OCHO RESPONSABLES DE PROCESOS DICIEMBRE DE 2011 · responsables de procesos en el mes de diciembre...

OCHO RESPONSABLES DE PROCESOS DICIEMBRE DE 2011

FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)

DESCRIPCIÓN DE LA VERIFICACIÓN

ESTADO DEL HALLAZGO (A, C)

FECHA AUDITORIA (dd/mm/aa)

AUDITOR

1 6

Dirección de Planeación

25/04/2011

Hallazgo 3.2.2.1.2.1. Se evidenciódesactualización en la matriz DOFAinstitucional, pues la mismaherramienta gerencial que operó enel 2008, fue la remitida a esta A.F.para la vigencia de 2009, porejemplo, se encontró que sereconoce como debilidad “Ausenciade un plan de incentivos para losfuncionarios” cuando la entidad yatiene instituido un programa deincentivos para los mismos

El procedimiento del Plan Estratégico no contemplaba actualización anual de la matriz DOFA institucional.

Modificar el Procedimiento para la Formulación y Modificación del Plan Estratégico, con el propósito de incorporar un punto de control para actualizar anualmente la DOFA Institucional con base en la información reportada por los responsables de procesos en el mes de diciembre y consolidada en el mes de enero de la siguiente vigencia por la Dirección de Planeación, DOFA que será insumo para la formulación de los diferentes planes y mapa de riesgos de la Entidad.

Despacho de la Contralo

ra AuxiliarDirecció

n de Planeaci

ón

02/05/11 15/06/11

Actualizar la DOFA

Institucional de forma

anual.

Actualización DOFA

Se actualizó la DOFA

Institucional de forma

anual:

Si: 100%NO: 0%

Seguimiento Junio 20 de 2011:mediante memorandoNo.201164435 del 14 de junio de2011, proceso 271473, se remitió ala oficia Asesora Juridica para larevisión legal, el procedimientoajustado para la Formulación,Modificación del Plan Estratégico yActualización del Diagnósticointitucional, version 7.0, que preveela actualización anual de la DOFAinstitucional.Seguimiento 20/09/11: Se esta enespera del cierre por parte de laAuditoria fiscal

T

Seguimiento a Junio de 2011:Se evidenció que mediante memorando

Radicado No. 201164435 del 14 de junio de

2011, proceso 271473, la Dirección de

Planeación remitió a la Oficina Asesora Juridica

para la revisión legal el procedimiento ajustado

para la Formulación, Modificación del Plan

Estratégico y Actualización del Diagnóstico

intitucional, version 7.0, que prevee la

actualización anual de la DOFA institucional, y

en su historial de cambios esteblece: Se

incorporaran actividades relacionadas con la

actualización del diagnostico (DOFA)

Insitucional Anual, el cual servirá de insumo

para la elaboración de los difrenres planes y

programas. Dicho procedimiento fue aprobado

mediante Resolución Reglamentaria No. 017

de junio 29 de 2011. Por la eficacia de las

acciones implementadas se solicita a la

Auditoría Fiscal el cierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:

Se reitera a la Auditoría Fiscal el cierre del

hallazgo.

A*

30/06/2011

23/12/2011

Jairo Ruiz

Jaime Eduar

do Ávila

DEPENDENCIA

(5)

FECHA DE TERMINACIÓ

N PROGRAMADA (dd/mm/aa)

(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)

ANEXO 1REPORTE DE ACCIONES CORRECTIVAS - PLAN DE MEJORAMIE NTO INSTITUCIONAL

(1) PROCESO:

SEGUIMIENTO PROCESO(15)

ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)

FECHA DEL HALLAZGO (dd/mm/aa)

(6)

FECHA DE INICIO

PROGRAMADA (dd/mm/aa)

(11)

VERIFICACION DE ACCIONES(16)

OCHO PROCESOS SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD CONTRALORÍA BOGOTÁ

(2) RESPONSABLE DEL PROCESO:

RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)

DESCRIPCIÓN NO CONFORMIDAD O HALLAZGO DE AUDITORÍA

(7)

ORIENTACIÓN INSTITUCIONAL

Página 1 de 203 FORMATO CÓDIGO: 1005001


FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

2 6


25/04/2011

Hallazgo 4.2.2.1.3.1.Se valoró el documentoallegado por la Oficina de ControlInterno denominado “Mapa deRiesgos” que opera a nivelinstitucional, encontrándose agrandes rasgos que suestructuración dificulta su consulta yseguimiento, por cuanto el mapa seencuentra en un documento y lascolumnas de administración yseguimiento se encuentran en elanexo 2 que maneja la OCI, estacircunstancia dificulta su monitoreo,no solo por parte de esadependencia evaluadora, sino por losorganismos de control que así lodeterminan. El documento se organiza en losprocesos del Sistema de Gestión deCalidad, pero no se compadece de loque cada uno pretende abarcarrespecto de los riesgos asociados aéstos.

No seencontraban establecidas las funcionesespecíficas quedebían desarrollar losequipos deanálisis.

Modificar el Procedimiento para la Formulación, Seguimiento y Modificación del Plan de Acción, en el sentido de complementar el Anexo 2 "Informe de Gestión" - Equipo de Análisis, con el fin de reglamentar su funcionalidad y participación de funcionarios en el mismo.

Dirección de

Planeación

15/04/11 15/06/11

Reglamentar la

funcionalidad y

participación de los

funcionarios en los

equipos de análisis.

Reglamentación Equipos de análisis.

Se reglamentó

la funcionalida

d y participación

de los funcionarios

en los equipos de

análisis:

Si: 100%NO: 0%

Seguimiento Junio 20 de 2011:mediante memorandoNo.201164435 del 14 de junio de2011, proceso 271473, se remitió ala oficia Asesora Juridica para larevisión legal, el procedimientoajustado del Plan de Acción queincluye las funciones del equipo deanálisis.

Seguimiento 15 de Diceimbre:Reiteramos que estamos a laespera del Cierre por parte de laAuditoria Fiscal

T

Seguimiento Junio 2011

Se evidenció que mediante memorando

No.201164435 del 14 de junio de 2011,

proceso 271473, la Dirección de Planeación

remitió a la Oficina Asesora Juridica para la

revisión legal el procedimiento ajustado Para la

Formulación, Seguimiento y Modificación del

Plan de Acción que incluye en el anexo 1 las

funciones del equipo de análisis, como las

siguientes, entre otras,

Elaborar las actas de las reuniones que se

llevan a cabo.

Velar por la implementacion y seguimiento de

las acciones correctivas y preventivas

Dicho procedimiento fue aprobado mediante

Resolución Reglamentaría No. 017 de junio 29

de 2011. Porla eficacia de las acciones

implementadas, se solicita a la Auditoría Fiscal

el cierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011 :

Se reitera a la Auditoría Fiscal el cierre del

hallazgo.

A*

30/06/2011

23/12/2011

Jairo Ruiz

Jaime Eduar

do Avila



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

3 6


25/04/2011

Hallazgo 6.2.2.2.2.1. Se valoraron las hojas devida de los diferentes indicadoresreportados por la Oficina dePlaneación de la C.B. entendiéndoseque estos instrumentos deevaluación y control sonfundamentales para determinar nosolo el logro de objetivos y metasinstitucionales, sino elcomportamiento y tendencias de lasvariables involucradas en losmismos. Se entiende que las hojas de vida delos indicadores son documentos quedeben permanecer actualizados aefectos de apreciar elcomportamiento de los mismos através del tiempo en su tendenciahistórica. Se encontró que ningunode estos campos está diligenciado,impidiendo entender cómo se hacomportado un indicador a través deltiempo.

En el formatode hoja de vidade indicadoresno se llevabaesta variable enrazòn a que elaplicativo no lopermitia

Modificar el formato de la Hoja de Vida en el aplicativo con el fin de incluir los datos de las variables que conforman los indicadores y así mostrar los diferentes resultados y poder mantener actualizada la tendencia histórica

Dirección de

Planeación

Dirección de

Informática

15/04/11 30/05/11

100 % de las Hojas

de Vida de indicadores actualizada

s con resultados históricos

Actualización Hojas de

vida.

Hojas de Vida de

indicadores actualizadas

con resultados

históricos/Total de hojas de vida de

los indicadores

*100.

Seguimiento Junio 20 de 2011:mediante memorandos 201148342del 28 de abril de 2011, proceso258255 y 201145667 del 14 de abrilde 2011 proceso 258255, seinforma de la modificacion delformato de la Hoja de Vida en elaplicativo.

Seguimiento 15 de Diceimbre:Reiteramos que estamos a laespera del Cierre por parte de laAuditoria Fiscal

T

Seguimiento Junio 2011:Se evidenció que mediante radicado201148342 del 28 de abril de 2011 proceso258255 y 201145667 del 14 de abril de 2011, laDirección de Planeación modificó los formatosde las Hojas de Vida de los indicadores con elfin de incluir los datos de las variables que losconforman y así mostrar los resultados de losindicadores y su tendencia historíca. Dichamodificación se le comunicó a la Dirección deInformática para tenerlos en cuenta en elaplicativo, como ejemplo: nombre del indicador,1001 Grado de cumplimiento en el desarrollode actividades de socialización.., del procesoOrientación Institucional, el cual contiene la filatendencia historíca y registro de resultadoas.La hoja de vida de los indicacores seencuentran disponibles en la Intranet a travesde la ruta del Balance Scord Card para suconsulta y reporte. Por la eficacia de lasacciones implementadas, se solicita a laAuditoría Fiscal el cierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011: Se reitera a la Auditoria Fiscal el cierre de estehallazgo.

A*

30/06/2011

23/12/2011

Jairo Ruiz

Jaime Eduar

do Ávila



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

4 6


25/04/2011

Hallazgo 12.2.3.1. Para el cumplimiento del Plan ycompromiso Estratégico 2008-2011de la Contraloría de Bogota; serealiza y programa el plan deactividades, describiendo ydetallando en él; entre otrosconceptos; las actividades, losindicadores, responsables, las fechasde cumplimiento, los objetivos yestrategias, etc.; las cuales seprograman para desarrollarse durante la vigencia; con lo evidenciado en elcuadro No. 3 se determina que existediferencias entre el plan y el primerinforme, en el numero de actividades(1) e indicadores (2) a ejecutardurante el 2009; no presentándosejustificación en el informe, de cualesson las actividades que se eliminarony en que actividades se aumento elnúmero de indicadores. La situación expuesta creaincertidumbre de información; ya quese eliminan actividades sin expresaren los informes cuáles de las 64fueron retiradas para terminar con tan solo 61; así como tampoco exponenla razón del incremento en losindicadores, máxime cuando en elprimer trimestre se eliminó unaactividad y por el contrario seincrementó el numero deinstrumentos de medición, puespasaron de 68 a 70.

Dentro delprocedimiento del Plan deAcción no seha incluido elinforme quecontenga uncapitulo quehaga relación alos cambios delas actividadese indicadoresde un período aotro con el finde reflejar lasecuencia delas actividades.

Modificar el procedimiento del Plan de Acción en el sentido de incluir un informe que contenga un capitulo que haga relación a los cambios de las actividades e indicadores de un período a otro con el fin de reflejar la secuencia de las actividades NOTA: A partir del Año 2011

Despacho del

Contralor AuxiliarDirecció

n de Planeaci

ón

02/05/11 15/06/11

100% de los

Informes del Plan de

Acción incluyen

capitulo que haga

relación a los cambios

de actividades

e indicadores.

Informes actualizados del Plan de

Acción.

No. de Informes del

Plan de Acción que

incluyen capitulo que

haga relación a

los cambios de

actividades e

indicadores/Total de

informes del Plan de Acción

elaborados *100.

Seguimiento Junio 20 de2011:mediante memorandoNo.201164435 del 14 de junio de2011, proceso 271473, se remitió ala oficia Asesora Juridica para larevisión legal, el procedimientoajustado del Plan de Acción en elsentido de incluir un informe quecontenga un capitulo que hagarelación a los cambios de lasactividades e indicadores de unperíodo a otro con el fin de reflejarla secuencia de las actividades.Seguimiento 20/09/11: Se esta enespera del cierre por parte de laAuditoria fiscal

T

Seguimiento Junio 2011:Se evidenció que mediante memorandoNo.201164435 del 14 de junio de 2011,proceso 271473, la Dirección de Planeaciónremitió a la Oficina Asesora Juridica para larevisión legal el procedimiento ajustado Para laFormulación, Seguimiento y Modificación delPlan de Acción en el sentido de incluir uninforme que contenga un capitulo que tengarelación a los cambios de las actividades eindicadores de un período a otro con el fin dereflejar la secuencia de las actividades, comose establecio en el citado procedimiento, en elAnexo 4 Estructura del Informe EvaluacionPlan de Accion, el cual contiene: programacionplan de accion vigencia actual , modificaciondel plan de accion, entre otras.Dicho procedimiento fue aprobado medianteResolución Reglamentaría No. 017 de junio 29de 2011. Por la eficacia de las accionesimplementadas se solicita a la Auditoría Fiscalel cierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011 : Se reitera a la Auditoría Fiscal el cierre de estehallazgo.

A*

30/06/2011

23/12/2011

Jairo Ruiz

Jaime Ávila



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5 6


25/04/2011

Hallazgo 13.2.3.2. Respecto de las actividadespresentadas y calificadas con“Mínimo” de la vigencia 2008; seobservó que no se incorporó la No.25en el informe del primer trimestre2009, en el numeral 2.3 resultado deindicadores con calificación mínimo;aun cuando se expresa en esteinforme que “la formulación del Plande Actividades de la vigencia 2009,partió de los resultados del año 2008,estableciendo aquellas actividadesque por su importancia y bajaejecución era preciso incluirlas en elaño 2009, como efectivamente sehizo.” Revisadas las actividades concalificación de mínimo al culminar lavigencia 2009; se observó losiguiente:Desde el 1 de enero hasta el 31 dediciembre de 2009, algunasactividades las No. 36, 41, 52 y 56mantuvieron la calificación demínimo, evidenciándose que lagestión fue nula, por cuanto no sepresentaron acciones correctivas y/omodificaciones tendientes alcumplimiento de sus metas eindicadores.Respecto a las actividades No.52 y56 se evidenció que desde el primertrimestre del año 2009; no huboningún tipo de análisis y por ende de

Dentro delprocedimiento para laformulación, seguimiento ymodificación del Plan deAcción noexiste un puntode control queimplique teneren cuenta laactividad cuyoindicador arrojecomo resultadocon rangomínimo

Modificar elprocedimiento para laformulación, seguimientoy modificación del Plande Acción en el sentidode incluir un punto decontrol que implique teneren cuenta la actividadcuyo indicador arrojecomo resultado conrango mínimo

Despacho del


n de Planeaci

ón

02/05/11 15/06/11

Incluir para la siguiente vigencia el 100% de

los indicadores

con calificación mínima de la vigencia

anterior

Inclusión de indicadores con rango mínimo.

No. de indicadores

con calificación

mínima en la vigencia anterior

incluidos en el nuevo

plan / Total de

indicadores con

calificación mínima en la

vigencia anterior *

100

Seguimiento Junio 20 de2011:mediante memorandoNo.201164435 del 14 de junio de2011, proceso 271473, se remitió ala oficia Asesora Juridica para larevisión legal, el procedimientoajustado del Plan de Acción en elsentido de incluir un punto decontrol que implique tener encuenta la actividad cuyo indicadorarroje como resultado con rangomínimoSeguimiento 20/09/11: Se esta enespera del cierre por parte de laAuditoria fiscal.Seguimiento Diciembre 15 de2011: Reiteramos que estamos a laespera del Cierre por parte de laAuditoria Fiscal

T

Seguimiento Junio 2011:Se evidenció que mediante memorandoNo.201164435 del 14 de junio de 2011,proceso 271473, la Dirección de Planeaciónremitió a la Oficina Asesora Juridica para larevisión legal el procedimiento ajustado Para laFormulación, Seguimiento y Modificación delPlan de Acción en cuya actividad No. 2establece como punto de control que aquellosindicadores que en la vigencia anteriorobtengan resultado o calificacion mínima ,sean incorporados en el plan de accion de lasiguiente vigencia o en su defecto justificar suno incorporacion. Dicho procedimiento fue aprobado medianteResolución Reglamentaría No. 017 de junio 29de 2011. Por la eficacia de las accionesimplementadas, se solicita a la Auditoría Fiscalel cierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera a la Auditoría Fiscal el cierre de estehallazgo.

A*

30/06/2011

23/12/2011

Jairo Ruiz

Jaime Eduar

do Ávila

ENLACE CON LOS CLIENTES



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1 6

Dirección para elControl Social y Desarrollo Local.

21/04/2010 Hallazgo No. 2.4. Como corolario,se aviene en primer lugar, que nofue clara la contratación que serealizó con la UniversidadNacional, pues el objeto delcontrato es difuso, por ende, losproductos no se pudieronconcretar en sus características,amén de que el mismo objetocontractual pudo habersedesarrollado por la ContraloríaDistrital - Subdirección deEvaluación Sectorial, Planes deDesarrollo y Políticas Públicas.

En segundo término, laUniversidad Nacional deColombia no presentó ningunaherramienta o instrumentometodológico que permita afuturo realizar de manera eficaz y

Elaboración de estudiosde conveniencia y oportunidadsin definirclaramente elobjeto contractual ylos productosa entregar porparte delcontratista.

Identificar claramenteen los estudios deconveniencia yoportunidad el objetocontractual y losproductos a entregarpor parte delcontratista, así como laexperticia, lacompetitividad y ladisposición que serequiere por parte delcontratista, quecoadyuve en lasnecesidades orequerimientos decarácter pedagógico,planteados por laContraloría.

Gladys Amalia Russi Gomez

30/04/2010 31/12/2010 1 No. deestudios de conveniencia yoportunidad queidentifican claramente elobjeto contractual yproductos a entregarpor elcontratista *100 /Total deestudios de

*Seguimiento a junio 30 de2010: Para la contrataciónposterior se dio cumplimiento alas acciones procuestas:Identificar claramente en losestudios de conveniencia yoportunidad el objetocontractual y los productos aentregar por parte delcontratista, así como laexperticia, la competitividad yla disposición que se requierepor parte del contratista, quecoadyuve en las necesidades orequerimientos de carácterpedagógico, planteados por laContraloría y realizarseguimiento y control a losconvenios suscritos con entescon organizaciones oinstituciones de educación

T Seguimiento a junio de 2011:Se dió cumplimiento con las accionespropuestas respecto a la Identificaciónclara en los estudios de conveniencia yoportunidad el objeto contractual y losproductos a entregar por parte delcontratista. Lo anterior se pudó corroborarcon los estudios de conveniencia yoportunidad del contrato Nº 069 de 2009con la Universidad Pedagógica Nacional.Se ha solicitado cierre mediantememorando No. 11000-01210 del 24 deenero de 2011.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera la solicitud de cierre a laAuditoría Fiscal.

A*29/09/201

1

26/12/2011

Orlado

Angel Rome

ro

Jaime Eduar

do Ávila

2 6

Dirección para elControl socialy Desarrollo Local.

9/04/2010 Hallazgo No. 4.1.IRREGULARIDADES EN LAFORMULACIÓN DEINDICADORESActividad No 1: ....Es necesario recalcar, que en elinforme no se encuentranindicadores de eficiencia, quemuestren la combinación óptimade la inversión de los recursospara lograr las metas propuestas;tampoco se diseñaronindicadores de impacto a pesarde que el informe de manerareiterada hace referencia alimpacto de las accionesadelantadas; finalmente noexisten indicadores que combinenla eficacia y eficienciadenominados de efectividad yque muestran de forma diáfana la

No se tuvo encuenta losresultados históricos deindicadores de anterioresvigencias.

Falta decontrol yseguimiento al diligenciamiento deplanillas deasistencia alos eventos ycapacitaciones.

1. Formular losindicadores delproceso a partir deresultados históricosque nos minimicen laposibilidad de sub osobre estimarlos,siempre y cuando seanpertinentes y tramitarla solicitud demodificaciones pertinentes.2. Enviar unacomunicación a todoslos Jefes de Oficina deLocalidad y a losDirectores Sectoriales,recalcando sobre eladecuado y completodiligenciamiento de lasplanillas y listados de

Gladys Amalia Russi Gomezy JefesOficina de Localidad

30/04/2010 31/12/2010 Acciones implementadas

Nº Acciones implementadas/Nº Acciones implementadas*100

*Seguimiento a septiembre de2010: Se enviará lacomunicación a todos los Jefesde Oficina de Localidad y a losDirectores Sectoriales,recalcando sobre el adecuado ycompleto diligenciamiento delas planillas y listados deasistencia a los diferenteseventos y capacitaciones.*Seguimiento a diciembre de2010: Se remitió por out look el16/11/10 A las 3:44 p.m.,Radicado SIGESPRO Nº201093436 de 2010 11 16PROCESO Nº 226962, lacomunicción donde se lesrecuerda a todos los Jefes deOficina de Localidad laimportancia y obligatoriedad eladecuado y completo

T Seguimiento a junio de 2011:Se verificó y se comprobó que para lavigencia 2011 en el Plan de Acción losindicadores diseñados apuntan a laeficacia y eficiencia, tomando en cuentalas observaciones por la AF y cumpliendocon la acción implementada. Se solicitaráel cierre.

Seguimiento a diciembre de 2011:Por la eficacia de la acción, se solicita elcierre del hallazgo a la Auditoría Fiscal.

A*

29/09/2011

26/12/2011

Orlado

Angel Rome

ro

Jaime Eduar

do Ávila



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


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3 6


1/12/2010 1. La ejecución de gastos aseptiembre 15 de 2010 entregadapor la Subdirección para elControl Social, no corresponde ala estructura de gastos delproyecto presentado por laUniversidad Pedagógica Nacionalen su propuesta, lo que negaría el presupuesto aprobado para elcontrato. Esto está demostradoen el hecho de que los gastos porlogística sumen $329.597.825superando el ítem de recursohumano el cual asciende a$288.951.999. Asunto que denotael incumplimiento delpresupuesto presentado en lapropuesta por la Universidad.Lo anteriormente reseñadoreflejaría que el procesocontractual obedeció más a lanecesidad de tener un operadorlogístico para que cubriera losdiferentes eventos que por sumisión debe cumplir laContraloría y no la de posibilitarun mecanismo de mejora para lalabor de sensibilización queadelanta la DCSDL.

En eldesarrollo decualquier proceso contractual hasta tanto nose surta laliquidación del mismo sepresentan circunstancias adminsitrativas queimplican ajustes adminsitrativos ypresupuestales

Para futurascontrataciones quesuscriba la Direcciónpara el Control Socialy Desarrollo Local serevisará que el mayornúmero de accionesciudadanas a ejecutarcontenga implicitamente losbienes y servicios quesu realizaciónconlleven

Director para elControl Social y Desarrollo Local

15/03/2011 31/12/2011 1 No. deacciones ciudadanas arealizar con bienes yservicios implicitos/ No. Deacciones ciudadanas programadas en elproyecto de presupuesto conbienes yservicios implicitos*100

*Seguimiento a marzo de 2011:no se han realizado nuevascontrataciones que suscriba laDirección para el Control Socialy Desarrollo Local, una vezrealizada, se revisará que elmayor número de accionesciudadanas a ejecutar contengaimplicitamente los bienes yservicios que su realizaciónconlleven.*Seguimiento a junio de 2011:Para los estudios previos de lascontrataciones relacionadas conla implementación de unaaplicación para el observatoriode la contratación pública ypara el desarrollo de accionesciudadanas, se ha revisado queel mayor número de accionesciudadanas a ejecutar contengaimplicitamente los bienes yservicios que su realizaciónconlleven.*Seguimiento a septiembre de2011: Para el contrato Nº 030de 2011 suscrito con la UN sedejó plasmado en el objetocontractual que la Universidad

P Seguimiento a junio de 2011:Para los estudios previos de lacontratación para el desarrollo delProyecto de Inversión 250 "Promovercultura de la participación y el ControlFiscal" se tuvo en cuenta que el mayornúmero de acciones ciudadanas a ejecutarcontenga implicitamente los bienes yservicios. Dado que no se ha formalizadola contratación, se deja abierta paraseguimiento.

Seguimiento a diciembre de 2011: Continúa abierta para seguimiento enrazón a que el contrato está iniciando suejecución.

A

29/09/2011

26/12/2011

Orlado

Angel Rome

ro

Jaime Eudar

do Ávila



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

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(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

4 6


1/12/2010 2.Encuentra la Auditoría Fiscal,que siendo la DCSDL laencargada de recopilar ycustodiar la documentación delcontrato interadministrativo 069de 2009, la misma no estáarchivada de manera adecuadapues no tiene un ordenconsecutivo, que permita tenerclaridad en la realización de loseventos y el grado departicipación de la Universidad, avía de ejemplo, podemos citarque en los soportes revisados seenuncian los eventos rendición decuentas locales y pacto éticoentre otros, pero al final de laverificación no se pudo constatarla realización de las mencionadasactividades. Sólo en el acta devisita fiscal de octubre 8 de 2010,se determinó que esos eventosno se llevaron a cabo según lomanifestado por la Subdirectora

El proceso dearchivo seadelantó demanera cronológica en la medidaque se fueronrealizando cada una delas etapas dela ejecucióndel contrato.De igualmanera eldesarrollo delas actividades de cada unode losejecutores sefue archivando encarpetas independiente

Establecer unadirectriz para elmanejo del archivo decontratos suscritos porla Dirección para elControl Social yDesarrollo Local,teniendo en cuenta que se mantengaorganizado de maneracronólogica yconsecutivamente separando los insumosde los productos sonsu respectivaidentificación ysoportes

Gladys Amalia Russi Gomez

15/02/2011 31/12/2011 1 No. Desoportes archivados/No. desoportes recibidos*100

*Seguimiento a marzo: Seremitió comunicación a travésdel SIGESPRO, proceso Nº246536, de parte de laDirección dirigida a laSubdirección para el ControlSocial donde se indican lasdirectrices encaminadas almanejo del archivo de contratossuscritos por la Dirección parael Control Social y DesarrolloLocal, teniendo en cuenta quese mantenga organizado demanera cronólogica yconsecutiva separando losinsumos de los productos, consu respectiva identificación ysoportes. Actualmente lascarpetas se encuentrandebidamente organizadas.*Seguimiento a junio: Mediantememorando 201140343 de abril04 de 2011 se solicitó organizarel contrato de acuerdo con el

T Seguimiento a junio de 2011:Se evidenció la remisión del memorandoa la Subdirectora (E) de Control Social,donde se dan directrices relacionadas conla organización de los archivos ydocumentos que hacen parte del contratoNo. 069, el cual finalizó, los que fueronorganizados de acuerdo al procedimientode Transferencias documentales, asímismo se socializó a la nuevasubdirectora para el Control Social con elfin de que se cumpla con los futuroscontratos.

Seguimiento a diciembre de 2011:Por la eficacia de la acción, se solicita elcierre a la Auditoría Fiscal.

A*

29/09/2011

26/12/2011

Orlado

Angel Rome

ro

Jaime Eduar

do Ávila



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



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No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


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5 6


1/12/2010 3. En el informe de asesoríanúmero 2, presentado por elfacilitador Pedro Viveros, para lamedición de satisfacción de losclientes, fechado en agosto de2010, se evidencia en la página5 del cuadro número 4, laherramienta estructural para laaplicación de los instrumentos demedición dependiendo del grupoobjetivo que se pretenda abarcar,denominada "Resumen de laestructura general porcomponente".

Ahora bien, en el informepresentado por el facilitador no seexplica cómo se utiliza el formato,sino que simplemente estaincluido sin exponer el detalle desu uso para elegir el tipo deencuesta a aplicar.

En eldesarrollo decualquier proceso contractual hasta tanto nose surta laliquidación del mismo sepresentan circunstancias adminsitrativas queimplican lapresentación de informes,los cuales una vez revisadospor elinterventor requieren ajustes hastaque satisfagan lasnecesidades del contratante. Por tanto elconsultor debio ajustarel informefinal con

En futurascontrataciones severificará que losformatos de losdocumentos entregados por elcontratista esténdebidamente diligenciados yexplicados.


15/02/2011 31/12/2011 1 No. Dedocuemntos verificados/ No. Dedocumentos entregados*100

*Seguimiento a diciembre de2011: Para el contrato Nº 030de 2011, se verificará que losformatos de los documentosentregados por el contratistaestén debidamentediligenciados y explicados.

P Seguimiento a diciembre de 2011: La acción está propuesta a futuro, es decircuando se presente la ejecución de uncontrato, a la fecha según manifiesta quienatendió este seguimiento, manifestó la nocelebración reciente de contrato.

A

######## Jaime Eduar

do Ávila



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

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No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

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(1) PROCESO:


ACCIONES

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METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


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FECHA DE INICIO


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RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

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6 6


1/12/2010 4. La Resolución reglamentaria021 de agosto 19 de 2010 por lacual “se modifican, eliminan eincorporan documentos yprocedimientos del procesoenlace con los clientes”, expedidapor el Contralor de Bogotá, D.C.,se determinó que esresponsabilidad del Director parael Control Social y DesarrolloLocal, del Director de Apoyo alDespacho, del Jefe de la Oficinade Comunicaciones encoordinación con la Dirección deInformática, velar por laadministración, divulgación,presentación, capacitación ymejoramiento del procedimientoadoptado, desconociéndose a laDirección de Capacitación yCooperación Técnica que es ladependencia que por su nivelfuncional debería estar inmersaen esa tarea, toda vez queinvolucra el tema de capacitaciónpara funcionarios de la CB,quienes serían los directamenteinteresados en adquirir la

No eranecesario incorporar acapacitación en elprocedimiento, porque deoficio esadirección deapoyo tiene lafunción misional decapacitar alos funcionarios en todas lasareas.

Involucrar a laDirección deCapacitación yCoperación Técnica enlos procesos deformación para losfuncionarios de laContraloría de Bogotácuando se requiera.


15/02/2011 31/12/2011 1 No. Deprocesos de formación a funcionarios realizados con laDirección de Capacitación yCoperación Técnica/No. Deprocesos de formación a funcionarios programados*100

Seguimiento a septiembre de2011: Se reitera el seguimientorealizado con corte a junio de2011 aclarando que sevinculará la Dirección deCapacitación cuando se trate deprogramas de pedagogíadirigidos a funcionarios de laentidad y no a comunidades.*Seguimiento a diciembre de2011: Se reitera el seguimientorealizado con corte aseptiembre de 2011 aclarandoque se vinculará la Dirección deCapacitación cuando se trate deprogramas de pedagogíadirigidos a funcionarios de laentidad y no a comunidades.

T Seguimiento a junio de 2011:En razón a que la acción está supeditadaa programas de capacitación futuros, sedeja abierta para seguimiento en elpróximo trimestre y verificar que hayacoordinación entre la Dirección deCapacitación y la Dirección para el ControlSocial y Desarrollo Local.

Seguimiento a diciembre de 2011: Continúa abierta para seguimiento enrazón a que el contrato está iniciando suejecución.

A

29/09/2011

26/12/2011

Orlado

Angel Rome

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Jaime Eduar

do Ávila



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

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No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

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(1) PROCESO:


ACCIONES

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METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


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FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

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(7)

7 6


1/12/2010 5. Como ya se dijo en el capítulo2.2.1, la UPN argumentó suparticipación en el proceso pre-contractual en su conocimientocientífico pedagógico,contratando para la ejecución delproyecto los servicios de unconsultor y director operativomediante los acuerdos devoluntades 413 y 418 de 2009. LaUniversidad justificó éstos, yaque dentro de su planta depersonal no contaba con elrecurso humano que atendiera lasobligaciones contenidas en elcontrato 069 de 2009. Conforme a lo anterior, encuentraesta Auditoría que si bien lacontratación del consultor ydirector operativo erannecesarias para satisfacer lasobligaciones plasmadas en elacuerdo de voluntades, talsituación demuestra que la UPNal momento de presentarse alproceso de selección no contabacon el personal idóneo paracumplir a cabalidad con lorequerido por la CB, toda vez,que tuvo que buscar fuera de supersonal docente el recursohumano que pudiera ejecutar laprestación de los servicios

El personalrequerido estaba contemplado en lapropuesta presentada por laUniversidad

De requerirse lacontratación con unauniversidad proyectarque la Universidadapoye con personal desu planta el proyecto


15/02/2011 31/12/2011 1 No. Deprofesionales contratados de laplanta/No de profesionales contratados*100

*Seguimiento a diciembre de2011: Para el contrato Nº 30 de2011 suscrito con la UN seexigió que mas del 50% de losasesores estén vinculados a laplanta de personal de dichaInstitución.

P Seguimiento a diciembre de 2011 :Por la eficacia de la acción, se solicita elcierre del hallazgo a la Auditoría Fiscal.

A

######## Jaime Eduar

do Ávila



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

8 6

Dirección de

Apoyo al

Despacho

04/04/11

2,2,2,3,2. Línea gratuita de atenciónal ciudadano : No existe una lineagratuita para que el ciudadano puedacolocar las quejas, en su defecto seutiliza el conmutador

Imposibilidad de la

instalación en el actual edificio

sede de la C.B. (Amalfi) por falta de la infraestructura

viable, para ponerla en

funcionamiento

Reactivar la línea gratuita deatención al ciudadano tanpronto la Contraloría deBogotá retorne a su Sedehabitual en la Calle 26. Estalínea está a cargo del Centrode Atención al Ciudadano

Dirección de

Apoyo al Despac

ho

25/04/11 30/06/11 100%

Linea Gratuita de atención al ciudadano instalada/

Línea gratuita de atención al ciudadano programad

a

Seguimiento a junio de 2011: Encumplimiento de la acciónprogramada en el plan demejoramiento, mediantememorando Nº 201164757 de14/06/2011 se remitió a la DirecciónAdministrativa y Financiera, unacomunicación solicitando reactivarla línea gratuita de atención alciudadano.

Seguimiento a septiembre de 2011:En cumplimiento de la acciónprogramada en el plan demejoramiento, el 25 de julio de2011 telefónica confirma que elenrutamiento de la Línea0180000910671 con la línea4281980 quedo activada-*Seguimiento a diciembre de 2011:De conformidad con la verificacióna septiembre de 2011 realizada porla oficina de Control Interno, seesta en espera del cierre por partede la AF.

T

Seguimiento a septiemre de 2011: Se verificó la existencia de las líneas deatención a la Ciudadanía y la solicitud a laOficina Asesora de Comunicaciones porparte de la Dirección de Apoyo alDespacho, para la divulgación de losnúmeros telefónicos nacional y fijo deatención, mediante memorando201182314 del 02-08-11.

Seguimiento a diciembre de 2011:Por la eficacia de la acción, se solicita elcierre a la Auditoría Fiscal.

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26/12/2011

Jaime Eduar

do Avila



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

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(1) PROCESO:


ACCIONES

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METAS CUANTIFICA

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INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


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RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

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Dirección de

Apoyo al

Despacho

20/06/11

No fue posible evidenciar, ni enmedio físico ni magnético laexistencia del plan de mejoramiento ymanejo de riesgos anexos 1 y 2incumpliendo lo normado en elnumeral 8,5 Mejora de la NTC ISO9000: 2008 y NTC GP 1000:2009 .Además, no se tiene conocimientodel para qué sirve el análisis de datosreglamentado en el 8,4 - Análisis dedatos de la citada norma

Debilidad enel compromiso por parte delos funcionarios relacionado con elconocimiento y apropiaciónde lasherrramientas e informesque reflejan ymiden losresultados dela gestión(Plan demejoramiento y mapa deriesgos, plande acción.)

Realizar una reunión detrabajo en la Dirección, conel propósito deautocapacitarse y revisar losprocedimientos para elmanejo y archivo dedocumentos internos,socialización de losresultados de gestión yplanes de mejoramiento concorte a junio de 2011.

Dirección de

Apoyo al Despac

ho

5/07/2011 5/10/2011

Realizar una

autocapacitación

Autocapacitación realizada.

Seguimiento a septiembre de2011: Se realizó una reunión detrabajo el día 25/07/2011 comoconsta en el acta Nº 23, en lacual se realizó unaautocapacitación en lossiguientes temas:1. Manejo de la herramientaSIGESPRO.2. Consulta y conocimiento delas circulares emitidas para elreporte de la información interna y los procedimientosrelacionados con el Sistema deGestión de Calidad.3. Revisión y estudio de losprocedimientos establecidos enla nueva normatividad delProceso de Prestación deServicio Micro especialmentelos relacionados conelaboración de mesas detrabajo, procedimiento paramemorando de planeación yprogramas de auditoria, delprocedimiento para laelaboración papeles de trabajo,el traslado de hallazgo, laelaboración del informe deauditoría, con el propósito de

T

Seguimiento diciembre de 2011:Verificada Acta No. 37 de 2011 de fecha09/12/11, en la que consta el cumplimientode la actividad. Fue socializado el informede Gestión con corte a septiembre 30 de2011 y los resultados obtenidos, seinsisitió en el cumplimiento de losprocedimiento que hacen parte delSistema de Gestión la la Calidad. El Actade socialización fue firmada y existenregistro de la asistencia de losfuncionarios que fueron citados paraadelantar esta acción.

C ########

Jaime Eduar

do Ávila

PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS MACRO



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

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No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


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FECHA DE INICIO


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RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

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1

2 Subdirección de Fiscalización Transversal Gestión Pública Ambiental

30-05-2011 Para la elaboración del productodenominado el Estado de losRecursos Naturales y del MedioAmbiente, no se determinó en el PAEde 2010, la cobertura (número desujetos que deben reportaninformación) a tener en cuenta parala elaboración del informe, noobstante se verificó en el informe final la cantidad de sujetos que estabanobligados a reportarla.

El procedimiento vigente noexigía para laSubdirección de FiscalizaciónTransversal Gestión PúblicaAmbiental, semencionara expresamente en eldocumento quese remite a laDirección deEconomía yFinanzas parala elaboracióndel PAE elnúmero desujetos decontrol quedebían reportarla información,toda vez que,dicha Subdirección envía loslinimientos en

1. Solicitar a la Direcciónde Economía y FinanzasDistritales modificar laversión del PAE 2011, enrelación con incluir elnúmero de sujetos decontrol que reportaráninformación como insumopara dicho InformeObligatorio, exactamente,cifras de cubrimiento delinforme.

2. En el proceso deplanificación del PAE2012, allegaroportunamente junto conlos lineamientos, lainformación relacionadacon la cobertura (númerode sujetos que debenreportan información atener en cuenta para laelaboración del informe).

Subdirectora deFiscalización Transversal Gestión Pública Ambiental

30-05-2011

01-10-2011

30-06-2011

31-12-2011

una solicitud demodificación al PAE2011

Entrega delineamientos quecontenga lainformación relacionada con lacobertura (número desujetos quedeben reportan información a tener encuenta parala elaboración del informe).

cumple: SI:100% NO:0%.

cumple: SI:100% NO:0%.

22/12/11 28/12/2011Para el PAE 2012, versión 1, en elnumera 5.5. cubrimiento en elcuadro No.6 "Informes Obligatorios"el cubrimiento que hará recursosNaturales y del Medio Ambienteserá a 105 sujetos de control conun cubrimiento del 100%. conrelación a los lineamientos y lainformación relacionada con lacobertura el 18 de noviembre laSubdirección de FiscalizaciónTransversal Gestión PúblicaAmbiental remitiió en 9 folios loslineamientos Macrocorrespondientes a Macro.

P Seguimiento a diciembre de 2011:1. Verificado memorando 120200-14205 del 14de abril de 2011 de 2011, mediante el cual, laSubdirección de Fiscalización TransversalGestión Pública Ambiental, solicitó a laDirección de Economía y Finanzasmodificación al PAE 2011, la acción secumplió. ver seguimiento del 01/07/2011. 2. Verificado Plan Anual de Estudios PAE2012, aprobado en reunión de Comité Directivode 16 de Diciembre de 2011, numeral 5.5,siendo el cubrimiento del total de sujetos areportar por recursos Naturales y del MedioAmbiente de 105, correspondiente al 100%.Para el proceso de planificación del PAE 2012;la Subdirección de Fiscalización TransversalGestión Pública Ambiental remitió en 9 folios,los lineamientos Macro correspondientes aMacro el 18 de noviembre de 2011. Estasacciones se cumpliron en el 100%.

C 28/12/11FABIO HERNÁNDEZ

2

2 Subdirección de Estudios Fiscales, Económicos ySociales deBogotá.

30-05-2011 No se evidenció el memorandoremisorio de informe con destino a laDirección Apoyo al Despacho, para lafirma del Contralor, según actividadNo. 1 del procedimiento para lapreservación del producto “InformesEstructurales, Sectoriales yObligatorios”, versión No. 4.0, en elcaso de los informes estructurales.

Dado que seles envió a losConcejales deBogotá unresumen de losinformes através de larevista BogotáEconómica, nose estimópertinente elenvío de losinformes.

Dar estricto cumplimientoal procedimiento para lapreservación del producto informes estructurales,sectoriales y obligatorios,en especial lo reglado enla primera actividad paratodos los informesprogramados durante lapresente vigencia.

Subdirectora deEstudios Fiscales, Económicos ySociales de Bogotá.

30-09-2011

30-11-2011 Proyectar cuatro oficios

número deoficios remisorios(4) /númerototal informes estructurales (4)*100

28/12/2011Con emorandos 160200-43179,160200-43186,160200-45290, 160200-51898 del 19 deoctubre, 1 de noviembre y 12 dediciembre de 2011 se remitieron losinformes estructurales a laDirección de Apoyo al Despacho,dando cumplimiento alprocedimiento de preservación delproducto informes estructurales,sectoriales y obligatorios.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenciaron los memorandos relacionadosen el seguimiento, mediante los cuales seenviaron a la Dirección de Apoyo al Despacholos 4 informes estructurales (La EconomiaBogotana, Presente y Prerspectivas,Seguimiento Evaluativo al Proceso de Revisióndel POT, Parafiscalidad en el D.C. y suRetribución y Sostenibilidad fiscal en el D.C.).La acción de mejora se cumplio al 100%.

C 28/12/11Fabio

Hernández



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

3

2 Subdirección de Estudios Fiscales, Económicos y Sociales de Bogotá.

30-05-2011 No se evidenció registros desocialización de los InformesEstructurales en agremiacionessociales y en los sectores de laacademia.

La Subdirección de EstudiosFiscales, Económicos ySociales deBogotá realizóla socializaciónen conjunto conla Subdirecciónde AnálisisFinanciero, alsector de laacademia, donde los

Elaborar encuestadirigida a cada uno de losestudios y realizar lasocialización de maneraindependiente.

Subdirector deEstudios Fiscales, Económicos ySociales de Bogotá.

01/08/2011

30/11/11 número deencuestas aplicadas/ número deasistentes*100

28/12/2011

Para realizar la socialización de losestudios estructurales en laacademia se cursó invitación a lassiguientes instituciones deeducación superior: ESAP, SantoTomas, INPAHU, La Salle yCooperativa de Colombia. De lascuales aceptaron unisalle y ESAP.Se realizaron socializaciones ydiligenciamiento de encuestas depersepciónen así: Unisalle el 2 denoviembre y ESAP el 6 y 24 deoctubre. El 22 de diciembre conoficio 160200-30470 al30 530 seremiitieron los 4 informes

T

Seguimiento a 28 de diciembre/11Se evidenció la solicitud espacios parasocializar los informes estructurales a lassiguientes instituciones de educación superior:ESAP, Santo Tomas, INPAHU, La Salle yCooperativa de Colombia. De estas aceptaronUnisalle y ESAP, se realizaron socializacionesy diligenciamiento de encuestas depersepciónen así: Unisalle el 2 de noviembre yESAP el 6 y 24 de octubre. Se evidenciarónarchivos que contienen las encuestasdiligenciadas en la socialización en laUniversidad de la Salle y ESAP. Igualmente losinformes fueron remitidos a los 40 Concejalesde Bogotá. Y los documetos se encuentran

C28/12/2011

Fabio Hernandez

4

2 Subdirección de Estudios Fiscales, Económicos ySociales deBogotá.

30-05-2011 El riesgo ”no socializar con debidaoportunidad, ni a los actores socialesy académicos los productos delproceso Macro, para contribuir a lageneración de cambios en la gestiónpública Distrital”, se materializó,debido al incumplimiento de estasacciones de mitigación.

La Socialización de los informesal sector de laacademia depende de ladecisión de lasdiferentes universidades que programenesta actividadcon losestudiantes.

1. Insistir en lasocialización de cada unode los informes con laAcademia una vez sehayan elaborado. 2. Anticipar la fecha deelaboración del informede Balance Social a finde Socializarlooportunamente a lacomunidad.

Subdirector deEstudios Fiscales, Económicos ySociales de Bogotá.

30-06-2011

16-12-2011 Socializar todos losproductos programados para lavigencia 2011.

número desocializaciones /número deestudios*100

22/12/2011

La fecha de elaboración del informeBalance Social se adelantó para el29 de julio y fue entregadomediante radicación 201178682 del22 de julio/11. Se socializó en laacademia ennoviembre/11(Universidad de laSalle. También se cursaróninvitaciones a las universidadesESAP, Manuela Beltrán, y EscuelaAlto Gobierno, con oficios 160100-25349, 25350 y 25672 de octubre18, y 21 de 2011 pero no se obtuvorespuesta positiva.

T Seguimiento a diciembre de 2011:Se cursó invitación a las siguientesinstituciones de educación superior: ESAP,Santo Tomas, INPAHU, La Salle y Cooperativade Colombia. De las cuales aceptaron unisalley ESAP. Se realizaron socializaciones ydiligenciamiento de encuestas de persepciónenasí: Unisalle el 2 de noviembre . De otra partese constató la socialización de informes delproceso macro a la Dirección de Control Socialy Participación ciudadana y se solicita espaciospara socializar a la ciudadanía. Todos losproductos del Proceso Servicio Macro(Estructurales, Sectorialesy Obligatorios) seencuentran a disposición para cinsulta en la

C28/12/2011

Fabio Hernan

dez



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5

3 Subdirección Evaluación Sectorial, Planes de Desarrollo yPolíticas Públicas

30-06-2011 No se logró verificar algunos de losregistros del procedimiento para laformulación, implementación, controly seguimiento del observatorio decontrol fiscal y vigilancia de laspolíticas públicas, dado que elprocedimiento no diferencia lasactividades para la creación delobservatorio y para la elaboración delos productos que genera,contraviene las normas NTC ISO9001:2008 y NTC 1000:2009, en susnumerales 4.2.3, 4.2.4, 7.5.3.

En la primeraversión delprocedimiento para laformulación, implementación, control yseguimiento delobservatorio decontrol fiscal yvigilancia de laspolíticas públicas, en sudescripción noquedaron separadas lasactividades inherentes a sucreación, de lasactividades quese debenrealizar para laelaboración delos productosy/o boletinesque genera.

Modificar elprocedimiento para laformulación, implementación, control yseguimiento delobservatorio de controlfiscal y vigilancia de laspolíticas públicas, de talforma que se diferencielas actividades decreación yoperativización, de lasque se requieren para lageneración de losproductos, dejando encada una de ellas losregistros correspondientes.

Subdirectora deEvaluación Sectorial P: D:

08-07-2011 20-09-2011 21-11-2011 Sgt. a 21 de noviembre de 2011:Mediante comunicación2011121383 del 17 de noviembrede 2011 se remitió a la Dirección dePlaneación para su respectivarevisión técnica y aprobación Lossiguientes documentos: solicitud demodificación debidamenteaprobada, propuesta demodificación del procedimiento, yproyecto de resolución.

Seguimiento al 29 de diciembre de2011, la Dirección de Planeaciónincorporo el 28 de Diciembre en elaplicativo sigespro y devolvio elproyecto de modificación delprocedimiento para hacer ajuste alproyecto de procedimiento dePuesta en Marcha, generación ysocialización de los productos delobservatorio de control fiscal yvigilancia de las políticas Públicas eigualmente el proyecto deresolución.

P Seguimiento a diciembre de 2011:La Dirección de Planeaciónel 28 de diciembrede 2011remitió en el aplicativo SIGESPRO a laDirección de Economia y Finanzas Distritalespara ajuste el proyecto modificación delprocedimiento para hacer ajuste alprocedimiento de Puesta en Marcha,Generación y Socialización de los productosdel Observatorio de Control Fiscal y Vigilanciade las Políticas Pública. las acciones no hanterminado.

A28/12/2011

Fabio Hernández



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

6

3 Dirección deEconomía yFinanzas; Subdirección Transversal deGestión Pública y Ambiental; Subdirección Análisis Financiero, Presupuestal yEstadísticas Fiscales; Subdirección Evaluación Sectorial,

30-06-2011 Desactualización de documentos delSGC, tales como:Procedimiento para la elaboración depronunciamientos, que señala en sudesarrollo el grupo GUIFO, quesegún RR No 27 de 30-12-2010, sereemplaza por el Grupo Especial deApoyo y Fiscalización – GAF.El Plan Anual de Estudios –PAE nose actualiza asegurando incluir todoslos pronunciamientos realizados porlas diferentes dependencias de laEntidad, como lo establece elprocedimiento correspondiente en elnumeral 4, Definiciones, situaciónidentificada en el PAE 2010,presentada en la Intranet confrontadocon los 20 pronunciamientospublicados en la página Web, para lavigencia en mención.Incumpliendo lo establecido en losrequisitos de la norma NTC ISO9001:2008 y NTC 1000:2009,numerales 4.2.3 literales b) y c).

1. Conposterioridad ala versión 7 delProcedimiento para laelaboración depronunciamientos adoptadamediante R. R.017-del 16-06-2010 queincorporó algrupo GUIFOpara presentarpropuesta dePronunciamientos, se modificóla denominación de GUIFO porGAF, lo cualgeneró sudesactualización.2.Incorporar una anexo alPlan Anual deEstudios alfinalizar lavigencia, paraincluir lospronunciamient

1. Ajustar elProcedimiento para laelaboración depronunciamientos, con lanueva denominación deGAF.

2. Modificar la definicióndel PAE descrita en elnumeral 4 delProcedimiento para laElaboración, Ejecución,Modificación, Control yMonitoreo del Plan Anualde Estudios PAE,indicando que: Losdemás informes(pronunciamientos) quese realicen durante lavigencia por lasdiferentes dependenciasde la entidad, que no seplanearon al inicio delaño, serán inventariadose incorporados en unanexo, el cual formaráparte del Informe deGestión del PPS-Macrocon corte a 31 dediciembre de larespectiva vigencia.

Director de Economía yFinanzas ySubdirectores: deGestión Pública y Ambiental; Análisis Financiero, Presupuestal yEstadísticas Fiscales; Evaluación Sectorial, Planesde Desarrollo yPolíticas Públicas y

08-07-2011 20-09-2011 Modificar elprocedimiento para laformulación, implementación, controly seguimiento del observatorio de controlfiscal yvigilancia de laspolíticas públicas

Procedimientos programados paramodificar/Procedimientos Modificados*100

22/09/2011

28/12/2011

Sgt.. a 20 de sept. de 2011:Mediante memorando201195574/160000-36758 del 6 deseptiembre de 2011, se remitieronala Dirección de Planeaciónsolicitudes y propuestas demodificación para losprocedimientos: "Para laElaboración, Ejecución,Modificación, Control y Monitoreodel Plan Anual de Estudios PAE” y“Para la Elaboración dePronunciamientos", acompañadodel proyecto de Resolución, para surespectiva revisión técnica yaprobación. Con un avance del80%

Seguimiento al 28 de diciembre de2011: La Direccion de Planeacion através del aplicativo sigesproremitio para ajuste medianteradicado 2011135962 y proceso322563 la citada solicitud. Y sesolicitó verbalmente que agilicen elrespectivo proceso de revisión yaprobación para darle cotinuidad alas acciones respectivas.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció devolución por parte de laDirección de Planeación de los procedimientospara la "Elaboración, Ejecución, Modificación,Control y Monitoreo del Plan Anual de EstudiosPAE” y “Para la Elaboración dePronunciamientos"enviados para revisión yaprobacióncon memorando 201195574/160000-36758 del 6 de septiembre de 2011, en el delaplicativo SIGESPRO radicado No.2011135962, proceso 322563 del 28 deDiciembre de 2011. Por consiguiente no haconcluido la acción y sigue Abierta.

A

28/12/11

FABIO HERNÁNDEZ

DIRECCIÓN SECTOR HÁBITAT Y SERVICIOS PÚBLICOSPROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS MICRO



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1 2

Dirección

Hábitat y

Servicios

Públicos

23/10/09

Memorando No. 13000-215 del 23-10-2009. En la auditoríade la ETB, mediante memorandos130200-05109, 130200-05125,130200-05120, 130200-05113 y130200-05112 se trasladaron 5hallazgos fiscales a la DRFJC el 09-07-09, así mismo, de la auditoría a laEAAB mediante memorandos 13000-07192, 130000-07098, 130000-07100, 130000-7103, 130000-07099,130000-07097 y 130000-07191 setrasladaron 7 hallazgos fiscales a laDRFJC el 01-09-09, que alconfrontarlo con el cierre de auditoríadel 29-05-09 y 30-06-09respectivamente se pasaron 26 y 40días, contraviniendo la actividad 9 delprocedimiento de la Res. 026 de2007.

Complejidad delos hallazgosfiscales quedemandó unanálisis exhaustivo alinterior de laDirección yconsecución dedocumentos soportes, con el fin de impedirdevoluciones. Igualmente, contribuyó eldaño de losequipos decómputo de laDirección, conocasión deltraslado deoficinas, ya quehubo quereconstruir losformatos detraslado dehallazgos.

Evitar la demora en eltraslado efectuandoseguimiento permanentea través de laparticipación activa delequipo directivo en lasmesas de Trabajo de losEquipos Auditores.

Directora Sectorial y Subdirectores deFiscalización

04/01/10 30/12/10 100%

No. Hallazgos Fiscales trasladados fuera detérmino / Total deHallazgos Fiscales * 100

30/12/10

En la Auditoria de Colombia movil,se reportaron nueve HallazgosFicales, que se trasladaron a laDireccion de ResponsabilidadFiscal con radicadosNos.2011118239, 2011118266,2011118282, 2011118294,2011118310, 2011118322,2011118335, 20111188344 y2011118358 .

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que de la Auditoría Especialabreviada de Colombia Movil, correspodiente alII Cilo PAD 2011, se reportaron nueveHallazgos Ficales a la Dirección deResponsabilidad Fiscal, así: con radicadosNos.2011118239 2011118266, 2011118282,2011118294, 2011118310, 2011118322,2011118335, 20111188344 y 2011118358 delNov 9 de 2011, que al compararlos con lafecha de cierre del PAD 2011. versión 5.0 (04/112011), se trasladaron por fuera de lostémino, es decir 2 días después del cierre.Continúa abierta para seguimiento.

A 26/12/11JairoRuiz

Espitia

2 2

Dirección

Hábitat y

Servicios

Públicos

23/10/09

De la auditoría a la EAAB, el directorsectorial mediante oficio con radicadoNo. 200953857 trasladó 9 hallazgosdisciplinarios a la Personería Distritalel 12/08/09, que al confrontarlos conel cierre de auditoría del 30-06-09 sepasaron 29 días, contraviniendo elprocedimiento de la Res. 026 de2007.

Daño de losequipos decómputo de laDirección, conocasión deltraslado deoficinas.

Seguimiento permanentea través de laparticipación activa delequipo directivo de laDirección Sectorial en lasmesas de Trabajo de losEquipos Auditores.

Directora Sectorial y Subdirectores deFiscalización

04/01/10 30/12/10 100%

No. Hallazgos Disciplinarios trasladados fuera detérmino / Total deHallazgos Disciplinarios * 100

30/12/10

Seguimiento diciembre-de 2011El ultimo Hallazgo Disciplinario fueen la Auditoria abreviada Resolicion018 de 2011 (actuacionesespeciales), Metrovivienda el cualse reporto a la Personeria deBogota D. C. com oficio No.2011101673, a partir del mes deseptiembre no se presentaronHallazgos Disclinarios hasta lafecha.

P


Se evidenció que en la auditoría especialabreviada de Metrovivienda del II Ciclo delPAD 2011, se trasladó un halazgodisciplinario a la Personería de Bogotá D.C., mediante oficio con radicado No.2011101673, de 21/09/2011, que alcompararlo con la fecha de cierre delPAD 2011. Versión 5.0 ( 01/109/2011), setrasladó por fuera de los téminos, esdecir, 15 días después del cierre.Continúa abierta para seguinmiento.

A 26/12/11JairoRuiz

Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

3 2

Dirección

Hábitat y

Servicios

Públicos

05/01/10

No suscripción de pacto ético,contraviniendo la estrategia 4.1. delobjetivo 4. del Plan Estratégico 2008-2011.

No competencia dela DirecciónSectorial.

Estar atentos a lasinstrucciones que impartaal respecto el señorContralor.

Directora Sectorial

05/01/10 30/12/10 100%

No. dePactos Éticos conseguimiento / TotalPactos Éticos suscritos * 100

30/12/10

Seguimiento Marzo de 2011No se evidenciaron hechos que den lugar a proyectar la suscripción depactos éticos, por lo cual lasentidades como la ETB y AguasBogotá no han incurrido para ello,las otras entidades manejan unporcentaje pequeño de dineros deldistrito.

Seguimiento Junio de 2011Se solicito un analisis de estasituación a la Contralora Auxiliarcon el radicado 201157948 y no fueaceptado, por lo que se volvio aescribir a la Contralora Auxiliar conradicado 201159941 Seguimiento septiembre de 2011Mediante correo electronico del 14de sep de 2011, el cual reposa enel comptador de la Dra. azucenaRodriguez, se remitio propuesta delPacto etico con la ETB.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que en Comité Directivo deagosto 01 de 2011, el Director presentó elPacto Ético con la Empresa deTelecomunicaciones de Bogotá, asímismo, mediante memorando radicado2011135072 de 26/12/11, se le remitió a laDirectora de Apoyo al Despacho para lafirma.Continúa abierta para seguimiento.

A 26/12/11JairoRuiz

Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

4 2

Dirección

Hábitat y

Servicios

Públicos

Informe de Abril de 2010

En la Auditoría del II Ciclo del PAD2009, la Dirección remitió loshallazgos fiscales a ResponsabilidadFiscal y Jurisdicción Coactiva deCODENSA, con memorando No.130000-2259-05109 el 2 de febrerode 2010 y GAS Natural conmemorando 130000-12851 el 23 dediciembre de 2009, que al compararlocon el cierre de auditoría del PADversión 6,0, estableció el 13 denoviembre de 2009, por consiguientelos hallazgos fiscales fuerontrasladados en forma extemporánea.

Dada larevisión practicada porlos asesores dela Dirección, sehace necesarioefectuar ajustes y aporte deprubas paragarantizar la nodevolución delos mismos.

Ajustar los cronogramasde auditorías con el fin deinvolucrar los tiemposreales que demanda ladirección sectorial y losmismos sujetos decontrol.

Directora Sectorial

04/01/10 30/12/10 100%


30/12/10

Seguimiento Marzo de 2011En el ciclo III solo en la auditoria deGestaguas se presentaron doshallazgos fiscales de los cuales seremitieron a la Dirección de RFYJCcon el Mem. 130100-00148 del 04-01-11 con Rad. 201100339.

Seguimiento Junio de 2011En el ciclo I de 2011 sepresentarón dos hallazgos fiscalesde la ETB, los cuales se remitiron ala Dirección de RFYJC con elradicado 201148116 del 24-04-2011 proc. 260894 con mem y doshallazgos de la EAAB que seenviaron con el radicado201162086 del 08-06-2011 y volvioa enviarse porque fue devuelto conradicado 201164212 del 13-06-2011.Seguimiento septiembre de 2011En la Auditoria abreviadaResolicion 018 de 2011(actuaciones especiales),metodologia anexo 1, no sepresentaron Hallazgos Fiscales

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que en las auditorías especialesabreviadas de Codensa y Gas Natural, no sepresentaron hallazgos fiscales, no obstante, enla Auditoría Especial Abreviada de ColombiaMóvil, correspodiente al II Ciclo PAD 2011, sereportaron nueve Hallazgos Ficales a laDirección de Responsabilidad Fiscal, así: conradicados Nos. 2011118239 2011118266,2011118282, 2011118294, 2011118310,2011118322, 2011118335, 20111188344 y2011118358 de Nov. 9 de 2011, quecomparados con la fecha de cierre del PAD2011. versión 5.0 ( 04/112011), se trasladaronpor fuera de los términos, es decir, 2 díasdespués del cierre.Continúa abierta para seguimiento.

A 26/12/11JairoRuiz

Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5 2

Dirección

Hábitat y

Servicios

Públicos

24/05/11

1.5.12. Los dos hallazgos fiscalesformulados a Gestaguas S.A. ESPdel III Ciclo PAD 2010, fuerontrasladados a Responsabilidad Fiscaly Jurisdicción Coactiva mediantememorando 130100-00148 del 4 deenero de 2011, que al compararloscon el cierre de auditoría (30 dediciembre de 2010), se pasaron 2días, transgrediendo la actividad 11del procedimiento para concluir elhallazgo de auditoría contenido en laRR 029 de 2010.

Los hallazgosfueron entregados porlos auditores alfinal del día, delcierre de laauditoria

Evitar la demora en eltraslado efectuandoseguimiento permanentea través de laparticipación activa delequipo directivo en lasmesas de Trabajo de losEquipos Auditores.

Subdirectores deFiscalización deVivienda y Servicios Públicos

31/05/11 31/08/11 100%


31/08/11

Seguimiento Junio de 2011En el ciclo I de 2011 sepresentarón cuatro hallazgosfiscales, dos de la ETB, los cualesse remitiron a la Dirección deRFYJC con el radicado 201148116del 24-04-2011 proc. 260894 conmem y dos hallazgos de la EAABque se enviaron con el radicado201162086 del 08-06-2011 y volvioa enviarse porque fue devuelto conradicado 201164212 del 13-06-2011.Seguimiento septiembre de 2011En la Auditoria abreviadaResolicion 018 de 2011(actuaciones especiales),metodologia anexo 1, no sepresentaron Hallazgos Fiscales

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que no se realizó auditoría enGestaguas, no obstante de la Auditoriaespecial abreviada de Colombia Móvil,correspodiente al II Cilo PAD 2011, sereportaron nueve Hallazgos Fiscales a laDirección de Responsabilidad Fiscal, así: conradicados Nos.2011118239 2011118266,2011118282, 2011118294, 2011118310,2011118322, 2011118335, 20111188344 y2011118358 del Nov 9 de 2011, que alcompararlos con la fecha de cierre del PAD2011. versión 5.0 ( 04/112011), se trasladaronpor fuera de los témino, es decir 2 díasdespués del cierre.Continúa abierta para seguinmiento.

A 26/12/2011Jairo Ruiz

Espitia

6 3

Dirección

Hábitat y

Servicios

Públicos

03/06/11

En la Dirección de Hábitat yServicio Públicos se evidencióque los funcionarios de losequipos auditados no participaronen la validación del mapa deriesgos vigente y comunicado enfebrero de 2011, así mismo noconocen cuales son riesgos delproceso micro, por consiguienteno se cumple el requisito 4.1 g)de las normas técnicas deCalidad ISO 9001:2008 y GestiónPública 1000:2009.

Falta de socializacion del mapa de riesgos a los Funsionarios de la Direccion

Socializar el mapa deriesgos vigente ysolicitar la participacionde los grupos Auditoresen la Elaboracion delMapa de Riesgos

Directores y

subdirectores de fiscaliza

ción

25/11/2011 100%

Seguimiento diciembre-de 2011Se socializo el mapa de Riesgo Institucional via Outlook, a los funcionarios de la Direccion

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció socialización del Mapa de Riesgos Institucional vía Outlook de 15 de diciembre de 2011, a los funcionarios de la Dirección, quienes el mismo 15 de diciembre confirmaron la lectura del documento. Además, se verificó disponibilidad del mapa de riesgos de Insitucional en la intranet de la Contraloría.Por la eficacia de las acciones implementadas se cierre el hallazgo.

C 26/12/2011.Jairo Ruiz

Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

7 3

Dirección

Hábitat y

Servicios

Públicos

03/06/11

En la Dirección de Hábitat yServicios Públicos en los equipode auditoria se constató que losregistros inherentes al procesoauditor no fueron reportados ensu totalidad en el aplicativoSIGESPRO. Verificado losregistros de los proceso auditorcorrespondientes a mesas detrabajo, aprobación delmemorando de planeación,informe preliminar y final no seencuentran disponibles en esteaplicativo; de otra parte en lasAuditorias de METROVIVIENDAy Caja de la Vivienda Popular yEAAB, dentro de las unidaddocumental del archivo delproceso auditor informe final noreposan los registros oficioremisorio del informe final queconstate su radicado ante elsujeto auditado, por lo cual seincumple el requisito 4.2.4, 7.2.1y 8.2.4 de las normas técnicasde Calidad ISO 9001:2008 yGestión Pública 1000:2009 yProcedimiento “Elaboración deInforme”, Resolución 029 de2009.

