Normativas Tcnicas para MuseosEquipo Responsable Coordinacin General Lic. Armando Gagliardi Ant. Patricia Morales Autores Ant. Patricia Morales Lic. Armando Gagliardi Ant. Mara Ismenia Toledo Lic. Siomare Albornoz Arq. Marianela Morales Dr. Fernando Delgado Colaboradores Arq. Gilda Scorza Lic. Gerardo Reinoza Lic. Beatriz Regardiz Lic. Nancy Lpez Quevedo Arq. Mara Carlota Ibez (Coordinadora 1ra edicin)

Breves palabrasLa creacin del Sistema Nacional de Museos de Venezuela es, sin dudas, el acontecimiento ms importante para marcar el nuevo desarrollo del rea en esta dcada final del siglo XX. Desde su creacin en 1989 por la Direccin de Museos del CONAC, ha sido el instrumento ms eficaz para el intercambio, la asesora y asistencia, y la programacin conjunta entre las instituciones musesticas del pas. Las reuniones de los Directores del Sistema Nacional de Museos ha venido estudiando temas de carcter tcnico e institucional que reflejan el alto desarrollo conceptual de muchas de nuestras instituciones en escala nacional. Estos Encuentros, celebrados todos en diferentes ciudades del pas, han tenido en particular un logro de excepcional inters: la formulacin y desarrollo de un proyecto de Manual de Normativas Tcnicas para Museos, en el cual participan ms de 16 instituciones musesticas y afines de Venezuela. El proceso seguido para la elaboracin y comprobacin del programa que conduce al Manual de Normativas Tcnicas para Museos del Sistema Nacional de Museos de Venezuela, es caracterstico del sentido ampliamente participativo del Sistema. Presentado luego de numerosas reuniones y seminarios, en 1991, fue estudiado, analizado, corregido, ampliado y puesto en prctica durante dos aos, hasta su final aprobacin, en enero de 1993, en el Encuentro Nacional de Directores de Museos (SNM)

realizado en Valencia. El Manual comprende los temas o captulos siguientes, Perfil Institucional, Proyeccin, Musestica, Registro e Inventario de Colecciones, Conservacin, Museografa e Infraestructura Fsica de Museos. Con este aporte bsico, los museos de Venezuela disponen de una gua confiable para su desarrollo y crecimiento, dentro de parmetros tcnicos de amplio reconocimiento internacional, estudiados en funcin de nuestras caractersticas propias y adaptados a nuestras necesidades prioritarias. Como es lgico, ningn Manual de este tipo podra ser exhaustivo en sus consideraciones. Se le ha considerado por ello una gua fundamental y abierta, que recibir en el curso del tiempo numerosos boletines tcnicos complementarios, que ilustrarn y abundarn en los principales temas y conceptos. Por ahora, es un gran logro y un excelente inicio. Roberto Guevara Director General Sectorial de Museos - Conac

AgradecimientosQueremos expresar nuestro agradecimiento a todas aquellas personas e instituciones que colaboraron y dieron apoyo incondicional para llevar adelante el proyecto Normativas Tcnicas para Museos del Sistema Nacional de Museos. A todos los participantes en los Encuentros Nacionales de Directores de Museos tanto en su fase inicial que abarcaron las reas de: perfil institucional, proyeccin musestica, registro e inventario de colecciones y conservacin, como los nuevos captulos desarrollados en esta ltima fase. Hacemos mencin especial a los profesionales Maitena de Elguezabal, Guillermo Barrios, Rafael Santana, Jos Cesarino Sixto, Alberto Asprino, Freddy Carreo, Pedro Sanz, Jos Arnaldo Rodrguez, Jos Alberto Pulido, quienes con gran rigurosidad y profesionalismo aportaron valiosas sugerencias a los captulos de Museografa e Infraestructura Fsica de Museos. Mencin especial merece el Dr. Fernando Delgado, consultor jurdico del CONAC, quien reuni de manera suscinta y clara su experiencia en el captulo de aspectos legales. Al Instituto Colombiano de Cultura COL- CULTURA por autorizarnos a reproducir materiales publicados en el Manual de Inventario de Colcultura. A Mary Gonzlez quien con paciencia y dedicacin hizo posible la edicin de este manual.

ndice GeneralI. El Perfil de la Institucin Musestica

Conceptos bsicos Lineamientos generales Coleccin Tipologa de museos Aspectos legales Aspectos administrativos Funciones del personal del museo

II La Proyeccin Musestica

Pblico Investigacin en el museo Funcin educativa del museo Materiales impresos, audiovisuales y otros Actividades de extensin a la comunidad

III. El Registro e Inventario de Colecciones

Conceptos tiles Ingreso y egreso de obras Registro de objetos como funcin del museo Inventario del patrimonio venezolano Nociones de diseo formal en fichas de Registro e Inventario Documentacin referencial

IV. La Conservacin del Museo

Normas generales Climatizacin Iluminacin Normas de conservacin para el marcaje de obras Almacenaje de obras Embalaje de objetos y colecciones Transporte de obras Manejo y mantenimiento de colecciones

Seguridad en el museo

V. Museografa

Exposiciones Estructura de la exposicin Diseo y montaje de la exposicin Recomendaciones Montaje

VI. La Infraestructura Fsica de Museos

Consideraciones generales Recomendaciones tcnicas y funcionales generales Informacin bsica y componentes de un proyecto arquitectnico de museos

VII. Bibliografa

I. El Perfil De la Institucin MusesticaLa definicin de la Institucin Los museos son instituciones al servicio de la sociedad y su desarrollo, y estn destinados a afianzar la relacin del hombre con su patrimonio natural y cultural. Cumplir con este reto implica conocer la orientacin de la institucin, los valores que guan su accin y las prioridades que decida desarrollar, es decir, la misin del museo. La definicin de la misin constituye el fundamento y punto de partida de la accin del museo, la relacin de la institucin y su entorno. La misin describe los valores y prioridades del museo. Es la razn de ser de la institucin, su filosofa o conceptualizacin. Consideramos perfil institucional a los elementos que definen al museo tomando en cuenta aspectos tales como planificacin y gestin. La planificacin refiere a la preparacin de las acciones futuras y deber incluir los objetivos y las tareas especficas a cumplir a corto, mediano y largo plazo, el diseo de estrategias y el desarrollo de polticas acordes con los elementos que la definen, es decir, sus colecciones y/o el-patrimonio que preserva, el pblico al cual sirve, su entorno y radio de accin.

La gestin del museo depende del diseo de su estructura organizativa y administrativa y de las relaciones que se crean en el ejercicio de su actividad. A continuacin, hemos considerado importante presentar algunos conceptos y lineamientos bsicos que esperamos contribuyan a aclarar y establecer sus directrices fundamentales.

Conceptos BsicosPatrimonio Cultural "Los monumentos: obras arquitectnicas, de escultura o de pintura monumentales, elementos o estructuras de carcter arqueolgico, inscripciones, cavernas y grupos de elementos, que tengan un valor universal excepcional desde el punto de vista de la historia, del arte o de la ciencia. Los conjuntos: grupos de construcciones aisladas o reunidas, cuya arquitectura, unidad e integracin en el paisaje les de un valor universal excepcional desde el punto de vista de la historia, el arte o de la ciencia. Los lugares: obras del hombre u obras conjuntas del hombre y la naturaleza as como las zonas, incluidos los lugares arqueolgicos que tengan un valor universal excepcional desde el punto de vista histrico, esttico, etnolgico o antropolgico". (Convencin sobre la Proteccin del Patrimonio Mundial, Cultural y Natural. UNESCO, Paris, 1972). "El Patrimonio Cultural de un pueblo comprende las obras de sus artistas, arquitectos, msicos, escritores y sabios, as como las creaciones annimas surgidas del alma popular y el conjunto de valores que dan sentido a la vida. Es decir, las obras materiales y no materiales que expresan la creatividad de ese pueblo: la lengua, los ritos, las creencias, los lugares y monumentos histricos, la literatura, las obras de arte y los archivos y bibliotecas". (Declaracin de Mxico. Conferencia Mundial sobre polticas culturales. UNESCO. Pars, 1982). Patrimonio Natural "Los monumentos naturales constituidos por formaciones fsicas y biolgicas o por grupos de esas formaciones que tengan un valor universal excepcional desde el punto de vista esttico o cientfico. Las formaciones geolgicas y fisiogrficas, y las zonas estrictamente delimitadas que constituyan el hbitat de especies animal y vegetal amenazadas, que tengan un valor universal excepcional desde el punto de vista esttico o cientfico. Los lugares naturales o las zonas naturales estrictamente delimitadas que tengan un valor universal excepcional desde el punto de vista de la ciencia, de la conservacin o de la belleza natural". (Recomendacin sobre la Proteccin de los bienes culturales muebles. UNESCO, Pars, 1978). Bienes Culturales "La expresin bienes culturales abarca no slo los lugares y monumentos de carcter arquitectnico, arqueolgico o histrico reconocidos y registrados como tales, sino tambin los vestigios del pasado no reconocidos ni registrados, as como los lugares y monumentos recientes de importancia artstica o histrica". (Recomendacin sobre la

Conservacin de los Bienes Culturales que la ejecucin de obras pblicas o privadas pueda poner en peligro. UNESCO, Pars, 1968).

