Normas Generales de Los Sistemas Administrativos - Guber II

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NORMAS GENERALES DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL II

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CALLAO

MEZA RIVERA, RONEY ABRAHAM


ÍNDICE

ÍNDICE................................................................................................................1

CAPITULO I;

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD............................2

CAPITULO II;

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE TESORERIA ................................12

CAPITULO II;

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO......................31

CAPITULO II;

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE PERSONAL...................................50

CAPITULO IV;

APLICACIÓN PRÁCTICA ...................................................................................60

CAPITULO VI;

CONCLUSIONES................................................................................................65

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL II 1


CAPITULO I:

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD

Aprobadas en la resolución ministerial N°801-81-EFC/76 de fecha 17 de septiembre de 1981.

Las normas del Sistema Contable son:


01. METODOLOGIA CONTABLE

02. USO DE FORMULARIOS

PRENUMERADOS03. DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS

04. VERIFIACION INTERNA

05. VALUACION Y DEPRECIACION DE

ACTIVO FIJO06. CONCILIACION

DE SALDOS


1. METODOLOGÍA CONTABLES

1.1. CONCEPTO

Conjunto de procedimientos utilizados por las entidades usuarias de los Sistemas de Contabilidad, paralelo con las propiedades de su funcionamiento para producir información expresada en unidades monetarias de las operaciones financieras ejecutadas.

1.2. OBJETIVO O FINALIDAD

Mantener los registros de operaciones específicas para evitar el uso de formularios en forma indebida y lograr un ordenamiento en el desarrollo de las operaciones.

1.3. ACCIONES A DESARROLLAR

Las direcciones generales de administración u oficinas o que hagan de esta, deben adecuarse a los procedimientos contables establecido por el Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada y el sistema Uniforme de Contabilidad para Empresas.

Se debe nombrar comisiones de trabajo con personal especializado para establecer los manuales de contabilidad que sirvan de modelo en la organización contable

Cada entidad asumirá la responsabilidad de redactar los manuales, en los que se detallara los procedimientos específicos a seguir, flujo gramas, etc.

Vigilar que las centrales contables de los entes que alcanza el Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada y Sistema Uniforme de Contabilidad para Empresas difundan a sus diferentes niveles contables las normas emitidas.

Circular y divulgar entre los usuarios o interesados la solución de casos especiales.

Las entidades deberán de efectuar los asientos de ajuste pertinentes. Los ajustes significativos deberán ser previamente aprobados por la

máxima autoridad de la entidad o por algún funcionario designado a hacerlo. Los de menor cuantía podrán ser autorizados directamente por el contador general, dando cuenta al director o gerente general de administración o quien haga sus veces de este. En ambos casos se requiere conservar la documentación sustitutoria respectiva.



1.4. ALCANCE

Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Institucional Publica; Essalud; Sociedades de Beneficencia Pública; Gobierno Locales empresas Publicas; asimismo, esta norma alcanza a las entidades no públicas que utilizan fondos del Estado, en cuanto al registro especial por subvenciones y subsidios.

1.5. MECANISMO DE CONTROL

Actualización contable de las normas determinadas en concordancia con nuevas disposiciones legales y necesidades propias de los sistemas.

Las entidades del Sector Público Nacional decretaran las disposiciones internas que permitan la implementación y cumplimiento de las normas emitidas.

2. USO DE FORMULARIOS PRE-NUMERADOS

2.1. CONCEPTO

Asignación a los formularios una numeración correlativa en original y copia, en forma simultánea a su impresión.


Evitar el uso de formularios en forma indebida y lograr un ordenamiento en el desarrollo de las operaciones.


Uso permanente de registro y formularios prenumerados. Apertura de registros especiales para operaciones que se consideren

significativas. En caso de contar con más sistemas mecanizados, la impresión y

distribución de los formularios se comunicara con la Central de Procesamiento Automático de Datos.

Se apertura el registro de control de formularios prenumeradas a cargo de un funcionario responsable.



Los formularios deben elaborarse de acuerdo a las características señaladas por cada sistema administrativo.

En caso de requerir las modificaciones o sustitución de un formulario, se debe coordinar previamente con el sistema administrativo respectivo.

2.4. ALCANCE

Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Institucional Publica; Essalud; Sociedades de Beneficencia Pública; Gobierno Locales empresas Publicas; asimismo, esta norma alcanza a las entidades no públicas que utilizan fondos del Estado, en cuanto al registro especial por subvenciones y subsidios.


Los registros y los formularios prenumeradas se deben controlar mediante la implementación de los mecanismos más apropiados, bajo responsabilidad del encargado.

Se efectuaran verificaciones posteriores de la numeración correlativa.

3. DOCUMENTACION SUSTENTATORIA

3.1. CONCEPTO

Elemento de evidencia que permite el conocimiento de la naturaleza finalidad y resultados de la operación o traducción con los datos suficientes para su análisis.


Permitir el conocimiento de la naturaleza, finalidad y resultado de las operaciones financieras o administrativas que tengan incidencia contable.




Se deberá reflejar en manuales y procedimientos administrativos y contables, los documentos que sustenta toda operación financiera o administrativa que tenga incidencia contable.

Los documentos sustentatorios serán archivados adecuadamente procurando su fácil acceso y explotación, se mantendrá archivada durante el periodo de tiempo según las disposiciones legales vigentes.

Se organizara y mantendrá debidamente actualizado el archivo de la documentación sustentatoria de las operaciones que efectué las entidades con fondos públicos.

La documentación sustentatoria se ordenara siguiendo un orden correlativo y/o cronológico, que asegure su conservación y facilite su utilización posterior.

Se aplica la categoría de clasificación de seguridad, según las denominaciones que se le asigne a los documentos en función de su naturaleza y las restricciones que son necesarias poner en su difusión.

3.4. ALCANCE

Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Institucional Publica; Essalud; Sociedades de Beneficencia Pública; Gobierno Locales empresas Publicas; asimismo, esta norma alcanza a las entidades no públicas que utilizan fondos del Estado, en lo referente a la documentación sustentatoria sobre fondos públicos recibidos en calidad de subvenciones y subsidios.


Los documentos fuentes o sustentatorios de uso interno deben adecuarse a los formatos establecidos en armonía con las normas vigentes.

La máxima autoridad ejecutiva deberá proveer de los recursos necesarios para mantener la integridad de la documentación, protegiéndola contra todo riesgo

Se aplicara el control previo interno, considerando los lineamientos siguientes:1. Verificación de la correcta emisión de los documentos que sustentan

cada operación contable2. Aplicación de la normativa, en el análisis del contenido o naturaleza

de la operación.3. Constatar que los datos consignados en la operación estén

debidamente respaldados con documentos sustentables.



4. Verificar la autenticidad de la información mediante pruebas de corrección.

5. Aplicación de los principios técnicos según la naturaleza de la operación.

4. VERIFICACIÓN INTERNA

4.1. CONCEPTO

Conjunto de medidas que se toman en el análisis de las operaciones antes de su autorización y que se ejerce como una función inherente al proceso de dirección y gerencia.


Señalar las acciones a seguir a fin de practicar el control interno en todo el proceso de las operaciones financieras y/o administrativas que tienen incidencia contable.


Las entidades orientaran sus actividades para establecer y mantener un adecuado control previo interno en todas las operaciones del proceso de contabilidad.

Se deberá señalar en los manuales de procedimientos las unidades o jefaturas encargadas de dar conformidad a cada operación.

Se aplicara el control interno previo, considerando los lineamientos siguientes:1. Verificación de la correcta emisión de los documentos que sustentan

cada operación contable.2. Aplicar la normatividad vigente en el análisis del contenido o

naturaleza de la operación.3. Constatar que los datos consignados en la operación estén

debidamente respaldados con documentos sustentatoria.4. Verificar la autenticidad de la información mediante pruebas de

corrección5. Aplicar principios técnicos de acuerdo a la naturaleza de la

operación.

4.4. ALCANCE



Comprende a los pliegos del Gobierno Central; Institucional Publica; Essalud; Sociedades de Beneficencia Pública; Gobierno Locales empresas Publicas.


Los sistemas de contabilidad aplicados en la entidad referida en el alcance guardaran armonía con las Normas Técnicas y los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados

Los funcionarios responsables de las operaciones en sus diferentes fases, deberán estampar sus firmas y el sello correspondientes debiendo ser dichas operaciones aprobadas por el funcionario competente, antes de proceder a su ejecución.

Dejar constancia escrita del control efectuado En la autorización, el responsable utilizara sellos restrictivos que

impidan la duplicación de la operación.

5. VALUACION Y DEPRECIACION DEL ACTIVO FIJO

5.1. CONCEPTO

Se considera como activo fijo al conjunto de bienes duraderos que posee una entidad para su uso. La valuación es una operación referida a la determinación del valor monetario correspondiente a los bienes materiales que no cuentan con documentación sustentatoria, sirve para establecer una referencia monetaria para realizar posteriormente operaciones contables. Además, sirve como elemento de juicio para incluirlos o no como parte del activo fijo.La depreciación está referida a la pérdida o disminución del valor monetario del bien respectivo, y su registro tiene el propósito de mantener una provisión para sustituir o reemplazar al bien.


Tener información real, referencial y/o actualizada del valor monetario de los bienes considerados dentro de activos fijos.


Se deberá considerar en relación con la valuación lo prescrito en las disposiciones vigentes.



Se debe tener en cuenta los cargos o desembolsos capitalizables que aumenten el valor en libros del activo fijo y los no capitalizables que afectan a la gestión del ejercicio.

Los registros que por cada unidad o especie se lleva para control físico de los bienes que forman parte del patrimonio, guardaran correspondencia con los saldos registrados en los rubros correspondientes del libro mayor.

5.4. ALCANCE



La valuación de los bienes deberá efectuarse con participación de personal de contabilidad y abastecimiento.

El Contador General o funcionario que haga sus veces de este, deberá dar conformidad a la valuación de los bienes del activo fijo.

El método y los porcentajes de depreciación que se apliquen en los bienes de activo fijo, se efectuaran teniendo en cuenta la actualización que se dicte al respecto.

6. CONCILIACIÓN DE SALDOS

6.1. CONCEPTO

Realización de acciones relacionados entre sí y dispuestas en forma permanente o en periodos determinados, para establecer la concordancia de las cifras mostradas en los registros contables con lo realmente disponible o existente.


