OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, Enero de 2019 · 2020. 5. 14. · NURC 1-2018-194397 del...

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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

V INFORME DE SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO

OFICINA DE CONTROL INTERNO

Bogotá, Enero de 2019



CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 3

2. OBJETIVO ............................................................................................................................................ 3

3. ALCANCE ............................................................................................................................................ 3

4. CRITERIOS .......................................................................................................................................... 3

5. INFORME ............................................................................................................................................. 3

5.1 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD .................................................................. 4

5.2 INVENTARIOS DOCUMENTALES – FUID ................................................................................ 6

5.3 UNIDAD DE CORRESPONDENCIA............................................................................................ 8

5.4 PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ..................................................................11

5.5 NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS...................................................................15

5.6 HISTORIAS LABORALES ..........................................................................................................17

5.7 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC.............................................................19

6. CONCLUSIÓN: ..................................................................................................................................20



1. INTRODUCCIÓN

De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1993, la Ley 1474 de 2011 y el

Decreto reglamentario 1826 de 1994, entre otras, corresponde a la Oficina de Control Interno,

verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización

y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como

también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la

organización, estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejore permanentemente.

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de sus

funciones y del Plan Anual de Gestión – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS),

aprobado para la vigencia 2019 mediante Resolución 010660 del 11 de diciembre de 2019, realizó

el presente seguimiento con base en lo establecido en el PAG del mes de enero de 2020.

2. OBJETIVO

El presente informe de seguimiento tiene como fin ilustrar a la alta Dirección respecto de la

Gestión del Grupo de Gestión Documental, de conformidad con los compromisos adquiridos en

preservar y mejorar la Gestión Documental de la Entidad, dado el avance del Plan de

Mejoramiento Archivístico (PMA) establecido por el AGN.

3. ALCANCE

La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, basa el presente

seguimiento en relación con las observaciones presentadas por el Archivo General de la Nación

y que fueron radicadas mediante NURC 1-2018-187816 y 2-2018-115216 del 23 de noviembre

de 2018 y adicionalmente los planes de mejoramiento establecidos por la SNS, con base en el

NURC 1-2018-194397 del 28-11-2018, correspondiente a la vigencia octubre, noviembre y

diciembre de 2019.

4. CRITERIOS

Ley 594 de 2000 ‘’Por medio de la cual se dicta la Ley general de archivos y se dictan otras

disposiciones, Decreto 029 del 14 de enero de 2015 ‘’Por medio del cual se reglamenta el proceso

de entrega y/o transferencia de los archivos públicos de las entidades que se suprimen, fusionen,

privaticen o liquiden; se desarrolla el artículo 20 de la Ley 594 de 2000 y el artículo 39 del Decreto

Ley 254 de 2000 y se dictan otras disposiciones’’ y Decreto 1080 de 2015 Art 2.8.8.3.6 P. 2

5. INFORME

El Grupo de Gestión Documental, respecto de los procesos y procedimientos aprobados mediante

Resolución No 4086 del 19 de diciembre de 2014, ejerce sus funciones de acuerdo con lo

establecido en la Resolución 000180 del 17 de enero de 2014.



De conformidad con los compromisos adquiridos en preservar y mejorar la Gestión Documental

de la Entidad, mediante este ejercicio de seguimiento, la Oficina de Control Interno solicitó al

Grupo de Gestión Documental remitir el Informe de avance del Plan de Mejoramiento Archivístico

(PMA), en relación con las observaciones presentadas por el Archivo General de la Nación,

siendo que el PMA está suscrito con fecha de inicio 01 de noviembre de 2018 y su finalización el

02 de diciembre de 2020, mediante el Acta de aprobación número GE1258 del 01 de noviembre

de 2018. Al respecto, el GGD aportó las acciones de las actividades del Plan de Mejoramiento

Archivístico (PMA) que contiene los siete (7) Hallazgos formulados por el AGN.

Cabe precisar, que la Oficina de Control Interno ha venido realizando seguimientos al Plan de

Mejoramiento Archivístico, remitidos al Despacho del Superintendente Nacional de Salud, los

cuales se presentan a continuación:

NURC 3-2016-001573 del 29 de enero de 2016

NURC 3-2016-014211 del 29 de julio de 2016

NURC 3-2017-010040 del 27 de junio de 2017

NURC 3-2017-018452 del 22 de noviembre de 2017

NURC 8-2018-006616 del 25 de abril de 2018 – Auditoria Gestión Documental

NURC 2-2019-08366 del 31 de enero de 2019

NURC 3-2019-7006 del 30 de abril de 2019

NURC 3-2019-13609 del 29 de julio de 2019

NURC 3-2019-19970 del 30 de octubre de 2019.