"Los bienes culturales son testimonio de la creacin humana o de la evolucin de la naturaleza; documentan la cultura material y espiritual, su significado cientfico, artstico o histrico, o estn relacionados con las luchas y hechos histricos y revolucionarios, con la vida o las distintas fases de la actividad humana, tanto culturales como cientficas..." (Registro e inventario de Bienes Culturales. Gua de estudio N 1, Escuela Nacional de Museologa, Direccin de Patrimonio Cultural, Cuba). Bienes Culturales Inmuebles " ... como los sitios arqueolgicos, histricos o cientficos, los edificios u otras construcciones de valor histrico, cientfico, artstico o arquitectnico, religiosos o seculares, incluso los conjuntos de edificios tradicionales, los barrios histricos de zonas urbanas y rurales urbanizadas, y los vestigios de culturas pretritas que tengan valor etnolgico. Se aplicar tanto a los inmuebles del mismo carcter que constituyan ruinas sobre el nivel del suelo como a los vestigios arqueolgicos o histricos que se encuentren bajo la superficie de la tierra". (Recomendacin sobre la conservacin de los bienes culturales que la ejecucin de obras pblicas o privadas pueda poner en peligro. UNESCO, Pars, 1968). Bienes Culturales Muebles " ... todos los bienes amovibles que son la expresin o el testimonio de la creacin humana o de la evolucin de la naturaleza que tienen un valor arqueolgico, histrico, artstico, cientfico o tcnico..." (Recomendaciones sobre la Proteccin de los Bienes Culturales Muebles. UNESCO, Paris, 1978). Museo "El museo es una institucin permanente, no lucrativa, al servicio de la sociedad y su desarrollo, abierto al pblico, que adquiere, conserva, investiga, comunica, y principalmente exhibe los testimonios materiales del hombre y su medio ambiente, con propsitos de estudio, educacin y deleite. El ICOM reconoce como respondiendo a esta definicin, adems de los museos designados como tales a: Los institutos de conservacin y galeras de exposiciones que dependen de las bibliotecas y de los centros de archivos. Los sitios y monumentos arqueolgicos, etnogrficos y naturales, y los sitios y monumentos histricos que tengan caractersticas de un museo por sus actividades de adquisicin, de conservacin y de comunicacin. Las instituciones que presentan ejemplares vivientes, tales como los jardines botnicos y zoolgicos, acuarios, viveros, etc." (ICOM Traduccin del francs por el Comit Mexicano del ICOM, 1979). " ... es cualquier institucin permanente que tiene como propsito dirigir exposiciones temporales, excepto en los estados federales y estados con impuesto de ingreso, abierto al pblico y administrado para su provecho con el objeto de conservar, preservar, estudiar, interpretar, reunir y exhibir para la educacin y deleite del pblico, objetos y ejemplares de valor cultural y educacional incluyendo los materiales artsticos, cientficos, histricos y tecnolgicos".

Adems de los museos, se incluyen los jardines botnicos, parques zoolgicos, acuarios, planetarios, sociedades histricas, casa y sitios histricos. (American Association of Museums, 1962). "...se entiende por museo cualquier establecimiento permanente administrado en inters general a fin de conservar, estudiar, poner en evidencia por medios diversos y, esencialmente, exponer para el deleite espiritual y la educacin del pblico un conjunto de elementos de valor cultural: colecciones de objetos de inters artstico, histrico, cientfico y tcnico, as como jardines botnicos y zoolgicos, y acuarios". (Recomendacin sobre los medios ms eficaces para hacer los museos ms accesibles a todos. UNESCO, Pars, 1960). Museo Integral El museo es una "institucin al servicio de la sociedad que adquiere, comunica y fundamentalmente expone, con fines de estudio, conservacin, educacin y de cultura, los testimonios representativos de la evolucin de la naturaleza y del hombre". (Mesa redonda de Santiago de Chile. UNESCO, 1972). Museologa Museologa es la ciencia del museo. Ella tiene que ver con el estudio de la historia y trayectoria de los museos, su papel en la sociedad, los sistemas especficos de investigacin, educacin y organizacin, relacionado con el medio ambiente fsico y las clasificaciones de los diferentes tipos de museos. En resumen, la museologa es la rama del conocimiento concerniente al estudio de los fines y organizacin de los museos. (ICOM. Traduccin de la Direccin General Sectorial de Museos-Conac, Caracas). Es la ciencia del museo. Ella estudia la historia, el papel de la sociedad, los sistemas especficos de investigacin, de conservacin, de educacin y de organizacin, las relaciones entre el entorno fsico y la tipologa. (Museologa y Patrimonio Cultural: Crticas yperspectivas. Cursos regionales de capacitacin 1979/80. Instituto Colombiano de la Cultura, Bogot, 1980).

Museografa La museografa es el conjunto de tcnicas y de prcticas deducidas de la museologa o consagradas por la experiencia concernientes al funcionamiento del museo. (Museologa yPatrimonio Cultural: Crticas y perspectivas. Cursos regionales de capacitacin 1979/80. Instituto Colombiano de Cultura, Bogot, 1980).

Lineamientos GeneralesTodo museo debe tener un perfil bien definido a fin de responder a los objetivos para lo cual fue creado. Los museos son instituciones slidas y estables que crecen preservando los legados culturales de la humanidad a travs del tiempo. El museo es responsable y custodia de los bienes culturales y naturales del patrimonio nacional. Existen leyes nacionales e internacionales que apoyan el resguardo de ese patrimonio, por lo tanto el

museo debe ser uno de los organismos que haga respetar esas leyes a travs de su labor. El prestigio de un museo se mide de acuerdo con la calidad de sus colecciones y del conocimiento que de ellas se tenga; de la atencin que se brinde al pblico, su proyeccin y exposiciones. Es importante que el museo desarrolle un sistema de control de sus colecciones a travs del registro e inventario adecuado de ellas y de su conservacin, con el objeto de resguardar el patrimonio nacional. El museo debe definir sus lneas de investigacin y educacin, y cumplir con una misin educativa permanente. El museo debe jugar un papel importante dentro de la educacin y toma de conciencia de la comunidad. Para ello, debe conocer los problemas sociales, econmicos y polticos de su realidad. Por esta razn, la concepcin del museo no debe restringiese al plano regional, sino encontrarse enmarcado dentro de una realidad global, ms amplia, que no slo respondan a los requerimientos de su medio sino que le permitan trascenderlo. Los museos deben patrocinar el conocimiento local, regional, nacional y universal, con el objeto de estimular el entendimiento de nuestra realidad cultural.

ColeccinEl elemento definitorio de un museo es su coleccin y una de sus tareas ms importantes es coleccionar. Cada museo dependiendo de su coleccin definir su perfil y necesidades. Cuando hablamos de coleccin nos referimos a objetos colectados, adquiridos y preservados por el museo por su valor potencial, como ejemplo, material de referencia o como objetos con importancia esttica o educativa. En nuestro pas, gran parte de nuestros museos poseen colecciones mixtas que no permiten establecer un perfil definido por la naturaleza de sus colecciones. Muchos de ellos cuentan con objetos que podran enmarcarse dentro de diferentes disciplinas cientficas, histricas y/o artsticas. Una buena coleccin debe poseer una informacin de base indispensable para no perder su valor cientfico potencial y cultural. Deben estar identificadas su procedencia, ubicacin cronolgica, contexto cultural, importancia, etc. El acceso de una nueva coleccin al museo debe estar regida por una poltica clara y coherente de adquisiciones previamente definida en sus lineamientos iniciales y orientada por las investigaciones. El ICOM en su inters por sistematizar la labor del museo ha propuesto una serie de recomendaciones ticas con relacin al programa de adquisiciones dentro de la institucin. Aqu citaremos los pargrafos 3 y 4 de las Reglas ticas para las adquisiciones. "3. El. objeto que se pretende adquirir puede ser colocado en un amplo panorama de categoras, cuyos dos extremos pueden ser definidos brevemente como: a) Objetos que han sido reconocidos por la ciencia ylo la comunidad en la cual poseen su plena significacin cultural, como teniendo una caridad nica y siendo por ello inestimables.

b) Objetos que no siendo necesariamente raros por s mismos, no dejan de tener un valor que deriva de su medio cultural y natural 4. El objeto slo tiene una significacin (cultural y cientfica) cuando se encuentra completamente documentado. No debera realizarse ninguna adquisicin faltando esa documentacin, aunque puedan darse excepciones que se aproximen a la definicin del pargrafo 3ro. Cuando lo esencial de la documentacin relativa a estos ltimos puede ser reconstruida por un estudio sistemtico posterior a la adquisicin". Las adquisiciones tienen diferentes modalidades en el museo y pueden ser efectuadas: a) por trabajo de campo: es el mtodo principal de adquisicin de ejemplares, artefactos, etc., de las ciencias naturales, paleontologa, arqueologa, antropologa, etc. Siendo esta una labor cientfica y no de amateurs. b) por compra: realizada bajo un contrato de venta o cambio con cualquier persona o institucin para gozar y disponer de su propiedad. c) por donacin: como resultado de actos de generosidad, regalos directos e inmediatos de personas o instituciones, regalos o donaciones diferidas de personas que se reservan el derecho de disfrutarlas ellas mismas o sus beneficiarios durante un perodo estipulado. d) por depsito: muchos museos a menudo aceptan objetos en depsito a largo plazo, por perodos fijados o indefinidos cuya prctica puede ser til para exposiciones, llenar espacios vacos en las colecciones o para facilitar la investigacin. e) por operaciones de Ingresos y egresos: Ingresos: aparte del material tcnico y administrativo, los objetos que llegan al museo usualmente se incluyen dentro de una de las siguientes categoras: -Objetos remitidos al museo desde afuera con el propsito de una investigacin cientfica, examen tcnico, anlisis o tratamiento. -Objetos ofrecidos o adquiridos (obsequios, donaciones, compras, etc.). Egresos: aparte del material tcnico y administrativo los objetos que abandonan un museo caen dentro de las siguientes categoras: objetos enviados con propsito de investigacin cientfica o para examen o anlisis. -objetos prestados al museo para su exposicin temporal. -objetos traspasados mediante la venta, donacin o cambio. f) por movimientos internos y externos de las obras: a cada objeto del museo se le debe dar una localizacin regular en el mismo, ya sea en la sala de exposiciones o en el depsito. El objeto puede ser retirado de su lugar por perodos de tiempo variable: -dentro del museo en el depsito para estudio, tratamiento, fotografa, exhibicin, etc. -destinado fuera del museo en prstamo o depsito, etc.

