Normas y procedimientos final y... · 006 Solicitud de provisionales o Vale de Caja Chica 15 ......

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MANUAL DE

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

N & P- 2009

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INDICE GENERAL DE N & P

N° Titulo de la Norma y Procedimiento Pag 001 Gasto de Viaje Nacional e Internacional -Institucional 3/5 002 Gasto de Viaje Nacional e Internacional - Proyectos financiados

por el Fondo Mundial y con normas de CARE PERU –VI Ronda 6/8

003 Rendición de cuentas de Sedes de Provincias 9/11 004 Entrega de dinero a Rendir Cuenta 12/13 005 Utilización del Fondo Fijo de Caja Chica 14 006 Solicitud de provisionales o Vale de Caja Chica 15/16 007 Cuentas por Pagar 17/19 008 Reporte de Generación de Ingresos por servicios 20 009 Emisión y Protección de Cheques 21/22 010 Elaboración de Planillas de Pago de Haberes 23/25 011 Reclutamiento , Selección , Contratación , Inducción y Cese del

personal 26/27

012 Permisos al Personal 28/30 013 Archivos y Constitución de Files del personal 31/32 014 Descanso Vacacional 33/34 015 Promoción Interna del Personal 35/36 016 Reposición de Stock de Productos y Suministros 37 017 Recepción y Despacho de materiales 38/40 018 Requisiciones de Compra y Designación de Proveedor 41/43 019 Contratación de Servicios de Terceros 44/46 020 Reposición de Stock de Materiales 47 021 Designación de Taller de reparación de vehículos 48/49 022 Servicio de Fotocopia 50/51 023 Solicitud de trabajos impresos 52/53 024 Adquisición Directa de productos de Mercadeo por Sede de

Chimbote 54

025 Traslado de Productos de Mercadeo a Sede de Provincias 55/56

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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE GASTOS DE VIAJE NACIONAL O INTERNACIONAL A NIVEL INSTITUCIONAL

1. OBJETIVO Normar el procedimiento a seguir para efectuar la solicitud de gastos de viaje dentro y/o fuera del país por comisión oficial de servicio, así como su liquidación correspondiente.

1. ALCANCE

Este reglamento aplica a todo el personal de la institución que en cumplimiento de sus funciones tengan que cumplir esta comisión de servicio.

3.- TARIFAS Y VIATICOS

El INPPARES establece el siguiente tarifario diario máximo vigente a la fecha, los cuales deberán ser justificados con documentación oficial de acuerdo a las normas tributarias vigentes:

PARA VIAJES AL INTERIOR DEL PAIS

Descripción Importe S/.

Habitación 100.00 Viático (Alimentación , movilidad ) 80.00 Transporte – tax aeropuerto -varios 40.00 Total Diario 220.00

Movilidad para Taxi Aeropuerto hast a: S/. 80.00

PARA VIAJES INTERNACIONALES ( USD )

DESCRIPCION Importe USD

Habitación 100.00 Viático ( Alimentación, movilidad ) 30.00 Transporte - varios 30.00 Total Diario 160.00

Movilidad para Taxi Aeropuerto: ha sta USD 40.00

N & P : 001 Fecha Emisión : 01-01-02 Fecha Vigencia : 01-01-02 Fecha Actualización : 01-03-09

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4.- ASPECTOS GENERALES

- Por lo general , los viajes en comisión de servicio deben estar incluidos en el Presupuesto Anual corriente de cada Dirección de la Institución , con el fin de que no afecte la ejecución presupuestal. Debe de efectuarse un programa mensual de viajes por Dirección para preveer los fondos a reservar, Este reporte de actividades deben de entregarse a la Dirección de Administración cinco (05) días útiles antes del inicio de cada mes.

- En caso que los viajes en comisión de servicio no estén presupuestados, deberán contar con la aprobación de Dirección correspondiente. estará condicionada a la disponibilidad presupuestal y financiera y serán comunicados a la Dirección de Administración con cuarenta y ocho (48) horas de anticipación a su realización, con excepción de los viajes dispuestos por la Dirección Ejecutiva.

- El viajero deberá presentar conjuntamente con el pedido interno , la papeleta de control de asistencia que se hará llegar a RR HH para justificar la ausencia en Comisión de servicios. Queda prohibido cobrar honorarios mientras dure la comisión de servicio a que fuera encomendado.

5.- INSTRUCCIONES A SEGUIR PARA SOLICITAR ADELANTO DE VIATICOS

5.1 VIAJERO • Obtiene de su Dirección el formulario F100 SOLICITUD DE VIAJE • Completa la parte correspondiente del formulario en original y copia. Este

formulario debe de estar acompañado del memo informativo que incluye el plan de trabajo a efectuar, así como del pedido Interno debidamente llenado con la afectación de la partida y el donante respectivo.

• La Dirección correspondiente presenta el formulario, pedido interno y la justificación del viaje solicitando el otorgamiento del viático y la adquisición del ticket aéreo directamente a la Dirección de Administración con una anticipación RECOMENDABLE de 5 días a la fecha del viaje, para iniciar el proceso respectivo. Debe indicarse las fechas del viaje en forma específica, tanto de ida como del retorno. Cada Dirección podrá autorizar por escrito para que otra persona de su área apruebe adicionalmente Viajes al interior del país.

• Para Viajes al exterior, la autorización corresponde a la Dirección Ejecutiva.

5.2 DIRECCION DE ADMINISTRACION • Verifica el formulario y procede al proceso respectivo. • Distribuye el formulario: debidamente prenumerado, quedando el original en

el Pedido Interno y la copia se entregará al Comisionado, al momento de recoger el Cheque o pago correspondiente, con el cual deberá presentar la rendición de cuentas.

• Adquiere a través del convenio CORPORATE LAN u otra alternativa vigente el ticket aéreo respectivo.

• Entrega al viajero el ticket aéreo del viaje, y lo instruye para el retorno.

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• Emite del sistema CORPORATE LAN u otra alternativa vigente la factura respectiva a nombre de el INSTITUTO PERUANO DE PATERNIDAD RESPONSABLE, con su Pedido Interno y la afectación presupuestal del proyecto debidamente firmado por los responsables, para inmediatamente trasladarlo al Dpto. de Contabilidad.

5.3 DIRECCION DE CONTABILIDAD Y FINANZAS • Registra contablemente el adelanto de viáticos otorgado para el Viaje. • Traslada a Tesorería para el abono en cuenta del trabajador, pago en efectivo o

emitir el cheque respectivo. • EL Viajero deberá acercarse al Dpto. de Tesorería ( un día antes de viajar) a

confirmar el pago/abono y recoger la Copia de la SOLICITUD DE VIAJE ( Planilla de Viáticos )

6.- LIQUIDACION DEL ANTICIPO DE VIAJE

• La liquidación correspondiente debe ser llenada en el formulario que queda en poder del Viajero, y aprobada por la Dirección respectiva. La liquidación debe de incluir un informe del viaje ( de acuerdo a modelo adjunto) dirigido a su Dirección o Jefe inmediato Superior. Dicha rendición de cuentas será revisada y podrá ser verificada y devuelta de ser el caso sin perjuicio de las responsabilidades de Ley; en tal virtud el reporte de documentos o información que no corresponda, constituye falta grave, que dará lugar a la aplicación de las sanciones correspondientes.

• La liquidación debe de efectuarse en un plazo máximo de 3 días útiles

posteriores a su regreso, Adjuntando: Facturas o boletas emitidas por el proveedor de acuerdo a las normas establecidas por SUNAT, a nombre de INSTITUTO PERUANO DE PATERNIDAD RESPONSABLE – INPPARES, RUC 20154935267, Dirección Giuseppe Garibaldi Nº 125, Jesús María – Lima Perú que justifique el importe utilizado y deberá efectuar la devolución del dinero en la caja central de tesorería de la institución en caso corresponda la liquidación o le será reintegrado el exceso realizado.

• Para una liquidación de Viaje al Exterior el plazo máximo es de 07 días útiles siguientes de haber retornado. Los gastos deben de sustentarse con los documentos originales emitidos oficialmente en el exterior en los que debe de constar por lo menos el nombre o razón social y dirección del proveedor, fecha , importe , tipo de moneda y descripción del producto o servicio prestado.

. • En caso, la liquidación no se efectúe dentro de los plazos establecidos, la

Dirección de Contabilidad y Finanzas, informará a la Dirección de Administración, para que la Oficina de personal proceda al descuento total del anticipo , según Formulario F100 párrafo III .

• No se entregará ningún adelanto al Viajero que tenga pendiente alguna liquidación.

“Es responsabilidad de cada Dirección, Coordinadore s y Jefes de Áreas el cumplimiento de esta norma y su comunicac ión a su personal “

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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE GASTOS DE VIAJE NACIONAL O INTERNACIONAL PARA PROYECTOS FINANCIAD OS POR EL FONDO MUNDIAL CON NORMAS DE CARE PERU PARA LA SEXTA

RONDA, APLICABLE A PROYECTO AMA Y OTROS PROYECTOS SOCIALES EJECUTADOS POR EL INPPARES

1. OBJETIVO Normar el procedimiento a seguir para efectuar la solicitud de gastos de viaje dentro y/o fuera del país por comisión oficial de servicio, así como su liquidación correspondiente.

2. ALCANCE

Este reglamento aplica a todo el personal de la institución que labora dentro de un Proyecto financiado por el Fondo Mundial y supervisado por la ONG CARE PERU cualquiera sea la modalidad de contratación , que por razones de trabajo tengan que realizar viajes a nivel nacional. También incluye a los proyectos sociales internos que ejecuta INPPARES, como proyecto “Atención a la Mujer Ahora AMA” entre otros.

3.- TARIFAS Y VIATICOS

El INPPARES establece el siguiente tarifario diario máximo vigente a la fecha, los cuales deberán ser justificados con documentación oficial de acuerdo a las normas tributarias vigentes:

PARA VIAJES AL INTERIOR DEL PAIS

Descripción Importe S/.

Habitación 90.00 Viático (Alimentación , movilidad ) 70.00 Transporte – tax aeropuerto -varios 40.00 Total Diario 200.00

Movilidad para Taxi Aeropuerto Ida y Vuelta hasta: S/. 60.00

PARA VIAJES INTERNACIONALES ( USD )

DESCRIPCION Importe USD

Habitación 90.00 Viático ( Alimentación, movilidad ) 30.00 Transporte – varios 30.00 Total Diario 150.00

Movilidad para Taxi Aeropuerto Id a y Vuelta hasta USD 40.00

N & P : 002 Fecha Emisión : 01-03-09 Fecha Vigencia : 01-03-09 Fecha Modificación : 27-08-09

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4.- ASPECTOS GENERALES

• Por lo general , los viajes en comisión de servicio deben estar incluidos en el Presupuesto Operativo Anual ( POA ) de cada Proyecto ya sea los financiados por el organismo mundial y supervisado por CARE PERU, como para otro tipo de proyectos sociales, con el fin de que no afecte la ejecución presupuestal. Debe de efectuarse un programa mensual de viajes por Proyecto para preveer los fondos a reservar.

• El viajero deberán presentar conjuntamente con el pedido interno , la papeleta de control de asistencia que se hará llegar a RR HH para justificar la ausencia en Comisión de servicios.

• Las personas que tengan que realizar viajes por motivos de trabajo deben de tratar siempre de establecer arreglos que resulten en el menor gasto posible para el proyecto sin que ello signifique mal utilizar el tiempo o afecte la integridad de la persona.

5.- INSTRUCCIONES A SEGUIR PARA SOLICITAR ADELANTO DE VIATICOS

5.1 VIAJERO • Obtiene de su Dirección el formulario F100 SOLICITUD DE VIAJE • Completa la parte correspondiente del formulario en original y copia. Este formulario

debe de estar acompañado del Pedido Interno debidamente llenado. • La Dirección respectiva presenta el formulario, pedido interno y la justificación del

viaje solicitando el otorgamiento del viático y la adquisición del ticket aéreo directamente a la Dirección de Administración con una anticipación RECOMENDABLE de 5 días a la fecha del viaje, para iniciar el proceso respectivo. Debe indicarse las fechas del viaje en forma específica, tanto de ida como del retorno.

• Para Viajes al exterior, la autorización expresa debe de ser de parte de la Dirección del Proyecto y de la Dirección Ejecutiva, evidenciando la partida presupuestal especifica.

5.2 DIRECCION DE ADMINISTRACION • Verifica el formulario y procede al proceso respectivo. • Distribuye el formulario: debidamente prenumerado, quedando el original en el

Pedido Interno y la copia se entregará al Comisionado, al momento de recoger el Cheque o pago correspondiente, con el cual deberá presentar la rendición de cuentas.