Falta de euipos de computo que cumplan con los requisitos para el ingreso de documentos al SIGESPRO, en las Entidades Auditadas (Escaner) y falta capacitacion de los equipos Auditores en el manejo SIGRESPRO

Designar un Funsionariode la Direccion que seencargue de laactualizacion delSIGESPRO y solicitar ala Direccion deInformatica el envio de unescaner e igualmentecapacitacion al GrupoAuditor

Directores y


ción

25/11/2011 100%

Seguimiento diciembre-de 2011Se designo al Funcionario Andres Mauricio Ramirez Ramos, Auxiliar Administrativo 407 - 03, para que actualice el proceso MICRO SIGESPRO

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció designación por parte de la Dirección del Funcionario Andrés Mauricio Ramírez Ramos, Auxiliar Administrativo 407 - 03, para que actualice el proceso MICRO SIGESPRO, el cual se encuentra en etapa de actualización correspondiente al II ciclo del PAD 2011.Contunúa abierta para seguimiento.

A 26/12/2011.Jairo Ruiz

Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

8 3

Dirección

Hábitat y

Servicios

Públicos

03/06/11

En el informe del resultado de laAuditoria realizada ante el sujetode control Metrovivienda no seconsigna el cumplimiento dellineamientos para AccionesCiudadanas, aún cuando elMemorando de Encargo lodetermina. así mismo, en elMemorando de Planeación delproceso auditor ante la EAAB nose determinó el cronograma parael desarrollo del componente deEvaluación al Sistema de ControlInterno. Se incumple los requisito 7.2.3 y7.1 de las normas técnicas deCalidad ISO 9001:2008 y GestiónPública NTGP 1000:2009 yMatriz de Caracterización delProducto, las actividades 7.1 delPlanear, 14 del procedimiento“informe de Auditoria” y elprocedimiento “Memorando deEncargo” - Resolución 029 de2009.

Falta de conntrol en el cumplimiento de los lineanientos consignados en el memorando de encargo en el momento de realizar el informe final

Realizar un mayor controlen la revision del InformeFinal para que secumplan todos loslineamientos delmemorando de encargo

Directores y


ción

25/11/2011 100%

Seguimiento diciembre-de 2011En la Auditoria abreviada Resolicion 018 de 2011 (actuaciones especiales), no se tienen encuenta las acciones ciudadanas

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que en el II Ciclo del Plan de Auditoría Distrital-PAD 2011 , no se reaalizaron auditorías regulares, por lo tanto continúa abierta para seguimiento.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

9 3

Dirección

Hábitat y

Servicios

Públicos

03/06/11

En la auditoría al equipo de laEmpresa de Acueducto yAlcantarillado de Bogota - EAAB,no se pudo conceptuar laconformidad de algunos registrospor no encontrarse a disposición,dado que el funcionario queejercía la función de líder fuetrasladado a otra dependencia dela Contraloría y las unidadesdocumentales como: inventarioparte interesada, conformidad almemorando de planeación delProceso Micro, no pudieron serverificadas en la auditoria internade calidad por encontrarse bajollave. Se incumple el requisito4.2.4 de las normas técnicas deCalidad ISO 9001:2008 y GestiónPública NTGP 1000:2009.

El trasldo delLider del GrupoAuditor, quienno habiaentregado ladocumentacion correspodiente

Remitir memorandos alos Subdirectorescon elpropósito de actualizar ladocuemntación de lossujetos de control delProceso Micetro.

Directores y


ción

25/11/2011 100%

Seguimiento diciembre-de 2011Con memorandos 2011104836, 2011126008 y otros, se solicita a los Subdirectores actualizacion en la documentacion en lo realacionado con el Proceso Micro.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que con memorandos2011104836, 2011126008, se solicita alos Subdirectores actualizacion en ladocumentacion en lo realacionado con elProceso Micro.así mismo, se evidenció el inventario de laparte intersada de la Empresa deAcueducto y Alcantarillado de Bogotá confecha de entrega de junio 9 de 2011, noobstante el memorando de conformidad almemorando de planeación del ProcesoMicro, no se encontró dentro la carpeta dela EAAB del I Cilco PAD 2001.Continúa abierta para seguimiento.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

10 3

Dirección

Hábitat y

Servicios

Públicos

03/06/11

Los equipos de auditoría nocontaron con todos los recursosrequeridos de talento humano einsumos de papelería,tecnológicos suficientes y buendesempeño, dado que efectuadoel seguimiento al suministro derecursos se estableció: 1) que nodispusieron con suficientesinsumos de papel, fólderes paralegajar, tóner para impresoras yque algunos de éstos tuvieronque ser asumidos con recursospropios del equipo auditor y 2) laoperación del aplicativoSIGESPRO a través de losequipos de computo en EAAB,UASP, Caja de la ViviendaPopular y ETB no pudo serrealizada por fallas presentadasen la plataforma tecnológicadisponible, incumpliéndose losrequisitos literal e) del numeral5.1, Título Compromiso de laDirección “asegurar ladisponibilidad de recursos” y b),e) del numeral 6.3 TítuloInfraestructura, de las normastécnicas de Calidad ISO9001:2008 y Gestión Pública

No se cumplio con el Plan de Compras del año 2011, propuesto a la Direccion de Administrativa

Solicitar a la DireccionAdministrativa yFinanciera, elcumplimiento del Plan deCompras para el año2012 y a la vezimplementar capacitacionen el uso del aplicativoSIGESPRO, paraoptimizar el uso de losinsumos como son elpapel y el toner entreotros.

Directores y


ción

25/11/2011 31/12/2012 100%

Seguimiento diciembre-de 2011Con memorando Radicado No.2011 84243 se proyecto el Plan de Compras para el año 2012, el cual se remitio a la Direccion Administrativa y Financiera, para obtener los insumos para el proceso auditor,

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que hasta diciembre seincluyeron los hallazgos de origen 3 de laauditoría interrna de calidad realizada eljunio de 2011, No obstante se realizóverificación corroborando que conmemorando Radicado No.2011 84243 del5 /08/2011 se proyecto el Plan deCompras para el año 2012, el cual seremitio a la Direccion Administrativa yFinanciera para obtener los insumos parael proceso auditor. La capacitacion en el uso del aplicativoSIGESPRO, para optimizar el uso de losinsumos como son el papel y el toner entreotros. no se ha programado a la fecha dela auditoría 26/12/2011.Continúa abierta para seguimiento.


Espitia

DIRECCIÓN SECTOR EDUCACIÓN, CULTURA, RECREACIÓN Y D EPORTE



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1 2

Dirección Educación

40687

1.5.7. En la auditoria regular delIDEP se conformó el grupoauditor mediante encargo deauditoría notificado el 15 de juniode 2010, no obstante para elanálisis de las respuestas alinforme preliminar presentadaspor el sujeto de control, elresponsable del Proceso dePrestación de Servicio Microautorizó la creación de otro grupoespecial, diferente alcomisionado inicialmente en elencargo, situación que no escoherente con lo establecido enel procedimiento, dado que quiendesarrolló el trabajo de auditoríaes quien conoce y debe validarlas respuestas presentadas por elsujeto a dicho informe. Lo anterior obedece a una inadecuadacomunicación entre el equipoauditor y el nivel directivo de estadependencia, reflejada en lainformación que reposa en lasactas de mesa de trabajo dondese observa la ruptura en loscanales de comunicación.

Debilidades en lacompetencia de losfuncionarios para trabajaren equipo.Inobservancia de ProcedimientosFalta de unmecanismo de controlefectivo.

Realizar una actividado capacitación parafortalecer el trabajo enequipo.Realizar capacitaciónen los procedimientosvigentes del PPSMIcro Realizar instructivosy/o circulares quecoadyuven en elcumplimiento de losProcedimientosSupervisión del niveldirectivo en lasauditorías en temaespecífico del SGC.

Director Técnico de Planeación;Dirección deTalento Humana,Director y subdirectores de fiscalización

40695 40786

Realizar una actividad ocapacitación parafortalecer el trabajoen equipoa losfuncionarios de laDECRD que ejecutan elejercicio auditor enla Dirección.

Capacitar el 100%de funcionarios queejecutan elejercicio auditor enla Dirección.

Se realizóuna actividad o capacitación parafortalecer el trabajoen equipoa losfuncionarios de laDECRD que ejecutan el ejercicio auditor enla Dirección.SI 100%NO 0%

Se realizócapacitación a losfuncionarios de laDECRD que

40724

Educación - Seguimiento a 20-12-2011

En atención al seguimiento aseptiembre de 2011, adelantadopor la OCI, quien establece: "Noobstante, a pesar de habersecumplido las actividades 2, 3 y4 esta queda abierta hasta elcumplimiento de la activiadaNo. 1, por lo anterior sigueabierta para seguimiento".

Por lo anterior, se determinacon relación a la actividad No. 1Realizar una actividad ocapacitación para fortalecer eltrabajo en equipo a losfuncionarios de la DECRD queejecutan el ejercicio auditor enla Dirección; que la DECRDinicia una actividad deredistribución de equipos detrabajo a partir del Memorandode Encargo del I cilclo PAD2012, en aras de fortalecer eltrabajo en equipo y con lo cualse estudia los perfiles paraoptimizar el uso del talentohumano, esperando con ello

P

Seguimiento a diciembre de 2011:ACTIVIDAD No. 1: Se inicia con unaacividad de planeación de trabajo de ladirección el día 04-10-2011. Continua abieerta estaacción para el proximo seguimiento.ACTIVIDAD No. 2: Verificada con laDirección Técnica de Capacitación fueefectuada la capacitación en temas relacionados con elPPSMicro, en especial en el tema dehallazgos. Realizando la capacitación sobreconfiguración de hallazgos el día 13 deseptiembre del 2011, con la participación de la totalidad defuncionarios auditores y directivos de laDirección como consta en el listado adjunto. ACTIVIDAD No. 3: Verificado larealización de instructivos y/o circulares deacuerdo a losProceso 254404, 255001 y 257506, asícomo, circulares No. 1 del 6-04-2011 y No.2 del 27-04-2011 remitidos por outlooka los funcionarios de la Dirección. Por lo anterior se establece elcumplimiento de esta acciones.ACTIVIDAD No.4: Revisada las mesas detrabajo se evidenció la participación del


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

2 2


24/05/11

1.5.22. En la revisión yseguimiento a las mesas detrabajo de las 8 auditorías no seevidenció que los Subdirectoresde Fiscalización y el equipoauditor hayan verificado elcumplimiento de la inclusión delos objetivos del Memorando dePlaneación, Análisis Sectorial yunificación de criterios para laelaboración del informepreliminar; inobservándose elprocedimiento para elaborar elInforme de AuditoríaGubernamental con enfoqueintegral y cierre de auditoríaversión 8 ResoluciónReglamentaria 029 de 2009actividad 1.

Inobservancia de

Procedimientos

Falta de un mecanismo de control efectivo.

Solicitar la capacitación en los

procedimientos vigentes del PPSMIcro

Realizar instructivos y/o circulares que coadyuven en el cumplimiento de Cronogramas.

Director y

subdirectores

de fiscalización

01/06/11 31/08/11

Capacitar el100% defuncionarios que ejecutanel ejercicioauditor en laDirección.

Realizar dosinstructivos y/o circularesque coadyuven en elcumplimiento de losProcedimientos.

Como mínimo en el90% demesas detrabajo asegurar lasupervisión del niveldirectivo enlas auditoríasen temaespecífico del SGC, dejando registro en .

Se realizócapacitación a losfuncionarios de laDECRD queejecutan elejercicio auditor en laDirección.SI 100%NO 0%

Se realizórdos instructivos y/o circulares que coadyuven en elcumplimiento de losProcedimientos.SI 100%NO 0%

No. deMesas detrabajo donde sesupervissó el tema deSGC/ No.Total demesas de

20/12/11

Educación - Seguimiento adiciembre 20 de 2011:

La labor de verificar delcumplimiento de la inclusión de losobjetivos del memorando dePlaneación en la elaboración delinforme preliminar; se aseguró en larevisión minuciosa que adelantó eldespacho de la Contralora Auxiliarcon el Director de Educación y elSubdirector de Fiscalizacióncorrespondiente, como se dejaregistro en el acta de mesa detrabajo para validación de hallazgose informe preliminar con eldespacho de la Contralora Auxiliaren las auditorias especialesabreviadas de la SED, UDFJC eIDRD.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que este hallazgo se incluyó endicembre de 2011, no obatante se verificó queno se ha dejado registro en acta de mesa detrabajo sobre la verificación del cumplimientode los objetivos del memeorando deplaneación.Continúa abierta para seguimiento.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

3 3


22/06/11

15. AIC Vigencia 2011:En lo relacionado con la inclusiónde los documentos resultado delas auditorías se evidenció: 1) En la Dirección y Subdirecciónde Fiscalización de Educación,Cultura, Recreación y Deporte losregistros como: mesas de trabajo,memorando de planeación,remisión de informe preliminar yfinal entre otros, no fueronincorporados en el SIGESPRO.2) En el IDRD no se incluyóningún documento resultado de laauditoría en el SIGESPRO.3) En la Secretaría Distrital deCultura Recreación y Deporte nose evidenciaron los oficiosremisorios de Actas de Mesas deTrabajo e Informe Preliminar yFinal a través del SIGESPRO.Incumpliendo lo establecido en elprocedimiento para desarrollarMesas de Trabajo actividad No. 7y numeral 4.2.4. de la norma dela norma ISO NTCGP 1000-2009.

1-. A partir de la entrada en vigencia 018 de 2011, no

habian linaamientos claros frente

al cumplimiento

s de los Procedimient

os del del SGC-

2-. Debilidad en el manejo

del SIGESPRO 3-. Falta de control en el seguimiento

de ingreso de registros al

SIGESPRO.

1-. Solicitar capacitación en el

manejo del SIGESPO a directivos y Lideres.

2-.Verificación por parte del Subdirector

de la incorporación de los registros en

SIGESPRO.

GUILLERMO VERGA

RA Director Sector Educac

iónPATRI

CIA QUIMBAYO-

Subdirectora

Fiscalizacion

Eudacion

SATURNINO

SOLER -

Subdirector de Fiscalización

de Cultura

02/01/12 30/06/12

Asegurar queel 100% delos registrode lasauditorias adealntadas en el I cilcodel PAD2012, esténincorporadas en elSIGESPRO.

No. deauditorias del I ciclo delPAD 2012con Registros incorporadas en elSIGESPRO/ Total deauditorias realizadas en el I ciclodel PAD2012 * 100

20/12/11


Las acciones programadas paraéste hallazgo, están supeditadas ala ejecución del I ciclo del PAD2012. Inicia ejecución en lapróxima vigencia.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se hará seguimiento en el primer trimestre de2012, por cuanto fueron incluidas en diciembrede 2011 y las acciones propuestas seprogramaron para diciembre.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

4 3


22/06/11

18. AIC Vigencia 2011:No se evidenció eldiligenciamiento del formatoParte Interesada. Incumpliendo lonormado en el procedimientopropiedad de la parte interesaday el numeral 7.5.4. de la normaISO NTCGP 1000-2009.

1-. Desconocimie

nto del Procedimient

o correspondien

tes.2-.Falta de control del

cumplimiento del

procedimiento.

1-. Reiterar a través de memorando a equipos

auditores el cumplimiento estricto

de los procedimientos.2-. Verificación por

parte del Subdirector del cumplimiento del procedimiento parte interesada y dejar

registro en mesa de trabajo.

GUILLERMO VERGA


iónPATRI

CIA QUIMBAYO-

Subdirectora

Fiscalizacion

Eudacion

SATURNINO

SOLER -


de Cultura

02/01/12 30/06/12

100% deequipos auditories notificados.100% deverificación del cumplimiento del Procedimiento parteinteresada enlas auditoriasadelantadas en el 2012.

Equipos auditories notificados.SI 100%NO 0%

No deauditorias enque severificó elcumplimiento delProcedimiento parteinteresada en el 2012 /No. Deauditorias adelantadas en el 2012 *100

20/12/11


Las acciones programadas paraéste hallazgo, están supeditadas ala ejecución del I ciclo del PAD2012. Se ejecuta en la próximavigencia.

P



Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5 3


22/06/1120. AIC Vigencia 2011:A falta de supervisión fueaprobado en Comité TécnicoSectorial el Informe Final de estesujeto de control con error en laidentificación del período delPAD, es decir se cita como PAD2010 siendo lo correcto PAD2011. Incumpliendo loestablecido en el Procedimientopara la Identificación yTrazabilidad del Informe deAuditoria Gubernamental conEnfoque Integral y el numeral7.5.3. de la norma ISO NTCGP1000-2009

Falta de control del

cumplimiento de las

características o atributos

de la trazabilidad

del producto .

Verificación de las características o

atributos del producto, en cumplimiento del

Procedimiento de Trazabilidad, dejando constancia en acta de

CTS donde se aprueba los informes.

PATRICIA

QUIMBAYO-

Subdirectora

Fiscalizacion

Educacion

SATURNINO

SOLER -

Subdirector de Cultura

02/01/12 30/06/12

100% infiormes verificados con cumplimiento de trazabilidad

20/12/11

Educación - Seguimiento adiciembre 20 de 2011:Se establece cumplimiento en actade CTS, donde se aprueba elinforme preliminar, que establece laverificación de las características oatributos del producto generado enel segundo semestre de 2011, encumplimiento del Procedimiento deTrazabilidad.

P



Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

6 2


01/10/11

5.1.13. Se evidenció que en lasauditorías del I Ciclo PAD 2011,no se incluyó la fase de cierre deauditoría en el cronogramas deactividades de memorando deplaneación, aparece como unaactividad de la fase de informe ,contraviniendo la actividad 5 delProcedimiento Para laElaboración del Memorando dePlaneación y Programas deAuditoría contenido en laResolución Reglamentaría 029 de 2009, que menciona: equipoauditor elabora cronograma deactividades por componente deintegralidad , teniendo en cuentalas fechas establecidas en elEncargo de Auditoría para lasfases de planeación, ejecución,informe y cierre.

Falta de revisión del memorando

de Planeación.

Falta de control del

cumplimiento del

procedimiento correspondien

te.

Registro en acta de CTS, donde se

aprueba los Memorandos de

Planeación y Programas de auditoria del

cumplimiento del procedimiento

correspondiente.

GUILLERMO VERGA


iónPATRI

CIA QUIMBAYO-

Subdirectora

Fiscalizacion

Eudacion

SATURNINO

SOLER -


de Cultura

02/01/12 30/06/12

100% deMemorandos de Planeación con cronograma de actividades.

No. Dememorandos de Planeaciòn ,verificado que sucronograma de actividades /100%sobre totalde memorandos de planeación.

20/12/11


Las acciones programadas paraéste hallazgo, están supeditadas ala ejecución de la etapa dePlaneación del I ciclo del PAD2012. Estando en proceso, siendocumplidas en el próximoseguimiento.

P



Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

7 2


01/10/11

5.1.31. Los planes demejoramiento de las Auditorias ala Universidad Distrital “FranciscoJosé de Caldas” y Secretaria deEducación fueron presentados enSIVICOF el día 9 de septiembrey 17 de agosto de 2011respectivamente, fecha posterioral cierre de la auditoria que era el29 de junio de 2011,contraviniendo la actividad 13 del Procedimiento para Elaborar elInforme de AuditoríaGubernamental Con EnfoqueIntegral y Cierre de Auditoríacontenido en la ResoluciónReglamentaría 029 de 2009.

Los tiempos contempladas

en la Planeación de la auditoria no se ajustan a la realidad.

Seguimiento del CTS a los cronogramas

definidos para la etapa de cierre de las

auditorias, dejando constancia en actas de

CTS.

GUILLERMO VERGA


iónPATRI

CIA QUIMBAYO-

Subdirectora

Fiscalizacion

Eudacion

SATURNINO

SOLER -


de Cultura

02/01/12 30/06/12

100% dePlanes deMejoramiento aprobados dentro de lostérminos dela face decierre.

No. DePlanes deMejoramiento aprobadosdentro de lostèrminos dela face decierre./Total dePlanes aprobados dentro de lostèrminos dede la face decierre.100%

20/12/11


Acciones en proceso de ejecución,las auditorias del II ciclo del PAD2011, a la fecha se encuentran enetapa de aprobación del informefinal. Continua su ejecución.

P



Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

8 2


01/10/11

5.1.35. No se incluyen las mesasde trabajo en el aplicativoSIGESPRO, incumpliendo laactividad 6 del procedimientopara desarrollar mesas de trabajoResolución Reglamentaría029/2009.

1-. Debilidad en el manejo

del SIGESPRO 2-. Falta de

control

1-. Solicitar capacitación en el

manejo del SIGESPO a los Lideres.

2-. Verificación por parte del Subdirector del registro de Mesas

de Trabajo en SIGESPRO.

GUILLERMO VERGA


iónPATRI

CIA QUIMBAYO-

Subdirectora

de Fiscalizacion

Educacion

SATURNINO

SOLER -


de Cultura

02/01/12 30/06/12

Capacitar ,Nivel Directivos ylideres losequipos Auditories.Controlar trimestralmente el registrode losdocumentos en sigespro.

No.de capacitados del niveldirectivo ylideres delos gruposauditores .100%Sobre eltotal delideres ydirectivos dela Direcciònde Educación Cultura Recreacion yDeporte

20/12/11

Educación - Seguimiento adiciembre 20 de 2011:Las acciones programadas paraéste hallazgo, están supeditadas ala ejecución del I ciclo del PAD2012. Inicia ejecución en lapróxima vigencia.

P



Espitia

DIRECCIÓN SECTOR MOVILIDAD



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1 2Movilid

ad 24/05/11

1.5.13. En las auditorías ejecutadasen Transmilenio y Terminal deTransportes los hallazgos fiscalesfueron trasladados en formaextemporánea a la Dirección deResponsabilidad Fiscal y JurisdicciónCoactiva, así como los penales a laFiscalía y los disciplinarios a laPersonería contraviniendo laactividad No.11 que establece“…los traslados se realizarán antesde culminar la etapa de cierre de laauditoría” del procedimiento “Paraconcluir el hallazgo de auditoría” , porcuanto la fecha de terminación deauditoría fue del 31 de diciembre/10comunicándolos,

Incumplimiento del procedimientode concluirhallazgo deauditoría

Dar cumplimiento con losplazos de remisión dehallazgos anrtes del cierrede la auditoría mediantecuadro control y registros dememorandos y oficios detraslado.

Director

Subdirector Fiscalización Infraestructura

Subdirector Fiscalización Movilidad

26/05/11 30/12/11

cumplimiento con losplazos deremisión dehallazgos anrtes delcierre de laauditoría

No. Hallazgos trasladados a lasinstancias pertinentes /No halazgostotales trasladados durante lafase decierre deinforme

30/06/11

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: los hallazgos fiscales delas auditorias del I Ciclo del PAD2011 se trasladaron a la Direcciónde Responsabilidad Fiscal en sutotalidad, algunos por fuera de losterminos de la fase de cierre,teniendo en cuenta la situacióncoyuntural presentada en laDirección por el cambio de Directory Subdirector que motivaron mayortiempo para analizar los hallazgos,informes preliminares y finales, ysurtir reuniones. Los hallazgos delII Ciclo se han trasladado dentro delos términos.

P

80%


Se evidenció que en las auditorías realizadasen el II ciclo PAD 2011, los hallazgos no fuerontrasladados oportunamente a las instanciaspertinentes como en el siguiente caso entreotros: IDU a la Personeria mediante oficio2011127705 del 06/12/11, siete (7) hallazgosfiscales a la Dirección de ResponsabilidadFiscal No. 80000, 0044 al 050 mediantememorandos 2011127667 del 05/12/11 y en laauditoria de la UARMV el traslado de hallazgosdisciplinarios mediante oficio 2011,133453 del21 de diciembre de 2011 y el penal a la Fiscaliamediante oficio 2011133469 del 21 dediciembre de 2011; que comparado con elcierre de audiroria del 30/11/2011, setrasladaron fuera de los téminos, es decir 13días despuès .

Continúa abierta para seguiiento.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

2 2Movilid

ad 24/05/11

1.5.25. A pesar de la programaciónaprobada no se realizaron deacuerdo al cronograma deprogramación en su mayoría ytampoco se encontró el documentodonde haya sido ajustado.

Incumplimiento del procedimientode elaboración demesas de trabajo

Elaborar los ajustespertinentes cuando semodifiquen los plazos dedesarrollo de mesas detrabajo

Director



26/05/11 30/12/11

Cumplir conlos plazos derealización de mesas detrabajo

No mesas

realizadas /

No. De mesas

programadas

30/06/11

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: Las mesas de trabajo de lasauditorias del l y II Ciclo del PAD2011 se realizaron de conformidada los cronogramas y a los ajustesrealizados.

P

90%

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidencio que en la auditoria abreviadaespecial del IDU, del II Ciclo PAD 2011, en elencargo de auditoria No. 201195904 del06/09/11, se establecióla la fase de ejecuciónde 15/09/11 al 15/11/11, que comparada con laejecución de las mesas de trabajo No. 003 del23/09/11 a la No. 07 del 16/11/11, estas serealizaron dentro los téminos establecidos en lafase de ejecución.Por las acciones implmentadas se cierra.

C 21/12/11Jairo Ruiz

Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

3 2Movilid

ad 24/05/11

1.5.26. Se evidenció que en lasmesas de trabajo del IDU y Terminalde Transporte, no se estádiligenciando adecuadamente elAnexo 1 “Modelo Acta de Mesa deTrabajo” establecido en elprocedimiento "para desarrollarmesas de trabajo" adoptadomediante RR.029/09, respecto alcuadro de presentación y validaciónde posibles hallazgos, situaciónevidenciada en la mesa No 06:Presunto Hallazgo Fiscal del contratoTT 080/06 y 079/09, no se encuentraanexado el hallazgo fiscaldebidamente cuantificado y con eldiligenciamiento del cuadro"presentación y validación dehallazgos" de la presente acta.

Incumplimiento del procedimientopara elaborar elinforme deauditoria gubernamental con enfoqueintegral y cierrede auditoría

Efectuar seguimiento a loshallazgos definitivos porparte del nivel directivo atraves de las mesas detrabajo y/o Comité Tecnico, ysu inclusión definitva en losinformes preliminares yfinales.

Director



26/05/11 30/12/11

garantizar que loshallazgos definitivos correspondan a losregistrados en el informefinal

numero dehallazgos validados enmesas detrabajo /numero dehallazgos registrados en losinformes preliminares y finales.

30/06/11

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: Los hallazgos determinadosen la ejecución de las auditorias dell y II Ciclo del PAD 2011 fueronaprobados en las mesas de trabajoe incluidos correctamente en losinformes preliminares y finales(concepto de gestion, resultados deauditoria y cuadro de hallazgos),debidamente revisados yaprobados por el cuerpo directivo.

T

100%


Se evidenció que en la auditoria especialabreviada del IDU II ciclo PAD 2011, en lamesa de trabajo No. 7 del 16/11/11 sediligenció el anexo 1 con el cuadro deaprobación de hallazgos, el cual contienecriterio, condición, causa, efecto, responsable yaprobado Ejm: criterio : Contrato de obraarticulo 3 Ley 87 de 1993, condición: hallazgoadminisrativo con incidencia disciplinaria,causa: incumplimiento de los plazosestablecidos para suscribir actas de recibofinal, Efecto. posible incumplimieto contractual.,y aprobado: SIPor la eficacia de las acciones implementadasse cierra.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

4 2Movilid

ad 24/05/11

1.5.27. En el acta, cuando seaprueba el informe preliminar delTerminal de Transporte no se dejaconstancia que fueron presentadoslos objetivos y el análisis sectorial deacuerdo a lo establecido en elprocedimiento “para elaborar elinforme de Auditoría Gubernamentalcon enfoque Integral y cierre deauditoría”, actividad 1.

Incumplimiento del procedimientopara elaborar elinforme deauditoria gubernamental con enfoqueintegral y cierrede auditoría

Garantizar que en las mesasde trabajo se dejeconstancia clara de lainclusión de loscomponentes del informe deauditoría.

Director



26/05/11 30/12/11

Garantizar que en lasmesas detrabajo sedeje constancia clara de lainclusión delos componentes del informede auditoría.

No componentes deauditoria ejecutados /No componentes deauditoria programados

30/06/11

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: En los informes preliminaresde las auditorias regulares del ICiclo del PAD 2011 (IDU, SDMUARMV, ) se dejó constancia enmesas de trabajo que fueronpresentados los objetivos y elanálisis sectorial. En el II ciclo nose ejecutaron auditorias regulares.

T

100%

Seguimiento a diciembre de 2011:Teniendo en cuenta que durante el II Ciclo delPAD 2011, no se desarrollaron auditoríasregulares. Continua abierto para seguimiento.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5 2Movilid

ad 24/05/11

1.5.28. En la Dirección de Movilidad,los equipos auditores no estáncumpliendo con la incorporación delas mesas de trabajo al Sistema deGestión por Procesos SIGESPRO,de conformidad a la Activad 6 delprocedimiento para desarrollar mesasde trabajo.

Incumplimiento del procedimientode elaboración demesas de trabajo

Efectuar la incorporación delas actas de mesa de trabajoen el Sistema de Gestión deProcesos SIGESPRO yhacer seguimientoo de sucumplimiento a traves de lasSubdirecciones dejandoregistros en mesas detrabajo y/o comité técnico. .

Lider auditoria IDU

Lider dela SDM

Lider auditoría ante laUARMV

Líder antela Termnal de Transportes

26/05/11 30/12/11

Cumplir conla incorporación de las actasde mesa detrabajo en elSistema deGestión deProcesos SIGESPRO.

No demesas ingresadas al SIGESPRO /No total demesas detrabajo

30/06/11

Seguimiento a Diciembre 15 de2011:Las auditorias del l y II Ciclodel PAD 2011 estan iniciando lainclusión de las mesas de trabajopor SIGESPRO:

P

60%

Seguimiento a diciembre de 2011:Se pudo evidenciar que no se han incluido lasmesas de trabajo en el aplicativo SIGESPRO,.Continúa abierto para seguimiento.


Espitia

6 3Movilid

ad 22/06/10

Equipo Auditor destacado ante elInstituto de Desarrollo Urbano - IDU.Se evidenció en el Informe Preliminarde Auditoría Gubernamental conenfoque Integral modalidad regulardel PAD 2010 ciclo I, que no secumple plenamente con lascaractéristicas que debe tener dichoproducto, ya que de los 76 hallazgosvalidados en las mesas de trabajo Nº8, 9 y 11 solo se relacionan 65 en latabla de hallazgos de dicho infome.Lo anterior podría afectar lacoherencia y calidad del producto.

Incumplimiento del procedimiento

A traves de las mesas detrabajo el equipo Directivo deberá verificar que loshallazgos formulados, laevaluación de lasrespuestas del sujeto decontrol y los hallazgosdefiniitvos seandebidamente incluidos,para que cuando sevalide en comite tecnicose garantice lacoherencia y calidad delproducto.

DirectorSubdirector Fiscaliación InfraestructuraSubdirector Fiscalización Movilidad

02/08/10 31/12/10

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: Los hallazgos de lasauditorias del I y II Ciclo PAD 2011,fueron incuidos en mesas detrabajo y coinciden con losinformes.

P

90%

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidencio que en la mesa de trabajo No.009 del 25/11/11 de la auditoria abreviada delIDU, en la valoracion de las respuestas delinforme preliminar se desestimó un hallazgoadministrativo con incidencia disciplinaria, queal confrontarlos contra el informe preliminar quecontenia 17 hallazgos administrativos y 16hallazgos disciplinarios, en el informe finalquedaron en firme 16 hallazgos administrativosy 15 hallazgos disciplinarios (cuadro dehallazgos .página 40) , Por la eficacia de las acciones implementadasse cierra.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

7 3Movilid

ad 22/06/11

11. AIC Vigencia 2011:El procedimiento para elaborarMesas de trabajo, establece en suactividad No 6, que se debeincorporar el acta de mesa de trabajoen el Sistema de Gestión deProcesos (SIGESPRO). Lo mismosucede con los memorandos deencargo y de planeación. Sinembargo se evidenció que éstosdocumentos no se encuentrancargados en el SIGESPRO, situacióncorroborada con lo manifestado porlos integrantes de las auditorías delIDU, Malla Vial, Terminal deTransporte y Movilidad. Lo anteriorincumple lo establecido en el numeral4.2.4 Control de Registros de lanorma NTC ISO 9001:2001 y NTCGP1000:2009.

Seguimiento a Diciembre 15 de2011:Las auditorias del l y II Ciclodel PAD 2011 estan iniciando lainclusión de las mesas de trabajopor SIGESPRO:

P

60%

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que a este hallazgos no se leestableciron las causas ni las accionespropuestas , sin embargo se observó que nose han incluido las mesas de trabajo en elaplicativo SIGESPRO.Continúa abierto para seguimiento.


Espitia

8 3Movilid

ad 22/06/11

12. AIC Vigencia 2011:Solicitadas al Director de Movilidad(E) y el Subdirector de Fiscalizaciónde Movilidad el “Acta deSocialización de Resultados" a laciudadanía, establecida en laactividad No 14 del “Procedimiento para elaborar el informe deauditoría gubernamental conenfoque integral y cierre deauditoría” y corroborado con lomanifestado por los integrantes delas auditorías del IDU, Malla Vial,Terminal de Transporte y Movilidad,se evidenció que no se desarrolladicha actividad por lo tanto no existeel respectivo registro. Situación quecontraviene lo establecido en elnumeral 4.2.4 Control de Registrosde la norma NTC ISO 9001:2001 yNTCGP 1000:2009 y elProcedimiento para elaborar elinforme de auditoría.

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: En las auditorias del I y IIciclo PAD 2011, no se presentaronciudadanos participantes en losejercicios de las auditorias por lotanto no se realizo acta desocialización.

T

100%

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que en las auditorias del I y IIciclo PAD 2011, no se presentaron ciudadanosparticipantes en los ejercicios de las auditoriaspor lo tanto no se realizó acta de socialización,de conformidad como lo establece la actividad15 del procedimiento para elaborar el informede auditoria gubernamental con enfoqueintegral y cierre de auditoría contenido en la RR007 de 2011. Por la eficacia de las accionesimplementadas se cierra..


Espitia

DIRECCIÓN SECTOR GOBIERNO



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1 2

Dirección

Gobierno

24/05/11

1.5.21. La conformidad de dichosplanes fueron dados a conocerdespués de la fecha de cierredefinida en cada memorando deencargo de auditoría, según elsiguiente detalle: • Secretaría Distritalde Gobierno: Fase de cierre de laauditoria: 30- 07-10 Fecha deconformidad: 04-08-10.

No cumplimiento del prcedimiento enla aprobacionen laconformidad delPlan deMejoramiento en la fase decierre en elproceso auditor.

Se tendra presente lasfechas, para laverificación y conformidad de los Planes deMejoramineto.

Director sectorial

u Subdirectora de

Fiscalización

31/05/11 31/08/11 100%

No. DePlanes demejoramiento aprobados en el ICiclo delPAD 2011/No. Deauditorias programadas en elPAD*100.

30/06/11

Gobierno - Seguimiento a20/06/11: En las auditorias del ICiclo del PAD 2011, se aprobaroncinco Planes de majoramiento enlos términos establecidos en elPAD.

30/09/2011.En las auditorias del II Ciclo delPAD 2011, no se han aprobadoPlanes de Mejoramiento, porcuanto estas se encuentran enejcución.20/12/2011.En desarrollo del II Ciclo del PAD2011 solamente se programóAuditoria Regular a la Personería,cuyo plan de mejoramiento fuéaprobado, dando la respectivaconformidad.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que el Plan de majoramiento de laAuditoria Regular a la Personería de Bogotácorrespondiente al II Ciclo del PAD 2011 se ledió conformidad mediante radicado No.2011134561 de fecha Diciembre 23 de 2011,que comparado con el cierre de Auditoria(23/12/2011) se realizó dentro del término. Por la eficacia de las acciones implementadasse cierra el hallazgo.

C26/12/2301

1

Jairo Ruiz

Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

2 3

Dirección

Gobierno

22/06/11

13. AIC Vigencia 2011:No se está cumpliendo con elprocedimiento "Elaboración delMemorando de Encargo", en suactividad No. 3, toda vez que laresponsabilidad de elaboración delmemorando de encargo recae sobrelos auditores, como se evidenció enel memorando 110000-20746 del 31de mayo de 2011 en el que se lesolicita a los auditores la elaboracióndel proyecto del memorando deencargo sin la participación delcuerpo Directivo como lo establece elprocedimiento.

Falta deconsistencia enel Procedimiento para laElaboración delMemorando deEncargo deAuditoria, yaque existeincongruencia entre ladefinición deequipo deanálisis dondese estableceque el objetivoes "elaborar elproyecto dememorando deencargo deauditoría, bajola responsabilidad del Subdirectorde Fiscalizaciónrespectivo" mientras que elprocedimiento señala otraserie deactividades.

Solicitar la modificacióndel procedimiento para laelaboración delmemorando de encargode Auditoria.

Director sectorial

u Subdirectora de

Fiscalización

01/08/11 30/10/11

Solicitud demodificación alprocedimiento para laelaboración del Memorando de Encargode Auditoria.

Se elaboróy presentóla solicitudde modificación alprocedimiento

Si: 100%No: 0%

23/08/11

Se remitió Solicitud de modificacióndel procedimiento para laelaboración del memorando deEncargo de Auditoria, junto con lapropuesta de procedimiento, aldespacho de la Contralora Auxiliarcon memorando 110000-34327 defecha Agosto 23 de 2011, proceso289676, radicación 201190339.La acción se cumple en un 100%.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que con la modificación de lAResolución Reglamentaría No. 07 de 2011, sedeterminó en la actividad No. 5 que el encargode auditoria lo realiza el Subdirector deFiscalización en coordinación con el equipo deanálisis.Por la eficacia de las acciones implementadasse cierra el hallazgo.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

3 2

Dirección Gobierno

20/10/01

1.5.3. Los funcionarios fueronnotificados del memorando deencargo de auditoria después dehaberse culminado la fase deplaneación, lo anterior se evidencióen los siguientes casos:

Fondo de Vigilancia y Seguridad yUnidad Administrativa CuerpoEspecial de Bomberos

Fecha de notificación de tres (3)funcionarios, 25 de enero de 2011

Fecha de terminación fase deplaneación 18 de enero de 2011

Al monento denotificar elencargo deauditoria, losfuncionarios seencontraban envacaciones, portanto, fueronnotificados unavez regrasaronde susvacaciones.

Solicitar modificación delprocedimiento para laelaboración delMemorando de Encargode Auditoria; en elsentido que se incorporeen la columna deobservación de laactividad 7 unaaclaración relacionadacon que en caso quealgún funcionarioasignado al grupo deauditoria se encuentre envacaciones, permiso uotra novedad, el mismoserá notificado en lafecha de reintegro a laentidad.

Director Sectorial

27/10/11 04/11/11

Solicitud demodificación alprocedimiento para laelaboración del Memorando de Encargode Auditoria.


Si: 100%No: 0%

09/11/11

Se remitió Solicitud de modificacióndel procedimiento para laelaboración del Memorando deEncargo de Auditoria, remitido aldespacho de la Contralora Auxiliarcon memorando 110000-46580 defecha Noviembre 9 de 2011,proceso 309807, radicación2011118250.La acción se cumple en un 100%.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que mediante memorando conradicado No. 2011118250 del 9 de Noviembrede 2011se solicitó modificación delprocedimiento del Proceso Micro en lorelacionado con el numeral 6 del Memorandode encargo de auditoria, donde se debeestablecer una observacción para lanotificación de cada una de las fases deauditoria, en los casos que los funcionarios seencuentren en vacaciones, incapacitados,dando cumplimiento a la fase de inicio yfinalización de la auditoria.De igual se verifica que mediante memorandocon radicación No. 2011120016 del 15 deNoviembre de 2011 la Contralora Auxiliarremite la soclicitud de modificación a ladirectora de planeación con el propósito que seanalice con el equipo de análisis del procesoMicro.Continúa abierta para seguimiento.


Espitia

4 2

Dirección Gobierno

20/10/01

1.5.4. Se incumplió la fecha de iniciodel PAD 2011. La auditoría ante elConcejo de Bogotá se debió iniciaren enero 3 de 2011 y se notificó elmemorando de encargo de auditoríaa partir del 01 de marzo de 2011.

La Auditoria delConcejo deBogotá seencontraba planeada parainiciar el 1 deMarzo, tal ycomo seobserva en elPAD 2011. Sinembargo, comono se conocióel informepreliminar de laOficina deControl Interno,no sepresentaron lasobjeciones almismo.

Este hallazgo,no es válido.

Solicitar a la oficina decontrol interno laverificación de lainformación en el PAD yretiro del correspondientehallazgo.

Director Sectorial

27/10/11 04/11/11

Solicitud deverificación por parte dela Oficinade ControlInterno

Se efectuósolicitud deverificación por partede laoficina decontrol interno

Si: 100%No: 0%

09/11/11

Se solicitó a la oficina de controlinterno la verificación de lainformación reportada en el PAD2011 específicamente laestablecida para la auditoria delConcejo de Bogotá , conmemorando 110000-46572 defecha Noviembre 9 de 2011,proceso 309789, radicación2011118224.La acción se cumple en un 100%.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que en el PAD versión 1.0 laAuditoria regular del Concejo de Bogotá seprogramó el 1 de Marzo de 2011, por lo tanto,no se está incumpliendo la fecha de incio de lacitada auditoria.Por la eficacia de las acciones implementadasse cierra el hallazgo.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5 2

Dirección Gobierno

20/10/01

1.5.8. El Comité Técnico Sectorialsegún en el Acta No 17 de marzo 17de 2011 aprobó el memorando deplaneación del Concejo de Bogotá,después de la fecha fijada para laculminación de la fase de planeación(1 a 9 de marzo de 2011)

Incumplimiento de la fechaestablecida para lafinalización dela Fase dePlaneación, según elMemorando deEncargo, todavez que larevisión yajustes delMemorando dePlaneación requirió mástiempo; porconsiguiente, laaprobación delmismo seefectuó posterior a lafecha determinada enel Encargo deAuditoria.

Solicitar la modificacióndel procedimiento para laelaboración delMemorando de Encargode Auditoria, en elsentido de aclarar que lasfechas establecidas en elpunto 6-duración deauditoria, son flexibles alinterior de las diferentesfases; siempre y cuandose dé estrictocumplimiento a la fechade inicio y de terminaciónde la auditoria.

Director Sectorial

27/10/11 04/11/11

Solicitud demodificación alprocedimiento para laelaboración del Memorando de Encargode Auditoria


Si: 100%No: 0%

09/11/11

Se remitió Solicitud de modificacióndel procedimiento para laelaboración del Memorando deEncargo de Auditoria, remitido aldespacho de la Contralora Auxiliarcon memorando 110000-46580 defecha Noviembre 9 de 2011,proceso 309807, radicación2011118250.La acción se cumple en un 100%.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que mediante memorando conradicado No. 2011118250 del 9 de Noviembrede 2011se solicitó modificación delprocedimiento del Proceso Micro en lorelacionado con el numeral 6 del Memorandode encargo de auditoria, donde se debeestablecer una observacción para lanotificación de cada una de las fases deauditoria, en los casos que los funcionarios seencuentren en vacaciones, incapacitados,dando cumplimiento a la fase de inicio yfinalización de la auditoria.De igual se verifica que mediante memorandocon radicación No. 2011120016 del 15 deNoviembre de 2011 la Contralora Auxiliarremite la soclicitud de modificación a ladirectora de planeación con el propósito que seanalice con el equipo de análisis del procesoMicro.Continúa abierta para seguimiento.


Espitia

6 2

Dirección Gobierno

20/10/01

5.1.28. La conformidad del Plan deMejoramiento del Concejo de Bogotá,no fue oportuna, dado que se aprobómediante oficio radicado 201160748de fecha 2011-06- 03, y el cierre deauditoría fue 24/05/2011,contraviniendo la actividad 13 delProcedimiento para Elaborar elInforme de Auditoría GubernamentalCon Enfoque Integral y Cierre deAuditoría contenido en la ResoluciónReglamentaría 029 de 2009.

Incumplimiento en los términosestablecidos enlas normaspara darconformidad alos planes demejoramiento.

Dar estricto cumplimientoa los plazos estipuladosen la Resolución queestablece los parámetrospara la presentación,conformidad seguimientoy modificación del plan demejoramiento quesuscriben los sujetos devigilancia y control de laContraloría de Bogotá.

Director de

Gobierno

Subdirectora de

Fiscalización

31/1072011 31/12/11

100% deplanes demejoramiento concumplimiento de lostérminos depresentación yconformidad establecidos en laresolución vigente.

No. deplanes demejoramiento concumplimiento de lostérminos de presentación yconformidad establecidos en laresolución vigente/ No. deplanes demejoramientos presentados.

23/12/11

En desarrollo del II Ciclo del PAD2011 solamente se programóAuditoria Regular a la Personería,cuyo plan de mejoramiento fuéaprobado, dando la respectivaconformidad en los términosestablecidos en el procedimiento.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que el Plan de mejoramiento de laAuditoria Regular a la Personería de Bogotácorrespondiente al II Ciclo del PAD 2011 se ledió conformidad mediante radicado No.2011134561 de fecha Diciembre 23 de 2011,que comparado con el cierre de Auditoria(23/12/2011) se realizó dentro del término. Por la eficacia de las acciones implementadasse cierra el hallazgo.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

7 2

Dirección Gobierno

20/10/01

5.1.33. Se evidenció que en algunasmesas de trabajo y conforme almodelo diseñado, se establece en elorden del día, como punto fijo lapresentación y Validación dehallazgos y/o validación de Beneficios o Controles de Advertencias, si loshay, no obstante no tiene desarrollo.

▪ Utilización del formato de la Mesa de Trabajo anterior.

▪ Falta de autocontrol al momento de firmar el acta respectiva.

Cumplir el procedimientomodificado a través de laR.R. 007 del 31/03/2011,

Director Sectorial y Subdirectores Fiscalización

31/10/11 31/12/11 100%

No. deMesas deTrabajo que cumplen elOrden delDía / Totalde Mesasde Trabajorealizadas *100

En desarrollo de la AuditoriaRegular a la Personería previstapara el II Ciclo del PAD 2011 seelaboraron 16 mesas de trabajo, lascuales cumplen el orden del día; esdecir la acción se cumple en un100%.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que en la mesa de trabajo No. 11de Noviembre 11 de 2011, de la auditoriaregular a la Personería de Bogotá del II CicloPAD 2011, en el orden del día se establecevalidación de los hallazgos, tema que fuetratado en el anexo 4 donde se determinanhallazgos administrativos de los estadoscontables los cuales contienen: condición,criterio, causa y efecto; así mismo seestablecen hallazgos administrativos conincidendencia fiscal y disciplinaria.Así mismo, en la mesa de trabajo No. 10 deOctubre 26 de 2011, se establece en el ordendel día aprobación de beneficios de controlfiscal, el cual se desarrolló y está relacionadocon vencimiento de las pólizas de cumplimientoy calidad vencidas desde julio 30 de 2011correspondientes al contrato de prestación deservicio No. 167 de Agosto 20 de 2010.Por la eficacia de las acciones implementadasse cierra el hallazgo.


Espitia

DIRECCIÓN SECTOR SALUD E INTEGRACIÓN SOCIAL



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1 2Dirección Salud

24/05/11

La etapa de cierre de las auditoríasque incluyen el envío del plan demejoramiento a los sujetos decontrol, traslado de hallazgos y laentrega de papeles de trabajo porparte de los equipos auditores, no secumplió de conformidad al I CicloPAD 2009, cuya fecha determinación es el 30 de abril y II CicloPAD 2009 fecha de terminación el 31de agosto, cruzándose lasactuaciones de los equipos auditorescon la Primera y Segunda etapa delIII Ciclo de auditoría PAD 2009, queinició el 1 de septiembre de 2009”

Disminución enlos tiempos deauditoría y nose ha ajustadoel procedimiento

Aplicar procedimientoajustado.

Director Sectorial

01/01/10 31/05/10 20-09-2010

20/09/2011Actividad reprogramada aprobadapor Responsable Proceso Micro(proceso 293261). Se realizóprogramación auditorías regularesCiclo II PAD 2011 que inician enagosto y terminan en diciembre de2011, para tal efecto seestablecieron los tiempos de lasfases de planeaciòn, ejecuciòn,informe y cierre para lograr que lasactividades se cumplan en esostérminos.15/12/2011A la fecha se remitieron informesdefinitivos de las Auditorías delCiclo II PAD 2011 y se realizan lasactividades de cierre, en el tiempoprevisto.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se realizaron 9 auditorias regulares durante elII Ciclo PAD 2011, las cuales se encuentran enejecucion y que culminan el 31 de diciembre de2011.Continúa abierta la obsevación.

A 27/09/11

Jorge Laverd

e Enciso

2 3Dirección Salud

22/06/11

32. AIC, VIGENCIA 2011 .No se encontró el registro mesas detrabajo, donde el Director oSubdirector verifica el cumplimientode los objetivos plasmados en elmemorando de planeación, lo anteriorincumple lo establecido en laactividad 1 del procedimiento para laelaboración del informe de auditoriade la R.R. 029 de 2009 y la 4.2.4 deISO 9001 y GP 1000.

Falencias en larevisión de lasactas

Verificar que incluyaexpresamente en lasactas de mesa de trabajolas acciones señaladasen las actividades de losprocedimientos, enparticular en el acta deinicio de la fase deinforme, actividad 2“Verifica con el equipoauditor que se hayacumplido con losobjetivos contenidos en el Memorando dePlaneación”.

Subdirectores de Fiscaliza

ción y Equipos

de Auditorí

a

01/08/11 31/12/2011

Actas demesa detrabajo verificadas

Actas demesa detrabajo revisadas /actas demesa detrabajo deauditoría

20/09/11

20/09/2011En las auditorías del Ciclo II aplicala Resolución 07 de 2011.Seguimiento Diciembre 15 de2011:Se entregó a los funcionariosauditores lista de chequeo paraverificar registros de conformidadcon los procedimientos vigentes.El procedimiento establecido en laR.R. 07/2011 no prevé la inclusiónde esta actividad en el registro actamesa de trabajo.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Mediante email del día 6 de diciembre de 2011,se envió lista de control actividades y registro alos equipos auditores, asi mismo la Resolucion29 de 2009 fue modificada mediante RR007/2011, la cual no prevee la inclusión de estaactividad en el registro acta mesa de trabajo.Por la eficacia de las acciones implementadasse cierra el hallazgo. C 26/12/11

Jorge Laverd

e Enciso



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

3 3Dirección Salud

22/06/11

33. AIC, VIGENCIA 2011.Se evidenció que no se cumple conlos términos establecidos para eltraslado de los hallazgos generadosen ejercicio de las auditorias, ya queéstos no se efectuaron dentro de lafase de cierre, la cual terminaba el 31-05-2011. Así mismo los hallazgosgenerados en la auditoria del FondoFinanciero de Salud se validaron sinla presencia de ningún directivo y loshallazgos fiscales identificados en laSDIS se enviaron a la Dirección 3días después del cierre de Auditoria(memorando radicado con No.201160726 del 03-06-2011). Loanterior incumple lo establecido en elnumeral 4.2.4 Control de registros yprocedimientos concluir hallazgo einforme de auditoria.Así mismo de cuatro hallazgosfiscales identificados en la auditoríadel Hospital Santa Clara, el equipoauditor solo ha remitido uno (1) a laDirección, no obstante que el informefinal ya fue comunicado al sujeto decontrol y la fase de cierre culminó el31-05-2011.

Laxitud en eltiempo detrámite yremisión de loshallazgos. Demora en laconsecución desoportes adicionales requeridos parael traslado dehallazgos.

Control, vigilancia,revisión y planeación enlo referente alcumplimiento de lostraslados de hallazgos enlos tiempos y plazosestablecidos

Director Sectorial

, Subdirectores de Fiscaliza

ción y Equipos

de Auditorí

a

01/08/11 31/12/2011

Traslado dehallazgos fiscales oportunamente

Hallazgos Trasladados aResponsabilidad Fiscal/ Hallazgos detectados

20/09/11

20/09/2011En las auditorías del Ciclo II aplicala Resolución 07 de 2011.

Seguimiento Diciembre 15 de2011:Actualmente se están realizandolas actividades de cierre del Ciclo IIPAD 2011 que incluye el trasladode hallazgos a las instanciascompetentes.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:La acciòn se encuentra pendiente de realizarsepuesto corresponde a la fase de informe deauditoria del ciclo II PAD 2011, el cual concluyeel 31 de diciembre de 2011.Continúa abierta la No conformidad.

A 26/12/11

Jorge Laverd

e Enciso

4 3Dirección Salud

22/06/11

34. AIC, VIGENCIA 2011.Se evidenció incoherencia en elinforme final del Fondo Financiero deSalud dado que en éste se da unacalificación al sistema de controlinterno, a pesar de que no fueevaluado por el grupo auditor, no seencontraron los registros deevaluación del sistema de controlinterno. Se encontró conceptoemitido por la Dirección dePlaneación de la Contraloría en elcual se aconseja no incluir estaevaluación en el informe final

Es la primeravez que seevalúa el Fondo Financiero demanera independiente de la Secretaríade Salud y esteente no cuentacon estructurani planta depersonal

Solicitar a las DireccionesJurídica y de Planeaciónse informe y clarifique elmarco legal ymetodológico a aplicar enla evaluación al FondoFinanciero Distrital deSalud

Director SectorialSubdirec

tor de Fiscaliza

ción Salud

01/08/11 31/12/2011

Comunicación a

Planeación y Jurídica

Concepto recibido

15/09/11

20/09/2011Se preparó documento inicial paraformular la solicitud de concepto.Está en revisión de funcionarios.

Seguimiento Diciembre 15 de2011:Mediante memorando 2011128893(Radicación 2011128893 Proceso317037) de 9 de diciembre de 2011se solicita a las Direcciones dePlaneación y Jurídica claridadsobre los métodos para evaluarestos dos sujetos de control.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Mediante Memorando No. 2011128893 de09/12/2011, la direccion solicito concepto a laOficina Juridica y a la Direccion tecnica dePlaneacion sobre el marco legal y metodologicopara evaluar el control interno en el FondoFinanciero de Salud, por lo tanto se cumpliócon la accion prevista por la Direccion. Por laeficacia de la acción implementada se cierra. C 26/12/11

Jorge Laverd

e Enciso



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5 2Dirección Salud

20/10/01

1.5.1. Una vez realizado el respectivocierre de auditoría, se constató queno se realizó acta de socialización delos resultados de las auditorias delciclo I del PAD 2011, se encuentrapendiente de realizar, se incumple laactividad 13 del Procedimiento Paraelaborar el Informe AuditoriaGubernamental con Enfoque Integraly cierre de Auditoria Versión 8 RR029 de 2009.

Fallas en larevisión de lasactividades arealizar segúnel procedimiento.

Realizar control para larevisión de los registrosde los procedimientos delProceso de Prestación de Servicio Micro

Director Sectorial

y Subdirec

tores Fiscaliza

ción

01/11/11 15/12/11Realizar elEvento

Evento revisión

Si: 100%No: 0%

06/12/11

Seguimiento Diciembre 15 de2011:Se entregó a los funcionariosauditores lista de chequeo paraverificar registros de conformidadcon los procedimientos vigentes.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Mediante email del dia 6 de diciembre de 2011se envió lista de control actividades y registro alos equipos auditores, asi mismo se citó a lacomunidad para socializar los resultados de lasauditorías ciclo I PAD 2011, para el efecto selevantó acta de septiembre 28 de 2011. Por laeficacia de la acción implementada se cierra.

C 26/12/11

Jorge Laverd

e Enciso

6 2Dirección Salud

20/10/01

1.5.5. Se incumple la actividad Nºtres (3) del Procedimiento para laElaboración del Memorando deEncargo de Auditoria, versión 6.0,dado que no se pudo evidenciar elmemorando remisorio por parte delDirector Sectorial con destino a laSubdirección de Fiscalización paraincluir en el proyecto de memorandode encargo de auditoria, los capítulosde análisis subsectorial

▪ Es más expedita la aprobación del Memorando de Encargo de Auditoría que se surte en Comité Técnico Sectorial que el registro solicitado.

▪ Se presenta falla en la revisión del procedimiento por parte del nivel directivo.

▪ Por hacer más ágil el procedimiento, se obvia este registro.

▪ Se consideró que el registro no es necesario, en la medida que se refleja en el Memorando de

Revisión de los registrosen el procedimiento, detal forma que quedenaquellos que evidencienla realización de lasactividades claves

Directora

Técnica de

Planeación

31/10/11 29/06/12

Solicitud de modificación del Procedimiento para la Elaboración del Memorando de Encargo de Auditoría

Modificar el Procedimiento para la Elaboración del Memorando de Encargo de Auditoría

Si: 100%No: 0%

29/06/12


P

Seguimiento a diciembre de 2011:La acción esta prevista para realizar hasta elmes de junio de 2012, por lo tanto, quedaabierta para realizarle seguimiennto en lapróxima vigencia.Continúa abierta la observación.

A 26/12/11

Jorge Laverd

e Enciso



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

7 2Dirección Salud

20-10-2011

1.5.6. No se evidenció en elmemorando de encargo de auditoriael diligenciamiento del anexo 1 conlos insumos del ciudadano en lasauditorias evaluadas, a excepción dela realizada en la Secretaría Distritalde Integración Social- IDIPRON(Especial), incumpliendo la actividadNº seis (6) del Procedimiento para laElaboración del Memorando deEncargo de Auditoria, versión 6.0,dado que no se pudo evidenciar, enla mayoría de los memorandos deencargo, el anexo 1 “AccionesCiudadanas”.diligenciado

Fallas en larevisión de lasactividades arealizar segúnel procedimiento

Realizar control para larevisión de los registrosde los procedimientos delProceso de Prestación de Servicio Micro

Director Sectorial

ySubdirec

tores Fiscaliza

ción

01/11/11 15/12/11Realizar elEvento

Evento revisión

Si: 100%No: 0%

06/12/11


T

Seguimiento a diciembre de 2011:Mediante email del día 6 de diciembre de 2011se envió lista de control actividades y registro alos equipos auditores. Por la eficacia de laacción implementada se cierra.

C 26/12/11

Jorge Laverd

e Enciso

8 2Dirección Salud

20-10-2011

5.1.19. Se incumple la actividad trece(13) del Procedimiento Para elaborarel Informe Auditoria Gubernamentalcon Enfoque Integral y cierre deAuditoria, Versión 8, RR 029 de 2009al haberse trasladado hallazgosdespués de la fecha de cierre de lasauditorias, 31/05/2011, en lossiguientes casos:Secretaría Distrital de IntegraciónSocial - IDIPRON, Auditoria Especial:Se trasladan los dos hallazgosfiscales establecidos, a la Direcciónde Responsabilidad Fiscal yJurisdicción Coactiva, el día17/07/2011Lotería de Bogotá: Se trasladan lostres hallazgos fiscales establecidos, ala Dirección de ResponsabilidadFiscal y Jurisdicción Coactiva, el día27/07/2011 y los tres hallazgosdisciplinarios fueron remitidos a laPersonería Distrital el día21/07/2011.

•Falta de tiempo antes del cierre de auditoría. ▪Presentación de hallazgos incompletos por parte de los auditores.

▪Cambio permanente de

directivos sectoriales durante el último semestre. ▪Complejidad de las auditorías que realiza cada Dirección Sectorial.

Modificar los Procedimientos del PAD, Memorando de Encargo de Auditoría y Planeación, ajustando los términos conforme el nivel de complejidad de la Modalidad de Auditoría y los sujetos de control.

Directora

Técnica de

Planeación

31/10/11 30/12/11

Solicitud de modificación de los procedimientos indicados

Modificar los procedimientos indicados

Si: 100%No: 0%

29/06/12


P

Seguimiento a diciembre de 2011:La accion esta prevista realizarla hasta el 30 dediciembre de 2011, a la fecha de la visita no sehabia realizado esta actividad, por lo tanto estaqueda abierta para realizarle seguimiento en lapróxima vigencia.

A 26/12/11

Jorge Laverd

e Enciso



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

9 2Dirección Salud

20-10-2011

5.1.26. Se incumple la actividad Nº(1) uno del Procedimiento para laElaboración del Informe de auditoría8.0, dado que no se pudo evidenciar,en las mesas de trabajo laverificación por parte del subdirectorde fiscalización de la inclusión de losobjetivos del memorando deplaneación en el informe de auditoria.

▪ Se considera que no se evidencia como actividad clave del procedimiento.

▪ No se genera valor agregado con ese registro.

Cumplir el procedimiento modificado a través de la R.R. 007 del 31/03/2011,

Director Sectorial

y Subdirec

tores Fiscaliza

ción

31/10/11 30/12/11 100%

No. de Mesas de Trabajo que cumplen los objetivos del Procedimiento de Informe y Cierre de Auditoría / Total de Mesas de Trabajo realizadas * 100

Seguimiento Diciembre 15 de2011:Se entregó a los funcionariosauditores lista de chequeo paraverificar registros de conformidadcon los procedimientos vigentes.El procedimiento establecido en laR.R. 07/2011 no prevé la inclusiónde esta actividad en el registro actamesa de trabajo.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Mediante email del dia 6 de diciembre de 2011,se envió lista de control actividades y registro alos equipos auditores, asi mismo la Resolucion29 de 2009 fue modificada mediante RR007/2011, la cual no prevee la inclusión de estaactividad en el registro acta mesa de trabajo.Por la eficacia de la acción implementada secierra.

C 26/12/11

Jorge Laverd

e Enciso

1 2

Dirección

Hacienda

20-10-2011

1,5,9, Se evidenció que en laauditoría de INVEST IN BOGOTA no se incluyó la fase de planeación en elcronograma de actividades delmemorando de planeacioncontraviniendo la actividad cinco delprocedimiento para la elaboracióndel memorando de planeación de quetrata la R.R 029 de 2009 quemenciona: Equipo auditor elaboracronograma de actividades porcomponente de integralidad, teniendoen cuenta las fechas establecidas enel Encargo de Auditoría para lasfases de planeación, ejecución,informe y cierre.

Deficiencias enla elaboraciónde loscronogramas de auditoría porparte delequipo auditor,y en la revisiónefectuada porla DirecciónSectorial.

Fortalecer el autocontrolpor parte de los auditoresque elaboran loscronogramas deauditoría, y la revisión porparte del Director ySubdirector deFiscalización, verificandoque cumplan con elformato establecido en lanormatividad vigente.

Director Sectorial


ción y Equipo Auditor

20/10/11 31/10/11

El 100% delos cronogramas deactividades incluyen todas lasfases de laauditoría.

No. decronogramas revisados por componente deintegralidad que cumplen con elformato establecido / No. decronogramas realizados por componente deintegralidad. 8/8*100= 100%

27/10/11

Seguimiento Diciembre 15 de 2011:

Mediante acta de equipo de análisisdel 25-10-2011, se dio tratamientoa la observación formulada, serevisaron los cronogramas de laauditoría regular del IPES vigencia 2009-2010 Ciclo III PAD 2011, encontrandoque presentaban la mismainconsistencia observada. Comomedida correctiva el equipo auditorajustó los cronogramas y la DirecciónHacienda mediante memorando2011114315 del 27-10-2011 solicitó a laDirección de Informática, quenuevamente publicara en la páginaWeb, el memorando de planeación, queincluye los cronogramas corregidos detodas las fases de la auditoría.

La acción correctiva se cumplió, por lotanto se solicita a la OCI cerrar laobservación formulada.

PORCENTAJE DE AVANCE: 100%

T


Se reviso la auditoria regular adelantadaante el IPES, correspondiente al cilo IIPAD 2011, observando que loscronogramas que forman parte delMemorando de Planeación cumplen conlos parametros establecidos en elcorrespondiente procedimiento. Por laeficacia de la acción implementada secierra.

C 27/12/11

Jorge Laverd

e Enciso

DIRECCIÓN SECTOR CONTROL URBANO (No presenta Accion es Correctivas)

DIRECCIÓN SECTOR HACIENDA, DESARROLLO ECONÓMICO, IN DUSTRIA Y TURISMO

DIRECCION CONTROL SOCIAL Y DESARROLLO LOCAL



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1

2 FDL USME

19/10/10 Traslado a la Personería de Bogotádel hallazgo disciplinario No. 3.5.2.Correspondiente al FDL Usme, el01/06/2010, por fuera de la etapa decierre de auditoría.

Efectuar el traslado de los hallazgosa los entes correspondientes dentrode la etapa de cierre de auditoría.Incluir en las actas de mesas detrabajo la verificación delcumplimiento de la inclusión de losobjetivos del memorando deplaneación, análisis sectorial yunificación de criterios para laelaboración del informe preliminar porparte del Subdirector deFiscalización. Otorgar conformidad a los planes demejoramiento en actas de Mesas deTrabajo de los equipos de auditoría. .

