donde se certifique el cumplimiento de las obligaciones del contratista, y las actividades de verificación en desarrollo de la ejecución del objeto contractual que reflejen el grado de avance, tanto financiero como operativo de la ejecución del contrato. Por lo tanto, se reflejan debilidades en los mecanismos de control interno, generando riesgos en la ejecución de los recursos de la Entidad, contraviniendo lo estipulado en la respectiva minuta. Aunado a la falta de planeación de las entidades públicas se observa fallas en el seguimiento de la ejecución del contrato, lo cual se evidencia en la falta de ejecución del contrato, la ausencia de acciones o mecanismos iniciados por parte de la entidad pública para garantizar la ejecución de la obra y el cumplimiento de los fines previstos en la contratación realizada; la ausencia de acciones tendientes a recuperar los recursos públicos entregados a título de anticipo y sus rendimientos financieros así como la falta de acciones para apremiar al contratista el cumplimiento de la obligación contraída con el Estado. Por otra parte, de conformidad con el Acta de Comité de Obra No. 6 del 24 de Agosto del 2012, se pudo determinar que el Certificado de Disponibilidad No. 11-




INFORME DEFINITIVO


09003, el cual aparece físicamente en el expediente fue anulado, y no aparece evidencia del Registro Presupuestal, según la información que aparece en el Sistema de la E.S.E. No se evidencia en el expediente que el contratista haya anexado la correspondiente póliza en la cual se actualizan las fechas de amparo de las respectivas pólizas. Se presentan algunas inconsistencias en el acta de Inicio del 10 de Enero del 2012, la fecha que fijan como terminación de la obra es del nueve (9) de Enero del 2012, siendo anterior a la fecha de inicio, además no está firmada. 3.1.4 VISITA DE OBRA: En cumplimiento a la visita realizada por la Ing. PAOLA ANDREA RODRIGUEZ RINCON, se adjunta el informe a la Visita Especial a la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN SANTANDER, en lo referente al contrato de obra pública No. 001 de 2011 así: INSPECCION OCULAR: Se realizó visita ocular a la ESE Hospital San Juan de Dios del Municipio de Galán por solicitud del equipo auditor para valorar la cantidad de obra ejecutada en el desarrollo del contrato N° 001/11.

Estado Actual de la Obra

En la inspección ocular se observó la construcción de 25 columnas de 30cm x 30cm y una altura de 3,30 m, vigas de amarre de 30cm x 30cm y 25 zapatas de 0,45m x 1m. Realizando la medición de las actividades más representativas de obra ejecutada hasta la fecha de la visita arrojó las siguientes cantidades: Viga de amarre: 175,73 ml Zapatas: 11,25 m3 Columnas: 82,5 ml




INFORME DEFINITIVO


Adicional a lo anterior, se había realizado el desmonte y demolición de la estructura existente, preliminares, excavaciones y rellenos. Esto equivale presupuestalmente al 20% de avance de la obra, pero en su ejecución equivale al 10% de avance. El contratista pasa un acta parcial N°1 por valor de $123.065.956,12 menos amortización del anticipo (50%), lo cual arroja un valor total de $61.532.978,06 equivalente al 13% y esto sumado al anticipo por valor de $234.727.123,1 que fue girado al contratista el día 05 de diciembre de 2011 y retirado el día 09 de diciembre de 2011, representaría presupuestalmente un 63% de avance, cuando la obra tiene un avance de ejecución del 10%, por lo que se concluye que se van a agotar los recursos destinados y la obra no se va a culminar, por lo cual se necesitaría adicionar el Contrato o no se podrá cumplir con el objeto del contrato, incurriendo así en un daño fiscal al patrimonio.

Valla instalada en la fachada del Hospital

Como se aprecia en el registro fotográfico la valla instalada está fabricada en lona y sus dimensiones son de 2M x 1M, lo cual no cumple con las especificaciones de los pliegos, en los cuales se define que la valla debe tener las siguientes características: […] La estructura de soporte deberán fabricarse e instalarse: En lámina galvanizada calibre 22, como mínimo y se decorarán con pinturas especiales para soportar la intemperie y se deberá resaltar el logotipo del Dpto. en los colores correspondientes. Cuya medida es de 4Mx2M. Las vallas serán soportadas sobre torres u otros elementos rígidos que garanticen su estabilidad. […] Se evidencia falta de planeación por parte de la administración departamental como se puede observar en las actas de suspensión N°1 y N°2, al suspender la obra por falencias en los planos estructurales. En los planos arquitectónicos no aparecen planos de detalles constructivos y a la fecha no se ha definido el diseño final del hospital. Teniendo en cuenta la cláusula tercera en el literal a) “Revisión y estudio en campo del proyecto y visita de obra” la cual señala que: “durante los primeros quince días el interventor deberá solicitar copia del proyecto y adelantar junto con el contratista, el supervisor del Departamento y el Supervisor del Municipio, el análisis de planos y verificación en el sitio de la obra de todos los aspectos




INFORME DEFINITIVO


técnicos y advertir por escrito al Departamento sobre los errores u omisiones que descubra u observaciones que desee hacer, a efectos de realizar los ajustes que sean necesarios”, no se explica por qué a la fecha todavía se están realizando cambios en los diseños y en la ejecución de la obra, habida cuenta que la obra inició el día 10 de febrero de 2012 y aún no se tiene total certeza de lo que se va a ejecutar. Al momento de la visita se pudo evidenciar la falta de claridad respecto a lo que se va a ejecutar toda vez que los planos suministrados no coincidían estructural y arquitectónicamente, no tenían detalle de materiales a utilizar y no estaban claras la demarcación de las zonas. La obra no cuenta con licencia de construcción, cometiendo una infracción urbanística por lo que el Hospital puede ser sancionado con multas, demolición de lo construido y/o cierre del establecimiento, incurriendo así en un daño fiscal, por lo tanto es necesario solicitar el reconocimiento de la construcción.

Tala de árboles existentes

de las actividades, en el ítem 13,17 se aprecia el corte de 4 árboles más retiro de raíces y no existe resolución de la autoridad competente donde autorice esta actividad por lo que no están cumpliendo lo estipulado en el artículo 58 del Decreto 1791/96, incurriendo en sanciones como lo reza el artículo 40 de la Ley 1333/09, donde se podrían imponer multas diarias hasta por 5000 SMMLV, cierre temporal o definitivo, demolición de obra, decomiso definitivo de especímenes, productos, medios e implementos, restitución de especies de fauna y flora, trabajo comunitario, revocatoria o caducidad de licencia, permiso, concesión o autorización ambiental Se solicitó información al Dr. Ricardo Flórez Rueda, Secretario de Salud Departamental el día 26 de septiembre de 2012 mediante oficio N° 7820 y el día 09 de octubre de 2012 mediante oficio N°8125, a la fecha no se encontró registro del ingreso a esta entidad de la respuesta al oficio radicado interno N°7820 como lo certifica el funcionario encargado de la ventanilla única de la Contraloría General de Santander René Corzo Páez, incumpliendo con el artículo 101 de la Ley 42 de 1993.




INFORME DEFINITIVO


La entidad estatal deberá adoptar los correctivos necesarios y que en derecho procedan que permitan salvaguardar y reintegrar los recursos entregados al contratista en calidad de anticipo, o de lo contrario se estaría incurriendo en un daño fiscal por parte de la administración tanto Departamental como la de la ESE Hospital San Juan de Dios; de conformidad con la ley 1150 de 2007, ley 1474 de 2011 y el Decreto 734 de 2012, que propenda el cumplimiento de la función administrativa así como la imposición de sanciones a que haya lugar por el evidente incumplimiento del contrato por parte del contratista. HALLAZGO ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO

NORMA VIOLADA Res. 291/04. Ley 734/02 Art. 48 No. 31 Contrato No. 1606/11 No. a Art 84 Ley 1474/11.

PRESUNTO RESPONSABLE

ADMINISTRATIVO- OLGA CALA CALA.- Gerente ESE Hospital de Galán. DISCIPLINARIO- ROSIBEL SANDOVAL PRADA. Ex – Gerente E.S.E. CONSTRUCTORA DANGO LTDA. R.L DANUIL DE JESUS NAVARRO G. Interventor. LUIS GONZALO ARIZA QUINTERO. Supervisor de la Interventoria. CONSORCIO GALAN 2012- R.L Ricardo Latorre Rico.

RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: 1.RÉPLICA PRESENTADA POR ROSIBEL SANDOVAL PRADA EX GERENTE ESE “Dando respuesta al informe preliminar de Auditoria Gubernamental con enfoque integral modalidad regular No. 00073 del 9 de noviembre de 2012, basado en lo siguiente:

1.En el informe presentado por el Órgano Gubernamental quiero dejar claridad que en cuanto a los dineros del anticipo del Contrato de Obra No. 001 del 25 de Noviembre del 2011, fueron cancelados el día primero de diciembre de 2011 (01-12-2011), con el titulo valor presentado en cheque No. 0001204 girado por la ESE hospital San Juan de Dios de Galán al Consorcio Galán 2012 y según mi contrato yo inicie el mismo día que se firmo el Acta de Inicio de Obra, es decir el día 10 de Enero del 2012, por lo tanto el cheque fue girado antes de que la interventoria, iniciara sus labores como tal, y no se le tuvo en cuenta para el desembolso y la apertura de la cuenta. Como ustedes pueden observar el cheque fue girado poco más de un mes, frente al perfeccionamiento del contrato de interventoria. 2. Con respecto a que no aparecen informes de Interventoria en la E.S.E, es importante aclarar, que el contrato fue suscrito con la Secretaria de Salud de Santander a quien se le han rendido a cabalidad todos los informes, los cuales reposan en dicha entidad. En el primer informe de




