David de Francisco Marcos Msc, MBA, PMP y CSM

Notas sobre la

Gestión de

Proyectos

Máster en Informática

Universidad de Valladolid

2014-2015 Sesión 1

david.de.fco@gmail.com

www.linkedin.com/in/daviddefco

Definición y Características

de los Proyectos

Esfuerzo temporal

(principio y fin)

Para crear un servicio

/ producto / resultado

único y de valor

Mediante

elaboración

progresiva

Cuantificable y se

puede planificar

Imágen obtenida de

www.flickr.com/photos/peterhellberg/

¿Qué es un Proyecto?

Industriales

Trabajo visible

Previsible

Énfasis en ejecutar

+Estructura -Decisiones

Foco en Respuestas

Definir procesos

Jerarquía de mando

Estándares estrictos

Cantidad

Rendimiento

Minimizar costes

Conocimiento

Trabajo invisible

Cambiante

Énfasis en crear

- Estructura +Decisiones

Foco en preguntas

Comprender procesos

Autonomía

Innovación

Calidad

Aprendizaje

Maximizar valor

Imágen obtenida de www.flickr.com/photos/wingatestatearena/

Imágen obtenida de www.flickr.com/photos/flattop341/

Manufactura vs Conocimiento

¿Un Proyecto IT Cualquiera?

¿Lo Hacemos TAN Mal?

Tendencia de Resultados en Proyectos IT

% de Proyectos con Desviaciones

Fuentes: CHAOS Report 2013, PMI Pulse of Profession 2015

Factores que Influyen

Factores de Éxito

Fuentes: CHAOS Report 2013, PMI Pulse

of Profession 2015

¿Influye el Tipo de Gestión?

Parece que sí

influye….

…. si lo que

vamos a hacer

no es muy

sencillo

Fuente: Chaos Report 2011

Fuente: Chaos Report 2013

Básicos y Tendencias en

Gestión de Proyectos

Básicos

Valorar gestión de proyectos Sponsors activos y ejecutivos

Proyectos alineados Desarrollar el talento

PMO efectivo y alineado Prácticas y procesos estándares

Imágen obtenida de https://www.flickr.com/photos/payaljaggi/

Tendencias

+20% Transferencia de conocimiento efectiva

Gestión de riesgos más rigurosa

83% vs 49%

+8% Uso de prácticas ágiles

desde 2013

Procedimiento de Gestión del Éxito (Benefits Realization)

39% vs 9%

Flujo de Gestión Tradicional

Grupos de

Interés

Sponsor

Jefe de

Proyecto Requisitos

Charter

BA SME

Diseñador

SME /

Validación

Desarrollo

Pruebas

Plan de

Proyecto

Producto

Evaluación del Progreso de

un Proyecto

Earned Value Management

Metodología para medir el

rendimiento de un proyecto frente a

las referencias de:

Coste

Tiempo

Ámbito

Indica nivel progreso y permite realizar

predicciones

¿Qué es EVM?

Imagen obtenida de www.flickr.com/photos/csessums

Definiciones

Acrónimo

Término Interpretación

PV Planned Value Valor del trabajo terminado planificado

para hoy

EV Earned Value Valor a día de hoy del trabajo hecho

AC Actual Costs Costes incurridos a día de hoy

BAC Budget at Completion Presupuesto total del proyecto

EAC Estimated ar Completion Costes totales esperados al final del proyecto

ETC Estimated To Complete Coste estimado desde ahora hasta la

finalización del proyecto

VAC Variance at Completion Variación prevista sobre el presupuesto del

proyecto al final del mismo

Cálculos de Progreso

Concepto

Fórmula Interpretación

Cost Variance (CV) EV – AC <0 Estamos por debajo de presupuesto

> 0 estamos por encima del presupuesto

Schedule Variance (SV) EV – PV <0 Vamos con retraso en planificación

>0 Vamos con adelanto en planificación

Cost Performance Index

(CPI) EV / AC

ROI: Estoy obteniendo X€ de retorno de

valor por cada € gastado en el proyecto

Schedule Performance

Index (SPI) EV / PC Estamos progresando al X% de lo planificado

Cálculos de Predicción

Concepto

Fórmula Interpretación

Estimate at

Completion (EAC) BAC / CPI

¿Cuánto predecimos gastar al final del

proyecto si seguimos con este ritmo?

To Complete

Performance Index

(TCPI)

(BAC-EV) /

(BAC-AC))

¿A qué ritmo debemos trabajar desde

ahora si queremos compilr el plan?