No aplicación delas normaspertinentes queformalizan losprocedimientos yprocesos denuestro Sistemade Gestión deCalidad.

Remitir comunicación alas Oficinas Localesreiterando el deber deefectuar el traslado de loshallazgos a los entescorrespondientes dentrode la etapa de cierre deauditoría y el deincluir en las actas demesas de trabajo laverificación delcumplimiento de lainclusión de los objetivosdel memorando deplaneación, análisissectorial y unificación decriterios para laelaboración del informepreliminar por parte delSubdirector deFiscalización.

Director Técnico

20/10/10 31/12/10 Remitir comunicación

No. Decomunicaciones remitidas / No. Decomunicaciones programadas x 100

Seguimiento a septiembre de2010: La comunicación seráremitida a finales del mes deseptiembre, y se recalcarásobre la importancia de todoslos procedimientos del ProcesoMicro.

Seguimiento a diciembre: seremitió por out look el 16/11/10A las 3:44 p.m. y se radicó porSIGESPRO Nº 201093436 de2010 11 16 PROCESO Nº226962 una comunicacióndonde se les reitera a todos losequipos de auditoria y a todoslos funcionarios en general, laimportancia y la obligatoriedaddel cumplimiento de loscompromisos y accionesdefinidas en el plan demejoramiento.

p Seguimiento a diciembre de 2010:Verificadas comunicaciones vía outlook de16/11/10 y radicación SIGESPRO Nº201093436 de 2010 de 16/11/10, Proceso Nº226962, mediante las cuales, la direcciónsectorial reitera a los subdirectores, jefes deoficina y funcionarios sobre la obligación deefectuar los traslados de los hallazgos dentrodel cierre de auditoría, así como dejarevidencia en actas de mesas de trabajo dondeel Subdirector de Fiscalización verifique elcumplimiento de la inclusión de los objetivosdel memorando de planeación, análisissectorial y unificación de criterios para laelaboración del informe preliminar. El hallazgose cierre por la eficacia de la acción.

C 27/12/10

Jorge A.

Tabares V.

2

2 Dirección para elControl Social y Desarrollo Local.

19/10/10 No se evidenciaron las actas demesas de trabajo donde elSubdirector de Fiscalización verificael cumplimiento de la inclusión de losobjetivos del memorando deplaneación, análisis sectorial yunificación de criterios para laelaboración del informe preliminar,como lo establece la Actividad 1 delProcedimiento para elaborar elInforme de Auditoria con enfoqueIntegral y Cierre de auditoria de laResolución 029 de 2009.

No aplicación delas normaspertinentes queformalizan losprocedimientos yprocesos denuestro Sistemade Gestión deCalidad.

Remitir comunicación alas Oficinas Localesreiterando el deber deefectuar el traslado de loshallazgos a los entescorrespondientes dentrode la etapa de cierre deauditoría y el deincluir en las actas demesas de trabajo laverificación delcumplimiento de lainclusión de los objetivosdel memorando deplaneación, análisissectorial y unificación decriterios para laelaboración del informepreliminar por parte delSubdirector deFiscalización.

Director Técnico

20/10/10 31/12/10 Remitir comunicación

No. Decomunicaciones remitidas / No. Decomunicaciones programadas x 100

Seguimiento a septiembre de2010: La comunicación seráremitida a finales del mes deseptiembre, y se recalcarásobre la importancia de todoslos procedimientos del ProcesoMicro.

Seguimiento a diciembre: seremitió por out look el 16/11/10A las 3:44 p.m. y se radicó porSIGESPRO Nº 201093436 de2010 11 16 PROCESO Nº226962 una comunicacióndonde se les reitera a todos losequipos de auditoria y a todoslos funcionarios en general, laimportancia y la obligatoriedaddel cumplimiento de loscompromisos y accionesdefinidas en el plan demejoramiento.

p Seguimiento a diciembre de 2010:Verificadas comunicaciones vía outlook de16/11/10 y radicación SIGESPRO Nº201093436 de 2010 de 16/11/10, Proceso Nº226962, mediante las cuales, la direcciónsectorial reitera a los subdirectores, jefes deoficina y funcionarios sobre la obligación deefectuar los traslados de los hallazgos dentrodel cierre de auditoría, así como dejarevidencia en actas de mesas de trabajo dondeel Subdirector de Fiscalización verifique elcumplimiento de la inclusión de los objetivosdel memorando de planeación, análisissectorial y unificación de criterios para laelaboración del informe preliminar. El hallazgose cierre por la eficacia de la acción.

C 27/12/10

Jorge A.

Tabares V.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

3 2

Equipo Auditor delegado ante

el Fondo

de Desarro

llo Local de La

Candelaria

20/10/11

5.1.17. En la Mesa de Trabajo No. 7de 04/04/11 del FDL Candelaria,fueron aprobados 6 hallazgosadministrativos, relacionados en elcuadro de hallazgos, mientras que enlas conclusiones, no se precisa estenúmero ni se especifica si fueronaprobados o no. No obstante, enActa No. 9 de 25/04/11, revisada yanalizada la respuesta del sujeto decontrol al informe componentepresupuesto y estados contables, seconfirmaron 7 hallazgosadministrativos, cifra que fue incluidaen el informe final.

No aplicaciónde los controlesdefinidos en elprocedimiento para garantizarla trazabilidad yconfiabilidad dela informaciónrelacionada conlos hallazgos.

Realizar una reunión detrabajo en la Dirección,con el propósito deautocapacitarse en lossiguientes temas:

1. Procedimiento para eltraslado de hallazgospara garantizar latrazabilidad yconfiabilidad de lainformación quefinalmente se registra enlos informes.2. Procedimiento para laelaboración de informe de auditoria, que garantice latrazabilidad yconfiabilidad de lainformación consignadaen dichos informes comoes el caso de losobjetivos del memorandode planeación, la mesade trabajo para lavaloración de argumentospor parte de laadministración, el temade socialización deresultados de la auditoríaa la comunidad y lainclusión de esta

Equipo Auditor delegado ante el Fondo

de Desarrollo Local de La

Candelaria.

1/11/2011 10/12/2011

Realizar una

autocapacitación


Se llevó a cabo una reunión detrabajo en la Dirección, el día09/12/2011 como consta en el actaNº 37, donde se realizó unaautocapacitación relacionada conlos siguientes temas:

1. Procedimiento para el trasladode hallazgos para garantizar latrazabilidad y confiabilidad de lainformación que finalmente seregistra en los informes.2. Procedimiento para laelaboración de informe de auditoria,que garantice la trazabilidad yconfiabilidad de la informaciónconsignada en dichos informescomo es el caso de los objetivosdel memorando de planeación, lamesa de trabajo para la valoraciónde argumentos por parte de laadministración, el tema desocialización de resultados de laauditoría a la comunidad y lainclusión de esta actividad en elaplicativo Base de Datos delControl Social.3. Procedimiento para laelaboración de mesas de trabajocon el propósito de garantizar quese diligencien de conformidad conlos requisitos establecidos en la

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificada Acta No. 37 de Reunión desocialización de resultados a septiembre de2011, cumplimiento de acciones del Plan demejoramiento y sensibilización sobre el SGC de09/12/11, punto 1. Procedimiento para eltraslado de hallazgos para garantizar latrazabilidad y confiabilidad de la informaciónque finalmente se registra en los informes.Pág. 2. Por la eficacia de la acciuón, se efectúa el cierre.

C 21/12/11

Jorge A.

Tabares V.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

4 2


el Fondo

de Desarro

llo Local

de Sumap

az

20/10/11

5.1.18. Asimismo, en el FDLSumapaz, actas de mesas de trabajoNos. 7 de 05/04/11 y No. 8 de14/04/11, fueron aprobados 6 y 5hallazgos administrativos,respectivamente. Sin embargo, no seevidenció el acta donde se hayadesvirtuado 1 hallazgo, puesto queen Acta No. 12 de 10/05/11, una vezrevisada y analizada la respuesta delsujeto de control al informepreliminar, se confirmaron 10hallazgos administrativos, cifra quefue incluida en el Informe Final.

No aplicaciónde los controlesdefinidos en elprocedimiento para garantizarla trazabilidad yconfiabilidad dela informaciónrelacionada conlos hallazgos.




de Desarrollo Local

de Sumapa

z

1/11/2011 10/12/2011

Realizar una

autocapacitación




T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificada Acta No. 37 de Reunión desocialización de resultados a septiembre de2011, cumplimiento de acciones del Plan demejoramiento y sensibilización sobre el SGC de09/12/11, punto 1. Procedimiento para eltraslado de hallazgos para garantizar latrazabilidad y confiabilidad de la informaciónque finalmente se registra en los informes.Pág. 2. Por la eficacia de la acciuón, se efectúa el cierre.

C 21/12/11

Jorge A.

Tabares V.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5 2

Equipos

Auditores

delegados ante

los Fondos

de Desarro

llo Local

20/10/11

5.1.22. No se evidenció en ningunode los 20 equipos de auditoría, elacta de mesa de trabajo donde severificó el cumplimiento de lainclusión de los objetivos delmemorando de planeación, análisissectorial y unificación de criteriospara la elaboración del informepreliminar entre el Subdirector deFiscalización y el equipo auditor,contraviniendo la actividad 1 delProcedimiento Para elaborar elInforme Auditoria Gubernamentalcon Enfoque Integral y cierre deAuditoría, RR 029 de 2009.

No aplicaciónde los controlesdefinidos en elprocedimiento para laelaboración dede informe deauditoria, quegarantice latrazabilidad yconfiabilidad dela informaciónconsignada endichos informescomo es elcaso de losobjetivos delmemorando deplaneación.



Equipos Auditore

s delegados ante

los Fondos

de Desarrollo Local

1/11/2011 10/12/2011

Realizar una

autocapacitación




T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificada Acta No. 37 de Reunión desocialización de resultados a septiembre de2011, cumplimiento de acciones del Plan demejoramiento y sensibilización sobre el SGC de09/12/11, punto 2. Procedimiento para laelaboración de informe de auditoria, quegarantice la trazabilidad y confiabilidad de lainformación consignada en dichos informescomo es el caso de los objetivos delmemorando de planeación, la mesa de trabajopara la valoración de argumentos por parte dela administración, el tema de socialización deresultados de la auditoría a la comunidad y lainclusión de esta actividad en el aplicativo Basede Datos del Control Social. Por la eficacia dela acciuón, se efectúa el cierre.

C 21/12/11

Jorge A.

Tabares V.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

6 2

Equipos

Auditores

delegados ante

los Fondos

de Desarro

llo Local

de Fontibó

n, Puente Aranda

y Candel

aria.

20/10/11

5.1.23. Se evidenció en actas demesa de trabajo el incumplimiento delos dos días siguientes a la solicituddel sujeto de control para realizarmesa de trabajo en la valoración delos argumentos por parte de laAdministración, como ocurrió en losFDL de Fontibón, Puente Aranda yCandelaria, en los que se efectuó lamesa de trabajo, a los 4 días(Fontibón y P. Aranda) y 3 días(Candelaria), contraviniendo laactividad 7 del Procedimiento Paraelaborar el Informe AuditoriaGubernamental con Enfoque Integraly cierre de Auditoría, RR 029 de2009.

No aplicaciónde los controlesdefinidos en elprocedimiento para laelaboración dede informe deauditoria, quegarantice latrazabilidad yconfiabilidad dela informaciónconsignada endichos informescomo es elcaso de lamesa detrabajo para lavaloración deargumentos porparte de laadministración.



Equipos Auditore

s delegados ante

los Fondos

de Desarrollo Local

de Fontibón, Puente Aranda

y Candela

ria.

1/11/2011 10/12/2011

Realizar una

autocapacitación




T


C 21/12/11

Jorge A.

Tabares V.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

7 2

Equipos

Auditores

delegados ante

los Fondos

de Desarro

llo Local

20/10/11

5.1.24. Efectuado el cruce entre elacta de socialización de losresultados con las organizacionesque participaron en la auditoría(Acciones Ciudadanas) y el anexo 1del Memorando de Encargo, seevidenció que si bien, se realizó encada uno de los equipos de auditoría,la reunión de socialización, no fueronpresentados puntualmente losprecitados resultados, limitándose amencionarlos como objetivo de lareunión: "Socialización de losresultados de la auditoría..., PAD2011, ciclo I a la comunidad de lalocalidad de...", no especificándose eltema puntual relacionado, porejemplo: contratos suscritos por elFDL después de la promulgación delDecreto 101 de 2010, relacionado enel memorando de encargo. Sólo sesocializa mediante acta el objetivogeneral de la auditoría y losresultados de los hallazgosobtenidos, contraviniendo elProcedimiento para Elaborar elInforme de Auditoría ...",inobservancia de la actividad 14: "Seincluirá el resultado de la auditoríacon el énfasis adecuado sobre elproducto de los insumos originadosen la comunidad, de acuerdo con el

No aplicaciónde los controlesdefinidos en elprocedimiento para laelaboración dede informe deauditoria, quegarantice lasocialización deresultados de laauditoría acomunidad y lainclusión deesta actividaden el aplicativoBase de Datosdel ControlSocial.



Equipos Auditore

s delegados ante

los Fondos

de Desarrollo Local

1/11/2011 10/12/2011

Realizar una

autocapacitación




T


C 21/12/11

Jorge A.

Tabares V.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

8 2


el Fondo

de Desarro

llo Local

de Antonio Nariño

20/10/11

5.1.25. En el Fondo de DesarrolloLocal de Antonio Nariño, no fueposible efectuar el cruce entre el actade socialización de los resultados con las organizaciones que participaronen la auditoría (AccionesCiudadanas) y el anexo 1 delMemorando de Encargo, puesto queno se realizó la socialización en mesade trabajo ni con el comité de comitéde control social.

No aplicaciónde los controlesdefinidos en elprocedimiento para laelaboración dede informe deauditoria, quegarantice lasocialización deresultados de laauditoría acomunidad y lainclusión deesta actividaden el aplicativoBase de Datosdel ControlSocial.




de Desarrollo Local

de Antonio Nariño

1/11/2011 10/12/2011

Realizar una

autocapacitación




T Seguimiento a diciembre de 2011:Verificada Acta No. 37 de Reunión desocialización de resultados a septiembre de2011, cumplimiento de acciones del Plan demejoramiento y sensibilización sobre el SGC de09/12/11, punto 2. Procedimiento para laelaboración de informe de auditoria, quegarantice la trazabilidad y confiabilidad de lainformación consignada en dichos informescomo es el caso de los objetivos delmemorando de planeación, la mesa de trabajopara la valoración de argumentos por parte dela administración, el tema de socialización deresultados de la auditoría a la comunidad y lainclusión de esta actividad en el aplicativo Basede Datos del Control Social. Por la eficacia dela acciuón, se efectúa el cierre.

C 21/12/11

Jorge A. Tabares V.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

9 2


el Fondo

de Desarro

llo Local

de Usme

20/10/115.1.32. No se evidenció el acta demesa de trabajo No. 11 del FDLUsme

No aplicaciónde los controlesdefinidos en elprocedimiento para laelaboración demesas detrabajo.




de Desarrollo Local

de Usme

1/11/2011 10/12/2011

Realizar una

autocapacitación




T Seguimiento a diciembre de 2011:Verificada Acta No. 37 de Reunión desocialización de resultados a septiembre de2011, cumplimiento de acciones del Plan demejoramiento y sensibilización sobre el SGC de09/12/11, punto 2. Procedimiento para laelaboración de informe de auditoria, quegarantice la trazabilidad y confiabilidad de lainformación consignada en dichos informescomo es el caso de los objetivos delmemorando de planeación, la mesa de trabajopara la valoración de argumentos por parte dela administración, el tema de socialización deresultados de la auditoría a la comunidad y lainclusión de esta actividad en el aplicativo Basede Datos del Control Social. Por la eficacia dela acciuón, se efectúa el cierre.

C 21/12/11

Jorge A.

Tabares V.

DIRECCIÓN SECTOR AMBIENTE



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1 3

Dirección

Ambiente

07/06/11

10. AIC, VIGENCIA 2011.Los registros requeridos en elSIGESPRO se encuentrandesactualizados debido a que lapersona encargada tiene el usuarioadscrito a la Dirección de ControlSocial y Desarrollo Local, y a la fechano ha sido trasladado a la DirecciónSectorial de Ambiente, a pesar dehaber sido solicitado el traslado.

No verificaciónpor parte delDirector encuanto a quela persona dejesu puesto detrabajo al díaen todos susprocesos y enel SIGESPRO,dejando constancia enel acta deentrega depuesto.

Dejar la evidencia en actade entrega por parte delfuncionario en elmomento del traslado

Director Sectorial

08/06/11 31/12/11

Revisar el100% delas actas deentrega depuesto

CUMPLE 100% NO CUMPLE

0%

20/09/11

Seguimiento a 20/06/11 : Serealizará la revisión por parte delDirector en la entrega de puesto detrabajo de cada uno de losDirectivos trasladados.Seguimiento 20/09/11 : En carpetade acta de entrega de puesto detrabajo reposa la certificaciónentregada por los Doctores ClaudiaPatricia Martinez Jaramillo y Juande la cruz Vanegas Suárez,Directivos trasladados a otrasdependencias se realizará larevisión por parte del Director en laentrega de puesto de trabajo decada uno de los Directivostrasladados.Seguimiento 15/12/11 : A la fechano ha habido traslado de lossubdirectores de esta DirecciónSectorial.

SI

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verifico el acta de entrega del 14 de julio dela Dra. Claudia Martinez donde entrego unregistro de su SIGESPRO sin actividades, asimismo el Dr. Juan de la Cruz Vanegas entregoigualmente al dia su SIGESPRO mediante actadel dia 16 de agosto. Durante el ultimotrimestre del año no se presento traslado dedirectivos.De otra parte se verifico que estuviera al dia lasactividades registradas en el SIGESPRO porparte del subdirector de fiscalizacion referentea la auditoria ante el Jardin Botanico deBogota. Por la eficacia de la acciónimplementada se cierra.

C 27/12/11

Jorge Laverd

e Enciso



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

2 2

Dirección Ambiente

20-10-2011

1.5.10. Se evidenció que en laAuditoria regular de SecretaríaDistrital de Ambiente, las fechasestablecidas en el encargo deauditoria de las fases de ejecución;19 de enero de 2011 al 25 de abril de2011/04/11 e informe:26 de abril al17 de mayo de 2011, no sonconsistentes con las fechasestablecidas en el memorando deplaneación de las fases de ejecución:24 de enero al 8 de abril de 2011 einforme: 11 de abril al 20 de mayo de2011, contraviniendo la actividad 5del procedimiento para la elaboracióndel memorando de planeación yprogramas de auditoria contenido enla resolución reglamentaria 029 de2009, que menciona: Equipo auditorelabora cronograma de actividadespor componente de integralidad,teniendo en cuenta las fechasestablecidas en el encargo deauditoria para las fases deplaneación, ejecución, informe ycierre

No cumplimiento del procedimiento establecido enla ResolouciónReglamentaria 029 de 2009,en relación conMemorando deEncargo yPlaneación deAuditoria.

A través del ComitéTécnico Sectorial,verificar que las fechasprogramadas en elMemorando de Encargode Auditoríacorrespondiente a lasFases de Ejecución eInforme se mantengan enel Memorando dePlaneación

Director Sectorial


ción y Transversal de Gestión Pública Ambient

al

01/11/11 31/12/11 100%

Cumplimiento delprocedimiento correspondiente a laelaboración del Memorando dePlaneación y Programas de Auditoria contenido en laResolución Reglamentaria 029 de2009 SI/NO

31/12/11

Seguimiento 15/12/11: Se harealizado verificación en ComitéTécnico Sectorial, de laprogramación de las fechas para laejecución de las auditoríasejecutadas en cumplimiento delPAD 2011.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verifico que mediante acta No. 21 de 2011de Comité Tecnico Sectorial se realizo larevision del Memorando de Planeacionpresentado por el grupo auditor delegado anteel Jardin Botanico de Bogota, el cual fuedevuelto al grupo auditor por deficiencias tantoen forma como de contenido, asi mismo se lesremite al equipo auditor la programacion de lasfechas de cumplimineto del proceso auditorcorrespondiente al ciclo II PAD 2011. de estaforma se implementan los correctivos parasubsanar la observacion presentada. Por laeficacia de la acción implementada se cierra.

C 27/12/11

Jorge Laverd

e Enciso



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

3 2

Dirección Ambiente

20-10-2011

5.1.15. Los hallazgos disciplinariosNos. 3.7.1.1.3., 3.7.1.3.2., y3.7.1.3.3., formulados a la auditoríaregular Secretaría Distrital Ambientedel I Ciclo del PAD 2011, a la fechade la auditoría 5/09/2011, no sehabían trasladado a la PersoneríaDistrital, contraviniendo la actividad11 del Procedimiento Para Concluirel Hallazgo de Auditoría contenido enla Resolución Reglamentaría 029 de2009., que establece: “El traslado dela totalidad de los hallazgos a lasinstancias pertinentes se realizaráantes de culminar la etapa del cierrede auditoría ”. Según oficio201175569 del 13/07/2011 setrasladaron algunos hallazgosdisciplinarios y no los citadosanteriormente contenidos en elinforme final (Págs. 249, 253).

•Falta de tiempo antes del cierre de auditoría. ▪Presentación de hallazgos incompletos por parte de los auditores.

▪Cambio permanente de

directivos sectoriales durante el último semestre. ▪Complejidad de las auditorías que realiza cada Dirección Sectorial.

Modificar los Procedimientos del PAD, Memorando de Encargo de Auditoría y Planeación, ajustando los términos conforme el nivel de complejidad de la Modalidad de Auditoría y los sujetos de control.

Directora

Técnica de

Planeación

31/10/11 29/06/11



Si: 100%No: 0%

29/06/12

Seguimiento 15/12/11: Pendiente el trabajo de la comision nombradaen la asmblea general, encargadade revizar y modificar losprocedimientos del SGC.

SI

Seguimiento a diciembre de 2011:No se ha realizado esta actividad.Continúa abierta la observación.

A 27/12/11

Jorge Laverd

e Enciso

4 2

Dirección Ambiente

20-10-2011

5.1.20. En las actas de mesa detrabajo de la Auditoria RegularSecretaria Distrital de Ambiente -SDA la fecha 05 /01/1011 a la No. 15del 19/07/2011 Auditoria especial delJardín Botánico de la No. 01 del04/01/2011 a la No. 13 del25/05/2011, no se evidenció que eldirector o subdirector de Fiscalizacióncon el equipo auditor, dejara registroen mesa de trabajo de la verificacióndel cumplimiento de los objetivos delmemorando de planeación, análisissectorial y unificación de criteriospara la elaboración del informepreliminar, contraviniendo la actividad1 del procedimiento para elaborar elinforme de auditoria gubernamentalcon enfoque integral contenido en laRR 029 de 2009.

▪ Se considera que no se evidencia como actividad clave del procedimiento.

▪ No se genera valor agregado con ese registro.

Cumplir el procedimiento modificado a través de la R.R. 007 del 31/03/2011,

Director Sectorial

y Subdirec

tores Fiscaliza

ción

31/10/11 30/12/11 100%

No. de Mesas de Trabajo que cumplen los objetivos del Procedimiento de Informe y Cierre de Auditoría / Total de Mesas de Trabajo realizadas * 100

31/12/11

Seguimiento 15/12/11: Se realizóen Comité Técnico Sectorial, laevaluación de los objetivostrazados vrs. resultadosalcanzados de las auditoríasrealizadas.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:En Acta de Comité Técnico No. 31 de octubre21 de 2011, se verifico por parte de losintegrantes del Comite Tecnico el cumplimientode los objetivos planteados en el Memorandode Planeacion de la auditoria transversal"Proyecto de tratamiento y aprovechamiento deBiogas proveniente del relleno de Doña Juanadel D.C."., asi mismo la Resolucion 29 de 2009fue modificada mediante RR 007/2011, la cualno prevee la inclusion de esta actividad en elregistro acta mesa de trabajo. Por la eficaciade la acción implementada se cierra.

C 27/12/11

Jorge Laverd

e Enciso



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5 2

Dirección Ambiente

20/10/11

5.1.30. Con oficio radicación201150248 del 4/05/2011 se daconformidad al plan de mejoramientode la auditoría especial de laSecretaría Distrital Ambiente, alconfrontarlo con el cierre deauditoría 30/04/2011 se observa quese pasaron 3 días, contraviniendo laactividad 13 del Procedimiento paraElaborar el Informe de AuditoríaGubernamental Con Enfoque Integraly Cierre de Auditoría contenido en laResolución Reglamentaría 029 de2009

▪ Incumplimiento de los términos establecidos cuando se recurre a segunda instancia para dar conformidad al plan.

▪ Complejidad de las auditorías que realiza cada Dirección Sectorial.

Modificar los Procedimientos de memorandos de Encargo de Auditoría y Planeación, ajustando los términos para la Fase de Informe y Cierre de Auditoría, que incluya a la segunda instancia.

Directora

Técnica de

Planeación

31/10/11 29/06/12



Si: 100%No: 0%

29/06/12

Seguimiento 15/12/11: Pendiente el trabajo de la comision nombradaen la asmblea general, encargadade revizar y modificar losprocedimientos del SGC.

SI

Seguimiento a diciembre de 2011:No se ha realizado esta actividad.Continúa abierta la observación.

A 28/12/11

Jorge Laverd

e Enciso

1 2Planeación

24/05/11

1.5.1. Durante la vigencia únicamente se realizó un Comité Operativo,mediante acta No. 001 de abril 8 de2010, con el fin de efectuarseguimiento a la ejecución de losplanes y a la gestión del primertrimestre. Lo anterior contraviene elartículo 8 de la ResoluciónReglamentaria No. 007 de junio 11 de 2008, en la cual se establece que elComité Operativo debe sesionar enforma mensual.

Incumplimiento en laperiodicidad delComité Operativo deacuerdo con loestablecido enla ResoluciónReglamentaria No. 007 de2008

Analizar la necesidad dela periodicidad de estecomité establecido en laRR 007 de 2008, y si esdel caso modificar lamisma en este sentido.


n de Planeaci

ón

15/06/11 15/10/11Análisis periodicidad comité

Se efectuóanálisisSi: 100%No: 0%

15/01/11

Seguimiento a 20/06/11: haciendoun análisis de la necesidad derealizar comité operativomensualmetnte, se concluyó queeste debe ser convocado cuandoexista la necesidad del mismo,motivo por el cual se procederá amodificar la Resolución.Seguimiento a septiembre Se estaen la revisión de la ResoluciónReglamentaría 007 de 2008Seguimiento Diciembre 15 de2011Se encuentra en trámite el Proyectopor la cual se ajustan los ComitésDirectivo, Operativo, deCoordinación del Sistema deControl Interno y de Seguimiento alSistema de Gestión de la Calidad,se solicitará ampliación de la fechade terminación debido a lacoyuntura que se da en estosmomentos con los comités.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:A la fecha no se ha ejecutado esta acción.Seguimiento igual al de septiembre.Continúa abierta para seguimiento.

A 28/12/11

Jorge Laverd

e Enciso

DIRECCIÓN TÉCNICA DE PLANEACIÓN



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

2 2Planeación

24/05/11

1.5.4. No se evidencia ningúnimpacto, efecto o consecuenciaderivada de la consolidación de losresultados de los anexos 10 y 11,reportada por las Sectoriales,correspondiente al II y III Ciclo 2010,que redunde en el mejoramiento delproceso auditor, habida cuenta queen la Dirección de Planeación reposala aludida consolidación, sin habersegenerado ningún informe sobre elresultado de los mismosencaminados a la planificacióninstitucional y por ende almejoramiento del proceso Micro, talcomo lo establece los lineamientosde la Alta Dirección vigencia 2010(página 13).

Incumplimiento a losLineamientos de la AltaDirección

Elaborar informeresultado de laconsolidación de losanexos 10 y 11 de lasauditorias terminadas enel I Ciclo del PAD 2011 yremitir a las DireccionesSectoriales con el fin deque sirva de insumo parala toma de decisiones.

Directora de

Planeación

13/06/11 30/06/11

Elaborar informe resultado de laconsolidación de losanexos 10 y11 de lasauditorias ICiclo delPAD 2011.

Se elaboróinformeSi: 100%No: 0%

30/06/11

Planeación - Seguimiento a20/06/11: una vez recibidas todaslas solicitudes por parte de lasDirecciones Sectoriales seterminarán de consolidar y seelaborará el respectivo informe.Seguimiento a 20/09/2011 : sesolicitará modificación de la fechade terminación programada con elfin de presentar el informe quecontenga los resultados.Seguimiento Diciembre 15 de2011:Se consolidaron las observacionesde cada uno de los sujetos decontrol y se espera su aprobaciónpara enviar a los respectivosDirectores Sectoriales.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó que el funcionario Yackson Asprillaconsolidó los anexos 10 y 11, produciendo uninforme que está pendiente de aprobación ysocialización por parte de la Dirección dePlaneación a las diferentes DireccionesSectoriales.Continúa abierta para seguimiento.

A 28/12/11

Jorge Laverd

e Enciso

1

Incorporar en elProcedimiento para laConformidad, Seguimiento yModificación al Plan deMejoramiento, un puntode control que permitaverificar que las accionespropuestas por lossujetos de control secumplan de acuerdo a loprogramado, casocontrario se activará elproceso administrativosancionatorio.

Directores y


ción

29/04/2011

Punto de Control para la

verificación y control de

las acciones

incorporadas en el

procedimiento.

En el"Procedimiento parala Conformidad, Seguimiento yModificación del Plande Mejoramiento", seincluye elpunto decontrol quepermita verificar laeficacia delas acciones implementadas.SI: 100%NO: 0%

AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA-AGRVIGENCIA: 2009 Y I SEMESTRE DE 2010



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Informatica: La dependencia norealizo seguimiento.

Seguimiento a junio de 2011:Se verificó el documento soporte delModelamiento de procesos (MÓDULO I. BizAgiProcess Modeler), suministrado por laDirección de Informática como soporte delcumplimiento de las actividades relacionadascon 1.1 "Parametrización e identificación delas variables de interés para el seguimiento delos Contratos de Obra Pública" y 1, 2"Definición de la arquitectura interna delaplicativo (Incluye la modelación de procesos,flujo de información) descritas en el elCronograma Plan de Trabajo Sistema deMonitoreo Contratación de Obra Pública. Seencuentra en ejecución la Actividad 1.3 delCronograma.Continúa abierto para seguimiento.

A 28/06/11Funcionarios OCI

Se implementó

el aplicativo

para monitorear en tiempo

real la contratación de obre pública:

Si: 100%

Implementar un aplicativo que facilite a la Contraloría de Bogotá evaluar en tiempo real la contratación de obra pública de los sujetos de control, a través de las siguientes fases (Ver Cronograma Anexo) y adoptar la metodología para el seguimiento de los mismos:

1. Arquitectura Interna del Aplicativo.

Fase I. Alcance: Contratos Complejidad y Riesgo Alto.Parametrización de la información, definición de la arquitectura interna, consolidación de la información, actualización de la información de

01/06/2011

Aplicativo en

funcionamiento para

evaluar en tiempo real

la contratación de obra pública.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Seguimiento a septiembre de2011Dir.Hábitat y Servicios Públicos.La contraloria de Bogota D. C.,implemento el aplicativo Yo SoyBogota, con el que se establece enlinea la observacion en tiempo realde la contratacion de obra obrapublica en el Distrito Capital.Seguimiento a diciembre 15 de2011Dir.Hábitat y Servicios Públicos.La contraloria de Bogota D. C.,implemento el aplicativo Yo SoyBogota, con el que se establece enlinea la observacion en tiempo realde la contratacion de obra obrapublica en el Distrito Capital.

Seguimiento a diciembre de 2011:1. Dirección Hábitat y Servicios Públicos:Se evidenció que la Contraloría de Bogotá D.C., implementó el aplicativo Yo Soy Bogotá,con el que se establece en línea la observaciónen tiempo real de la contratación de obra obrapública en el Distrito Capital, excepto lasEmpresas de Servicios Públicos que no leaplica la Ley 80 de 1993, por ser empresas deEconomía mixta o regimen privado. LaDirección de Hábitat y Servicios consultadirectamente la base de datos de la EAAB,para la información requerida .Continúa abierta para seguimiento.


Espitia

Fase II. Alcance: Contratos Complejidad yRiesgo Medio. Actualización de lainformación deseguimiento de loscontratos de obra públicade complejidad y riesgo"Medio", validación de lainformación actualizadapor los sujetos de control,realización de actividadessegún la Metodología"Actuaciones con baseen alertas".

Educación: La dependencia norealizó seguimiento.

Seguimiento a diciembre de 2011:2. Educación :No realizó seguimiento al observatorio enrelación con la contratación de obra Pública.Continúa abierta.


Espitia

Si: 100%No: 0%

de la información de seguimiento de los contratos de obra pública de complejidad y riesgo "Alto", validación de la información actualizada por los sujetos de control, capacitación manejo del sistema, realización de actividades según la Metodología "Actuaciones con base en alertas", pruebas y simulación arquitectura interna, implementación y puesta en marcha Fase I.

pública.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Dir: Movilidad: El lanzamiento delaplicativo fue el 14 de septiembrede 2011 por parte del SeñorContralor el cual permitira unmonitoreo por parte de la Dirección. Seguimiento Diciembre 15 de2011: El lanzamiento del aplicativofue el 14 de septiembre de 2011por parte del Señor Contralor elcual permitira un monitoreo porparte de la Dirección.

Seguimiento a diciembre de 2011:3. Movilidad: Se evidenció que el aplicativo "Yo soy Bogotá",con el cual se consultan los contratos de obradel Distrito Capital, aun carece de la totalidadde la información para consulta, toda vez queno permite identificar claramente toda lainformación y el seguimiento de los contratos.Continúa abierta para seguimiento.


Espitia

Gobierno : La dependencia norealizó seguimiento.

Seguimiento a diciembre 15de 2011: Esta Direcciónsectorial efectuó revisión en elmes de Octubre de algunos delos contratos incorporados porlos sujetos de controlcorrespondientes a la direcciónsectorial, en el aplicativo “Yosoy Bogota”, determinando quela información allí consignadano estaba actualizada nicompleta.Posteriormente se publicó laResolución Reglamentaria No.028 de Noviembre 8 de 2011“Por medio de la cual semodifica las ResolucionesReglamentarias No. 034 del 21de diciembre de 2009 y 013 dede mayo 4 de 2011 respecto alcontenido y término de larendición de la informacióncontractual y se dictan otrasdisposiciones”; en la cual seestablece según el artículotransitorio que los contratossuscritos durante las vigencias2010 y 2011, serán actualizadosy complementados entre el 15

Seguimiento a diciembre de 2011: 4. Gobierno:Esta Dirección sectorial efectuó revisión en elmes de Octubre de algunos de los contratosincorporados por los sujetos de controlcorrespondientes a la dirección sectorial, en elaplicativo “Yo soy Bogotá”, determinando quela información allí consignada no estabaactualizada ni completa.Posteriormente se publicó la ResoluciónReglamentaria No. 028 de Noviembre 8 de2011 “Por medio de la cual se modifica lasResoluciones Reglamentarias No. 034 del 21de diciembre de 2009 y 013 de de mayo 4 de2011 respecto al contenido y término de larendición de la información contractual y sedictan otras disposiciones”; en la cual seestablece según el artículo transitorio que loscontratos suscritos durante las vigencias 2010y 2011, serán actualizados y complementadosentre el 15 de noviembre y el 15 de diciembredel presente año.De acuerdo con lo anterior, una vez seaactualizada la información por parte de lossujetos de control, se procederá a efectuar larespectiva validación. Continúa abierta para seguimiento.


EspitiaHallazgo 1 /2011 - InformeDefinitivo "Seguimiento al Avancedel Plan de MejoramientoAuditoria Especial" Vigencia 2009y I Semestre 2010,

Se determinó que la Contraloría nocumplió la acción correctivapropuesta en el plan demejoramiento, referente a “Establecery poner en marcha el aplicativo delObservatorio a la contratación deobra pública, como línea de PolíticaInstitucional, para monitorear entiempo real la contratación en elDistrito Capital, lo cual servirá como

Dirección de

Apoyo al Despac

hoDirecció

n de Informáti

ca.Direcció

n de Planeaci

ón.Director

es

30/05/20112 5

Sectoriales -

Dirección de

Planeación -

Dirección de

21/06/11

Fase III. Alcance: Contratos Complejidad y Riesgo Bajo.Actualización de la información de seguimiento de los contratos de obra pública de complejidad y riesgo "Bajo", validación de la información actualizada



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

20-09-2011El Contralor de Bogotá presentó el14 de septiembre de 2011 softwarepara realizar control sobre lacontratación "Yo soy Bogotá".Seguimiento a Diciembre 15 de2011:Se expidió la RESOLUCIÓNREGLAMENTARIA No. 028 DENOVIEMBRE 8 DE 2011 “Por medio de la cual se modifica lasResoluciones Reglamentarias No.034 del 21 de diciembre de 2009 y013 de mayo 4 de 2011 respecto alcontenido y término de la rendiciónde la información contractual ”.

Seguimiento a diciembre de 2011: 5. Salud:Se realiza seguimiento semanal, a travez deuna bitácora al portal de contratacion a la vistaContinúa abierto para seguimiento.

A 26/12/11

Jorge Laverd

e Enciso

Distrito Capital, lo cual servirá comoinsumo para el ejercicio auditor.”,cuyo plazo venció el pasado 31 demarzo de 2011, toda vez que a lafecha del presente seguimiento laContraloría de Bogotá no haimplementado el aplicativo ni lametodología para realizar elmonitoreo en tiempo real de lacontratación de obra pública delDistrito Capital.

es Sectorial

es.Director

de Responsabilidad Fiscal y

JC.

n de Informá

tica

información actualizada por los sujetos de control, realización de actividades según la Metodología "Actuaciones con base en alertas".

2. Arquitectura Externa del Aplicativo :

Definición de la arquitectura externa.Generación de reportes.Publicación del seguimiento de los contratos de obra pública Fase I.Publicación del seguimiento de los contratos de obra pública Fase II.Publicación del seguimiento de los contratos de obra pública Fase III.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Seguimiento a septiembre de2011: Control Social y DesarrolloLocal: Se suscribió el contrato Nº28 de junio 28 de 2011 para lapuesta en marcha del aplicativo delObservatorio a la contratación deobra pública, como línea de PolíticaInstitucional, para monitorear entiempo real la contratación en elDistrito Capital, lo cual servirá comoinsumo para el ejercicio auditor.Seguimiento a diciembre 15 de2011: Control Social y DesarrolloLocal: Se suscribió el contrato Nº28 de junio 28 de 2011 para lapuesta en marcha del aplicativo delObservatorio a la contratación deobra pública, como línea de PolíticaInstitucional, para monitorear entiempo real la contratación en elDistrito Capital, lo cual servirá comoinsumo para el ejercicio auditor,esta herramienta ya se encuentraoperando.

Seguimiento a diciembre de 2011: 6. Control Social y Desarrollo Local-Seguimiento a septiembre de 2011: A pesarde haberse realizado la suscripción del contratoNº 28 de junio 28 de 2011, para la puesta enmarcha del aplicativo del Observatorio a lacontratación de obra pública, como línea dePolítica Institucional, para monitorear en tiemporeal la contratación en el Distrito Capital, queservirá como insumo para el ejercicio auditor,no se ha puesto en marcha a la fecha.

Con relación a los hallazgos 2 y 4 (Informe dela Auditoría Especial Vigencia 2009 y ISemestre de 2010, mediante Informe Definitivode la Visita Especial de Seguimiento al Plan deMejoramiento, radicado 20112140030911 de06/05/2011, la AGR consideró incumplida laacción correctiva y el término establecido,razón por la cual, la CB formuló la mismaacción dividida en tres fases para laimplementación del aplicativo a la contratación,obtenniendo su conformidad mediante Oficiocon radicado 2011214004144, Enconsecuencia los hallazgos 2 y 4 quedaninmersos en este hallazgo, por tratarse de lamisma acción.

Verificado en intranet aplicativoYosoybogota.gov.co en cifras por localidad yNúmero de Usuarios Registrados

A* 21/12/11

Jorge A.

Tabares V.

3. Metodología.

Elaborar y publicarMetodología "Actuaciones con baseen alertas" para elseguimiento a loscontratos de obrapública.Socializar y darcapacitación en laMetodología.

Hacienda: La dependencia norealizó seguimiento.

Seguimiento a diciembre de 2011:7. Hacienda:La dependencia está realizando seguimiento alos reportes de la contratacion en SIVICOF,aplicativo este que sirve de base paracomparar la contratación reportada en YO SOYBOGOTÁ, es tal el caso de que en el informede la Secretaría Desarrollo Económico, sepresentó un hallazgo por reportar diferentescifras.Continúa abierta para seguimiento.

A 27/12/11

Jorge Laverd

e Enciso



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Ambiente: La dependencia norealizó seguimiento.

Seguimiento a diciembre de 2011:8. Ambiente:En cumplimiento de la RR 28 de 2011,mediante memorandos Nos. 2011122773 de 22de noviembre de 2011 y 2011125743 de 30 denoviembre de 2011, se remitio a la Direccion deinformática la relacion de los contratossuscritos antes del 2010 y vigentes por elJardín Botánico y la Secretaría Distrital deAmbiente, con el fin de alimentar el aplicativoYo Soy Bogotá, que será objeto de consulta yanálisis respecto a la contratación reportada enel aplicativo SIREL 20.1 del bimestrenoviembre diciembre de 2011.Continúa abierto para seguimiento.

A 26/12/11

Jorge Laverd

e Enciso

Septiembre 30 de 2011

Expedir el acto

administrativo que

adopta la metodologí

a.

Se adoptó la

metodología para realizar

seguimiento a la

contratación de obra pública:

Sí: 100%No: 0%

Seguimiento a diciembre 15de 2011Dir.Control UrbanoLa contraloria de Bogota D. C.,implementó el aplicativo Yo SoyBogotá, con el que se estableceen línea la observacion entiempo real de la contratacionde obra obra pública en elDistrito Capital. La Dirección deControl Urbano en los sujetosde control a cargo no presentaobra pública; sin embargo, serealiza la evaluación a lacontratación en tiempo real a lacontratación en el D.C., lo cualservirá como insumo para elejercicio auditor.Se capacitó afuncionaria para evaluar lainformación de Yo Soy Bogotá.

Seguimiento a diciembre de 2011:9. Control Urbano:Se capacitó a la funcionaria Nini JohannaTrujillo en el portal YO SOY BOGOTÁ, que fuenotificada vía outlook el 18 de noviembre de2011, esta funcionaria le está realizando laevaluación a los sujetos de control: DADEP,ERU y Secretaría Distrital de Planeación, paratal efecto, se diligenció el formato 20.1 de laAuditoría General de la República, no obstante,estas entidades no manejan contratacion deObra Pública.Continúa abierto para seguimiento.

A 26/12/11

Jorge Laverd

e Enciso

AUDITORIA FISCAL ANTE LA CONTRALORIA DE BOGOTÁ D.C.VIGENCIA 2008



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1 6

Dirección

Sector Movilid

ad

09/04/10

6.1.5 En la auditoría regular aTransmilenio, en la mesa número dos(2) de fecha 14 de diciembre de2007, se mencionó como parte delorden del día la identificación de lasáreas criticas, sin embargo, éstas nose establecieron.En el acta de mesa de trabajonúmero ocho (8) del 4 de abril de2008, el director de infraestructuramodificó los tiempos de la etapas deejecución de la auditoría, en cinco (5)días, sin la autorización respectivaconforme lo prevé el procedimientopara la modificación del PAD 2008.En la mesa de trabajo número once(11) de mayo de 2008, se llevó acabo la discusión de informe prelimarpor el equipo auditor, en la cual seaprobaron 73 hallazgosadministrativos, 33 disciplinarios y unpenal, posteriormente al comitétécnico se le presentaron 63administrativos, 32 disciplinarios yuno penal, de los cuales dejó 38administrativos, 34 disciplinarios yuno penal, entonces la presuntairregularidad consiste en que noaparece registro en el acta de comitétécnico de la diferencia del cambiodel número de hallazgos, lo quepermite inferir que los hallazgos se

No aplicarestrictamente los procedimientos.

No se dejaregistro de latrazabilidad deinformación, casos de áreascríticas ydesestimación de loshallazgos enmesa detrabajo.

Dejar registro de latrazabilidad deinformación, casos deáreas críticas ydesestimación de loshallazgos en mesa detrabajo.

Director y

Subdirectores

Fiscalización

15/04/10 30/12/10

Actas de Mesa de

Trabajo del Equipo

Auditor con la

trazabilidad del Informe de Auditoria

.

Mesas de trabajo en

que se deja registro de

la trazabilidad

de información, casos de

áreas críticas y

desestimación de los hallazgos en mesa

de trabajo *100 / Total de mesas de trabajo elaboradas

en la auditoria

en las que sea

necesario tratar los temas.

30/06/10

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: En las mesas de trabajo delas diferentes auditoriasadelantadas durante este períodose están consignando los hallazgosencontrados para evidenciar latrazabilidad de la información.

P

90%

Seguimiento a septiembre de 2011:Se evidenció que en el I ciclo del PAD 2011 nose incluyó como sujeto de control a auditar aTrasnmilenio, no obstante se verificó que elinforme preliminar de la auditoría UnidadAdministrativa de Rehabilitación yMantenimiento Víal del I Ciclo del PAD 2011,se establecieron 54 hallazgos administrativos,13 fiscales, 44 disciplinarios y 7 penales que alconfrontarlos con los registrados en el Acta deComité Técnico Sectorial No. 13 del7/07/2011, son consistentes, Así mismo alconfrontar el lnforme definitivo de la auditoríaUnidad Administrativa de Rehabilitación yMantenimiento Víal del I Cicclo del PAD 2011,donde se establecieron 42 hallazgosadministrativos, 9 fiscales, 29 disciplinarios y 4penales con el Acta de Comité Técnicosectorial No.16 del 16/08/2011 los hallazgosregistrados son los mismos. Finalmente severificó que los hallazgos que fuerondesestimados en la mesa de trabajo No.21 el3/08/2011producto de la evaluación de lasrespuestas dadas por el sujeto de controlfueron excluidos del informe final, comoejemplo: el hallazgo 3.5.4.2 hallazgoadministrativo con incidencia disciplinaria yfiscal fue desestimado, por lo tanto lanumeración se corrió en forma descendentequedando el hallazgo numeral 3.5.2.3. delinforme preliminar con el numeral 3.5.2.2 en elinforme final. De igual manera en acta de mesa

A*

27/09/2011

21/12/2011

Jairo Ruiz

Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

2 6

Dirección

Sector Movilid

ad

09/04/10

6.1.6 En las auditorias regulares deTransmilenio, IPES e IDU losformatos de mesas de trabajo no sedesarrollan adecuadamente, al nodiligenciar la parte correspondiente aanexos, en la forma como loestablece el procedimiento adoptadoen la resolución 026 de 2007.Además, en la auditoría regular delIPES, no se determinaron las áreascríticas.

No aplicarestrictamente los procedimientos.

1. Cumplir elprocedimiento para laelaboración de mesas detrabajo.

2. Verificar que en lasmesas de trabajocorrespondientes a laaprobación de losmemorandos deplaneación se determinenlas áreas críticas.

Director y

Subdirectores

Fiscalización

15/04/10 30/12/10

Cumplimiento de

procedimientos

Cumplimiento

procedimientos:

SI 100%NO 0%

30/06/10

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: En las mesas de trabajo delas diferentes auditoriasadelantadas durante el I y II CicloPAD 2011, se realizan conforme alprocedimiento incluyendo losanexos respectivos.

P

90%


Se evidenció que en la auditoría especialabreviada del IDU II ciclo PAD 2011, en lamesa de trabajo No. 7 del 16/11/11 sediligenció el anexo 1 con el cuadro deaprobación de hallazgos, el cual contienecriterio, condición, causa, efecto, responsable yaprobado Ejm: criterio : Contrato e obra articulo3 Ley 87 de 1993, condición: hallazgoadminisrativo con incidencia disciplinaria,causa: incumplimiento de los plazosestablecidos para suscribir actas de recibofinasl, Efecto. posible incumplimietocontractual., y aprobado: SIPor la eficacia de la acción, se solicita el cierrea la Auditoría Fiscal.

A* 21/12/11Jairo Ruiz

Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

3 6

Dirección

Sector Movilid

ad

09/04/10

6.1.8. El informe preliminar de laauditoría regular de la UnidadAdministrativa Especial deRehabilitación y El informe finaltambién presentó irregularidades,dado que el anexo 1 “cuadro dehallazgos detectadas ycomunicados”, tiene correcciones enesfero y se conservó allí un hallazgofiscal, que se supone fue desvirtuadoen la mesa No. 11 del 25 de abril de2008, de discusión de informe con laentidad. En el componente deestados contables se mencionaronlos numerales 3.3.6. al 3.3.6.7, loscuales se calificaron como hallazgosadministrativos, pese a ello no seregistran en el mencionadoanexoMantenimiento Vial fueaprobado en mesa de trabajo No. 10,del 11 de abril de 2008, sin laindicación del número de hallazgosen firme, fue presentado a ladirección el 18 de abril de 2008,registrando 9 hallazgosadministrativos y un (1) fiscal, encuantía de $ 36.952.960; a su turno,en el acta de comité técnico No. 9 del15 de abril de 2008, como instanciadirectiva encargada de la aprobacióndel informe preliminar, expresó quese validaron 13 hallazgos

No aplicar estrictamente

los procedimientos.

Cumplir los procedimientos para la

elaboración del informe y concluir el hallazgo de

auditoria.

Director y

Subdirectores

Fiscalización

15/04/10 30/12/10Procedimie

ntos cumplidos

Procedimientos

cumplidosSI 100%NO 0%

30/06/10

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: Los hallazgos determinadosen la ejecución de las auditorias delI y II Ciclo del PAD 2011 fueronaprobados en las mesas de trabajoe incluidos correctamente en losinformes preliminares y finales(concepto de gestion, resultados deauditoria y cuadro de hallazgos),debidamente revisados yaprobados por el cuerpo directivo.

T

100%

Seguimiento a Septiembre de 2011:Se evidenció que el informe preliminar de laauditoría Unidad Administrativa deRehabilitación y Mantenimiento Víal del I Ciclodel PAD 2011, se establecieron 54 hallazgosadministrativos, 13 fiscales, 44 disciplinarios y7 penales que al confrontarlos con loregistrados en el Acta de Comité TécnicoSectorial No. 13 del 7/07/20, sonconsistentes, Así mismo al confrontar ellnforme definitivo de la auditoría UnidadAdministrativa de Rehabilitación yMantenimiento Víal del I Cicclo del PAD 2011,donde se establecieron 42 hallazgosadministrativos, 9 fiscales, 29 disciplinarios y 4penales, al confrontarlos con el Acta deComité Técnico sectorial No.16 del 16/08/2011los hallazgos son consistentes. Finalmente severificó que los hallazgos que fuerondesestimados en la mesa de trabajo No.21 el3/08/2011producto de la evaluación de lasrespuestas dadas por el sujeto de controlfueron excluidos del informe final, comoejemplo: el hallazgo 3.5.4.2 hallazgoadministrativo con incidencia disciplinaria yfiscal fue desestimado, por lo tanto lanumeración se corrió en forma descendentequedando el hallazgo numeral 3.5.2.3. delinforme preliminar con el numeral 3.5.2.2 en elinforme final.Por la eficacia de la acción, se sugiere elcierre del hallazgo a la Auditoría Fiscal.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

4 6

Dirección

Sector Movilid

ad

09/04/10

6.1.9. En la auditoría al IPES, sepresentó extemporaneidad en la fasede informe, pues éste fue remitido yradicado en la dirección hasta el día12 noviembre de 2008, mediantememorando Nº 31102 – 031, cuandola respectiva fase había culminado, el7 de noviembre de 2008.Igualmente, se presentóextemporaneidad en la fase deinforme en relación con el procesoauditor surtido en el IDU, toda vez,que se radicó en la entidad hasta el25 de noviembre de 2008,contraviniendo lo establecido en elhorizonte del PAD 2008, quedeterminó la culminación de la fase,el 7 de noviembre de 2008.

No ajustarse a los términos

establecidos en el cronograma contenido en el memorando de

encargo

Cumplir estrictamente los términos establecidos en

el cronograma del memorando de encargo.

Director y

Subdirectores

Fiscalización

15/04/10 30/12/10Cumplimien

to de los términos

No. Auditorias en que se cumplen

los términos

establecidos en el

cronograma de

auditoria *100/ No.

De auditorias

efectuadas.

30/06/10

Seguimiento Septiembre de2010: Se esta cumpliendo con loprogramado en el PAD 2010.

Seguimiento diciembre de 2010:Se esta cumpliendo con loprogramado en el PAD 2010.

Seguimiento a marzo 20 de 2011:Se reitera la solicitud de exclusiónde este hallazgo por cuanto esteEnte de Control no pertenece aeste sector.

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: Los informes finales de lasauditorias del l Ciclo del PAD 2011fueron remitidos dentro de la fasede informe. Los del II ciclo de lasauditorias de IDU, UARMV yTransmilenio fueron enviadosdentro del termino,

Seguimiento a septiembre de 2011:Cabe aclarar que el sujeto de control IPES nocorresponde a la Dirección Sector Movilidad,toda vez que por la reestructuración de lossectores de la Administración, mediante laResolución Reglamentaría 019 de 2009 estesujeto paso a ser sujeto del Sector Hacienda,no obstante se evidenció que los informesfinales de las auditorías del I Ciclo PAD 2011fueron comunicados a los sujetos de controldentro de la fase de informe (29/08/2011) así:Secretaría de Movilidad oficio 201175327 del13/07/2001, IDU oficio 201189118 del18/08/2011, Terminal de Trasnportes oficio201189578 del 19/08/2011 y UnidadAdministrativa de Rehabilitación yMantenimiento Víal con oficio 201189357 del19 /08/2011.

Por la eficacia de la acción, se sugiere a laAuditoría Fiscal el cierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011: Se reitera la solicitud de cierre.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5 6

Dirección

Sector Movilid

ad

09/04/10

6.1.10. El informe preliminar de laauditoría regular al Instituto Distritalde Turismo se presentó a ladirección, el 21 de agosto de 2008,con 30 hallazgos administrativos, 2disciplinarios, estados contablesrazonables con observaciones yconcepto de no fenecimiento. Estepreliminar fue devuelto conobservaciones de forma y el equipolo presenta nuevamente, el 28 deagosto de 2008, con los mismoshallazgos y concepto de cuenta nofenecida, manteniendo la calificaciónde la cuenta, cuando éste solo seemite en el informe final, sinembargo, el citado informe se aprobóen comité técnico, el día 26 deagosto de 2008, sin que se detectarala falencia.Como ya se había señalado, elinforme prelimar tenía 30 hallazgosadministrativos, 2 disciplinarios, lainformación que reposa en las mesasde trabajo no permite conocer lasrazones por las cuales parte de loshallazgos quedaron desvirtuados,pues el único comentario que señalaes que solo quedan 21 hallazgosadministrativos, es decir, que no sesabe que paso con 2 disciplinarios y11 administrativos.

No se deja registro de la

trazabilidad de información,

casos de áreas críticas y

desestimación de los

hallazgos en mesa de trabajo.

Cumplir los procedimientos para la

elaboración del informe y concluir el hallazgo de

auditoria.

Director y

Subdirectores

Fiscalización

15/04/10 30/12/10Procedimie

ntos cumplidos

Procedimientos

cumplidosSI 100%NO 0%

30/06/10

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: Los hallazgos determinadosen la ejecución de las auditorias del y II Ciclo del PAD 2011 fueronaprobados en las mesas de trabajoe incluidos correctamente en losinformes preliminares y finales(concepto de gestion, resultados deauditoria y cuadro de hallazgos),debidamente revisados yaprobados por el cuerpo directivo.

T

100%

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que en la mesa de trabajo No.009 del 25/11/11 de la auditoria abreviada delIDU, en la valoración de las respuestas delinforme preliminar se desestimó un hallazgoadministrativo con incidencia disciplinaria, queal confronntarlos contra el informe preliminarque contenia 17 hallazgos administrativos y 16hallazgos disciplinarios, en el informe finalquedaron en firme 16 hallazgos administrativosy 15 hallazgos disciplinarios (cuadro dehallazgos, página 40).

Por la eficacia de las acciones implementadasse solicita el cierre a la Auditoría Fiscal.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

6 6

Dirección

Sector Movilid

ad

09/04/10

6.1.11 En la auditoría del IDU, eltraslado de los hallazgos fiscales fuerealizado hasta el día 5 de diciembrede 2008, es decir, con 5 días deextemporaneidad, si se tiene encuenta que el cierre de la segundafase del PAD 2008, culminaba el 30de noviembre de 2008.

La misma circunstancia se presentóen la auditaría especial -FONDATT –Secretaría de Movilidad, ya que lostraslados de hallazgos fiscales ydisciplinarios se realizaron hasta el 4de diciembre de 2008, cuando lasegunda fase del PAD 2008,culminaba el 30 de noviembre delmismo año.

No aplicar estrictamente el procedimiento para concluir hallazgo de auditoria.

Aplicación estricta al Procedimiento para concluir hallazgo de

auditoria.

Director y

Subdirectores de fiscaliza

ción

15/04/10 30/12/10Procedimie

nto cumplido

No. auditorias en que se cumple el

procedimiento *100 /

No. de auditorias

efectuadas.

07/07/10

Seguimiento a Diciembre 15 de2011: los hallazgos de lasauditorias del I Ciclo del PAD 2011se trasladaron algunos por fuerade los terminos de la fase de cierre,teniendo en cuenta la situacióncoyuntural presentada en laDirección por el cambio de Directory Subdirector que motivaron mayortiempo para analizar los hallazgos,informes preliminares y finales, ysurtir reuniones. Los hallazgos delII Ciclo se han tasladado dentro delos términos.

P

90%

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que en las auditorías realizadasen el II ciclo PAD 2011, los hallazgos no fuerontrasladados oprtunamente a las instanciaspertinentes como en el siguiente caso entreotros: IDU a la Personería mediante oficio2011127705 del 06/12/11, siete (7) hallazgosfiscales a la Dirección de ResponsabilidadFiscal No. 80000, 0044 al 050 mediantememorandos 2011127667 del 05/12/11 y en laauditoria de la UARMV el traslado de hallazgosdisciplinarios mediante oficio 2011133453 del21 de diciembre de 2011 y el penal a la Fiscalíamediante oficio 2011133469 del 21 dediciembre de 2011; que comparado con elcierre de audiroría del 30/11/2011, setrasladaron fuera de los términos, es decirdespués de 13 días.

Continúa abierta para seguimiento.


Espitia



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

7 6FDL

Kennedy

09/04/10

6.3.1. Las diferentes localidades quefueron objeto de auditoría,presentaron extemporaneidad enesta fase de planeación comoveremos a continuación:

Tabla 5. Aprobación de losmemorandos de planeaciónFase Fecha Limite Fase de Planeación Localidad Fechaaprobación del Memorando de Planeación No. Días deExtemporaneidadFase II 19-jun-08 Usaquén 27-jun-088Fase II 19-jun-08 Kennedy 27-jun-088Fase II 19-jun-08 Engativa 27-jun-088Fase II 19-jun-08 Teusaquillo 27-jun-08 8Fase II 19-jun-08 Ciudad Bolívar 27-jun-08 8Fase II 19-jun-08 Santa Fe 01-jul-0811Fuente: Papeles de trabajo AuditoríaFiscal

1. No aplicación de las normaspertinentes queformalizan losprocedimientos y procesos denuestro Sistema deGestión deCalidad.

2. Falta de uninstrumento deplanificación que programetodas lasactividades delproceso auditoren el marco delos procedimientos formalizados ydel Plan deAuditoría Distrital - PAD.

1. Realizar una jornadade autocapacitación ysensibilización enrelación con losprocedimientos delProceso de Prestación de Servicio Micro, definidosen la ResoluciónReglamentaria N° 029 de2009, enfatizando sobreel cumplimiento de la fase de Planeación.

2. Formular eimplementar uncronograma queprograme todas lasactividades del procesoauditor en el marco de losprocedimientos formalizados y del Plande Auditoría Distrital -PAD.

Director Técnico Jefe de Oficina

de Localida

d

30/04/2010 31/12/2010

Una jornadade capacitación Cronograma

Jornada decapacitación efectuada

SI 100%NO 0%

Cronograma implementado

SI 100%NO 0%

Seguimiento a junio de 2010 : Serealizó una Jornada deautocapacitación y sensibilizaciónen relación con los procedimientosdel Proceso de Prestación deServicio Micro, definidos en lasResoluciones Reglamentarias Nº029 de 2009, y Nº 14 y Nº 15 de2010, como se evidencia en el actade comité técnico Nº 11 de junio 11de 2010.Se realizó la reunión con los 20Jefes de Oficina de Localidad conel propósito de unificar criterios,verificar el cumplimiento de loscronogramas, términos y requisitos,previo a la liberación de lossiguientes productos odocumentos: Memorando deEncargo, Memorando dePlaneación, Hallazgos e Informesde Auditoría, como consta en elacta de comité técnico Nº 7 demayo 31 de 2010.Seguimiento a septiembre de2010: Las acciones planteadasfueron ejecutadas y cumplidas en eltérmino y oportunidad programadasy reportadas en el seguimiento ajunio de 2010, estamos pendientesdel seguimiento y cierre por partede la Oficina Asesora de ControlInterno.Seguimiento a diciembre de2010: Ibidem que el seguimiento a

T

Seguimiento a septiembre de 2011 :Verificada Acta No. 23 de Reunión desocialización de resultados a junio de 2011 yacciones correctivas y preventivas del plan demejoramiento de 25/07/11, punto 3,Cumplimiento a las acciones definidas en elPlan de mejoramiento suscrito con los entes decontrol que nos auditan, pág. 4, "En concretopara las Actuaciones Especiales – AuditoríasAbreviadas que se están desarrollando para elsegundo semestre de 2011, los memorandosde planeación fueron radicados dentro deltérmino establecido en el cronograma, con locual se evidencia la ejecución de accionesencaminadas a subsanar el incumplimiento detérminos observado por la Auditoria Fiscal.

Por el cumplimiento y eficacia de la acciónimplementada, se sugiere a la Auditoría Fiscalel cierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Por el cumplimiento y eficacia de las accionesse reitera el cierre.

A* 30/09/11

Jorge A.

Tabares V.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

8 6

Dirección

Sector Hábitat

y Servicio

s Público

s

12/04/10

6.5.1 En las mesas de trabajo de laauditoría regular de la UAESP, no seindividualizaron los compromisos, loque impide hacer un seguimiento a lalabor de cada auditor (mesas 1 al 4),simplemente se colocó comoresponsable al equipo auditor. Elformato no tiene el ítem anexos, elcual hace parte del formato de lasmesas de trabajo (resolución 026 de2007).

No compartimos laobservación formulada, teniendo encuenta que alverificar lasmesas detrabajo 1 a 4 seevidencia ladesignación defuncionarios responsables, con excepciónde la mesa 1, lacual no eranecesario relacionarlos, por cuanto elcompromiso involucraba atodos losintegrantes delequipo auditor.Las actasaludidas nogeneraron anexos.

Revisar las actas demesas de trabajo con elfin de verificar elcumplimiento delprocedimiento.

Directora

Sectorial y


ción

04/01/10 30/12/10100%

No. Mesas de Trabajo revisadas

*100 / Total Mesas de Trabajo

realizadas

30/12/10

En la actualidad se efectúa revisiónde las Mesas de Trabajo con baseen un formato diseñado por estadirección, a través del cual una vezdetectadas las observaciones se lecomunican a los líderes de equiposauditores para que tomen loscorrectivos.Seguimiento Septiembre 20 de2010Reiteramos el seguimientopracticado en junio 23 de 2010.Seguimiento a Marzo de 2011En todas las auditorias se estaregistrando los compromisosindividuales en mesas de trabajo.Seguimiento a septiembre de2011En todas las auditorias se estaregistrando los compromisosindividuales en mesas de trabajo,como se afirmó en seguimiento amarzo de 2011; igualmente, laResolucion 018 de 2011(actuaciones Especiales) noestablece mesas de trabajo.Seguimiento a diciembre 15 de2011En todas las auditorias se estaregistrando los compromisosindividuales en mesas de trabajo,como se afirmó en seguimiento aseptimbre de 2011, mesa detrabajo 03 de 011 Colombia MovilS. A. - TIGO; igualmente, la

P

Seguimiento a septiembre de 2011: En la resolución 18 de 2011 para las auditoríasabreviadas, no se establece la realización demesa de trabajo con el equipo auditor ni con elsujeto de control, ni establece laindividualización de compromisos, más sinembargo se verificó que se realizó mesa detrabajo en la auditoria a la Caja de ViviendaPopular con el objetivo de adelantarseguimiento y determinar el estado de laauditoria por el traslado de la subdirectora defiscalización.

