Oficina Matriz. Av.JuanMantalvo E4-37 y Av. 6 de Diciembre.Teléfono:(593-2) 290 0831. Quito-Ecuador

Atentamente,Dios, Patria y Libertad,po~~alor General,del Estado,

/Yo.} i! ¿¿; fi -t.uut..) ,/cu-<-t. /, ....',.._~ __ u~ .,"~__ ._ ••_,~_,." '_'0" ••~"~.:;:.;. "'-"_"-" ._-.~

~--=::er.J=tmñañ··}\ferráh6 fifÍ rlquezDirector de AUditojas Internas, encargado

De conformidad con los artículos 28 y 53 letra i) del Reglamento de la Ley Orgánica de laContraloría General del Estado; y la Norma Ecuatoriana de Auditoría GubernamentalNEAG I.A.G.6 "Implantación de Recomendaciones", se servirá efectuar el seguimiento y 1Icontrol. así como proporcionará la asesoría necesaria, para la aplicación de lasrecomendaciones que constan en el informe de auditoría, las cuales son de cumplimientoobligatorio de la Institución.

Con el propósito de que se distribuya a las autoridades de esa Institución, servidores ypersonas vinculadas con las labores de control gubernamental, le comunico que enejercicio de la atribución constante en el literal c) del artículo 6 del Reglamento deDelegación de Competencias, emitido con Acuerdo 10-CG-2012 de 13 de abril de 2012,publicado en el Suplemento del Registro Oficial 706 de 18 de mayo de 2012, el informe deexamen especial 16410-8-2014 a la "Gestión de la Fábrica de Adoquines incluida laadquisición de materiales, fabricación de adoquines y su distribución, del GobierneProvincial de Pichincha", por el período comprendido entre elide enero de 2010 Y el 31de diciembre de 2013, fue aprobado el 8 de octubre de 2015.

De mi consideración:

IngenieroLuis E. Peñafiel B.Auditor General InternoGobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de PichinchaManuel Larrea N13-45 YAntonio AnteCiudad

Quito, 3O ole 2015

Sección: Dirección de Auditorías Internas

Asunto: Aprobación de informe de Auditoría Interna

OFICIO

EeuADoR

..

--~=~--=~=~--

Del 1 de enero de 2010al 31 de d¡cielfj~,rede 2013

~ L '2.. '() "3', '"\.._\ O -:... \ -Sr-IExamen Especial a la gestión de la Fábrica de Adoquines incluida la adquisición demateriales, fabricación de adoquines y su distribución, del Gobierno Provincial dePichincha

INFORME

16410-8-2014

DIRECCiÓN DE AUDITORíA INTERNA

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE LAPROVINCIA DE PICHINCHA

G081ERNODELA PROVINCIA DEPICHINCHA

Quito - Ecuador

DIRECCiÓN DE AUDITORíA INTERNA

Del 1 de enero de 2010 al 31 de diciembre de 2013

Examen Especial a la gestión de la Fábrica de Adoquines incluida laadquisición de materiales, fabricación de adoquines y su distribución, del

Gobierno Provincial de Pichincha

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE LAPROVINCIA DE PICHINCHA

-

GOBIERNO DELA PROVINCIA DEPICHINCHA

Norma de Control Interno

Dólares de los Estados Unidos de Norte América

NCI

USO

Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia dePichincha

GAOPP

SIGLAS y ABREVIATURAS

10

11

44

47

2

2

22

22

3333

PÁGINA

Anexo 2.-

Estructura Orgánica del Gobierno Autónomo Descentralizado

de la Provincia de Pichincha

Servidores relacionados con el examen

ANEXOS

Anexo 1.-

CAPíTULO 11

RESULTADOS DEL EXAMEN

Costo unitario de adoquines producidos supera el valor de mercado

Falta de programación en la adquisición de materiales

Presentación incompleta de información de contratos para cumplir los

convenios de cogestión.

