O processo de transformação institucional. Implementação...

9
O processo de transformação institucional. Implementação do sistema metropolitano de gestão documental e arquivos no Município do Distrito Metropolitano de Quito: estudo de caso | Mary Elizabeth Caleño 1 O processo de transformação institucional. Implementação do sistema metropolitano de gestão documental e arquivos no Município do Distrito Metropolitano de Quito: estudo de caso El proceso de transformación institucional. Implantación del sistema metropolitano de gestión documental y archivos en el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito: estudio de caso Mary Elizabeth Caleño | [email protected] Direção Metropolitana de Gestão Documental e Arquivos, Quito Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, Quito RESUMEN La ponencia se encuentra dentro del marco del análisis de las políticas y estrategias formuladas en el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito a partir del año 2010, que dio inicio al proceso de transformación y modernización de los archivos institucionales, con la implantación del Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos, modelo rector y referente de los Archivos Municipales del Ecuador. El estudio comprende: Definición, conceptos y modelo de gestión transversal, principales elementos estratégicos, planes, programas y proyectos desarrollados, condiciones indispensables en su aplicación y sus resultados. Se pretende presentar los aspectos relevantes del proceso, que han convertido al Municipio de Quito en un referente nacional que orienta los esfuerzos de los Gobiernos Autónomos Descentralizados para salvaguardar el patrimonio documental, ponerlo a disposición de la ciudadanía, aportar al fortalecimiento de la identidad local y nacional así como al mejoramiento de la gestión administrativa de los Municipios. INTRODUCCIÓN El papel que desempeña el patrimonio documental y por ende los archivos, generan una creciente demanda de información pues la función principal de las fuentes documentales es servir como testigo de las acciones y acontecimientos del presente y del pasado. Así, este patrimonio es un recurso invaluable tanto para la cultura como para la educación y la historia, por ello la importancia de su salvaguarda, protección y conservación para las futuras generaciones. En este sentido, considerando que la gestión documental y archivística se convierte en el “activo” más valioso y estratégico de las organizaciones modernas, el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito a través de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, desde el año 2010 inició el proceso de implantación del Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos, cuya misión es dirigir, coordinar y gestionar un sistema como modelo integrador de la red de archivos municipales, a través de principios, normas y procedimientos orientados a una eficiente gestión, preservación, conservación, custodia, acceso y difusión del patrimonio documental del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, en el marco de un modelo de gestión institucional transparente. Gracias al apoyo de las autoridades y el compromiso incondicional de un equipo de trabajo guiado por los valores institucionales, en el Municipio de Quito se han generado importantes logros que han permitido mejorar el acceso oportuno a la información institucional a ciudadanos y ciudadanas, han aumentado los niveles de resguardo y seguridad de la información, vitales para el desarrollo de la gestión del Distrito y que han aportado en la conservación y preservación de la memoria institucional, imprensindible para el avance de los procesos administrativos y el cumplimiento de las funciones y metas establecidas en la Plan Estratégico de la Administración. ANTECEDENTES Mediante Resolución Nº A 0059 de 5 de Junio de 2008, el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito a través de la Administración General, crea la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, ratificada con Resolución Nº A 008 de 8 de Marzo de 2010, dependencia a la que se le asigna la función de velar por la seguridad, conservación, integridad y correcta administración de

Transcript of O processo de transformação institucional. Implementação...

Page 1: O processo de transformação institucional. Implementação ...arquivomunicipal.cm-lisboa.pt/fotos/editor2/Eventos/jornadas... · de manejo documental, repositorios, procesos y servicios

O pr

oces

so d

e tra

nsfo

rmaç

ão in

stitu

ciona

l. Im

plem

enta

ção

do si

stem

a met

ropo

litan

o de

ges

tão

docu

men

tal e

arqu

ivos n

o Mu

nicíp

io d

o Di

strit

o Me

tropo

litan

o de

Qui

to: e

stud

o de

caso

| Ma

ry El

izabe

th Ca

leño

1

O processo de transformação institucional. Implementação do sistema metropolitano de gestão documental e arquivos no Município do Distrito Metropolitano de Quito: estudo de caso El proceso de transformación institucional. Implantación del sistema metropolitano de gestión documental y archivos en el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito: estudio de casoMary Elizabeth Caleño | [email protected]ção Metropolitana de Gestão Documental e Arquivos, QuitoDirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, Quito

