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1 SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA

OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES

TOMO I

NOVIEMBRE 2006

Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), el día 22 de Noviembre de 2006, la cual entre en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca Interna

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE MRM-01

TÍTULO REV: PAG: FECHA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL

DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 2 22/XI/2006

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA

ELABORÓ: DIR. GRAL. DE RECURSOS MATERIALES Y SERV. GENERALES

M.C. JAIME SALAZAR SILVA

APROBÓ: OFICIAL MAYOR LAE. CARLOS PONCE

MARTÍNEZ Vo. Bo.: COMERI

ÍNDICE

HOJA

1.- MARCO JURÍDICO 2.- INTRODUCCIÓN 3.- OBJETIVO DEL MANUAL 4.- ALCANCE DEL MANUAL 5.- POLÍTICAS DE EJECUCIÓN 6.- PROCEDIMIENTOS SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES

1. ENTREGAR BIENES MUEBLES REAPROVECHABLES EN EL ALMACÉN DE BAJAS.

2. RECIBIR BIENES MUEBLES PROPUESTOS PARA BAJA.

3. ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES.

4. BAJA DE BIENES MUEBLES POR ROBO, EXTRAVÍO O SINIESTRO.

5. BAJA DE BIENES MUEBLES POR DONACIÓN.

6. BAJA DE BIENES MUEBLES POR PERMUTA O DACIÓN EN PAGO.

7. BAJA DE BIENES MUEBLES POR DESTRUCCIÓN.

8. RECIBIR, CUSTODIAR Y ENTREGAR BIENES EN ALMACÉN.

9. REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE BIENES EN ALMACÉN.

10. ACTUALIZAR BIENES MUEBLES POR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO.

11. REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES RECIBIDOS POR

CONCEPTO DE DONACIONES Y ASIGNACIONES.

12. ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL DE NECESIDADES.

13. ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y

SERVICIOS

14. ADQUIRIR BIENES Y CONTRATAR SERVICIOS MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA.

15. ADQUIRIR BIENES Y CONTRATAR SERVICIOS MEDIANTE INVITACIÓN A CUANDO

MENOS TRES PERSONAS.

16. RECEPCIÓN, CUSTODIA Y DEVOLICIÓN DE MUESTRAS PRESENTADAS POR LOS

LICITANTES

17. ACCIONES DE MEJORA ADMINISTRATIVA PARA IMPLEMENTARSE EN LA SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES 3 22/XI/2006

1. MARCO JURÍDICO

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, (Artículo 134)

(D.O.F. 05-II-1917, última reforma 14 IX 2006) LEYES • Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e Históricos.

(D.O.F. 06-V-1972, última reforma 13-I-1986)

• Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. (D.O.F. 29-XII-76, última reforma 2-VI-2006)

• Ley de Impuesto al Valor Agregado.

(D.O.F. 29-XII-1978, artículo 3°, última reforma 18-VII-2006)

• Ley General de Bienes Nacionales (D.O.F. 20-V-2004)

• Ley de Planeación.

(D.O.F. 05-I-1983, última reforma 13-VI-2003)

• Ley General de Salud. (D.O.F. 07-II-1984, última reforma 19-IX-2006)

• Ley de Asistencia Social. (D.O.F. 2-IX-2004)

• Ley Federal de las Entidades Paraestatales. (D.O.F. 14-V-1986, última reforma 21-VIII-2006).

• Ley sobre Aprobación de Tratados Internacionales en Materia Económica. (D.O.F. 02-IX-2004)

• Ley Federal sobre Metrología y Normalización. (D.O.F. 01-VII-1992, última reforma 28-VII-2006)

• Ley Federal de Procedimiento Administrativo. (D.O.F. 04-VIII-1994, última reforma 30-V-2000)

• Ley Aduanera. (D.O.F. 15-XII-1995, última reforma 2-II-2006)

• Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (DOF 30-III-2006)

• Ley Federal de Derechos (D.O.F. 31-XII-1981, última reforma 21-XII2005)

• Ley del Impuesto sobre Tenencia o Uso de Vehículos. (D.O.F. 30-XII-1980, última reforma 01-XII-2004)

• Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas (D.O.F. 04-I-2000, última reforma 7-VII-2005)





• Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. (D.O.F. 04-I-2000, última reforma 21-VIII-2006)

• Ley del Impuesto sobre la Renta.

(D.O.F. 01-I-2002, última reforma 18-VII-2006)

• Ley Federal de Instituciones de Fianzas. (D.O.F. 29-XII-1950, última reforma 18-VII-2006)

• Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público

(D.O.F.19-XII-2002, última reforma 23-II-2005)

• Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. (D.O.F. 13-III-2002, última reforma 21-VIII-2006)

• Ley General de Protección Civil

(D.O.F. 12-V-2000, última reforma 24-IV-2006)

• Ley de Ingresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda

TRATADOS

• Tratado de Libre Comercio de América del Norte. (D.O.F. 20-XII-1993)

CÓDIGOS

• Código Civil Federal.

(D.O.F. 26-V-1928, última reforma 31-XII-2004)

• Código Fiscal de la Federación. (D.O.F. 31-XII-1981, última reforma 18-VII-2006)

• Código de Comercio. (D.O.F. 7-X-1889, última reforma 6-VI-2006)

• Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal. (D.O.F. 26-V-1928, última reforma 7-VI-2006)

• Código Federal de Procedimientos Civiles. (D.O.F. 24-II-1943, última reforma 13-VI-2003)

REGLAMENTOS

• Reglamento de la Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticos e

Históricos. (D.O.F. 8-XII-1975, última reforma 5-I-1993)





Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria (D.O.F. 28-VI-2006)

• Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

(D.O.F. 17-X-2003)

• Reglamento del Código Fiscal de la Federación. (D.O.F. 29-II-1984, y sus reformas D.O.F. 21-V-2002)

• Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

(D.O.F. 26-I-1990 y sus reformas 07-IV-1995)

• Reglamento del Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales. (D.O.F. 02-IX-2004)

• Reglamento Interior de la Secretaría de la Función Pública.

(D.O.F. 27-V-2005)

• Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. (D.O.F. 20-VIII-2001)

• Reglamento de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas

(D.O.F. 20-VIII-2001) ESTATUTOS

• Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia

(D.O.F. 08-II-2006)) DECRETOS

• Decreto por el que se aprueba el Programa Sectorial denominado Programa Nacional de

Combate a la Corrupción y Fomento a la Transparencia y el Desarrollo Administrativo 2001-2006 (D.O.F. 22-IV-2002)

• Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio fiscal que corresponda.

• Decreto por el que se reforman y adicionan diversas disposiciones de la Ley de Protección Civil

para el Distrito Federal. (Gaceta Oficial del DF 23-I-2003)

ACUERDOS • Acuerdo por el que se expide el Manual de Percepciones de los Servidores Públicos de las

dependencias y entidades de la Administración Pública Federal (D.O.F. 31-V-2006)





ACUERDOS

• Lineamientos generales para la administración de almacenes de las dependencias y entidades de la administración pública federal. (D.O.F. 11-XI-2004)

PLANES Y PROGRAMAS

• Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006. (D.O.F. 30-V-2001)

• Programa Nacional de Medio Ambiente y Recursos Naturales. (D.O.F. 13-II-2002)

• Programa de Verificación Vehicular Obligatoria segundo semestre 2006 (Gaceta Oficial del DF 30-VI-06

• Programa Anual de Obras Públicas para el Ejercicio Fiscal Correspondiente. (Artículo 22 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas)

• Programa Nacional de Protección Civil 2001-2006. (D.O.F. 20-IX-2002)

DOCUMENTOS NORMATIVOS

• Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamiento de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de cualquier Naturaleza, vigente a partir del 9 de agosto de 2006 en el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

• Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas. Autorizadas por COMERI el 18 de agosto de 2004.

• Lineamientos Generales para la Aceptación y Transferencia de Donaciones y Asignaciones en el Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, acuerdo de la Junta de Gobierno número 39/ORD.05/2002 de la Octava Sesión Ordinaria celebrada el 5 de diciembre de 2002. Modificados y autorizados por COMERI el 16 de agosto de 2004.

• Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia”, acuerdo de la Junta de Gobierno número 16/ORD.17/2005 de la XVII Sesión Ordinaria celebrada el 20 de abril de 2005.

• Lineamientos sobre el Ejercicio del Presupuesto y Disposiciones de Racionalidad y Disciplina Presupuestal para El Ejercicio Fiscal que Corresponda.

• Lineamientos para la Elaboración del Anteproyecto de Presupuesto Correspondiente al próximo

Ejercicio Fiscal.

• Clasificador por Objeto del Gasto.

• Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

• Normas Oficiales Mexicanas y Normas Mexicanas, para Licitaciones Internacionales Tratados de Libre Comercio Suscritos por México que correspondan según el tipo de Adquisición.





2. INTRODUCCIÓN

El Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, dentro del marco de la

implantación de un sistema de calidad, cuenta con una nueva estructura de organización que le

permite afrontar en forma más apropiada sus responsabilidades y retos actuales, como entidad

coordinadora de los esfuerzos nacionales en materia de asistencia social.

Con el propósito de dar cumplimiento a la atribución que el Estatuto Orgánico del Sistema

Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia señala, y como resultado de los trabajos

realizados de actualización, se integró el presente Manual de Procedimientos de la Dirección de

Adquisiciones y Almacenes, unidad administrativa dependiente de la Dirección General de

Recursos Materiales y Servicios Generales, con el objeto de que el personal de todos los niveles

jerárquicos de esta Dirección identifiquen su responsabilidad.

En este sentido, es necesario que las diferentes áreas de la entidad, conozcan los alcances tanto

de tipo operativo como legal, que tiene la Dirección de Adquisiciones y Almacenes y que en su

momento, éstos sean considerados como parte de las diferentes unidades administrativas del

sistema para que los requerimientos que deseen hacer, se realicen de manera programada y

responsable.

Contiene las políticas, descripción formatos e instructivos, así como cada una de las actividades,

presentadas en forma secuencial, que lleva a cabo la Dirección de Adquisiciones y Almacenes

para el estricto cumplimiento de sus funciones.





3.- OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los procedimientos que regulen la operación de la Dirección de Adquisiciones y

Almacenes en materia de adquisición de bienes, contratación de servicios, control de

almacenes y control de inventarios, con estricto cumplimiento de la normatividad en la materia.





4. ALCANCE DEL MANUAL El presente Manual de Procedimientos es de aplicación directa a todas las áreas que integran la

Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y en general a las áreas del

Sistema Nacional DIF, que requieran de la adquisición de un bien, contratación se servicios,

almacenes, control de inventarios para el desarrollo de sus funciones operativas.





5. POLÍTICAS DE EJECUCIÓN

5.1 Es responsabilidad de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales mantener actualizado el presente Manual y sus procedimientos, a través de revisiones periódicas, y en su caso, cuando algún área de la Dirección General de Programación Organización y Presupuesto o Unidad Administrativa del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia proponga modificaciones al presente Manual, motivados por alguna mejora en el desarrollo del procedimiento modificación de normatividad o cambios en la Estructura Orgánica de la Entidad.

5.2 Para que las modificaciones al presente Manual surtan efecto, éstas deberán ser validadas por las áreas competentes y dictaminadas de manera favorable por el Comité de Mejora Regulatoria Interno y autorizadas por la Dirección General del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, cumpliendo estos requisitos, se considerará viable la incorporación de los documentos a la Normateca Interna de la Institución.

5.3 Aquellos documentos que se emitan por primera vez y los que resulten de alguna modificación, se deberán sujetar a las disposiciones vigentes para su elaboración y al procedimiento establecido para su dictamen por el Comité de Mejora Regulatoria Interno.

5.4 La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales a través de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, supervisará que los procedimientos de adquisición de bienes, contratación de servicios, almacenes y control de inventarios, se realicen con estricto apego a la Ley en la materia y demás disposiciones normativas.

5.5 Las diferentes Direcciones de Área y Jefaturas de Departamento del Sistema, coadyuvarán con las Subdirecciones de Adquisición de Bienes y de Adquisición de Servicios en la supervisión y desarrollo de los procedimientos licitatorios y en el cumplimiento de los contratos o pedidos.

5.6 La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, atenderá en tiempo y forma las requisiciones internas que envíen las diferentes Áreas del Sistema.

5.7 La Dirección de Adquisiciones y Almacenes será la responsable de cumplir en tiempo y forma con los diferentes procesos licitatorios (Licitación Pública, Invitación a cuando Menos Tres Personas y Adjudicación Directa).

5.8 La Subdirección de Almacenes, será la responsable de establecer e implementar los controles necesarios para la adecuada administración de los almacenes de la Institución y control de inventarios, así como cumplir con los periodos de levantamiento del inventario físico de los bienes que son patrimonio del DIF.

5.9 La Subdirección de Almacenes será responsable de tomar las medidas necesarias para el adecuado aprovechamiento de los espacios destinados a almacenamiento de bienes, a fin de evitar el deterioro o daño a los bienes resguardados.

5.10 La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de la Subdirección de Almacenes, informará a las áreas del Sistema Nacional DIF, que es su responsabilidad el correcto llenado de los formatos mensuales de sus existencias de bienes en sus áreas, así como informar a los Titulares de las áreas el incumplimiento en la entrega de dicha información.





5.11 La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a través de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes y de la Subdirección de Almacenes, deberá remitir a los Titulares de las áreas del Organismo, la información recabada en los formatos de existencia de bienes en sus áreas, a fin de que tomen las medidas pertinentes para evitar el acumulamiento de bienes de no utilidad.

5.12 La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, en coordinación con la Subdirección de Almacenes, después de conocer el estado de los bienes obsoletos o de nulo movimiento, determinarán el procedimiento para su Baja, de conformidad con la normatividad vigente.

5.13 Será responsabilidad de las Coordinaciones Administrativas o Jefaturas de Departamento de Apoyo Administrativo, informar a la Subdirección de Almacenes mediante oficio, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes, sobre los consumos y existencias del mes anterior, de los bienes que tengan sus stocks de artículos de consumo, relacionando los artículos por clave de los mismos.

5.14 La Dirección de Adquisiciones y Almacenes a través de la Subdirección de Almacenes, solicitará en los meses de mayo y noviembre de cada año a la Dirección de Administración Patrimonial, un Dictamen de No Utilidad de los bienes que por su antigüedad o estado físico ya no son útiles a ninguna de las áreas del SNDIF y, por lo tanto, se consideran obsoletos o de lento, o nulo movimiento, a fin de determinar su destino final.

5.15 La Subdirección de Almacenes en coordinación con los Jefes de Departamento de Operación de Almacenes, Jefe de Departamento de Control de Inventarios y Jefe de Departamento de Supervisión de Almacenes, serán los responsables de la supervisión en la administración y operación de los almacenes y control de inventarios, verificando que sus operaciones y actividades se realicen con apego en la normatividad vigente en la materia.

5.16 Será responsabilidad de los Directores de área autorizar mediante oficio al o los servidores públicos designados por la Coordinación Administrativa o de Apoyo Administrativo para retirar los bienes en Almacén Central.

5.17 Los Directores de Área o personal técnico designado por ellos, deberán acudir cuando la Subdirección de Almacenes lo requiera, para la recepción de los bienes en almacén (equipos médicos o técnicos especializados), para garantizar que éstos presenten las características establecidas en las especificaciones técnicas asentadas en el pedido fincado y firmar de conformidad en los formatos establecidos en el Procedimiento para la recepción, custodia y entrega de bienes en almacén.

5.18 Serán responsables los Directores de Área de designar a una persona con el conocimiento,

en el manejo y funcionamiento de los bienes solicitados y autorizados en el programa anual de adquisiciones o requisición interna, suficiente para recibirlos, en particular, cuando éstos por sus características y requerimientos de instalación especial, no puedan ser inspeccionados en el almacén.

5.19 Serán responsables los Directos los Directores de Área, de recibir directamente bienes en

el área a su cargo de algún proveedor, por pedidos adjudicados a través de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, y de enviar la factura a dicha Dirección debidamente requisitada, como se establece en el Procedimiento para la Recepción, custodia y entrega de bienes en almacén





5.20 Serán responsables los Directores de Área de solicitar la autorización de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, para devolver al almacén los bienes adquiridos en el ejercicio fiscal vigente, previa presentación de la justificación correspondiente.

5.21 La Subdirección de Almacenes no aceptará, devoluciones por parte de las áreas usuarias, de los bienes adquiridos para el ejercicio en vigencia, sin la autorización de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

5.22 Serán responsables los Jefes de Departamento Administrativos o de Apoyo Administrativo, de llevar un registro que contendrá los datos relativos al registro individual de los bienes de activo fijo inventariable, así como los datos del servidor público responsable del resguardo, por quien deberá estar firmado.

5.23 Serán responsables los Jefes de Departamento Administrativos o de Apoyo Administrativo de mantener actualizados los resguardos de bienes muebles asignados a ellos, y de informar a la Subdirección de Almacenes de cualquier cambio o modificación de estatus de los bienes bajo su responsabilidad, enviando para ello el resguardo correspondiente.

5.24 La Dirección de Finanzas será responsable de la guarda y custodia de la documentación original que ampare la propiedad de los bienes y registro contable correspondiente.

5.25 EL Jefe del Departamento de Control de Inventarios verificará periódicamente que los registros de los movimientos de inventario coincidan con los movimientos contables.

5.26 La Subdirección de Almacenes deberá elaborar los formatos que sean necesarios para optimizar la funcionalidad de los almacenes, y los dará a conocer a las áreas del Sistema Nacional DIF para que éstas cuenten con los elementos necesarios para la elaboración y presentación en tiempo y forma de la información requerida; a su vez, supervisará que los formatos recibidos por parte de las áreas del Sistema estén adecuadamente requisitados.

5.27 La Subdirección de Almacenes deberá supervisar el oportuno registro de las entradas y salidas de bienes en el Almacén, debiendo informar mensualmente a través de los reportes de acciones de mejora; así como justificar cuando los registros no se elaboren oportunamente.

5.28 La Subdirección de Almacenes comunicará por correo electrónico a las áreas del Sistema Nacional DIF que solicitaron bienes a través del Programa Anual de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios (PAAAS) y Requisición Interna, que cuentan con un plazo de 15 días hábiles a partir de la fecha de notificación para recogerlos en el almacén. Pasado dicho periodo, se cancelará el vale de salida respectivo y se dará entrada al almacén como bienes de stock, procediéndose a su difusión vía correo electrónico a todo el Sistema Nacional DIF para que cualquier área pueda solicitarlos. Siendo responsable de su adquisición el área requirente o solicitante de los bienes.

5.29 La Subdirección de Almacenes comunicará por única ocasión y por correo electrónico a las áreas del Sistema Nacional DIF que los bienes de consumo de informática que solicitaron, se encuentran en los almacenes de la Subdirección y que solamente cuentan con un plazo de 5 días hábiles a partir de la fecha de confirmación de su aceptación para recogerlos. Pasado dicho periodo, se cancelará el vale de salida respectivo y se registrará nuevamente al stock del almacén; en caso de requerir los bienes informáticos, se tendrá que reiniciar el trámite.





5.30 La Subdirección de Almacenes supervisará que los Jefes de Departamento de Operación de Almacenes y de Control de Inventarios, llenen adecuadamente el formato de “Reporte de Rechazos de Bienes”.

5.31 La Subdirección de Almacenes supervisará que las facturas que soportan la recepción de

los bienes en los almacenes del DIF, contengan nombre completo del servidor público autorizado, número de credencial, firma, fecha y sello del almacén.

5.32 La Subdirección de Almacenes deberá contar con los registros necesarios que permitan

verificar que cada persona que retire bienes del almacén esté debidamente autorizada, debiendo contar con el oficio correspondiente, firmado por el servidor público con nivel mínimo de Jefe de Departamento de Apoyo Administrativo, Coordinador Administrativo o Titular del Área.

5.33 La Subdirección de Almacenes deberá supervisar permanentemente que los vales de salida

se encuentren debidamente requisitados. Conteniendo: fecha, nombre completo, número de credencial y firma del servidor público autorizado por el Jefe de Departamento de Apoyo Administrativo, Coordinador Administrativo o Titular del área, para la recepción de los bienes del almacén, así como registrar los mismos datos correspondientes del servidor público que los entrega.

5.34 La Subdirección de Almacenes, una vez que haya cotejado, recibido y entregado los bienes

de pedidos, deberá devolver por oficio a la Subdirección de Adquisición de Bienes, las muestras entregadas por los proveedores.

5.35 La Subdirección de Almacenes realizará una revisión mensual de los bienes almacenados

en sus bodegas para determinar los que están obsoletos o de lento movimiento e informar a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, de acuerdo con las siguientes definiciones:

BIENES DE LENTO MOVIMIENTO.- Son aquellos bienes de stock que su movimiento en el almacén en un periodo de seis meses a partir de su recepción o devolución, no fue mayor de un 20% de su saldo.

BIENES OBSOLETOS O DE NULO MOVIMIENTO.-Son todos aquellos bienes que no tengan movimiento en un periodo de mas de seis meses a partir de su recepción o devolución; o que por su naturaleza hallan dejado de ser útiles al Sistema.

5.36 La Subdirección de Almacenes, una vez que obtenga el Dictamen de No Utilidad deberá de

separar los bienes dictaminados y trasladarlos al almacén de bajas para determinar su destino final.

5.37 La Subdirección de Almacenes, deberá realizar en los meses de marzo y agosto un

inventario de las muestras que tiene bajo su resguardo, informando el resultado a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, para que en conjunto con la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, determinen el destino final de dichos bienes.

5.38 La Subdirección de Almacenes a través de los jefes de Departamento de Control de

Inventarios y de Operación de Almacenes, en el ámbito de sus respectivas competencias, serán responsables de entregar a las áreas correspondientes el total de los bienes solicitados, autorizados y recibidos del Programa Anual de Adquisiciones y de requisiciones internas, previa firma autorizada de recepción de conformidad del área correspondiente.





5.39 El Subdirector de Almacenes a través de los Jefes de Departamento Control de Inventarios y de Supervisión de Almacenes y de Operación de Almacenes, verificará mensualmente y de manera aleatoria, las existencias físicas de bienes en las bodegas del almacén y sus resultados deberá compararlos contra registros, a fin de solicitar a los responsables la aclaración de las diferencias detectadas.

5.40 El Subdirector de Almacenes será responsable de realizar un inventario físico total cuando

menos una vez al año y programarlos para el cierre del ejerció presupuestal.

5.41 El Subdirector de Almacenes a través del Jefe de Departamento de Control de Inventarios, Incluirán como sujetos a registro, todos los bienes muebles registrados en el Capitulo 5000 “Bienes Muebles e Inmuebles”, así como llevar a cabo los actos de administración relacionados con los mismos, de acuerdo a sus características y necesidades de control.

5.42 El jefe del Departamento de Control de Inventarios será responsable de asignar un número

de inventario a los bienes correspondientes al activo fijo, el cual estará integrado de la siguiente manera: las Siglas de la Entidad, Subcuenta, Determinante, Número Consecutivo.

5.43 El Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales será el único facultado

para de determinar el valor de los bienes muebles que carezcan de valor de adquisición, ello para fines administrativos de inventario, con apego a la normatividad en la materia, considerando el valor de otros bienes con características similares, o en su defecto que se obtenga a través de otros mecanismos que juzgue pertinentes.

5.44 El Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, será responsable de

elaborar e implementar los mecanismos necesarios que tiendan a la simplificación administrativa y racionalización de las estructuras, que permitan optimizar los recursos para llevar a cabo sus operaciones, así como las medidas relativas a racionalizar el uso y aprovechamiento de los bienes muebles.

5.45 El Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales a través de la Dirección

de Adquisiciones y la Subdirección de Almacenes serán los responsables de la elaboración del Programa Anual de Enajenación para presentarlo al Comité de Bienes Muebles y a la H. Junta de Gobierno para su aprobación.


OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES

PROCEDIMIENTO PARA:

ENTREGAR BIENES MUEBLES REAPROVECHABLES DEL ALMACÉN DE BAJAS

NOVIEMBRE 2006


SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE PRM-01

TÍTULO REV: PAG: FECHA: PROCEDIMIENTO PARA:

ENTREGAR BIENES MUEBLES REAPROVECHABLES DEL ALMACÉN DE BAJAS 2 22/XI/2006


ELABORÓ: DIR. GRAL. DE RECURSOS

MATERIALES Y SERV. GENERALES M.C. JAIME SALAZAR SILVA


MARTÌNEZ Vo. Bo.: COMERI

ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES

4. RESPONSABILIDAD/AUTORIDAD

5. DIAGRAMA DE FLUJO

6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

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TITULO REV: PAG: FECHA

SISTEMA NACIONAL PARA

EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA

PROCEDIMIENTO PARA: ENTREGAR BIENES MUEBLES REAPROVECHABLES DEL

ALMACÉN DE BAJAS 3 22/XI/2006

1. OBJETIVO

Proporcionar a las áreas solicitantes de bienes muebles, de los bienes que se reciben en el Almacén de Bajas y que por sus condiciones físicas pueden ser reaprovechados para el uso por el que fueron adquiridos.







2. ALCANCE

Aplica a la Subdirección de Almacenes, Departamento de Control de Inventarios y las demás Áreas del Sistema Nacional para el Desarrollo de la Familia, que requieren de algún bien de activo fijo reaprovechable que se encuentre en el Almacén de bajas.







3. DEFINICIONES

3.1. Activo Fijo (Permanente): Las propiedades, los bienes materiales que en curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo periódico, permanente o semi-permanente, en la producción o en la fabricación de artículos para venta o a la prestación de servicios a la propia entidad, a su clientela o al público en general. Eventualmente, tales bienes pueden ser vendidos o dados de baja ya sea por que se considera que no son útiles, porque sean remplazados por nuevas instalaciones o por otras causas similares a las expuestas.

3.2. Bienes Muebles: Son mercancías cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaría, automóviles, etc.

3.3. Bienes Instrumentales: Los considerados implementos o medios para el desarrollo de las actividades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

3.4. Bienes Reaprovechables: Son todos aquellos bienes que corresponden al activo fijo y que se ubican en el Almacén de Bajas y que por sus condiciones y estado físico, fueron dictaminados en Buen Estado o Susceptibles de Reparación, los cuales pueden ser reasignados a cualquier área del Sistema Nacional DIF que los requiera para su uso.

3.5. Formato “Control de Salida de Material o Equipo”: Es el documento mediante el cual, se autoriza la salida a los bienes reaprovechables del Almacén de Bajas, así como sustentar la entrega de los mismos al área que los solicitó.







4. RESPONSABILIDAD / AUTORIDAD

4.1. SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES

- Autorizar el formato “Control de Salida de Material o Equipo” de los bienes reaprovechables que se entregan a las áreas solicitantes.

4.2. DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS

- Coordinar y supervisar la entrega a las áreas solicitantes de los bienes reaprovechables.

- Autorizar el formato “Control de Salida de Material o Equipo” de los bienes reaprovechables que se entregan a las áreas solicitantes.

- Llevar el control de la entrada y salida de los bienes del Almacén de Bajas.







1.1 RECIBE DE ÁREAS O COORD. ADMVAS. O DEPT OS. DE APOYO

ADMVO. SOLICITUD DE BIENES DE ACT IVO FIJO

REAPROVECHABLES SE ENT ERA Y T URNA AL

DEPT O. DE CONTROL DE INVENT ARIOS

I N I C I O

DOCUMENTOSJEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS

SUBDIRECTOR DE ALMACENES

2.1 VERIFICA SI TIENE EN EXISTENCIA

BIENES SOLICITADOS EN ALMACÉN DE

BAJAS

2.3 COMUNICA DISPONIBILIDAD DE

BIENES A ÁREA A FIN DE QUE VERIFIQUEN

FÍSICAMENT E SI CUBREN SUS NECESIDADES

2.2 INFORMA CON OFICIO A ÁREA

SOLICITANT E QUE NO CUENTA CON LOS

BIENES SOLICITADOS

SOLICITUD DE BIENES

OFICIO

¿TIENE LOS BIENES

SOLICITADOS?

2.4 REGRESA A ACTIVIDAD 2.2

¿CUBREN SUS

NECESIDADES?

2.5 EL RESPONSABLE DEL

ALMACÉN REQUISITA FORMATO, VERIFICA

BIENES PLAQUEADOS, LOS

ENTREGA AL ÁREA Y OBTIENE DAT OS

2.6 ENVÍA COPIA DE FORMATO A LA

COORD. ADMVA. DEL ÁREA SOLICITANT E PARA ELABORAR

RESGUARDO

2.7 EFECT UADA LA ENTREGA DE LOS

BIENES TURNA COPIA DE FORMATO DE

SALIDA DE MAT ERIAL AL RESPONSABLE

D/SIST EMA MESTRO P/ACTUALIZACIÓN

FIN

NO SI

NO SI

1.1, 2.1

2.2

FORMATO "CONTROL DE SALIDA DE MATERIAL O EQUIPO"

2.5, 2.6, 2.7

FIN







RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECTOR DE ALMACENES 1.1 Recibe de las diversas áreas o Coordinadores Administrativos o

Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo del Sistema, solicitud de bienes de activo fijo reaprovechables, se entera y turna de forma económica y de inmediato al Departamento de Control de Inventarios para que verifique existencias.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS

2.1 Verifica de uno a dos días si tiene en existencia los bienes solicitados en el Almacén de Bajas.

2.2

¿TIENE LOS BIENES SOLICITADOS? NO:

Informa de uno a cuatro días al área solicitante mediante oficio que no se cuentan con los bienes solicitados, recaba acuse y archiva.

FIN

2.3

SI:

Comunica vía telefónica la disponibilidad de bienes al área solicitante, a fin de que los verifiquen físicamente si cubren sus necesidades.

2.4

¿CUBREN SUS NECESIDADES?

NO: Regresa a la actividad 2.2.

2.5

SI: El Responsable del Almacén de Bajas, requisita el formato “Control de Salida de Material o Equipo”, asentando el área y Centro de Costo al que se asignará el o los bienes solicitados, asimismo, verifica que los bienes estén plaqueados, etiquetados o vibrograbados, los prepara y procede a la entrega de los mismos al área requirente, obteniendo fecha, nombre, firma y No. de credencial de quien recibe los bienes; así como del servidor que entrega y obtiene la autorización del Subdirector de Almacenes o del Jefe de Departamento de Control de Inventarios.

2.6 Envía copia del formato “Control de Salida de Material o

Equipo” a la Coordinación Administrativa del área solicitante, para la elaboración del resguardo correspondiente.

2.7 Turna copia del formato de Control de Salida de Material o Equipo, al responsable del Sistema Maestro de Activo Fijo, una vez efectuada la entrega de los bienes, para su actualización respectiva

FIN

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE PRM 01






7. REFERENCIAS

7.1 Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada, emitidas el 30 de diciembre de 2004 en el Diario Oficial de la Federación.

7.2 Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia”, acuerdo de la Junta de Gobierno número 16/ORD.17/2005 de la XVII Sesión Ordinaria celebrada el 20 de abril de 2005.



PROCEDIMIENTO PARA:

RECIBIR BIENES MUEBLES PROPUESTOS PARA BAJA

NOVIEMBRE 2006



TITULO REV: PAG: FECHA PROCEDIMIENTO PARA:

RECIBIR BIENES MUEBLES PROPUESTOS PARA BAJA 2 22/XI/2006 SISTEMA NACIONAL PARA

EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA ELABORÓ: DIR. GRAL. DE RECURSOS




ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3

4

5

6

7

8

9





PROCEDIMIENTO PARA: RECIBIR BIENES MUEBLES PROPUESTOS PARA BAJA 3 22/XI/2006

1. OBJETIVO

Recibir y controlar en el Almacén de Bajas los bienes de activo fijo propuestos para baja, conforme al Dictamen de No Utilidad correspondiente emitido por la Dirección de Administración Patrimonial.






2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Subdirección de Almacenes, a la Subdirección de Obras y Conservación, al Departamento de Control de Inventarios y a las demás Áreas del Sistema Nacional para el Desarrollo de la Familia que requieran dar de baja bienes que consideren ya no son de utilidad.






3. DEFINICIONES

3.1. Activo Fijo (Permanente): Las propiedades, los bienes materiales que en curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo periódico, permanente o semi-permanente, en la producción o en la fabricación de artículos para venta o a la prestación de servicios a la propia entidad, a su clientela o al público en general. Eventualmente, tales bienes pueden ser vendidos o dados de baja ya sea por que se considera que no son útiles, porque sean remplazados por nuevas instalaciones o por otras causas similares a las expuestas

3.2. Bienes Muebles: Son mercancías cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser

trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaría, automóviles, etc.

3.3. Bienes Instrumentales: Los considerados implementos o medios para el desarrollo de las

actividades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

3.4. Dictamen de No Utilidad: El documento en el que se describe el bien y se acreditan las causas de

no utilidad por las que fueron propuestos para baja.







4.1. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES - Autorizar el Dictamen de No Utilidad y la propuesta de destino final de los bienes propuestos

para baja por las diferentes áreas que lo soliciten, en apego a la Normatividad para la Elaboración del Dictamen de No Utilidad de los Bienes que son del Patrimonio del SNDIF, emitidas en enero de 2004.


- Verificar que la recepción de los bienes propuestos para baja, se realice en apego a las condiciones físicas de los bienes establecidas en el Dictamen de No Utilidad.

4.3. SUBDIRECCIÓN DE OBRAS Y CONSERVACIÓN

- Elaborar el Dictamen de No Utilidad de los bienes propuestos para baja por las diferentes áreas que lo soliciten, y presentarlo para su autorización a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

- Evaluar las condiciones físicas y operativas de los bienes muebles de activo fijo que son

propuestos para baja.


- Coordinar y supervisar que la recepción de los bienes propuestos para baja, se realice en apego a las condiciones físicas de los bienes establecidas en el Dictamen de No Utilidad.

- Llevar el control y clasificación de la entrada de bienes al Almacén de Bajas.

4.5. DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN PATRIMONIAL

- Será la responsable de la elaboración del Dictamen de No Utilidad.






1.1 RECIBE DE COORD. ADMVAS.O DEPT OS DE

APOYO ADMVO. SOLICITUD DE BAJA DE BIENES DE ACT IVO FIJO NO ÚTILES, RELACIÓN Y DICT AMEN, SE ENT ERA Y TURNA AL DEPT O. DE CT ROL. D/INVENT ARIOS

I N I C I O

DOCUMENTOSJEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS


2.1 RECIBE SOLICIT D, RELACIÓN D/BIENES,

DICT AMEN Y COMUNICA A LA COORD. ADMVA.

P/FECHA Y HORA DE RECEPCIÓN DE

BIENES

2.4 SI ÁREA ENTREGA UN BIEN

NO RELACIONADO EN EL DICTAMEN, REQUISITA LA

CÉDULA DE BIENES NO RECIBIDOS

2.3 NO RECIBE LOS BIENES Y PIDE AL

ÁREAS QUE SOLICIT E A DIR. DE ADMON.

PATRIMONIAL REALICE

CORRECCIONES

OFICIO, RELACIÓN DE BIENES, DICTAMEN DE AFECTACIÓN

DICT AMEN DE AFECT ACIÓN

¿LOS BIENES CUMPLEN C/LAS CONDICIONES

QUE MENCIONA EL DICTAMEN?

2.5 LOS CLASIFICA DE ACUERDO A SU

GÉNERO, LOS CONCENTRA EN EL ALMACÉN DE BAJAS

Y TURNA COPIA A ÁREA RESPONSABLE

DE CAPTURA

NO SI

1.1, 2.1

2.2

DICTAMEN DE AFECTACIÓN, CÉDULA DE BIENES NO RECIBIDOS

2.4, 2.5

2.2 RECIBE LOS BIENES PARA BAJA LOS COTEJA CON DICT AMEN DE NO

UT ILIDAD 2.6 ACT UALIZA EL SIST EMA MAEST RO

DE ACT IVO FIJOY DETERMINA SI LOS

BIENES FUERON DICT AMINADOS

COMO DESECHO O EN BUEN EST ADO

FIN






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECTOR DE ALMACENES 1.1 Recibe de los Coordinadores Administrativos o Jefes de

Departamento de Apoyo Administrativo del Sistema, oficios de solicitud de baja de bienes de activo fijo que ya no le son útiles acompañada de la relación de bienes y el original del Dictamen de No Utilidad; analiza y turna de forma económica al Departamento de Control de Inventarios para que realice trámites correspondientes.


2.1 Recibe solicitud y relación de bienes de activo fijo y Dictamen de No Utilidad original, se comunica vía telefónica con la Coordinación Administrativa o Departamento de Apoyo Administrativo correspondiente acordando fecha y hora para la recepción de los bienes

2.2 En fecha acordada recibe de la Coordinación Administrativa o

Departamento de Apoyo Administrativo correspondiente a través del encargado del Almacén de Bajas, los bienes susceptibles de baja, los coteja con el Dictamen de No Utilidad; verifica que las condiciones en que se encuentran, sean las mismas en que fueron dictaminados, acusa de recibo en la copia del mismo dictamen.

2.3

LOS BIENES CUMPLEN CON LAS CONDICIONES QUE MENCIONA EL DICTAMEN DE NO UTILIDAD: NO: No recibe el (los) bien(es) y le pide al área que solicite a la Dirección de Administración Patrimonial realice las correcciones pertinentes y acorde al estado físico de los bienes susceptibles de baja.

2.4 En caso de que el Área no entregue algún bien relacionado en el

Dictamen de No Utilidad, requisita el formato Cedula de “Bienes No Recibidos” y lo anexa al original del Dictamen recibido.

2.5 SI: Los clasifica de acuerdo a su género y estado físico (bienes para desecho o bienes en buen estado), concentrándolos en el lugar reservado en Almacén de Bajas y turna copia de la documentación al área responsable de actualizar el Sistema Maestro de Activo Fijo, archiva en expediente el oficio de solicitud con el Dictamen de No Utilidad original.

2.6 Actualiza el Sistema Maestro de Activo Fijo de acuerdo a la

clasificación de los bienes, en la que se determina los bienes que fueron dictaminados como desecho o en buen estado, a fin de actualizar el sistema en el centro de costo 888 (En tramite de baja “Bienes en calidad de Desecho”) ó 999 (baja Transitoria “Bienes en Buen Estado o Susceptibles de Reparación”) respectivamente, descarga los registros del usuario y Centro de Costo original y lo transfiere al Centro de Costos correspondiente del Almacén de Bajas, con los datos del servidor público responsable de la custodia de los bienes.

FIN






7. REFERENCIAS

7.1 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Publicado el 8 de febrero de 2006 el Diario Oficial del la Federación.

7.2 Ley General de Bienes Nacionales, emitida el 20 de mayo de 2004 en el Diario Oficial de la Federación.



7.5 Normatividad para la Elaboración del Dictamen de No Utilidad de los Bienes que son del Patrimonio del SNDIF, emitidas en enero de 2004.



PROCEDIMIENTO PARA:

ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES

NOVIEMBRE 2006




ENAJENAR BIENES MUEBLES 2 22/XI/2006 SISTEMA NACIONAL PARA





ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3

4

5

6

8

15

25





PROCEDIMIENTO PARA: ENAJENAR BIENES MUEBLES 3 22/XI/2006

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y actividades necesarios para llevar a cabo la enajenación de bienes muebles, a través del procedimiento de Licitación Pública o Subasta; Invitación a cuando menos tres personas o Adjudicación Directa.






2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, a la Subdirección de Almacenes y al Departamento de Control de Inventarios.






3. DEFINICIONES

3.1 Almoneda: Venta pública de bienes muebles.

3.2 Activo Fijo: Las propiedades, los bienes materiales o derechos que en curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo periódico, permanente o semi-permanente, en la producción o en la fabricación de artículos para venta o a la prestación de servicios a la propia entidad, a su clientela o al público en general. Eventualmente, tales bienes pueden ser vendidos o dados de baja ya sea por que se considera que no son útiles, porque sean remplazados por nuevas instalaciones o por otras causas similares a la expuesta.

3.3 Bienes Muebles: Son mercancías cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni u forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaría, automóviles, etc. siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

3.4 Dictamen de No Utilidad: El documento en el que se describe el bien y se acreditan las causas de no utilidad.

3.5 Bienes no útiles: aquéllos: a) Cuya obsolescencia o grado de deterioro imposibilita su aprovechamiento en el servicio. b) Aún funcionales pero que ya no se requieren para la prestación del servicio. c) Que se han descompuesto y no son susceptibles de reparación. d) Que se han descompuesto y su reparación no resulta rentables. e) Que son desechos y no es posible su reaprovechamiento. f) Que no son susceptibles de aprovechamiento en el servicio por una causa distinta de las

señaladas.

3.5 Disposición final: El acto a través del cual se realiza la desincorporación patrimonial (Enajenación o Destrucción.

3.6 Desincorporación Patrimonial: La separación de Bienes del patrimonio del gobierno federal.

3.7 Desechos: Entre otros, los residuos, desperdicios y sobras de bienes.

3.8 Enajenación: La transmisión de la propiedad de un bien, como es el caso de la venta, permuta y dación en pago.

3.9 Postura Legal: Precio ofrecido por el comprador por una subasta.

3.10 Procedimientos de venta: Los de Licitación Pública, Subasta, Invitación a cuando menos tres personas y Adjudicación Directa.

3.11 Licitación Pública: Procedimiento administrativo, mediante el cual se enajena bienes que no son de utilidad para la Entidad, a través de convocatoria pública, estableciendo los mecanismos y condiciones para su participación.

3.12 Invitación a Cuando Menos Tres Personas: Procedimiento Administrativo, mediante el cual se podrán enajenar bienes, sin sujetarse al procedimiento de Licitación Pública, cuando el valor de los bienes a enajenarse no rebasen el equivalente a cuatro mil días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.

3.13 Adjudicación Directa: Procedimiento Administrativo, mediante el cual se podrá enajenar bienes, sin sujetarse al procedimiento de Licitación Pública, cuando el valor de los bienes a enajenarse no rebase el equivalente a mil días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal.







4.1. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

- Determinar los procesos de venta de los bienes propuestos para baja.

- Designar a los servidores públicos encargados de obtener el valor mínimo de los vehículos y de otros bienes para su enajenación.

- Presidir los procesos de Licitación Pública y designar al personal responsable para presidir los eventos de Invitación a cuando menos tres personas y Adjudicación Directa.

- Invitar al Órgano Interno de Control y Dirección General Jurídica y de Enlace Interinstitucional a los eventos de enajenación de bienes.

- Autorizar la documentación generada para los eventos de enajenación de bienes, que se lleve a cabo en la Entidad.

4.2. DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES - Supervisar que el desarrollo de los procesos de enajenación se lleven a cabo en estricto a pego

a la normatividad vigente.

- Determinar las fechas en que se llevarán a cabo los eventos de enajenación de bienes.

- Otorgar el Visto Bueno a la documentación generada para los eventos de enajenación de bienes, que se lleve a cabo en la Entidad.


- Realizar las gestiones administrativas, para los avalúos de los bienes que los requieran para su enajenación.

- Revisar la documentación generada, previo a la celebración del acto de enajenación de bienes que se trate y obtener el visto bueno y la autorización respectiva, para su ejecución.

- Verificar y supervisar que la documentación, el desarrollo y conclusión de los eventos de enajenación de bienes, se lleve a cabo conforme a lo establecido en la normatividad vigente en materia.

- Informar al área contable, sobre las bajas realizadas, derivadas del resultado del retiro de bienes que fueron enajenados.







- Coordinar que el procedimiento de los bienes propuestos para baja, se realice en apego a lo establecido en el Dictamen de No Utilidad.

- Llevar el control y clasificación de los bienes propuestos a enajenarse del Almacén de Bajas.

- Elaborar la documentación necesaria para llevar a cabo las enajenaciones de bienes propuestos para baja y que son propiedad de la Entidad.

- Integrar y relacionar los lotes de bienes propuestos para baja.

- Realizar la entrega de los bienes enajenados, de acuerdo a los resultados del proceso administrativo de enajenación de bienes, de conformidad a lo establecido en las bases y/o convocatoria emitida para el evento de enajenación según sea el caso.

- Proceder a efectuar las bajas en el Sistema Maestro de Activo Fijo de los bienes que fueron enajenados.

- Integrar los expedientes de las enajenaciones realizadas, para futuras consultas.






DIRECTOR GRAL. DE RECURSOS MAT. Y

SERV. GRALES.

1.1 T URNA PROGRAMA P/DEST INO FINAL DE BIENES MUEBLES A SUBDIR DE ADQ. Y

ALMACENES P/CONICIMIENT O E

INICIAR LOS PROCESOS DE ENAJENACIÓN

I N I C I O

DOCUMENTOSSUBDIRECTOR DE ALMACENES

2.1 RECIBE PROGRAMA E

INST RUYE A LA SUBDIR. DE

ALMACENES LLEVE A CABO EL

DESARROLLO DEL PROGRAMA.

PROGRAMA ANUAL DE DESTINO FINAL DE BIENES

3.1 RECIBE PROGRAMA, SE

ENTERA E INST RUYE AL DEPTO DE CTROL

DE INVENT ARIOS INTEGRE LOS LOTES

DE BIENES QUE SERÁN ENAJENADOS

1.1, 3.1

DIRECTOR DE ADQUISICIONES Y

ALMACENES

OFICIO

5.2

5.1 ELABORA OFICIO DE SOLICITUD DE AVALÚO DE LOS BIENES, CON

FIRMA DEL DGRMSG, A INST IT UCIÓN DE CRÉDIT O, O AL

INDAABIN, O A UN CORREDOR PÚBLICO.

5.2 RECIBE AVALÚOS DE LOS BIENES, TURNA

COPIA AL DEPT O. DE CT ROL. DE

INVENT ARIOS, PARA EXPEDIENTE Y

PREPARAR LOS DOCT OS. P/REALIZAR

ENAJENACIÓN.

A

B

C

AVALÚOS

5.3






4.1 INT EGRA LOS LOTES DE ACUERDO A LAS

CONDICIONES DE LOS BIENES EN EL

DICT AMEN DE NO UT ILIDAD Y ELABORA LA

RELACIÓN DE BIENES PROPUEST OS A ENAJENARSE.

DOCUMENTOS

RELACIÓN DE BIENES

AVALÚO

4.1

6.1

RELACIÓN DE VEHÍCULOS

4.4, 6.7

¿LOS BIENES SON VEHÍCULOS?

NOSI

CONVOCATORIA

6.9

JE FE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS

4.2 SI BIENES ESTÁN CONT EMPLADOS EN LA

LISTA DE PRECIOS MÍNIMOS, REALIZA EL

APROXIMADO DEL IMPORT E T OT AL DE LOS

BIENES A ENAJENARSE.

4.3 SI BIENES A ENAJENARSE NO

ESTÁN EN LA LISTA DE PRECIOS MÍNIMOS,

INFORMA AL SUBDIR. DE ALMACENES, PARA

REALIZAR LAS GEST IONES PARA

SOLICITAR AVALÚO.

CONT INÚA EN 6.2

CONT INÚA EN 5.1

A

4.4 T URNA RELACIÓN DE VEHÍCULOS A

SERVIDORES PÚBLICOS DESIGNADOS POR

DGRMSG, PARA DETERMINAR PRECIO

MÍNIMO DE LOS BIENES.CONT INÚA

EN 6.2

6.1 RECIBE COPIA DE AVALÚO DE BIENES Y

PROCEDE A INT EGRAR EL IMPORTE TOTAL DE

LOS BIENES A ENAJENARSE Y LOS

INTEGRA A SU EXPEDIENTE RESPECTIVO.

6.2 PREPARA LA PROPUEST A DE LA

DOCUMENT ACIÓN PARA DIFUNDIR Y REALIZAR

PROCESO DE ENAJENACIÓN, LA

TURNA PARA REVISIÓN AL SUBDIRECT OR DE

ALMACENES.

6.3 DET ERMINA EL PROCEDIMIENTO QUE APLICARÁ PARA SU ENAJENACIÓN, DE ACUERDO CON EL MONT O TOTAL DE

PRECIOS MÍNIMOS O DE AVALÚO DE LOS

BIENES.

6.4 PROPONE ENAJENAR LOS BIENES

POR ADJUDICACIÓN DIRECT A, CUANDO EL

IMPORT E NO SEA SUPERIOR A MIL DÍAS DE SALARIO MÍNIMO VIGENT E EN EL D.F.