Adicionalmente, se evidencian las acciones de avance de cumplimiento al PMA en el ITS

institucional, las cuales están encaminadas a subsanar los hallazgos encontrados por el AGN.

En la vigencia del presente seguimiento la OCI evidenció lo siguiente:

5.1 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD

La Superintendencia Nacional de Salud, presuntamente no cumple con lo estipulado en el

Acuerdo No. 04 de 2013, artículo 13 de la ley 1712 y el numeral 6 del artículo 2.1.1.2.1.4. y el

artículo 2.1.1.5.3.2 del Decreto 1081 de 2015, toda vez que no tienen las Tablas de Retención

Documental debidamente actualizadas y publicadas.

ACCIÓN 1:

➢ T1: Reformulación de la TRDv4 a partir del año 2019, por solicitud de finalización

del proceso de convalidación que se estaba adelantando con el AGN.



La OCI verificó lo siguiente conforme remisión de información y evidencias aportadas por el GGD:

Los informes de seguimiento referentes a la presente tarea corresponden a: NURC 3-2019-1365

del 29 de enero de 2019, NURC 3-2019-7006 del 30 de abril de 2019, NURC 3-2019- 13609 del

29 de julio de 2019 y NURC 3-2019-19970 del 30 de octubre de 2019.

Se refleja un porcentaje de avance del 100% en la reformulación de la TRDv4 a partir del año

2019, dado el proceso de convalidación que se adelantaba con el AGN, evidenciando los

respectivos anexos (Banco Terminológico, Cuadro general de clasificación documental y

Memoria descriptiva) para remitir al Archivo General de la Nación el cual designará fecha para la

respectiva revisión de las TRD.

AVANCE T1:

“Noviembre:

En desarrollo del contrato 154 de 2019 se gestionó:

- Terminación del registro en el nuevo formato de TRD, de las TRD específicas para las 94

dependencias, asignando tiempos de retención, disposición final y Procedimiento.

- Redacción del Procedimiento y codificación de 284 Series y Subseries de la TRD.

- Terminación del proceso de valoración de las TRD.

- Creación del Cuadro general de clasificación documental – CCD – perteneciente a un total de

94 dependencias.

- Elaboración de la memoria descriptiva o introducción que complementa la TRD

De acuerdo con el cronograma de ejecución del Contrato 154 de 2019, se ha avanzado en el 91%

en la reformulación de TRDs V4.

Diciembre:

De acuerdo con los avance reportados en los meses anteriores, ya se tiene la elaboración total

de las Tablas de Retención Documental junto con sus anexos (Banco Terminológico, Cuadro

general de clasificación documental y Memoria descriptiva) para remitir al Archivo General de la

Nación, no obstante, dicha revisión está sujeta a asignación de fecha por parte del AGN."

AVANCE T1: FINALIZADA.



➢ T2, T3, T4 y T5:

La OCI verificó en los seguimientos realizados al GGD, un avance del 0% conforme remisión de

información y evidencias aportadas por el Grupo de Gestión Documental, dado que las fechas

dispuestas para la ejecución de estas tareas aún no se cumplen conforme al cronograma.



29 de julio de 2019 Y NURC 3-2019-19970 del 30 de octubre de 2019.

AVANCE: "T2, T3, T4 y T5, aún no se tiene avance, en razón a que las tareas programadas

inician el 01/12/2019 con terminación al 02/12/2020, por lo cual no se han gestionado acciones”.

5.2 INVENTARIOS DOCUMENTALES – FUID

La Superintendencia Nacional de Salud, presuntamente no cuenta con inventarios Documentales

en la totalidad de las áreas, utilizando el Formato FUID, lo que claramente afecta el control, la

recuperación de la información, Incumpliendo lo establecido artículo 7 del Acuerdo No. 042 del

2002, artículo 26 de la Ley 594 de 2000, artículo 13 de la Ley 1712 de 2014, Acuerdo 038 de

2000.

ACCIÓN 2:

➢ T1: Realizar socialización en la aplicación del Formato Único de Inventario

Documental - FUID en los Archivos de Gestión (campañas, capacitaciones,

asistencias técnicas).

La OCI revisó lo siguiente conforme remisión de información y evidencias aportadas por el GGD:





del 30 de abril de 2019, NURC 3-2019- 13609 del 29 de julio de 2019 Y NURC 3-2019-19970 del

30 de octubre de 2019.