Tipologa de museosAqu presentaremos una tipologa general de museos de acuerdo con el alcance geogrfico, al carcter jurdico, la homogeneidad y densidad de la coleccin y su naturaleza. Nuestro objetivo es ofrecer una categorizacin general que permita a los directores de museos enmarcar la institucin que dirigen en un contexto aproximado que facilite clarificar sus caractersticas y perfil institucional. 1. De acuerdo con su alcance geogrfico: a) Museos internacionales: son los museos cuyas colecciones particulares o generales

dentro de una especialidad deben tener un alcance internacional. b) Museos nacionales: son los museos cuyas colecciones particulares o generales de una especialidad deben tener un alcance nacional. c) Museos regionales: son los museos cuyas colecciones deben ser representativas de una porcin del territorio en el que estn ubicados. d) Museos comunales: son los museos cuyas colecciones estn relacionadas con el mbito de la comunidad. 2. De acuerdo con la densidad y homogeneidad de la coleccin. a) Museos generales: son los museos que poseen colecciones heterogneas de diferente naturaleza y/o perodo. b) Museos especializados: son los museos que poseen colecciones homogneas correspondientes a un determinado tipo y/o perodo. c) Museos mixtos: resumen la relacin entre los museos generales y especializados. 3. De acuerdo con el carcter jurdico de la institucin. a) Museos pblicos: los museos que poseen colecciones propiedad del Estado. Se contempla la figura de Fundacin de Estado. b) Museos privados: los museos, que poseen colecciones propiedad de instituciones y/o coleccionistas privados. Se contempla la figura de Fundacin Privada. 4. De acuerdo con la naturaleza de la coleccin. a) Museos de arte: museos con colecciones de bellas artes de todos los tiempos y estilos. b) Museos de historia: museos cuyas colecciones tienen por finalidad presentar la evolucin histrica de una regin, pas o provincia, persona o hechos histricos. b) Museos de antropologa: museos de colecciones relativas al desarrollo de la cultura, entre ellos se insertan los museos de arqueologa, etnologa, etnografa, etc. d) Museos de ciencia y tecnologa: los museos con colecciones especializadas en las reas de las ciencias naturales y exactas. Se consideraron los avances tecnolgicos conjuntamente. e) Museos interdisciplinarios: aquellos museos con diferentes tipos de colecciones que permiten la conjuncin de diferentes disciplinas.

Aspectos legalesUna agenda que incluya el conocimiento jurdico bsico relativo al proceso de constitucin y vida de una entidad, en este caso especficamente musestico, podra perfectamente limitarse a seis puntos que los directores y administradores de un ente de esta especie, deben conocer, no necesariamente en profundidad, pues para eso existen los Consultores y Asesores Jurdicos, pero as al menos elementalmente. De todas formas, la cotidianidad en la solucin de cierto tipo de problemas jurdicos, cuya solucin se encuentra siempre en la lgica (el Derecho es esencialmente lgico), va paulatinamente acrecentando el acervo de ese manejo jurdico de las situaciones y con relativa poca prctica se aprenden los elementos bsicos para la toma de decisiones acertadas. Desde luego, como en el caso del mdico, la consulta al abogado es siempre necesaria pues, a veces, ante un problema se presenta una solucin "lgica" lo que no significa que

sea, en determinadas circunstancias, la recomendable, pues las soluciones jurdicas suelen venir matizadas de otro tipo de consideraciones que, a veces, es preciso ponderar, para decidir acertadamente. Los puntos bsicos que arriba aludimos son los relativos a: I. Formas jurdicas escogibles para crear una institucin musestica. Respecto a este primer punto, los museos pueden escoger para su conformacin, en principio, cualquier forma jurdica de derecho privado. Por cuanto muy rara vez el inters de una institucin musestica va a ser el lucro, automticamente quedan excluidas las formas de derecho mercantil (sociedades annimas, etc.) y las de derecho civil como la sociedad civil con fines de lucro. Las formas preferidas son las fundaciones y las sociedades civiles sin fines de lucro. Ms raramente las asociaciones civiles, an cuando es preciso sealar que muchas sociedades civiles sin fines de lucro suelen denominarse "asociaciones". En lo que sigue, vamos a referirnos casi exclusivamente a las fundaciones, por ser la forma ms socorrida y porque en el fondo, a los efectos de este estudio hay prcticamente identidad con la sociedad civil sin fines de lucro. Casi siempre es el Estado, como supremo responsable de la difusin de la cultura, quien genera las fundaciones, y lo hace de una manera tan peculiar que, como se ver ms adelante, ha creado una divisin entre las fundaciones en fundaciones de Estado y fundaciones civiles. En la actividad musestica actual, al menos entre los museos importantes del pas, predominan las fundaciones de Estado. Estas se originan en un Decreto del Presidente de la Repblica que marca las lneas generales de la fundacin: nombre, personalidad jurdica, duracin, ente tutelar, composicin de la Junta Directiva y patrimonio. En ese Decreto est la gnesis del museo. Aparecido el Decreto en la Gaceta Oficial, comienza, por as decirlo el proceso de gestacin del ente. En la prctica, la Consultora Jurdica del Conac, que ya ha participado conjuntamente con la Procuradura General de la Repblica en la elaboracin del proyecto del Decreto, elabora el proyecto de Acta Constitutiva y el Proyecto de Estatutos, en los cuales se explanan los elementos mnimos contenidos en el Decreto. Ambos proyectos, Acta y Estatutos se pasan a la Procuradura que les da forma definitiva y los autntica ante un Notario. Hecho esto, la Procuradura General de la Repblica devuelve los documentos notariados a la Consultora Jurdica del Conac para que sta disponga su registro. Por el acto de registro, la fundacin adquiere personara jurdica, vale decir, nace a la vida jurdica. Para la doctrina dominante, el papel del Estado termina all, pues en lo sucesivo la fundacin se regular por mismas normas que se regulan las fundaciones civiles y se comportar como tal. Segn esta tesis, la fundacin pasa a ser un ente de derecho

privado, con todas las consecuencias que de all derivan. Sobre este aspecto insistiremos ms adelante. Parecido esquema de creacin se aplica a las fundaciones Estadales, creadas por Decreto del Gobernador y notariadas y registradas por el Procurador de la Entidad Federal y a las fundaciones municipales, decididas por el Alcalde y que deben ser aprobadas mediante acuerdo de la cmara edilicia y, posteriormente, ser registradas. Aparte de estas fundaciones que podramos llamar de origen pblico estn las fundaciones de derecho privado en cuya creacin participa la voluntad de dos o ms personas o, incluso, la de una sola persona, cuando sta manifiesta su voluntad a travs de un testamento. Estas fundaciones se rigen exclusivamente por el Cdigo Civil. Sin embargo, si reciben aportes del Estado quedan obligadas a rendir cuenta a ste por el uso de esos fondos, as como de los provenientes del sector privado. II El Acta Constitutiva y los Estatutos como eje de la vida jurdica del ente creado. Tanto en las fundaciones de origen pblico como en las de origen privado, la columna vertebral de su normativa est en el Acta Constitutiva y en los Estatutos, que contienen normas inviolables para directores y administradores, tanto como para miembros. Para las fundaciones civiles hay que agregar las pocas normas que sobre la materia trae el Cdigo Civil. Sin embargo, ya se ha dicho, si este tipo de fundaciones recibe subvenciones del Estado (entes pblicos y fundaciones de Estado, reza el artculo 22 del Decreto 677 al cual examinaremos ms abajo) est obligada a relacionar esos aportes y de los que reciba del sector privado y a dar cuenta del uso de esos dineros. III. Naturaleza jurdica del ente creado y normativa jurdica. Como antes se dijo, es criterio dominante, incluso en la Procuradura General de la Repblica que las fundaciones de Estado, una vez registradas pasan a ser entes de derecho privado. No obstante, es preciso observar lo relativo de esta posicin doctrinaria. As, el ya mencionado Decreto 677 del 21 de junio de 1985 (Normas sobre las fundaciones, asociaciones y sociedades civiles del Estado y el control de los aportes pblicos a las instituciones privadas similares). En el artculo 2do letra e), por ejemplo, hay una "pista" de lo que debe entenderse por fundacin de Estado: aquellas constituidas o dirigidas por los entes pblicos sealados en los literales precedentes en el mismo artculo. En el Ttulo II del Decreto hay toda una regulacin completa y detallada de las fundaciones de Estado y su manejo. As, en el Captulo 1, artculo 4to hay una definicin de lo que debe entenderse por tales: aquellas en cuyo acto de constitucin haya participado cualquiera de los entes pblicos sealados en el artculo 2do del Decreto de manera que su aporte inicial se haya constituido con ms de un 50% de aportes pblicos o cuando el patrimonio de la fundacin pase a estar integrado, en la misma proporcin por partes pblicos. Esto ltimo significa que una fundacin originalmente privada puede devenir en

fundacin del Estado, vale decir, recorrer el camino inverso del que seala la doctrina dominante. La seccin primera del Captulo I bajo comentario, seala que en la administracin de la fundaciones de Estado debe prevalecer el voto de quienes representan a las entidades pblicas. Dichos personemos son de libre nombramiento y remocin por parte del ente pblico al cual se haya asignado la tutela de la fundacin. Si la fundacin de Estado desea modificar sus Estatutos, no puede hacerlo sin el consentimiento del ente que el Decreto de creacin le ha impuesto como ente tutelar. Ms an, si la fundacin desea cambiar su objeto, requiere autorizacin del Presidente de la Repblica en Consejo de Ministros. La seccin segunda del Captulo regula el control de las fundaciones de Estado. El presupuesto, por ejemplo, est sometido a las normas de la OCEPRE: la fundacin debe informar todo cuanto hace en esta materia al ente tutelar y ste ejerce un riguroso control sobre los actos de la fundacin de Estado, pues supervisa, evala y coordina el presupuesto, aparte de remitir el informe anual del ejercicio de la fundacin al Ministerio de Hacienda. Esta situacin difiere notoriamente de las fundaciones civiles que no tienen que consultar a nadie. Resulta as una diferencia bien importante entre ambas categoras de fundaciones dada, precisamente, por la intervencin del Estado, incluso en sus ms altos niveles, que relativiza la afirmacin iusprivatista de que despus de registrada una fundacin de Estado, pasa a ser un ente de derecho privado. Pero no paran aqu las limitaciones: la Ley Orgnica de Salvaguarda del Patrimonio Pblico (LOSPP) (Gaceta Oficial No. 3.077 Extraordinaria del 23/12/82) considera, para los efectos de dicha ley, que los administradores y directores de las fundaciones de Estado son funcionarios pblicos cuando el capital estuviese integrado en ms de un 50% con aportes de entidades pblicas, lo que equivale decir todas las fundaciones de Estado (artculo 2do, numeral 2, en concordancia con el artculo 4to de la LOSPP). Otras normas de carcter presupuestario y administrativo regulan la vida de las fundaciones de Estado. Exempli gratia, vale la pena mencionar la Ley Orgnica del Rgimen Presupuestario (Gaceta Oficial No 35.059 del 29/09/92), cuyo artculo 1ro, numeral 6 y artculos 52 y siguientes, regulan las actividades de las fundaciones de Estado. La Ley Orgnica de Crdito Pblico (Gaceta Oficial No. 35.077 del 26/10/92) regula las operaciones de crdito que pretendan realizar las fundaciones de Estado (artculo 2do, numeral 4; ntese ac un cambio: generalmente los textos legales citados y por citar hablan de las fundaciones creadas o administradas por entes pblicos. El artculo mencionado sustituye la conjuncin disyuntiva o por la copulativa y, con lo cual hace concurrentes los elementos de creacin y administracin). Las leyes de Presupuestos para los ejercicios anuales tambin regulan las fundaciones de Estado, por ejemplo en la Ley de 1993 (Gaceta Oficial No. 4.498 Extraordinaria del 10/12/92) en el artculo 1Omo pargrafo tercero. En el Decreto 326 del 31 de mayo de 1989 (Gaceta Oficial No. 34.272 del 31/07/89) en su artculo 1ro se incluyen a las