• Adquiere a través del convenio CORPORATE LAN u otra alternativa vigente el ticket aéreo respectivo.

• Entrega al viajero el ticket del viaje, y lo instruye para el retorno. • Emite del sistema CORPORATE LAN u otra alternativa vigente la factura

respectiva a nombre de El INSTITUTO PERUANO DE PATERNIDAD RESPONSABLE, con su Pedido Interno y la afectación Presupuestal del proyecto debidamente firmado por los responsables, para inmediatamente trasladarlo al Dpto. de Contabilidad.

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5.3 DIRECCION DE CONTABILIDAD Y FINANZAS • Registra contablemente el adelanto de viáticos otorgado para el Viaje. • Traslada a Tesorería para el abono en cuenta del trabajador, pago en efectivo o

emitir el cheque respectivo. • EL Viajero deberá acercarse al Dpto. de Tesorería ( un día antes de viajar) a

confirmar el pago/abono y recoger la Copia de la SOLICITUD DE VIAJE (Planilla de Viáticos )

6.- LIQUIDACION DEL ANTICIPO DE VIAJE

• La liquidación correspondiente debe ser llenada en el formulario que queda en poder del Viajero, y aprobada por la Dirección respectiva. Los viáticos incluyen desayuno, almuerzo, cena, propinas, movilidad local, lavandería, llamadas telefónicas y otros gastos personales. El costo del desayuno se reconocerá independientemente de si el hotel da o no el servicio. El viático será rendido solamente mediante el formato 1.19 para los proyectos monitoreados por CARE y en el formato F 100 para lo s otros proyectos sociales incluido AMA. El importe de los viáticos será de S/.70.00 por día como máximo. Adicionalmente se podrán presentar en el formato 1.1.3 Reporte de Gastos de Viaje los siguientes gastos: pasajes (si se hubieran comprado directamente), taxi al/del aeropuerto o Terminal, impuesto de salida CORPAC (TUUA), llamadas telefónicas por motivos de trabajo y gastos de hospedaje.

• La liquidación debe de efectuarse en un plazo máximo de 2 días útiles posteriores a su regreso, adjuntando: Facturas o boletas emitidas por el proveedor de acuerdo a las normas establecidas por SUNAT, a nombre de INSTITUTO PERUANO DE PATERNIDAD RESPONSABLE – INPPARES, RUC 20154935267, Dirección Giuseppe Garibaldi Nº 125, Jesús María – Lima Perú que justifique el importe utilizado y deberá efectuar la devolución del dinero en la caja central de tesorería de la institución en caso corresponda la liquidación o le será reintegrado el exceso realizado. Para una liquidación de Viaje al Exterior el plazo máximo es de 07 días útiles siguientes de haber retornado. Esta liquidación documentaria no incluye el importe del viático otorgado , el que será rendido únicamente con una Declaración Jur ada en el formato especifico 1.19 para los Proyectos monitoreados po r CARE y en el formato F100 para los otros Proyectos sociales incluido AMA . (Se podrá adjuntar documentos sustentatorios dentro del límite del viá tico)

. • En caso, la liquidación no se efectúe dentro de los plazos establecidos, la

Dirección de Contabilidad y Finanzas, informará a la Dirección de Administración, para que la Oficina de personal proceda al descuento total del anticipo , según Formulario F100 párrafo III .

• No se entregará ningún adelanto al Viajero que tenga pendiente alguna liquidación.

“Es responsabilidad de cada Dirección, Coordinadore s y Jefes de Áreas el cumplimiento de esta norma y su comunicación a su p ersonal “

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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE RENDICION DE CUENTAS DE SEDES DE PROVINCIAS

1. OBJETIVO Normar el registro oportuno y correcto de los Ingresos y Egresos mensuales de

las Sedes de Provincias. 2. ALCANCE

Esta Norma aplica a todos los participantes en el proceso como son: - Administradores de las Sedes. - Coordinador de Sedes. - Dirección de Administración (RRHH, Logística, Sistemas , Servicios Generales) - Dirección de Finanzas y Contabilidad (Contabilidad, Tesorería).

3. DISPOSICIONES GENERALES

a. Es responsabilidad de los Administradores de cada Sede supervisar el movimiento de ingresos y egresos, así como disponer el envío oportuno a Lima de la información sustentatoria, para los fines contables generados en provincia.

b. El personal Contable y Financiero de la sede Central debe verificar y revisar toda la documentación contable, remitida de las Sedes, en la fecha prevista, informando inmediatamente a los Administradores de cada Sede cualquier error u omisión en la documentación o datos recibidos.

c. La recepción de la documentación remitida de las Sedes deberá efectuarse a mas tardar en los 05 primeros días luego de cerrado el mes contable.

d. No será aceptada la documentación que no siga estrictamente las normas establecidas, para el pago de los egresos, así como para la recepción de ingresos. En ambos casos la documentación debe contar con firmas autorizadas.

4. PROCEDIMIENTO 4.1 DE LAS SEDES ● Llevarán el registro oportuno siguiendo las técnicas contables vigentes ,

debiendo enviar mensualmente a Lima (Sede Central) los reportes contables elaborados en el mes, como son: - Comprobantes de Pago (debidamente codificados) - Comprobantes de Ingreso a Caja (debidamente codificados)


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- Notas de Débito - Notas de Crédito - Ingreso de Banco - Egreso de Banco - Estado de Situación de Caja (mes ejecutado). Copia del estado de cuenta

corriente o ahorro del banco.

El Estado de Situación de Caja permitirá demostrar: - Saldo Anterior - Recaudación de Ingresos - Transferencias recibidas de Lima - Recaudación no depositadas en el mes (caja) - Egresos - Detalle de los gastos mensuales por partidas. - Saldo final (visualiza la descomposición del saldo)

● Los documentos anteriormente mencionados, serán distribuidos en original y

copia, distribuyéndolos de la siguiente manera: - Originales ; se enviarán a Lima (Sede central) - Copias ; quedarán como cargo en la Sede para su control y archivo. ● El Responsable contable en la Sede provincia, debe revisar y comprobar que

toda la documentación que se envía a Lima se encuentre, debidamente preparada y conciliada con los documentos sustentatorios.

4.2 SEDE CENTRAL (LIMA) DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD ● Recibirá de cada una de las Sedes, los formatos y reportes contables. ● Separa, clasifica, analiza y revisa que todos los documentos se encuentren

conforme; deriva los documentos al Asistente Contable, encargado de la Contabilidad de Lima-Provincia.

4.3 ASISTENTE LIMA – PROVINCIA ● Revisará la codificación en cada documento, teniendo especial cuidado en que

todos sean originales, estén debidamente cancelados, el gasto comprobado a la actividad del proyecto, el centro de costos bien aplicado y los documentos que lo sustentan; facturas, guías, etc. Cuenten con las firmas respectivas.

● Efectúa las observaciones y correcciones, coordinando con cada Sede su ejecución. Luego traslada todo a la Contabilidad Central.

4.4 ASISTENTE DE CONTABILIDAD CENTRAL ● Recibirá los datos ingresados por el Asistente Contable de Lima - Provincia,

procediendo a analizar, revisar y validar la información ingresada. ● Contabiliza los asientos que están centralizados en Lima, revisando que las

cuentas correspondan a cada proyecto, por Sedes y de acuerdo al Plan de Cuentas, en coordinación con el Jefe del Departamento de Contabilidad

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4.5 ASISTENTE DE LIMA – PROVINCIA ● Terminada de contabilizar la información, pasará a efectuar las Conciliaciones

bancarias en base a los asientos contables. Emitirá los siguientes reportes: - Reporte de Conciliaciones Bancarias - Reporte de Saldos (cuenta del mayor general) Hace conocimiento al Jefe de Contabilidad, Jefe de Tesorería y al Director de Finanzas y Contabilidad para su revisión y V°B°.

● Distribuirá los reportes emitidos antes y después de la conciliación, de la siguiente manera: - Originales ; se enviarán a provincia; como retroalimentación a la información que

ellos envían y con las sugerencias y observaciones que el caso requiera. - 1° Copia ; queda archivado en el departamento de Contabilidad (para fines de

Auditoría). - 2° Copia ; Archivo Contabilidad en cada FILE del respectivo proyecto.

● Finalmente gravará la información, que servirá como Backup de todo el movimiento.

4.6 CONTABILIDAD - PRESUPUESTO ● Centraliza por intermedio del software contable toda la información procesada por

los Asistentes Contables. ● Al empezar el ejercicio de cada año se deberá aperturar una cuenta con el

presupuesto asignado por el Donante, por partidas específicas calendarizado en dólares, según planeamiento de ejecución que haya presupuestado cada Sede.

● Emite el reporte de Ingresos y Egresos en original y 2 copias; por cada proyecto

de Sedes , por partidas específicas y por centro de costos indicando el porcentaje de cada ejecución; todo de acuerdo al catálogo de Cuentas y Presupuesto aprobado. Lo distribuye de la siguiente manera: - Original ; queda en Contabilidad para su control y archivo. - La copia ; envía con el reporte de presupuestos a la Dirección de Finanzas y

Contabilidad para su revisión y aprobación.

● Actualizará la información contable y emitirá el reporte en Nuevos Soles y Dólares Americanos utilizando la tasa de cambio promedio en cada mes para su conversión.

● Periódicamente se convocará a una reunión con los Administradores de Sedes de

Provincias y el Coordinador de sedes a fin de evaluar el cumplimiento de esta Norma y Procedimiento (N & P ) de rendición de cuentas –proceso contable- y la situación de la ejecución Presupuestal .

Es responsabilidad de cada Dirección, Coordinadores y Jefes de Areas el cumplimiento de esta norma y la comunicación a su p ersonal “

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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE ENTREGA DE DINE RO A RENDIR CUENTA

1. OBJETIVOS Normar la entrega eventual de dinero para ejecutar alguna actividad relacionada

con la gestión de la Institución. 2. ALCANCE El presente procedimiento es aplicable solo para el personal que labora en la

Institución. 3. NORMAS ADMINISTRATIVAS

3.1 Todo anticipo de dinero deberá estar sustentando y aprobado por la Dirección que lo solicita.

3.2 La rendición de gastos efectuados, estarán respaldados con comprobantes originales (facturas, recibos y otros documentos que representen comprobantes de pago. Autorizados por la SUNAT).

4. PROCEDIMIENTO DIRECCION SOLICITANTE

4.1 Solicitará en forma excepcional a través de un memorándum, dirigido a la Dirección de Finanzas y Contabilidad el monto del dinero a ser utilizado para atender o solucionar algún asunto relacionado con la gestión de la Institución.

4.2 Procederá a elaborar el pedido interno especificando la descripción del pedido, el monto solicitado y quien será responsable de la gestión a realizarse.

4.3 El Responsable autorizado por la Dirección respectiva retira el cheque o efectivo de caja central y procede a efectuar la gestión encomendada. Una vez culminada la gestión rendirá cuenta debidamente documentada en un plazo perentorio de dos días útiles de culminada la actividad, adjuntando las facturas y documentos originales. Toda esta documentación irá acompañada de un breve informe, el cual lo presentará a su Dirección solicitante con copia a la Dirección de Finanzas y Contabilidad como parte del egreso a rendir cuenta.

La no presentación de la rendición en los plazos establecidos y/o la documentación que lo sustente, se procederá a efectuar el descuento total de lo entregado en la planilla de remuneraciones, para lo cual se informará la Dirección de Administración.

4.4 La Dirección solicitante revisa y aprueba toda la documentación respectiva y lo remite a la Dirección de Finanzas y Contabilidad para su control y registro.


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DIRECCION DE FINANZAS Y CONTABILIDAD 4.5 Recepciona el documento, lo revisa y verifica según la solicitud la disponibilidad

de banco, y seguidamente comunica a la Dirección solicitante la aprobación de dicho anticipo o entrega de dinero a rendir cuenta.

En caso de no ser aprobado, la solicitud del anticipo, comunicará de inmediato a la Dirección solicitante explicándole los motivos de la no aprobación de la solicitud.

4.6 Recibe el informe de gastos con los documentos respectivos, lo revisa y determina lo siguiente: a) En caso de que el responsable del gasto haya utilizado el 100% de lo recibido,

remite toda la documentación al departamento de Contabilidad para su revisión y contabilización.

b) En caso de existir alguna diferencia a favor o en contra del responsable del gasto, de inmediato remite toda la documentación al Departamento de Tesorería para su control.

c) El Departamento de Tesorería revisa y verifica la documentación; si el monto gastado es menor al adelanto, el responsable del gasto, hará la entrega del saldo no gastado a la Sección Caja Central, quien le otorgará el recibo correspondiente. En caso de que el gasto sea mayor al monto entregado, se le reembolsará por caja chica; siempre y cuando dicha cantidad no exceda el límite de Caja Chica. Si la cantidad es mayor al límite de caja chica, el solicitante procederá a presentar el pedido Interno (para su reembolso vía cheque ) siguiendo el procedimiento administrativo vigente.