En revisión del Informe consolidado de capacitaciones en temas de Gestión Documental, se

refleja un porcentaje de avance del 100% dado que se realizó efectivamente la socialización en

la aplicación del Formato Único de Inventario Documental - FUID en los Archivos de Gestión

(campañas, capacitaciones, asistencias técnicas).

AVANCE T1:

“Diciembre.



El Grupo de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud con el objetivo de

continuar orientando y fortaleciendo los procesos que se adelantan en gestión documental,

realizo actividades de capacitación sobre el subsistema de gestión documental y el instrumento

de tabla de retención documental, en el marco del sistema integrado de gestión de la Entidad. Se

realizó capacitación sobre organización documental, FUID y la estructura y aplicabilidad de la

Reformulación de TRDs a 43 funcionarios”.

T1: FINALIZADA

➢ T2. Realizar la actualización y unificación del FUID en el Archivo de Gestión.





Al revisar el reporte “Control Cargue de Inventarios” en donde se ve que cada mes se registra la

actualización realizada por algunas áreas al FUID, se puede evidenciar un porcentaje de avance

del 94%.

AVANCE T2:

"Noviembre.

Todas las dependencias de la Supersalud han realizado la actualización del FUID en archivos de

gestión (ver adjunto archivo excel). Adicionalmente en One drive en la carpeta compartida con la

OCI, se adjunta carpeta con los FUID de todas las dependencias.(Trans.Transf.Docum.2019)."

➢ T3. Realizar la actualización y unificación del FUID en el Archivo Central.





Al revisar el consolidado de transferencias y traslados documentales según la aplicación del FUID

realizados en la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 75%.

AVANCE: T3.

"Diciembre.

Aplicación del FUID a archivos de 9.168 cajas, trasladas al Archivo Central."

➢ T4. Realizar visitas aleatorias de seguimiento a la aplicación del FUID (semestral).



La OCI revisó lo siguiente conforme remisión de información y evidencias aportadas por el Grupo

de Gestión Documental:




En la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 67%, dado a

las visitas de seguimiento que se han realizado aleatoriamente en función de la aplicación del

FUID de manera semestral.

AVANCE T4:

"El reporte del cargue de inventario documental sobre las actualizaciones que cargan las áreas

en la carpeta de SharePoint. Se realiza un control consistente en revisar el cargue del inventario

documental que realizan las dependencias mensualmente, en la carpeta de Share Point. En caso

de identificarse inconsistencias en el diligenciamiento del formato en forma íntegra, se le notifica

al área y se le solicita el ajuste de la información reportada."

5.3 UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

De conformidad con lo observado, la SNS realiza el proceso de radicación de comunicaciones

oficiales a través de dos aplicativos, por lo tanto, es importante tomar las medidas necesarias

para realizar la implementación de un solo aplicativo el cual deberá dar cumplimiento en su

totalidad al Acuerdo 060 de 2001. La entidad presuntamente incumple con lo señalado en el

Acuerdo 060 de 2001, para el manejo de la Unidad de Correspondencia y comunicaciones

oficiales, lo que podría dificultar el control sobre el oportuno trámite de las comunicaciones,

consulta y atención oportuna a los ciudadanos y la trazabilidad de los documentos producidos.

ACCIÓN 3:

1. Implementar los servicios de interoperabilidad o en su defecto un Sistema de Información que

permita la unificación de la radicación de las comunicaciones oficiales, para así dar cumplimiento

a lo estipulado en el Acuerdo 060 de 2001.

2. Dar lineamientos y elaborar o actualizar los procedimientos para incluir lo relacionado con el

seguimiento y control de las comunicaciones internas, y oficiales recibidas / enviadas.

➢ T1. Realizar Proyecto de implementación del Sistema de Información para la Unificación de la radicación de comunicaciones y PQRS de la Entidad.







En el informe general realizado cuyo objetivo es: Presentar el avance para la adquisición e

implementación del Sistema de Gestión Documental; se han identificado los antecedentes,

objeto, alcance del proyecto, las fases para la adquisición e implementación del Sistema de

Gestión de Documento Electrónico de Archivo - SGDEA.

En la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 50% para lo

cual se revisaron las siguientes acciones ejecutadas conforme lo manifestado por el GGD.

AVANCE T1.