Por el cumplimiento y eficacia de la acciónpropuesta, se sugiere a la Auditoría Fiscal elcierre del hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Por el cumplimiento y eficacia de la acciónpropuesta se reitera a la Auditoria Fiscal elcierre del hallazgo.

A* 30/09/11

Luis Néstor Toquic

a Corder

o



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

9 6

Dirección

Sector Hábitat

y Servicio

s Público

s

12/04/10

6.5.2 En la auditoría regular de laEmpresa de Telecomunicaciones deBogotá, en las mesas de trabajo nose individualizaron los compromisos,simplemente se hace referencia alequipo auditor, circunstancia queimpide hacer un seguimiento a lalabor de cada auditor, (mesas 1 al10).

No se diligenció el ítem anexos, elcual hace parte del formato de lasmesas de trabajo (resolución 026 de2007).

Las mesas de trabajo nocontemplaron conclusiones,simplemente se expresó continuar lafase de ejecución, sin enunciar quedecisiones o medidas se tomaroncomo consecuencia de la realizaciónde la mesa.

Reiteramos quesi bien escierto, el equipoauditor evidencia queen el ítemcompromisos, no seindividualizan los mismos yque lasconclusiones se consignande manerageneral "continuar conla fase deejecución ", nose puededesconocer que en lasmismas seevidencia claramente elseguimiento demanera individual y seconsignan allílas recomendaciones de losdirectivos y/onuevas directrices porlínea de

Revisar las actas demesas de trabajo con elfin de verificar elcumplimiento delprocedimiento.

Directora

Sectorial y


ción

04/01/10 30/12/10 100%

No. Mesas de Trabajo revisadas

*100 / Total Mesas de Trabajo

realizadas

30/12/10

En la actualidad se efectúa revisiónde las Mesas de Trabajo con baseen un formato diseñado por estadirección, a través del cual una vezdetectadas las observaciones se lecomunican a los líderes de equiposauditores para que tomen loscorrectivos.Seguimiento Septiembre 20 de2010Reiteramos el seguimientopracticado en junio 23 de 2010.Seguimiento a Marzo de 2011Se le realiza control en las mesasde trabajo y en este momentocolocan los compromisosindividuales, estan usando elformato correcto y tienen susconclusiones correspondientes. Dir.Hábitat y Servicios Públicos.Seguimiento a septiembre de2011Se utiliza el formato correcto enque se realiza el control a lasmesas de trabajo , por parte de losSubdirectores y se dan lasconcluciones correspondientes,Acta No. 001 de agosto 10 de2011.Seguimiento a diciembre 15 de2011Se utiliza el formato correcto enque se realiza el control a lasmesas de trabajo por parte deDirector Sectorial y se dan las

P

Seguimiento a septiembre de 2011: Se verificó en en la auditoría a Metroviviendaen la mesa de trabajo No 1 del 10 de agosto de2011 que se diligencian las conclusiones en lasque se validan los hallazgos administrativos yse establecen compromisos para losintegrantes del equipo auditor.

Por el cumplimiento de la acción propuesta sesugiere a la Auditoria Fiscal el cierre delhallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Por el cumplimiento y eficacia de la acciónpropuesta se reitera a la Auditoría Fiscal elcierre del hallazgo.

A* 30/09/11

Luis Néstor Toquic

a Corder

o

VIGENCIA 2009



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

10

1,Gobierno - Seguimiento a20/06/11: Los informes de auditoriadel I Ciclo del PAD 2011, fueronrevisados en Comité TécnicoSectorial, donde se verificó elcumplimiento de lo establecido enlos procedimientos y en loslineamientos del año 2011.

Gobierno - Seguimiento aDiciembre de 2011 : Teniendo encuenta el cumplimiento de laacción, el cual fué verificado por laOficina de Control interno en el mesde septiembre; se está a la esperadel cierre por parte de la AuditoriaFiscal.

Seguimiento a septiembre de 2011:1. Gobierno : En el sujeto de control BOMEROS, seevidenció el tratamiento a los hallazgosresultantes de la auditoría, según Actas Nos 10y 12 de mayo (10 y 16 ) del equipo auditor yActa No 29 de 18-05-2011 del Comité TécnicoSectorial al momento de impartir aprobación alInforme final, en éste también se evidenció quelos hallazos aprobados en las anterioresdinstancias son las mismas del informe final.En el sujeto FONDO DE VIGILANCIA, elequipo auditor trataron los hallazgos segúnconsta en el Acta No12 de abril 26 de 2011 yActa No 14 de mayo 12/11. El Informe final fueaprobado en el Acta No 31 de 20-05-11 delComité Técnico Sectorial; consultado el informefinal con lo aprobado, el total de hallazgosaprobados son los que se presentan en elinfrome final.En las mesas de trabajo del equipo auditordestacado ante el CONCEJO DE BOGOTA,loa hallazgos fueron considerados en lasmesas de trabajo Nos 5, 6, 7 y 9, fuerontratados los diferentes hallazgos. El ComitéTécnico Sectorial imapartió aprobación alInforme final según Acta No 30 de4 19-05-11.La cantidad de hallazgos aprobados en elComité es la misma que aparece en el informefinalSe verificó que en las Actas de mesas detrabajo Nos 4, 8,9, 10 y 11, el equipo auditordiscutió los hallazgos. El Comité TécnicoSectorial aprobó el informe final al sujetoSECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDIA

A* 30/09/11

Jaime Eduar

do Avila



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

11

2,Educación - Seguimiento a20/06/11: Realizar supervisión ycontrol encaminadas a que losequipos auditores cumplan cadauna de las actividades de losprocedimientos relacionados con eldesarrollo de las mesas de trabajoy concluir hallazgos de auditoria. Locual se llevará a cabo, porintermedio del Director ySubdirectores de Fiscalización, enlas Mesas de Trabajocorrespondientes y ComitésTécnicos, donde en el acta de esteúltimo deberá registrarseespecíficamente la actividad deverificación que constate que loshallazgos confirmados en la mesarealizada con el sujeto de control oen su defecto en la que se evalúenlas respuestas presentadas por laadministración, sean coincidentescon los del informe final a revisar yaprobar en dicho Comité.

Seguimiento a septiembre de 2011:2. Educación: Los resultados de las auditorías adelantadasen el primer ciclo del PAD, fueron aprobadoslos diferentes hallazgos, los cuales fuerontratados por los equipos de auditoria segúnconsta en Actas. El Comité Técnico Sectoriaaprobó de las Actas No 23, 24, 25, 28 y 29 losinformes finales, en éstos se establecieron losdiferentes hallazgos. Asimismo, consultadoslos hallazgos que hacen parte de los informesfinales aprobados corresponde a las cifrasdeterminadas en las diferentes instancias.

Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse sugiere a la Auditoría Fiscal el cierre deeste hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011: Por el cumplimiento de la acción se reitera a laAuditoria Fiscal el cierre de este hallazgo.

A* 30/09/11

María del

Rosario

Gonzálwez Díaz



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

P

Seguimiento a junio de 2011:3. Servicios Públicos- La Directora y Subdirectores participaron en lasmesas de trabajo del I Ciclo de Auditoríadonde se validaron hallazgos con incidenciafiscal, como por ejemplo en la mesa de trabajoNo. 9 de abril 14 de 2011 en la EmpresaTelecomunicaiones -ETB Bogotá, se otorgoque los trabajadores se acogieran al plan deretiro voluntario con una poliza ExequialNo.912000118 de la aseguradora LIBRTYseguro de vida , por la suma de$17.809.151.25 , la cual no fue autorizada porla Junta Directiva según ACTA no. 195 de julio26 se 2010, por consiguiente se presenta unpresunto detrimento por $17.809.151.25. Este hallazgo se cruzó con el informe definitivoel cual quedó establecido en el numeral 2.2.6hallazgo Adminstrativo con incidencia fiscalotorgamiento poliza exequial, por lo tanto esconsistente con la Mesa de trabajo No.09 deAbril 14 de 2011. En Comité Técnico SectorialNo. 6 de abril de 2011 se determina revisar loshallazgos con criterio, condici-on causa yefecto.. Mesa de trabajo No. 8 de mayo 19 de 2011 dela Empresa de Acueducto y Alcantarillado-EAAB., se aprueba el presunto detrimento por valor de$5.814 millonespor intereses pagados al utilizar créditos por$6.281 millones para actividades no autorizadas, por dejar deinvertir en obras de infraestructura para el servicio de Jairo

Ruiz12

3. Servicios Públicos -Seguimiento a junio de 2011La Directora y Subdirectoresparticiparon en las mesas detrabajo, donde se validaronhallazgos con incidencia fiscal,como por ejemplo en la EmpresaTelecomunicaiones de B ogotá,mesa de trabajo No. 5 de marzo 10de2011, presunto hasllazgo fiscalpor valor de $1.097.339.870.61 ,por la inclusión , que correspondeal avlor accionario que tienederecho el Distrito capital, EAABespecial en la mesa No. 6 del 01-04/2011.

Servicios Públicos - Seguimientoa septiembre de 2011En Comite Tecnico Sectorial en laDireccion, mediante acta No.22 dede 12 de septiembre de 2011, se

A* 29/06/2011



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

y software para la capacirtación de usuarios,artículo 7 del Acuerdo 040 de 200, y otropresunto detrimento del contrato 2-05-11700-0598-2010 por la suma de $185.600.000 , porcuanto el contrato se celebró en diciembre 3 de2010, mientras que el evento correspondienteal objeto del contrato "Participación Institucional para foro sobre liderazgo mundial de unaperpectiva ambiental y desarrollo sosteniblese llevó a cabo el 5 y 27 de octubre de 2010,es decir que la celebración del contratocorresponde a un hecho cumplido, alconfrontar los dos halazgos fiscales con elinforme definitivo numerales 3.6.5.2 el valorregistrado es de $5.625 millones , que equivalea la tasa promedio del IPC+8.2% de utilizar$6.77 millones (pág 62) y numeral 3.8.1 porvalor de $185.600.000.Estos dos hallazgos se verificaron con el Actade Comité Técnico Sectorial No. 14 de mayo30 de 2011, la cual establece los valores de$5.625.656.306 y $185.600.000. Por el cumplimiento y eficacia de la acción sesugiere a la Auditoría Fiscal el cierre de estehallazgo.

Seguimiento a Diciembre de 2011:Se reitera a la Auditoría Fiscal la solicitud decierre realizada en el seguimiento de junio de 2011.

Ruiz12

de 12 de septiembre de 2011, sereviso y evaluo la respuesta dadapor el sujeto de control con oficioradicado S - 2011 - 00294 deseptiembre 12 de 2011 y se validael Hallazgo Disciplinario del PAD2011 - CICLO 1I, enMETROVIVIENDAEn Mesa de trabajo en la Direccion,mediante acta No.09 de de 09 dede 2011, se reviso y evaluo losdocumentos que allego el sujeto decontrol y se aclara el valos de losHallazgos Fiscales los cuales sevalidan COLOMBIA MOVIL S.A. -TIGO

Servicios Públicos - Seguimientoa diciembre 15 de 2011Se está a la espera del cierre porparte de la Auditoría Fiscal.

A* 29/06/2011



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

13

4,Movilidad - Seguimiento aseptiembre 20 de 2011: Los hallazgos determinados en laejecución de las auditorias de lCiclo del PAD 2011 fueron incluidosen las mesas de trabajo, donde elDirector y Subdirectores realizaronsupervisión y control en las mesasde trabajo, verificando que secumpliera con los procedimientosdel proceso Micro. Seguimiento a diciembre 15 de2011: Los hallazgos determinadosen la ejecución de las auditorias dell y II Ciclo del PAD 2011 fueronincluidos en las mesas de trabajo,donde el Director y Subdirectoresrealizaron supervisión y control enlas mesas de trabajo, verificandoque se cumpliera con losprocedimientos del proceso Micro.

P

60%

Seguimiento a diciembre de 2011:4. Movilidad: Se evidenció que en la mesa de trabajo No.009 del 25/11/11 de la auditoría abreviada delIDU, en la valoración de las respuestas delinforme preliminar se desestimó un hallazgoadministrativo con incidencia disciplinaria, queal confronntarlos contra el informes preliminarque contenia 17 hallazgos administrativos y 16hallazgos disciplinarios, en el informe finalquedaron en firme 16 hallazgos administrativosy 15 hallazgos disciplinarios (cuadro dehallazgos .página 40) .Por la eficacia de las acciones implementadas,

se solicita el cierre a la Auditoría Fiscal.


Espitia

02/05/11 30/06/11

Revisión de

informes en Comité Técnico.

No. de informes finales

revisados en Comité Técnico

que cumplan con lo

Sectoriales

27/04/11

Hallazgo 5.

2.2.2.1.1. Se revisaron los registros documentales derivados de la

aprobación de los hechos irregulares que constituyen los informes

preliminares y los que se derivan de la comunicación de resultados,

encontrándose debilidades representativas en los controles

internos por parte de las diferentes direcciones sectoriales, pese a la

existencia de procedimientos normados en la Resolución 026 de

2007 que para la vigencia 2009 aplicaba. (...).

(...)

Falta de supervisión y control en los

temas tratados y sus registros en las mesas

Realizar supervisión y control encaminadas a

que los equipos auditores cumplan cada una de las

actividades de los procedimientos

relacionados con el desarrollo de las mesas

de trabajo y concluir hallazgos de auditoria. Lo

cual se llevará a cabo, por intermedio del

Director y Subdirectores de Fiscalización, en las

Mesas de Trabajo correspondientes y

Comités Técnicos, donde en el acta de este último

Dirección y

Subdirección de

Fiscaliza

Revisar el 100% de

los informes finales en

Comité

6



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

14

5,Ambiente - Seguimiento a20/06/11: se realizó la verificaciónde los requisitos de forma y fondodel informe final de la AuditoríaGubernamental con EnfoqueIntegral Modalidad Especial "Al Control del Manejo Integral deAlgunos Residuos Peligrosos enBogotá" , dejando constancia en elanexo 12 del acta de comité técnico sectorial No. 9 del 15/04/11 ymediante mesa de trabajo No. 10del 15/04/11, se constató laconfirmación de los hallazgos deauditoría a incluir en el InformeFinal de la misma. Para la AuditoríaGubernamental con EnfoqueIntegral Modalidad Especial alJardín Botánico José CelestinoMutis, fue verificado de losrequisitos de forma y fondo suinforme final, dejando constancia en el anexo 12 del acta de comitétécnico sectorial No. 15 de 2011 ymediante mesa de trabajo No. 13del 25/05/11, se confirmaron loshallazgos de auditoría a incluir en elInforme Final de la misma.Seguimiento Diciembre 15 de2011: se realizó la verificación delos requisitos de forma y fondo delos informes de auditoríaabreviadas a la UAESP, a la SDA(Contratación, POMCAS,Petrobrás), FOPAE (Remoción en

T

Seguimiento a junio de 2011:5. Ambiente: Se evidenció que la Dirección de Ambienterealizó seguimiento y control al Informe de laAuditoría Especial " Al Control del ManejoIntegral de Algunos Residuos Peligrosos enBogotá", donde en Acta de Comité TécnicoSectorial No. 9 del 15/04/11, anexo 12 y enmesa de trabajo No. 10 del 15/04/11, seconstató la confirmación de los hallazgos deauditoría a incluir en el Informe Final de lamisma. Para la Auditoría Especial al JardínBotánico, fueron verificados los requisitos deforma y fondo del informe final, dejandoconstancia en el anexo 12 del acta de CTS No.15 de 2011 y mediante mesa de trabajo No. 13del 25/05/11, se confirmaron los hallazgos deauditoría a incluír en el Informe Final de lamisma. Así mismo, en las actas de mesas detrabajo se evidencia el acompañamiento delnivel directivo de la Dirección al desarrollo delas auditorías en curso.Por las consideraciones antes expuestas queevidencian el cumplimiento y eficacia de laacción se sugiere a la Auditoría Fiscal el cierredel hallazgo.

Seguimiento a diciembrede 2011:Se reitera a la Auditoría Fiscal la solicitud decierre realizada en el seguimiento de junio. de 2011.

A* 27/09/2011Funcionarios OCI

con lo establecido

en los procedimientos*100/N

o. de Informes

de Auditoría

producidos.

(...)Por lo anterior, este organismo de

control, apreció debilidad significativa en los controles de los registros

derivados de las mesas de trabajo, por cuanto se genera incertidumbre

respecto de los diferentes argumentos que tuvo la Contraloría

de Bogotá en las diferentes direcciones sectoriales, para

desvirtuar hallazgos con diferentes incidencias, pero que dada su misión

institucional, revisten mucha importancia los de incidencia fiscal.

en las mesas de trabajo

en el acta de este último deberá registrarse específicamente la

actividad de verificación que constate que los

hallazgos confirmados en la mesa realizada con el sujeto de control o en su

defecto en la que se evalúen las respuestas

presentadas por la administración, sean

coincidentes con los del informe final a revisar y

aprobar en dicho Comité.

Fiscalización

Comité Técnico



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

15

6,Control UrbanoSeguimiento a junio de 2011:Se realizó supervisión y controlencaminadas a que los equiposauditores cumplan cada una de lasactividades de los procedimientosrelacionados con el desarrollo delas mesas de trabajo y concluirhallazgos de auditoria. Lo cual sellevará a cabo, por intermedio delDirector y Subdirectores deFiscalización, en las Mesas deTrabajo correspondientes yComités Técnicos, donde en el actade este último deberá registrarseespecíficamente la actividad deverificación que constate que loshallazgos confirmados en la mesarealizada con el sujeto de control oen su defecto en la que se evalúenlas respuestas presentadas por laadministración, sean coincidentescon los del informe final a revisar yaprobar en dicho Comité.Seguimiento a Diciembre 15 de2011:Se realizó supervisión y controlencaminadas a que los equiposauditores cumplan cada una de lasactividades de los procedimientosrelacionados con el desarrollo delas mesas de trabajo y con ladeterminación de los hallazgos deauditoria, lo cual se llevó a cabo porintermedio del Director y

T

Seguimiento a junio de 2011:6. Control Urbano-En las actas de Comite Tecncio Sectorial No.11 del 13/04/2011, 12 del 14/04/2011 y 27 del19/05/2011, se evidencia la aprobacion de losinformes finales de las auditorias Especialesante el ERU, Curaduria Urbana No. 4 yRegulares en la Secretaria Distrital dePlaneacion y la ERU, diligenciado el Anexo 12"Lista de Verificacion de las Caracteristicas delProducto".Igualmente, en las demas actas del CTS seevidencia que el nivel directivo de la Direccionrealizo seguimiento y control al desarrollo delas auditorias adelantadas en desarrollo del ICiclo del PAD 2011, como es el caso del ActaNo. 31 del 20/06/2011, donde el objetivo fueRealizar seguimiento y control encaminado aque los equipos de auditoria cumplan con cadauna de las actividades de los procdemientosrelacionados, en especial el de Mesas deTrabajo y Concluir Hallazgos de Auditoria.Por el cumplimineto y eficacia de la acción,esta Oficina sugiere a la Auditoría Fiscal elcierre del hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera a la Auditoría Fiscal la solicitud decierre realizada en el seguimiento de junio de 2011.

A* 27/09/2011Funcionarios OCI



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

16

7,Control Social y DLSeguimiento a 20/0611 : En elComité Tecnico Sectorial de12/05/2011, se realizó supervisión ycontrol para verificar elcumplimiento de las actividades delos procedimientos relacionadoscon el desarrollo de las mesas detrabajo y concluir hallazgos deauditoria.Seguimiento a diciembre 15 de2011: En la verificación realizadapor la Oficina de Control Interno,una vez evidenciado elcumplimiento se reitera a laAuditoria Fiscal la solicitud de cierrerealizada en el seguimiento de junio

T

Seguimiento a junio de 2011: 7. Control Social y DL:Verificada Acta de Comité Tecnico SectorialNo. 12 de 12/05/2011, a traves del cual seefectuó supervisión y control para verificar elcumplimiento de las actividades de losprocedimientos relacionados con el desarrollode las mesas de trabajo y concluir hallazgos deauditoría. Por la eficacia de la acción se sugiere a la AFel cierre del hallazgo.


A* 27/09/2011

Jorge A.

Tabares V.

17

8,SALUD20/06/2011En Comité Técnico al momentode aprobar los informespreliminares se realizaverificación de los hallazgos(actas 16 a 19)20-09-2011Se dieron lineamientos a losauditores de la Dirección paraque en las mesas de trabajo sedeje claridad de las razonesque den lugar a que sedesvirtúen hallazgos.(memorando 201191896.Seguimiento Diciembre 15 de2011:Se dieron lineamientos a losauditores de la Dirección paraque en las mesas de trabajo sedeje claridad de las razonesque den lugar a que sedesvirtúen hallazgos.(memorando 201191896.Actualmente se estánrealizando actividades de cierrede auditoría Ciclo II PAD 2011.

P

Seguimiento a Diciembre de 2011: 8. Salud: Se verificó que en la mesa de trabajo No. 11del Hospital de Usaquén, realizada el dia07/12/2011, se desvirtuaron los hallazgosfiscales 3,3,18 y 3,5,2, porque la administracionadjunto los soportes, asi mismo, en el Hospitalde Chapinero se desvirtuó el hallazgo fiscal3,5,11 en la mesa No. 12, porque se anexaronlos soportes por parte de la administracion.Por la eficacia de la acción, se solicita a laAuditoría Fiscal el cierre del hallazgo.

A* 26/12/11

Jorge Laverd

e Enciso



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

18

9,Dirección HaciendaSeguimiento a junio de 2011 :La Directora y Subdirectores realizan supervisión y control en las mesas de trabajo, verificando que se cumpla con los procedimientos del proceso Micro, entre ellos el de mesas de trabajo, concluir hallazgos de auditoria, e informe de auditoría. En las actas de mesa de trabajo del Ciclo I del PAD 2011 se dejó constancia de los hallazgos validados y aprobados, así como los desvirtuados en la reunión de mesa de trabajo con los sujetos de control. Los informes finales de auditoría se revisaron en Acta de Comitè Tècnico Sectorial y adicionalmente mediante Acta de Comité Técnico Sectorial No. 018 del 16 de junio de 2011 se dejó constancia de los hallazgos comunicados en el informe preliminar, los desvirtuados y confirmados en la mesa de trabajo con el sujeto de control, así como los comunicados en el informe final de auditoría.

T

Seguimiento a junio de 2011:9. Hacienda- se verificó en la AuditoríaRegular ante la Secretaría de Hacienda ciclo IPAD 2011 en la mesa de trabajo No 12 del 16de mayo de 2011 cuyo objetivo era el analisisde la respuesta al informe preliminar, en la cualse desvirtuan cuatro (4) hallazgos y sedescriben las razones por las que sedesvirtuan y quedan en firme 10 hallazgosadministrativos uno (1) de ellos con incidenciafiscal y disciplinaria en cuantia de 2,338.6millones. En el acta de comité tecnico sectorialNo 14 de mayo 17 de 2011 el subdirector deFiscalización de Hacienda presenta el informefinal de SHD y concluye que fueron 10hallazgos administrativos uno (1) de ellos conincidencia fiscal y disciplinaria en cuantia de2,338.6 millones.Por el cumplimiento y eficacia de la acción, sesugiere a la Auditoría Fiscal el cierre delhallazgo.


A* 27/09/11

Luis Néstor Toquic

a Corder

o

PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE RESPONSABILID AD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1 2

Dirección de Responsabili

dad Fiscal

y Jurisdicción Coacti

va

24/09/10

Mora en el trámite de tresprocesos de responsabilidadfiscal evaluados por la Oficina deControl Interno

Incumplimiento de términos

Priorización culminación procesosde vigencias 2005,2006 y 2007 a travésdel establecimiento deactas de trabajo conlos profesionales.

Director y

Subdirector

01/10/10 30/06/11 100% 100%

A JUNIO 30/11: Losexpedientes Nos 50100-125/06,Se prifirio fallo conresponsabilidad fiscal febrero9/11, se confirmo el fallo en laDirección y se encuentranotificandose allí. 50100 -146/06 se profirió cesación dela accción fiscal, se encuentraresolviendo el grado deconsulta en la Dirección. y50100 -105/06: Se profirió autode archivo y en grado deconsulta se revocó.

SEGUIMIENTO ASEPTIEMBRE de 2011. El proceso 50100-0125/06 seencuentra ejecutoriado del01/07/11; el 50100-0146/06ejecutoriado del 17/06/11 y el50100-0105/06 se profirio autode archivo del 1 de septiembrede 2011 y actualmente seencuentra en notificaciones enla secretaria Por consiguiente no se realizóacta por estar decididos losprocesos de vigencia 2005. Respecto a las otras vigencias2006-2007. se instruyómediante memorandos a losprofesionales para priorizar el

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció en el proceso 50100-0105-06, la confirmación del archivo de lasdiligencias en grado de consulta el2/11/11, notificándose por edicto el16/11/11 y desfijándose el 29/11/11. Por elcumplimiento y eficacia de la acción secierra la observación.

C 23/12/11

Esmeralda Caballero

Caballero



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

2 5


dad Fiscal


va

20/01/11

Numeral 2.3.4. Hallazgo 19: Porrecomendación de la AGR sedebe vincular al procedimiento eltérmino de 8 dìas para que laDirecciòn de responsabilidadconvoque a mesa de trabajo conla Oficina Asesora Jurídica.

No secontempló este términoen laResolución 024/10

Modificar elprocedimiento establecido en laResolución 024/10, enlo ateniente acontemplar el términode 8 dìas que tiene laDirección paraconvocar a mesa detrabajo a la OficinaJurídica paraevaluación dehallazgos fiscales

Director y

Subdirector

22/02/11 30/06/11 100%

Se incluyò en el

procedmineto los 8 dìas para

que la direcciòn

de RF convoque

a a la Oficina Asesora

Jurídica a mesas de trabajo.

Si: 100%No: 0%

SEGUIMIENTO A JUNIO 30/11:A través de memorando seconvocó a las dosSubdirecciones para queevaluen la resolución 024 ypresenten propuesta demodificación. Se hizo mesa detrabajo el 1o de marzo/11, luegose trabajo con el grupo deprofesionales para unificarcriterios y se procedió a realizarla solicitud de modificación dela Resolución. Seguimiento a septiembre de2011Se solicitó la modificacionmediante memorando No.170100-01816 de enero de2011, Memorando 170100-14987 de abril 19 de 2011, perono se ha recibido respuesta.SEGUIMIENTO A DICIEMBREDE 2011. Teniendo en cuantaque el 12 de julio de 2011 entróen vigencia el EstatutoAnticorrupción - Ley 1474 de2011, la Dirección se encuentraadecuando los procedimientosal referido Estatuto, donde setendrá en cuenta lorecomendado por la AGR. Noobstante, es de anotar quemediante Resolución N° 030 de

P

Seguimiento a Diciembre de 2011:Se evidenció la conformación del ComitéJuridico de Hallazgo mediante ResoluciónNo. 030 de 22/11/11. No obstante, alverificarse la citada Resolución, se verificóla no inclusión de término alguno paraconvocar mesas de trabajo para laevaluación de hallazgos fiscales Continúa abierta para seguimiento.

A 23/12/11

Esmeralda Caballero

Caballero



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

3 5


dad Fiscal


va

20/01/11

HALLAZGO 1. El riesgo deprescripción aún persiste (20.07% de los procesos y 12,42% de lacuantía), a pesar que tuvo unadisminución respecto del estadode los procesos a 31/12/2009,que fue del 23,76% en múmero ydel 53,21% en cuantía

Existencia deprocesos entrámite superiores atres (3) años

Suscribir actasindividuales decompromiso yseguimiento quepermitan laterminación de losprocesos deresponsabilidad fiscalde las vigencias 2006y 2007 y el avance delos de la vigencia2008, como mínimohasta la decisión delartículo 46 de la Ley610 de 2000 y los quese encuentran con estadecisión se tramitenhasta la decisión delartículo 52 de la Ley610 de 2000.

Director y

Subdirector

22/02/11 31/12/11 80%

Vigencia 2006,

terminación 100%, vigencia

2007, culminación 80% y vigencia

2008: 80%

SEGUIMIENTO A JUNIO 30/11:Se tienen compromisospactados con los profesionalesa través del acta deseguimiento de enero de 2011 yActas de Marzo 16 de 2011. Através de acta del 25 de marzode 2011, se implementó la laborde apoyo, suscripción denuevos compromisos, se reaizóseguimiento a los compromisosmediante actas de abril de2011.

SEGUIMIENTO ASEPTIEMBRE de 2011. Elproceso 50100-0125/06 seencuentra ejecutoriado del01/07/11; el 50100-0146/06ejecutoriado del 17/06/11 y el50100-0105/06 se profirio autode archivo del 1 de septiembrede 2011 y actualmente seencuentra en notificaciones enla secretaria Por consiguiente no se realizóacta por estar decididos losprocesos de vigencia 2005. Respecto a las otras vigencias2006-2007. se instruyómediante memorandos a losprofesionales para priorizar el

P

Seguimiento a diciembre 2011:Verificado memorando No. 2011130094de 12/12/11, mediante el cual, seimparieron instrucciones relacionadas conla priorización de los procesos iniciadosdurante las vigencias 2007-2008,recordando los compromisos adquiridospara el cumplimiento de las acciones. Noobstante, continúa el riesgo deprescripción en algunos procesos quedatan de 2007. Por lo anterior continúaabierta la observacion.

A 23/12/11

Esmeralda Caballero

Caballero



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5


dad Fiscal


va

20/01/11

HALLAZGO 2. Se evidencia queel panorama del proceso deresponsabilidad fiscal a 15 dediciembre de 2010 no ha logradomejorar sus resultados, inclusolos indicadores presentan unadisminución de manerageneralizada

Falta deavance en losprocesos deresponsabilidad fiscal

Realizar informe deseguimiento deactividades en formasemanal por abogado,que permita evidenciarla gestión desarrolladay tomar las decisionesrespectivas.

Director y

Subdirector

01/03/11 31/12/11 100% 80%

SEGUIMIENTO AJUNIO 30/11:A partir del mes de marzo cadaprofesional rinde informesemanal de actividades, el cualse encuentra en la carpetarespectiva para su verificación.SEGUIMIENTO ASEPTIEMBRE /11: Cada profesional rinde informesemanal de actividades, el cualse encuentra en la carpetarespectiva para su verificación.SEGUIMIENTO A DICIEMBREDE 2011. Se revisaron losindicadores del Plan de Acción2011 de la Dirección y deacuerdo a ello se solicitó a laDirección de Planeación sumodificación, mediantememorando Así mismo, losabogados estan presentandoinformes semanales de gestión.

P

Seguimiento a Diciembre de 2011:Se evidenciaron los memorandos Nos.2011121699 de 18/11/11 y 2011120987de 1611/11, en los cuales se relacionansituaciones con el plan de acciónencaminadas al mejoramiento, asi comolas modificaciones de algunas acciones,igualmente se verificaron las carpetas delos informes por abogado. No obstante elrango de avance es mínimo. Continúaabierto para seguimiento.

A 23/12/11

Esmeralda Caballero

Caballero

4



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Revisar el informe deseguimiento deactividades presentadas, en formamensual por parte delSubdirector y Director,dejando constancia delanálisis de la gestióndesarrollada porprofesional, donde seinvolucre el 100% delos procesos deresponsabilidad

Director y

Subdirector

22/03/11 22/12/11 100%

Informe de

seguimiento de

actividades mensual revisado:Si 100%No: 0%

SEGUIMIENTO A JUNIO 30/11:Se hizo informe de seguimientode actividades el cual fuediscutido con los profesionalesel viernes 18 de marzo de 2011.Las evidencias pueden serconsultadas en la carpeta quereposa en la Subdirección delProceso de Responsabilidad.SEGUIMIENTO ASEPTIEMBRE /11: Se hizoinforme de las actividades delos abogados a través delmemorando 170100-34153 deagosto 22/11.SEGUIMIENTO ADICIEMBRE DE 2011: Deacuerdo al análisis realizado seimpartieron instrucciones paraque se mejore la gestión y seprofieran dos (2) decisiones defondo, a través de Memorando2011130094 de diciembre 12 de2011.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado Memorando 2011130094 dediciembre 12 de 2011, a través del cual seimpartieron instrucciones a losprofesionales del área. No obstante, no seevidencia constancia del análisis de lagestión desarrollada por profesional,donde se involucre el 100% de losprocesos de responsabilidad. Por loanterior, continúa abierto hasta laculminación de la vigencia y se evidencienresultados. Continúa abierto paraseguimiento. A 23/12/11

Esmeralda Caballero

Caballero



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5 5


dad Fiscal


va

20/01/11

HALLAZGO 3: Como seevidencia, la mayoría de losprocesos en trámitecorresponden a la vigencia 2009y anteriores, sin que se llegue asu imputación o archivo, encontravía de los términosconsagrados en los artículos 45 y46 de la Ley 610 de 2000, de tres(3) meses, prorrogables hasta pordos (2) meses más paraproceder al archivo del proceso oa dictar auto de imputación deresponsabilidad fiscal, medianteprovidencia motivada.En el pasado mes de agosto,mediante el informe preliminar dela pasada auditoría especial, sele comunicó a la Contraloría deBogotá este mismo hallazgo.Desde ese momento a la fechahan transcurrido más de tresmeses adicionales y aún no se hatomado la decisión procesal encomento, es decir, se mantiene elincumplimiento. A 15 de diciembre de 2010, 254procesos ya excedieron lostérminos de manera significativa.Estos equivalen al 80.63% de losprocesos reportados en trámite ydel 47.27% del total de procesosreportados.


Proferir como mínimopor profesional, enforma mensual dosdecisiones de fondo(Apertura, Archivo,imputación, fallo con osin, recursos,nulidades, revocatorias), independiente delimpulso procesalnormal a todos losprocesos.

Director y

Subdirector

01/02/11 31/12/11 100%

Decisiones de

fondo por profesion

al proferidas en el mes.Si: 100%No: 0%.

SEGUIMIENTO A JUNIO 30/11:Se hizo informe de seguimientode actividades el cual fuediscutido con los profesionalesel viernes 18 de marzo de 2011,estableciendo el número dedecisiones proferidas porprofesional y los que noalcanzaron las metas se evaluo.En mayo y junio se realizó laestadistica de decisiones porAbogado.

SEGUIMIENTO ASEPTIEMBRE /11: Cadaprofesional rinde informesemanal de actividades, el cualse encuentra en la carpetarespectiva para su verificación.Adicionalmente mediantememrandos Nº 170100-37747de septiembre 12/11 y 170100-36595 de septiembre 5/11.SEGUIMIENTO A DICIEMBREDE 2011. Mediante memorando201184863 del 8 de agosto de2011, se estructuraron gruposde trabajo, estableciendo que elgrupo No. 3 tramitaría losprocesos 2009. Así mismo,mediante memorando2011113557 del 26 de octubre

P

Seguimiento a Diciembre de 2011.Se evidenció memorando No. 201184863de 8/08/11, madiante el cual serestructuran los grupos de trabajo paratramitar los procesos de 2008, 2009 y2010, No obstante, continúa elincumplimiento de los términos. Continúaabierto para seguimiento.

A 23/12/11

Esmeralda Caballero

Caballero



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5


dad Fiscal


va

20/01/11

HALLAZGO 4. Si se tiene encuenta que la Contraloría deBogotá contó regularmentedurante el 2010 con una planta depersonal de 22 profesionalessustancidores de procesos deresponsabilidad fiscal, significaque en promedio cada profesional generó 19,3 actuaciones en elaño (hasta el 15 de diciembre),es decir, 1,7 actuaciones al mescon una carga laboral de 24procesos promedio. Esto explicaen parte el estado de losprocesos y la gestión procesalevidenciada, pues en cifras cadaproceso tendría poco menos deuna actuación de fondo al año.Dicho de otra forma el 79% de losprocesos tendrían una decisiónde fondo al año y el restante 21%no tendrían en el año ningunaactuación de fondo.


Elaborar plan detrabajo mensual porprofesional, donde seconsignen losprocesos a evacuar,término para proyectary fecha depresentación delproyecto, deconformidad al Plan deMejoramiento -Programa deDescongestión.

Director y

Subdirector

01/03/11 31/12/11 100%

Se elaboró plan de trabajo

trimestral por

profesional.

Si: 100%No: 0%

SEGUIMIENTO A JUNIO/11: La planeación del 100% de losprocesos se hará a través deactas que suscribirán losAsesores designados a laDirección, según se evidenciaen el acta del 25 de marzo de2011.Se realizó seguimiento alos compromisos en actas deabril /11.

SEGUIMIENTO ASEPTIEMBRE /11, Se realizó elacta de 19 de septiembre /11,sobre el seguimiento de lasdecisiones presentadas por losprofesionales en julio, agosto yseptiembre /11. SEGUIMIENTOA DICIEMBRE DE 2011.Mediante memorando2011130094, la Subdireccióndel Proceso de Responsabilidad Fiscal, solicita se profiera dos(2) decisiones de fondo al mespor profesional.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó memorando No. 2011130094del 12-12-2011, mediante el cual sesolicita la priorización de los procesos y serecuerda el compromiso de presentar dos(2) decisiones de fondo, pero no seevidenció el plan de trabajo mensual porprofesional, donde se consignen losprocesos a evacuar, término paraproyectar y fecha de presentación delproyecto. es decir, no se evidencia laeficacia de la acción, por lo anterior,continúa abierto.

A 23/12/11

Esmeralda Caballero

Caballero



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Realizar talleres omesas de trabajo, conla participación deabogados, Subdirectoro Director segúncorresponda, paraestablecer los motivosde la mora en la tomade decisiones, y encaso de observarsedificultad jurídicaorientar el trámiteprocesal pertinente

Director y

Subdirector

01/03/11 31/12/11 100% 100%

SEGUIMIENTO A JUNIO30/11: Se realizaron variasmesas de trabajo con losprofesionales a cargo delexpediente, la participación dela Dra. Rosaura Martínezfuncionaria encargada desecretaria del acta y laSubdirectora del Proceso deResponsabilidad Fiscal. Losregistros pueden serevidenciados en la carpeta deconsecutivo de actas de 2011,en la Subdirección.SEGUIMIENTO ASEPTIEMBRE /11. Se elaboraron los memorandos Nº170100-031616/ de agosto 5/11y el 170100-37747 deseptiembre 12/11, en los caulesse redistribuye la carga laboraly se ordena proyectar porbloques temáticos.SEGUIMIENTO ADICIEMBRE DE 2011: ConMemorando N° 201113094 dediciembre 12 de 2011, sesolicitó que cada abogadoentregue dos (2) decisiones defondo.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó el memorando No. 2011130094del 12-12-2011, en el cual se solicita lapriorización de los procesos y se recuerdael compromiso de presentar dos (2)decisiones de fondo. No obstante, no seevidenciaron talleres o mesas de trabajopara orientar y para establecer motivos demora en la toma de decisiones, por loanterior continúa abierta para seguimiento.

A 28/09/11

Esmeralda Caballero

Caballero

6



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

7 2


dad Fiscal


va

10/03/11

CONTRAVENCIÓN DELARTÍCULO 46 DE LA LEY 610DE 2000.170100-0202/09. 170100-0099/09. 170100-0143/09.170100-0183/09. 170100-0141/09.170100-0059/10.50100- 0017/09. 170100-0148/09. 170100-0111/09. 50100- 0024/09. 50100- 0093/08. 50100-0012/0750100- 0011/09. 50100-0073/09. 170100-0083/08;170100-0042/1050100-086/09;50100-0002/09

Mora en latoma dedecisiones

Hacer seguimientotrimestral a losprocesos en formaindividual dejandoconstancia de avancea través de actas ytomar la decisión delart. 46 de la ley 610/00

Director y

Subdirector

01/04/11 31/12/11 80% 80%

Actas elaboradas conseguimiento efectivo: 2 actas-asesores- profesionales.SEGUIMIENTO A JUNIO 30/11.se realizó mediante actaseguimiento al avance de losprocesos citados.

SEGUIMIENTO ASEPTIEMBRE /11.Los informes presentados porlos Abogados semanalmente yel acta de septiembre 19/11,, Yse imparten instrucciones paraimpulsar los procesos ,memorando interno No 170100-36595 del 5-09-11.SEGUIMIENTO A DICIEMBREDE 2011: la Subdirección delProceso de ResponsabilidadFiscal efectuo seguimiento a losprocesos y a través delMemorando N° 2011130094 dediciembre 12 de 2011, solicitó alos abogados que se tomen lasdecisiones de conformidad conla Ley 610 de 2000.

p

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó el memorando No. 2011130094del 12-12-2011, en el cual se solicita lapriorización de los procesos y se recuerdael compromiso de presentar dos (2)decisiones de fondo. No obstante, no seevidenciaron talleres o mesas de trabajopara orientar y para establecer motivos demora en la toma de decisiones. Asimismo,no reposan actas de seguimiento, por loanterior continúa abierto para seguimiento.

A 28/09/11

Esmeralda Caballero

Caballero



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

8 2


dad Fiscal


va

10/03/10

Contravención Artículos 45 y 46de la Ley 610 (Termino ydecisión) en los procesos Nos.50100- 0111/08; 50100-0055/09.50100-0073/09, 501000111/09-. 50100-0083/08. 50100-0086/09.

Mora en eltrámite de losprocesos

Hacer seguimientotrimestral a losprocesos en formaindividual dejandoconstancia de avancea través de actas paraproferir la decisión.

Director y

Subdirector

01/0411 31/12/11 80% 80%

SEGUIMIENTO A JUNIO30/11. Se realizó instructivopara los Profesionales para queprofieran el auto de prorrogaSEGUIMIENTO ASEPTIEMBRE DE 2011.Los informes semanalespresentadfos por los abogadossemanalmente y el acta deseptiembre 19 de 2011profesionales . SEGUIMIENTOA DICIEMBRE DE 2011. LaSubdirección del Proceso deResponsabilidad Fiscal efectuóseguimiento e impartióinstrucciones a los abogadospara que se tomen lasdecisiones de fondo que enderecho correspondan, a travésdel Memorando N° 201113094de 12-12-2011.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció el memorando No.2011130094 de 12-12-2011, mediante elcual se imparten instrucciones generalesa los abogados de la Subdirección delProceso. No obstante, no se evidencia elseguimiento trimestral a los abogados. Continúa abierto para seguimiento.

A 28/09/11

Esmeralda Caballero

Caballero



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

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dad Fiscal


va

10/03/10

CONTRAVENCIÓN DELARTÍCULO 45 DE LA LEY 610DE 2000.170 100-0097/07; 50100-0031/09. 50100- 0055/09. 50100-0014/08; 50100-0084/08. 170100-0172/09;. 50100-0018/08; 170100-0210/09. 170100-0156/09. 50100-0104/0 ; 170100-0017/10. 170100-0035/10. 50100-0081/09; 170100-0123/09170100-0103/09; 170100-0157/09;170100-0199/09; 170100-0053/10;50100-0065/0850100-0023/07; 170100-0048/10: 170100-0058/10;50100-0128/08; 50100-0049/09;50100-0038/09.170100-0039/09; 50100-0045/09; 50100-0055/09;170100-0155/09170100-0206; 170100-0109/10.50100-0073/09. 170100-0143/09.170100-0110/10.170100-0090/10. 170100-0092/10.D24

Mora en eltrámite de losprocesos

Hacer seguimientotrimestral a losprocesos en formaindividual dejandoconstancia de avancea través de actas paraproferir la decisión.

Director y

Subdirector

01/04/11 31/12/11 80% 80%

SEGUIMIENTO A JUNIO 30/11.se realizó mediante actaseguimiento al avance de losprocesos citados. Seguimiento a Septiembre de

2011Se continua con los

seguimiento a traves de lascirculares y los instructivos, ylos informes semanales de losprofesionales. SEGUIMIENTOA DICIEMBRE DE 2011. LaSubdirección del Procesorealizó seguimiento y profirió elMemorando N° 2011130094 dediciembre 12 de 2011, para quelos abogados profieran ladecisión del Artículo 46 de laLey 610/2000..

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció el memorando No2011130094 de 12-12-2011, mediante elcual se imparten instrucciones general alos abogados de la Subdirección delProceso. No obstante, no se evidencianlas actas de seguimiento para proferirdecisión. Continúa abierto paraseguimiento.

A 28/09/11

Esmeralda Caballero

Caballero



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

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Dirección de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva

20/06/11

3,5,1 Se evidencia en los procesos 170100-0047/10; 170100-0149/10; 170100-0135/09. 170100-0112/09; 170100-0023/10.; 170100-0039/10; 170100-0189/09.; 170100-0194/09; 170100-0015/10.; 170100-0142/10; 170100-0010/10 ; 50100-0132/10; 50100-0080/07; 50100-0077/08; 50100-0060/09; 50100-0095/07; 50100-0045/08;50100-0063/08, 50100-0107/08; 170100-0101/10; 170100-0096/10; 170100-0079/10; 170100-0142/10; 170100-0128/10; 170100-0081/10.; 170100-0082/10, llevan más de seis meses desde elm omento de la apertura y no se evidencia la prórroga del auto de pruebas tal como lo determina el art. 45 de la ley 610/00. Igualmente no se ha tomado las decisiones de imputación o archivo acorde con el art. 46 de la mencionada ley.

incumplimiento del art. 45 de la ley 610/00

Se conformaran grupos de trabajo para que los Abogados priorisen el tramite de los procesos de acuerdo al tema procesal, cuantía, vigencia e impacto.Adicionalmente los Profesionales deben presentan informes semanales

Director y Subdirector

01/07//2011 24/12/11 100% 100% 24/12/11

SEGUIMIENTO A SEPTIEMBRE /11. Se elaboraron los memorandos Nº 170100-031616/ de agosto 5/11 y el 170100-37747 de septiembre 12/11, en los caules se redistribuye la carga laboral y se ordena proyectar por bloques temáticos.Informes semanales. El proceso 50100-0045/08, esta ejecutoriado. SEGUIMIENTO A DICIEMBRE DE 2011. La Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal mediante memorandos 2011848663 del 8 de agosto de 2011 y 2011868150 del 11 de agosto de 2011, conformó los grupos de trabajo, los cuales están laborando de acuerdo a las instrucciones impartidas.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenciaron memorandos radicados201184081 de 05/08/11 y 201184863 de08/08/11, referente a la conformación degrupos de trabajos, bajo la dirección de uncoordinador, realización de seguimientosemanal e impartimiento de instruccionesa los abogados). Continúa abierto paraseguimiento.

A 23/12/11

Esmeralda Caballero

Caballero

11 2


20/06/11

3,5,2, Los procesos Nºs.50100-063-08; 50100-0060/09, 50100-0107/08 presentan incumplimento en lo dispuesto por el art. 45 del Código Contencioso Administrtivo, teniendo en cuenta que la notificación por edicto se realizó tardiamente como se puede evidenciar en la tabla Nº 10 del informe, conllevendo morosidad dentro de las diligencias de estos procesos.

Incumplimiento de términos de notificación

Impartir instrucción mediante memorando a la Secretaría Común y a los integrantes de esta área, para que se cumplan con los términos de ley en las notificaciones.

Director y

Subdirector

01/07//2011 24/12/11 100% 100% 24/12/11

SEGUIMIENTO A SEPTIEMBRE DE 2011, se realizo memorando a la Secretería común, para evitar que se repitan estos casos. SEGUIMIENTO A DICIEMBRE DE 2011. Se realizó instructivo a la Secretaría Común para evitar las notificaciones fuera de termino, mediante memorando 201113094 de diciembre 12/2011..

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó el memorando No.20111330094 el de 12/12/11, mediante elcual se solicita a los profesionales delárea tener en cuenta varios aspectosentre ellos, que las notificaciones sedeben realizar en los términos de ley. Porlo anterior se cierra lel hallazgo.

C 23/12/11

Esmeralda Caballero

Caballero



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

12 2


20/06/11

3,5,3, Proceso 50100-0060/09, a la fecha no se ha nombrado apoderado de oficio (ver tabla Nº 10), incumpliendo lo señalado en el Art. 43 de la Ley 610/00

Incumplimiento de términos del art. 43 de la ley 610/00

Impartir instrucción mediante memorando a los Abogados para que se nombre apoderados de oficio

Director y

Subdirector

01/07//2011 24/12/11 100% 100% 24/12/11

Seguimiento a septiembre de 2011, se realizo memorando. SEGUIMIENTO A DICIEMBRE DE 2011. En su oportunidad se impartió la instrucción con el fin de que se nombre apoderado dentro de los procesos que lo requieran, mediante memorando 201110355 del 2 de agosto de 2011 y Memorando 2011130094 de diciembre 12/2011.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenciaron los memorandos Nos.201110355 de 2/08/11 y 2011130094 de08/12/2011, mediante los cuales seimparten instrucciones a los profesionalesdel área. No obstante, se encuentranprocesos a los que no se les ha nombradoapoderado de oficio.Continúa abierta para seguimiento.

A 23/12/11

Esmeralda Caballero

Caballero

13 3


dad Fiscal


va Subdirección

de Responsabili

dad FiscalSubdirección

de Jurisdicción Coacti

va

03/06/11

La Entidad no cuenta con base dedatos jurídica para la consulta denormatividad externa, tal como locontempla el procedimiento parael control de documentosexternos del SGC adoptado por la RR 008 de 2008, incumpliendo elnumeral 4.2.3, NTCGP1000:2009

la consulta por la intranet.CONSULTAR VIRTUALMENTE LA NORMA EN LA PGINA DE LA CONTRALORÍA, A TRAVÉS DE LA INTRANET, normatividad, y el linK "normatividad externa"

Director y

Subdirector

01/07//2011 24/12/11 100% 100% 24/12/11

SEGUIMIENTO A SEPTIEMBRE /11. Consultar la norma en la Intranet, de conformidad con lo indicado en el procedimiento para el control de documentos internos de SGC. Numeral 7,3. SEGUIMIENTO A DICIMBRE DE 2011. La Dirección vía Outlook, con registro de diciembre 14 de 2011, solicitó a la Dirección Administrativa y Financiera, se estudiara la posibilidad de actualizar la base jurídica o integrador juridico para consulta de normatividad y jurisprudencia, aplicable a los procesos de responsabilidad fiscal, a fin de suministrar a los abogados de esta Dirección una herramienta de consulta especializada.

Seguimiento a diciembre de 2011.Se evidenció que las normas del SGC, sepueden consultar por el aplicativoINTRANET. Por la eficacia de la acción secierra.

C 23/12/11

Esmeralda Caballero Caballero



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

14 3


dad Fiscal


va Subdirección

de Responsabili



va

03/06/11

No se encontraron los siguientesregistros:a) Comunicación del Plan de acción2011 y del resultado del seguimientoy medición del proceso con corte a31 de marzo de 2011, como lo exigela matriz de responsabilidades ycomunicaciones del proceso.b) Listado de chequeo de losproductos del proceso de prestaciónde servicio de RF y JC - Fallo con ysin RF y Auto por el cual se acepta elpago y se archiva el procesoejecutivo, de acuerdo con lasactividades 14, 18 y 47 delProcedimiento para generar losproductos del P de RF y JC y losanexos 105 y 106 del mismo, RR 024de 2010. c) Memorando de envío a la Oficinade ControI Interno del consolidado delos anexos 1 y 2 por parte delresponsable del proceso de RF y JCde acuerdo con la actividad 13 delprocedimiento para la implementación de acciones correctivas y preventivasadoptado mediante la RR 05/11.Por lo anterior se incumple con elnumeral 4.2.4. de la NTCGP1000:2009 Y NTC ISO 9001:2008 ylas RR 024 de 2010 y 005 de 2011:

Se ordenó sociliazarlo con los funcionarios.

Director y

Subdirector

01/07//2011 24/12/11 100% 100% 24/12/11

Se socializó a los funcionarios el plan de acción y se dejo el registro respectivo en las carpetas. SEGUIMIENTO A DICIEMBRE DE 2011. Mediante memorando 2011102387 del 23 de septiembre de 2011, se socializó en fisico a los funcionarios de la Subdirección del Proceso de Responsabilidad Fiscal y mediante correo vía outlook del 23 de noviembre de 2011. La Subdirección de Jurisdicción Coactiva mediante planilla de registro de socialización de mayo de 2011, socializó el plan de acción con corte a 31 de marzo de 2011. Así mismo, mediante outlook del 12 de diciembre de 2011, socializó el Plan de Acción 2011, actualizado a la fecha y las propuestas de modificación enviadas a la Dirección mediante memorando 2011120596 del 16 de noviembre de 2011. La Dirección de Responsabilidad fiscal mediante Planilla y vía outlook, socializó a los funcionarios el Plan de Acción, con fecha 06 de octubre de 2011.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció la socialización del Plan deacción a los funcionarios e igualmente,del reporte consolidado del seguimientode los anexos 1 y 2, mediante oficio No.2011131481 de 3l/12/11. La acción secumplió parcialmente, por lo anterior,continúa abierta para seguimiento.

A 23/12/11




FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

15 3

Subdirección

de Responsabili

dad Fiscal

03/06/11

No se encontraron los siguientesregistrosa) Registro de la comunicación a losfuncionarios del Listado dedocumentos externos actualizado aabril 30 de 2011, exigido en elprocedimiento para el control dedocumentos externos (memorando,constancia o correo electrónico)adoptado por la RR 008 de 2008. b) El formato de inducción de lafuncionaria Angélica Puentes deacuerdo con el procedimiento para lavinculación de funcionarios a laContraloría de Bogotá, adoptadomediante RR 002 de 2011.De esta manera se incumple elnumeral 4.2.4. de la NTCGP1000:2009 Y NTC ISO 9001:2008 ylas RR 008 de 2008 y 002 de 2011:

Se ordenó sociliazarlo con los funcionarios.

Director y

Subdirector

01/07//2011 24/12/11 100% 100% 24/12/11

Vía outlook, la Dirección de Planeación socializó el plan maestro a toda la entidad, incluso a la Subdirección del Proceso. SEGUIMIENTO A DICIEMBRE DE 2011. Vía outlook la Dirección de Planeación socializó el listado maestro de docuemntos externos a todos los funcionarios de la entidad, por ser la dependencia competente.

Seguimiento a diciembre de 2011: La acción no incluyó el Numeral B delhallazgo, por lo tanto se cumplióparcialmente.continúa abierta para seguimiento.

A 23/12/11


16 3


dad Fiscal


va Subdirección

de Responsabili



va

03/06/11

Las dependencias elaboran actaspara dejar evidencia de reuniones detrabajo, mesas de trabajo,seguimiento de actividades, entrega,orientación, incorporación yactualización del aplicativo PREFIS,entre otras, sin embargo algunas notienen firmas, contienen dos fechas,no están numeradas en formaconsecutiva, algunas no sediligencian en el formatocorrespondiente, sin atender elinstructivo para elaboración de actas,adicionalmente, no se archivan deconformidad con la tabla de retencióndocumental vigente, incumpliendo elProcedimiento para el control dedocumentos internos del SGC (actas)y el numeral 4.2.4. de la NTCGP1000:2009 y NTC ISO 9001:2008.

Verificar las actas, firmarlas y elaborrlas en el formato ISO.

Director y

Subdirector

01/07//2011 24/12/11 100% 100% 24/12/11

Las actas reunen los requisitosde Iso. SEGUIMIENTO ADICIEMBRE DE 2011. Lasactas que se elaboran en laDirección y las Subdireccionesse estan elaborando en elformato vigente de actas -formato código 1002010.

Seguimiento a diciembre de 2011: Se verificaron las actas No. 1 y 2 del 10-

11-11 y 18-11-11, las cuales seencuentran ajustadas al formato y seencuentran enumeradas. Continúa abiertopara seguimiento.

C 23/12/11




FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

17 2


dad Fiscal


va

10/11/10

3.5,4, En el proceso 50100-095/07, se evidenció quepresenta una inactividadprocesal de 6 meses y 15días,.Igualmente en el texto delauto de apertura no se hacemención del decreto de medidascautelares tal como o estableceel art. 41 de la Ley 610/00

Inactividad procesal y falta en el auto de apertura mencionar lo relacionado con Medidas cautelares.

Las medidascautelares se llevanen cuaderno separadoy se decretan previainvestigación patrimonial

01/07//201 24/12/11 100% 100% 24/12/11

Seguimiento a septiembre de 2011. Revisido el proceso se encuentra el cuaderno de medidas cautelares, en el cual se oficio a las diferentes entidades solicitando información patrimonial, oficio numeros 1470100-23278, 170100- 23277, 170100-23276 instrumentoas públicos; 170100-23285 a la Secretaría de la Movilidad, Memorando Nº 170100-24169, para obtener datos de la Cifin. SEGUIMIENTO A DICIEMBRE DE 2011. Se realizó la investigación patrimonial y a la fecha se encuentra para tomar decisión del artículo 52 de la ley 610 de 2000.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó el proceso y efectivamentereposa el cuaderno de medidascautelares, no obstante, se mantiene elhallazgo, teniendo en cuenta la inactividadprocesal y se hará seguimiento hasta laculminación del proceso. Por lo anteriorcontinúa abierta para seguimiento.

A 23/12/11

Esmeralda Caballero

Caballero

18 2


dad Fiscal


va

10/03/10

No se evidencia autos mediantelos cuales se solicita prórroga dedos (2) meses 50100-0068/07170100-0077/10. 170100-0147/1050100-0081/08. 50100- 0042/07170100-0201/09170100-0207/09. 170100-0179/09

Falta elaboración autos de prórroga de término procesal

Elaborar instructivopara que se elaborenlos autos de prórrogade pruebas en losprocesos que serequieran

Director y Subdirector

01/04/11 31/12/11 100%Instructivo impartido

SEGUIMIENTO ASEPTIEMBRE /11. Se realizóinstructivo para losProfesionales para queprofieran el auto de prorroga DECONFORMIDAD CON LA LEY610. SEGUIMIENTO ADICIEMBRE DE 2011. Seprofirió instructivo conMemorando 2011130094 del 12-12/2011 y se está dandoaplicación al mismo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció el memorando No.2011130094 del 12/12/11. No obstante,continúa abierta para seguimiento.

A 23/12/11


PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1 2

Subdirección Financ

iera

02/01/10

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/12 2009Numeral 12. La implementacióndel aplicativo SICAPITAL, segúnacta No. 032 de noviembre 23 de2009 presenta el siguienteavance: LIMAY-Contabilidad el75%; SAE/SAI-Almacén eInventarios el 46% y paraPREDIS/OPGET- cumplieron lasactividades en un 100%. Entre loscompromisos adquiridos seencuentra; continuar con larevisión y ajustes en los módulosde contabilidad, presupuesto ytesorería; así como solicitar a laDirección de Talento Humano enla definición de los centros decostos, desglosado pordirecciones, subdirecciones,oficinas, grupos y localidades a laque pertenezca los funcionariosde la entidad.

No se haconcluido laimplementación de latotalidad delos módulosque componen elSistema Administrativo Financiero SI-CAPITAL.

Culminar encoordinación con laDirección Administrativa yFinanciera y laDirección de TalentoHumano laimplementación delSistema Integrado SI-CAPITAL.

Directora de

Informática

Subdirectora

Financiera

Director de

Talento Human

o

01/04/10 31/12/10 100%

Porcentaje deimplementación SI-CAPITAL

15/12/10

CUARTO TRIMESTRE 2011: En cuanto al módulo SAE/SAI(elementos devolutivos y deconsumo), a la fecha se harealizado el ingreso y egresocon corte a agosto de loselementos a almacén einventarios y el cierre demovimientos con corte a Julio.Se ha reforzado el grupo detrabajo y se espera que antesde Diciembre 31 de 2011 seculmine el ingreso y egreso deelementos, el cierre demovimientos y el cierre contablea Diciembre, para empezar arealizar un paralelo a partir del 1 de enero de 2012. En cuanto a la interfaz contableentre PERNO y LIMAY seencuentra en pruebas y ajustesy se espera tenerla en plenofuncionamiento a Diciembre 31de 2011. SEGUNDO TRIMESTRE 2011: El sistema Si Capital estáfuncionando desde el 1º deenero del 2010 y se haanalizado la información,obteniéndose resultadossatisfactorios para los reportescontables, presupuestales,fiscales y de tesorería.

P

Seguimiento a diciembre 31 de 2011. Se verificó realización de las operacionesde cierre, de cálculos de depreciaciones ygeneración de reportes durante el últimotrimestre de 2011, para poder iniciar elmovimiento en paralelo con el Sofware deinventarios actual. A partir del 1 de enerode 2012 se montarán los saldos existentescon corte a diciembre 31 de 2011 en losMódulos SAE Y SAI.En cuanto a la interfaz contable deSAE/SAI hacia PERNO y LIMAY y la dePERNO hacia LIMAY, se encuentra enpruebas y ajustes, para lo cual se requiereel cierre financiero con corte a diciembre31 de 2011, por lo que se solicitó unaprórroga de dos (2) meses al contrato 015de 2011 de soporte Ty mantenimiento delSI Capital, con los que entraríia en plenofuncionamiento la contabilizaciónautomática del registro y cierre mensualde las operaciones de Almacén eInventarios de la entidad. Continúa abierto el hallazgo.

A 21/12/11

Blanca

Isabel Rodríguez Sáenz y

María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

2 2


iera

31/12/10

INFORME CONTROL INTERNOCONTABLE:VIGENCIA 2009. Los avances, anticipos

y gastos de viaje asignados a los

funcionarios durante el año 2010

presentan lo siguiente:

Se giraron una vez terminada la

comisión, ej: como OP 816 girada el 26-

11-2010 (comisión del 22 al 26 de nov-

10), OP 144 girada 3-03-2010.

Fueron girados a favor de entidades y no

de funcionarios, ej: OP 313-10 girada a

Davivienda O.P.313, OP 309-10 girada a

la Dirección Distrital de Tesorería y OP

743 girada a OROS TOURS.

No se legalizaron dentro del tiempo

contemplado en la RR No.02 de febrero

de 2010, ej: OP 144 girada 03-03-2010

legalizado el30-04-2010 ; OP 743 girada

el 27-10-2010 y OP 662 girada el01-10-

2010 sin legalizar a la fecha.

Los beneficiarios de los viaticosno presentanlos documentos atiempo en laSubdirección Financiera ypor lo tanto seretardó lalegalización.

Socializar la RR No.02de 2010 a todas lasdependencias de laentidad.

Subdirección

Financiera

30/05/11 31/12/11

Socialización de laRR 02/2010.

RR02/2010 socializada.

Si: 100%NO: 0%

05/05/11

CUARTO TRIMESTRE 2011:Los avances para viaticos ygastos de viaje continuansiendo legalizados en lasfechas que los funcionariosentregan la documentacion parasu legalizacion como consta enlos informes recibidos y en losregistros contables.TERCER TRIMESTRE 2011:Se comunicará verbalmente albeneficiario que debe legalizarel avance en el tiempodeterminado. Si no cumple sedará traslado del hecho aResponsabilidad Fiscal deacuerdo con el procedimiento.

SEGUNDO TRIMESTRE 2011:El día 5 de mayo de 2011 sesocializó la RR 02 de 2010 atodas las áreas de laContraloria, por vía out Outlook.

P

Seguiento a septiembre de 2011:

La RR 003 del 31 de enero de 2011 fuesocializada a todos los funcionarios viaoutlook, no obstante los auxiliares de lacuenta 142011 “Avances para viáticos ygastos de viaje” periodo comprendidoentre el 01-01-2011 y el 30-06-2011muestra que los avances continúanpresentando observaciones como:Legalizados más de un mes después determinada la comisión, se giraron despuésde terminada y/o estando en la comisión,se giraron a nombre de un Instituto y no deun funcionario.Continúa abierta la observación.

Seguimiento a diciembre de 2011: Por tratarse de una observación igual a laregistrada en el Informe de Control InternoContable a septiembre de 2011, la Oficinade Control Interno efectúa su cierre,dejando vigente la correspondiente a lavigencia 2011.

C 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco

3 2


iera

26/05/11

INFORME ARQUEO DE CAJASMENORES 2011. El responsabledel manejo de la caja menor estáestablecido para un funcionariocon cargo Técnico 314-01 o 04designado por el Subdirector, sinembargo el manejo de la cajamenor lo está realizando unfuncionario ProfesionalUniversitario 219-01 (e),incumpliendo el Literal b) delArt.1 de la R.R.003 de enero 31de 2011.