4.7 La Dirección de Finanzas y Tesorería ante una no presentación de la rendición

en los plazos establecidos y/o la documentación sustentatoria informará a la Dirección de Administración para que se proceda a efectuar el descuento total de lo entregado en la planilla de remuneraciones.


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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) SOBRE UTILIZACION DEL FONDO

FIJO DE CAJA CHICA

1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la utilización del Fondo Fijo de Caja Chica.

2. ALCANCE

Es aplicable para todas las áreas de la Institución.

3. DISPOSICIONES GENERALES 3.1 El Fondo de Caja Chica sólo será utilizado para compras menudas que no

superen la cantidad de S/. 300.00 Nuevos Soles sustentadas con facturas, boletas u otro documento válido para SUNAT.

3.2 La reposición del Fondo Fijo de Caja Chica debe efectuarse cuando se haya usado el 50% del monto fijo aprobado.

3.3 Las personas autorizadas para visar los documentos que liquidarán el uso de la Caja Chica, son los Directores de Área.

4. PROCEDIMIENTO

4.1 Los usuarios a través de la visación de su Dirección entregará los documentos que sustentan el egreso a Tesorería quien autorizará el pago o reintegro respectivo.

4.2 El área de caja entregará el dinero gastado y debidamente sustentado adicionalmente con el pedido interno.

4.3 El área de Caja para efectos de la reposición del fondo fijo utilizará el formato de “RENDICION DE CAJA POR PAGOS EN EFECTIVO A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS”, el cual será procesada en original y copia y los distribuirá de la siguiente manera: - El formato original ; a la Jefatura de Tesorería. - Copia archivo para su control.



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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) SOBRE SOLICITUD DE PROVISIONALES O VALE DE CAJA CHICA

1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la utilización de Provisionales de dinero en efectivo o también llamado VALES DE CAJA CHICA para cubrir obligaciones urgentes de la Institución, con cargo a rendir cuenta debidamente documentada.

2. ALCALCE Es aplicable para todas las áreas de la Institución.

3. DISPOSICIONES GENERALES 3.1 El Fondo de Caja Chica sólo será utilizado para entregar Provisionales de dinero

hasta por un importe de S/. 300.00 Nuevos Soles. Cifras mayores se gestionarán con emisión de cheques.

3.2 El solicitante receptor del dinero deberá liquidar los Vales Provisionales con documentos sustentatorios en el plazo no mayor de 72 horas. La no rendición en el plazo establecido conllevará al descuento respectivo del haber mensual del personal involucrado.

3.3 Las personas autorizadas para visar los vales de Caja Chica, son los Directores de Área de la Institución.

4 PROCEDIMIENTO

4.1 SOLICITANTE ● Solicitar a Caja Central el formato N°090 “VALE DE CAJA CHICA”, e un solo

original; en caso de retiro de dinero en efectivo con cargo a rendir cuenta, máximo en 72 horas (en formato N°891).

● Solicitar el V°B° a su Director en el vale de Ca ja Chica. ● Dirigirse a la Dirección de Finanzas y Contabilidad quien autoriza finalmente

el VALE y lo deriva a la Jefatura de Tesorería para su ejecución. ● Recibe de Caja Central el dinero, siendo responsable por su custodia. ● Ejecutar de inmediato en el día, lo autorizado en el vale, para liquidar o rendir

cuenta con facturas, boletas etc., a nombre de la Institución.

4.2 JEFE DE TESORERIA ● Recibe el vale de Caja Chica verificando que se encuentre visado por la

Dirección respectiva.


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● Autoriza con su firma en el vale de Caja respectivo, que la encargada de Caja Central entregue el dinero a la persona solicitante.

4.3 CAJA CENTRAL

● Recibir del solicitante el vale de Caja Chica formato N° 090 según sea el caso, con las firmas autorizadas del Director del área, Director de Finanzas y Contabilidad y el Jefe de Tesorería.

● Hace entrega del efectivo contra la firma del solicitante en el formato respectivo. Recibir del usuario el vale de caja Chica, con los documentos sustentatorios verificando su conformidad.

● Dar la conformidad a la rendición del documento y sustentación del dinero entregado. Luego en presencia del que recibió el dinero destruye el vale de Caja Chica.

● Los vales que no hayan sido rendidos en el plazo establecido serán descontados a los usuarios por planilla mensual de haberes, trasladando la información a la Dirección de Administración.

● Para la Reposición del fondo fijo, utilizará procedimiento de “Cancelación de cuentas por Pagar” cuando el nivel de uso del fondo alcance el 50% del monto total asignado.

● Para efectos de la reposición del fondo fijo utilizará el formato de “RENDICION DE CAJA POR PAGOS EN EFECTIVO A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS”, el cual será procesado en original y copia y los distribuirá de la siguiente manera: − El formato original ; a la Jefatura de Tesorería. − Copia ; archivo para su control.

PERSONAS AUTORIZADAS PARA APROBAR PROVISIONALES O VALES DE CAJA CHICA

CARGO NOMBRE FIRMA V° B°

Director Ejecutivo Daniel Aspilcueta Director de Administración José Gonzáles Director de Finanzas y Contab. César Villegas Directora de Programas Hazel Rosas Director Médico Raúl Bendezú Directora de Mercadeo Olenka Zapata Director de Planeamiento José Pajuelo


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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE CUENTAS POR PA GAR

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento de pagos, por los compromisos obtenidos por la Institución.

2. ALCANCE

Es aplicable para todas las áreas de la Institución. 3. DISPOSICIONES GENERALES

3.1 El formato de pedido interno, se utiliza para solicitar cualquier pago de bienes y/o servicios.

3.2 Las personas que intervienen en el trámite, procederán a revisar los documentos que recepcionan y comprobar la conformidad de los mismos.

3.3 Los pedidos internos deberán ser presentados con una anticipación mínima de 72 horas a la ejecución del egreso.

3.4 Las ordenes de pago (Cheques, letras etc) serán firmados por las personas autorizadas (2)y con facultades especificas otorgadas por la Institución.

3.5 Por seguridad todos los cheques deberán llevar el sello de NO NEGOCIABLE y aplicará todas las medidas de seguridad que se indica en la N & P respectiva.

4. PROCEDIMIENTO 4.1 SOLICITANTE

● Los Pedidos Internos serán llenados a máquina o manual, en forma clara, y sin enmendaduras por el área que los solicita, indicando el proyecto y partida especifica a que se afectará el desembolso.

● La elaboración del pedido interno surgirá cuando se tenga que efectuar algún

pago de cualquier índole, para lo cual el solicitante hará uso del formato “PEDIDO INTERNO” elaborado en original, en el cual consignará los siguientes datos: - Nombre del proyecto Donante (solicitante) - Nombre de beneficiario - Justificación - Número del pedido Interno (Área de Finanzas). - Adjuntar documentación sustentatoria en original y copia.


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● Cada pedido interno deberá llevar la firma del Jefe y/o Responsable del área y con el V°B° del Director respectivo y ser entregado a la Secretaría de Finanzas y Contabilidad, con el cargo respectivo.

4.2 SECRETARIA DE FINANZAS

● Recepciona el pedido Interno procediendo de inmediato a remitir el documento al Jefe del Departamento de Contabilidad, el cual verificará la situación presupuestaria del Proyecto o Programa que solicita el pedido y firmará en señal de conformidad, revisando si lo solicitado es correcto, que los documentos cumplan con los requisitos establecidas por SUNAT y esta de acuerdo a las Normas y Procedimientos de la Institución.

● El Departamento de Contabilidad determinará la aplicación Contable al pedido, firmando en señal de conformidad. Si por alguna razón existieran observaciones al pedido interno, el Jefe de Contabilidad las hará llegar al solicitante a través de la Secretaría.

De no existir ninguna observación, el pedido interno se envía al Departamento de Tesorería para el pago respectivo.

● La Secretaria de Finanzas luego de haber hecho firmar el pedido por los órganos respectivos clasifica los pedidos por donante y los enumera colocando un número correlativo y anotando en el registro de Pedidos Internos, los siguientes datos: - Fecha - Beneficiario - Número de Pedido interno - Concepto del egreso - Importe (Soles/dólares) - Aprobación (Si ó NO) - Codificación - Nombre del Proyecto - Si pasa a giro del cheque - Si se devuelve

● Remite finalmente el pedido Interno al Departamento de Tesorería, el que

inicia el trámite de pago de acuerdo a la disponibilidad de fondos.

4.3 DEPARTAMENTO DE TESORERIA- CAJA CENTRAL ● Caja Central recibirá del Jefe de Tesorería los Pedidos Internos debidamente

firmados y sellados por la instancia respectiva. ● Procede a girar el cheque respectivo , en base a los datos del pedido Interno

teniendo especial cuidado en la cuenta corriente y el Donante que asume el pago.

● Agrupa los cheques y los presenta a la Dirección de Finanzas y Contabilidad

para la aprobación respectiva y luego se envía a la Secretaría Ejecutiva, a fin de obtener las firmas autorizadas.

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4.4 SECRETARIA EJECUTIVA

● Recibe con cargo (fecha y Hora) de Tesorería, los Vouchers respectivos. ● Obtiene en el lapso mas breve posible la firma de la Dirección Ejecutiva en los

cheques, procediendo de inmediato a devolver al departamento de Tesorería con cargo, los Vouchers completos, no debiendo quedar pendientes para el día siguiente.

La Secretaria Ejecutiva es responsable por la custodia de los documentos, en esta fase del flujo documentario.

4.5 DIRECCION EJECUTIVA

● Procede a la firma del cheque y dispone de inmediato a través de la secretaria Ejecutiva, que los cheques firmados sean entregados a la otra persona APODERADA autorizada a firmar las ordenes de pago.

● La Secretaria Ejecutiva verifica que los Voucher entregados para fines de la firma del Director Ejecutivo y Apoderado, sean los mismos que devolverá a tesorería.

4.6 DEPARTAMENTO DE TESORERIA- CAJA CENTRAL

• Recibe de la Secretaria Ejecutiva al segundo día de efectuada la solicitud del pedido, los voucher completos con la firmas autorizadas. La cajera es responsable por el control de los cheques emitidos a su despacho.

• Finalmente luego de recibir los cheques con las dos firmas, procederá la entrega a los beneficiarios, contra la cancelación de la factura, recibo, planilla, según sea el caso y colocará en cada caso el sello de pagado, con su firma y fecha.


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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE REPORTE DIARIO DE

GENERACION DE INGRESOS POR SERVICIOS

1. OBJETIVOS Establecer el procedimiento para el registro y control diario de los ingresos

económicos captados por los servicios prestados a los usuarios y/o clientes. 2. ALCANCE

Están comprendidas las Cajas Auxiliares y la Caja Central. 3. PROCEDIMIENTO

3.1 CAJAS AUXILIARES ● Al finalizar el día (turno) deberán generar el “Reporte Resumido de Ingresos”

en original y copia, por los servicios realizados durante el turno. ● El Reporte será elaborado diariamente en base a los comprobantes de pago

emitidos por las responsables de las cajas Auxiliares de acuerdo a los servicios: Facturas y/o Boletas de venta.

● Las facturas y Boletas de Venta serán pre numeradas y tienen que ser correlativas por punto de emisión. Estos comprobantes se anotarán diariamente en el Registro de Venta que cada punto de venta tendrá en su poder, para el control respectivo.

● El personal responsable de este control entregará diariamente a la caja central los ingresos generados por los diversos conceptos de servicios.

● Distribuirá el Reporte Resumido de Ingresos (SAC) de la siguiente manera: − Original a la Caja Central, juntamente con el dinero en efectivo

recaudado. − Copia del Reporte mas las copias de las facturas y Boletas de venta de las

Cajas Auxiliares quedarán en su archivo para su control.

3.2 CAJA CENTRAL ● Recepciona los Reportes resumidos de Ingresos en Soles de parte de las

Cajas Auxiliares y el dinero correspondiente. ● Emite un recibo de caja por el monto recibido, entregando el recibo de caja

original a la persona responsable de la entrega del dinero. ● Diariamente depositará el dinero en las cuentas corrientes de la Institución.