"Octubre:

El Ingeniero de sistemas del Contrato 285 de 2019 continúa proporcionada asistencia técnica al

líder del proyecto del Gestor Documental, contrato 317 de 2019, en lo relacionado con:

* Fase “Análisis de los sistemas existentes”, se realizó beanchmarking a 11 entidades del Orden

nacional, distrital y estatal, elaborando los informes con análisis de los resultados evidenciados.

•Exposición de informes y presentaciones de avance del proyecto de gestor documental, a los

patrocinadores del proyecto y partes interesadas.

•Preparación y presentación de los ajustes solicitados por el Grupo de Contratación para la

argumentación del incumplimiento del contrato 247 de 2016 - Proyecto gestor documental SUMA.

Planificar las actividades específicas del ingeniero que apoya el análisis de requerimientos del

Sistema de Gestión de Documento Electrónico de Archivo -SGDEA-

Noviembre:

Se continúa con el análisis de los escenarios encontrados para las entidades a las que se le

realizó el benchmarking; se realizaron visitas al Ministerio de Salud para identificar las directrices

de interoperabilidad con las entidades del sector en gestión documental, y a la Agencia Nacional

de Infraestructura – ANI- para validar funcionamiento del BPM auraportal y adicionalmente se

realizó visita a territorial de Medellín, donde se realizó visita y seguimiento a los puntos de

atención de PQRDs, en cuanto a documentos. Se avanza con la creación del modelo de requisitos

para la SNS, así como el anexo técnico de especificaciones funcionales y cuadro de control de

acceso.

Diciembre:

Se realizan visitas a la Regional Cali, al Ministerio de Salud y como solicitud de la OTI y Asesor

de Tecnología del Despacho se realiza visita a la ANIEn cumplimiento de la normatividad vigente,



la Subdirección Administrativa a través del Grupo de Gestión Documental conformó un equipo

interdisciplinario de especialistas que adelantaron análisis de la herramienta tecnológica que

permita suplir satisfactoriamente las necesidades documentales de la Entidad.

Resultado del estudio, se recomendó implementar el Gestor Documental ORFEO (Versión de la

Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado- ANDJE) teniendo en cuenta que cumple los

requerimientos del Archivo General de la Nación en Sistema de Gestión de Documentos

Electrónicos de Archivo - SGDEA, obteniendo beneficios como reducción de costos de

licenciamiento e implementación del gestor documental, herramienta que fue aprobada por el

equipo directivo de la Entidad”

➢ T2. Elaborar los lineamientos y ajustar los procedimientos existentes con el fin de

dar cumplimiento a lo normado (Acuerdo 060 art 1, 7 y 8) seguimiento y control al

trámite de comunicaciones oficiales.



del 29 de enero de 2019, NURC 3-2019-13609 del 29 de julio de 2019 y NURC 3-2019-19970 del


Se evidenció la Versión preliminar del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos, (PGDE)

con este documento se busca un mayor aprovechamiento de las Tecnologías de la Información.


cual se revisaron las siguientes acciones ejecutadas conforme lo manifestado por el Grupo de

Gestión Documental:

AVANCE T2:

“4to. Trimestre 2019. El Grupo de Correspondencia ajustó y presentó a la Subdirección

administrativa la versión 05 de procedimiento GDPD02 Administración de correspondencia,

versión que se presentará a la OAP en el 2020 para aprobación, la cual se deberá socializar”.


➢ T3. Realizar el seguimiento y el control oportuno al trámite de las comunicaciones

oficiales.

AVANCE T3:







En la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 63% en el

seguimiento conforme el 4to. trimestre del 2019, para lo cual se revisaron las siguientes acciones

ejecutadas conforme lo manifestado por el Grupo de Gestión Documental:

AVANCE T3.

"4to. trimestre del 2019:

El Grupo de Correspondencia realiza trimestralmente seguimiento de pertinencia y consistencia

al trámite de documentos de entrada y de salida de todas las dependencias de la

Superintendencia.

A continuación, se presenta el seguimiento del 4to. trimestre del 2019:

MEMORANDOS DE PENDIENTES DE ENTRADA SIN TRÁMITE:

3-2019-23219 - Delegada para la Función Jurisdiccional - 19/12/2019

3-2019-22992 - Delegada para las Medidas Especiales - 19/12/2019

3-2019-23204 - Delegada de Procesos Administrativos - 19/12/2019

MEMORANDOS DE DOCUMENTOS DE SALIDA SIN ENVÍO:

3-2019-22611 - Delegada para la Función Jurisdiccional - 11/12/2019

3-2019-22614 - Delegada para las Medidas Especiales - 11/12/2019

3-2019-22739 - Delegada de Procesos Administrativos - 11/12/2019".