INFORME DEFINITIVO


Interventoria del 10 de enero al 30 de mayo del 2012, se podrá verificar que la descripción de las respectivas actas, fotos, constancias y facturas. 3. Con respecto al Acta de Inicio del 10 de Enero del 2012, hay que anotar que presenta algunas inconsistencias, inconsistencias que fueron subsanadas, como podrán verificar, estas reposan en la Secretaria de Salud de Santander. 4. Con respecto a las labores de la interventoria en cumplimiento de la clausula 3 en el literal (a) del contrato de interventoria No. 1606 del 2011, desde el acta de inicio de obra del 10 de enero de 2012, se realizo el reconocimiento del terreno, ubicación y posibles fuentes de compra de materiales a utilizar. En la revisión de planos encontramos, que el presupuesto oficial con el que se firmo el contrato Interadministrativo, entre la Secretaria de Salud de Santander y la E.S.E Hospital San Juan de Dios, difiere en cantidades y precios con el presupuesto que presentaron a licitación la E.S.E Hospital San Juan de Dios y con el cual el Consorcio Galán 2012 se gano dicha licitación. Los planos remitidos por el diseñador y la Secretaria de Salud de la Gobernación de Santander, diferían en las dimensiones con las reales del lote. En los diseños estructurales, encontramos que existían diferencias con relación a los planos arquitectónicos. En las alturas de las columnas, se encontraron alturas sobredimensionadas con respecto al proyecto real. Los niveles indicados en los planos arquitectónicos, no están referenciados topográficamente. En vista de lo que encontramos fue necesario suspender a los ocho días de haber iniciado la obra, por lo tanto se hace la primera Acta de suspensión el día 18 de enero de 2012 y se le solicito a la Directora de la E.S.E Hospital que se comunicara con el diseñador para que hiciera los ajustes necesarios a los planos arquitectónicos y estructurales. El 20 de Marzo de 2012, se da reinicio a la obra después de que el diseñador entrego los planos con algunos reajustes de diseño, pero no entrego los detalles arquitectónicos quedando comprometido a entregarlos en 15 días. Según comité de obra del 3 de mayo del 2012, se analizaron nuevamente las cantidades de obra del presupuesto y se concluye que no es suficiente para cumplir con la totalidad del proyecto inicial, y por consiguiente se hizo una modificación en el área de construcción. En comité de obra el día 30 de Mayo, en vista que el diseñador no entrego los ajustes y los detalles arquitectónicos se hizo necesario hacer la segunda Acta de suspensión de Obra y se solicito al Arquitecto Diseñador hacerse presente en la obra y presentar los detalles constructivos: 1. Corte de fachada a escalas mayores que permitan apreciar detalles constructivos. 2. Planos de instalaciones especiales, correspondientes a un hospital. 3. Diseño de puertas y ventanas. 4. Detalles de cielo raso. 5. Lamparas especiales para la iluminación de las diferentes áreas.




INFORME DEFINITIVO


6. Especificaciones de enchapes, acabados de mesones, tipos de grifería y acabados de piso. En acta de comité de obra No. 4 del 25 de Julio de 2012, al revisar los planos enviados por el diseñador, se encontraron los mismos inconvenientes y las mismas falencias, el diseñador no presento los detalles constructivos, la cubierta aun no tiene la corrección, respecto a la sobre dimensión de la altura, los planos hidráulicos y sanitarios, no corresponden al mismo del diseño arquitectónico, debido a esto solicitamos un nuevo reajuste, para poder cuantificar y sacar cantidades de obra con la mayor precisión que se requiere para realizar un presupuesto real. El primero de octubre del 2012, desde la oficina del supervisor Gonzalo Ariza, se le invito telefónicamente al diseñador Geovanny Correa para que asistiera a una reunión el día 4 de octubre en Galán para hacer un comité de obra con el contratista de obra y la nueva gerente del Hospital E.S.E San Juan de Dios pero no asistió, se ha conceptuado por la E.S.E y la interventoria seguir con la suspensión de la obra, por un termino de tiempo requerido, hasta que el diseñador entregue todos los planos y se de la revisión y aprobación de la Secretaria de Salud Departamental, una vez aprobado dichos ajustes de diseño, se procederá al reinicio de la obra. 5. El consorcio Galán 2012 entrego los materiales del desmonte de la estructura al Director de la E.S.E Hospital San Juan de Dios, Dr. SLIM VALENZUELA, mediante oficio del día 24 de septiembre del 2012. 6. Respecto a la Licencia de Construcción es importante aclarar que no se necesita dicha licencia para este proyecto. Con base en el informe anteriormente señalado, espero haber absuelto los interrogantes y dudas presentadas con ocasión del contrato de interventoria”. En relación con el CDP y el RP del contrato de Obra No. 001 estos reposan en los archivos de la E.S.E. se aclara que por un error involuntario fueron borrados del sistema, pero en el mismo se puede verificar que existieron y fueron anulados; se anexan copias de los documentos expedidos originalmente. De igual manera en la E.S.E se encuentran las pólizas correspondientes al contrato fueron entregadas al Dr. SLIM ENRIQUE VALENZUELA PLAZAS, donde se ampara la ejecución del mismo y demás garantías pertinentes. El contrato antes mencionado aun está en etapa de ejecución, por lo tanto si se hace necesario consultarlas deben ser solicitadas en la Administración de la E.S.E. En lo referente a la tala de los 4 árboles mencionados en el requerimiento les comunicamos lo siguiente: La Gerente de la época Dra. ROSIBEL SANDOVAL PRADA fue oficiada formalmente por el comandante de Bomberos Voluntarios JOSE IVAN RUEDA PEREZ, quien refiere lo siguiente: “Se observa que en la zona verde interna del Hospital existen dos árboles de guayacán rosado, uno de mango y uno de naranjo, las raíces superficiales de dichos arboles están




INFORME DEFINITIVO


ocasionando daños en los pisos, cañerías, canales de aguas lluvias y en el techo de la edificación, estos árboles están plantados muy cerca de la edificación, se recomienda la tala de dichos arboles para así evitar el riesgo de un accidente con consecuencias lamentables”, de acuerdo con lo anterior se actuó en consecuencia y no se está incumpliendo con el artículo 58 del Decreto 1791/96 ni violando el artículo 40 de la Ley 1333/09.

II.RÉPLICA PRESENTADA POR OLGA LUCIA CALA CALA – GERENTE E.S.E. La actual Gerencia de la E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, SANTANDER realiza los correctivos las acciones y mecanismos necesarios para salvaguardar y reintegrar los recursos entregados al contratista en calidad de anticipo y/o exigir al contratista la ejecución del contrato de obra y tomar las medidas jurídicas correspondientes para que el contratista y el interventor respondan ante esta E.S.E. dando ejecución al contrato de obra y a los fines revistos en la contratación, igualmente se están adelantando las gestiones pertinentes para obtener el reconocimiento de la construcción. En cumplimiento de lo anterior, el presente informe preliminar de Auditoria Gubernamental se le notifico a la ex – gerente DRA. ROSIBEL SAN DOVAL PRADA, al CONSORCIO GALAN 2012, señor RICARDO LATORRE RICO, a la CONSTRUCTORA DANGO LTDA señor DANUIL DE JESUS NAVARRO, interventor y al señor LUIS GONZALO ARIZA QUINTERO, supervisor de la interventoria, con el objeto de que presenten sus contradicciones y expliquen las anomalías detectadas por el grupo auditor de la contraloría como la falta de la Licencia de construcción entre otras. Igualmente esta gerencia esta a la espera de una respuesta por parte de la administración anterior de la E.S.E para explicar los motivos de la anulación del C.D.P No. 11-09003 y de la ausencia del respectivo Registro Presupuestal, de las pólizas respectivas, de la Licencia de Construcción, de la resolución de la autoridad competente que autorizo la tala de los árboles y demás documentos y falencias presentadas en la contratación. Se obtuvo respuesta por parte del señor RICARDO LATORRE RICO, representante legal del CONSORCIO GALAN 2012, mediante oficio que consta de 2 folios con recibido del 5 de diciembre de 2012, y CERTIFICACION expedida por el señor LUIS ALBERTO GONZALEZ PORRAS, técnico Administrativo de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN SANTANDER, mediante oficio de consta de 1 folio del 5 de diciembre de 2012. Documentos que me permito anexar. III.RÉPLICA PRESENTADA POR LA CONSTRUCTORA DANGO LTDA, R.L. DANUIL NAVARRO GONZALEZ. 1.En el informe presentado por el Órgano Gubernamental quiero dejar claridad que en cuanto a los dineros del anticipo del Contrato de Obra No. 001 del 25 de Noviembre del 2011, fueron cancelados el día primero de diciembre de 2011 (01-12-2011), con el titulo valor representado en cheque No. 0001204 girado por la E.S.E Hospital San Juan de Dios de Galán al consorcio Galán 2012 y según mi contrato yo inicie el mismo día que se firmo el Acta de Inicio de Obra, es decir el día 10 de Enero del 2012, por lo tanto el cheque fue girado antes de que la interventoria, iniciara sus labores como tal, y no se le tuvo en cuenta para el desembolso y la apertura de la cuenta. Como ustedes pueden observar el cheque




INFORME DEFINITIVO


fue girado poco más de un mes, frente al perfeccionamiento del contrato de interventoria. 2. Con respecto a que no aparecen informes de interventoria en la E.S.E, es importante aclarar, que el contrato fue suscrito con la secretaria de Salud de Santander a quien se le han rendido a cabalidad todos los informes, los cuales reposan en dicha entidad. En el primer informe de interventoria del 10 de enero al 30 de mayo del 2012, se podrá verificar que la descripción de las respectivas actas, fotos, constancias y facturas. 3. Con respecto al Acta de inicio del 10 de Enero del 2012, hay que anotar que presenta algunas inconsistencias, que fueron subsanadas, como podrán verificar, estas reposan en la Secretaria de Salud de Santander. 4. Con respecto a las labores de la interventoria en cumplimiento de la clausula 3 en el literal (a) del contrato de interventoria No. 1606 del 2011, desde el acta de inicio de obra del 10 de enero de 2012, se realizo el reconocimiento del terreno, ubicación y posibles fuentes de compra de materiales a utilizar. En la revisión de planos encontramos, que el presupuesto oficial con el que se firmo el contrato interadministrativo, entre la Secretaria de Salud de Santander y la E.S.E. Hospital San Juan de Dios, difiere en cantidades y precios con el presupuesto que presentaron a licitación la E.S.E Hospital San Juan de Dios y con el consorcio Galán 2012 se gano dicha licitación. Los planos remitidos por el diseñador y la Secretaria de Salud de la Gobernación de Santander, diferían en las dimensiones con las reales del lote. En los diseños estructurales, encontramos que existían diferencias con relación a los planos arquitectónicos. En las alturas de las columnas, se encontraron alturas sobredimensionadas con respecto al proyecto real. Los niveles indicados en los planos arquitectónicos, no están referenciados topográficamente. En vista de lo que encontramos fue necesario suspender a los ocho días de haber iniciado la obra, por lo tanto se hace la primera Acta de Suspensión el día 18 de Enero de 2012 y se le solicito a la Directora de la E.S.E Hospital que se comunicara con el diseñador para que hiciera los ajustes necesarios a los planos arquitectónicos y estructurales. El 20 de Marzo de 2012 se da reinicio a la obra después de que el diseñador entrego los planos con algunos reajustes de diseño, pero no entrego los detalles arquitectónicos quedando comprometido a entregarlos en 15 días. Según comité de obra del 3 de mayo de 2012, se analizaron nuevamente las cantidades de obra del presupuesto y se concluye que no es suficiente para cumplir con la totalidad del proyecto inicial, y por consiguiente se hizo una modificación en el área de construcción. En comité de obra el día 30 de mayo, en vista que el diseñador no entrego los ajustes y los detalles arquitectónicos se hizo necesario hacer la segunda Acta de Suspensión de Obra y se solicito al Arquitecto Diseñador hacerse presente en la obra y presentar los detalles constructivos:

1. Corte de fachada a escalas mayores que permitan apreciar detalles constructivos. 2. Planos de instalaciones especiales, correspondientes a un hospital. 3. Diseño de puertas y ventanas.