RESUMEN

La ponencia se encuentra dentro del marco del análisis de las políticas y estrategias formuladas en el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito a partir del año 2010, que dio inicio al proceso de transformación y modernización de los archivos institucionales, con la implantación del Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos, modelo rector y referente de los Archivos Municipales del Ecuador.

El estudio comprende: Definición, conceptos y modelo de gestión transversal, principales elementos estratégicos, planes, programas y proyectos desarrollados, condiciones indispensables en su aplicación y sus resultados.

Se pretende presentar los aspectos relevantes del proceso, que han convertido al Municipio de Quito en un referente nacional que orienta los esfuerzos de los Gobiernos Autónomos Descentralizados para salvaguardar el patrimonio documental, ponerlo a disposición de la ciudadanía, aportar al fortalecimiento de la identidad local y nacional así como al mejoramiento de la gestión administrativa de los Municipios.

INTRODUCCIÓN

El papel que desempeña el patrimonio documental y por ende los archivos, generan una creciente demanda de información pues la función principal de las fuentes documentales es servir como testigo de las acciones y acontecimientos del presente y del pasado. Así, este patrimonio es un recurso invaluable tanto para la cultura como para la educación y la historia, por ello la importancia de su salvaguarda, protección y conservación para las futuras generaciones.

En este sentido, considerando que la gestión documental y archivística se convierte en el “activo” más valioso y estratégico de las organizaciones modernas, el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito a través de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, desde el año 2010 inició el proceso de implantación del Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos, cuya misión es dirigir, coordinar y gestionar un sistema como modelo integrador de la red de archivos municipales, a través de principios, normas y procedimientos orientados a una eficiente gestión, preservación, conservación, custodia, acceso y difusión del patrimonio documental del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, en el marco de un modelo de gestión institucional transparente. Gracias al apoyo de las autoridades y el compromiso incondicional de un equipo de trabajo guiado por los valores institucionales, en el Municipio de Quito se han generado importantes logros que han permitido mejorar el acceso oportuno a la información institucional a ciudadanos y ciudadanas, han aumentado los niveles de resguardo y seguridad de la información, vitales para el desarrollo de la gestión del Distrito y que han aportado en la conservación y preservación de la memoria institucional, imprensindible para el avance de los procesos administrativos y el cumplimiento de las funciones y metas establecidas en la Plan Estratégico de la Administración.

ANTECEDENTES

Mediante Resolución Nº A 0059 de 5 de Junio de 2008, el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito a través de la Administración General, crea la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, ratificada con Resolución Nº A 008 de 8 de Marzo de 2010, dependencia a la que se le asigna la función de velar por la seguridad, conservación, integridad y correcta administración de

Page 2: O processo de transformação institucional. Implementação ...arquivomunicipal.cm-lisboa.pt/fotos/editor2/Eventos/jornadas... · de manejo documental, repositorios, procesos y servicios

O pr

oces

so d

e tra

nsfo

rmaç

ão in

stitu

ciona

l. Im

plem

enta

ção

do si

stem

a met

ropo

litan

o de

ges

tão

docu

men

tal e

arqu

ivos n

o Mu

nicíp

io d

o Di

strit

o Me

tropo

litan

o de

Qui

to: e

stud

o de

caso

| Ma

ry El

izabe

th Ca

leño

2

los fondos, colecciones y más recursos archivísticos de la Municipalidad e implementar políticas para la preservación de patrimonio documental.

Si bien la Dirección fue creada en el año 2008, tuvo que enfrentar varios problemas que le impidieron un fortalecimiento desde su creación por la siguiente problemática:

Poca o nula asignación de recursos por parte de la Administración Municipal a proyectos que protejan el patrimonio documental.

