Octubre de 2008

Universidad de Chile

Contenido

Convenio de DesempeñoProyectos:

Reorganización Organismos Centrales (ROC)Sistemas Información para la Gestión (SIG)

LicitacionesPróximos pasos

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Antecedentes

Los Convenios de Desempeño, concebidos como una nueva modalidad de financiamiento de la educación superior, son contratos entre una institución de educación superior y el Ministerio de Educación donde se especifican metas cuantificables y se establece la medición periódica de los resultados en función de dichas metas.

Características principales Instrumentos de política de educación superior Financiamiento basal de mediano plazo para fomentar la innovación y el

cambio cualitativo y de gestión institucional Recursos para facilitar

Una más efectiva gestión del cambio Requerimientos de rendición de cuentas públicas Responder a diagnósticos que arrojan la autorregulación y la acreditación

institucional y de programas Necesidades estratégicas de mejoramiento y crecimiento académico de las

universidades

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Universidad MECESUP Contraparte TOTAL

Mll $ Mll $ Mll $

De Chile 3.395 445 3.840

De Tarapacá 2.245 644 2.889 De la Frontera 2.297 630 2.927 de Bio-Bio 2.277 915 3.192

Total 10.214 2.634 12.848

• La Universidad de Chile fue una de las cuatro universidades estatales seleccionadas por el Ministerio de Educación para acceder a un Convenio de Desempeño para un fondo total de MM$ 10.214 en un período de tres años.

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Plan de Mejoramiento Institucional

Fue elaborado teniendo presente:El proyecto de desarrollo institucional (PDI)El informe de pares de la acreditación institucional por el máximo

de 7 años ( 2011) en el máximo de áreas (6)

Focalizándolo en:Consolidación y avance de los indicadores de calidad académica

de la universidadGestión institucionalAdecuado balance centralización-descentralización de la gestión

de la organización

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Convenio de Desempeño(Componente del PMI)

Centrado en generación de capacidades de gestión

Primera etapa: 3 años para ejecución presupuestaria y 4 años adicionales para seguimiento

Focos de acción:– Creación e instalación de capacidades de gestión – Orientado a contar con la infraestructura de gestión necesaria

para medir y comprometer resultados en aquellas áreas de impacto académico relevantes

.

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Convenio de Desempeño

Cronograma acordado con el Negociador del CD

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Organización del Proyecto

Comité Directivo

RectorProrrectorVicerrectoresDecanos coordinadores de

CampusDecanos del área de Gestión y

SistemasFacultad de Ciencias Físicas y

MatemáticasFacultad de Economía y Negocios

Dos profesionales con experiencia en alta dirección

Comité Ejecutivo

Coordinador del ProyectoDirectores

-Pregrado-Postgrado y Postítulo-Investigación-Finanzas y Administración Patrimonial-Gestión de Prorrectoría-Análisis Institucional-Servicios de Tecnología de Información-Comunicaciones-Extensión- Servicios Generales e Infraestructuras- Recursos Humanos- Sist. de Serv. de Información y Bibliotecas

Equipo de Administración del proyectoDos académicos con experiencia en gestión

TIC

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Equipo del ProyectoCoordinador

General del Convenio de Desempeño

(VAEGI)

Gerente del Proyecto

Subgerente ROC

Subgerente SIG

Jefes de ProyectoJefes de Proyecto

Asesor Estratégico

Analista de Seguimiento y procesos

Analistas de Seguimiento y procesos

Asistente

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Ejes del Convenio de Desempeño

Objetivo General N°1Reorganización de los Organismos Centrales (ROC):

Desarrollar e instalar capacidades de superintendencia a nivel central de la Universidad.

Desarrollar e instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus. 10

Objetivo General N°2Desarrollar Sistemas de Información para la Gestión (SIG) integrada de la Universidad:

Brindar apoyo a las actividades académicas, que realizan las Facultades e Institutos

Promover la cultura de la autorregulación y del aseguramiento de la calidad del quehacer universitario

Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes de pre y postgrado, y a los egresados

Apoyar a la gestión institucional proactiva para la toma de decisiones

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Ejes del Convenio de Desempeño

Presentación del proyecto al Consejo Universitario y al Senado Universitario Firma del Convenio de Desempeño por el Rector de la U. de Chile y la

Ministra de Educación Proceso de Selección de Gerente y Subgerentes del proyecto por concurso,

con apoyo de consultores especializados Aprobación por MECESUP de Lista de Bienes y Servicios (Presupuesto año