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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE EMISION Y PROTECCION DE

CHEQUES

1.- OBJETIVOS Establecer el procedimiento para la correcta emisión de cheques de parte del

personal que tiene estas funciones. 2.- ALCANCE

Están comprendidas tanto el personal que trabaja en las áreas de Tesorería y la Caja Central de la Sede principal de Lima, así como el personal administrativo que labora en las Sedes de Provincias. También para el personal que supervisa y firma los cheques emitidos.

3. CONCEPTO

Es un Título Valor emitido por una persona natural o jurídica en el que contiene un orden de pago a favor de otra persona y que se emite con cargo a una cuenta bancaria que tenga fondos existentes a favor del beneficiario.

4. EMISION El cheque se emite a cargo de cuentas bancarias en formularios impresos y proporcionados por dichos bancos . Estos formularios pueden ser impresos por cuenta y riesgo del titular de la cuenta corriente previa autorización del respectivo banco (Cheque Voucher ).

5. CONDICIONES A TENER EN CUENTA AL EMITIR UN CHEQU E

● Que la cuenta corriente tenga fondos disponibles por saldos de depósitos existentes y efectuados.

● Llenar todos los datos que contiene el cheque, especialmente teniendo mucho cuidado con el nombre del beneficiario y el importe a pagar.

● El Cheque debe ser girado a la razón social (persona jurídica o natural) que emite la factura o presta el servicio. Asimismo se debe tener cuidado que el importe del cheque debe ser igual al documento a cancelar salvo alguna deducción aprobada por la empresa o por detracción establecida por ley.

● Siempre se debe colocar en el cheque la palabra “No Negociable” o “Intransferible”.

● No emitir un cheque con enmendaduras. Es preferible anular el cheque ante estos hechos.


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6. MEDIDAS DE SEGURIDAD Y PROTECCION EN LA EMISON D E CHEQUES

● Los cheques de la Institución deben de emitirse tomando en cuenta las seguridades respectivas y deben de contar con dos ( 2 ) firmas debidamente registradas en el banco.

● Debe de colocarse en el cheque un sello con la indicación de “NO NOGOCIABLE” ó “INTRANSFERIBLE”.

● El Cheque debe de cerrase con una raya horizontal luego de llenar el nombre del beneficiario y del importe a pagar, con el fin de evitar adulteraciones.

● Es recomendable por medida de seguridad que los cheques se emitan con Plumón fino de tinta negra indeleble para documentos ( Usualmente es el faber castell )

● Luego de emitido el cheque, los datos del importe a pagar y el nombre del beneficiario deben de ser cubiertos con una cinta adhesiva para lo cual se recomienda usar la Cinta Scoth Magic Tape 3M.

7. PROHIBICIONES EN EL GIRO DE CHEQUES

● Esta prohibido el giro de cheques con la fecha adelantada, ya que el banco considera como no puesta la fecha post data y realizará el pago a su sola presentación, siempre y cuando existan fondos disponibles.

8. PLAZO DE PRESENTACION DEL CHEQUE

● El plazo de presentación de un cheque es de treinta ( 30 ) días, contados desde la fecha de emisión , sin distinción que haya sido emitido dentro o fuera del país.


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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE ELABORACION DE PLANILLAS DE PAGO DE HABERES AL PERSONAL

1. OBJETIVO Normar el proceso de la elaboración de las planillas de pago de toda la Institución.

2. DISPOSICIONES GENERALES

2.1 El Departamento de Personal, es responsable de efectuar el control diario y mensual de asistencia y permanencia del personal de INPPARES, asimismo deberá confeccionar el reporte de descuentos a realizar.

2.2 El Dpto. de Personal es responsable de la elaboración y formulación de las

planillas de Sueldos, vacaciones, gratificaciones, etc de acuerdo a las normas laborales vigentes con información recibida y dentro de los plazos establecidos.

2.3 El Dpto. de Personal es responsable de entregar al Dpto. de Tesorería el

archivo virtual para el abono de sueldos y el listado respectivo para la emisión de cheques según el caso.

2.4 El Departamento de Tesorería, es responsable de la transferencia bancaria con

cargo a las cuentas corrientes de el INPPARES y el girado de cheques de pago al personal correspondiente que no tiene cuenta corriente abierta.

2.5 Para la formulación de la planilla de Sueldos, se tendrá en cuenta la información

recibida de Sede Lima y Sedes de Provincias hasta el día 25 de cada mes.

2.6 La Oficina de Personal, es responsable de llevar un control permanente de los préstamos y/o adelantos otorgados a los trabajadores para hacer los descuentos respectivos en la planilla de sueldos.

2.7 La Planilla de sueldos, vacaciones y/o gratificaciones serán aprobadas por la

Dirección de Administración.

3. INSTRUCCIONES – DEPARTAMENTO DE PERSONAL 3.1 Hasta el día 25 de cada mes el Dpto. de Personal recibe la información referente

a los descuentos y/o variaciones a los pagos de personal conformado por :


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a. DESCUENTOS − Inasistencias − Tardanzas duración y frecuencia − Permisos descontables − Suspensiones − Descuentos por disposición judicial (sólo los casos nuevos que no están

registrados en la memoria del computador). − Descuento por préstamos y/o adelantos, consumo de celulares etc. − Abandono de puesto. − Otros descuentos no considerados en los casos anteriores.

b. VARIACIONES DE INCREMENTOS-AGREGADOS − Reintegros por descuentos indebidos − Bonificaciones especiales − Bonificaciones otorgadas por ley. − Gratificaciones excepcionales − Otros incrementos no considerados en los casos anteriores.

3.2 Del mismo modo, el día 25 a mas tardar EL Departamento De Personal recibe

de s las Direcciones que cuentan con personal que trabajan bajo regímenes especiales como (destajo, tareas, nocturnos, etc.) información sobre: − Cantidades producidas − Incentivos a otorgar − Producción adicional al estándar establecido − Trabajos nocturnos; etc.

3.3 Para la formulación de la planilla de Gratificaciones en los meses de Julio y Diciembre, emitirá la relación del personal que corresponde recibir gratificación completa o fraccionaria para aprobación de la Dirección de Administración. 3.4 Por los casos de descuento por Orden Judicial procesa la orden Judicial recibida

precisando el nombre del beneficiario o beneficiarios. 3.5 Revisa la información recibida de otras áreas y Direcciones, determina la exactitud de la información. 3.6 Prepara el reporte de ingreso al software de planillas para la formulación de la planilla de sueldos, vacaciones y/o gratificaciones según corresponda. 3.7 Cabe indicar que el reporte de ingreso de información a máquina será formulada en base a los datos de excepción. 3.8 Revisa, realiza los reajustes y correcciones que sea necesarios, presenta el listado de consistencia (consolidado) de la planilla corregido , con la copias del reporte de ingreso de información a la Dirección de Administración para su V°B°. 3.9 Presenta al Director de Administración la Planilla General (incluyendo las

planillas por proyectos) y la planilla por Sedes de Provincias para su revisión y aprobación final

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3.10 Aprobada la Planilla de la Sede de Lima , distribuye los documentos y reportes

de la siguiente manera : • Original a l Departamento de Personal -Planilla y resumen • Copia al Departamento de Tesorería – Resumen para verificar abono de

sueldos y giro de cheques. • Copia al Departamento de Contabilidad - Planilla y Resumen para su

registro contable. 3.11 Aprobada la Planilla de la Sede de Lima, emite las Boletas de

Remuneraciones de todo el personal en original y copia para su entrega respectiva.

3.12 El Departamento de Personal, recibe la copia de la Boleta de pago, firmada por el trabajador, la misma que es archivada.

3.13 Aprobada la Planilla de las Sedes de Provincias ,distribuye los documentos y

reportes de la siguiente manera : • Original al Departamento de Personal -Planilla y resumen • Copia a la Sede de Provincias para el giro de cheques. • Copia al Departamento de Contabilidad para su registro contable. • Emite las Boletas de Remuneraciones de cada personal por sede, en

original y tres copias, para su entrega respectiva. • El Departamento de Personal, recibe la copia de la Boleta de pago, firmada

por el trabajador, la misma que es archivada.

4 INSTRUCCIONES – DEPARTAMENTO DE TESORERIA

4.1 Previa consulta con la Dirección de Finanzas y Contabilidad, determina la transferencia de abono de sueldos y el giro de cheques para el pago de la planilla. 4.2 Presenta los cheques, a la Dirección Ejecutiva y Apoderado. 4.3 En coordinación con la Caja Central prepara los listados de personal, estos en base a las Boletas de Pago, para la distribución de los cheques. 4.4 El Pagador entrega a cada trabajador el cheque de pago correspondiente, indicándoles que firmen el listado de personal como constancia de recepción y conformidad de las mismas, que son entregadas luego de ser concluido el pago al Jefe de Tesorería. 4.5 Tratándose de pago a los beneficiarios por orden Judicial, al presentarse este a caja, se le solicita su documento de identidad previo al pago respectivo.


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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN, CONTRATACION, INDUCCION Y CESE DE PERSON AL

1. OBJETIVO

Establecer el procedimiento que regule el movimiento del personal de la Institución. 2. ALCANCE

Comprende las acciones de Reclutamiento, Selección, Contratación, Inducción y Cese de Personal.

3. NORMAS GENERALES

3.1 Toda posición vacante a cubrir deberá estar presupuestada. 3.2 Todo cargo vacante o por crearse generará un proceso vía concurso. 3.3 No se podrá contratar familiares directos de cualquier trabajador o funcionario

de la Institución, tal como lo señala el Reglamento Interno de trabajo ( RIT ).. 3.4 La Contratación de los ganadores del concurso se efectuará de conformidad con

las normas legales y laborales vigentes. 3.5 El programa de Inducción lo coordinará el Jefe de Personal. 3.6 Las personas dejaran de prestar servicios a la Institución, por propia voluntad,

por cumplimiento de contrato o por comisión de falta grave de acuerdo a ley.

4. NORMAS ESPECIFICAS DEL PROCESO

4.1 RECLUTAMIENTO DE PERSONAL Puede efectuarse por. - Por aviso en un diario local. - Por invitaciones a las Universidades, Institutos Superiores o Academias. - Por referencias de los Funcionarios o Empleados de la Institución.

4.2 SELECCIÓN DE PERSONAL

Efectuado el reclutamiento, se procederá a la selección:

● La provisión o promoción del cargo vacante, será solicitada por el Director del área donde existe la vacante a la Dirección de Administración quien a través del Dpto. de Personal convocará al concurso.

● El Dpto. de personal coordinará los requisitos mínimos y el perfil necesario que deben cumplir los postulantes al concurso .


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● Los concursos serán coordinados por el Jefe de Personal y tendrá la colaboración de la Dirección de Administración , la Dirección de área del cargo vacante y el Psicólogo.

● El concurso comprenderá las siguientes pruebas: - Prueba de conocimientos. - Entrevista personal que incluirá una prueba Psicotécnica. - Calificación de los documentos entregados por el postulante, referido a su

curriculum y los certificados de trabajo. - Los resultados de la prueba psicológica. - Los encargados de la evaluación o comité que se designe firmarán el Acta

respectiva con las calificaciones y argumentos de la decisión del ganador. ● El postulante declarado ganador del concurso, llenará la ficha de inscripción

que le será proporcionada por el Jefe de Personal y deberá asumir su cargo en el plazo acordado de común acuerdo, caso contrario se recurrirá al siguiente postulante aprobado del cuadro de mérito.

● En forma obligatoria para los cargos de confianza a partir del nivel de Jefe de Área, se proveerán con la entrevista personal y la evaluación curricular que será efectuada con participación directa de las Direcciones respectivas .

● En las sedes de provincias la responsabilidad del proceso de contratación de personal será de la Administración de la Sede y contará con el apoyo de la Coordinación de sedes y la Dirección de Administración .

4.3 CONTRATACION DE PERSONAL

● El Acta de los resultados del concurso será elevada a la Dirección interviniente y a la Dirección de Administración quién ordenará la expedición del contrato.

● El Departamento de Personal, emitirá el Contrato correspondiente para las firmas de los apoderados de la Institución y del nuevo trabajador. Este contrato contará con todos los documentos anexos que el Reglamento Interno de Trabajo establece ( Título y/o Certificados de Estudios, certificados de Trabajo, Certificado de Buena Conducta expedido por la Policía Nacional del Perú, Certificado de Antecedentes Penales , Constancia de Domicilio , copia del documento de identidad (DNI) y/o CE etc. )

4.4 INDUCCION DE PERSONAL

● El Jefe de Personal, coordinará el proceso de inducción al nuevo empleado, dándole sus funciones y responsabilidades, presentándole a sus compañeros de labores y entregándole el Reglamento Interno de Trabajo ( R.I.T. )

4.5 DEL CESE

● El retiro de los empleados se efectuará por renuncia voluntaria, cumplimiento de contrato o por despido. El Dpto. de Personal procede a la emisión de la liquidación de beneficios sociales respectiva, de acuerdo a Ley.