No existía hasta el año 2008, otra institución de Gobierno que impulse proyectos innovadores de modernización de Archivos, lo que no permitió el poder establecer alianzas y convenios de cooperación interinstitucional.

Desvalorización de las funciones del archivo por parte de algunas autoridades, lo que dificultó el poder establecer proyectos de organización de archivos en todas las dependencias.

El escaso personal y su insuficiente cualificación profesional incidieron sustantivamente en la situación de los archivos

Plan Operativo Anual ajustado a un presupuesto que no es suficiente para la consecución del proyecto.

Acumulación de grandes cantidades de documentos sin procesamiento de años pasados lo que ha dificultado la culminación del proceso de inventario documental.

Inexistencia de suficientes espacios de almacenamiento adecuados para la documentación en las propias dependencias municipales.

Inexistencia de un sistema de gestión documental automatizado.

ARCHIVOS DEL MUNICIPIO DE QUITO EN CIFRAS

N° DE UNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS= 454 unidadesArchivos de Oficina o Gestión = 375 unidadesArchivos Centrales= 120 unidadesArchivo Intermedio= 3 repositoriosArchivo HIstórico: 1 unidad

N° DE FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LAS UNIDADES DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS= 495 servidoresDirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos = 15 servidoresArchivos de oficina o gestión= 375 funcionariosArchivos Centrales= 98 funcionariosArchivo Intermedio= 1 funcionarioArchivo Histórico= 6 funcionarios

N° DE FONDOS DOCUMENTALES Y SERIES IDENTIFICADAS=

Fondos= 1 fondoSección de Fondo: 8 secciones de fondoSeries documentales: 80 series documentalesSub series documentales: 480 sub series documentales

LONGITUD DE DOCUMENTOS EN METROS LINEALES= 21.941 mlArchivos de Oficina o Gestión= 5241 mlArchivos Centrales= 7800 mlArchivo Intermedio= 8200 mlArchivo Histórico= 700 ml

AREA DE REPOSITORIOS DE ARCHIVOS EN METROS CUADRADOS= 5200 m2

Archivos de Oficina o Gestión= 1200 m2

Archivos Centrales= 1000 m2

Archivo Intermedio= 1200 m2

Archivo Metropolitano de Historia= 650 m2

Page 3: O processo de transformação institucional. Implementação ...arquivomunicipal.cm-lisboa.pt/fotos/editor2/Eventos/jornadas... · de manejo documental, repositorios, procesos y servicios

O pr

oces

so d

e tra

nsfo

rmaç

ão in

stitu

ciona

l. Im

plem

enta

ção

do si

stem

a met

ropo

litan

o de

ges

tão

docu

men

tal e

arqu

ivos n

o Mu

nicíp

io d

o Di

strit

o Me

tropo

litan

o de

Qui

to: e

stud

o de

caso

| Ma

ry El

izabe

th Ca

leño

3

EL PROCESO DE TRANSFORMACIÓN INSTITUCIONAL

A partir del Mes de Julio de año 2010, a través de la definición e implantación del Proyecto Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos, la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, inició un proceso de fortalecimiento de la estructura del Sistema a través de la formulación de políticas, normativa técnica, definición de perfiles profesionales, orientados a alcanzar un sistema archivístico innovador y de referencia para las dependencias del MDMQ, cuyo resultado ha sido:

Definición del modelo transversal del Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos (Red de Archivos Municipales).

Estandarización de procesos de gestión documental y archivos.

Determinación de perfiles y capacitación del personal.

Custodia, organización, identificación de series y levantamiento de inventarios documentales.

Implantación del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDOC), creación de bases de datos y aplicativos de manejo documental.

Mejoramiento de los servicios documentales y acceso a la información pública.

