NODO SOTO Y MARES INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA...

Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6306416 Fax (7) 6306420 Bucaramanga Colombia.

www.contraloriasantander.gov.co

CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA EL CONTROL FISCAL Página 1 de 87

NODO SOTO Y MARES

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL

( No. 000146 28 Agosto 2014 )

ALCALDÍA MUNICIPIO DE ZAPATOCA

REPRESENTANTE LEGAL

SALVADOR DIAZ GARZON ALCALDE

TIEMPO DE EJECUCIÓN: Del 12 de mayo al 16 de mayo de 2014

VIGENCIA 2013




INFORME DEFINITIVO


ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PÉREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCÍA BENITEZ Sub. Contralora Delegada Para el Control Fiscal

GERMAN PEREZ AMADO Auditor Fiscal

Equipo Auditor

ZAIDA YANETH ZARATE PORRAS Profesional Especializada Coordinadora Auditoría

ASTRID PLAZAS OVALLE Profesional Especializada

ALVARO GUTIÉRREZ AYALA Profesional Especializado




INFORME DEFINITIVO


TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN 1. ANTECEDENTES 5

2. ALCANCE 5

3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 5

3.1 CONTROL DE GESTION 5

3.1.1 Gestión Contractual 5

3.1.2 Rendición y Revisión De Cuenta 27

3.1.3 Legalidad 27

3.1.4 Gestión Ambiental 27

3.1.5 Plan De Mejoramiento 29

3.1.6 Control Fiscal Interno 31

3.1.7 Tics 34

3.2 CONTROL DE RESULTADOS 37

3.2.1 Cumplimiento de Planes Programas y Proyectos 37

3.2.2 Seguimiento controles de advertencia 39

3.2.3 Seguimiento a Quejas y Denuncias 41

3.3 CONTROL FINANCIERO 47

3.3.1 Gestión Presupuestal 47

4. DICTAMEN DE AUDITORIA 59

5. CUADRO CONSOLIDADO DE OBSERVACIONES 61

6. CUADRO NUMERICO DE OBSERVACIONES 67




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INTRODUCCIÓN

La Contraloría General de Santander en desarrollo de su función Constitucional y legal y en cumplimiento de su plan general de auditoría vigencia 2014, practicó auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad especial al sistema de control: de legalidad, de gestión y resultados, revisión de la cuenta, control fiscal interno, componente ambiental, plan de mejoramiento, quejas y denuncias, y controles de advertencia de la alcaldía municipal de Zapatoca, para el período 2013. El desarrollo del proceso auditor se centró en el análisis al presupuesto, además del análisis a la línea de contratación, entre otros, por ser auditoría modalidad especial no incluye el dictamen sobre la razonabilidad de las cifras de los estados financieros. Es importante resaltar que las observaciones fueron informadas a la administración dentro del desarrollo de la auditoría. Las respuestas dadas por la entidad fueron analizadas, verificadas e incluídas en el informe cuando se consideraron pertinentes. La Contraloría General de Santander, espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la entidad, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la entidad.




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1. ANTECEDENTES En el año 2013, se practicó auditoría gubernamental con enfoque integral modalidad regular a la alcaldía municipal de Zapatoca, por la cuenta de la vigencia 2012, fenecida con No. 000003 del 21 de enero de 2014 y dando como resultado la suscripción de un plan de mejoramiento por parte de la entidad con vencimiento de metas a diciembre de 2014. 2. ALCANCE El proceso auditor se orientó al análisis y evaluación al sistema de control: de legalidad, de gestión y resultados, revisión de la cuenta, control fiscal interno, componente ambiental, plan de mejoramiento, plan de desarrollo, tecnologías de la información y comunicación (TICS), quejas y denuncias, y controles de advertencia, tomando como insumo fundamental el informe rendido a la Contraloría General de Santander, mediante el aplicativo SIA y la documentación complementaria requerida, que allegó la Alcaldía municipal de Zapatoca, en el transcurso del proceso auditor, la revisión de los procesos anteriores son la base para el pronunciamiento de la vigencia analizada. 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 3.1 CONTROL DE GESTION

3.1.1 GESTION CONTRACTUAL Con el objeto de evaluar el grado de cumplimiento de los compromisos, técnicos, económicos y financieros propuestos por la Alcaldía del Municipio de Zapatoca – Santander para la ejecución de los planes, programas y proyectos en la vigencia 2013, se procedió a realizar análisis sobre el cumplimiento de las disposiciones legales, económicas y administrativas durante el Proceso Contractual en sus diferentes etapas para establecer en términos de calidad, cantidad y oportunidad los resultados obtenidos de la contratación. El Municipio de Zapatoca suscribió 112 contratos durante la vigencia 2013, por un valor de TRES MIL MILLONES CIENTO UN MIL SEISCIENTOS CINCUENTA Y NUEVE MIL OCHOCIENTOS SESENTA PESOS MCTE $3.101.659.860. Discriminados bajo las siguientes Modalidades de Contratación:

CONTRATOS 2013 SEGÚN MODALIDAD DE SELECCIÓN

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN

NUMERO DE CONTRATOS SEGÚN MODALIDAD

VALOR TOTAL CONTRATACION SEGÚN MODALIDAD DE CONTRATACIÓN

CONTRATACIÓN DIRECTA 57 $1.219.488.393

LICITACIÓN PUBLICA 2 $667.969.821

MÍNIMA CUANTÍA 41 $400.297.043

SELECCIÓN ABREVIADA 12 $813.904.603




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TOTAL 112 $3.101.659.860.

CONSOLIDADO CONTRATACION 2013 POR CLASE DE CONTRATO

CLASE DE CONTRATO 2013

Nro. Valor

C1 PRESTACIÓN DE SERVICIOS 45 711,488,643

C2 CONSULTORIA 3 39,964,950

C3 INTERVENTORIA 1 8,500,000

C4 MANTENIMIENTO 1 30,000,000

C5 OBRA 7 1,030,036,820

C6 COMPRA Y SUMINISTRO 28 441,156,343

C9 ARRENDAMIENTO 1 16,450,000

C12 TRANSPORTE 3 86,549,268

C13 PUBLICIDAD 1 7,200,000

C15 SEGUROS 1 11,814,086

CONVENIO DE ASOCIACION CON PARTICULARES

21 684,195,421

TOTAL 112 3,067,355,531 Fuente: SIA y SECOP

Del total de los contratos para la vigencia 2013 se tomó una muestra de (19) contratos por un valor de MIL SETECIENTOS TREINTA Y NUEVE MILLONES TRESCIENTOS NOVENTA Y SIETE MIL QUINIENTOS OCHENTA Y OCHO PESOS MCTE ($1.739.397.588), correspondiente al 56% del valor total contratado y 17% del número total de los contratos.




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MUESTRA CONTRATACION VIGENCIA 2013

#

OBJETO DEL CONTRATO

CONTRATISTA

MODALIDAD

TIPO VALOR

1 39

MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE LA VIA CUCHILLA DEL RAMO-BELLAVISTA- SAN JAVIER - LOMA REDONDA - EN EL MUNICIPIO DE ZAPATOCA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

CONSORCIO MANTENIMIENTO VIAL 2013

Licitación pública OBRA $447,247,698

2 22

AUNAR ESFUERZOS PARA LA ADQUISICION DE UN VEHICULO DE BOMBEROS PARA EL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER

CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DEL

MUNICIPIO DE ZAPATOCA - SANTANDER

DIRECTA CONVENIO DE

ASOCIACIÓN CON PARTICULARES

$289,500,000

3 92

CONSTRUCCION DE UNIDADES SANITARIAS DENTRO DEL AREA DE INFLUENCIA DEL PROYECTO HIDROSOGAMOSO VEREDAS PALO BLANCO- SAN JAVIERBELLAVISTA- SANTA RITA CHOCOA- SAN ISIDRO Y LA. PLAZUELA EN EL MUNICIPIO DE ZAPATOCA DEPARTAMENTO DE SANTANDER

INSA S.A.S. LICITACIÓN PÚBLICA OBRA PÚBLICA $220,722,123

4 65

CONSTRUCCIÓN. MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE ALCANTARILLADO Y UN SECTOR VIAL VIA AL CORREGIMIENTO DE LA FUENTE DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER

JUAN PABLO BALLEN ARIZA SELECCIÓN ABREVIADA OBRA PÚBLICA $165,000,000

5 45

MANTENIMIENTO. CONSTRUCCION Y RECUPERACION DEL ALUMBRADO PUBLICO EN EL CASCO URBANO Y EN EL CORREGIMIENTO DE LA FUENTE DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER

CONSORCIO ILUMINACION ZAPATOCA

SELECCIÓN ABREVIADA CONTRATOS DE OBRA $117,779,999

6 78 ADQUISICION DE MOBILIARIO PARA LA DOTACION DE DIFERENTES ESCUELAS DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA

JAIRO OSORIO CABALLERO SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA $80,898,000

7 19

CONTRATO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LOS VEHICULOS Y MAQUINARIA PESADA PROPIEDAD DEL MUNICIPÌO PARA SU OPERACIÓN EN EL MEJORAMIENTO Y CONSERVACION DE LA MAYA VIAL MUNICIPAL DE ZAPATOCA SANTANDER

ALIRIO CHAPARRO ALVAREZ SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA $ 60.000.000

8 66

CONSTRUCCION ADECUACION Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA EN EL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER

JUAN PABLO BALLEN ARIZA SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA $ 50.000.000

9 27

PRESTACION DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO CON SUS RESPECTIVOS PERIFERICOS Y ACCESORIO. DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL JUNTO CON LA INSTALACION DE CABLEADO ESTRUCTURADO AL INTERIOR DE LA ALCALDIA MUNICIPAL Y SUS OFICINAS ANEXAS

MARINO DUARTE SILVA MINIMA CUANTIA PRESTACION DE

SERVICIOS $13,470,000

10 59

PRESTACION DE SERVICIOS DE TRANSPORTE ESCOLAR PARA LOS NIÑOS Y NIÑAS DEL AREA RURAL DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA

COOPERATIVA DE TRANSPORTE DEL MEDIO

MAGDALENA LTDA-COOTRANSMAGDALENA

S.A SUBASTA INVERSA $47,449,268

11 23

PRESTACION DE SERVICIOS PARA EL MONTAJE DE LA PLATAFORMA DE INTERNET BANDA ANCHA LICENCIADO CON ANCHO DE BANDA DE 2 MBT Y EL SOPORTE TECNICO DE LA RED PARA LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION MUNICPAL. EL AULA VIRTUAL Y EL SALON DE AUDIO VISUALES DEL INSTITUTO TECNICO SANTO TOMAS JUAN XXIII

MARLON SUAREZ DUEÑEZ MINIMA CUANTIA PRESTACION DE

SERVICIOS $16,430,000

12 3

ADQUISICION DE ELEMENTOS DE PAPELERIA Y UTILES DE OFIICNA PARA LAS DIFFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE ZAPATOCA SANTANDER

GUSTAVO ADOLFO PEÑA GUARACAO

MINIMA CUANTIA SUMINISTRO $15,648,500

13 6

PRESTACION DE SERVICIOS DE PAOYO A LA GESTION DE ASISTENCIA A LA OFICINA DE LA SECRETARIA DE GOBIERNO MUNICIPAL EN LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE REQUIERA LA DEPENDENCIA PARA SU NORMAL FUNCIONAMIENTO

CLARITZA RUEDA SUAREZ DIRECTA PRESTACION DE

SERVICIOS $ 13.000.000

14 14

PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ADMINISTRACION Y DIRECCION DE LA PAGINA WEB DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA

NUBIA ANDREA LEAL ABRIL DIRECTA PRESTACION DE


15 1

PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE ASESORIA JURIDICA EN MATERIA CONTRACTUAL Y LA ASESORIA JURIDICA EXTERNA EN LA REPRESENTACION JUDICIAL DEL MUNICPIO DE ZAPATOCA SANTANDER

DIDIER AUGUSTO RODRIGUEZ LEON

DIRECTA PRESTACION DE


16 9 PRESTACION DE SERVICIOS LINA MARIA ARENAS DIRECTA PRESTACION DE $ 9.000.000




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PROFESIONALES PARA LA ELABORACION DEL PLAN DE ACCION TERRITORIAL. PARA LA ASISTENCIA ATENCION Y REPARACION INTEGRAL DE LAS VICTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER (PAT 2013-2015) Y LA ACTUALIZACION DE DATOS EN LA PLATAFORMA DEL RUCSICST DE CONFORMIDAD CON EL PAT APROBADO

SALAZAR SERVICIOS

17 35

SUMINISTRO DE RACIONES ALIMENTARIAS PARA LAS UNIDADES DE REFUERZO DE LA POLICÍA, QUE PRESTAN SUS SERVICIOS DE APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA SEGURIDAD DURANTE LOS FINES DE SEMANA, DÍAS FESTIVOS, FERIADOS Y FECHAS ESPECIALES MEDIANTE LOS OPERATIVOS DE VIGILANCIA Y CONTROL QUE SE REALIZAN EN LA JURISDICCIÓN DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA

FUNDASERVICE O.N.G S.A SUBASTA INVERSA $ 20.822.000.00

18 41

ORGANIZACIÓN, COORDINACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA OLIMPIADA SOCIO-CULTURAL Y DEPORTIVA UNA OPORTUNIDAD DE INTEGRACIÓN PARA LA FAMILIA DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA

FUNCOLPAZ S.A SUBASTA INVERSA $108.430.000

19 30 PRESTACION SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION PARA LA CAPACITACION A LAS MUJERES CABEZA DE FAMILIA

INES PRADA DE FIGUEROA DIRECTA PRESTACION DE


TOTAL $1.739.397.588

CONTRATOS N°. 03, 027, 041, 059 de 2013.

CONTRATO N°. 03 - 13 TIPO DE CONTRATO: MINIMA CUANTIA

CONTRATISTA: FUTURA SOLUCIONES INTEGRALES S.A.S R.L GUSTAVO ADOLFO PEÑA GUARACAO

VALOR: $ 15.648.500.

OBJETO: ADQUISICION DE ELEMENTOS DE PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA PARA LAS DIFFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE ZAPATOCA SANTANDER

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 15 DIAS

SUSCRIPCIÓN CONTRATO: 2013-01-25

ACTA DE INICIO: 2013-01-31

ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2013-02-15

CONTRATO N°. 027 - 13 CONTRATISTA: MARINO DUARTE SILVA

VALOR: $ 13.470.000

OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO, CON SUS RESPECTIVOS PERIFERICOS Y ACCESORIO. DE LAS DIFERENTES DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL JUNTO CON LA INSTALACION DE CABLEADO ESTRUCTURADO AL INTERIOR DE LA ALCALDIA MUNICIPAL Y SUS OFICINAS ANEXAS

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 8 M


ACTA DE INICIACIÓN: 2013-04-30

CONTRATO N°. 041 - 13 TIPO DE CONTRATO: S.A – SUBASTA INVERSA

CONTRATISTA: FUNCOLPAZ R.L NELSON GABRIEL REMOLINA C.

VALOR: 108.430.000

OBJETO: ORGANIZACIÓN, COORDINACIÓN Y EJECUCIÓN DE LA OLIMPIADA SOCIO-CULTURAL Y DEPORTIVA UNA OPORTUNIDAD DE INTEGRACIÓN PARA LA FAMILIA DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 6 MESES







INFORME DEFINITIVO


CONTRATO N°. 059 - 13 CONTRATISTA: COOTRANSMAGDALENA

VALOR: $ 47.449.268

OBJETO: PRESTACION SERVICIOS DE TRANSPORTE ESCOLAR PARA LOS NIÑOS Y NIÑAS DEL AREA RURAL DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 36 DIAS CALENDARIO ESCOLAR




ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL: En los contratos referenciados, se estableció que la administración verificó y documentó que los contratistas cumplieran entre otros con los siguientes requisitos pre-contractuales: no estar incluído en el boletín de responsables fiscales de la contraloría general de la república, no encontrarse inhabilitado para contratar con el estado, estar afiliado como aportante al sistema de seguridad social en salud y pensiones, debidamente soportada la experiencia y/o formación académica del contratista, certificado de antecedentes de la procuraduría general de la nación entre otros. Analizados los soportes documentales correspondientes los contratistas cumplieron con el objeto contractual de la manera establecida en la minuta, como se observa en las actas de recibo final y de liquidación, donde las partes declaran estar a paz y salvo por todo concepto. Existe certificación y registro extraído de la página web del SECOP, donde se detalla la fecha y hora de cada una de las publicaciones realizadas en los presentes procesos de selección en el Portal Único de Contratación SECOP, donde se evidencia el cumplimiento del decreto 734 de 2012. OBSERVACION DE AUDITORIA N° 1 CONTRATOS N°. 045, 023 de 2013.

CONTRATO N°. 045 - 13

TIPO DE CONTRATO: S.A – SUBASTA INVERSA

CONTRATISTA: CONSORCIO ILUMINACION ZAPATOCA

VALOR: $ 117,779,999

OBJETO: MANTENIMIENTO. CONSTRUCCION Y RECUPERACION DEL ALUMBRADO PUBLICO EN EL CASCO URBANO Y EN EL CORREGIMIENTO DE LA FUENTE DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER








INFORME DEFINITIVO


Es obligación de los servidores buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y proteger los derechos de la entidad. El contrato se liquidó el 5 de septiembre del 2013, y a la fecha, de acuerdo a la certificación emitida por la oficina de Planeación Municipal existen aproximadamente 37 luminarias dañadas. La Administración Municipal, deberá finiquitar los trámites administrativos necesarios para hacer efectiva la póliza única de garantía, correctivos necesarios y en derecho que propenda el cumplimiento de la función administrativa, a fin de evitar posibles faltas que podrían ocasionar detrimentos patrimoniales o de diversas connotaciones. Observación de tipo ADMINISTRATIVA.


TIPO DE CONTRATO: MINIMA CUANTIA - PRESTACION DE SERVICIOS

CONTRATISTA: COMFLYTEL S.A.S

VALOR: $ 16.430.000.

OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS PARA EL MONTAJE DE LA PLATAFORMA DE INTERNET BANDA ANCHA LICENCIADO CON ANCHO DE BANDA DE 2 MBT Y EL SOPORTE TECNICO DE LA RED PARA LAS DEPENDENCIAS DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL. EL AULA VIRTUAL Y EL SALON DE AUDIO VISUALES DEL INSTITUTO TECNICO SANTO TOMAS JUAN XXIII





Al evaluarse las carpetas de los contratos N°. 045 y 023 del 2013 que contienen la documentación soporte del contrato, se evidenció que los informes de supervisión corresponden a unas plantillas preestablecidas donde el supervisor certifica el cumplimiento y recibo a satisfacción del objeto y obligaciones contractuales, autorizando el pago correspondiente. Informes que no registran una descripción detallada de la ejecución del contrato, como: Estado financiero del contrato, avance del contrato, servicio o suministro, los servicios y productos recibidos a satisfacción y/o cantidad de obra ejecutada (si hay lugar a ello), estableciendo si cumplen o no con las condiciones de calidad exigidas por el contratante y ofrecidas por los contratistas. Así mismo, no se evidencian las novedades o situaciones anormales presentadas durante el desarrollo del contrato (si hay lugar a ello) y actividades realizadas por la supervisión. Asimismo, una de las funciones del contratista es certificar el cumplimiento de sus obligaciones en el contrato, que corresponden a actividades de verificación en desarrollo de la ejecución del objeto contractual, constituyéndose como un requisito para el pago de las mensualidades pactadas, pero se evidenció que no se generaron informes de actividades completos, concretos, cronológicos y técnicos, que demuestre la ejecución del objeto contractual y el cumplimiento de las funciones pactadas.




INFORME DEFINITIVO


Riesgo en que se encuentra la entidad por no exigir el cumplimiento de los requisitos requeridos al supervisor para la presentación de informes que permitan la toma oportuna de decisiones frente a eventuales incumplimientos contractuales.

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “El Contrato No 045 de 2013 contemplaba el cambio y reparación de luminarias, según el censo realizado por la Secretaria de Planeación en el momento de realizar los estudios previos, cuando se le dio inicio al contrato y luego de cumplir con las cien (100) luminarias contratadas, surgieron cuarenta (40) nuevas farolas dañadas que el contratista asumió reparar voluntariamente, ejecutándose por parte de la empresa contratista una mayor cantidad de lo presupuestado en el contrato por el mismo valor. La Oficina de Planeación e Infraestructura requirió al contratista para que se hagan las reparaciones de aquellas farolas que se encuentren en mal estado (Se anexa copia del informe y CD del registro fotográfico). En caso de no acceder el contratista a realizar las reparaciones solicitadas, la entidad adelantará el proceso de reclamación aplicando lo establecido en el artículo 86 de la Ley 1474 de 2011 y el artículo 128 del Decreto 1510 de 2013. Por su parte en cuanto a los informes de supervisión se está adelantando la implementación del manual de supervisión e interventoría con el fin de superar los errores que hasta la fecha se han cometido. ANEXOS- -Informa final contrato 045 de 2013 – cuadro comparativo de items contratados (Folios 02 al 06) -Relación de luminarias mantenidas (folios 07 al 21) -Requerimiento visita técnica (folios 22-23) -CD registro fotográfico contrato 045 de 2013. (Folio 24)”

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR Se CONVALIDA como hallazgo ADMINISTRATIVA a fin de que esta situación no ocurra en un futuro al interior de la alcaldía del municipio, y por tal razón se incluya este punto en el correspondiente Plan de Mejoramiento de la entidad. TIPO DE HALLAZGO : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal



CONTRATISTA: FUNDASERVICE O.N.G

VALOR: $ 20.822.000

OBJETO: SUMINISTRO DE RACIONES ALIMENTARIAS PARA LAS UNIDADES DE REFUERZO DE LA POLICÍA, QUE PRESTAN




INFORME DEFINITIVO


SUS SERVICIOS DE APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA SEGURIDAD DURANTE LOS FINES DE SEMANA, DÍAS FESTIVOS, FERIADOS Y FECHAS ESPECIALES MEDIANTE LOS OPERATIVOS DE VIGILANCIA Y CONTROL QUE SE REALIZAN EN LA JURISDICCIÓN DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA.

TIEMPO DE EJECUCIÓN: HASTA 31 DE DICIEMBRE DE 2013.

SUSCRIPCIÓN CONTRATO:

2013-05-29



OBSERVACIÓN DE AUDITORIA N° 2 Se evidenció que se realizaron actas de pago de avance sin verificar el porcentaje de cumplimiento de actividades, no se encontraron completos los soportes de las gestiones realizadas para el cobro de la deuda, hizo falta la primera cuenta de cobro por la suma de $3.432.000; la cual de conformidad con la minuta del contrato tenía que presentar el contratista para el pago correspondiente.

REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Se anexa la documentación faltante, la cual se encontraba traspapelada, lamentamos lo ocurrido y por ello se implementaran medidas administrativas con el fin de evitar que ocurran nuevamente estos errores de archivo. ANEXO:

13 (26-27)

-31)”.

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR

Se RATIFICA la observación administrativa para ser incluida dentro de un plan de mejoramiento tal y como lo ratifica la entidad en su respuesta, al acogerse a la observación realizada por este ente de control. TIPO DE OBSERVACION : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal


TIPO DE CONTRATO: S.A – OBRA

CONTRATISTA: JUAN CARLOS BALLEN ARIZA

VALOR: 165.000.000

OBJETO: CONSTRUCCIÓN. MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE ALCANTARILLADO Y UN SECTOR VIAL VIA AL CORREGIMIENTO DE LA FUENTE DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER

ANTICIPO: 40% $ 66.000.000.


SUSCRIPCIÓN 2013-10-09




INFORME DEFINITIVO


CONTRATO:



ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL:

En el período comprendido entre el 14 de Noviembre al 29 de diciembre del 2013, la firma contratista desarrolló las actividades relacionadas en la correspondiente minuta del contrato.

Las actividades realizadas fueron aceptadas a satisfacción por parte de la Alcaldía Municipal, la cual mediante certificación escrita avala las cantidades ejecutadas.



CONTRATISTA: JAIRO OSORIO CABALLERO

VALOR: $ 80.898.000

OBJETO: ADQUISICION DE MOBILIARIO PARA LA DOTACION DE DIFERENTES ESCUELAS DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA





OBSERVACIÓN DE AUDITORIA N° 3 La administración no cumple con lo establecido en las normas; no existen políticas y lineamientos generales para la administración de los bienes muebles de la entidad, es inapropiado el manejo de las entradas y salidas de elementos.




INFORME DEFINITIVO


De acuerdo al análisis anterior se demuestra una deficiencia en el proceso que debe adelantar el supervisor en el seguimiento de la ejecución contractual, dando como resultado una falta de evidencia documental del proceso de seguimiento del supervisor lo que puede generar riesgo en la ejecución de los contratos. No hay acta de entrega o salida de almacén de los elementos comprados como se contempla en los estudios previos. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Revisado los documentos en la adquisición de mobiliario para la dotación de diferentes escuelas del Municipio de Zapatoca, se evidencia que se cumple con las políticas y lineamientos generales para la administración de los bienes muebles de la entidad, se anexa entradas y salidas del almacén de dicha adquisición. El Municipio de Zapatoca tiene el Software del GD, para el manejo de almacén herramienta que cumple con los parámetros exigidos por las normas de la administración pública. ANEXOS:

sta respecto al manejo y control de los bienes muebles adquiridos por la Administración Municipal (folio 33).

ión entrega de elementos contrato 078 de 2013 (folios 36 al 40)

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR Analizada con detenimiento la respuesta dada, en relación con la presente observación se debe establecer que se aceptan por el equipo auditor los argumentos planteados de conformidad con los anexos allegados, razón por la cual se decide DESVIRTUAR la conducta administrativa endilgada.