Operaciones de la fábrica no están respaldadas con formularios

CAPíTULO I

INFORMACiÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

Objetivos del examen

Alcance del examen

Base legal

Estructura orgánica

Objetivos de la entidad

Monto de recursos examinados

Servidores relacionados

CONTENIDO

íNDICE

f>~~.G08IERNO CE9 LA PROVINCIA DE~ PICHINCHA

DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA

Atentamente,Di:Z14L~e'B.,t.(uOOOR GENERAL INTERNO

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata ycon el carácter de obligatorio.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentranexpresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en elpresente informe.

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas deAuditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estasnormas requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certezarazonable de que la información y la documentación examinada no contienenexposiciones erróneas de carácter significativo, igualmente que las operaciones a lascuales corresponden, se hayan ejecutado de conformidad con las disposicioneslegales y reglamentarias vigentes, políticas y demás normas aplicables.

-

La Contraloría General del Estado, a través de la Dirección de Auditoría Interna delGobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Pichincha, en uso de susatribuciones constitucionales y legales, efectuó el examen especial a la gestión de laFábrica de Adoquines incluida la adquisición de materiales, fabricación de adoquines ysu distribución, del Gobierno Provincial de Pichincha, durante el período comprendidoentre el1 de enero de 2010 y el31 de diciembre de 2013.

De mi consideración:-Quito DM,SeñorPrefecto delGobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de PichinchaCiudad

GOBIERNO DELA PROVI~ICIADEPICHINCHA

-

2-

"...Cada provincia tendrá un consejo provincial con sede en su capital, que estaráintegrado por una prefecta o prefecto y una viceprefecta o viceprefecto elegidospor votación popular; por alcaldesas o alcaldes, o concejalas o concejales enrepresentación de los cantones; y por representantes elegidos de entre quienespresidan las juntas parroquiales rurales, de acuerdo con la ley.- La prefecta oprefecto será la máxima autoridad administrativa, que presidirá el Consejo con voto

~

dirimente, y en su ausencia temporal o definitiva será reemplazado por la personaque ejerza la viceprefectura, elegida por votación popular en binomio con laprefecta o prefecto ..."~~) :-ó

La Constitución de la República del Ecuador publicada el 20 de octubre de 2008, en el

Registro Oficial 449, artículo 252 señala:

Base legal

Se analizaron las operaciones relacionadas con el ingreso de materiales a la fábrica, la

elaboración de los adoquines y la entrega a la comunidad, durante el período

comprendido entre el1 de enero de 2010 y el31 de diciembre de 2013.

Alcance del examen

Determinar si la cantidad de adoquines fabricados y distribuidos, guarda

relación con la adquisición de materiales para su fabricación; y si su calidad y

costos son competitivos con los del mercado local.

Objetivo del examen

El examen especial a la gestión de la Fábrica de Adoquines, incluida la adquisición de

materiales, fabricación de adoquines y su distribución, del Gobierno Autónomo

Descentralizado de la Provincia de Pichincha, se realizó en cumplimiento al Plan

Operativo de Control de 2014, aprobado por el Contralor General del Estado, y a la

Orden de Trabajo 16410-8-2014 de 9 de julio de 2014, emitida por el Auditor General

Interno.

Motivo del examen

INFORMACiÓN INTRODUCTORIA

CAPíTULO I

-

_.3

-

-\\ Servidores relacionados

~,~;:~

-El valor de los contratos celebrados para la adquisición de materiales durante los años

2010,2011,2012 Y2013, ascendió a 673664 USO.

Monto de recursos examinados

La misión del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Pichincha es

impulsar el desarrollo humano, mediante un modelo de gestión pública incluyente,

participativo, concertado, eficiente y eficaz; sustentado en el fortalecimiento

institucional, el compromiso social y la calidad de inversión.