fundaciones de Estado dentro de las prohibiciones all contenidas. Otro tanto ocurre: en el Decreto 2287 (Gaceta Oficial No. 34.993 del 26/06/92) sobre prohibicin de creacin de nuevos cargos y congelamiento de las vacantes en ese momento existentes; en el Reglamento Especial No. 1 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica (Decreto 591 del 25/04/85, publicado en Gaceta Oficial de la misma fecha); en el instructivo No 25 sobre operaciones financieras de la Administracin Pblica Nacional y Descentralizada (Gaceta Oficial No. 35.186 del 05/04/93, por mandato de la Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario. La Resolucin CG 09 de la Contralora General de la Repblica (Normas de control interno para entes de la Administracin Pblica Nacional Descentralizada) (Gaceta Oficial No. 33.124 del 02/05/85) y, por ltimo, last but not least, la Ley del Estatuto sobre jubilaciones y pensiones de los funcionarios y empleados de la Administracin Pblica Nacional, de los Estados y de los Municipios, artculo 2, numeral 10, aplica a los empleados de las fundaciones de Estado el mismo rgimen de jubilacin que se aplica a los funcionarios pblicos. Es decir, que los empleados de las fundaciones privadas que renan los requisitos de jubilacin o pensin pasan, por arte de birlibirloque a ser considerados funcionarios o empleados de la administracin pblica, despus de toda una vida de trabajo en el "sector privado". Toda esta ya larga lista de disposiciones son tradas a colacin para dar a entender que las fundaciones de Estado no son esencialmente civiles despus que son registradas. Al menos podemos acusar severas dudas sobre el criterio dominante. Fuera de toda disquisicin cientfica, lo importante es que una institucin musestica creada bajo la forma de fundacin de Estado est sujeta a esta superposicin de normas de derecho pblico y que sus administradores y directores deben tener en cuenta. IV. Patrimonio del ente. En cuanto al patrimonio de las fundaciones, en las de Estado suelen incluirse clusulas del siguiente estilo: el patrimonio de la fundacin estar constituido por: a) Todos aquellos bienes muebles o inmuebles que reciban en calidad de aporte de sus miembros. b) Los aportes que reciba del Consejo Nacional de la Cultura (CONAC), de otros entes del Ejecutivo Nacional, del Congreso de la Repblica, Institutos Autnomos y otros entes pblicos as como aportes provenientes del sector privado. c) Los bienes que adquiera la fundacin con el producto de sus actividades e ingresos propios. d) Las donaciones que reciba de personas naturales o jurdicas, pblicas o privadas. Este patrimonio quedar afectado exclusivamente a la realizacin del objeto de la fundacin y al logro de sus fines generales. Fuera del mobiliario necesario para la operacin de la fundacin, la parte ms importante y delicada de su patrimonio lo constituyen las colecciones que le sean cedidas por el Estado en grupo o unidades, otros entes, por los miembros de la fundacin o por particulares, o las que, como consecuencia de aportes recibidos, la misma institucin

adquiera. Una salida bastante socorrida en esta materia es la constitucin de una sociedad civil privada de amigos del museo. En esto hay que ser extremadamente cuidadoso y el museo para permitir el uso de su nombre en tal sociedad debe garantizar de algn modo una mayora permanente en la Junta Directiva de tal forma que la sociedad de amigos sirva justamente para trabajar en inters del museo. Podra suceder que una sociedad de este tipo pudiese ms bien utilizar el nombre del museo para adquirir obras en beneficio propio sin transferir los bienes al museo, actuando as al contrario de lo que sera precisamente la razn de ser de su existencia. Las colecciones, piezas, objetos arqueolgicos, histricos adquiridos por el Estado son bienes nacionales y para ellos la Ley atribuye la inalienabilidad, es decir, no pueden ser enajenadas de ningn modo. Por ello, la nica forma como pueden ser tenidas por terceros (fundaciones de Estado o fundaciones civiles) seran mediante figuras que no transfieran la propiedad, como se ver ms adelante. V. Reformas ulteriores a los actos constitutivos. En cuanto a la reforma de los instrumentos jurdicos, ello es perfectamente posible. Unos Estatutos bien elaborados podran, en un momento determinado, ser un obstculo para determinados modos de actuar como por ejemplo la celeridad. Se hace as necesario cambiarlos y ello es posible mediante disposicin del rgano (Asamblea, Junta Directiva) que al efecto se prevea en los Estatutos, con entera libertad, salvo las limitaciones comentadas respecto de las fundaciones de Estado (Vid. supra punto III). Con los textos reformados debe procederse a su registro para que tengan validez frente a terceros, lo que en derecho suele decirse erga omnes. VI. Terminacin de la vida jurdica del ente y sus consecuencias. Finalmente, es preciso decir que las fundaciones aunque estatutariamente pueden concebirse por una duracin ilimitada o por muchos aos, pueden morir por las mismas razones las dems personas morales. Por decisin de sus miembros, por ejemplo, porque el museo perdi apoyo financiero y se hace insostenible la continuacin del pago de su nmina o la contratacin de trabajos de mantenimiento, o restauracin de su coleccin, por fusin con otra entidad musestica, lo cual implica la desaparicin de las entidades que se funden y el surgimiento de una tercera y, en el caso de las fundaciones de Estado, por decisin del Ejecutivo Nacional, mediante Resolucin Ministerial que se publicar en la Gaceta Oficial donde se sealar el destino que se dar a los bienes que constituan el patrimonio de la fundacin que desaparece. Despus de finalizada la vida de la fundacin, el Estatuto, en el caso de fundaciones civiles, puede prever lo que se har con los bienes que integraban su patrimonio vender- los, subastarlos, donarlos, etc. Pero en el caso de las fundaciones de Estado, las colecciones y dems propiedades revierten al Estado, pues a nuestro modo de entender tratndose de bienes que han sido obtenidos por cualquier modo de adquisicin por el Estado (vale decir, bienes nacionales)

ellos son intransferibles a terceros y slo puede verificarse respecto de ellos lo que los franceses llaman la mutation dmaniale lo que libremente pudiramos traducir como transmisin del dominio.

Aspectos administrativosLos aspectos administrativos deben responder a la misin de la institucin y variarn en funcin de sus responsabilidades y tamao. Es necesario sincronizar las funciones generales que el museo debe desarrollar para cumplir con su misin: planificacin y programacin, organizacin y procedimientos, reclutamiento y administracin de recursos humanos. Toda unidad administrativa debe ejecutar tareas comerciales, tcnicas, financieras, de seguridad, contables y administrativas propiamente dichas, las cuales se ejercen desde la Direccin de la institucin. A continuacin se han considerado dos aspectos bsicos como son: el presupuesto y el financiamiento. El presupuesto es un instrumento que sirve, no slo para determinar los costos de un programa o proyecto sino tambin para disciplinar la seccin institucional. En el caso que nos compete, el presupuesto de un museo debe estimarse a partir de sus necesidades particulares, segn las actividades programadas durante el ao, las adquisiciones de objetos para el incremento de las colecciones, adems de los gastos esenciales de operacin. El presupuesto debe ser calculado, ajustado y discutido anualmente. Deben estimarse con precisin todos los ingresos y egresos de capital aplicando un sistema de inventario anual, balances mensuales que agilicen el control presupuestario de la institucin. Esta responsabilidad debe recaer en el departamento o direccin de administracin, aunque en algunos casos el mismo personal directivo del museo es quien ejecuta estas funciones. Es importante resaltar que la labor de administracin debe responder a las exigencias y responsabilidades del museo como institucin cultural, educativa, recreativa y responsables de su patrimonio. Hemos dividido los gastos de la institucin segn las siguientes categoras: 1. Gastos de funcionamiento: abarca los gastos de personal, capacitacin, adiestramiento, honorarios profesionales, seguros y servicios generales. 2. Gastos operativos: papelera y efectos de oficina, imprenta y reproduccin, comunicacin transporte, caja chica. 3. Gastos de montaje y preparacin de exposicin: embalaje, museografa, difusin y programacin de eventos. 4. Gastos de mantenimiento: todo lo referente al cuidado, limpieza y reparaciones en general de la sede. 5. Gastos de adquisicin de la coleccin. El financiamiento por su parte, representa la forma como sern previstos los recursos econmicos para cubrir los costos que determina

el presupuesto, lo que implica desde luego indicar su procedencia. Fuentes de financiamiento: 1. Subsidios provenientes del Estado: la administracin pblica formada por Ministerios, Oficina de la Presidencia de la Repblica, Empresas del Estado e Institutos Autnomos. En el caso de los museos, el CONAC es el organismo ms directo de ayuda. 2. Donaciones privadas: otorgadas por empresas u organizaciones nacionales e internacionales que preveen fondos de ayuda para proyectos culturales. 3. Ingresos propios: ingresos provenientes de actividades que el mismo museo genera, tales como conferencias, seminarios, conciertos, y otros. Ganancias obtenidas por tarifas de admisin. De la tienda del museo a travs de la venta de obras de arte, objetos decorativos, postales, diapositivas, catlogos, afiches, etc. Del alquiler de los espacios del museo para eventos varios. 4. La Sociedad de Amigos: puede ser otro medio de apoyo a la labor del museo. Estas, generalmente estn constituidas por un grupo compuesto de altas personalidades del mundo econmico, cultural y poltico, y en lo posible ajenas a la institucin que se pretende ayuda. Debe ser jurdica y administrativamente autnoma, especificando en su acta constitutiva y estatutos que no tiene fines de lucro y su papel es de apoyo al museo. La funcin primordial de una Sociedad de Amigos es la bsqueda de fondos que puedan prestar ayuda financiera al Museo; para ello es recomendable: 1. Servir de enlace entre la institucin patrocinada y el patrocinante. 2. Desarrollar una promocin y publicidad de la institucin patrocinada. 3. Establecer estrategias y actividades paralelas que sirvan para aumentar la capacidad de recaudar fondos destinados al Museo, por ejemplo: publicaciones, eventos regulares, ventas especiales, acuerdos con empresas, etc. Para desarrollar una labor dinmica y eficaz La Sociedad de Amigos debe: 1. Tener control estricto del listado de los 11 patrocinantes. 2. Mantener contacto directo y peridico con el patrocinante a travs de diferentes medios 3. Promover nuevos mtodos de acercamiento y servicios de carcter exclusivo para el patrocinante. 4. Vigilancia constante del servicio de atencin al patrocinante.

