Procedimientos tecnicos para la elaboración de

documentos administrativos

Normas, políticas, procedimientos,

programas, premisas, estrategias y planes

Integrantes:Jesús Abraham de la tobaIrlanda Amarantha Romero Reynosa

Planeación La planeacion establece las bases

determinar el elemento, riesgo y minimizarlo.

La eficiencia y la ejecucion depende de una adecuada planeacion y de buenos resultados no se logran por si mismos: es nmecesario planear con anterioridad.

Elementos del concepto Objetivos:El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados deseados. Recursos alternos de accion:Es necesario determinar diversos caminos, formas de accion o estrategias, para logarar los objetivos.• Eleccion: La planeacion implica determinacion, el analisis y la selección de la decisión mas adecuada.Futuro: La planeacion trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, preparase para contingencias y trazar actividades futuras.

Importancia La planeacion es esencial para el

adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que atraves de el se preven contigencias y cambios que puede deparar el futuro y se establece las medidas necesarias para afrontarlos.

Los fundamentos basicos que marca la importancia de la planeacion son:

1-propicia al desarrollo de la empresa por medio de recursos. 2-reduce los niveles de incertidumbre que se presenta en el

futuro, sin eliminar. 3-prepara a la empresa para enfrentar problemas. 4-mantiene una mentalidad futurista y positiva. 5-condiciona a la empresa el ambiente que lo rodea. 6-establece un sistema racional para la toma de decisiones. 7-reduce al minimo los riesgos. 8-las decisiones se basan en hechos y no emociones. 9- al establecer un modelo de trabajo suministra las bases por

las que opera la empresa. 10- promueve la eficiencia al eliminar la

improvisacion

11-promociona los elementos ara llevar a cabo el control.

12- disminuye al minimo problemas potenciales.

13- evalúa alternativas el ejecutivo. 14-la moral se eleva sustancialmente al

conocer todos los miembros de la empresa donde se dirigen sus esfuerzos.

15-maximizar el aprovechamiento de los recursos y tiempo

Premisas

Las premisas son suposiciones que deben considerarse ante aquellas circunstancias o condiciones futuras que afectaran el curso en que se va a desarrollar el plan.

Se establecen al inicio del proceso de planeación, aunque también pueden ser

desarrolladas a lo largo del mismo.

Una premisa es un supuesto acerca de los factores o condiciones futuras que pueden

afectar al desarrollo de un plan.

Naturaleza de las premisas

1. Internas: cuando se originan dentro de la empresa y puede fluir en logro de la misión.

Algunas de ellas son: ausentismos, rotación del personal, accidentes, innovaciones reacciones del personal ante los sistemas de organización.

2. Externas: son factores o condiciones cuyo origen es ajeno a la empresa.

Premisas externas pueden ser:

A. De carácter político

B. De carácter legal a)tendencias fiscales b)tendencias en la legislación. c) económicas.

C. Sociales.

D. Técnicas.

E. Otros factores.

Estrategias

Estrategia significa arte de dirigir y coordinar las acciones militares y de hacer una cosa para alcanzar un objetivo.

Las estrategias en la empresa nacen como una respuesta para afrontar los retos que implican la competencia y la vida de la empresa en si.

Son cursos de acción general –nivel estratégico. Contar con una amplia variedad de estrategias-

elección adecuada.

3 etapas

Al establecer estrategias se siguen 3 etapas:

1. Determinación de los cursos de acción o alternativas: consiste en buscar el mayor numero de alternativas para lograr cada uno de los objetivos.

2. Evaluación: analizar y evaluar cada una de las alternativas, considerando las ventajas y desventajas de cada una de ellas, auxiliándose de la investigación.

3. Selección de alternativas: considerar las alternativas mas idóneas en cuanto a factibilidad y ventajas, seleccionando aquellas que permiten lograr con mayor eficiencia y eficacia los objetivos de una empresa.

Se llaman políticas a los lineamientos generales que orientan la acción.

FunciónSirven para guiar las acciones, orientar los programas, comunicar decisiones de

nivel estratégico, interpretar objetivos organizacionales y conocer las líneas generales a las que deben orientarse el funcionamientos de la organización.

Requisitos Redacción clara y orientación positiva.Ser alcanzables y medibles.Permanencia.Anticiparse al futuro.Ser de interés para la comunidad.Ser congruentes con leyes respectivas.

ClasificaciónPolíticas generales- estrategias y afectan a toda la organización. Políticas especificas-departamentales o seccionales. Económicas, servicio y sociales.

Políticas

Programas Son planes específicos de acción en los que no solo se fijan

objetivos y secuencia de operaciones, sino especialmente, el tiempo requerido para su ejecución.

Función Los programas son alternativas de solución que deciden la

secuencia en las actividades, la utilización de recursos y la forma de alcanzar los objetivos de la organización.

ClasificaciónProgramas generales: se desprenden de los planes de

nivel estratégico.Programas específicos: son departamentales,

sectoriales o de ambos tipos a la vez. A largo plazo: se dividen a su vez en distantes y remotos. A corto plazo: se dividen a su vez en inmediatos y

mediatos-6 a 12 meses.

Aspectos de un programa

Previa a la introducción se elabora una portada con los datos generales de la institución y el departamento responsable , el titulo de programas, la o las personas que colaboran y la fecha.

Introducción: Se elabora con datos generales sobre el tipo de

programas; sintetizado y sus razones. Diagnostico administrativo:Es la parte medular del programa, debe incluir la situación

real que genera el programa y las alternativas que señalo la investigación previa.

Justificación:Se anotan las razones por las que se elabora el programa

y los propósitos destinados.

Objetivos:Se detalla por escrito lo que se desea lograr con el

programa, se recomienda no dividir los objetivos generales y específicos; en cambio se enuncian metas.

Organización: Incluyen limites de tiempo, espacio, universo de trabajo,

participantes, funciones especiales y marco de acción.Presupuesto: Se consideran recursos humanos, tecnicos y financieros para

lograr las metas. Actividades: son el apartado mas extenso, en el se define

con detalle que se va hacer, quienes lo harán y como y cuando se hará.

Evaluación: se establece como se medirá el alcancé del programa, sea de forma en general o especifica.

Aspectos de un programa

Procedimientos

• Definición: son documentos en los cuales se señala paso por paso las actividades necesarias para realizar acciones de tipo operativo.

• Función: orientar la acción de personal a nivel operativo

• Importancia: señalar la secuencia cronológica más adecuada para obtener resultados

Requisitos: 1) Fijarse por escrito 2) Tener secuencia y coherencia 3) Evitar duplicidad 4) De preferencia manejar técnicas

En los procedimientos se explica a detalle y paso por paso, las actividades necesarias para lograr un objetivo.

Los procedimientos suelen integrarse en instructivos.

La aplicación de procedimientos establecidos tienen como propósito simplificar el trabajo y aprovechar al máximo los recurso

Normas

Definición: son señalamientos de observancia general que se establecen para orientar la conducta en sentido positivo

Función: orientar las acciones del personal Importancia: señala requisitos para

ejecutar las actividades

Requisitos:

1) fijarse por escrito2) darse a conocer

Ejemplos.- 1. todo el material e instrumental de

cirugía deberá llevar doble envoltura 2. La ventanilla de atención al publico

deberá ser atendida con eficiencia 3. El personal de nuevo ingreso deberá ser

capacitado

Reglas

Definición: son señalamientos imperativos, sujetos a sanción en caso de no ser aplicados

Función: establecer medidas disciplinarias, y ordenar y fijar requisitos para el funcionamiento adecuado de la organización

Importancia: asegurar el cumplimiento de acciones correctas y establecer la disciplina del personal

Requisitos: 1) Expresar por escrito lo que conformara el

reglamento2) Darse a conocer 3) Asegurar su observancia 4) Servir de control efectivo 5) Estar acordes con las leyes respectivas 6) La elaborar los reglamentos se deberá

cuidar que no haya violaciones a la legislación

7) Prever su aprobación jurídica

Planes

Plan de rotación de vacaciones del personal de enfermería

Es indispensable para calcular y distribuir al personal suplente

Es muy importante intercalar los periodos vacacionales, de tal modo que no transcurra un lapso muy grande entre ellos

Plan de rotación de descanso del personal de enfermería

Organiza la distribución de personal por día, se prevé el personal necesario para suplencias de sexto y séptimo día, se determina con certeza el número de personal que se necesita diariamente en los servicios

Gracias …..