El técnico responsable de la caja menor está encargado de Profesional Unversitario

Disponer que el manejo de la caja menor lo realice un funcionario con el cargo de Tecnico Operativo, de acuerdo con lo establecid en la Resolución que reglamenta las Cajas Menores

Subdirector

Servicios

Administrativo

sTécnico designado para

el manejo

de la Caja

Menor

30/05/11 31/12/11

1 tecnico

operativo en el

manejo de la Caja Menor

Técnico Operativo Asignado

SI 100%NO 0%

30/06/11

CUARTO TRIMESTRE 2011:Continua el seguimiento deltrimestre anterior. Se solicita elcierre del hallazgo.TERCER TRIMESTRE 2011:El manejo de la caja menor de laSubdirección de ServiciosAdministrativos lo estárealizando el Técnico 314 01 yel manejo de la caja menor delDespacho del Contralor lo estárealizando el ProfesionalUniversitario 219 01 de acuerdocon la ResoluciónReglamentaria No. 015 de junio17 de de 2011Se solicita el cierre del hallazgo

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado en el arqueo practicado a laCaja Menor de la Dirección Administrativay Financiera que su manejo se encuentra a cargo de un funcionario con cargo Técnico314-01.Por la eficacia de la acción implementada,se cierra el hallazgo.

C 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

4 2


iera

26/05/11

INFORME ARQUEO DE CAJASMENORES 2011. 2. Realizado elarqueo quedó relacionado en lasactas No.1 y 2 de arqueo de cajamenor, presentándose unadiferencia de $2.462.306,oo en lacaja menor de la DirecciónAdministrativa y Financiera

Falta de control y seguimiento, razón por la cual se presento la diferencia en libros

Practicar arqueos una vez al mes por un funcionario designado por el Director Administrativo.

Subdirector

Servicios

Administrativo


el manejo

de la Caja

Menor

30/05/11 31/12/11

Efectuar arqueos periódicos a las cajasmenores.

Arqueos efectuados

SI 100%NO 0%

30/06/11

CUARTO TRIMESTRE 2011:Se cambio la designacion deJackeline por Mario CortesPortela para ejercer lasupervisión de las cajasmenores. La supervisión hasido realizada en las fechas 27de septiembre, octubre 21 y 25y 29 de noviembre de acuerdo aactas de trabajo Nos.1, 2 y 5Se solicita el cierre del hallazgo. TERCER TRIMESTRE 2011:Mediante memorando 60000-27523 del 13 de julio de 2011se designo a la funcionariaJacqueline Rodríguez paraejercer la supervisión de lascajas menores.La supervisión ha sido realizadaen las fechas 21, 25 de julio, 17y 18 de agosto acuerdo a actade trabajo Nos. 1 , 2, 2 y 3 Sesolicita el cierre del hallazgo.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado a través del arqueo practicado ala Caja Menor de la DirecciónAdministrativa y Financiera, lapresentación de una diferencia de 120.oo.,es decir, no representativa.Por la eficacia de la acción implementada,se cierra el hallazgo.

C 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco

5 2


iera

26/05/11

INFORME ARQUEO DE CAJASMENORES 2011. 3. En la CajaMenor de la DirecciónAdministrativa y Financiera no seutiliza Formato para los ”Vales”,cuando se entrega dinero enefectivo a los funcionariossolicitantes de cualquier servicioo compra urgente, incumpliendola Actividad 6, numeral 7.2“Procedimiento manejo de cajasmenores” del procedimiento parael manejo de cajas menores”

Inadecuada aplicación del procedimento

Realizar la entrega de vales de conformidad con el procedimento reglamentado

Subdirector

Servicios

Administrativo


el manejo

de la Caja

Menor

30/05/11 31/12/11

Formatos adoptados por elprocedimiento "Manejo de lasCajas Menores"

No devales entregados/ No devales solicitados

30/06/11

CUARTO TRIMESTRE 2011:Continua con el seguimientoanterior. Se solicita el cierre delhallazgo. TERCER TRIMESTRE 2011:Para el tema de vales elresponsable de la caja menorde la Subdirección de ServiciosAdministrativos está manejandorecibos de caja menor quehacen las veces de vales en loscasos requeridos con el fin decumplir con el numeral 7.2 dela actividad 6Se solicita el cierre del hallazgo

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificada en el arqueo practicado a laCaja Menor de la Dirección Administrativay Financiera, la existencia de los vales alentregar el dinero en efectivo. Por la eficacia de la acción implementada,se cierra el hallazgo.

C 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

6 2


iera

26/05/11

INFORME ARQUEO DE CAJASMENORES 2011. 4. La CajaMenor de la DirecciónAdministrativa y Financiera no harealizado las conciliacionesbancarias, incumpliendo laActividad 9 del numeral 7.2“Procedimiento manejo de cajasmenores” del procedimiento parael manejo de cajas menores


Realizar las conciliaciones bancarias de acuerdo con el procedimento reglamentado

Subdirector

Servicios

Administrativo


el manejo

de la Caja

Menor

30/05/11 31/12/111 Procedimiento

Procedimiento aplicado

SI 100%NO 0%

30/06/11

CUARTO TRIMESTRE 2011:La caja menor de laSubdirección de ServiciosAdministrativos realizó lasconciliaciones bancarias hastael 31 de octubre de 2011. Elextracto del mes de octubre fueentregado al área de tesorería.(Acta No 2. del 29 de noviembrede 2011 ). Las conciliacionesbancarias de la caja menor delDespacho del Contralor seencuentran elaboradas yentregadas en tesorería hasta elmes de octubre de 2011 (ActaNo. 5 de noviembre 25 de2011). Se solicita el cierre delhallazgo. TERCER TRIMESTRE 2011: Lacaja menor de la Subdirecciónde Servicios Administrativosrealizó las conciliacionesbancarias hasta el mes de juliode 2011. (Acta No 1. del 20 deagosto de 2011 ). Lasconciliaciones bancarias de lacaja menor del Despacho delContralor se encuentranelaboradas y entregadas entesorería hasta el mes de junio2011 (Acta No. 3 de agosto 17de 2011)

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado en el arqueo practicado a laCaja Menor de la Dirección Administrativay Financiera, la presentación de la últimaconciliación de octubre de 2011.Por la eficacia de la acción implementada,se cierra el hallazgo.

C 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

7 2


iera

26/05/11

INFORME ARQUEO DE CAJASMENORES 2011. 5. El libro deCaja se encuentradesactualizado, se verificó suregistro hasta el 31 de marzo de2011 con un saldo de $74.103.oo.incumpliendo el Articulo 10º delDecreto 061 del 14 de febrero de2007, el Articulo Quinto de laR.R.003 del 31 de enero de 2011,el cual establece: “APERTURADE LOS LIBROS: Ladependencia de la Contraloria ala que se asigne el manejo deuna caja menor, procederá a laapertura de los libros ( caja ybancos), donde se contabilicendiariamente las operaciones queafecten la caja menor, indicando:fecha, imputación presupuestaldel gasto, concepto y valor, conlos respectivos comprobantes” yel punto de control de la Actividad3 del numeral 7.2 “Procedimientomanejo de cajas menores” delprocedimiento para el manejo decajas menores

Inadecuado manejo de la caja menor

Registrar diariamente las operaciones que afecten la caja menor en los libros establecidos

Subdirector

Servicios

Administrativo


el manejo

de la Caja

Menor

30/05/11 31/12/11

Registro de operaciones

Registro de operaciones realizadas

SI 100%NO 0%

30/06/11

CUARTO TRIMESTRE 2011: El libro de caja menor de laSubdirección de ServiciosAdministrativos se encuentraactualizado hasta el día 22 deNoviembre de 2011En la caja menor del Despachodel Contralor el libro de caja seencuentra actualizado hasta eldía 24 de noviembre de 2011.Se solicita el cierre del hallazgo. TERCER TRIMESTRE 2011: Ellibro de caja menor de laSubdirección de ServiciosAdministrativos se encuentraactualizado hasta el día 20 deagosto de 2011En la caja menor del Despachodel Contralor el libro de caja seencuentra actualizado hasta eldía 17 de agosto de 2011, díade la visita.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:La Oficina de Control Interno con el arqueo practicado a la Caja menor de la DirecciónAdministrativa y Financiera se verificó queel libro de Caja se encuentra al dia en losregistros contables.Por la eficacia de la acción implementada,se cierra el hallazgo.

C 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

8 2


iera

26/05/11

INFORME ARQUEO DE CAJASMENORES 2011. 7. En el Anexo1 “Formato para el reporte de losRecursos Financieros”, código8004001 del procedimiento parael manejo de las cajas menores,establecido en la Resolución 035del 30 de diciembre de 2009, nose encuentra diligenciada lacolumna “Comprobante factura”que corresponde al número de lafactura, y en la Columna ”Fecha”se está colocando la fecha delcomprobante de Egreso, siendolo correcto la fecha de la factura,según el Instructivo para eldiligenciamiento del Formato


Aplicar el procedimiento establecido

Subdirector

Servicios

Administrativo


el manejo

de la Caja

Menor

30/05/11 31/12/111 Procedimento


SI 100%NO 0%

30/06/11

CUARTO TRIMESTRE 2011:De acuerdo con verificaciónpracticada por el funcionariodesignado por la DirecciónAdministrativa para lasupervisión de las cajasmenores, el anexo 1 "Formatopara el reporte de los RecursosFinancieros" se encuentradebidamente diligenciado segúnacta 2 y 5 del 25 y 29 deNoviembre de 2011. Sesolicita el cierre del hallazgo.TERCER TRIMESTRE 2011. De acuerdo con verificaciónpracticada por el funcionariodesignado por la DirecciónAdministrativa para lasupervisión de las cajasmenores, el anexo 1 "Formatopara el reporte de los RecursosFinancieros" se encuentradebidamente diligenciado segúnacta 1 del 20 de agosto de2011. EL formato anterior en lacaja menor del Despacho delContralor se encuentradiligenciado

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado en el arqueo practicado a la

Caja Menor de la Dirección Administrativay Financiera, el cumplimiento deldiligenciamiento del Anexo 1 “Formatopara el reporte de los RecursosFinancieros”, código 8004001 delprocedimiento para el manejo de las cajasmenores, establecido en la Resolución035 del 30 de diciembre de 2009.Por la eficacia de la acción implementada,se cierra el hallazgo.

C 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

9 2


iera

26/05/11

INFORME ARQUEO DE CAJASMENORES 2011. 6. En el Anexo1 “Formato para el reporte de losRecursos Financieros”, código8004001 del procedimiento parael manejo de las cajas menores,establecido en la Resolución 035del 30 de diciembre de 2009, nose han registrado los gastosefectuados a partir del 1 mayo de2011, incumpliendo incumpliendoel Articulo 10º del Decreto 061del 14 de febrero de 2007, elArticulo Quinto de la R.R.003 del31 de enero de 2011


Registrar diariamente las operaciones que afecten la caja menor en los libros establecidos

Subdirector

Servicios

Administrativo


el manejo

de la Caja

Menor

30/05/11 31/12/11

Registro de operaciones


SI 100%NO 0%

30/06/11

CUARTO TRIMESTRE 2011:Los gastos efectuados por cajamenor se han venidoregistrando en los librosestablecidos para tal efecto(Caja y Bancos) El libro de lacaja menor de la Subdirecciónde Servicios Administrativos seencuentra actualizado hasta el22 de Noviembre de 2011. Ellibro de caja menor delDespacho del Contralor seencuentra actualizado hasta eldía 24 de noviembre de 2011.Se solicita el cierre del hallazgo. TERCER TRIMESTRE 2011: Los gastos efectuados por cajamenor se han venidoregistrando en los librosestablecidos para tal efecto(Caja y Bancos) El libro de lacaja menor de la Subdirecciónde Servicios Administrativos seencuentra actualizado hasta el20 de agosto de 2011.El libro de caja menor delDespacho del Contralor seencuentra actualizado hasta ledía 17 de agosto 2011

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado en el arqueo practicado a laCaja Menor de la Dirección Administrativay Financiera, el cumplimiento deldiligenciamiento del Anexo 1 “Formatopara el reporte de los RecursosFinancieros”, código 8004001 delprocedimiento para el manejo de las cajasmenores, establecido en la Resolución035 del 30 de diciembre de 2009. Ademásse verificó que el formato está al dia ensus registros.Por la eficacia de la acción implementada,se cierra el hallazgo.

C 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco

10 2


iera

26/05/11

INFORME ARQUEO DE CAJASMENORES 2011. LaSubdirección Financiera noremite los extractos ytransferencias bancarias porreembolso de caja menor para que el

responsable realice las conciliaciones

bancarias, incumpliendo la Actividad 1,

numeral 7.6 " procedimento

conciliaciones bancarias" del

procedimiento para el manejo de la

Tesorería y la actividades 16 y 17 del

numeral 7.1 "Procedimiento apertura de

caja menor" del procedimiento para el

manejo de cajas menores

Los responsables de las cajas menores no realizan sus conciliaciones bancarias a tiempo, ni las remiten a la Tesorería

Remitir Mensual mente los extractos y transferencias bancarias o reembolso de caja menor, para que el responsable realice las conciliaciones bancarias

Subdirector

Financiero

30/05/11 31/12/11Memorand

o

Extractos y Transferencias Remitidos

Si: 100%NO: 0%

22/06/11

CUARTO TRIMESTRE. Desdeel 15 de diciembre en adelantese efectuará el envío por correointerno y se almacenará laevidencia de dichos envíos.TERCER TRIMESTRE 2011:A partir del mes de octubre sehará el envío de manera formalmediante los correspondientesmemorandos

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado en el arqueo practicado a laCaja Menor de la Dirección Administrativay Financiera, que La SubdirecciónFinanciera remitió los extractos ytransferencias bancarias por reembolso decaja menor al responsable del manejo dela Caja Menor, último extracto bancario,noviembre y última conciliación, octubrede 2011.Por la eficacia de la acción implementada,se cierra el hallazgo.

C 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

11 2


iera

26/05/11

INFORME ARQUEO DE CAJASMENORES 2011. Se reitera portercera vez que la SubdirecciónFinanciera a través de laDirección de Informática no haimplementado en el Aplicativo SICAPITAL el módulo para elmanejo de las cajas menores,que integre las mismas alproceso contable, con el fin degarantizar que las operacionesestén debidamente sustentadas,que los registros sean oprtunos yadecuados y que los saldoscorrespondan, incumpliendo elArtículo Cuarto del Decreto 061de febrero 14 de 2007, el cualdice: "Las cajas menoresfuncionarán contablemente comoun fondo fijo que se provee conlos recursos del presupuestoasignado a la respectiva entidad,en cada vigencia fiscal

1. Solicitud de los ajustes necesarios para la utilización del Módulo de Cajas Menores por parte de los ususarios del Módulo de Cajas Menores a través de la Subdirección Financiera.

2. Modificar el procedimiento para el manejo de Cajas Menores incorporando el uso del Módulo Cajas Menores de SICAPITAL.

3. Realizar los ajustes necesarios para dejar en funcionamiento el Módulo de Cajas Menores.

Subdirector

Financiero

Direcci{on de

Informática

30/05/11 31/12/11Memorand

o

Solicitud realizada

Si: 100%NO: 0%

22/06/11

CUARTO TRIMESTRE 2011:El módulo para el manejo de cajasmenores, no estabacontemplado como parte delSistema IntegradoAdministrativo y Financiero SI-CAPITAL, que fué transferidopor la Secretaría de Hacienda.Este módulo fué desarrolladopor el contratista RAFAELCUARTAS que en la vigencia2008 se contrató para laimplementación del Sistema SI-CAPITAL y fué cedido por èl ala Contraloría ya que no seencontraba contemplado en elcontrato, fué utilizado por laentidad durante la vigencia2009, pero se requirieron unaserie de ajustes, para los cualesno se contaba con el soportetécnico y desde esta fecha noha sido actualizado. Para lapresente vigencia no secontempló su actualización yaque se dió prioridad a losdemás módulos que componenel Sistema, dada su importanciapara el manejo y administraciónde la información administrativay financiera, se espera que enla vigencia 2012, se cuente conel soporte técnico para realizar

P


La Dirección de Informática durante el mesde enero de 2012, solicitará a laSubdirección Financiera detalle de losajustes necesarios para que entrenuevamente en funcionamiento el Módulode Cajas Menores de SI CAPITAL.Continúa abierta la observación.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

12 2

Subdireccion

de Recurs

os Materiales

07/07/11

5,1,5, INFORME DECONTRATACION II SEMESTRE2010 CONTRATO DE PRESTACIÓNDE SERVICIOSPROFESIONALES No. 43 del 30de septiembre de 2010En la carpeta contentiva delcontrato no se evidenciaron losinformes del contratista,contraviniendo lo normado en elartículo 26 numeral 1 de la Ley 80 de 1993, en concordancia con laResolución 112 de 2009.

El interventor no realizo un seguimiento pormenorizado del contrato

Reiterar que los interventores presenten los informes en los téminos definidos en los contratos

Subdirector de Recurs

os Materia

les

12/07/11 31/12/11 Informe

Circular enviada SI: 100%,NO 0%

CUARTO TRIMESTRE 2011:La Directora Administrativamediante memorandos solicitaa los interventores remitir ladocumentación faltante de loscontratos de las vigencias 2010y 2011(Memorandos 60000-40635 radicaciónNo.2011105276 del 3 deoctubre de 2011, 60000-40641radicación No.2011105283 de 3octubre de 2011,60000-40640radicación No.2011105283 del3 de octubre de 2011)TERCER TRIMESTRE 2011: Como mecanismo deseguimiento y autocontrol, laDirectora Administrativamediante circular 60000-32885radicado 201187339 del 12 deagosto de 2011 remite copia dela Resolución 112 de 2009recordando las funciones aquienes ejerzan funciones desupervisión y/o interventoría delos contratos celebrados por laentidad, con el de evitartraumatismos en la contratación

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Las Subdirección de Recursos Materialesse encuentra en proceso de adaptación dela Lista de Chequeo, conforme a la clasede contrato y normas legales vigentes.Continúa abierta la observación.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

13 2

Subdireccion

de Recurs

os Materiales

07/07/11

5,1,6, INFORME DECONTRATACION II SEMESTRE2010 CONTRATO DEARRENDAMIENTO No. 045 DEL4 de Octubre de 2010A folio 212 del contrato seobservó la modificación No. 1 delmismo fechada el 2 deNoviembre de 2010 que hacerelación al pago del saldo delcontrato, lo cual no esconcordante con el primerinforme de interventoríacorrespondiente al periodocomprendido entre el 4 deOctubre al 4 de Noviembre de2010 en el cual señala elinterventor que no se ha dadoninguna modificación;inobservándose el Artículo 26,numeral 1 de la Ley 80 de 1993,en concordancia con el Artículo 2,literal e) de la Ley 87 de 1993.

Inadecuada aplicación del procedimiento

Dar estricto cumplimiento al procedimento establecido en el proceso contractual.


os Materia

les

12/07/11 31/12/11Procedimiento

Se cumplió con elprocedimiento SI. 100%NO: 0%

CUARTO TRIMESTRE 2011:Como se trata del uso del bienla certificacion del interventorhace relacion a que el serviciocontratado fue recibido sinninguna alteracion omodificacion en su disfrute, esdecir que se deja constanciaque la contaprestacioncontratada fue satisfechaadecuadamente sin ningunacircunstancia que la alterara.TERCER TRIMESTRE 2011:Mediante memorando 60000-32878 del 12 de agosto de2011, la DirectoraAdministrativa solicita a losfuncionarios de la Subdirecciónde Recursos Materiales darapliicación a las directricestrazadas para losprocedimientos de contrataciónrelacionadas en el mismo, a finde dar cumplimiento a losprincipios establecidos en Ley ydemás normas vigentesAdicionalmente para todos losprocesos contractuales se tieneestablecido como mecanismode control, la revisión previa detodos los documentos quehacen parte del expediente, porparte del Subdirector de

P

Seguimiento a diciembre de 2011:La Subdirección de Recursos Materialesse encuentra en proceso de adaptación dela Lista de Chequeo conforme a la clasede contrato y normas legales vigentes.Continúa abierta la observación.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

14 2

Subdireccion

de Recurs

os Materiales

07/07/11

5,1,7, INFORME DECONTRATACION II SEMESTRE2010 CONTRATO DEPRESTACION DE SERVICIOSNo. 53 del 19 de octubre de2010.CONTRATISTA: Colsubsidio.Se evidenció en la póliza deresponsabilidad civilextracontractual que la vigenciava desde el 30 de noviembre de2009 al 30 de noviembre de2010, y las vacacionesrecreativas contratadas serealizaron los días 29 y 30 denoviembre y 1, 2, y 3 dediciembre de 2010, lo que quieredecir que las actividadesprogramadas el 1, 2, 3 dediciembre no estaban cubiertascon el amparo del riesgo.Trasgrediendo lo normado en elartículo 2 del decreto 4828 de2008.

Debilidad en los controles internos aplicados

Verificar que las pólizas cumplan con lo solicitado en las cláusulas del contrato referente a las coberturas.


os Materia

les

12/07/11 31/12/11

Verificar que el

100% de las pólizas cumplan con lo

establecido en las

cláusulas de los

contratos.

No. depólizas verificadas *100 /No. depólizas expedidas.

CUARTO TRIMESTRE 2011:Revisado el contrato seestablecio que el contratistaconstituyo la polizaU:013120662-13 de segurossuramericana con vigencia del29-07-2010 al 03-12-2010, loque quiere decir que se cumpliòcon lo pactado y la actividadcontratatada estabaamparada.(folio 475). Sesolicita el cierre del hallazgoTERCER TRIMESTRE 2011:Mediante memorando 60000-32878 del 12 de agosto de2011, la DirectoraAdministrativa solicita a losfuncionarios de la Subdirecciónde Recursos Materiales darapliicación a las directricestrazadas para losprocedimientos de contrataciónrelacionadas en el mismo, a finde dar cumplimiento a losprincipios establecidos en Ley ydemás normas vigentes.Adicionalmente se está dandoaplicación a los procedimientosrespecto de la verificación delas coberturas de las garantíaspor parte del Subdirector deRecursos Materiales para evitaresta clase de irregularidades Se

P

Seguimiento a diciembre de 2011: Las Subdirección de Recursos Materialesse encuentra en proceso de adaptación dela Lista de Chequeo conforme a la clasede contrato y normas legales vigentes.Continúa abierta la observación.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

15 2

Subdireccion

de Recurs

os Materi

ale

07/07/11

5,1,10, INFORME DECONTRATACION II SEMESTRE2010 CONTRATO DEPRESTACION DE SERVICIOS062 del 14 diciembre de 2010No se encontró el registro de losasistentes al seminario.Contraviniendo el literal e delartículo 2 de la Ley 87 de 1993

El interventor allegó copia de los listados sin la firma de los participantes

Verificar que los inteventores de los contratos remitan el listado con las firmas de los participantes, cuando se trate de talleres, cursos, caminatas, seminarios


os Materia

les

12/07/11 31/12/11 Lista

Lista defirmas delos participantes entregada SI 100%NO 0%

CUARTO TRIMESTRE 2011:Se continua con la revisión de la documentación enviada por elinterventor. Se solicita el cierredel hallazgoTERCER TRIMESTRE 2011: ElSubdirector de RecursosMateriales mediantememorando 60300-34665 del24 de agosto del 2011 designóun Profesional Universitario(Abogado) de estaSubdirección, para quepresente un informe mensual dela revisión de todos loscontratos, con la finalidad deverificar que los supervisoresy/o interventores esténcumpliendo con su obligaciónde velar por el debidoacatamiento de las obligacionescontractuales, de conformidadcon el artículo 4 de la Ley 80,de 1993, del Manual deContratación y de la Resolución112 de 2009 .Se solicita el cierre del hallazgo

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado a folio 121 y 122 de la carpetacontentiva del Contrato, el listado deasistentes al Seminario realizado en la Cámara de Comercio deBogotá según Contrato de Prestación de ServiciosNo.062 del 14 de dciembre de 2010.Por la eficacia de la acción implementada,se cierra el hallazgo.

C 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

16 2

Subdireccion

de Recurs

os Materiales

07/07/11

5,1,13, INFORME DECONTRATACION II SEMESTRE2010 CONTRATOSDE COMPRAVENTA: NO SEEVIDENCIARON LASENTRADAS Y SALIDAS DEALMACEN DE LOSELEMENTOS ADQUIRIDOS.

En el Contrato Número 061, seobserva el incumplimiento de lonormado en la ResoluciónReglamentaria No. 046 deDiciembre 22 de 2005, por cuantono se registró la salida de loselementos adquiridos.

Falta de control y seguimento para llevar a cabo el procedimiento establecido

Ejercer contoles y seguimientos períodicos sobre las compras realizadas


os Materia

les

12/07/11 31/12/11Procedimiento


SI 100%NO 0%

CUARTO TRIMESTRE 2011:Los comprobantes de salida delos elementos adquiridos seencuentran en el area dealmacén y los utiles de oficinafueron entregados a cadasubdireccion y direccionrespectivamente. Se solicita elcierre del hallazgo.TERCER TRIMESTRE 2011:Mediante memorando 60000-32878 del 12 de agosto de2011, la DirectoraAdministrativa solicita a losfuncionarios de la Subdirecciónde Recursos Materiales daraplicación a las directricestrazadas para losprocedimientos de contrataciónrelacionadas en el mismo, a finde dar cumplimiento a losprincipios establecidos en Ley ydemás normas vigentes.En la actualidad se estacumpliendo con elprocedimiento reglamentado enla Resolución Reglamentaria035 de 2009, Numeral 7.1Ingreso de Bienes por Comprasy Numeral 7.7 Salida de BienesDevolutivos y de Consumo

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado el listado remitido por el áreade almacén, el cual contiene el listado delos Comprobantes de Egreso producto dela entrega de los elementos recibidos porel Contrato 061 de 2010. Loscomprobantes de Egreso en original seencuentran en el Almacén de laContraloria de Bogotá. Por la eficacia de la acción implementada,se cierra el hallazgo.

C 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

17 2


iera

31/10/11

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2,1. Durante lavigencia de 2011 no se hanrealizado Comités deSostenibilidad Contable,incumpliendo el Articulo Cuartode la Resolución ReglamentariaNo.025 del 6 de diciembre de2006, Artículo 3o de laResolución No.DDC-000001 dejulio 30 de 2010 la DirecciónDistrital de Contabilidad y laCarta circular No.14 deseptiembre de 2010 suscrita porel Contador General de Bogotá.

No se han presentado situaciones ni ha habido temas que requieran una reunión del Comité de Sostenibilidad Contables.

Programar una reunión del Comité de Sostenibilidad Contable para el 13 de diciembre de 2011 a las 9 a. m. en la oficina de la Dirección Administrativa y Financiera.

Director Administrativo

y Financiero y

Coordinador de Contabilidad.

13/12/11 13/12/11Realización de lareunión

Reunión efectuada

CUARTO TRIMESTRE 2011: Se programó una reunión del Comité de Sostenibilidad Contable para el 13 de diciembre de 2011 a las 9 a. m. en la oficina de la Dirección Administrativa y Financiera con el objeto de depurar los estados financieros.

P


Verficada el acta No.6 del 13 de diciembrede 2011 del Comité TércnicodeSostenibilidad Contable, donde se tratarontemas como: Partidas conciliatorias a cargo de laTesorería.Discusión y consideración paradar de baja incapacidades pendientesCOLMEDICA y SALUD COLOMBI,. entreotros.

Por la eficacia de la acción implementada,se cierra el hallazgo.

C 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

18 2

Subdirección Financiera -

Tesorería

31/10/11

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.2. La ResoluciónReglamentaria No. 003 del 31 deenero de 2011”Por medio de lacual se constituyen las CajaMenores de la Contraloría deBogotá D.C., para la vigenciafiscal 2011” fue socializada atodos los funcionarios de laEntidad via outlook, no obstantela cuenta 142011 “Avances paraviáticos y gastos de viaje” periodocomprendido entre el 01-01-2011y el 30-06-2011 muestra que losavances continúan presentandoobservaciones como:• Legalizados un mes o más,después de terminada lacomisión, incumpliendo el Art. VIIde la RR.003 de 31-01-2011: Avance OP 24 Rodrigo TovarGarcés, girado el 02-05-2011 ylegalizado 02-06-2011.Avance OP No.26 Jorge Nigrinisde la Hoz, girado el 02-05-2011 ylegalizado el 02-06-2011.Avance OP 177 Jorge WilliamCamargo Rodríguez, girado el 28-04-2011 y legalizado el 10-06-2011.Avance OP 176 Néstor GustavoGarzón, girado el 28-04-2011 y

Demora por parte de los funcionarios en la entrega de la documentación reglamentaria para la legalización de los viáticos en tesorería. Los funcionarios entregan a Talento Humano la documentación de estas legalizaciones sin dejar una copia en tesorería ya que esto último no lo contempla la Resolución de Comisiones expedida por Talento Humano especialmente en articulo

Solicitar que se incluya en la Resolución de Comisiones expedida por Talento Humano dentro del artículo segundo que la documentación reglamentaria para legalización de los viáticos deba remitirse a tesorería o al menos una copia, efectuando seguimiento y gestión sobre cumplimiento del término reglamentario de los viáticos entregados a los funcionarios para que entreguen la documentación en el plazo indicado, mediante correo electrónico o algún medio que permita apoyar, complementar este proceso.

Tesorera

Subdirector (a) Financi

era

31/10/11 31/12/11

Disminución en eltiempo delegalización en 50%

Cantidad de legalizaciones entiempo reglamentario * 100/ Cantidadde legalizaciones

CUARTO TRIMESTRE 2011:Los avances y viáticos han sidolegalizados en la fecha que losfuncionarios entregan ladocumentación tal como constaen los informes y los registroscontables pertinentes.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó en el Auxiliar de la cuentaNo.14 20 11 Avances para viáticos ygastos de viaje del 01 de octubre al 26 dediciembre de 2011, encontrando que aúnlos avances presentan las siguientesobservaciones:- Legalizados un mes o más, después determinada la comisión, incumpliendo elArt. VII de la RR.003 de 31-01-2011:Ejemplos OP 462 girada el 08-09-2011 y legalizado 30-11-2011, OP 479girada 16-09-2011 y legalizado el 30-11-2011.- Se giraron después de terminada y/oestando en la comisión, OP 551 girada el24 de octubre y la comisión era el 21 deoctubre de 2011.- Se giraron a nombre de una entidad y node un funcionario de la entidad, OP 281Luis Carlos Martínez Vásquez- suministro55 galones de combustible Diesel paradotar la planta electrica (se debe realizarla compra no con un avance).Continúa abierto el hallazgo.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

19 2


iera

31/10/11

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.3. Con relación a lacuenta Depósitos en EntidadesIntervenidas, relacionada con lostítulos “Certificados de Propiedadde Unidades TransactivosFideicomiso Transactivos”,Mediante oficio del 13 de juniode 2011 Alianza Fiduciariacertificó a la Contraloría deBogotá una participaciónequivalente a 2,828,951,752Unidades Transactivas con unvalor unitario de $0,1092, para untotal de $308.921.531aproximado.

De otra parte el trámite de cobroante Alianza Fiduciaria seencuentra pendiente por parte dela Contraloría de Bogota segúnconsta en el oficio mencionadooficio. Actualmente en losEstados Contables aparece en laCuenta No.8.3.90.90 “OtrasCuentas Deudoras de Control”,Subcuenta 8.3.90.90.001“Depósitos en EntidadesIntervenidas”- Alianza Fiduciaria -Lising Capital con un saldo de$308.921.531.oo, sin que se hayaefectuado el cobro por parte de la

La Contraloría de Bogotá no hace el trámite de cobro porque es Leasing Capital quien mediante Alianza Fiduciaria realiza el proceso de Liquidación.

Coordinar con la Secretaría de Hacienda Distrital el procedimiento contable relacionado con la depuración de la operaciones recíprocas entre la Contraloría Distrital y la Secretaría De Hacienda Distrital del saldo que expida la entidad hasta tanto culmine el proceso de liquidación de Leasing Capital a través de Alianza Fiduciaria de conformidad con las normas legales que rigen la materia. Adicionalmente se solicitara la certificación del saldo con corte a diciembre 31 de 2011 a Alianza Fiduciaria.


era

15/12/11 31/12/11

Actualización delsaldo cerificado

Saldo actualizado /Certificación solicitada

CUARTO TRIMESTRE 2011: El acta de determinación delprocedimiento contablerelacionado con la depuraciónde la operaciones recíprocasentre la Contraloría Distrital y laSecretaría De Hacienda Distritalacordó el registro permanente yactualizado del saldo queexpida la entidad hasta tantoculmine el proceso deliquidación de Leasing Capital através de Alianza Fiduciaria deconformidad con las normaslegales que rigen la materia.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado el Auxiliar de la Cuenta8.3.90.90, Otras Cuentas Deudoras deControl- Alianza Fiduciaria el saldo a 27de diciembre de 2011 $·308.921,531.oo. Continúa abierta la observación.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

20 2


iera

31/10/11

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.4. Revisado elBalance a 30 de junio de 2011 ycruzados los saldos reportadosen el Validador -Secretaria deHacienda, no coinciden con losreportados en el Aplicativo SICAPITAL-LIMAY.

En el Balance con corte a 31 dediciembre de 2011 El Capítulo de“REVELACIÓN DE LAS NOTASA LA INFORMACIÓNCONTABLE” muestra que laContraloría de Bogotá seencuentra utilizando normasderogadas para la revelación deNotas explicativas a los EstadosFinancieros, los principaleshechos económicos y sociales dela entidad, como es la Resolución400 de 2000 y otras que no sedeben tener en cuenta porque yano tienen aplicabilidad como es elcaso de la Resolución 364 de2001.

Hubo equivocación de los auditores al efectuar el cruce. Al presentarse un error, la matriz no valida.

Revisar la matriz definitiva y validada por la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria de Hacienda y el Balance presentado como soporte del proceso desarrollado, con el fin de verificar que con los saldos coincidan.


era

31/10/11 31/12/11 100%

Matriz verificada Si:100% No: 0%

CUARTO TRIMESTRE 2011: Analizada la observaciónanotada por la Dirección deControl Interno de la Contraloriade Bogota, el área contableefectuó una revisión de la matrizdefinitiva y validada ante laDirección Distrital deContabilidad de la Secretaria deHacienda y el Balancepresentado como soporte delproceso desarrollado, noencontrando diferencia alguna.Se solicita el cierre del hallazgo

P

Seguimiento a diciembre de 2011:La Oficina de Control Interno realizará laverificación con el cruce de información delos Estados Contables con corte adiciembre 31 de 2011.Continúa abierta la observación.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco

21 2


iera

31/10/11

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.5. Los registrosrealizados a través del aplicativoSI CAPITAL no cuentan con ladescripción y/o conceptonecesarios para realizar unatrazabilidad a los mismos.

Al momento de la parametrización de cada uno de los módulos no se precisó el tipo de información que se requiere por parte de los analistas o usuarios del sistema.

Emitir una solicitud de aclaración y precisión de la descripción y/o conceptos necesarios para realizar su trazabilidad.


era

31/12/11 31/12/11 Solicitud

Solicitud elaborada Si:100% No: 0%

CUARTO TRIMESTRE 2011:Se está elaborando la solicitudde aclaración para saber quetipo de informacion se requierecon el fin de acceder al modulocorrespondiente.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:La Acción se encuentra en ejecución porparte de la Subdirección Financiera.Continúa abierta la observación.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

22 2


iera

31/10/11

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.6. Las CajasMenores de la entidad fueronconstituidas así:-Despacho del Contralor Monto Aprobado R.R.03/115.400.000Modificación R.R. 015/11500.000Modificación R.R. 023/114.900.000Total Caja Menor Despacho$10.800.000Dirección Administrativa yFinancieraMonto aprobado R.R. 03/11$21.500.000Sin embargo, el saldo presentadoal 31 de agosto de 2011 en lacuenta 11-05-02 Cajas menoresse encuentra por un total de$27.400.000.00 reflejando unadiferencia de $4.900.000.00.

El funcionario encargado del manejo de la caja menor no había solicitado legalización de la totalidad de la caja menor.

Realizar la legalización de las cajas menores.

Subdirección

Financiera

12/10/11 12/12/11Legalizar la cajamenor

Caja menor legalizada

CUARTO TRIMESTRE 2011.La legalización se efectuó el 10de octubre de 2011 con elcertificado de disponibilidadpresupuestal 501 y la orden depago 525 de octubre 11 de2011 cuyo giro se hizo efectivoel 12 de octubre de 2011.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Al 27 de diciembre de 2011 las CajasMenores del Despacho y de la DirecciónAdministrativa no se han legalizado, laoficina de Control Interno realizará laverificación con corte a diciembre 31 de2011. Por la eficacia de la acción implementada,se cierra el hallazgo.

C 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

23 2


iera

31/10/11

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.7. La Cuenta 14.70“Otros Deudores”, presentasaldos desde el año 2010, enalgunos casos de funcionariosretirados de la entidad, sin que sehaya realizado las gestionesnecesarias para su recuperación,ejemplo:

Subcuenta 14.70.12.003.“Llamadas larga distancia ycelular”Rodrigo Tovar Garcés$127.206,00Victor Manuel Armella$265.00Gladys Amalia Russi$14.623.00Jhon Portela$30.783.00

Subcuenta 14.70.90.003“Deudores Varios”.Amparo Sierra$615.600.00Enrique José Delgado P.$1.832.787.00Jhon Portella$4.613.00

No se realizaron las cuentas de cobro**, tampoco el seguimiento y gestión cobranza desde el año 2010. ** no se encontró evidencia de las mismas a la fecha.

Realizar las respectivas cuentas de cobro, enviarlas por correo certificado junto con carta remisoria en donde se informe el no pago de las mismas antes de la fecha limite diciembre 20-11se dará traslado de dicha cuenta de cobro a la Oficina de Responsabilidad Fiscal de conformidad con las normas legales y reglamentarias de la Tesorería.


era

31/10/11 31/12/11Cuentas de cobroemitidas

Cuentas de cobroemitidas /Cuentas de cobroatrasadas

CUARTO TRIMESTRE 2011:Se procedió a realizar las respectivas cuentas de cobro, enviandolas por correo certificado junto con carta remisoria en donde se informa que el no pago de las mismas antes de la fecha limite diciembre 2011se dará traslado de dicha cuenta de cobro a la Oficina de Responsabilidad Fiscal de conformidad con las normas legales y reglamentarias de la Tesorería.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó en el Acta dew Comité Técnicode Sostenibilidad Contable No.6 del 13 dediciembre de 2011 el tema delsanemaineot de las cuentas por Cobrar aex funcionarios de la Contraloria pormayores consumos del servicio celularasignado y se decide remitir un informecon los valores a la Dirección deResponsabilida Fiscal.Continúa abierto la observación.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

24 2

Subdirección

de Recurs

os Materiales-

Almacenista Gener

al

31/10/11

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.8. En los EstadosContables con corte a Agosto 31de 2011 la Cuenta 16 37 00Propiedad Planta y Equipo noExplotados (bienes en desuso)refleja un saldo de$188.219.955.00, sin que sehaya realizado bajas durante lavigencia de 2011.

Constante cambio de Director Administrativo y Subdirector de Recursos Materiales. Igualmente el traslado de sede del Edificio Amalfi a Edificio Lotería de Bogotá.

Realizar las bajas de acuerdo al listado de bienes en desuso.

Almace

nista Genera

l Subdirector de Recurs

os Materia

les

31/10/11 31/12/11Baja realizada

Se realizóla bajaSI 100%No 0%

CUARTO TRIMESTRE 2011: Elàrea de Almacen e Inventarioscuenta con el listado de bienessuceptibles a dar de baja concorte a octubre 31 de 2011, secuenta con los conceptostècnicos del àrea deInformatica, del àrea deservicios administrativoscorrespondiente a los equiposcon componentes electricos ydel àrea de recursos materialesde los muebles y enseres:igualmente se solicito agendacon el fin de citar al comité deBajas e Inventarios, por partedel despacho de la ContraloraAuxiliar y se hicieron loscontactos con el Banco Popularpara el remate de los bienes porsubasta virtual, asì mismo seefectuará la entrega de equiposde cómputo a la Secretaria deeducación y a la fundaciónEDUCAR conforme a la norma.Adicionalmente, se tieneprogramado el comité de bajase inventarios para el dia 14 dediciembre en donde sesometerà a aprobaciòn la bajade los bienes inservibles, Encuanto a la interfaz contableentre PERNO y LIMAY se

P

Seguimiento a diciembre de 2011 :Se verificó el Auxiliar de la cuenta 163700Propiedad planta y equipo no explotados-bienes en desuso, el cual muestra unsaldo de $727.572.843.oo. No se harealizado bajas al 27 de diciembre de2011. El Comité de Bajas no se ha llevadoa cabo. Continúa abierta la observación.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

25 2

Subdirección Financiera-

Tesorería

31/10/11

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.9. No se concilia laCuenta No. 11001919615 5 delBanco Agrario de Colombia anombre de la Contraloría deBogotá D.C., donde se registranlos Títulos de Depósito Judicialpor los embargos realizados alos sujetos de Control, productode la vigilancia fiscal que realizala Contraloría de Bogotá D.C.para que los Estados Contablesde la entidad reflejen en la cuenta9.3.01 “Bienes y Derechosrecibidos en Garantía” el valorreal de los mismos.

Falta de gestión, funciones y responsabilidad del anterior tesorero que no dejó en su acta de entrega la conciliación de dicha cuenta y arqueo de dichos títulos . También el atraso o la no existencia de los extractos bancarios desde el mes de abril-11.

Realizar las conciliaciones bancarias acorde con los títulos de deposito judicial por los embargos realizados.

Tesorero 8a

9 Subdirector (a) Financiero (a).

31/10/11 31/12/11

Disminuir las cifraspor conciliar en 50%

Períodos conciliados /Períodos atrasados por conciliar

CUARTO TRIMESTRE 2011: Se está realizando actualmentedicho proceso de conciliación yse solicitó ante banco agrariolas copias de los extractospendientes y se actualizó ladirección de la Contraloría en su sistema.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó la solicitud de remisión de losextractos de los meses de mayo, junio,julio y agosto de 2011realizada al BancoAgrario de Colombia mediante oficioNo.30103-22798 Radiado 2011101146 del19-0-2011 y solicitud incorporacióndirección de la contraloria y remisión delextacto del mes de septiembre de 2011realizada con oficio 60103-24621Radicado 2011107955 del 10-10-2011.Los extractos fueron remitidos a laContraloria y la Tesorería se encuentrarealizando las conciliaciones bancarias. Laacción se encuentra en ejecución por partede la Subdirección Financiera.Continúa abierta la observación.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

26 2


iera

31/10/11

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.10. La Contraloríade Bogotá a través de laDirección e Informática ySubdirección Financiera no haterminado el proceso deadaptación y ajustes del SistemaFinanciero SI CAPITAL, elMódulo PERNO por el que laDirección de Talento Humanodebiera transmitir la informaciónal proceso contable, a la fecha nopuede transmitir los datos enlínea a la SubdirecciónFinanciera para ser consolidadosen los Estados Contables, deigual manera sucede con losMódulos de SAE – Almacén y SAI –Inventarios que no cuentan conla interface para transmisióndirecta de datos al Módulo LIMAY– Contabilidad. Para laconsolidación de la informacióncontable se tiene como recurso,procesar información en formamanual mediante copia dearchivos planos.

No se haconcluido laimplementación de latotalidad delos módulosque componen elSistema Integrado Administrativo Financiero SI-CAPITAL.

Culminar encoordinación con laDirección Administrativa yFinanciera laimplementación delSistema Integrado SI-CAPITAL.


era

31/10/11 31/12/11 100%

Porcentaje deimplementación SI-CAPITAL

CUARTO TRIMESTRE 2011: En cuanto al módulo SAE/SAI(elementos devolutivos y deconsumo), a la fecha se harealizado el ingreso y egresocon corte a agosto de loselementos a almacén einventarios y el cierre demovimientos con corte a Julio.Se ha reforzado el grupo detrabajo y se espera que antesde Diciembre 31 de 2011 seculmine el ingreso y egreso deelementos, el cierre demovimientos y el cierre contablea Diciembre, para empezar arealizar un paralelo a partir del 1 de enero de 2012. En cuanto a la interfaz contableentre PERNO y LIMAY seencuentra en pruebas y ajustesy se espera tenerla en plenofuncionamiento a Diciembre 31de 2011.

P


Se realizaron las operaciones de cierre, decálculos de depreciaciones y generaciónde reportes durante el último trimestre de2011, para poder iniciar el movimiento enparalelo con el Sofware de inventariosactual. A partir del 1 de enero de 2012 semontarán los saldos existentes con corte adiciembre 31 de 2011 en los ModulosSAE Y SAI.En cuanto a la interfaz contable deSAE/SAI hacia PERNO y LIMAY y la dePERNO hacia LIMAYse encuentra enpruebas y ajustes para lo cual se requiereel cierre financiero con corte a diciembre31 de 2011, por lo que se solicitó unaprórroga de dos (2) meses al contrato 015de 2011 de soporte Ty mantenimiento delSI CApital, con los que entrar{ia en plenofuncionamiento la contabilizaciónautomática delregistro y cierre mensual delas operaciones de Almacén e Inventariosde la entidad. Continúa abierto el hallazgo.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco

27 2


iera

31/10/11

INFORME INTERNOCONTABLE A 31/10/2011Numeral 2,2.11. Los procedimientos se encuentrandocumentados perodesactualizados con relación alnuevo Sistema FinancieroIntegrado SI-Capital. De otraparte, el Sistema no cuenta conManuales con los cuales losusuarios del área Financiera y lasdemás que hacen parte delproceso Contable puedandesempeñarse.

La implementación del nuevo sistema debe estar terminado para formular las modificaciones correspondientes en los procedimientos.

Se solicitarán las modificaciones convenientes cuando el sistema esté totalmente implementado.


era

31/10/11 31/12/11

Procedimientos modificados

Procedimientos modificados /procedimientos delmanejo de contabilidad

CUARTO TRIMESTRE 2011:Los procesos y procedimientosestán siendo ajustados a loscambios del nuevo sistema.Cada área está trabajando enellos. Parte de los manuales seencuentra en línea y para la otraparte, la Dirección deInformática deberá poneros adisposición cuando el sistemaesté totalmente instalado.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Las Dependencias están revisando y

ajustando los procedimientos a loscambios del Sistema FinancieroSICAPITAL.Continúa abierta la observación.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

28 5

Dirección de Informática Oficina Asesora de Comunicaciones

16/04/10

Hallazgo No. 6 (Vigencia 2008) Desarrollo Tecnológico: SIGESPRO, es una herramienta que no es usada eficientemente por los funcionarios de la Contraloría, no obstante a ser capacitados y socializado el sistema. El uso de la Ventanilla Virtual, no es 100% usado en los fines para los cuales fue contratad, además presenta la no ejecución de validaciones de usuarios, respecto a los procedimientos que a la fecha tiene funcionando. No se evidencia celeridad en las actividades para la culminación e implantación definitiva del SI CAPITAL.Las actividades ejecutadas en cuanto a las mejoras y actualizaciones de SIGESPRO no están vinculadas a la aprobación y adopción de los procedimientos que realiza, dejando evidenciar el no uso efectivo de los módulos (SGC, TRD, PQR), entregados por el contratista.

2. Entregar a los responsables de proceso, los módulos de Sigespro, Si Capital y Ventanilla Virtual, por parte de la Dirección de Informática, con el fin de que sean utilizados por las dependencias usuarias y que se actualicen los procedimientos relacionados con dichos módulos.

Directora de Informática Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones

15/04/10 15/07/10

Comunicación a través de medios internos.

100% de los módulos en funcionamiento y procedimentados

Comunicaciones efectuadas: Si: 100%No: 0%

No. de módulos en funcionamiento y procedimentados *100/ No. total de módulos pendientes.

20/12/10

CUARTO TRIMESTRE 2011: En cuanto al módulo SAE/SAI (elementos devolutivos y de consumo) del sistema SI-CAPITAL, a la fecha se ha realizado el ingreso y egreso con corte a agosto de los elementos a almacén e inventarios y el cierre de movimientos con corte a Julio. Se ha reforzado el grupo de trabajo y se espera que antes de Diciembre 31 de 2011 se culmine el ingreso y egreso de elementos, el cierre de movimientos y el cierre contable a Diciembre, para empezar a realizar un paralelo a partir del 1 de enero de 2012. TERCER TRIMESTRE 2011: Con respecto a los módulos SAE/SAI se culminó el ingreso de elementos al catálogo, se realizó el cierre contable a mayo 31, se ingresaron los elementos de consumo y se generaron los comprobantes de ingreso, actualmente se estan culminando las actividades de cargue de información y ajuste de parametrización contable para su uso definitivo, lo cual se proyecta terminar a 30 de

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se realizaron las operaciones de cierre, decálculos de depreciaciones y generaciónde reportes durante el último trimestre de2011, para poder iniciar el movimiento enparalelo con el Sofware de inventariosactual. A partir del 1 de enero de 2012 semontarán los saldos existentes con corte adiciembre 31 de 2011 en los ModulosSAE Y SAI.En cuanto a la interfaz contable deSAE/SAI hacia PERNO y LIMAY y la dePERNO hacia LIMAYse encuentra enpruebas y ajustes para lo cual se requiereel cierre financiero con corte a diciembre31 de 2011, por lo que se solicitó unaprórroga de dos (2) meses al contrato 015de 2011 de soporte y mantenimiento del SICAPITAL, con los que entrar{ia en plenofuncionamiento la contabilizaciónautomática delregistro y cierre mensual delas operaciones de Almacén e Inventariosde la entidad. Continúa abierto el hallazgo.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

29 5


iera

16/04/10

Hallazgo 23 de 2008: ProcesoContable Subestimación de la cuenta836101-Responsabilidades Internas: pérdida total delvehículo QUP-361 y registroinadecuado de computadoresdados de baja por pérdida.

No reporteoportuno de la información alárea decontabilidad.

1: Realizarmensualmente elcruce de informacióncontable de los bienesentre las áreas deAlmacen e Invetarios yContabilidad y realizarlos ajustes a los quehaya lugar.

2: Solicitar a laSubdirección deServicios Administrativos, Areade Transporte losdocumentos soportesque permitan el ajustecontable del vehículode placas QAP-361

Subdirectora

Financiera

15/04/2010 15/04/2010

30/12/1015/05/10

100% ajustes contables registrados

Ajustes contables realizados 100/ Ajustes contables requeridos

20/12/10

CUARTO TRIMESTRE 2011: 1.Se espera resultado de laoperacion formulada por lacompañia de seguros, cuyoseguimiento lo realiza la OficinaAsesora Juridica quien tiene larepresentacion judicial de laentidad. A 10 de noviembre de2011 se remite el expediente enapelacion en el efectosuspensivo al tribunaladministrativo de Cundinamarcaexpedido con el oficio No.1679por el juzgado 36 Administrativodel circuito de Bogota. 2.Mediante memorando 60200-50883 radicacionNo.2011127384 del 5 dediciembre de 2011, lasubdireccion de serviciosadministrativos envio losdocumentos soportes, sinembargo estamos a la esperade la operacion formulada por laCompañia de Seguros.(MARIO) TERCER TRIMESTRE 2011. Mediantesentencia judicial No. 141proferida por el Juzgado 36Administrativo, fallo a favor dela Contraloría de Bogotá sobreel pago a la reclamaciónpresentada por esta entidad,

P

Seguimiento a diciembre de 2011:La Oficina Asesora Jurídica estárealizando el seguimiento a la compañiade seguros. Así mismo el 10 de noviembrede 2011, remitió el expediente enapelacion en el efecto suspensivo altribunal administrativo de Cundinamarcaexpedido con el oficio No.1679 por eljuzgado 36 Administrativo del circuito deBogota. Se verificó que mediante memorando60200-50883 radicacion No. 2011127384del 5 de diciembre de 2011, laSubdirección de Servicios administrativosenvió a la Dirección Administrativa yFinanciera los documentos soporte.Continúa abierto para seguimiento.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

30 5

Dirección

Administrativ

a

Hallazgo 1 de2011.Reforzamiento Estructural.Existen altos indicios desobrecostos, con base a losprecios presentados por laUniversidad Nacional deColombia sede Bogotá y losprecios de otros proyectossimilares, en cuatro (4) de losítems de los contratos celebradospara el reforzamiento estructuraldel Edificio de la Loteria deBogotá con recursos de tres (3)entidades públicas entre ellas laContraloría Distrital de Bogotáque posiblemente le generarian alOrganismo de Control undetrimento cuantificado en$583.842.980.

No seencontraba reglamentado un procedimiento o directrizpara elanálisis de losestudios demercado realizado porla administración de lacopropiedad para lasolicitud decuotas extraordinarias.

Modificar elProcedimeinto Gestiónde Infraestructura,numeral 7.1."Adecuaciones Locativas", con elproposito de incluir unaactividad o punto decontrol que permitaanalizar los estudiosde mercado de preciosrealizados por laAdministración de laCoopropiedad yproponer la alternativamas favorable para laEntidad, previo a laaprobación delConsejo deAdministración delEdificio de la Loteriade Bogotá en el eventode aprobar cuotasextraordinarias parareparaciones de laCoopropiedad.

Dirección

Administrativa

y Financi

era - Director Administrativo

y Financiero y


os Materia

les

20/05/11 31/08/11

Expedir acto administrativo quemodifica elprocedimiento

Se expidio elacto administrativo quemodificó el procedimiento deGestión de Infraestrutura (Reparaciones Locativas), reglamentando laexpedición decuotas extraordinarias.

SI: 100%NO: 0%

31/08/11

SEGUNDO TRIMESTRE 2011:Mediante memorando 60000-20393 del 27 de Mayo de 2011la Directora Administrativa yFinanciera solicitó a laSubdirección de serviciosadministrativos realizar lamodificación del procedimientorespectivo.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:La Dirección Administrativa y Financieracon Memorando 60000-20393, Rad.201158481 de 27-05-2011, reitera a laSubdirección de Servicios Administraivosla solicitud de implementar elprocedimiento necesario para cumplir conla acción correctiva-modificación delprocedimiento.Mediante memorando No.60000-32862,Radicado 201187260, fue remitido a laDirección de Planeación para su revisióntécnica y aprobación, la modificación delos procedimientos de Compras y Gestiónde Infraestructura - AdecuacionesLocativas.

Continúa abierto el hallazgo.

A 21/12/11

Blanca

Isabel Rodriguez Sàenz y

Marìa Yazm

ìn Avila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

31 5

Dirección

Administrativ

a

Hallazgo 2 de 2011 . Reforzamiento Estructural. LaContraloría celebró en el ultimotrimestre de 2008 obras deacabados arquitectonicos quefueron afectados por las obras dereforzamiento del Edificio cuyacuantia no es posible determinarhasta tanto no se reciba eledificio acabado.

Solo hasta el28 de enerode 2009, laadministración del EdificioLotería deBogotá solicitó a lasentidades queoperaban endicha edificación, que debido alas obras dereforzamiento estructural debían trasladar susede.

Modificar elProcedimeinto Gestiónde Infraestructura,numeral 7.1."Adecuaciones Locativas", con elproposito de incluir unaactividad o punto decontrol que permitareglamentar entreotros, el analisis deconveniencia yoportunidad y lasolicitud a laadministración de laCoopropiedad, paraque en cada vigencia,se entregue elcronograma deejecución de todas ycada una de las obrasque se deben realizaren el Edificio Loteriade Bogotá y quecomprometen la plantafisica del mismo de talmanera que antes deproceder a iniciar losprocesos decontratación , se debeconstatar con elcronograma de obrasentregado por la

Dirección

Administrativa

y Financi

era - Director Administrativo

y Financiero y

Subdirector de Servici

os Administrativo

s

20/05/11 31/08/11

Expedir acto administrativo quemodifica elprocedimiento

Se expidio elacto administrativo quemodificó el procedimiento deGestión de Infraestrutura (Reparaciones Locativas), reglamentando elanalisis de conveniencia yoportunidad.

SI: 100%NO: 0%

31/08/11

SEGUNDO TRIMESTRE 2011:Mediante memorando 60000-20393 del 27 de Mayo de 2011la Directora Administrativa yFinanciera solicitó a laSubdirección de serviciosadministrativos realizar lamodificación del procedimientorespectivo.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado memorando 60000-20393, Rad.201158481 de 27-05-2011de la DirecciónAdministrativa y Financiera, de reiteracióna la Subdirección de ServiciosAdministrativos, de la solicitud deimplementar el procedimiento necesariopara cumplir con la acción correctiva-modificación del procedimiento.Verificado memorando No. 60000-32862Radicado 201187260, de remisión a laDirección de Planeación para su revisióntécnica y aprobación de la modificación delos procedimientos de Compras y Gestiónde Infraestructura - AdecuacionesLocativas. Continúa abierto el hallazgo.

A 21/12/11

Blanca


Marìa Yazm

ìn Avila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Implementar un aplicativoque facilite a laContraloría de Bogotáevaluar en tiempo real lacontratación de obrapública de los sujetos decontrol, a través de lassiguientes fases (VerCronograma Anexo) yadoptar la metodologíapara el seguimiento delos mismos:

1. Arquitectura Internadel Aplicativo.

Fase I. Alcance: Contratos Complejidad yRiesgo Alto.Parametrización de lainformación, definición dela arquitectura interna,consolidación de lainformación, actualizaciónde la información deseguimiento de loscontratos de obra públicade complejidad y riesgo"Alto", validación de lainformación actualizadapor los sujetos de control,capacitación manejo delsistema, realización deactividades según laMetodología

Seguimiento a diciembre de 2011:La Directora de Informática de la

Contraloría informa lo siguiente: Las Direcciones de Planeación e Informatica y

los Direcciones Sectoriales conforme al ultimo cronograma, evaluaron que de las

18 actividades planteadas, se han ejecutado 11, y faltan por culminar 7 de

ellas así:

1. Arquitectura Interna del Aplicativo. Fase I. Alcance: - El cargue de los Contratos

Vigencia 2011.- Validación de la información actualizada por los sujetos de control con respecto a la

calidad de la información como requisito para uso de la herramienta.

- Realización de actividades según la metodología "Actuaciones con base en

alertas".Fase II. Alcance: - El cargue de los

Contratos Vigencia 2010.- Actualización de la información de

seguimiento de los contratos de obra pública vigencia 2010.

- Validación de la información actualizada por los sujetos de control contratos de

obra pública 2010.- Realización de actividades según la

metodología "Actuaciones con base en alertas.

2. Arquitectura Externa del Aplicativo:

Aplicativo en

funcionamiento para

evaluar en tiempo real

Se implementó

el aplicativo

para monitorear en tiempo

CUARTO TRIMESTRE 2011. De acuerdo al último cronograma aprobado, con fecha de finalización 28 de febrero de 2012, de las 18 actividades planteadas, se han ejecutado 11, faltando por culminar las siguientes:1. Arquitectura Interna del Aplicativo. Fase I. Alcance: Contratos Vigencia 2011.Validación de la información actualizada por los sujetos de control con respecto a la calidad de la información como requisito para uso de la herramienta, realización de actividades según la metodología "Actuaciones con base en alertas".Fase II. Alcance: Contratos Vigencia 2010.Actualización de la información de seguimiento de los contratos de obra pública vigencia 2010, validación de la información actualizada por los sujetos de control contratos de obra pública 2010, realización de actividades según la metodología "Actuaciones con base en alertas.

Dirección de Apoyo

al Despa

choDirecci

Hallazgo 1 /2011 - InformeDefinitivo "Seguimiento alAvance del Plan deMejoramiento AuditoriaEspecial" Vigencia 2009 y ISemestre 2010,

Se determinó que la Contraloría

Dirección de Apoyo

al Despac

hoDirecci

Junio 01 de 2012



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Fase II. Alcance: Contratos Complejidad yRiesgo Medio. Actualización de lainformación deseguimiento de loscontratos de obra públicade complejidad y riesgo"Medio", validación de lainformación actualizadapor los sujetos de control,realización de actividadessegún la Metodología"Actuaciones con baseen alertas".

Fase III. Alcance:Contratos Complejidad yRiesgo Bajo.Actualización de lainformación deseguimiento de loscontratos de obra públicade complejidad y riesgo"Bajo", validación de lainformación actualizadapor los sujetos de control,realización de actividadessegún la Metodología"Actuaciones con baseen alertas".

2. Arquitectura Externadel Aplicativo:

3. Metodología.

Elaborar y publicarMetodología "Actuaciones con baseen alertas" para elseguimiento a loscontratos de obrapública.Socializar y darcapacitación en laMetodología.

Septiembre 30 de 2011

Expedir el acto

administrativo que

adopta la metodologí

a.

Se adoptó la

metodología para realizar

seguimiento a la

contratación de obra

pública:Sí: 100%No: 0%

Jaime Ávila Ramo

s

2. Arquitectura Externa del Aplicativo:

El aplicativo GOOSSE que permite hacer seguimiento a la Contratación del Distrito

Capital mediante la Publicación del seguimiento de los contratos de vigencia 2011, publicación del seguimiento de los

contratos vigencia 2010 fue implementado y se encuentra en funcionamiento, para lo

cual se realizaron actividades como: - publicación en el portal

yosoybogota.gov.co de los contratos de los años 2010 y 2011 con la información

que se tenía en Sivicof, - expedición de la resolución 028 la cual pretende recibir de

los sujetos de control la información de las diferentes etapas precontractual,

contractual y de ejecución de los contratos a partir del 1 de diciembre de 2011 y se

establece que para los sujetos de control que tengan sistema de información contractual, deben rendir en línea, - definición de alertas para definir la

muestra del proceso auditor, - generación de circular por parte del Contralor para

todos los sujetos de control reiterando la importancia de actualizar la información de

contratación vigencias 2010, 2011 y anteriores en ejecución en las nuevas

estructuras.

3. Metodología "Actuaciones con base en alertas", se esta elaborando con la

tiempo real la

contratación de obra pública.

en tiempo real la

contratación de obre pública:

Si: 100%No: 0%

2. Arquitectura Externa del Aplicativo:Publicación del seguimiento de los contratos obra pública vigencia 2011, publicación del seguimiento de los contratos obra pública vigencia 2010.Se han realizado entre otras las siguientes actividades principales: - publicación en el portal yosoybogota.gov.co de los contratos de los años 2010 y 2011 con la información que se tenía en Sivicof, - expedición de la resolución 028 la cual pretende recibir de los sujetos de control la información de las diferentes etapas precontractual, contractual y de ejecución de los contratos a partir del 1 de diciembre de 2011 y se establece que para los sujetos de control que tengan sistema de información contractual, deben rendir en línea, - definición de alertas para definir la muestra del proceso auditor, - generación de circular por parte del Contralor para todos los sujetos de control reiterando la importancia de actualizar la información de contratación vigencias 2010, 2011 y anteriores en ejecución en las nuevas estructuras.Con respecto a la metodología "Actuaciones con base en alertas", se esta elaborando con la participación y consenso de funcionarios de las Direcciones Sectoriales, mediante reuniones de socialización del tema .

P A 21/12/1132 5

Dirección de Informática.

Dirección de

Planeación.

Directores

Sectoriales.

Director de

Responsabili

dad Fiscal y JC.

13/10/11

no cumplió la acción correctivapropuesta en el plan demejoramiento, referente a“Establecer y poner en marcha elaplicativo del Observatorio a lacontratación de obra pública,como línea de PolíticaInstitucional, para monitorear entiempo real la contratación en elDistrito Capital, lo cual servirácomo insumo para el ejercicioauditor.”, cuyo plazo venció elpasado 31 de marzo de 2011,toda vez que a la fecha delpresente seguimiento laContraloría de Bogotá no haimplementado el aplicativo ni lametodología para realizar elmonitoreo en tiempo real de lacontratación de obra pública delDistrito Capital.

Dirección de

Informática.

Dirección de

Planeación.

Directores

Sectoriales.

Director de

Responsabilidad Fiscal

y JC.

2012



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

33 6

Dirección

Administrativ

a y Financ

iera

01/02/10

CONVENIO No.COL00041393DEL 15 DE DICIEMBRE DE 2004- PNUD 5.4. EDICIÓN Y ADQUISICIÓNDE LIBROS ...se determinó queno existió un estudio de lanecesidad de la impresión yreimpresión de los 4.000 libros,pues las solicitudes de accionesaludidas dan cuenta que secontrataban nuevas ediciones sinjustificar la necesidad de éstas, yello es así, que a la fecha sedesconoce los beneficiarios de3692 textos. Es pertinenteseñalar que aunque hatranscurrido más de un año dehaber puesto en conocimiento ala Contraloría, se ignora elparadero de los textos , no seinformó sobre la realización degestiones tendientes a ubicar loslistados de destinatarios de lamayoría de ejemplares editados.En este orden de ideas, aldesconocerse el destino de los3692 textos, la Contraloría debióhaber iniciado acciones con el finde determinar a que entidades opersonas le fueron entregados lostextos.