INFORME DEFINITIVO


4. Detalles de cielorraso. 5. Lámparas especiales para la iluminación de las diferentes áreas. 6. Especificaciones de enchapes, acabados de mesones, tipos de grifería y acabados de piso. En acta del comité de obra No. 4 del 25 de Julio de 2012, al revisar los planos enviados por el diseñador, se encontraron los mismos inconvenientes y las mismas falencias, el diseñador no presento los detalles constructivos, la cubierta aun no tiene la corrección, respecto a la sobredimensión de la altura, los planos hidráulicos y sanitarios, no corresponden al mismo del diseño arquitectónico, debido a esto solicitamos un nuevo reajuste, para poder cuantificar y sacar cantidades de obra con la mayor precisión que se requiere para realizar un presupuesto real. El primero de octubre del 2012 desde la oficina del Supervisor Gonzalo Ariza, se le invito telefónicamente al diseñador Geovanny Correa para que asistiera a una reunión el día 4 de Octubre en Galán para hacer un comité de obra con el contratista de obra y la nueva gerente del Hospital E.S.E Sn Juan de Dios pero no asistió, se ha conceptuado por la E.S.E y la interventoria seguir con la suspensión de la obra, por un termino de tiempo requerido, hasta que el diseñador entregue todos los planos y se de la revisión y aprobación de la Secretaria de Salud Departamental, una vez aprobado dichos ajustes de diseño, se procederá al reinicio de la obra. 5. El consorcio Galán 2012 entrego los materiales del desmonte de la estructura al Director de la E.S.E Hospital San Juan de Dios, Dr. SLIM VALENZUELA, mediante oficio del día 24 de septiembre del 2012.

6. Respecto a la licencia de Construcción es importante aclarar que no se necesita dicha licencia para este proyecto.

CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Analizada con detenimiento las respuestas dadas, se concluye lo siguiente: En relación con el pago del anticipo, se debe establecer que no se aceptan los argumentos planteados, pues efectivamente se pudo establecer que estos dineros fueron entregados al contratista, pero se desconoce si permanecen en las cuentas donde fueron consignados o si por el contrario fueron retirados por el contratista, olvidando que la finalidad del anticipo es que ese valor se destine al desarrollo de la obra. Por otra parte, analizada con detenimiento la respuesta dada por la CONSTRUCTORA DANGO LTDA, Representada Legalmente por DANUIL NAVARRO GONZALEZ, en relación con el presente hallazgo (No 13) se debe establecer que se aceptan los argumentos planteados, de conformidad con los anexos allegados, ya que se observa informes de Interventoria de los periodos No. 1. Del 10 de Enero del 2011 al 30 de Mayo del 2012, y del 4 de Octubre del 2012; lo cierto es que quien fue designado como supervisor y/o interventor cumplió con sus obligaciones. Con base en lo anterior, se DESVIRTUA el hallazgo. En relación con el CDP y el RP del contrato de Obra No. 001, el grupo auditor no acepta la respuesta enviada porque de conformidad con la certificación expedida por la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GALAN S, donde manifiesta que el Certificado de Disponibilidad presupuestal No. 11-09003 por valor de




INFORME DEFINITIVO


Cuatrocientos Noventa y un millón Novecientos cinco mil ciento nueve pesos ($ 491.905.109), expedido el 2 de Septiembre del 2011, aparece anulado; y que el Registro Presupuestal no aparece en el sistema, según la información que aparece en el Sistema de la E.S.E. Teniendo en cuenta la respuesta donde manifiestan que no se necesita licencia de construcción para este proyecto, el grupo auditor hace claridad en cuanto a la norma, en concordancia al numeral 4 del artículo 2 del Decreto 1469 de 2010 esta obra requiere licencia de construcción. La licencia de construcción se solicita para los siguientes casos:

Obra Nueva: es la autorización para desarrollar obras en un terreno no construido.

Ampliación: es la autorización para aumentar el área construida en edificaciones ya existentes que tengan licencia de construcción.

Adecuación: es la autorización para cambiar el uso de una edificación o parte de ella, sin alterar la construcción original.

Modificación: es la autorización para cambiar el diseño arquitectónico o estructural de una edificación ya existente sin aumentar el área construida.

Restauración: es la autorización para desarrollar obras con el fin de recuperar y adecuar una edificación declarada como bien de interés cultural o parte de ella, manteniendo su uso original o permitiendo el desarrollo de otro garantizando su conservación.

Demolición: es la autorización para derribar total o parcialmente una o varias edificaciones existentes en uno o varios predios. Esta modalidad de licencia deberá tramitarse de manera simultánea con otra modalidad.

Cerramiento: es la autorización para encerrar de manera permanente un predio de propiedad privada

El único caso donde no se requiere licencia es cuando se realizan obras de mantenimiento o reparaciones locativas, caso que no es aplicable en esta obra ya que se están ejecutando trabajos de demolición y construcción. De igual manera la Resolución N° 4445/96 en el artículo 9 estipula que “…..los proyectos arquitectónicos y los estudios técnicos para construcción, ampliación o remodelación de instituciones prestadoras de servicios de salud, públicas, privadas o mixtas, requieren para la iniciación de obras, licencia de construcción ……..” Por lo que se convalida el hallazgo disciplinario

En cuanto a la respuesta emitida por la Gerente de la época Dra. ROSIBEL SANDOVAL PRADA donde manifiesta que “fue oficiada formalmente por el comandante de Bomberos Voluntarios JOSE IVAN RUEDA PEREZ, quien refiere lo siguiente: “Se observa que en la zona verde interna del Hospital existen dos árboles de guayacán rosado, uno de mango y uno de naranjo, las raíces superficiales de dichos arboles están ocasionando daños en los pisos, cañerías,




INFORME DEFINITIVO


canales de aguas lluvias y en el techo de la edificación, estos árboles están plantados muy cerca de la edificación, se recomienda la tala de dichos arboles para así evitar el riesgo de un accidente con consecuencias lamentables”, de acuerdo con lo anterior se actuó en consecuencia y no se está incumpliendo con el artículo 58 del Decreto 1791/96 ni violando el artículo 40 de la Ley 1333/09”; el grupo auditor le hace claridad en cuanto a que el comandante de bomberos voluntarios no es la persona idónea para dar este tipo de conceptos ya que la normatividad es muy clara en el Decreto 1791/96 en el artículo 58 al estipular que “Cuando se requiera talar, transplantar o reubicar árboles aislados localizados en centros urbanos, para la realización, remodelación o ampliación de obras públicas o privadas de infraestructura, construcciones, instalaciones y similares, se solicitará autorización ante la Corporación respectiva…...” Por lo tanto la única persona que puede dar este tipo de conceptos es el funcionario designado por la respectiva Autoridad Ambiental, que en este caso es la Corporación Autónoma de Santander, por lo anterior se convalida el HALLAZGO DISCIPLINARIO y se realizará el traslado a la CAS.

Lo anterior se concluye en una ineficiente planeación ya que estos son documentos que deben existir al momento de viabilizar un proyecto y no en el trascurso de la ejecución del contrato, ya que el Departamento o el Hospital se vería obligado a incurrir en trámites y gastos de tipo legal y administrativo, que le generan demoras en tiempo y mayores costos atribuibles al contrato. En la ejecución de la obra se observan errores y desaciertos que obedecen a deficiencias y fallas en los estudios y diseños, transmitiéndose esto en suspensiones y modificaciones al contrato inicial por lo cual se convalida el HALLAZGO ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO por violación a los principios de planeación contemplados en los numerales 7 y 12 del art 25 de la Ley 80/93. La Gerente del Hospital debe velar por la correcta ejecución de la obra y su culminación, por lo que debe realizar todos los trámites legales y administrativos y realizar las acciones necesarias tendientes a terminar su ejecución con los recursos destinados para este fin, para que, de una manera eficaz, oportuna y atendiendo los principios de la función pública contrarreste el riesgo de ocasionar un daño fiscal al patrimonio público, razón por la cual habrá de presentar un plan de mejoramiento. 5. CONTRATO:

CONTRATISTA: NIDIA YANETH MORENO GUEVARA.

VALOR: $ 14.000.000=

OBJETO: ASESORIA JURIDICA INTERNA Y EXTERNA.

TIEMPO DE EJECUCION: 7 MESES.

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 1 DE JUNIO DEL 2011.

ACTA DE INICIACION: 1 DE JUNIO DEL 2011.

ACTA DE LIQUIDACION: 31 DE DICIEMBRE DEL 2011.

