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Gestión de Proveedores Visión general

La Gestión de Proveedores se ocupa de gestionar la relación con los suministradores de servicios de los

que depende la organización TI. Su principal objetivo es alcanzar la mayor calidad a un precio adecuado.

Con este fin, y teniendo siempre muy presentes las pautas marcadas desde la strategia del Servicio, la

!estión de "roveedores se encarga de definir una estrategia de suministradores seg#n la cual orientar su

labor, que abarca$

• Seleccionar nuevos suministradores para las necesidades que vayan surgiendo en el servicio.

• %efinir y negociar los nuevos contratos, garantizando que queda constancia de los acuerdos

financieros y de calidad alcanzados.

• !estionar la relación con los proveedores, lo que incluye velar por el cumplimiento de los contratos o

actualizarlos si &stos pierden vigencia.

• 'enovar y terminar contratos.

"or otro lado, tambi&n es la encargada de que toda la información relacionada con los proveedores y los

servicios que prestan (tipo, coste, contratos) est& disponible y permanentemente actualizada.

Gestión de Proveedores Introducción y Objetivos

La ventaja principal de una adecuada Gestión de Proveedores radica en que la organización TI obtiene

mayores beneficios al contratar a aquellos suministradores que brindan el mejor servicio al menor coste.

Los principales objetivos de la !estión de "roveedores consisten en$

•  *portar el m+imo valor a-adido al menor coste en aquellos servicios que prestan los proveedores.

•  *segurar que los contratos y acuerdos con proveedores est+n alineados con la estrategia y

necesidades de negocio de la organización.

• !estionar la relación con los proveedores.

• !estionar el rendimiento de los proveedores.

• egociar los contratos con los proveedores y gestionarlos a lo largo de su ciclo de vida.

• /antener una pol0tica de proveedores y una 1ase de %atos de "roveedores y Contratos (SC%).

Los principales riesgos a los que se enfrenta la !estión de "roveedores son$

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• La !estión de la %emanda no proporciona las directrices b+sicas para racionalizar el gasto, por lo

que la !estión de "roveedores se ve forzada a improvisar los niveles de capacidad a contratar de los

suministradores.

• Los contratos en vigor son demasiado vagos y no contemplan objetivos f+cilmente cuantificables

como 2oras de trabajo, n#mero de entregables, etc.

• Los contratos son demasiado eigentes en calidad3precio, por lo que las negociaciones con los

proveedores se tornan aut&nticas discusiones bizantinas que acaban alarg+ndose demasiado.

• La !estión de "roveedores no tiene a su alcance indicadores de rendimiento del servicio o los recibe

demasiado tarde, por lo que si eisten retrasos o disminuciones de calidad en el suministro, no podr+

actuar con eficacia para corregirlo.

Conceptos básicos

Proveedores, clientes y usuarios

Cliente$ es la empresa u organismo que contrata los servicios TI ofrecidos.

Usuarios$ las personas que utilizan el servicio.

Proveedor $ es la empresa u organismo que proporciona los servicios solicitados por el cliente.

Base de Datos de Proveedores y Contratos !CD"

La 1ase de %atos de "roveedores y Contratos (SC%) es un repositorio documental donde se arc2iva toda

la información relacionada con los proveedores y los servicios que prestan, incluyendo por supuesto

copias de los contratos (4Cs) en vigor.

s aconsejable que la 1ase de %atos de "roveedores y Contratos est& integrada en el Sistema de

!estión de la Configuración (C/S) y en el Sistema de !estión del Conocimiento del Servicio (S5/S).

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Gestión de Proveedores Proceso

La Gestión de Proveedores se ocupa de definir y gestionar$

• Los requisitos de contratación que se van a eigir a los proveedores.

• Los procesos de evaluación y selección de proveedores.

• La clasificación y documentación de la relación con los proveedores.

• !estión del 'endimiento de los proveedores

• 'enovación o terminación.

#e$uisitos de contratación

La primera tarea que la Gestión de Proveedores debe llevar a cabo es analizar las estrategias generales de

la organización y los servicios que se prestan para definir las necesidades de contratación.

6an de tenerse en cuenta, tambi&n, los informes económicos proporcionados por la !estión 7inanciera, los

niveles de calidad acordados con los clientes desde la !estión de iveles de Servicio, y la previsión de la

capacidad necesaria para desplegar el servicio que 2aya definido la !estión de la %emanda.

"or #ltimo, se deben estudiar a fondo en el Cat+logo de Servicios las condiciones del servicio a prestar y el

papel que desempe-ar+n los proveedores en el proceso.

4na vez recogidos y analizados estos inputs, la !estión de "roveedores debe preparar$

• 'equisitos que se van a eigir a los proveedores.

• Caso de egocio inicial sobre el que trabajar durante las negociaciones con los proveedores.

!arantizando en todo momento que tanto los requisitos como las premisas b+sicas de negociación est+n

alineados con la estrategia general de la organización TI.

%valuación y !elección de proveedores

 * la 2ora de elegir un nuevo suministrador 2an de tenerse en cuenta$

• Su adecuación a los requisitos previamente definidos.

• 'eferencias de otros competidores.

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• %isponibilidad y capacidad.

•  *spectos financieros.

4na vez elegido el proveedor, se 2an de negociar los t&rminos del servicio. l resultado debe quedar reflejado

en el Contrato de "rovisión del Servicio (4C), un documento legal que atestigua la relación entre laorganización TI y el suministrador.

s importante que en el 4C queden reflejadas las metas y responsabilidades del proveedor de cara al

cumplimiento de los SL*s.

Clasi&icación y Docu'entación de proveedores

4na vez que se 2an acordado y negociado los servicios de un determinado proveedor, es preciso crear una

1ase de %atos de "roveedores y Contratos (SC%) donde se recoger+ toda la información relacionada$

• Contratos de provisión del servicio (4Cs).

• l nivel de actuación del proveedor$ strat&gico (directivos), t+ctico (mandos intermedios), operativo

(nivel ejecutor).

• 'elaciones con otros elementos del ciclo de vida.

Gestión del #endi'iento de los proveedores

 * grandes rasgos, se trata de verificar si efectivamente se est+n cumpliendo los niveles de calidad y

disponibilidad acordados en los contratos$

• 8l suministrador se integra adecuadamente a los procesos de la organización TI9

• 8Cu+l es el procedimiento para informar al proveedor en caso de recibir una incidencia en el Centro

de Servicios9

• Si un elemento de configuración relacionado con el proveedor cambia, 8cu+l es el procedimiento a

seguir para actualizar el C/S9

#enovación o ter'inación de contratos

sta actividad consiste en llevar a cabo renovaciones de contratos, asesorar a la dirección acerca de si &stos

son relevantes y terminar la relación contractual en caso de que ya no se necesiten m+s los servicios del

proveedor.

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Los aspectos a considerar para tomar la decisión de renovar a un proveedor incluyen$

• l buen funcionamiento del contrato y su relevancia de cara al futuro.

• Cambios que es preciso acometer$ servicios, productos, contratos, acuerdos, objetivos.

• "erspectivas futuras de la relación con el proveedor$ crecimiento, estancamiento, cambio,

terminación, transferencia, etc.

• 'endimiento comercial del contrato (criterios de cobro, estructura de precios, etc.)

• 1uenas pr+cticas para la gestión de contratos.

•  *dministración de proveedores y contratos.

Gestión de Proveedores Control del proceso

 *lgunos indicadores clave que sirven para evaluar el proceso de !estión de "roveedores$

• Indicadores de que el negocio no se 2a visto afectado por el nivel de calidad en los servicios que

prestan los proveedores$

o Incremento en el n#mero de proveedores que alcanzan los objetivos establecidos en el

contrato.

o 'educción del n#mero de incumplimientos de objetivos contractuales.

•Indicadores de que los servicios de apoyo est+n alineados con las necesidades y objetivos de laorganización$

o Incremento en el n#mero de servicios y revisiones de contrato.

o Incremento en el n#mero de proveedores y objetivos contractuales alineados con los

objetivos contenidos en los SL* y SL'.

• Indicadores de que la disponibilidad de los servicios no se ve comprometida por el rendimiento de los

proveedores$

o

'educción en el n#mero de interrupciones de servicio provocadas por los proveedores.

o 'educción en el n#mero de amenazas de interrupción de servicio provocadas por

proveedores.

• Indicadores de que la organización es consciente de que pueden aparecer problemas en la gestión

de proveedores y conoce qui&n debe ocuparse de ellos$

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o Incremento en el n#mero de proveedores para los que se 2a asignado un responsable.

o Incremento en el n#mero de contratos en los que figura un responsable.