-Objetivo de la entidad

Mediante Resolución Administrativa 08-DGSG-12 de 16 de julio de 2012, el Prefecto

Provincial de Pichincha, expidió la "Estructura Orgánica Administrativa Sustitutiva del

Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de Pichincha-GADPP". Anexo 1

Estructura orgánica

-".. .Este Código establece la organización político-administrativa del Estadoecuatoriano en el territorio: el régimen de los diferentes niveles de gobiernosautónomos descentralizados y los regímenes especiales, con el fin de garantizar suautonomía política, administrativa y financiera. Además, desarrolla un modelo dedescentralización obligatoria y progresiva a través del sistema nacional decompetencias, la institucionalidad responsable de su administración, las fuentes definanciamiento y la definición de políticas y mecanismos para compensar losdesequilibrios en el desarrollo territorial ... "

---El 19 de octubre de 2010, en Registro Oficial 303 se publica el Código Orgánico de

Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, que rige para los gobiernos

seccionales autónomos de la República, cuyo artículo 1 al referirse al ámbito señala:

-

4

Por falta de información, en los costos de producción no se consideraron los valores

de combustibles, lubricantes, reparaciones y mantenimiento de equipos, herramientas

utilizadas, ropa de trabajo e implementos de los trabajadores, suministros y

depreciación de equipos de computación, bienes muebles e instalaciones y transporte,

entre otros; a pesar de lo cual, se observa que los costos de producción promedio

anuales, superan a los valores de mercado hasta en un 65% y a los de las bases

~ ~~,~~~~ un 115,79%.

..-.,

Los costos de fabricantes particulares fueron obtenidos de las facturas de compra de

adoquines, efectuadas por el Gobierno Autónomo Descentralizado de la Provincia de

Pichincha, con el fin de cumplir con contratos de entrega de materiales a la

comunidad; mientras que los costos unitarios que constan en las bases técnicas,

fueron proporcionados por los técnicos de la Dirección de Desarrollo Comunitario,

Participación e Inclusión Social.

RESUMEN DE COSTOS DE PRODUCCiÓN DE ADOQUINES

DESCRIPCiÓNAÑO

2010 2011 2012 2013

COSTO TOTAL USO 237.227 273.105 301.170 375.640

PRODUCCiÓN PROMEDIO DE ADOQUINES 771.243 818.040 739.440 1.078.034

COSTO UNITARIO ADOQUiN (USO) 0,31 0,33 0,41 0,35

Costo de compra de adoquines a particulares 0,25 0,20 0,29 0,32

Costo unitario que consta en bases técnicas 0,16 0,20 0,19 0,24

% de incremento de precio respecto al costo 24,00 65,00 41,38 9,38de los fabricantes particulares% de incremento de precio respecto al costo 93,75 65,00 115,79 45,83que consta en las bases técnicas

..-.,

Al establecer el costo unitario referencial de los adoquines producidos en la fábrica,

tomando en cuenta los costos directos e indirectos, se determinó:

Costo unitario de adoquines producidos supera el valor de mercado

RESULTADOS DEL EXAMEN

CAPíTULO 11..-.,

..-.,

5

"...En el numeral 5 relacionado con los costos de producción unitarios, considero-. que los mismos se deberían determinar mensualmente, ya que por diferentes\ =:~;;_:;~a producción no ha sido la misma, como por ejemplo: en el año 2010, la

El Administrador de la Fábrica de Adoquines en memorando ADOQ-042-2014, de 8 de

octubre de 2014, señaló:

----

El Director Técnico de Apoyo 1, suscribió por el Director de Desarrollo Comunitario

Participación e Inclusión Social, el memorando 2520-DGDC-14 de 7 de octubre de

2014 e indicó que los costos de los adoquines establecidos en las bases técnicas del

GADPP, en cada año en USD, son los siguientes: 2010 a 0.16; 2011 a 0.20; 2012 a

0.19; y, 2013 a 0.24. Además adjuntó varias referencias de precios de adoquines

vehiculares obtenidos de la Cámara de Construcción de Quito, con precios superiores

a los considerados en las bases técnicas.