HALLAZGO No. 14: El Contrato de prestación de servicios, se ejecutó de la manera pactada en la minuta, de conformidad con la respectiva Acta de Liquidación del 31 de Diciembre




INFORME DEFINITIVO


del 2011; Pero se observó que solo hay un informe de contratista, el cual no registra fecha, lo cual impide evidenciar a qué periodo de tiempo corresponde, por lo tanto no se presentó informes de actividades mensuales por parte del contratista, acreditándose el cumplimiento del objeto por el cual se contrató. La elaboración de los informes de actividades por parte de los contratistas se debe realizar con la mayor precaución y diligencia pues a través de ellos se logra cuantificar y cualificar el desarrollo de las labores para las que fueron designadas, y sólo a través de éstas se constatar la necesidad del servicio en cada oficina. En cuanto a la actividad y función del supervisor en el control y vigilancia de la ejecución del contrato, según la minuta del contrato en su cláusula No. 7, se evidenció que no se generaron informes completos, concretos y cronológicos que demuestran la ejecución del objeto contractual y el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el contratista con la suscripción del contrato. Se evidencia en el expediente, que la Administración no corroboró la Idoneidad del contratista, la cual podría verificarse indagando sobre su experiencia, estudios y capacitaciones que permitan desempañar las labores de que se trate. En el expediente contractual no existe certificación de idoneidad por parte de NIDIA YANETH, simplemente hay copia de la Tarjeta Profesional y la Cedula de Ciudadanía, incurriéndose en el incumplimiento de los principios que orientan las actuaciones contractuales. En la propuesta de Servicios Profesionales, entregada por la contratista, manifiesta que el contrato tiene una duración de seis (6) meses, siendo siete (7) meses, de conformidad con los estudios de oportunidad y conveniencia. HALLAZGO ADMINISTRATIVO

PRESUNTO RESPONSABLE OLGA CALA CALA Gerente

RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: I. RÉPLICA EPLICA CONTRADICCION PRESENTADA POR ROSIBEL

SANDOVAL PARDA – EX GERENTE E.S.E. Es de resaltar y aclarar, que la contratista presento informe mensual de actividades y el supervisor del contrato le certifico que cumplió a cabalidad y esa documentación quedo en las carpetas archivadas en la E.S.E, por tal motivo se liquido el contrato sin ninguna observación. El informe que se encuentra dentro del contrato es el informe final del contrato, y los demás informes se encuentran archivados en la E.S.E. En cuanto a la idoneidad del contratista, debo manifestar que en la E.S.E de Galán, existe en el archivo para cada contratista por prestación de servicios, una carpeta con la hoja de vida en original y física con sus respectivos soportes, que pueden probar que la Dra. NIDIA YANETH MORENO GUEVARA, es idónea para desempeñar el contrato como jurídica de la E.S.E, por cuanto además de ser abogada cuenta con especializaciones que le permiten desempeñar la función a cabalidad, máxime cuando cuenta con amplia experiencia acreditada en salud, para lo cual me permito anexar una copia de la hoja de vida que se encontraba en mi archivo personal y que prueba que la Administración si corroboro la idoneidad de la profesional en Derecho.




INFORME DEFINITIVO


Respecto a la propuesta la contratista manifiesta que el contrato tiene una duración de seis meses, y en verdad fue de siete, debo manifestar que fue un error de digitación que no fue visto por las partes, y ante lo cual debo argumentar que en ningún momento se actuó de mala fe, por cuanto carece de fuerza y dolo. Se anexa la Hoja de vida de la Dra. NIDIA YANETH MORENO GUEVARA, informe de actividades e informe de Supervisión del contrato. II. RÉPLICA PRESENTADA POR OLGA CALA CALA GERENTE ESE. La actual Gerencia de la E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, SANTANDER realiza los correctivos para que los contratistas presenten oportunamente sus informes respectivos con sus actividades, fechas y periodo de tiempo correspondiente. Igualmente para dar cumplimiento a lo consagrado en el Régimen Contractual, logrando que la actividad contractual de la E.S.E, deba ceñirse a los postulados instituidos por la Constitución Política de Colombia, las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 0734 de 2012, la ley 1474 de 2011 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan y que el contratista presente la documentación necesaria. En cumplimiento de lo anterior, el Presente Informe Preliminar de Auditoria Gubernamental se le notifico a la exgerente Dra. ROSIBEL SAN DOVAL PRADA y de la Dra. NIDIA YANETH MORENO GUEVARA con el Objeto de que presenten sus contradicciones y expliquen las anomalías detectadas por el grupo auditor de la contraloría como la falta de los informes por parte del contratista y las razones por las cuales no se corroboro la idoneidad del contratista. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: El grupo auditor acepta la respuesta enviada ya que manifiesta que “La contratista presento informe mensual de actividades y el supervisor del contrato le certifico que cumplió a cabalidad y esa documentación quedo en las carpetas archivadas en la E.S.E. Que existe en el Archivo de la Entidad E.S.E, de Galán, una carpeta para cada contratista, que acredita su idoneidad. Y en cuanto a los errores presentados en la propuesta, son errores de digitación que no fueron visto por las partes, que en ningún momento se actuó de mala fe, por cuanto carece de fuerza y dolo, anexándose los correspondientes soportes”. Por lo tanto se acepta la respuesta enviada y SE DESVIRTÚA EL HALLAZGO DE TIPO ADMINISTRATIVO. 6. CONTRATO:

CONTRATISTA: JUAN CARLOS NIÑO CAMARGO

VALOR: $ 1.200.000=

OBJETO: MANTENIMIENTO RED DE FRIO

TIEMPO DE EJECUCION: 8 MESES.

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: 12 DE ABRIL DEL 2011.




INFORME DEFINITIVO


ACTA DE INICIACION: 12 DE ABRIL DEL 2011.

ACTA DE LIQUIDACION: 22 DE DICIEMBRE DEL 2011.

ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL En el Contrato de Prestación de Servicios, se observa que en la etapa previa al contrato se identifica la necesidad a satisfacer, la naturaleza del contrato y por tal razón se hace la escogencia del contratista, dándose cumplimiento a los principios consagrados en el Estatuto General de la Contratación y demás normas concordantes. Se evidencia que efectivamente el objeto contractual se ejecutó de la manera pactada en la minuta de conformidad con la Constancia expedida por la Administración donde se Certifica el cumplimiento de las actividades y la correspondiente Acta de Liquidación. 7. CONTRATO:

CONTRATISTA: FUNGESTION

VALOR: $ 21.600.000=

OBJETO: ASESORIA CONTABLE, FINANCIERA

Y PRESUPUESTAL DE LA E.S.E

HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL

MUNICIPIO DE GALAN.

TIEMPO DE EJECUCION: 12 MESES

SUSCRIPCION DEL CONTRATO: ENERO 02 DE 2011

ACTA DE INICIACION: 2 DE ENERO DE 2011

ACTA DE RECIBO FINAL: 31 DE DICIEMBRE DE 2011

ACTA DE LIQUIDACION: 31 DE DICIEMBRE DE 2011

ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL: De la revisión realizada a los documentos soporte del contrato referenciado, la Comisión de Auditoría observo lo siguiente: HALLAZGO No. 15: Se cumplió con la normatividad evaluada, y con el objeto contractual, como se verifica en el Recibo a Satisfacción y el Acta de Liquidación del 31 de Diciembre del 2011, pero no se hallaron Actas de Interventoría o seguimiento solamente se observa el desempeño de la interventoria, en el recibo a satisfacción del 31 de Diciembre del 2011, donde se manifiesta que se ha verificado el cabal cumplimiento de actividades, pero ni siquiera se firmó esta constancia. Teniendo en cuenta que en el Contrato del 2 de Enero del 2011, en la clausula No. 7, expresa que el Interventor será el Subdirector Administrativo y Financiero de la E.S.E, pero su gestión no se ve en el respectivo expediente. Se evalúa la necesidad de procedimientos, estandarización de informes y de mecanismos de control interno y seguimiento que demuestren la gestión eficiente, eficaz y económica de la adecuada gestión contractual. De la misma manera se deberá mejorar el seguimiento al cumplimiento del contrato para evitar dudas sobre la adecuada ejecución y cumplimiento de los plazos contractuales.




INFORME DEFINITIVO


Se evidenció que en el estudio de Conveniencia y Oportunidad, hacen una descripción de las calidades del contratista, pero del estudio realizado al contrato se encontró falencias al no verificarse los requisitos habilitantes y criterios como la experiencia en la ejecución. La Fundación Gestión y Soluciones Profesionales, en la propuesta para contratar, a enumerar los servicios que Presta; Pero no le certifican mediante ningún documento que acredite la experiencia directamente relacionada con el objeto del contrato, certificaciones laborales y demás requisitos exigidos para garantizar que se cuenta con el personal capacitado, con el perfil propio para la actividad a contratar. La Administración debe solicitar que el oferente y posterior contratista certifique su Idoneidad, y de las personas a su cargo, una persona adecuada es por lo general la que tiene experiencia, actitud y capacitación para cada puesto en particular; por lo tanto en el expediente contractual se evidencia que no existe certificación de idoneidad por parte de la Fundación Gestión y Soluciones Profesionales, del personal que va a prestar el servicio solicitado. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

PRESUNTO RESPONSABLE OLGA CALA CALA Gerente E.S.E


I. RÉPLICA PRESENTADA POR ROSIBEL SANDOVAL PARDA – EX GERENTE E.S.E.

En el momento de presentar la propuesta se adjuntan los documentos pertinentes de acuerdo con la normatividad vigente en materia de contratación los cuales no se encontraban en la respectiva carpeta cuando realizaron la verificación de los mismos, sin embargo estos documentos reposan en la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE MUNICIPIO DE GALAN. Para su conocimiento y demás fines se adjuntan los siguientes documentos: Hoja de vida persona jurídica. Registro de proponentes a nombre de la FUNDACION GESTION Y SOLUCIONES PROFESIONALES. Certificaciones donde se acredita la experiencia en la prestación de los Servicios Contratados. Y las hojas de vida de los siguientes profesionales: JAVIER OREJANA PINILLA. GLADYS HERRERA DE PEREZ. GINA PAOLA BARAJAS RUEDA. ELSA LINEROS RODRIGUEZ




INFORME DEFINITIVO


OMAIRA HERRERA CALDERON NOHORA ISABEL VARGAS AGON RUTH VILENA VEGA RODRIGUEZ. Informe de supervisión del contrato.

II. RÉPLICA PRESENTADA POR OLGA CALA CALA GERENTE ESE La actual Gerencia de la E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, SANTANDER realiza los correctivos y seguimiento para que la Fundación Gestión y Soluciones Profesionales como los demás contratistas den cumplimiento al Estatuto Contractual Colombiano constituido por la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios y de esta manera optimizar el uso racional y eficiente de los recursos presupuestales. En cumplimiento de lo anterior, el presente Informe Preliminar de Auditoria Gubernamental se le notifico a la ex – gerente Dra. ROSIBEL SAN DOVAL PRADA y la FUNGESTION para que explique el por qué de la ausencia de las actas de Interventoria, de la falta de la firma en el recibido a satisfacción del 31 de diciembre de 2011, la falta de gestión del interventor y demás falencias encontradas por la Contraloría, respecto al contrato suscrito por la E.S.E con FUNGESTION. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Del estudio efectuado a los descargos emitidos por la entidad, una vez analizados los documentos, los soportes adjuntados y valorados los argumentos; se acepta la respuesta enviada y SE DESVIRTÚA EL HALLAZGO DE TIPO ADMINISTRATIVO. 8. CONTRATO:

CONTRATISTA: FUNDACION GESTION Y SOLUCIONES

PROFESIONALES.

VALOR: $ 47.247.228=

OBJETO: EJECUCIÓN DE PROCESOS TÉCNICOS

DE ATENCIÓN DE SERVICIOS

CONSISTENTES EN AUDITORIA MEDICA,

TURNOS MÉDICOS, BACTERIOLOGÍA,

SERVICIOS GENERALES Y AUXILIAR

DE FACTURACIÓN.

