1. NTC 3234 CIRCULARESNORMA TCNICA COLOMBIANA NTC 3234OBJETO: Esta norma establece y unifica los requisitos para la elaboracin de circulares.DEFINICIONES Y CLASIFICACIN1.DEFINICIONESPara efectos de esta norma se establecen las siguientes:1.1 Circular: comunicacin interna o externa de carcter general o normativo con el mismo textoo contenido, dirigida a varios destinatarios.1.2 Acrnimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales o no de una razn social.1.3 Anexo: documento o elemento que acompaa la circular.1.4 Asunto: Sntesis del contenido de la circular.1.5 Despedida: palabra o frase final de cortesa.1.6 Destinatario: persona (en circular externa) o grupo (en circular interna) a quien se le dirige lacomunicacin.1.7 Encabezado: lnea de identificacin para indicar la continuidad del documento.1.8 Espacio: distancia horizontal de escritura.1.9 Estilo: orden en la distribucin de las diferentes lneas que conformen la circular.1.10 Fecha: lugar de origen del documento, da, mes y ao de envi.1.11 Interlnea: distancia vertical entre dos renglones. Por extensin se le denomina rengln.1.12 Lneas especiales: anexos e identificacin del transcriptor.1.13 Logotipo: Smbolo que identifica a una empresa.1.14 Membrete: inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural ojurdica.1.15 Modelo: esquema de distribucin de zonas, que le permite a la empresa la diagramacin desu papelera.1.16 Nmero o referencia: Identificacin consecutiva del documento.1.17 Razn social: nombre que identifica a una empresa.1.18 Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.1.19 Rengln: (lnea de texto): serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.1.20 Saludo o vocativo: lnea de cortesa.1.21 Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razn social.1.22 Texto: cuerpo del mensaje.1.23 Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.1.24 Zona: espacio predeterminado para la ubicacin de un conjunto de datos impresos oescritos.2. CLASIFICACIN2.1. De acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en:2.1.1 Circular externa o carta circular. Comunicacin con el mismo texto, utilizada para dar aconocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios u otras informacionesde carcter general.2.1.2 Circular interna o general. Comunicacin con el mismo contenido utilizada para dar aconocer internamente actividades de la entidad: normas generales, cambios, polticas,disposiciones, rdenes y asuntos de inters comn.2.2.2 De acuerdo con el estilo se clasifican en:2.2.2.1 Bloque extremo2.2.2.2 BloqueREQUISITOS3.1 MRGENESSuperior entre 3 cm y 4 cmInferior entre 2 cm y 3 cmLateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm 2. Lateral derecho entre 2 cm y 3 cmEncabezado de las pginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm.3. ZONAS3.1. Zona 1Espacio destinado para ubicacin de la razn social y el logotipo en caso de tenerlo. Lasmedidas respectivas son de 14 cm horizontales desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cmy 4 cm verticales desde el borde superior.3.2. Zona 2Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, tlex, telfono, fax, direccinelectrnica, NIT y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales. Ocupa entre1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el anchodel papel.3.3 CIRCULAR EXTERNA (CARTA CIRCULAR)La circular externa se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo paradiferentes destinatarios y para su elaboracin se tiene en cuenta la NTC 3393.3.4 CIRCULAR INTERNA O GENERAL3.4.1 Denominacin del documentoA partir del margen superior, de dos a tres interlineas se ubica la palabra CIRCULAR enmayscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o espaciada.3.4.2 Numero (referencia)La numeracin puede ser la consecutiva para correspondencia o independiente para la circular.Le puede anteceder el cdigo de dependencia determinado por cada empresa particular. Seescribe de dos a tres interlineas de la palabra CIRCULAR.Ejemplos.CIRCULARRH-172FechaLos datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envi se escriben de dos a tresinterlineas del numero (referencia). En forma completa en orden de da, mes (en minscula) yao sin separarlo con punto.EJEMPLOVillavicencio, 19 de Febrero 2011DestinatarioA tres interlneas de la fecha y contra el margen izquierdo o centrado; en mayscula sostenida,se escribe el grupo destinatario de la circular. En estilo bloque es opcional centrarlo.EJEMPLOSPARA DIRECTORES Y SUBDIRECTORES REGIONALESNota: La preposicin PARA no va seguida de dos puntos (:).Asunto (opcional)Constituye la sntesis del tema expresada mnimo en cuatro palabras. A tres renglones del grupodestinatario, se escribe el vocablo Asunto con mayscula inicial y seguida de dos puntos (:).EJEMPLO.Asunto: Fiesta de integracinTexto 3. Se inicia de tres a cuatro interlneas del grupo destinatario o del asunto, cuando lo hay. Seescribe a interlineacin sencilla y doble entre prrafos. En circulares de poca extensin se puededejar interlineacin de uno y medio entre renglones y doble entre prrafos.Se redacta en tercera persona del singular o en primera del plural.EJEMPLOSCon agrado informamos al personal.La Direccin Administrativa se complace en comunicar..Pginas subsiguientesSe tiene en cuenta lo siguiente:Se pueden utilizar hojas en blanco o que tengan impreso slo el logotipo o la razn social.La calidad, el color y el tamao del papel deben ser los mismos en todas las hojas.El encabezado se ubica de 2 cm a 3 cm del borde superior de la hoja en papel blanco o a dosinterlineas del logotipo o de la razn social, con mayscula inicial. Est constituido por la lnea deidentificacin contra el margen izquierdo y nmero de la pgina contra el margen derecho.La lnea de identificacin puede contener el grupo destinatario; opcionalmente la fecha abreviadao el numero (referencia); cdigo de dependencia o cdigo de dependencia y nmero.EJEMPLOSMrgen izquierdoPara todo el personalPara todo el personal 96-10-15Para todo el personal 41235DTH-41235El primer prrafo de las pginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlineas delencabezado.El primer prrafo de las pginas antes de finalizar un prrafo completo, se dejan mnimo dosrenglones en sta y dos en la siguiente.La ltima pgina debe contener como mnimo, el prrafo de cierre antes de la despedida.DespedidaExpresin de cortesa que se escribe a dos interlineas del texto, contra el margenizquierdo tanto en estilo bloque como en estilo bloque extremo. Se puede presentar con unaexpresin breve seguida de coma (,) o con frase de cortesa terminada en punto (.)Nota: Se usa una de las dos opcionesEJEMPLO:Atentamente,Agradecemos al personal el cumplimiento de estas normas.RemitenteEl nombre se sita de cuatro a seis interlineas despus de la despedida en maysculasostenida. El cargo se anota a una interlnea del nombre, con mayscula inicial, sin centrar.Para la ubicacin de estos datos se tiene en cuenta el estilo elegido.De preferencia se firma a mano, slo se justifica la firma mecnica (facsmil) o en la matriz,cuando la cantidad sea excesiva.Lneas especialesLos anexos e identificacin del transcriptor se establecen segn loespecificado en los numerales 3.3.10.1 y 3.3.10.3 de la NTC 3393. 4. ASPECTOS GENERALESLa circular interna no lleva saludo.Se tiene en cuenta lo establecido en el numeral 3.4 de la NTC 3393.