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Nuevas Características y funciones: Aspel-CAJA 3.0 Sistema de Punto de Venta y Administración de Comer cios

Aspel-CAJA 3.0 controla y administra las operaciones de ventas, facturación e inventarios de uno o varios comercios, convirtiendo a una computadora en un punto de venta capaz de operar con pantallas de torreta, lectores ópticos de código de barras, básculas, cajones de dinero, lectores de tarjeta de crédito e impresoras de tickets. La finalidad de esta versión es resolver el tema de Factura electrónica para aquellas empresas que tienen necesidades de un punto de venta o administración de comercios y que además están interesadas en cumplir con la obligatoriedad de Factura electrónica en el 2011 de manera fácil y sencilla. Por su precio y funcionalidad, este sistema también es la opción recomendada para personas físicas que realizan operaciones de Arrendamiento y prestación de servicios profesionales.

Nuevas Características

I. Manejo de Comprobantes Fiscales Digitales

Debido a la obligatoriedad de la factura electrónica para el 2011, se incorporó en Aspel-CAJA la funcionalidad de crear Comprobantes Fiscales Digitales, ofreciendo así una solución a personas físicas y morales. Para el manejo de Comprobantes fiscales digitales se modificaron las siguientes opciones: a) Parámetros del sistema / Datos de la empresa / Domicilio fiscal En esta opción se agrega la sección de Domicilio Fiscal desde donde se podrán capturar los datos correspondientes a la empresa emisora de CFD’s, los campos solicitados coinciden con lo establecido por el SAT en las disposiciones fiscales. Figura 1.

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b) Parámetros del sistema / Facturación.

En la sección de Facturación se agrega un campo para el R.F.C. genérico correspondiente al cliente Mostrador, el valor de este dato se encuentra en las disposiciones fiscales.

Figura 1. Datos del emisor.

Figura 2. RFC cliente mostrador.

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Figura 3. Definición de folios fiscales como digitales o impresos.

c) Parámetros del sistema / Folios fiscales

Series: Se tiene la posibilidad de dar de alta hasta 700 series, teniendo dos campos disponibles para combinar las letras del abecedario. Folios: Por cada serie se podrá llevar el control del folio de hasta 5 caracteres de longitud.

Número y año de aprobación: Por cada folio se podrán registrar los datos requeridos para la elaboración de CFD’s: Folio final que fue autorizado por el SAT en SICOFI, el número y año de aprobación que el SAT proporcionó. Estos datos son de suma importancia pues de su definición depende la correcta formación del comprobante fiscal digital y el resumen de folios utilizados al SAT.

Figura 4. Definición de las características de cada folio.

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d) Catálogo de Tiendas / Comprobantes fiscales. En el detalle de las Tiendas se tiene la sección de Comprobantes fiscales, en la que se podrá configurar por tienda o sucursal un certificado de sello digital:

• Sellos digitales: Aquí se deberá configurar el certificado (*.cer), la llave privada (*.key) y la

contraseña del certificado de sello digital que utilizará dicha tienda para facturar. El sistema automáticamente lee y presenta la vigencia del certificado de sello digital y proporciona la opción para que al ingresar al sistema se muestre un aviso de la proximidad de la caducidad del mismo.

• Lugar de expedición: Por cada tienda se podrá indicar la dirección correspondiente al lugar de expedición, la lista de campos coincide con el desglose requerido por la autoridad.

Figura 5. Manejo de sello digital por tienda.

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e) Configuración de folios

Dependiendo del tipo de administración de ventas que se lleve, ya sea por Tienda o por CAJA, se deberá configurar el folio que se va a utilizar tanto para Facturas como para Notas de crédito, desde la configuración de Tiendas o desde el detalle de la Caja.

El certificado de sello digital y lugar de expedición de cada CAJA se toma de la configuración de la Tienda a la que pertenezcan.

Figura 6. Definición del lugar de expedición de cada Sucursal.

Figura 7. Definición de folios por tienda o por caja dependiendo de la administración.

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f) Catálogo de Clientes / Datos generales. En la sección Datos generales se agregan los campos requeridos para registrar la dirección fiscal de los clientes, de acuerdo a lo establecido en el Anexo 20 de la RMF.

g) Catálogo de Clientes / Comprobantes fiscales

Se puede configurar el mecanismo de emisión de documentos (impreso y/o correo electrónico), cuenta de correo para envío, mecanismo de seguridad para envío (sin encriptamiento o doble encriptamiento), nombre y ubicación de los archivos Addenda/Complemento y archivo con los datos del Namespace.

Figura 8. Definición del lugar de expedición de cada Sucursal.

Figura 9. Por cliente se define el mecanismo de entrega.

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h) Elaboración de Facturas digitales. Al realizar una Factura digital, se mostrará la ventana con los datos fiscales del cliente para validarlos, teniendo la posibilidad de modificarlos en caso de requerirlos, pudiendo grabar dichos cambios en el catálogo de clientes, de lo contrario, esos cambios sólo tendrán efecto en la Factura que se esté generando en ese momento.

Si en el detalle del cliente se tiene activo el parámetro de emisión por correo electrónico, al grabar la Factura se generará el XML y la impresión en PDF para ser enviados por correo electrónico.

i) Administrador de facturas

Desde el Administrador de facturas se tiene una columna que indica si el documento es Digital o Impreso. Cuando se trate de una factura digital se podrá utilizar el visor de CFD’s a través del

botón .

Figura 11. Administrador de Facturas.

Folio Digital configurado en la Tienda

Figura 10. Desglose de los datos del cliente en el alta de facturas.

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j) Resumen de facturas.

En el filtro de emisión del Resumen de facturas, se agrega un filtro donde el usuario podrá indicar el tipo de factura a considerar en el reporte, pudiendo ser Digital, Impresa o Ambas, siendo esta última el valor por omisión.

k) Reporte Mensual al SAT. Desde el menú Reportes se agrega la opción para generar el Reporte Mensual al SAT tanto para comprobantes Digitales como para Impresos.

l) Reporte Mensual al SAT en Puntos de Venta Remotos. • Exportación de datos a Puntos de venta

Al realizar el proceso de Exportación de datos a Puntos de venta, se podrán incluir los archivos correspondientes a CFD’s, como lo son: Series, Folios, Certificado de sello, Archivo de llave privada, y Archivo de Namespace.

Figura 12. Filtro de emisión del Resumen de Facturas.

Figura 13. Filtro de emisión del Resumen Mensual al SAT.

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• Exportación del reporte mensual del SAT Mediante este proceso se podrá generar y enviar el archivo para el reporte mensual del SAT al Administrador de Puntos de Venta. Desde aquí se tiene la opción de enviar los archivos XML de las facturas digitales correspondientes al mes indicado en el filtro, de esta forma tanto el archivo de reporte mensual y los archivos de facturas del mes y caja indicados podrán ser empacados y enviados, ya sea por archivo o e-mail, al Administrador de Puntos de Venta.

• Recepción del reporte mensual del SAT

Esta opción procesará los archivos comprimidos (zip) que contengan los reportes mensuales al SAT. El proceso consiste en desempacar los archivos provenientes de un PVR copiándolos a la ruta del DAC correspondiente para que posteriormente puedan ser utilizados en la generación del Reporte Mensual al SAT.

Figura 14. Exportación del reporte mensual del SAT desde un PVR.

Figura 15. Recepción del Reporte Mensual al SAT desde el APV.

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II. Emisión de Notas de Crédito

a) Folios para Notas de Crédito En el detalle de cada Tienda o Caja, según sea la Administración de Ventas que se lleve, se deberá definir el folio que se utilizará para la emisión de Notas de Crédito, el cual se debió registrar previamente en los parámetros del sistema, sección Folio Fiscal. (Ver Tema I, inciso b). Independientemente del tipo de administración de las ventas, se deberá definir en el detalle de las Tiendas, el servicio por omisión con el que se generarán las Notas de crédito. El servicio que se especifique permitirá al usuario identificar el origen de la Nota de crédito, por ejemplo, “Devolución de Factura”. Es importante mencionar que si ya se seleccionó un Folio para Facturas, no se podrá seleccionar ese mismo folio para Notas de crédito.

Figura 16. Configuración de Folios para Notas de Crédito.

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b) Parámetros del sistema / Apariencia / Notas de crédito. Dentro de los Parámetros del sistema en la sección Apariencia se cuenta con una sección para Notas de crédito desde la cual se podrán modificar la forma de visualizar la ventana al momento de estar capturando un documento de este tipo.

c) Parámetros del sistema / Concepto de Nota de crédito en CxC.

Se agrega un campo para configurar el número de concepto de CxC que será usado en el movimiento que se genere en CxC al hacer una Nota de crédito Directa. El concepto deberá ser de tipo Abono y Sin referencia.

d) Generación de Notas de crédito

Los tipos de Notas de crédito que se podrán generar son:

• Notas de crédito enlazadas a una NOTA DE DEVOLUCIÓN, cuyo origen puede ser a una: i. Devolución de una Nota de Venta ii. Cancelación de una Factura Directa iii. Devolución Directa

En el caso de las Notas de crédito enlazadas, lo único que tomará del documento que les anteceda será el monto del mismo, y el concepto será el SERVICIO dado de alta y configurado para Notas de Crédito. Este tipo de Notas de crédito se generarán desde el Administrador de Facturas.

• Notas de crédito directas en donde únicamente se podrá indicar en las partidas Servicios y no Productos.

Figura 17. Configuración de Apariencia de Notas de Crédito.

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Este tipo de Notas de crédito se darán de alta desde el Administrador de Notas, las cuales quedarán registradas bajo el concepto o Tipo de “Nota de Nota de Crédito”, pudiendo filtrar la consulta de este Administrador sólo por Notas de este tipo.

• Cancelación de Notas de crédito

Desde el Administrador de Facturas se podrán realizar las cancelaciones de Notas de crédito. Al seleccionar esta opción, el sistema validará si el documento a Cancelar es una Factura o una Nota de crédito.

IMPORTANTE: La emisión de Notas de crédito será controlada mediante el Perfil del Usuario

e) Reportes de Notas de Crédito

Se podrá emitir un Resumen de Notas de crédito desde el Grupo de reportes de Ventas diarias.

III. Nodos, Addendas y Complementos. Será posible generar CFD’s con nodo, addenda y complemento, las cuales se definirán en el catálogo de clientes, dentro del detalle de cada uno de ellos.

Figura 18. Modo de emisión de documentos en el detalle del cliente.

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IV. Reporte de Ventas y Utilidad

A partir de las solicitudes, se cuenta con el reporte de Ventas y Utilidad, calculando esta última con base al precio y costo del producto registrado en cada operación.

V. Retención de Impuestos

a) Dentro del catálogo de Esquemas de Impuestos se podrán manejar tasas negativas, con lo que -de manera similar a como lo realiza Aspel-SAE-, se le indica al sistema que calcule sobre el acumulado indicado un porcentaje y lo reste del mismo, lo cual equivale a una retención.

Figura 19. Filtro de emisión para el Reporte de Ventas y Utilidad.

Figura 20. Definición de esquema de impuestos con tasas negativas.

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b) En el Reporte de Comprobación fiscal mostrará los impuestos con tasa negativa.

VI. Lista de precios en otra moneda. Cuando se vende un producto cuyo precio está en moneda extranjera, el precio dentro de la Nota

de venta se muestra convertido a moneda base, al dar clic en el icono , se mostrará el listado de precios en la moneda original del producto.

Figura 21. Reporte de Comprobación fiscal.

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El espíritu de la versión 3.0 de Aspel-CAJA es constituir una solución para las Micro y pequeñas en cuanto a la obligatoriedad de la Factura electrónica, además de una adecuada y viable solución de emisión de comprobantes fiscales digitales para las personas físicas independientemente de su actividad (arrendamiento y actividades profesionales).

Figura 22. Consulta de precios en el alta de un documento de venta.