TIEMPO DE EJECUCION: (6) MESES


INTERVENTOR: TECNICO ADMINISTRATIVO DEL

CONTRATANTE


ACTA DE LIQUIDACION: 30 DE JUNIO DE 2011

ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL:




INFORME DEFINITIVO


Como resultado de la auditoría adelantada se conceptúa que la gestión realizada por el Contratista, dio cumplimiento al Objeto Contractual, pero de conformidad con el estudio realizado al expediente se pudo evidenciar lo siguiente: HALLAZGO No. 16: Atendiendo a la debida importancia que le impone la Ley a la etapa precontractual, podemos señalar que se presentó una falla por la omisión en la realización de un estudio de Conveniencia y Oportunidad, no observándose el principio de planeación en la contratación administrativa, atendiendo la importancia de surtir la etapa previa de la contratación de forma completa, lógica y responsable, que permite la realización de una serie de estudios y análisis orientados a establecer mecanismos económicos, transparentes y adecuados, para satisfacer dichas necesidades a contratar de manera eficiente. Por otra parte, se contrató los servicios con la Fundación Gestión y Soluciones Profesionales, para la prestación en general de los servicios requeridos por la E.S.E, observando que no están las hojas de vida del personal contratado, por lo tanto no se pudo constatar la idoneidad de las personas contratadas para cada uno de los procesos de la entidad, y tampoco se pudo constatar, si se cumplió la intensidad horaria como lo contempla la minuta en la descripción de los pormenores de las labores a contratar. Además se anexa unas planillas de pago de Seguridad Social, donde no se puede verificar a nombre de quien se está haciendo el respectivo aporte, quien es la persona contratada por esta Fundación para realizar la labor contratada, porque en el expediente no se describió quienes iban a desarrollar las actividades, ni se acreditó su idoneidad, simplemente se aprecia la firma del Representante Legal en cada unas de las actas suscritas, pero no hay autoría de la persona que realiza la gestión. Una de las funciones del contratista es certificar el cumplimiento de sus obligaciones en el contrato, que corresponden a actividades de verificación en desarrollo de la ejecución del objeto contractual, constituyéndose como un requisito para el pago de las mensualidades pactadas, pero se evidenció que no se generaron informes completos, concretos, cronológicos y técnicos, que demuestre la ejecución del objeto contractual y el cumplimiento de las funciones pactadas, se aprecia simplemente un “INFORME DE GESTION DE AUDITORIA”, donde se hace una descripción de unas acciones desarrolladas, pero dicho informe no tiene fecha ni firma de quien realizó las actividades descritas. En el contrato en su cláusula No. DECIMA SEPTIMA, se incluyó la figura del supervisor, la cual sería ejercida por el Técnico Administrativo de la entidad contratante, pudiéndose apreciar en el expediente su incumplimiento, ratificándolo tanto en el recibo a satisfacción como en el Acta de Liquidación las cuales no están firmadas por el supervisor, siendo clara la cláusula No. DECIMA SEPTIMA, cuando expresa que el “Supervisor conjuntamente con el Contratista a la terminación del contrato deberá levantarse un acta de liquidación final”. Por lo tanto no se encontró documentos algunos ni informes donde se evidencie la gestión realizada por el Supervisor. En los procesos contractuales, se debe observar la mayor diligencia para que todos los documentos que soportan cada una de las etapas, sean elaborados y suscritos por las partes, como prueba de que las obligaciones tanto de la Entidad Contratante como del Contratista, se han cumplido a cabalidad.




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

PRESUNTO RESPONSABLE OLGA CALA CALA Gerente


I. RÉPLICA PRESENTADA POR LA EX GERENTE ROSIBEL SANDOVAL PRADA.

Se anexan:

Hojas de vida del personal que laboro continuamente en la Entidad. NOMBRE Y APELLIDOS PROFESION – NIVEL ACADEMICO

ADRIANA CALA CALA. BACTERIOLOGA

MARIA SMITH ARTEAGA A. AUXILIAR AREA SALUD (aux. enf)

EMILCE CORDERO DIAZ TECNICO LABORAL EN AUXILIAR DE ENFERMERIA (Auxiliar de enfermería).

YENIFER YULIETH CARDENAS MONSALVE

BACHILLER (Auxiliar de facturación)

MARIA PAULINA GALVIS SECUNDARIA (Auxi. Servicios Grales)

Actividades Mensuales Realizadas en horarios de 8 horas y turnos de 12 horas para las Auxiliares Área Salud (Auxiliares de enfermería).

Pago Seguridad Social Enero a Diciembre de 2011.

Recibido a satisfacción. Reiteramos, esta información reposa en los archivos de la entidad.

II. RÉPLICA PRESENTADA POR LA GERENTE OLGA CALA CALA:

La actual Gerencia de la E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN SANTANDER, realiza los correctivos necesarios para que la contratación se realice conforme al numeral 6 del artículo 195 de la ley 100 de 1993 y normas vigentes desarrollando las etapas pre-contractual, contractual y post-contractual, sin perjuicio de la observancia a los principios de la contratación pública y a los postulados instituidos por la Constitución Política de Colombia, las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 0734 de 2012, la ley 1474 de 2011 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. Igualmente esta Gerencia esta a la espera de una respuesta por parte de la administración anterior de la E.S.E para aportar las hojas de vida de todo el personal contratado, los informes, el acta de liquidación final, el cumplimiento de las funciones del supervisor, la idoneidad del contratista, corroborar a nombre de quien se está haciendo los aportes de seguridad social respecto del contrato suscrito entre la E.S.E y la fundación gestión y soluciones profesionales por valor de $ 47.247.228. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: La entidad auditada acepta que está teniendo falencias en cuanto al archivo de los documentos, por lo tanto el grupo auditor acepta la respuesta enviada ya que manifiestan que “Se están realizando los correctivos necesarios para que la




INFORME DEFINITIVO


contratación se realice conforme al numeral 6 del artículo 195 de la ley 100 de 1993 y normas vigentes desarrollando las etapas pre-contractual, contractual y post-contractual, sin perjuicio de la observancia a los principios de la contratación pública y a los postulados instituidos por la Constitución Política de Colombia, las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 0734 de 2012, la ley 1474 de 2011 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan. Y se anexan los soportes de los documentos que acreditan los argumentos planteados”. Por lo tanto se acepta la respuesta enviada y SE DESVIRTÚA EL HALLAZGO DE TIPO ADMINISTRATIVO. 9. CONTRATO:

CONTRATISTA: COHOSSAN

VALOR: $ 40.412.654=

OBJETO: SUMINISTRO DE PRODUCTOS

FARMACEUTICOS Y MATERIAL

MEDICO QUIRURGICO, LABORATORIO,

ODONTOLOGIA, MATERIAL DE

LABORATORIO.

TIEMPO DE EJECUCION: VIGENCIA 2011



ACTA DE LIQUIDACION: 30 DE DICIEMBRE DE 2011

ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL: En el Contrato de suministro se observa que en la etapa previa al contrato se identifica la necesidad a satisfacer, la naturaleza del contrato y por tal razón, se adelanta la respectiva selección del contratista atendiendo los criterios contemplados en el respectivo manual de contratación. Como resultado de la auditoría adelantada se conceptúa que la gestión en las áreas y actividades auditadas, cumple con la normatividad evaluada, se cumplió con el objeto contractual. Se evidencia en el expediente que la función del Supervisor fue cumplida a cabalidad, pues reposa Certificaciones de Recibo a Satisfacción y los respectivos soportes como la relación de facturas donde se puede evidenciar la entrega de los productos a la Entidad. HALLAZGO No. 17: Se evidencia desorden en las carpetas de archivo de cada contrato; pues las minutas de contratos y los documentos soportes de los mismos en su etapa precontractual, contractual y post contractual (ejemplo: hojas de vida, informes de actividades e informes de interventor, pagos de seguridad social, certificados de Cámara de Comercio de las personas jurídicas, etc.) no se encuentran archivados en una carpeta de control que permita verificar la ejecución correcta de los procedimientos contractuales en sus distintas etapas (precontractual, contractual




INFORME DEFINITIVO


y post contractual). Los documentos se encuentran en desorden, no están foliados además los contratos no tiene una enumeración que permita identificarlos unos respecto de otros, no conservan un orden cronológico que permitan realizar con claridad el estudio correspondiente, por encontrarse en un expediente contractual partes de otro, lo cual dificulta la revisión de la documentación. Además de conformidad con la muestra solicitada, se pudo evidenciar, que los contratos no están enumerados físicamente, apareciendo en el SIA enumerados, por lo tanto la E.S.E, presentó unos contratos que se asimilaban en Objeto contractual y cuantía a los solicitados en el requerimiento del 28 de Agosto del 2012. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

PRESUNTO RESPONSABLE OLGA CALA CALA- R.L del Hospital de Galán.

RÉPLICA PRESENTADA POR LA POR EL SUJETO DE CONTROL:

I. CONTRADICCION PRESENTADA POR LA EX GERENTE ROSIBEL SANDOVAL PARDA.

Efectivamente no se ha logrado por parte de la Administración de la E.S.E llevar los archivos de la documentación como corresponde, en el Plan de Mejoramiento presentado se propuso como meta la implementación de la Ley de Archivo, el cual no se cumplió y por ende se ha presentado el desorden que se menciona en el requerimiento, la alta gerencia tomara los correctivos del caso. II.RÉPLICA PRESENTADA POR LA GERENTE OLGA CALA CALA:

La actual Gerencia de la E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN SANTANDER, realiza los correctivos y mecanismos necesarios tendientes a ordenar las carpetas de archivo de cada contrato, los documentos sean foliados y lleven su respectiva enumeración. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Analizada con detenimiento la respuesta dada en relación con el presente hallazgo

(No 17) se debe establecer que se CONVALIDA el hallazgo administrativo a fin de poder hacerle seguimiento a esta observación y lograr que la entidad implemente adecuadamente una herramienta tan importante que es la ley de Archivo, y se incluya este punto en el correspondiente plan de mejoramiento de la entidad. HALLAZGO No. 18: Inconsistencias en la información subida al SIA: Dentro del estudio del proceso contractual se evidenció la existencia de errores que alteran de forma notable la veracidad de la información registrada en el Sistema Integral de Auditorías, pues en el formato F13 A – Nuevo formato de contratación ingresado por la E.S.E Hospital San Juan de Dios de Galán se indica que durante la vigencia 2011 se realizaron 71 contratos por valor de $ 278.852.374; sin embargo, de conformidad con la certificación expedida por la E.S.E Hospital de Galán, del 30 de Agosto del 2012, se celebro (21) contratos, por valor de $ 278.852.374; pero se logró determinar en desarrollo de la presente auditoría, que faltó por relacionar contratos como el 001-2011, por valor de $ 491.905.109 cuyo objeto es “Construcción de la E.S.E Hospital Galán, Fase I (urgencias.).