TIPO DE CONTRATO: S.A - OBRA

CONTRATISTA: JUAN CARLOS BALLEN ARIZA

VALOR: $ 50.000.000

OBJETO: CONSTRUCCION ADECUACION Y MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA EDUCATIVA EN EL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER





ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL: En la etapa previa al contrato, se identifica la necesidad a satisfacer y la naturaleza del mismo; con base en esto, se adelanta la selección del contratista.




INFORME DEFINITIVO


El contrato se ejecutó de la manera pactada, como consta en el acta de recibo final y en el acta de liquidación del contrato; la función del interventor y/o supervisor, fue cumplida a cabalidad.


TIPO DE CONTRATO: C.D – PRESTACION DE SERVICIOS

CONTRATISTA: CLARITZA RUEDA SUAREZ

VALOR: $ 13.000.000

OBJETO: PRESTACION DE SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION DE ASISTENCIA A LA OFICINA DE LA SECRETARIA DE GOBIERNO MUNICIPAL EN LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE REQUIERA LA DEPENDENCIA PARA SU NORMAL FUNCIONAMIENTO

TIEMPO DE EJECUCIÓN: HASTA 31 DE DICIEMBRE DEL 2013



SUPERVISION: SECRETARIA DE GOBIERNO

OBSERVACION DE AUDITORIA N° 4 CONDICIÓN: Se evidencia en el expediente contractual que no están completos los pagos al Sistema de Seguridad Social, hace falta la planilla de pago del mes de Julio del 2013. Por lo tanto no se realiza la verificación por parte del supervisor del cumplimiento de las obligaciones del contratista en relación con el pago de los sistemas de salud y pensión. Para que la Administración proceda a realizar los pagos al contratista, se requiere que haya presentado el pago de la Seguridad Social con los soportes correspondientes. CRITERIO O NORMA VIOLADA: Art. 50 Ley 789/2002 CAUSA: Fallas en la verificación por parte de la Supervisión del contrato. EFECTO: La Administración Municipal realizó el desembolso sin verificar del requisito del pago de la Seguridad Social. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Se evidencio que efectivamente no se encuentra dentro de la carpeta el soporte del pago de seguridad social del mes de julio de 2013, a lo que debo informar que se trata de un error involuntario al no reposar dicho documento en la carpeta del contrato, ya que cada vez que se hace pago a un contratista este debe presentar todos los documentos, dicho error ya fue subsanado. Adjunto copia del soporte correspondiente al mes de julio de 2013. ANEXO -

Planilla de pago contrato 06 de 2013. (Folios 49 al 52)





INFORME DEFINITIVO


Se DESVIRTUA la observación DISCIPLINARIA, por cuanto se presenta constancia o prueba que demuestra que se realizó la verificación periódica del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social, pero se CONFIRMA la observación ADMINISTRATIVA, a fin de que esta situación no ocurra en un futuro al interior de la alcaldía y por tal razón se incluya este punto en el correspondiente Plan de Mejoramiento de la entidad.

CONTRATO N°. 092 – 13

TIPO DE CONTRATO: LICITACION PUBLICA – OBRA

CONTRATISTA: INSA S.A.S

VALOR: $ 221.000.000

OBJETO: CONSTRUCCION DE UNIDADES SANITARIAS DENTRO DEL AREA DE INFLUENCIA DEL PROYECTO HIDROSOGAMOSO VEREDAS PALO BLANCO- SAN JAVIERBELLAVISTA- SANTA RITA CHOCOA - SAN ISIDRO Y LA PLAZUELA EN EL MUNICIPIO DE ZAPATOCA DEPARTAMENTO DE SANTANDER.




ACTA DE LIQUIDACIÓN: N/A

SUPERVISION: WILSON CORREA AGUILAR

ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL: La parte precontractual, se desarrolló atendiendo los parámetros establecidos en la Ley 80/93, y demás normas que regulan la materia; de igual forma se observa, que en desarrollo de este contrato, se tuvo en cuenta los principios plasmados en el Estatuto General de Contratación.


TIPO DE CONTRATO: LICITACION – OBRA

CONTRATISTA: CONSORCIO MANTENIMIENTO VIAL 2013

VALOR: $ 447.247.706,42

OBJETO: MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE LA VIA CUCHILLA DEL RAMO-BELLAVISTA- SAN JAVIER - LOMA REDONDA - EN EL MUNICIPIO DE ZAPATOCA DEPARTAMENTO DE SANTANDER





ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL: El municipio de Zapatoca celebró con el Instituto Nacional de Vías (INVIAS) convenio Interadministrativo N°: 1800 de 2012, cuyo objeto es “MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE LA VIA CUCHILLA DEL RAMO-BELLAVISTA- SAN JAVIER - LOMA REDONDA - EN EL MUNICIPIO DE ZAPATOCA DEPARTAMENTO DE SANTANDER”; por valor de 450.000.000, con un plazo de ejecución hasta el 31 de diciembre de 2013.




INFORME DEFINITIVO


El municipio de Zapatoca celebró Contrato de Obra N°. 039 de 2013, con el consorcio Mantenimiento Vial 2013 representada legalmente por ALEX EDGARDO ABRIL BARAJAS, por la suma de ($ 447.247.698,42). El contrato se encuentra ejecutado en un 100%, tiene acta de recibo final de febrero 18 de 2014. Queda un 10% para cancelar en el acta de liquidación después de recibida la orden o autorización por INVIAS.


TIPO DE CONTRATO: CONVENIO DE ASOCIACION

CONTRATISTA: CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIO DE ZAPATOCA R.L MILTON JOSE MORA GOMEZ.

VALOR: $ 289.500.000

OBJETO: AUNAR ESFUERZOS PARA LA ADQUISICION DE UN VEHICULO DE BOMBEROS PARA EL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER





SUPERVISOR: MIGUEL MARIA RANGEL REYES Jefe Oficina General y de Gobierno.

ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL: La Secretaría del Interior del Departamento de Santander, representada Legalmente por Carlos Ibáñez Muñoz; suscribió con el Municipio de Zapatoca, Convenio Interadministrativo N°: 00004404 del 04 de Octubre del 2013, cuyo objeto es “AUNAR ESFUERZOS PARA LA ADQUISICION DE UN VEHICULO DE BOMBEROS PARA EL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER”, por valor de $ 249.500.000, con un plazo de 2 meses. El municipio de Zapatoca suscribió un convenio de Asociación N°. 022-13, cuyo objeto es “AUNAR ESFUERZOS PARA LA ADQUISICION DE UN VEHICULO DE BOMBEROS PARA EL CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA SANTANDER”. Dichos recursos fueron adquiridos con la Gobernación de Santander y recursos del Municipio, donde la Gobernación aportó la suma de $ 249.500.000 y el Municipio aportó la suma de $ 40.000.000, para un total de $ 284.500.000. Mediante resolución N°: 494 del 27 de Noviembre de 2013, el municipio de Zapatoca giró la totalidad de los recursos a favor del CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE ZAPATOCA. El 11 de Diciembre del 2013, el CUERPO DE BOMBEROS VOLUNTARIOS DE ZAPATOCA, suscribió contrato de Suministro con ALPERCORP COLOMBIA LTDA, representada legalmente por NICOLAS PEDRAZA SEGURA, por valor de $ 289.500.000.




INFORME DEFINITIVO


El 28 de Enero del 2014, se suscribe OTRO-SI, al convenio de Asociación N°: 022-2013, por un término de 90 días hábiles. Se evidencia Informe de Interventoría N°. 01 del 27 de Marzo del 2014, realizada por JORGE ALEJANDRO SERRANO OTERO, al contrato de suministro.

De conformidad con la certificación suscrita por ALPERCORP COLOMBIA LTDA, donde manifiesta que el vehículo estará disponible para la entrega el 5 de Junio de 2014, de conformidad con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato. CONTRATOS N°. 001, 014 de 2013. NO PUBLICACION OPORTUNA EN EL SECOP Existe certificación y registró extraído de la página web del SECOP, donde se detalla la fecha y hora de cada una de las publicaciones realizadas en el presente proceso de selección en el Portal Único de Contratación SECOP, donde se evidencia el incumplimiento del decreto 734 de 2012 respecto a la publicación oportuna de los contratos tal y como se detalla a continuación:

CONTRATO N°. 001 - 13 CONTRATISTA: DIDIER AUGUSTO RODRIGUEZ LEON

VALOR: $45.000.000

OBJETO: PRESTACION SERVICIOS ASESORIA JURIDICA

TIEMPO DE EJECUCIÓN: ENERO 09-2013 HASTA DICIEMBRE 31 DE 2013



ACTA DE LIQUIDACIÓN: 2013-10-30 LIQUIDADO POR MUTUO ACUERDO ANTES DEL VENCIMIENTO

El contrato fue publicado en el Secop el día 17 de enero de 2013 es decir ocho días después

CONTRATO N°. 014 -13 CONTRATISTA: NUBIA ANDREA LEAL ABRIL

VALOR: $12.000.000

OBJETO: PRESTACION SERVICIOS ADMINISTRACION PAGINA WEB

TIEMPO DE EJECUCIÓN: MARZO 06 DE 2013 HASTA DICIEMBRE 31 DE 2013




El contrato fue publicado en el Secop el día 13 de marzo de 2013 es decir doce días después. OBSERVACIÓN DE AUDITORÍA N°. 5.




INFORME DEFINITIVO


Se evidencia en el expediente contractual que no están completos los pagos al Sistema de Seguridad Social, hace falta la planilla de pago del mes de Julio del 2013. Por lo tanto no se realiza la verificación por parte del supervisor del cumplimiento de las obligaciones del contratista en relación con el pago de los sistemas de salud y pensión. Para que la Administración proceda a realizar los pagos al contratista, se requiere que haya presentado el pago de la Seguridad Social con los soportes correspondientes, es así que la Administración Municipal realizó el desembolso sin verificar del requisito del pago de la Seguridad Social. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“La Administración Municipal ya tomo medidas al respecto por la no publicación oportuna en el portal único de contratación SECOP, se cuenta con un funcionario que verifica dicha página para certificar que el contrato fue publicado oportunamente”.

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR Se deja en firme la OBSERVACION administrativa, para inclusión en el Plan de Mejoramiento, en procura de que la Administración continúe con las acciones de mejora, las cuales son objeto de comprobación en cualquier tiempo por parte de la Contraloría General de Santander. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO PRESUNTO RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON

Alcalde Municipal

CONTRATO N° 009 - 13 CONTRATISTA: LINA MARIA ARENAS SALAZAR

VALOR: $9.000.000

OBJETO: PRESTACION SERVICIOS ELBORACION PLAN DE ACCION TERRITORIAL





OBSERVACION DE AUDITORIA N° 6 CONDICIÓN: COTIZACION SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL El IBC del contratista fue por $1.400.000 debiendo realizar por $1.800.000, el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, que reza “…Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto




INFORME DEFINITIVO


cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas…En el evento en que no se hubieran realizado totalmente los aportes correspondientes, la Entidad pública deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones, conforme lo define el reglamento…” Igualmente el artículo 18 de la Ley 1122 de 2007, prevé …” que los independientes contratistas de prestación de servicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato”… y lo previsto en la Circular 00001 del 6 de diciembre de 2004 expedida por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social, significa que la base de cotización para los sistemas de salud y pensiones del contratista corresponderá exactamente al 40% del valor bruto del contrato facturado en forma mensualizada. La reglamentación del art. 3 del Decreto 1070 de mayo 28 de 2013 pone en cabeza de los contratantes el verificar que sus contratistas, por prestación de servicios, coticen sobre las bases correctas a su seguridad social. Revisados los pagos realizados por el contratista al SGSS en el contrato 009, se evidenció que el ingreso base de cotización no corresponde a los señalados en la ley. Así mismo la publicación de contrato en el secop no fue oportuna, el contrato fue publicado en el Secop el día 24 de febrero de 2013 es decir doce días después. Configurándose una observación de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría de tal manera que la publicación se realice oportunamente y la revisión del IBC de los contratistas, así mismo se denota la connotación disciplinaria por la vulneración los deberes funcionales de los responsables. La Alcaldía no publicó oportunamente el contrato vulnerando la norma la cual reza que deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Lo anterior denota un presunto incumplimiento al Artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Publicidad del procedimiento en el Secop. CRITERIO O NORMA VIOLADA: Artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012

Artículo 18 de la Ley 1122 de 2007 Artículo 50 de la Ley 789 de 2002 Articulo 34 Ley 734 de 2002

CAUSA: Los contratantes deben verificar que sus contratistas, por prestación de servicios, coticen sobre las bases correctas a su seguridad social. EFECTO: El ingreso base de cotización no corresponde a los señalados en la ley. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL




INFORME DEFINITIVO


Verificada la planilla de pago del contrato 009, se evidencia que la contratista LINA MARIA ARENAS SALAZAR, hace el pago por el 40% del valor del contrato anexamos copia de la planilla de pago, en la cual se puede observar que para los periodos 2013-01; 2013-02 y 2013-03 la base de cotización presenta dos valores diferentes, uno por Un millón cuatrocientos mil pesos ($1.400.000) y otro por Tres Millones Seiscientos Mil Pesos ($3.600.000), lo cual a claras luces demuestra que supero incluso la base de cotización aplicable a la cuantía mensualizado del contrato. ANEXO RESPUESTA INFORME DE CONTRALORIA OBSERVACIÓN 06.

Copia oficio dirigido a los Jefes de las Dependencias respecto al porcentaje de pago de seguridad social de los contratos de prestación de servicios. (folio 57)


Se CONFIRMA la observación ADMINISTRATIVA y DISCIPLINARIA, por cuanto La Alcaldía no publicó oportunamente el contrato vulnerando la norma la cual reza que deberá hacerse en la fecha de su expedición, o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Lo anterior denota un presunto incumplimiento al Artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012. Publicidad del procedimiento en el Secop. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO- DISCIPLINARIO CRITERIO O NORMA VIOLADA: Artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012

Artículo 18 de la Ley 1122 de 2007 Artículo 50 de la Ley 789 de 2002 Articulo 34 Ley 734 de 2002

PRESUNTO RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON

CONTRATOS N°. : 08, 011 del 2014 y 030 de 2013. OMISION EN EL PAGO DE LOS APORTES AL SISTEMA DE SALUD.

CONTRATO N° 08 -14 CONTRATISTA: GUSTAVO FIGUEROA JIMENEZ

VALOR: $ 10.000.000

OBJETO: PRESTACIÓN SERVICIOS COMO TECNICO AGROPECUARIO.




ACTA DE LIQUIDACIÓN: SE ENCUENTRA EN EJECUCION

En el contrato 08 de 2014 no se evidencian los pagos al sistema de seguridad social del contratista, El IBC del contratista debe realizarse sobre $ 800.000.

CONTRATO N° 011 - 14 CONTRATISTA: INES PRADA DE FIGUEROA

VALOR: $4.500.000

OBJETO: PRESTACION SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION PARA LA CAPACITACION A LAS MUJERES CABEZA DE FAMILIA




INFORME DEFINITIVO



SUSCRIPCIÓN CONTRATO: ENERO 24 DE 2014

ACTA DE INICIACIÓN: ENERO 24 DE 2014


CONTRATO N° 030 - 13 CONTRATISTA: INES PRADA DE FIGUEROA

VALOR: $7.000.000

OBJETO: PRESTACION SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION PARA LA CAPACITACION A LAS MUJERES CABEZA DE FAMILIA


SUSCRIPCIÓN CONTRATO: ABRIL 26 DE 2013


OBSERVACION DE AUDITORIA N° 7 CONDICIÓN: En los contratos 030 de 2013 y 011 de 2014 no se evidencian los pagos al sistema de seguridad social del contratista. Cuando se contrata a un trabajador pensionado se deben realizar los aportes al sistema de salud correspondiente, ya sea como asalariado o como trabajador independiente o contratista. En la alcaldía consideran que el pensionado, como ya la están descontando por concepto de salud, es decir que ya realiza aportes al sistema de salud, al vincularlos laboralmente no debe seguir aportando a salud, así como no debe seguir aportando a pensión, lo cual es incorrecto ya que un trabajador, cualquiera sea su forma de vinculación, está en la obligación de realizar aportes al sistema de salud sobre la totalidad de los ingresos recibidos. Así lo ha recordado el ministerio de la protección social en concepto 132363 del 12 de junio de 2011: “… las personas vinculadas mediante contrato de trabajo, los trabajadores independientes, pensionados o contratistas, de conformidad con lo establecido en el Artículo 26 del Decreto 806 de 1998 en concordancia con lo establecido en el Artículo 157 de la Ley 100 de 1993 para el Sistema de Salud, son considerados como afiliados obligatorios, por tal razón, no es aceptable ni válido legalmente que esas personas se abstengan de pagar los aportes a los sistemas en comento, argumentando que ya cotizan por otros ingresos percibidos. En este evento y para el caso específico de salud, el Artículo 65 del Decreto 806 de 1998 y el Artículo 29 del Decreto 1406 de 1999, señalan que todo afiliado debe cotizar sobre la totalidad de ingresos que perciba, es decir, sobre aquellos provenientes de sus varios ingresos laborales como trabajador dependiente, pensionado, independiente o contratista, situación ésta que nos lleva a concluir que el afiliado debe pagar los aportes al sistema de salud a los cuales está obligado sobre todos los ingresos que perciba, independientemente de que ya cotice previamente por un ingreso laboral o pensional; caso en el cual debe recordarse que el ingreso base de cotización no podrá ser superior a veinticinco (25) smlmv y que el aporte debe ser efectuado ante la misma EPS donde ya se encuentra afiliado, con el fin de evitar una multiafiliación”….




INFORME DEFINITIVO


CRITERIO O NORMA VIOLADA: Artículo 65 del Decreto 806 de 1998

Artículo 29 del Decreto 1406 de 199 Artículo 18 de la Ley 1122 de 2007 Artículo 50 de la Ley 789 de 2002

Articulo 34 Ley 734 de 2002 CAUSA: En los contratos 030 de 2013, 08 y 11 de 2014, se evidencia que la administración no está exigiendo la obligación de pagar los respectivos aportes al sistema de salud. EFECTO: Vulneración de los deberes funcionales de los responsables.


Al punto en mención sobre los contratos No 030 de 2013 y 011 de 2014, se anexan pagos de seguridad social. Cabe resaltar que la tesorería no cancela pagos sin sus respectivos soportes. En cuanto a la contratación de un trabajador pensionado se le informo a cada dependencia que maneja contratación, que éste debe cotizar salud a si sea pensionado, para de esta manera no volver a incurrir en error. (anexamos soportes de pago a salud). En cuanto a los contratos No 030, 08 y 011 de 2014, se informa que la Administración si exige los pagos de seguridad social y aportes a salud. ANEXO RESPUESTA INFORME DE CONTRALORIA OBSERVACIÓN 07

Copia comunicación Jefes de despacho respecto al pago de seguridad social, aun en el caso de encontrarse pensionados. (Folio 59)

Copia de las Planillas de la contratista Inés Prada Figueroa de los meses comprendidos entre enero y julio del año 2014.(del Folio 60 al folio 67).

Copia de las Planillas de seguridad social y pensión de la contratista Ines Prada Figueroa de los meses comprendidos entre los meses de abril al mes de diciembre del año 2013.(del folio 68 al folio 78).


La Entidad en la respuesta anexa los pagos al sistema de seguridad social del contratista en los contratos 030 de 2013 y 011 de 2014 por lo tanto se desvirtúa la observación administrativa con alcance disciplinario CONTRATO N° 019 - 13 CONTRATISTA: ALIRIO CHAPARRO ALVAREZ

VALOR: $60.000.000 ADICIONADO EN $7.222.836 (DIC. 05/13)

OBJETO: SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA LOS VEHICULOS Y MAQUINARIA PESADA DEL MUNICIPIO

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 10 ABRIL DE 2013 HASTA DICIEMBRE 27 DE 2013




INFORME DEFINITIVO





ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL: Verificados los documentos del contrato 019 registrados en el cuadro anterior los cuales reposan en el expediente contractual se evidenció que el contratista cumple con todos los requisitos exigidos en el contrato. Existe certificación y registro extraído de la página web del SECOP, donde se detalla la fecha y hora de cada una de las publicaciones realizadas en el presente proceso de selección en el Portal Único de Contratación SECOP, donde se evidencia el cumplimiento del decreto 734 de 2012. OBSERVACION DE AUDITORIA N° 8 Revisado el expediente contractual se evidenció que el municipio no contó con las medidas y medios que permitan mediante documentos soportes controlar la ejecución del contrato de suministro de combustible, filtro y aditivos con destino a la maquina pesada de propiedad del municipio en descripción y cantidades establecidas, preservando siempre el principio de transparencia que rige la contratación pública; para que por parte de la supervisión realicen los respectivos controles y verificaciones en el transcurso del desarrollo del objeto contractual. La supervisión debe verificar la ejecución del contrato mediante el informe de supervisión de las cantidades administradas. No se mantienen registros o un historial por cada vehículo de motor (diésel y gasolina) en el cual se indique placa del vehículo, día del suministro, la persona que utiliza el vehículo, la fecha en que se utilizó, el kilometraje recorrido, el consumo de combustible y los lugares de los viajes realizados con el fin de ejercer control por parte de la Entidad. En relación a estas erogaciones, es preciso indicar que la eficiencia en la gestión fiscal exige la adecuada y correcta adquisición de bienes y servicios, de acuerdo a lo previsto en el artículo 3 de la Ley 610 de 2000. En ese orden de ideas, se detectó, que el municipio adquirió y canceló el combustible, pero no existió un mecanismo de control para el suministro contratado. El kilometraje recorrido, el consumo de combustible y los lugares de los viajes realizados con el fin de ejercer control por parte de la Entidad. No se evidencia en el contrato que el supervisor realice un adecuado seguimiento a la ejecución del objeto contractual, al no existir un mecanismo de control por parte del supervisor del contrato para verificar la distribución del suministro contratado, en el que se establezca a qué vehículos se les suministró gasolina, acpm, el kilometraje recorrido, el consumo de combustible y los lugares de los viajes realizados. Configurándose una observación de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento.




INFORME DEFINITIVO



“La Administración por parte de la oficina de Planeación e Infraestructura ha implementado un control de suministro del combustible de los vehículos y maquinaria pesada del municipio por medio de un cuadro donde se deja plasmado los kilómetros, horas, cantidad de combustible y registro fotográfico del mantenimiento preventivo y correctivo de las vías a cargo de la entidad territorial (Anexo copia del cuadro). Se informa que en la carpeta del contrato de combustible si reposan registros de consumo de gasolina, y más evidente resulta aún que el combustible fue empleado en el mantenimiento de la malla al observar el registro fotográfico de los trabajos de mantenimiento y recuperación vial que se adelantó en el año 2013, en el cual se intervino el 80% de la red terciaria. En cuanto a los informes de supervisión se está adelantando la implementación del manual de supervisión e interventoría con el fin de superar los errores que hasta la fecha se han cometido”.


Analizada con detenimiento la respuesta dada en relación con la presente OBSERVACION, la entidad auditada acepta que está teniendo falencias en cuanto al control de suministro de combustible y los informes de supervisión, manifestando que “La Administración por parte de la oficina de Planeación e

Infraestructura ha implementado un control de suministro del combustible de los vehículos y maquinaria pesada del municipio y en cuanto a los informes de supervisión se está adelantando la implementación del manual de supervisión e interventoría con el fin de

superar los errores que hasta la fecha se han cometido”. Se debe establecer que se

CONVALIDA la observación administrativa a fin de poder hacerle seguimiento a

esta observación y lograr que la entidad implemente adecuadamente una herramienta tan importante como es el manual de supervisión e interventoría, y se incluya este punto en el correspondiente plan de mejoramiento de la entidad. TIPO DE OBSERVACION : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal

CONTRATO N°. 013 - 14 CONTRATISTA: NESTOR FERNANDO MACIAS PLATA

VALOR: $4.500.000

OBJETO: PRESTACION SERVICIOS DE APOYO A LA GESTION PARA EL CONTROL Y SEGUIMIENTO A LOS PROGRAMAS SOCIALES





OBSERVACION DE AUDITORIA N° 9.




INFORME DEFINITIVO


En el contrato 013 de 2014 el contratista persona natural o el representante legal de la persona jurídica son varones entre los 18 y 50 años que deben tener libreta militar; sin embargo, al realizar un análisis minucioso del expediente contractual se observa que la administración no realiza verificación de la definición de la situación militar del contratista; ya que no hay constancia de esta verificación por parte de la alcaldía.