5.4 PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

La Superintendencia Nacional de Salud, presuntamente incumple lo estipulado en el Acuerdo 042

de 2002, toda vez que, en la visita de inspección, se evidencio desorganización y falta de

aplicación de los criterios archivísticos como lo indica la norma.

ACCIÓN 4:

1. Organizar por etapas el fondo documental acumulado de la Dirección de Inspección y

Vigilancia para entidades Prestadoras de Servicios de Salud.

2. Orientar a los funcionarios en la aplicación de las TRD (distintas versiones) en los Archivos de

Gestión.

3. Mantener los archivos de gestión de la Supersalud debidamente organizados.

4. Socializar, capacitar a los funcionarios en la responsabilidad en la organización de los archivos

para todos los funcionarios públicos de la SNS.



➢ T1. Realizar la intervención documental de la Dirección de Inspección y Vigilancia para entidades prestadoras de servicios de salud.





Se observa en la vigencia del presente seguimiento un porcentaje de avance del 40% para lo cual

se revisaron las siguientes acciones ejecutadas conforme lo manifestado por el GGD:

AVANCE T1:

"El universo de cajas que se han intervenido en la Dirección de Inspección y Vigilancia para

Prestadores de Servicios de Salud, en el periodo comprendido entre el 13 de marzo al 30 agosto

del 2019, ha sido de 369. Se adjunta el informe correspondiente."

"4to. trimestre 2019.

No hubo avance durante este periodo en razón a redireccionamiento del personal encargado para

otras labores de organización de archivo en la Delegada."

➢ T2. Realizar la revisión y actualización al proceso de Administración de la Gestión Documental de la Entidad, incluyendo Procedimientos, Guías, instructivos, formatos con el fin de implementar ajustes encaminados a subsanar los hallazgos identificados en la visita del AGN.






cual se revisaron las siguientes acciones ejecutadas conforme lo manifestado por el GGD:

AVANCE T 2:

"4to. trimestre 2019.

Se gestionó lo siguiente:

GDPD04 Consulta préstamo. Solicitud 3-2019-17684; aprobación 3-2019-18269.

PGD. Solicitud 3-2019-21708. Aprobación en Sesión 40 del Comité institucional de gestión y

desempeño, del 12 de diciembre de 2019.



SIC. Solicitud 3-2019-21701; aprobación 3-2019-22401. Aprobación en Sesión 40 del Comité

institucional de gestión y desempeño, del 12 de diciembre de 2019.

GDPD01 Planeación de la gestión institucional. Solicitud 3-2019-20409; aprobación 3-2019-

22401

PINAR. Solicitud correo institucional 12 de diciembre de 2019. Aprobación en Sesión 40 del

Comité institucional de gestión y desempeño, del 12 de diciembre de 2019.

Procedimiento de eliminación documental, remitido a la OAP por correo el 13 de diciembre para

revisión y observaciones."

➢ T3. Mantener los archivos de gestión de la Supersalud debidamente organizados.







AVANCE T3:

“Noviembre:

Producto de la ejecución de los 61 Contratos de prestación de servicios para las actividades de

organización documental, levantamiento de Inventario Documental y alistamiento de los

documentos de los Archivos de Gestión y Central, se han gestionado durante todo el año la

organización de 490,75 metros lineales.

Diciembre:

De acuerdo con lo descrito en los meses anteriores, el Grupo de Gestión Documental, mediante

los 61 contratos de prestación de servicios suscritos adelantó actividades de organización de los

archivos producidos en el desarrollo de las funciones de la entidad, mediante los cuales se realizó

proceso de intervención documental de 2317 cajas que corresponden a 579,25 Metros L."

➢ T4. Realizar seguimiento semestral para verificar la organización de los Archivos de Gestión y aplicación de las TRD.









AVANCE T4:

“El seguimiento se está realizando mensualmente, en razón a que cuando se tramitan los

Traslados documentales, se verifica que los documentos estén debidamente organizados y hayan

cumplido con lo establecido en las TRDs. en los meses de octubre y noviembre”.

➢ T5. Realizar campañas de socialización, sensibilización y capacitación de la responsabilidad en la organización de los archivos para todos los funcionarios públicos de la SNS y de los ajustes realizados al proceso de administración de la Gestión Documental.