-El Auditor General Interno con memorando 411-AI-14 y 412-AI-14 de 30 de septiembre

de 2014, comunicó al Director de Gestión de Desarrollo Comunitario, Participación e

Inclusión Social y al Administrador de la Fábrica de Adoquines, los resultados

provisionales del examen.

-

-El Director de Gestión de Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión Social, no

dispuso al Administrador de la Fábrica de Adoquines que presente periódicamente

información relativa a los costos incurridos en la producción; así como de los gastos de

almacenamiento y distribución de los adoquines, que le permitan conocer la evolución

de los mismos, con el fin de tomar decisiones respecto a la conveniencia de continuar

fabricando adoquines, realizar la compra directa a los proveedores o efectuar una

reingeniería de procesos para obtener costos competitivos; ocasionando que la

entrega de los adoquines a la comunidad, se haya efectuado a un costo mayor de los

previstos en el proyecto, bases técnicas y valor de los fabricantes particulares.

__.La NCI 100-02 establece que el control interno está orientado a promover la eficiencia

y eficacia de las operaciones de la entidad y a garantizar la confiabilidad y oportunidad

de la información, que permitan la adopción de medidas oportunas.

-_En el proyecto para la instalación de la Fábrica de Adoquines del Gobierno de

Pichincha, presentado el 8 de abril de 2008, en el numeral 8.2, letra a), se estimó el

costo de producción del adoquín en 0,16 centavos.

6

El Director de Gestión de Desarrollo Comunitario e Inclusión Social, no dispuso al

Administrador de la Fábrica de Adoquines, que presente periódicamente información

detallada de los costos directos e indirectos que incidieron en la fabricación, ya que el

costo de producción anual promedio de los adoquines elaborados en la fábrica supera

en el 115% al costo considerado en las bases técnicas y hasta el 65% comparado con

los precios de fabricantes particulares; situación que no le permitió tomar decisiones

" oportunas respecto a la conveniencia de seguir produciendo adoquines en la fábrica,

\ ~~~ compra directa a proveedores que ofrecen este producto o efectuar una-

Conclusión

El servidor adjuntó certificaciones de permisos médicos y rehabilitación, que

corresponden a 1 obrero en el 2010, 3 en el 2011 y 2012 Y 1 al 2013, aspectos que no

influyen significativamente; el documento de Lafarge Cemento, fue enviado mediante

correo electrónico el 17 de diciembre de 2012, el mismo que no demuestra el período

de cierre de la cantera. Por estas razones, se mantiene el comentario.

n.• Ratificamos que la fabricación mensual del adoquín no es constante en eltranscurso del año por diversos factores como son: mantenimiento de equipos,vacaciones del personal, calamidad doméstica (Adjunto Certificaciones), escasezde materia prima causado por el cierre de minas de materiales pétreos lo queprovocó escasez de cemento, como lo indica Lafarge Cemento, que manifiestanque por implementarse estrictas medidas de seguridad industrial en la cantera deSelva Alegre se ha afectado la provisión de caliza en el año 2012".

Con memorando 2814-DGDC-14 de 30 de octubre de 2014, el Director de Gestión de

Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión Social, luego de la lectura del

borrador del informe, señaló:

El Administrador de la Fábrica de Adoquines, hace referencia a varios factores que

puntualmente incidieron en el costo de producción; sin embargo, al realizar un análisis

de costos anual, se minimiza la incidencia de estos elementos en los costos unitarios

promedio.

fábrica contaba únicamente con 4 obreros en enero y febrero, en el año 2012 variostrabajadores tuvieron reposo médico y rehabilitación por varias semanas, en elmismo año no entregaron arena los proveedores por la suspensión de las minas,etc. Lo que causa una baja en la producción y el incremento en los costosunitarios ... "-

-

-7

"....--

El 10 de octubre de 2013 el Director de Desarrollo Comunitario, Participación e

~~lnCIUSi~~ Social, conjuntamente con la contratista, suscribieron el acta de entrega: recepcjpn única y definitiva 173-COG-13, sin ingresar el cemento a la Fábrica des\G...."""~

--La contratista mediante comunicación de 25 de septiembre de 2013, indicó que

entregó los materiales objeto del contrato a excepción del cemento, debido a un

exceso de stock en la Fábrica de Adoquines. A pesar de que el plazo del contrato

venció el 30 de septiembre de 2013, el 8 de octubre de 2013, informó que tampoco

pudo entregar este material, por las mismas razones, por lo que solicitó se firme un

Acta de Compromiso, mediante la cual se comprometía a entregar el cemento cuando

sea requerido por el administrador.