“Cumplimiento de la obligación de la definición de situado militar. Los colombianos hasta los cincuenta (50) años de edad, están obligados a definir su situación militar. No obstante, las entidades públicas o privadas no podrán exigir a los particulares la presentación de la libreta militar, correspondiéndole a éstas la verificación del cumplimiento de esta obligación en coordinación con la autoridad militar competente únicamente para los siguientes efectos:

a) Celebrar contratos con cualquier entidad pública. Según lo dispuesto en el artículo 111 del Decreto 2150 del 1995”.

Configurándose una observación de tipo Administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría de tal manera que el contratista presente el documento, así mismo se denota la connotación disciplinaria por la vulneración los deberes funcionales de los responsables. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “Teniendo en cuenta la observación, nos permitimos informar que se exigió a los supervisores que se haga la verificación de la situación militar del personal que ingrese a laborar en la administración municipal como funcionario público o contratista. (Anexo oficio donde se le informa a las dependencias encarga de contratación que se debe hacer cumplir lo reglamentado en el artículo 36 de la Ley 48 de 1993 a todo funcionario). Ahora bien, en el particular hay que tener en cuenta que el artículo 111 del decreto 2150 de 1995, advierte que las entidades no pueden solicitar la libreta militar, en consecuencia para consultar el estado de la situación militar de un posible contratista, debe realizar el trámite en coordinación con la autoridad militar competente. Sin embargo, en Colombia no se ha diseñado un procedimiento ágil y expedito, ojala en línea, que permita consultar la situación militar de una persona; y de igual manera las consultas en los cantones militares y los distritos de reclutamiento son muy dispendiosas, demoradas y difíciles de lograr, así es fácil concluir que la norma solicita la aplicación de un procedimiento imposible de realizar, en consecuencia consideramos con todo respeto, que no hay posibilidad de achacar responsabilidad disciplinaria alguna”.

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR Del análisis efectuado a los planteamientos del sujeto auditado, el equipo auditor acepta la respuesta dada por la entidad, para desvirtuar la OBSERVACION con incidencia DISCIPLINARIA, sin embargo la observación de tipo ADMINISTRATIVO, se ratifica puesto que la verificación de la situación militar es un requisito básico, del personal que ingresa a laborar en la administración como funcionario público o contratista, por lo anteriormente expresado se CONVALIDA




INFORME DEFINITIVO


la observación a fin de que se incluya este punto en el correspondiente plan de mejoramiento de la entidad. TIPO DE OBSERVACION : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal

CONTRATO DE OBRA N°. 088 - 11. SEGUIMIENTO AL CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 1084 DE JUNIO 28 DE 2011

TIPO DE CONTRATO: LICITACION PUBLICA - OBRA

CONTRATISTA: CONSORCIO CDS ZAPATOCA

VALOR: $1.707.098.616

OBJETO: CONSTRUCCIÓN DE URGENCIAS UNIDAD DE APOYO DIAGNOSTICO Y REMODELACIÓN EN LA INFRAESTRUCTURA FÍSICA DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA – SANTANDER.





INTERVENTORIA: Secretaria de Salud Departamental, mediante contrato de

interventoría N°. 01932 del 27 de Noviembre del 2011, con Carlos Julio Rodríguez Padilla.

ANALISIS DEL PROCESO CONTRACTUAL: El Municipio de Zapatoca, realizó la Licitación Pública GGB 002 de 2011 y en

resolución N° 522 de Noviembre 3 de 2011, adjudicó al Consorcio CDS Zapatoca,

como propuesta ganadora de dicho proceso.

El Municipio de Zapatoca realizó el contrato de obra N° 088 de fecha Noviembre 9

de 2011, entre la alcaldía municipal de Zapatoca y el Consorcio CDS Zapatoca.

La obras que fueron construidas, adecuadas o remodeladas con este proyecto fueron entregadas al municipio de Zapatoca por el supervisor del departamento ingeniero Alfonso Mayorga Pinto y recibidas por el señor alcalde de Zapatoca Salvador Díaz Garzón, según consta en el acta de entrega de fecha 19 de abril de 2013.




INFORME DEFINITIVO


OBSERVACION DE AUDITORIA N° 10 La obra presenta demora en la entrega de los espacios intervenidos al concesionario del Hospital, ha transcurrido un año desde la entrega de la obra a la alcaldía y el señor alcalde no ha entregado la misma al concesionario del hospital para que se dé en funcionamiento a la comunidad, evidenciándose que estos cuantiosos recursos invertidos, a la fecha no atienden los fines estatales perseguidos con la actividad contractual adelantada, la obra se está deteriorando por el no uso y por su falta de mantenimiento, lo que ocasionaría un detrimento al patrimonio público. Configurándose una observación de tipo Administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría de tal manera que se realice la entrega de la misma.




INFORME DEFINITIVO


Es por ello que hay la necesidad de emitir un control de advertencia a la actual administración para que se adelanten las acciones que sean pertinentes y necesarias para que se realice la entrega al concesionario del Hospital, para evitar más traumatismos y el riesgo de demandas contractuales. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL “El señor alcalde como representante de la Administración hizo entrega del bien inmueble de la construcción de la unidad de urgencias el día 14 de julio de 2014, al concesionario COOPERATIVA MULTIACTIVA DE SERVICIOS INTEGRALES – GESTIONAR BIENESTAR para que haga uso de los espacios. En visita realizada a este bien inmueble se observan falencias en algunos ítems de obra, por lo cual esta dependencia requerirá de carácter urgente al contratista, a la secretaria de salud y a la interventoría para que entre a subsanar estas falencias de obra que al día de hoy se encuentran en mal estado y así realizar una visita técnica junto con la aseguradora para garantizar la estabilidad de la obra. (Anexo copia del acta y copia del informe técnico). ANEXO -

Copia acta de entrega de bien inmueble – Contrato Interadministrativo 1084 de 2011. (folio 84-85)

Copia informe técnico visita de obra al área de urgencias del Hospital del Municipio de Zapatoca.(folios del 86 al 95)

Copia Requerimiento contratistas. (folios 96 al 101).




INFORME DEFINITIVO


Respuesta función de control de advertencia realizada por la Contraloría General de Santander. (folios 102 al 165”.

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR Del estudio efectuado a los descargos emitidos por la entidad, una vez analizados los documentos, los soportes adjuntados y valorados los argumentos; se acepta la respuesta enviada ya que se pudo verificar que la Alcaldía de Zapatoca hizo entrega física de las instalaciones del Hospital al concesionario COOPERATIVA

MULTIACTIVA DE SERVICIOS INTEGRALES – GESTIONAR BIENESTAR para que

haga uso de los espacios; por lo tanto se CONVALIDA la observación administrativa a fin de que esta situación no vuelva a ocurrir en un futuro al interior de la alcaldía y por tal razón se incluya este punto en el correspondiente Plan de Mejoramiento de la entidad. TIPO DE OBSERVACION : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal

OBSERVACION DE AUDITORIA N° 11 ASPECTOS GENERALES CONTRACTUALES El equipo auditor, realizó un análisis de cada uno de los contratos seleccionados aleatoriamente en la muestra, en los cuales se pueden evidenciar algunas debilidades contractuales y a fin de evitar posibles faltas que podrían ocasionar detrimentos patrimoniales, observación de diversas connotaciones, el equipo auditor exhorta a la administración a tener en cuenta los siguientes aspectos que lograrían tener incidencia en el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales en el desarrollo de la gestión contractual. -Los expedientes contractuales, no cuentan con una de hoja de ruta, que pueda ayudar a verificar el cumplimiento de normas y de requisitos solicitados en los procesos, de tal manera que podría contribuir a evitar observaciones de todo tipo. -No se cuenta con el archivo organizado, foliado adecuadamente, la documentación interna de cada carpeta no guarda una secuencia cronológica (principio de orden original). -En los expedientes contractuales no se adjunta el correspondiente Plan de Compras, con el fin de ejercer control fiscal, toda vez que son instrumentos de programación y planificación, que se convierten en una herramienta para apoyar el control de gestión para el uso racional y estratégico de los recursos públicos. -No se evidencia soporte documental que brinde información sobre la designación del supervisor en los contratos. No existe constancia de comunicación y/o notificación del supervisor designado de forma legal en la minuta del correspondiente contrato. A los supervisores no se les asigna su responsabilidad mediante oficio firmado por el alcalde, lo que para el equipo auditor se traduce en una deficiencia que pone en riesgo el control y seguimiento de una ejecución




INFORME DEFINITIVO


idónea y oportuna del objeto del contrato desde el mismo momento en que se celebra el contrato. -Los Informes de gestión de los supervisores de los contratos evaluados no son específicos, por cuanto los funcionarios que cumplen dicha labor no establecen en ellos el cumplimiento de la calidad de los bienes y servicios prestados, además no se registra el cumplimiento de metas y logro de objetivos buscados con la contratación; estos solo se enfocan y aplican, a la legalización de los documentos que soportan los gastos con cargo al contrato correspondiente, incumpliendo con lo consagrado literal f) del artículo 2 de la Ley 87 de 1993 y en algunos casos no anexan al expediente contractual dichos informes entre otros (contrato 068 de junio 12 de 2013). - No se evidenció la participación de la Oficina de Control Interno en los procesos contractuales adelantados, como mecanismo asesor para subsanar las deficiencias en cada una de las etapas del proceso contractual, desconociendo lo establecido en la Ley 87 de 1993. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL

“Para superar esta situación la entidad se encuentra en proceso de adopción del manual

de contratación, con el fin de poner punto final a este tipo de fallas, para ello se implementará un sistema organizado de gestión contractual, compuesto por listas de chequeo, rutas claras y definidas para cada proceso y la asignación de responsabilidades en cuanto a la conservación, organización y custodia de los archivos contractuales”.


Se RATIFICA la observación de tipo administrativo para ser incluido dentro de un plan de mejoramiento tal y como lo ratifica la entidad en su respuesta, al acogerse a la observación realizada por este ente de control. TIPO DE OBSERVACION : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal 3.1.2 RENDICIÓN Y REVISION DE LA CUENTA

La cuenta de la vigencia 2013 fue rendida dentro de los términos establecidos por la CGS, diligenciando todos los formatos y anexos 3.1.3 LEGALIDAD El control financiero y de gestión evaluado en la auditoría, determinó que en la alcaldía de Zapatoca se ajustan a la normatividad legal vigente en las líneas evaluadas a excepción de algunos casos en los cuales se determinaron observaciones tal y como se registra en la evaluación de los respectivos controles. 3.1.4 GESTIÓN AMBIENTAL




INFORME DEFINITIVO


La gestión ambiental tiene como propósito fundamental la preservación, conservación y mitigación a los problemas ambientales, a través de acciones normativas adoptando planes de control. La adecuada integración de los proyectos ambientales se enmarca en los procesos de planeación para promover la sostenibilidad ambiental, desde el punto de vista del consumo, se requiere a corto plazo la reducción del riesgo y la prevención de la degradación ambiental. En desarrollo del proceso auditor, se verificó el cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 111 de la Ley 99 de 1993, modificado por el artículo 106 de la Ley 1151 de 2007, para lo cual la Oficina de Planeación e Infraestructura certifica así: Durante la vigencia 2013 el municipio de Zapatoca adelantó las siguientes actividades e inversión en materia ambiental:

detalles Actividades realizadas 2013 Inversión (pesos)

Adquisición y mantenimiento de áreas para conservación de recursos hídricos.

0 0

Planta de tratamiento de agua Potable (datos de servicios)

0 0

Disposición Final de Residuos Sólidos (datos de servicios Públicos)

Prestación de servicios para adelantar el programa capacitación y orientación técnica y pedagógica en tratamiento y uso racional de los residuos sólidos en el municipio de Zapatoca.

$25.000.000

Planta de Beneficio Animal 0 0

AGUA: El acueducto se abastece por las quebradas La Zarza en la vereda Piedra Blanca y la quebrada El Ramo en la vereda San Javier. CONTROL DE CALIDAD DEL AGUA: Con respecto a los controles de calidad del agua, la Secretaría de Salud del Departamento viene realizando pruebas mensuales, las cuales garantizan su potabilidad. TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES: En la actualidad el municipio no cuenta con planta de tratamiento de aguas residuales; sin embargo la administración está radicando un proyecto para lograr la construcción de la misma. RESIDUOS SÓLIDOS-DISPOSICIÓN DE BASURAS -RELLENOS SANITARIOS: La disposición final de residuos sólidos se está haciendo en el relleno del Carrasco. Frente a este, la administración en el 2013, adelantó un programa de socialización para la separación en la fuente y posteriormente continuar con el aprovechamiento de residuos orgánicos; proyecto que se plantea iniciar a mediados de Julio del mismo año. PLANTAS DE SACRIFICIO: El manejo de la planta de sacrificio pasó directamente a la oficina de planeación e infraestructura del municipio.




INFORME DEFINITIVO


INVERSIONES EN ADQUISICIÓN DE ÁREAS PARA PROTECCIÓN DE RECURSOS HÍDRICOS: Mediante acuerdo N° 005 de marzo 07 de 2014 se adicionan recursos al presupuesto de 2014 de saldos sin comprometer) (Adquisición de predios de reserva hídrica y zonas de reservas naturales del SGP y ICLD) por valor de $15.000.000 y $30.000.000 OBSERVACION DE AUDITORIA N° 12 Una vez revisados los contratos celebrados con ocasión de las actividades adelantadas en la vigencia 2013, en el trabajo de campo se constató que no se efectuaron inversiones en adquisición de áreas para protección de recursos hídricos. Configurándose una observación de tipo Administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL La Administración Municipal de Zapatoca ha estado adelantando las indagaciones sobre la posibilidad de la compra de un predio sobre la parte alta de la bocatoma del acueducto nuevo que viene de la vereda San Javier y que surte de agua a la cabecera municipal, las exploraciones que se han podido realizar evidencia que los propietarios de estos predios los estiman en cifras muy altas por lo que se hace imposible la compra, la administración en la vigencia 2013 tenía una apropiación de $ 45.000.000 para compra de predios, estos recursos han sido incorporados al presupuesto de la vigencia 2014 con el fin de ser invertidos en la compra de un predio denominado Los Rastrojos que cuenta con aproximadamente 500 has junto con la CAS y con aportes de ISAGEN. El dinero se encuentra en una reserva especial, en la actualidad se han reunido en varias ocasiones con los propietarios del predio Los Rastrojos pero no has ido posible llegar a un acuerdo, el 31 de julio de este año es el último plazo para concertar con los propietarios de dicho predio para la compra. A partir de esa fecha se libera el compromiso para ver la posibilidad de comprar otros lotes que se encuentran ubicados en el área de influencia como son en la cuchilla de san pablo o la quebrada la zarza, que nos permita la conservación de las cuencas hídricas que surten el preciado líquido a las comunidades de la región. (Se anexa acta de reunión con ISAGEN, la CAS y los Posibles Vendedores). ANEXO RESPUESTA INFORME DE CONTRALORIA OBSERVACIÓN 09.

Copia acta 001 negociación predio los rastrojos (del folio 167 al folio 178).

Copia acta de reunión negociación predio los rastrojos (del folio 179 al folio 181)

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR En la respuesta manifiestan que se está adelantando la gestión por lo tanto se confirma la observación como hallazgo de tipo Administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO




INFORME DEFINITIVO


RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal 3.1.5 PLAN DE MEJORAMIENTO La entidad cuenta con un Plan de Mejoramiento vigente con la Contraloría General de Santander, producto del informe definitivo de la auditoria N°118 del 26 de Diciembre 2012. Evaluado y tabulado el cumplimiento al Plan de Mejoramiento, se observa, que se presentaron diez y seis hallazgos de los cuales se ha dado cumplimiento a ocho (8) acciones correctivas, es decir un porcentaje de cumplimiento del 50%, están pendientes por cumplir 8 acciones de las cuales 4 tienen fecha de terminación diciembre de 2014, una septiembre de 2014 y dos (2) que ya venció la fecha de terminación en los cuales se ha venido realizando la respectiva gestión tal y como se registran en el siguiente cuadro: H. DESCRIPCION DEL HALLAZGO ACCION CORRECTIVA FECHA DE TERMINACION

OBSERVACION DE NO CUMPLIMIENTO DE LA

META

1 Se observa la existencia de Cuentas Bancarias Inactivas a 31 de Diciembre de 2011, así como Convenios por liquidar de vigencias anteriores.

Llevar al comité técnico de sostenibilidad contables el listado de las cuentas sin movimiento que deben reclasificarse en una sola cuenta con el fin de disminuir el listado de cuentas en los Estados Financieros. Comunicar a las Dependencias de la importancia de liquidar los convenios a cargo de cada una de ellas.

30/09/2014

3 Existen Vehículos en mal estado que debe darse de baja o rematar con el fin de depurar los saldos contables.

Realizar el inventario de los vehículos y la maquinaria que se encuentra en estado obsoleto, el cual debe ser dado de baja y rematarla, lo anterior para que no genere mas impuestos y costos de bodega y custodia.

31/12/2014

POR LOS COSTOS DE LOS PERITAJES Y EL PERSONAL IDONEO

4 La administración no ha cancelado oportunamente los impuestos de todos los vehículos de su propiedad.

Realizar los cálculos de los impuestos de los diferentes equipos y apropiar la partida presupuestal, realizar estés calculo y apropiación para cada vigencia fiscal, de esta forma no se acumulara deudas por Impuestos.

31/12/2014

LOS IMPUESTOS QUE NO SE HAN CANCELADO CORRESPONDE A LOS VEHICULOS A DAR DE BAJA

5 La administración no ha llevado a cabo la actualización catastral desde hace más de 10 años

Realizara la actualización catastral al sector rural y urbano de la jurisdicción del municipio de Zapatoca

31/12/2014

ESTA META ESTA EN NEJECUCION

6 Se encontró una deuda con la Empresa de servicios Públicos que no fue contabilizada en el balance, así como unas sanciones con la CAS y la Superintendencia de Industria y Comercio de las cuales la actual administración debe dar cumplimiento.

Revisar los estados financieros en aras de verificar la incorporación de todas sus obligaciones, mejorar con el registro de todas las operaciones generadas por la entidad, deudoras como acreedoras, lo cual le permite mostrar unos estados financieros más confiables y razonables.

31/12/2014

NO SE HA CUMPLIDO POR FALTA DE RECURSOS

7 Durante el transcurso de la Auditoria no allegaron actas del comité contable que evidencien los avances en el proceso de sostenibilidad contable.

Mejor el procesos de reuniones del comité técnico de sostenibilidad contable, crear el reglamento del comité el cual debe ser funcional y dinámico.

31/12/2013

ESTA META ESTA EN EJECUCION

9 En relación a estas erogaciones, es preciso indicar, que la eficiencia en la gestión fiscal exige la adecuada y la correcta adquisición de bienes y servicios, de acuerdo a lo previsto en el art 3 de la Ley 2000. En ese orden de ideas se detectó que el Municipio adquirió y cancelo en combustible, pero no existió mecanismo de control para el suministro contratado, en el que se establezca a que vehículos se le suministro(Marcas, Placas) de tal manera que permita determinar si efectivamente el combustible fu suministrado.

El Municipio adoptara las medidas y medios que permitan mediante documentos soportes controlar la ejecución de los contratos en descripción y cantidades. La supervisión verificara la ejecución del contrato mediante el informe de supervisión las cantidades suministradas. Así mismo se aplicara la metodología de control diseñando a partir de la vigencia 2012. en la que mes a mes se lleva carpeta en la que reposan cada uno de los recibos u órdenes de despacho en las que se

inmediata

LA META ESTA EN EJECUCION




INFORME DEFINITIVO


evidencia la placa, el recorrido y el nombre del conductor.

OBSERVACION DE AUDITORIA N°13 En la Alcaldía de Zapatoca no se han subsanado la totalidad de los hallazgos presentados por la Contraloría General de Santander en la auditoría anterior y no ha llevado a cabo la totalidad de las acciones correctivas con el fin de corregir las deficiencias por parte de los responsables en cada una de las áreas de la alcaldía y de esta manera mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos internos manteniendo siempre la mejora en la administración. Por lo señalado anteriormente se configura una observación con alcance administrativo con el fin de que los hallazgos que no se han subsanado se incluyan dentro del nuevo plan de mejoramiento que suscriba de tal manera que exista un solo plan de mejoramiento para hacer el respectivo seguimiento por parte del Ente de Control. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL La administración municipal de Zapatoca ha dado cumplimiento a una de las observaciones realizadas en la auditoria pasada en lo concerniente a:

La actualización catastral, en la cual a partir del 13 de Enero de 2012, se envió oficio al Instituto Geográfico Agustín Codazzi solicitando el valor de la Actualización, con respuesta dada por el IGAC, la administración gestionó recursos con el Departamento de Santander para realizar la Actualización, en Diciembre del 2013. El Municipio de Zapatoca, la Gobernación de Santander y el IGAC, celebraron el convenio para el inicio de la Actualización Catastral donde se cumple con el requerimiento de la Auditoria de la CGS, se anexa copia del convenio.

Al igual está adelantando el proceso de evaluación de los vehículos, maquinaria pesada que no están en uso y que son muy obsoletos.

La entidad se encuentra adelantando la estructuración e implementación del comité técnico de Saneamiento contable, con ello se dará inicio al proceso de saneamiento contable.

Referente al punto No 3 del 2012. La Administración realizo el inventario de los equipos obsoletos que están que están para chatarrizar y otros que se pueden dar para venta con este inventario se inició el proceso de contratar a una persona natural o jurídica para que realice el estudio técnico para dar de baja estos equipos (anexo cotización). Ver observación de auditoría No 8 de 2013.

Referente al punto No 9 del 2012. Se implementó un cuadro para el respectivo registro de suministro de combustible para la maquinaria y vehículos adscrita al municipio (ver anexo cuadro). (folio 80)




INFORME DEFINITIVO


ANEXO RESPUESTA INFORME DE CONTRALORIA OBSERVACIÓN 13.

Copia convenio interadministrativo 00005088 para el mejoramiento dela base catastral en 08 Municipio s del Departamento de Santander. (folios 183 al 187).

Copia de la cotización de los equipos a chatarrizar en la Alcaldía de Zapatoca. (folio 188)

Modelo para reporte de suministro de combustible a maquinaria (folio 80) CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR En la respuesta manifiestan que se está adelantando la gestión por lo tanto se confirma la observación como hallazgo de tipo Administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. con el fin de que los hallazgos que no se han subsanado se incluyan dentro del nuevo plan de mejoramiento que suscriba de tal manera que exista un solo plan de mejoramiento para hacer el respectivo seguimiento por parte del Ente de Control TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal SEGUIMIENTO POR PARTE DEL JEFE DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES EN LA ALCALDIA “Las Oficinas de Control Interno de las entidades auditadas, apoyarán al Jefe de la Entidad o Representante Legal en la formulación de los planes de mejoramiento, en su seguimiento y evaluación. Los documentos que contengan los mismos serán suscritos de manera conjunta por el jefe de la entidad o representante legal y el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces”. OBSERVACION DE AUDITORIA N° 14 No se evidenció seguimiento por parte del funcionario encargado de control interno respecto al control y evaluación del plan de mejoramiento suscrito. Por lo señalado anteriormente se configura una observación de tipo administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL La oficina de Control Interno no realizo el seguimiento al plan de mejoramiento debido a que sus funciones no se lo permitían. La creación de la Oficina de Control Interno fue direccionada a la parte disciplinaria y no a la Institucional, para lo que la Administración Municipal entro a subsanar dicha imprecisión (Anexo Decreto No 015 por el cual se crea el cargo; y proyecto de acuerdo destinado a la modificación de las funciones del jefe de control interno).




INFORME DEFINITIVO


ANEXO RESPUESTA INFORME DE CONTRALORIA OBSERVACIÓN 14.

Copia del Acuerdo 003 de febrero 21 de 2012 2012 “ POR MEDIO DEL CUAL SE CREA LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO EN LA ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL”. (del folio 195 al folio 198)

Copia del decreto 015 de marzo 06 de 2012 “Por medio del cual se crea un cargo en la planta de personal de la Alcaldía de Zapatoca”. (del folio 199 al folio 203).

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR La respuesta no desvirtua la observación, teniendo en cuenta que no se evidenció seguimiento por parte del funcionario encargado de control interno respecto al control y evaluación del plan de mejoramiento suscrito. por lo tanto se confirma la observación como hallazgo de tipo Administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVA RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal 3.1.6 CONTROL FISCAL INTERNO El sistema de Control Interno está definido en la Ley 87 de 1993, como “el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando” Esta oficina se constituye en el “control de controles” por excelencia, ya que mediante su labor evaluadora determina la efectividad del sistema de control de la entidad, con miras a contribuir a la alta dirección en la toma de decisiones que orienten el accionar administrativo hacia la consecución de los fines estatales. Es claro que el diseño, implementación y mantenimiento del Sistema de Control Interno y la ejecución de los controles establecidos es una responsabilidad de los encargados de los diferentes procesos de la entidad y no solo de la oficina de Control Interno, a la cual le corresponde desarrollar un papel evaluador y asesor independiente en la materia.