En virtud de las campañas de socialización, sensibilización y capacitación de la responsabilidad

en la organización de los archivos para todos los funcionarios públicos de la SNS y de los ajustes

realizados al proceso de Administración de la Gestión Documental.


cual se revisaron las siguientes acciones ejecutadas conforme lo manifestado por el Grupo de

Gestión Documental:

AVANCE T5:

"Diciembre.

El Grupo de Gestión Documental de la Superintendencia Nacional de Salud con el objetivo de

continuar orientando y fortaleciendo los procesos que se adelantan en gestión documental,

realizo actividades de capacitación sobre el subsistema de gestión documental y el instrumento

de tabla de retención documental, en el marco del sistema integrado de gestión de la Entidad. Se

realizó capacitación sobre organización documental, FUID y la estructura y aplicabilidad de la

Reformulación de TRDs a 43 funcionarios.

Adicional se realizó campaña por correo interno sobre aplicación del FUID."



5.5 NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

De conformidad con lo observado, la Superintendencia Nacional de Salud, presuntamente

incumple con lo señalado en el Artículo 6 del acuerdo 060 de 2001, en lo referente a la numeración

de los Actos Administrativos.

ACCIÓN 5:

1.Centralizar la generación de un consecutivo único de Actos Administrativos para la entidad, a

partir de los lineamientos y/o procedimientos que se establezcan para normalizar esta actividad.

➢ T1. Realizar reuniones con las áreas involucradas, para el entendimiento del impacto, diagnóstico de la problemática planteada en el hallazgo del AGN y la generación de los planes de acción.



del 29 de enero de 2019, NURC 3-2019-7006 del 30 de abril de 2019 y NURC 3-2019- 13609 del

29 de julio de 2019.

En la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 100%, dado a

que se realizaron reuniones con las áreas involucradas, para el entendimiento del impacto,

diagnóstico de la problemática planteada en el hallazgo del AGN y la generación de los planes

de acción.

AVANCE T1:

"Cumplido y reportado en el informe anterior".


➢ T2. Elaborar los lineamientos o actualizar los procedimientos relacionados con la numeración de actos administrativos.





El GGD logró elaborar los lineamientos y actualización de procedimientos relacionados con la

numeración de actos administrativos, por lo cual en la vigencia del presente seguimiento se

evidencia un porcentaje de avance del 50%.



AVANCE T 2:

"El avance fue reportado en el informe anterior."


➢ T3. Socialización y adopción de los lineamientos y/o procedimientos con el fin de lograr la unificación de la numeración de los actos administrativos de la Entidad.


El informe de seguimiento referente a la presente tarea corresponde a NURC 3-2019-1365 del

29 de enero de 2019, NURC 3-2019-7006 del 30 de abril de 2019, NURC 3-2019- 13609 del 29

de julio de 2019 y NURC 3-2019-19970 del 30 de octubre de 2019.

En la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 100%, para lo

cual se realizó benchmarking con otras entidades (Superservicios y Super Industria y Comercio)

para conocer el manejo que han implementado en la gestión de los actos administrativos.

El GGD logró realizar la Socialización y adopción de los lineamientos y/o procedimientos con el

fin de lograr la unificación de la numeración de los actos administrativos de la Entidad.

"4to. trim. 2019.

De acuerdo con el diagnóstico integral realizado sobre la Gestión documental de la Entidad, el

cual incluyó la realización de un benchmarking en 13 entidades del Estado, con el fin de conocer

las experiencias y resultados de aplicación y funcionamiento de estos Sistemas de Gestión

Documental en entidades públicas y privadas, diagnóstico que involucró el análisis de 63

variables correspondientes a la parte funcional, operativa y tecnológica, agrupadas bajo las

siguientes categorías: 1. cumplimiento del ciclo vital del documento. 2. Cumplimiento de la

normativa 3. Volumen de Radicación de Entrada, Salida e interna. 5 Tecnología utilizada, 6.

tiempos y costos de implementación y puesta en funcionamiento y 7. Gestión del cambio, se

evidenció que el software de gestión documental con que cuenta la Agencia Nacional para la

Defensa Jurídica del Estado, ORFEO, cumple en un mayor porcentaje con los requerimientos

por un lado del Archivo General de la Nación para un Sistema de Gestión de Documento

electrónicos de Archivo y a su vez con los requerimientos de la Superintendencia Nacional

de Salud; la Superintendencia tuvo la oportunidad de conocer el SGDEA de la Agencia Nacional

de Defensa del Estado, sistema ante el cual, posterior a los análisis técnicos, funcionales y

comparativos frente a otros de su misma naturaleza, se concluyó que suple la necesidad

identificada por la Entidad.