--El Director de Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión Social y una contratista

celebraron el contrato 106-DGCP-13, el 2 de julio de 2013, por 23187,10 USO, con

un plazo de 90 días calendario, para la adquisición de 2 171.95 sacos de cemento

Portland, 530,58 m3 de arena y 674,29 kg de pigmento amarillo y rojo, para la

fabricación de adoquines y cumplir con el convenio de cogestión 100-COG-DGDC-

2013.

-Falta de programación en la adquisición de materiales

-1. Dispondrá al Administrador de la Fábrica de Adoquines, que presente en forma

mensual un informe de la producción e incluya información pormenorizada de

los costos directos e indirectos de la fabricación de los adoquines; con el fin de

determinar si es conveniente seguir produciéndolos en la fábrica, realizar la

compra directa a los proveedores o efectuar un proceso de reingeniería de

procesos, para garantizar la obtención de costos competitivos en la fabricación

de adoquines.

--Al Director de Gestión de Desarrollo Comunitario, Participación e InclusiónSocial

Recomendación

reingeniería a la fábrica, que le permita adecuar los procesos para garantizar mayoreficiencia y eficacia en la producción de los adoquines.

8

El Administrador de la Fábrica, con memorando ADOQ-042-2014 de 8 de octubre de

2014, indicó que una vez que en la fábrica tuvo capacidad para recibir el cemento, la

proveedora entregó 660 sacos el 30 de septiembre, 660 el6 de octubre de 2014 y que

~ la diferencia de 852, será entregada el 14 de octubre de 2014, entrega que fue

~ ~~\.!i~~da por el equipo de auditoría.

n... no ingresó a la bodega el material, y a fin de evitar que el cemento se fragüe yocasionar perjuicio económico a la Institución, se firma un acta compromiso conreconocimiento de firma y se procede a suscribir el acta de entrega recepción todavez que la vigencia de las pólizas de garantía de BUEN USO DE ANTICIPO, secumplió y la renovación de las mismas tienen un costo a cargo del contratista ... "

El Director Técnico de Apoyo 1, suscribió por el Director de Gestión de Desarrollo

Comunitario, Participación e Inclusión Social, el memorando 2520-DGDC-14 de 7 de

octubre de 2014, en el que manifestó:

El Auditor General Interno con memorandos 411-AI-14 y 412-AI-14 de 30 de

septiembre de 2014, comunicó los resultados provisionales al Director de Gestión de

Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión Social y al Administrador de la

Fábrica, respectivamente.

,-.

El Director de Gestión de Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión Social, no

efectuó una programación adecuada para la adquisición de los insumas necesarios

para la fabricación de adoquines, tomando en cuenta el espacio físico de la bodega de

la fábrica, máximos y mínimos de existencias de materiales, la cantidad de adoquines

a entregar en períodos trimestrales y la capacidad de producción de la fábrica,

inobservando la NCI 406-03,- Contratación, que establece la ejecución de compras

programadas.-

Adoquines, debido a que no existía suficiente espacio para el almacenamiento y con

el fin de evitar que se fragüe y ocasionar un perjuicio económico a la Institución, en la

misma fecha, la contratista presentó un acta de compromiso notariada, mediante la

cual se obligó a entregar el cemento de acuerdo al requerimiento del Administrador de

la Fábrica, sin que haya renovado las garantías del contrato. Hasta el 31 de diciembre

de 2013, fecha de corte del presente examen, no ingresó a la fábrica ningún saco de

cemento.

