FUNCIONES,

ACTIVIDADES,

DEBERES,

RESPONSABILIDADES

AUTORIDAD EN LA

ORGANIZACIÓN

Constituyen la acción innata de la empresa en

general, representan los fines esenciales y

básicos que se pueden realizar para que la

organización exista y permanezca.

Se define la función como un agrupamiento

de las principales unidades de trabajo. La

unión lógica de las actividades afines.

Función

Acción Genérica

Finanzas

Qué implica: Dinero

Unidades Procesos de acción

Contabilidad

Tesorería

Presupuestos

Auditoria

Compras

Ventas

Se define como la cantidad de trabajo específico que

debe realizar una unidad o una persona para que se

puedan realizar las funciones por las cuales fueron

creadas.

Para cumplir la función de finanzas y poder

administrar bien el dinero, es necesario que una

serie de unidades realicen sus actividades, por

ejemplo, contabilidad debe elaborar estados

financieros, balances, en base a una serie de trabajos

específicos que se debe hacer en esa unidad.

Un deber u

obligación se

define como la

actividad que debe

realizar un

individuo con base

en el puesto que

ocupa dentro de la

organización.

Las obligaciones

recaen en el

subordinado que

tiene que obedecer

órdenes o seguir

instrucciones.

De ahí que la

ejecución de un

conjunto de tareas,

labores y trabajos

sea la realización

coordinada y

orgánica de las

actividades y , en

consecuencia de

las funciones.

Funciones

Actividades

Deberes

Tareas

Ramón M. Melinkoff propone la siguiente

relación orgánica

Puede definirse como la obligación de responder por la ejecución de los

deberes asignados.

La responsabilidad tiene un carácter personal, por consiguiente no se

puede delegar.

Cómo funciona: Un director de auditoría interna es responsable de que

se cumplan las actividades de su unidad orgánica y las funciones, pero

no puede realizar ambas por sí mismo, en consecuencia, tiene que

delegar autoridad a cada persona de su unidad para que estas cumplan

con sus respectivas responsabilidades.

Autoridad

Puede definirse como el

derecho que tiene una

persona de exigir a otra

que cumpla ciertos deberes

H.Fayol lo define como: «

El derecho de mandar y el

poder de hacerse

obedecer».

Entonces la autoridad se trata del

derecho de mandar a actuar y de

tomar decisiones y hacer que se

cumplan.

Puede definirse como la

separación y delimitación de

las actividades, a fin de realizar

una función con la mayor

precisión, eficiencia y el

mínimo esfuerzo, lo cual da

lugar a la especialización y al

perfeccionamiento en el

trabajo.

La división del trabajo, en el

sentido estricto, significa para

la organización la base que

permite determinar las

distintas actividades que se

realizarán, así como los

deberes y las relaciones que

existen entre ellas.

La división del trabajo

En una empresa las causas son:

Las diferentes funciones orgánicas y la

necesidad de agrupar las distintas actividades

La decisión de aprovechar las ventajas de la

especialización, la cual tiene efectos positivos

sobre la productividad

La necesidad de circunscribir los conocimientos

de las personas hacia áreas específicas de

especialización.

La necesidad de definir tipos de trabajo para

zonas particulares, impuestas por factores

geográficos

La necesidad de hacer más productivos los

factores de la producción.

Unidad administrativa

Una unidad administrativa está integrada por un grupo de unidades:

Personas

Cosas

Estructuras

Y están a su vez pertenecen a una unidad orgánica

Es otro elemento básico de la organización, tiene intercalado los siguientes instrumentos:

Políticas: Son los lineamientos generales que se siguen para emprender la acción

administrativa. Las políticas deben formularse por escrito y se fijan de manera tal que

sean congruentes con los planes de acción y con las áreas funcionales.

Una función importante de los administradores consiste en interpretar las políticas

para que las apliquen los empleados.

Coordinación

Son las descripciones de los pasos que se

deben seguir en el desempeño de un puesto

de trabajo para lograr un objetivo fijado. Por

ello los procedimientos guían las acciones, en

lugar del razonamiento, en la medida que

establecen de manera concreta en qué se

deberá realizar determinada actividad.

Los procedimientos existen en todos los

niveles jerárquicos de una empresa, pero son

más específicos y complejos en el nivel

operativo.

Se refiere a la conducta específica que se debe observar.

Cuando se infringen las reglas, se deben adoptar medidas correctivas.

Se refiere a hacer uso de la

cadena de mando.

Cuando se presenta alguna

discrepancia entre dos o

más personas en una

empresa, se remonta en el

nivel jerárquico hasta

alcanzar una persona con

autoridad sobre todas ellas,

la cual resolverá el

problema.