Ntc5174 proceso y almacenamiento de microfilm

NORMA TÉCNICA NTC COLOMBIANA 5174

2003-07-23

PROCESADO Y ALMACENAMIENTO DE MICROFILMES TIPO GELATINA Y PLATA E: PROCESSING AND STORAGE OF SILVER - GELATIN -

TYPE MICROFILM

CORRESPONDENCIA: la NTC 5174 es una versión no

equivalente (NEQ) de la BS 1153: 1992 Recommendations for Processing and Storage of Silver – Gelatin – Type Microfilm.

DESCRIPTORES: microfilme; almacenamiento de

microfilmes. I.C.S.: 37.080 Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado 14237 Bogotá, D.C. - Tel. 6078888 - Fax 2221435

Prohibida su reproducción Editada 2004-03-04

PRÓLOGO El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general. La NTC 5174 fue ratificada por el Consejo Directivo del 2003-07-23. Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 22 Archivística y Gestión Documental coordinado por la Secretaría Técnica de Normalización del Archivo General de la Nación. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN BIBLIOTECA LUIS ÁNGEL ARANGO BIBLIOTECA NACIONAL CAFAM ECOFILM LTDA.

INVERSIONES AJOVECO S.A. REPROGRÁFICAS DE COLOMBIA SIDEIN LTDA. SYSENTEC LTDA.

Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas: ALCALDÍA MAYOR DE CUNDINAMARCA ARCHIVO CENTRAL DEL CAUCA ARCHIVO HISTÓRICO DEL ATLÁNTICO BANCO DE LA REPÚBLICA COLCIENCIAS COLEGIO MAYOR DE NUESTRA SEÑORA DEL ROSARIO GOBERNACIÓN DE QUINDÍO ICFES LABATECH MICROMATIZACIÓN LTDA. MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR

PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA PROVINCIA DE SAN LUIS BELTRÁN DE COLOMBIA SENA – DIRECCIÓN GENERAL SETECSA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE MANIZALES UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA UNIVERSIDAD DE LA SALLE UNIVERSIDAD JAVERIANA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA UPTC - TUNJA

ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales.

DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN

NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 5174

TABLA DE CONTENIDO

Página 0. INTRODUCCIÓN................................................................................................................. 1 1. ALCANCE........................................................................................................................... 1 2. DEFINICIONES................................................................................................................... 2 3. PROCESADO ..................................................................................................................... 2 4. MEDICIÓN DEL CONTENIDO DE TIOSULFATO RESIDUAL .......................................... 3 5. EMPALMES ........................................................................................................................ 4 6. MEDIO DE ALMACENAMIENTO ....................................................................................... 4 7. ALMACENAMIENTO DE MICROFILMES DE TIPO COMERCIAL ................................... 5 8. ALMACENAMIENTO DE REGISTROS PERMANENTES................................................. 6 9. REVISIÓN E INSPECCIÓN DE MICROFILMS................................................................... 6 10. PRECAUCIONES................................................................................................................ 7 ANEXO 1. AJUSTE DE LAS MICROFORMAS A LA ATMÓSFERA DENTRO DE LOS

CONTENEDORES ....................................................................................................... 8 ANEXO 2. TABLA DE TIEMPOS REQUERIDOS PARA EL REACONDICIONAMIENTO DE

LA PELÍCULA.............................................................................................................. 9


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PROCESADO Y ALMACENAMIENTO DE MICROFILMES TIPO GELATINA Y PLATA 0. INTRODUCCIÓN El éxito en el almacenamiento de microfilmes por largo tiempo depende del tipo de película usado, de la forma en que fue procesada, de la manipulación y también de las condiciones de almacenamiento. Los microfilmes procesados necesitan ser almacenados en condiciones donde se controlen la temperatura y humedad relativa y donde exista la protección contra daños producidos por el fuego, agua o agentes químicos y biológicos. Si se cumplen estas condiciones, los microfilmes se mantendrán sin alteraciones mientras estén almacenados. Esta norma se preparó para ayudar a los usuarios a asegurar que los microfilmes que se hallan almacenados se mantengan en buenas condiciones por el tiempo que sea necesario. 1. ALCANCE Esta norma técnica ofrece requisitos para el procesado, manipulación y almacenamiento de microfilm de tipo comercial o con carácter archivístico ya sea en rollo, tira o tarjeta montada o desmontada. Se aplica al microfilm fabricado con base en ésteres de celulosa o poliéster y emulsión en sales de plata y gelatina en la que se registren imágenes convencionales producidas con el uso de revelador, fijador y sistema de lavado. Esta norma no aplica a lo siguiente:

PROCESOS PELÍCULAS

Seco para imágenes en plata Transferencia por difusión Sistema monobaño Haluro reversible

Vesicular

Color

Diazo

NOTA Los títulos de las publicaciones referidas en esta norma están reseñados al final.


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2. DEFINICIONES Para los propósitos de esta norma técnica, se aplican las siguientes definiciones: 2.1 almacenamiento con calidad de archivo es el almacenamiento de microfilmes con información que ha sido seleccionada como de conservación permanente. 2.2 almacenamiento con calidad comercial se refiere a los microfilmes producidos con el fin de almacenar la información comercial por el tiempo suficiente según los propósitos de negocios o lo estipulado por la ley. 2.3 revelado es el tratamiento químico o físico del material fotográfico expuesto para hacer visible la imagen latente. 2.4 tiempo de fijado es el tiempo que un punto en particular de la película permanece en contacto con la solución de fijado. 3. PROCESADO 3.1 ASPECTOS GENERALES Para un buen fijado (véase el numeral 3.4) y de lavado de película (véase el numeral 3.5) deben ser aplicadas a todos los microfilmes incluidos en el alcance de esta norma, ya sean microfilmes de tipo comercial o con carácter archivístico. NOTA El éxito en la preservación de microfilmes depende de la ausencia de impurezas. Si el fijado es inadecuado, los compuestos de plata permanecerán en la película causando oscurecimiento de las áreas claras, cuando ésta esté expuesta a la luz, calor o a humedad. Si el lavado es inadecuado, las cantidades excesivas de tiosulfato quedarán en la película; estos residuos atacan las imágenes formadas con la plata, causando decoloración y desvanecimiento. 3.2 REVELADO Es transformar la imagen latente que existe en la película expuesta, en una imagen real, esta acción convierte los cristales de plata en plata metálica. 3.3 BAÑO DE PARO, INTERRUPTOR O DETENEDOR Interrumpe la acción del revelador, evita la formación de manchas sobre la película y prolonga la vida útil del fijador al evitar su contaminación con revelador. 3.4 FIJADO El fijado debe ser completo. La película no expuesta debe quedar transparente con el 50 % del tiempo de fijado. Se deben seguir las recomendaciones técnicas del fabricante del equipo. El contenido de yoduro debe estar entre 0,1 g y 0,5 g por litro, con el objeto de minimizar la


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formación de manchas en forma de micropuntos a medida que transcurre el tiempo1. Para evitar el agotamiento del fijador y la formación de contenidos de plata, se deben seguir las recomendaciones del fabricante en cuanto al momento de reemplazo y relleno. 3.5 LAVADO El agua que se use para el lavado de los microfilmes debe estar libre de partículas insolubles y de cualquier otra sustancia en suspensión, por lo que se recomienda el uso de filtros en las tuberías que alimentan el procesador. Su temperatura debe estar preferiblemente dentro del rango de 36 °C a 40 °C sin exceder nunca esta última. Temperaturas bajas pueden requerir tiempos más largos de lavado. La temperatura del agua de lavado debe ser lo suficientemente alta y con el tiempo adecuado para producir microfilmes dentro de los limites especificados en el numeral 4.2. Si se van a utilizar aceleradores de lavado, se deben descartar aquellos que puedan destruir el tiosulfato tales como agentes oxidantes. NOTA En términos generales, el tiempo de lavado al que se debe someter una película depende de la velocidad de transporte del equipo de procesado. Esta variable afecta todo el procesado, con lo cual un tiempo más corto de lavado traerá como resultado tiempos más cortos de revelado y fijado. Un tiempo corto de lavado puede producir niveles altos de tiosulfato residual. 4. MEDICIÓN DEL CONTENIDO DE TIOSULFATO RESIDUAL 4.1 TIRAS DE PRUEBA DE TIOSULFATO RESIDUAL Las tiras de prueba del tiosulfato residual deben ser tomadas de áreas transparentes de la película y analizadas en un tiempo no mayor de dos semanas después de haber sido procesadas. Estas tiras deben incluir el ancho total de la película ya sea de 16 mm o 35 mm. Las tiras provenientes de película que va a ser montada en tarjetas de apertura de tipo adhesivo, deben ser tomadas antes de que la película sea colocada en microformas. Las tiras no deben incluir película que haya estado en contacto con las tarjetas adhesivas. Las tiras provenientes de películas de 105 mm deben ser tomadas de ambos lados y el centro del rollo. Las tiras, en el caso de película en placas, deben ser tomadas de esquinas opuestas y del centro. 4.2 CONTENIDO DE TIOSULFATO La medida del contenido de tiosulfato residual hecha a partir de alguno de los métodos descritos en la norma ISO 18917 no debe indicar un contenido superior a 0,7 microgramos/cm2. 4.3 FRECUENCIA DE LA MEDICIÓN En caso de encontrarse un nivel alto de tiosulfato residual se debe dudar de la estabilidad de todas las películas producidas a partir de la última medición. Se deben realizar pruebas con intervalos regulares, la frecuencia de las mismas depende de los siguientes aspectos:

a) Tiempo usado para el proceso químico. b) Promedio de utilización de los químicos de procesado.

1 La cantidad de yoduro depende de la fórmula que utilice el fabricante, pero se recomienda utilizar químicos

de la misma marca que la película para óptimos resultados.


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c) Volumen promedio de producción de películas. d) Temperatura del agua de lavado y flujo. e) Calidad del agua en el procesado.

5. EMPALMES Se debe evitar, en lo posible, el uso de empalmes. Si de todas maneras se debe hacer un empalme, es preferible utilizar los métodos ultrasónico y de fusión por calor dieléctrico. No se deben usar empalmes hechos con pegamento o con cintas adhesivas no fabricadas técnicamente para este propósito. NOTA Debe tenerse en cuenta que la legislación colombiana prohíbe hacer empalmes en los rollos de microfilme, so pena de perder estos su valor probatorio. 6. MEDIO DE ALMACENAMIENTO 6.1 MICROFILME EN ROLLO 6.1.1 Aspectos generales Los microfilmes en rollo deben ser almacenados en archivadores resistentes a la corrosión (véase la norma técnica ISO 10214). Los carretes deben ser mantenidos en cajas de cartón neutro o en las de tipo plástico en que vienen originalmente. Los microfilmes sin carrete no deberían almacenarse en tales cajas. No se deben usar bandas de caucho ni cintas adhesivas para asegurar las cajas o las puntas de los rollos. 6.1.2 Contenedores herméticos El empleo de contenedores o cajas herméticamente selladas es preferible al de los no herméticos y son esenciales si la temperatura y la humedad relativa que presenta el local donde se almacenan no se mantienen dentro de los límites especificados en el numeral 7.2, en el caso de almacenamiento comercial, y en el numeral 8.2 y 8.3 para el almacenamiento de archivo permanente. Los contenedores deben ser de tal calidad que se impida que el vapor de agua alcance la película. El contenedor y su sello hermético deben ser capaces de resistir una presión hasta de 70 kPa sin que se rompa el sello o se presente algún otro daño. 6.1.3 Contenedores no herméticos Si la temperatura y la humedad relativa en el local donde se guardan los microfilmes se mantienen dentro de los límites especificados en el numeral 7.2, en el caso de almacenamiento comercial y en los recomendados en la sección 8.2 y 8.3 para el almacenamiento de archivo permanente, se pueden usar contenedores no herméticos. 6.1.4 Carretes y núcleos El microfilm en forma de rollo debe ser montado en carretes o núcleos preferiblemente plásticos. Para almacenar los rollos en núcleos se deben acostar, a menos que el núcleo esté montado en un eje horizontal que prevenga que la parte inferior del rollo soporte la carga del núcleo y su contenido (Véase también la norma ISO 10214).


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6.2 OTRAS MICROFORMAS Si los microfilmes son almacenados en sobres o envolturas, estos deben ser fabricados con pulpa de madera completamente blanca o con fibra de algodón y además deben ser químicamente neutros. Los broches deben ser resistentes a la corrosión. 7. ALMACENAMIENTO DE MICROFILMES DE TIPO COMERCIAL 7.1 ASPECTOS GENERALES Los microfilmes que tienen como base películas de seguridad son de difícil ignición y su velocidad de combustión es baja. Cuando son almacenados en un ambiente de humedad relativa del 40 % pueden permanecer en temperaturas hasta de 120 °C por períodos de 24 h sin pérdida apreciable de legibilidad e impresión. Ante temperaturas de 150 °C se pueden presentar algunas distorsiones después de 6 h, aunque será posible imprimir los fotogramas individuales. Después de 6 h bajo una temperatura de 180 °C, los microfilmes se deformarán y por lo general su reproducción será imposible. NOTA Las películas con base en nitrato de celulosa son altamente inflamables. Cualquier registro fotográfico que se encuentre en este tipo de película debería ser retirado del local de almacenamiento y copiado en película de seguridad. Los expertos recomiendan hacer copias en película de otra base y eliminar las de nitrato de celulosa inmediatamente. 7.2 TEMPERATURA Y HUMEDAD RELATIVA La temperatura en el local de almacenamiento no debe exceder los 25 °C y la humedad relativa no pasar del 50 %. Se deben evitar cambios fuertes y frecuentes en estas condiciones ambientales. 7.3 PROTECCIÓN CONTRA EL FUEGO Los microfilmes se deben almacenar en lo posible, en cuartos resistentes al fuego. Los gabinetes, los seguros y los contenedores deben ser resistentes al fuego. 7.4 PROTECCIÓN CONTRA EL AGUA Los registros microfilmados deben ser protegidos de la acción del agua, cualquiera sea su origen. Para salvaguardarlos del riesgo de daño por goteras, rociadores contra fuego o inundaciones, los microfilmes deben ser almacenados por encima del primer piso del edificio en estantería ubicada por lo menos a 15 cm por encima del suelo. Si las películas se humedecen, no se deben dejar secar, ni siquiera parcialmente. Se deben sumergir en un recipiente lleno de agua, y se deben lavar y secar apropiadamente. Los expertos recomiendan que lo anterior debe hacerse utilizando un equipo de procesado al cual solo se le haya colocado agua. 7.5 PROTECCIÓN CONTRA LA CONTAMINACIÓN Las imágenes producidas en placas de microfilme de sales de plata no deben ser almacenadas con las superficies emulsionadas en contacto. Los registros en sales de plata tipo "master" no se deben almacenar junto a otros registros fotográficos que no cumplan con las recomendaciones de esta norma o que sean de los tipos de película específicamente excluidos en el numeral 1; de la misma manera no se deben almacenar junto a películas vírgenes o sin usar ni a películas copia destinadas a consulta.


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8. ALMACENAMIENTO DE REGISTROS PERMANENTES 8.1 ASPECTOS GENERALES Para los registros en microfilme de carácter permanente se aplican los requisitos de los numerales 8.2 a 8.6 adicionalmente a las de los numerales 7.1 y 7.3 a 7.5. 8.2 PURIFICACIÓN DEL AIRE El aire del depósito donde se almacenen microfilmes debe ser filtrado para retirarle partículas de polvo y gases nocivos e igualmente se debe hacer circular por medios mecánicos. 8.3 TEMPERATURA La temperatura en el área de almacenamiento de microfilmes debe mantenerse dentro del rango de 15 °C a 21 °C, preferiblemente por debajo de los 20 °C. 8.4 HUMEDAD RELATIVA En caso de no usar contenedores herméticamente sellados, la humedad relativa en el área de almacenamiento de microfilmes se debe mantener dentro del rango de 20 % a 40 %. Para una guía detallada véase el Anexo 1. 8.5 SALIDA DE PELÍCULAS DEL ÁREA DE ALMACENAMIENTO Cuando una película de microfilm deba ser retirada del área de almacenamiento, no debe ser sacada de su contenedor sellado hasta tanto la temperatura haya sido igualada a la temperatura aproximada del cuarto donde va a ser manipulada. Para una guía detallada véase el Anexo 1. 8.6 TARJETAS DE APERTURA Para almacenar tarjetas de apertura, como registros de archivo permanente, estas deben ser revisadas con el fin de asegurar que el material con que fueron fabricadas las tarjetas así como los adhesivos tengan la calidad de requerida. 9. REVISIÓN E INSPECCIÓN DE MICROFILMES 9.1 FRECUENCIA DE INSPECCIÓN Una muestra representativa de los microfilmes consistente en un 20 % de cada microforma (Rollo de 16 mm, rollo de 35 mm, microfichas, tarjetas de apertura, etc.) debe ser inspeccionada cada dos años. Una décima parte de la muestra debe ser de material incluido en inspecciones previas. En caso de observarse deterioro en el microfilme se debe incrementar la frecuencia de inspección y las causas de deterioro del microfilme deben ser rastreadas y remediadas. En caso de presentarse deterioros graves se deben hacer copias con películas de sales de plata, procesarlas en concordancia con esta norma. Adicionalmente se debe llevar un registro detallado de las películas que han sido inspeccionadas.


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9.2 PROTECCIÓN DE ORIGINALES Las películas originales de microfilme que hacen parte de un archivo de seguridad no deben ser usadas para consulta rutinaria o para hacer fotocopias. De ser necesario, se debe hacer una copia para el uso diario, antes de que el original sea almacenado. Para microfilmes que se puedan requerir como evidencia, véase la norma BS 6498. 10. PRECAUCIONES En cualquier inspección que conlleve la manipulación de los microfilmes se debe tener cuidado de usar guantes de algodón libres de pelusa y tomar precauciones para no dañar el microfilme con huellas digitales, polvo y rayas. Así mismo, es necesario cerciorarse de que los aparatos utilizados funcionen correctamente. En el caso de revisión de rollos “master”, es indispensable el uso de inspectómetro ya que los equipos lectores pueden rayar las películas.


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ANEXO 1

AJUSTE DE LAS MICROFORMAS DENTRO DE LOS CONTENEDORES Antes de que los contenedores sean sellados, los microfilmes deben ser acondicionados a la atmósfera en que ellos deben permanecer. Esta atmósfera permanecerá dentro de los límites de humedad relativa y temperatura especificados en los numerales 7.2 o 8.2 y 8.3 según sea el caso. Cuando sea necesario retirar un microfilme para ser usado en humedad relativa y temperatura diferentes, es preciso tener en cuenta un periodo de reacondicionamiento. Esto se aplica en especial cuando la película se somete a altas temperaturas provenientes de lámparas de copiado o aparatos de protección. En el Anexo 2 se dan los tiempos indicados para el reacondicionamiento de la película.


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ANEXO 2

TIEMPOS REQUERIDOS PARA EL REACONDICIONAMIENTO DE LA PELÍCULA PELÍCULAS

Microforma Tiempos 80 % de reacondicionamiento 100 % de reacondicionamiento Planas 30 min 90 min Rollo de 16 mm 5 días 3 semanas Rollo de 35 mm 1 semana 4 semanas Con un reacondicionamiento del 80 % es suficiente para:

a) Películas que provienen de cuartos muy secos (20 % de humedad relativa) y han sido humedecidas en un cuarto donde la humedad relativa está entre 30 % y 40 %.

b) Películas que provienen de cuartos muy húmedos (40 % de humedad relativa) y

han sido secadas en cuartos donde la humedad relativa oscila entre 20 % y 30 %.


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BIBLIOGRAFÍA ISO 18917, Fotografía. Determinación de tiosulfito residual y otros químicos relacionados en el procesamiento de materiales fotográficos. BS 6498, Guía para la preparación de microfilmes que pueden ser requeridos como evidencia. BS 10214, Fotografía. Materiales para procesado fotográfico- Materiales para almacenamiento con calidad de archivo


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DOCUMENTO DE REFERENCIA British Standard Institution. Recommendations for Processing and Storage of Silver - Gelatin - Type Microfilm. London: BSI, 1992. 6 p. (BS 1153).

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