Asegurarse a través de pruebas de comprobación y verificación de saldos, la utilidad o contabilidad de la información producida.




Establecer la metodología y las fechas de ejecución de las conciliaciones de saldos pertinentes, asimismo deberán disponer la práctica de pruebas de comprobación de los saldos de las cuentas del libro mayor que muestre los informes financieros, a fin de asegurar su exactitud y veracidad.

Para sustentar la información que se remita al órgano correspondiente se aplicara los procedimientos siguientes en su caso:• Arqueo de fondos y valores• Conciliaciones bancarias• Conciliaciones de cuentas por cobrar • Inventario físico de materiales• Conciliación de las cuentas de enlace• Conciliación del marco legal del presupuesto.

Una verificación de saldos es la localización de errores y la adopción de medidas correctivas o ajustes.

Elaborar directivas internas en cada entidad, las mismas que estarán de acuerdo con lo normado por los Sistemas Contables, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las normas vigentes.

Realzar la verificación de saldos la cual será ejecutada por personal distinto al encargado de efectuar los registros contables.

Las conciliaciones que se realicen respaldaran los saldos de las cuentas respectivas, debiendo el personal que lo practique y el Contador General dejar constancia escrita del trabajo efectuado.

6.4. ALCANCE



Los funcionarios responsables supervisaran las acciones de verificación de saldos con la finalidad de evaluar y mejorar las técnicas o procedimientos empleados.



CAPITULO II:

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE TESORERIA



Aprobadas mediante Resolución Directoral N° 026-80-EF/77.15 de fecha 06 de mayo de 1980.

Las normas del Sistema de Tesorería son:

NGT-01. UNIDAD DE CAJA

1.1. CONCEPTO


NGT-01 Unidad de Caja

NGT-02 Manejo de fondos del

Tesoro Público a través de

subcuentas

NGT-03 Facultad para el manejo de Cuentas y Sub-cuentas

bancarias

NGT-04 Apertura de Cuentas y Sub-cuentas

bancarias

NGT-05 Uso del fondo para pagos

en efectivo

NGT-06 Uso del fondo fijo para

caja chica

NGT-07 Reposición

oportuna del fondo para pagos en efectivo y del

fondo de caja chica

NGT-08Arqueos

Sorpresivos

NGT-09 Transferencias

de fondos

NGT-010 Medidas de

seguridad para el giro de cheques y

traslado de fondos

NGT-011 Cheques a

nombre de la entidad

NGT-012 Cambio de cheques personales

NGT-013 Uso del sello fechador

“pagado”

NGT-014 Conciliaciones de Sub-cuentas del Tesoro Público

NGT-015 Fianza de servidores


La unidad de caja consiste en centralizar la totalidad de los recursos financieros en la entidad y ponerlos a disposición de la tesorería.


- Lograr la mayor efectividad en la captación y aplicación de los recursos y facilitar el proceso de toma de decisiones financieras.

- Evitar presiones financieras debido a la dispersión de fondos.

- Evitar la existencia de ingresos destinados a fines preestablecidos.


En las entidades de Gobierno Central e Instituciones Públicas, el principio de Unidad de Caja para las fuentes de financiamiento diferentes a Tesoro Público será aplicado en las etapas de programación y de registro respectivamente, mediante información a la Dirección general del Tesoro Público de los ingresos y egresos de la entidad.

En todas las entidades, el Tesorero conjuntamente con el Director general de Administración, o quien haga sus veces, deberán centralizar el manejo de los recursos financieros.

1.4. ALCANCE

Comprende a las Tesorerías de las Entidades del Gobierno Central, Gobiernos Regionales, Instituciones Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pública y Seguro Social del Perú.


Se verificará la no existencia de otra Oficina, distinta a la Tesorería, o quien haga sus veces, encargada del manejo de los recursos financieros de la entidad

NGT-02. MANEJO DE FONDOS DEL TESORO PÚBLICO A TRAVÉS DE SUBCUENTAS

1.6. CONCEPTO



Sub-cuenta del Tesoro Público es aquella que se apertura en el Banco de la Nación como parte de la Cuenta Única del Tesoro Público para el uso de fondos del Tesoro Público


Evitar presiones financieras al Tesoro Público debido a la dispersión incontrolado de fondos y desconcentrar la función de pago hacia las entidades que mantienen relación directa con el beneficiario o acreedor del Estado.


- Las Sub-cuentas se denominarán con el nombre institucional, seguido de un código establecido por la Dirección general del tesoro Público.

- Las Sub-cuentas podrán recibir sólo cargos.

- No se autorizará la apertura de Cuentas Corrientes para el manejo de fondos del Tesoro Público.

1.9. ALCANCE

Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Gobiernos Regionales e Instituciones Públicas que manejan fondos del Tesoro Público.


Se constatará la utilización de recursos asignados por el Tesoro Público a través de Sub-cuentas autorizadas por la Dirección General del tesoro Público.

NGT-03 FACULTAD PARA EL MANEJO DE CUENTAS Y SUB-CUENTAS BANCARIAS

1.11. CONCEPTO



Consiste en autorizar a uno o más funcionarios a asumir la representación de la entidad ante el Banco de la Nación.


Lograr la máxima seguridad en el retiro de fondos de la entidad.


En las Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Públicas y Seguro Social del Perú, el Director General de Administración, el Gerente General, o quienes hagan sus veces, acreditarán ante el Banco de la Nación durante la primera semana de enero a los funcionarios, titulare y/o suplente, que mediante firma mancomunada son responsables del manejo de fondos.

La vacancia de funcionarios autorizados será comunicada al Banco de la Nación dentro de las veinticuatro horas de producido en caso.

El cambio de registro de firmas de funcionarios autorizados, a través de la Dirección General del tesoro Público, será comunicado a la misma, para su autorización al Banco de la Nación.

Para la apertura de nuevas Cuentas y Sub-cuentas será requisito indispensable acreditar las firmas de los funcionarios autorizados por la entidad.

Los Organismos del Gobierno Central e Instituciones Públicas, lo efectuarán a través de la Dirección General del Tesoro Público.

El Banco de la Nación no efectuara transacciones de las entidades que no hayan comunicado su representatividad ante sus oficinas.

1.14. ALCANCE

Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Gobiernos Regionales, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Públicas y Seguro Social del Perú. Están exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y Asociada


Se verificará que la representación de la entidad ante el Banco de la Nación, recae en funcionarios que no ejercen labores de:



Manejo de Ingresos de Caja. El Registro en los Libros Principales y Auxiliares de Contabilidad. Proceso de Control Previo

NGT-04 APERTURA DE CUENTAS Y SUB-CUENTAS BANCARIAS

1.16. CONCEPTO

Es la acción que le corresponde a cada entidad para dar inicio al manejo de fondos a través de cheques


Permitir un mejor control del movimiento de fondos. Evitar la dispersión incontrolado de fondos.


Se efectuará exclusivamente en el Banco de la Nación. No se procederá a la apertura de Cuentas Bancarias a plazo fijo, por

ningún concepto, con fondos del Tesoro Público (*). Los Gobiernos Locales, Sociedades de beneficencia Pública, Empresas

Públicas y Seguro Social del Perú, podrán solicitar la apertura de una Cuenta Corriente Bancaria específica para el manejo de fondos del Tesoro Público.

Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas, para la apertura de Cuentas y/o Sub-cuentas Bancarias, solicitarán la autorización correspondiente a la Dirección General del Tesoro Público, únicamente por intermedio del Director General de administración, o quien haga sus veces en la Oficina Central de la entidad.

La Dirección general del tesoro Público autorizará la apertura de las Cuentas Corrientes bancarias, solicitadas por las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas, que considere pertinentes en función a la naturaleza de las mismas y de la entidad solicitante.

Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas, podrán solicitar la apertura de una Cuenta Corriente Bancaria por cada fuente de financiamiento diferente a Tesoro Público.

Las entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas que recibirán préstamos y/o donaciones, podrán solicitar la apertura de



Cuentas Corrientes Bancarias específicas, si los respectivos contratos o convenios así lo establecieran.

Ninguna Oficina del banco de la Nación procederá a la apertura de Cuentas Corrientes Bancarias de entidades del Gobierno Central e Instituciones Públicas, si no están autorizadas por la Dirección general del Tesoro Público.

1.19. ALCANCE

Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Gobiernos Regionales, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Seguro Social del Perú, están exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca estatal y Asociada.


Se mantendrán debidamente archivadas las Solicitudes de apertura de Cuentas y Sub-cuentas Bancarias.

(*) En suspenso, únicamente para viabilizar operaciones de importación (Art. 40. R.D. Nº 009-94-EF117.15)

NGT-05 USO DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO

1.21. CONCEPTO

Es aquel constituido con carácter único, por dinero en efectivo con recursos del Tesoro Público de monto variable o fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad.


Racionalizar el uso de dinero en efectivo.


Su manejo será centralizado en el Encargado Único de cada Oficina Giradora, a nombre de quien exclusivamente deberán ser girados los cheques para la constitución o reposición del Fondo. Se justifica el giro



de cheques a nombre de otros funcionarios sólo cuando se trate de Oficinas ubicadas en lugar distante de la Oficina Giradora y requieran efectuar pagos en efectivo.

Las Oficinas ubicadas en el mismo lugar de la Oficina Giradora, lo harán como parte del Fondo para Pagos en efectivo, asignado al encargado Único.

Su monto será establecido o modificado, mediante Resolución del Director General de Administración, teniendo en cuenta el flujo operacional de gastos menudos.

Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por el dinero entregado en efectivo.

Se atenderán pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos.

La autorización de pago corresponde en todos los niveles a la máxima autoridad. Esta será conferida por escrito o rúbrica de los documentos sustentatorios del gasto.