1) Selección de analistas y asistente por concurso mediante Comité de

Selección Habilitación de puestos de trabajo (PC, teléfonos, etc.) Instalación provisoria del equipo (8 personas inicialmente) en Of. 804, Torre

15, mientras se habilita piso 13 (en remodelación) Instalación de página web del proyecto (www.cdgestion.uchile.cl) con

descripción del proyecto y publicación de actas del Comité Ejecutivo Apertura de una cuenta corriente especial para el proyecto Reuniones con AFUCH y APROTEC para exponer el proyecto y obtener

retroalimentación U. de Chile aporta MM$ 50 como fondo de enlace, mientras se espera primer

giro de MECESUP Análisis y discusión de propuestas de proyectos con unidades usuarias y con

Comité Operativo del Convenio de Desempeño Reuniones semanales del Comité Ejecutivo ampliado, en las que se

presentan y discute la formulación de proyectos que permiten lograr los objetivos del Convenio de Desempeño.

Aporte de MECESUP de $ 1.161 millones (15 de septiembre). Definición de 11 licitaciones de productos y servicios

Actividades Realizadas

Enero

Marzo

Abril

2008

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

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Proyectos 13

Proyecto 1: Reorganización de organismos centrales (ROC) e instalación de capacidades en UA

Objetivos:Fortalecer el balance entre centralización y descentralización

que caracteriza a la gestión de la UniversidadFortalecer el rol de Superintendencia en los organismos

centrales, para garantizar la calidad de servicios a través de aplicar estándares para el quehacer universitario en todas sus dimensiones, lo que involucra a alumnos, académicos y personal de colaboración.

Evitar situaciones de excesiva heterogeneidadEstablecer administraciones de Campus

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ROC: Reorganización de organismos centrales e instalación de capacidades en UA

Procesos descentralizadosEjemplos:Actividades académicas desarrolladas en las UA: investigación, docencia y extensiónActividades de apoyo vía Campus:

Mantención de infraestructura Servicios básicos Asesoría legal Gestión de bibliotecas de

campus

Procesos descentralizadosEjemplos:Actividades académicas desarrolladas en las UA: investigación, docencia y extensiónActividades de apoyo vía Campus:

Mantención de infraestructura Servicios básicos Asesoría legal Gestión de bibliotecas de

campus

A nivel central, crear o fortalecer rol de Superintendencia: Fijar directrices y marcos de gestión Generar normas y estándares Monitorear, hacer seguimiento y

retroalimentar

A nivel de campus:Establecer administración de CampusDotarla de capacidad ejecutivaFacilitar acceso a información para toma de decisiones

A nivel central, crear o fortalecer rol de Superintendencia: Fijar directrices y marcos de gestión Generar normas y estándares Monitorear, hacer seguimiento y

retroalimentar

A nivel de campus:Establecer administración de CampusDotarla de capacidad ejecutivaFacilitar acceso a información para toma de decisiones

Procesos centralizadosEjemplos:• Remuneraciones • Portal de la Universidad• Catastro de bienes• Cobro de aranceles

Procesos centralizadosEjemplos:• Remuneraciones • Portal de la Universidad• Catastro de bienes• Cobro de aranceles

Fortalecer y perfeccionar el rol operativo central a nivel institucional

Fortalecer y perfeccionar el rol operativo central a nivel institucional

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Proyectos de apoyo en base a Sistemas de Información para la

Gestión (SIG)16

Proyecto 2: Mejoramiento de los sistemas de comunicación institucionales para elevar los niveles de eficiencia de las herramientas en uso, en particular del correo electrónico.

Proyecto 3: Mejoramiento de las comunicaciones e imagen institucional, implementando un portal (MiUchile.cl) de servicios personalizable, que concentre en un sitio único los distintos servicios actualmente dispersos

Proyecto 4: Mejoramiento de la gestión de la documentación administrativo - legal, facilitando a todas las facultades el acceso a documentos en formato digital.

Proyecto 5: Crear y mejorar funcionalidades del sistema de gestión de personal mediante aplicaciones informáticas que permitan al usuario efectuar trámites de autoatención en línea, tipo “work flow”, junto con mejorar informes y generar indicadores de gestión.

Proyecto 6: Desarrollo de un sistema de gestión en línea del Activo Fijo para los bienes inmuebles

Proyecto 7: Mejoras a los sistemas de apoyo de la Dirección de Finanzas y Administración Patrimonial

Proyecto 8: Adquisición e implementación de herramientas tecnológicas transversales, que proveen servicios a los distintos proyectos, como la plataforma de firma digital y la plataforma de inteligencia de negocios, que facilitará el acceso a la información.

