OBJETIVO DESCRIPCIÓN - INVEMAR

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 1 DE 17

INGRESO Y EGRESO DE MATERIAL BIOLOGICO

AL MHNMC

OBJETIVO

Establecer los pasos y parámetros a seguir en el Museo de Historia Natural Marina de

Colombia (MHNMC) para llevar a cabo los procesos de ingreso y egreso de material

biológico y evidencias asociadas.

DESCRIPCIÓN

El MHNMC alberga en sus colecciones material biológico y otro tipo de evidencias

físicas relacionadas a estos, tales como: imágenes (fotografías, dibujos), documentos

científicos, moldes, entre otros, a través de los cuales se puede obtener información

sobre el acervo de la biodiversidad marina y costera; dichas colecciones representan un

patrimonio de la nación de interés para la humanidad. Este documento pretende servir

de guía al personal del MHNMC, de otras dependencias del Invemar y a entidades e

investigadores externos que requieran llevar a cabo procesos de ingreso y egreso en el

MHNMC.

I. Ingreso de material biológico y evidencias asociadas.

El MHNMC por su naturaleza, capacidades técnicas y físicas, aceptará el ingreso a sus

colecciones únicamente de material biológico proveniente de ambientes y ecosistemas

marinos y costeros, el cual deberá haber sido obtenido mediante actividades

autorizadas, provenir de donaciones o canjes oficiales, o en su defecto haber obtenido

un estatus de legalización por parte del Instituto Alexander von Humboldt – IAvH, el cual

aplica a viejas colecciones personales o institucionales que no contaban con los

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 2 DE 17


AL MHNMC

permisos respectivos, por haber sido conformadas previo a la vigencia de la normativa

actual.

El MHNMC podrá reservarse el derecho de admitir el ingreso de material biológico

considerando tanto su infraestructura, capacidades técnicas e intereses científicos,

como las características del material a ingresar, tales como disponibilidad y veracidad

de información asociada, cumplimiento con la normativa y estado de conservación del

mismo. El proceso completo de ingreso a las colecciones del MHNMC consta de tres

etapas:

a. Depósito del material: período comprendido desde la solicitud de depósito hasta

la recepción del material por parte del MHNMC; incluye documentación inicial de

la información, preparación del material, verificación física, recepción del

material, emisión de la constancia de depósito y registro de la calidad del

servicio. Esta etapa involucra al depositante y al personal del Museo autorizado.

b. Catalogación del material: etapa compuesta por las tareas de curaduría,

asignación de números de catálogo, ubicación física dentro de una colección

específica y registro definitivo de la información del material depositado en los

formatos establecidos. Involucra sólo al personal del Museo autorizado.

c. Sistematización de la información: proceso durante el cual se verifican los

formatos documentados y se almacenan en los archivos físicos y digitales

establecidos; se ingresa la información a la base de datos del SIBM y se termina

el proceso de ingreso de material al MHNMC. Involucra únicamente al

curador/responsable de la colección y al administrador del SIBM.

En el MHNMC, la situación ideal es que el material ingresado cumpla con las etapas

descritas en el menor tiempo posible; sin embargo, como el museo responde a las

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 3 DE 17


AL MHNMC

circunstancias organizacionales de disponibilidad de recursos, capacidades técnicas,

infraestructura y demanda del servicio, las eventuales situaciones de limitación en

alguno de los aspectos pueden afectar el desarrollo continuo del proceso, por esta

razón es posible contar con material que temporalmente solo alcanza la primera etapa y

al cual se le considera parte de las colecciones bajo la denominación “material en

proceso”. Dicha dinámica se presenta de manera usual en la mayoría de colecciones

biológicas.

Procedimiento para ingreso de material biológico y evidencias asociadas.

Ítem Actividad Evidencia

1. Ingreso de material al MHNMC

1.1. Solicitud de ingreso. Usuarios externos: -Solicitud formal dirigida al MHNMC ([email protected]), expresando la intención de depositar, donar o canjear (ver definiciones), el objeto general con que fue recolectado el material, el proyecto y la entidad e investigador a cargo. Asimismo debe especificar los grupos biológicos que componen el material, el número de lotes, la forma de preservación (húmedo, seco) y el preservante usado. El asunto del correo debe indicar textualmente: Solicitud externa para ingreso de material. Dependiendo de si la solicitud es nacional o internacional, además deberá incluir copia legible de los documentos descritos acorde al caso, así: Ingresos nacionales 1. Material obtenido en proyectos de investigación científica no comercial: presentar permiso que ampara la recolección del material (Decreto 1376 de 2013). 2. Material obtenido durante la realización de estudios ambientales: incluir permiso que ampara la recolección del material (Decreto 3016 de 2013). 3. Material proveniente de estudios con acceso a recursos genéticos (Carg): proporcionar contrato y permiso respectivo para recolecta del

-Solicitud. -Copia del permiso recolección/contrato Carg/Auto/ Resolución (según corresponda).

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 4 DE 17


AL MHNMC


material (Resolución 1348 de 2014). 4. Ingreso que obedezca exigencias de autoridades ambientales: Adjuntar Auto o Resolución emitida por la autoridad ambiental. *Se encuentran exentos de presentar permiso: a. El Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, sus entidades científicas adscritas y vinculadas, Parques Nacionales Naturales de Colombia, Corporaciones Autónomas Regionales y/o de Desarrollo Sostenible y los Grandes Centros urbanos (Decreto 1376 de 2013). b. El material obtenido durante actividades casuales o incidentales de pesca cotidiana de subsistencia, extracción de basura tipo residuos inorgánicos, surgimiento inesperado de organismos en acuarios mantenidos con agua de mar (este implica que no ha habido recolecta intencional o dirigida), varamientos y hallazgo de organismos muertos transportados por la marea. El solicitante deberá señalar en la solicitud el modo de obtención y especificar que por ello no se incluye el permiso. Casos no definidos con claridad deben ser especificados en la carta, para que el MHNMC efectue las consultas sobre autorización de ingreso a las entidades respectivas. Ingresos internacionales Se debe anexar a la solicitud una certificación firmada por el representante legal de la colección depositante, donde se manifieste la obtención legal de los especímenes en el país de origen o el interés de retornarlos en caso de tratarse de una repatriación de patrimonio. Asimismo se debe indicar la disponibilidad de la institución para proporcionar la información asociada al material. -Usuarios del Invemar: -La solicitud se debe hacer a través de correo electrónico dirigido [email protected], indicando el proyecto o actividad interna en el que se recolectó el material, grupos biológicos que lo componen, número de lotes y el medio de preservación. El asunto del correo debe indicar textualmente: Solicitud interna para ingreso de material. Los profesores y estudiantes de la Universidad Nacional vinculados al Instituto se consideran en esta categoría; sin embargo, estudiantes o profesores de otras sedes de esta universidad son considerados usuarios externos.

-Certificación legalidad. -Correo electrónico de solicitud.

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 5 DE 17


AL MHNMC


- Personal del MHNMC: -No requiere hacer solicitud formal para el ingreso de material.

1.2. Inicio del proceso de ingreso. Usuarios externos: -El curador general o quien ejerza sus funciones y los encargados de las colecciones del MHNMC evaluarán la solicitud y establecerán si es aprobada. -El curador emitirá una respuesta oficial por correo electrónico en la que de ser aceptada la solicitud, se informará al interesado el inicio del proceso, los requisitos y pasos a seguir. -El curador notificará el inicio del proceso al administrador del SIBM enviando copia de la solicitud, la respuesta y los documentos asociados. Usuarios del Invemar: -El curador general o quien ejerza sus funciones junto con el encargado de la colección pertinente revisan la solicitud y aprueban o desaprueban el inicio del proceso. -El curador informa al interesado, mediante correo electrónico. En caso de aprobación envía copia de la solicitud al administrador del SIBM y al investigador encargado de la colección involucrada para notificar así el inicio del proceso. - Usuarios del MHNMC: -El proceso lo inicia el investigador interesado enviando un correo electrónico a [email protected] (con copia a [email protected]), cuyo asunto debe indicar textualmente: Ingreso material del MHNMC; debe incluir los formatos electrónicos diligenciados. Cabe anotar que los datos requeridos en el FT-MHNMC-001 pueden existir previamente en la base de datos para proyectos que ya han sido documentados, en cuyo caso no será necesario volver a diligenciar el formato.

-Correo de respuesta. -Correo notificación (solicitud, respuesta y permisos). -Correo electrónico de respuesta a solicitud. -Correo de notificación. - Correo con formatos electrónicos: FT-MHNMC-001 y Formato dinámico registros biológicos.

1.3. Proceso de verificación y entrega de datos. -El administrador del SIBM se pondrá en contacto con el interesado para guiarlo en la documentación de los formatos electrónicos: FT-MHNMC-001 y Formato dinámico de registros biológicos. -El usuario envía a [email protected] los formatos diligenciados. -El administrador del SIBM revisa ambos formatos, solicita al depositante las correcciones a que haya lugar y una vez la

-Correo electrónico (1): FT-MHNMC-001 Y Formato dinámico de registros biológicos (v1).

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 6 DE 17


AL MHNMC


información se encuentre en orden, envía a través de correo electrónico el Formato dinámico de registros biológicos (primera versión) al encargado de la colección indicada, para que proceda con la verificación física.

1.4. Proceso de verificación y entrega física. -La verificación física del material que se desea entregar se hace con base en la información del Formato dinámico de registros biológicos; se revisa principalmente el estado del material, número de lotes, número de ejemplares, categorías taxonómicas y lugar de recolección. El curador/encargado del grupo tiene la potestad de definir si el material cumple los requisitos para ser catalogado, si se acepta como material de docencia o si se rechaza (ver Verificación del material, MN-MHNMC-001). -El curador/encargado recibe el material apto para el museo, envía un correo electrónico notificando al administrador del SIBM y adjuntando el Formato dinámico de registros biológicos con las modificaciones surgidas de la verificación (segunda versión).

-Correo electrónico (2): Formato dinámico de registros biológicos (v2).

1.5. Emisión de la constancia de depósito (CD). -El administrador del SIBM recibe del encargado el Formato dinámico de registros biológicos corregido; le asigna el Número consecutivo Invemar a cada registro (lote) y lo almacena en su computador siguiendo la ruta: C:\Documentos\SIBM\Administracion\Matrices\ Una vez allí selecciona el grupo biológico correspondiente y finalmente la carpeta Proceso. El nombre de este archivo deberá iniciar con las letras PR, para indicar que se encuentra en proceso, seguido del número de la constancia de depósito (CDXXXX), nombre abreviado del proyecto, sigla de la dependencia o de la institución que entrega, número total de lotes, nombre de la persona y fecha en que se recibió la información (diamesaño). Esta matriz es temporal y será reemplazada por la versión definitiva al finalizar el proceso de catalogación y sistematización. -El Administrador del SIBM diligencia el formato FT-MHNMC-002 constancia de depósito (CD); asigna el número a la misma siguiendo un consecutivo que anualmente inicia en 01, seguido por los dos últimos dígitos que identifican el año en curso (p.e. CD0112). - La CD deberá ser firmada conjuntamente con la persona que entrega el material, el curador general o quien haga sus veces, el encargado del grupo y el administrador del SIBM. -El original de la CD se almacenará en el archivo del museo, junto con toda la información asociada al proceso de depósito (carpeta FT-

-Formato dinámico de registros biológicos (v2). -FT-MHNMC-002

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 7 DE 17


AL MHNMC


MHNMC-002). Estos documentos serán custodiados por el administrador del SIBM durante el tiempo establecido en las tablas de temporalidad. Copia digital de la CD se almacenarán en el computador del administrador de la base de datos, siguiendo la ruta: C:\Documentos\SIBM\Administracion\Constancias_de_deposito -Solo después de que el depositante realice el Registro de calidad del servicio (ver ítem 1.6) y lo notifique vía correo electrónico al administrador del SIBM, se dará por terminado el proceso con la entrega de la copia digital de la CD (tambien emitirá un documento impreso para los depositantes externos que así lo requieran).

1.6. Registro de la calidad del servicio. -Cada vez que se efectúe un ingreso de material, tanto los usuarios del Invemar como los externos, deberán diligenciar la encuesta en línea Depósito de material biológico (http://www.invemar.org.co/popinion.jsp). La encuesta no aplica a los investigadores del MHNMC. -La encuesta debe ser diligenciada en lo posible en el momento que el depositante firma la constancia de depósito. -Semestralmente se analizarán los resultados de las encuestas, incluyendo las observaciones realizadas por los usuarios, y se establecerá si hay lugar a alguna acción de mejora.

-Registro encuesta.

*Notas al procedimiento: 1Mientras el procedimiento se encuentra en desarrollo, los registros y documentación exigidos en los pasos 1.1 y 1.2 se almacenarán en una carpeta digital en el computador del administrador del SIBM, siguiendo la ruta C:\Documentos\SIBM\Administracion\Procesos_de_ingreso. Una vez el proceso sea llevado a término, los documentos se imprimirán y almacenaran en la carpeta física del FT-MHNMC-002. 2El tiempo establecido para que el interesado cumpla con los requerimientos del proceso de depósito y lo termine, será máximo de tres meses, contados a partir del correo de respuesta que da inicio al proceso. En caso de que el solicitante requiera más tiempo para llevar a cabo las actividades, deberá pedirlo por escrito al curador general para evitar el cierre. Un proceso cerrado no podrá reactivarse, deberá iniciarse nuevamente desde la solicitud. 3El ingreso de material proveniente de un Canje sigue el procedimiento de ingreso general descrito, pero se debe tener en cuenta que es necesario realizar los trámites de autorización previos ante la Dirección general y las autoridades ambientales descritos más adelante en el apartado de Egresos ítem 1.1 del procedimiento. La institución que envía el material asume el costo del envío al MHNMC.

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 8 DE 17


AL MHNMC

Ítem Actividad

Registro 2. Catalogación del material.

2.1 Curaduría básica del material. -El encargado de cada grupo con la colaboración del personal bajo su asesoría (técnico auxiliar del Museo, pasante y/o investigador) almacenarán el material biológico acorde a sus características con base en los requerimientos del museo (ver MN-MHNMC-001).

No aplica

2.2. Asignación de números de catálogo. -El curador específico del grupo asignará a los lotes curados el número de catálogo correspondiente (ver MN-MHNMC-001).

No aplica

2.3. Ubicación física del material. -El Curador de cada grupo y/o el personal de apoyo (técnico auxiliar del Museo y/o investigadores bajo su asesoría) ubicará físicamente el material biológico en los estantes y compactadores de la colección respectiva (ver MN-MHNMC-001). En los casos que aplique, el personal deberá contar con la respectiva capacitación y autorización para el trabajo en alturas.

-Certificado de trabajo en alturas y autorización institucional para trabajo en alturas (si aplica).

2.4. Registro de la información. -El encargado de cada grupo registrará los números de catálogo asignados y la ubicación física de las muestras en el Formato dinámico registros biológicos.

Ítem Actividad Registro

3. Sistematización de la información.

3.1 -Cada encargado de colección envía al administrador del SIBM mediante correo electrónico, el Formato dinámico registros biológicos con la información completa (tercera versión), especificando su aprobación para el ingreso de la misma en la base de datos.

-Correo electrónico (3): Formato dinámico registros biológicos (v3).

3.2 -El administrador del SIBM realiza la última verificación del Formato dinámico registros biológicos remitido por el encargado de colección e ingresa la información al SIBM.

3.3 - El administrador del SIBM reemplaza el Formato registros biológicos que se encontraba en proceso (segunda versión, ver Actividad 1.5) por el definitivo, éste estará en su computador siguiendo la ruta: C:\Documentos\SIBM\Administracion\Matrices\ Una vez allí se selecciona la carpeta del grupo biológico respectivo y dentro de esta la correspondiente a Ingresados. Al nombre del archivo se le eliminan las letras PR y se le agrega al final la fecha en la que fue ingresado a la base de datos, antecedida por una “s” siguiendo la configuración diamesaño sin espacios entre sí (p.e. s30042012).

-Formato dinámico registros biológicos (vf).

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 9 DE 17


AL MHNMC

-El administrador del SIBM diligencia el formato digital FT-MHNMC-003 (Control del número de catálogo y consecutivo), lo almacena en la siguiente ruta indicando el año correspondiente C:\Documentos\SIBM\Administracion\Control_Consec&Catal\FT-MHNM-003-año -Al final de cada año se imprime el FT-MHNMC-003 y se deposita en el archivo del Museo.

- FT-MHNMC-003.

3.4 -El administrador del SIBM notifica mediante correo electrónico al responsable de la colección pertinente, que la información fue ingresada a la base de datos y le envía copia de la versión final del Formato dinámico de registros biológicos.

-Correo electrónico (4): Formato dinámico de registros biológicos (vf).

II. Egreso de material biológico y evidencias asociadas.

El MHNMC podrá autorizar la salida definitiva de material biológico y evidencias

asociadas únicamente bajo las modalidades de Canje, Depósito en otras entidades con

fines educativos (ver definiciones) y Análisis que conllevan destrucción de material con

fines de investigación, para para ello considerará los requisitos, características del

material, intereses científicos del Museo y normativa vigente nacional e internacional.

Es importante aclarar que el MHNMC no hace donaciones y cualquier interés en

depositar una copia de material de sus colecciones en otra colección deberá hacerse a

través de Canje.

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 10 DE 17


AL MHNMC

Procedimiento para el egreso de material biológico y evidencias asociadas


1 Canjes.

1.1 Trámites previos para envío del material.

Canje nacional: Tramitar el oficio de Dirección que autorice el canje y la movilización de los ejemplares, acompañado del certificado del Registro Único Nacional de Colecciones Biológicas (RNC). Canje internacional: Se debe establecer un convenio de cooperación entre la institución interesada en el canje y el Invemar. Asimismo es necesario solicitar el permiso de exportación ante la ANLA para el envío del material y concertar la visita de verificación de la autoridad ambiental del puerto de embarque por donde se hará el envío/recepción del material. Copia del permiso otorgado debe ser archivada en la carpeta FT-MHNMC-004.

-Oficio de DGI, Certificado del RNC -Convenio; solicitud exportación ANLA y formato; respuesta exportación ANLA; solicitud visita revisión y formato.

1.2 Diligenciamiento del formato de egreso y preparación del material: -Para realizar un canje, el técnico del museo, bajo la asesoría del investigador responsable de la colección deberá encargarse de diligenciar el formato de egreso (FT-MHNMC-004), el cual deberá ser firmado conjuntamente con la persona responsable del canje. -De acuerdo con lo registrado en este formato el técnico del Museo procederá a buscar y empacar el material que se canjeará. -Como parte de la preparación del material se debe actualizar la información de los lotes en la base de datos que corresponda, incluyendo la ubicación de los mismos en la nueva institución. Envío: -El envío debe hacerse por correo certificado y el material debe ser empacado siguiendo las indicaciones del MN-MHNMC-001. -El costo de este envío es asumido por el MHNMC-Invemar.

-FT-MHNMC-004

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 11 DE 17


AL MHNMC


2 Depósito con fines de docencia en otras entidades. 2.1 Trámites previos para envío del material:

Esta modalidad únicamente se realiza con entidades nacionales. Solo requiere tramitar el oficio de Dirección que autorice la movilización de los ejemplares acompañado del certificado del Registro Único Nacional de Colecciones Biológicas.

-Oficio de DGI,

Certificado del RNC.

2.2 Diligenciamiento del formato de egreso y preparación del material: -Para realizar un depósito a otras entidades con fines educativos, el técnico del museo, bajo la asesoría del investigador responsable de la colección deberá encargarse de diligenciar el formato de egreso (FT-MHNMC-004), el cual deberá ser firmado conjuntamente con la persona o entidad responsable. -De acuerdo con lo registrado en este formato el técnico del Museo procederá a buscar y empacar el material que se entregará. Envío: -El envío debe hacerse por correo certificado y el material debe ser empacado siguiendo las indicaciones del MN-MHNMC-001. -Salvo casos excepcionales autorizados (p.e. instituciones educativas sin recursos), el costo de este envío es asumido por la entidad interesada en el material.

-FT-MHNMC-004


3 Análisis que conllevan destrucción de material con fines de investigación.

3.1 Solicitud: -El investigador interesado (interno o externo) presentará vía correo electrónico ([email protected]) solicitud formal avalada por una institución legalmente constituida o un tutor oficial (en el caso de estudiantes); deberá describir el estudio que pretende llevar a cabo, la importancia y alcance del mismo, especificar el material requerido, tipo de análisis y metodología a emplear y razones sustentadas por las cuales es imprescindible usar el material del MHNMC. -El curador general o quien ejerza sus funciones junto con el responsable de la colección pertinente evaluarán la

-Solicitud. -Oficio de respuesta.

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 12 DE 17


AL MHNMC


3 Análisis que conllevan destrucción de material con fines de investigación.

solicitud cuidadosamente y emitirán un oficio de respuesta que debe ser autorizado por DGI y luego enviado vía correo electrónico al solicitante. En caso de aceptación el documento incluirá los pasos a seguir para el proceso.

3.1 Diligenciamiento del formato de egreso y preparación del material: -El técnico del museo o del laboratorio de biología molecular, bajo la asesoría del investigador responsable de la colección deberá encargarse de diligenciar el formato de egreso (FT-MHNMC-004), el cual deberá ser firmado conjuntamente con la persona o entidad responsable. -De acuerdo con lo registrado en este formato, el técnico procederá a buscar el material y en caso de envío lo preparará y empacará. Si el envío implica exportación debe efectuarse el trámite conforme a lo establecido (Ver apartado Trámites y permisos, Permisos de exportación/importación).

-FT-MHNMC-004

3.2 Registro de la calidad del servicio. -Cada vez que se efectúe un egreso bajo esta modalidad, tanto los usuarios del Invemar (incluyendo investigadores del MHNMC) como los externos, deberán diligenciar la encuesta en línea Préstamo y consulta de material biológico (http://www.invemar.org.co/popinion.jsp).

-Registro de la encuesta.

III. Trámites y Permisos

Movilización en el territorio nacional.

De acuerdo con el artículo 9 del decreto 1375 del 2013 “La movilización de

especímenes en el territorio nacional provenientes de colecciones que cuenten con el

Registro Único Nacional de Colecciones Biológicas no requiere salvoconducto para su

movilización, ya que actuará como tal la constancia de dicho registro expedida por el

Instituto de Investigación de Recursos Biológicos "Alexander von Humboldt", junto con

certificación suscrita por el titular de la colección, en la que consten los especímenes

movilizados”. Por lo tanto el trámite de movilización se reduce a gestionar un oficio ante

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 13 DE 17


AL MHNMC

la Dirección general del Invemar que autorice la movilización de los ejemplares

acompañado del mencionado certificado.

Convenios de cooperación.

Una vez la solicitud de préstamo del material haya sido aprobada, el investigador

responsable deberá coordinar con el investigador externo para elaborar el convenio

entre el Invemar y la institución interesada. Para la elaboración de este convenio se

deberán seguir los lineamientos institucionales establecidos por la dependencia de

Gestión Contractual.

No hay un formato definitivo para la elaboración del convenio, las dos instituciones se

encargarán del perfeccionamiento del mismo acorde a sus intereses. Sin embargo, el

museo cuenta con formatos revisados para el desarrollo de convenios marco, los cuales

incluyen otros intereses de investigación por parte de las instituciones, y acuerdos

específicos para préstamo de material biológico. Siempre se deberá definir un

investigador responsable del MHNMC y uno de la entidad externa. El convenio o

acuerdo se elaborará en español y en inglés y será firmado por los representantes

legales de las instituciones involucradas.

Permisos de exportación e importación.

Luego de que el convenio esté firmado, el Invemar solicitará formalmente ante el

Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible (MADS) el permiso de exportación/

importación junto al formulario de solicitud respectivo (que se descarga de la página

web del MADS); la gestión de este trámite ante la Dirección y las entidades ambientales

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 14 DE 17


AL MHNMC

estará a cargo del investigador interno interesado o del responsable de la colección

(solo en caso del personal externo). Si se trata de material CITES se tramita con la

Subdirección de Bosques y Ecosistemas del MADS; si por el contrario es NO CITES se

adelanta con la Autoridad Nacional de Licencias Ambientales – ANLA.

Además del oficio de solicitud (con el visto bueno del Coordinador del Programa BEM y

firmado por el Director General) y el convenio, se debe adjuntar una copia del

certificado Registro Único Nacional de Colecciones Biológicas; un documento

detallando la razón de la exportación/importación; descripción del estudio a desarrollar

(si aplica), que se hará con las muestras en el lugar a donde se exportarán y la forma

en que serán transportadas hasta el lugar de destino; certificación del Curador o

responsable de la colección indicando con detalle el material objeto de la

exportación/importación con números de catálogo, detalle de los ejemplares, número de

lotes, certificación de la entidad y/o tutor que avala el estudio o el proceso de interés

que se quiere llevar a cabo. La ANLA o el MADS según corresponda, verifican la

solicitud enviada y usualmente solicitan información adicional o aclaraciones acordes al

caso particular. Los tiempos de estos trámites dependen directamente de la entidad que

otorga el permiso, usualmente tardan entre 3 y 8 meses.

Una vez obtenido el permiso, el encargado deberá gestionar ante el Director del

Invemar, quien es el representante legal del MHNMC, el oficio de autorización para que

una persona reclame directamente el permiso de exportación/importación en las

oficinas del Centro de atención al ciudadano del MADS/ANLA.

Como parte del proceso de exportación/importación, se requiere la revisión por parte de

la autoridad ambiental del puerto de embarque por el cual sale o entra el material a

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 15 DE 17


AL MHNMC

Colombia. Los puertos de embarque más utilizados por el MHNMC son Bogotá y

Barranquilla. En el caso de Bogotá este trámite se debe hacer en la Secretaria Distrital

de Ambiente (SDA) y en el caso de Barranquilla en la Corporación Autónoma Regional

del Atlántico (CRA). Para llevar a cabo este proceso se debe contactar con suficiente

antelación a la entidad para recibir las indicaciones y requisitos, bien sea para concertar

una cita previa para los envíos postales o recibir la visita de un funcionario en el

aeropuerto (cuando será transportado directamente por una persona que viaja). Es

importante tener en cuenta que los procesos en estas entidades no están

estandarizados, existe una gran rotación de su personal y por ello muchas veces no hay

suficiente claridad del proceso entre el personal asignado, lo que puede representar

demoras en el trámite; por lo tanto la recomendación es hacer todo con suficiente

tiempo para evitar dificultades. Usualmente será requerida una copia del permiso de

importación/exportación otorgado y llevar el material sin sellar para su fácil verificación

física.

La persona que va a salir o a entrar con material biológico de Colombia o que vaya a

enviarlo, debe tener en cuenta las leyes del país que va a visitar. Para tal fin, el

interesado deberá ponerse en contacto con el museo, la universidad o la institución que

va a recibir el material.

Copia del permiso otorgado debe ser entregado al Curador general o responsable de la

colección para su almacenamiento en la carpeta correspondiente al proceso.

DEFINICIONES

Actividades autorizadas de recolecta: hacen referencia a la obtención de material

biológico mediante alguna actividad regulada las autoridades ambientales

(proyectos de investigación, monitoreos, evaluaciones de impacto, etc.). Están

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 16 DE 17


AL MHNMC

respaldadas por el respectivo permiso o se amparan en las excepciones

expresas en la normativa nacional vigente (ver MN-MHNMC-001).

Canjes: ingresos y egresos de material biológico y/o evidencias asociadas a

través de un intercambio entre colecciones biológicas o instituciones legalmente

constituidas. El material debe estar acompañado por la información asociada y

una certificación sobre la obtención legal del mismo. En general los canjes

estarán definidos por el interés de los investigadores y las colecciones.

Depósito con fines de docencia en otras entidades: actividad mediante la cual

sale material del MHNMC de forma definitiva, para ser depositado en

instituciones educativas nacionales (colegios, universidades y entidades). Este

material no cuenta con la información mínima requerida o está deteriorado, por lo

cual no reúne las condiciones necesarias para ser catalogado en ninguna de las

colecciones biológicas del museo, pero puede ser de utilidad para los fines de

docencia.

Donaciones: proceso a través del cual el MHNMC recibe material biológico y/o

evidencias asociadas entregadas por una colección biológica o una institución

externa legalmente constituida. Incluye proporcionar la información biológica

respectiva y los permisos a que haya lugar.

Egreso: proceso durante el cual material biológico y/o evidencias asociadas sale

de las colecciones del MHNMC de forma definitiva, específicamente a través de

las modalidades de Canje, Depósito en otras entidades con fines educativos y

Análisis que conllevan destrucción de material con fines de investigación.

Ingreso: proceso regulado mediante el cual material biológico (y sus evidencias)

obtenido a través de actividades autorizadas, donaciones o canjes, es

PR-MHNMC-001

Versión: 05

PAGINA 17 DE 17


AL MHNMC

depositado, catalogado y sistematizado para forma parte permanente de las

colecciones del MHNMC.

OBJETIVO DESCRIPCIÓN - INVEMAR

Documents

Transcript of OBJETIVO DESCRIPCIÓN - INVEMAR