En consecuencia, con lo anterior, se considera oportuna la celebración de un Convenio

Interadministrativo con la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado para acceder a la

Plataforma actualizada de ORFEO con que cuenta la Agencia, si la entidad lo considera viable,

para ello la Superintendencia se compromete a compartir con la Agencia los desarrollos



posteriores, orientados a la mejora continua del Sistema en cumplimiento a las necesidades

organizacionales y normativas."

AVANCE T 3: FINALIZADA

5.6 HISTORIAS LABORALES

La Superintendencia Nacional de Salud, presuntamente no cumple en su totalidad con lo

estipulado en la Circular No. 04 de 2003, toda vez que no se evidencia hoja de control en las

historias laborales activas.

ACCIÓN 6:

1. Dar cumplimiento a lo estipulado en la Circular DAFP y AGN 04 del 2003, respecto a la

organización y control de Historias Laborales activas.

➢ T1. Realizar un diagnóstico del estado de organización de las Historias Laborales activas con el fin de generar una línea base para el proyecto de organización.


El informe de seguimiento referente a la presente tarea corresponde a NURC 3-2019-1365 del

29 de enero de 2019, NURC 3-2019-7006 del 30 de abril de 2019 y NURC 3-2019- 13609 del 29

de julio de 2019.

En la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 100%, dado

que se realizó a conformidad el diagnóstico del estado de organización de las Historias Laborales

activas con el fin de generar una línea base para el proyecto de organización.

AVANCE T1.

"Cumplido y reportado en el informe anterior."

AVANCE T1: FINALIZADA

➢ T2. Estructurar Proyecto de organización de Historias Laborales de la Supersalud, definiendo, actividades, fechas, roles y responsabilidades.





En la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 100%, dado

que se estructuró a conformidad el Proyecto de organización de Historias Laborales de la

Supersalud, definiendo, actividades, fechas, roles y responsabilidades.



AVANCE T2:

"Cumplido y reportado en el informe anterior".


➢ T3. Revisar, actualizar y socializar la guía de organización de Historias Laborales.



del 29 de enero de 2019, NURC 3-2019-7006 del 30 de abril de 2019, NURC 3-2019-13609 del


En cuanto a revisar, actualizar y socializar la Guía de Organización de Historias Laborales, en la

vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 90%, para lo cual se

revisó la siguiente acción ejecutada conforme lo manifestado por el GGD:

AVANCE T3.

“4to. trimestre 2019.

Se validó la propuesta inicial de Guía de organización de Historias laborales, adicionando más

sustento técnico; esta propuesta será presentada en 2020 para aprobación de la OAP”.

➢ T4. Ejecutar Proyecto de Organización de Historias Laborales activas.






cual se revisó la siguiente acción ejecutada conforme lo manifestado por el GGD:

AVANCE T4:

"4to. trim. 2019.

En atención a la ejecución de los contratos de prestación de servicios No. 112, 256 y 450

ejecutados dentro del periodo comprendido entre marzo y diciembre del año 2019; a continuación,

se deja constancia del apoyo que se realizó en el Archivo de Gestión del Grupo de Talento

Humano con la serie Historias Laborales, realizando las siguientes actividades:



Se realizó la identificación, verificación, ordenación y ubicación en la parte final de cada Historia

Laboral de los documentos entregados mes a mes para ser insertados en las Historias Laborales

Activas e Inactivas, con un total de 17.315 folios.

Se enviaron un total de 43 cajas con 318 carpetas al Archivo Central correspondientes a la serie

Historias Laborales (Inactivas) para el proceso de digitalización.

Se realizó apoyó en la conformación de 10 cajas con 214 carpetas y 9.597 folios (Rango de la

caja 1 a la caja 10) de la serie Historias Laborales (Activas) del Grupo de Talento Humano (Rango

de cajas 1 a 10), aplicando lo estipulado en la Circular 004 de 2003 y Circular 012 de 2004

expedida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Archivo General de la

Nación y realizando los procesos de: organización, tachar con una X de extremo a extremo el

papel reciclado, pegar en una hoja los documentos que se encuentran en tamaño media carta,

retiro de material abrasivo, elaboración de sobres para CD, perfilación, foliación, retiro de

duplicidad, rotulación, inventario documental y elaboración de la Hoja de Control digital.

(Conforme a la estandarización de criterios y la estructuración del Proyecto para el Plan de

Mejoramiento Archivístico realizado en el mes de Junio de 2019)”.