INFORME DEFINITIVO


Además de lo anterior, se observa que los contratos relacionados en el formato F13 A – Nuevo formato de contratación ingresado por la E.S.E Hospital San Juan de Dios de Galán en el SIA, en comparación o en relación con los revisados en la presente auditoría, tienen un número y valor diferente al consignado en la minuta de los contratos. HALLAZGO ADMINISTRATIVO.

PRESUNTO RESPONSABLE OLGA CALA CALA R.L del Hospital de Galán.


I. RÉPLICA PRESENTADA POR LA EX GERENTE ROSIBEL SANDOVAL PRADA

En el reporte de contratación realizado en la pagina del SIA se detallan uno a uno los contratos en Orden Cronológico y por las fechas en que llevo a cabo la contratación, de ninguna manera los contratos solicitados y que pudieron evidenciar no corresponden a los reportados, solo que el reporte se realizo de acuerdo a los pagos por que la suma de los mismos no varía es de $278.852.374, se tomaran los correctivos para realizar los reportes en la forma solicitada y cumplir con la normatividad vigente. II.RÉPLICA PRESENTADA POR LA GERENTE OLGA CALA CALA. La actual Gerencia de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN SANTANDER, realiza los correctivos y mecanismos necesarios tendientes a ordenar las carpetas de archivo de cada contrato, los documentos sean foliados y lleven su respectiva enumeración. Igualmente esta Gerencia esta a la espera de una respuesta por parte de la administración anterior de la E.S.E, para que explique la omisión en relacionar contratos como el 001-2011 y porque algunos tienen numero y valor diferente. CONCLUSION POR PARTE DE LA CONTRALORIA: Del análisis efectuado a los planteamientos del sujeto auditado, el equipo auditor mantiene la observación y reafirma las inconsistencias en la información subida al SIA. De conformidad con la rendición de la Cuenta SIA, se registró 71 contratos, por un valor total de Doscientos setenta y ocho millones ochocientos cincuenta y dos mil trescientos setenta y cuatro pesos mcte ($ 278.852.374); sin embargo, en desarrollo de la presente auditoría se logró establecer que la contratación real de la E.S.E, para la vigencia 2011 está representada en 21 contratos que tienen un valor de Doscientos setenta y ocho millones ochocientos cincuenta y dos mil trescientos setenta y cuatro pesos mcte ($ 278.852.374), según certificación del 30 de Agosto del 2012, suscrita por Dr. SLIM ENRIQUE VALENZUELA PLAZAS, ex gerente de la E.S.E. Por consiguiente, el equipo auditor considera que la respuesta del sujeto auditado no desvirtúa la presunta inconsistencia formulada en el Informe Preliminar. Se CONVALIDA el hallazgo administrativo a fin de que se incluya este punto en el correspondiente plan de mejoramiento de la entidad. 3.1.5 SEGUIMIENTO A QUEJAS Y DENUNCIAS




INFORME DEFINITIVO


En la oficina de políticas institucionales y control social de esta Contraloría, no cuenta con queja activa en contra de la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GALAN, según oficio rad. 5778 del 31 de julio de 2012, emitido por esa dependencia. 3.2 EVALUACION A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO 3.2.1 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL MECI EL Modelo Estándar de Control Interno MECI, fue adoptado por la ESE Hospital San Juan de Dios de Galán, mediante Resolución No. 002 de 2007, pero en el proceso auditor no se obtuvo evidencia del Plan de Auditoría Interna liderado por el Jefe de Control Interno de la entidad ni Informes sobre auditorias puntuales que permita establecer unos Planes de Mejoramiento por Procesos y Planes de Mejoramiento Individuales y teniendo en cuenta que dentro del marco legal establecido en la Ley 87 de 1993, el decreto 1537 de 2001 y el decreto 1599 de 2005, la oficina de control interno se convierte en uno de los componentes del Modelo Estándar de Control Interno encargado de realizar la evaluación independiente a los diferentes subsistemas del MECI (Control Estratégico, Control de Gestión y Subsistema de evaluación), esta deficiencia hace inoperante esta herramienta de control, toda vez que no existe este monitoreo y en consecuencia no se actualizan los procesos y procedimientos en la entidad; sin embargo el Informe de labores de la Oficina de Control Interno relaciona las siguientes actividades que se constituirían en una prueba del funcionamiento del Sistema de Control Interno en la entidad:

Vigilancia y control de los inventarios de materiales y papelería del almacén.

Vigilancia y control de los inventarios de materiales de laboratorio clínico.

Vigilancia y control de los inventarios de materiales de odontología.

Vigilancia y control de inventarios de los productos farmacéuticos de la droguería.

Se realizan visitas continuas a cada una de las áreas donde se verifica por

medio de la observación la asistencia del personal, cumplimiento de horarios, desarrollo de cada una de las funciones, contemplada en el manual de funciones de la entidad y en concordancia con el Reglamento Interno de Trabajo.

Se monitorea a través del informe del SIAU, la satisfacción de los usuarios por los servicios prestados por la E.S.E Hospital San Juan de Dios.

Se está implementando la cultura de autocontrol en los empleados de la institución.

Se verifica que los comités de obligatorio cumplimiento de la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GALAN, se reúnan de acuerdo al periodo establecido en las resoluciones de conformación de los mismos.




INFORME DEFINITIVO


Se vigila las ejecuciones presupuestales de los ingresos mensuales de la institución, de tal manera que el flujo de cada se ajuste a lo reportado en los estados financieros.

Se vigila las ejecuciones presupuestales de los gastos mensuales de la institución derivados del desarrollo de las actividades.

Los planes de mejoramiento presentados ante entes de control y EPS que contratan los servicios del Hospital San Juan de Dios son monitoreados permanentemente.

Se vigila el cumplimiento de los protocolos de manejo de basuras y residuos hospitalarios.

Se controla el mantenimiento adecuado de las hojas de vida, manual de funciones y los requerimientos mínimos legales para cada uno de los puestos de trabajo.

Se verifica que los estados financieros de la E.S.E Hospital San Juan de Dios reflejen coherentemente la situación financiera de la Empresa.

Controlar el cumplimiento de la misión, visión, y valores de la entidad por parte de cada uno de los funcionarios en cada unidad funcional, así como en la Gerencia y la Administración de la Entidad.

Relación con entes externos tales como: Alcaldía, Secretaria de Salud Municipal y Departamental para suministrar información y pedir apoyo de ser necesario ante cualquier evento.

Elaboración del informe ejecutivo anual de control interno.

Presentar la evaluación independiente del sistema de control interno.

No se pudo obtener la evaluación dada por el DAFP, en el que se evidencia el grado de cumplimiento en el funcionamiento de esta herramienta y los puntajes obtenidos en calidad y MECI .

HALLAZGO No. 19 Teniendo en cuenta que no se tiene evidencia real que el MECI se encuentre implementado en los procesos de la entidad, se levanta un Hallazgo de Tipo Administrativo a fin de que la entidad ponga en funcionamiento inmediatamente el Subsistema de Control de Evaluación con sus respectivos componentes (Autoevaluación, Evaluación Independiente y Planes de Mejoramiento) y los elementos (Autoevaluación de Control. Autoevaluación de Gestión, Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno, Auditoría Interna, Planes de Mejoramiento Institucional, Planes de Mejoramiento por Procesos y Planes de Mejoramiento Individual). HALLAZGO ADMINISTRATIVO

PRESUNTOS RESPONSABLE(S) OLGA CALA CALA Gerente




INFORME DEFINITIVO


RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL: EL MECI no se ha implementado en la Entidad, solo se tiene las bases para realizarlo, se tomaran las acciones pertinentes, con el fin de cumplir con la normatividad vigente. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORÍA: Aceptada la respuesta, se procede a CONFIRMAR EL HALLAZGO ADMINISTRATIVO, para que se incluya en el Plan de Mejoramiento, al cual se le realizara el respectivo seguimiento. 3.3. EVALUACION DEL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2010 ESE HOSPITAL INTEGRADO SAN JUAN DE DIOS MUNICIPIO DE GALAN La ESE Hospital Integrado San Juan de Dios del Municipio de Galán, presentó un Plan de Mejoramiento, en el que contempla acciones correctivas, objetivos, metas, plazos y responsables para subsanar las inconsistencias que la Contraloría General de Santander registró en el informe resultante de la auditoría efectuada a la vigencia 2010. Los resultados obtenidos hasta Agosto 30 de 2012 en desarrollo del proceso auditor adelantado a la ESE Hospital Integrado San Juan de Dios del Municipio de Galán, se resumen así:

HALLAZGOS CON CUMPLIMIENTO DEL 100%

AREA HALLAZGO ACCION CORRECTIVA % CUMPLIMIENTO

Administrativo Gerencia

En el Anexo 7, no se está reportando la totalidad de los pagos

Se reportan todos los pagos efectuados en la vigencia y no por semestre.

100%


No se está dando cumplimiento a los artículos 18 y 19 del decreto 115 de 1996, cuando se realiza la aprobación del presupuesto.

Cuando se proyecte el Presupuesto y se realicen las adiciones o reducciones pertinentes se debe tener en cuenta el 5% del mantenimiento hospitalario

100%

Administrativo Gerencia Técnico Administrativo

No se está reportando el Plan de Compras en el Sice, tal como lo establece la resolución 05313 de 2002 de la contraloría General de Santander

La institución procederá a reportar el Plan de Compras en el Sice

100%


La Entidad no dio cumplimiento al artículo 189 de la Ley 100 de 1993 y el Decreto 1769 de 1994, correspondiente al 5% del valor del presupuesto para el rubro de mantenimiento de la infraestructura y la dotación hospitalaria.

Cuando se proyecte el Presupuesto y se realicen las adiciones o reducciones pertinentes se debe tener en cuenta el 5% del mantenimiento hospitalario

100%

HALLAZGOS CON CUMPLIMIENTO DEL 50%




INFORME DEFINITIVO


AREA HALLAZGO ACCION CORRECTIVA % CUMPLIMIENTO


Desorden en el archivo de los Contratos. Firma del Contrato antes de la expedición de la Disponibilidad Presupuestal y Acta de inicio antes del Registro Presupuestal.