El Decreto2166 de2004, el cualen su artículo2 estableceque: Loscontratos celebrados con organismos de cooperación soportados enInstrumentos de cooperación Internacional de los cualeshaga Parte laNación (Y laNación haceparte porcuanto elAcuerdo de1974 suscritoentre ElGobierno Nacional y elPNUD, seencuentra vigente, certificación

Solicitar por escrito ala Dirección deEconomía y Finanzas ya la Subdirección deServicios Administrativos certifique el número delibros recibidos atravésdel convenio PNUD yel destino de losmismos.


os Materia

les

2/01/2010 30/12/2010 100%

Estudios de Conveniencia yOportunidad realizados para estaclase deservicios /Contratos celebrados yrelacionados conesta clasede servicios * 100

22/09/10

SEGUNDO TRIMESTRE 2011:La dirección que figura en losarchivos de la Entidad delinterventor, es a la que seremite la petición, sin embargola persona ya no vive en dichaubicación razón por la cual nose ha podido terminar la acción.PRIMER TRIMESTRE 2011:Mediante oficio No 60000-03179 del 14 de febrero 14 de2011 se solicitó al interventordel Convenio información sobrea que entidades y/o personasse entregaron o la ubicación delos listados de destinatarios delos libros editados. Estamos ala espera de su respuesta.

CUARTO TRIMESTRE 2010.Se solicitará por escrito alInterventor del Conveniosuscrito con el PNUD lainformación referente a loscitados libros.

P

Seguimiento a junio de 2011Verificado Memorando 16000-23690Rad.201166547 de20-06-2011 de laOficina Asesora Jurídica, de remisión a laDir. Administativa y Financiera delconcepto sobre el particular, sugiriendo lasolicitud a la Dir.de ParticipacionCiudadana, de los listados de asistentes yentrega de los documentos que fueronallegados por esa oficina en 300 folios.Por el cumplimiento y eficacia de lasacciones que finalizaron con la prueba dela entrega de los libros y demásdocumentos adquiridos por el convenio delPNUD, se sugiere a la Auditoría Fiscal elcierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera la solicitud de cierre de estehallazgo, realizada a la AF mediante oficioNo.10000-1760 Radicado 201180870 del28 de julio de 2011.

A* 21/12/11

Blanca Isabel Rodríguez Sáenz y María Yazmín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

El Decreto2166 de2004, el cualen su artículo2 estableceque: Loscontratos celebrados con organismos de cooperación soportados enInstrumentos de cooperación Internacional de los cualeshaga Parte laNación (Y laNación haceparte porcuanto elAcuerdo de1974 suscritoentre ElGobierno Nacional y elPNUD, seencuentra vigente, certificación que para

Seguimiento a junio de 2011:Verificado Memorando 16000-23690 Rad.201166547 de 20-06-2011, medioante elcual, la Oficina Asesora Juridica remite ala Dir. Administativa y Financiera conceptosobre el particular y sugiere solicitarle a laDir. de Participacion Ciudadana, loslistados de asistentes y entrega de losdocumentos que fueron allegados por esaoficina en 300 folios.Por el cumplimiento y eficacia de lasacciones que finalizaron con la prueba dela entrega de los libros y demásdocumentos adquiridos por el convenio delPNUD se sugiere a la Auditoría Fiscal elcierre de este hallazgo.


21/12/11

Blanca

Isabel Rodríguez Sáenz y A*30/12/2010 100%

Estudios de Conveniencia yOportunidad realizados para estaclase deservicios / 22/09/10

SEGUNDO TRIMESTRE 2011:La dirección que figura en losarchivos de la Entidad delinterventor, es a la que seremite la petición, sin embargola persona ya no vive en dichaubicación razón por la cual nose a podido terminar la acción.PRIMER TRIMESTRE 2011Mediante oficio No. 60000-03179 del 14 de febrero de2011 se solicitó al interventor

P34 6

Dirección

Administrativ 01/02/10

CONVENIO No.COL00041393DEL 15 DE DICIEMBRE DE 2004- PNUD 5.4.2. Contratistas AlfredoManrique y Contacto Editores... se determinó que no existió unestudio de la necesidad de laimpresión y reimpresión de los4.000 libros, pues las solicitudesde acciones aludidas dan cuentaque se contrataban nuevasediciones sin justificar lanecesidad de éstas, y ello es así,que a la fecha se desconoce losbeneficiarios de 3692 textos. Espertinente señalar que aunque ha

Solicitar por escrito ala Dirección deEconomía y Finanzas ya la Subdirección deServicios Administrativos certifique el número de


os 2/01/2010



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Igualmente seestablece enel capítulo V:Contexto Legal, delconvenio enmención, establece que“… eldesarrollo oejecución delas previsiones de estedocumento PRODOC quedan sometidos con exclusividad alas normasprescritas porel PNUD,vigentes ofuturas, tantoen lorelacionado con el manejode losrecursos quese incorporenal Proyectocomo en lo

21/12/11

Blanca


Marìa Yazm

ìn Avila Pacheco

31/07/09 30/09/09

1. InformeTécnicode visitarealizada.

2. Diagnóstico tecnico.

3. Cumplimiento de lasclausulas del

Informe Técnico realizado SI 100%NO 0%

Diagnóstico Técnico realizadoSI 100%NO 0%

Cumplio

30/03/10

TERCER TRIMESTRE 2011.Mediante Resolución No. 1144del 01 de agosto de 2011 seconcede unas comisiones deservicio a unos funcionarios dela entidad con el objeto deverificar el estado actual de lasinstalaciones y la verificacióndel inventario propiedad de laContraloría del ""Hotel Club"",ubicado en Arbeláez. Mediantememorando 60301-063 del 8 deagosto de 2011 el AlmacenistaGeneral y el supervisor del

21/12/11 z y María Yazm

ín Ávila Pacheco

35 6

Subdireccion

de Recurs

os Materi

ale

08/06/09

SUBDIRECCION RECURSOSMATERIALES - HOTEL CLUBARBELAEZ

HALLAZGO 4.1. PROBLEMASESTRUCTURALES4.1.1. Vía de acceso al club4.1.2. Levantamiento pisoshabitación cabaña4.1.3. Cimentación plaquetaspisos de acceso a cabañas4.1.4. Hundimiento andénperimetral cabañas4.1.5. Hundimiento andén

1. Lainestabilidad del terrenodonde estáubicado laEdificacion del Hotel Clubde Arbelaéztiene suorigen en lasfallas geológicas, locual ocasionaproblemas

1. Realizar visitatécnica por un grupointerdisciplinario de laContarloría de Bogotá,con el fin de verificar elestado actual de lasinstalaciones y bienesde la Controlaria deBogotá ubicados en elClub Arbelaez.

2. Analizar la viabilidadtecnica y presupuestalpara realizar un

Intervetor

A*

A*T

Seguimiento a junio de 2011:En el Informe resultante de la valoración yseguimiento Plan de Mejoramiento en lopertinente a las acciones correctivas,remitido mediante oficio No. AF-18000-325, Radicado Contraloria No.201171314de 01-07-2011, la Auditoria Fiscalconsidera que se cumplió parcialmente laacción por cuanto la CB NO llevó a caboel cumplimiento de la acción correctiva enlo referente a realizar un diagnósticotécnico de suelos sobre el estado actualdel predio en el cual se encuentra ubicadoel Club de Arveláez.

30/12/2010 100% servicios /Contratos celebrados yrelacionados conesta clasede servicios * 100

22/09/10del Convenio información sobrela entrega o la ubicación de loslistados de los destinatarios delos ejemplares editados.Estamos a la espera de surespuesta CUARTO TRIMESTRE 2010.Se solicitará por escrito alInterventor del Conveniosuscrito con el PNUD lainformación referente a loscitados libros.

P34 6 strativa y

Financiera

01/02/10 pertinente señalar que aunque hatranscurrido más de un año dehaber puesto en conocimiento ala Contraloría, se ignora elparadero de los textos , no seinformó sobre la realización degestiones tendientes a ubicar loslistados de destinatarios de lamayoría de ejemplares editados.En este orden de ideas, aldesconocerse el destino de los3692 textos, la Contraloría debióhaber iniciado acciones con el finde determinar a que entidades opersonas le fueron entregados lostextos.

certifique el número delibros recibidosatravésdel convenio PNUD yel destino de losmismos.

os Materia

les

2/01/2010



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1. Lainestabilidad del terrenodonde estáubicado laEdificacion del Hotel Clubde Arbelaéztiene suorigen en lasfallas geológicas, locual ocasionaproblemas estructurales en susedificaciones.


2. Analizar la viabilidadtecnica y presupuestalpara realizar undiagnóstico técnico desuelos, sobre el estadoactual del predio en elcual se encuentraubicado el ClubArbelaez y establecerentre otras laestabilidad y seguridadde las edificaciones.

Intervetor

31/07/09 30/09/09



3. Cumplimiento de lasclausulas del Contrato por partedel Comodatario



Cumplio la claúsula si 100%NO 0%

30/03/10

21/12/11

Blanca


Marìa Yazm

36 6

Subdireccion

de Recurs

os Materi

08/06/09


HALLASGO 4.2. ESTADOCABAÑAS4.2.1. Fisuras y humedad4.2.2. Escaleras, vigas ycolumnas en madera

TERCER TRIMESTRE 2011. Mediante Resolución No. 1144 del 01 de agosto de 2011 se concede unas comisiones de

servicio a unos funcionarios de la entidad con el objeto de

verificar el estado actual de las instalaciones y la verificación del inventario propiedad de la Contraloría del ""Hotel Club"", ubicado en Arbeláez. Mediante memorando 60301-063 del 8 de agosto de 2011 el Almacenista

General y el supervisor del contrato presentan el informe de la visita realizada del 2 al 5

de agosto del año en curso, sobre la verificación del estado general del inmueble, inventario de bienes muebles e inmuebles

y obras realizadas en cumplimiento del contrato de

comodato No. 071 de 2006 con la Asociación Pasión y Vida PRIMER TRIMESTRE 2010Acción 1: De acuerdo con el seguimiento realizado por la

T

Seguimiento a junio de 2011 :En el Informe resultante de la valoración yseguimiento Plan de Mejoramiento en lopertinente a las acciones correctivas,remitido mediante oficio No. AF-18000-325, Radicado Contraloría No.201171314de 01-07-201, La Auditoria Fiscalconsidera que se cumplió la acción 1 másno la 2 por cuanto la CB NO llevó a caboel cumplimiento de la acción correctiva enlo referente a realizar un diagnósticotécnico de suelos sobre el estado actualdel predio en el cual se encuentra ubicadoel Club de Arveláez.En éste sentido seencuentra parcialmente cumplida laacción.

Seguimiento a septiembre de 2011.Se evidenció que mediante ResoluciónNo.1444 del 01-08-2011, suscrita por elContralor de Bogotá, se autorizó comisióna unos funcionarios de la entidad, con elfin de realizar visita a las instalaciones delClub de propiedad de la entidad, ubicadoen Arbelaez, con el propósito de verificarel estado actual tanto del inmueble comode los inventarios y obras realizadas en el

A*



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

2. Los bienesmuebles yenseres hancumplido consu vida útil,presentandose el deterioronatural por elpaso deltiempo.

3. Verificar, mediantevisita al sitio, larelación de bienesmuebles y enseres quese encuentran endeterioro, de acuerdocon el informe de laAuditoria Fiscal, y larelación de los bienesmuebles y enseresentregados al area deAlmacen de laContraloría por partedel comodatario 4. Dar de bajaaquellos bienesmuebles y enseres quehayan cumplido con suvida útil y solicitar alcomodatario el arreglode aquellos que tienenuna vida útil activa.

Interventor

Almacenista

31/07/09 30/09/09

1.Resolución de bajade bienesque hancumplido su vida util

2. Arreglode losbienes convida útilactiva

1. No. debienes dados debaja/ No.de bienesque hancumplido con suvida util *100

2. No. debienes arreglados de vidautil activa/ No. debienes deteriorados convida utilactiva.

14/08/09

Yazmìn

Avila Pacheco

Materiale

columnas en madera4.2.3. Mesas de noche y closets4.2.4. Baños y purificadores deozono 4.2.5. Área social cabañas

Oficina de Control interno para el cuarto trimestre del 2009 y

teniendo en cuenta que la visita té cnica fue realizada y

entregado el respectivo informe de la visita se solicita el cierre de la acción. Informe técnico

realizado 100%

Acción 2: Una vez revisado el presupuesto de la entidad y

considerando que la entidad no cuenta con profesionales

especializados en análisis de suelos; se determinó que no se tienen los recursos suficientes

para realizar el estudio de suelos y cimentación. Por lo

tanto y en consideración que las fallas estructurales no son

imputables a la ejecución del contrato y que sin embargo el comodatario ha realizado los arreglos necesarios para el

de los inventarios y obras realizadas en elmismo, comisión realizada durante losdías 2,3,4 y 5 de agosto de 2011 yconcluyen que el hotel se encuentra enbuen estado de funcionamiento, refleja unbuen cuidado por parte del comodatario yuso acorde con la naturaleza de cada unode los bienes.En el seguimiento con corte a junio de2010, se informó a la Auditoría Fiscal quesegún el análisis realizado por laSubdirección Financiera no existeviabilidad presupuestal, no cuenta con losrecursos para realizar un diagnósticotécnico de suelos del predio en el cual seencuentra ubicado el Hotel Club de laContraloria.

Por el cumplimiento y eficacia de la acción2, se sugiere a la Auditoría Fiscal el cierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera la solicitud de cierre de estehallazgo,



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Subdireccion de Recursos Materiale

08/06/09

SUBDIRECCION RECURSOS MATERIALES - HOTEL CLUB ARBELAEZ

HALLAZGO 4.3. ESTADO APARTAMENTOS4.3.1. Fisuras4.3.2. Marcos metálicos ventanas4.3.3. Humedad4.3.4. Baños y purificadores de ozono4.3.5. Habitaciones de los apartamentos4.3.6. Camas, closets y mesas de noche

1. Lainestabilidad del terrenodonde estáubicado laEdificacion del Hotel Clubde Arbelaéztiene suorigen en lasfallas geológicas, locual ocasionaproblemas estructurales en susedificaciones.


2. Analizar la viabilidadtecnica y presupuestalpara realizar undiagnóstico técnico desuelos, sobre el estadoactual del predio en elcual se encuentraubicado el ClubArbelaez y establecerentre otras laestabilidad y seguridadde las edificaciones.

Intervetor

31/07/09 30/09/09



3. Cumplimiento de lasclausulas del Contrato por partedel Comodatario




30/03/10

TERCER TRIMESTRE 2011.Mediante Resolución No. 1144del 01 de agosto de 2011 seconcede unas comisiones deservicio a unos funcionarios dela entidad con el objeto deverificar el estado actual de lasinstalaciones y la verificacióndel inventario propiedad de laContraloría del ""Hotel Club"",ubicado en Arbeláez. Mediantememorando 60301-063 del 8 deagosto de 2011 el AlmacenistaGeneral y el supervisor delcontrato presentan el informede la visita realizada del 2 al 5de agosto del año en curso,sobre la verificación del estadogeneral del inmueble, inventariode bienes muebles e inmueblesy obras realizadas encumplimiento del contrato decomodato No. 071 de 2006 conla Asociación Pasión y VidaPRIMER TRIMESTRE 2010Acción 1: De acuerdo con elseguimiento realizado por laOficina de Control interno parael cuarto trimestre del 2009 yteniendo en cuenta que la visitatécnica fue realizada yentregado el respectivo informede la visita se solicita el cierre

Seguimiento a junio de 2011:En el Informe resultante de la valoración yseguimiento Plan de Mejoramiento en lopertinente a las acciones correctivas,remitido mediante oficio No. AF-18000-325, Radicado Contraloria No. 201171314de 01-07-201, la Auditoría Fiscalconsidera que se cumplió parcialmente laacción por cuanto la CB NO llevó a caboel cumplimiento de la acción correctiva enlo referente a realizar un diagnósticotécnico de suelos sobre el estado actualdel predio en el cual se encuentra ubicadoel Club de Arbeláez.

Continúa abierto el hallazgo.21/12/11

37 T A*

Blanca

Isable Rodríguez Sáenz y 6



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

2. Los bienesmuebles yenseres hancumplido consu vida útil,presentandose el deterioronatural por elpaso deltiempo.

3. Verificar, mediantevisita al sitio, larelación de bienesmuebles y enseres quese encuentran endeterioro, de acuerdocon el informe de laAuditoria Fiscal, y larelación de los bienesmuebles y enseresentregados al area deAlmacen de laContraloría por partedel comodatario. 4. Dar de bajaaquellos bienesmuebles y enseres quehayan cumplido con suvida útil y solicitar alcomodatario el arreglode aquellos que tienenuna vida útil activa.

Interventor

Almacenista

31/07/09 30/09/09

1.Resolución de bajade bienesque hancumplido su vida util

2. Arreglode losbienes convida útilactiva

1. No. debienes dados debaja/ No.de bienesque hancumplido con suvida util *100

2. No. debienes arreglados de vidautil activa/ No. debienes deteriorados convida utilactiva.

Seguimiento a septiembre de 2011.Se evidenció que mediante ResoluciónNo. 1444 del 01-08-2011, suscrita por elContralor de Bogotá, se autorizó comisióna unos funcionarios de la entidad, con elfin de realizar visita a las instalaciones delClub de propiedad de la entidad, ubicadoen Arbelaez, con el propósito de verificarel estado actual tanto del inmueble comode los inventarios y obras realizadas en elmismo, comisión realizada durante losdías 2,3,4 y 5 de agosto de 2011 yconcluyen que el hotel se encuentra enbuen estado de funcionamiento, refleja unbuen cuidado por parte del comodatario yuso acorde con la naturaleza de cada unode los bienes.En el seguimiento con corte a junio de2010, se informó a la Auditoría Fiscal quesegún el análisis realizado por laSubdirección Financiera no existeviabilidad presupuestal, no cuenta con losrecursos para realizar un diagnósticotécnico de suelos del predio en el cual seencuentra ubicado el Hotel Club de laContraloria.

Por el cumplimiento y eficacia de la acción2, se sugiere a la Auditoría Fiscal el cierrede este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera la solicitud de cierre de este

21/12/11

37 T A* z y María Yazm

ín Ávila Pacheco

6



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


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1. Elcomodatario recibió lasinstalaciones del Hotel Cluben condiciones deficientes incluyendo lasinstalaciones del sauna, elcual no seencontraba dentro delclausulado del contratocomo unaobligación acargo delcomodante para suarreglo.

2. Elcomodatario no habiapriorizado elmanejo adecuado deaguas negras.3. En elmomento dela visita de la

1. Realizar un estudiotecnico para evaluar laviabilidad del arreglo ymantenimiento delSauna. Cabe destacarque durante la vigenciadel contrato yconforme a lapropuesta delcomodatario, estesauna no ha sidopuesto en servicio.

2. Realizar laadecuacion delvertimento de aguasnegras. A la fecha deverificacion de la AFse encontraba enproceso de arreglo.

3. Verificar que elcomodatario hayasurtido las accionespertinentes para suarreglo ymantenimiento.

Antonio Jose TorresComodatario

31/07/09 30/09/09

Informe Técnico de visitarealizado

Diagnóstico Técnico

Cumplimiento de lasclausulas del contrato por partedel comodatario




T

Seguimiento a septiembre de 2011.Se evidenció que mediante ResoluciónNo. 1444 del 01-08-2011, suscrita por elContralor de Bogotá, se autorizó comisióna unos funcionarios de la entidad con el finde realizar visita a las instalaciones delClub de propiedad de la entidad, ubicadoen Arbelaez, con el propósito de verificarel estado actual tanto del inmueble comode los inventarios y obras realizadas en elmismo, comisión realizada durante losdías 2,3,4 y 5 de agosto de 2011 yconcluyen que el hotel se encuentra enbuen estado de funcionamiento, refleja unbuen cuidado por parte del comodatario yuso acorde con la naturaleza de cada unode los bienes.En el seguimiento con corte a junio de2010, se informó a la Auditoría Fiscal quesegún el análisis realizado por laSubdirección Financiera no existeviabilidad presupuestal, no cuenta con losrecursos para realizar un diagnósticotécnico de suelos del predio en el cual seencuentra ubicado el Hotel Club de laContraloría.

Por el cumplimiento y eficacia de la acción2, se sugiere a la Auditoría Fiscal el cierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera la solicitud de cierre de este

T

PRIMER TIMESTRE DE 2010:Acción 1: De acuerdo con lavisita realizada por elAlmacenista General en el mesde marzo se establece que elSauna fue reparado en cuantoal cambio de las maderas y serealizó el mantenimiento para eladecuado funcionamiento delmismo.

Acción 2: Con relación alvertimento de aguas negras envisita de campo se constató queel vertimento se encuentraarreglado.

Accion 3: De acuerdo con lavisita de campo realizada por elgrupo desiganado para lainterventoria de comodato y elinforme entregado por elcomodatario se establece quese ha cumplido con el objeto delcontrato y han realizado losarreglos requeridos para elbuen funcionamiento del HotelClub.

Por lo tanto se solicita elcierre del hallazgo.

A* 21/12/11

Blanca

Isable Rodríguez Sáenz y

María Yazm

ín Ávila Pacheco

38 6

Subdireccion

de Recurs

os Materi

ale

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HALLAZGO 4.6. CASOSESPECIALES4.6.1. Destrucción sauna 4.6.2. Aguas negras4.6.3. Cancha de tejo4.6.4. Deterioro kiosco bar4.6.5. Paneles solares4.6.6. Discoteca4.6.7. Bodega entrada principal 1.El comodatario recibió lasinstalaciones del Hotel Club enArbelaez en condicionesdeficientes inlcuyendo lasinstalaciones del Sauna, el cualno se enontraba dentro delclausulado del contrato como unaobligacion a cargo del comodantepara su arreglo.

2. El comodatario no habiapriorizado el manejo adecuado deguas negras

3. En el momento de visita de laAF se encontraba en etapa demantenimiento el kiosco bar, ladiscoteca y la bodega.

30/03/10



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


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FECHA DE INICIO


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RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

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39 6

Dirección de Informática

Dirección de

Planeación

Dirección

Daba. y

Financiera

9/04/2010

Hallazgo 3.3.1. - USO DEHERRAMIENTAS INFORMÁTICASCuadro de mando integral (BBC):Pese a que la herramienta seencuentra en producción, laDirectora de Informática en lavisita referida destacó, que elBalanced Scorecard (BBC) “no hasido liberado para ser utilizadopor los responsables de losprocesos del SGC”, por cuanto,“se encuentra en paralelo conISONET en la comparación delos resultados trimestrales yhasta que no se presentendiferencias, no se entregará eluso del BBC a los diferentesusuarios”.

De lo anteriormente expuesto, seevidencia que pese de habertranscurrido más de dos (2) añosdesde su implementación (enerode 2007), el aplicativo “BalancedScorecard”, no ha sido puesto enuso para los responsables deproceso del sistema de gestiónde calidad.

Para poner enplena producción los sistemasde información deben encontrarse bien interiorizados en losfuncionarios de la entidad,proceso esteque exigecambio cultural, además deser unproceso gradual. Unavez ajustadoscompletamente a lasnecesidades de losusuarios finales seprocede a laelaboración de procedimientos e

Revisar y ajustar deacuerdo con losrequerimientos de losusuarios, el módulobalanced Scorecard,con el fin hacer laentrega definitiva a losusuarios oresponsables de suadministración yposteriormente realizarla modificación de losprocedimientos respectivos del SGCincluyendo loconcerniente al uso delmencionado módulo.

Directora de

Informática

Director de

Planeación

15/04/2010 31/09/2010 100%

Funcionalidades delBBC aprobadas y enfuncionamiento.

22/09/10

TERCER TRIMESTRE 2011.De acuerdo a la respuesta dadaal informe de seguimiento alplan de mejoramiento remitidopor la auditoría fiscal medianteoficio AF 18000-325 de julio 7de 2011 (memorando No.201174799 de julio 12 de2011),la acción ya se cumplió porcuanto las dependencias ya seencuentran registrando a travésdel Balanced ScoreCard elseguimiento al plan de acción2011, de acuerdo alprocedimiento y a losmemorandos remitidos por laDirección de Planeación para elreporte de informacióninstitucional. El procedimientopara la formulación,seguimiento y modificación delPlan de Acción, donde secontempla el uso de estaherramienta informática seactualizó mediante resolución017 de junio 29 de 2011.Se solicita nuevamente elcierre del hallazgo. TERCER TRIMESTRE 2010. A través del BBC lasdependencias ya se encuentranregistrando el seguimiento al

T

Seguimiento a septiembre de 2011:La Acción relacionada con la revisión yajuste del módulo Balanced ScoreCard secumplió por cuanto las dependencias seencuentran reportando a través del móduloel seguimiento al plan de acción 2011,conforme al procedimiento.

Se verificó que mediante ResoluciónReglamentaria No.017 de junio 29 de2011, adopta la nueva versión (semodificó) del procedimiento para laformulación, seguimiento y modificacióndel Plan de Acción, donde se contempla eluso del módulo Balanced ScoreCard.

Por el cumplimiento y eficacia de lasacciones se sugiere a la Auditoría Fiscal elcierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera la solicitud de cierre de estehallazgo, realizada a la AF mediante oficioNo.10000-17670, Radicado 201180870del 28 de julio de 2011.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


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FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

9.1.2. Egresos9.1.2.1. Ejecución de gastosLa ejecución de gastos mostróuna disminución en relación conel año anterior, reflejo unaejecución de gastos del 95,02%,evidenciando por una parte lafalta de planeación, pues no seaprovechó la oportunidad parallevar a feliz término losdiferentes programas que seejecutarían durante el periodofiscal; y de otra parte elincumplimiento de loslineamientos de políticapresupuestal establecidos en lacircular No.011 del 31 de marzode 2008, expedida por el DirectorDistrital de Presupuesto, queseñala, en su numeral 1.1Ejecución del Presupuesto 2008 yconstitución de las ReservasPresupuestales.

“Las entidades deberán alcanzaren los gastos de funcionamientoe inversión una ejecuciónpresupuestal del 100% entérminos de compromisos yaperfeccionados, acompañada deun alto nivel de autorizaciones degiro 97% para gastos defuncionamiento y 77% paragastos de inversión y entregar losbienes y servicios en la mismavigencia para la cual fueronprogramados, dejando en gastosde funcionamiento loestrictamente necesario para elnormal desarrollo de lasactividades de la entidad comoson servicios públicos y seguros,entre otros.”

21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco

Subdirectora

Financiera

Profesional

Especializado - Subd.

Financiera

Abril 30 de 2010

Octubre 30 de 2010

Informe mensual de ejecución presupuestal

Informe mensualSI:100%NO:0%

20/09/201040 6

Dirección

Administrativ

a y Financiera -


iera

Abril de 2010

A pesar deexistir seguimiento mensual alproceso deejecución degastos, loscontinuos cambios en lanormatividad de lacontratación hacen que elproceso seadispendioso, con tiempomayor deduración locual nopermite realizar lacontratación total en elprimer semestre delaño.

Realizar seguimientomensual a la ejecuciónpresupuestal con el finde mejorar y planificarlos gastos para que alfinal de la vigencia selogre una ejecucióncercana al 100%

TERCER TRIMESTRE 2010Mensualmente se estánremitiendo los informes deejecución presupuestal a laDirección Administrativa, parasu análisis y verificación.Adicionalmente en el Plan deAcción se tiene establecido queel nivel de ejecución nosobrepase el 8% trimestral.

T

Seguimiento a septiembre de 2010 :El área de Presupuesto manifesta que ladisminución presupuestal durante lavigencia 2008, está relacionada con losdiferentes cambios normativos quetranscurrieron en el periodo fiscal, estecontinuo cambio originó retrazo de lacontratación, por cuanto la entidad tuvoque adecuar sus procesos de contratacióna la nueva normatividad y el resultado fuela disminución del porcentaje deejecución.Durante la vigencia 2010 se estánremitiendo informes de ejecuciónpresupuestal a la Dirección Administrativa,para su análisis y verificación.Adicionalmente en el Plan de Acción 2010se tiene establecido que el nivel deejecución no sobrepase el 8% mensual. Por la eficacia de la acción, se solicita a laAuditoría Fiscal el cierre del hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera la solicitud de cierre de estehallazgo, realizada a la AF mediante oficioNo.10000-17670 Radicado 201180870 del 28 de julio de2011.

A *



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

El aplicativoMoisés fuediseñado porla empresaMOISÉS HARDWARE Y SOFTWARE Ltda., quien asu vez prestala asesora yel apoyoinformático através de unapersona natural.

1. Entregar losmódulos de Si Capital,por parte de laDirección deInformática, con el finde que sean utilizadospor las dependenciasusuarias y que seactualicen losprocedimientos relacionados condichos módulos.

2. Analizar lainformación reportadapor el sistema SiCapital y conciliar lascifras con los informesenviados a lasdiferentes entidadesque lo requieren.

Directora

Técnica de

Informática y

Subdirector

Financiera

1/01/2010 15/07/10

Funcionamiento sistema SiCapital

Sistema Implementado: Si: 100%No: 0%

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificada realización de las operacionesde cierre, de cálculos de depreciaciones ygeneración de reportes durante el últimotrimestre de 2011, para poder iniciar elmovimiento en paralelo con el Sofware deinventarios actual. A partir del 1 de enerode 2012 se montarán los saldos existentescon corte a diciembre 31 de 2011 en losModulos SAE Y SAI.En cuanto a la interfaz contable deSAE/SAI hacia PERNO y LIMAY y la dePERNO hacia LIMAYse encuentra enpruebas y ajustes para lo cual se requiereel cierre financiero con corte a diciembre31 de 2011, por lo que se solicitó unaprórroga de dos (2) meses al contrato 015de 2011 de soporte y mantenimiento del SICApital, con los que entrar{ia en plenofuncionamiento la contabilizaciónautomática delregistro y cierre mensual delas operaciones de Almacén e Inventariosde la entidad. Continúa abierto el hallazgo.

Seguimiento a septiembre de 2011:Se evidenció que la Dirección deInformática ha estado realizandoseguimiento al Contrato de Prestación dServicios No.15 de 2011 a través de lasactas Nos: 1 de 13-07/2011, No.2 de 26-07/2011, No.3 de 09-08/2011, No.4 de 17-08/2011,No.5 de 29-08/2011, No.6 de 03-08-2011, No.7 de 26-09/2011, No.8 de 27-09/2011 y No.9 de 28-09/2011, de lascuales las tres últimas constatan que se ha estado dando la capacitación a losfuncionarios de las áreas de Almacén eInventarios sobre el ingreso de loselementos devolutivos y de consumo,modulo de elementos devolutivos y elmódulo de elementos de consumo.


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Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco

41 6

Dirección

Administrativ

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09/04/10

9.2.4.1. Riesgo de pérdida o variación de la información --

VIGENCIA 2008Por lo anterior, es indispensable

la existencia del módulo de seguridad del aplicativo Moisés, debido a que fue diseñado por

una empresa que esta integrada por una persona natural, quien lo

desarrolló, hace su mantenimiento, presta la asesoría y apoyo informático, situación que conlleva a un riesgo de perdida o variación de alguna información, además que dicha persona no

está exenta de alguna enfermedad o accidente, en cuya

circunstancia no habría la posibilidad de soporte alguno.

Este sistema Moisés en la actualidad no es compatible con

los otros sistemas donde se debe reportar información como la

Secretaría de Hacienda, Contaduría del Distrito,

Contaduría General, Auditoría General, debido a que es

necesario entregarla diligenciando manualmente los formatos establecidos en las entidades, con el riesgo de

cometer errores al digitar tal información.

15/12/10

CUARTO TRIMESTRE 2011: En cuanto al módulo SAE/SAI (elementos devolutivos y de consumo) del sistema SI-CAPITAL, a la fecha se ha realizado el ingreso y egreso con corte a agosto de los elementos a almacén e inventarios y el cierre de movimientos con corte a Julio. Se ha reforzado el grupo de trabajo y se espera que antes de Diciembre 31 de 2011 se culmine el ingreso y egreso de elementos, el cierre de movimientos y el cierre contable a Diciembre, para empezar a realizar un paralelo a partir del 1 de enero de 2012. TERCER TRIMESTRE 2011 Estado actual de SI CAPITAL: Actualmente, los módulos OPGET, PREDIS, LIMAY, PAC, PERNO que componen SI-CAPITAL se encuentran funcionando satisfactoriamente y están siendo utilizados por los usuarios, permitiendo administrar y generar la información del área financiera y de nómina. La Dirección de Informática ha garantizado el soporte técnico para dar solución a los requerimientos o ajustes que se han presentado. Existen aún 3 actividades pendientes: la culminación de la implantación de los módulos SAE/SAI, la interfase contable de los módulos SAE/SAI y la interfase entre PERNO y LIMAY, estas actividades se están ejecutando y se proyectan culminar en Octubre del presente año.

P



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

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Dirección

Administrativ

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09/04/10

9.4.1. Situaciones objeto deacciones correctivas – controlinterno contable - VIGENCIA2008 De acuerdo con lo expuesto, seinfiere que los informes quegenera la SubdirecciónFinanciera, en su mayoría sonconfiables y cumplen con losrequisitos de exactitud, veracidady oportunidad. Sin embargo, esnecesario destacar algunassituaciones, que merecenacciones correctivas por parte dela Contraloría de Bogotá, D.C....como:

El personal del área contabletrasladado a otra dependencia,no es reemplazado, es el caso dedos funcionarias una de apoyoinformático y la otra contadora deprofesión, quien tenía a cargo elmanejo y control de las cuentasde nómina, pasivos contingentes,cesantías y las causaciones,funciones que se le hansobrecargado a los demásfuncionarios para cumplir con elregistro, depuración y ajustes conel fin de entregar oportunamentelos informes contables.

Los trasladosde personalentre lasáreas obedece ainstrucciones dadas por laDirección deTalento Humano deacuerdo conla distribuciónde la plantade personal ylas necesidades de las áreas.

2. Analizar las cargasde trabajo de cada unode los funcionarios dela SubdirecciónFinanciera y emitir uninforme con copia a laDirección de TalentoHumano.

Subdirectora

Financiera

15/04/10 31/12/11

Informe cargas detrabajo

Informe realizado y presentado a laDirección de Talento Humano: SI:100%NO:0%

20/12/10

CUARTO TRIMESTRE 2011: En cuanto al módulo SAE/SAI(elementos devolutivos y deconsumo), a la fecha se harealizado el ingreso y egresocon corte a agosto de loselementos a almacén einventarios y el cierre demovimientos con corte a Julio.Se ha reforzado el grupo detrabajo y se espera que antesde Diciembre 31 de 2011 seculmine el ingreso y egreso deelementos, el cierre demovimientos y el cierre contablea Diciembre, para empezar arealizar un paralelo a partir del 1 de enero de 2012. En cuanto a la interfaz contableentre PERNO y LIMAY seencuentra en pruebas y ajustesy se espera tenerla en plenofuncionamiento a Diciembre 31de 2011.

PRIMER TRIMESTRE 2011.Con la puesta en marchasoftware financiero Si Capital ysus módulos, OBGET -Tesorería, PREDIS -Presupuesto y LIMAY -Contabilidad, en el año 2010 yla terminacion del paralelo con

T

Seguimiento a marzo de 2011Se evidenció que la planta de personal dela Subdirección Financiera se encuentrade conformidad a la planta global de laContraloria, según el Manual Especifico deFunciones y Requisitos, adoptadomediante Resolución ReglamentariaNo.013 de 2010.Por la eficacia de la acción, se sugiere a laAuditoría Fiscal el cierre de este hallazgo.


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FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

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No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

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(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


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FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

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Dirección

Administrativ

a y Financiera -


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09/04/10


Se diligencian oportunamente losformatos establecidos para elmanejo y control de inventarios,pero la distancia entre el área deinventarios y las demásdependencias no permite laremisión inmediata respecto delas novedades y movimientos debienes de la entidad, acarreandoel inoportuno registro y control delos mismos.

No se cuentacon unaherramienta que permita elenvío de lainformación de maneracontratada ypor mediomagnético.

4. Implementar losmódulos de Sigespro,Si Capital y VentanillaVirtual, por parte de laDirección deInformática, con el finde que sean utilizadospor las dependenciasusuarias y que seactualicen losprocedimientos relacionados condichos módulos.

Directora de

Informática

15/04/10 15/07/10

Sistema SiCapital implementado

Sistema Implementado:Si: 100%No: 0%

20/12/10

CUARTO TRIMESTRE 2011:En cuanto al módulo SAE/SAI(elementos devolutivos y deconsumo) del sistema SI-CAPITAL, a la fecha se harealizado el ingreso y egresocon corte a agosto de loselementos a almacén einventarios y el cierre demovimientos con corte a Julio.Se ha reforzado el grupo detrabajo y se espera que antesde Diciembre 31 de 2011 seculmine el ingreso y egreso deelementos, el cierre demovimientos y el cierre contablea Diciembre, para empezar arealizar un paralelo a partir del 1 de enero de 2012.SEGUNDO TRIMESTRE 2011: Se cuenta desde el 18 de abrilcon el soporte y apoyo técnicorequerido para dar continuidad yfinalizar la implementación delos módulos SAE/SAI, al igualque los ajustes que requieranlos demás módulos quecomponen SI-CAPITAL, segúnel cronograma en el mes dediciembre culminará laimplementación definitiva de losmódulos SAE/SAI..

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Seguimiento a diciembre de 2011: Verificada realización de las operacionesde cierre, de cálculos de depreciaciones ygeneración de reportes durante el últimotrimestre de 2011, para poder iniciar elmovimiento en paralelo con el Sofware deinventarios actual. A partir del 1 de enerode 2012 se montarán los saldos existentescon corte a diciembre 31 de 2011 en losModulos SAE Y SAI.En cuanto a la interfaz contable deSAE/SAI hacia PERNO y LIMAY y la dePERNO hacia LIMAYse encuentra enpruebas y ajustes para lo cual se requiereel cierre financiero con corte a diciembre31 de 2011, por lo que se solicitó unaprórroga de dos (2) meses al contrato 015de 2011 de soporte Ty mantenimiento delSI CApital, con los que entraríia en plenofuncionamiento la contabilizaciónautomática delregistro y cierre mensual delas operaciones de Almacén e Inventariosde la entidad. Continúa abierto el hallazgo.

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EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

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(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


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RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

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Dirección

Administrativ

a y Financiera -


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09/04/10


Todavía no se ha implementadoun sistema de identificación delos bienes, más segura, ágil yconfiable como el código debarras.

El sistema SiCapital seencuentra enetapa depruebas enparalelo

5. Solicitar a laDirección Técnica deInformática habilite elmódulo de inventariopor codigo de barra eimparta capacitaciónsobre el mismo.

Profesional

Universitario -

Subdirección

de Recurs

os Materia

les - Área de Inventa

rios

15/04/10 15/08/10Solicitud realizada

Se realizóla solicitud

Si: 100%No: 0%

20/09/10

CUARTO TRIMESTRE 2011:Se esta tramitando laadquisicion de los lectores delcodigo de barras e impresora, la cual finaliza aproximadamenteel 22 de diciembre.

SEGUNDO TRIMESTRE 2011:El área de Inventarios solicitó ala Dirección Administrativa yFinanaciera la compra de doslectores de código de barras,una impresora y su respectivosofware de fecha 26 de mayode los corrientes el cual fuerecibido el 31 de mayo de 2011y asignado a un abogado parasu corrección e inicio deproceso respectivo.PRIMER TRIMESTRE 2011.Semantiene el seguimentoanterior.

P


Con el objeto de realizar el Contrato deCompra Venta para la adquisicion de doslectores de código de barras e impresora ysu respectivo sofware, el área deInventarios radicó el 31 de mayo de 2011en la Subdirección de RecursosMateriales, los Estudios de Convenienciay Oportunidad, se encuentra en trámite elproceso de contratación.Verificado el memorando No. 60300-38509, Rad.2011100532 del 16-09-2011,de devolución al Almacenista General delos Estudios de Conveniencia yOportunidad, cuyo objeto es la compra delCódigo de Barras, con el fin de realizaralgunas correcciones. La Dirección Administrativa y Financierainforma que el contrato de Compra para laadquisión de los lectores de código debarras e impresora con su respectivosofware se realizará durante la vigenciadel 2012, por cuanto el contrato no sealcanzaría a ejecutar en la presentevigencia (Circular No. 031-2011 delProcurador General de la Nación).Continúa abierto el hallazgo.

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FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

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(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


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FECHA DE INICIO


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RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

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Dirección

Administrativ

a y Financiera -


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09/04/10


Aún no se encuentra enfuncionamiento la implementación del aplicativo Si Capital.

De acuerdocon elcronograma en la vigencia2010 inicianlas etapas depruebas enparalelo

6. Implementar losmódulos de Si Capitalpor parte de laDirección deInformática, con el finde que sean utilizadospor las dependenciasusuarias y que seactualicen losprocedimientos relacionados condichos módulos.

Directora de

Informática

15/04/10 15/07/10

Funcionamiento sistema SiCapital

Sistema Implementado:Si: 100%No: 0%

20/09/10

CUARTO TRIMESTRE 2011: En cuanto al módulo SAE/SAI(elementos devolutivos y deconsumo) del sistema SI-CAPITAL, a la fecha se harealizado el ingreso y egresocon corte a agosto de loselementos a almacén einventarios y el cierre demovimientos con corte a Julio.Se ha reforzado el grupo detrabajo y se espera que antesde Diciembre 31 de 2011 seculmine el ingreso y egreso deelementos, el cierre demovimientos y el cierre contablea Diciembre, para empezar arealizar un paralelo a partir del 1 de enero de 2012.TERCER TRIMESTRE 2010A partir de Julio se estautilizando SI-CAPITAL como elsistema oficial para el registro ycontrol de la informacióncontable y financiera, a la fechalos módulos PREDIS, OPGET,LIMAY y ORDENES DE PAGOse encuentran al día con elregistro de información. Encontabilidad se ha realizado elcierre y comparación de saldosde los reportes con Moises afebrero y en presupuesto a

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Verificada realización de las operacionesde cierre, de cálculos de depreciaciones ygeneración de reportes durante el últimotrimestre de 2011, para poder iniciar elmovimiento en paralelo con el Sofware deinventarios actual. A partir del 1 de enerode 2012 se montarán los saldos existentescon corte a diciembre 31 de 2011 en losModulos SAE Y SAI.En cuanto a la interfaz contable deSAE/SAI hacia PERNO y LIMAY y la dePERNO hacia LIMAY, se encuentra enpruebas y ajustes para lo cual se requiereel cierre financiero con corte a diciembre31 de 2011, por lo que se solicitó unaprórroga de dos (2) meses al contrato 015de 2011 de soporte Ty mantenimiento delSI CApital, con los que entrar{ia en plenofuncionamiento la contabilizaciónautomática delregistro y cierre mensual delas operaciones de Almacén e Inventariosde la entidad. Continúa abierto el hallazgo.

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EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

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No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

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(1) PROCESO:


ACCIONES

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METAS CUANTIFICA

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CUMPLIMIENTO (14)


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DE EJECUCI

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Dirección

Administrativ

a y Financiera -


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09/04/10


El coordinador de inventarios hatenido problemas en elcumplimiento de las funcionesasignadas a esta área, debido aldesconocimiento de las mismaspor parte de sus superiores.

En ningúnmomento haydesconocimiento de lasnormas porparte de lossuperiores jerárquicos con el área deinventarios, pues lasnuevas herramientas tecnológicas aportadas porla entidadfacilitará lacomunicación no solo conesta área,sino contodas lasdemás enprocura de laeficiencia yeficacia.

7. El Coordinador deInventarios prepararáuna mesa de trabajocon los superioresjerárquicos de laDirección Administrativa con elfin de socializar losprocedimientos relacionados con susfunciones

Subdirector

Recursos

Materiales

21/04/10 21/04/10 1 Oficio

Oficio enviadoSI:100%NO:0%

20/09/10

TERCER TRIMESTRE 2010Mediante ResoluciónReglamentaria 013 de 2010 seestablecen las funciones ycompetencias laborales delárea de inventario en elAlmacenista General.

Sin embargo el Subdirector derecursos materiales monitorealas funciones ejercida por elalmacenista y el coordinador deinventarios a fin de que se estédando cumplimiento a laresolución en mención.

Se solicita el cierre del hallazgo.

T

Seguimiento a septiembre de 2010: Con adopción de la ResoluciónReglamentaria No.013 de 2010, lasfunciones y competencias laborales delárea de Inventarios quedaron bajo lasubordinación del Almacenista General dela Contraloría de Bogotá. El área deAlmacén ( incluido Inventarios) realizareuniones permanentes con la DirecciónAdministrativa para verificar elcumplimiento de sus funciones. Por la eficacia de la acción, se sugiere a laAuditoría Fiscal el cierre del hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera a la Auditoría Fiscal la solicitudde cierre de ésta situación, realizadamediante memorando No.11000-01210 de24/01/2011 Rad. 201105520 y No.10000-17670, Radicado 201180870 del 28 dejulio de 2011.

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DESCRIPCIÓN DEL

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ACCIONES

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METAS CUANTIFICA

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INDICADOR DE

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DE EJECUCI

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Dirección

Administrativ

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09/04/10


Los elementos adquiridos por laentidad, son recibidos por elinterventor y no hay conocimientooportuno por parte del almacéngeneral, donde el almacenistapueda verificar la descripción,calidad, cantidad, o cualquier otrainformación necesaria para elcontrol oportuno y adecuado delmanejo de los bienes.

Incumplimiento delprocedimiento de bienes porcompra porparte de losinterventores.

8. Solicitar a losinterventores el envíooportuno de lossoportes para elcontrol oportuno de losbienes adquiridos encumplimiento delprocedimiento correspondiente.

Subdirector

Recursos

Materiales

21/04/2010

14/05/10 Solicitud

Solicitud realizada:SI:100%NO:0%

22/09/10

TERCER TRIMESTRE 2010 LaDirección Administrativa yFinanciera mediante circular60000- 04381 del 28 de abril de2010 solicitó a los servidorespúblicos que ejercen funcionesde supervisión y/o interventoríade los contratos celebrados porla Contraloría, tramitar elingreso a Almacén de losbienes adquiridos por laentidad, conjuntamente con elAlmacenista y dar el recibo asatisfacción en las instalacionesdel mismo dentro del plazoestablecido, para queposteriormente el Almacenistacon dicho documento dé elingreso respectivo.

Se solicita cierre del hallazgo.

T

Seguimiento a septiembre de 2010:Se verificó Circular No.60000-04381 del28 de abril de 2010 donde la DirecciónAdministrativa y Financiera, en el numeral14 solicita a los supervisores de Contratostramitar cuando sea el caso el ingreso alalmacén de los bienes adquiridos por laentidad conjuntamente con el Almacenista,en el numeral 15 realizar una verificaciónintegral a los elementos con el fin de quecorrespondan a las especificacionestécnicas, características físicascontratadas, numeral 16 dar el recibo asatisfacción de los bienes adquiridos porla entidad en las instalaciones delAlmacén dentro del plazo establecido paraque posteriormente el Almacenista condicho documento dé el ingreso respectivo. Por la eficacia de la acción, se solicita ala Auditoría Fiscal el cierre del hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera la solicitud de cierre de estehallazgo, realizada a la AF mediante oficioNo. 10000-17670, Radicado 201180870 del 28 de julio de2011.

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FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

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No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

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(1) PROCESO:


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DE EJECUCI

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Dirección

Administrativ

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09/04/10


Falta adecuar completamente labodega donde funciona elalmacén general, porque entreotras tiene el piso en caucho, locual es altamente inflamable, lasalarmas contra incendio nofuncionan, algunas instalacioneseléctricas no se encuentranprotegidas por canaletas con elriesgo de ocasionar cortoseléctricos, no tiene estanteríaspara ubicar los elementos porseparado.

Limitaciones presupuestales para laadecuación de las áreasde trabajoubicadas enlas Bodegasde SanCayetano.

9. Realizar losestudios correspondientes parala viabilidad de lacontratación, la cual seiniciará cuando secuente con losrecursos presupuestales necesarios.

Subdirectora

Servicios

Administrativo

s

30/05/10 30/12/10Estudios de viabilidad

Estudios de Viabilidad realizadosSI:100%NO:0%

22/12/10

SEGUNDO TRIMESTRE 2011:Con memorando 60200 del 31de Marzo de 2010 se remitió elEstudio de Conveniencia yOportunidad para lacontratación de la adecuación ymodernización de la Bodega deSan Cayetano, sin embargo conlos ajustes presupuestales quesufrió la Entidad para dichavigencia no se contó conpresupuesto para estacontratación. teniendo encuenta lo anterior laSubdirección de ServiciosAdministrativos en mesa detrabajo segun acta del 2 dediciembre de 2010 determinorealizar algunas adecuacioneselectricas que pudieran serdesrrolladas por losfuncionarios. En febrero 8 de 2010 se emiteinforme de las adecuacionesrealizadas por el funcionarioEdgar Figueroa.

PRIMER TRIMESTRE 2011. Las obras de readecuación parala bodega de San Cayetano,están pendientes de la visitatécnica por parte de laArquitecta adscrita a la

P

Seguimiento a junio de 2011Verificado memorando 60200 del 31 deMarzo de 2010, de remisión del Estudio deConveniencia y Oportunidad para lacontratación de la adecuación ymodernización de la Bodega de SanCayetano, sin embargo con los ajustespresupuestales que sufrió la Entidad paradicha vigencia no se contó conpresupuesto para esta contratación.teniendo en cuenta lo anterior laSubdirección de Servicios Administrativosen mesa de trabajo segun acta del 2 dediciembre de 2010 determino realizaralgunas adecuaciones electricas quepudieran ser desarrolladas por losfuncionarios. Evidenciada acta de reunión 02-12-2010de la Subdirección de ServiciosAdministrativos, mediante la cual se revisael tema, dejando consignado que pese a lasolicitud realizada para la contratación dela remodelación de la Bodega SanCayetano, no existe presupuesto parapara esta contratación. El funcionarioEdgar Figueroa se compromete a realizaruna revisión y los trabajos eéctircos quepueda desarrollar dentro de sus funciones.Se evidenció que con oficio de 08-02/2011el funcionario Edgar Figueroa Técnicooperativo de la Dir. informa a laSubdireccion de Servicios Administrativossobre las mejoras de las instalaciones

A * 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

49 6

Dirección

Administrativ

a y Financiera -


iera

09/04/10


La ubicación y las medidas deseguridad para el manejo de lasUPS, localizadas en la bodega deSan Cayetano no son las másapropiadas, por cuanto seencuentran a la vista sin ningunaprotección, no están aisladasdonde puedan garantizar unaadecuada manipulación.

Limitaciones presupuestales para laadecuación de las áreasde trabajoubicadas enlas Bodegasde SanCayetano.

10. Realizar losestudios correspondientes parala viabilidad de lacontratación, la cual seiniciará cuando secuente con losrecursos presupuestales necesarios.

Subdirectora

Servicios

Administrativo

s

30/05/10 30/12/10Estudios de viabilidad

Estudios de Viabilidad realizadosSI:100%NO:0%

22/09/10

SEGUNDO TRIMESTRE 2011:En acta de trabajo del 2 deDiciembre de 2010 se analiza laviabilidad de utilizar las puertasque se encuentran en la sededel edificio amalfi para elencerramiento de las UPS,según informe dado por laArquitecta Vivian Castro defecha Marzo 3 de 2011 esviable la utilización de laspuertas para el encerramientode las UPS localizadas en laBodega San Cayetano, acciónque se realizara posterior altraslado.PRIMER TRIMESTRE 2011.Las obras de readecuación parala bodega de San Cayetano,están pendientes de la visitatécnica por parte de laArquitecta adscrita a laSubdirectora de ServiciosAdministrativos, diligencia queserá programada una vez sematerialice el traslado definitivoa la sede del Edificio Lotería deBogotá, actividad queactualmente demanda ladedicación exclusiva de laArquitecta

P

Seguimiento a junio de 2011Se verificó en el acta de reunion de 02-12/2010 la arquitecta Vivian Andrea Castro Layton se compromete a realizar uninforme de inspección para analizar laviabilidad de utilizar las puertas que seencuentran en la sede del edificio amalfipara el encerramiento de las UPS. Conoficio remitido el 9-03-2011 a laSubdireccion de Servicios Administrativosla ingenirera recomienda utilizar laspuertas de propiedad de la Contraloriaexistentes en el Edificio de Amalfi. ElAlmacenista General, certifica via outlookel 01-07-2011 que el dia 30 de junio de2011 se instaló la puerta y división queproteje la UPS de la Sede de SanCayetano, quedando protejido y separadoel equipo como lo establecen losrequerimientos técnicos de la informática.

Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse sugiere a la Auditoría Fiscal el cierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera la solicitud de cierre de estehallazgo, realizada a la AF mediante oficioNo.10000-1760 Radicado 201180870 del 28 de julio de 2011.

A * 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

50 6

Dirección

Administrativ

a y Financiera -


iera

09/04/10


Falta socializar las funciones delinterventor junto con las delalmacén general, para hacer másefectivo el control de lasadquisiciones y entradas de losbienes.

Inadecuada aplicación delprocedimiento de ingreso alAlmacén porparte de losinterventores.

11. Reiterar la circular60000-02964 relacionada con lasobligaciones de losinterventores en elingreso de los bienesal almacén así como elcumplimiento de laResolución Reglamentaria 035 de2009 en elprocedimiento para elmanejo y control delAlmacén e Inventario.

Subdirector

Recursos

Materiales

21/04/10 14/05/10 1 Circular

Circular enviada SI:100%NO:0%

22/09/10

TERCER TRIMESTRE 2010 LaDirección Administrativa yFinanciera mediante circular60000- 04381 del 28 de abril de2010 solicitó a los servidorespúblicos que ejercen funcionesde supervisión y/o interventoríade los contratos celebrados porla Contraloría, tramitar elingreso a Almacén de losbienes adquiridos por laentidad, conjuntamente con elAlmacenista y dar el recibo asatisfacción en las instalacionesdel mismo dentro del plazoestablecido, para queposteriormente el Almacenistacon dicho documento dé elingreso respectivo.

Se solicita cierre del hallazgo.

T

Seguimiento a septiembre de 2010: Se verificó Circular No.60000-04381 del28 de abril de 2010 donde la DirecciónAdministrativa y Financiera socializa lasfunciones de supervisión y/o Interventoriade los Contratos celebrados por laContraloría de Bogotá, y reitera elcumplimiento de la Circular 60000-02964de 6 abril de 2010 .Por la eficacia de la acción, se solicita ala Auditoría Fiscal el cierre del hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera la solicitud de cierre de estehallazgo, realizada a la AF mediante oficioNo.10000-1760 Radicado 201180870 del 28 de julio de2011.

A * 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Solicitar a laAdministración de laCoopropiedad paraque en un lapso nosuperior a 15 díashábiles, contados apartir de la solicitud,remita la informaciónque reposa en dichoorganismo sobre todosy cada uno de lostemas relacionadoscon las obras dereforzamiento estructural, obrasadicionales ycomplementarias ydemás obrasnecesarias para laadecuación del EdificioLoteria de Bogotá ydemás contratoscelebrados conocasión a las obrasaludidas, a efectos deque la informaciónrepose en todas lasentidades queconforman lacoopropiedad. Loanterior a efectos desuministrar lainformación que sea SEGUNDO TRIMESTRE 2011:

Seguimiento a junio de 2011

El representante legal de la copropiedad del Edificio de la Loteria de Bogotá remitio a la Dirección Administrativa y Financiera con oficios de 31/01/2011 y 24/02/2011los informes y demás documentación sobre las obras de reforzamiento estructural, acabados arquitectonicos y obras complementarias en 30 AZ y la Dir. Administrativa y Financiera con Memo Rad. 201159176 de 31-05-2011 remite toda esta informacion para su salvaguarda y custodia a la Subdirección de Servicios Administrativos.Por el cumplimiento y eficacia de las acciones se sugiere a la Auditoría Fiscal el cierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera la solicitud de cierre de este hallazgo, realizada a la AF mediante oficio No.10000-1760, Radicado 201180870 del 28 de julio de 2011.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1. Copia de todas lasactas, desde enero de2008 a la fecha desolicitud, del consejode administracióndebidamente organizados en ordenconsecutivo y foliados. 2. Carpetasseparadas, foliadas,marcadas y en ordenconsecutivo de todos ycada uno de loscontratos que se hayancelebrado con losrecursos provenientespor concepto de cuotas extraordinarias de lasiguiente manera: -Copia del contratocelebrado con lafiducia Helm.- Informes sobre todosy cada uno de lospagos realizados - Informe final a lafecha de la totalidadde los pagos en dondese indique claramenteque valores fueroncancelados y por quéconcepto.

SEGUNDO TRIMESTRE 2011:Se realizó la verificación de ladocumentación entregada por laAdministración de lacopropiedad. mediantememorando 201159176 del 31de mayo de 2011 se remitió a laSubdirección de ServiciosAdministrativos la informaciónreportada por la Administraciónde la copropiedad así como elinforme de verificación para susalvaguarda y custodia. Laadministración de lacopropiedad entregó 30 AZrelacionadas a continuación: Etapa 1 zona F: 3 Tomos y uninforme de bitácora de obra (nose encuentran foliadas).Etapa 2 Zona A: Tomo 1 (Folios1 al 375)- Tomo 2 (Folios 1 al471)- Tomo 3 (Folios 472 al776)- Tomo 4 (Folios 777 al1336) Tomo 5 (Folios 1 al 377).Etapa 3 Zona BC: Tomo 1(Folios 1 al 420)- Tomo 2(Folios 1 al 413)- Tomo 3(Folios 414 al 876)-Tomo 4(Folios 877 al 1127) Tomo 5 (Folios 1 al 217).Etapa 4 Zona D: Tomo 1 (Folios1 al 388)- Tomo 2 (Folios 1 al

31/05/11Diciembre 15 de 2010

Diciembre 30 de 2010

Contralor

Auxiliar y

Directora

Administrativa



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

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RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

3. Informe detalladosobre los rendimientosfinancieros los cualesdeben ser veraces,verificables ycongruentes y en quemomento fueronreinvertidos. Loanterior debe estarcertificado por lafiducia y por el revisorfiscal.

4. Balance Financiero,suscrito por el revisorfiscal y el contador, delos recursosentregados porconcepto de cuotasordinarias yextraordinarias deadministración porseparado.

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco

1 al 388)- Tomo 2 (Folios 1 al340)- Tomo 3 (Folios 472 al602)-Tomo 4 (Folios 603 al1025) Tomo 5 (Folios 1 al 185).Etapa 5 Zona D: Tomo 1 (Folios1 al 204)- Tomo 2 (Folios 1 al252)- Tomo 3 (Folios 1 al 194).Acabados Arquitectónicos:Etapa 5E- Etapa 7- Etapa 8(3 tomo sin foliar).Contratos menores (Folios 1 al212).Actas (Folios 1 al 282).Carpeta Certificación PagosBancolombia (Folios 1 al 184).Información financiera BancoHelm 2008 al 2010 (Folios 1 al153).Estudios Universidad Nacional1 AZ sin foliar.Informe Evaluación Post –Sísmica 1 AZ sin foliar.Se solicita el cierre de estehallazgo.

P A* 21/12/1151 6

Dirección

Administrativ

a y Financ

iera

24/01/11

5.1. Riesgo de Auditoria. “Encuentra la auditoria fiscal, quepese a solicitar en repetidasoportunidades a la Contraloría de

Bogotá D.C. y al representante legal

de la copropiedad del Edificio Lotería

de Bogotá los documentos

referentes al presupuesto oficial de

las etapas de reforzamiento, al que

hace referencia el folio 2 del acta del

consejo de administración No.1 del

22 de enero de 2009, estos

documentos se entregaron hasta el

30 de junio de 2010...”

N.A.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5. Copia, en carpetasseparada por contrato,de los contratoscelebrados para elreforzamiento estructural, obrasadicionales, obrascomplementarias, obras no previstas ydemás obrasnecesarias para laadecuación del edificioLoteria de Bogotá.Cada carpeta deberácontener la siguienteinformación y anexarlaen el siguiente orden: - Copia del Contrato- Pliego decondiciones ó términode referencia- Análisis de preciosunitarios y de mercado- Propuestaspresentadas- Cuadro de evaluaciónde las propuestas- Informes deinterventoria en dondese refleje los avancesde ejecución delcontrato de obra y deinterventoria.

hallazgo.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


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RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Continuación accioneshallazgo 1:6. Copia de loscontratos celebradospara coadyuvar lasupervisión ejercidapor parte de laadministración de lacopropiedad.7. Copia de loscontratos deinterventoria. Se debenanexar todos y cadauno de los informes deinterventoria y copia de los informes desupervisión a lasinterventorias; asícomo la relación depagos. 8. Copia de todas laslicencias otorgadas 9. A la culminación delas obras deberáentregar la perimetríafinal del reforzamientoestructural.

Nota: Se advierte quelos contratos debenestar organizados porfase y etapa.Igualmente se debe

31/05/11

PRIMER TRIMESTRE 2011Mediante oficio 2010104991 del24 de diciembre de 2010, elOrdenador del Gasto de launidad ejecutora uno de laContraloría de Bogotá, solicitóal Administrador de laCopropiedad que presentaraanta el Consejo deAdministración, la informaciónque reposa en la Copropiedad,sobre todos y cada uno de lostemas relacionados con lasobras de reforzamientoestructura,obras adicionales ycomplementarias y demásobras necesarias para laadecuación del Edificio Loteriade Bogotá y demás contratoscon ocasión a las obrasaludidas a efectos de que lainformación repose en todas lasentidades que conforman laCopropiedad. La Administración de laCopropiedad allegó lainformación solicitada en mediofísico de acuerdo con oficio del24 de febrero de 2011

Seguimiento a junio de 2011El representante legal de la copropiedad del Edificio de la Loteria de Bogotá remitio a la Dirección Administrativa y Financiera con oficios de 31/01/2011 y 24/02/2011los informes y demás documentación sobre las obras de reforzamiento estructural, acabados arquitectonicos y obras complementarias en 30 AZ y la Dir. Administrativa y Financiera con Memo Rad. 201159176 de 31-05-2011 remite toda esta informacion para su salvaguarda y custodia a la Subdirección de Servicios Administrativos.Por el cumplimiento y eficacia de las acciones se sugiere a la Auditoría Fiscal el cierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera la solicitud de cierre de este hallazgo, realizada a la AF mediante oficio No.10000-1760 Radicado 201180870 del 28 de julio de 2011.

21/12/11

Seguimiento a junio de 2011Verificada remisión del representante legalde la copropiedad del Edificio de la Loteríade Bogotá a la Dirección Administrativa yFinanciera mediante oficios de 31/01/2011y 24/02/2011, informes y demásdocumentos sobre las obras dereforzamiento estructural, acabados

PRIMER TRIMESTRE 2011Mediante oficio 2010104991 del24 de diciembre de 2010, elOrdenador del Gasto de launidad ejecutora uno de laContraloría de Bogotá, solicitóal Administrador de laCopropiedad que presentara Blanc

1. Solicitar alAdministrador de laCoopropiedad, quienejerce las funciones desupervisión, que rindaen primera instancia un informe verbal yescrito ante el consejo



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

21/12/11

reforzamiento estructural, acabadosarquitectónicos y obras complementariasen 30 AZ y la Dir. Administrativa y Financiera a través de Memo Rad.201159176 de 31-05-2011

remite toda esta informacion para susalvaguarda ycustodia a la Subdireccion de ServiciosAdministrativos.Por el cumplimiento y eficacia de lasacciones se sugiere a la Auditoría Fiscal el cierre de este hallazgo.


40694

Copropiedad que presentaraanta el Consejo deAdministración, la informaciónque reposa en la Copropiedad,sobre todos y cada uno de lostemas relacionados con lasobras de reforzamientoestructura,obras adicionales ycomplementarias y demásobras necesarias para laadecuación del Edificio Loteriade Bogotá y demás contratoscon ocasión a las obrasaludidas a efectos de que lainformación repose en todas lasentidades que conforman laCopropiedad. La Administración de laCopropiedad entregó un informeverbal y escrito sobre las

P

Contralor

Auxiliar y

Directora

Administrativa

A*

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco

52 6

Dirección

Administrativ

a y Financ

iera

24/01/11Diciembre 15 de 2010

Febrero 28 de 2011

5.2 Ausencia de Supervisión"(…)// La contraloría de Bogotáestaba obligada a supervisar demanera directa el correctomanejo e inversión de losrecursos involucrados en elreforzamientos estructural"

N.A.

escrito ante el consejode administración en elque se detallen todaslas inversiones que sehan efectuado en cadauno de los frentes deobra certificandose porél , - previo análisis ysustento debidamenteacreditado-, que losvalores contratadosobedecen a los preciosdel mercado, indicando el estado en que seencuentran losavances de obra, lospagos efectuados y laconformidad en lo quese refiere alcumplimiento en

Solicitud de informe

al Administra

dor enviada.