INFORME DEFINITIVO


El MECI resalta la función de la Oficina de Control Interno, de asesoría y evaluación dentro de un proceso retroalimentador y de mejoramiento continuo para la gerencia pública y la lucha contra la corrupción; en tal sentido esta labor debe ser realizada de manera permanente y oportuna, por cuanto el éxito de la alta dirección radica en tomar decisiones asertivas y en el tiempo indicado. CRONOGRAMAS ANUALES DE AUDITORÍAS

OBSERVACION DE AUDITORIA N° 15 Condición: (SITUACION DETECTADA) En la vigencia 2013 no se contó con un cronograma de auditorías es así que no se realizaron auditorías a los procesos de la entidad, presentando deficiencias en la planeación, en los mecanismos de control y autocontrol, en la verificación y seguimiento a las actividades establecidas. Criterio: (DEBE SER): Al iniciar cada vigencia se debe elaborar el cronograma de auditorías a desarrollar dando cumplimiento al artículo 12 de la Ley 87 de 1993. Causa: (PORQUE SE INCUMPLIO EL CRITERIO) La persona encargada de control interno, tiene funciones para jefe de control interno disciplinario, por lo tanto la funcionaria nombrada ha ejercido las funciones correspondientes a Control Interno disciplinario. Efecto: (CONSECUENCIA GENERADA POR EL INCUMPLIMIENTO) presenta deficiencias en la planeación, en los mecanismos de control y autocontrol y en la verificación y seguimiento a las actividades establecidas. Por lo señalado anteriormente se configura una observación de tipo administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba de tal manera que se adelanten las respectivas auditorías, así mismo la connotación disciplinaria ya que no se ha dado cumplimiento al literal e) del artículo 12 de la Ley 87 de 1993, dado que presenta deficiencias en la planeación, en los mecanismos de control y autocontrol y en la verificación y seguimiento a las actividades establecidas. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Teniendo en cuenta lo expuesto inicialmente, y debido a que las funciones del cargo fueron mal creadas, era imposible que se pudieran realizar esas funciones de la oficina de control interno en los términos generales que establece la Ley. La Oficina de Control interno no realizo un cronograma de auditorías como tal ya que dicha oficina que fue creada con funciones DISCIPLINARIAS, pero dicha oficina reviso la contratación de la Administración y puso control para la revisión de la documentación requerida en los contratos dando recomendaciones a cada dependencia para que se cumpliera con los requisitos y objetos exigidos en los contratos. CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR




INFORME DEFINITIVO


La respuesta no es válida, en el proceso auditor se evidencia que en la vigencia 2013 no se contó con un cronograma de auditorías es así que no se realizaron auditorías a los procesos de la entidad, presentando deficiencias en la planeación, en los mecanismos de control y autocontrol, en la verificación y seguimiento a las actividades establecidas., teniendo en cuenta que el cronograma de auditorías a desarrollar debe ser dando cumplimiento al artículo 12 de la Ley 87 de 1993. Por lo señalado anteriormente se confirma la observación como hallazgo de tipo administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba de tal manera que se adelanten las respectivas auditorías, así mismo la connotación disciplinaria ya que no se ha dado cumplimiento al literal e) del artículo 12 de la Ley 87 de 1993, dado que presenta deficiencias en la planeación, en los mecanismos de control y autocontrol y en la verificación y seguimiento a las actividades establecidas. Así mismo como hallazgo disciplinario TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA – DISCIPLIANARIA NORMA VULNERADA artículo 12 de la Ley 87 de 1993 RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal LUZ STELLA ACEVEDO QUIJANO Jefe Control Interno OBSERVACION DE AUDITORIA N° 16 Se evidenció que existe el manual de procedimientos de fecha 2005, el cual esta desactualizado; el mapa de riesgos no está socializado; no hay plan de capacitación. Por lo señalado anteriormente se configura una observación de tipo administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba, de tal manera que se demuestren con evidencias su actualización y seguimiento por parte de la administración, estos deben actualizarse de acuerdo a la normatividad vigente sin que ello implique grandes erogaciones de dinero que afecten las finanzas de la administración municipal. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Efectivamente el manual de procedimientos se encuentra desactualizado, para lo que se solicitó a cada dependencia la revisión del manual actual para incorporar o suprimir procedimientos de cada área. (Anexo oficio). En cuanto al mapa de riesgos, este si se realizó pero se socializo por lo que no se ha realizado el cambio de funciones a la Oficina de Control Interno.. ANEXO RESPUESTA INFORME DE CONTRALORIA OBSERVACIÓN 16.

Copia del oficio dirigido a los Jefes de Despacho para la organización y la mejora en el desempeño de funciones por parte de los funcionarios dela Administración Municipal. (folio 205).




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR En la respuesta manifiestan que se está adelantando la gestión para subsanar la falencia, por lo tanto se confirma la observación como hallazgo de tipo Administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal

OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO (FUNCIONARIO ENCARGADO

DE LAS LABORES)

Control Interno debe dar cumplimiento a lo establecido en el Art. 9 de la Ley 1474 de 2011 y Art. 22 del Decreto Nacional 1737 de 1998, donde expone, “… Que las oficinas de Control Interno verificaran en forma mensual el cumplimiento de estas disposiciones como las de restricción del gasto que continúan vigentes, estas dependencias prepararan y enviaran al Representante Legal de la Entidad, entes u organizaciones respectivas y a los órganos de fiscalización, un informe mensual, que determine el grado de cumplimiento de estas disposiciones y las acciones que se deben tomar al respecto. Igualmente cada cuatro meses debe subir a la página web de la Entidad un Informe pormenorizado del estado de control Interno de dicha Entidad...” El informe como se señala anteriormente pretende convertirse en un documento soporte, a partir del cual el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces pueda monitorear los procesos de mejoramiento y establecer y utilizar adecuados instrumentos de gestión en cada una de las áreas de la Entidad. La evaluación del CI es un proceso permanente, mediante el cual, a partir de la información que se obtiene de diferentes fuentes, se emite un juicio de valor acerca del rendimiento o desempeño de un área; por lo tanto el sistema de control interno debe buscar la efectividad de los resultados establecidos por la Administración para el logro de la misión institucional, también busca asignar responsabilidades, definición de cronogramas, establecimiento de los recursos, capacitación del grupo de trabajo y socialización a directivos de la entidad. DESCRIPCION DE LA OBSERVACION -Mediante Acuerdo N° 003 de febrero 21 de 2012 aprobado por el Concejo Municipal de Zapatoca se creó la Oficina de Control Interno en la estructura de la administración Zapatoca. -Mediante Decreto N° 015 de marzo 6 de 2012 se creó en la planta de personal el cargo de jefe de control interno, pero las funciones fueron para jefe de control interno disciplinario, por lo tanto la funcionaria nombrada ha ejercido las funciones de disciplinario, es de resaltar que a la fecha se adelantan solo 3 procesos.




INFORME DEFINITIVO


-El Alcalde y quienes han ejercido las funciones de personal no han gestionado la modificación de las funciones del cargo creado “Control Interno”. OBSERVACION DE AUDITORIA N° 17 Condición: (SITUACION DETECTADA) No se ha dado cumplimiento de adoptar el sistema de control interno de que trata la Ley 87 de 1993, vulnerando la Ley 734 de 2002 en su artículo 34 numeral 31 en el cual establecen “DEBERES. Son deberes de todo Servidor Público:” Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen Criterio: (DEBE SER): adoptar el sistema de control interno de que trata la Ley 87 de 1993 Causa: (PORQUE SE INCUMPLIO EL CRITERIO) se creó la Oficina de Control Interno en la estructura de la administración Zapatoca, pero las funciones fueron para jefe de control interno disciplinario

Efecto: (CONSECUENCIA GENERADA POR EL INCUMPLIMIENTO) No se están ejerciendo las funciones de control interno Por lo anterior se configura una observación administrativa para ser incluída dentro del plan de mejoramiento que se suscriba en la cual se modifiquen las funciones del cargo de tal manera que la funcionaria nombrada ejerza las funciones, así mismo el alcance Disciplinario por no dar cumplimiento a la Ley. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL De ninguna manera, el municipio si ha dado cumplimiento a la obligación de crear la oficina de control interno, algo diferente es que al crearla se le asignaron funciones de control interno disciplinario, situación que limito la posibilidad que el funcionario que desempeña el cargo pudiera desarrollar las funciones que establece el artículo 12 de la Ley 87 de 1993. Con el fin de superar la situación descrita, el municipio tiene listo el proyecto de acuerdo que modifica las funciones de la oficina de control interno, otorgándole las que realmente le corresponden. (Anexo copia Acuerdo de Creación; Decreto Reglamentario y Proyecto de acuerdo de modificación): ANEXO RESPUESTA INFORME DE CONTRALORIA OBSERVACIÓN 17.

Copia modelo proyecto de acuerdo “ POR EL CUAL SE MODIFICA EL ACUERDO 003 DE FEBRERO 21 DE 2012 “ POR MEDIO DEL CUAL SE CREA LA OFICINA




INFORME DEFINITIVO


ASESORA DE CONTROL INTERNO EN LA ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL”. (folios 190 al folio 194)

Copia del Acuerdo 003 de febrero 21 de 2012 2012 “ POR MEDIO DEL CUAL SE CREA LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO EN LA ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL”. (del folio 195 al folio 198)

Copia del decreto 015 de marzo 06 de 2012 “Por medio del cual se crea un cargo en la planta de personal de la Alcaldía de Zapatoca”. (del folio 199 al folio 203).

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR La respuesta no es válida ya que no se ha dado cumplimiento de adoptar el sistema de control interno de que trata la Ley 87 de 1993, vulnerando la Ley 734 de 2002 en su artículo 34 numeral 31 en el cual establecen “DEBERES. Son deberes de todo Servidor Público:” Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen, pues se creó la Oficina de Control Interno en la estructura de la administración Zapatoca, pero las funciones fueron para jefe de control interno disciplinario, esto desde el año 2012 transcurriendo ya mas de 2 años sin tomar los correctivos necesarios. Por lo tanto se confirma la observación administrativa para ser incluída dentro del plan de mejoramiento que se suscriba en la cual se modifiquen las funciones del cargo de tal manera que la funcionaria nombrada ejerza las funciones, así mismo el alcance Disciplinario por no dar cumplimiento a la Ley. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA y DISCIPLINARIA NORMA VULNERADA Articulo 34 numeral 31Ley 734 de 2002 RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal 3.1.7 LINEA DE INFORMACION Y COMUNICACIÓN (TICS) El documento CONPES 3072 DE 2000 definió la Agenda de Conectividad, buscando la masificación de las TIC y de la Internet como medios para construir administraciones públicas eficientes, con mayor transparencia y participación ciudadana en la toma de decisiones.

El Decreto Presidencial 1151 de abril de 2008, establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, tanto para entidades del orden nacional como territorial. Este Decreto define cinco (5) fases para la implementación de Gobierno en Línea. El Programa Gobierno en Línea, expidió el Manual para la implementación en los municipios del país, manual sobre el cual se hace la evaluación respectiva en cuanto al cumplimiento de cada una de las fases definidas.




INFORME DEFINITIVO


La Ley 1341 de julio 30 de 2.009, estableció la aplicación y aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones, todas las entidades públicas deberán contemplar en su funcionamiento administrativo la instalación, actualización y mantenimiento de las infraestructuras indicadas y necesarias, para mantener integrada y actualizada con la información completa a la comunidad por intermedio de los medios y los instrumentos tecnológicos el acceso de la Información y a la generación de conocimiento, enmarcada en la exploración de nuevas formas de comunicarse, de trabajar colectivamente y de acceder a servicios básicos claves.

El 30 de julio de 2009, se sancionó la Ley 1341, que definió los principios y conceptos sobre la sociedad de la información y la organización de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones –TIC–.

Esta Ley establece la prioridad al acceso y uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones como factor determinante para la masificación del Gobierno en Línea, y refuerza la implementación de este programa como una verdadera política pública.

El Decreto No. 1151 de 2008 fue Derogado por el Decreto 2639 de Diciembre 21 de 2012 “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en Línea de la República de Colombia, se reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones” y en su artículo 4 define:

Artículo 4°. Líder de la Estrategia de Gobierno en línea. La Estrategia de Gobierno en línea será liderada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el cual orientará a las entidades a que se refiere el artículo 2° del presente decreto para su ejecución, en coordinación con el Departamento Administrativo de la Función Pública, el Departamento Nacional de Planeación y los demás organismos o entidades que tengan a su cargo la formulación de políticas públicas relacionadas con la Estrategia de Gobierno en línea.

Parágrafo 1°. El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de que trata el artí-culo 6 del Decreto número 2482 de 2012 será la instancia orientadora de la Estrategia de Gobierno en línea al interior de cada entidad. Las entidades podrán definir otras instancias adicionales si lo consideran necesario.

Parágrafo 2°. Las entidades del orden territorial y demás organismos del Estado deberán contar con una instancia encargada de liderar la Estrategia de Gobierno en línea al interior de la misma; esta instancia puede ser el Comité de Gobierno en línea y Anti trámites u otra que se determine.

Parágrafo 3°. Las demás estrategias de la Política Agenda de Conectividad establecidas en el CONPES 3072 del año 2000 seguirán siendo ejecutadas y lideradas por las entidades, organismos, autoridades, proyectos y programas del Estado responsables de estas, de acuerdo con la normatividad vigente aplicable.




INFORME DEFINITIVO


Artículo 5°. Implementación de la Estrategia de Gobierno en línea. El representante legal de cada entidad pública será el responsable de coordinar con las instancias internas respectivas la implementación y desarrollo de la Estrategia de Gobierno en línea, designar al funcionario responsable de adelantar las actividades de líder de Gobierno en línea y Anti trámites al interior de su entidad, y realizar el seguimiento y verificación del cumplimiento de lo establecido en el presente decreto.

Artículo 6° Temas prioritarios para avanzar en la masificación de Gobierno en línea: Los sujetos obligados deberán tener en cuenta los siguientes fines y temas prioritarios para la masificación de la política de Gobierno en línea, teniendo en cuenta sus condiciones técnicas, administrativas, legales y financieras y con base en ello avanzar progresivamente de acuerdo con los diferentes niveles de madurez y los porcentajes y plazos establecidos, señalados en los artículos 7° y 8° del presente decreto”.

El municipio aún no ha avanzado en lo establecido por el Artículo 6°. del Decreto 2639 de Diciembre 21 de 2012 que señala los “Temas prioritarios para avanzar en la masificación de Gobierno en línea: “Los sujetos obligados deberán tener en cuenta los siguientes fines y temas prioritarios para la masificación de la política de Gobierno en línea, teniendo en cuenta sus condiciones técnicas, administrativas, legales y financieras y con base en ello avanzar progresivamente de acuerdo con los diferentes niveles de madurez y los porcentajes y plazos establecidos, señalados en los artículos 7° y 8° del presente decreto”.

De acuerdo a lo evidenciado en el trabajo de campo se concluye que en la alcaldía de Zapatoca en la vigencia 2013 se inició la implementación de este sistema, llevando a cabo el cambio de redes y cableados del palacio municipal, así mismo el mantenimiento de los equipos de cómputo.

Se confirmó la existencia de Pagina Web – Portal, como herramienta de las TIC’s, el cual carece de difusión, así como de información que le sea útil al ciudadano, relacionada con los servicios públicos municipales. OBSERVACION DE AUDITORIA N° 18 No se está cumpliendo con el fin de la TICS por lo tanto se debe incorporar las TIC’s en la administración pública municipal con el fin de ofrecer un servicio de calidad, procurando el beneficio colectivo. Por lo anterior se configura una observación administrativa para ser incluída dentro del plan de mejoramiento de tal manera que incorporen las TIC´s en la gestión administrativa. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Respecto a la implementación de las TICS nos permitimos informarle que el Municipio de Zapatoca en el año 2013 publicó 85 noticias en las pagina web www.zapatoca-santander.gov.co. Este ejercicio está apoyado por la Página de Facebook. “Zapatoca Destino Cordial de Colombia” y twitter @alczapatoca. Igualmente nos permitimos informar que haciendo uso de las Tecnologías de la Informática y las Telecomunicaciones tenemos nuestro programa Radial “UNIDOS

http://www.zapatoca-santander.gov.co/




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POR ZAPATOCA” que en el año 2013 emitió 52 programas institucionales en el horario de 9:00 a.m. a 10:00 a.m. informándose a la comunidad los principales avances de las actividades adelantadas semanalmente. Este ejercicio se alternó en la estación radial y en los 45 mercados Típicos Campesinos organizados por la Administración Municipal en el 2013 en el parque principal. La emisora que nos suministra el espacio además de poseer un amplio rango a nivel departamental, transmite también a través de internet, teniendo reportes de varias partes del País e internacionalmente. Dentro del cumplimiento de la estrategia Gobierno en Línea se ha promovido la Política de Seguridad de la información, se ha adelantado la caracterización de Usuarios (democracia en línea), mediante encuestas realizadas vía electrónica a grupos de estudiantes del Instituto Técnico Santo Tomas, invitándolos a usar e intervenir en la página web, este ejercicio contó con la asesoría de la trabajadora social del Municipio. (Adjunto archivo). La Página Web además cuenta con información importante que puede ser consultada por los usuarios como los diversos planes de la Administración Municipal, Planes de Acción, Marcos Fiscales, etc. (adjunto archivo), información de los programas que adelanta la Administración Municipal e información delos proyectos que se encuentran en ejecución. Hemos realizado capacitaciones a la población de nuestro Municipio respecto al uso de las TICS, el año pasado mediante contrato No. 068 se llevó a cabo capacitaciones en diseño gráfico, mantenimiento de computadores, y elaboración de planos; además se han adelantado procesos Fentic (dirigido especialmente a madres cabeza de Familia, mujeres emprendedoras y microempresarios). Actualmente estamos adelantando varias capacitaciones en apoyo con el SENA a diferentes sectores de la Comunidad.




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Estamos terminando el proceso de para la instalación de un Punto Vive Digital, el cual funcionará en la Biblioteca Publica Virtual Pedro Gómez Valderrama, donde se tiene previsto la realización de alfabetizaciones digitales. En el año 2013 propusimos 06 Kioskos Vive Digital para llevar la infraestructura y el Internet a diferentes veredas del Municipio, además estamos en la fase final (adecuaciones eléctricas e instalación de mobiliario) y en la Instalación de un Centro de Acceso Digital para la vereda Paloblanco, donde se capacitará y alfabetizará digitalmente a la comunidad. En el Corregimiento dela Fuente se tiene prevista la instalación de un Centro de Acceso Comunitario de Internet, actualmente se están adelantando las adecuaciones eléctricas, la instalación y entrega del mobiliario, donde se capacitará y alfabetizara digitalmente a la comunidad. Participamos en la convocatoria realizada por el Ministerio de las Tecnologías de la Informática y las Telecomunicación para el servicio de WIFI en el Parque Principal, ya están instalados los equipos, esperamos que en el mes de agosto comience este servicio. Mediante contrato 023 de 2013 se prestó el servicio de internet a la Administración Municipal, el aula virtual y el salón de audio visuales del Instituto Técnico Santo Tomas Juan XXIII. La Administración Municipal dentro de su programa Zapatoca Ciudad Educadora tiene estipulado el reconocimiento al Mérito a Instituciones, docentes y estudiantes del Municipio que se destaquen por el desarrollo de programas innovadores, es así que en el año 2012 se entregaron: (01) tablero digital, (01) Ipad; (04) tablets; y en el año 2013 mediante contrato 085 fueron entregados (03) computadores de escritorio; (02) video beam, Tablet, y (25) medallas. Frente a esto estamos motivando el esfuerzo en las comunidades educativas y las estamos fortaleciendo de elementos tecnológicos que faciliten el ingreso de la comunidad Educativa al Mundo de la Informatica y las Telecomunicaciones. En esta Administración se obtuvo un punto de fibra Óptica para la Biblioteca Municipal PEDRO GOMEZ VALDERRAMA, la cual fue dotada con computadores gracias al convenio con Computadores para Educar; facilitando las capacitaciones a la comunidad. Respecto a la Administración Municipal, todas las dependencias gozan de puntos de Internet, igualmente se han venido renovando los equipos para favorecer la eficiencia administrativa. En Convenio con Computadores para Educar logramos los siguientes resultados: EQUIPOS ENTREGADOS EN EL AÑO 2013 EN CONVENIO CON COMPUTADORES PARA EDUCAR El Municipio ha hecho el acompañamiento a Computadores para Educar dentro del proceso de densificación realizada en las diferentes escuelas rurales, donde el Municipio ha aportado estabilizadores y gabinetes (para proteger los computadores portátiles).




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Estos equipos han sido entregados dentro de este Convenio: INSTITUCIÓN EDUCATIVA PALO BLANCO – SEDE B - VENCEREMOS

05 Equipos Portátiles

01 video Beam. INSTITUCIÓN EDUCATIVA PALO BLANCO - SEDE E - SAN JAVIER.


01 video Beam. INSTITUCIÓN EDUCATIVA PALO BLANCO - SEDE F - BELLAVISTA


01 video Beam. INSTITUCIÓN EDUCATIVA PALO BLANCO - SEDE H - LA CACICA


01 video Beam. INSTITUCIÓN EDUCATIVA LA PLAZUELA – SEDE B - MIRADORES


01 video Beam.

04 reguladores electrónicos de voltaje marca POWER-8, suministrados directamente por la Administración Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA LA PLAZUELA – SEDE C- BELMONTE


01 video Beam.

3 reguladores electrónicos de voltaje marca POWER-8, , suministrados directamente por la Administración Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA LA PLAZUELA - SEDE D - MATA DE CACAO


01 video Beam.

3 reguladores electrónicos de voltaje marca POWER-8, suministrados directamente por la Administración Municipal

INSTITUCIÓN EDUCATIVA LAS PUENTES SEDE I – ANTONIO VICENTE ARENAS


01 video Beam. INSTITUCIÓN EDUCATIVA LAS PUENTES SEDE D - SAN ISIDRO


01 video Beam. INSTITUCIÓN EDUCATIVA LAS PUENTES - SEDE B - EL BATAN


01 video Beam.




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INSTITUCIÓN EDUCATIVA LAS PUENTES – SEDE E- EL CARRIZAL


01 video Beam. Igualmente adjunto los resultados y la calificación promedio obtenida por las entidades de cada orden respectivamente, en cada una de las actividades definidas en el Manual de Gobierno en Línea 3.1” la cual puede ser consultada en la página http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/como-va.shtml, link de descarga De las entidades del Orden Territorial, donde el municipio tiene un importante avance dentro de esta estrategia. ANEXO RESPUESTA INFORME DE CONTRALORIA OBSERVACIÓN 18.

CD Índice de cumplimiento estrategia Gobierno en línea por parte de los entes Municipales.(folio 207)

Impresión página web, muestra de planes publicados en el Municipio. Folios del 208 al 213)

Encuesta caracterización de usuarios página web – ejercicio de democracia participativa. (folios del 214 al folio 218).

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR Con la respuesta y soportes presentados se desvirtúa la observación de tipo administrativa. 3.2 CONTROL DE RESULTADOS 3.2.1 CUMPLIMINETO DE PLANES PROGRAMAS Y PROYECTOS PLAN DE DESARROLLO El DNP define el Plan de Desarrollo como un pacto social entre la comunidad y el Estado, para planificar el desarrollo territorial, el cual contiene el programa de gobierno que el Alcalde desarrollará en los cuatro años, correspondientes a los programas, subprogramas, proyectos y metas por alcanzar. El Plan de Desarrollo, tiene su origen en la Ley 152 de 1994: Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, la cual establece los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control del plan. Para la construcción de este Plan, la Administración Municipal tuvo en cuenta la propuesta de Programa de Gobierno, inscrita en la Registraduría Municipal del Estado Civil, con políticas públicas nacionales, entre ellas lo relacionado con los Objetivos del Milenio y las contenidas en la Ley 1450 de 2011, Plan Nacional de Desarrollo, y programas de orden nacional y departamental que por competencia debe ejecutar el municipio.