6.5 PROPONE ENAJENAR LOS BIENES POR INVIT ACIÓN A T RES

PERSONAS, CUANDO EL IMPORTE LA OPERACIÓN NO

REBASE CUAT RO MIL DÍAS DE SALARIO MÍNIMO EN D.F.

6.6 PROPONE ENAJENAR LOS BIENES

POR EL PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA,

CUANDO REBASE LOS MONT OS ESTIPULADOS

EN EL PUNT O ANTERIOR.

CONT INÚA EN 16.1

CONT INÚA EN 13.1

INICIAN ACT IVIDADES PARA ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES POR LICIT ACIÓN

PÚBLICA

6.7 ELABORA OFICIO DEL DGRMSG

SOLICITANDO AL DIR. COM. SOCIAL DIFUNDA

CONVOCAT ORIA Y BASES INT ERNET O LA

PUBLIQUE EN DOF CUANDO VALOR DE

BIENES REBASE 4,000 DÍAS DE SALRIO MÍNIMO

6.8 PARALELAMENTE DIFUNDE LA

CONVOCAT ORIA COLOCÁNDOLA EN

LUGARES VISIBLES Y ACCESIBLES AL PÚBLICO DE LAS

OFICINAS DEL SIST EMA.


INVITANDO ÓIC, A DIR. GRAL. JURÍDICA PARA QUE INTERVENGAN EN

EVENTOS DE LA LICITACIÓN, ENVIÁ CONVOCAT ORIA Y

BASES.

6.10 PREVIO AL ACT O DE CELEBRACIÓN DE

LA LICITACIÓN PÚBLICA, ENTREGA EL

EXPEDIENTE AL SERVIDOR PÚBLICO QUE LO PRESIDIRÁ.CONT INÚA

EN 5.1

C

B

D

OFICIO

6.8, 6.10

EXPEDIENTE

6.11






DOCUMENTOS

EXPEDIENTE

ACTA

7.1

7.6

D

PERSONAL AUTORIZADO PARA PRESIDIR LA

LICITACIÓN PÚBLICA

7.1 RECIBE EXPEDIENTE, LO

REVISA Y VERIFICA EL AVANCE DEL

PROCESO

7.2 EN FECHA Y HORA RECIBE A

INTERESADOS PARA INSCRIPCIÓN,

SOLICITA COPIA DE RECIBO DE PAGO POR COMPRA DE

BASES, INICIA ACTO DE LICIT ACIÓN

¿EXIST EN INTERESADOS?

NO SI

7.3 SE DECLARA DESIERTA LA

LICITACIÓN, LEVANTA ACTA Y PROCEDE A ENAJENAR BIENES

MEDIANTE INVITACIÓN A T RES O

ADJUDICACIÓN DIRECT A

7.4 RECIBE SOBRES CERRADOS, EL

PRIMERO CONTIENE DOCT OS.

NORMAT IVOS Y EL SEGUNDO LA

OFERT A ECONÓMICA

7.5 REALIZA APERTURA DE SOBRES QUE

CONT IENEN LA DOCUMENT ACIÓN INFORMAT IVA Y LA

OFERT A ECONÓMICA

¿CUMPLEN CON

REQUISITOS PARA SU

REGIST RO?

NO SI

EXPEDIENTE

7.6 SE DECLARA DESIERTA LA LICITACIÓN Y

LEVANTA ACTA.

7.7 DA LECT URA A LAS PROPUEST AS E

INFORMA DE LAS QUE SE RECHAZAN

CUANDO NO CUMPLEN CON LAS

BASES

SI LAS PROPUESTAS ECONÓMICAS PRESENTADAS

FUERON MENORES AL PRECIO MÍNIMO DE VENTA EMITIDO EN

BASES:

7.8 EST ABLECE EN EL ACT A DE FALLO

QUE SE PROCEDERÁ LLEVAR A CABO EN

EL PROCESO DE SUBAST A

7.9 ENT REGA CHEQUES RECIBIDOS

QUE GARANTIZAN SERIEDAD DE

OFERT A AL REPRESENTANTE DE

DPOP

SI PRESENTÓ PROPUESTAS ECONÓMICAS

IGUALES O MAYORES AL PRECIO MÍNIMO DE

VENTA

7.10 ELABORA ACTA DE CECEPCIÓN Y

APERTURA DE OFERT AS, OBT IENE FIRMAS Y ENTREGA

COPIA A LOS PART ICIPANT ES

7.11 OBTIENE DEL SUBDIR. DE ALMACENES DICT AMEN

AUTORIZADO POR EL DRMSG QUE SIRVE

PARA FALLO

7.12 DEVUELVE CHEQUES DE

GARANT ÍA A LOS PART ICIPANT ESQUE

NO RESULTARON GANADORES.

7.14 INTEGRA EXPEDIENTE QUE

CONT IENE DOCT OS DE LICIT ACIÓN Y

TURNA AL SBUDIR DE ALMACENES.

SOBRES

7.4

FALLO

7.8, 7.13

CHEQUE

7.9, 7.12

ACTA

7.10

DICT AMEN

7.11

7.14

CONTINÚA EN 13.1 O 16.1

CONTINÚA EN 9.1

E

7.13 COMUNICA FALLO EN FECHA ESTABLECIDA Y LEVANTA ACTA

RECABA FIRMAS DE LOS ASISTENT ES,

PROCEDE A FIRMARLA Y

ENTREGA COPIA.






DOCUMENTOS

OFICIO

8.1

COMPROBANTE DE PAGO

8.2, 8.3

POST URAS

9.2

OFICIO

9.5

ACTA

9.10, 9.11

EXPEDIENTE

9.12


8.1 ELABORA OFICIO DEL DIR. DE

ADQUISICIONES, ADJUNTA LA DOCTOS

PARA COBRO DE BIENES

ENAJENADOS, TURNA AL DIR. DE

FINANZAS.

E

8.2 RECIBE DE LICITANT ES LOS

COMPROBANTES DE PAGO Y PROCEDE A

REALIZAR LA ENTREGA DE LOS

BIENES ENAJENADOS.

TRAT ÁNDOSE DE DESECHOS

ALIMENTICIOS, PAPEL ARCHIVO,

PAPEL PERIÓDICO, ET C. SE ELABORA EL CONT RATOPOR DIR.

GRAL. JURÍDICA.

8.3 T URNA COPIA DE COMPROBANTES DE PAGO AL DEPT .O DE CT ROL. DE INVENT. PARA CANCELAR REGIST ROS DE

BIENES ENAJENADOS EN

SMAF.

TERMINAN ACTIVIDADES PARA ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES POR LICITACIÓN

PÚBLICA

INICIAN ACT IVIDADES PARA ENAJENAR BIENES MUEBLES

POR SUBASTA

9.1 VERIFICA QUE LAS PERSONAS QUE ADQUIRIERON LAS

BASES ESTÉN PRESENTES.

9.2 RECIBE POST URAS DE

OFERT A, VERIFICA NOMBRE Y DOMICILIO

DEL POST OR, CANT IDAD QUE

OFRECE POR LOS BIENES,Y SU FIRMA

AUTÓGRAFA.

9.3 INICIA ALMONEDA, REVISA

PROPUEST AS, VERIFICA QUE

CANT IDAD CUBRA DOS TERCERAS

PART ES DEL VALOR Y SEA CONSIDERADA

"POSTURA LEGAL",

¿SE PRESENTAN POST URALS LEGALES?

NO SI

9.4 REALIZA UNA SEGUNDA,

DEDUCIENDO EN ÉSTA UN DIEZ POR

CIENTO DE LA "POSTURA LEGAL"

ANTERIOR.CONTINÚA

EN 10.5

9.5 SÍ NO SE PRESENTAN

POST URAS LEGALES, DECLARA DESIERT A LA SUBASTA, T URNA EXP. A SUBDIR. DE ALMACENES PARA ENAJENAR BIENES

POR OT RO PROCESO

9.6 DA LECT URA A POST URAS

ACEPTADAS, DE SER VARIAS, DECLARA

PREFERENTE LA DE MAYOR IMPORTE; SU

HAY EMPATE, CELEBRA SORT EO

POR INSACULACIÓN.

CONTINÚA EN 13.1 O 16.1

9.7 DECLARADO PREFERENTE UNA

POST URA, PREGUNTA A LOS

POST ORES SÍ ALGUNO DESEA

MEJORARLA EN EL PORCENTAJE.

9.8 SI UNO DE LOS POST ORES MEJORA LA OFERTA ANTES DE CINCO MINUTOS

DE HABER HECHO LA PREGUNTA,

INTERROGA A PART ICIPANT ES SÍ DESEAN PUJARLA.

9.9 SÍ DESPUÉS DE CINCO MINUT OS Y NADIE MEJORA LA

ÚLT IMA PUJA, DECLARA FINCADA

LA SUBASTA A FAVOR DEL POST OR

QUE LA HUBIERE HECHO.

9.10 ELABORA ACTA DE RECEPCIÓN,

APERTURA Y DECLARACIÓN DE FINCAMIENT O DE

SUBAST A, SEÑALA POST URAS Y PUJAS, Y DESARROLLO DEL

EVENTO.

9.11 FIRMAN ACT A LOS PART ICIPANT ES, Y SOLICITA A DGPOP DEVUELVA CHEQUES

DE GARANTÍA A PART ICIPANT ES NO

ADJUDICADOS.

9.12 TURNA EL EXPEDIENTE AL

SUBDIRECTOR DE ALMACENES, PARA QUE CONT INÚE CON

EL TRÁMITE DE ENTREGA DE LOS

BIENES.

F

PERSONAL AUTORIZADO PARA PRESIDIR LA

LICITACIÓN PÚBLICA






DOCUMENTOS

OFICIO

10.1, 10.2

EXPEDIENTE

10.3, 11.1, 12.6

BASES

12.1

OFICIOS

12.2, 12.3, 12.4,12.5


F


ADQUISICIONES COMUNICANDO AL

DIR. DE FINANZAS, LA SUBAST A, LE

SOLICITA PROCEDA AL COBRO DE

BIENES ENAJNADOS.

10.2 RECIBE DE LA PERSONA

ADJUDICADA ORIGINAL Y COPIA

DEL COMPROBANTE DE PAGO

EFECT UADO, Y LE ENTREGA LOS

BIENES.

10.3 INST RUYE AL DEPT O. DE CTROL. DE INVENT ARIOS,

CANCELE REGISTRS DE BIENES

ENAJENADOS EN SMAF, ENVÍA DE

DOCT OS AL ÁREA CONT ABLE.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE

INVENTARIOS

11.1 RECIBE DOCUMENT OS, CANCELA LOS

REGIST ROS EN EL SIST EMA MAEST RO DE ACT IVO FIJO Y

EMIT E RELACIÓN DE BIENES DE BAJA.

TERMINAN ACTIVIDADES DE ENAJENACIÓN DE

BIENES MUEBLES POR SUBAST A

INICIAN ACT IVIDADES PARA ENAJENAR

BIENES MUEBLES POR INVITACIÓN A T RES

PERSONAS

12.1 ELABORA BASES CONFORME A

NORMAS, OBT IENE EL VO. BO. DEL DIR.

DE ADQUISICIONES Y AUTORIZACIÓN DEL

DGRMSG.

12.2 ELABORA OFICIOS DE

INVITACIÓN A POSIBLES

COMPRADORES CON FIRMA DEL DGRMSG DIST RIBUYE JUNT O

CON LAS BASES.


SOLICITANDO AL DIR. GRAL. DE COMUN. SOCIAL, DIFUNDA LAS INVITACIONES EN LA PÁGINA DE

INTERNET DEL SIST EMA.

12.4 DIFUNDE LAS INVITACIONES

COLOCÁNDOLAS EN LUGARES VISIBLES Y

ACCESIBLES AL PÚBLICO DE LAS

OFICINAS DEL SIST EMA.

12.5 ELABORA OFICIOS DEL

DGRMSG AL ÓIC, A DIR. GRAL. JURÍDICA

Y A DGPOP PARA QUE INTERVENGAN

EN LOS EVENT OS DE LA INVIT ACIÓN A

TRES PERSONAS.

12.6 PREVIO AL ACT O DE CELEBRACIÓN DE

LA INVIT ACIÓN A TRES PERSONAS,

ENTREGA EL EXPEDIENTE AL

SERVIDOR PÚBLICO QUE LO PRESIDIRÁ.

G






DOCUMENTOS

EXPEDIENTE

13.1

SOBRES

13.2

ACTA

13.3, 13.6

CHEQUES

13.5

DICT AMEN

13.7

FALLO,ACT A, CHEQUES

13.8

EXPEDIENTE

13.9, 14.3

OFICIO

14.1

PERSONAL AUTORIZADO Y DESIGNADO PARA PRESIDIR EL ACTO

G

13.1 RECIBE EXPEDIENTE, LO

REVISA Y VERIFICA EL AVANCE DEL

PROCESO.

13.2 CELEBRA RECEPCIÓN Y APERTURA DE

OFERT AS, RECIBE A INVITADOS Y REALIZA

REGIST RO, RECIBE OFERT AS EN

SOBRES Y DOCT OS. SOLICITADOS.


13.3 DECLARA DESIERTA LA

INVITACIÓN A T RES PERSONAS LEVANT A

ACTA, PROCEDE A ENAJENAR LOS

BIENES POR ADJUDICACIÓN

DIRECT A.

13.4 REALIZA APERTURA DE SOBRES QUE

CONT IENEN LA DOCT OS. NORMATIVA Y ECONÓMICA, LEE LAS PROPUEST AS, E

INFORMA DE LAS QUE SE RECHAZAN

13.5 ENTREGA LOS CHEQUES RECIBIDOS AL REPRESENT ANT E DE LA DGPOP PARA

REVISIÓN.

¿EXIST EN INTERESADOS?

NOSI

CONTINÚA EN 16.1

13.6 ELABORA EL ACTA DE RECEPCIÓN

Y APERTURA DE OFERT AS DE

INVITACIÓN A T RES PERSONAS, LA

FIRMAN LOS QUE PART ICIPAN EN EL

ACTO.

13.7 OBTIENE DEL SUBDIRECTOR DE

ALMACENES EL DICT AMEN

AUTORIZADO POR EL DGRMSG QUE SIRVE DE SUSTENTO PARA

EL FALLO.

13.8 COMUNICA FALLO, LEVANT A

ACTA, RECABA LAS FIRMAS DE LOS

ASISTENT ES, ENTREGA COPIA. LA COMUNICACIÓN DEL FALLO NO EXCEDE DE 5 DÍAS HÁBILES.

13.9 INTEGRA EXPEDIENTE QUE

CONT IENE LA DOCUMENT ACIÓN DE LA LICITACIÓN POR INVITACIÓN A T RES

PERSONAS, LO TURNA AL SUBDIR.

DE ALMACENES.


ADQUISICIONES. ADJUNTA DOCT OS

PARA COBRO DE LOS BIENES

ENAJENADOS, LO TURNA AL DIR. DE

FINANZAS.

14.2 RECIBE DE LOS LICITANT ES LOS



BIENES ENAJENADOS.

14.3 TURNA COPIA DE COMPROBANTES DE PAGO AL DEPT O. DE

CT ROL. DE INVENT ARIOS PARA REALIZAR ENT REGA

DE BIENES Y CANCELAR LOS

REGIST ROS EN SMAF

H

CONT RATO

14.2






DOCUMENTOS

EXPEDIENTE

15.1

SOBRE

16.1, 16.2

OFICIO

16.4

COMPROBANTE DE PAGO

16.5


H





16.1 CONVOCA A POSIBLES

COMPRADORES A QUE PRESENT EN EN SOBRE CERRADO SU

OFERT A DE LOS BIENES MOTIVO DE LA ADJUDICACIÓN

DIRECT A.

16.2 EN FECHA RECIBE LOS SOBRES QUE CONT IENEN LAS OFERT AS, PROCEDE

A SU APERTURA Y ANÁLISIS, Y

ADJUDICA A LA MEJOR OFERTA.

16.3 COMUNICA AL COMPRADOR QUE

RESULTÓ ADJUDICADO PARA

QUE SE PRESENTE A REALIZAR EL PAGO DE LOS BIENES Y EL

RETIRO DE LOS MISMOS.

TERMINAN ACTIVIDADES PARA LA ENAJENACIÓN

DE BIENES MUEBLES POR INVIT ACIÓN A T RES

PERSONAS

INICIAN ACT IVIDADES PARA ENAJENAR

BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN DIRECT A


ADQUISICIONES, ADJUNTA DOCT OS.

PARA PROCEDER AL COBRO DE BIENES ENAJENADOS, LO TURNA AL DIR. DE

FINANZAS.

16.5 RECIBE DE LOS LICITANT ES LOS



BIENES ENAJENADOS.

16.6 INST RUYE AL DEPT O. DE CONTROL

DE INVENT ARIOS A REALIZAR LA

CANCELACIÓN DE LOS REGIST ROS DE

LOS BIENES ENAJENADOS EN EL

SMAF.




TERMINAN ACTIVIDADES PARA LA ENAJENACIÓN

DE BIENES MUEBLES POR ADJUDICACIÓN

DIRECT A

FIN






RESPONSABLE ACT. No. Desarrollo DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

1.1 Turna el Programa Anual para el Destino Final de Bienes Muebles (autorizado por la H. Junta de Gobierno y el Comité de Bienes Muebles, en los términos de la norma vigésima primera de las Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del SNDIF, vigentes), a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para conocimiento e inicie los procesos de enajenación.

DIRECTOR DE ADQUISICIONES Y ALMACENES

2.1 Recibe el programa, se entera y lo turna a la Subdirección de Almacenes lleve a cabo el desarrollo del programa.


3.1 Recibe el programa, se entera, lo turna de manera económica y con la instrucción al Departamento de Control de Inventarios para que proceda a integrar los lotes de los bienes no útiles que serán enajenados.


4.1 Integra los lotes de acuerdo a las condiciones de los bienes asentadas en el Dictamen de No Utilidad y elabora la relación de bienes.

4.2 Si los bienes a enajenarse están contemplados en la Lista de Precios Mínimos para Desechos de Bienes Muebles que Generan las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal que publica bimestralmente la Secretaría de la Función Pública en el Diario Oficial de la Federación, realiza el aproximado del importe total de los bienes a enajenarse. Continúa en actividad 6.2

4.3 Si los bienes a enajenarse no están contemplados en la lista de precios mínimos para desechos de bienes muebles, informa al Subdirector de Almacenes, a fin de que se lleven a cabo las gestiones administrativas para solicitar el avalúo correspondiente conforme a la normatividad vigente en materia. Continúa en actividad 5.1

4.4

¿Los bienes son vehículos? Si: Turna de uno a dos días relación de vehículos a los servidores públicos designados por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, para que determinen el precio mínimo de lo bienes, conforme al procedimiento señalado en la norma vigésima quinta de las normas citadas. Continúa en actividad 6.2


5.1 Elabora oficio de solicitud de avalúo de los bienes, con firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a una Institución de Crédito, o al Instituto de Administración y Avalúos de Bienes Nacionales (INDAABIN), o a un corredor público.






RESPONSABLE ACT. No. Desarrollo 5.2 Recibe avalúos de los bienes y al día siguiente turna por oficio copia al

Departamento de Control de Inventarios, en el que instruye su incorporación al expediente respectivo y preparación de los documentos necesarios para llevar a cabo la enajenación de acuerdo al tipo de proceso programado para ello, obtiene acuse y archiva.


6.1 Recibe copia de los avalúo de los bienes, procede a integrar el importe total de los bienes a enajenarse y los integra a su expediente respectivo.

6.2

Prepara la propuesta de la documentación necesaria para difundir y llevar a cabo el proceso de enajenación y la turna de forma económica para su revisión al Subdirector de Almacenes.

6.3 Determina, después de analizar la información, el procedimiento que aplicará para su enajenación, de acuerdo con el monto total al que ascienden los precios mínimos o de avalúo de los bienes en la relación, considerando lo establecido en la norma vigésima sexta y vigésima séptima de las normas citadas:

6.4 Propone al Director de Adquisiciones y Almacenes enajenar los bienes por adjudicación directa, cuando el importe de la operación no sea superior al equivalente a mil días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal. Continúa en actividad 16.1

6.5 Propone Director de Adquisiciones y Almacenes enajenar los bienes por invitación a cuando menos tres personas, cuando el importe la operación no rebase el equivalente a cuatro mil días de salario mínimo vigente en el Distrito Federal. Continúa en actividad 12.1

6.6 Propone Director de Adquisiciones y Almacenes enajenar los bienes por el procedimiento de licitación pública, cuando se rebase los montos estipulados en el punto anterior.

6.7

Inician actividades para la enajenación de bienes muebles por medio de licitación pública

Elabora la convocatoria de uno a tres días hábiles conforme a la norma vigésima octava y las bases conforme a la norma vigésima novena de las normas citadas y obtiene el visto bueno del Director de Adquisiciones y Almacenes y por conducto de éste la firma de autorización en las mismas del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

6.8 Elabora oficio (un día) para firma del Director General de Recursos

Materiales y Servicios Generales solicitando al Director de Tecnologías de la Información se difunda la convocatoria y las bases en la página de Internet del Sistema y la publicación de la convocatoria en el Diario Oficial de la Federación cuando el valor de los bienes a licitar rebase el equivalente a cuatro mil días de salario mínimo general vigente en el Distrito Federal, obtiene firma, distribuye, recaba acuse de recibo y archiva en expediente de la licitación.






RESPONSABLE ACT. No. Desarrollo

6.9

Elabora, de uno a dos días, oficio con firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales invitando al Órgano Interno de Control, a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional para que designen un representante e intervengan en los diferentes eventos de la licitación pública, enviándoles copia de la convocatoria y de las bases, obtiene firma, distribuye, recaba acuse de recibo y archiva en expediente le licitación.

6.10 Previo al acto de celebración de la licitación pública, entrega de forma

económica el expediente al servidor público que lo presidirá.

PERSONAL AUTORIZADO Y DESIGNADO PARA PRESIDIR LA LICITACIÓN PÚBLICA

7.1

Recibe el expediente, lo revisa y verifica el avance del procedimiento.

7.2

En la fecha y hora establecidas recibe a los interesados para efectuar la inscripción en el registro correspondiente, les solicita copia del recibo de pago efectuado en la caja general del DIF, por la compra de las bases cuando éstas tengan un costo y posteriormente inicia el acto de recepción y apertura de ofertas de la licitación pública.

7.3

¿Existen interesados? No: En caso de que ninguna persona adquiera las bases, o no se registre para participar en el acto de apertura de ofertas, se declara desierta la licitación levantado el acta correspondiente. Continúa en la actividad 12.1 o 16.1, según sea el caso.

7.4

Sí: Recibe de los interesados dos sobres cerrados, el primero contiene los documentos normativos para participar, así como el cheque certificado o de caja a favor del Sistema Nacional DIF, con el que garantizan la seriedad de su oferta y que equivale al 10% del precio mínimo o de avalúo y el comprobante de pago de las bases; y el segundo contiene su oferta económica.

7.5 Realiza la apertura de los sobres que contienen la documentación

normativa y la oferta económica.

7.6

¿Cumplen con los requisitos de las bases? No: Se declara desierta la licitación levantado el acta correspondiente.

7.7 Si: Da lectura en voz alta a cada una de las propuestas presentadas e informa en el mismo acto sobre las que se rechazan cuando no cumplen alguno de los requisitos señalados en las bases, precisando las causas en cada caso.







7.8

Si las propuestas económicas presentadas fueron menores al precio mínimo de venta emitido en bases:

Establece en el acta de fallo que se procederá a llevar a cabo el proceso de subasta. Continúa en actividad 9.1

7.9

Si presentó propuestas económicas iguales o mayores al precio mínimo de venta: Entrega de uno a dos días hábiles para revisión los cheques recibidos con el que garantizan la seriedad de las ofertas y que equivale al 10% del precio mínimo o de avalúo, al representante de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto para revisión.

7.10

Elabora de uno a tres días hábiles el acta de recepción y apertura de ofertas de la licitación pública, la firma y obtiene la firma de los que participan en el acto, entregándoles copia de la misma.

7.11 Obtiene del Subdirector de Almacenes el dictamen autorizado por el

Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales que sirve de sustento para el fallo.

7.12 Devuelve mediante oficio, los cheques de garantía al los participantes

que no resultaron adjudicados, obtiene acuse de recibo y archiva.

7.13 Comunica, en acto público, el fallo en la fecha establecida en las

bases, y procede a levantar el acta correspondiente, recaba las firmas de los asistentes, procede a firmarla y entrega copia de la misma a los que en el acto intervienen. La comunicación del fallo no deberá exceder de cinco días hábiles contados a partir de la fecha en que se lleve a cabo la apertura de las ofertas, de conformidad con la norma trigésima primera de las normas citadas.

7.14 Integra expediente que contiene el total de la documentación de la

licitación y lo turna por oficio al Subdirector de Almacenes.

SUBDIRECTOR DE ALMACENES 8.1 Elabora oficio para firma del Director de Adquisiciones y Almacenes, obtiene la firma y adjunta la documentación necesaria para proceder al cobro de los bienes enajenados y lo turna al Director de Finanzas, obtiene acuse de recibo y archiva.

8.2 Recibe de los licitantes los comprobantes de pago y procede a realizar

la entrega de los bienes enajenados.

Tratándose de desechos alimenticios, papel archivo, papel periódico,

etc. Se elaborará el contrato respectivo, (elaborado por la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional).

8.3 Posterior a la entrega de los bienes, instruye y turna copia de los

comprobantes de pago al Departamento de Control de Inventarios para que realice la cancelación de los registros de los bienes enajenados en el sistema maestro de activo fijo

Terminan actividades para la enajenación de bienes muebles por medio de licitación pública






RESPONSABLE ACT. No. Desarrollo PERSONAL AUTORIZADO Y DESIGNADO PARA PRESIDIR LA LICITACIÓN PÚBLICA

9.1

Inician actividades para la enajenación de bienes muebles por medio de subasta

Verifica que las personas que adquirieron las bases estén presentes.

9.2

Recibe de los interesados las posturas de su oferta, verifica que las posturas contengan el nombre y domicilio del postor, la cantidad que ofrece por los bienes y la firma autógrafa del postor o su representante acreditado.

9.3 Inicia la subasta en primera almoneda, revisa las posturas recibidas y desecha las que no cubran la postura legal, es decir, las dos terceras partes del valor para venta fijado para la licitación.

9.4

¿Se presentan posturas legales? No: Realiza una segunda almoneda, deduciendo en ésta un diez por ciento de la “postura legal” anterior. Continúa en actividad 10.5.

9.5 Declara desierta la subasta si en la segunda almoneda no se presentan posturas legales y solicita por oficio al representante de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto devuelva los cheques de garantía que entregaron los participantes, turna expediente a la Subdirección de Almacenes para que los bienes se enajenen por invitación a cuando menos tres personas o por adjudicación directa, obtiene acuse y archiva. Continúa en actividad 12.1 o 16.1, según sea el caso.

9.6

Si: Procede a la lectura de las posturas aceptadas y de ser varias, declara preferente la de mayor importe; de presentarse el caso de un empate, celebra sorteo manual por insaculación.

9.7 Pregunta a los postores cuya postura se declaro preferente, si alguno desea mejorarla en el porcentaje o suma mínimos que haya determinado el DIF.

9.8 En caso de que alguno de los postores, mejore la oferta antes de que transcurran cinco minutos de haber hecho la pregunta, nuevamente interroga a los participantes sí desean pujarla y así sucesivamente

9.9 Sí transcurridos cinco minutos y nadie mejora la última oferta o puja, declara fincada la subasta a favor del postor que la hubiere hecho.

9.10

Elabora el acta de recepción, apertura y declaración de fincamiento de la subasta, donde señala todas y cada una de las posturas y pujas presentadas, así como el desarrollo del evento.






RESPONSABLE ACT. No. Desarrollo 9.11

Firma el acta y obtiene la de los participantes en el acto, les entrega copia e integra una en expediente junto con las posturas y solicita al representante de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto devuelva los cheques de garantía a los participantes no adjudicados.

9.12

Turna por oficio el expediente al Subdirector de Almacenes, para que continúe con el trámite de entrega de los bienes.

SUBDIRECTOR DE ALMACENES 10.1

Recibe expediente, lo archiva y elabora oficio en original y una copia, donde el Director de Adquisiciones y Almacenes comunica al Director de Finanzas, la subasta celebrada y le solicita proceda al cobro de los bienes enajenados, recaba la firma, lo envía y entrega copia a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, archiva acuses de recibo y archiva.

10.2

Recibe de la persona adjudicada original y copia del comprobante de pago efectuado, le entrega los bienes y obtiene acuse de recibo.

10.3

Instruye verbalmente al Jefe de Departamento de Control de Inventarios, realice la cancelación y baja de los registros de los bienes enajenados en el Sistema Maestro de Activo Fijo, y envíe copia del listado de bajas, del (los) recibo(s) de pago efectuado(s) y los documentos soporte al área contable.


11.1 Recibe documentos, cancela los registros en el sistema maestro de activo fijo y emite relación de bienes de baja. Terminan actividades para la enajenación de bienes muebles por

medio de subasta


12.1

Inician actividades para la enajenación de bienes muebles por medio de invitación a cuando menos tres personas

Elabora las bases conforme a la norma vigésima novena de las normas citadas, obtiene el visto bueno del Director de Adquisiciones y Almacenes y por conducto de éste la autorización del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

12.2 Elabora oficios de invitación a posibles compradores con firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, distribuye junto con las bases, obtiene acuses de recibo y archiva en expediente.

12.3 Elabora oficio para firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales solicitando al Director de tecnologías de la Información se difundan las invitaciones en la página de Internet del Sistema. La difusión de las invitaciones en Internet y su entrega a los posibles compradores deberá realizarse de manera simultanea en los términos de la fracción l de la norma trigésima séptima de las normas citadas.






RESPONSABLE ACT. No. Desarrollo 12.4

Difunde en un día las invitaciones colocándolas en lugares visibles y accesibles al público de las oficinas del sistema.

12.5 Elabora oficios con firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales invitando al Órgano Interno de Control, a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional y a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto para que designen un representante e intervengan en los diferentes eventos de la invitación a cuando menos tres personas, enviándoles copia de las invitaciones y de las bases, obtiene firma, distribuye, recaba acuse de recibo y archiva en expediente.

12.6

Previo al acto de celebración de la invitación a cuando menos tres personas, entrega el expediente al servidor público que lo presidirá.

SERVIDOR PÚBLICO AUTORIZADO Y DESIGNADO PARA PRESIDIR EL ACTO.

13.1

Recibe expediente, lo revisa y verifica el avance del proceso.

13.2 En fecha y hora establecida para celebrar el acto de recepción y apertura de ofertas, recibe a los invitados y efectúa el registro correspondiente, posteriormente procede a la recepción de sus ofertas en sobres cerrados y demás documentación requerida en bases. ¿Existen interesados?

13.3

No: En caso de que ninguna persona se registre para participar en el acto de apertura de ofertas, se declara desierta la invitación a cuando menos tres personas levantado el acta correspondiente en los términos dispuestos en la norma trigésima séptima fracción v de las normas citadas, y procede a enajenar los bienes mediante el procedimiento por adjudicación directa. Continua en actividad 16.1

13.4

Sí: Realiza la apertura de los sobres que contienen la documentación normativa y la oferta económica, da lectura en voz alta a cada una de las propuestas presentadas e informa en el mismo acto sobre las que se rechazan cuando no cumplen alguno de los requisitos señalados en las bases.

13.5 Entrega los cheques recibidos al representante de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto para revisión.

13.6

Elabora el acta de recepción y apertura de ofertas de invitación a cuando menos tres personas, la firma y obtiene la firma de los que participan en el acto, entregándoles copia de la misma.







13.7 Obtiene del Subdirector de Almacenes el dictamen autorizado por el

Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales que sirve de sustento para el fallo.

13.8 Comunica el fallo en la fecha establecida en las bases, y procede a

levantar el acta correspondiente, recaba las firmas de los asistentes, la firma y entrega copia de la misma a los que en el acto intervienen. Devuelve cheques a los que no resultaron adjudicados. La comunicación del fallo no deberá exceder de cinco días hábiles contados a partir de la fecha en que se lleve a cabo la apertura de las ofertas, de conformidad con la norma décimo novena de las normas citadas.

13.9 Integra expediente que contiene el total de la documentación de la

licitación por invitación a cuando menos tres personas y lo turna al Subdirector de Almacenes.

SUBDIRECTOR DE ALMACENES 14.1 Elabora oficio para firma del Director de Adquisiciones y Almacenes, obtiene la firma y adjunta la documentación necesaria para proceder al cobro de los bienes enajenados y lo turna al Director de Finanzas, obtiene acuse de recibo.

14.2 Recibe de los licitantes los comprobantes de pago.

Tratándose de desechos alimenticios, papel archivo, papel periódico, etc. Se elaborará el contrato respectivo, (elaborado por la Dirección General Jurídica y de enlace Institucional).

14.3 Instruye y turna copia de los comprobantes de pago al Departamento de Control de Inventarios para que realice la entrega de los bienes y la cancelación de los registros de los bienes enajenados en el Sistema Maestro de Activo Fijo.


15.1 Recibe documentos, cancela los registros en el Sistema Maestro de Activo Fijo, emite relación de bienes de baja y comunica por al área de contabilidad para la cancelación de los registros. Terminan actividades para la enajenación de bienes muebles por

medio de invitación a cuando menos tres personas


16.1

Inician actividades para la enajenación de bienes muebles por

medio de adjudicación directa Convoca a los posibles compradores por escrito o vía telefónica a que presenten en sobre cerrado su oferta de los bienes motivo de la adjudicación directa.

16.2 En la fecha determinada recibe los sobres que contienen las ofertas,

procede a su apertura y análisis, y adjudica a la mejor oferta.

16.3 Comunica por escrito al o los comprador (es) que resultó adjudicado

para que se presente a realizar el pago de los bienes y el retiro de los mismos.







16.4 Elabora oficio para firma del Director de Adquisiciones y Almacenes,

obtiene la firma y adjunta la documentación necesaria para proceder al cobro de los bienes enajenados y lo turna al Director de Finanzas, obtiene acuse de recibo.

16.5 Recibe de los licitantes los comprobantes de pago y procede a realizar

la entrega de los bienes enajenados. Tratándose de desechos alimenticios, papel archivo, papel periódico, etc. Se elaborará el contrato respectivo, (elaborado por la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional).

16.6 Posterior a la entrega de los bienes, instruye y turna copia de los

comprobantes de pago al Departamento de Control de Inventarios para que realice la cancelación de los registros de los bienes enajenados en el Sistema Maestro de Activo Fijo y obtiene listado de bajas de los bienes enajenados.


17.1 Recibe documentos, cancela los registros en el sistema maestro de activo fijo, emite relación de bienes de baja y comunica por oficio al área de contabilidad la cancelación de los registros. Terminan actividades para la enajenación de bienes muebles por

medio de adjudicación directa

FIN






7. REFERENCIAS

7.1 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia. Publicado el 8 de febrero de 2006 en el Diario Oficial del la Federación.





7.6 Lista de Precios Mínimos para Desechos de Bienes Muebles que Generan las Dependencias y

Entidades de la Administración Pública Federal que publica bimestralmente la Secretaría de la Función Pública.



PROCEDIMIENTO PARA:

BAJA DE BIENES MUEBLES POR ROBO, EXTRAVÍO O SINIESTRO

NOVIEMBRE 2006


SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE PRMSG 04


BAJA DE BIENES MUEBLES POR ROBO, EXTRAVÍO O SINIESTRO 2 22/XI/2006

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO

INTEGRAL DE LA FAMILIA ELABORÓ: DIR. GRAL. DE RECURSOS MATERIALES Y SERV. GENERALES




ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3

4

5

6

7

8

9




INTEGRAL DE LA FAMILIA PROCEDIMIENTO PARA:


1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y actividades necesarias para llevar a cabo la baja de bienes muebles, por motivo de Robo, Extravío o Siniestro.






2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Adquisiciones y Almacenes, Subdirección de Almacenes, Departamento de Control de Inventarios, y demás áreas involucradas en el proceso.






3. DEFINICIONES

3.1. Activo Fijo (Permanente): Las propiedades, los bienes materiales o derechos que en curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo periódico, permanente o semi-permanente, en la producción o en la fabricación de artículos para venta o a la prestación de servicios a la propia entidad, a su clientela o al público en general. Eventualmente, tales bienes pueden ser vendidos o dados de baja ya sea por que se considera que no son útiles, porque sean remplazados por nuevas instalaciones o por otras causas similares a las expuestas

3.2. Bienes Muebles: Son mercancías cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser

trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni u forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaría, automóviles, etc.

3.3. Bienes Instrumentales: Los considerados implementos o medios para el desarrollo de las

actividades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.








- Supervisar que el proceso de baja de bienes muebles por robo, extravío o siniestro que son propiedad del SNDIF, se realice en estricto apego a la Normatividad vigente en materia.

4.2. DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES Y SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES

- Coordinar el proceso de baja de bienes muebles por robo, extravío o siniestro que son propiedad del SNDIF.


- Realizar las bajas en el Sistema Maestro de Activo Fijo, de los bienes de activo fijo que sean reportados por robo, extravío o siniestro, de conformidad con la documentación comprobatoria de su reposición, pago o deslindamiento de responsabilidades que determine la autoridad competente para cada caso.






1.1 DECIBE DE COORDINACIONES ADMINISTRAT IVAS

SOLICITUD DE BAJA DE BIENES MUEBLES Y DOCT OS. DE ACTIVO

FIJO POR EXTRAVÍO,ROBO

SINIESTRO

I N I C I O

DOCUMENTOSDEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS

1.2 VERIFICA Y ANALIZA LA

DOCUMENT ACIÓN RECIBIDA

SOLICITUD BAJA, ACTA DE HECHOS, ACTA DE OIC, COMPROBANTE DE PAGO, RESGUARDO

OFICIO

1.1

1.3

SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES

¿CUENTA CON LOS ELEMENTOS PARA OPERAR LA

BAJA?

NO SI

1.3 SOLICIT A POR OFICIO A LA

COORDINACIÓN ADMINISTRAT IVA LA DOCUMENT ACIÓN

FALTANT E

1.4 INSTRUYE AL DEPT O DE CT ROL. DE

INVENT ARIOS PROCEDA A

CANCELAR LOS REGIST ROS

2.1 RECIBE DCOTOS DEL BIEN, CANCELA

REGIST ROS EN SIST EMA MAEST RO,

PROCEDE A SU BAJA IDENTIFICANDO LOS

MOTIVOS QUE LA ORIGINARON

FIN

CONT INÚA EN 1.1

RELACIÓN DE BIENES DE BAJA

2.1






ÁREA RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECTOR DE ALMACENES 1.1 Recibe de los Coordinadores Administrativos o Jefes de

Departamento de Apoyo Administrativo del Sistema, solicitud de baja de bienes muebles de activo fijo que se hubieren extraviado, robado o siniestrado, en un plazo no mayor a diez días hábiles de haber ocurrido el evento, la cual se acompañará de los siguientes documentos: • Acta administrativa donde se hagan constar los hechos y que

el Coordinador Administrativo del área realizó en el lugar que ocupa la misma, una búsqueda exhaustiva de los bienes y no los localizó;

• En su caso, actas administrativas que haya levantado en el Órgano Interno de Control deslindando la responsabilidad del servidor público resguardante del bien;

• En su caso, denuncia de hechos ante el Ministerio Público Federal;

• En su caso, comprobante del pago o reposición del bien por parte del usuario responsable;

• En su caso, pago de la compañía aseguradora (de acuerdo a los tiempos establecidos por la misma), y

• Copia del resguardo del usuario del bien extraviado, robado o siniestrado.

1.2 Verifica y analiza la documentación recibida.

1.3

¿CUENTA CON TODOS LOS ELEMENTOS PARA OPERAR LA BAJA? NO: Elabora oficio solicitando a la Coordinación Administrativa o Jefe de Departamento de Apoyo Administrativo correspondiente la documentación faltante, lo firma, lo envía y obtiene acuse de recibo y archiva.

Regresa a la Actividad 1.1 de este procedimiento.

1.4

SI: Instruye por oficio, nota informativa, e-mail o de forma verbal al Departamento de Control de Inventarios para que proceda a cancelar los registros, anexando copia de los documentos recibidos.


2.1 Recibe los documentos sustento del bien en cuestión, cancela los registros en el Sistema Maestro de Activo Fijo, comunica al área de contabilidad y procede a su baja identificando los motivos que la originaron.

FIN






7. REFERENCIAS




7.4 Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia”, acuerdo de la Junta de Gobierno número 16/ORD.17/2005 de la XVII Sesión Ordinaria celebrada el 20 de abril de 2005 y por COMERI el 1 de marzo de 2005



PROCEDIMIENTO PARA:

BAJA DE BIENES MUEBLES POR DONACIÓN

NOVIEMBRE 2006


SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA CLAVE PRMSG 05


BAJA DE BIENES MUEBLES POR DONACIÓN 2 22/XI/2006





MARTÌNEZ Vo. Bo.: DRMSG

ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3

4

5

6

7

9

12





PROCEDIMIENTO: BAJA DE BIENES MUEBLES POR DONACIÓN 3 22/XI/2006

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y actividades necesarias para llevar a cabo Donativo de bienes muebles, de acuerdo a la Normatividad vigente.






2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Adquisiciones y Almacenes, Subdirección de Almacenes, Departamento de Control de Inventarios, y demás áreas involucradas en el proceso






3. DEFINICIONES

3.1 Activo Fijo (Permanente): Las propiedades, los bienes materiales o derechos que en curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo periódico, permanente o semi-permanente, en la producción o en la fabricación de artículos para venta o a la prestación de servicios a la propia entidad, a su clientela o al público en general. Eventualmente, tales bienes pueden ser vendidos o dados de baja ya sea por que se considera que no son útiles, porque sean remplazados por nuevas instalaciones o por otras causas similares a las expuestas

3.2 Bienes Muebles: Son mercancías cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni u forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaría, automóviles, etc.

3.3 Bienes Instrumentales: Los considerados implementos o medios para el desarrollo de las actividades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

3.4 Dictamen de No Utilidad: El documento en el que se describe el bien y se acreditan las causas de no utilidad por las que fueron propuestos para baja.

3.5 Donación: Acción mediante la cual una institución pública o privada y/o persona física transmite sin fines de lucro a titulo gratuito la propiedad de un bien perecedero o no perecedero, mueble o inmueble, en efectivo o cheque, o la prestación de algún servicio para apoyar la realización de sus programas al Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.








- Coordinar la adecuada operación para la baja de bienes muebles por donación que son propiedad del SNDIF y que por sus condiciones físicas ya no son útiles para el desarrollo de sus actividades administrativas y operativas de conformidad a la Normatividad vigente en materia.

- Autorizar el Dictamen de No Utilidad de los bienes propuestos para baja por donación, en apego

a la Normatividad para la Elaboración del Dictamen de No Utilidad de los Bienes que son del Patrimonio del SNDIF, emitidas en enero de 2004.


- Supervisar que la operación para la baja de bienes muebles por donación que son propiedad del SNDIF se lleve a cabo de conformidad a la Normatividad vigente en materia


- Realizar las bajas en el Sistema Maestro de Activo Fijo, de los bienes de activo fijo que sean donados, de conformidad con la documentación comprobatoria de su donación.






1.1 RECIBE DE TIT ULAR DEL ORGANISMO

OFICIO DE AUTORIZACIÓN DE

DONACIÓN DE BIENES, TURNA A LA SUBDIR DE

ALM. P/QUE RECABE DOCT OS E INCLUYA EN

COMITÉ DE BIENES

I N I C I O

DOCUMENTOS

OFICIO

DOCUMENT OS

1.1

2.1

DIRECCIÓN GENERALDE RECURSOS MATERIALES

Y SERV. GENERALES

DICT AMEN DE AFECT ACIÒN

2.1, 2.3

DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

2.1 RECIBE DOCTOS. DE DIRECCIÓN, SE ENTERA

Y PROCEDE DE LA SIGUIENTE MANERA

2.2 SOLICIT A A LA DIR DE ADMON PATRIM.

DICT AMEN DE AFECT ACIÓN EN EL

CUAL SE INDICQUE LA NO UTILIDAD DE LOS

VEHÍCULOS

2.3 RECIBE DICTAMEN CON COPIA DE

FACTURAS, TARJET AS DE CURCULACIÓN, TENENCIAS, ET C. Y

ACTA DE PROPIEDAD DE L VEHÍCULO,

INTEGRA EXPEDIENTE

2.4 ANALIZA Y DETERMINA EN

COORDINACIÓN CON LA DGRMSG SI LA

DONACIÓN SE HARÁ A VALOR DE AVALÚO,

VALOR DE INVENT ARIO O VALOR DE ADQUISICIÓN

2.5 SOLICTA A LA DIR DE ADMON. PAT RIM. REALICE VALUACIÓN DE ACUERDO A LIST A

EBC, SI LOS VEHÍCULOS NO EST ÁN EN EL

LISTADO CONT ACT A A CORREDOR PÚBLICO

2.6 SI VALOR DE BIENES REBASA 10,000 DÍAS DE SALARIO MÍNIMO. SOLICITA A FUNCIÓN

PÚBLICA AUTORIZACIÓN PARA DONAR LOS BIENES,

ANEXA DOCTOS.

VALOR AVALÚO

CONT INÚA EN 2.10

2.7 SI VALOR DE BIENES NO REBASA 10,000 DÍAS DE SALARIO

MÍNIMO PRESENTA DICT AMEN A COMIT É DE BIENES PARA Vo. Bo. Y

APROBACIÓN DE JUNTA DE GOBIENRO

CONT INÚA EN 2.11

2.8 REALIZA IMPRESIÓN DE MAEST RO DE ACTIVO FIJO DE

VEHÍCULOS A DONAR, REALIZA CONT EO Y

OBTIENE IMPORTE POR EL VALOR TOT AL DE

LAS UNIDADES

VALOR INVENTARIOO

VALOR ADQUISICIÓN

2.9 SOLICIT A A LA SRÍA DE FUNCIÓN PÚBLICA

AUTORIZACIÓN P/REALIZAR DONACIÓN

CON EXENCIÓN DE AVALÚO Y A VALOR DE

INVENT ARIO O DE ADQUISICIÓN, ANEXA

DOCT OS.

2.10 RECIBE RESPUEST A DE

FUNCIÓN PÚBLICA Y PREPARA

DOCUMENT ACIÓN NECESARIA

2.11 TURNA POR OFICIO DE LA DGRMSG Y DOCUMENT ACIÓN

SOPORT E A LA DIR. GRAL. JURÍDICA PARA

QUE ELABORE EL CONT RATO DE

DONACIÓN.

A

FACTURAS, TARJETAS DE CIRCULACIÓN, TENENCIAS, ACTAS

2.3, 2.10

AVALÚO

2.5

OFICIO

2.6

DICT AMEN

2.7

MAESTRO DE ACTIVO FIJO

2.8

OFICIO

2.9, 2.11

SI LOS BIENES A DONAR SON VEHÍCULOS






COORDINACIÓN TÉCNICA DE CONTROL DE INVENTARIOS

2.12 OBTIENE DE JURÍDICO EL

CONT RATO, RECABA FIRMAS Y RPOCEDE A LA ENT REGA DEL BIEN

AL BENEFICIARIO

CONT INÚA EN 2.17

2.13 SOLICITA DIR. DE ADMÓN. PATRIMONIAL,

DICT AMEN DE NO UT ILIDAD DEL BIEN A

DONAR. PARA EQUIPO DE COMPUTO, EL DICT AMEN ESTA

AVALADO POR LA DIR. DE T ECNOLOGÍAS .

DOCUMENTOS

CONT RATO

OFICIO

2.12, 2.17

2.13

DICT AMEN

2.14

DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

A

EL BIEN A DONAR ES EQUIPO DE CÓMPUTO U OTRO BIEN DE ACTIVO

FIJO

2.14 RECIBE DICT AMEN, INTEGRA INFORMACIÓN,

LA INCLUYE EN ARPETA DEL COMITÉ

DE BIENES, APROBACIÓN DE LA

JUNTA DE GOBIERNO Y AUTORIZACIÓN DE LA

SRÍA FUNCIÓN PÚBLICA

2.15 OBTIENE Vo. Bo. DEL COMITÉ,

APROBACIÓN DE LA JUNTA DE GOBIERNO Y

AUTORIZACIÓN DE FUNCIÓN PÚBLICA, TURNA A JURÍDICO

PARA QUE ELABORE CONT RATO

2.16 OBTIENE CONT RATO DE

JURÍDICO, RECABA FIRMAS Y ENTREGA EL BIEN AL BENEFICIARIO

CON DOCT OS. CORRESPONDIENTES

2.17 INTRYE AL DEPTO CT ROL DE

INVENT ARIOS REALICE CANCELACIÓN DE

REGIST ROS DE LOS BIENES DONADOSEN SIST EMA MAEST RO

3.1 RECIBE DOCTOS., CENCELA REGISTROS

DE SISTEMA MAEST RO, PROCEDE A SU BAJA

OFICIO

2.15

OFICIO

2.15

RELACIÓN DE BIENES DE BAJA

2.17

FIN






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

1.1 Recibe de la Titular del Organismo oficio de autorización para la donación de bienes de activo fijo propiedad del SNDIF, se entera, analiza y turna de forma económica a la Subdirección de Almacenes a través de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para que recabe y elabore la documentación necesaria para su inclusión y seguimiento en la carpeta del Comité de Bienes Muebles, en términos de la Norma Cuadragésima Sexta fracciones VII y VIII de las Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

SUBDIRECTOR DE ALMACENES 2.1 Recibe documentación de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, se entera, acuse de recibo y procede de la siguiente manera:

SI LOS BIENES A DONAR SON VEHÍCULOS:

2.2 Solicita por oficio a través de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, a la Dirección de Administración Patrimonial, realice el Dictamen de No Utilidad correspondiente en el cual se evidencie la no utilidad de los vehículos y copia de la documentación soporte.

2.3 Recibe Dictamen de No Utilidad junto con copia de las facturas cuando las haya, tarjetas de circulación, tenencias, etc. y acta circunstanciada acreditando la propiedad del vehículo, en caso de que los vehículos hayan sido asignados por el SAT (en este caso no opera la factura), e integra el expediente correspondiente. Solicita por oficio las facturas originales a la Dirección de Finanzas, obtiene acuse y archiva.

2.4 Analiza y determina en coordinación con el Director de Recursos Materiales y Servicios Generales si la donación se hará a valor de avalúo, valor de inventario o valor de adquisición

VALOR DE AVALÚO

2.5 Solicita a la Dirección de Administración Patrimonial, realice la valuación de acuerdo a lista EBC (Libro Azul); si los vehículos a donar no se encuentran precisados en el listado, contacta a corredor público para que realice avalúo.

2.6 Si el valor de los bienes rebasa 10,000 días de salario mínimo general vigente en el D.F., solicita a la Secretaría de la Función Pública mediante oficio emitido por el Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, la autorización para la donación de los bienes, anexando autorización de la H. Junta de Gobierno, Dictamen de No Utilidad, avalúo correspondiente, copia de facturas de acuerdo a lo establecido en la Norma Cuadragésima de las citadas Normas y espera respuesta. Continúa con actividad 2.10






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO

2.7 Si el valor de los bienes no rebasa 10,000 días de salario mínimo

general vigente en el D.F, presenta Dictamen de No Utilidad al Comité de Bienes Muebles para su consideración y su posterior autorización de la H. Junta de Gobierno de acuerdo a lo establecido en la Norma Cuadragésima de las citadas Normas, aprobadas por la H. el 20 de abril de 2005. Continúa con actividad 2.11

VALOR DE INVENTARIO O VALOR ADQUISICIÓN

2.8 Realiza una impresión del Maestro de Activo Fijo de los vehículos a

donar, realiza el conteo de los mismos y obtiene importe por el valor total de las unidades.

2.9 Solicita por oficio a la Secretaría de la Función Pública, a través del

Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, autorización para realizar la donación con exención de avalúo y a valor de inventario o a valor adquisición, anexando autorización de la H. Junta de Gobierno, impresión del Maestro de Activo Fijo de los vehículos a donar, Dictamen de No Utilidad y espera respuesta.

2.10 Recibe respuesta de la Secretaría de la Función Pública y prepara la

documentación necesaria.

2.11 Turna por oficio con firma de la Dirección General de Recursos

Materiales y Servicios Generales y documentación soporte a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional para que elabore el contrato de donación.

2.12 Obtiene de la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional el

Contrato de Donación, recaba firmas en todos los tantos del Contrato de Donación de los que intervienen en el mismo y procede a la entrega del bien al beneficiario junto con la documentación correspondiente y distribuye de la siguiente manera: Original.- Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional.- para resguardo. 1ª Copia.- Beneficiario. 2ª Copia.- Subdirección de Almacenes.- para baja en el Sistema Maestro de Activo Fijo. Obtiene acuse y archiva. Continúa en la actividad 2.17

EL BIEN A DONAR ES EQUIPO DE CÓMPUTO U OTRO BIEN DE

ACTIVO FIJO






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 2.13 Solicita por oficio, a través de la Dirección de Adquisiciones y

Almacenes, a la Dirección de Administración Patrimonial, realice el Dictamen de No Utilidad en el cual se evidencie la no utilidad del bien o equipo de cómputo a donar y anexa copia de la documentación soporte, tomando en cuenta que para el Equipo de Computo, el Dictamen de No Utilidad deberá estar avalado por el Dictamen Técnico que emita la Dirección de Tecnologías de la Información.

2.14 Recibe a través de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes el dictamen correspondiente, procede a integrar la información para su inclusión y seguimiento en la carpeta del Comité de Bienes Muebles; aprobación de la H. Junta de Gobierno y/o autorización de la Secretaria de la Función Pública según sea el caso de conformidad en los términos establecidos en las Normas Cuadragésima y Cuadragésima Sexta fracción VII de las citadas Normas.

2.15 Obtiene visto bueno del Comité de Bienes Muebles; aprobación de la H. Junta de Gobierno y/o autorización de la Secretaria de la Función Pública según sea el caso, turna por oficio con firma de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y documentación soporte a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional para que elabore el Contrato de Donación respectivo.

2.16 Obtiene de la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional el contrato de donación, recaba firmas en todos los tantos del Contrato de Donación de los que intervienen en el mismo y procede a la entrega del bien al beneficiario junto con la documentación correspondiente y distribuye de la siguiente manera: Original.- Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional.- para resguardo. 1ª Copia.- Beneficiario. 2ª Copia.- Subdirección de Almacenes.- para baja en el Sistema Maestro de Activo Fijo. Obtiene acuse y archiva

2.17

Instruye por oficio, nota informativa o e-mail al Departamento de Control de Inventarios, realice la cancelación y baja de los registros de los bienes donados en el Sistema Maestro de Activo Fijo, y envíe copia del Contrato de Donación y documentos de Autorización correspondientes.


3.1 Recibe los documentos sustento del bien en cuestión, cancela los registros en el Sistema Maestro de Activo Fijo, informa al área de contabilidad y procede a su baja identificando los motivos que la originaron.

FIN






7. REFERENCIAS







OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENRAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES

PROCEDIMIENTO PARA:

BAJA DE BIENES MUEBLES POR PERMUTA O DACIÓN EN PAGO

NOVIEMBRE 2006




BAJA DE BIENES MUEBLES POR PERMUTA O DACIÓN EN PAGO 2 22/XI/2006




APROBÓ: OFICIAL MAYOR LIC. CARLOS PONCE


ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3

4

5

6

7

8

9






1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y actividades necesarias para llevar a cabo la baja de bienes muebles, por motivo de Permuta o Dación en Pago, de acuerdo a la Normatividad vigente.






2. ALCANCE







3. DEFINICIONES

3.1. Activo Fijo (Permanente): Las propiedades, los bienes materiales o derechos que en curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo periódico, permanente o semi-permanente, en la producción o en la fabricación de artículos para venta o a la prestación de servicios a la propia entidad, a su clientela o al público en general. Eventualmente, tales bienes pueden ser vendidos o dados de baja ya sea por que se considera que no son útiles, porque sean remplazados por nuevas instalaciones o por otras causas similares a las expuestas.

3.2. Bienes Muebles: Son mercancías cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni u forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaría, automóviles, etc.


3.4. Permuta: Cambio de bienes muebles.








- Coordinar la adecuada operación para la baja de bienes muebles por permuta o dación en pago que son propiedad del SNDIF y que por sus condiciones físicas ya no son útiles para el desarrollo de sus actividades administrativas y operativas.

- Autorizar el Dictamen de No Utilidad de los bienes propuestos para baja por permuta o dación

en pago, en apego a la Normatividad para la Elaboración del Dictamen de No Utilidad de los Bienes que son del Patrimonio del SNDIF, emitidas en enero de 2004.


- Supervisar que la operación para la baja de bienes muebles por permuta o dación en pago que son propiedad del SNDIF se lleve a cabo de conformidad a la Normatividad vigente en materia.


- Realizar las bajas en el Sistema Maestro de Activo Fijo, de los bienes de activo fijo que causan baja por permuta o dación en pago, de conformidad con la documentación comprobatoria de su permuta o dación en pago.






1.1 RECIBE DE OM REALCIÓN DE BIENES Y

AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL SISTEMA P/REALIZAR PERMUTA O DACIÓN EN PAGO,

P/EXTINGUIR OBLIGACIONES

PENDIENT ES

I N I C I O

DOCUMENTOS

RELACIÓN DE BIENES

AUTORIZACIÓN

1.1, 2.1

1.1

DIRECCIÓN GENERAL DE RECS. MATERIALES Y

SERV. GENERALES

CONT RATO

2.2, 2.3, 3.1, 3.2


OFICIO

2.4

RELACIÓN DE BIENES

3.2, 4.1

OFICIO

4.1

DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y

ALMACENES

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE

INVENTARIOS

1.2 ANALIZA Y T URNA A LA DIR. DE ADQ.

P/OBTENER PRECIO MÍNIMO O DE AVALÚO Y LA AUT ORIZACIÓN DEL COMITÉ DE BIENES, DE ACUERDO A NORMAS

2.1 RECIBE RELACIÓN DE BIENES Y

AUTORIZACIÓN, OBTIENE DICTAMEN DE

LA DIR. DE ADMON PATRIM., EL AVALÚO Y LA AUT ORIZACIÓN DEL

COMITÉ DE BIENES

2.2 SOLICIT A A JURÍDICO CONT RATO POR CONCEPT O DE

PERMUT A O DACIÓN EN PAGO, ENVÍA DOCT OS CORRESPONDIENTES

2.3 RECIBE DE JURÍDICO EL

CONT RATO, OBT IENE FIRMAS DE

PROVEEDOR, DGRMSG Y OM, T URNA COPIA DE CONT RATO AL SUBDIR DE ALMACENES PARA ENTREGA DE BIENES

2.4 T URNA POR OFICIO A DIR DE FINANZAS

COPIA DE CONT RAT O PARA EXPEDIENTE DE

PAGO

3.1 RECIBE CONTRATO Y POR CONDUCT O DEL

DEPT O. CT ROL. DE INVENT ARIOS REALIZA ENTREGA DE BIENES

FIN3.2 INT RUYE AL DEPTO.

DE CTROL. DE INVENT ARIOS REALICE CANCELACIÓN Y BAJA

EN REGIST ROS DE BIENES DONADOS EN EL SISTEMA MAESTRO

DE ACT IVO FIJO

4.1 RECIBE DOCTOS, CANCELA REGISTROS,

EMIT E RELACIÓN DE BIENES DE BAJA Y

ELABORA OFICIO PARA DEPT O DE

CONT ABILIDAD PARA BAJA CONTABLE







1.1 Recibe del C. Oficial Mayor la relación de bienes y la autorización por escrito de la Titular del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, a fin de realizar la permuta o dación en pago para extinguir ciertas obligaciones pendientes de pago contraídas previamente por la Entidad, conforme a lo estipulado en el último párrafo de la Norma Vigésima Sexta de las Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, vigentes.

1.2 Analiza e instruye por oficio, control de gestión o de forma verbal al Director de Adquisiciones y Almacenes para que obtenga el precio mínimo o de avalúo correspondiente y la autorización del Comité de Bienes Muebles en los términos de lo dispuesto en la Norma Vigésima Tercera de las citadas Normas.


2.1 Recibe la relación de bienes, la autorización por escrito de la H. Junta de Gobierno, obtiene el Dictamen de No Utilidad, a través de la Dirección de Administración Patrimonial; así también el avalúo correspondiente y la autorización del Comité de Bienes Muebles para realizar la Permuta o Dación en Pago.

2.2 Solicita a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional se elabore el Contrato por concepto de Permuta o Dación en Pago, enviándole la documentación correspondiente enunciada en el párrafo anterior.

2.3 Recibe de la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional, el Contrato por concepto de Permuta o Dación en Pago, obtiene la firma del proveedor o prestador de servicios con el que se tiene la obligación de pago y, posteriormente recaba las firmas del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Oficial Mayor. Turna copia autógrafa del Contrato junto con los antecedentes a la Subdirección de Almacenes para la entrega de los bienes objeto del contrato.

2.4 Turna mediante oficio a la Dirección de Finanzas una copia del mismo con firmas autógrafas para su correspondiente trámite y expediente respectivo, obtiene acuse de recibo respectivo.

SUBDIRECTOR DE DEPARTAMENTO DE ALMACENES

3.1 Recibe el Contrato por concepto de Permuta o Dación en Pago y la documentación, y por conducto del Departamento de Control de Inventarios realiza la entrega de los bienes y obtiene el acuse de recibo correspondiente.

3.2

Instruye al Departamento de Control de Inventarios, realice la cancelación y baja de los registros de los bienes donados en el Sistema Maestro de Activo Fijo, y le devuelva copia del Contrato de Donación y documentos de Autorización correspondientes.


4.1 Recibe los documentos sustento del bien en cuestión, cancela los registros en el Sistema Maestro de Activo Fijo, informa por oficio al área de Contabilidad y procede a su baja identificando los motivos que la originaron.

FIN






7. REFERENCIAS







PROCEDIMIENTO PARA:

BAJA DE BIENES MUEBLES POR DESTRUCCIÓN

NOVIEMBRE 2006




BAJA DE BIENES MUEBLES POR DESTRUCCIÓN 2 22/XI/2006






ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3

4

5

6

7

8

10





PROCEDIMIENTO PARA: BAJA DE BIENES MUEBLES POR DESTRUCCIÓN 3 22/XI/2006

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos y actividades necesarias para llevar a cabo la baja de bienes muebles, por Destrucción, los cuales ya no son útiles para el desarrollo de las actividades operativas de las áreas del Sistema.






2. ALCANCE







3. DEFINICIONES

3.1. Activo Fijo (Permanente): Las propiedades, los bienes materiales o derechos que en curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo periódico, permanente o semi-permanente, en la producción o en la fabricación de artículos para venta o a la prestación de servicios a la propia entidad, a su clientela o al público en general. Eventualmente, tales bienes pueden ser vendidos o dados de baja ya sea por que se considera que no son útiles, porque sean remplazados por nuevas instalaciones o por otras causas similares a las expuestas

3.2. Bienes Muebles: Son mercancías cuya vida útil es mayor a un año y son susceptibles de ser trasladadas de un lugar a otro sin alterar ni u forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaría, automóviles, etc.


3.4. Destrucción: Acto de destruir bienes muebles.








- Autorizar el Dictamen de No Utilidad de los bienes propuestos para baja por destrucción, en apego a la Normatividad para la Elaboración del Dictamen de No Utilidad de los Bienes que son del Patrimonio del SNDIF, emitidas en enero de 2004.


- Verificar que la recepción de los bienes propuestos para baja, se realice en apego a las condiciones físicas de los bienes establecidas en el Dictamen de No Utilidad.

- Realizar y supervisar el proceso de destrucción de bienes muebles propuestos para baja del

SNDIF.


- Realizar las bajas en el Sistema Maestro de Activo Fijo, de los bienes de activo fijo que causan baja por destrucción, de conformidad con la documentación comprobatoria de su destrucción.






1.1 ENVÍA A DGRMSG DICT ÁMENES DE NO

UT ILIDAD Y RELACIÓN DE BIENES MUEBLES

NO ÚTILES P/OBT ENER DE OM AUT ORIZACIÓN PARA DESTRUCCIÓN

I N I C I O

DOCUMENTOS

EXPEDIENTE

AUTORIZACIÓN

1.1, 2.1, 2.1

1.2, 2.1

OFICIO

2.2, 2.3, 2.4


ACTA

2.5

DOCUMENT OS

3.1

RELACIÓN DE BIENES DE BAJA, OFICIO

3.1


ALMACENES

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE

INVENTARIOS

1.2 RECIBE DE DGRMSG EXPEDIENTE Y

AUTORIZACIÓN DE OM PARA REALIZAR

DEST RUCCIÓN DE BIENES MUEBLES

2.1 RECIBE EXPDIENT E Y AUTORIZACIÓN,

INVEST IGA SI REQUIERE DE INT ERVENCIÓN DE

AUTORIDAD COMPET ENTE PARA

EFECT UAR DEST RUCCIÓN DE

BIENES

2.2 ELABORA OFICIO C/FIRMA DE DGRMSG

COMUNICANDO A AUTORIDAD DE

DEST RUCCIÓN DE BIENES, CONFORME A

NORMAS

2.3 RECIBE RESPUEST A DE AUT ORIDAD SOBRE INTERVENCIÓN EN EL

PROCESO DE DEST RUCCIÓN DE BIEES MUEBLES

FIN

3.1 RECIBE DOCTOS, CANCELA REGISTROS

EN SISTEMA MAEST RO, ELABORA OFICIO A LA

SUBDIR DE CONT ABILIDAD PARA SU BAJA CONT ABLE

1.3 SE ENT ERA Y TURNA A LA SUBDIR DE

ALMACENES PARA INICIAR PROCESO DE

DEST RUCCIÓN DE BIENES

¿SE REQUIERE LA

INTERVENCIÓN DE AUTORIDAD COMPETENTE?

NO SI

CONTINÚA EN

ACTIVIDAD NÚMERO

2.4

2.4 ELABORA OFICIOS DE DGRMSG INVITANDO AL OIC Y JURÍDICO, AL

ACTO DE DESTRUCCIÓN DE BIENES MUEBLES

2.5 EN FECHA Y LUGAR REALIZA DEST RUCCIÓN DE BIENES MUEBLES Y

CON AUTORIDAD LEVANTA ACTA DONDE CONSTAN LOS HECHOS

DE DESTRUCCIÓN, OBTIENE FIRMAS Y ENTREGA COPIAS

2.6 INSTRUYE AL DEPT O. CT ROL DE

INVENT ARIO REALICE CONCELACIÓN Y BAJA

DE REGIST ROS EN SIST EMA MAEST RO

D/BIENES DEST RUIDOS, LE TURNA COPIA DE

ACTA Y DOCT OS.






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO DIRECTOR DE ADQUISICIONES Y ALMACENES

1.1

Envía de inmediato a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales el expediente que contiene los dictámenes de No Utilidad y relación de bienes muebles no útiles a la Institución y en su caso, las constancias correspondientes a que se refiere la Norma Cuadragésima Segunda de las Normas Generales para el Registro, Afectación, disposición Final y Baja de Bienes Muebles del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, vigentes, para que obtenga de la Oficialía Mayor la autorización de proceder a su destrucción, por tratarse de bienes que por su naturaleza o estado físico en que se encuentran ponen peligro o alteran la salubridad, la seguridad o el ambiente, o se trata de aquellos, respecto de los cuales existe disposición legal o administrativa que ordena su destrucción o exista riesgo de uso fraudulento o bien cuando habiéndose agotado todos los procedimientos de enajenación o el ofrecimiento de donación, no exista persona interesada.

1.2

Recibe de forma económica de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales el expediente y la autorización de la Oficialía Mayor para realizar la destrucción de los bienes muebles.

1.3 Se entera y turna por control de gestión o de forma económica a la Subdirección de Almacenes para que inicie el proceso de destrucción de los bienes, conforme a lo que corresponda por su estado físico, legal o administrativo.

SUBDIRECTOR DE DEPARTAMENTO DE ALMACENES

2.1

Recibe el expediente y la autorización, se entera, analiza e investiga sí se requiere la intervención de autoridad competente para efectuar la destrucción de los bienes de acuerdo a disposiciones legales o administrativas vigentes, archiva expediente y autorización.

2.2

¿SE REQUIERE LA INTERVENCIÓN DE AUTORIDAD COMPETENTE? NO: Continúa en la actividad número 2.4 SI: Elabora oficio para firma del Dir. General de Recursos Materiales y Servicios Generales comunicando a la autoridad competente sobre la destrucción de bienes muebles a realizarse, observando los procedimientos que señalen las disposiciones legales o administrativas aplicables, con fundamento en lo establecido en la Norma Cuadragésima Segunda citada, lo entrega y obtiene acuse de recibo.

2.3 Recibe respuesta de la autoridad competente sobre su intervención en el proceso de destrucción de bienes muebles.

2.4 Elabora oficios para firma de la Dirección General de Recursos

Materiales y Servicios Generales invitando al Órgano Interno de Control y a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional al acto de destrucción de los bienes muebles, lo entrega y obtiene acuse de recibo.






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 2.5

En la fecha, hora y lugar determinados lleva a cabo la destrucción de los bienes muebles y en su caso, en coordinación con la autoridad competente, levanta el Acta Administrativa donde se hace constar los hachos de la destrucción efectuada, se obtiene las firmas de los asistentes al evento de destrucción y entrega copia con firmas autógrafas, al representante de la Autoridad Competente, al Órgano Interno de Control y al representante de la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional, obtiene el acuse respectivo y lo integra al expediente.

2.6 Instruye al Departamento de Control de Inventarios, realice la cancelación y baja de los registros en el Sistema Maestro de Activo Fijo de los bienes que fueron destruidos, y le turna copia del Acta Administrativa levantada por la destrucción realizada y demás documentos de Autorización correspondientes.


3.1 Recibe los documentos sustento de los bienes en cuestión, cancela los registros en el Sistema Maestro de Activo Fijo, informa por oficio al área de contabilidad del proceso a su baja identificando los motivos que la originaron.

FIN






7. REFERENCIAS








PROCEDIMIENTO PARA:

RECIBIR, CUSTODIAR Y ENTREGAR BIENES EN ALMACÉN

NOVIEMBRE 2006




RECIBIR, CUSTODIAR Y ENTREGAR BIENES EN ALMACÉN 2 22/XI/2006 SISTEMA NACIONAL PARA





ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

8. ANEXOS

3

4

5

6

8

10

14

15





PROCEDIMIENTO PARA: RECIBIR, CUSTODIAR Y ENTREGAR BIENES EN ALMACÉN 3 22/XI/2006

1. OBJETIVO

Administrar el manejo de los almacenes y los bienes muebles desde su recepción, hasta su entrega a las áreas del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, para coadyuvar al logro de los objetivos de la Entidad.






2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Adquisiciones y Almacenes, Dirección de Tecnologías de Información, Subdirección de Transportes, Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo o Coordinadores Administrativos, Subdirección de Almacenes, Jefatura de Departamento de Control de Inventarios, Jefatura de Departamento de Operación de Almacenes, Jefatura de Departamento de Supervisión de Almacenes, y en general a todas las Áreas que recepcionen bienes para el desarrollo de sus funciones y logro de sus objetivos del Sistema Nacional DIF.






3. DEFINICIONES

3.1. Bienes de consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

3.2. Bienes activo fijo: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

3.3. Catálogo de Firmas: Documento en el que se muestra el nombre y firma de las servidores

públicos autorizados para recibir y entregar los bienes muebles del almacén.

3.4. Factura: Documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece la fecha de la operación, el nombre del comprador y vendedor, las condiciones convenidas, la cantidad, descripción, precio e importe total de lo vendido. Se hace constar también el número de la factura y otros datos adicionales relativos a cada operación

3.5. Pedido: Es el instrumento jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen; por lo general, se utiliza para la adquisición o venta de productos o como medio para emplear los servicios de una persona. El contrato es un instrumento normativo, y como tal, debe precisar en todo momento las diversas condiciones que las partes contratantes se imponen como obligaciones y derechos; estos son asentados en cláusulas cuyo conjunto norma las actuaciones de las partes contratantes durante la vigencia del mismo.

3.6. Resguardo: Formato elaborado para hacer constar que servidor público tiene bajo su cuidado determinado bien propiedad de la Institución.

3.7. Entrada de Almacén: Formato elaborado para hacer constar el ingreso de bienes adquiridos

por el Sistema.

3.8. Vale de Salida: Formato elaborado para hacer constar la entrega a las áreas del Sistema que solicitaron los bienes.

3.9. Bienes de Lento Movimiento.- Son aquellos bienes de stock que su movimiento en el almacén en un periodo de seis meses a partir de su recepción o devolución, no fue mayor de un 20% de su saldo.

3.10. Bienes Obsoletos o de Nulo Movimiento.-Son todos aquellos bienes que no tengan

movimiento en un periodo de mas de seis meses a partir de su recepción o devolución; o que por su naturaleza hallan dejado de ser útiles al Sistema.







4.1 DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

- Administrar los bienes que adquiera la Institución para el desarrollo de sus actividades sustantivas.

- Autorizar el registro de precio por similitud de bienes que carezcan de importe y sean incluidos en el activo fijo del Sistema.

4.2 DIRECCIÓN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION - Administrar y salvaguardar los bienes informáticos del SNDIF, desde que son entregados por

parte de la Subdirección de Almacenes, hasta su asignación a los Coordinadores Administrativos o Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo.

4.3 DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES

- Supervisar que los pedidos cuenten con las especificaciones técnicas requeridas o la muestra

correspondiente. - Autorizar a los servidores públicos que podrán realizar la recepción de bienes en los almacenes

del Sistema.

- Realizar, a través del formato “Modificación al Pedido”, cualquier cambio en la descripción del artículo, en precio, unidad de medida, cantidad, fecha de entrega, etc., el cual deberá entregarse en un plazo no menor a tres días antes de la fecha de recepción establecida en el pedido original a la Subdirección de Almacenes.

4.4 SUBDIRECCION DE TRANSPORTES - Administrar y salvaguardar todos los vehículos que adquiera el Sistema Nacional DIF - Realizar y controlar la distribución de todos los vehículos en cumplimiento a la normatividad

vigente y a las necesidades propias del Sistema Nacional DIF. 4.5 SUBDIRECCION DE ALMACENES

- Administrar, registrar y controlar los bienes de consumo que ingresen a los almacenes, así como aquellos bienes muebles que pasen a formar parte del activo fijo de la Institución.

- Supervisar que los Servidores Públicos encargados de la recepción de bienes en el almacén, cuenten con la debida autorización para realizar dicha actividad.






- Elaborar y mantener actualizado el catálogo de firmas con la autorización del Director de Adquisiciones y Almacenes, de los servidores públicos autorizados para la recepción y entrega de bienes o artículos en el almacén y para operar el Sistema de Control de Activo Fijo.

4.6 JEFES DE DEPARTAMENTO DE LA SUBDIRECCION DE ALMACENES.

- Realizar la recepción, a través del Servidor Público autorizado, de los bienes adquiridos

mediante cualquier procedimiento licitatorio, debiendo firmar de recibido en la factura del proveedor anotando: nombre completo, firma autógrafa, número de credencial, fecha de la recepción y recabar el sello institucional de entrada al almacén en el original y copia de la misma, debiendo entregar la factura original al proveedor y turnar la documentación generada al Jefe de Departamento de Supervisión de Almacenes para que elabore el Registro de Entrada al Almacén.

- Recepcionar los bienes en el almacén, debiendo verificar que éstos cumplan con las

especificaciones técnicas del pedido y las indicadas según la muestra física o catálogo respectivo; dicha recepción deberá efectuarse con base en el pedido autorizado y formalizado por los servidores públicos autorizados en el Sistema.

- Rechazar la recepción de los bienes muebles que no cumplan con las especificaciones solicitadas en el pedido; en tal caso, deberá levantarse un reporte que incluya los datos del proveedor, y se expliquen las causas del rechazo, entregando una copia al proveedor.

- Elaborar y firmar, el Jefe de Departamento de Supervisón de Almacenes, en un plazo no mayor de tres días hábiles inmediatos a la recepción de los bienes, el formato de Registro de Entrada al Almacén, estampando el sello institucional de recibido con la fecha en que se recepcionaron los mismos, así como obtener la firma de autorización del Subdirector de Almacenes.

- Ningún servidor público podrá efectuar la recepción de los bienes o artículos en almacén si no está debidamente autorizado por el Director de Adquisiciones y Almacenes para realizar dicha actividad.

4.5 JEFES DE DEPARTAMENTO DE APOYO ADMINISTRATIVO O COORDINADORES

ADMINISTRATIVOS

- Elaborar y actualizar de los Resguardos de Bienes de Activo Fijo, adscritos a su área y notificar en tiempo y forma a la Subdirección de Almacenes.

- Consultar el Sistema Maestro de Activo Fijo, para verificar y realizar los trámites relacionados con la situación de los bienes que tengan asignados.






1.1 RECIE DE DIR. DE ADQ. COPIA DE PEDIDOS Y/O

MODIFICACIONES AUTORIZADOS PARA

ADQUISICIÓN DE BIENES DE PROGRAMA

ANUAL COMO DE REQUISICIÓN INTERNA

I N I C I O

DOCUMENTOS

PEDIDO Y/O MODIFICACIONES

FACTURA

1.1, 2.1, 3.1, 3.2, 3.3, 3.4, 3.5

1.2, 3.2, 3.3, 3.5


1.2 RECIBE DE DIR. DE ADQ. FACTURAS DE

BIENES QUE RECIBIÓ ÁREA REQUIRENTE, LA

ENVÍA AL DEPT O. DE SUPERVISIÓN DE

ALMACENES PARA REGIST RO DE ENTRADA

AL ALMACÉN

2.1 RECIBE PEDIDOS Y MODIFICAC. DE BIENES, LOS REGIST RA Y TURNA

A DEPT O. D/CT ROL D/INVENTARIOS SI SON

ACTIVO FIJO O A DEPT O. DE OPERACIÓN DE ALMACENES. SI SON

BIENES DE CONSUMO 3.2 EN FECHA PARA LA ENTREGA DE BIENES,

OBTIENE PEDIDO Y RECIBE DE

PROVEEDOR FACTURA ORIGINAL

3.3 VERIFICA QUE FACTIRA Y PEDIDO

CONCUERDEN, SI EST A MAL LA FACT URA LA

DEVUELVE AL PROVEEDOR JUNTO CON DOCT OS. PARA

CORRECCIÓN

3.1 RECIBE PEDIDOS, LOS CLASIFICA POR

PROVEEDOR Y FECHA PROGRAMADA DE

RECEPCIÓN DE BIENES Y ARCHIVA

TEMPORALMENT E

3.4 SI NO ESTA MAL LA FACTURA RECIBE LOS

BIENES, REVISA DAT OS Y REALIZA MUESTRAS

FÍSICAS Y PRUEBAS AL AZAR DEL 10% DE LOS

BIENES

3.5 DEVUELVE AL PROVEEDOR BIENES, FACTURA Y PEDIDO, ELABORA REPORTE

EXPLICANDO LAS CAUSAS, LE ENTREGA

COPIA Y AL DIR. DE ADQ., ELABORA

CONT ROL

CONTINÚA EN

ACTIVIDAD 4.1

JEFE DE DEPTO. DE SUPERVISIÓN DE

ALMACENES

JEFE DE DEPTO. DE CTROL. DE INVENTARIOS O DE

OPERACIÓN DE ALMACENES

¿CUMPLEN BIENES CON EL PEDIDO Y

FACTURA Y NO HAY DEFICIENCIAS

EN MUESTREO?

NO SI

A

CONT INÚA EN 3.4






3.6 RECIBE BIENES Y ANOT A EN FACT URA

DATOS DEL SERVIDOR PÚBLICO AUTORIZADO, FECHA DE RECEPCIÓN, OBTIENE DE DEPTO. DE SUP DE ALM. RECIBO Y SELLO DEL ALMACÉN

DOCUMENTOS

FACTURA

PEDIDO

3.6, 3.7, 3.8, 4.1

3.7

FORMATO REGISTRO DE ENTRADA AL ALMACÉN

3.8, 4.2

VALE DE SALIDA

3.9, 4.4, 5.1, 5.2, 6.1, 6.2, 6.3

OFICIO

4.2

REPORT E DE ENTRADAS

4.3

4.2 ELABORA OFICIO P/FIRMA DE LA DIR. DE ADQ. OBTIENE FIRMAS, AJUNT A FORMATOS Y

DIST RIBUYE

4.3 ELABORA REPORT E DE ENT RADAS,

ADJUNTA COPIA DE FACTURAS Y TURNA A

LA SUBDIR. DE CONT ABILIDAD

4.1 RECIBE COPIA DE FACTURAS DE BIENES Y

A MAS TARDAR EL TERCER DÍA HÁBIL

SIGUIENTE A SU RECEPCIÓN ELABORA

REGIST RO DE ENTRADA AL ALMACÉN

4.4 SUPERVISA CONT ROLES DE

REGIST RO DE BIENES, ELABORA PROGRAMA DE ENT REGA (VALES

DE SALIDA), ACT UALIZA SIST EMA MAEST RO

A

3.7 ENT REGA A PROVEEDOR FACTURA Y PEDIDO Y LE INDICA

QUE TIENE 3 DÍAS P/QUE SE PRESENT E

EN DEPTO. DE EGRESOS

P/CONT INUAR CON TRÁMIT E

3.8 EN CASO DE BIENES DE CONSUMO EL

DEPT O DE OPERACIÓN DE ALMACENES

CLASIFICA LOS BIENES POR GÉNERO DE

ACUERDO A CAT ÁLOGO

3.8 SI SON BIENES DE ACTIVO FIJO EL DEPTO

DE CTROL. D/INVENTARIOS ASIGNA

No. DE INVENT ARIO Y COLOCA PLACAS Y DA DE ALT A EN SIST EMA MAESTRO DE ACTIVO

FIJO

ESPERA A QUE SE ELABORE EL

PROGRAMA DE ENTREGA (VALES DE SALIDA) POR PARTE

DEL DEPT O DE SUPERVISIÓN DE

ALMACENES


ALMACENES

5.1 RECIBE VALES DE SALIDA, PREPARA

BIENES, COMUNICA A ÁREAS DISPOSICIÓN DE

BIENES, ACUERDA FECHA PARA ENTREGA

RECEPCIÓN

JEFE DE DEPTO. DE OPERACIÓN DE

ALMACENES

5.2 ENT REGA BIENES AL ÁREA, EN EL VALE DE SALIDA OBT IENE

NOMBRE, FIRMA No. DE CREDENCIAL DEL

PERSONA AUT ORIZADO P/RECIBIR Y ENTREGAR

LOS BIENES

BIENES DE CONSUMO

JEFE DE DEPTO. DE CONTROL DE INVENTARIOS

6.1 RECIBE VALES DE SALIDA DE ALMACÉN, PREPARA BIENES Y COMINICA A ÁREAS

DISPOSICIÓN DE BIENES, ACUERDA

FECHA DE ENTREGA RECEPCIÓN

BIENES DE ACTIVO FIJO

6.2 ENT REGA BIENES AL ÁREA, EN EL VALE DE SALIDA OBT IENE

NOMBRE, FIRMA No. DE CREDENCIAL DEL

PERSONA AUT ORIZADO P/RECIBIR Y ENTREGAR

LOS BIENES

JEFE DE DEPTO. DE CTROL. DE INVENTARIOS

O DE OPERACIÓN DE ALMACENES

CONTINÚA EN

ACTIVIDAD 10.1

6.3 ENT REGA POR VALE DE SALIDA EQUIPO DE

CÓMPUT O A DIR. DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN, OBTIENE ACUSE Y ARCHIVA

EQUIPO DE CÓMPUTO

B






7.1 RECIBE EQUIPO DE CÓMPUTO LOS ENTREGA A ÁREAS TURNA FORMATOS

"VALE DE SALIDA DE EQUIPO DE COMPUTO" Y

"RESGUARDO DE BIENES MUEBLES" A SUBDIR. DE

ALMCENES. P/MAESTRO DE ACTIVO FIJO (MAF).

DOCUMENTOS

FORMATOS

7.1, 9.1

VALE DE SALIDA

8.1, 10.1, 11.1

B

8.1 LOS VEHÍCULOS NUEVOS LOS ENTREGA

PLAQUEADOS A LA SUBDIRECCIÓN DE

TRANSPORTES, MEDIANTE EL VALE DE

SALIDA, OBTIENE ACUSE Y ARCHIVA.


ALMACENES

SUBDIRECCIÓN DE TRANSPORTES

JEFE DE DEPTO. DE CONTROL DE INVENTARIOS

10.1 EFECT UADA LA ENTREGA ACT UALIZA

SIST EMA MAEST RO DE ACTIVO FIJO Y T URNA A

AL DEPTO. DE SUPERVISIÓN DE

ALMACENES VALE DE SALIDA DE ALMACÉN

11.1 RECIBE VALES DE SALIDA DE ALMACÉN,

ELABORA OFICIO, OBIT NE FIRMAS Y

TURNA AL SUBDIR. DE CONT ABILIDAD , ANEXA

DOCUMENT OS

FIN

DIRECTOR DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN

VEHÍCULOS

9.1 RECIBE VEHÍCULOS, LOS ENTREGA CONFORME A LA AUTORIZACIÓN DE O. M. A

DEPTOS. DE APOYO ADMVO. O COORD. ADMVOS., TURNA FORMATOS "RESGUARDO, ASIGNACIÓN Y LIBERACIÓN

DEL VEHÍCULO",Y "RESGUARDO DE BIENES MUEBLES", A SUBDIR. DE

ALMACENES PARA ACTUALIZAR CC Y USUARIO






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECTOR DE ALMACENES

1.1 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes copia de los pedidos y/o sus modificaciones, emitidos y autorizados para la adquisición de bienes tanto del Programa Anual como de Requisición Interna, se entera y los turna al día siguiente al Jefe de Departamento de Supervisión de Almacenes.

1.2 Recibe de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, original y copias de las facturas por los bienes que recibió directamente el área requirente, verifica que estén debidamente selladas, firmadas y con el nombre y número de credencial del servidor público autorizado, las envía al día siguiente, mediante turno al Jefe de Departamento de Supervisión de Almacenes para que elabore el Registro de Entrada al Almacén. Continúa en la actividad número 4.1

JEFE DE DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN DE ALMACENES.

2.1 Recibe copia de los pedidos y/o sus modificaciones, emitidos y autorizados para la adquisición de bienes tanto del Programa Anual como de Requisición Interna, los registra en control interno y turna en un día al Jefe de Departamento de Control de Inventarios si son bienes de activo fijo y al Jefe de Departamento de Operación de Almacenes si son bienes de consumo, según sea el caso, obtiene acuse de recibo y archiva.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS Y/O JEFE DE DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN DE ALMACENES

3.1 Recibe la copia de los pedidos y/o sus modificaciones que les corresponden, los clasifica por proveedor y fecha programada de recepción de los bienes y archiva temporalmente.

3.2 En la fecha convenida para la recepción de bienes, extrae del archivo temporal el pedido y/o sus modificaciones correspondientes y a través del personal autorizado, recibe del proveedor la factura en original y cuatro copias y el pedido y/o sus modificaciones en original.

3.3 Verifica que la factura y el pedido concuerden en datos y especificaciones, de existir irregularidades en la factura, la devuelve al proveedor junto con la documentación que entregó, para que proceda a la corrección respectiva y no se le reciben los bienes.

3.4 Si no existen irregularidades, procede a la recepción de los bienes y efectúa la revisión física de los mismos, verificando que éstos coincidan en características, fecha de entrega y cantidades que indica el pedido y en su caso compara físicamente con muestras y/o catálogos. Asimismo, lleva a cabo un muestreo o pruebas al azar del 10% de los bienes. En los casos de la recepción de bienes que por sus características técnicas no son susceptibles de ser verificados en el almacén y requieran de una inspección especial, solicita por oficio o teléfono al área requirente que nombre y envíe al personal que conozca y avale las características técnicas de la adquisición, a fin de que firme de conformidad en la recepción del bien.






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO ¿Cumplen los bienes con lo que indica el pedido y factura y no

hay deficiencias en el muestreo o pruebas realizadas?

3.5

No Devuelve al proveedor de forma inmediata, los bienes, la factura y el pedido, elabora reporte explicando las causas del rechazo, entrega copia tanto al proveedor como a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, obtiene acuses de recibo, registra en controles documentales o informáticos para futuras aclaraciones y archiva.

3.6

Sí Recepciona los bienes y anota en la factura original y cuatro copias, nombre completo y firma autógrafa del servidor publico autorizado, fecha de la recepción y recaba en la Jefatura de Departamento de Supervisión de Almacenes el sello de recibido en el almacén con fecha del mismo día; dejando tres copias de la factura y una del pedido.

3.7 Entrega al proveedor original de factura y pedido, retiene una copia y le indica que en tres días hábiles se presente en la Jefatura de Departamento de Egresos de la Subdirección de Adquisiciones y Almacenes para que continúe con el trámite de entrega de documentos.

3.8 En el caso de bienes de consumo, la Jefatura de Departamento de Operación de Almacenes clasifica los bienes por género de acuerdo al catálogo. Si son bienes de activo fijo, la Jefatura de Departamento de Control de Inventarios, con copia del formato Registro de Entrada al Almacén y de la factura, asigna número de inventario a los bienes y coloca la placa, etiqueta o pirograbado de identificación según sea el caso y da de Alta en el Sistema Maestro de Activo Fijo. Espera a que se elabore el Programa de Entregas (Vales de Salida) por parte de la Jefatura de Departamento de Supervisión de Almacenes.


4.1 Recibe las copias de las facturas de los bienes recibidos por las Jefaturas de Departamento de Control de Inventarios y de Operación de Almacenes, así como por las áreas requirentes y a más tardar al tercer día hábil siguiente de su recepción, elabora los Registros de Entrada al Almacén.

4.2 El mismo día que elabora los Registro de Entrada al Almacén, prepara oficio para la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, en original y dos copias, recaba en él, firma de la Subdirección de Almacenes así como en los Formatos de Registro de Entrada en Almacén, anexa facturas de las áreas que recepcionaron bienes y distribuye en la forma siguiente:






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO Originales: De formatos de Registro de Entrada al Almacén.- Dirección

de Adquisiciones y Almacenes. 1ª.- Copia.- Acuse de recibo para archivo.

4.3 El mismo día en que se elabora la Entrada de Almacén, elabora Reporte de Entradas y junto con las copias de facturas se envía a la Subdirección de Contabilidad. Original.- Subdirección de Contabilidad 1ª Copia.- Acuse de recibo de la Jefatura de Departamento de Supervisión de Almacenes.

4.4 Supervisa los controles de registro de recepción de bienes y una vez recibida la totalidad de los pedidos o avisos de cancelación, recibe instrucción de la Subdirección de Almacenes para elaborar, mediante sistema informático, Programa de Entrega (Vales de Salida), y lo turna (por control de gestión o de manera económica) a las Jefaturas de Departamento de Control de Inventarios y de Operación de Almacenes; actualiza el Sistema Maestro de Almacén, para los consumibles de cómputo recibe de la Jefatura de Departamento de Operación de Almacenes relación de los artículos que fueron solicitados por las diferentes áreas ( formato de solicitud )y autorizados por la Dirección Tecnologías de la Información, para la elaboración de los vales de salida.

BIENES DE CONSUMO JEFE DE DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN DE ALMACENES

5.1 Recibe Vales de Salida de Almacén, prepara los bienes y comunica vía telefónica a las áreas del Sistema, que están a su disposición los bienes contemplados en el Programa Anual de Adquisiciones y los consumibles de cómputo solicitados en el formato, acordando la fecha para su entrega-recepción.

5.2 Entrega al requirente bienes, obtiene en el Vale de Salida, fecha, nombre, firma y No. de credencial del servidor público autorizado por su Director de área para la recepción de bienes; así como del servidor que los entrega.

BIENES DE ACTIVO FIJO JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS

6.1 Recibe Vales de Salida de Almacén, prepara los bienes y comunica vía telefónica a las áreas del Sistema que están a su disposición los bienes contemplados en el Programa Anual de Adquisiciones, acordando la fecha para su entrega-recepción.

6.2 Entrega al requirente, obtiene en el Vale de Salida, fecha, nombre, firma y No. de credencial del servidor público autorizado por su Director de área para la recepción de bienes; así como del servidor que los entrega. Continúa en la Actividad 10.1






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO BIENES INFORMÁTICOS 6.3 Entrega mediante vale de salida requisitado, bienes informáticos

debidamente plaqueados a la Dirección de Tecnologías de la Información, obtiene acuse de recibo y archiva.

DIRECTOR DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

7.1 Recibe bienes informáticos y procede a su entrega a los usuarios a través del formato “Salida de Equipo de Computo”. Posteriormente obtiene el formato “Resguardo de Bienes Muebles” debidamente requisitado por los Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo o Coordinadores Administrativos

7.2 Turna mediante oficio y en un plazo no mayor de tres días hábiles copia de los formatos “Salida de Equipo de Computo” y “Resguardo de Bienes Muebles”, a la Subdirección de Almacenes a fin de actualizar la ubicación de los bienes informáticos en el Centro de Costo y usuario correspondiente en el Sistema Maestro de Activo Fijo (MAF), obtiene acuse de recibo y archiva.

VEHÍCULOS JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS

8.1 En caso de vehículos nuevos, éstos serán entregados plaqueados a la Subdirección de Transportes, mediante el vale de salida debidamente requisitado, obtiene acuse de recibo y archiva.

SUBDIRECTOR DE TRANSPORTES

9.1 Recibe vehículos nuevos plaqueados, realiza los trámites administrativos ante la SETRAVI y conforme a la autorización de asignación de la Oficialía Mayor, entrega a los Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo o Coordinadores Administrativos, remitiendo en un plazo no mayor de quince días hábiles, copia de los Formatos: “Resguardo, Asignación y Liberación del Vehículo” y “Resguardo de Bienes Muebles” debidamente requisitados, a la Subdirección de Almacenes a fin de actualizar la ubicación de los vehículos en el Centro de Costo y usuario correspondiente.


10.1 Una vez efectuada la entrega, actualiza el Sistema Maestro de Activo Fijo y turna a la Jefatura de Departamento de Supervisión de Almacenes el Vale de Salida de Almacén, obtiene acuse y archiva.


11.1 Recibe Vales de Salida de Almacén, elabora oficio en original y dos copias dirigido a la Subdirección de Contabilidad, recaba firma del Subdirector de Almacenes, anexa originales de los Vales de Salida, distribuye, obtiene acuse y archiva. Distribuye de la siguiente manera: Original.- Subdirección de Contabilidad. 1ª Copia.- Dirección de Adquisiciones y Almacenes. 2ª Copia.- Acuse de recibo de la Jefatura de Departamento de Supervisión de Almacenes.

FIN






7. REFERENCIAS

7.1 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 4-I-2000, Última Reforma 21-VIII-2006.

7.2 Reglamento de la Ley De Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

D.O.F. 20-VIII-2001.

7.3 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia D.O.F. 8-II-2006.

7.4 Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 11-XI-2004.

7.5 Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de Cualquier Naturaleza. Fecha de Autorización 01-IV-2004.

7.6 Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia”, Acuerdo de la Junta de Gobierno Número 16/Ord.17/2005 de la XVIII Sesión Ordinaria celebrada el 20 de abril De 2005.






REQUISITADO POR SISTEMA INFORMÁTICO

(1)

(2)

(3) (4) (5) (6) (7)

(8)

(9) (10)

(11)

(12) (13) (14)

(15)

(16) (17)






NOMBRE DEL FORMATO REGISTRO DE ENTRADA AL ALMACÉN

OBJETIVO Tener un control de los bienes que ingresan a los almacenes del SNDIF

ELABORADO POR Departamento de Control de Inventarios Departamento de Operación de Almacenes.

NO. DE EJEMPLARES 1 Original y 1 copia

DISTRIBUCIÓN Original.- Departamento de Control de Inventarios o Departamento de Operación dAlmacenes.

Copia 1.- Proveedor Copia: 2.- Dirección de Adquisiciones y Almacenes

No. CONCEPTO ANOTAR 1 PROVEEDOR

Nombre completo o razón social del proveedor

2 REGISTRO DIF

Registro del proveedor en el SNDIF.

3 RAMO DE ADQUISICIÓN

Ramo de adquisición que corresponde a los bienes.

4 No. DE PEDIDO

Número de pedido fincado al proveedor.

5 FECHA

Día, mes y año de la elaboración de la entrada al almacén.

6 FACTURA O REMISIÓN

Número de factura del proveedor.

7 No. DE ENTRADA

Número de folio que corresponde a la entrada al almacén.

8 REGISTRO DE ENRADA AL ALMACÉN

Tipo de documento de entrada.

9 LOTE

Número consecutivo que tienen los bienes en el pedido.

10 CLAVE ARTÍCULO DIF

Clave, Unidad de medida y descripción breve de los bienes

11 DESCRIPCIÓN

Descripción detallada de los bienes

12 CANTIDAD FÍSICA SURTIDA

Cantidad de cada uno de los bienes que se reciben

13 PRECIO UNITARIO

Precio unitario de cada bien incluyendo IVA correspondiente

14 IMPORTE

Importe total de cada bien

15

Total de la transacción.

16 NOMBRE Y FIRMA DEL RECEPCIONISTA

Nombre completo y No. de credencial del Jefe de Departamento de Supervisión de Almacenes

17 AUTORIZO Nombre completo y No. de credencial del Subdirector de Almacenes






(1) FOLIO

(2)

(3) (4)

(5) (6)

(10)

(7) (8) (9)

(11) (12) (13) (14)

(15)

(16) (17)






NOMBRE DEL FORMATO SALIDA DE ALMACÉN

OBJETIVO Tener un control de los bienes que salen de los almacenes del SNDIF



DISTRIBUCIÓN Original.- Departamento de Control de Inventarios o Departamento de Operación dAlmacenes.

Copia 1.- Proveedor Copia: 2.- Dirección de Adquisiciones y Almacenes

No. CONCEPTO ANOTAR 1 FOLIO

Número de folio que le corresponde a la Salida de Almacén.

2 FECHA

Día, mes y año en que se elabora la salida del almacén

3 CENTRO DE COSTO

Número del Centro de Costo del área a la que se le entregan los bienes.

4 DESCRIPCIÓN

Número de pedido fincado al proveedor.

5 PROVEEDOR

Nombre del área a la que pertenece el Centro de Costo.

6 REG. DIF

Número de Registro del proveedor en el DIF

7 No. DE PEDIDO

Número del pedido con el que se adquirieron los bienes

8 NUM. DE ENTRADA

Número de entrada con el que se recepcionaron los bienes.

9 AVISO DE CAMBIO

Número de aviso de cambio cuando se modifica el pedido.

10 TIPO DE SALIDA

Tipo de movimiento de la salida del almacén.

11 ARTÍCULO CLAVE

Número de clave, unidad de medida y descripción breve de cada bien.

12 CANTIDAD RETIRADA

Cantidad de bienes que se entregan

13 PRECIO MEDIO UNITARIO

Precio unitario de cada bien incluyendo IVA correspondiente

14 IMPORTE TOTAL

Importe total de cada bien

15

Total de la transacción.

16 RECIBIDO POR NOMBRE Y FIRMA

Nombre completo, No. de credencial y firma de quien recibe los bienes.

17 ENTREGO NOMBRE Y FIRMA

Nombre completo, No. de credencial y firma de quien entrega los bienes.

Nota: los conceptos 3, 10, 11, 12, y 17 son capturados por el personal que requisita el formato, los demás conceptos los da en forma automática el sistema de cómputo.






(1)

(2) (3)

(4) (5)

(10)

(6) (7) (8) (9) (11)

(12) (13) (14) (15)






OBJETIVO Tener un control donde se especifiquen las causas del rechazo de los bienes en almacén



DISTRIBUCIÓN Original:- Coordinación Técnica de Control de Inventarios o Coordinación Técnica de Operación de Almacenes.

Copia 1.- Proveedor Copia: 2.- Subdirección de Adquisiciones y Almacenes

No. CONCEPTO ANOTAR 1 FOLIO

Número consecutivo que le corresponda y lo asigna la Coordinación Técnica que lo elabora.

2 NOMBRE Y RAZÓN SOCIAL DEL PROVEEDOR

Apellido paterno, materno y nombre del proveedor o Razón Social.

3 FECHA:

Día, mes y año en que se elabora el Reporte de Rechazo.

4 PEDIDO NÚMERO

Número del pedido.

5 PEDIDO FECHA

Fecha de elaboración del Pedido.

6 NÚMERO DEL ARTÍCULO Número que tiene asignado el artículo de acuerdo al catálogo.

7 DESCRIPCIÓN DEL BIEN

Breve descripción de los artículos recibidos en almacén.

8 CANTIDAD

Número de bienes que se rechazan.

9 MOTIVOS DEL RECHAZO

Causas por las cuales los bienes no fueron aceptados en almacén.

10 PLAZO MÁXIMO PARA ENTREGA

Día, mes y año en que el proveedor deberá entregar la totalidad de los bienes rechazados, de acuerdo a los plazos contractuales.

11 OBSERVACIONES

Aclaraciones o comentarios en referencia al rechazo de los bienes en almacén.

12 NOMBRE Y FIRMA DEL SUBDIR. DE ALMACENES

Apellido paterno, materno, nombre y firma del Jefe de Departamento de Almacenes e Inventarios.

13 NOMBRE Y FIRMA DEL JEFE DE DEPTO DEL ÁREA

Apellido paterno, materno, nombre y firma del Coordinador Técnico que elabora el Reporte.

14 NOMBRE Y FIRMA DEL ENCARGADO DE LA BODEGA

Apellido paterno, materno, nombre y firma del servidor público autorizado para la recepción de bienes en almacén.

15 NOMBRE Y FIRMA REPRESENTANTE DEL PROVEEDOR

Apellido paterno, materno, nombre y firma del representante del proveedor.






FECHA

FOLIO REG DE ENTRADA

ÁREA SOLICITANTE ORDEN DE COMPRA

T P ENTRADA FACTURA NO. DE

PARTS NOMBRE DEL PROVEEDOR DESCRIPCIÓN

TOTAL DE ENTRADAS RESPONSABLE

NOMBRE Y FIRMA

OBSERVACIONES

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS






FECHA

(1) FOLIO (2)

REG DE ENTRADA (3)

ÁREA SOLICITANTE ORDEN DE COMPRA

T P ENTRADA FACTURA NO. DE

PARTS NOMBRE DEL PROVEEDOR DESCRIPCIÓN

(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

TOTAL DE ENTRADAS (12)

RESPONSABLE

(13)

NOMBRE Y FIRMA

OBSERVACIONES (14)

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS






OBJETIVO Tener un control de las entradas al almacén

ELABORADO POR Jefe de Departamento de Supervisión de Almacenes.


DISTRIBUCIÓN Original: Subdirector de Contabilidad. Copia: 1 Director de Adquisiciones y Almacenes.

No. CONCEPTO ANOTAR 1 FECHA:

Día, mes y año en que se elabora el Reporte de Entradas.

2 FOLIO

Número consecutivo que le corresponda y lo asigna la Coordinación Técnica de Supervisión de Almacenes

3 REG. DE ENTRADA

La palabra “Computarizada”

4 ÁREA SOLICITANTE

Cuando es requisición interna se anota el centro de costo del área que solicita los bienes; cuando corresponde a los bienes adquiridos por el PAN, se deja en blanco

5 ORDEN DE COMPRA

Número de Pedido.

6 TP

Cuando la entrega de bienes es Total o Parcial.

7 ENTRADA

Número consecutivo de entrada al almacén, dado por el sistema de cómputo.

8 FACTURA

Número de factura del proveedor.

9 NO. DE PARTS

Número de partidas por las que se entregan los bienes.

10 NOMBRE DEL PROVEEDOR

Nombre completo del Proveedor que entrega los bienes y está estipulado en la factura

11 DESCRIPCIÓN

Breve descripción de los artículos recibidos en almacén

12 TOTAL DE ENTRADAS

Suma de las entradas anotadas.

13 RESPONSABLE, NOMBRE Y FIRMA

Nombre completo del Jefe de Departamento de Supervisión de Almacenes y Firma del mismo

14 OBSERVACIONES

Aclaraciones o comentarios en referencia a las entradas de bienes al almacén.



PROCEDIMIENTO PARA:

REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE BIENES EN ALMACÉN

NOVIEMBRE 2006



CLAVE PRM-09


REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE BIENES EN ALMACÉN 2 22/XI/2006


INTEGRAL DE LA FAMILIA ELABORÓ: DIR. GRAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERV. GENERALES




ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

8. ANEXOS

3 4 5 6 7 9

12

13






1. OBJETIVO

Verificar periódicamente las existencias materiales de equipo y bienes muebles con que cuenta la entidad a efecto de comprobar el grado de eficacia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los bienes, el método de almacenaje y el aprovechamiento de espacio en almacén.






2. ALCANCE

Aplica a la Dirección de General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Adquisiciones y Almacenes, Subdirección de Almacenes, Jefe de Departamento de Control de Inventarios, Jefe de Departamento de Operación de Almacenes, Jefe de Departamento de Supervisión de Almacenes, Dirección de Tecnologías de la Información, Órgano Interno de Control, Subdirección de Contabilidad y Auditores Externos.






3. DEFINICIONES

3.1. Bienes de consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

3.2. Bienes activo fijo: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realizan las dependencias y entidades, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

3.3. Inventario: Es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el activo el cual debe mostrar el número de unidades en existencia y la descripción de los artículos a una fecha determinada.

3.4. Marbete: Es el documento que se utiliza para registrar los conteos de cada uno de los artículos en el levantamiento de inventario, los cuales se ubican en cada uno de los artículos y se compone de talón para primero y segundo conteo.







4.1. DIRECCIÓN DE GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

- Autorizar el Programa de Trabajo para la Toma Física del Inventario, el cual deberá realizarse en forma anual en el transcurso del periodo de noviembre a diciembre de cada año.

- Supervisar que el desarrollo del inventario se lleve a cabo en apego a la normatividad vigente en la materia.

- Informar a las áreas del Sistema las fechas de cierre del almacén por inventario.

4.2. DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES

- Revisar el Programa de Trabajo para la Toma Física del Inventario. - Supervisar el desarrollo del Programa de Trabajo para la Toma Física del Inventario.

4.3. SUBDIRECCION DE ALMACENES - Elaborar el Programa de Trabajo para la Toma Física del Inventario en conjunto con sus Jefes

de Departamento. - Supervisar el desarrollo de los inventarios. - Invitar al Órgano Interno de Control, Auditores Externos y Subdirección de Contabilidad para que

participen en el Levantamiento Físico del Inventario Anual. - Elaborar las actas circunstanciadas al inicio y término del inventario. - Supervisar los resultados finales del inventario. - Informar a la Dirección de Finanzas y a los Órganos Fiscalizadores, acerca de las diferencias,

aclaraciones y ajustes. 4.4. JEFES DE DEPARTAMENTO DE LA SUBDIRECCION DE ALMACENES - Dar seguimiento al desarrollo del Programa de Trabajo para la Toma Física del Inventario

autorizado. - Serán responsables de conformar los Grupos de Trabajo. - Serán responsables del acomodo, identificación y colocación de marbetes, conteos, captura y

aplicación de ajustes de diferencias del levantamiento de inventario a través del sistema de cómputo.

- Elaborar las aclaraciones correspondientes a las diferencias de faltantes y/o sobrantes, resultado del inventario.

- Verificar que al momento del inventario, no se encuentren pendientes de envío entradas y/o salidas de almacén.






1.1 ELABORA PROGRAMA DE

TRABAJO PARA TOMA FÍSICA DEL INVENT ARIO

Y CONCILIACIÓN DE SUS RESULT ADOS CON REGIST ROS Y FECHAS

DE REALIZACIÓN

I N I C I O

DOCUMENTOS

PROGRAMA DE TRABAJO

OFICIOS

1.1, 1.2, 2.1

1.2


1.2 RECIBE PROGRAMA DE T RABAJO

AUTORIZADO POR LA DGRMSG Y TURNA A

DEPT O. DE CTROL DE INVETARIOS, DE

OPERACIÓN D/ALMACE Y DE SUPERVISIÓN DE

ALMACENES

2.1 RECIBE PROGRAMA DE T RABAJO PARA TOMA FÍSICA DEL

INVENT ARIO AUTORIZADO

3.2 ELABORA CORT E DOCUMENT AL ANTES

DE LOS CONTEOS FÍSICOS, OBTIENE

FIRMA DEL SUBDIRECTOR Y DEL

OIC, ANEXA ENTRADAS Y SALIDAS DE

ALMACÉN

3.3 EMITE LIST ADO MAESTRO DE ALMACÉN

CON CORT E AL DÍA ANTERIOR DEL INICIO

DE CONTEOS, ESPERA REALIZACIÓN DE

CONT EOS FÍSICOS

3.1 EMITE MARBETES DE BIENES

CATALOGADOS EN LISTADO MAESTRO DE

ALMACÉN Y ENTREGA A DEPT OS PARA COLOCACIÓN

DEPARTAMENTOS DE: CONTROL DE INVENTARIOS, DE SUPERVISIÓN DE

ALMACENES Y DE OPRACIÓN DE ALMACENES

DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN DE ALMACENES

1.3 ELABORA OFICIOS DE INVITACION A

ÓRGANOS FISCALIZADORES Y DIR.

DE FINANZAS PARA PART ICIPAR EN PROGRAMA DE

TRABAJO D/INVENTARIO

5.1 ANT ES DE INICIAR CONT EO ELABORA

ACTA OBT IENE FIRMAS DE OIC, AUDITOR

EXTERNO, CONT BILDAD, JEFES DE

DEPT O Y ENT REGA COPIAS

B

C

D

9.1 RECIBE MARBET ES, LOS CAPT URA EN SIST .

DE COMPUTO, EMIT E REPORT E, VALIDA

CAPT URA Y APLICA AJUST ES POR

DIFERENCIAS PARA ACTUALIZAR EL

SIST EMA MAEST RO

9.2 EMITE ENTRADAS DE ALMACÉN DE LOS BIENES SOBRANTES Y VALES DE SALIDA DE BIENES FALTANT ES

9.2 ENT REGA COPIA DE REPORT E COMPART IVO

Y DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL ALMACÉN

AL SUBDIR. DE ALM., ORGANOS

FISCALIZADORES Y JEFES DE DEPTO.

A

9.3 ELABORA OFICIO A LA SUBDIR. DE

CONT BILDAD PARA ENVIAR FORMATOS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE BIENES FALT ANTES Y SOBRANTES Y COPIA

DE REPORTE COMPARAT IVOE

F

11.1 RECIBE ACLARACIONES Y

SOPORT E, ELABORA OFICIO A SUBDIR. DE CONT ABILIDAD Y OIC,

ANEXA ACLARACIONES

11.2 ELABORA Y TURNA OFICIO A LA DRMSG Y

DIR DE ADQ. INFORMADO DE

RESULTADO DEL INVENT ARIO PRACTICADO

FIN

MARBET ES

CORT E DOCUMENTAL

3.1, 6.1, 6.2, 7.1, 7.2, 8.1, 8.3, 9.1

3.2

LISTADO MEST RO DE ALMACÉN

ACTA DE INICIO DE INVENT ARIO

3.3

5.1






4.1 CONFORMA GRUPOS DE T RABAJO PARA INVENT ARIO Y

REALIZAR PRIMERO Y SEGUNDO CONTEO,

NOMBRE UN RESPONSABLE DE

CADA GRUPO

DOCUMENTOS

6.2 EL RESPONSABLE DEL GRUPO FIRMA LOS

MARBET ES Y LOS ENTREGA A LA MESA

DE T RABAJO CONFORMADA POR JEFES DE DEPTO.

6.1 INICIA PRIMER CONT EO D/INVENTARIO CON EL ENCARGADO

DEL ALMACÉN, REQUISITA MARBET ES

DEPARTAMENTOS DE: CONTROL DE INVENTARIOS, Y

DE OPERACIÓN DE ALMACENESPRIMER GRUPO DE

TRABAJOSEGUNDO GRUPO DE

TRABAJO

7.1 REALIZA SEGUNDO CONT EO, REQUISIT A

MARBET ES

B

C

7.2 EL RESPONSABLE DEL GRUPO RUBRICA

MARBET ES Y LOS ENTREGA A LA MESA

DE T RABAJO CONFORMADA POR JEFES DE DEPTO. 8.1 VERIFICA QUE NO

EXISTAN DIFERENCIAS ENTRE PRIMER Y

SEGUNDO CONTEO, DE HABERLAS REALIZA

TERCER CONT EO CON ORGANOS

FISCALIZADORES Y CORRIGE MARBETES

8.2 EN COORD.CON EL SUBDIR DE ALM.

ELABORA ACTA DE CIERRE DE INVENT ARIO

OBTIENE FIRMAS DEL OIC, AUDITOR EXT .,

CONT ABILIDAD, DEPT OS. LA FIRMAN Y

ENTREGA COPIAS

8.3 ENVÍA MARBETES AL DEPTO. DE

SUPERVISIÓN DE ALMACENES PARA

SEGUIMIENTO

D

A

E

10.1 RECIBE COPIA DE REPORT E

COMPARAT IVO Y DE ENTRADAS Y SALIDAS

FALTANT ES Y SOBRANTES, ELABORA

ACLARACIONES LAS RUBRICA Y ANEXAN

SOPORT E

10.2 ELABORA NOTA INFORMAT IVA P/ENVIAR

ACLARACIONES CON SOPORT E AL


F

ACTA DE CIERRE DE INVENT ARIO

8.2

REPORT E COMPARAT IVO

9.1, 9.2, 9.3, 10.1

ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN

9.2, 10.1

OFICIO

10.1

NOTA INFORMATIVA

10.2

ACLARACIONES

11.1

OFICIO

11.2






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECTOR DE ALMACENES 1.1 Elabora el Programa de Trabajo para la Toma Física del Inventario

y conciliación de sus resultados con sus registros, con fechas de realización. Envía (por control de gestión o de manera económica) para autorización de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales previa revisión de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, en su caso, obtiene acuse de recibo.

1.2 Recibe de regreso el Programa de Trabajo para la Toma Física del Inventario con firma de autorización de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y turna a los Jefes de Departamento de Control de Inventarios, de Operación de Almacenes y de Supervisión de Almacenes

1.3 Elabora oficios de invitación a los Órganos Fiscalizadores y a la Dirección de Finanzas (Subdirección de Contabilidad) para que participen en la fecha y hora indicadas en el Programa de Trabajo para la Toma Física del Inventario, anexan copia del Programa. El oficio se distribuye de la siguiente manera: Original.- Órgano Interno de Control. Original.- Auditores Externos. Original.- Dirección de Finanzas. Original.- Dirección de Tecnologías de la Información 1ª Copia.- Dirección de Adquisiciones y Almacenes. 2ª Copia. Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. 3ª Copia. Archivo de la Subdirección de Almacenes. 4ª Copia. Acuse de recibo.

JEFES DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS, DE OPERACIÓN DE ALMACENES Y DE SUPERVISIÓN DE ALMACENES

2.1 Recibe el Programa de Trabajo para la Toma Física del Inventario autorizado.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN DE ALMACENES

3.1 Emite marbetes de artículos catalogados en el Listado Maestro de Almacén en la fecha establecida y entrega a los Jefes de Departamento de Control de Inventarios y de Operación de Almacenes para colocación.

3.2 Elabora Corte Documental antes de los conteos físicos, en la fecha establecida. Recaba en éste firma del Subdirector de Almacenes y del Órgano Interno de Control, anexa Entradas y Salidas de Almacén computarizadas y cancela último folio de cada formato por inventario.

3.3 Emite Listado Maestro de Almacén con corte al día anterior del inicio de conteos. Espera que se realice los conteos físicos.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS Y JEFE DE DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN DE ALMACENES

4.1 Conforma los grupos de trabajo que levantarán el inventario físico, para que cada uno de ellos lleve a cabo el primer y segundo conteo de bienes, nombra a un responsable de cada grupo.






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES 5.1 Antes de iniciar el primer conteo, elabora el Acta Circunstanciada

de Inicio de Inventario Físico, recaba firma del Órgano Interno de Control, Auditor Externo, Representante de la Subdirección de Contabilidad, Jefes de Departamento de Operación de Almacenes, de Control de Inventarios y de Supervisión de Almacenes; firma y entrega copia a cada uno de los firmantes.

PRIMER GRUPO DE TRABAJO 6.1 Inicia el primer conteo del levantamiento físico de los bienes en conjunto con el encargado del almacén, requisita los marbetes escribiendo en el recuadro correspondiente el resultado del primer conteo, el número total de bienes contados de cada bien o grupo de bienes del mismo tipo (tomando en cuenta su unidad de medida, piezas, paquetes y/o juegos).

6.2 El responsable del grupo rubrica el (los) Marbete(s), de cada conteo y los entrega a la mesa de trabajo conformada por los Jefes de Departamento de Operación de Almacenes y Control de Inventarios, que verifican se hayan retirado todos los marbetes y estén completos.

SEGUNDO GRUPO DE TRABAJO 7.1 Realiza el segundo conteo de los bienes, requisita los marbetes escribiendo en el recuadro correspondiente el resultado del segundo conteo, anotando el número total de los bienes contados de cada bien o grupo de bienes del mismo tipo (tomando en cuenta su unidad de medida, piezas, paquetes y/o juegos).

7.2 El responsable del grupo rubrica el (los) Marbete(s), de cada conteo y los entrega a la mesa de trabajo conformada por los Jefes de Departamento de Operación de Almacenes y Control de Inventarios, que verifican se hayan retirado todos los marbetes y estén completos.

JEFES DE DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN DE ALMACENES Y CONTROL DE INVENTARIOS (MESA DE TRABAJO)

8.1 Verifica que no existan diferencias entre los resultados del primer y segundo conteo, de haber diferencias lleva a cabo un tercer conteo en presencia de los Órganos Fiscalizadores y corrige los marbetes que contengan algún error.

8.2 En coordinación con el Subdirector de Almacenes elaboran el Acta Circunstanciada de Cierre de Inventario, recaba firmas del Órgano Interno de Control, Auditor Externo, Representante de la Subdirección de Contabilidad, Jefes de Departamento de Operación de Almacenes, de Control de Inventarios y de Supervisión de Almacenes; firma y entrega copia a cada uno de los firmantes.

8.3 Envía marbetes al Jefe de Departamento de Supervisión de Almacenes para su seguimiento.


9.1 Recibe marbetes de la Mesa de Trabajo, los captura en el sistema de cómputo, emite Reporte Comparativo, valida la captura y aplica los ajustes por las diferencias existentes para actualizar las existencias del Listado Maestro de Almacén a las existencias físicas.






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 9.2 Emite Entradas de Almacén de los bienes sobrantes resultantes y

Vales de Salida de los bienes faltantes. Entrega copia del Reporte Comparativo y de las Entradas y Salidas de Almacén al Subdirector de Almacenes, Órganos Fiscalizadores y Jefes de Departamento de Operación de Almacenes y de Control de Inventarios.

9.3 Elabora oficio a la Subdirección de Contabilidad para enviar formatos originales de Entradas y Salidas de Almacén de los bienes faltantes y sobrantes y copia del Reporte Comparativo. El oficio se distribuye de la siguiente manera: Original.- Departamento de Contabilidad. 1ª Copia.- Dirección de Adquisiciones y Almacenes. 2ª Copia.- Dirección de Finanzas. 3ª Copia.- Acuse de recibo del Jefe de Departamento de Supervisión de Almacenes

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS Y JEFE DE DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN DE ALMACENES

10.1 Reciben copia del Reporte Comparativo y de las Entradas y Salidas de Almacén de los bienes faltantes y sobrantes, elaboran las aclaraciones correspondientes, las rubrican los responsables del almacén y los Jefes de Departamento anexando el soporte documental correspondiente en cada una de ellas.

10.2 Elaboran nota informativa para enviar las aclaraciones con su soporte documental respectivo, al Subdirector de Almacenes. Se distribuye de la siguiente manera: Original.- Subdirección de Almacenes. Copia.- Jefes de Departamento correspondientes.

SUBDIRECTOR DE ALMACENES 11.1 Recibe aclaraciones y soporte documental, elabora Oficio a la Subdirección de Contabilidad y al Órgano Interno de Control, anexa aclaraciones. El oficio se distribuye de la siguiente manera: Original.- Subdirección de Contabilidad. 1ª Copia.- Órgano Interno de Control. 2ª Copia.- Dir. General de Recursos Materiales y Servicios Grales. 3ª Copia.- Dirección de Adquisiciones y Almacenes. 4ª Copia.- Acuse de recibo de la Subdirección de Almacenes.

11.2 Elabora y turna oficio a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, informando del resultado del inventario practicado, anexa copia del Acta de Inicio y Cierre. Se distribuye de la siguiente manera: Original.- Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1ª Copia.- Dirección de Adquisiciones y Almacenes. 2ª Copia.- Acuse de recibo de la Subdirección de Almacenes.

FIN






7. REFERENCIAS

7.1 Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal D.O.F. 11-XI-2004

7.2 Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes

Muebles y Prestación de Servicios de cualquier naturaleza. Fecha de Autorización 01-IV-2004

7.3 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

D.O.F. 4-I-2000, última reforma 21-VIII-2006

7.4 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 20-VIII-2001





PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE BIENES EN ALMACÉN 13 22/XI/2006





PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE BIENES EN ALMACÉN 14 22/XI/2006

(1) (1) (2)

(3) (4)

(1) (2)






OBJETIVO Tener un control donde se asiente las causas del rechazo de los bienes en

almacén

ELABORADO POR Jefe de Departamento de Control de Inventarios Jefe de Departamento Operación de Almacenes.


DISTRIBUCIÓN Original.- Jefe de Departamento de Control de Inventarios o Jefe de Departamento de Operación de Almacenes. Copia 1.- Proveedor Copia: 2.- Dirección de Adquisiciones y Almacenes

No. CONCEPTO ANOTAR 1 NÚM. ART.

Clave que tiene asignado el artículo de acuerdo al catálogo.

2 DESCRIPCIÓN Breve descripción de los artículos recibidos en almacén.

3 PRIMER CONTEO

Número de bienes contados en el primer conteo

4 SEGUNDO CONTEO

Número de bienes contados en el primer conteo






CORTE DOCUMENTAL DEL ALMACÉN CENTRAL A FECHA INDICADA ENTRADAS DE ALMACÉN COMPUTARIZADAS

DESCRIPCIÓN FECHA FOLIO PROVEEDOR O ÁREA C.C.

ÚLTIMOS FOLIOS UTILIZADOS

FOLIO CANCELADO FOLIOS A UTILIZAR SALIDAS DE ALMACÉN COMPUTARIZADAS



FOLIO CANCELADO FOLIOS A UTILIZAR ENTRADAS DE ALMACÉN “AG”



FOLIO CANCELADO FOLIOS A UTILIZAR

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DIRECCIÓN DE GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECTOR DE ADQUISICIONES Y ALMACENES SUBDIRECCION DE ALMACENES






ENTRADAS DE ALMACÉN “EA”



FOLIO CANCELADO FOLIOS A UTILIZAR ENTRADAS DE ALMACÉN “AF”



FOLIO CANCELADO FOLIOS A UTILIZAR SALIDAS DE ALMACÉN “AF”



FOLIO CANCELADO FOLIOS A UTILIZAR VALES DE SALIDA MANUALES



FOLIO CANCELADO FOLIOS A UTILIZAR






POR LA SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES

POR EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL






CORTE DOCUMENTAL DEL ALMACÉN CENTRAL A LA FECHA INDICADA ENTRADAS DE ALMACÉN COMPUTARIZADAS



FOLIO CANCELADO FOLIOS A UTILIZAR SALIDAS DE ALMACÉN COMPUTARIZADAS



FOLIO CANCELADO FOLIOS A UTILIZAR (21) (22) (23) (24) ENTRADAS DE ALMACÉN “AG”

DESCRIPCIÓN FECHA FOLIO PROVEEDOR O ÁREA C.C. (1) (2) (3) (4)


FOLIO CANCELADO (5) (6) (7) (8) FOLIOS A UTILIZAR (9) (10) (11) (12)

(1)

(13) (14)

(2) (3) (4)

(15) (16)

(5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

(17) (18) (19) (20)

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECTOR DE ADQUISICIONES Y ALMACENES SUBDIRECTOR DE ALMACENES






ENTRADAS DE ALMACÉN “EA”



FOLIO CANCELADO (5) (6) (7) (8) FOLIOS A UTILIZAR (9) (10) (11) (12) ENTRADAS DE ALMACÉN “AF”



FOLIO CANCELADO (5) (6) (7) (8) FOLIOS A UTILIZAR (9) (10) (11) (12) SALIDAS DE ALMACÉN “AF”



FOLIO CANCELADO (17) (18) (19) (20) FOLIOS A UTILIZAR (21) (22) (23) (24) VALES DE SALIDA MANUALES









POR LA SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES

POR EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL






OBJETIVO Tener un control que evidencie la situación de las entradas y salidas de almacén al

momento de iniciar el levantamiento del inventario físico

ELABORADO POR Jefe de Departamento de Supervisión de Almacenes


DISTRIBUCIÓN Original: .- Jefe de Departamento de Supervisión de Almacenes Copia 1 .- Subdirección de Almacenes Copia 2 .- Órgano Interno de Control

No. CONCEPTO ANOTAR ENTRADAS DE ALMACÉN COMPUTARIZADAS

1 FECHA Día, mes y año en que se elaboró la Entrada de Almacén que se registra.

2 FOLIO

Número consecutivo que presenta la Entrada de Almacén que se registra

3 PROVEEDOR O ÁREA Apellido paterno, materno y nombre del proveedor que presenta la Entrada de Almacén que se registra.

4 C.C.

Centro de Costo del Área que presenta la Entrada de Almacén

FOLIO CANCELADO

5 FECHA Día, mes y año en que se cancela el folio de Entrada de Almacén siguiente al último registrado.

6 FOLIO

Número consecutivo que presenta la Entrada de Almacén que se cancela

7 PROVEEDOR O ÁREA Se deja en blanco

8 C.C.

Se deja en blanco

FOLIOS A UTILIZAR

9 FECHA Se deja en blanco

10 FOLIO

Número consecutivo de la Entrada de Almacén siguiente a la que se canceló


12 C.C.

Se deja en blanco

SALIDAS DE ALMACÉN COMPUTARIZADAS

13 FECHA Día, mes y año en que se elaboró la Salida de Almacén que se registra.

14 FOLIO

Número consecutivo que presenta la Salida de Almacén que se registra

15 PROVEEDOR O ÁREA Apellido paterno, materno y nombre del proveedor que presenta la Salida de Almacén que se registra.






No. CONCEPTO ANOTAR 16 C.C.

Centro de Costo del Área que presenta la Salida de Almacén

FOLIO CANCELADO

17 FECHA Día, mes y año en que se cancela el folio de la Salida de Almacén siguiente al último registrado.

18 FOLIO

Número consecutivo que presenta la Salida de Almacén que se cancela


20 C.C.

Se deja en blanco

FOLIOS A UTILIZAR


22 FOLIO

Número consecutivo de la Salida de Almacén siguiente a la que se canceló


24 C.C.

Se deja en blanco

25 POR EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

Apellido paterno, materno y nombre del Jefe de Departamento de Almacenes e Inventarios

26 POR LA CONTRALORÍA INTERNA

Apellido paterno, materno y nombre del Representante del Órgano Interno de Control





PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE BIENES EN ALMACÉN

24 22/XI/2006






PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE BIENES EN ALMACÉN

25 22/XI/2006



OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES

PROCEDIMIENTO PARA:

ACTUALIZAR BIENES MUEBLES POR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO

NOVIEMBRE 2006



CLAVE PRM-10


ACTUALIZAR BIENES MUEBLES POR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO 2 22/XI/2006






ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

8. ANEXOS

3

4

5

6

8

11

16

17






1. OBJETIVO

Establecer las actividades y acciones a desarrollar para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles de Activo Fijo, a realizar por los Coordinadores Administrativos y Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo a fin de que cuenten con una herramienta administrativa que permita orientar el adecuado levantamiento y presentar resultados homogéneos.






2. ALCANCE

Aplica a la Titular del Organismo, Unidades, Direcciones Generales, a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, a la Subdirección de Almacenes y las diversas Jefaturas y/o Coordinaciones Administrativas de cada Unidad de Asistencia Social y Jefaturas de Departamento de Apoyo Administrativo y Coordinaciones Técnicas de Apoyo Administrativo de cada Subdirección General, Oficialía Mayor, Órgano Interno de Control y Direcciones de Área.






3. DEFINICIONES

3.1. Activo Fijo: Las propiedades, los bienes materiales o derechos que en curso normal de los negocios no están destinados a la venta, sino que representan la inversión de capital o patrimonio de una dependencia o entidad en las cosas usadas o aprovechadas por ella, de modo periódico, permanente o semi-permanente, en la producción o en la fabricación de artículos para venta o a la prestación de servicios a la propia entidad, a su clientela o al público en general. Eventualmente, tales bienes pueden ser vendidos o dados de baja ya sea por que se considera que no son útiles, porque sean remplazados por nuevas instalaciones o por otras causas similares a las expuestas

3.2. Bienes Muebles: Aquellos bienes que son susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro sin alterar ni su forma ni su esencia, tal es el caso del mobiliario y equipo de oficina, maquinaría, automóviles, etc.


3.4. Levantamiento de Inventario Físico: Es el procedimiento utilizado para verificar la existencia física de bienes muebles de activo fijo, asignados a las áreas conforme a los registros existentes en el Sistema Maestro de Activo Fijo.

3.5. Bienes Sobrantes: Son todos aquellos bienes muebles de activo fijo que no están relacionados en el listado maestro de activo fijo del área inventariada.

3.6. Bienes No Localizados: Son todos aquellos bienes muebles de activo fijo que están relacionados en el listado maestro del área inventariada y que a pesar de su exhaustiva búsqueda no fueron localizados físicamente.

3.7. Bienes de Consumo: Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las áreas del DIF tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en los inventarios, dada la naturaleza y finalidad en el servicio.







4.1. OFICIALÍA MAYOR - Autorizar el Programa Anual de Trabajo para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes

Muebles. 4.2. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

- Otorgar el Visto Bueno al Programa Anual de Trabajo para el Levantamiento Físico del

Inventario de Bienes Muebles.

4.3. DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES - Supervisar la elaboración del Programa Anual de Trabajo para el Levantamiento Físico del


- Dar seguimiento a la ejecución del Programa Anual de Trabajo para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles.

4.4. SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES - Revisar la elaboración del Programa Anual de Trabajo para el Levantamiento Físico del


- Vigilar y controlar el desarrollo de los trabajos en sus aspectos de calidad, costo, tiempo y apego al Programa Anual de Trabajo para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles

4.5. DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS - Elaborar y Coordinar el desarrollo y ejecución del Programa Anual de Trabajo para el

Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles, conforme a los procedimientos establecidos.

- Informar a sus inmediatos superiores, sobre los avances del Programa Anual de Trabajo para el

Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles.

- Analizar y revisar la documentación por el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles, realizado por las diversas áreas del Sistema, emitiendo los comentarios correspondientes.

- Actualizar el Sistema Maestro de Activo Fijo, de acuerdo a las diferencias detectadas del

resultado que arroje el Programa Anual de Trabajo para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles.






- Elaborar los listados del resultado del levantamiento físico del inventario de bienes muebles.

- Asignar y plaquear o grabar el número de inventario a los bienes muebles que carezcan del mismo.

- Informar oportunamente al Órgano Interno de Control en el SNDIF de los bienes muebles no

localizados durante el levantamiento físico del inventario de bienes. 4.6. COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS Y DEPARTAMENTOS DE APOYO

ADMINISTRATIVO - Organizar, coordinar y supervisar el desarrollo y ejecución del Programa Anual de Trabajo para el

Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles, de las áreas de su competencia, conforme al procedimiento establecido.

- Designar al personal responsable de realizar el levantamiento físico del inventario de las áreas

bajo su responsabilidad, conforme al Programa y Procedimiento establecido.

- Revisar, validar los papeles de trabajo del levantamiento del inventario que se practiquen en sus áreas e integrar los expedientes respectivos.

- Enviar la documentación (expediente) del resultado de los inventarios de bienes muebles de

activo fijo practicado, a la Subdirección de Almacenes, conforme al procedimiento establecido.

- Aclarar las diferencias de los bienes sobrantes y no localizados del resultado del levantamiento físico del inventario de bienes muebles, de acuerdo a las áreas de su competencia.

- Elaborar el acta administrativa correspondiente de los bienes no localizados y turnarla a la

Subdirección de Almacenes en el plazo establecido, con la constancia de hechos levantada por la conclusión del multicitado inventario.






DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

1.1 T URNA A LA DIR. DE ADQ. Y ALM. PROGRAMA

ANUAL DE T RABAJO PARA LEVANTAMIENT O

DE INVENT ARIO DE BIENES MUEBLES

AUTORIZADO POR EL OFICIAL MAYOR

I N I C I O

DOCUMENTOSDIRECCIÓN DE

ADQUISICIONES Y ALMACENES


A

3.1 RECIBE PROG. DE TRABAJO INST RUYE

AL DEPTO. DE CT ROL. DE INVENT.

CONFORME GRUPOS DE T RABAJO

P/COORDINAR INVENT ARIO

2.1 RECIBE PROG. DE TRABAJO AUTORIZDO

Y TURNA A LA SUBDIR. DE ALM. INST RUYENDO SU COORDINACIÓN Y

EJECUCIÓN RESPECTIVA

3.3 ELABORA OFICIO FIRMADO POR

DGRMSG SOLICIT A A AREAS REALICEN

INVENT ARIO Y ANEXA DOCT OS. SOPORTE

3.2 DIRIGE OFICIO A INFORMÁT ICA

SOLICITÁNDO SE CONGELE EL MAF Y

SE EMITAN LISTADOS Y ABRA UN LISTADO

PARALELO PARA ACTIVIDADES

PROGRAMA ANUAL DE T RABAJO

1.1, 2.1, 3.1

OFICIO

3.2, 3.3






COORDINACIONES ADMINISTRATIVAS Y/O DEPARTAMENTOS DE APOYO

ADMINISTRATIVO

4.1 RECIBE PROG. DE TRABAJO,

PROCEDIMIENTO, LISTADO MAESTRO,

CÉDULAS DE TRABAJO, ACT A DE

HECHOS

DOCUMENTOSRESPONSABLES DE

LEVANTAR EL INVENTARIO FÍSICO

4.2 ORGANIZA, COORDINA Y

SUPERVISA LA EJECUCIÓN DEL INVENT ARIO, DE

ÁREAS DE SU RESP. CONFORME A PROGRAMA

4.3 DESIGNA PERSONAL

RESPONSABLE PARA INVENT ARIO Y

ENTREGA DOCUMENT O

4.4 INFORMA A SUS ÁREAS DE INICIO DE

INVENT ARIO Y PERSONAL PARA

LLEVARLO A COBO

A PROG. DE TRABAJO, PROCEDIMIENTO, LISTADO MAESTRO, CÉDULAS DE TRABAJO, ACTA

4.1, 4.2, 4.3

OFICIOS

4.4

LISTADO MAESTRO

5.1, 5.2

CÉDULA "BIENES NO LOCALIZADOS

5.2, 5.3

CÉDULA "BIENES SIN NÚMERO

5.3, 5.4

RELACIÓN DE BIENES SIN NÚMERO, OFICIO, RESGUARDO

EXPEDIENTE

5.6, 6.1, 6.2, 7.1

ACTA

6.3, 6.4

7.3, 7.4

5.1 INICIA INVENT ARIO,

VERIFICAN BIENES CONT RA REGIST ROS DEL MAF D/ÁREA A

INVENT ARIAR Y ANOT AN UBICACIÓN

DEL BIEN

5.2 REALIZA BUSQUEDA,

IDENTIFICA EN MAF Y REQUISITA CÉDULA

DE BIENES NO LOCALIZADOS

5.3 INVEST . QUE No. DE INVENT . LE

CORRESPONDE, LO UBICA EN MAF Y

REQUISITA FORMATO BIENES SIN NÚMERO, PARA SU POSTERIOR

PLAQUEO

5.4 INVEST IGA SU PROCEDENCIA,

RECABA DOCT OS. Y REQUISITA CÉDULA

BIENES SIN NÚMERO Y EL DEPTO. CTROL. DE INVENT . ASIGNE

NÚMERO

BIENES SIN NÚMERO DE INVENTARIO Y SIN

REGISTRO EN EL MAF

BIENES SIN PLACA

BIENES NO LOCALIZADOS

5.5 RELACIONA BIENES EN CÉDULA

BIENES SIN SOBRANTES,

ESPECIFICA SI ESTÁN PREST ADOS,

ANEXA DOCTOS. SOPORT E

BIENES CON NÚMERO DE INVENTARIO Y NO

REGISTRADOS EN EL MAF

5.6 CONCLUIDO EL INVENT ARIO INTEGRA

EXPEDIENTE Y ADJUNTA

DOCUMENT ACIÓN

6.1 RECIBE EXPEDIENTE DE INVENT ARIO, LO

REVISA Y DETERMINA

¿ES CORRECTA

LA INFORMACIÓN?

6.2 DEVUELVE LOS DOCT OS. AL PERSONAL

RESPONSAVLE PARA SU CORRECCIÓN

NO SI

6.3 ELABORA ACTA DE HECHOS POR CONCLUSIÓN DE

INVENT ARIO, RECABA FIRMAS DE

RESPONSABLES

6.4 INT EGRA ACTA DE HECHOS A

EXPEDIENTE Y ENVÍA AL DEPTO. DE CONT ROL. DE INVENT ARIOS

B

C

8.1 REALIZA BUSQUEDA DE

BIENES, ELABORA ACTA Y TURNA AL

DEPT O. DE CTROL DE INVENT ARIOS

D

CONTINÚA EN 6.1

CONTINÚA EN 6.1

CONTINÚA EN 6.1

CONTINÚA EN 6.1

CONTINÚA EN 5.6

CÉDULA "BIENES SOBRANTES

5.5






DEPARTAMENTO DE CONTROL DE INVENTARIOS

7.1 RECIBE DE C.A. Y DEPT OS DE APOYO

ADMVO. EXPDIENTES ANALIZA

DIFERENCIAS CON BIENES SOBRANTES Y NO LOCALIZADOS Y

DEPURA EN MAF, DETERMINA

DOCUMENTOS

7.2 REALIZA CRUCE DE SOBRANTES CON

FALTANT ES Y DECIDIR QUE

PROCEDE, ESTABLECE CONT.

DE NO LOCALIZADOS

7.3 ELABORA RELACIÓN DE

BIENES SIN NÚMERO Y TURNA OFICIO A RESPONSABLES No.D/INVENTARIO

ASIGNADO A BIENES ENCONT RADOS

7.4 PARA CENTROS FORÁNEOS T URNA OFICIO Y PLACAS

PARA SER COLOCADAS EN

BIENES CORRESPONDIENTES

BEXPEDIENTE

7.6

OFICIO, ACTA DE BIENES FALTANT ES

8.1

OFICIO

9.1

CÉDULAS D TRABAJO

9.2, 9.3

LISTADO DE INVENT ARIO

9.3, 9.4

OFICIO

9.4

BIENES SOBRANTES

7.5 PARA CENTROS FORÁNEOS T URNA OFICIO Y PLACAS

PARA SER COLOCADAS EN

BIENES CORRESPONDIENTES

BIENES NO LOCALIZADOS

BIENES NO LOCALIZADOS SIN DOCUMENT ACIÓN

SOPORT E7.6 INT EGRA EXP. DE CADA C.COST O DE

BIENES NO LOCALIZADOS Y

ENVÍA RELACIÓN DE BIENES NO

LOCALIZADOS PARA ACLARAR SITUACIÓN

C

D

9.1 RECIBE DOCTOS. ANALIZA Y

DETERMINA SOBRE BIENES NO

LOCALIZADOS ENVIAR OFICIO AL

OIC PARA RESPONSABILIDAD

SI NO ES ACLARADA SU

SITUACIÓN

9.2 ACT UALIZA MAF EN SISTEMA VASE

DE ACUERDO A DIFERENCIAS

DETECT ADAS EN CÉDULAS DE

TRABAJO

9.3 CAPTURADOS LOS MOVIMIENT OS

SOLICITA A INFORMÁT ICA EMISIÓN DEL

RESULTADO DE INVENT ARIO

P/CONCILIACIÓN

9.4 RECIBE LISTADOS VERIFICA CONT RA

DOCT OS. SOPORTE Y ENVÍA A FINANZAS

PARA CONCILIACIÓN, TURNA COPIA A O.M., DRMSG, DPOP, OIC Y AUDOTOR EXT ERNO

FIN

CONTINÚA EN 9.2

CONTINÚA EN 9.2







1.1 Turna por oficio, control de gestión o de forma económica de inmediato a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, el Programa Anual de Trabajo para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles autorizado por el Oficial Mayor e instruye en el mismo documento su ejecución, desarrollo y difusión.


2.1 Recibe el Programa de Trabajo autorizado y turna de forma económica a la Subdirección de Almacenes instruyendo su coordinación y ejecución.


3.1 Recibe el Programa de trabajo, se entera y en un día turna e instruye en el mismo documento al Departamento Control de inventarios los documentos recibidos, para que con su personal conforme los grupos de trabajo que coordinarán y supervisarán el levantamiento físico del inventario que llevarán a cabo los responsables que designen las Coordinaciones Administrativas y Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo.

3.2 Elabora oficio dirigido a la Dirección de Tecnologías de la Información, solicitando se congele el MAF que servirá como Sistema Base del Inventario, a fin de que se emitan los listados maestros del inventario a realizar, asimismo se abra un sistema paralelo para continuar con las actividades cotidianas de actualización, obtiene acuse y archiva.

3.3 Elabora oficios con firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales para las Coordinaciones Administrativas y Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo, notificándoles del levantamiento del inventario físico que tendrán que llevar a cabo en las áreas de su competencia, anexándole copia del Programa de Trabajo, Procedimiento, los originales de los listados maestro de sus áreas, un juego de Cedulas de Trabajo (para su fotocopiado conforme a sus necesidades) y formato de Acta de Conclusión del Inventario efectuado, obtiene acuse y archiva.

COORDINADORES ADMINISTRATIVOS Y JEFES DE DEPARTAMENTO DE APOYO ADMINISTRATIVO

4.1 Recibe solicitud para levantamiento de inventario con la documentación siguiente: Programa de Trabajo, Procedimiento, Listados Maestros, juego de Cédulas de Trabajo y formato de Acta de Conclusión del Inventario.

4.2 Organiza, coordina y supervisa la ejecución y desarrollo del levantamiento de inventario de las áreas bajo su responsabilidad conforme a programa y procedimientos establecidos.

4.3 Designa por oficio al personal responsable que llevará a cabo el levantamiento físico del inventario, entregando la documentación necesaria para su realización: Programa de Trabajo, Procedimiento, listados maestros, juego de Cédulas de Trabajo y formato de Constancia de Hechos de conclusión del Inventario, obtiene acuse y archiva.

4.4 Informa mediante oficio de asignación a sus áreas sobre el inicio del levantamiento del Inventario y del personal que ha sido designado para llevarlo a cabo.






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO PERSONAL RESPONSABLE DE LEVANTAR EL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES

5.1 Inicia el Levantamiento del Inventario, verificando físicamente los bienes contra los registros del MAF del área a inventariar, anotando en el espacio respectivo del listado Maestro, la ubicación en donde fue localizado el bien, tomando en consideración, que en caso de que en el listado falten los datos de marca, serie y/o modelo de alguno de los bienes, deberá de anotarlos con letra legible en el listado.

5.2

BIENES NO LOCALIZADOS: Realiza una búsqueda exhaustiva de los mismos y si no ha sido posible su localización, identifica en el MAF con una letra “F” y requisita Cédula de “Bienes No localizados”, anotando los datos del bien y en caso de existir documentación que soporte los motivos por los cuales físicamente no se encuentran los bienes, le anexa copia de toda la documentación a la Cédula levantada y asienta en la misma la situación para cada caso. Continúa en la actividad número 6.1

5.3

BIENES SIN PLACA: Investiga que número de inventario le corresponde, de acuerdo a sus características físicas y datos del bien, lo ubica en el MAF, asienta su ubicación y requisita la Cédula de “Bienes Sin Número” especificando en la columna de observaciones, que se trata de un bien registrado en el Listado Maestro, para su posterior plaqueo, por parte del personal del Departamento de Control de Inventarios. Continúa en la actividad número 6.1

5.4

BIENES SIN NÚMERO DE INVENTARIO Y SIN REGISTRO EN EL MAF: Investiga su procedencia, recaba los documentos que sustenten su ingreso y requisita la Cédula “Bienes sin Número”, sin requisitar lo correspondiente al Número de Inventario y especifica si cuenta o no con documentos soporte en dicha cédula, a fin de que el Departamento de Control de Inventarios en su caso, determine la asignación de un número nuevo de inventario y plaqueo correspondiente. Continúa en la actividad número 6.1

5.5

BIENES CON NÚMERO DE INVENTARIO Y NO REGISTRADOS EN EL MAF: Relaciona los bienes en la Cédula de “Bienes Sobrantes” especificando si están en calidad de préstamo por parte de alguna otra área o están asignados en forma definitiva, anexando la documentación que sustente su situación para cada caso. Continúa en la actividad número 6.1







5.6 Una vez concluido el levantamiento del inventario integra el expediente correspondiente, el cual incluye la siguiente documentación: − Copia de Oficio de Asignación − Original del Listado Maestro depurado, − Original de las Cédulas de Trabajo,

Bienes No Localizados, Bienes Sin Número, Bienes Sobrantes, y

− Documentación Soporte. Turna por oficio expediente a la Coordinación Administrativa o Jefe de Departamento de Apoyo Administrativo, obtiene acuse y archiva.

COORDINADORES ADMINISTRATIVOS Y JEFES DE DEPARTAMENTOS DE APOYO ADMINISTRATIVO

6.1

Recibe expediente de inventario, lo revisa y determina. ¿Es correcta la información?

6.2

No Devuelve los documentos al personal responsable del levantamiento del inventario para su corrección. Continúa en actividad 5.6

6.3

Si Elabora Constancia de Hechos por conclusión de inventario, la firma y recaba firmas del titular del área y del personal que levantó el inventario.

6.4 Integra el original de la Constancia de Hechos al expediente y lo envía por oficio al Departamento de Control de Inventarios, obtiene acuse.


7.1 Recibe de las Coordinaciones Administrativas y Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo que efectuaron su inventario, los expedientes del mismo, verifica y analiza la situación de las diferencias detectadas por los bienes que resultaron como sobrantes, así como por los bienes que no fueron localizados, depura la información de dichos bienes de acuerdo a los registros existentes en el MAF, así como a la documentación existente, y determina:

7.2

PARA LOS BIENES SOBRANTES: Realiza cruce entre los listados de bienes sobrantes con los bienes que no fueron localizados en las áreas en las que están registrados, a fin de que se permita conocer y determinar en definitiva los que continuarán en uno u otro supuesto y consecuentemente decidir hasta entonces, a los que proceda asignársele un número de inventario y su alta en el MAF, así como establecer la cantidad exacta de los bienes no localizados; a través de sus Grupos de Trabajo, plaquea los bienes que carecen de la misma, así como aquellos que, en su caso, procedió la asignación de un nuevo número de inventario. Continúa en la actividad número 9.2






ÁREA RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 7.3

Elabora relación de bienes sin número de inventario y envía oficio a las Coordinaciones Administrativas y Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo correspondiente, informándole el número de inventario que le fue asignado a de dichos bienes para que elabore el resguardo correspondiente y lo remita en un plazo no mayor a tres días hábiles a partir de que reciba el oficio, para dar de alta los datos del nuevo usuario en el MAF, obtiene acuse y lo archiva.

Continúa en la actividad número 9.2

7.4 Para centros asistenciales foráneos, turna el oficio antes mencionado adjuntado la placa(s) para ser colocada(s) en el(los) bien(es) correspondientes.

7.5

BIENES NO LOCALIZADOS: Cuentan con documentación soporte que valide su situación: Analiza la documentación soporte, a fin de determinar si la ubicación de estos bienes es distinta a la asentada en los registros del MAF, y procede a su actualización, cancelando del MAF los datos del usuario y centro de costo original y lo registra en su actual ubicación solo en los casos que este bien no este en carácter de préstamo.

Continúa en la actividad número 9.2

7.6

BIENES NO LOCALIZADOS SIN DOCUMENTACIÓN SOPORTE: Integra un expediente por cada Centro de Costo de los bienes No Localizados que en su momento no fue aclarada su situación, a pesar del cruce realizado con los bienes que resultaron como sobrantes y envía mediante oficio el listado de dichos bienes a la Coordinación Administrativa o Jefe de Departamento de Apoyo Administrativo correspondiente, para que en un plazo no mayor a cinco días hábiles, realice lo conducente para la aclaración de cada uno de los bienes faltantes o, en su caso, informe de las acciones implementadas para su localización, obtiene acuse y archiva.

COORDINADORES ADMINISTRATIVOS Y JEFE DE DEPARTAMENTO DE APOYO ADMINISTRATIVO

8.1 Recibe oficio mediante el cual se le informa de los bienes faltantes que no ha sido aclarada su situación; realiza nueva búsqueda para su localización, en su caso, elabora acta administrativa de bienes faltantes, la firma y turna de forma económica para firma del titular del área, el Coordinador Administrativo o Jefe de Departamento de Apoyo Administrativo y la persona que tiene resguardado el bien; posteriormente turna la información al Departamento de Control de Inventarios, obtiene acuse y archiva.


9.1

SI NO ES ACLARADA SU SITUACIÓN: Recibe documentos, los analiza y determina qué bienes es clara su situación, y en los casos donde se haya recibido acta administrativa de bienes no localizados elabora y firma oficio dirigido a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional para que determine si hay o no responsabilidad del usuario de conformidad con la normatividad vigente, obtiene acuse de recibo y espera resolución para proceder a su baja.






ÁREA RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO

9.2 Actualiza el MAF, en el Sistema Base de acuerdo a las diferencias detectadas mediante las Cédulas de Trabajo.

9.3 Una vez capturados todos los movimientos reflejados en las Cédulas de Trabajo, solicita por oficio, a la Dirección de Tecnologías de la Información, la emisión de los listados del resultado del inventario, en la forma para efectuar la conciliación correspondiente con el área Contable, obtiene acuse y archiva.

9.4 Recibe los Listados, los verifica contra su documentación soporte de los movimientos realizados y elabora oficio con firma del Director de Adquisiciones y Almacenes para su envío a la Dirección de Finanzas, para su conocimiento y conciliación correspondiente, turna copia a la Oficialía Mayor, a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, al Órgano interno de Control y al Auditor Externo, obtiene acuse de recibo y archiva.

FIN






7. REFERENCIAS

7.1 Estatuto Orgánico del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, publicado en el Diario Oficial de la Federación 8 de febrero de 2006

7.2 Ley General de Bienes Nacionales, emitida el 20 de mayo de 2004 en el Diario Oficial de la

Federación.


7.4 Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles Propiedad del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia, autorizadas por COMERI el 1 de marzo de 2005, y por Acuerdo No. 16/ORD.17/2005 de la H. Junta de Gobierno del DIF, en su XVII sesión del 20 de abril de 2005.





PROCEDIMIENTO PARA: ACTUALIZAR BIENES MUEBLES POR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO 17 22/XI/2006


OFICIALIA MAYORSUBDIRECCION DE ADQUISICIONES Y ALMACENESDEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS

CEDULA DE INVENTARIOS TIPO DE MOVIMIENTOBIENES NO LOCALIZADOS

D I R E C C I O N S U B D I R E C C I O N LOCALIZACION FECHA

DIA MES AÑOCENTRO DE COSTO CENTRO DE COSTO CENTRO DE COSTO

DOCUMENTACIONCLAVE DEL BIEN D E S C R I P C I Ó N M A R C A S E R I E M O D E L O SOPORTE

SUB DET PROGR AUX NO

OBSERVACIONES: INVENTARIO REALIZADO POR ENCARGADO DEL AREA

HOJA DE

NOMBRE Y FIRMA

SIOBSERVACIONES

NOMBRE Y FIRMA

5

1 324

6 7 8 9 10 11 12

1314 15

16






ANEXOS

INSTRUCTIVO DE LLENADO

FORMATO: BIENES NO LOCALIZADOS

No. CONCEPTO ANOTAR 1 DIRECCIÓN

CENTRO DE COSTO La Dirección a la que pertenece el área inventariada, así como el Centro de Costo de la misma.

2 SUBDIRECCIÓN CENTRO DE COSTO

Deberá anotar la Dirección a la que pertenece el área inventariada, así como el Centro de Costo de la misma.

3 LOCALIZACIÓN CENTRO DE COSTO

Deberá anotar el nombre del área inventariada, así como el Centro de Costo de la misma.

4 FECHA Deberá anotar la fecha de elaboración de la Cedula.

5 TIPO DE MOVIMIENTO Este espacio es para uso exclusivo de la Coordinación Técnica de Control de Inventarios, en el cual anotara la clave de tipo de movimiento que realizará en el Sistema Maestro de Activo Fijo.

6 CLAVE DEL BIEN Deberá anotar el numero de inventario del Bien que no fue Localizado como resultado del inventario practicado.

7 DESCRIPCIÓN Deberá anotar la descripción del Bien que no fue Localizado como resultado del inventario practicado, de acuerdo a los datos establecidos en el Listado Maestro.

8 MARCA Deberá anotar en caso de que lo tenga, la marca del Bien que no fue Localizado como resultado del inventario practicado, de acuerdo a los datos establecidos en el Listado Maestro.

9 SERIE Deberá anotar en caso de que lo tenga, el número de serie del Bien que no fue Localizado como resultado del inventario practicado, de acuerdo a los datos establecidos en el Listado Maestro.

10 MODELO Deberá anotar en caso de que lo tenga, el modelo del Bien que no fue Localizado como resultado del inventario practicado, de acuerdo a los datos establecidos en el Listado Maestro.

11 DOCUMENTACIÓN SOPORTE

Deberá anotar con una ”X” en la parte correspondiente en SI o NO según sea el caso, si se cuenta o no con la documentación que sustente el porque físicamente no fue localizado el bien de que se trate, debiendo en caso de marcar en SI, anexar copia de los documentos de que se traten

12 OBSERVACIONES En caso de tener alguna observación en forma particular para cada uno de los bienes que no fueron localizados, deberá anotar su observación en forma concisa, en caso de no ser suficiente el espacio, podrá referenciar sus observaciones en una hoja anexa.

13 OBSERVACIONES En caso de tener alguna observación en forma general de los bienes que no fueron localizados, deberá anotar su observación en forma concisa, en caso de no ser suficiente el espacio, podrá referenciar sus observaciones en una hoja anexa

14 INVENTARIO REALIZADO POR

Se deberá anotar el Nombre, numero de Credencial del Sistema Nacional DIF y asentar la firma del personal responsable de levantar el inventario.

15 ENCARGADO DEL ÁREA Se deberá anotar el Nombre, numero de Credencial del Sistema Nacional DIF y asentar la firma del encargado del área inventariada.

16 HOJA__ DE__ Se deberá anotar en “HOJA” en numero de pagina que se trate y en “DE” el total de paginas que integran todas las cedulas.








CEDULA DE INVENTARIOS TIPO DE MOVIMIENTO BIENES SIN NUMERO



DOCUMENTACIONCLAVE DEL BIEN D E S C R I P C I Ó N M A R C A S E R I E M O D E L O

SUB DET PROGR AUX SI

OBSERVACIONES: * EN CASO DE ASIGNACION DE NUMERO DE INVENTARIO, INVENTARIO REALIZADO POR ENCARGADO DEL AREA

LO APLICARA EL PERSONAL DE LA C.T. DE CONTROL DE INVENTARIOS. HOJA DE

NOMBRE Y FIRMA

SOPORTENO

OBSERVACIONES

NOMBRE Y FIRMA

5

1 324

6 7 8 9 10 11 12

1314 15

16






ANEXOS


FORMATO: BIENES SIN NÚMERO


CENTRO DE COSTO La Dirección a la que pertenece el área inventariada, así como el Centro de Costo de la misma.







6 CLAVE DEL BIEN Este espacio es para uso exclusivo de la Coordinación Técnica de Control de Inventarios, en el cual se anotará en caso de que proceda, el número de inventario del Bien que fue localizado sin número de inventario.

7 DESCRIPCIÓN Deberá anotar la descripción del Bien que fue localizado sin número (escritorio, archivero, silla, etc.)

8 MARCA Deberá anotar en caso de que lo tenga, la marca del bien que fue localizado sin número.

9 SERIE Deberá anotar en caso de que lo tenga, el número de serie del bien que fue localizado sin número.

10 MODELO Deberá anotar en caso de que lo tenga, el modelo del bien que fue localizado sin número de inventario.


Deberá anotar con una ”X” en la parte correspondiente en SI o NO según sea el caso, si se cuenta o no con la documentación que sustente el cómo ingresó el bien al área inventariada, tomando en cuenta de que en caso de marcar SI deberá anexar copia de los documentos de que se traten.

12 OBSERVACIONES En caso de tener alguna observación en forma particular para cada uno de los bienes que fueron localizados sin número de inventarios, deberá anotar su observación en forma concisa, en caso de no ser suficiente el espacio, podrá referenciar sus observaciones en una hoja anexa.

13 OBSERVACIONES En caso de tener alguna observación en forma general de los bienes que fueron localizados sin número de inventario deberá anotar su observación en forma concisa, en caso de no ser suficiente el espacio, podrá referenciar sus observaciones en una hoja anexa.


Deberá anotar el Nombre, numero de credencial del Sistema Nacional DIF y asentar la firma del personal responsable de levantar el inventario.

15 ENCARGADO DEL ÁREA Se deberá anotar el Nombre, numero de Credencial del Sistema Nacional DIF y asentar la firma del encargado del área inventariada.

16 HOJA__ DE__ Se deberá anotar en “HOJA” en numero de pagina que se trate y en “DE” el total de paginas que integran todas las cédulas.








CEDULA DE INVENTARIOS TIPO DE MOVIMIENTO BIENES SOBRANTES



DOCUMENTACIONCLAVE DEL BIEN D E S C R I P C I Ó N M A R C A S E R I E M O D E L O

SUB DET PROGR AUX SI

OBSERVACIONES: INVENTARIO REALIZADO POR ENCARGADO DEL AREA

HOJA DE

NOMBRE Y FIRMANOMBRE Y FIRMA

SOPORTENO

OBSERVACIONES

5

1 324

6 7 8 9 10 11 12

1314 15

16







FORMATO: BIENES SOBRANTES


CENTRO DE COSTO Deberá anotar la Dirección a la que pertenece el área inventariada, así como el Centro de Costo de la misma.







6 CLAVE DEL BIEN Deberá anotar el numero de inventario del Bien que se detectó como sobrante, en virtud de no estar relacionado en su listado maestro.

7 DESCRIPCIÓN Deberá anotar la descripción del Bien que se detectó como sobrante (escritorio archivero, silla, etc.)

8 MARCA Deberá anotar en caso de que lo tenga, la marca del Bien que se detectó como sobrante.

9 SERIE Deberá anotar en caso de que lo tenga, el número de serie del Bien que se detectó como sobrante.

10 MODELO Deberá anotar en caso de que lo tenga, el modelo del Bien que se detectó como sobrante.


Deberá anotar con una “X” en la parte correspondiente en SI o NO según sea el caso, si se cuenta o no con la documentación que sustente el como ingreso el bien en el área inventariada, tomando en cuenta de que en caso de marcar en SI, deberá anexar copia de los documentos de que se traten.

12 OBSERVACIONES En caso de tener alguna observación en forma particular para cada uno de los bienes que se detectó como sobrante, deberá anotar su observación en forma concisa si se trata de un bien prestado por otra área o si bien se trata de un bien asignado en forma definitiva, en caso de no ser suficiente el espacio, podrá referenciar sus observaciones en una hoja anexa.

13 OBSERVACIONES En caso de tener alguna observación en forma general de los bienes que se detectaron como sobrantes, deberá anotar su observación en forma concisa, en caso de no ser suficiente el espacio, podrá referenciar sus observaciones en una hoja anexa.


Se deberá anotar el Nombre, numero de Credencial del Sistema Nacional DIF y asentar la firma del personal responsable de levantar el inventario.

15 ENCARGADO DEL ÁREA

Se deberá anotar el Nombre, numero de Credencial del Sistema Nacional DIF y asentar la firma del encargado del área inventariada.

16 HOJA__ DE__ Se deberá anotar en “HOJA” en numero de pagina que se trate y en “DE” el total de paginas que integran todas las cedulas.







DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES

SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS

C O N S T A N C I A D E H E C H O S

LUGAR Y FECHA: EN LA CIUDAD DE MÉXICO, DISTRITO FEDERAL, SIENDO LAS ______ HORAS DEL DIA _______ DE _______ DEL AÑO DOS MIL CINCO, EN LA OFICINA QUE OCUPA LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA ___________________________________________________________ UBICADA EN __________________________________________________________ DELEGACIÓN __________________________________

INTERVIENEN: POR (ÁREA INVENTARIADA)__________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ POR LA PERSONAL RESPONSABLE DE LEVANTAR EL INVENTARIO FÍSICO, ______________________________________________________________________________________________________________________________________________

ASUNTO: EN ATENCIÓN AL OFICIO N° _________________, DE FECHA

_________________________; Y EN CUMPLIMIENTO AL PROGRAMA DE TRABAJO PARA EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DE INVENTARIOS DE BIENES MUEBLES DE ESTA INSTITUCIÓN, ESTABLECIDO PARA EL PRESENTE EJERCICIO; SE REALIZÓ EL INVENTARIO FÍSICO AL 100%, EN CONFRONTACIÓN CON EL LISTADO MAESTRO DE BIENES ADSCRITOS A LA ____________________________________

PROCEDIMIENTO: SE EFECTUÓ EL INVENTARIO FÍSICO EN TODAS LAS ÁREAS PERTENECIENTES A LA ___________________________________________ QUEDANDO ASENTADO EN _____ HOJAS DEL LISTADO MAESTRO Y _____ CÉDULAS DE BIENES SOBRANTES, _____ CEDULAS DE BIENES SIN NÚMERO Y ____ CEDULAS DE BIENES NO LOCALIZADOS, FIRMADAS DE CONFORMIDAD EN CADA UNA DE LAS FOJAS QUE LAS INTEGRAN POR EL PERSONAL QUE INTERVIENE.-----------------------------------------------------------------

HOJA ____ DE ____

1

2

3

4






DANDO EL SIGUIENTE RESULTADO: ------------------------------------------------------

DOCUMENTOS Nº DE BIENES

BIENES EN LISTADO MAESTRO BASE BIENES LOCALIZADOS FÍSICAMENTE Y NO ASIGNADOS A SU CENTRO DE COSTO. (BIENES SOBRANTES)

BIENES SIN NUMERO DE INVENTARIO BIENES NO LOCALIZADOS

OBSERVACIONES: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

DE LOS ____ BIENES NO LOCALIZADOS, LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

DEL ÁREA INVENTARIADA RESPECTIVAMENTE, DEBERÁ REMITIR AL DEPARTAMENTO DE ALMACENES E INVENTARIOS, A MÁS TARDAR A LOS DIEZ DÍAS HÁBILES POSTERIORES DE LA FIRMA DEL PRESENTE DOCUMENTO, LA DOCUMENTACIÓN ACLARATORIA QUE SUSTENTE LA SITUACIÓN DE CADA UNO DE LOS BIENES EN COMENTO.--------------------------------------------------------------------------

SERÁ RESPONSABILIDAD DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN DE ___________________________________________________, TENER ACTUALIZADOS Y DEBIDAMENTE RESGUARDADOS LOS BIENES DE ACTIVO FIJO ASIGNADOS A SU CENTRO DE TRABAJO.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

ESTA INTERVENCIÓN SE REALIZA EN APEGO AL PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE BIENES MUEBLES POR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO DE BIENES MUEBLES AUTORIZADOS POR LA OFICIALÍA MAYOR.-----------------------------------------------------------------------------------------------

CIERRE: NO HABIENDO MAS HECHOS QUE ASENTAR SE DA POR TERMINADA LA

PRESENTE, SIENDO LAS______ DEL DIA DE SU INICIO, ELABORÁNDOSE EN TRES TANTOS, FIRMADAS AL CALCE Y MARGEN POR EL PERSONAL QUE INTERVIENE.-----------------------------------------------------------------

HOJA ____ DE ____

6

8

5

7

9

10

13






POR EL PERSONAL RESPONSABLE DE LA

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA DIRECCIÓN DE

NOMBRE, Nº DE CREDENCIAL Y FIRMA NOMBRE, Nº DE CREDENCIAL Y FIRMA

POR EL TITULAR DEL ÁREA INVENTARIADA

NOMBRE, Nº DE CREDENCIAL Y FIRMA

HOJA ____ DE ____

11

12

13







FORMATO: CONSTANCIA DE HECHOS No. CONCEPTO ANOTAR 1 LUGAR Y FECHA Deberá anotar la hora, el día, el mes en que da inicio la Constancia de Hechos, así como el

nombre y domicilio de la Unidad de Asistencia Social o Dirección de Área, a la que corresponda la Coordinación Administrativa que le competa realizar el levantamiento del Inventario.

2 INTERVIENEN Deberá anotar la Unidad de Asistencia Social o Dirección de Área, a la que corresponda el Área inventariada, así como el nombre y número de Credencial del Personal del área inventariada que participó en el Levantamiento del Inventario, así también el nombre y número de Credencial del Personal comisionado a levantar el inventario físico, por parte de la Coordinación Administrativa respectiva.

3 ASUNTO Deberá anotar el número de oficio, y su fecha, mediante el cual se le solicitó se llevara a cabo el inventario físico de bienes muebles y al final del párrafo el Nombre del Área Inventariada.

4 PROCEDIMIENTO Deberá anotar el Nombre del Área Inventariada y en total de hojas por cada tipo de cedulas (Bienes Sobrantes, Bienes Sin Número y Bienes No Localizados) que integran el resultado del inventario practicado.

5 BIENES EN LISTADO MAESTRO BASE

Deberá anotar el número total general de Bienes Muebles que a parece al Final del Listado Maestro Base para la verificación del Inventario.

6 BIENES LOCALIZADOS FÍSICAMENTE Y NO ASIGNADOS A SU CENTRO DE COSTO (BIENES SOBRANTES)

Deberá anotar el número total de Bienes Muebles que se detectaron como Bienes Sobrantes, de acuerdo al total del Bienes manifestados en la Cedula de Bienes Sobrantes.

7 BIENES SIN NÚMERO DE INVENTARIO

Deberá anotar el número total de Bienes Muebles que se detectaron como Bienes Sin Número de inventario, de acuerdo al total del Bienes manifestados en la Cedula de Bienes Sin Número.

8 BIENES NO LOCALIZADOS

Deberá anotar el número total de Bienes Muebles que se detectaron como Bienes No Localizados, de acuerdo al total del Bienes manifestados en la Cedula de Bienes No Localizados.

9 OBSERVACIONES Es un espacio libre para que en su caso se manifieste las aclaraciones y/o comentarios con respecto de los bienes que resultaron sobrantes, sin número de inventario y/o no localizados.

10 CIERRE Deberá anotar la hora en que se concluye la presente Constancia de Hechos.

11 FIRMAS Deberá anotar el Nombre, Numero de Credencial y Firma, del personal que fue comisionado para levantar el inventario físico de bienes muebles, por parte de la Coordinación Administrativa.

12 FIRMAS Deberá anotar el Nombre, Numero de Credencial y Firma, del personal que intervino por parte del Área inventariada, tomando en consideración que para los casos de los Centros Asistenciales deberá de ser firmado por el titular del Centro Asistencial.

13 HOJA_ DE_ Se deberá anotar en “HOJA” en numero de pagina que se trate y en “DE” el total de paginas que integran la Constancia de Hechos.



PROCEDIMIENTO PARA:

REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES RECIBIDOS POR

CONCEPTO DE DONACIONES Y ASIGNACIONES

JUNIO 2006

Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), el día 12 de junio de 2006, la cual entre en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca Interna


TITULO REV:

PAG: FECHA PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES RECIBIDOS POR CONCEPTO DE DONACIONES Y

ASIGNACIONES 2 12/VI/2006


INTEGRAL DE LA FAMILIA ELABORÓ: DIR. GRAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERV. GENERALES




ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

8. ANEXOS

3

4

5

6

7

10

13

14




INTEGRAL DE LA FAMILIA

PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES RECIBIDOS POR CONCEPTO DE DONACIONES Y

ASIGNACIONES

3 12/VI/2006

1. OBJETIVO

Verificar periódicamente las existencias de donativos y asignaciones con que cuenta la entidad a efecto de comprobar el grado de eficiencia en los sistemas de control administrativo, el manejo de los bienes en método de almacenaje y el aprovechamiento de espacios en almacén.






ASIGNACIONES

4 12/VI/2006

2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Adquisiciones y Almacenes, Subdirección de Almacenes, Departamento de Control de Inventarios, Departamento de Operación de Almacenes, Departamento de Supervisión de Almacenes, Dirección de Tecnologías de la Información, Órgano Interno de Control, Subdirección de Contabilidad y Auditores Externos.






ASIGNACIONES

5 12/VI/2006

3. DEFINICIONES

3.1. Bienes de Consumo: los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realizan las áreas del DIF tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en los inventarios, dada la naturaleza y finalidad en el servicio.

3.2. Bienes de Activo Fijo: Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de

las actividades que realizan las áreas del DIF Nacional, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad del servicio.

3.3. Inventario: Es una relación detallada de las existencias materiales comprendidas en el

activo, el cual debe mostrar el número de unidades en existencia y la descripción de los artículos a una fecha determinada.

3.4. Marbete: Es el documento que se utiliza para registrar los conteos de cada uno de los

artículos en el levantamiento de inventario, los cuales se ubican en cada uno de los artículos y se compone de talón para primero y segundo conteo.






ASIGNACIONES

6 12/VI/2006



- Autorizar el Programa de Trabajo para la toma Física del Inventario, el cual deberá realizarse en forma anual en el transcurso del periodo de noviembre de cada año a la primera quincena de febrero del año siguiente.

- Supervisar que el desarrollo del inventario se lleve cabo en apego a la normatividad vigente en la materia.

- Informar a las áreas del Sistema las fechas de cierre del almacén por inventario.


- Revisar el Programa de Trabajo para la Toma Física del Inventario.

- Supervisar el desarrollo del Programa de Trabajo para la Toma Física del Inventario.


- Elaborar el Programa de Trabajo para la Toma Física del Inventario en conjunto con sus Jefes de Departamento.

- Supervisar el desarrollo de los inventarios.

- Invitar al Órgano Interno de Control, Auditores Externos y Subdirección de Contabilidad para que participen en el Levantamiento físico del Inventario Anual.

- Supervisar los resultados finales del inventario y validar los ajustes por las diferencias encontradas en el inventario.

- Informar a la Dirección de Finanzas y a los Órganos Fiscalizadores, acerca de las diferencias, aclaraciones y ajustes.

4.4. DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN DE ALMACENES - Ejecutar el Programa de Trabajo para la Toma Física del Inventario autorizado.

- Conformar los Grupos de Trabajo.

- Acomodar, identificar y colocar los marbetes, contar, capturar y aplicar ajustes de diferencias del

levantamiento de inventario a través del sistema de cómputo.

- Elaborar las Aclaraciones correspondientes a las diferencias de faltantes y/o sobrantes, resultado del inventario.

- Verificar que al momento del inventario, no se encuentren pendientes de envío entradas y/o salidas de almacén.

4.5. DEPARTAMENTO DE SUPERVISION DE ALMACENES

- Elaborar corte documental de los folios utilizados y registra en Kardex las diferencias resultantes del inventario físico.







DIRECTOR GENERALDE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES

1.1 EN COORD. CON LA DIR. DE ADQ. AUT ORIZA EL PROG. DE T RABAJO

P/INVENTARIO DE BIENES RECIBIDOS POR DONCIONES Y

ASIGANCIONES Y CONCILIACIÓN DE

RESULTADO CON EL DEPT O. DE ALMACEMES

I N I C I O

DOCUMENTOSDIRECTOR DE



A

PROGRAMA ANUAL DE T RABAJO

1.1, 2.1, 3.1

OFICIO

2.1, 2.2, 3.1

2.1 RECIBE PROG. DE TRABAJO Y ELABORA

OFICIO DONDE COMUNICA AL SUBDIR.

DE ALMACENES DEL INVENT ARIO, ACTIVIADES A REALIZAR Y FECHAS DE

INICIO Y TÉRMINO

2.2 ENVÍA OFICIOS DE DGRMSG A OIC, DGPOP Y

AUDITORES PARA INVITACIÓN A PARTICIPAR

EN PROCESO DE INVENT ARIO

3.1 RECIBE PROG. DE TRABAJO Y ELABORA

OFICIOS P/PESONAL DE DRMSG QUE LEVANTARÁ

EL INVENTARIO CON PERSONAL DEL ÁREA.

ACTA DE INICIO

6.1

ACLARACIONEASOPORT E DUMENTAL OFICIO

13.1

MARBET ES

5.1

6.1 ELABORA ACTA CIRCUNST ANCIADA DE INICIO DE INVENT ARIO,

OBTIENE FIRMAS DE OIC, AUDITOR EXT ERNO,

SUBDIR D/CONT ABILIDAD, JEFES DE

DEPART AMENT O, ENTREGA COPIA A

INTERESADOS.

B

C

F

13.1 RECIBE ACLARACIONES Y

SOPORT E DOCUMENTAL, ELABORA OFICIO AL OIC

ANEXA ACLARACIONES Y ENVÍA

13.2 ELABORA Y TURNA OFICIO A LA DGRMSG Y A

LA DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES INFORMADO DEL RESULTADO DEL

INVENT ARIO, ANEXA COPIA DE ACTA DEINICIO

DE CIERRE DE INVENT ARIO

FIN







JEFE DE DEPARTAMENTO

DE OPERACIÓN DE ALMACENES

JEFE DE DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN DE

ALMACENES

4.1 ELABORA CORTE DOCUMENTAL DE FOLIOS DE ENTRADAS Y SALIDAS,

RELACIÓN DE ACEPTACIÓN Y

TRANSFERENCIA DE DONACIONES Y

ASIGNACIONES Y RELACIÓN DE MARBETES

DOCUMENTOS

CORTE DOCUMENTAL

MARBETES

A

4.2 ELABORA CORTE DOCUMENTAL ANTES DE LOS CONTEOS FÍSICOS, OBTIENE FIRMAS DEL

SUBDIR. DE ALMACENES Y OIC, ANEXA ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACÉN.

5.1 EMITE MARBETES DE ARTÍCULOS

CATALOGADOS EN LA RELACIÓN DE ACEPTACIÓN Y

TRANSFERENCIA DE DONACIONES Y ASIGNACIONES

5.2 CONFORMA GRUPOS DE TRABAJO PARA

INVENTARIO FÍSICO Y REALIZAR 1o. Y 2o.

CONTEO DE BIENES Y NOMBRA A

RESPONSABLEMARBETESREPORTEACTA DE CIERRE

B

PRIMER GRUPO DE TRABAJO

7.1 INICIA 1er CONTEO CON EL ENCARGADO DEL

ALMACÉN, REQUISITA MARBETES, ECRIBE EN

EL 1er CUADRO LOS BIENES CONTADOS.

7.2 EL RESPONSABLE DEL GRUPO RUBRICA LOS MARBETES Y LOS

ENTREGA A LA MESA DE TRABAJO

C

D

10.1 RECIBE MARBETES DE MESA DE TRABAJO

CAPTURA EN SISTEMA DE CÓMPUTO, EMITE

REPORTE, ELABORA ACTA DE CIERRE DE

INVENTARIO, RECABA FIRMAS DE

PARTICIPANTES Y ENTREGA COPIAS.

E

10.2 ENVÍA REPORTE COMPARATIVO AL DEPTO

DESUPERVISIÓN DE ALMACENES PARA

SEGUIMIENTO.

11.1 RECIBE REPORTE VALIDA CAPTURA Y

APLICA AJUSTES POR DIFERENCIAS Y

ACTUALIZA LISTADO MAESTRO DE ALMACÉN

11.2 EMITE ENTRADAS DE ALMACÉN DE BIENES

SOBRANTES Y VALES DE SALIDA DE BIENES

FALTANTES. ENTREGA COPIA DEL REPORTE Y

DE ENTRADAS Y SALIDAS DE ALMACENES A

INTERESADOS

11.3 ELABORA OFICIO A LA SUBDIR. DE

CONTABILIDAD P/ENVÍAR FORMATOS DE

ENTRADAS Y SALIDAS DE BIENES FALTANTES Y

SOBRANTES Y COPIA DE REPORTE COMPARATIVO

12.1 RECIBE COPIAS DE REPORTE COMPARATIVO

Y DE ENTRADAS Y SALIDAS, EMITE

ACLARACIONES LAS RUBRICAN LOS JEFES DE

DEPARTAMENTO DE LA SUBDIRECCIÒN.

12.2 ELABORA NOTA INFORMATIVA PARA

ENVÍAR ACLARACIONES CON SOPORTE

DOCUMENTAL AL DEPTO DE ALMACENES F

4.1

5.1, 7.2, 7.2

10.1

REPORTECOMPARATIVO

10.2, 11.1

LISTADO MAESTRO

11.1

ENTRADAS ALMACÉN SALIDAS ALMACÉN

11.2

OFICIO

11.3

REPORTE COMPARATIVOENTRADAS Y SALIDAS ALMACÉN

12.1

NOTA INFORMATIVA

12.2







8.1 REALIZA 2o. CONTEO, REQUISITA MARBETES,

ESCRIBE EN 2o. RECUADRO EL NUMERO DE BIENES CONTADOS

DOCUMENTOS

D

8.2 EL RESPONSABLE DEL GRUPO RUBRICA LOS MARBETES Y LOS

ENTREGA A LA MESA DE TRABAJO

9.1 VERIFICA QUE NO EXISTAN DIFERENCIAS

ENTRE RESULTADOS DEL 1o. Y 2o. CONTEO, DE

HABERLAS REALIZA 3er. CONTEO Y CORRIGE

MARBETES

SEGUNDO GRUPO DE TRABAJO

JEFE DE DEPARTAMENTO DE SUPERV. DE ALMACENES Y DE CONTROL DE INVENTARIOS (MESA DE TRABAJO)

E

MARBETES

8.1, 8.2, 9.1








DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

1.1 Autoriza el Programa Anual de Trabajo para el levantamiento físico del inventario de bienes recibidos por concepto de Donaciones y Asignaciones en el Almacén de Materias Primas. Dos días hábiles.


2.1 Recibe el Programa de Trabajo y al día siguiente elabora oficio, lo firma y comunica a la subdirección de Almacenes del levantamiento del inventario físico de bienes recibidos por concepto de donaciones y asignaciones, de las actividades que se realizarán y las fechas de inicio y término, recomendando que los responsables del levantamiento del inventario deben integrar en un expediente toda la documentación inherente a la baja, comprendiéndose el robo y/o extravío de bienes, a efecto de sustentar las aclaraciones que se requieran con motivo del levantamiento del inventario, obtiene acuse de recibo y archiva.

2.2 Elabora y envía, al día siguiente, oficios con firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, al Órgano Interno de Control, Director General de Programación, Organización y Presupuesto y Auditores Externos realizando una invitación a participar en el proceso del levantamiento del inventario, indicándole la fecha de inicio y término del mismo, obtiene acuse de recibo y archiva en expediente de licitación


3.1 Recibe Programa de Trabajo, oficio de instrucción y al día siguiente procede a elaborar oficios con firma de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, comunicando al personal que asistirá a levantar el inventario, obtiene acuse de recibo y archiva.


4.1 Elabora, máximo ocho días antes del inicio del inventario, corte documental de los folios de entradas y salidas (computarizadas y/o manuales), relación de aceptación y transferencia de donativos y asignaciones y relación de marbetes.

4.2 Entrega corte documental antes de los conteos físicos, en la fecha establecida. Recaba firma del Órgano Interno de control y Subdirector de Almacenes, anexa entradas y salidas de almacén computarizadas y cancela último folio de cada formato por inventario.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE OPERACIÓN DE ALMACENES

5.1 Emite marbetes de artículos catalogados en la Relación de Aceptación y Transferencia de Donaciones y Asignaciones Máximo ocho días antes del inicio del inventario físico.

5.2 Conforma los grupos de trabajo que levantarán el inventario físico, para que cada uno de ellos lleve a cabo el primer y segundo conteo de bienes, nombre a un responsable de cada grupo. Máximo ocho días antes del inicio del inventario físico.








SUBDIRECTOR DE ALMACENES 6.1 Elabora acta circunstanciada, antes de iniciar el primer conteo, de inicio de Inventario Físico, recaba firma del Órgano Interno de Control, Auditor externo, responsable de la Subdirección de Contabilidad, Jefes de Departamento de Operación de Almacenes, de Control de Inventarios y de Supervisión de Inventarios; firma y entrega copia a cada uno de los firmantes.

PRIMER GRUPO DE TRABAJO 7.1 Inicia, en el plazo establecido en el Programa de Trabajo, el primer conteo del levantamiento físico de los bienes en conjunto con el encargado del almacén, requisita los marbetes escribiendo en el cuadro correspondiente el número total de bienes contados de cada bien o grupo de bienes del mismo tipo (tomando en cuenta su unidad de medida, piezas, paquetes y/o juegos).

7.2 Rubrica el (los) marbete (s), el Responsable del Grupo, de cada conteo y los entrega inmediatamente a la mesa de trabajo conformada por los Jefes de Departamento de Operación de Almacenes y de Control de Inventarios, quienes verifican que se hayan retirado todos los marbetes y estén completos.

SEGUNDO GRUPO DE TRABAJO 8.1 Realiza segundo conteo de los bienes, requisita los marbetes escribiendo en el recuadro correspondiente el número total de bienes contados de cada bien o grupo de bienes del mismo tipo (tomando en cuenta su unidad de medida, piezas, paquetes y/o juegos).

8.2 Rubrica, el responsable del Grupo, (los) marbete (s) de cada conteo y de inmediato los entrega a la mesa de trabajo conformada por los Jefes de Departamento de Operación de Almacenes y de Control de Inventarios, quienes verifican que se hayan retirado todos los marbetes y estén completos.

JEFES DE DEPARTAMENTO DE SUPERVISIÓN DE ALMACENES Y DE CONTROL DE INVENTARIOS (MESA DE TRABAJO)

9.1 Verifica que no existan diferencias entre los resultados del primer y segundo conteo, de haberlas, al día siguiente, lleva a cabo un tercer conteo en presencia de los órganos fiscalizadores y corrige los marbetes que contengan algún error, entrega de forma económica, al Jefe de Departamento de Operación de Almacenes


10.1 Recibe marbetes de la mesa de trabajo, en dos días, los captura en el sistema de cómputo, emite Reporte Comparativo. En coordinación con la subdirección de Almacenes elabora acta circunstanciada de Cierre de Inventario, recaba firmas del Órgano Interno de Control, Auditor Externo, Representante de la Subdirección de Contabilidad, Jefes de Departamento de Operación de Almacenes, de Control de Inventarios y de Supervisión de Almacenes; firma y entrega copia a cada uno de los firmantes.

10.2 Envía de manera personal, reporte comparativo al Jefe de Departamento de Supervisión de Almacenes para su seguimiento.









11.1 Recibe reporte comparativo, valida la captura y aplica los ajustes por las diferencias existentes para actualizar las existencias del Listado Maestro de Almacén a las existencias físicas.

11.2 Emite, en dos días, entradas de almacén de los bienes sobrantes resultantes y Vales de Salida de los bienes faltantes. Entrega copia del Reporte Comparativo y de las Entradas y Salidas de Almacén a la Subdirección de Almacenes, Órganos Fiscalizadores y Jefes de Departamento de Operación de Almacenes y de Control de Inventarios.

11.3 Elabora en dos días , oficio a la Subdirección de Contabilidad para enviar formatos originales de entradas y salidas de Almacén de los bienes faltantes y sobrantes y copia del reporte comparativo; distribuye oficio de la siguiente manera: Original- Subdirección de Contabilidad. 1ª Copia.- Dir. Gral. de Recursos Materiales y Servicios Generales 2ª Copia.- Dirección de Adquisiciones y Almacenes 3ª Copia Dirección de Finanzas. 4ª Copia Acuse de recibo del Jefe Departamento de Supervisión de Almacenes.


12.1 Recibe copias del reporte comparativo y de las entradas y salidas de almacén de los bienes faltantes y sobrantes, en máximo ocho días elabora las aclaraciones correspondientes, las rubrican los responsables del almacén y el Jefe de Departamento de Operación de Almacenes, anexando el soporte documental correspondiente a cada una de ellas.

12.2 Elabora nota informativa para enviar las aclaraciones con su soporte documental respectivo máximo dos días, a la Subdirección de Almacenes; distribuye de la siguiente manera: Original.- Subdirección de Almacenes Copia.- Jefes de Departamento correspondientes.

SUBDIRECTOR DE ALMACENES 13.1 Recibe aclaraciones y analiza soporte documental, elabora en tres días oficio al Órgano interno de Control, anexa aclaraciones y distribuye oficio de la siguiente forma: Original.- Subdirección de Contabilidad. 1ª Copia.- Órgano interno de Control 2ª Copia.- Dir. Gral. de Recursos Materiales y Servicios Generales 3ª Copia.- Dirección de Adquisiciones y Almacenes. 4ª Copia.- Acuse de recibo de la Subdirección de Almacenes.

13.2 Elabora y turna oficio a la Dir. Gral. de Recursos Materiales y Servicios Generales y a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes informado, en tres días del resultado del Inventario practicado, anexa copia del Acta de Inicio y Cierre, distribuye oficio de la siguiente forma: Original.- Dir. Gral. de Recursos Materiales y Servicios Generales. 1ª Copia Dirección de Adquisiciones y Almacenes 2ª Copia Acuse de recibo de la Subdirección de Almacenes.

FIN







7. REFERENCIAS

7.1 Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 11-XI-2004

7.2 Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes muebles y Prestación de Servicios de cualquier naturaleza. Fecha de Autorización 01-IV-2004

7.3 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector público.

D.O.F. 04-01-2000 y sus reformas

7.4 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector público. D.F.O. 20-VIII-2001

7.5 Lineamientos Generales para la Aceptación y Transferencia de Donaciones y Asignaciones en el Sistema Nacional para el Desarrollo integral de la Familia Autorizados en agosto de 2004





REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES RECIBIDOS POR CONCEPTO DE DONACIONES Y ASIGNACIONES 14 12/VI/2006

(1) (1) (2)

(3) (4)

(1) (2)







OBJETIVO Tener un control donde se asiente las causas del rechazo de los bienes en

almacén



DISTRIBUCIÓN Original: Departamento de Control de Inventarios o Departamento de Operación de Almacenes. Copia: Dirección de Adquisiciones y Almacenes

No. CONCEPTO ANOTAR 1 NÚM. ART.

Clave que tiene asignado el artículo de acuerdo al catálogo.

2 DESCRIPCIÓN Breve descripción de los artículos recibidos en almacén.

3 PRIMER CONTEO

Número de bienes contados en primer conteo

4 SEGUNDO CONTEO

Número de bienes contados en primer conteo




PROCEDIMIENTO PARA: REALIZAR LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO DE BIENES RECIBIDOS POR

CONCEPTO DE DONACIONES Y ASIGNACIONES 16 12/VI/2006

CORTE DOCUMENTAL DEL ALMACÉN DE MATERIAS PRIMAS AL __ DE __________ DEL 200_ ENTRADAS DE ALMACÉN “AG”



FOLIO CANCELADO (5) (6) (7) (8) FOLIOS A UTILIZAR (9) (10) (11) (12) ENTRADAS DE ALMACÉN “EA”




SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES






ENTRADAS DE ALMACÉN “AF”









VALES DE SALIDA “AF”

DESCRIPCIÓN FECHA FOLIO DONACIÓN O ASIGNACION C.C. (13) (14) (15) (16)


FOLIO CANCELADO (17) (18) (19) (20) FOLIOS A UTILIZAR (21) (22) (23) (24) VALES DE SALIDA MANUALES

DESCRIPCIÓN FECHA FOLIO DONACIÓN O ASIGNACION C.C. (13) (14) (15) (16)


FOLIO CANCELADO (17) (18) (19) (20) FOLIOS A UTILIZAR (21) (22) (23) (24) POR EL SUBDIRECTOR DE POR EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL ALMACENES (25) (26)







OBJETIVO Tener un control que evidencie la situación de las entradas y salidas de almacén al

momento de iniciar el levantamiento del inventario físico

ELABORADO POR Departamento de Supervisión de Almacenes


DISTRIBUCIÓN Original: .- Departamento de Supervisión de Almacenes Copia 1 .- Subdirección de Almacenes e Inventarios Copia 2 .- Órgano Interno de Control

No. CONCEPTO ANOTAR

CORTE DOCUMENTAL DEL ALMACEN DE MATERIAS PRIMAS

1 FECHA Día, mes y año en que se elaboró la Entrada de Almacén que se registra.

2 FOLIO

Número consecutivo que presenta la Entrada de Almacén que se registra

3 DONANTE O ASIGNACION Apellido paterno, materno y nombre del proveedor que presenta la Entrada de Almacén que se registra.

4 C.C.

Centro de Costo del Área que presenta la Entrada de Almacén

FOLIO CANCELADO

5 FECHA Día, mes y año en que se cancela el folio de Entrada de Almacén siguiente al último registrado.

6 FOLIO

Número consecutivo que presenta la Entrada de Almacén que se cancela


8 C.C.

Se deja en blanco

FOLIOS A UTILIZAR


10 FOLIO

Número consecutivo de la Entrada de Almacén siguiente a la que se canceló


12 C.C.

Se deja en blanco

SALIDAS DE ALMACÉN MANUALES / COMPUTARIZADAS

13 FECHA Día, mes y año en que se elaboró la Salida de Almacén que se registra.

14 FOLIO

Número consecutivo que presenta la Salida de Almacén que se registra

15 PROVEEDOR O ÁREA Apellido paterno, materno y nombre del proveedor que presenta la Salida de Almacén que se registra.

16 C.C.

Centro de Costo del Área que presenta la Salida de Almacén







No. CONCEPTO ANOTAR FOLIO CANCELADO

17 FECHA Día, mes y año en que se cancela el folio de la Salida de Almacén siguiente al último registrado.

18 FOLIO

Número consecutivo que presenta la Salida de Almacén que se cancela


20 C.C.

Se deja en blanco

FOLIOS A UTILIZAR


22 FOLIO

Número consecutivo de la Salida de Almacén siguiente a la que se canceló


24 C.C.

Se deja en blanco

25 POR LA SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES

Apellido paterno, materno y nombre del Subdirector de Almacenes

26 POR EL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

Apellido paterno, materno y nombre del Representante del Órgano Interno de Control


OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL

PROCEDIMIENTO PARA:

ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL DE NECESIDADES

NOVIEMBRE 2006




ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL DE NECESIDADES 2 22/XI/2006


EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA ELABORÓ: DIR. GRAL DE RECURSOS




ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

8. ANEXOS

3 4 5 6 7 8

10

11





PROCEDIMIENTO PARA: ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL DE NECESIDADES 3 22/XI/2006

1. OBJETIVO

Presentar de manera clara, sencilla y uniforme, el procedimiento para la Elaboración del Programa Anual de Necesidades que le corresponde a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y que se presenta a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto como sustento fundamental para integrar el anteproyecto de presupuesto para un ejercicio determinado, en lo que corresponde a las adquisición y arrendamiento de bienes que requieren las áreas del Sistema Nacional para el Desarrollo Integral de la Familia.

Asimismo para generar los suficientes mecanismos de control institucional sobre el ejercicio del gasto corriente y de inversión referente a los capítulos 2000 “Materiales y Suministros” y 5000 “Bienes Muebles e Inmuebles”, que le permitan a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales a través de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, surtir los bienes en tiempo y forma, coadyuvando así con las áreas en el cumplimiento de sus metas y objetivos.






2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, las Subdirecciones y Departamentos de Apoyo Administrativo de las Direcciones Generales del Sistema y demás áreas involucradas en el proceso.






3. DEFINICIONES

3.1 Anteproyecto de Presupuesto: Estimación financiera anticipada, anual de los egresos e ingresos necesarios del SNDIF, para cumplir con las metas de los programas establecidos. Asimismo, constituye el instrumento operativo básico que expresa las decisiones en materia económica y de planeación.

3.2 Capítulo 2000 (Materiales y Suministros): Agrupa las asignaciones destinadas a cubrir el costo

de adquisición de toda clase de insumos requeridos por las dependencias y entidades, para el desempeño de las actividades administrativas y productivas, que se contraten con personas físicas y morales del sector privado y social o instituciones del propio sector público. Incluye materiales y útiles de administración y de enseñanza; productos alimenticios; herramientas, refacciones y accesorios; materiales para la producción y la construcción; materias primas, productos químicos, farmacéuticos y de laboratorio; combustibles, lubricantes y aditivos; vestuario, uniformes y blancos; prendas de protección y, en general, todo tipo de bienes de consumo para la realización de los programas públicos que deban registrarse en el activo circulante del DIF. Incluye las asignaciones destinadas a la adquisición de mercancías diversas para su comercialización en tiendas del sector público.

3.3 Capítulo 5000 (Bienes muebles e inmuebles): Agrupa las asignaciones destinadas a cubrir el

costo de adquisición de toda clase de bienes muebles e inmuebles que el SNDIF contrate con personas físicas y morales del sector privado y social, o instituciones del propio sector público, para el desempeño de las actividades administrativas y productivas. Incluye el mobiliario y equipo propio para la administración; maquinaria y equipo de producción; las refacciones, accesorios y herramientas indispensables para el funcionamiento de los bienes, maquinaria o equipos; la adquisición de animales de trabajo y reproducción, y la adquisición de inmuebles incluidos los contratados mediante las diversas modalidades de financiamiento. Los bienes muebles e inmuebles comprendidos en este Capítulo, incluido en su caso el costo de su instalación, deben formar parte de los activos fijos del DIF. Excluye las instalaciones previstas en la Partida 6105 "Instalaciones y obras de construcción especializada".

3.4 Catálogo de Artículos: Lista ordenada y codificada de las cuentas empleadas en el sistema

contable de una entidad con el fin de identificar sus nombres y/o números correspondientes, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de una empresa.

3.5 Partida Presupuestal: Nivel de agregación más específico del Clasificador por Objeto de Gasto

que identifica concreta y detalladamente, los bienes o servicios adquiridos de un mismo género o concepto de gasto, con base en el cual se hace la cuantificación monetaria y contable de las erogaciones públicas.

3.6 Techo presupuestal: Límite máximo del presupuesto que se asigna en un periodo determinado,

generalmente un año, a una dependencia o entidad del Gobierno Federal el cual incluye gasto corriente y gasto de inversión.








− Autorizar el Programa Anual de Necesidades que será remitido a la Dirección de Programación, Organización y Presupuesto para la formulación del anteproyecto del Presupuesto del próximo ejercicio fiscal.

4.2. SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL − Efectuar la consolidación de los programas de las diferentes áreas del Sistema, para obtener

el Programa Anual de Necesidades de la Entidad; proporcionando para tal efecto, la información, la orientación, la asistencia y todos los elementos necesarios que éstas requieran, así como, poner a su disposición el sistema electrónico establecido, para que capturen y actualicen sus programas.

− Actualizar el Catálogo de Artículos establecido, conforme al estudio de mercado realizado en el primer trimestre del año en curso, el cual constituirá la base para valorar el Programa Anual de Necesidades.

− Dar de alta los nuevos bienes en el Catálogo de Artículos y será responsabilidad de las áreas usuarias su inclusión, la correcta descripción técnica, la partida presupuestal a que corresponde, la unidad de medida y el precio unitario.

4.3. JEFATURAS DE DEPARTAMENTO DE APOYO ADMINISTRATIVO DE LAS DIRECCIONES GENERALES DEL SISTEMA Y/O COORDINADORES ADMINISTRATIVOS

− Proporcionar sus Programas Anuales de Necesidades, en los plazos establecidos por la

Subdirección de Planeación y Control de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

4.4. ÁREAS DEL SISTEMA − Capturar su Programa Anual de Necesidades por Centro de Costo y Partida Presupuestal y

que coincida con los importes solicitados en el Anteproyecto de Presupuesto, conforme a los lineamientos emitidos por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.






DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES

Y SERV. GENERALES

1.1 EN LOS PRIMEROS 5 DÍAS DE JUNIO RECIBE

OFICIO DE DGRMSG CON INST RUCCIÓN DE INICIAR TRABAJOS PRECIOS DEL

PROGRAMA ANUAL DE NECESIDADES

I N I C I O

DOCUMENTOSSUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL

OFICIO

1.1

CATÁLOGO DE ARTÍCULOS

1.2

2.1 RECIBE OFICIOS, LOS FIRMA Y TURNA A LA

SUBDIR. DE PLANEACIÓN Y CONT ROL PARA

DIST RIBUCIÓN

OFICIOS

1.3, 2.1, 3.1

FORMATO PAN-1

1.3, 3.2, 3.3

OFICIOS

3.2, 4.1, 4.2,5.1, 5.2, 6.1, 7.1

1.2 SE ENT ERA, PROCEDE A DEPURAR Y

ACTUALIZAR EL CATÁLOGO DE

ARTÍCULOS, CONSIDERA ESPECIFICACIONES

TÉCNICAS Y PARTIDAS PRESUPUESTALES

CORRECTAS

1.3 ELABORA OFICIOS PARA CADA ÁREA DONDE

LA DGRMSG COMUNICA FECHAS DE APETURA Y

CIERRE DEL NUEVO SIST EMA DE CAPTURA

DEL PAN Y REMIT AN FORMATOS FORMATOS

PARA NUEVOS ARTÍCULOS

3.1 RECIBE OFICIOS Y LOS DIST RIBUYE

3.2 EN FECHA SEÑALADAS RECIBE

OFICIOS DE RESPUEST A DE ÁREAS DONDE INFORMAS HABER

CAPT URADO EL PAN Y LOS FOMRT AOS PAN-1

3.3 REVISA FORMATOS PAN-1, SI SON

CORRECTOS ASIGNA CLAVE Y EFECTÚA ALTA

EN CAT ÁLOGO

3.4 COMUNICA A ÁREAS POR E-MAIL CLAVE DE

NUEVOS ARTÍCULOS EN CATÁLOGO Y DE

AQUELLOS NO DADOS DE ALT A POR FALT A DE ESPECIFICACIONES

4.1 RECIBE DE DGPOP OFICIO DE SOLICIT UD DEL

PAN Y LINEAMIENTOS P/ELABORAR

ANTEPROYECT O DE PRESUPUESTO PARA EL

PRÓXIMO EJERCICIO FISCAL

4.2 EMITE INST RUCCIÓN A LA SUBDIR DE

PLANEACIÓN Y CT ROL. PARA QUE CUMPLA EN

TIEMPO Y FORMA CON EL OFICIO DE DGPOP

5.1 RECIBE INSTRUCCIÓN Y PROCEDE A

ACTUALIZAR LOS PRECIOS UNITARIOS EN

CATÁLOGO DE ARTÍCULOS CONFORME A

LINEAMIENT OS

5.2 ELABORA OFICIO DONDE EL DGRMSG

SOLICITA A DGPOP EL TECHO PRESUPUESTAL PARA INTEGRACIÓN DEL PAN, OBTIENE FIRMA Y

DIST RIBUYE

6.1 RECIBE DE DGPOP OFICIO DONDE

COMUNICA TECHO PRESUPUESTAL PARA

INTEGRACIÓN DEL PAN, TURNA OFICIO Y ANEXOS

A LA SUBDIR DE PLANEACIÓN Y CONT ROL

7.1 RECIBE OFICIO, REALIZA NUEVO SISTEMA

DE CAPTURA DEL PAN CONFORME A T ECHO

PRESUPUESTAL PROPORCIONADO

7.2 ELABORA OFICIOS DONDE LA DGRMSG

COMUNICA A ÁREAS QUE SE ENCUENTRA ABIERTO EL NUEVO SIST EMA DE

CAPT URA DEL PAN PARA AJUST ARLO CONFORME

A TECHO PRESUPUEST AL

7.3 RECIBE OFICIOS DE RESPUEST A DE ÁREAS

DONDE COMUNICAN HABER AJUSTADO EL

PAN, ANEXA IMPRESIÓN DESGLOSADO POR CC,

PART IDA PRESUPUEST AL TRIMESTRE Y ARTÍCULO

7.4 CONSOLIDA INFORMACIÓN Y EFECT UA

VALORACIÓN A NIVEL DIRECCIÓN, CC, PARTIDA

PRESUPUESTAL Y OBTIENE EL PAN DE LA

ENTIDAD

7.5 ELABORA OFICIO DONDE LA DGRMSG

COMUNICA A DGPOP QUE SE ENCUENTRA LIST O EL

PAN EN EL NUEVO SIST MA DE CAPTURA PARA EFECT OS DE

ANTEPROYECT O DE PPTO

7.6 OBT IENE OFICIO FIRMADO DE LA DGRMSG Y DIST RIBUYE, OBTIENE

ACUSES Y ARCHIVA.

FIN

1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

OFICIOS DE RESPUEST A

7.3

PROGRAMA ANUAL DE NECESIDADES

7.4, 7.5

OFICIO

7.4, 7.6







SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y CONTROL.

1.1 Recibe, en los primeros 5 días del mes de junio, oficio del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, con la instrucción de que se inicien los trabajos previos para la elaboración del Programa Anual de Necesidades.

1.2 Se entera y de inmediato procede a depurar y actualizar el Catálogo de Artículos, considerando las especificaciones técnicas y partidas presupuestales correctas, archiva el oficio.

1.3

Elabora oficios en original y dos copias para cada área usuaria, donde la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales comunica las fechas de apertura(primer día hábil del mes de junio) y de cierre (último día hábil del mes de junio) del Nuevo Sistema de Captura del Programa Anual de Necesidades, y la solicitud de que remitan (en su caso), los formatos establecidos para la inclusión de nuevos artículos en el Catálogo (Formato PAN-1), anexa la dirección electrónica donde se encuentra localizado el Catálogo de Artículos actualizado y los turna al DGRMSG para recabar su firma.


2.1 Recibe oficios, los firma y los turna a la Subdirección de Planeación y Control para su distribución.

SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y CONTROL.

3.1 Recibe oficios firmados por el Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales y distribuye originales y copias (Oficialía Mayor y Dirección de Adquisiciones y Almacenes), obtiene acuses de recibo y archiva.

3.2 Recibe oficios de respuesta de las áreas usuarias en las fechas señaladas, donde informan haber capturado su Programa Anual de Necesidades; así como los Formatos PAN-1.

3.3 Revisa el contenido de los Formatos PAN-1 (descripción técnica, partida presupuestal y precio de los bienes), en caso de que sean correctos los datos, asigna clave y efectúa el alta en el Catálogo establecido, archiva oficios y formatos.

3.4 Comunica a las áreas correspondientes, a través de correo electrónico, la clave de los nuevos artículos en el Catálogo y de aquellos que no es posible dar de alta por falta de especificaciones técnicas y/o partida presupuestal incorrecta.


4.1 Recibe de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto oficio donde se solicita el Programa Anual de Necesidades y los Lineamientos para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto correspondiente al próximo ejercicio Fiscal.

4.2 Emite instrucción verbal a la Subdirección de Planeación y Control, para que se cumpla en tiempo y forma con el oficio emitido por la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.

SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y CONTROL

5.1 Recibe instrucción, el oficio y los Lineamientos, y procede a actualizar los precios unitarios del Catálogo de Artículos, conforme a lo establecido en los Lineamientos. Archiva oficio y Lineamientos.







5.2 Elabora oficio en original y dos copias, mediante el cual el Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales solicita a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto el Techo Presupuestal para la integración del Programa Anual de Necesidades (por centro de costo, partida presupuestal, dígito identificador de gasto), recaba la firma del DGRMSG, distribuye oficio y copias, obtiene acuse y archiva.


6.1 Recibe de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto oficio donde se comunica el Techo Presupuestal para la integración del Programa Anual de Necesidades por centro de costo, partida presupuestal, dígito identificador de gasto; turna oficio de forma económica y anexos a la subdirección de Planeación y Control.


7.1 Recibe turno, oficio y la información Presupuestal. Procede a actualizar el Nuevo Sistema de Captura del Programa Anual de Necesidades conforme al Techo Presupuestal proporcionado.

7.2 Elabora oficios en original y dos copias, donde el Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales comunica a cada una de las áreas del Sistema que se encuentra abierto el Nuevo Sistema de Captura del Programa Anual de Necesidades, para que en un plazo no mayor a ocho días naturales a partir de que reciban el comunicado, procedan a ajustar su Programa Anual de Necesidades conforme a los Techos Presupuestales asignados. Obtiene firma, distribuye originales y copias (Oficialía Mayor y Dirección de Adquisiciones), obtiene acuses de recibo y archiva.

7.3 Recibe los oficios de respuesta de las áreas usuarias dentro del plazo establecido, donde comunican haber ajustado su Programa Anual de Necesidades, anexando impresión del mismo, desglosado por Centro de Costo, Partida Presupuestal, trimestre y artículo.

7.4 Consolida la información y efectúa la valoración a nivel Dirección, Centro de Costo, Partida Presupuestal y obtiene el Programa Anual de Necesidades de la Entidad, archiva oficios junto con impresiones remitidas por las áreas usuarias e informa verbalmente al Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

7.5 Elabora oficio en original y tres copias, donde el Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales comunica a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto que se encuentra listo el Programa Anual de Necesidades en el Nuevo Sistema de Captura del Programa Anual de Necesidades, para efectos del Anteproyecto de Presupuesto, envía el oficio al Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales para recabar su firma.

7.6 Obtiene el oficio firmado del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, distribuye original y copias (Oficialía Mayor y Dirección de Adquisiciones y Almacenes), obtiene acuses de recibo y archiva.

FIN






7. REFERENCIAS

7.1 Acuerdo que tiene por objeto establecer los lineamientos a que deberán sujetarse las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal para la elaboración de sus anteproyectos de presupuesto de egresos, así como las bases para la coordinación de acciones entre las secretarías de Gobernación y de Hacienda y Crédito Público, a efecto de brindar el apoyo necesario al Congreso de la Unión para la aprobación de la Ley de Ingresos de la Federación y el Decreto de Presupuesto de Egresos de la Federación. D.O.F. 22-VIII-05






NOMBRE DEL FORMATO Solicitud de inclusión de nuevos artículos en el “ CATÁLOGO DE ARTÍCULOS” OBJETIVO Tener actualizado el catálogo de artículos para realizar el Programa Anual de

Necesidades

ELABORADO POR Áreas requirentes


DISTRIBUCIÓN Original: .- Áreas del Sistema Copia 1 .- Subdirección de Planeación y Control

No. CONCEPTO ANOTAR 1 FECHA DE SOLICITUD Día, mes y año en que se elabora la solicitud.

Ejemplo: 20 de agosto de 2005

2 CENTRO DE COSTO SOLICITANTE O REQUIRENTE

La denominación y el nombre del Centro de Costo. ejemplo: 200.000.00 – Dirección General

3 PARTIDA PRESUPUESTAL La Partida Presupuestal que le corresponde al bien o servicio que se requiere dar de alta conforme al Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública vigente y al Catálogo de Bienes Muebles y servicios (CABMS)

4 No. PROGRESIVO DE LA CLAVE DEL BIEN

Este número progresivo (cinco dígitos posteriores a la partida presupuestal) lo proporcionará la Subdirección de Adquisiciones y Almacenes, una vez que se haya revisado y aprobado la información.

5 DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Señalar la descripción y la ficha técnica del bien; asimismo, se deberá indicar el uso, destino, función y/o aplicación y en su caso catálogos, trípticos y protocolos que presente el posible proveedor o prestador de servicios. Además será requisito que el área usuaria entregue una muestra física del bien, en caso de no contar con ella, se deberá proporcionar lo señalado en el párrafo anterior. Se deberá entregar copia del cuadro básico del Sector Salud, para el caso de productos farmacéuticos, material de curación, equipo e instrumental médico.

6 UNIDAD DE MEDIDA Señalar la unidad de medida y/o la presentación del bien. ejemplo: Pieza Caja con 5 piezas Frasco con 100 ml. Saco con 10 kilos, etc.

7 PRECIO UNITARIO SIN I.V.A. El precio del bien sin considerar el Impuesto al Valor Agregado.

8 I.V.A. El monto monetario por concepto de Impuesto al Valor Agregado.

9. PRECIO UNITARIO CON I.V.A. El precio del bien considerando el Impuesto al Valor Agregado.

10 NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA USUARIA O REUIRENTE QUE ATORIZA LA INCLUSIÓN DEL NUEVO ARTÍCULO

Nombre completo y la firma del Titular del área usuaria o requirente de los bienes o servicios. Mínimo con nivel de Director de Área

11 NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA USUARIA O REQUIRENTE QUE SOLICITA EL BIEN O SERVICIO.

Anotar el nombre completo y la firma del Coordinador Administrativo del área usuaria o requirente de los bienes o servicios.

Para el caso de la Dirección de Rehabilitación y Asistencia Social, mínimo la dirección de la casa asistencial






8. ANEXOS

SISTEMA NACIONAL PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES


FORMATO PAN -1

SOLICITUD DE INCLUSIÓN DE NUEVOS ARTÍCULOS EN EL “CATÁLOGO DE ARTÍCULOS

DÍA MES AÑO FECA DE SOLICITUD

(1) CENTRO DE COSTO DEL SOLICITANTE (2)

NOMBRE DEL ÁEA

CLAVE DEL CATÁLOGO DE ARTÍCULOS COSTO UNITARIO PARTIDA

PRESUPUESTAL No. PROGRSIVO DESCRIPCIÓN Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS UNIDAD DE MEDIDA PRECIO

(SIN I.V.A.) I.V.A. PRECIO (CON I.V.A.)

(3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

(10)

(11)

AUTORIZÓ NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR DEL ÁREA USUARIA O

REQUIRENTE

SOLICITANTE NOMBRE, FIRMA Y CENTRO DE COSTO USUARIO O

REQUIRENTE

NOTA: SE DEBERÁ ENTREGAR LA FICHA TÉCNICA UNA MUESTRA FÍSICA (EN SU CASO) ASÍ COMO EL ESTUDIO DE MERCADO DEL BIEN QUE SE REQUIERE INCLUIR EN EL “CATÁLOGO DE ARTÍCULOS”; EN CASO DE NO PRESENTARSE ESTOS REQUISITOS NO SE DERÁ DE ALTA


OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL

PROCEDIMIENTO PARA:

ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS

Y SERVICIOS

NOVIEMBRE 2006



TITULO REV: PAG: FECHA PROCEDIMIENTO PARA: ELABORAR PROGRAMA ANUAL DE

ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS 2 22/XI/2006 SISTEMA NACIONAL PARA

EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA FAMILIA ELABORÓ: DIR. GRAL DE RECURSOS




ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3

4

5

6

8

12

17





ELABORAR EL PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS 3 22/XI/2006

1. OBJETIVO

Elaborar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Entidad para satisfacer necesidades de bienes y servicios que requieren las áreas del Sistema para el cumplimiento de sus programas, metas y objetivos institucionales.






2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, Dirección de Adquisiciones y Almacenes, Subdirección de Desarrollo de Sistemas de la Dirección de Tecnologías de la Información, Departamento de Control Presupuestal, Coordinaciones Administrativas, Departamentos de Apoyo Administrativo, y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF.






3. DEFINICIONES

- PAAAS: Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios - LEY: Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público

- PAA-WEB: Es el módulo para la validación y/o ajustes presupuestales del Programa Anual de

Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. - Responsable de Área: Es el servidor público encargado de instrumentar y llevar a buen término

el procedimiento descrito.

- Catálogo General de Artículos: Base de datos que contiene la información relativa a los bienes muebles de uso común en la Institución, y que sirve como base para capturar el Programa Anual de Adquisiciones por parte de las áreas usuarias.

- SIGC: Sistema Institucional de Gestión de la Calidad.







OFICIAL MAYOR - Revisar la correcta integración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios

y firmar de visto bueno. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

- Revisar y someter a consenso de las áreas el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos

y Servicios. - Solicitar a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto el techo

presupuestal del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios. - Solicitar a la Subdirección de Almacenes y a las diversas áreas del Sistema el nivel de Inventario,

o no existencias de bienes. - Solicitar a las áreas del Sistema estudio de mercado (mínimo tres cotizaciones) de su Programa

Anual de Adquisiciones.


- Supervisar la correcta integración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

- Someter a Dictamen del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para que éste proceda a su revisión y formulación de las observaciones y recomendaciones que considere convenientes.

- Enviar para su autorización a la H. Junta de Gobierno el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

- Enviar a la Secretaría de Economía el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios de la Entidad antes de la fecha límite que señala el artículo 21 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y CONTROL - Solicitar a las áreas del Sistema la validación y/o ajustes presupuestales del Programa Anual de

Adquisiciones. - Analizar el Programa Anual de Adquisiciones de las áreas del Sistema, a fin establecer las

necesidades reales. - Actualizar los precios unitarios de los artículos solicitados por las áreas. - Verificar el nivel de inventario de las áreas del Sistema. - Consolidar el Programa Anual de Adquisiciones de las Áreas. - Elaborar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.






COORDINADORES ADMINISTRATIVOS O JEFES DE DEPARTAMENTO DE APOYO ADMINISTRATIVO - Formular su Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios observando lo

dispuesto por el artículo 20 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público, capítulo primero del Titulo segundo de su Reglamento y demás normatividad aplicable.

- Aplicar, los procedimientos establecidos para la elaboración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, mediante Sistema Informático (PAA-WEB) respetando las fechas de captura y cierre.

- Establecer el orden en que se desahogaran las adquisiciones atendiendo a la importancia y jerarquía de los programas, así como al presupuesto y calendarios de gasto autorizados.

- Verificar la no existencia o el nivel de inventario de bienes muebles de las mismas características solicitadas, tanto en el almacén central como en las bodegas que en su caso tuvieran las áreas solicitantes.

- Elaborar un estudio de mercado de sus requerimientos con un mínimo de tres cotizaciones. POLÍTICAS GENERALES

- Considerar en la integración del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios la

existencia en los inventarios de los bienes con las mismas características, así como la proyección de necesidades, las disponibilidades de los artículos que se esperan tener al final del ejercicio, tanto de sus existencias como de las que proporcione el Almacén General.

- Las áreas deberán enviar la descripción completa de los bienes o servicios, o indicación de los

sistemas empleados para identificación de los mismos, información específica que se requiera respecto a mantenimiento, asistencia técnica y capacitación, relación de refacciones que deberán cotizarse cuando sean parte integrante del pedido o contrato, aplicación de normas a que se refiere la fracción VII del artículo 20 de a Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector público, dibujos cantidades, muestras y pruebas que se realizarán, así como el método para ejecutarlas, así como presentar un estudio de mercado con un mínimo de tres cotizaciones.

- Evitar la repetición de requerimientos el dispendio y el uso inadecuado de los recursos.






SUBDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN Y

CONTROL

I N I C I O

DOCUMENTOSDIRECCIÓN GENERAL DE

RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

OFICIO

1.1 ENVÍA OFICIO DE AL SUBDIR. DE PLAN. Y CONT ROL PARA QUE

ELABORE EL PAAAS, e CONCLUIRLO A MÁS

TARDAR EL 31 DE MARZO DEL AÑO EN CURSO, Y

SOMETERLO AL COMIT É DE ADQUISICIONES

2.1 RECIBE OFICIO, DEPURA Y ACTUALIZA EL

CATALOGO DE ARTÍCULOS,

CONSIDERANDO LAS ESPECIFICACIONES

TÉCNICAS Y PART IDAS PRESUPUEST ALES Y ÚLT IMOS PRECIOS DE

COMPRA.

3.1 RECIBE OFICIOS, REVISA QUE ESTÉN CORRECTAMENTE

ELABORADOS, LOS FIRMA Y DEVUELVE A LA SUBDIRECTOR DE

PLANEACIÓN Y CONT ROL

SUBDIR. DE ALMACENES COORD. ADMVOS. Y JEFES DE

DEPTO DE APOYO ADMVO.

2.2 EXT RAE DEL ARCHIVO LA BASE DE DATOS DEL PROGRAMA ANUAL DE

NECESIDADES, LO CONSOLIDA A NIVEL ARTÍCULO Y GENERA

REPORT E.

2.3 ELABORA OFICIO A LA SUBDIR. DE ALMACENES

DONDE LA DGRMSG SOLICITA INFORME LA

NO-EXISTENCIA O NIVEL DE INVENT ARIO DE

BIENES CON LAS MISMAS CARACT ERÍST ICAS EN EL

ALMACÉN.

2.4 ELABORA OFICIOS DIRIGIDOS A LOS COORD.

ADMVOS. Y JEFES DE DEPT O DE APOYO ADMVO DONDE LA DGRMSG LES SOLICITA INFORMEN EL

NIVEL DE INVENT ARIO DE BIENES CON LAS MISMAS

CARACT ERÍST ICAS EN SUS ALMACENES.

4.1 ENT REGA OFICIOS A LA SUBDIR. DE

ALMACENES, COORD. ADMVOS Y JEFES DE

DEPT O DE APOYO ADMVO, ANEXA REPORTE

IMPRESO DEL PAN CONSOLIDADO POR

ARTÍCULO.

5.1 RECIBEN OFICIO Y REPORT E IMPRESO,

REVISA EN ALMACENES LAS EXISTENCIAS DE

ARTÍCULOS SOLICITADOS, UNA VEZ DETERMINADAS

LAS EXISTENCIAS ELABORA RESPUESTA

POR OFICIO A LA SUBDIR. DE PLANECIÓN Y CT ROL..

6.1 RECIBE OFICIOS CON INFORMACIÓN ANEXA DE

LA SUBDIR. DE ALMACENES, DE LAS COORD. ADMVAS Y

JEFES DE DEPTO. DE APOYO ADMVO. DONDE

DAN RESPUESTA DE LAS EXISTENCIAS FÍSICAS EN ALMACENES Y BODEGA

7.1 RECIBE OFICIO, LO FIRMA Y DEVUELVE AL

SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y CONT ROL PARA SU DISTRIBUCIÓN.

9.1 RECIBE OFICIOS, LOS FIRMA, Y LOS DEVUELVE A LA SUBDIRECTOR DE

PLANEACIÓN Y CONT ROL PARA SU DISTRIBUCIÓN.

A

B

C D

E

1.1, 2.1

BASE DE DAT OS

2.2

OFICIO

2.3, 2.4, 3.1, 4.1, 5.1, 6.1

OFICIO

7.1

OFICIO

9.1






COORD ADMVOS Y JEFES DE DEPTO DE

APOYO ADMVO.DOCUMENTOSSUBDIRECCIÓN DE

PLANEACIÓN Y CONTROL

6.2 REGISTRA OFICIOS, REVISA QUE LIST ADOS

DE NO-EXIST ENCIA O EL NIVEL DE INVENT ARIOS ESTÉN REQUISITADOS, (ALMACÉN CENTRAL Y

ÁREAS USUARIAS), LOS AJUST A, TOMA COMO BASE EL PAN Y LOS

LISTADOS.

6.3 SOLICIT A POR OFICIO A LA SUBDIR. DE

ALMACENES REALIZAR ENTREGAS DE BIENES

QUE REPORTARON, CONFORME A LOS

REQUERIMIENTOS DE LAS ÁREAS EN EL PAA QUE SE ENVÍA ANEXO.

6.4 RECIBE DE DGRMSG OFICIO DONDE LA DGPOP COMUNICA LOS MONT OS AUTORIZADOS PARA LA

CONT RATACIÓN DE ADQUISICIONES,

ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS.

6.5 ELABORA OFICIO DE LA DGRMSG EN EL QUE SOLICITA A DGPOP EN

IMPRESO Y ELCTRÓNICO EL MONTO AUT ORIZADO

DEL VOLUMEN ANUAL DE ADQ., ARRENDAMIENT OS Y SERVICIOS DET ALLADO

A NIVEL CC-PART IDA PRESUPUEST AL-DIGITO

IDENTIFICADO DE GASTO.

8.1 RECIBE OFICIO FIRMADO Y TURNA A LA

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUEST O.

8.2 RECIBE T URNO Y OFICIO DE DGPOP

COMUNICANDO QUE LA INFORMACIÓN SERÁ

ENVIADA POR E-MAIL, PROPORCIONA CLAVE

PARA INGRESAR AL SIST EMA VAX Y REALIZAR

LAS CONSULT AS Y LA EMISIÓN DE REPORTES.

A

8.3 GENERA REPORTES DEL SIST EMA VAX PARA

ELABORAR BASE DE DATOS CON PPT O.

AUTORIZADO A NIVEL CENT RO DE

COST O-PARTIDA PRESUPUEST AL-DIGITO

IDENTIFICADOR DE GAST O.

8.4 PROCESA INF. DEL PPTO. AUTORIZADO, Y

EXISTENCIAS EN ALMACÉN CENT RAL Y

BODEGAS DE LAS UNIDADES ADMVAS PARA

HACERLA COMPAT IBLE CON EL SISTEMA DE

VALIDACIÓN Y/O AJUSTES AL PAA (PAA-WEB)

8.5 SOLICIT A A INFORMÁT ICA CARGAR EN SISTEMA EL PPT O AUTORIZADO A NIVEL CC-PARTIDA PPTAL. Y

EXISTENCIAS EN ALMACÉN CT RAL Y

BODEGAS Y APERT URE AL SISTEMA PAA-WEB

P/USUARIOS.

8.6 T URNA OFICIOS DE LA DGRMSG A LOS COORD.

ADMVOS. Y DEPTOS. ADMVOS INST RUYENDO

LA APERT URA DEL SIST EMA, SU ACCESO, EL PPST O , EXIST ENCIAS EN

ALMACÉN Y BODEGAS QUE SE DESCONTARON DE SUS NECESIDADES CON CARGO A SU PAN.

10.1 RECIBE OFICIOS FIRMADOS, LOS TURNA A

LOS COORDINADORES ADMINIST RAT IVOS Y

JEFES DE DEPART AMENTO DE

APOYO ADMINISTRAT IVO.

11.1 RECIBE OFICIO E INGRESA AL PAA-WEB

VERIFICA Y AJUST A CONFORME A LAS

NECESIDADES DETERMINADAS EN EL

PAN. IMPRIME Y RECABA FIRMA DEL DIR. DE ÁREA.

ENVÍA A LA DGRMSG.

12.1 RECIBE DE DGRMSG OFICIOS DE COORD.

ADMVAS. DONDE INFORMAN LA

VALIDACIÓN Y/O AJUSTE PRESUPUEST AL DEL PAA

Y SU IMPRESIÓN FIRMADA DE LA DIRECCIÓN QUE ADMINIST RAN.

12.2 ANALIZA E INTEGRA LA INFORMACIÓN

RECIBIDA Y ELABORA EL PAA.

12.3 SOLICITA A LA DIR. DE T ECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN POR HELP DESK SE PROPORCIONE ARCHIVO EN EXCEL DEL

PAA Y SE CIERRE EL MÓDULO DE CAPT URA

DEL PAA PARA LOS USUARIOS.

12.4 RECIBE ARCHIVO DEL PAA; CONSULT A

HIST ÓRICO DE CONSUMOS REALES DE BIENES DE EJERCICIOS ANTERIORES, Y VALIDA REQUERIMIENTOS DE

CADA ÁREA.

12.5 CLASIFICA LOS BIENES POR GÉNERO O

ESPECIE Y OBT IENE MONT OS T OTALES, PARA

DETERMINAR LOS PROCEDIMIENTOS DE

CONT RATACIÓN.

12.6 ELABORA CALENDARIO DE

ACTIVIDADES DEL PROGRAMA, CONSIDERA DISPONIBILIDAD PPTAL.

DE ÁREAS, PRECISA FECHA Y TIPO DE

PROCEDIMIENTOS DE CONT RATACIÓN.

12.7 IMPRIME EL PROGRAMA Y LO T URNA AL DIRECTOR GENERAL

DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES PARA SU OPINIÓN.

B C

D E

H

OFICIO

8.1, 8.2

REPORT ES

8.3

PPTO AUT ORIZADO

8.4

OFICIOS

8.6, 10.1, 11.1, 12.1

INFORMACIÓN

12.2

ARCHIVO EN INFORMACIÓN

12.3, 12.4

CALENDARIO

12.5

PROGRAMA

12.7

F G

F

G






PROGRAMA

DOCUMENTOSDIRECCIÓN GRAL DE RECS MATERIALES Y SERVICIOS GRALES

13.1 RECIBE PROGRAMA, LO REVISA Y EN SU CASO

SEÑALA OBSERVACIONES

¿EXIST EN OBSERVACIONES?

13.2 DEVUELVE A LA SUBDIRECTOR DE

PLANEACIÓN Y CONT ROL, PARA SU CORRECCIÓN.

CONTINUA EN 12.6

13.3 LO APRUEBA Y LO DEVUELVE A LA

SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y CONT ROL INST RUYÉNDOLE QUE SE SOLICITE LA ASIST ENCIA

DE LAS ÁREAS USUARIAS, PARA QUE SEA CONSENSUADO.


CONTROL

14.1 ELABORA OFICIOS DONDE LA DGRMSG

SOLICITA A LOS COORD ADMVOS Y JEFES DE

DEPT O DE APOYO ADMVO DE LAS ÁREAS,

SEÑALANDO LA FECHA, HORA Y LUGAR DE LA

REUNIÓN, PARA CONSENSUAR EL PAAAS.

14.2 EN FECHA, HORA Y LUGAR, REALIZA

REUNIÓN CON COORD. ADMVOS, CONSENSA EL

PROGRAMA, LEVANTA ACTA O REPORT E Y OBTIENE NOMBRE Y

FIRMA DE CADA UNO DE ELLOS DE APROBACIÓN

DEL PROGRAMA

14.3 INCLUYE EN EL PROGRAMA EL CAPIT ULO

3000 "SERVICIOS GENERALES, ASÍ COMO

EL GASTO DIRECT O (DÍGITO 2 FONDO REVOLVENTE).

14.4 EFECT ÚA AJUSTES O MODIFICACIONES AL

PAAAS QUE SE DETERMINARON EN EL CONSENSO Y LO ENVÍA AL DIRECTOR GENERAL

DE RECURSOS MATERIALES Y

SERVICIOS GENERALES, PARA SU APROBACIÓN.

15.1 RECIBE PAAAS CON LOS AJUST ES, REVISA SI

ES CORRECTO, LO RUBRICA Y ENVÍA AL

OFICIAL MAYOR PARA FIRMA DE VIST O BUENO.

15.2 RECIBE DE LA OM. EL PAAAS AUTORIZADO, SE

ENTERA Y ENVÍA LA SUBDIR DE ADQ. Y

ALMACENES PARA SU PRESENTACIÓN AL

COMITÉ DE ADQUISICIONES,

ARRENDAMIENTO Y SERVICIOS.

16.1 RECIBE EL PAAAS Y CONVOCA AL COMITÉ DE

ADQUISICIONES, PARA DICT AMEN DE

PROCEDENCIA; ENVÍA A LA JUNT A DE GOBIERNO. LUEGO INSTRUYE A LA

SUBDIR DE PLANEACIÓN Y CONT ROL SU ENVÍO A LA SRÍA DE ECONOMÍA.


ALMACENES

H

NO SI

I

13.1, 13.2, 13.3, 14.2, 14.3, 14.4, 15.1, 15.2, 16.1

OFICIOS

14.1






17.1 TRANSMIT E VÍA INTERNET A LA SRÍA DE ECONOMÍA PROGRAMA

AUTORIZADO DE LA ENTIDAD, ENVÍA ACUSE

DE RECIBO AL DGRMSG Y AL SUBDIRECT OR DE

ADQUISICIONES Y ALMACENES.

17.3 VERIFICA QUE EL PAA-WEB SE CARGUE EN

EL SIAA E INFORMA AL DIR DE ADQ. QUE ÉSTE SE ENCUENTRA LIST O

PARA INICIAR CON LOS PROCEDIMIENTOS DE

CONT RATACIÓN Y ENTREGA REPORTES DEL PAA EMITIDOS POR SIAA

17.2 SOLICITA VÍA HELP-DESK A DIR. DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN SE CARGUE EL PAA-WEB DE

LOS CAPÍTULOS 2000 Y 5000 "DIGIT O 1" EN EL

SIST EMA INT EGRAL DE ADQUISICIONES Y

ALMACENES (SIAA).

17.4ELABORA OFICIO DEL DGRMSG SOLICITANDO A

DGPOP OFICIO DE SUFICIENCIA

PRESUPUESTAL PARA REALIZAR PROCESOS

LICITATORIOS DEL PAA, ANEXA REPORTES DE LAS LICITACIONES A

REALIZAR.

18.1 RECIBE OFICIO, LO FIRMA Y LO DEVUELVE AL

SUBDIRECTOR DE PLANEACIÓN Y CONT ROL PARA SU DISTRIBUCIÓN.

19.1 RECIBE OFICIO FIRMADO Y DISTRIBUYEN

A LA DIRECCIÓN GENERAL DE

PROGRAMACIÓN, ORGANIZACIÓN Y PRESUPUESTO

19.2 RECIBE DE DGRMSG, OFICIO DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL, Y DE

LAS LICITACIONES SELLADAS CON LA

LEYENDA "PRESUPUEST O 200_" DEL PAA DE DGPOP.

19.3 ELABORA OFICIO CON FIRMA DEL DGRMSG

AL DIR DE ADQ. Y ALM. SOLICITÁNDOLE SE DÉ

INICIO A LOS PROCESOS LICITATORIOS DEL

PROGRAMA ANUAL DE ADQUISICIONES,

ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS.

19.4 RECIBE COPIA DEL OFICIO MEDIANTE EL

CUAL EL DIR DE ADQ. Y ALMACENES SOLICITA A

LOS SUBDIRECTORES DE ADQUISICIÓN DE BIENES

Y ADQUISICIÓN DE SERVICIOS, SE DÉ INICIO

A LOS PROCESOS LICITATORIOS.

FIN

DOCUMENTOSDIRECCIÓN GRAL DE RECS MATERIALES Y SERVICIOS GRALES


CONTROL

I

OFICIOS

17.4, 18.1, 19.1, 19.2, 19.3, 19.4

PROGRAMA

17.1, 17.2, 17.3






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

1.1 Envía oficio de instrucción al Subdirector de Planeación y Control para que se elabore el PAAAS, comunicando que deberá concluirse a más tardar el 31 de marzo del año en curso, conforme lo establece el artículo 21 de la Ley, y someterlo a consideración del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del SNDIF conforme lo establece el artículo 22, fracción I de la Ley, obtiene acuse y archiva.


2.1 Recibe oficio de Instrucción y hoja de turno; procede a depurar y actualizar el Catalogo de Artículos, considerando las especificaciones técnicas y partidas presupuestales correctas y últimos precios de compra.

2.2 Extrae del archivo la base de datos del Programa Anual de Necesidades, lo consolida a nivel artículo y genera reporte.

2.3 Elabora oficio a la Subdirección de Almacenes donde la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales solicita informe la No-Existencia o Nivel de Inventario de bienes con las mismas características en el Almacén, anexa reporte impreso y envía de forma económica a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para recabar firmas.

2.4 Elabora oficios dirigidos a los Coordinadores Administrativos y Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo de las áreas usuarias, donde la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, les solicita informen la No-Existencia o Nivel de Inventario de bienes con las mismas características en los almacenes (bodegas internas) a su cargo, anexa reporte impreso y envía de forma económica a la DGRMSG para recabar firmas.

DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

3.1 Recibe oficios, revisa que estén correctamente elaborados, los firma y devuelve a la Subdirector de Planeación y Control


4.1 Recibe oficios firmados por el Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, y procede a su entrega a la Subdirección de Almacenes, Coordinadores Administrativos y Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo, anexa reporte impreso del Programa Anual de Necesidades consolidado por artículo, obtiene acuse de recibo y archiva.

SUBDIRECTOR DE ALMACENES COORDINADORES ADMINISTRATIVOS Y JEFES DE DEPARTAMENTO DE APOYO ADMINISTRATIVO

5.1 Reciben oficio y reporte impreso, proceden a revisar en sus Almacenes las existencias de artículos solicitados en el reporte, una vez determinadas las existencias procede a elaborar respuesta mediante oficio a la Subdirección de Planeación y Control informando las No existencias o nivel de inventario de los artículos solicitados.


6.1 Recibe oficios con información anexa de la subdirección de Almacenes, de las Coordinaciones Administrativas y Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo, donde dan respuesta de las existencias físicas en almacenes y bodegas.






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 6.2 Registra los oficios en control interno y revisa que los listados de No-

Existencia o el Nivel de Inventarios estén debidamente requisitados, tanto del Almacén Central como de las áreas usuarias, verifica y ajusta los requerimientos solicitados, tomando como base el PAN y los listados; archiva listados y oficios de respuesta.

6.3 Solicita por oficio a la Subdirección de Almacenes realizar las entregas de los bienes que reportaron en su comunicado de Existencias en Almacén, conforme a los requerimientos de las áreas en el PAA que se envía anexo, obtiene acuse de recibo y archiva.

6.4 Recibe de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales oficio donde la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto comunica los montos autorizados para la contratación de adquisiciones, arrendamientos y servicios.

6.5 Procede a elaborar oficio de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales mediante el cual solicita a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto en forma impresa y en archivo electrónico el monto autorizado del Volumen Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios detallado a nivel centro de costo-partida presupuestal-digito identificado de gasto. Envía para recabar rubrica y firma.


7.1 Recibe oficio, lo firma y devuelve al Subdirector de Planeación y Control para su distribución.


8.1 Recibe oficio firmado y turna a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, obtiene acuse de recibo y archiva.

8.2 Recibe hoja de turno de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y oficio de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto donde se comunica que la información solicitada será enviada por e-mail, se proporciona clave de acceso asignada a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para ingresar al Sistema VAX y realizar las consultas y la emisión de reportes que se requieran.

8.3 Genera reportes del Sistema VAX para elaborar una base de datos con el presupuesto autorizado a nivel centro de costo-partida presupuestal-digito identificador de gasto.

8.4 Procesa información del presupuesto autorizado, así como de las Existencias en el Almacén Central y en las Bodegas de las Unidades Administrativas para hacerla compatible con el Sistema de Validación y/o Ajustes al PAA (PAA-WEB)

8.5 Solicita a la Dirección de Tecnologías de la Información por Help Desk cargar en el Sistema del PAA-WEB el presupuesto autorizado a nivel centro de costo-partida presupuestal y las Existencias en el Almacén Central y de las Bodegas y se dé apertura al Sistema PAA-Web para los usuarios, para validación y ajustes presupuestales.






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 8.6 Elabora oficios para firma de la Dirección General de Recursos

Materiales y Servicios Generales dirigidos a los Coordinadores Administrativos y Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo, instruyendo sobre la apertura del Sistema del PAA-WEB, su acceso, el presupuesto autorizado, existencias en almacén y bodegas que se descontaron de sus necesidades con cargo a su requerimiento en el PAN, los envía de forma económica.

DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

9.1 Recibe oficios, los firma, y los devuelve a la Subdirector de Planeación y Control para su distribución.


10.1 Recibe oficios firmados, los turna a los Coordinadores Administrativos y Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo, obtiene acuse de recibo y archiva.

COORDINADORES ADMINISTRATIVOS Y JEFES DE DEPARTAMENTO DE APOYO ADMINISTRATIVO

11.1 Recibe oficio e ingresa al PAA-WEB verifica y ajusta conforme a las necesidades determinadas en el PAN. Imprime y recaba firma del Director General de Área. Envía a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.


12.1 Recibe de la Dirección de Recursos Materiales y Servicios Generales oficios de respuesta de las Coordinadores Administrativos y Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo, donde informan la validación y/o ajuste presupuestal del PAA y su impresión firmada de la Dirección que administran.

12.2 Analiza e integra la información recibida y elabora el PAA.

12.3 Solicita a la Dirección de Tecnologías de la Información por Help Desk se proporcione archivo en Excel del PAA y se cierre el módulo de captura del PAA para los usuarios.

12.4 Recibe del Subdirector de Desarrollo de Sistemas archivo en Excel del PAA, verifica que las impresiones de las Áreas sean iguales al archivo electrónico; consulta archivo histórico de consumos reales de bienes de ejercicios anteriores, verifica, compara y valida los requerimientos actuales de cada área, si hay diferencias significativas confirma por teléfono con las áreas y corrige.

12.5 Clasifica los bienes por género o especie y obtiene montos totales, para determinar los procedimientos de contratación.

12.6 Elabora calendario de actividades del Programa, considerando la disponibilidad presupuestal de cada área, precisa fecha de realización y tipo de procedimientos de contratación (desde la elaboración de Bases hasta el pago a proveedores).

12.7 Imprime el Programa y lo turna de forma económica al Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales para su opinión.


13.1 Recibe Programa, lo revisa y en su caso señala observaciones







13.2

Existen observaciones Si Devuelve al Subdirector de Planeación y Control, para su corrección. Continua en actividad 12.1

13.3

No Lo aprueba con su firma y lo devuelve al Subdirector de Planeación y Control instruyéndole que se solicite la asistencia de las áreas usuarias, para que sea consensuado.


14.1 Elabora oficios donde la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales solicita la asistencia de los Coordinadores Administrativos y Jefes de Departamento de Apoyo Administrativo de las Áreas usuarias, señalando la fecha, hora y lugar de la reunión, para consensuar el Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, turna los oficios al Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales para que los firme. Ya firmados los distribuye, obtiene acuse de recibo y archiva.

14.2 En fecha, hora y lugar señalado, realiza la reunión con los Coordinadores Administrativos de las áreas usuarias, consensa el Programa, levanta acta administrativa o reporte y obtiene nombre y firma de cada uno de ellos donde aprueban el Programa del año en curso.

14.3 Incluye en el programa el capitulo 3000 “Servicios Generales, así como el gasto directo (dígito 2 fondo revolvente).

14.4 Efectúa los ajustes o modificaciones al PAAAS que se determinaron en el consenso y lo envía de forma económica al Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, para su aprobación.

DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

15.1 Recibe PAAAS con los ajustes, revisa si es correcto, lo rubrica y envía al Oficial Mayor para firma de visto bueno.

15.2 Recibe de la Oficialía Mayor el PAAAS autorizado, se entera y envía a la Subdirección de Adquisiciones y Almacenes para su presentación al Comité de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicios.

DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES.

16.1 Recibe el PAAAS autorizado y convoca al Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios para su dictamen de procedencia; una vez dictaminado, envía a la H. Junta de Gobierno. Posteriormente solicita al Subdirector de Planeación y Control su envío vía Internet a la Secretaría de Economía.


17.1 Recibe la Instrucción y transmite vía Internet a la Secretaría de Economía el Programa autorizado de la Entidad, envía acuse de recibo al Director General de Recursos Materiales y al Subdirector de Adquisiciones y Almacenes.






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 17.2 Solicita vía Help-Desk (solicitud de servicio) a la Dirección de

Tecnologías de la Información se cargue el PAA-WEB de los capítulos 2000 y 5000 “Digito 1” en el Sistema Integral de Adquisiciones y Almacenes (SIAA).

17.3 Verifica que el PAA-WEB se cargue correctamente en el Sistema Integral de Adquisiciones y Almacenes (SIAA) e informa verbalmente al Director de Adquisiciones y Almacenes que éste se encuentra listo para dar inicio con los procedimientos de contratación y entrega fe forme económica los reportes impresos del PAA emitidos por el SIAA.

17.4 Elabora Oficio mediante el cual el Director General de Recursos Materiales, solicita al Director General de Programación, Organización y Presupuesto oficio de suficiencia presupuestal para llevar a cabo los procesos licitatorios del Programa Anual de Adquisiciones, anexa reportes de las licitaciones a realizar.


18.1 Recibe oficio, lo firma y lo devuelve al Subdirector de Planeación y Control para su distribución.


19.1 Recibe oficio firmado y distribuye a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto, obtiene acuse y archiva.

19.2 Recibe, a través de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, oficio de Suficiencia Presupuestal, así como reportes de las licitaciones selladas con la leyenda “PRESUPUESTO 200_” del PAA de la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto.

19.3 Elabora oficio con firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales lo turna al Director de Adquisiciones y Almacenes solicitándole se dé inicio a los procesos licitatorios del Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, obtiene acuse y archiva.

19.4 Recibe copia del oficio mediante el cual el Director de Adquisiciones y Almacenes solicita a los Subdirectores de Adquisición de bienes y Adquisición de Servicios, se dé inicio a los procesos licitatorios.

FIN






7. REFERENCIAS

- Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

D.O.F. 04-I-2000 y sus reformas 21-VIII-2006

- Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 20-VIII-2001

- Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles

y Prestación de Servicios de cualquier naturaleza. Fecha de autorización 1 de abril de 2004.

- Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal.

D.O.F. 31-XII-2004.

- Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda.

- Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal. D.O.F. 13-X-2000 y sus reformas D.O.F. 06-XI-03

- Lineamientos sobre el Ejercicio del Presupuesto y Disposiciones de Racionalidad y Disciplina

Presupuestal para el Ejercicio Fiscal 2006. Enero 2006.

- Catalogo de Bienes Muebles.



PROCEDIMIENTO PARA:

ADQUIRIR BIENES Y CONTRATAR SERVICIOS MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA

JUNIO 2006

Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), el día 12 de junio 2006, la cual entre en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca Interna



ADQUIRIR BIENES Y CONTRATAR SERVICIOS MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA 2 12/VI/2006






ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3 4 5 6 8

12

18






1. OBJETIVO

Adquirir los bienes y contratar los servicios que requieren las áreas del Sistema, mediante el procedimiento de Licitación Pública, para el cumplimiento de sus programas, metas y objetivos institucionales, cumpliendo con la normatividad establecida y garantizando calidad y precio.






2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Adquisiciones y Almacenes, Subdirección de Adquisición de Bienes, Subdirección de Adquisición de Servicios, Subdirección de Control Presupuestal, Departamento de Normas, Departamento de Concursos, Departamento de Gestión, y en general, a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF que requieren bienes.






3. DEFINICIONES

3.1. Bien: Todo aquello que puede ser objeto de apropiación, empleado para satisfacer alguna necesidad. Cosas o derechos susceptibles de producir beneficios de carácter patrimonial.

3.2. Especificación Técnica: Características específicas, individualizadas que distinguen un

bien mueble o servicio de otro, sin las cuales no podrían cumplir con los fines para los que se requiere utilizar, establecidas por las áreas requirentes y ofrecidas por los licitantes u oferentes.

3.3. Factura: Documento que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece la

fecha de la operación, el nombre del comprador y vendedor, las condiciones convenidas, la cantidad, descripción, precio e importe total de lo vendido. Se hace constar también el número de la factura y otros datos adicionales relativos a cada operación.

3.4. Licitación Pública: Procedimiento mediante el cual se somete a concurso público las adquisiciones de bienes y la contratación de la prestación de los servicios del Organismo, con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los contratistas o proveedores de acuerdo a lo señalado en el artículo 26 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

3.5. Licitante: Persona física o moral que participe en cualquier procedimiento de licitación Pública.

3.6. Plazo de Entrega: Lapso o tiempo de que dispone el proveedor para el suministro de bienes muebles a satisfacción, de acuerdo a lo establecido en el pedido.

3.7. Contrato o Pedido: Instrumento jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen; por lo general, se utiliza para la adquisición o como medio para emplear los servicios de una persona. El Contrato es un instrumento normativo, y como tal, debe precisar en todo momento las diversas condiciones que las partes contratantes se imponen como obligaciones y derechos; estos son asentados en las cláusulas cuyo conjunto norma las actuaciones de las partes contratantes durante la vigencia del mismo.

3.8. Servicios: Concepto del clasificador por objeto del gasto que agrupa las asignaciones

destinadas a la contratación de servicios necesarios para el funcionamiento de las dependencias y entidades del Gobierno Federal. Comprende servicios tales como: postal, telegráfico, telefónico, energía eléctrica y agua, entre otros.







4.1. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES − Vigilar la correcta aplicación de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector

Público y su Reglamento en los procedimientos de licitación pública.

− Convocar a Licitación Pública a los proveedores del Sistema conforme a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y su Reglamento.

4.2. DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES − Coordinar y vigilar la correcta aplicación de los procedimientos de licitación pública, de

acuerdo a la normatividad y legislación vigente en la materia.

− Coordinar y verificar la emisión, publicación y difusión de las convocatorias para los procesos de adquisiciones, de acuerdo a la naturaleza de los bienes o servicios a contratar.

− Coordinar, junto con las áreas del Sistema, los aspectos y especificaciones técnicas de la

adquisición de bienes, así como acordar las bases técnicas para las licitaciones públicas que servirán de base para el fallo respectivo.

4.3. SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIÓN DE BIENES − Aplicar y dar seguimiento a las normas, políticas y lineamientos para la adquisición de bienes,

conforme a las disposiciones legales aplicables en la materia. − Elaborar y dar seguimiento al calendario de actividades para el desarrollo de licitaciones

públicas y someterlo a consideración de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes. − Verificar previamente a la emisión de la convocatoria, exista la disponibilidad presupuestal

para la adquisición de bienes. − Coordinar y desarrollar los procesos de licitación pública para la adquisición de bienes

requeridos por el Organismo. − Subir el proyecto de bases de Licitación Pública, a la Página Web del Sistema Nacional DIF

− Presidir y coordinar en suplencia el Subcomité Encargado de Revisar las Bases para la

Adquisición de Bienes.

− Elaborar las convocatorias para las adquisiciones de bienes por licitación pública, así como hacer participes a las áreas del Organismo involucradas en los procesos de licitación.

− Verificar la emisión, publicación y difusión de las convocatorias para los procesos de adquisiciones de bienes a través de licitación pública.

− Presidir los actos del proceso de licitación pública en la adquisición de bienes.

− Realizar el levantamiento de las actas de eventos de licitaciones públicas.






− Solicitar a las unidades administrativas del Sistema, durante los procedimientos de adquisición, los dictámenes técnicos y pruebas efectuadas a los bienes ofertados que servirán de base para el fallo respectivo.

− Analizar y validar las Propuestas Técnicas y Económicas, resultados técnicos, dictámenes y elaboración de fallos, de los procesos de licitación pública.

4.4. SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIÒN DE SERVICIOS − Aplicar y dar seguimiento a las normas, políticas y lineamientos para la contratación de

servicios, conforme a las disposiciones legales aplicables en la materia.

− Elaborar y dar seguimiento al calendario de actividades para el desarrollo de licitaciones públicas y someterlo a consideración de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes.

− Verificar previamente a la emisión de la convocatoria, que exista la disponibilidad presupuestal para la contratación de servicios.

− Coordinar y desarrollar los procesos de licitación pública para la contratación de servicios requeridos por el Organismo.

− Subir el proyecto de bases de Licitación Pública, a la Página Web del Sistema Nacional DIF

− Presidir y coordinar en suplencia el Subcomité encargado de revisar las Bases para la contratación de servicios.

− Elaborar las convocatorias para la contratación de servicios por licitación pública, así como hacer participes a las áreas del Organismo involucradas en los procesos de licitación.

− Verificar la emisión, publicación y difusión de las convocatorias para los procesos de contratación de servicios a través de licitación pública.

− Presidir los actos del proceso de licitación pública en la contratación de servicios.

− Realizar el levantamiento de las actas de eventos de licitaciones públicas.

− Solicitar a las unidades administrativas del Sistema, durante los procedimientos de contratación, los dictámenes técnicos de los servicios ofertados que servirán de base para el fallo respectivo.

− Analizar y validar las Propuestas Técnicas y Económicas, resultados técnicos, dictámenes y elaboración de fallos, de los procesos de licitación pública.

− Tramitar ante la Dirección Jurídica y de Enlace Institucional la elaboración de los contratos por la prestación de servicios requeridos por el Organismo, que deriven de las licitaciones públicas.






SUBDIR. DE ADQUISICION DE BIENES O SUBDIR. DE

ADQUISICIÓN DE SERVICIOS

I N I C I O



OFICIO, SOLICITUD, REQUISICIÓN

1.1

1.1 RECIBE SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES

O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS POR OFICIO O

REQUISICIÓN PARA REALIZAR LICITACIONES Y TURNA A LA SUBDIR.

CORRESPONDIENTE

2.1 RECIBE OFICIO O REQUISICIÓN PARA

REALIZAR LAS LICITACIONES

2.2 INSTRUYE AL DEPTO. DE NORMAS CORRESP.

PARA QUE ELABORE PROYECTO DE BASES.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE

NORMAS

3.1 ANALIZA INFORMACIÓN, REVISA

QUE ÁREA CUENTE CON PRESUPUESTO, ESTUDIO

DE MERCADO Y QUE ANEXOS TÉCNICOS ESTEN COMPLETOS.

¿CUMPLE LA SOLICITUD CON LOS

REQUISITOS?

NO SI

3.2 DEVUELVE AL ÁREA SEÑALANDO REQUISITOS

FALTANTES PARA REALIZAR PROCESO

LICITATORIO. (CONTINUA EN ACTIVIDAD 1.1)

3.3 ELABORA PROYECTO DE BASES DE

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS O

ADQUISICIÓN DE BIENES, NACIONAL O

INTERNACIONAL Y ENVÍA AL SUBDIRECTOR

CORRESPONDIENTE.

3.4 DETERMINA DE ACUERDO A MONTO SI LA

LICITACIÓN INTERNACIONAL ES BAJO LA COBERTURA DE LOS

TRATADOS DE LIBRE COMERCIO SUSCRITOS

POR MEXICO.

3.5 SI LA LICITACIÓN ES NACIONAL PERO SUPERA LOS TRATADOS DE LIBRE COMERCIO DE MEXICO,

CONSULTA AL SICORC DE LA SECRETARÍA DE

ECONOMÍE PARA QUE SE DETERMINA SI ENTRA EN RESERVAS DE COMPRAS

NACIONALES

4.1 RECIBE PROYECTO DE BASES, SOLICITA POR

OFICIO A LA DIR. DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN PONGA EN LA WEB EL PROYECTO

DE BASES PARA DIFUSIÓN Y

COMENTARIOS.

4.2 RECIBE OFICIO DE LA DIR. DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN DONDE

COMUNICA QUE LAS BASES YA FUERON

PUBLICADAS

4.3 ELABORA OFICIOS DE INVITACIÓN INDICANDO FECHA Y HORA A LOS

MIEMBROS DEL SUBCOMITÉ REVISOR DE BASES Y OTROS A QUE ASISTAN A LA REVISIÓN

DE BASES

4.4 SUBCOMITÉ REVISOR DE BASES REALIZA REUNIÓN, ANALIZA

BASES, EMITE APROBACIÓN O

MODIFICACIONES

A

OFICIO

2.1

PRESUPUESTO, ESTUDIO DE MERCADO

3.1, 3.2

PROYECTO DE BASES

3.3, 3.4

OFICIO, PROYECTO DE BASES

4.1

OFICIO

4.2

OFICIOS

4.3

BASES

4.4






¿EMITE APROBACIÓN DE

LAS BASES?


ADQUISICIÓN DE SERVICIOSDOCUMENTOS

BASES

4.5

4.5 RECIBE BASES APROBADAS LAS ENVÍA AL DEPTO. DE

CONCURSOS PARA PREPARAR PROCESO DE LICITACIÓN

PÚBLICA O DE INVITACIÓN A TRES PERSONAS.

5.1 RECIBE BASES APROBADAS, ELABORA CONVOCATORIA Y

ENVÍA AL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN PARA COTIZACIÓN

5.2 CAPTURA LAS PARTIDAS DE LA LICITACIÓN, EN

LICITACIONES TEMPORALES DE COMPRANET.

A

CONTINUA EN

ACTIVIDAD 4.3

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONCURSOS

5.3 RECIBE COTIZACIÓN DEL DOF, ELABORA OFICIO DE SOLICITUD A DGPOP PARA

ELABORAR CHEQUE PARA PAGO DE PUBLICACIÓN

5.4 RECIBE CHEQUE PARA PAGO DE PUBLICACIÓN, ELABORA OFICIO CON FIRMA DE LA

DGRMSG DIRIGIDO AL DOF PARA PUBLICAR

CONVOCATORIA .

5.5 TURNA DE MANERA ELCTRÓNICA AL SISTEMA

COMPRANET LA CONVOCATORIA, BASES Y ANEXOS DE LA LICITACIÓN

PÚBLICA, EN LA MISMA FECHA QUE LOS MANDA AL DOF.

5.6 FOTOCOPIA BASES PARA CONSULTA Y VENTA Y ENVÍO CON INVITACIÓNES, ELABORA

FORMATO CONTROL DE CONSULTA DE BASES

5.7 ELABORA OFICIOS DE INVITACIÓN PARA ÁREAS

INTERNAS Y EXTERNAS PARA QUE ASISTAN A LOS EVENTOS

DE LA LICITACIÓN.

5.8 RECIBE PREGUNTAS DE LOS LICITANTES ANTES DE LA JUNTA DE ACLARACIÓN DE DUDAS, LAS

CLASIFICA EN TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS, ENVÍA LAS

TÉCNICAS AL ÁREA REQUIRENTE Y PREPARA RESPIESTAS PARA

LAS PREGUNTAS ADMINISTRATIVAS Y DE

CARÁCTER LEGAL.

5.9 ELABORA PROYECTO DE ACTA DONDE INCLUYE LAS

PREGUNTAS Y RESPUESTAS QUE SE TENGAN AL MOMENTO;

ELABORA LOS FORMATOS LISTA DE ASISTENCIA, PREGUNTAS

DURANTE EL EVENTO Y LISTAS DE ENTREGA DE ACTAS.

5.10 REALIZA JUNTA DE ACLARACIÓN DE DUDAS A LAS BASES, SOLICITA RECIBO DE

PAGO PARA TENER DERECHO A VOZ EN EL EVENTO, REGISTRA A PARTICIPANTES; CONCLUIDO EL EVENTO LEVANTA ACTA Y RECABA FIRMAS Y ENTREGA

COPIA DEL ACTA A PARTICIPANTES.

5.11 RECIBE MUESTRAS Y/O CATÁLOGOS Y ELABORA

RELACIÓN DE PROVEEDORES QUE ENTREGARON.

5.12 ELABORA LISTA DE ASISTENCIA CHECK LIST PARA

ÁREAS DE JURÍDICO Y ADQUISICIONES, PROYECTO DE ACTA Y LISTA DE ENTREGA DE

ACTAS.

6.1 EN FECHA Y HORA RECIBE Y ABRE PRPOPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS, LEVANTA ACTA DEL ACTO, RECABA FIRMAS Y ENTREGA COPIA DE LA MISMA.

6.2 ENTREGA PROPUESTA, MUESTRAS Y/O CATALOGOS A

ÁREA REQUIRENTE PARA ANALISIS Y EMISIÓN DEL

DICTAMEN TÉCNICO.

B

BASES, CONVOCATORIA

5.1

COTIZACIÓN

5.3

CHEQUE, OFICIO

5.4

BASES

5.6

OFICIO

5.7

PREGUNTAS

5.8

PROYECTO DE ACTA, FORMATOS

5.9

RECIBO DE PAGO, ACTA

5.10

MUESTRAS Y/O CATALOGOS

5.11

LISTA DE ASISTENCIA

5.12

PROPUESTAS TÉCNICAS Y ECONÓMICAS, ACTA

6.1

SI NO






DOCUMENTOS

DICT AMEN TÉCNICO, RESULTADO TÉCNICO

B


7.1 RECIBE DICTAMEN TÉCNICO DE ÁREA Y ANALIZA

PROPUESTAS TÉCNICAS, ANOTA CUANTAS PARTIDAS COTIZA, SI

SI PRESENTA MUESTRA Y/O CATALOGO Y ELABORA

RESULTADO TÉCNICO DE LA LICITACIÓN.

7.3 ELABORA CUADRO COMPARATIVO DE PRECIOS Y CUADRO DE CONTROL DONDE

SE ANALIZA NUMERO DE PARTIDAS DESECHADAS, QUE

NO CORRESPONDEN AL PRECIO MAS BAJO, QUE REBASAN EL

PRESUPUESTO Y SUSCEPTIBLES DE ADJUDICAR.

7.4 ELABORA DICTAMEN QUE SIRVE PARA EL FALLO Y EN EL QUE SE CONSTA UNA RESEÑA CRONOLÓGICA DE LOS ACTOS

DEL PROCEDIMIENTO, EL ANÁLISIS DE LAS

PROPOSICIONES Y LAS RAZONES PARA ADMITIRLAS O

DESECHARLAS.

7.5 ELABORA LOS FORMATOS DE LISTA DE ASISTENCIA, LISTA

DE ENTREGA DE MINUTAS Y PROYECTO DE ACTA DEL FALLO

DE LA LICITACIÓN.

SUBDIR. DE ADQUISICIÓN DE BIENES O SUBDIR. DE


8.1 REALIZA EN FECHA Y HORA EL EVENTO DE NOTIFICACIÓN DE FALLO, REGISTRA A LOS

PARTICIPANTES, DA LECTURA AL FALLO Y LEVANTA ACTA, LA

FIRMAN LOS QUE INTERVIENEN Y ENTREGA FALLO AL DEPTO.

DE CONCURSOS.

SI ES ADQUISICIÓN DE BIENES CONTINÚA EN ACTIVIDAD 9.1

SI ES ADQUISICIÓN DE SERVICIOS CONTINÚA EN

ACTIVIDAD 14.1

EN CASO DE ADQUISICIÓN DE

BIENES

9.1 RECIBE DE PROVEEDORES DOCTOS LEGAL Y

ADMINISTRATIVA, ELABORA PEDIDO Y LO REVISA PARA

VERIFICAR QUE LA INFORMACIÓN SEA CORRECTA.

9.2 FRIMA EL PEDIDO Y RECABA FIRMAS DEL SUBDIRECTOR DE ADQ. DE BIENES, DEL DIR. DE ADQ. Y ALMACENES Y DEL

DGRMSG Y TURNA AL DEPTO. DE GESTIÓN.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE

GESTIÓN

10.1 CON PEDIDO REQUISITADO, ELABORA OFICIO PARA ENVÍO A

LA SUBDIR. DE CTROL. PRESUPUESTAL PARA OBTENER AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL,

FIRMA, OBTIENE ACUSE Y ARCHIVA.

10.2 RECIBE PEDIDO OFICIO DE AUTORIZACIÓN PRESUPUESTAL

DE LA SUBDIR. DE CTROL. PRESUPUESTAL.

10.3 RECABA FIRMA DEL PROVEEDOR EN PEDIDO Y

SOLICITA DOCTOS. QUE ACREDITEN LA

REPRESENTACIÓN LEGAL, LE ENTREGA ORIGINALY

DISTRIBUYE COPIAS AL SUBDIR. DE CONTABILIDAD, SUBDIR DE

ALMACENES, SUBDIR. DE CTROL. PRESUPUESTAL Y ARCHIVO DE EL DEPTO. DE

GESTIÓN.

PARALELAMENTE CONTINÚA

ACTIVIDAD14.1

10.4 FORMALIZADO EL PEDIDO LO REGISTRA EL MISMO DÍA EN EL TABLERO ELECTRÓNICO DE REGISTRO DE FORMALIZACIÓN

DE PEDIDOS Y ENTREGA DE GARANTÍAS.

C

7.1

CUADRO COMPARAT IVO

7.2

DICT AMEN

7.3

LISTA DE ASISTENCIA PROYECTO DE ACT A

7.4

ACTA

8.1

DOCT ACIÓN ECONÓMICA, PEDIDO

9.1, 9.2

OFICIO

10.1, 10.2

PEDICO, DOCTOS.

10.3, 10.4

7.2 REQUISITA EL FORMATO PARA VALIDAR LOS

REQUISITAOS REGALES Y ADMINISTRATIVOS, PARA

DETERMINAR SU CUMPLIMIENTO






CONECTA CON PROCEDIMIENTO "SOLICITUD DE REVISIÓN, ELABORACIÓN,

REGISTRO Y RESGUARDO DE CONVENIOS Y CONTRATOS" DE LA

DIRECCIÓN JURÍDICA

DOCUMENTOS

MUESTRAS Y/O CATALOGOS

C

11.1 ENVÍA EL DEPARTAMENTO DE ALMACENES MUESTRAS Y/O

CATÁLOGOS, ARCHIVA EN CARPETAS LA DOCUMENTACIÓN

QUE SE GENERÓ EN EL PROCESO.

12.1 RECIBE CONTRATOS FIRMADOS POR LA DIRECCIÓN

JURÍDICA Y LOS TURNA AL SUBDIR. DE ADQ. SE SERVCIOS

PARA REVISIÓN Y FIRMAS.


ALMACENES

13.3 COMUNICA AL PROVEEDOR QUE A PARTIR DE LA FIRMA DEL PEDIDO O CONTRATO CUENTA

CON DIEZ DÍAS NATURALES PARA PRESENTAR FIANZA DE

CUMPLIMIENTO, SALVO QUE LA ENTREGA DE LOS BIENES O

PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS SE REALICE DENTRO DEL PLAZO CITADO CONFORME A LAASSP


EN CASO DE ADQUISICIÓN DE

SERVICIOS

11.2 RECIBE FALLO, ELABORA OFICIO CON FIRMA DEL DIR. DE ADQUISICIONES Y ALMACENES

Y DIR GRAL. JURIDICA Y ENLACE INST. SOLICITANDO LA ELABORACIÓN DE LOS

CONTRATOS, ANEXA CÉDULA DE CONTRATO Y COPIA DE

DOCUMENTACIÓN NECESARIA.

13.1 REVISA CONTRATOS, ASIGNA NÚMERO Y RECABA FIRMAS; UNA VEZ FIRMADO LLAMA AL PRESTADOR DEL SERVICIO PARA FIRMA DEL CONTRATO Y RECOGER UN

TANTO DEL MISMO.

13.2 ENVÍA POR OFICIO AL ÁREA REQUIRENTE UN TANTO DEL

CONTRATO PARA SUPERVISIÓN DEL SERVICIO.

13.4 PASADOS CINCO DIAS NATURALES, REITERA AL

PROOVEDOR POR ESCRITO EL PLAZO EN EL QUE VENCEN LOS

DIEZ DIAS PARA LA PRESENTACIÓN DE LA FIANZA O

LA ENTREGA DE LOS BIENES.

13.5 SOLICITA VÍA TELEFÓNICA AL PROVEEDOR LA EXIBICIÓN O EL CUMPLIMIENTO DEL PEDIDO

O CONTRATO, UN DÍA ANTES DEL VENCIMIENTO DE LOS DIEZ

DIAS NATURALES.

FIN

11.1

FALLO, OFICIO, CÉDULA, DOCT OS.

11.2

CONT RATOS

12.1, 13.1

OFICIO, CONTRAT O

13.2

OFICIO

14.2

SUBDIRECTOR DE ADQUISICION DE

SERVICIOS






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO DIRECTOR DE ADQUISICIONES Y ALMACENES.

1.1 Recibe de las áreas requirentes del Sistema, solicitud de adquisición de bienes o contratación de servicios, a través de oficio o requisición interna para llevar a cabo una o varias licitaciones públicas, las registra y turna de forma económica al día hábil siguiente a la Subdirección correspondiente: Subdirección de Adquisición de Bienes.- Si son bienes en general Subdirección de Adquisición de Servicios.- Si son servicios

SUBDIRECTOR DE ADQUISICIÓN DE BIENES O SUBDIRECTOR DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS

2.1 Recibe solicitud de adquisición de bienes o contratación de servicios a través de oficio o requisición, para llevar a cabo una o varias licitaciones publicas.

2.2 Instruye de forma verbal en un plazo de 1 a 2 días hábiles, al Departamento de Normas correspondiente para que elabore el proyecto de bases y le turna de forma económica la solicitud e información recibida.

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE NORMAS

3.1 Analiza en un plazo de 3 a 5 días hábiles la información recibida. Revisa que el área requirente cuente con disponibilidad presupuestal y con el estudio de mercado correspondiente, analiza que los anexos técnicos enviados por el área requirente cuenten con la descripción completa y detallada de los bienes o servicios solicitados.

3.2

¿Cumple la solicitud con los requisitos? No Devuelve por oficio la solicitud en un plazo de 1 a 2 días hábiles al área requirente señalando requisitos faltantes para llevar a cabo el proceso licitatorio, obtiene acuse de recibo y archiva.

3.3

SI Elabora proyecto de bases de contratación de servicios o adquisición de bienes, nacional o internacional y envía de forma económica proyecto a más tardar al día siguiente al Subdirector de Adquisición de Bienes o de Adquisición de Servicios.

3.4 Determina en un plazo de 1 a 2 días hábiles y de acuerdo al monto si la licitación internacional se realizará bajo la cobertura de los tratados de libre comercio suscritos por México o será sin cobertura de tratados.

3.5 Efectúa consulta en 1 día al Sistema SICORC por vía electrónica a la Secretaría de Economía, en el supuesto que la licitación sea de carácter nacional y supere los umbrales de los tratados de libre comercio signados por México, para que determine si ésta entra en las reservas de compras nacionales.


4.1 Recibe proyecto de bases, elabora oficio solicitando a la Dirección de Tecnologías de la Información integrar en la página Web del Sistema el proyecto de bases para su difusión al público y comentarios respectivos, lo firma, lo envía, obtiene acuse de recibido y archiva, en un plazo de 1 a 3 días hábiles.






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 4.2 Recibe oficio de la Dirección de Tecnologías de la Información en un

plazo de 2 a 5 días hábiles, comunicando que las bases ya fueron publicadas en la página Web del Sistema y que estarán por lo menos 5 días naturales publicadas en la página Web antes de la celebración del Subcomité Revisor de Bases.

4.3 Elabora oficios de invitación, indicando fecha y hora tanto a los miembros del Subcomité Revisor de Bases, como a Cámaras, Asociaciones y Universidades para que asistan a la revisión de las bases del proceso que pretende realizar, obtiene la firma del Director de Adquisiciones y Almacenes, los envía en un plazo de 1 a 2 días hábiles, obtiene acuse de recibo y los archiva.

4.4 Lleva a cabo en el día y hora señalados la reunión del Subcomité Revisor de Bases en donde se analiza el proyecto de bases, emite su aprobación o en su caso las modificaciones que se consideren pertinentes. Si emite aprobación continúa actividad 4.5 Si no emite aprobación, realiza correcciones y continúa en la actividad 4.3

4.5 Turna las bases a mas tardar al día siguiente de que el Subcomité Revisor de Bases las aprobó para que el Jefe del Departamento de Concursos prepare el proceso de licitación pública

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONCURSOS

5.1 Recibe Bases aprobadas y elabora el proyecto de convocatoria, envía por fax o mediante un propio al Diario Oficial de la Federación para su cotización, en un plazo de 1 a 2 días hábiles.

5.2 Captura las partidas de la licitación, en un plazo de 1 a 10 días hábiles en las licitaciones temporales del Sistema Compranet.

5.3 Recibe cotización del Diario Oficial de la Federación en el mismo día que se envía o a mas tardar el día siguiente y una vez conociendo el monto procede a elaborar oficio de solicitud a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto para que elabore cheque para el pago de la publicación por el monto de la cotización con firma del Titular de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales y Visto bueno de la Dirección de Comunicación Social y se envía, en un plazo de 1 a 3 días hábiles, obtiene acuse de recibo y archiva.

5.4 Recibe cheque en un plazo de 1 a 5 días hábiles para pago de publicación, elabora oficio en un termino de 1 a 3 días hábiles con firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, dirigido al Director del DOF a efecto de que se publique la convocatoria de referencia, envía el oficio y cheque anexando 3 impresiones y un diskette, obtiene acuse de recibo y archiva.

5.5 Envía de manera electrónica al Sistema Compranet la convocatoria, las bases y anexos de la licitación pública, en la misma fecha que envía al Diario Oficial de la Federación






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 5.6 Sella y fotocopia las bases de licitación uno o dos días antes de su

publicación para su consulta y venta, así como para su envío con las invitaciones, elabora formato de control de consulta de bases en la convocante.

5.7 Elabora oficios de invitación un día antes de la publicación de las bases para las áreas internas como externas para que asistan a los diferentes eventos del proceso de licitación pública, los distribuye, obtiene acuse de recibo y archiva.

5.8 Recibe preguntas de los licitantes 2 días antes de la Junta de Aclaración de Bases, clasifica las preguntas en técnicas y administrativas, envía por oficio o E-mail las preguntas técnicas, al área requirente y prepara las respuestas a las preguntas administrativas y de carácter legal. Obtiene acuse y archiva.

5.9 Elabora un día antes de la Junta de Aclaración de Bases proyecto del acta donde incluye las preguntas y respuestas que se tengan hasta el momento, y elabora los formatos siguientes: Lista de asistencia, preguntas durante el evento y lista de entrega de actas.

5.10 Lleva a cabo con el Subdirector correspondiente, en el día y hora señaladas la Junta de aclaración de dudas a las bases, solicita el recibo de pago de bases para tener derecho a voz en el evento, registra en lista de asistencia a los participantes, una vez concluido el evento levanta acta y recaba firma de todos los participantes y entrega una copia a los mismos.

5.11 Recibe en fecha y horario estipulado en las bases, muestras y/o catálogos y elabora una relación de proveedores que entregaron muestra y/o catálogos.

5.12 Elabora un día antes de la recepción de propuestas técnicas y económicas los siguientes formatos: lista de asistencia check list para las áreas de jurídico y adquisiciones, proyecto de acta, lista de entrega de actas, a efecto de ser llenados en el acto de recepción de propuestas.


6.1 Lleva a cabo en fecha y hora señalados el acto de recepción de proposiciones técnicas y económicas y apertura de proposiciones, registra en lista de asistencia a todos los participantes, levanta acta correspondiente consignando en ésta las propuestas técnicas y económicas recibidas para su análisis detallado, así como, aquellos proveedores que fueron descalificados por no reunir todos los requisitos solicitados para su participación y recaba firma de todos los participantes entregando fotocopia de la misma.






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 6.2 En el mismo acto o a más tardar en 2 días hábiles entrega por oficio

o E-mail las propuestas técnicas, muestras y/o catálogos al área requirente para su análisis y emisión del dictamen técnico, obtiene acuse y archiva.


7.1 Recibe dictamen técnico del área requirente en un plazo de 1 a 5 días hábiles y procede a analizar las propuestas técnicas presentadas anotando en un formato cuantas partidas cotiza, en que partidas presenta muestra y/o catálogo, en su caso si cumple con el grado de contenido nacional, con lo anterior elabora resultado técnico de la licitación.

7.2 Requisita en un plazo de 1 a 3 días hábiles posteriores a la apertura de las propuestas, el formato para validar los requisitos legales y administrativos, a fin de determinar su cumplimiento.

7.3 Elabora cuadro comparativo de precios y un cuadro de control en donde se analiza: numero de partidas ofertadas; número de partidas desechadas técnicamente; número de partidas que no corresponden al precio mas bajo; número de partidas que rebasan el presupuesto y número de partidas susceptibles de adjudicar, dentro de los 5 días hábiles posteriores a la apertura de las propuestas.

7.4 Elabora dictamen con firma del Subdirector, lo avala junto con el área responsable, que servirá de base para el fallo y en el que se hace constar una reseña cronológica de los actos del procedimiento, el análisis de las proposiciones y las razones para admitirlas o desecharlas, dentro de los 6 días hábiles posteriores al acto de apertura de las propuestas.

7.5 Elabora, un día antes del evento del fallo los formatos de lista de asistencia, lista de entrega de minutas y proyecto de acta de fallo de la licitación en la cual se hace mención del resultado técnico, los importes de las ofertas económicas, las empresas desechadas y las causas que lo motivaron, los proveedores que resultaron adjudicados y las partidas asignadas, así como las partidas que se les hubieren desechado y las causas que lo originaron, las partidas que no se adjudican por no ser convenientes los precios para el sistema, además de las disposiciones indicadas en las bases como son las garantías y el tiempo de entrega de los bienes o servicios.


8.1 Lleva a cabo en fecha y hora señalados el evento de notificación de fallo, registra en lista de asistencia a todos los participantes, da lectura al fallo y levanta acta correspondiente firmando todos los presentes a los cuales les entrega copia de la misma. Entrega fallo al Departamento de Concursos el mismo día de su celebración. Si es adquisición de bienes, continúa en actividad 9.1 Si es adquisición de servicios, continúa en actividad 11.2






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONCURSOS

9.1

EN EL CASO DE ADQUISICIÓN DE BIENES

Recibe de los proveedores la documentación, legal y administrativa dentro de los 3 días posteriores al fallo y procede a elaborar el pedido correspondiente en original y 7 copias tantos, una vez elaborado, lo revisa para verificar que la información capturada sea la correcta en un plazo de 1 a 5 días.

9.2 Procede a firmar el pedido y recaba firmas del Subdirector de Adquisición de Bienes, del Director de Adquisiciones y Almacenes y del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales y lo turna al Departamento de Gestión en un plazo de 1 a 2 días.

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN.

10.1 Elabora relación con el pedido debidamente requisitado para su envío a la Subdirección de Control Presupuestal de la Dirección de Presupuesto para obtener la autorización presupuestal específica, obtiene acuse de recibido y archiva, en un plazo de 1 a 2 días hábiles.

10.2 Recibe pedido y oficio de Autorización Presupuestal de la Subdirección de Control Presupuestal, en un plazo de 1 a 4 días hábiles

10.3 Recaba firma del proveedor en el pedido solicitando la documentación que acredite ser el representante legal y le entrega el original y distribuye las copias a expediente del Departamento de Gestión, Subdirección de Contabilidad, Subdirección de Almacenes e Inventarios, Subdirección de Control Presupuestal y consecutivos, en un plazo de 1 a 4 días hábiles

10.4 Registra el pedido formalizado en el tablero electrónico de registro de formalización de pedidos y entrega de garantías, el mismo día de su formalización.


11.1 Envía a la Subdirección de Almacenes muestras y/o catálogos, dentro de los 5 días hábiles posteriores a la emisión del fallo, archiva en carpetas toda la documentación que se generó durante el proceso licitatorio.


11.2

EN EL CASO DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS Recibe fallo, elabora oficio para firma del Director de Adquisiciones y Almacenes para la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional solicitándole la elaboración del o los contratos según el número de prestadores de servicios adjudicados anexando cédula de contrato y copia de la siguiente documentación solicitada en el fallo: acta constitutiva, poder notarial del representante, identificación oficial, cédula del RFC y comprobante de domicilio, en un plazo de 1 a 5 días hábiles.

Conecta con el “Procedimiento para la solicitud de revisión, elaboración, registro y resguardo de convenios y contratos” de

la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional.







12.1

Recibe contratos firmados por el Director General Jurídico y de Enlace Institucional en un plazo de 1 a 7 días naturales y turna el mismo día o al día siguiente a la Subdirección de Adquisición de Servicios para revisión y recabar firmas.

SUBDIRECTOR DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS

13.1 Recibe contratos, revisa en todos sus términos y de no haber correcciones firma y asigna número y recaba las siguientes firmas: se le llama vía telefónica al prestador del servicio, a efecto de que pase a firmar su contrato a la Subdirección de Adquisición de Servicios, posteriormente los firman los siguientes servidores públicos: Director de Adquisiciones y Almacenes, área requirente, Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales y del Oficial Mayor, en un plazo de 1 a 8 días.

13.2 Envía mediante oficio al área requirente un tanto del Contrato para la supervisión del servicio respectivo, obtiene acuse de recibido, en un plazo de 1 a 3 días hábiles.

13.3 Comunica por oficio o vía telefónica al proveedor que a partir de la firma del pedido o contrato, cuenta con diez días naturales para presentar su fianza de cumplimiento, salvo que la entrega de los bienes o la prestación de los servicios, se realice dentro del citado plazo, conforme lo dispone el último párrafo del artículo 48 de la LAASSP. Si es por oficio, obtiene acuse y archiva.

13.4 Reitera por escrito al proveedor, pasados cinco días posteriores a la firma del pedido o contrato, en el supuesto de que el proveedor no haya presentado la fianza o la entrega de bienes, el plazo en el que vencen los diez días naturales para la entrega de la misma.

13.5 Solicita vía telefónica al proveedor adjudicado la exhibición de la fianza o el cumplimiento del pedido o contrato, un día antes del vencimiento de los diez días naturales, en el supuesto que el proveedor no haya exhibido la fianza o la entrega de los bienes.

Cuando se trata de adquisición de bienes conecta con

procedimiento para “Recibir , Custodiar y Entregar Bienes en Almacén” de la Subdirección de Almacenes

FIN






7. REFERENCIAS


D.O.F. 04-01-2000 y sus reformas

7.2 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. D.O.F. 20-08-2001

7.3 Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos de

Bienes Muebles y Prestación de Servicios de cualquier naturaleza. Vigentes a partir del 1 de abril de 2004


OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES

PROCEDIMIENTO PARA:

ADQUIRIR BIENES Y CONTRATAR SERVICIOS MEDIANTE INVITACIÓN A CUANDO MENOS

TRES PERSONAS

NOVIEMBRE 2006




ADQUIRIR BIENES Y CONTRATAR SERVICIOS MEDIANTE INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS 2 22/XI/2006






ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

3 4 5 6 8

13

18






1. OBJETIVO

Contratar los bienes y servicios, a través del procedimiento de invitación a cuando menos tres personas, que las áreas del Sistema requieren para el cumplimiento de sus programas, metas y objetivos institucionales, cumpliendo con la normatividad establecida, a fin de asegurar las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, calidad, financiamiento y oportunidad.






2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Adquisiciones y Almacenes, Subdirección de Adquisición de Servicios, Subdirección de Adquisición de Bienes, Departamento de Normas, Subdirección de Planeación y Control y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF que requieren la adquisición de bienes o la contratación de servicios.






3. DEFINICIONES

3.1. Contrato o Pedidos: Es el instrumento jurídico que produce o transfiere obligaciones y derechos para formalizar la voluntad y compromiso de las partes que intervienen; por lo general, se utiliza para la adquisición o venta de productos o como medio para emplear los servicios de una persona. El contrato es un instrumento normativo, y como tal, debe precisar en todo momento las diversas condiciones que las partes contratantes se imponen como obligaciones y derechos; estos son asentados en cláusulas cuyo conjunto norma las actuaciones de las partes contratantes durante la vigencia del mismo.

3.2. Especificación Técnica: Características específicas, individualizadas que distinguen un bien mueble o servicio de otro, sin las cuales no podrían cumplir con los fines para los que se requiere utilizar, establecidas por las áreas requirentes y ofrecidas por los licitantes u oferentes.

3.3. Factura: Documento comprobatorio que se expide para hacer constar una venta, en el que aparece la fecha de la operación, el nombre del comprador y vendedor, las condiciones convenidas, la cantidad, descripción, precio e importe total de lo vendido. Se hace constar también el número de la factura y otros datos adicionales relativos a cada operación.

3.4. Invitación a cuando menos tres personas: Procedimiento administrativo que tiene como propósito someter a un concurso restringido los contratos de adquisición de bienes y contratación de servicios del SNDIF sin sujetarse al procedimiento de licitación pública, con el propósito de obtener la mejor oferta en calidad y precio de los proveedores de acuerdo a lo señalado en el artículo 26, 42 y 43 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

3.5. Licitante: Persona física o moral que participe en cualquier procedimiento de invitación a cuando menos tres personas.

3.6. Plazo de Entrega: Lapso de tiempo que dispone el proveedor para la entrega de los bienes o el cumplimiento del servicio, de acuerdo a lo establecido en las bases de invitación y en el contrato respectivo.

3.7. Servicios: Contratación de servicios necesarios para el funcionamiento del SNDIF, comprende servicios tales como: Vigilancia, limpieza, víveres, jardinería, postal, telegráfico, telefónico, energía eléctrica y agua, entre otros.

3.8. Bienes Muebles: Son todos aquellos bienes susceptibles de ser trasladados de un lugar a otro sin alterar su forma o esencia y que pueden ser objeto de apropiación, empleados para satisfacer las necesidades operativas de las áreas sustantivas del SNDIF.







4.1. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

Vigilar la correcta aplicación de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público en los procedimientos de Invitación a cuando menos tres personas.

Invitar a los proveedores que participarán en los procedimientos de invitación a cuando menos

tres personas del Sistema, conforme a la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

Presidir los actos de los procedimiento de Invitación a cuando menos tres personas, y nombrar

a su suplente en los casos que sea necesario.

Firmar los pedidos, por la adquisición de bienes y los contratos, por la prestación de servicios.

4.2. DIRECCIÓN DE ADQUISICIONES Y ALMACENES.

Coordinar y vigilar la correcta aplicación de los procedimientos de Invitación a cuando menos tres personas, de acuerdo a la normatividad y legislación vigente en la materia.

Invitar, coordinar y verificar la elaboración y difusión de las invitaciones de acuerdo a la

naturaleza de los bienes a adquirir y/o servicios a contratar.

Supervisar conjuntamente con las Subdirecciones de Adquisición de Bienes y de Servicios las especificaciones técnicas para la adquisición de bienes o contratación de servicios, así como acordar los términos del Dictamen que sirve de base para la elaboración del fallo respectivo.

Presidir los actos del procedimiento de Invitación a cuando menos tres personas que se

celebren.

Firmar los pedidos, por la adquisición de bienes y los contratos, por la prestación de servicios

4.3. SUBDIRECCIÓNES DE ADQUISICIÒN DE BIENES Y DE SERVICIOS.

Operar, aplicar y dar seguimiento a las normas, políticas y lineamientos para la contratación de servicios, conforme a las disposiciones legales aplicables en la materia. .

Presidir los actos de los procedimientos de Invitación a cuando menos tres personas

Solicitar a las unidades administrativas del Sistema durante los procedimientos de contratación, los dictámenes técnicos y pruebas efectuadas a los bienes ofertados, que servirán de base para el fallo respectivo.






Elaborar y dar seguimiento al calendario de actividades para el desarrollo de los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas y someterlo a consideración de la Dirección de Adquisiciones y Almacenes.

Presidir y coordinar en suplencia el Subcomité encargado de revisar las Bases para la

adquisición de bienes y contratación de servicios.

Elaborar, emitir las bases técnicas y legales de las invitaciones para la adquisición de bienes y contratación de servicios por invitación a cuando menos tres personas, así como hacer participes a las áreas del Organismo involucradas en estos procesos.

Realizar el levantamiento de las actas de los eventos del procesos de invitación a cuando

menos tres personas.

Verificar la disponibilidad presupuestal, elaboración de dictámenes y fallos de los procesos de invitación.

Verificar la emisión, publicación y difusión de las invitaciones, para los procedimientos de

contratación de bienes y servicios a través de invitación a cuando menos tres personas.

Coordinar y desarrollar los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas para la contratación de bienes y servicios requeridos por el Organismo.

Analizar y validar las Propuestas Técnicas y Económicas, resultados técnicos, dictámenes y

elaboración de fallos, de los procedimientos de invitación a cuando menos tres personas.

Tramitar ante la Dirección General de Asistencia Jurídica y Enlace Institucional la elaboración de los contratos por la prestación de servicios requeridos por el Organismo, que deriven de la invitación a cuando menos tres personas.

Elaborar los pedidos de bienes y turnarlos para su autorización presupuestal a la Dirección de

Presupuesto.

Firmar los pedidos, por la adquisición de bienes y los contratos, por la prestación de servicios.








I N I C I O



OFICIO, SOLICIT UD, REQUISICIÓN

1.1

1.1 RECIBE DE ÁREAS SOLICITUD O

REQUISICIÓN DE BIENES O CONT RATACIÓN DE

SERVICIOS, LO ANALIZA Y TURNA A LA SUBDIR. CORRESPONDIENTE

2.1 RECIBE OFICIO O REQUISICIÓN, INICIA

PROCESO PARA ADQUIRIR BIENES O

CONT RATAR SERVICIOS A TRAVÉS DE INVITACIÓN A

CUANDO MENOS TRESPERSONAS

2.2 INSTRUYE AL DEPT O. DE NORMAS CORRESP.

PARA QUE ELABORE PROYECTO DE BASES.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE NORMAS

CORRESPNDIENTE

3.1 ANALIZA INFORMACIÓN, REVISA

QUE ÁREA CUENTE CON PRESUPUESTO, ESTUDIO

DE MERCADO Y QUE ANEXOS T ÉCNICOS ESTEN COMPLETOS.

¿CUMPLE LA SOLICITUD CON LOS

REQUISITOS?

NO SI

3.2 DEVUELVE AL ÁREA SEÑALANDO REQUISITOS

FALTANT ES PARA REALIZAR PROCESO

LICITATORIO. (CONT INUA EN ACT IVIDAD 1.1)

3.3 ELABORA PROYECTO DE BASES DE

CONT RATACIÓN DE SERVICIOS O

ADQUISICIÓN DE BIENES, NACIONAL O

INTERNACIONAL Y ENVÍA AL SUBDIRECT OR

CORRESPONDIENTE.

DETERMINA DE ACUERDO A MONT O Y PREVIA

CONSULTA A ECONOMÍA SI LA INVIT ACIÓN A 3 TRES PERSONAS ES

INTERNACIONAL Y BAJO LOS TRAT ADOS DE LIBRE COMERCIO SUSCRIT OS

POR MEXICO.

4.1 RECIBE PROYECTO DE BASES, SOLICIT A POR

OFICIO A LA DIR. DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN PONGA EN LA WEB EL PROYECTO

DE BASES PARA DIFUSIÓN Y

COMENT ARIOS.

4.2 RECIBE OFICIO DE LA DIR. DE T ECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN DONDE

COMUNICA QUE LAS BASES YA FUERON

PUBLICADAS

4.3 ELABORA OFICIOS DE INVITACIÓN INDICANDO FECHA Y HORA A LOS

MIEMBROS DEL SUBCOMIT É REVISOR DE BASES Y OTROS A QUE ASISTAN A LA REVISIÓN

DE BASES

OFICIO

2.1

PRESUPUESTO, ESTUDIO DE MERCADO

3.1

PROYECTO DE BASES

3.3

OFICIO, PROYECT O DE BASES

4.2

OFICIO

4.3

SUBDIR. DE ADQUISICIÓN DE BIENES, SI ES

ADQUISICIÓN DE BIENES.

SUBDIR. DE ADQUISICION DE SERVICIOS, SI ES CONT RATACIÓN DE

SERVICIOS.

A






¿EL SUBDCOMITÉ APRUEBA LAS

BASES?

DOCUMENTOS

BASES, RESULTADO

4.6, 4.7, 5.2, 5.3

4.6 TURNA LAS BASES A LA SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIÓN

DE BIENES O A LA SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIÓN

SE SERVICIOS, SEGÚN CORRESPONDA

5.1 RECIBE BASE APROBADAS POR EL SUBCOMITE REVISOR

DE BASES E INSTRUYE AL DEPTO. CORRESPONDIENTE ELABORE EL PROCESO DE

LICITACIÓN POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES

PERSONAS.

5.1 ELABORA OFICIOS DE INVITACIÓN UN DÍA ANTES DEL ENVÍA DE LAS INVITACIONES A

LOS PROVEEDORES, A LAS ÁREAS INTERNAS DEL SISTEMA

INVOLUCRADAS EN EL PROCESO, PARA QUE ASISTAN A LOS DIFERENTES EVENTOS DE

LA INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS.

A

CONTINUA EN

ACTIVIDAD 3.3

OFICIOS

5.1

OFICIOS YPREGUNT AS

5.3, 5.4

PROYECTO DE ACT A

5.5

SI NO

4.4 REALIZA SESIÓN DEL SUBCOMITÉ REVISOR DE BASES, EN DÍA Y HORA

SEÑALADA, EN DONDE ANALIZA EL PROYECTO DE BASES.

4.5 DEVUELVE LAS BASES AL DEPARTAMENTO

CORRESPONDIENTE


CORRESPNDIENTE

5.2 RECIBE BASES APROBADAS, ELABORA OFICIOS DE

INVITACIÓN A PROVEEDORES, CON FIRMAS DEL DGRMSG Y/O

DIRECTOR DE ADQUISICIONES Y ALMACENES, CONJUNTAMENTE

CON LAS DE LOS SUBDIRECTORES DE

ADQUISICIÓN DE BIENES Y DE SERVICIOS, CONFORME

CORRESPONDA.

5.3 ENTREGA OFICIO Y BASES A CONCURSANTES EN EL

PROCESO Y SOLICITA, EN SU CASO, ENVÍEN PREGUNTAS POR ESCRITO SOBRE DUDAS A LAS

BASES.

5.4 RECIBE PREGUNTAS DE LOS LICITANTES, LAS CLASIFICA EN

PREGUNTAS TÉCNICAS Y LEGALES Y ADMINISTRATIVAS,

ENVÍA LAS PREGUNTAS TÉCNICAS POR OFICIO AL ÁREA

REQUIRENTE PARA QUE PREPARE LAS RESPUESTAS Y

ANALIZA LAS PREGUNTAS ADMINISTRATIVAS Y DE

CARÁCTER LEGAL PARA SU RESPUESTA.

5.5 ELABORA, UN DÍA ANTES DE LA JUNTA DE ACLARACIÓN DE BASES, PROYECTO DE ACTA

DONDE INCLUYE LAS PREGUNTAS Y RESPUESTAS QUE SE TENGAN HASTA EL

MOMENTO.

B



PROYECTO DE BASES

4.4, 4.5







ADQUISICIÓN DE SERVICIOSDOCUMENTOS

LISTA DE ASISTENCIA, ACTA

6.1B


CORRESPONDIENTE

MUESTRAS Y7O CATALOGOS

7.1

FORMATOS

7.2

SOBRES, ACT A

8.1

PROPUEST AS, MUESTRAS Y/O CATALOGOS

8.2

DICT AMEN, FORMATO, RESULTADO TECNICO

9.1

CUADRO COMPARAT IVO

9.2

DICT AMEN

9.3

FORMATOS

9.4

6.1 REALIZA JUNTA DE ACLARACIÓN DE DUDAS, AL

INICIO DE LA MISMA, SOLICITA A LOS PARTICIPANTES SE

REGISTREN EN LA LISTA DE ASISTENCIA Y PROCEDE A DAR

RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS PLANTEADAS; CONCLUIDO EL EVENTO ELABORA EL ACTA,

RECABA FIRMA DE LOS PARTICIPANTES Y LES ENTREGA

UNA COPIA.

7.1 RECIBE, EN FECHA Y HORARIO ESTIPULADO EN LAS

BASES, MUESTRAS Y/O CATÁLOGOS Y ELABORA UNA RELACIÓN DE PROVEEDORES QUE ENTREGARON MUESTRA

Y/O CATÁLOGOS.

7.2 ELABORA, UN DÍA ANTES DE LA RECEPCIÓN DE PROPUESTAS

(TÉCNICAS Y ECONÓMICAS), LOS SIGUIENTES FORMATOS:

LISTA DE ASISTENCIA, PROYECTO DE ACTA,

CUESTIONARIO PARA CALIFICAR A PROVEEDORES.

8.1 PRESIDE EVENTO DE RECEPCIÓN Y APERTURA DE

PROPUESTAS, PASA LISTA DE ASISTENCIA, ABRE PROPUESTAS

Y ANALIZA EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS, DETERMINA

QUE PROVEEDORES PASAN EL ANÁLISIS Y CUALES SON DESCALIFICADOS, FIRMA

PROPUESTAS, LEVANTA ACTA Y RECABA FIRMA Y ENTREGA

COPIA.

8.2 ENTREGA LAS PROPUESTAS TÉCNICAS, MUESTRAS Y/O

CATÁLOGOS AL ÁREA REQUIRENTE PARA SU ANÁLISIS

Y EMISIÓN DEL DICTAMEN TÉCNICO.

9.1 RECIBE Y ANALIZA EL DICTAMEN TÉCNICO DEL ÁREA,

ANOTA EN UN FORMATO CUANTAS PARTIDAS CUMPLEN CON LAS ESPECIFICACIONES

TÉCNICAS Y CUALES SON DESCALIFICADAS, ANALIZA LA

DOCUMENTACIÓN ADMINISTRATIVA Y LEGAL DE LOS LICITANTES, Y ELABORA RESULTADO TÉCNICO DE LA

INVITACIÓN.

9.2 ANALIZA Y SELECCIONA LAS PARTIDAS QUE CALIFICARON TÉCNICAMENTE Y ELABORA

CUADRO COMPARATIVO POR PARTIDA, ANALIZA QUE LOS PRECIOS OFERTADOS NO

REBASEN EL PRESUPUESTO ASIGNADO Y QUE SE

ENCUENTREN DENTRO DE LOS PRECIOS DEL MERCADO.

9.3 ELABORA DICTAMEN QUE SERVIRÁ DE BASE PARA EL

FALLO Y EN EL QUE SE HACE CONSTAR UNA RESEÑA

CRONOLÓGICA DE LOS ACTOS DEL PROCEDIMIENTO DE

INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PERSONAS, EL ANÁLISIS DE LAS PROPOSICIONES Y LAS RAZONES PARA ADMITIRLAS O

DESECHARLAS.

9.4 ELABORA LOS FORMATOS: PROYECTO DE ACTA DE FALLO,

LISTA DE ENTREGA DE ACTA QUE CONTIENE RESULTADO

TÉCNICO, IMPORTES DE OFERTAS ECONÓMICAS,

EMPRESAS DESECHADAS, PROVEEDORES ADJUDICADOS

ASIGNADAS, PARTIDAS DESECHADAS, PARTIDAS NO

ADJUDICADAS, LAS GARANTÍAS Y EL TIEMPO DE ENTREGA DE

LOS BIENES O SERVICIOS.

10.1 REALIZA ENTREGA DEL FALLO A LOS PROVEEDORES

PARTICIPANTES, RECABA FIRMA DE LA RECEPCIÓN DEL MISMO; Y ENTREGA EL ORIGINAL DEL FALLO AL DEPARTAMENTO DE

CONCURSOS CORRESPONDIENTE, PARA

INTEGRARLO AL EXPEDIENTE E INICIAR LA ELABORACIÓN DEL

PEDIDO O CONTRATO RESPECTIVO.

C






DOCUMENTOS

FALLO

11.1

C

JEFE DE DEPTO. DE CONCURSOS SUBDIR. DE ADQUIS. DE BIENES

PROYECTO DE PEDIDOS

11.2

PEDIDOS, OFICIO

11.3, 12.1

FALLO, OFICIO

13.1

11.1 RECIBE FALLO E INICIA LA ELABORACIÓN DE PEDIDOS CON

BASE AL OFICIO DE FALLO, PROPUESTAS Y

DOCUMENTACIÓN LEGAL Y ADMINISTRATIVA.

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN

EN EL CASO DE ADQUISICIÓN DE

BIENES

11.2 REVISA LOS PROYECTOS DEL O LOS PEDIDOS Y UNA VEZ REVISADOS LOS DEVUELVE A

SU PERSONAL PARA SU CORRECCIÓN Y/O IMPRESIÓN

DEFINITIVA.

11.3 RECIBE LOS PEDIDOS Y REGISTRA AL REVERSO DEL

MISMO EL TIPO Y PORCENTAJE DE GARANTÍAS SOLICITADAS,

RECABA FIRMAS Y LOS RELACIONA PARA OBTENER SU REGISTRO PRESUPUESTAL, LOS ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE GESTIÓN PARA SU ENVÍO A

LA DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO.

12.1 RECIBE PEDIDOS AUTORIZADOS POR EL ÁREA DE PRESUPUESTO Y DISTRIBUYE: ORIGINAL AL PROVEEDOR Y SUS COPIAS AL ALMACÉN,

CONTABILIDAD Y EXPEDIENTE.

13.1 RECIBE FALLO, ELABORA OFICIO DEL DGRMSG Y/O DEL DIR. DE ADQUISICIONES PARA

DGJyEI, SOLICITANDO LA ELABORACIÓN CONTRATOS; ANEXA CÉDULA P/ELABORAR

CONTRATOS Y COPIA DE DOCTACIÓN. TÉCNICA,

ECONÓMICA, LEGAL, ADMVA. Y FALLO, ACTA CONSTITUTIVA,

PODER NOTARIAL, IDENTIFICACIÓN, RFC, ETC.


EN EL CASO DE CONTRATACIÓN

DE SERICIOS

D






DOCUMENTOS

CONT RATOS

18.1, 19.1, 20.1, 20.2

D

OFICIO

20.3

PEDIDOS, MUESTRAS Y/O CATALOGOS

21.1

SUBDIRECTOR DE ADQUISICIÓN

DE SERVICIOS

15.1 RECIBE CONTRATOS REVISA EN TODOS SUS

TÉRMINOS Y DE NO HABER CORRECCIONES, ASIGNA

NÚMERO Y RECABA FIRMAS DE: SUBDIRECTOR DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS, DIRECTOR DE

ADQUISICIONES,DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS

MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES, ÁREA REQUIRENTE

Y DEL OFICIAL MAYOR.

16.1 ENVÍA A LA SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES COPIA DE LOS

PEDIDOS Y MUESTRAS Y/O CATÁLOGOS, Y RESGUARDA LA

DOCUMENTACIÓN DEL EXPEDIENTE EN CARPETAS,

SOPORTE DEL PROCESO LICITATORIO.


15.2 COMUNICA VÍA TELEFÓNICA AL PRESTADOR DEL SERVICIO A

EFECTO QUE PASE A LA SUBDIRECCIÓN A FIRMAR EL CONTRATO Y RECOGER UN

TANTO ORIGINAL DEL MISMO.

15.3 ELABORA OFICIO CON FIRMA DEL DGRMSG Y/O

DIRECTOR DE ADQUISICIONES , PARA ENVÍO DE ORIGINAL DEL CONTRATO A LA DIR. GENERAL

JURÍDICA Y DE ENLACE INSTITUCIONAL, PARA SU

REGISTRO Y CONTROL; COPIA AL ÁREA USUARIA PARA LA

SUPERVISIÓN DEL SERVICIO Y COPIA A LA DGPOP PARA

CONTROL PRESUPUESTAL Y PAGO.

TERMINA PROCEDIMIENTO PARA

EL CASO DE CONTRATACIÓN DE

SERVICIOS

LAS ACTIVIDADES SIGUIENTES CONTINUAN EN EL "PROCEDIMIENTO

PARA RECIBIR, CUSTODIAR Y ENTREGAR BIENES EN EL ALMACEN"

FIN


14.1RECIBE DE LA DIRECCIÓN GENERAL JURÍDICA Y DE

ENLACE INSTITUCIONAL LOS CONTRATOS Y LOS TURNA PARA

REVISIÓN Y PARA RECABAR FIRMAS A LA SUBDIRECCIÓN DE

ADQUISICIÓN DE SERVICIOS.







1.1 Recibe de las áreas del Sistema oficio de solicitud o requisición interna de bienes o contratación de servicios, lo analiza y turna en un día de forma económica a la Subdirección que corresponda. Subdirección de Adquisición de Bienes, si es adquisición de bienes. Subdirección de Adquisiciones Servicios, si es contratación de servicios.

SUBDIR. DE ADQ. DE BIENES, O SUBDIR. DE ADQ. DE SERVICIOS

2.1 Recibe oficio o requisición interna, revisa e inicia proceso para adquirir bienes o contratar servicios a través del proceso de Invitación a Cuando Menos Tres Personas.

2.2 Instruye, con copia de la hoja de turno, al Departamento correspondiente para que elabore el proyecto de bases:

− Departamento de Normas de la Subdirección de Adquisición de Bienes, si es adquisición de bienes.

− Departamento de Normas de la Subdirección de Adquisición de Servicios, si es contratación de servicios

JEFE DE DEPTO. DE NORMAS DE LA SUBDIR DE ADQUISICIÓN DE BIENES, O JEFE DE DEPTO. DE NORMAS DE LA SUBDIR. DE ADQ. DE SERVICIOS

3.1 Analiza la información recibida, revisa de uno a dos días, que el área cuente con disponibilidad presupuestal y el estudio de mercado correspondiente, analiza que el anexo técnico cuente con la descripción completa y detallada de los bienes o servicios solicitados.

3.2

¿Cumple la solicitud con los requisitos?

NO Devuelve por oficio al área requirente señalando requisitos faltantes para llevar a cabo el proceso licitatorio, obtiene acuse y archiva.

3.3

SI Elabora proyecto de bases de contratación de servicios o adquisición de bienes, nacional o internacional y envía de forma económica proyecto a las Subdirecciones de Adquisición de Bienes o de Servicios, según corresponda.

En el proyecto de bases determina, de acuerdo al monto y previa consulta a la Secretaría de Economía, si la invitación cuando menos a tres personas es de carácter internacional bajo la cobertura de los tratados de libre comercio suscritos por México o entra en las reservas de compras nacionales o, determina no necesaria la consulta a dicha Secretaría por no rebasar los umbrales.

SUBDIRECTOR ADQUISICIÓN DE BIENES, O SUBDIRECTOR DE ADQUISICIONES DE SERVICIOS

4.1 Recibe proyecto de bases, solicita por oficio a la Dirección de Tecnologías de la Información integrar en la página Web del Sistema el proyecto de bases para su difusión al público y comentarios respectivos, lo firma, lo envía en un plazo de 1 a 3 días hábiles, obtiene acuse y archiva.

4.2 Recibe oficio de la Dirección de Tecnologías de la Información comunicando que las bases fueron publicadas en la página Web del Sistema.






RESPONSABLE ACT. No. Desarrollo 4.3 Elabora oficios indicando fecha y hora, invitando a los miembros del

Subcomité Revisor de Bases, a cámaras, asociaciones y universidades para que asistan a la revisión de las bases del proceso que se pretende realizar. Los distribuye, obtiene acuse de recibo y archiva.

4.4

Realiza sesión del Subcomité Revisor de Bases, en día y hora señalada, en donde analiza el proyecto de bases.

4.5

4.6

¿El Subcomité aprueba las bases? No Las devuelve al Departamento de Normas, correspondiente. Continúa en actividad no. 3.3

Si Turna las bases a la Subdirección de Adquisición de Bienes, o Subdirección de Adquisición de de Servicios, según corresponda.

4.7 Recibe las Bases, las revisa y las turna a más tardar al día siguiente para que el Jefe del Departamento correspondiente prepare el proceso de licitación por invitación a cuando menos tres personas.

JEFE DE DEPTO DE CONCURSOS DE LA SUBDIR DE ADQ. DE BIENES, O JEFE DE DEPTO DE CONCURSOS DE LA SUBDIR DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS

5.1 Elabora oficios de invitación con firma del Subdirector de Adquisiciones correspondiente un día antes del envío de las invitaciones a los proveedores, a las áreas internas del Sistema involucradas en este proceso, para que asistan a los diferentes eventos de la invitación a cuando menos tres personas, obtiene acuse y archiva.

5.2 Recibe bases aprobadas y elabora oficios de invitación a los proveedores, con firmas del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales y/o Director de Adquisiciones y Almacenes, conjuntamente con las de los Subdirectores de Adquisición de Bienes y de Servicios, conforme corresponda.

5.3 Entrega oficio y bases a concursantes en el proceso y solicita, en su caso, envíen preguntas por escrito sobre dudas a las bases, obtiene acuse y archiva.

5.4 Recibe preguntas de los licitantes dos días antes de la junta de aclaración de bases, clasifica las preguntas en técnicas y legales y administrativas, envía las preguntas técnicas a través de oficio al área requirente para que prepare las respuestas técnicas y analiza las preguntas administrativas y de carácter legal para su respuesta, obtiene acuse y archiva.

5.5 Elabora, un día antes de la junta de aclaración de bases, proyecto de acta donde incluye las preguntas y respuestas que se tengan hasta el momento.






RESPONSABLE ACT. No. Desarrollo SUBDIRECTOR DE ADQUISICIÓN DE BIENES O SUBDIRECTOR DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS

6.1 Lleva a cabo la junta de aclaración de dudas a las bases, al inicio de la misma, solicita a los participantes se registren en la lista de asistencia y procede a dar respuestas a las preguntas planteadas; una vez concluido el evento elabora el acta respectiva, recaba firma de los participantes en la misma y les entrega una copia.

JEFE DE DEPTO DE CONCURSOS (SUBDIR DE ADQ. DE BIENES), O JEFE DE DEPTO DE CONCURSOS (SUBDIR DE ADQ. DE SERVICIOS)

7.1 Recibe, en fecha y horario estipulado en las bases, muestras y/o catálogos y elabora una relación de proveedores que entregaron muestra y/o catálogos.

7.2 Elabora, un día antes de la recepción de propuestas (técnicas y económicas), los siguientes formatos: lista de asistencia, proyecto de acta, cuestionario para calificar a proveedores.


8.1 Preside el evento de recepción y apertura de propuestas (técnicas y económicas) en fecha y hora señalados en las bases de invitación, registra lista de asistencia de los participantes, abre propuestas y analiza el cumplimiento de los requisitos solicitados, determina que proveedores pasan al análisis detallado de sus propuestas y cuales son descalificados, firma propuestas entregadas por los licitantes durante el evento, levanta acta correspondiente, recaba firma de los participantes y les entrega fotocopia de la misma.

8.2 Entrega las propuestas técnicas, muestras y/o catálogos al área requirente para su análisis y emisión del dictamen técnico.

JEFE DE DEPTO DE CONCURSOS DE LA SUBDIR DE ADQUISICIÓN DE BIENES, O JEFE DE DEPTO DE CONCURSOS (SUBDIR DE ADQ DE SERVICIOS)

9.1 Recibe y analiza el dictamen técnico del área requirente en un plazo de 1 a 5 días hábiles y anota en un formato cuantas partidas cumplen con las especificaciones técnicas y cuales son descalificadas en esta etapa. Así mismo, analiza la documentación administrativa y legal de los licitantes, con base en lo anterior, elabora resultado técnico de la invitación.

9.2 Analiza y selecciona las partidas que calificaron técnicamente y elabora cuadro comparativo por partida, analiza que los precios ofertados no rebasen el presupuesto asignado y que se encuentren dentro de los precios del mercado.

9.3 Elabora y firma dictamen que servirá de base para el fallo y en el que se hace constar una reseña cronológica de los actos del procedimiento de invitación a cuando menos tres personas, el análisis de las proposiciones y las razones para admitirlas o desecharlas.

9.4 Elabora un día antes de la emisión del fallo, los formatos siguientes: proyecto de acta de fallo, lista de entrega de acta en la cual se hace mención del resultado técnico, los importes de las ofertas económicas, las empresas desechadas y las causas que lo motivaron, los proveedores que resultaron adjudicados y las partidas asignadas, así como las partidas que se les hubieren desechado y las causas que lo originaron, las partidas que no se adjudican por no ser convenientes los precios para el sistema, además de las disposiciones indicadas en las bases como son las garantías y el tiempo de entrega de los bienes o servicios.






RESPONSABLE ACT. No. Desarrollo SUBDIRECTOR DE ADQUISICIÓN DE BIENES O SUBDIRECTOR DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS

10.1 Lleva a cabo en fecha y hora señalados, la entrega del fallo a los proveedores participantes, recabando firma de la recepción del mismo; y entrega el original del fallo al Departamento de Concursos correspondiente, para integrarlo al expediente e iniciar la elaboración del pedido o contrato respectivo.

JEFE DE DEPTO DE CONCURSOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIÓN DE BIENES

11.1

EN EL CASO DE ADQUISICIÓN DE BIENES:

Recibe fallo e inicia la elaboración de pedidos con base al oficio de fallo, propuestas y documentación legal y administrativa.

. 11.2 Revisa los proyectos del o los pedidos y una vez revisados los devuelve a su personal para su corrección y/o impresión definitiva.

11.3 Recibe los pedidos y registra al reverso del mismo el tipo y porcentaje de garantías solicitadas, recaba firmas y los relaciona para obtener su registro presupuestal, los entrega al Departamento de Gestión para su envío a la Dirección de Presupuesto.

DEPARTAMENTO DE GESTIÓN 12.1 Recibe por oficio pedidos autorizados por el área de presupuesto y distribuye: original al proveedor y sus copias al almacén, contabilidad y expediente.

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONCURSOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS

13.1

EN CASO DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Recibe fallo, elabora oficio con firma del Director de Adquisiciones y Almacenes para el Director General Jurídico y de Enlace Institucional, solicitando la elaboración del o los contratos según el número de prestadores de servicios adjudicados; anexa cédula especifica para la elaboración de contratos y anexa copia de la documentación técnica, económica, legal y administrativa y fallo; así como acta constitutiva, poder notarial del representante, identificación oficial, cedula del RFC y comprobante de domicilio de las empresas ganadoras, en un plazo de 1 a 5 días hábiles.

DIRECTOR DE ADQUISICIONES Y ALMACENES.

14.1 Recibe de la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional los contratos y los turna para revisión y para recabar firmas a la Subdirección de adquisición de servicios.

SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIÓN DE SERVICIOS

15.1 Recibe contratos revisa en todos sus términos y de no haber correcciones, asigna número y recaba firmas de: Subdirector de Adquisición de Servicios, Director de Adquisiciones y Almacenes, Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales, área requirente y del Oficial Mayor.

15.2 Comunica vía telefónica al prestador del servicio a efecto que pase a la Subdirección a firmar el contrato y recoger un tanto original del mismo.






RESPONSABLE ACT. No. Desarrollo 15.3 Elabora oficio con firma del Director General de Recursos Materiales

y Servicios Generales y/o Director de Adquisiciones y Almacenes, para el envío de un original del contrato con firmas autógrafas a la Dirección General Jurídica y de Enlace Institucional, para su registro y control; copia al área usuaria para la supervisión del servicio respectivo y copia a la Dirección General de Programación, Organización y Presupuesto para control presupuestal y pago, los distribuye, obtiene acuse de recibo y archiva.

Termina procedimiento para el caso de contratación de servicios

JEFE DE DEPARTAMENTO DE CONCURSOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIÓN DE BIENES

16.1 Envía a la Subdirección de Almacenes copia de los pedidos y muestras y/o catálogos, y resguarda la documentación del expediente en carpetas, soporte del proceso licitatorio.

Cuando se trata de adquisición de bienes conecta con el procedimiento para “Recibir, Custodiar y Entregar Bienes en el

Almacén”

FIN






7. REFERENCIAS


7.2 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector

Público.

7.3 Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de cualquier naturaleza.



PROCEDIMIENTO PARA:

RECEPCIÓN, CUSTODIA Y DEVOLUCIÓN DE MUESTRAS PRESENTADAS POR LOS

LICITANTES

AGOSTO 2006

Versión dictaminada por el Comité de Mejora Regulatoria Interna (COMERI), el día 9 de agosto de 2006, la cual entre en vigor a partir del día de su publicación en la Normateca Interna



RECEPCIÓN, CUSTODIA Y DEVOLUCIÓN DE MUESTRAS PRESENTADAS POR LOS LICITANTES 2 09/VIII/2006


INTEGRAL DE LA FAMILIA ELABORÓ: DIREC. DE RECURSOS MATERIALES Y SERV. GENERALES




ÍNDICE HOJA

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONES



6. DESARROLLO

7. REFERENCIAS

8. ANEXOS

3 4 5 6 7 8

10

11






1. OBJETIVO

Contar con una herramienta administrativa que permita llevar un adecuado control de las muestras presentadas por los proveedores de los procesos de licitación pública, invitación a cuando menos tres personas y por adjudicación directa.






2. ALCANCE

Aplica a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Dirección de Adquisiciones y Almacenes, Subdirección de Adquisición de Bienes, Subdirección de Almacenes y en general a todas las Áreas del Sistema Nacional DIF que requieren de bienes para el desempeño de sus actividades administrativas.






3. DEFINICIONES

3.1 ADQUISICIÓN: Acto o hecho en virtud del cual una persona obtiene el dominio o propiedad de un bien mueble o algún derecho real sobre él. Puede tener efecto a título oneroso o gratuito, a título singular o universal, mortis causa o intervivos.

3.2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Características específicas e individualizadas, que distingue

un bien mueble de otro, sin las cuales no se podrían cumplir con los fines para los que se requiere utilizar, establecidas por las áreas requirentes y ofrecidas por los licitantes.

3.3 DISPOSICIÓN FINAL: Acto a través del cual se realiza la baja patrimonial (enajenación o

destrucción) 3.4 LICITANTE: Persona que participe en cualquier procedimiento de licitación pública o de

invitación a cuando menos tres personas. 3.5 MUESTRA: Bien que presenta el licitante y que cumple con las especificaciones técnicas

requeridas en las bases de licitación y solicitadas por el área usuaria.

3.6 PERSONA ADJUDICADA: persona física o moral a la cual se le adjudica cualquier procedimiento de contratación.

3.7 PROVEEDOR O PRESTADOR DE SERVICIOS: Persona que celebre pedidos o contratos de

adquisiciones, arrendamientos y/o servicios.







4.1. DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES.

Autorizar el destino final de las muestras que no sean retiradas por los licitantes y/o proveedores, en el plazo establecido en las bases de licitación.


Supervisar los trámites Administrativos necesarios para la baja y/o destino final de las muestras que no fueron recogidas por los licitantes y/o proveedores.

4.3. SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIÓN DE BIENES

Solicitar a los licitantes y/o proveedores la presentación de muestras, cuando así lo determine el Sistema Nacional DIF.

Coordinar y vigilar la correcta recepción, guarda, custodia y devolución de muestras presentadas en los procedimientos licitatorios.

Realizar inventarios físicos semestrales para determinar las existencias de muestras y su antigüedad, a fin de tramitar su destino final.

Enviar a la Subdirección de Almacenes las muestras de los proveedores adjudicados y requerir a esta, en su oportunidad, su devolución.

Elaborar oficios recordatorios a los proveedores para que pasen a retirar sus muestras, en el plazo establecido en las bases de licitación.

Elaborar el reporte de los bienes que no recogieron los proveedores en el plazo establecido, los envía a la Subdirección de Almacenes e informa a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para determinar su destino Final.


Recibir, mediante oficio las muestras de los bienes, de la Subdirección de Adquisición de Bienes, donde se indica el proveedor y el pedido que corresponden y los resguarda en los almacenes de la Subdirección, hasta la recepción de los bienes adjudicados.

Devolver las muestras recibidas a la Subdirección de Adquisición de Bienes, a fin de que las entregue a los proveedores que las presentaron, indicando el pedido, partida y nombre del proveedor.

Recibir para resguardo de la Subdirección de Adquisición de Bienes, las muestras que no recogieron -los proveedores.

Realizar las acciones para su cumplimiento, en función de la determinación del destino final de las muestras.

Realizar dos inventarios al año de las muestras resguardadas en los almacenes de la Subdirección de Almacenes e informa a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes para que se determine su destino final.






SUBDIRECTOR DE ASQUISICIÓN DE

BIENESSUBDIRECTOR DE

ALMACENES


ALMACENES

DIRECTOR GRAL. DE RECS. MATERIALES

Y SERV. GRALESDOCUMENTOS

BASE DE LICITACIÓN, OFICIOS

1.1 DETERMINA PRESENTACIÓN DE

MUESTRAS Y LUGAR Y FECHA PARA

ENTREGARLAS Y RECOGERLAS

INICIO

1.2 RECIBE MUESTRAS Y

FORMATO RECEPCIÓN DE

MUESTRAS FÍSICAS

1.3 CONSERVA MUESTRAS DURANTE

EVALUACIÓN TÉCNICA POR EL

ÁREA USUARIA O DE LABORATORIO

1.4 EMITIDO EL FALLO DEVUELVE

MUESTRAS DE PARTIDAS NO

GANADORAS POR 90 DIAS

1.5 LAS MUESTRAS GANADORAS LAS

ENVIA A LA SUBDIR. DE ALMACENES PARA RECIBIR

BIENES

LOS LICITANTES O PROVEEDORES SOLO RETIRAN MUESTRAS SI PRESENTAN

FORMATO DEVOLUCIÓN DE

MUESTRAS

2.1 RECIBE MUESTRAS DE

PARTIDAS GANADORAS Y

PEDIDO, CON BASE EN ESTO RECIBE

BIENES

2.2 DEVUELVE MUESTRAS A LA

SUBDIR. DE ADQ. Y ALMACENES Y

FORMATO RECEPCIÓN DE

MUESTRAS.

3.1 RECIBE FORMATO Y MUESTRAS, LAS CONSERVA PARA DEVOLUCIÓN AL

PROVEEDOR POR UN PERIODO DE 90 DIAS

3.2 ELABORA OFICIO AL PROVEEDOR

PARA QUE RETIRE MUESTRAS

3.3 DEVUELVE A LA SUBDIREC. DE

ALMACENES PARA RESGUARDO LAS

MUESTRAS QUE NO FUERON RETIRADAS POR LOS LICITANTES

4.1 LEVANTA INVENTARIO CADA 6

MESES DE LAS MUESTRAS E

INFORMA A LA DIR. DE ADQUISICIONES

PARA DESTINO FINAL

5.1 RECIBE RESULTADO DE

INVENTARIO, DETERMINA DESTINO

FINAL Y SOLICITA AUTORIZACIÓN DE LA

DGRMSG

6.1 ANALIZA Y LA AUTORIZA LA SOLICITUD DE

DESTINO FINAL DE BIENES

7.1 RECIBE AUTORIZACIÓN PARA

DESTINO FINAL DE MUESTRAS,

INSTRUYE A LA SUBDIR. DE

ALMACENES INICIE PROCESO

8.1 RECIBE INSTRUC. DE DESTINO FINAL

DE MUESTRAS, REALIZA PROCESO E

INFORMA A LA DIR. DE ADQ. Y

ALMACENES

9.1 RECIBE INFORME DE RESULTADOS DEL

DESTINO FINAL DE MUESTRAS E INFORMA A LA

DGRMSG

FIN

FORMATO

1.1

1.2, 1.6, 2.2

OFICIO

1.5

OFICIO

2.1, 3.1

OFICIO

3.2

INVENTARIO

4.1, 5.1

SOLICITUD

5.1, 6.1, 7.1






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO SUBDIRECTOR DE ADQUISICIÓN DE BIENES

1.1 Determina, en las bases de licitación o en los oficios de invitación, la presentación de muestras, así como el lugar, fecha y hora en que deben entregarse y recogerse en la Subdirección de Adquisición de Bienes, una vez terminado el proceso de contratación.

En las bases de licitación o en los oficios de invitación se indicará el tipo de pruebas a realizar y el método para ejecutarlas, señalando si la muestra, por la naturaleza de la prueba a la que será sometida no puede ser devuelta al licitante.

1.2 Recibe en el lugar, fecha y hora determinada en las bases de licitación o en oficios de invitación, las muestras requeridas a los licitantes, solo se recibirán muestras que estén relacionadas en el formato “Recepción de Muestras Físicas”, acusa de recibo y archiva.

1.3 Mantiene las muestras en su custodia y bajo su responsabilidad durante la evaluación técnica realizada por el área usuaria o de algún laboratorio.

1.4 Una vez emitido el fallo del proceso licitatorio correspondiente, las muestras de las partidas que no resultaron ganadoras, se pondrán a disposición de los participantes en el lugar, fecha y hora que se haya indicado en las bases de licitación o en los oficios de invitación, por un periodo de 90 días naturales.

1.5 Envía mediante oficio a la Subdirección de Almacenes, las muestras de las partidas que resultaron ganadoras, para que se reciban los bienes adquiridos conforme a la especificación de las mismas, junto con el formato “Recepción de Muestras Físicas”, obtiene acuse de recibo y archiva. Los licitantes o proveedores solo podrán retirar sus muestras presentando el formato de devolución de muestras debidamente requisitado.

SUBDIRECTOR DE ALMACENES 2.1 Recibe por oficio las muestras de las partidas ganadoras y el pedido correspondiente, con base a esta información recibe los bienes verificando las especificaciones requeridas.

2.2 Devuelve las muestras a la Subdirección de Adquisición de Bienes, a través de oficio y el formato “Recepción de Muestras Físicas”, una vez concluida la recepción de los bienes, obtiene acuse y archiva.

SUBDIRECTOR DE ADQUISICIÓN DE BIENES

3.1 Recibe oficio, formato y muestras de las partidas adjudicadas, las conserva para su posterior devolución al proveedor hasta un término de 90 días naturales posteriores a la entrega.

3.2 Elabora oficio recordatorio al proveedor para que retire sus muestras, dando un plazo perentorio para su devolución, obtiene acuse y archiva.






RESPONSABLE ACT. No. DESARROLLO 3.3 Devuelve por oficio a la Subdirección de Almacenes para su

resguardo, las muestras que no fueron retiradas por los licitantes o proveedores a los cuales se les otorgó un término de 90 días naturales y se les presentó el oficio recordatorio para el retiro de las muestras, obtiene acuse de recibo y archiva.

SUBDIRECTOR DE ALMACENES 4.1 Levanta un inventario cada seis meses (marzo y agosto) de las muestras que tiene bajo su resguardo y comunica por oficio a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, las existencias a fin de que indique el destino final de las mismas, obtiene acuse y archiva.


5.1 Recibe resultado del inventario (cantidad y tipo de muestras que se encuentran resguardadas en almacén). Determina su destino final y elabora solicitud de autorización de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, obtiene acuse de recibo y archiva.


6.1 Recibe solicitud de autorización de destino final de las muestras que no fueron recogidas, la analiza y autoriza por escrito.


7.1 Recibe autorización por escrito para destino final de las muestras, e instruye verbalmente a la Subdirección de Almacenes inicie proceso.

SUBDIRECTOR DE ALMACENES 8.1 Recibe instrucciones de destino final de las muestras; realiza proceso e informa por escrito de los resultados a la Dirección de Adquisiciones y Almacenes, obtiene acuse y archiva.


9.1 Recibe informe de resultados de destino final de muestras e informa por oficio a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, obtiene acuse y archiva asunto.

FIN






7 REFERENCIAS

7.1 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público. (D.O.F. 4-I-2000, última modificación 7-VII-2005)

7.2 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector

Público. (D.O.F. 20-VIII-2001 )

7.3 Políticas, Bases y Lineamientos en Materia de Adquisiciones, Arrendamientos de Bienes Muebles y Prestación de Servicios de cualquier naturaleza. (15 de marzo de 2004)






NOMBRE DEL FORMATO RECEPCIÓN DE MUESTRAS FÍSICAS

OBJETIVO Tener un control de las muestras que presentan loa licitantes y/o proveedores durante el proceso licitatorio

ELABORADO POR Subdirección de Adquisición de Bienes

REQUISITADO POR: Este formato es requisitado y presentado los licitantes al momento de entregar sus muestras


DISTRIBUCIÓN Original: .- Subdirección de Adquisición de Bienes Copia 1 .- Licitante y/o proveedor

No. CONCEPTO ANOTAR 1 LICITACIÓN No. El número de la licitación en que esta participando (Licitación Pública,

Invitación a cuando menos Tres Personas o Adjudicación Directa)

2 FECHA Día, mes y año en que se realiza la entrega - recepción de las muestras.

3 CONCEPTO GENERAL El nombre genérico de la licitación en que participa. Ejemplo: Material de limpieza, medicamentos, uniformes de trabajo, etc.

4 LICITANTE El nombre completo del Licitante (persona que participa en cualquier procedimiento de Licitación Pública, Invitación a cuando menos Tres Personas o Adjudicación Directa).

5 No. DE PARTIDA El número de partida que esta identificado en las bases, en las invitación o en el anexo técnico del bien del cual se presenta la muestra.

6 CANTIDAD La cantidad de muestras físicas que se entregan en la partida relacionada.

7 MUESTRA El nombre genérico de la muestra física. Ejemplo: Escoba, papel higiénico, overol, pantalón, cuaderno, etc.

8 DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO

Las especificaciones principales de la muestra física que se relaciona.

Describir detalladamente los componentes físicos del artículo, apariencia física, color, textura, tamaño, peso, volumen, etc.

9. MARCA La marca del artículo que se relaciona.

10 OBSERVACIONES Los comentarios que se considere conveniente para mejor identificación de las muestras o para la entrega recepción de las mismas.

11 SELLO DEL LICITANTE El sello con que se identifica la empresa (en caso de no tener sello, el representante legal deberá anotar su nombre y firma).

12 RECIBIDO POR Nombre completo, número de credencial y firmas del servidor público que recibe las muestras

13 SELLO RECIBIDO DIF El sello del DIF cunado se reciben las muestras.






DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICOS GENERALES


RECEPCIÓN DE MUESTRAS FÍSICAS

LICITACIÓN No. FECHA (1) DÍA

MES(2)

AÑO

SUMINISTRO: (3)

LICITANTE: (4)

No. DE PARTIDA CANTIDAD MUESTRA DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO MARCA

(5) (6) (7) (8) (9)

(10) OBSERVACIONES

SELLO DEL LICITANTE

(11)

RECIBIDO POR: NOMBRE: (12) FIRMA

SELLO RECIBIDO DIF

(13)






NOMBRE DEL FORMATO DEVOLUCIÓN DE MUESTRAS FÍSICAS

OBJETIVO Tener un control de las muestras que se devuelven a licitantes y/o proveedores que participan en los diversos procesos licitatorios.

ELABORADO POR Subdirección de Adquisición de Bienes

REQUISITADO POR: Este formato es requisitado y presentado los licitantes al momento de recoger sus muestras


DISTRIBUCIÓN Original: .- Subdirección de Adquisición de Bienes Copia 1 .- Licitante y/o proveedor

No. CONCEPTO ANOTAR 1 LICITACIÓN No. El número de la licitación en que esta participando (Licitación Pública,

Invitación a cuando menos Tres Personas o Adjudicación Directa)

2 FECHA Día, mes y año en que se realiza la devolución de las muestras.

3 CONCEPTO GENERAL El nombre genérico de la licitación en que participa. Ejemplo: Material de limpieza, medicamentos, uniformes de trabajo, etc.

4 LICITANTE El nombre completo del Licitante (persona que participa en cualquier procedimiento de Licitación Pública, Invitación a cuando menos Tres Personas o Adjudicación Directa).

5 No. DE PARTIDA El número de partida que esta identificado en las bases, en las invitación o en el anexo técnico del bien del cual se presenta la muestra.

6 CANTIDAD La cantidad de muestras físicas que se devuelven en la partida relacionada.

7 MUESTRA El nombre genérico de la muestra física. Ejemplo: Escoba, papel higiénico, overol, pantalón, cuaderno, etc.

8 DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO

Las especificaciones principales de la muestra física que se relaciona.

Describir detalladamente los componentes físicos del artículo, apariencia física, color, textura, tamaño, peso, volumen, etc.

9. MARCA La marca del artículo que se relaciona.

10 OBSERVACIONES Los comentarios que se considere conveniente para mejor identificación de las muestras o para la devolución de las mismas.

11 ENTREGADO POR Nombre completo, número de credencial y firmas del servidor público que entrega las muestras

12 RECIBIDO POR Nombre completo, número de credencial y firmas del representante legal de la empresa que recibe las muestras






DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES


DECOLUCIÓN DE MUESTRAS FÍSICAS

LICITACIÓN No. FECHA

(1) DÍA

MES(2)

AÑO

SUMINISTRO: (3)

LICITANTE: (4)

No. DE PARTIDA CANTIDAD MUESTRA DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO MARCA

(5) (6) (7) (8) (9)

(10) OBSERVACIONES

ENTREGADO POR: NOMBRE: (11) FIRMA

RECIBIDO POR: NOMBRE: (12) FIRMA



ACCIONES DE MEJORA

ADMINISTRATIVA PARA IMPLEMENTARSE EN LA SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES

NOVIEMBRE 2006






ACCIONES DE MEJORA ADMINISTRATIVA PARA IMPLEMENTARSE EN LA SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES

1 22/XI/2006



CÉDULA DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA

ACCION DE MEJORA No 17/02/01

MES Y AÑO (1)

EXPEDIENTES CON EVALUACIÓN PREVIA DE COSTOS

INDICADOR

No de expedientes con evaluación previa de costos X 100 Nº de expedientes

RESULTADO

(2) X 100 ----------------------------------------------- = 100 %

(3)

(Notas) (4)

(5) (6) (7) ELABORO

SUBDIRECTOR DE ALMACENES REVISO DIRECTOR DE ADQUISICIONES Y

ALMACENES VoBo







2 22/XI/2006


OBJETIVO Contar con un documento previo a la recepción de Donativos y

Asignaciones que permita determinar su aceptación o rechazo.

ELABORADO POR Subdirección de Almacenes

NO. DE EJEMPLARES 1 Original y 2 copias

DISTRIBUCIÓN Original.- Subdirección de Almacenes Copia 1.- Dirección de Adquisiciones y Almacenes Copia 2.- Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales

N° CONCEPTO ANOTAR 1 FECHA Mes y año que se reporta.

2 NUMERO DE EXPEDIENTES

CON EVALUACION PREVIA DE COSTOS

Numero de expedientes con evaluación previa de costos elaborados.

3 NUMERO DE EXPEDIENTES DE COSTOS TOTALES

Numero de expedientes de costos totales.

4 NOTAS Indicar el soporte de la documentación o la razón de incumplimiento.

5 ELABORÓ

Nombre completo y la firma del Subdirector de Almacenes.

6 REVISÓ

Nombre completo y la firma del Director de Adquisiciones y Almacenes.

7 Vo.Bo. Nombre completo y la firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales.






3 22/XI/2006





MES Y AÑO (1)

EXPEDIENTES CON DICTAMEN DE UTILIDAD PREVIO A LA ACEPTACIÓN DE LOS BIENES

INDICADOR

No de expedientes con dictamen de utilidad previo a la aceptación de los bienes X 100 Nº de expedientes

RESULTADO

(2) X 100 ---------------------------------------------------- = 100 %

(3)

(Notas) (4)

(5) (6) (7) ELABORO


ALMACENES VoBo







4 22/XI/2006


OBJETIVO Contar con un documento del área correspondiente previo a la

recepción de Donaciones y Asignaciones que permita conocer la utilidad de los bienes.





2 NUMERO DE EXPEDIENTES

CON DICTAMEN DE UTILIDAD PREVIO A LA ACEPTACIÓN DE LOS BIENES

Número de expedientes con dictamen de utilidad elaborados previo a la aceptación de los bienes

3 NUMERO DE EXPEDIENTES CON DICTAMEN DE UTILIDAD TOTALES

Numero de expedientes con dictamen de utilidad totales

4 NOTAS Indicar el soporte de la documentación o la razón de incumplimiento

5 ELABORÓ

Nombre completo y la firma del Subdirector de Almacenes

6 REVISÓ

Nombre completo y la firma del Director de Adquisiciones y Almacenes

7 VoBo Nombre completo y la firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales






5 22/XI/2006





MES Y AÑO (1)

REGISTROS DE ENTRADA EMITIDOS EN EL PLAZO ESTABLECIDO

INDICADOR

Nº de Registros de Entrada al Almacén emitidos oportunamente X 100 Nº de Registros de Entrada al Almacén emitidos

RESULTADO

(2) X 100 ---------------------------------------------------- = 100 %

(3)

(Notas) (4)

(5) (6) (7) ELABORO


ALMACENES VoBo







6 22/XI/2006


OBJETIVO Contar con registro de Entradas de donaciones y asignaciones a fin de que se elaboren

oportunamente.





2 NUMERO DE REGISTROS DE

ENTRADA AL ALMACEN EMITIDOS OPORTUNAMENTE

Número de registros de entrada al almacén elaborados oportunamente (tres días hábiles)

3 NUMERO DE REGISTROS DE ENTRADA AL ALMACEN TOTALES

Numero de expedientes con dictamen de utilidad totales


5 ELABORÓ


6 REVISÓ


7 VoBo Nombre completo y la firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales






7 22/XI/2006





MES Y AÑO (1)

VALES DE SALIDA DETALLADOS

INDICADOR

No. de vales de salida con descripción detallada X 100 Nº de vales de salida elaborados

RESULTADO

(2) X 100 ---------------------------------------------------- = 100 %

(3)

(Notas) (4)

(5) (6) (7) ELABORO


ALMACENES VoBo







8 22/XI/2006


OBJETIVO Que los vales de salida de donaciones y asignaciones registren los bienes en forma

detallada.





2 NUMERO DE VALES DE

SALIDA CON DESCRIPCIÓN DETALLADA

Numero de vales de salida con descripción detallada elaborados

3 NUMERO DE VALES DE SALIDA TOTALES

Numero de de vales de salida totales


5 ELABORÓ


6 REVISÓ


7 Vo.Bo. Nombre completo y la firma del Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales






9 22/XI/2006





MES Y AÑO (1)

BIENES RECHAZADOS DOCUMENTADOS

INDICADOR

No. de bienes rechazados documentados X 100 Nº de bienes rechazados

RESULTADO

(2) X 100 ---------------------------------------------------- = 100 %

(3)

(Notas) (4)

(5) (6) (7) ELABORO


ALMACENES VoBo







10 22/XI/2006


OBJETIVO Que al momento de la entrega de bienes en el Almacén Central, aquellos que no sean

recibidos por no cumplir con los requisitos establecidos en el pedido o muestra, se elabore el formato de rechazo indicando las causas de ello.





2 NUMERO DE BIENES

RECHAZADOS DOCUMENTADOS

Numero de bienes rechazados con formato de rechazo

3 NUMERO DE BIENES RECHAZADOS

Numero total de bienes rechazados


5 ELABORÓ


6 REVISÓ








11 22/XI/2006





MES Y AÑO (1)

FACTURAS REQUISITADAS POR EL SERVIDOR PÚBLICO AUTORIZADO

INDICADOR

No. de facturas con nombre, firma y No. de credencial, fecha y sello X 100 Nº de facturas recibidas

RESULTADO

(2) X 100 ---------------------------------------------------- = 100 %

(3)

(Notas) (4)

(5) (6) (7) ELABORO


ALMACENES VoBo







12 22/XI/2006


OBJETIVO Contar con un control de las facturas debidamente requisitadas.





2 NUMERO DE FACTURAS

REQUISITADAS CON NOMBRE, NO. DE CREDENCIAL, FECHA Y SELLO

Número de facturas requisitadas con nombre, No. de credencial, fecha y sello.

3 NUMERO DE FACTURAS TOTALES RECIBIDAS

Número de facturas totales recibidas.


5 ELABORÓ


6 REVISÓ








13 22/XI/2006





MES Y AÑO (1)

REGISTROS DE ENTRADA EMITIDOS EN EL PLAZO ESTABLECIDO

INDICADOR

No. de registros de entrada al Almacén emitidos oportunamente X 100 Nº de registros de entrada al Almacén emitidos

RESULTADO

(2) X 100 ---------------------------------------------------- = 100 %

(3)

(Notas) (4)

(5) (6) (7) ELABORO


ALMACENES VoBo







14 22/XI/2006


OBJETIVO Contar con registro de Entradas de Bienes muebles a fin de que se elaboren oportunamente.





2 NUMERO DE REGISTROS DE

ENTRADA AL ALMACÉN CENTRAL EMITIDOS OPORTUNAMENTE

Numero de registros de entrada al almacén central elaborados oportunamente (Tres días hábiles)

3 NUMERO DE REGISTROS DE ENTRADA AL ALMACÉN CENTRAL TOTALES

Numero de registros de entrada al almacén central totales


5 ELABORÓ


6 REVISÓ








15 22/XI/2006





MES Y AÑO (1)

BIENES CON NÚMERO DE INVENTARIO PLAQUEADO

INDICADOR

No. de bienes con número de inventario plaqueado antes de ser entregados a las áreas X 100 No. de bienes recibidos en el Almacén

RESULTADO

(2) X 100 ---------------------------------------------------- = 100 %

(3)

(Notas) (4)

(5) (6) (7) ELABORO


ALMACENES VoBo







16 22/XI/2006


OBJETIVO Contar con control sobre el plaqueo de bienes muebles antes de su entrega.





2 NUMERO DE BIENES CON

NUMERO DE INVENTARIO PLAQUEADOS ANTES DE SER ENTREGADOS A LAS ÁREAS

Número de bienes con número de inventario plaqueados antes de ser entregados a las áreas.

3 NUMERO DE BIENES RECIBIDOS EN EL PEDIDO

Numero de bienes muebles totales recibidos en el pedido.


5 ELABORÓ


6 REVISÓ








17 22/XI/2006





MES Y AÑO (1)

VALES DE SALIDA SOLAMENTE COMPUTARIZADOS

INDICADOR

No. de vales de salida computarizados en la fecha de la entrega de los bienes X 100 No. de vales de salida emitidos (computarizados y en su caso manuales)

RESULTADO

(2) X 100 ---------------------------------------------------- = 100 %

(3)

(Notas) (4)

(5) (6) (7) ELABORO


ALMACENES VoBo







18 22/XI/2006


OBJETIVO Contar con control de la emisión de los vales de salida.




Nº CONCEPTO ANOTAR 1 FECHA Mes y año que se reporta.

2 NUMERO DE VALES DE

SALIDA COMPUTARIZADOS

Numero de vales de salida computarizados elaborados en la fecha de la entrega de los bienes.

3 NUMERO DE VALES DE SALIDA EMITIDOS (COMPUTARIZADOS Y EN SU CASO MANUALES)

Numero de vales de salida emitidos (computarizados y en su caso manuales) totales


5 ELABORÓ


6 REVISÓ



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