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SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




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DEPENDENCIA

(5)



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No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

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(1) PROCESO:


ACCIONES

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METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


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DE EJECUCI

ÓN(10)

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Dirección

Administrativ

a y Financ

iera

24/01/11

5.3. Falta de Confiabilidad en lainformación

"Mediante oficio del 6 deseptiembre de 2010, elrepresentante legal de lacopropiedad edificio Lotería deBogotá en respuesta a la solicituddel grupo auditor, puso adisposición la “Relación deingresos y gastos reportados por(sic) fiduciaria durante los años2008, 2009 y lo transcurrido delaño 2010”. Al evaluar los datosallí consignados, se establecióque estos no son consistentes,pues los valores recibidos por lasociedad fiduciaria resultan serinferiores frente a los que lamisma ha pagado y/o girado conocasión de las solicitudesefectuadas por el representantelegal con cargo a los gastos delreforzamiento estructural de lacopropiedad edificio Lotería deBogotá, Es así, que a 30 de junio de2010, las entidadescopropietarias habían entregadoa la fiduciaria la suma de$6.271´403.825, entretanto estaha girado $6.275’660.861,60"...

N.A.

1. Solicitar alAdministrador de laCopropiedad el reportea la fecha yposteriormente mensual de losingresos, egresos yrendimientos financieros reportadospor la Fiducia; y copiade los respectivossoportes emitidos porla Fiducia. La anterior informaciónserá verificada por elconsejo deadministración a fin deestablecer la veracidadde la informaciónreportada por eladministrador de lacopropiedad.

Contralor

Auxiliar y

Directora

Administrativa


Febrero 28 de 2011

Solicitud de

información

financiera al

Administrador

enviada.

31/05/11

SEGUNDO TRIMESTRE 2011:El administrador de lacopropiedad entregó lainformación financierarelacionada con las obras dereforzamiento estructural,acabados arquitectónicos yobras complementarias. Lainformación fue remitida a lasundirección de serviciosadministrativos para susalvaguarda mediantememorando 201159176 del 31de mayo de 2011. Lainformación financiera reportadase encuentra en las carpetasCarpeta Certificación PagosBancolombia (Folios 1 al 184)Información financiera BancoHelm 2008 al 2010 (Folios 1 al153)PRIMER TRIMESTRE 2011Mediante oficio 2010104991 del24 de diciembre de 2010, elOrdenador del Gasto de launidad ejecutora uno de laContraloría de Bogotá, solicitóal Administrador de laCopropiedad que presentaraante el Consejo deAdministración, la informaciónque reposa en la Copropiedadsobre todos y cada uno de los

P A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco

Seguimiento a junio de 2011:

Verificada remisión del representante legalde la copropiedad del Edificio de la Loteríade Bogotá, a la Dirección Administrativa yFinanciera mediante oficios de 31/01/2011y 24/02/2011 informes y demásdocumentos sobre las obras dereforzamiento estructural, acabadosarquitectónicos y obras complementariasen 30 AZ y la Dir. Administrativa yFinanciera a través de Memo Rad.201159176 de 31-05-2011, de toda estainformación para su salvaguarda ycustodia a la Subdirección de ServiciosAdministrativos.Por el cumplimiento y eficacia de lasacciones, se sugiere a la Auditoría Fiscalel cierre de este hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se reitera la solicitud de cierre de estehallazgo, realizada a la AF mediante oficioNo.10000-1760 Radicado 201180870 del28 de julio de 2011 .



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




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DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

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CUMPLIMIENTO (14)


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RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

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Dirección

Administrativ

a y Financ

iera

24/01/11

5.5. Rendimientos FinancierosEs importante señalar que a lafecha no hay evidencia o reportede cifras relacionadas con laliquidación de los rendimientosfinancieros y su destinación, apesar que la cláusula undécima,numeral uno lo establece. Si a laliquidación del encargo fiduciario,no se reclaman estosrendimientos financieros, podríagenerarse un presunto dañopatrimonial.

N.A.

1. Solicitar alAdministrador de laCoopropiedad elreporte a la fecha yposteriormente mensual de losingresos, egresos yrendimientos financieros reportadospor la Fiducia; y copiade los respectivossoportes emitidos porla Fiducia. La anterior informaciónserá verificada por elconsejo deadministración a fin deestablecer la veracidadde la informaciónreportada por eladministrador de lacoopropiedad.

Contralor

Auxiliar y

Directora

Administrativa


Febrero 28 de 2011

Solicitud de

información

financiera al

Administrador

enviada.

31/05/11

SEGUNDO TRIMESTRE 2011:El administrador de lacopropiedad entregó lainformación financierarelacionada con las obras dereforzamiento estructural,acabados arquitectónicos yobras complementarias. Lainformación fue remitida a laSubdirección de ServiciosAdministrativos para susalvaguarda mediantememorando 201159176 del 31de mayo de 2011. Lainformación financiera reportadase encuentra en las carpetasCarpeta Certificación PagosBancolombia (Folios 1 al 184)Información financiera BancoHelm 2008 al 2010 (Folios 1 al153)PRIMER TRIMESTRE 2011Mediante oficio 2010104991 del24 de diciembre de 2010, elOrdenador del Gasto de launidad ejecutora uno de laContraloría de Bogotá, solicitóal Administrador de laCopropiedad que presentaraante el Consejo deAdministración, la informaciónque reposa en la Copropiedadsobre todos y cada uno de los

P A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



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No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

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INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

55 6

Dirección de Informática

04/04/11

Hallazgo 8. VIGENCIA 2009

2.2.2.3.2. La Contraloría deBogotá deja entrever falencias enla visibilidad frente al ciudadano através de la Web y bajo laprimicia de gobierno en línea encontradicción con ConstituciónPolítica en el Artículo209…….Estas son algunas de lasobservaciones:- Organigrama no perniteregresar a página principal.- No aparece número de fax odirección de correo de contacto.- Al seleccionar una opción en"Que hacemos", lo retorna a lapágina ppal.- No se permite ver de forma fácily directa el marco normativo de laentidad.- No es presentado el teléfono y/oextensión de los funcionarios quese relacionan en la página.- La información de la AuditoríaFiscal esta desactualizada.- El plan de compras aparecefechado con diciembre de 2011.- Se muestra un contenidodiferente en la opción "mapa desitio".- La dirección electrónica decontacto en el "buzón

La página Web de la entidad se encontraba desactualizada.

Elaborar elprocedimiento depublicación decomunicaciones electrónicas, donde seestablezca elinventario deinformación, losresponsables, laperiodicidad deactualización, la formay demás aspectosrelacionados.

Yolima Corred

or - Director

a Técnica

de Informá

tica

07/04/1130/07/2011

Reglamentar el

procedimiento de

comunicaciones

electrónicas de la

Entidad.

Publicación decomunicaciones electrónicas página WEB.

Se reglamentó elprocedimiento decomunicaciones electrónicas de laEntidad, que contenga el inventario de información, losresponsables, laperiodicidad deactualización, la

30/07/11

TERCER TRIMESTRE 2011:Mediante resoluciónreglamentaria 022 de agosto 1de 2011 se adoptó elprocedimiento para ladivulgación de informacióninstitucional versión 3.0, dondese establecen los aspectos atener en cuenta para lapublicación de información enlos medios electrónicos de laEntidad (secciones o temas,responsables, tiempos, reglasgenerales, reglas de seguridad,información a incluir en lapágina web, características delos documentos, entre otros).Se solicita el cierre de estehallazgo.

SEGUNDO TRIMESTRE 2011

Se encuentra en ejecución laelaboración del procedimientode comunicaciones electrónicasde la entidad.

P A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco

Seguimiento a septiembre de 2011:

Se verificó en la página web de laContraloria la resolución reglamentaria022 de agosto 1 de 2011, “Por la cual seadopta la nueva versión de unprocedimiento del Proceso de Enlacecon los Clientes de la Contraloría deBogotá D.C." - "Procedimiento para ladivulgación de información institucional"versión 3.0, en el cual se establecen losaspectos que se deben tener en cuentapara la publicación de información en losmedios electrónicos de la Entidad. Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse sugiere a la Auditoría Fiscal el cierredel hallazgo. Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse reitera a la Auditoría Fiscal el cierre delhallazgo.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

56 6

Subdirección Recurs

os Materiales


ieraDirecci

ón Administrativ

a y Financ

iera

04/04/11

Hallazgo 14 , 15 y 16. VIGENCIA2009

2.3.3. Evaluada la informaciónsolicitada relacionada con elComponente Plan Estratégico seobservo que la misma no esconfiable... ...creándoseincertidumbre en la informaciónpresentada en las relacionescontractuales de la vigencia 2009por parte de la Contraloría.

2.3.4. …Creándose incertidumbreen la información presentada porel sujeto de control, relacionadacon el plan de acción y la terceraentrega de la relación contractualde la vigencia 2009.

2.3.5. ...Evidenciándoseincoherencias e inconsistenciasen la información que manejanlas diferentes dependencias de laContraloría; en este casoespecífico las relacionadas conpresupuesto y contratación.

Por falta de claridad se envió diferentes respuestas al mismo requerimiento.

Reportar laInformación a nivelcontractual respaldadacon lo contenido en elsistema de informaciónSI CAPITAL ycertificada por elprofesional que laelabora y elsubdirector de área.

Ruth Marina Betanc

ourt Gómez - Subdire

cción Recurs

os Materia

les Subdire

cción Financi

era - Martha Villega

s - Subdire

cción Financi

era Sandra Lozano - Direcci

ón Administrativa

y Financi

era

7/04/2011 31/12/2011

que se disminuya

n en un 100% los errores

humanos en la

información rendida

y reportada

Modificación delproceso para elenvió derespuestas.

Respuestas soportadas por laejecución presupuestal enutilización del nuevosistema financiero

19/05/11

TERCER TRIMESTRE 2011.Mediante Memorando 60000-37531 del 9 de septiembre2011, la DirecciónAdministrativa remitió lavalidación de la cuenta decontratación,reportada en elmódulo SIVICOF, encumplimiento a lo establecidoen la Resolución No. 013 de2011. Igualmente, lacertificación firmada por elSubdirector de recursosmateriales, en lo que tiene quever con la veracidad de lainformación.

SEGUNDO TRIMESTRE 2011:Con memorando 60000 - 19310del 19 de mayo de 2011, laDirectora Administrativa yFinanciera comunica a lossubdirectores y funcionariospertenencientes al área que apartir de la fecha todos losinformes contractuales deberánestar soportados por el Sistemade Información SI CAPITAL ycertificada por el Profesionalque la elaborá y el Subdirectorque la avala.

P A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

57 6

Tesorería y

Profesional

Especializado (Contadora)

04/04/11


2.4.2.2.1. Se observa en lasconciliaciones bancarias, lapresentación de partidas antiguaspendientes de registrar en libros,como por ejemplo en el BancoDavivienda para la cuenta deahorros 0079-0025799-4 lasnotas débito por valor de $0.6millones del 24 de junio de 2009,por $ 6.9 millones del 14 deseptiembre de 2009 y por $1.0millón del 28 de diciembre de2009, las que aún permanecensin contabilizar, situación que sepuede evidenciar en laconciliación bancaria del mismobanco con fecha agosto 31 de2010. Lo anterior transgrede laResolución No.354 del 5 deseptiembre de 2007 “Por la cualse adopta el Régimen deContabilidad Pública” y se definesu ámbito de aplicación en sunumeral 2.7 Característicascualitativas de la informacióncontable publica, en sussubnumerales, 103.Confiabilidad, 104 Razonabilidad,105 Objetividad, 106Verificabilidad, 107 Relevancia108 Oportunidad, 110

No se identifica por parte de los usuarios de la contraloría el concepto por le cual se realiza la consignación

1. Contabilizar laspartidas pendientespor registrar en libros.

2. Modificar elProcedimiento para elManejo de Tesoreríaen el sentido de incluiruna actividad donde ladependencia exija alos usuarios deservicios entregar lacopia del recibo depago en la Tesoreríapara que ésta lagenere del sistemaOpget, con lossiguientes datosnombre, identificación,concepto valor y fechaconsignación.

Amparo Sierra Rueda - Tesorer

a y Adriana Melénd

ez - Profesi

onal Especializado (Contadora)

7/04/2011 31/12/2011

Contabilizar en un 100% las partidas

por registrar

en libros a partir del año 2011.

Reglamentar la

entrega de las copias del recibo de pago

en la tesorería por parte

de los usuarios

de servicios.

Ajuste departidas pendientes porregistrar.

Se contabilizaron laspartidas pendientes porregistrar en libros:SI 100%NO 0%

Se reglamentó en elprocedmiento deTesorería la entregade lascopias delrecibo depago porparte delos usuarios de

CUARTO TRIMESTRE 2011.Se están efectuando lasoperaciones de acuerdo con loinformado en el tercer trimestre.SE INCLUYÓ Y SOCIALIZÓEN EL PROCEDIMIENTO DETESORERIA EN LARESOLUCION 035 DE 2009que las dependenciasencargadas de la prestación delservicio o producto ( fotocopiasetc ) objeto del ingreso en lasctas bancarias de la ControlaríaSOLO LO DEBEN REALIZARUNICAMENTE CON LAPRESENTACION DEL ACTADE LEGALIZACION O RECIBODE CAJA que genera laTESORERIA de la Contraloríade Bogotá la cual se producecon la presentación alli de laconsignacion bancaria, quedebe hacer el tercero obeneficario de dicho servicio.TAMBIEN SE FIRMO ELCONVENIO DEIDENTIFICACION DERECAUDO EMPRESARIALCON EL BANCO DAVIVIENDApermitiendo con éste laidentificación a diario y entiempo real de lasconsignaciones evitando así al

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificada acta No. 6 de diciembre 13 de2011 de Comité Técnico de SostenibilidadContable, mediante la cual se revisaronlos tres (3) casos existentes de partidasconciliatorias en la cuenta de Ahorros0079-0025 799-4 Banco Davivienda,tomando la decisión de realizar los ajustespertinentes con Comprobantes-Actas deLegalizacióndo Nos.1057 valor$641.127.oo, No.1058 Valor$1,030,611,oo y No.1059 valor $116,900,oo del 22 de diciembre de 2011,quedando la conciliación bancaria sinpartidas pendientes de registrar.

Por la eficacia de la acción se sugiere a la Auditoría Fiscal el cierre de este hallazgo.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

58 6


ieraDirecci

ón Administrativ

a y Financ

iera

04/04/11


2.5.4.1.1. Se observa posibleincumplimiento a los lineamientosde política presupuestalestablecidos en la Circular 011del 31 de marzo de 2008,expedida por el Director Distritalde Presupuesto, que dice en sunumeral 1.1 Ejecución delPresupuesto y constitución de lasReservas Presupuestales.

Demoras en la actividad contractual y en la acción de la ordenación del gasto

Cumplir en formaestricta lo establecidoen la Resolución 011del 31 de Marzo de2008 expedida por elDirector Distrital dePresupuesto, en lorelacionado con laejecución delpresupuesto.

Martha Villega

s - Subdire

ctora Financi

era Sandra Lozano - Director

a Administrativa

y Financi

era

7/04/2011 31/12/2011

Ejecutar el presupues

to de gastos de funcionami

ento mínimo en 98% y el de gastos

de inversión

en un mínmo del

77%

Seguimiento a laejecución del presupuesto.

Presupuesto ejecutado dentro dela vigencia fiscal/ total delpresupuesto asignado para lavigencia *100

CUARTO TRIMESTRE 2011.Se continúa efectuando lasacciones propuestas en elestricto cumplimiento de laResolución 011 del 31 de marzode 2008. TERCER TRIMESTRE 2011. LaSubdirección Financiera estárealizando mensualmenteseguimiento a la ejecuciónpresupuestal, planteandorecomendaciones a la DirecciónAdministrativa. De otro lado elpresupuesto de inversión seenmarca dentro de cuatroproyectos que sonadministrados por gerentes deproyectos y se ha adoptadocomo estrategia frente a laejecución de los rubros deinversión la de adenlatar demanera rápida la contrataciónde conformidad con lospresupuestos contenidos en lafichas EBI Con corte al 31 deagosto de 20011. se haejecutado del presupuestoasignado para inversión el80.39% y efectuado pagos porde $1.339.629.062 equivante aun 37,69% del valorejecutado.Frente al pago de loejecutado se procederá a través

P


Verificada al 29 de diciembre de 2011, unaejecución del 97.01 del presupuestoasignado a la Contraloría de Bogotá parala Vigencia de 2011, Las ReservasPresupuestales tanto de Funcionamientocomo de Inversión están ejecutadas en un100%, según Informe de ejecución delPresupuesto de Gastos e Inversionessuministrado por la SubdirecciónFinanciera el dia 29 de diciembre de 2011.Continúa abierto el hallazgo.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

59 6


ieraDirecci

ón Administrativ

a y Financ

iera

04/04/11


2.5.4.1.2....En consecuencia yexceptuando el rubro de reservas presupuestales, la CB fue ineficazen un 2.64% equivalente a$2.057.0 millones ($3.236.6millones en el 2008, 4.72%) conrespecto a la meta de ejecuciónpresupuestal pasiva fijada, yademás tampoco fue económicoen cuanto al costo de oportunidadque representa el no uso de losrecursos para solucionar lasnecesidades más sentidas de laC.B. Los hechos son atribuibles ala falta de gestión administrativaen el buen uso de los recursos,los cuales inciden en las metasdel plan de desarrollo.

La Planeacion presupuestal se haceconforme a lanormatividad vigente, suejecución depende delas actividades que sedesarrollen enla vigencia.

Planear la ejecuciónpresupuestal de gastosgenerales e inversiónde la vigencia,previendo que elmonto de las reservasno superen loestablecido por la ley.

Martha Villega

s - Subdire

ctora Financi


a Administrativa

y Financi

era

7/04/2011 31/12/2011

Constituir las

reservas presupues

tales de modo que

no superen el

monto establecid

o por la Ley.

Valor reservas presupuestales constituidas *100 /valor reservas presupuestales programadas

CUARTO TRIMESTRE 2011.Para el año 2011 se handisminuido las reservaspresupuestales; las cifrasexactas se conocerán despuésdel cierre del año.TERCER TRIMESTRE 2011.El presupuesto de la vigencia2010, se elaboró de acuerdocon la metodología dada por laSecretaría de Hacienda;realizando el análisis yprogramación teniendo encuenta lo ejecutado en lavigencia 2009.SEGUNDO TRIMESTRE 2011El presupuesto de la vigencia2009, se elaboró de acuerdocon la metodología dada por laSecretaría de Hacienda;realizando el análisis yprogramación teniendo encuenta lo ejecutado en lavigencia 2008 . La DirecciónAdministrativa ha emitidocirculares recordando el envióde la planeacion de lasnecesidades de lasdependencias con el fin deplanear la ejecución delpresupuesto de la vigencia2010. Las circulares emitidasson: 60000-01160 del 05 de

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado al 29 de diciembre de 2011 unaejecución del 97.01 del presupuestoasignado a la Contraloría de Bogotá parala Vigencia de 2011. Las ReservasPresupuestales tanto de Funcionamientocomo de Inversión están ejecutadas en un100%, según Informe de ejecución delPresupuesto de Gastos e Inversionessuministrado por la SubdirecciónFinanciera el dia 29 de diciembre de 2011.Continúa abierto el hallazgo.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

60 6


ieraDirecci

ón Administrativ

a y Financ

iera

04/04/11


2.5.5.1. ...Lo anterior, en razón aque si bien las reservasdisminuyeron en un 49.86%frente al año anterior, al pasar de$5.059’3 millones en el 2008 a$2.536’9. Millones en 2009, secontinúa incorporado a lasiguiente vigencia el valor de lasreservas que se encuentran sinrespaldo financiero para sercanceladas con cargo alpresupuesto correspondiente.

Las reservas se constituyen al perfeccionar el contrato a finales de la vigencia para ejecutar en la vigencia siguiente Demora en la contratación y en el ordenador del gasto

Realizar elseguimiento trimestrala la ejecuciónpresupuestal con el finde mejorar y planificarlos gastos para que alfinal de la vigencia nose constituyanreservas superiores al2% del presupuesto engastos defuncionamiento y 15%en gastos de inversiónen cumplimiento de laley

Martha Villega

s - Subdire

ctora Financi


a Administrativa

y Financi

era

7/04/2011 31/12/2011

Constituir reservas

presupuestales

inferiores al 2% para gasto de

funcionamiento y del 15% en

gastos de inversión.

Seguimiento trimestral a laejecución presupuestal.

Se constituyeron reservas presupuestales inferiores al 2%para gasto defuncionamiento y del15% engastos deinversión:Sí: 100%.No: 0%.

CUARTO TRIMESTRE 2011. Para el año 2011 se handisminuido las reservaspresupuestales; las cifrasexactas se conocerán despuésdel cierre del año. TERCER TRIMESTRE 2011. LaSubdirección Financiera estárealizando mensualmenteseguimiento a la ejecuciónpresupuestal, planteandorecomendaciones a la DirecciónAdministrativa. De otro lado elpresupuesto de inversión seenmarca dentro de cuatroproyectos que sonadministrados por gerentes deproyectos y se ha adoptadocomo estrategia frente a laejecución de los rubros deinversión la de adenlatar demanera rápida la contrataciónde conformidad con lospresupuestos contenidos en lafichas EBI Con corte al 31 deagosto de 20011 se haejecutado del presupuetoasignado para inversión el80.39% y efectuado pagos porde $1.339.629.062 equivante aun 37,69% del valorejecutado.Frente al pago de loejecutado se procederá a través

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado al 29 de diciembre de 2011 unaejecución del 97.01 del presupuestoasignado a la Contraloría de Bogotá parala Vigencia de 2011. Las ReservasPresupuestales tanto de Funcionamientocomo de Inversión están ejecutadas en un100%, según Informe de ejecución delPresupuesto de Gastos e Inversionessuministrado por la SubdirecciónFinanciera el día 29 de diciembre de 2011.La Oficina de Control Interno verificará lascifras al finalizar la vigencia de 2011, unavez se haga el cierre financiero.Continúa abierto el hallazgo.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

61 6


os Materiales

04/04/11


2.6.1. ...Como se observa existeuna aplicación inadecuada de lasdisposiciones contenidas en elManual de Contratacion MCECB ,que es el documento que fija lasdirectrices y estándares parasimplificar y homogenizar lasactividades que se desarrollan enlas diferentes etapas del procesocontractual. En consecuencia,presuntamente se incumple elliteral b) del artículo segundo dela Ley 87 de 1993 ....

En el Contrato de Prestación de Servicios no se expresa claramente que existe personal con el perfil adecuado y no se cuenta con disponibilidad del mismo.

Incluir dentro de losconsiderandos de loscontratos dePrestación deServicios el contenidode la certificación deTalento Humano en elque se indique la noexistencia de personalcon el perfil que elcontrato requiere o suno disponibilidad encaso de existencia delmismo.

Ruth Marina Betanc


ctora de

Recursos

Materiales

7/04/2011 31/12/2011

Elaborar el 100% de

los contratos

de prestación

de servicios

de manera que

contengan la

certificación expedida

por Talento

Humano.

Elaboración decontratos de prestación deservicios.

No. decontratos de prestación de servicios suscritos que incluye lacertitifcación expedida por talento humano /No. decontratos de prestación de servicios suscritos *100

31/12/11

CUARTO TRIMESTRE 2011:En el ultimo trimestre sesuscribieron contratos deprestacion de servicios; sinembargo en los contratos asuscribir se incluira el contenidode la certificacion expedida porla Direccion de Talento Humanotal como se dispuso en elmemorando Nº 60300 - 19264de fecha 19 de Mayo de 2011.TERCER TRIMESTRE 2011 En la minutas de los contratos deprestación de servicios se estáincluyendo el contenido de lacertificación expedida por laDirección de Talento Humanodonde se indica la no existenciadel personal con el perfilrequerido como puedeobservarse en los contratos 12,15, 25 y 26 de 2011.Se solicita el cierre del hallazgoSEGUNDO TRIMESTRE 2011:Con memorando Nº 60300 -19264 de fecha 19 de Mayo de2011, el Subdirector deRecursos Materiales comunicaa todos los abogados que apartir de la fecha se debe incluiren las minutas de los contratosde prestación de servicios elcontenido de la certificación

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó que la Subdirección deRecursos Materiales, dentro de losconsiderandos de los contratos dePrestación de Servicios Personales noestá registrando el contenido de lacertificación de Talento Humano, en el quese indique la no existencia de personalcon el perfil que el contrato requiere o suno disponibilidad en caso de existencia delmismo.Contionúa abierto el hallazgo.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

62 6


os Materiales

04/04/11


2.6.2. … Dentro del examen yevaluación de control al contratoN° 33 de 2009, se evidencio laausencia de las órdenes de pagoN° 1533 de octubre 6 de 2009,1668 de octubre 29 de 2009, 09229 de enero de 2010, 319 demarzo de 2010, 491 de abril 14de 2010 y 620 de mayo 5 de2010. En consecuencia,presuntamente se incumple lonormado en los literales a), b), c)y e) del artículo segundo de laLey 87 de 1993 , artículos 1, 2, 3,4, 5 y 12 de la Ley 594 de julio 14de 2000...

No se encontró dentro de las carpetas todas las ordenes de pago de los contratos de tracto sucesivo.

Exigir mediante listade chequeo alinterventor ladocumentación soporte para la liquidación delcontrato, entre ellos laorden de pago, con elfin de ser incluida en lacarpeta contentiva delcontrato.

Ruth Marina Betanc


ctora de

Recursos

Materiales

7/04/2011 31/12/2011

Incluir en el 100% de los

contratos la

documentación

generada en las etapas

pre, contra y post

contractual.

Elaboración decontratos de prestación de servicios.

No decontratos con todala documentación exigida por la ley/ No decontratos suscritos durante lavigencia *100

31/12/11

CUARTO TRIMESTRE 2011:Mediante memorando No.60300-38837 radicaciónNo.2011101323 del 20 deoctubre de 2011, se solicito a latesorería enviar copia de laordenes de pago para serincluidas en las carpetas de loscontratos. En relación con elcontrato 33 de 2009, lasórdenes de pago Nº 1533 deoctubre 6 de 2009, 1668 deoctubre 29 de 2009, 092 del 29de enero de 2010, 319 demarzo de 2010, 491 de abril 14de 2010 y 620 de mayo 5 de2010, fueron incluidas en lacarpeta del contrato. Se solicitael cierre del hallazgoSEGUNDO TRIMESTRE 2011:Con circular Nº 201159135 del31 de mayo de 2011 se reiteróa los interventores susobligaciones en cumplimientode las normas que regulan lamateria y con memorandos Nº60300- 19425 y 60300-19436de fecha 20 de Mayo de 2011,se le asigno al técnicoencargado del archivo y a lasecretaria de la Subdirección deRecursos Materiales la revisiónde las ordenes de pago de los

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó en la carpeta contentiva delcontrato No.33 de 2009 del folio No.204 al207 copia de las ordenes de pago Nos 92,491, 620 de 2010 y No.1668 de 2009.Actualmente la Direccción Administrativa yFinanciera a través de la Subdirección deRecursos Materiales utiliza la lista dechequeo para verificar que las carpetascontentivas de los contratos contengantoda la documentación exigida hasta laliquidación de los mismos.Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse sugiere a la Auditoría Fiscal el cierredel hallazgo.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

63 6


os Materiales

04/04/11

Hallazgo 23 y 26. VIGENCIA2009

2.6.3. Dentro del texto de lospliegos de condiciones (contrato51/2009), no se estipuló que estedocumento fuere allegado enoriginal y forma legible.........Con la celebración de lacontratación estatal no solo sebusca la prestación de un servicioo la adquisición de un bien,también se debe proteger a laentidad respecto de riesgos,determinando en forma clara quelos documentos sean legibles yoriginales. En consecuencia, seincumple lo normado en losliterales a), b) y f) del artículosegundo de la Ley 87 de 1993...

2.6.6. Por la inadecuada gestióndocumental en la carpetacontentiva de la parteprecontractual...

El oferente aporta copia de un documento que no es legible por lo tanto no se puede determinar su legalidad.

Realizar control ysupervisión a larecepción dedocumentos establecidos en lospliegos decondiciones, con el finde determinar suveracidad.

Ruth Marina Betanc


ctora de

Recursos

Materiales

7/04/2011 31/05/2011

Controlar que el

100% de los

contratos contengan

la document

ación original.

Supervisión ycontrol de ladocumentación delos contratos.

No decontratos suscritos con documentos originales / No decontratos suscritos durante lavigencia *100

31/12/11

CUARTO TRIMESTRE 2011:En los procesos de contrataciónse vienen solicitando losdocumentos originales como sepuede observar en los procesosde selección abreviada No.28 y31 del 2011. Se solicita el cierredel hallazgo.SEGUNDO TRIMESTRE 2011:Con memorando Nº 60300 -19264 de fecha 19 de Mayo de2011, el Subdirector deRecursos Materiales informó atodos los abogados que a partirde la fecha se debe solicitar aquien corresponda el proceso,revisar que todos losdocumentos que se alleguendentro de los procesos deselección por parte de losoferentes deben ser originales .

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó en los contratos Nos. CPS048/2011, Invitación Pública 19/2011,Invitación Pública No.5/2011, CPS38/2011,CPS 037/2011 y No. 33/2011 ladocumentación soporte en original y ls queson copias legibles y debidamentefoliados..Por el cumplimiento y eficacia de laacción, se sugiere a la Auditoría Fiscal elcierre de este hallazgo.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

64 6


os Materiales

04/04/11


2.6.4. Se constató la existenciade dos documentos que serefieren al objeto a adquirir por laContraloría de Bogotá concontenidos diferentes...Esta situación evidencia laaplicación inadecuada decontroles e intervención de laOficina Asesora de ControlInterno; así como la ausencia deambiente de autocontrol-actividades de control-autoevaluación-autogestión ycontrol del riesgo en laelaboración de los pliegos decondiciones, máxime cuando sondocumentos de consulta. Estogenera riesgo en el manejo de lainformación, dificulta la consulta yevaluación por parte defuncionarios de la OficinaAsesora de Control Interno de laContraloría de Bogotá yorganismos de control....

Inadecuado manejo del archivo de contratos por cuanto se encontró el ECO inicial y el ECO final

Legajar en la carpetade Contrataciónúnicamente losdocumentos definitivosque se generan dentrodel contrato.

Ruth Marina Betanc


ctora de

Recursos

Materiales

7/04/2011 31/12/2011

Legajar dentro de

las carpetas

contentivas de los contratos suscritos durante la vigencia el 100% de los ECOs definitivos.

Supervisión ycontrol de ladocumentación delos contratos.

No decontratos suscritos con losestudios de conveniencia yoportunidad - ECOfinal / Node contratos suscritos *100

31/12/11

TERCER TRIMESTRE 2011 En la Subdirección de RecursosMateriales reposa la carpetaque contiene los antecedentesy/o borradores de los Estudiosde Conveniencia y Oportunidadque se que se generan dentrode los procesos contractualesSe solicita el cierre del hallazgoSEGUNDO TRIMESTRE 2011:Con memorando Nº 60000 -18932 de fecha 18 de Mayo de2011, la DirectoraAdministrativa y Financieracomunica a todos los abogadosy al Subdirector de RecursosMateriales, que a partir de lafecha se debe abrir una carpetapor abogado para guardar losborradores de los Estudios deConveniencia y Oportunidadque se generen dentro de losprocesos y en la carpeta de loscontratos solo debe reposar elultimo ECO revisado yaprobado por quien lleve elproceso.

P

Seguimiento a septiembre de 2011Verificado el memorando No.60300-34665del 24 de agosto del 2011 mediante elcual la Subdirección de RecursosMateriales designó un ProfesionalUniversitario (Abogado) con el objeto deque presente un informe mensual de larevisión de todos los contratos.En la Subdirección de RecursosMateriales reposa la carpeta que contienelos antecedentes y/o borradores de losEstudios de Conveniencia y Oportunidadque se generan dentro de los procesoscontractuales.Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse sugiere a la AF el cierre de estehallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Se sugiere a la AF el cierre de este hallazgo.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

65 6

Subdirección

de Recurs

os Materiales

04/04/11


2.6.5. En la elaboracioón de losestudios previos a la celebraciónde los contratos en la Contralorade Bogotá, en la carpetacontentiva de parteprecontractual........En la carpeta bajo objeto de laevaluación obra otro documentode estudios previos el cual en elnumeral 3 sobre“FUNDAMENTOS JURIDICOSQUE SOPORTAN LAMODALIDAD DE SELECCIÓN”refiere la actividad al “Literal b)Numeral 120 del articulo 2 de laley 1150” ese literal se refiere alfactor de la cuantía expresada ensalarios mínimos legalesmensuales vigentes, disposiciónque no es aplicable al proceso deselección abreviada, las normasvigentes aplicables al tema en laépoca de los hechos son losartículos 16 y SS del decreto2474 de 2008, en concordanciacon lo dispuesto en el decreto2025 de 2009.... ...Enconsecuencia, presuntamente seincumple lo normado en losliterales b) y e) del artículosegundo de la Ley 87 de 1993;

Los ECOs hacen alusión a una norma

que no es aplicable al

caso.

Actualizar el formatomodelo de losEstudios deConveniencia en elaspecto normativo.

Ruth Marina Betanc


ctora de

Recursos

Materiales

7/04/2011 31/12/2011

Actualizar en el

100% la normatividad vigente

en el formato

modelo de los

Estudios de

Conveniencia que

soportan los

contratos.

Actualización normativa formatos de losECOs.

Se actualizó la normatividad vigenteen elformato modelo de losEstudios de Conveniencia yOportunidad:

SI: 100%NO: 0%

30/09/11

CUARTO TRIMESTRE 2011:Se continua el seguimiento altrimestre anterior, ya que lasdependencias vienendiligenciando el formatoactualizado para la adquisiciónde bienes, obras y serviciospara su normal funcionamiento. TERCER TRIMESTRE 2011Continua el seguimiento deltrimestre anterior.Se solicita el cierre del hallazgoSEGUNDO TRIMESTRE 2011:Se actualizó el formato deacuerdo con la normatividadvigente y con circular Nº 21585del 3 de Junio de 2011 sesocializó a todos los directores,Jefes de oficina, Subdirectores,Auditor Fiscal, Grupo Especialde Apoyo y fiscalización y alContralor Auxiliar lasmodificaciones realizadas alformato de Estudio deConveniencia y Oportunidad .

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificaron las modificaciones delFormato utilizado para los EstudisoPrevios para la Celebración de Contratosen la Contraloria de Bogotá, de acuerdocon el proceso de contratación requeridapor la entidad. El Item 3.-"FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUESOPORTAN LA MODALIDAD DESELECCIÓN" del formato es verificado ydiligenciado en el Formato en cuanto a laNormatividad por la Subdirección deRecursos Materiales según laContratación a realizarse.Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse sugiere a la Auditoría Fiscal el cierre deeste hallazgo.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

66 6

Subdirección

de Recurs

os Materiales

04/04/11


2.6.7. ....la póliza rige un díaantes de su expedición. Hechoque se repite en el Anexo No. 2.… Si bien es cierto que deacuerdo con lo dispuesto en lanormatividad que se cita aposteriori el contratista es elresponsable de prestar lagarantía única, de conformidadcon lo establecido por numeral 19del artículo 25 de la ley 80 de1993 y el artículo 1 del Decreto4828 de 2008, también es ciertoque a la entidad contratante lecompete evaluar la suficiencia delas coberturas, las fechas deexpedición y vigencia a fin degarantizar el cumplimiento de susobligaciones, con el objeto deproceder o no a la aprobación dela misma. En consecuencia,presuntamente se incumple lonormado en los literales a), b), e)y f) y del artículo segundo de laLey 87 de 1993.....

En la revisión de los contratos suscritos en la vigencia 2009 la Auditoria Fiscal encontró que la póliza rige un día antes de su expedición

Verificar que laspólizas cumplan con losolicitado en lascláusulas del contratoreferente a lascoberturas.

Ruth Marina Betanc


ctora de

Recursos

Materiales

7/04/2011 31/12/2011

Verificar que el

100% de las pólizas cumplan con lo

establecido en las

cláusulas de los

contratos.

Verificación depólizas.

No. depólizas verificadas *100 /No. depólizas expedidas.

31/12/11

CUARTO TRIMESTRE 2011:Se verifican por parte delSubdirector de RecursosMateriales y DirectoraAdministrativa la totalidad delas pólizas para que cumplancon lo solicitado en el contrato.Se solicita el cierre del hallazgo. TERCER TRIMESTRE 2011Los Profesionales (Abogados)revisan que las pólizas cumplancon las coberturas solicitadasen el contrato para que con suVo.Bo. sean aprobadas por elSubdirector de RecursosMateriales y DirectoraAdministrativa Se solicitael cierre del hallazgo .SEGUNDO TRIMESTRE 2011:Con memorando Nº 60300 -19264 de fecha 19 de Mayo de2011, el Subdirector deRecursos Materiales informó atodos los abogados que a partirde la fecha se debe verificarque las pólizas cumplan con losolicitado en los contratos yestén de acuerdo con la Ley.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó en los Contratos Nos. Nos.CPS048/2011, Invitación Pública 19/2011,Invitación Pública No.5/2011, CPS38/2011,CPS 037/2011 y No. 33/2011quelas pólizas rigen despues de la fecha desu expedición y se encuentran aprobadaspor un abogado de la Subdirección deRecursos Materiales. De igual manera severificó que el Subdirector de RecursosMateriales mediante memorando Nº60300 - 19264 Rad.201156325 de 19-06/2011, solicita a los abogados de laDir.Administrativa verificar que las pólizascumplan con las coberturas solicitadas enlas cláusulas del contrato. Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse sugiere a la Auditoría Fiscal el cierre deeste hallazgo.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

67 6

Subdirección Servici

os Administrativ

osDespa

cho Señora Contralor de

Bogotá

04/04/11


2.7.1. .No se evidenció el actoadministrativo mediante el cualfuere designado el GestorAmbiental de la entidad, como loestipula el Decreto No. 243 de2009 “Por el cual se reglamentala figura del Gestor Ambientalprevista en el Acuerdo 333 del2008”, situación que no permiteidentificar el nivel deresponsabilidad....

No se habia elaborado el acto administrativo

Expedir actoadministrativo por elcual se designa elgestor ambiental, deacuerdo connormatividad vigente.

Luz Nery

Bacares de

Olarte - Subdire

ctora de

Servicios

Administrativo

s.Despac

ho Contralor de

Bogotá - Mónica Certaín Palma -Despac

ho Contralor de

Bogotá

7/04/2011 31/12/2011

Expedir acto

administrativo que designa gestor

ambiental.

Expedición actoadministrativo dedesignación delgestor ambiental.

Se expidió elacto administrativo quedesigna elgestor ambiental.

SI: 100%NO: 0%

CUARTO TRIMESTRE: Elproyecto de Resolución quedesigna la figura de GestorAmbiental en la entidad, hasufrido tres modificaciones en laDireción Administrativa yFinanciera en el ultimo trimestrede 2011, finalmente se envíopara una nueva revisión técnicay juridica mediante memoradointerno con número de radicado2011127507 de 05/12/2011.TERCER TRIMESTRE 2011 Elproyecto de Resolución para ladesignación del GestorAmbiental de la entidad seenvío a la Dirección dePlaneación medianteMemorando interno conradicado # 201165691, proceso# 272430, quien a su vezremitió el proyecto a la OficinaAsesora Jurídica para surevisión.La Oficina Asesora Jurídicamediante memorando internocon radicado # 201167424,devolvió el proyecto con el finde que se realicen los ajustespertinentes. La DirecciónAdministrativa y Financieraajusta el documento y lo remitenuevamente mediante

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que mediante ResoluciónReglamentaria 038 del 28 de diciembre de2011, "Por la cual se designa la figura deGestor Ambiental para la Contraloría deBogotá D.C.". en su Artículo primero, sedesigna como Gestor Ambiental de laContraloría de Bogotá D.C., al (la)Subdirector (a) de ServiciosAdministrativos de la Entidad, actualmenteen cabeza de la doctora Luz Nery Bácaresde Olarte, identificada con la cédula deciudadanía No.23778.512.Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse sugiere a la Auditoría Fiscal el cierre deeste hallazgo.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Modificar elProcedimiento para laPlanificación, Ejecución, Modificación yEvaluación de lacapacitación, en elsentido de insertar unpunto de control quegarantice lacoordinación en laprogramación de lasacciones de formacióncon las diferentesdependencias de laEntidad, de tal formaque no afecte laslabores misionales dela Entidad.

Dirección de

Talento Human

oDirección de

Capacitación y Cooperación

Técnica Director Técnico

de Planea

ción

05/07/11 31/12/11 100%

Seguimiento a diciembre de 2011:La ejecución de la accción corresponde ala Dirección de Capacitación.

A 21/12/11

Debilidades en el seguimiento por parte del supervisor

Especificar en el Oficiode designación deinterventoría lasobligaciones yresponsabilidades acargo del interventor,conforme a lamodalidad delcontrato.

Lina Maria Bueno MosqueraDirectora Administrativa y Financiera

05/07/11 31/12/11 100%

Número de Oficios

de designaci

ón de intervento

ria que especifiqu

en las obligacion

es y responsabilidades

del intervento

r / Número

de contratos

que requieren interventoría X100.

CUARTO TRIMESTRE 2011:Los memorandos dedesignación de supervisión seelaboran indicando la totalidadde las obligaciones alsupervisor de acuerdo a lamodalidad del contrato. Sesolicita el cierre del hallazgo.TERCER TRIMESTRE 2011: LaDirectora Administrativamediante memorando 60000-32878 de fecha 12 de agosto de2011 solicita a los funcionariosdel nivel Técnico y/o Auxiliarque proyectan memorandos desupervisión y/o interventoríadeberán denominarlo deacuerdo a su naturaleza e incluir de manera expresa lasfunciones a realizar por partedel interventor/o supervisor. Sesolicita el cierre del hallazgo

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó en los Contratos Nos. Nos.CPS048/2011, Invitación Pública 19/2011,Invitación Pública No.5/2011, CPS38/2011,CPS 037/2011 y No. 33/2011queen los memorandos de designación deinterventoria se especifican lasobligaciones y responsabilidades de losinterventores conforme a la modalidad delcontrato.Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse sugiere a la Auditoría Fiscal su cierre.

Blanca

Isabel Rodríguez Sáen

68 6 04/08/11

Hallazgo 2. OEI - Vigencia 2007-2010.

2.1.2. Inadecuada supervisión enel convenio N° 154 de 2008,celebrado entre la Contraloría deBogotá, D.C. y la Organizaciónde Estados Iberoamericanos parala Educación, la Ciencia y laCultura OEI. Planeaciónprograma de capacitación.

2.1.3. Inadecuada supervisión enel convenio N° 154 de 2008,celebrado entre la Contraloría deBogotá, D.C. y la Organizaciónde Estados Iberoamericanos parala Educación, la Ciencia y laCultura OEI. Certificación aAuditores internos.



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Debilidades en el seguimiento por parte del supervisor

Designar unfuncionario de laDirección Administrativa yFinanciera, para quetrimestralmente reviselas carpetas de loscontratos que lorequieran y generealarmas deseguimiento a lasfunciones de losinterventores.

Lina Maria Bueno MosqueraDirectora Administrativa y Financiera

05/07/11 31/12/11 100%

Se designó el funcionari

o que trimestral

mente revisará

las carpetas

de los contratos

y generará alarmas

de seguimien

to a las funciones

de los intervento

res.Si. 100%No: 0%

TERCER TRIMESTRE 2011. El Subdirector de RecursosMateriales mediantememorando 60300-34665 del24 de agosto del 2011 designóun Profesional Universitario deesta Subdirección, para quepresente un informe mensual dela revisión de todos loscontratos, con la finalidad deverificar que los supervisoresy/o interventores esténcumpliendo con su obligaciónde velar por el debidoacatamiento de las obligacionescontractuales, de conformidadcon el artículo 4 de la Ley 80,de 1993, del Manual deContratación y de la Resolución112 de 2009 .Se solicita elcierre del hallazgo

T


Verificado el memorando No.60300-34665del 24 de agosto del 2011 mediante elcual la Subdirección de RecursosMateriales designó un ProfesionalUniversitario (Abogado) con el objeto deque presente un informe mensual de larevisión de todos los contratos.

Por el cumplimiento y eficacia de laacción, se sugiere a la AF el cierre de estaacción.

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado el memorando No. 60300-34665 del 24 de agosto del 2011 medianteel cual la Subdirección de RecursosMateriales, designó un ProfesionalUniversitario (Abogado) con el objeto deque presente un informe mensual de larevisión de todos los contratos.

Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse sugiere a la AF su cierre.

Sáenz y

María Yazm

ín Ávila Pacheco

Auditores internos.

A* 21/12/11



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

69 6 04/08/11

Hallazgo 3. OEI - Vigencia2007-2010.

2.1.4 Hecho irregular de presuntoHallazgo administrativo por lainadecuada construcción delobjeto contractual, del Convenio154 de 2008.

Deficiencia en la construcción del objeto contractual .

Establecer en el objetodel contrato respectivouna correlación directacon las obligacionesespecificas establecidas en elcontrato.

Lina Maria BuenoDirectora Administrativa y FinancieraGustavo MonzónSubdirector deRecursos MaterialesAdibi Jalima JalafesRuth Marina Betancur GomezJose deJesús Gil BarretoAndrea Rodrigu

14/07/11 31/12/11 100%

Contratos suscritos

con objetos

contractuales

directamente

relacionados con las obligacion

es especificas / Total

Contratos suscritos

en la vigencia

*100

CUARTO TRIMESTRE 2011:Se continua con el seguimientodel trimestre anterior, sinembargo en los conveniosfuturos se definirá claramente elobjeto contractual. Se solicitael cierre del hallazgo.TERCER TRIMESTRE2011.Mediante circular 60000- 17817del 14 de septiembre de 2010,la Directora Administrativa, deese entonces, solicita a losdirectivos de la entidad quepara la elaboración de contratosse debe tener en cuenta que enlos estudios de conveniencia yoportunidad se defina conmayor precisión y contundenciala redacción del objetocontractual del servicio que sepretenda contratar para elcumplimiento de la misióninstitucional.Se solicita el cierre del hallazgo

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó en los Contratos Nos. CPS048/2011, Invitación Pública 19/2011,Invitación Pública No.5/2011, CPS38/2011,CPS 037/2011 y No. 33/2011 queexiste correlación directa entre el objetodel contrato y y las obligacionesespecíficas establecidas en los mismos.Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse sugiere a la Auditoria Fiscal el cierredel hallazgo.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

70 6 04/08/11


2.1.5 Hecho irregular de presuntoHallazgo administrativo porincumplimiento de lo dispuesto enel procedimiento para lascompras en la Contraloría deBogotá D.C.

Falta de controles internos eficientes

Implementar unformato de lista dechequeo, con el fin dedar cumplimiento a losregistros establecidosen el procedimientopara las compras deacuerdo al proceso.


01/07/11 31/12/11 100%

Lista de Chequeo Implemen

tada:SI: 100%NO : 0%

CUARTO TRIMESTRE 2011:Se elaboro lista de chequeopara análisis y aprobación porparte del subdirector derecursos materiales. Se solicitael cierre del hallazgo.TERCER TRIMESTRE 2011: LaDirectora Administrativamediante memorando 60000-32878 de fecha 12 de agosto de2011 solicita a los Profesionales(Abogados) y Técnicosimplementar y diligenciar elformato denominado lista dechequeo por cada uno de loscontratos como puede versereflejado en los contratos 01, 03, 04, 13 de 2010.Se solicita el cierre del hallazgo

T


Se verificó que la lista de chequeo paradar cumplimiento a los registrosestablecidos en el procedimiento para lascompras de acuerdo al proceso, seencuentra actualizada conforme a laResolución Reglamentaria No.035 dediciembre 30 de 2009, pero a la fecha dela visita se están registrando y verificandoen ellas los documentos soportes de loscontratos. Verificado en los ContratosNos.CPS 048/2011, Invitación Pública19/2011, Invitación Pública No.5/2011,CPS 38/2011, CPS 037/2011 yNo.33/2011.Continúa abierto el hallazgo paraseguimiento.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

71 6 04/08/11

Hallazgo 5. OEI - Vigencia 2007-2010

2.1.6 Hecho irregular de presuntoHallazgo administrativo conincidencia disciplinaria, por fallasen la etapa de planeación yelaboración de los EstudiosPrevios del Convenio deCooperación Nº 158 del 18 dediciembre del 2008.

En los estudios previos los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad de selección no estaban aprobados por el abogado

Revisar por parte delabogado losfundamentos jurídicosque soportan lamodalidad deselección de losestudios previos consu Vo.Bo.


01/07/11 31/12/11 100%

No. de ECOs con

los fundamen

tos jurídicos

vigentes y aprobados por el

abogado/No. de

contratos soportado

s con ECOs* 100%

CUARTO TRIMESTRE 2011:Se viene revisando los ECOSpor parte de los abogados de laSubdirección de RecursosMateriales con el selloestablecido para el efecto. Sesolicita el cierre del hallazgo.TERCER TRIMESTRE 2011: LaDirectora Administrativamediante memorando 60000-32878 de fecha 12 de agosto de2011 solicita a los funcionariosdel Nivel Profesional y/oEspecializado (Abogados)asignados a cada procesodeberán verificar que losfundamentos jurídicos para lamodalidad de selección, queestipulan en los Estudios deConveniencia y Oportunidadestén vigentes y acordes a LeySe solicita el cierre del hallazgo

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó en los Contratos Nos. CPS048/2011, Invitación Pública 19/2011,Invitación Pública No. 5/2011, CPS38/2011, CPS 037/2011 y No. 33/2011,que los Estudios de Conveniencia yOportunidad se encuentran revisados porlos abogados de la Subdirección deRecursos Materiales conforme a lasinstrucciones impartidas por la DirecciónAdministrativa y Financiera.Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse sugiere a la Auditoría Fiscal el cierre deeste hallazgo.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

En los oficios no se incluian las obligaciones que deben cumplir sus integrantes.

Especificar dentro delos oficios deconformación de loscomités Operativos y/oEvaluadores taxativamente lasobligaciones quedeben cumplir susintegrantes.

Lina Maria BuenoDirectora Administrativa y Financiera

01/07/11 31/12/11 100%

Se incluyeron

las obligaciones en el oficio de

los integrante

s que conforma

n el comité.

SI:100%.NO: 0%.

CUARTO TRIMESTRE 2011:Vale la pena aclarar que en este convenio se estableció elcomité operativo y las funcionesdel mismo dentro delclausulado, por tanto susobligaciones estaban definidasde manera precisa. Se solicitael cierre del hallazgo.TERCER TRIMESTRE 2011. Mediante ResoluciónReglamentaria 018 de julio 8 de2010 se instituye el Comité deEvaluación en los procesos deselección de contratistas que ensu artículo segundo establecelas funciones que debe realizardicho comité. Se solicita el cierre del hallazgo

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que durante la vigencia2011, se suscribieron conveniosinteradministrativos relacionados conutilización de base de datos mutuas sinvalor- sin ejecución de recursos. Noreunen características para conformarcomités operativos de convenios.Por la eficacia de la acción, se sugiere a laAuditoría Fiscal el cierre del hallazgo.

Blanc



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Se cumplieron algunas funciones del Comité.

Reportar lasevidencias de lasactuaciones desarrolladas encumplimiento de lasfunciones asignadasdel Comité Operativopara que haga partedel archivo.


01/07/11 31/12/11 100%

No de reportes

del comité Operativo/

No de reuniones pactadas

en el convenio

o contratos * 100%

CUARTO TRIMESTRE 2011:Continua el seguimiento deltrimestre anterior, sin embargovale la pena aclarar que encomité operativo se establecióúnicamente para este convenio;sin embargo para los próximosConvenios de Cooperación endonde se establezca un ComitéOperativo, se definirán conexactitud las funciones,reuniones, registros deseguimiento informes de lagestión desarrollada, calidad delos bienes y serviciosadquiridos por la entidad. Sesolicita el cierre del hallazgo.TERCER TRIMESTRE 2011. Para los próximos Convenios de Cooperación en donde seestablezca un ComitéOperativo, se definirán conexactitud las funciones,reuniones, registros deseguimiento informes de lagestión desarrollada, calidad delos bienes y serviciosadquiridos por la entidad, comouna instancia de evaluación yseguimiento al Convenio pararealizar los ajustes necesarios oredefinir las acciones a llevar acabo.

T

Seguimiento a septiembre de 2011:La Contraloria de Bogotá D.C. medianteResolución Reglamentaria No.018 del 8de julio de 2010 instituyó el Comité deEvaluación en los Procesos de Selecciónde Contratistas, sus funciones severificarán en el seguimiento de diciembrede 2011.Continúa abierto el hallazgo.

Seguimiento a diciembre de 2011:Durente la vigencia 2011 se suscribieronconvenios interadministrativosrelacionados con utilización de base dedatos mutuas sin valor- sin ejecución derecursos, No reunen características paraconformar comités operativos deconvenios.Por la eficacia de la acción, se sugiere a laAuditoría Fiscal el cierre del hallazgo.

A* 21/12/11

a Isabel Rodríguez Sáenz y

María Yazm

ín Ávila Pacheco

72 6 04/08/11


2.1.7 "Hecho irregular depresunto Hallazgo administrativocon incidencia disciplinaria, porincumplimiento de las funcionesasignadas a los integrantes delComité Operativo del Conveniode Cooperación……"



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

73 6 04/08/11

Hallazgo 7. OEI - Vigencia2007-2010

2.1.8 Hecho irregular de presuntoHallazgo administrativo conincidencia disciplinaria, porirregularidades en el ejercicio dela función de supervisión en laejecución contractual.

Debilidades en el seguimiento por parte del supervisor.

Solicitar a losinterventores que enlos informesmensuales se señaleel tipo de evidencia, ellugar y la cantidad dedocumentos remitidos


01/07/11 31/12/11 100%

Se solicitó a los

interventores los

informes mensuale

s: SI:100%.NO: 0%.

CUARTO TRIMESTRE 2011:Continua seguimiento deltrimestre anterior.TERCER TRIMESTRE 2011 El Subdirector de RecursosMateriales mediantememorando 60300-34665 del24 de agosto del 2011 designóun Profesional Universitario deesta Subdirección, para quepresente un informe mensual dela revisión de todos loscontratos, con la finalidad deverificar que los supervisoresy/o interventores esténcumpliendo con su obligaciónde velar por el debidoacatamiento de las obligacionescontractuales, de conformidadcon el artículo 4 de la Ley 80,de 1993, del Manual deContratación y de la Resolución112 de 2009 . Se solicita el cierre del hallazgo

T

Seguimiento a septiembre de 2011:Verificado el memorando No.60300-34665del 24 de agosto del 2011 mediante elcual la Subdirección de RecursosMateriales designó un ProfesionalUniversitario (Abogado) con el objeto deque presente un informe mensual de larevisión de todos los contratos.Por la eficacia de la acción, se sugiere a laAuditoría Fiscal el cierre del hallazgo.Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado el memorando No.60300-34665del 24 de agosto del 2011 mediante elcual la Subdirección de RecursosMateriales designó un ProfesionalUniversitario (Abogado) con el objeto deque presente un informe mensual de larevisión de todos los contratos.Por el cumplimiento de la acción se reiteraa la AF el cierre de este hallazgo.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco

Deblidades en la implementación del aplicativo

Solicitar por escrito laintervención técnica dela Dirección deInformática para dejarfuncionando al 100%el Aplicativo de hojasde vida – SUGAR.

Janeth RodriguezSubdirectora de Gestión del Talento Humano.

01/07/11 31/12/11 100%

Se actualizó

el aplicativo SUGAR:SI:100%.NO: 0%.

CUARTO TRIMESTRE 2011; Se continua con el seguimientodel trimestre anterior. Sesolicita el cierre del hallazgo.TERCER TRIMESTRE 2011Mediante memorando 60000-37689 del 12 de agosto de 2011se solicitó a la Dirección deInformática información sobre elestado actual y avance delaplicativo SUGAR. La Direcciónde Informática dio respuestamediante memorandos No.201166021 de junio 17 de 2001y No. 201176014 de julio 14 de2011, sobre el funcionamientodel aplicativo SUGAR ç

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Falta validar que la informacióndigitalizada corresponda a la informaciónen físico por parte de la Subdirección deTalento Humano, para lo cual la Direcciónde Informático proporcionará tres (3)Scáneres y tres (3) computadores, paraque ellos aporten el personal necesariopara la culminación de las acciones.Continúa abierto el hallazgo.

Blanca

Isabel Rodrí




FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

Comunicar mediantememorando por partede la Dirección deInformática laliberación de lossoftware oficiales oaplicaciones de uso dela Contraloría deBogotá

Yolima Corredor RomeroDirectora deInformática

01/07/11 31/12/11 100%

Se comunicó

la liberación

de los software

oficiales o aplicaciones de uso:SI: 100%.NO : 0%.

CUARTO TRIMESTRE 2011En el seguimiento anterior sesolicitó el cierre del hallazgo.TERCER TRIMESTRE 2011Mediante memorandos No.201166021 de junio 17 de 2001y No. 201176014 de julio 14 de2011, se reiteró a la Direcciónde Talento Humano ladisponibilidad y elfuncionamiento del aplicativoSUGAR para la verificación dela información cargada y supermanente uso y actualizaciónde la información. Se habrindado el apoyo técnicorequerido para el normalfuncionamiento del aplicativo yse realizaron nuevamentecuatro jornadas de capacitacióna 3 funcionarios de laSubdirección de Gestión deTalento Humano (27 de julio, 3-9-25 de agosto). Se solicita el cierre del hallazgo.

T

Rodríguez Sáenz y

María Yazm

ín Ávila Pacheco

74 6 04/08/11

2.1.9 Hecho irregular depresunto HallazgoAdministrativo con IncidenciaDisciplinaria y Fiscal, porirregularidades e inconsistenciaspresentadas en el aplicativoSUGAR

A 21/12/11



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

75 6 04/08/11

Hallazgo 9. OEI - Vigencia 2007-2010.

2.1.10 Hecho irregular depresunto hallazgo administrativocon incidencia disciplinaria porinconsistencias en la coberturadel objeto del Convenio No. 120de 2009

El estudio de conveniencia y oportunidad no estableció de manera detallada las y precisa la identificación de la necesidad

Revisar que losestudios deconveniencia yoportunidad contenganen forma clara yprecisa, laidentificación de lanecesidad y lanaturaleza objeto delcontrato


01/07/11 31/12/11 100%

No. de ECOs con

los fundamen

tos jurídicos

vigentes y aprobados por el

abogado/No. de

contratos soportado

s con ECOs* 100%

CUARTO TRIMESTRE 2011:El ECO es revisado por elabogado que tiene el proceso,el Subdirector de RecursosMateriales, el asesor y laDirectora Administrativa. Sesolicita el cierre del hallazgo.TERCER TRIMESTRE 2011: LaDirectora Administrativamediante memorando 60000-32878 de fecha 12 de agosto de2011 solicita a los ProfesionalesUniversitarios y/oEspecializados (Abogados) quedeberán vigilar y responder porel contenido jurídico de losestudios de Conveniencia yOportunidad a fin de daraplicación a los principiosestablecidos en Ley y velarporque los procesosadelantados se enmarquen enlos mismos os, para lo cualdeberán utilizar el sello deaprobación creado

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó en los Contratos Nos.Nos.CPS048/2011, Invitación Pública 19/2011,Invitación Pública No. 5/2011, CPS38/2011, CPS 037/2011 y No. 33/2011que los Estudios de Conveniencia yOportunidad se encuentran revisados porlos abogados de la Subdirección deRecursos materiales conforme a lasinstrucciones impartidas por la DirecciónAdministrativa y Financiera.Por el cumplimiento y eficacia de laacción, se sugiere

a la Auditoría Fiscal el cierre de estehallazgo.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

76 6 04/08/11


2.1.11 Hecho irregular depresunto Hallazgo administrativocon presunta incidenciadisciplinaria, por fallas en laelaboración de estudios previos ala suscripción de los ConveniosNº 095 y 158 de abril y diciembrede 2008 y 120 de diciembre de2009, suscrito entre la contraloríade Bogotá.

El estudio de conveniencia y oportunidad no estableció de manera detallada las y precisa la identificación de la necesidad

Implementar una listade chequeo quearmonice losrequerimientos establecidos en elestatuto deContratación Estatalcon las normasaplicables a losconvenios conOrganismos Internacionales

Gustavo MonzónSubdirector deRecursos Materiales

01/07/11 31/12/11 100%


tada:SI: 100%.NO : 0%.

CUARTO TRIMESTRE 2011:Al momento de la suscripciónde convenios internacionales severificará la lista aplicable porparte de la Subdirección deRecursos MaterialesTERCER TRIMESTRE 2011: La Directora Administrativamediante memorando 60000-32878 de fecha 12 de agosto de2011 solicita a los Profesionales(Abogados) y Técnicosimplementar y diligenciar elformato denominado lista dechequeo por cada uno de loscontratos como puede versereflejado en los contratos 01, 03, 04, 13 de 2010Se solicita el cierre del hallazgo

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó en los Contratos Nos.Nos.CPS048/2011, Invitación Pública 19/2011,Invitación Pública No.5/2011, CPS38/2011,CPS 037/2011 y No.33/2011 quelos Estudios de Conveniencia yOportunidad se encuentran revisados porlos abogados de la Subdirección deRecursos materiales conforme a lasinstrucciones impartidas por la DirecciónAdministrativa y Financiera.Por el cumplimiento y eficacia de la acciónse sugiere a la Auditoría Fiscal el cierre de este hallazgo.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

77 6 04/08/11


2.1.12 Hecho irregular dehallazgo administrativo, por faltade acto administrativo queevidencie la fecha en la cual laContraloria de Bogotá, invitó aparticipar a la OEI, en lasuscripción de los Convenios.

Falta de controles internos eficientes

Implementar una listade chequeo quearmonice los requisitosde la Ley deContratación Estatalcon las normasaplicables a losconvenios conOrganismos Internacionales.


01/07/11 31/12/11 100%


tada:SI: 100%.NO : 0%.

CUARTO TRIMESTRE 2011:Se elaboro lista de chequeo paraanalisis y aprobacion por partedel Subdirector de RecursosMateriales. TERCER TRIMESTRE 2011: LaDirectora Administrativamediante memorando 60000-32878 de fecha 12 de agosto de2011 solicita a los Profesionales(Abogados) y Técnicosimplentar y diligenciar elformato denominado lista dechequeo por cada uno de loscontratos como puede versereflejado en los contratos 01, 03, 04, 13 de 2010 En elaño 2010, la DirectoraAdministrativa expidio laCircular 60000-17824 del 14 deseptiembre, con el objeto dearmmonizar las normas decontratación estatal con lasnormas aplicables a losorganismos internacionales conel ánimo de contar coninstrumentos para realizar elcontrol y segiuimiento a losconvenios internacionales quese llegaren a presentar a futuroSe solicita el cierre del hallazgo

T


Se verificó que la lista de chequeo paradar cumplimiento a los registrosestablecidos en el procedimiento para lascompras de acuerdo al proceso, seencuentra actualizada conforme a laResolución Reglamentaria No.035 dediciembre 30 de 2009, pero a la fecha dela visita se están registrando y verificandoen ellas los documentos soportes de loscontratos. Verificado en los ContratosNos.CPS 048/2011, Invitación Pública19/2011, Invitación Pública No.5/2011,CPS 38/2011,CPS 037/2011 yNo.33/2011.Continúa abierto el hallazgo paraseguimiento.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

78 6 04/08/11


2.2.1 Hecho irregular de hallazgoadministrativo con incidenciadisciplinaria, por fallas en elarchivo de la documentación quehace parte de los conveniossuscritos entre la contraloría deBogotá y la OEI.

Inadecuado manejo del archivo

Especificar dentro delos oficios deconformación de loscomités Operativos y/oEvaluadores taxativamente lasobligaciones quedeben cumplir.


01/07/11 31/12/11 100%

Se incluyeron

las obligaciones en el oficio de

los integrante

s que conforma

n el comité.

SI:100%.NO: 0%.

CUARTO TRIMESTRE 2011:Vale la pena aclarar que en este convenio se estableció elcomité operativo y las funcionesdel mismo dentro delclausulado, por tanto susobligaciones estaban definidasde manera precisa.TERCER TRIMESTRE 2011. Mediante ResoluciónReglamentaria 018 de julio 8 de2010 se instituye el Comité deEvaluación en los procesos deselección de contratistas que ensu artículo segundo establecelas funciones que debe realizardicho comitéSe solicita el cierre el hallazgo

T


Se verificó que la lista de chequeo paradar cumplimiento a los registrosestablecidos en el procedimiento para lascompras de acuerdo al proceso, seencuentra actualizada conforme a laResolución Reglamentaria No.035 dediciembre 30 de 2009, pero a la fecha dela visita se están registrando y verificandoen ellas los documentos soportes de loscontratos. Verificado en los ContratosNos.CPS 048/2011, Invitación Pública19/2011, Invitación Pública No.5/2011,CPS 38/2011,CPS 037/2011 yNo.33/2011.Continúa abierto el hallazgo paraseguimiento.

A* 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

79 6 23/09/11

Hallazgo 1. PROYECTO 7440.