FECHAS EXTREMAS DE DOCUMENTACIÓN EXISTENTEArchivos de Oficina o Gestión= 2000-2013Archivos Centrales= 1979-2013Archivo Intermedio= 1990-2004Archivo Metropolitano de Historia= 1534-2013

N° DE EXPEDIENTES DIGITALIZADOS= 977158Archivos de Oficina o Gestión= 857158Archivos Centrales= 120.000Archivo Intermedio= En procesoArchivo Histórico= En proceso

Page 4: O processo de transformação institucional. Implementação ...arquivomunicipal.cm-lisboa.pt/fotos/editor2/Eventos/jornadas... · de manejo documental, repositorios, procesos y servicios

O pr

oces

so d

e tra

nsfo

rmaç

ão in

stitu

ciona

l. Im

plem

enta

ção

do si

stem

a met

ropo

litan

o de

ges

tão

docu

men

tal e

arqu

ivos n

o Mu

nicíp

io d

o Di

strit

o Me

tropo

litan

o de

Qui

to: e

stud

o de

caso

| Ma

ry El

izabe

th Ca

leño

4

EL SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS COMO MODELO DE GESTIÓN TRANSVERSAL EN EL MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO.

a) ¿QUÉ ES EL SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS?

b) DEFINICIÓN:

Se constituye como el conjunto articulado de la red de Unidades de Gestión Documental y Archivos Municipales, personal responsable de manejo documental, repositorios, procesos y servicios documentales, como unidad conceptual y funcional, gestor de principios, normas y procedimientos para una adecuada gestión, procesamiento, preservación, conservación, custodia, acceso y difusión del patrimonio documental tangible e intangible del MDMQ.

c) ELEMENTOS DEL SISTEMA.

1. Unidades de Gestión Documental y Archivo

2. Archivistas

3. Normativa

4. Órganos colegiados interdisciplinarios

5. Procesos administrativos de carácter técnico estandarizados

6. Sistema Automatizado de Gestión Documental

d) OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

1. Consolidar el modelo de organización que favorezca, la articulación de los procesos de gestión documental y archivos en todos los órganos y organismos del MDMQ.

2. Definir, actualizar y socializar de forma permanente el marco legal que regula los procesos de gestión documental y archivos en todos los órganos y organismos del MDMQ (ordenanzas, reglamentos, resoluciones, instructivos, guías formatos etc.).

3. Implementar el sistema integral de gestión documental y archivística en la administración municipal para la mejora de procesos, una cultura organizativa común y el desarrollo de la administración electrónica.

4. Incrementar de manera significativa la adecuada conservación de los documentos para mejorar el acceso, y conocer de forma precisa su estado de conservación y su importancia; intensificar su restauración y digitalización; así como avanzar en la adecuación y mejora de los repositorios de archivo.

5. Alcanzar el mejoramiento, optimización y simplificación de los servicios de acceso a la información y documentación a través del uso de las tecnologías de la comunicación e información y difusión del patrimonio documental.

6. Promover y desarrollar acciones y actividades que contribuyan a afianzar la identidad de la ciudad a partir de la revalorización de los archivos y del patrimonio documental.

Fortalecimiento de las Unidades de

Gestión Documental y Archivos.

(Red de Archivos Municipales)

Políticas y normativa técnica

Gestión Integral de documentos y

administración electrónica

Conservación y Preservación del patrimonio documental del

MDMQ

Servicios documentales y

difusión

Page 5: O processo de transformação institucional. Implementação ...arquivomunicipal.cm-lisboa.pt/fotos/editor2/Eventos/jornadas... · de manejo documental, repositorios, procesos y servicios

O pr

oces

so d

e tra

nsfo

rmaç

ão in

stitu

ciona

l. Im

plem

enta

ção

do si

stem

a met

ropo

litan

o de

ges

tão

docu

men

tal e

arqu

ivos n

o Mu

nicíp

io d

o Di

strit

o Me

tropo

litan

o de

Qui

to: e

stud

o de

caso

| Ma

ry El

izabe

th Ca

leño

5

EL MODELO DE GESTIÓN

a) ELEMENTOS ORGANIZATIVOS DEL MODELO DE GESTIÓN RELACIONADOS CON LA TRANSVERSALIDAD.