A todos los contratos se les asignará una carpeta que contenga los documentos y soportes tales como: contrato, cdp, rp, hojas de vida, etc, así como también las Actas de Inicio, entregas parciales y totales y demás relacionados en el tema.

50%

HALLAZGOS CON INCUMPLIMIENTO

AREA HALLAZGO ACCION CORRECTIVA % DE CUMPLIMIENTO


La Entidad debe implementar el Control Interno Contable y dar cumplimiento a la Ley 716 de 2001 y la resolución 357 de 2007 expedida por la Contaduría General de la Nación sobre el proceso de sostenibilidad contable

Implementación del Control Interno Contable

0%


La Entidad no cuenta con la función Administrativa de Control Interno y está pendiente de dar terminación al MECI

La Institución implementará la Función Administrativa de Control y terminará los planteamientos del MECI

0%


Inconsistencias en la información del SIA

Reportar al SIA toda la contratación que efectúe la E.S.E en la vigencia correspondiente, no solo la prestación de servicios personales indirectos (honorarios, remuneración servicios técnicos, supernumerarios, etc.)

0%


Firma del Contrato antes de la expedición de la Disponibilidad Presupuestal y Acta de Inicio antes del Registro Presupuestal.

Se tomarán los correctivos necesarios para que se cumplan con los procedimientos conforme a la normatividad vigente.

0%

Administrativo No se adelantan los Se implementaran los 0%




INFORME DEFINITIVO


Gerencia Técnico Administrativo

procedimientos correspondientes para la legalización de la contratación en la E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN. Firma del contrato antes de la expedición de la Disponibilidad Presupuestal y Acta de inicio antes del Registro Presupuestal.

procedimientos para la legalización de la contratación en la E.S.E HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN y la hoja de ruta pertinente.

La entidad debe ajustar con celeridad las acciones correctivas planteadas en el plan de mejoramiento con el fin de cumplir a cabalidad las metas propuestas, teniendo en cuenta que a la fecha de la presente auditoría falta el cumplimiento del 100% de 5 acciones correctivas de las 10 planteadas en el Plan de Mejoramiento de la vigencia del 2010, sobre todo lo que tiene que ver con el funcionamiento del MECI, el reporte de la información a la Contraloría General de Santander, a través del SIA y el cumplimiento de los procedimientos en el proceso precontractual y contractual . En Oficio de fecha 30 de agosto del 2012, la entidad informó a través del nuevo gerente encargado doctor Slim Enrique Valenzuela Plazas, que la anterior gerente no le hizo entrega de este Plan de Mejoramiento y por lo tanto no sabía de la existencia del mismo, ni de la acciones correctivas que se debían realizar.

Como se evidencia en la evaluación practicada al Plan de Mejoramiento, la entidad no cumplió en tiempo ni en las acciones correctivas las metas fijadas y solo alcanzó un cumplimiento final del 45%, lo que presupone la existencia de un Hallazgo Sancionatorio para la entidad. CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2010 En el proceso Auditor se evidencio que no se dio cumplimiento al Plan de Mejoramiento en el plazo y en el tiempo establecido por la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, el promedio total de cumplimiento fue del 45%, tal y como se refleja en el siguiente cuadro: HALLAZGO No. 20

Hallazgos con

Cumplimiento del 100%

Hallazgos con

Cumplimiento del 50%

Hallazgos con

Cumplimiento del 0%

TOTAL

HALLAZGOS

PROMEDIO

TOTAL DE

CUMPLIMIENTO

4 1 5 10 45.00%




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO SANCIONATORIO

NORMA VIOLADA Resol 291 de 2009 de la Contraloría PRESUNTOS RESPONSABLE(S) ROSIBEL SANDOVAL PRADA

Ex Gerente

RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL (GERENTE VIGENCIA 2011): Se fortalecerá todo el tema correspondiente de CONTRATACIÓN, con el fín de que en el futuro próximo la entidad no tenga ninguna falta en este sentido, ya que la Alta gerencia está comprometida con el cumplimiento de la normatividad vigente al respecto. RÉPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL (GERENTE ACTUAL): La actual Gerencia de la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, SANTANDER realiza los correctivos y mecanismos para ajustar con celeridad las acciones planteadas en el Plan de Mejoramiento con el fín de cumplir con las metas propuestas como son las del funcionamiento del MECI, el reporte de la información a la Contraloría General de Santander, a través del SIA, el cumplimiento de la Ley 716 de 2001 y de la Resolución 357 de 2007, asignación a loa contratos de sus respectivas carpetas entre otras. CONCLUSIÓN POR PARTE DE LA CONTRALORIA: De acuerdo a las 2 réplicas presentadas se evidencia que la entidad no cumplió en tiempo, ni en las acciones correctivas, ni en las metas fijadas para el cumplimiento del Plan de Mejoramiento de la vigencia 2010, por lo cual se procede a CONFIRMAR EL HALLAZGO SANCIONATORIO. 3.4 EVALUACION DEL PLAN DE GESTION DE LA ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE GALAN PERIODO 2008-2011. Mediante Resolución No. 473 de 2008 de la Gerencia de la ESE Hospital San Juan de Dios de Galán, diseñó el Plan de Gestión para el período 2008-2011. El diseño del Plan de Gestión, le permitió a la ESE Hospital San Juan de Dios de Galán, entre otros:

Establecer los principales retos y oportunidades del entorno: así como alinear la organización con los cambios externos.

Identificar las fortalezas y debilidades en las áreas de gestión directiva y estratégica, prestación de servicios de salud y actividades de gestión administrativa y trabajar por ellas hasta convertirlas en oportunidades.

Definir los retos estratégicos sobre los cuales se orientaron los esfuerzos institucionales.

La gestión de la entidad por parte de la Gerente de la entidad, doctora Rosibel Sandoval Prada, mejoró sustancialmente en la vigencia del 2011 al conseguir aportes de la Gobernación de Santander para la remodelación del Servicio de




INFORME DEFINITIVO


Urgencias de la ESE por valor de $245.953.000 y recibir en donación de la Secretaría de Salud del Departamento de Santander, una Ambulancia de Traslado Asistencial Básico TAB, Chevrolet LUV DIMAX 4 x 4, color blanco Mahler Modelo 2010, Placas OSA-919 por valor de $157.957.000; estos recursos mejoraron la situación financiera de la entidad al pasar de tener una pérdida en el 2010 de $

30.034.951 a tener un excedente financiero por valor de $ 269.860.985, sin embargo el excedente de la actividad por la venta de servicios solo alcanzó el valor de $ 23.908.430. No obstante los avances de la entidad en materia financiera y en recursos físicos , se evidenció una debilidad en el proceso de gestión contractual en la contratación de la Construcción de Urgencias Fase I de la ESE realizada por la Alcaldía Municipal de Galán mediante Contrato de Obra Pública No LP – 001-2011, por valor de $491.905.109= suscrito con el CONSORCIO GALAN (conformado CIVIN INGENIEROS LTDA con 48,00%, CONGETER LTDA con 4,00% Y JUAN PABLO IBAÑEZ SAENZ con 48,00%) , el cual debía ser ejecutado en el término de 120 días calendario, el cual se suspendió el 18 de Enero de 2012, seis (6) días después de firmado el Acta de Iniciación y que a la fecha de la realización de la Auditoría se encuentra suspendido por errores en el diseño estructural de los planos que no han sido corregidos , originando el levantamiento de hallazgos de tipo disciplinario , penal y fiscal por valor de $ 245.012.972,50 correspondiente al anticipo dado para la ejecución del contrato por parte del equipo auditor en la línea de Evaluación del Proceso de Contratación., 3.4.1 EVALUACION DEL INFORME DE GESTION DE EMPALME. De conformidad con la Ley 951 de 2005 y la Resolución Orgánica No. 5674 de 2005 de la Contraloría General de la República, la gerente saliente doctora Rosibel Sandoval Prada realizó un Acta de Entrega del cargo al nuevo gerente, doctor Slim Enrique Valenzuela Plazas, el cual contiene información referente a: 1) Recursos Materiales y Financieros: Inventario de bienes muebles e inmuebles y reporte de información financiera, presupuestal y contable de la entidad. 2) Recursos Humanos: Composición de la planta de personal en relación con la estructura organizacional de la entidad territorial, identificado el número de empleados, su tipo de vinculación y sus calidades profesionales; así como sus respectivos manuales de responsabilidades y procedimientos. 3) Recursos Administrativos: Disponibilidad de instrumentos técnicos y procedimientos para facilitar no sólo la gestión administrativa y fiscal, sino también, procurar mecanismos de control sobre los procesos jurídicos, los trámites de contratación y el seguimiento a proyectos de desarrollo de la entidad. 4. PRONUNCIAMIENTO

Por lo anterior y en concordancia con la Resolución 000617 del 27 de septiembre de 2010 de la Contraloría General de Santander, se emite concepto desfavorable sobre la aplicación de los principios del control fiscal y de la función administrativa, y por lo tanto, la cuenta correspondiente al período fiscal 2011 de la E.S.E. HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, cuya responsable del manejo y representación legal es OLGA CALA CALA, Gerente. NO SE FENECE




INFORME DEFINITIVO


5. CUADRO DE HALLAZGOS LINEA FINANCIERA

#

TIPO DE

HALLAZGO DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA

PAGINAS DEL

INFORME A D P F S

1 X

INCONSISTENCIA EN LA ESTRUCTURA Y PRESENTACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS BASICOS Examinada la presentación de informes contables para determinar el acatamiento A los procedimiento para la estructura y presentación de los Estados Contables básicos se observó que los Estados Financieros presentados por la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, incumplen en algunos ítems que deben tenerse en cuenta en la elaboración de los Estados Financieros

ADMINISTRATIVO OLGA CALA CALA

Gerente. GLADYS HERRERA DE

PEREZ Contadora

12

2 X

CONTABILIZACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS EN EL MOMENTO EN QUE SUCEDEN. Revisado el auxiliar de caja de enero a diciembres de 2011, se verificó que el registro de las operaciones económicas no se registran en el momento en que suceden, en el desarrollo del proceso auditor se observo que los recaudos se contabilizan en fechas diferentes a la ocurrencia

del suceso.


Gerente.

14

3 X

RECUPERACION DE CARTERA No se evidenció una política clara que permita analizar la gestión adelantada para la recuperación de cartera de la Cuenta Deudores Atención Vinculados por valor de $16.275.788.46 que viene desde la vigencia 2006 a 2010. El hallazgo se fundamenta al verificar que mediante Acta No. 001 del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable, se autorizó al Departamento Contable para ajustar la cuenta Deudores Atención Vinculados por la suma de $16.275.788.46 por que según la Secretaria de Salud de Santander no figura saldo a favor de la entidad por esta cuantía que pueda ser objeto de cobro por que no existen los soportes para realizar el recaudo.