-

9

--2. Dispondrá, a los servidores de la Dirección, encargados de la adquisición de

\~Ñ:~~~es, que de manera previa al inicio de los procesos de compra de los

Al Director de Gestión de Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión

Social

-Recomendaciones -

-El Director de Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión Social, no realizó unaprogramación adecuada para la adquisición de materiales, considerando el stockmáximo y mínimo de acuerdo a la capacidad de la bodega, por lo que, al no disponerde espacio para el almacenamiento del cemento, suscribió el acta de entregarecepción única y definitiva, sin que este material ingrese a la bodega de la fábrica. Lacontratista presentó un acta de compromiso notariada, para entregar el cemento deacuerdo al requerimiento del Administrador de la Fábrica de Adoquines, lo queocasionó que el proveedor entregue este material luego de 12 meses del vencimientodel plazo contractual.

Conclusión

Lo expresado por el Director confirma, que no tomó en cuenta las condiciones reales

de almacenamiento de la fábrica para autorizar la compra del cemento, por lo que se

mantiene el comentario.

-

".. .En mi calidad de Director y administrador de los convenios de cogestión actuécon diligencia, empeño y responsabilidad, una vez que se cumplieron los plazospara la entrega de los materiales, y toda vez que al recibir el cemento yembodegarlo hubiese tenido consecuencias graves y correr el riesgo de que elcemento se fragüe, puesto que son materiales perecibles y se hubiese (SIC) unapérdida económica para la institución, por lo que se solicitó al proveedor quesuscriba un documento público ante un Notario el compromiso de entrega decemento y de manera EXCEPCIONAL se procedió a suscribir las actas, puesto quelos proveedores tenían materiales para entregarlos pero ante la imposibilidad físicadel sitio para almacenar el cemento, nos vimos obligados a suscribir las mismas ... "

--Con memorando 2814-DGDC-14 de 30 de octubre de 2014, el Director de Gestión de

Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión Social, luego de la lectura del

borrador del informe, señaló:

--La situación comentada, no permitió el ingreso del cemento durante el plazo

establecido en la cláusula octava del contrato, habiéndose recibido en la fábrica luego

de 12 meses, mediante 3 entregas parciales por parte del proveedor.

10

El Auditor General Interno con memorando 411-AI-14 de 30 de septiembre de 2014,

.~.comunicó al Director de Gestión de Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión

Social, _los resultados provisionales del examen. El Director Técnico de Apoyo 1,I ~'c::.,_ #t!-

El Director de Gestión de Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión Social, no

emitió disposiciones para que los servidores que participaron en las actividades de

elaboración, celebración y ejecución de los contratos de compra de materiales, en

cumplimiento de los convenios de cogestión, elaboren oportunamente los registros y

dispongan de información completa y actualizada, lo que dificultó el control del ingreso

de materiales a la fábrica.

El Auditor General Interno con memorando 305-AI-14 de 25 de julio de 2014, solicitó al

Director de Gestión de Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión Social,

información de los contratos de adquisición de materiales a fin de cumplir los

convenios de cogestión, servidor que con memorando 2031-DGDC-14 de 18 de

agosto de 2014, presentó la información en formato digital de 25 convenios, sin

proporcionar el detalle de las actas de entrega recepción firmadas con los

proveedores. De la información de los ingresos de materiales a la Fábrica de

Adoquines, se determinó que se celebraron 31 contratos para adquirir materiales, por

lo que la información proporcionada fue incompleta, inobservando el artículo 76 de la

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, que determina la obligación de las

instituciones del Estado y sus servidores, de remitir la información sobre las

operaciones o transacciones, cuando les sean requeridas por escrito para fines del

examen de auditoría.