Funciones del personal del museoEl museo como institucin encargada de conocer, preservar, proteger y difundir el patrimonio del cual es guarda y custodia, debe contar con una estructura de personal capacitada y suficiente para cumplir y desarrollar las metas y objetivos definidos en su misin, as como la responsabilidad que ello significa. Las funciones del personal que trabaja en el museo debern ser ajustadas segn las caractersticas particulares de cada una de las instituciones. Es importante aclarar que nuestra intencin no es ofrecer una estructura estndar de cargos administrativos, tcnicos y/o profesionales, sino establecer una referencia general. Una misma persona puede

ejercer varias funciones dentro del museo y especialmente cuando nos referimos a museos pequeos. En el caso de museos de gran escala tenemos que ampliar y ajustar no slo el nmero de personas necesarias sino las funciones que stas ejerzan. Sin embargo, es importante resaltar que en el museo el trabajo en equipo e interdisciplinario es esencial. El personal del museo debe estar familiarizado con la historia de la institucin, sus funciones y metas, adems de conocer las leyes que protegen el patrimonio nacional, las recomendaciones nacionales e internacionales sobre la proteccin de bienes culturales, tanto muebles como inmuebles, las reglas ticas de ejercicio profesional, etc., con el objeto de cumplir su misin de proteccin del patrimonio. A continuacin, presentamos en forma resumida las funciones del personal del museo:

Direccin o Consejo Directivo: encargada de representar formal y jurdicamente la institucin. Es la responsable de las polticas rectoras de la institucin, administracin de las colecciones, coordinar los programas culturales, administracin y presupuesto, recursos humanos y servicios del museo. Establece las normas contractuales, laborales, convenios interinstitucionales y otros. Administracin: planifica y supervisa los actos administrativos de cada rea del museo. Esta funcin la ejecuta estableciendo un presupuesto anual para el desarrollo de las actividades planificadas; recomienda normas de control financiero. Investigacin: responsable directo del estudio e interpretacin cientfica del patrimonio, tangible e intangible, perteneciente al museo. Recomienda la incorporacin, autenticacin e intervencin de la coleccin(es). El trmino curadura es usualmente empleado para hacer referencia a la funcin descrita. Museologa: responsable de comunicar los contenidos de las investigaciones y coordinar las acciones entre la(s) coleccin(es) y exposicin(es). Debe conocer los sistemas de investigacin, conservacin, educacin, organizacin y sus relaciones con el medio fsico segn el tipo y naturaleza del museo. Educacin: es el rea de la museologa que formula y ejecuta la poltica educativa de la institucin. Interpreta las exposiciones para el pblico a travs de paneles didcticos, guas de estudio, audiovisuales, etc. Supervisa y organiza las visitas guiadas del museo y establece las pautas para las guas docentes. Debe conocer tcnicas de enseanza. Propone actividades o eventos que complementen las exposiciones. Registro e inventario: responsable del control, registro e inventario, tanto documental como fotogrfico de las colecciones. Se ocupa de los trmites de seguro, prstamos, depsitos, custodia y control de salida y entrada de objetos de la sede del museo. Conservacin: responsable de ejecutar las acciones relacionadas con las condiciones fsicas y ambientales de las colecciones del museo. Debe manejar los procedimientos tcnicos que garanticen la integridad fsica de los bienes culturales.

Museografa: responsable del concepto, diseo y montaje de las exposiciones utilizando mtodos y tcnicas adecuadas a los propsitos del museo y de todas sus reas de trabajo. Biblioteca y/o Centro de documentacin: responsable de coleccionar, preservar y administrar todo el material documental bibliogrfico y no bibliogrfico del museo. Debe garantizar el servicio adecuado a los investigadores, estudiantes y pblico en general. Servicios generales: responsable de todas las actividades relacionadas con el mantenimiento, limpieza y resguardo de la sede del museo. Inspecciona los trabajos de instalacin y operativos de los equipos del museo.

II La Proyeccin MusesticaMuseo y Pblico La proyeccin musestica abarca la promocin y difusin del museo a partir de la conceptualizacin, planificacin, ejecucin y evaluacin de las exposiciones, programas educativos, publicaciones y actividades de extensin, as como lo que respecta a la proyeccin de la investigacin en el museo. De la proyeccin del museo depende la motivacin y estmulo del pblico para el conocimiento, acceso y disfrute de exposiciones, publicaciones, eventos y dems servicios que preste el museo a la sociedad. En nuestro pas, son pocos los museos e estn preparados tanto tcnica como administrativamente para asumir retos educativos, de investigacin y de difusin. En muchos casos, no disponen de los recursos econmicos suficientes para contratar personal especializado, tanto para las tareas de investigacin como de educacin, que permita la produccin de exposiciones y publicaciones de buen nivel, la coordinacin de actividades expositivas de carcter didctico, el desarrollo de proyectos de investigacin sistemticos, entre otros. Todo esto aunado a la poca formacin y conocimiento que se tiene del trabajo museolgico. En este papel de trabajo, trataremos algunos aspectos importantes que podran ser tomados en cuenta, por cada uno de los museos, para llevar adelante las actividades de educacin, investigacin, difusin y extensin. Pblico Uno de los retos ms importantes del museo es atraer el mayor nmero de personas a travs de la organizacin de exposiciones y de otras actividades. Conocer el pblico al cual est orientada la accin del museo es un factor indispensable para la ampliacin de sus funciones y programacin de actividades de difusin.

En la mayora de los casos los museos planifican sus exposiciones y actividades con el objeto de llegar al mayor nmero de personas posibles, pero sin poseer un conocimiento claro de las caractersticas y de las expectativas de los interesados potenciales. En principio, las actividades estn dirigidas al pblico en general, sin embargo, este no constituye una unidad homognea. Se hace necesario conocer el tipo de pblico al que debe dirigirse el museo y por qu, para poder determinar la manera como se presenta la informacin, su nivel de comprensin. Es importante que cada uno de los museos maneje con precisin qu tipo de pblico es el ms asiduo. Una de las maneras de obtener esta informacin es tomando una muestra representativa de las personas que visitan el museo, de manera que se puedan realizar estudios estadsticos con el fin de establecer una tipologa del pblico, sus necesidades y exigencias. Es necesario para ello la elaboracin de instrumentos que permitan recabar la informacin necesaria. En el primero de los casos, se recomienda tomar en cuenta diferentes criterios, tales como la frecuencia de las visitas, las caractersticas principales de los visitantes (edad, estrato social, nivel de educacin, tipo de actividad que realiza, etc.); las diferentes razones por las que visita el museo (inters general o particular, turismo, cercana, para su educacin o trabajo, casualmente, etc.); cul es la actitud del pblico frente al museo, qu espera del museo, etc. Tomando como referencia algunas publicaciones, hemos clasificado el pblico segn las siguientes categoras, que pueden ser tiles para aproximarnos a su conocimiento: a) Segn su procedencia:

los vecinos al museo. los que proceden de otros lugares del mismo pas. los que vienen del extranjero.

b) Segn la edad:

nios adolescentes adultos

c)Segn el uso que dan al museo:

como complemento de la educacin formal. como cultura general y/o esparcimiento.

como complemento de actividades cientficas. d) Segn la frecuencia de la visita: Muy frecuentes. Regulares. Ocasionales.

e) Segn el nivel de educacin:

Sin educacin formal. o Con educacin formal. o especializada: investigadores, cientficos, artistas y profesionales. o estudiantil: escolar, media y universitaria. o especial: invidentes y minusvlidos.

Investigacin en el museoLa investigacin es una de las funciones fundamentales del museo ya que a partir de ella se estudia y da coherencia a las colecciones. Es importante preguntarse qu tipo de investigacin debe realizar el museo y cules son las necesidades investigativas de la institucin. El museo posee objetos y/o colecciones de gran valor cultural, cientfico e histrico, y su estudio e interpretacin debe tener como finalidad ltima el enriquecimiento cultural de los pueblos. El tipo de investigacin que realizar el museo est en relacin directa con las colecciones y disciplinas involucradas, ya que de esto depender la forma en la que se organice la documentacin y la lnea de investigacin de la institucin. La funcin de la investigacin del museo recae sobre los investigadores, los cuales son especialistas en una disciplina acadmica particular pertinente a la(s) coleccin (es) del museo. Son los responsables del ordenamiento, conocimiento, interpretacin cientfica de todos los bienes culturales pertenecientes al museo o de aquellos que se encuentren en calidad de prstamo o comodato. La investigacin indicar las pautas para el trabajo del equipo y se establecern relaciones estrechas con las reas de conservacin, registro y educacin. Las recomendaciones para las adquisiciones y autentificacin de nuevos materiales y colecciones, adems de la colaboracin en la proposicin de la temtica de la programacin expositiva, es labor de los investigadores. En la elaboracin de proyectos de investigacin y de estudios de colecciones, puede contemplarse la participacin de profesores universitarios o investigadores del rea que puedan ofrecer conocimientos y asesorar dichos proyectos, lo cual constituye una forma de establecer contactos ms estrechos con los centros acadmicos y de investigacin. Por otra parte, el aporte de los insumos para los materiales de apoyo a las exposiciones

como son los catlogos y las publicaciones (boletines y revistas) que difundan la labor cientfica del museo, es una de las funciones de la investigacin. En la mayora de los casos, algunos de estos materiales deben ser adecuados de manera de poder cumplir con su funcin educativa. El museo a travs de la figura del investigador puede establecer contactos con otros centros musesticos nacionales e internacionales que favorezcan el intercambio de publicaciones y revistas, as como el incremento en forma permanente de los fondos de la biblioteca del museo, los archivos documentales y fotogrficos, que tienen como finalidad prestar apoyo a investigadores, profesionales y universitarios. La biblioteca y el centro de documentacin deben contar con todos los materiales publicados por el museo por ser parte importante del patrimonio de la institucin, as como los materiales producidos por otros museos. En el caso de los museos regionales y locales se sugiere la recoleccin de informacin biblio-hemerogrfica acerca de los artistas y objetos producidos en la regin, que se inserte dentro de una red mayor a nivel nacional, que integre la informacin y sirva de apoyo a todas las instituciones. La biblioteca del museo debe poseer una lnea de desarrollo cnsona con las funciones de investigacin y educacin que realiza la institucin. Debe convertirse en un centro de informacin especializado en las disciplinas pertinentes al museo con servicios externos a disposicin del pblico.