5.7 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC

La Superintendencia Nacional de Salud, presuntamente incumple lo estipulado en artículo 46 de

la Ley 594 de 2000, al acuerdo No. 049 de 2000, el acuerdo No. 050 de 2000 y el acuerdo No.

006 de 2014 ya que no cuenta con un Sistema Integrado de Conservación, elaborado, aprobado

y publicado.

ACCIÓN 7:

1. Elaborar, aprobar, y publicar el Sistema Integrado de Conservación de la SNS.

➢ T1. Realizar la elaboración, aprobación, publicación y socialización del SIC - Fase 1 - Conservación documental.





Se evidencia la aprobación de la Guía para el SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN –

COMPONENTE PLAN DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL, con el fin de ofrecer un

instrumento archivístico bajo el cumplimiento de los lineamientos establecidos por las normas

estatales e institucionales en materia de gestión documental.


cual se revisó la siguiente acción ejecutada conforme lo manifestado por el GGD:



AVANCE T1:

"4to. trim. 2019.

Se formalizó ante la OAP y en el SIG la versión 01 del SIC, Guía GDGU05”.

AVANCE T1: FINALIZADA

➢ T2. Realizar la elaboración, aprobación, publicación y socialización del SIC Fase 2 - Preservación Digital.





En la vigencia del presente seguimiento se evidencia un porcentaje de avance del 0%, dado que

las fechas dispuestas para la ejecución de estas tareas aún no se cumplen conforme al

cronograma.

AVANCE T2:

“Aún no se tiene avance alguno en razón a que la actividad inicia el 02/12/2019, por lo cual no se

han gestionado acciones”.

6. CONCLUSIÓN:

Del seguimiento efectuado por la Oficina de Control Interno, se pudo analizar que las Acciones

de mejora contenidas en el Plan de Mejoramiento establecido por el AGN, se vienen cumpliendo

conforme a las acciones señaladas en la vigencia correspondiente al presente trimestre y

presenta un avance de cumplimento de 63.99% en comparación al 45.32%, del avance alcanzado

en el IV seguimiento del PMA con NURC 3-2019-19970 del 30 de octubre de 2019. Lo anterior,

con respecto al 100% del PMA dada la sumatoria de las tareas por cada hallazgo, y teniendo en

cuenta que el PMA está suscrito con fecha de inicio 01 de noviembre de 2018 y su finalización es

el 02 de diciembre de 2020 se puede evidenciar un acorde avance en lo que corresponde a la

vigencia de cumplimiento.

Lo mencionado, permite exaltar la labor realizada por parte del GGD en el cumplimiento del PMA.

Adicionalmente, la OCI verificó que, para efectos del presente seguimiento, el Plan de

Mejoramiento Archivístico se encuentra registrado en el Sistema ITS de la Entidad a cargo del

Proceso Administración de la Gestión Documental:



PLAN DE MEJORAMIENTO ARCHIVÍSTICO ITS SNS

HALLAZGO ACCIÓN AVANCE % DE

CUMPLIMIENTO

Nro. De Plan

1. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD 1 20% 413

2. INVENTARIOS DOCUMENTALES – FUID 2 84% 226

3. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA 3 71% 533

4. PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 4 50% 534

5. NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS 5 83% 536

6. HISTORIAS LABORALES 6 90% 537

7.SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN - SIC 7 50% 256

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO / 100% * 63.99% *

Es importante mencionar que, en las visitas In Situ realizadas al GGD, en las fechas 22, 28 y 29

de enero de 2020, con el objetivo de realizar el presente seguimiento, la OCI verificó el avance

del PMA, y al respecto evidenció las observaciones producto del seguimiento realizado en el

cumplimiento de este, por lo cual se aportaron recomendaciones que generaron compromisos

por parte del GGD, conforme a correos de fecha 28 y 29 de enero de 2020.

COMPROMISOS:

1. Se actualizará la matriz de Excel con las observaciones identificadas. 2. Se armonizará lo registrado entre la matriz excel, ITS y One drive. Cabe aclarar que el ajuste de

ITS está supeditado a la respuesta que la OAP tramitará ante la solicitud del GGD.”



Cordialmente;

ROSEMARY CHAVEZ RODRIGUEZ

Jefe Oficina de Control Interno Elaborado por: Edita Virginia Grisales Montaño, profesional especializado.

OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, Enero de 2019 · 2020. 5. 14. · NURC 1-2018-194397 del...

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