Presentación incompleta de información de contratos para cumplir los

convenios de cogestión

3. Suscribirá las actas de entrega recepción de los materiales, únicamente

cuando los bienes hayan ingresado a la Fábrica de Adoquines, con el fin de

cumplir con las estipulaciones acordadas en los contratos.

insumos de la fábrica, realicen una programación para definir las

características, cantidad y el momento de efectuar las compras, tomando en

cuenta los saldos de existencias y el espacio físico de la bodega de la fábrica y

vigilará su cumplimiento.

-.11 --.-.

--.El Administrador de la Fábrica de Adoquines, a más de dirigir la producción de la

fábrica, realizó funciones de recepción, registro, almacenamiento, distribución y

custodia de los materiales y adoquines producidos, al no contar con un servidor que

realice las funciones de guardalmacén, inobservando la NCI 401-01, Separación de

funciones y rotación de labores, que indica que la máxima autoridad y los directivos de

\

Cada entidad, deben definir las funciones de sus servidores, de manera que exista

independencia y separación de funciones incompatibles.~-==-~

Operaciones de la fábrica no están respaldadas con formularios

-4. Implementará procedimientos para que la información relacionada con los

contratos de adquisición de materiales, sea procesada y actualizada

permanentemente, a fin de proporcionar información completa y facilitar el

control de las operaciones correspondientes a los convenios de cogestión,

celebrados con las juntas parroquiales.

Al Director de Gestión de Desarrollo Comunitario, Participación e InclusiónSocial

Recomendación

-

La entrega de información incompleta, relacionada con los contratos celebrados para

la adquisición de materiales y actas de entrega recepción, por parte del Director de

Gestión de Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión Social, dificultó el control

del ingreso a la Fábrica de Adoquines, de los materiales entregados por los

proveedores.

Conclusión

--suscribió por el Director, el memorando 2520-DGDC-14 de 7 de octubre de 2014, al

cual adjuntó copias de las actas de entrega recepción de las adquisiciones de

materiales, lo que confirma que la información entregada por el Director de Gestión de

Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión Social, fue incompleta; por lo tanto no

se modifica el comentario.

-.

1"'

12

El Auditor General Interno con memorando 411-AI-14 de 30 de septiembre de 2014,

comunicó los resultados provisionales, al Director de Gestión de Desarrollo

Comunitario, Participación e Inclusión Social. El Director Técnico de Apoyo 1, suscribió

por el Director el memorando 2520-DGDC-14 de 7 de octubre de 2014, el cual

~~:,r'~o~ que previo el asesoramiento de la Dirección de Gestión Económica y-

El Administrador de la Fábrica con memorando ADOQ-0015-2012 de 2 de abril de

2012, solicitó una persona para que apoye en diferentes tareas, pedido que fue

atendido el 26 de junio de 2013 al designar un servidor de apoyo, para que realice

actividades asignadas por el administrador de la fábrica.-

Lo comentado ocasionó que los ingresos y egresos registrados en los kárdex de

materiales y de adoquines, contengan errores en las descripciones, fechas, cantidades

y que no se haya registrado la totalidad de la producción, por lo que los saldos no

fueron reales, como es el caso del ajuste de 35 000 adoquines realizado en diciembre

de 2013, por sobrantes establecidos en la constatación física.

El Director de Gestión de Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión Social, no

consideró la permanencia de un servidor que desempeñe las funciones de

Guardalmacén de la Fábrica de Adoquines, con el propósito de delimitar las

actividades del Administrador a la dirección de las operaciones de la misma, sin que

tenga que participar en los procesos de recepción, registro, almacenamiento,

distribución y custodia de los materiales adquiridos y adoquines producidos.

-

Las operaciones de ingreso y egreso de materiales, así como la entrega de adoquines,

no están respaldadas con formularios preimpresos y prenumerados, por lo que, el

Administrador de la Fábrica elaboró los documentos de recepción y entrega en una

hoja electrónica numerada secuencialmente, inobservando la NCI 405-07, Formularios

y documentos, que establece que los formularios utilizados para el manejo de recursos

materiales o financieros serán preimpresos y prenumerados y en el caso, que los

documentos se obtuvieren por procesos automatizados, esta numeración podrá

generarse automáticamente a través del computador, siempre que el sistema impida la

utilización del mismo número en más de un formulario, cuya utilización será en orden

correlativo y cronológico. Esta situación dio lugar a la duplicación de números de los

documentos, dificultando el control.