Para poder recibir nuevos fondos en efectivo se rendirá cuenta documentada de la utilización, por lo menos de la penúltima entrega, en el formato, “Rendición del Fondo para Pagos en efectivo” (Directiva Nº 8-74-EF/73.15)

La Resolución de la Dirección General de Administración aprobatorio del Fondo para Pagos en Efectivo, deberá contener:

a) Nombre del funcionario Encargado Único de su manejo.b) Nombre de los funcionarios de Oficinas distantes de la Oficina

Giradora a cuyo nombre se giren cheques para el fondo.c) Nombre de los funcionarios a quienes se encomiende el manejo de

parte del Fondo asignado al Encargado Único.d) El monto máximo del fondo, según sea variable o fijo, en cada nivel

de manejo de fondos en efectivo.e) El monto máximo de cada pago en efectivo.f) El tipo de gastos a efectuar, dentro de las limitaciones establecidas

en las Normas para el Procedimiento de Pagos y en la presente Norma.

g) La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la penúltima entrega, para recibir nuevos fondos en efectivo.

Se informará periódicamente al Tesoro Público del movimiento del Fondo, mediante el envío del Informe Mensual del Gasto (T-2)



1.24. ALCANCE

Comprende a las Tesorerías del Gobierno Central, Gobiernos Regionales e Instituciones Públicas, que manejen fondos del Tesoro Público.


Se efectuarán arqueos periódicos y sorpresivos del Fondo. El custodio del fondo será una persona independiente del cajero y de

aquel personal que maneje dinero o efectúe funciones contables. Se mantendrá debidamente archivadas las Resoluciones

Directorales de aprobación o modificación del Fondo

NGT-06 USO DEL FONDO FIJO PARA CAJA CHICA

1.26. CONCEPTO

El Fondo Fijo para Caja Chica es aquel constituido, con carácter único, por dinero en efectivo de monto fijo establecido de acuerdo a las necesidades de la entidad.


Racionalizar el uso de dinero en efectivo


Su manejo será centralizado en el Encargado Único de cada Tesorería a nombre de quien exclusivamente deberán ser girados los cheques para la constitución o reposición del Fondo. Se justifica el giro de cheques a nombre de otros funcionarios sólo cuando se trate de Oficinas ubicadas en lugar distante de la Tesorería y requieran efectuar pagos en efectivo.

Las Oficinas ubicadas en el mismo lugar de la Tesorería, lo harán como parte del Fondo Fijo para Caja Chica, asignado al Encargado Único.

Su monto será establecido o modificado, en su caso, mediante Resolución del Director General de Administración, teniendo en cuenta el flujo operacional de gastos menudos.



Los gastos deben ser sustentados mediante los documentos de pago, debidamente autorizados, por los cuales se haya entregado dinero en efectivo.

Se atenderán pagos en efectivo, cuando se trate de gastos menudos, debidamente autorizados.

La autorización de pago corresponde en todos los niveles a la máxima autoridad, será conferida por escrito o rúbrica de los documentos sustentatorios del gasto.

Para poder recibir nuevos Fondos en Efectivo, se rendirá cuenta documentada de la utilización, por lo menos, de la penúltima, en el formato que para el caso utilice la entidad.

La Resolución aprobatorio del Fondo Fijo para Caja Chica, deberá contener:a) Nombre del funcionario Encargado Único de su manejo.b) Nombre de los funcionarios u Oficinas distantes de la Tesorería, a

cuyo nombre se giran los cheques para el fondo.c) Nombre de los funcionarios a quienes se encomiendo el manejo de

parte del Fondo asignado al Encargado Único.d) El monto máximo del Fondo, en cada nivel de manejo de fondos en

efectivo.e) El monto máximo de cada pago en efectivo.f) El tipo de gastos a ser atendidos por el Fondog) La exigencia de rendir cuenta documentada, por lo menos de la

penúltima entrega, para recibir nuevo fondos en efectivo

1.29. ALCANCE

Comprende a las Tesorerías de los Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pública, empresas Públicas y Seguro Social del Perú, y al Gobierno Central, Gobiernos Regionales e Instituciones Públicas para fondos que no sean del Tesoro Público.


Se efectuarán arqueos periódicos y sorpresivos del Fondo. El custodio del fondo será una persona independiente del cajero y de

aquel personal que maneje dinero o efectúe funciones contables. Se mantendrá debidamente archivadas las Resoluciones

Directorales de aprobación o modificación del Fondo.



NGT-07 REPOSICIÓN OPORTUNA DEL FONDO PARA PAGOS EN EFECTIVO Y DEL FONDO DE CAJA CHICA

1.31. CONCEPTO

La reposición oportuna consiste en reintegrar una suma igual a los gastos efectuados, de acuerdo a lo determinado en su caso, previa verificación de la documentación sustentatoria.


Cumplir a cabalidad con los fines para los que fueron creados el Fondo para Pagos en efectivo y el Fondo Fijo para Caja Chica.


Su oportuna reposición se hará mediante solicitud escrita que formulará el custodio del Fondo.

En el caso de las entidades comprendidas en el Sistema de Pagos creado por los Decretos Leyes Nºs. 19350 y 19463, la solicitud de reposición estará acompañada del Formato “Rendición del Fondo para Pagos en Efectivo”. (Directiva Nº 8-74-EF/73.15).

La Unidad correspondiente procederá previa verificación a reponer el Fondo dentro de las cuarentaiocho (48) horas de recibida la solicitud de reposición.

1.34. ALCANCE

Comprende a las Tesorerías de la entidades del Gobierno Central, Gobiernos Regionales, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de beneficencia Pública y Seguro Social del Perú.




Se verificará la existencia de solicitudes de reposición del Fondo. Se verificará el cumplimiento del plazo establecido para la reposición

del fondo.

NGT-08 ARQUEOS SORPRESIVOS

1.1. CONCEPTO

Consisten en comprobar en cualquier momento si el saldo en libros está de acuerdo con la existencia de fondos y valores.


Determinar la corrección y oportunidad de las operaciones y registros.


Se realizarán arqueos sorpresivos y simultáneos de todos los fondos y valores que maneja la entidad, incluyendo los que se encuentran en poder de los cobradores o agente.

Se levantarán actas de los arqueos que se practiquen, consignando su conformidad o disconformidad, las que serán firmadas por los responsables y los funcionarios que intervengan en el arqueo.

Se comunicará por escrito cualquier anormalidad al Titular de la Entidad, con la celeridad necesaria para la acción correctivo correspondiente.

Los arqueos sorpresivos se efectuarán por lo menos una vez al mes. En los manuales y otros documentos administrativos se deberá fijar los

cargos que tendrían responsabilidad para la realización de los arqueos.

1.4. ALCANCE

Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Gobiernos Regionales, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pública y Seguro Social del Perú.




El Órgano Interno de Control de la entidad, efectuará arqueos y además revisará las actas de arqueo efectuadas por la administración.

En el caso de Organismos obligados a llevar la Contabilidad Gubernamental Integrada, el saldo deberá estar de acuerdo con el que figura en Libros y en el Informe Mensual del Gasto (T-2) para el caso del Fondo para Pagos en Efectivo.

Se verificará en los Manuales y Organización y Funciones y de Procedimientos, los cargos que tienen responsabilidad para efectuar los arqueos sorpresivos.

Se verificará la existencia de Actas de Arqueos

NGT-09 TRANSFERENCIAS DE FONDOS

1.6. CONCEPTO

Consiste en el traslado de recursos financieros de una Cuenta a otra mediante Cartas-órdenes.


Lograr un adecuado uso de las Cuentas Corrientes Bancarias.


Se cursarán Cartas-órdenes al Banco de la Nación para transferir fondos de una Cuenta a otra.

Cuando se trate de fondos de Tesoro Público podrá transferirse fondos a otras Cuentas sólo cuando se trate del pago de una obligación directa de la Sub-cuenta hacia una Cuenta Corriente. En este caso, procede el giro de cheques.

1.9. ALCANCE

Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Gobiernos Regionales, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pública y Seguro Social del Perú. Están exceptuadas del cumplimiento de la presente Norma la Banca Estatal y Asociada.




Se verificará que se encuentren debidamente archivadas las copias de las Cartas-órdenes cursadas al Banco de la Nación para la transferencia de fondos de una Cuenta a otra

NGT-10 MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA EL GIRO DE CHEQUES Y TRASLADO DE FONDOS

1.11. CONCEPTO

Son el conjunto de procedimientos utilizados por la entidad, con la finalidad de proteger sus recursos financieros contra ciertos riesgos previstos.


Salvaguardar al máximo el manejo de fondos.


Los titulares y/o suplentes revisarán cuidadosamente y visarán los documentos sustentatorios de pago con cheque o transferencia de fondo que autoricen, siendo responsables de los actos en que intervengan.

No se autorizará la firma de cheques en blanco y/o con fecha adelantada.

Cuando se trate de giro de cheques por montos significativos es conveniente la utilización del rotulado protector de cheques.

Cuando se trate de traslado de fondos de un lugar a otro por montos significativos, la entidad reforzará sus medidas de seguridad.

1.14. ALCANCE





Se verificará que el encargado de los depósitos o retiros de fondos bancarios sea una persona distinta del Cajero y no tenga acceso a los registros contables.

Se verificará que el encargado de girar los cheques sea una persona distinta del Cajero y no tenga acceso a los registros contables.

Se verificará la toma de medidas de seguridad para el giro de cheques y traslado de fondos.

NGT-11 CHEQUES A NOMBRE DE LA ENTIDAD

1.16. CONCEPTO

Son aquellos que identifican nominativamente a la entidad como única beneficencia del monto girado.


Lograr la máxima seguridad en el tratamiento de fondos recibidos.


La recepción y custodia de cheques para la entidad debe efectuarse bajo medidas de seguridad pre-establecidas.

Los cheques aceptados por la entidad serán inmediatamente cruzados a su reverso con el sello restrictivo de depósito, indicando también el nombre de la entidad.

Los cheques serán depositados en el Banco de la Nación al siguiente día útil de su recepción.

Los cheques de montos significativos, es preferible estén previamente certificados por el Banco contra el cual se giran.

1.19. ALCANCE





El Órgano Interno de Control de la entidad revisará los cheques recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar en el Acta de Arqueos los hechos que contravengan a la Norma.

NGT-12 CAMBIO DE CHEQUES PERSONALES

1.21. CONCEPTO

Significa hacer efectivo el importe del mismo utilizando los recursos de la entidad.


Lograr la máxima seguridad en el tratamiento de fondos disponibles.


La norma incluye a cheques tanto de personas que laboran en la entidad como de terceras personas ajenas a ésta.

1.24. ALCANCE



El Órgano Interno de Control de la entidad revisará los cheques recibidos por depositar, a la fecha de los arqueos sorpresivos, haciendo constar en el Acta de Arqueos los hechos que contravengan a la Norma.

NGT-13 USO DEL SELLO FECHADOR “PAGADO”

1.26. CONCEPTO



Instrumento de control que estampado en un documento, indica el hacerse cancelado una obligación.


Prevenir la duplicidad de presentación del comprobante para un nuevo pago.


El sello resaltará la palabra “Pagado” y tendrá espacios para anotar la fecha y el número del cheque girado, número de Sub-cuenta o Cuenta Corriente y Banco.

La entidad aplicará el sello restrictivo al momento de realizar el desembolso o de girar el cheque. Este sello será en forma simultánea a la cancelación por el acreedor.

No se archivará como documento fuente contable de egreso ningún documento que no tenga dicho sello.

1.29. ALCANCE

Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Gobiernos Regionales, Instituciones Públicas, Empresas Públicas, Gobiernos Locales, Sociedades de Beneficencia Pública y Seguro Social del Perú


Se verificará que todo documento original que sustente el desembolso de dinero en cheque o en efectivo lleve estampada la palabra “Pagado” y la fecha de cancelación del mismo.

NGT-14 CONCILIACIONES DE SUB-CUENTAS DEL TESORO PÚBLICO

1.31. CONCEPTO

Consiste en determinar la concordancia de los saldos, según libros, de las Sub-cuentas Bancarias componentes de la Cuenta Única del Tesoro Público a una fecha dada con los que se desprenden del estado bancario, proporcionado por el Banco de la Nación, a la misma fecha.




Salvaguardar al máximo el manejo de fondos.


Las conciliaciones bancarias serán practicadas por personal de la Tesorería, distinto al Cajeo y/o al que gire, registre o firme cheques.

Las Conciliaciones Bancarias deberán efectuarse mensualmente, presentando a la Dirección General del Tesoro Público las correspondientes al antepenúltimo mes.

Las conciliaciones cuando mínimo deben contener los siguientes datos:a. Monto neto girado, deduciendo las anulaciones de cheques.b. Monto pagado, cargado a las Sub-cuentas por el Banco de la

Nación.c. Diferencia entre lo girado y lo pagado, adjuntando relación de

cheques en tránsito, cheques en cartera y cargos indebidos por regularizar.

Mensualmente, deberá presentarse la Conciliación actualizada correspondiente al antepenúltimo mes de Sub-cuenta de presupuestos anteriores, en tanto el Banco de la Nación continúe cargando los cheques en tránsito y termine de regularizar los cargos indebidos correspondientes a dichos ejercicios presupuestales.

Las conciliaciones serán firmadas por el Tesorero y el Contador General y visados por el Director General de Administración, o quien haga sus veces.

1.34. ALCANCE

Comprende a las Tesorerías de las entidades del Gobierno Central, Gobiernos Regionales e Instituciones Públicas que mantengan fondos del Tesoro Público.


El Órgano Interno de Control de la entidad examinará las Conciliaciones Bancarias que se practiquen, emitiendo informe al nivel competente a los efectos de aplicar las medidas correctivas que demande el caso.



NGT-15 FIANZA DE SERVIDORES

1.36. CONCEPTO

Es aquella garantía que permite a la entidad resarcirse de una pérdida sin demora y cubrir razonablemente las pérdidas máximas estimadas en un periodo.


Salvaguardar al máximo el manejo de los recursos públicos.


La entidad determinará los cargos específicos del personal obligado a tener fianza y los procedimientos que debe observar para el cumplimiento de la presente Norma.

1.39. ALCANCE



Se verificará la existencia de registros internos indicando la cobertura de la fianza, respecto al personal designado, objeto, monto, modalidad y periodo de la misma.



CAPITULO III:

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

Aprobadas en la Resolución Jefatural N° 118-80-INAP/DNA de fecha 25 de Julio de 1980.

Las normas del Sistema de Abastecimiento son:



SA. 01: APLICACIÓN DEL CRITERIO DE EFICIENCIA Y EFICACIA

1.1. CONCEPTO

El abastecimiento, como actividad de apoyo al funcionamiento interno de la organización, debe contribuir al racional empleo y combinación de bienes y servicios (eficiencia), así como a conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible.Para que la contribución sea real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios, reglas, pautas o condiciones previamente establecidas.


SA. 01:APLICACION DE CRITERIO DE EFICIENCIA Y EFICACIA

SA. 02:INTEGRIDAD DE ADMINISTRACION DEL ABASTECIMIENTO

SA. 03: ACTUALIZACION Y UTILIZACION DE INFORMES PARA EL ABASTECIMIENTO

SA. 04: UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES

SA. 05: UNIDAD DEN EL INGRESO FISICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES

SA. 06 : AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO

SA. 07: VERIFICACION DEL ESTADO Y UTILIZACION DE BIENES Y SERVICIOS.


De entre muchos, el Sistema de Abastecimiento selecciono y priorizo, en orden de importancia, la concurrencia obligatoria de los elementos o factores siguientes:o CANTIDAD: magnitud, todo aquello capaz de aumento o disminución y,

por consiguiente, puede medirse y numerarse.o CALIDAD: conjunto de propiedades o cualidades que definen el

carácter, cualidad, importancia o valor de algo.o OPORTUNIDAD: condición, medida en términos de tiempo, para que

los hechos ocurran en el momento más conveniente. ( puntual)o LUGAR: porción de espacio o referencia espacial donde ocurre algún

evento (espacio que ocupa un objeto)o COSTO: valor monetario que se asigna a un hecho como resultado de

sumar, aritméticamente o algebraicamente, el precio de cada componente.


Establecer mecanismos que garanticen la contribución de Abastecimiento, a la consecución de los resultados institucionales. Además de rodear de garantías y pautas de medición.


Las funciones básicas o generales de cada dependencia (también llanadas órganos o unidades ejecutoras) y el planeamiento que realice para desempeñarlas, constituyen requisitos para prever, solicitar y posteriormente administrar, en forma adecuada, sus necesidades de bienes y/o servicios.

El órgano de Abastecimientos proporcionara a las dependencias usuarias los instrumentos (llamados también documentos de gestión administrativa), e instrucciones actualizadas que sean necesarias para facilitar la aplicación de los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.

También en forma acordada con dependencias usuarias y los órganos competentes, periódicamente conducirán el ajuste (conciliación o compatibilización) de las previsiones o solicitudes con:o Disponibilidad presupuestal.

o Disponibilidad de bienes y servicios

o Disponibilidad de materia de austeridad y abastecimiento; y

o Prioridades del pan de actividades de la entidad.



Definidas y conciliadas de las previsiones, prioridades y solicitudes, el órgano de Abastecimiento suministrara los bines y/o servicios sin introducir variaciones en los criterios de eficiencia y eficacia determinados.

El órgano de Abastecimiento establecerá los periodos mínimos de anticipación con que se debe prever o solicitar los bienes y/o servicios, a fin de suministrarlos de manera oportuna. Los casos que no se sujeten a dicha norma, no derivan en responsabilidad para el órgano de Abastecimiento.

A solicitud del órgano de abastecimiento, las dependencias usuarias subsanaran las deficiencias que se les comunique. La falta de subsanación paraliza el trámite.

El órgano de abastecimiento, en coordinación con racionalización, propondrá a la Alta Dirección las medidas de simplificación de procedimientos para hacer más económicas la obtención, el suministro, administración, etc. De bines o servicios.

El órgano de Abastecimientos, previa coordinación con los órganos de línea o ejecución, propondrá a la Alta Dirección de la respectiva entidad las normas y orientaciones de políticas para aplicar los criterios de eficiencia y eficacia en materia de abastecimiento.

1.4. ALCANCE

La presente norma será aplicada por todas las entidades de la Administración Pública.


El Director General de Administración, o quien hagan sus veces, verificará periódicamente los instrumentos e instrucciones para establecer las condiciones de eficiencia-eficacia.

El órgano de Abastecimiento informará, periódicamente, a la Dirección General de Administración o quien haga sus veces y al órgano de Control Interno, los casos de imprecisión u omisión de criterios de eficiencia y eficacia.

Al momento de realizar acciones de control y evaluación de la gestión, se tomarán en cuenta los casos frecuentes de imprecisión u omisión de criterios, para establecer sus causas y adoptar medidas correctivas.

SA. 02: APLICACIÓN DEL CRITERIO DE EFICIENCIA.



1.6. CONCEPTO

El Abastecimiento es una función de apoyo al funcionamiento interno de una organización social. Se orientan a suministrar o proporcionar los elementos materiales (denominados bienes) y las actividades complementarias para la operación de dichos de dichos elementos en estado óptimo o garantizado (denominados servicios): ambos, bienes y servicios, se emplean para la producción gubernativa de servicios públicos, o de bienes económicos a través de las distintas entidades que constituyen la Administración Pública.Tales actividades se realizan en campos especializados denominados procesos técnicos, relativamente autónomos e interdependientes. Son procesos técnicos de Abastecimiento: catalogación, registro de proveedores, programación, registro y control, adquisición, recuperación de bienes, almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribución y disposición final.Como cualquier actividad, es posible concebirlo y realizarla considerando las fases del proceso administrativo.En el Abastecimiento intervienen todas las unidades orgánicas que conforman una entidad pública, de uno u otro modo, por tanto la integridad de la función no significa necesariamente exclusividad de su ejercicio por el órgano d Abastecimiento.


Imprimir unidad y racionalidad a la función de Abastecimiento


En todas las entidades de la Administración Pública existirá un órgano responsable, básicamente del desarrollo y conducción de los procesos técnicos para el abastecimiento, tanto de bienes como de servicios. El órgano se denominará “Abastecimiento”.

Por las coordinaciones que permanentemente realiza el órgano de Abastecimiento, es recomendable que forme parte de la Dirección General de Administración o quien haga sus veces, tanto a nivel central como desconcentrado



El nivel, denominación genérica, estructuración interna y cantidad de cargos que adopte dicho órgano, depende de la complejidad de las operaciones, cobertura espacial, cantidad y variedad de bienes o servicios, cantidad de personal, dispersión territorial de actividades de la entidad, etc.

Es conveniente que dependa directamente del Director General de Administración o funcionario equivalente.

Con fines de racionalidad se agrupará el desempeño de los procesos técnicos que, por su naturaleza, se orientan a la captación, clasificación, conservación, actualización y divulgación de INFORMACION para optimizar las decisiones del Abastecimiento; a través de:a) La Catalogación de bienes y servicios.b) El Registro de Proveedores de bienes y servicios.c) La Programación del Abastecimiento; y,d) El Registro y Control en el Abastecimiento.

El órgano de Abastecimiento evitará duplicar esfuerzos para negociar y concretizar, en razón a los intereses del Estado, la obtención o adquisición de bienes y servicios. La misma regla se aplicará en accione de recuperación de bienes.

El órgano de Abastecimiento optimizará su intervención en la movilización, utilización, conservación y custodia de bienes y de servicios a través de una estrecha coordinación y agrupación de acciones paraa) El abastecimiento, en todas sus formas:b) El mantenimientoc) La seguridad integrald) La distribución racional de bienes y servicios; ye) La disposición final.

No es necesario, obligatorio, imprescindible ni inconveniente que se constituya una dependencia por cada proceso técnico en el órgano de Abastecimiento.

En situaciones especiales motivadas por el volumen de acciones, necesidades de control, cercanía territorial con la colectividad usuaria, alto nivel de especialización, u otras, hubiera necesidad de desconcentrar algunas funciones de Abastecimiento estableciendo unidades orgánicas especializadas, estas últimas sujetarán su actuación a las normas que formule o adecúe el órgano de Abastecimiento que opere a nivel central.



El órgano de Abastecimiento que opere a nivel central de la respectiva entidad, adecuará las normas técnicas de carácter general y formulará las que sean necesarias a las características institucionales. También estudiará y propondrá las medidas orientadas a centralizar y/o realizar en forma exclusiva algunas acciones de Abastecimiento.

Las normas formuladas por el órgano de Abastecimiento serán aprobadas por el Director Superior o funcionario equivalente. Se aplicarán por el propio órgano a nivel central, por órganos desconcentrados, por los órganos usuarios y otros que intervengan en acciones de Abastecimiento, cuando las situaciones así lo exijan o apliquen alguno de sus procesos técnicos.

1.9. ALCANCE



Se verificará su existencia, funciones y estructura del órgano de Abastecimiento para cautelar el ejercicio integral de la función.

Revisión constante de disposiciones administrativas e instrumentos de gestión en la respectiva entidad para detectar cualquier tendencia o interpretación que pueda romper l integridad de la función de Abastecimiento.

Se revisará las medidas de creación de nuevas dependencias o desdoblamiento de las existentes para evitar la atomización o proliferación de las unidades orgánicas dentro de las de Abastecimiento.

Revisar la creación o existencia de Comités o Comisiones que puedan estar sustituyendo o duplicando algunas labores del órgano de Abastecimiento. En todo caso se les asignará tareas de coordinación, de liberación, selección de alternativas o supervisión delegada.

SA. 03: ACTUALIZACIÓN Y UTILIZACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL ABSTECIMIENTO

1.11. CONCEPTO



Información es todo dato o fenómeno que proporciona un nuevo conocimiento o incremento el actual, sobre la realidad en que opera una entidad.El Abastecimiento se vale de la información para orientar, organizar y racionalizar el desarrollo de los procesos técnicos. Para que sea confiable la información debe ser actual, es decir, reflejar del mejor modo posible los fenómenos que ocurren en el momento presente.Además, es necesario que todos los órganos de una entidad utilicen obligatoriamente la información en toda acción de abastecimiento, siguiendo las pautas y previsiones contenidas en las normas técnicas del Sistema.


Permitir que las decisiones en materia de Abastecimiento, a cualquier nivel, se sustenten en el conocimiento previo de la realidad administrativa.Orientar el abastecimiento de bienes y/o servicios en las entidades públicas.


La información del Abastecimiento se origina y emplea en todos los procesos técnicos, tanto por el órgano responsable de esa función como de cualquier dependencia de una entidad pública que necesita bienes y servicios y a las cuales se denomina usuarios.

La información de Abastecimiento se procesa, básicamente, mediante los procesos técnicos de catalogación, programación, registro de proveedores y, de registro y control.

Es objeto de actualización y utilización o empleo, la información contenida de los instrumento, también llamados documentos de gestión administrativa, para el Abastecimiento; entre otros, los siguientes: Cuadro de Necesidades, de bienes o de servicios Presupuesto Valorado, de bienes o servicios Plan de Obtención Cuadro de Adquisición Cuadro de Suministro Formularios de Estadística de Abastecimiento (en la actualidad para

Programación, Adquisición y Distribución). Ficha de descripción del bien Catálogo de bienes y de servicios



Listados de Proveedores idóneos Formulario de Evaluación de proveedores Informes estadísticos del Abastecimiento Cuadros de Orientación de Previsión y Distribución Informes de verificación periódica sobre estado y utilización

El órgano de Abastecimiento adecuará, cuando sea necesario, los aspectos que sobre el particular contengan las normas técnicas emitidas por la Dirección Nacional de Abastecimiento, o las formularán cuando no existan. Dicha normatividad institucional contendrá plazos, situaciones en que procede, procedimientos y responsabilidades para la actualización y utilización de la información de Abastecimiento.

La Dirección General de Administración o quien hace sus veces coordinará para que en los campos de su respectiva competencia, provean permanentemente de información actualizada al Órgano de Abastecimiento, principalmente los siguientes:

Planificación, especialmente sobre orientaciones de política; prioridades, estado de objetivos, metas y/o proyectos, etc.

El Órgano de Abastecimiento instruirá periódicamente a los órganos o personas que sea necesario, empleando los medios disponibles, acerca de la interpretación y empleo de los instrumentos que proporcionan información.

1.14. ALCANCE

La presente norma será aplicada en todas las entidades de la Administración Pública.


El Director de Administración, o quien hace sus veces establecerá pautas o programas para verificar el cumplimiento de las medidas de actualización y utilización de información para el Abastecimiento.

En coordinación con el Órgano de Racionalización, cuando menos una vez al año, se evaluará la utilidad de los instrumentos del Abastecimiento para optimizar las decisiones administrativas (normadas, pautadas, programadas o repetitivas), técnicas (especializadas de apoyo o de servicio) y/o políticas (estratégicas, interpretativas, de proyección, etc.).



El Órgano de Abastecimiento analizará los problemas que se presenten en la transmisión de información nueva o actualizada y en su actualización para adecuar los instrumentos e instrucciones haciéndolos más simples, integrados y eficaces.

SA. 04: UNIDAD DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

1.16. CONCEPTO

La adquisición es un proceso técnico de Abastecimiento, de ahí la facultad exclusiva. Consiste en un conjunto de actividades TECNICO ADMINISTRATIVO-JURIDICAS orientadas a lograr que una entidad pública en representación del Estado, logre la propiedad, disponibilidad o facultad de utilización de bienes y/o servicios en forma permanente o temporal, derivándose o no una obligación de pacto.En cada entidad opera un órgano especializado a cargo de la función de Abastecimiento. Según las características de la entidad, dicha función se puede ejercer en forma centralizada o desconcentrada.

Es necesario garantizar el empleo de formas uniformes de adquisición, para evitar la anarquía o desarticulación, situaciones que dificultarían el control


a. Evitar la multiplicidad de esfuerzos para un mismo propósito.b. Garantizar el desempeño técnico y armónico de la actividad.c. Facilitar el control.


Por principio, las actividades necesarias para la obtención de bienes y/o servicios debe centralizarse en la dependencia especializada de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado.

La norma se aplica a cualesquiera de las formas de obtención siguientes: compra, alquiler (locación, conducción, o de locación de servicios no personales), donación, transferencia, intercambio, préstamo o comodato, producción o construcción; o cualquier otra que judicialmente exista o se establezca.



Las adquisiciones que demandan pago con fondos públicos se sujetan a licitación o concurso público y a las modalidades o excepciones que norme la Dirección Nacional de Abastecimiento, con sujeción a las disposiciones legales.

La adquisición se origina en necesidades programadas con anticipación. Se realiza una vez verificada la inexistencia real o posible de ellos en la entidad y en áreas de almacenamiento.

Las adquisiciones a efectuarse en un periodo se incluyen y aprueban por el Director Superior o quien hace sus veces, en el Plan de Obtención que formula el órgano de Abastecimiento.

El órgano de Abastecimiento propondrán al Director Superior a cargo similar, las normas de adquisición necesarias para establecer procedimientos simples, breves y ágiles; determinar responsabilidades; e implementar mecanismos de información y control.

Por excepción., para casos especiales motivados por la distancia, especialidad, escasez de personal en Abastecimiento o para imprimir mayor celeridad a la adquisición, la alta Dirección autorizará que ciertas acciones adquisiciones las realice un órgano distinto del de Abastecimiento, previa opinión favorable de éste último. La autorización señalará expresamente el tipo de adquisiciones y bienes o servicios que faculta, así como el periodo de vigencia; en ningún caso será permanente o renovada consecutivamente.

Las dependencias que en forma temporal, sustitutoria y autorizada realicen adquisiciones se sujetarán a las normas genéricas o especificas en materia de Abastecimiento; asimismo, se responsabilizarán de las actividades que realicen, informando al órgano de Abastecimiento en la forma y periodos que este señale.

1.19. ALCANCE



El órgano de Abastecimiento, a nivel central y desconcentrado informará a la Dirección General de Administración y al Órgano de Control sobre cualquier transgresión de esta norma.

Las Oficinas de Contabilidad, Presupuesto y Tesorería, no dará curso a documentos de adquisición, de bienes y/o servicios, tramitados por órganos no autorizados.



La Dirección General de Administración llevará un registro de autorizaciones temporales para adquisición de bienes y/o servicios e informará de su vigencia a los órganos pertinentes.

SA. 05: UNIDAD EN EL INGRESO FÍSICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE BIENES

1.21. CONCEPTO

El Almacenamiento es un proceso técnico de Abastecimiento orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicación y custodia temporal de bienes en cualquier área física acondicionada con ese fin.La custodia temporal se inicia con la adquisición y la recuperación de bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diversas.El ingreso físico es un acto de incorporación a la entidad, pasando desde fuera de ella hacia adentro a través de un lugar previamente establecido. El ingreso es acto formal que origina acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los bienes al conjunto de la entidad. Son bienes todos los elementos materiales, individualizables, mensurables, intercambiables y útiles.Hay acciones técnicas propias al ingreso físico y custodia temporal garantiza acciones racionales y facilitan el control, en congruencia con el principio contable de “Unidad de Almacén”.


1. Establecer un solo tipo de vía o canal para el ingreso físico de bienes adquiridos a la entidad.

2. Extender los principios generales de almacenamiento a todas las áreas que realizan custodia temporal de bienes.

3. Realizar mejor control de los bienes durante sus periodos de custodia, mientras son movilizados hasta el lugar de utilización directa.

1.23. ACCIONES A DESARROLLAR El órgano de Abastecimiento a nivel central y desconcentrado contará

con áreas físicas acondicionadas especialmente para custodiar temporalmente los bienes que la entidad suministra. Comúnmente se denomina almacén.

La ubicación, capacidad, acondicionamiento, medios de acceso, equipamiento y personal de almacén serán planificados atendiendo a las necesidades y posibilidades de la entidad.



Sólo el almacén del órgano de abastecimiento, a nivel central o desconcentrado, se realiza el ingreso físico de bienes adquiridos y/o recuperados.

Los bienes con características especiales (caso semoviente, alimentos frescos, productos cárnicos, equipos voluminosos, combustibles, productos radioactivos, reactivos químicos, valores, granos, etc.) ingresarán:a. Físicamente por el área de custodia que reúna las condiciones

adecuadas aunque estuviera a cargo de otro órgano, el mismo que asume las responsabilidades.El titular del almacén de abastecimiento verificará el hecho y tramitará los documentos.

b. Físicamente a los lugares de custodia contratados especialmente. El titular del almacén de Abastecimiento personalmente realiza o constata la entrega en custodia y tramita los documentos.

Aquellos bienes que no puedan ingresar físicamente por ningún almacén de la entidad, o las operaciones de ingreso resultan antieconómicas (es el caso de locales, terrenos, construcciones diversas, equipos instalados, etc.) o urge utilizarlos de inmediato, por ejemplo: medicamentos, víveres, ropa en casos de emergencia, se asignarán directamente a los encargados de su utilización quienes se responsabilizan del ingreso físico. El almacén de Abastecimiento canaliza los documentos previa constatación.

Los bienes ingresan con la Guía respectiva; comprobándose los datos que contenga: cantidad, peso, números de serie, estado, funcionamiento y otros si fuera pertinente; se dejará constancia del acto de ingreso y de cualquier diferencia.

Los bienes que, en aplicación de normas del Sistema de Contabilidad, se consideran del Activo Fijo luego del ingreso serán codificados por el almacén de Abastecimiento, para identificarlos individualmente. El código contendrá básicamente datos sobre; la entidad, código que corresponde según el Catálogo de Bienes aprobado, número correlativo, código de la Cuenta en que se incluye y lugar al que se asigna. Será colocado en lugar visible del propio bien, de manera indeleble, los códigos serán comunicados a la Dirección General de administración, responsable de coordinar el control de todo tipo de patrimonio.

El órgano de Abastecimiento de la respectiva entidad, formulará normas específicas de almacenamiento que tendrán aplicación en todas la áreas destinada a la custodia temporal de bienes, tales como: cámaras



frigoríficas, silos, áreas de exhibición, zonas oficiales de estacionamiento, áreas de reparación, librerías, farmacias, depósitos, cajas de seguridad, establos, almacenes de venta periféricos o el convencional de dicho órgano, etc.

Las normas incluirán procedimientos, responsabilidades, condiciones e informaciones que deben proporcionar al almacén del órgano de abastecimiento.

1.24. ALCANCE



El órgano de Contabilidad no registrará bienes ingresados sin intervención del Almacén del órgano de abastecimiento.

El órgano de Abastecimiento llevará un registro de todas las áreas de custodia temporal (almacenamiento) que operan en la entidad, sus características, ubicación y responsables.

El órgano de Abastecimiento informará periódicamente a la Dirección General de Administración o quien haga sus veces, las irregularidades que detecte en la tramitación de ingresos de bienes o en el cumplimiento de disposiciones específicas.

Verificar el cumplimiento de la Programación del Abastecimiento para permitir un flujo regular de ingreso físico de bienes.

Constatar si son fundadas y procedentes las situaciones que motivan formas excepcionales de ingreso y custodia temporal.

SA. 06: AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO

1.26. CONCEPTO

Se entiende por austeridad del Abastecimiento: la equilibrada estimación de necesidades de bienes y de servicios; al empleo mesurado de los limitados recursos asignados a una entidad pública y a su adecuada combinación para obtener más y mejores resultados (productos materiales y servicios públicos), en beneficio de la colectividad en general.

La austeridad es condición básica del Abastecimiento y su aplicación corresponde a todos los órganos de una entidad.



Corresponde al órgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones y funciones, estudiar, adecuar y/o proponer a la Alta Dirección de la entidad los criterios u orientaciones para aplicación de medidas de austeridad, referidas tanto a bienes como a servicios. Estos criterios serán recogidos, coordinados y proporcionados, principalmente, a los órganos de línea de la entidad.


Fijar criterios para hacer más racional el empleo de los medios materiales que disponen las entidades.

Propiciar el empleo de criterios técnicamente elaborados.


El órgano de Abastecimiento implantará el tratamiento estadístico de la información que genera o utiliza, a efecto de tener elementos de juicio para orientar la austeridad.

El órgano de Abastecimiento adecuará a su realidad institucional los criterios de austeridad que forman parte de la Directiva N° 002-79-INAP/DNA “Normas para la Programación del Abastecimiento”. En casos necesarios establecerá nuevos criterios.

Las orientaciones de Política que el órgano de abastecimiento proponga a la Alta Dirección en los respectivos planes (Plan de Acción, Plan de Obtención, etc.) se orientarán e implementarán las medidas de austeridad.

Para mejor establecer las pautas institucionales de austeridad, el órgano de Abastecimiento coordinará básicamente con los de Línea, Planificación, Presupuesto, Racionalización y Estadística, la realización de estudios conjuntos y/o sincronización de esfuerzos. La medida procura, además, evitar que se presenten discrepancias.

Para orientar la austeridad el órgano de Abastecimiento producirá y proporcionará instrumentos e instrucciones; entre otros:a. Estandarización de bienes y servicios, para disminuir su excesiva

variedad.b. Relación de bienes y/o servicios catalogados de los cuales se

pueden prescindir.c. Imprimir datos de los bienes o servicios programables en Cuadros de

Necesidades.



d. Establecer cantidades máximas que pueden programarse por cada bien o servicio seleccionado. Las cantidades se fijan de acuerdo a la función, frecuencia de uso, cantidad de personal, etc.

e. Divulgar los impedimentos o limitaciones así como las prioridades.f. Información de bienes o servicios sin uso, de acuerdo a

verificaciones realizadas, a efecto de recuperarlos.g. Planeamiento para mejor uso de vehículos, imprenta, duplicadoras,

fotografía, etc. Todos los titulares de órganos son responsables de supervisar la

aplicación de pautas de austeridad del Abastecimiento en el ámbito de su competencia.

La aplicación de medidas de austeridad no significa interferir el funcionamiento eficiente y eficaz de la entidad.

Periódicamente el órgano de Abastecimiento conducirá y coordinará la evaluación de resultados y de aplicación de medidas de austeridad, con el fin de proponer su perfeccionamiento.

1.29. ALCANCE



El Director General de Administración o quien hace sus veces supervisará las labores del órgano de Abastecimiento para operativizar en la entidad, los criterios de austeridad.

El órgano de Abastecimiento informará periódicamente las situaciones de irracionalidad, despilfarro, desequilibrio u otras que revelen la inobservancia de pautas de austeridad en el Abastecimiento.

Los titulares de órganos en sus acciones de control y supervisión pondrán especial énfasis en detectar y corregir las situaciones que no se ajustan a pautas de austeridad.

En casos de incumplimiento reiterado el órgano de Abastecimiento aplicará directamente las pautas de austeridad en las necesidades y solicitudes del



órgano infractor; comunicando la medida al propio órgano al del Control Interno y a la Dirección General de Administración.

Verificar la existencia de instrucciones en materia de austeridad del Abastecimiento aprobadas por la Alta Dirección o nivel que haya delegado.

SA. 07: VERIFICACIÓN DEL ESTADOS Y UTILIZACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

1.31. CONCEPTO

La verificación es un acto de constatación física que realizan personas en representación de la entidad. Al Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatación, en referencia a las unidades físicas, aplicables tanto a los bienes como a los servicios.

La verificación constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre bases reales, las acciones de Abastecimiento que resulten necesarios.Básicamente la verificación se refiere a los aspectos siguientes: existencia o presencia real del bien o del servicio (visto como acción o resultado); estado para apreciar el grado de conservación o deterioro del bien así como el resultado del servicio; y condiciones de utilización, para constatar en que se emplea, lugar, habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y sobre todo el empleo en beneficio de la organización en su conjunto (con fines oficiales).


1. Realizar seguimiento a los bienes y servicios con que cuenta la entidad.2. Recabar información de las existencias, en bienes y servicios para

realizar un Abastecimiento más eficaz.3. Evitar la acumulación improductiva de bienes o servicios innecesarios

para la entidad.

1.33. ACCIONES A DESARROLLAR El órgano de Abastecimiento formulará normas específicas de

aplicación institucional para efecto de verificación de bienes y servicios precisando calendarios, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades.



El inventario físico es una forma de verificación. Básicamente hay dos tipos: general y de almacén.a. El Director General de Administración o quien hace sus veces es

responsable de disponer y aprobar los inventarios físicos generales de bienes en uso, por lo menos una vez al año.

b. El titular del órgano de Abastecimiento hace lo propio con inventarios de los bienes que se hallan en custodia temporal en el almacén de su responsabilidad. Estos inventarios serán más frecuentes. Los resultados serán informados al Director General de Administración o quien hace sus veces. Además, establece pautas para inventariar bienes en todas las áreas físicas para custodia existentes en la entidad, sea cual fuere su denominación.

Es principio general que el acto de inventario no intervenga el personal encargado de la custodia de los bienes. Lo que no impide su presencia para facilitar la identificación y constatar el acto por interés individual.

Para realizar la verificación denominada inventario físico general, el responsable constituirá equipos especiales con personal de:a. Contabilidad, para proporcionar información sobre los bienes

registrados (características, valor de adquisición, depreciación, etc.) posteriormente.

b. Abastecimiento, para verificación en unidades físicas (ubicación, conservación, unidades de medida), a fin de atender necesidades de servicios.

c. Control, para salvaguardar el acto y cumplimiento de disposiciones.d. Representante de la Dirección General de Administración que lleva el

registro de códigos identificatorios individuales de bienes, su ubicación y cargos de afectación.

La verificación será realizada permanentemente por todos los titulare de órgano a cualquier nivel, aplicando las disposiciones aprobadas por la entidad.

Verificada la inexistencia del valor monetario de un bien, en el respectivo documento fuente, procede la valuación, aplicando las orientaciones del Sistema de Contabilidad. La valuación será realizada por los órganos de Contabilidad y Abastecimiento en forma conjunta.

El órgano de Abastecimiento, en ejercicio de sus atribuciones, realizará verificaciones por muestreo a los bienes y servicios críticos con que cuenta la entidad. El informe de los resultados será remitido a los siguientes:a. Titular del órgano, responsable del bien y/o servicio para que adopte

las medidas necesarias.b. El órgano de Control Interno



c. El Director General de administración o quien hace sus veces.

Tal verificación se orientará básicamente, a constatar que los bienes y servicios sean utilizados permanentemente, para los fines adquiridos o creados, con fines oficiales, para beneficio general de la colectividad de trabajadores de la entidad, y en condiciones que no signifique peligro para el encargado, riesgo de deterioro o despilfarro.

La calificación del estado de inutilidad del bien o servicio para el funcionamiento de la entidad es otra forma de verificación. El órgano de Abastecimiento en forma individual o integrando un equipo especializado, constituido a su iniciativa, realiza las acciones necesarias. Al efecto aplicará los criterios claros e inequívocos que haya establecido.

Para facilitar la verificación toda afectación de bienes o entrega de los mismos se hará constar en un documento a manera de cargo donde figurarán los mismos se hará del bien el Código individual y nombres de quienes reciben y entregan.

1.34. ALCANCE



La Dirección General de Administración o quien hace sus veces supervisará el cumplimiento de los calendarios de verificaciones.

Las acciones de verificación que asuma el órgano de Abastecimiento se incluirán en el Plan de Actividades de la entidad.

Verificación de la existencia y cumplimiento de normas sobre verificación.

El titular del órgano respectivo y el servidor al que se asignó el bien son solidariamente responsables tanto pecuniaria como administrativamente de la pérdida, daño, deterioro o mal uso de los bienes y/o servicios de su dependencia, especialmente si ocurrieron por negligencia en la aplicación de disposiciones sobre verificación física de bienes y servicios.



Todos los vehículos de propiedad del Estado llevarán pintado, en lugar visible, un círculo con el nombre de la entidad que es afectado. Sólo por autorización expresa del titular de la entidad y en casos excepcionales, previamente fundamentados, se liberará de esa obligación.

Se oficiará a las autoridades de tránsito para que informen de la circulación de vehículos del Estado fuera del horario establecido o que se guarden en locales no oficiales. Excepto los casos autorizados expresamente por el Titular de la entidad.

CAPITULO IV:

NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE PERSONAL

Aprobadas en la Resolución Jefatural N° 052-80-INAP/DNA de fecha 21 de Marzo de 1980.

Las normas del Sistema de Abastecimiento son:



I. INGRESO DE PERSONAL (*)

1.1. CONCEPTO

Es el proceso por el cual el postulante, después de haber superado los requisitos del concurso de selección y según orden de méritos alcanzado, es nombrado o contratado, por resolución de la autoridad competente, en el nivel y línea correspondiente. El cuadro de méritos contenido en el proceso de selección tendrá vigencia de seis (6) meses, considerándose como


I. INGRESO DE PERSONAL II. DECLARACIÓN JURADA DE

BIENES Y RENTAS III. CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA DE PERSONAL

IV. REGISTRO DE PERSONAL V. DESPLAZAMIENTO DE

PERSONAL VI. EVALUACIÓN DEL

COMPORTAMIENTO LABORAL

VII. CAPACITACIÓN DE PERSONAL

VIII. REGLAMENTO INTERNO DE PERSONAL


candidatos aptos para ocupar cualquier otra vacante igual o similar a la cual concursaron cuando no haya alcanzado plaza vacante.


Atraer y seleccionar personal idóneo para el desempeño honesto, eficaz y eficiente de la función pública.


Requerimiento de personal por los órganos que necesitan cubrir plazas; Designación de la Comisión de Concursos de Ingreso Elaboración y aprobación de las Bases para el Concurso Convocatoria pública de postulantes al Concurso; Inscripción de postulantes y recepción de documentos Estudio y verificación de las solicitudes e información sustentatoria,

para determinar quienes reúnen los requisitos mínimos exigidos Calificación del Currículum Pruebas de conocimientos; psicológicas y

entrevista personal; Elaboración del Cuadro de méritos; Publicación de los resultados parciales y finales del Concurso; Nombramiento o contrato del postulantes y/o postulantes, según orden

de méritos. Posesión del cargo e integración del ambiente laboral Evaluación del periodo de prueba

1.4. ALCANCE

La presente norma será de aplicación en todas las entidades de la administración pública excepto empresas a cargo del estado, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares, y de los Jefes de las Oficinas de Personal o de las que hagan sus veces.


Hojas de Verificación sobre:

a. Concurso de Ingreso

b. Nombramiento de Personal

c. Contrato de Personal



d. Evaluación de Personal

(*) Sustituye:

N.T.C N° 150.01 "Selección de Personal" Res. Jef'. N° 052-80-INAP-DNP del 21 de Mar 1980.

II. DECLARACIÓN JURADA DE BIENES (*)

1.6. CONCEPTO

Es la acción administrativa de personal mediante el cual, el trabajador de la administración pública, que corresponda declarar notarialmente los bienes que posee, y rentas que percibe.


Determinar la situación económica del Servidor antes, durante y después del desempeño de sus cargos.


La Oficina de Personal distribuirá a los trabajadores, que corresponda el formato para que declaren sus bienes y rentas en los plazos determinados por la normatividad específica,

Las Oficinas de personal, en los casos que se señalan, analizarán los datos contenidos en dichas declaraciones.

Las Oficinas de Personal organizaran el archivo correspondiente a esta información.

El incumplimiento o la presentación dolosa de las declaraciones juradas dará lugar a la aplicación de las sanciones que pudiera corresponder.

1.9. ALCANCE

La presente norma será de aplicación en todas las entidades de la administración responsabilidad de sus respectivos titulares y de los jefes de las Oficinas o de los que hagan sus veces




Hoja de verificación sobre declaración jurada de bienes y restas a Concurso de Ingreso

(*) Sustituye:

N.T.C N° 150.06 "Obligatoriedad de Bienes y Rentas" Res. Jef'. N° 052-80-INAP-DNP del 21 de Mar 1980.

III. CONTROL Y ASISTENCIA Y PERMANENCIA PERSONAL (*)

1.11. CONCEPTO

Es la acción administrativa de personal mediante la cual se regula la asistencia y permanencia de los trabajadores en su centro de trabajo, de acuerdo con la jornada y horario establecido, y el control de cumplimiento correspondiente.


Garantizar el cumplimiento de las horas efectivas de labor de cada servicio, de acuerdo a las disposiciones legales y administrativas vigentes


Las Oficinas de Personal elaborarán la Reglamentación interna sobre Asistencia y Permanencia ele los Trabajadores.

Las Oficinas de Personal mantendrán actualizados los Registros de Control de Asistencia y Permanencia,

Los Jefes de las unidades orgánicas o funcionales de las Entidades participaran en el proceso de control de la Asistencia y Permanencia de los Servidores bajo su dependencia.

1.14. ALCANCE

La presente norma será de aplicación en todas las entidades de la Administración Pública, bajo responsabilidad de sus respectivos titulares, y de los jefes de las Oficinas de Personal o de las que las hagan de sus veces.




Hoja de Verificación sobre Control de Asistencia y Permanencia.

(*) Sustituye:

N.T.C N° 150.07 "Control de asistencia de Personal" Res. Jef'. N° 052-80-INAP-DNP del 21 de Mar 1980.

IV. REGISTRO DE PERSONAL (*)

1.16. CONCEPTO

Es la acción administrativa de personal mediante la cual y a través de un conjunto de procedimientos se registran datos de los trabajadores que ingresan al Sector Público archivando la documentación sustentatoria correspondiente.


Contar con la información administrativa de cada servidor, y posibilitar su desarrollo, el cumplimiento de sus deberes y el goce de sus derechos en forma oportuna.


Las Oficinas de Personal registrarán los datos de los servidores de su entidad y los conservarán en forma ordenada y de fácil identificación a fin de utilizarlos adecuadamente en las diferentes acciones de personal y de proporcionar la información que se requiera.

Las Oficinas de Personal elaborarán las estadísticas correspondientes y mantendrán actualizadas las fechas y los legajos personales.

La Oficina Central de Sistema de Personal llevará el Registro General de los Trabajadores de la Administración Pública.

1.19. ALCANCE





Hoja de Verificación sobre Registro de Personal

(*) Sustituye:

N.T.C N° 150.09 "Organización del archivo Personal" Res. Jef'. N° 052-80-INAP-DNP del 21 de Mar 1980.

V. DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL (*)

1.21. CONCEPTO

Es la acción administrativa de personal, mediante la cual se autoriza a un trabajador permanente de la Administración Pública a desempeñar otras funciones compatibles con el cargo que tenia o del cual es titulado, según sea el caso.


Elevar y ampliar los conocimientos y experiencia del servidor público para una administración eficiente y eficaz, en base a un mayor desarrollo personal.


En cada entidad se analizarán las evaluaciones del cumplimiento de metas cuya realización es de responsabilidad de los trabajadores, asimismo, se analizará su calificación y la evaluación del comportamiento laboral de los mismos, así como, las recomendaciones de sus jefes inmediatos, para cuando corresponda, determinar su desplazamiento, por Resolución del nivel pertinente.

El desplazamiento de debe realizarse periódicamente y en función de los requerimientos de cargos compatibles con la especialidad y con el nivel de carrera del trabajador.

El trabajador que deba desplazarse hará la respectiva entrega de cargo, según las disposiciones vigentes sobre el particular.

1.24. ALCANCE





Hoja de verificación sobre Desplazamiento de Personal

(*) Sustituye:

N.T.C N° 150.09 "Organización del archivo Personal" Res. Jef'. N° 052-80-INAP-DNP del 21 de Mar 1980.

VI. EVALUACION DEL COMPORTAMIENTO LABORAL (*)

1.26. CONCEPTO

Es el proceso técnico de personal a través del cual en forma integral sistemática y continua, por parte de los jefes inmediatos, se valora el conjunto de actitudes, aptitudes, rendimiento y comportamiento social del trabajador de la Administración Pública en el cumplimiento de sus funciones, en términos de oportunidad, calidad y cantidad de los bienes, servicios producidos, y de armonía laboral.


Valorar con la mayor objetividad posible en el comportamiento laboral del trabajador, para lograr un mejor desarrollo personal e institucional en la Administración Pública.


Elaboración de normas y métodos para efectuar la evaluación del comportamiento laboral de los trabajadores de la Administración Pública.

Formalización periódica de a Evaluación de comportamiento laboral de los trabajadores de la Administración Pública.



Desarrollo de planes de capacitación, incentivación, desplazamiento y otras acciones de personal que coadyuven al mejor desarrollo personal en la función pública.

1.29. ALCANCE



Hoja de verificación sobre evaluación del Comportamiento Laboral.

(*) Sustituye:

N.T.C N° 150.09 "Rotación de Personal" Res. Jef'. N° 052-80-INAP-DNP del 21 de Mar 1980.

VII. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL (*)

1.31. CONCEPTO

Es el proceso sistemático de perfeccionamiento y/o adquisición de conocimientos, habilidades y actitudes para una mayor calificación y un mejor ejercicio de la función pública.


Incrementar y ampliar los conocimientos de los trabajadores de la Administración Pública para un mayor desarrollo del trabajador y un mejor ejercicio de la función público.


Establecimiento de políticas institucionales de capacitación. Establecimiento de normas y métodos para efectuar la capacitación de

los trabajadores de la Administración Pública. Participación en la elaboración del plan institucional de acciones de

capacitación a corto y mediano plazo.



Participación en la ejecución del plan institucional de capacitación previa las coordinaciones con los centros de capacitación estatales y no estatales.

Informe final de cada una de las acciones de capacitación. Evaluación del cumplimiento del Plan de capacitación.

1.34. ALCANCE




(*) Sustituye:

N.T.C N° 150.09 "Honestidad de los servidores" Res. Jef'. N° 052-80-INAP-DNP del 21 de Mar 1980.

VIII. REGLAMENTO INTERNO DEL PERSONAL (*)

1.36. CONCEPTO

Es el conjunto de disposiciones que definen y regulan las relaciones laborales dentro de la Entidad, los deberes y derechos correspondientes, así como las competencias jerárquicas organizacionales, para la normal marcha administrativa.


Lograr comportamientos laborales adecuados al cumplimiento de los objetivos de la Entidad.


Las Oficinas de Personal elaborarán los Reglamentos Internos de Personal, que serán aprobados por Resolución del Titular de la Entidad o el funcionario autorizado por delegación.

El Reglamento se adecuará a la normatividad legal y administrativa vigente, de acuerdo a la naturaleza y complejidad de la organización.



Las Oficinas de Personal difundirán los reglamentos Internos de Personal a todos los servidores de la Entidad para su adecuado cumplimiento.

Las Oficinas de Personal evaluarán periódicamente, el grado de cumplimiento e introducirán las adecuaciones pertinentes.

1.39. ALCANCE




(*) Sustituye:

N.T.C N° 150.09 "Reglamento Interno del Personal" Res. Jef'. N° 052-80-INAP-DNP del 21 de Mar 1980.

CAPITULO V:

APLICACIÓN PRÁCTICA

En el presente capitulo veremos la aplicación práctica de las siguientes normas:

CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL II 59NGT-06 Uso del fondo fijo para caja

chica05. VALUACION Y DEPRECIACION DE

ACTIVO FIJO


NORMA DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD:

NGT 06. VALUACION Y DEPRECIACIÓN DEL ACTIVO FIJO

Uno de los puntos que se establece dentro de esta norma es: “Se deberá considerar en relación con la valuación lo prescrito en las disposiciones vigentes”. A partir de esto podemos establecer que aplicación de esta norma se encuentra presente dentro del INSTRUCTIVO N°2 CRITERIO DE VALUACIÓN DE LOS BIENES DEL ACTIVO FIJO, MÉTODO, Y PORCENTAJES DE DEPRECIACIÓN Y AMORTIZACIÓN DELA ACTIVO E INFRAESTRUCTURA PUBLICA, en la cual se a conocer los pasos a seguir para una correcta determinación de la valuación y la depreciación de los activo fijos del estado.


SA. 04 UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES


NORMA DEL SISTEMA DE TESORERIA

VIII. USO DE FONDO FIJO PARA CAJA CHICA

Uno de los puntos que se establece dentro de esta norma es: “El monto será establecido o modificado, en su caso, mediante Resolución del Director General de Administración, en función de esto”. De tal modo la aplicación de esta norma la podemos observar a través de la RESOLUCION ADMINISTRATIVA EMITIDA N°001 -2013-OGA-INEN, emitida el 08 de enero del 2013, en la cual se establece la apertura de un fondo fijo a favor de Instituto Nacional de Enfermedades Neoplásicas por un monto de veinte mil y 00/100 nuevos soles para efectuar gastos menudos y urgente, además se señala: el encargado de su custodia, los montos máximo de desembolso, y los tipos de gastos a ser atendidos.



NORMA DEL SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

SA. 04: UNIDAD EN LAS ADQUISICIONES

Uno de los puntos que se establece dentro de esta norma es: “Por principio, las actividades necesarias para la obtención de bienes y/o servicios debe centralizarse en la dependencia especializada de Abastecimiento, a nivel central o desconcentrado”. De tal modo la aplicación de esta norma la podemos observar a través de la RESOLUCION MINISTERIAL 528-201/ MINSA, en la cual se resuelve que a un determinado listado de productos el abastecimiento del Año 2014 establecidos previamente para su adquisición, quedara sin efecto debido a ciertas observaciones.



NORMA DEL SISTEMA DE PERSONAL:

VIII: REGLAMENTO INTERNO DE PERSONAL

Uno de los puntos que se establece dentro de esta norma es: “El Reglamento se adecuará a la normatividad legal y administrativa vigente, de acuerdo a la naturaleza y complejidad de la organización”. De tal modo la aplicación de esta norma la podemos observar a través del REGLAMENTO INTERNO DEL PERSONAL DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL DEL MINISTERIO DE SALUD, en la cual se establece su base legal, ingreso del personal, horario de trabajo, vacaciones, sanciones, derechos y obligaciones, entre otros puntos de interés del personal que ingresa a trabajar en esta entidad del Sector público.



CAPITULO VI:

CONCLUSIONES

Posterior a la presentación de las normas de los generales de los sistemas administrativos de: Contabilidad, Tesorería, Abastecimiento y tesorería tanto en nivel teórico y nivel práctico pueden llegar a las siguientes conclusiones:

1. Las normas establecidas en los sistemas de Contabilidad, van en forma directa desde la correcta valuación hasta las medidas de control a aplicar. Son de suma importancia puesto que su correcta aplicación nos asegurara lograr.

Evitar errores y omisiones, haciendo uso de formularios pre-numerados, estableciendo medidas de correcto archivo de documentación y evitando uso de formularios indebidos

Establecimiento de controles internos, a partir de la correcta revisión documentación sustentaría y realización de verificaciones internas.

Presentación de información real, haciendo uso de los correctos métodos de valuación y depreciación del activo dijo, y realización de conciliaciones de saldo.

Uniformidad, dentro de todas las entidades del sector público. Correcta presentación de la información financiera, a partir de la

aplicación de las normales antes señaladas.



2. Las normas establecidas en los sistemas de Tesorería van relacionadas directamente al manejo, transferencia y recepción de fondos. La aplicación de estas normas nos asegurara lograr:

Evitar presiones financieras al tesoro público, a través de la unidad de caja y el manejo de dichos fondos a través de cuentas y subcuentas bancarias.

Máxima seguridad de los Fondos, a través de la apertura de cuentas y subcuentas bancarias, aplicando medidas de seguridad en el giro de cheques, tanto a nombre de la entidad como cheques personales, en el y traslado de fondos

3. Las normas establecidas en los sistemas de Abastecimiento está directamente relacionada con los procesos de compra, recepción y almacenamiento, la aplicación de estas normas nos asegurara lograr:

Establecer controles internos, al momento de la adquisición, ingreso y custodia temporal de los bienes.

Racionalidad, a través de la correcta distribución de los bienes a las entidades.

Evitar la multiplicidad de esfuerzo realizando solo una adquisición y estableciendo un solo canal de ingreso y custodia de bienes las cuales posteriormente serán enviadas a las entidades solicitantes.

4. Las normas establecidas en los sistemas de personal, esta involucra los procesos de selección, seguimiento de personal y capacitación del personal, la aplicación de estas normas de forma adecuada nos asegurara lograr.

Las normas establecidas en los sistemas de Personal son de suma importancia puesto que su correcta aplicación nos asegurara lograr.

Selección eficiente y eficaz del Personal, a través de una previa evaluación de selección con la finalidad de reclutar al personal idóneo.

Optimización del personal, un seguimiento posterior a su ingreso y el desplazamiento de áreas de la entidad con la finalidad de ampliar su conocimiento y experiencia.

Comportamientos adecuados dentro de la entidad, a través de la aplicación de un control de asistencia y permanencia, un registro de personal y un reglamento interno de Personal.


Normas Generales de Los Sistemas Administrativos - Guber II

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