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Proyecto 9: Herramientas de apoyo a la gestión docente y a la docencia.

Proyecto 10: Registro y análisis de información sobre actividades de Investigación, capturando en el origen la información de los proyectos, y vinculándolos con los productos de ellos (publicaciones , patentes, asistencia a reuniones de académicos, etc.)

Proyecto 11: Optimización del acceso, registro y análisis de información sobre actividades de extensión, inlcuyendo un Portal Alumni, para dar diferentes servicios a los egresados.

Proyecto 12: Mantención actualizada de información de los académicos generando un curriculum académico digital.

Proyecto 13: Mejoramiento de las herramientas de apoyo a la evaluación docente de pregrado y postgrado, junto con un servicio genérico de encuestas

Proyecto 14: Mejoramiento de la gestión académica de pre y post grado, como complemento al proyecto UCH609

Proyecto 15: Perfeccionamiento de los sistemas de gestión y publicación de revistas electrónicas, bibliotecas y servicios a los alumnos

Proyecto 16: Mejorar el registro de información e instalación de capacidades de observación (Observatorio U Chile) utilizando herramientas de inteligencia de negocios

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Licitaciones 19

Estrategia de licitaciones

Se observa que los mismos servicios se repiten en varios proyectos.

Los proveedores se especializan por tipos de servicios

Si bien licitar por servicios es más complejo, por los problemas de integración y coordinación, el aumento de eficiencia es significativo.

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21

Etapas del proceso de licitación1. Preparación de un perfil preliminar de cada

licitación

2. Reuniones con potenciales proveedores

3. Reuniones con usuarios

4. Preparación de términos de referencia: bases técnicas y administrativas

5. Validación jurídica de las bases

6. Autorizaciones previas (según monto) internas y de MECESUP / BIRF

7. Publicación

8. Respuestas a consultas

9. Evaluación de ofertas

10. Adjudicación

11. Contrato

12. Control de avance

En ejecución

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Actividades realizadas

Entrevistas con 28 proveedores, correspondientes a los siguientes servicios:

L1: Digitalización de documentos (10 empresas)L2: Firma digital (5 empresas)L4: Construcción de Work flow (4 empresas)L5: Levantamiento para actualizar el catastro de bienes inmuebles (4

empresas)L6: Desarrollo de software (5 empresas)

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- Entrevistas con equipos de trabajo de los siguientes proyectos:P3: Mejoramiento de comunicaciones e imagen institucionalP4: Gestión documental (Of. Partes)P6: Activo FijoP7: Mejoras al sistema AUGE Finanzas y otros requerimientosP11: Actividades de ExtensiónP12: Curriculum digitalP 13: Mesa de Trabajo de Encuestas de Evaluación Docente

- Exposición del proyecto en la Comisión Tecnológica para obtener retroalimentación

- Reuniones para analizar integración con equipos de STI:L2: Firma digital y factura electrónica

L7: Plataforma de Inteligencia de negocios (coord. UCH609, ICAC y CD)

- Desarrollo de bases técnicas de licitaciones

Actividades realizadas (cont.)

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Próximos pasos Validar licitaciones jurídicamente Publicar licitaciones durante octubre y noviembre (*). Levantar información para especificar con detalle el proyecto P1 (ROC) que incluye:

Levantamiento de principales procesos por unidades/programas en los organismos centrales, según proyecto presentado a MECESUP, e implementar en 12 unidades para el 1er año

Determinar en ellos necesidades de reorganización, automatización de procesos, implementación de work flow, necesidades de información, etc., en conjunto con los involucrados en la perspectiva del rol de superintendencia y la organización de campus

Desarrollar una estrategia y un programa de Gestión del Cambio en conjunto con Capacitación de Prorrectoría.

Desarrollar en conjunto con autoridades de las facultades (Vicedecanos, Directores Económicos, Directores Académicos) un modelo de Organización de Campus

En las licitaciones de automatización de procesos, se especifica el levantamiento y rediseño de procesos previo a la construcción de sistemas. El rediseño de todos los procesos será validado por personal de las facultades antes de la automatización de procesos, durante el proceso de ejecución de las licitaciones.

Nota (*): las licitaciones cuyo monto se estima superior a UTM 5.000 (~MM $ 178) deben ir a trámite de no objeción del BIRF y a trámite de toma de razón a CGR

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