Funcin educativa del museoLa educacin e interpretacin de los fenmenos culturales es una de las tareas ms importantes del museo, la cual debe estar en consonancia con sus objetivos. El museo no slo debe ofrecer actividades de informacin sino tambin de capacitacin sin olvidar que el proceso de aprendizaje en los museos debe ser informal y contener una alta medida de recreacin. Informal ya que ofrece conocimientos de una manera distinta, y que en cierta forma rompe con los mtodos tradicionales de enseanza utilizados en las escuelas e institutos de educacin formal. Por esta razn, es importante la elaboracin de programas educativos coherentes que permitan llevar adelante la funcin educativa del museo. Los programas educativos son los responsables de captar e incorporar al visitante a las actividades del museo, adems de generar y mantener el inters del pblico en el mismo. Entonces deben definirse los objetivos y metas del programa y tomarse en cuenta a quin va dirigido, cmo debe ser adaptado, etc. Estos pueden apoyarse en una variedad de medios y tcnicas como son exposiciones didcticas de carcter permanente o temporales, visitas guiadas, conferencias, cursos, pelculas, programas de entrenamiento, talleres, excursiones y eventos en general. El rea de educacin es la encargada de procesar la informacin a publicar en forma didctica a travs de paneles de apoyo en sala de exposicin, textos para guas de estudio, y en general, para materiales de informacin al pblico. El museo debe contar con,

personal capacitado que brinde asistencia al visitante; que desarrolle instrumento y evale los programas educativos del museo, con el objeto de establecer una comunicacin ms efectivas entre ste y el pblico. Programas Educativos En el caso de los programas dirigidos a nios en edad escolar y a estudiantes de bachillerato, uno de los objetivos es complementar y contribuir a elevar el nivel de educacin a travs de la cooperacin con las escuelas y otras instituciones de carcter educativo y/o cultural. Para ellos es necesario que el museo tenga conocimiento de los programas y disciplinas impartidas en las escuelas primarias y secundarias. Por otra parte, debe ofrecerse asesora, apoyo y entrenamiento a los maestros de educacin escolar y media, a travs de visitas guiadas con apoyo de material didctico, o de talleres especiales que ofrezcan informacin sobre la exposicin. En la elaboracin de programas para nios es recomendable conocer las caractersticas del desarrollo del nio para determinar qu tipo de informacin debe ser montada y cmo debe ser presentada. Es importante que la informacin sea presentada en forma simple, concreta y especialmente por las vas visual y tctil. Para las visitas guiadas, en el caso de los nios, se recomienda basarlas en preguntas que haga el nio en referencia al objeto que est viendo en el momento y a experiencias cotidianas de manera de introducirlo de una forma ms directa al proceso de conocimiento. (OTERO, R. & E. SALMERO. 1979/80). En lo que respecta a la pedagoga para adultos, ya existe un sistema de referencia establecido, es decir, el adulto no va al museo a aprender sino a reaprender. El carcter de las visitas es muy variable y mucho ms fortuito, dejando de ser obligatoria como puede ser en el caso de los escolares. Los adultos pueden tener niveles de preparacin diferentes, donde la experiencia prctica puede compensar una formacin oficial deficiente. Los grupos de adultos pueden ser ms heterogneos dado que puede variar la nacionalidad, el conocimiento de otros idiomas, experiencia profesional, etc., cuya coincidencia estar slo en el inters comn por la actividad del museo. (ZMERBERG, H. 1970). Las actividades educativas en los museos, de manera de organizar las diversas formas que puede adoptar, la hemos dividido en: a) actividades realizadas en el museo utilizando como base los materiales expuestos como pueden ser las visitas guiadas, conferencias, etc. b) actividades organizadas en el museo pero sin relacin directa con los materiales expuestos como pueden ser ciclos de pelculas, conferencias, talleres, conciertos, teatros, etc. c) actividades que se realizan fuera del museo pero basadas en los materiales expuestos como pueden ser exposiciones itinerantes, museobus, prstamo de material a las escuelas, etc. d) actividades de extensin no basadas en materiales de las colecciones y realizadas fuera del museo.

Medios de apoyo a la actividad educativa La visita guiada es uno de los medios utilizados con ms frecuencia en los museos. Su objetivo central es facilitar la relacin entre el pblico y el contenido de la exposicin, hacindola ms directa. La visita guiada debe ser definida dependiendo del tipo de visitante y de lo que se quiere mostrar y transmitir. Deben ser tomados en cuenta datos como edad, sexo, procedencia, nivel de educacin, para poder establecer el tipo de visita, la composicin del grupo, la diferencia de intereses, expectativas y experiencias. Es importante que los grupos no sean muy numerosos y el tiempo de duracin de la visita no exceda de los 45 min., aunque esto depender de la extensin, el recorrido y la interaccin producto de la motivacin entre el grupo y su gua. Es importante establecer un horario fijo para las visitas y un sistema de previa cita. Generalmente, la visita guiada es reservada casi exclusivamente a grupos de estudiantes pero es tambin usual su utilizacin con grupos de turistas y/o profesionales. A los grupos de escolares se le deben proponer actividades dirigidas de carcter exploratorio tanto educativo como recreativo que estimulen su curiosidad y creatividad. El gua es el encargado de realizar la visita a los estudiantes de los institutos educacionales. Es recomendable que el gua posea experiencia o formacin tcnica o prctica, adems de recibir capacitacin por parte del para un mayor conocimiento del contenido de las exposiciones. Las conferencias y charlas son otros medios utilizados en los museos como apoyo a la actividad educativa. La organizacin de conferencias y ciclos de charlas en el marco de las exposiciones estimula un mayor conocimiento del contenido de estas. Generalmente, esta actividad se reserva a grupos que manejan mayor informacin o a especialistas, por las caractersticas de tiempo e inters de los participantes, nivel de especializacin conferencistas, etc. Los talleres tambin constituyen medios tiles de apoyo a la actividad educativa. Pueden organizarse talleres prcticos en reas especficas de conocimiento o enfocados hacia las tcnicas empleadas en trabajos artsticos o del rea cultural en general.

Materiales impresos, audiovisuales y otrosLas publicaciones constituyen un recurso muy til de informacin y su objetivo central es dar a conocer al museo, tanto en sus colecciones como en las actividades que realiza. Pueden existir publicaciones de carcter promocionar y especializado editadas peridicamente o en el marco de las exposiciones. a) Publicaciones de carcter promocional. cuyo objetivo es invitar al pblico a participar en las actividades organizadas por el museo. Pueden ser pequeos folletos como trpticos

o dpticos, mini guas, etc. Son muy tiles al pblico en general porque all se debe ofrecer informacin acerca de las actividades generales que se realizan en el museo, las exposiciones permanentes y temporales, las caractersticas del museo y su recorrido expositivo, los horarios de atencin al pblico, las actividades colaterales como ciclos de cine, charlas, talleres, los servicios de transporte, servicios especiales a estudiantes, cursos y adems, informacin como la direccin del museo, telfonos, facilidades de estacionamiento, formas de acceso desde diferentes zonas de la ciudad o comunidad, servicios de restaurante, cafetn, etc. b) Publicaciones de carcter especializado: entre estas publicaciones tenemos los catlogos razonados los cuales deben contener informacin detallada de los objetos mencionados en ste. Se caracterizan por poseer informacin extensa y profunda sobre la coleccin o las exposiciones o muestras que se realizan. Incorpora informacin del artista y su creacin, y de los investigadores y sus aportes. Este tipo de catlogo est dirigido principalmente a un pblico de nivel universitario y a especialistas en el rea. Tambin pueden editarse catlogos de difusin como un rgano menos especializado, con un lenguaje accesible que sea til tanto al pblico de ms alto nivel como al pblico general. Las guas de estudio deben poseer informacin fundamentalmente histrica y formal con un carcter didctico. Regularmente estn dirigidas a estudiantes de bachillerato y universitarios. La informacin debe ir acompaada de una bibliografa completa y ajustada al nivel acadmico mencionado. Tambin pueden publicarse boletines informativos o revistas donde se ofrezcan avances de los trabajos de investigacin del museo o de instituciones afines, informaciones relativas a la comunidad, clubes, excursiones, noticias acerca de otros centros culturales, artculos de inters, etc. Estos boletines y revistas pueden ser coleccionabas, con ediciones peridicas mensuales, bimensuales o semestrales, que deben responder a las necesidades del museo. Como las publicaciones del museo son documentos que quedan para la historia de la institucin, es importante que todos los materiales publicados posean informacin correcta referente a los crditos institucionales, nombre del catlogo, fechas de inicio y trmino de la exposicin, nombre del artista, lugar y ao de edicin, nmero de catlogo y nmero de la exposicin dentro de la institucin, nmero de depsito legal asignado por la Biblioteca Nacional, crditos de diseo grfico, fotocomposicin, casa editorial, fotografa, montaje, etc. Otros de los recursos que pueden ser utilizados para cumplir las tareas de educacin,, informacin y difusin del museo pueden ser la televisin, la radio, el video y el cine. Las posibilidades de los medios audiovisuales son muchas, pueden ser tiles para la captacin e incorporacin de nuevo pblico al museo, la preparacin del visitante al contacto con las colecciones, como apoyo a las visitas guiadas y en la creacin de un mayor inters en el pblico a travs de una participacin ms activa.

Las tcnicas audiovisuales permiten un mayor manejo de informacin de una manera ms directa y dinmica. Pueden ser de gran ayuda en los museos pequeos que carecen de personal educativo o de guas docentes permanentes. Dependiendo de la definicin que se le d al trabajo se pueden producir audiovisuales documentales con fines didcticos y cientficos, de creacin y de difusin o propaganda. Pueden producirse materiales que ilustren la labor del museo, cundo fue creado y por qu, cules son sus metas y objetivos, etc. Como complemento a los medios audiovisuales e impresos elaborados por el museo, se puede hablar del papel de la prensa y la radio como apoyo a la labor de difusin del museo. La institucin museo puede reservar espacios fijos en la prensa y la radio local o nacional para informar sus actividades y/o comentar las exposiciones. Estos medios poseen la gran ventaja de ser sumamente accesibles al pblico en general.