1. El PROYECTO Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos, como elemento transversal:

a) La Misión, la Visión y los Valores

b) La Estrategia

2. El MODELO DE GESTIÓN:a) Conjunto de procesos y procedimientos.

b) La Cultura organizativa

c) La estructura de equipos transversales (equipos de proceso, equipos de proyecto, otros equipos Inter-áreas)

d) El sistema de comunicación interna (aquellos canales que favorecen la comunicación entre “diferentes”).

MODELO DE GESTIÓN

Los documentos de archivo generados en el Municipio de Quito contienen información que constituye un recurso valioso y un activo importante para la institución. La adopción de criterios normalizados para la gestión de documentos resultó esencial, para proteger y conservar los documentos como prueba y evidencia de sus funciones y actividades.

La implantación de un modelo de gestión transversal fue un paso decisivo e indispensable en el Municipio de Quito dentro del cumplimiento de la política de calidad y mejora continua en el manejo de los recursos archivísticos.

El modelo establecido en el Municipio de Quito tiene un carácter transversal, ya que son participes del modelo todos los actores y elementos del Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos, y se aplica a todos los ámbitos de actividad que se llevan a cabo los distintos órganos y organismos del Municipio de Quito.

Page 6: O processo de transformação institucional. Implementação ...arquivomunicipal.cm-lisboa.pt/fotos/editor2/Eventos/jornadas... · de manejo documental, repositorios, procesos y servicios

O pr

oces

so d

e tra

nsfo

rmaç

ão in

stitu

ciona

l. Im

plem

enta

ção

do si

stem

a met

ropo

litan

o de

ges

tão

docu

men

tal e

arqu

ivos n

o Mu

nicíp

io d

o Di

strit

o Me

tropo

litan

o de

Qui

to: e

stud

o de

caso

| Ma

ry El

izabe

th Ca

leño

6

MAPA DE PROCESOS

GESTIÓN POR PROCESOS: La estructura organizacional de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos, está integrada por gestión de procesos compatibles con la demanda y la satisfacción de los clientes internos y externos, los mismos que serán evaluados y mejorados constantemente.

INTEGRACION DE LOS PROCESOS:- Se integran los siguientes procesos en la administración de trabajo en la Dirección:

> PROCESOS GOBERNANTES: Actividades relacionadas con el direccionamiento estratégico que orienta la gestión de la organización mediante el establecimiento de políticas, directrices y normas, que permiten cumplir con la misión, visión y objetivos institucionales.

Dentro de las actividades de éste proceso compete tomar las decisiones, impartir las instrucciones para que los demás procesos bajo su cargo, se cumplan.

El responsable de éste proceso es el encargado de coordinar y supervisar el cumplimiento eficiente y oportuno de las diferentes acciones y productos.

Dentro de los procesos gobernantes tenemos:

GESTIÓN ESTRATÉGICA: • Direccionamiento Estratégico (Políticas)

• Formulación de políticas y normativa técnica

• Análisis Estratégico (Definición de estrategias y planes de intervención)

• Implementación Estratégica (Ejecución de planes, programas, proyectos)

• Control Estratégico (monitoreo y evaluación de la gestión documental)

a) GESTIÓN DE LA DIRECCIÓN:

• Gerencia de la Rutina

Page 7: O processo de transformação institucional. Implementação ...arquivomunicipal.cm-lisboa.pt/fotos/editor2/Eventos/jornadas... · de manejo documental, repositorios, procesos y servicios

O pr

oces

so d

e tra

nsfo

rmaç

ão in

stitu

ciona

l. Im

plem

enta

ção

do si

stem

a met

ropo

litan

o de

ges

tão

docu

men

tal e

arqu

ivos n

o Mu

nicíp

io d

o Di

strit

o Me

tropo

litan

o de

Qui

to: e

stud

o de

caso

| Ma

ry El

izabe

th Ca

leño

7

> PROCESOS AGREGADORES DE VALOR: Comprende las actividades esenciales de la institución, que permite la entrega de productos o servicios, conforme los requerimientos de los clientes, relacionados con la misión organizacional.

Dentro de los procesos agregadores de valor tenemos:

a) PLANIFICACIÓN Y ESTUDIOS:

• Diagnóstico de Necesidades

• Definición de modelos y procedimientos

• Definición de acciones de intervención

b) GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

• Gestión Archivística

• Gestión Documental Electrónica

• Servicios Documentales

c) SEGUIMIENTO, MONITOREO Y EVALUACIÓN

• Monitoreo y evaluación de la gestión documental

• Monitoreo y evaluación de satisfacción de los usuarios

3. La gestión de las OPORTUNIDADES, de lo NUEVO, de lo no previsto por la estructura organizativa existente (proyectos transversales, no asociados a ningún área en concreto, y claves para el “crecimiento” de la institución)

a) No afectan los cambios estructurales.

b) Consulta global de una información, cuando es gestionada para más de una oficina.

c) Uso del mismo lenguaje de intercambio.

d) Permite trabajar con la documentación activa, semiactiva e histórica.

b) CONDICIONES DEL MODELO

a) Congruente con el enfoque de planeación estratégica establecida en el Municipio de Quito.

b) Pertinente a los propósitos y funciones de la Dirección y de las Unidades de Gestión Documental y Archivos.

c) Innovador y pertinente al ejercicio de la función de rectoría (accesible y que apoye sus nuevas funciones).

c) LOS ACTORES DE LA TRANSVERSALIDAD EN EL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO EN EL MDMQ.

La especificidad del trabajo transversal en el modelo hizo necesario identificar quiénes son los actores implicados en el proceso de trabajo y qué perfil y funciones serían necesarias para su realización.

El escenario de la gestión transversal exigió contar con los siguientes actores, cuyo grado de implicación varía:

1. Los máximos responsables políticos del Municipio de Quito, encabezados por las autoridades de la Administración General, Secretaria General del Concejo, Dirección Metropolitana de gestión Documental y Archivos, quienes lideraron globalmente el proceso. La incorporación de una nueva visión de la gestión documental y archivística en la institución, fue un indicador de prioridad estratégica.

2. Los responsables de las Unidades de Gestión Documental y Archivos de los órganos y organismos municipales (Secretarías, Administraciones Zonales, Direcciones, Empresas y Corporaciones), quienes se responsabilizaron de personalizar y dar visibilidad a la visión transversal.

PLANES, PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LA DIRECCIÓN METROPOLITANA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

a) EL PROYECTO SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

La Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos en el mes de Julio del Año 2010, inicio el proceso de diseño e implantación del Proyecto Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivo

Page 8: O processo de transformação institucional. Implementação ...arquivomunicipal.cm-lisboa.pt/fotos/editor2/Eventos/jornadas... · de manejo documental, repositorios, procesos y servicios

O pr

oces

so d

e tra

nsfo

rmaç

ão in

stitu

ciona

l. Im

plem

enta

ção

do si

stem

a met

ropo

litan

o de

ges

tão

docu

men

tal e

arqu

ivos n

o Mu

nicíp

io d

o Di

strit

o Me

tropo

litan

o de

Qui

to: e

stud

o de

caso

| Ma

ry El

izabe

th Ca

leño

8

El proyecto tiene el objetivo de consolidar el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos, modelo integrador de la red de archivos municipales, gestor de principios, normas y procedimientos orientados a una eficiente gestión, preservación, conservación, custodia, acceso y difusión del patrimonio documental del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, en el marco de un modelo de gestión institucional transparente y de las políticas y normativas vigentes en este ámbito.

b) ALGUNAS CONDICIONES IMPORTANTES PARA EL ESTABLECIMIENTO E IMPLANTACIÓN DEL PROYECTO.

c) BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN

PROGRAMA

MODERNIZACIÓN DE SERVICIOS

PROYECTO

SISTEMA METROPOLITANO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOS

PRODUCTOS

• MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICA• MEJORAMIENTO DE LOS SERVICIOS DOCUMENTALES Y DIFUSIÓN• IDENTIFICACIÓN, SIMPLIFICACIÓN Y CATALOGO DE TRÁMITES Y SERVICIOS MUNICIPALES

POLÍTICO

NORMATIVO

ORGANIZATIVO

TECNOLÓGICO

Apoyo máximas autoridades y toma de decisiones.

Posicionamiento estratégico de la dirección del sistema dentro de la organización para poder emprender una actuación amplia y transversal.

Mando único de rango elevado, con autoridad en el ámbito de todos los archivos (director del sistema).

Política dinámica relacionada con el acceso de los ciudadanos a la información, y en el marco de los principios de publicidad, transparencia administrativa y participación ciudadana.

Formulación de un sistema de archivos y la consiguiente necesidad de normalizar la función archivística mediante normas que lo regulen (reglamentos, manuales, instructivos etc.).

Interlocución múltiple con departamentos: organización, informática; cultura; planificación, capacitación…

La articulación del archivo con la sociedad civil y con las políticas corporativas de la institución.

La imagen del archivo (identidad y comunicación institucional).

La normalización de la función archivística (planes de calidad; políticas de proyección y difusión).

Equipos de trabajo.

Infraestructura física y tecnológica que garantice el manejo documental.

Automatización y digitalización documental).

Page 9: O processo de transformação institucional. Implementação ...arquivomunicipal.cm-lisboa.pt/fotos/editor2/Eventos/jornadas... · de manejo documental, repositorios, procesos y servicios

O pr

oces

so d

e tra

nsfo

rmaç

ão in

stitu

ciona

l. Im

plem

enta

ção

do si

stem

a met

ropo

litan

o de

ges

tão

docu

men

tal e

arqu

ivos n

o Mu

nicíp

io d

o Di

strit

o Me

tropo

litan

o de

Qui

to: e

stud

o de

caso

| Ma

ry El

izabe

th Ca

leño

9

d) RESUMEN DE LOGROS ALCANZADOS EN LA GESTIÓN.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Caleño Quinte, Mary Elizabeth. (2014). Plan estratégico de gestión documental y archivos 2015-2020. Quito.

Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos. (2014). Manual orgánico funcional por procesos de la Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos. Quito-Ecuador.

Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos. (2014). Informe de actividades del período de gestión 2010-2014. 2014. Quito-Ecuador. Imprenta Municipal.

Secretaría de Planificación del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito. (2015). Plan Metropolitano de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. VOLUMEN II PROPUESTA: COMPONENTE ESTRATÉGICO Aprobada en Sesión Extraordinaria del Concejo Metropolitano del DMQ 13.02.201. Quito.

Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos (2016). Norma Técnica que regula el Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos en los órganos y organismos del MDMQ. Quito.

Serra Albert. (Jun 2005). La gestión transversal. Expectativas y resultados. Publicado en la Revista del CLAD Reforma y Democracia. No. 32. Caracas.

Triguero, Samuel. (2013). LA GESTIÓN DE LA TRANSVERSALIDAD: Un concepto y un instrumento al servicio de la innovación en las organizaciones. Disponible en: http://ideasparainnovar.blogspot.com/2012/11/la-gestion-de-la-transversalidad-un.html

NOTA BIOGRÁFICA Mary Elizabeth Caleño - Directora Metropolitana – Dirección Metropolitana de Gestión Documental y Archivos del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, desde 2010.Formación académica en Ingeniería en Ciencias de la Información y Bibliotecología de la Escuela de Comunicaciones de la Universidad Cristiana Latinoamericana, Quito; curso de Derecho de la Facultad de Jurisprudencia y Ciencias Políticas de la Universidad Central de Ecuador. Coordinadora de la Comisión Técnica para la implantación del Sistema Metropolitano de Gestión Documental y Archivos en el Municipio de Quito, de 2008-2010. Coordinadora del Archivo Central del Concejo Metropolitano de Quito, de 2005-2008. Capacitadora en el Instituto Metropolitano de Capacitación Municipal ICAM-Q, de 2008- hasta la actualidad. Jefe del Centro de Documentación Especializada de la Secretaría de Territorio y Vivienda Municipio de Quito, de 2003-2005. Técnico Catalogador en la Biblioteca General de la Universidad Tecnológica Equinoccial, 2003.