> 0 Indica que es necesario sobreesfuerzo

Estimated to Complete

(ETC) EAC – AC

¿Cuánto dinero necesito gastar hasta el

final para terminar el proyecto?

Variance at

Completion (VAC) BAC – EAC

¿Cuál es la desviación económica esperada al

final del proyecto?

Nuestro proyecto es vallar una finca

cuadrada. El plan es empezar un lado

cuando se ha terminado el anterior. el

presupuesto es 1000€ por cada valla.

Plazo 4 días. Hoy es el fin del día 3.

Pintando una valla

Imagen obtenida de www.flickr.com/photos/atoach

Concepto Cálculo Interpretación

PV 3 * 1K€ = 3K€ Deberíamos tener trabajo por valor de 3K€ hoy (3 vallas)

EV 2*1K€ + 0,5K€= 2,5K€ Hemos completado trabajo por valor de 2,5K€ (2 ½)

AC 1K€+1,2K€+0,6K€=2,8K€ Hemos gastado 2800€ hasta ahora

BAC 4*1K€ = 4K€ Presupuesto del proyecto: 4000€

CV EV – AC = -0,3K€ Estamos 300€ por encima de lo presupuestado

CPI EV / PV = 0,893 ROI: Estamos recuperando ≈ 90 cents / € gastado

SV EV – PV = -0,5K€ Vamos con retraso sobre el calendario previsto

SPI EV / PV = 0,833 Progresamos un 83% de lo que habíamos planificado

EAC BAC / CPI = 4479€ Al ritmo actual gastaremos esto al final del proyecto

ETC EAC – AC = 1679€ Al ritmo actual necesitaré este dinero para acabar

VAC EAC – BAC = 479€ Preveemos un sobrecoste de 479€ al final del proyecto

Aplicando EMV

Escenario de Ejemplo

Un proyecto reporta un CPI de 1.2 y un SPI de 0.89:

¿Tiene algún problema que debamos resolver?

¿Qué puede haber ocurrido?

¿Cuáles son las soluciones más viables?

Sustituir al personal más caro

Notificar al cliente un retraso en el proyecto

Incorporar personal

Usar herramientas open-source

Imagen obtenida de www.flickr.com/photos/procsilas

Gestión de Riesgos 101

¿Qué es un Riesgo?

Imagenes obtenida de www.flickr.com/photos/kirbrik28, www.flickr.com/photos/neurotic_camel y www.flickr.com/photos/neurotic_camel

Cualquier situación incierta que

pueda afectar a mi proyecto…

… también positivamente

1) Identificar Riesgos

Fuentes de Riesgos

Internos

Externos

Regulaciones

Técnicos

Imprevistos (10%)

¿De Dónde Vienen?

Calendarios y fechas

Presupuestos y costes

Calidad

Alcance

Recursos

Grupos de interés

Generados Por

Cliente

Mala gestión

Falta de conocimiento

Los clientes del cliente

Proveedores

Resistencia al cambio

Aspectos culturales

¿Cómo los Identifico?

Extraer información (brainstorming, delphi, análisis de causas) A partir de un DAFO del proyecto

Plantillas de riesgos

Análisis de asunciones

Registro de Riesgos

2) Análisis Cualitativo

Impacto

Probabilidad

X

X

X

X X

X

X

X

X

X

X

Imagen obtenida de www.flickr.com/photos/neurotic_camel

Riesgos a

Cuantificar

Planificar

Respuesta

Lista de

Vigilancia

3) Análisis Cuantitativo

Análisis numérico del riesgo (más costoso)

Determina el grado de exposición a riesgos

Ayuda a definir las reservas

Valor Monetario Esperado (EMV)

EMV = Probabilidad * Impacto económico

Ejemplo: En una empresa el histórico de fracaso de proyectos es un 30% y el

impacto económico del fracaso el 65% del coste del proyecto. En el próximo

proyecto, de 500K€ de presupuesto, los analistas indican que realizando un

prototipo de 40K€ pueden lograr reducir un 20% de tasa de fracaso y un 30% el

impacto en caso de fracaso. ¿Qué hacemos?

Prototipo: 40K€

Nada: 0K€

Fallo: 24%, (0,65 * 0,8 * 500K€) impacto

No fallo: no impacto

No fallo: no impacto

Fallo: 30%, (0,65 * 500K€) impacto

EMV: 40K€ + 62,4K€ = 102,4K€

EMV: 0K€ + 97,5K€ = 97,5K€

4) Planificación de Respuestas

Evitarlo

Mitigarlo

Transferirlo

Aceptarlo

Explotarlo

Mejorarlo

Compartirlo

Aceptarlo

Riesgo Secundario

Riesgo Residual