Actividades de extensin a la comunidadLa comunidad es una unidad social en constante evolucin. Sus procesos culturales, diversos y plurales, se manifiestan colectiva e individualmente dentro de sus estructuras institucionales. Su modo de vida depender del grado de participacin de su poblacin y de ciertas formas de accin social derivadas de sus normas, tradiciones y valores culturales. Dentro de este mbito, el Museo puede participar en el desarrollo cultural de la comunidad desempeando una funcin integradora, la al puede ser cumplida a travs de un programa de extensin, que tendr como objetivo principal generar un proceso de animacin socio-cultural para promover la participacin y creatividad de la poblacin en el campo cultural. El Museo al ubicarse en la comunidad debe contribuir a la conservacin de su pasado y de su individualidad y, al mismo tiempo, descubrir, estudiar, preservar, defender y exaltar sus valores humanos y universales para devolverlos a la comunidad mediante actividades que han de ser provechosas para todos los sectores de su poblacin. De acuerdo con lo expuesto, el programa debe establecer un orden para su realizacin: 1. Conocer las necesidades y tradiciones culturales de la comunidad.

Establecer contactos con las instituciones y organizaciones, formales o no, para conocer las actividades que se realizan y las necesidades referidas al campo artstico, cultural y cientfico Conocer el inters de la comunidad hacia el programa ya que la participacin ser totalmente voluntaria. Conformar instancias de decisin en comunidad para la planificacin , programacin y ejecucin de actividades culturales

2. Estrategia de acercamiento a la comunidad.

Programar actividades de extensin para propiciar la participacin de la comunidad. Organizar talleres para estimular el acercamiento de la comunidad al Museo: cermica, escultura, grfica, pintura, etc. Planificar exposiciones itinerantes en los espacios de la comunidad. Realizar visitas guiadas de las exposiciones a las personas o grupos de la comunidad que asisten a los talleres.

3. Planificar y programar actividades de extensin con la comunidad.

Considerar diagnstico cultural de la comunidad. Planificar y programar las actividades sobre la base de una estrategia de participacin. Estimular las potencialidades creativas de la comunidad en el campo cultural para que formen parte del equipo de actividades de formacin y recreacin: espectculos, cursos, talleres, etc.

4. Divulgar el desarrollo del programa en la comunidad: sus alcances, cambios, etc. 5. Llevar la realizacin de actividades de extensin a los espacios de la comunidad: plazas, colegios, reas verdes, canchas deportivas, iglesias, etc. 6. De acuerdo con los objetivos del Museo la programacin de actividades debe referirse al campo cultural como:

Artes Auditivas: msica clsica, ligera, folklrica, jazz, canto coral, y otras. Artes escnicas: teatro, mimos, danza y tteres. Literatura: cuentos, poesas, dramaturgia y otras reas.

III El Registro e Inventario de ColeccionesEl control adecuado de las colecciones El presente material tiene como finalidad motivar una reflexin acerca de la importancia y funcin de los procesos de Inventario y Registro, as como ofrecer pautas tcnicas que permitan la aplicacin adecuada de stos. En este sentido, se ha procedido a revisar y evaluar diversas experiencias, procedimientos e instrumentos, tanto nacionales como internacionales, a fin de conformar una propuesta

metodolgica para el abordaje de los procesos de Inventario y Registro de colecciones musesticas, que se adecue a la realidad de nuestras instituciones y colecciones. A tales fines, se organiz una serie de normas y recomendaciones, en cuya aplicacin debe tomarse en cuenta las condiciones especficas de cada institucin y comprobar mediante la experimentacin la eficiencia de los procedimientos sugeridos. La meta es alcanzar, a partir del trabajo sistemtico y unificado que cada institucin adelante en relacin al Registro e Inventario de sus colecciones, bancos de informacin actualizados de la existencia, variedad, cantidad y estado de conservacin de todos los bienes que integran el Patrimonio Cultural Venezolano, en manos de Instituciones Culturales y afines.

Conceptos tilesDe una u otra manera, quien trabaja en museo maneja diariamente en sus labores, diferentes trminos y nociones que estn referidos al tema aqu tratado, y que en alguna medida son bastante similares. Sin embargo, para facilitar el manejo de un mismo lenguaje y garantizar la comprensin de lo expuesto, se definirn algunos conceptos claves. Bienes Muebles: Como tales se consideran todos los objetos que integrando el Patrimonio Cultural del pas, tienen como caracterstica fundamental el poder ser trasladados. Registro: Se refiere al proceso de registro de informacin que identifica aquellos bienes que identifica aquellos bienes que entran o salen de la institucin musestica. Incluye el control de las transacciones tanto de bienes propios como de bienes en trnsito temporal. Inventario: Se entiende como tal al proceso mediante el cual se ubican todos y cada uno de los bienes patrimoniales, y se registra , metdica y sistemticamente la informacin pertinente a sus caractersticas fsicas, temporales y espaciales. Fichas de Inventario: Es el instrumento en el cual se registra la existencia de un bien patrimonial, as como aquella informacin que da cuenta de sus caractersticas y significacin histrica y cultural. Documentacin: Se refiere a las actividades que tengan como finalidad registrar y conservar todas las informaciones o fuentes de informacin, referidas a las colecciones de un museo. Concierne por tanto a la acumulacin, conservacin y registro de la memoria de la institucin en todo lo referente a su coleccin.

Ingreso y egreso de obrasLa incorporacin o desincorporacin de obras al patrimonio de un museo debe estar determinado exclusivamente por razones de inters musestico. Las principales formas de

ingreso y egreso de obras pueden ser diferenciadas en dos grupos, de acuerdo con su temporalidad.

Ingresos y Egresos Defnitivos - compra - donacin - canje - reubicacin Ingresos y Egresos Transitorios - exposiciones - custodias - estudios tcnicos o investigaciones

Mencin especial debe hacerse a la recoleccin de objetos como forma de ingreso. Esta es una modalidad muy comn en aquellos museos cuyos departamentos de investigacin desarrollan trabajos de campo (antropologa, ciencias naturales, etc.). Las obras as provenientes tienen la importancia de estar respaldadas por una actividad cientfica. Cada uno de estos trmites implica una documentacin determinada, de la cual se ofrecen modelos ms adelante; sin embargo, caben algunos sealamientos de carcter general:

Toda obra que ingrese o egrese de una institucin musestica debe ser registrada o autorizada por la oficina de registro en la persona designada para ello. Por cada obra que ingrese o egrese al museo debe llenarse una planilla con sus copias, que contenga reseada toda la informacin requerida en el formulario. Todo ingreso o egreso de obras debe ser controlado con recibos numerados, los cuales archivados en la oficina de registro, sern constancias de tales movimientos de obras en el museo.

Registro de objetos como funcin del museoLas actividades de Registro e Inventario de colecciones en un museo son responsabilidad a desarrollar por la oficina de Registro. Esta se encarga de controlar la movilizacin interna y externa de piezas de la coleccin del museo y de las que ingresan transitoriamente a su sede; siendo su funcin fundamental el dar resguardo fsico y legal al patrimonio existente en la institucin. De all su importancia, pues tiene a su cargo la memoria y el control de las colecciones del museo. Debe funcionar fsicamente muy cercano a la coleccin y sus espacios son zonas restringidas al acceso del pblico, con mximas condiciones de seguridad. Tareas tpicas 1. Llevar adelante el Inventario de coleccin centralizando en una ficha individual toda la informacin referente a cada objeto. 2. Elaborar, organizar y actualizar los expedientes documentales de cada objeto de la coleccin, con informacin precisa y veraz. 3. Realizar la identificacin tcnica precisa de cada objeto que ingresa al museo, sea ingreso definitivo o temporal.

4. Organizar y actualizar los archivos referentes al trnsito de los objetos en el museo. 5. Llevar un registro de toda la informacin bsica de cada objeto que ingresa al museo, por trnsito temporal. 6. Controlar todos los ingresos y egresos de objetos o colecciones. Actividades 1. Organizacin y supervisin diaria de los depsitos. 2. Supervisin de las reas de exposicin. 3. Realizacin de trmites y elaboracin de documentos de ingreso, prstamos, salidas, plizas de seguro, etc. 4. Elaboracin y mantenimiento de listados de registro e inventario de las colecciones. 5. Elaboracin de rtulos de identificacin de obras para salas de exposicin. 6. Elaboracin de diversos trmites administrativos. Proceso de Registro de Obras En el momento en que un objeto ingresa al museo, sobre todo si pasa a formar parte de la coleccin permanente, debe contar con un Registro de Entrada, que d fe de las circunstancias del hecho. El registro se realiza en orden estrictamente consecutivo, sin importar las caractersticas formales o tipolgicas del objeto del cual se trate. Suele asentarse el trmite, o bien mediante Hojas de Registro numeradas consecutiva- mente que puedan empastarse, o directamente en un Libro de Registro dispuesto a tal fin. El Libro de Registro tiene un carcter legal y su uso est restringido al personal autorizado (responsable de registro, autoridades legales, director, contralora interna, etc.). Una vez que el objeto ha ingresado de manera definitiva a una institucin musestica, deber ser provisto de su nmero de identificacin, el cual le pertenecer de forma exclusiva y permanente. A tales efectos, el nmero asignado deber estar presente en todos los documentos referidos a esa pieza, especialmente en su ficha de registro e inventarios. Ese cdigo, que puede ser numrico o alfanumrico ser consecutivo y determinado por el orden de ingreso de los objetos a la institucin. Deber ser asociado fsicamente a cada objeto identificado, bien mediante etiquetas colgantes, nunca autoadhesivas, o bien mediante el marcaje del nmero directamente sobre el objeto. Sobre este particular existen normas de conservacin establecidas para dicho proceso, de acuerdo al tipo de material que componga la pieza. En todo caso el cdigo deber estar escrito de manera clara y sin riesgos de no ser localizado. Para ello debe aplicarse una pelcula de barniz transparente, sobre la cual se escribir con tinta el nmero respectivo. Dicha tinta deber ser de color contrastante (blanco o negro, segn sea lo conveniente a cada objeto) y de secado al instante.