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/como-va.shtml




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Mediante Acuerdo N° 007 de abril 13 de 2012, el Concejo Municipal aprobó El Plan de Desarrollo, para el periodo 2012-2015, denominado “UNIDOS POR

ZAPATOCA”. Tiene seis ejes temáticos, con una inversión programada para el cuatrienio de $13.702.610.085; la inversión ejecutada ascendió a $6, 744,078,000 en el 2013, es decir, el 49.22% de la inversión programada para el tal y como se registra en el siguiente cuadro:

DISTRIBUCION DE LOS INGRESOS POR EJES TEMATICOS Y PROGRAMAS ESTRATEGICOS

EJE TEMÁTICO (DIMENSION/ SECTOR)

INVERSION PROGRAMADA CUATRIENIO INVERSION EN EL 2013

PORCENTAJE DE

EJECUCION 2013

DIMENSION SOCIO CULTURAL $7,511,898,783 $4,863,577,000 64.74%

SECTOR EDUCACION $1,339,269,704 $417,834,000 31.20%

SECTOR SALUD $486,074,703 $3,220,728,000 662.60%

SECTOR AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO $3,739,300,711 $676,855,000 18.10%

SECTOR CULTURA $302,689,597 $180,369,000 59.59%

SECTOR RECREACIÓN Y DEPORTE $143,000,554 $67,492,000 47.20%

SECTOR SERVICIOS PUBLICOS DIFERENTES A ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO $263,777,138 $287,200,000 108.88%

SECTOR PROMOCION DEL DESARROLLO $1,237,786,376 $13,099,000 1.06%

DIMENSION AMBIENTE CONSTRUIDO $1,405,256,253 $705,389,000 50.20%

SECTOR VIVIENDA $280,349,907 $0 0.00%

SECTOR EQUIPAMIENTO $485,686,002 $25,867,000 5.33%

SECTOR TRANSPORTE $639,220,344 $679,522,000 106.30%

DIMENSION AMBIENTE NATURAL $960,454,495 $339,555,000 35.35%

SECTOR MEDIO AMBIENTE $467,249,846 $39,101,000 8.37%

SECTOR ATENCION Y PREVENCION DE DESASTRES $493,204,649 $300,454,000 60.92%

DIMENSION ECONOMICA $349,946,174 $70,565,000 20.16%

SECTOR AGROPECUARIO $349,946,174 $70,565,000 20.16%

DIMENSION POBLACIONAL $1,525,253,051 $321,421,000 21.07%

SECTOR POBLACION VULNERABLE $1,525,253,051 $321,421,000 21.07%

DIMENSION POLITICO ADMINISTRATIVA $1,949,801,327 $443,571,000 22.75%

SECTOR DESARROLLO COMUNITARIO $996,184,343 $35,000,000 3.51%

SECTOR FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL $422,846,711 $229,500,000 54.27%

SECTOR JUSTICIA $530,770,273 $179,071,000 33.74%

GRAN TOTAL $13,702,610,085 $6,744,078,000 49.22%

Se aprecia en la tabla anterior que el mayor gasto de inversión en el cuatrienio, se ha realizado en el eje socio cultural (sector salud, educación, agua potable y saneamiento básico, cultura, recreación y deporte, servicios públicos diferentes a acueducto, alcantarillado y aseo , promoción del desarrollo) con el 64.74% del total ejecutado por valor de $4.863.577.000; seguido de ambiente construido (equipamiento municipal, infraestructura vial) con el 50.20% por valor de




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$705.389.000; ambiente natural (medio ambiente, atención y prevención de desastres) con el 35.35% por $339.555.000; dimensión administrativa ( sector desarrollo comunitario , fortalecimiento institucional, justicia ) con el 22.75% por valor de $443.571.000 dimensión económica (sector agropecuario) con el 20.16% por valor de $321.421.000. OBSERVACION DE AUDITORIA N°19 De acuerdo con lo observado en la vigencia 2012 y 2013 , se determinó que gran parte de los proyectos de inversión han tenido un porcentaje bajo de ejecución, como también ausencia de pronunciamiento por parte de la secretaría de planeación, por la no ejecución de las metas de algunos programas del Plan de Desarrollo, lo cual evidencia el incumplimiento de los funcionarios que tienen alguna relación con el manejo del Plan de Desarrollo, para formular, decidir oportunamente o ejecutar los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos. Por lo cual se configura una observación de tipo administrativa para ser incluída dentro del Plan de Mejoramiento, con el fin de que los programas y proyectos formulados en el Plan de Desarrollo se ejecuten en los cuatros años de gobierno ya que a la fecha solo se ha ejecutado en un 49,22% de tal manera que su ejecución se constituya en la solución real y oportuna de los problemas identificados, en beneficio de la ciudadanía ya que solo resta año y medio para la culminación del periodo.. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Respecto a la observación No. 019 nos permitimos indicar que el avance anualizado 2013 y el porcentaje de avance de metas es de 58.04% con un porcentaje de ejecución presupuestal 86.94%; lo cual nos arroja un índice de ejecución del 72.49% respecto al 2013; a su vez el índice acumulado de cumplimiento del Plan de Desarrollo Municipal 2012-2013 logramos un avance de metas del 58.30% y una ejecución e índice de inversión acumulado del 79.61%; teniendo un índice de ejecución del 68.96%. (ver tablas adjuntas) Esto se evidencia en los resultados obtenidos en gestión integral del Departamento Nacional de Planeación DNP conforme al último informe que emitió la entidad, donde el municipio de Zapatoca en el año 2011 se encontraba en el lugar 448 a nivel nacional y en el 2012 logró escalar al lugar 113, lo que se vio reflejado de igual manera en su posición a nivel Departamental, que pasó del puesto 33 al 4 municipio con mejor desempeño integral del Departamento. (ver archivo adjunto) ANEXO RESPUESTA INFORME DE CONTRALORIA OBSERVACIÓN 019.

Cd resultado evaluación desempeño integral delos Municipio DNP 2012.

EVALUACION DESEMPEÑO INTEGRAL 2012. CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR El equipo auditor para proyectar la observación se baso en la respuesta dada por la entidad en el requerimiento en el cual arrojo un ejecución del 49% y en la respuesta al informe arroja otros porcentajes Por lo cual la observación se confirma como hallazgo de tipo administrativo para ser incluída dentro del Plan de Mejoramiento, con el fin de que los programas y proyectos formulados en el Plan




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de Desarrollo se ejecuten en los cuatros años de gobierno de tal manera que su ejecución se constituya en la solución real y oportuna de los problemas identificados, en beneficio de la ciudadanía ya que solo resta año y medio para la culminación del periodo.. TIPO DE OBSERVACION: ADMINISTRATIVA RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal 3.2.2 SEGUIMIENTO CONTROLES DE ADVERTENCIA CONTROL DE ADVERTENCIA N° 04 DE 2013 - PLANES DE CONTINGENCIA PARA PREVENIR DESASTRES NATURALES.

De acuerdo a los principales riesgos detectados en el Municipio se elaboró el documento “PLAN MUNICIPAL DE GESTIÓN DEL RIESGO DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA”. Este plan fue remitido al Grupo Departamental de Gestión del Riesgo mediante oficio de fecha septiembre 26 de 2012. En Comunicación de fecha 15 de noviembre del 2012 el Coordinador del Grupo Departamental de Gestión del Riesgo y Desastres de Santander informa del recibido de este plan y que lo contenido en él, complementará el Plan de Gestión del Riesgo Departamental. CONTROL DE ADVERTENCIA N° 07 de 2013 - INVERSIÓN RECURSOS ESTAMPILLA ADULTO MAYOR El Municipio procedió a girar los recursos producto de la Estampilla del Adulto Mayor de la siguiente forma:

Institución convenio objeto valor Fecha firma del convenio

Convenio 01 de 2013 celebrado entre el Municipio de Zapatoca y el CENTRO VIDA LUZ Y ESPERANZA

GARANTIZAR EL APOYO Y ASISTENCIA INTEGRAL DE LOS ADULTOS MAYORES DE LOS NIVELES 1 Y 2 DEL SISBEN. EN CONDICION DE VULNERABILIDAD. AISLAMIENTO O CARENCIA DE SOPORTE SOCIAL DEL MUNIPCIO DE ZAPATOCA SANTANDER ATENDIDOS POR EL CENTRO VIDA. LUZ Y ESPERANZA PARA EL AÑO 2013

Valor inicial $ 88.394.914 Adición $44.000.000

2013/03/12

Convenio 04 de 2013 celebrado entre el Municipio de Zapatoca y el Hogar el Ocaso

DISTRIBUCION Y GIRO DE LA ESTAMPILLA PARA EL BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR PARA DOTACION Y FUNCIONAMIENTO DE LSO ANCIANOS DEL HOGAR EL OCASO DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA CONFORME A LA RESOLUCION 011458 DE JUNIO 18 DE 2013 DE LA GOBERNACION DE SANTANDER

$ 1.516.307

2013/07/25

Convenio 05 de 2013 celebrado entre el Municipio de Zapatoca y el Hogar San Antonio

DISTRIBUCION Y GIRO DE LA ESTAMPILLA PARA EL BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR PARA DOTACION Y FUNCIONAMIENTO DE LSO ANCIANOS DEL HOGAR SAN ANTONIO DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA CONFORME A LA RESOLUCION 013836 DE OCTUBRE 09 DE 2012 EMIIDA POR LA GOBERNACION DE SANTANDER

$ 9.638.967

2013/07/25




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Convenio 09 de 2013 celebrado entre el Municipio de Zapatoca y el Hogar el Ocaso

DISTRIBUCION Y GIRO DE LOS RECURSOS DE LA ESTAMPILLA PARA EL BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR PARA DOTACION Y FUNCIONAMIENTO DE LOS ANCIANOS DEL HOGAR EL OCASO DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA CONFORME A LA RESOLUCION 11458 DE 2013 DE LA GOBERNACION DE SANTANDER

$ 15.033.607 2013/10/04

Convenio 13 de 2013 celebrado entre el Municipio de Zapatoca y el Hogar San Antonio

DISTRIBUCION Y GIRO DE LOS RECURSOS DE LA ESTAMPILLA PARA EL BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR PARA DOTACION Y FUNCIONAMIENTO DE LOS ANCIANOS DEL HOGAR SAN ANTONIO DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA CONFORME A LA RESOLUCION 11458 DE 2013 DE LA GOBERNACION DE SANTANDER

$ 84.564.039

2013/10/04

CONTROL DE ADVERTENCIA N° 015 de 2013 - ASEGURAMIENTO Y LEGALIZACIÓN DE BIENES: En atención al control de advertencia No. 015 el Municipio en el año 2013 contrato con la siguiente empresa: N° de contrato y Contratista objeto valor Fecha firma del

contrato

Contrato N° 05 celebrado entre el Municipio de Zapatoca y la ASEGURADORA SOLIDARIA DE COLOMBIA LTDA

ADQUISICION DE LAS POLIZAS QUE CONFORMAN EL PROGRAMA DE SEGUROS DEL MUNICIPIO DE ZAPATOCA GRUPO- GRUPO 1 SEGUROS GENERALES Y VIDA GRUPO

$11.814.086

2013/02/05

CONTROL DE ADVERTENCIA N° 020 de 2013 - NOMBRAMIENTO JEFES DE CONTROL INTERNO:

En el año 2012 en la estructura administrativa del Municipio de Zapatoca no estaba conformada la Oficina de Control Interno, por tal razón se pidió autorización al Honorable Concejo Municipal para adelantar este proceso, siendo aprobado mediante acuerdo Municipal No 03 de 2012 “POR MEDIO DEL CUAL SE CREA LA OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO EN LA ESTRUCTURA DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL”. Dentro de este proceso la Administración Municipal mediante decreto 015 de marzo 06 de 2012 procedió a crear el cargo en la Planta de personal de la Administración Municipal.

Teniendo en cuenta este proceso se procedió a realizar el nombramiento de la Jefe de la Oficina de Control Interno el día 12 de marzo del año 2012, pero las funciones fueron para control interno disciplinario, lo que demuestra que no se ha cumplido con el control de advertencia ya que se creó el cargo pero no para el fin del mismo. CONCLUSIÓN En la evaluación que se realizó a los Controles de Advertencia, una vez analizada la atención dada por la Alcaldía registrada en el cuadro anterior, se evidenció las gestiones efectuadas por el señor Alcalde y cada una de las oficinas responsables, acatando el llamado de la CONTRALORÍA GENERAL DE




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SANTANDER, lo que se considera como BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL. No obstante, es pertinente anotar que este órgano de control, continuará con el respectivo seguimiento a las acciones administrativas que están en ejecución, emprendidas con base en los Controles de Advertencia, especialmente al control N°020 de 2013. 3.2.3 TRÁMITE DE QUEJAS SEGUIMIENTO QUEJAS Y DENUNCIAS.

DENUNCIA DPD-14-0037. Contratos suscritos con la FUNDACION CENTRO VIDA LUZ Y ESPERANZA durante las vigencias 2012 y 2013

Seguimiento - Revisados los expedientes de los convenios se evidenció: Certificado de la Cámara de Comercio existencia: Julio 18 de 2012 La Gobernación de Santander le reconoció la personería jurídica como centro de protección social el 4 de julio de 2012.

CONVENIO N°. 048 - 12 CONTRATISTA: FUNDACION CENTRO VIDA LUZ Y ESPERANZA

VALOR: $71.929.822

OBJETO: GARANTIZAR EL APOYO Y ASISTENCIA INTEGRAL A LOS ADULTOS MAYORES DE LOS NIVELES 1 Y 2 DEL SISBEN

TIEMPO DE EJECUCIÓN: 4 MESES Y 15 DÍAS




OTRO SI N° 001 Fecha: Noviembre 9 de 2012. “Para el año 2012 la suma correspondiente al 70% que ampara el convenio corresponde a la suma de $71.929.822,oo Acta parcial de pago No. 1: 7 de septiembre de 2012 Valor $ 16.344.000 Acta parcial de pago No. 2: 9 de Octubre de 2012 Valor $18.642.534 Acta Parcial de pago No. 3: 31 de octubre de 2012 Valor $16.928.343 Acta parcial de pago No. 4: 30 de Noviembre de 2012 Valor $ 8.255.187 Ultimo pago: 28 de diciembre de 2012 Valor $10.242.411 En el acta parcial de pago N° 1: Septiembre 7 de 2012 Valor $16.344.000 Anexan facturas de compra de utensilios de cocina con fecha de septiembre 5 de 2012, Contrato de arrendamiento (Fecha de iniciación septiembre 10 de 2012 Fecha terminación septiembre 10 de 2013; Canon Mensual anticipado $700.000) En el acta parcial de pago No. 2: 9 de Octubre de 2012 Valor $18.642.534




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La secretaría de desarrollo social y comunitario certifica el día 9 de octubre de 2012 que la representante de la fundación cumplió a cabalidad con el objeto del convenio. La directora de la fundación presenta el informe de actividades desarrolladas en el mes de septiembre. Anexan facturas de compra de elementos para oficina y cocina, compra de víveres y elementos de aseo, carne, pollo y verduras, algunas facturas no tienen fecha de expedición. En las facturas del mes de octubre por la compra de víveres no relacionan el valor unitario. Supervisión: La vigilancia en el cumplimiento y ejecución del convenio fue ejercida a través de la secretaría de desarrollo No se publicó en el secop

CONVENIO DE ASOCIACIÓN N°. 001 – 13

CONTRATISTA: FUNDACION CENTRO VIDA LUZ Y ESPERANZA

VALOR: $88.394.914 ADICIONADO EN $ 44.000.000

OBJETO: GARANTIZAR EL APOYO Y ASISTENCIA INTEGRAL A LOS ADULTOS MAYORES DE LOS NIVELES 1 Y 2 DEL SISBEN….

TIEMPO DE EJECUCIÓN: NUEVE MESES




Contrato de arrendamiento de la fundación (Fecha de iniciación: septiembre 11 de 2013, Fecha de terminación: diciembre 31 de 2013, Canon de arrendamiento Mensual $760.000, Incrementado en el 8.5%) OBSERVACION DE AUDITORIA N° 20 Condición: (SITUACION DETECTADA) – No se está dando cumplimiento a Las funciones y deberes como servidor público articulo 34 ley 734 de 2002 y la Ley 1474 de 2011 ARTÍCULO 83 Y 84 que reza: “SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA CONTRACTUAL. Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable, y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato… -Teniendo en cuenta que los supervisores no ejercieron bien sus funciones en la revisión de los soportes de los convenios, La Alcaldía debe realizar una auditoría especial para revisar mes a mes desde agosto de 2012 y 2013 los pagos que la fundación realizó de tal manera que determinen, si los precios registrados en las facturas se ajustan a los precios de mercado y no existen sobrecostos, si se tiene en cuenta que la fundación es una empresa privada.




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Criterio: Dar cumplimiento a las funciones y deberes como servidor público articulo 34 ley 734 de 2002 y la Ley 1474 de 2011 ARTÍCULO 83 Y 84 Causa: Las supervisoras de los convenios no realizaron sus funciones tal y como se registra en las minutas de los mismos y de acuerdo a la Ley, es así que los documentos que soportan cada uno de los desembolsos presentan errores de transcripción en otros casos no especifican el valor unitario de los víveres y abarrotes comprados, ausencia de seguimiento al valor de las compras para determinar posibles sobrecostos, así mismo seguimiento de las actividades desarrolladas del objeto del convenio, no existe informe final de la ejecución de los convenios por parte de los supervisores solo reposa en el expediente el acta de liquidación. - En los archivos de los convenios no reposa inventario de las compras realizadas para la dotación “bienes muebles “de la fundación con los dineros públicos. -Las facturas presentadas por la fundación para legalizar los pagos de los convenios de las vigencias 2012 y 2013 se evidencia las facturas anexas del día 13 de marzo de 2013, adjuntan las compras de víveres en las facturas N° 164-165-166-167-168-169- 359-360-365-366 a nombre del depósito Pablo Antonio Zambrano y las facturas N°13768-13769-13789-13839-13870-13871-13872-13873 a nombre del almacén la campana, en algunos casos no presentan la fecha, son facturas de un mismo día donde compran gran cantidad de víveres y abarrotes y registran los mismos con precios diferentes. No existe pronunciamiento del supervisor del convenio al respecto. Se evidenció en las facturas que presenta la fundación para legalizar los pagos: -Se canceló el 1 de septiembre de 2012, 450 refrigerios a $ 1500 total $ 675.000 y el número de adultos mayores atendidos fue 77 debiendo cancelar solo $ 15.500, canceló de más 373 refrigerios por valor de $ 559.500 -Se canceló en el mes de octubre de 2012, talleres de asesoría y actividades integrales adulto mayor a la Asociación Centro HASVIDA por valor de $ 7.900.000, lo cancelado corresponde a una subcontratación de actividades que ofrece la fundación según registro de cámara de comercio. -Se está cancelando la factura del celular 3212742173 por valor de $ 49.564,75 mensualmente con recursos del convenio lo cual no está permitido, es decir cancelaron la factura del celular durante 13 meses de los convenios $644.332. -Se canceló arriendo de los meses de enero y febrero de 2013 y el convenio fue liquidado el 28 de diciembre de 2012 y se suscribió el otro en marzo de 2013, por lo tanto el arriendo de enero y febrero debería asumirlo la fundación es decir $1.400.000 -Presentan gatos financieros en el 2013 por valor de $ 1.346.388 y el banco agrario certifica que a la fundación le fue descontado la suma de $ 638.306 entre el período marzo 12 de 2013 a diciembre 18 de 2013, relacionando en los gastos de más la suma de $ 709.082




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-En las cláusulas de los convenios “entrega de los aportes: El municipio girará a la cuenta bancaria del centro vida luz y esperanza del municipio de Zapatoca el valor en pesos que mensualmente se ocasione previa presentación de los soportes que así lo acrediten esto es: facturas y/o contratos y el respectivo informe mensual de ejecución de actividades, dicho giro el municipio lo realizará mediante Acto Administrativo”. En el Convenio 01 de 2013 se evidencia en el mes de octubre dos pagos que suman $35.570.877, no se entiende por qué el supervisor no realizó pronunciamiento alguno de dichos desembolsos, si los gastos promedios según ejecución presupuestal de marzo 12 a noviembre 12 firmada por la representante legal se evidencia que los gastos mensuales oscilan entre 11 millones de pesos. Efecto: Presunto incumplimiento en el ejercicio de sus funciones y no publicación en el secop. Teniendo la descripción de la observación se evidencia que los supervisores de los convenios no presentaron los informes de seguimiento de conformidad con la ley, demostrando esto la falta de diligencia de las supervisoras frente a las funciones y responsabilidad asignada incumpliendo sus deberes y funciones de realizar seguimiento técnico, administrativo y financiero sobre la ejecución de los recursos, el cumplimiento de las obligaciones contractuales establecidas dentro del convenio y la correcta inversión de los recursos, configurándose una observación de tipo administrativa para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba de tal manera que se adelante la auditoría a los convenios, así mismo un alcance DISCIPLINARIO debido al presunto incumplimiento en el ejercicio de sus funciones y no publicación en el secop; un alcance FISCAL por el posible daño en la suma de $ 10.768.914 por la cancelación del celular, los refrigerios de mas, arriendos de los meses de enero y febrero de 2013, gastos financieros relacionados de más y lo cancelado a la Asociación Centro HASVIDA. Nota: El Concejo municipal de Zapatoca tiene conocimiento de la denuncia y ha realizado el control político que a ellos les compete, así mismo el señor personero municipal Javier Niño Moreno está dando trámite a las mismas presentadas por la veeduría del centro vida, para la vigencia 2014. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL La jurisprudencia del Honorable Consejo de Estado ha definido el acta de liquidación como: “La liquidación de mutuo acuerdo suscrita por las partes constituye un acto de autonomía privada de aquellas que le da firmeza o definición a las prestaciones mutuas entre sí, de tal suerte que constituye definición de sus créditos y deudas recíprocas, no susceptible de enjuiciarse ante el órgano jurisdiccional, como no sea que se acredite algún vicio del consentimiento que conduzca a la invalidación de la misma, tales como: error, fuerza o dolo. “La liquidación final del contrato tiene como objetivo principal que las partes definan sus cuentas,

que decidan en qué estado quedan después de cumplida la ejecución de aquél; que allí se




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decidan todas las reclamaciones a que ha dado lugar la ejecución del contrato, y por esa razón es ese el momento en que se pueden formular las reclamaciones que se consideren pertinentes. La liquidación finiquita la relación entre las partes del negocio jurídico, por ende, no puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no hicieron en ese momento1”. En este orden es preciso advertir que el acta de liquidación de un contrato se convierte en el mecanismo ideal para finiquitar la relación jurídica negocial creada en virtud del contrato, entonces en ella es en la cual el supervisor o el interventor puede saldar aquellas cuentas respecto de las cuales no se encuentra conforme o sobre las cuales no hay claridad, de allí que las salvedades que se hacen en un acta de liquidación se convierte en la última oportunidad que tiene el supervisor para aplicar las funciones y competencias que el encargan el artículo 83 y 84 de la Ley 1474 de 2011; respecto a las salvedades que se hacen en el acta de liquidación la jurisprudencia ha manifestado: Ahora bien, en relación con las salvedades que se hagan en el momento de la liquidación bilateral, las mismas deben ser concretas y específicas, es decir que deben versar sobre puntos determinados de la liquidación que no se comparten, bien porque no se incluyeron reconocimientos a los que se cree tener derecho o porque se hicieron descuentos con los que no se está de acuerdo, etc. etc., lo que significa que tal salvedad no puede ser genérica, vaga e indeterminada ni puede consistir en una frase de cajón del tipo “me reservo el derecho a reclamar por los pagos no incluidos en la presente acta”, porque en tal caso resultará inadmisible como mecanismo de habilitación para la reclamación judicial de prestaciones derivadas del contrato liquidado, en la medida en que no se concretó el motivo de inconformidad del contratista

2.

Por lo expuesto considero que la imputación de responsabilidad disciplinaria que se hace a los supervisores carece de fundamento, puesto que para la vigencia 2013 en el acta de liquidación la supervisora dejo las salvedades del caso y procedió a descontar los dineros que en otras actas fueron pagados de más, tal como se aprecia en los siguientes apartes que me permito citar: 1. Se descuentan valores de los reconocidos en el acta de pago No. 1, debido a que en el ítem de arrendamiento y mercado corresponden a valores ejecutados en el mes de enero y febrero, época para la cual no había contrato, de tal manera que para no incurrir en el pago de hechos cumplidos se aplican los mencionados descuentos. 2. El valor reconocido por mercado y víveres para la primera acta corresponde al promedio de facturación del año, con el fin de establecer un valor cercano a la realidad. Anexo a esta comunicación se encuentra el acta de liquidación y a los informes de supervisión realizados por la Doctora MONICA FERNANDA SANTANDER SILVA¸ en los cuales se deja

constancia del seguimiento permanente y juicioso a la ejecución del convenio, evitando que se malgastasen los recursos públicos, propendiendo en su lugar por la inversión adecuada. En cuanto a los demás supervisores, es de aclarar que la Doctora SILVIA MARGARITA SERRRANO G, no fue encargada de la supervisión del convenio en ningún momento, para probarlo anexo comunicación que envía la respectiva funcionaria junto con la resolución de nombramiento y acta de posesión.

1 Sentencia del 10 de abril de 1997, expediente 10.608, C.P. Daniel Suárez Hernández.

2 Sentencia de veintinueve (29) de febrero de dos mil doce (2012), radicado 66001-23-31-000-

1993-03387-01(16371); Consejero ponente: DANILO ROJAS BETANCOURTH.




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Lo respectivo al daño fiscal y de contera disciplinario para supervisores y alcalde municipal, se debe dejar claro que algunos de los hallazgos se derivan de interpretaciones inadecuadas, con todo respeto procederé a aclarar punto por punto:

1. En cuanto a los refrigerios que fueron pagados el día 01 de septiembre del año 2012, se observa que la factura relaciona una variedad de productos sólidos y bebidas diferentes, lo cual da a entender que la factura cancelada corresponde al consumo de varios días, de allí que no puede imputarse daño fiscal alguno, pues no hay material de juicio suficiente para demostrar que el consumo pertenece a un solo día, sembrando con ello un manto de duda difícil de desvirtuar, resulta más fácil de demostrar que la entidad sin ánimo de lucro tiene la costumbre de adquirir refrigerios para los adultos mayores con el fin de suministrarlos durante periodos de varios días, procediendo a cancelar en un solo pago, puede ser por efectos prácticos o contables, luego el hallazgo en nuestra humilde consideración debe ser desvirtuado.

