Medidas de control interno del efectivo y caja

Jean Carlos ()Luis E. Mella (2008-5678)

Qué es el efectivo?

El efectivo en términos generales consiste en el bien más líquido de la economía y de la empresa. Este está integrado por billetes y monedas, cheques, giros bancarios, depósitos a la vista y depósito a plazos. En el contexto de la contabilidad el efectivo y sus derivados (caja chica, etc.) consiste en la o las cuentas de dinero líquido con el que la empresa realiza sus actividades (compra, venta de mercancías, adquisición de bienes durables así como la capacidad de asumir obligaciones (deudas, compromisos a largo plazo, etc.).

Qué importancia tiene el efectivo?

El hecho de que el efectivo constituya el principio y el fin del ciclo de operaciones en una empresa, le da al mismo su importancia; además de que representa la disponibilidad inmediata del poder de compra. Aunque el efectivo normalmente representa una pequeña porción del activo total, ninguna empresa puede operar de forma óptima sin tener efectivo debido a que éste es imprescindible para la realización de las operaciones normales de la misma, básico para su crecimiento.

Fuentes de captación de efectivo

● En cuentas por cobrar (abonos a cuentas por cobrar).

● Ventas de mercancías en efectivo.

● Reembolsos de préstamos, personal y Liquidación Gastos de Viajes. 

● Ventas de activos

● Ventas varios materiales, desperdicios, etc.

● Ingresos varios por rentas.

En qué consiste las medidas de control interno?

Según Giovanni Gomez “el control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos” (2001). Estos objetivos son: 1. Garantizar la efectividad, eficacia y eficiencia en las operaciones de la empresa. 2. Hacer de la información financiera lo más objetiva y confiable posible. 3. Hacer posible el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables por la organización.

(Referencia: Giovanny Gomez, (2001), Control interno en la organización empresarial, Gestiopolis. http://www.gestiopolis.com/control-interno-organizacion-empresarial/)

Medidas de control interno en el efectivo y caja chica

Los métodos generales y las medidas adoptadas comúnmente por los administradores al establecer un sistema adecuado de control interno, en lo referente al activo, puede asumirse como sigue:

1. Salvaguardar el activo.2. Lograr una contabilidad más precisa.

Para lograr salvaguardar el efectivo se debe de realizar solo se logrará a través de estas prescripciones:

● Separación de funciones de autorización, ejecución, custodia y registro de caja y bancos.

● En cada operación de caja y bancos deben intervenir por lo menos dos personas.

● Ninguna persona que interviene en caja y bancos debe de tener acceso a los registros contables que controle su actividad.

● El trabajo de empleados de caja y bancos será de complemento no de revisión.

● La función de registro de operaciones de caja y bancos será exclusiva del departamento de contabilidad.

● El uso obligatorio de documentos confiables para corroborar depósitos (de salida o de entrada) de efectivo en bancos en caso de usar mensajeros para depósitos de efectivo.

● Revisar que lo que esté en la póliza, en el estado de cuenta y en el documento sea lo mismo.

● Revisar los cheques no presentados al cobro durante un período excesivamente largo se investigue el motivo.

● Después de un periodo determinado y adecuado cancelar los cheques.● Revisar si las transferencias de los traspasos entre bancos sean realizados

sin demora excesiva.● Revisar donde se realizan las conciliaciones bancarias. - Revisar si realmente

esa conciliación es evaluada por un funcionario. - Si se reporta el resultado de la conciliación de cada mes y a quienes

Para el caso de la caja chica:

● Realizar arqueos de caja inesperados, o aleatorios. ● Cada día deberán verificarse los registros de caja con el objeto de conocer la

existencia a esa fecha, la cual se comprueba con arqueos efectuados por funcionarios de empleados ajenos a contabilidad o cajeros.

● En cada operación de caja deben intervenir por lo menos dos personas. ● Tener debidamente archivado todos las facturaciones para el arqueo y

verificación del fondo de la manera más confiable posible. ● No permitir entrada ni salida de efectivo sin la debida documentación posible

de la razón de dicha operación de caja.

Fraudes comunes en en efectivo

● Fraudes bancarios en relación a delitos de tarjetas de crédito y débito (aunque consisten en fraudes en relación a la economía doméstica y no del todo empresarial desde un punto de vista contable caen dentro de fraudes con el efectivo)

● Fraudes con el arqueo de caja chica ● Uso de dinero de la empresa por manos de particulares.

Referencias: ● Anónimo, (2010), Administración y control del efectivo,

(http://www.educaconta.com/2010/12/administracion-y-control-del-efectivo.html)

● Giovanny Gómez, (2001), Control interno en la organización empresarial, Gestiopolis. http://www.gestiopolis.com/control-interno-organizacion-empresarial/)

● Manuel Solis Marquez (s.f), Efectivo en caja y bancos (http://es.slideshare.net/ManuelSolisMarquez/efectivo-en-caja-y-bancos)

Gracias