2.2.1. Efectuadas las visitasfiscales que se consideranpertinentes a los usuariuosfuncionales y técnicos de lossistemas de información motivodel presente y como resultado desu análisis se evidenció que losmódulos SAE/SAI y el PAC no sehan implementado, circunstanciaque permite identificarincumplimiento al objetocontractual y a las obligacionespactadas en el contrato 55 del 25de junio de 2009 de prestación deservicios profesionales desoporte técnico, dirigido agarantizar el mantenimiento eimplementación del software SI-CAPITAL para brindar el soportey actualización de los módulos depersonal, nómina PERNO,invetarios (SAE-SAI), contabilidad (LIMAY), presupuesto (PREDIS),tesorería (OPGET) y PAC delsistema SI-CAPITAL, enconcordancia con el valor totaldel contrato por $44.800.000 para6 módulos. Por lo expuesto esteorganismo de control, encontró unpresunto detrimento patrimonialen cuantía de $14.9333.333 en lo

Falta decontroles internos eficientes para garantizar ladefinición clara ydetallada delas especificaciones técnicas yfuncionales de losrequerimientos de recursostecnológicos por parte delos usuarios yel cumplimiento de lasobligaciones por parte delos contratistas.

1- Incorporar en elprocedimiento degestión deinfraestructura delproceso de recursosfísicos y financieros,procedimiento adquisición, soporte,mantenimiento, actualización ycapacitación desoftware, un punto decontrol que indique elseguimiento y registrodel mismo delcumplimiento de lasobligaciones yespecificaciones técnicas que secontraten en contratoscon componentetecnológico, con elaval o aprobaciónprevia de los usuariosfuncionales y técnicosde los productos y/osubproductos que secontraten, dejandodebidamente documentado el detalle de las accionesrealizadas y el registrodel nivel de

1- LinaMaría Bueno MosqueraDirectora Administrativa y Financiera, Yolima Corredor Romero Directora deInformática, Karen Almonacid MartínezDirectora dePlaneación.

01/09/11 31/12/11 100%

1- Número de procedimientos ajustados/número de procedimientos programados aajustar enel proceso de recursos físicos yfinancieros * 100

CUARTO TRIMESTRE 2011.Mediante memorando No.2011127663 de diciembre 12 de2011, se solicitó al responsabledel Proceso de RecursosFísicos y Financieros, lamodificación del Procedimientode Gestión de Infraestructura,para incluir entre otrosaspectos, la creación deactividades y puntos de controlpara identificar claramente losrequerimientos funcionales,especificaciones técnicas yobligaciones del contratista, conel aval o aprobación previa delos usuarios funcionales ytécnicos de los productos ysubproductos que se contrateny dejar debidamentedocumentado el detalle de lasacciones realizadas y el registrodel nivel de cumplimiento decada una de las obligaciones.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado el memorando No.40000-51021, Radicado 2011127663 dediciembre 05 de 2011, donde Dirección deInformática,solicitó al responsable delProceso de Recursos Físicos yFinancieros, la modificación delProcedimiento de Gestión deInfraestructura.


A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

80 6 23/09/11

Hallazgo 2. PROYECTO 7440.2,2,2, Efectuado el análisis a las actas devisita fiscal y a los informes desupervisión presentados y contentivos delas carpeta de los contratos No 55 de2009 y 5 de 2010, se observo que no seefectuó un control, seguimiento ysupervisión adecuado, por cuanto a pesarde que no se implementaron los módulosde SAE/SAI, PAC. incluidos en el objetodel contrato 55 de 2009; irregularidad queno fue reportada por el supervisor enforma oportuna: se contrató en el 2010con el mismo ingeniero el soporte técnico,mantenimiento y actualización de estosmismos módulos, suscribiéndose elcontrato No.05 de 2010; el cual ademásde tener la obligación contractual deefectuar el mantenimiento y actualizaciónde los módulos -Que no se encontrabanimplementados- debía ejecutaractividades relacionadas con el moduloCISCO; de lo cual, efectuado el procesoauditor, se determino que estasobligaciones contractuales no fueronejecutadas por parte det contratista; nireportadas en los informes de supervisiónde la vigencia 2010; suscribiéndose por elcontrario actas de liquidación de loscontratos en la que se establece comocausa de la liquidación, el cumplimientode las obligaciones contractuales, sin queesto sea una realidad, en lo referente alos módulos SAE/SAI. PAC y CISCO.Por lo anterior se Incumple presuntamentecon lo establecido en la Resolución 112de 2009 expedida por la Contraloría de Bogotá alno velar por el cumplimiento estricto delobjeto


Debilidades en el procesode supervisión einterventoría a contratos.

1- Realizarseguimiento alcumplimiento yaplicación de la listade chequeodocumental del trámitecontractual.

2-Elaborar eimplementar una listade chequeo deparametros yespecificaciones técnicas que incluyacontrol cronológico ysecuencial para lasupervisión de loscontratos queincorporen componentes tecnológicos.

3- Establecer en elprocedimiento decontratación un puntode control quepermita la revisióntécnica del objeto yobligaciones contractuales por partede los usuariosfuncionales yreferentes técnicos de

1- LinaMaria BuenoDirectora Administrativa y financiera.2-Yolima Corredor RomeroDirectora deInformática.3- LinaMaria BuenoDirectora Administrativa y financiera.

01/09/11 31/12/11 100%

1- Númerode seguimientos realizados/ número deseguimientos programados*100

2- Númerode contratoscon aplicación de lista dechequeo técnica /número totalde contratoscon componente tecnológico suscritos*100

3- Procedimiento modificadoy aprobado.

CUARTO TRIMESTRE 2011.Para los contratos que incluyancomponentes tecnológicos yque se celebren apartir deenero de 2012, se les aplicarápor parte del supervisor unalista de chequeo, con el fin dehacer seguimiento detallado alcumplimiento de lasespecificaciones técnicasdefinidas y las obligaciones delcontratista.Mediante memorando No.2011127663 de diciembre 12 de2011, se solicitó al responsabledel Proceso de RecursosFísicos y Financieros, lamodificación del Procedimientode Gestión de Infraestructura,para incluir entre otrosaspectos, la creación deactividades y puntos de controlpara identificar claramente losrequerimientos funcionales,especificaciones técnicas yobligaciones del contratista, conel aval o aprobación previa delos usuarios funcionales ytécnicos de los productos ysubproductos que se contrateny dejar debidamentedocumentado el detalle de lasacciones realizadas y el registro

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Acción 1 y Acción 2: Se verificó que la lista de chequeo para dar cumplimiento a losregistros establecidos en el procedimientopara las compras de acuerdo al proceso,se encuentra actualizada conforme a laResolución Reglamentaria No.035 dediciembre 30 de 2009, pero a la fecha dela visita se están registrando y verificandoen ellas los documentos soportes de loscontratos. Verificado en los ContratosNos.CPS 048/2011, Invitación Pública19/2011, Invitación Pública No.5/2011,CPS 38/2011,CPS 037/2011 yNo.33/2011.Continúa abierto el hallazgo paraseguimiento.

Acción 3: Verificado el memorandoNo.40000-51021, Radicado 2011127663de diciembre 05 de 2011, donde laDirección de Informática,solicitó alresponsable del Proceso de RecursosFísicos y Financieros, la modificación delProcedimiento de Gestión deInfraestructura. Continúa abierto el hallazgo.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

81 6 23/09/11

Hallazgo 3. PROYECTO 7440.2,2,3, De la revisión de los documentos de la carpeta correspondiente al contrato No. 5 de 2010, se observó, que mediante oficio 60000-065 de febrero 1 de 2010 la Directora Administrativa y Financiera designó la interventoria de este compromiso a la Directora técnica de informática, circunstancia que cuestiona esta unidad de control, en cuanto que, se está designando una función que difiere de la que realmente correspondía para este caso, como es la supervisión del contrato, puesto que la interventoria se ejerce a través de una persona contratada , un tercero y/o contratista independiente de la entidad contratante y que tiene la obligación contractual entre otras, de ejercer vigilancia y seguimiento al cumplimiento de los contratos. Los hechos descritos con anterioridad, contrarían el propósito de la figura juridica de supervisión regulada por las Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus correspondientes decretos reglamentarios. Las consecuencias de lo precitado, se asocian al incumplimiento legal, dificultad para efectuar monitoreo por la inexactitud de las funciones asignadas.

Utilización inadecuada del termino interventor.

Modificar la resolución112/2009 deasignación deinterventorías ysupervisiones.

Lina María bueno MosqueraDirectora Administrativa y FinancieraKaren Almonacid MartínezDirectora dePlaneaciónCampo Elías Rocha LemusJefe Oficina Jurídica

01/10/11 31/12/11 100%Resolución expedida y publicada

CUARTO TRIMESTRE 2011: Se procedió a elaborar el proyecto de modificación de la resolución No.112 de 2009 cambiando la expresión interventor por supervisor.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se verificó el proyecto de Resolución porla cual se modifica la ResoluciónReglamentaria No.112 de enero 30 de2009. Se modifica el Articulo 1o, elParagrafo primero del Articulo 3o y elInciso 2o del parágrafo segunto delArticulo 3o de la mencionada Resoluciónen el sentido de cambiar la palabra "interventor" por "supervisor". No ha sidoremitido a la Oficina Asesora Jurídica.


A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

82 6 23/09/11

Hallazgo 4. PROYECTO 7440.2,2,4. Efectuadas las pruebas de auditoria entre otras las visitas fiscales que se consideraron procedentes a los usuarios funcionales y técnicos y como resultado de su análisis; se evidenció incumplimiento del objeto contractual y las obligaciones pactadas en el contrato 05 del 28 de enero de 2010 referente a la prestación de servicios profesionales de soporte técnico, mantenimiento y actualización del software Si Capital, el cual incluye los módulos de personal, nómina (Perno), inventarios (Sae-Sai). contabilidad (Limay). Presupuesto (Predis). tesorería (Opget) y Pac, por cuanto se evidenció que no se efectuó mantenimiento ni actualización a los módulos SAE/SAI y PAC. ya que éstos no se encuentran implementados Por lo tanto y en reconocimiento del valor total de contrato, que es de S70.400.000 para 6 módulos, este organismo de control estima que el presunto detrimento patrimonial se determina en cuantía de $23.466.666, cuantificando proporcionalmente cada uno de los dos módulos cuestionados, PAC y SAE/SAI. En mérito de lo expuesto, se incumple con lo establecido en el Articulo 3' referente a los fines de la contratación estatal, a los derechos y deberes de las entidades estatales articulo 4'; numeral 1° y 4C; a los derechos y deberes de los contratistas articulo 5 , al principio de responsabilidad articulo 26, numeral 1o y 8o de la ley 80 de 1993 "; y los literales a), e), y f) del articulo segundo de la Ley 87 de 1993 acerca de proteger



1- Elaborar eimplementar unaproforma comoprerequisito a laelaboración de loscontratos queincorporan componente técnicoque exija delsolicitante técnicointerno la relación yespecificación de lasnecesidades técnicasdefiniendo claramenteel alcance de cada unode los elementos ocaracterísticas delobjeto a contratar paradefinir las obligacionescontractuales, concantidades, extensión,tiempos y movimientossegún sea necesario.

1- Yolima Corredor RomeroDirectora deInformática.

01/09/11 31/12/11 100%

1- Número de actividades ejecutadas / numero de acftividades programadas*100

CUARTO TRIMESTRE 2011.Para los contratos que incluyancomponentes tecnológicos yque se celebren apartir deenero de 2012, se exigirá delsolicitante técnico interno larelación y especificación de lasnecesidades técnicasdefiniendo claramente elalcance de cada uno de loselementos o características delobjeto a contratar para definirlas obligaciones contractuales,con cantidades, extensión,tiempos y movimientos segúnsea necesario. Les aplicará porparte del supervisor una lista dechequeo, con el fin de hacerseguimiento detallado alcumplimiento de lasespecificaciones técnicasdefinidas y las obligaciones delcontratista.

Mediante memorando No.2011127663 de diciembre 12 de2011, se solicitó al responsabledel Proceso de RecursosFísicos y Financieros, lamodificación del Procedimientode Gestión de Infraestructura,para incluir entre otrosaspectos, la creación de

P

Seguimiento a diciembre de 2011:La Dirección de Informática incluyó en lamodificación del procedimiento el formatopara que las dependencias solicitantesespecifiquen los requisitos técnicos decada uno de los requerimientos realizados.Se comenzará a utilizar una vez seaaprobados los procedimientos.Continúa abierto el hallazgo.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

83 6 23/09/11

Hallazgo 5. PROYECTO 7440.2,2,5, De los estudios previos para la celebración de contratos en la Contraloria de Bogotá D.C , correspondiente a la carpeta del contrato No. 15 de 2011. se observó que en el numeral 4 referente al análisis técnico y económico, se presenta una propuesta de Global Technology Services GTS S.A., por valor de S166.977.327 y otra propuesta del Ingeniero Faccello Argel Manjares por $115.200.000, expresándose que ".. se puede establecer con mucha claridad que para la entidad resulta económicamente más favorable decidir por la propuesta del Ing Faccello Argel Manjarres ..". Efectuada la revisión de los documentos soportes de los contratos No.55 del 2009, 5 de 2010 y 15 del 2011 suscritos con el Ingeniero precitado, esta Auditoria Fiscal observó y constató mediante las certificados de cámara de comercio de Global Technology Services GTS S.A.. que el Ingeniero Faccello Argel Manjarres pertenece a la Junta Directiva Principal de dicha empresa, determinándose que se incumplió presuntamente con el principio de selección objetiva del articulo 29 de la Ley 80 de 1993; evidenciándose deficiencias en la etapa precontractual. Apreciándose igualmente debilidades en el control y evaluación por el incumplimiento de las funciones administrativas en lo referente a los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, imparcialidad y publicidad.

Deficiencias en la revisión y estudio de los documentos presentados por el contratista en la etapa precontractual

1- Incorporar en elprocedimiento degestión deinfraestructura delproceso de recursosfísicos y financieros,procedimiento adquisición, soporte,mantenimiento, actualización ycapacitación desoftware, un punto decontrol que indique elseguimiento y registrodel mismo delcumplimiento de lasobligaciones yespecificaciones técnicas que secontraten en contratoscon componentetecnológico, con elaval o aprobaciónprevia de los usuariosfuncionales y técnicosde los productos y/osubproductos que secontraten, dejandodebidamente documentado el detalle de las accionesrealizadas y el registrodel nivel de


01/09/11 31/12/11 100%

1- Número de procedimientos ajustados/número de procedimientos programados a ajustar en el proceso de recursos físicos y financieros * 100

CUARTO TRIMESTRE 2011:Por medio de la Direccion deCapacitacion se programócapacitar a los Directivos de laentidad, función que estadesempeñando un abogado dela Direccion Administrativa, entemas relacionados con losECOS y analisis decotizaciones.

P


Verificado el memorando No.40000-51021, Radicado 2011127663 dediciembre 05 de 2011, donde Dirección deInformática,solicitó al responsable delProceso de Recursos Físicos yFinancieros, la modificación delProcedimiento de Gestión deInfraestructura.Continúa abierto el hallazgo.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

84 6 23/09/11

Hallazgo 6. PROYECTO 7440.2,2,6, Efectuadas las pruebas de auditoria entre otras las visitas fiscales que se consideraron procedentes a los usuarios funcionales y técnicos del módulo PERNO, compuesto por: hojas de vida, nómina, cesantías, auditoria segundad social, salud ocupacional y bienestar social; se evidenció que de estos 7 componentes, se han implementado 2 de ellos, quedando sin implementar los componentes de seguridad social, hojas de vida, cesantías, salud ocupacional y bienestar social; de acuerdo a los compromisos pactados en el cronograma de actividades relacionado con este módulo Por lo anterior, esta unidad de control establece que con base en el valor total del contrato $70.400.000 y proporcional al costo de este módulo $11.733.333 y cuantificando que cada uno de los componentes del módulo vale en promedio $1.676.190: se presenta un presunto detrimento patrimonial por valor de $8.380.592 correspondiente al valor de los 5 componentes no implementados. En consecuencia, se transgrede lo establecido y referente a los fines de la contratación estatal en el Artículo 3°; a los derechos y deberes de las entidades estatales articulo 4o, numeral 1r y 4°; a los derechos y deberes de los contratistas Articulo 5"; al principio de responsabilidad articulo 26, numeral 1a y 8" de la ley 80 de 1993 "; y los literales a), e), y 0 del artículo segundo de la Ley 87 de 1993 respecto de proteger los recursos de la organización, que busca su


1- Incorporar en elprocedimiento de gestión deinfraestructura del procesode recursos físicos yfinancieros, procedimientoadquisición, soporte,mantenimiento, actualizacióny capacitación de software,un punto de control queindique el seguimiento yregistro del mismo delcumplimiento de lasobligaciones yespecificaciones técnicasque se contraten encontratos con componentetecnológico, con el aval oaprobación previa de losusuarios funcionales ytécnicos de los productos y/osubproductos que secontraten, dejandodebidamente documentadoel detalle de las accionesrealizadas y el registro delnivel de cumplimiento decada una de lasobligaciones.


01/09/11 31/12/11 100%

1- Número de procedimientos ajustados/número de procedimientos programados a ajustar en el proceso de recursos físicos y financieros * 100

CUARTO TRIMESTRE 2011.Mediante memorando No.2011127663 de diciembre 12 de2011, se solicitó al responsabledel Proceso de RecursosFísicos y Financieros, lamodificación del Procedimientode Gestión de Infraestructura,para incluir entre otrosaspectos, la creación deactividades y puntos de controlpara identificar claramente losrequerimientos funcionales,especificaciones técnicas yobligaciones del contratista, conel aval o aprobación previa delos usuarios funcionales ytécnicos de los productos ysubproductos que se contrateny dejar debidamentedocumentado el detalle de lasacciones realizadas y el registrodel nivel de cumplimiento decada una de las obligaciones.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado el memorando No.40000-51021, Radicado 2011127663 dediciembre 05 de 2011, donde Dirección deInformática,solicitó al responsable delProceso de Recursos Físicos yFinancieros, la modificación delProcedimiento de Gestión deInfraestructura.Continúa abierto el hallazgo.

A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


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85 6 23/09/11

Hallazgo 7. PROYECTO 7440.2,2,7, De acuerdo a lo evaluado yrelacionado con la contratación suscritapor parte de la Contraloría de Bogotárespecto a la implementación del SICAPITAL se observó que pese a habersesuscrito siete (7) contratos desde lavigencia 2007 hasta el 2011, por valor deS284.200.000, se determina que a lafecha del presente documento, no se haefectuado la implementación en formacompleta de los módulos programadospara la Contraloría del SI CAPITAL,manifestando esta unidad de control unaadvertencia al sujeto de control; porcuanto en la vigencia 2011 se celebró elcontrato por valor de $115.200.000, cuyoobjeto es la "Prestación del servicioprofesional de realización de ajustes deacuerdo con los requerimientos de losusuarios funcionales de los diferentesmódulos, asi como, realizar latransferencia de conocimiento,entrenamiento y capacitación a losingenieros de sistemas de la Direcciónpara que quede con la autonomía técnicapara brindar el soporte técnico,mantenimiento y actualización delsoñware Si Capital, el cual incluye losmódulos de personal, nómina (PERNO),inventarios (SAE-SAI), contabilidad(LIMAY), presupuesto (PREDIS), tesorería(OPGET) y (PAC) desarrollado bajo lasherramientas Oracle de acuerdo con lasobligaciones del contratista."; sin tener encuenta que para el cumplimiento de esteobjeto contractual, a la fecha hay módulosque no se han implementado y por lo tantono se pueden realizar los ajustesrespectivos -a lo no implementado-; lo que



1- Hacer cumplir loscronogramas establecidos yel objeto contractualrelacionado con el uso yaplicación definitiva de losmódulos que componen elsistema SI CAPITAL, deacuerdo con las obligacionescontractuales y lasespecificaciones técnicascontempladas en el contratovigente.

2- Realizar por parte delsupervisor revisionesperiódicas, del cumplimientode las obligacionescontractuales deconformidad con elcronograma aprobado,contrastándolas con elconcepto de lo recibido porlos usuarios funcionales ytécnicos. De lo cual, elsupervisor presentaráinforme al responsabledirectivo del proceso.

3- Incorporar en elprocedimiento de gestión deinfraestructura del procesode recursos físicos yfinancieros en la adquisición,mantenimiento, soporte,actualización y capacitaciónde software, un punto decontrol que indique elseguimiento y registro delmismo del cumplimiento delas obligaciones y

1- Yolima Corredor RomeroDirectora deInformática, Lina Maria Bueno Mosquera Directora Administrativa y Financiera yPaola Palmarini Directora Talento Humano.

2- Yolima

01/09/11 31/12/11 100%

1- Número de actividades ejecutadas / número de acftividades programadas*1002- Número de informes realizados y presentados de supervisión/Número de informes de supervisión programados*1003- Número de procedimientos ajustados/número de procedimientos programados a ajustar en el proceso de recursos físicos y financieros * 100

CUARTO TRIMESTRE 2011. Se ha ejercido de maneraestricta la supervisión delcontrato No. 15 de 2011 cuyoobjeto es "Prestación delservicio profesional derealización de ajustes deacuerdo con los requerimientosde los usuarios funcionales delos diferentes módulos, asicomo, realizar la transferenciade conocimiento, entrenamientoy capacitación a los ingenierosde sistemas de la Direcciónpara que quede con laautonomía técnica para brindarel soporte técnico,mantenimiento y actualizacióndel software Si Capital",determinándose elcumplimiento de las actividadesy obligaciones establecidas enel cronograma y su validacaiónpor parte de los usuarios,gerándose los informes desupervisión y de avance delcronograma, documentaciónque reposa en la carpeta de laintervetoría.

Mediante memorando No.2011127663 de diciembre 12 de2011, se solicitó al responsable

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Acción 1: Cada actividad del cronogramala Dirección de Informática las revisa conlos usuarios funcionales de cada uno delos Módulos del aplicativo SICAPITAL.

Acción 2: Verificado en el contrato 15 de2011, los informes de Interventoria delContrato Mes de julio de 2011 -folios 351al 358, agosto folios 388 al 390.

Acción 3: Verificado el memorandoNo.40000-51021, Radicado 2011127663de 05 de diciembre 2011, solicitó alresponsable del Proceso de RecursosFísicos y Financieros, la modificación delProcedimiento de Gestión deInfraestructura.


A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


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RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


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86 6 23/09/11

Hallazgo 8. PROYECTO 7440.2,2,8, Efectuado el estudio y análisis de las fichas EBI se observó que las mismas no reportan información confiable, veraz ni oportuna. Durante la vigencia 2010, en la ficha del proyecto 7440 de la Contraloría de Bogotá, D.C.; se presenta en el numeral 16. OBSERVACIONES un detalle.... "En el mes de febrero se tramitó un traslado presupuestal para transferir del proyecto 7440 al proyecto 7203 1390.778.482. y S 24,500.00 para cubrir reservas presupuéstales de la vigencia anterior de este mismo proyecto. En el proyecto 7440. para la vigencia 2008, se asignaron S 1.435.000.000": información que no corresponde a las modificaciones y traslados presupuéstales efectuados realmente en el 2010 (...).Se apreció, que dentro del Plan de Acción 2008 - 2012 de la Contraloría de Bogotá, solo se programó ejecutar una meta en la vigencia 2010, relacionada con "Actualizar 100 % del licenciamiento del total de la infraestructura de software (operativo, ofimático, desarrollo de datos, seguridad y respaldo) y adquirir o implementar los sistemas de información necesarios para apoyar los procesos misionales y de apoyo" para la cual se programó un presupuesto de $659.630.365.Valorada esta meta, se observó que aunque los recursos girados en el 2010 fueron del 99.62%. existen sistemas de información que a la fecha no se han implementado, comprometiendo igualmente los niveles de eficacia, eficiencia y efectividad de la gestión alcanzada, generando este Despacho

En razón a que los reportes trimestrales que cada gerente presenta, tienen dos temas fundamentales, uno el de ejecución de actividades en cumplimiento de las metas propuestas y otro relacionado con la ejecución de los recursos presupuestales; por tal razón hay información que no siempre esta relacionada en los mencionados reportes, por consiguiente

Incluir en los procedimientoscorrespondientes, accionesque permitan orientar ycoordinar la planeación,ejecución y reporte oportunoy veraz de los proyectos deinversión que inscriba en elBanco de Programas yProyectos de Inversión laContraloría de Bogotá.

1- Karen Almonacid.Directora dePlaneación.

01/09/11 31/12/11 100%

Procedimiento ajustado SI____ NO___

CUARTO TRIMESTRE 2011: Ala fecha, la Dirección dePlaneacion diseño, unoscuadros de reporte que estánsiendo socializados con cadagerente de proyecto, paradeterminar su viabilidad y unavez definido el nuevo formatode reporte, incorporarlo a unprocedimiento documentado delSistema de Gestión de Calidad.Lo anterior con el fin deminimizar riesgos deinconsistencias en lainformación reportada en elSEGPLAN.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:La Dirección de Planeación se encuentradiseñando los formatos de reporte porparte de cada uno de los gerentes de losproyectos de inversiòn a cargo de laContraloría de Bogotá con el fìn de que lainformación para incorporar en elSEGPLAN sea consistente y confiable.


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ín Ávila Pacheco



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



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No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

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METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


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FECHA DE INICIO


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RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


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87 6 23/09/11

Hallazgo 9. PROYECTO 7440.2,2,9, Respecto del sistema de control interno, se evidenciaron algunas inconsistencias adicionales a lo presentado en este documento, tales como: Los usuarios funcionales y técnicos de los módulos del SI CAPITAL no han sido capacitados formalmente. No cuentan con manuales de usuarios por módulos, ni se les asigna responsabilidades de acuerdo a las actividades que tienen que desarrollar para la adecuada operación de los módulos.Se observó en materia contractual, que las supervisiones ejercidas no han sido eficaces, por cuanto no se han cumplido los objetivos que se pretendían con contrataciones como la del Si capital, igualmente se evidencio el incumplimiento de obligaciones contractuales por parte del contratista que no fueron reportadas oportunamente. Lo anterior aunado a lo expresado en este informe, permite identificar falencias en el control interno informático lo cual genera un alto nesgo de pérdida de recursos y de incumplimiento de las metas establecidas, transgrediendo presuntamente el articulo 2 literal c), d) y e) de la Ley 87 de 1993 y algunos elementos del subsistema de control estratégico, de gestión y de evaluación del Modelo Estándar de Control Interno para Entidades del Estado Colombiano - MECÍ 1000:2005. por falta de vigilancia efectiva en la ejecución de los contratos.

Falta de controles internos eficientes para garantizar la definición clara y detallada de las especificaciones técnicas y funcionales de los requerimientos de recursos tecnológicos por parte de los usuarios, la entrega efectiva de los productos contratados y el cumplimiento de las obligaciones por parte de los contratistas.

Debilidades en el proceso

1- Implementar en lasmatrices de caracterización yen los procedimientosrelacionados con la puestaen marcha del sistema deinformación, las actividades,como capacitación,manuales, responsabilidades y registroscorrespondientes queaseguren la operación de losmódulos.


01/09/11 31/03/12 100%

1- Número de procedimientos ajustados/número de procedimientos programados a ajustar* 100.

CUARTO TRIMESTRE 2011.Mediante memorando No.2011127663 de diciembre 12 de2011, se solicitó al responsabledel Proceso de RecursosFísicos y Financieros, lamodificación del Procedimientode Gestión de Infraestructura,para incluir entre otrosaspectos, la creación deactividades y puntos de controlpara identificar claramente losrequerimientos funcionales,especificaciones técnicas yobligaciones del contratista, conel aval o aprobación previa delos usuarios funcionales ytécnicos de los productos ysubproductos que se contrateny dejar debidamentedocumentado el detalle de lasacciones realizadas y el registrodel nivel de cumplimiento decada una de las obligaciones.Además, que se tenga encuenta la capacitación, entregade manuales actualizados y seestablezcan lasresponsabilidades de losusuarios para el uso pleno delos aplicativos.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado el memorando No. 40000-51021, Radicado 2011127663 dediciembre 05 de 2011, donde la Direcciónde Informática solicitó al responsable delProceso de Recursos Físicos yFinancieros, la modificación delProcedimiento de Gestión deInfraestructura.


A 21/12/11

Blanca


María Yazm

ín Ávila Pacheco

PROCESO DE GESTIÓN HUMANA



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1 6

Dirección de

Capacitación

20/06/11

2.1.1. Inadecuada supervisión enel convenio N° 154 de 2008,celebrado entre la Contraloría deBogotá, D.C. y la Organizaciónde Estados Iberoamericanos parala Educación, la Ciencia y laCultura OEI. Asistencia al cursode funcionarios que no teníanperfiles.

Falta puntosde control enel procedimiento que garanticeque losperfiles de losfuncionarios convocados arecibir lacapacitación, sean coherentes con lodeterminado en el PlanInstitucional de Capacitación y FichaTécnica

Modificar elProcedimiento para laPlanificación, Ejecución, Modificación yEvaluación de laCapacitación, en elsentido de incluir unpunto de control quegarantice que losperfiles de losfuncionarios convocados a recibir lacapacitación, seancoherentes con lodeterminado en el PlanInstitucional deCapacitación y FichaTécnica.

Directora deTalento Humano

Directora Técnico de Capacitación yC. T.

Directora Técnico de Planeación.

05/07/11 31/12/11 100%

Se expidió elacto administrativo queadopta lanueva versión del procedimiento modificado:Si. 100%No: 0%

Seguimiento Diciembre de2011:La dirección de Capacitaciónajustó el procedimiento y loenvió al Responsable delProceso, quien a su vez, comoconsta en Actas de equipo deanálisis 9 y 10 de 2011, seaprobó y se envió para revisióntécnica y jurídica según memode radicación 2011115192 deoctubre 31/2011. A la fecha nose ha suscrito resolución que loadopte; tampoco se ha tenidodevolución del documento. Apesar que lo que compete aeste proceso está terminado, elindicador se exigió hasta laemisión de la resolución, por loque la acción continuaríaAbierta.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que mediante Resolución No. 036de diciembre 22 de 2011, se adoptó elProcedimiento para la Planificación, Ejecución,Modificación y Evaluación de la Capacitación.De otra parte se verificó que en la actividad 11,del procedimiento, se determinaron los puntosde control señalados en la acción. La acciónpor parte de Gestión Human está concluida,sin embargo falta la culminación de la actividaden el Proceso de Orientación Institucional.

A*28/12/2011

Fabio Hernández

2 6

Dirección de

Capacitación

20/06/11

2.1.2. Inadecuada supervisión enel convenio N° 154 de 2008,celebrado entre la Contraloría deBogotá, D.C. y la Organizaciónde Estados Iberoamericanos parala Educación, la Ciencia y laCultura OEI. Planeaciónprograma de capacitación.

2.1.3. Inadecuada supervisión enel convenio N° 154 de 2008,celebrado entre la Contraloría deBogotá, D.C. y la Organizaciónde Estados Iberoamericanos parala Educación, la Ciencia y laCultura OEI. Certificación aAuditores internos.

Ausencia depuntos decontrol quegarantice lacoordinación en laprogramación de lasacciones deformación conlas diferentesdependencias de la Entidadde tal formaque no afectelas laboresmisionales dela Entidad.

Modificar elProcedimiento para laPlanificación, Ejecución, Modificación yEvaluación de lacapacitación, en elsentido de insertar unpunto de control quegarantice lacoordinación en laprogramación de lasacciones de formacióncon las diferentesdependencias de laEntidad, de tal formaque no afecte laslabores misionales dela Entidad.

Directora deTalento Humano

Directora Técnico de Capacitación yC. T.

Directora Técnico de Planeación.

05/07/11 31/12/11 100%

Se expidió elacto administrativo queadopta lanueva versión del procedimiento modificado:Si. 100%No: 0%

Seguimiento Diciembre de2011:La dirección de Capacitaciónajustó el procedimiento y loenvió al Responsable delProceso, el cual fue aprobadoen acta de equipo de análisis 9y 10 de 2011, y se envió pararevisión técnica y jurídica segúnmemo de radicación2011115192 de octubre31/2011. A la fecha no se haexpedido resolución que loadopte; tampoco se handevuelto los documentos. En loque compete a este Proceso, Apesar que lo que compete aeste proceso está terminado, elindicador se exigió hasta laemisión de la resolución, por loque la acción continuaríaAbierta.

P

Seguimiento a diciembre de 2011:Se evidenció que mediante Resolución No. 036de diciembre 22 de 2011, se adoptó elProcedimiento para la Planificación, Ejecución,Modificación y Evaluación de la Capacitación.De otra parte se verificó que en la actividad 11del procedimiento, se determinaron los puntosde control señalados en la acción. La acciónpor parte de Gestión Humana está concluida,sin embargo, falta la culminación de laactividad en el Proceso de OrientaciónInstitucional. Por la efectividad de la acción, sesugiere a la AF el cierre de la misma.

A*28/12/2011

Fabio Hernández



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

3 6

Dirección de

Talento Human

o

28/06/11

2.1.7 Incumplimiento de las funcionesasignadas a los integrantes delComité Operativo del Convenio deCooperación No. 158 de 2008.

Falta de enviode lasevidencias deactuaciones para quereposen en elarchivo de lacarpeta delconvenio

Reportar las evidenciasde las actuacionesdesarrolladas encumplimiento de lasfunciones asignadascomo integrante delcomité operativo paraque haga parte delarchivo

Subdirección Gestión Talento Humano

01/07/11 30/09/11

Reporte de evidencias para elarchivo enla carpetadel convenio

Reporte de evidencias SI 100%NO 0%

Seguimiento sep. de 2011: Conmemorando de radicación201171675 de julio 05 de 2011, laSubdirectora de Gestión de T. H.,envió las evidencias de su actuar,como son. Citaciones de comitéoperativo, Actas, mesas de trabajoy demás información pertinente.Seguimiento Diciembre de 2011. Seconsidera terminada la acción,faltando concepto de Auditoríafiscal.

T

Seguimiento a septiembre de 2011: Se verificó que mediante memorando deradicación 201171675 de julio 05 de 2011, laSubdirectora de Gestión de T. H., envió lasevidencias de sus actuaciones, como son:Citaciones de comité operativo, Actas, mesasde trabajo y demás información pertinente.Seguimiento a diciembre de 2011:Una vez evidenciadas las acciones propuestas, por la eficacia de la acción, se sugiere a laAuditoría Fiscal el cierre del hallazgo.

A*30/09/2011

28/12/2011

Luis Néstor Toquic

a Corder

o

Fabio Hernández

4 6

Dirección de

Talento Human

o

28/06/112.1.9 Irregularidades einconsistencias presentadas en elaplicativo SUGAR

El aplicativoSUGAR dehojas de vidano seencuentra funcionando al100%

Solicitar por escrito laintervención técnica de laDirección de Informáticapara dejar funcionando al100% el Aplicativo dehojas de vida – SUGAR

Subdirección Gestión Talento Humano

01/07/11 30/09/11

Solicitud escrita a la Dirección de informática

Reporte de evidencias SI 100%NO 0%

Seguimiento sep. de 2011:Con memorando de radicación2011101771 de septiembre 21 de2011, la Subdirectora de Gestoónde Talento Humano reiteró lanecesidad de tener elacompañamiento permanente porparte de la Dirección de Informáticaen la revisión y ajustes presentadosen el aplicativo SUGAR.Seguimiento Diciembre de 2011. Enatención al memorando enviado,Informática asistió a laSubdirección y se dió la orientaciónsobre el funcionamiento delaplicativo, de lo cual se dejaroninformes. No obstante, se dejaclaro que no se puede continuarcon el trabajo de alimentar elaplicativo, toda vez que lainformación ingresada por loscontratistas presentainconsistencias, y hasta tanto nosea editada nuevamente ycorregida por parte del contratista ode quienes ejercieron lainterventoría, la Subdirección nopuede actualizar el aplicativo. Seconsidera que la labor quecorresponde a la Subdirección, está terminada. No obstante una vez elaplicativo esté apto para seractualizado, esta subdirecciónrealizará dicha labor

P

Seguimiento Diciembre de 2011: Evidenciados los informes del 27 de junio yagosto 03 de 2011 y lo manifestado por losfuncionarios que utilizan el SUGAR, seconcluye que Subdirección de Talento Humanosolicitó la interventión técnica a Informática. Noobstante, los funcionarios encargados tanto desu alimentación como de algunos ajustes, hanencontrado que para corregir los errores einconsitencias son de tal magnitud quecompeten al contratista. Por lo anterior, ameritaque las partes involucradas, tanto en sumanejo como en el soporte técnico con elacompañamiento de Control Interno, se reúnanpara tomar decisiones que permitan la solucióndefinitiva de la problemática presentada otomar las acciones pertinentes.

A 28/12/11 Fabio Hernández

PROCESO DE EVALUACIÓN Y CONTROL



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

1 1

Oficina de

Control Interno

17/05/11

Retraso en la entrega de informesindividuales relacionados con algunas de las actividades del Plan Anual deEvaluaciones Independientes-PAEIpor parte de algunos funcionarios dela OCI, hecho que ocasiona lainoportunidad en la entrega de losinformes definitivos consolidados alas dependencias internasrespectivas, especialmente, deaquellos que no tienen términos.

No utilizaciónde lasherramientas ofimáticas paraagilizar eldesarrollo de laejecución delos programasde auditoría y/oactividades programadas yno tener encuenta lostérminos deejecución decada una de lasfases del PAEI.

1. Utilizar lasherramientas ofimáticaspor parte de losfuncionarios de la OCI,con el fin de agilizar eldesarrollo de la ejecuciónde los programas deauditoría y/o actividadesprogramadas.

2. Reiterar en formaescrita a los funcionariospor parte de la Jefatura,los términos de ejecuciónde cada una de las fasesde las evaluacionesindependientes y tomarlas medidas pertinentesen caso deincumplimiento.

Jefe Oficina

de Control Interno

01/06/2011 31/12/2011

Reiterar por escrito los

términos de ejecución de cada

una de las fases de las evaluacione

s y tomar las medidas pertinentes en caso de incumplimie

nto.

Reiteración escrita en

las Evaluacion

es Independientes de los términos

de ejecución de cada

una de las fases y

toma de las medidas

pertinentes en caso de incumplimi

ento.Si: 100%No: 0%

Seguimiento a junio de 2011:A través de Acta de Mesa de TrabajoNo. 15 de 17/05/2011 de la Oficina deControl Interno, los funcionarios secomprometieron a hacer uso de lasherramientas ofimáticas... , mientrasque la Jefe de Oficina se comprometió areforzar el seguimiento a los resultadosde las evaluaciones, adoptando lasmedidas pertinentes en caso deincumplimiento de los términosestablecidos en el PAEI.


En los informes rsultantes de larealización de las auditorías, se hautilizado la programacuión automáticade títulos y tablas de contenido,efectuándose su entrega y remisióndentro de los términos establecidos enel Plan Anual de EvaluacionesIndependientes-PAEI :

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificados los siguientes informes que contienenprogramación de títulos, tabla de contenidoautomática y entrega dentro de los términosestablecidos en el PAEI :Evaluación de la Gestión de las dependencias a31/12/10. Ej. D. Responsabilidad Fiscal en 2 folios.Mem. 13000-03438, rad. 201107984 de 31/01/11.PAEI: 31/01/11). Sistema de Control Interno MECI vigencia 2010, en27 folios, mem. 13000-11798, rad. 201139472 de31/03/11. (PAEI : 14/02/11)Licencias de Software y Derechos de autorDe Gestión Proceso Evaluación y Control, Primersemestre 2011, en 27 folios, remitido mem.1300026695, rad. 201173441 de 08/07/11 (PAEI: 5primeros días hábiles siguientes al corte semestral).Informe consolidado Institucional, anexos 1 y 2 ajunio de 2011, remitido mem. 13000-28793, rad.201178176 de 21/07/11 en 15 folios y anexo excel en103 folios.De Evaluación del Control Inteno Contablea 30/09/11 en 6 folios, mem. 13000-45182, rad.2011115190 de 31/10/11.Por la eficacia de la acción, se efectúa el cierre.

C 23/12/11JAIRO RUIZ

26

Oficina de

Control Interno

09/04/2010

La Oficina de Control Interno noviene cumpliendo con el inciso 3 delartículo 65 de la Ley 80 de 1993,como quiera que no ejecuta ningúntipo de actividad tendiente a verificarlos procesos precontractuales quelleva a cabo el sujeto de control.

No realizarauditoría especial a laetapa precontractual de los procesosde contrataciónde la Entidad.

Evaluar la etapaprecontractual de lacontratación de laEntidad durante lavigencia 2010, en formaselectiva.

Jefe Oficina

de Control Interno

03/05/2010 31/12/20101

Evaluación

Evaluación realizada.Si: 100%No: 0%

16/07/10

Seguimiento a septiembre de 2010:Mediante memorando No. 13000-12243,radicado 201055323 de 16/07/2010, fueremitido el informe definitivo a lacontratación correspondiente alsegundo semestre de 2009 y a la etapaprecontractual del primer semestre2010.

Seguimiento a diciembre de 2011:Mediante memorando No. 13000-26392,radicado 201172836 de 07/07/2011, fueremitido el informe definitivo a lacontratación correspondiente alsegundo semestre de 2010 y a la etapaprecontractual del primer semestre de lavigencia 2011.

T

Seguimiento a septiembre de 2010:Verificado memorando No. 13000-12243, RADICADO201055323 de 16/07/2010, informe definitivo a lacontratación segundo semestre de 2009 y a la etapaprecontractual del primer semestre 2010, numeral 9,página 10, control previo a los contratos en trámite.Por la eficacia de la acción, se solicita a la AuditoríaFiscal el cierre del hallazgo. DEBE CONTINUARABIERTA EN EL ANEXO 1 HASTA QUE SEPRONUNCIE EL ENTE DE CONTROL.

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado memorando No. 13000-26392, RADICADO201172836 de 07/07/2011, informe definitivo a lacontratación segundo semestre de 2010, incluido elcontrol previo a los contratos en trámite, primer sem2011 (pág. 18). DEBE CONTINUAR ABIERTA EN ELANEXO 1 HASTA QUE SE PRONUNCIE EL ENTEDE CONTROL. Por la eficacia de la acción, se reiterasolicitud de cierre del hallazgo.

A*

28/09/2010

23/12/2011

JAIRO RUIZ



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

36

Oficina de

Control InternoDirecció

n Administrativa y Financi

era - Subdirección

de Recurs

os Material

es

09/04/2010

12.1 Deficiente planeación en laejecución presupuestal...incumplimiento del artículo tercerode la resolución reglamentaria 11 de2005, por parte de la Oficina deControl Interno, en el sentido de noadelantar la verificación delcumplimiento de los objetivos, metasy actividades contenidos en cadaproyecto, como lo indica la citadanorma.

La Contraloría de Bogotá, D.C..., ensu respuesta no desvirtúa lorelacionado con la deficienteplaneación en la ejecuciónpresupuestal, ya que el mayorvolumen de ejecución (27%) se dioen el último mes del período.

Cumplimiento parcial de la RR11 de 2005, porparte de laOficina deControl Interno.

Radicación Tardía de losEstudios deconveniencia yoportunidad porparte de lasoficinas requirentes.

1. Efectuar seguimiento a losproyectos de inversión encumplimiento a la R.R. 011del 2005.2. Requerir a las diferentesdependencias de la entidadpara que alleguen a estaDirección, en un términoperentorio de 30 díascalendario a partir de lafecha del requerimiento, losestudios de conveniencia yoportunidad estableciendocon total precisión y claridadel plazo de ejecucióncontractual y el valor de lacontratación, para así,solicitar las disponibilidadespresupuestales correspondientes.

Jefe Oficina

de Control Interno

Directora Admin.

Y Financie

ra

20/04/2010 30/07/2010

Proyectos de inversión evaluados

una circular

No. de proyectos de

inversión evaluados

por la OCI x 100 / No. Total de

proyectos de inversión de

la CB.

Dependencias con

necesidades que

efectivamente alleguen el ECO x 100/

Número total de

dependencias requeridas

04/08/10

Seguimiento a septiembre de 2010:A través de memorando No. 13000-065de 18/05/2010, fue designado el equipode auditoría para la evaluación de losproyectos de inversión, de acuerdo conlos parámetros de la R.R. No. 011/05.

Mediante memorando No. 13000-14052,radicado 201062513 de 04/08/2010, fueremitido el informe definitivo deseguimiento a los proyectos de inv,vigencia 2009 y primer semestre de2010.

Seguimiento a septiembre de 2011:Mediante memorando No. 13000-47853, radicado 2011121169 de17/11/2011, fue remitido el informedefinitivo de seguimiento a losproyectos de inversión, vigencia 2010 ytercer trimestre de 2011.

T


Verificado memorando No. 13000-14052, radicado201062513 de 04/08/2010, mediante el cual fueremitido el informe definitivo de seguimiento a losproyectos de inversión, vigencia 2009 y primersemestre de 2010, Por la eficacia de la acción, sesolicita a la Auditoría Fiscal el cierre del hallazgo.DEBE CONTINUAR ABIERTA EN EL ANEXO 1HASTA QUE SE PRONUNCIE EL ENTE DECONTROL.

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado memorando No. 13000-47853, radicado2011121169 de 17/11/2011, mediante el cual fueremitido el informe definitivo de seguimiento a losproyectos de inversión, vigencia 2010 y tercertrimestre de 2011 en 12 folios. Por la eficacia de laacción, se reitera a la Auditoría Fiscal la solicitud decierre del hallazgo.

A*

28/09/2010

23/12/2011

JAIRO RUIZ



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

4 6

Oficina de

Control Interno

04/04/11

Hallazgo 1 y 11.

2.1.1. PAPELES DE TRABAJO... .Seencontró además, que no se cuentacon un archivo especial que facilite laconsulta ni que identifique losseguimientos realizados al plan demejoramiento institucional, pese a lovoluminoso del documento ya queestá estructurado con accionescorrectivas derivadas de todas lasvaloraciones que para el caso de laC.B. se han clasificado en 8orígenes.

2.2.3.2.3. EVALUACIONESINDEPENDIENTES. Dentro de los registros delprocedimiento de EvaluacionesIndependientes, no se evidencianpuntos de supervisión a las auditoriasinternas como sesiones frecuentes omesas de trabajo y menos aún seencontraron registros documentalesderivados de ejercicios deseguimiento y monitoreo para la tomaoportuna de decisiones.

No registro delos puntos decontrol específicos enel procedimiento

Modificar elProcedimiento deEvaluaciones Independientes en elsentido de incorporar unpunto de control oactividad que reglamentela referenciación depapeles trabajo y sudebido diligenciamiento(en forma legible,organizada, fecha derealización, identificacióndel auditor), con elpropósito de que losmismos se conviertan enevidencias objetivassobre el trabajo realizadopor la OCI, éstos puedenser físicos y/omagnéticos. Así mismoincorporar como registrolos papeles de trabajo yla supervisión a lasevaluaciones realizadaspor la OCI

Jefe Oficina

de Control Interno

15/04/11 30/05/11

Reglamentar la

referenciación de

papeles de trabajo en

el procedimien

to.

En elProcedmiento deEvaluaciones Independientes seadicionará un puntode controlque adoptela referenciación depapeles detrabajo: Si:100% No: 0%

09/05/11


Mediante R.R. 014 de junio 3 de 2011,fue modificado el Procedimiento pararealizar Evaluaciones Independientes en los términos relacionados, efectuándoseen los papeles de trabajo de lasevaluaciones independientes, lareferenciación implementada.

En los papeles de trabajo resultantes delas evaluaciones independientespracticzdad por la OCI, se utilizó lareferenciación adoptada , de acuerdocon el Procedimiento para realizarEvaluaciones Independientes.

T

Seguimiento a junio de 2011:Verificada acta de mesa de trabajo de la OCI No. 11de 28/04 y 04/05/2011, a través de la cual seincorporaron en el Procedimiento para lasEvaluaciones Independientes... verificación de lareferenciación de los mismos, así como el ajuste deactividades y observaciones.

Verificada R.R. 014 de junio 3 de 2011,"Procedimiento para las evaluacionesIndependientes".Por la eficacia de la acción, se sugiere el cierre delhallazgo. DEBE CONTINUAR ABIERTA EN ELANEXO 1 HASTA QUE SE PRONUNCIE EL ENTEDE CONTROL. Seguimiento a diciembre de 2011:Fueron evidenciados debidamente referenciados losPapeles de Trabajo de:1. Seguimiento a los Planes Institucionales a30/09/11, Proceso Evaluación y Control (9 folios),Recursos Físicos y Financieros, periodo 01/01/11 al30/09/11(89 folios), Enlace con los Clientes (41folios) y Micro (Control Social (17 folios).2. Auditoría a los Inventarios de la Entidad, periodo2008-2011, en 227 folios.3. Evaluación al Sistema de Control Interno Contablea 30/09/11, en 257 folios.4. Auditoría a los Proyectos de Inversión, vigencia2010 y tercer trimestre 2011, en 230 folios.5. Seguimiento anexos 1 y 2 Pr. Recursos Físicos yFinancieros a 30/09/11, en 140 folios.Por la eficacia de la acción, al aplicarse en lasevaluaciones independientes, se reitera solicitud de cierre del hallazgo.

A*

24/06/2011

23/12/2011

JAIRO RUIZ



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

5 6

Oficina de

Control Interno

04/04/11

Hallazgo 2.

2.2.1.1.1 COMITE COORDINADORDEL SCI.De otra parte, las actas por símismas, como evidenciasdocumentales y registros dentro delSGC dejan entrever debilidades decontrol específico que impide la tomade decisiones oportuna, elseguimiento efectivo a loscompromisos adquiridos, entre otrasfalencias. Se cita por ejemplo que enel Acta 3 de 2009 se realizó elseguimiento a los compromisossuscritos en el acta 2 y sin embargo,no se refleja evidencia ni resultadopara los numerales 1, 2,4,5 y 8...

Falta declaridad de lasfunciones establecidas enla ResoluciónReglamentaria No. 006 de12/04/07 y nodetalle de lasintervenciones y seguimiento alos compromisos anteriores.

Proponer en el orden deldía del Comité deCoordinación del Sistemade Control Interno, lostemas a desarrollar, deacuerdo con lasfunciones establecidasen la ResoluciónReglamentaria No. 006de 12/04/07,evidenciando en el actarespectiva lasintervenciones yseguimiento a loscompromisos anteriores.

Jefe Oficina

de Control Interno

13/04/11 31/12/11

Registrar en las actas de

Comité Coordinado

r del SCI las

intervenciones

relacionados con los

temas tratados.

En lasactas deComité Coordinador del SCIse registrael desarrollo de lostemas tratados deacuerdo con lasfunciones del Comité: Si: 100%No: 0%

13/04/11

Seguimiento a diciembre de2011:En en el orden del día de losComités de Coordinación delSistema de Control Interno llevadosa cabo durante la vigencia, seincluyeron los temas a desarrollar,de acuerdo con las funcionesestablecidas en la R.R. No. 006 de12/04/07, artículo 2, literales a), b)y g), así como el detalle de lasintervenciones realizadas y elseguimiento a los compromisosanteriores.

T

Seguimiento a junio de 2011:Verificada Acta de Comité de Coordinación delSistema de Control Interno No. 02 de 13/04/11, encuyo orden del día del día, se incluyeron los temas adesarrollar, de acuerdo con las funcionesestablecidas en la R.R. No. 006 de 12/04/07, artículo2 de la R.R. No. 06 de 2007, para este caso, literalesa), e) g) y h), evidenciando en el acta respectiva lasintervenciones y seguimiento a los compromisosanteriores. Por la eficacia de la acción, se sugiere elcierre del hallazgo. DEBE CONTINUAR ABIERTA ENEL ANEXO 1 HASTA QUE SE PRONUNCIE ELENTE DE CONTROL. Seguimiento a diciembre de 2011:Verificadas Actas de Comité de Coordinación delSistema de Control Interno Nos. 03 de 21/06/11; No.04 de 09/11/11; No. 05 de 20/12/11 y No. 06 de29/12/11en cuyo orden del día del día, se incluyeronlos temas a desarrollar, de acuerdo con lasfunciones establecidas en la R.R. No. 006 de12/04/07, artículo 2 de la R.R. No. 06 de 2007, paraestos casos, literales a), b), e) y g), h), evidenciandoen las actas respectivas las intervenciones yseguimiento a los compromisos anteriores.

Por la eficacia de la acción, se reitera el cierre delhallazgo. DEBE CONTINUAR ABIERTA EN ELANEXO 1 HASTA QUE SE PRONUNCIE EL ENTEDE CONTROL.

A*

24/06/2011

23/12/2011

JAIRO RUIZ



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

6 6

Oficina de

Control Interno

04/04/11

Hallazgo 7.

2.2.2.3.1. DESACTUALIZACIÓNLINK SCI, PÁGINA WEB.

Se consultó en la página Web, el linkrelacionado con el M.E.C.I. dentro dela Intranet de la C.B. encontrándoseinformación que no está actualizada.

No remisiónoportuna de lainformación respectiva a laDirección deInformática, para suactualización en la páginaWEB.

Remitir oportunamente lainformación respectiva ala Dirección deInformática, con elpropósito de actualizar elLink del SCI en la páginaWEB.

Jefe Oficina

de Control Interno

13/04/11 30/07/11

Actualizar oportuname

nte el link SCI en la

WEB.

Actualización dellinK delSCI en lapágina WEB.

El Link delSCI de lapágina WEB seencuentra actualizado con losúltimos informes generados por la OCI:

SI: 100%.NO: 0%.

13/05/11

Seguimiento a junio de 2011:A través de memorando No. 13000-15413, radicado 201147867 de26/04/11, fueron remitidos a laDirección de Informática, losajustes a las carpetas del Link"Sistema de Control Interno-MECI(Comité de Control Interno;Documentos Varios;Implementación MECI; InformeEvaluación al SCI; InformesAnuales Entes Externos; InformesAuditoría Interna...".

Seguimiento a diciembre de2011:A través de memorando No. 13000-29055, radicado 201178712 de22/07/11, fueron remitidos a laDirección de Informática:1. La actualización del link SCI Meci (Actas de Comité de Control Interno Nos. 1 de 02/11; No. 2 de 13/04/11y No. 3 de 21/06/11).2. Auditoría Interna de Calidad:Anexos 4, Reporte de NC y NCPotenciales, AIC 2011; Anexo 5Informe Consolidado de AuditoríaInterna de Calidad;3. Plan de Mejoramiento:Consolidado InstitucionalAnexos 1 y 2 a junio de 2011.

T

Seguimiento a junio de 2011:Verificados memorandos Nos. 13000-15413,radicado 201147867 de 26/04/11 y No. 13000-18265, radicado 201154263 de 13/05/11,mediante los cuales, fueron remitidos a laDirección de Informática, los ajustes a lascarpetas del Link "Sistema de Control Interno-MECI, vigencia 2011...,. Por la eficacia de laacción, se sugiere el cierre del hallazgo. DEBECONTINUAR ABIERTAO EN EL ANEXO 1HASTA QUE SE PRONUNCIE EL ENTE DECONTROL.

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado memorando No. 13000-29055,radicado 201178712 de 22/07/11, mediante elcual, fueron remitidos a la Dirección deInformática, las actualizaciones del Link"Sistema de Control Interno-MECI, vigencia2011 (Actas de Comité de Control Interno Nos.1 de 02/11; No. 2 de 13/04/11 y No. 3 de21/06/11); Auditoría Interna de calidad:(Anexos 4, Reporte de NC y NC Potenciales,AIC 2011; Anexo 5 Informe Consolidado deAuditoría Interna de Calidad) y Plan deMejoramiento (Consolidado InstitucionalAnexos 1 y 2 a junio de 2011), para sercargado en la página web, link SCI-MECI. Porla eficacia de la acción, se reitera el cierre del hallazgo.

A*

24/06/2011

23/12/2011

JAIRO RUIZ



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

7 6

Oficina de

Control Interno

04/04/11

Hallazgo 9.

2.2.3.2.1. INFORME ANUAL SOBRELA EVALUACIÓN SCI - DAFP. El documento no refleja en loselementos calificados con valoresmenores a cinco (5), que es el límitemáximo de calificación, los aspectosconcretos que evidenciaron lasdebilidades, se reduce el informe aanexar una serie de falencias que seclasifican porprocesos/dependencias, pero que nose identifican con los subsistemas,componentes ni elementos delM.E.C.I., tampoco precisa cuáles sonlas causas que los originan. Estosaspectos, impiden a la Contraloría deBogotá, formular correctivos losuficientemente funcionales, pueséstos deben recaer sobre las causasy no sobre los síntomas generadospor la debilidad del control.

No detallar lacalificación porsubsistemas, componente yelementos delMECI en elInforme deAnual deEvaluación alSistema deControl Interno.

Relacionar en el Informede Anual de Evaluaciónal Sistema de ControlInterno la calificación porsubsistemas, componente y elementosdel MECI.

Jefe Oficina

de Control Interno

01/01/12 28/02/12

Incluir en el Informe

Anual de Evaluación al SCI las

calificaciones por

Subsistemas,

Componentes y

Elementos del MECI:

Elaboración Informede Evaluación SCI.

El InformeAnual deEvaluación al SCIcontiene las calificaciones porSubsistemas, Componentes yElementos del MECI:Sí: 100%.N0: 0%

N/A

Seguimiento a diciembre de2011:La acción está programada paraser realizada una vez elaborado elInforme Anual de Evaluación alSistema de Control Interno,vigencia 2011, que se efectuarádurante el periodo enero-febrero de2012, en el que se calificará porsubsistemas, componentes yelementos del MECI.

SI

Seguimiento a diciembre de 2011:La eficacia de la acción se verificará al cortedel trimestre enero-abril de 2012, una vezculminada la Evaluación Anual al Sistema deControl Interno-MECI.

A

23/12/11

JAIRO RUIZ



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

8 6

Oficina de

Control Interno

04/04/11

Hallazgo 10.

2.2.3.2.2. PROGRAMAS DEAUDITORÍAAunque se apreció, que losprogramas reales no adoptan en suestructuración todos los ítemsdescritos, por cuanto en la visitarealizada por esta A.F. no seencontró un programa que seacomodara mínimamente a lasexigencias de la precitada resoluciónni siquiera en las carpetas del archivode 2009, menos aún en las devigencias más recientes.

No elaborar losprogramas deauditoría deacuerdo con laestructura definida en elProcedimiento para lasEvaluaciones Independientes

Elaborar los programasde auditoría de acuerdocon la estructura definidaen el Procedimiento paralas EvaluacionesIndependientes adoptado, medianteResolución Reglamentaria No. 014de junio 3 de 2011(objetivo, metodología,alcance, auditados,cuestionario y nombre delauditor).

Jefe Oficina

de Control Interno

15/04/11 30/06/11

Programas de Auditoria elaborados con base

en la estructura definida en

el Procedimie

nto de Evaluacione

s Independie

ntes.

Elaboración Programas deAuditoría.

Los programas de auditoría se ajustana laestructura definida enel Procedimiento deEvaluaciones Independientes:Sí: 100.No: 0%.

09/05/11

Seguimiento a junio de 2011:

En el Anexo 2 del Procedimientopara realizar EvaluacionesIndependientes, R.R. No. 014 de2011, se presenta el modelo deprograma de auditoría, incluyendoentre otros aspectos, objetivo,alcance, Ref P/T, mientras que enla actividad 3 se incluyó laObservación:El programa deauditoría debe contener comomínimo: objetivo, metodología,alcance, auditados y auditor. Parala Evaluación Anual del Sistema deControl Interno se debe aplicar elprograma de auditoría a partir delos lineamientos impartidos por losorganismos competentes.

Seguimiento a septiembre de2011:Los programas de auditoría hanvenido aplicándose con lascaracterísticas implementadas entodas las evaluacionesindependientes practicadas.

T

Seguimiento a junio de 2011:Verificada acta de mesa de trabajo No. 11 de 28/04 y04/05/2011, mediante la cual fue actualizado elProcedimiento para las Evaluaciones Independientesrealizadas por la OCI, específicamente, lamodificación del anexo 2, "Programa de Auditoríapara Evaluaciones Independientes", adicionando lacolumna REF/PT: Referenciación Papeles deTrabajo, que debe cruzar con los folioscorrespondientes, de acuerdo con las actividadesprogramadas....,. Verificado Anexo 2 delProcedimiento para realizar EvaluacionesIndependientes, R.R. No. 014 de 2011, modelo deprograma de auditoría, que incluye objetivo, alcance,Ref P/T, así como la actividad 3 del procedimiento,Observación referente a su contenido (objetivo,metodología, alcance, auditados y auditor. Por laeficacia de la acción, se sugiere el cierre delhallazgo. DEBE CONTINUAR ABIERTA EN ELANEXO 1 HASTA QUE SE PRONUNCIE EL ENTEDE CONTROL. Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado Programa de Auditoría a los Inventarios de la Entidad, periodo 2008-2011, en (5) folios.Verificado Programa de Auditoría de Seguimiento a los Planes Institucionales a 30/09/11, Proceso Evaluación y Control (3 folios), Enlace con los Clientes (4 folios) y Micro(Control Social, en 4 folios).Inventarios de la Entidad,periodo 2008-2011, en (5) folios. Por la eficacia de laacción, al aplicarse en las evaluaciones independientes, se reiterael cierre del hallazgo.

A*24/06/2011

23/12/2011

JAIRO RUIZ



FECHADE

EJECUCIÓN

DESCRIPCIÓN DEL

SEGUIMIENTO

ESTADO (T, P,SI)




AUDITOR

DEPENDENCIA

(5)



(12)

No.(3)

ORIGEN (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8,)

(4)


(1) PROCESO:


ACCIONES

(9)

METAS CUANTIFICA

BLES(13)

INDICADOR DE

CUMPLIMIENTO (14)


(6)

FECHA DE INICIO


(11)




RESPONSABLE

DE EJECUCI

ÓN(10)

CAUSA O CAUSAS

(8)


(7)

9 6

Oficina de

Control Interno

04/04/11

Hallazgo 4.

2.2.1.3.1.Se valoró el documentoallegado por la Oficina de ControlInterno denominado “Mapa deRiesgos” que opera a nivelinstitucional, encontrándose agrandes rasgos que suestructuración dificulta su consulta yseguimiento, por cuanto el mapa seencuentra en un documento y lascolumnas de administración yseguimiento se encuentran en elanexo 2 que maneja la OCI, estacircunstancia dificulta su monitoreo,no solo por parte de esadependencia evaluadora, sino por losorganismos de control que así lodeterminan.

El documento se organiza en losprocesos del Sistema de Gestión deCalidad, pero no se compadece de loque cada uno pretende abarcarrespecto de los riesgos asociados aéstos

Desconocimiento de lametodología sobre laidentificación yadministración de los riesgosen laelaboración delMapa deRiesgo Institucional

Realizar taller sobre laadministración de losriesgos con losintegrantes de losequipos de análisis de losprocesos de SGC, previoa la identificación de losmismos, con destino alMapa de RiesgoInstitucional

Jefe Oficina

de Control Interno

15/04/11 30/12/11

100% de equipos de análisis de

los procesos del SGC

que participan

en los talleres sobre

identificación de

riesgos.

Realización detalleres sobre riesgos.

No. Equipos deanálisis que participaron en lostalleres sobre identificación deriesgos *100 / Totalde equiposde análisisde losprocesos del SGC(8).

11/05/11

Seguimiento a septiembre de2011:A través de memorando No. 50000-38396, radicado 2011100252 de15/09/11, la Dirección deCapacitación cursó invitación alSeminario Taller "Administración delRiesgo", el cual fue dictado durantelos días 4 y 5 de octubre de 2011en la Dirección de Capacitación, alos integrantes de los 8 equipos deanálisis de los Procesos del SGCde la Entidad por parte de laDirección de Control Interno yRacionalización de Trámites delDepartamento Administrativo de laFunción Pública-DAFP.

T

Seguimiento a diciembre de 2011:Verificado memorando No. 50000-38396,radicado 2011100252 de 15/09/11, deinvitación por parte de la Dirección deCapacitación al Seminario Taller"Administración del Riesgo". Verificadoslistados de asistencia a la capacitación (folios67-68 de 04/10/11 y folios 69-70 de 05/10/11),dictada los días 4 y 5 de octubre de 2011 en laDirección de Capacitación, por parte de laDirección de Control Interno y Racionalizaciónde Trámites del Departamento Administrativode la Función Pública-DAFP, con la asistenciade los integrantes de los 8 equipos de análisisde los Procesos del SGC de la Entidad,incluidos los funcionarios de la Oficina deControl Interno. Por la eficacia de la acción, se solicita a la AFel cierre del hallazgo.

A* 23/12/11JAIRO RUIZ

OCHO RESPONSABLES DE PROCESOS

Responsable de Proceso

FORMATO CÓDIGO 9002001

Actualizado por: Jorge A. Tabares VargasFecha: 31/01/12

Actualizado por: Jorge A. Tabares Vargas


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