-

13 ---

.• A..•• GOBIERNO CE..~ LA PROVINCIADE

• PICHINCHAO¡ktCCION DE AUDITORIA INTERHAITORGENERAL INTERNO

-6. Elaborará los formularios de ingreso y egreso de bodega, órdenes de

\\ producción y despacho de productos terminados, para lo cual solicitará el

y asesoramiento de la Directora de Gestión Económica y Financiera.~~"'.~fé:-

In¿t.!!!

Al Administrador de la Fábrica de Adoquines

-5. Designará las funciones por escrito para el Servidor Público de apoyo, sea

responsable de la recepción, registro, almacenamiento, distribución y custodia

de los materiales y adoquines producidos en la Fábrica.

Al Director de Gestión de Desarrollo Comunitario, Participación e Inclusión

Social

Recomendaciones

El Administrador de la Fábrica de Adoquines, no se limitó al desempeño de las

funciones de dirección de las operaciones de la fábrica, sino que adicionalmente

realizó los procedimientos de recepción, registro, almacenamiento, distribución y

custodia de los materiales y adoquines producidos, porque el Director de Desarrollo

Comunitario, Participación e Inclusión Social, no consideró la permanencia de una

persona que realice las funciones de Guardalmacén, lo que ocasionó que el registro

de ingresos y egresos de materiales y adoquines contenga errores.

Conclusión--

Financiera, procederán a elaborar los formularios pertinentes, como ingresos y

egresos de bodega, órdenes de producción y despacho de productos terminados. Lo

indicado por el servidor confirma el comentario.

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NOMBRE CARGO DESDE HASTA

Eco. Milton Gustavo Baroja Narváez Prefecto Provincial 2010-01-01 2013-12-31

Lic. Dwight Alfredo Dahik Director Financiero 2010-01-01 2011-05-12

Ing. Lorena Patricia Martinez Valencia Directora de Gestión Económica y Financiera 2011-05-14 2013-12-31

Ing. Galo Vicente Ortiz Director de Desarrollo Comunitario, Participación e 2010-01-01 2013-12-31Inclusión Social

Dr. Gabriel Juan Bosco Ortiz León Director de Gestión de Sindicatura 2012-10-01 2013-12-31

Ing. Edwin Rodrigo Herrera Villareal Director Gestión Fiscalización 2012-03-12 2013-12-31

Ing. Hugo Eduardo Bolaños Orbe Jefe de Control de Calidad de la Dirección de 2010-01-01 2013-12-31Gestión de Fizcalización

Lic. Dario Gerardo Torres Bueno Servidor Público 3 9-A-ResponsableFábrica de 2010-01-01 2013-12-31Adoquines

Dr. Juan Patricio Cabrera Padilla Contador General - Servidor Público 12 18-B 2010-01-01 2013-12-31

Lic. Luis Eduardo Navas Salazar Tesorero Provincial - DirectorTécnico de Apoyo 3G 2012-08-23 2013-12-3113 N2

Dra. Sandra Dalila Yánez Valencia Jefa de Presupuesto - Servidor Público 12 18-B 2010-01-01 2013-12-31

Sr. Rafael BayardoGalarza Tesorero Provincial, Servidor Público 6 12-A 2010-01-01 2012-08-24

Eco. Doris Maribel Lara Congo Guardalmacén de Bodegade SanAntonio de 2010-01-01 2013-12-31Pichincha

Ing. Mario Fabián Rueda Moya Director de Gestión de Compras Públicas 2010-01-01 2013-12-31

Ing. Robert Eugenio Carpio Mendieta Director de Gestión de Talento Humano y 2010-06-03 2013-12-31Administración

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SERVIDORES RELACIONADOS

ANEXO 2

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