2. En cuanto a los pagos adelantados a la fundación HASVIDA hay que aclarar que el artículo 11 de la Ley 1276 de 2009, consagra: Artículo 11. Modifícase el artículo 6° de la Ley 687 de 2001, el cual quedará así. Servicios mínimos que ofrecerá el Centro Vida. Sin perjuicio de que la entidad pueda mejorar esta canasta mínima de servicios, los Centros Vida ofrecerán al adulto mayor los siguientes: (…) 1). Alimentación que asegure la ingesta necesaria, a nivel proteico-calórico y de micronutrientes que garanticen buenas condiciones de salud para el adulto mayor, de acuerdo con los menús que de manera especial para los requerimientos de esta población, elaboren los profesionales de la nutrición. 2). Orientación Psicosocial. Prestada de manera preventiva a toda la población objetivo, la cual persigue mitigar el efecto de las patologías de comportamiento que surgen en la tercera edad y los efectos a las que ellas conducen. Estará a cargo de profesionales en psicología y trabajo social. Cuando sea necesario, los adultos mayores serán remitidos a las entidades de la seguridad social para una atención más específica. 5). Capacitación en actividades productivas de acuerdo con los talentos, gustos y preferencias de la población beneficiaria. 6). Deporte, cultura y recreación, suministrado por personas capacitadas (…) Y el parágrafo del artículo 8 de la Ley 1276 de 2009, reza: Parágrafo. Los distritos y municipios podrán suscribir convenios con entidades reconocidas para el manejo de los Centros Vida; no obstante, estos deberán prever dentro de su estructura administrativa la unidad encargada de su seguimiento y control como estrategia de una política pública orientada a mejorar las condiciones de vida de las personas de tercera edad. En consecuencia puede concluirse de lo citado que la entidad pública puede celebrar convenios con entidades reconocidas, de ninguna manera se limita la sub contratación, incluso la misma Ley obliga a pensar en ella, pues al hablar de profesionales de la nutrición y de personas capacitadas para desarrollar determinadas actividades que se integraron en los servicios mínimos del centro vida, deja abierta la posibilidad para que las entidades con quienes se contrate el manejo de los centros vida recurran a las




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modalidades de contratación que establece el mundo jurídico con el fin de suplir las falencias de personal que tenga, esto es con el fin de asegurar los servicios mínimos que consagra la norma y brindar una atención adecuada a los adultos mayores beneficiarios. Corolario de lo anterior es que hasta la fecha no ha habido queja alguna de parte de los adultos mayores beneficiarios, a quienes se les ha brindado atención de calidad, con bajos costos, pues el costo promedio de atención de un adulto mayor en el centro vida de Zapatoca es de ONCE MIL DIESIETE PESOS ($11.017) MONEDA CORRIENTE, valor que está muy por debajo del promedio de atención diaria para un adulto mayor en la mayoría de los centros vida del país, de lo cual pido humildemente a la Contraloría se sirva investigar. Ahora bien, el hecho que se haya subcontratado en ningún momento puede catalogarse como daño fiscal, en atención a que de acuerdo con las evidencias que hay en el expediente los servicios fueron prestados, lo cual implica una correcta inversión de los recursos públicos; lo cual se demuestra con los soportes anexos. 3. Por su parte en lo respectivo al presunto hallazgo fiscal por el pago de una cuenta de telefonía celular, aclaro que no se trata de pago de servicio telefónico sino de internet, gasto que se encuentra permitido en la Ley 1296 de 2009 en los siguientes términos: Servicios mínimos que ofrecerá el Centro Vida. Sin perjuicio de que la entidad pueda mejorar esta canasta mínima de servicios, los Centros Vida ofrecerán al adulto mayor los siguientes: 10). Uso de Internet, con el apoyo de los servicios que ofrece Compartel, como organismo de la conectividad nacional. Como bien saben COMPARTEL ya no existe y por ello se debe recurrir a los servicios al alcance, con tal de brindar una atención integral y de calidad; para probar lo dicho anexo copia del contrato suscrito con la compañía claro. 4. En lo respectivo a los meses de arriendo de enero y febrero, estos valores fueron descontados en el acta de liquidación, lo cual se puede apreciar en el documento anexo. 5. Para desvirtuar este Hallazgo anexo certificación del banco agrario de Colombia sucursal Zapatoca, en el cual certifica gastos por un valor de $1.481.921, en este orden se deja claro que no hay daño fiscal, lo que sucedió es que en la primera certificación el banco no incluyo los costos del 4 X 1000, confeccionando con ello una confusión. ANEXO RESPUESTA INFORME DE CONTRALORIA OBSERVACIÓN 020.

Copia oficio con referencia aclaración informe Contraloria. (FOLIO 223)

Copia Oficio con asunto Revisión de la Resolución de encargo081 de marzo 04 de 2014.(folio 224)

Copia resolución 081 de 2014.(folios 225)

Acta de liquidación convenio 048 de 2012. (folio 226 al 229)

Informe de supervisión coinvenio 048 de 2012. (folio 230 al 232).

Factura Plan de internet (folios 233 al folio 238).

Certificacion cuenta bancaria folio 239 al 241).

Copia informes de supervisión del convenio 001 de 2013. Del folio 242 al folio 278

Copia del acta de liquidación convenio 001 de 2013. (del folio 279 al folio 299).

Copia del Informe del Grupo HAS VIDA (del folio 300 al folio 419)




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CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR El grupo auditor verificó la respuesta enviada respecto de la observación DISCIPLINARIA y según los soportes que se anexan se pudo corroborar que efectivamente se había realizado los informes de supervisión, lo cierto es que quien fue designado para tal cargo cumplió con sus obligaciones de conformidad con los soportes anexados. Teniendo en cuenta la respuesta de la entidad donde establece que “se encuentra el acta de liquidación y a los informes de supervisión realizados por la Doctora MONICA FERNANDA SANTANDER SILVA, en los cuales se deja constancia del seguimiento permanente y juicioso a la ejecución del convenio, evitando que se malgastasen los recursos públicos, propendiendo en su lugar por la inversión adecuada”. Por lo tanto, desaparecería el motivo de la observación disciplinaria. No obstante haberse aportado los documentos que desvirtúan la OBSERVACION DISCIPLINARIA, es pertinente tener en cuenta que la Administración Municipal debe conformar cuidadosamente los expedientes de cada uno de los contratos con los documentos elaborados en las etapas pre contractual, contractual y post contractual. En relación con la Observación FISCAL, el grupo auditor verificó la respuesta enviada donde se procede a aclarar punto por punto, y donde manifiesta que: “Ahora bien, el hecho que se haya subcontratado en ningún momento puede catalogarse como daño fiscal, en atención a que de acuerdo con las evidencias que hay en el expediente los servicios fueron prestados, lo cual implica una correcta inversión de los recursos públicos; lo cual se demuestra con los soportes anexos, donde se explicó punto por punto….Por su parte e lo respectivo al presunto hallazgo fiscal por el pago de una cuenta de telefonía celular, aclaro que no se trata de pago de servicio telefónico sino de internet, gasto que se encuentra permitido en la Ley 1296 ded 2009.. Servicios mínimos que ofrecerá el Centro Vida. Sin perjuicio de que la entidad pueda mejorar esta canasta mínima de servicios”. Con base en lo anterior, se DESVIRTUAN las observaciones de tipo DISCIPLINARIO Y FISCAL; se CONVALIDA la observación administrativa a fin de que se incluya este punto en el correspondiente plan de mejoramiento de la entidad.

TIPO DE OBSERVACION : ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal

(Administrativo DENUNCIA DPD-13-0022 Teniendo en cuenta que la administración municipal de Zapatoca solicitó mediante oficio de fecha 13 de junio de 2013 a la Dra. María Nelly Gutiérrez Rueda – directora de la asociación de municipios agropecuarios de la subregión de los yariquies Amay en cumplimiento de un plan de mejoramiento emitido por la Contraloría General de Santander relacionada con la queja n°. Dpd – 13 – 0022 dentro del cual solicita al contratista desmontar y trasplantar ocho (8) hectáreas de la reforestación según el contrato interadministrativo y de apoyo no 151 de 2010 celebrado entre el municipio y la asociación Amay cuyo objeto es “ejecutar la realización del establecimiento, mantenimiento y aislamiento de 49 hectáreas hectáreas de plantación forestal protectora, productora en el municipio de zapatoca – Santander”




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Manifiesta igualmente el oficio que con el propósito de dar cumplimiento a lo ordenado en esta misiva es necesario que a la mayor brevedad posible se acerque a la administración municipal de Zapatoca con el fin de determinar la zona donde se llevara a cabo dicho traslado y en el tiempo requerido para ello de esta solicitud la administración municipal de Zapatoca remiten respuesta a la contraloría general de Santander mediante oficio de fecha 27 de agosto de 2013, manifestando que la asociación Amay mediante oficio de fecha 5 de agosto de 2013 manifiesta que no es procedente la solicitud hecha por este ente territorial, esto es la de concertar el sitio donde se realizaría por parte de Amay el traslado de dichas hectáreas reforestadas y el termino en el que se haría y señala que debe iniciarse por el municipio las acciones legales que correspondan este ente de control se pronuncia sobre los hechos expuestos y solicita que se dé cumplimiento a lo contemplado en el plan de mejoramiento y a la solicitud hecha por la autoridad ambiental cas proferido mediante concepto técnico SGA N°. 0477 – 12 de fecha 29 de junio de 2012 realizando el traslado de las ocho (8) hectáreas donde la ley es clara al manifestar que se requiere declarar y administrar áreas desde el nivel municipal que garanticen la recuperación y conservación de zonas de regulación, captación de aguas y microcuencas para la sostenibilidad del recurso hídrico que abastecen los acueductos municipales y reforestar con especies nativas. Es así que la administración municipal de zapatoca debe hacer cumplir al contratista la clausula vigésima del contrato “indemnidad” el cual expresa textualmente “la asociación se compromete con el municipio, a mantener libre de cualquier daño o perjuicio originado de reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes relacionadas con el objeto aquí convenido” Por lo anterior la administración municipal de Zapatoca debe realizar las actuaciones del caso y así evitar a la postre posibles sanciones disciplinarias y fiscales para las partes. DENUNCIA En la página web de Héctor Gómez Kabarique el 01 de abril

de 2014 fue publicado:

“…EN ZAPATOCA TAMBIÉN HAY CHANCHULLOS

Qué descaro. Gastaron más de dos mil millones de pesos supuestamente para mejorar el servicio de agua potable en Zapatoca y hoy, cuando por fin terminaron los trabajos contratados, al pueblo llega menos agua que antes. Zapatoca recibía cuatro pulgadas de agua, cantidad que abastecía con creces a los 5 mil habitantes del casco urbano. Buena cantidad y buena presión. A los genios del gobierno departamental de Horacio Serpa Uribe se les ocurrió que era necesario ampliar esa capacidad y para el efecto adjudicaron un contrato por más de dos mil millones de pesos al consorcio PMAC – Zapatoca con el fin de que instalara tubería nueva para conducir más líquido desde la quebrada El Ramo hasta la planta del acueducto en la zona urbana. Las obras debían terminarlas en Octubre del año 2012 pero solo las entregaron en Marzo del 2014.




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El compromiso era ampliar la capacidad por lo menos a seis pulgadas. Pásmense. Hoy solo están llegando dos pulgadas. La mitad de lo que llegaba antes del gobierno de Serpa. Hoy en Zapatoca existen racionamientos diarios en el servicio de agua durante largas horas y no por culpa del verano. Allá sobra el agua en las fuentes pero quedaron mal hechas las obras de conducción. El problema va para bien largo y nadie responde y nadie investiga. El Alcalde de Zapatoca Salvador Díaz Garzón ha sido complaciente y parece que, con su actitud de alcahueta, quiere cuidar la espalda de sus jefes políticos…”

SEGUIMIENTO - CONCLUSION El municipio presentó un racionamiento hasta Mayo 1 de 2013 debido a la disminución del caudal proveniente de la quebrada la Zarza que para ese momento era la única fuente que abastecía el acueducto. Para esa fecha la conducción de la quebrada San Javier que construía la empresa PMAC aún no se había terminado. A partir del 1 de Mayo el caudal de la Zarza se incrementó a niveles que permitían el abastecimiento de agua las 24 horas del día. El 12 de Octubre del 2013 ya se contaba con el abastecimiento de la quebrada la Zarza y la quebrada El Ramo de la conducción de San Javier, desde el primero de Mayo del 2013 a la fecha solo se ha presentado racionamiento en tres ocasiones y solo en las horas de la noche y esto debido a reparaciones en las líneas de conducción. Actualmente cuentan con agua suficiente para abastecer el municipio las 24 horas del día contando con los caudales tanto de la Zarza como de la quebrada El Ramo. Los trabajos de construcción de la línea de conducción de San Javier, fueron contratados directamente por la Gobernación del Departamento. 3.3 CONTROL FINANCIERO 3.3.1 GESTION PRESUPUESTAL La Alcaldía Municipal de Zapatoca, estableció el Presupuesto General de Rentas y Gastos para la vigencia fiscal 2013, mediante el acuerdo N°025 de noviembre 29 de 2012, en la suma de CINCO MIL OCHOCIENTOS NOVENTA Y SEIS MILLONES CINCUENTA Y SEIS MIL TRESCIENTOS CINCUENTA Y NUEVE PESOS MCTE

($5.896.056.369,oo), el cual fue adicionado en la suma de $4.605.483.562.16, se realizaron reducciones por valor de $102.372.095.23, para un presupuesto definitivo de $10.399.167.835.93, del cual se recaudó el 101% por valor de $10.531.344.056.23

MODIFICACIONES PRESUPUESTALES 2013

Presupuesto Inicial Adiciones Reducciones Presupuesto Definitivo Recaudos

5,896,056,369.00

4,605,483,562.16

102,372,095.23

10,399,167,835.93

10,531,344,056.23

Los estimativos a las rentas y gastos del municipio de ZAPATOCA durante la vigencia 2013 que se cerró el 31 de diciembre, tuvo adiciones del 44% y reducciones del 0.98%




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EJECUCION PREUPUESTAL DE INGRESOS

EJECUCION DE INGRESOS COMPARATIVAS 2012 – 2013 (CIFRAS EN MILES DE PESOS)

2012 2013 VARIACION VAR. %

% Part. Ingresos 2013

INGRESOS TRIBUTARIOS APROBADOS 1,191,929 1,175,717 (16,212) -1% 12%

IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO 314,384 349,587 35,203 11%

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO 58,679 221,713 163,034 278%

SOBRETASA A LA GASOLINA 120,063 137,300 17,237 14%

ALUMBRADO PUBLICO 259,757 241,384 (18,373) -7%

ESTAMPILLAS MUNICIPALES 174,749 90,391 (84,358) -48%

TRANSITO Y TRANSPORTE

SOBRETASA BOMBERIL 8,708 31,184 22,476 258%

FONDOS ESPECIALES 188,709 40,224 (148,485) -79%

OTROS IMPUESTOS 66,880 63,934 (2,946) -4%

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 251,709 184,764 (66,945) -27% 2%

TASAS 247,651 182,225 (65,426) -26%

MULTAS Y SANCIONES 4,058 2,402 (1,656) -41%

OTROS - 137

TRANSFERENCIAS Y APORTES 5,148,292 5,857,569 709,277 14% 60%

TRANSFERENCIAS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES 2,926,631 3,225,850 299,219 10%

OTRAS TRANFERENCIAS NACIONALES 1,391,244 1,739,112 347,868 25%

TRANSFERENCIAS DEPARTAMENTALES 830,417 667,962 (162,455) -20%

OTRAS ENTIDADES - 224,645 224,645

RECURSOS DE CAPITAL 2,388,120 2,490,663 102,543 4% 25%

RECURSOS DE BALANCE 1,090,855 1,833,538 742,683 68%

RENDIMIENTOS FINANCIEROS 23,634 29,838 6,204 26%

OTROS (RESERVAS PRESUPUESTALES) 1,273,631 627,287 (646,344) -51%

RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE REGALIAS 50,183 76,928 26,745 53% 1%

RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE REGALIAS 50,183 76,928 26,745 53%

TOTAL PRESUPUESTO DE INGRESOS 9,030,233 9,785,641 755,408 8% 100%

Fuente: Secretaria de Hacienda Municipal.




INFORME DEFINITIVO


De acuerdo a su ejecución y participación, se observa que los recursos del SGP (educación, propósito general, alimentación escolar, regalías); otras transferencias nacionales y departamentales participaron en un 60% en la vigencia 2013 ; seguido por los recursos de capital en un 25; ingresos tributarios ( predial, industria y comercio, avisos y tableros, publicidad exterior visual, servicio de alumbrado público, espectáculos, estampillas, sobre tasa bomberil) en un 12% y los no tributarios (rentas contractuales, multas, intereses moratorios) en un 2%.

El presupuesto de ingresos del municipio de Zapatoca se incrementó en $ 755,408 (miles de pesos) es decir un 8% al pasar de $9,030,233 (miles de pesos) de la vigencia 2012 a $9,785,641(miles de pesos) en el 2013, evidenciándose que otros aportes de la nación se incrementaron en un 25% y los aportes del departamento disminuyeron el 20%; los ingresos tributarios disminuyeron el 1%, en los ingresos no tributarios disminuyeron el 27%. EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS ANALISIS COMPARATIVO DE LA EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS

ANALISIS COMPARATIVO DETALLADO EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS VIGENCIAS 2010-2013

(Cifras en miles de pesos)

ALCALDIA MUNICIPAL

CONCEPTO

2012 2013

DEFINITIVO EJECUTADO DEFINITIVO EJECUTADO

GASTOS

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 1,028,587 947,227 1,016,983 957,995

GASTOS DE PERSONAL 690,423 633,943 731,174 694,973

GASTOS GENERALES 330,230 305,350 277,555 254,769

TRANSFERENCIAS 7,934 7,934 8,254 8,253

PRESUPUESTO DEL SERVICIO DE LA DEUDA PUBLICA 167,229 165,885 190,000 176,809

PRESUPUESTO DE INVERSION 8,990,250 7,034,474 8,384,352 6,850,691

SALUD 2,744,503 2,319,655 3,293,051 3,220,729

EDUCACION 340,778 312,839 416,313 414,056

AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO 996,054 734,629 968,199 473,133

INGRESOS TRIBUTARIOS APROBADOS

INGRESOS NO TRIBUTARIOS

TRANSFERENCIAS Y APORTES

RECURSOS DE CAPITAL

RECURSOS DEL SISTEMA

GENERAL DE REGALIAS

TOTAL PRESUPUESTO DE INGRESOS

2012 1.191.929 251.709 5.148.292 2.388.120 50.183 9.030.233

2013 1.175.717 184.764 5.857.569 2.490.663 76.928 9.785.641

mile

s d

e p

eso

s

EJECUCION DE INGRESOS COMPARATIVA 2012-2013




INFORME DEFINITIVO


DEPORTE Y RECREACION 64,206 45,739 82,610 67,492

CULTURA 171,951 94,744 208,192 180,369

VIVIENDA 175,769 20,000 147,258 0

INFRAESTRUCTURA VIAL 619,035 145,468 625,718 622,966

OTROS SECTORES 3,856,072 3,354,472 2,609,421 1,868,168

ALIMENTACION ESCOLAR 21,882 6,928 33,590 3,778

SISTEMA GENERAL DE REGALIAS 49,779 15,679 77,605 35,315

TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS 10,235,845 8,163,265 9,668,940 8,020,810

Fuente: Secretaria de Hacienda Ejecución Presupuestal de Egresos

El presupuesto de gastos ejecutados se disminuyó en un 2% al pasar de la vigencia 2012 a 2013; en la vigencia 2013 el presupuesto definitivo se ejecutó en un 83%, del total ejecutado en la vigencia 2013 los gastos de funcionamiento representan el 12% y los gastos de inversión (sistema general de participación y regalías y recursos propios) representaron el 86% y el servicio a la deuda el 2%.

La ejecución presupuestal de gastos disminuyó de la vigencia 2012 a 2013 en un 2%, evidenciando que los gastos de funcionamientos se incrementaron en el 1%, el servicio de la deuda se incrementó en el 7% y la inversión disminuyó en el 2% durante la vigencia 2013 de los gastos de funcionamiento, el 73% se ejecutó en gastos de personal; el 27% en gastos generales y el 1% en transferencias.

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO

PRESUPUESTO DEL SERVICIO DE LA DEUDA

PUBLICA

PRESUPUESTO DE INVERSION

2012 947.227 165.885 7.050.153

2013 957.995 176.809 6.886.006

mile

s d

e p

eso

s COMPARATIVO EJECUCION DE GASTOS 2012-2013

ALCADIA DE ZAPATOCA

Series1, SALUD, 3.220.729

Series1, EDUCACION, 414.056

Series1, AGUA POTABLE Y

SANEAMIENTO BASICO, 473.133

Series1, DEPORTE Y RECREACION, 67.492

Series1, CULTURA, 180.369

Series1, VIVIENDA, 0

Series1, INFRAESTRUCTURA V

IAL, 622.966

Series1, OTROS SECTORES, 1.868.168

Series1, ALIMENTACION ESCOLAR, 3.778

Series1, SISTEMA GENERAL DE

REGALIAS, 35.315

EJECUCION GASTOS DE INVERSION 2013 ALCALDIA DE ZAPATOCA




INFORME DEFINITIVO


El gasto de inversión total del municipio en la vigencia 2013 estuvo financiado en un alto porcentaje con recursos del sistema general de participaciones y recursos propios, la inversión se concentró principalmente en los sectores: Sector salud inversión del 47%, seguido por otros sectores 27%; infraestructura vial 9%; agua potable y saneamiento básico 7%; educación 6%; cultura 3%; alimentación escolar 0.1%; sistema general de regalías el 0.5%. OBSERVACION DE AUDITORIA N° 21 El municipio en la vigencia 2013 solo ejecutó el 83% del presupuesto, dejando de ejecutar en el 2013 la suma de $ 1.648.130.000, por los resultados obtenidos, la gestión presupuestal no contribuye a la gestión administrativa como herramienta de planeación y control de los recursos a cargo de la alcaldía y su gestión no es la esperada, como se determina en el análisis de la ejecución presupuestal, se obtiene una baja utilización de los recursos, lo que determina el aplazamiento de necesidades insatisfechas de la población más vulnerable del municipio es así que los beneficiarios de los proyectos de inversión no reciben los bienes y servicios en la vigencia determinada. Por lo anterior, se configura una observación de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento en aras de que los recursos se inviertan oportunamente. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Si bien es cierto que existen recursos sin ejecutar, no es por falta de programación, algunos recursos sin ejecutar corresponde a los Fondos Especiales con destinación específica y que solo se puede dar aplicación para lo cual se han destinado por los Acuerdos Municipales; dentro de estos están los recursos de Pasivos Pensiónales (su aplicación se da solo para pago de cuotas partes pensiónales o bonos pensiónales), los recursos del Fondo de Vivienda, los cuales solo pueden ser aplicados a programas de vivienda de los empleados de la administración municipal de Zapatoca y otros recursos de fondos especiales como son las estampillas que genera la contratación, es muy común que los contratistas al cierre de la vigencia relocalicen las liquidaciones de los contratos; en la liquidación y pago definitivo de los contratos se generan las retenciones y es así que en los últimos días de la vigencia se registra un alto ingresos por estampillas para cultura, seguridad ciudadana, adulto mayor, centro de bienestar del anciano; estos recursos difícilmente se pueden adicionar y ejecutar en la vigencia; esta es la principal razón por la cual se generan excedentes o recursos de balance, los cuales se adicionan en la vigencia siguiente. Existes recursos como los del Plan Departamental de Aguas, que en la última vigencia los han girado a las cuentas de la administración municipal, recursos que la entidad no los puede ejecutar ya que son del Departamento, no se han transferido por la razón que el Departamento y la Fiducia no ha reportado las cuentas a las cuales se debe trasferir los recursos, estos recursos en año anteriores eran consignados directamente a la fiducia.




INFORME DEFINITIVO


Existen recursos que están apalancado proyectos como contrapartida de la gestionan, estos recursos no se han comprometido en aras de garantizar la cofinanciación, son partidas presupuestales que se han expedido los certificados de disponibilidad. Existen recursos para compra de predios para conservación de fuentes hídricas de la jurisdicción del municipio de Zapatoca y en aras de garantizar las adquisiciones y la aplicación de los recursos presupuestados con este fin, recursos incorporados al presupuesto de la siguiente vigencia. Gran parte de las apropiaciones sin ejecutar en la vigencia 2013 no se realizaron por falta de planificación, gestión o voluntad, simplemente corresponde a partidas de fondos especiales, recursos que no corresponden a la entidad, recursos de contrapartidas en la gestión de proyectos y proyectos que no se han podido ejecutar por fuerzas ajenas a la administración municipal. Este hallazgo debe interpretarse a la par con el número 19, pues si se refleja una eficiente ejecución de las metas del plan de desarrollo, de manera directa ello también implica una buena ejecución de los recursos. CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR La respuesta expone las razones de la no ejecución de la totalidad del presupuesto, independientemente de estas la administración deben adelantar la gestión para el recaudo y ejecución de los mismos, por lo tanto se confirma la observación como hallazgo de tipo Administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS

COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS ALCALDIA MUNCIPAL DE ZAPATOCA

(cifras en miles de pesos)

CONCEPTO

VIGENCIA FISCAL

2010 2011 2012 2013

DEFINITIVO EJECUTADO DEFINITIVO EJECUTADO DEFINITIVO EJECUTADO DEFINITIVO EJECUTADO

INGRESOS

INGRESOS CORRIENTES

TRIBUTARIOS 850,520 1,069,739 956,507 1,005,992 924,350 1,191,929 998,227 1,175,717

NO TRIBUTARIOS 136,650 168,638 157,600 182,184 168,700 251,709 185,800 184,764

TRANSFERENCIAS Y APORTES 3,906,147 3,032,259 5,555,846 4,278,413 5,768,170 5,148,292 5,937,560 5,857,569

RECURSOS DE CAPITAL 2,664,020 2,204,958 2,932,428 2,890,417 3,324,846 2,388,120 2,470,425 2,490,663

RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE REGALIAS - - - - 49,779 50,183 76,928 76,928

TOTAL INGRESOS 7,557,337 6,475,594 9,602,381 8,357,006 10,235,845 9,030,233 9,668,940 9,785,641




INFORME DEFINITIVO


GASTOS

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 878,247 836,842 914,478 833,562 1,028,587 947,227 1,016,983 957,995

SERVICIO A LA DEUDA 49,053 48,954 87,322 84,986 167,229 165,885 190,000 176,809

GASTOS DE INVERSION 6,630,037 5,303,887 8,600,581 7,356,632 8,990,250 7,034,474 8,384,352 6,850,691

SISTEMA GENERAL DE REGALIAS - - - - 49,779 15,679 77,605 35,315

TOTAL GASTOS 7,557,337 6,189,683 9,602,381 8,275,180 10,235,845 8,163,265 9,668,940 8,020,810

Fuente: Secretaria de Hacienda Ejecución Presupuestal de Ingresos De la tabla anterior, se deduce que el presupuesto definitivo de ingresos se incrementó en un 27% entre las vigencias 2010-2011; un 7% entre las vigencias 2011-2012 y se disminuyó entre las vigencias 2012-2013 en un 6%.

El presupuesto ejecutado de gastos se incrementó en un 34% entre las vigencias 2010-2011 reflejado en los gastos de inversión; entre las vigencias 2011-2012 disminuyó la ejecución en un 1% y en el periodo 2012-2013 disminuyeron en un 2%. COMPORTAMIENTO HISTÓRICO DETALLADO DE LAS RENTAS

ANALISIS COMPARATIVO DETALLADO EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIGENCIAS 2010-2013

(Cifras en miles de pesos)

ALCALDIA MUNICIPAL

CONCEPTO

VIGENCIA FISCAL

2010 2011 2012 2013

DEFINITIVO EJECUTADO DEFINITIVO EJECUTADO DEFINITIVO

EJECUTADO DEFINITIVO EJECUTADO

INGRESOS

INGRESOS TRIBUTARIOS APROBADOS 850,520 1,069,739 956,507 1,005,992 924,350 1,191,929 998,227 1,175,717

IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO 330,000 293,506 355,000 286,381 355,000 314,384 430,000 349,587

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO 48,000 45,964 50,000 58,542 55,000 58,679 66,000 221,713

SOBRETASA A LA GASOLINA 78,000 105,899 88,000 121,140 95,000 120,063 95,000 137,300

ALUMBRADO PUBLICO 155,770 237,853 120,000 220,253 140,000 259,757 200,000 241,384

ESTAMPILLAS MUNICIPALES 45,000 103,836 86,129 124,893 60,000 174,749 65,000 90,391

TRANSITO Y TRANSPORTE

SOBRETASA BOMBERIL 6,450 5,252 7,000 8,368 10,000 8,708 29,494 31,184

FONDOS ESPECIALES 136,000 208,747 186,978 132,605 149,000 188,709 50,100 40,224

OTROS IMPUESTOS 51,300 68,682 63,400 53,810 60,350 66,880 62,633 63,934

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 136,650 168,638 157,600 182,184 168,700 251,709 185,800 184,764

TASAS 128,829 165,320 156,200 180,193 167,300 247,651 181,450 182,225

MULTAS Y SANCIONES 900 3,277 900 1,972 900 4,058 4,300 2,402

OTROS 6,921 41 500 19 500 - 50 137

TRANSFERENCIAS Y APORTES 3,906,147 3,032,259 5,555,846 4,278,413 5,768,170 5,148,292 5,937,560 5,857,569

TRANSFERENCIAS DEL SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES 2,491,180 2,491,180 2,538,054 2,536,545 2,930,503 2,926,631 3,225,850 3,225,850

OTRAS TRANFERENCIAS NACIONALES 781,330 233,961 802,636 459,223 1,794,273 1,391,244 1,733,838 1,739,112




INFORME DEFINITIVO


TRANSFERENCIAS DEPARTAMENTALES 356,897 193,778 2,208,222 1,282,645 1,043,394 830,417 753,227 667,962

OTRAS ENTIDADES 276,740 113,340 6,934 - - - 224,645 224,645

RECURSOS DE CAPITAL 2,664,020 2,204,958 2,932,428 2,890,417 3,324,846 2,388,120 2,470,425 2,490,663

RECURSOS DEL CREDITO - - 550,000 550,000 - -

RECURSOS DE BALANCE 849,081 849,081 1,103,581 1,049,860 1,090,855 1,090,855 1,833,538 1,833,538

RENDIMIENTOS FINANCIEROS 6,982 17,951 5,400 17,110 6,300 23,634 9,600 29,838

OTROS (RESERVAS PRESUPUESTALES) 1,807,957 1,337,926 1,273,447 1,273,447 2,227,691 1,273,631 627,287 627,287

RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE REGALIAS - - - - 49,779 50,183 76,928 76,928

RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE REGALIAS

49,779 50,183 76,928 76,928

TOTAL PRESUPUESTO DE INGRESOS 7,557,337 6,475,594 9,602,381 8,357,006 10,235,845 9,030,233 9,668,940 9,785,641

Fuente: Secretaria de Hacienda Ejecución presupuestal de Ingresos El comportamiento de los ingresos por rentas del municipio de Zapatoca, durante los últimos cuatro años fue así: de la vigencia 2010 al 2011 se incrementó en un 29%; de 2011-2012 se incrementó en un 8%, y de 2012-2013 se incrementó en un 8%. EJECUCIÓN CON RECURSOS DEL FONDO DE SEGURIDAD CIUDADANA

El recaudo de los recursos del Fondo de Seguridad durante la vigencia fiscal 2013 fue de $18.383.292; y por recurso de balance $211.475.372. La inversión de los mismos se realizó así:

N° Contrato OBJETO FECHA VALOR

Convenio Interadministrativo de Cooperación 213036

Suscrito entre FONADE – El ministerio del Interior- Fondo de Seguridad y convivencia ciudadana FONSECON cuyo objeto es aunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros para el fortalecimiento de la movilidad para el Municipio de Zapatoca donde los vehículos automotores a adquirir en virtud del presente convenio serán matriculados a nombre la la fuerza pública de acuerdo con los términos y alcances establecidos en el presente convenio

10-07-2013 $ 7.425.000.00

035 Suministro de raciones alimentarias para las unidades de refuerzo de la policía, que prestan sus servicios de apoyo y fortalecimiento a la seguridad durante los fines de semana, días festivos, feriados y fechas especiales mediante los operativos de vigilancia y control que se realizan en la jurisdicción del Municipio de Zapatoca

29-05-2013 $31.218.000.00

077 Suministro de combustible ( Gasolina corriente y acpm) para el sostenimiento y funcionamiento del parque automotor al servicio de la policía nacional – Estación de Policía del Municipio de Zapatoca Santander

06-11-2013 $ 3.342.880.00

084 Adquisición de bienes muebles, enseres y electrodomésticos necesarios para la operación de los organismos de seguridad del Municipio de Zapatoca Santander, de conformidad con lo establecido en el Fondo de Seguridad Ciudadana de las Entidades territoriales FONSECON ley 1421/10 y Decreto 399/11

20-12-2013 $16.298.000.00

TOTAL $58.283.880.00 Fuente: Ejecución presupuestal de gastos




INFORME DEFINITIVO


Mediante acuerdo N° 005 de marzo 07 de 2014 se adicionan recursos al presupuesto de 2014 de saldos sin comprometer (Fondo Seguridad Ciudadana) por valor de $188.970.852,19. OBSERVACION DE AUDITORIA N°22 Durante la vigencia 2013 no se invirtió la totalidad de los recursos del (Fondo de Seguridad Ciudadana), se debe gestionar y establecer prioridades de manera oportuna para la utilización de estos recursos. Por lo anterior, se configura una observación de tipo administrativo, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento en aras de que los recursos se inviertan. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Los presupuestos son proyectados al cierre de la vigencia anterior y se toma como base los comportamientos de los últimos años, pero es muy impredecible calcular los recaudos de las estampillas de las obras o contratos de obra que se consiguen por gestión o por disposiciones del gobierno Nacional o Departamental, estos proyectos generan estampillas para seguridad ciudadana que no se tenían programadas y además son recursos que en su mayor parte se hacen efectivo al cierre de la vigencia en la fecha de la liquidación de los contratos de obra, por las razones expuestas en la observación 21 de este mismo documentó, si bien es cierto que al cierre de la vigencia existen recursos por este concepto sin ejecutar, también es de anotar que los recursos programados inicialmente para ser ejecutados en la vigencia, han sido aplicados en su totalidad. CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR La respuesta no es válida ya que Mediante acuerdo N° 005 de marzo 07 de 2014 se adicionan recursos al presupuesto de 2014 de saldos sin comprometer (Fondo Seguridad Ciudadana) por valor de $188.970.852,19. Por lo tanto se confirma la observación como hallazgo de tipo Administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría de tal manera que en cada vigencia se gestione la inversión de los recursos. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal EJECUCIÓN CON RECURSOS ESTAMPILLA PROCULTURA El recaudo de los recursos de la Estampilla Procultura del Municipio de ZAPATOCA, durante la vigencia fiscal 2013 fue de $32.503.630, el 10% del recaudo será destinado para el programa de seguridad social del creador y gestor cultural (ley 66 de 2001) $3.250.363; el 20% del recaudo será destinado para el pasivo pensional del Municipio (ley 863 de 2003) $6.500.726 y por recurso de balance $84.365.606 La inversión de los mismos se realizó así:




INFORME DEFINITIVO



041 Organización. Coordinación y ejecución de la olimpiada socio-cultural y deportiva una oportunidad de integración para la Familia del municipio de Zapatoca

21-06-2013 $ 52.657.121

044 Prestación de servicios de apoyo a la gestión para la coordinación de los diferentes programas de expresión adelantados por la biblioteca Pedro Gómez Valderrama en relación con las artes plásticas, manualidades y artesanías

05-07-2013 $ 13.964.950

064 Adquisición de banderas institucionales como dotación a la biblioteca Municipal

27-09-2013 $ 3.060.000

069 Prestación del servicio de transporte de 30 personas quienes participaran en representación del Municipio en el XVI festival de la cultura Luis Alfonso Vargas Olmos a realizarse en el Municipio de Garagoa – Boyacá del 31 de octubre al 02 de noviembre de 2013

26-10-2013 $ 3.356.000

070 Prestación del servicio de apoyo logístico para la celebración del festival Gustavo Gómez Ardila y segundo festival de música colombiana en honor a Santa Cecilia en el Municipio de Zapatoca Santander

29-10-2013 $ 14.100.000

087 Suministro y mantenimiento de instrumentos musicales para la escuela de formación musical del municipio de Zapatoca

21-12-2013 $ 8.325.000

091 Prestación de servicios de apoyo logístico para la realización de actividades culturales y artísticas a realizar en el corregimiento de la Fuente y el Coliseo de Ferias del Municipio de Zapatoca

24-12-2013 $ 16.500.000

TOTAL $111.963.071 Fuente: Ejecución presupuestal de gastos

Mediante acuerdo N° 005 de marzo 07 de 2014 se adicionan recursos al presupuesto de 2014 de saldos sin comprometer (Estampilla Pro cultura) por valor de $33.275.823. OBSERVACION DE AUDITORIA N° 23 Durante la vigencia 2013 no se invirtió la totalidad de los recursos por concepto de estampilla Procultura, se debe gestionar la utilización de estos recursos de tal manera que lleguen a la población beneficiaria. Por lo anterior, se configura una observación de tipo administrativa, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento en aras de que los recursos se inviertan en su totalidad. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Al igual que la observación anterior, los recursos recaudados por estampillas para cultura que no se ha dado la aplicabilidad en el cien por ciento, tiene su sustento en las mima razón los las observaciones anteriores, lo programado para la vigencia 2013 fue ejecutado en su totalidad, los recursos captados por mayor valor corresponde a los contratos liquidados en cierre de la vigencia, los mayores valores recaudaos y no aforados se convierten en recursos del balance, los cuales son adicionados al presupuesto de la vigencia siguiente, para este caso la vigencia 2014




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR La respuesta no es válida ya que Mediante acuerdo N° 005 de marzo 07 de 2014 se adicionan recursos al presupuesto de 2014 de saldos sin comprometer (Estampilla Pro cultura) por valor de $33.275.823. . Por lo tanto se confirma la observación como hallazgo de tipo Administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría de tal manera que en cada vigencia se gestione la inversión de los recursos. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal EJECUCIÓN CON RECURSOS DEL IMPUESTO SOBRE EL SERVICIO DE ALUMBRADO PÚBLICO El recaudo del impuesto sobre el servicio de Alumbrado Público del Municipio de ZAPATOCA, durante la vigencia fiscal 2013 fue de $241.384.193 y por recurso de balance $117.956.376 La inversión de los mismos se realizó así:


045 Mantenimiento, construcción y recuperación del alumbrado público en el casco urbano y en el corregimiento de la Fuente del Municipio de Zapatoca Santander

08-07-2013 $ 117.779.999

TOTAL $117.779.999 Fuente: Ejecución presupuestal de gastos

OBSERVACION DE AUDITORIA N° 24 Durante la vigencia 2013 no se invirtió la totalidad del recaudo del impuesto de alumbrado público, se debe optimizar la utilización oportuna de estos recursos en beneficio de la comunidad. Por lo anterior, se configura una observación de tipo administrativa, con el fin de que se incluya en el plan de mejoramiento en aras de que los recursos se inviertan. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL A pesar que los recursos de alumbrado público fueron objeto de embargo como consecuencia de la innumerable cantidad de sentencias condenatorias que han recaído sobre el municipio, en la vigencia 2013 se celebró el contrato NO. 045 de 2013, dando utilización oportuna a los recursos en beneficio de la comunidad. Los recursos programados por impuesto de alumbrado público, su aplicación en los gastos corresponde a los costos de la energía del alumbrado público, los costos de mantenimiento realizados por la empresa en las redes de transmisión




INFORME DEFINITIVO


del alumbrado público, los costos de facturación; la empresa que realiza los recaudos aplica los descuentos de estos costos de forma directa y con estos reportes en las planillas mensuales la tesorería da la aplicación y registro de los costos, en los eventos que los impuestos son mayores la empresa procede a consignarlos a la cuenta de la administración, en la mayoría de los casos estos recursos no son consignados cada mes, razón por la cual no es posible adquirir compromisos hasta tanto los recurso estén disponibles en la cuenta de la administración municipal. Es por esta razón que la ejecución de ingresos refleja el 100% de la ejecución y la ejecución de gastos solo registra la ejecución de los costos del alumbrado público más los costos de mantenimiento y facturación. CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR La respuesta no es válida. Por lo tanto se confirma la observación como hallazgo de tipo Administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría de tal manera que en cada vigencia se gestione la inversión de los recursos. TIPO DE OBSERVACION ADMINISTRATIVA RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal EJECUCIÓN CON RECURSOS ESTAMPILLA PRO BIENESTAR DEL ADULTO MAYOR El recaudo de los recursos de la Estampilla Probienestar del Adulto Mayor del Municipio de ZAPATOCA, durante la vigencia fiscal 2013 fue de $57.887.325 de los cuales el 20% son destinados para el FONPET $ 11.577.465 y la inversión de los mismos se realizó así:

RUBRO DESCRIPCION RECAUDOS

1.1.01.2.14.1 Adulto Mayor 57,887,325.00

1.3.02.05 Para el Bienestar del Adulto 11,155,274.26

1.3.02.06 Estampilla para el bienestar 161.16168.97

1.1.02.02.02.01 Estampilla pro anciano ((recursos del balance ) 186,924,604.26

TOTAL 255,967,203.52

La transferencia recibida por Estampilla Probienestar del adulto mayor para la vigencia 2013 fue de $172.171.443.23 y la inversión de los mismos se realizó así:





INFORME DEFINITIVO


Transferencias recursos estampilla pro-anciano correspondiente el

recaudo del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2.011 y del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2.012

12-03-2013

$ 39.972.706

Convenio de Asociación 01 de 2013 Garantizar el apoyo y asistencia integral a los adultos mayores de los niveles 1 y 2 del sisben, en condición de vulnerabilidad, aislamiento o carencia de soporte social del Municipio de Zapatoca

Santander. Atendidos por el centro Vida Luz y Esperanza para el año 2.013

12-03-2013

$ 88.394.914

Transferencias recursos estampilla pro-anciano correspondiente el

recaudo del 1 de Enero al 31 de Diciembre de 2.011 y del 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2.012

14-03-2013

$ 4.910.836

Convenio de Asociación 05 de 2013 Distribución y giro de los recursos de la estampilla para el bienestar del Adulto Mayor para dotación y funcionamiento de los ancianos del Hogar San Antonio del Municipio de Zapatoca

conforme a la Resolución 016836 de Octubre 09 de 2012 emitida de la Gobernación de Santander

25-07-2013

$ 9.638.967

Convenio de Asociación 04 de 2013 Distribución y giro de los recursos de la estampilla para el bienestar del Adulto Mayor para dotación y funcionamiento de los ancianos del Hogar El Ocaso del corregimiento de la Fuente del

Municipio de Zapatoca conforme a la Resolución 016836 de Octubre 09 de 2012 emitida de la Gobernación de Santander

25-07-2013 $ 1.516.307.26

Adicional 01 al Convenio de Asociación 01 de 2013

Garantizar el apoyo y asistencia integral a los adultos mayores de los niveles 1 y 2 del sisben, en condición de vulnerabilidad, aislamiento o carencia de soporte social del Municipio de Zapatoca

Santander. Atendidos por el centro Vida Luz y Esperanza para el año 2.013

01-10-2013

$ 44.000.000

Convenio de Asociación 09 de 2013 Distribución y giro de los recursos de la estampilla para el

bienestar del Adulto Mayor para dotación y funcionamiento de los ancianos del Hogar El Ocaso del Municipio de Zapatoca conforme

a la Resolución 11458 de Junio 18 de 2013 de la Gobernación de Santander

04-10-2013

$15.033.607.43

Convenio de Asociación 013 de 2013 Distribución y giro de los recursos de la estampilla para el

bienestar del Adulto Mayor para dotación y funcionamiento de los ancianos del Hogar San Antonio del Municipio de Zapatoca conforme a la Resolución 11458 de Junio 18 de 2013 de la

Gobernación de Santander

04-10-2013

$84.564.039.60

TOTAL $288.031.377.29

Fuente: Ejecución presupuestal de gastos

Mediante acuerdo N° 005 de marzo 07 de 2014 se adicionan recursos al presupuesto de 2014 de saldos sin comprometer (Estampilla para el bienestar del adulto mayor – departamento – fondos especiales) por valor de $17.418.521,94 y $109.102.545. OBSERVACION DE AUDITORIA N° 25 Es responsabilidad del Alcalde, el desarrollo de programas que se deriven de la aplicación de los recursos de la estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor y delegar en la dependencia afín, el manejo de los mismos, la ejecución de los proyectos que componen los Centros Vida con el fin de favorecer a la población objeto de estos recursos adelantando la gestión orientada a garantizarle la satisfacción de sus necesidades de alimentación, salud, interacción social, deporte, cultura, recreación; capacitación en actividades productivas de acuerdo con los talentos, gustos y preferencias de la población beneficiaria. Por lo anterior, se configura una observación de tipo Administrativa, con el fin de que se incluya en el Plan de Mejoramiento en aras de que los recursos destinados para los centros vida se inviertan. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Los recursos de la estampilla para la atención del adulto mayor son recursos con destinación específica, estos ingresos dependen de la contratación local de la entidad y los aportados por la Gobernación de Santander, los recaudos en su mayor parte se dan en la liquidación y pago de los contratos, siendo en este momento cuando se hace la retención por estos conceptos, al cierre de la vigencia




INFORME DEFINITIVO


Existe una gran cantidad de pagos y liquidación de contratos lo cual significa que en este instante es cuando se realiza el recaudo de los recursos para estos Programas, no es correcto que estas inversiones se realicen en un diez o quince días, estos recursos son más importantes reservarlos para darle la continuidad al programa ya que al inicio de la vigencia no hay liquidación y pago de contratos que puedan generar los recursos para la sostenibilidad del programa, de esta Forma se garantiza el desarrollo continuo del bienestar de los adultos mayores del municipio de Zapatoca, son recursos que se incorporan al presupuesto de la siguiente vigencia como recursos del balance y que sostienen inicialmente el programa, no es la mejor práctica de la aplicación de los recursos de la estampilla del adulto mayor, pero si es la más conveniente para la estabilidad y continuidad de la atención a los adultos mayores. CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR La respuesta no es válida ya que Mediante acuerdo N° 005 de marzo 07 de 2014 se adicionan recursos al presupuesto de 2014 de saldos sin comprometer (Estampilla para el bienestar del adulto mayor – departamento – fondos especiales) por valor de $17.418.521,94 y $109.102.545. Por lo tanto se confirma la observación como hallazgo de tipo Administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría de tal manera que en cada vigencia se gestione la inversión de los recursos. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal DEUDA PÚBLICA El municipio de ZAPATOCA posee una deuda con IDESAN, por concepto de compra de maquinaria pesada (retroexcavadora sobre llantas) y el saldo de dicha deuda a 31 de diciembre de 2013 fue por $132.485.250. CUMPLIMIENTO DE LÍMITES DE GASTOS LEY 617 DE 2000 Sector Central (Municipio de ZAPATOCA) El municipio de Zapatoca se encuentra en la categoría sexta, no podrá ejecutar un monto de gastos de funcionamiento superior al 80% de los ingresos corrientes de libre destinación. En Miles de $

CONCEPTO 2013




INFORME DEFINITIVO


INGRESOS CORRIENTES LIBRE DESTINACION 1.927.636

INGRESOS TRIBUTARIOS 1.135.493

INGRESOS NO TRIBUTARIOS 184.764

S.G.P. PROPOSITO GENERAL-LIBRE DESTINACION 565.326

RECURSOS DEL BALANCE - I.C.L.D. - 42.053

TOTAL ICLD NETO BASE PARA LEY 617 DE 2000

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 957.995

GASTOS DE PERSONAL 694.973

GASTOS GENERALES 254.769

TRANFERENCIAS 8.253

TOTAL GASTOS DE FUNCIONAMIENTO BASE LEY 617/2000 1.542.109

RELACION GF/ICLD 49.70%

ADMINISTRACION CENTRAL

2013

Ingresos corrientes de Libre Destinación 1.927.636.000.00

Gastos de funcionamiento Administración Central ejecutados 735.204.496.00

Relación Gastos/ICLD 38.14%

Límite establecido por la Ley 617 80%

Fuente: Secretaria de Hacienda Ejecución presupuestal de Ingresos y Egresos Alcaldía

Se observa que el municipio de Zapatoca en la vigencia 2013, cumplió con el límite de gastos establecido en la Ley 617 de 2000, en cuanto a la administración central, puesto que las erogaciones de la vigencia por concepto de gastos de funcionamiento no superan el 80% de los Ingresos Corrientes de Libre Destinación permitidos para un ente territorial de sexta categoría, igualmente el Concejo Municipal, y la Personería Municipal. PERSONERÍA MUNICIPAL DE ZAPATOCA

PERSONERÍA MUNICIPAL

2013

Ingresos Corrientes de Libre Destinación $1.927.636.000.00

Límite Presupuestal Ley 617 de 2000 (I.C.L.D * % ) 150 SMLMV

Transferencias realizadas por el Municipio $87.502.588.22

Gastos ejecutados en la vigencia $87.502.588.22

Porcentaje de ejecución frente al límite Ley 617 148 SMMLV

Fuente: Secretaria de Hacienda Ejecución presupuestal de Ingresos y Egresos

Las transferencias realizadas por el Municipio de Zapatoca para la vigencia 2013, corresponden a un valor de $87.502.588.22 para la Personería Municipal, siendo el límite de 150 SMMLV ajustándose al límite presupuestal según la Ley 617 de 2000. Así mismo el valor de los gastos ejecutados por la personería en la vigencia 2103, corresponden a la suma de $87.502.588.22, arrojando una ejecución de 148 SMMLV en la vigencia frente al límite presupuestal de la Ley 617 de 2000.

CONCEJO MUNICIPAL DE ZAPATOCA




INFORME DEFINITIVO


CONCEJO MUNICIPAL 2013

Ingresos Corrientes de Libre Destinación $1.927.636.000.00

I.C.L.D * 1.5% $19.226.952.00

Honorarios Concejales $74.304.450.00

Total límite presupuestal según Ley 617 de 2000 82 SESIONES+ 1.5

ICLD

Transferencias realizadas por el Municipio $93.531.402.52

Gastos ejecutados en la vigencia $93.531.402.52

Porcentaje de ejecución frente al límite Ley 617

Fuente: Secretaria de Hacienda Ejecución presupuestal de Ingresos y Egresos

Como se observa en el cuadro anterior, el Municipio de Zapatoca le transfirió al Concejo Municipal durante la vigencia 2013 un valor de $93.531.402.52; con lo que se puede evidenciar el cumplimiento del límite establecido por la Ley 617 de 2000. RESERVAS PRESUPUESTALES A 31 de diciembre de 2012, mediante Decreto N°006 de enero 4 de 2013, se constituyó reservas presupuestales por valor de $627.287.062.09 Código Rubro Presupuestal Nombre Rubro Presupuestal

Reserva Constituida (D) Pago

C3ADC304901 Construcción plan maestro de alcantarillado Municipio de Zapatoca (F.N.R.)

419,394,802

-

C3ADC304902 Construcción rehabilitación y mantenimiento de sistemas de acueductos

17,000,000

17,000,000

C2ADC321901D

Construcción de urgencias Unidad de apoyo diagnostico y remodelación infraestructura fisica servicios de ìsalud

190,892,260

89,610,000

TOTAL 627,287,062

106,610,000

En la vigencia 2013 se canceló el valor de $106.610.000 el valor no cancelado de $419.394.802 corresponde al convenio interadministrativo N°00060 de 2008” AUNAR ESFUERZOS ENTRE EL MUNICIPIO DE ZAPATOCA Y EMPAS S.A PARA LA EJECUCION DEL PROYECTO DENOMINADO CONSTRUCCION PLAN MAESTRO DE ALCANTARILLADO MUNICIPIO DE ZAPATOCA FASE I”, al respecto el Jefe de planeación del municipio de Zapatoca manifestó que se realizó la resolución 236 de junio 1 de 2013, donde se liquida unilateralmente el convenio y dentro de esta se deja plasmado que solo se llegó a un 78,86% en avance de obra , por lo que fue imposible aplicar un plazo ya que el convenio estaba vencido desde octubre 17 de 2011, con el DNP se realizó una revisión donde la administración conjuntamente con el interventor se le entregará un informe técnico para poder recuperar los recursos faltantes y así poder contratarlo más adelante y terminar esta Fase I por esta razón existe la reserva presupuestal por 419.394.802. OBSERVACION DE AUDITORIA N° 26




INFORME DEFINITIVO


Es responsabilidad del Alcalde gestionar los recursos faltantes para terminar el objeto del convenio en bien de la comunidad. Por lo anterior, se configura una observación de tipo Administrativa, con el fin de que se incluya en el Plan de Mejoramiento en aras de la consecución de los recursos para la terminación del proyecto plan maestro de alcantarillado municipio de Zapatoca fase I. REPLICA PRESENTADA POR EL SUJETO DE CONTROL Respecto de este caso en particular se debe precisar que los recursos para la construcción del alcantarillado municipal de Zapatoca – Santander, se contrataron mediante convenio interadministrativo, el cual por su naturaleza jurídica está excluido de la aplicación de las clausulas exorbitantes, por mandato expreso del artículo 14 de la Ley 80 de 1993, en este orden de ideas, de acuerdo con un análisis sistemático de las normas del estatuto general de la contratación estatal, se puede concluir sin mayor esfuerzo que al ser inaplicable la exorbitancia, igualmente es imposible aplicar normas de unilateralidad, en este caso la liquidación unilateral, en el entendido que al ser un convenio entre entidades estatales los dos sujetos negóciales están en igualdad de condiciones, evidenciamos entonces un punto de igualdad entre las partes que hace inaplicable el plus de que gozan las entidades estatales al momento de contratar con particulares. Lo anterior para concluir que la única forma de alegar un posible incumplimiento de la empresa EMPAS y de ser el caso declarar el siniestro, liquidar unilateralmente el contrato y solicitar el resarcimiento de los daños, es a través de un proceso judicial, actuación que ya fue adelantada por la entidad, toda vez que ya procedió a demandar en acción de controversias contractuales a la empresa EMPAS. Ahora bien, luego de numerosas reuniones e intentos de acuerdo, todo indica que EMPAS accedió a liquidar de común acuerdo el contrato y con ello procederá a saldar recursos, permitiendo al municipio liquidar el convenio con el DNP o en su defecto solicitar una adición para adelantar una nueva contratación. ANEXO RESPUESTA INFORME DE CONTRALORIA OBSERVACIÓN 020.

Acta de reunión celebrada entre el Municipio y EMPAS (del folio 420 al folio 426) CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR En la respuesta manifiestan que se está adelantando la gestión para subsanar la falencia como es que “ luego de numerosas reuniones e intentos de acuerdo, todo indica que EMPAS accedió a liquidar de común acuerdo el contrato y con ello procederá a saldar recursos, permitiendo al municipio liquidar el convenio con el DNP o en su defecto solicitar una adición para adelantar una nueva contratación” , por lo tanto se confirma la observación como hallazgo de tipo Administrativo para ser incluído dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría para que el ente de control realice el respectivo seguimiento. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO




INFORME DEFINITIVO


RESPONSABLE: SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal 4. DICTAMEN DE AUDITORIA La presente auditoría por ser Modalidad Especial, no presenta Dictamen Integral; solo aplica el concepto de cada línea auditada.

PRESUPUESTO

La alcaldía municipal de Zapatoca financia su presupuesto a través de los Ingresos Corrientes Tributarios y No Tributarios, los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones. Los resultados obtenidos en la evaluación del Área de Presupuesto, permiten determinar una buena planeación con la salvedad expresa respecto del principio de anualidad según el análisis de las reservas presupuestales; también se evidenció que el manejo del presupuesto de ingresos y gastos es basado en los principios enunciados en el Decreto 111 de 1996, pues existe una adecuada y correcta identificación, clasificación y registro de la información presupuestal. CONTRATACIÓN Al revisar los Contratos seleccionados aleatoriamente, el Grupo Auditor pudo verificar que : 1) La entidad contratante realiza los informes de conveniencia y oportunidad, estudios y documentos previos atendiendo los parámetros establecidos en la Ley 80 de 1993 y el Decreto 734 de 2012. 2) La selección del contratista se realiza atendiendo los parámetros contenidos para la modalidad de contratación contemplada en la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 734 de 2012. 3) El contratista allega las pólizas de la manera establecida en el acta de adjudicación, aceptación y comunicación de oferta y la entidad contratante verifica los amparos y las vigencias de las mismas. 4) El contratista ejecuta el objeto contractual de la manera establecida en la minuta del contrato. 5) La entidad contratante realiza el descuento de fondo de seguridad y lo correspondiente a las estampillas municipales y verifica que el contratista cancele las estampillas departamentales en el porcentaje establecido en la Ley. 7) La entidad contratante realiza la publicación de los contratos en el SECOP. De otra parte, es importante establecer que en el presente proceso auditor, solo se realiza un análisis de legalidad del contrato, mas no, una valoración técnica (verificación de ítems, cantidades ejecutadas y demás relacionados), ya que al interior del grupo auditor designado para esta auditoría gubernamental, no se incluyó profesionales idóneos (ingeniero o arquitecto) que pueda verificar que el contratista ejecutó las actividades de la manera contenida en la minuta del contrato. Se evidenciaron falencias contractuales las cuales se plasmaron dentro de este informe, arrojando hallazgos de tipo fiscal y administrativos a fin de que a través de un Plan de Mejoramiento se corrijan y eviten estas actuaciones.




INFORME DEFINITIVO


PLAN DE MEJORAMIENTO En el Plan de Mejoramiento suscrito por la vigencia 2011 y 2012, existen acciones correctivas que no se han cumplido de los diferentes hallazgos y las fechas de terminación de los mismos, se están ejecutando en la presente anualidad, son metas que no tienen incidencia de fondo y puede ser incluidas dentro del plan de mejoramiento que resulte de la presente auditoría. GESTION AMBIENTAL Durante la vigencia 2013 no se efectuaron inversiones en la adquisición de áreas para protección de recursos hídricos. PLAN DE DESARROLLO Mediante Acuerdo No. 003 de mayo 27 de 2012, el Concejo Municipal aprobó El Plan de Desarrollo, para el periodo 2012-2015, denominado “CREDIBILIDAD Y

COMPROMISO”. Tiene seis ejes temáticos, con una inversión programada para el cuatrienio de $26.429.228.000; en la vigencia 2012, la inversión ejecutada ascendió a $6.685.416.000 y en el 2013 $7.294.286.000, es decir, el 53% de la inversión programada tal y como se registra en el texto del informe. CONTROLES DE ADVERTENCIA En la evaluación que se realizó a los Controles de Advertencia, una vez analizada la atención dada por la Alcaldía, se evidenció las gestiones realizadas por el señor Alcalde y cada una de las oficinas responsables, acatando el llamado de la CGS, lo que se considera como BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL. 5. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS

#

TIPO DE OBSERVACION

DESCRIPCIÓN DEL OBSERVACION PRESUNTO RESPONSABLE CUANTIA PAGINA

A D P F S

1 X

En el contrato N°. 045-13, se liquidó el 5 de septiembre del 2013, y a la fecha, de acuerdo a la certificación emitida por la oficina de Planeación Municipal existen aproximadamente 37 luminarias dañadas. La Administración Municipal, deberá finiquitar los trámites administrativos necesarios para hacer efectiva la póliza única de garantía. Correctivos necesarios y en derecho que propenda el cumplimiento de la función administrativa, a fin de evitar posibles faltas que podrían ocasionar detrimentos patrimoniales o de diversas connotaciones. Observación de tipo ADMINISTRATIVA. Por otra parte, al evaluarse las carpetas de los contratos N°. 045 y 023 del 2013 que contienen la documentación soporte del contrato, se evidenció que los informes de supervisión corresponden a unas plantillas preestablecidas donde el supervisor certifica el cumplimiento y recibo a satisfacción del objeto y obligaciones contractuales, autorizando el pago correspondiente. Informes que no registran una

SALVADOR DIAZ GARZON Alcalde Municipal

9




INFORME DEFINITIVO


descripción detallada de la ejecución del contrato, como: Estado financiero del contrato, avance del contrato; servicio o suministro, los servicios y productos recibidos a satisfacción y/o cantidad de obra ejecutada (si hay lugar a ello), estableciendo si cumplen o no con las condiciones de calidad exigidas por el contratante y ofrecidas por los contratistas. Así mismo, no se evidencian las novedades o situaciones anormales presentadas durante el desarrollo del contrato (si hay lugar a ello) y actividades realizadas por la supervisión.

SE CONVALIDA

2 X

Se evidenció que se realizaron actas de pago de avance sin verificar el porcentaje de cumplimiento de actividades, no se encontraron completos los soportes de las gestiones realizadas para el cobro de la deuda, hizo falta la primera cuenta de cobro por la suma de $ 3.432.000; la cual de conformidad con la minuta del contrato tenía que presentar el contratista para el pago correspondiente.

SE CONVALIDA


11

3 X

DESVIRTUADO

13

4 X

Se evidencia en el expediente contractual que no están completos los pagos al Sistema de Seguridad Social, hace falta la planilla de pago del mes de Julio del 2013. Por lo tanto no se realiza la verificación por parte del supervisor del cumplimiento de las obligaciones del contratista en relación con el pago de los sistemas de salud y pensión. Para que la Administración proceda a realizar los pagos al contratista, se requiere que haya presentado el pago de la Seguridad Social con los soportes correspondientes. Se configura un hallazgo de tipo administrativo, pues se hace necesario que esta omisión no se repita en la entidad sujeto de control, razón por la cual se debe incluir en el plan de mejoramiento de la entidad.

DESVIRTUADO DISCIPLINARIO

SE CONVALIDA DMINISTRATIVO

ADMINISTRATIVO SALVADOR DIAZ GARZON

Alcalde Municipal

15

5 X

CONTRATOS N°. 001, 014 de 2013. NO PUBLICACION OPORTUNA EN EL SECOP Existe certificación y registro extraído de la página web del SECOP, donde se detalla la fecha y hora de cada una de las publicaciones realizadas en el presente proceso de selección en el Portal Único de Contratación SECOP, donde se evidencia el incumplimiento del decreto 734 de 2012 respecto a la publicación oportuna de los contratos. Los contratos 001, 014 de 2013 relacionados anteriormente la entidad no están dando cumplimiento a la publicidad oportuna de los actos administrativos.

SE CONVALIDA


19

6 X X

Revisados los pagos realizados por el contratista al SGSS en el contrato 009, se evidenció que el ingreso base de cotización no corresponde a los señalados en la ley. Así mismo la publicación de contrato en el secop no fue oportuna, el contrato fue publicado en el Secop el día 24 de febrero de


18




INFORME DEFINITIVO


2013 es decir doce días después. Configurándose una observación de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría de tal manera que la publicación se realice oportunamente y la revisión del IBC de los contratistas, así mismo se denota la connotación disciplinaria por la vulneración los deberes funcionales de los responsables.

7 X X

CONTRATOS N°. : 08, 011 del 2014 y 030 de 2013. OMISION EN EL PAGO DE LOS APORTES AL SISTEMA DE SALUD. En el contrato 08 de 2014 no se evidencian los pagos al sistema de seguridad social del contratista, El IBC del contratista debe realizarse sobre $ 800.000. En los contratos 030 de 2013 y 011 de 2014 no se evidencian los pagos al sistema de seguridad social del contratista. Cuando se contrata a un trabajador pensionado se deben realizar los aportes al sistema de salud correspondiente, ya sea como asalariado o como trabajador independiente o contratista. En la alcaldía consideran que el pensionado, como ya la están descontando por concepto de salud, es decir que ya realiza aportes al sistema de salud, al vincularlos laboralmente no debe seguir aportando a salud, así como no debe seguir aportando a pensión, lo cual es incorrecto ya que un trabajador, cualquiera sea su forma de vinculación, está en la obligación de realizar aportes al sistema de salud sobre la totalidad de los ingresos recibidos. En los contratos 030 de 2013, 08 y 11 de 2014, se evidencia que la administración no está exigiendo la obligación de pagar los respectivos aportes al sistema de salud. Configurándose una observación de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría de tal manera que los contratistas presente los pagos de dichos aportes, así mismo se denota la connotación disciplinaria por la vulneración los deberes funcionales de los responsables. DESVIRTUADO ADMINISTRATIVO Y DISCIPLINARIO


MONICA FERNANDA SANTANDER S.

Jefe Oficina Desarrollo Social Supervisor del Contrato.

20

8 X

Revisado el expediente contractual se evidenció que el municipio no contó con las medidas y medios que permitan mediante documentos soportes controlar la ejecución del contrato de suministro de combustible filtro y aditivos con destino a la maquina pesada de propiedad del municipio en descripción y cantidades establecidas, preservando siempre el principio de transparencia que rige la contratación pública; para que por parte de la supervisión realicen los respectivos controles y verificaciones en el transcurso del desarrollo del objeto contractual. La supervisión debe verificar la ejecución del contrato mediante el informe de supervisión las cantidades administradas. No se mantienen registros o un historial por cada vehículo de motor (diésel y gasolina) en el cual se indique placa del vehículo, día del suministro, la persona que utiliza el vehículo, la fecha en que se utilizó, el kilometraje recorrido, el consumo de combustible y los lugares de los viajes realizados con el fin de ejercer control por parte de la Entidad.

SE CONVALIDA


23




INFORME DEFINITIVO


9 X

En el contrato 013 de 2014 el contratista persona natural o el representante legal de la persona jurídica son varones entre los 18 y 50 años que deben tener libreta militar; sin embargo, al realizar un análisis minucioso del expediente contractual se observa que la administración no realiza verificación de la definición de la situación militar del contratista; ya que no hay constancia de esta verificación por parte de la alcaldía.

DESVIRTUADO DISCIPLINARIO

SE CONVALIDA DMINISTRATIVO


MONICA FERNANDA

SANTANDER S. Jefe Oficina Desarrollo Social

Supervisor del Contrato.

25

10 X

CONTRATO DE OBRA N°. 088 - 11. SEGUIMIENTO AL CONTRATO INTERADMINISTRATIVO 1084 DE JUNIO 28 DE 2011 . La obra presenta demoras en la entrega de los espacios intervenidos al concesionario del Hospital. Ha transcurrido un año desde la entrega de la obra a la alcaldía y el señor alcalde no ha entregado la misma al concesionario del hospital para que se dé en funcionamiento a la comunidad, evidenciándose que estos cuantiosos recursos invertidos, a la fecha no atienden los fines estatales perseguidos con la actividad contractual adelantada, la obra se está deteriorando por el no uso y por su falta de mantenimiento, lo que ocasionaría un detrimento al patrimonio público. Configurándose una observación de tipo Administrativo para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba resultado de la presente auditoría de tal manera que se realice la entrega de la misma.

SE CONVALIDA


28

11 X

El equipo auditor, realizó un análisis de cada uno de los contratos seleccionados aleatoriamente en la muestra, en los cuales se pueden evidenciar algunas debilidades contractuales y a fin de evitar posibles faltas que podrían ocasionar detrimentos patrimoniales u observaciones de diversas connotaciones, el equipo auditor exhorta a la administración a tener en cuenta los siguientes aspectos que lograrían tener incidencia en el cumplimiento de las funciones constitucionales y legales en el desarrollo de la gestión contractual.

SE CONVALIDA


30

12 x

Una vez revisados los contratos celebrados en ocasión de las actividades adelantadas en la vigencia 2013, en el trabajo de campo se constató que no se efectuaron inversiones en adquisición de áreas para protección de recursos hídricos


32

13 x

En la Alcaldía de Zapatoca no se han subsanado la totalidad de los hallazgos presentados por la Contraloría General de Santander en la auditoría anterior y no ha llevado a cabo la totalidad de las acciones correctivas con el fin de corregir las deficiencias por parte de los responsables en cada una de las áreas de la alcaldía y de esta manera mejorar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos internos manteniendo siempre la mejora en la administración.


34

14 x No se evidenció seguimiento por parte del funcionario encargado de control interno respecto


36




INFORME DEFINITIVO


al control y evaluación del plan de mejoramiento suscrito.

15 x

En la vigencia 2013 no se contó con un cronograma de auditorías es así que no se realizaron auditorías a los procesos de la entidad, presentando deficiencias en la planeación, en los mecanismos de control y autocontrol, en la verificación y seguimiento a las actividades establecidas.


38

16 x

Se evidenció que existe el manual de procedimientos de fecha 2005, el cual esta desactualizado; el mapa de riesgos no está socializado; no hay plan de capacitación.


38

17 x x

No se ha dado cumplimiento de adoptar el sistema de control interno de que trata la Ley 87 de 1993, vulnerando la Ley 734 de 2002 en su artículo 34 numeral 31 en el cual establecen “DEBERES. Son deberes de todo Servidor Público:” Adoptar el Sistema de Control Interno y la función independiente de Auditoría Interna que trata la Ley 87 de 1993 y demás normas que la modifiquen o complementen.


40

18 x

No se está cumpliendo con el fin de la TICS por lo tanto se debe incorporar las TIC’s en la administración pública municipal con el fin de ofrecer un servicio de calidad, procurando el

beneficio colectivo. DESVIRTUADO ADMINISTRATIVO


44

19 x

De acuerdo con lo observado en la vigencia 2012 y 2013 , se determinó que gran parte de los proyectos de inversión han tenido un porcentaje bajo de ejecución, como también ausencia de pronunciamiento por parte de la secretaría de planeación, por la no ejecución de las metas de algunos programas del Plan de Desarrollo, lo cual evidencia el incumplimiento de los funcionarios que tienen alguna relación con el manejo del Plan de Desarrollo, para formular, decidir oportunamente o ejecutar los presupuestos, y cumplir las leyes y normas que regulan el manejo de los recursos económicos públicos


49

20 X X X

Las supervisoras de los convenios no realizaron sus funciones tal y como se registra en las minutas de los mismos y de acuerdo a la Ley, es así que los documentos que soportan cada uno de los desembolsos presentan errores de transcripción en otros casos no especifican el valor unitario de los víveres y abarrotes comprados, ausencia de seguimiento al valor de las compras para determinar posibles sobrecostos, así mismo seguimiento de las actividades desarrolladas del objeto del convenio, no existe informe final de la ejecución de los convenios por parte de los supervisores solo reposa en el expediente el acta de liquidación. En los archivos de los convenios no reposa inventario de las compras realizadas para la dotación “bienes muebles “de la fundación con los dineros públicos. Teniendo en cuenta que los supervisores no ejercieron bien sus funciones en la revisión de los soportes de los convenios, La Alcaldía debe realizar una auditoría especial para revisar mes a mes desde agosto de 2012 y 2013 los pagos que

ADMINISTRATIVO


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INFORME DEFINITIVO


la fundación realizó de tal manera que determinen, si los precios registrados en las facturas se ajustan a los precios de mercado y no existen sobrecostos, si se tiene en cuenta que la fundación es una empresa privada. -Ausencia de la oficina de control interno Teniendo la descripción de la observación se evidencia que los supervisores de los convenios no presentaron los informes de seguimiento de conformidad con la ley, demostrando esto la falta de diligencia de las supervisoras frente a las funciones y responsabilidad asignada incumpliendo sus deberes y funciones de realizar seguimiento técnico, administrativo y financiero sobre la ejecución de los recursos, el cumplimiento de las obligaciones contractuales establecidas dentro del convenio y la correcta inversión de los recursos, configurándose una observación de tipo administrativa para ser incluido dentro del plan de mejoramiento que se suscriba de tal manera que se adelante la auditoría a los convenios, así mismo un alcance DISCIPLINARIO debido al presunto incumplimiento en el ejercicio de sus funciones y no publicación en el secop; un alcance FISCAL por el posible daño en la suma de $ 10.768.914 por la cancelación del celular, los refrigerios de mas, arriendos de los meses de enero y febrero de 2013, gastos financieros relacionados de más y lo cancelado a la Asociación Centro HASVIDA.

DESVIRTUADO DISCIPLINARIO Y FISCAL SE CONVALIDA ADMINISTRATIVO

21 x

El municipio en la vigencia 2013 solo ejecutó el 83% del presupuesto, dejando de ejecutar en el 2013 la suma de $ 1.648.130.000, por los resultados obtenidos, la gestión presupuestal no contribuye a la gestión administrativa como herramienta de planeación y control de los recursos a cargo de la alcaldía y su gestión no es la esperada, como se determina en el análisis de la ejecución presupuestal, se obtiene una baja utilización de los recursos, lo que determina el aplazamiento de necesidades insatisfechas de la población más vulnerable del municipio es así que los beneficiarios de los proyectos de inversión no reciben los bienes y servicios en la vigencia determinada.


65

22 x

Durante la vigencia 2013 no se invirtió la totalidad de los recursos del (Fondo de Seguridad Ciudadana), se debe gestionar y establecer prioridades de manera oportuna para la utilización de estos recursos.


69

23 x

Durante la vigencia 2013 no se invirtió la totalidad de los recursos por concepto de estampilla Procultura, se debe gestionar la utilización de estos recursos de tal manera que lleguen a la población beneficiaria.


70

24 x

Durante la vigencia 2013 no se invirtió la totalidad del recaudo del impuesto de alumbrado público, se debe optimizar la utilización oportuna de estos recursos en beneficio de la comunidad.


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INFORME DEFINITIVO


25 x

Es responsabilidad del Alcalde, el desarrollo de programas que se deriven de la aplicación de los recursos de la estampilla para el Bienestar del Adulto Mayor y delegar en la dependencia afín, el manejo de los mismos, la ejecución de los proyectos que componen los Centros Vida con el fin de favorecer a la población objeto de estos recursos adelantando la gestión orientada a garantizarle la satisfacción de sus necesidades de alimentación, salud, interacción social, deporte, cultura, recreación; capacitación en actividades productivas de acuerdo con los talentos, gustos y preferencias de la población beneficiaria.


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26 x

Es responsabilidad del Alcalde gestionar los recursos faltantes para terminar el objeto del convenio en bien de la comunidad.


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A= Administrativo; D= Disciplinaria; P= Penal; F= Fiscal; S= Solicitud de Apertura Proceso Administrativo Sancionatorio




INFORME DEFINITIVO


6. CUADRO DE OBSERVACIONES DETECTADAS Y COMUNICADAS

TIPO DE HALLAZGO CANTIDAD VALOR

ADMINISTRATIVOS 23

DISCIPLINARIAS 3

PENALES

FISCALES

SANCIONATORIAS

POR LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER ASTRID SORANGEL PLAZAS OVALLE ALVARO GUTIERREZ AYALA Profesional Especializado Profesional Especializado

ZAIDA YANETH ZARATE PORRAS Profesional Especializado

Coordinadora Auditoría

GERMAN PEREZ AMADO

Auditor Fiscal

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub Contralora Delegada Para El Control Fisca

NODO SOTO Y MARES INFORME DEFINITIVO DE AUDITORÍA...

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