La participacin de numerosas personas a lo largo de la vida de la institucin no debe influir en la calidad de ejecucin del proceso de registro, ni en el mantenimiento de la informacin resultante del inventario. Ello determina la conveniencia de implementar ciertos recursos metodolgicos que garanticen la veracidad, la exactitud y la rigurosidad necesaria en el proceso de inventario, independientemente de la posible ausencia del funcionario dedicado a tales tareas. En este sentido, es recomendable el establecimiento de instructivos y memorias escritas que orienten, en el presente y en el futuro, el uso de las planillas de registro e inventario. Los procesos de registro e inventario son una actividad permanente, requerida en la medida en que se desarrollan las funciones del museo. Estos procedimientos, por su importancia y complejidad, deben ser efectuados bajo ciertos requisitos:

por un personal adecuadamente capacitado, conocedor del proceso y cuidadoso de los detalles del procedimiento. mediante una metodologa sistemtica que sea uniforme y compartida por los responsables de la actividad. con la suficiente periodicidad que garantice su vigencia y actualidad permanente.

Informacin mnima requerida en un proceso de Registro: 1. Nombre del Museo o Institucin 2. Nmero de registro 3. Nombre del objeto 4. Clasificacin genrica 5. Descripcin e identificacin tcnica 6. Forma de ingreso 7. Fuente de ingreso 8. Fecha de ingreso 9. Historia breve del objeto.

Instrumentos de RegistroSegn sea la complejidad de funcionamiento de la institucin musestica, as ser la variedad de su documentacin administrativa. El ingreso o egreso de obras al museo siempre se iniciar mediante un procedimiento que, en trminos generales, tiene como objetivo la formalizacin del trmite. Dicho procedimiento consta de varias gestiones que deben traducirse en acciones especficas y documentos particulares. Por ser la Donacin y los Prstamos los mecanismos que ms comnmente activan los ingresos y egresos de obras en las instituciones musesticas, se har referencia de manera ms detallada a la documentacin pertinente, a fin de orientar los trmites necesarios. Trmites de ingreso por compras

oferta de adquisicin. fotografa del objeto. estimacin de representatividad del autor en la coleccin de la institucin. acta de avalo. curriculum vitae del autor. acta del Comit de Adquisiciones recomendando la transaccin. envo de recaudos a la administracin. aprobacin de parte de la contralora interna. cancelacin de pago. incorporacin de la obra al patrimonio (registro, inventario, expediente).

Documento de Compra Oferta de adquisicin Utilidad: permite un registro sistemtico de la informacin referida a las obras que se ofrecen en venta a la institucin musestica. Procedimiento: la planilla puede ser llenada por el propietario de la obra o por el personal de registro del museo. En el primero caso, la informacin debe ser verificada. Modelo de Documento de Compra: Oferta de Adquisicin Hoy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . el ciudadano . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdula de identidad N . . . . . . . . . . . . . . ...haciendo expresa su libre y espontnea voluntad, ofrece en venta al Museo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . la obra descrita a continuacin: Nombre: Autor: Tcnica: Dimensiones: Fecha de realizacin: Avalo: El precio de venta de la obra mencionada ha sido estimado en . . . . . . . ......................................................... ......................................................... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .bolvares. En caso de interesarse la institucin por la oferta planteada, favor ponerse en comunicacin con: Nombre: Direccin: telfono:(Hab) (Ofic) Firma: Cdula de identidad:

Recibido por: Fecha:

Trmites de ingreso por donacin

carta de oferta de donacin (con la identificacin tcnica de la obra, avalo, procedencia, trayectoria e importancia). fotografa del objeto. estimacin de representatividad del autor en la coleccin. acta del Comit de Adquisiciones. comunicacin escrita de la resolucin al ofertante. redaccin del documento legal y protocolizacin de la donacin ante el Registro Pblico. notificacin de registro ante el Ministerio de Fomento y Contralora Interna. envo de copias de los documentos legales al donante. incorporacin- desincorporacin de la obra (registro, inventario, expediente). carta de agradecimiento al donante.

Como puede observarse, en el caso de las donaciones, adems de las gestiones formales de aceptar y recibir el objeto, deben tenerse muy en cuenta las gestiones relativas al agradecimiento formal de la donacin, as como la documentacin legal que registra el hecho. Documento de Donacin Acta de donacin Utilidad: Permite un registro sistemtico de las obras que se ofrecen en donacin a la institucin musestica. Mediante este documento se da un carcter formal al acto de entrega de tales objetos a la institucin musestica y se legaliza la transferencia de propiedad del objeto al museo. Procedimiento: Debe ser llenada por el personal de registro y se debe tener especial cuidado con la precisin y veracidad de la informacin que se registra. Se recomienda elaborar el formulario por triplicado: original y copia para la oficina de registro y copia para el donante. Todas y cada una de dichas copias deben estar debidamente firmadas y selladas por el funcionario representante del Museo y por el donante. Modelo de Documento de Donacin

Acta de donacin Hoy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . el

ciudadano . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Cdula de identidad N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . haciendo expresa su libre y espontnea voluntad, en este acto hace entrega al Museo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . en calidad de donacin perpetua, gratuita y sin restricciones de uso, la obra de su propiedad que se describe a continuacin: Nombre: Autor: Tcnica: Dimensiones: Fecha de realizacin: El ciudadano . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . en su condicin de representante del Museo, acepta la donacin efectuada y manifiesta el agradecimiento de la institucin por la deferencia del Sr . ......................................................... ...... Por el Museo: Nombre: Cdula de identidad: Fecha: Firma del Donante

Trmite de agradecimiento Carta formal donde la institucin agradece al donante el gesto de favorecer al Museo. Puede hacerse una carta modelo para todas las transacciones similares, o una carta individualizada. Documento de Agradecimiento Formalizacin de Agradecimientos Utilidad: Formaliza la gratitud de la Institucin respecto al gesto de un particular de ofrecer en obsequio un objeto de importancia para el patrimonio cultural del Museo. Procedimiento: Es llenado por personal de registro, Firmado por la mxima autoridad de la Institucin se enva a la direccin del ciudadano que haya realizado la donacin. Modelo de Documento de Agradecimiento Ciudad y Fecha Estimado Sr. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . La presente es para expresarle nuestro agradecimiento por la bondad de obsequiar al Museo la obra: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .........................................................

........................................ Este objeto ha sido integrado a nuestra coleccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . la cual se ve as enriquecida. A nombre del Museo y de su Junta Directiva, reciba Ud. nuestra gratitud por su donacin que contribuye a incrementar el Patrimonio Cultural al servicio de nuestra sociedad. Atentamente, Firma y nombre del Director

Trmites de ingreso por recoleccin

recepcin del material en la oficina de registro. elaboracin de planillas o recibos de ingreso. notificacin ante Contralora Interna. incorporacin de la obra al patrimonio (registro, inventario, expediente).

Trmites de ingreso por canje (Asignacin de obras mediante convenios entre Instituciones similares).

documento legal donde se expliquen las clusulas y motivos de la reubicacin. acta de desincorporacin de los objetos de la institucin. entrega de los objetos convenidos. notificacin a contralora interna. incorporacin de la obra al patrimonio (registro, inventario, expediente).

Tramites de egresos e ingresos transitorios

redaccin de documentos donde seexpliquen los acuerdos con la institucin o persona propietaria (deberes y derechos de la institucin receptora, duracin del acuerdo, etc.). Debe ser firmado por ambas partes entrega de la obra. elaboracin de registros, inventarios y expedientes. ingreso de la obra.

Trmites de egreso de obras por prstamos temporales Se sustenta este trmite fundamentalmente en los Convenios de Prstamo:

documento en el que se establecen clara y enfticamente las condiciones del prstamo, as como los deberes y los derechos de las partes interesadas. Asimismo son elaborados otros documentos administrativos adicionales, como son las Autorizaciones de Salida y las Actas de Entrega.

Documentos de Egreso de Obras por Prstamo Temporal. Convenio de prstamo temporal de obras Utilidad: Permite un registro sistemtico de las obras que la Institucin musestica otorga en prstamo. Igualmente, mediante este documento se da un carcter formal al acto de entrega de los objetos y se deja constancia de que el solicitante del trmite conoce y acepta las condiciones que rigen el prstamo, y por tanto se compromete a su cumplimiento. Procedimiento: Debe ser llenada por personal de registro y se debe tener especial cuidado con la precisin y veracidad de la informacin, sobre todo en lo referido a:

institucin destinataria, nombre de la exposicin, ciudad, fecha. tiempo y condiciones de prstamo. descripcin tcnica de las obras, estado de conservacin y avalo. normas de conservacin, embalaje, transporte y seguridad.

Se recomienda elaborar el formulario por triplicado: original y copia para la oficina de registro y copia para el Museo que recibe el prstamo. Todas y cada una de dichas copias deben estar debidamente firmadas y selladas por el funcionario del Museo otorgante y por el funcionario receptor de las obras. Modelo de Documento para Prstamo Temporal de Obras Convenio de Prstamo Temporal de Obras Hoy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . el ciudadano. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . en representacin del Museo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..da en prstamo al ciudadano . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . representante legal del Museo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . a los objetos que se describen a continuacin: Nombre: Autor: Tcnica: Dimensiones: Fecha de realizacin: Estado de conservacin: El valor de las obras es de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ... bolvares, y se encuentran aseguradas por la Compaa de Seguros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . mediante la pliza No . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

................. Dichos objetos sern exhibidos en la exposicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . a celebrarse en la ciudad de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . El lapso del prstamo de las obras mencionadas es de. . . . . . . . . . . . das, a partir de . . . . . . . . . . . y hasta . . . . . . . . . . . da en que sern devueltas al Museo. Las obras mencionadas han sido cedidas bajo las condiciones generales de prstamo que se especifican en documento anexo. Entrega por el Museo Nombre: Cdula de identidad: Firma: Recibe Nombre: Cdula de identidad: Firma:

Condiciones Generales de Prstamo(Deben estar enunciadas en el documento de Convenio de Prstamo Temporal de Obras).

El prestatario se compromete a asegurar las obras contra todo riesgo, desde el da en que se programa la salida de las mismas hasta tres das despus de la fecha prevista para su devolucin. El valor de la pliza no ser nunca inferior al monto que se indica en el documento. La pliza de seguro correspondiente debe estar en poder del Museo para el momento entrega. Las obras prestadas debern se