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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE PERMISOS AL PER SONAL

1. OBJETIVO -Disponer de un sistema que señale claramente las clases de permisos existentes en la institución, los regule y permita un control real y efectivo sobre el personal que solicite el permiso. -Determinar con la debida anticipación el personal con que podrá contar en cada área de trabajo y así tomar medidas precisas para que el trabajo no sufre retrazo.

2. TIPOS DE PERMISO 2.1 PERMISOS JUSTIFICADOS

MEDICOS: - Los permisos médicos sólo serán reconocidos cuando sean acreditados con

certificados otorgados por el seguro social, caso contrario, serán considerados las ausencias como injustificadas, siempre y cuando sean después de los primeros 20 días de cada ejercicio.

- Aquel trabajador que estuvo con permiso médico otorgado por el seguro social, deberá presentar obligatoriamente su certificado de ALTA para poder reincorporarse a sus labores.

- Los trabajadores que por razones ajenas a su voluntad tengan que atenderse por médicos particulares deberán presentarse al departamento de Personal, con el certificado médico respectivo y visado por el Seguro Social (ESSALUD)- siempre y cuando sean después de los primeros 20 días de cada ejercicio.

- La empresa se reserva el derecho de enviar a un visitador médico o al asistente social, para la verificación de le enfermedad.

- En el caso de trabajadores con cita previa, el Jefe de Personal verifica la cita en la tarjeta de atención del seguro social.

PERMISOS SIN GOCE DE HABER (MOTIVOS PERSONALES) Los permisos por motivos personales deberán ser ampliamente justificados a criterio de los Directores de cada área o Proyecto, quienes deberán tomar en cuenta para su decisión el desempeño del trabajador en su trabajo, su puntualidad y asistencia. PERMISOS CON GOCE DE HABER Se concederá permisos pagados previa presentación de la documentación respectiva, ocasionalmente en los siguientes casos:


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• MATRIMONIO Se concederá un regalo institucional hasta un máximo de USD 70.00.

• NACIMIENTO DE HIJO Se concederá 1 día de permiso pagado por nacimiento de un hijo, para su inscripción en el Registro Civil.

• FALLECIMIENTO DE FAMILIAR Se concederá hasta 1 día de permiso pagado en Lima y 3 en provincias por fallecimiento de parientes directos; cónyuges, hijos y padres. Asimismo, se otorgará al personal de planilla de remuneraciones, una ASIGNACION POR FALLECIMIENTO DE FAMILIAR , ascendente al 50% de sus haberes por familiares descendientes directos (hijos/as y cónyuge), y el 30% por familiar ascendente directo (padres), no siendo menor a S/. 300 Nuevos Soles en ambos casos y debiendo presentar como único sustento la partida de defunción.

2.2 PERMISOS FIJADOS POR LEY • MATERNIDAD

Se concederán los días que la ley establece, es decir 45 días de permiso antes del parto y 45 días de permiso después del mismo (asumido por ESSALUD como Subsidio por maternidad).

2.3 PERMISOS ESPECIALES – DENTRO Y FUERA DE LA EM PRESA Aquellos trabajadores que por cualquier motivo justificados deseen salir fuera de su área de trabajo deben primero comunicar a su jefe inmediato e indicar el lugar donde se dirigen, caso contrario se considerará abandono de puesto.

2.4 AUTORIZACION DE PAGO

Para autorizar el pago del permiso, el Departamento de Personal debe tener en cuenta lo siguiente: ● Los trabajadores que tengan necesidad de salir de la Institución deben primero solicitar en el Departamento de Personal el formulario “PAPELETA DE SALIDA” anotando los siguientes datos:

-Día, mes y año, -Apellidos y nombres, -Cargo, -Área ó Unidad, -Motivo de permiso. -Hora de salida

● El trabajador solicitará firmar la papeleta a su Jefe inmediato y seguidamente

al Jefe de Personal para que le coloque su V°B°.

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● Al momento de salir de la Institución el trabajador marcará en el Reloj Marcador la hora de salida y entrada al vigilante de seguridad, quien lo retiene y devuelve al trabajador al momento de su regreso , anotando la hora de ingreso, marcará el reloj a la hora de ingreso y entregará al Departamento de Personal.

● De ninguna manera el Vigilante de seguridad debe permitir la salida del

personal, dentro de las horas laborales, mientras no le entreguen la respectiva papeleta de salida debidamente firmada.

● En el caso de aquellos trabajadores que habiendo solicitado permiso no

hayan regresado hasta la hora de salida, es de suponer que ya no lo harán en ese mismo día, por lo tanto el vigilante debe enviar inmediatamente los permisos al Departamento de Personal.

.


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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE ARCHIVO Y CONST ITUCION DE FILES DEL PERSONAL DE INPPARES

1. OBJETIVO Normar el proceso de archivo y control de legajos de todo el personal que labora en la Institución.

2. INTRODUCCION

Todo trabajador que labora en la Institución tendrá un archivo de sus documentos y comunicaciones referentes a su desempeño de su función mientras dure su permanencia en la institución constituyendo un FILE de personal; que es archivado por el Departamento de Personal el cual tendrá carácter confidencial.

3. PROCEDIMIENTO

3.1 LA CONSTITUCION DE LOS FILES DE PERSONAL ● El file de personal contará de una hoja “declaración jurada” y de los

documentos que sucesivamente se van incorporando. ● En la hoja de datos personales o declaración jurada se indican nombre y

apellidos del trabajador, fecha de ingreso y otros datos como: datos familiares, grados de instrucción, experiencia laboral, situación laboral, etc.

● Los documentos que contiene pueden provenir: del trabajador, del exterior, de la Oficina de Personal y de otras dependencias de la empresa.

● Los documentos que debe aportar el trabajador son los siguientes: - Curriculum Vitae - Certificados de Trabajo - Certificado de Estudios - Certificado de Salud - Certificado de buena conducta, expedido por la PNP. - Otros certificados que le sean solicitados.

● Los documentos del exterior son aquellos enviados por personas, entidades o empresas ya sean espontáneamente o a solicitud tales como: felicitaciones e informes relacionados con el trabajador.

● Los documentos que se incluyen en file de personal serán:

RECLUTAMIENTO Y SELECCION - Hoja de datos personales - Informe para la entrevista - Resultado de la selección


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- Memorándum de ingreso - Evaluación Psicológica ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD - Récord personal de asistencia - Formularios o comunicaciones sobre vacaciones, compensaciones

vacacionales, transferencias. - Permisos de salida por días, permisos a cuenta de vacaciones. - Amonestaciones e información sobre faltas y tardanzas. EVALUACION - Evaluaciones de Desempeño OTROS - Préstamos administrativos - Contratos por becas y otros

3.2 ARCHIVO DE LOS FILES DE PERSONAL

● El Departamento de personal archivará los files de personal en orden alfabético, clasificándolos al personal Activo y personal Cesante.

● Los muebles y archivadores metálicos que contienen los legajos personales deberán tener chapas de seguridad; cuyas llaves estarán bajo responsabilidad del Jefe de Personal.

● Los files del personal que se retire de la institución se archivarán aparte de los files vigentes, quedando bajo custodia del Departamento de personal por espacio de 3 años, después de este lapso de tiempo podrían ser incinerados.

3.3 CONSULTA DE LOS FILES DE PERSONAL

● Solo están autorizados para consultar directamente los files de personal: Jefe de Personal, Asistente de Personal , Dirección de Administración y Director Ejecutivo.

● Los files de personal sólo se retirarán del Departamento de Personal, cuando sean solicitados por los funcionarios anteriormente citados.

● Cuando los Jefes de algún Departamento o proyectos requieran información específica sobre un trabajador a su cargo, lo solicitará a la Jefatura de Personal.


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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE DESCANSO VACACI ONAL

1. OBJETIVO

Establecer las Normas y procedimientos respecto al otorgamiento del descanso vacacional que asiste a todo trabajador que ha laborado un período mínimo de tiempo en relación con las necesidades de servicios y el Rol de vacaciones aprobado.

2. ALCANCE

Es aplicable a todos los trabajadores de la institución que figuran en la planilla. 3. POLITICA-NORMA LABORAL

La institución, por intermedio de la Oficina de Personal, controlará las vacaciones de todo el personal de conformidad con la norma laboral vigente, la cual establece que el trabajador tiene derecho a 30 días calendario de descanso vacacional por cada año completo de servicios, salvo que haya acumulado permisos o faltas injustificadas.

4. NORMAS LEGALES LABORALES

4.1 Tiene derecho al descanso vacacional todo trabajador que cumpla una jornada ordinaria, llamado récord laboral de la siguiente manera:

a. Trabajadores con jornada ordinaria de seis días a la semana, con una labor efectiva de doscientos sesenta días al año. b. Trabajadores con una jornada ordinaria de cinco días a la semana, con una labor efectiva de doscientos diez días al año.

4.2 La oportunidad de descanso vacacional será fijada de común acuerdo entre el jefe y el trabajador, teniendo en cuenta las necesidades de funcionamiento en su área de trabajo.

4.3 El descanso vacacional deberá obligatoriamente ser usufructuado gozado dentro

del año siguiente. Para efectos del Récord Vacacional se consideran como días efectivos de trabajo los siguientes: a. La jornada ordinaria mínima de cuatro horas. b. El descanso previo y posterior al parto. c. Los primeros 20 días de inasistencia por enfermedad común, accidente de trabajo o enfermedad profesional dentro de cada año de servicio.


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4.4 La remuneración vacacional es el equivalente a la que el trabajador hubiera percibido habitualmente, el cual figurará en la planilla del mes al que corresponda el descanso.

4.5 El trabajador debe disfrutar el descanso vacacional en forma ininterrumpida, sin embargo, a solicitud escrita del trabajador, el jefe inmediato podrá autorizar el goce físico en períodos que no podrán ser inferiores a siete días naturales.

4.6 El Departamento de Personal, deberá hacer constar expresamente en el libro de planillas y en la boleta de pago la fecha del descanso vacacional y el pago de la remuneración correspondiente.

5. PROCEDIMIENTO

JEFE DE PERSONAL

• Elabora un listado de personal por cada Dirección o Departamento donde figure el personal que labora en dichas áreas al cual corresponde hacer uso de su descanso vacacional en el siguiente año.

• Remite la relación de personal a los jefes de cada Departamento, (Anual), para su control respectivo.

DIRECTORES Y JEFES

• Reciben el listado de personal a su cargo y en coordinación con cada uno de los trabajadores, procede a la programación de vacaciones de siguiente año.

• El Director y/o jefe, firma la relación y la remite al Departamento de Personal.

JEFE DE PERSONAL

• Registra el periodo y goce vacacional del personal , en la planilla mensual de acuerdo a su récord de asistencia, y previa recepción del informe de cada Dirección y/o Jefatura.

EL TRABAJADOR

• Firmará la PAPELETA DE CONTROL DE ASISTENCIA y percibirá la remuneración por vacaciones que les corresponda.

• Si por necesidad de trabajo el jefe determina que se puede negociar un mínimo de 15 días de vacaciones de un trabajador, lo conversará con el interesado (mutuo acuerdo). El trabajador cursará una comunicación por escrito justificando dicha compra.

DIRECTORES Y/O JEFES

• Remite la comunicación de vacaciones (proveído) al departamento de Personal.


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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE PROMOCION INTERNA DE

PERSONAL 1. OBJETIVO Establecer el proceso respecto a las plazas vacantes que podrían ser cubiertas por concurso interno. 2. ALCANCE El presente procedimiento es aplicable a todo el personal que labora en la institución. 3. POLÍTICA El INPPARES, a través del Departamento de Personal llevará el control de los puestos o cargos vacantes, el cual de acuerdo a los perfiles de cada puesto, procederá al concurso interno con personal que labora en la Institución. 4. NORMAS ADMINISTRATIVAS

4.1 Todo puesto ó cargo vacante a cubrir deberá estar presupuestado. 4.2 Cualquier servidor de la Institución podrá concursar en algún puesto vacante, siempre y cuando reúna los requisitos señalados en el perfil, el cual será determinado por el Director respectivo y Jefe de Personal. 4.3 La calificación del concurso estará a cargo del Comité de Personal , el cual estará integrado por: a. Director de Administración. b. Director del Área, donde se ha producido la vacante c. Jefe de Personal

5. PROCEDIMIENTO DEPARTAMENTO DE PERSONAL

• Al tener conocimiento de haberse producido la vacante, procederá a elaborar y emitir el comunicado del concurso interno .

• La convocatoria a concurso interno será comunicada a todo el personal.


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COMITÉ DE PERSONAL

• Establecerá las pautas del concurso con la finalidad de llevar un proceso adecuado. • Emitirá los resultados del concurso, recomendando a la persona ganadora. • De acuerdo a un plazo perentorio y no habiéndose presentado ningún postulante, el

Comité procederá a convocar el concurso externo, siguiendo el procedimiento administrativo vigente.

• El Comité está facultado, para realizar esta convocatoria hasta los niveles de: a. Administradores de Sedes. b. Jefes de Departamento

• Para las coberturas de Directores de la Sede Central, será la Dirección Ejecutiva, en coordinación con la Junta Directiva quien determine los miembros del Comité para el concurso.

DIRECTOR DE AREA

• Podrán designar encargaturas temporales mientras dure la ausencia del titular, hasta el nivel de Administradores de Sedes y Jefe de Departamento, en los casos de: vacaciones, Licencias, Enfermedad y viajes de comisión de servicio, dando cuenta a la oficina de Personal y Dirección de Administración.

DIRECTOR EJECUTIVO

• Podrá designar encargaturas temporales de Dirección, a los profesionales que reúnan los requisitos señalados de acuerdo al perfil con la opinión favorable de la Junta Directiva.

• Toda encargatura de una Dirección no podrá ser mayor de 90 días, paralelamente se procederá al concurso interno.

• En caso de no haber postulantes, el Comité del concurso procederá a la convocación externa, de acuerdo al procedimiento administrativo vigente.


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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE REPOSICION DE STOCK DE PRODUCTOS Y SUMINISTROS MEDICOS

1. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la reposición de stock de suministros a los servicios médicos clínicos.

2. ALCANCE Están comprendidos en el presente procedimiento todas las Áreas que distribuyen anticonceptivos y material fungible, para el normal desarrollo de los servicios médicos. 3. PROCEDIMIENTOS 3.1 SOLICITANTE –OTRAS AREAS

• La solicitud de pedido de suministros médicos se hace a la Jefatura de Logística con la debida anticipación a al necesidad presentada.

• El Almacén Central debe verificar la existencia o no de los suministros solicitados. De contar con el stock suficiente se procede a atender el pedido . De no contar con los suministros solicitados se procederá a llenar el formato “SOLICITUD DE ALMACEN”, en un solo original.

• El solicitante deberá recabar la firmar de la Solicitud de Almacén al Director del área al cual pertenece.

• Al momento de recepción del material, el solicitante del pedido, verificará la cantidad y calidad del material, revisando que todo se encuentre conforme a lo solicitado.

• El solicitante firma el cargo del almacén central en señal de haber recibido conforme. • El solicitante pasará a registrar en su tarjeta de kardex el ingreso del material a su

propio almacén ubicado en su área. • Para la distribución de los materiales se utilizará el procedimiento elaborado para

este caso. Es responsabilidad de cada Dirección, Coordinadores y Jefes de Areas el cumplimiento de esta norma y la comunicación a su p ersonal “


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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE RECEPCION Y DESPACHO DE

MATERIALES 1. OBJETIVO Establecer en forma precisa el proceso de recepción y despacho de materiales a las diferentes áreas, estableciendo los controles respectivos. 2. ALCANCE Está comprendidos en el presente procedimiento:

• Usuarios de todas las áreas • Sección de Almacén • Directores y/o Jefaturas de áreas.

3. DISPOSICIONES GENERALES 3.1 Todos los materiales y artículos deberán ser almacenados adecuadamente, de manera que puedan entregarse en condiciones favorables a los usuarios. 3.2 Para el almacenamiento se debe considerar la ubicación de materiales, distribución de los espacios, clasificados y codificados, para su reposición oportuna. 3.3 Asimismo el almacén debe tener en cuenta, el volumen del material, peso, estado, densidad, fragilidad, conservación, resistencia a la interperie, peligrosidad (por incendios), tiempo límite de uso, posibilidades de manipulación. 3.4 La entrega de materiales y artículos deben realizarse antes que haya alcanzado el límite de conservabilidad, para lo cual es necesario aplicar el método PEPS “LO QUE ENTRA PRIMERO, SALE PRIMERO” Se debe establecer cantidades mínimas y máximas, de acuerdo a su movimiento histórico. 3.5 El encargado de almacén es responsable por la custodia y correcta utilización de las Guías de entrada y de salida que tiene en su poder; así como del correcto despacho de las mercaderías, controlando muy bien la cantidad que se está entregando. 3.6 Los pedidos para el retiro de materiales por parte del personal de la institución se efectuará a través del formato “SOLICITUD DE ALMACEN”. 3.7 No se permitirá la salida de materiales del almacén sin que la solicitud cuente con las firmas autorizadas, bajo responsabilidad del almacenero.


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3.8 El encargado de almacén será responsable por efectuar el control de calidad y cantidad de la mercadería recibida y despachada. 3.9 Las personas que intervienen en el trámite, procederán a revisar los documentos materiales y artículos que recepcionan y comprobar la conformidad de los mismos. 3.10 El control de los materiales se debe efectuar por medio de la tarjeta de kardex - físico, que es una tarjeta donde se registran sistemáticamente las entradas y salidas, así como los saldos. 4. PROCEDIMIENTO 4.1 ENCARGADO DE ALMACEN 4.1.1 Recepciona del proveedor los materiales comprados, con la debida documentación sustentatoria. 4.1.2 Verifica la calidad, cantidad del material en base a los documentos: Orden de Compra, guía o factura , para que emita la conformidad del control de calidad del material. 4.1.3 Elabora el formato, “GUIA DE ENTRADA” en original y 1 copia, con fecha del día que ingresó físicamente el bien, registrando como antecedentes:

• Número de la Guía o factura • Razón social de la empresa. • Dirección de la empresa • Código (correlativo) • Descripción • Cantidad • Unidades y total.

Finalmente firmará la guía en señal de haberla elaborado. 4.1.4 Procede a codificar los bienes materiales en las tarjetas de kardex y tarjetas de control visible. En la tarjeta de kardex consignará los siguientes datos: • Fecha • Número de la guía o factura • Precios • Cantidad En la tarjeta de control visible consignará los siguientes datos:

• Guía de entrada • Cantidad • Saldo de existencias

4.1.5 Distribuye las copias de la guía de entrada de la siguiente manera:

• El formato original, queda y se archiva en almacén, juntamente con la guía o factura.

• 1º copia; queda también en almacén (en el talonario)

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4.1.6 El alcance de esta N & P también se aplica a los ítems que se encuentren en custodia en el almacén de PRISMA u otros que utilice la institución. 4.2 DEL SOLICITANTE (USUARIO) 4.2.1 Solicitará su necesidad de materiales a través del formato, “SOLICITUD DE ALMACEN”, en 1 solo original, cumpliendo con registrar con letra imprenta los siguientes datos:

• Nombre del solicitante • Area del proyecto • Descripción del pedido • Cantidad solicitada, y • Total

4.2.2 Solicita la firma de su jefe inmediato, previa firma del solicitante. Se dirige a la sección de almacén para recabar su pedido. 4.3 ENCARGADO DE ALMACEN 4.3.1 Recibe del solicitante la solicitud de almacén, verificando la conformidad de las firmas autorizadas. Visa la solicitud de materiales en señal de conforme. 4.3.2 De inmediato elabora el formato “GUIA DE SALIDA” en original y 1 copia, registrando

los siguientes datos: • Nombre del solicitante • Nombre del Area o Proyecto • Dirección (INPPARES) • Fecha • Descripción • Cantidad • Unidad de medida • Total entregado 4.3.3 Firmará la guía en señal de haberla elaborado, procediendo a entregar los materiales al usuario. 4.3.4 Distribuye las copias de la guía de salida de la siguiente manera: • El formato original y la solicitud de útiles, quedarán en la sección de almacén. • 1º copia; con el usuario. Es responsabilidad de cada Dirección, Coordinadores y Jefes de Areas el cumplimiento de esta norma y la comunicación a su p ersonal “

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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE EMISION DE REQUISICIONES DE COMPRA Y DESIGNACION DEL PROVEEDOR

1. OBJETIVO Normar el proceso a seguir , para la compra de materiales solicitados por las diferentes áreas de la Institución, el cual comprende requerir cotizaciones a los proveedores, preparar el cuadro de comparativo de cotizaciones y determinar el proveedor favorecido para la compra. 2. PRINCIPIOS GENERALES 2.1 El solicitante emitirá hacia la Jefatura de Logística un memorando requiriendo la adquisición de bienes o servicios indicando las especificaciones técnicas del caso. 2.2 Estas solicitudes serán emitidos por las diferentes áreas, para requerir la compra de: Productos Terminados, equipos ,Activos Fijos y/o servicios de diversa índole. 2.3 Se evitará la emisión de órdenes de pedido, con carácter urgente; sin embargo de ser imprevisible esta situación, deberá consignarse en el memorando el sello “URGENTE”. 2.4 El Jefe de Logística, deberá dar trámite a la solicitud recibida. 2.5 Por compras hasta USD 300.00 o su equivalente en nuevos soles , el Jefe de Logística solicitará de algún proveedor , cotizaciones telefónicas o por otro medio visible escrito . 2.6 Para compras mayores a $300.00 o su equivalente en nuevos soles , deberá recibirse cotizaciones de por lo menos tres proveedores, salvo el caso de ser proveedor único , tener representación de ser Distribuidor Exclusivo o ser producto insustituible para los equipos médicos . 2.7 Todas las cotizaciones incluyen costos , tributos y gastos hasta la puesta en el almacén central . 2.8 La determinación del proveedor se efectuará en base a los siguientes límites y autorizaciones : a. Para requisiciones con valor hasta de $ 300.00 o su equivalente en nuevos soles, por

el Jefe de Logística. b. Para adquisiciones con un valor mayor de $300.00 (por el total de la requisición de

compra) por el Director de Administración a propuesta del Jefe de Logística.


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3. FORMULARIOS Y DISTRIBUCION DE LOS MISMOS . 3.1 SOLICITUD DE COTIZACIONES - Original : Al proveedor ( Incluye otros medios de comunicación ) - 1º Copia : En el archivo de Logística. 3.2 CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES - Se prepara en original y se adjunta las cotizaciones recibidas. 3.3 ORDEN DE COMPRA / SERVICIOS - Original : Al proveedor ( Incluye otros medios de comunicación ) - 1º Copia : Queda en Logística- Almacén .

- 2° Copia . Se adjunta al pedido interno 3.4 REGISTRO DE PROVEEDORES - Se registra en una base de datos , propio del sistema de Logistica. 4. INSTRUCCIONES 4.1 AL ALMACEN DE MATERIAS AUXILIARES, REPUESTOS, E CONOMATO Y AREAS ADMINISTRATIVAS 4.1.1 En base a la programación de sus necesidades, el encargado del almacén emite las órdenes de pedido en original y dos copias.

a. Para el caso de anticonceptivos el Almacenero informará al Jefe de logística , quien dispondrá la adquisición (local o importación) previa coordinación con la Dirección correspondiente , de acuerdo a los programas establecidos en cada proyecto, emitiendo la respectiva orden de compra.

b. Para la adquisición de bienes ( muebles, enseres y equipos de oficina o activo

fijo etc ) , cada Dirección emitirá la solicitud correspondiente .

4.2 AL DEPARTAMENTO DE LOGISTICA 4.2.1 Recibe del almacén y demás áreas usuarias, el original del requerimiento debidamente aprobada por la Dirección respectiva. 4.2.2 Se remite al “REGISTRO DE PROVEEDORES”, y solicita cotizaciones telefónicas o por escrito de acuerdo a los montos establecidos, formulando el cuadro comparativo de cotizaciones en original . 4.2.3 Si el monto de la adquisición no excede a los $ 300.00, o su equivalente en nuevos soles presenta la cotización más conveniente al Director de Administración para que disponga y apruebe la compra. 4.2.4 Si el monto de la adquisición es mayor de $300.00 o su equivalente en nuevos soles recibe de los proveedores las cotizaciones y formula el cuadro comparativo de cotizaciones

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en original, consignando el precio de venta de los productos (incluyendo los compuestos a los bienes y servicios de terceros), descuentos, condiciones de pago, así como la forma y fecha de entrega de los productos. 4.2.5 Elabora el “CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES” sustentadas y justificadas , proponiendo al proveedor más conveniente. 4.2.6 Presenta el cuadro comparativo de cotizaciones adjuntando las cotizaciones correspondientes al Director de Administración para su aprobación y seguidamente formula la O/C. 4.3 DIRECCION DE ADMINISTRACIÓN 4.3.1 Recibe del Jefe de Logística el “CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES”, para determinar al proveedor ganador , revisa los documentos y procede de la siguiente manera :

a. Si el valor de la orden de pedido o requerimiento es igual o menor de $ 300.00 determina al proveedor en base a las cotizaciones y la propuesta del Jefe de Logística, consignado en el rubro “PROVEEDOR ELEGIDO” el nombre o razón social del proveedor que ha determinado y firmará la aprobación en el rubro “APROBADO POR”. Remite al Jefe de Logística el cuadro comparativo de cotizaciones con las cotizaciones respectivas , para ejecutar la compra.

b. Si el valor de la orden de pedido o requerimiento es mayor de $ 300.00; o se trata de la adquisición de activos fijos, evaluará el cuadro comparativo de cotizaciones y los documentos pertinentes recibidas para su aprobación, tomando en cuenta, precio, oportunidad, servicio , calidad etc , en beneficio de la Institución.

c. Aprueba el cuadro comparativo de cotizaciones, lo remite a Logística, el cual

procederá a colocar la O/C. 5. NORMA COMPLEMENTARIA Para el caso de compras de combustible y de otras compras abiertas; Logística procederá de acuerdo a las instrucciones específicas de la Dirección de Administración. Para efectos de los pagos a los proveedores Logística procederá según el procedimiento establecido para este caso. Es responsabilidad de cada Dirección, Coordinadores y Jefes de Areas el cumplimiento de esta norma y la comunicación a su p ersonal “

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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE CONTRATACION DE

SERVICIOS DE TERCEROS 1. OBJETIVO 1.1 Establecer el procedimiento de la contratación o adquisición de servicios de terceros. 1.2 Satisfacer las necesidades de servicios de terceros solicitados por las diferentes, áreas o proyectos de la institución, en calidad, cantidad, tiempo oportuno, lugar y costos adecuados de acuerdo a la disponibilidad financiera y liquidez del proyecto. 1.3 Supervisar la calidad del servicio requerido , exigiendo precios y condiciones ventajosas sin perjuicio de la óptima calidad. 2. DISPOSICIONES GENERALES 2.1 Toda gestión para iniciación del trámite de contratación de servicios de terceros se formulará con la recepción del memorando o requerimiento de cada Dirección a través del Área logística. 2.2 Los requerimientos deben contener especificaciones técnicas precisas y necesarias, para facilitar al Área Logística la determinación del proveedor. 2.3 Se evitará la emisión de la orden de compra de pedidos con carácter urgente. Sin embargo de ser imprevisible esta situación deberá consignarse en el requerimiento el sello de “URGENTE”. 2.4 El Jefe de Logística, debe dar trámite a lo requerido. 2.5 Para fines de la contratación del servicio hará uso del formato “ORDEN DE COMPRA/SERVICIO ”, la que será firmada dando su conformidad. 2.6 No se aceptan sustituciones sin las instrucciones escritas al respecto por el Jefe de Logística. 2.7 La orden de compra/servicio se anulará cuando los proveedores no cumplan con las condiciones pactadas, en parte o totalidad, antes de la prestación del servicio.


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2.8 La aceptación final del servicio prestado, esta condicionada a la verificación final del departamento de mantenimiento o servicios generales y/o el área solicitante del servicio. 2.9 Cualquier variación de las condiciones pactadas en una orden de compra/servicio , esta será anulada y originará una nueva. 2.10 Las personas que intervienen en el presente procedimiento, procederán a revisar y verificar los documentos que recepcionan y comprueban su conformidad. En su defecto les corresponde emitir las observaciones pertinentes. 3. ALCANCE Están comprendidos en el presente procedimiento: • Solicitante (Dirección o Usuario) • Jefe de Logística • Dirección de Administración 4. PROCEDIMIENTO 4.1 DEL SOLICITANTE ( DIRECCION O USUARIO) 4.1.1 Formular en un requerimiento su necesidad de servicio (con 7 días de anticipación) cumpliendo con anotar con letra imprenta los requisitos siguientes:

a. Unidad de medida.- Pieza, metro, cuadrado, metros, etc. b. Descripción del servicio.- detallar específicamente el servicio requerido según la

naturaleza del mantenimiento, especificará, por ejemplo: • Caso Rebobinado de Motores: Marca, modelo, número de serie y número de

control de activo fijo. • Caso Fabricación de partes de Maquinarias o Equipo: Tipo de material,

marca, modelo, nombre de maquinaria o equipo, adjuntar diseño o croquis con la medida y enviarla con una tarjeta identificadora.

• Caso de reparación de maquina de escribir, computadores: hacer referencia a la marca, modelo, etc.

c. Justificación.- ¿para qué?, ¿por qué?, ¿dónde se prestará el servicio? 4.1.2 Hacer firmar al jefe inmediato la ejecución del servicio de terceros y solicita la autorización de la Dirección de Administración. 4.1.3 Distribuir el requerimiento de la siguiente manera:

• El formato original se enviarán al departamento de logística. • La Primera copia; quedará en archivo.

4.2 DEPARTAMENTO DE LOGISTICA 4.2.1 Recibir con cargo el requerimiento de cada Dirección (firma, fecha y hora). 4.2.2 Dispone la iniciación del trámite de cotización, visando la orden de pedido. 4.2.3 Procede a revisar las especificaciones técnicas, a fin de evitar errores de interpretación en la fase de cotizaciones.

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4.2.4 Seleccionar en base al “REGISTRO DE PROVEEDORES”, tres proveedores como mínimo a fin de solicitarles cotizaciones o proformas en el lapso de tiempo establecido a fin de que todos tengan la oportunidad de ofertar en igualdad de condiciones. 4.2.5 Elabora el cuadro comparativo de cotizaciones registrando los datos que figuran en la orden de pedido, especificaciones y proformas; especificaciones técnicas, precios, impuestos, condicione de pago, fecha de impuestos, condiciones de pago, fecha de entrega, fecha de validez de la oferta, garantías y justificaciones. 4.2.6 El Jefe de Logística visará el referido cuadro, responsabilizándose por su elaboración y verificación. 4.2.7 Negocia con el Proveedor a fin de lograr mayores descuentos, reducir los precios ofertados, mejores condiciones de pago u obtener otras ventajas para la Institución a través de una hábil negociación. 4.2.8 De acuerdo a la naturaleza y complejidad técnica del servicio solicitará al encargado de mantenimiento o al usuario, el informe técnico sobre la calidad del servicio que deberá contratarse, indicando las ventajas de los oros servicios, dictamen que refrendarán con sus firmas en el cuadro comparativo de cotizaciones registrando la fecha en que lo hacen. 4.2.9 Conciliando el aspecto técnico, económico financiero, el Jefe de Logística firma el referido cuadro en señal de conformidad y propone a la Dirección de Administración la aprobación respectiva , quien autoriza la emisión de la ORDEN DE COMPRA/SERVICIO . 4.2.10 En base a la oferta aprobada dará celeridad a aquellas órdenes prioritarias. 4.2.11 Seguidamente aplicará el procedimiento vigente para pagos al proveedor o empresa de servicios. Es responsabilidad de cada Dirección, Coordinadores y Jefes de Areas el cumplimiento de esta norma y la comunicación a su p ersonal “

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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE REPOSICION DE STOCK DE

MATERIALES 1. OBJETIVO Establecer las normas y procedimientos de la reposición de stock, manteniendo un control efectivo en los stocks mínimos y no afectar al normal desarrollo de las actividades 2. ALCANCE Está comprendidos en el presente procedimiento el Encargado de Almacén, el Jefe de Logística y el Director de Administración 3. PROCEDIMIENTO 3.1 ENCARGADO DE ALMACEN 3.1.1 Solicita la reposición de Stock a través de un Memorándum, dirigido al Jefe de Logística, en original y copia. 3.1.2 Emite el memorando o requerimiento en base a los saldos de la tarjeta de stock en la cual registrará los siguientes datos:

• Nombre de los materiales que necesitan reposición. • Fecha de la última compra. • Unidad de medida. • Cantidad solicitada. • Stock actual de cada uno.

3.1.3 Distribuirá el requerimiento de la siguiente manera: • El original lo enviará al Jefe de Logística. • La copia quedará en almacén para su control y archivo.

4.2 DEPARTAMENTO DE LOGISTICA 4.2.1 Recepciona la documentación verificando la conformidad de los mismos, coordina con la Dirección de Administración la autorización respectiva. 4.2.2 Coordina disponibilidad de fondos y se encargará de dar inicio al trámite de adquisición respectivo de acuerdo a los procedimientos vigentes. Es responsabilidad de cada Dirección, Coordinadores y Jefes de Areas el cumplimiento de esta norma y la comunicación a su p ersonal “


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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE DESIGNACION DE TALLER DE

REPARACION DE VEHICULOS 1. PROPOSITO Establecer las normas y procedimientos respecto a las reparaciones de los vehículos oficiales de la institución que requieran ser reparados en talleres y/o factorías particulares. 2. ALCANCE Es aplicable a todos los vehículos de propiedad de El INPPARES 3. POLÍTICA La administración de la institución por medio de la Jefatura de Servicios Generales, le autoriza a controlar todas las unidades móviles, respecto al mantenimiento preventivo y total a cualquier falla mecánica que ocurrieren a los vehículos, para su normal operatividad al servicio de la institución. 4. NORMAS ADMINISTRATIVAS 4.1 Todo vehículo oficial de la institución deberá estar plenamente operativo, al servicio diario que realiza INPPARES. 4.2 Todo vehículo oficial de la institución deberá estar asignado a un chofer con brevete profesional de categoría “A2”. 4.3 Cada chofer será el responsable de detectar cualquier falla mecánica y/o eléctrica de su vehículo asignado, el cual deberá informar de inmediato a su jefe, a fin de recibir instrucciones al respecto. 4.4 Todos los vehículos oficiales después de la jornada de trabajo deberán ser parqueados en la cochera de la institución ( Dependiendo de la disponibilidad y necesidad del servicio ) quedando las llaves de contacto en custodia de la administración (tablero). 5. PROCEDIMIENTO CHOFER

• Cada uno de ellos debe llevar un cuaderno de control (empastado) donde figure el inventario de herramientas y llanta de repuesto del vehículo asignado y firmado por su jefe. En el mismo cuaderno anotará los servicios recibidos como cambios de aceite, filtros, bujías, compra de llantas etc., realizadas en el vehículo para su control de mantenimiento preventivo.



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• Si el vehículo asignado sufriera algún desperfecto mecánico, eléctrico y/o colisión, deberá informar de inmediato a su jefe, quien tomará las medidas respectivas.-

JEFE DE SERVICIOS GENERALES

• Revisará diariamente el cuaderno de control de cada vehículo, a fin de hacer la programación mensual de mantenimiento preventivo de todos los vehículos oficiales.

• Se entiende como mantenimiento preventivo de vehículo a: a. Cada 4,000 km. de recorrido, se procederá al cambio de aceite y filtro. b. Cada 8,000 km de recorrido, se procederá al cambio de aceite y filtro. c. Cada 12,000 km. de recorrido, se procederá al cambio de aceite, filtro,

afinamiento (cambio de bujías, platinos, condensador, filtro de gasolina) regulación de frenos, regulación de caja y corona y lavado y engrase.

• Cada vehículo tendrá una tarjeta de “Control de mantenimiento” el cual permitirá llevar un control al detalle de las reparaciones preventivas y reparaciones mayores que se realicen a los vehículos.

• Para efectuar las reparaciones mayores de los vehículos como (Fallas mecánicas, Fallas eléctricas, Planchado y pintura) en los talleres de los vehículos y/o factorías particulares, deberá presentar el cuadro de cotizaciones adjuntando 03 proformas de talleres y/o factorías legalmente constituidas, el cual deberá ser aprobada por la Dirección de Administración, con su opinión técnica, buscando las mejores condiciones favorables a la institución.

DIRECCION DE ADMINISTRACION

• Determinará la buena pro, al taller y/o factoría teniendo en cuenta: Precio, Garantía, Tiempo de entrega y calidad del servicio.

• Traslada la decisión al Jefe de Logística, para que coloque la orden de compra o servicio , siguiendo el procedimiento administrativo vigente.