Gerente. GLADYS HERRERA DE

PEREZ Contadora

15

4 X

La ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, no cuenta con un inventario actualizado y detallado de la propiedad, planta y equipo. La cuenta de Propiedad Planta y Equipo no representa la realidad de los bienes muebles e inmuebles de la entidad, ya que no se han realizado los avalúos técnicos pertinentes para su correcto registro.


Gerente.

17




INFORME DEFINITIVO


El hallazgo se fundamenta al verificar que en el Balance de Comprobación de la vigencia 2011, no se encuentran detallados ni actualizados los valores que conforman la cuenta Propiedad Planta y Equipo, de igual forma no se logro evidenciar la Depreciación Acumulada en forma detallada, lo que demuestra que se realizo en forma global e inadecuada conllevando a que se afecte la razonabilidad de los Estados Financieros con corte a esta fecha en una cuantía incierta en la cuenta Propiedad Planta y Equipo de $536.154.646

5 X

AREA DE FACTURACION Y GLOSAS El Hospital no tiene establecido un manual de procedimientos para el proceso de glosas que facilite el control y seguimiento de las mismas, que permita identificar, verificar los diferentes motivos y causas de las glosas. El hallazgo, se fundamenta al verificar la información de glosas reportada en el Sistema Integral de Auditoria SIA, en el cual se evidencia un solo registro que deja en incertidumbre que durante la vigencia no se haya presentado facturas con valores glosados, teniendo en cuenta que las glosas son objeciones a las cuentas de cobro presentadas por las Instituciones prestadoras de servicios de salud- IPS, originada en las inconsistencias detectadas en la revisión de las facturas y sus respectivos soportes, las cuales pueden determinarse al interior de la misma institución o por las entidades con las cuales se hayan celebrado contratos de prestación de servicio tales como: Empresas promotoras de salud - EPS, Administradoras del régimen subsidiado – ARS, Compañías de seguros, Direcciones seccionales de salud y otras IPS.


Gerente.

18

LINEA PRESUPUESTAL

#

TIPO DE HALLAZGO

DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA

PAGINA DEL

INFORME

A D P F S

6 X

La administración de la ESE Hospital San Juan de Dios de Galán recaudo recursos por valor de $507,084,044.00 equivalente a 42% del total presupuestado observándose que adición recursos por concepto de transferencias del departamento por valor de $491.905.109 y en la ejecución presupuestal de ingresos no registro el recaudo realizado del 50%.

OLGA CALA CALA Gerente.

21

7

D E S V I R T U A D O 21




INFORME DEFINITIVO


8 X

Se observó que los actos administrativos mediante los cuales se realizan las modificaciones al presupuesto no tienen el soporte del certificado de disponibilidad presupuestal


22

9 X

existencia de un desequilibrio en su Situación Presupuestal, originado en un déficit presupuestal por valor de $-52.533.131 en la vigencia 2011 , reflejando una deficiencia en la Planificación y Gestión financiera evidenciándose en la realización de compromisos presupuestales, sin el respaldo del recaudo efectivo de su fuente de financiación.


23

10 X

Se observa que se están adicionando recursos en exceso de saldo disponible, lo que puede estar llevando a la administración a incurrir en un déficit como efectivamente esta ocurriendo,


24

11

X

Según la ejecución presupuestal de ingresos la administración registra una adición por de $24.262.539 por concepto de recuperación de cartera vigencias anteriores y, no registro ningún valor recaudado, pero si contablemente esta registrando que hubo recuperación de cartera por valor de $9.000.000.


25

LINEA CONTRACTUAL

No TIPO DE

HALLAZGO DESCRIPCION DEL HALLAZGO PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA PAG

A D P F S

12 D E S V I R T U A D O . 29

13 X X

La obra en cuestión cuentan con una ineficiente planeación evidenciada principalmente en el hecho de que pasados más de 10 meses de la suscripción del contrato y del giro del anticipo de los recursos, no se han adelantado de manera eficiente los productos y obligaciones inicialmente establecidas en Cabeza del contratista. La obra quedo con las columnas iniciales, las cuales igualmente hay que modificarles la altura, no se ha realizado ninguna actividad tendiente a continuar con la ejecución del contrato. Cuando el objeto de la contratación incluya la realización de una obra, la entidad contratante deberá contar con los estudios y diseños que permitan establecer la viabilidad del proyecto y su impacto social, económico y ambiental, puesto que los errores y desaciertos que se observan en la ejecución de la obra obedecen a deficiencias y fallas en los estudios y diseños. En cuanto a los dineros del anticipo se pudo determinar que de conformidad con el Contrato de Obra 001 del 25 de Noviembre del 2011, se estipulo que una vez estuviese perfeccionado el Contrato y cumplidos los requisitos de ejecución del mismo, se pagaría el Valor correspondiente al Anticipo equivalente al 50% del valor de la obra; evidenciándose en el expediente, el cheque No. 0001204 Girado por la E.S.E, Hospital San Juan de Dios de Galán, a favor del Consorcio Galán, con fecha de 2011-12-01. Dineros que están en manos del contratista y a la fecha se desconoce si permanecen en las cuentas donde fueron consignados o si por el contrario fueron retirados por el contratistas, como lo exige el numeral a de la

ADMINISTRATIVO- OLGA CALA CALA.- Gerente ESE Hospital de Galàn DISCIPLINARIO- CONSTRUCTORA DANGO LTDA. R.L DANUIL DE JESUS NAVARRO G. Interventor. LUIS GONZALO ARIZA QUINTERO. Supervisor de la Interventoria. CONSORCIO GALAN 2012- R.L Ricardo Latorre Rico.

34




INFORME DEFINITIVO


Clausula Tercera del contrato de Interventoria No. 1606/11. Se evidencia una debilidad en el proceso de gestión contractual, que hace referencia a las labores de Interventoría y/o supervisión, designada por la entidad para efectos de verificar el cumplimiento de las obligaciones asumidas por el contratista con la suscripción del contrato No. 1606 del 5 de Septiembre del 2011. En el Contrato de Obra hay ausencia total de informe del interventor. Por otra parte, de conformidad con el Acta de Comité de Obra No. 6 del 24 de Agosto del 2012, se pudo determinar que el Certificado de Disponibilidad No. 11-09003, el cual aparece físicamente en el expediente fue anulado, y no aparece evidencia del Registro Presupuestal, según la información que aparece en el Sistema de la E.S.E. No se evidencia en el expediente que el contratista haya anexado la correspondiente póliza en la cual se actualiza las vigencias, por el reinicio de la obra.

14 D E S VI R T U A D O . 47

15 . D E S VI R T U A D O .

49

16 D E S V I R T U A D O 52

17 X

Se evidencia un desorden en las carpetas (o similar) de archivo de cada contrato; Los documentos se encuentran en desorden, no están foliados además los contratos no tiene una enumeración que permita identificarlos unos respecto de otros, no conservan un orden cronológico que permitan realizar con claridad el estudio correspondiente, por encontrarse en un expediente contractual partes de otro, lo cual dificulta la revisión de la documentación. Además de conformidad con la muestra solicitada, se pudo evidenciar, que los contratos no están enumerados físicamente, apareciendo en el SIA enumerados, por lo tanto la E.S.E, presento unos contratos que se asimilaban en Objeto contractual y cuantía a los solicitados en el requerimiento del 28 de Agosto del 2012.

OLGA CALA CALA R.L del Hospital de Galán.

55

18 X

Inconsistencias en la información del SIA: existencia de errores que alteran de forma notable la veracidad de la información registrada en el Sistema Integral de Auditorias, se indica que durante la vigencia 2011 se realizaron 71 contratos por valor de $ 278.852.374; sin embargo, de conformidad con la certificación expedida por la E.S.E Hospital de Galán, del 30 de Agosto del 2012, se celebro 21 contratos, por un valor de $ 278.852.374; pero se logro determinar en desarrollo de la presente auditoria que falto por relacionar contratos como el 001-2011, por valor de $ 491.905.109 cuyo objeto es “Construcción de la E.S.E Hospital Galán, Fase I (urgencias.).

En relación con los contratos revisados en el SIA, tienen un número y valor diferente al consignado en el físico de la minuta de los contratos.

OLGA CALA CALA

R.L del Hospital de Galán.

55

OTROS

19 X

Teniendo en cuenta que no se tiene evidencia real que el MECI se encuentre implementado en los procesos de la entidad, se levanta un Hallazgo de Tipo Administrativo a fin de que la

OLGA CALA CALA R.L del Hospital de Galán

58




INFORME DEFINITIVO


entidad ponga en funcionamiento inmediatamente el Subsistema de Control de Evaluación con sus respectivos componentes (Autoevaluación, Evaluación Independiente y Planes de Mejoramiento) y los elementos (Autoevaluación de Control. Autoevaluación de Gestión, Evaluación Independiente al Sistema de Control Interno, Auditoría Interna, Planes de Mejoramiento Institucional, Planes de Mejoramiento por Procesos y Planes de Mejoramiento Individual).

20

X

En el proceso Auditor se evidencio que no se dio cumplimiento al Plan de Mejoramiento en el plazo y en el tiempo establecido por la ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DE GALAN, el promedio total de cumplimiento fue del 45%,

ROSIBEL SANDOVAL PRADA- EX - R.L del

Hospital de Galán.

62

A= Hallazgo Administrativo D= Hallazgo Disciplinario P= Hallazgo Penal F= Hallazgo Fiscal S= Solicitud de Apertura Proceso Administrativo Sancionatorio

6. CUADRO DE HALLAZGOS DETECTADOS Y COMUNICADOS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 14

DISCIPLINARIOS 01

PENALES 00

FISCALES 00

SANCIONATORIOS 01

TOTAL HALLAZGOS 16

Continuación Informe Definitivo ESE Hospital San Juan de Dios de Galán

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER,




INFORME DEFINITIVO


MYRIAN LOPEZ VILLAMIZAR ZAYDA YANETH ZARATE PORRAS Profesional Universitaria Profesional Especializada ASTRID SORANGEL PLAZAS OVALLE NUBIA ESTHER LEON VILLALBA Profesional Especializada Coordinadora Equipo Auditor

LEYDY VIVIANA MOJICA PEÑA Sub Contralora Delegada para el Control Fiscal

NODO PROVINCIAL COMUNERO INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA...

Documents

Transcript of NODO PROVINCIAL COMUNERO INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA...