Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos...4 I. OBJETIVOS DEL MANUAL DE NORMAS Y...

UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

Manual de Normas y Procedimientos para Otorgamiento de Ayudas Becarias

a Personal Académico y Estudiantes

Aprobado por: Acuerdo de Rectoría No. 0383-2012 De fecha 09 de abril de 2012

Guatemala, marzo 2012

DIRECTORIO

Lic. Carlos Estuardo Gálvez Barrios Rector

Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo

Secretario General

Ing. Rolando Grajeda Tobar Director General de Administración

Arq. Alenka Irina Barreda Taracena

Directora General de Extensión Universitaria

Dr. Carlos Humberto Aldana Mendoza Director General de Docencia

Lic. Marco Tulio Paredes Morales

Director General Financiero

Dr. Jorge Luis De León Arana Director General de Investigación

Lic. Abel Estuardo García Gaitán

Auditor Interno

Licda. Betzy Elena Lemus de Bojórquez Jefa División de Desarrollo Organizacional

Elaboración Licda. M.A. Ana Alejandrina Marroquín de García

Profesional de Desarrollo Organizacional

Colaboración Lic. Fredy Rolando Gómez Mendoza - Auditoría Interna

Fredy Rodolfo Herrera Mendoza - Departamento de Contabilidad Lic. Víctor Monterroso - Dirección General de Docencia

Lourdes Aida Barrera de Cáceres- Tesorería Facultad de Odontología María Victoria Ayala Maldonado – Ejercicio Profesional Supervisado Multiprofesional

División de Desarrollo Organizacional Edificio de Recursos Educativos, 1er. Nivel Ciudad Universitaria, zona 12,

correo electrónico: [email protected]; Telefax 24187920; PBX 24188000 ext. 82320 y 1623

ÍNDICE

PRESENTACIÓN .................................................................................... 1

AUTORIZACIÓN ..................................................................................... 2

I. OBJETIVOS DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ..................... 4

II. NORMAS APLICACIÓN GENERAL ......................................................... 4

III. DISPOSICIONES LEGALES .................................................................. 6

IV. DESCRIPCIÓN Y FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA

OTORGAMIENTO DE AYUDAS BECARIAS .............................................. 7

A. Procedimiento de Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal Académico ............................................................................................................ 7

1. Definición ................................................................................... 7 2. Objetivo del Procedimiento ............................................................... 7 3. Normas Específicas ....................................................................... 7 4. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para

Personal Académico en Unidades Académicas ....................................... 9 5. Diagrama de Flujo de trámite de unidades académicas ............................. 11 6. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para

Personal Académico en la Dirección General de Docencia –DIGED- ............. 14 7. Diagrama de flujo de Trámite de Dirección General de Docencia .................. 16

B. Procedimientos de Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes ..... 19

1. Definición .................................................................................. 19 2. Objetivo del Procedimiento ............................................................. 19 3. Normas Específicas ...................................................................... 19 4. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para

Estudiantes en Unidades Académicas ................................................. 20 5. Diagrama de Flujo de trámite en unidades académicas ............................. 22 6. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para

Estudiantes en la Dirección General de Extensión Universitaria –DIGEU- ....... 25 7. Diagrama de flujo de Trámite en la Dirección General de Extensión Universitaria

– DIGEU- ................................................................................... 27 V. ANEXOS ........................................................................................ 30

1

PRESENTACIÓN

El Rector de la Universidad de San Carlos de Guatemala, mediante

Acuerdo de Rectoría No. 1789-2009 de fecha 17 de agosto de 2009, autorizó el

procedimiento de “Solicitud y Pago de Ayuda Becaria”, el cual luego de entrar en

vigencia y ser de uso general para las unidades académicas y administrativas, se

observó que era necesario realizar un procedimiento específico para becas

otorgadas a personal académico y otro para becas otorgadas a estudiantes e

incorporar algunas actualizaciones, así como algunos formularios no

contemplados, motivo por el cual, la comisión conformada para el efecto, se

reunió, analizó e incorporó los cambios requeridos y elaboró un Manual de

Normas y Procedimientos para otorgamiento de Ayudas Becarias para Personal

Académico y Estudiantes.

El objetivo principal de esta herramienta administrativa es orientar al

personal académico y a los estudiantes de la Universidad, en la formulación de

solicitudes para el otorgamiento de becas y a la vez, describir la secuencia a

seguir para tramitar las ayudas becarias en las diferentes unidades académicas y

administrativas, respetando aspectos de orden legal que deben cumplirse por

parte de los responsables de la ejecución del procedimiento.

El presente documento contiene objetivos, normas de aplicación general,

disposiciones legales, descripción de los procedimientos, flujogramas y formularios

que contribuyan a facilitar la efectiva ejecución.

2

AUTORIZACIÓN

4

I. OBJETIVOS DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

a) Orientar al personal que intervienen en el trámite de solicitud y pago de

una ayuda becaria, de las unidades académicas y administrativas de la

Universidad de San Carlos de Guatemala.

b) Disponer de una herramienta administrativa que contenga en forma

ordenada, secuencial, detallada y respetando aspectos de orden legal, la

concesión de las ayudas becarias que brinda la Universidad de San Carlos

de Guatemala.

c) Simplificar, viabilizar y normalizar los procesos de concesión de ayudas

becarias.

II. NORMAS APLICACIÓN GENERAL

a) El personal de las diferentes dependencias de la Universidad de San Carlos

de Guatemala que intervienen en los procesos de solicitud y pago de

ayudas becarias, deben dar cumplimiento a lo indicado en el presente

Manual de Normas y Procedimientos.

b) La autoridad competente en unidades académicas o administrativas

(Consejo Superior Universitario, Rector, Junta Directiva, Consejo Directivo

y Consejo Académico), será responsable de la autorización del

otorgamiento de ayudas becarias a través de la emisión de Acuerdo o Acta

la cual debe incluir, la partida presupuestaria correspondiente (según

Manual de Renglones Presupuestarios de la Universidad) y monto a

otorgar. Se exceptúan las becas que se otorgan por convenios, las cuales

se regirán por lo establecido en los mismos.

5

c) Para todo trámite de ayuda becaria, se deben utilizar los formularios

siguientes:

1. Solicitud y Autorización de Ayuda Becaria para Personal Académico

Form. AB-USAC-01. (Ver anexo 1)

2. Solicitud y Autorización de Ayuda Becaria para Estudiantes Form. AB-

USAC-02. (Ver anexo 2)

3. Gestión de Provisión del Gasto para Ayuda Becaria, Form.AB-USAC-03.

(Ver anexo 3)

4. Pago de Ayuda Becaria, Form. AB-USAC-04. (Ver anexo 4)

5. Control de Proceso de Provisión del Gasto, Form. AB-USAC-05. (Ver

anexo 5)

6. Control de Pagos de Ayudas Becarias, Form. AB-USAC-06. (Ver anexo

6)

7. Modificación a Provisión del Gasto de Ayuda Becaria, Form. AB-USAC-

07. (Ver anexo 7)

d) El Tesorero o persona designada en la unidad solicitante, será responsable

de certificar la existencia de disponibilidad presupuestaria para el

otorgamiento de ayudas becarias.

e) El Tesorero o quien hace sus veces en la unidad solicitante y la persona

encargada del programa de becas, serán responsables de gestionar la

provisión del gasto para las ayudas becarias ante las instancias

correspondientes y de tramitar los pagos parciales de acuerdo a lo descrito

en los procedimientos anexos.

f) El beneficiario de una ayuda becaria debe entregar a donde corresponda,

los informes de avance respectivos, de acuerdo a los plazos establecidos y

cumplir con las obligaciones estipuladas en el contrato, caso contrario se

procederá conforme lo regulado en el mismo.

6

g) Auditoría Interna debe evaluar permanentemente el ambiente y estructura

del control interno derivado de la implementación del Procedimiento de

Ayuda Becaria, a fin de brindar asesoría y aseguramiento para lograr los

objetivos del mismo y debe emitir los Avisos e Informes correspondientes,

de conformidad al Artículo 131 del Estatuto de la Universidad de San Carlos

de Guatemala.

h) En el caso que la ayuda becaria se suspenda o quede sin efecto,

habiéndose provisionado el gasto, debe regularizarse mediante el

formulario Modificación a Provisión del Gasto de Ayuda Becaria (Form. AB-

USAC-07)

III. DISPOSICIONES LEGALES

a) Estatuto de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

b) “Normas y Procedimientos para la Concesión de Licencias, Otorgamiento

de Ayudas Becarias y Pago de Prestaciones Especiales al Personal de la

Universidad de San Carlos de Guatemala” contenida en la Compilación de

Leyes y Reglamentos de la Universidad de San Carlos de Guatemala, de

fecha 3 de abril de 2006.

c) Manual de Renglones Presupuestarios de la Universidad de San Carlos de

Guatemala.

d) Acta 12-2000 del Consejo Superior Universitario, Punto Segundo,

Desconcentración de Funciones del Consejo Superior Universitario, numeral

4, Ayudas Becarias y Prorrogas de las mismas.

7

IV. DESCRIPCIÓN Y FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA

OTORGAMIENTO DE AYUDAS BECARIAS

A. Procedimiento de Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal

Académico

1. Definición

Las ayudas becarias son egresos a favor de personal académico de la

Universidad de San Carlos de Guatemala para realizar estudios en el interior o

exterior del país, en universidades y otros centros dedicados a la capacitación,

para post-grados, cursos de especialización técnica o científica, que se hacen de

acuerdo a reglamentos o convenios específicos.

2. Objetivo del Procedimiento

Orientar al personal académico sobre los pasos a seguir para solicitar una

ayuda becaria en la Universidad de San Carlos de Guatemala.

3. Normas Específicas

a) Toda solicitud debe ser presentada por los interesados en el formulario de

Solicitud de Ayuda Becaria para Personal Académico - Form.AB-USAC-01-

(Ver anexo 1) y acompañado del original y copia de cada documento de

soporte que justifican la misma, con el visto bueno de la autoridad competente

respectiva:

1. Fotocopia de Formulario de solicitud de licencia de la Unidad Académica a

la que pertenece.

2. Transcripción del punto resolutivo del Órgano de Dirección de la Unidad

Académica a la que pertenece, en donde especifique el tipo de licencia y

monto de ayuda becaria que le proporcionará. Se debe establecer que

los estudios que va realizar el personal académico, responden a lo

señalado en el apartado II: Ayudas Becarias: literales a, c, e y f de las

Normas y Procedimientos para la Concesión de Licencias, Otorgamiento de

ayudas becarias y Pago de prestaciones especiales al personal de la


3. Nota extendida por la institución de estudios superiores mediante la cual se

acepta al interesado para estudios de postgrado.

4. El programa de estudios.

5. Original de certificación de sueldos extendida por la tesorería de la Unidad

Ejecutora y voucher de último pago.

8

6. Fotocopia de Cédulas o DPI de mandante (becario) y mandatario

(apoderado). (Cuando los estudios sean en el exterior del país por más de

2 meses).

7. Timbres (un notarial Q10.00 y un fiscal de Q5.00) para auténtica de

contrato.

8. Fotocopia del Mandato, cuando los estudios sean en el exterior del país por

más de 2 meses (esto debe presentarse hasta que fue autorizada la ayuda

becaria).

b) Al finalizar cada ciclo lectivo, el beneficiario de una ayuda becaria debe

presentar la documentación probatoria del aprovechamiento de la beca,

extendida por la institución en que se realizan los estudios.

9

4. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para Personal Académico en Unidades Académicas

Nombre de la Unidad: Unidades Académicas

Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal Académico

Hoja No. 1 de 2 No. de Formas: 6

Inicia: Interesado

Termina: Personal designado del Departamento de Contabilidad

Unidad Puesto

Responsable Paso No.

Actividad

Interesada Interesado 1

Llena Solicitud de Ayuda Becaria para Personal Académico (Form.AB-USAC-01), adjunta los documentos correspondientes y la presenta en la unidad académica correspondiente.

Unidades Académicas

Secretaría 2 Recibe, revisa que incluya todos los documentos, da ingreso y traslada.

Jefe Inmediato (Decano o Director)

3 Recibe, da visto bueno, solicita verificación de disponibilidad presupuestal y traslada.

Tesorero 4

Recibe, verifica disponibilidad presupuestal, emite formulario Control del Proceso de Provisión del Gasto (Form. AB-USAC-05) y traslada.

Miembros de Junta Directiva o Consejo Directivo

5

Reciben expediente, conocen solicitud, revisan que llene requisitos, emiten punto resolutivo, de lo que puede resultar: Solicitud Aprobada: Traslada a

tesorería para continuar el trámite Solicitud Denegada: Notifica a

interesado.

Tesorero 6 Recibe expediente con el punto resolutivo y remite a la Dirección de Asuntos Jurídicos para elaboración del Contrato respectivo.

Dirección de Asuntos Jurídicos

Asesor

Designado 7

Recibe expediente, elabora contrato, obtiene firmas de interesado o representante legal, legaliza, obtiene firma del Rector y traslada.


Tesorero 8

Recibe contrato, llena Gestión de Provisión del Gasto para Ayuda Becaria (Form. AB-USAC-03), certifica disponibilidad y traslada.

10

Nombre de la Unidad: Unidades Académicas Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal Académico

Hoja No. 2 de 2

Unidad Puesto


Actividad

Departamento de Presupuesto

Personal

Designado 9

Recibe expediente, revisa, y certifica disponibilidad presupuestaria y traslada.

Auditoría Interna Personal

Designado 10

PUNTO DE CONTROL Recibe expediente, revisa conforme procedimiento interno, emite nota de auditoría si es necesario y traslada.

Departamento de Contabilidad

Personal

Designado 11

Recibe expediente, revisa y procede a registrar contablemente la provisión de fondos. Traslada.


Tesorero 12

Recibe expediente con provisión de fondos y procede a tramitar pago parcial, completa Form. AB-USAC-04 y Form. AB-USAC-06, adjunta copia de Form. AB-USAC-03 y el informe si amerita de acuerdo a lo que establece la norma literal f) y traslada.


Designado 13

PUNTO DE CONTROL Recibe expediente con formulario original Form.AB-USAC-04 y Form.AB-USAC-06, revisa conforme procedimiento interno, emite nota de auditoría si es necesario y traslada.

Contabilidad Personal

Designado 14

Recibe expediente, revisa, registra contablemente y elabora oficio para emisión de cheque y traslada.

Departamento de Caja

Personal

Designado 15

Recibe documentación, registra ingreso, verifica disponibilidad financiera, emite cheque según procedimiento interno y traslada


Tesorero 16

Recibe expediente de pago, cheque y efectúa pago a interesado, quien firma el voucher y otros documentos que fueran necesarios para el pago. Traslada a Auditoria con Form. AB-USAC-04 y Form AB-USAC-06.


Designado 17

PUNTO DE CONTROL Recibe expediente de pago con original Form. AB-USAC-04, Form. AB-USAC-06 y voucher del cheque, revisa conforme procedimiento interno y traslada.


Personal

Designado 18

Recibe expediente de pago con copia de Form. AB-USAC-04, copia de voucher del cheque y archiva.

11

5. Diagrama de Flujo de trámite de unidades académicas

Universidad de San Carlos de Guatemala


Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria en Unidades Académicas Página 1 de 3

Secretaría

(UNIDAD ACADÉMICA)

Miembros de Junta o

Consejo Directivo

(UNIDAD ACADÉMICA)

Tesorero

(UNIDAD ACADÉMICA)

Jefe Inmediato

(Decano o Director de

Unidad Adacémica)

Interesado

(UNIDAD

INTERESADA)

SíNo

Recibe, da visto

bueno, solicita

verificación de

disponibilidad y

traslada

Recibe, verifica

disponibilidad

presupuestal

correspondiente y

Emite Form AB-

USAC-05 y traslada

INICIO

Notifica a

interesado

denegatoria

Traslada

expediente

Reciben expediente,

conoce solicitud,

revisa que llene

requisitos, emite

punto resolutivo

A

¿Solicitud

aprobada?

Llena solicitud de

ayuda becaria, adjunta

los documentos

correspondientes y la

presenta en la Unidad

Académica

correspondiente

Recibe, revisa que

incluya todos los

documentos, da

ingreso y traslada

12



Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal Académico Página 2 de 3

Personal Designado

(DEPARTAMENTO DE CONTABILILDAD)

Asesor Designado

(DIRECCIÓN DE

ASUNTOS JURÍDICOS)

Tesorero

(UNIDAD ACADÉMICA)

Personal

Designado(DEPARTAMENTO DE

PRESUPUESTO)

Personal

Designado

(AUDITORÍA INTERNA)

A

Recibe expediente,

revisa conforme

procedimiento

interno, emite nota

de auditoria si es

necesario y traslada

Recibe expediente

con el punto

resolutivo y

traslada Recibe expediente,

elabora contrato,

obtiene firmas de

interesado o

representante legal,

legaliza, obtiene

firma del Rector y

traslada

Recibe contrato,

llena (Form. AB-

USAC-03), certifica

disponibilidad y

traslada

Recibe expediente,

revisa, certifica

disponibilidad

presupuestaria y

traslada

Recibe expediente

con provisión de

fondos y procede a

tramitar pago

parcial, completa

Form. AB-USAC-04

y Form. AB-USAC-

06, adjunta copia

de Form. AB-

USAC-03, y el

informe si amerita

Recibe expediente,

registra

contablemente,

elabora oficio para

emisión de cheque y

traslada al Depto. de

Caja

Recibe expediente,

revisa, registra

contablemente la

provisión de fondos y

traslada a tesorería

de unidad académica

PC-

AUD

B

Recibe expediente

con formulario

original Form.AB-

USAC-04 y

Form.AB-USAC-06,

revisa conforme

procedimiento

interno, emite nota

de auditoría si es

necesario y traslada.

PC-

AUD

13



Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Personal Académico Página 3 de 3

Tesorero

(UNIDAD ACADÉMICA)

Personal Designado


Personal Designado

(DEPARTAMENTO DE CAJA)

Personal Designado (DEPARTAMENTO DE

CONTABILILDAD)

FINAL

Recibe expediente,

registra ingreso,

verifica disponibilidad

financiera, emite

cheque conforme

procedimiento

interno y traslada

Recibe expediente

de pago y cheque,

efectúa pago a

interesado, quién

firma el voucher y

otros documentos

si fuera necesario y

traslada a Auditoria

con Form.AB-

USAC-04 Y Form.

AB-USAC-06

Recibe expediente

de pago con

original Form. AB-

USAC-04, Form.

AB-USAC-06 y

voucher del

cheque, revisa

conforme

procedimiento

interno y traslada.

Recibe expediente

con copia de,

Form.AB-USAC-04,

voucher de cheque

y archiva

B

PC-

AUD

14

6. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para Personal Académico en la Dirección General de Docencia –DIGED-

Nombre de la Unidad: Dirección General de Docencia -DIGED-

Título del Procedimiento: Solicitud y pago de ayuda becaria del Programa de Becas para el Personal Académico -PROBEPA-


Inicia: Interesado Termina: Personal designado del Departamento de Contabilidad

Unidad Puesto


Actividad


Llena Solicitud de Ayuda Becaria para Personal Académico Form.AB-USAC-01, adjunta los documentos correspondientes y la presenta en la Dirección General de Docencia.

Dirección General de Docencia


Director 3 Recibe, da visto bueno, solicita verificación de disponibilidad presupuestal y traslada.

Tesorero 4 Recibe expediente, certifica disponibilidad y traslada.

Encargado PROBEPA

5 Recibe expediente, conoce solicitud, revisa requisitos, prepara expediente, incluye cuadro estadístico y traslada

Secretaria del Consejo

6 Recibe expediente y traslada a miembros del Consejo Académico

Miembros de Consejo

Académico 7

Reciben expediente, conocen solicitud, revisan que llene requisitos, emiten punto resolutivo, de lo que puede resultar: Solicitud Aprobada: Traslada

expediente para elaboración de contrato.

Solicitud Denegada: Notifica a interesado.

Encargado de PROBEPA

8

Recibe expediente con el punto resolutivo, elabora contrato, obtiene firma de interesado o Representante Legal y remite a la Dirección de Asuntos Jurídicos para legalizar.


Asesor

Designado 9

Recibe punto de acta, revisa contrato, legaliza, obtiene firma de Rector y traslada.

15

Nombre de la Unidad: Dirección General de Docencia -DIGED- Título del Procedimiento: Solicitud y pago de ayuda becaria del Programa de Becas para el Personal Académico -PROBEPA-

Hoja No. 2 de 3

Unidad Puesto


Actividad


Encargado

PROBEPA 10

Recibe contrato, completa Gestión de Ayuda Becaria Form. AB-USAC-03 y Form. AB-USAC-05 y traslada.


Personal Designado 11 Recibe expediente, revisa, y certifica disponibilidad presupuestaria y traslada

Auditoría Interna Personal Designado 12



Personal Designado 13 Recibe expediente, revisa y procede a registrar contablemente la provisión de fondos. Traslada.


Encargado

PROBEPA 14

Recibe provisión de fondos y procede a tramitar pago parcial, completa Form. AB-USAC-04 y Form. AB-USAC-06, adjunta copia de Form. AB-USAC-03 y el informe si amerita de acuerdo a lo que establece la norma literal f) y traslada.


PUNTO DE CONTROL Recibe formulario original Form.AB-USAC-04 y Form.AB-USAC-06, revisa conforme procedimiento interno, emite nota de auditoría si es necesario y traslada.


Personal Designado 16 Recibe documentación, revisa, registra contablemente y elabora oficio para emisión de cheque y traslada.


Personal Designado 17 Recibe documentación, registra ingreso, verifica disponibilidad financiera, emite cheque según procedimiento interno y traslada


Encargado

PROBEPA 18

Recibe expediente de pago, cheque y efectúa pago a interesado quien firma voucher y otros documentos necesarios para el pago. Traslada

Tesorería 19 Recibe expediente de pago y traslada a Auditoria con formularios Form. AB-USAC-04 y Form.AB-USAC-06 y copia del voucher.


PUNTO DE CONTROL Recibe expediente de pago con original Form. AB-USAC-04, Form. AB-USAC-06 y voucher, revisa conforme procedimiento interno y traslada.


Personal Designado 21 Recibe expediente de pago con copia de Form. AB-USAC-04, copia de voucher del cheque y archiva.

16

7. Diagrama de flujo de Trámite de Dirección General de Docencia



Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria del Programa de Becas para personal Académico -PROBEPA- Página 1 de 3

Secretaria

Consejo

Directivo

(DIGED)

Secretaría

(DIGED)

Miembros de Consejo Directivo

(DIGED)

Encargado de

PROBEPA

(DIGED)

Tesorero

(DIGED)

Director

(DIGED)

Interesado

(UNIDAD INTERESADA)

SíNo

Recibe, da visto

bueno, solicita

verificación de

disponibilidad y

traslada Recibe, verifica

disponibilidad

presupuestal

correspondiente y

traslada

INICIO

Notifica a

interesado

denegatoria

Traslada

expediente

Recibe expediente,

conoce solicitud,

revisa requisitos,

prepara expediente,

incluye cuadro

estadístico y traslada

Reciben expediente,

conoce solicitud,

revisa que llene

requisitos, emite

punto resolutivo

A

¿Solicitud

aprobada?

Llena solicitud de

ayuda becaria,

adjunta los

documentos


presenta en la

Dirección General de

DocenciaRecibe, revisa que

incluya todos los

documentos, da

ingreso y traslada

Recibe

expedientes y lo

traslada a

Miembros el

Consejo Directivo

17



Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria del Programa de Becas para personal Académico Página 2 de 3

-PROBEPA-

Personal Designado


Asesor Designado

(DIRECCIÓN DE

ASUNTOS JURÍDICOS)

Encargado de

PROBEPA

(DIGED)

Personal


PRESUPUESTO)

Personal

Designado


A

Recibe expediente,

revisa conforme

procedimiento

interno, emite nota

de auditoria si es


Recibe expediente

con el punto

resolutivo, Elabora

contrato, obtiene

firmas de interesado

o representante legal

y traslada Recibe punto de

acta, revisa

contrato, Legaliza,

obtiene firma del

Rector y traslada

Recibe contrato,

completa Gestión

de Ayuda Becaria

Form. AB-USAC-03

y Form. AB-USAC-

05 y traslada.Recibe expediente,

revisa, certifica

disponibilidad

presupuestaria y

traslada

PC-

AUD

B

Recibe expediente,

revisa, registra

contablemente la


traslada a Encargado

de PROBEPA

Recibe provisión de

fondos y procede a

tramitar pago

parcial, completa

Form. AB-USAC-04

y Form. AB-USAC-

06, adjunta copia

de Form. AB-

USAC-03 y el

informe si amerita

de acuerdo a lo que

establece la norma

literal f) y traslada.

Recibe

documentación,

registra

contablemente,

elabora oficio para



Caja

Recibe formulario

original Form.AB-

USAC-04 y

Form.AB-USAC-06,

revisa conforme

procedimiento

interno, emite nota

de auditoría si es

necesario y

traslada.

PC-

AUD

18


Nombre de la Unidad: Dirección General de Docencia Página 3 de 3

Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria del Programa de Becas para personal Académico

-PROBEPA-

Tesorería

(DIGED)

Encargado de

PROBEPA

(DIGED)

Personal Designado


Personal Designado(DEPARTAMENTO

DE CAJA)


CONTABILILDAD)

FINAL

Recibe

documentación,

registra ingreso,


financiera, emite

cheque conforme

procedimiento

interno y traslada

Recibe expediente

de pago, cheque y

efectúa pago a

interesado quien

firma voucher y otros

documentos

necesarios para el

pago.

Recibe expediente

de pago con

original Form. AB-

USAC-04, Form.

AB-USAC-06 y

voucher, revisa

conforme

procedimiento

interno y traslada.

Recibe expediente

con copia de

Form.AB-USAC-04,

de voucher del

cheque y archiva

B

PC-

AUD

Recibe expediente

de pago y traslada

a Auditoria con

formularios Form.

AB-USAC-04 y

Form.AB-USAC-06

y copia del voucher.

19

B. Procedimientos de Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes

1. Definición

Las ayudas becarias para los estudiantes son las que se otorgan por parte

de la Universidad de San Carlos de Guatemala para que los mismos puedan

realizar su Ejercicio Profesional Supervisado –EPS- o Práctica Profesional

Supervisada –PPS-.

2. Objetivo del Procedimiento

Orientar a los estudiantes que solicitan una beca para realizar su EPS o

PPS y al personal que interviene en el proceso de solicitud y pago de ayudas

becarias otorgadas por las unidades académicas y administrativas de la


3. Normas Específicas

a) Toda solicitud debe ser presentada por los interesados en el formulario

de Solicitud de Ayuda Becaria para Estudiante (Form.AB-USAC-02) y

acompañado del original y copia de cada documento de soporte que

justifican la misma, con el visto bueno de la autoridad competente de la

unidad académica o administrativa respectiva:

1. Fotocopia de cédula de vecindad o DPI del estudiante.

2. Fotocopia de Cierre de pensum.

3. Fotocopia del carné vigente del estudiante.

4. Carta de asignación por la Unidad Académica a la que pertenece

(para solicitudes presentadas en el EPSUM)

5. Timbres (un notarial Q10.00 y un fiscal de Q5.00) para auténtica de

contrato.

20

4. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para Estudiantes en Unidades Académicas


Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes

Hoja No. 1 de 2

No. de Formas: 6

Inicia: Interesado Termina: Personal Designado del Departamento de Contabilidad

Unidad Puesto


Actividad


Llena Solicitud de Ayuda Becaria para Estudiantes (Form.AB-USAC-02), adjunta los documentos correspondientes y la presenta en la unidad académica correspondiente.



Jefe Inmediato (Decano o Director)

3 Recibe, da visto bueno, solicita verificación de disponibilidad presupuestal y traslada.

Tesorero 4

Recibe, verifica disponibilidad presupuestal, emite formulario Control del proceso de Provisión del Gasto (Form. AB-USAC-05) y traslada.

Miembros de Junta Directiva o Consejo Directivo

5

Reciben expediente, conocen solicitud, revisan que llene requisitos, emiten punto resolutivo, de lo que puede resultar: Solicitud Aprobada: Traslada a

tesorería para continuar el trámite Solicitud Denegada: Notifica a

interesado.

Tesorero 6 Recibe expediente con el punto resolutivo y remite a la Dirección de Asuntos Jurídicos para elaboración del Contrato respectivo.


Asesor

Designado 7

Recibe expediente, elabora contrato, obtiene firma de interesado, legaliza, obtiene firma del Rector y traslada.


Tesorero 8

Recibe contrato, llena Gestión de Provisión del Gasto para Ayuda Becaria (Form. AB-USAC-03), certifica disponibilidad y traslada.

21

Nombre de la Unidad: Unidades Académicas Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes

Hoja No. 2 de 2

Unidad Puesto


Actividad


Personal

Designado 9

Recibe expediente, revisa, y certifica disponibilidad presupuestaria y traslada.


Designado 10



Personal

Designado 11



Tesorero o quien

hace sus veces 12



Designado 13


Contabilidad Personal

Designado 14



Personal

Designado 15



Tesorero o quien

hace sus veces 16

Recibe expediente de pago, cheque y efectúa pago a interesado, quien firma voucher y otros documentos si fuera necesario. Traslada a Auditoria con Form. AB-USAC-04 y Form. AB-USAC-06.


Designado 17



Personal

Designado 18


22

5. Diagrama de Flujo de trámite en unidades académicas



Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes Página 1 de 3

Secretaría

(UNIDAD ACADÉMICA)

Miembros de Junta o

Consejo Directivo

(UNIDAD ACADÉMICA)

Tesorero

(UNIDAD ACADÉMICA)

Jefe Inmediato

(Decano o Director de

Unidad Adacémica)

Interesado

(UNIDAD

INTERESADA)

SíNo

Recibe, da visto

bueno, solicita

verificación de

disponibilidad y

traslada Recibe, verifica

disponibilidad

presupuestal

correspondiente y

Emite Form AB-

USAC-05 y traslada

INICIO

Notifica a

interesado

denegatoria

Traslada

expediente

Reciben expediente,

conoce solicitud,

revisa que llene

requisitos, emite

punto resolutivo

A

¿Solicitud

aprobada?

Llena solicitud de

ayuda becaria FORM.

AB-USAC-02, adjunta

los documentos


presenta en la Unidad

Académica

correspondiente

Recibe, revisa que

incluya todos los

documentos, da

ingreso y traslada

23




Personal Designado


Asesor Designado

(DIRECCIÓN DE

ASUNTOS JURÍDICOS)

Tesorero

(UNIDAD ACADÉMICA)

Personal


PRESUPUESTO)

Personal

Designado


A

Recibe expediente,

revisa conforme

procedimiento

interno, emite nota

de auditoria si es


Recibe expediente

con el punto

resolutivo y

traslada Recibe expediente,

elabora contrato,

obtiene firmas de

interesado o

representante legal,

legaliza, obtiene

firma del Rector y

traslada

Recibe contrato,

llena (Form. AB-

USAC-03), certifica

disponibilidad y

traslada

Recibe expediente,

revisa, certifica

disponibilidad

presupuestaria y

traslada

Recibe expediente

con provisión de

fondos y procede a

tramitar pago

parcial, completa

Form. AB-USAC-04

y Form. AB-USAC-

06, adjunta copia

de Form. AB-

USAC-03, y el

informe si amerita

Recibe expediente,

registra

contablemente,

elabora oficio para



Caja

Recibe expediente,

revisa, registra

contablemente la


traslada a tesorería

de unidad académica

PC-

AUD

B

Recibe expediente

con formulario

original Form.AB-

USAC-04 y

Form.AB-USAC-06,

revisa conforme

procedimiento

interno, emite nota

de auditoría si es

necesario y traslada.

PC-

AUD

24




Tesorero

(UNIDAD ACADÉMICA)

Personal Designado


Personal Designado



CONTABILILDAD)

FINAL

Recibe

documentación,

registra ingreso,


financiera, emite

cheque conforme

procedimiento

interno y traslada

Recibe expediente

de pago, cheque y

efectúa pago a

interesado, quien

firma el voucher y

otros documentos

que fueran

necesarios para el

pago. Traslada a

Auditoria con Form.

AB-USAC-04 y

Form AB-USAC-06.Recibe expediente

de pago con

original Form. AB-

USAC-04, Form.

AB-USAC-06 y

voucher del

cheque, revisa

conforme

procedimiento

interno y traslada.

Recibe expediente

con copia de,

Form.AB-USAC-04,

voucher de cheque

y archiva

B

PC-

AUD

25

6. Descripción del Procedimiento para Solicitud y Pago de Ayudas Becarias para Estudiantes en la Dirección General de Extensión Universitaria –DIGEU-

Nombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria –DIGEU-



Inicia: Interesado Termina: Personal designado del Departamento de Contabilidad

Unidad Puesto


Actividad


Llena Solicitud de Ayuda Becaria para Estudiantes Form.AB-USAC-02, adjunta los documentos correspondientes y la presenta en las oficinas del Ejercicio Profesional Supervisado Multiprofesional –EPSUM-.

Ejercicio Profesional Supervisado

Multiprofesional -EPSUM-

Auxiliar de Tesorero

2

Recibe, revisa que incluya todos los documentos, da ingreso y elabora anteproyecto para ayudas becarias. Verifica disponibilidad presupuestal y traslada.

Coordinador 3 Recibe, da visto bueno y traslada.

Auxiliar de

Tesorero 4

Recibe, traslada anteproyecto ante autoridad competente para autorización.

Autoridad Competente

(Miembros de Consejo Superior Universitario o Director General de

Extensión Universitaria)

5

Reciben expediente, conocen solicitud, revisan que llene requisitos, emiten punto resolutivo o acuerdo, de lo que puede resultar: Solicitud Aprobada: Traslada

expediente para elaboración de contrato.

Solicitud Denegada: Notifica a interesado.



Secretaria 6 Recibe expediente con el punto resolutivo o acuerdo y elabora contrato de ayudas becarias y traslada


Asesor

Designado 7

Recibe punto de acta, revisa contrato, legaliza, obtiene firma de Rector y traslada.

26

Nombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria – DIGEU- Título del Procedimiento: Solicitud y Pago de Ayuda Becaria para Estudiantes

Hoja No. 2 de 2

Unidad Puesto


Actividad



Auxiliar de

Tesorero 8

Recibe contrato, completa Gestión de Ayuda Becaria Form. AB-USAC-03 y Form. AB-USAC-05 y traslada.


Personal

Designado 9

Recibe expediente, revisa, y certifica disponibilidad presupuestaria y traslada


Designado 10



Personal

Designado 11




Auxiliar de

Tesorero 12



Designado 13



Personal

Designado 14



Personal

Designado 15




Auxiliar de

Tesorero 16

Recibe expediente de pago, cheque y efectúa pago a interesado, quien firma el voucher. Traslada con Form. AB-USAC-04 y Form. AB-USAC-06.


Designado 17



Personal

Designado 18


27

7. Diagrama de flujo de Trámite en la Dirección General de Extensión Universitaria – DIGEU-


Nombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria -DIGEU- Página 1 de 3


Secretaria

(EPSUM- DIGEU)

Auxiliar de

Tesorero(EPSUM- DIGEU)

Autoridad Competente

(Miembros del CSU/ Director DIGEU)

Coordinador(EPSUM- DIGEU)

Interesado(UNIDAD INTERESADA)

SíNo

Recibe, da visto

bueno, solicita

verificación de

disponibilidad y

traslada

INICIO

Notifica a

interesado

denegatoria

Traslada

expediente

Reciben expediente,

conoce solicitud,

revisa que llene

requisitos, emite

punto resolutivo

A

¿Solicitud

aprobada?

Llena solicitud de

ayuda becaria Form.

AB-USAC-02,

adjunta los

documentos


presenta en EPSUM.

Recibe, revisa que

incluya todos los

documentos, da

ingreso y elabora

anteproyecto de

ayuda becaria,


presupuestaria.

Recibe, traslada

anteproyecto ante

autoridad

competente para

autorización

Recibe expediente

con el punto

resolutivo, elabora

contrato, obtiene

firmas de interesado

o representante legal

y traslada

28


Nombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria – DIGEU-

Página 2 de 3


Auxiliar de

Tesorería

(EPSUM- DIGEU)


CONTABILILDAD)

Asesor Designado

(DIRECCIÓN DE

ASUNTOS JURÍDICOS)

Personal Designado(DEPARTAMENTO DE

PRESUPUESTO)

Personal

Designado


A

Recibe expediente,

revisa conforme

procedimiento

interno, emite nota

de auditoria si es


Recibe punto de

acta, revisa

contrato, legaliza,

obtiene firma del

Rector y traslada

Recibe contrato,

completa Form. AB-

USAC-03 y Form.

AB-USAC-05 y

traslada.

Recibe expediente,

revisa, certifica

disponibilidad

presupuestaria y

traslada

PC-

AUD

B

Recibe expediente,

revisa, registra

contablemente la


traslada

Recibe expediente

con provisión de

fondos y procede a

tramitar pago

parcial, completa

Form. AB-USAC-04

y Form. AB-USAC-

06, adjunta copia

de Form. AB-

USAC-03 y el

informe si amerita

y traslada.

Recibe expediente,

registra

contablemente,

elabora oficio para

emisión de cheque

y traslada al Depto.

de Caja

Recibe expediente

con formulario

original Form.AB-

USAC-04 y

Form.AB-USAC-06,

revisa conforme

procedimiento

interno, emite nota

de auditoría si es

necesario y

traslada.

PC-

AUD

29


Nombre de la Unidad: Dirección General de Extensión Universitaria -DIGEU- Página 3 de 3


Auxiliar de Tesorería

(EPSUM- DIGEU)

Personal Designado


Personal Designado



CONTABILILDAD)

FINAL

Recibe

documentación,

registra ingreso,


financiera, emite

cheque conforme

procedimiento

interno y traslada

Recibe expediente

de pago y cheque,

efectúa pago a

interesado, quién

firma el voucher y

traslada con Form.

AB-USAC-04 y

Form. AB-USAC-06

Recibe expediente

de pago con

original de Form.

AB-USAC-04,

Form. AB-USC-06 y

voucher del

cheque, revisa

conforme

procedimiento

interno y traslada.

Recibe expediente

con copia de

Form.AB-USAC-04,

de voucher del

cheque y archiva

B

PC-

AUD

30

V. ANEXOS

31

Anexo 1:

Fecha: D/ M/ A/

A:

Cargo:

Unidad Administrativa o Académica:

Reg. de Personal No. Cargo que ocupa: Titularidad:

Teléfono No.

Celular No.

Maestría

Doctorado OTRO

Post doctorado

Monto solicitado en letras: Q.

Nombre Completo del Apoderado o Representante Legal:

Disponibilidad Presupuestal

Partida Presupuestal: Q

Vo.Bo. (f)

(f)

Nombre Completo:

Nombre Completo: Cargo que ocupa:

Reg. de Personal No. Reg. de Personal No.

Fotocopia de Formulario de Solicitud de Licencia de la unidad académica a la que pertenece

El programa de estudios

Original de Certificación de sueldos extendida por la tesorería de la Unidad Ejecutora y/o voucher de último pago

Fotocopia de cédulas de vecindad o DPI de mandante y mandatario (Cuando los estudios sean en exterior del país por más de 2 meses)

DATOS DE LA AYUDA BECARIA

Fotocopia del mandato, cuando los estudios sean en exterior del país por más de 2 meses. (esto debe presentarse hasta que fue

autorizada la ayuda becaria).

Celular No.

Cédula de Vecindad o DPI

Primer apellido Nombre

Dirección de residencia:


Correo electrónico

Fecha de Inicio y finalización de los estudios:% de Sueldo:

Nombre de la maestría, doctorado, otro:

de Guatemala

Nombre de la Universidad: País

Por el periodo comprendido del: Al:

NIT

Universidad de San Carlos

Segundo apellido

Form. AB-USAC-01

SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE AYUDA BECARIA PARA PERSONAL ACADÉMICO

DATOS PERSONALES DEL SOLICITANTE

Nota: No se dará trámite a su solicitud, en caso no adjunte los documentos requeridos.

Timbres: (un notarial Q10.00 y un fiscal de Q5.00) para auténtica de contrato

(Tesorero)

Nota extendida por Institución de Estudios Superiores mediante la cual se acepta al interesado para realizar estudios de postgrado

REQUISITO INDISPENSABLES QUE DEBE DE ADJUNTAR A LA SOLICITUD

(Autoridad Competente: (Decano o Director de la Unidad

Académica a la que pertenece)

AUTORIZACIÓN DE AYUDA BECARIA (Para uso de la Unidad que otorga la Ayuda Becaria)

Transcripción del punto resolutivo del Órgano de Dirección en donde especifique el tipo de licencia y monto de ayuda becaria que le

proporcionará. Se debe establecer que los estudios que realizara el personal académico respondan a lo señalado en el apartado II:

Ayudas Becarias: Literales a, c, e y f de las Normas y procedimientos para la concesión de Licencias, Otorgamiento de ayudas becarias y

Pago de prestaciones especiales al peronal de la Universidad de San Carlos de Guatemala.

Correo electrónico

Justificación:

Firma del Solicitante o Representante Legal

Unidad Administrativa o Académica: Cédula de Vecindad o DPI No.

Teléfono No.

32

Anexo 2

Fecha: D/ M/ A/

A:

Cargo:


EPS PPS

OTRO

Especifique:

Monto solicitado en letras: Q.

Partida Presupuestal: Q

Vo.Bo. (f)

(f)

Nombre Completo:



Fotocopia de cédula de vecindad o DPI del estudiante

Fotocopia del carné vigente del estudiante.

Fotocopia del Cierre de Pensum

Carta de asignación por la Unidad Académica a la que pertenece (para solicitudes presentadas en EPSUM)

Timbres: (un notarial Q10.00 y un f iscal de Q5.00) para auténtica de contrato

Nota: No se dará trámite a su solicitud, en caso no adjunte los documentos requeridos.

Correo electrónico

Carné No. Cédula de Vecindad o DPI No.


Fecha de inicio del EPS: Fecha de finalización del EPS:

(Autoridad Competente)

(Tesorero)

REQUISITO INDISPENSABLES QUE DEBE DE ADJUNTAR A LA SOLICITUD


Teléfono No.

Municipio Asignado:

(f)

AUTORIZACIÓN DE AYUDA BECARIA (Para uso de la Unidad que otorga la ayuda becaria)

Solicitante

Justificación:


Nombre EPS, PPS, otro:

Departamento


Celular No.

Disponibilidad Presupuestal


Segundo apellido


Form. AB-USAC-02

de Guatemala

SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE AYUDA BECARIA PARA ESTUDIANTE

33

Anexo 3

Código Unidad Correlativo Año

No.

Fecha: D/ M/ A/


Cédula de Vecindad No. o DPI

Cargo que ocupa:

Teléfono No.

Celular No.

Autorizada por: (Junta Directiva, Consejo Directivo, Consejo Académico, Rector, otros)

Inciso

Cantidad Total Q.

En letras

Forma de pago: (mensual, bimensual, semestral, anual)

Cantidad Q del al

(f) (f)

Nombre: Nombre:

Reg. Personal Reg. Personal

Certificación de disponibilidad

Valor Q Fecha D/M/A/

(f) (sello) (f) (sello)

1/4 y 2/4 Depto. Contabilidad 3/4 Unidad Ejecutora 4/4 Depto. Presupuesto

Fecha D/M/A/Codigo contable

Partida Presupuestal

Tesorero (certificación disponibilidad) Autoridad Competente

FIRMA Y SELLO DE RESPONSABLES DEL TRÁMITE

USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO DE PRESUPUESTO

TotalDescripción de la Ayuda BecariaCantidad de meses

Acuerdo No. Fecha D/M/A/

Contrato No. Período

Con cargo a Partida Presupuestal No. Según Punto No. Acta No.




Segundo apellido

NIT

Carné estudiantil No. Reg. de Personal No.


Form. AB-USAC-03

de Guatemala

GESTION DE PROVISIÓN DEL GASTO PARA AYUDA BECARIA


Profesional de Presupuesto

Total

USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Profesional de Contabilidad

TRÁMITES DE FONDO PARA SU PAGO

Valores en Q

Unitario

34

Anexo 4

Código Unidad Correlativo Año

No.

Fecha: D/ M/ A/


Cédula de Vecindad No. o DPI

Cargo que ocupa:

Dirección de residencia: Teléfono No.:

Celular No.:

Año:

Vo.Bo. (f)

(f)

Nombre Completo:



(f) (sello)

(f) (sello)

Nombre:

Reg. Personal:

(f)

1 y 2/3 Depto. Contabilidad 3/3 Unidad Ejecutora

Cédula o DPI No.:


Form. AB-USAC-04

de Guatemala

PAGO DE AYUDA BECARIA

DATOS DEL BENEFICIARIO

Segundo apellido

RECIBÍ CONFORME

No. Carné estudiantil No. Reg. de Personal

No. Gestión de Provisión del Gasto:


Mes (es):

Con cargo a Partida Presupuestal No.: Monto por mes Q.

Cheque No.:

USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO CAJA


NIT:

No. Pago:

Beneficiario (a) o Mandatario

FIRMA Y SELLO DE RESPONSABLES DEL TRÁMITE

Nombre Beneficiario (a) o Mandatario:

Valor Q.

Fecha D/M/A

(Autoridad Competente)

(Tesorero)

USO EXCLUSIVO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Codigo contable:

Cheque No.

Fecha D/M/A


Monto total Q

35

Anexo 5


Form. AB-USAC-05

No.

Solicitud de Ayuda Becaria

Para Personal Academico (Documentos Soporte) No.: De Fecha:

a) Solicitud de Ayuda Becaria (Form AB-USAC-01)

b) Fotocopia de Solicitud de Licencia de la Unidad

AcadémicaDel: Al:

c) Transcripción de la autorización de licencia y tipo

de ayuda

Punto ________ Inciso_______

Subinciso__________ Acta No.

____________ del _____/________/_______

d) Nota de Aceptación de la entidad donde se

realizarán los estudios de postrado.(**)De Fecha:

e) Programa de estudios (**)

f) Certificación de sueldos y copia del voucher del

último sueldo pagado (***)Sueldo:

g) Fotocopia de cédulas o DPI de mandante y

mandatario (estudios exterior)(**)No. Orden Registro:

h) Fotocopia del mandato (cuando los estudios sean

en el exterior por más de dos meses) (**)

i) Contrato

Para estudiantes(Documentos Soporte) No.: De Fecha:

a) Solicitud de Ayuda Becaria (Form AB-USAC-02)

b) Fotocopia de cedula de vecindad o DPI y carné del

estudiantec) Carta de asignación de la Unidad Académica No.:

d) Contrato

Gestion de Provisión del Gasto (Form AB-USAC-03) No.: De Fecha:

PUNTO DE CONTROL 1 Firma: sello

Folios Adjuntos:

(**) Cuando es prorroga de ayuda becaria, no se incluyen estos documentos (***) Se presenta cuando el monto del salario aumentó.

1/2 Expediente 2/2 Auditoría Interna

Unidad:

B

Folio Observaciones

A

1

Orden Descripción N/ASi No

OBSERVACIONES:

de Guatemala

CONTROL DEL PROCESO PROVISIÓN DEL GASTO

DOCUMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS EXPEDIENTES DE AYUDA BECARIA

Carnet:

Registro de Personal:

Nombre Completo:

3

36

Anexo 6


Form. AB-USAC-06

No.

Formulario Pago de Ayuda Becaria (Form. AB-USAC-

04) OriginalNo.: De Fecha:

Informe de Avance (según contrato) Original De Fecha:

Formulario Gestión de Provisión del Gasto para

Ayuda Becaria (Form.AB-USAC-03) CopiaNo.: De Fecha:


Formulario Pago de Ayuda Becaria (Form. AB-USAC-

04) copiaNo.: De Fecha:

Copia de cheque voucher del pago efectuado No.: De Fecha:


Folios Adjuntos:

1/2 Expediente 2/2 Auditoría Interna

4

5

OBSERVACIONES:

1

2

3

(Cuando no es trabajador (a) o estudiante (a))

Orden Descripción Si No N/A Folio Observaciones

de Guatemala

FORMULARIO DE CONTROL DE PAGOS

Unidad:

Nombre Completo: Carnet:

No. de Gestión de Provisión del Gasto para Ayuda Becaria:

Registro de Personal: Cédula de Vecindad:

37

Anexo 7

Form- AB-USAC-07

Unidad Ejecutora o Dependencia:

No. de Form. AB-USAC-03 que se modifica: Monto:

Fecha:

a) Anulación

b) Disminución en la cantidad de Q.

c) Incremento en la cantidad de Q.

Por la que se solicita fondos para su pago

Disminuye a: Q.

Incrementa a: Q.

Valor (es) Q.

(f)

Nombre

No. Reg. Personal

(f)

Nombre fecha Q

No. Reg. Personal

Vo.Bo. Abono: Q.

Nombre

No. Reg. Personal Nombre

Fecha Fecha No. Reg. Personal

Fecha

1/5 Departamento de Contabilidad 2/5 Expediente 3/5 Auditoría Interna 4/5 Departamento de Presupuesto 5/5 Tesorería


de Guatemala

El monto global actualizado

Uso exclusivo de Auditoría Interna


Se modifica certificación presupuestal:Elaborada por:

Se modifica la Gestión de Provisión del Gasto de Ayuda Becaria referida por:

Autoridad Responsable(según Art í culo 129 del Est at uro de la Universidad de San Carlos de Guat emala)

Jefe Unidad Solicitante

firma y sello total

Por la cantidad de:

No. de emisión:

Uso exclusivo Departamento de Contabilidad para Registro Contable

MODIFICACIÓN A PROVISIÓN DEL GASTO DE AYUDA BECARIA

Partida (s)

A favor de:

Justificación:

Fecha D/M/A No.

Objetivos del Manual de Normas y Procedimientos...4 I. OBJETIVOS DEL MANUAL DE NORMAS Y...

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