JEFE DE SERVICIOS GENERALES • Será el responsable del seguimiento y cumplimiento de dicha reparación. • De ocurrir algún accidente o siniestro a los vehículos oficiales, comunicará de

inmediato al Broker de Seguros, haciendo la denuncia a la comisaría más cercana, para los efectos legales del caso.

• Es el responsable de solucionar cualquier problema de los vehículos oficiales, que se presenta en el servicio, para lo cual solicitará dinero de caja chica, para atender cualquier “Emergencia” informando de cualquier incidente a la Dirección de Administración.

• Los requerimientos de repuestos y/o accesorios para los vehículos, los solicitará a través de la Jefatura de Logística de acuerdo a los procedimientos administrativos vigentes, consignado en la solicitud de pedido el sello de “Urgente”.


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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE SERVICIO DE FOTOCOPIA

1. OBJETIVO Establecer el uso adecuado de la máquina fotocopiadora y brindar un servicio oportuno y eficiente del fotocopiado de documentos de El INPPARES. 2. ALCANCE En el presente procedimiento esta comprendida toda la documentación autorizada a reproducirse por las diferentes áreas, programas y proyectos de la Institución. 3. DISPOSICIONES GENERALES 3.1 La máquina fotocopiadora es de uso exclusivo para la documentación oficial de la Institución. 3.2 Esta prohibido reproducir documentos personales no autorizados por la Administración. 3.3 Está prohibido el fotocopiado de cartas o memorándum que puedan ser tipeados en máquina de escribir. 3.4 Se procederá al fotocopiado de documentos a la presentación de la respectiva orden escrita y aprobada por la Dirección correspondiente o la persona a quien designe. 3.5 Para el fotocopiado de todo documento, el usuario deberá llenar el formato “ORDEN DE PEDIDO DE FOTOCOPIA”, el cual designará a que centro de costos, programa y/o proyecto al cual será cargado. 4. PROCEDIMIENTO 4.1 USO Y MANTENIMIENTO 4.1.1 La persona autorizada para operar la máquina fotocopiadora es:

• Auxiliare administrativo – Operador de Fotocopias 4.1.2 El responsable de la provisión de papel para fotocopias y el TONER, es el encargado de almacén, quien entregará el papel solamente al auxiliar administrativo que opera la máquina fotocopiadora. 4.2 AUTORIZACIONES DE FOTOCOPIAS 4.2.1 Las autorizaciones de fotocopias sólo las efectuarán los Directores y/o Jefes de las distintas áreas, programas y/o proyectos, mediante formato escrito “ORDEN DE PEDIDO DE FOTOCOPIA”, debiendo consignar los siguientes datos:


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• Número de originales • Total de copias • Area de Dpto. solicitante • Fecha y VºBº del jefe inmediato.

4.2.2 El operador de la máquina, es el responsable de su manejo y cuidado; cualquier desperfecto de la máquina deberá comunicar de inmediato a su jefe, a fin de dar atención de acuerdo al procedimiento vigente. 4.2.3 El responsable de almacén, antes de entregar al auxiliar de oficina un nuevo lote de papel para fotocopias, deberá contabilizar la cantidad de papel que entregó la vez anterior. 4.2.4 El operador de la máquina fotocopiadora, archivará diariamente los pedidos, para su control, asimismo presentará a su jefe inmediato un reporte mensual, el cual mencionará el consumo por Dirección y/o Departamento. Es responsabilidad de cada Dirección, Coordinadores y Jefes de Areas el cumplimiento de esta norma y la comunicación a su p ersonal “

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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE SOLICITUD DE TR ABAJOS

IMPRESOS 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento de solicitud de trabajos de la imprenta de El INPPARES. 2. ALCANCE Están comprendidos en el presente procedimiento: • Usuarios de todas las Direcciones • Jefatura de Imprenta ( Personal ) • Jefatura de Logística • Almacén PROCEDIMIENTO 3.1 DEL USUARIO 3.1.1 La solicitud para trabajos de imprenta deben ser hechas con la debida anticipación del caso a la Dirección de Administración, siguiendo el presente procedimiento. 3.1.2 Elabora primeramente el formato ORDEN DE PEDIDO en original y 2 copias, la cual solicitará el trabajo de imprenta, indicando el uso y destino del trabajo, así como el nombre del proyecto que lo solicita y al cual se le va a cargar los costos del trabajo. 3.1.3 Solicita la autorización de su jefe inmediato, previa firma del solicitante. 3.1.4 Aprobado el pedido por el Director o Jefe del área, procederá a llenar el formato SOLICITUD DE TRABAJOS DE IMPRENTA, en original y 2 copias en la cual especificará a los documentos una copia del trabajo a imprimir y un modelo del arte, siempre y cuando el trabajo se realizó por primera vez. 3.1.5 Solicita la firma del Director o Jefe del área y remite toda la documentación a la Dirección de Administración para su aprobación y VºBº.

3.2 DIRECCIÓN DE ADMINISTRACION 3.2.1 Recibe del solicitante toda la documentación, colocando el VºBº en cada uno de los formatos de encontrarlos conforme.


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3.2.2 Remite los formatos al Jefe de Imprenta (Personal ) para:

1. Elaborar el presupuesto del gasto que representa la impresión. 2. Coordinar con el Jefe de Logística para la obtención de los insumos

necesarios. 3. Coordina con la Dirección de Finanzas y Contabilidad la disponibilidad de

fondos del proyecto. 3.3 JEFE DE IMPRENTA ( PERSONAL ) 3.3.1 Recepciona de la Dirección de Administración toda la documentación; revisa la conformidad de los mismos y dispone el cálculo de los trabajos y coordina la obtención de materiales con el Jefe de Logística y con el Director de Finanzas y Contabilidad , para verificar la disponibilidad financiera del proyecto. 3.3.2 Coloca su VºBº en cada hoja de los documentos y activa el trámite distribuyendo los formatos de la siguiente manera:

• El formato original, la orden de pedido y la solicitud de trabajos de imprenta, lo envía a la sección de imprenta para la realización del trabajo.

• La 1º copia, se enviarán a la sección de almacén para el momento que reciba y/o despeche el material impreso.

• La 2º copia, quedarán en servicios generales para su control y archivo.

3.3.3 El Jefe de Imprenta deberá elaborar por cada orden de pedido el formato “ORDEN DE TRABAJO”, en un solo original, en el cual resume y elabora un listado de los materiales utilizados, determinando los costos unitarios y totales de cada trabajo a realizarse, efectuando si el caso se presenta, la distribución de proyecto y por donante. Asimismo elaborará una programación de los trabajos de impresión, a fin de prever con la debida anticipación los materiales y demás requerimientos de los solicitantes. 3.3.4 Eleva toda la documentación al Director de Administración para conocimiento , autorización y firma respectiva. 3.3.5 Envía las ordenes de trabajo al Departamento de Contabilidad, los que se encargarán de cargar el gasto al proyecto que solicitó el trabajo, según recepción o distribución por proyectos y donantes. 3.3.6 Finalmente hace entrega del trabajo de imprenta al solicitante. Es responsabilidad de cada Dirección, Coordinadores y Jefes de Areas el cumplimiento de esta norma y la comunicación a su p ersonal “

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NORMA Y PROCEDIMIENTO ( N & P ) DE ADQUISICION DIR ECTA DE PRODUCTOS BAYER DE MERCADEO POR SEDE CHIMBOTE

1. OBJETIVO Establecer el proceso de adquisición directa por parte de la Sede de Chimbote de productos especiales de la División de Mercadeo al proveedor BAYER. Los productos especiales son MESIGYNA y MINIGYNON. 2. ALCANCE El proceso incluye sólo a la Sede de Chimbote, Logística Central y Dirección de Mercadeo. 3. PROCEDIMIENTO 3.1 SOLICITANTE O USUARIO- SEDE DE CHIMBOTE 3.1.1 En base a su necesidad la Sede de Chimbote coloca directamente el pedido al proveedor BAYER HEALTH CARE. 3.1.2 Recibe directamente de BAYER los productos solicitados con la Guía de remisión y factura correspondiente . 3.1.3 La Sede de Chimbote registra la factura y utiliza el crédito fiscal correspondiente. 3.1.4 La Sede de Chimbote cancela la factura directamente a BAYER dentro de los plazos acordados . 3.2 DIRECCION DE MERCADEO 3.2.1 La Dirección de Mercadeo recibirá de la Sede de Chimbote el total de unidades pedidas a BAYER ( por factura ) y procederá a emitir la Nota de Cargo por el cargo adicional que corresponde a Mercadeo. 3.2.2 Mercadeo informará a Contabilidad y Administración Lima sobre el cargo adicional a cobrar a la Sede de Chimbote. Es responsabilidad de cada Dirección, Coordinadores y Jefes de Areas el cumplimiento de esta norma y la comunicación a su p ersonal “


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NORMA Y PROCEDIMIENTO (N & P) ESQUEMA DE TRASLADO DE PRODUCTOS DE MERCADEO SOCIAL A DIVERSAS SEDES

INSTITUCIONALES Y/O PROYECTOS 1. OBJETIVO Establecer el proceso de transferir productos adquiridos por la Dirección de Mercadeo a las Sedes y/o proyectos para efecto de satisfacer el mercado local. 2. ALCANCE El proceso incluye a las Sedes de Provincias, Proyectos, Logística, Almacén, y las Direcciones de Administración y Mercadeo Social. 3. PROCEDIMIENTO 3.1 REQUERIMIENTO Y ENTREGA DE MERCADERIA 3.1.1 En base a su necesidad la Sede institucional y/o Proyecto hace el pedido a la Dirección de Mercadeo Social a través de un pedido escrito, telefónico o por correo electrónico. 3.1.2 El Asistente Administrativo de Mercadeo Social toma el pedido y emite la “Solicitud de Almacén“ con los productos solicitados por cada Sede y/o Proyecto. Esta Solicitud es firmada por el Asistente Administrativo de Mercadeo y la Dirección de Mercadeo Social. 3.1.3 La “Solicitud de Almacén“ se envía a la Dirección de Administración (Logística en caso de ausencia) , para su aprobación y la autorización de la salida del almacén y del despacho. 3.1.4 El Jefe de Almacén procede a la verificación del stock y procede a la salida del Stock. El Almacén separa los productos solicitados, embala la mercadería y prepara la Guía de Remisión respectiva para cada sede y/o proyecto; con copia a la Dirección de Mercadeo. 3.1.5 La Dirección de Mercadeo prepara la “NOTA DE CARGO INTERNA” prenumerada con los importes que deben ser reintegrados por cada Sede y/o Proyecto. 3.1.6 La Dirección de Mercadeo coordina con la empresa de transporte para que recojan las Cajas y envía la mercadería con la Guía de Remisión y Nota de Cargo Interna respectiva.


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3.2 PROCESO DE CREDITOS Y COBRANZA 3.2.1 La Dirección de Mercadeo enviará copia de cada Nota de Cargo Interna a la Dirección de Administración en la fecha que la emita y mensualmente emitirá un informe a la Dirección de Administración y a la Dirección de Finanzas y Contabilidad sobre las Guías de Remisión y Notas de Cargo Internas Valorizadas emitidas a cada Sede y/o proyecto. 3.2.2 La Sede y/o Proyecto cancelará las Notas de Cargo con transferencia a la cuenta de INPPARES – MERCADEO en un plazo no mayor a 30 días de recibida la mercadería. 3.2.3 La Sede y/o Proyecto enviará a la Dirección de Administración copia del Voucher de cancelación de la Nota de Cargo Interna, en la fecha del depósito. En la Dirección de Administración se llevará el estado de cuenta corriente de cada Sede y o Proyecto, la cual servirá de base para la gestión. Para el caso de las sedes y/o proyectos de Lima, seguirán enviando memorandums, solicitando a la Dirección de Contabilidad y Finanzas la transferencia bancaria de la cuenta de la sede y/o proyecto a la cuenta de Mercadeo Social del total de la Nota de Cargo interna, con copia a la Dirección de Administración. La Dirección de Administración recibirá copia de la transferencia en la fecha efectuada. 3.2.4 La Dirección de Administración informará mensualmente a la Dirección de Mercadeo Social el estado de la cuenta de cada sede y/o proyecto. 3.2.5 En caso que la sede y/o proyecto tenga retraso en la cancelación de sus Notas de Cargo Internas en las fechas establecidas, la Dirección de Administración evaluará la aprobación del despacho del pedido respectivo.

Es responsabilidad de cada Dirección, Coordinadores , Administradoras (es) y Jefes de Áreas el cumplimiento de esta norma y la comunic ación a su personal “

Normas y procedimientos final y... · 006 Solicitud de provisionales o Vale de Caja Chica 15 ......

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